Приходные кассовые ордера: Приходный кассовый ордер (Унифицированная форма N КО-1) (ОКУД 0310001) 

  Для чего нужен документ «Поступление в кассу»

Документ «Поступление в кассу» отражает внесение в кассу организации наличных денежных средств. Оказывает влияние на:

• состояние взаиморасчетов между партнерами;
• движение денег по кассе, в т.ч. формирование кассовой книги;
• движение денежных средств в разрезе статей управленческого учета.

Описание полей документа

  Вкладка «Реквизиты документа»

  Печатные формы

Счет по дебету, Счет по кредиту — указывается в соответствии с планом счетов в том случае, если фирма ведет бухгалтерский учет.
Принято от — если деньги вносит сотрудник той же организации, которая выписывает приходный кассовый ордер, то указываются фамилия, имя, отчество сотрудника в родительном падеже (например, Принято от Федорова Ивана Сергеевича). Если деньги вносит представитель стороннего юридического лица, то указывается наименование юридического лица, фамилия, имя, отчество (или инициалы) представителя (например, Принято от ООО «Милана» через Сергеева А.П.).
Основание — содержание операции (возврат неиспользованных подотчетных средств; оплата за товары по Договору поставки № 15 от 12.04.2012 г. и т.п.).
Приложение — прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

Группа полей «В кассовую книгу»:

Получено от — фамилия и инициалы сотрудника организации в родительном падеже (например, Получено от Федорова И.С.) или наименование юридического лица, от которого получены деньги (например, Получено от ООО «Милана»). По умолчанию в поле копируются данные из приходного кассового ордера (поле Принято от), но текст может быть скорректирован в случае необходимости. 

  Связанные документы

  Файлы

Что такое получение денежных средств — определение, льготы и пример

Что такое кассовый чек?

Денежный чек — это распечатанное подтверждение суммы денег, полученной во время операции, связанной с переводом наличных денег или их эквивалента. Оригинал кассового чека выдается покупателю, а другой хранится у продавца для целей бухгалтерского учета.

Когда формируется кассовый чек?

Денежный чек генерируется, когда поставщик принимает наличные или их эквиваленты от внешнего источника, такого как покупатель, инвестор или банк.Обычно денежные средства признаются, когда деньги берутся у покупателя для корректировки сальдо непогашенной дебиторской задолженности, которое образовалось, когда произошла сделка продажи в кредит.

Его также можно рассматривать как сбор денег, который увеличивает остаток денежных средств и их эквивалентов на балансе компании.

Какую информацию мы находим в кассовых чеках?

Обычно в кассовом чеке указывается следующая информация —

• Дата совершения операции
• Уникальный номер, присвоенный документу для идентификации
• Имя заказчика
• Сумма полученных денежных средств
• Способ оплаты i.е. производится ли оплата наличными, чеком и т. д.
• Подпись продавца

Примеры журнала поступления денежных средств

Предположим, продавец установил фургон с едой, который продает по соседству вада пав (популярную индийскую закуску), чтобы обслуживать клиентов в выходные дни. Это простая ванильная бизнес-модель, когда продавец продает тарелку вада пав за рупий. 20 / — с расчетом на немедленную выплату денег.

Продавец не продает тарелку вада пав в кредит; достаточно немедленное получение денежных средств признается при продаже (дебетовать денежный счет, кредитовать счет продажи).

В этом примере продавец продает каждую тарелку вада пав за наличный платеж в размере рупий. 20 / — от покупателя, а затем продавец выдает покупателю кассовый чек.

Теперь давайте рассмотрим пример журнала кассовых чеков, связанный с продажей в кредит, в результате которой возникает дебиторская задолженность.

Предположим, что существует крупный дистрибьютор мобильных телефонов, который продает мобильные телефоны различных марок. Дистрибьютор занимается этим бизнесом долгое время и, как таковой, развил сильную деловую сеть.

Дистрибьютор покупает мобильные телефоны у многочисленных производителей мобильных телефонов, и, благодаря давним отношениям, дистрибьютору предлагаются выгодные условия кредита, которые позволяют ему заказывать мобильные телефоны по мере необходимости.

В этом примере производитель мобильных телефонов регистрирует продажу дистрибьютору после отправки ему мобильных телефонов; однако это не тогда, когда производитель записывает квитанцию.

Напротив, производитель должен регистрировать сделку продажи в отчете о прибылях и убытках и признавать остаток дебиторской задолженности в балансе, который подлежит оплате в течение 30 дней (дебетовать счет дебиторской задолженности, кредитовать счет продаж). Квитанция будет окончательно выдана только тогда, когда фактическая оплата будет произведена наличными или чеком. В этом случае остаток непогашенной дебиторской задолженности будет уменьшен, а остаток денежных средств увеличен (дебетовать денежный счет, кредитовать счет дебиторской задолженности).

Преимущества предоставления или получения денежных поступлений

• Подтверждает право собственности на приобретенный продукт.
• Полезно покупателю при обмене или возврате купленного товара.
• Полезно для продавца, когда ему нужно рассматривать претензии по гарантии на продукт от клиентов.
• Важным преимуществом кассового чека является полнота бухгалтерских записей, подтверждающих наличие записываемых операций.
• Денежный чек также становится важным, потому что одной из основных причин аудита является отсутствие документов (например, кассовых чеков), подтверждающих существование транзакции.Таким образом, наличие кассовых чеков и надлежащей регистрации позволит избежать риска возникновения проблем с аудитом. Без кассового чека бухгалтерская запись будет неполной, что может быть рискованно в долгосрочной перспективе.

Несмотря на то, что существует множество преимуществ, для бизнеса становится все более критичным продажа в кредит. Сегодня большинство предприятий используют бухгалтерское программное обеспечение не только для создания кассовых чеков, но и для связи продажи в кредит с транзакцией кассовых чеков. Таким образом, владельцы бизнеса всегда будут иметь дело с оплаченными счетами, а один ожидает оплаты —

Мы предложили руководство по получению денежных средств и обсудили примеры «Журнала поступления денежных средств», а также его формат и актуальность.Щелкните здесь, чтобы узнать больше о том, как сделать запись кассового чека в Tally.ERP 9.

Внутренний контроль денежных поступлений и доходов

Риски: незаконное присвоение, неучтенные квитанции, мошенничество Ссылка

Ссылка на кассовые чеки

Необходим строгий внутренний контроль для предотвращения ненадлежащего использования средств и защиты активов. Они защищают как университет, так и сотрудников, работающих с наличными деньгами.

Защита денежных средств связи

• Ограничительно индоссировать чеки сразу после получения с надписью «Только для депозита — Сиракузский университет»
• Храните наличные деньги / чеки в закрытом и безопасном месте до тех пор, пока они не будут сданы на хранение.Доступ в зону должен быть ограничен только определенными лицами. Если лицо, ответственное за опекунство, покидает свое рабочее место, любые ключи следует забрать или поменять комбинации. Помните, что пока вы храните наличные или чеки, ответственность за них несете вы.
• Своевременно вносить депозиты. Чем раньше можно будет внести наличные или чеки, тем меньше будет риск кражи или потери средств. В идеале депозит должен быть сделан в течение 24 часов. Если суммы незначительны (менее 100 долларов), то депозиты можно делать еженедельно.

Запись кассовых чеков Ссылка

• Все денежные поступления должны быть немедленно зарегистрированы с использованием кассового аппарата, ввода данных в компьютерную систему, предварительно пронумерованной книги квитанций или рукописного журнала. Квитанции могут быть в ручном или электронном формате и должны содержать полученную сумму, имя плательщика, цель платежа и его форму (наличные / чек / кредитная карта).
• Предоставьте квитанцию. В идеале чеки должны быть предварительно пронумерованными и состоять из двух частей. Один экземпляр должен быть предоставлен плательщику, а другой хранится в архиве.Общая сумма депозитов может быть проверена независимо другим лицом путем учета каждой последовательно пронумерованной квитанции.
• Денежные квитанции не должны использоваться для выплаты мелких сумм, обналичивания чеков, внесения сдачи или по каким-либо личным причинам.

Ссылка для сверки

• Проверять депозит, ежемесячно согласовывая депозитные квитанции кассовых операций с главной бухгалтерской книгой
• Кассовые аппараты и автоматы для кредитных карт должны быть сбалансированы ежедневно. Следует контролировать чрезмерные / короткие суммы.
• Должен сохраняться датированный и подписанный протокол сверки

Разделение обязанностей Ссылка

Никому не должно быть разрешено собирать, обрабатывать или перевозить и депонировать чеки / валюту без какой-либо дополнительной функции контроля, обеспечивающей учет всех средств. Примеры таких средств контроля:

• Лицо, собирающее и записывающее квитанцию, не должно совпадать с лицом, вносящим депозит. Кроме того, лицо, не зависящее от регистратора и вкладчика, должно сверять депозит с главной бухгалтерской книгой.Если в отделе всего один или два человека, проверка сверки руководством может обеспечить компенсирующий контроль.
• При регулярном получении наличных денег или чеков по почте, если это возможно, при вскрытии почты должны присутствовать два человека. Один человек должен подсчитывать и записывать денежные переводы (журнал). Другой должен подготовить квитанцию ​​о депозите и отправить ее вместе с наличными / чеками в кассу. Депозитные квитанции должны быть сверены с главной бухгалтерской книгой третьим лицом.
• Сведите к минимуму переводы наличных денег от человека к человеку. Подотчетность теряется, когда несколько человек обрабатывают наличные до их депонирования. Если переводы должны иметь место, обязательно задокументируйте это. Если вы являетесь передающей стороной, вы должны получить квитанцию, если вы являетесь передающей стороной, вы должны проверить, что вы получаете, прежде чем предоставлять квитанцию. Использование журнала приема / сдачи может быть полезным при транспортировке депозитов.

Подарки / личные чеки Ссылка

• Если получены внешние подарки, направленные в Университет, они должны быть немедленно отправлены в отдел по развитию и внешним связям для обработки.
• Персональные чеки не обналичиваются.

Соответствующая политика SU: Политика принятия подарков

Сборы и другие доходы Ссылка

Используйте счет дебиторской задолженности для обработки счетов и сбора рутинных операций по выручке. Если вы не уверены, следует ли регистрировать кассовый чек как выручку или как компенсацию расходов, обратитесь за помощью в отдел бухгалтерского учета в Управлении финансового контролера. Внутренний контроль, связанный с этим видом деятельности, включает:

• Ведение вспомогательной книги счетов клиентов, включая все счета и платежи
• Счета должны быть предварительно пронумерованы
• Общая сумма всех платежей должна согласовываться со связанными счетами доходов не менее чем ежемесячно
• Дебиторская задолженность должна быть просрочена и ежемесячно проверяться на предмет просроченной выручки
• Все просроченные счета подлежат взысканию
• Дочерняя книга должна согласовываться со связанным счетом дебиторской задолженности ежемесячно
• Все начисления, корректировки и возмещения должны быть надлежащим образом задокументированы и утверждены руководством до внесения в записи о дебиторской задолженности
• Списание счетов должно быть одобрено руководством.
• Обязанности должны быть разделены, так как лицо, ответственное за выставление счетов, также не собирает квитанции

Соответствующая политика SU: выручка от операций с внешними сторонами

Ссылка на банковский счет

Для открытия любого университетского банковского счета требуется соответствующее разрешение.

• Банковские счета отдельных школ, колледжей или департаментов не допускаются. Банковские счета авторизованы и контролируются централизованно. Они требуют утверждения Попечительским советом.
• Для банковских счетов сторонних клубов или организаций нельзя использовать налоговый идентификационный номер университета
.

Соответствующая политика SU: Банковские счета

Как управлять денежными поступлениями и регистрировать их

Денежные квитанции являются письменным доказательством того, что ваш бизнес совершил продажу. Одна копия кассового чека отправляется клиенту в качестве доказательства покупки продукта или услуги, а другая копия остается у компании, совершившей продажу.

Своевременное отслеживание денежных поступлений вашего бизнеса необходимо для эффективного управления финансами. Надлежащие процедуры бухгалтерского учета денежных поступлений позволяют вести надлежащий учет для подготовки финансовой отчетности и подготовки налога на прибыль, поэтому очень важно знать, как работают эти квитанции и как ими управлять.

Ключевые выводы

• Квитанции об оплате являются доказательством того, что ваша компания совершила продажу.
• К денежным поступлениям относятся поступления от продаж за наличный расчет, продаж, оплаченных чеком, и покупок в кредит магазина.
• Денежные поступления от продаж за наличный расчет влияют на счет денежных средств в балансе и счет продаж в отчете о прибылях и убытках.
• Важно использовать бухгалтерское программное обеспечение и хранить исходные документы для всех ваших денежных поступлений, поскольку они необходимы для целей налоговой и финансовой отчетности.

Что такое кассовые чеки?

Денежные квитанции являются доказательством того, что ваш бизнес совершил продажу. Квитанция о денежных средствах должна создаваться всякий раз, когда вы получаете наличные из внешнего источника и фиксируете увеличение вашего денежного счета в балансе.Это гарантирует, что ваш денежный поток и, в конечном итоге, ваша прибыль верны. Денежные поступления также необходимы для минимизации воровства и предотвращения мошенничества.

Чтобы считаться кассовым чеком, в распечатанном чеке должна присутствовать определенная информация:

• Дата операции
• Сумма операции
• Описание услуги продукта
• Проданное количество
• Имя или компания плательщика
• Была ли оплата произведена наличными, чеком или каким-либо другим способом другой способ
• Подпись плательщика
• Идентификационный номер

Кассовый чек не является счетом.Счет-фактура — это требование об оплате после обмена товаров или услуг. С другой стороны, кассовый чек — это запись, в которой говорится, что оплата за товары или услуги была получена, а квитанция является доказательством покупки для покупателя.

Когда вам нужен кассовый чек

Вам необходимо создать кассовый чек при использовании любого из следующих способов оплаты:

• Наличные
• Чек
• Покупка в кредит магазина

Всякий раз, когда создается кассовый чек и вы получаете одну из этих трех форм оплаты, вы дебетируете свой денежный счет в журнале денежных поступлений и зачисляете свои продажи в отчет о прибылях и убытках.

Физическая или электронная копия кассового чека владельца называется исходным документом в учете кассовых чеков. Исходные документы являются доказательством того, что продажа действительно была осуществлена ​​и платеж был получен. Его следует хранить для целей отчетности по налогу на прибыль и для поддержки вашей финансовой отчетности. Исходные документы теперь удобнее всего хранить в Интернете. Если вы используете бухгалтерское или бухгалтерское программное обеспечение, вы можете удобно хранить один экземпляр при продаже. Еще одну копию следует поместить в облачное хранилище в качестве резервной копии.

Порядок учета денежных поступлений

Вот шаги в учете продаж за наличные и денежных поступлений.

1. Совершите продажу : Совершите продажу Продукта A за 50 долларов наличными. Создайте кассовый чек.

2. Сделайте запись в журнале кассовых поступлений. : Сделайте записи учета кассовых поступлений, если вы продали продукт A на 50 долларов за наличные в журнале кассовых поступлений:

3.Сделайте одинаковую и противоположную запись в журнале продаж :

4. Запишите продажу за наличные в расширенный журнал кассовых поступлений: Сделайте все записи кассовых поступлений в расширенном журнале кассовых поступлений в хронологическом порядке.Вот формат расширенного журнала кассовых чеков. Если ваша компания ABC продала продукт за 50 долларов наличными, запись будет выглядеть так:

Расшифровка заголовков столбцов

• Дата: Дата получения денежных средств за продажу.
• Кредитуемый счет : название счета, кредитуемого в результате продажи за наличные.
• Ссылка : Номер счета в плане счетов, которому принадлежит запись.
• Объяснение : Краткое объяснение продажи.
• Денежный поток: Сумма продажи за наличные, списанная на кассовый счет.
• Скидка при продаже Dr : Сумма скидки при продаже, предлагаемой покупателю.
• Дебиторская задолженность Cr : столбец, используемый для продаж в кредит.
• Продажи Cr : Корректирующая запись в доход от продаж для данной продажи.
• Прочие акты Cr : Любая операция, приносящая денежные средства, но совершающаяся меньшее количество раз за отчетный период, например, продажа основных средств.

Что произойдет, если вы потеряете счет денежных поступлений?

Если вы потеряете один или несколько кассовых кассовых чеков, может быть трудно получить точный баланс, потому что кассовый счет будет неправильным. Неточный баланс может привести к недооценке коммерческих расходов и увеличению прибыли и выручки.Это может нанести финансовый ущерб вашему бизнесу из-за потенциального перерасхода средств и переоценки денежных потоков среди других проблем.

Для целей налоговой отчетности ситуация может быть столь же шаткой. Вы должны сообщать обо всех своих продажах за наличные в IRS. Если у вас отсутствуют кассовые чеки с продаж, вы можете занизить объем продаж в своей налоговой декларации. Если вы прошли аудит, но ваши продажи стабильны из месяца в месяц или из года в год, вот несколько вариантов:

• Попробуйте прикинуть свои продажи.Безопаснее всего их переоценить.
• Предъявите аннулированные чеки, выписки по дебетовой / кредитной карте, фотографии предметов или любые соответствующие электронные письма в качестве доказательства транзакций.
• Обратитесь за советом к CPA или налоговому поверенному, чтобы избежать каких-либо проблем с IRS.

Вы должны всегда записывать кассовый чек в бухгалтерском программном обеспечении по мере его поступления и хранить исходные документы в надежном и удобном месте, чтобы они были легко доступны.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как написать квитанцию ​​об оплате наличными?

Если вы выписываете квитанцию ​​об оплате наличными, укажите дату, приобретенные товары, количество каждого товара, цену каждого товара, общую цену, тип платежа и сумму платежа, а также название вашей компании и контактную информацию.

Что такое прочая кассовая квитанция?

Различный кассовый чек предназначен для наличных денег, не полученных в ходе обычной повседневной деятельности. Примерами могут служить поступления от выплат по ссуде, деньги от увеличения капитальных вложений и возмещения от поставщиков.

кассового чек Журнал — определение, объяснение, формат, пример

LnRiLWdyaWQsLnRiLWdyaWQ + LmJsb2NrLWVkaXRvci1pbm5lci1ibG9ja3M + 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 + Knt3aWR0aDoxMDAlfS50Yi1ncmlkLWNvbHVtbi50Yi1ncmlkLWFsaWduLXRvcHt3aWR0aDoxMDAlO2Rpc3BsYXk6ZmxleDthbGlnbi1jb250ZW50OmZsZXgtc3RhcnR9LnRiLWdyaWQtY29sdW1uLnRiLWdyaWQtYWxpZ24tY2VudGVye3dpZHRoOjEwMCU7ZGlzcGxheTpmb GV4O2FsaWduLWNvbnRlbnQ6Y2VudGVyfS50Yi1ncmlkLWNvbHVtbi50Yi1ncmlkLWFsaWduLWJvdHRvbXt3aWR0aDoxMDAlO2Rpc3BsYXD1000BZMXMDLO2Rpc3BsYXDjbZmx2

Журнал денежных поступлений — это специальный журнал, используемый для регистрации денежных средств, полученных предприятием из любого источника.Основные источники получения наличных в бизнесе:

Пояснение

Журнал денежных поступлений используется для записи всех операций, связанных с получением денежных средств, включая такие операции, как продажа за наличные, получение банковской ссуды, получение платежа по счету и продажа других активов, таких как рыночные ценные бумаги.

На изображении ниже показан стандартный журнал денежных поступлений. Как показывает пример, типичный журнал кассовых поступлений состоит из множества столбцов.Это необходимо, потому что существует множество транзакций, которые приводят к получению наличных.

Дебетовые столбцы в журнале кассовых поступлений всегда будут включать в себя столбец денежных средств и, скорее всего, столбец скидок с продаж. Другие столбцы дебета могут использоваться, если фирма регулярно участвует в конкретной операции.

В приведенном ниже примере единственным другим столбцом дебета является столбец других счетов. Этот столбец разделен на три части:

• Один столбец для имени учетной записи
• Одна колонка для ссылки на сообщение (в данном случае с пометкой «Ref.”)
• В одной колонке указана сумма.

При желании область для имени учетной записи в этом столбце может быть заменена областью для номеров счетов.

Кредитные столбцы в журнале кассовых поступлений чаще всего включают как дебиторскую задолженность, так и продажи. Опять же, другие столбцы могут использоваться в зависимости от типа рутинных операций, в которых участвует фирма.

В нашем примере единственный другой столбец кредита, представленный в журнале кассовых поступлений, предназначен для всех других счетов.Он настраивается так же, как и другой столбец на стороне дебета, за исключением того, что область заголовка счета заменяется на «Ссылка». столбец.

Чтобы узнать больше о том, как используются журналы кассовых чеков, рассмотрим пример.

Предположим, что в течение июня магазин Fortune Retail Store провел следующие операции с денежными поступлениями:

1 июня: Продажи за наличные составили 506 долларов США

2 июня: Получено от Перри Александера (счет №17) 184,61 $ от продажи в мае. Скидка не действует

10 июня: Фирма продала рыночные ценные бумаги за 2000 долларов, которые были куплены за 1800 долларов

12 июня: Собрано 1470 долларов на счет от Томаса Хантера (счет № 4), разрешена скидка в размере 30 долларов

15 июня: Продажи за наличные составили 1200 долларов США

20 июня: Получил 1 421 доллар на счет от Джерри Майерса (счет № 26). Скидка при продаже 29 долларов разрешена

22 июня: Выплата сотруднику аванса в размере 200 долларов

30 июня: Получение на счету Уильяма Янга (счет №15). Общая полученная сумма составляет 3 947,27 долларов США, что представляет собой непогашенный остаток в размере 147,37 долларов США на 1 июня и последующую продажу 18 июня. Скидка не разрешена.

Чтобы зарегистрировать эти транзакции в журнале денежных поступлений, каждая из этих транзакций последовательно вводится в журнал в соответствующем столбце.

Например, продажа за наличные 1 июня регистрируется в журнале кассовых поступлений путем первого ввода 1 июня в столбец даты. Продажи за наличные вводятся в колонку объяснения. Затем сумма в 506 долларов помещается как в столбец «Дебет наличных», так и в столбец «Кредит продаж».

В этом примере нет необходимости делать запись в столбце кредитования счета. Это связано с тем, что запись в столбцах «Наличные» и «Продажи» дает понять, что это продажа за наличные. Остальные записи делаются аналогичным образом.

Формат / образец журнала кассовых чеков

В зависимости от требований компании для журнала денежных поступлений используются разные форматы. Чтобы помочь вам понять процедуру записи, ниже приведен простой формат.

Обзор назначения каждой колонки в образце, показанном выше, дается следующим образом:

1.Столбец «Дата»: Используется для записи даты получения денежных средств предприятием.

2. Столбец Счета кредитования: Используется для ввода названия соответствующего счета, на который принимаются денежные средства.

3. Столбец ссылки разноски: Используется для записи номера счета главной книги во время разноски.

4. Столбец «Денежные средства»: Используется для записи общей суммы полученных денежных средств.

5. Столбец скидки: Используется для записи суммы скидки при оплате наличными, разрешенной во время получения наличных денег.

6. Столбец Продажи: Используется для записи продажи товаров за наличные.

7. Столбец «Дебиторская задолженность»: Используется для учета денежных средств, полученных от клиентов.

8. Столбец «Разные счета»: Используется для записи кредитов на любой счет, для которого нет специального столбца (например, получение процентов, получение наличных денег для возврата товаров, приобретенных за наличные, и т. Д.).

Пример

За 2016 год записать в кассовый журнал следующие операции:

декабрь.01: Получено 500 долларов от A & Co. в качестве полного погашения его счета в размере 525 долларов
04 декабря: Получено 4600 долларов от Sam & Co. и предоставлена ​​скидка в размере 50 долларов
08 декабря: Получено 150 долларов в качестве процентов на инвестиции
15 декабря: Продажа за наличные в первой половине месяца 1800 долларов США
23 декабря: Получен платеж в размере 700 долларов США за товары, проданные на счете, и разрешенная скидка в размере 30 долларов США
24 декабря: Продано канцелярских товаров за наличные $ 70
Дек.25: Получено 1600 долларов наличными от Beauty Supply Corporation и предоставлена ​​скидка при оплате наличными в размере 100 долларов США
31 декабря: Продажа за наличные во второй половине месяца 2200 долларов США

Решение

Проводка журнала кассовых поступлений по счетам главной книги

Процедура проводки журнала кассовых поступлений описана ниже:

• Итог по денежному столбцу проводится как дебет денежного счета в главной книге.
• Итог столбца продаж проводится как кредит по счету продаж в главной книге.
• Суммы в столбце «Дебиторская задолженность» (A / C R.A) представляют собой денежные средства, полученные от дебиторов. Эти суммы проводятся по счетам отдельного клиента в вспомогательной книге дебиторской задолженности.
• Итоговая сумма столбца дебиторской задолженности проводится как кредит по счету дебиторской задолженности в главной книге.
• Каждая сумма в столбце «Всякая всячина» проводится как кредит на соответствующий счет в главной книге.Общее количество разных счетов не публикуется.
• Ни одна из отдельных сумм в столбцах кассы и продаж не проводится.

Как и другие журналы, журнал денежных поступлений проводится в два этапа. Любые записи в столбце «Дебиторская задолженность» должны ежедневно проводиться в бухгалтерской книге «Дебиторская задолженность дочерних компаний».

Это гарантирует, что счета отдельных клиентов актуальны и точно отражают задолженность на эту дату.

По мере разноски этих счетов номер счета вводится в столбец ссылки на проводку.В вспомогательной книге ссылка на пост — «CR-8», что указывает на то, что записи поступили со страницы 8 журнала денежных поступлений.

В конце месяца суммируются различные столбцы в журнале кассовых поступлений. Итоги из всех столбцов суммы (кроме столбца другого счета) разносятся в соответствующие счета главной книги.

Опять же, в счетах главной книги записана почтовая ссылка «CR-8», чтобы указать, что эти записи поступили со страницы 8 журнала денежных поступлений.

Суммы в столбце других счетов должны быть проведены правильно. Хотя эти суммы часто публикуются в конце месяца, их можно было бы проводить чаще. По мере разноски номера счетов помещаются в столбец ссылки на публикацию.

Чек помещается под итог в этом столбце, так как эта сумма проводится нетто.

Проводки показаны в приведенном выше примере для счетов главной книги: денежные средства, дебиторская задолженность, рыночные ценные бумаги и двух выбранных счетов дебиторской задолженности вспомогательной книги (а именно, Perry Alexander и Thomas Hunter).

Обратитесь к профессионалам

Подводя итог, можно сказать, что журнал кассовых поступлений управляет всеми поступлениями денежных средств в бизнес. Обычно здесь вы можете отследить любые денежные поступления, полученные бизнесом. Узнайте больше об этом, когда вы свяжетесь с финансовым консультантом в Южном Берлингтоне, штат Вирджиния, или просмотрите нашу страницу финансового консультанта, чтобы получить список мест, которые мы в настоящее время обслуживаем.

— Контроллер

Октябрь 2011

Эти правила распространяются на все факультеты Ричмондского университета, которые принимают оплату наличными или чеками от студентов, преподавателей или сотрудников на различные расходы.Эти правила не распространяются на следующие транзакции: (1) благотворительные подарочные платежи, которые должны быть отправлены в службы поддержки для надлежащего учета, и (2) отделы, которые создают свои собственные сеансы кассира Banner и депозиты, исключены из этой политики.

Назначение

Установить и поддерживать единообразные правила и процедуры получения денежных средств в кампусе Университета Ричмонда.

Руководящие принципы

Отделения университетов, занимающиеся обработкой средств, должны стремиться к созданию и поддержанию строгого внутреннего контроля за процессом поступления денежных средств, чтобы предотвратить ненадлежащее обращение со средствами и принять меры для защиты от потерь.Сильный внутренний контроль также защищает сотрудников, определяя перекрестные проверки для обязанностей по работе с фондами. Департаменты, ответственные за обработку чеков и наличных денег, должны поддерживать письменные процедуры, описывающие каждый этап процесса обработки денежных средств. Эти процедуры следует пересматривать не реже одного раза в год, чтобы гарантировать их актуальность. Для тех отделов, у которых нет соответствующего персонала для поддержки надлежащего разделения обязанностей, необходимо установить компенсационный контроль, чтобы гарантировать соблюдение процедур.Компенсационные меры — это дополнительные процедуры, помогающие снизить риск ошибки или потери. Процедуры департамента также должны касаться безопасности средств (например, запирание картотеки, сейфа) в течение рабочего дня и хранения для хранения в ночное время. Офис государственного финансового директора в консультации с отделом внутреннего аудита будет проводить ежегодные проверки случайно выбранных офисов, чтобы убедиться в следующем:

1. Были установлены письменные процедуры для обработки кассовых чеков, и копия была отправлена ​​в Ассоциированный бурсар.В процедурах также должно быть указано, кто несет ответственность за выполнение каждой обязанности.
2. Персонал должным образом обучен этим процедурам.
3. Письменные процедуры действительно соблюдаются.
4. Доходы, полученные отделами , не используются для обналичивания личных чеков, чеков третьих лиц или внесения сдачи.

1. Денежные средства и квитанции хранятся в надежных местах.

Процедуры

Департаменты должны регистрировать все валютные операции в журнале операций (см. Приложение).Валютные операции включают наличные, чек, денежный перевод, дорожный чек, кассовый чек или кассовый чек. Департаменты должны приобретать многокомпонентные пронумерованные книги квитанций и выдавать квитанции по всем кассовым операциям. Все квитанции должны включать, помимо прочего, следующую информацию: дату получения, сумму в долларах, номер квитанции, имя лица, оплачивающего транзакцию, описание услуги или продукта, название отдела или области сбора. денежные средства и подпись кассира.Неиспользованные чеки должны храниться в надежном месте. Квитанции можно приобрести в любом магазине канцелярских товаров. Вот некоторые ключевые моменты, о которых следует помнить при написании процедур:

1. Вкладчик несет ответственность за доставку денежных средств и университетского билета в кассу для внесения депозита.
2. Все депозиты должны быть сделаны до полудня каждой пятницы или как только совокупные средства достигнут 500 долларов США. Все накопительные денежные поступления на общую сумму 500,00 долларов США или более должны быть депонированы в течение 24 часов с момента достижения этого лимита.
3. Поставьте на оборотной стороне каждого чека ограничительную отметку (например, «Университет Ричмонда только для депозита»). На штампе подтверждения также должно быть указано название отдела. Марки можно заказать в Office Depot.
4. Денежные средства, журнал и квитанции должны храниться в надежных местах. Для защиты денежных средств их следует хранить в закрывающемся контейнере, таком как кассовый ящик, и хранить в месте, недоступном для посторонних лиц. Емкость нельзя оставлять без присмотра в течение рабочего дня.В ночное время или в нерабочее время все средства должны храниться в защищенном (запертом) месте для хранения, например, в запирающемся картотеке или в сейфе. Журнал транзакций / квитанции следует хранить отдельно от денежных средств, чтобы обеспечить учет убытков в случае кражи.
5. Все транзакции должны регистрироваться в журнале транзакций. Если допущена ошибка, проведите одну линию через неверную информацию, введите исправление и начальное значение. Это должно быть утверждено и датировано руководителем или менеджером во время транзакции.
6. Квитанция должна выдаваться для всех операций с наличными деньгами.

Денежные поступления | Управление государственного контролера

** Документы поставляются в формате PDF и требуют бесплатного Acrobat Reader для просмотра или печати.Если вам нужен альтернативный формат, свяжитесь с нами по электронной почте или по телефону (207-626-8420).

Раздел Цели:

• Данные вводят все денежные поступления для обработки депозитов, платежей по кредитным картам, автоматизированной клиринговой палаты (ACH) и телеграфных переводов, а также отрицательных денежных поступлений. Все поступления кассовых чеков выполняются пользователями в Advantage вручную.
• Данные включают все денежные поступления, полученные от внешних клиентов для погашения ранее выставленных счетов, суммы, полученные от внешних организаций, таких как федеральное правительство, и денежные средства, полученные от организаций, которые не отслеживаются в Advantage (также называемые «наличными в кассе»).
• Подготовьте и распечатайте депозитные билеты для отделов, которые используют предварительно напечатанные запасы от TD Banknorth.
• Утвердить в электронном виде все кассовые документы куратора Департамента и, если применимо, утверждения сотрудниками ОЗТ. Это означает, что вся обработка утверждения выполняется в Advantage.
• Поиск, запросы и чистая оценка всех документов кассовых чеков, включая поиск проектов кассовых чеков, кассовых чеков, ожидающих утверждения, и кассовых чеков, которые были полностью одобрены. Влияние окончательных документов о поступлении денежных средств на счета клиентов, бюджеты, бухгалтерские книги и журналы отслеживается в Advantage.
• Данные вводят все корректировки для обработки возвращенных товаров, корректировок по дебету / кредиту, корректировок банковского счета и плана корректировок счетов
• Запрос на корректировку ранее утвержденного документа кассового поступления в результате несогласованных банковских операций доступен в Advantage с данными, ежедневно передаваемыми из TAMI. Это позволяет пользователям работать исключительно в Advantage, а не переключаться между TAMI и Advantage.
• Создание, утверждение и отслеживание всех запросов на корректировку

С внедрением Advantage обработка кассовых чеков будет выполняться в Advantage, а не в TAMI, при этом функция выверки банковских счетов будет выполняться Управлением государственного казначея (OST) в TAMI.

Функция денежных поступлений

Основание для процедуры

Ежедневно входящие платежи принимаются, идентифицируются, депонируются и проводятся по счетам-фактурам дебиторской задолженности в бизнес-системе РФ.Точная и своевременная регистрация кассовых поступлений имеет решающее значение для поддержания точных остатков денежных средств и сокращения непогашенного дефицита.

Краткое описание процедуры

В этом документе представлен обзор различных видов деятельности, связанных с функцией приема денежных средств Исследовательского фонда (РФ).

Обзор функции кассовых чеков

Центральный офис (CO) Казначейства или, в некоторых случаях, место проведения операций получает платежи от спонсоров в форме наличных денег или чеков, или путем прямого депозита на корпоративный текущий счет в РФ.По мере поступления денежных поступлений выполняются следующие действия:

• Получать платежи от клиентов (например, спонсора).
• Укажите награду и счет-фактуру, с которыми связана каждая квитанция.
• Внести платежи на расчетный счет в РФ.
• Остатки депозитов по фактической деятельности банка.
• Проведите квитанции к соответствующему вознаграждению в бизнес-системе РФ.
• Контроль и сверка кассовых поступлений.

Получение, идентификация и хранение денежных поступлений

Чеки и наличные, полученные каждый день, проверяются, идентифицируются и депонируются на текущий счет в РФ в Key Bank или другом депозитарии университетского городка.

Прием и проверка кассовых чеков

Прежде чем РФ обработает чек на депозит, выполните проверку чека, чтобы обнаружить любые визуальные проблемы, которые могут помешать его обработке в банке и привести к возврату чека в РФ.
Для получения дополнительной информации см. Внесение денежных поступлений на счет в банке РФ.

Идентификация денежных поступлений

После получения платежа укажите номер вознаграждения, к которому будет применен кассовый чек.Это может быть выполнено в модуле «Дебиторская задолженность» или «Управление грантами» бизнес-системы РФ. Для получения дополнительной информации см. Идентификация денежных поступлений.

После проверки и идентификации подготовьте перевод для депозита и сделайте копии подтверждающих документов и оригиналов денежных квитанций. Подробную информацию о процессе см. В разделе «Внесение денежных поступлений на счет в банке РФ».

Некоторые спонсоры переводят платежи прямо на текущий счет в РФ. Когда спонсор делает прямой депозит, депозит указывается в отчете о ежедневной банковской деятельности и ежедневно публикуется в бизнес-системе.Важный! Если операционные центры знают о входящих электронных платежах, они должны уведомить Казначейство CO [email protected] или соответствующее лицо в этом месте, чтобы убедиться, что счет AR присутствует в системе для проводки кассового чека.

Примечание : В некоторых случаях офисы не могут идентифицировать номер награды и / или клиента. В этом случае кассовый чек останется в непримененном состоянии для последующей сверки. Для получения дополнительной информации см. Мониторинг и согласование непримененных денежных поступлений.

Внесение денежных поступлений

Квитанции можно зачислить на расчетный счет в РФ двумя способами:

1. банковский депозит для наличных денег и сдачи и
2. удаленный депозит для чеков.

Во время процесса депозита выполняется вторая проверка суммы депозита, заполняется квитанция о банковском депозите, и депозит доставляется в банк. Или сумма удаленного депозита, подтвержденная на ленте депозита. Подробную информацию о процессе см. В разделе «Внесение денежных поступлений на счет в банке РФ».

Сопоставление денежных поступлений с банковским депозитом

После того, как денежные квитанции будут депонированы в банк, сверьте квитанцию ​​о банковском вкладе с исходной формой передачи (формой, используемой при составлении денежных квитанций). Это должно быть выполнено до разноски денежных поступлений в бизнес-систему РФ, чтобы гарантировать, что любые денежные поступления, которые не были приняты банком, не проводились в награду. См. Сальдирование денежных поступлений для получения подробной информации о процессе.

Проводка и сальдирование денежных поступлений в бизнес-системе РФ

После того, как денежные поступления получены, идентифицированы, депонированы и сопоставлены с банковским депозитом, они проводятся в бизнес-системе РФ.

Проводка

Денежные поступления проводятся в бизнес-системе РФ только на уровне вознаграждения. См. Рабочую инструкцию Post Daily Cash для получения подробных инструкций по разноске наличных.

Денежные средства, которые не могут быть идентифицированы для разноски по конкретному присуждению и дебиторской задолженности, должны быть оставлены неприменимыми для этого клиента.Если невозможно определить покупателя или если запись о клиенте, присуждении или получении не указана в переводе для депозита, то внесенная сумма должна быть отправлена ​​клиенту с отсрочкой платежа.

Балансировка

После проводки поступлений записи, сделанные в бизнес-системе РФ, должны быть сопоставлены с внесенной суммой. См. Сальдирование денежных поступлений для получения подробной информации об этом процессе.

Мониторинг и сверка денежных поступлений

Копии всех кассовых чеков и связанных с ними резервных копий должны быть отсканированы и в электронном виде прикреплены к кассовому чеку в бизнес-системе РФ.

Любые квитанции, которые не могут быть идентифицированы и которые остаются неприложенными, должны быть проверены местами работы для помощи в процессе идентификации. Запустите отчет Регистра непримененных поступлений РФ в бизнес-системе РФ, чтобы определить непримененные денежные поступления. Подробные инструкции см. В разделе «Мониторинг и сверка непримененных денежных поступлений».

Во время мониторинга счетов-фактур по счетам к получению или процесса сверки кассовых поступлений производственные предприятия могут обнаруживать одну из следующих ошибок:

Определения

Нет.

Связанная информация

Нет.

Формы

Нет.

История изменений

Обратная связь
Был ли этот документ ясным и понятным? Пожалуйста, отправьте свой отзыв на [email protected].

Авторские права © 2011 г. Исследовательский фонд Государственного университета Нью-Йорка