alexxlab Сен/ 25/ 2017 | 0

Содержание

Протокол совещания: образец и бланк документа

По результату проведения заседания, собрания или совещания почти всегда составляется протокол по соответствующему образцу. Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже.

Пустой бланк протокола совещания (word)

Образец заполнения протокола совещания (word)

Основное назначение

По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться. Этот документ выполняет сразу несколько функций:

  1. Фиксирует информацию обо всех присутствующих и выступавших.
  2. Содержит все ключевые решения, принятые в ходе данного совещания.
  3. Отражает фактическое состояние переговорного процесса, фиксирует ключевые договоренности на данном этапе.

Таким образом, основная задача документа – зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Не все заседания протоколируются, поэтому руководство компании вправе самостоятельно решать, в каком случае составлять отчетный документ, в каком – нет. Обычно протоколы применяются на тех совещаниях, на которых обсуждаются вопросы, непосредственно влияющие на будущее развитие организации.

Содержание документа

В законодательстве не разработано никаких требований к содержанию документа, и тем более нет единой формы. Поэтому каждая компания может использовать собственный бланк. В том числе можно применять разные варианты бланков для конкретных случаев (например, собрание отдела, внеочередное совещание или совместное заседание с представителями контрагента).

Обычно в документе отражаются такие сведения:

  1. Полное название компании, номер протокола и дата его составления. Нумерацию можно проводить сквозную – с началом отсчета с каждого календарного года.
  2. Состав присутствующих:
  • председатель комиссии;
  • ответственный секретарь, фиксирующий записи в протоколе;
  • остальные присутствующие – обычно список выносится в конец документа.
  1. Повестка дня – т.е. список вопросов, которые предполагается обсудить. Составляется заранее и доводится до сведения всех присутствующих (обычно создаются специальные объявления за несколько дней за собрания).
  2. Список выступавших (ФИО, должность, тема выступления, затронутые вопросы).
  3. Решения, которые были приняты в результате совещания.
  4. Подписи председателя и секретаря, расшифровки подписей (фамилия и инициалы).
  5. Если к протоколу прикладываются дополнительные документы, а также материалы аудиозаписей, фото- и видеосъемки, этот факт обязательно отражается в документе. В конце прописывают слово «Приложения» и перечисляют названия документов и других материалов, их количество и вид (оригинал или копия), а также количество страниц.

Бланк и образец 2018

В наиболее простом случае бланк выглядит так.

А в качестве образца можно выбрать такую форму:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» с описанием решения нередко приводятся и результаты процедуры голосование, если оно было проведено на собрании. Результаты фиксируются простым суммированием голосов «ЗА», «ПРОТИВ» и воздержавшихся.

Краткая и полная разновидности

В одной и той же организации могут проводиться разные совещания. Важность того или иного собрания зависит от вопросов, которые на нем рассматриваются. И они же определяют выбор того или иного образца, по которому будет составлен протокол. В целом можно выделить 2 разновидности документа:

  1. Краткий протокол – как правило, составляется для фиксирования информации, полученной в ходе оперативного, обычного совещания, на котором рассматриваются текущие вопросы. В нем достаточно просто упомянуть всех выступавших (ФИО, должность) и кратко описать тему выступления (это и есть тема доклада). В некоторых случаях фиксируют и отдельные вопросы в виде пунктов плана. Вот образец краткого протокола совещания. 
  2. Полный – здесь необходимо более точное и полное фиксирование сведений о темах выступления. Приводится не только сам доклад выступавшего, но и реплики, обсуждения собравшихся. Нередко составляются стенограммы (точные цитаты с фиксированием каждого слова докладчика, его оппонентов и других лиц). Вот пример такого документа. 

Выписка из протокола

В случае необходимости получения некоторых сведений из протокола, составляется выписка. Этот документ представляет собой точную копию части протокола. В выписке обязательно фиксируется дата составления основного документа, его номер, название компании. Верность копии заверяется личной подпись, секретаря и/или председателя собрания.

Особенности ведения

В случае отчетных собраний по итогам года обычно выбирают расширенные формы документа. Если же речь идет о собрании отдельного структурного подразделения, руководители, как правило, выбирают наиболее простой шаблон.

Особенности фиксирования фактов и хранения протокола следующие:

  1. Образец протокола совещания утверждает руководство компании или конкретного структурного подразделения организации.
  2. Ведется непосредственно в момент проведения собрания. Назначается специальный сотрудник, ответственный за оформление документа. В большинстве случаев это секретарь, который также исполняет обязанности секретаря собрания.
  3. Во избежание неточностей, некорректного толкования фраз выступающих нередко производится дополнительное фиксирование всех событий, происходящих во время собрания. Применяются средства аудио- и видеозаписи. Впоследствии при необходимости в приложение к протоколу приводятся стенограммы выступлений – точные цитаты того, что говорили сотрудники и другие приглашенные лица.
  4. Количество оригинальных экземпляров составляется в зависимости от ситуации. Как правило, достаточно одного оригинала. Однако в случае проведения собрания с участием партнера (представителей другой фирмы) возникает необходимость составления 2 оригиналов. Обычно такие собрания проводятся на разных этапах деловых переговоров.
  5. Что касается копий документа, можно составить любое их количество. Такая необходимость возникает при проведении собраний, решения которых обязательны для всех отделов организации. Тогда копии рассылаются во все структурные подразделения. Как правило, они заверяются оригинальной печатью и собственноручной подписью руководителя.

Чтобы избежать возможных неточностей, применяют средства аудио- и видеозаписи, чтобы впоследствии стенографически точно воспроизвести выступление каждого сотрудника или приглашенного лица.

2ann.ru

Образец протокола общего собрания работников, 2018, 2019 — Документы делопроизводства предприятия — Образцы и бланки договоров


Общество с ограниченной ответственностью «Баромир»


 


ПРОТОКОЛ № ___

общего собрания работников


 


г. ________________                                                                         «___»_____________ 20__г.


 


 


Всего работников организации –_____ человек


Присутствует на собрании – _____ человек (список прилагается).


 


Предложили: избрать председателем собрания ___________, секретарём – ___________.


 


ПОСТАНОВИЛИ:


Избрать председателем собрания ___________, секретарём – ___________.


Голосовали: «за» _____ человек;  «против» _____ человек, воздержались _____ человек


Принято:  единогласно, большинством голосов и т.п.


 


СЛУШАЛИ: 


Лаговазов К.М. – предложил утвердить повестку дня собрания об утверждении требований работодателю о невыполнении им коллективного договора в части положения коллективного договора в части  предоставления работникам, работающим  свыше 10 лет дополнительного отпуска, 7 календарных дней.


 


ПОСТАНОВИЛИ:


Повестку дня утвердить.


Голосовали: «за» _____  человек;  «против» _____ человек, воздержались _____  человек


Принято:  единогласно, большинством голосов и т.п.


  


ПОВЕСТКА ДНЯ


Об утверждении требований работодателю о выполнении им коллективного договора в части положения коллективного договора в части  предоставления работникам, работающим  свыше 10 лет дополнительного отпуска, 3 календарных дня.


 


СЛУШАЛИ:


Выступила Фродорова Е.А., председатель ООО «Баромир», о нарушении работодателем положения коллективного договора в части предоставления работникам, работающим  свыше 10 лет дополнительного отпуска, 3 календарных дня. Иванов А.А предложил:


1.Утвердить требования о   выполнении условий коллективного договора, для чего  до «__»_________ 20__ года  издать приказ о предоставлении работникам, работающим  свыше 10 лет дополнительного отпуска , 3 календарных дней на собрании работников.


2. В случае отказа работодателя в удовлетворении выдвинутого требования или несообщения своего решения вступить в коллективный трудовой спор:


создать примирительную комиссию, уполномочив представлять интересы работников  в примирительных процедурах председателя профкома Фродорова А.А., члена профкома Лаговазова И.И.        


           


ВЫСТУПИЛИ:


1.Р.Р. Симонова, лаборант – предложила поддержать предложение председателя профсоюзного комитета Фродорова А.А.


2. М.М. Фролова, бухгалтер – предложила утвердить требования о выполнении условий коллективного договора, для чего  до «__»_________ 20__ года  издать приказ о предоставлении работникам, работающим  свыше 10 лет дополнительного отпуска , 3 календарных дней на собрании работников.


 


ПОСТАНОВИЛИ:


1.Утвердить требования о   выполнении условий коллективного договора, для чего  до «__»_________ 20__ года  издать приказ о предоставлении работникам, работающим  свыше 10 лет дополнительного отпуска , 3 календарных дней на собрании работников.


2. В случае отказа работодателя в удовлетворении выдвинутого требования  или несообщения своего решения вступить в коллективный трудовой спор:


создать примирительную комиссию, уполномочив представлять интересы работников  в примирительных процедурах председателя профкома Фродорова А.А., члена профкома Лаговазова И.И.        


3. Предоставить  право представителям работников участвовать во всех примирительных процедурах рассмотрения коллективного трудового спора, принимать решения по урегулированию коллективного трудового спора, заключать соглашения с правом подписи.


 


 


Голосовали: «за» — ______ человек;  «против» — ______  , воздержались — ______  человек.


 


Принято:  единогласно, большинством голосов и т.п.


 


 


 


Председатель собрания                                                                   


 


Секретарь                                                                                        


 


 

dogovor-urist.ru

Образцы протоколов совещания

Каждое заседание, совещание и деловая встреча требуют процедуры протоколирования. В данном материале мы подробно рассмотрим образцы протоколов, а также расскажем о правилах их оформления.

Из статьи вы узнаете:

В каких случаях требуется протоколирование

Многие сотрудники секретариата не понаслышке знают, что оформление и составление протокола является долгим и утомительным занятием. Связано это с тем, что данный документ содержит в себе огромное количество информации, объем которой не ограничивается одной-двумя страницами. Кроме того, чтобы оформление образца протокола было наиболее корректным, а сам документ более информативным, необходимо приступить к данному процессу как можно раньше. Однако для этого, прежде всего, необходимо понимать, в каком случае потребуется составление данной документации. По этой причине мы рассмотрим основные события, в ходе которых потребуется вести протокол (образец доступен для скачивания).

Совещание

Известно, что совещание является одним из важнейших событий в жизнедеятельности любой организации. Оно может быть как плановым, организуемым через определенные временные промежутки, так и носить срочный характер. В любом случае ход данного события должен быть зафиксирован в протоколе совещания.

Удобство проведения плановых совещаний (раз в месяц, квартал, полугодие) заключается в том, что секретарь имеет возможность заблаговременно составить программу совещания, определить ход мероприятия, выступающих и количество вопросов. Наличие такой информации позволяет заблаговременно приступить к оформлению формы протоколов.

В данном случае важно понимать, что в ходе совещания всегда рассматриваются текущие вопросы и задачи, требующие решения. Именно это и является основой протокола, а точнее, рассмотренные вопросы, принятые решения, ответственные лица и т.д.

Заседание

Существуют различные виды данного мероприятия: заседание коллегиальных органов, акционеров, экспертной комиссии и т.д. При этом в данном случае абсолютно необязательно наличие каких-либо текущих вопросов, требующих решения. Напротив, как правило, заседание носит более пространный и долгосрочный характер. К примеру, в ходе данного мероприятия могут определяться направление деятельности организации на ближайшие года, подведение итогов эффективности предприятия и т.д. Проще говоря, совещание решает текущие вопросы, а на заседании рассматриваются общие вопросы, касающиеся политики организации и ее деятельности.

Важно понимать, что протокол заседания также должен фиксировать ход мероприятия. При этом в рамках события могут отсутствовать какие-либо решения, однако ход обсуждения различных вопросов должен быть отображен в соответствующем документе.

Отметим, что заседание экспертной комиссии должно проводиться регулярно (раз в год) с целью рассмотрения ежегодно возникающих вопросов. К примеру, заседание о рассмотрении новой номенклатуры дел, описи личных дел, документов, выделенных к уничтожению и т.д. В данном случае каждое принятое решение ЭК должно фиксироваться в протоколе, в противном случае та же процедура уничтожения документов может стать незаконной при отсутствии основополагающего документа (в данном случае протокола). При этом форма протокола заседания комиссии может практически не меняться из года в год.

Читайте по теме в электронном журнале

Образец протокола заседания

Собрание

Бланк протокола собрания очень схож с документированием заседания. Главное отличие документов состоит в самом мероприятии: если в заседании принимают участие ответственные лица, то собрание может происходить среди всех работников организации. По этой причине количество участников события может в разы превышать аудиторию заседания, как и продолжительность мероприятия. В связи с этим целесообразно фиксировать все происходящее с помощью записывающих средств. В последствии на их основании заполняется предварительно составленная форма протокола собрания.

Отметим, что протокол собрания (образец представлен ниже) не должен содержать подробные высказывания всех присутствующих. Как правило решения на мероприятиях такого масштаба принимаются с помощью голосования. В таком случае протоколирования состоит из озвученных вопросов и результатов голосования с принятыми решениями.

Пример протокола собрания

Читайте также:

Образцы протоколов

Помимо того, что протоколы, образца которых мы рассмотрим, различаются по разновидности мероприятия, они также могут иметь полную и краткую форму. Предлагаем рассмотреть, в чем заключаются их отличия.

Справка

Краткая форма

Данный вид протоколирования содержит информацию о рассмотренных вопросах и принятых решениях. Также в кратком протоколе указываются фамилии выступивших и ответственных за принятые решения лиц. Краткая форма не фиксирует полных ход события, а лишь дает информацию о принятии решений по определенным вопросам.

Краткий протокол образец

Справка

Полная форма

Данная форма протокола содержит более подробную информацию о ходе мероприятия. Можно сказать, что в данном случае в документе отображается в хронологической последовательности все событие. Кроме того, полное протоколирование подразумевает и подробное изложение докладов и выступлений участников, их позицию, прозвучавшие мнения и вопросы.

Полный протокол образец

Справка

Стенографическая форма

Представленный образец протокола заполняется на основании стенограммы мероприятия либо диктофонной записи. Объем данного документа значительно превышает вышеуказанные формы, так как дословно описывает мероприятие. Проще говоря, все высказывания, доклады и вопросы, озвученные в ходе мероприятия, фиксируются в данной форме.

Составление документа

Образец составления протокола подразумевает разбитие текста на две части: вводную и основную. Документ начинается со слова «председатель». Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово «секретарь». Например,

Председатель — Матвеев В.И. Секретарь — Иванова СБ.

Далее идет перечисление присутствующих. После необходимо перечислить фамилии приглашенных лиц с указанием их должностей. Также отметим, что на расширенных собраниях и заседаниях с большим количеством присутствующих лиц их состав указывается лишь количественно, а пофамильный список в дальнейшем прикладывается к протоколу.

Образец заполнения протокола состоит из разделов, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, и таким образом они зрительно разбивают текст.

Протокол (пример составления)

Оформление и протоколирование

Только правильно порядок оформления протокола (образец представлен ниже) в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, основанием для принятия которых стало заседание, совещание или собрание. В данном случае основы оформления и протоколирования помогут вам разобраться в данной процедуре.

Пример оформления протокола является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если образец оформления протокола отсутствует, то документ оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

Следует учитывать, что пример протокола датируется датой проведения мероприятия, а не составления и оформления документа. В случае, если заседание длилось на протяжении нескольких дней, дату следует проставлять через тире, например, 12-15.06.2016. Каждому документу присваивается свой номер, соответствующий порядковому номеру события, начиная с нового календарного года. При этом номера заседаний, совещаний и собраний определяются обособленно друг от друга. Под местом заседания подразумевается город, в котором проходило мероприятие.

Ниже представлен протокол, скачать образец которого вы можете по ссылке.

Читайте также:

www.sekretariat.ru

Протокол общего собрания: образец как правильно оформить

Все решения, принимаемые во время встреч учредителей фирмы, должны протоколировать. Документ необходим для фиксации хода мероприятия.

Необходимо четко понимать, как написать протокол общего собрания, образец которого можно скачать ниже, так как дальнейшем бумага может потребоваться для совершения операций с участием государственных органов.

Существует ряд требований, которым должен соответствовать протокол. Если особенности не соблюдаются, все решения, принятые на собрании, считаются недействительными. По этой причине важно знать правила оформления протокола общего собрания.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта слева или звоните по телефону

8 (800) 511-91-49
Это быстро и бесплатно!

Зачем нужно оформлять протокол

Протокол собрания – документ, который фиксирует ход совместного принятия решений, оказывающих влияние на деятельность учреждения. Бумага должна быть составлена во время:

  • встреч с представителями других учреждений;
  • решения проблем, вынесенных на комиссию;
  • проведения переговоров.

Главная цель документа – документальная фиксация договоренностей, которые были приняты совместно.

Если в организации главное должностное лицо наделено полномочиями самостоятельно решать все вопросы, формируется совещательное собрание, которое принимает участие в рассмотрении спорного момента и оказывает помощь руководителю во время вынесения вердикта и определения курса дальнейших действий.

Все решения, которые были вынесены в ходе мероприятия, протоколируются.

Как правильно составить протокол собрания? Необходимо изучить образец, который применяется для составления одноименного документа, если решается вопрос о:

  • коррекции перечня лиц, являющихся учредителями;
  • реорганизации компании;
  • ликвидации предприятия;
  • иных вопросов, оказывающих важное влияние на деятельность фирмы.

Для всех мероприятий, для фиксации хода которых должен быть составлен документ, применяется один и тот же образец протокола внеочередного общего собрания участников ООО.

Скачать протокол

Контролирующие органы имеют право проверить правильность составления бумаги. Если в ходе мероприятия будет выявлено, что бланк был составлен или заполнен неверно, все решения, которые фиксировала документация, признаются недействительными.

Требования

Задумавшись, как правильно оформить протокол собрания, образец которого можно скачать в интернете, предприниматель должен помнить, что бумага должна быть составлена не позднее 15 дней с даты проведения собрания. Документация выпускается в 2 экземплярах.

В состав протокола обязательно должны входить сведения о:

  • времени проведения встречи;
  • адресе проведения мероприятия;
  • количестве голосов, которыми обладают участники;
  • общее число голосов с учетом членов, которые не смогли посетить мероприятие;
  • ФИО лица, которое является председателем собрания;
  • лицах, входящих в состав президиума;
  • списке проблем, которые выносятся на повестку дня.

Основные вопросы, которые необходимо решить во время мероприятия, фиксируются в бланке документации в виде тезисов. В бумаге прописывается информация и о решениях, которые стали результатом проведения собрания.

Особенности

Перед проведением собрания, человек, ответственный за осуществление мероприятия, выполняет ряд процедур, которые должны получить отражение в протоколе:

  • определяет повестку дня;
  • начинает сбор нужных бумаг;
  • оповещает все участников, которые имеют право принимать участие в мероприятии, о месте проведения собрания;
  • рассылает данные, которые позволяют составить представление о вопросах повестки дня, участникам.

Перед началом совещательных процессов, секретарь обязан внести в протокол информацию об участниках мероприятия.

Для этого составляется перечень лиц, которые должны присутствовать на собрании. Число голосов, зафиксированных в протоколе, должно соответствовать перечню, который требуется для вынесения вердикта по проблеме.

Поток информации, которая становится известной на собрании, сразу зафиксировать не всегда возможно. Чтобы человек, ответственный за заполнение документации, мог достоверно внести в протокол все данные, используются средства звуко- и видеозаписи.

Одновременно секретарь должен составлять наброски. Действие выполняется во время всего мероприятия. Документация, которая применялась для принятия решения, должна быть внесена в список.

Фиксации подлежат следующие документы:

  • сообщения выступающих;
  • проекты, которые предлагают реализовать для решения вопроса;
  • иная документация, которая оказала влияние на принятие решения.

Если часть бумаг останется не внесенной в список, протокол может потерять юридическую силу.

Как заполнить правильно

Согласно действующему законодательству, разрешается составлять бумагу в 2 видах – развернутом или кратком. Полная форма документации отражает суть всех выступлений, которые происходили во время собрания. Краткую форму называют протокол-схемой. Она фиксирует только сведения о выступавших.

Выбор подходящего вида документации зависит от решения компании. Оно может быть принято председателем собрания или участниками мероприятия.

Во время составления бумаги необходимо соблюсти все нормы делопроизводства. Кроме того, требуется ознакомиться с ГОСТОМ.

Чтобы протокол считался действительным, в нем должно быть прописано полное название организации с сокращенной аббревиатурой в конце, указывающей на организационно-правовую форму компании.

Данные, внесенные в бумагу, должны соответствовать информации, которая присутствует в учредительной документации организации. Сокращать название компании до аббревиатуры запрещается. Оформляя заголовок к тексту протокола, нужно прописать название органа или вида заседания.

Если соблюдается структура бумаги, далее требуется указать информацию о собрании. Секретарь прописывает:

  • вид собрания;
  • место прохождения;
  • дату прохождения мероприятия;
  • форму.

Прописывая вид мероприятия, выделяют:

  • ежегодная встреча;
  • внеочередное совещание;
  • мероприятие, проходящее в соответствии с планом.

Не будет считаться ошибкой, если секретарь укажет и другой вид. Согласно действующему законодательству, составлять протокол требуется не реже, чем 1 раз за год.

Далее фиксируется форма мероприятия. Она может подразумевать личное присутствие членов в момент совещания или разрешать принимать заочное участие.

Затем отмечается фактический адрес места, в котором собрались лица.

Во избежание ошибок важно заранее ознакомиться с нормами составления бумаги и строго следовать им во время выполнения процесса.

Основные трудности

В основной части бланка фиксируется перечень вопросов, которые поднимались во время совещания. Если собрание относится к разряду годовых, законодательство предписывает решить ряд обязательных проблем.

В бумаге должны быть зафиксированы даты начала и завершения регистрации членов собрания. Для этого в бланк вписываются данные всех прибывающих и напротив указывается, что человек присутствовал. Помимо ФИО, необходимо прописать:

  • должность, которую занимает участник;
  • количество голосов, которыми обладает член собрания;
  • информацию о паспорте или доверенности, если процедура проходит в акционерном обществе.

Далее секретарь должен указать время начала и завершения совещательной части мероприятия. Сведения вносятся после того, как проведение подсчета будет завершено.

Каждый вопрос фиксируется в соответствии с особыми правилами. Внося информацию о проблеме, секретарь фиксирует:

  • голоса, которые могут быть использованы;
  • голоса, которые фактически были использованы для вынесения вердикта по проблеме;
  • количество голосов, которые были отданы за другие варианты голосования;
  • итоговое решение по вопросу.

Затем требуется вписать основные положения выступлений, которые были прослушаны на мероприятии, и данные выступавших. Полный текст докладов не приводится. Секретарь вносит информацию тезисно.

Завершение оформления

Завершая процедуру составления, важно заранее знать, кто подписывает протокол общего собрания участников ООО. Заверить бумагу подписями должны председатель и секретарь мероприятия. Затем ставится фактическая дата заполнения бумаги.

Процедура заполнения должна быть завершена в течение 15 суток с момента проведения мероприятия. Если срок будет превышен, документация считается недействительной.



Не нашли ответа на свой вопрос?

Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
 
8 (800) 511-91-49
Это быстро и бесплатно!

vashbiznesplan.ru

Образцы протоколов совещаний. Как составить протокол совещания: образец

Совещания проводят во многих организациях, какая бы форма собственности у них ни была. На них работники и руководители обмениваются важными сведениями, принимают решения. Чтобы мероприятие было эффективным, создается протокол совещания. Образец этого документа в организациях примерно одинаковый. О правилах составления протокола рассказано далее.

Типы совещаний

Эти мероприятия могут пройти неудачно, если не подготовиться к ним. Данная функция ложится на руководителя. Он должен определить характер мероприятия. Специалистами выделяется несколько типов совещаний:

  1. Учебное (конференция), целью которого считается предоставление сотрудникам знаний, повышение их квалификации.
  2. Информационное. Мероприятие требуется для обобщения информации и изучения разных точек зрения на появившиеся вопросы.
  3. Разъяснительное. При таких совещаниях руководители убеждают работников в правильности выполняемой хозяйственной политики.
  4. Проблемное. Мероприятие проводят для разработки метода решения актуальных проблем.

Каким бы ни был вид совещания, его обязательно оформляют документально. Это позволяет грамотно и организованно его проводить.

Подготовка

Чтобы совещание было эффективным, руководящим сотрудникам нужно знать о следующих правилах:

  1. Нужно четко определить тему и желаемые итоги. Это позволит организованно провести мероприятие.
  2. Тщательная разработка повестки дня. Нужно установить последовательность рассмотрения вопросов. При этом начинать лучше с легких вопросов, переходя к более сложным.
  3. Необходимо ознакомить участников с фактами, которые будут обсуждаться. Это лучше делать до совещания.
  4. Нужно заранее отправить приглашение лицам, которые должны присутствовать. Если некоторые не смогут помочь в решении вопросов, но должны знать результаты мероприятия, то им нужно предоставить протокол.
  5. Место совещания должно выбираться на основе его целей. Условия размещения людей имеют важное значение в создании деловой обстановки.

Эти нюансы являются основными в подготовке к совещанию. При их соблюдении мероприятие будет проведено эффективно и организованно.

Зачем требуется протокол совещания?

В каждой организации регулярно проводятся совещания. Этот вид мероприятий помогает разрешить многие острые проблемы, своевременно принять решение по сложным задачам, создать стратегию развития фирмы. Часто совещания не фиксируют протоколом, что считается нормой. Руководство может самостоятельно определить список мероприятий, в процессе которых ведется запись. Им же устанавливается, где это делать необязательно.

Основным назначением протокола считается фиксация в письменной форме всех вопросов, задач и мнений, звучащих на заседании, а также совместное принятие решений. Лучшей формой считается детализированный протокол. Обычно такой документ используется на мероприятиях, которые повлияют на будущее развитие фирмы. Кроме того, нужно фиксировать содержание встреч с предприятиями и работниками госучреждений. Образцы протоколов совещаний для разных форм мероприятий подобны, есть лишь незначительные отличия.

Ведение

Протокол совещания ведет руководитель предприятия. Но эта функция может выполняться и другим работником. До этого мероприятия секретарю передается список приглашенных и примерный список вопросов. Участниками предоставляются тезисы докладов. Это позволит подготовить шаблон документа для ускорения работы по составлению документа. Образцы протоколов совещаний при таких мероприятиях на всех предприятиях подобные.

Когда участников много, лучше завести регистрационный лист, где будут фиксироваться Ф. И. О. явившихся. С началом совещания секретарем утверждается перечень присутствующих. Запись сведений фиксируется секретарем во время мероприятия. Для повышения точности протоколирования применяются диктофонные записи. Все слова записываются на цифровой носитель, а затем воспроизводятся при окончательном оформлении протокола.

Если на собрании много участников, то для ведения протокола приглашается 2 секретаря. Такая работа ускоряет процесс, если мероприятие затягивается. Реплики, замечания, комментарии, которые не относятся к теме заседания, не включаются в содержание документа. Протокол включает общий смысл докладов, вопросов и предложений. Точно фиксируются решения, поручения, которые предоставляются руководителем отдельным работникам.

Если руководителю необходимы точные сведения, то он может потребовать отчет за подписью ответственного лица. На совещаниях обсуждается положение вещей в общем, поэтому не нужно делать детальные записи. В результате протокол включает ход заседания: обсуждаемые темы, вопросы, решения. Иногда руководители требуют дословной фиксации всех фраз. Это происходит на совещаниях современных организаций, на которых решается множество оперативных вопросов.

Оформление

Как составить протокол совещания? Образец включает основную информацию, которая должна вноситься в документ. В государственных ведомствах протоколы ведут на основе специальных бланков. Обычная форма образца протокола совещания состоит из:

  1. Обязательных реквизитов (даты, номера, названия предприятия, вида документа с обозначением мероприятия, места проведения).
  2. Списка присутствующих (Ф. И. О., должностей участников). Может применяться явочный лист, в котором расписываются все, кто пришел.
  3. Если на мероприятии присутствовали лица из других учреждений, то они должны быть вписаны в раздел «Приглашенные».
  4. Основной части. В ней указываются 3 части: слушали (Ф. И. О. и должности докладчиков, темы выступлений, изложение сути), выступили (Ф. И. О. и должность лица, задававшего вопросы или предоставлявшего комментарии), решили (руководителем даются поручения или накладывается резолюция, устанавливаются сроки выполнения заданий).
  5. В конце подписи ставит секретарь и руководитель. Печать не нужна.

По такому образцу протокола получится составить грамотный документ. Его обязательно нужно нумеровать для контроля за ходом совещания. Окончательная бумага подготавливается спустя некоторое время после заседания. На это может уйти несколько часов или даже дней, все зависит от количества информации.

Образец протокола совещания при директоре точно такой же, как и тот, который проводится без него. Потом документ подают на подписи начальнику, руководящему мероприятием. Протокол рассылают заинтересованным лицам или создают официальные выписки с поручениями для исполнителей.

Если составляется протокол технического совещания, образец его может включать специфические нюансы этого мероприятия. Но в целом он должен содержать основную суть, проблемы и вопросы, обсуждаемые участниками. Образец протокола рабочего совещания, представленный в статье, может служить примером в составлении этого документа.

Оперативное совещание

Данное мероприятие обладает следующими особенностями:

  1. Конкретная периодичность, к примеру, каждую неделю.
  2. Определенный состав присутствующих.
  3. Подобные темы и вопросы.
  4. Небольшая длительность.

Образец протокола оперативного совещания действует такой же, как и для обычного мероприятия. Только секретарь предварительно знакомится с алгоритмом работы, вопросами для обсуждения. Это ускоряет работу над документом, ведь большая его часть формируется заранее. Протокол готовится быстро, документ сразу подают на подпись руководству.

Хранение

Для решения вопроса хранения протоколов секретарю требуется ознакомиться с внутренними документами организации. Это зависит от специфики предприятия. Документы по совещаниям советов директоров или акционеров АО хранятся постоянно. Протоколы оставляют в месте расположения действующего органа организации. Документы собраний обычно хранятся 3 или 5 лет, а затем сдаются в архив и уничтожаются на основе инструкций.

Вывод

Протокол собраний позволяет участникам помнить о повестке дня и выполнить поручения в положенный срок. Сейчас есть электронные ресурсы по оперативной подготовке и рассылке этой документации. Поэтому секретарю будет удобно представить версию протокола заинтересованным лицам.

fb.ru

Протокол общего собрания (образец). Как составляется протокол общего собрания? :: BusinessMan.ru

Во время осуществления своей деятельности юридические лица часто принимают решения по вопросам, выносимым на общее собрание, в котором могут участвовать учредители, акционеры, руководители подразделений, а также представители сторон, являющихся деловыми партнерами. В подобной ситуации решаемые задачи на собрании оформляются при помощи такой формы, как протокол общего собрания. Это довольно специфический документ, который в краткой форме отображает ход всего мероприятия, а также может содержать краткое содержание изложенной информации.

Вопросы, решаемые на основании протокола общего собрания

Протокол общего собрания необходим для решения разнообразных задач, являющихся неотъемлемой частью деятельности организации или предприятия. С помощью этого документа могут оформляться изменения в составе учредителей или акционеров, эмиссия акций, реорганизация или ликвидация предприятия.

В вопросах, для которых необходимо принятие коллективного решения, обязательно используется протокол общего собрания. Образец составления является единым для всех подобных мероприятий в границах одной организации. Таким образом, являясь отображением хозяйственной деятельности предприятия, этот документ имеет важное юридическое значение.

Протокол общего собрания, образец его составления и нормы, применяемые к его содержанию, установлены различными законодательными актами РФ. Поэтому необходимо строго придерживаться установленных требований к его оформлению, так как контролирующие органы при проверках имеют право признать недействительными решения юридического лица на основании имеющихся нарушений и невыполнения основных требований к протоколу.

Законодательные требования к оформлению

Протокол общего собрания членов, принимающих участие в хозяйственной деятельности организации, должен быть оформлен не позднее 15 дней с даты его проведения. Документ составляется в двух экземплярах и обязан содержать определенный набор данных:

  • Дата и место проведения собрания.
  • Число голосов, которыми владеют участники.
  • Общее число голосов с учетом отсутствующих участников.
  • Фамилия и имя председателя собрания.
  • Состав президиума.
  • Повестка дня.

Как правило, в протоколе указываются в виде тезисов основные вопросы, вынесенные на обсуждение и голосование, и результаты, которые были утверждены.

Цель составления протокола

Протокол общего собрания – это документ, излагающий ход вынесения каких-либо решений, которые определяют направление деятельности юридического лица, коллегиально. Все формы и виды протоколов направлены на документирование принятых решений коллегиальных органов. Также протокол составляется при проведении деловых встреч, заседаний комиссий, ведении переговоров, совещательных собраний. Цель протокола – это документальное оформление коллегиальных решений и достигнутых договоренностей.

Любое предприятие или организация должны использовать способы коллегиального принятия решений и уметь грамотно составлять протоколы своих собраний. Важность протоколирования коллегиально принятых решений является хорошим подспорьем правильного ведения своей деятельности юридическим лицом.

Если же в компании учредитель или директор принимает единоличное решение по поводу ведения хозяйственной деятельности, обязательно группируется совещательное собрание для вынесения важных решений о деятельности компании. Таким образом, рассмотрение таких решений и возникших вопросов заносится в протокол общего собрания.

Важная процедура

Процесс составления протокола заключается в нескольких этапах:

  • Определение и подготовка повестки дня.
  • Составление и подготовка необходимой документации.
  • Оповещение всех участников о месте прохождения общего собрания.
  • Рассылка необходимых информационных данных для участников по подготовке к повестке собрания, освещающих отдельные его вопросы.

Перед началом проведения переговорных процессов необходимо занести в протокол регистрационные данные участников собрания. С этой целью составляется список всех участвующих, количество которых обязано соответствовать числу необходимых голосов для принятия юридически законного решения.

Для дальнейшего документирования информации о вынесенных решениях и ходе общего собрания применяются современные технические средства звуко- или видеозаписи, которые используются для стенографирования и обработки всех выступлений и принятых решений. Также одновременно с записью необходимо составлять черновые наброски протокола в письменном виде на протяжении всего собрания. Обязательно указывается список документов, принимавших участие при вынесении вопросов на голосование или обсуждение. Это доклады, проекты, справки, использовавшиеся в общем заседании.

Правила оформления

Протокол общего собрания собственников или участников должен грамотно составляться и полностью соответствовать нормативным требованиям законодательства РФ.

По своему содержанию документ может быть как развернутым, так и кратким изложением проведенного собрания. В полной форме отображаются все выступления, которые имели место на общем собрании совещательного органа. В краткой же форме содержатся лишь данные о выступавших, тема произнесенной речи. Краткую форму называют протоколом-схемой. Форма составления протокола определяется председателем собрания или в ходе вынесения коллегиального решения. Образец протокола общего собрания участников представлен ниже.

Данный документ оформляется с соблюдением всех норм и требований делопроизводства к внесению реквизитов в соответствии с ГОСТом.

Содержание протокола. Данные организации

Протокол общего собрания, образец которого находится в разработке, должен обязательно содержать данные о полном наименовании организации, а также принятые аббревиатуры, касающиеся организационно-правовой формы (ООО, АО и прочее). При этом наименование должно соответствовать тому, которое указано в уставе предприятия и внесено в Единый государственный реестр, а также иметь полную расшифровку без использования аббревиатур.

Если это протокол общего собрания ООО, образец составляется по тем же правилам и нормам, что и для организаций, имеющих иную организационно-правовую форму собственности. Он фиксирует местонахождение юридического лица, отраженное в виде записи юридического адреса организации, и должен соответствовать внесенному в учредительные документы, а также регистрации в Едином госреестре.

Данные о собрании

В следующем разделе после указания юридических данных, отображающих фактическое наименование места расположения предприятия, необходимо указать сведения, относящиеся к времени и форме проведения собрания. В первую очередь указывается вид общего собрания, который может быть годовым, внеочередным, плановым и т.д. Протокол общего собрания участников ООО по действующему законодательству определяется с периодичностью не реже чем один раз в год.

Формы собраний

Форма проведения собрания может определяться как:

  • Личное присутствие уполномоченных представителей или участников-акционеров.
  • Заочная форма путем сбора документации, отправленной ранее для выяснения мнений по вопросам голосования.

Также отмечаются дата и место собрания совещательной коллегии, указывается фактический адрес, по которому собирались участники.

Основная часть протокола

Указываются тема, вопросы, по которым проводилось совещание. В случае годовых собраний законодательство определяет ряд вопросов, обязательных к рассмотрению. В остальной части собрания участники вольны в выборе необходимых для решения тем.

Обязательно указывается время начала и завершения регистрации лиц, обладающих правом на присутствие и участие в обсуждении. В этом случае организатор или секретарь проводит процедуру регистрации всех прибывших путем установления личности присутствующих и занесения этих данных в раздел протокола «Присутствовали». Обязательно указывается Ф.И.О. участника, а также занимаемая должность и количество принадлежащих ему голосов. В случае с акционерными обществами также могут заноситься данные об удостоверении личности или выданных доверенностях.

Также в этой части указывается время открытия и закрытия коллегиального собрания, итоги голосования, которые фиксируются по времени подсчета голосов.

При рассмотрении каждого вопроса повестки дня указываются:

  • Количество голосов, имеющих право на принятие участия в собрании.
  • Количество голосов, принявших участие.
  • Число голосов, отданных за разные варианты голосования.
  • Формулировка принятых решений.

Далее следует раздел, где фиксируются все основные положения прослушанных выступлений, а также имена лиц, выступавших по каждому вопросу. Информация излагается в виде тезисов, составляющих краткое содержание выступлений.

Заключительная часть

После составления протокол общего собрания учредителей, акционеров или других участников скрепляется подписями председателя, а также секретаря собрания. Также ставится дата его составления, которая может не совпадать с датой проведения собрания.

Особые протоколы и собрания

Еще одним интересным экземпляром подобной документации является протокол общего собрания собственников дома или садоводческого товарищества. Такие собрания и их протоколирование отличаются тем, что участники имеют равные права, и в случае неявки большого количества лиц все равно решения могут приниматься на основании учета мнения тех, кто прибыл и участвовал в решении вынесенных на обсуждение вопросов. На основании такого протокола остальные члены жилищного фонда или садоводческого товарищества обязаны подчиниться вынесенным решениям вне зависимости от того, принимали ли они участие в этом собрании или нет.

При составлении такого документа в нем обычно указывается состав комиссии по пересчету голосов. В качестве председателя и секретаря собрания могут выступать как уполномоченные лица, так и выбранные путем голосования из присутствующих участников. Способ управления многоквартирными домами или садоводческим товариществом выбирается общим собранием собственников жилых помещений или земельных участков. Вынесенные решения по обозначенным вопросам являются обязательными для всех собственников.

Оформление протокола общего собрания требует к себе особого внимания и наличия определенных навыков документальной работы. Пренебрежение правилами, установленными к оформлению этого документа, нельзя допускать, так как он является единственным документальным отображением правомерности вынесенных решений коллегиального собрания, которые носят важное назначение, а также обладает большой юридической силой и предоставляется во время аудиторских проверок контролирующим органам.

businessman.ru

Как вести протокол совещания образец

Протокол совещания является информационно-распорядительным актом, где осуществляется фиксация процесса обсуждения хозяйственных вопросов на предприятии. Также данный бланк первичной документации содержит в себе решения, принятые участниками собрания. Ведение подобной документации – одна из необходимых составляющих любых собраний на предприятии.

Именно данный протокол отвечает за эффективность исполнения решений по каким-либо вопросам.

Гражданский кодекс Российской Федерации в статье 181 пункт два в подробностях рассматривает порядок оформления данного документа. Существует ряд определенных требований, которые должен соблюдать человек ведущий записи. Ниже мы предлагаем рассмотреть, как составить протокол заседаний и какую информацию в нем необходимо указывать.

Для решения жилищных вопросов законодатель требует обязательного ежегодного проведения собрания

Кто занимается ведением записей

Обязанности по ведению записи хода общего собрания входит в работу секретаря. В обязанности данного человека входит и правильное оформление этого документа. Секретарем совещания может выступить не только лицо, занимающее подобный пост в штате предприятия. Вести протокол заседаний может любой сотрудник, имеющий необходимые должностные полномочия.

Чаще всего, ответственность за составление необходимой документации возлагается на должностных лиц, имеющих знания касаемо решения рассматриваемого вопроса. В том, случае если секретарь плохо разбирается в рассматриваемом вопросе, то данному лицу допускается задавать дополнительные вопросы. Протокол общего собрания должен как можно точно освещать процесс обсуждения.

Помимо создания записей, в задачу секретаря входит процесс подготовки к проведению собрания. В сферу ответственности этого лица входит составление списка участников, разработка схемы самого процесса и работа с первичной документацией предшествующих собраний. Такой подход позволяет выделить ряд вопросов, которые должны быть рассмотрены в первую очередь.

Структура бланка

Для письменной фиксации обсуждаемых вопросов используются специальные бланки, установленные администрацией предприятия. Бланк протокола рабочей встречи имеет определенную структуру и нормативы по его заполнению. Наиболее часто подобные бланки используются для ведения записей в муниципальных и государственных органах. Индивидуальные предприниматели и частные организации предпочитают обычные шаблоны, которые составляются на компьютере.

Несмотря на вышесказанное, данный акт обязан иметь в своей структуре такие необходимые поля:

  • реквизиты предприятия, где ведутся переговоры;
  • оглавление;
  • дата проведения и регистрационный номер документа;
  • город, где проводится совещание;
  • перечисление рассматриваемых вопросов;
  • ключевая часть;
  • роспись слушателей, секретаря и руководителя собрания.

Пример составления рассматриваемого документа

Данный бланк составляется на основе видео и аудиоматериалов, которые делаются секретарем в ходе проведения совещания. Составление и заполнение протокола – длительный процесс, который может занимать около пяти дней. В отдельных случаях, которые прописываются законодательством или внутренним распоряжением администрации предприятия, для составления бланка могут быть установлены жесткие сроки. Ниже мы предлагаем рассмотреть пример оформления протокола совещания.

Протокол — документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях

Оглавление бланка

В данном поле указывается наименование акта. В конкретной ситуации пишется слово «Протокол». Далее нужно дать определение собранию и коллегиальному органу, ответственному за проведение собрания. В приведенном примере мы будем рассматривать «Протокол производственного совещания».

Место и дата проведения, порядковый номер

При составлении протокола необходимо указать регистрационный номер этого документа. В большинстве компаний, порядковый номер этого бланка идентичен номеру собрания. Отсчет ведется от начала календарного года. В учебных учреждениях при ведении нумерации документов, отсчет ведется с первого дня начала учебного года. В том случае, когда протокол общего собрания регистрирует решения временно действующей коллегии, акту присваивается номер идентичный сроку действия полномочий коллегии.

В графе дата – указывается день, в котором было проведено совещание. В том случае, если подобное собрание заняло несколько рабочих дней, следует указать дату начала переговоров и окончания обсуждения вопросов. На данный момент необходимо обратить особое внимание, так как наличие пропущенных полей может стать причиной потери юридической силы документа. Пример заполнения поля дата: «13.04.2009 – 15.04.2009» или «11 ноября 2015 – 13 ноября 2015».

Ниже представлен шаблон протокола совещаний:

ЗАО «Металлург»

Протокол
производственного собрания

Отдела маркетинга
04.11.2017 год. ____________№5
Город Москва.

Графа «Место составления» должна указываться в обязательном порядке. В этом поле указывается название точки местности, где проходило собрание. Допускается пропуск заполнения этой графы в том случае, когда название предприятия включает в себя название города. В виде примера можно привести такие названия, как «Рязанский Металлург» или «Омский деревообрабатывающий завод».

Вышеуказанная форма составления оглавления бланка, используется как частными предприятиями, так и муниципальными учреждениями.

Вводная часть

В первом абзаце вводной части рассматриваемого документа указывается фамилия и инициалы председателя собрания. Здесь следует указать фамилию и должность работника предприятия, в чьи полномочия входит проведение собраний. Однако, допускается указать в данном поле, только фамилию сотрудника. Также следует сказать о том, что председатель совещания не всегда является директором компании. Далее следует указать ФИО секретаря, что записывает ход собрания. Если производственное совещание проводится начальником компании, эти данные следует отобразить в протоколе.

Поле «Присутствующие» заполняется перечислением фамилий всех участников собрания. Для того чтобы правильно заполнить данную графу, следует помнить о следующих нюансах:

  1. В данном поле фамилии и инициалы работников компании, присутствующих во время общего собрания, указываются согласно алфавитному порядку. Нужно сделать акцент на том, что занимаемые ими должности в этой графе не указываются.
  2. Если в процессе заседания участвовало более пятнадцати человек, следует создать отдельное приложение, где будут перечислены их фамилии и инициалы. Данное приложение впоследствии прикрепляется к протоколу.
  3. При наличии на собрании представителей других компаний и лиц, приглашенных из других предприятий, нужно добавить в подготовленный бланк, графу «Приглашенные». В данном поле указываются данные приглашенных лиц. Основной нюанс, связанный с заполнением этой графы – обязательное указание должности и названия организации, которую представляет приглашенный.
  4. Каждый участник собрания должен подставить подпись в специальном разделе, подтверждая свое присутствие.

Протоколы документируют деятельность постояннодействующих коллегиальных органов

После этого, следует сделать небольшое отступление, а после него внести «Повестку дня». В данном разделе следует указать вопросы, которые были рассмотрены в ходе собрания. Для нумерации каждого пункта этого поля используются арабские цифры. Допускается использование предлогов «о» и «об» при формулировке вопроса. Заполняя данные пункты, нужно указать лицо, выступившее с освещением этого вопроса. В качестве примера можно привести следующую формулировку:

«Об итогах работы за 2016-2017 год
Докладчик: Фадеев М.П»

Вышеуказанный образец протокола общего собрания наглядно демонстрирует структуру этого документа.

Различия кратного и полного протоколов

Существует два основных вида составления протокола: полная и краткая форма. В связи с этим, при оформлении подобного документа очень важно учитывать, какая форма используется для записи собрания. Заполняя краткую форму документа (данная форма используется при оформлении протокола оперативного собрания), в основной части акта указывается следующая информация:

  • рассматриваемый вопрос;
  • фамилия и инициалы докладчика;
  • решение, утверждённое участниками обсуждения.

При написании полного протокола, в данном разделе указывается не только вышеперечисленная информация, но и основные моменты, которые наиболее четко характеризуют выступление докладчиков. Также здесь приводятся те сведения и прения, что возникли в процессе собрания. При заполнении полного протокола, следует сделать основной момент на высказанных мнениях участников коллегии, имеющихся замечаниях и возражениях.

Основной раздел

Рассматривая вопрос, как вести протокол совещания образец и примеры, следует уделить особое внимание основой части протокола. В данном разделе следует создать несколько полей, в каждом из которых будут рассмотрены решения вопросов, указанных в повестке дня. При составлении полной формы бланка, в каждом поле создается три графы, где отображаются процесс рассмотрения вопроса и различные нюансы, возникшие в ходе принятия решения.

Название каждой из частей следует указывать прописью, выделяя под каждую графу отдельное поле. В графе «Слушали» указывается фамилия докладчика, который освещает производственный вопрос. Указывать фамилию следует только в именительном падеже. После указания фамилии приводится краткое (или полное) изложение доклада. В том случае, когда изложить информацию невозможно, то полный текст доклада следует приложить в отдельном документе, который выступит в роли приложения к самому акту. При этом, в разделе «слушали» необходимо сделать отметку, что текст выступления развернуто описан в приложении.

После этого следует перейти к заполнению графы «Выступили». В этом поле указываются высказывания прочих участников собрания, которые рассматривали вопрос, лежащий на повестке дня. Здесь также следует указать фамилию и инициалы каждого члена коллегии, выступившего с речью. После указания инициалов следует изложить текст самого выступления.

В графе «Решили» следует зафиксировать решение членов собрания, касаемо вопроса, лежащего на повестке дня. Согласно установленному регламенту, в данном поле необходимо указать полную информацию, вне зависимости от того, какая форма заполнения протокола используется. Если вопрос был решен методом голосования, следует привести общее количество голосов, а также указать, кто из участников собрания проголосовал «против» или «за».

Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения

Ведение протокола совещаний, излагающего суть поставленных вопросов в сжатой форме, требует правильного подхода к заполнению бланка. В этой ситуации, следует приводить только базовую часть информации в графах «Слушали» и «Выступили». После того как документ будет подписан руководителем совещания и секретарем, этот акт вступает в свою юридическую силу. Все установленные решения касаемо вопросов, поднятых на собрании, следует довести до лиц, которые были назначены исполнителями. Для этого исполнительному лицу может быть вручена как копия самого акта, так и выписка с подписью секретаря.

На предприятиях с развитой инфраструктурой, издаются специальные распорядительные документы (распоряжения, постановления или приказы) для организации исполнения требований, указанных в решении.

Методика хранения

Перед сдачей в архив для хранения, данный вид документов категорируется с учетом вида собрания. В качестве архива может выступить как секретариат, так и отдел, занимающийся делопроизводством. Длительность сроков хранения определяется на основе установленных на предприятии правил. Стандартный срок хранения документации составляет 3 года, после чего документы могут быть уничтожены.

Протокол совещаний – акт, упрощающий вынос решений касаемо вопросов, лежащих на повестке дня. С помощью данного документа создаются определенные рамки для выполнения различных поручений в хозяйственной деятельности каждого предприятия. В современных компаниях, для создания подобных бумаг используются специальные электронные ресурсы. Такой подход к делопроизводству значительно упрощает взаимодействие различных подразделений компании.

Интересное по теме:

Facebook

Twitter

Вконтакте

Одноклассники

Google+

ktovbiznese.ru

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о