Образец приказ на уничтожение документов – Образец приказ об уничтожении документов с истекшим сроком хранения

Содержание

Приказ о создании экспертной комиссии по уничтожению документов

23 июня 2017      Приказы

Каждый документ имеет свой срок хранения, по его завершению проводится процедуры уничтожения. Функция по ее проведению накладывается на экспертную комиссию, которую назначает руководитель с помощью приказа.

Данная группа может быть создана для разового проведения ревизии документации, а также возможно формирование постоянно действующей группы.

Приказ о создании такой комиссии — это распорядительная бумага, утверждаемая руководителем, в которой определяется состав обозначенной группы и закрепляются за ней обязанности по уничтожению документов.

Образец приказа может быть составлен в свободном виде, без применения какого-либо типового бланка ввиду отсутствия такового.

Процедура уничтожения документации проводится после окончания календарного года, в котором завершился период, отведенный для обязательного хранения бумаги в архиве предприятия. Задача экспертной комиссии провести экспертизу имеющихся в организации бумаг, провести отбор документов, требующих утилизации.

Для грамотного проведения выборки необходимо знать, какие сроки хранения установлены для различной документации. Например, бухгалтерские бумаги, как правило, хранятся в архиве пять лет, многие кадровые бланки — 75 лет. Многие документы необходимы предприятию для правильного заполнения отчетности, могут быть запрошены контролирующими структурами, а потому необходимо знать, какую бумагу можно уничтожать, а какой нет.

В связи с указанными особенностями процедуру уничтожения издается приказ о создании комиссии, среди членов которой должны присутствовать лица, знающие установленные законом сроки и понимающие особенности документооборота в компании. Как правило, это бухгалтерские сотрудники, работники отдела делопроизводства, секретари.

Как оформить?

С целью уничтожения документов удобнее создавать группу, которая будет постоянно действовать для этого достаточно один раз утвердить приказ, в котором будут последовательно перечислены члены.

Для оформления берется фирменный бланк с реквизитами компании, в верхней части бумаги указывают, где составляется распоряжения, обозначают дату формирования, указывают название и заголовок бланка. Образец заголовка может быть таким — «о создании постоянно действующей экспертной комиссии», «о формировании постоянно действующей комиссии по экспертизе документов».

Далее, как правило, указывается причина формирования бланка, то есть в каких целях утверждается данный приказ — для установления сроков хранения документов, отбора в архив или уничтожения.

Распорядительная часть включает следующие распоряжения руководителя:

  1. создать экспертную группу лиц — в данном пункте указывают пофамильный состав данной группы;
  2. возложить на ее членов обязанности, связанные с экспертизой и направления бумаг для хранения или  уничтожения;
  3. назначить определенного сотрудника организации ответственным лицом за исполнение приказа.

Далее бланк подлежит утверждению руководителем и передается для ознакомления лицам, перечисленным в его распорядительной части.

Распорядительный бланк регистрируют в журнале, присваивают ему регистрационный номер, который вносится в верхнюю часть приказа. Ниже представлен возможный пример оформления.

Члены комиссии по итогам проведенной экспертизы составляют акт об уничтожении, на основании которого документация передается в специализированные учреждения для утилизации.

Скачать образец

Образец приказа о создании экспертной группы по уничтожению документаци — скачать.


Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:

+7 (499) 653-60-72 доб.445 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 426-14-07 доб.394 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

Задайте вопрос бесплатно здесь — если вы проживаете в другом регионе.

Это быстро и бесплатно!

blankived.ru

Приказ на уничтожение документов с истекшим сроком хранения образец


Уничтожение бухгалтерской документации без нарушений

Бухгалтерам следует иметь в виду, что электронные носители документов учета и средства программного обеспечения надлежит сохранять в течение пятилетнего срока, который исчисляется со следующего года после года, в котором они использовались последний раз.Положения Налогового кодекса требуют хранить первичные документы в течение четырех лет, считая с года, в котором документ в последний раз был использован для составления налоговой отчетности или расчета суммы налога (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).Обратите вниманиеУничтожение бухгалтерских и других учетных документов, отражающих экономическую деятельность организации, при наличии признаков банкротства влечет привлечение к уголовной ответственности (ст.

195 УК РФ).Например, организация может перенести убыток на будущее в течение 10 лет в целях налогообложения.

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

5. Банковские документы за 1996 год (1 папка). 6. Накладные по учету товарно-материальных ценностей за 1996 год (2 папки).

7. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей за 1996 год (1 папка). 8. Журнал учета доверенностей за 1996 год. 9. Гарантийные письма за 1996 год (1 папка). 10. Главная книга за 1996 год. Председатель комиссии Иванов /А.А. Иванов/ Члены комиссии: Борисова /О.В. Борисова/ Петрова /М.И. Петрова/ После того как эксперты «благословят» уничтожение документов, акт попадает на утверждение руководителю организации.

Потом все бумаги, как правило, упаковывают в мешки, при этом пересчитывают каждый том собранных дел. После этого документы можно уничтожить любым способом — разорвать, отправить в шредер, сжечь.

Если документов очень много, процедуру уничтожения может провести, например, котельная.

У документов истек срок хранения. Как их правильно уничтожить

А в последнем – взять накладную или оформить акт приёма-передачи.Перед уничтожением документы сначала нужно отобрать.

Алгоритм процедуры описан в четвёртой главе Постановления 03-33/пс, и он таков:Предварительные действия

  1. создаётся экспертная комиссия;
  2. составляется акт.
  3. отбираются документы к уничтожению;
  4. издаётся приказ о создании комиссии;

На основании акта документы можно уничтожать.

Чтобы определить, какие документы уже не понадобятся и сроки хранения их вышли, нужно создавать специальную экспертную комиссию (ЭК). Если фирма у вас большая и документов накапливается достаточно много, комиссию можно создать постоянную.

В обратном случае, если к процедуре уничтожения вы планируете прибегать раз в год или реже, ЭК можно создавать по мере необходимости.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

1 ст.

17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст.

27 закона № 125-ФЗ). Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

  1. Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
  2. Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
  3. Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.
  4. Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.

О том, какими могут быть сроки хранения документов, читайте в статье .

Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения

При таком способе существенно повышается вероятность уничтожения важных дел преждевременно до истечения сроков их хранения.

Кроме заполнения образца акта на уничтожение документов с истекшими сроками хранения, работодатель издает соответствующий приказ о создании экспертной комиссии. Архивист, главный бухгалтер, представители юридической, кадровой службы, секретарь, представитель от руководства могут входить в состав экспертов.

Некоторые организации создают постоянно действующие комиссии. При значительных объемах работ значительно проще привлекать постоянных экспертов, чем создавать комиссию систематически.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Скачать в .doc Скачать в .doc Экспертная комиссия устанавливает факт по истечению сроков хранения всех оцениваемых документов.

Составление акта на уничтожение бухгалтерских документов

в нем определено:

  1. Дела в утвержденном акте на уничтожение должны располагаться отдельно от прочих бумаг. Хранятся они в специальном месте.
  2. Акт и описи хранят в архиве предприятия в формируемом деле.
  3. Для гарантированной сохранности документов, акты формируют после описей дел постоянного и временного хранения. Описи и акты рассматривает экспертная комиссия и утверждает директор организации.

Перечень правил хранения установлен Госархивом 06.10.06. Согласно документу, в зависимости от видов документы хранят:

  1. в течение непродолжительного времени: от года до 5 лет;
  2. длительно: 10-75 лет;
  3. постоянно.

Перечень правил Госархива устанавливает следующие сроки хранения: Налоговая и

  1. за год — бессрочно;
  2. за месяц — 1 год.
  3. за квартал — 5 лет;

5 лет. Кадровые бумаги (приказы, личные дела и т.

д.)

Акт списания документов с истекшим сроком хранения

6.

Накладные по учету товарно-материальных ценностей за 1996 год (2 папки). 7. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей за 1996 год (1 папка). 8. Журнал учета доверенностей за 1996 год. 9. Гарантийные письма за 1996 год (1 папка). 10. Главная книга за 1996 год. Председатель комиссии Иванов /А.А.

Иванов/ Члены комиссии: Борисова /О.В.

Борисова/ Петрова /М.И. Петрова/ После того как эксперты «благословят» уничтожение документов, акт попадает на утверждение руководителю организации.

Потом все бумаги, как правило, упаковывают в мешки, при этом пересчитывают каждый том собранных дел. После этого документы можно уничтожить любым способом — разорвать, отправить в шредер, сжечь.

Уничтожаем документы с экспертной комиссией и без нее

Сначала необходимо провести экспертизу ценности.

Если документов очень много, процедуру уничтожения может провести, например, котельная. Бумаги можно также сдать в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.

При этом срок хранения станет определяющим, но не единственным критерием отбора. Документ с истекшим сроком хранения может пригодиться в дальнейшей работе. Не исключено, что он может представлять научную, даже историческую ценность. Установить это, а значит, и продлить срок хранения, может только экспертиза ценности (ЭЦ), которую проводит экспертная комиссия (ЭК).

ЭК появляется в организации сразу после того, как руководство принимает решение создать архив. Секретарем ЭК всегда является архивариус, а председателем – либо топ-менеджер, которому подчиняются делопроизводители (например, административный директор), или, как в нашем примере, директор по общим вопросам.

Если такового не обнаружится – сам генеральный директор, который подписывает приказ о создании комиссии (Пример 1 ).

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Графы ее обязательны для заполнения и имеют следующие наименования:

  1. крайние даты;
  2. время хранения;
  3. общее количество единиц хранения, подлежащих уничтожению;
  4. идентификационные номера прикладываемых описей;
  5. порядковый номер строки;
  6. индекс дела согласно номенклатуре, при отсутствии – нумерация по описи;
  7. номера статей согласно Перечню;
  8. примечания.
  9. заголовок уничтожаемого дела или групповое название документации;

Каждая из граф информативна если не для филиала организации, то для ее архива. После таблицы подводятся ее итоги.

Отдельная графа выделена под описание итогового количества единиц хранения, описанных в таблице. Эти данные представляются цифрами и прописью.

levconsulting.ru

Образец акта об уничтожении бухгалтерских документов 2018

Как оформить уничтожение документации

Организация в своей деятельности создает большое количество документов. У каждого есть свой срок хранения. По истечении этого срока, их необходимо уничтожить. Ликвидация оформляется актом об уничтожении (приказ Минкультуры России от 31.03.2015 г. № 526 — приложение 21)

Чтобы уничтожить бумаги в организации, необходимо провести экспертизу их ценности. Для этого формируется экспертная комиссия, которая отбирает документацию и оформляет акт об уничтожении. Он представляет собой список всей документации, которую необходимо уничтожить. Хранить их необходимо в отдельной папке не менее 5 лет.

Образец акта о выделении документов к уничтожению

Скачать

Порядок заполнения

Разберем порядок заполнения формы на примере. Допустим, что ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» приказом руководителя создало комиссию по утилизации, которая состоит из четырех человек:

  • Иванов И.И. – председатель комиссии;
  • Петров И.Н. – секретарь;
  • а также Смирнов Е.Г. и Погодин Д.Н.

По результатам экспертизы, комиссия решила утилизировать все накопившиеся банковские выписки за 2009 и 2010 год.

Шаг 1. Заполним «шапку» формы: наименование организации, номер акта, место составления.

Шаг 2. Заполним строки ниже. Строка «Название фонда» заполняется при уничтожении документации в архиве.

Шаг 3. Заполним табличную часть:

  • укажем порядковый номер в хронологической последовательности;
  • укажем заголовок дела — необходимо внести названия бумаг, если они однородны, то их можно внести в один порядковый номер. В нашем случае заголовком будет «Банковские выписки»;
  • заполним крайние даты — это даты окончания срока действия бумаг, в примере — 2009 и 2010 годы;
  • номера описей необходимо поставить, если при передаче дел в архив создавалась опись. В нашем примере графа остается пустой;
  • далее указывается номер дела, который присвоен в номенклатурном перечне;
  • запишем количество единиц хранения. В нашем примере — «1 папка»;
  • укажем срок хранения документации и номера статей по перечню.

Шаг 4. Укажем, как организация будет ликвидировать документацию. Она может быть уничтожена самой организацией или передана для уничтожения специализированной компании.

Шаг 5. Укажем необходимые подписи в акте.

Образец акта списания документов на уничтожение заполнен.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Обязанность хранить их указана в законе «О бухгалтерском учете» (№ 402-ФЗ ОТ 06.12.2011 — ст. 29). Законодательными и нормативно-правовыми актами срок хранения устанавливается согласно правилам архивного дела, в среднем — 5 лет после отчетного года.

Сроки хранения документов организации, в том числе бухгалтерских, установлены в приказе Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 и составляют:

  • сводная консолидированная и годовая бухгалтерская отчетность хранится постоянно;
  • квартальная отчетность, аудиторские заключения, документы учетной политики, первичка, расчетно-платежные ведомости, регистры бухгалтерского учета хранятся пять лет.

Несоблюдение сроков хранения грозит организации штрафом, поскольку считается грубым нарушением правил бухгалтерского учета (ст. 15.11 КоАП).

gosuchetnik.ru

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в 2018

Порядок уничтожения документов

Порядок и сроки хранения закреплены законодательно. Несоблюдение условий обращения с бумагами грозит организации последствиями, вплоть до привлечения к ответственности. Но если период хранения истек, то их необходимо уничтожить.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения можно разбить на несколько основных этапов.

Шаг 1. Формируется экспертная комиссия (далее — комиссия). При этом руководитель издает приказ в произвольной форме о создании комиссии. В нем необходимо указать состав комиссии, для чего она создана, период работы, а также другие важные для организации сведения. Действует комиссия на основании положения, где утверждаются задачи и функции.

Скачать

Шаг 2. Проводится экспертиза ценности, во время которой документация изучается на основании критериев ценности и определяется время сохранения, согласно требованиям, которые закреплены в организации. Такая оценка ценности проводится ежегодно. До проведения экспертизы утилизировать бумаги нельзя. Комиссия отбирает те, которые подлежат передаче в архив, которые должна хранить сама организация, а также те, которые необходимо ликвидировать. Вся деятельность комиссии протоколируется. Унифицированной формы протокола нет, поэтому воспользуйтесь общими правилами составления или скачайте наш образец.

Скачать

Шаг 3. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документации, которая не подлежит сохранению. В акт включите всю документацию, время хранения которой истекло к 1 января текущего года. О составлении мы подробно рассказывали в статье «Образец акта об уничтожении документов», в ней вы найдете образец и инструкцию по заполнению.

Шаг 4. Утилизация бумаг, которые внесены в акт. Их можно измельчить с помощью специальной техники (шредер), измельчить вручную, сжечь. При этом способ должен быть прописан в акте об утилизации. Просто выбрасывать бумаги без измельчения нельзя, так как это может привести, например, к разглашению персональных данных сотрудников. А за это нарушение организация несет ответственность (ст. 90 ТК РФ).

Обратите внимание, что утилизация документов с истекшим сроком хранения имеет свои особенности. Уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения осуществляется в общем порядке, только если не содержит персональные данные и секретные грифы.

Все чаще организации стали использовать электронный документооборот. Такая документация также подлежит утилизации, как и бумажная. Ликвидация подразумевает удаление файлов с электронных носителей.

Шаг 5. Оформление акта уничтожения бумаг. Его также можно составить в произвольной форме. Воспользуйтесь, например, нашим образцом.

Скачать

Инструкция по уничтожению секретных документов

Кроме обычных, в организациях может существовать документация со специальными грифами.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения с грифами секретности можно представить, как порядок действий:

  1. Бумаги с грифом секретности для ликвидации формируются в отдельный акт.
  2. Утилизация производится в зоне, куда нет доступа посторонним лицам.
  3. Предпочтительный способ изничтожения таких бумаг — сжигание.

Полномочия лиц комиссии по утилизации бумаг со специальными грифами должны быть определены специальным приказом руководителя организации.

gosuchetnik.ru

Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Узнайте, каким способом проводится уничтожение документов с истекшим сроком хранения, как составить акт об уничтожении документов, каковы общие требования к проведению процедуры.

Из статьи вы узнаете:

В каком порядке проводится уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Документы с временным сроком хранения находятся в архиве. По истечению определенного срока их списывают и проводят уничтожение. Процедура уничтожения документов с истекшим сроком хранения прописана законодателем.

Подробнее о порядке уничтожения документов с истекшим сроком хранения читайте в статьях:

Порядок хранения и уничтожения документов установлен Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Скачайте документы по теме:

Списание и уничтожение документов с истекшим сроком хранения, установленного законом, относится к основному элементу работы архива организации. Меры по уничтожению документов с истекшими сроками хранения считается правом, но не обязанностью предприятия. Работы по уничтожению документации, утратившей практическое значение, помогут освободить архивное пространство и использовать его более эффективно.  

Процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения (образец) состоит из последовательных этапов:

предварительно проводят экспертную комиссию, чтобы определить ценность дел, подготовленных к уничтожению;

затем составляют акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения;

после этого переходят к непосредственной утилизации.

В организации выбирают наиболее приемлемый способ проведения утилизации. Всю процедуру оформляют соответствующим актом. Экспертизу определения ценности дел проводит специальная комиссия. С учетом действующих правил работы архивов работникам не рекомендуется проводить соответствующую оценку ценности единолично. При таком способе существенно повышается вероятность уничтожения важных дел преждевременно до истечения сроков их хранения.

Кроме заполнения образца акта на уничтожение документов с истекшими сроками хранения, работодатель издает соответствующий приказ о создании экспертной комиссии. Архивист, главный бухгалтер, представители юридической, кадровой службы, секретарь, представитель от руководства могут входить в состав экспертов. Некоторые организации создают постоянно действующие комиссии. При значительных объемах работ значительно проще привлекать постоянных экспертов, чем создавать комиссию систематически.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Скачать чистый бланк
Скачать в .doc

Скачать заполненный образец
Скачать в .doc

Работа экспертной комиссии по уничтожению документов с истекшим сроком хранения

Экспертная комиссия устанавливает факт по истечению сроков хранения всех оцениваемых документов. После чего составляют акт о выделении документов к уничтожению (образец). Чтобы гарантированно обеспечить сохранность важной информации при проведении экспертной оценки разных типов дел, соответствующие акты на уничтожение документов (образец) целесообразно составлять непосредственно после составления и утверждения всех описей дел, предназначенных для постоянного хранения.

Важно! Документы с маркировкой грифа секретности рационально включить в отдельный акт.

Если в деле с истекшим сроком архивного хранения найден документ, подлежащий постоянному хранению, все дело расшивается для изъятия такого экземпляра.

Читайте по теме в электронном журнале

Нередко в ходе работы экспертной комиссии выявляют несколько экземпляров соответствующих документов, подлежащих постоянному хранению, к примеру, один относится к оригиналу, другие – к копиям (или дубликатам). В этом случае оригинал нужно оставить в архиве для его дальнейшего хранения, а все копии и дубликаты уничтожить.

Положение об архиве

Скачать чистый бланк
Скачать в .doc

Скачать заполненный образец
Скачать в .doc

Экспертная комиссия отбирает к уничтожению и документы со значительными повреждениями, если полное восстановление их содержания невозможно. При таком варианте следует действовать максимально осторожно. При наличии шансов восстановления текста поврежденного документа, его оставляют для дальнейшего хранения и передают на реставрацию. О порядке проведения экспертизы ценности документов читайте в электронном журнале.

Посмотрев на акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, можно отметить, что полное описание включаемых в него дел отличаются от тех описаний, которые вносят в описи, в которых каждое дело описывают в индивидуальном порядке. В акте просто указывают общее количество соответствующих дел одного вида.

Допустимо и просто вносить соответствующие наименования с пометками о крайних сроках хранения и их завершения в делопроизводстве. Акт уничтожения документов (образец) подписывает то лицо, которое его составило. Проводится согласование со всеми членами комиссии. После чего документ передают на утверждение руководителю предприятия.  

Каковы общие требования к уничтожению документов с истекшим сроком хранения или не подлежащих хранению

После полного завершения работы экспертной комиссии, которая проводила обязательный полистный просмотр каждого архивного дела, начинается непосредственно процедура уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Не допускается использовать выделенные для уничтожения документы для хозяйственных нужд предприятия, к примеру, применения в качестве черновиков.

О том, как подготовить кадровые документы к передаче в архив организации читайте в электронном журнале

Акт об уничтожении кадровых документов

Скачать чистый бланк
Скачать в .doc

Скачать заполненный образец
Скачать в .doc

Уничтожение можно производить как в самой компании, то есть на территории организации, так и поручать эту работу специализированным компаниям. Если к уничтожению выделен небольшой объем документов, их рационально переработать с помощью применения обычного уничтожителя для бумаг (шредера). Такие работы проводят непосредственно в офисе организации, что предотвращает несение дополнительных расходов на обеспечение упаковки и последующей транспортировки. О том, как избежать нарушений архивного законодательства читайте в электронном журнале

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения в большом количестве значительно проще передать для утилизации специалистам. Передачу упакованных дел оформляют с помощью приемо-сдаточного акта или накладной. В них необходимо указать дату передачи, общее количество переданных дел и точный вес груза.

Сотрудники специализированной компании, производившей утилизацию по заказу организации, после проведения всех работ должны выдать заказчику акт по уничтожению документов с истекшим сроком хранения.

Справка

Документ составляют в произвольной форме, в нем указывают:

  1. точную дату проведения фактического уничтожения переданных дел;
  2. состав экспертной комиссии, которая непосредственно занималась утилизацией документов.

Чтобы обеспечить максимальную конфиденциальность, большинство компаний занимаются уничтожением документов с истекшим сроком хранения на своей территории, не привлекая к этому специализированные компании. При таком способе стоит позаботиться о выборе наиболее доступного и недорого способа переработки.

Для документов в электронном виде процесс уничтожения может включать перезапись и стирание файлов с электронных носителей (п. «a» абз. 2 раздела 9.9 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 г. № 28-ст).

На сегодняшний день к вариантам уничтожения относится сжигание, химическая обработка, шредирование, закапывание. Также документы можно просто порвать вручную. Большинство предприятий не имеют специализированного оборудования и не могут себе позволить проводить химическую обработку, так как эти варианты считаются дорогостоящими и требуют вложения больших финансовых затрат. Все об архиве кадровых документов читайте в электронном журнале

Недорогими и общедоступными методами уничтожения остается сжигание и закапывание. Но такие способы не являются самыми безопасными. При закапывании создается видимость уничтожения документов с истекшим сроком хранения. На практике конкуренты могут получить доступ к секретным сведениям. Достаточно просто выкопать документы. О том, как организовать обработку персональных данных сотрудников читайте в электронном журнале

При сжигании могут возникнуть соответствующие проблемы с пожарными службами. Соответственно, выбирая окончательный способ утилизации, стоит учитывать все преимущества и недостатки представленных методов. При уничтожении документов на территории организации следует обязательно составить соответствующий акт. А при передаче бумаг для промышленного уничтожения выбирать те компании, которые проводят все работы самостоятельно, не привлекая дополнительно посредников.  

Факт уничтожения документов как в бумажном, так и в электронном виде оформите отдельным актом в произвольной форме.

Справка

Вопрос из практики:

Как провести уничтожение испорченного при заполнении бланка трудовой книжки или вкладыша в нее

Если при заполнении трудовой книжки испорчен бланк или вкладыш в нее, необходимо провести уничтожение с составлением соответствующего акта. Порядок установлен в пункте 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года под № 225.

При этом стоит учитывать, что  конкретный способ уничтожения бланков не определен на законодательном уровне. Организации вправе воспользоваться любыми доступными ей способами уничтожения документов. Например, можно сразу сжечь испорченные бланки при соблюдении требований пожарной безопасности. При наличии специального прибора провести измельчение их в шредере.

Акт об уничтожении испорченного при оформлении бланка трудовой книжки

Скачать чистый бланк
Скачать в .doc

Скачать заполненный образец
Скачать в .doc

Важно! К составленному акту об уничтожении испорченного бланка трудовых книжек необходимо приложить подлинные номера. Для этого можно вырезать номера из испорченных бланков перед их непосредственным уничтожением и вклеить в составленный акт. Это будет служить неопровержимым доказательством того, что соответствующие бланки с такими номерами действительно уничтожены.

www.kdelo.ru

Как составить акт на уничтожение бухгалтерских документов

Вопросы хранения документов бухгалтерского учета мы рассматривали в нашей отдельной консультации. А что делать с документами после того, как сроки их хранения истекли? Об утилизации бухгалтерских документов расскажем в нашем материале.

Изъятие бухгалтерских документов

Бухгалтерские документы организации, по которым срок временного хранения установлен до 10 лет включительно, считаются документами текущего характера и не включаются в архивный фонд организации. В течение данного срока они хранятся в структурных подразделениях организации, а по истечении сроков хранения уничтожаются (абз. 2 п. 2.3 Приказа Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

Считается, что до уничтожения документов в организации должна быть произведена экспертиза их ценности. Она проводится назначаемой руководителем организации экспертной комиссией. Эта комиссия является совещательным органом при руководителе и действует на основании положения.

Проверка ценности документов должна производиться ежегодно (п. 4.11 Приказа Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

Бухгалтерские документы с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации изымаются для последующего уничтожения. Важно, чтобы срок хранения документов уже истек до 31 декабря предшествующего года включительно. Если срок хранения бухгалтерских документов истекает только в текущем году, уничтожить документы можно будет лишь в следующем (абз. 5 п. 4.11 Приказа Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Естественно, что документы, по которым срок хранения еще не истек, уничтожать нельзя.

В соответствии с перечнем на утилизацию составляются акты на уничтожение бухгалтерских документов.

Как составить акт на уничтожение бухгалтерских документов

Акт на уничтожение бухгалтерских документов может быть составлен в произвольной форме. При этом перечень уничтожаемых документов может быть как приведен в самом акте, так и отражен в описи, являющейся приложением к акту об уничтожении бухгалтерских документов.

Документы могут быть уничтожены путем их измельчения, сожжения, передачи на уничтожение в специализированную компанию и иными способами, которые также должны быть отражены в акте.

Приведем образец акта на уничтожение бухгалтерских документов.

Общество с ограниченной ответственностью «Экостор»
121351, г. Москва, ул. Кунцевская, д.26
ИНН 7731332719 / КПП 773101001


Утверждаю Мохов

Генеральный директор Мохов О.Л.
08.11.2016

Акт

об уничтожении документов
от 07.11.2016 № 1


Экспертная комиссия в составе председателя комиссии — заместителя генерального директора по общим вопросам Плугова Н.Г., членов комиссии: главного бухгалтера Нестеровой О.Р., бухгалтера Мякининой С.П. и заведующего складом Щеглова В.А. составили настоящий Акт о том, что 07.11.2016 были уничтожены следующие документы:

Наименование документовПериод составленияКоличество папок документов (шт.)Срок хранения (лет)
Товарные накладные полученные01.01.2010-31.12.201045
Товарные накладные выданные01.01.2009-31.12.2010105
Счета-фактуры полученные01.01.2010-31.12.201055
Счета-фактуры выданные01.01.2009-31.12.201095
Кассовые документы01.01.2007-31.12.200935

Указанные документы в присутствии членов комиссии были переданы для утилизации в качестве макулатуры в ООО «Вторпоставка» по накладной от 07.11.2016 № 263-16/Б.

 

Председатель комиссии: Плугов /Плугов Н.Г./

Члены комиссии:

Главный бухгалтер Нестерова /Нестерова О.Р./

Бухгалтер Мякинина / Мякинина С.П./

Заведующий складом Щеглов / Щеглов В.А./

 

glavkniga.ru

Уничтожение бухгалтерских документов (образец акта)

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность подлежат хранению. Организация должна беречь их не менее пяти лет после отчетного года. Однако для некоторых документов могут быть установлены отдельные сроки. Например, документы об оценке стоимости имущества компании хранятся постоянно.

Началом срока хранения считается 1 января года, следующего за годом, в котором завершилось делопроизводство этого документа.  Для хранения бухгалтерских и иных документов компания вправе создать архив или обратиться в специализированную организацию.  

Порядок утилизации бухгалтерских документов

Утилизацию бухгалтерских документов необходимо проводить в следующем порядке.

  1. Для того, чтобы определить перечень документов, у которых закончился срок хранения, необходимо создать экспертную комиссию. Создание комиссии экспертов утверждается приказом руководителя предприятия, в этом же приказе определяется состав комиссии экспертов. Экспертная комиссия обычно состоит из специалистов разных подразделений предприятия, которые могут установить ценность документов и принять решение об их уничтожении.
  2. Созданная экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов. Без проведения экспертизы ценности невозможно определение бухгалтерских документов, которые подлежат уничтожению. Без проведения экспертизы уничтожать документы запрещено.

После подробного рассмотрения документов экспертная комиссия принимает решение о выделении к уничтожению документов, у которых закончился срок хранения в архиве. Бухгалтерские документы, согласно решению комиссии, вносятся в акт о выделении к уничтожению документов, далее не подлежащих хранению.

Как составить акт на уничтожение бухгалтерских документов?

Акт необходимо составить по форме, приведенной в приложении № 21 к Правилам, утв. приказом Минкультуры России № 526 от 31 марта 2015 г.

Обратите внимание, организация должна обеспечивать сохранность документов не только на бумажных носителях, но и документов, которые хранятся в электронном виде. Электронные документы, у которых закончился срок хранения, должны быть уничтожены в том же порядке.

  1. Далее необходимо уничтожить документы, срок хранения которых истек. Уничтожить документы можно путем измельчения в шредере или иным способом, например, сжечь. Электронные документы уничтожают, удаляя файлы с электронных носителей информации. Для уничтожения документов компания вправе прибегнуть к услугам специализированных организаций. Это может понадобится, например, для оперативного уничтожения большого количества документов.

Обратите внимание, при уничтожении документов необходимо придерживаться следующих правил:

  • уничтожать документы необходимо санкционированно, согласно утвержденному порядку. Нельзя проводить изъятие бухгалтерских документов и уничтожать их без акта о выделении их к уничтожению;
  • уничтожать документы необходимо обязательно таким образом, чтобы полностью обеспечивалась строгая конфиденциальность всей содержащейся в них информации. Документы необходимо уничтожать со всеми копиями.
  1. После уничтожения документов необходимо оформить акт об уничтожении документов. Вы не обязаны составлять такой документ, однако он будет являться подтверждением факта уничтожения бухгалтерских документов. Вы можете указать в нем способ уничтожения документов (на бумажных и электронных носителях), перечень уничтоженных документов, их общее количество, основания для уничтожения.

Чтобы правильно составить акты на уничтожение бухгалтерских документов, ознакомьтесь с примером их заполнения.

Образец акта на уничтожение бухгалтерских документов представлен ниже:

spmag.ru

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о