Как распланировать свое время правильно: Тайм-менеджмент: как правильно планировать свое время, чтобы успевать все

Содержание

Тайм-менеджмент: как правильно планировать свое время, чтобы успевать все — Блог

Славное время было – средневековье. Сонные феодалы неспешно потягивали вино в своих замках, крестьяне работали на благо своих хозяев, а рыцари с нетерпением ждали новых походов. В целом – это было время, когда всё было просто. Завтра было почти таким же, как и вчера.

Сегодня же, 90% всех людей выглядят как пассажиры поезда, который только что уехал. Они спешат неизвестно зачем и неведомо куда. Если вы узнали в этом описании себя, то знакомьтесь, ваш лучший друг – тайм-менеджмент.

Все люди делают это

Можете откинуться на спинку стула – все люди делают это: откладывают дела на потом, ленятся, ищут оправдания. Бывают и более интересные случаи, когда человек умудряется обижаться на всех и вся за то, что у него что-то не ладится. Ленивые и брюзжащие старики – это как раз такие люди, не познакомившиеся вовремя с искусством управления временем. Сейчас вы вряд ли знаете, чего хотите. Однако ознакомившись с основными принципами управления временем, вы сможете буквально творить чудеса.

Если вы не знаете с чего начать – начните с начала. Этот банальный совет также примитивен, как и отговорки, которые люди используют, чтобы бездельничать подольше. К слову, безделье – самый страшный враг всех серьёзных начинаний. Лучший способ закопать миллион в землю – каждый день откладывать на завтра работу, теряя одну тысячу. Кто-то может назвать это красивым словом «прокрастинация», но это лишь отлынивание и безделье.

Второй уровень низшей лиги – отсутствие веры в успех. Вы что-то делаете, но ваши усилия подобны песчинке на пляже, из которой требуется построить песчаный замок. Вам нужен результат. Как его добиться – читайте ниже.

Обратите также внимание на то, что нижеприведённые методики бесполезны, если ваше дело или проект вам неинтересны. Тайм-менеджмент основан на умении расставлять приоритеты правильно – такое умение необходимо не только на работе, но и в жизни.

Почему миллионеры ходят в бейсболках?

Если вы думали, что миллионеры лишь хвастаются богатством, то вы ошибаетесь. Те из них, кто честно заработал свои кровные – скромные и незаметные люди. От вас их отличает лишь счёт с кучей нулей и умение управлять временем и деньгами, которые это умение приносит.

Не стоит думать, что тайм-менеджмент придумали богатенькие боссы, которым нечего было делать. Это универсальный механизм, который работает в любой сфере жизни как часы. ТМ – инструмент, с помощью которого вы сможете добиться успеха в любой сфере. Достигается всё примитивно просто – вы учитесь распоряжаться своим временем и тратить его с умом, получая максимум эффекта от каждой минуты.

Сначала – о приятном

Наглядный пример пользы от ТМ – представьте себе себя. Только у вас сегодня нет дел. Вы сделали их три года назад. У вас уже совершенно другая жизнь, хорошая машина, на работе все с вами здороваются… Что же произошло?

А всё началось с того, как вы прочитали в сети о странной вещи – тайм-менеджменте. Удалили мусор из корзины компьютера, с дисков, убрали его из своей комнаты, квартиры и в конце концов – из головы. Вы стали больше времени уделять работе, семье и у вас никогда не бывает депрессии из-за дел. Разве такое бывает? Да!

Прокрастинация – тяжёлый труд. Основы тайм-менеджмента

Приехали!

Не нужно себя ругать за безделье. Вы выполняете тяжёлую работу. Да нет – вы почти в рабстве у своих собственных привычек. Но вот вам задачка – представьте, что завтра конец света. Всё, приехали! Поздно бегать по банкам, соседям, возвращать долги, прибивать полочку на стену – разве есть смысл делать всё это в последний день? Нет! Славно. Теперь вы можете догнать выпрыгнувшее сердце и вернуть его на место, собраться с мыслями. Поздравляем – теперь вы сделали первый шаг!

Начинайте каждое утро с мысли о том, каким бы был этот день, если бы он стал последним. Это простое упражнение позволит вам поставить цели. Лучше всего – возьмите листок и потратьте 15-20 минут на перечисление важных дел, чтобы не потратить ближайшие 15-20 часов на их частичную реализацию.

Один план хорошо, а два – лучше!

Любой успех не приходит случайно. И даже благодаря тяжёлой работе бывает трудно его достичь. Причина кроется в отсутствии чёткого плана действий. Спросите себя о том, почему у вас до сих пор нет такого плана – внятного ответа вы себе не дадите.

Половина всех ваших неудач в жизни связана с тем, что вы не знаете ответа на два вопроса всех прославленных полководцев:

Где мы в данный момент?

Куда наступать?

Составив чёткий план действий, вы сможете знать, что и когда вам выполнять. У вас на руках будет карта с чёткими стрелочками, указывающими на то место, где зарыт настоящий клад! Очень важно именно писать план. Если вы не запишете цель, то с лёгкостью откажитесь от неё под любым предлогом. Когда же она записана – отвертеться не удастся.

Пожиратели – прочь!

Имён у таких дел множество, но суть одна – высосать из вас энергию. Выбросить ноутбук или отписаться от полезных рассылок – не самая лучшая идея. Никто также не запретит вам посмотреть любимый фильм. Но во время важных дел возьмите за правило концентрироваться на работе. Как только вы начнёте поддаваться магии социальных сетей или пейзажа за окном – вы пропали.

Приоритеты

Если вы хотите быть успешным – вы просто обязаны уметь присваивать делам цифры. Основному делу – масса времени. Побочным – немного. А вот на развлечение вы можете оставить час-другой. Через некоторое время этот мизерный отрезок времени станет бездной, которая отделяет вас от заветного нового дня и новой работы.

Разделяй и властвуй!

Такая трактовка Цезаря является самой гуманной и самой практичной в нашем мире. Разделять вам придётся потоки информации – на нужную и ненужную. От вас требуется уметь быстро ориентироваться в потоке информации и не тратить своё время на то, что вам не нужно. Беспощадно отсеивайте любителей пожаловаться на жизнь и ничего при этом не делать, кто пытается вам что-то навязать.

Учитесь у французов

Принцип придумал отнюдь не француз. Но уважаемый Брайан Трейси призывает готовить привычное именно для них блюдо – лягушку. Похоже, что дядюшка Трейси совсем не разделяет безграничную любовь французов к этому блюду. К тому же – он предлагает есть её целиком, а не только лапки. Всё становится на свои места, когда вы поймёте, что лягушка – это ваше самое неприятное дело, которое вы постоянно откладываете. Просто съешьте её утром и ходите с довольной улыбкой весь день!

Чистота – залог здоровья!

Чистота на вашем столе позволит оптимизировать рабочий процесс на 30%. Именно такое количество времени, по мнению учёных, тратится на то, чтобы впопыхах найти нужную бумагу или вещь. Творческий беспорядок – лишь удобная отговорка, не так ли?

От звонка до звонка

Героически перевыполнять недовыполненный план – не лучшая идея. Вы можете выбиться из сил в погоне за ежеминутным результатом, но настоящая сила – в системности. Научитесь каждый день уделять время важному для вас делу, и вы добьётесь гораздо большего, нежели попытками наскоков и набегов. Лучший способ разбогатеть – работать усердно, но лишь в определённое время. Эта привычка поможет вам отучиться брать работу домой, постоянно думая о ней.

Помните также, что тайм-менеджмент, как и любую другую методику следует использовать с умом. Как уже говорилось выше – избегайте наскоков и набегов. Лениться тоже можно и даже нужно! Тем не менее, стремитесь к состояниям потока и умиротворения. На работе раскручивайте маховик интеллекта и не давайте себе спуску, пока не начнёте решать проблемы, будто щёлкая орешки. Дома научитесь выполнять домашние дела и отдыхать. Главное правило тайм-менеджмента: хорошо поработал – хорошо отдохни.

обзор современных методов и инструментов.

Содержание:

С чего начать планирование времени?
Основные методы тайм-менеджмента.
Обзор инструментов планирования времени.

Сколько за день находится важных и неотложных дел, как это все успеть?

В этом нелегком деле нам поможет тайм-менеджмент. Сегодня это целая наука про грамотное планирование и управление своим временем.

В этой статье мы собрали простые и эффективные способы.

С чего же начать? Вот несколько простых шагов:

Формируем список дел, ведь для начала нам важно определиться с задачами, которые будем выполнять. Список удобнее составлять с вечера, а утром вносить корректировки.
Расставляем приоритеты. Чаще всего самые важные дела-сложные или объемные по затратам времени. Главное не откладывать выполнение необходимого дела заменяя его менее важными, но более легкими действиями.
Составляем план и рассчитываем время на каждую задачу из списка. План должен быть выполнимым и простым.
Следующий шаг — реализация, конкретные действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели.
Контроль — проверяйте свои планы и изменяйте их, если они оказываются невыполнимыми или не позволяют достичь поставленной цели к сроку.
Не огорчайтесь, если с первого раза не полностью выполните план. Здесь главное проявлять терпение и самодисциплину. Результат не заставит вас долго ждать.
Мотивация и удовлетворенность. Научитесь хвалить себя и побуждать к новым достижениям. Сделали все дела за неделю, как и планировали? Повод купить себе мороженное или сходить в кино.

Начало положено. Теперь рассмотрим некоторые методы тайм-менеджмента.

1. Метод АВС планирования.

Согласно данному методу задачи по важности разделяются на А, В и С.

Самые значимые задачи мы отнесем к приоритетам группы А.

Далее по списку идут просто значимые задачи, это список Б.

Следующие по значению – задачи, которые можно отложить на завтра или на еще более дальний срок, — приоритет С.

2. Матрица Эйзенхауэра.

Согласно этому методу задачи разделяются на группы по срочности и важности.

Матрица выглядит как четыре квадрата, которые распределяются по срочности и важности дел.

А. Важные и срочные дела — те, которые делаются в первую очередь, и сделать их на следующий день будет уже поздно.

Примеры важных и срочных дел: срочный звонок клиенту, выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой скоро наступит.

B. Важные, но не срочные — сюда попадают дела повышенной важности, но которые допустимо отложить на некоторое время.

Примеры важных, но не срочных дел: плановая работа в компании по текущим проектам, разработка новых проектов.

C. Дела не важные, но срочные — то, что не представляет важности для конечного результата, но требует немедленного решения.

Примером таких дел может быть помощь коллеге в каком-либо вопросе по его проекту.

D. Не важные и не срочные дела — те, что можно не делать совсем. Часто в это поле включаются дела, которые помогают отвлечься, расслабиться.

Пример не важных и не срочных дел — просмотр новостей в интернете.

3. «Съесть лягушку».

Для рутинных дел существует технология «съешь лягушку».

Утром в первую очередь, вы выполняете неприятное для вас дело, то, которое готовы откладывать до последнего. В этом случае, если вы с самого утра выполнили это, «съели лягушку», уже и само дело покажется не таким страшным , а другие задания и вовсе покажутся легкими

Итак, вы придумали план на месяц или на день. Чтобы ничего не забыть в процессе его осуществления, используйте планировщик. Используйте бумажный блокнот или отдайте электронным вариантам. Рассмотрим некоторые из них.

Google Календарь

«Google Календарь» бесплатный, интегрируется с gmail.

Он позволяет задавать время встречи, создавать повторяющиеся мероприятия, устанавливать напоминания, приглашать других участников.

Преимущество этого сервиса — совместное использование.

Покажите его только избранным пользователям или сделайте общедоступным.

Работа с Календарём осуществляется в окне браузера через веб-интерфейс, также календарь поддерживает синхронизацию с мобильными устройствами.

Напоминания о событиях отправляются по электронной почте и с помощью Push-уведомлений.

Портал Битрикс24

В своей работе мы используем именно его.

Портал Битрикс24 помогает эффективно управлять задачами.

Оповещения напомнят о важных и просроченных задачах .

В программе установлена система учета рабочего времени, что позволит отслеживать какой объем времени затрачен на задачу.

Удобно использовать в работе календарь событий.

Он позволяет создавать несколько календарей, события представляются для просмотра в формате день/неделя/месяц. На календарь выводятся текущие и прошлые/предыдущие периоды. События можно сделать повторяющимися в течение дня/недели/месяца/года.

В календаре Битрикс24 создается событие через быструю форму.

Для этого кликните в календаре на дату, укажите название события, место и время проведения.

К событию можно добавить напоминание и указать участников.

Есть возможность включить опцию оповещения о подтверждении или отказе от участия в событии.

В дополнительных настройках добавляется подробное описание, цвет для отображения в календаре .

LeaderTask

LeaderTask — персональный органайзер и планировщик задач.

Он не является онлайн сервисом и для использования необходима установка на компьютере или телефоне.

Органайзер LeaderTask применяется для личного использования и корпоративного.

Он синхронизирует данные по сети , поэтому необходимая информация будет под рукой, достаточно подключиться к интернету.

Версия для Windows платная, но предоставляется бесплатный тестовый период в течение 45 дней. За это время можно протестировать функционал органайзера и решить стоит ли приобретать платную версию .

LeaderTask помогает планировать дела с использованием календаря, назначать задачи и контролировать их выполнение, добавлять метки для обозначения важности задач,создавать комплексные проекты , синхронизироваться с другими устройствами по сети.

Вот так выглядит интерфейс LeaderTask.

Бумажный блокнот или планеры

Сервисы кажутся трудными и непонятными, привыкли по-старинке? Тогда начните путь в тайм-менеджменте с записи в бумажном блокноте или планировщике, которые можно приобрести в любом книжном магазине.

На страницах планировщика размещены советы на неделю, принципы и методики тайм-менеджмента. Этот планер поможет управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.

Вне зависимости от выбранного вами инструмента и метода — главное начать. Составьте план, расставьте приоритеты и приступайте к выполнению.

Как правильно и эффективно планировать свое время

Вы живете по часам или в реальном времени? Узнайте разницу и научитесь управлять каждым своим днем.

Возможно, вы уже обучались тайм-менеджменту у тренеров, читали о нем в книгах, пытались использовать бумажные и электронные ежедневники в планировании своего времени, учились расставлять приоритеты и планировать свой день. Но, несмотря на это вы можете спрашивать себя до сих пор: «Почему, используя эти знания и гаджеты, я все еще чувствую, что не могу вовремя сделать все, что мне нужно?»

Ответ прост. Все, что вы знали об управлении временем ранее, для вас не работает.

Прежде чем вы сможете действительно начать управлять временем, вы должны узнать, что такое время. Словарь говорит, что время — форма последовательной смены явлений и длительность состояний материи. Это форма бытия, измеряемая секундами, минутами, днями, годами, как мера длительности всего совершающегося. Это определенный отрезок последовательности, в течение которого что-нибудь совершается или что-нибудь может быть совершено.

Проще говоря, время — это когда происходят определенные события и вещи.

Есть два типа времени: «время по часам» и «реальное время». Во «времени по часам» есть 60 секунд в минуте, 60 минут в часе, 24 часа в сутки и 365 дней в году. Все время проходит в равной степени. Когда кому исполняется 50 лет, ему ровно 50 лет, ни больше и ни меньше.

В «реальном времени» все время относительно. Время летит или тянется в зависимости от того, что вы делаете. Вспомните себя на школьном уроке, который вам больше всего не нравился. Он тянулся вечность! А вспомните, когда вам было интересно и хорошо, время летело незаметно. Если у вас есть дети, вспомните, как вы радовались их первым шагам и тому, как они быстро растут и развиваются. А ведь проходят месяцы и годы.

Какое из этих времен описывает мир, в котором вы живете? «Время по часам» или «реальное время»?

Причина того, что многие системы и гаджеты для управления временем не работают, в том, что они созданы для управления «временем по часам». «Время по часам» не имеет значения. Вы не живете во «времени по часам» и не имеете доступа к нему. Вы живете в «реальном времени», в мире, в котором время летит, когда вам весело и тянется, когда вы, к примеру, заполняете налоговую декларацию.

Самое прекрасное в «реальном времени» то, что его создаете вы сами. А всем, что вы создаете сами, вы можете управлять. Поэтому пришло время снять с себя ограничения и перестать саботировать самого себя. Хватит говорить себе: «Мне не хватает времени» или «Сегодня не лучшее время, чтобы начать управлять делами правильно». Учитесь управлять собой!

Есть три способа проводить свое время, и вы каждый день ими пользуетесь — это мысли, разговоры и действия. Вне зависимости от того, чем вы занимаетесь, ваша жизнь состоит из этих трех элементов.

Как, предпринимателя, вас могут часто отвлекать или тянуть в разных направлениях. Хотя вы не можете сделать так, чтобы вас не отвлекали, но вы действительно можете решить, сколько времени вы будете тратить на мысли, разговоры и действия которые приведут вас к успеху.

ЧИТАЙ ТАКЖЕ — Топ 5 советов по тайм-менеджменту для бизнес-леди

Практикуя в своей жизни следующие советы, вы станете хозяином своего собственного времени:

1) Заведите ежедневник и записывайте в течение недели в него свои мысли, разговоры, действия и мероприятия. Это поможет вам понять, как много вы можете сделать в течение дня, и на что ваше драгоценное время тратится. Вы увидите, как много времени вы фактически проводите результативно, а сколько времени тратится на непродуктивные мысли, разговоры и действия.

2) Важно, чтобы вы четко выделяли время на любые действия или контакты, которые важны для вашего успеха. Списки дел становятся все длиннее и длиннее до тех пор, пока не перестают работать. А ежедневники работают. Планируйте встречи с самим собой и создавайте временные блоки для приоритетных мыслей, разговоров и действий. Составьте график, когда они будут начинаться и заканчиваться. Дисциплинируйте себя в отношении этого.

3) Планируйте проводить не менее 50% своего времени, думая, говоря и занимаясь тем, что приносит вам наибольшие результаты.

4) Будьте готовы к тому, что вас будут постоянно отвлекать от того, что вы делаете. Отводите на это время в своем графике. Возьмем, к примеру, понятие «Рабочее время». Разве «Рабочее время» нельзя назвать как «время запланированное, чтобы вас отвлекали»?

5) Первые 30 минут каждого дня отводите на планирование этого дня. Не начинайте свой день, пока вы не сделали план. Самое важное время вашего дня это время, которое вы запланировали для планирования этого дня.

6) Перед каждым звонком или заданием выделяйте пять минут для того, чтобы понять какого результата вы хотите достичь. Это поможет вам увидеть, как выглядит ваш успех, перед тем как вы приступите. И это замедлит время. Пять минут после каждого звонка или действия выделяйте на то, чтобы определить, был ли достигнут желаемый результат. Если нет, то чего не хватало? Учитывая это, подумайте, как вы можете улучшить ваш следующий звонок или действие?

7) Используйте табличку «Не беспокоить», когда вам необходимо выполнить работу в срок. Отключитесь от всего и сконцентрируйтесь на деле.

8) Не отвечайте на телефонные звонки только потому, что вам кто-то звонит. Не просматривайте все письма электронной почты и не отвечайте на них только потому, что они приходят. Отключите мгновенные оповещения. Ничего страшного не случится, если вы не будете мгновенно реагировать и отвечать всем. Конечно, если в этом нет необходимости для вашего бизнеса или деятельности. Вместо этого, выделяйте отдельно время, чтобы ответить на электронную почту и телефонные звонки.

9) Такие отвлекающие факторы, как Facebook и другие социальные сети исключайте из своей деятельности, если вы их не используете как инструменты для создания бизнеса.

10) Невозможно сделать все сразу. Помните, что 20% ваших мыслей, разговоров и действий приводят к 80% процентов ваших результатов.

Автор: Анна Рудая, эксперт в гармоничном развитии личности, консультант по работе с подсознанием, сертифицированный тренер, коуч Нового Кода Isaac Pintosevich Systems

10 cпособов как все успевать

Жанна Мигунова

Темп жизни человечества ускоряется век от века. В наше время распределять свое свободное время правильно – это целая наука. Дом, работа, семья, друзья – где найти для всего этого время и не заработать синдром хронической усталости? И все же нужно помнить, что «объять необъятное» все равно не получится, все успевать невозможно. Стоит делать все по мере собственных сил. Однако для тех, кто не терпит компромиссов и всячески борется с нехваткой времени, существует несколько советов.

Начните с планирования своего дня. Мысленно составьте расписание, а лучше зафиксируйте его в специальном ежедневнике.

Не думайте, что ежедневник — вещь, необходимая только бизнесменам и людям, работающим в офисе. Ежедневник – это ваш верный помощник в борьбе за свободные минуты. Он поможет не забыть о важных делах и «отфильтровать» менее значимые из них. Напротив каждого пункта в перечне необходимых дел напишите число, месяц или час, к которому вы планируете закончить с ним. Такое самоограничение во времени будет дисциплинировать, призывать к выполнению своих обязательств в срок.

Начинайте свой день вовремя. Лишние 5-10 минут, проведенных в кровати, не помогут вам выспаться. А вот время на сборы существенно прибавится. Ведь в утренней спешке частенько забываешь дома мобильный телефон или ежедневник, что значительно усложняет работу на целый день. А еще лучше собираться на работу загодя. С вечера сложите в сумочку необходимые вам вещи, подготовьте костюм или туфли.

Для того, чтобы рутинная работа не отбила всякое желание исполнять ее, добавьте в нее немного «драйва». Если есть возможность, включите веселую, энергичную музыку, проветрите помещение, встряхнитесь и приступайте к своему труду! Конечно, в случае с офисной работой музыка может быть не совсем уместна. Но, если ваш начальник не против – наслаждайтесь заряжающей музыкой через наушники. Однако при этом постарайтесь не увлечься, помня о своей основной работе.

Расположение предметов.

Правильно обращайтесь с расположением предметов в квартире. Старайтесь держать документы, рабочие файлы, которые случайно оказались у вас дома, в отдельном месте, чтобы не искать квиток на оплату электроэнергии полдня. То же самое касается и вашего рабочего места в офисе. Поддерживайте порядок на своем столе, не сваливайте бумаги в одну кучу, а папки можете поименовать, чтобы легче в них ориентироваться.

Домашние дела.

Ежедневная домашняя работа не должна становиться прерогативой одного человека. Подключайте к домашним «субботникам» своих домочадцев.

Это поможет вам избавиться от вечного материнского комплекса: мало провожу времени с ребенком. Конечно, помощь их будет не столько весомой, сколько полезной для них же самих. Ваши малыши должны приучаться помогать маме. К тому же, во время мытья посуды и чистки картошки вы можете поболтать с ребенком, узнать, что его волнует, как дела в школе.

Поглотители времени.

Самые большие поглотители времени – это телевизор и Интернет. Если вы действительно хотите правильно построить расход своего времени, то от ежедневного просмотра сериалов, ток-шоу и проч. придется отказаться. Можно оставить себе право смотреть телесериалы по выходным, но, не увлекаясь, по часу-полутора в день. А вот от того, чтобы использовать в личных целях всемирную сеть на работе нужно отказываться как можно скорее. Во-первых, тогда будете успевать справляться со своими должностными обязанностями. А во-вторых, стоит помнить, что не всякий начальник положительно отнесется к такому использованию корпоративной сети.

А если вы поставили перед собой какую-нибудь сложную задачу (выучить иностранный язык, научиться играть на гитаре или вышивать крестиком), разбейте эту большую задачу на несколько дней. Выделите в сутках то время, которое вы могли бы регулярно отводить на это новое для вас занятие.

Метод Юлия Цезаря

Следующий совет чуть более сложен в исполнении. Его можно назвать методом Юлия Цезаря. Постарайтесь максимально автоматизировать процесс выполнения тех функций, которые становятся для вас ежедневными. Так, например, не зацикливайтесь на уборке комнаты, мытье посуды или, скажем, ксерокопировании бумаг. Во время выполнения этих операций продумывайте свои следующие «шаги», которые требуют от вас большего внимания и сосредоточенности. Но при таком параллельном режиме случайно не положите сахар вместо соли в кастрюлю, и все же одним глазом поглядывайте: какой документ сейчас распечатываете.

Отдых — это важно.

И самое главное – позволяйте своему организму хоть немного отдохнуть. Порой так хочется, чтобы в сутках было не 24 часа, а побольше. Но помните, что ваш человеческие силы не безграничны. Отдых – это важная составляющая любого рабочего дня. Отблагодарите себя за плодотворно потраченное время в течение рабочей недели. Раз в месяц позвольте себе посетить театр или балет. Несмотря на то, что это потребует немалой затраты времени, после такого мероприятия чувствовать вы себя будете отдохнувшим и зарядившимся энергией. Таково благотворное и волшебное действие культуры! На выходные запланируйте себе отдохнуть активно: поехать в лес с семьей, сходить в бассейн с подругой. Такой отдых доставит вам больше удовольствия и пользы, чем просто «отлеживание» на диване. Отдыхая, вы закладываете фундамент для новых свершений и побед.

Используйте надежный инструмент для управления делами — персональный Органайзер LeaderTask!

Как планировать свое время? | Kadrof.ru

Все чаще сталкиваетесь с нехваткой времени? Стараетесь все успеть, но мелкие заботы отвлекают от важных дел? Может быть, Вы просто не знаете, как организовать свой день. Правильно распределить время – значит:

определить всех задач,
расставить их в порядке приоритетности,
рассчитать, сколько времени необходимо на каждый этап,

и в результате – повысить производительность и не упустить важные дела.

Так и делаете, но 24 часов в сутках все равно мало? Наши 12 советов помогут Вам
организовать свое время и успевать больше.

Проведите анализ дня. Записывайте, чем Вы занимаетесь, и сколько времени на это уходит. Да, нудное занятие, но оно поможет Вам понять, куда утекает время.
Начните планировать свои дела с расстановкой приоритетов. Один из лучших способов организовать свое время – составить с вечера список дел, который Вам необходимо сделать на завтра. А затем распределить дела по степени важности. Например, пометьте буквой А самые важные дела, Б – средней важности, В – дела, которые можно отложить на некоторое время. Для каждого дела укажите примерный расход времени.
Когда задача выполнена, поставьте напротив нее большой жирный плюс. Это прекрасная мотивация работать дальше. В конце дня посчитайте плюсы. Похвалите себя. 🙂 Если что-то не успели выполнить, перенесите задачу в завтрашний план.
Внимание! Планируйте такой объем работы, который реально успеете сделать. Иначе план будет только вгонять в тоску, а у него совсем другая задача.
Установите персональный органайзер вроде Мегаплана (тут ставим партнерскую ссылку) или LeaderTask. Это программы управления задачами, финансами, проектами, контактами, событиями. Они позволят установить приоритет дел, помогут распределить время, напомнят о важных делах.
Держите в порядке рабочее место. Положите нужные вещи и документы на видное место. Вещи, которые нужны реже – в пределы досягаемости. Предметы используемые редко, уберите куда-нибудь с глаз долой.
Можно создать файлы на рабочем столе компьютера и распределить по категориям. Например, в файл «Сегодня» можно внести список дел, запланированных на день. В файл «Чтение» занесите все, что необходимо или желательно прочитать.
Ешьте мамонтов по кусочку. Сделать работу за раз бывает трудно. Разбейте ее на небольшие подзадачи и выполняйте в удобном порядке.
Умейте сказать «нет». Чтобы правильно распределить свое время, нужно уметь отказываться от дел, не соответствующих вашим целям. Так Вы сэкономите не время и силы, в том числе – и душевные. 🙂
Используйте время с пользой. Попали в пробку, едете в общественном транспорте стоите в очереди, долго обновляется Windows или антивирус? Послушайте аудиокнигу, почитайте что-нибудь. Даже 5 минут чтения – это уже хорошо.
Записывайте, а не держите в голове. В течение дня нас посещает много идей. Запомнить все невозможно. Заведите записную книжку – «склерозник». Записали мысль, разгрузили память и работаете спокойно дальше.
Определите часы активности. Эффективно организовать свой день поможет внимательное отношение к своему организму. Назначайте важные дела на время, когда у Вас максимальный подъем сил, а в момент спада сил – отдыхайте или выполняйте несложную работу.
Соблюдайте режим. Когда Вы ложитесь спать и встаете в одно и то же время (не важно, 6 утра или 12 дня), часов для восстановления требуется меньше. Если же время отхода ко сну постоянно разное, Вам и 10 часов не хватит, чтобы выспаться.
Помните об отдыхе. Отдых – это не роскошь, а необходимость. В течение дня старайтесь выделить свободное время, а на неделе устраивайте выходной. Полученные положительные эмоции дадут силы для дальнейшей работы. Банально, но товарищи трудоголики частенько об этом забывают.

Паниковать и отмерять каждую секунду, конечно, не надо. Но знания о том, как правильно распределить свое время никогда не будут лишними. Ваше время в ваших руках и его организация зависит только от Вас.

3 простых шага / Блог компании Click.ru / Хабр

Жить в режиме бесконечного цейтнота как минимум грустно, а как максимум — вредно для здоровья. Пропустив дедлайн по одной задаче, ты двигаешь все остальные и в итоге постоянно ничего не успеваешь. Нервничаешь и ненавидишь себя.

Вырваться из этого замкнутого круга сложно, но возможно. В статье — 3 простых шага с конкретными подходами, техниками и инструментами.

Шаг 1. Уделяйте время планированию

Садишься утром за компьютер и минут 20–40 тратишь на перелистывание чатов, перебор папок и попытки вспомнить, что нужно сделать и какая задача самая приоритетная. После завершения первой задачи процесс повторяется. Даже если это не 20–40, а 5–15 минут, за день все равно легко набегает пара часов, потраченных впустую. Знакомо?

Чтобы такого не происходило, стоит планировать рабочий день, тщательно и заранее.

Перейти от хаотичной работы к планированию и структурности бывает не так просто. Вот что поможет.

Выбрать систему планирования

Систем планирования сейчас существует великое множество. Выбрать и посоветовать какую-то одну единственно верную вряд ли получится. Все люди разные — то, что отлично работает у одних, у других не будет работать совсем. Мы рассмотрим три популярные системы, которые точно стоит протестировать, и приведем список других на случай, если ни одна из этих не подойдет.

1-3-5. Система позволяет запланировать задачи на день с расстановкой приоритетов таким образом, чтобы все успеть и вечером почувствовать себя молодцом — как много я всего успел.

Ее суть заключается в том, что на каждый день вы планируете:

1 самую важную, сложную и, вероятно, затратную по времени задачу;
3 менее важные задачи;
5 мелких дел.

Так на каждый день вы планируете 9 задач разной степени сложности и приоритетности — это немало. С другой стороны, действительно сложная и трудозатратная задача всего одна. Распределяя дела таким образом, легко успевать все запланированное, а значит — не чувствовать себя плохо из-за того, что опять что-то нужно переносить.

Так может выглядеть список дел специалиста по контекстной рекламе

Bullet Journal. Подход к планированию, основанный на быстрых записях и системе ключей-символов. Обычно ведется в бумажном ежедневнике с пронумерованными страницами и состоит из:

карты ключей. На первой странице записываем, какими символами будем обозначать задачи, встречи, идеи, выполненные дела и т. д.;
индекса. Это своего рода содержание. Записываем, на каких страницах что находится;
ежемесячника. Сюда вносим ключевые дела на месяц, которые точно не отменятся и не изменятся;
ежедневника. Здесь оформляем список задач, дел и встреч на день;
коллекций. В этот раздел пишем тематические списки, например книг, которые надо почитать, полезных ссылок и т. д.

Благодаря индексу, пронумерованным страницам и аккуратному заполнению ежедневник по системе Bullet Journal может решить проблему продуктивности.

Пример записи по системе Bullet Journal

Теоретически, реализовать такую систему можно и в цифровом виде, например в Trello. А еще можно объединить ее с системой «1–3–5».

Матрица Эйзенхауэра. Методика определения приоритетов, которая помогает сфокусироваться на том, что действительно важно. Чтобы распланировать свой день по этому принципу, нужно рассортировать задачи на:

важные и срочные — те, которые нужно сделать обязательно сегодня и в первую очередь. При грамотном планировании задач этой категории не должно быть вообще. Если они есть, значит вы что-то не успели в прошлые дни;
несрочные, но важные — обычные задачи в списке дел на день;
срочные, но неважные — дела, которые нельзя откладывать, но они не приближают к достижению целей;
несрочные и неважные — дела, которые не приносят никакой пользы и тратят время впустую. Обычно их можно вычеркнуть без ущерба для прогресса и продуктивности.

Задачи по этому методу удобно записывать, разделив квадрат на бумаге или в электронной таблице на 4 сегмента.

Пример матриц Эйзенхауэра для таргетолога

Фиксировать дела и планы

Какую бы идеальную систему планирования вы не выбрали, она не будет работать, если все дела держать в голове. Кроме того, пытаясь удержать планы в памяти, вы снизите эффективность работы над задачами и будете все время нервничать, опасаясь что-то забыть. Поэтому фиксировать задачи точно надо, главное — выбрать для себя удобный способ.

Ежедневник. Казалось бы, с развитием технологий бумажная запись должна была остаться в прошлом. Но на деле многим удобнее планировать дела именно в таком формате. К тому же, писать от руки и вычеркивать выполненные задачи — это приятно.

Если все это про вас, не мучайте себя попытками привыкнуть к цифровым инструментам — купите красивый ежедневник на год, освойте Bullet Journal или другую эффективную систему записей и вперед.

Цифровые сервисы. Если писать от руки вы не любите, то альтернативой может стать онлайн-сервис для ведения дел. Они хороши тем, что:

в отличие от бумажного ежедневника, записи можно редактировать;
если есть кроссплатформенность, список дел всегда под рукой — в телефоне;
удобно устанавливать напоминания, чтобы не забывать о важном.

Онлайн-инструментов для планирования великое множество. Главное, выбрать тот, который подойдет именно вам и впишется в выбранную систему планирования.

Пример цифрового планировщика дел

Календарь. Самый простой из цифровых инструментов — выбираете приложение и вносите списки дел на каждый день. Чтобы иметь доступ к задачам в любой момент, где бы вы ни находились, лучше выбрать кроссплатформенный инструмент, например Google Календарь.

Так может выглядеть список дел в Google Календаре

Маркерная доска. Еще один способ для тех, кто хочет вести список дел вручную. Правда, вернуться на неделю назад и посмотреть записи и пометки не получится — каждый день с чистого листа. Зато все крупно и на виду. К тому же, можно организовать планирование по системе Kanban так, как это изначально работало на заводе Toyota.

Правильно формулировать задачи

На первый взгляд, этот совет может показаться излишним — все мы взрослые люди и умеем складывать слова в предложения. На деле от конкретной формулировки действительно может зависеть продуктивность, особенно если задач много.

Сравните две задачи:

«Таргет салон красоты»;
«Подготовить три новых креатива для кампании салона красоты в Инстаграм».

С первой формулировкой в любом случае придется потратить время, чтобы разобраться и вспомнить, что вообще нужно. Вторую можно сразу начинать делать, особенно если к задаче приложены ТЗ и переписка с клиентом.

В цифровых сервисах удобно прикреплять к задаче все необходимое: документы, переписки, схемы, макеты страниц и т. д.

Чтобы упростить себе жизнь и не тратить время на разгадывание ребусов в течение дня, старайтесь сразу формулировать задачи максимально конкретно. Сначала это может показаться лишней тратой времени, если вы привыкли записывать за 5 секунд первое, что пришло в голову. Но со временем формулировать правильно станет проще, а продуктивность увеличится.

Делить большие дела на простые и понятные части

Этот довольно простой, но действенный прием тоже призван упростить нашему мозгу восприятие задачи.

Сравните:

Первая формулировка — это даже не задача, а глобальный проект, который включает в себя десяток более мелких дел. На выполнение его целиком может уйти неделя. Вторая — конкретный этап процесса, который легко выполнить за один подход.

Делим большую задачу на простые этапы

Сталкиваясь с первой формулировкой мы тратим время на то, чтобы вспомнить, что уже сделано и на чем мы остановились. Кроме того, за такую глобальную вещь взяться психологически тяжелее. Мы подсознательно ее двигаем и в итоге делаем дольше, чем могли бы.

Шаг 2. Боритесь с прокрастинацией

Прокрастинация — это склонность откладывать даже важные и срочные дела на потом.

Причин у такого поведения множество:

перфекционизм. Боитесь сделать неидеально и поэтому откладываете;
отсутствие целей в жизни. Непонятно, зачем это все вообще;
задач слишком много. Непонятно, за что браться, если все равно ничего не успеешь;
нет четкого плана. Вместо того, чтобы выбрать задачу, посмотрим YouTube;
усталость. Вы четыре дня работали без сна и отдыха, а в пятницу «сломались»;
отвлекающие факторы. Нужно ответить на телефонные звонки, посмотреть уведомления на ноутбуке и смартфоне;
соблазны. При выполнении сложной задачи, которая требует больших умственных усилий, перспектива отвлечься на выбор отеля для отпуска выглядит очень привлекательной, устоять трудно.

Не все эти причины в каждый момент времени актуальны для конкретного человека: кто-то прокрастинирует, потому что устал, другой — из страха сделать работу неидеально. Но итог один — вы опять провели в чатах два часа, а работа не сделана.

Вот несколько действенных способов побороть деструктивное поведение и сделать свой день продуктивнее.

Использовать Pomodoro. Подход к организации рабочего дня, основанный на разделении всего времени на небольшие равные промежутки — «помидоры». Классический «помидор» длится 25 минут, после чего следует пятиминутный перерыв, а после четырех помидоров — длинный перерыв в 15 минут. Длительность «помидоров» и перерывов можно менять под себя: кому-то удобнее работать 50 минут без перерыва, а потом отдыхать сразу 10 минут.

Чтобы четко следовать плану и не отвлекаться на отслеживание времени, можно использовать специальные «помидорные» таймеры: есть приложения для смартфона и компьютера, браузерные расширения. Они напоминают, когда заканчивается очередной «помидор» или перерыв. Браузерные расширения умеют блокировать доступ к заданным сайтам на время, пока тикает «помидор», чтобы избавить пользователей от соблазна залипнуть в соцсетях, когда надо работать.

Простой «помидорный» таймер в браузере

Вести хронометраж. Иногда человек даже не замечает, что стал заядлым прокрастинатором. Вроде целый день за компьютером, глаза устали, а даже половина запланированного на день не сделана. В таком запущенном случае полезно сначала выяснить, куда уходит время.

Для этого нужно понять, на что тратится буквально каждая минута, иначе какие-то «пожиратели времени» могут остаться незамеченными.

Сделать это можно двумя способами:

вручную — завести табличку и фиксировать в ней весь свой день с точностью до минуты;
автоматически — подключить сервис, который будет отслеживать ваше поведение за компьютером.

Последний способ подойдет, если вся ваша прокрастинация проходит в цифровом пространстве: соцсетях, YouTube, компьютерных играх. Если же вы отвлекаетесь с книжкой на диване, система просто зафиксирует, что вас не было за компьютером, а это не информативно. В этом случае лучше выбрать таблицу.

Таблица с хронометражем дня может выглядеть так, только для достижения цели стоит описывать каждый промежуток времени

Отключать уведомления. Современные смартфоны могут издавать звуки чуть ли не каждую минуту: родители общаются в школьном чате, брат написал в мессенджер, чтобы узнать как дела, банк списал деньги, а магазин дал скидку. Все это может потерпеть пару часов, но мы слышим уведомление и лезем в телефон смотреть.

Чтобы не отвлекаться по мелочам, стоит отключить уведомления. Но важно сделать это так, чтобы не упустить ничего важного. К примеру, если в Telegram, помимо каналов, у вас есть чаты с клиентами, на которые важно реагировать сразу, не стоит отключать уведомления для всего мессенджера. Поставьте каналы и флудильные чаты в режим Mute, остальное пускай работает. Или отключите уведомления для всех, оставив несколько исключений. По аналогии можно поступить с остальными приложениями.

Выделять время для проверки почты. В любой непонятной ситуации проверяйте почту. А еще ВКонтакте, Skype, Telegram и все остальные мессенджеры.

Желание быть на связи и сразу отвечать на важные письма похвально, но на деле мы без конца проверяем входящие не поэтому. А потому что мозг так и норовит переключиться со сложной задачи на что-нибудь попроще. Да и важные письма не приходят так часто, как мы проверяем почту, а на просмотр неважных тоже уходит время. К тому же, даже важные письма вполне могут подождать 2–3 часа, и ничего страшного не произойдет. Исключения довольно редки.

Поэтому нужно понять и принять, что бесконечные проверки входящих — лишняя трата времени. Можно установить график для этой задачи с периодичностью 2–3 раза в день, а в остальное время забыть про нее.

Шаг 3. Отдыхайте

Все просто — продуктивно работать без полноценного отдыха не получится. Даже если вы сможете неделю или месяц жить на пределе возможностей, потом это обязательно аукнется длительной прокрастинацией и подорванным здоровьем. Поэтому, если важно продуктивно работать на длинных дистанциях, без качественного отдыха не обойтись.

Вспомним три главные составляющие полноценного отдыха.

Сон

Он должен быть регулярным и полноценным. Кому-то хватает 6 часов, чтобы чувствовать себя бодрым и энергичным, другим мало 9. Важно определить свою потребность в сне.

Также для здорового и полноценного сна обычно рекомендуют:

ложиться и вставать в одно и то же время;
ложиться спать пораньше, потому что в первую половину ночи организм отдыхает и восстанавливается лучше. Это связано с действием мелатонина и фазами сна;
не пользоваться гаджетами часа за 2 до сна.

Физическая активность

Работа в digital-сферах в основном сидячая. Многие трудятся из дома, а значит даже по дороге на работу не двигаются. Такой образ жизни чреват проблемами со здоровьем, которые в свою очередь приводят к вялости, апатии и сниженной работоспособности. Какая уж тут продуктивность.

Поэтому так важно организовать себе физическую активность:

записаться в фитнес-клуб рядом с домом;
выходить на улицу и гулять, кататься на лыжах, роликах, велосипеде;
выполнять домашние тренировки или хотя бы делать зарядку.

Добавляем физическую активность в график

Включить физическую активность в свой график бывает непросто, особенно если вы давно на сидячей работе и привыкли к такому образу жизни. Но стоит первое время заставить себя через силу, чтобы потом почувствовать, что появилась энергия, мозг начал соображать быстрее, а желание прокрастинировать пропало.

Досуг и хобби

Хорошо, когда работа приносит радость и удовольствие, когда вы можете заниматься любимым делом и зарабатывать. Однако даже при таком идеальном раскладе в жизни должно быть что-то кроме работы. Просто потому что важно переключаться, в противном случае даже самая любимая работа может надоесть.

Попробуйте подобрать себе интересное хобби и выделить для него немного времени. Вы увидите, как возвращаться к работе станет еще приятнее, появятся новые идеи и цели, а также силы на их достижение и реализацию.

Бонус: 10 полезных инструментов

Вот, пожалуй, и все. Этих трех шагов должно хватить, чтобы сделать свою жизнь продуктивнее, насыщеннее и вместе с тем спокойнее. А напоследок — несколько полезных инструментов, которые помогут пройти эти три шага на пути к продуктивности.

Для планирования задач и проектов:
Для контроля времени:
Для работы по технике Pomodoro:

Желаем удачно построить систему личной эффективности и все успевать.

Тайм менеджмент — 5 советов по эффективному планированию времени

Мечтаете добавить в сутки еще несколько часов? Вам нужна не магия, а грамотный тайм-менеджмент. Сегодня это уже не дополнительное преимущество, а обязательный навык для любого специалиста. Рассказываем, как подружиться со временем и успевать больше.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм менеджмент — это такое рациональное распределение часов в сутках, чтобы и все успеть, и спать полноценные 7-8 часов, и быть эффективным, и оставаться здоровым. Это навык, который стоит прокачивать постоянно.

Понимание того, что такое тайм-менеджмент и каковы его принципы, позволяет не только достигать целей с минимальными усилиями и в нужные сроки. Но также держать в балансе различные сферы жизни, не жертвуя ни отдыхом, ни общением с родными, ни заботой о собственном здоровье. То есть, тайм-менеджмент — это также о work-life balance.

Как правильно планировать свое время: мифы и реальность

Кто-то считает планирование времени по принципам тайм-менеджмента волшебным лекарством от прокрастинации и лени, билетом в успешную, продуктивную жизнь. Иногда это работает, однако не стоит путать тайм-менеджмент с другими похожими терминами. Потому что в результате возникают вот такие мифы.

Миф 1. Тайм-менеджмент — это распланировать день поминутно

К этому призывают некоторые «гуру» продуктивности, которые на самом деле не понимают основной задачи тайм-менеджмента. Если вы уже тестировали подобную систему управления временем, то знаете, к чему это приводит — к раздражению, повышению тревожности, ухудшению психологического состояния.

32 Советы по управлению временем, чтобы работать меньше и больше играть

Планирование управления временем

Начало вашего путешествия по управлению временем с плана создаст прочную основу для будущих привычек, тем самым увеличивая ваши шансы на успех.

Совет №1: Создайте временной аудит.

Перво-наперво: начните с определения того, где вы на самом деле проводите свое время. Часто бывает несоответствие между тем, что, по вашему мнению, занимает ваше время, и тем, что есть на самом деле. Это потому, что люди плохо знают, сколько времени занимает выполнение задач.

Допустим, вам нужно написать электронное письмо из 300 слов. Вы можете подумать: «Написать электронное письмо просто. Это не займет больше 5 минут». Однако вполне вероятно, что вы переоцениваете свою скорость и недооцениваете другие более мелкие, связанные задачи, которые вам нужно выполнить для достижения конечной цели; корректура, отслеживание выбора языка и определение адресов электронной почты — все это может увеличить время выполнения задачи. С этими дополнениями 5-минутное электронное письмо на самом деле может занять у вас 20 минут, что на 500% больше, чем вы планировали изначально.

Теперь предположим, что у вас есть та же проблема для нескольких задач. То, что было сбалансированной рабочей нагрузкой, когда вы впервые приступили к работе, гарантированно превратится в напряженный список дел в течение дня. Вы должны иметь реалистичное представление о том, чего вы можете достичь и что действительно отнимает у вас время. Вот почему полезно создать временной аудит.

Самый простой способ провести аудит времени — использовать приложение для учета рабочего времени. Многие компании предлагают бесплатные версии своего программного обеспечения, но Toggl Track — самый простой и бесплатный вариант с приложениями, доступными для всех устройств.Чтобы получить точную картину использования времени, отслеживайте все, что вы делаете в течение недели.

В конце недели посмотрите отчеты и оцените время, которое вы потратили на выполнение различных задач. С этими данными вы легко сможете найти области, которые нужно улучшить. Например, вы можете проводить слишком много времени, сидя на непродуктивных собраниях или выполняя загруженную работу. Теперь, обладая этими знаниями, вы можете составить точную картину того, как вы проводите свое время, и соответственно планируете.

Это подводит нас к следующему совету.

Совет № 2: Установите достижимые цели и расставьте приоритеты для своих задач.

Если у вас слишком много дел, никакое количество времени не поможет вам справиться со всем этим. Теперь, когда вы создали аудит времени, вы сможете увидеть, нужно ли вам просто лучше управлять своим временем или у вас слишком много дел.

Если вы считаете, что ваши цели достижимы, переходите к совету 3. Если вам кажется, что вы пытаетесь достичь слишком многого, попробуйте создать матрицу Эйзенхауэра или использовать 4 метода управления временем: сделать, отложить, делегировать и удалить.Оба метода помогают расставить приоритеты, поскольку вы помещаете свои задачи в одну из 4 групп:

Выполнение: задачи, которые являются важными и срочными.
Отложить: важные, но несрочные задачи.
Делегат: Срочные, но не важные задачи.
Удалить: задачи, которые не являются ни срочными, ни важными.

Использование этих методологий поможет вам определить, какие задачи следует расставить по приоритетам и какие задачи следует запланировать и запланировать, делегировать или удалить.

Какими бы ни были ваши цели, они также должны быть УМНЫМИ: конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и своевременными.

Совет № 3: Составьте ежедневный план или список дел.

Это можно сделать либо в первом блоке вашего рабочего дня, либо в последние несколько минут. Используйте любой из этих отрезков времени для создания ежедневного списка дел.

Создавая список дел, старайтесь сделать его простым. Наблюдать за наполовину готовыми списками изо дня в день может быть разочарование. Лучше занижать обещания и перевыполнять, даже если речь идет о личной продуктивности.

Формулируйте элементы списка, как если бы вы их уже заполнили. Вместо «Отправить отчет менеджеру проекта» напишите «Отчет менеджеру проекта отправлен». Этот небольшой трюк даст вам дополнительный импульс мотивации, когда вы решите вычеркнуть задачи из своего списка.

Совет № 4: Планируйте неделю на воскресенье.

Начало рабочей недели с планом поможет вам сосредоточиться на своих главных приоритетах. Это также облегчает переход от беззаботного мышления на выходных к продуктивному рабочему мозгу в понедельник утром.»

Выделите несколько минут в воскресенье, чтобы составить план на всю неделю. Увеличьте свои шансы на успех, разбив еженедельные цели на ежедневные задачи. Таким образом, вы сможете увидеть, что вам нужно делать каждый день на

Настройте себя на успех, назначив низкоприоритетные задачи на пятницу и другое время с низким энергопотреблением. Помните, что уровень вашей энергии и творческих способностей колеблется в течение недели. Выполняйте творческие и сложные задачи во вторник и среду. Запланируйте встречи на Четверг, когда у вашей команды начнется спад энергии.Используйте свои пятницы и понедельники для планирования и нетворкинга.

Стратегии и методы управления временем

Существуют сотни различных подходов к повышению личной продуктивности. Мы знаем, что все работают по-разному, поэтому метод проб и ошибок в этих стратегиях тайм-менеджмента может помочь вам найти лучший метод для вас.

Совет № 5: Выполняйте самые важные и ответственные задачи с утра.

Для большинства людей первые несколько часов работы являются наиболее продуктивными.

Как ни странно, вам легче сосредоточиться, когда ваш мозг не полностью проснулся. В активном мозге остается меньше лишней энергии для мечтаний и беспокойства о других задачах.

Используйте это в своих интересах и сразу после пробуждения беритесь за самые сложные задачи, требующие умственного труда.

Совет № 6: Используйте правило 80-20.

Правило 80-20, также известное как принцип Парето, было придумано итальянским экономистом Вильфредо Парето, который заметил, что 80% результата обычно получается только из 20% его исходных данных.

Воспользуйтесь этими знаниями и выясните, какие действия составляют часть этих 20 процентов.

Например, вы владелец агентства, ищущего клиентов. Вы тратите 30 минут в день на электронные письма потенциальным клиентам и 1 час на обмен сообщениями и ведение корпоративной учетной записи в социальных сетях. Только 1 клиент был направлен к вам через социальные сети, в то время как у вас 5 клиентов были получены по электронной почте. Понятно, что вам следует переключить свое время на рассылку по электронной почте, если вы хотите максимизировать количество клиентов.

Каждый может использовать правило 80-20, чтобы узнать, где проводить время. Если вы не уверены, какие действия входят в ваши 20%, вам следует провести аудит времени или использовать инструмент отслеживания времени, так как это даст лучшее представление о том, какие активные действия оказывают наибольшее влияние и отнимают больше всего времени.

Совет № 7: Воспользуйтесь преимуществами золотых часов или биологического прайм-тайма.

Знаете ли вы, в какое время дня вы наиболее продуктивно работаете? Знание этого поможет вам оптимизировать вашу рабочую нагрузку.

Чтобы найти свои золотые часы или биологическое прайм-тайм, разбейте свой рабочий день на 3-5 временных интервалов. Следите за своей продуктивностью в течение недели с помощью записной книжки или бесплатного инструмента учета рабочего времени. В конце недели расположите эти временные точки от наиболее к наименее продуктивным.

После того, как вы найдете свои золотые часы, вы сможете соответствующим образом спланировать свои недели. Планируйте сложные или очень сложные задачи на время максимальной продуктивности.

Совет № 8: Используйте метод швейцарского сыра.

Легко почувствовать себя перегруженным большими задачами. Когда вы не знаете, с чего начать, подавленность может привести к промедлению или потере внимания.

Метод швейцарского сыра, изобретенный Аланом Лакейном, утверждает, что лучший способ преодолеть это — разбить более крупные проекты либо на более мелкие задачи, либо на временные отрезки. Выполнив одну небольшую задачу или 15-минутный временной блок, вы сделаете проект менее сложным и с большей вероятностью будет завершен вовремя.

Советы и уловки по тайм-менеджменту

Нам всем время от времени нужно немного подстегнуть.Воспользуйтесь этими небольшими советами и уловками, чтобы добавить немного привлекательности своей стратегии или методу повышения производительности.

Совет № 9: Установите ограничение по времени для задач.

Задачи расширяются, чтобы заполнить отведенное им время, или так утверждает закон Паркинсона. Если вы дадите задаче два часа, а не один, объем работы, который вам нужно выполнить для выполнения задачи, просто увеличится, чтобы заполнить полные два часа.

Еще раз взгляните на свой временной аудит и определите задачи, которые заняли больше времени, чем вы ожидали. Установите для этих задач временные ограничения.Установив ограничения, вы улучшите свое внимание и станете работать более эффективно. Вы также избежите расползания объема: расширения проекта, которое происходит, когда обязанности четко не определены или не контролируются.

Если вы все же обнаружите, что выходите за эти временные рамки, изучите свой рабочий процесс и определите, следует ли выделять больше времени на эти задачи в будущем. Вы также можете попробовать устранить небольшие траты времени, такие как незапланированные перерывы.

Совет № 10: Добавьте «список выполненных» в свой список дел.

Как бы хорошо вы ни планировали, в течение дня всегда будут появляться неожиданные задачи. Запишите их в отдельный список рядом с вашими задачами, чтобы получить дополнительное удовольствие в конце дня.

В воскресенье вспомните о своих достижениях на прошлой неделе и поздравьте себя с успехами. Этот период проверки повысит вашу уверенность и поможет вам составить расписание на следующую неделю.

Совет № 11: Будьте на день раньше.

Многие люди считают, что они лучше всего работают в условиях жесткого крайнего срока, и откладывают работу на день раньше срока.Однако для большинства это не так. Проекты часто занимают больше времени, чем предполагалось изначально, что затрудняет их своевременное завершение.

Установите для себя более ранний срок и придерживайтесь его. Планируйте представить свою работу на день раньше срока.

Совет № 12: Не отвечайте сразу.

Не отвечать автоматически на электронные письма или сообщения Slack сразу же после их получения. Пакетная обработка электронной почты и ответ на телефонные звонки во время простоя. Закройте приложения для электронной почты или обмена сообщениями, чтобы не отвлекаться от работы над важными задачами.

Тайм-менеджмент — это больше, чем лайфхаки

Затягивание проекта, смещение сроков и список дел, который, кажется, становится длиннее с каждым днем - все это слишком часто встречается как в жизни, так и на работе. Наступает сезон новогодних разрешений, и многие люди смело пытаются достичь целей, чтобы «лучше управлять временем», «быть более продуктивным» и «сосредоточиться на главном». Подобные цели развития действительно важны для успеха в карьере. Не ищите ничего, кроме крупномасштабных опросов, которые обычно находят навыки управления временем среди наиболее желаемых навыков персонала, но в то же время среди самых редких навыков.

Так как же нам лучше распоряжаться временем? Конечно, недостатка в советах нет — книги и блоги, хаки и приложения — все создано для ускорения управления временем с помощью множества готовых к применению инструментов. Тем не менее, самая разочаровывающая реальность для людей, пытающихся улучшить свое управление временем, заключается в том, что независимо от того, насколько эффективно были разработаны эти инструменты, они вряд ли сработают. Проще говоря, эти инструменты предполагают базовый набор навыков человека, но навыки, составляющие управления временем, предшествуют эффективности любого инструмента или приложения.Например, может ли кто-нибудь всерьез ожидать, что покупка хорошего набора ножей, высококачественного кухонного оборудования и свежих ингредиентов мгновенно сделает кого-то пятизвездочным шеф-поваром? Конечно нет. Точно так же использование приложения для планирования без предварительных навыков управления временем вряд ли приведет к положительным результатам в отношении управления временем.

К счастью, существует множество исследований, посвященных навыкам, лежащим в основе тайм-менеджмента. Здесь тайм-менеджмент определяется как процесс принятия решений, который структурирует, защищает и корректирует время человека в соответствии с изменяющимися условиями окружающей среды.Три конкретных навыка отделяют успех от провала в тайм-менеджменте:

Осведомленность : реалистичное мышление о своем времени, понимание его является ограниченным ресурсом.
Схема : разработка и организация ваших целей, планов, графиков и задач для эффективного использования времени.
Адаптация : отслеживание использования времени во время выполнения действий, в том числе приспособление к перерывам или изменение приоритетов.

Из этих трех навыков организация, вероятно, наиболее знакома, особенно если учесть, что большинство приложений и хаков связаны с составлением расписания и планированием.Однако нет такого широкого признания навыков осведомленности и адаптации. Это поднимает ключевые вопросы о том, как эти навыки проявляются с точки зрения развития: одинаково ли они важны? Сложнее ли освоить некоторые из них? И некоторые реже, чем другие?

Измерение навыков управления временем

Чтобы ответить на эти вопросы, я изучил результаты более 1200 человек, которые участвовали в 30-минутном микросимуляторе, предназначенном для объективной оценки навыков управления временем.Участникам была предоставлена роль внештатного дизайнера, и они должны были управлять задачами и отношениями с клиентами и коллегами в рамках коммуникационной платформы с электронной почтой, мгновенными сообщениями, файлами облачных накопителей и т. Д. Проблемы, с которыми им пришлось столкнуться, включали разрешение конфликтов в расписании, определение приоритетов требований клиентов и принятие решения о том, как использовать (или не использовать) свое время.

Доказательства позволили сделать несколько убедительных выводов.

Во-первых, все три навыка одинаково важны для общей эффективности управления временем.Следовательно, только улучшение расписания и планирования (то есть навыков организации) игнорирует две трети компетенции, необходимой для эффективного управления временем. Это может объяснить, почему так обидно пробовать новый инструмент, а потом кажется, что мы никогда не продвигали вперед стрелку к тому, чтобы стать отличными общими распорядителями времени.

Во-вторых, люди больше всего боролись с осознанием и адаптационными навыками, где оценки были в среднем на 24 процента ниже, чем у навыков организации. Эти данные свидетельствуют о том, что осведомленность и адаптация являются не только более редкими навыками, но и сложнее развить естественным путем без прямого вмешательства.Кроме того, навыки осознания были основным фактором того, насколько хорошо люди избегали откладывания на потом, а навыки адаптации были основным фактором того, насколько хорошо они расставляли приоритеты.

В-третьих, результаты противоречили популярным утверждениям о достоинствах или недостатках многозадачности. В опросе после моделирования спрашивали, как респонденты думают о многозадачности. Данные показали, что их предпочтения к многозадачности (что ученые называют «полихронностью») на самом деле не связаны с навыками управления временем.То, насколько хорошо или плохо люди распоряжаются своим временем, не имело никакого отношения к их предпочтениям в многозадачности. Таким образом, то внимание, которое так часто уделяется многозадачности теми, кто предлагает уловки тайм-менеджмента, вряд ли приведет к реальному успеху.

В-четвертых, были кристально ясны свидетельства того, что люди совсем не точны в самооценке своего мастерства в управлении временем. Например, менее 1% самооценок людей совпадают с их объективными оценками навыков. Более того, самооценки составляли лишь около 2% различий в фактических навыках управления временем.Эти результаты перекликаются с предыдущими исследованиями отсутствия у людей точного самосознания своих компетенций и того, как это препятствует изменениям и развитию лидерских качеств.

Как улучшить свои навыки управления временем

Итак, как люди могут лучше всего подготовиться к тому, чтобы лучше распоряжаться своим временем? Для этого сначала нужно выяснить , где сфокусироваться. Более глубокое погружение в свои текущие уровни навыков — единственный способ ответить на этот вопрос. Есть три шага, которые вы можете предпринять, чтобы направить свои усилия на улучшение.

Развивайте точную самооценку своих навыков управления временем. Этого можно достичь с помощью объективных оценок, таких как микромоделирование, получения обратной связи от других, таких как коллеги или начальство, или установления базового уровня поведения, по которому можно оценивать улучшения.

Признайте, что предпочтения имеют значение, а не то, как вы думаете. Самоосознание своих предпочтений или личности, связанных с управлением временем, таких как многозадачность или проактивность, может углубить понимание того, где вы можете бороться, поскольку ваши усилия по изменению противоречат существующим привычкам.Но помните, что навыки, а не личность, являются наиболее податливыми личными качествами и обеспечивают наибольшую рентабельность инвестиций в усилия по самосовершенствованию.

Определите и расставьте приоритеты в навыках, которые необходимо улучшить. Хотя это звучит очевидным, ключевым моментом здесь является избежание самосовершенствования «на дюйм глубиной, но шириной в милю», когда усилия слишком тонко распределяются по слишком многим потребностям. Лучше всего расставить приоритеты в развитии навыков, сосредоточившись сначала на наиболее насущных потребностях, а затем переходя к следующему.

Существует ряд основанных на фактах тактик для улучшения навыков управления временем. Ниже приведены некоторые примеры. Опять же, очень важно понимать, что тактика предназначена для развития ваших основных навыков, которые в конечном итоге улучшат ваше управление временем. Простое применение этой тактики — не конечная цель.

Развитие навыков осведомленности. Эффективность отличается от эффективности: эффективность заключается в том, чтобы делать что-то хорошо, а эффективность — в том, чтобы делать что-то быстро.Оба имеют решающее значение. Стремление к эффективности ради самой эффективности контрпродуктивно.

Найдите время максимальной производительности. Разделите свой обычный день на три-четыре временных интервала и в течение недели расположите эти интервалы в порядке от наиболее до наименее продуктивного (наиболее продуктивным является пиковая производительность).
Относитесь к своему времени, как к деньгам. Создайте временной бюджет с подробным описанием того, как вы обычно тратите часы в течение недели. Разделите время на фиксированное («нужно сделать») и произвольное («хочу сделать»).
Попробуйте отсчитать время. Запишите, сколько времени вы потратили на задачи с очень четкими сроками, а не сколько времени у вас осталось.
Оцените, насколько реалистично вы оцениваете время. Завершив проект, оцените, сколько времени, по вашему мнению, это займет, и сколько времени это заняло на самом деле.
Взгляните на «перспективу будущего». Подумайте, как задачи, которые вы выполняете прямо сейчас, помогут или повредят вам в будущем (например, как сегодняшние задачи проекта повлияют на задачи следующей недели?).
Избегайте «заблуждения о невозвратных затратах». Если вам кажется, что вы тратите слишком много времени на занятие, сделайте шаг назад и оцените его важность (например, насколько ценен результат, на кого повлияет, завершено оно или не закончено, и т. Д.).

Развитие навыков аранжировки. Незнакомые, но важные задачи часто требуют более крутого обучения и более непредсказуемых временных затрат. Развитие навыков аранжировки — это не организация вашей работы для лучшего контроля над своей жизнью — это о том, чтобы взять под свой контроль свою жизнь, а затем структурировать свою работу вокруг этого.

Определите приоритеты деятельности и обязательств. Недостаточно просто перечислить свои задачи, списки дел и встречи.
Избегайте «эффекта простой срочности». Срочность и важность — взаимосвязанные, но разные понятия; срочные задачи требуют немедленных действий, тогда как важные задачи имеют более значительные и долгосрочные последствия. В первую очередь следует выполнить как срочные, так и важные задачи.
Воспользуйтесь приложением-календарем. Записывайте сроки выполнения задач и встреч — и делайте это немедленно, когда они запланированы или запрошены. Этикетка или запись с цветовым кодом (например, работа, учеба, жизнь и т. Д.).
График защищенного времени. Назначьте себе встречи в календаре, чтобы у вас всегда было время посвятить самым важным проектам.
Уменьшите количество ошибок недооценки. При составлении планов попросите нейтральную сторону высказать свое мнение о ваших прогнозируемых временных затратах.
Попробуйте голы половинного размера. Когда вы пытаетесь достичь цели, которая кажется слишком сложной, установите менее сложную версию цели.

Развитие навыков адаптации. Эти навыки проверяются и развиваются в ситуациях, которые, естественно, связаны с высоким давлением, а иногда даже с кризисом — задача состоит в том, чтобы справиться с такими ситуациями, не расстраиваясь, не беспокоясь или не отвлекаясь.

Попробуйте «сложить привычки». Свяжите свое поведение по тайм-менеджменту с привычками, которые у вас уже есть (например,g., отслеживайте ежедневный прогресс каждый вечер, когда садитесь за обедом).
Используйте короткие усилия. Когда задача кажется непосильной, прикладывайте максимум усилий в течение 15–30-минутных интервалов, чтобы избежать откладывания на потом.
Поэкспериментируйте с приложениями для отслеживания времени или контрольными списками. Помните, что выгода должна превышать стоимость при использовании этих инструментов. Прибыль должна перевешивать время, потраченное на использование приложения.
Не будьте «скрягой по напоминаниям». Напоминания должны содержать подробные объяснения или описания, а не одно или два слова, которые не описывают важность задачи, ожидаемое качество и т. Д.
Создайте планы на случай непредвиденных обстоятельств. Подумайте о наилучшем и наихудшем сценариях, когда вы намечаете возможные результаты своих планов.
Стремитесь сократить потери времени. Создавайте временные интервалы «не беспокоить» и блокируйте сайты социальных сетей в критическое рабочее время.

Почему в этот период личного самоанализа улучшение управления временем остается такой постоянной и постоянной целью для многих из нас? Ирония заключается в том, что нам нужно лучше управлять своими собственными усилиями, чтобы улучшить управление временем — чтобы расставить приоритеты в наших усилиях по развитию.Этот путь начинается с отказа от заманчивых быстрых решений и вместо этого к оценке и развитию наших основных навыков управления временем до того, как очередное новогоднее решение достигнет своей цели.

7 советов по управлению временем для студентов

Гостевой пост: Рэйчел Кэмпбелл

С приближением экзаменов вам следует подумать о том, как улучшить тайм-менеджмент и организовать свои дни так, чтобы вы могли найти правильный баланс между домом, работой и университетской жизнью.Вам также следует попробовать съесть немного пищи для мозга — и нет, мы не имеем в виду чипсы и энергетические напитки!

Уделяя время расстановке приоритетов, вы можете дать себе наилучшие шансы оставаться на правильном пути и организованно во время экзаменационного периода, что, в свою очередь, может помочь снизить уровень стресса, а это может быть разницей между успехом и неудачей в университете.

Взгляните на наши семь основных советов по управлению временем , чтобы вы могли делать все возможное в университете, а также находить моменты, чтобы расслабиться и даже подзаработать немного денег.

1) Что у вас,

, ?
через GIPHY
Первый этап улучшения вашего тайм-менеджмента — перечислить абсолютно все, что вам нужно сделать . Это может показаться очевидным, но, судя по опыту, большинство студентов склонны оставлять важные задачи на последнюю минуту, что может повлиять на качество их работы и их общую оценку.
Включите в список любые университетские дедлайны, а также любые смены, которые вы работаете, и отметьте, сколько времени отнимет каждый приоритет из вашего расписания.
2) Составьте график жизни
через GIPHY
Будь то планировщик в стиле пин-ап, расписание или календарь на телефоне, найдите подходящий инструмент для систематизации и добавьте к нему свой список приоритетов. Есть много приложений для управления временем, которые могут в этом помочь. Кроме того, подумайте о том, когда вы наиболее активны, чтобы вы могли планировать периоды обучения примерно в это время.
Найдите время для общения, но также убедитесь, что вы высыпаетесь. Большинству людей требуется от 7 до 8 часов сна каждую ночь, чтобы оставаться сосредоточенными и бдительными во время учебы.
3) Будьте гибкими, но реалистичными
через GIPHY
Обычно выделяйте около 8–10 часов в день на работу, учебу, общение и другие практические занятия.
Как студент дневной формы обучения, вы должны посвящать учебе в университете 35 часов в неделю, включая время, которое вы проводите на семинарах и лекциях. Если вы тратите только 15 часов в неделю на обучение под руководством репетитора, вам следует использовать дополнительные 20 часов для самостоятельного обучения.
Также важно помнить, что на выполнение работы часто уходит больше времени, чем ожидалось.Итак, дайте немного больше времени, если вы потратите на задачу больше, чем вы думали.
4) Дайте время на планирование, чтобы избежать повторений
через GIPHY
Выделение времени на исследование, планирование и обдумывание своей работы имеет решающее значение для правильного управления временем. Дайте себе время обработать новую информацию и спланировать, как вы собираетесь ее использовать, так как это поможет вам избежать необходимости перечитывать и повторять любые исследования.
Один из способов эффективного планирования перед исследованием — составить список всего, что вы хотите узнать, чтобы вы могли делать заметки под каждым подзаголовком по ходу дела.
5) Избегайте откладывания на потом и отвлечения внимания
через GIPHY
Один из способов избежать откладывания на потом — подумать о разных местах, где вы были во время учебы — где вы были наиболее сосредоточены? Где вы больше всего отвлекались? Что вы можете сделать, чтобы учеба была действительно приятной?
Помните, что то, что работает для одного человека, не обязательно сработает для вас. Для некоторых учеба с друзьями может ограничить их продуктивность. Но для других обучение в группах может помочь повысить мотивацию и избежать откладывания на потом.
6) Упражнения для очищения головы между учебными занятиями
через GIPHY
Вы не поверите, но упражнения работают так же, как и сон. Он может сфокусировать ваше душевное состояние, помочь вам очистить голову и повысить умственные способности в перерывах между учебными занятиями. Если вы новичок в упражнениях, постарайтесь выполнить 10-минутную пробежку здесь и там, постепенно увеличивая количество выполняемых упражнений.
7) Была ли ваша организация эффективной?
через GIPHY
Постоянный анализ и переоценка своего расписания может помочь вам понять, нужно ли вам вносить какие-либо изменения, чтобы помочь вам выполнить какие-либо университетские задания, а также иметь время, чтобы расслабиться и провести время с друзьями и семьей.
Рэйчел Кэмпбелл — автор творческого контента для Pure Student Living , поставщика высококачественного жилья для студентов, расположенного в нескольких местах по всему Лондону.
Хотите больше подобного контента? Зарегистрируйтесь для бесплатного членства на сайте , чтобы получать регулярные обновления и свой личный канал контента.
(Изображение: Дэвид Вега (Flickr))
Эффективное планирование — Обучение управлению временем от MindTools.com
Планирование, чтобы максимально использовать свое время
© iStockphoto
damircudic
Насколько эффективно вы используете свое время?
Это конец еще одного напряженного рабочего дня, и даже если вы пришли в офис рано и ушли поздно, вы не чувствуете, что сделали что-то значимое.
Это слишком просто. Столкнувшись с бесконечными встречами, частыми перерывами и неотложными задачами в последнюю минуту, вы можете легко быть занятым весь день, не добиваясь прогресса в выполнении высокоприоритетных проектов и целей.
Вот почему так важно знать, как правильно планировать свое время. В этой статье мы рассмотрим шаги, которые вы можете предпринять для этого, чтобы выделить время для действительно важной работы, оставив при этом время для личного развития, семьи и друзей.
Важность планирования
Планирование — это искусство планирования вашей деятельности, чтобы вы могли достичь своих целей и приоритетов в то время, которое у вас есть. Когда это сделано эффективно, это поможет вам:
Поймите, чего вы реально можете достичь со своим временем.
Убедитесь, что у вас достаточно времени для важных дел.
Добавьте время на случай непредвиденных обстоятельств.
Избегайте брать на себя больше, чем вы можете выдержать.
Неуклонно работайте над достижением личных и карьерных целей.
У вас достаточно времени для семьи и друзей, занятий спортом и хобби.
Добейтесь хорошего баланса между работой и личной жизнью.
Время — это единственный ресурс, который мы не можем купить, но мы часто тратим его впустую или используем неэффективно. Планирование помогает вам подумать о том, чего вы хотите достичь за день, неделю или месяц, и держит вас на пути к достижению ваших целей.
Как распланировать свое время
Установите регулярное время для выполнения расписания — например, в начале каждой недели или месяца.
Есть несколько различных инструментов на выбор. Простой и легкий способ вести расписание — использовать ручку и бумагу, систематизируя свое время с помощью еженедельного планировщика. (Щелкните здесь, чтобы получить бесплатный загружаемый шаблон планировщика, чтобы начать работу.)
Вы также можете использовать приложения и программное обеспечение, такие как Google Calendar®, MS Outlook® и Canva. Выберите инструмент планирования, который соответствует вашей ситуации, текущей структуре вашей работы, вашему личному вкусу и вашему бюджету.
Самым важным при выборе планировщика является то, что он позволяет легко вводить данные и позволяет просматривать соответствующий промежуток времени (день / неделя / месяц) с необходимой степенью детализации.
После того, как вы решили, какой инструмент вы хотите использовать, подготовьте свое расписание следующим образом:
Шаг 1. Определите доступное время
Начните с определения времени, которое вы хотите выделить для своей работы.
Количество времени, которое вы проводите на работе, должно отражать цель вашей работы и ваши личные цели в жизни.
Например, если вы продвигаетесь по службе, было бы разумно работать сверхурочно каждый день, чтобы продемонстрировать свою преданность делу. Если, с другой стороны, вы хотите иметь достаточно времени для неработающих занятий, вы можете решить выполнять отведенные часы и не более того.
Шаг 2: Запланируйте основные действия
Затем заблокируйте действия, которые вы обязательно должны предпринять, чтобы хорошо выполнять свою работу. Часто это те вещи, по которым вас будут оценивать.
Например, если вы управляете людьми, убедитесь, что у вас достаточно времени для решения личных проблем членов команды, а также для решения задач наставничества и контроля.Кроме того, дайте время пообщаться со своим начальником и ключевыми людьми вокруг вас.
Шаг 3. Запланируйте высокоприоритетные мероприятия
Просмотрите свой список дел , а также график высокоприоритетных и срочных действий, а также основных задач по техническому обслуживанию, которые нельзя делегировать или избежать.
Постарайтесь назначить их на то время дня, когда вы наиболее продуктивны — например, некоторые люди наиболее энергичны и эффективны утром, а другие более эффективно сосредотачиваются днем или вечером.(Наша статья «Это утреннее задание?» может помочь вам определить ваше лучшее время дня.)
Шаг 4: График времени на случай непредвиденных обстоятельств
Затем выделите дополнительное время, чтобы справиться с непредвиденными обстоятельствами и чрезвычайными ситуациями. Опыт подскажет, сколько разрешить — как правило, чем более непредсказуема ваша работа, тем больше времени вам понадобится. (Если вы не запланируете это время, чрезвычайные ситуации все равно будут происходить, и вы в конечном итоге будете работать допоздна.)
Получите бесплатный информационный бюллетень
Изучайте новые карьерные навыки каждую неделю и получайте бонус Рабочая тетрадь по управлению временем , бесплатно !
Прочтите нашу Политику конфиденциальности
Частые перерывы отнимают у вас время.Учимся управлять ими может сократить время на непредвиденные обстоятельства, которое вам нужно выделить. Некоторые прерывания будет трудно предсказать, но если оставить в своем расписании немного свободного места, это даст вам необходимую гибкость, чтобы перераспределять задачи и реагировать на важные проблемы по мере их возникновения.
Шаг 5: Назначьте дополнительное время
Место, которое вы оставили в вашем планировщике, — это «свободное время»: время, которое доступно для выполнения ваших приоритетов и достижения ваших целей.Просмотрите список ваших приоритетных дел и личные цели , оцените время, необходимое для их достижения, и запланируйте их.
Шаг 6. Проанализируйте свою деятельность
Если к тому времени, когда вы дойдете до пятого шага, вы обнаружите, что у вас мало или совсем нет свободного времени, вам нужно вернуться к шагам второй, третий и четвертый и спросить, все ли введенные вами задачи абсолютно необходимы . Может случиться так, что некоторые вещи можно будет делегировать или решить более оперативным образом.
Один из самых важных способов добиться успеха — это максимизировать леверидж. Вы можете достичь своего. Увеличьте объем работы, которую вы можете выполнить, делегировав другим людям, аутсорсинг ключевые задачи или использование технологий для максимальной автоматизации вашей работы. Это освободит вас для достижения ваших целей.
Если вы обнаружите, что ваше дискреционное время все еще ограничено, вам может потребоваться пересмотреть условия ваша рабочая нагрузка или попросите о помощи .Используйте свой недавно составленный график как свидетельство ваших серьезных обязательств. Это продемонстрирует вашему боссу, насколько вы хорошо организованы, и может сделать его более восприимчивым к вашим запросам!
Ключевые моменты
Планирование — это процесс, с помощью которого вы планируете, как вы будете использовать свое время. Если вы будете делать это правильно, это повысит вашу эффективность и снизит уровень стресса.
Следуйте этому шестиэтапному процессу, чтобы подготовить свое расписание:
Определите время, которое у вас есть.
Заблокируйте основные задачи, которые вы должны выполнять, чтобы добиться успеха в своей работе.
Запланируйте высокоприоритетные срочные задачи и жизненно важные «хозяйственные» мероприятия.
Блокирование в соответствующее время на случай непредвиденных обстоятельств для обработки непредсказуемых событий и прерываний.
Запланируйте мероприятия, которые соответствуют вашим приоритетам и личным целям, на оставшееся время.
Проанализируйте свою деятельность, чтобы определить задачи, которые можно делегировать, передать на аутсорсинг или полностью сократить.
Важно, чтобы в вашем графике находилось время для ваших профессиональных и личных целей. Если у вас мало или совсем нет свободного времени, когда вы достигнете пятого шага, пересмотрите свои задачи, чтобы увидеть, можете ли вы выполнять их по-другому — в противном случае ваш баланс между работой и личной жизнью пострадает.
Скачать лист
25 советов по управлению временем для работы 2021
Когда дело доходит до максимальной продуктивности и эффективности на работе, правильное управление временем просто необходимо. Тайм-менеджмент — это навык, которым должен обладать почти каждый сотрудник.Но развиваться может быть непросто. Так что же такое тайм-менеджмент? И почему это так важно для сотрудников? Давайте разберемся.
Воспользуйтесь приведенными ниже ссылками, чтобы перейти к разделу, который лучше всего охватывает ваш запрос, или прочитайте от конца до конца, чтобы получить подробный обзор темы.
Что такое тайм-менеджмент?
Управление временем — это практика продуктивного и эффективного распределения вашего времени на задачи. Часто управление временем включает в себя планирование ваших повседневных дел и осознанный контроль над своим временем по мере их выполнения.Некоторые общие темы для эффективного управления временем включают четкие цели, приоритеты и ожидания.
Вы можете применить практику тайм-менеджмента к любой сфере своей жизни, включая профессиональное и личное время. Но в профессиональных сферах совершенствование управления временем — один из важнейших навыков, которые должны развивать сотрудники.
Почему так важен тайм-менеджмент?
Практика управления временем на рабочем месте важна, потому что она может помочь вам уложиться в сроки и быть продуктивным на работе.Тайм-менеджмент также может улучшить ваше психическое здоровье. Вы будете меньше нервничать, зная, как выделить время для каждой задачи. Снижение стресса на работе поможет вам достичь лучшего баланса между работой и личной жизнью.
Плохие навыки управления временем могут привести к позднему выполнению задания, низкому качеству работы и более высокому стрессу. Вы можете чувствовать себя менее уравновешенным в своей работе и в результате испытывать выгорание. Выгорание может подавить ваше творчество и оставить вас разочарованным и злым из-за ваших заданий или работодателя.
Применяя практические навыки управления временем, вы можете не просто произвести впечатление на своего начальника и коллег. Вы можете стать неотъемлемым членом своей команды, доказав, что вы надежный, продуктивный и эффективный сотрудник. Имея это в виду, давайте рассмотрим 25 лучших советов по организации рабочего времени.
1. Создайте список ежедневных задач
Начинайте каждый день со списка задач, которые вы надеетесь выполнить. Как только вы приступите к работе, запишите свой список дел и соответствующим образом расставьте приоритеты.Когда вы закончите эти задачи, отметьте их из списка. Наслаждайтесь чувством выполненного долга, которое вы получаете с каждой проверкой, и сохраняйте импульс!
2. Расставьте приоритеты для ваших задач
Составить список задач — это одно. Но вы также должны знать, как расставить приоритеты для этих задач. В первую очередь расставьте приоритеты в самых насущных задачах. Эти задачи могут быть выполнены раньше или требуют больше времени для выполнения. Если задача кажется слишком большой, разбейте ее на более мелкие, чтобы сделать ее более реалистичной. После этого вы можете организовать свои задачи в зависимости от важности, срока выполнения или отправителя.
Есть несколько различных методов расстановки приоритетов, которые вы можете применить к своему списку дел. Один из них — метод ABCDE:
Задачи самые важные задачи.
Задачи B — менее важные задачи.
Задачи C — это задачи без последствий — они хороши, но не обязательны.
Задачи D — это задачи для делегирования.
Задачи E — это задачи, которые вы можете устранить.
Другие методы включают метод 80/20 и четыре D (делегировать, удалить, отложить или выполнить).Выбор метода, который вам подходит, поможет вам лучше организовать свой список и подготовиться к своему дню.
3. Выполняйте самые важные дела по утрам.
После того, как вы создали свой список, погрузитесь в самую важную задачу. Чем раньше вы начнете работать над этим, тем быстрее вы это отметите. Если у вас есть большая задача, которая может занять весь день, разбейте ее на более мелкие задачи. Выполнение этих небольших задач поможет вам почувствовать себя более успешным в течение дня.
4. Следите за своим временем
Отслеживание времени — лучший способ научиться управлять своим временем.Оцените, сколько времени у вас уйдет на выполнение задачи. Затем отслеживайте время, которое вы тратите на эту задачу, и сравните его со своим расчетным временем. Отслеживание своего времени может помочь вам лучше осознавать поток в течение рабочего дня. А с помощью правильного решения для управления временем вы можете отслеживать время для каждой задачи и вести журнал всего времени, которое вы потратили на проект. Вы даже можете найти инструмент, который поможет вам создавать и просматривать отчеты о вашем времени на основе проекта, задачи или команды.
5. Минимизируйте отвлекающие факторы
Отвлекающие факторы — враг любого, кто пытается управлять своим временем.Найдите способы максимально избавиться от отвлекающих факторов. Включите режим «Не беспокоить» на телефоне или рабочем компьютере. Слушайте любимую музыку, чтобы заглушить шумную офисную болтовню. А если нужно, отключитесь от сети, чтобы избегать таких вещей, как социальные сети, новости или электронные письма.
6. Избегайте многозадачности
Многочисленные исследования показали, что многозадачность перегружает мозг. Вместо того, чтобы делать больше сразу, многозадачность может иметь противоположный эффект. Многозадачники более склонны к ошибкам, им требуется больше времени для завершения проектов и меньше внимания.Мозг может сосредоточиться только на одной или двух вещах одновременно. Переключение между задачами только дезориентирует мозг, поэтому по возможности избегайте этого.
7. Используйте приложения и инструменты для управления временем
Помимо отслеживания вашего времени с помощью решения для отслеживания времени, другие приложения и инструменты для управления временем могут помочь вам отслеживать или организовывать свой список дел. Такие приложения, как Freedom, могут помочь вам блокировать сайты, которые могут вас отвлекать. Между тем, инструменты управления проектами, такие как Asana, Airtable и Trello, могут помочь вам организовать, расставить приоритеты и визуализировать ваши задачи.Вы даже можете синхронизировать эти приложения со своим решением для отслеживания времени, чтобы улучшить видимость задач и отслеживать время в проектах.
8. Еженедельно проводите аудит своего времени
Если вы хотите улучшить свои навыки управления временем, лучший способ сделать это — контролировать свое время. Каждую неделю записывайте, сколько времени вы планируете потратить на проект. Выполняя задания, отслеживайте время, пока не выполните их. К концу недели у вас будет запись, в которой вы сможете сравнить фактическое время, потраченное и предполагаемое, потраченное.Используйте это, чтобы внести коррективы в свои планы управления временем. Продолжайте анализировать свои результаты неделя за неделей, чтобы увидеть тенденции и постепенные улучшения.
9. Составьте повестку дня встреч
Некоторые встречи являются продуктивными, а некоторые можно было провести по электронной почте. Чтобы избежать последнего, составляйте повестку дня для любых встреч, которые вы проводите. Определите цель встречи и поделитесь своими заметками с командой до начала встречи. Любая предварительная подготовка может помочь вам провести встречу без проблем. А если вы закончите раньше, все будут благодарны за то, что у вас есть время вернуться к своему расписанию.
10. Не ждите вдохновения, чтобы начать работать
Работать без вдохновения или мотивации может быть сложно. Однако вдохновение может прийти только с действием. А если вы не испытываете вдохновения или мотивации, иногда вам нужно приступить к работе. Начать сейчас. Вдохновение и мотивация последуют.
11. Запланируйте перерывы
Перерывы важны для того, чтобы помочь нам сосредоточиться. Мозг лучше всего работает, когда переключается между моментами интенсивной фокусировки и расфокусировкой.Добавляя перерывы в свое расписание, вы можете быть уверены, что отключаетесь в оптимальное время. Используйте перерывы, чтобы выпить, перекусить, пообщаться с коллегами или прогуляться. Ваш мозг будет благодарен за перерыв.
12. Вести список задач резервного копирования
Когда вы находитесь в потоке, нет ничего такого, что могло бы испортить вам настроение так, как ожидание. Может быть, вы ждете ответа от товарища по команде. Или вы ждете встречи с врачом. Чего бы вы ни ждали, используйте эти моменты для решения небольших задач.Узнавайте о пропущенных звонках или отвечайте на электронные письма. Вы даже можете воспользоваться моментом, чтобы просто расслабиться и перевести дыхание.
13. Организуйте свой рабочий стол, список задач, почтовый ящик и т. Д.
Организованное физическое и цифровое пространство поможет вам не отвлекаться. Организация также избавит вас от необходимости искать старые электронные письма, заметки или ручку среди всего вашего беспорядка. Когда дело доходит до организации ваших писем, используйте папки или ярлыки для группировки писем проекта. Для вашего стола или физического пространства держите на столе минимум предметов.Организация и эффективность идут рука об руку.
14. Используйте свой календарь
Используйте свой календарь, чтобы отслеживать проекты, сроки выполнения и то, что вы надеетесь достичь в течение недели. Если вы используете цифровой календарь, вы можете устанавливать напоминания, создавать расписания, устанавливать временные блоки и создавать повторяющиеся события. Вы также можете поделиться своим календарем со своей командой, чтобы они знали, когда вы доступны.
15. Переходите к следующему этапу, если чувствуете, что застряли.
Пытаетесь подобрать нужные слова, код или данные? Если можете, переходите к более простой задаче.Перфекционизм и зацикленность на мелочах могут только замедлить вас.
16. Сообщите свою рабочую нагрузку своей команде
После того, как вы составили свой список дел на утро, потратьте несколько минут на то, чтобы сообщить о своей повестке дня своей команде. Коммуникация жизненно важна для успешного функционирования бизнеса. Кроме того, это может помочь вам управлять своим временем — и помочь вашей команде управлять своим временем. Понимание того, когда вы будете доступны и над чем работаете, может помочь вашим товарищам по команде управлять своим расписанием и когда им нужно ваше время.
17. Делегируйте несущественные задачи, если можете.
При создании списка дел вы можете делегировать низкоприоритетные задачи товарищам по команде. Если вся ваша команда разделяет свою рабочую нагрузку, может быть проще передать низкоприоритетные задачи товарищам по команде с более легкой рабочей нагрузкой в этот день.
18. Проверяйте электронную почту один раз в день
Вместо того, чтобы сразу отвечать на каждое электронное письмо, посвятите часть своего дня тому, чтобы ответить на все письма сразу. Некоторые люди могут предпочесть отвечать на все электронные письма утром.Другие могут предпочесть проверять свою электронную почту во время обеда. Что бы вы ни предпочли, отключение уведомлений по электронной почте и проверка почтового ящика только один раз могут освободить много времени на работе. Но не забудьте сообщить о расписании электронной почты своей команде, на случай, если им понадобится срочно связаться с вами.
19. Научитесь говорить «нет»
Умение говорить «нет» поможет вам избежать чрезмерной рабочей нагрузки или запросов в последнюю минуту. Это поможет вам взять на себя ответственность за свою рабочую нагрузку и поможет установить границы с другими.Это может дать вам чувство расширения возможностей. Без этих границ вы можете быть более склонны к выгоранию и плохому управлению временем.
20. Сгруппируйте похожие задачи вместе
Когда вы думаете о своем ежедневном расписании, подумайте о том, чтобы сгруппировать похожие задачи вместе. В конце концов, некоторые задачи требуют одних и тех же мыслей. Например, вы можете отвечать на все свои электронные письма или звонки или обновлять свой календарь предстоящими или повторяющимися событиями в одном временном блоке. Сгруппируйте эти небольшие задачи, чтобы сэкономить много времени и избежать переутомления.
21. Найдите состояние потока
Ваше «состояние потока» — это ваша способность «попасть в зону» и быть вовлеченным в умственную деятельность. Обычно ваше состояние потока находится в промежутке между скукой и тревогой. Работайте над распознаванием, когда вы находите свое состояние потока, и попробуйте воспроизвести эту среду, когда вам нужно приступить к делу.
22. Сосредоточьтесь на балансе между работой и личной жизнью
Время, которое вы проводите вне офиса, может повлиять на вашу работу в офисе. Вот почему так важен баланс между работой и личной жизнью.Если вы боретесь с управлением временем, возможно, стрессы в других сферах вашей жизни влияют на вашу работоспособность. Улучшение баланса между работой и личной жизнью может означать, что вам нужно больше спать и заниматься физическими упражнениями, найти хобби или проводить больше времени с семьей.
23. Практика избавления от вредных привычек
Психологи считают, что освоение новой привычки может занять от 21 до 66 дней. Отказ от привычек может занять столько же времени. Плохие привычки могут включать просмотр социальных сетей или ответы на сообщения в социальных сетях или звонки на работе.Это может помешать вам улучшить свои навыки управления временем. Постарайтесь определить свои вредные привычки и постарайтесь избегать их или отучиться от них. Создайте строгий график и придерживайтесь его, и эти привычки могут исчезнуть раньше, чем вы об этом узнаете.
24. Составьте еще один список дел на завтра
Хотите, чтобы ваши задачи были максимально активными? Используйте конец рабочего дня, чтобы составить список дел на завтра. Когда вы придете на следующий день, у вас будет несколько дополнительных минут в расписании, которые можно посвятить работе.
25. Обратитесь к наставнику за дополнительными советами
Найдите наставника по тайм-менеджменту, который поможет вам еще больше развить свои навыки. Наставники могут помочь вам поставить цели, привлечь к ответственности и научить новым способам работы. Если кто-то в вашем офисе преуспевает в управлении временем, подумайте о том, чтобы попросить у него совета или наставить вас в вашем путешествии.
–
Это содержимое предназначено только для информационных целей и не должно рассматриваться как юридическая, бухгалтерская или налоговая консультация или замена для получения такой консультации, характерной для вашего бизнеса.Может применяться дополнительная информация и исключения. Применимые законы могут различаться в зависимости от штата или местности. Не дается никаких гарантий, что информация является исчерпывающей по своему охвату или подходит для работы с конкретной ситуацией клиента. Intuit Inc. не несет ответственности за обновление или изменение любой информации, представленной здесь. Соответственно, на предоставленную информацию не следует полагаться как на замену независимому исследованию. Intuit Inc. не гарантирует, что материалы, содержащиеся в данном документе, останутся точными или что они будут полностью свободны от ошибок при публикации.Читатели должны проверить утверждения, прежде чем полагаться на них.
10 распространенных ошибок в тайм-менеджменте, которые замедляют вас
Почему-то уже 15:00, но вы все еще работаете над той же небольшой задачей, которую начали первым делом сегодня утром. Ваш список дел накапливается, вы сильно отстаете от графика, и теперь пришло время для двух часов подряд звонить в Zoom. Ой.
Большинство из нас были в подобной ситуации — и многие из нас попадают в нее почти каждый день.Несмотря на все наши усилия по эффективной организации нашего времени, соблюдению графика и выполнению всех наших задач, нам по-прежнему трудно держать ситуацию под контролем.
Прочтите по теме: Как самые занятые люди в SaaS управляют своей электронной почтой
Итак, вместо того, чтобы создавать бесконечные списки дел, найдите время, чтобы определить корень вашей проблемы с управлением временем. Что ты делаешь не так и куда ускользает твое время?
В помощь, давайте рассмотрим 10 распространенных ошибок, которые мешают вашему рабочему процессу и не позволяют уложиться в сроки.
1. Невозможность расставить приоритеты
Определение ваших первоочередных задач может оказаться непосильной задачей, если большинство ваших задач требует того же уровня преданности делу. Например, возможно, вы только что начали работать над высокоприоритетной задачей и находитесь в процессе мозгового штурма над некоторыми блестящими идеями со своей командой, когда один из ваших коллег внезапно крадет ваше внимание, указывая, что вам нужно переориентировать срочная проблема, которая только что возникла.
Такого рода ситуации неизбежны, но главное — научиться расставлять приоритеты, а выяснение того, как это делать, — процесс, который требует времени.Такие инструменты, как Action Priority Matrix или Google Keep, могут помочь вам расставить приоритеты и поддерживать стабильный уровень производительности. Если вы увлекаетесь ручкой и бумагой, новый фаворит — Full Focus Planner.

2. Позднее начало дня
Ваши усилия по выполнению повседневных задач не увенчаются успехом, если вы не начнете свой день рано или хотя бы вовремя. У самых влиятельных лидеров есть одна общая черта: они рано встают. Позднее начало дня почти гарантирует, что вы будете чувствовать себя торопливо в течение всего дня.«Ранний» у всех разный, поэтому взгляните на свой распорядок дня и определите, когда ваш день должен начинаться с и с до конца.
3. Неэффективное планирование задач
Уровень нашей продуктивности не только меняется изо дня в день, но также меняется от человека к человеку. В то время как некоторые люди достигают пика своей продуктивности в момент пробуждения, другие, как правило, проявляют свой максимальный потенциал после захода солнца. Самый простой способ сбалансировать свое время — это выяснить, какое у вас время пиковой нагрузки, и выделить это время на выполнение первоочередной работы, а не на выполнение менее важных повторяющихся задач.
4. Промедление
Промедление, вероятно, ваш злейший враг. Нет ничего более вредного для вашей концентрации и истинного потенциала, чем хождение по кругу и извинения за то, что не взялись за настоящую работу. Это не только создает огромное отставание, но и заставляет вас чувствовать себя виноватым из-за того, что вы не начали свою работу, особенно если это срочно.
Лучший способ избежать этого сценария — посвятить определенное количество времени только , начиная с .Это пробудит ваше воображение, привлечет ваше внимание, и вскоре вы полностью включитесь в проект. Если это не сработает, попробуйте разбить задачу на несколько управляемых частей.
5. Неспособность отвлечься
Хотя различные каналы коммуникации и платформы социальных сетей позволяют нам легче общаться, они также сильно отвлекают. Поднимите руки, если вы когда-либо намеревались «быстро» пролистать ленту Twitter или Instagram и на самом деле потратили, например, час или больше.
Будь то телефон, который продолжает звонить, или уведомления, которые вы постоянно получаете из чата или групп социальных сетей, они прерывают наш рабочий процесс и нарушают наш творческий процесс. Отключите все уведомления и закройте Slack, запланируйте время, когда вас не отвлекают, и минимизируйте время, которое вы тратите на то, что не оказывает большого влияния на вашу работу.
6. Недооценка времени, необходимого для завершения работы
Одна из самых распространенных ошибок, на которые склонны делать самые амбициозные люди, — это неправильно рассчитать время и энергию, которые им понадобятся для выполнения конкретной задачи.Такое поведение типично для тех, кто добивается высоких результатов, которые думают, что могут держать все под контролем и никогда не отказываться от возможности, какой бы требовательной она ни была.
Если вы страдаете той же болезнью, у тренера по продуктивности Кимберли Медлок есть решение: запишите количество времени, которое вам понадобится для выполнения каждой задачи из вашего списка дел. Она также рекомендует на этот раз удвоить . Например, если одна задача занимает 20 минут, выделите 40 минут. Часто люди недооценивают время, необходимое для того, чтобы что-то сделать.
7. Многозадачность
Стремясь стать профессионалом в том, что мы делаем, мы обычно попадаем в ловушку многозадачности. Теоретически многозадачность возможна, если вам нужно справляться со своей рабочей нагрузкой. Однако выполнение множества дел одновременно не позволяет вам сосредоточиться на всех ваших задачах одинаково и отнимает у вас гораздо больше времени, чем выполнение задач в последовательности. Другими словами, если вы хотите хорошо справляться с несколькими задачами, вам нужно быть суперорганизованным и поддерживать высокий уровень концентрации, творчества и точности.
В конце концов, многозадачность не для всех, поэтому тщательно выбирайте битвы. Когда позволяют обстоятельства, забудьте о многозадачности и сосредоточьтесь на одной задаче за раз. Это поможет вам выполнить качественную работу и даст вам ощущение завершенности.
8. Быть занятым или быть эффективным
Как бы мы ни хотели сосредоточиться на высокоэффективной работе, мы иногда теряем счет и обнаруживаем, что делаем кучу низкоприоритетных вещей, которые не только съедают нашу энергию и время. но также мало или совсем не влияют на конечный результат, которого мы пытаемся достичь.
Чтобы избежать этого сценария, спросите себя:
Это полезно?
Как это способствует достижению конечной цели?
Можно ли делегировать?
Если у вас есть какие-то второстепенные задачи, попробуйте объединить их в группы. Например, вместо того, чтобы выполнять одно задание каждый день, выполняйте три дня второстепенных заданий за один день.
9. Быть перфекционистом
Вся наша жизнь — это процесс обучения. Каждый раз, когда мы погружаемся в новый проект, мы сталкиваемся с рядом препятствий, но мы также учимся преодолевать их по пути.Хотя вы должны стремиться к совершенству, помните, что иногда лучше сделать, чем идеально.
Это возвращается к расстановке приоритетов. Ваше время ограничено, и если вы не хотите оставаться сверхурочно, вам иногда приходится довольствоваться добром — не позволяйте совершенству быть врагом хорошего, как говорится.
10. Пропуск перерывов
Работаете ли вы над срочным делом или над несколькими низкоприоритетными задачами, выделите время для перерывов. Согласно исследованию Draugiem Group, наш мозг просто не приспособлен для того, чтобы сосредотачиваться в течение восьми часов.Единственное разумное решение — отойти и заняться чем-то, не связанным с вашей работой, — поесть, прогуляться, потренироваться или просто ничего не делать и расслабиться. Это должно помочь вам очистить свои мысли и получить больше психологической энергии для предстоящей работы.
Найдите время, чтобы найти время
На самом деле, большая продуктивность сводится к потраченному времени на планирование. Когда вы чувствуете себя подавленным тонной работой, тратить время на составление списка дел, отключение от расписания или расстановку приоритетов для задач может показаться пустой тратой времени, но если вы остановитесь, чтобы спланировать, вы сэкономите время и сэкономите стресс. в конце концов.
Примечание редактора: этот пост был впервые опубликован в августе 2017 года и обновлен в марте 2021 года.
Советы по улучшению плохого управления временем для повышения производительности и снижения стресса
7 мин. Прочитать
Концентратор
Производительность
Советы по улучшению плохого управления временем для повышения производительности и снижения стресса
Время — один из самых ценных активов для владельцев малого бизнеса, и плохое управление временем может отрицательно сказаться на результатах работы и доходах компании.Хорошие навыки тайм-менеджмента имеют решающее значение, если вы хотите развивать свой бизнес и увеличивать свои доходы. Если вы лучше планируете свой день, расставляете приоритеты в рабочих задачах и устраняете отвлекающие факторы, это поможет вам вернуть свое время в нужное русло. Таким образом, вы можете сосредоточиться на улучшении работы своих клиентов и достижении своих профессиональных целей.
Эти темы помогут вам обнаружить признаки плохого управления временем и дадут советы, как лучше управлять своим временем:
Каковы причины плохого управления временем?
Каковы последствия плохого управления временем?
Каковы причины плохого управления временем?
Плохое управление временем обычно вызвано неспособностью заранее спланировать и оценить работу, которую вам необходимо выполнить.Вот пять основных причин плохого управления временем на рабочем месте:
Плохие навыки планирования
Важно видеть общую картину того, что необходимо сделать, и время, отведенное на выполнение всей работы. Плохое управление временем означает, что вы не можете видеть общую картину и планировать ее соответствующим образом. Вы должны взглянуть на проекты, которые вам нужно выполнить на месяц, неделю и этот день. Убедитесь, что вы выделили достаточно времени, чтобы выполнить все свои задачи. В случае более крупных проектов полезно разбить их на более мелкие части, чтобы сделать работу более управляемой, работая над ней в течение нескольких дней, по несколько часов за раз.
Не удается установить приоритеты
Люди, которые не умеют хорошо распоряжаться своим временем, часто не могут расставить приоритеты во всех стоящих перед ними задачах. После того, как вы спланируете свой календарь, чтобы лучше понять всю работу, которую вам нужно выполнить немедленно, а также свои долгосрочные проекты, важно расставить приоритеты для всех своих задач. Самый простой способ расставить приоритеты в вашей работе — использовать сетку управления временем Кови. Это помогает вам ранжировать задачи по степени их срочности и важности, используя четыре квадранта:
Важно: Это задачи, которые связаны с вашими долгосрочными целями, миссией и ценностями.
Срочно: Это задачи, требующие немедленного внимания, но не обязательно важные для вашего долгосрочного успеха.
Вы должны работать над тем, чтобы любые срочные задачи выполнялись немедленно, чтобы они не мешали, что дает вам возможность планировать большие блоки времени для работы над важными проектами.
Не имея четких целей
Когда у вас есть четкие цели, легче решить, как лучше всего провести время для их достижения.Трудно расставить приоритеты в списке дел, если у вас нет целей, потому что все будет казаться одинаково важным. Вам нужны цели, по которым вы будете оценивать свою работу и определять, на чем сосредоточиваться каждый день. Без целей вы, скорее всего, будете каждый день отбрасывать самые простые дела из своего списка дел, вместо того чтобы отдавать приоритет тому, что действительно важно для вашего долгосрочного успеха. Запишите четкие цели для своей карьеры и личной жизни. Ставьте долгосрочные и краткосрочные цели. Обязательно возвращайтесь к своему списку целей и всегда расставляйте приоритеты, исходя из их достижения.
Отсутствие мотивации
Когда у вас нет мотивации выполнять свою работу или вы не испытываете энтузиазма по поводу стоящих перед вами задач, скорее всего, вы прибегнете к откладыванию. Прокрастинация сильно снижает производительность и может съесть время, которое у вас есть каждый день для завершения важных проектов. А это означает, что вам придется спешить с соблюдением срочных сроков, и в результате пострадает качество вашей работы. Анализ ваших долгосрочных целей может помочь улучшить вашу мотивацию.Подумайте о том, чего вы планируете достичь в будущем, и подумайте, как ваша текущая работа может помочь вам достичь этих целей. Даже если вы не в восторге от проекта, над которым работаете, размышления о том, как он может помочь вам в достижении ваших целей, может быть мотивацией, которая вам нужна, чтобы лучше управлять своим временем.
Быть плохим при оценке времени
Иногда человек может точно знать, что ему нужно сделать и когда это нужно сделать, но он плохо понимает, сколько времени потребуется на выполнение каждой задачи.Если вы недооцениваете количество времени, необходимое для завершения проекта, вы остаетесь в состоянии поспешить завершить его к установленному сроку, что может привести к небрежной или неточной работе. Чтобы лучше оценивать время, необходимое для завершения работы, важно сначала понять, на что вы тратите свое время. Потратьте неделю, подсчитывая количество времени, которое вы тратите на каждую задачу из вашего списка дел, и запишите это. Вскоре вы получите более четкое представление о том, сколько времени вам нужно для выполнения общих задач, и сможете более эффективно планировать работу заранее.
Эта статья поможет вам понять важность правильного управления временем и даст советы о том, как этого добиться.
Каковы последствия плохого управления временем?
Плохое управление временем может повлиять на деловые отношения человека, его психическое здоровье и баланс между работой и личной жизнью. Вот некоторые из негативных последствий плохого управления временем:
Торопитесь выполнить задачи
Когда вы плохо распоряжаетесь своим временем, вы можете обнаружить, что в дне никогда не бывает достаточно времени, чтобы сделать все, что вам нужно.В результате вы спешите завершить проекты раньше срока, что может привести к ошибкам или низкому качеству работы.
Часто опаздывает
Люди, которые плохо умеют управлять своим временем, не просто изо всех сил стараются выполнить свою работу, у них также есть проблемы с назначением встреч вовремя. Если вы не можете спланировать наперед или плохо представляете, сколько времени займет работа, вполне вероятно, что вы часто опаздываете на встречи и другие важные мероприятия, потому что не можете выделить достаточно времени, чтобы подготовиться и поехать туда, куда вам нужно. быть.
Низкая производительность
Плохие менеджеры, которые не могут расставить приоритеты в работе или спланировать свой день, будут менее продуктивными, чем работники с хорошими навыками управления временем. Это потому, что вы, скорее всего, будете перепрыгивать между задачами или отвлекаться на перерывы, которые не так важны, как проект, над которым вы работаете. Это снижает вашу продуктивность и замедляет рабочий процесс.
Взять слишком много
Люди с плохими навыками тайм-менеджмента склонны перенапрягаться, принимая проекты, на которые у них нет времени должным образом завершить, что, в свою очередь, оставляет их в затруднительном положении.Это потому, что у них нет правильного представления о времени, которое у них есть, или о том, сколько времени им нужно выделить на задачи, которые у них уже есть на ходу.
Пропущенные сроки
Плохие навыки управления временем часто затрудняют или даже делают невозможным выполнение проектов вовремя. Это потому, что без надлежащего управления временем вы не сможете правильно оценить, сколько времени потребуется на выполнение работы. Вам придется торопиться закончить или сдавать работу поздно.
Нанесение вреда вашей профессиональной репутации
Люди с плохими навыками тайм-менеджмента часто ненадежны, и это может серьезно повредить их профессиональной репутации.Если работодатель или клиент не могут рассчитывать на то, что вы будете выполнять работу вовремя, выполнять качественную работу или приходить вовремя на встречи и встречи, ваша репутация пострадает, и вам может быть трудно найти новую работу.

Тайм-менеджмент: как правильно планировать свое время, чтобы успевать все — Блог

Все люди делают это

Почему миллионеры ходят в бейсболках?

Сначала – о приятном

Прокрастинация – тяжёлый труд. Основы тайм-менеджмента

Приехали!

Один план хорошо, а два – лучше!

Пожиратели – прочь!

Приоритеты

Разделяй и властвуй!

Учитесь у французов

Чистота – залог здоровья!

От звонка до звонка

обзор современных методов и инструментов.

1. Метод АВС планирования.

2. Матрица Эйзенхауэра.

3. «Съесть лягушку».

Google Календарь

Портал Битрикс24

LeaderTask

Бумажный блокнот или планеры

Как правильно и эффективно планировать свое время

10 cпособов как все успевать

Жанна Мигунова

Расположение предметов.

Домашние дела.

Поглотители времени.

Метод Юлия Цезаря

Отдых — это важно.

Как планировать свое время? | Kadrof.ru

3 простых шага / Блог компании Click.ru / Хабр

Шаг 1. Уделяйте время планированию

Выбрать систему планирования

Фиксировать дела и планы

Правильно формулировать задачи

Делить большие дела на простые и понятные части

Шаг 2. Боритесь с прокрастинацией

Шаг 3. Отдыхайте

Сон

Физическая активность

Досуг и хобби

Бонус: 10 полезных инструментов

Тайм менеджмент — 5 советов по эффективному планированию времени

Что такое тайм-менеджмент

Читайте также

3 лайфхаки з управління часом від Анни Мазур

Читайте также

Експерименти з часом, увагою та енергією. Навіщо читати «Рік продуктивності» Кріса Бейлі?

Читайте также

Как и зачем использовать канбан-доску для работы

32 Советы по управлению временем, чтобы работать меньше и больше играть

Планирование управления временем

Совет №1: Создайте временной аудит.

Совет № 2: Установите достижимые цели и расставьте приоритеты для своих задач.

Совет № 3: Составьте ежедневный план или список дел.

Совет № 4: Планируйте неделю на воскресенье.

Стратегии и методы управления временем

Совет № 5: Выполняйте самые важные и ответственные задачи с утра.

Совет № 6: Используйте правило 80-20.

Совет № 7: Воспользуйтесь преимуществами золотых часов или биологического прайм-тайма.

Совет № 8: Используйте метод швейцарского сыра.

Советы и уловки по тайм-менеджменту

Совет № 9: Установите ограничение по времени для задач.

Совет № 10: Добавьте «список выполненных» в свой список дел.

Совет № 11: Будьте на день раньше.

Совет № 12: Не отвечайте сразу.

Тайм-менеджмент — это больше, чем лайфхаки

7 советов по управлению временем для студентов

1) Что у вас,

2) Составьте график жизни

3) Будьте гибкими, но реалистичными

4) Дайте время на планирование, чтобы избежать повторений

5) Избегайте откладывания на потом и отвлечения внимания

6) Упражнения для очищения головы между учебными занятиями

7) Была ли ваша организация эффективной?

Эффективное планирование — Обучение управлению временем от MindTools.com

Планирование, чтобы максимально использовать свое время

Важность планирования

Как распланировать свое время

Шаг 1. Определите доступное время