Сколько хранится первичная бухгалтерская документация: Сроки хранения первичных документов \ Акты, образцы, формы, договоры \ Консультант Плюс

Сколько хранить бухгалтерские и налоговые документы

Каждая организация обязана соблюдать сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов независимо от организационной формы и рода хозяйственной деятельности.

Ответственность за хранение налоговых регистров и прочей документации несет главбух или руководитель фирмы. Сроки хранения бухгалтерской документации, отчетности, первичных документов составляют не меньше 5 лет после отчетного года. 
Хранятся 4 года налоговые сведения для расчета и оплаты налогов, а также документация подтверждающая доходы и затраты. Кроме того, 4 года подлежит сохранению электронная документация между банком и компанией. Но для отдельных случаев законом прописаны сроки хранения бухгалтерских документов и иной отчетности. Так, к примеру, срок хранения РСВ-1 ПФР – 6 лет.

Исключительные сроки хранения налоговых и бухгалтерских документов

	Тип документа	Период хранения, лет
1	Налоговая отчетность, начисления по авансам налоговых платежей, справки по НДФЛ и прочие	5
2	Документация по выплате страховых взносов – листки нетрудоспособности, отчет РСВ-1 и т. д.	6
3	Кассовая документация	5
3.1	по выдаче зарплаты при отсутствии лицевых счетов	75
4	Первичная документация, доказывающая убыток налогоплательщика по налогу на прибыль, УСН («доходы – расходы»), ЕСХН, НДФЛ по сделкам с ценными бумагами.	Полный промежуток времени, в котором считается налогооблагаемая база на размер убытка
5	Документация, указывающая первоначальную стоимость основного средства	4 с года начисления амортизации
6	Документы, на основании чего безнадежная задолженность дебиторов подлежит списанию (если срок исковой давности при хранении указанных документов заканчивался и возобновлялся, то период хранения продолжается)	4 с признания безнадежности дебиторки
7	Документы, отражающие затраты на учебу работников за счет средств юридического лица	В ходе периода обучения и 1 год работы обучаемого сотрудника, но не меньше 4 лет
8	Бухгалтерская отчетность за отчетный год	На продолжение существования организации

Порядок сохранения документации

Определив сроки хранения первичных бухгалтерских и налоговых документов, содержать их необходимо в отведенном помещении или закрытой мебели кабинета бухгалтера до сдачи в архив. В сейфах или шкафах с закрытым доступом содержатся бланки строгой отчетности. 
При отсутствии подтверждающих документов для расчета налогов ФНС вправе выписать налогоплательщику штраф и пени за несоответствие условий сохранности. Кроме этого, юридические лица могут хранить документацию в электронном варианте, но обязательной деталью считается наличие электронной подписи. 

Сколько лет хранится отчет налогоплательщика в налоговой и во внебюджетных фондах

Срок хранения налоговой отчетности утвержден приказом ФНС и составляет 5 лет. Отсчет для содержания устанавливается с 1 января нового года по прошествии отчетного срока. А срок хранения налоговых регистров, доказывающих обоснованность начисления вычетов по НДС, наступает с даты внесения последних сведений. 
Срок хранения квартальной бюджетной отчетности установлен в течение 5 лет, а годовой – бессрочно, на протяжении существования организации. До 2017 года юридические лица и ИП сдавали отчет в ПФ и ФСС, на сегодня единую форму РСВ принимает и хранит ФНС в течение 5 лет, как налоговую отчетность. Но сроки хранения РСВ-1 по перечню страховых взносов (на пенсионное, социальное, медицинское страхование) равны 6 лет.
Сроки хранения бухгалтерских документов, регистров и отчетности регламентируется №125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в РФ». 
При утере документации фирмы руководитель собирает комиссию, которая определяет факты пропажи или уничтожения (например, кража, чрезвычайный случай и т.д.). Во избежание разногласий с налоговой службой при расчете документацию лучше восстановить. 
 

Хранение первичных документов

Первичная документация – основа бухгалтерского учета и последующей налоговой отчетности. Именно она является подтверждением хозяйственных и финансовых операций, а потому хранение первичных документов строго регламентировано законодательством. Налаженная система хранения дает ряд преимуществ компаниям и позволяет не только соблюсти установленный регламент, но и упростить работу с внутренними документами и обеспечить возможность быстрого поиска нужных бумаг в случае необходимости. Неправильное хранение документов предполагает штрафы и другие серьезные последствия как для организации в целом, так и для ее руководителя и главного бухгалтера лично, поскольку они являются ответственными лицами.

Что относится к первичным документам?

Кассовые ордера, акты выполненных работ, накладные и квитанции составляют основную массу этого типа бумаг. Также сюда относятся акты приема-передачи материальных ценностей, акты о списании товаров, накладные, ведомости и еще сотни бумаг, установленных законом, а также учетные регистры. Основные положения по перечню и срокам хранения разных типов первичных документов и ответственности прописаны в ФЗ-129 «О бухгалтерском учете» от 23.02.1996 г. и в Налоговом кодексе РФ.

Сроки хранения первичной документации

Для большинства видов таких бумаг установлен срок хранения 5 лет, однако эта цифра варьируется. Усложняется ситуация тем, что на практике трудно точно разделить бухгалтерские и налоговые документы, а для последних Налоговым кодексом установлен срок хранения в 4 года. Для ряда из них действует также архивное законодательство: так, согласно Перечню типовых управленческих документов, утвержденному Минкультуры 25.08.2010 г., некоторые отчетные документы подлежат архивированию и хранению разное количество лет.

Специалисты приходят к выводу, что существующие противоречия в законодательстве не так уж проблематичны: в целом стоит ориентироваться на более длительный срок хранения и, таким образом, соблюсти все установленные требования, то есть хранить первичные документы необходимо не менее 5 лет. Стоит отметить, что установленные сроки отсчитываются не с фактической даты создания документа, а с начала следующего отчетного года.

Избежать проблем с проверяющими органами поможет своевременная систематизация документов организации. Налаженный архив позволит вовремя отправлять бумаги на хранение, чтобы они не занимали места в рабочих кабинетах, а также уничтожать ненужные в соответствии с требованиями законов. Облегчить работу главного бухгалтера и гарантировать соблюдение нормативов помогут специализированные компании, которые не только организуют внеофисное хранение архива, но и окажут дополнительные услуги: выполнят систематизацию, экспертизу ценности, ликвидацию или оцифровку документов.

Хранение первичных документов | Новости Бухгалтер 911

«Вісник. Офіційно про податки»

Для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухучета, финотчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством. Выясним, кто должен отвечать за организацию бухучета и хранение первичных документов на предприятии, как исчисляются сроки их хранения, а также как налогоплательщику действовать в случае утраты, повреждения или уничтожения таких документов.

Что является первичным документом

Статьей 1 Закона о бухучете определено, что первичный документ — это документ, который содержит сведения о хозяйственной операции.

Кроме того, п. 2.1 главы 2 Положения № 88 установлено, что первичные документы — это документы, созданные в письменной или электронной форме, содержащие сведения о хозяйственных операциях, включая распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их проведение.

Кто отвечает за хранение

Ответственность за организацию бухгалтерского учета и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах, сохранение обработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока, но не менее трех лет, несет собственник (собственники) или уполномоченный орган (должностное лицо), осуществляющий руководство предприятием, в соответствии с законодательством и учредительными документами (часть третья ст. 8 Закона о бухучете).

Согласно пунктам 6.6 и 6.7 главы 6 Положения № 88 хранение первичных документов и учетных регистров, которые прошли обработку и были основанием для составления отчетности, а также бухгалтерских и других отчетов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения или лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета предприятия. (

От редакции Бухгалтер 911: согласно изменениям, внесенным в Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, хранение первичных документов будет обеспечивать лицо, обеспечивающее ведение бухгалтерского учета предприятия. Более подробно по ссылке).

СПРАВОЧНО

Большинство видов первичных бухгалтерских документов следует хранить не менее 3 лет — при условии, что контролирующие органы завершили их проверку, и 5 лет — в случае если такие документы содержат информацию о финансовых операциях.

Определение сроков хранения

Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской и иной отчетности в архиве предприятия, учреждения определяется согласно нормативно-правовым актом по вопросам определения сроков хранения документов, утвержденным центральным органом исполнительной власти, обеспечивающим формирование государственной политики в сфере архивного дела и делопроизводства.

Относительно деятельности субъектов хозяйствования, следует заметить, что сроки хранения документов определены приказом № 578/5, которым установлено, что сроки хранения всегда вычисляются с 1 января года, следующего за годом окончания дела.

Так, например, отсчет срока хранения документов, завершенных делопроизводством в 2017 г., начинается с 01.01.2018 г. Если срок хранения такого документа составляет три года, то он заканчивается 01.01.2021 г.

Сроки хранения типовых документов, утвержденных приказом № 578/5, минимальны. Большинство видов первичных бухгалтерских документов следует хранить не менее трех лет — при условии, что контролирующие органы завершили их проверку, и пяти лет — в случае если такие документы содержат информацию о финансовых операциях. По решению экспертной комиссии предприятия эти сроки могут быть продлены.

Если документы утеряны

Пунктом 6.10 главы 6 Положения № 88 определен порядок действий в случае потери первичных документов.

Так, в случае пропажи или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов руководитель предприятия, учреждения письменно уведомляет об этом правоохранительные органы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения.

Вместе с тем согласно п. 1 части второй ст. 60 Уголовно-процессуального кодекса заявитель вправе, в частности, получить от органа, в который он подал заявление, документ, подтверждающий его принятие и регистрацию.

Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется органу, в сфере управления которого находится предприятие, учреждение, а также органу ГФС — предприятиями и местному финансовому органу — учреждениями в 10-дневный срок.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Согласно п. 44.5 ст. 44 Налогового кодекса в случае потери, повреждения или досрочного уничтожения документов налогоплательщик обязан в пятидневный срок с дня такого события письменно уведомить контролирующий орган по месту учета в порядке, установленном настоящим Кодексом для подачи налоговой отчетности, и контролирующий орган, которым было осуществлено таможенное оформление соответствующей таможенной декларации. Налогоплательщик обязан восстановить утраченные документы в течение 90 календарных дней с дня, следующего за днем поступления уведомления в контролирующий орган.

Где хранить документы

Наличие установленных сроков хранения документов предусматривает создание предприятием необходимых для этого условий. Так, согласно пунктам 6.2 и 6.3 главы 6 Положения № 88 первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность.

Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях утверждены приказом № 1000/5, которым предусмотрено, что документы с момента создания или поступления и до передачи на хранение в архив, хранятся по месту формирования дел в службе делопроизводства или иных структурных подразделениях. Изъятие документов, для уничтожения без проведения предварительной экспертизы их ценности, запрещается. Для проведения экспертизы документов создаются постоянно действующие экспертные комиссии. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно.

Пунктом 2.13 Перечня типовых документов, создающихся в процессе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом № 578/5, также установлено, что уничтожать документы, без предварительного проведения экспертизы их ценности, запрещается.

Обязанность хранения первичных документов определена также Налоговым кодексом. Так, для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством (п. 44.1 ст. 44 указанного Кодекса).

Следует заметить, что налогоплательщикам запрещается формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных указанными выше документами.

Сроки хранения

Для первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности и других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством, действуют сроки хранения, предусмотренные пунктами 44.3 и 44.4 ст. 44 Налогового кодекса.

Так, в соответствии с требованиями указанных пунктов первичные документы, по которым подавалась налоговая отчетность, должны храниться не менее 1095 дней (2555 дней — для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием в соответствии со ст. 39 настоящего Кодекса) с дня подачи такой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее неподачи — с предусмотренного настоящим Кодексом предельного срока подачи такой отчетности.

Первичные документы, связанные с предметом проверки, проведением процедуры административного обжалования принятого по ее результатам налогового уведомления-решения или судебного разбирательства, должны храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или решения дела судом, но не меньше сроков, определенных выше.

СПРАВОЧНО

Первичные документы, по которым подавалась налоговая отчетность, должны храниться не менее 1095 дней с дня подачи такой отчетности,

2555 дней — для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием.

Ответственность

В случае нарушения налогоплательщиком сроков хранения документов применяются нормы ст. 121 Налогового кодекса, согласно которой необеспечение налогоплательщиком хранения первичных документов, учетных и других регистров, бухгалтерской и статистической отчетности, других документов по вопросам исчисления и уплаты налогов и сборов в течение установленных ст. 44 этого Кодекса сроков их хранения и/или непредоставление налогоплательщиком контролирующим органам оригиналов документов (кроме документов, полученных из Единого реестра налоговых накладных) или их копий при осуществлении налогового контроля в случаях, предусмотренных Кодексом, влечет наложение штрафа в размере 510 грн.

Те же действия, совершенные налогоплательщиком, к которому в течение года был применен штраф за такое же нарушение, влекут наложение штрафа в размере 1020 грн.

Кроме того, следует учесть, что в случае если до окончания проверки или в сроки, определенные настоящим Кодексом, налогоплательщик не предоставляет должностным лицам контролирующего органа, проводящих проверку, документы (независимо от причин такого непредоставления, кроме случаев выемки документов или другого изъятия правоохранительными органами), подтверждающие показатели, отраженные налогоплательщиком в налоговой отчетности, то в соответствии с требованиями п. 44.6 ст. 44 Налогового кодекса считается, что такие документы отсутствовали у плательщика на время составления такой отчетности.

Указанное с учетом требований п. 44.1 ст. 44 Налогового кодекса о запрете формирования показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных первичными и другими документами, предусмотренными настоящим пунктом, может свидетельствовать о неправомерном определении таким плательщиком объектов налогообложения или других показателей налоговой отчетности, о неуплате налогов, сборов, платежей, нарушении требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, которые влияют на выводы такой проверки.

 

Ольга Данилова, начальник отдела методологии аудита Управления координации аудита Департамента аудита ГФС Украины

Наталия Антоненко, главный государственный налоговый ревизор-инспектор

Сколько лет хранятся документы в архиве? —

Сколько лет должны храниться документы в архиве?

Минимальный срок хранения этих документов составляет 4 года.

В статье 23 Налогового кодекса РФ сказано, что те документы, которые используются при расчете налогов организации и индивидуальные предприниматели обязаны хранить в течение четырех лет.1 окт.

2015 г.

Сколько лет организация обязана хранить документы?

Сколько нужно хранить бухгалтерские документы? По общему правилу срок хранения бухгалтерских документов составляет 5 лет, однако отдельные документы необходимо хранить в течение большего времени или постоянно.

Какой срок хранения документов?

Для большинства документов бухгалтерского учета и отчетности установлен срок хранения – 5 лет. Но также, определены меньшие сроки хранения – 1 год (месячная отчетность), 3 года (квартальные отчеты о платежах и поступлениях валюты), 4 года (счета-фактуры).28 нояб. 2018 г.

Сколько лет хранить счета фактуры и накладные?

Сроки хранения первичных бухгалтерских документов устанавливаются в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не должны составлять менее 5 лет после отчетного года. Таким образом, товарная накладная ТОРГ-12 должна храниться не менее 5 лет.

Сколько лет должны храниться бухгалтерские документы?

Бухгалтерское законодательство устанавливает, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность должны храниться организацией в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года (ч. 1 ст. 9 нояб. 2016 г.

Сколько времени нужно хранить счета фактуры?

На него минимальный пятилетний срок из Закона о бухучете не распространяется. Срок хранения счета-фактуры – четыре года. Сколько лет хранить другие документы, читайте в статье «Ваш архив бухгалтерских документов – нерушимые правила» журнала «Семинар для бухгалтера». Если нет подписки, оформите ее бесплатно на три дня.21 авг. 2015 г.

Сколько лет должна храниться кассовая книга?

Сроки хранения кассовых документов, утвержденные Министерством культуры РФ, также составляют 5 лет (п. 362 Перечня типовых управленческих документов, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558). Таким образом, исходя из максимальных сроков, кассовые документы следует хранить в течение 5 лет.

Сколько лет надо хранить бухгалтерские документы?

Хранение бухгалтерских документов

Так, Федеральный закон «О бухгалтерском учете» устанавливает, что первичные документы должны храниться на предприятии «в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет» (ст. 17).14 дек. 2012 г.

Сколько лет нужно хранить налоговые декларации?

Сроки хранения налоговых документов для каждого документа разные. Например, декларации нужно хранить как минимум 5 лет, а реестры сведений о доходах физлиц — 75 лет. Предлагаем вам удобную таблицу, в которой перечислены все документы, необходимые для расчета налогов и взносов, и сроки их хранения23 авг. 2013 г.

Сколько лет хранятся в архиве школьные журналы?

Классные журналы хранятся в архиве учреждения 5 лет, затем последние листы с общими сведениями и итоговыми оценками учащихся изымаются, формируются в одну книгу соответствующего учебного года, такая книга хранится 25 лет.6 июн. 2011 г.

Сколько лет хранятся договора и акты выполненных работ?

Поэтому к срокам хранения актов выполненных работ следует подходить так же, как и к хранению других первичных документов. По бухгалтерским законам акт выполненных работ должен храниться в течение 5 лет, а вот согласно налоговому законодательству – не менее 4.2 июл. 2017 г.

Сколько времени хранится медицинская документация?

Сроки хранения документов медицинских учреждений

Вид документа	Сроки хранения
Медицинская карта ребенка	10 лет
Журнал записи вызовов скорой медицинской помощи	3 года
Дневник работы станции скорой медицинской помощи	3 года
Журнал регистрации и выдачи медицинских справок (формы N 086/у и N 086-1/у)	3 года

Ещё 75 строк

Сколько хранятся журналы ордера?

Сроки хранения отдельных документов

Вид документа	Срок хранения
Первичные учетные документы (кассовые, банковские документы, акты о приемке, сдаче и списании имущества, накладные и другие) 1	5 лет
Учетные регистры (главная книга, журналы-ордера и другие) 1
Кассовые книги, оборотные ведомости

Ещё 25 строк

Что такое первичная бухгалтерская документация?

Первичный документ бухгалтерского учета — это документы, которые оформляются для любой хозяйственной операции. Они служат основанием для отражения операций на счетах бухгалтерского учета. Посмотрим, какие реквизиты обязательно должны содержать первичные документы бухгалтерского учета.30 авг. 2019 г.

Сколько лет нужно хранить авансовые отчеты?

Статья 29 закона 402-ФЗ: отчет необходимо хранить 5 лет

В соответствии с положениями п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ первичная документация, к которой относятся и авансовые отчеты, должна храниться субъектом экономических отношений как минимум 5 лет после отчетного года.

Сколько времени нужно хранить товарные накладные?

Сроки хранения первичных бухгалтерских документов устанавливаются в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не должны составлять менее 5 лет после отчетного года. Таким образом, товарная накладная ТОРГ-12 должна храниться не менее 5 лет.

Какие документы хранятся в отделе кадров и сколько?

Так, трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет. Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет.

Сколько хранится баланс предприятия?

Срок хранения документов бухгалтерского учета

Вид бухгалтерского документа	Срок хранения	Примечания
Первичные учетные документы	5 лет	—
Регистры бухгалтерского учета	5 лет	—
Годовая бухгалтерская отчетность	постоянно	—
Квартальная бухгалтерская отчетность	5 лет	при отсутствии годовой отчетности – постоянно

Ещё 1 строка

9 нояб. 2016 г.

Сколько лет хранятся договора с поставщиками?

Срок хранения договоров «А» и «В» — 5 лет (заметим: этот срок нужно отсчитывать начиная с того момента, когда время действия договоров истекло).

Подготовка и обработка первичной документации

Несмотря на то, что подготовка и обработка первичной документации не всегда требуют участия квалифицированного бухгалтера, эти документы важны для предприятия, т.к. являются письменным разрешением на совершение всех хозяйственных операций. Наличие первичной документации, правильность ее оформления и хранения проверяются контролирующими органами при проведении плановых, внеплановых проверок. Несоответствие форм первичных документов нормам действующего законодательства в области бухгалтерского учета, финансов, неправильное их заполнение могут заставить сомневаться представителя контролирующего органа в законности проведения операции – снятия денег со счета, взятия их из кассы, выдачи подотчет или оплаты материалов, сторонних услуг, и т.д.

Требования, предъявляемые к первичной документации

Первичная документация должна раскрывать содержание и особенность проведенной операции, содержать все необходимые данные для дальнейшего ведения достоверного учета, проведения анализа деятельности и оперативного управления.
Первичные документы должны соответствовать таким требованиям:

•  документ составляют в момент осуществления операции, или, если это допускается, после нее;
•  документ должен содержать такие обязательные реквизиты: дата составления, наименование документа и предприятия, содержание операции, натуральные и денежные измерители операции, должности, ФИО ответственных лиц, их подписи;
•  формы документов должны соответствовать унифицированным формам, утвержденным Росстатом или тем, которые разработаны и утверждены предприятием: с 2013 года разрешено поступать и так, и так, но исключения есть. К примеру, формы кассовых документов, счетов-фактур, некоторых других документов изменять нельзя;
•  документы должны оформляться без исправлений. В тех случаях, когда исправление все же допускается, оно должно быть заверено подписями участников оформленной хозяйственной операции;
•  первичная документация должна храниться столько, сколько это предполагает действующее законодательство – в большинстве случаев не меньше 5 лет.

Этапы последующей бухгалтерской обработки первичной документации

После оформления первичная документация подлежит обработке, которая включает в себя такие этапы:

1.  Контроль. Бухгалтер проверяет документы по существу – была ли оформленная операция законна и целесообразна, производит формальную проверку – проверяет своевременность и полноту заполнения документа, удостоверяется, что его форма правильная и есть подписи ответственных лиц. Кроме этого, бухгалтер проводит арифметическую проверку – проверяются расчеты, произведенные в документе.
2.  Группировка документов и сведение данных. На этом этапе обработки первичных документов бухгалтер сортирует документы по датам, видам хозяйственных операций, объектам учета и т.д., сводит за определенный период данные, которые есть в этих документах. Обобщенная информация используется для составления накопительных и сводных документов (журналы-ордера, кассовые книги, оборотно-сальдовые ведомости и пр.) и для оперативного управления.
3.  Составление проводок бухгалтерского учета. Проводки бухгалтер составляет на основании сводных документов.

Документооборот и его планирование

Для оперативного ведения бухгалтерского учета предприятия устанавливают сроки и порядок подачи в бухгалтерию оформленных первичных документов.
Порядок документооборота устанавливает главный бухгалтер и его распоряжения в этом направлении обязательны для исполнения теми работниками, которые занимаются оформлением хозяйственных операций и заполнением первичных документов.бухгалтерские услуги, бухгалтерский учёт, бухгалтер Новосибирск
Для рациональной организации учета на предприятии, обеспечения достоверности его данных разрабатывается, утверждается график документооборота, в котором прописываются:

•  ответственные за оформление и сдачу первичных документов;
•  сроки и место подачи документов,
•  учетные записи, которые проводятся на основании поданных документов;
•  место и время хранения сданных первичных документов.

Первичные документы и приложенные к ним регистры бухгалтерского учета после обработки, окончания отчетного периода в хронологическом порядке подшиваются в папки, сдаются в архив. Как правило, выдача первичных документов на руки после их сдачи в архив, не допускается.

Что такое первичные документы в бухучете. Виды и заполнение первички

Что такое первичные документы и их роль на предприятии. Первичные документы — это бумажные или электронные документы, в которых зафиксирована информация о финансовых или деловых отношениях. Первичка используется для подготовки и аудита финансовой отчетности предприятия. В бухучете первичные документы подтверждают право собственности организации на активы и размер обязательств, а также как подтверждение нефинансовых и финансовых операций.

Виды первичных документов

Основного перечня первичных документов нет. В их список, например, можно отнести счет-фактуру, товарно-транспортную накладную, товарный чек, акт выполненных работ, бухгалтерскую справку, расходную накладную и др.

Основные виды первичных документов и их объяснение:

• Счет-фактура или инвойс — может отображаться в бухучете хозяйственной операции по поставке услуг или товара без составления акта приема-передачи в случае его оплаты, подтверждающего соответствующий документ;
• Расходная накладная — подтверждает получение или передачу услуг, товаров;
• Акт приемки выполненных работ — отмечает завершение любых услуг или работ, и приемки их стороной заказчика по качеству и количеству;
• Бухгалтерская справка — применяется для подтверждения операций, которые были получены расчетным путем, а также на основании этого документа вносятся корректирующие записи в учетных регистрах в связи с исправлением ошибок в бухучете;
• Кассовые ордера — используются для оформления поступления и выдачи денежных средств в кассу;
• Товарно-транспортная накладная — применяется при перевозке продукции от поставщика к заказчику.

Требования к составлению первичных документов и правила оформления

Первичные документы могут быть как в бумажной, так и в электронной форме. Среди обязательных реквизитов первичных документов следующие:

• Дата документа;
• Название документа;
• Название предприятия;
• Содержание, объем и единица измерения операции;
• Должности лиц, ответственных за реализацию операции и правильность ее оформления;
• Подпись и другие данные, с помощью которых можно идентифицировать лицо, принимающее участие в осуществлении операции.

Согласно обязательных реквизитов тот, кто может подписывать первичные документы, должен нести ответственность и принимать участие в оформлении и осуществлении договоренностей. Также в первичные документы, в зависимости от их специфики, могут добавляться дополнительные реквизиты: основания для совершения сделки, данные документа лица-получателя, номер документа, идентификационный код из ЕГР.

Форма подачи первичных документов

Бухгалтер по первичной документации может подавать первичку как в бумажной так и электронной форме. Электронный документооборот предполагает вместо обычной подписи электронную цифровую подпись. Оригиналом электронного документа на законодательном уровне считается его же электронный экземпляр с обязательными реквизитами и электронной подписью.

То есть, если электронный документ был направлен нескольким контрагентам, то каждый из его экземпляров является оригиналом. Также, если документ в электронном виде и в бумажном, то и тот и другой являются оригиналами. Копия электронного документа на бумаге — это распечатанный электронный документ.

Электронный документ, сформированный в соответствии с требованиями актуального законодательства со всеми реквизитами, имеет такую ​​же юридическую силу, как и бумажный. Электронная первичка, как и любой другой электронной документ, обязательно должен содержать электронную цифровую подпись.

Сегодня для ведения электронного документооборота существует множество провайдеров, предоставляющих такие услуги. Формировать, подписывать и отправлять электронную первичку возможно в сервисах электронного документооборота от EDIN.

Бумажная первичная бухгалтерия может подаваться в формах, утвержденных органами власти как типичные. Однако компания имеет возможность разработать свой тип документа, который содержит все необходимые реквизиты.

Заполняются бумажные первичные документы исключительно темными чернилами, а свободные строки прочерчивают. Таким образом можно избежать незаметных исправлений в документах.

Подписывать документы имеет возможность ограниченный круг лиц, которые определяются руководством или в рамках предприятия. Документ подписывается лично ответственным лицом.

Владелец или руководитель компании несет непосредственную ответственность за обеспечение фактов осуществления всех операций в первичных документах. Ответственный обеспечивает соблюдение всех требований бухгалтера по первичной документации по оформлению и представления первичных документов к учету со стороны всех подразделений организации.

Что делать, если нет первичных документов

На законодательном уровне если предприятие не имеет первички, его обязательно ждет штраф. Даже если компания решит сообщить о потере документов, проверка перенесет на сроки для их восстановления. Первичные документы необходимы для отчетности.

Юридические лица, кроме административного штрафа, при отсутствии первичных документов, получают и штрафные санкции. Суммы за недостающими документами, при проверке налоговой инспекцией, не учитываются при подсчете налога на прибыль, сумм НДС, других налогов, и, как следствие, компания платит 10-20% штрафа и пени от суммы недоимки по налогам. Именно поэтому важно хранить первичные документы, или предотвратить их возможную потерю, используя электронный документооборот.

Продолжительность хранения первичных документов

Сколько лет хранится первичная бухгалтерская документация

Сроки хранения документов первичной отчетности определяются согласно действующим нормативно-правовым актам по вопросам определения сроков хранения документов, утвержденных центральным органом исполнительной власти, который обеспечивает формирование государственной политики в сфере архивного дела и делопроизводства.

Большинство первичных бухгалтерских документов хранятся в течение 3 лет, если они уже прошли проверку. В случае, если документ содержит информацию о финансовых операциях, он сохраняется в течение 5 лет.

Сроки хранения документов по Перечню 2019: бухгалтерские документы

Сроки хранения документов по перечню 2019: бухгалтерские документы

Утрата бухгалтерских документов для компании особо чувствительна, так как это может вызвать штрафы для ответственных лиц и более серьезные негативные последствия для компании. Именно бухгалтерские документы помогают надзорным органам контролировать законность совершенных хозяйственных операций, выявлять нарушения в финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерском и налоговом учете. Также эти документы используют суды при проверках полноты выполнения договоров и других обязательств.

В статье рассмотрим сроки хранения бухгалтерских документов. Это четвертая статья из цикла о сроках хранения важных документов, которые содержатся в Перечне 2019[1].

КЛАССИФИКАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Все бухгалтерские документы с точки зрения выполняемой ими функции укрупненно можно разделить на две большие группы:

• документы бухгалтерского учета;
• документы налогового учета.

Документы бухгалтерского учета

Бухгалтерская документация является частью системы управленческой документации организации в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации[2]. Руководствуясь последовательностью документирования хозяйственной деятельности компании бухгалтерскую документацию можно разделить на три части:

• первичная – документация, фиксирующая факты совершения хозяйственных операций; на основании ее ведется бухгалтерский учет;
• регистры бухгалтерского учета – предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых первичных учетных документах;
• отчетная бухгалтерская документация – единая система данных об имущественном и финансовом положении компании, о результатах ее хозяйственной деятельности.

Бухгалтерские документы также классифицируются по назначению и типам документов. Общая схема движения бухгалтерских документов начинается с первичных документов. Предположим, что мы заключаем договор с контрагентом на поставку продукции с безналичным способом оплаты. Последовательность действий будет следующей:

• заключаем договор;
• выставляем контрагенту счет на оплату;
• покупатель платежным поручением подтверждает факт оплаты им продукции;
• для отгрузки продукции выставляем товарную накладную и счет-фактуру.

Таким образом, основной перечень первичных документов будет таким:

• договор;
• счет;
• платежные документы;
• товарная накладная;
• счет-фактура;
• акт о сдаче-приемке выполненных работ (оказания услуг).

Бухгалтерские документы важны не только в текущей деятельности организации, но и для последующей отчетности. Кроме того, их по тем или иным поводам могут запросить государственные инстанции. Это значит, что важно организовать хранение этих документов.

Документы налогового учета

К документам налогового учета относятся:

• первичные учетные документы;
• аналитические регистры налогового учета;
• расчет налоговой базы.

Структура документирования налогового учета похожа на структуру документирования бухгалтерского учета:

• первичные учетные документы – документы, являющиеся подтверждением налогового учета. Это те самые первичные учетные документы, которые являются основанием ведения бухгалтерского учета, а кроме того, документы, которые предусмотрены для оформления операций законодательством о налогах и сборах;
• аналитические регистры налогового учета – это либо измененные регистры бухгалтерского учета, либо самостоятельные регистры, которые формируются и ведутся по аналогии с регистрами бухгалтерского учета, но без применения двойной записи;
• расчет налоговой базы – можно представить, как документ синтетического налогового учета, аналогичный по своим функциям синтетическим регистрам бухгалтерского учета.

Непосредственное документирование налогового учета – это «вотчина» бухгалтеров. Едва ли они «впустят» в эту область секретаря. Поэтому не будем углубляться в детали. Нас интересует именно архивное хранение этих документов.

РЕГЛАМЕНТАЦИЯ ХРАНЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Общие правила хранения бухгалтерских документов зафиксированы в Перечне 2019 и Инструкции по применению Перечня 2019[3]. Именно эти нормативные акты регламентируют российское архивное право и являются актуальными.

Закрепленные в Перечне 2019 сроки обязаны соблюдать все компании независимо от организационно-правовой формы или формы собственности. За нарушение сроков хранения документов компании грозят серьезные штрафы и другие негативные последствия.

Следует отметить, что в регламентации процесса хранения бухгалтерских документов отметились и отраслевые ведомства. Нормы, касающиеся сроков хранения, есть в Налоговом кодексе Российской Федерации (далее – НК РФ) и Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»[4] (далее – Федеральный закон № 402-ФЗ). Практически в каждый отраслевой правовой акт внесены правила о хранении документов. И причем далеко не всегда в соответствии с уже работающими другими нормами.

К примеру, для индивидуального предпринимателя, который применяет упрощенную систему налогообложения, налоговый срок сохранности первичных документов, книги учета доходов и расходов (далее – КУДиР) составляет четыре года. Этот срок хранения установлен в п. 48 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей[5]. Такой же срок хранения документов, которые содержат данные налогового учета, необходимые для исчисления и уплаты «упрощенного» налога, установлен в пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ.

Однако в ст. 318 Перечня 2019 установлено, что юридические лица, применяющие упрощенную систему налогообложения, должны хранить КУДиР пять лет. Странно, но так Росархив определяет срок хранения документа – сводного регистра, к которому по сути не имеет никакого отношения.

Нормы в сфере архивного дела подвижные: периодически вносятся поправки, которые тоже важно отслеживать. Но ни согласованности, ни единообразия между ними как не было, так и нет. Поэтому у экспертов есть вопросы и сомнения в понимании и применении таких норм.

---

^[1] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

[2] Утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 (в ред. от 22.05.2020).

[3] Здесь и далее – Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

[4] В ред. от 26.07.2019.

[5] Утв. Приказом Минфина России № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 от 13.08.2002.

---

Т.Н. Зозуля,
налоговый консультант

Как долго нужно вести бизнес-записи?

Многие компании не уверены, как долго записи должны храниться в эпоху безбумажной истории. Ведение учета — это скучная, но важная бизнес-деятельность, и если вы сделаете неправильный выбор, вы рискуете получить судебный процесс, проблемы с планированием преемственности и гнев налогового инспектора. Понимание того, как долго вам следует вести бизнес-записи, поможет вам избежать этих проблем.

Общее правило

Налоговая служба установила некоторые основные правила учета налоговых документов.За пределами налоговой сферы очень мало указаний о том, как долго вам следует хранить деловые документы. Большинство юристов, бухгалтеров и бухгалтерских служб рекомендуют хранить оригиналы документов не менее семи лет . Как показывает практика, семи лет достаточно для защиты налоговых проверок, судебных исков и потенциальных претензий.

Специальные документы

• Налоговые декларации предприятий и подтверждающие записи должны храниться до тех пор, пока IRS не перестанет проверять вашу налоговую декларацию.В большинстве случаев IRS может проверять вас в течение трех лет после подачи заявки, но этот период времени продлевается до шести лет, если IRS подозревает, что вы допустили «существенную ошибку» при возвращении.
• Налоговые записи о заработной плате, , включая табели учета рабочего времени, заработную плату, пенсионные выплаты, налоговые депозиты, льготы и чаевые, должны храниться не менее четырех лет после даты наступления срока уплаты налогов или даты их фактической выплаты, в зависимости от того, что наступит позже.
• Досье текущего сотрудника следует хранить не менее семи лет после увольнения, увольнения или увольнения сотрудника.Однако, если сотрудник пострадал в результате несчастного случая на работе или подал иск против компании, рекомендуется хранить ваши записи до 10 лет после разрешения претензии.
• Информация о соискателе должна храниться не менее трех лет, даже если вы не нанимали соискателя.
• Записи о праве собственности, , такие как документы о создании бизнеса, протоколы ежегодных собраний, подзаконные акты, бухгалтерские книги и имущественные документы, должны храниться постоянно.
• Записи о бухгалтерских услугах должны храниться не менее семи лет.Бухгалтеры, будучи консервативной группой, часто рекомендуют вам постоянно вести финансовую отчетность, контрольные журналы, отчеты о прибылях и убытках, бюджеты, общие бухгалтерские книги, кассовые книги и аудиторские отчеты.
• Операционные записи, , включая выписки с банковских счетов, выписки по кредитным картам, аннулированные чеки, кассовые чеки и корешки чековой книжки, соответствуют правилу семи лет.

Эти периоды предлагаются не в качестве окончательного подтверждения, а в качестве ориентира. Ваш бухгалтер, бухгалтерская служба или налоговый поверенный могут порекомендовать другой подход, основанный на правилах вашей отрасли и конкретных потребностях вашего бизнеса.

Определение бухгалтерских записей

Что такое бухгалтерские записи?

Бухгалтерские записи — это вся документация и книги, используемые для подготовки финансовой отчетности или записей, относящихся к аудитам и финансовым обзорам. Бухгалтерские записи включают записи об активах и обязательствах, денежных операциях, бухгалтерских книгах, журналах и любых подтверждающих документах, таких как чеки и счета-фактуры.

Ключевые выводы

• Бухгалтерские записи — это все документы, необходимые для подготовки финансовой отчетности компании.
• Некоторые регулирующие органы требуют, чтобы компании вели свои бухгалтерские записи в течение нескольких лет на случай, если они потребуют проверки.
• Бухгалтерские записи часто проверяются на предмет аудита, проверки соответствия или других потребностей, связанных с бизнесом.
• Типы бухгалтерских записей включают транзакции, главные книги, пробные балансы, журналы и финансовые отчеты.

Понимание бухгалтерских записей

Обычно существуют правила и законы, заставляющие бухгалтерские организации и бухгалтерские фирмы хранить бухгалтерские записи в течение определенного периода времени.В США Комиссия по ценным бумагам и биржам (SEC) требует, чтобы бухгалтерские фирмы хранили записи аудитов и проверок в течение как минимум семи лет и чтобы они хранили все записи, которые подтверждают или ставят под сомнение выводы аудита.

Не существует универсального соглашения о том, какой набор деловых документов должен включать полный набор бухгалтерских записей. Бухгалтерские записи можно рассматривать как всеобъемлющий термин. Различные стороны, такие как кредиторы, инвесторы в акционерный капитал или группы, заинтересованные в корпоративном управлении, будут иметь разные и часто конкурирующие приоритеты; их требования или предпочтения в отношении документации будут постоянно меняться.

На разных этапах экономического или делового цикла стороны, требующие бухгалтерских записей, изменят свой запрос информации в зависимости от позиции в цикле. Например, в начале подъема делового цикла запросы на финансовую отчетность могут быть сильными, поскольку инвесторы в акции настроены оптимистично. Напротив, во время спада делового цикла кредиторы могут потребовать более подробную информацию, касающуюся статей баланса, поскольку они становятся более нерешительными при предоставлении кредита.

Короче говоря, бухгалтерские записи и даже методы бухгалтерского учета постоянно развиваются, чтобы идти в ногу с изменяющимся характером бизнеса и информационными запросами заинтересованных участников рынка.

Виды бухгалтерских записей

Бухгалтерские записи обычно бывают двух видов: однократная и двукратная. По своему названию однократная запись — это гораздо более простой метод, который лучше подходит для небольших операций. Метод двойной записи более сложен и требует двух записей, одной кредитной и одной дебетовой, для каждой транзакции, проводимой бизнесом. Цель состоит в том, чтобы сбалансировать бухгалтерские книги и учесть движение денежных средств через организацию. В первую очередь это делается в крупных корпорациях, что помогает выявлять ошибки и потенциальное мошенничество.

Конкретные типы бухгалтерских записей, которые проверяются, включают транзакции, журналы, главные книги, пробные балансы и финансовые отчеты компании.

транзакции

Транзакция является отправной точкой для любой бухгалтерской записи. Это катализатор всего процесса, который показывает любой купленный или проданный, обесценившийся предмет и т. Д., С которым совершается бизнес.

Журналы

Журналы фиксируют все транзакции, совершаемые компанией.Журналы могут охватывать все операции компании целиком или могут быть разные журналы для разных сфер деятельности компании. Единственная необходимость состоит в том, чтобы журналы поддерживались в актуальном состоянии и чтобы все транзакции каким-либо образом регистрировались.

Главная книга

Главная книга — это перемещение транзакций в журнале в определенные места в главной книге, которые определяются типом транзакции. Это упрощает анализ транзакций и правильную их категоризацию при подготовке пробного баланса и, в конечном итоге, финансовой отчетности.

Оборотные остатки

Пробный баланс — это сумма всех кредитов и дебетов в рамках бизнес-цикла. После завершения этого шага все записи должны быть сбалансированы. В противном случае это может выявить ошибку, которую необходимо исправить, или возможное мошенничество. Очень важно определить отключение.

Финансовая отчетность

Финансовый отчет — это последний документ, который включает компоненты всех других бухгалтерских документов.Финансовая отчетность — это то, что будет предоставлено общественности и регулирующим органам для ознакомления. Инвестиционные аналитики могут просмотреть финансовую отчетность, чтобы составить свое мнение о компании. Регулирующие органы могут запросить бухгалтерские документы, на основе которых была составлена ​​финансовая отчетность, для более глубокого понимания компании.

AS 1215: Аудиторская документация | PCAOB

Дата вступления в силу стандарта: Для аудита финансовой отчетности, который может включать аудит внутреннего контроля финансовой отчетности, в отношении финансовых лет, заканчивающихся не позднее ноября.15, 2004. По прочим проведенным заданиям. в соответствии со стандартами PCAOB, включая обзоры промежуточной финансовой информации, этот стандарт вступает в силу, начиная с первого квартала, заканчивающегося после первого финансового отчета. аудит, предусмотренный настоящим стандартом.

Краткое содержание

Введение

.01 Этот стандарт устанавливает общие требования к документации, которую аудитор должен подготовить и хранить в связи с заданиями, проводимыми в соответствии со стандартами публичной компании Совет по надзору за бухгалтерским учетом («PCAOB»).Такие задания включают аудит финансовой отчетности, аудит внутреннего контроля финансовой отчетности и обзор промежуточной финансовой информации. Этот стандарт не заменяет конкретные требования к документации других стандартов PCAOB.

Цели аудиторской документации

.02 Аудиторская документация — это письменная запись основы для выводов аудитора, которая обеспечивает поддержку заявлений аудитора, независимо от того, эти заявления содержатся в аудиторском заключении или иным образом.Аудиторская документация также облегчает планирование, выполнение и надзор за выполнением задания и является основой для проверки качества работы, поскольку он предоставляет проверяющему письменную документацию, подтверждающую существенные выводы аудитора. Помимо прочего, аудиторская документация включает записи о планировании и выполнении работ, о процедурах. выполненные, полученные доказательства и выводы, сделанные аудитором. Аудиторская документация также может называться рабочими документами или рабочими документами .

Примечание. Заявления аудитора перед советом директоров или комитетом по аудиту компании, акционерами, инвесторами или другими заинтересованными сторонами обычно включаются в аудиторское заключение, прилагаемое к финансовой отчетности компании. В аудитор также может делать устные заявления компании или другим лицам либо на добровольной основе, либо, если это необходимо для соблюдения профессиональных стандартов, в том числе в связи с заданием, по которому аудиторское заключение не публикуется.Для Например, хотя аудитор может не выпускать отчет в связи с заданием по проверке промежуточной финансовой информации, он или она обычно делает устные заявления о результатах проверки.

.03 Аудиторская документация проверяется членами аудиторской группы, выполняющей работу, и может быть проверена другими лицами. Рецензенты могут включать, Например:

1. Аудиторы, которые впервые участвуют в задании и просматривают документацию за предыдущий год, чтобы понять, как проделанная работа помогает при планировании и выполнении текущего задания.

2. Наблюдательный персонал, который проверяет документацию, подготовленную другими членами аудиторской группы.
3. Органы надзора за выполнением задания и специалисты по проверке качества выполнения задания, которые проверяют документацию, чтобы понять, как аудиторская группа пришла к значительным выводам и есть ли адекватные доказательства, подтверждающие эти выводы.
4. Аудитор-преемник, проверяющий аудиторскую документацию предшествующего аудитора.
5. Группы внутренней и внешней инспекции, которые проверяют документацию для оценки качества аудита и соответствия стандартам аудита и связанным с ним стандартам профессиональной практики; применимые законы, правила и постановления; и собственный контроль качества аудитора политики.
6. Прочие, включая консультантов, привлеченных комитетом по аудиту, или представителей стороны по приобретению.

Требование к аудиторской документации

.04 Аудитор должен подготовить аудиторскую документацию в связи с каждым заданием, проводимым в соответствии со стандартами PCAOB. Аудиторская документация должна быть подготовлена ​​достаточно подробно. обеспечить четкое понимание его цели, источника и сделанных выводов. Кроме того, документация должна быть соответствующим образом организована, чтобы дать четкую ссылку на важные выводы или проблемы. ¹ Примеры аудиторской документации включают меморандумы, подтверждения, корреспонденцию, графики, программы аудита и письма-представления. Аудиторская документация может быть в бумажном, электронном виде. файлы или другие носители.

.05 Поскольку аудиторская документация представляет собой письменную запись, которая обеспечивает поддержку заявлений в аудиторском заключении, она должна:

1. Продемонстрировать, что задание соответствует стандартам PCAOB,
2. Поддерживать основу для выводов аудитора в отношении каждого соответствующего утверждения финансовой отчетности, и
3. Демонстрировать, что лежащие в основе бухгалтерские записи согласованы или согласованы с финансовой отчетностью.

.06 Аудитор должен задокументировать выполненные процедуры, полученные доказательства и выводы, сделанные в отношении соответствующих утверждений финансовой отчетности. ² Аудиторская документация должна четко демонстрировать, что работа действительно была выполнена. Это требование к документации распространяется на работу всех, кто участвует в задании, а также на работа специалистов, которых аудитор использует в качестве доказательства при оценке соответствующих утверждений финансовой отчетности.Аудиторская документация должна содержать достаточно информации, чтобы опытный аудитор, не имеющий ранее отношения к задание:

1. Чтобы понять характер, сроки, объем и результаты выполненных процедур, полученные доказательства и сделанные выводы, а также
2. Определить, кто выполнил работу и дату, когда такая работа была завершена, а также лицо кто рецензировал работу и дату такой рецензии.

Примечание. Опытный аудитор обладает достаточным пониманием аудиторской деятельности и изучил отрасль компании, а также вопросы бухгалтерского учета и аудита, относящиеся к отрасли.

.07 При определении характера и объема документации для утверждения финансовой отчетности аудитор должен учитывать следующие факторы:

• Характер аудиторской процедуры;
• Риск существенного искажения, связанный с утверждением;
• Степень суждения, необходимого для выполнения работы и оценки результатов, например, бухгалтерские оценки требуют большего суждения и соразмерно более обширной документации;
• Значение полученных доказательств для проверяемого утверждения; и
• Обязанность задокументировать вывод, который невозможно определить на основе документации о выполненных процедурах или полученных доказательствах.

Применение этих факторов определяет адекватность характера и объема аудиторской документации.

.08 В дополнение к документации, необходимой для обоснования окончательных выводов аудитора, аудиторская документация должна включать информацию, идентифицированную аудитором в отношении существенных выводов. или вопросы, которые не согласуются с окончательными выводами аудитора или противоречат им. Соответствующие записи, которые необходимо сохранить, включают, помимо прочего, процедуры, выполняемые в ответ на информацию, и записи, документирующие консультации. о различиях в профессиональном суждении членов аудиторской группы или между аудиторской командой и другими лицами, с которыми проводились консультации, или их решениях.

.09 Если после даты завершения документации (определенной в пункте .15) аудитор узнает, в результате отсутствия документации или иным образом, что аудиторские процедуры, возможно, не были выполнены. аудитор должен определить и, если так, продемонстрировать, что были выполнены достаточные процедуры, получены достаточные доказательства и соответствующие выводы были сделаны выводы в отношении соответствующих утверждений финансовой отчетности.Для этого аудитор должен иметь другие убедительные доказательства. Одно только устное объяснение не является другим убедительным доказательством, но его можно использовать для уточнения других письменных доказательств.

• Если аудитор определяет и демонстрирует, что были выполнены достаточные процедуры, получены достаточные доказательства и сделаны соответствующие выводы, но их документация недостаточна, то аудитор должен рассмотреть какая дополнительная документация нужна.При подготовке дополнительной документации аудитору следует обратиться к параграфу .16.
• Если аудитор не может определить или продемонстрировать, что были выполнены достаточные процедуры, получены достаточные доказательства или сделаны соответствующие выводы, аудитор должен выполнить положения AS 2901, «Рассмотрение пропущенных процедур после даты отчета ».

.09A Документация процедур оценки рисков и мер реагирования на риски искажения должна включать (1) краткое изложение выявленных рисков искажения и оценку аудитором рисков существенного искажения. на уровне финансовой отчетности и утверждений и (2) реакции аудитора на риски существенного искажения, включая связь ответов на эти риски.

Документация по конкретным вопросам

.10 Документация по процедурам аудита, которые включают проверку документов или подтверждение, включая детальные тесты, тесты операционной эффективности средств контроля и пошаговые инструкции, должна включать идентификацию проверенных предметов. Документация аудиторских процедур, связанных с проверкой важных контрактов или соглашений, должна включать выдержки или копии документов.

Примечание: идентификация проверенных элементов может быть удовлетворена путем указания источника, из которого были выбраны элементы, и конкретных критериев отбора, например:

• Если аудиторская выборка выбрана из совокупности документов, документация должна включать идентифицирующие характеристики (например, конкретные контрольные номера элементов, включенных в выборку).
• Если из совокупности документов выбраны все позиции, превышающие определенную сумму в долларах, документация должна описывать только объем и идентификацию совокупности (например, все чеки на сумму более 10 000 долл. США из октябрьских выплат журнал).
• Если систематическая выборка выбирается из совокупности документов, документация должна содержать только идентификацию источника документов и указание начальной точки и интервала выборки (например, систематический образец счетов-фактур был выбран из журнала продаж за период с 1 октября по 31 декабря, начиная с счета-фактуры № 452 и выбирая каждый счет-фактуру 40 ^th ).

.11. Некоторые вопросы, такие как независимость аудитора, обучение и квалификация персонала, а также принятие и удержание клиентов, могут быть задокументированы в центральном хранилище для государственной бухгалтерской фирмы («фирма»). или в конкретном офисе, участвующем в соглашении. Если такие вопросы задокументированы в центральном репозитории, аудиторская документация по соглашению должна включать ссылку на центральный репозиторий. Документация вопросы, относящиеся к конкретному заданию, должны быть включены в аудиторскую документацию соответствующего задания.

.12 Аудитор должен задокументировать существенные выводы или проблемы, действия, предпринятые для их решения (включая полученные дополнительные доказательства), и основу для выводов, сделанных в связи с каждым из них. помолвка. Существенные выводы или проблемы — это вопросы существа, которые важны для выполненных процедур, полученных доказательств или сделанных выводов, и включают, помимо прочего, следующее:

1. Существенные вопросы, связанные с выбором, применением , а также последовательность принципов бухгалтерского учета, включая раскрытие соответствующей информации. ^2A
2. Результаты аудиторских процедур, которые указывают на необходимость значительного изменения запланированных аудиторских процедур, наличие существенных искажений (включая пропуски в финансовой отчетности), наличие значительных недостатков, или существенные недостатки внутреннего контроля над финансовой отчетностью.
3. Накопленные искажения и оценка неисправленных искажений, включая количественные и качественные факторы, которые аудитор считал значимыми для оценки. ^2B
4. Разногласия между членами аудиторской группы или с другими лицами, с которыми проводились консультации по заданию, относительно окончательных выводов, сделанных по существенным вопросам бухгалтерского учета или аудита, включая основу для окончательного разрешения этих разногласий. Если член аудиторской группы не согласен с окончательными выводами, он или она должны задокументировать это несогласие.
5. Обстоятельства, вызывающие значительные затруднения при применении аудиторских процедур.
6. Существенные изменения в оценках рисков аудитора, включая риски, которые не были идентифицированы ранее, и модификации аудиторских процедур или дополнительных аудиторских процедур, выполненных в ответ на эти изменения. ^2С

ф-1. Риски существенного искажения, которые определены как значительные риски, и результаты аудиторских процедур, выполненных в ответ на эти риски.

7. Любые вопросы, которые могут повлечь изменение аудиторского заключения.

Примечание: в задании, проводимом в соответствии со Стандартом аттестации № 1, «Задания по экспертизе в отношении отчетов о соответствии брокеров и дилеров », или Стандарта аттестации № 2, Задания по проверке отчетов об освобождении брокеров и дилеров , важные выводы или проблемы включают, когда это применимо: (a) оценку рисков и меры реагирования на них, требующие особого внимания аудитора; (b) важные вопросы, связанные с системами, процессами и средствами контроля для обеспечения соответствия о предмете изучения и связанных утверждениях руководства; и (c) оценка выявленных случаев несоответствия критериям оценки (e.g., ошибки, случаи несоблюдения или недостатки контроля).

.13 Аудитор должен идентифицировать все существенные выводы или проблемы в документе о завершении задания . Этот документ может включать всю информацию, необходимую для понимания важного выводы, проблемы или перекрестные ссылки, в зависимости от ситуации, на другую доступную подтверждающую аудиторскую документацию. Этот документ, наряду с любыми документами, на которые имеются перекрестные ссылки, должен в совокупности быть настолько конкретным, насколько это необходимо в обстоятельствах для рецензент, чтобы получить полное представление о важных выводах или проблемах.

Примечание. Документ о завершении задания, подготовленный в связи с ежегодным аудитом, должен включать документацию о существенных выводах или проблемах, выявленных в ходе обзора промежуточной финансовой информации.

Примечание: при проведении аудиторского задания в соответствии со Стандартом аттестации № 1, «Задания по проверке соответствия отчетов брокеров и дилеров » или «Стандарт аттестации № 2», «Задания по проверке отчетов об освобождении от налогов брокеров и дилеров », аудитор может включать документацию о существенных выводах или проблемах, связанных с заданием по подтверждению, в документ о завершении задания, подготовленный в связи с аудитом финансовой отчетности.

Сохранение и последующие изменения аудиторской документации

.14 Аудитор должен хранить аудиторскую документацию в течение семи лет с даты, когда аудитор дает разрешение на использование аудиторского отчета в связи с выпуском финансовой отчетности компании ( дата выпуска отчета ), если законом не требуется более длительный период времени. Если отчет не выпущен в связи с заданием, аудиторская документация должна храниться в течение семи лет с даты, когда полевые работы были существенно завершенный.Если аудитор не смог завершить задание, аудиторская документация должна храниться в течение семи лет с даты прекращения задания.

.15 До даты выпуска отчета аудитор должен выполнить все необходимые аудиторские процедуры и получить достаточные доказательства в поддержку заявлений, содержащихся в аудиторском заключении. А Полный и окончательный комплект аудиторской документации должен быть собран для хранения на дату, не превышающую 45 дней после даты выпуска отчета (, дата завершения документации ).Если отчет не выдается в связи с договоренности, то дата завершения документации не должна превышать 45 дней с даты, когда полевые работы были в основном завершены. Если аудитор не смог завершить задание, то дата завершения документации не должно быть более 45 дней с даты прекращения помолвки.

.16 Обстоятельства могут потребовать дополнений к аудиторской документации после даты выпуска отчета. Однако аудиторскую документацию нельзя удалять или выбрасывать после даты завершения документации. информация может быть добавлена.Любая добавляемая документация должна указывать дату добавления информации, имя человека, подготовившего дополнительную документацию, и причину ее добавления.

.17. Другие стандарты требуют от аудитора выполнения процедур после даты выпуска отчета при определенных обстоятельствах. Например, в соответствии с AS 4101, «Обязанности относительно подачи заявок в соответствии с Федеральным законом о ценных бумагах », аудиторы должны выполнять определенные процедуры до даты вступления в силу заявления о регистрации. ³ Аудитор должен идентифицировать и задокументировать любые дополнения к аудиторская документация в результате этих процедур в соответствии с предыдущим абзацем.

.18 Офис фирмы, выпускающей аудиторское заключение, несет ответственность за обеспечение подготовки всей аудиторской документации, достаточной для удовлетворения требований пунктов .04– .13 настоящего стандарта. и сохранил. Аудиторская документация, подтверждающая работу, выполняемую другими аудиторами (включая аудиторов, связанных с другими офисами фирмы, аффилированными или неаффилированными фирмами), должна храниться в офисе или быть доступной для него. выдача аудиторского заключения. ⁴

.19 Кроме того, офис, выпускающий аудиторское заключение, должен получить, проанализировать и сохранить до даты выпуска отчета следующую документацию, относящуюся к работе, выполненной другими аудиторами. (включая аудиторов, связанных с другими офисами фирмы, аффилированными или неаффилированными фирмами):

1. Документ о завершении задания в соответствии с пунктами .12 и .13.

Примечание. Этот документ о завершении задания должен включать всю сопроводительную аудиторскую документацию с перекрестными ссылками.

2. Список значительных рисков, ответы аудитора и результаты связанных с аудитором процедур.
3. Достаточная информация, касающаяся любых существенных выводов или вопросов, которые не соответствуют или противоречат окончательным выводам, как описано в параграфе .08.
4. Любые выводы, влияющие на консолидацию или объединение счетов в консолидированной финансовой отчетности.
5. Достаточная информация, чтобы офис, выпускающий аудиторское заключение, мог согласовать или сверить суммы финансовой отчетности, проверенные другим аудитором, с информацией, лежащей в основе консолидированной финансовой отчетности.
6. Список накопленных искажений, включая описание характера и причин каждого накопленного искажения, а также оценку неисправленных искажений, включая количественные и качественные факторы, рассмотренные аудитором иметь отношение к оценке.
7. Все существенные недостатки и существенные недостатки внутреннего контроля над финансовой отчетностью, включая четкое различие между этими двумя категориями.
8. Заявления руководства.
9. Все вопросы должны быть доведены до сведения комитета по аудиту.

Однако, если аудитор решает сделать ссылку в своем отчете на аудит другого аудитора, аудитору, выпускающему отчет, не нужно выполнять процедуры, описанные в этом параграфе, и вместо этого следует сослаться на AS 1205, Part аудита, проведенного другими независимыми аудиторами .

.20 От аудитора также может потребоваться ведение документации в дополнение к той, которая требуется настоящим стандартом. ⁵

[.21] [Абзац удален.]

Первичные бухгалтерские документы

Первичные бухгалтерские документы составляются по каждой хозяйственной операции. Без них невозможно отразить деятельность организации в бухгалтерской отчетности, так как эти документы служат основанием для последующих бухгалтерских процедур, а также служат подтверждением операции.

Первичный бухгалтерский документ в бухгалтерском учете — это официальный документ, который составляется при сделках и других видах экономической деятельности.Однако набор и правила подготовки первичной документации различаются в зависимости от специфики процедуры. В большинстве случаев продавец несет ответственность за подготовку первичной документации перед сделкой. Однако часто возникают трудности с оформлением документов, поскольку нет единого перечня форм «первичный». Соответственно, каждая компания самостоятельно определяет формы этих документов с учетом цели их применения.

Хотя стандартного перечня форм для данной категории документов не существует, законы устанавливают перечень обязательных реквизитов.Кроме того, компании необходимо закрепить в учетной политике те формы, которые она будет использовать в будущем.

Примеры первичных учетных документов:

• Товарные накладные, отражающие, какие товары, материальные ценности одна организация передает другой. Они должны быть составлены в двух экземплярах, и эти документы подписываются обеими сторонами сделки. Если компания использует штампы, они должны быть проставлены на этих документах.
• Акты приема-передачи.Эти документы составляются после выполнения работ или услуг, они предназначены для подтверждения того, что сторона сделки получила услуги и их результат соответствует договору. До подписания акта работы официально не считаются завершенными.
• Заработная плата и другие бумаги, подтверждающие факт выплаты сотрудникам заработной платы, премий, больничных листов.
• Кассовые документы. Это отдельная категория первичной документации, которая охватывает квитанции и дебетовые поручения, платежные поручения, авансовые отчеты и т. Д.

Мы привели неполный перечень того, что является первичным документом в бухгалтерском учете. В зависимости от специфики деятельности и бухгалтерского учета этот перечень может меняться, дополняться различными документами, подтверждающими хозяйственную деятельность предприятия.

Какие документы имеют обязательную юридическую силу

Для того, чтобы документы считались первичными и имели юридическую силу, необходимо использовать реквизиты, предусмотренные законом. Во-первых, это название самого документа, например, «Бухгалтерская справка».Без этого документы не могут быть приняты во внимание. В правилах оформления первичной документации, помимо наименования, требуются следующие данные:

• Имя составителя документа;
• краткое содержание и название операции, о которой идет речь в документе;
• денежные или физические показатели;
• должностей лиц;
• подписей и даты.

Правильно оформленные документы имеют юридическую силу, соответственно, они могут служить доказательством в ходе судебного разбирательства.Полные доказательства необходимы для разрешения конфликтов с клиентами, подрядчиками, партнерами. Например, покупатель может отказаться платить за товар или попытаться признать сделку недействительной. И тогда, если вы несерьезно относились к заполнению документов, и у них есть фальшивые подписи или «первичный» оформлен с ошибками, вы не сможете использовать его в качестве доказательства.

Следовательно, не стоит расписываться за поставщика, если он не успел это сделать сам. Никогда не фальсифицируйте первичную документацию, даже если это кажется вам простой формальностью.Внимательно сохраните и систематизируйте все «первичное», внимательно проверьте наличие всех деталей.

Юристам часто задают вопросы, требуется ли наличие печати на первичных документах. Однако с 2015 года от большинства компаний не требуется получение и проставление печати. Предприятия вправе запустить его, если сочтут это необходимым, но с точки зрения юридической силы это вовсе не обязательный атрибут. Но если организация все же использует печать, это должно быть указано в ее уставе.

Иногда другая сторона настаивает на том, чтобы поставить печать. Вы должны отказаться, если у компании нет печати. Вы даже можете письменно уведомить об этом контрагента и предоставить выписку из устава, если он настаивает.

Внутренние и внешние бухгалтерские документы

«Первичные», которые выдает сама компания, относятся к одной из двух групп: внутренняя или внешняя. Внутренней документацией называется та, которая распространяется только на организацию, которая ее выпустила.Кроме того, внешние документы могут быть получены предприятием извне: от поставщиков, партнеров, покупателей.

В свою очередь внутренние документы делятся на 3 категории:

• Административный. Как понятно из названия категории, речь идет о документации, в которой фиксируются заказы. Менеджер может передать их конкретному сотруднику или всей структуре.
• Исполнительный. Все документы, подтверждающие, что определенная бизнес-операция имела место, попадают в эту категорию.
• Бухгалтерский учет. В эту категорию входит документация, в которой компания собирает и систематизирует информацию из других документов.

Как работать с регистрами бухгалтерского учета

Регистры бухгалтерского учета — это носители упорядоченной информации, которые собирают и систематизируют документацию, в том числе книги, карточки, листы. После регистрации хозяйственных операций в первичной документации эта же информация должна быть отражена в реестрах.

Регистры можно поддерживать по-разному.Например, хронологический метод, при котором события записываются последовательно, в зависимости от того, как бизнес-операции выполнялись во времени. Другой подход — систематический; используется, например, при учете кассовых книг. В этом случае транзакции учитываются по экономическим показателям. Но многие компании используют комбинированный подход, сочетающий в себе хронологический и систематический подходы. Регистры также различаются по содержанию: синтетические, аналитические или комбинированные.

Как исправить первичную документацию

Первое, что нужно помнить, это то, что есть группа документов, которые вообще нельзя исправить.Это банковские и кассовые документы, в том числе платежные поручения, а также формы строгой отчетности, которые выдаются вместо чеков ККТ. Что делать, если в таких документах допущены ошибки? Документы с ошибками не принимаются к исполнению, вместо них нужно составлять новые, уже правильно заполненные формы.

Обращаем ваше внимание, что неправильно оформленный документ нельзя просто выбросить или порвать, это нарушение. Бухгалтер должен вычеркнуть неправильно составленный документ и внести его в бухгалтерскую книгу вместе с «правильным» документом.Однако кассовая книга и авансовый отчет не относятся к категории кассовых документов. Соответственно, их можно исправить. Но делать это нужно правильно.

Ошибки в этих документах необходимо исправить, чтобы детали и основной текст сохранились. Когда дело касается первичной документации, полностью заменить неверную форму невозможно. Вместо этого вам следует прибегнуть к одной из двух корректировок.

Первый способ внести коррективы в «первичный» установленный законом: в самом тексте документа неверная информация зачеркнута одной строкой, введены правильные данные, затем должна быть введена дата и написано «Исправлено» .Завершающий этап — подписи составивших документ с указанием фамилии и инициалов.

Часто первичные документы составляются в двух экземплярах, поэтому ошибки дублируются. В таких случаях необходимо исправить обе копии, иначе изменения не будут действительны. В худшем случае, если второй экземпляр не исправлен, суд сочтет достоверными сведения, которые были указаны в тексте до внесения изменений.

Второй способ исправить данные — это составить исправленную копию.ФНС предлагает: вместо исправления оригинала документа оформлять новую копию с той же датой и номером. В этом экземпляре мы указываем, что документ доработан, фиксируем его порядковый номер и дату. В таком документе должна быть указана информация «№ поправки». плюс указание даты. Эта линия будет отличать его от документа, в котором была допущена ошибка.

Напоследок стоит отметить, что правила подготовки первичной документации позволяют вообще не исправлять мелкие ошибки.Если ошибка не мешает идентифицировать стороны сделки, не искажает ее условия, наименования работ, товаров, не влияет на стоимость и количество товаров, это не является существенным.

бизнес-рекордов, которые нужно отслеживать | Типы записей и зачем их отслеживать

Как владельцу бизнеса, есть на что обращать внимание при управлении своей компанией. Расчет заработной платы, найм, бухгалтерия… список можно продолжать и продолжать. И этот список включает в себя мониторинг всех ваших деловых записей.Итак, какие бизнес-записи нужно отслеживать наиболее важные?

Бизнес-записи для отслеживания

IRS требует, чтобы вы в течение определенного времени вели ряд записей (например, налоговые отчеты). Но за какими типами ведения учета вы должны следить, даже если для их ведения вам не требуется ? Необходимо отслеживать шесть бизнес-записей:

1. Бухгалтерские записи
2. Выписки с банковского счета
3. Бизнес-ссуды
4. Юридические документы
5. Разрешения и лицензии
6. Страховые документы

1.Бухгалтерский учет

Вы документируете все операции своего бизнеса в своих бухгалтерских записях. Необходимые бухгалтерские записи для бизнеса включают всю информацию о ваших доходах, капитале и расходах. Из записей финансового учета вы можете скомпилировать данные в финансовые отчеты и вычислить коэффициенты для малого бизнеса.

Вы должны отслеживать свои бухгалтерские записи по адресу:

• Оцените финансовое состояние вашего бизнеса
• Измерьте прибыльность вашей компании с течением времени
• Проанализируйте закономерности для принятия более эффективных финансовых решений
• Определите, достаточно ли у вас капитала для покрытия ваших расходов
• Понять, успешен ли ваш текущий бюджет

Наблюдать за своим финансовые отчеты через регулярные промежутки времени (например,г., ежемесячно или ежеквартально). И убедитесь, что вы отслеживаете все расходы и источник дохода. Без всех учетных данных ваши записи неполны и содержат неточную информацию. Сохраняйте все квитанции и копии счетов для резервного копирования ваших записей.

Федеральное правительство требует от вас хранить финансовые документы, подтверждающие ваши доходы и расходы. Используйте свои бухгалтерские записи для подачи налоговых деклараций о доходах.

После подачи налоговой декларации сохраните свои налоговые записи.Почему? Потому что IRS требует, чтобы вы хранили эти записи в течение определенного времени. Если вы не подаете декларацию, вы должны хранить налоговые записи бессрочно. Уточните у своего бухгалтера, штата или IRS, как долго вы должны хранить индивидуальные записи.

Ищете простое решение для создания и хранения бухгалтерских записей? Бухгалтерское программное обеспечение Patriot позволяет хранить и получать доступ к своим финансовым данным в любом месте и в любое время.Попробуйте бесплатно в течение 30 дней!

2. Выписки с банковского счета

В ваших банковских выписках подробно описаны все ваши счета в банке. Счета могут включать ваши текущие, сберегательные, инвестиционные и кредитные карты. И вы можете сверять свои банковские счета с бухгалтерскими записями, которые вы должны отслеживать.

Сравните свои банковские выписки с финансовыми записями и просмотрите их на предмет возможных ошибок. Если ваши банковские выписки не соответствуют вашим бухгалтерским записям, в ваших книгах может быть ошибка.

Выписки с банковского счета

также помогут вам отслеживать прогресс вашего бизнеса. И вы используете свои банковские выписки для подачи налоговой декларации.

3. Бизнес-кредиты

У вас есть бизнес-кредит? Если это так, крайне важно отслеживать вашу ссуду. Вы хотите отслеживать такие вещи, как:

• Сумма первоначальной ссуды
• Дата утверждения ссуды
• Дата выдачи
• Ожидаемая дата погашения
• Срок погашения ссуды
• Изменение процентной ставки (если применимо)

Храните все документы по ссуде где-нибудь, где вы можете легко получить к ним доступ.Если вы решили погасить ссуду раньше или вам нужно ее продление, предоставьте документацию кредитору.

Отслеживайте выплаты по бизнес-кредитам в своих книгах. Дебетуйте ссудный счет, чтобы уменьшить обязательства в ваших книгах, и кредитуйте денежный счет для платежей.

Цель отслеживания вашего бизнес-кредита — убедиться, что вы не пропустите платежи и управляете рисками. Кроме того, вы можете повысить свои шансы на получение ссуд в будущем с помощью планов ответственного погашения ссуд.Отсутствие пропусков платежей и погашение всей ссуды, как указано в кредитном соглашении, помогает повысить кредитный рейтинг вашего бизнеса. А более высокий кредитный рейтинг бизнеса говорит кредиторам, что вы являетесь ответственным заемщиком с меньшим риском.

4. Юридические документы

Юридические документы, которые есть у вашего бизнеса, зависят от вашей бизнес-структуры. Например, зарегистрированные компании (например, корпорация C) должны сохранять свои учредительные документы. Другие юридические документы включают партнерские соглашения для партнерства или DBA (также известный как ведение бизнеса) для индивидуального предпринимательства.

Вы должны вести все юридические документы, подтверждающие, что вы владеете своим бизнесом. Храните эти документы в надежном месте на случай, если вам потребуется предоставить подтверждение права собственности.

Помните, что отслеживание юридических документов отличается от отслеживания финансовых отчетов. Вы должны знать, где храните свои документы, чтобы их можно было легко вытащить, когда они понадобятся.

5. Разрешения и лицензии

Государственные и местные органы власти могут потребовать от вас получения различных разрешений или лицензий для ведения вашего бизнеса.И в зависимости от отрасли, в которой вы работаете, вам может потребоваться подать заявку и получить отраслевые разрешения или лицензии.

Например, предприятиям, продающим продукты питания или напитки, может потребоваться разрешение на продажу этих товаров. А если вы решите продавать алкоголь в своем бизнесе, вам необходимо подать заявку на лицензию на продажу спиртных напитков.

Отслеживайте свои разрешения и лицензии, потому что вам может потребоваться их периодически продлевать. И следите за любыми изменениями законов в отношении разрешений или лицензий, которые есть у вашего бизнеса.Если закон изменяет, где вы должны публиковать или как часто вам нужно продлевать разрешение или лицензию, незамедлительно соблюдайте его, чтобы избежать штрафов или штрафов.

6. Страховые документы

Существуют различные типы страховых полисов, которые вам могут понадобиться при ведении бизнеса. Примеры видов страхования, которые вы можете приобрести, включают:

• Страхование деловой ответственности
• Страхование арендаторов
• Автострахование
• Страхование компенсации рабочим
• Страхование доходов от бизнеса
• Страхование профессиональной ответственности
• Полисы киберстрахования

Но для того, чтобы воспользоваться страховкой, вам необходимо предоставить доказательства страхования .Следите за тем, где находятся ваши страховые полисы. Таким образом, вы можете иметь под рукой номер страхового полиса и другую идентифицирующую информацию, если вам нужно подать иск.

Страховые полисы

помогут защитить вашу компанию в случае:

• Стихийные бедствия (например, наводнение)
• Судебные иски
• Сотрудники, заболевшие или получившие травмы во время работы
• Нарушение данных
• Автомобильные аварии
• Ущерб вашему месту работы (например, пожар)

Рассмотрите возможность хранения копий вашего страховые полисы в месте, где они не могут быть повреждены.Например, вы можете хранить записи в цифровом виде в облаке или физически в несгораемом сейфе. Кроме того, узнайте у своей страховой компании, предлагают ли они вам цифровую учетную запись для загрузки или просмотра вашей страховки в Интернете вместо бумажных документов.

Эта статья была обновлена ​​с момента ее первоначальной публикации 8 апреля 2016 г.

Это не является юридической консультацией; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

Краткий обзор бухгалтерских записей

Бухгалтерские записи — это записи о финансовых операциях и текущем финансовом положении фирмы.Бухгалтерские записи необходимы для целей налогообложения, юридической отчетности и надлежащего финансового надзора.

Два подхода к ведению бухгалтерского учета

Первое, что нужно знать, это то, что бухгалтерские записи бывают двух видов: однократная и двукратная. У каждого есть свои преимущества; однократная бухгалтерия проще, как и следовало ожидать, и может быть подходящей системой для владельца малого бизнеса. Двойная бухгалтерия — опять же, неудивительно — предоставляет две записи журнала для каждой транзакции, дебетовую и кредитовую.Это более сложно, но поскольку эти две записи должны в конечном итоге уравновеситься (отсюда: «уравновешивание бухгалтерских книг»), это дает вам способ выявлять ошибки, а также упрощает выявление мошенничества. Бухгалтерия с двойной записью является обычным стандартом.

Основные бухгалтерские документы и порядок их поступления

1. Транзакция инициирует каждую процедуру бухгалтерского учета. Вы что-то покупаете, что-то продаете — что угодно. Идея состоит в том, чтобы регистрировать каждую финансовую операцию. Место, где вы будете записывать транзакцию, находится в
2. Журналах.Это основа бухгалтерского учета. Каждая последующая бухгалтерская процедура возвращается в журнал, в котором регистрируются все финансовые транзакции по мере их возникновения. У вас могут быть отдельные журналы для продаж и денежных поступлений и другой журнал для выплат или только один журнал, который включает все типы транзакций. Любой из подходов хорош, но важно помнить о том, чтобы записывать каждую запись и поддерживать журнал (-ы) в актуальном состоянии. В конце концов, вы сгруппируете все эти записи, используя
3. Главная книга.Здесь вы будете переносить или «размещать» каждую запись журнала в соответствующем месте в главной книге по типу транзакции. Это ускоряет поиск отдельных транзакций, а также обеспечивает основу в определенный момент — часто в конце месяца или квартала — для подготовки …
4. Пробный баланс. Здесь вы суммируете все свои дебетовые записи (мы предполагаем, что вы пошли по пути двойной записи) и все свои кредитные записи. Они должны совпадать. Если они этого не сделают, вам придется полностью вернуться к записям транзакций в журнале и продолжить работу, чтобы увидеть, где произошла ошибка.После того, как все уравновесится, можно подготовить …
5. Финансовый отчет. На этом этапе ваша тяжелая работа окупается. Теперь у вас есть документ, который примут кредиторы, государственные учреждения — любая организация, которая хочет знать, кто вы в финансовом отношении, прежде чем вести с вами дела.

Это кратчайший обзор бухгалтерского процесса от его начала в операциях до составления финансового отчета. Вам нужно будет узнать больше, прежде чем создавать собственную систему бухгалтерского учета, но теперь вы знаете, куда вы направляетесь.

Дополнительные сведения о бухгалтерских записях и основах бухгалтерского учета

Если вы делаете это сами, и особенно если вы выбираете более амбициозный метод двойной записи, вложитесь в основную книгу или две по этой теме. «Бухгалтерская игра: основы бухгалтерского учета, только что появившиеся на стенде с лимонадом», например, делает процесс обучения немного менее утомительным, основывая инструкции на управлении стойкой с лимонадом. Он доступен на Amazon.

Другой подход — начать с такой системы, как Quickbooks, которая предоставляет понятный и популярный метод ведения бухгалтерского учета с двойной записью вместе с четкими инструкциями по использованию системы учета Quickbooks.

Исходные документы для бухгалтерских операций

Каждый раз, когда компания совершает финансовую транзакцию, она создает некий бумажный след. Бухгалтеры называют этот бумажный след исходным документом или документами. Если малый бизнес выписывает чек со своего текущего счета на канцелярские товары, например, чек и квитанция на канцелярские товары становятся исходными документами.

Важность исходных документов

Исходный документ важен для бухгалтерского учета и бухгалтерского учета, поскольку он предоставляет доказательства того, что финансовая операция произошла.Во время бухгалтерской или налоговой проверки исходные документы служат резервными копиями журналов бухгалтерского учета и главной книги в качестве бесспорного следа транзакций.

Вы будете хранить первичные документы для своего бизнеса точно так же, как вы храните квитанции об объектах, не облагаемых налогом, для ваших налогов. Если ваши налоги проверяются, исходные документы служат доказательством того, что вы совершили эти покупки. То же самое касается вашего бизнеса, но в бизнесе вы храните оригиналы документов для каждой финансовой операции, а не только для благотворительных пожертвований.

Важные данные и факты

Исходный документ описывает все основные факты транзакции, такие как сумма транзакции, кому была сделана транзакция, цель транзакции и дата транзакции.

Общие исходные документы включают:

• Аннулированные чеки
• Счета
• Кассовые чеки
• Квитанции, созданные компьютером
• Кредитовое авизо для возврата средств покупателю
• Временные карты сотрудников
• Депозитные квитанции
• Заказы на закупку

Хранение документов

Информация исходного документа должна быть записана в соответствующий бухгалтерский журнал как можно скорее после операции.После записи все исходные документы должны быть сохранены в какой-либо системе, где их можно будет восстановить, если и когда потребуется. В некоторых случаях может быть даже важно обеспечить цепочку поставок, чтобы можно было определить, что рассматриваемый исходный документ остается под вашим контролем.

Оригиналы и фотокопии

В большинстве случаев юридически приемлемы фотокопии исходных документов. Например, Налоговая служба принимает ксерокопии квитанций с 1997 года, если они разборчивы, содержат всю информацию, имеющуюся в оригинале, и, в рамках процесса сканирования, представляют эту информацию в формате, идентичном оригинал.

Квитанция с материалами, в которой указаны приобретенные объекты и уплаченная цена, но которая была отсканирована без названия поставщика, не будет квалифицирована. Документ, в котором представлена ​​вся информация в исходной квитанции, но который был повторно набран в формате Word или Excel, также не будет соответствовать требованиям.

Многие предприятия и государственные учреждения также используют стандарт IRS для полного, разборчивого и точного воспроизведения оригиналов документов. Однако другие учреждения могут дополнить эти общие требования.

Вашингтонский университет, например, принимает в качестве замены оригинального документа только фотокопии, отсканированные с минимальной плотностью 300 точек на дюйм (dpi) и представленные в форматах PDF или TIFF; фотокопии в формате JPEG не принимаются.

Если вы планируете сканировать бухгалтерские или юридические документы для облегчения хранения, обратитесь в соответствующее учреждение, чтобы убедиться, что они примут документы в том формате, который вы планируете использовать.