Как правильно оформить приложения к документам
Правильно оформить приложение к документу помогает реквизит «Отметка о приложении».
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» отметка о приложении содержит сведения о документе (документах) прилагаемом к основному документу.
Отметка о приложении может располагаться:
- после текста на сопроводительном документе;
- в тексте основного документа;
- на самом приложении.
Отметка после текста оформляется под текстом от границы левого поля (то есть без пробелов).
Правила оформления приложений
Если приложение названо в тексте документа, то отметка выглядит следующим образом:
Если не названо, то указываем полностью:
Приложение: 1. Договор об указании услуг на 5 л. в 1 экз.
2. Акт приема-передачи на 2 л. в 1 экз.Если приложением является электронный носитель, то отметка оформляется так:
Приложение: файл «Проект соглашения.doc» на usb-флеш-накопителе.
Если документ, являющийся приложением, имеет свои приложения, он оформляется следующим образом:
Приложение: письмо ООО «Раза ветров» от 17.06.2018 N 03-10/45 и приложения к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 2л. в 1 экз. только в первый адрес.
Приложение: на 2л. в 1 экз.
Так оформляются отметки о приложении только в сопроводительных и информационно-справочных документах.
На что обратить внимание
Слово «Приложение» пишется в единственном числе, несмотря на то, что приложений может быть несколько.
В ГОСТ не указано через сколько интервалов от текста оформляется отметка о приложении. Это важно, так как в пространство после текста не должно быть возможности что-либо дописать. Поэтому в этом вопросе мы будем руководствоваться разъяснениями Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (хотя они и утратили силу), в п. 6.1 которых сказано, что «реквизиты документа отделяют друг от друга двумя — четырьмя межстрочными интервалами».
Как оформляется отметка о наличии приложений в приказе или других распорядительных документах (постановлениях, решениях, распоряжениях)
В ГОСТ Р 7.0.97-2016 указано, что в в тексте распорядительных документах при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1).
В соответствии с Постановлением Правительства Волгоградской области от 12.09.2018 N 536 (приложение 1).
Также допускается ставить знак N перед приложением.
приложение N 1
То есть отметка о приложении в распорядительных документах, а также в договорах, положениях, правилах, инструкциях под текстом не оформляется, а указывается только в тексте документа.
Как оформляются приложения к распорядительным документам
На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:
Приложение N
к приказу ООО «Звезда»
от 21.08.2018 N 156
Реквизит выравнивается по левому краю или центрируется относительно самой длинной строки.
Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.
Приложение 1
УТВЕРЖДЕНО
приказом ООО «Мечта»
от 18.06.2018 N 118
С уважением, Инна.
документовед, специалист по ДОУ и делопроизводству
www.docdelo.ru
Оформление приложений к документам | Статьи
Многие управленческие документы имеют приложения. Приложением к документу может быть как самостоятельный, окончательно оформленный и действующий документ, так и проект документа или часть документа, поясняющая или раскрывающая содержание отдельных положений основного документа. Обсудим в материале, как оформить приложение к документу.
Приложением к документу может быть как самостоятельный, окончательно оформленный и действующий документ (например, копия устава организации, копия штатного расписания организации, подписанные и зарегистрированные экземпляры договора, высылаемые контрагенту, и др.), так и проект документа (например, проект постановления, проект распоряжения) или часть документа, поясняющая или раскрывающая содержание отдельных положений основного документа (например, список членов создаваемой приказом руководителя комиссии, являющийся приложением к этому приказу, или план мероприятий, также утверждаемый приказом).
Оформление приложений к документам по всем правилам
Существует два вида связи между основным документом и приложениями к нему: основной документ и приложение связаны необходимостью пересылки документов, то есть документооборотом, например:
- сопроводительное письмо и приложение к нему;
- основной документ и приложение связаны содержанием:
- договор и приложение к нему в виде сметы расходов, календарного плана или иного документа;
- приказ и план мероприятий или список членов комиссии, раскрывающие содержание соответствующих пунктов распорядительной части приказа;
- приказ и утверждаемый этим приказом регламент, являющийся приложением к приказу.
В первом случае сопроводительное письмо и документы-приложения составляют единый комплект документов, во втором случае основной документ и документы-приложения являются частями одного документа.
В зависимости от того, каким образом связаны основной документ и приложения, по-разному оформляется отметка о приложении.
Как оформить приложение, когда основной документ и приложения связаны необходимостью пересылки
Рассмотрим первый вариант, когда основной документ и приложения объединяются, главным образом, для того, чтобы обеспечить пересылку адресату документов, имеющих самостоятельный характер и никак не связанных содержанием друг с другом. Поскольку с сопроводительным письмом пересылаются документы, имеющие самостоятельный характер, которые могут быть окончательно оформленными документами или подготовленными проектами документов, делать какие-либо дополнительные отметки или проставлять дополнительные реквизиты на этих документах нельзя. В связи с этим специальный реквизит – отметка о наличии приложений, содержащий информацию о приложениях, проставляется на сопроводительном письме.
Правила оформления отметки о наличии приложений установлены ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” (далее – Стандарт). И хотя Стандартом предусмотрено несколько вариантов оформления отметки, на практике встречаются ситуации, не предусмотренные стандартом. В связи с этим имеет смысл рассмотреть все ситуации, как предусмотренные, так и не предусмотренные Стандартом.
Ситуации оформления приложений, предусмотренные Стандартом
- Если документ-приложение назван в тексте, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров, а при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
| Приложение: | 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. |
| 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. |
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. Например, если документ-приложение назван в тексте:
Приложение: в 1 экз.
| Приложение: | 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. |
| 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. |
или если документ-приложение не назван в тексте:
Приложение: Каталог запасных частей к стиральным машинам Samsung в 1 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2010 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, а только первому (основному) адресату, отметку о приложении оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
Нестандартные ситуации оформления приложений к сопроводительным письмам
Как уже было сказано, на практике возникают ситуации, оформление которых не предусмотрено Стандартом. Рассмотрим их.
1. В качестве приложений к сопроводительному письму могут пересылаться документы на бумажном носителе и на электронных носителях (дискетах, дисках CD, DVD, флеш-картах). В этом случае отметка о наличии приложений может быть оформлена следующим образом:
| Приложение: | 1. Проект договора поставки электротехнической продукции на 3 л. в 1 экз. |
| 2. То же на компакт-диске в 1 экз. |
Поскольку количество листов документа-приложения в отметке о наличии приложения указывают для контроля комплектности документов при их отправке и получении, при пересылке документов на электронных носителях достаточно указать количество самих носителей.
Если с сопроводительным письмом пересылается только документ на электронном носителе, отметку о приложении можно оформить следующим образом:
Приложение: Проект договора поставки электротехнической продукции на компакт-диске в 1 экз.
2. Особым образом оформляется отметка о приложении при пересылке конфиденциальных документов (документов, содержащих служебную тайну с грифом “Для служебного пользования”, коммерческую тайну с грифом “Коммерческая тайна” либо иную конфиденциальную информацию с грифами “Конфиденциально” или “Строго конфиденциально” или иными).
Хотя нормативными правовыми актами не установлено особого порядка оформления сопроводительных писем и отметки о наличии приложения при пересылке конфиденциальных документов, на практике такие правила сложились. Эти правила закрепляются в локальных нормативных актах (правилах, положениях, инструкциях), которыми в организациях регламентируются вопросы конфиденциального делопроизводства.
В соответствии с этими правилами при пересылке конфиденциальных документов в сопроводительном письме в отметке о наличии приложения дополнительно указывается номер документа-приложения (имеется в виду регистрационный номер документа) и гриф ограничения доступа к документу, например:
| Приложение: | Экспертное заключение о готовности инфраструктуры к разработке месторождений нефти на шельфе Баренцева моря № 24/1 КТ, коммерческая тайна, на 25 л. в 1 экз. |
Отметка о приложении, когда документ и приложение связаны содержанием
Рассмотрим оформление приложений в случаях, когда основной документ и приложение связаны содержанием. Такого рода приложения могут иметь самые разные документы: распорядительные документы (постановления, решения, приказы, распоряжения), любые виды договоров, особенно гражданско-правовых, различные акты (проверок, ревизий, экспертизы и др.), планы, программы, отчеты и др.
Поскольку в этом случае, как уже отмечалось выше, документ-приложение является неотъемлемой частью основного документа, отметки о наличии приложения присутствуют и в основном документе, и в документе-приложении, но оформляются они иначе, не так, как в сопроводительных письмах.
Как правило, при оформлении основного документа в соответствующем пункте документа делается ссылка на приложение. Приведем в качестве примера текст распорядительного документа.
Оформление с одним приложением
Оформление с несколькими приложениями
Соответственно, на каждом приложении к основному документу оформляется отметка о приложении по форме, установленной ГОСТ Р 6.30-2003:
Приложение 2
к приказу Росархива
от 15.03.201 1 №35
Слово “приложение” может печататься прописными буквами со знаком № , допускается также центрировать строки реквизита относительно самой длинной строки:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1
к приказу Минздравсоцразвития России
от 15 апреля 201 1 г. № 133
Аналогичным образом оформляются приложения к договорам, актам, планам, отчетам и другим документам, например на приложении к договору:
Приложение № 1
к договору купли-продажи
сырой нефти
от 05 июля 2011 г. №38/93
Если приложением к документу является документ, утверждаемый распорядительным документом (например, приказом), то наряду с отметкой о приложении на утверждаемом документе-приложении должен быть еще и гриф утверждения. Поскольку гриф утверждения также содержит ссылку на основной документ (например, приказ), Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) предусмотрено следующее.
Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа, например:
Приложение № 1
УТВЕРЖДЕНО
приказом Росархива от 12.11.2009 №125
То есть в данном случае чтобы не повторять ссылку на распорядительный документ (приказ) в отметке о приложении и в грифе утверждения, дата и номер распорядительного документа приводятся один раз – в грифе утверждения.
В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, доц., зам. директора ВНИИДАД
www.sekretariat.ru
Оформление приложений к письму: все тонкости и нюансы | Статьи
Оформление приложений к письму требуется в случае необходимости отправки с ним дополнительных документов. Это необходимо для того, чтобы адресат получил всю отправляемую ему информацию в полном объеме и при необходимости быстро дал ответ.
Приложения имеют многие управленческие документы и, конечно же, сопроводительные письма. Причем приложением может быть как отдельный документ, так и его часть. В нашей статье мы разберемся с правилами оформления приложений к письму, ведь это не настолько просто, как может показаться.
Из этой статьи вы узнаете:
- Обязательно ли составление перечня прилагаемых документов на отдельном листе;
- Правила оформления приложений к письму, согласно ГОСТ;
- Правила оформления отметки о приложении при отправке документации не только на бумажном носителе или при пересылке конфиденциальных документов;
- Общие требования оформления сопроводительных писем.
Основные правила оформления приложений к письму
Оформление приложений к письму – это прямая обязанность секретаря руководителя, кадрового инспектора или делопроизводителя. Их опыт, навыки и профессионализм обеспечивают быстрый и качественный обмен информацией как внутри компании, так и с партнерами или контролирующими органами.
На сегодняшний день действующий в нашей стране ГОСТ Р.6.30-2003 и Типовая инструкция по делопроизводству предусматривают два варианта подобных оформлений, а именно:
- Приложение упоминается в самом документе, к примеру: приказ об утверждении штатного расписания с ним самим;
- Прилагаемые документы содержатся в сопроводительном письме.
В нашей статье мы рассмотрим ситуации с сопроводительным письмом, так как в правилах их оформления есть много нюансов, о которых необходимо знать каждому практикующему делопроизводителю.
Оформление приложений к письму, нуждающемуся в почтовой пересылке
Особое значение правильному оформлению придается в случае необходимости отправки сопроводительного письма по почте. Правильность действий делопроизводителя гарантирует не только то, что письмо дойдет до адресата, но и то, что оно будет принято к сведению и на него будет получен ответ. Дело в том, что почтовой пересылке подлежат, как правило, либо полностью оформленные документы, либо их проекты, поэтому ставить на них отметки – нельзя. Поэтому и возникает необходимость в сопроводительном письме, в котором и будет содержаться этот обязательный реквизит подобного рода отправлений. Правила их оформления регламентируются ГОСТ Р.6.30-2003. Им будет посвящен наш следующий раздел.
Оформление приложений к письму согласно ГОСТ Р.6.30-2003
ГОСТ Р.6.30-2003» предусматривает несколько вариантов оформления прилагаемых к письму документов:
- При упоминании наименования приложения в тексте, отметку оформляют так: «Приложение на 3-х листах в 2-х экземплярах».
- При отсутствии подобного упоминания в тексте указывается наименование прилагаемого документа, количество пересылаемых экземпляров и листов, на которых оно содержится. Если таких документов несколько, то они, в обязательном порядке нумеруются. Выглядит это так:
«Приложение:
1. Копия Устава предприятия на 6 л. в 1 экз;
2. Свидетельство о государственной регистрации предприятия на 1 л в 1 экз.»
- Если прилагаемые документы пронумерованы и прошнурованы, то указывать количество листов не нужно. При упоминании приложения в тексте это будет выглядеть, как: «Приложение в 2 экз., а если такого упоминания не было: «Устав предприятия в 1 экз.».
- Если прилагаемый документ идет с приложением, то отметка о нем проставляется следующим образом: «Приложение: письмо Роспотребнадзора от 21.11.2010 №03/7-415 с приложением к нему, всего на 2 л.».
- Если прилагаемый к письму документ отправляется только одному из нескольких получателей, то отметка о нем будет выглядеть так: «Приложение: на 2 л. в 1 экз. только первому получателю».
Мы перечислили разные варианты порядка оформления прилагаемых документов к письму, действующие в стандартных ситуациях. О том, как делопроизводителю действовать в нестандартных ситуациях, расскажет наш следующий раздел.
Рекомендуем материалы по теме:
Нестандартное оформление приложений к письму
Нельзя исключить ситуации, когда оформление прилагаемых документов требуется, но оно не подходит не под один стандарт. К примеру, сопроводительным письмом сопровождается информация, содержащаяся не только на бумажном носителе, а, к примеру, на диске или флешке. В этом случае отметка должна выглядеть так:
«Приложение:
- Проект контракта на поставку угля на 4 л. в 1 экз.
- То же на флеш карте в 1 экз.».
Бывают случаи, когда требуется пересылка документов с ограниченным доступом к их содержанию. Единая инструкция для таких случаев на сегодняшний день пока еще не разработана. Поэтому правила оформления отметок об их наличии содержатся в используемых на предприятии внутренних нормативах. Обычно в отметке о прилагаемом документе дополнительно указывается гриф ограничения доступа. Выглядит это так:
«Приложение: Маркетинговое исследование рынка автозапчастей на а/м МАЗ №85-1 КТ, коммерческая тайна, на 15 л. в 1 экз.»
Все эти нюансы должен знать опытный делопроизводитель.
Общие правила оформления приложений к письму
Теперь приведем общие правила оформления сопроводительных писем, которые в делопроизводстве компании следует неукоснительно соблюдать:
- Прилагаемые к письму документы оформляются на листе бумаги стандарта А4 и отдельной регистрации они не подлежат;
- Заголовок к тексту сопроводительного письма печатается без точки в центре строки, допускается увеличение его межстрочного промежутка;
- Шрифт, которым печатается перечень прилагаемых документов, равно как и размеры межстрочных интервалов и полей, используется такой же, как и в стандартных документах;
- Листы прилагаемых документов нумеруются со второго листа;
- Самостоятельно разработанные сопроводительные документы подписывает первый руководитель или начальник структурного подразделения, в ведомстве которого они были созданы.
Неукоснительное соблюдение всех вышеперечисленных правил гарантирует вам полный порядок в делопроизводстве, четкую доставку отправляемых писем адресату и полную сохранность пересылаемой документации.
www.sekretariat.ru
Шпаргалка делопроизводителя : Правила оформления делового письма
| Оформление делового письма |
Правильное написание делового письма — это искусство. Оно требует от составителя грамотности, внимательности, знания структуры делового письма. Оформление делового письма мы делаем согласно ГОСТ Р 6.30–2003.
Образцы деловых писем>>
Правила написания деловых писем
- Деловое письмо оформляется на фирменном бланке организации. В него входят следующие реквизиты: логотип, название организации, адрес, телефон, электронный адрес сайта. Можете сами разработать бланк письма с удобным для вас набором реквизитов, так как он строго не регламентирован.
- В правом верхнем углу пишется адресат. Если мы обращаемся к конкретному лицу и указываем ФИО в реквизите «Адресат»,
- Правильное деловое письмо должно быть изложено в официально-деловом стиле без ошибок. Тон письма должен быть нейтральным, безэмоциональным. Четкая, краткая форма изложения письма поможет адресату быстро уловить суть, исключит трату времени на уточнение деталей письма в дальнейшем, позволит наладить сотрудничество и укрепить отношения между организациями.
Официальный бланк письма>>
Согласно ГОСТ Р 6.30–2003 бланк расположения реквизитов может быть угловым (реквизиты расположены в левом верхнем углу) и продольным (реквизиты расположены по центру). Пример делового письма смотрите ниже.
| Генеральному директору ООО «Конфети» Меньшову А. И. |
то далее идет обращение:
Уважаемый Александр Иванович!
Если же к вам обращалась организация без указания конкретного лица, то можно писать письмо без обращения. В этом случае сразу начинайте со слов:
В ответ на Ваш запрос от_№ _ сообщаем…
или
ООО «Апельсинка» обращается к Вам с просьбой/предлагает Вам…
Структура делового письма:
- Излагаем цель написания письма.
- Затем предлагаем пути решения, предложения или просим о чем-либо.
- Подводим итоги.
- Ставим подпись. Расстояние — 3 интервала от текста.
Мы рады сообщить о внедрении нового информационного продукта в сфере закупок.
Предлагаем Вам бесплатно протестировать нашу программу и сообщить о результатах.
Ждем Вашего ответа!
Страницы письма, начиная со второй, нумеруются вверху и по центру. Приложения нумеруются отдельно.
Оформление приложений делаем после текста письма:
| Приложение: | 1. Отчет на 4 л. в 1 экз. 2. Справочные материалы на 6 л. в 2 экз. |
В левом нижнем углу ставится отметка об исполнителе.
Петров Иван Васильевич
200-23-23
Образец делового письма
Итак, что у нас получилось.
| Генеральному директору ООО «Креон» Маркину А. Ю. |
Уважаемый Александр Юрьевич!
Мы рады сообщить о внедрении нового информационного продукта в сфере закупок. Наша программа автоматически отсортирует подходящие предложения, сравнит условия и выберет лучший вариант. Предлагаем Вам бесплатно протестировать наш продукт и сообщить о результатах.
Ждем Вашего ответа!
Приложение: Презентация программы в эл.виде
Директор Подпись К.С.Смольников
Петров Иван Васильевич
200-23-23
Надеюсь, оформление деловых писем теперь не составит для вас труда.
Как написать деловое письмо на английском языке>>
www.docdelo.ru
Оформление приложений | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»
Часто к документам, имеющим управленческий характер, оформляются приложения. Каждое из них может быть самостоятельным окончательно оформленным действующим документом, а также проектом или частью документа, поясняющей, дополняющей или раскрывающей содержание отдельных глав или положений основного документа. Рассмотрим, как правильно должно быть оформлено приложение к документу.
Приложением к основному документу может быть другой документ, имеющий самостоятельное значение, уже прошедший окончательное оформление и вступивший в действие, например, копия штатного расписания или устава предприятия, подписанный всеми сторонами договор, отсылаемый в адрес контрагента и т. д.). Приложением может быть и проект какого-либо документа, требующий рассмотрения и согласования: проект постановления, распоряжения, совместного решения и пр. В этом качестве может использоваться и только часть какого-либо документа, содержание которой дополняет или поясняет содержание отдельных разделов основного документа, например, состав комиссии, создаваемой по приказу директора предприятия, может быть оформлен приложением к этому приказу, как и план мероприятий, о которых говорится в тексте приказа или распоряжения руководителя.
Какие организационно-распорядительные документы предполагают оформление приложений
Оформление приложений производится в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — Стандарт). Согласно ему, если документ имеет приложение, то реквизит «Отметка о наличии приложения» заполняется в обязательном порядке. Этот реквизит проставляется в письмах, справках, разного рода записках: служебных, докладных, объяснительных.
Как хранить приложения к приказам?
Однако есть категория организационно-распорядительных документов, в которых этот реквизит не заполняется, поскольку все сведения о имеющихся приложениях указываются в тексте основного документа. В частности, к этой категории документов относятся протоколы и такие распорядительные документы, как приказы, распоряжения, указания, постановления и решения.
Читайте по теме в электронном журнале
Оформление приложений к документам по всем правилам
Между основным документом и теми, которые являются приложениями к нему существует два вида связи, которая должна быть установлена в том случае, когда основной документ с приложениями необходимо отослать внешнему адресату. Документооборотом эти связи определяются как:
- сопроводительное письмо и приложения к нему;
- основной документ и приложения, связанные с ним по содержанию:
- договор и прилагающаяся к нему смета расходов, календарный план или иной документ;
- приказ и прилагающийся к нему перечень членов комиссии или план мероприятий, дополняющие и раскрывающие смысл распорядительной части приказа;
- приказ и тот регламент, который утверждается данным приказом, являющийся приложением к нему.
Сопроводительное письмо
Если речь идет о первом случае, то само сопроводительное письмо и те документы, которые к нему приложены, составляют единый пакет или комплект документов, во втором случае документ и приложения к нему являются составными частями одного документа.
Оформление приложений и то, как проставляется отметка о приложении, зависит от того, какая связь существует между основным документом и приложениями к нему.
Как оформить приложение, когда основной документ и приложения связаны необходимостью пересылки
Если говорить о первом варианте, когда объединение основного документа и приложений обусловлено необходимостью пересылки документов, имеющих самостоятельный характер и ни по смыслу, ни по содержанию не связанных друг с другом, дополнительные отметки и реквизиты на них не проставляются. Это объясняется самостоятельным характером каждого документа и не зависит от того, являются они проектами или окончательно оформленными документами. Поэтому отметка о наличии приложений, являющаяся специальным реквизитом, содержащим информацию о приложениях, проставляется в сопроводительном письме.
Отметка в сопроводительном письме оформляется и проставляется по правилам, установленным Стандартом. В Стандарте предусматривается несколько вариантов оформления отметки и наличии приложений, но очень часто в практической работе приходится сталкиваться с ситуациями, которые в нем просто не предусмотрены. Поэтому есть резон рассмотреть все возможные ситуации оформления, как описанные в Стандарте, так и не предусматриваемые им.
Ситуации оформления приложений, предусматриваемые Стандартом
Когда документ, являющийся приложением, упоминается в тексте основного документа, отметка об имеющемся приложении оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
В том случае, когда к сопроводительному письму приложен документ, упоминания о котором в тексте письма нет, в отметке о наличии приложения необходимо указать его полное наименование, количество листов и количество приложенных экземпляров. Если приложений несколько, их нужно пронумеровать, например:
|
Приложение: |
1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. |
|
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. |
Когда листы приложения сшиты или сброшюрованы, количество листов указывать не нужно. Например, в случае, когда о приложении упоминается в тексте основного документа, следует писать:
Приложение: в 1 экз.
|
Приложение: |
1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. |
|
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. |
А когда прилагаемый документ не упоминается в тексте основного, отметка проставляется следующим образом:
Приложение: Каталог запасных частей к электрическим водонагревателям Ariston в 1 экз.
В том случае, когда само приложение также имеет документы-приложения, отметка о его наличии проставляется так:
Приложение: письмо Минфина от 05.04.2015 № 03-8/201 и приложение к нему, всего на 5 л.
Иногда бывает так, что приложение направляется не каждому адресату из тех, что перечислены в письме, а только первому (основному) из них. Тогда отметка о приложении должна быть оформлена следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
Нестандартные ситуации оформления приложений к сопроводительным письмам
Как мы уже упоминали, в Стандарте не предусматриваются все случаи, с которыми можно столкнуться на практике. Рассмотрим те из них, которые наиболее вероятны.
1. Приложение к сопроводительному письму может быть оформлено как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Поэтому оно может храниться на дискетах, дисках CD, DVD, флеш-картах. Если это так, отметка об имеющемся приложении может иметь следующий вид:
|
Приложение: |
1. Проект договора поставки электротехнической продукции на 3 л. в 1 экз. |
|
2. То же на компакт-диске в 1 экз. |
В обычном случае число листов документа-приложения в отметке о наличии приложения указывается с целью контроля комплектности документов при отправке/получении, поэтому, когда пересылка документов осуществляется на электронных носителях, вполне достаточно того, что в отметке будет указано только количество этих носителей.
Если с сопроводительным письмом пересылается только документ на электронном носителе, отметку о приложении можно оформить следующим образом:
Приложение: Проект договора поставки электротехнического оборудования на компакт-диске в 1 экз.
2. Отметка о наличии приложений при пересылке документов, имеющих гриф «Для служебного пользования» или просто конфиденциальных, содержащих коммерческую или служебную тайну, оформляется особенным образом. Реальная необходимость в этом возникла в практике производственной деятельности предприятий, хотя нормативные правовые акты и не предусматривают особый порядок оформления приложений, имеющих конфиденциальный характер, к пересылаемым сопроводительным письмам.
Чтобы придерживаться раз и навсегда установленного порядка оформления такого рода приложений, целесообразно разработать и закрепить этот регламент локальным нормативным актом предприятия. Это может быть положение, распоряжение или правила, регламентирующие вопросы создания, оформления, регистрации и пересылки документов, содержащих служебную, коммерческую или какую-либо иную конфиденциальную информацию.
Согласно этому порядку, при пересылке подобных документов в сопроводительном письме в отметке о наличии приложений необходимо дополнительно указать регистрационный номер документа-приложения, имеющего конфиденциальный характер, а также присвоенный ему гриф ограничения доступа. Это можно будет сделать следующим образом:
|
Приложение: |
Экспертное заключение о готовности инфраструктуры к освоению месторождений нефти на шельфе Каспийского моря № 35/2 КТ, коммерческая тайна, на 25 л. в 1 экз. |
Отметка о приложении, когда документ и приложение связаны содержанием
Поговорим о том, как происходит оформление приложений в тех случаях, когда основной документ и приложение связаны между собой содержанием. Такие приложения могут оформляться к самым разным документам, в том числе, к распорядительным (постановлениям, решениям, приказам, распоряжениям), любым видам договоров, особенно гражданско-правовых, различных актов (проверок, ревизий, экспертизы и др.), планов, проектов, программ, отчетов и пр.
В связи с тем, что, как говорилось выше, в этом случае прилагаемый документ является неотъемлемой частью основного, проставить отметки о наличии приложения необходимо как в основном документе, так и в документе-приложении. Но в таком случае оформляются они иначе, чем в сопроводительных письмах.
В соответствии с общепринятыми нормами, при оформлении основного документа в соответствующем пункте его текста дается ссылка на приложение. Ниже приводится пример текста такого распорядительного документа.
Оформление с одним приложением
Оформление с несколькими приложениями
Таким образом, на каждом документе, являющемся приложением к основному документу, должна быть проставлена отметка о приложении по форме, которая установлена Стандартом. Например:
Приложение 3
к приказу Минфина
от 14.12.2015 №86
Само слово «приложение» может быть напечатано прописными буквами с символом «№», Стандартом допускается центрировка строки реквизита этого относительно строки, имеющей самую большую длину:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1
к приказу Министерства труда и социальной защиты РФ
от 16 мая 2015 г. № 122
Таким же образом производится оформление приложений к договорам, актам, планам, отчетам и другим документам. Так, на документе-приложении к договору отметка ставится следующим образом:
Приложение № 4
к договору купли-продажи
стального проката
от 12 июня 2015 г. №46/87
В тех случаях, когда в качестве приложения предъявляется документ, утверждение которого производится каким-либо распорядительным документом (например, приказом), то на нем проставляется не только отметка о приложении, но и гриф утверждения. Но в грифе утверждения, как правило, также содержится ссылка на основной документ (например, приказ), поэтому в этом случае следует руководствоваться Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Этим документом предусматривается следующий порядок оформления приложений с грифом утверждения.
Когда к документу (например, к приказу) прикладывается документ, требующий утверждения, такой, как: положение, правила, инструкция, регламент и др., в его верхнем правом углу делается отметка о приложении, а строкой ниже – ставится гриф утверждения, например:
Приложение № 1
УТВЕРЖДЕНО
приказом Минфина РФ от 15.12.2015 №435
Это делается так, чтобы не дублировать несколько раз ссылку на распорядительный документ (приказ) и в отметке о приложении, и в грифе утверждения. Поэтому, по общему правилу, дату и номер распорядительного документа приводят один раз, указывая их в грифе утверждения.
Итак, если приложение утверждено руководителем или каким-то распорядительным документом, то у него нужно заполнить реквизит «Гриф утверждения», особенно в тех случаях, когда это приложение является самостоятельным документом и впоследствии будет использоваться, и рассылаться без основного документа, которым оно утверждается. Во всех остальных случаях целесообразно писать на нем слово «Приложение» с указанием соответствующего номера.
Где располагается реквизит «Отметка о наличии приложений» при оформлении приложений
В Стандарте приводятся схемы расположения каждого реквизита организационно-распорядительного документа. В соответствии с ними, реквизит «Отметка о приложении» располагается внизу листа, на расстоянии 60-80 мм от нижней кромки листа. Но, исходя из практического опыта, такое расположение не всегда оправдано, особенно в тех случаях, когда нижняя граница текста основного документа располагается в верхней части листа. Получается, что между текстом и отметкой образуется много пустого места, не заполненного ни текстом, ни какими-либо реквизитами. Это может дать повод недобросовестному исполнителю со стороны предприятия, являющегося разработчиком документа, или нечестному сотруднику предприятия-адресата заполнить это пустое пространство, добавив от себя тест такого содержания, который может принести им выгоду. И что самое неприятное, такая «корректировка» при определенном навыке может остаться незамеченной руководством как одного, так и другого предприятия.
Чтобы избежать внесения дополнительных сведений в документ, который уже был подписан, рекомендуем реквизит «Отметка о приложении» проставлять через 3-4 межстрочных интервала после последнего абзаца текста основного документа. При этом реквизит «Подпись» должен располагаться немного ниже — через 3-4 межстрочных интервала. Это станет гарантией, что в список приложений и к основному документу не будут добавлены несанкционированные документы-приложения.
Общие правила оформления приложений
1. Для оформления приложений используются стандартные листы писчей бумаги, а не бланки документов.
2. Поскольку приложения отдельной регистрации не подлежат, в соответствии с правилами делопроизводства, у них нет реквизитов «Номер документа» или «Регистрационный номер документа». Эта информация считается избыточной, поскольку регистрационный номер и дату регистрации основного документа указывают на первой странице приложения, в правом верхнем углу, в надписи «Приложение» или в тексте реквизита «Гриф утверждения». Приложения не имеют и реквизита «Наименование организации», поскольку он указывается в реквизите «Отметка о наличии приложения».
3. Если это необходимо, приложение может иметь заголовок. Он оформляется по общим правилам — располагается центрированным способом и в конце его точка не ставится. Заголовок состоит из наименования вида приложения, которое указывается вначале. Наименование может выделяться прописными буквами, в том числе, и написанными через пробел. Межстрочный интервал между строкой, на которой расположено наименование, и последующими строками названия может быть увеличен до 6 пт. Заголовок должен быть расположен под надписями «Приложение» или под реквизитом с грифом утверждения документа.
Инструкция по делопроизводству. Оформляем документы правильно
4. Оформление приложения должно соответствовать оформлению основного документа и Стандарту. Это, в том числе, касается размеров полей, используемых шрифтов, межстрочных интервалов.
5. Нумерация листов каждого приложения — самостоятельная, не сквозная по отношению к основному документу и остальным приложениям, начинается она со второго листа, на титульной странице приложения номер страницы не ставится. Номера страниц указываются арабскими цифрами и располагаются вверху, посреди страницы. Для нумерации используются только цифры, запрещено нумеровать страницы с использованием знаков препинания (точка, тире и пр.), а также указывать слово «страница» или его сокращения.
6.Такой вид приложений, как организационно-правовая документация: методические указания, правила, инструкции, регламенты, положения, прикладываемые к распорядительным документам, которыми они утверждаются, должны иметь все необходимые подписи, в том числе, должны быть подписаны должностным лицом, разработавшим их. При необходимости, свою подпись на приложении может поставить уполномоченное на это должностное лицо.
7. Чтобы подстраховаться от добавления какого-либо несанкционированного текста в конец приложения уже после того, как был подписан основной документ, целесообразно после последнего абзаца текста приложения ставить горизонтальную черту, расположенную по центру страницы через 3-4 межстрочных интервала от последней строки текста.
8. В соответствии с рекомендациями Стандарта, при оформлении реквизита «Отметка о наличии приложений» слово «Приложение» рекомендуется писать в единственном числе, даже в том случае, когда документов-приложений к основному документу несколько. Но с учетом именно рекомендательного характера этого Стандарта, целесообразно, руководствуясь принятыми нормами русского языка, указывать слово «Приложение» в соответствии с количеством приложенных документов, в единственном или во множественном числе.
9. Когда приложения упоминаются и описываются в тексте основного документа, писать слово «приложение» можно как с заглавной, так и с прописной буквы, заключая или не заключая его в круглые скобки, главное, придерживаться единообразия при оформлении.
www.sekretariat.ru
Приложения в письмах
Письма, поступающие в организацию, могут быть абсолютно разными: начиная от рекламных буклетов и заканчивая распорядительной документацией и договорами. При этом абсолютно любое письмо может иметь приложения. О том, как оформляются приложения к письму и какими они бывают, мы расскажем в этой статье.
Из статьи вы узнаете:
- какими могут быть приложения в письме;
- правила оформления приложений;
- как хранить приложения.
Зачастую многие сотрудники компаний при необходимости оформить приложения к письму испытывают затруднения. Связано это в основном с непониманием отличий между самим письмом и материалами, которые служат в качестве приложений. Большинство неопытных секретарей считают текст приложенных документов самим текстом письма, однако это не совсем правильно, поэтому мы рассмотрим, как следует оформлять приложения к письму.
Виды приложений в письме
Прежде чем приступить к оформительной части приложений, давайте рассмотрим, с какими приложениями в письмах чаще всего приходится сталкиваться секретарю.
Приложения к договорам. К примеру, если вы планируете заключить договор с новым клиентом или партнером компании, то основным документом в письме будет являться сам договор. При этом многие компании предпочитают вместе с договором отправлять документы справочного характера, например, прайс-лист на услуги, способы оплаты, контакты организации и т.д.
Читайте по теме в электронном журнале
Приложения в приглашениях. При оформлении письма-приглашения на какое-либо мероприятие во многих случаях рекомендуется прикреплять в качестве приложения схему проезда к месту проведения события. Также в качестве приложения к письму в данном случае может служить программа мероприятия. Отметим, что приглашение на заседание должно содержать такое приложение, как программа совещания. В нем должны быть подробно указаны вопросы, которые будут рассмотрены на совещании, список присутствующих, время и место проведения.
Пакеты документов. Очень распространены случаи, когда в кадровую или бухгалтерскую службу организации требуется отправить определенные документы. В данном случае их необходимо оформить как приложения к сопроводительному письму, в котором перечисляются все приложенные документы (их копии), количество экземпляров и листов.
Как хранить приложения к приказам?
Проектно-сметная документация. Если темой переписки является вопрос об утверждении или изменении проектно-сметной документации, то сама она будет являться приложением в письме.
Оформление приложений
Главные требования при оформлении приложений: наличие отметки на главном документе о наличии приложения и само оформление приложения. Отметка ставится после окончания текста письма не ниже, чем через 2–3 строки. Отметка должна содержать наименование документа, количество приложенных экземпляров и количество листов. Выглядит данная отметка следующим образом.
«Приложение:
1. копия Устава предприятия на 6 л. в 1 экз;
2. свидетельство о государственной регистрации предприятия на 1 л в 1 экз.».
Как правильно подшивать документы по папкам?
Необходимо понимать, что прилагаемый документ также может содержать приложение (получается своего рода матрешка). В таком случае, в отметке после наименования приложенного документа необходимо указать, что к нему имеется приложение и общее количество листов. Например: «Приложение: письмо Роспотребнадзора от 21.11.2010 №03/7-415 с приложением к нему, всего на 2 л.».
Также существуют случаи, когда в отметке не указывается наименование документа. Такая мера применяется в том случае, когда в основном тексте письма указано наименование приложенного документа.
Нумерация листов приложения проводится по порядку, начиная со второго после основного документа (на первом листе цифра не ставится). В случае, если приложения подшиты между собой или сброшюрованы, в отметке о приложении указывается только количество экземпляров (количество листов опускается).
Также возможны ситуации, когда выполняется рассылка одного и того же письма, но только одному из адресатов требуется вручить письмо с приложением. В таком случае в отметке необходимо указать, какому номеру из списка рассылки предназначается приложенный документ. Оформляется это так: «Приложение: на 2 л. в 1 экз. только первому получателю».
Насколько важно вести количественный учет листов получаемых документов?
Хранение приложений
При формировании дел следует учитывать наличие приложений к письмам. Необходимо помнить, что все приложенные документы (копии) подшиваются в дело вместе с письмом в том же порядке. В описи дела указывается наличие приложений и количество их листов.
www.sekretariat.ru
Пример служебного письма
Пример служебного письма — любой документ деловой переписки, отправляемый адресату посредством почтовой связи. Служебные письма — обязательный элемент производственной и организационной деятельности любого предприятия, поэтому необходимо знать требования к их оформлению и содержанию, чтобы эти документы имели требуемую юридическую силу.
Из статьи вы узнаете:
Служебное письмо пример
Деятельность любого предприятия, независимо от формы его собственности и того, чем оно занимается, может осуществляться только при взаимодействии с другими юридическими лицами. Это могут быть контрагенты, партнеру по бизнесу, поставщики, заказчики, органы государственной и муниципальной власти, надзорно-контролирующие органы и т. п. В процессе своей деятельности предприятие также может взаимодействовать и с физическими лицами.
Поскольку такое взаимодействие должно иметь юридическое подтверждение, оно осуществляется на документальной основе. То есть, информация передается на материальных носителях и заверяется надлежащим образом заполненными обязательными реквизитами. Самым популярным и доступным способом оформления документов является бумажный формат. Такие служебные документы можно передавать адресатам почтовой связью, в виде письма. Служебное письмо — пример деловой переписки, осуществляемый пересылкой по почте.
Справка
Виды служебных писем
Все служебные письма можно подразделить на несколько видов по их содержанию. Они, например могут быть:
- инструктивными, если в них содержатся указания и инструкции, методика каких-либо действий;
- информационными, если в них содержится какая-либо информация, представляющая интерес для адресата;
- гарантийными, то есть содержащими гарантийные обязательства, например, по оплате заказа или по оформлению на работу специалиста, принимаемого переводом от другого работодателя;
- сопроводительными, если они приложены к пакету других документов и содержат его перечень и пояснения относительно этих документов;
- рекламными, в том случае, если они содержат техническое описание или описание возможностей какой-либо продукции или услуг;
- рекламационными, если в них содержатся рекламации на какую-либо продукцию и услуги.
Кроме этого бывают служебные письма, содержащие:
подтверждения;
Список это не полный, служебное письмо — пример документа, в котором может быть изложен текст любого содержания, в том числе, и поздравительный, каких-либо специальных запретов и ограничений для этого не установлено. Но, поскольку оно все-таки является документом, в отношении него действуют общие требования, установленные на уровне государственных стандартов.
Читайте также:
Требования к оформлению служебных писем
Не всякий текст, даже напечатанный на стандартном листе бумаги и направленный адресату в конверте по почте, может называться служебным письмом. Для того, чтобы такой текст был юридически значимым и мог называться служебным письмом, на листе в установленном порядке должны быть размещены реквизиты, вид и содержание которых определяются типом конкретного документа. Реквизит служебного письма это — специальное поле, отведенное для конкретных сведений. Только в том случае, когда рядом с текстовой частью будут расположены обязательные реквизиты, служебное письмо может восприниматься как достоверная информация и руководство к действию.
Основным регламентирующим оформление служебных писем документом является ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Обратите внимание: С 1 июля ГОСТ Р 6.30-2003 будет отменен. В действие вводится новый ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Согласно государственным стандартам, определенный набор обязательных реквизитов имеет и деловая переписка. Реквизиты служебного письма это:
- логотип компании или герб, если это государственная или муниципальная организация;
- сведения о юридическом лице, подготовившем документ — его полное и краткое наименование, ИНН, ОКПО, банковские реквизиты, почтовый и электронный адрес, контактный телефон секретаря;
- дата и место составления служебного письма;
- сведения об адресате — почтовый адрес организации или физического лица, должность, фамилия и инициалы руководителя компании-адресата или фамилия и инициалы физического лица — получателя письма;
- регистрационный исходящий номер письма в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел;
- краткое содержание письма, его суть;
- текст служебного письма;
- сведения о наличии приложений, если они имеются;
- подпись руководителя организации, подготовившей документ;
- сведения об исполнителе документа — его фамилия, инициалы и контактный телефон.
Гарантийное служебное письмо образец представлено ниже.
Скачать бланк или заполненный образец можно здесь.
Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>
В соответствии с ГОСТом, установлены и другие требования к оформлению служебного письма. Так, например, его текст должен быть набран 14 кеглем с использованием шрифта Arial Times или New Roman. Конечно, если необходимо разместить письмо для лучшего восприятия на одном листе, размер шрифта можно уменьшить, но делать его менее 12-го кегля не рекомендуется, поскольку читать такой шрифт не очень удобно.
Кроме того, ГОСТ требует, чтобы соблюдался размер полей. Верхнее и нижнее поле равны по 2 см, правое — 1 см, а левое — 3 см, поскольку это поле подшивается при формировании документов в дела.
Служебное письмо — пример лаконичных и четких формулировок
Всю деловую переписку отличают такие особенности,как лаконичность, конкретность, определенность. То есть, каждая его фраза логична и последовательна, исключает двоякое толкование. В тексте излагаются только проверенные факты и только те из них, которые непосредственно касаются темы служебного письма. Никаких отступлений и рассуждений, не подкрепляемых фактами, не допускается. Более того, желательно, чтобы текст содержал как можно больше устоявшихся канцеляризмов и общеупотребительных фраз-штампов. Это поможет избежать излишней эмоциональности и художественности, а также двусмысленности.
Справка
Структура текстовой части, как правило, состоит из:
- вступления, содержащего всю необходимую поясняющую суть дела информацию;
- основной части, в которой раскрывается суть проблемы и то, что именно требуется от адресата служебного письма. Эта часть может содержать объяснения, доказательства, рассуждения;
- заключения, в котором подводится итог сказанному выше и излагается просьба или требование.
Рекомендательное служебное письмо образец приведено ниже.
Скачать бланк или заполненный образец можно здесь.
Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>
Многие предприятия и организации, особенно крупные или являющиеся подразделениями, ведут активную деловую переписку и составляют множество однотипных служебных писем. Такие письма содержат одинаковые обязательные реквизиты и различаются только заголовком и текстовой частью, да и то — не всегда.
В таком случае на предприятии целесообразно разработать и утвердить локальным нормативным актом бланк служебного письма. Такой бланк будет отпечатан типографским способом и воспользоваться им смогут все исполнители, составляющие служебные письма. Это позволит существенно сократить процесс их оформления и, кроме того, избежать ошибок, часто допускаемых при заполнении обязательных реквизитов.
Среди тех преимуществ, которые дает применение бланков служебных писем и то, что те поля, которые заполняются только в процессе оформления конкретного послания, например, поле с реквизитами адресата, поле с регистрационным исходящим номером, поле для размещения текстовой части имеют разметку в соответствии с ГОСТ. Это позволяет соблюсти установленные регламентом правила размещения реквизитов на стандартном листе, используемом для написания деловых писем.
Образец служебного письма по ГОСТу
Требования ГОСТа в случае оформления служебных писем являются рекомендациями. Общая схема размещения реквизитов и текстовой части приведена ниже.
При использовании бланка, реквизит, содержащий справочные сведения о компании, как правило, размещается посередине в верхнем поле. Это не противоречит требованиям ГОСТ. Оформление служебного письма образец приведен ниже.
Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>
Читайте также:
www.sekretariat.ru