Правильное планирование – Как рационально использовать свое время, чтобы все успевать. Секреты экономии времени

Большой привет всем читателям онлайн-журнала! Давно в голове крутилась идея написать статью, связанную с тайм-менеджментом и выписать наиболееэффективные способы планирования рабочего времени. А тут на днях один из читателей напомнил об этом и я решил сегодня поделиться с вами своими соображениями по этому поводу.

Уверен, что каждый из вас очень много раз замечал за собой: вроде весь день пашешь как проклятый, невероятно занят чем-то, но к концу дня, задумываясь над тем, что сегодня успел сделать, с большим удивлением понимаешь – существенного результата нет.

Как обычно проходит день у среднестатистического россиянина?  Проснулся, покушал (если уже есть, что кушать). Поехал на работу с мыслями: “Сегодня важный день. Сегодня все нужно успеть! Приехал, сел за рабочий стол и смотришь намонитор: Так-с, с чего бы лучше начать…?. Надо бы почту проверить…, ну и в контакт по пути зайти на минутку… Прошло часа два. Вспомнил, что работать надо. Только начал работать, как вдруг мужики позвали покурить, пошел с ними, незаметно полчаса прошло за разговором. А тут и обед уже скоро, на фига напрягаться, ведь после обеда куча времени, все успеешь. После обеда внезапно начальник отправил на встречу с партнерами. Приезжаешь под вечер в офис, понимаешь, что ни черта не успел, задерживаешься на работе, чтобы все доделать. Внезапно вспоминаешь, что сегодня день рождения у какого-нибудь близкого человека, звонишь ему, поздравляешь, и говоришь, что не придешь, т.к. очень много работы. Приезжаешь домой с работы, настроения нет, уставший как собака, берешь пару бутылок пивка, чтобы настроение поправить. С детьми нет желания играть, с женой (мужем) тоже сейчас не самый лучший момент провести время. Включил телик и вскоре вырубился в кресле, даже не допив свое пиво. И так день за днем…

Надеюсь, что вы проводите свой день с большей пользой. Тем не менее, очень много людей так и проживают каждый свой день. Естественно, то, что я привел в пример – это мизерная часть того, что происходит с людьми на самом деле. Есть куча и других побочных действий. А все из-за того, что человек живет сегодняшним днем и проводит его так, как сложатся обстоятельства. Отсюда продуктивность, что в рабочем плане, что в семейном близка к нулю. К счастью, выход есть. Увеличить свою продуктивность поможет ежедневное планирование своего дня.

Ежедневное планирование своего времени является неотъемлемой частью любого успешного человека. Ведь когда человек всегда знает, чего он хочет и что нужно делать в определенный момент времени, он успевает сделать гораздо больше, чем тот, кто проводит свой день “как получится”.

Приведу десять основных правил, придерживаясь которых можно составить свойраспорядок рабочего дня максимально эффективно. Конечно же это не панацея, и каждый может редактировать свой ежедневник в соответствии со своими силами, объемом работы, скоростью выполнения задач, режимом сна, отдыха и т.д.

1. Старайтесь придерживаться принципа 70/30

Оптимальным решением является планирование 70% собственного времени.  Согласитесь, некоторые события трудно предсказать, и практически каждый день происходит некий “эффект неожиданности”, поэтому всегда нужно оставлять часть времени свободным. Либо, как вариант, в каждом временном промежутке делайте определенный запас.

2. Составляйте план на следующий день сегодня вечером.
Планировать следующий день в конце сегодняшнего дня похвально, но чтобы ничего не забыть, обязательно все свои дела записывайте. Разграничьте дела по степени важности, разделив записную книжку на два столбца. В первом запишите то, что требуется сделать безотлагательно. Во втором – что менее важно и в случае форс-мажора может быть перенесено на другой день.

Задачи и дела, с которыми вы справились, одни за другими вычеркивайте. Это будет служить для вас дополнительным стимулом и прибавлять новых сил для решения оставшихся задач. Чем меньше задач у вас будет оставаться, тем больше уверенности в том, что с ними справитесь, вы получите.

В конце каждого дня в самом низу можно добавить надпись типа: “Ура! Я это сделал”, “Я молодец! Но это только начало!”, “Я все успел! Я крут! Но еще много дел впереди!”. Эта надпись также будет с самого утра стимулировать вас добиваться поставленных задач и в то же время не расслабляться.

3. Старайтесь выполнить большую часть запланированного до обеда.
Когда вы в середине дня осознаете, что самое важное на сегодня сделано и уже позади, гораздо проще выполнять оставшиеся дела. Воспользуйтесь обеденным перерывом, чтобы решить свои личные дела (позвонить родственникам, ответить на пропущенные звонки, обсудить вопросы с банком по кредиту, оплатить счета и т.д.). На вечер оставьте минимум (переговоры с застройщиком, поход в салон, покупка продуктов, тренировка в спортзале).

4. В каждый рабочий час вносите минуты отдыха.
Обязательное правило для всех. Чем чаще вы будете отдыхать, тем продуктивнее будет ваша деятельность. Каждый для себя выбирает наиболее удобную для себя схему, но особенно хорошо работают две схемы: 50 минут работы / 10 минут отдыха либо 45 минут работы / 15 минут отдыха.

Во время отдыха совсем не обязательно курить бамбук и плевать в потолок, лежа на диване. Ведь это время можно провести с пользой. Сделайте разминку: отожмитесь, подтянитесь, постойте на голове (если позволяет место), сделайте зарядку для шеи и глаз. Приведите рабочее место в порядок, сделайте уборку в доме или офисе, почитайте книгу, прогуляйтесь на свежем воздухе, сделайте запланированные звонки, помогите в чем-то коллегам (семье, если работа дома) и т.д.

5. Старайтесь создавать реалистичное планирование.
Не стоит заваливать себя таким объемом работ, с которым вы не справитесь. Не впадайте в крайность чрезмерного планирования (типа вам любые горы по плечу) и планируйте лишь такой объем задач, с которым Вы реально можете справиться.

Прошу не путать планирование с целями. Цели у вас могут быть сверхграндиозными, они, в принципе, такими и должны быть. Но для того чтобы добиться этих целей в кратчайшие сроки, должно быть реалистичное грамотное планирование поставленных задач. Это абсолютно не означает, что вы должны работать каждый день до потери пульса, чтобы как можно скорее добиться цели. Лучше делать одно дело небольшими порциями стабильно каждый день, чем это же дело делать от начала до конца дня хаотично и наспех. Тогда и вы не будете измотанными, и достижение целей будет проходить планомерно.

Кроме этого, в конце каждого дня добавляйте графу “План выполнен на ____%” и вписывайте туда процентное соотношение ваших выполненных задач на сегодня. Это послужит для вас дополнительной стимуляцией, а также даст возможность сравнивать результаты и в дальнейшем делать соответствующие корректировки при планировании своего времени.

Старайтесь каждый день хоть не намного, но перевыполнить план. Т.е. старайтесь дополнительно закрывать те задачи, которые в плане не были указаны. Естественно, за их решение следует браться только после того, как все запланированные задачи уже будут выполнены. Согласитесь, приятно же наблюдать свою сверх-продуктивность, глядя на цифры 105%, 110%, 115% в конце каждого рабочего дня.

6. Крупные задания выполняйте небольшими частями.
Эту тактику еще называют тактикой “нарезания салями”. Еще Эйнштейн подметил, чтобольшинству людей нравится рубить дрова, потому что при этом за действием сразу следует результат

Для примера возьму создание какого-нибудь продукта: Можно каждый день в ежедневник тупо вносить строчку “Создать видеокурс” и работать над этим курсом. Но в этом случае есть несколько больших минусов:

• вы не имеете возможности заранее предугадать срок выполнения своего курса
• каждый день вы не знаете, с чего именно вам продолжить работу над курсом
• у вас нет чувства удовлетворения от проделанной работы, пока вы не закончите работу над своим курсом полностью

Если же создание курса поделить на множество мелких порций и закрывать их постепенно, то всех перечисленных минусов можно легко избежать.

Те задачи, выполнение которых у вас вызывает, мягко говоря, недовольство, либо в которых вы некомпетентны, смело делегируйте другим специалистам, которым выполнять подобные задачи по кайфу. Вы сэкономите уйму времени, а планируемая работа будет выполнена более профессионально.

7. Побудьте в тишине некоторое время.
Часто бывает, что телевизор в соседней комнате, радио, которое работает сутками напролет, чьи-то голоса, проходящие мимо вас люди, строящееся здание на соседней улице в итоге так раздражают, что просто невозможно нормально сконцентрироваться на выполнении важных дел. Вместо разрешения  конкретных задач в голове крутятся колготки за 574 рубля, которые сегодня купила ваша сотрудница, либо последний супер-мега-хит Джастина Бибера, играющий сейчас по радио.

Для выполнения чрезвычайно важных заданий необходимо иметь возможность работать спокойно, без каких-либо помех извне. Именно в этом случае вы сможете, максимально сосредоточившись, добиться наивысшей производительности труда и результативности.

8. Убирайте предметы на место, как только закончите ими пользоваться.
Это существенно сэкономит вам время в будущем, а также поможет избежать беспорядка. Не даром говорят: “Если хочешь узнать о своем будущем партнере, посмотри на его рабочий стол. Какой порядок на его столе – такой порядок и в его делах”.

Советую вам вообще выкинуть все свои старые и ненужные вещи, избавьтесь от лишнего хлама, чтобы на столе лежало только самое необходимое для работы.

Держите вещи в четко определенных местах. Например, все документы сложите в отдельную папку или коробку, квитанции и чеки также держите сколотыми в определенном месте, ручки и карандаши в наиболее удобном для использования месте. Благо, сейчас можно без труда приобрести специальные наборы, боксы, футляры для решения этой проблемы.

Сделайте это и почувствуете невероятный эффект!

9. Избавьтесь от ненужных вам вещей.
Все запасы старых вещей, оставленные на случай “а вдруг пригодится”, не принесут вам ничего, кроме лишней пыли и беспорядка. Кроме этого, считается, что вещи, отправленные нами «в утиль» на антресоль, в чемоданы, под диван, в кладовку, на кухонный гарнитур, несут в себе негативную энергетику.

Это, как вы поняли, касается не только рабочего стола, но и рабочего и домашнего пространства в целом. Поэтому безжалостно избавьтесь от этих “очень нужных вещей, которые вам жалко выбросить”. Соберите все добро в грузовик, отвезите на свалку и сожгите. Если уж реально жалко, то поставьте все рядом с подъездом, нуждающиеся быстро разберут. Одежду и обувь можно развезти по детским домам и домам престарелых. Вам будут только благодарны.

10. Ведите активный и здоровый образ жизни.
Если вы еще не очень дружите со спортом, гимнастикой, водными процедурами, правильным питанием и т.д., то советую что-нибудь из этого внести в свой распорядок дня. Даю стопроцентную гарантию, что результаты вас весьма порадуют. Главное, чтобы вы не филонили и четко следовали вашему спортивному графику. Вы даже сами не заметите, как быстро улучшится ваше здоровье и общее физическое состояние. Также вы без труда сможете избавиться от вредных привычек, если поставите перед собой цель и вместо вредных привычек встроите хорошие привычки.

Следует помнить, что лучший сон – это сон до полуночи часов, т.к. в этот период ваш организм отдыхает и набирается сил наилучшим образом. Другими словами,ложитесь спать сегодня, а не завтра.

Высыпайтесь, занимайтесь спортом, правильно питайтесь. Ваше тело отблагодарит Вас хорошим самочувствием, высоким уровнем позитивной энергетики и готовностью к продуктивной деятельности.

В конце приведу пример своего распорядка, чтобы вам было с чем сравнить. Не могу сказать, что это идеальный универсальный распорядок дня для всех, но лично меня он полностью устраивает. В сравнении с самым первым моим распорядком в нем не раз происходили корректировки и на данный момент он выглядит следующим образом…

ИДЕАЛЬНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ СВОЕГО ДНЯ С МОЕЙ ТОЧКИ ЗРЕНИЯ

Небольшие пояснения к плану:

• Данный распорядок рассчитан на будние (рабочие дни) и на выходные не распространяется. В выходные должен быть свой план, но заточенный именно на отдых (все остается также, грубо говоря, меняется только Рабочий процесс на Отдых), в крайнем случае некоторые рабочие моменты переносятся на выходной день (если что-то не успели сделать или что-то смертельно важно).
• Каждый временной промежуток берется с некоторым запасом. Отклонение от распорядка на 30 минут – это нормально.
• Утро у каждого может начинаться с другого времени. Просто я перешел на более раннее время, чтобы успевать больше и это дало положительные результаты.
• Время выезда из дома на работу и обратно также для каждого может быть разным. Я выбрал для себя оптимальное время – когда в городе уже рассасываются пробки.
• Ежедневное чтение литературы считаю обязательным правилом для всех. Если не позволяет время читать на работе – читайте на обеде, в автобусе, после работы, перед сном.
• Бывает, что в связи с дополнительными делами приходится ложиться спать гораздо позднее. В любом случае старайтесь просыпаться согласно вашему графику, иначе ваш распорядок дня постоянно будет смещаться, а это не есть хорошо.
• В выходные дни можно позже вставать и позже ложиться, но при этом также придерживаться графика, просыпаясь и ложась в одно и то же время (к примеру, на час или два позже, чем в будние дни).

Для планирования своего времени можно использовать органайзер, блокнот, обычный лист бумаги, тетрадь, различные специальные программы и приложения. Лично я использую очень удобный в работе Календарь от Google. Кроме того, что в нем имеется ряд полезных функций, он синхронизируется с мобильными устройствами, а значит всегда под рукой, где бы вы ни находились. Вообще, в сфере синхронизации приложений Google шагает огромными шагами. Это очень облегчает работу, когда в одном аккаунте под рукой всевозможные помощники, которые еще и между собой синхронизированы.  Я уже не представляю работу за компьютером и в телефоне без Google Chrome, Календаря, YouTube, Диска, Переводчика, Google+, Карты, Analitics, Picasa и множества других полезных сервисов. А еще советую воспользоваться супер-планировщиком Wunderlist

Вот и все, о чем я хотел сегодня вам рассказать. Если вы еще не ведете свой ежедневник и не ставите перед собой цели – немедленно начните это делать и продолжайте это делать постоянно! Надеюсь, вышеперечисленные 10 золотых правил помогут вам в планировании своего времени и вы начнете успевать гораздо больше.

gde-dohod.ru

25 правил планирования времени – Конструктор Успеха

Наш год — новый, учебный, астрологический и любой другой, какой вы только можете себе придумать, — всегда начинается с грандиозных планов. Планов громадье, а в итоге ничего не успевается и не реализовывается. Правила тайм-менеджмента не работают. Дедлайны нарушаются. Куча начатых и незаконченных дел, недочитанных книжек, купленных, но так и не открытых изданий… Давайте с этим разбираться! Тем более что и повод подходящий – скоро новый год, который, кстати, может начаться и с декабря.

Основные правила планирования времени

1. 1. Ни дня без плана! Планировать нужно, чтобы понимать, куда мы движемся. Иначе будем бесцельно дрейфовать целый день и никуда не причалим. Некоторые советуют планировать день с вечера, другие — рано утром. Но то, что это нужно делать, — факт. Попробуйте и утреннее, и вечернее планирование и решите, какое для вас удобнее. Уделяйте планированию ежедневно от 15 до 30 минут. Именно пишите — ручкой, в блокноте или на листочке. Тут действует принцип: записал — запомнил — выполнил. 
   2. Подводите итоги! Не менее важен, чем планирование, контроль за собственным планом. Вы сможете проанализировать, что не так, понять, на что тратите время, и, возможно, уменьшить количество дел. Подводите итоги предыдущего дня, прежде чем планировать следующий. А люди, которые никогда ничего не планировали или не знают, как разобраться в хаосе собственной жизни, могут посвятить неделю наблюдениям и записям: просто фиксируйте, что вы делаете, ничего не меняя. А уж выводы сделаете через неделю.
   3. Составьте таблицу дел на месяц! Предположим, вы хотите каждый день читать художественную литературу, заниматься английским, развить память, ходить на пробежку, следить за чистотой в квартире, уделять время хобби и т.д. Но в итоге получается, что проходят дни, а вы ни одной книжки не прочитали, ни одного нового иностранного слова не выучили… Возьмите лист формата А4 и расположите его по горизонтали. Слева запишите в колонку все регулярные задачи и разлинуйте лист сверху вниз с учетом количества дней в месяце. Ежедневно отмечайте, что вам удалось сделать. Можно, к примеру, зарисовывать «успешный» квадратик ярким маркером. В конце месяца подведите итоги и выберите себе награду, если в каждом пункте заштрихованный квадратик встречался минимум десять раз. Меньше трех — ищите дополнительную мотивацию и перекраивайте свой ежедневный план.
   4. Делу – время! Планируйте не просто дела, а время их выполнения. Иными словами, ограничивайте себя. Причем лучше чуть уменьшать, чем увеличивать. Тогда вы не будете подсознательно растягивать работу, а мобилизуетесь и быстро все сделаете за отведенное время. Как только время вышло, заканчивайте работу и переходите к следующему пункту (не забудьте только сделать 10-15 минутную паузу). Даже если дальше по плану у вас отдых, не соблазняйтесь поработать еще чуть-чуть. Так вы постепенно приучите себя выполнять работу точно в срок.
   5. Используйте календарь! Важные дела — встречи, походы в кино, дни рождения — удобнее отмечать в телефоне. И параллельно в блокноте (см. следующий пункт). Также можно использовать телефон для составления списка дел (или держать в нем список покупок) и постепенно удалять сделанное. Но вот для комментариев, заметок, быстрых пометок и записей новых идей телефон менее удобен. Хотя, возможно, это дело привычки. И если под рукой нет ничего другого, а вам в голову пришло что-то гениальное, просто включите диктофон и запишите свои мысли, пока они не «убежали». Кстати, записывайте все! Не стоит полагаться на свою память.
   6. Купите планировщик! Планировщик существенно отличается от ежедневника. В ежедневнике в поле вашего внимания обычно попадают два дня, а в планировщике — целая неделя. Мы мыслим, работаем и живем неделями, поэтому, хотя текущие планы нужны и важны, их все же лучше фиксировать и отслеживать в контексте недели. С этой точки зрения планировщик станет для вас лучшим помощником. Кроме того, в нем можно записывать планы на месяц, год и даже на 5-10 лет (мы ведь ставим себе и долгосрочные цели). Еще в нем есть страницы для заметок, иногда выделены листы для записи книг, которые вы хотите прочитать, или фильмов, которые намерены посмотреть, есть красивые наклейки, помогающие сделать планирование удовольствием и творчеством. На первый взгляд планировщики выглядят по-детски и подойдут разве что школьникам и студентам, однако на поверку оказываются очень удобными и для бизнесменов. Не уверены, что вам подойдет планировщик? Купите обычный школьный дневник (они сейчас тоже яркие и красивые, на качественной бумаге) и распланируйте месяц. Увидите: это удобно! А еще в школьном дневнике ограничено место, так что уж точно много не запланируете. Ровно столько, сколько успеете сделать.
   7. Создайте свой идеальным органайзер! Возможно, вы слышали о системе Bullet Journal. Ее идея заключается в том, что вы можете самостоятельно, исходя из ваших увлечений, целей, образа жизни и т.д., разработать собственный органайзер, он же дневник, он же ежедневник. Создатель системы — веб-дизайнер и, видимо, по дизайнерской привычке предлагает не только составлять списки дел, но и маркировать их в зависимости от вида. У него есть своя система значков. Поначалу она может показаться сложной, но потом вы привыкните обозначать квадратиками, к примеру, встречи, кружочками — домашние дела, кружочками в квадратике — что-то еще. Существуют подробные видеоинструкции о том, как вести Bullet Journal по стандартам его изобретателя. Но вы можете отойти от правил (особенно если творчество в вас бурлит) и ввести свою систему обозначений, а еще красиво оформить ваш Bullet Journal. В общем, вам будет чем заняться в ближайшие несколько дней. Между прочим, подмечено, что создание своего органайзера успокаивает нервы. Отличная альтернатива валерьянке!
   8. Попробуйте систему Pomodoro! Ее суть заключается в том, что вы работаете 25 минут, потом 5 минут отдыхаете и так, сколько выдержите. Но после трех циклов рекомендуется сделать большой перерыв, минут на 20-30. В Интернете масса Pomodoro-таймеров, так что вам не придется постоянно включать будильник на своем телефоне, а потом его выключать. Вам может показаться, что за 25 минут ничего не успеешь, однако это не так. К тому же ощущение быстротечности отведенного времени стимулирует вас работать, а не прохлаждаться. Ну а за 5 минут тоже можно много успеть: и в туалет сбегать, и кофе налить, и даже пару звонков сделать. В пятиминутку можно поприседать или выполнить гимнастику для глаз. Возможно, эта система вам подойдет. Еще один ее плюс в том, что она позволяет приблизительно рассчитать, какой объем работы вы можете выполнять за 25 минут. Впоследствии это поможет вам планировать время лучше.
   9. Не отвлекайтесь! Ни на что! Пока вы работаете, нет телефона, соцсетей и писем, срочно требующих ответа. Сосредоточьтесь только на задаче, которую вы должны выполнить. Существуют определенные методики, которые не дают отвлекаться во время работы.  Кстати, именно поэтому нужно ограничивать время работы — чтобы знать, когда вы наконец-то выдохнете. Понимание того, что вам придется сидеть над этим отчетом не бесконечно, очень вдохновляет на его скорейшее завершение. Кроме того, переключение на другие дела, не связанные с работой, означает, что ваше внимание рассеивается, и вам уже нужно дополнительное время для повторного включения в процесс. В результате вы выполняете основную задачу дольше.
   10. Умейте остановиться! Любую работу можно совершенствовать до бесконечности. Находить более красивые слова и более выигрышные заголовки для статьи, более интересные интонации для выступления, новую литературу для диплома. Сегодня проблема не в том, чтобы найти информацию, а в том, что с ней делать, как ее обрабатывать и использовать. И оказывается, что прочитать и просмотреть все невозможно! Так вы никогда не придете к финишной прямой. Поэтому в данном случае перфекционизм — плохая черта. Хотите все успевать — станьте немного разгильдяем. «И так сойдет!» — тот принцип, который стоит взять на вооружение отличникам. 
   11. Работайте по четыре часа! Даже если у вас 8-часовой рабочий день, знайте, что толк будет только от четырех часов. Ученые уже подсчитали, что по-настоящему эффективными мы можем быть именно столько времени в день. Не больше! Разбейте это время на три части, ведь мы не можем работать сосредоточенно более полутора часов. К примеру, пусть это будут полтора, полтора и час. Не важно, в какое время суток вы будете делать работу, требующую от вас максимальной концентрации. В идеале — до 12:00 и после 16:00. В перерыве мы пребываем не в лучшей умственной форме. Планируйте на эффективные четыре часа только те дела, которые требуют креатива, новых идей и творчества. А всю рутину, административную суету и техническую работу — словом, то, что не отнимает у вас слишком много энергии, — делайте не напрягаясь в оставшееся время.
   12. Объединяйте однотипные дела! К примеру, вы агент по рекламе и ваша работа состоит из звонков, отправки писем и встреч. Не пишите письмо после каждого звонка. Сделайте 20-30 звонков, потом 10-15-минутный перерыв, затем отправьте письма, а встречи запланируйте, к примеру, на первую половину понедельника и среды. Наш мозг очень быстро выходит из режима максимальной концентрации, ему нужно время, чтобы переключиться с одного вида деятельности на другой. Поэтому не стоит заходить в почтовый ящик, как только вам пришло уведомление о новых сообщениях, и рваться к телефону по первому сигналу. Вы же не в пожарной части работаете!
   13. Будьте гибкими! В рабочем процессе мы все подвержены подъемам и спадам. И можем чувствовать себя по-разному. Да, мы можем лениться. Однако это не означает, что если у вас нет настроения, то допустимо на полдня зависнуть в соцсетях. Быть гибкими — это понимать, что иногда наши планы нужно поддавать корректировке. Спокойно переносите и отменяйте дела, если в них уже нет необходимости. Перестаньте тревожиться, если что-то пошло не так. Но обязательно контролируйте свое время, особенно если речь идет о таких пожирателях, как «Фейсбук» и «Инстаграм». (Кстати, надеюсь, вы не вписываете в ежедневный план «Почистить зубы».) Ну а уж если работать совсем невмоготу, всегда имейте под рукой список фильмов, которые хотели бы посмотреть. Не работается? Посмотрите хорошее кино!
   14. Планируйте меньше! Мы все знаем, что такое многозадачность. И списки наших ежедневных дел могут достигать 50 пунктов. Время не резиновое, и успеть все не по силам даже супермену. Поэтому посмотрите на свой to do list объективно. Вы действительно верите, что все это сделаете? И вам все это надо? Вычеркивайте то, что не важно. Переносите на другие дни. Оставляйте в своем планировании воздух. А также выделите одну глобальную цель и соотнесите, как все, что вы намереваетесь сделать, повлияет в итоге на ее достижение.
   15. Отдыхайте между делами! Прежде чем переключиться на другой вид деятельности, остановитесь, сделайте 10-15-минутный перерыв. Не нужно из огня сразу бросаться в полымя. Очистите десктоп своего мозга, чтобы загрузить новую информацию. Свежие мысли не заставят себя ждать! И помните о четырех волшебных часах. Если они прошли, то, сколько ни сиди, ничего гениального не высидишь.
   16. Превратите работу в привычку! Этот совет особенно необходим прокрастинаторам (о том, что такое прокрастинация мы уже писали) — людям, которые постоянно откладывают работу на потом и в аврале и стрессе делают все в последний момент. Предположим, вы пишете книгу. И чтобы написать 200 страниц, вам нужно писать, к примеру, по пять страниц в день. Тогда за полтора месяца вы справитесь с задачей. Но как же тяжело сесть за компьютер! А на следующий день тоже… Привычка формируется 21 день. Попробуйте через все «не хочу, не буду, голова болит, лень, сегодня праздник» каждый день в одно и то же время садиться и писать. Причем делать это лучше утром, когда запас нашей силы воли максимален. К вечеру он уменьшится, и вероятность того, что мы будем выполнять намеченное, намного ниже. Чтение, спорт и изучение английского тоже могут стать вашими привычками.
   17. Не ждите! Нам часто приходится чего-то ждать. Пришли на встречу, а клиент опаздывает. Приехали за полчаса до отправления поезда. Попали в очередь. Современные технологии позволяют провести время ожидания с пользой. Выполняйте параллельные дела! Почитайте. Повторите. Подумайте. Запишите. Позвоните. Или, так и быть, просмотрите ленту в «Фейсбуке».
   18. Обозначьте приоритеты! Все наши дела делятся на важные и те, которые могут подождать. Планируйте на день не более трех-пяти важных дел. А лучше даже одно-три. И занимайтесь этими делами все-таки в первой половине дня, когда наш умственный потенциал выше. И после 16:00, ведь до 18:00-19:00 мы тоже пребываем в неплохой интеллектуальной форме. Вы можете понаблюдать за собой, чтобы выяснить, когда вы наиболее продуктивны, и составить собственный график. Это очень упростит вам работу. У вас больше не будет такого, что вы сядете работать, а делать это нет ни сил, ни желания, ни мыслей.
   19. Добавьте вдохновения! Никто не позаботится о нас, кроме нас самих! Поэтому создайте для себя атмосферу, в которой вам приятно работать. Чистый стол — правило номер один. Скопление бумаг нервирует и дезорганизует. Нет времени разобрать бумаги? Сложите их в коробку. С вечера готовьте стол на завтра, убирая все ненужное. Ароматическая свеча, если вы любите, чтобы хорошо пахло. Большая чашка чая. Мотивирующая цитата. Фотография любимого. Окружите себя только приятным!
   20. Развивайте свои способности! Мы можем работать быстрее и быть при этом такими же или даже более эффективными. Подумайте, что способно повысить вашу скорость выполнения задач. Если вам необходимо обрабатывать много материала, возможно, стоит освоить технику скорочтения. Список YouTube-каналов, сайтов, блогеров тоже поможет вам находить информацию прицельно, а не случайным образом. Развивайте память и концентрацию. Занимайтесь спортом. Делайте самомассаж. Эти полезные привычки, казалось бы не связанные с конечным результатом, обязательно благоприятно скажутся на вашей работе и успеваемости. Мы чуть не забыли о правильном питании — оно тоже необходимо для активности мозга.
   21. Вставайте раньше! Этот совет подойдет не всем, особенно не понравится он совам, привыкшим ложиться поздно. Но если вы действительно хотите преуспеть в самоорганизации и планировании, просто попробуйте хотя бы месяц ложиться и вставать раньше. Ранний подъем (в 5:00-6:00) гарантирует вам высокую производительность. И, помня о том, что мы эффективны всего четыре часа в сутки, к полудню вы уже выполните основные задачи и перейдете к второстепенным. 
   22. Планирование для творческих людей. Творческие люди не любят, когда покушаются на их свободу. В их представлении планирование нарушает границы «Я». Именно творческие люди чаще всего саботируют свои планы. Попробуйте составлять планы и расписывать не весь день поминутно, а несколько ключевых задач и определять время выполнения только для них. А остальную часть дня посвящайте чтению, обдумыванию, общению и прогулкам.
   23. Медитация и концентрация. Прокрастинаторам со стажем и всем, кто с утра до вечера принимает гигабайты информации, порой бестолковой, ненужной и даже вредной, советуем делать упражнение на концентрацию. Можете называть это медитацией, если хотите. Простейшее, что можно сделать, — 5 минут посидеть в тишине, закрыв глаза. Заведите будильник. Не думайте ни о чем. Как только мысль приходит вам в голову, сразу отбрасывайте ее. Вы удивитесь тому, как много всего крутится у вас в мозгу: просигналила машина, хлопнула дверь, включили телевизор, соседи снизу ругаются, «Надо бы купить фрукты», «В чем завтра пойти?»… Но ваша задача — безмыслие, освобождение от думания. Увеличивайте время пребывания с собой на одну минуту в день и доведите его до 15 минут. Прочтите хотя бы несколько книг из нашего списка книг по медитации и увидите свою жизнь с другой стороны.
   24. No more Facebook! Сколько времени вы проводите в соцсетях, туда-сюда листая ленту? Подвержены ли сиюминутному влиянию YouTube, предлагающего посмотреть ролик? Легко ли вам сказать «стоп» своему зависанию в Интернете? В транспорте вы постоянно рассматриваете картинки в «Инстаграме»? Современное поведение в Сети похоже на безвольное пожирание продуктов. И то и другое приводит к засорению — не важно, мозга или тела. Установите для себя ограничения: не больше 15 минут утром и столько же вечером на то, чтобы посетить соцсети. Это не относится к тем, чья работа напрямую связана с социальными медиа. Хотя, если вы относитесь к их числу, проверьте, так ли уж влияет на результат ваша активность в Сети.
   25. Отдыхайте! Мы не роботы. Нам нужно отдыхать, высыпаться, переключаться с одной деятельности на другую (это, кстати, лучший отдых в течение дня). Однако и отдых надо планировать. Спите не меньше 8 часов в сутки. Работайте блоками по полтора часа, а затем на полчаса переключайтесь на что-то другое. Обязательно делайте большой перерыв — на один-два часа. Помните, что отдых тоже может быть полезным, развивающим и дающим новую информацию, которую вы потом используете в своей работе.

Успешного вам планирования!

Автор: Oксана Аксенoва

Похожие статьи

constructorus.ru

Планирование времени: главные правила успеха

Хорошие привычки свойственны успешным людям. Одна из самых полезных – эффективное планирование времени. Каждому человеку известна ситуация, когда день проходит в напряженной работе, а результат не оправдывает ожиданий. Более того, возникает еще большая загруженность и напряжение.

Правильное планирование с легкостью решит эту проблему. Вы не только сможете справиться со всеми намеченными целями и делами, но и сохраните запас энергии и сил.

Принцип 70/30

Специалистами давно доказано, что ежеминутное планирование своего дня не приведет к ожидаемым результатам. Невозможно просчитать все вплоть до минуты. У жизни свое расписание, в которой всегда есть место неожиданностям и непредвиденным обстоятельствам.

К тому же стоит отметить, что, если человек все же попытается контролировать свой день по секундам, он постепенно начнет превращаться в робота, где нет места полноценному отдыху и обыденным радостям.

Какой самый оптимальный выход? Существует методика, предполагающая планирование 70% времени. Стоит помнить, что «эффект неожиданности» присутствует в нашей жизни ежедневно, поэтому оставшиеся 30% держите про запас.

Думайте о завтрашнем дне

Если вписать эту привычку в каждодневную жизнь, ваши дела заметно пойдут вверх. Приучите себя каждый вечер думать о делах, которые предстоит разрешить уже завтра. При этом специалисты советуют визуализировать намеченные планы. Заведите ежедневник, где вы сможете записывать то, что хотите реализовать.

Разделите свою записную книжку на несколько столбцов. С левой стороны помечайте приоритетные задачи, с правой – менее важные дела, не отличающиеся большой срочностью. В исключительных обстоятельствах их можно отложить, но старайтесь не откладывать в долгий ящик.

Справились с каким-то делом? Не забудьте вычеркнуть его из списка. Это нужно для того, чтобы ощущался прогресс. Он восполнит ваши силы и будет вдохновлять на дальнейшие подвиги. Постоянно убывающий список задач также служит подтверждением того, что вы успешно справляетесь с намеченным планом.

Психологи дают интересный совет. В конце каждого дня записывайте в ежедневнике ободряющие фразы, побуждающие к действию. Они не только простимулируют на следующий день, но и позволят не расслабляться раньше времени.

Большая часть приходится на утро

Важный совет: постарайтесь разрешить большую часть своих дел до обеда. Почему это работает? Стоит вам увидеть, что все важные и запланированные задачи успешно сделаны, вы почувствуете невероятную легкость.

Проведите обеденный перерыв с пользой. В эти минуты лучше всего сделать звонки близким людям, ответить на пропущенные вызовы или оплатить коммунальные услуги. На вечернее время остается самый минимум, в особенности те дела, которые доставляют удовольствие и расслабление.

Отдых во время работы

Правила планирования рабочего времени подразумевают не только действия, но и отдых, который является обязательным условием. У каждого человека есть свои потребности в наличии и продолжительности свободного времени. Однако специалисты по тайм-менеджменту утверждают, что лучше всего зарекомендовал себя такой метод: вы работаете 50 минут, при этом на отдых выделяете 10. Поначалу можно посвящать делам 45 минут, делая перерыв на 15.

Как эффективнее использовать время на отдых? Наилучшим вариантом будет не кратковременный сон или социальные сети, а физические упражнения. Если ваша работа связана с компьютером, обязательна разминка для глаз и шеи. Полезным занятием будет и легкий перекус, уборка рабочего места, саморазвитие или необходимые телефонные звонки.

Реальные планы

В погоне за достижением каждодневных задач не стоит вдаваться в крайности. Не берите на себя невыполнимые объемы работ. В этом случае вы всё равно не успеете сделать всё, что намечено, тем самым будете чувствовать неудовлетворенность в конце дня. Рассчитывайте свои силы и составляйте рациональный список.

Здесь стоит отметить важный момент. Не путайте планы с целями, которые могут и должны быть трудновыполнимыми. Планирование своего рабочего времени для того и нужно, чтобы добиться их в кратчайший и запланированный срок.

Не следует работать с утра и до глубокой ночи. Лучше разбейте свои цели на несколько блоков, решая их планомерно и стабильно. Этот продуктивный вариант эффективнее хаотичных действий. Более того, он поможет сохранить энергию под конец дня.

Отличным дополнением будет графа в списке, указывающая, на сколько процентов выполнен план. Она наглядно покажет ваш рост или, наоборот, упадок, скорректирует дальнейшие действия. Старайтесь не только выполнить ежедневный план, но и перевыполнить его хотя бы на малый процент. В результате вы справитесь не только с записанными в ежедневнике заданиями, но и дополнительными делами. Вам будет приятно замечать свою продуктивность в виде 150%, 170% и т.д.

Необходимая тишина

Многие люди даже не замечают того, что работают в неподобающих условиях. Шум телевизора или радио, голоса родственников и коллег мешают сконцентрироваться, тем самым снижая продуктивность. В итоге вы полны свежих сплетен и лишней информации.

Важные и срочные дела требуют чрезвычайной сосредоточенности. Поэтому тишина должна стать вашим верным спутником. Только так вы сможете достигнуть наилучшего результата.

Важность порядка

Успешные люди славятся порядком как в мыслях, так и на рабочем месте. Сложно работать за столом, на котором невозможно ничего найти из-за путаницы и беспорядка в документах. Ежедневно выделяйте несколько минут на уборку. Порядок сделает вас более организованным и значительно сэкономит время.

Рекомендуем выбросить устаревшие, бесполезные вещи, которые не принесут никакой пользы. Это поможет освободить рабочий стол. Помните, что каждая вещь должна иметь свое место. Канцелярские магазины в огромном количестве выпускают наборы и футляры для хранения. Как только вы наведете порядок, дела сразу пойдут вверх.

Прочь ненужные вещи

Бывают такие вещи, от которых сложно избавиться. Мы уговариваем себя, что когда-нибудь они принесут пользу, но этот момент никогда не настанет. Более того, уже давно доказано, что старые вещи и предметы быта полны негативной энергетики, пусть и убраны в дальний шкаф или на антресоль.

Обратите внимание не только на свой рабочий стол, но и пространство в доме или офисе в целом. Соберитесь с силами и выбросите все бесполезные вещи, которые хранятся на лучшие времена. Одежду можно отдать в детские дома или другим нуждающимся людям. В результате вы ощутите легкость, что послужит толчком для дальнейшего развития и осуществления намеченных дел.

Образ жизни

Любой вид спорта, будь то художественная гимнастика или плаванье, должен обязательно числиться в вашем ежедневном расписании. Даже обыкновенная зарядка повысит ваш тонус, и вы удивитесь результатам, если будете заниматься упражнениями регулярно.

Также рекомендуем отказаться от вредных привычек. Со временем здоровье укрепится, а объемы проделанных работ будут расти.

5 важных советов от Дэна Кеннеди

Кто такой Дэн Кеннеди и почему к нему стоит прислушиваться? Его по праву можно назвать успешным человеком, который на своем примере доказал важность времени. Сейчас он мультимиллионер и автор книг, где раскрыты секреты его богатства и статуса. Основные советы таковы:

1.Внимание на телефон. Безусловно, мобильные телефоны и прочие гаджеты полезны в повседневной жизни. Но стоит учесть, что они выступают не только помощниками, но и скрытыми врагами. Если вы заняты важным делом, приучите себя игнорировать звонки. Собеседник настойчив? В случае, когда причина разговора не является срочной, перезвоните в обеденный перерыв ли после работы.

2.Ограничьте деловые встречи. Некоторые люди считают, что беспрерывные деловые встречи приведут к успеху. Это не совсем так. Миллионеры всеми силами пытаются их ограничить. Старайтесь выполнять следующее:

• Сократите количество переговоров и встреч до самого минимума.
• Помните, что многие переговоры можно провести не только лично, но и удаленно. В этом случае помощь окажет телефон, скайп и другие онлайн-приложения.
• Говорите сразу же по делу и поставьте ограниченное количество времени на встречу. Формальные разговоры о погоде украдут драгоценные минуты.
• Активно пользуйтесь делегацией полномочий, если есть такая возможность.

3.Пунктуальность. Эта черта дисциплинирует вас и делает более авторитетным в глазах других людей. Требуйте от подчиненных своевременного прихода на работу. Не забывайте показывать пример своей персоной.

4.Любовь к спискам. Дэн Кеннеди подтверждает, что ведение ежедневника и составление списков просто необходимо. Каждый день мы сталкиваемся с огромным потоком задач, поэтому память может что-то упустить.

5.Необходимость каталогов. Вам следует приучить себя хранить важные отчеты или письма в хронологическом порядке, будь то папка на компьютере или распечатанный вариант. В случае необходимости вы всегда сможете найти необходимые документы.

legkopolezno.ru

Как планировать свой день, свое время

Почему важно планировать свой день?

Скажите, насколько важно в современном мире планировать свое время?

Уверен, у каждого была ситуация, когда на повестке дня висит множество важных дел. Ты просыпаешься, полный энтузиазма и уверенности, что все успеешь с легкостью. Вот только сначала нужно проверить почту… и в Facebook буквально на пять минут. Внезапно навалилось много мелких дел. Вроде бы и работаешь, но ничего из «важного» так и не сделано!  А здесь уже обед близко, да и устал маленько – какая там работа. И что, уже конец дня? Как так-то, ведь я ничего не успел? Настроение ни к черту – день ушел в трубу.

К сожалению, планировать свой день не умеет большинство наших соотечественников. Поэтому огромное количество времени тратится на ерунду, которая в принципе не слишком-то и нужна. Из-за отсутствия конкретного плана на день, неделю, месяц человек теряет драгоценное время, которое можно было бы использовать намного эффективнее и продуктивнее. И конечно, получать от этого в несколько раз большие результаты.

Эффективное планирование рабочего времени – это залог успеха современного человека. Так как научиться планировать время правильно?

5 секретов эффективного планирования времени

Мы собрали 5 наиболее результативных правил, которые помогут вам выжать максимум пользы из каждого прожитого дня. Выполняйте все необходимые дела с легкостью! 

А теперь перейдем непосредственно к советам, которые помогут вам правильно планировать свое время.

1. Пишите план задач

План на день должен обязательно присутствовать на бумаге. Идеальная память – это замечательно, но в середине активного и загруженного дня существует большой шанс забыть что-нибудь важное. Если список дел не записан на бумаге – значит, его не существует.

С вечера создайте список дел на завтра и разграничьте их по степени важности на две колонки. Первая – наиболее важные, которые должны быть выполнены в любом случае. Вторая – менее важные, которые можно отложить в случае резкого изменения приоритетов или форс-мажорных случаев.

Блокнот с задачами должен быть рядом с вами весь день. И по мере выполнения пунктов из списка их необходимо вычеркивать. Этим психологическим приемом, вы можете приучить себя достигать цели, как говорится, на автопилоте. Ведь каждая выполненная задача – это маленькая победа. А чувствовать себя победителем приятно, и ваше подсознание будет к этому стремиться автоматически. Также мотивируйте себя на достижение целей, и выполнять их станет проще.

2. Планирование 70/30

Планировать абсолютно все время не нужно, ведь даже истинный педант не сможет придерживаться графика, в котором нет ни минуты люфта. В жизни может случиться всякое – и полчаса на замену спущенного колеса или лишних 15 минут в пробке смогут испортить так идеально распланированный день.

Поэтому планировать необходимо только 70% времени. Это поможет вам использовать свое время максимально эффективно, при этом, не ощущая стеснения и давления. И даже небольшие неожиданности не смогут повлиять на результаты прожитого дня. 

Определите необходимое количество времени для каждой задачи. Распланируйте рабочий день с учетом этого времени. Если же день прошел точно по расписанию, то оставшиеся 30% можно уделить другим задачам из списка или посвятить время себе самому или семье – это поможет расслабиться и получить удовольствие от реализованных задач.

3. Наиболее продуктивное время – до обеда

Старайтесь выполнить самые сложные и неприятные задачи безотлагательно, с самого утра. Этот прием называется «сначала съесть лягушку». Когда самая сложная и проблемная задача выполнена, то остальные кажутся совсем простыми и требуют меньше времени на выполнение. 

Старайтесь планировать свою работу так, чтобы до обеденного перерыва было выполнено примерно 65-70% всех запланированных задач на день. Утром мозг работает наиболее активно, что позволяет значительно сократить время на выполнение даже сложных задач. Это также поможет побороть лень, которая не дает заняться работой вплотную – нивелирует мотивацию и «рубит» достижения.

Во время обеда можно уделить время личным вопросам. К примеру, ответить на сообщения, сделать несколько личных звонков. На послеобеденное  время рекомендуется запланировать несложные задачи, которые не требуют большого количества усилий – встречи, ответы на письма и т.п. 

4. Отдыхать – необходимо

Сосредоточить свое внимание на одной задаче продолжительное время очень сложно. Особенно, если достижение поставленных целей требует большого количества умственных усилий. И чем дальше – тем сложнее удерживать свое внимание на достижении поставленных целей. Естественно, от этого падает продуктивность и увеличивается время выполнения задач. 

Отдыхать посреди рабочего часа нужно обязательно! Этот нехитрый шаг поможет вам прекратить терять свою энергию – оставайтесь в тонусе весь день. Вы можете подобрать удобную для себя схему отдыха, но наиболее эффективной считается 45/15. Это значит, что на 45 минут работы нужно уделять 15 минут отдыха. 

Исходя из этого принципа, у всех школьников уроки длятся по 45 минут. С помощью небольшой переменки мозг успевает снять стресс и отдохнуть. А это обеспечивает ему возможность сосредоточенно работать дальше.

Но это не значит, что во время такого мини-отдыха нужно плевать в потолок. Постарайтесь провести его с пользой. К примеру, сделайте зарядку для спины или глаз, проведите уборку за рабочим столом, почитайте книгу или интересную статью, выйдите на небольшую прогулку.

5. Анализируйте и планируйте реалистично

Что толку создавать десятки целей, если в сутках только 24 часа, и выполнять их все и в полном объеме будет нереально? Поэтому старайтесь планировать задачи, которые возможно выполнить в течение дня.

Поначалу это может показаться сложным – ведь заранее никогда не знаешь, сколько времени займет та или иная задача. Чтобы извлечь максимально полную информацию, в конце каждого дня записывайте, сколько задач вы выполнили из запланированных. Как завершение дня делайте надпись: «Выполнено ХХ% задач». Она поможет вам определить, насколько адекватно вы ставите задачи. Если каждый день они выполняются с легкостью, попробуйте увеличить их количество, а если многие задачи остаются нерешенными и переходят на следующий день – попробуйте уменьшить напряжение.

Помните – не нужно взваливать на себя объем задач, который не можете выполнить. Перестаньте откладывать задачи на потом и реально оценивайте свои возможности.Планирование времени – это важнейший навык современного человека. Этот навык можно и нужно совершенствовать. И когда вы овладеете им сполна, то удивитесь, насколько быстро и легко можно решить задачи, которые раньше казались практически невыполнимыми. А чем быстрее вы справляетесь с работой, тем больше времени остается для удовольствий, хобби и семьи. Используйте секреты планирования и сделайте свою жизнь проще. Успехов вам!

С любовью и уважением,
Евгений Дейнеко.

© Евгений Дейнеко

deyneko.tv

Как распланировать свой день: правила, методики, упущения

Как правильно распланировать свой день, чтобы все успевать? Каких правил нужно придерживаться, чтобы избежать стрессов и чувства неудовлетворенности? В этой статье вы узнаете, что нужно делать, чтобы повысить свою продуктивность и эффективность.

Если вы часто опаздываете, создаете завалы на работе, забываете о важных мероприятиях и нервничаете, что не успели сделать много дел, то эта статья для вас. С чего начать, чтобы научиться правильно планировать свое время?

1. Заведите ежедневник. Не начинайте свой день, пока не запишите с утра, а еще лучше с вечера планы на будущий день. Составление списка дел – необходимое занятие, чтобы понимать, что нужно сделать и все успеть.
2. Ставьте себе напоминания о встречах, событиях на мобильном телефоне.
3. Если вы работаете на компьютере, заведите отдельный документ с списком дел.

Как правильно составлять список дел?

• Список дел необходимо писать каждый день, лучше с вечера.
• В списке пишите не более 7 приоритетных дел. Больше не стоит, так как за один день невозможно успеть больше.
• Записывайте все пункты в подробностях. Например: зайти в магазин и купить все, что нужно по списку. Запишите список необходимых товаров на отдельном листике. Тогда поход в магазин займет у вас намного меньше времени.
• Вы должны в списке дел поставить приблизительное время, которое вам потребуется на выполнение того или иного действия.
• Список дел должен быть всегда на виду. Если вы молодая мама, которую постоянно дергают дети и список теряется, тогда напишите несколько копий.
• Пишите список дел на неделю вперед, это поможет вам понять, какие дела особо срочные, а какие могут подождать.

Основные правила, как распланировать свой день, чтобы все успевать

1. Чтобы правильно распланировать свой день и все успевать, очень важно приучить себя просыпаться рано. Не важно, нужно вам идти на работу или нет. Организуйте нормальный режим сна. Чтобы чувствовать себя бодро, нужно спать 8 часов в сутки. Поэтому подумайте, во сколько вам нужно ложиться спать, чтобы и вставать рано и при этом высыпаться.
2. Очень важно слушать свои биологические часы. Вы лучше знаете, в какое время вы чувствуете себя полным сил и энергии, чтобы быстро сделать много дел. Если вы чувствуете прилив сил вечером, спланируйте день так, чтобы на вечер у вас остались особо важные дела. В остальное время займитесь менее важными, выделите время на отдых, саморазвитие, встречу с друзьями и т.д.
3. Очень важно при планировании дня расставить приоритеты. Сначала нужно делать те дела, которые по своей приоритетности самые значимые, и только потом приступать к второстепенным. Никогда не откладывайте важные дела на потом. Иначе, вы весь день будете о них думать и мыслями отвлекаться.
4. Не тратьте много сил и времени на дела, которые принесут вам незначительный результат. Затраты времени и конечный результат должны быть соизмеримы.
5. При планировании своего времени, вы должны продумать все возможные варианты, чтобы сделать свою жизнь проще. Например, если уборка в доме отбирает массу времени, подумайте, может, стоит нанять домработницу. Или выбросить давно ненужные вещи, разложить все по коробочкам, систематизировать. Тогда уборка будет забирать меньше времени.
6. При выполнении дел, проанализируйте, какие факторы чаще всего вас отвлекают и забирают ваше время. Возможно, вы часто отвлекаетесь на социальные сети, разговоры по телефону, мысли о других делах. Очень часто играют роль психологические факторы, например, страх не успеть сделать работу в срок, боязнь приняться за сложную задачу, лень.

Чего следует избегать, чтобы все успевать

1. Не тратьте время на просмотр телевизора. Любые новости, фильм вы можете посмотреть в интернете без рекламы. Это сэкономит ваше время.
2. Ограничьте время пребывания в социальных сетях, форумах и играх. Это пустая трата времени.
3. Постарайтесь избавиться от вредных привычек. Вы задумывались, сколько времени вы тратите на перекуры? Это не только забирает ваше время, но и здоровье. Вредные привычки не совместимы с успехом.
4. Научитесь перебарывать лень, несобранность и непунктуальность. Ставьте напоминания в телефоне, будильник заранее, чтобы не опаздывать. Устанавливайте ограничение по времени на выполнение всех дел.

Как правильно распланировать рабочее время?

Дэвид Аллен советует правильно организовать рабочее место, обзавестить всеми необходимыми канцтоварами. Также завести картотеку, на каждое дело завести соответствующую папку. Также Аллен советует писать 4 списка дел:

• Составить список дел, которые необходимо выполнить в ближайшей перспективе.
• В отдельный список внести проекты, которые требуют комплексного подхода.
• Отдельно составить список проектов, которые по той или иной причине пока не могут быть выполнены.
• Список «когда-нибудь».

Чтобы выполнять рабочие задания быстрее, нужно выполнять похожие дела подряд. Мозг привыкает к определенному типу работы и с каждым разом справляется все быстрее.

Если перед вами поставлена очень тяжелая задача или проект, необходимо разделить его на этапы. Тогда задание становится более понятным и реальным к выполнению. Используйте принцип «маленьких шагов».

Научитесь говорить «нет», не выполняйте работу за других, не становитесь инструментом для достижения чужих целей.

Все успешные бизнесмены, планируют самые важные дела в первой половине дня. Нельзя откладывать на потом то, что для вас находится в приоритете. Как говорится: «Сделал дело, гуляй смело».

Научиться выполнять все задания вовремя очень просто. Большинство людей сами создают себе проблемы и преграды в своей жизни. Стоит лишь приложить немного усилий и просто начать планировать свою жизнь. Вы должны понимать, что человек уставший и нездоровый не может работать продуктивно и полноценно проживать свою жизнь.

Поэтому, необходимо:

1. Высыпаться.
2. Правильно питаться. Употреблять как можно больше овощей и фруктов.
3. Занятия спортом повышают иммунитет, дают заряд бодрости и благотворно влияют на деятельность мозга. Улучшается память, концентрация, быстрее обновляются нейронные клетки.
4. Придерживайтесь списка дел. Пишите его на каждый день, на неделю и на год.
5. Не отвлекайтесь на ненужные вам дела, бесполезное общение. Не делайте работу за других.
6. При планировании своего дня, не набирайте обязанностей на себя больше, чем сможете выполнить. Адекватно оценивайте свое время и силы.
7. Поддерживайте порядок как дома, так и на рабочем месте. Каждая вещь должна иметь свое место, а каждое дело – свое время. Когда вы поддерживаете порядок, вы тратите намного меньше времени на выполнение дел. Пусть порядок и систематизация вещей войдет в вашу привычку.
8. Оптимизируйте свою работу. Старайтесь любое дело максимально упростить и сократить время на его выполнение.
9. Пользуйтесь современной техникой. Даже дома мультиварка, микроволновка, электромясорубка сэкономят вам массу времени на приготовление еды.
10. Всегда поощряйте себя за любой успех. Если справились вовремя с важным делом, позвольте себе 15 минут отдохнуть и скушать что-нибудь сладенькое или заглянуть на 10 минуток в одноклассники.
11. Не стремитесь к идеалу, его не существует. Если вы зацикливаетесь на том, чтобы все сделать еще и еще лучше, в итоге вы будете топтаться на месте и доведете себя до истерики.
12. Не накапливайте невыполненные дела. То, что вы запланировали сделать сегодня – сделайте!
13. Никогда не бойтесь попросить о помощи или распределить определенные задачи между сотрудниками.

Помимо составления списка дел, есть еще некоторые действенные методики планирования, которые широко используются в тайм – менеджменте. Это техника управления временем, которая включает в себя правила и принципы, которые помогают человеку правильно организовать свое время и достичь максимальной эффективности в любом деле.

Основные методики планирования

1. Правило Парето или принцип «80 на 20». Лишь 20% ваших мыслей, разговоров и действий приводят к 80% процентам ваших результатов. И 80% других действий приводят к 20% результату. Поэтому не пытайтесь делать все и сразу, а делайте первоначально те дела, которые принесут вам максимальный результат.
2. Метод хронометража заключается в том, что вам нужно записывать все свое время, на что и куда вы его тратите. Анализ этих записей покажет вам, от каких действий стоит отказаться, что вас отвлекает, и какие процессы необходимо ускорить.
3. АВС планирование заключается в том, что вам необходимо распределить дела по степени важности по буквам. Дела категории А – самые важные. Они составляют 15% всех дел и приносят 65 % результатов. В – важные дела, которые составляют 20% всех дел и приносят 20% результатов. Категория С – это дела наименьшей важности, они составляют 65% и дают результат – 15%.

Если вы хотите научиться правильно распланировать свой день, быть хозяином своей жизни, для этого нужно немного. Всего лишь иметь желание этому научиться, приложить некоторые усилия и начать работать над собой. Вы просто должны ввести в привычку планировать свою жизнь, писать список дел на каждый день, вырабатывать в себе ответственность, усидчивость, пунктуальность. Обучение правильному планированию – это один из способов самосовершенствования, который способен в корне изменить вашу жизнь к лучшему. Вы научитесь расставлять приоритеты, определять главные ценности, ставить цели и достигать их в четко установленный срок.

Так же вам может быть интересно:

zazama.ru

Эффективное планирование деятельности — ваш навык успешного человека

«Хороший план сегодня лучше очень хорошего плана завтра»
Платон

Время лишь совершенствует нас..

Правильно спланированная работа или другой вид деятельности являются залогом успешного выполнения поставленной задачи и представляют собой инструмент самоорганизации. Для того чтобы вы могли научиться самостоятельно планировать свое время и деятельность, мы приводим несколько конкретных шагов, которые помогут вам. Однако, прежде, необходимо разобраться с терминологией и понять, почему так важно правильно планировать свое время и работу. Наверняка, вы знаете, что успешные люди прекрасно владеют инструментом планирования.

Планирование деятельности является одним из секретов успешного человека.

Ниже приведены причины, объясняющие, почему планирование – это важный инструмент в вопросе самоорганизации и самосовершенствования.

Планирование деятельности – это карта вашего дня.
Если вы научитесь планировать свое время и дела с вечера, с наступлением нового дня вы выиграете, как минимум, час времени активной деятельности.  С вечера вы способны запланировать не только время пробуждения и подъема, но и составить план работы на каждый час следующего дня. Обычно человек, не составивший план действий на день, от одной до пяти минут тратит на то, чтобы определить поле деятельности.  Но за этот период невозможно верно определить приоритетные задачи и второстепенные, невозможно учесть все то, что нуждается в вашем внимании. Решив составить эффективный план действий, человек, не привыкший к этому, потратит не менее часа рабочего времени. Понимая, что время будет потрачено, человек, как правило, решает не составлять никакого плана, а действовать по наитию: «что помню, то и делаю». Но такой подход начисто лишен эффективности. Приступив к одному заданию, человек вдруг вспоминает о другой, еще более важной задаче, переключает на нее свое внимание. В процессе он отвлекается, так как мысли переключаются с одного на другое. В итоге, не выполнена ни одна, ни вторая задача. Чаще всего человек торопится выполнить срочные дела. Но срочное не значит действительно важное и значимое для самого человека. Вряд ли срочное дело окажет положительное влияние на последующую жизнь человека.

Одна минута времени, потраченная на планирование своей деятельности, экономит десять минут, потраченных на выполнение поставленной задачи. Таким образом, научившись планировать свою деятельность, вы сможете получать 200 процентов отдачи от вложенной энергии.

Тому, кто привык планировать работу на завтра, не требуется более двенадцати минут, для того чтобы расписать все необходимые дела, распределив их в приоритетном порядке. Потраченные накануне двенадцать минут дадут вам возможность сэкономить два часа производительности, что, безусловно, качественно повышает уровень продуктивности вашей работы. Если умножить это время на количество дней в календарном месяце, то получится, что в месяц вы способны экономить до пяти рабочих дней. Здорово, не правда ли!

Планирование деятельности учит правильно определять приоритеты.
Умение верно определять приоритетные направления деятельности помогает обозначать  наиболее важные, перспективные и значимые места. Часто происходит так, что человек тратит время на то, что ему по душе, на то, что доставляет ему удовольствие. Однако приоритетное место должно быть отведено тому, что необходимо выполнить. Нежелание концентрироваться и отдавать предпочтение главному приводит к тому, что человеку так и не удается достичь поставленной цели.

Планирование деятельности программирует ум человека.
Вы, наверняка, не раз сталкивались с такой ситуацией, когда в зависимости от того, насколько четко сформулировано ваше желание, оно с большей или меньшей легкостью воплощается в жизнь. Планирование – это уникальный процесс, который помогает человеку осознать, к чему в действительности он стремится и, в итоге, воплощающий эти стремления в жизнь.

Иногда человек, лишь думает, что ему необходимо выполнить какое-то дело. Но в действительности, он легко может обойтись без этого. Такие дела, обладающие надуманной важностью, имеют низкий приоритет и со временем, совсем исчезают из списка обязательных для выполнения.

Разберем конкретные методы планирования.

Каждый вечер выделяйте время для того, чтобы составить план, в котором будут по степени важности перечислены все дела, которые вам необходимо выполнить. С наступлением нового дня приступайте к выполнению дела, записанного под пунктом 1. Не переходите к последующему заданию, пока не завершите первое. Соблюдайте очередность выполнения всех записанных вами дел. Не переходите к последующему, не завершив предыдущее. Остановиться и недоделать вы можете лишь в том случае, если вмешиваются обстоятельства, изменить которые вы не в силах. Но и в этом случае приложите все усилия, для того, чтобы как в можно более короткие сроки завершить начатое. Справившись с одной задачей, приступайте к решению следующей.

Методы и способы планирования.

1. Планирование для начинающих
   Для того чтобы научиться планировать свою работу, на начальном этапе вам понадобится лишь ручка и лист бумаги. Запишите все дела и планы, которые вам необходимо будет выполнить завтра. Дела должны быть распределены по степени важности их выполнения. По мере выполнения каждого пункта, вычеркивайте его из списка. В этом методе нет ничего сложного, но попробовав выполнять свои действия в соответствии с планом, вы удивитесь тому, насколько данный способ эффективен. Данный метод позволяет планировать развитие событий на один предстоящий день. Со временем вы осознаете, что вы можете планировать свою жизнь на гораздо более длительный срок.
2. Улучшение условий планирования
   Для того чтобы улучшить условия, в которых вы планируете предстоящие дела, вам нужно будет приобрести: ежедневник, дневник и календарь планирования. Разберем более подробно.

Ежедневник – специальный блокнот, в котором записаны ваши встречи и необходимые дела на каждый предстоящий день. Вы можете использовать ежедневник также и для того, чтобы фиксировать в нем наиболее важные пункты предстоящего дня, недели или месяца. Ежедневник дает возможность записывать важные мысли, приходящие в голову.  Следует относиться к ежедневнику как к месту, в котором сосредоточена наиболее важная и значимая информация, касающаяся событий предстоящего дня. Каждый вечер необходимо выделять время для того, чтобы записать предстоящие события и дела, которые вы будете выполнять на следующий день. Здесь действует одно правило: «Не приступайте к новому дню, не завершив его планирование». Благодаря этому правилу вы со временем поймете, что в ваших силах планировать не только события предстоящего дня, но и следить за своим здоровьем, улучшать свое благополучие, повышать качество жизни. Когда вы не планируете предстоящий день, наименьшей потерей станет один час потерянного времени, наибольшей – весь день. Не определив приоритеты, человек приступает к выполнению второстепенных дел. В итоге, он приходит к концу дня с мыслью о том, что весь день потрачен неизвестно на что, а результата нет.

Выводы, связанные с необходимостью использования ежедневника:

1. Внесите упорядоченность в свою жизнь. Составьте подробный план предстоящих дел и событий, которые нужно выполнить на следующий день.
2. Проанализируйте записанное. Распределите дела по степени важности. До того, как вы приступите к выполнению дел, должны быть расставлены четкие приоритеты.
3. Приучайте себя тратить силы только на выполнение важных и значимых дел, которые приведут вас к желаемому результату. Сумев выработать привычку составлять план предстоящего дня, вы сможете на порядок повысить производительность труда.

Дневник – письменный (электронный) носитель, содержащий в себе те мудрые и значимые мысли, которые вы когда-либо встречали в своей жизни. Мудрая идея может исходить практически от любого человека. Бесценная мысль может прийти к вам в любой момент. Для того чтобы не потерять и не забыть ее, нужен дневник. Не давайте шанса хорошей идее ускользнуть от вас. Великая мысль способна в корне изменить жизнь человека. Дневник – это такая вещь, которая всегда должна находиться рядом с человеком.

Календарь планирования. Использование календаря планирования (планера) позволяет составлять планы на срок, более длительный, чем один день. Когда вы понимаете, что планирование на один день эффективно, это значит, что вы можете планировать дела на более длительный срок – неделю. Действует аналогичное правило: «Не приступайте к делам предстоящей недели, пока не завершите ее планирование».

Освоив планирование недели, переходите к следующему этапу – начинайте планировать свои действия на месяц вперед. И здесь также действует правило: «Не приступайте к делам предстоящего месяца, пока вы не запланировали его».

После этого вы сможете формировать цели предстоящего дня в соответствии с теми, что вы поставили на более длительный срок: три месяца, полгода и год. Возможно, вы думаете сейчас о том, что планирование деятельности отнимает время, вызывает некоторое напряжение. Но, научившись планировать свою жизнь, вы сможете достичь гораздо более серьезного и весомого результата, чем, если вы не освоите эту науку.  Каждое совершаемое вами действие будет более осмысленным и эффективным по сравнению с незапланированной работой. Да, вы должны подойти к планированию с чувством ответственности и дисциплинированности. Но, научившись планировать, вы станете хозяином времени. Само по себе планирование помогает более ясно и четко формулировать предстоящие дела, что помогает более быстро реализовать поставленную цель. Умение постоянно планировать свое время дает возможность определять тот вид деятельности, который обладает более значимыми приоритетами. Это также ведет к повышению эффективности проделанной работы.

Читайте также статьи по близкие к данной теме:
Управление временем: Практические Советы
Синдром постоянной Нехватки Времени

samorealizacia.com

Правила планирования

Охватывать планом лишь 70-80% рабочего времени, оставляя 20-30% на неплановые мероприятия.

Осуществлять реалистичное планирование.

Фиксировать в планах преимущественно не действия, а ожидаемые результаты.

Отличать важное от срочного и избегать тирании срочных дел.

Определять, какую работу выполнить лично, а какую можно поручить другим.

В течение всего планового периода пересматривать и корректировать планы с точки зрения полной и своевременной реализации дел.

Планировать и использовать эффективно время на поездки и ожидания.

Резервировать большие непрерывные периоды времени на решение крупных задач.

Стараться планировать альтернативно и искать лучший вариант.

При планировании учитывать приоритетность, значимость дел для достижения целей.

Предусматривать в планах время на повышение квалификации.

Согласовать свои планы с коллегами и подчиненными.

В план на определенный период включать в первую очередь невыполненные в предыдущем периоде дела, если нет срочных.

При планировании учитывать изменения работоспособности в течение рабочего дня.

Отводить для выполнения дел ровно столько времени, сколько требуется.

Устанавливать точные сроки выполнения дел.

Составлению плана работы на определенный период должен предшествовать анализ выполнения плана за аналогичный предшествующий период.

Объединять при планировании небольшие однородные дела в рабочие блоки.

Предусматривать в планах время на краткосрочные перерывы для отдыха.

Составлять план на день накануне вечером, а утром его корректировать.

Все планы составлять в письменной форме.

Не планировать более трех важных и более десяти дел в целом на один день.

Планировать выполнение наиболее важных, сложных и наименее приятных дел на наиболее благоприятное для Вас время суток; оставлять легкие и приятные дела на конец рабочего дня.

Не приступать к выполнению новой задачи до завершения предыдущей; если Вас прервали, то следует вернуться к незавершенному делу.

Вписывать невыполненные дела в календарь на следующий день, а если одна и та же задача появляется в вашем календаре в течение нескольких дней подряд, подумать о том, нельзя ли от нее отказаться, передать на исполнение другому лицу.

 

Принцип Парето гласит, что внутри определенной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем их удельный вес в численности этой группы. Данный принцип неоднократно получал подтверждение на практике в самых различных сферах. Применительно к принципу Парето говорят о «соотношении 80/20». Перенесение этой закономерности на работу руководителя означает, что в процессе работы за 20% расходуемого времени (затраты) достигается 80% результатов (выпуск). Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога.

На практике в связи с данной закономерностью обычно используется и проводится АВС-анализ (функционально-стоимостной анализ — Activity Based Costing).

ABC-анализ в деятельности менеджера основывается на следующей закономерности:

— важнейшие дела (категория «А») составляют около 15% количества всех дел руководителя. Значимость этих дел (в смысле вклада в достижение цели) составляет примерно 65%;

— на важные дела (категория «В») приходится около 20%общего числа и также 20% значимости дел;

— менее важные и несущественные дела (категория «С») составляют около 65% общего числа дел, но имеют незначительную долю — порядка 15% в общей значимости всех дел менеджера.

Графически это изображается с помощью кривой концентрации Лоренца.

Очевидно, что успешная деятельность менеджера предполагает выполнение, прежде всего, наиболее важных, значимых дел. В связи с этим рекомендуется за самые важные, т. е. приносящие наибольший результат, (дела «А») браться в первую очередь, чтобы с помощью немногих действий обеспечить большую часть эффекта. На дела «В» приходится также существенная часть совокупного результата, тогда как выполнение относительно большого числа менее важных и несущественных задач дает небольшой итог.

Вместо того, чтобы расходовать время на действительно важные дела, мы зачастую тратим свое время и энергию на срочные, но малозначимые дела. Редко случается, что важное дело нужно выполнить сегодня или на этой неделе, тогда как срочное дело, как правило, мы стремимся выполнить немедленно.

Для определения приоритетов в выполнении дел целесообразно использовать правило Эйзенхауэра, согласно которому дела подразделяются на четыре группы:

А) срочные/важные;

B) срочные/менее важные;

C) менее срочные/важные;

D) менее срочные/менее важные.

Дела группы «А»  руководитель должен выполнять сам, причем в первую очередь.

Дела группы «В»  должны быть делегированы менеджером другим исполнителям. Основная опасность дел данной группы состоит в том, что если они не будут делегированы, то руководитель подпадает под «тиранию» требований срочности их выполнения и в результате полностью отдается выполнению их. Возможность делегирования этой группы задач другим исполнителям объясняется тем, что для их выполнения не требуется специальных знаний и особых качеств. Руководитель должен оставить за собой только контроль сроков выполнения этих дел.

Дела группы «С». По данной группе несрочных дел менеджеру рекомендуется сначала перепроверить степень важности дел, далее определить возможность их делегирования (полностью или частично) другим исполнителям. Если такая возможность имеется, руководитель оставляет за собой контроль сроков и качества решения делегируемых дел. Если дело не может быть делегировано, то менеджер должен взяться за его выполнение сам.

Основная опасность задач данной группы дел состоит в том, что, не будучи вовремя решены, они рано или поздно превращаются в задачи срочные и в таком случае должны будут решаться лично руководителем в кротчайшие сроки.

Дела группы «D». Данная группа дел включает дела несущественные и несрочные, решение которых не входит в компетенцию руководителя, от них следует воздерживаться.

В деятельности каждого менеджера имеются действия, факторы и т. д., которые не дают ему существенных результатов, при этом ведут к неэффективному использованию его рабочего времени. Их называют «поглотителями» времени.

Правила планирования рабочего времени на неделю:

1. В понедельник утром (или в пятницу вечером) следует составить список всего, что вы хотите сделать.
2. Определить приоритеты, выбрать наиболее важные дела и запланировать их на начало недели.
3. Составлять план недели на одном листе, разбив его на шесть колонок (соответственно дням недели).
4. Выписывать ваши обязательства с фиксированным временем: назначенные встречи, собрания, необходимые звонки.
5. Оставлять время для неожиданных дел.
6. Однородные виды работ выполнять блоками.
7. Выделить один или два дня, в течение которых вы готовите или обрабатываете документы. В эти дни недели можно провести все совещания, а в утренние часы остальных дней — выполнять аналитическую работу.

Правила планирования рабочего дня:

1. Не планировать более трех важных и более десяти дел в целом на один день.
2. Планировать выполнение наиболее важных, сложных и наименее приятных дел на наиболее благоприятное для вас время суток.
3. Оставлять легкие и приятные дела на конец рабочего дня.
4. Не приступать к выполнению новой задачи до завершения предыдущей, если вас прервали, то следует вернуться к незавершенному делу.
5. Вписывать невыполненные дела в календарь на следующий день, а если  одна и та же задача появляется в вашем календаре в течение нескольких дней подряд, подумать о том, нельзя ли от нее отказаться, передать на исполнение другому лицу.

Заказать маркетинговое исследование для дипломной работы или иной другой работе в страховом брокере Абсида по телефону +7(926)777-76-80 Маркетинговое исследование рынка страхования в Москве 2016

Вид деятельности: страховой брокер (КАСКО, ОСАГО) Год основания: 2007 Доля на рынке страхования (удаленные продажи) в Москве: 17,1% в 2016 году. www.absida.ru

www.addere.ru