Образцы приказы по кадрам: образцы и унифицированные формы. Скачайте бланки приказов для отдела кадров

Содержание

образцы и унифицированные формы. Скачайте бланки приказов для отдела кадров

>>>

Приказы по кадрам

Приказ — это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия. Он является распорядительным документом, выполнение которого обязательно для всех сотрудников. Его издание необходимо для решения задач административного, хозяйственного характера, а также для задач в рамках трудовых отношений.

Разделение на группы

Приказы делятся на две группы: по основной деятельности и по личному составу.

К приказам по основной деятельности, в частности, относятся приказы:

  • об издании и внесении изменений в локально-нормативные акты (положения, договоры),
  • об утверждении графиков отпусков:
  • об утверждении и изменении штатного расписания;
  • об установлении режима работы и внесении изменений в него;
  • об аттестации;
  • о создании комиссии и др.

Они регистрируются в журнале приказов (распоряжений) по основной деятельности и хранятся в организации постоянно в соответствии со ст. 19 «Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25 августа 2010 г.

К приказам по личному составу относятся приказы:

  • о приеме, переводе, увольнении работников;
  • о предоставлении различных видов отпусков;
  • о направлении в командировку;
  • о поощрении;
  • о дисциплинарных взысканиях и др.

Они различаются по срокам хранения. Срок их хранения составляет 75 лет (приемы, переводы, увольнения, отпуска без сохранения заработной платы и др.) или 5 лет (остальные виды отпусков, краткосрочные командировки, дежурства и др.) (ст. 19 «Перечня»).

Оформление бланков

Часть приказов составляется по унифицированной форме (например, приказ о приеме на работу оформляется по унифицированной форме Т-1 для одного и Т-1а для нескольких работников). Если унифицированной формы не предусмотрено, то он оформляется в произвольном виде.

В приказе обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:

  • дата;
  • регистрационный номер документа;
  • заголовок «Приказ» или «Распоряжение»;
  • тема;
  • текст;
  • подпись руководителя.

В этом разделе представлены приказы, необходимые для ведения кадрового делопроизводства. Для этого нужно ввести необходимые данные в документ. При этом текст документа поменяется автоматически под ваши требования, и вам остается лишь скачать готовый приказ.

С этим шаблоном часто используют:

Популярные документы и процедуры:

Приказы по кадрам и основной деятельности в компании

Подпишитесь на наш канал на YouTube!

Понятие приказа 

Согласно Википедии: 

Приказ — в административном праве вид акта управления, волевое властное официальное распоряжение руководителя, отданное в пределах его должностных полномочий и обязательное для исполнения подчиненными.   

В государственных компаниях правильность ведения документации (в том числе и приказов по кадрам и основной деятельности) регламентируется следующими документами: 

— ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивные дело»
— Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»)

— Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»
— Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

В коммерческих организациях все немного проще. Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», начиная с 1 января 2013 года, каждая компания вправе самостоятельно разрабатывать любые документы. При этом совершенно не важно, внесены ли они в альбом унифицированных форм документов или нет. Важным условием является присутствие в бланке обязательных реквизитов, таких, как: название документа, название компании, вид документа, дата его составления, описание производимой кадровой операции с указанием величины ее измерения (денежное или натуральное выражение). Также, согласно п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, в обязательном порядке указываются ответственные лица, их место в организации, подписи, сопровождаемые расшифровкой инициалов и фамилии. За исключением уточнения подписи, правила оформления первичных документов практически не изменились. 

В каждой компании есть распоряжения руководителя, связанные с деятельностью компании и требующие официального оформления. Как правило, их ведет секретарь компании. Но когда к нам приходят проверяющие органы, они запрашивают определенные приказы, которые являются обязательными в компании. И вот тут кроется большой риск для компании. Все мы знаем, что часто руководитель издает приказы, которые идут вразрез с действующим законодательством.

Например: как руководитель я была обязана выходить на работу в праздничные дни по графику и это не оплачивалось. Это называлось «дежурство». Но, как мы знаем, эти дни должны быть оплачены в двойном размере, что не происходило. Увидев такой приказ, сотрудник трудовой инспекции обязательно проверит в бухгалтерии начисления за эти дни.

Кроме того, мы подписываем у руководителя приказ о введении в действие штатного расписания, и копия этого приказа должна остаться у секретаря (если приказы лежат в секретариате). Это прямое нарушение Закона о персональных данных.
Хочу заострить ваше внимание на том, что приказы на подпись генеральному директору (руководителю) мы с вами носим лично (или начальник отдела кадров). Никогда не оставляйте папку с приказами в секретариате «на подпись». Всегда дожидайтесь окончания визирования документов руководителем и забирайте их лично.

Я рекомендую в отделе кадров (в отделе персонала) завести отдельные папки: для приказов по кадрам, для приказов по отпускам, для приказов по командировкам и приказы по основной деятельности. Последняя папка как раз будет содержать приказы руководителя, касающиеся работников, и обязательные приказы.

Какие папки приказов будем формировать? 

1. Приказы по личному составу (по кадрам):
— о приеме на работу,
— о переводе на другую работу (перемещении)
— об увольнении
2. Приказы о командировках.
3. Приказы о предоставлении отпуска
4. Приказы по основной деятельности компании
— о дисциплинарных взысканиях,
— о совмещении,
— о поощрении,
— об установлении надбавки к окладу,

— об изменении персональных данных работника,
— о присвоении разрядов, классности,
— об изменении условий труда,
— обязательные приказы. 

Приказы формируются по срокам хранения. Приказы по кадрам (прием, перевод, увольнение) хранятся в компании 50 или 75 лет, приказы по отпускам и командировкам – 5 лет. Затем, составляется акт и приказы уничтожаются.
Приказы по кадрам, как мы уже говорили ранее, могут вестись в свободной форме (с учетом обязательных реквизитов) или в формах, утвержденных Госкомстатом. На мой взгляд эти приказы достаточно удобны и не требуют изменений.
Обязательные приказы по основной деятельности я бы хотела рассмотреть подробнее. Кстати, эти приказы запрашиваются при проведении любых проверок, поэтому, я рекомендую их издать и сделать копию, положив в отдельную папку, чтоб не запрашивать при необходимости из архива. 

Какие же это приказы? 

1. Приказ об утверждении используемых форм документов. Образец этого приказа можно посмотреть ниже. 

Даже если вы в работе используете унифицированные формы документов, необходимо это зафиксировать в приказе. К этому приказу необходимо приложить образцы всех форм, о которых идет речь. Или образцы форм, разработанных в компании. Кстати, этим же приказом можно утвердить и форму трудового договора компании.

На наших занятиях студенты часто задают вопрос: изучив материал курса, поняли, что договор требует доработки. Можно ли переподписать договоры с работниками заново? 

Нет. Договор заключается один раз. Необходимые дополнения вносим дополнительным соглашением, а вот с вновь принятыми работниками можно заключить уже новые формы трудовых договоров с внесенными поправками и утвержденные приказом.


2. Приказ о введении в действие Локально-Нормативных актов.

Этот приказ издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых Локально-Нормативные акты не разработаны.

Тогда алгоритм действий будет таким: 

1. Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие Локально-Нормативные акты:
— Правила внутреннего трудового распорядка
— Положение о защите персональных данных
— Положение о заработной плате и премировании. 

Список актов можно продолжить, добавив при необходимости Положение о командировках (Положение об аттестации), т. е. те, которые необходимы для нормальной деятельности компании.

2. Знакомим с этим приказом под роспись всех сотрудников компании и обеспечиваем возможность ознакомления с Актами.
3. Через 2 месяца издаем приказ о вступлении в действие этих Локально-Нормативных актов и вновь собираем подписи об ознакомлении всех работников с этим приказом и отдельно с Актами. 

Если возникла необходимость внесения изменений в эти регламентирующие документы, то порядок действий будет таким же. Не забывайте, что если Акты вводились в действие Приказом, то изменения должны вводиться Приказом, а не Распоряжением.
Сейчас малым предприятиям дано право не разрабатывать данные Положения, а их содержание включить в Трудовой договор. На мой взгляд удобнее работать с Актами, т. к. численность компании может измениться и вам все равно придется их вводить.

3. Приказ о введении в действие (об утверждении) Штатного расписания.

Тут все просто. Скорее всего, вы уже делали этот приказ. Он очень короткий по содержанию и многие начинающие кадровики начинают «для солидности» добавлять туда пункты об отмене предыдущего Штатного расписания, пункт о периоде действия и так далее. Как мы уже говорили на наших занятиях по кадровому делопроизводству, обязанности вводить Штатное расписание с какой-то периодичностью у работодателя нет. Утверждаем по мере необходимости. Приложение к Приказу — Штатное расписание.

4. Приказ об утверждении графика отпусков.

Напомню, что приказ издается не позднее, чем за 2 недели до нового календарного года.

Если в компанию трудоустраиваются работники после утверждения графика, то можно периодически делать Приказы об утверждении дополнения к графику отпусков. Этот документ носит плановый характер, не является Локально-Нормативным актом и обязанности у работодателя знакомить работников с графиком отпусков нет.

5. Приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и выдачу трудовых книжек. 

Часто в компании игнорируют этот приказ и по умолчанию ответственным является генеральный директор. Он же подписывает трудовые книжки. При увольнении работника делается запись в трудовую книжку и заверяет ее именно ответственное лицо, назначенное приказом. Самая распространенная ошибка в этом приказе: не оговаривается, кто исполняет эти функции в случае отсутствия менеджера по персоналу в офисе.

6. Приказ о назначении ответственного за обработку и хранение персональных данных работников. 

Этот приказ необходим в компании, так как, согласно нашему законодательству, все персональные данные сотрудников должны быть строго учтены и невозможны для доступа случайных лиц.
Помните знаменитый фильм «Место встречи изменить нельзя»? Там был замечательный диалог между Жигловым и Шараповым, в котором Жиглов рассказывал, что все документы лежат у него на столе в перевернутом виде. Увы, не все, кто приходит к нам в отдел персонала, приходят по делу. Некоторые приходят «за новостями».
Все документы в отделе кадров (персонала) лежат в закрытых шкафах или сейфах.  

7. Из предыдущего приказа вытекает следующий обязательный Приказ об организации работы по защите персональных данных работников.

Казалось, зачем издавать отдельный приказ, когда и так понятно, что документы разбрасывать нельзя? Однако, в своей практике я столкнулась с таким случаем, когда менеджер по продажам, идя по офису и разговаривая по телефону, попросил секретаря черновик, на котором сделал необходимые пометки. Затем он направился в кабинет генерального директора, где они продолжили обсуждение условий сделки, и в один момент листок перевернули. Это была испорченная ксерокопия паспорта генерального директора. Как вы понимаете, что такая халатность со стороны секретаря просто недопустима.

8. Приказ о назначении ответственного за ведение воинского учета. 

Согласно нашему закону, мы обязаны вести учет военнообязаных граждан. Это большая и серьезная работа. Учет может вести отдельный человек, а может быть сотрудник отдела кадров, на которого возложены данные обязанности. Отсюда вытекает необходимость приказа.

Согласно нашему законодательству, все приказы, которые мы ведем, должны быть зарегистрированы. Форма регистрационного журнала может быть произвольной. Но нужно соблюсти обязательные разделы, а именно: номер по порядку, номер самого приказа, дату издания, краткое название приказа. Я бы еще предусмотрела раздел «Примечание». Для того, чтобы была возможность уточнить о каком человеке идет речь (для быстрого поиска). Если мы ведем делопроизводство в программе (например, 1С), то все приказы (кроме основной деятельности) нумеруются автоматически и можно распечатать Журнал приказов из программы.

Бывает, что вы приходите на новую работу, а до вас кадровое делопроизводство велось от случая к случаю, и вы получаете «в наследство» приказы с номерами 1,2,6,8,15 и так далее. Пропущенных приказов нет и возможности восстановить их тоже нет. Как быть?

В журнале регистрации приказов так и пишем «Приказы с № 3 по № 5 — отсутствуют».
А как быть, если издали два приказа за одним номером? Можно поставить дробь с дополнительным номером, но эти ситуации очень привлекают внимание проверяющих органов.
Какие еще приказы по основной деятельности мы оформляем в процессе работы? 
— Если на сотрудника возлагают дополнительные обязательства по совмещению профессий или расширению зон обслуживания, то это требует оформления, с указанием причин такой необходимости, согласия работника и перечнем дел для исполнения;
— Приказы по дисциплинарным взысканиям. Самая частая ошибка в этих приказах – денежный штраф, накладываемый на работника. Это категорически запрещено законом. Как это оформить правильно? Приходите на мой курс – разберем подробно;
— Приказы о начислении премий сотрудникам;
— Приказы о работе в выходные и праздничные дни и так далее.

Существуют обязательные приказы по основной деятельности, регламентирующие охрану труда, но это тема отдельной статьи.
Общее правило для всех приказов: печать на внутренние документы компании не ставится!
Еще очень важный момент: приказ подписывает руководитель или лицо, уполномоченное доверенностью. Факсимильная подпись на приказы не ставят!

Вы прочитали статью и поняли, что некоторых приказов в компании нет. Что делать? Издавать и подписывать задним числом? Точный ответ на этот вопрос не существует.
Я бы никакие документы задним числом в компании не оформляла. Вы можете упустить незначительные (на ваш взгляд) нюансы, которые могут перерасти в большие проблемы. Я считаю, что нужно делать документы с того момента, как вы обнаружили их отсутствие. В случае проверки вы будете говорить, что действительно, документы должны были сделаны ранее, но мы исправились и сделали их позднее. Это гораздо лучше, чем их отсутствие или при проверке всплывет поддельная подпись работника.

Успехов и помните, что каждый мастер когда-то был любителем!



Образцы приказов по кадрам — оформление документов

Приказы по личному составу – ключевой источник документооборота в каждой компании. В чем их важность, особенности составления, как правильно оформлять приказы и хранить их? Об этом подробнее в нашей статье.

Приказы по кадрам – подробнее о документах

Согласно законодательству России, которое регулирует оформление и ведение делопроизводства, предполагает использование в компаниях разнообразных локальных актов. К ним также относят приказы, которые принято разделять на:

  1. Приказы, относящиеся к основным видам деятельности.
  2. Приказы, которые издаются в целях управления личным составом организации.

Образец приказа

Если мы говорим про приказы по кадрам, то их принято относить ко второму типу, которые также относятся к распорядительной документации в компании.

Такие документы выдают для правильного и законного оформления следующих действий:

  • При комплектовании кадров.
  • При перемещении сотрудников.
  • Для оформления распоряжений в адрес сотрудников.
  • При увольнении и т.д.
  • О вынесении премии или, наоборот, о депремировании.

При этом корректировки данные, которые фиксируются в трудовой книжке либо любой кадровой документации, обычно сопровождается составлением приказа.

Какие формы приказов существуют?

Существуют унифицированные формы приказов по личному составу, которые составлены на основе постановления № 1 Госкомстата, изданного в 2014 году.

Данное положение определяет следующие виды приказов по личному составу:

  • Т-1, который используют при приеме сотрудников.
  • Т-5, которая применяется при переводе специалиста.
  • Т-6, без которой не обойтись при отправке работника в отпуск.
  • Т-8, который сообщает об увольнении.
  • Т-9 – этот приказ необходим при оформлении сотрудника в командировку.
  • Т-11, которая нужна для премировании специалистов.

Однако нужно отметить, что вышеперечисленные формы обычно используются  в государственных предприятиях, а вот в частных компаниях приказы могут оформлять по иным шаблонам, принятым в организации.

Структура приказов – из чего состоит документ?

Очень важный фактор классификации приказов – структура документа, за счет которой такие документы делят на два вида:

  1. Сложные.
  2. Простые.

Простые по структуре приказы характеризуются присутствием одного распорядительного блока (где будет указание к действию, например, «принять», «отправить в отпуск»). Если документ оформляется на одного сотрудника, то его рассматривают как индивидуальный, если на нескольких – то свободный.

Сложные по структуре приказы характеризуются наличием нескольких распорядительных блоков. Такие документы достаточно распространены, однако их использование на предприятии считается трудоемким мероприятием даже с учетом работы с помощью специальных программ, поскольку для оформления такой документации придется пользоваться большим объемом данных, которые могут быть «раскинут» по разным документам и разделам.

Подписание приказа руководителем

Давайте боле подробно рассмотрим элементы структуры приказов. Главным элементом считается раздел, состоящий из пунктов, которые должны быть включены в документ на основе других бумаг. При этом обязательно привести ссылку (например, на положение ТК РФ и т.д.). Если составляется приказ о назначении человека на какую-либо должность, то такие пункты могут быть включены на основе:

  1. Заявления специалиста.
  2. Трудового договора, записки руководителя отдела.
  3. Служебной записки.

В бумаге рекомендуется сначала написать слово «Основание», после чего указать ссылку на документ. При этом в приведенном источнике обязательно должен быть отражен факт, что человек ознакомлен с текстом документа. То есть прописывается фраза «С приказом ознакомлен» и напротив нее ставится подпись.

Хорошо бы приводить в документах юридические формулировки, к примеру, если они связаны с величиной заработка сотрудника, расписанием работы.

Таким образом, структура любого приказа предполагает наличие отдельных боков, которые отражают:

  • Действие руководителя компании.
  • ФИО и иные данные на сотрудника.
  • Дата вступления документа в силу.
  • Ссылки на источники.

Кроме того приказы могут быть дополнены разными приложениями, если их тяжело отразить в самом документе. Например, это схемы, картинки, которые более подробны помогут объяснить текстовую информацию.

Следует обратить внимание на несколько советов экспертов по вопросу оформления таких документов:

  • Не следует пользоваться сокращениями.
  • Отсутствие в документах источников с различным сроком хранения.

Составление приказов кадрам – подробное руководство

Прежде всего следует отметить, что издание приказов подразумевает решение следующих задач для оформления документа:

  • Инициирование решение о создании приказа.
  • Сбор данных, которые нужны для оформления бумаги.
  • Подготовка шаблона приказа, его составление, согласование.
  • Внесение данных в документ и его подписание ответственными лицами.

Подготовительный этап

Первый этап осуществляется с применением данных, которые есть в служебных записках, справках, различных акта. Проекты документов обычно составляются представителями кадровых служб.

Очень важно при издании документа убедиться в том, что он будет соответствовать нормам современного законодательства.

Сбор информации

Затем сотрудник кадровой службы должен собрать данные для издания приказа, которая может быть расположена во:

  • Внутренних актах компании.
  • В правовой документации, например ТК РФ.
  • В архивных документах.

Проект приказа

Далее разрабатывается сам приказ по личному составу. Тут важно правильно оформить сам документ – в нем нужно указать о разработке проекта, написав слово «Проект». Правда, сам текст документ должен максимально соответствовать будущему приказу.

Подписание приказа

На данном этапе все просто: главное, чтобы у человека, который будет принимать документ, были на это полномочия, но чаще всего подобные документы подписывают сами руководители.

Ему нужно передать полностью подготовленную форму приказа, то есть с текстом документа, другой важной информацией. Руководитель подписывает документ, ставит там свою подпись. Если необходимо, документ аннулируется. После появления на документе подписи руководителя его передают сотруднику на ознакомление, который также должен оставить свою подпись.

Чтобы скачать приказ на командировку и научиться правильно его составлять, изучите наш материал.

Здесь вы узнаете, как вынести дисциплинарное взыскание и составить приказ.

В нашем материале мы подробно распишем правила составления приказа на отпуск сотрудников.

Правила регистрации и хранения таких документов

Процедура регистрации предполагает внесение данных о документе в регистры компании, поскольку только после этого можно сказать, что документ имеет юридическую силу. Данная работе решает три задачи:

  1. Правильный учет документов.
  2. Контроль над выполнением приказов.
  3. Доступ к документам при необходимости.

При этом записываться в регистры должны не только приказы, но и другие как внутрикорпоративные документы, так и те, что поступают из других организаций. При регистрации приказ получает свой личный номер, индекс.

Существует три метода регистрации, которые можно использовать в компании. Прежде всего, это использование журналов, где детально отображается информация о том, в каком отделе был создан документ, для каких целей. Второй вариант – карточная регистрация данных, которые применяются для внутрикорпоративного документооборота. Здесь все просто? Оформляются контрольные карточки, которые объединяют в картотеки. Последний вариант – использование автоматизированных программ для регистрации приказов для этого используются специальные программы.

Главное, регистрирую документы, соблюдать положение Минкультуры от 2005 года, который предполагает отражение в приказе название компании, наименование источника, дату создания, наличие регистрационного номера, заголовка и текста приказа.

Если предполагается создание большого количества приказов, их лучше классифицировать по отдельным базам в реестре для более удобного поиска документов.

Следует помнить, что хранить приказы в организации необходимо в течение определённого срока их действия – какие-то документы хранятся по 5 лет, другие – по 75 лет. Потому при хранении документы нужно разделять по срокам. Кроме того, приказы хранят отдельно от документации, относящейся к основной деятельности компании.

Ответственный за их оформление специалист должен подшить все документы, пронумеровать их, дополнить описями и для надежности упаковать в специальные обложки.

Образцы приказов по кадрам — образец книги, журнал регистрации, о назначении, создании

Сегодня при кадровом документообороте необходимо в обязательном порядке осуществлять формирование приказов в соответствующем формате. Этот момент регламентируется законодательными нормами.

Приказы могут быть унифицированы на законодательном уровне или же сформированы на конкретном предприятии. В последствии использоваться по назначению.

Но важно помнить, что подобного рода документы могут быть применены только лишь в определенных случаях. Ведение документооборота соответствующим образом строго обязательно.

В противном случае возможно возникновение большого количества различного рода проблем с контролирующими органами. На данный момент такими вопросами занимается трудовая инспекция.

Сегодня документооборот на предприятии должен осуществляться в соответствии с действующими законодательными нормами. Особое внимание необходимо уделять именно приказным документам.

Так как они имеют существенную юридическую силу и именно на них в первую очередь обращают внимание контролирующие органы.

Особенно важны документы-приказы о создании отдела кадров (образец можно найти в интернете).

При этом все документы рассматриваемого вида можно разделить на несколько групп. В первую очередь это нормативные, формат которых установлен на законодательном уровне.

Также работники отдела кадров в соответствии с законодательными органами совместно с руководством могут формировать иные приказы.

Такие приказные документы не регламентируются в законодательстве. Но при этом должны своим форматом полностью соответствовать законодательным нормам.

К наиболее существенным вопросам, связанным с формированием документации такого типа, сегодня можно будет отнести следующее:

  • что это такое?
  • принципы работы соответствующего отдела;
  • действующие нормативы.

Что это такое

Чтобы избежать возникновения всевозможных сложностей, связанных с формированием соответствующей документации, стоит заранее разобраться с основными определениями.

Также это позволит избежать без затруднений разобраться с основными законодательными нормами, регламентирующими работу отдела кадров, приказов по нему.

Сегодня под термином «кадровая служба» подразумевается перечень специальных подразделений, в состав которых включенные сотрудники.

Они осуществляют непосредственное управление персоналом. Основными функциями данного отдела являются следующие:

  • прием на работу;
  • увольнение;
  • оформление различной документации при увольнении/приеме на работу;
  • адаптация работников;
  • поощрение;
  • обеспечение условий занятости.

В разных предприятиях функции, которые выполняет отдел кадров, может существенно отличаться. В первую очередь это зависит от основного исполнительного органа (директора), а также сферы деятельности.

Так же существенную роль играет величина предприятия. Чем больше его штат, тем большее количество персонала работает в отделе кадров.

Работа отдела регламентируется законодательством. Образец приказа о назначении отдела кадров требует особого внимания.

Принципы работы соответствующего отдела

Основы работы данного отдела достаточно подробно регламентируются законодательными нормами. При этом на основании установленного внутреннего распорядка на предприятии такой отдел может решать иные задачи.

Сегодня работа данного отдела обычно ведется в следующих направлениях:

  • учетно-контрольном;
  • планово-регулятивное;
  • отчетно-аналитическое;
  • координационно-информационное;
  • организационно-методическое.

Учетно-контрольное направление работы подразумевает прием на работу и увольнение, оформление всей необходимой документации в процессе этого.

Планово-регулятивное направление – подбор персонала для ведения определенной деятельности, последующая его адаптация на рабочем месте.

Очень важным является именно отчетно-аналитическое направление работы. Оно подразумевает оценку деятельности сотрудников и последующую подготовку отчетности.

Непосредственно документооборот осуществляется в соответствии с организационно методическим направлением работы.

В некоторых небольших предприятиях количество сотрудников в отделе кадров может быть равно всего одному.

Если же масштабы деятельности предприятия обширны, то кадровый отдел может включать в себя достаточно обширное количество различных сотрудников.

Основными принципами построения эффективной системы управления персоналом является:

Подбор и последующая расстановка сотрудников Должна осуществляться в соответствии с принципом эффективности
Справедливая оплата трудовой деятельности Осуществляемой на конкретном производстве
Продвижение сотрудников по служебной лестнице В соответствии с их трудоспособностью и иными качествами

При этом основной задачей отдела кадров является именно формирование всей документации, необходимой для ведения определенной деятельности на предприятии.

Отсутствие ошибок в составлении приказов о приеме на работу, увольнении и иных случаях является залогом отсутствия проблем с трудовой инспекцией.

Действующие нормативы

Необходимо помнить, что формирование документации сотрудниками отдела кадров должно осуществляться в соответствии с действующими законодательными нормами.

Наиболее существенными нормативными документами, положения которых следует учитывать при формировании различных приказов, сегодня являются следующие:

ст.№189 ТК РФ Каким образом устанавливаются правила внутреннего трудового распорядка, а также иные
ст.№86 ТК РФ Рассматриваются основные моменты, связанные с защитой персональных данных
ст.№57 ТК РФ Что такое штатное расписание, а также расстановка, форма №Т-3
Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек, вкладышей Утверждена на данный момент Минтруда РФ №69 от 10.10.03 г.
Гл.№21 разд.№6 ТК РФ Положение об оплате труда, материальном стимулировании и премировании
ст.№196, 197 ТК РФ Раскрывается вопрос об обучении за счет предприятия, иные связанные с этим фактом моменты
ст.№81 ТК РФ Рассматривается вопрос об аттестации работников
ст.№123 ТК РФ Установлена постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.04 г.
ст.№68 ТК РФ Необходимость формирования приказа о приеме на работу
ст.№72.1 ТК РФ Как составляется приказ о переводе на другую работу
ст.№84.1 ТК РФ Процесс оформления приказа об увольнении
гл.№19 ТК РФ Приказ о предоставлении отпусков
ст.№128 ТК РФ Как составляется заявление с просьбой о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы
Постановление Госкомстата РФ №1 от 05.01.04 г. На основании и по рекомендациям данного документа составляется личная карточка работника в форме №Т-2
ст.№66 ТК РФ Обозначается необходимость вести трудовую книжку, отражаются все основные связанные с этим фактом моменты
Положение об аттестации работников Отражены образцы проведения заседаний, а также протоколы, формат иных документов
Разд.№10 ТК РФ Журнал проведения инструктажа трудоустроенных сотрудников

Основополагающим документом является именно Трудовой кодекс РФ. На основании статей данного нормативно-правового документа необходимо осуществлять формирование всех документов.

Отклонение от этого правила приведет к проблемам с трудовой инспекцией. Работник всегда имеет право осуществлять защиту своих прав через суд.

Также следует внимательно относиться к регистрации приказов по кадрам. Эта процедура должна осуществляться в соответствии с внутренним документооборотом.

Документация в кадровой службе должна соответствовать строгой отчетности и вестись в соответствии с законодательными нормами.

Стоит избегать нарушения формата документов. Особенно это касается различного рода приказов. Например, на увольнение.

Если документация будет оформлена не соответствующим образом, работник может потребовать восстановить его на рабочем месте.

К наиболее существенным вопросам сегодня стоит отнести:

  • классификация документооборота;
  • необходимые примеры заполнения;
  • образец журнала регистрации приказов по кадрам;
  • распоряжение о создании отдела.

Классификация документооборота

Сегодня на предприятии все документы должны быть оформлены и храниться в соответствии с законодательными нормами. Правила документооборота отражаются в соответствующих нормативно-правовых документах.

Сегодня процесс документооборота может быть организован двумя способами:

Ручной режим Когда составляется специальный график и в соответствии с ним формируются документы
Автоматизированный Электронный

На данный момент практически все предприятия перешли на автоматизированный компьютерный документооборот. Это позволяет осуществлять его безбумажным способом, только на цифровых носителях.

При этом сам электронный документооборот классифицируется на несколько видов:

  • универсальный, коробочный СЭДО;
  • индивидуальные, разработанные для конкретного предприятия СЭДО;
  • комбинированные СЭДО.

Каждая разновидность документооборота имеет как свои достоинства, так и недостатки.

Потому прежде, чем прибегнуть к использованию определенного, необходимо внимательно ознакомиться с основными законодательными нормами.

Наиболее предпочтительным является программное обеспечение, разработанное специально для конкретного предприятия.

Необходимые примеры заполнения

Сегодня при формировании документооборота кадровым работникам стоит заранее ознакомиться с образцами следующих приказов:

Сегодня существует большое количество различных приказов, которые тем или же иным образом связаны с формированием документооборота.

Стоит разобраться с ними заранее. Причем уделить особое внимание как унифицированным в законодательстве, так и обычным.

Так можно будет избежать множества различного рода проблем и затруднений, конфликтов с работником и контролирующими органами.

Образец журнала регистрации приказов по кадрам

Все приказы, издаваемые на предприятии, должны в обязательном порядке регистрироваться в специальном журнале.

Он состоит из двух основных частей:

  • титульного листа;
  • перечня приказов;
  • раздела с реквизитами работников, которые ответственны за ведение журнала.

Сегодня составить такой журнал можно как самостоятельно, так и приобрести. Вестись он может в бумажном/электронном виде.

Распоряжение о создании отдела

Наиболее существенным и важным документом является распоряжение/приказ о создании отдела.

Причем это может быть отдел любого типа. Формат такого документа является типовым. Он не должен нарушать действующие законодательные нормы.

В противном случае будет признан попросту недействительным. Стоит заранее ознакомиться с образцом в случае, если требуется составить такой договор.

Сегодня ведение документооборота представляет собой процедуру достаточно сложную, с множеством различных нюансов. Именно поэтому необходимо заранее ознакомиться со всеми ними.

Образцы приказов по кадрам. 4-е издание читать онлайн бесплатно

Ф.О. Дзгоева-Сулейманова

ОБРАЗЦЫ ПРИКАЗОВ ПО КАДРАМ

С учетом последней редакции Трудового кодекса РФ4-е издание, переработанное и дополненное[битая ссылка] [email protected]

Информация о книге

УДК 331.108.26(083)

ББК 65.242

Д43

Автор:

Дзгоева-Сулейманова Ф. О. – кандидат юридических наук, доцент кафедры трудового права и права социального обеспечения Московского государственного юридического университета имени О. Е. Кутафина

Книга является сборником форм приказов по кадрам, учитывающим последние изменения Трудового кодекса РФ. В ней подобраны примеры заполнения форм приказов о приеме, переводе, увольнении работников, направлении их в командировки; приведены образцы формулировок записей в трудовые книжки. Приказы составлены на основе унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате от 5 января 2004 г. (были утверждены Госкомстатом России). Несмотря на то что с 1 января 2013 г. в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ эти формы первичных учетных документов не являются обязательными, они удобны для применения и могут быть использованы.

Также прокомментированы основные положения и последние изменения в трудовом законодательстве, касающиеся работы кадровой службы предприятия, вопросов ведения трудовых книжек.

Использование приведенного в книге материала позволит избежать нарушений трудового законодательства в правоприменительной деятельности организаций и индивидуальных предпринимателей.

Законодательство приведено по состоянию на март 2015 г.

Для специалистов по трудовому праву, работников кадровых служб, юристов предприятий, индивидуальных предпринимателей.

УДК 331.108.26(083)

ББК 65.242

© Ф. О. Дзгоева, 2004

© Ф. О. Дзгоева-Сулейманова, 2015 с изменениями

© ООО «Проспект», 2015

Часть I. Трудовой договор

Глава I

Понятие и стороны трудового договора

Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

Сторонами трудового договора являются работодатель и работник. Работник – физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем. Вступать в подобные отношения лицо может по общему правилу с шестнадцати лет. Из этого правила возможны исключения. В случаях получения общего образования либо продолжения получения общего образования для выполнения легкого труда, не причиняющего вреда их здоровью, трудовой договор могут заключать лица, достигшие возраста пятнадцати лет. С четырнадцати лет допускается вступление в трудовые отношения учащихся с согласия: 1) одного из родителей (попечителя) и 2) разрешения органа опеки и попечительства для выполнения в свободное от учебы время легкого труда, не причиняющего вреда здоровью и не нарушающего процесса обучения.

В организациях кинематографии, театрах, театральных и концертных организациях, цирках допускается с согласия одного из родителей (опекуна) и разрешения органа опеки и попечительства заключение трудового договора с лицами, не достигшими возраста четырнадцати лет, для участия в создании и (или) исполнении произведения без ущерба здоровью и нравственному развитию.

Трудовой договор от имени работника в этом случае подписывается его родителем (опекуном). В разрешении органа опеки и попечительства указываются максимально допустимая продолжительность ежедневной работы и другие условия, в которых может выполняться работа.

В ряде случаев гражданин может быть принят на работу с более старшего возраста. В соответствии со ст. 21 Федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее – Закон № 79-ФЗ) на государственную гражданскую службу не принимаются лица, не достигшие восемнадцати лет.

Читать дальше

Фатима Дзгоева — Образцы приказов по кадрам. 4-е издание читать онлайн бесплатно

Ф.О. Дзгоева-Сулейманова

ОБРАЗЦЫ ПРИКАЗОВ ПО КАДРАМ

С учетом последней редакции Трудового кодекса РФ4-е издание, переработанное и дополненное[битая ссылка] [email protected]

Информация о книге

УДК 331.108.26(083)

ББК 65.242

Д43

Автор:

Дзгоева-Сулейманова Ф. О. – кандидат юридических наук, доцент кафедры трудового права и права социального обеспечения Московского государственного юридического университета имени О. Е. Кутафина

Книга является сборником форм приказов по кадрам, учитывающим последние изменения Трудового кодекса РФ. В ней подобраны примеры заполнения форм приказов о приеме, переводе, увольнении работников, направлении их в командировки; приведены образцы формулировок записей в трудовые книжки. Приказы составлены на основе унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате от 5 января 2004 г. (были утверждены Госкомстатом России). Несмотря на то что с 1 января 2013 г. в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ эти формы первичных учетных документов не являются обязательными, они удобны для применения и могут быть использованы.

Также прокомментированы основные положения и последние изменения в трудовом законодательстве, касающиеся работы кадровой службы предприятия, вопросов ведения трудовых книжек.

Использование приведенного в книге материала позволит избежать нарушений трудового законодательства в правоприменительной деятельности организаций и индивидуальных предпринимателей.

Законодательство приведено по состоянию на март 2015 г.

Для специалистов по трудовому праву, работников кадровых служб, юристов предприятий, индивидуальных предпринимателей.

УДК 331.108.26(083)

ББК 65.242

© Ф. О. Дзгоева, 2004

© Ф. О. Дзгоева-Сулейманова, 2015 с изменениями

© ООО «Проспект», 2015

Часть I. Трудовой договор

Глава I

Понятие и стороны трудового договора

Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

Сторонами трудового договора являются работодатель и работник. Работник – физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем. Вступать в подобные отношения лицо может по общему правилу с шестнадцати лет. Из этого правила возможны исключения. В случаях получения общего образования либо продолжения получения общего образования для выполнения легкого труда, не причиняющего вреда их здоровью, трудовой договор могут заключать лица, достигшие возраста пятнадцати лет. С четырнадцати лет допускается вступление в трудовые отношения учащихся с согласия: 1) одного из родителей (попечителя) и 2) разрешения органа опеки и попечительства для выполнения в свободное от учебы время легкого труда, не причиняющего вреда здоровью и не нарушающего процесса обучения.

В организациях кинематографии, театрах, театральных и концертных организациях, цирках допускается с согласия одного из родителей (опекуна) и разрешения органа опеки и попечительства заключение трудового договора с лицами, не достигшими возраста четырнадцати лет, для участия в создании и (или) исполнении произведения без ущерба здоровью и нравственному развитию.

Трудовой договор от имени работника в этом случае подписывается его родителем (опекуном). В разрешении органа опеки и попечительства указываются максимально допустимая продолжительность ежедневной работы и другие условия, в которых может выполняться работа.

В ряде случаев гражданин может быть принят на работу с более старшего возраста. В соответствии со ст. 21 Федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее – Закон № 79-ФЗ) на государственную гражданскую службу не принимаются лица, не достигшие восемнадцати лет.

Работодателем является физическое либо юридическое лицо (организация).

Работодателями – физическими лицами признаются:

физические лица, зарегистрированные в установленном порядке в качестве индивидуальных предпринимателей и осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, а также частные нотариусы, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, и иные лица, чья профессиональная деятельность в соответствии с федеральными законами подлежит государственной регистрации и (или) лицензированию, вступившие в трудовые отношения с работниками в целях осуществления указанной деятельности (далее – работодатели – индивидуальные предприниматели). Физические лица, осуществляющие в нарушение требований федеральных законов указанную деятельность без государственной регистрации и (или) лицензирования, вступившие в трудовые отношения с работниками в целях осуществления этой деятельности, не освобождаются от исполнения обязанностей, возложенных трудовым законодательством на работодателей – индивидуальных предпринимателей;

физические лица, вступающие в трудовые отношения с работниками в целях личного обслуживания и помощи по ведению домашнего хозяйства (далее – работодатели – физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями).

Закон указывает также, что в случаях, установленных федеральными законами, в качестве работодателей могут выступать иные субъекты, наделенные правом заключать трудовые договоры. В данном случае имеются в виду общественные объединения (профессиональные союзы, партии, религиозные объединения и др.). Филиалы и представительства, как обособленные структурные подразделения организации, не являющиеся юридическими лицами, работодателями быть не могут. Трудовой кодекс Российской Федерации прямо об этом не говорит, но такой вывод можно сделать из анализа отдельных его статей. В частности, п. 4 ст. 81 гласит, что в качестве исключения «в случае прекращения деятельности филиала, представительства или иного обособленного структурного подразделения организации, расположенного в другой местности, расторжение трудовых договоров с работниками этих структурных подразделений производится по правилам, предусмотренным для случаев ликвидации организаций» (т. е. юридических лиц). Вместе с тем руководителям филиалов и представительств могут быть делегированы полномочия по приему работников, и это должно быть предусмотрено в учредительных документах юридического лица либо доверенностью, выданной им юридическим лицом.

Читать дальше

Приказы по кадрам — форма и образец заполнения, журнал регистрации, сроки хранения

Деятельность большого рабочего коллектива должна регулироваться распорядительными документами начальства в официальной форме. Именно посредством приказов работодатель регулирует весь рабочий процесс, перемещение, прием и увольнение кадров.

Что такое приказы по кадрам

Это внутренний юридический организационно-правовой документ, необходимый для эффективного управления персоналом, этот документ указывает на файлы и информацию, имеющие отношение к деятельности предприятия.

Особенность документа в том, что именно посредством него возможна четкая формулировка требований, распоряжений руководства, благодаря наличию приказа все трудовые взаимоотношения между руководителем и штатом упорядочены.

Все приказы делаться на 3 категории:

  • Долговременного хранения;
  • Кратковременные;
  • Временные приказы.

Данный документ предназначен для официального общения между коллективом и работодателем, посредством указа последний доносит до работников свои распоряжения, требования и мысли.

Какие ошибки могут быть допущены при оформлении приказов по кадрам вы узнаете в этом видео:

Кто разрабатывает такие документы

Формируется документ секретарем, работником отдела кадров и прочими сотрудниками, занимающими по совместительству должность делопроизводителя.

Важно: подписывает документ исключительно руководитель предприятия или лицо, уполномоченное подписывать подобные документы.

Основные разновидности приказов по кадрам

Согласно случаю издания приказа их доступно разделить на 2 вида:

  • По личному составу;
  • По деятельности предприятия.

При этом составлением любого вида документации занимаются кадровики или секретари, ровно, как и приказами относительно бухгалтерской деятельности.

Эти документы имеют юридическое значение для обеих сторон, так что к их составлению необходимо подходить с особой тщательностью, подписывать документ обязаны обе стороны, именно подписи являются доказательством согласованных действий работодателя и работника.

По личному составу

По сути, этот вид приказа регламентирует правоотношения сторон, указывает на обязанности работодателя и функции работника, издаваться бумага может в зависимости от случая:

  • О переводе. Тут вы узнаете, как правильно оформить приказ о переводе работника на другую работу;
  • Увольнении;
  • Приеме на работу;
  • Выходе в отпуск;
  • Выплате поощрительных сумм (приказ о премировании сотрудников).
Образцы приказов по личному составу.

Данный приказ в зависимости от случая его издания должен нести полную информацию:

  • Название предприятия и его реквизиты;
  • ФИО участников взаимоотношений;
  • Даты – составления и вступления распоряжения в силу;
  • В нем необходимо изложить суть его издания – изменения, увольнения и прочее;
  • Подписи сторон.

Важно: он должен отображать всю деятельность работника, относительно которого он издан.

Документы, касающиеся деятельности предприятия

Этот вид также относиться к документу, посредством которого происходит общение с кадрами, но при этом регулируется их деятельность, к примеру:

  • Приказ на отпуск различного значения, характера, длительности;
  • Приказ о дисциплинарном взыскании;
  • Приказ на повышение квалификации;
  • Приказ об изменении рабочего режима – изменение количества часов, продолжительности смен и прочее. Здесь вы узнаете, по каким правилам составляется приказ об изменении графика работы;
  • На дополнительные поручения определенным лицам;
  • На передачу производственного имущества движимого/недвижимого во временное пользование работника;
  • Приказ о введении внутренних правил на предприятии;
  • О назначении ответственного лица, за исполнение приказа, ведение воинского учета, сдаче отчетности в ПФР и прочее;
  • Другие виды документа, регулирующие деятельность на предприятии.

Форма и порядок хранения приказов

До недавних пор, до 2013 года используемая форма каждого вида документа по личному составу должна была быть унифицированной, но затем это обязательство отменили и теперь работодатель вправе формировать форму согласно особенностям собственного производства и внутренним локальным актам, что достаточно удобно.

При этом основная структура документа должна сохраниться, это же касается и основных сведений и реквизитов.

Относительно производственных документов унифицированных формы не столь требовались и раньше, но согласно общепринятым нормам он складывается из нескольких частей:

  • Вводная часть – описывается суть дела;
  • Распорядительная – идет речь об указании директора;
  • Заключительная – назначается исполнительное лицо, дата выполнения распоряжений.

По периоду хранения документ по личному составу относиться к бумагам длительного хранения – 75 лет с момента передачи в архив.

При сшивании на конец-начало года на такие документы составляется опись с указанием:

  • Регистрационных данных;
  • Дат издания;
  • Должностных лиц, их подписавших.

Важно: в каждой сшитой папке должны находиться приказы одинаковые по значению.

Приказы по деятельности предприятия имеют неограниченный срок хранения, по отпускам относятся к кратковременным и хранятся до 3 лет, относительно общих производственных тем от 5 лет.

Правила составления

Документы по различным формам имеют различия в своем формировании.

По личному составу

Приказ по личному составу допустимо формировать на фирменном бланке предприятия с учетом особенностей производства, но при этом он должен содержать такие сведения:

  • Реквизиты предприятия и наименование;
  • ФИО должностного лица;
  • Название документа и порядковый номер;
  • Основания для издания;
  • Ссылки на законодательные акты;
  • ФИО, должность лица, относительно которого документ издается;
  • Распорядительная часть – необходимо изложить суть приказа;
  • Назначить исполнительное лицо;
  • Поставить подпись с расшифровкой руководителя;
  • Дату составления;
  • Подпись об ознакомлении работника.
По основной деятельности

Этот документ составляется в более свободном стиле, к примеру, приказ о введение в действие нового штатного расписания содержит:

  • Название организации;
  • Название документа;
  • Тема приказа;
  • Регистрационный номер и дата составления;
  • После слова приказываю, идет перечень изменений;
  • Подпись руководителя с расшифровкой.

Правила учета кадровых приказов

Действие приказа юридически начинается с момента его подписания участниками, после чего ответственное лицо регистрирует его в журнале регистрации приказов по предприятию, подшивает в специальную папку и ставит регистрационный номер. При этом папка должна содержать по значимости и назначению документы одного вида.

На данный момент журнал не обязателен для регистрации приказов, но его по-прежнему ведут на большинстве предприятий, так как это достаточно удобный вариант учета.

Регистрационный номер указывается по возрастанию и индексируется согласно теме приказа, но лучше, если для каждого варианта приказа будет отдельный журнал.

Такой документ доступно приобрести, а можно изготовить самостоятельно при помощи большой тетради.

Образец приказа о графике отпусков.

Архивация

Приказы формируются в отдельную стопку, сверху укладывается опись, закрывается титульным листом с наименованием приказов и прошивается крепкими нитями.

Для архива используется сухое помещение с установленными стеллажами, которые также для удобства поиска лучше индексировать. Когда срок, отведенный для хранения, заканчивается, документы утилизируют.

Журналы регистрации приказов по кадрам

Данный документ предназначен для учета приказов со сроком хранения до 75 лет, он опломбирован номерной индикаторной пломбой одноразового применения, которая предназначена для обнаружения несанкционированного доступа.

Перед началом использования необходимо заполнить титульный лист с внесением номера пломбы в специальную строку.

Важно: без этого действия журнал считается не опломбированным. Также необходимо поставить заверительную подпись.

Титульная страница содержит:

  • Название предприятия;
  • Название документа;
  • Даты начала и конца ведения журнала;
  • ФИО должностного лица, ответственного за ведение документа, обычно этот человек назначается так же приказом и является работником отдела кадров.

При заполнении основных разделов необходимо вносить в каждую графу требующиеся сведения:

  • Порядковый номер приказа;
  • Дату составления;
  • Регистрационный номер приказа – содержит индексацию;
  • Его вид – прием, увольнение или перевод;
  • Табельный номер документа;
  • Основание для издания – заявление, дополнение к основному договору и прочее.

Из этого следует, что основное предназначение документа это:

  • Хронологические сведения о приказе и ранжирование приказов по видам, что при необходимости значительно ускоряет процесс поиска необходимого документа;
  • Кроме этого запись в журнале является дополнительным подтверждением существования документа изданного руководителем.

Заключение

Приказы по кадрам – это основная составляющая слаженной работы целого большого организма в качестве предприятия, деятельность которого находится под контролем руководителя.

Основные документы кадрового учета подробно рассмотрены тут:

Не забудьте добавить «FBM.ru» в источники новостей

Руководство по рабочим заданиям и управлению рабочими заданиями (образец включен)

Заказ на работу — это связующее звено между клиентом и работой, которую он хочет выполнить. Это бумажный след, определяющий, что нужно сделать, когда и сколько. Они являются источником жизненной силы многих отраслей, занимающихся обслуживанием и ремонтом.

Большинство из нас подписались или получили приказ о работе, но, как и многое из того, что является обычным, у нас нет четкого представления о том, что это такое и почему это такое важное звено во многих деловых операциях.

Что такое наряд на работу?

Наряд на работу — это документ, в котором описывается работа между заказчиком и подрядчиком. Заказы на выполнение работ могут быть созданы для использования в организации, вероятно, с помощью программного обеспечения для управления работой, но чаще всего они служат в качестве контракта между заказчиком и тем, с кем они заключают контракт на выполнение желаемой работы.

Заказ на работу включает описание работы с приблизительной оценкой затрат на ее выполнение, включая рабочую силу, детали и материалы.К ним могут быть прикреплены формы в зависимости от типа работы, которую вы назначаете, для чего могут потребоваться разрешения или другие документы.

В наряде на работу также будет указана информация о месте, где требуется работа, о том, кто ее будет выполнять, и о сроках, в которые она должна быть завершена. Информация о клиенте также включена и может использоваться в качестве счета за работу.

Связанный: Шаблон заказа на бесплатную работу для Excel

Для чего используются рабочие задания?

Рабочие задания стандартизируют рабочий процесс и создают простой и быстрый процесс для планирования, назначения и отслеживания работы, документируя ресурсы и отслеживая производительность.

Наряды на выполнение работ в основном используются в строительной отрасли для запросов на обслуживание, но также могут использоваться для продуктов, инспекций и аудитов. При производстве заказ на работу часто называют заказом на продажу, когда должно произойти строительство или проектирование.

Независимо от того, в какой отрасли используется заказ на работу, он используется для отслеживания и отслеживания хода выполнения статуса задания. Это верно при использовании в полевых условиях или в отрасли, где требуется регулярный осмотр. В этом отношении они действуют почти как отчет о состоянии дел.

Типы рабочих заданий

По структуре существует несколько типов нарядов на работу.

  • Котировки: Этот тип рабочего задания представляет собой список продуктов с указанием их цен. Эти котировки фиксируются, и затем заказчик может принять решение о том, соответствуют ли они своим финансовым требованиям для работы. Эти продукты не подлежат инвентаризации.
  • Заказы: Разница между заказом на работу с расценками и заказом на работу состоит в том, что последний представляет собой список продуктов, которые с большей вероятностью будут приобретены клиентом.Следовательно, их можно внести в инвентаризацию.
  • Незапланированное рабочее задание: Это касается работ, которые не были запланированы заранее, например, при выходе из строя оборудования.
  • Запланированный заказ на работу: Если у вас есть работа, которая повторяется и может быть запланирована, например, профилактическое обслуживание, то это называется плановым заказом на работу.
  • Внутреннее рабочее задание: Это рабочие задания, которые исходят от кого-то в организации и отправляются другому лицу в организации.
  • Внешний заказ на работу: Когда заказ на работу исходит из-за пределов организации.
  • Заказ на выполнение работ вручную: Этот заказ на работу планируется вручную после получения запроса на работу.
  • Автоматическое рабочее задание: Когда рабочее задание может быть настроено для автоматического планирования назначений, например, программный инструмент.

Если вы говорите о заказе на обслуживание, а не о продукте, вы подробно излагаете график выполнения этого задания.

Эти типы являются в некоторой степени гибкими в том смысле, что после того, как заказ на работу сделан, его можно изменить с предложения на заказ, с указанием количества продуктов, указанных в предложении. Заказ на расценки содержит информацию только о заказе, например дату авторизации.

Образец наряда

Чтобы получить более полное представление о заказах на работу и о том, что они влекут за собой, давайте рассмотрим образец. ProjectManager.com имеет ряд бесплатных шаблонов управления проектами, а на изображении ниже представлена ​​полная версия нашего шаблона рабочего задания.Мы опишем различные элементы рабочего задания и способы их использования.

Шаблон рабочего задания ProjectManager.com — Загрузить сейчас

Контактная и внутренняя информация

Наш бесплатный шаблон заказа на работу может быть адаптирован к периметру вашего бизнеса, но он полностью загружен базовыми функциями. Вверху находится большая часть важной информации, такой как название компании, адрес и контакт.

Также есть место для добавления номера рабочего задания, что является ключом к отслеживанию работы и быстрому поиску рабочего задания.Даты указываются, когда выпускается заказ на работу, когда работа должна начаться, закончиться и когда она будет завершена.

Можно установить уровень приоритета. Идентифицируется лицо, запросившее рабочее задание, и дается идентификатор клиента для внутреннего использования. Для более крупных организаций можно указать отдел.

Описание работы

Суть заказа — это, конечно же, работа и связанные с ней труд и материалы. Здесь описывается работа, указывается, кому выставлен счет, и, при необходимости, указывается, куда работа будет отправлена.

Далее следует подробное описание работы, которую необходимо выполнить, и сколько часов потребуется на выполнение каждой линии, а также количество рабочих, которым поручена эта работа. Затем это суммируется.

Необходимые материалы

В следующем разделе нашего образца заказа на работу перечислены материалы, необходимые для выполнения работы, их размер, стоимость и применимые налоги. Все это добавляется к итоговой сумме, указанной выше. Любые дополнительные расходы добавляются к этой промежуточной сумме, чтобы получить общую стоимость заказа на работу.

Наконец, есть место для добавления дополнительной информации. Затем есть подпись и дата. Опять же, это пример заказа на работу, но несколько настроек могут применяться практически к любому заказу на работу, который вам нужно выполнить.

Ключевые принципы надлежащего управления рабочими заданиями

Наряд на работу — это задача. Это способ описать, назначить и отследить задание, чтобы убедиться, что оно выполнено вовремя и в рамках согласованного бюджета. Ключевым моментом является управление созданием и потоком рабочего задания по мере его перехода от инициирования к выполнению и завершению.

Процесс заказа на работу состоит из трех этапов:

1. Создайте новый заказ на работу
2. Трафик через организацию
3. Закройте заказ на работу по завершении

Что касается тех, кто участвует в управлении нарядами на работу, они включают человека, который запросил работу, человека, уполномоченного утверждать ее, и тех, кто ее выполняет.

Наличие некоторого механизма отчетности также поможет отслеживать работу и следить за тем, чтобы она была завершена к установленному сроку.По завершении требуется оплата, поэтому необходимо задействовать платежную ведомость для управления любыми первоначальными платежами, а затем и окончательной оплатой.

Как ProjectManager.com оптимизирует управление заказами на работу

ProjectManager.com — отмеченное наградами программное обеспечение, которое помогает организовать работу и повысить эффективность. Создание, отслеживание и оплата заказов на работу улучшены с помощью нашего облачного инструмента, который предоставляет вам данные в реальном времени, чтобы всегда знать, соблюдаете ли вы график.

Канбан-доски можно использовать для создания рабочих заданий, добавления вложений, установки приоритетов и отслеживания прогресса.Заказы на выполнение работ создаются на карточках, которые затем помещаются под столбцами, представляющими этапы работы, которые можно настроить в соответствии с номенклатурой вашей организации.

Отслеживайте прогресс для достижения лучших результатов

Следите за прогрессом на информационных панелях, которые автоматически отражают обновления статуса и рассчитывают такие показатели, как время, задачи, затраты и многое другое. Если ваша команда работает в полевых условиях, если у них есть подключение к Интернету, они могут обновлять свой статус или сотрудничать, комментируя на уровне задачи.

Время выхода на работу также можно отслеживать с помощью табелей учета рабочего времени, которые также оптимизируют расчет заработной платы. Они безопасны и просты в использовании. Наше неограниченное хранилище файлов означает, что вы можете использовать инструмент в качестве централизованного центра для управления всеми своими рабочими заданиями.

ProjectManager.com — это облачный инструмент, который организует работу и сотрудников для повышения производительности. Управляйте своими рабочими заданиями и заставляйте свою команду работать, где бы они ни находились и когда бы они ни работали. Попробуйте ProjectManager.com сегодня, воспользовавшись этой бесплатной 30-дневной пробной версией.

заметок: назначение и формат | Техническое письмо

Записки

Меморандум (или меморандум, означающий «напоминание») обычно используется для информирования о политиках, процедурах или связанных официальных делах внутри организации. Это часто написано с точки зрения общедоступности (как массовые коммуникации), транслируя сообщение аудитории, а не индивидуальное межличностное общение. Его также можно использовать для информирования группы о действиях в рамках данного проекта или для информирования определенной группы внутри компании о событии, действии или соблюдении.

Назначение памятки

Целью памятки часто является информирование, но иногда она включает элемент убеждения или призыв к действию. Все организации имеют неформальные и формальные сети связи. Неофициальную, неформальную коммуникационную сеть внутри организации часто называют виноградной лозой , и она часто характеризуется слухами, сплетнями и инсинуациями. На виноградной лозе один человек может услышать, что кого-то уволят, и начать распространять новости.Слухи меняются и трансформируются по мере того, как они передаются от человека к человеку, и, прежде чем вы это узнаете, говорят, что они закрывают весь ваш отдел.

Один из эффективных способов борьбы с неформальными, неофициальными предположениями — это четко разъяснить всем сотрудникам, что происходит с конкретной проблемой. Если сокращение бюджета вызывает беспокойство, то, возможно, будет разумно отправить меморандум с объяснением неизбежных изменений. Если компания хочет, чтобы сотрудники приняли меры, они также могут выпустить меморандум.Например, 13 февраля 2009 года высшее руководство Panasonic Corporation опубликовало заявление о том, что все сотрудники должны покупать продукты Panasonic на сумму не менее 1600 долларов. Президент компании отметил, что если все будут поддерживать компанию покупками, от этого выиграют все (

Хотя записки обычно не содержат призывов к действию, требующим личных затрат, они часто представляют интересы бизнеса или организации. Они также могут включать утверждения, которые согласовывают интересы бизнеса и сотрудников и подчеркивают общие принципы и выгоду.

Формат памятки

У заметки есть заголовок, в котором четко указано, кто ее отправил и кто предполагаемые получатели. Обратите особое внимание на титул человека (лиц) в этом разделе. Также присутствуют строки даты и темы, за которыми следует сообщение, содержащее объявление, обсуждение и резюме.

В стандартном формате письма мы могли бы ожидать увидеть введение, тело и заключение. Все это присутствует в памятке, и каждая часть имеет четкую цель.Объявление в открытии использует декларативное предложение, чтобы объявить основную тему. В обсуждении уточняются или перечисляются основные моменты, связанные с темой, а заключение служит резюме.

Давайте рассмотрим образец служебной записки.

Рисунок 9.3

Пять советов по созданию эффективных деловых заметок

Ориентация на аудиторию

Всегда учитывайте аудиторию и ее потребности при составлении служебной записки. Акроним или аббревиатура, известные руководству, могут быть известны не всем сотрудникам организации, и если памятка должна быть размещена и распространена внутри организации, целью является четкое и краткое сообщение на всех уровнях без двусмысленности.

Professional, формальный тон

Записки часто являются объявлениями, и лицо, отправляющее записку, говорит от лица или всей организации. Хотя в нем может содержаться запрос на обратную связь, само объявление является линейным, от организации до сотрудников. Памятка может иметь юридическую силу, поскольку она часто отражает политики или процедуры и может, например, содержать ссылку на существующую или новую политику в руководстве для сотрудников.

Предметный акцент

Тема обычно указывается в строке темы и должна быть ясной и лаконичной.Например, если в памятке объявляется о соблюдении праздника, в строке темы следует указать конкретный праздник — например, используйте «График выходных дней Дня благодарения», а не «соблюдение праздников».

Прямой формат

Некоторые письменные деловые сообщения позволяют выбирать между прямым и косвенным форматом, но меморандумы всегда прямые. Цель четко объявлена.

Заявление о миссии, целях и ценностях отдела кадров

Заявление о миссии:

Благодаря стратегическому партнерству и сотрудничеству Отдел кадров набирает, развивает и сохраняет высокопроизводительную и разнообразную рабочую силу, а также способствует созданию здоровой, безопасной и продуктивной рабочей среды для сотрудников, их семей, отделов и общественности с целью максимизации индивидуального и организационный потенциал и положение округа Сан-Матео как предпочтительного работодателя.

Целей:

  • Оценка, поощрение и поддержка разнообразной рабочей силы;
  • Постоянное повышение индивидуальной и организационной эффективности;
  • Предвидение и удовлетворение меняющихся потребностей рабочей силы / семьи;
  • Защита карьеры и профессионального роста;
  • Создание и расширение стратегического партнерства; и
  • Расширение услуг с помощью технологий.

Значения:

  • Поощрение честности, порядочности и доверия: Мы соблюдаем свои обязательства и ведем бизнес таким образом, чтобы способствовать справедливости, уважению, честности и доверию.
  • Празднуйте командную работу: Мы поощряем разнообразие мыслей, опыта и биографии, а также отмечаем участие и партнерство во всех наших начинаниях.
  • Поощрять общение: Мы запрашиваем мнение других и стремимся к прозрачности и открытости.
  • В центре внимания — наши клиенты: Мы с энтузиазмом относимся к обслуживанию и стремимся знать бизнес наших клиентов, предвидеть их потребности и превосходить ожидания.
  • Примите изменения и инновации: Мы открыты для возможностей и поощряем творческий подход и принятие риска для поддержки непрерывного совершенствования.
  • Чемпион по развитию сотрудников: Мы стремимся максимально раскрыть потенциал каждого человека, а также поддерживать и продвигать округ как обучающуюся организацию.
  • Образцовое лидерство: Мы показываем пример и выступаем за справедливое отношение в нашем поведении, политике и практике.
  • Качество продукции Результаты: Мы считаем, что те, кого мы обслуживаем, заслуживают отличного обслуживания, безопасных, продуктивных и здоровых условий труда и качественных результатов.

Права сотрудников | Национальный совет по трудовым отношениям

Сотрудникам, подпадающим под действие Национального закона о трудовых отношениях, предоставлены определенные права объединяться для улучшения своей заработной платы и условий труда, с профсоюзом или без него.

Деятельность Союза

Сотрудники имеют право попытаться создать профсоюз там, где его в настоящее время не существует, или отказаться от сертификации профсоюза, утратившего поддержку сотрудников.

Примеры прав сотрудников включают:

  • Создание или попытка создать профсоюз на вашем рабочем месте;
  • Вступление в профсоюз вне зависимости от того, признан профсоюз вашим работодателем или нет;
  • Помощь профсоюзу в организации ваших коллег по работе;
  • Отказ делать что-либо или все из этих вещей.
  • Чтобы быть справедливо представленным профсоюзом

Деятельность за пределами Союза

Сотрудники, не представленные профсоюзом, также имеют права в соответствии с NLRA.В частности, Национальный совет по трудовым отношениям защищает права сотрудников на «согласованную деятельность», когда два или более сотрудника принимают меры для взаимопомощи или защиты в отношении условий найма. Отдельный сотрудник может также участвовать в защищенной согласованной деятельности, если он или она действует от имени других сотрудников, доводя групповые жалобы до сведения работодателя, пытаясь побудить к групповым действиям или стремясь подготовиться к групповым действиям.

Вот несколько примеров охраняемых согласованных действий:

  • Два или более служащих обращаются к своему работодателю с просьбой о повышении их заработной платы.
  • Два или более сотрудника обсуждают друг с другом не только вопросы, связанные с работой, но и вопросы безопасности.
  • Сотрудник, говорящий с работодателем от имени одного или нескольких сотрудников об улучшении условий труда.

Дополнительная информация, включая описания реальных случаев согласованной деятельности, доступна на защищенной странице согласованной деятельности.

Кто покрывается?

Большинство сотрудников в частном секторе охвачены NLRA. Однако Закон специально исключает лиц, которые:

  • работает в федеральном, государственном или местном правительстве
  • занятых в сельском хозяйстве
  • занятых в домашнем хозяйстве любого человека или семьи в доме
  • работает на одного из родителей или супруга
  • работает независимым подрядчиком
  • работает надзорным органом (надзорные органы, подвергшиеся дискриминации за отказ нарушить NLRA, могут быть застрахованы)
  • работает у работодателя, подпадающего под действие Закона о труде на железных дорогах, например, на железных дорогах и в авиалиниях
  • работает любым другим лицом, не являющимся работодателем, как определено в NLRA

Более подробная информация доступна на странице юрисдикционных стандартов.

Для дополнительной информации:

Если у вас есть дополнительные вопросы:

Если вы готовы подать обвинение или петицию, вы можете сделать это через электронную заявку NLRB (E-File).

Образец письма о приостановке | Отдел кадров

12 февраля 2008 г.

Г-н Сэмюэл Джонсон

Уважаемый мистер Джонсон:

Это письмо представляет собой официальное уведомление о вашем отстранении от работы без оплаты на десять (10) рабочих дней из-за вашего проступка, связанного с употреблением алкоголя на дежурстве 30 января 2008 года.Даты вступления в силу вашего отстранения — с 18 по 29 февраля включительно, и ожидается, что вы вернетесь к работе в понедельник, 1 марта 2008 г. Это действие последовало за расследованием, проведенным Ирен Джексон, начальником отдела, и Эндрю Олбрайт, заместителем директора.

В частности, 30 января 2008 г., примерно в 15:45 по московскому времени. Вы заметили, как спотыкаетесь, когда выходили из лифта. Вы упали в кресло за столом и повалили на пол лампу и стопку незакрепленных бумаг.Затем вы начали ругаться громким невнятным голосом. Затем вы встали и пошли в кофейню, где видели, как вы вынимали небольшую фляжку из кармана костюма и пили прямо из нее. Когда ваш сослуживец спросил вас, чем вы занимаетесь, вы ответили: «Никакой из ваших проклятых дел, дорогая». Впоследствии один из сотрудников отстранил вас от дежурства и отвез вас домой.

Как на следственных, так и на преддисциплинарных собраниях, где вас представляла профсоюзная управляющая Аннет Нельсон, вы полностью отрицали эти обвинения.Вы заявили, что принимали лекарство от простуды и что у вас есть отрицательная реакция на него. У вас не было объяснений наблюдению за фляжкой или тому факту, что двое сотрудников и ваш руководитель заметили сильный запах виски от вашего человека.

Наша работа требует, чтобы люди приходили на службу в пригодном состоянии и оставались таковыми. Употребление алкоголя при исполнении служебных обязанностей запрещено, и нарушение этого основного правила считается серьезным нарушением. Как вы знаете, этот запрет конкретно упоминается в наших правилах работы (буква A) и в положении 5‑240‑1 (c) (10) Департамента административных служб, в котором перечислены причины увольнения.Второе нарушение такого рода повлечет за собой более серьезные дисциплинарные взыскания на уровне увольнения.

Я хочу повторить рекомендацию, сделанную на нашей последней встрече 7 февраля 2008 г., использовать конфиденциальные ресурсы Программы помощи сотрудникам. Как отмечалось ранее, я был бы рад назначить для вас консультацию и настоятельно рекомендую вам рассмотреть и использовать этот ресурс.

Вы имеете право обжаловать это действие в соответствии с положениями Коллективного договора.

С уважением,

Ализа К. Уайлдер
Директор по персоналу

cc: Union
Персональное дело
Трудовые отношения
Дин МакГилл

Подтверждаю получение:

________________________________
Подпись сотрудника или представителя

__________
Дата

Департамент труда и развития кадров

БРОШЮРЫ И ИЗДАНИЯ

Док № Слово PDF
Версия
Дата
Закон о компенсации рабочим Слово PDF 13.06.13
Правила компенсации работникам

Слово

PDF 15.01.13
Справочник для работников по компенсации работникам в Нью-Джерси: (бумага формата Legal) туалет (г) -338 PDF 1/16
Guia Interpretativa para el Trabajador A la Ley de Compensacion al Trabajador en Nueva Jersey: (бумага формата Legal) туалет (г) -338с PDF 1/16
Брошюра о Фонде незастрахованных работодателей: Содержит правила, связанные с Фондом незастрахованных работодателей (бумага юридического размера) scf-122 PDF 02.11
Второй фонд травмы — Руководство для получателя:
Предоставляет необходимую информацию для получателей пособия второго фонда травм. (бумага формата Legal)
scf-103 PDF 1/11
Fondo De Segunda Incapacidad — Guia del Beneficiario scf-103s PDF 1/11
Руководство по исследованию WC — ссылка на страницу с инструкциями 7/11

ФОРМЫ СОТРУДНИКОВ / РАБОТНИКОВ

Док № Слово PDF
Версия
Дата
Заявление о неофициальном слушании: туалет-66 PDF 6/06
Форма жалобы о дискриминации: scf-4

PDF

7/04
* Отчет о несоответствии (заполняется):
Отправьте эту форму, чтобы сообщить о незастрахованном работодателе
scf-528 PDF
9/07
ФОРМЫ РАБОТОДАТЕЛЯ / СТРАХОВАНИЯ Док № Слово PDF
Версия
Дата
IA-1 Первый отчет о травме (FROI): Документ, поддерживаемый Международной ассоциацией советов и комиссий по промышленным авариям (IAIABC). PDF
IA-2 Форма последующего отчета о травме (SROI): Документ, поддерживаемый Международной ассоциацией советов и комиссий по промышленным авариям (IAIABC). PDF
NJ Benefit Letter — Medical Only : Документ хранится на веб-сайте Бюро рейтингов и компенсаций (NJCRIB). PDF
Письмо о выплате пособий в штате Нью-Джерси — Возмещение : Документ хранится на веб-сайте Бюро рейтингов и компенсаций (NJCRIB). PDF 07.10.04
NJ Инструкции по использованию письма-пособия : Документ хранится на веб-сайте Бюро рейтингов и компенсаций (NJCRIB). PDF 07.10.04
Уведомление работодателя о страховом покрытии компенсации работникам : Эта ссылка приведет вас на веб-сайт Рейтингового и инспекционного бюро штата Нью-Джерси. PDF

ИСКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ФОРМЫ

Док № Слово PDF
Версия
Дата
ФОРМЫ ЗАЯВИТЕЛЯ
Исковое заявление сотрудника (может использоваться для исправленной CP) туалет-365 PDF 26.08.15
Дополнительная страница петиции сотрудника: туалет-365.1 PDF 07.05.15
Заявление о пересмотре или изменении официального решения (может использоваться для исправленного ReOpener) :
Дополнительная страница ReOpener
туалет-368

туалет-368_Supp

PDF

PDF

26.08.15
Ходатайство о иске о иждивении (может использоваться для исправленного DCP) :
— Дополнительная страница DCP
туалет-366

DWCsupp

PDF

PDF

26.08.15
Ходатайство о иждивении
Преобразование добровольного тендера в официальное решение
туалет-956 PDF /19/19
* Уведомление о подаче заявления о предоставлении временных и / или медицинских льгот (заполняется) : туалет-101_i Слово
PDF
3/07
Стандартный опросный лист заявителя: туалет-22 PDF
* Подтвержденное ходатайство второго фонда страхования от травм (заполняется) : scf-161_i Слово
PDF 10.10.07
Расчет компенсации социального обеспечения: scf-16
PDF 5/95
Заявление поставщика медицинских услуг об оплате или возмещении медицинских выплат : туалет-381 PDF 26.08.15
Информационный пакет для незастрахованного фонда работодателя PDF 07.09.07
Заявление об оказании неотложной медицинской помощи туалет-383

PDF

14/5
Заявление о коммутации: туалет-60 PDF 6/07
ФОРМЫ РЕСПОНДЕНТОВ
Ответ ответчика на исковое заявление (можно использовать для исправленного ответа ): туалет-367 PDF 15/5
Ответ ответчика на заявление о пересмотре и изменении официального решения (можно использовать для исправленного ответа ): туалет-369 PDF 15/6
Ответ ответчика на исковое заявление о иждивении: туалет-171 PDF 7/04
* Заявление об ответе на ходатайство о медицинском и / или временном пособии (заполняемое) : туалет-170 Слово
PDF
3/07
Ответ ответчика на медицинское исковое заявление PDF 7/10
Стандартная служебная анкета респондента: туалет-23 PDF
ФОРМЫ ЗАЯВИТЕЛЕЙ И РЕСПОНДЕНТОВ

* Запрос на отсрочку / готовое удержание — страница 1 (заполняется):
* Запрос на отсрочку / готовое удержание — дополнительная страница

** Откройте форму и введите название вашей фирмы и контактную информацию.Сохраните форму на свой компьютер, нажав Сохранить как . Используйте сохраненную форму в качестве шаблона для будущих запросов на перенос.
Эту форму теперь можно отправить по электронной почте в отдельные районные отделения. Следуйте инструкциям в форме.

стр.1
стр.2
30.06.16
Замена поверенного : туалет-10 PDF 8/04
Повестка в суд Duces Tecum Ad Testificandum : туалет-18 PDF 4/06
Повестка в суд по объявлению : туалет-18.1 PDF 4/06
Повестка в суд Duces Tecum : туалет-18.2 PDF 4/06
Запрос информации о социальном обеспечении: туалет-124 PDF 6/04
Досудебный меморандум: туалет-31 PDF 5/12
* Уведомление о движении (заполняется): туалет-7 Слово
PDF
12/07
* Заказ на планирование пробного периода ( заполняемый ): туалет-16 PDF
6/07
* Информационный обзорный лист второй страховой кассы (заполняемый): туалет-380 Слово
6/08
ФОРМЫ РАСЧЕТОВ Док № Слово PDF
Версия
Дата
* Мировое соглашение об утверждении судебного решения / постановления (заполняется): (со списком экспонатов дела) WC-100i PDF
23.09.15
* Приказ об увольнении (заполняемый): WC-100Dismissal_i Слово
PDF
7/13
* Общий приказ (для разных решений, ходатайств и т. Д.): (заполняемый) WC-100 Общий Слово
PDF
13/7
* Порядок утверждения урегулирования согласно NJSA 34: 15-20: (заполняется) (страницы 1 и 2) WC-370_i Слово
PDF
4/13
* Измененный заказ: ( заполняемый ) туалет-8 PDF
8/09
Распоряжение о распределении (алименты на ребенка): wc103 — wc103.1 PDF 4/06
Распоряжение о распределении временной компенсации (для алиментов): туалет 379 — туалет 379.1 PDF 4/06
Аффидевит иждивенца в поддержку урегулирования в соответствии с N.J.S.A. 34: 15-20 туалет-366.1 PDF 09.09.05
Решение об увольнении (Второй фонд травмы): туалет-47 PDF 1/17
* Приказ о полной нетрудоспособности (заполняемый): туалет-374 _i Слово
PDF
15/9
* Распоряжение о полной нетрудоспособности со смещением SS (заполняемое): туалет-375_i Слово
PDF
15/12
* Распоряжение о полной инвалидности с SIF (заполняемое): туалет-376_i Слово
PDF
15/12
* Приложение к приказу о полной инвалидности (заполняемое): туалет-377_i Слово
PDF
15/12
Приказ о преобразовании добровольного предложения о иждивении в судебное решение (заполняется): O-956_i PDF
3/21
РАСПИСАНИЕ ИНВАЛИДОВ Док № Слово PDF
Версия
Дата

Календарный год 2002

PDF
2003 Календарный год PDF
Календарный год 2004 PDF
Календарный год 2005 PDF
Календарный год 2006 PDF
Календарный год 2007 PDF
Календарный год 2008 PDF
Календарный год 2009 PDF
Календарный год 2010

PDF

Календарный год 2011

PDF

Календарный год 2012

PDF

Календарный год 2013 PDF
Календарный год 2014 PDF
Календарный год 2015 PDF
Календарный год 2016 PDF
Календарный год 2017 PDF
Календарный год 2018 PDF
Календарный год 2019 PDF
Календарный год 2020 PDF
Календарный год 2021 PDF

ЭЛЕКТРОННЫЙ КАЛЕНДАРЬ, ОНЛАЙН СУДОВ И ЭЛЕКТРОННЫЕ ФОРМЫ ДЛЯ ЗАПИСИ

Док № Слово PDF
Версия
Дата
Электронные календари
* Приложение программы электронной почты календаря поверенного (заполняется): Эта форма инициирует отправку уведомлений о расписании «Календаря поверенного» по электронной почте на указанный (е) адрес (а) электронной почты. PDF
10.02.16
СУДЫ онлайн
* СУДЫ онлайн Заявка на доступ в Интернет (заполняется): Этот пакет заявлений необходимо заполнить, если юридическая фирма, страховая компания или самострахование заинтересованы в доступе к СУДАм онлайн, Отделу он-лайн веб-сайт управления делами.Пакет содержит как форму назначения контакта, так и форму заявки подписчика. Слово
PDF

05.09.12

Абонентское приложение только (заполняется): Эту форму необходимо заполнить, если юридическая фирма, страховая компания или самострахователь заинтересованы в добавлении дополнительного подписчика для доступа к COURTS on-line и Фирма уже установила Контактное лицо с Подразделением.Эта форма должна быть подписана подписчиком и контактным лицом фирмы перед отправкой.

PDF

05.09.12

* COURTS онлайн Форма изменения подписчика (заполняемая): Эту форму необходимо заполнить, если существующий онлайн-подписчик COURTS изменил свое имя или адрес электронной почты или если их Изменился запрос уровня доступа к электронной регистрации.Форма должна быть подписана контактным лицом фирмы перед отправкой. Слово
PDF

19.07.13

Электронная архива
Руководство по процедурам электронной подачи PDF 26.06.12
Руководство по процедурам подачи электронных документов PDF 16.07.14

РАЗЛИЧНЫЕ ФОРМЫ

Док № Слово PDF
Версия
Дата
Информационный пакет для незастрахованного фонда работодателя PDF 07.09.07
Запрос на проверку документации :
Эта форма должна быть заполнена и подписана до того, как Подразделение сможет опубликовать записи.
туалет-147 PDF 6/2014
* Отчет о несоблюдении требований (заполняется): Эта форма может использоваться любым лицом или организацией для сообщения об обвинениях в отказе со стороны работодателя обеспечить страховое покрытие компенсации работникам или получить разрешение на самострахование . scf-528 PDF
9/07
* Контактная форма страховой компании (заполняемая):
Эта форма для назначения контактного лица должна быть заполнена всеми страховыми компаниями и страховщиками, имеющими право вести бизнес в Нью-Джерси.
PDF
17.02.17
Контактная информация страховой компании / самостраховщика: С этими лицами могут связаться сотрудники судебных органов и адвокаты, если перевозчик или их адвокат не явились или не представили официального ответа на ожидающие рассмотрения ходатайства о медицинском и временном пособии. PDF 03.05.18
Н.J.S.A 34: 15-95.6 Рабочий лист для расчета дополнительных пособий (заполняемый): PDF
1/2020
Листинг для связи с государственным сектором:
Подобен приведенному выше списку.
PDF
03.05.18
Календарь циклов прослушивания PDF 21.08

Политика закупок, включен шаблон политики закупок

Бонусные материалы: Шаблон политики бесплатных закупок

Вам нужна политика закупок, которая поможет вам контролировать расходы и лучше контролировать расходы?

В этом пошаговом руководстве мы расскажем вам об основных элементах политики закупок и о том, как написать высокоэффективную политику.

Это руководство предназначено для руководителей, которые стремятся контролировать расходы с помощью эффективного процесса закупок.

Прежде чем мы начнем, загрузите наш шаблон политики закупок, перейдя по ссылке ниже.

Затем следуйте этому руководству о том, как заполнить его и разработать политику закупок для вашего бизнеса.

Преимущества политики закупок

Какова роль политики закупок?

После работы с сотнями компаний мы заметили следующие преимущества для компаний

Стандартные руководящие принципы

Политика закупок устраняет двусмысленность при покупке продуктов и услуг у ваших поставщиков.

В небольшой компании закупочная деятельность осуществляется очень небольшим числом сотрудников. Итак, у вас уже есть общие нормы, и вам, вероятно, не нужна письменная политика.

Однако по мере роста компании от нескольких сотрудников до большого числа сотрудников или нескольких офисов, этот подход не работает.

Если вы не задумываетесь о настройке политики закупок с самого начала, каждое место развивается со своим собственным набором процессов.

По мере того, как компания продолжает расти, эти отдельные политики становятся новой нормой, и становится трудно, если не невозможно, объединить их в одну целостную политику.

Наличие политики закупок с самого начала дает вам возможность установить стандартный набор руководящих принципов для разных мест.

По мере масштабирования операций вы можете обновлять политику закупок, чтобы она соответствовала любым конкретным требованиям для местоположения.

Приемлемое поведение

Это ваши заповеди о закупках для ваших сотрудников.

Давайте рассмотрим несколько примеров.

Пример 1 — конфликт интересов

Если у вас нет политики закупок, возможно, у вас нет специального отдела закупок.Это означает, что закупки производятся в рамках отдельных отделов.

Если лицо, принимающее решение в этом отделе, решает совершить покупку у родственника, приемлемо ли это в вашей компании или считается ли это конфликтом интересов?

Пример 2 — Личные стимулы для покупателя

Продавцы нередко развлекают лиц, принимающих решения, во время процесса оценки или после того, как они будут выбраны в качестве поставщика.

Вопрос в какой степени?

Допустим, продавец отправляет лицо, принимающее решение, в Лас-Вегас в поездку незадолго до принятия решения.

Вы не должны удивляться тому, что поставщик выбран для этого продукта или услуги.

Является ли такое поведение приемлемым в вашей компании?

Мы только что привели два примера, но суть в том, что независимо от того, что приемлемо, а что нет, наличие единого стандарта для всех сотрудников помогает сотрудникам принимать повседневные решения о покупке.

Вы можете реализовать процесс утверждения покупки, чтобы уменьшить вероятность несанкционированных покупок или покупок у нежелательных поставщиков.Нажмите здесь, чтобы подписаться на демонстрацию, и мы покажем вам, как реализовать эффективный процесс утверждения покупок для регистрации покупок, не соответствующих требованиям.

Роль закупок

Если у вас есть отдел закупок, политика закупок поможет вам повысить ценность отдела закупок.

Простое определение роли закупок не поможет в расширении взаимодействия закупок с заинтересованными сторонами.

Хотелось бы, чтобы все было так просто!

Однако, настраивая политику закупок, вы сообщаете сотрудникам о роли закупок и о том, как взаимодействовать с покупками.

Политика закупок также помогает вам установить и сообщить о стандартном процессе закупок для компании.

Если вы используете систему закупок, политика закупок может способствовать внедрению этой системы.

Взаимодействие с внешними заинтересованными сторонами

Политика закупок предназначена не только для ваших сотрудников, но и содержит стандартные рекомендации для ваших поставщиков о том, как взаимодействовать с вашей компанией.

Если нет политики закупок, нет и руководящих принципов для ваших поставщиков.

Ниже приведены некоторые области, в которых политика закупок может помочь.

1. Как взаимодействовать с вашей компанией. Если потенциальные поставщики хотят поговорить о своих возможностях, как им следует взаимодействовать?

2. Что приемлемо, а что нет. Мы говорили о том, как поставщики могут попытаться повлиять на решение, прибегая к недопустимому поведению. Теперь вы можете контролировать это, гарантируя, что лица, принимающие решения, ведут себя этично.

Альтернативой может быть определение этого в вашей политике закупок для ваших поставщиков.Например, вы можете определить приемлемую политику в отношении подарков, указав, какие подарки можно использовать, или не разрешено ли поставщикам приносить какие-либо подарки.

Определив руководящие принципы для своих поставщиков, вы можете оптимизировать процесс взаимодействия и взаимодействия с вашей компанией.

Создание политики закупок — Пошаговый процесс

В этом разделе мы рассмотрим ключевые элементы, которые вам понадобятся в вашей политике закупок. Сначала мы рассмотрим содержание, а затем перейдем к каждому разделу.

  1. Цель политики закупок.
  2. Роль покупателя.
  3. Процесс настройки и адаптации поставщика.
  4. Полномочия по подписанию контрактов
  5. Уровни полномочий по закупкам.
  6. Передача полномочий.
  7. Процесс закупок и принятые нормы
  8. Счета и принятые нормы
  9. Конкурсные торги
  10. Этические закупки и конфликт интересов
  11. Разнообразие поставщиков
  12. Сохранение записей

Давайте теперь рассмотрим каждый из них

Если это уже сделано, возьмите шаблон политики закупок, щелкнув ссылку под

, а затем следуйте пошаговым инструкциям ниже, чтобы создать политику, которая соответствует вашим потребностям.

1. Цель политики закупок

Держите цель простой. Вы должны объяснить, почему и сферу действия политики закупок.

Например —

«Роль политики закупок заключается в определении стандартных методов и процедур для Компании по закупке продуктов и услуг у разных поставщиков. Эта политика покрывает все расходы компании, включая такие статьи, как налоги, платежи по заработной плате и т. Д. Они определены как исключения в политике, и для управления этими платежами определены надлежащие процедуры.

Соблюдение этой политики обязательно для всех сотрудников. Несоблюдение этой политики может привести к действиям, включая увольнение. Отдел закупок несет ответственность за поддержание и внедрение процессов, определенных в этой политике. С любыми предложениями и отзывами обращайтесь по адресу [email protected] «

2. Роль отдела закупок

Политика закупок — не единственный документ, в котором вы должны говорить о роли отдела закупок или закупок.Но, конечно, не повредит поговорить о роли закупок в вашей компании.

Это зависит от каждой компании, поэтому настройте этот раздел в соответствии со своими потребностями.

Вы можете добавить что-нибудь простое, например

«Роль отдела закупок в том, чтобы помочь организации получить максимальную отдачу от продуктов и услуг, которые мы покупаем, снизить затраты, снизить риск поставок и позволить заинтересованным сторонам достичь своих бизнес-целей».

Кроме того, вы можете добавить краткое описание роли отдела закупок в повседневной деятельности.

Что-то вроде

«Отдел закупок отвечает за выполнение процесса выбора поставщика, работая с различными заинтересованными сторонами. Отдел закупок будет основным контактным лицом для поставщиков в процессе оценки и выбора поставщиков.

Отдел закупок будет координировать действия, график и оценку ответов поставщиков, работая как с внутренними, так и с внешними заинтересованными сторонами »

Используйте этот раздел, чтобы представить организации стоимость закупок.

Предостережение: не давайте в настоящее время слишком предписывающих действий при покупке. Это должно осуществляться с помощью имеющегося у вас механизма контроля. Например, если у вас есть инструмент eSourcing, то этот инструмент позаботится о выставлении оценок, оценочных рейтингах и т. Д.

3. Настройка поставщика и процесс адаптации

Цель этого раздела — сообщить компании о поставщике. процесс настройки и адаптации.

У этого двоякая цель.

1. Вы можете помочь своим сотрудникам понять новый процесс выбора поставщика.

2. Ваши сотрудники понимают, какие документы им нужны от поставщика для их настройки. Это позволяет сотрудникам устанавливать ожидания со своими поставщиками.

Что здесь должно быть описано?

Вы должны покрыть процесс и сопроводительные документы. Что-то вроде

«Все новые поставщики должны проверяться отделом закупок, чтобы убедиться, что они соответствуют различным предопределенным критериям для выбора поставщика.При необходимости оценку следует провести, пригласив несколько поставщиков принять участие в торгах, а затем выбрав наиболее подходящего поставщика для компании.

Обратите внимание, что этот процесс применим к стандартным поставщикам. Есть исключения, которые не проверяются отделом закупок. Эти исключения включают

1. Налоги

2. Проценты и банковские платежи

3. Государственные платежи.

Все остальные исключения здесь »

В следующем разделе описывается процесс настройки поставщика.Примером может быть

«Все запросы на настройку поставщика должны отправляться в отдел продаж и продаж вместе с подтверждающими документами (включая ссылку на подтверждающие документы). Все запросы должны быть одобрены непосредственным руководителем, и одобрение должно быть приложено к запросу на установку поставщика »

Если у вас есть система для управления процессом запроса поставщика, определите этот процесс здесь. Если это не так, вы, вероятно, можете принять запрос на установку по электронной почте. Обычно мы рекомендуем настроить общий почтовый ящик для получения запроса.Например, [email protected]

4. Орган подписания контрактов

Прежде чем мы перейдем к вопросу о том, кто может подписывать контракт, важно определить, когда вам нужен контракт.

У некоторых компаний есть порог в долларах, например — требуется контракт только на сумму, превышающую 50 000 долларов общей стоимости контракта (TCV).

В других случаях мы видели, что компании применяют более целостный подход к контрактам. Они сосредоточены на риске, а не на долларовой стоимости.Если есть риск, который необходимо уменьшить, они заключат контракт независимо от суммы в долларах.

Целью этого раздела является определение двух вещей

a) кто может подписать контракт и передать обязательства компании от имени организации.

b) Существуют ли разные уровни или лица, которые могут подписывать контракты на основе общей стоимости контракта (TCV). TCV рассчитывается как сумма годового обязательства X количество лет контракта. Например, если вы обязуетесь выделить 100,00 долларов США на 3 года, то общая стоимость контракта составит 300 000 долларов США.

Прежде чем вы это сделаете, небольшой вопрос.

Хотите, чтобы бизнес подписал договор?

Под бизнесом мы понимаем владельца бюджета или отдел, который обязуется тратить деньги.

Или Вы хотите, чтобы полномочия по подписи были централизованы в одном месте?

Мы настоятельно рекомендуем централизовать проверку и право подписи в одной группе. Мы видели, что эта функция находится в рамках закупок или юридических услуг.

Централизация полномочий по проверке и подписанию дает два основных преимущества

1.Обеспечить соблюдение корпоративного стандарта несложно.

Стандарты могут быть юридическими терминами, такими как возмещение убытков, страхование или закон определенного города. Это могут быть коммерческие условия, такие как условия оплаты и т. Д.

2. Централизовав полномочия по проверке и подписанию, вы можете гарантировать, что все контракты хранятся в одном месте. Когда контракты хранятся в одном месте, становится намного проще отслеживать контракты и их продление.

Если вы занимаетесь покупкой, поговорите с юрисконсультом вашей компании, если у них есть предложения по организации процесса проверки.

Некоторые отделы закупок используют более практичный подход, когда они рассматривают и подписывают контракты до тех пор, пока контракт не будет соответствовать запасным вариантам, определенным юридической группой.

А в некоторых компаниях каждый контракт должен быть рассмотрен и подписан юристом.

Здесь нет правильного и неправильного ответа, чтобы определить, что более эффективно для вашей компании.

Подписывающий орган

После того, как вы установили, кто может подписывать контракты, следующим шагом будет определение различных уровней, на которых могут быть подписаны контракты.

Например — в случае подписания контрактов в рамках закупки, вы можете настроить следующие полномочия:

. Менеджер по закупкам 00
Название Пределы полномочий
Менеджер по закупкам До 100000 долларов США
До 250 000 долл. США
Директор по закупкам До 500 000 долл. США
Финансовый директор (CFO) До 1 000 000 долл. США
Главный исполнительный директор (генеральный директор) Более 15 000 000 долларов США

5.Уровни закупочного органа

Уровни закупочного органа определяют, какая сумма разрешена на каком уровне организации до того, как платеж может быть произведен поставщику. Это применимо как к заказам на покупку, так и к оплате других расходов / счетов (без заказа на покупку).

Почему разные органы, подписывающие контракты, и закупающие органы? Если вы централизовали закупочную организацию, скажем, закупочную или юридическую. В этом случае вы все равно хотите, чтобы фактические покупки были одобрены бизнесом, чтобы они знали, на что они тратят свои деньги.

Более того, не для каждой покупки требуется контракт, поэтому необходимо определить отдельный орган по утверждению закупок.

Некоторые соображения при определении утверждающего органа.

1. Будьте проще. Если каждый раз вашим сотрудникам приходится просматривать политику, чтобы понять, откуда должно исходить одобрение, то это непросто!

2. Помните о цикле утверждения при настройке пределов полномочий на утверждение. Например, если вы настроили полномочия по утверждению таким образом, что менеджеры могут утверждать только до 5000 долларов, тогда рассмотрите стоимость отправки каждой покупки на утверждение по цепочке.

Вам необходимо сбалансировать риск и ответственность. Мы предлагаем вам посмотреть на среднюю сумму вашего заказа. Если у вас нет заказов на покупку, посмотрите на среднюю сумму счета-фактуры для платежей поставщикам (без учета заработной платы, финансовых платежей и т. Д.)

В зависимости от суммы вы можете определить порог того, что необходимо утверждать на каждом уровне . Сохраняйте простоту процесса, потому что цикл утверждения добавляет к стоимости заказа на поставку

С учетом сказанного, самый простой способ определить уровень полномочий по закупке — по названиям должностей или уровням должностей.Вот пример:

до 10 000 долларов
Уровень должности Сумма
Менеджер До 5000 долларов
Старший менеджер До 10 000
Вице-президент До 500 000 долл. США
Финансовый директор До 1 000 000 долл. США
Главный операционный директор До 2 000 000 долл. США
Генеральный директор До 20 000 90 000 долл. США 7 9309 баланс между риском и подотчетностью.Если культура вашей компании способствует подотчетности, то, во что бы то ни стало, установите более высокий лимит одобрения на каждом уровне.

Но если вы сосредоточены на контроле затрат, возможно, вы захотите определить более низкие лимиты, чтобы все покупки рассматривались на уровне директора и выше.

6. Делегирование полномочий

Назначение делегирования полномочий состоит в том, чтобы определить процесс, с помощью которого утверждающий может делегировать свои уровни полномочий на утверждение кому-то другому.

Делегирование полномочий может быть временным — например, кто-то находится в отпуске, или это может быть постоянное делегирование полномочий, например, руководитель постоянно делегирует полномочия по утверждению своему исполнительному администратору.

Вы должны иметь как минимум две вещи в делегировании полномочий

1. Процесс делегирования полномочий

2. Уровни, на которые может выполняться делегирование

Процесс делегирования прост, это стандарт процесс, которому нужно следовать, чтобы делегировать полномочия. Если у вас есть система закупок, то в большинстве систем пользователи могут делегировать свои полномочия на утверждение кому-то другому.

Если это не так, используйте простую форму делегирования полномочий.

Второй аспект делегирования — определение уровней, на которые могут быть делегированы полномочия.

Например, человек может делегировать на один уровень выше или на один уровень ниже. Идея состоит в том, чтобы гарантировать, что даже если полномочия делегированы, они делегируются на уровне, на котором человек может использовать правильное суждение для утверждения расходов.

Это означает, что менеджер может делегировать старшему менеджеру или директору, но не может делегировать вниз. Точно так же директор может делегировать свои полномочия старшему менеджеру, но не менеджеру.

7. Процесс закупок и принятые нормы

В этом разделе вы можете определить стандартный процесс закупок, которому должны следовать ваши сотрудники.

Вещи, которые должны быть рассмотрены в этом разделе

Процесс подачи заявки

В этом разделе рассказывается, как сотрудники должны подавать заявки. Если у вас есть система закупок, упомяните ее здесь. В некоторых случаях у компаний разные системы для разных типов покупок.Например, прямые заявки на материалы создаются в системе ERP, а косвенные материалы закупаются через другую систему.

Если у вас ручная система, определите требования для заявки. Например, обоснование закупки, подробные сведения о позициях, предпочтительные поставщики, связанные контракты и т. Д.

Процесс утверждения

В этом разделе рассказывается, как заявки будут утверждаться и кто должен их просматривать перед созданием заказа.

Если у вас есть автоматизированная система закупок, вы можете просто указать, что полномочия на утверждение определены в системе, и система автоматически направит заявку на утверждение на основе политики закупок.

В случае, если этот процесс не автоматизирован, вам следует проинструктировать своих сотрудников, чтобы убедиться, что расходы разрешены на правильном уровне в соответствии с корпоративной политикой расходов.

Процесс заказа на поставку

В этом разделе описывается, как заказы на закупку будут созданы и отправлены поставщику.

Если процесс полностью автоматизирован, то вы можете просто указать, что система позаботится об отправке заказов на поставку поставщикам.

Если этот процесс выполняется вручную, вы можете определить здесь процесс создания заказа на поставку.

Большая автоматизация не только приводит к упрощению процесса, но и снижает транзакционные издержки обработки заказа на поставку.

Общие заказы на закупку

Как следует из названия, общие заказы на закупку — это денежная единица, которая предварительно авторизована для поставщика.Например, поставщик средств для уборки ежемесячно выставляет вам счет за оказанные услуги. Поскольку услуги не фиксированы, счет может меняться от месяца к месяцу.

Таким образом, вместо того, чтобы создавать заказ на покупку каждый месяц, общий заказ позволяет вам авторизовать приблизительную сумму (скажем, в течение года), и поставщик может продолжать выставлять счет по этому заказу до тех пор, пока сумма не будет исчерпана.

Если ваша компания разрешает заказы на закупку, то в этом разделе должны быть определены следующие

1.Кто может оформлять общие заказы и для какого типа покупок. Например, общие заказы обычно принимаются на услуги, а не на материалы.

2. Продолжительность бланкетного заказа — существует ли максимальная продолжительность бланкетного заказа. Мы рекомендуем максимум 6 месяцев.

3. Процесс утверждения бланков, если он отличается от стандартных заявок. Некоторые компании действительно устанавливают отдельный процесс, чтобы сделать одеяла более заметными.

8. Счета-фактуры и принятые нормы

В этом разделе определяется, как компания будет принимать счета-фактуры от поставщиков.

Процесс представления счетов-фактур

В этом разделе описывается процесс, которому должны следовать поставщики, чтобы отправить счета-фактуры. То же самое применимо и к внутренним пользователям, если им нужно отправить запрос на оплату или другие счета, где заказ на покупку не применим.

Обычно существует два подхода к отправке счетов-фактур.

1. Отправьте его на адрес электронной почты, например, [email protected] Имея простой адрес электронной почты, каждый может легко запомнить адрес электронной почты.Когда ваши сотрудники общаются с вашими поставщиками, они могут попросить их отправлять счета на этот адрес электронной почты.

2. Если у вас есть решение для электронного выставления счетов, вы хотите, чтобы ваши поставщики использовали решение для электронного выставления счетов для отправки счетов. Электронное выставление счетов дает множество преимуществ, некоторые из которых мы рассмотрели в различных сценариях использования закупок для оплаты.

Независимо от того, отправляют ли ваши поставщики счета-фактуры на электронную почту или используют решение для электронного выставления счетов, вашей целью должно быть избежание бумажных счетов-фактур, чтобы вы тратили ресурсы на сканирование счетов-фактур.

Может быть невозможно постоянно получать электронные счета, например — Коммунальные услуги.

Всегда ли вам нужен заказ на поставку?

Некоторые компании имеют политику «Нет заказа на поставку, нет оплаты» — это означает, что поставщик не будет получать оплату, если счет-фактура не связан с действительным номером заказа на покупку.

Это, безусловно, лучшая практика, и мы рекомендуем вам использовать ее при настройке политики закупок.

Убедитесь, что вы доносите до конечных пользователей свои ожидания.Чтобы это работало, пользователям необходимо заранее создавать заказы на покупку, чтобы поставщики могли выставлять счета за них.

Если вы не используете заказы на покупку, то это может быть жесткая продажа.

Исключение из вышеупомянутого процесса

Не все поставщики будут иметь заказы на закупку, или вашим сотрудникам придется производить платежи, например, нормативные платежи. В этом случае четко обозначьте эти исключения, чтобы не было двусмысленности в процессе.

9. Конкурсные торги

Проще говоря, конкурсные торги — это процесс получения заявок от разных поставщиков, чтобы вы могли выбрать лучшее предложение для своей компании.Лучшее предложение не всегда означает самую низкую цену. Лучшее предложение или лучшая цена — это продукт или услуга, которые соответствуют вашим ожиданиям при минимально возможной стоимости.

Что следует определять в политике конкурентных торгов?

Пороговое значение в долларах, после которого каждая покупка должна проходить конкурсный процесс. В зависимости от требуемых средних затрат на закупку и контроля, эта сумма может составлять всего 10 000 долларов США.

Вы должны сбалансировать требования соответствия с пользовательским интерфейсом и доступными ресурсами.Если предположить, что вы используете лимит в 10 000 долларов, то есть ли у вас ресурсы, которые могут своевременно поддерживать все запросы конкурентных ставок.

— Кто будет проводить конкурсные торги, всегда ли это отдел закупок или вы хотите, чтобы заинтересованные стороны могли получать свои собственные заявки. По нашему опыту, это комбинация обоих: вы позволяете заинтересованным сторонам получать свои собственные заявки, а некоторые из них поддерживаются отделом закупок.

— Что происходит, когда конкурентное предложение невозможно? Вы должны четко определить эти сценарии, чтобы ваши сотрудники / заинтересованные стороны четко понимали, когда заявка не требуется.Вот несколько примеров:

— Продление обслуживания программного обеспечения. Обычно он поступает от производителя оборудования, поэтому возможность его отправки на торги ограничена.

Иногда у вас есть поставщик из одного источника или поставщик из одного источника. В этом случае конкурсная ставка невозможна.

Вот разница между единственным поставщиком и поставщиком с одним источником. В сценарии с одним источником доступно несколько поставщиков, но вы решили покупать продукты или услуги только у одного поставщика.Это стратегические отношения, и мы не хотим делать ставки каждый раз.

Поставщик с единственным источником — это сценарий, в котором для продукта, который вы покупаете, доступен только один источник. Это часто случается с вашими прямыми поставщиками материалов, потому что вы покупаете уникальный продукт и часто работаете с поставщиками над развитием их возможностей.

10. Этические закупки и конфликт интересов

Это важная тема, и вам следует не только потратить время на добавление ее в свою политику закупок, но и убедиться, что вы часто доводите ее до сведения заинтересованных сторон и отдела закупок.

Давайте сначала определим конфликт интересов. Значение

«ситуация, в которой интересы или цели двух разных сторон несовместимы».

Другими словами, если лицо, принимающее решение о покупке, каким-то образом собирается извлечь выгоду из транзакции покупки, то возникает конфликт интересов.

Возьмем для примера

Боб — руководитель отдела проектирования и ищет поставщика, который предоставит обработанные детали в соответствии со спецификациями компании.Он звонит в компанию Machine Parts Inc, которая принадлежит его шурину, и решает купить у него запчасти. Это конфликт интересов.

То же самое применимо и к группе закупок

Допустим, специалист по закупкам знает, что компания часто передает работу по разработке программного обеспечения на аутсорсинг. Он открывает собственный магазин и становится поставщиком компании. Это конфликт интересов.

Есть два способа избежать конфликта интересов.

  1. Не ведите бизнес в условиях конфликта интересов.
  2. Если есть конфликт интересов, то он должен быть заявлен, и лицо, у которого есть конфликт интересов, не должно участвовать в процессе оценки.

С другой стороны, этические закупки — это то, как профессионалы по закупкам должны вести себя при взаимодействии с поставщиками

Вы должны четко определить в политике, что это означает и каковы последствия нарушения политики.

Что нужно покрыть

— Должны ли специалисты по закупкам принимать приглашения поставщиков на развлекательные мероприятия (обед, ужин) во время процесса оценки.Наша рекомендация — нет, но это полностью зависит от вас.

— Могут ли профессионалы по закупкам или любое должностное лицо компании принимать подарки от продавца.

— В некоторых странах приемлема взятка от продавцов. Мы не миримся с этим и должны быть полностью запрещены.

11. Разнообразие поставщиков

Разнообразие поставщиков не является хорошей корпоративной практикой, но для вашей компании это также способ улучшить сообщество, в котором вы живете.

Вот несколько вещей, которые вы можете учесть в своей политике закупок.Если вы продвигаете разнообразие поставщиков, то вот несколько вещей, которые вы должны учесть в политике.

  1. Есть ли у вас заявленная цель по привлечению разнообразных поставщиков? При закупках в государственном секторе обычно определенный% расходов приходится на разных поставщиков. Если вы упомянули это в документе о закупочной политике.
  2. Есть ли определенная категория разнообразия поставщиков, которую вы пытаетесь продвигать? Вот некоторые из наиболее распространенных:
    1. Малый бизнес — SBE
    2. Малый бизнес с ограниченными возможностями — SDM
    3. Бизнес, принадлежащий женщинам — WBE
    4. Бизнес, принадлежащий меньшинству — MBE
    5. Бизнес, принадлежащий ветеранам — VOBE
  3. Кроме того, это будет полезно определять и сообщать о процессе привлечения различных поставщиков.Например, вы можете определить определенные категории, в которых вам нужны более разнообразные поставщики. Вы также можете разместить на своем корпоративном веб-сайте некоторые ресурсы для различных поставщиков, чтобы они могли больше узнать о вашей программе.

12. Хранение записей

Это может быть или не быть частью документа о политике закупок в вашей компании, потому что некоторые компании поддерживают отдельную политику хранения документов, которая охватывает все документы по всем направлениям.

Если вы указали это в политике, свяжитесь с вашим юридическим и налоговым отделом, и они помогут вам разобраться в политике хранения документов.

Налоги любят хранить записи о покупках для налоговых проверок и других справочных целей. Как правило, срок действия полиса 7 лет. Вот хороший источник для разных категорий и хранения записей

Источник: https://www.shredit.com/en-us/resource-centre/fact-sheets/a-document-retention-guide-from-shred-it

Соображения по поводу политики закупок

Хотя функция закупок имеет некоторые общие черты от компании к компании, она сильно зависит от характера компании и типа расходов.

То же самое и с политикой закупок. Возможно, вы сможете принять стандартный шаблон, но тогда вам нужно подумать, применимы ли эти политики к вам. Вот почему мы предоставляем вам не шаблон политики закупок, а подход и важные моменты, которые вы должны учесть в политике закупок.

С учетом сказанного, давайте рассмотрим некоторые ключевые моменты при определении политики закупок вашей компании.

1. Будьте проще

Сформулируем ли мы очевидное? Да и нет

Каждый слышал этот совет раньше, но вы будете удивлены, увидев множество политик закупок, которые полны страниц и страниц юридического жаргона и жаргона в сфере закупок.

Итак, очевидный вопрос — для кого мы пишем эту политику? Это политика для отдела закупок или для сотрудников компании?

Это для сотрудников компаний, чтобы они понимали, как вы проводите закупки в этой компании.

Итак, если вы думаете, что ваши сотрудники будут читать страницы и страницы документа о политике закупок, чтобы понять, как что-то покупать, удачи в этом!

Вот несколько советов по сохранению простой политики закупок

Кратко и лаконично

Держите политику закупок как можно короче.Насколько коротко?

Мы рекомендуем не более 6-8 страниц. Этого должно быть достаточно, чтобы сообщить все, что вы хотите сказать о своей политике закупок. У нас нет никаких научных данных, подтверждающих это, но исходя из нашего опыта, это оптимальная длина.

Используйте простой язык

Не используйте жаргон в документе, используйте обычный язык. Например, вместо того, чтобы говорить RFI или RFP, вы можете сказать, что мы разошлем его для предложения различным поставщикам.

Ограничьте использование жаргона.

Хороший способ проверить плотность жаргона — попросить специалиста, не связанного с финансами и закупками, отредактировать политику.

Это поможет вам избавиться от ненужного жаргона в документе.

Приведите примеры

Вы можете значительно повысить вероятность принятия политики закупок, предоставив примеры для каждого из сценариев.

Например, если вы говорите об единственном источнике (если есть единственный поставщик, который может удовлетворить ваши потребности), то приведите пример, где это применимо в вашей компании.Допустим, у вас уже есть единственный поставщик исходного кода для данной категории или виджета, а затем используйте этот пример.

Аналогично, если вы говорите об этичной покупке и конфликте интересов. Приведите гипотетический пример. Например, Боб отвечает за покупку услуг по уборке и уборке. Покупка его у компании, совладельцем которой он является, а его жена — генеральным директором, является конфликтом интересов.

Ваши сотрудники должны понимать оптику ситуации с других точек зрения, чтобы лучше относиться к таким вопросам.

2. Сначала внедрение и внедрение

Политика бесполезна, если политика не может быть легко принята вашими сотрудниками или не может быть реализована.

Мы объясним несколько примеров.

Задача внедрения

Допустим, в рамках политики закупок вы определили новый набор уровней авторизации для утверждения покупок.

Таким образом, в настоящее время у вас может быть простой процесс утверждения покупки, в котором утверждение всегда исходит от менеджера, но теперь ваш новый процесс требует утверждения для различных заинтересованных сторон на основе общих затрат.Вы также включили новое требование утверждения закупок.

Можно ли легко внедрить этот новый процесс утверждения?

Да, если у вас есть система закупок с гибкой поддержкой рабочего процесса.

Нет, если у вас есть процесс утверждения вручную, и теперь пользователям остается интерпретировать процесс утверждения.

Это всего лишь один пример, но нет необходимости говорить, что жесткая политика закупок не поможет, если ее невозможно реализовать.

Проблема принятия

Мы говорили о приведенных примерах, поэтому вот еще один пример

Допустим, ваша компания решила внедрить политику «Нет заказа на покупку — нет оплаты».Проще говоря, каждая покупка должна быть оформлена до того, как поставщику будет произведена оплата.

Ваша организация привыкла просто звонить поставщикам и просить их отправить счет на оплату. Итак, есть ли у вас проблема усыновления?

Похоже так. Как это преодолеть?

Вы можете вносить изменения постепенно в течение определенного периода времени. Например, сначала переместите пользователей кредитной карты в заказ на закупку всех материальных позиций, а затем перейдите к заказам на обслуживание на следующем этапе.

Это также должно поддерживаться соответствующими системами, чтобы облегчить жизнь вашего пользователя. Создавая каталоги и автоматизируя заказы на покупку, вы можете легко обеспечить простой процесс создания заказов на покупку.

3. Связь

Большинство отделов закупок ожидают, что каждый сотрудник должен знать политику закупок компании.

Наличие политики закупок не означает, что люди ее читают!

Вы должны постоянно доводить политику закупок до сведения ваших сотрудников, особенно новых сотрудников.

Мы предлагаем вам создать шпаргалку (не более одной страницы), в которой перечислены ключевые области, о которых вы хотите, чтобы ваши сотрудники знали. Как минимум, у вас должны быть следующие

1. Утверждения закупок

2. Потребность в заказах на закупку

3. Ограничения на авторизацию контрактов и кто может подписать контракт.

Чтобы обеспечить принятие политики, регулярно контактируйте со своей базой сотрудников с помощью электронной почты, обедов, обучающих мероприятий и т. Д.

Для новых сотрудников — поговорите со своим отделом кадров и посмотрите, можно ли ввести шпаргалку по закупкам в руководство по адаптации или обучению сотрудников.

Принятие политики закупок требует постоянного общения и напоминаний.

Еще одна вещь: постоянно ищите обратную связь о том, как работает политика, и учитывайте эту обратную связь. Вы, как владелец полиса, не будете знать все сценарии закупок, поэтому постоянно запрашивайте отзывы и улучшайте политику закупок.

4. Требования к ресурсам

Есть ли у вас достаточный персонал для поддержки вашей политики закупок?

Политика закупок — отличное начало, но убедитесь, что у вас достаточно персонала для поддержки вашей политики закупок.

Допустим, вы реализуете политику ставок как часть политики закупок. Политика конкурса определяет процесс оценки поставщиков.

Теперь одно из требований к ставке состоит в том, что каждая покупка на сумму, превышающую x $, должна сопровождаться процессом 3 ставки и покупки. Это означает, что у вас есть как минимум 3 заявки от разных поставщиков, прежде чем вы сможете принять решение.

Допустим, все идет по вашему плану, и теперь все следуют процессу 3 ставки.

Достаточно ли у вас членов команды закупок для поддержки нового процесса торгов?

Есть ли у вас соглашение об уровне обслуживания, определенное с заинтересованными сторонами, в течение какого времени вам нужно вернуться к ним?

Все это практические соображения, чтобы убедиться, что то, что вы публикуете, полностью принимается вашими сотрудниками.

Если у вас недостаточно данных, чтобы понять потребности в ресурсах, сделайте обоснованное предположение. Другой подход заключается в том, чтобы начать с малого, например, установить более высокую сумму, при превышении которой необходимо следовать процессу предложения.

Мы надеемся, что это упражнение поможет вам продумать различные сценарии и придумать практическую политику, которую легко реализовать и адаптировать.

5. Намерение и контроль

При определении корпоративной политики закупок, также называемой корпоративной политикой расходов, вы должны сосредоточиться на двух вещах

1.Какова цель каждой политики в политике закупок

2. Какие средства контроля доступны или какие средства контроля необходимо внедрить для обеспечения соответствия

Вот почему они важны

По нашему опыту, сотрудники принимают политику, когда понимают намерение, стоящее за этим. Если просто попросить их что-то сделать без объяснения необходимости, это не приведет к желаемому уровню принятия.

Возьмем пример. Политика ставок, обеспечивающая максимально возможную ставку.

Если вы внедряете политику предложения цены, большинство сотрудников рассматривают это как контроль со стороны корпорации и ненужные задержки для них при принятии решений о выборе поставщика

Однако вы должны сделать все возможное, чтобы объяснить цель политики в письменной или словесное общение.

Например, цель политики проведения торгов состоит в том, чтобы дать возможность объективной оценки поставщиков, чтобы получить лучшую сделку для бизнеса и компании. Мы достигаем этого путем проведения формального процесса оценки.Наш процесс гибок и адаптируется к вашим потребностям, поэтому мы можем позволить вам принимать более быстрые и точные решения по выбору поставщика.

Теперь поговорим о контроле. Под контролем мы подразумеваем методы, процедуры, инструменты и т. Д., Которые можно использовать для реализации и отслеживания соблюдения политики закупок.

Продолжим приведенный выше пример политики ставок.

Вы объяснили сотрудникам намерение, но у вас есть возможность убедиться, что они следуют политике.

Если у вас есть система закупок , которую необходимо использовать для покупок чего-либо в компании, вы можете создать рабочий процесс утверждения, чтобы гарантировать, что все покупки проверяются путем закупки для обеспечения соблюдения.

Другой механизм контроля — это политика запрета покупок и оплаты. Это гарантирует, что заказ на поставку всегда создается. Мы предполагаем, что у вас есть средства управления для проверки всех заказов на поставку перед их отправкой поставщику.

Намерение и контроль идут рука об руку. Возможно, вы сможете объяснить намерение, но без компенсирующего контроля вы не добьетесь стопроцентного соблюдения правил закупок.

Заключение

Мы рассмотрели множество вопросов в этом руководстве, мы могли бы очень хорошо назвать это шаблоном и назвать это шаблоном политики закупок.

Причина, по которой мы этого не сделали, заключается в том, что очень важно понимать цель политики и то, что работает для вашей организации. Как только вы поймете цель политики и механизма контроля, вы легко сможете определить простую политику, не содержащую жаргона и понятную вашим сотрудникам.

Нет смысла использовать политику закупок с низким уровнем принятия или без него.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *