Протокол собрания бланк образец: Протокол. Образец протокола. Форма и бланк протокола

ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ

5 сентября 2021 г.

Заседание Совета директоров (« Совет ») ACME Corp., California C-Corporation («Компания»), состоялась 5 сентября 2021 года в офисах Компании.

Присутствие
– Члены с правом голоса: Ларри Эмерсон, Марк Брэнсон
– Гости: Эми Холмс, Том Эйвери
– Отсутствующие члены с правом голоса: Нет

Утверждение протокола
Предложение об утверждении протокола предыдущего собрания от 5 августа было внесено Ларри Эмерсоном и поддержано Марком Брэнсоном.

Призыв к порядку
‍Ларри Эмерсон объявил собрание в 14:00. и Том Эйвери записал протокол. Кворум директоров присутствовал, и собрание, которое было созвано должным образом, было готово к продолжению дела.

Отчет генерального директора
‍Ларри Эмерсон ознакомился с повесткой дня и поприветствовал всех на встрече. Затем Ларри Эмерсон обсудил текущее состояние компании и ее прогресс. Был задан ряд вопросов, и последовала обширная дискуссия.

Отчет о продажах и развитии бизнеса
‍Марк Брэнсон затем представил обновленную информацию об общем прогрессе продаж и воронке продаж Компании. Он также представил статус обсуждения развития бизнеса.

Отчет о финансовом обзоре
‍Марк Брэнсон представил полную обновленную информацию о финансовом плане и прогнозе Компании. Марк Брэнсон также проанализировал основные показатели финансовой деятельности компании.

Предложение № 1: Утверждение опционных грантов
‍Эми Холмс представил Совету директоров список предлагаемых опционов, которые должны быть предоставлены сотрудникам Компании на утверждение, после чего предложение было принято, поддержано и единогласно принято; опционные гранты были одобрены, как показано в Приложении. А.

Объявления
‍Нет

Перенос
‍Поскольку до собрания не было никаких дел, собрание было прервано в 14:45.

Пример протокола неформальной / простой встречи

Минут: контрольная встреча по проекту

Разработать стратегию измерения, которая позволит команде по работе с клиентами отслеживать прогресс в достижении ключевых показателей эффективности и измерять этот прогресс в сравнении с заявленными целями отдела.

должна быть готова к развертыванию к 4 кварталу 2021 года.

• Граб
• Поговорили с заинтересованными сторонами группы CS и пришли к соглашению о соответствующих ключевых показателях эффективности.
• Получены отзывы от команды CS о текущих стратегиях измерения.
• Кристина
• Смоделированные три варианта приборной панели, которые циркулируют внутри для обратной связи.
• Работа с аудитом текущих источников данных CS.
• Мишель
• Только что вернулся после четырехдневной болезни; догонять.

• Roadblock: Кристине нужна обратная связь на информационных панелях, прежде чем она сможет продолжить. Все члены команды должны предоставить обратную связь как можно скорее.
• Риск: аудит Кристины может выявить разрозненные данные, которые могут помешать нам установить базовый уровень производительности.

• @Michelle просмотрите и оставьте отзыв о макетах приборной панели Кристины до 5 июня.
• @Rob обобщить и распространить отзывы команды CS о текущих стратегиях измерения до 7 июня.
• @Christina проверить статус текущих источников данных CS до 8 июня.

Как писать протоколы собрания — основы

✅ Выделите минуты в реальном времени или делайте заметки после каждой темы.

Начните с повестки дня собрания в виде наброска. Заполняйте пункты повестки дня более подробно, пока информация еще свежа в памяти — в режиме реального времени.

✅ Будьте лаконичны.

Ваши творческие навыки письма должны отойти на второй план (пока).

Пишите протокол, как если бы вы журналист. Задокументируйте, что происходит на встрече.

Это письменная запись, но только в общих чертах. Вам не нужен дословный отчет всего сказанного.

✅ Заполните документы протокола собрания, чтобы их мог понять тот, кто не смог присутствовать.

Как вы могли догадаться, при составлении минут необходимо соблюдать баланс. Вы должны составлять протоколы кратко, но при этом обеспечивать достаточный контекст для использования в будущем.

Помните, часто бывает принято просматривать заметки о собрании в начале следующего собрания. Например, собрание правления обычно начинается с утверждения протокола предыдущего собрания.

Объем контекста, который вы включаете в качестве записывающего на собрание, — это вопрос суждения.

✅ Просто обратите внимание на факты.

Избегайте личных наблюдений при написании протокола собрания. Если вы хотите делать отдельные записи, вы можете это сделать. Но протокол собрания должен содержать фактическую запись того, что обсуждалось.

✅ Используйте шаблон протокола собрания для правильного формата.

Если вы пишете официальный протокол встречи, следуйте определенному формату.От профсоюзов, школ, городских и окружных управлений и других, возможно, потребуется следовать Правилам порядка Роберта.

Но с неофициальными протоколами встреч у вас больше гибкости. Подумайте о том, что нужно вашей организации и что было сделано в прошлом. Затем улучшите этот процесс.

НЕЛЬЗЯ: Чего не включать

Сложным аспектом ведения протокола собрания является сдержанность — выбор не только того, что включать в протокол, но и того, что не следует включать.

🚫 Не пытайтесь записывать все дословно. минут — это не транскрипция; они резюме. (Если вам нужна дословная транскрипция, см. Лучшее программное обеспечение для записи встреч.)

🚫 Не включайте личные мысли или наблюдения. Если во время встречи у вас возникнут мысли и идеи, запишите их отдельно от официального протокола.

🚫 Не повторяйте информацию, которая уже есть. Особенно, если в повестке дня четко указана тема обсуждения (например, «Обсуждение бюджета на 2021 год»), вам не нужно делать лишнюю заметку в протоколе, например, «Обсуждался бюджет на 2021 год.”

🚫 Не пишите свои записи от руки. Поскольку протокол является записью того, что произошло на собрании, с тех пор следует использовать цифровой формат. В конечном итоге эти заметки о встрече необходимо сохранить и поделиться ими.

Дополнительные советы: уловки для более быстрого ведения заметок

Во время разговора может произойти много всего, и ведущему может быть трудно не отставать.

💡 Используйте инициалы вместо полных имен людей. Если есть одна подсказка для заметок, которая сэкономит вам массу времени, это сокращение имен участников встречи.

💡 Используйте сокращения там, где это возможно, не жертвуя ясностью. Как и в случае с именами, аббревиатуры могут быть очень полезны. Например, у нас есть серия материалов, которые мы называем «За командой». Каждый раз, когда мы обсуждаем это, вместо того, чтобы записывать все слова, мы просто пишем BTT.

💡 Используйте фрагменты предложений, если они все еще имеют смысл. Нет нужды в совершенной грамматике. Вместо полных предложений делайте заметки в протоколе, например: «Решение двигаться вперед» или «Пересмотрите стратегию через 6 недель.”

Подключите свой календарь, пригласите свою команду и проведите лучшие встречи за считанные минуты.

‍

Для наглядного ученика мы создали образцы протоколов обоих типов. Если вы хотите сразу перейти к нашим шаблонам, прокрутите немного дальше.

Используйте их, чтобы направлять свои письма. Но помните: для ваших встреч может потребоваться другая информация.Не увлекайтесь копированием образцов настолько, чтобы забыть написать протокол собрания так, чтобы это было полезно для вас и вашей команды.

В правом нижнем углу любого шаблона нажмите кнопку «Получить этот шаблон», чтобы выбрать один из трех форматов:

1. Шаблон документа Word
2. Документ Google (Сохранить копию)
3. Шаблон протокола встречи в Hugo ( Бесплатная учетная запись)
   

Шаблон официального протокола собрания

Как уже упоминалось, официальные протоколы собрания обычно составляются в соответствии с Правилами работы Роберта.Приведенный ниже шаблон построен на основе этих правил.

Если вы начинаете с нуля, это идеальная отправная точка.

Еще поправьте. Если в вашей организации раньше использовались протоколы встреч, попросите кого-нибудь показать копию того, что было сделано в прошлом. Вносите улучшения по своему усмотрению.

Шаблон официального протокола собрания

[Название компании]
ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ

Месяц XX, 20XX

Призыв к заказу
[тип встречи] собрание [название организации] было проведено [дата] в [место].Он начался в [время] и проходил под председательством [имя председателя], а [имя секретаря] выполнял функции секретаря.

Присутствие

• Члены с правом голоса: [Указать имена членов с правом голоса]
• Гостей: [указать имена гостей]
• Отсутствующие члены с правом голоса: [Указать имена членов с правом голоса, не присутствующих]

Утверждение протокола
Предложение об утверждении протокола предыдущего [дата] собрания было внесено [имя] и поддержано [имя].

‍Официальные отчеты

Прочие отчеты

Движение

• Предложение [имя] и поддержано [имя], [изложившее здесь движение]. Ходатайство [выполнено или отклонено] с [#] за и [#] против.

Объявления

Отчет о финансовом обзоре
Поскольку до собрания не было никаких дел, собрание было перенесено в [время].

Шаблон протокола неформального собрания

Следующий шаблон является очень простым. Он устанавливает цель, повестку дня встречи и записывает следующие шаги для любого типа встречи. И он также служит шаблоном сводки встречи.

Не стесняйтесь создавать его по своему усмотрению, добавляя элементы формального шаблона или свои собственные идеи.

Шаблон протокола неформальной встречи

Тип встречи
Отметьте все подходящие варианты.

• Обновление
• Обсуждение
• Решение

Цель
‍ Запишите здесь цель встречи.(Например, обсудите результаты деятельности агентства и решите, стоит ли продлевать срок еще на один год.)

Повестка дня

• Позиция первая
• Позиция два
• Позиция три

Следующие шаги

Простой шаблон протокола собрания

А вот шаблон, основанный на образце неформального протокола собрания в верхней части этой статьи:

Контрольная встреча по проекту

Подтвердить цель проекта

Включить в повестку дня основные этапы

• -5 обновлений здесь, в повестке дня

• Обобщите 1-5 обновлений здесь, в повестке дня
  

• Где вы заблокированы? Чем может помочь команда?
  

Шаблон протокола собрания персонала

У вас готовится общее собрание персонала? Вот бесплатный шаблон, который вы можете скачать или скопировать.

Совещание персонала всех рук

• Начните каждый раз с повторения видения компании — где мы находимся, во что мы верим и куда мы идем.

• Посмотрите на высокоуровневые показатели и объясните, что они означают в контексте бизнеса и рынка в целом.

• Приглашайте руководителей из групп / отделов для кратких обновлений.Сосредоточьтесь на высокоуровневых идеях и анекдотах клиентов.
• Постарайтесь включить новые знания — что прошло хорошо, а что нет, и как это меняет ситуацию.

• Необязательный пункт повестки дня для того, чтобы время от времени углубляться в то, что происходит в компании. Примеры включают изменения в стратегии, позиционировании и найме / реструктуризации.

• В конце встречи оставьте время, чтобы ответить на вопросы сотрудников.

• Многие компании любят чествовать команды или отдельных лиц во время их All Hands. Часто эти награды назначаются коллегами, а не руководителями.

Шаблон протокола собрания команды

Этот пример повестки дня основан на шаблоне, который мы используем в Hugo для многих встреч нашей команды.

Шаблон встречи команды

Какова цель этой встречи группы? Включите любые цели и темы для обсуждения. ‍

Есть ли у этого собрания заранее запланированная повестка дня или структура? Включите его сюда для удобства. ‍

Обобщите все важные темы для обсуждения здесь. ‍

Каковы были основные выводы этой встречи группы? Включите ключевые принятые решения, отчеты о ходе работы и любые возможности, проблемы или опасения, которыми следует поделиться с коллегами. ‍

Есть ли другая ценная информация, которой стоит поделиться? Это не обязательно должно иметь прямое отношение к теме встречи. ‍

Перечислите всех отсутствующих ключевых заинтересованных сторон и другие отделы, с которыми следует поделиться этой информацией. ‍

Уточните, кто их выполняет, и когда они должны быть выполнены.Отметьте эту информацию здесь, чтобы поделиться и назначить. ‍

Как мы будем оставаться на связи и оставаться в курсе прогресса? Нам стоит назначить еще одну встречу?

Протоколы заседаний Часто задаваемые вопросы

Как вы составляете задачи?

При добавлении задач и элементов действий в заметки о собрании необходимо выполнить пять шагов.

⚡ Начните действие с глагола. Распространенная ошибка, позволяющая сэкономить время, — слишком кратко указать задачу, забыв включить в элемент действия часть «действие».

• 😒 Плохо: данные за 2021 год
• 😀 Хорошо: получить данные за 2021 год, чтобы поделиться с командой
  

⚡ Назначьте каждое действие ответственному за . Участник собрания должен взять на себя ответственность за каждую задачу, иначе эта задача может быть не выполнена.

⚡ Не включайте больше необходимой информации . Ответственное лицо должно отслеживать детали. Эти детали не должны загромождать заметки о встрече.

⚡ Отметьте срок платежа, если он есть. Даже если нет четкой даты, часто произвольная дата, например одна неделя, помогает создать срочность для выполнения задачи.

⚡ Уточняйте выполнение пунктов на следующем собрании. Если обновления статуса по пунктам действий пока не поступали, быстро просмотрите протокол предыдущего собрания, чтобы убедиться, что пункты действия были выполнены.

Кто составляет протокол собрания?

Ведущим протокола может быть множество людей:

1. Участник собрания
2. Участник, который не будет вносить свой вклад, но знает информацию
3. Профессиональный делопроизводитель

В формальных ситуациях делающим заметки часто бывает секретарь, помощник руководителя или администратор.

На менее формальных собраниях человек, ведущий протокол, может быть просто добровольцем. Этого человека, который составляет протокол собрания, иногда называют «писцом».

Подключите свой календарь, пригласите свою команду и проведите лучшие встречи за считанные минуты

Каков правильный порядок повестки дня?

Если вы следуете Правилам порядка Роберта, расставьте приоритеты в повестке дня в следующем порядке:

1. Минуты с предыдущего собрания
2. Отчеты
3. Ситуации, чувствительные ко времени
4. Незавершенные дела
5. Общие вопросы
6. Новое дело
   

Если вы не соблюдаете строгие парламентские процедуры на своих собраниях, многие из этих советов по-прежнему будут полезны.Начните с переноса любых обсуждений с предыдущей встречи, а также больших дискуссий или дел, требующих срочного решения. Более второстепенные пункты повестки дня оставьте на конец.

Как составить идеальный план встречи?

Чтобы составить эффективную повестку дня собрания, выполните следующие действия:

1. Подготовьте повестку дня перед собранием; минимум за 24 часа.
2. Четко определите цель встречи, чтобы все знали, зачем они на нее.
3. Расставьте приоритеты по пунктам повестки дня в зависимости от их важности.
4. Перечислите темы для обсуждения как вопросы, на которые необходимо ответить.
5. Выделите разумное количество времени для каждой темы.
6. Включите необходимую справочную информацию для принятия решений.
7. Поделитесь повесткой дня с участниками, чтобы они могли внести свой вклад и прийти подготовленными.

Дополнительные советы по составлению эффективных повесток дня собраний см. Здесь.

Какой формат шаблона лучше всего подходит для протокола собрания?

Следует ли вам использовать Word Doc, Google Doc, Excel, PDF, электронную почту или что-то еще для шаблонов протоколов встреч?

При выборе типа файла или документа для встречи наиболее важным фактором является то, как вы будете сохранять и делиться своими протоколами.

Стандартные файлы, такие как документы Word, электронные таблицы Excel и PDF-файлы, имеют те же ограничения, что и шаблоны для протоколов собраний — для их использования или совместного использования требуется дополнительный шаг.Для открытия любого из этих типов файлов требуется специальная программа, доступ к которой может быть не у всех.

Кроме того, обычные файлы, такие как Word Docs и PDF, необходимо бережно хранить в облаке, обращая внимание на то, чтобы не возникало разногласий по поводу нескольких версий одного и того же файла.

Часто протоколы собраний также отправляются по электронной почте, но электронная почта не должна быть единственным местом, где протоколы собраний находятся в прямом эфире. Протоколы также следует хранить где-то централизованно, чтобы их можно было найти позже, если потребуется.

Лучшим решением часто является облачный тип документа, например Google Doc. Еще лучше — это документ в бесплатной системе управления встречами, такой как Hugo, где заметки легко делятся (или остаются конфиденциальными) и автоматически организуются.

В каком времени следует составлять протокол собрания?

Прошедшая форма.

Протокол собрания — это отчет о том, что произошло на собрании. Их следует читать как описание прошлого, а не как диктор, называющий спортивную игру, как она разыгрывается.

• Неправильно: Правление утверждает бюджет на 2021 год.
• Правильно: Правление утвердило бюджет на 2021 год.
  

Какие сокращения используются в протоколах собрания?

MoM означает протокол собрания.

MM означает протокол собрания.

Примечание. Использование этих сокращений может сбивать с толку людей, которые с ними не знакомы.

Как произносится протокол собрания?

Несмотря на то, что слово «минуты» происходит от понятия «что-то маленькое» или my-newt , «минуты встречи» произносятся как слово «минута времени».

Чтобы сказать: «Пожалуйста, уделите этому собранию несколько минут», вы должны произнести это слово так же, как если бы вы сказали: «В часе шестьдесят минут».

Нужно ли утверждать или подписывать протокол собрания?

Некоторые официальные протоколы собрания должны быть каким-то образом заверенными, чтобы быть официальным протоколом собрания. Часто председателю необходимо просмотреть и утвердить протокол, прежде чем его можно будет распространить. Или, для многих организаций протокол просматривается и утверждается группой в начале следующего собрания.

Однако, помимо этих ситуаций, одобрение ваших протоколов зависит от руководителей организации и от того, как они хотят управлять своим процессом.

Неофициальные и официальные протоколы

В чем разница?

Некоторые организации, такие как некоммерческие организации, государственные компании, местные органы власти и школы, обязаны по закону составлять официальные протоколы заседаний.

Например, в Калифорнии многие государственные и местные органы власти обязаны предоставлять общественности доступ к протоколам собраний.Аналогичным образом, публичные компании должны составлять протоколы заседаний Совета директоров и собраний акционеров.

Или, если вы подали заявку на ссуду ГЧП во время пандемии COVID-19, одним из необходимых документов является официальный протокол заседания совета директоров, санкционирующий получение ссуды.

Так как эти типы протоколов собраний требуются для соблюдения требований или по юридическим причинам, они должны иметь четкий и профессиональный формат.

Часто протоколы заседаний гибкие и несколько неформальные.Они по-прежнему должны быть четкими, профессиональными и последовательными. Но вас не подадут в суд, если вы не предоставите всю нужную информацию.

Думайте о неофициальных протоколах собрания как об итогах собрания. Выбор шаблонов и форм, которые вы используете, в конечном итоге зависит от вас. То, что они менее официальные, не означает, что неформальные протоколы менее полезны.

Дополнительные шаблоны бесплатных минут (Word, Google docs) 🙌

Помните, что протоколы ваших собраний нужны для того, чтобы ваша организация стала более продуктивной, прозрачной и эффективной.Имейте это в виду, и любая форма или шаблон, который вы выберете, будут работать нормально.

Единственный дополнительный документ, связанный с встречей, о котором вам нужно беспокоиться сейчас, — это повестка дня. Хорошо, что у нас есть более 80 шаблонов протоколов встреч, из которых вы можете выбирать. Загрузите их в Word Doc или Google Doc (или добавьте их в свою бесплатную учетную запись Hugo) 👇

Так что возьмите нужные шаблоны и будьте готовы сделать ваши встречи еще более значимыми. Если вы когда-либо хотели инструмент для извлечения самая полезная, актуальная информация о встрече, минуты могут стать вашим новым лучшим другом.

Подключите свой календарь, пригласите свою команду и проведите лучшие встречи за считанные минуты

Шаблоны и примеры протоколов встреч — Notejoy

Будь то деловые, клубные или спортивные мероприятия, протоколы встреч могут быть ключевой частью информирования всей команды о том, что произошло. И это не должно быть сложной задачей.

Ниже приведены несколько примеров шаблонов, а также советы и идеи, которые помогут вам начать писать и составлять эффективные протоколы собрания.

Для чего нужен протокол собрания?

Протокол встречи — это заметки, в которых фиксируется, что произошло на встрече! В отличие от повестки дня собрания, в нем записываются принятые решения и действия, запрошенные группой. Несмотря на команду, они не являются поминутной записью, но включают ключевые детали, которые команда захочет узнать. В протоколе встречи важно фиксировать такую ​​информацию, как:

• принято решений
• следующие шаги
• действий и ответственные лица

Протокол — это запись о том, кто там был и что произошло.Они являются важным источником информации для людей, которые не смогли присутствовать или оглянулись, чтобы поразмышлять о том, что произошло. Они также являются невероятно эффективным инструментом для уведомления или напоминания людям о назначенных им задачах или сроках, чтобы держать всех в курсе.

Что должно входить в протокол собрания?

Вот некоторые детали, которые вы должны указать в протоколе встречи.

• Дата и время встречи
• Имена участников
• Пункты повестки дня и обсуждаемые темы
• Действия

Материалы по теме: Составление эффективных повесток дня встреч с примерами и 5 шаблонов повестки дня

Пример протокола заседания

Ниже приведен пример неформальной встречи, на которой собраны только самые важные факты.

Зарегистрируйтесь и получите бесплатную учетную запись Notejoy, чтобы начать делать заметки со всей командой.

Шаблон протокола неформального собрания команды

Дата: Сегодняшняя дата

Участники

Повестка дня

• Пункт 1, включая ключевые обсуждения, принятые решения, следующие шаги
• Шт. 2
• Позиция 3

Следующие шаги

• Список представлен здесь в формате: мероприятие, ответственное лицо, дата
• Пример: Брайан свяжется с этой группой со списком целевых компаний к концу недели
.

Ниже приведен пример более официального заседания совета директоров.

Зарегистрируйтесь и получите бесплатную учетную запись Notejoy, чтобы начать делать заметки со всей командой.

Шаблон официального протокола заседания совета директоров

ДАТА: Дата собрания

ПРИСУТСТВУЕТ: имена и фамилии всех присутствующих на собрании

ОТСУТСТВИЕ: имена и фамилии членов Комитета, которые не могут присутствовать на заседании.

1. ПОЗВОНИТЬ ДЛЯ ЗАКАЗА / ОТКРЫТИЕ СООБЩЕНИЙ

• Время и кем было объявлено собрание.
• Все вступительные замечания резюмируются здесь.

2. УТВЕРЖДЕНИЕ ПРОТОКОЛА С (ДАТА)

• Вам необходимо ходатайство об утверждении протокола предыдущего собрания.
• Ходатайство: Утвердить протокол (ДАТА) как распространенный (или ИЗМЕНЕННЫЙ) Ходатайство: Имя лица (ПЕРВОГО И ПОСЛЕДНЕГО), внесшего ходатайство
• Прикомандировано: Имя человека (ПЕРВОГО И ПОСЛЕДНЕГО), поддержавшего ходатайство. Принято или отклонено.

3. ДОБАВЛЕНИЯ В ПОВЕСТКУ ДНЯ

• Если есть дополнения к повестке дня или запросы на повестку дня следующего собрания, они будут помечены здесь.

4. УТВЕРЖДЕНИЕ ПОВЕСТКИ ДНЯ

• Предложение: утвердить повестку дня в распространенной (или ИЗМЕНЕННОЙ) форме
• Ходатайство Автор: имя лица (ПЕРВЫЙ И ПОСЛЕДНИЙ), подавшего ходатайство
• Прикомандировано: имя лица (ПЕРВОГО И ПОСЛЕДНЕГО), сделавшего ходатайство. Проведено или проиграно.

5. ДЕЛО ИЗ ПРЕДЫДУЩЕЙ ВСТРЕЧИ

• Любые вопросы предыдущего собрания, которые необходимо обсудить дополнительно.

6. ПУНКТ № 1 ДЛЯ ОБСУЖДЕНИЯ

• Выложите резюме обсуждения вокруг темы
• Если были сделаны какие-либо движения, укажите здесь информацию
• Если требуется дополнительная информация, укажите здесь дальнейшие действия, имена и дату.

7.ПУНКТ № 2 ПОДЛЕЖИТ ОБСУЖДЕНИЮ

8. ДОБАВЛЕНИЯ В ПОВЕСТКУ ДНЯ

• Любой добавленный пункт повестки дня, включая резюме обсуждений по этому пункту
• Если были внесены какие-либо ходатайства, укажите здесь информацию
• Если необходима дополнительная информация, укажите здесь дальнейшие действия, имена и целевую дату

• Записать время закрытия собрания

• Дата следующего собрания должна быть определена в конце собрания до того, как все уйдут.Это удобное напоминание, которое нужно включить в нижнюю часть шаблона протокола, чтобы его не пропустили.

Notejoy — более эффективный способ управления совещаниями

Проведение эффективных и продуктивных встреч — это больше, чем просто создание отличного шаблона — это управление передачей информации во время встречи. Все ли согласны с тем, каковы темы и цели встречи? Были ли решения доведены до сведения всех, кому нужно знать? Если вы пропустили встречу, как узнать подробности? Обеспечение того, чтобы нужные люди имели доступ к информации как в конференц-зале, так и после него, жизненно важно для успешной работы организации.

Notejoy — эффективное решение для команд, которые хотят управлять своими планами встреч и заметками, чтобы оставаться на одной странице. Это коренным образом меняет способ выполнения работы.

Управление собраниями в Notejoy отличается по трем причинам:

Совместная работа в реальном времени — В качестве облачного решения Notejoy позволяет заранее делиться повесткой дня встречи с внутренними и внешними сотрудниками. Эти соавторы могут просматривать, обсуждать и комментировать повестки дня встреч, а также просматривать последнюю версию.

Always in Sync — Вместо того, чтобы управлять разными версиями повесток дня или несколькими потоками разговоров, Notejoy позволяет всей команде всегда видеть повестки дня, включая изменения и обсуждения, одновременно.

Улучшенный поиск и видимость — Благодаря заметкам о собраниях и комментариям к обсуждениям, задокументированным непосредственно в повестке дня, команды могут хранить детали в контексте и поддерживать единую систему записи всего, что произошло. Управляйте тем, у кого есть доступ к какой информации, и позволяйте старым и новым членам команды выполнять поиск по прошлому и текущему содержимому собраний.

Связанные ресурсы

Образцы трех минут встречи — Notejoy

Протоколы собраний являются важным и часто упускаемым из виду элементом в обеспечении успешных результатов собрания. При правильном использовании протоколы собрания — это не только запись того, что произошло на собрании, но и важный инструмент коммуникации, позволяющий участникам и остальной части команды знать, что произошло, и предполагаемые действия после встречи.В случае более официальных заседаний совета директоров протоколы заседаний часто также являются юридической записью того, что имело место, что означает, что хорошие точные записи еще более важны.

Образцы протокола трех встреч

(СОВЕТ. Если вам нужны шаблоны протоколов заседаний, посетите наше руководство. В противном случае прочтите три образца протоколов заседаний.)

ВОМ Сегодня

PTO Today — это веб-сайт, который предоставляет ресурсы для организаций родителей и учителей.В этом примере они привели пример протокола собрания родительской учительской организации. Этот подробный образец позволяет в сжатой форме фиксировать все основные детали того, что произошло.

Управление общего обслуживания (GSA)

Управление общих служб (GSA) — независимое агентство федерального правительства, которое помогает управлять и поддерживать работу федеральных агентств. В этом примере вы можете увидеть более формальную версию протокола заседания федерального консультативного комитета.

Лазега и Йохансон

Lazega & Johanson — юридическая фирма, представляющая интересы партнеров по связям с общественностью. В этом примере вы можете увидеть пример того, как может выглядеть протокол собрания совета директоров компании.

Notejoy — более эффективный способ управления совещаниями

Проведение эффективных и продуктивных встреч — это больше, чем просто создание отличного шаблона — это управление передачей информации во время встречи.Все ли согласны с тем, каковы темы и цели встречи? Были ли решения доведены до сведения всех, кому нужно знать? Если вы пропустили встречу, как узнать подробности? Обеспечение того, чтобы нужные люди имели доступ к информации как в конференц-зале, так и после него, жизненно важно для успешной работы организации.

Notejoy — эффективное решение для команд, которые хотят управлять своими планами встреч и заметками, чтобы оставаться на одной странице. Это коренным образом меняет способ выполнения работы.

Управление собраниями в Notejoy отличается по трем причинам:

Совместная работа в реальном времени — В качестве облачного решения Notejoy позволяет заранее делиться повесткой дня встречи с внутренними и внешними сотрудниками. Эти соавторы могут просматривать, обсуждать и комментировать повестки дня встреч, а также просматривать последнюю версию.

Always in Sync — Вместо того, чтобы управлять разными версиями повесток дня или несколькими потоками разговоров, Notejoy позволяет всей команде всегда видеть повестки дня, включая изменения и обсуждения, одновременно.

Улучшенный поиск и видимость — Благодаря заметкам о собраниях и комментариям к обсуждениям, задокументированным непосредственно в повестке дня, команды могут хранить детали в контексте и поддерживать единую систему записи всего, что произошло. Управляйте тем, у кого есть доступ к какой информации, и позволяйте старым и новым членам команды выполнять поиск по прошлому и текущему содержимому собраний.

Связанные ресурсы

Как вести протокол встречи — Notejoy

Протокол собрания — это примечания, которые служат официальным документом о том, что произошло на собрании.Это важно не только как запись, чтобы оглянуться на то, что произошло, но и как средство коммуникации, чтобы помочь присутствующим оставаться в курсе событий. Хорошие протоколы встречи сообщают не только о том, что было решено, но и о том, чего им нужно достичь к сроку. Лицо, ответственное за ведение протокола, отвечает за подготовку к встрече, точное документирование того, что произошло, и последующее распространение записей.

В некоторых случаях протокол собрания может потребоваться по юридическим причинам. Типичным примером этого являются заседания совета директоров, протокол которых служит юридической записью того, что имело место.Привыкайте вести протокол собрания — это хорошая практика.

Подготовка к встрече

• Выберите инструмент протокола встречи . Это может быть Notejoy, физическая записная книжка или диктофон. Подумайте о своем инструменте в контексте не только того, как вы будете делать заметки, но и того, как вы планируете делиться информацией позже. Например, может быть трудно записать его ручкой и бумагой, если позже вам нужно будет перепечатать заметки, чтобы поделиться с другими.

• Выберите формат протокола встречи . Вот шаблоны и примеры протоколов встреч, которые стоит рассмотреть. В зависимости от характера собрания вам может потребоваться более формальный стиль ведения протоколов в зале заседаний или выбор более простого стиля записи заметок.

• Ознакомиться с повесткой дня собрания . Определите, кто должен присутствовать на собрании и какие темы будут обсуждаться на собрании. Если были предыдущие встречи, просмотрите их и посмотрите, есть ли какие-либо меры по выполнению действий, которые необходимо пересмотреть на этой встрече.

Во время встречи

• Запишите, кто присутствовал на собрании . Если это большое собрание, вы можете передать лист посещаемости, чтобы все могли войти в систему. В некоторых случаях вы также можете указать, кто отсутствовал среди приглашенных, в качестве детали собрания.

• Убедитесь, что вы знаете, кто все. Таким образом, вы можете точно указать, кто что сказал, если возникнет обсуждение или идея.

• Запишите все соответствующие обсуждения или идеи, и кто их сказал. Если были приняты решения или определены элементы действий, убедитесь, что вы записали содержание решения или задачи и того, кто за них отвечает.

• При необходимости попросите разъяснений. Как человек, ведущий протокол собрания, может также потребоваться предложить группе добавить более подробную информацию к своим решениям. Например, если они определяют элемент действия и собираются двигаться дальше, не назначив ответственного, вы можете попросить группу уточнить, кто несет ответственность.

• Не пытайтесь записывать все, только самое важное. Можно просто включить основные идеи, а не детальное обсуждение. Или, если обсуждение идет быстро, сделайте заметку, которая пробудит вашу память, и детали будут заполнены позже.

• Убедитесь, что протокол вашей встречи является беспристрастным и основанным на фактах. Даже если у вас есть мнение или есть подстрекательские комментарии, придерживайтесь фактов.Не упускайте из виду то, что произошло, но убедитесь, что это объективный факт.

После встречи

• Просмотрите и удалите детали протокола как можно скорее. Сейчас есть возможность вычитать и добавлять любые важные детали, пока встреча свежа в ваших мыслях. Иногда во время встречи обсуждение развивается так быстро, что вы можете сделать небольшую заметку, не добавляя деталей. Вы также можете добавить детали, такие как тема встречи, где и когда она была, тип встречи и т. Д.чтобы было легче ссылаться на него в будущем.

• Поделитесь протоколом собрания с соответствующими членами команды. Часто объем распространения выходит далеко за рамки участников, поэтому вам нужно убедиться, что вы знаете, кого включить.

• Храните протоколы собрания где-нибудь, где к ним могут получить доступ другие. Хотя электронная почта — это здорово, часто электронные письма теряются в смеси или настолько хороши, насколько хороши непосредственные получатели и их память.Если кто-то присоединится к команде в следующем месяце, эти протоколы встречи будут недоступны для них. Такие инструменты, как Notejoy, могут быть полезным местом для хранения протоколов встреч, где их можно будет найти в будущем.

Notejoy — более эффективный способ управления встречами

Проведение эффективных и продуктивных встреч — это больше, чем просто создание отличного шаблона — это управление передачей информации во время встречи. Все ли согласны с тем, каковы темы и цели встречи? Были ли решения доведены до сведения всех, кому нужно знать? Если вы пропустили встречу, как узнать подробности? Обеспечение того, чтобы нужные люди имели доступ к информации как в конференц-зале, так и после него, жизненно важно для успешной работы организации.

Notejoy — эффективное решение для команд, которые хотят управлять своими планами встреч и заметками, чтобы оставаться на одной странице. Это коренным образом меняет способ выполнения работы.

Управление собраниями в Notejoy отличается по трем причинам:

Совместная работа в реальном времени — В качестве облачного решения Notejoy позволяет заранее делиться повесткой дня встречи с внутренними и внешними сотрудниками. Эти соавторы могут просматривать, обсуждать и комментировать повестки дня встреч, а также просматривать последнюю версию.

Always in Sync — Вместо того, чтобы управлять разными версиями повесток дня или несколькими потоками разговоров, Notejoy позволяет всей команде всегда видеть повестки дня, включая изменения и обсуждения, одновременно.

Улучшенный поиск и видимость — Благодаря заметкам о собраниях и комментариям к обсуждениям, задокументированным непосредственно в повестке дня, команды могут хранить детали в контексте и поддерживать единую систему записи всего, что произошло. Управляйте тем, у кого есть доступ к какой информации, и позволяйте старым и новым членам команды выполнять поиск по прошлому и текущему содержимому собраний.

Связанные ресурсы

Как написать эффективный протокол встречи (с шаблонами и образцами)

Новичок в написании протокола собрания?

Независимо от того, получили ли вы задание делать записи для комитета или назначили вас секретарем правления вашей организации, подготовка протокола собрания не должна быть сложной задачей. Вот несколько советов и идей, которые помогут вам начать писать и подготовить эффективные протоколы собраний, а также образец протокола собрания и шаблон протокола собрания, которым вы можете следовать.

Это руководство о том, как писать протоколы собраний, было подготовлено Wild Apricot, чтобы помочь волонтерам и / или сотрудникам небольших некоммерческих и членских организаций, которые могут быть новичками в ведении и подготовке протоколов заседаний комитетов или советов директоров. .

Обратите внимание, что, поскольку требования к формату, стилю и содержанию протоколов заседаний различаются в зависимости от организации и типа комитета или правления, эта статья предлагает только общие рекомендации, которые помогут вам начать работу.

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания или мама (для протокола собрания) можно определить как письменный отчет обо всем, что произошло во время собрания. Они используются для информирования людей, которые не присутствовали на собрании, о том, что произошло, или для отслеживания того, что было решено во время собрания, чтобы вы могли вернуться к нему и использовать его для обоснования будущих решений.

Что следует включать при составлении протокола собрания?

Пять шагов, которые вы должны включить:

1. Предварительное планирование
2. Запись — при встрече
3. Минуты записи или расшифровки
4. Распространение или обмен протоколами собрания
5. Запись или хранение минут для дальнейшего использования

Подробнее о каждом шаге читайте дальше!

Для чего нужен протокол собрания?

Термин «минуты» вас не пугает, поскольку он вводит в заблуждение. В конце концов, ваш комитет или Правление не хотят и не нуждаются в поминутной записи заседаний! Но важно уловить суть встречи, включая такие детали, как:

• принятых решений (ходатайств, голосований и т. Д.)
• Запланированы следующие шаги
• идентификация и отслеживание действий

Протокол — это реальный отчет собрания для его участников и источник информации для членов, которые не смогли присутствовать.В некоторых случаях протокол собрания может служить ориентиром, например:

• , когда результаты встречи влияют на другие совместные действия или проекты в организации
• минут могут служить для уведомления (или напоминания) людей о назначенных им задачах и / или сроках

Загрузите наш Контрольный список минут встречи для ассоциаций и некоммерческих организаций с примерами и узнайте, как лучше использовать минуты.

Почему они называются протоколами собрания?

Согласно «Сегодня я узнал», «минуты» «минут собрания» относятся не к минутному измерению времени, а к «минутным» (my-newt) заметкам, сделанным во время встреч.

Что входит в протокол собрания?

Как упоминалось выше, протокол собрания состоит из пяти основных этапов:

1. Предварительное планирование
2. Запись — при встрече
3. Минуты записи или расшифровки
4. Распространение или обмен протоколами собрания
5. Запись или хранение минут для дальнейшего использования

1. Протокол предварительного собрания:

Хорошо спланированная встреча помогает обеспечить эффективный протокол встречи.Если председатель и секретарь или составитель протокола работают вместе над тем, чтобы повестка дня и собрание были хорошо продуманы, это значительно упрощает отвод минут. Например, в зависимости от структуры собрания и инструментов, которые вы используете, составитель протокола может работать с председателем, чтобы создать формат документа, который также работает как повестка дня и план протокола.

Какова повестка дня собрания?

Повестка дня встречи = набросок:

По крайней мере, важно получить копию повестки дня собрания и использовать ее в качестве руководства или плана для заметок, настройки формата вашей мамы и подготовки протоколов — с порядком и нумерацией пунктов в протоколе встречи в соответствии с повесткой дня.

Кроме того, повестка дня и / или уведомление о собрании также содержат информацию, которую необходимо включить в протокол, например:

• имена всех участников собрания, включая гостей или выступающих
• документов, которые рассылаются вместе с повесткой дня или раздаются на собрании — копии (цифровые или бумажные) раздаточных материалов должны храниться вместе с протоколом собрания для дальнейшего использования и для передачи тем, кто не смог присутствовать на собрании (и другим лицам). как определено Председателем собрания).

Уточняющие ожидания:

Когда вы берете на себя новую роль протоколиста или секретаря, обязательно спросите председателя комитета или совета, каковы их ожидания от вашей роли во время собрания, а также какие подробности он / она ожидает от минут. Например, если ваш Совет или комитет будет заниматься рассмотрением предложений или голосованием по пунктам / вопросам, четко укажите, нужно ли вам называть имена тех, кто вносит предложения, поддерживает их и т. Д. Если вы будете иметь дело с процедурами этого типа, вы (и ваш председатель) можете сослаться на Правила порядка Роберта.

2. Что следует включать в протокол собрания?

Прежде чем вы начнете делать заметки, важно понимать, какую информацию вам нужно записывать на собрании. Как отмечалось ранее, у вашей организации может быть необходимый контент и особый формат, которому вы должны будете следовать, но обычно протоколы собраний обычно включают следующее:

• Дата и время проведения
• Имена участников собрания и тех, кто не смог присутствовать (e.г., «сожалеет»)
• Принятие или исправления / дополнения к протоколу предыдущего собрания
• Решения, принятые по каждому пункту повестки дня, например:
  • Предпринятые или предпринятые действия
  • Следующие шаги
  • Результаты голосования — например, (при необходимости подробные сведения о том, кто сделал ходатайства; кто поддержал и одобрил, поднятием рук и т. Д.)
  • Ходатайства приняты или отклонены
  • единиц хранения
  • Новый бизнес
  • Дата и время следующей встречи

Дополнительные шаблоны и подробные сведения о форматировании протокола собрания можно найти здесь.

Советы, которые могут помочь вам делать заметки:

• Создайте схему — как обсуждалось ранее, наличие схемы (или шаблона) на основе повестки дня позволяет вам просто записывать заметки, решения и т. Д. По каждому пункту по мере продвижения. Если вы делаете заметки от руки, подумайте о том, чтобы оставить место под каждым элементом вашего плана для рукописных заметок, затем распечатайте их и используйте для записи минут.
• Регистрация участников при входе в комнату — если вы знаете участников собрания, вы можете отметить их, когда они прибудут, если люди не представятся в начале собрания или распространят список присутствующих, который они могут проверить. от себя.
• Записывайте решения или примечания по пунктам действий в своем плане, как только они возникают, чтобы быть уверенным, что они записаны точно
• При необходимости попросите разъяснений — например, если группа уходит, не приняв решения или очевидного вывода, попросите разъяснений по поводу принятого решения и / или следующих шагов.
• Не пытайтесь запечатлеть все это — вы не успеете, если попытаетесь записать беседу дословно, поэтому обязательно просто (и четко) напишите (или напечатайте) только решения, задания, действия , так далее.
• Запишите это — буквально, если вас беспокоит возможность делать заметки, подумайте о записи встречи (например, на вашем смартфоне, iPad, записывающем устройстве и т. Д.), Но обязательно сообщите участникам, что они ведутся записи. Хотя вы не хотите использовать запись для дословной расшифровки стенограммы встречи, запись может пригодиться, если вам нужны пояснения.

Загрузите наш Контрольный список протокола собрания для ассоциаций и некоммерческих организаций с примерами протокола собрания и узнайте, как лучше использовать протокол.

Протокол встречи Шаблон:

Вот простой шаблон, к которому вы можете обратиться в следующий раз, когда вам понадобится протокол собрания.

Вы также можете найти другие шаблоны протоколов собраний, созданные для Microsoft Word, здесь.

Пример протокола собрания:

Все еще сомневаетесь, правильно ли вы делаете заметки? Вот пример того, как может выглядеть протокол собрания совета директоров.

3. Процесс написания протокола

По окончании встречи самое время собрать записи и написать протокол.Вот несколько советов, которые могут помочь:

4. Нужно ли утверждать протокол собрания?

Перед тем, как поделиться своим протоколом собрания, убедитесь, что председатель просмотрел, отредактировал и / или утвердил протокол для распространения. Они не являются официальным протоколом встречи, если она не состоялась. В зависимости от вашего Совета, протокол также может быть официально утвержден в начале следующего собрания.

5. Распространение или обмен протоколами собрания

Как официальный «протоколист» или секретарь ваша роль может включать распространение протоколов.

Обмен в Интернете

Метод совместного использования или распространения будет зависеть от инструментов, которые используете вы и ваша организация. Поскольку протоколы и другая документация могут превратиться в груду бумаги, было бы здорово, если бы вы могли использовать безбумажный процесс обмена. Например, если вы используете текстовый редактор (например, Microsoft Word), который не предлагает обмен в Интернете, вы можете создать PDF-файл документа и отправить это и другие вложения или документацию к собранию по электронной почте. С другой стороны, если вы все используете документы Google — для приглашений на собрания, повестки дня и дополнительного обмена документами — вы можете просто «поделиться» документом с этой группой после того, как он будет завершен.Члены комитета или совета могут просто прочитать документы в Интернете и сохранить несколько деревьев!

Совместное использование в облаке?

Если ваша организация использует облачную систему управления членством (например, Wild Apricot), вы можете опубликовать протоколы в виде веб-страницы и предоставить доступ только членам комитета или Совета, в зависимости от потребностей вашей организации. С помощью веб-страниц, предназначенных только для членов, вы можете создать безопасную онлайн-сеть для своего Совета и комитетов.

Если вам интересно, какие инструменты вы можете использовать специально для протоколирования собраний, вот несколько инструментов, которые организации, с которыми мы работали, сочли полезными:

• Google Документы: Также поддерживает совместное ведение заметок.[Вот несколько примеров шаблонов минут встречи в документах Google. Если вы отправляете приглашение на встречу с помощью Календаря Google, вы можете прикрепить план повестки дня документа Google. После составления минут (с использованием схемы) вы можете просто поделиться документом с группой, используя их адреса электронной почты.]
• OneNote: (если вы пользователь Microsoft) — очень быстро и позволяет систематизировать заметки. Также поддерживает аудиозапись с соответствующей отметкой времени примечания.
• Lucid Meetings: Фантастический инструмент для автоматизации встреч для автоматизации таких процессов, как заметки, посещаемость и организация.
• Evernote: Отличный инструмент для создания заметок.
• Agreedo : поддерживает создание протоколов встреч и отслеживание результатов.
• minutes.io: позволяет быстро занять минуты встречи с помощью горячих клавиш и возможности работать онлайн или офлайн.

6. Хранение протокола заседания

Большинство комитетов и советов проверяют и утверждают протоколы в начале следующего собрания или вносят в него поправки.После того, как вы внесете все необходимые изменения, протокол необходимо будет сохранить для дальнейшего использования. Некоторые организации могут хранить их в Интернете (например, в документах Google или SkyDrive), а также создавать резервные копии на внешнем жестком диске. Вам также может потребоваться распечатать и сохранить бумажные копии или предоставить их сотруднику или председателю для хранения.

И … Если вы некоммерческая организация с регулярными собраниями совета директоров и членов

Если вы некоммерческая организация с регулярными собраниями совета и членов и хотите сэкономить время и деньги, управляя своей организацией, получите бесплатную пробную версию Wild Apricot, универсального программного обеспечения для управления членством, которое позволяет вам:

• С легкостью планируйте онлайн-мероприятия с помощью мгновенной обработки онлайн-платежей и автоматических счетов-фактур.
• Создайте потрясающий веб-сайт с онлайн-заявками для участников.
• Доступ к базе данных контактов с удобным поиском и фильтром.
• Рассылайте профессионально оформленные информационные бюллетени и электронные письма.
• и многое другое.

Узнайте обо всех функциях бесплатного программного обеспечения для управления членством Wild Apricot здесь.

Wild Apricot также является программным обеспечением №1 для управления членством, которое ежедневно используют более 20 000 организаций. Получите бесплатную пробную версию прямо сейчас.

Закрытие… Наслаждайтесь своей новой ролью

Протокол встречи важен — в конце концов, он фиксирует важную информацию о встрече. Но выделение и подготовка минут не должно быть сложной задачей. Мы надеемся, что эта статья поможет новичкам в создании эффективных протоколов встреч для вашей организации.

Спасибо, что прочитали наше руководство по написанию протокола собрания!

— PDF

Протокол собрания или «протокол собрания» — это письменная запись или заметки о собрании.Хотя это и не считается расшифровкой стенограммы, он должен содержать все подробности на случай отсутствия какого-либо члена. Большинство встреч проходит по заранее утвержденной повестке дня, сообщаемой участникам. После собрания председатель рассмотрит, утвердит и подпишет протокол, который может быть передан членам.

Составление протокола — это подробное описание и четкое изложение обсуждаемых вопросов. Помните, что это НЕ — стенограмма и не должна содержать дословно сказанное. Он представляет собой краткое изложение встречи с подробным описанием затронутых тем и всех принятых решений.

Перед собранием часто создается повестка дня собрания как план, которому участники должны следовать и не сбиваться с пути. В повестке дня обычно есть пункты для обсуждения с установленными временными интервалами для каждой темы.

Протокол собрания также используется в качестве листа для входа в систему, в котором указывается, кто появился, а кто пропал. Следует провести перекличку или другой способ выяснить, кто присутствует.

Необходимо суммировать основные моменты по каждой обсуждаемой теме. Например, если есть разногласия по поводу решения, позиции каждого человека должны быть записаны.

При принятии важных решений может быть объявлено голосование участников. Каждый человек должен четко указать свои «Да и Нет», которые записываются и заносятся в протокол.

После закрытия собрания протокол должен быть утвержден председателем перед распространением. Председатель проверит и убедится, что нежелательные детали не покидают комнату. После подписания протокол может быть передан соответствующим сторонам.

Элементы действий — Задачи, созданные для выполнения в более позднее время.

Утверждение протокола — Для удостоверения протокола может быть распространено.

Участники — присутствующие и отсутствующие.

Заседание Совета директоров — Плановое собрание организации, ее должностных лиц, директоров и акционеров.

Совет директоров — Группа лиц, назначенных организацией для принятия важных решений.

Обращение к заказу — с указанием цели, места и даты.

Председатель — спикер собрания (обычно генеральный директор или президент).

Директор — Директор — это лицо, входящее в состав совета директоров.

Повестка дня собрания — Темы обсуждения, утвержденные участниками до или во время собрания.

Предложение — Предложение состоит в том, чтобы предложить голосование правомочными членами собрания.

Парковка — Предметы, о которых не говорят, но упоминают.

Кворум — минимальное количество лиц, необходимое для проведения признанного собрания.

Резолюция — Любое голосование, проводимое в связи с предложением, превращается в резолюцию после того, как голосование проведено и занесено в протокол.

Перекличка — Присутствие с вводом имен присутствующих и отсутствующих.

Секретарь — Ведущий во время встречи.

Скачать : Adobe PDF, MS Word, OpenDocument

Скачать : Adobe PDF, MS Word, OpenDocument

Шаг 1 —

Как вести протокол собрания: шаблоны и примеры

Составление протокола собрания может показаться тривиальной и несущественной задачей, которую вы бы поручили стажеру — или даже не стали бы делать вообще.Сами встречи часто рассматриваются как пустая трата времени, а их документирование — тем более.

Однако пренебрежение этой задачей — ошибка, которая может стоить как времени, так и ресурсов. Если у вас есть веская причина для встречи, протоколы встреч могут быть очень эффективным инструментом, чтобы держать всех на одной странице.

Давайте углубимся в то, что на самом деле представляют собой протоколы заседаний, как их составлять, и рассмотрим несколько шаблонов и примеров протоколов заседаний.

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания, также называемый протоколом собрания, — это письменный отчет обо всем, что произошло во время собрания .Это не то же самое, что повестка дня собрания, которая составляется заранее и относится к списку действий, которые участники надеются выполнить во время встречи.

Это не поминутная запись, а сосредоточение внимания на результатах встречи. Протоколы обычно содержат такую ​​информацию, как:

• Имена участников

• Дата и время встречи

• Рассмотрены пункты повестки дня

• Решения, принятые участниками

• Последующие действия и следующие шаги

Пример протокола собрания в Нуклино

Почему протоколы собрания называются «протоколами»?

Вопреки распространенному мнению, заметки, сделанные на собрании, не называются «протоколами», потому что ведущий записывает заметки вместе с временем.На самом деле «протоколы собраний» вообще не имеют ничего общего со временем.

Слово произошло от латинского minuta scriptura, что означает «маленькие заметки». Таким образом, ведение протокола собрания по сути означает сокращение собрания до самых важных моментов. Согласно некоторым источникам, впервые он был использован в этом смысле в начале 18 века.

Для чего нужен протокол собрания?

В некоторых уникальных случаях протокол собрания может требоваться по закону, например, во время дисциплинарных встреч с сотрудниками или юридических споров.Однако в большинстве случаев вам решать, делать ли записи.

Вот почему ведение протокола собрания того стоит.

• Протокол представляет собой письменный отчет о том, что было согласовано на встрече, и создают общее понимание результатов. Они являются важным источником информации, позволяющим участникам задуматься о том, что произошло. Письменный отчет — лучший способ избежать недоразумений, возникающих из-за того, что люди по-разному вспоминают встречу.

• Они уведомляют людей о назначенных им задачах и создают четкие временные рамки, чтобы все были в курсе. Они дают ясность в отношении следующих шагов и того, кто за что отвечает, гарантируя, что никакие элементы действий не будут забыты.

• Они служат источником информации для членов, которые не смогли присутствовать на . Они также помогают другим заинтересованным сторонам оставаться в курсе, например, когда результаты встречи влияют на совместную, межкомандную деятельность или проекты внутри компании.

• Они позволяют участникам вернуться и вернуться к ключевым идеям и вопросам обсуждения, которые привели к решению . Без четкой записи легко забыть, почему было принято то или иное решение. В худшем случае вам, возможно, придется повторить встречу и снова провести одни и те же обсуждения.

Как эффективно вести протокол собрания

Обеспечивать легкий доступ к протоколу

Раньше протоколы передавались участникам в виде вложения электронной почты.Некоторые компании по-прежнему распространяют протоколы встреч таким же образом. Однако у этого подхода есть много недостатков. Заметки о встрече сложно систематизировать, и их легко потерять во входящих. Для получения информации от участников и проверки записи требуется несколько циклов электронной почты. Нет простого способа выполнить поставленные задачи.

Сегодня в распоряжении большинства компаний есть лучшие инструменты. Внутренние вики-инструменты, такие как Nuclino, позволяют компаниям более эффективно организовывать свои протоколы и совместно использовать их:

• Каждую заметку можно совместно редактировать в реальном времени .

• релевантных заметок можно найти мгновенно с помощью функции поиска.

• Заинтересованные стороны могут легко оставлять комментарии и отзывы.

• Связанные протоколы собраний могут быть связаны друг с другом и организованы иерархически .

Подготовьте повестку дня заранее

Повестка дня, которой часто пренебрегают, является одним из лучших способов сохранить сосредоточенность и предотвратить непродуктивные встречи.Он задает темп встречи и действует как инструмент управления временем. Он также послужит вам планом при написании протокола.

Рекорд посещаемости

Включите список присутствующих и отсутствующих участников и поделитесь с ними протоколом после собрания. Если вы используете такой инструмент, как Nuclino, вы можете просто @-упоминать участников, отправив им уведомление в приложении и поделившись с ними документом.

Следуйте четкой структуре

Используя повестку дня собрания в качестве схемы, разделите свои заметки на четкие категории, например, элементы обсуждения, принятые решения, задачи и следующие шаги.Создайте шаблон протокола собрания и последовательно следуйте ему.

Попросите участников просмотреть.

Убедитесь, что ваши протоколы полны и точны, попросив других участников просмотреть их. В Nuclino они могут легко поделиться своим мнением, оставив комментарий.

Поделитесь со всеми соответствующими заинтересованными сторонами

После собрания поделитесь протоколом со всеми, кто сочтет их актуальными (даже если они не участвовали). Убедитесь, что все, кому поручено задание, знают о своих следующих шагах и сроках, к которым они должны их выполнить.

Шаблоны и примеры протоколов встреч

В зависимости от встречи протоколы могут выглядеть по-разному. Они могут быть очень длинными и формальными или очень короткими и простыми. Вот несколько шаблонов и примеров протоколов встреч для разных случаев.

Протоколы совещаний руководителей

Заседания руководителей обычно посвящены стратегическому планированию и обзору ключевых показателей эффективности, а их протоколы обычно длиннее и формальнее. Вот пример:

Шаблон протокола собрания руководителей в Nuclino

Еженедельное обновление статуса

Важно отметить, что по мере того, как все больше и больше компаний используют удаленную работу, многие встречи теперь проводятся асинхронно .Это становится особенно распространенным на собраниях, посвященных обновлению статуса, когда целью является обмен информацией, а не обсуждение за круглым столом.

В этом случае наличие минут становится еще более важным, по сути заменяя собой реальное физическое собрание. Типичные примеры — еженедельные обновления статуса и ретроспективные встречи спринтов.

Шаблон ретроспективного протокола собрания в Nuclino

В конце концов, вам решать, какой формат лучше всего подходит для вас и вашей команды.Когда дело доходит до протокола заседаний, не существует универсального решения, но мы надеемся, что вы воспользуетесь этими примерами в качестве вдохновения для своих собственных заметок.

Nuclino: единый источник истины для вашей команды

Nuclino — это единое рабочее пространство, которое помогает вам организовать всю работу вашей команды в одном месте. Вместо того, чтобы копаться в хаосе файлов и папок и тонуть в бесконечных встречах и уведомлениях, Nuclino позволяет вашей команде выйти из разрозненности и более вдумчиво сотрудничать.

• Создавайте совместных документов в реальном времени для каждой темы или проекта и легко систематизируйте их, связывая связанные документы вместе.