Кадровые приказы – Кадровые приказы

Содержание

Журнал регистрации кадровых приказов

Журнал регистрации кадровых приказов — применяется для регистрации приказов со сроком хранения 5 лет.

Пример заполнения основного раздела журнала:

В журнал включены дополнительные материалы:

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (выдержки)

Кадровый приказ — правовой акт, издаваемый администрацией для регулирования правоотношений между работником и организацией. Срок хранения — 5 лет.

К кадровым приказам со сроком хранения 5 лет относятся следующие приказы:

О направлении работника (работников) в командировку (краткосрочные командировки внутри страны)
О направлении работника (работников) на учебу/семинары
О привлечении к работе в выходные и праздничные дни
О привлечении к сверхурочным работам
О привлечении работника к дисциплинарной ответственности

О снятии с работника дисциплинарной ответственности
Об отстранении от работы
О прекращении отстранения и допуске к работе
О вынесении взыскания работнику за прогул
Об объявлении выговора
и т.д.

Также, к приказам со сроком хранения 5 лет относятся различные виды приказов на отпуск:

О предоставлении работнику (работникам) ежегодного оплачиваемого отпуска
О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска
Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска
О предоставлении учебного отпуска
и т.д.

Приказы на отпуск удобнее регистрировать в «Журнале регистрации приказов на отпуск», но при небольшой численности штата допустимо регистрировать их вместе с кадровыми приказами со сроком хранения 5 лет.

Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

(ГОСТ Р 51141-98)

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу

, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Порядок нумерации кадровых приказов не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3).

Для Журнала регистрации кадровых приказов установлен срок хранения 5 лет. Срок хранения журнала исчисляется с даты регистрации последнего приказа.

Полезная информация:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета, и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

Журнал регистрации кадровых приказов НЕ прошнурован, а лишь подготовлен для шнуровки: журнал имеет сквозные отверстия и надпись-заверитель на последней странице журнала.

www.hr-ok.ru

«Кадровые приказы»

ВЕДУЩИЕ СЕМИНАРА:

ДМИТРИЩУК Светлана Анатольевна

Эксперт-консультант по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, сертифицированный бизнес-тренер, автор публикаций в специализированных изданиях.
Опыт руководства кадровыми службами крупнейших государственных и коммерческих предприятий.
Высшее образование по управлению персоналом.
Автор семинаров «Экспертиза трудовых книжек» и «Трудовой договор» получивших наивысшую оценку членов Кадрового клуба «Кадры в порядке»

Задать свой вопрос и записаться на консультацию к Дмитрищук Светлане Анатольевне можно по электронной почте: [email protected]

Классификатор приказов организации

Скачать

Фрагмент инструкции о документообороте

Скачать

План семинара

2. Кадровые приказы как формы первичных документов по учету труда и его оплаты. Как правильно утвердить применение форм приказов.

3. Плюсы и минусы применения унифицированных форм кадровых приказов

4. Составляем альбом кадровых приказов

учитываем все необходимые и возможные кадровые процедуры
разрабатываем оптимальную форму приказа
предусматриваем варианты и особенности заполнения

5. Документы — основания для приказов.

Информация о сертификатах

Теперь у вас есть возможность не только прослушать семинар, но и бесплатно получить сертификат участника, который подтвердит ваш профессиональный рост и пригодится вам для общения с нынешним и будущими работодателями.

Для этого необходимо выслать на электронный адрес [email protected] письмо с темой «Сертификат», в котором указать:

Ваше ФИО полностью
Название семинара, который вы прослушали
Почтовый адрес с индексом, на который мы вам вышлем сертификат.
По желанию: отзывы и комментарии (нам будет приятно 🙂

Если Вы планируете прослушать несколько семинаров, то лучше присылать их общим списком, чтобы мы могли отправить все сертификаты одним письмом.

Отправка сертификатов происходит примерно раз в неделю (по мере того, как успеваем их печатать). После получения сообщения о том, что сертификат отправлен — ожидайте письма. Если оно не приходит (такое очень редко, но бывает), обязательно сообщите нам об этом, мы вышлем сертификат повторно.

Оставить отзыв

Коллеги, поделитесь Вашим мнением: что понравилось, чем можно дополнить тему и т.д. Ваше мнение важно для нас.
Давайте развиваться вместе!

www.hr-ok.ru

Журнал регистрации кадровых приказов: правила заполнения

Кадровая документация требует от сотрудника точности и аккуратности. Провести анализ документов, зарегистрировать приказы — для всего этого необходима глубокая сосредоточенность, и следование правовой базе. Кадровая документация является основой, на которой стоит все производство.

Благодаря все изложенному выше, кадровая документация обычно является объектом частых проверок соответствующих организаций. То, насколько корректно оформлены документы по кадрам, определяет ее юридическую силу.

Каждый сотрудник компании напрямую зависит от того, насколько точно он оформлен в кадровой документации. До тех пор, пока документацию не зарегистрируют правильным образом, фактически нет ее существования

Юридическая сторона

Журнал регистрации кадровых приказов схож с другими подобными журналами

Сотрудники кадрового отдела обычно должны вести ряд журналов, где регистрируют различные приказы. К примеру, в одном журнале отображается в приказах деятельность организации. А в другом содержатся только приказы о кадрах. Также бывают журналы, где описаны отпуска или увольнения.

Обычно журналы регистрации приказов похожи между собой наличием стандартных колонок. Среди этих колонок должны быть запасные, для заполнения соответствующими работниками в случае необходимости.

Закон не предусматривает единой формы для всех журналов регистрации. Поэтому ниже мы приведем наш образец такого журнала. Но предприятие вправе разработать свою форму журнала регистрации приказов.

Порядок регуляции

Деятельность компании предполагает образование ряда документов, Перечень которых утверждает приказ Минкультуры РФ от 25.08. 2010 № 558. Базовое положение этого нормативного документа предписывает обязательное наличие сроков хранение кадровой документации.

Например, журналы регистрации различных приказов по сотрудникам предприятия должны быть сохранены двумя сроками: в 5 и 75 лет. Поскольку имеют место 2 разных срока, кадровый отдел должен вести сразу 2 таких журнала.

Распоряжения могут нумероваться в произвольном порядке, так как законодательная база не определяет этот порядок. В то же время, существует Типовая инструкция делопризводства, утвержденная Росархивом (приказ № 68 от 27.11.00), в соответствии с которой приказы следует нумеровать по порядку в пределах одного года по календарю. Также по этой инструкции специалисты обязаны отдельно нумеровать приказы по деятельности предприятия и приказы, касающиеся сотрудников.

Кадровый учет требует от специалистов, ведущих документацию, крайней аккуратности. Следует знать порядок ведения журнала различных договоров (например, трудовых). Если есть необходимость в трехсторонних договорах цессии, то их, обычно, необходимо заключать в банковских компаниях.

Есть ли необходимость в ведении?

Журналы хранятся 5 или 75 лет

Как мы уже говорили, приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 предписывает необходимый срок, в течение которого необходимо сохранить журналы регистрации документации по распоряжениям в отношении всей деятельности организации. Исходя из этого становится очевидным обязательное ведение журналов регистрации.

Письменно или в электронном виде?

Ведение регистрационного журнала может производиться в электронном виде. Правовая база не предусматривает какую-то особенную форму приказной документации, имеющей, кроме того, специальные оговорки о ее оформлении. Под последним мы имеем ввиду прошивку журнала, печатное удостоверение или нумеровку.

В случаях, когда журналы регистрации формируются в программе 1С, нумерация для приказов происходит сама собой. И тогда ведение описываемой документации в письменном виде не имеет обязательного характера.

Разновидности приказных регистрационных журналов и их примеры

На сегодняшний день для компаний актуален следующий список регистрационных журналов:

о трудоустройстве, увольнении или переводе сотрудников;
о командировании работников;
журналы отпусков;
о дисциплинарных взысканиях либо поощрительных мероприятиях.

Порядок работы с журналом

Многие предприятия давно перешли на документацию в электронном виде

Главные этапы работы по ведению регистрационных журналов таковы:

грамотное построение делопроизводства;
ведение документации, связанной с деятельностью хозяйственно-административной части;
надежное сохранение документов предприятия.

В действительности процесс делопроизводства — кропотливая работа, в которой важную роль играет большое количество специалистов организации. Процесс документооборота и его формирование входят в непосредственные обязанности делопроизводительного отдела компании.

Но отдел делопроизводства — это понятие достаточно расплывчатое, так как его обязанности обычно выполняются либо общей службой, либо возлагаются на канцелярию, что зависит от масштабов предприятия.

Если организация не обладает большими размерами, то делопроизводство обычно входит в обязанности секретаря. В самом начале работы специалисту следует разработать общие инструкции по работе с документами. Лучше всего разработанные инструкции задокументировать официально.

В настоящее время работу с документами чаще всего предприятие разрабатывает самостоятельно. По этой причине нормативно-правовые акты не предписывают порядок канцелярской работы, а всего лишь носят рекомендательный характер.

Для оптимального формирования процесса документооборота следует иметь следующие главные документы:

инструкция для делопроизводства. Этот документ является локальным актом. Он отражает весь порядок работы, связанной с документацией, проходящей внутри организации. В случае, если в компании на данный момент пока нет готовых правил обращения с документами, то написание инструкции теряет свою актуальность. И тогда целесообразно на неопределенное время пользоваться существующими положениями.
номенклатура дел. Необходимый организованный список документации содержит ее установленные сроки, в которые она должна быть сохранена. Он необходим для определения дальнейшего движения (перенесения в архив либо утилизации).

Обратите внимание на то, что журнал содержит приказы, касающиеся работников предприятия. На титульном листе регистрационного журнала необходимо указывать полное дословное название этого журнала. Такое название должно быть написано только заглавными буквами. После наименования документа должно следовать полное название организации.

Если организация является крупной, количество регистрационных журналов должно соответствовать количеству служб или отделов, включенных в процесс делопризводства. Дата оформления регистрационного журнала должна быть также указана на титульном листе.

Журнал необходимо прошить, пронумеровать, затем отдать на подпись и печать администрации компании. Особенно хорошо, если приказная документация опломбировывается номерной пломбой (следует обратить внимание, что пломбировка не будет считаться действительной, если ее номер не вписан в журнал).

Кто несет ответственность?

Ответственность за ведение журнала несет определенный работник

Основная работа предприятия регулируется, прежде всего, его главой в лице директора. Он, в свою очередь, возлагает ответственность по распоряжениям и приказам на руководителей отделов.

Иногда задачи организации носят комплексный характер. В этом случае директором создается специальная комиссия, в которую входят специалисты в разных областях.

Распоряжения следует делить на разновидности в зависимости от того, являются ли они главными или оперативными. Вариант классификации приказов:

Приказы по основной работе предприятия. Распоряжения этого уровня издаются наряду с другими задачами основной деятельности предприятия.
Приказы по работе администрации.
Приказы по этой классификации должны регистрироваться и храниться отдельно. Это связано с установленными сроками хранения. Распоряжения по работе администрации следует хранить в течение 5 лет, в то время как документы, регулирующие основную деятельность предприятия находятся на постоянном хранении. Регистрационные журналы — такой вид документации, который предназначен только для внутреннего пользования . Его никто не имеет права передавать сотрудникам каких-либо сторонних предприятий без особого разрешения главы компании.
Ознакомление с записями журнала регистрации должно проходить только в присутствии ответственного за этот журнал человека. Руководитель предприятия регулярно проверяет журнал регистрации для контроля и оценки работы канцелярской службы.

Сотрудник, ответственный за ведения журнала приказа, обязан хранить его у себя. Когда журнал заканчивается, ответственный должен отметить это на обратной сторон.

Необходимые пункты

Журнал регистрации кадровых приказов: заполнение

Как было изложено выше, законодательство не предусматривает специальную форму журнала регистрации приказов. Однако специалисты дают рекомендации по основным разделам журнала, которые можно использовать. Например:

порядковый номер,
дата приказа,
номер распоряжения,
основное содержание приказа,
сотрудник,
табельный номер,
основание распоряжения.

Примерные резервные колонки:

кто подписал приказ,
кто исполняет приказ,
куда передали приказ,
расписка о получении, дата,
отметка о направлении в дело, и так далее.

Иногда требуется колонка «Примечания». Тогда следует сделать такую отметку: «запись № ……………… в столбце № ………… не действительна». После этого вносится новая запись.

Образец заполнения журнала приказов по личному составу предприятия

№ п/п	Дата	Номер приказа	Разновидность приказа	Сотрудник	Табельный номер приказа	Основание
100	3.05.2014	20-лс	Перевод на другую должность	Иванов Иван Иванович	28394	Дополнительное соглашение № 5 от 29.04.2014 к трудовому договору № 74 от 1.01.2012
101	3.05.2014	21-лс	Прием на работу	Орлова Ольга Павловна	30492	Заявление
102	3.05.2014	22-лс	Прием на работу	Антонов Петр Николаевич	67540	Заявление

Журналы регистрации положено хранить в течение 75 лет согласно приказу Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

В таких журналах должны содержаться приказы следующего характера:

о приеме на работу;
об оплате труда;
о совмещении профессий;
о повышении квалификации;
о смене фамилии сотрудника;
о длительных командировках.
о поощрении персонала;
об отпусках
о дежурстве;
о переводе;
об увольнении работника

В течение 5 лет следует хранить журналы, содержащие следующие распоряжения:

о дежурствах,
об учебных и очередных отпусках,
о непродолжительных командировках,
о дисциплинарных взысканиях

Как регистрировать приказы задним числом

Журнал регистрации кадровых приказов — один из документов по организации кадрового делопроизводства

Регистрировать приказы задним числом исключено по причине того, что журналы регистрации следует нумеровать, прошивать и скреплять печатью. Но на предприятиях нередко бывают случаи нарушения порядка регистрации, так как возникают ситуации, в которых имеют интерес и сотрудник, и администрация.

Существует две приемлемые возможности обойти регистрационный порядок:

Способ первый. Если канцелярия не осуществляла последующей регистрации распоряжений, то приказ можно записать задним числом.
Способ второй. В случае, если последующая регистрация производилась, то на имя главы организации пишется служебная записка, а в ней описывается сложившаяся ситуация. Приказ регистрируется текущим числом. На практике такой приказ издается под дробью 11/1-П (или под любым индексом, буква индекса не имеет юридической силы.). Такой вариант является более благоприятным на случай контроля со стороны соответствующих органов.

Следует особо отметить порядок исправления ошибок. В случае их появления следует полностью заменить только те документы, которые не пересекаются с документами, которые заменить нельзя.

Регистрация документов задним числом должна быть соизмеримой со сложившимися ситуациями. К примеру, с сотрудником происходит несчастный случай за пределами предприятия, а ознакомление с приказом и подпись этого сотрудника зарегистрированы задним числом. Такой факт только привлечет внимание органов, проводящих расследование.

С распространенными ошибками в кадровом делопроизводстве вас ознакомит видеоматериал:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

ВКонтакте

Класс

juristpomog.com

Делопроизводство в кадровой службе (отпуск, приказы, ксерокопии)

Автор: Андреева Валентина Ивановна Профессор кафедры трудового права Российской академии правосудия

Источник:

График отпусков в организации
Документационное оформление деятельности кадровой службы

Правильно ли я понимаю, что график отпусков обязателен для работника и работодателя только при наличии в организации установленного порядка ухода в отпуск? Статьей 122 ТК РФ порядок предоставления отпусков устанавливается согласно очередности, заведенной в организации. Значит ли это, что если в организации не установлен порядок ухода в отпуск, то и график отпусков не обязателен?

Т.Ю. Монюшко, менеджер по персоналу

Согласно ст. 122 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью, установленной в данной организации. Указанная очередность определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения представительного органа работников согласно ст. 123 ТК РФ.

Утвержденный график отпусков является обязательным как для работодателя, так и для работника

График отпусков нельзя считать документом, разрабатываемым по усмотрению организации. Он является обязательным локальным нормативным актом, утверждаемым ежегодно не позднее чем за 2 недели до наступления нового календарного года.

Иной порядок определения очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков предусмотрен для отдельных категорий работников. Например, у работающих первый год право на использование отпуска возникает по истечении 6 месяцев непрерывной работы в данной организации. Отпускной период таких работников не отражается в графике отпусков или включается в дополнение к графику по мере приема на работу новых работников.

Каковы правила согласования графика отпусков?

О. Шиков, г. Воронеж

В Инструкции по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, прилагаемой к постановлению Госкомстата России от 06.04.01 № 26, указано, что график отпусков визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом (при его наличии) и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

График отпусков является сводным графиком. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работников.

В многолетней практике работы кадровых служб по оформлению отпусков сложилась следующая технология разработки графика, которую можно признать рациональной. Структурные подразделения представляют в кадровую службу проекты графиков отпусков, на основании которых составляется сводный график. Из утвержденного сводного графика делаются выписки для структурных подразделений и под расписку передаются их руководителям. Работники структурных подразделений должны быть под расписку ознакомлены с графиком отпусков.

В какой форме должен отражаться в графике отпусков период предоставления отпуска: точная дата отпуска или только месяц?

О. Шиков, г. Воронеж

Это спорный вопрос. В самом постановлении Госкомстата России нет его единого решения.

Организация может решать этот вопрос по своему усмотрению. Однако следует отметить, что сама «природа» такого документа, как график отпусков, требует точной фиксации отпускного периода в виде даты, а не расплывчатой в виде месяца. Кроме того, при указании в графике точной даты в дальнейшем не требуется написание заявления об отпуске, т. к. отпуск будет предоставлен «автоматически» по графику путем издания приказа. При указании в графике только месяца обязательно требуется заявление работника для выявления конкретной даты начала отпуска, что увеличивает общее количество документов, необходимых для оформления отпуска.

Инструкция по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

График отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

Унифицированная форма графика отпусков (Т-7)

В графах 6 и 7 употребляется термин «дата» (запланированная и фактическая)

Как можно внести исправление (например, числа или буквы) в уже готовый и подписанный приказ?

Н. Осипова, инспектор ОК

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68, не содержит ответа на данный вопрос. Однако сложившаяся практика издания и применения распорядительных документов свидетельствует о недопустимости внесения исправлений в подписанный руководителем приказ. Служба, ответственная за подготовку приказа, должна представлять на подпись руководителю проект распорядительного документа без помарок, исправлений и грамматических ошибок.

Вносить исправления в уже подписанный руководителем приказ недопустимо.

При обнаружении ошибок в приказе в момент подписания необходимо переписать приказ в исправленном виде. При выявлении существенных ошибок (не грамматических, если грамматическая ошибка не привела к искажению смысла текста) приказ должен быть отменен или заменен путем издания нового приказа.

Можно ли выпускать приказы не по типовой форме, а в текстовом виде, если в тексте приказа учтены все требования?

В. Ершова, г. Киров

Приказы по личному составу частично унифицированы по форме и содержанию и включены в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26. К таким приказам относятся приказы о приеме, переводе, увольнении, командировании, поощрении работников и предоставлении отпусков. Названное постановление Госкомстата России не имеет государственной регистрации, осуществляемой Минюстом России, в связи с чем многие практики считают его необязательным и не применяют, продолжая составлять текстовые приказы по указанным выше вопросам. Однако письмом Минюста России от 27.04.01 № 07/4328-ЮД данный документ признан не нуждающимся в гос. регистрации.

Согласно постановлению Правительства РФ от 13.08.97 № 1009 (п. 17, абз. 5) «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» порядок опубликования и вступления в силу таких документов определяется федеральным органом исполнительной власти, утвердившим документ, а в п. 2 постановления Госкомстата России от 06.04.01 указано «распространить унифицированные формы первичной учетной документации, указанные в п. 1.1 настоящего Постановления, на юридические лица всех форм собственности, в п. 1.2 — на юридические лица всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений».

Таким образом, кадровым службам следует переходить к использованию утвержденных Госкомстатом России форм приказов.

К сожалению, органы статистики не унифицировали до настоящего времени все разновидности приказов по личному составу. Именно это, т. е. отсутствие унифицированных форм, а не их наличие, создает трудности в работе специалистов кадровых служб.

Применение в работе службы кадров форм, утвержденных Госкомстатом России, существенно упрощает и ускоряет издание кадровых приказов, позволяет избежать ошибок и высвободить время для решения проблем управления персоналом.

В то же время нельзя признать не имеющим юридической силы текстовой приказ по личному составу, если в нем учтены все требования к его форме (бланк приказа, подпись руководителя, виза ознакомления работника) и содержанию (все необходимые сведения о работнике и условиях работы, отдыха, поощрения и основание для издания приказа).

Обязательно ли вводить буквенные индексы в нумерации приказов по личному составу о поощрениях, о взысканиях? Можно ли использовать только цифры в обозначении номера приказа по личному составу?

Ю. Щипкова, инспектор ОК АО «Стеле»

Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3).

Регистрационные индексы приказов по личному составу отличаются от регистрационных индексов приказов по основной деятельности

Главное, что необходимо учитывать при нумерации приказов по личному составу, — это обязательность отличия их регистрационных индексов от индексов приказов по основной деятельности, которые оформляются секретарской службой. Для приказов по основной деятельности традиционно характерны цифровые индексы (номера), т. е. простая порядковая нумерация (натуральный ряд чисел) — 1, 2, 3, 4, 5…, а для приказов по личному составу обычно применяют буквенно-цифровую нумерацию: 1-к, или 1к, или 1л/с и т. п.

Если приказов по личному составу очень много, например в окружной организации, то можно нумеровать все приказы отдельно, по разновидностям, применяя разные буквенные обозначения.

Например, можно использовать обозначения 1п, 2п, Зп… для нумерации приказов о приеме; 1пр, 2пр, Зпр… — о переводе; 1у, 2у, Зу- об увольнении; 1км, 2км, Зкм… -о командировании и т. д.

В небольших организациях, где кадровых приказов образуется немного, не требуется делить приказы по разновидностям. В то же время нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не допускается из-за различий в сроках хранения приказов данного вида.

Буквенно-цифровая индексация кадровых приказов не является обязательной и единственно возможной

Приказы должны быть разделены на две части: со сроком хранения 5 лет и 75 лет. Срок хранения 5 лет имеют приказы: о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных и внутрироссийских командировках. Остальные приказы по личному составу хранятся 75 лет. Для приказов с разными сроками хранения должны использоваться различные буквенные обозначения.

В работе можно применять только цифровую индексацию приказов по личному составу, но с обязательным отличием ее от цифровой индексации приказов по основной деятельности.

Например: 1/1, 2/1, 3/1… — кадровые приказы со сроком сроком хранения 75 лет;1/2, 2/2, 3/2 …- кадровые приказы со сроком хранения 5 лет.

Постановлением Госстандарта России от 26.08.01 № 352-СТ отменено постановление Госстандарта России от 31.07.97 № 273 «О принятии и введении в действие ГОСТ Р 630-97 » Унифицированные системы документации…»» и последующие изменения к нему. Чем теперь руководствоваться при оформлении документации?

До утверждения Госстандартом России нового ГОСТа на организационно-распорядительную документацию (ОРД) и регистрации его в Минюсте России при оформлении служебной документации следует пользоваться Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Федеральной архивной службой России 27.11.00. Инструкция содержит основные требования к бланкам документов, составу реквизитов и их оформлению. Помимо правил оформления документов, здесь рассмотрены вопросы технологии их обработки и порядок хранения.

При подготовке организационно-распорядительных документов необходимо также использовать альбом унифицированных форм ОРД, подготовленный специалистами ВНИИДАД в 1993 г.

Требуется ли заверять специальной отметкой ксерокопии служебных документов? Влияет ли отсутствие такой отметки на юридическую силу ксерокопии?

Ксерокопирование оригинала документа — один из способов получения дополнительных экземпляров документа, называемых копиями. Любая копия документа требует обязательного заверения для придания ей юридической силы. Особенно важна процедура заверения для копий, получаемых с помощью технических средств, т. к. при их использовании возможны подлоги а заголовочной, содержательной или оформляющей частях документа. В связи с этим незаверенная ксерокопия юридической силы не имеет.

Копии документов заверяются по установленной форме, специальной отметкой о заверении копий. Отметка проставляется ниже реквизита «Подпись» и включает: заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.

Верно
Секретарь
27.05.2002

подпись

А.П. Рудакова

В упрощенном виде, без указания должности заверителя и даты заверения, может быть заверена копия исходящего документа, остающаяся в организации. При пересылке или передаче копии документа в другую организацию или при выдаче ее на руки заверенную копию дополнительно удостоверяют печатью.

hr-portal.ru