Приказ на утверждение штатного расписания. Образец 2018 года
Приказ, утверждающий штатное расписание – необходимая часть процедуры введения в действие нового документа, регламентирующего структуру и кадровый состав предприятия. Без него штатное расписание не вступит в законную силу. Данный приказ относится к распорядительной документации фирмы и должен оформляться по определенным правилам.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа на утверждение штатного расписания .docСкачать образец приказа на утверждение штатного расписания .doc
Содержание и роль штатного расписания
Штатное расписание не относится к тем документам, которые должны быть на предприятии обязательно. Наибольшее распространение оно имеет в крупных коммерческих компаниях или государственных структурах, малый бизнес чаще всего обходится без него.
В документе четко прописываются:
- структурные подразделения,
- названия должностей,
- количество сотрудников,
- условия их работы (график, заработная плата и т.д.).
При этом, если речь идет о коммерческих организациях, то они вольны присваивать должностям любые наименования, а вот государственные учреждения при определении должности обязаны руководствоваться специальными классификаторами.
В документе указываются как занятые, так и вакантные ставки, учитываются сотрудники, работающие на условиях совместительства и те, кто осуществляет вспомогательную деятельность по отношению к основному производству. Что касается работников, которые находятся на «сделке», т.е. имеют сдельную оплату труда — их обычно в документе не упоминают.
На основе штатного расписания внутри организации не только решаются кадровые вопросы, но и в известной степени происходит планирование развития бизнеса.
К созданию штатного расписания следует относиться очень внимательно, соблюдая правила по его составлению, утверждению и срокам действия. Не надо забывать о том, что в некоторых случаях штатное расписание может стать доказательством при разбирательствах в трудовых инспекциях и судебных инстанциях.
Порядок утверждения штатного расписания
- Прежде чем составить и утвердить данный документ, руководство компании анализирует и учитывает имеющийся кадровый резерв, производственные мощности и перспективы.
- Затем пишется приказ на создание штатного расписания, происходит составление документа (основная часть его обычно оформляется в виде таблицы).
- Специальным приказом оно утверждается.
Только после соблюдения всей процедуры штатное расписание вступает в законную силу.
Можно ли менять штатное расписание
Штатное расписание составляется, как правило, на достаточно длительный срок – чаще всего это один год или даже больше. Обычно оно формируется в конце или начале календарного года в зависимости от потребностей или планов предприятия. Однако при необходимости (внесение незначительных корректировок, связанных с увеличением/уменьшение штата, переименованиями должностей и т.п.), в него можно вносить различные правки в любое время, для чего также составляются соответствующие приказы, например приказ о внесении изменений в штатное расписание. При этом если изменения носят серьезный характер, к примеру, происходит полное переформатирование структурных подразделений компании, лучше не ограничиваться внесением правок в действующий документ, а создать новый.
Кто составляет приказ
Обычно на предприятиях написание приказов от лица руководства входит в компетенцию кого-либо из рядовых сотрудников, имеющих определенные знания и навыки создания таких документов.
Как правило, это юрисконсульт, специалист отдела кадров или секретарь.
Но, независимо от того, на ком лежит выполнение данной функции, приказ должен быть в обязательном порядке завизирован директором фирмы.
Привила составления приказа на утверждение штатного расписания
На сегодня приказ на утверждение штатного расписания не имеет единого образца, поэтому писаться может в произвольном виде или по шаблону, разработанному в компании и утвержденному в ее учетной политике. При этом рекомендуется соблюдать некоторые нормы, установленные стандартным делопроизводством для подобного рода документов. В частности, приказ должен обязательно содержать:
- номер и дату составления,
- наименование организации,
- ссылку на основание,
- суть приказа (должна быть обозначена четко и емко, с использованием формулировки примерно такого рода «утверждаю штатное расписание»),
- номер и дату этого расписания,
- дату введения его в действие.
При желании можно дополнить информационную часть приказа сведениями о количестве прописанных в нем штатных единиц и фонде заработной платы.
В завершение нужно установить ответственных за выполнение приказа лиц (обычно это кадровый работник организации и бухгалтер).
Само штатное расписание следует включить в текст как приложение к данному документу.
Правила оформления приказа
Оформляться приказ также может как удобно: допустимы как рукописные, так и печатные формы, написанные как на фирменных бланках компании, так и на чистом листе формата А4.
При этом бланк должен быть обязательно подписан руководителем компании.
Печать на документе ставить не требуется, т.к. он относится к внутренней документации предприятия, кроме того, юридические лица с 2016 года имеют полное право не использовать в своей деятельности печати и штампы.
Оформляется приказ обычно в единственном экземпляре, который в период действия содержится в одном месте с другими нормативно-правовыми актами и распорядительными документами. После утраты актуальности он передается на хранение в архив организации, где и лежит установленный законом период, затем приказ можно утилизировать.
assistentus.ru
Приказ об утверждении штатного расписания на 2018 год образец
Предприятие, чтобы адаптировать существующие нормы трудового законодательства к своим условиям работы, может разрабатывать собственные положения, которые должны закрепляться соответствующим образом. Это нужно, чтобы документ обрел юридическую силу. Среди подобных актов важное место отводится штатному расписанию. Для его утверждения используется такой документ, как приказ об утверждении штатного расписания.
О штатном расписании
Такой локально нормативный акт, как штатное расписание обязателен только в случаях, когда в компании используется наемный персонал.
ТК РФ требует, чтобы суммы, отраженные в трудовом контракте по оплате труда, соответствовали действующему на предприятии штатному расписанию.
Данный акт применяется также с целью планирования, так как его данные используются при составлении бюджета по расходам на зарплату в будущем. Он же обосновывает затраты на оплату труда в целях налогообложения.
Многие компетентные органы при проведении контрольных мероприятий в сфере труда, часто запрашивают именно этот документ. В его разработке участвуют разнообразные специалисты предприятия — кадровые работники, юристы, экономисты и т. д.
Росгосстатом специально для данного бланка разработана стандартизированная форма Т-3. Каждый субъект бизнеса может применять либо ее, либо разрабатывать на ее основе собственный документ.
Внимание! Когда с будущим работником составляется трудовой контракт, размер оплаты труда по нему берется из соответствующей данной профессии графы штатного расписания.Порядок утверждения штатного расписания
Штатное расписание вводится, в основном, на календарный год, но на малых предприятиях его действие может быть больше этого периода.
Составленный шаблон документа при наличии на предприятии органов профсоюза, необходимо отправить им на согласование. Только после этого можно приступать к процедуре утверждения данного локального акта.
Чаще всего для этого используется распоряжение руководителя, которое составляется на фирменном бланке в свободной форме. Приказ может формироваться кадровой службой или отделом делопроизводства. После этого он передается для подписания руководству. Штатное расписание, для утверждения которого подготавливается в этом случае приказ директора, идет к нему приложением.
На штатном расписание после издания распоряжения, нужно проставить специальный гриф «Утверждено», а также отразить реквизиты соответствующего приказа.
Штатное расписание как локальный документ по регулированию трудовых отношений на предприятии подлежит обязательному ознакомлению, если он затрагивает трудовую деятельность работника. Например, если зарплата работника зависит от штатного расписания. В иных случаях, по мнению Роструда ознакомление сотрудников с ним не обязательно.
Процедуру ознакомления работников можно провести путем составления на каждого лица ознакомительного листа, либо оформления специального журнала. Кроме этого, его копия должна быть доступна для прочтения каждому сотруднику.
Важно! При вводе в действие новой версии штатного расписания нужно не забыть старое признать утратившим свое действие. Это можно сделать в приказе, которым выполняется утверждение локального норматива.
Образец приказа об утверждении штатного расписания на 2018 год
Как правильно составить приказ об утверждении в организации штатного расписания
Приказ об утверждении нового штатного расписания не наделен специальной формой. Его удобнее оформлять на фирменном бланке, где уже проставлены название компании, ее номера ИНН и ОГРН, адрес, банковские реквизиты и т. д.
Ниже посередине проставляется название документа – «Приказ», после чего записывается его порядковый номер. Под ним этот документ нужно будет далее зарегистрировать в журнале учета приказов.
Дальше в приказе нужно указать дату его создания и место составления.
В следующей строке проставляется название издаваемого документа – «Об утверждении штатного расписания».
Далее нужно отступить немного вниз и изложить причину, по которой на предприятии необходимо использовать штатное расписание. Эта часть будет вводной.
Затем необходимо в середине строки записать слово «Приказываю», после чего изложить содержание приказа по пунктам:
- Произвести утверждение штатного расписания в компании. В этом пункте нужно обязательно проставить какое число штатных единиц предусматривает данный документ, а также общий месячный фонд зарплаты.
- Произвести ввод штатки в действие с указанием точной даты. Если дата не будет задана, то считается, что документ начнет действовать с момента издания этого распоряжения.
- Если это необходимо, то старое штатное расписание нужно объявить утратившим действие.
- Определить ответственное лицо, на которое будет возлагаться контроль по исполнению принятого документа. Как правило, когда в компании работают главный бухгалтер и специалист-кадровик, то обязанность возлагается на них.
- Определить ответственное лицо, которое будет производить ознакомление работающего персонала с новым документом.
Затем в приказ включается информация о приложениях к документу. Обычно, им выступает штатное расписание, которого нужно указать реквизиты.
Далее, приказ о штатном расписании должен подписать директор фирмы, который ставит подпись, а затем ее расшифровывает.
Заключительным этапом на приказе проставляются подписи ответственных лиц, которые были упомянуты в тексте. Кроме этого, они также должны указать свою должность, Ф.И.О. и записать дату, когда они произвели ознакомление с документом.
Как вносятся изменение в штатное расписание
В процессе осуществления деятельности может возникнуть необходимость внести коррективы в действующее штатное расписание. Они разделяются на значительные и нет. В первом случае количество изменений настолько велико, что необходимо оформить новое штатное расписание. Во втором случае внести изменения можно при помощи приказа, изданного руководителем.
Как правило, внесение изменений может происходить по следующим причинам:
- Появляется новая должность;
- Изменение названия должности;
- Сокращение размера штата;
- Изменение размера окладной части или ставки по тарифу;
- Ликвидация пустых должностей.
Подготовкой изменений обычно занимается кадровый специалист. На небольших предприятиях эта работа может быть возложена на бухгалтера.
Внимание! Если процесс внесения изменений происходит путем создания нового штатного расписания, процесс его утверждения аналогичен первичному документу.
buhproffi.ru
Приказ об утверждении штатного расписания: образец
Штатное расписание не является одной из обязательных бумаг при управлении персоналом. Вместе с тем, плюсов от его наличия больше, чем проблем с составлением и периодическим обновлением. Помимо разработки этого документа, для его вступления в силу необходим приказ об утверждении штатного расписания.
Штатное расписание — что это за документ
Всю информацию о должностях и размере оплаты труда наемного персонала в обобщенном виде можно найти в таком документе, как штатное расписание. Оно является одним из первых документов, которые разрабатывают и утверждают при создании фирмы. Его наличие не является обязательным, но в компаниях с численностью наемного персонала от 25 -30 человек, этот документ:
- помогает лучше представлять структуру фирмы;
- делать прогнозы о необходимости изменения численности персонала;
- планировать фонды для оплаты труда и поощрительных выплат;
- сокращать или увеличивать количество сотрудников по отдельным направлениям деятельности;
- эффективно управлять персоналом.
Штатное расписание не является статичным документом, принятым единожды за все время существования компании.
Периодически его необходимо пересматривать и заменять новым штатным расписанием. Вместе с тем законодательство не устанавливает сроки использования этого документа. Как правило, большие предприятия меняют его ежегодно.
Например, при изменении в структуре персонала, касающейся одной или двух должностей, утверждать новое расписание для штата сотрудников нет необходимости. Но, в случае масштабного сокращения работников, изменяющего структуру нескольких подразделений — составление нового документа является необходимостью.
Большинство организаций разрабатывают и вводят в действие новое расписание по состоянию на начало каждого года. В учреждениях образования такой документ, как правило, действует с другой даты, например, в школах или ДОУ штатное расписание вводят в действие с 1 сентября соответствующим приказом. Такая особенность связана со спецификой образовательного процесса, так как новый учебный год начинается не с января, а с сентября каждого года.
Процедура составления штатного расписания
После того, как принято решение о создании документа под названием «штатное расписание», руководитель фирмы дает распоряжение соответствующим компетентным лицам на его составление. Как правило, в создании штатного расписания участвуют кадровая, бухгалтерская или финансовая служба. Если необходимо составить документ в точном соответствии с квалификационными справочниками (в госучреждениях) дополнительно могут привлечь к этому процессу и юристов.
Составляется документ в табличном виде, куда вносят общие сведения о структуре персонала, количестве одинаковых должностей в каждом подразделении, а также о заработной плате и надбавкам по каждой группе.
Помимо действующих сотрудников, необходимо также включить в штатное расписание вакансии и неполные ставки работников.
Когда штатное расписание составлено и предварительно одобрено руководителем компании, кадровое подразделение готовит приказ об утверждении этого документа. Само расписание идет приложением к приказу.
По мере необходимости вместо внесения изменений в действующий документ, его заменяют новым, повторяя процедуру разработки и утверждения штатного расписания.
Форма и содержание приказа на утверждение штатного расписания
Форма такого приказа аналогична другим распорядительным документам в кадровом делопроизводстве.
В текст документа включают:
- информацию о фирме, где создан приказ;
- дату, место составления;
- порядковый номер документа;
- распоряжение об утверждении штатного расписания;
- назначение ответственных за его соблюдение и использование;
- приложение в виде утверждаемого документа;
- подпись руководителя, утверждающего расписание;
- ознакомление заинтересованных работников.
Если штатное расписание заменяет ранее существовавший документ, то отмену действия предыдущего расписания также можно включить в текст приказа.
Помимо ознакомления со штатным расписанием сотрудников кадров и финансовых служб, которые будут использовать его в работе, можно ознакомить с новой структурой и весь персонал организации. Для этого приказ дополняют листом ознакомления.
Приказ об утверждении штатного расписания является документом постоянного хранения.
Хранится он, как правило, у работника ответственного за ведение кадрового делопроизводства в сейфе, совместно со штатным расписанием.
Образец составления приказа на утверждение штатного расписания
ДОУ № 75, Нижнереченского района г. Мирный
г. Мирный 25.08.2018
ПРИКАЗ № 745
Об утверждении штатного расписания на 2018 — 2019 учебный год
В целях осуществления воспитательного процесса в полном объеме
ПРИКАЗЫВАЮ:
Утвердить прилагаемое штатное расписание № 17к.
Ввести в действие утверждаемый документ с 01.09.2018 г.
Считать утратившим силу предыдущее штатное расписание № 16к с 01.09.2018 г.
Контроль за приведением в соответствие утверждаемому штатному расписанию должностей работников, а также выплату заработной платы возложить на бухгалтера Минакову П. С. и делопроизводителя по кадровым вопросам Асинскую П. Г.
До 29.08.2018 г. ознакомить всех сотрудников ДОУ № 75 с настоящим приказом и новым штатным расписанием.
Приложения:
- Штатное расписание № 17к
- Лист ознакомления
Директор ДОУ № 75 Трепакова М. С.
delatdelo.com
Приказ об утверждении штатного расписания | Образец — бланк — форма
Штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов. Также в штатном расписании отражается размер надбавок и доплат, существующих в данной организации, применительно к конкретным должностям. Штатное расписание составляется на основе структур и численности предприятия, предмета его деятельности и целей.
При определении необходимой численности работников следует руководствоваться Методикой расчета численности отдельных категорий работников на основании норм по труду, утвержденной приказом Минтруда от 04.09.2000 г. № 222.
При разработке и утверждении штатного расписания собственник или уполномоченный им орган должен присваивать штатным единицам только такие наименования должностей и профессий, которые соответствуют Классификатору профессий ДК 003:2005, утвержденному приказом Госкомитета Украины по вопросам технического регулирования и промышленной политики от 26.12.2005 г. № 375.
Штатное расписание утверждается, как правило, в начале года руководителем предприятия и действует в течение календарного года, что также следует из письма Минтруда от 20.01.2005 г. № 18-23.
Необходимо отметить, что штатное расписание составляется и для вспомогательных работников предприятия с почасовой оплатой труда, обслуживающих основное производство. Однако для работников со сдельной оплатой труда составление штатного расписания, как правило, на практике не применяется.
Штатное расписание следует составлять не поименно, с указанием наименований должностей и фамилий работников, как это иногда встречается на предприятиях, а по структурным подразделениям в порядке подчиненности, в том числе учитывая подчиненность внутри структурного подразделения (например, гл. бухгалтер — 1, зам. гл. бухгалтера — 1, экономист 1-й категории — 2, бухгалтер 2-й категории — 4 и т. д.).
Поправки в штатное расписание вносятся в случае незначительных изменений организационной структуры, а именно введения новых должностей и/или изменения окладов. В этом случае издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, который должен отражать обоснования внесения изменений и содержать формулировку этих изменений. Если руководителем предприятия издается такой приказ, то штатное расписание, утвержденное в начале года, можно не менять, а руководствоваться приказом о внесении изменений в штатное расписание.
Если же в течение календарного года структура предприятия трансформируется существенно, то целесообразно издавать приказ об утверждении штатного расписания в новой редакции. В таком случае штатное расписание составляется с учетом всех изменений и утверждается руководителем предприятия на момент внесения этих изменений. Следует отметить, что ежемесячно менять и утверждать штатное расписание нецелесообразно. Если же коррективы в штатном расписании незначительны, лучше издать приказ об изменении штатного расписания частично.
Должности работников-совместителей, также как и остальных работников предприятия, для которых эта работа является основной, должны быть предусмотрены в штатном расписании.
При изменении штатного расписания следует обратить внимание, что в соответствии со ст. 32 и 103 КЗоТ собственник или уполномоченный им орган обязан уведомить работника об изменении условий оплаты труда в сторону ухудшения или изменении существующих условий труда (в том числе и изменении оплаты труда в сторону уменьшения) не позднее чем за 2 месяца до их изменения.
blanker.ru
Приказ об утверждении штатного расписания на 2018 год образец
Все компании и предприниматели, которые в своей деятельности используют наемный труд и в связи с этим заключают трудовые контракты, должны иметь такой локальный акт, как штатное расписание. Для придания документу статуса нормативного, его нужно ввести в действие, согласно правилам установленным законом. Часто для этого достаточно издать приказ об утверждении штатного расписания.
О штатном расписании
Нормы ТК РФ закрепляют обязательность соответствия наименования профессии и предусмотренного для нее размера оплаты труда тем значениям, какие указываются в заключаемом с работником трудовом соглашении.
Кроме этого, штатное расписание содержит данные о необходимом количестве единиц трудовых ресурсов по каждой специальности.
Все это определяет важную роль акта для осуществления планирования предстоящих расходов, принятия решений для управления бизнесом, и для обоснования производимых предприятием расходов.
Поэтому многие проверки контролирующих органов власти часто требуют предоставить в пакете обязательных документов при проверке именно штатное расписание.
При разработке штатного расписания могут привлекаться специалисты различных направлений – юристы, экономисты, технологи, кадровые работники и т. д.
Внимание! Часто действие этого нормативного локального документа рассчитано на один календарный год. Но для субъектов малого предпринимательства он может действовать и несколько лет.
Как утвердить штатное расписание
Органы статистики утвердили для штатного расписания специализированную форму, которой субъект бизнеса может придерживаться или использовать свою, созданную на основе стандартной, но с учетом особенностей своего производства.
После того как проект этого акта будет создан и согласован со всеми специалистами, если на предприятии существует профсоюзные органы, то он должен отправляться им для ознакомления. Они могут сразу же согласиться с ним или же иметь возражения.
Если руководство примет их, проект будет дальше дорабатываться. Администрация может ввести штатное расписание, даже если оно получило возражения со стороны профсоюза.
Для придания акту законной силы его можно ввести с помощью создания документа приказ о штатном расписании.
Данное распоряжение директора имеет произвольную форму, и оформляется в основном на фирменном бланке компании. Подготовкой данного документа занимается либо кадровая служба, либо делопроизводитель.
Внимание! Если штатное расписание вводится распоряжением руководства фирмы, то оно обязательно должно быть включено в приказ в качестве приложения. В дальнейшем приказ передается для визирования директору, после чего он регистрируется в соответствующей книге.
После издания приказа на самом локальном акте нужно проставить гриф «Утверждено», при этом обязательно надо зафиксировать номер и дату распоряжения, которым оно вводится в действие.
Так как этот документ входит в состав внутренних нормативов, с его содержанием обязательно надо произвести ознакомление всех работников компании. Данное мероприятие можно осуществить с помощью специальных ознакомительных листов либо с применением журнала ознакомления.
Руководству компании нужно помнить, что как только работник запросит штатное расписание для ознакомления, то этот документ или его копия должны быть ему предоставлены.
Внимание! Когда вводится новое штатное расписание взамен старого, то предыдущее необходимо признать утратившим силу. Это можно сделать в распоряжение директора на ввод нового.
Скачать образец приказа
Скачать приказ об утверждении штатного расписания на 2018 год образец в формате Word.
Как правильно составить приказ об утверждении в организации штатного расписания
Закон не определяет, что приказ об утверждении нового штатного расписания должен иметь какую-либо фиксированную, строгую форму.
Наибольшим удобством для составителя будет использование фирменного бланка, где уже записаны наименование субъекта, коды ИНН, ОГРН, адрес расположения, банковские реквизиты.
Под этими сведениями указывается слово «Приказ», и рядом проставляется его номер. Под ним же необходимо будет произвести регистрацию распоряжения в журнале учета приказов по предприятию.
На следующей строке записывают дату оформления документа и место.
Далее, посередине можно записать краткое содержание приказа — к примеру, «Об утверждении штатного расписания».
Затем с красной строки нужно указать причину, из-за которой в субъекте бизнеса решено использовать данный документ. Это будет вводная часть распоряжения.
Следующим этапом указывается слово «Приказываю», и затем в виде пунктов перечисляются необходимые распоряжения:
- Принять в компании новое штатное расписание. Здесь также нужно перечислить какое количество штатных единиц содержит документ, и какую сумму составляет фонд оплаты.
- Выполнить ввод документа в действие, с проставлением даты, с которой это будет сделано. Если в приказе такая дата не упомянута, то документ будет начинать действовать с момента издания распоряжения.
- Если до это действовало штатное расписание, то необходимо указать, что оно потеряло силу.
- Указать, на какого работника компании будет возложена обязанность по исполнению распоряжения. Как правило, этим занимается кадровый работник либо главный бухгалтер.
- Указать, кто должен под роспись ознакомить всех оформленных работников с новым документом.
Внимание! В приказе необходимо упомянуть приложения к нему. В данной ситуации, в его качестве выступает бланк вводимого штатного расписания, по которому необходимо проставить реквизиты.
Полностью составленное распоряжение должен подписать руководитель организации, с указанием расшифровки подписи.
Завершающим этапом обработки приказа будет проставление на нем подписей всех упомянутых ответственных лиц. Они должны прочитать текст, а затем указать свою должность, фамилию, поставить подпись и дату, в какую произведено ознакомление.
Как внести изменения
Условия работы субъекта бизнеса с течением времени могут меняться. По этой причине у администрации может возникать потребность скорректировать имеющееся штатное расписание. Условно возможные коррективы можно разделить на существенные и небольшие.
В первой ситуации, как правило, число необходимых изменений так велико, что ответственному работнику лучше составить новый документ и ввести его в действие. Во второй — дополнить расписание можно при помощи отдельного приказа с перечислением изменений.
Внесение изменений может потребоваться в следующих случаях:
- В организации открыта новая должность.
- Принято решение поменять название имеющейся должности.
- Производится сокращение штата.
- У должностей меняется размеры окладов и тарифных ставок.
- Принято решение убрать из документа незанятые должности.
Обычно, такой работой занимается кадровый работник. В небольших субъектах эти обязанности могут возлагаться на бухгалтера, секретаря и т. д.
Внимание! В случае, когда изменения выполняются путем создания нового документа, процесс его ввода в действие аналогичен вводу первоначального бланка.
biznessproffi.ru
Форма приказа об утверждении штатного расписания: образец на 2018-2019 годы
Штатное расписание — это организационно-распорядительный акт, который дает представление о численности работников предприятия и заработной плате. Он формируется ежегодно на малых и больших учреждениях, не зависимо от штатной численности. В табеле указываются должности и причитающийся им размер оклада, надбавок, а также сумма заработной платы за месяц.
Документ составляется обычно в ноябре/декабре на следующий календарный год и утверждается руководителем компании. Если предприятие небольшое, и численность персонала не меняется или меняется очень редко, то кадровый график допустимо формировать на срок, превышающий один год.
Вновь прибывшему сотруднику необходимо ознакомиться с местным нормативным актом, регламентирующим численность служащих на предприятии, и поставить свою подпись.
Документ имеет стандартизированную форму Т-3, заполняет которую отдел кадров. Затем директор издает приказ, который утверждает табель количества штатных единиц.
Содержание статьи
Необходимость и цели
Создание приказа об утверждении табеля необходимо при выпуске в делопроизводство нового расписания, в котором зафиксирована численность и зарплата сотрудников.
Также распорядительный акт потребуется в случае перевыпуска формы Т-3, в которой была произведена корректировка данных. Поправки могут возникнуть в связи с выбытием сотрудника по причине сокращения штата или перевода работника на другую должность.
В целях повышения трудовой эффективности на предприятии разрабатывается четкая структура кадрового состава. Нанимаются работники, выполняющие ту или иную задачу, для контроля за выполнением работы структурных подразделений назначаются начальники отделов.
Министерство труда РФ в своем Приказе №222 от 04.09.2000 утвердило способ расчета численности определенных категорий работников. Данную методику можно использовать для определения оптимального числа сотрудников предприятия.
Структурированный график упорядочивает общую численность сотрудников и позволяет грамотно спланировать бюджет компании. Необходимость документа определяется Трудовым кодексом РФ, где не раз указываются ссылки на кадровый нормативный акт.
Согласно статье 15 ТК РФ, свою трудовую функцию работник выполняет согласно штатному расписанию. В случае проверки предприятия налоговой или аудиторской службой возникает меньше вопросов касательно правильного расходования средств и выполнения социальных обязательств компании.
Данный нормативный акт необходим на предприятии для решения спорных кадровых вопросов. Например, если сотрудник попал под сокращение штата, законодательство РФ обязывает работодателя предложить ему другую свободную должность, если таковая имеется.
Приказ об утверждении штатного расписания является нормативным актом, относящимся к основной деятельности предприятия. Только после его подписания само расписание вступает в силу.
Структура и форма документа
Для штатного расписания Госкомстатом РФ предусмотрена стандартизированная форма Т-3. Она включает в себя следующие разделы:
- номер и дата разработки;
- период, на который составлено ШР;
- номер и дата приказа;
- название и код производственного участка;
- должности, категории и классификации;
- количество служащих на предприятии;
- оклад работников и возможные надбавки;
- общая сумма заработной платы с учетом всех надбавок;
- суммированная заработная плата по всем служащим;
- примечания.
Документ имеет табличный вид. В первой графе значится название производственного участка в полной или сокращенной форме. Третья графа подразумевает перечень должностей. Они указываются в соответствии с отделами, к которым данные профессии принадлежат.
В четвертом столбце отражена численность работников по специальностям. С 5 по 8 графу указан оклад и всевозможные надбавки, к примеру, за ненормированный рабочий день, премии, если таковые есть, или доплата за выслугу лет.
Девятая графа суммирует все выплаты, положенные работнику. В последнем столбце остается место под примечания. Итоговая строка дает общую сумму по заработной плате всего персонала предприятия.
Профессиональный табель оформляется в целом на организацию, но может группироваться по производственным отделам и категориям сотрудников.
Данные, указанные в кадровой таблице, не являются действительными без заверенного приказа. Генеральный директор или главный бухгалтер при необходимости имеют право вносить корректировки в документ, которые также отражаются в приказе.
Порядок составления и введения на 2018 год
Разработкой производственного табеля занимается специалист отдела кадров. Но руководитель предприятия, при желании, может поручить разработку документа другому компетентному сотруднику, например, экономисту или главному бухгалтеру.
Работник, который занимается «ведением» нормативного акта, должен ежегодно обновлять содержательную часть табеля и при необходимости вносить изменения.
Кадровая таблица на следующий календарный год, как правило, составляется в конце текущего года. В конце 2018 года идет разработка документа на 2019 год.
Прежде чем ввести форму Т-3 в делопроизводство, необходимо выпустить приказ о составлении штатного расписания на 2018 год. С данным документом под роспись должен быть ознакомлен исполнитель.
Если в заполненной действующей форме Т-3 позже будет найдена ошибка, отвечать за это будут лица, принимавшие участие в ее разработке.
Порядок введения штатного расписания в документооборот в 2018 г.:
- Выпускается приказ о составлении ШР.
- Регистрация приказа в журнале.
- Ознакомление с документом заинтересованных работников компании.
- Анализ структуры организации.
- Заполнение данных в табель.
- Ознакомление руководителя с готовым документом.
- Готовится приказ об утверждении ШР.
- Документ важно зарегистрировать в книге распорядительных актов по ОД.
Как сформировать штатное расписание в 1С, можно узнать из данной инструкции.
Основные реквизиты
Универсального образца приказа об утверждении штатного расписания не существует. Составить его можно в произвольном виде, но обязательно на фирменном бланке компании.
В приказе присутствуют все типичные реквизиты, характерные для распорядительной документации, а именно:
- yаименование учреждения;
- номер ИНН, КПП, ОКПО;
- номер распорядительного акта;
- город, в котором располагается головной офис компании;
- дата создания;
- содержание;
- приложение;
- инициалы, должность и подпись генерального директора;
- инициалы, должности служащих компании, ознакомленных с нормативным актом, и их подписи.
В шапке распорядительного акта должна значиться организационно-правовая форма предприятия, его название, адрес и телефоны.
Содержание документа включает в себя:
- количество единиц, состоящих в штате организации;
- общую сумму денежных средств, выделенных на заработную плату;
- дата, с которой ШР вступает в силу, и его номер;
- должность и инициалы лица, отвечающего за исполнение распорядительного документа;
- названия производственных участков, если табель создается для отдельных отделов компании;
- дата и номер утверждения ШР;
- число листов, занимаемых утверждаемой формой Т-3.
В приказе, утверждающем ввод кадрового табеля делопроизводство, нет констатирующей части. Слово «приказываю» начинает основную мысль документа. Причины, поясняющие необходимость утверждения штатного расписания, указывать не обязательно.
Заполненный образец
При оформлении приказа кадровый сотрудник должен взять незаполненный стандартный бланк нормативного акта и привести его в соответствие с действующим штатом.
Утверждающий приказ по своему смыслу должен быть емкий, лаконичный и не перегруженный лишней информацией. Название компании в нем указывается такое же, как в учредительных актах.
Численность сотрудников и общий фонд оплаты труда в приказе прописываются цифрами. Прописью заполнять ни в коем случае нельзя.
Документы для скачивания (бесплатно)
Если в процессе ввода табеля или приказа о ШР в делопроизводство были допущены ошибки, стоит заново создать данные документы.
Как утвердить и можно ли внести изменения
Штатное расписание, как правило, разрабатывается на год. Если в кадровом составе были отмечены значительные изменения, издается новый нормативный акт в ноябре-декабре текущего года. Допускается оформлять табель один раз на несколько лет вперед, если кадровые корректировки незначительные.
Важно понимать, что без подписания руководителем приказа об утверждении штатного расписания последнее не будет считаться действительным.
Все возникшие недочеты при составлении штатного расписания нужно устранить до издания соответствующего приказа. При составлении распорядительного акта важно правильно указать число, с которого заполненное расписание вступает в силу. Дата утверждения приказа может совпадать с датой его создания. Кадровый табель нельзя вводить в оборот прошедшим днем.
Необходимо, чтобы с подготовленной формой Т-3 предварительно ознакомились начальники структурных подразделений и отдельные сотрудники. Далее документ согласовывается с главным бухгалтером, управляющим отделом кадров и генеральным директором компании.
Обязательно должны быть указаны инициалы заинтересованных сотрудников, наименование их должностей и подписи. Рядом с автографами необходимо проставить дату ознакомления с документом. Только после визирования готовой формы Т-3 всеми вышеперечисленными лицами можно приступить к подготовке приказа.
В случае кадровых изменений возникает необходимость внесения изменений в действующее штатное расписание. Сделать это можно двумя способами:
- Выпустить приказ о внесении изменений в действующую форму Т-3.
- Составить новый табель численности персонала.
Во втором случае обязательно издается приказ об утверждении нового ШР. Но измененные данные отражаются не в нем, а в самом обновленном табеле.
Если на предприятии нумерация документов обновляется каждый календарный год, номер штатного расписания также подвергается обнулению. При частой корректировки данных в документе целесообразно не продолжать старую нумерацию, а начать ее заново.
Печать на распорядительном документе должна проставляться обязательно, если форма приказа разработана непосредственно самим предприятием или нормативный акт будет использоваться для предоставления контрагенту. В противном случае фирменный оттиск компании ставить не нужно.
Где и как долго хранится
Приказы, связанные с утверждением или внесением изменений в профессиональный график, хранятся в кадровой службе предприятия. Они должны находиться папке, предназначенной специально для приказов, связанных с изменениями в составе персонала.
Срок хранения приказа составляет не менее 5 лет. Далее бухгалтер перемещает документ в архив организации, где распорядительный акт находится постоянно. Для штатного расписания предназначена отдельная папка.
При возникшей необходимости из архива кадровые документы выдаются только руководителю организации, главному бухгалтеру или иным доверенным лицам.
Все об изменении штатного расписания от «А» до «Я» представлено в данной видео-инструкции.
znaybiz.ru
образец, правила заполнения и основные реквизиты
Как правильно составить приказ об утверждении штатного расписания?Успех компании, как и прозрачность её деятельности для клиентов и проверяющих органов, во многом зависит от правильной организации труда персонала. Для этого необходимо чётко структурировать деятельность учреждения, назначить конкретных людей, несущих ответственность за выполнение той или иной задачи, контролировать их работу, а также оптимизировать процесс принятия решений и вовремя довести их до сведения работников.
Дорогие читатели! Мы постоянно пишем актуальные и полезные материалы на наш интернет-журнал по бизнесу и финансам, подписывайтесь на наш канал в Яндекс-Дзен! Именно для осуществления таких задач требуется соответствующая нормативно-регламентирующая документация — штатное расписание.
Что такое штатное расписание?
Документ, пункты которого служат формированию кадрово-структурной организации учреждения, а также установлению регламента его работы, называется штатным расписанием.
Как правило, в нём должны быть точно указаны следующие сведения:
- имеющиеся в компании подразделения;
- должности работников, соответствующие ЕНДС и ЕТКС;
- оклады и надбавки работников;
- дополнительная информация, которую руководитель компании считает нужным документировать в рамках штатного расписания в целях оптимальной организации работы.
Штатное расписание форма Т-3 — образец заполнения вы можете скачать здесь.
Действие штатного расписания
Штатное расписание — в первую очередь руководство по утверждению должностных инструкций для всех внесённых в него работников, независимо от занимаемой в организации должности. В частности, оно руководит деятельностью отдела кадров и бухгалтерии.
Их функция в данном случае — подготовка этого документа, а также внесение в него необходимых дополнений и исправлений. В крупные компаниях штатным расписанием утверждаются для этих целей особые структурные подразделения — отделы труда и заработной платы.
Как правильно составить приказ о назначении генерального директора и какие реквизиты в нем должны присутствовать — читайте в этой статье.
Оформление штатного расписания
Штатное расписание оформляется по унифицированной форме Т-3 (утвердил Госкомстат Российской Федерации). Каждая штатная единица помещается в своём подразделении, указывается число единиц, а также вносятся их наименования в соответствии с государственными квалификационными справочниками.
Для указания вакантных должностей существует графа примечаний. Штатное расписание должно включать в себя как перечень основных рабочих мест, так и места для работников с почасовой оплатой или неполным рабочим днём. Могут не быть указаны лишь те сотрудники компании, которые работают по сдельным или отдельным аккордным договорам.
Приказ об утверждении штатного расписания — бланк для заполнения вы можете скачать тут.
Штатное расписание форма Т-3: образец заполнения по ООО.Всегда ли необходимо штатное расписание?
Штатное расписание входит в число обязательного пакета документов для государственных предприятий и учреждений. Для частных компаний его обязательность напрямую законом не установлена.
Узнать, как составить приказ о приеме на работу и скачать его образец заполнения, вы можете в нашей новой публикации.
Однако статья 15 Трудового Кодекса Российской Федерации определяет признаки трудовых отношений как работу, соответствующую штатному расписанию. Поэтому оно необходимо в первую очередь для справедливого решения по трудовым спорам, рассмотрение которых входит в компетенцию судопроизводства.
К примеру, в случае, когда работник был уволен по сокращению штата, закон обязывает руководителя предложить ему другую вакансию в организации, если она имеется.
И если дело дойдёт до суда, наличие или отсутствие такой вакансии в штатном расписании может повлиять на судебное решение о законности увольнения.
Если же штатного расписания вовсе нет, суд вполне может принять сторону уволенного работника, вследствие чего работодателю будет грозить административная ответственность.
Кроме того, в случае проверки деятельности предприятия социальной службой или налоговым органом, при наличии штатного расписания бухгалтерии будет гораздо легче подтвердить правильное расходование фондов и социальные обязательства компании, а отделу кадров — достоверность сведений о сотрудниках.
Как утвердить штатное расписание?
Действие штатного расписания на календарный год, как правило, начинается с 1 января. Для его вступления в силу отдаётся соответствующее распоряжение руководителя компании или её филиала — приказ об утверждении штатного расписания. В случае необходимых изменений в течение года они утверждаются отдельным приказом.
Чтобы эта работа осуществлялась точно и своевременно, для соответствующих рекомендаций и указаний в учреждении существует внутренняя инструкция по делопроизводству.
О выходе приказа об учреждении штатного расписания делается запись в специальном документе, именуемом книгой приказов по основной деятельности.
Образец приказа об утверждении штатного расписания.Порядок составления приказа об утверждении штатного расписания
Форму приказа готовят, как правило, руководители и сотрудники кадровой службы компании. Утверждает штатное расписание руководитель организации, его заместитель или уполномоченное руководством лицо. Заверение формы документа осуществляется при помощи оттиска печати учреждения, её визирует главный бухгалтер и руководитель отдела кадров.
Что такое приказ о премировании сотрудников и для чего необходим этот документ — читайте в материалах этой юридической статьи.
В приказе об утверждении штатного расписания указывается каждый необходимый реквизит, который соответствует распорядительной документации:
- название учреждения;
- местонахождение его головного офиса;
- номер приказа;
- дата выхода приказа;
- ФИО, должность и подпись руководителя;
- ФИО, должности и подписи служащих, ознакомленных с приказом.
В содержание приказа об утверждении штатного расписания входит:
- число штатных единиц;
- месячный фонд заработной платы;
- дата вступления в силу штатного расписания;
- ФИО и должность ответственного за исполнение приказа;
- номер и дата утверждения штатного расписания;
- количество занимаемых штатным расписанием листов.
Приказ об утверждении штатного расписания — образец документа находится по этой ссылке.
В приказе об утверждении штатного расписания отсутствует констатирующая часть, вначале стоит слово «приказываю», поскольку никакие дополнительные пояснения для того, чтобы утвердить штатное расписание, не нужны. Однако, если руководитель сочтёт это целесообразным, он может привести одну или несколько причин утверждения данного приказа.
О том, что такое штатное расписание и как его составить в программе 1С ЗУП вы можете узнать в этом видео-уроке:
Позвоните по телефону +7 (499) 288-03-12 или задайте вопрос и получите ответ юриста через 5 минут. Консультация бесплатная!
fbm.ru