alexxlab Авг/ 3/ 2018 | 0

Как правильно написать письмо | Делопроизводство

В наше время просто необходимо уметь правильно написать письмо независимо от того, кому адресовано ваше послание (возможному работодателю, высокомерному чиновнику или близкому другу) и способа отправки корреспонденции (по обычной или электронной почте, может и факсом).

Варианты с примерами писем можно посмотреть в разделе «образцы документов» на этом сайте. Сейчас поговорим о некоторых правилах написания и оформления. Письма подразделяются на три общие категории:

  • личные – своим любимым, членам семьи, друзьям близким и не очень (используют неформальный стиль),
  • полуофициальные – переписка с различными организациями по вопросам, касающимся лично вас (например, с банком о состоянии вашего счета, с органом соцзащиты о положенных льготах, с торговой сетью о получении товара и т.п.),
  • деловые (служебные) письма – нужен официально-деловой стиль изложения и предъявляются строгие требования к оформлению.

Как правильно написать личное письмо

Личные письма писать большей частью приятно, ведь вы общаетесь с родными и близкими вам людьми. Сначала надо поздороваться, годиться просто слово «Привет!».

В случае если вы задержались с ответом, вежливо будет извиниться и упомянуть о причинах. Если вы уже в состоянии переписки с адресатом и вам были заданы вопросы, то самое время ответить на них сейчас. Потом после вводной фразы «у меня все хорошо» можно переходить к изложению событий, написать о том, что вас волнует.

Поскольку стиль общения неформальный, подойдут шутки, сплетни (ваша собственная оценка событий или описание мнения окружающих) и пересказ статьи из модного журнала. Одним словом используйте все, что сделает ваше письмо интересным. Хорошо оживят личное письмо смайлики, вопросы типа «ну как?», «правда, отлично?».

Старайтесь быть искренними. Поинтересуйтесь, как идут дела у вашего адресата, задайте в свою очередь вопросы для продолжения переписки. В конце выразите свои чувства, например, «люблю», «хотелось бы встретиться», «с нетерпением жду ответа» и т.д. Обязательно поставьте свою подпись (по электронной почте часто пропускают), а ведь адресат может так и не догадаться от кого письмо (по электронному адресу не всегда понятно). Перечитайте письмо и если необходимо исправьте ошибки. Людей обычно они раздражают и показывают недостаток уважения.

Как правильно написать полуофициальное письмо

Полуофициальные письма должны быть по возможности краткими и четко излагать суть вопроса. Приветствуется проста и логичность. В плохом расположении духа хорошего письма не составить. И лучше исключить всякие лирические отступления от темы и проявление эмоций, а сосредоточиться на доказательной базе (особенно важно для жалоб).

Написать письмо я советую с помощью компьютера, затем распечатать на обычном белом листе формата А4 и поставить подпись ручкой. Допускается составление писем в рукописном виде. В этом случае пишите разборчиво и аккуратно, особенно фамилию.

Раз разборчиво, то легко прочитать. Сейчас в серьезных организациях часто ведется регистрация документов в электронном виде. Ваша фамилия (она может быть красивой, но замысловатой) хорошо известна только вам. Если в ходе регистрации вашего письма заменить хоть одну букву в фамилии, то потом электронный поиск в огромной базе данных вроде как не найдет вашего обращения. И вам будет проблематично узнать зарегистрировано ли оно вообще, хотя впоследствии ответ может и дойти.

Адресата принято всегда указывать в правом верхнем углу письма. Приведу несколько вариантов вам в помощь, они все допустимы. Все зависит от ваших предпочтений, и знаете ли вы наименование структурного подразделения или должностных лиц адресата:

Федеральная служба
по труду и занятости

или

Руководителю Федеральной службы
такой или этакой
И.О. Фамилия

по-другому

Администрация Волгограда
Департамент такой-то – его название

еще

Главному редактору
Издательского дома «Пшик»
Е.Ф. Кагайловскому

и еще

ООО «Переполох»
Главному бухгалтеру
А.И. Квочинской

любому физическому лицу

Тугрикову С.М.
ул. Лусная, д. 207, кв. 1375,
г. Воронеж, 400001

Ниже адресата напишите свою фамилию, имя, отчество, полный адрес для направления ответа по обычной почте, лучше также сообщить телефон.

Если вы уже повторно обращаетесь куда-либо, то обязательно надо указать ссылку на номер и дату полученного письма (возможно, нескольких). Это значительно облегчает обработку корреспонденции, и вы точно получите ответ с учетом предшествующей переписки по рассматриваемому вопросу. Пишется «На № (цифры) от 31.08.2014». Эту ссылку располагают слева над текстом, можно посмотреть на рисунке со схемой элементов письма.

Если вам известно имя человека, к которому обращаетесь, то можно начать текст «Уважаемый …!», тогда закончить его следует «С уважением,».

Если имеются какие-либо подтверждающие документы, то ниже текста обязательно надо отметить данный факт. Тогда в дальнейшем вы легко докажите, что именно вы отправляли вместе с письмом. Какие конкретно документы (или копии) направляются можно указать в тексте или непосредственно в отметке о наличии приложений. Ее располагают ниже основного текста, например:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

или

Приложение: копии квитанций об оплате … на 2 л. в 1 экз.

Следует помнить, вы всегда должны указывать в своем обращении:

  • фамилию, имя, отчество,
  • ваш адрес для направления ответ,
  • число и личную подпись.

В противном случае, ваше письмо могут посчитать анонимным. Такие письма не подлежат рассмотрению, а значит вы не получите ответ на свое обращение. Органы власти обязаны дать ответ в срок не более месяца со дня регистрации вашего письма.

Письмо должно быть вами написано в двух экземплярах. Вы можете в нужную вам организацию обратиться лично. В этом случае в службе делопроизводства (секретарь, канцелярия или общий отдел) обязательно просите на своем экземпляре письма поставить отметку о получении с датой. Лучше чтобы сразу поставили регистрационный номер, но в больших организациях могут регистрировать письма не сразу из-за большого их количества. Поэтому достаточно в момент подачи заявления, чтобы на вашем экземпляре письма поставили штамп с названием организации и дату. Это очень важно, если необходимо выдержать срок или позже подтвердить сам факт обращения.

Но вовсе не обязательно куда-то ехать лично. Может вам будет проще зайти в ближайшее отделение связи. В этом случае отправляйте заказным письмом с уведомлением. Эффект будет тот же. Через некоторое время можно позвонить в организацию и узнать судьбу своего письма. А можно и не звонить никуда, просто ждать ответа.

Если, в конце концов, вы получили отписку вместо вразумительного ответа, обращайтесь повторно. В органах власти, например, факт повторного обращения по тому же вопросу отслеживается. Или напишите письмо в форме жалобы, можно попробовать направить ее в вышестоящую организацию. К таким обращениям также относятся с большим вниманием.

Что касается правил деловой переписки – это одна из наиболее важных тем делопроизводства и она заслуживает, чтобы ей была посвящена отдельная статья.

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то
вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 5 комментариев

delo-ved.ru

Как отправить письмо по электронной почте

В этом уроке я покажу, как правильно отправлять письма по электронной почте. Это базовый урок, в котором НЕ будут рассмотрены все функции и возможности почтовых сайтов. Мы просто напишем и отправим обычное письмо, на которое сразу же получим ответ.

 

Этот урок необходим для дальнейшего углубленного изучения почты. И даже если с отправкой писем у Вас проблем нет, все-таки рекомендую проверить себя, всё ли Вы делаете правильно.

Как написать письмо

Рассмотрим классическую ситуацию. У нас есть адрес электронной почты, на который нужно написать письмо. Он состоит исключительно из английских букв и/или цифр, знака @ посередине и названия почтового сайта (mail.ru, например).

Подробнее об адресах ящиков в Интернете я рассказывал в уроке «Адрес электронной почты».

Первое, что нужно сделать, чтобы написать письмо, это открыть свой электронный ящик. То есть зайти на почтовый сайт, на котором находится Ваш адрес, и открыть его.

А вот об этом я рассказывал в другом уроке — «Почта в Интернете».

Откроется личный кабинет, через который мы получаем письма.

Вот как он выглядит в почте Яндекса:

Так в Mail.ru:

Так в Gmail:

На других сайтах личный кабинет выглядит примерно также: посередине список писем, слева отделы с письмами, сверху кнопки для работы.

Нам нужна кнопка под названием «Написать». Еще она может называться «Написать письмо». Как правило, находится такая кнопка на самом видном месте: либо сверху, над письмами, либо слева, над разделами.

Вот как она выглядит в Яндексе:

Так в Mail.ru:

Вот так в Gmail:

Откроется форма для отправки. На всех почтовых сайтах она выглядит примерно одинаково. Здесь нас интересуют только три поля: Кому, Тема и большая часть для ввода текста.

Вот эти поля в почте Яндекса:

А вот они в Mail.ru:

Так нужные нам части выглядят в Gmail:

Куда печатать адрес

Часть, в которую нужно печатать адрес электронной почты, называется «Кому».

Допустим, у нас есть адрес, на который нужно отправить письмо. Вот он:

Щелкаем левой кнопкой мышки внутри поля «Кому» и печатаем его туда. Чтобы набрать значок @ на клавиатуре, нужно нажать на кнопку Shift и, не отпуская ее, нажать один раз на клавишу клавиатуры с цифрой 2 (вверху, над буквами).

Важно: адрес нужно печатать только английскими буквами, без пробелов и без точки в конце.

 

Что печатать в тему письма

После того, как адрес напечатан, щелкаем левой кнопкой внутри поля «Тема». Здесь нужно напечатать от кого письмо или о чем оно.

Многие недооценивают значимость этого поля и ничего в него не печатают. Другие же наоборот печатают туда то, о чем хотят написать в письме, то есть используют его для печати текста. Ошибаются и первые и вторые. Попробуем разобраться, в чем тут дело.

Допустим, мы в поле «Тема» ничего не напечатали и отправили письмо. Человек его получит примерно в таком виде:

Первое, что он увидит: от кого пришло письмо. В моем случае, это адрес электронной почты. Сразу после него идет тема и небольшая часть текста из самого письма.

Как видите, по этим данным совершенно не понятно ни от кого оно, ни что в нем находится.

Проблема в том, что многие люди автоматически сочтут такое письмо рекламой и даже не откроют. А другие пользователи испугаются, что это вирус и сразу удалят его.

Получается, мы рискуем столкнуться с тем, что отправленное письмо не будет прочитано. Причем, мы об этом даже не узнаем. Для нас это будет выглядеть так, как будто письмо было проигнорировано. А получатель будет уверен, что ему ничего не приходило.

Другая чуть менее распространенная ситуация, когда в поле «Тема» печатают сам текст письма. Вот пример того, как его увидит получатель:

Мало того, что это выглядит нелепо, так еще и не весь текст поместился – часть обрезалась. Если сравнить данную ситуацию с обычной бумажной почтой, то, получается, мы отправили пустой конверт, на котором написали текст письма.

Так что же должно быть в поле «Тема»? В идеале в нем нужно написать что-то такое, что подтолкнет человека открыть письмо. Прочитав тему, он должен понять, что это нужное сообщение, которого он ждет.

Пример:

  • Запись на консультацию
  • Отчет о работе
  • Результаты теста

 

И лучше, конечно, уточнить, что это за консультация, отчет о какой именно работе и что за тест. То есть нужно сделать так, чтобы по теме человек понял, о чем или от кого письмо.

Пример правильной «Темы»:

  • Запись на консультацию к терапевту
  • Отчет о работе по проекту №325
  • Результат теста по физике Иванова А.А.

 

Пример неправильной «Темы»:

  • От меня
  • Срочно
  • Открой

 

Куда печатать текст

Текст письма, то есть его содержание, нужно печатать в самое большое поле из всех. В любой почтовой системе оно предназначено именно для этого.

Щелкаем по нему левой кнопкой мышки и печатаем, то, что хотим написать в письме. Если это поле Вам кажется недостаточно большим, не переживайте, оно автоматически расширится, когда текста будет много.

Как отправить письмо

Для отправки письма нужно нажать на специальную кнопку. Обычно она так и называется — «Отправить» — и находится либо вверху, над полями, либо внизу, под ними. А во многих почтовых сайтах она есть и там и там.

На кнопку «Отправить» нужно нажимать только один раз! Чем больше раз Вы нажмете на нее, тем больше одинаковых писем придет получателю.

Принцип следующий: написали письмо, навели мышку на «Отправить», щелкнули один раз левой кнопкой и ждете. Как правило, через несколько секунд почтовый сайт напишет, что письмо отправлено.

Задание

Напишите письмо на адрес электронной почты

Представьте, что Вы пишете знакомому, которого не видели несколько месяцев. Кратко расскажите, как у Вас дела и что нового (можно одно-два предложения). Не забудьте про тему!

В течение минуты после отправки на Вашу почту придет автоматический ответ, так сказать, подтверждение того, что письмо получено.

Внимание: это тренировочный адрес, на котором настроены автоматические ответы. Не ожидайте писем от реального человека.

 

www.neumeka.ru

Как написать электронное письмо? Текст, электронный адрес

Несмотря на то что средства общения в интернете прогрессируют, по сей день одним из самых популярных и значимых является общение по электронной почте. Данный способ общения существует уже длительное время, но в Сети появляются новые пользователи, которые с ним не знакомы, а посему они находятся в поисках инструкции для работы с электронной почтой.

Электронная почта

Данный вид общения в Сети появился в далеком 1965 году, когда была создана первая программа Mail для пересылки текстовых сообщений. Принцип работы электронной почты схож с таковым в реальной. Те же минусы и плюсы, знакомые термины. Главными преимуществами такого метода общения являются простота и достаточная надежность (не просто так он по сей день является самым распространенным и общепринятым).

Создание ящика

В первую очередь, для того чтобы отправить письмо по электронной почте, вам потребуется собственный ящик. Завести его довольно просто, но уже на этом моменте многие теряются. Электронный адрес (ящик) представляет собой имя (выбранное пользователем), символ «@» и домен (пример: ваше-имя@имя-домена). Для того чтобы завести такой адрес, нужно обратиться к одному из почтовых сервисов, предлагающих подобные услуги. Их множество, но есть ряд популярных, таких как:

  • Gmail, разработанный компанией Google (активно используется по всему миру).
  • Yahoo Mail – одно из подразделений компании Yahoo (используется в основном на Западе).
  • Mail.ru – отечественный почтовый сервис.

Каждый сервис предлагает простую процедуру регистрации. Также каждый имеет ряд особенностей, но идея и основной функционал идентичны.

Если вы являетесь владельцем устройства от Apple или смартфона на Android, то вы наверняка уже имеет свой почтовый адрес. Так, обе системы просят пройти регистрацию уже на этапе включения. На устройствах Apple это адрес формата [email protected], на Android создаются ящики от Google формата [email protected] Обратите на это внимание.

Возможные проблемы и предостережения

Создав свой ящик и начав работу, будьте осторожны. Несмотря на то что современные почтовые сервисы довольно хорошо защищены, вполне возможно, вам придется столкнуться со спам-атакой, различной рекламой, а также мошенниками. Почта не является зашифрованным методом общения в Сети, а посему, перед тем как отправить электронное письмо, убедитесь, что не указываете в нем важные данные (коды кредитных карт, логины и пароли, прочую конфиденциальную информацию).

Использование почтовых клиентов

Если вы активно пользуетесь почтой или планируете это делать, то для удобства можно обзавестись специализированной программой. Обычно такие уже имеются в системе, например, Outlook в Windows или Mail в Mac OS X и iOS. В этом случае достаточно открыть программу и ввести данные своего ящика (прежде зарегистрированного в Сети). Особенно это актуально на мобильных устройствах. Мобильные почтовые клиенты удобны в использовании, так как написать электронное письмо можно прямо на ходу и получить уведомление о новом сообщении тоже.

Популярные клиенты:

  • Thunderbird – кроссплатформенный клиент, который работает почти на всех операционных системах.
  • Outlook – клиент, разработанный компанией Microsoft. Может быть установлен на Windows, а также на всех мобильных системах.

Как написать электронное письмо?

Завершив процедуру регистрации и попав в интерфейс почтовой службы, найдите и нажмите кнопку “Написать письмо” или “Новое письмо”. Перед вами появится ряд строк, которые следует заполнить перед тем, как отправить электронное письмо.

Первая графа “Получатель” или “Кому”: здесь следует указать электронный адрес человека, которому нужно отправить письмо (адресатов может быть несколько, их можно чередовать, оставляя пробелы).

Ниже необходимо указать тему письма, это то, с чем в первую очередь столкнется получатель до того, как увидит текст письма.

Еще ниже располагается поле для текста. Тут пишем все, что хотим сказать в письме (при необходимости можно приложить еще и файлы, но не все сервисы предоставляют такую возможность).

На этом все, достаточно лишь нажать кнопку «Отправить», и письмо уйдет адресату.

Как правильно написать электронное письмо?

Как и с обычной почтой, нужно понимать, кому и что вы пишете. В связи с этим существует ряд правил и даже почтовый этикет. Одно дело, когда вы пишете письмо близкому другу или родственникам – в нем вы можете указывать все что угодно, выбрать любую тему, смайликов добавить, использовать знакомый вам сленг и интернет-сокращения. Другое дело – деловая переписка, ведь в ней следует быть сдержанным и учесть ряд моментов по оформлению.

Как написать электронное письмо начальнику, коллеге по работе или преподавателю? Начните с темы: она должна быть не только краткой, но и максимально информативной. Если она связана с работой, то уточните это в теме (пример: проблема с проектом №34). Не оставляйте это поле пустым.

Если это письмо боссу, малознакомому коллеге или вовсе незнакомому человеку, то следует начать с официального приветствия. Как правило, достаточно обращения “Уважаемый(ая)» и имя (фамилия и отчество по усмотрению).

Излагая мысли, пытайтесь предоставить как можно больше информации и уложиться в минимальное количество текста. Вы все-таки пишете по делу, а значит, нет смысла расписывать все на трех листах и заискивать перед получателем. В то же время не используйте излишних сокращений, если они не связаны с работой (использование аббревиатур не возбраняется). Сленг и смайлы под запретом, это очевидно.

Не пренебрегайте грамотностью. Важной особенностью электронной писем является то, что они могут быть более объемными, чем, к примеру, SMS. У вас есть время все перепроверить. Ваше письмо должно быть понятным и грамотным.

Завершающая часть письма – это ваша подпись. Тут есть несколько вариантов, но основной и беспроигрышный – “С уважением, (после сделайте отступ и укажите свое имя и фамилию)». Нередко используются более сложные и информативные подписи, в которых указывается место работы, должность, фото, телефоны и другие средства связи. Все зависит от политики компании, вашей должности, да и в целом желания. Не оставляйте подпись: “Отправлено с iPhone” – это уже моветон.

Вместо заключения

Вот и все, это ряд простых правил, которые помогут вам понять, как написать электронное письмо без лишней траты времени и нервов. К тому же теперь вы не попадете в нелепую ситуацию, а ваши письма точно будут прочитаны и доставлены.

fb.ru

Как написать и отправить письмо через электронную почту mail.ru?

  1. Все сервисы Mail.ru
  2. Регистрация в почте mail
  3. Вход в почтовый ящик
  4. Восстановление пароля
  5. Обзор
  6. Горячие клавиши
  7. Оформление письма
  8. Оформление письма, дополнительно
  9. Контакты, адресная книга
  10. Редактирование и удаление контактов
  11. Настройки, личные данные
  12. Настройки, подпись
  13. Настройки, работа с письмами
  14. Настройки, темы
  15. Настройки, пароль и безопасность
  16. Настройки, папки — создание, редактирование и удаление
  17. Настройки, автоответчик
  18. Настройки, фильтры — автоматическое распределение писем по папкам и защита от спама
  19. Добавить почтовый ящик — получать письма с других почтовых ящиков, через почту mail
  20. Удалить почтовый ящик

Для написания письма для начала необходимо войти в свой почтовый ящик. В левом верхнем углу находится кнопка «написать письмо».

При нажатии кнопки «написать письмо», открывается страница шаблона письма.

Первая графа «кому», здесь необходимо ввести адрес электронной почты получателя, например: [email protected] или [email protected] При наборе появится меню возможных вариантов адреса, то есть те, с кем уже переписывались, можно выбрать получателя из этого меню, либо ввести новый адрес.

Графа «Тема», можно оставить пустой, но лучше вкратце описать суть письма, например, «резюме», «запрос по наличию товара», «поздравление», «с пятницей» или любую другую тему на усмотрение.

Кнопка «прикрепить файл». При нажатии открывается окно выбора файлов с компьютера для загрузки, это может быть абсолютно любой файл — текстовый документ, изображение, таблица или даже программа. Главное чтобы файл хранился в Вашем компьютере (или локальной сети) и был известен путь, то есть смогли найти где файл находится.

В теле письма вводится необходимое сообщение. Подпись, обычно, прикрепляется автоматически сервисом mail, но можно выбрать другую.

Остается лишь отправить письмо — кнопка «Отправить» в верхней части страницы. Письмо так же можно сохранить, тогда оно будет храниться в черновиках, его можно будет отредактировать и отправить после. Либо можно отменить отправку письма.

 

poisk-v-seti.ru

Письма о любви | Как написать письмо президенту?

Рубрика: Образцы, примеры, шаблоны писем
Автор: Egen Kurveeva

Интернет соединяет людей! Благодаря развитию сетевых технологий теперь можно написать письмо кому угодно – даже не выходя из дома. Даже президенту Российской Федерации! Как написать письмо президенту?
На самом деле в этом нет ничего невозможного или сложного. Надо просто зайти на сайт president.kremlin.ru – официальный сайт президента России и направиться в раздел «Обращения».
Прежде всего, необходимо будет представиться. Анонимки читать никто не будет, поэтому придется предоставить данные о себе. Если вы хотите, чтобы письмо дошло до адресата придется сообщить ФИО отправителя и адрес электронной почты. Самое тщательное внимание нужно обратить на указание тематики письма, иначе оно может затеряться и вовсе даже остаться непрочитанным. Кроме того, указание темы письма – хороший тон при переписке.

После этого начинается самое интересное. Необходимо кратко и емко изложить суть обращения. Если есть чем подкрепить ваши слова: фото, видео-материалы – их стоит прикрепить к письму. Сам текст письма президенту особенно требует вашего внимания. Запомните два ключевых слова: он должен быть емким и кратким.
Емкий текст – сразу обозначайте проблему, не делая больших предисловий – они утомляют и раздражают, кроме того внимание читающего рассеивается, пока он доходит до сути вопроса. Пишите так: «Я хотел бы сообщить вам о следующей проблеме: работники УФМС отказали мне…», не стоит эмоционально расписывать о том, как данные работники вам грубили, хамили, несмотря на все ваши заслуги перед обществом. Важен сам факт – опишите его.
Краткий текст – минимум эмоций, но максимум информации. Цените свое и чужое время, это действительно важно. Покажите себя образованным, сдержанным и воспитанным человеком – с таким приятнее общаться, пусть даже заочно, с помощью писем.
Четко делите мысли по абзацам, не допускайте, чтобы текст письма превращался в одну сплошную колонку – его очень сложно будет воспринимать. Также подружитесь с орфографией (ее можно проверить автоматически в программе Word) и пунктуацией. Оформление письма президенту, как, впрочем, и любому другому адресату – важный процесс, ибо он влияет на то, какое впечатление произведет это письмо, и какое решение будет принято после его прочтения.

pisma-lubvi.ru

13 советов, как писать письма

Дорогие друзья, сегодня я решил написать о наболевшем — о том, как писать письма 😉 . Думаю, многие специалисты в различных областях ежедневно получают много писем с вопросами и просьбами о помощи.

Ваш покорный слуга не исключение 🙂 . Количество писем с вопросами и просьбами о помощи в среднем составляет 40-50 в день и порой превышает мои физические возможности ответов на них.

В переписке значительную часть составляют письма, в которых вопросы и описания проблем не совсем правильно сформулированы, из-за чего требуют дополнительных уточняющих писем, что занимает лишнее время как отправителя, так и получателя.

В этом посте я хочу рассказать о том, как нужно правильно писать письма с вопросами специалистам, чтобы получение нужной вам информации занимало минимум времени и не требовало лишней переписки.

Главное правило, на мой взгляд, заключается в том, что в письме очень важно дать понять, что вы дорожите временем получателя. Все должно быть кратко и четко сформулировано.

1. Приветствие

Я считаю, что любое письмо обязательно должно начинаться с приветствия. «Здравствуйте», «Привет», «Добрый день» — написать эти слова не составляет никакого труда и занимает секунды. Мне лично не нравятся письма, в которых нет приветствия. Ничто не ценится так дорого и не дается так дешево, как вежливость.

2. Обращение по имени

На всех страницах блога shakin.ru, где есть форма обратной связи (например, страница «Реклама»), я всегда пишу «Меня зовут Михаил», поэтому не вижу проблемы, чтобы не обращаться в письмах по имени. Подсознательно любой человек любит, когда его называют по имени.

И хотя «Майк» я люблю больше, чем «Михаил» 😉 , любое обращение по имени сойдет 🙂 .

3. Сначала погуглите свой вопрос

Сколько раз в переписке мне приходилось давать ссылки на материалы, которые я нашел, просто набрав заданный мне вопрос в поисковике! У меня даже пальцев не хватит на руках и ногах 😉 !

Если серьезно, то искренне советую сначала погуглить интересующий вас вопрос в различных вариантах (в том числе на английском, перевести можно через Google Переводчик) и потратить время, чтобы изучить найденные материалы.

В большинстве случаев вы без труда найдете ответы на свои вопросы в поисковиках или на форумах (туда многие люди и приходят, чтобы общаться, обсуждать специфические проблемы по разным тематикам и отвечать на вопросы). Зачем тратить время другого человека, когда во многих случаях вы сами без труда можете найти все, что нужно?

🔥 Кстати!Команда TravelPayouts запустила игру с SEO вопросами и главным призом — поездкой на Пхукет:

Узнать подробности

Меня вдруг сейчас осенило — я сам никому писем с вопросами не пишу, а просто ищу в интернете. Если не могу найти — спрашиваю на соответствующих форумах. Бывает, это занимает много времени, но искать решение своего вопроса самому мне намного интереснее.

Пишите письма только в крайних случаях, когда вы действительно не можете найти ответа на свой вопрос.

4. Письма с целью просто узнать мнение

Я уверен, что во многих сферах на один и тот же вопрос есть несколько различных мнений даже у авторитетных профессионалов, и все они будут правильными.

Продвижение сайтов — это специфическая область. Как и в других сферах, здесь могут быть прямо противоположные мнения по одному и тому же вопросу у различных специалистов. И те, и другие будут правы, потому что у одних работает один вариант, у других — другой. Например, одни используют разные тексты ссылок для продвижения одного запроса, а другие нет (я отношусь к их числу), и оба варианта могут давать хороший эффект.

Писать письма специалистам с целью узнать у них мнение по тому или иному вопросу (например, «Нужно ли использовать разные тексты ссылок для одного запроса или одинаковые?») особого смысла нет, потому что это будет ИХ точка зрения, потому что именно их способ работает лучше для НИХ. Для вас это может не дать эффекта.

Лучше всего попытайтесь узнать интересующий вас момент на практике, и тогда вы точно будете знать ответ на свой вопрос.

5. Сформулируйте свой вопрос кратко и понятно

Бывает, открываешь письмо, а там несколько тысяч символов текста с долгим и запутанным описанием проблемы (иногда сразу нескольких). Складывается впечатление, что люди совсем не ценят чужое время. Если времени мало, то у меня нет никакого желания и возможности в рамках бесплатной помощи читать длинные  письма.

Если в письме кратко и четко сформирован вопрос, то шансов, что получатель на него ответит, намного больше.

Можно брать пример с программистов, у которых модно писать код как можно короче, или с Твиттера, где размер сообщений ограничен 140 символами.

6. Заголовок письма должен быть осмысленным

Не стоит писать заголовки вида «Помогите» или «Нужна помощь». Такой заголовок не несет никакого смысла.

Представьте, что в почтовом ящике получатель увидит несколько десятков подобных заголовков у писем, и при этом у других будут конкретные заголовки. На какие он быстрее ответит?

Сравните заголовки — «Вопрос по социальным кнопкам» или «Вопрос по WordPress». Сразу понятно, о чем суть письма.

7. Пишите грамотно

Думаю, мало кому будет интересно отвечать на письмо, написанное с ошибками. Например, захочется ли человеку отвечать на письмо с вопросом «Чо та пазиции ни ростут ваще? Каво мине зделать?» 😉

Если вы допускаете ошибки, то бороться с этим очень просто — поместите текст письма перед отправкой в Word, там все распространенные ошибки и опечатки будут подчеркнуты красной волнистой линией.

Также можно просто набрать фразу, которая у вас вызывает затруднения в плане правильности написания, в поисковике, и вы наверняка найдете решение на сервисах вопросов и ответов или на специализированных форумах. Также есть полезные сервисы gramota.ru, slovari.yandex.ru и therules.ru.

8. Избегайте «тяжелых» скриншотов и файлов

Я считаю, что не нужно прикладывать к письму большие по размеру скриншоты и файлы. Мне приходится помечать такие письма метками, чтобы впоследствии их удалить для того, чтобы освободить почтовый ящик.

Скриншоты можно уменьшить и оптимизировать (вот мой видеоурок на эту тему — Как оптимизировать изображения для сайтов и блогов), а также загрузить их на любой хостинг картинок, например, на radikal.ru или twitpic.com.

Текстовые файлы можно сжать в rar или zip архив. Можно вообще сделать стильно — загрузить необходимые скриншоты, таблицы и другие документы на dropbox.com и дать на них ссылку. Очень удобно. В дальнейшем просто удалите эти файлы, и получателю не нужно будет удалять ваши письма с приложенными файлами.

9. Если у вас проблема, то опишите, что вы предпринимали для ее решения

Очень много писем приходит с описанием той или иной проблемы с продвижением сайта. Обычно люди пишут только о самой проблеме (снижение посещаемости, никак не получается повысить позиции и т.д.).

При этом в письмах часто упускают самое важное — что предпринималось в плане оптимизации и продвижения сайта. Без истории действий по оптимизации и продвижению по одному лишь описанию проблемы трудно что-либо сказать. Мы же не телепаты 😉 .

Поэтому, если хотите написать о проблеме с сайтом, то не забудьте упомянуть, какие методы оптимизации и продвижения вы использовали. Если вы уже пытались решить проблему, то напишите, каким образом вы хотели это сделать.

10. Вопросы должны быть конкретными

Что можно ответить на такой общий вопрос «Как раскрутить сайт?» Это то же самое, что спрашивать «Как стать счастливым», «Как стать богатым» и т.д.

Чем конкретнее вопрос, тем лучше. На конкретный вопрос можно получить конкретный ответ.

11. Указывайте адрес сайта

Если ваш вопрос или проблема напрямую связаны с вашим сайтом, то указывайте его адрес. Бывает, приходят письма вида «У моего сайта выпали страницы из Яндекса» или «Почему-то понизились позиции», а самого адреса сайта нет.

12. Обязательно благодарите за совет или помощь

Я уже привык, что за мою помощь и советы многие не благодарят. Ну помог старик Глобатор, потратил несколько минут своего времени, ну и что с того? Ему же заняться нечем, он только и ждет, чтобы отвечать на письма 😉 !

Нет уж, я таких махом вычисляю 🙂 . Если в ответ на мое письмо не говорят элементарного «спасибо», то на последующие письма этого человека я часто просто не отвечаю 😉 . Я лучше сэкономлю время на таких письмах, накоплю из сэкономленных минут пару часиков, лягу на диван, намою фруктов и посмотрю с супругой какой-нибудь отличный фильмец 😉 !

13. Не нужно садиться на шею

Этот пункт, пожалуй, я не люблю больше всего. Поможешь человеку один раз, а он тут же буквально садится на шею и присылает еще несколько писем. Никто никому ничем не обязан.

Думаю, никому не нравится, когда в рамках бесплатной помощи начинают присылать одно письмо за другим.

В продолжение темы переписки. Вы можете сделать себе эффектную e-mail подпись по этой инструкции — Как сделать стильную e-mail подпись для пользы сайта, а также прочитать о моих наработках в посте Как я планирую и экономлю свое время.

Желаю вам успешного увеличения посещаемости ваших сайтов!

Глобатор

Десерт на сегодня — видео о том, как парень подтягивается на турнике на одном пальце. Тоже так хочу 🙂 :

Подпишитесь на рассылку блога с полезными материалами по SEO

Оцените, пожалуйста, статью, я старался 🙂 :

Загрузка…

shakin.ru

Как написать письмо Президенту?

Вы когда-нибудь хотели написать Президенту? Наверное, хотя бы раз за всю жизнь такая мысль возникает у всех. Каждый человек имеет вопросы, ведь часто мы не согласны с решениями главы государства, и сделали бы не так, как он посчитал нужным поступить. Президенту также важно знать о том, что думает народ, как он живет, чего хочет. Как написать письмо Президенту? Об этом пойдет речь в данной статье.

Прежде чем написать письмо президенту России, нужно потрудиться над стилем и грамотностью изложенных вами мыслей. Письмо должно быть написано по форме, и именно для этого существует официальный сайт Президента Российской Федерации. Если вы хотите, чтобы ваше обращение попало по назначению, и его рассмотрели быстро, следует пользоваться именно этим сервисом.

Как написать письмо Президенту, пользуясь официальным сайтом? Для этого вам придется заполнить анкету, а после этого смело пишите все, что хотели бы сообщить главе государства. Вы должны будете указать свой электронный адрес, на который придет информация о ходе рассмотрения отправленного вами сообщения. Ответ же придет вам по обыкновенной почте, ведь вы должны будете также указать свой адрес проживания. При неточности указанных данных или скрытии их части ответа вы не получите. Так что достоверные данные указывать очень важно.

Срок рассмотрения вашего обращения – три дня. Время доставки ответа будет зависеть от вашего места жительства. Часто письма идут больше, чем две недели. Так что стоит набраться терпения.

Как составить электронное обращение?

А теперь поговорим о том, как написать письмо Президенту в электронном виде. Ваше сообщение не должно превышать 2000 символов. Также вы можете прикрепить вложенные файлы к нему. Если же вам приходится отправлять вместе с письмом большое количество документов, лучше всего воспользоваться обычной почтой. Такое письмо вы можете отправить по адресу: Россия, 103132, Москва, ул. Ильинка, д. 23. В графе «кому» должно быть указано: «Управление Президента Российской Федерации, занимающееся работой с обращениями граждан и организаций». В случае указания неправильного адреса (по случайности), письмо может быть доставлено лишь по указанию адресата.

На сайте ваше письмо может отправляться 1-5 минут, в зависимости от загрузки сервера. Так что заблаговременно нужно выбрать самое удобное время. Например, пишите вечером или ночью. Но учтите: если у вас утро, то у других может быть уже вечер, и там тоже найдутся люди, которые хотят написать Президенту письмо.

Какие письма не принимаются к рассмотрению?

Ваше письмо не будет рассматриваться, если:

оно содержит нецензурную лексику, оскорбительные выражения;

– написанный по-русски текст содержит латинские символы, или же текст набран полностью заглавными буквами, не разделен на предложения;

– в письме указан недостоверный или неполный почтовый адрес;

– ваше обращение не адресовано Администрации Президента России или Президенту России;

– в обращении не содержатся конкретные заявления, жалобы, предложения.

Если у вас возникает вопрос: «Писать или не писать письмо главе государства?», ответ однозначный – писать. Выразите свои мысли, предложения, или, может быть, у вас есть просьба. Вы уже знаете, как написать письмо Президенту, так что беритесь смело за дело. Ведь в нашей стране обратиться к ее руководителю может каждый. Если вы, к примеру, поинтересуетесь, как написать письмо президенту РК, то это окажется намного сложнее.

fb.ru

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о