Можно ли хранить копии документов в личном деле работника: хранение копий документов работника — Дайджесты новостей

Что можно, а что нельзя хранить в личном деле сотрудника

У каждой компании есть личные дела всех сотрудников. Они представляют собой пакеты документов с обязательной документацией, связанной с трудовой деятельностью. Такие документы хранятся в отделе кадров, и бухгалтер несёт за них персональную ответственность. Однако часто в личные дела попадают документы, не имеющие отношения к работе или вовсе запрещённые для хранения. Часто причина тому принцип: «Собрать всё, что можно — пусть будет».

Давайте разберемся, что разрешено хранить в личном деле сотрудника, а что нельзя.

Можно

К документам, необходимым для хранения относятся те, что напрямую связаны с трудовой деятельностью. Папка может пополняться по мере поступления новых бумаг. Пакет документов содержит в себе:

• трудовой договор,
• приказы (приемы, переводы, поощрения и т.д.),
• соглашение о неразглашении сведений,
• доклады и объяснительные записки.

Все документы кадровый работник подшивает в папку в хронологическом порядке и составляет опись.

Нельзя

Не храните в личном деле копии личных документов сотрудника, которые не связаны с работой. Это лишняя бумага. Также нельзя хранить в личном деле копии документов, которые содержат персональные данные сотрудника. К ним относятся:

• паспорта,
• свидетельство ИНН,
• СНИЛС,
• диплом об образовании,
• военный билет,
• свидетельство о заключении или расторжении брака, рождении ребенка.

Их наличие в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Сбор такой информации без согласия человека запрещён.

Эти документы кадровый работник проверяет, вносит данные в личную карточку и возвращает сотруднику (ст. 65 ТК).

Кроме того, их хранение нарушает нормы Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Что бы хранить копии личных документов, необходимо получить согласие физических лиц.

Что делать если трудовая инспекция или ИФНС, ФСС, ПФР и т.д. запрашивают у работодателя документы, необходимые при проверке?

Без согласия сотрудника работодатель не вправе хранить копии документов, которые содержат его персональные данные. В ответ проверяющим органам направьте письмо в произвольной форме, по какой причине данных документов нет. Суды подтверждают, что работодатели не обязаны предоставлять копии личных документов.

Анна Данькова — эксперт по заработной плате проекта «Зарплата 360°»

Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более пяти лет.

Читайте другие статьи автора в нашем блоге:

 

О хранении в личном деле (кадры) документов с учетом требований по защите персональных данных — НТВП Кедр

Распечатать

Вопрос:

Какие документы (или копии) следует хранить в кадровом (личном) деле, учитывая новые требования по ответственности за персональные данные сотрудников

 

Ответ юриста

Действующее законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел лишь для некоторых категорий работников (государственных, муниципальных служащих).

При этом действующее законодательство не содержит положений, устанавливающих обязанности по формированию личных дел для коммерческих организаций. Следовательно, работодатель (ООО) вправе осуществлять ведение личных дел работников самостоятельно, определяя порядок формирования личных дел и требования к их ведению с учетом положений законодательства о персональных данных работников (Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»).

Персональные данные — любая информация, прямо или косвенно относящаяся к субъекту персональных данных — определенному или определяемому физическому лицу (фамилия, имя, отчество; пол, возраст; место жительства и пр.), а под обработкой персональных данных понимается любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием или без использования средств автоматизации, с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных (ст. 3 Федерального закона N 152-ФЗ).

Работодатель осуществляет обработку персональных данных работника в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества. Работники должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (ст. 86 Трудового кодекса РФ).

При этом порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов (ст. 87 ТК РФ).

Учитывая положения ст. 88 ТК РФ, работодатель осуществляет передачу персональных данных работника в пределах одной организации в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись. Однако в трудовом законодательстве не содержится ответа на вопрос о том, в каком именно документе должен устанавливаться порядок хранения, передачи и использования персональных данных работников. В связи с этим возможно принятие работодателем локального нормативного акта, устанавливающего порядок хранения, передачи и использования персональных данных работников (положение и пр.).

{Вопрос: …Установлена ли обязанность для организаций по снятию и хранению копий СНИЛС для формирования личных дел работников? (Консультация эксперта, 2017) {КонсультантПлюс}}

Также сообщаем, что действующим законодательством не установлен перечень документов, которые обязательно должны быть в личном деле работника. Такой перечень определяется работодателем самостоятельно по своему усмотрению.

{Вопрос: Какие документы должны быть в личном деле сотрудника? Обязательна ли фотография в личном деле? («Сайт «Онлайнинспекция.РФ», 2017) {КонсультантПлюс}}

По нашему мнению, в перечень документов, составляющих личное дело, входят: заявление работника о приеме на работу, экземпляр работодателя трудового договора, приказы, оформленные в отношении конкретного работника при осуществлении трудовых отношений, и его заявления, трудовая книжка, копии документов, оформляемых работодателем при трудоустройстве работника впервые (если это имело место быть), копии документов, содержащих персональные данные работников (копии свидетельства о постановке на налоговый учет, свидетельства о регистрации в системе ОПС и т.д.), и иные документы, связанные с работой конкретного работника.

{Вопрос: Обязана ли организация-работодатель вести личные дела работников? (Консультация эксперта, 2012) {КонсультантПлюс}}

Таким образом, нормами действующего законодательства порядок ведения личного дела работника не установлен. По нашему мнению, работодатель вправе хранить копии документов работника (копии паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) в его личном деле при условии, что он получит от него согласие на хранение и обработку персональных данных.

Подборка документов:

Вопрос: Обязана ли организация-работодатель вести личные дела работников? (Консультация эксперта, 2012) {КонсультантПлюс}

Вопрос: …Можно ли хранить данные копии российского и заграничного паспортов в личном деле работника? Нужно ли согласие работника на это? (Консультация эксперта, 2014) {КонсультантПлюс}

Вопрос: …Установлена ли обязанность для организаций по снятию и хранению копий СНИЛС для формирования личных дел работников? (Консультация эксперта, 2017) {КонсультантПлюс}

Вопрос: Можно ли хранить в личном деле в бумажном виде копии документов работника: паспорта, СНИЛС, трудовой книжки и др.? («Сайт «Онлайнинспекция.РФ», 2017) {КонсультантПлюс}

Статья: Документы с персональными данными в архиве (Кожанова Е.) («Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2017, N 7) {КонсультантПлюс}

Форма: Опись документов личного дела работника (образец заполнения) (Подготовлен специалистами КонсультантПлюс, 2017) {КонсультантПлюс}

 

Разъяснение дано в рамках услуг «ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ» консультантом по правовым вопросам ООО НТВП «Кедр-Консультант» Макшаковым Игорем Борисовичем, октябрь 2017 г.

При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс.

Данное разъяснение не является официальным и не влечет правовых последствий, предоставлено в соответствии с Регламентом ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ (www.ntvpkedr.ru).

Будет ли нарушением порядка обработки персональных данных хранение работодателем в личном деле работника копий документов работника

Работодатель в период трудовых отношений хранит следующие документы сотрудников:

— копия паспорта;

— копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

— копии документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

— копии документов об образовании и (или) о квалификации и наличии специальных знаний или специальной подготовки;

— копии документов, подтверждающих право работника на социальные льготы;

— копии документов о поощрении и награждении (государственные, ведомственные, корпоративные)?

Ни нормами Трудового кодекса РФ, ни нормами Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ) не установлено прямого запрета на копирование работодателем документов, предоставляемых работником при приеме на работу и в процессе трудовой деятельности, а также на хранение работодателем копий этих документов. Вместе с тем указанные документы содержат персональные данные работника, а действия работодателя по копированию документов работника и хранению копий этих документов подпадают под понятие «обработка персональных данных» (ст. 3 Закона N 152-ФЗ). Таким образом, само по себе наличие у работодателя копий документов работников не нарушает законодательство, если работодателем соблюдаются требования законодательства, предъявляемые к сбору и хранению персональных данных работников.

Статья 86 ТК РФ предоставляет работодателю право обрабатывать персональные данные работника исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

В соответствии с ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ обработка персональных данных может осуществляться только в установленных данной статьей случаях. Одним из таких случаев является получение от субъекта персональных данных согласия на их обработку (п. 1 ч. 1 указанной статьи). Буквальное толкование данной нормы позволяет заключить, что в иных случаях получение согласия на обработку персональных данных не требуется. В частности, п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ допускает обработку персональных данных в случаях, когда такая обработка необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Также согласно п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ допускается обработка персональных данных, если она необходима, в частности, для достижения целей, предусмотренных международным договором РФ или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством РФ на оператора функций, полномочий и обязанностей.

Согласно ч. 1 ст. 9 Закона N 152-ФЗ согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным. По смыслу разъяснений Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 14.12.2012 «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве» конкретным и информированным является такое согласие субъекта персональных данных, которое содержит информацию, позволяющую однозначно сделать вывод не только об объеме обрабатываемых персональных данных и способах обработки с указанием действий, совершаемых с персональными данными, но и информацию о целях обработки таких данных.

Ограничение обработки персональных данных достижением конкретных, заранее определенных и законных целей и недопустимость обработки персональных данных, не совместимой с целями их сбора, является одним из принципов обработки персональных данных. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки (ч.ч. 2, 5 ст. 5 Закона N 152-ФЗ).

Обобщая указанные нами нормы, мы приходим к выводу о том, что для законного хранения копий указанных в вопросе документов работодатель должен обеспечить одновременное соблюдение следующих условий:

— от работника должно быть получено согласие на хранение его персональных данных, указанных в копиях документов, необходимость обработки которых не обусловлена достижением целей, поименованных в пунктах 2-11 ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»;

— работодателем должны быть заранее определены конкретные цели хранения персональных данных, содержащихся в копиях документов работников, при этом такие цели не должны противоречить законодательству;

— объем персональных данных, указанных в копиях документов работника, не должен превышать объем данных, которые работодателю необходимо использовать в соответствии с заявленными целями обработки.

Как показывает судебная практика, при хранении копий документов, предоставленных работниками при приеме на работу или в процессе их трудовой деятельности, высока вероятность возникновения претензий со стороны контролирующих органов в связи с избыточностью обрабатываемых работодателем персональных данных работников. Так, суды признают незаконным хранение работодателем копий документов работников, в частности, копии паспорта, копии военного билета, копии свидетельства о рождении ребенка, копии свидетельства о браке и иное даже при наличии согласия работника на обработку его персональных данных (смотрите, например, решения Арбитражного суда Ростовской области от 14.11.2013 N А53-12557/2013, от 30.07.2013 по делу N А53-10287/2013, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/13, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 17.12.2013 N 15АП-16132/13, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.10.2013 N 15АП-15175/13).

Поскольку в вопросе Вами не представлена информация о заявленной работодателем цели обработки персональных данных, оценить правомерность хранения каждой из них с точки зрения соблюдения работодателем положений законодательства о защите персональных данных не представляется нам возможным.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Трошина Татьяна

Информационное правовое обеспечение ГАРАНТ

Многоканальный телефон: (347) 292-44-44

Имеет ли сотрудник право на копию своего личного дела? | Работа

Автор Chron Contributor Обновлено 9 октября 2020 г.

У вас могут быть сотрудники, которым нужны копии всех подписанных ими документов, от их заявлений о приеме на работу до выбранного ими группового плана медицинского страхования. Или у вас могут быть сотрудники, которые захотят проверить, что вы помещаете в их личные дела, после каждого дисциплинарного взыскания или оценки эффективности.

Независимо от того, почему вашим сотрудникам нужны копии своих записей, в ваших интересах знать федеральные законы и законы штата, а также передовые методы работы с кадрами для обработки запросов сотрудников о копиях их кадрового дела.

Основы федерального закона

Федеральные законы устанавливают некоторые требования к ведению документации, например, данные, требуемые в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах. Независимо от размера компании — малый бизнес или крупный конгломерат — работодатели обязаны вести определенные записи.

Согласно Министерству труда США, работодатели должны хранить информацию о заработной плате не менее трех лет, включая отработанные часы, методы составления таблиц, перевод налога на заработную плату и личную информацию о сотрудниках, такую ​​как идентификационный номер налогоплательщика, дату рождения, род занятий и пол. .Но нет федерального закона, который бы гарантировал права сотрудников на записи в личном деле или в любые другие записи в личном деле их работодателя. Согласно федеральному закону, ваши сотрудники не имеют права на получение копии своего личного дела.

Особенности законодательства штата

Законы штата различаются в зависимости от доступа сотрудников к их личным файлам. В некоторых штатах ничего не говорится о том, должны ли вы публиковать информацию в файлах занятости. Это оправдывает работодателей, которые считают, что кадровый учет является частной собственностью компании.Частная собственность означает, что доступ к данным о занятости имеют только работодатель и его агенты, а не отдельные сотрудники.

С другой стороны, законы некоторых штатов кодифицируют требования к раскрытию личных дел сотрудников. Требования варьируются от письменного запроса на письменное заявление о выдаче документов сотрудника в рабочее время по цене 25 центов за страницу для копирования документов.

Согласно NOLO, в Коннектикуте сотрудник может просматривать свое личное дело до двух раз в год; Закон штата Делавэр гласит, что работодатель может потребовать, чтобы сотрудники делали письменный запрос на материалы кадрового дела, которые должны включать в себя конкретные документы, которые сотрудник хочет просмотреть.Законы штата, касающиеся кадровых досье, распространяются на всех работодателей, а не только на крупные организации; малые предприятия также обязаны соблюдать законы штата.

Официальная жалоба

В некоторых случаях государственное или федеральное правоохранительное агентство может потребовать предоставления личного дела сотрудника на основании официальной жалобы на компанию. Например, если сотрудник утверждает, что компания, в которой он работает, не сообщает всю ее заработную плату, Министерство труда США может потребовать, чтобы работодатель сотрудничал с правительственным расследованием, предоставив копии личного дела сотрудника.Комиссия США по равным возможностям трудоустройства — еще одно правоохранительное учреждение, имеющее право требовать предоставления кадровых данных сотрудников при расследовании формального обвинения в дискриминации.

Creative Record Solutions

Многие работодатели предоставляют работникам копии документов, которые хранятся в их кадровом архиве. Причина в том, что работодатели понимают, что некоторые сотрудники предпочитают вести файлы, касающиеся личного бизнеса, и им нужны копии всех файлов, относящихся к их работе.Некоторые сотрудники также позволяют персоналу запрашивать копию политик руководства для сотрудников по мере их обновления.

Если вы обнаружите, что ваши сотрудники постоянно запрашивают доступ к своим кадровым записям, настоятельно рекомендуйте им создавать личные файлы, в которых они хранят такие документы, как формы подтверждения работника, квитанции о заработной плате, информацию о льготах и ​​отчеты о производительности. Это экономит время и деньги как для вашей компании, так и для сотрудников отдела кадров.

Что должно быть в досье сотрудника?

Как работодатель, вы обязаны хранить записи в личном деле сотрудников.От документов о новом найме до информации о заработной плате — есть множество документов (и некоторая конфиденциальная информация), которые вам нужно надежно хранить и иметь под рукой. Итак, что должно быть в досье сотрудника?

Что должно быть в досье сотрудника?

Хранение документов сотрудников является обязательным условием, если вы хотите оставаться организованным, соответствовать требованиям законодательства и принимать решения (например, повышать ставки). Но по закону вы не можете объединить всех записей ваших сотрудников в один файл, даже если они относятся к одному и тому же сотруднику.Существуют некоторые требования к разделению информации по личному делу. Не говоря уже о том, что вам может потребоваться хранить одни записи дольше, чем другие.

Для каждого сотрудника необходимо хранить множество различных документов. И в зависимости от типа файла и от того, является ли он конфиденциальным, вам может потребоваться хранить его отдельно от других файлов. Вот что обычно следует хранить в досье каждого сотрудника:

• Основной файл
  • Информация перед приемом на работу
  • Личная информация
  • Формы для конкретных предприятий
  • Записи об исполнении работ
  • Информация о прекращении службы / увольнении, если применимо
• Конфиденциальная информация
  • Заработная плата
  • Информация о льготах
  • Медицинская карта
  • Форма I-9
  • Информация о прямом депозите

Кадровое дело главного сотрудника

Вести досье на каждого сотрудника, включая уволенных сотрудников.Основное досье сотрудника должно содержать номер , а не , содержать какую-либо конфиденциальную информацию или формы, такие как номер социального страхования сотрудника или форма I-9. Вместо этого они помещаются в отдельные файлы (о которых мы поговорим позже).

Главный файл сотрудника должен содержать основную информацию, такую ​​как предварительная информация о приеме на работу и подписанные формы подтверждения. Посмотрите, что нужно включить в основной файл сотрудника ниже.

Информация перед приемом на работу

Когда вы нанимаете сотрудника, лучше всего хранить определенную информацию перед наймом для каждого сотрудника.Таким образом, вы можете вернуться к нему при необходимости. Когда вы проходите собеседование и процесс приема на работу кандидата, вы обычно получаете от него следующую информацию:

• Заявление о приеме на работу
• Резюме
• Примечания к интервью
• Ссылки
• Рекомендательные письма

Когда вы нанимаете сотрудника, храните указанную выше информацию в надежном месте в его личном деле. Кроме того, храните другие документы о приеме на работу (например, письмо с предложением) и храните их отдельно от информации перед приемом на работу.И имейте в виду, что некоторые формы приема на работу и информация должны оставаться конфиденциальными (например, форма I-9).

Личная информация

Хотя вы не должны хранить личную информацию, такую ​​как SSN сотрудника, в личном деле сотрудника, вы должны хранить некоторую личную информацию в легкодоступном месте.

Пара фрагментов личной информации, которую вы можете сохранить в файле персонала, включают:

• Контактная информация сотрудника (имя, адрес и номер телефона)
• Контактная информация для экстренных случаев

Формы для бизнеса

В зависимости от вашего бизнеса вы можете потребовать от сотрудников подписать определенные формы подтверждения, когда они начнут работать на вас.Эти подписанные документы следует хранить в личном деле каждого сотрудника для надежного хранения.

Вот несколько форм подтверждения, которые вам, возможно, потребуется собрать и сохранить:

Производительность

Раздел досье вашего сотрудника должен включать информацию об эффективности его работы. Чтобы оценить эффективность работы ваших сотрудников, ведите следующие записи для каждого сотрудника:

• Описание должности
• Оценка и проверка работы
• Записи посещаемости
• Смена должностей и повышение по службе
• Информация об обучении
• Предупреждения и / или другие дисциплинарные меры, если применимо

Информация о увольнении / увольнении

Если вы увольняете сотрудника или сотрудник увольняется из вашей компании, обязательно сохраните это в личном деле сотрудника.Если вы и ваш сотрудник расходитесь, сохраните в его записи следующую информацию:

• Выходное собеседование
• Информация об увольнении (например, причина, по которой сотрудник уволился или был уволен)
• Последний день работы
• Заявление об увольнении сотрудника, если применимо
• Прочие документы о выходе

Конфиденциальная информация

Опять же, некоторые файлы сотрудников являются конфиденциальными и должны храниться отдельно от основных файлов. В соответствии с федеральными законами не храните конфиденциальную информацию о сотруднике в основном файле сотрудника.Вместо этого храните записи в отдельном и безопасном месте. Таким образом, они не попадут в чужие руки.

Записи, которые вы должны хранить в тайне, включают:

• Заработная плата
• Информация о пособиях
• Медицинская документация
• Форма I-9
• Прочие прочие конфиденциальные записи

Заработная плата

Записи о заработной плате сотрудников включают все, что связано с оплатой труда сотрудника. Это может включать:

• Ставка заработной платы
• Сверхурочная работа
• Дополнительная заработная плата, например, премии и комиссии
• Корешки заработной платы
• Формы удерживаемого налога (например,g., форма W-4 и форма W-4)
• Информация о возмещении расходов
• Поднимите документацию
• Сроки выплаты заработной платы
• История расчета заработной платы
• Пополнения заработной платы
• Временные карты
• Отработанные часы
• Оставшееся время off

Поскольку ведомости заработной платы переполнены личной информацией, храните их отдельно от других файлов сотрудников.

Информация о льготах

Если вы предлагаете льготы сотрудникам на своем предприятии, вам необходимо хранить записи в конфиденциальном файле.И вам необходимо хранить их отдельно от других файлов (например, ведомостей заработной платы).

Если вы предлагаете льготы своим сотрудникам, сохраните в записи каждого сотрудника следующую информацию:

• Информация о льготах (например, здоровье, зрение, стоматология и т. Д.)
• Формы регистрации на льготы
• Формы отказа от льгот

Медицинские записи

Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) требует, чтобы медицинские записи сотрудников были отделены от других записей сотрудников.Храните медицинские записи каждого сотрудника как часть их основного файла, в том числе:

• Формы и запросы Закона о семейном отпуске по болезни (FMLA)
• Справки врача
• Медицинские осмотры
• Отпуска
• Требования о компенсации рабочим
• Заявления о нетрудоспособности
• Заявки на размещение
• Результаты тестов на наркотики
• Записи о травмах

Форма I-9

Форма I-9 «Подтверждение права на трудоустройство» — это форма, подтверждающая, что вашим сотрудникам разрешено работать в США по закону.Когда вы нанимаете сотрудника, вы собираете эту форму вместе с другими документами о приеме на работу, такими как Форма W-4.

Служба гражданства и иммиграции США (USCIS) рекомендует хранить Формы I-9 отдельно от основного файла и конфиденциального файла. Храните формы I-9 всех ваших сотрудников в одном файле, чтобы у вас был легкий доступ ко всем из них в случае проверки.

Разные конфиденциальные записи

Помимо хранения вышеуказанных файлов отдельно от другой документации, вам может потребоваться конфиденциальное хранение других записей сотрудников, например:

• Формы прямого депозита и банковская информация
• Проверка данных
• Записи расследований
• Записи о равных возможностях сотрудников (EEO) (e.г., бланки самоидентификации)

Зачем нужно вести учет сотрудников?

Так что же такого особенного в ведении учета сотрудников? Что ж, в некоторых случаях этого требует закон. А в других случаях может быть хорошо, если информация будет у вас под рукой. Взгляните на несколько причин, по которым поддержание порядка в файлах сотрудников так важно.

1. Помогает в принятии решений

Работодатели должны принимать решения, например, о повышении, повышении и понижении в должности.Наличие записей сотрудников, таких как обзоры производительности, учет рабочего времени и посещаемости, и аналогичная информация, помогает облегчить принятие этих решений.

2. Соблюдение федеральных, государственных и местных законов.

Как владелец бизнеса вы обязаны соблюдать определенные федеральные, государственные и местные нормы. Например, IRS и FLSA требуют, чтобы вы хранили информацию о заработной плате в течение определенного периода времени.

Чтобы соответствовать законам, держите под рукой такую ​​информацию, как удержание налогов, информацию о заработной плате и другие соответствующие формы.

3. Организует ваши записи

Вообще говоря, вы должны вести учет сотрудников, чтобы оставаться организованным. Ваши сотрудники подписывают множество различных форм во время процесса адаптации и открытой регистрации.

Если вы потеряете эти записи, у вас больше не будет доказательств того, что ваши сотрудники признали соглашения. Если будет судебный процесс или аудит IRS, вам могут грозить штрафы, штрафы и судебные сборы без подтверждения признаний сотрудников.

Хранение записей сотрудников помогает хранить все эти документы в порядке и порядке на тот случай, если они вам понадобятся позже.

Как организовать кадровое дело сотрудников

Для организации и хранения кадровых записей сотрудников вы можете хранить бумажные файлы или вести безбумажные записи. Независимо от того, как вы храните свои записи, убедитесь, что они в безопасности (особенно конфиденциальные).

Храните бумажные файлы в надежном месте, например в запертом шкафу для документов, и ограничьте доступ к бумажным копиям. Убедитесь, что у каждого сотрудника есть собственный файл, чтобы не перепутать записи. И, конечно же, отделите основные файлы сотрудников от конфиденциальных файлов.

Если вам не нравится хранить бумажные документы, вы можете выбрать безбумажный путь. Сохраняйте безбумажные файлы сотрудников, сканируя и загружая бумажные документы на устройство, например компьютер. Если вы используете программное обеспечение для управления персоналом, вы можете безопасно хранить файлы своих сотрудников в облаке и автоматически создавать резервные копии ваших файлов.

Что бы вы ни делали, убедитесь, что у вас есть способ сделать резервную копию ваших файлов на случай, если они будут повреждены или потеряны (например, наводнение или сбой вашего компьютера).

Могут ли сотрудники получить доступ к своим файлам?

В какой-то момент вашим сотрудникам может потребоваться доступ к файлам своих сотрудников. В большинстве штатов есть особые законы, касающиеся юридических прав сотрудников на доступ к своим файлам и изготовление копий документов.

По большей части сотрудникам разрешен доступ к своим файлам, если они сделают запрос. Обратитесь в департамент труда вашего штата, чтобы узнать о ваших требованиях и конкретных правилах.

Как долго вам нужно хранить файлы сотрудников?

По закону вы обязаны хранить файлы сотрудников в течение определенного времени.Продолжительность может варьироваться в зависимости от типа записи и требований к ведению документации в вашем штате. Вот как долго вам обычно нужно хранить файлы сотрудников:

• Предварительные записи о приеме на работу : Федеральным стандартом является один год после того, как вы наняли кого-то (включая кандидатов, которых вы не нанимаете). Во многих штатах от вас требуется хранить документацию перед приемом на работу не менее трех лет
• Информация о проверке биографических данных : один год
• Заработная плата (например,, выплаченная заработная плата) : три года
• Таблицы рабочего времени и графики работы : два года
• Информация, связанная с производительностью : один год после увольнения сотрудника из компании
• Медицинская карта : три года после увольнения сотрудника компания
• Отчет о выплате пособий : три года после увольнения сотрудника из компании
• Форма I-9 : три года после приема на работу или один год после прекращения его работы, в зависимости от того, что наступит позже
• Занятость налоговые документы (например,g., формы W-4) : четыре года
• Записи о несчастных случаях и травмах : пять лет
• Записи о прекращении службы / прекращении службы : один год

Вы можете хранить записи дольше, чем требуется. В конце концов, нельзя быть слишком осторожным. Например, вы должны вести учет заработной платы не менее трех лет. Но вы можете хранить их еще дольше, если хотите.

Имейте в виду, что некоторые из вышеуказанных временных рамок могут быть длиннее или короче в зависимости от требований вашего штата.Уточняйте у своего штата, как долго хранить файлы сотрудников.

Ищете простой и безопасный способ хранения файлов ваших сотрудников? Программное обеспечение Patriot HR, дополнение к нашей онлайн-ведомости для расчета заработной платы — идеальное решение. С помощью Patriot’s HR вы можете надежно хранить все записи и документы своих сотрудников в Интернете. И мы упоминали, что он интегрируется с нашим программным обеспечением для расчета заработной платы? Попробуйте оба бесплатно сегодня!

Эта статья была обновлена ​​с момента ее первоначальной публикации 25 ноября 2015 г.

Это не является юридической консультацией; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

Кадровое дело — Закон штата

Ни один федеральный закон не предоставляет сотрудникам право проверять свои личные дела. Однако в каждом штате действуют свои законы, касающиеся возможности сотрудника получать доступ к личным файлам; только перечисленные ниже штаты гарантируют сотрудникам право доступа к их личным файлам. Работодатели также могут иметь свои собственные политики, регулирующие доступ сотрудников к файлам персонала.Обычно сотрудники могут, по крайней мере, просматривать свои личные дела и делать записи о документах, содержащихся в файле.

Ниже перечислены законы штата, касающиеся доступа к файлам персонала и того, что работодатель обязан предоставлять сотрудникам, запрашивающим доступ.

Аляска
Калифорния
Коннектикут
Делавэр
Флорида
Иллинойс
Айова
Луизиана
Мэн
Миначусетс Миначусетс Миначусетс Миначусетс Миначусетс
Северная Каролина,
, Огайо,
, , , Орегон,
, , , Пенсильвания,
, , , Род-Айленд,
, Южная Каролина,
, , , Вашингтон,
, , , Висконсин, ,

,

, , штат Аляска. кадровые документы сотрудников, которые ведет их работодатель.Сотрудникам и бывшим сотрудникам разрешается просматривать и копировать файлы персонала, а сотрудники могут просматривать записи в обычное рабочее время в соответствии с разумными правилами. По запросу работодателя работник оплачивает копии записей.

Калифорния

В штате Калифорния каждый нынешний сотрудник или его или ее представитель имеет право проверять и получать копию своей кадровой документации, которая ведется их работодателем. После письменного запроса сотрудника или агента сотрудника работодатель имеет до 30 дней для представления документов, если запрашивающая сторона не согласовала более поздний срок.Все работодатели подчиняются закону о государственных кадрах. Сотрудники имеют право проверять свои файлы через разумные промежутки времени и проверять любые кадровые записи, относящиеся к работе или рассмотрению претензий. Сотрудники могут просматривать записи во время перерыва или в нерабочее время. Если записи хранятся за пределами предприятия или работодатель не делает их доступными на рабочем месте, сотруднику должно быть разрешено просматривать их на месте хранения без потери заработной платы. Сотрудники имеют право копировать любые документы, подписанные сотрудниками.Работодатель может потребовать от работника оплатить разумную стоимость копирования.

Коннектикут

Сотрудники имеют право проверять файлы в течение семи дней после подачи запроса, но не чаще двух раз в год. Бывший сотрудник имеет право ознакомиться с личным делом в течение 10 рабочих дней после подачи запроса. Требуется письменный запрос на проверку файлов. Работодатели должны хранить файлы бывших сотрудников не менее одного года после увольнения. Сотрудники могут просматривать записи в обычные рабочие часы на рабочем месте или рядом с ним.Работодатели могут потребовать, чтобы файлы просматривались в присутствии назначенного работодателем должностного лица. Работодатели должны предоставить копии в разумные сроки после получения письменного запроса сотрудника. В запросе должны быть указаны материалы, которые сотрудник хочет скопировать. Работодатель может взимать плату, которая зависит от стоимости подачи документов. Сотрудники имеют право получить копию любого дисциплинарного взыскания в отношении сотрудника в течение 1 рабочего дня после его наложения. Если сотрудник не согласен с информацией в файлах и не может договориться с работодателем об удалении или исправлении ее, он может подать пояснительное письменное заявление.Опровержение должно сохраняться как часть файла.

Делавэр

В штате Делавэр все работодатели подчиняются закону штата о персонале. Текущие, уволенные сотрудники, имеющие право на повторное трудоустройство или находящиеся в отпуске, могут проверять кадровую документацию. Агент сотрудника не имеет права иметь доступ к записям, если для этого нет разумной причины. Работодатель может ограничить доступ до одного раза в год. Письменный запрос требуется только по усмотрению работодателя.Записи можно просматривать в обычные рабочие часы работодателя. Работодатель может потребовать, чтобы сотрудники просматривали файлы в свободное время, а также может потребовать, чтобы файлы просматривались на месте и в присутствии назначенного должностного лица. Работодатели не обязаны разрешать сотрудникам копировать записи, однако сотрудники могут делать записи. Если сотрудники не согласны с информацией в файле и не могут договориться с работодателем об удалении или исправлении ее, работник может подать пояснительное письменное заявление.Опровержение должно сохраняться как часть файла.

Флорида

В штате Флорида нынешние и бывшие сотрудники или их представители имеют право на доступ к медицинской карте, касающейся их воздействия токсичных веществ. Работодатели могут взимать разумную плату за дублирование записей,

Иллинойс

В штате Иллинойс работодатели с 5 или более сотрудниками подчиняются закону штата о личных делах. Действующим или бывшим сотрудникам, уволенным в течение прошлого года, разрешается проверять записи дважды в год через разумные промежутки времени, если иное не предусмотрено коллективным договором.Сотрудник, вовлеченный в текущую жалобу, может назначить представителя профсоюза или подразделения по ведению коллективных переговоров или другого агента для проверки кадровой документации, которая может иметь отношение к разрешению жалобы. Работодатель должен сделать записи доступными в течение 7 рабочих дней после того, как работник сделает запрос. Работодатели могут потребовать письменный запрос некоторых кадровых файлов. Записи можно просматривать в обычные рабочие часы на рабочем месте или рядом с ним или, по усмотрению работодателя, в нерабочее время в другом месте, если это более удобно для работника.После просмотра репродукций сотрудник может получить копию, а работодатель может взимать плату только за фактическую стоимость копирования. Если сотрудник не согласен с какой-либо информацией в личном деле и не может договориться с работодателем об удалении или исправлении ее, сотрудник может подать пояснительное заявление. Опровержение должно оставаться в файле без дополнительных комментариев со стороны работодателя. Однако работодатели могут удерживать медицинские записи, рекомендательные письма, тестовые документы, материалы по планированию персонала, информацию о человеке, не являющемся работником, записи, подлежащие судебному разбирательству, или любые записи, предполагающие преступную деятельность

Iowa

В В штате Айова все работодатели с наемными работниками или уполномоченными продавцами подпадают под действие закона штата о кадровых делах.Сотрудники могут иметь доступ к кадровым файлам во время, согласованное между работодателями и сотрудниками. Может присутствовать представитель работодателя. Работодатели могут взимать плату за копирование за каждую страницу, которая соответствует плате за коммерческое копирование.

Луизиана

В штате Луизиана сотрудники имеют право на доступ к записям, относящимся к результатам соответствующей сертификации, проверки или приостановки / отмены процедур сертификации. Кроме того, любой нынешний или бывший сотрудник имеет право на доступ к записям, свидетельствующим о воздействии на него токсичных материалов или вредных агентов.

Мэн

В штате Мэн все работодатели подчиняются закону штата о персонале. Сотрудники могут получить доступ к записям через десять дней после отправки запроса. К ним относятся сотрудники, бывшие сотрудники или уполномоченные представители, которые все могут просматривать и копировать файлы персонала. Запрос должен быть в письменной форме. Сотрудники могут просматривать записи в обычное рабочее время в том месте, где хранятся файлы, если только работодатель по своему усмотрению не назначит более удобное для сотрудника время и место.Если файлы находятся в электронном или другом формате, не предназначенном для печати, работодатель должен предоставить оборудование для просмотра и копирования. Сотрудники имеют право на получение одной бесплатной копии файлов в течение каждого календарного года, включая любые материалы, добавленные в файл в течение этого года. Сотрудник должен оплатить любые дополнительные копии.

Массачусетс

В штате Массачусетс все работодатели с двадцатью или более сотрудниками должны вести кадровый учет в течение трех лет после увольнения. Сотрудники или бывшие сотрудники должны иметь возможность просматривать файлы персонала в течение пяти рабочих дней с момента подачи запроса.Закон не распространяется на штатных или постоянных сотрудников в частных колледжах и университетах. Сотрудники могут просматривать свои записи на рабочем месте в обычные рабочие часы, и им должна быть предоставлена ​​копия своих записей в течение пяти рабочих дней после подачи письменного запроса. Запрос должен быть в письменной форме. Работодатель должен уведомить сотрудника в течение 10 дней с момента помещения в личный кабинет сотрудника любой информации в той степени, в которой эта информация была, использовалась или может быть использована, чтобы отрицательно повлиять на квалификацию сотрудника для приема на работу, продвижения по службе, перевода, дополнительной компенсации или возможность привлечения сотрудника к дисциплинарной ответственности.Если сотрудник не согласен с информацией в файле и не может договориться с работодателем об удалении или исправлении ее, он может подать пояснительное письменное заявление. Опровержения становятся частью дела

Мичиган

В штате Мичиган работодатели с четырьмя или более сотрудниками подчиняются закону штата о персонале. Текущие или бывшие сотрудники имеют право проверять кадровую документацию через разумные промежутки времени, как правило, не чаще двух раз в год, если иное не предусмотрено коллективным договором.Сотрудники должны описать записи, которые они просят просмотреть, в письменной форме. Они могут просматривать эти записи в обычные рабочие часы либо на рабочем месте, либо поблизости от него. Если эти часы потребуют от сотрудников перерыва в работе, работодатель должен предоставить другое разумное время для проверки. Сотрудники могут копировать файлы, а работодатели могут взимать только фактическую стоимость копирования. Если работник не может просматривать файлы на рабочем месте, работодатель, получив письменный запрос, должен отправить копию работнику по почте.Если сотрудник не согласен с информацией в файле и не может прийти к соглашению с работодателем об удалении или исправлении ее, он может подать пояснительное письменное заявление, объясняющее его или ее позицию. Это может быть не более 5 страниц 8,5 x 11 дюймов.

Миннесота

В штате Миннесота все работодатели, у которых есть двадцать или более сотрудников, подпадают под действие закона штата. Текущие сотрудники могут просматривать файлы один раз в шесть месяцев; бывшие сотрудники могут иметь доступ к записям только один раз в течение первого года после увольнения.Работодатели должны выполнить письменный запрос сотрудника в течение семи рабочих дней (четырнадцати рабочих дней, если кадровая документация ведется за пределами штата). Работодатель не имеет права принимать ответные меры против сотрудников, которые отстаивают свои права в соответствии с этими законами. Текущие сотрудники могут просматривать записи в обычное рабочее время либо на рабочем месте, либо поблизости от него. Просмотр файлов не обязательно должен происходить в рабочее время сотрудника. Работодатели или представители могут присутствовать, но это не обязательно. Работодатели должны предоставлять копии бесплатно.Текущие сотрудники должны сначала просмотреть записи, а затем подать письменный запрос на копии. Бывшие сотрудники должны подать письменный запрос. Предоставление бывшим работодателям копии является выполнением обязательства работодателя по предоставлению доступа к записям. Если сотрудник не согласен с информацией в файле и не может прийти к соглашению с работодателем об удалении или исправлении ее, он может подать пояснительное письменное заявление, в котором указывается оспариваемая информация и разъясняется его или ее позиция. Это заявление не может быть длиннее 5 страниц и должно храниться в записях до тех пор, пока оно сохраняется.

Невада

В штате Невада все работодатели подчиняются закону штата о персонале. Любому сотруднику, проработавшему не менее 60 дней, и бывшему сотруднику в течение 60 дней после увольнения должна быть предоставлена ​​разумная возможность проверить кадровую документацию. Сотрудники могут просматривать записи в обычные рабочие часы работодателя. Работодатели могут взимать только фактическую стоимость предоставления доступа и копий. Сотрудники могут предоставить разумное письменное объяснение в прямом ответе на любую запись в личном деле.Эти заявления должны быть разумной длины, и работодатель может указать формат. Работодатели также должны сохранять заявление в кадровом учете.

Нью-Гэмпшир

В штате Нью-Гэмпшир все работодатели подчиняются закону штата о персонале. Работодатели должны предоставлять сотрудникам разумную возможность для проверки кадровой документации и могут взимать плату, разумно связанную со стоимостью предоставления копий. Если сотрудник не согласен с информацией в файле и не может прийти к соглашению с работодателем об удалении или исправлении ее, он может подать пояснительное письменное заявление вместе с подтверждающими доказательствами.Эти отчеты должны храниться как часть личного дела.

Северная Каролина

В штате Северная Каролина нынешние и бывшие сотрудники имеют право на доступ к личным записям, указывающим на воздействие токсичных или других вредных материалов. За исключением рекомендательного письма и определенной медицинской информации, государственным служащим также разрешается ознакомиться со своим личным делом.

Огайо

В штате Огайо сотрудники имеют право доступа к любой медицинской карте, полученной в результате обследования, требуемого работодателем в качестве условия приема на работу.Записи могут быть получены после письменного запроса сотрудника.

Орегон

В штате Орегон все работодатели подчиняются закону штата о персонале. В течение 45 дней после получения запроса работодатели должны предоставить сотрудникам разумную возможность проверить кадровую документацию, используемую для определения квалификации для приема на работу, продвижения по службе или дополнительной компенсации, увольнения или других дисциплинарных мер. Сотрудник может просматривать записи на рабочем месте или по месту работы.Работодатели должны хранить записи в течение 60 дней после увольнения сотрудника. Сотрудники могут просматривать записи на рабочем месте или по месту работы. Работодатели должны предоставить сотрудникам в течение 45 дней после получения запроса заверенную копию запрошенной записи текущим сотрудникам. Бывшие сотрудники, если запрос сделан в течение 60 дней после увольнения, могут иметь заверенные копии запрошенных записей.

Если работник делает запрос через 60 дней после увольнения, работодатели должны предоставить заверенную копию запрошенных записей, если у работодателя есть записи на момент запроса.Работодатель может взимать разумно рассчитанную сумму для возмещения фактических затрат на предоставление копии.

Пенсильвания

В штате Пенсильвания все работодатели подчиняются закону штата о персонале.

Работодатель должен разрешить работнику проверять кадровую документацию в разумные сроки. Агент сотрудника или сотрудник, уволенный с правом повторного трудоустройства или находящийся в отпуске, также должен получить доступ. Если нет разумной причины, работодатели могут ограничить проверку одним разом в год сотрудником и одним раз в год агентом сотрудника.Письменный запрос требуется по усмотрению работодателя, и записи могут быть просмотрены в обычные рабочие часы в офисе, где хранятся записи. Для агента сотрудника сотрудник должен предоставить подписанное уполномоченное лицо; разрешение должно быть на конкретную дату и указывать причину проверки или части записи, которые агент уполномочен проверять. Сотрудник может просматривать записи в обычные рабочие часы в офисе, где хранятся записи, когда у сотрудника есть достаточно времени для завершения проверки.Работодатель может потребовать, чтобы сотрудники или агенты просматривали записи в свободное время, а также может потребовать, чтобы проверка проводилась на территории и в присутствии назначенного работодателем должностного лица. Работодатели не обязаны разрешать копирование; однако сотрудник может делать записи. Бюро трудовых стандартов может разрешить сотрудникам помещать встречное заявление в файл после слушания ходатайства.

Род-Айленд

В штате Род-Айленд все работодатели подчиняются закону штата о персонале.Сотрудники должны уведомить работодателей за семь дней о доступе к записям, за исключением выходных и праздничных дней. Работодатели могут ограничивать доступ не более трех раз в год. Сотрудники могут просматривать записи в любое разумное время, кроме рабочего времени сотрудника. Эта проверка должна проводиться в присутствии работодателя или представителя работодателя. Сотрудник не может делать копии или удалять какие-либо файлы с места проверки, а работодатель может взимать плату, разумно связанную с предоставлением копий.

Южная Каролина

В штате Южная Каролина нынешние и бывшие сотрудники имеют право на доступ к личным записям, указывающим на воздействие токсичных или других вредных материалов.

Вашингтон

В штате Вашингтон все работодатели подчиняются закону штата о личных делах. Сотрудники могут иметь доступ к кадровым файлам хотя бы один раз в разумные сроки после подачи запроса. Сотрудники также могут ежегодно ходатайствовать о том, чтобы работодатель проверял всю информацию в личном деле сотрудника и удалял любую не относящуюся к делу или неверную информацию.Если в файле есть не относящаяся к делу или неверная информация, работодатель должен удалить ее. Если сотрудник не согласен с обзором работодателя, он может оставить в файле заявление об опровержении или исправлении. Бывший сотрудник имеет право на опровержение в течение двух лет после увольнения.

Висконсин

В штате Висконсин все работодатели, которые ведут кадровый учет, подпадают под действие закона штата о личных делах. Сотрудники или бывшие сотрудники должны иметь возможность просматривать файлы персонала в течение семи рабочих дней с момента подачи запроса.Доступ будет разрешен дважды в календарный год, если иное не предусмотрено коллективным договором. Сотрудник, вовлеченный в текущую жалобу, может назначить представителя профсоюза или подразделения по ведению коллективных переговоров или другого агента для проверки записей, которые могут иметь отношение к разрешению жалобы. Работодатель вправе по своему усмотрению потребовать письменный запрос. Текущие сотрудники могут просматривать записи в обычное рабочее время либо на рабочем месте, либо поблизости от него. Право сотрудника на проверку включает право делать или получать копии.Если работодатель предоставляет копии, он может взимать только фактическую стоимость воспроизведения. В случае, если работник не согласен с информацией в файле и не может договориться с работодателем об удалении или исправлении ее, работник может подать пояснительное письменное заявление. Работодатель должен приложить заявление к спорной части кадрового учета.

Штаты без резервов:

Миссисипи, Миссури, Нью-Джерси, Нью-Мексико и Западная Вирджиния.

Штаты с положениями, предоставляющими права определенным государственным служащим:

Алабама, Аризона, Арканзас, Колорадо, округ Колумбия, Джорджия, Гавайи, Айдахо, Индиана, Канзас, Кентукки, Мэриленд, Небраска (только для школьного округа) ), Нью-Йорк, Северная Дакота, Южная Дакота, Теннесси, Техас, Юта, Вермонт, Вирджиния, Вайоминг.

сообщить об этом объявлении

«Должен ли я разрешить сотрудникам доступ к их кадровому файлу?» и другие часто задаваемые вопросы

Кадровые файлы могут помочь работодателям организовать и сохранить задокументированные решения о приеме на работу, а также выполнить требования определенных законов о ведении документации.По этим и другим причинам вам следует вести личное дело каждого сотрудника. Вот ответы на некоторые часто задаваемые вопросы о файлах персонала.

Q: Что нужно хранить в личном деле?

A: Как правило, файлы персонала должны включать информацию, относящуюся к:

• Наем и адаптация, например, заявление, резюме, заметки о собеседовании, предложение о работе, название должности, описание должности и форма для связи в чрезвычайных ситуациях
• Повышение, понижение в должности, перевод, увольнение или прекращение действия
• Статус освобожден от сверхурочной работы или не освобожден от нее
• Заработная плата и история заработной платы
• Учебные записи
• Справочник сотрудника Благодарности
• Эксплуатационные обзоры
• Любые дисциплинарные взыскания, примененные к работнику

Примечание: В некоторых штатах есть особые требования к тому, что должно быть включено в файлы персонала.Проверьте закон своего штата, чтобы убедиться в его соблюдении.

Q: Что не входит в личное дело?

A: В личном деле следует хранить следующую информацию: НЕ :

• Любая информация, отражающая принадлежность сотрудника к защищенной группе, такая как добровольное самоопределение пола, этнической или расовой принадлежности, статус ветерана или как человека с ограниченными возможностями. Эти записи должны храниться в отдельном конфиденциальном файле.
• Любой документ, относящийся к здоровью или состоянию здоровья сотрудника, включая записи врача и формы медицинского освидетельствования, результаты тестов на наркотики, а также запросы на размещение и отпуск, основанные на травме или инвалидности сотрудника.Эти записи должны храниться в отдельном конфиденциальном файле.
• Формы I-9 и подтверждающие документы, удостоверяющие личность, и документы о разрешении на работу. Лучше всего хранить все формы I-9 вместе в одном файле, так как они должны быть созданы сразу после официального запроса.
• Записи, касающиеся расследований на рабочем месте (письменные заявления всех соответствующих сторон, записи интервью, окончательный отчет о расследовании и т. Д.), Должны храниться в отдельном файле расследования на рабочем месте.

Q: Сотрудник попросил проверить его личное дело.Обязан ли я предоставить им доступ?

A: Несколько штатов приняли законы, требующие от работодателей предоставлять сотрудникам доступ к их личному досье по запросу, в том числе:

1 (Аризона) — Записи о заработной плате, связанные с отработанными часами, полученной заработной платой и оплачиваемым отпуском по болезни
2 (Огайо) — Медицинские записи и некоторые записи о заработной плате и часах
3 (Вермонт) — Записи, связанные с оплачиваемым отпуском по болезни
4 ( Вирджиния) — с 1 июля 2019 г.

.

Если вы не подпадаете под какое-либо конкретное требование, вы можете решить, будете ли вы предоставлять сотрудникам доступ к их файлам.Однако эта практика должна применяться последовательно — то есть, если вы разрешаете одному сотруднику просматривать свои записи, вы должны разрешить доступ на одинаковых условиях для всех сотрудников, которые запрашивают проверку. Рекомендуется вести записи о том, когда сотрудники запрашивают свои файлы и получают к ним доступ.

Q: Бывший сотрудник связался со мной, чтобы попросить показать его личное дело. Должен ли я позволить им это увидеть?

A: Большинство штатов, которые предоставляют сотрудникам право доступа к своим кадровым записям, предоставляют такое же право бывшим сотрудникам.

Q: Как мне предоставить доступ к файлам персонала? Мне нужно делать копии? Могу ли я пригласить свидетеля?

A: Правила штатов различаются, но обычно они требуют, чтобы работодатели предоставляли работникам возможность ознакомиться с их личным делом и / или получить копии по запросу. Большинство штатов, которые предоставляют сотрудникам копии их кадровых файлов, позволяют работодателям взимать плату за воспроизведение документов. По крайней мере, три штата — Мэн, Миннесота и Огайо (записи о заработной плате и часах) — обычно запрещают работодателям взимать с сотрудников плату за копии.

В некоторых штатах прямо разрешается работодателям иметь свидетелей при проверке сотрудниками своих кадровых файлов. Если запрета нет, лучше всего иметь свидетеля. Работодатели должны внимательно изучить законы своего штата и убедиться, что они понимают свои права и обязанности.

Q: Должен ли я уведомлять сотрудника, если я помещаю отрицательную информацию в его личное дело?

A: Некоторые штаты требуют, чтобы работодатель уведомлял сотрудника, когда в их личное дело помещается отрицательная информация.Например, штат Массачусетс требует, чтобы работодатели уведомляли сотрудника в течение 10 дней с момента добавления любой информации, которая использовалась или может быть использована, чтобы отрицательно повлиять на квалификацию сотрудника для приема на работу, продвижение по службе, перевод, дополнительную компенсацию или возможность того, что сотрудник будет подлежат дисциплинарному взысканию.

Q: Как долго мне нужно хранить личные дела после увольнения сотрудника из компании?

A: В различных законах устанавливаются минимальные сроки хранения документов и личных дел сотрудников, некоторые из которых выходят далеко за рамки увольнения.Правила EEOC требуют, чтобы работодатели вели весь кадровый или трудовой учет в течение одного года, а если сотрудник увольняется принудительно, работодатель должен хранить кадровый учет в течение одного года с даты увольнения. Дополнительные федеральные требования к хранению документации изложены ниже, но требования штата и / или местные требования могут отличаться.

Тип записи	Минимальный срок хранения
Документы по найму (включая описания должностей, объявления, заявления, резюме, вопросы и заметки на собеседовании, справочные и справочные материалы для проверки)	1 год со дня внесения записей (наем и не наем).Если подана жалоба на дискриминацию, записи, относящиеся к делу, должны храниться до окончательного рассмотрения жалобы или иска.
Отчеты о производительности (включая записи, касающиеся повышения по службе, дисциплины, понижения в должности, увольнения или увольнения)	1 год с даты создания записей или с даты соответствующих действий персонала, в зависимости от того, что наступит позже. Если подана жалоба на дискриминацию, записи, относящиеся к делу, должны храниться до окончательного рассмотрения.
Заявки на проживание (беременность, инвалидность или религиозные обряды)	1 год с даты принятия решения, но работодатели могут пожелать сохранить их на время работы сотрудника. Если подана жалоба на дискриминацию, записи, относящиеся к делу, должны храниться до окончательного рассмотрения.
Записи о воздействии на сотрудников (токсичные вещества)	30 лет
Медицинская карта сотрудников	Продолжительность работы плюс 30 лет
ERISA и отчеты о льготах (включая краткое описание плана, годовые отчеты, уведомления о событиях, о которых необходимо сообщить, и документы о прекращении действия плана)	6 лет
Записи о семейных и медицинских отпусках (включая даты отпуска, медицинские справки, уведомления работодателя и выплаты страховых взносов)	3 года
Форма I-9 (Форма подтверждения права на трудоустройство)	3 года после начала работы или 1 год после увольнения, в зависимости от того, что наступит позже
Журналы OSHA (включая отчеты об инцидентах и ​​годовые сводки: формы 300, 300A и 301)	5 лет после года, к которому они относятся
Заработная плата и налоговая отчетность (включая имя сотрудника, род занятий, адрес, номер социального страхования, ставку заработной платы, количество отработанных часов ежедневно и еженедельно, заработную плату брутто, удержания, заявленные надбавки, чистую заработную плату, сверхурочные, дату каждой выплаты, федеральный удержанный подоходный налог и FICA, форма W-4 и т. д.)	4 года (для записей, необходимых для налоговых целей). В остальном 3 года.

Q: Что мне делать с личными делами, если мне больше не нужно их хранить?

A: Обычно в конце периода хранения работодатели должны избавиться от записей сотрудников, чтобы их нельзя было прочитать или восстановить. Это может включать сжигание или измельчение записей; обеспечение уничтожения или удаления электронных носителей информации о сотрудниках; или заключение контракта с уважаемым сторонним поставщиком для надлежащего удаления записей в соответствии со всеми применимыми нормативными актами.

Вывод:

Убедитесь, что у вас есть соответствующие политики, процедуры и обучение, чтобы соответствовать федеральным, государственным и местным правилам, регулирующим ведение документации и файлы персонала.

Переходите на безбумажный формат? Правовые нормы и советы для безбумажного кадрового отдела

Переходить на безбумажный формат? Правовые нормы и советы для безбумажного отдела кадров

В сегодняшней высокотехнологичной деловой среде работодатели часто оцифровывают кадровые документы.Хранение этих документов в электронной форме имеет очевидные преимущества, включая простоту доступа и эффективность хранения. Хотя электронное хранение кадровой документации разрешено федеральным законодательством о занятости, работодатели должны помнить о законодательных нормах, касающихся сроков хранения документов и электронных систем хранения, чтобы избежать юридических ошибок. Если ваша компания рассматривает возможность внедрения безбумажного отдела кадров, ознакомьтесь с юридическими рекомендациями и советами, чтобы обеспечить плавный переход.

Учетная запись персонала и прикладные материалы

Комиссия по равным возможностям трудоустройства (EEOC) требует, чтобы записи о персонале и занятости хранились в течение следующих периодов:

• Частные работодатели должны хранить записи в течение одного года с даты внесения записи или соответствующих кадровых действий, в зависимости от того, что произойдет позже, но в случае недобровольного увольнения сотрудника они должны сохранить кадровую или трудовую книжку уволенного сотрудника для одного год со дня расторжения.Примеры документов включают: оценки эффективности; записи посещаемости; дисциплинарные записи; справочные квитанции; запросы на подтверждение трудоустройства; сертификаты об образовании; Приложения; и резюме.
• Учебные заведения, государственные и местные органы власти должны хранить такие записи в течение двух лет с даты создания записи или соответствующих действий персонала, в зависимости от того, что произойдет позже, но в случае недобровольного увольнения сотрудника они должны сохранить уволенный кадровая или трудовая книжка сотрудника за два года с даты увольнения.

Обратите внимание, что в некоторых штатах действуют законы, регулирующие сроки хранения файлов персонала, которые отличаются от правил EEOC. Кроме того, периоды хранения записей могут быть дольше, если у работодателя есть обязательства в отношении позитивных действий или если регулирующие органы требуют хранить записи в течение более длительного периода времени.

Медицинская карта

Медицинская информация (включая документы, относящиеся к запросу на приспособление для инвалидов или к запросу Закона о семейном медицинском отпуске (FMLA)) должна храниться конфиденциально и отдельно от основного личного дела сотрудника.Одним из способов решения этой проблемы является размещение электронных медицинских данных в отдельной базе данных с собственным отдельным протоколом доступа.

Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) требует, чтобы покрытые работодатели хранили все файлы, связанные с ADA, в течение как минимум одного года с даты создания файла. FMLA требует, чтобы покрытые работодатели хранили файлы, связанные с FMLA, не менее трех лет. Рекомендуется хранить медицинские записи уволенных сотрудников не менее четырех лет с даты увольнения.Обратите внимание, что медицинские записи, относящиеся к искам о компенсации работникам, имеют другой срок хранения.

Формы EEO-1

EEOC рекомендует хранить формы идентификации расовой и этнической принадлежности отдельно от основного личного дела сотрудника. Опять же, может быть разумным хранить электронные данные о расе / этнической принадлежности в отдельной базе данных с собственным отдельным протоколом доступа.

Расчетная документация

Поскольку Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) не требует определенного порядка или формы записей, записи о заработной плате могут вестись в электронном виде.Если записи хранятся в электронном виде, записи должны быть доступны для копирования и транскрипции по запросу представителей Министерства труда (DOL), а репродукции должны быть четкими и идентифицируемыми. FLSA требует, чтобы работодатели вели учет заработной платы не менее трех лет. Кроме того, работодатели должны вести все записи (включая ставки заработной платы, оценки должностей, системы трудового стажа и заслуг и коллективные договоры), объясняющие основания для выплаты разной заработной платы работникам противоположного пола в одном и том же учреждении в течение как минимум двух лет.Обратите внимание, что законы штата о заработной плате (, т.е. , Аризона) могут требовать более длительных периодов удержания.

Записи OSHA

Записи, требуемые Управлением по безопасности и гигиене труда (OSHA), могут храниться в электронном виде при условии, что компьютер, на котором они хранятся, может создавать формы, эквивалентные формам OSHA, когда они необходимы, и система соответствует определенным нормативным требованиям. Доступ к записям о травмах и заболеваниях должен быть ограничен. Когда уполномоченный представитель правительства запрашивает определенные записи ( i.е. , журнал OSHA 300, в котором перечислены все травмы и заболевания на рабочих местах) копии записей должны быть предоставлены в течение четырех (4) рабочих часов. Наконец, рентгеновские снимки должны быть сохранены в их первоначальном состоянии (, то есть , если рентгеновские снимки были получены в виде твердых копий, то они должны быть сохранены в виде бумажных копий).

Формы I-9

Служба гражданства и иммиграции США (USCIS) требует, чтобы электронные системы, используемые для хранения документов I-9, имели:

• разумные меры контроля для обеспечения целостности, точности и надежности электронной системы хранения;
• разумные меры контроля, предназначенные для предотвращения и обнаружения несанкционированного или случайного создания, добавления, изменения, удаления или порчи электронной формы I-9, включая электронную подпись, если она используется;
• программа проверки и обеспечения качества, которая регулярно оценивает электронную систему генерации или хранения и включает периодические проверки хранящихся в электронном виде I-9, включая электронную подпись, если она используется;
• поисковая система, которая включает в себя систему индексации, которая разрешает поиск по любому элементу данных; и
• возможность воспроизведения разборчивых бумажных копий.

Бумажные копии форм I-9 не подлежат хранению, если хранятся в электронном виде, при условии, что система хранения соответствует последним стандартам. Работодатели должны хранить формы I-9 в течение трех лет после даты начала работы или одного года после даты увольнения сотрудника, в зависимости от того, что наступит позже. Если вы являетесь сельскохозяйственной ассоциацией, сельскохозяйственным работодателем или подрядчиком по трудоустройству на ферме, вы должны сохранять форму I-9 в течение трех лет после даты начала работы для лиц, которых вы нанимаете или направляете за плату.

Остерегайтесь : Копии форм I-9 должны быть доступны после трехдневного уведомления о проверке Иммиграционной и таможенной службы США (ICE).

Документы о выплатах сотрудникам

Закон о гарантиях пенсионного дохода сотрудников (ERISA) содержит два положения о хранении записей, которые применяются ко всем планам вознаграждения сотрудников ERISA (пенсионные планы, планы медицинского страхования и социального обеспечения):

• ERISA 107: требует от всех, кто хранит или удостоверяет определенную информацию (например, форму 5500), вести достаточные записи ( i.е. , электронные таблицы, электронная переписка, плановые документы, поправки, рабочие записи) для объяснения, подтверждения, обоснования и уточнения того, что содержится в документации или сертификации. Согласно ERISA 107, работодатель должен хранить эти записи в течение шести лет после даты подачи (или с даты любой продленной даты подачи).
• ERISA 209: требует от работодателя хранить всю такую ​​информацию «до тех пор, пока существует возможность, что они [записи] могут иметь отношение к определению прав участника или бенефициара.«По сути, это неопределенный срок. ERISA 209 применяется к таким документам, как уведомления о планах и служебные записи, используемые для определения права на участие.

Общие требования к электронным запоминающим устройствам

Требования федерального законодательства о занятости к ведению документации обычно выполняются при использовании электронных носителей, если:

• Существуют разумные меры контроля для обеспечения целостности, точности, подлинности и надежности записей, хранящихся в электронной форме.
• Электронные записи хранятся в разумном порядке, в безопасном и доступном месте и таким образом, чтобы их можно было легко проверить или изучить.
• Электронные записи легко конвертируются в разборчивые и читаемые бумажные копии, которые могут потребоваться для выполнения требований к отчетности и раскрытию информации.
• Система электронного учета не подлежит, полностью или частично, каким-либо соглашениям или ограничениям, которые прямо или косвенно скомпрометировали бы или ограничили способность человека соблюдать любые требования к отчетности и раскрытию информации.
• Установлены и внедрены надлежащие методы управления записями (, т. Е. , обеспечение безопасной среды хранения; создание резервных электронных копий и выбор места хранения за пределами предприятия; соблюдение программы обеспечения качества, подтвержденное регулярными оценками электронной системы ведения документации, включая периодические проверки документов, которые ведутся или хранятся в электронном виде, а также сохранение бумажных копий записей, которые нельзя четко, точно или полностью передать в систему электронного учета).

Полезные советы по электронной памяти

• Если против вашей компании подан иск, у вас будет юридическая обязанность сохранить соответствующие документы в их первоначальной форме и приостановить их уничтожение или изменение, как только вы узнаете, что судебный процесс неизбежен, и до тех пор, пока иск не будет разрешен. Хотя в настоящее время документы могут быть отсканированы в электронную форму, бумажные копии не следует уничтожать во время рассмотрения иска.
• Учитывайте удобство поиска и поиска при разработке и внедрении протоколов создания и хранения электронных документов.Выделите время и силы заранее, чтобы разработать подробные метаданные, чтобы улучшить возможности поиска.
• Установите протоколы безопасности, чтобы только уполномоченные лица могли получить доступ к каждому файлу, хранящемуся в электронном виде. Это включает в себя создание безопасной и надежной среды электронного хранения, включая резервное копирование за пределами предприятия, а также протоколы полного и безопасного уничтожения в соответствии с политикой хранения бумажных копий.
• Если технология не предусматривает самоаудита или мониторинга соответствия, рассмотрите возможность программы обеспечения качества, которая включает регулярные оценки и проверки системы электронного учета.
• Сохранять бумажные копии любых записей, которые не могут быть четко, точно или полностью перенесены в электронную систему учета (, т.е. , исполнительные документы, которые включают пометки карандашом или светлыми чернилами).

* Адаптировано из Going Paperless? Правовые принципы электронного хранения документов и доказательств , совместно представленные Тиффани Л. Макдонаф и Майклом Фаганом для отделения «Колокол свободы» ARMA International (апрель 2014 г.) и Archive Systems (май 2014 г.).

Кто может просматривать досье сотрудников?

Помимо работодателя, сотрудники часто имеют право просматривать определенные части своих личных файлов сотрудников. В большинстве случаев файлы сотрудников должны рассматриваться как личные записи, принадлежащие вам и соответствующему сотруднику. Часто эти файлы содержат очень личную информацию, такую ​​как оценки производительности, уровни заработной платы и частные отчеты. Вы не хотите оставлять эти файлы открытыми для просмотра кем-либо.

Кто имеет законное право просматривать кадровую документацию?

Однако некоторые сотрудники часто имеют законное право и нуждаются в просмотре информации, содержащейся в личных делах. Например, надзорным органам часто требуется учитывать прошлые оценки эффективности при принятии решений о том, кого продвигать в компании. Людским ресурсам, возможно, придется просмотреть личные дела, чтобы выяснить, какую зарплату предложить новому сотруднику, который будет нанят вместо кого-то.Наконец, сотрудникам в большинстве штатов разрешено просматривать свои личные файлы.

Конфиденциальные файлы

Вы всегда должны относиться к файлам персонала так же, как и к любым другим частным документам в компании. Обычно кадровые записи хранятся в закрытом картотеке, доступ к которому имеют только определенные люди. Вы должны убедиться, что эти файлы доступны только тем людям, у которых есть законная и веская причина просматривать файлы.

В качестве предложения вы можете настроить политику компании, согласно которой единственными людьми, которым разрешен доступ к кадровой документации сотрудника, являются менеджер по персоналу, начальник или менеджер сотрудника и сам сотрудник.Установив такую ​​политику, вы защитите конфиденциальность этих файлов, конфиденциальность вашего сотрудника, а также ограничите возможность попадания фальшивых документов в файлы. Кроме того, имея политику, вы имеете право наказывать любого, кто ее нарушает.

Поскольку, как и все остальное в наши дни, личные дела сотрудников, скорее всего, будут доступны в электронной форме, ваша политика должна также указывать, кто имеет доступ к базам данных, в которых хранятся записи сотрудников.Вам следует ограничить электронный доступ для перечисленных выше людей и групп.

Медицинская документация должна храниться отдельно

Существуют особые правила, которые нужно соблюдать, когда вы решаете вести медицинские записи своих сотрудников. Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) устанавливает очень строгие правила в отношении обработки и хранения медицинских записей сотрудников. Работодатели, которые должны соблюдать ADA, должны хранить медицинские записи в тайне и отдельно от личных дел своих сотрудников.

Информация, содержащаяся в этих медицинских записях, может быть предоставлена ​​только работникам службы безопасности или лицам, оказывающим первую помощь, и только в том случае, если информация необходима для лечения сотрудника или для процедур эвакуации. Кроме того, медицинская информация может быть передана руководителю работника, если работник имеет инвалидность, требующую специальных (но разумных) приспособлений. Наконец, информация может быть предоставлена ​​государственным служащим в соответствии с требованиями закона и страховым компаниям, которым требуется медицинское обследование.

В дополнение к ADA Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA) также устанавливает требования конфиденциальности к работодателям, которые зачисляют своих сотрудников в групповые планы медицинского обслуживания. Однако работодатели, которые управляют своими собственными планами медицинского обслуживания и имеют менее 50 сотрудников, не обязаны соблюдать требования HIPAA.

Работодатели, на которые распространяется действие HIPAA, должны назначить человека в качестве «внутреннего должностного лица по вопросам конфиденциальности», принять и применять политики и процедуры, предусмотренные HIPAA, и уведомить своих сотрудников об их правах на конфиденциальность.

Есть также некоторые штаты, которые имеют свои собственные законы, разработанные для защиты конфиденциальности медицинских записей сотрудников. Эти законы часто ограничивают людей, которые имеют право просматривать медицинские записи, а также ограничивают причины, которые могут быть указаны для просмотра медицинских карт сотрудников.

Право сотрудника на просмотр кадрового дела

Во многих штатах действуют законы, дающие нынешним сотрудникам (а также бывшим сотрудникам в некоторых штатах) право доступа и просмотра своих личных файлов.Размер файла, который сотрудник может просматривать, варьируется от штата к штату. Однако, если ваш штат разрешает сотрудникам проверять свои личные файлы, эти законы также часто дают вам право на присутствие вас или другого руководителя во время проверки, чтобы гарантировать, что никакие ненадлежащие документы не будут добавлены в какие-либо файлы персонала.

В некоторых штатах сотрудникам разрешено делать копии определенных документов, содержащихся в их личном деле. Например, закон штата может разрешить сотруднику иметь копии всех документов, касающихся его заработной платы, но не каких-либо проверок эффективности.Если сотрудник хочет получить копию определенного документа в своем файле, на который он имеет законное право, убедитесь, что вы, а не сотрудник, сделаете копию.

В большинстве случаев вам не потребуется показывать сотруднику все его личное дело. Если, например, вы использовали личное дело для сбора информации о предстоящем увольнении по какой-либо причине, возможно, вам не придется показывать сотруднику эту часть его файла. Кроме того, если файлы в личном деле сотрудника также содержат личную информацию о другом сотруднике, вам, возможно, не придется показывать этот документ своему сотруднику.

Если в вашем штате нет законов, которые прямо разрешают сотрудникам просматривать свои личные файлы, вы все равно можете установить политику компании, которая позволяет сотрудникам просматривать определенные части своих файлов.

Документ «После обнаружения»

Разрешив сотрудникам просматривать свои личные дела, вы можете избежать проблемы «после обнаружения документа». Эта проблема возникает, когда уволенные сотрудники находят в своих личных делах документы, которых не было до их увольнения.Такие ситуации часто заставляют сотрудников полагать, что документы были созданы после увольнения. Однако, если вы разрешите своим сотрудникам просматривать свои личные дела до увольнения, вы потенциально можете избежать этой проблемы.

Избегайте дорогостоящих ошибок, связанных с файлами сотрудников: встреча с юристом

Наем юриста, который поможет вам с личными делами сотрудников вашего бизнеса, всегда является хорошей идеей для защиты от любых потенциальных судебных исков. Обратитесь за юридической помощью прямо сейчас к юристу из малого бизнеса, который специализируется на трудовом законодательстве, чтобы понять законы вашего штата и конкретно узнать, кому разрешено просматривать содержимое личного дела сотрудника.

Могут ли бывшие сотрудники получить копии своих кадровых файлов?

Бывшие сотрудники иногда просят копии своего личного дела либо во время собеседования при увольнении, либо после увольнения. Иногда «запросы» больше похожи на «требования». В некоторых штатах, например, в Мичигане, работодатели имеют юридические обязательства предоставлять этим сотрудникам копии их кадрового дела в определенные сроки. Если эти сроки не соблюдаются, в некоторых штатах, например в Калифорнии, налагаются крупные штрафы.

В других штатах, таких как Нью-Йорк и Нью-Джерси, нет закона, касающегося доступа сотрудников или бывших сотрудников к своим личным файлам или получения их копий. Поэтому очень важно знать, какой закон, если таковой имеется, применяется к вашему бизнесу. Тот факт, что сотрудник настаивает на том, что у нее есть право на ее файл, не означает, что она имеет это право.

В штатах, где нет специального закона, личные дела обычно рассматриваются как собственность компании, которую компания может распространять или сохранять по своему усмотрению.В этих местах работодатели имеют право и закон отказывать сотрудникам в запросах на получение копий их кадрового дела. Однако, если у компании есть политика или практика предоставления копий кадровых файлов уволенным сотрудникам, бизнесу необходимо применять эту политику последовательно.

Иногда бывшие сотрудники ищут свое личное дело до подачи иска против своего бывшего работодателя. В то время как бизнесу, вероятно, потребуется выполнить запрос на личное дело бывшего сотрудника во время судебного раскрытия, в штатах, где нет требований передавать его вне судебного разбирательства, предоставляя бывшим сотрудникам «бесплатное открытие» в ответ на запрос на копию. их файла может быть неподходящим.Если нет четкого закона, обязывающего предоставлять кадровые файлы бывшим сотрудникам, этот запрос, вероятно, должен обработать ваш юрист по трудовым отношениям, чтобы определить соответствующий образ действий в каждой ситуации.

Даже если существует такой закон, которому ваша компания должна соответствовать, закон может определить «содержание личного дела» таким образом, чтобы исключить документы, которые компания поместила в личное дело. Таким образом, даже если дело необходимо передать, обычно разумно проконсультироваться с адвокатом относительно того, что следует предоставить.

Кадровые файлы

— это важные документы для работодателей, которые помогают отслеживать эффективность работы сотрудников, их квалификацию, записи о профессиональном обучении, повышении заработной платы и проблемах менеджера, среди прочего. Документы, включенные в личное дело, должны быть точными и правдивыми, но без неуважительного отношения. Бывают случаи, когда менеджеры делают «рецензии» сотрудников, которые не предоставляются сотруднику, а только хранятся в архиве.