Как заканчивать письмо деловое – «Хитрости» финала письма. Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха

С теплотой, наилучшими пожеланиями и с признательностью — Эти закрытия букв также подходят, если у вас есть какие-то знания или связь с человеком, которому вы пишете. Поскольку они могут относиться к содерж

ru.routestofinance.com

Разберёмся, как закончить письмо личное, деловое, поздравительное

Общение – это одна из основных потребностей человека, наряду со сном и едой. У современных людей есть несколько доступных и эффективных способов побеседовать с друзьями и родственниками, коллегами и деловыми партнёрами. К ним относится общение вживую, сотовая связь и интернет.

Последние два способа появились сравнительно недавно. Долгое время общаться на расстоянии можно было только с помощью посланий. Они писались от руки и отправлялись по почте. Данный вид общения сохранился и сегодня. Однако на смену рукописным пришли электронные письма.

Дадим определение

Слово «письмо» имеет несколько значений.

Во-первых, это система письменных знаков, которая необходима для фиксации устной речи.

Пример: Учёные расшифровали древнее письмо индейцев майя.

Во-вторых, это внешний вид нанесённого на бумагу текста информационного характера.

Пример: Ученики спросили своего учителя о том, как закончить письмо в соответствии с принятыми в русском языке нормами.

В-третьих, рукописный или электронный текст, который содержит предназначенную для адресанта информацию.

Пример: Письмо из дома с важными известиями от отца было получено через неделю после его отправки.

Как закончить письмо и как его начать? Эти вопросы задают себе все люди, независимо от того, какое послание они составляют: электронное или рукописное. В этой статье нам предстоит дать ответ на первый из них.

Виды писем

Перед тем как говорить о том, как лучше закончить письмо, стоит разобраться в его видах. От этого зависит общий тон и используемые выражения. Итак, послания могут быть:

• деловыми;
• личными;
• поздравительными.

Письмо, которое пишется одним частным лицом и адресовано другому, называется личным.

Письма, которые имеют целью поздравить неофициальное лицо, организацию или учреждение с каким-либо радостным событием или достижением, принято называть поздравительными.

Ниже мы разберёмся, как правильно закончить письмо в зависимости от его вида и назначения.

Общая структура

Независимо от вида, все письма имеют примерно одинаковую структуру. Стоит обратить внимание, что первые два пункта характерны только для официальной переписки.

1. Адрес отправителя.
2. Дата.
3. Приветствие.
4. Текст, содержащий основную информацию.
5. Заключительные фразы.
6. Постскриптум.

Деловая переписка

К написанию данного вида переписки следует относиться с особым вниманием, поскольку допущенные отправителем орфографические, пунктуационные или стилистические ошибки способны отрицательно сказаться на имидже компании или учреждения, которое он представляет. При составлении предложений следует отдавать предпочтение простым предложениям и избегать большого числа осложняющих конструкций. Общий тон должен быть уважительным. Главное, суть письма должна раскрываться в его окончании, поскольку люди больше обращают внимание именно на этот фрагмент текста.

• Надеюсь на дальнейшее плодотворное сотрудничество.
• Надеюсь на продолжение сотрудничества.
• Спасибо, что уделили внимание.
• С уважением, Иванов Иван Иванович.
• С почтением, Иванов Иван Иванович.

Как красиво закончить письмо частному лицу

Данный вид переписки не требует от составителя повышенного внимания. Однако в процессе написания человеку всё равно не следует забывать про грамотность. В этом отношении гораздо проще писать электронные письма, поскольку обнаруженные ошибки легко исправить. В случае с рукописным текстом придётся переписывать готовый текст.

Перед началом процесса необходимо определиться с основным содержанием и реакцией получателя. Если отправителю важно как можно скорее получить ответ, то в заключительной части лучше сделать соответствующие пометки. Окончание должно быть логичным завершением всего написанного выше, иначе можно поставить получателя в неловкое положение и заставить его размышлять о том, что отправитель хотел сказать.

• Твой друг, Пётр.
• До встречи!
• Жду ответа.
• Целую, Мария.
• Приезжай как можно скорее.
• Всего наилучшего, твой друг Пётр.

Отправитель может придумать окончание письма самостоятельно. В этом случае оно будет иметь уникальный характер и обязательно понравится получателю.

Отвечая на вопрос о том, как можно закончить письмо-поздравление, нужно обратить внимание на его вид. Если отправителем и получателем выступают официальные лица, то завершающие фразы должны иметь нейтральный характер. В остальных случаях допускается определённая вольность.

Подведём итоги

fb.ru

Как правильно закончить письмо | Аналитика

Нарочитая вежливость может выглядеть исключительно невежливо. Как этого избежать? Делимся советами экспертов в области этикета.

Хватит писать «С наилучшими пожеланиями!» в конце письма. Да, выглядит эта подпись безобидно. Вы и в самом деле желаете респонденту только хорошего. Но времена меняются, и подобные формулы вежливости стали избыточными.

По данным исследователей из Университета Пенсильвании, которые изучали вопрос с 2003 года, социальная норма изменилась сравнительно недавно. Сейчас лишь 5% электронных писем оканчиваются такими пожеланиями. Чаще приписывают «Спасибо!» или «С уважением!» .

Электронная почта получила широкое распространение в 90-х, и большинство пользователей сразу же оставили формальности — и формулы вежливости в конце сообщений. По словам тренера по бизнес-этикету Барбары Пэтчер, «Это было больше похоже на записки». На веб-странице Los Angeles Times социолог Калифорнийского Университета Нейл Шмеглер прогнозирует, что с развитием электронных технологий бумажная переписка окончательно уйдет в прошлое.

Но со временем электронные письма взяли на себя функции бумажных, и люди вернулись к знакомым нормам деловой переписки. Пэчтер говорит: «Сложилась целая иерархия заключительной подписи». Так что же выбрать? «С уважением»? Дурной штамп. «Сердечный привет»? Чересчур эмоционально. «Спасибо»? Хороший вариант, но его часто выбирают там, где благодарность вообще не требуется. «Искренне, ваш» — вы действительно от всей души, искренне прикрепляли каждый из этих файлов?

Проблема «всего наилучшего» в том, что оно вообще ничего не говорит респонденту. Консультант по бизнес-этике Джудит Каллос считает: «Это бессмысленная формула речи, употребляемая, когда нечего сказать». Другие эксперты не столь категоричны: они называют ее «безобидной», «корректной», «приличной» или «никакой». Лиз Данзико, директор в PR-агентстве NPR говорит: «Недавно „Всего наилучшего“ выражало, как правило, вежливое невнимание — но сейчас это может означать завуалированную обиду или угрозу».

«Наилучшими пожеланиями» испещрены письма, написанные несколько веков назад. В англосаксонской традиции штамп появился в 1922 году. Согласно Oxford English Dictionary, этому способствовал Фрэнсис Скотт Фицджеральд, который написал литературному критику Эдмонду Уилсону «Зельда шлет тебе наилучшие пожелания». Формула получила широкое распространение и завершила свою жизнь лишь в конце 1968 году, когда Ларри Кинг получил официальное послание, оканчивавшееся «Всего хорошего, Билли». Такие письма напрягали уже тогда, и даже острый на язык Ларри Кинг сказал, что это слишком фамильярно.

Формулы вежливости укоренялись в языках столетиями. В 1922 году Эмили Пост, один столпов науки этикета, писала:

«Англичане начали избавляться от украшательств в письмах еще в XVIII веке. Они ограничились „Искренне ваш“».

В эпоху интернета традиция сохраняется. Люди избегают как фамильярности, так и выражений привязанности и используют как можно более нейтральные формулировки в окончании письма. По данным опроса, 75% людей предпочитают «Спасибо!» или «Удачи!». Впрочем, многие признают, что и это не лучший выбор, — но вынуждены соблюдать новую социальную норму.

Да никак. Вообще не используйте вежливые формулы в подписи. С распространением сервисов типа Slack и электронная почта стала похожа на мессенджеры. Барбара Пэтчет считает: «Е-мэйлы стали менее формальными». Теперь в письмах друзьям или хорошим знакомым заключительные формулы не употребляют — считается, что это такой же архаизм, как голосовые сообщения. Формулы вежливости лишь замедляют переписку. Лиз Данзико комментирует: «Люди так не разговаривают». Она сама в конце электронных писем — деловых и личных — ставит точку. Без подписи.

ru.ihodl.com

как написать, как закончить, правила написания.

Успех компании во многом зависит от умелого ведения переговоров и деловой переписки. Даже если руководитель умеет правильно выстраивать беседу, вести переговоры, а деловая переписка у него сухая и блеклая, то в этом случае имидж его компании может сильно пострадать.

Зачем нужна деловая переписка

Неправильная деловая переписка может стать причиной прекращения отношений с компанией. И неважно, речь идет об электронном или бумажном варианте.

Кроме того, что организации должны уметь вести грамотную, продуманную переписку, сотрудники компании также должны соблюдать деловой стиль общения. В деловом общении не используется разговорная лексика. Все сотрудники должны знать особенности рабочей переписки, чтобы держать на высоком уровне имидж компании.

Отличия деловых писем от других

Главные отличия:

• Используется фирменный бланк. На нем указаны контактные данные.
• Мысли излагаются просто и понятно.
• Объем в среднем занимает одну страницу.
• В содержании указывается четкая цель обращения.

«Почти все важные дела люди совершают путем переписки, следовательно, одного умения говорить недостаточно.»
Люк де Вовенарг

Виды деловых писем

Различаются по тематике обращения:

• Коммерческие письма: предложение; запрос; претензия.
• Отправляются для подтверждения и заключения сделки.
• Некоммерческие используются для разрешения организационных, правовых вопросов.
• Благодарственные письма выражают признательность;
• Гарантийные отправляются для подтверждения договоренностей;
• Информационные (извещение, сообщение, уведомление) сообщают о событиях и фактах;
• Сопроводительные используются для направления дополнительных документов;
• Также письмом можно о чем-то напомнить или подтвердить информацию.
• Для отправки поздравлений и пожеланий партнерам, заказчикам используются поздравительные письма.

Различаются по функциям:

• На запрос, предложение, просьбу и рекламацию необходимо отвечать.
• На предупреждение, извещение, сопроводительное письмо отвечать нет необходимости.

Различаются по количеству получателей:

• Нескольким адресатам;
• Конкретному лицу.

По способу отправления:

• Отправляются почтой;
• Отправляются с помощью E—mail;
• При помощи факса.

Секреты правильного оформления

Оформление письма по всем правилам говорит об уважении к адресату, поэтому нужно учесть следующие аспекты:

Тема

Используйте простой, понятный заголовок. Так получатель сразу поймет, о чем пойдет речь, а вы получите быстрый ответ.

Текст

Текст документа делится на 3 составляющие: введение, содержание, заключение. Во вступлении нужно указать цель письма, в основной части представить содержание, описание, а в заключении подвести итоги, которые выражают предложение, претензию, просьбу или другое.

Стилистика

Любое письмо от организации пишется в строгом официальном стиле. Не допускается выражение эмоций. В тексте недопустимы опечатки, зачеркивания и дописки.

Оформление бланка

• Используется специальный бланк;
• Для последующей подшивки на бланке делается отступ в 3 см от левого поля;
• На документе указывается достоверные данные о компании: адрес, телефон, почта;
• Используется шрифт Times New Roman, размер 12. Межстрочный интервал 1,5-2. Такое оформление считается самым подходящим, так как легко воспринимается во время чтения;
• Письмо, которое содержит конфиденциальную информацию, лучше отправлять в конверте. Не рекомендуется использовать факс или E—mail.

Нумерация

Если письмо написано на нескольких страницах, то нумерация начинается со второй. Номера ставятся вверху страницы посередине и прописываются арабскими цифрами без точек.

Абзацы

Для легкого восприятия изложенного материала, текст лучше разделить на абзацы. Так письмо становится легким для восприятия. Получатель сразу сможет изучить цель корреспонденции, обращаясь после к введению и заключению. Основную часть письма также делите на абзацы.

Реквизиты

• В середине фирменного бланка размещается герб РФ;
• Достоверное и полное название адресанта;
• Контактные данные;
• Номер банковского счета;
• Название организации-получателя пишется в именительном падеже. Должность и фамилия – в дательном падеже;
• Каждый реквизит пишется с новой строки.

Электронные деловые письма

Сегодня общение между компании больше осуществляется с помощью E—mail, поэтому рассмотрим правила оформления письма в электронном виде.

Используйте броскую тему письма с названием вашей компании;

Сохраняйте цепочку сообщений. Открыв почту, вы или получатель сразу сможете увидеть всю переписку. Вам не придется вспоминать, о чем шла речь и на каком этапе закончилась ваша переписка;

В сообщение не добавляйте сложных фоновое оформление. Если у адресата простой компьютер, то ваше электронное письмо либо отобразиться не полностью, либо вообще не откроется;

Стиль электронного документа такой же, как и при обычной деловой переписке. Не добавляйте смайлики и гиф-изображения;

В какие сроки нужно ответить на письмо

Как уже было сказано выше, есть письма (запрос, предложение, рекламация, просьба), которые требуют своевременного ответа.

Если получен запрос, уведомите адресанта в течение 3 дней о том, что вы его получили. Окончательный ответ можно дать в течение месяца;

Если вами получено письмо-соболезнование, ответьте на него в течение 10 дней;

Поздравительное письмо следует отправить в течение недели с момента, как вы узнали о важной дате;

Как правильно написать деловое письмо поэтапно

Разберем по пунктам:

1. Запишите данные адресата. В правом верхнем углу документы укажите Ф.И.О. и должность получателя. Если общение идет с компанией, тогда нужно указать юридический адрес.
2. Напишите к кому обращается письмо.На середине бланка напишите к кому вы обращаетесь в уважительной форме. Не используйте сокращений. «Уважаемая, Нина Петровна!». Также можно указать должность получателя. Рекомендуем обращаться только по имени и отчеству, это лучше предрасполагает к общению.
3. Изложите цель обращения. Распишите причину составления обращения, его суть. Пишите кратко и соблюдайте официальный стиль изложения.
4. Предложите решение. Адресат должен не только прочитать письмо, но и определенным образом среагировать на него. Для этого предложите свои способы разрешения ситуации. Если ваша цель – рассказать о жалобе, претензии, то попросите принятия конкретных мер. Если предлагаете сотрудничество, расскажите о возможных вариантах.

Как закончить деловое письмо

После вступления и грамотного изложения сути письма в содержании встает вопрос, как правильно его закончить. Важно подвести конкретный, простой итог, ограничиваясь при этом простыми фразами.

Подпишитесь, указав свою должность, фамилию и имя. Также рекомендуется добавить не только контакты компании, но и ваш личный телефон и E—mail. Это покажет адресату вашу готовность общаться и сотрудничать.

Таким образом, мы объяснили важность составления деловых писем. Если оно оформлено по всем правилам, то это охарактеризует вашу компанию с положительной стороны.

Соблюдение этикета в деловой переписке показывает уважительное отношение вашей компании к другим организациям. Поэтому, изучайте подробно статью и составляйте ваши письма правильно.

goodetiket.ru

Как заканчивать письма, чтобы оставить о себе приятное впечатление :: SYL.ru

Время идет, все меняется, технологический прогресс идет семимильными шагами, но одно все же остается неизменным. Как и наши далекие предки, мы нуждаемся в постоянном обмене информацией. И хотя сейчас мы запросто можем позвонить желаемому собеседнику, но иногда это не представляется возможным, и тогда приходится писать письма. А для того чтобы оставить у адресата наиболее благоприятное впечатление, очень важно правильно составить свое письменное сообщение и верно закончить его, что под силу далеко не каждому. Так что сейчас мы и постараемся разобраться в том, как заканчивать письма своим друзьям, близким или деловым партнерам.

Принцип написания писем хорошо знакомым людям

Перед тем как начать разбираться с концовкой сообщения, важно правильно написать само письмо, следуя очень простым правилам. Отправляя послание друзья, родным и близким, по сути, можно даже не особо задумываться о том, каким должен быть образец письма, написанного вами. Здесь будет достаточно просто условно поделить сообщение на три части.

1. Приветствие, в котором нужно поздороваться с собеседником, называя его по имени, справиться о его делах и самочувствии.
2. Основная часть письма, где можно описать все то, о чем хочется поделиться с адресатом — о происшествиях в своей жизни, своих эмоциях, переживаниях и просто поделиться какими-либо новостями.
3. Окончание сообщения, в котором следует попрощаться с получателем. Но о том, как заканчивать письма друзьям и близким, мы поговорим позднее более подробно.

Принцип написания писем делового характера

В свою очередь, послание деловому партнеру пишется совершенно иначе. Прежде всего стиль сообщения должен быть строго формальным, в нем не должно содержаться ни единой ошибки, а образец письма должен быть взят из официального источника. Однако, несмотря на то, что есть разные виды деловых переписок и множество особенностей у каждой из них, можно составить примерный план любого делового послания.

1. Шапка официального послания, содержащая название компании-получателя с указанием фамилии, имени, отчества и должности лица-получателя, под которой указывается дата письма и его регистрационный номер.
2. Заголовок письма и основной его текст, лаконичный, но содержащий всю необходимую информацию.
3. Окончание послания, имеющее ряд своих нюансов, так что о том, как закончить деловое письмо, мы поговорим позднее, а в самом конце дата отправления сообщения и подпись отправителя — его фамилия, имя, отчество и занимаемая должность.

Концовка письма друзьям или близким

Теперь пришло время поподробнее остановиться на том, как же конкретно нужно закончить послание хорошо знакомому или родному человеку, чтобы оставить после себя максимально благоприятное впечатление и вызвать у собеседника желание поскорее написать ответ.

Прежде всего, перед тем как закончить письмо другу, родному или близкому человеку, следует внимательно перечитать свое послание. После прочтения сообщения наверняка захочется еще что-то добавить, исправить или дополнить в нем, чтобы текст получился максимально полным и понятным. После этого рекомендуется еще раз перечитать письмо, после чего останется лишь добавить своеобразный «эпилог» в конце, уточнив в нем основную мысль своего послания, и тепло попрощаться со своим собеседником.

Концовка официального письма

В деловой переписке концовка сообщения играет едва ли не самую важную роль. Именно поэтому особое внимание при его составлении следует уделить тому, как закончить деловое письмо, чтобы соблюсти этикет и правила хорошего тона. И первым делом перед написанием финальной части послания нужно опять-таки перечитать письмо, исправить в нем все ошибки и правильно его отформатировать, чтобы текст был хорошо читаемым, а важные моменты сразу были заметны благодаря выделению жирным шрифтом.

После такой подготовки можно переходить, собственно, к окончанию письма. Если оно состоит из нескольких листов, в концовке важно сделать резюме сообщения, состоящее из пары абзацев, в котором нужно будет отразить самые важные моменты послания, чтобы получателю было легче составить свой ответ. Если же письмо небольшое, то необходимости в резюмирующей части нет, так что в конце будет достаточно просто попрощаться, уважительно обратившись к собеседнику, и подписаться.

Дружеская или деловая переписка с иностранцем

Наш век считается временем, стирающим границы. И это неспроста, ведь в мире телекоммуникационных технологий мы можем общаться не только со своими соотечественниками, но и с иностранцами. Однако, решившись начать переписку с человеком из другой страны, важно, во-первых, свободно общаться на его родном языке, во-вторых, быть хотя бы немного знакомым с менталитетом иностранца, и в-третьих, знать, как заканчивать письма, чтобы собеседнику было приятно их читать. Но из какой бы страны ни был получатель письма, какой бы ни была переписка — деловой или дружеской, очень важно в ней быть взаимовежливыми, обязательно здороваться с собеседником и вежливо прощаться с ним.

Финальные строки послания

Подходя к завершению своего послания, очень важно знать, как заканчивать письма финальной фразой, которая должна передать все ваше уважение и симпатию к собеседнику.

Так, финальная строка письма другу, близкому человеку или родственнику может звучать так:

• С любовью, (ваше имя).
• Отличного настроения!
• До встречи.
• Жду ответа.
• Передавай всем привет от меня.
• Скоро увидимся.

А вот официальное послание должно писаться с уважением в конце письма к его получателю и без какой-либо фамильярности. Так что, заканчивая писать деловое сообщение, в финале нужно писать:

• С надеждой на плодотворное сотрудничество.
• С уважением (ваше Ф.И.О. и должность в компании).
• С почтением (ваше Ф.И.О. и должность в компании).
• Спасибо, что откликнулись на наше предложение.
• Пожалуйста, отреагируйте как можно быстрее.
• Если вы заинтересованы в дополнительной информации, пожалуйста, свяжитесь с нами.

www.syl.ru