Как заканчивать письмо деловое – «Хитрости» финала письма. Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха

Содержание

«Хитрости» финала письма. Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха

«Хитрости» финала письма

Как повысить действенность и активность финала?

Разные варианты использования активных и эмоциональных фраз в финале письма могут производить разный эффект и приводить к разным результатам.

Посмотрите сами:

СОВЕТ

Если для вас актуально удерживать инициативу в переписке с адресатом/ клиентом; если важно «держать руку на пульсе» и способствовать динамичному решению вопросов, тщательно продумывайте активную часть финала письма!

Финал вашего письма должен заканчиваться понятной для адресата/ клиента формулировкой о следующих шагах.

Не заставляйте клиента самостоятельно догадываться о том, что же он должен сделать при получении вашего письма. Обязательно сообщайте о том, каких действий вы от него ожидаете и когда эти действия ему необходимо предпринять.

Действенная часть финала обязательно должна содержать информацию, отвечающую на следующие вопросы:

«Каков следующий шаг?» и «Когда его надо предпринять?»

В зависимости от ситуации необходимо регулировать степень категоричности финала.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!

Выдерживайте целесообразную пропорцию между действенной и имиджевой частями финала.

Помните: имиджевая составляющая финала хорошо работает на создание позитивного эмоционального настроя при общении, но может существенно понижать действенность письма, «размывать» цель и провоцировать адресата на «медленный» ответ.

Делайте финал более активным, удерживайте инициативу!

Специфические ситуации

Часто бывает так, что нам очень важно знать ответ адресата (его «да» или «нет»). При этом щекотливость ситуации заключается в том, что мы не вправе указывать и настаивать на ответе и его сроках. Такое указание может выглядеть некорректно, преждевременно, невежливо, а порой и откровенно навязчиво.

Например, мой адресат интересуется в письме возможностью провести тренинг деловой переписки для его подчиненных. В ответном письме я подробно описываю вариант проведения такого тренинга, и в результате мне важно не потерять нить диалога с адресатом и узнать о его решении. И сделать это важно максимально корректно. Как?

В таких ситуациях хорошо работает прием, который я назвала «Указание на последующее действие».

Суть приема: указать адресату/клиенту на событие/действие, которое произойдет сразу после того, как вы получите его ответ.

Например: «Иван Иванович, сообщите мне, пожалуйста, насколько Вам интересно мое предложение, – и мы сразу можем согласовать даты и детали тренинга».

Варианты финалов с указанием на последующее действие:

«Напишите о Вашем решении – и мы сразу приступим к оформлению документов».

«Как только мы получим от Вас ответ – мы будем готовы выслать скорректированный график произведения оплат».

«Напишите, какой из высланных вариантов Вам больше подходит – ия сразу вышлю конкретную детальную информацию по порядку оформления».

«Жду от Вас сканы документов – и сразу отдаю заказ на оплату».

«Сообщите о выбранном варианте – и мы будем готовы выслать Вам наше коммерческое предложение».

«Напишите, какой вариант Вам больше подходит – и я сразу смогу подробно рассказать о процедуре оформления этой карты».

Такой прием позволяет сохранить действенность и активность, в то же время письмо звучит достаточно корректно, так как по сути мы ничего не навязываем, но при этом предельно конкретно обозначаем перспективу предстоящих действий.

Работая с активной частью финала, не следует забывать об эмоциональной части, так как позитивные эмоции – далеко не последняя вещь в деловом общении.

Индийская мудрость гласит: «Ничто так не ободряет человека, как доброе слово». А крылатая фраза кинофильма вторит ей: «Доброе слово и кошке приятно». Так почему бы не закончить добрым словом письмо к нашему уважаемому адресату?

Имиджевая/эмоциональная часть финала

Финал делового письма (и письмо в целом) выглядит более достойно и профессионально, если наряду с изложением своей позиции мы демонстрируем внимание к интересам и личности нашего адресата/клиента.

ГОТОВЫЕ КЛИШЕ (ИСПОЛЬЗУЙТЕ, ЧТОБЫ ПИСАТЬ БЫСТРЕЕ)

Варианты имиджевых/эмоциональных фраз в финале письма:

• Будем рады сотрудничеству!

• Будем рады сотрудничеству с Вами!

• С готовностью отвечу на Ваши вопросы.

• Если у Вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь. Мы обязательно на них ответим!

• Если у Вас появились вопросы – напишите или позвоните. Мы непременно Вам ответим!

• С надеждой на плодотворное сотрудничество…

• Всегда готовы помочь и ответить на Ваши вопросы.

• С искренним уважением…

• С уважением…

• С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество…

• Искренне надеюсь, что наше сотрудничество будет позитивным и продуктивным.

• Будем рады видеть Вас в числе наших счастливых клиентов!

• Хорошего настроения и удачного дня!

• Спасибо за сотрудничество!

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!

Работая с имиджевой частью финала, важно понимать, что финальная фраза должна быть созвучна содержанию письма. Часто бывает, что финальная имиджевая фраза вводится нами в блок подписи – и, увы, не всегда соответствует смысловому контексту самого письма. Она превращается в мертвый шаблон, который не выполняет своего исходного назначения или (что хуже) начинает противоречить содержанию письма.

Подтверждение этому – в письме ниже.

From: Иванова Валентина

Sent: Thursday, August 26, 2010 7:13 PM

To: Николай Петрович

Subject: Вакансия главного бухгалтера

Добрый вечер, Николай Петрович!

Пишу Вам в связи с ситуацией, сложившейся с подбором кандидатов на позицию главного бухгалтера в подведомственной Вам службе. Позиция открыта уже более двух месяцев. Позиция достаточно непростая.

В конце июля состоялась встреча с Екатериной Козловой – реальным и достойным кандидатом на закрытие вакансии. Она выполнила все практические задания, мы передали их к Вам в службу. Результаты выполнения заданий до сих пор не проанализированы. В начале прошлой недели мы передали Вам еще 2 анкеты кандидатов на позицию бухгалтера и ответы этих кандидатов на вопросы. Ситуация прежняя – ответа нет. Николай Петрович, я уверена, что продолжать работу в таком ключе нет никакого смысла.

Сообщаю Вам о том, что с сегодняшнего дня вакансия главного бухгалтера нами переводится в разряд несрочных. Это означает, что при наличии достаточно большого количества актуальных вакансий в отделе персонала работа по поиску кандидатов на позицию главного бухгалтера будет нами вестись по остаточному принципу.

Хорошего настроения и удачного дня!

Валентина Иванова

Руководитель службы персонала

СОВЕТ

Обязательно соотносите звучание финальной эмоциональной фразы с основным содержанием письма. Для ускорения работы держите под рукой список фраз-клише.

Универсальным вариантом имиджевой фразы является фраза: «С уважением…»

Только ее можно поместить в автоматический блок подписи. Все остальные имиджевые фразы нуждаются в дополнительном внимании и согласовании с содержанием письма.

Внимание! В финале письма избегайте ошибок в употреблении следующих фраз:

• «Благодарим Вас за понимание» / «Спасибо за понимание»

• «Спасибо за внимание»

• «Всего доброго!»

• «Всего наилучшего!

• «Удачи!»

Рассмотрим подробнее.

Фраза в финале: «Благодарим Вас за понимание!»/«Спасибо за понимание»

Эта фраза имеет смысловой оттенок извинения. Поэтому используйте ее только в тех случаях, когда вам необходимо извиниться перед адресатом.

Посмотрите варианты писем ниже. Обратите внимание, как меняет смысл письма финальная фраза.

Не используйте эту фразу в ситуации, когда вы хотите выразить благодарность за общую работу. В этом случае более органично звучат фразы:

• «Спасибо за сотрудничество!»

• «Спасибо за плодотворное сотрудничество!».

Также не используйте эту фразу, чтобы поблагодарить адресата за внимание к вашей информации и для выражения надежды, что ему все понятно. Для этих случаев уместны другие варианты:

• «Я постаралась предельно точно изложить суть ситуации. Если при этом какие-то моменты остались для вас непонятными, пожалуйста, сообщите, и я поясню подробнее»;

• «Если в высланной информации есть непонятные моменты, пожалуйста, сообщите. Я дам необходимые комментарии»;

• «Я постаралась максимально подробно пояснить суть вопроса. Тем не менее если у вас есть еще какие-то вопросы, напишите, и я с удовольствием на них отвечу».

Фраза в финале: «Спасибо за внимание»

При использовании этой фразы важно понимать следующее. Она уместна только в деловой ситуации, когда вы выражаете благодарность за внимание, которое вам уделили в ответ на вашу просьбу/вопрос. Более корректным по звучанию и смыслу в такой ситуации будет вариант: «Спасибо за внимание, которое вы мне уделили».

Фраза «Спасибо за внимание!» абсолютно неуместна в ситуации, когда вы являетесь инициатором делового письма.

Почему? Дело в ее смысловом подтексте. Фразу «Спасибо за внимание» мы обычно используем, чтобы поблагодарить за внимание, которого можно было бы и не уделять. (Типичный пример такой ситуации в бытовой жизни: информация по TV о прогнозе погоды.)

Заканчивая свое информационное послание этой фразой, мы транслируем два смысловых значения:

1. «Я благодарен вам за время, которое вы мне уделили, так как вы имели полное право меня не слушать»;

2. «До свидания» («Всем спасибо. Все свободны»).

Оба этих смысловых значения неорганичны для делового письма.

Во-первых, нецелесообразно прощаться с клиентом столь категорично, не оставляя повода и надежды на возобновление диалога.

Во-вторых, странно и нецелесообразно писать письма, в актуальности которых вы не уверены. Даже если вы пишете такое письмо, заканчивать его нужно указанием на полезность и применимость вашей информации.

Резюме: фраза «Спасибо за внимание» неорганична финалу делового письма.

Вместо нее лучше использовать фразы:

• «Искренне надеюсь, что наша информация поможет вам…»

• «Уверены, что эта информация будет полезной при…»

• «Искренне надеюсь, что информация, которую я Вам сообщила, пригодится вам/поможет вам…»

Фразы в финале: «Всего доброго!»/«Всего наилучшего!»

Обе фразы – это варианты вежливого, но окончательного прощания. Они уместны в ситуациях, когда мы заинтересованы в прекращении диалога.

Если же мы хотим выразить клиенту/адресату наши пожелания добра или искреннего участия, то фразы «Всего доброго!» и «Всего наилучшего!» лучше заменить на:

• «Удачного дня!»

• «Хорошего настроения и удачного дня!»

• «С самыми наилучшими пожеланиями…»

• «С искренними пожеланиями…»

Фраза в финале: «Удачи!»

Эта короткая фраза в финале письма несет два смысловых оттенка.

1. Пожелание удачного стечения будущих обстоятельств.

2. Указание на то, что к этим обстоятельствам отправляющий адресат не будет иметь отношения («это будет происходить без меня, без моего участия»).

Решите сами, насколько приемлемы эти смысловые контексты в вашей переписке с клиентами/партнерами.

Итак, мы прояснили вопрос с главным инструментом ясного письма – его структурой. Основа ясности – четко прописанные три точки внимания, включая «хитрости» финала письма.

Это «смысловой треугольник», своего рода «смысловая рамка» письма.

Теперь в эту «рамку» нам нужно поместить основное содержание письма. Поместить таким образом, чтобы обеспечить нашему адресату предельную понятность, быстроту и комфорт чтения и восприятия. В этом помогают инструменты ясности. Напомним их.

1. Четкая структура письма (в том числе три точки внимания) – это мы уже освоили.

А со следующим нам предстоит разобраться.

2. Объем письма, комфортный для восприятия.

3. Подача информации в логике, предельно понятной адресату (принцип 5 х 5).

4. Графические средства систематизации и выразительности текста: абзацы, заголовки, нумерация.

5. Характер предложения (объем и структура).

Пойдем по порядку.

Поделитесь на страничке

Следующая глава >

econ.wikireading.ru

Как закончить письмо на английском: фразы и примеры писем

«Запоминается последняя фраза» – так звучат слова знаменитого киногероя из одного советского телесериала. Реплика пошла «в народ» и ныне является распространенным афоризмом. Ведь действительно, последние слова влияют на все впечатление от разговора. Поэтому составляя деловую или личную корреспонденцию, стоит тщательно продумать, как закончить письмо на английском и вежливо попрощаться с собеседником. Умению тактично и уместно употреблять стандартные фразы-клише в конце письма и будет посвящен сегодняшний материал.

Завершение делового письма на английском

Официальное письмо требует повышенного внимания к нормам вежливости. При успешной деловой коммуникации окончание письма позволяет усилить эффект от изложенного выше текста.

Концовка в деловом письме должна производить благоприятное впечатление: здесь не должно быть навязчивости, излишней эмоциональности, лести, предвзятости, а тем более грубости и недоброжелательности. Поэтому в бизнес переписке принято использовать обезличенные речевые клише. В приведенной ниже таблице представлены стандартные фразы, часто участвующие в завершении делового письма на английском.

Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.Если вам нужна дополнительная информация, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне.
We would appreciate your cooperation in this matter.Будем признательны за ваше сотрудничество в этом вопросе.
Thanks for your extremely helpful attention to this matter.Спасибо за ваше чрезвычайно полезное проявленное внимание к данной проблеме.
Thanks again for your attention, consideration, and time.Еще раз благодарим за ваше внимание, проявленный интерес и затраченное время.
We look forward to building a strong business relationship in the future.С ожиданием налаживания успешного и крепкого сотрудничества в будущем.
We take this opportunity of thanking you for your assistance.Пользуясь возможностью, выражаем вам благодарность за оказанную помощь.
We are looking forward to your confirmation.Ожидаем вашего подтверждения.
We look forward to hearing from you soon.Надеемся получить скорый ответ.
It’s always a pleasure doing business with you.С вами всегда приятно иметь дело.
Assuring you of our best attention at all times.В любое время мы готовы вас внимательно выслушать.

Эти выражения помогут красиво завершить текст послания. Но это еще не вся концовка, т.к. ни одно письмо на английском языке не обходится подписи. Обычно этой короткой репликой выражают свое почтение или пожелания успехов. Перевод многих таких фраз на русский совпадает, да и при переходе на английский они используются практически взаимозаменяемо, разве что с совсем небольшими эмоциональными отличиями.

Деловое письмо на английском может завершать подпись следующего вида:

  • Yours faithfully *– с искренним почтением;
  • Respectfully yours*с уважением;
  • Sincerely yours –искренне ваш;
  • With appreciation – искренне признателен;
  • With gratitude – искренне благодарен;
  • Thanks and regards – с благодарностью и пожеланиями добра;
  • Best regardsс наилучшими пожеланиями;
  • Kind regards – с добрыми пожеланиями;
  • Best wishes – с пожеланиями успехов.

* Данные выражения используются только в случае, если пишущий лично не знаком с адресатом своего письма.

Отдав дань принятым нормам вежливости, ставят запятую и с новой строки пишут личные данные подписавшего: имя, фамилию и занимаемую должность. На этом письмо окончено.

Итак, мы разобрались с официальными посланиями и научились их красиво заканчивать. Но остался нераскрытым еще один важный вопрос: как можно завершить письмо другу на английском языке или обращение к иностранным родственникам? Об этом подробно поговорим в следующем разделе.

Английские фразы прощания в дружеской переписке

Неформальная корреспонденция тоже придерживается вежливого тона, но дает несравнимо больше возможностей для выражения эмоций и подчеркивания близости и теплоты отношений. Поэтому на вопрос о том, как закончить письмо на английском в личной переписке, есть очень большое количество ответов.

Начнем с того, что неформальный текст также должен иметь логическое завершение: своеобразную последнюю нотку или итоговую черту. И порой именно на финишном этапе и случается ступор: пишешь о последних новостях и событиях, а красивое завершение письма никак не приходит на ум.

Конечно, стиль написания писем у каждого свой, но даже в дружеской переписке часто встречаются шаблонные фразы. Не знаете, как закончить свое английское письмо? Смело выбирайте и пишите одно из представленных ниже выражений. В нашем материале они также выделены в отдельную таблицу.

Well, got to go now.Ну что ж, на этом, пожалуй, все.
Anyway, I must go and get with my work.Так или иначе, но мне пора идти и заниматься своей работой.
I must finish my letter because I must go to bed.Я должен заканчивать письмо, потому что мне уже пора спать.
Do keep in touch!Будем на связи!
I’m sorry I must go to …Извини, но я должен сейчас идти ….
I have much to work to do.У меня много невыполненных дел.
Hope to hear from you soon.Надеюсь вскоре услышать от тебя весточку.
Well, I must finish now.Ну что ж, мне пора уже закругляться.
Write back soon!Отвечай побыстрее!
Write soon and let me know all the news.Скорей пиши ответ и дай мне знать обо всех новостях.
Can’t wait to hear from you!Не могу дождаться новой весточки от тебя!
Don’t forget to write!Не забывай писать!
Please, tell me more about…Пожалуйста, расскажи мне больше о….
Let me know what happens.Дай мне знать, что у вас происходит.
Drop me a line when you are freeКогда будешь свободен, напиши мне пару строчек.
Bye for now!А теперь прощай!
Have a nice day!Удачного дня!

Используя эти клише, вы сможете придать красивый и осмысленный вид любому письму.

Остается только поставить вежливую формулу и свои инициалы. Вариантов подписи у неформального письма просто масса, но мы отобрали из нее самые лучшие и часто употребляющиеся примеры. Так что долго размышлять над тем, как подписать письмо, вам тоже не придется.

Если адресатом вашего послания являются родственники или хорошие знакомые, уместным будет использование таких форм прощания, как:

  • Yours cordially – сердечно Ваш;
  • Yours ever всегда Ваш;
  • Eternally yours – неизменно Ваш;
  • Your loving brother – Ваш любящий брат;
  • Your friend Ваш друг;
  • Your very sincere friend – Ваш преданный друг;
  • Best wishes С наилучшими пожеланиями;
  • Give my regards to – Передавайте приветствия…;
  • All the best Всего самого наилучшего.

Если же вы с собеседником очень близкие друзья или у вас теплые романтические отношения, то на помощь придут следующие пожелания:

  • Affectionately – С нежностью;
  • Lots of love – Очень люблю;
  • Lots of kisses Целую;
  • Hugs – Обнимаю;
  • With love and kisses – Люблю и целую;
  • With all my love – Со всей любовью;
  • Passionately yours Страстно твой;
  • Always and forever – Твой навеки веков;
  • Missing you Скучаю по тебе;
  • Send my love to – Передавай мои приветы …;
  • Take care Береги себя;
  • Till next time – До следующего раза;
  • See you soon Скоро увидимся;
  • See ya – Увидимся;
  • Cheers Пока;
  • Ciao – Чао!

И после выражения своих чувств не забываем поставить запятую, и с новой строки подписать свое имя.

Теперь нам знакомы правила оформления всех видов корреспонденции. Но все же, лучше один раз увидеть полный образец письма, чем несколько раз прочесть отвлеченную от практики теорию. В завершение материала предлагаем вам просмотреть примеры английских писем различного характера с русским переводом.

Как закончить письмо на английском – образцы и выдержки из корреспонденции

В данном разделе вы найдете несколько примеров, наглядно показывающих оформление писем на английском языке, а также соответствие их стилей и форм вежливости.

Письмо-поздравление

Dear Daniel and dear Sarah,

 

Please accept our warmest congratulation on your silver wedding anniversary!

 

It seems like you joined your fates only yesterday. Yet twenty-five years have passed since that wonderful day.

 

With great pleasure we want to wish such an ideal couple all the best: a lot of love, much healthy, eternal youth and long and happy life together! It’s a delight to be your friends!

 

Best wishes on your anniversary,

 

Jonathan and Elizabeth Livingston

Дорогие Даниэль и Сара,

Примите наши самые сердечные поздравления с серебряным юбилеем Вашей свадьбы!

Кажется, что вы соединили свои судьбы только вчера. А вот прошло уже целых 25 лет с того замечательного дня.

С огромным удовольствием мы хотим пожелать такой идеальной паре только самых лучших вещей: много любви, крепкого здоровья, вечной молодости и долгой и счастливой совместной жизни. Быть вашими друзьями – это честь и удовольствие!

С наилучшими пожеланиями в день вашей годовщины,

Джонатан и Элизабет Ливингстон.

Письма другу

Hi, Emily!

 

I’m still waiting for the book which you promised to send me at our last meeting. You don’t write to me since then but obviously you have a lot on your plate right now.

 

Anyway, I`m going to visit you in a week and we have a chance to meet. What do you think about it? Drop me a line when you are free.

 

Cheers,

 

Anna

Привет, Эмили!

Я все еще жду ту книгу, которую ты обещала отправить мне в нашу прошлую встречу. С тех пор ты мне не писала, судя по всему, ты сейчас очень загружена делами.

Как бы там ни было, я собираюсь через недельку навестить тебя, и мы сможем встретиться. Как ты на это смотришь? Черкани пару строк, когда будешь свободна.

Пока,

Анна

Dear Jack,

 

Many thanks for your letter! Lovely to hear from you!

 

I must apologize for not writing earlier. I worked very much and didn’t have any free time. But now I can tell you about my news.

 

Since yesterday I’m on vacation. My boss let me go on vacation for a month. I am very glad, now I can go to Spain, finally! I saved money for this travel for two years, and yesterday I have bought a round trip ticket to Barcelona. I’ll spend two weeks in Barcelona. You cannot imagine how much I dreamed about it! I am just in seventh heaven!

 

Later, when I’ll return Moscow, I’ll go to my parents. They live in Sankt-Petersburg. I spent my childhood in the city of Sankt-Petersburg, so I have many friends there. I will be very pleased to meet with them. After this trip to the city of my childhood, I’ll return Moscow again and write you all my experiences.

 

Well, I must finish now. Hope to hear from you soon!

 

With love and kisses,

 

Eva

Дорогой Джек,

Огромное спасибо за твое письмо! Очень приятно получить весточку от тебя!

Я должна извиниться за то, что не написала раньше. Я очень много работала, и у меня не было ни минутки свободного времени. Но теперь я могу рассказать тебе о моих новостях.

Со вчерашнего дня я в отпуске. Мой начальник разрешил мне уйти в отпуск на целый месяц. Я очень рада, теперь я могу поехать в Испанию, наконец-то! Я два года копила деньги на это путешествие, и вот вчера я купила билеты до Барселоны туда и обратно. Я проведу в Барселоне две недели. Ты даже представить себе не можешь, как сильно я об этом мечтала! Я просто на седьмом небе от счастья!

Позже, когда я вернусь в Москву, я поеду к моим родителям. Они живут в Санкт-Петербурге. Я провела свое детство в Санкт-Петербурге, поэтому у меня там есть много друзей. Мне будет очень приятно встретиться с ними. После этой поездки в город моего детства, я снова вернусь в Москву и напишу тебе все свои впечатления.

Ну что ж, мне пора закругляться. Надеюсь вскоре вновь получить от тебя весточку.

Люблю и целую,

Ева

Выдержки из деловых писем

I send you the price-list on our new products. It’s also includes the terms of the delivery and the possible discount. Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.

Thank you for your attention.

Yours faithfully,

Peter Forster

Customer Service Manager

Я высылаю вам прайс-лист на нашу новую продукцию. Он также включает в себя условия доставки и возможные скидки. Если вам потребуется дополнительная информация, пожалуйста, свяжитесь со мной.
Спасибо за уделенное внимание.

С уважением,

Питер Форстер

Менеджер по работе с клиентами

Please accept our sincere apologies for the recent problems. Be assured that we take all important steps so that this will not happen again. As compensation we have applied a 30% discount on your order.

Once again, our sincere apologies for the inconvenience caused.

Kind regards,

Robert Fletcher

General Manager

Пожалуйста, примите наши искренние извинения за недавно возникшие проблемы. Будьте уверены, что мы примем все необходимые меры, чтобы подобное не повторилось в будущем. В качестве компенсации мы оформили 30% скиду на ваш заказ.

Еще раз приносим свои извинения за причиненные неудобства.

Всего доброго,

Роберт Флэтчер

Генеральный менеджер

Просмотры: 361

speakenglishwell.ru

Как закончить письмо (с закрывающими примерами) 2019

Как вы закрываете, деловое письмо важно. Ваше закрытие письма должно оставить читателя с положительным впечатлением как от вас, так и от письма, которое вы написали. При закрытии вашего письма важно использовать соответствующее уважительное и профессиональное слово или фразу.

Большинство официальных вариантов закрытия букв зарезервированы, но обратите внимание, что среди вариантов есть степень тепла и знакомость. Ваши отношения с человеком, которого вы пишете, будут определяться тем, что вы выбираете.


Прочтите ниже, чтобы узнать некоторые из наиболее распространенных доступных вариантов закрытия, и получите помощь, чтобы выяснить, какие из них подходят для переписки.

Примеры закрытия письма

Ниже приведены закрытие букв, подходящих для деловых писем и писем, связанных с занятостью. Ниже приведена информация о том, когда использовать каждый из них.


Искренне, С уважением, С уважением, Искренне ваш — Это самые простые и самые полезные закрытия букв для использования в формальной деловой обстановке.

Они подходят практически во всех случаях и являются отличными способами закрыть сопроводительное письмо или запрос.

С уважением, сердечно и с уважением — Эти закрытия букв заполняют потребность в чем-то чуть более личном. Они подходят, если у вас есть некоторые сведения о человеке, которому вы пишете. Вы могли переписываться по электронной почте несколько раз, встречались лицом к лицу или по телефону, или встречались в сетевом мероприятии.


С теплотой, наилучшими пожеланиями и с признательностью — Эти закрытия букв также подходят, если у вас есть какие-то знания или связь с человеком, которому вы пишете. Поскольку они могут относиться к содерж

ru.routestofinance.com

Разберёмся, как закончить письмо личное, деловое, поздравительное

Общение – это одна из основных потребностей человека, наряду со сном и едой. У современных людей есть несколько доступных и эффективных способов побеседовать с друзьями и родственниками, коллегами и деловыми партнёрами. К ним относится общение вживую, сотовая связь и интернет.

Последние два способа появились сравнительно недавно. Долгое время общаться на расстоянии можно было только с помощью посланий. Они писались от руки и отправлялись по почте. Данный вид общения сохранился и сегодня. Однако на смену рукописным пришли электронные письма.

Дадим определение

Слово «письмо» имеет несколько значений.

Во-первых, это система письменных знаков, которая необходима для фиксации устной речи.

Пример: Учёные расшифровали древнее письмо индейцев майя.

Во-вторых, это внешний вид нанесённого на бумагу текста информационного характера.

Пример: Ученики спросили своего учителя о том, как закончить письмо в соответствии с принятыми в русском языке нормами.

В-третьих, рукописный или электронный текст, который содержит предназначенную для адресанта информацию.

Пример: Письмо из дома с важными известиями от отца было получено через неделю после его отправки.

Как закончить письмо и как его начать? Эти вопросы задают себе все люди, независимо от того, какое послание они составляют: электронное или рукописное. В этой статье нам предстоит дать ответ на первый из них.

Виды писем

Перед тем как говорить о том, как лучше закончить письмо, стоит разобраться в его видах. От этого зависит общий тон и используемые выражения. Итак, послания могут быть:

  • деловыми;
  • личными;
  • поздравительными.

Деловым письмом принято называть такой вид документации, который служит средством обмена информацией между разными организациями и учреждениями. Также он может носить название «официальная переписка». Некоторые виды писем, которые относятся к данной категории, требуют ответа (например, прошения, обращения, запросы), другие – нет (например, предупреждения, напоминания, утверждения).

Письмо, которое пишется одним частным лицом и адресовано другому, называется личным.

Письма, которые имеют целью поздравить неофициальное лицо, организацию или учреждение с каким-либо радостным событием или достижением, принято называть поздравительными.

Ниже мы разберёмся, как правильно закончить письмо в зависимости от его вида и назначения.

Общая структура

Независимо от вида, все письма имеют примерно одинаковую структуру. Стоит обратить внимание, что первые два пункта характерны только для официальной переписки.

  1. Адрес отправителя.
  2. Дата.
  3. Приветствие.
  4. Текст, содержащий основную информацию.
  5. Заключительные фразы.
  6. Постскриптум.

Деловая переписка

К написанию данного вида переписки следует относиться с особым вниманием, поскольку допущенные отправителем орфографические, пунктуационные или стилистические ошибки способны отрицательно сказаться на имидже компании или учреждения, которое он представляет. При составлении предложений следует отдавать предпочтение простым предложениям и избегать большого числа осложняющих конструкций. Общий тон должен быть уважительным. Главное, суть письма должна раскрываться в его окончании, поскольку люди больше обращают внимание именно на этот фрагмент текста.

Как закончить письмо, имеющее статус официального? Наиболее удачными завершающими фразами являются:

  • Надеюсь на дальнейшее плодотворное сотрудничество.
  • Надеюсь на продолжение сотрудничества.
  • Спасибо, что уделили внимание.
  • С уважением, Иванов Иван Иванович.
  • С почтением, Иванов Иван Иванович.

Как красиво закончить письмо частному лицу

Данный вид переписки не требует от составителя повышенного внимания. Однако в процессе написания человеку всё равно не следует забывать про грамотность. В этом отношении гораздо проще писать электронные письма, поскольку обнаруженные ошибки легко исправить. В случае с рукописным текстом придётся переписывать готовый текст.

Перед началом процесса необходимо определиться с основным содержанием и реакцией получателя. Если отправителю важно как можно скорее получить ответ, то в заключительной части лучше сделать соответствующие пометки. Окончание должно быть логичным завершением всего написанного выше, иначе можно поставить получателя в неловкое положение и заставить его размышлять о том, что отправитель хотел сказать.

Самыми распространёнными фразами, которые используются в конце письма, являются:

  • Твой друг, Пётр.
  • До встречи!
  • Жду ответа.
  • Целую, Мария.
  • Приезжай как можно скорее.
  • Всего наилучшего, твой друг Пётр.

Отправитель может придумать окончание письма самостоятельно. В этом случае оно будет иметь уникальный характер и обязательно понравится получателю.

Отвечая на вопрос о том, как можно закончить письмо-поздравление, нужно обратить внимание на его вид. Если отправителем и получателем выступают официальные лица, то завершающие фразы должны иметь нейтральный характер. В остальных случаях допускается определённая вольность.

Подведём итоги

Вопрос: «Как закончить письмо?» — вполне логичен. Общение по телефону и в социальных сетях строится по законам, отличным от тех, которые приняты во время переписки. Однако каждому человеку хотя бы один раз в жизни приходится выступать в качестве составителя письма. Поэтому необходимо иметь общие представления о существующих в данной области канонах и правилах. В противном случае первый опыт может стать последним. А ведь написание письма, его отправка и ожидание ответа от адресанта – волнующий процесс.

fb.ru

Как правильно закончить письмо | Аналитика

Нарочитая вежливость может выглядеть исключительно невежливо. Как этого избежать? Делимся советами экспертов в области этикета.

Хватит писать «С наилучшими пожеланиями!» в конце письма. Да, выглядит эта подпись безобидно. Вы и в самом деле желаете респонденту только хорошего. Но времена меняются, и подобные формулы вежливости стали избыточными.

По данным исследователей из Университета Пенсильвании, которые изучали вопрос с 2003 года, социальная норма изменилась сравнительно недавно. Сейчас лишь 5% электронных писем оканчиваются такими пожеланиями. Чаще приписывают «Спасибо!» или «С уважением!» .

Электронная почта получила широкое распространение в 90-х, и большинство пользователей сразу же оставили формальности — и формулы вежливости в конце сообщений. По словам тренера по бизнес-этикету Барбары Пэтчер, «Это было больше похоже на записки». На веб-странице Los Angeles Times социолог Калифорнийского Университета Нейл Шмеглер прогнозирует, что с развитием электронных технологий бумажная переписка окончательно уйдет в прошлое.

Но со временем электронные письма взяли на себя функции бумажных, и люди вернулись к знакомым нормам деловой переписки. Пэчтер говорит: «Сложилась целая иерархия заключительной подписи». Так что же выбрать? «С уважением»? Дурной штамп. «Сердечный привет»? Чересчур эмоционально. «Спасибо»? Хороший вариант, но его часто выбирают там, где благодарность вообще не требуется. «Искренне, ваш» — вы действительно от всей души, искренне прикрепляли каждый из этих файлов?

Проблема «всего наилучшего» в том, что оно вообще ничего не говорит респонденту. Консультант по бизнес-этике Джудит Каллос считает: «Это бессмысленная формула речи, употребляемая, когда нечего сказать». Другие эксперты не столь категоричны: они называют ее «безобидной», «корректной», «приличной» или «никакой». Лиз Данзико, директор в PR-агентстве NPR говорит: «Недавно „Всего наилучшего“ выражало, как правило, вежливое невнимание — но сейчас это может означать завуалированную обиду или угрозу».

«Наилучшими пожеланиями» испещрены письма, написанные несколько веков назад. В англосаксонской традиции штамп появился в 1922 году. Согласно Oxford English Dictionary, этому способствовал Фрэнсис Скотт Фицджеральд, который написал литературному критику Эдмонду Уилсону «Зельда шлет тебе наилучшие пожелания». Формула получила широкое распространение и завершила свою жизнь лишь в конце 1968 году, когда Ларри Кинг получил официальное послание, оканчивавшееся «Всего хорошего, Билли». Такие письма напрягали уже тогда, и даже острый на язык Ларри Кинг сказал, что это слишком фамильярно.

Формулы вежливости укоренялись в языках столетиями. В 1922 году Эмили Пост, один столпов науки этикета, писала:

«Англичане начали избавляться от украшательств в письмах еще в XVIII веке. Они ограничились „Искренне ваш“».

В эпоху интернета традиция сохраняется. Люди избегают как фамильярности, так и выражений привязанности и используют как можно более нейтральные формулировки в окончании письма. По данным опроса, 75% людей предпочитают «Спасибо!» или «Удачи!». Впрочем, многие признают, что и это не лучший выбор, — но вынуждены соблюдать новую социальную норму.

Да никак. Вообще не используйте вежливые формулы в подписи. С распространением сервисов типа Slack и электронная почта стала похожа на мессенджеры. Барбара Пэтчет считает: «Е-мэйлы стали менее формальными». Теперь в письмах друзьям или хорошим знакомым заключительные формулы не употребляют — считается, что это такой же архаизм, как голосовые сообщения. Формулы вежливости лишь замедляют переписку. Лиз Данзико комментирует: «Люди так не разговаривают». Она сама в конце электронных писем — деловых и личных — ставит точку. Без подписи.

ru.ihodl.com

как написать, как закончить, правила написания.

Успех компании во многом зависит от умелого ведения переговоров и деловой переписки. Даже если руководитель умеет правильно выстраивать беседу, вести переговоры, а деловая переписка у него сухая и блеклая, то в этом случае имидж его компании может сильно пострадать.

Зачем нужна деловая переписка

Неправильная деловая переписка может стать причиной прекращения отношений с компанией. И неважно, речь идет об электронном или бумажном варианте.

Кроме того, что организации должны уметь вести грамотную, продуманную переписку, сотрудники компании также должны соблюдать деловой стиль общения. В деловом общении не используется разговорная лексика. Все сотрудники должны знать особенности рабочей переписки, чтобы держать на высоком уровне имидж компании.

Отличия деловых писем от других

Главные отличия:

  • Используется фирменный бланк. На нем указаны контактные данные.
  • Мысли излагаются просто и понятно.
  • Объем в среднем занимает одну страницу.
  • В содержании указывается четкая цель обращения.

«Почти все важные дела люди совершают путем переписки, следовательно, одного умения говорить недостаточно.»
Люк де Вовенарг

Виды деловых писем

Различаются по тематике обращения:

  • Коммерческие письма: предложение; запрос; претензия.
  • Отправляются для подтверждения и заключения сделки.
  • Некоммерческие используются для разрешения организационных, правовых вопросов.
  • Благодарственные письма выражают признательность;
  • Гарантийные отправляются для подтверждения договоренностей;
  • Информационные (извещение, сообщение, уведомление) сообщают о событиях и фактах;
  • Сопроводительные используются для направления дополнительных документов;
  • Также письмом можно о чем-то напомнить или подтвердить информацию.
  • Для отправки поздравлений и пожеланий партнерам, заказчикам используются поздравительные письма.

Различаются по функциям:

  • На запрос, предложение, просьбу и рекламацию необходимо отвечать.
  • На предупреждение, извещение, сопроводительное письмо отвечать нет необходимости.

Различаются по количеству получателей:

  • Нескольким адресатам;
  • Конкретному лицу.

По способу отправления:

  • Отправляются почтой;
  • Отправляются с помощью E—mail;
  • При помощи факса.

Секреты правильного оформления

Оформление письма по всем правилам говорит об уважении к адресату, поэтому нужно учесть следующие аспекты:

Тема

Используйте простой, понятный заголовок. Так получатель сразу поймет, о чем пойдет речь, а вы получите быстрый ответ.

Текст

Текст документа делится на 3 составляющие: введение, содержание, заключение. Во вступлении нужно указать цель письма, в основной части представить содержание, описание, а в заключении подвести итоги, которые выражают предложение, претензию, просьбу или другое.

Стилистика

Любое письмо от организации пишется в строгом официальном стиле. Не допускается выражение эмоций. В тексте недопустимы опечатки, зачеркивания и дописки.

Оформление бланка

  • Используется специальный бланк;
  • Для последующей подшивки на бланке делается отступ в 3 см от левого поля;
  • На документе указывается достоверные данные о компании: адрес, телефон, почта;
  • Используется шрифт Times New Roman, размер 12. Межстрочный интервал 1,5-2. Такое оформление считается самым подходящим, так как легко воспринимается во время чтения;
  • Письмо, которое содержит конфиденциальную информацию, лучше отправлять в конверте. Не рекомендуется использовать факс или E—mail.

Нумерация

Если письмо написано на нескольких страницах, то нумерация начинается со второй. Номера ставятся вверху страницы посередине и прописываются арабскими цифрами без точек.

Абзацы

Для легкого восприятия изложенного материала, текст лучше разделить на абзацы. Так письмо становится легким для восприятия. Получатель сразу сможет изучить цель корреспонденции, обращаясь после к введению и заключению. Основную часть письма также делите на абзацы.

Реквизиты

  • В середине фирменного бланка размещается герб РФ;
  • Достоверное и полное название адресанта;
  • Контактные данные;
  • Номер банковского счета;
  • Название организации-получателя пишется в именительном падеже. Должность и фамилия – в дательном падеже;
  • Каждый реквизит пишется с новой строки.

Электронные деловые письма

Сегодня общение между компании больше осуществляется с помощью E—mail, поэтому рассмотрим правила оформления письма в электронном виде.

Используйте броскую тему письма с названием вашей компании;

Сохраняйте цепочку сообщений. Открыв почту, вы или получатель сразу сможете увидеть всю переписку. Вам не придется вспоминать, о чем шла речь и на каком этапе закончилась ваша переписка;

В сообщение не добавляйте сложных фоновое оформление. Если у адресата простой компьютер, то ваше электронное письмо либо отобразиться не полностью, либо вообще не откроется;

Стиль электронного документа такой же, как и при обычной деловой переписке. Не добавляйте смайлики и гиф-изображения;

В какие сроки нужно ответить на письмо

Как уже было сказано выше, есть письма (запрос, предложение, рекламация, просьба), которые требуют своевременного ответа.

Если получен запрос, уведомите адресанта в течение 3 дней о том, что вы его получили. Окончательный ответ можно дать в течение месяца;

Если вами получено письмо-соболезнование, ответьте на него в течение 10 дней;

Поздравительное письмо следует отправить в течение недели с момента, как вы узнали о важной дате;

Как правильно написать деловое письмо поэтапно

Разберем по пунктам:

  1. Запишите данные адресата. В правом верхнем углу документы укажите Ф.И.О. и должность получателя. Если общение идет с компанией, тогда нужно указать юридический адрес.
  2. Напишите к кому обращается письмо.На середине бланка напишите к кому вы обращаетесь в уважительной форме. Не используйте сокращений. «Уважаемая, Нина Петровна!». Также можно указать должность получателя. Рекомендуем обращаться только по имени и отчеству, это лучше предрасполагает к общению.
  3. Изложите цель обращения. Распишите причину составления обращения, его суть. Пишите кратко и соблюдайте официальный стиль изложения.
  4. Предложите решение. Адресат должен не только прочитать письмо, но и определенным образом среагировать на него. Для этого предложите свои способы разрешения ситуации. Если ваша цель – рассказать о жалобе, претензии, то попросите принятия конкретных мер. Если предлагаете сотрудничество, расскажите о возможных вариантах.

Как закончить деловое письмо

После вступления и грамотного изложения сути письма в содержании встает вопрос, как правильно его закончить. Важно подвести конкретный, простой итог, ограничиваясь при этом простыми фразами.

Подпишитесь, указав свою должность, фамилию и имя. Также рекомендуется добавить не только контакты компании, но и ваш личный телефон и E—mail. Это покажет адресату вашу готовность общаться и сотрудничать.

Таким образом, мы объяснили важность составления деловых писем. Если оно оформлено по всем правилам, то это охарактеризует вашу компанию с положительной стороны.

Соблюдение этикета в деловой переписке показывает уважительное отношение вашей компании к другим организациям. Поэтому, изучайте подробно статью и составляйте ваши письма правильно.

goodetiket.ru

Как заканчивать письма, чтобы оставить о себе приятное впечатление :: SYL.ru

Время идет, все меняется, технологический прогресс идет семимильными шагами, но одно все же остается неизменным. Как и наши далекие предки, мы нуждаемся в постоянном обмене информацией. И хотя сейчас мы запросто можем позвонить желаемому собеседнику, но иногда это не представляется возможным, и тогда приходится писать письма. А для того чтобы оставить у адресата наиболее благоприятное впечатление, очень важно правильно составить свое письменное сообщение и верно закончить его, что под силу далеко не каждому. Так что сейчас мы и постараемся разобраться в том, как заканчивать письма своим друзьям, близким или деловым партнерам.

Принцип написания писем хорошо знакомым людям

Перед тем как начать разбираться с концовкой сообщения, важно правильно написать само письмо, следуя очень простым правилам. Отправляя послание друзья, родным и близким, по сути, можно даже не особо задумываться о том, каким должен быть образец письма, написанного вами. Здесь будет достаточно просто условно поделить сообщение на три части.

  1. Приветствие, в котором нужно поздороваться с собеседником, называя его по имени, справиться о его делах и самочувствии.
  2. Основная часть письма, где можно описать все то, о чем хочется поделиться с адресатом — о происшествиях в своей жизни, своих эмоциях, переживаниях и просто поделиться какими-либо новостями.
  3. Окончание сообщения, в котором следует попрощаться с получателем. Но о том, как заканчивать письма друзьям и близким, мы поговорим позднее более подробно.

Принцип написания писем делового характера

В свою очередь, послание деловому партнеру пишется совершенно иначе. Прежде всего стиль сообщения должен быть строго формальным, в нем не должно содержаться ни единой ошибки, а образец письма должен быть взят из официального источника. Однако, несмотря на то, что есть разные виды деловых переписок и множество особенностей у каждой из них, можно составить примерный план любого делового послания.

  1. Шапка официального послания, содержащая название компании-получателя с указанием фамилии, имени, отчества и должности лица-получателя, под которой указывается дата письма и его регистрационный номер.
  2. Заголовок письма и основной его текст, лаконичный, но содержащий всю необходимую информацию.
  3. Окончание послания, имеющее ряд своих нюансов, так что о том, как закончить деловое письмо, мы поговорим позднее, а в самом конце дата отправления сообщения и подпись отправителя — его фамилия, имя, отчество и занимаемая должность.

Концовка письма друзьям или близким

Теперь пришло время поподробнее остановиться на том, как же конкретно нужно закончить послание хорошо знакомому или родному человеку, чтобы оставить после себя максимально благоприятное впечатление и вызвать у собеседника желание поскорее написать ответ.

Прежде всего, перед тем как закончить письмо другу, родному или близкому человеку, следует внимательно перечитать свое послание. После прочтения сообщения наверняка захочется еще что-то добавить, исправить или дополнить в нем, чтобы текст получился максимально полным и понятным. После этого рекомендуется еще раз перечитать письмо, после чего останется лишь добавить своеобразный «эпилог» в конце, уточнив в нем основную мысль своего послания, и тепло попрощаться со своим собеседником.

Концовка официального письма

В деловой переписке концовка сообщения играет едва ли не самую важную роль. Именно поэтому особое внимание при его составлении следует уделить тому, как закончить деловое письмо, чтобы соблюсти этикет и правила хорошего тона. И первым делом перед написанием финальной части послания нужно опять-таки перечитать письмо, исправить в нем все ошибки и правильно его отформатировать, чтобы текст был хорошо читаемым, а важные моменты сразу были заметны благодаря выделению жирным шрифтом.

После такой подготовки можно переходить, собственно, к окончанию письма. Если оно состоит из нескольких листов, в концовке важно сделать резюме сообщения, состоящее из пары абзацев, в котором нужно будет отразить самые важные моменты послания, чтобы получателю было легче составить свой ответ. Если же письмо небольшое, то необходимости в резюмирующей части нет, так что в конце будет достаточно просто попрощаться, уважительно обратившись к собеседнику, и подписаться.

Дружеская или деловая переписка с иностранцем

Наш век считается временем, стирающим границы. И это неспроста, ведь в мире телекоммуникационных технологий мы можем общаться не только со своими соотечественниками, но и с иностранцами. Однако, решившись начать переписку с человеком из другой страны, важно, во-первых, свободно общаться на его родном языке, во-вторых, быть хотя бы немного знакомым с менталитетом иностранца, и в-третьих, знать, как заканчивать письма, чтобы собеседнику было приятно их читать. Но из какой бы страны ни был получатель письма, какой бы ни была переписка — деловой или дружеской, очень важно в ней быть взаимовежливыми, обязательно здороваться с собеседником и вежливо прощаться с ним.

Финальные строки послания

Подходя к завершению своего послания, очень важно знать, как заканчивать письма финальной фразой, которая должна передать все ваше уважение и симпатию к собеседнику.

Так, финальная строка письма другу, близкому человеку или родственнику может звучать так:

  • С любовью, (ваше имя).
  • Отличного настроения!
  • До встречи.
  • Жду ответа.
  • Передавай всем привет от меня.
  • Скоро увидимся.

А вот официальное послание должно писаться с уважением в конце письма к его получателю и без какой-либо фамильярности. Так что, заканчивая писать деловое сообщение, в финале нужно писать:

  • С надеждой на плодотворное сотрудничество.
  • С уважением (ваше Ф.И.О. и должность в компании).
  • С почтением (ваше Ф.И.О. и должность в компании).
  • Спасибо, что откликнулись на наше предложение.
  • Пожалуйста, отреагируйте как можно быстрее.
  • Если вы заинтересованы в дополнительной информации, пожалуйста, свяжитесь с нами.

www.syl.ru

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о