Как правильно вести учет товара в магазине: Как вести учет в розничном магазине. Учет товаров в Excel или программа для учета продаж в магазине?

Содержание

полезные советы и популярные ошибки

Розничный учет – это сложное дело, которое требует последовательных и продуманных действий. Здесь нельзя полагаться на собственные знания и умения. Любая ошибка может стоить больших денег. Каждый год многие владельцы магазинов сталкиваются с разного рода проблемами. Их трудности всегда основаны на одном и том же. Почему же так сложно переступить этот порог и начать действовать правильно? Чтобы знать, как вести учет товара в магазине вручную, нужно детально изучить этот вопрос и обезопасить себя от возможных тупиков. Ведь всегда лучше уделить немного внимания на чужие ошибки, чтобы потом не допускать собственных.

Особенности номенклатуры

Давайте перейдем к одному из наиболее важных и запутанных вопросов. Именно в номенклатуре часто допускаются серьезные ошибки из-за непонимания. Каждый товар и каждый поставщик должны быть выделены в документации отдельно. Но многие операторы заводят декларации по поставщикам, что ведет к формированию многих папок с одинаковыми названиями. Если магазин работает активно и быстро разрастается, то этот момент стоит продумать сразу. Потом будет намного сложнее разобраться в последовательности и точности данных.

Кроме того, некорректная приводит к тому, что одна папка может быть представлена в разных отделах. В итоге владелец магазина не может получить нужную информацию и проанализировать ситуацию. Еще один неприятный момент – это проблематика в изучении прошлых периодов работы магазина. Например, вы перестали закупать один из видов товаров у поставщика, то его могут перенести в другую папку. Это также собьет всю систему.

Полезный совет!

Вести учет товаров в магазине стоит только по фактическим поставкам товара. Справочник нужно разбивать на категории. Если вы заметили дубли позиций, то стоит обратить на это особое внимание и устранить неполадку.

Частые повторения в справочнике

Справочник – это важный документ, в котором отражена жизнь всего магазина. Все записи должны быть точными и последовательными. Но есть случаи, когда даже специалисты сталкиваются с дубликатами записей. Почему же появляются дубли:

  • не записывается штрих-код возле каждого товара;
  • большое количество весовых товаров;
  • товар пришел без штрих-кода;
  • старый товар был с новым штрих-кодом.

Проблема здесь заключается в том, что сложно найти определенный товар. Когда человек долго его ищет и не находит, то он вписывает его заново. Так появляется вторая позиция, которой быть не должно. Все это приводит к хаосу, сбивает данные, нарушает расчеты.

Полезный совет!

Когда было обнаружено большое количество дублей, стоит выделить время на исправление ошибок. Нужно пересмотреть архив, удалить ненужные позиции, все заново пересчитать. Конечно, эта работа не из легких, но без нее сложно рассчитывать на положительный результат и хороший доход.

Также есть дельные советы о том, как можно избежать этих дублей и сохранить свое время и силы:

  1. Вводить товар нужно вручную только один раз. Потом вы будете пробивать его через штрих-ход.
  2. Операторы, которые занимаются вводом товара вручную, не должны заниматься корректировкой справочника. Им нельзя позволять удалять дубли. Ведь вводом могут занимать десятки людей на протяжении долгого времени. Для корректировок стоит нанимать настоящих профессионалов, которые будут убирать только лишнее и смогут найти причину дублей.
  3. При поставке товара нужно заносить всю информацию о нем в первоначальном виде и не изменять ее потом. Лучше пользоваться данными поставщиков. Они всегда имеют много отличий, так что не будет путаницы.

Коллекции в непродуктовой рознице

Речь идет о магазинах обуви или одежды. Там процесс учета товаров построен на коллекциях. За время работы магазин работает со многими производителями, которые стараются каждый сезон порадовать своих покупателей чем-то новым.

Здесь дубли вполне привычная ситуация. Каждый год магазин продает женскую, мужскую и детскую одежду. Названия отделов будут одинаковыми. Но нужно потратить больше времени и к каждому товару указать название коллекции. Это необходимо для итоговых подсчетов. Если не позаботиться об этом, то потом будет сложно понять, сколько кофточек было продано с той или иной группы.

Отрицательные остатки

Чаще всего причиной отрицательных недостатков является необразованность человека, который не знает, как вести учет товара. Он не только позволяет себе пользоваться подобными остатками, считая, что магазин не дает прибыли, но и неграмотно обращается с расходными документами. Их ликвидация приводит к тому, что «минут» только увеличивается, хотя, на самом деле, ситуация совсем другая.

Последствия печальны. Нельзя узнать реальную сумму выручки или установить правильную наценку на товар. Инвентаризацию провести не получится. Также некоторые товары продолжают существовать в списках, но в магазине их давно нет. Покупатели будут идти за нужной вещью, а потом разочаруются в ее отсутствии.

Полезный совет!

Необходимо запретить отрицательные остатки. Они часто приводят к хаосу. К ним нужно обращаться только в крайнем случае. В ассортименте магазина не должно быть дыр и пробелов.

Точный порядок документов

Одним из главных правил, если вы ведете вручную все учеты, это правильный порядок документов. Последовательность должна основываться на хронологии. Если хотя бы несколько бумаг будут переложены, то собьется все отчетность.

Единственным решением здесь является пересмотр всех документов, с которыми работали и проводили коррекцию. Чтобы проблем было меньше, стоит проводить анализ как можно чаще. Просмотрев все данные и убедившись в их верности, нужно пометить, что до этого времени все документы в полном порядке. При возникновении проблемы не нужно будет копаться в большом объеме материала.

Работа по поиску ошибок занимает много времени. Она требует профессионального подхода, так как не каждый может легко вникнуть в суть вопроса и увидеть белые пятна. Но редко получается замять подобные минусы. Дело в том, что пока будет проходить полный переучет, вся система все равно не станет на прежнее место. В конце обязательно будут недочеты. Важно, чтобы их было как можно меньше.

Полезный совет! Нужно запретить корректировку документов, особенно архивов, всем сотрудникам магазина. Доступ к подобным действиям должен быть только у нескольких людей, которые занимаются именно этим направлением и не будут создавать лишних проблем.

Подбор персонала

Набор персонала – это такая важная часть работы магазина, как и все остальное. От честности каждого человека зависит репутация предприятия. Сегодня довольно часто стали заниматься мошенничеством, используя штрих-коды. Продавцы переклеивают код с дорогого товара на дешевый. Покупатель переплачивает, а остаток получают грабители. Конечно, магазин получает свои деньги в полном объеме, но подобные вещи портят учет магазина. А если кто-то поймет подобные махинации и пустить информацию широкой огласке, то будет сложно потом справиться с мнением общества.

Чтобы обезопасить себя от таких проблем, нужно воспользоваться видеокамерами. А для инвентаризации приглашать других специалистов. Товарному магазину всегда нужны только честные сотрудники.

Как вести учет товара вручную без проблем

Этот вопрос волнует каждого владельца магазина. Основным правилом здесь всегда остается честность, качество и внимательность. Давайте обратим внимание на моменты, которые помогут учиться на чужих ошибках:

  1. Номенклатура и штрих-коды должны быть всегда на своем месте. Только специалисты должны что-то изменять и корректировать. Нельзя удалять дублирующиеся папки по своему усмотрению.
  2. Никаких отрицательных остатков. Они должны быть выключены, так как часто приводят к крайне негативным последствиям.
  3. Хронология документов должны соблюдаться всеми сотрудниками, которые за нее отвечают.
  4. Ревизии нужно проводить как можно чаще, привлекая со стороны специалистов этого направления.
  5. Постоянное изучение учетной системы, поиск новой информации на эту тему, развитие собственных навыков и умений.

Тетрадь учета

Тетрадь учета

Если у вас небольшой магазин – то вам не нужна программа, для ведения учета. Она понадобится позже, по мере развития бизнеса. Поэтому, сегодня я расскажу вам, как просто завести тетрадку для учета в магазине.


В предыдущих главах вы прочитали, что существует два принципиально разных подхода к учету. Учет в приходных и расходных ценах. «Тетрадочным» методом возможно вести учет только в расходных ценах. И естественно, под учетом, в данном случае я подразумеваю контроль продавца, подсчет ревизии и прибыли. 

Первое, что нам понадобится, это разлиновать тетрадку на следующие столбцы: «Дата», «Остаток 1»,  «Наличные 1», «Приход товара»,  «Расход денег», «Списания/Перемещения»,«Остаток 2», «Наличные 2», «Комментарий» 


А теперь как заполнять: 
В графе «Остаток 1» должна стоять сумма остатка товара в магазине, посчитанная по формуле «Кол-во_товара * расходная_цена» в предыдущую ревизию. 
В графе «Наличные 1» сумма денег, находившихся в кассе магазина в момент ревизии. 

Эти 2 графы заполняются один раз, в начале ревизионного периода (когда заступает новая смена продавцов). 

А теперь операции, которые записываем каждый день: 
Первая операция – приход товара от поставщика. Записываем в колонку «Приход товара» каждую накладную, предварительно пересчитав её в ваших расходных ценах. 

Вторая операция – инкассация или оплата поставщику. Каждый раз, когда магазин отдаёт кому то наличку из кассы (будь то оплата поставщику, или вы изымаете выручку, или зарплата продавцам) в графе «Расход денег» фиксируется эта сумма. 

Столбец «Списания/Перемещения» заполняется, когда вы перемещаете товар в другой магазин, или выкидываете просрочку. Столбец так же заполняется в расходных ценах.

Не забывайте писать в поле «Комментарий» назначение операции напротив каждого движения товара или денег. Особенно это важно для денег. Для расчета прибыли в дальнейшем нам потребуется разделить все платежи на «оплаты поставщикам» и «прочие оплаты» (аренда/зарплата). Некоторые создают даже две колонки для двух разных типов оплат.

Третья операция – ревизия. Вы приходите в магазин, считаете остатки товара (умножая на продажную цену на калькуляторе) и остатки денег в кассе. Получившиеся значения заносите в графу «Остаток 2» и «Наличные 2». Недостачу магазина теперь легко высчитать по следующей формуле: 

ИТОГ РАБОТЫ=ОСТАТОК_2+РАСХОД_ДЕНЕГ+СПИСАНИЯ+НАЛИЧНЫЕ_2-ОСТАТОК_1-ПРИХОД_ТОВАРА-НАЛИЧНЫЕ_1 

Отрицательный итог работы свидетельствует о недостаче в магазине. Положительный – излишки. 

Для того, чтобы подсчитать прибыль магазина, потребуется внести еще две графы в нашу тетрадь. «ПриходПЦ» и «Доход». «ПриходПЦ» — это сумма накладной в ценах поставщика. Т.е. сумма, которую мы заплатим поставщику за товар. В графу «Доход» мы пишем разницу между суммами накладной в расходных и приходных ценах. Т.е. сумму, которую мы заработаем, продав весь товар из накладной.

В конце отчетного периода, для того, чтобы подсчитать прибыль магазина, мы просто складываем все значения из колонки «Доход» и отнимаем сумму значений из колонки «Прочие оплаты», в которую попадают все платежи магазина, кроме оплаты поставщикам.

ПРИБЫЛЬ = ДОХОД — ПРОЧИЕ_РАСХОДЫ

Вот и вся, максимально простая инструкция. Если же вы хотите видеть доходность и оборачиваемость разного ассортимента, то без программы вам не обойтись.

По ссылке гугл-таблица, иллюстрирующая тетрадочный учет в магазине ОБРАЗЕЦ ТАБЛИЦЫ.

Читать далее:

 

Зачем вести товарный учет в небольшом бизнесе

Товарный учет отражает все операции, сопровождающие торговлю, и дает широкие возможности для аналитики, контроля сотрудников, склада и продаж. Понятно, что это актуально для крупных компаний с большим штатом и ассортиментом. А что же с маленьким бизнесом? Стоит ли тратить время на дополнительные процессы, если у вас узкая товарная матрица и не очень много заказов и чеков? Наш ответ – да! Поэтому сегодня расскажем о том, как и зачем вести товарный учет даже в небольшом магазине или  мастерской. 

Какие возможности малому бизнесу дает товарный учет

Начнем с того, что без учета сложно контролировать поставки, перемещения, продажи, прибыль, работу сотрудников и правильность налогов. Кассиры могут присваивать себе выручку, поставщики привозить меньше товаров, чем вы заказали, а кладовщики – воровать. Почему бы и нет? Ничего же нигде не записано и можно сказать, что так и было. При этом вы не сможете быстро получить достоверную информацию о запасах и точной прибыли за день. Остается вести бизнес наугад и надеяться на удачу. Согласитесь, это не лучший вариант…

Чтобы не терять деньги и развивать компанию, товарный учет нужно вести хоть в каком-то виде, например, в тетрадке, специальной программе или excel. О методах расскажем немного позже, а пока разберемся в том, что же нам это даст. 

Отслеживать операции с товаром

Вы будете знать, когда поступил товар, сколько вы за него заплатили, когда реализовали, какую выручку получили и сколько налогов должны. Полнота информации зависит от того, как ведется учет: можно просто записывать количество проданных позиций или отслеживать движение товара на каждом этапе. В последнем случае задачу облегчит CRM-система, например, РемОнлайн.

Систематизировать закупки

Во-первых, вы будете точно знать количество и наименования товаров, которые остались на вашем складе. Во-вторых, со временем накопите достаточно информации, чтобы анализировать спрос: сезонность, популярные и непопулярные модели и т.д. А если будете фиксировать еще и возвраты, то сможете посчитать процент брака, чтобы вовремя сменить поставщика и отказаться от некачественных позиций.

Уменьшить вероятность мошенничества и краж

Когда на складе и в процессах беспорядок, сотрудникам гораздо проще решиться на воровство. При этом пропажу вы можете обнаружить слишком поздно, например, когда виновник уже уволился с работы. Учет позволит быстро определять причины недостачи и подчиненных, которые постоянно «теряют» товары и берут то, что плохо лежит. Вы сможете контролировать запасы и понимать, какая сумма в конце дня должна быть в кассе.

Перестать «замораживать» деньги на складе

После оптимизации закупок товары перестанут залеживаться на складе и оборотные средства начнут работать так, как нужно. Вы сможете уменьшить складские затраты и увеличить рентабельность бизнеса.

Сократить расходы

Своевременные поставки, снижение складских издержек и отсутствие воровства помогут сэкономить приличную сумму денег. Уверены, вы найдете им достойное применение ?

Облегчить масштабирование

Прогнозируемый спрос, оптимизация затрат и понимание реального положения дел в компании откроют вам возможности для развития бизнеса. К тому же с учетом вам будет проще управлять несколькими мастерскими или большим складом.

В общем, если вы хотите получать предсказуемые результаты работы, держать руку на пульсе событий и принимать взвешенные управленческие решения, вам в любом случае придется вести товарный учет. Лучше начать делать это сразу, чтобы зря не терять возможности и деньги.

В этом пункте мы описали только часть преимуществ товарного учета. Вы получите больше, если будете вести его в CRM-системе.

Преимущества товароучетной программы для бизнеса в сфере услуг

Товарный учет гораздо проще вести с помощью специальных систем. Они интегрируются с онлайн-кассами, сканерами штрих-кодов, оборудованием для печати и разными сторонними сервисами. Требуют минимальной настройки и работают через интернет.

Такие программы позволяют значительно расширить возможности учета и вести его с минимальными затратами времени и сил. После внедрения они помогут:

Ускорить оформление заказов и продаж

Кассиру достаточно просканировать штрих-код позиции, чтобы добавить ее в чек и сказать клиенту итоговую сумму. Проданные товары и запчасти сразу вычитаются из остатков, а их стоимость добавляется к выручке. А еще товароучетная система собирает данные по продажам и вы сможете сформировать по ним отчет. Вам не придется тратить время на подсчеты и ручные записи в excel или тетрадке.

Автоматизировать складской учет

Масштаб автоматизации зависит от возможностей выбранного ПО. РемОнлайн, например, позволяет контролировать остатки, отслеживать движение нужных позиций, проводить возвраты поставщикам, генерировать ведомости и акты, создавать отчеты для планирования закупок, использовать адресное хранение и серийный учет, а также проводить полную и частичную инвентаризацию склада. Вся информация об оприходованиях, возвратах, списаниях и перемещениях отображается в CRM-системе. И вы сможете в любой момент быстро ее найти.

Управлять ассортиментом и ценами

Товары и запчасти автоматически завешиваются на остатки после приемки, а данные об их количестве непрерывно обновляются в режиме онлайн. Ваш ассортимент всегда находится в актуальном состоянии и вы сразу видите, что есть и чего нет на складе.

Кроме того, в товароучетной системе можно фиксировать закупочную стоимость и указывать наценки. Программа сама рассчитает разные типы цен и вам останется только выбрать нужный вариант во время оформления заказов и продаж.

Проводить акции и давать скидки

С CRM-системой вы будете знать стоимость каждой партии товаров и сможете правильно рассчитать скидки и ожидаемую прибыль, чтобы запустить акцию на определенные позиции или простимулировать клиентов с помощью индивидуальных предложений. Так распродажи точно не нанесут вашему бизнесу вред.

Наладить работу с документами

В товароучетных программах уже содержатся предустановленные формы заказов, счетов, ведомостей и актов, которые дополнительно можно настроить под себя (во всяком случае именно так это работает в РемОнлайн). Большая часть информации подтягивается в них автоматически, что позволяет ускорить работу и минимизировать влияние человеческого фактора.

Контролировать подчиненных

Каждый сотрудник работает в программе под своим логином и паролем. Поэтому вы будете знать, кто, когда и какие документы создавал или проводил. Сразу станет ясно, в чью смену пропал товар и почему в кассе образовалась недостача.

В РемОнлайн, например, можно присваивать роли сотрудникам и ограничивать их права доступа к информации, чтобы они работали только с теми данными, которые им нужны.

Принимать управленческие решения

Вы в любой момент сможете в несколько кликов сформировать нужный отчет и посмотреть данные по движению товаров, продажам, остаткам и заказам. Сравнение информации за разные периоды поможет в принятии взвешенных управленческих решений.

Кроме того, ПО для учета товаров поможет вам выполнить требования закона 54-ФЗ. Он обязывает предпринимателей использовать онлайн-кассы и печать чеки с обязательным набором реквизитов: количеством, ценой, наименованиями проданных товаров и т.д. Источником номенклатуры выступает именно товароучетная система.

Если вы хотите автоматизировать не только продажи и складской учет, но и другие процессы, обратите внимание на CRM-системы, которые умеют рассчитывать зарплату, вести базы поставщиков и клиентов, а также интегрировать онлайн множество полезных сервисов вроде телефонии, 1С и sms-шлюзов. Такие опции помогут вашему бизнесу масштабироваться и развиваться, а вам – избавиться от рутины и минимизировать количество ручных задач.

В любом случае работать без товарного учета довольно сложно. Поэтому подумайте о его внедрении.

Простая программа для учета товара на складе бесплатно!

Если вы не знаете, как правильно вести складской учет на принадлежащих вам складах, вам однозначно нужна система для автоматизации вашего бизнеса. Сервис Subtotal обеспечит безошибочный контроль над товародвижением, минимизируя влияние человеческого фактора. Речь идет про автоматический учет поступления товаров склад (виртуальный в том числе) и синхронизацию данных во всей системе. Такое решение подойдёт как для реальных точек продаж, так и для интернет-магазинов.

Сервис обеспечивает максимально простой учет товаров – документы для склада создаются с каждой операцией. Все необходимые накладные, платежные поручения, счета-фактуры фиксируются программой. Разобраться в функционале очень легко, поэтому чтобы получить прозрачный учет товаров, просто склад вам будет достаточно одного дня. Этому способствует интуитивно понятный интерфейс, а также полноценная техническая поддержка.

Покупка нашего сервиса позволит:

  • На 90% снизить количество ошибок и потерь, которые напрямую связаны с недобросовестной работой персонала, хищениями.
  • Повысить продуктивность труда – нет необходимости ввести вручную учет движения товара на складе, его остатков.
  • Осуществить оптимизацию запасов на складе, изменить текущий ассортимент, если есть необходимость.
  • Анализировать бизнес-процессы при помощи автоматически сформированных отчётов по всем ключевым показателям.
  • Оптимизировать работу с поставщиками, осуществляя только выходные закупки.
  • Расширить бизнес до торговой сети.

Для начала вы можете попробовать бесплатно вести учет товара на складе, программа Subtotal доступна для всех желающих. В течение 14 дней вы можете испытать функционал без ограничений с технической поддержкой от компании.

Автоматизированный учет товаров на складе с Subtotal

Преимущества нашей разработки:

  • Точность и надежность. База данных (система) учета товара на любом складе в первую очередь должна обеспечить безошибочную работу в соответствии с требованиями государственных органов надзора.
  • Универсальность. Готовы предложить функциональные решения для складов строительных материалов, продуктов питания, бытовой химии и так далее.
  • Никаких рисков. Если вас заинтересовала программа учета товаров для склада, скачать бесплатно (есть мобильное приложение) ее можно на нашем сайте или в официальных магазинах приложений.

1С-Битрикс — Складской учет


Продукт «1С-Битрикс: Управление сайтом» включает 5 лицензий – «Старт», «Стандарт», «Малый бизнес», «Бизнес» и «Энтерпрайз». Посмотрите удобную детальную таблицу сравнения лицензий, в которой наглядно представлен функционал каждой из них.

Общие сведения:

«Старт» позволяет с наименьшими затратами времени и средств создать свой интернет-проект или перевести его на новую систему. С этой лицензией вы можете создавать простые сайты и лендинги без помощи специалистов и управлять ими. Система содержит все необходимые инструменты для базовой настройки и развития ресурса.

«Стандарт» – это набор самых необходимых инструментов для корпоративного портала. Лицензия позволяет создавать неограниченное количество сайтов и лендингов, работать с большим количеством документов и различных страниц, а также отслеживать и контролировать общение посетителей между собой.

«Малый бизнес» содержит в себе базовый модуль «Интернет магазина». Позволяет размещать любое количество товаров в каталоге, управлять заказами, скидками, доставкой, а также интегрировать магазин с «1С» и «Яндекс.Маркет». Лицензия поможет вам запустить полноценный интернет-магазин, управлять контентом сайта, принимать и обрабатывать заказы покупателей.

«Бизнес» – лицензия для интернет-магазинов с дополнительными возможностями развития онлайн-продаж, повышения конверсии и доходности. В дополнение к преимуществам лицензии «Малый бизнес», вы получите возможность построения дилерских продаж, продаж электронных товаров, инструменты увеличения среднего чека (наборы и комплекты), запустить программу лояльности и аффилиатские программы, использовать расширенную отчетность.

«Энтерпрайз» – лицензия с максимальной функциональностью для средних и крупных интернет-магазинов, региональных и федеральных сетей. Позволяет выстраивать онлайн-продажи во всех каналах присутствия с единым центром управления, масштабировать бизнес без ограничений, встраивать интернет-магазин в инфраструктуру компании для лучшей интеграции и наивысшего качества сервиса. Энтерпрайз — это высокопроизводительное и отказоустойчивое решение для работы онлайн-бизнеса 24/7 с VIP-поддержкой от 1С-Битрикс.

Оцените свои потребности и выбирайте лицензию с необходимыми параметрами.

Если вы сомневаетесь в том, какую лицензию вам выбрать – обращайтесь к нашим партнерам. Они всегда будут рады помочь вам сделать правильный выбор:
— Вы можете выбрать партнера самостоятельно из списка.
— Оставить заявку на нашем сайте и выбрать из тех, кто откликнется.

Автоматизация розничной торговли на ДАЛИОН

Ключевые моменты:

1. Карточка номенклатуры.
При продаже сигарет по МРЦ в карточке товара используйте вид: «Табак» и учет без характеристик.

  • Цена на товар будет браться из кода маркировки непосредственно на кассе в момент продажи.
  • Учет остатка будет вестись в целом по SKU без разделения по МРЦ.
  • Розничная цена, заданная в ДАЛИОН на эту карточку товара, используется только как учетная величина (в отчетах, инвентаризации).
Использование характеристик необходимо:
  • в случае, когда продажа сигарет происходит не по МРЦ; 
  • если в качестве кассового ПО используется SetRetail10 совместно с ДУМ (в ТРЕНДе используется механизм МРЦ).

Стоит учитывать, что в этом случае значительно усложняет учет, так как остаток товара и цена учитываются в разрезе характеристик/МРЦ.

Правильное заведение и учет блоков сигарет, напрямую зависит от кассовое ПО. Если вы используете Fronrol, то достаточно завести дополнительную единицу измерения с коэффициентом 10 и ШК. Для остальных видов кассового ПО, необходимо уточнение информации у  разработчика по схеме продажи блоков.

2. Поступление сигарет.
Для отражения движения товара в системе маркировки, поступление табачной продукции возможно только через ЭДО.

  • Для получения входящих электронных документов используйте только обработку Документы ЭДО,  Текущие дела ЭДО — это служебный инструмент администратора системы, используемый только для разбора проблемных ситуаций.
  • Во входящем документе обязательно присутствует информация о КМ либо пачки, либо блока. Обратите внимание, что в документе приходит код идентификации, который является лишь частью кода маркировки, полный код маркировки вы можете получить только путем считывания информации непосредственно с товара. В документе доступно сканирование КМ-ов как пачек, так и блоков для контроля приемки.
  • Если при считывании КМ во входящем документе выявлен пересорт, то поставщику может быть отправлен Акт расхождений. Печатная форма доступна из документа. В зависимости от принятой схемы взаимодействия с поставщиком, по итогу должен быть получен УКД или иУПД с исправленными  марками.
  • Приходная накладная введенная на основании входящего документа ЭДО не содержит информации о марках.
3. Продажа сигарет на кассе.
Продажа на кассе возможна как пачек, так и блоков. Если во входящем электронном документе сигареты пришли в блоках, и приемка осуществлялась блоками, никаких дополнительных действий для продажи пачек на кассе не требуется.
Для выделения МРЦ из кода маркировки на кассе для продажи, необходимо произвести дополнительную настройку кассового ПО.
Дата изменения: 08.07.2020 17:03:40
Это нравится:0Да/0Нет

Автоматизация цветочного бизнеса: как организовать учет на складе

Основатель Посифлоры Евгений Кащеев рассказывает, как работает программа учета и какую пользу приносит бизнесу.

Евгений Кащеев

Зачем мы создали Посифлору

Когда мы начали развивать цветочный магазин «Букетная», столкнулись с двумя проблемами:

  1. У нас не было понимания того, что происходит с бизнесом. Сколько стеблей осталось на складе? Когда делать закупку? Почему увеличилось количество списаний? Магазин работает в плюс или в минус? Какие цветы приносят доход, а какие убытки на цифрах, а не ощущениях?
  2. Всё было завязано на людях. Приходилось постоянно находиться в магазине: следить за остатками, оформлением заказов и работой флористов.

Сначала мы пробовали всё контролировать с помощью тетради и экселевской таблицы, но это было трудно. Потом решили подключить систему по управлению складом, но ни одна программа нам не подошла. Везде нужно было вкладывать деньги в доработку системы.

Тогда я понял, что на рынке не хватает специализированной системы для цветочных магазинов, и мы стали разрабатывать Посифлору. В этой статье я расскажу, как она работает и как решает задачу складского учета.

Хотите всегда знать. что происходит с бизнесом?

Посифлора автоматически ведет учет остатков на складе, следит за каждой продажей, фиксирует предзаказы и помогает вести клиентскую базу. Оставьте заявку, и мы покажем, как контролировать бизнес со смартфона

Попробовать Посифлору

Как мы работали без Посифлоры

Сначала мы вели учет на складе с помощью тетради и экселевской таблицы. Когда к нам приходила новая поставка товара, закупщик вручную переносил данные из накладной поставщика в электронную таблицу с остатками на складе. Так, у нас был примерный список товаров.

Флористы должны были ежедневно обновлять данные по наличию. Как показала практика, это было невозможно. В праздничные дни из-за суматохи мы вообще отказывались от учета и считали выручку по кассе. Было стойкое ощущение, что мы что-то упустили.

Пример электронной таблицы для учета товара на складе

Представьте ситуацию: к нам приходит покупатель и заказывает букет. Флорист начинает подбирать для него цветы: георгины, розы, маттиолы, хризантемы, антуриумы — всего 5 наименований, к ним в заказ он добавляет упаковку и ленты. После продажи букета все эти использованные стебли нужно убрать из таблицы с остатками на складе. Если этого не сделать, будут расхождения между таблицей и реальным количеством товара на складе.

Обычно флорист сначала записывал в тетрадь стоимость и количество проданных стеблей. В конце дня эти данные он переносил в таблицу с остатками. Иногда он спешил отпустить клиента и записывал только общую сумму заказа. В спешке легко забыть или перепутать, какие цветы купил клиент. В праздник при большом потоке посетителей вести учет таким образом невозможно.

В итоге мы не знали, какие цветы и кому продаем. Из-за этого возникало постоянное расхождение между количеством цветов на складе и тем, что есть в таблице учета.

❌ Без автоматизации: не знаем, сколько у нас остатков на складе

  • Хаотичная закупка. Каждый раз покупаешь цветы на свой вкус и в произвольном количестве, вместо того чтобы покупать цветы, которые чаще всего заказывают клиенты.
  • Постоянные докупки. Нельзя точно спланировать, на сколько дней хватит цветов.
  • Страх не выполнить заказ. Цветы кончаются всегда не вовремя, иногда приходится отменять заказы и терять лояльность клиента.
  • Нельзя планировать продажи на праздники. Если купить больше цветов, чем нужно, то они не будут проданы. А если меньше, то придется отказаться от части заказов и потерять прибыль. В праздники у оптовиков цены выше, но самое главное — на закупку просто нет времени, все заняты сбором заказов.
  • Сложно отследить, куда уходят товары. Продавец может продать цветы или упаковку не через кассу, а деньги забрать себе. У нас таких продавцов никогда не работало, но такая ситуация на рынке бывает часто.

Эффективно управлять можно лишь тем, что можно достоверно посчитать.

Как мы стали работать после автоматизации

С Посифлорой мы убрали учет цветов из рук флористов и получили инструмент, который помогает планировать закупки

1. Когда приходит поставка товара, мы получаем накладную от поставщика в электронном виде. Ее загружаем в Посифлору, и она автоматически прибавляет новый товар к остаткам на складе. Все данные сохраняются в базе данных. Одновременно с приходной накладной назначаются цены на каждый товар. Владельцу достаточно один раз назначить цены, а в будущем иногда их корректировать. Все это можно делать удаленно с домашнего компьютера или телефона.

Если нет накладной, данные можно ввести вручную

2. Теперь флористу не нужно заполнять таблицу учета товаров, ходить на склад проверять реальное наличие и держать перед глазами прайс-лист, чтобы сверять стоимость стеблей. На этапе составления заказа флорист просто нажимает на кнопку в планшете с цветком или другим товаром, а потом выбирает нужное количество стеблей.

Букет можно собрать как для конкретного заказа, так и для витрины

3. После оплаты заказа Посифлора автоматически спишет со склада использованные стебли и пробьет чек на кассе. Самому флористу делать ничего не нужно: он может сосредоточиться на сборке букетов и общении с клиентами.

Посмотреть наличие товара на складе можно во время сбора заказа

4. В любой момент мы можем сделать отчеты по проданным товарам и посмотреть, какие цветы чаще покупают.

С помощью отчета по продажам можно определить самые прибыльные товары в магазине

С автоматизацией: всегда знаем, сколько стеблей на складе и какие цветы в предзаказах

  • Это быстро. Флористу не нужно заполнять таблицу учета товаров, проверять наличие на складе и сверяться с прайс-листом по каждому цветку. Посифлора автоматически считает цену букета и сверяет остатки.
  • Проще планировать закупку. Можно сопоставить остатки на складе с показателями продаж прошлого года или с предзаказами.
  • Забыть об учете товара невозможно. Чтобы оформить заказ, флористу нужно внести использованные стебли в программу.
  • Контроль за движением товара. Продавец не сможет провести сделку вне кассы или даже скрутить лишний рулон бумаги без ведома владельца.

Хотите удаленно контролировать наличие цветов на складе?

Посифлора автоматически ведет учет в магазине и меняет наличие на складе после каждой покупки. Владелец всегда знает, какие цветы, в каком количестве и по какой цене продает флорист. Оставьте заявку, и мы покажем, как с помощью системы вести учет в магазине

Попробовать Посифлору

Работа по рецептам и шаблонам

Чтобы не тратить время на подсчет по стеблям, можно заранее составить шаблоны букетов. Для этого в Посифлоре мы создаем карточку-рецепт с фотографией. В ней уже указан состав: название и количество стеблей в композиции.

Как только флорист добавляет шаблон в корзину, программа автоматически учитывает все используемые стебли. Можно оставить как есть или заменить какие-то цветы и добавить упаковку. После закрытия сделки программа уберет проданные стебли из складских остатков.

Шаблоны можно сделать из чего угодно, не только их цветов. Например, это могут быть корзины со сладостями или декорации

Работа по рецептам упрощает жизнь магазину. Особенно это полезно в праздники, когда не хватает времени на сбор букетов, например 1 Сентября или 8 Марта. В эти дни чаще покупают стандартные букеты, поэтому тут важна скорость сборки. Флорист сразу видит, какие цветы и в каком количестве ему нужно использовать.

Рассылка полезных статей без спама

В следующих статьях мы расскажем, как Посифлора работает с клиентской базой и программой лояльности

Inventory Management: How to Manage Small Business Inventory

Важно регулярно оценивать свой бизнес, чтобы быть уверенным, что вы на пути к успеху. Одна из самых неотъемлемых частей вашего бизнеса — это управление запасами.

Как обстоят дела с управлением запасами вашего малого бизнеса? Были ли у вас в наличии нужные продукты, когда они вам были нужны? Вы теряли в бизнесе, когда товаров не было в наличии? Или вы потеряли деньги из-за избытка запасов?

В этой статье мы обсуждаем основные методы управления запасами, объясняем, что искать в хорошем программном обеспечении для управления запасами, и рассмотрим некоторые передовые методы управления запасами.

Упростите свой бизнес с помощью интуитивно понятного управления запасами

С Square for Retail вы можете вернуть свои запасы в нужное русло.

Что такое управление запасами?

Управление запасами — это часть управления цепочкой поставок, цель которой — всегда иметь нужные продукты в нужном количестве для продажи в нужное время. Когда все сделано эффективно, предприятия сокращают расходы на хранение избыточных запасов при максимальном увеличении продаж. Хорошее управление запасами может помочь вам отслеживать свои запасы в режиме реального времени, чтобы оптимизировать этот процесс.

Эффективно управляя своими запасами, вы можете иметь под рукой нужные продукты в нужном количестве и избегать того, чтобы продуктов не было на складе, а фонды были связаны излишками. Вы также можете обеспечить своевременную продажу своих продуктов, чтобы избежать порчи или устаревания, или тратить слишком много денег на запасы, которые занимают место на складе или складе.

Хорошее программное обеспечение для управления запасами должно:

  • Сократите расходы, улучшите денежный поток и увеличьте прибыль вашего бизнеса
  • Следите за своим инвентарем в реальном времени
  • Помогите вам спрогнозировать спрос
  • Предотвратить дефицит продукции и производства
  • Предотвратить избыток запасов и слишком много сырья
  • Позволяет легко анализировать инвентарь на любом устройстве
  • Будьте доступны прямо из вашей торговой точки
  • Оптимизация организации склада и драгоценного времени сотрудников
  • Предлагает быстрое и безболезненное сканирование штрих-кода для ускорения приема
  • Позволяет управлять несколькими местами, отслеживая запасы в нескольких местах или на складах

Методы и передовые методы управления запасами для малого бизнеса

Вот некоторые из методов, которые многие малые предприятия используют для управления запасами:

  1. Уточняйте свой прогноз. Точное прогнозирование жизненно важно. Ваши прогнозируемые расчеты продаж должны основываться на таких факторах, как исторические данные о продажах (если вы продаете с Square, эту информацию можно найти в своей онлайн-панели управления), рыночные тенденции, прогнозируемый рост и экономика, рекламные акции, маркетинговые усилия и т. Д.
  2. Используйте подход FIFO (первым пришел — первым ушел). Товары должны продаваться в том же хронологическом порядке, в котором они были приобретены или созданы. Это особенно важно для скоропортящихся продуктов, таких как еда, цветы и косметика.Например, владелец бара должен знать материалы, из которых состоит бар, и применять методы FIFO для улучшения инвентаря в баре. Это также хорошая идея для нескоропортящихся товаров, так как предметы, лежащие слишком долго, могут быть повреждены или по иным причинам устарели и не подлежат продаже. Лучший способ применить FIFO на складе или складе — добавить новые элементы сзади, чтобы старые продукты были впереди.
  3. Определить малооборотный инвентарь. Если у вас есть запасы, которые вообще не продавались за последние шесть-12 месяцев, вероятно, пора прекратить складировать этот товар.Вы также можете рассмотреть различные стратегии избавления от этого запаса — например, специальную скидку или рекламную акцию — поскольку избыток запасов тратит впустую ваше пространство и капитал.
  4. Проверьте свои запасы. Даже с хорошим программным обеспечением для управления запасами периодически вам все равно нужно фактически подсчитывать свои запасы, чтобы убедиться, что то, что у вас есть на складе, соответствует тому, что, по вашему мнению, у вас есть. Компании используют разные методы, включая ежегодную инвентаризацию на конец года, в которой учитывается каждый предмет, и постоянные выборочные проверки, которые могут быть наиболее полезны для товаров, которые быстро перемещаются или имеют проблемы с запасами.
  5. Используйте облачное программное обеспечение для управления запасами. Ищите программное обеспечение с аналитикой продаж в реальном времени. Программное обеспечение Square подключается непосредственно к вашей торговой точке, поэтому уровень ваших запасов автоматически корректируется каждый раз, когда вы совершаете продажу. Получайте ежедневные электронные письма с предупреждением о наличии товаров, чтобы всегда знать, каких товаров мало или нет, чтобы вы могли вовремя заказать больше.
  6. Постоянно отслеживайте уровень запасов. Создайте надежную систему для отслеживания уровня запасов с приоритетом самых дорогих продуктов.Эффективное программное обеспечение экономит ваше время и деньги, делая большую часть тяжелой работы за вас.
  7. Сократить время ремонта оборудования. Основные механизмы не всегда находятся в рабочем состоянии, поэтому важно управлять этими активами. Сломанный механизм может стоить дорого. Мониторинг вашего оборудования и его частей имеет решающее значение для понимания его жизненного цикла, поэтому вы можете быть готовы к тому, что возникнут проблемы.
  8. Не забывайте о контроле качества. Независимо от вашей специальности, важно убедиться, что все ваши продукты отлично выглядят и работают хорошо.Это может быть так же просто, как попросить сотрудников провести быструю проверку во время проверки запасов, которая включает контрольный список на наличие признаков повреждения и правильную маркировку продукции.
  9. Нанять биржевого контролера. Управление запасами используется для отображения количества запасов, имеющихся у вас в данный момент, и применяется ко всем позициям от сырья до готовой продукции. Если у вас много инвентаря, вам может понадобиться один человек, который за него отвечает. Контроллер запаса обрабатывает все заказы на закупку, принимает поставки и следит за тем, чтобы все поступающие соответствовали тому, что было заказано.
  10. Помните азбуку. Многие предприятия считают полезным более жесткий контроль над более дорогими товарами, сгруппировав товарно-материальные запасы по категориям A, B и C.
  11. Рассмотрите возможность прямой доставки. Если ваш бизнес использует методы прямой доставки, вы можете продавать товары, фактически не храня инвентарь самостоятельно. Вместо этого оптовый торговец или производитель несет ответственность за инвентаризацию и доставку продуктов, когда потребитель покупает их в вашем магазине.Таким образом, вы не будете беспокоиться о хранении, хранении или заполнении запасов. Многие владельцы, открывающие интернет-магазин, применяют методы прямой доставки, но эта стратегия выполнения цепочки поставок может быть принята многими типами предприятий во всех отраслях.

Товары, относящиеся к категории А — дорогостоящие товары — составляют наименьший процент запасов и имеют наибольшую стоимость годового потребления. Товары, сгруппированные в категорию C — наименее дорогие товары — составляют наибольший процент запасов и имеют наименьшее значение годового потребления.Продукты B находятся посередине. Годовое потребление — это годовой спрос, умноженный на стоимость товара.

В приведенной ниже таблице показано (на основе рекомендаций Lokad), как компании могут это разбить:

Пример анализа запасов ABC
Классификация Процент запасов Годовое потребление
А 10-20% 70-80%
B 30% 15-25%
С 50% 5%

Квадрат для розничной торговли:

Система учета запасов в точках продаж, созданная для малого бизнеса

POS-терминал

Square предлагает надежное программное обеспечение для управления запасами, которое обновляется в режиме реального времени и позволяет продавцам управлять своими запасами из любого места.Наша система отлично подходит для омниканальной розничной торговли и синхронизируется с вашей обычной торговой точкой и интернет-магазином.

Наша система управления запасами быстро настраивается и проста в использовании. Загружайте отчеты и получайте ежедневные уведомления о запасах товаров, которые заканчиваются или отсутствуют, чтобы вы всегда знали, сколько у вас есть на складе. Вы можете узнать больше о том, как его использовать, здесь.

Если вам нужно более сложное решение, POS Square прекрасно интегрируется с Stitch Labs, Shopventory и DEAR для управления запасами по нескольким каналам.Или поработайте с разработчиком, чтобы создать собственное программное решение для управления запасами с API Square Items.

Как отслеживать и управлять инвентарем в Square

Бесплатное облачное программное обеспечение для управления запасами

Square дает вам инструменты для включения и отслеживания запасов по элементам или партиям. Для товаров с включенным инвентарем счетчик запасов обновляется на основе продаж из приложения Square, Square Invoices и вашего интернет-магазина. Запасы отслеживаются и управляются для каждого местоположения (и может быть выполнено с помощью SKU).

Как отслеживать запасы по позиции

Чтобы включить отслеживание предметов в вашем инвентаре:

  1. Посетите библиотеку предметов на панели инструментов.
  2. Выберите элемент.
  3. Отрегулируйте количество предметов и их местонахождение (инвентаризация создается, редактируется и отслеживается для каждого местоположения).

После того, как вы включите инвентарь, вы будете получать оповещения на панели управления о низком запасе или распроданных товарах, чтобы вы знали, когда переупорядочивать и пополнять запасы.Получите пошаговые инструкции по управлению элементами в нашем Центре поддержки.

Как массово загрузить инвентарь

Есть несколько элементов, которые нужно включить? Не волнуйтесь, вы можете загрузить отчет о текущих запасах и массово обновлять их с помощью инструмента импорта. Это особенно полезно для добавления нового инвентаря и проверки текущего запаса.
Все, что вам нужно сделать, это:

  1. Посетите библиотеку предметов на панели инструментов.
  2. Щелкните Изменить библиотеку элементов .
  3. Загрузите наш файл шаблона (он включает всю вашу библиотеку элементов).
  4. Откройте файл и добавьте инвентарь по элементам в столбце с надписью Новое количество [Местоположение] .
  5. Вы также можете обновить свой Stock Alert Enabled [Location] .
  6. Сохраните файл, затем перетащите его в окно Импорт инвентаризации и щелкните Загрузить .

Подробнее об управлении запасами с помощью CSV-файла инвентаризации можно узнать в нашем Центре поддержки.

Советы для предприятий, производящих собственные продукты

Некоторые предприятия владеют всей цепочкой поставок, например, производитель и продавец сумок ручной работы.

Вместо того, чтобы закупать готовую продукцию у других поставщиков, ваш бизнес получает сырье, которое вы затем превращаете в предметы для продажи. Инвентарь для этих видов бизнеса обычно состоит из трех категорий:

  • Сырье, используемое для производства продукции
  • Незавершенное производство
  • Готовая продукция

В 2001 году гигант сетевого оборудования Cisco на собственном опыте узнал, что происходит, когда предложение превышает спрос.Он списал сырье и компоненты оборудования на сумму 2,25 миллиарда долларов в качестве убытка. Одним из ключевых факторов потерь было то, что Cisco не использовала моделирование управления запасами и плохо спрогнозировала показатели продаж.

Советы для предприятий розничной торговли

Но даже если вы не являетесь транснациональным предприятием, хорошее управление запасами в розничной торговле может помочь вам сэкономить вашему бизнесу кучу денег. Хотя может возникнуть соблазн покупать товары в больших количествах, чтобы воспользоваться скидками поставщиков и бесплатной доставкой, наличие избыточных запасов не всегда хорошо для прибыли.

Избыточный запас проблематичен по нескольким причинам. Начнем с того, что вы не хотите, чтобы слишком большая часть средств вашего бизнеса была связана с товарами, и вы рискуете потерять деньги, если не сможете продать товары вовремя. (Это особенно верно для сезонных товаров. Спросите любого владельца бизнеса, который пытается продавать рождественские украшения после 25-го числа. Потребители, естественно, ожидают больших скидок, и вы можете продать с убытком, если вообще продадите предметы.) Кроме того, существуют расходы, связанные с хранение лишних запасов.

С другой стороны, наличие слишком малого количества товаров может привести к потере потенциальных клиентов. Представьте, что покупатели приходят в ваш обычный магазин и обнаруживают, что их любимый товар отсутствует в наличии. Если вы думаете, что они вернутся, когда товар будет в наличии, подумайте еще раз. Исследование немецких потребителей, проведенное GT Nexus, показало, что 63 процента покупателей, столкнувшихся с отсутствием товаров на складе, предпочли купить товар у конкурента или не купили его вообще.

Выверка утерянных, поврежденных или украденных вещей

Уменьшение запасов в розничном магазине часто называют сокращением.Средний процент усадки в розничной торговле составляет два процента. А в 2016 году, согласно Национальному исследованию безопасности розничной торговли, касающемуся краж розничной торговли, в 2016 году убытки ритейлеров превысили 49 миллионов долларов.

Существует четыре основных категории потери товарно-материальных ценностей из-за потери или кражи. Согласно исследованию 2014 года, кражи в магазинах составляют 38 процентов убытков розничной торговли, кражи сотрудников — 34,5 процента, ошибки в оформлении документов — 16 процентов, а мошенничество с поставщиками или продавцами — семь процентов.У некоторых экспертов также есть пятая категория, которая включает все неизвестные причины потери товарно-материальных запасов; на него приходится шесть процентов всей убыли товарно-материальных ценностей.

Когда товар поврежден, он также включается в состав усадки. Повреждение может произойти по пути в ваш магазин или в самом магазине.

Как бы то ни было, усадка является очень дорогостоящей проблемой для розничных торговцев и может привести к потере прибыли. И это двойной удар: вы не можете окупить стоимость инвентаря и не можете продать его для получения дохода.

Чтобы покрыть эти потенциальные убытки, вы можете повысить цены на свои товары, переложив их стоимость на своих покупателей. Но это может иметь неприятные последствия, если клиенты чувствительны к цене. Вам также может потребоваться усилить процессы, предотвращающие кражи и потери, например безопасность, что приведет к увеличению вашего общего бюджета.

Хотя усадка — это то, что вам нужно учитывать в своей прибыли, вам не нужно просто поглощать ее как расходы на ведение бизнеса. Желательно поговорить со своим налоговым консультантом, чтобы понять, можете ли вы вычесть убытки от несчастных случаев и краж, связанных с товарно-материальными запасами, в своей личной или корпоративной налоговой декларации.

FAQ

Разве таблицы не являются хорошим способом управления запасами?

Таблицы

не являются эффективным инструментом управления запасами, потому что их приходится обновлять вручную, что отнимает много времени и означает, что данные почти всегда устарели. Кроме того, таблицы не могут масштабироваться вместе с вашим бизнесом, не могут взаимодействовать с вашим POS-терминалом и не показывают, как продаются ваши продукты.

Дорогое ли программное обеспечение для управления запасами?

Не обязательно. Хотя некоторое программное обеспечение для управления запасами стоит сотни или даже тысячи долларов, облачное программное обеспечение Square предоставляется бесплатно при регистрации.Посмотрите, как Square сочетается с другими POS-системами.

Какие приложения для управления запасами предлагает Square в настоящее время?

У

Square есть два приложения, которые малый бизнес может использовать для управления своими запасами: Square Point of Sale и Square for Retail.

Если у вас есть бизнес только в одном месте, Square Point of Sale должен вам подойти. Но если вы управляете несколькими розничными магазинами, мы рекомендуем Square for Retail, поскольку эта система управления запасами позволяет вам управлять запасами в нескольких местах (включая перемещение запасов между точками), создавать или получать заказы на покупку, управлять поставщиками и создавать отчеты о расходах на расходы.

Вот различия между двумя приложениями:

Приложение Квадратная приборная панель Квадрат для розницы
Стоимость Бесплатно 60 $ / мес / за регистр
Массовая загрузка элементов Есть Есть
Управление запасами в нескольких местах Есть Есть
Установка предупреждений о низком уровне запасов Есть Есть
Получить товар в приложении Есть
Создание и печать этикеток со штрих-кодами из Dashboard Есть
Согласовать усадку / пометить предметы как потерянные Есть
Отслеживание утерянных, поврежденных или возвращенных запасов Есть

Нужна помощь в управлении запасами? Попробуйте Square for Retail бесплатно в течение 30 дней.

Полное руководство для продавца по управлению запасами

А, организация.

Любите ли вы отмечать флажки и составлять списки или систематизировать вещи — это проклятие вашего существования, одно можно сказать наверняка: неорганизованный инвентарь — это как свинец для вашего розничного бизнеса. Нравится вам это или нет, но вам нужно постоянно контролировать свои запасы, чтобы вести свой бизнес оптимально и, что особенно важно, зарабатывать больше денег.

Мы профессионалы в области управления запасами в Lightspeed.Вот почему мы создали нашу розничную POS-систему с надежными инструментами для заказа и организации, которые вы можете использовать, чтобы ваши запасы работали на вас. Вот почему мы рады поделиться с вами некоторыми своими знаниями, чтобы вы могли привести свой инвентарь в порядок без стресса.

В этом посте мы рассмотрим:

Нужна рука для управления запасами?

Загрузите наш бесплатный шаблон таблицы инвентаризации, который поможет вам лучше управлять своими запасами, покупками и продажами.

Что такое управление запасами?

Вы знаете, какие у вас запасы: это товары, которые вы храните для продажи своим клиентам. И вы знаете, что управление запасами поддерживает эти запасы в порядке.

Но управление запасами — это гораздо больше, чем просто хорошая организация. Это также помогает вам управлять расходами на размещение, хранение и транспортировку вашего инвентаря, чтобы вы могли повысить рентабельность инвестиций на свои складские запасы.

Герметичное управление запасами дает вам информацию, необходимую для:

  • Увеличьте размер прибыли
  • Уменьшить избыточный запас
  • Сократите складские расходы
  • Работайте лучше и эффективнее

Эффективные процессы управления запасами также могут помочь вам ответить на следующие вопросы:

  • Сколько каждого товара есть на складе?
  • Что и когда нужно заказывать?
  • Вы заказываете слишком много или слишком мало товаров?
  • Какие товары продаются лучше всего и хуже всего?
  • Стоит ли полностью прекратить что-то продавать?
  • Достаточно ли у вас складских помещений?

Эта информация может помочь вам во всем, от вашего следующего заказа на склад до планирования вашей весенней рекламной кампании.

4 распространенных типа розничных запасов

Не все запасы одинаковы. В зависимости от того, продаете ли вы в основном продукты, производите свои собственные или предлагаете клиентам сочетание того и другого, у вас может быть сочетание следующих типов инвентаря, которые вам нужно будет учитывать.

Сырье

Сырье — это просто сырье. Если вы вообще участвуете в производстве своего инвентаря, скорее всего, часть этого у вас будет под рукой. Однако не все розничные торговцы будут иметь дело с сырьем.

Если в вашем инвентаре есть сырье, вы хотите хранить его отдельно от иерархии запасов готовой продукции. Товары, которые могут считаться сырьем, например пиломатериалы, которые у вас есть на складе, потому что вы собираетесь продавать их покупателям, технически являются готовыми товарами.

Незавершенное производство

Как и сырье, у вас могут быть запасы незавершенного производства, если вы участвуете в производстве продаваемых вами товаров. Если вы имеете дело с незавершенным инвентарем, ваша цель должна заключаться в том, чтобы предметы не оставались на этом этапе надолго.

Эти предметы также следует хранить отдельно от иерархии запасов готовой продукции. Они не продаются покупателям. Если в вашем магазине есть инвентарь, который вы работаете над обновлением, ремонтом или настройкой для клиентов, его следует классифицировать отдельно от товаров незавершенного производства.

Готовая продукция

Готовая продукция — это все, что вы продаете в обычном магазине или на сайте eCom. Это могут быть товары, в производстве которых вы участвовали, или товары, которые вы заказали у продавца.

Это инвентарь, на котором вы сосредоточитесь в своем плане управления розничными запасами.

Техническое обслуживание и ремонт

Допустим, вы продавец велосипедов. Помимо продажи велосипедов и их запчастей, вы ремонтируете и модернизируете велосипеды для своих клиентов.

Здесь речь идет не о самих велосипедах, хотя вам понадобится четко определенный рабочий процесс для их обработки и хранения, чтобы товары ваших клиентов не были повреждены. Это инструменты и рабочая сила, необходимые для работы с велосипедами, которые приносят вам ваши клиенты.

Управление складом и управление запасами: в чем разница?

Если вы розничный торговец, у которого есть склад, вам нужно будет подойти к складским запасам иначе, чем к инвентаризации в магазине.

Ваш инвентарь в магазине существует для продажи. Когда вы управляете им, вы хотите настроить его таким образом, чтобы вы могли изучать данные о продажах и видеть, что ваши клиенты реагируют, а что нет.

Управление складом — это отслеживание и управление хранением запасов на складе, и хотя есть некоторые функции, частично совпадающие с управлением запасами, они достаточно разные, чтобы требовать отдельных систем.Ваш складской инвентарь существует для отправки в магазины (или для отправки по почте клиентам eCom) и должен быть настроен и управляться таким образом, чтобы вы могли отслеживать точно , где он находится в любое время.

Если вы управляете складом, вы можете упростить себе жизнь и использовать систему управления складом для интеграции своего склада с вашим POS-терминалом. Хотя вам по-прежнему необходимо учитывать различные потребности каждого вида инвентаря, интеграция означает меньшую вероятность человеческой ошибки в числах и деталях.

Почему важно управление запасами?

Хорошее управление запасами поможет вам…

Максимизировать прибыль

Давайте перейдем к делу: лучшее управление запасами означает больше денег в вашем кармане. Это потому, что использование методов управления запасами для увеличения рентабельности инвестиций означает, что вы всегда следите за тем, что происходит с производительностью вашего инвентаря. В итоге вы застряли с меньшим количеством мертвых запасов. и вы можете определить, какие продукты находят отклик у ваших клиентов, поэтому вы приобретаете больше запасов, которые, как вы знаете, принесут прибыль.

Управление запасами также помогает максимизировать вашу прибыль, предоставляя вам информацию, необходимую для управления вашими расходами. Например, знание показателя сквозных продаж означает, что вы можете сократить закупочные расходы.

Формула экономичного количества заказа

Взяв то, что вы узнали из отслеживания запасов, и применив его к формуле экономичного количества заказа (EOQ), вы можете точно определить, насколько большим должен быть заказ, чтобы минимизировать затраты на хранение и размещение заказов.

Q = √ [(2DS) / H]

  • Q обозначает количество. Это ваш размер заказа
  • , оптимизированный для EOQ.
  • D — это годовая потребность в измеряемом продукте. Вы можете проверить эти данные, запустив отчет в вашей торговой точке
  • .
  • H — ваши годовые затраты на владение на единицу √

Возможно, вы не сможете оценить свой оптимальный EOQ для каждого отдельного заказа, но наличие данных, необходимых для его расчета, важно для выборочной проверки ваших расходов.

Избегайте избыточных запасов

Мертвые и медленно движущиеся запасы истощают ваши ресурсы.

Мертвый запас не приносит прибыли, значит, вы не можете его заменить. Он просто заполняет ваши полки и хранилище тем, чего не хотят ваши клиенты.

Медленные акции по-прежнему приносят прибыль, но медленно . Вы можете заменить его новыми запасами, потому что они по-прежнему приносят денежный поток, но это больше похоже на ручей, чем на постоянный поток, и он может стать мертвым, если клиенты полностью перестанут находить к нему отклик.

С помощью оптимизированной системы управления запасами вы можете поймать медленно движущиеся запасы до того, как они станут мертвыми. Это означает, что вы можете изменить рекламную стратегию, чтобы переместить эти акции, прежде чем они станут проблемой для вашего бизнеса.

Своевременное управление запасами

Своевременное управление запасами (JIT) — это метод, с помощью которого предприятия рассчитывают свои заказы, чтобы у них всегда было достаточно запасов для удовлетворения спроса без лишних или пустых полок.

Чтобы метод JIT работал, вам нужна надежная система управления запасами.Без доступа к интегрированным инструментам и данным вы легко можете в конечном итоге заказать слишком много или слишком мало, что приведет к нарушению цели.

Как своевременное управление запасами улучшает бизнес?

Избегание избыточных запасов помогает вашим финансам двумя способами: вы не связываете свой денежный поток непроданными запасами и можете сократить расходы на хранение запасов. Когда значительная часть предприятий использует этот метод, JIT-менеджмент также может оказать положительное влияние на окружающую среду за счет сокращения отходов, поскольку производственный спрос может, по крайней мере частично, сместиться на восполнение только необходимого.

Однако JIT-управление запасами может доказать ответственность во время непредвиденных событий. Если вы внезапно столкнетесь с замедлением поставок из-за остановок, JIT-управление запасами может оставить вас с пустыми полками. Если вы решите работать с JIT по управлению запасами, изучите местных поставщиков, на которых вы можете переключиться в крайнем случае или навсегда.

Экономия времени

Идеальная система управления запасами использует технологии. Больше никаких домыслов с ручкой и бумагой. Это означает, что вы экономите время на задачах управления запасами.

Экономия времени на обычных задачах по управлению запасами означает, что у вас есть место для открытия магазина eCom. А с интегрированной системой вы даже не добавите к себе много дополнительной работы по управлению запасами.

Какие методы управления запасами следует знать розничным торговцам?

Управление запасами — это больше, чем просто установка категорий и запуск вещей. В вашем наборе инструментов есть ряд инструментов, которые помогут сделать работу максимально эффективной.

Оценка запасов

Управление запасами также является калькуляцией запасов. Знание того, сколько вам стоит ваш инвентарь, имеет решающее значение для принятия правильных решений о покупке. Внимательное управление запасами не оставляет этот флажок незамеченным.

Вот несколько методов оценки запасов, которые вы можете использовать.

Метод розничной торговли

Метод розничной торговли был разработан для розничных продавцов, как и следовало ожидать. Это наименее точный метод расчета индивидуальных затрат, который вы, вероятно, будете использовать, но он полезен для измерения соотношения ваших затрат и розничных цен.Он обеспечивает приблизительное значение вашего конечного остатка запасов путем сравнения стоимости и цены ваших запасов.

Поскольку метод розничной торговли предполагает, что все ваши запасы имеют одинаковую наценку, его легко рассчитать. Вы просто берете общую стоимость того, что у вас есть на продажу, и вычитаете наценку: это приблизительная стоимость вашего инвентаря.

Тем не менее, вы, вероятно, можете увидеть недостатки этого метода. Если у вас есть товары с разными наценками (а у вас они наверняка есть), вы не получите точного представления о стоимости вашего инвентаря.

Метод средневзвешенного значения

Метод средневзвешенного значения полезен, когда цены на товары, которые вы покупаете, не меняются часто и не так сильно. Чтобы рассчитать это, вы используете пул затрат для всех единиц конкретного продукта. Когда вы совершаете покупку, она добавляется к общей стоимости, а затем делится на все единицы, которые у вас есть под рукой.

  • Допустим, вы купили две партии товара за определенный период. Одна партия стоила 50 долларов за единицу, а другая — 53 доллара.00
  • Вы покупаете 10 продуктов в каждой партии, поэтому в общей сложности вы потратили 1030,00 долларов на уровни запасов этого продукта.
  • При средневзвешенном методе вы разделите общую стоимость на количество единиц, так что вы купили бы 20 единиц на сумму в среднем 51,50 доллара США.
  • Если вы продали три единицы, независимо от того, из какой партии они поступили, вы предположите, что продали три единицы по 51,50 доллара каждая, чтобы приобрести

Простота этого метода — его самая сильная и слабая сторона.Это упрощает отслеживание затрат, поскольку вам не нужно обращать внимание на то, из какой партии была продана единица.

Но он может быть менее точным, чем другие более конкретные методы калькуляции, такие как FIFO и LIFO, из-за допущений, которые вы делаете при его использовании при смешивании ваших затрат.

FIFO и LIFO

FIFO означает «первым пришел — первым ушел». Если у вас есть партия свитеров и вы ее продаете, FIFO предполагает, что вы продали самый старый свитер из той партии, которая была у вас на складе.

  • Допустим, вы купили две партии товара за определенный период. Опять же, одна партия стоила 50 долларов США за единицу, а другая — 53 доллара США. Вы купили 10 единиц в каждой партии, поэтому вы потратили 1030,00 долларов США
  • Вы продаете 11 шт. В FIFO вы предполагаете, что сначала продали эти единицы из более старой партии, той, которая стоила вам 50,00 долларов за единицу
  • 10 проданных единиц обойдутся вам в 50 долларов США каждая. Один обошелся вам в 53 доллара. В общей сложности вы продали инвентарь, который обошелся вам в $ 553,00, чтобы приобрести
  • .

LIFO, с другой стороны, означает «последний пришел — первый ушел».Это противоположно FIFO — для целей расчета стоимости предполагается, что последняя купленная вами акция будет первой, которую вы продадите. LIFO редко используется в розничной торговле, поскольку он не дает таких точных оценок, как FIFO, для большинства розничных продавцов. Фактически, метод LIFO запрещен в большинстве стран мира Международными стандартами финансовой отчетности.

Каковы преимущества FIFO?

Для большинства розничных продавцов FIFO предлагает наиболее точное представление вашего инвентаря. Хотя вы можете не продавать самый старый товар в партии при каждой продаже, вы, скорее всего, будете перемещать старые запасы раньше, чем новые.

Регулярная сверка

Регулярная сверка запасов означает, что вы всегда в курсе того, что происходит с вашими запасами. Вы можете обнаружить усадку до того, как она выйдет из-под контроля, что даст вам возможность точнее определить причину, прежде чем она выйдет из-под контроля.

Подсчет инвентаризации

Полный подсчет инвентаризации означает подсчет каждой единицы, которая есть у вас под рукой. Хотя это дает вам наиболее точную картину уровней вашего инвентаря, полный подсчет занимает слишком много времени, чтобы это происходило часто.

Вы должны выполнять полный подсчет не реже одного раза в год. Лучше всего делать их, когда у вас самый низкий уровень SKU, обычно в последние выходные января или в конце июля.

Подсчет циклов

Вы можете преодолеть разрыв между полными подсчетами запасов с помощью подсчета циклов, при котором меньшее количество запасов подсчитывается чаще. Таким образом, вы по-прежнему будете следить за уровнем своих запасов, не просматривая весь запас, что часто занимало бы чрезмерно много времени.

Для эффективного циклического подсчета выберите один или два раздела своего инвентаря, на которых нужно сосредоточиться. Книжный магазин, например, может решить посчитать все книги своих детей для подсчета, но оставить научно-популярные книги для другого подсчета циклов.

Выборочная проверка

При выборочной проверке вы подсчитываете одну и ту же часть запасов в течение нескольких недель подряд. Это поможет вам найти закономерности — какие-либо уровни инвентаря изменяются больше или меньше, чем вы ожидали? Есть ли необъяснимая усадка в конкретном виде продукта?

Возможно, вам стоит подумать о проведении регулярных выборочных проверок своего инвентаря с высоким риском, например недорогих аксессуаров, которые не заперты за чемоданом.

ABC-анализ

ABC-классификация запасов — ABC означает , основанную на затратах на деятельность, — основана на идее, что 80% вашего дохода будет приходиться на 20% самых популярных продуктов.

Если вы использовали ABC-анализ, вы бы разбили свой инвентарь на три сегмента:

  • Группа A: 20% SKU, которые приносят 80% дохода
  • Группа B: 30% SKU, которые приносят 15% дохода
  • Группа C: 50% SKU, которые приносят 5% дохода

Эти три категории не должны быть ориентированы на клиентов — они предназначены для вашего внутреннего управления.

Чем полезен ABC-анализ в управлении запасами?

Классификация запасов ABC может помочь вам более эффективно проводить инвентаризацию.

Если вы используете подсчет циклов, чтобы следить за своим инвентарем, вы можете использовать свои категории ABC, чтобы внимательно следить за уровнем запасов ваших лучших исполнителей. Хотя ваши ресурсы B и C по-прежнему приносят доход, они вам не суперзвезды. Эти продукты нужно будет пересчитывать реже, но их все равно нужно будет подсчитывать.

При выборе продуктов для инвентаризации вам нужно сосредоточиться на частом подсчете инвентаря группы A и на частичном подсчете инвентаря B и C.

Советы по оптимальной настройке системы инвентаризации кассовых терминалов

Как розничный торговец, управление запасами является основой вашего бизнеса. Система инвентаризации вашей торговой точки должна быть настроена таким образом, чтобы вы могли получать из нее информацию, а не просто перемещать товары. Это должно сработать для вас и облегчить вашу жизнь, а не создавать дополнительные трудности при ведении бизнеса.

Вот несколько передовых методов управления запасами, которым вы можете следовать.

Создайте оптимальную иерархию для своих категорий

Ваши категории должны следовать согласованной внутренней логике, которая не претерпевает значительных изменений со временем, чтобы вы могли получить наиболее полезные данные. Это означает, что вы не должны излишне конкретизировать свои категории — если они будут работать только для очень конкретных продуктов, это не будет оптимальной иерархией.

Например, возьмем розничного продавца одежды, который продает свитера трех разных брендов, как с высоким воротом, так и с v-образным вырезом.

  • Ваш топ категории должны быть свитера
  • Ваша подкатегория должна быть водолазкой и v-образным вырезом
  • Вам не нужно вносить бренды в категорию . Ваше программное обеспечение POS должно отслеживать бренды для вас

Как правило, никогда не помещайте более 10 подкатегорий в одну категорию верхнего уровня.

Сохраняйте единообразие категорий верхнего уровня. Если одна категория — свитера, другая — футболки или юбки.

Наличие оптимальной иерархии для ваших категорий означает, что вы можете лучше сравнивать шаблоны в ваших данных о продажах в будущем, поэтому потратьте время на настройку системы, которую вы могли бы использовать в течение многих лет.

Подсчитайте свои запасы

В этом руководстве мы несколько раз упоминали о важности подсчета запасов — и это потому, что мы не можем уделить этому особое внимание. Последовательно и часто подсчитывайте цикл. Следите за своей усадкой.

Установите точки повторного заказа для всего вашего инвентаря

POS, такой как Lightspeed, будет хранить точки повторного заказа, поэтому вам нужно только запустить отчет, чтобы увидеть, какие продукты находятся ниже желаемого уровня запасов.Установка точек повторного заказа означает, что вам нужно тратить меньше времени на попытки вручную отслеживать, что нужно переупорядочить для каждого периода покупки.

Управляйте покупками из вашей POS-системы

Если вы используете программное обеспечение для управления запасами, вместо того чтобы полагаться на ручку, бумагу или электронные таблицы, вы с меньшей вероятностью сделаете ошибки при вводе данных человеком и сэкономите драгоценное время.

Вы также должны иметь возможность быстро отслеживать важную информацию, например:

  • Текущие уровни запасов
  • Стоимость за единицу, на продавца
  • Исторические данные о продажах
  • Открытые заказы и запасы по заказу
  • Инвентарь в пути к вашему магазину

Примеры управления запасами

Не все вертикали имеют одинаковые потребности.Вот несколько примеров того, как различные розничные магазины могут начать думать о своих наиболее насущных потребностях в управлении запасами.

Управление запасами в магазине профессиональных гольф-товаров

Управление запасами в магазине профессиональных гольф-клубов означает отслеживание того, что в конечном итоге является запасом в специализированных магазинах спортивных товаров.

Профессиональный владелец магазина может определить приоритетность классификации своих запасов с помощью метода ABC . Покупатели профессионального магазина редко посещают магазин только ради магазина — они здесь, потому что они здесь, чтобы поиграть в гольф на поле.Профессиональный магазин должен постоянно иметь под рукой своих лучших исполнителей, потому что, если они продаются из-за чего-то, покупателю гораздо проще остановиться в другом магазине по пути домой, чем вернуться на курс только для того, чтобы магазин.

После того, как инвентарь будет разделен на группы, владелец профессионального магазина будет знать, что нужно внимательно следить за точками повторного заказа своего инвентаря группы А, чтобы предотвратить его дефицит.

Управление запасами для розничного продавца модной одежды

Отсутствие запасов плохо для любого вида розничной торговли, но продавец модной одежды может подойти к проблеме иначе, чем профессиональный магазин.Они могут использовать программное обеспечение для управления запасами в розничной торговле модной одеждой, чтобы отслеживать обороты и сквозные продажи , чтобы знать, как часто делать покупки, чтобы не пустить полки.

Скорость также важна в управлении запасами модной одежды. Чем быстрее вы получите новые изделия в торговом зале, тем больше вы будете отличаться от конкурентов. Гигант моды Zara, например, использует для своевременного управления запасами , чтобы быстро выпускать новые вещи без азартных игр из-за избыточных запасов.

Практическое применение: покупка инвентаря

Итак, что произойдет, когда вы получите оптимизированную настройку управления запасами?

Ну, с одной стороны, покупка инвентаря проще и удобнее. У вас под рукой будут чистые и полезные данные, чтобы принимать более обоснованные решения.

Шаг 1: планирование

Благодаря оптимизированной системе управления запасами прогнозирование запасов становится проще. Вы сможете сразу проверить, какие категории и продукты работают хорошо, а какие нет.

Создание и поддержание вашего инвентаря с помощью технологий означает, что вы получите лучшее представление о степени сквозных продаж вашего инвентаря. Показатель сквозных продаж помогает прогнозировать спрос; его измерение означает, что вы можете составить эффективный план заказа.

  • Высокий показатель сквозных продаж означает, что ваши запасы продаются быстро, поэтому вам следует следить за продуктами с высоким процентом, когда придет время разместить следующий заказ
  • Для продуктов с низким показателем сквозных продаж , однако, требуются новые рекламные планы, будь то акцент на дополнительных продажах, скидках, комплектах продуктов или иным образом

Имея под рукой данные об эффективности запасов, вы можете установить разумный бюджет.Вы можете более точно прогнозировать спрос, чтобы иметь лучшее представление о рентабельности инвестиций вашего инвентаря.

Шаг 2. Купите

После того, как вы спланировали свой бюджет и посмотрели, какие запасы работают хорошо, пора покупать запасы.

Обратитесь за помощью к вашей торговой точке. Такой POS-терминал, как Lightspeed, имеет встроенные заказы на покупку, поэтому вы можете управлять этим шагом из того же места, где вы управляете своим инвентарем. Когда ваш товар прибывает, вам просто нужно отсканировать его, чтобы добавить в вашу систему управления.

Убедитесь, что вы создали любые новые категории, которые могут вам понадобиться для ваших запасов, в той же оптимальной иерархии, которую вы установили ранее!

Шаг 3. Управление

Теперь, когда вы спланировали, приобрели и получили свой инвентарь, пришло время управлять им.

  • Установите время один раз в неделю, чтобы проверять эффективность запасов и уровень сквозных продаж. В этом вам поможет программное обеспечение для розничной аналитики
  • При необходимости скорректируйте свою стратегию продаж, если показатель сквозных продаж не такой, как вы хотите.
  • При необходимости скорректируйте точки повторного заказа в зависимости от того, как быстро или медленно продается ваш инвентарь.
  • Выполняйте регулярный подсчет циклов и выборочные проверки инвентаря для отслеживания уровней и усадки

Планирование на будущее: создание плана обеспечения непрерывности бизнеса

Надежное управление запасами означает, что вы меньше удивитесь — вы лучше справляетесь со своими расходами и расходами, можете следить за своими сокращениями и оптимизируйте имеющийся у вас инвентарь.Вы знаете, что продается, а что нет, поэтому всегда готовы обслуживать своих клиентов.

Продолжайте эту подготовку, используя полученные знания для разработки плана обеспечения непрерывности бизнеса. Хотя вы не можете учесть всего в своем прогнозе, вы можете подготовиться к неожиданному.

Если вам интересно узнать, как Lightspeed может помочь вам лучше управлять своим инвентарем, давайте поговорим.

Как эффективно управлять своими запасами

  • Управление запасами включает в себя заказ, складирование и использование материалов или продуктов предприятия.
  • Существуют различные типы инвентаря, такие как сырье, инвентарь цикла и товары ТОиР.
  • Расстановка приоритетов для инвентаря поможет вам понять, что вам нужно заказывать или производить чаще, чтобы вы могли постоянно удовлетворять потребности своих клиентов.

Управление запасами — важнейшая часть прибыльности бизнеса, но многие малые предприятия не практикуют хорошее управление, когда дело касается товаров, которые они продают. У некоторых предприятий слишком мало товарных запасов, и они не могут удовлетворить ожидания клиентов, поставляя достаточное количество доступных продуктов.Это часто отталкивает клиентов, иногда в другой бизнес, а иногда и навсегда.

С другой стороны, многие предприятия идут другим путем, затоваривая товары «на всякий случай». Хотя у вас всегда будут товары, которые ищут ваши клиенты, риск, связанный с этой стратегией, приведет к утечке денег из вашего бизнеса. Избыток запасов не только связывает ценный денежный поток, но и требует больших затрат на хранение и отслеживание.

Эффективное управление запасами находится где-то между этими двумя крайностями.Хотя для достижения эффективного процесса управления требуется больше работы и планирования, ваша прибыль будет отражать ваши усилия.

Типы запасов

Прежде чем приступить к эффективному управлению запасами, вам необходимо точно понять, из чего они состоят. Вот некоторые из множества различных типов запасов:

  • Сырье или материалы, которые вы используете для производства своей продукции
  • Незавершенные продукты , незавершенные работы, которые не готовы к продаже
  • Готовая продукция , которая обычно хранится на складе до продажи или отгрузки
  • Товары в пути , которые больше не находятся на складе и транспортируются в конечный пункт назначения
  • Цикл инвентаризации , или продукты, которые поставляются бизнесу от поставщика или производителя, а затем немедленно продаются клиентам
  • Ожидаемые запасы , или избыточные продукты в ожидании роста продаж
  • Разделение запасов , которые запасные части, материалы или продукты, отложенные в ожидании замедления или остановки производства
  • Товары ТОиР , что означает «техническое обслуживание, ремонт и эксплуатационные материалы» и поддерживает производственный процесс.
  • Буферный инвентарь , или «страховой запас», который служит подушкой на случай неожиданной проблемы или потребность в дополнительном инвентаре

Это помогает отсортировать инвентарь, чтобы вы знали, какие предметы попадают в ту же категорию, а затем вы могли управлять соответствующим образом.Например, вы будете обращаться с готовой продукцией иначе, чем с сырьем.

Какая лучшая программа для управления запасами?

Для малого бизнеса доступны различные программы для управления запасами, и лучшая из них для вашего бизнеса зависит от множества факторов. Например, вы захотите рассмотреть свой бюджет, тип вашего бизнеса и определенные функции, которые вы ищете, такие как мобильные приложения и облачное резервное копирование.

На нашем дочернем сайте, business.com, есть руководство по покупке программного обеспечения для инвентаризации, в котором объясняются пять популярных программных систем для управления запасами:

  1. TradeGecko прост в использовании и имеет множество вариантов интеграции.
  2. Odoo прост в освоении и упрощает отслеживание заказов, но у него мало поддержки клиентов и он не может напрямую импортировать продукты электронной коммерции.
  3. Fishbowl организован и прост в использовании, с функциями отслеживания продаж и заказов, но он не может импортировать продукты из вашего канала продаж в Интернете.
  4. Stitch — удобное программное обеспечение как для цифровых, так и для физических магазинов.
  5. Contalog лучше всего подходит для предприятий электронной коммерции, но затрудняет выполнение заказов.

Советы по управлению запасами

Здесь вы найдете 10 основных советов по эффективному управлению запасами для повышения прибыльности и управления денежными потоками.

1. Расставьте приоритеты для своего инвентаря.

Разделение вашего инвентаря на группы приоритета может помочь вам понять, какие товары вам нужно заказывать чаще и чаще, а какие важны для вашего бизнеса, но могут стоить дороже и двигаться медленнее. Эксперты обычно предлагают разделить ваш инвентарь на группы A, B и C.Предметы в группе A — это предметы с более высокой ценой, которых вам нужно меньше. Товары категории C — это недорогие товары, которые быстро меняются. Группа B — это то, что находится посередине: предметы по умеренной цене, которые выходят за дверь медленнее, чем предметы C, но быстрее, чем предметы A.

2. Отслеживайте всю информацию о продукте.

Обязательно ведите записи информации о продукте для предметов в вашем инвентаре. Эта информация должна включать артикулы, данные штрих-кода, поставщиков, страны происхождения и номера партий.Вы также можете рассмотреть возможность отслеживания стоимости каждого товара с течением времени, чтобы знать о факторах, которые могут изменить стоимость, таких как дефицит и сезонность.

Примечание редактора: Нужна помощь в управлении запасами вашего бизнеса? Заполните анкету ниже, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами и предоставили информацию о программном обеспечении для управления запасами.

3. Проведите аудит своего инвентаря.

Некоторые предприятия проводят всесторонний учет раз в год. Другие проводят ежемесячные, еженедельные или даже ежедневные выборочные проверки своих самых горячих товаров.Многие делают все вышеперечисленное. Независимо от того, как часто вы это делаете, возьмите за правило регулярно физически подсчитывать свой инвентарь, чтобы убедиться, что он соответствует тому, что, по вашему мнению, у вас есть.

4. Проанализируйте работу поставщика.

Ненадежный поставщик может создать проблемы для вашего инвентаря. Если у вас есть поставщик, который обычно опаздывает с доставкой или часто сокращает срок выполнения заказа, пора действовать. Обсудите проблемы со своим поставщиком и выясните, в чем проблема. Будьте готовы сменить партнера или иметь дело с неопределенными уровнями запасов и возможностью их исчерпания в результате.

5. Практикуйте правило инвентаризации 80/20.

Как правило, 80% вашей прибыли приходится на 20% ваших акций. Сделайте приоритетным управление запасами этих 20% товаров. Вы должны понимать полный жизненный цикл продаж этих товаров, в том числе, сколько вы продаете за неделю или месяц, и внимательно следить за ними. Это предметы, которые приносят вам больше всего денег; не упускайте возможности управлять ими.

6. Будьте последовательны в получении запасов.

Может показаться здравым смыслом убедиться, что входящие запасы обрабатываются, но есть ли у вас стандартный процесс, которому все следуют, или каждый сотрудник, получающий и обрабатывающий входящие запасы, делает это по-своему? Небольшие расхождения в том, как складываются новые запасы, могут заставить вас чесать голову в конце месяца или года, задаваясь вопросом, почему ваши цифры не совпадают с вашими заказами на покупку.Убедитесь, что весь персонал, который получает товар, делает это одинаково, и что все коробки проверены, получены и распакованы вместе, точно подсчитаны и проверены на точность.

7. Отслеживание продаж.

Опять же, это кажется легкой задачей, но это выходит за рамки простого суммирования продаж в конце дня. Вы должны ежедневно понимать, какие товары и сколько вы продали, а также обновлять итоговые данные о запасах. Но помимо этого вам необходимо проанализировать эти данные. Вы знаете, когда определенные предметы продаются быстрее или выпадают? Это сезонно? Есть ли определенный день недели, когда вы продаете определенные товары? Некоторые предметы почти всегда продаются вместе? Понимание не только ваших общих продаж, но и более широкой картины того, как продаются товары, важно для того, чтобы держать ваши запасы под контролем.

8. Заказывайте пополнение самостоятельно.

Некоторые поставщики предлагают сделать за вас переупорядочение запасов. На первый взгляд, это кажется хорошей идеей — вы экономите персонал и время, позволяя кому-то другому управлять процессом хотя бы нескольких из ваших позиций. Но помните, что у ваших поставщиков разные приоритеты. Они хотят переместить свои товары, а вы хотите, чтобы они были наиболее прибыльными для вашего бизнеса. Найдите время, чтобы проверить инвентарь и самостоятельно заказать пополнение запасов.

9. Инвестируйте в технологии управления запасами.

Если у вас достаточно небольшой бизнес, управление первыми восемью пунктами в этом списке вручную с помощью таблиц и блокнотов вполне возможно. Но по мере роста вашего бизнеса вы будете тратить больше времени на инвентаризацию, чем на свой бизнес, или рискуете, что ваши запасы выйдут из-под контроля. Хорошее программное обеспечение для управления запасами облегчает выполнение всех этих задач. Перед тем, как выбрать программное решение, убедитесь, что вы понимаете, что вам нужно, что оно обеспечивает аналитику, важную для вашего бизнеса, и что им легко пользоваться.

10. Используйте технологию, которая хорошо интегрируется.

Программное обеспечение для управления запасами — не единственная технология, которая может помочь вам управлять запасами. Такие вещи, как мобильные сканеры и POS-системы, могут помочь вам не сбиться с пути. При инвестировании в технологии отдавайте предпочтение системам, которые работают вместе. Наличие POS-системы, которая не может взаимодействовать с вашим программным обеспечением для управления запасами, — это еще не конец света, но вам может потребоваться дополнительное время для передачи данных из одной системы в другую, что упростит получение неточных подсчетов запасов. .

Дон Кучвара способствовала написанию и написанию этой статьи.

Как отслеживать запасы в розничном магазине

В бизнесе, который продает товары, управление запасами имеет решающее значение для будущего успеха предприятия. Правильное отслеживание запасов помогает точно учесть одну из самых больших затрат этого вида бизнеса — стоимость проданных товаров. Кроме того, мониторинг ваших запасов имеет решающее значение для наличия на складе нужных товаров в нужное время, чтобы более эффективно удовлетворять потребности ваших клиентов и увеличивать вашу прибыль.Большинство предприятий внедряют систему, которая позволяет им точно и эффективно отслеживать свои запасы.

Завершите начальную инвентаризацию. Вы должны установить регулярное время, по крайней мере, один раз в год для проведения инвентаризации, при этом некоторые компании проводят инвентаризацию не реже, чем еженедельно. Физическая инвентаризация гарантирует, что кто-то приложил руку к каждому предмету, который у вас есть на складе, поэтому, когда он вводится в систему отслеживания, подсчет является максимально точным.

Соберите инвентарную информацию.Многие компании используют инвентарные ведомости для записи количества каждого предмета, но некоторые используют компьютеризированные системы подсчета, которые ускоряют процесс инвентаризации. Третьи компании используют одиночный ярлык, где информация о каждом элементе вводится на бумажном ярлыке, и ярлык помещается вместе с подсчитываемыми предметами. Другой человек может зайти за первые счетчики и проверить точность подсчета, когда он собирает метки.

Введите информацию о запасах в вашу систему продаж. В зависимости от размера вашего инвентаря вы, вероятно, будете вводить инвентарь в компьютерную систему, но вы можете использовать бумажную систему для меньших инвентаризаций.Система торговой точки потребует от вас ввести номер каждого предмета, а также стоимость и продажную цену предмета. Вам также может потребоваться ввести описание. Электронные системы инвентаризации могут обеспечить метод прямого входа в систему торговых точек.

Отслеживайте каждый товар в точке продажи. Это часто делается путем ввода индивидуального номера позиции, когда покупатель покупает товар. Вы можете использовать сканеры для чтения универсального ценового кода каждого товара в процессе продажи.POS-система будет искать каждый товар и его стоимость и вводить его как часть продажи. Когда продажа завершена, POS-система автоматически вычитает товары из ваших инвентаризационных подсчетов, или вам может потребоваться обработать каждую кассовую квитанцию ​​в конце дня, если вы используете бумажную инвентаризационную запись.

Просмотрите стоимость запасов и другую информацию из финансового отчета. Убедитесь, что общее значение находится в идеальном диапазоне, который вы установили. Рассчитайте оборот запасов, то есть количество раз, которое вы продаете через свои полные складские запасы в долларах в год.Допустимый оборот варьируется, но в среднем от четырех до пяти оборотов в год. Также отслеживайте предметы инвентаря, которые у вас были на складе долгое время без продажи. Вы можете настроить таргетинг на эти товары для снижения цен, чтобы стимулировать быструю продажу. Также просмотрите быстроходные товары, которых у вас нет на складе, на предмет возможного заказа.

5 советов по эффективному управлению запасами в интернет-магазинах

Хотя мы, скорее всего, никогда не увидим постепенного прекращения существования традиционных обычных магазинов, нельзя отрицать, что количество онлайн-заведений определенно растет.Эти магазины работают так же, как и любая другая компания, но почти весь их бизнес ведется в Интернете.

В сегодняшнюю цифровую эпоху интернет-магазины популярны, удобны и просты в навигации как для клиентов, так и для владельцев бизнеса, но один аспект этого бизнеса никогда не меняется: правильное управление запасами.

Независимо от того, существует ли ваш магазин в Интернете или в торговом центре, вы всегда в каком-то отношении работаете с инвентаризацией, будь то склад, складское помещение или другое место. В зависимости от размера вашего бизнеса управление запасами в этих пространствах может быть любым, от простого до сложного из-за отслеживания ваших продуктов, зная, какие продукты пользуются большим спросом и нуждаются в постоянном пополнении, а какие могут ждать в очереди.

Секрет поддержания жизни и процветания вашего интернет-магазина по-настоящему заключается в том, насколько эффективно вы управляете своими запасами. Вот почему мы предлагаем следующие 5 советов, которые помогут вам на пути к процветающему бизнесу с довольными покупателями и ростом продаж.

5 советов по эффективному управлению запасами в интернет-магазинах

Важно отметить, что, хотя то, как вы управляете своим бизнесом в Интернете, действительно не будет сильно отличаться от обычного, методы управления запасами, которые вы используете для интернет-магазина, должны быть отлажены, чтобы быть эффективными.Имея это в виду, ознакомьтесь со следующими 5 советами по управлению запасами, которые помогут вашему интернет-магазину расти и процветать:

1. Организация — это необходимость

Эффективное управление запасами основывается на отличных организационных навыках и методах. Есть различные продукты, которые нужно отслеживать, поэтому часть вашего организационного управления зависит от того, чтобы эти продукты были организованы как можно более стратегически.

Один из способов сделать это — хранить вместе похожие продукты. Создавайте списки и группируйте похожие части и элементы в определенные категории, чтобы лучше отслеживать их.Когда похожие элементы сгруппированы таким образом, вам больше не нужно беспокоиться о широкомасштабном поиске определенных частей, потому что они уже будут сгруппированы вместе.

Многие успешные компании организуют свои склады по категориям продуктов, чтобы упростить поиск товаров при поступлении заказов. Например, интернет-магазин спортивных товаров может хранить свое походное снаряжение в проходе A, а спортивное снаряжение для командных видов спорта в проходе B своего склада. Поскольку эти предметы идут вместе, мы можем предположить, что они, вероятно, будут куплены вместе, поэтому решение хранить их вместе полезно в дальнейшем.В дополнение к этому организационному подходу другие компании используют гибридный подход и классифицируют свои склады по категориям. Они также стремятся держать 20% самых продаваемых товаров в проходах, ближайших к упаковочной станции, чтобы повысить эффективность за счет минимизации расстояния между самыми продаваемыми товарами и упаковочными станциями.

Короче говоря, правильные методы организации могут иметь огромное значение при поддержании порядка на складе.

2. Обновление до программного обеспечения для управления запасами

Вы не поверите, но некоторые предприятия с относительно большим объемом онлайн-продаж фактически управляют своими запасами с помощью программного обеспечения для работы с электронными таблицами или вручную с помощью карандаша и бумаги.Для малых предприятий эти методы могут быть проще и экономичнее, поскольку программное обеспечение, такое как Excel, легко использовать и легко доступно на большинстве компьютеров.

Однако по мере того, как их потребности в управлении запасами и записи о продажах начинают расти и усложняться, владельцы бизнеса быстро понимают, что использование такого программного обеспечения, как Excel, никоим образом не является жизнеспособным вариантом управления запасами в долгосрочной перспективе.

Во-первых, по мере роста вашего инвентарного количества у вас, вероятно, будет несколько человек, ответственных за ведение точного инвентарного подсчета.Если вы все еще используете простые методы, такие как карандаш и бумага или Excel, для отслеживания вещей, ваши цифры могут быстро ошибиться и запутаться из-за того, что несколько пользователей имеют доступ к одному и тому же файлу Excel или блокноту. Более того, при использовании электронной таблицы не хватает данных инвентаризации в реальном времени, а это означает, что числа можно легко потерять, потерять или спутать.

Большинство компаний проводят физический подсчет своей инвентаризации через фиксированные интервалы времени — раз в неделю, раз в месяц или в другой установленный период.Часто данные в таблицах Excel не синхронизируются с фактическими счетами на складе, поскольку новые запасы поступают, отправляются или перемещаются с места на место. Неудивительно, что карандаш и бумага еще хуже:

Почему плохо использовать карандаш и бумагу
  • Почерк может быть неразборчивым, что затрудняет понимание другим работником.
  • Почерк может быть стертым, размазанным, помятым или иным образом поврежденным.
  • Бумага может быть испорчена, разорвана, порвана или иным образом испорчена, а также потеряна или выброшена, если бумага хранится неправильно или безопасно.

Давайте посмотрим правде в глаза: вести учет инвентаря таким способом просто неразумно и не ответственно. Более того, отслеживание запасов с помощью электронной таблицы или ручки и бумаги для многих пользователей может быть довольно однообразным. При выполнении монотонных задач возможна человеческая ошибка, и результаты могут быть очень пагубными.

Программное обеспечение

для управления запасами специально разработано, чтобы упростить управление запасами. Большинство программного обеспечения для инвентаризации основано на облаке, поэтому нет необходимости устанавливать программное обеспечение и позволяет нескольким пользователям получать доступ к программному обеспечению и вносить изменения из любого места в любое время.Эти системы помогут упростить процесс отслеживания запасов, повышая и сохраняя точность, упрощая документацию и ведение записей, сокращая бумажные документы и экономя время в целом.

3. Автоматизируйте складские операции с помощью сканирования штрих-кода

Когда вы управляете своим интернет-магазином, вы можете обрабатывать сотни или тысячи заказов в день. Хотя это обычно означает, что дела идут быстро и многое можно сделать за короткий промежуток времени, это также означает, что в какой-то момент произойдет человеческая ошибка, которая помешает работе.Однако отслеживание запасов с помощью системы штрих-кода может значительно повысить точность комплектации и снизить последующие расходы, если заказ был неправильно упакован и отправлен.

Когда покупатель получает неправильную посылку для онлайн-покупки, это обычно приводит к его разочарованию и потере денег для вас. Чтобы облегчить ситуацию, представитель группы обслуживания клиентов должен решить проблему с недовольным клиентом, оплатив почтовые расходы по возврату продукта.Отсюда склад должен получить отгрузку, обработать возврат и вернуть товар обратно в инвентарь, гарантируя, что покупатель получит возмещение, кредит магазина или альтернативный вариант компенсации.

Когда у вас есть большой склад с тоннами товаров, которые нужно отслеживать, своевременный поиск товаров может стать непростой задачей. Вещи можно легко потерять или потерять, что может привести к медленной доставке или совершенно неправильной доставке, если будет получен не тот товар.Современная система сканирования штрих-кода может помочь избежать этих неприятных сценариев, помогая сборщикам находить ящики и полки, где хранятся определенные предметы.

С мобильными сканерами штрих-кода большинство малых предприятий, как правило, начинают с дискретного отбора, также известного как сбор заказов по одному. Этот процесс выполнения обычно включает в себя распечатку бумажных списков для каждого заказа, использование сканера штрих-кода для отбора элементов для одного заказа за раз, упаковку и отправку этого заказа, а затем переход к следующему списку выбора в распечатанной стопке.

Преимущество дискретного исполнения — простое и легкое применение, но простота имеет большую цену в эффективности выполнения. Чем крупнее ваш бизнес, тем менее полезным будет такой подход, но его можно расширить. По мере роста объемов заказов компании обычно переходят на процесс пакетной комплектации, когда похожие заказы группируются в пакеты. В этом процессе многие компании используют сканеры штрих-кода, чтобы указывать пользователям, куда идти и сколько товаров им нужно отсканировать, чтобы выполнить несколько заказов одной партией.

4. Анализируйте свои данные для принятия решений о повторном заказе

Данные инвентаризации — лучший показатель того, как эффективно управлять запасами в будущем. Это означает, что при просмотре прошлых заказов на покупку и данных о продажах вы можете решить, какие продукты нужно переупорядочить, когда переупорядочивать их и как часто держать их в обороте склада.

Закупки — одна из самых ответственных и сложных задач любой розничной организации. Вы хотите, чтобы клиенты были довольны, предлагая товары, соответствующие их спросу, и при этом соответствовать финансовым целям вашей компании.В связи с этим перед отделом закупок в любой момент возникает два больших вопроса:

  • Когда следует заказывать дополнительные запасы?
  • Сколько единиц следует заказать?

Если вы совершите чрезмерную покупку, то у вас будет запас, занимающий недвижимость на вашем складе и связанный с драгоценными долларами, которые можно будет реинвестировать в другое место. С другой стороны, если вы купите слишком мало, вы упустите возможности для продаж из-за того, что в процессе закроете запасы и расстроите клиентов.Итак, как это исправить?

Когда у вас есть несколько сотен товаров, многие владельцы малого бизнеса хорошо понимают, что и когда заказывать, потому что они обычно участвуют в операции выполнения и могут быстро осмотреть проходы, чтобы увидеть, что нужно заказать. . Этот процесс становится более сложным по мере того, как вы добавляете больше продуктов, объемы продаж увеличиваются, а ваш персонал растет, чтобы поддерживать ваши операции.

Многие компании используют метод минимального / максимального повторного заказа, чтобы знать, когда делать повторный заказ.Для малых предприятий вы можете использовать электронные таблицы, но большинство предприятий (независимо от их размера) используют свое облачное программное обеспечение инвентаризации, поскольку оно имеет встроенную возможность.

Один из самых простых и эффективных методов анализа данных для управления запасами и повторного заказа:

  • Для каждого продукта значение «Мин» представляет уровень запасов, который запускает повторный заказ, а значение «Макс» представляет новый целевой уровень запасов после повторного заказа.
  • Затем периодически проводите инвентаризацию через определенные промежутки времени, чтобы видеть, что у вас есть под рукой
  • Например, если вы продаете садовые шланги, у вас может быть минимум «5» и максимум «10» в вашей электронной таблице или программе инвентаризации.Когда ваши складские запасы показывают, что у вас есть только 3 штуки, вы закажете еще 7 у своего поставщика. Многие пакеты программного обеспечения для инвентаризации могут автоматически выполнять расчеты за вас.

5. Будьте бдительны и проводите регулярный аудит

Регулярные проверки ваших запасов и инвентаря — одни из наиболее эффективных способов убедиться, что ваш инвентарь и ваши зарегистрированные данные совпадают. Аудит — это способ «двойной проверки» вашего инвентаря, чтобы убедиться, что то, что вы записали, точно отражает то, что происходит на вашем складе и с вашим бизнесом.

Без регулярных аудитов некоторые данные могут быть потеряны или неуместны, что приведет к таким проблемам, как наличие меньшего количества запасов, чем вы думаете, неправильное размещение определенных продуктов, своевременный повторный заказ популярных продуктов и многое другое.

При работе интернет-магазина особенно важны аудиторские проверки, потому что при работе с цифровыми технологиями все может запутаться. Это происходит не из-за недостатков программного обеспечения, а из-за того, что вы вряд ли будете дважды или трижды проверять, когда доверяете компьютеру все делать.Даже самые точные и заслуживающие доверия системы необходимо время от времени проверять.

Если ваш инвентарь не такой, как вы думаете, это может привести к просчетам, потере предметов или неуместных денег, что приведет к проблемам с покупателями, другими розничными продавцами и многому другому. Итог: практикуйте регулярный аудит. Чтобы упростить задачу, есть несколько способов провести аудит:

Опись

Физическая инвентаризация — это одновременный подсчет всего вашего инвентаря.Большинство предприятий, использующих этот метод, делают это в конце финансового года, обычно делая это ежегодным мероприятием в конце года, которое хорошо согласуется с подачей налоговой декларации и бухгалтерским учетом.

Одним из недостатков этого варианта является то, что аудит инвентаризации может быть утомительным и трудоемким, а также подвержен ошибкам. Тем не менее, поскольку это происходит один раз в год, для достижения наилучших результатов при проведении этого аудита необходимо быть максимально точным.

Счетчик циклов

Вместо того, чтобы проводить полный аудит инвентаризации, вы можете провести его с помощью подсчета циклов.Подсчет циклов избавляет предприятия от необходимости проводить полный подсчет в конце года, потому что подсчет выполняется циклически в течение года. Подсчет циклов можно производить, проверяя разные продукты каждый день, неделю или месяц по чередующемуся графику, так что в конечном итоге все проверяется и ничего не упускается.

Выборочная проверка

Выборочная проверка дополняет аудит материальных запасов в конце года. При проведении физического аудита в конце года вы можете столкнуться с проблемами из-за огромного размера вашего инвентаря и того, сколько работы необходимо выполнить.

Чтобы избежать большого беспорядка, начните выборочную проверку в течение года. Выборочная проверка очень проста и включает в себя выбор определенного продукта, его подсчет, а затем сравнение с количеством, которое должно быть в ваших записях. Выборочную проверку необязательно проводить по расписанию, но она наиболее полезна в качестве дополнения к инвентаризации.

Ваш инвентарь под контролем… Что теперь?

Пора начать наращивать продажи. Ниже приведены несколько основных тактик продаж, позволяющих использовать преимущества вашего склада в отличной форме.

Начать продавать на других торговых площадках

Большинство решений для управления запасами имеют возможность продавать обновления запасов на нескольких торговых площадках, чтобы предотвратить перепроданность. Когда продукт продается по одному каналу, программное обеспечение инвентаризации автоматически обновляет все каналы продаж, чтобы правильно учесть новую продажу. Имея твердое представление о своем инвентаре, один из вариантов увеличения — это начать продавать на дополнительных торговых площадках и в интернет-магазинах, чтобы максимизировать видимость ваших продуктов.

Например, наши шансы поймать рыбу выше, если вы ловите двумя удилищами, чем одной.Имея это в виду, такие сайты, как Amazon, eBay и WalMart, имеют значительный трафик, поэтому чем больше торговых площадок представляют ваши продукты, тем больше охват и тем выше вероятность того, что вы совершите продажу.

Увеличьте количество объявлений с помощью комплектации

Имея твердую информацию о запасах, еще одна тактика, которая поможет вам продвинуться вперед, — это предложить наборы или комплекты ваших текущих продуктов. Комплектация — это процесс сборки, в котором отдельные, но связанные элементы группируются, упаковываются и поставляются вместе как одно целое.

Например, вы можете предложить специальный набор для мойки автомобилей Weekend Warrior, состоящий из автомойки, губок и ведра. Или вы можете предложить специальный набор «Купи 2 губки и получи одну бесплатно». Преимущество комплектации заключается в том, что она позволяет компаниям значительно увеличивать свои позиции в каналах продаж, не увеличивая количество единиц хранения на складе.

Кроме того, на большинстве торговых площадок доступно меньше наборов, поэтому создание набора — хороший способ выделиться. Как и в нашем примере выше, отдельные элементы (например,g автомойка) может иметь несколько продавцов, перечисляющих одни и те же продукты, при этом продавцы конкурируют по цене, чтобы стимулировать продажи.

При наличии программного обеспечения инвентаризации, когда продается комплект «Weekend Warrior», программное обеспечение автоматически регулирует уровень запасов автомойки, губок и ведра.

Заключение

Используя эти 5 советов, вы сможете узнать, как эффективно управлять запасами в ваших интернет-магазинах и многое другое. Я надеюсь, что эти советы будут полезны и позволят вашему бизнесу расти и процветать независимо от того, остается ли он полностью онлайн или рассчитывает расширяться как на интернет-магазин, так и на обычные сайты.

Как вести учет запасов

Отслеживание запасов на складе — важная задача для всех складских операторов. Большие склады обрабатывают тысячи заказов каждый день, что требует точной инвентаризации .. Многие распределительные центры все еще используют бумагу размещать заказы и следить за ними в цепочке поставок. Однако бумага не всегда надежна для складирования. Крайне важно найти лучший способ управления складом, чтобы клиенты остались довольны.

Порядок ведения учета запасов зависит от конкретного склада, так как большинство распределительных центров имеют свой собственный уникальный способ обработки информации. Однако важно отметить, что стопки бумаги не справятся с ростом бизнеса. Всем компаниям рекомендуется использовать системы управления складом для управления секторами процесса цепочки поставок, включая управление запасами. Это особенно ценно для складов сторонней логистики (3PL), которые полностью вовлечены в процесс распределения.

Основы управления складом и запасами

Понимание различных типов складов может помочь расширить ваши знания о том, как хранить запасы. Каждый склад следует уникальной процедуре подсчета и хранения запасов, но некоторые из этих процессов частично совпадают. Лучшие системы разрабатываются методом проб и ошибок, стандартные процедуры, модифицированные на основе усвоенных ошибок, создают идеальный метод для каждого склада.

В чем разница между государственными и сторонними логистическими складами?

Хотя между государственными и сторонними логистическими складами существует значительная взаимосвязь, между ними есть и явные различия.При поиске склада для вашей продукции важно учитывать различия. Наибольшие различия между ними заключаются в предлагаемых услугах.

  • Общественные склады — Общественные склады — это складские помещения, с которых компании ежемесячно взимают плату либо за квадратные футы, либо за количество поддонов. Эти склады предоставляют собственное оборудование и сотрудников для контроля и перемещения товаров, но они не предлагают многих других услуг. Большинство владельцев бизнеса используют эти помещения для дополнительных кладовых, когда им самим не хватает места.
  • Склады 3PL — Эти объекты контролируются логистическими компаниями, которые предлагают различные услуги в рамках процесса цепочки поставок. Услуги на складе 3PL включают складирование, управление запасами, упаковку, отгрузку, возврат и транспортировку. Наряду с этими услугами, большинство сторонних логистических компаний позаботятся об управлении вашими запасами и запасами. Эффективная логистическая компания также предоставит вам с приборной панелью, которая показывает, где именно ваши продукты во все времена.

Учитывая объем предлагаемых ими услуг, товары постоянно поступают на эти склады и вывозятся с них. Для этих центров крайне важно иметь передовые системы управления запасами, позволяющие отслеживать уровни запасов.

3PL продолжают расширяться, за последние годы отрасль принесла около 75 миллионов долларов. Многие компании из списка Fortune 100 зависят от этих услуг в своем бизнесе, в том числе:

    • Wal-Mart
    • Яблоко
    • CVS
    • AT&T
    • Exxon Mobil

Какие инвентарные товары хранятся на складе?

Инвентарь — это любой товар, хранящийся на складе.В то время как большинство предприятий хранят товарные запасы собственной торговой марки на складе своей компании, на сторонних логистических складах хранятся различные продукты различных компаний и брендов. Для каждого продукта, отправляемого в центр распределения, существует четыре основных категории запасов.

  • Сырье — сырье — это необработанные продукты, используемые в качестве основы для производства других предметов. Яркими примерами сырья являются лесное хозяйство, нефть, вода, хлопок и уголь. Эти натуральные материалы используются в качестве основы для создания других продуктов во многих формах.
  • Незавершенное производство — Эти товары также известны как незавершенное производство, это материалы, которые являются частично обработанными. Эти продукты хранятся на складе в ожидании дальнейшей обработки или доработки. Большинство незавершенных материалов связано со строительством. Например, компьютер укомплектован, но отсутствуют такие компоненты, как зарядное устройство, руководство и гарантийная книжка. Это считается незавершенным производством до тех пор, пока каждый товар не будет упакован в одну коробку, а затем помещен в секцию готовой продукции на складе.
  • Готовая продукция — продукция переводится из запасов незавершенного производства в готовую продукцию, когда она завершена, проверена и готова для потребителей. Маркировка запасов — это циклический процесс, они начинаются с сырья, переходят в незавершенное производство и, наконец, с готовой продукции. Однако любой продукт, у которого нет родительского элемента, то есть он не проходит тот же процесс, что и сырье, также может считаться готовым товаром.
  • Товары ТОиР — Это отдельная категория для обслуживания, ремонта и эксплуатационных принадлежностей.Эти товары являются частью производственного процесса, но не маркируются как готовые изделия.
    Они необходимы для создания продукта, но не отображаются в окончательной версии. Например, при сборке оборудования для строительных целей консистентная смазка используется для смазывания концов для правильного функционирования. Однако консистентная смазка не является частью конечного продукта, конечным продуктом является оборудование.

Эти различные товары хранятся в разных частях склада, и они должны быть разделены, чтобы отслеживать инвентарь.Наличие хорошей организационной структуры запасов упрощает отслеживание и подсчет для наглядности.

Ищете решение для беспрепятственного хранения и доставки ваших продуктов? Позвольте R + L Global Logistics быть вашим партнером по реализации и сбыту.

Как вести учет запасов

Чистая прибыль складских функций зависит от уровня запасов. Удержание и рост клиентов зависят от того, как отслеживаются запасы. Клиенты и владельцы бизнеса хотят знать, где находятся их продукты и куда они направляются.Ведение данных по управлению запасами имеет решающее значение, оно гарантирует, что у вас никогда не закончатся продукты, оно показывает тенденции в популярных элементах инвентаря и помогает отслеживать расходы.

Товарно-материальные запасы необходимо отслеживать с момента отгрузки на склад до момента продажи. Есть несколько способов контролировать инвентарь, но некоторые из лучших:

  • Создание точек повторного заказа — Точки повторного заказа устанавливают стандарт для наименьшего количества продукта, которое склад может иметь в запасах в любое время.Заблаговременное создание этого номера позволит улучшить коммуникацию с логистической компанией и вашим бизнесом.

Если это число ниже нормы, на складе может не хватить запасов для отправки покупателям. Однако цифры постоянно меняются в зависимости от потребительского спроса, поэтому важно постоянно отслеживать свои запасы.

Например, в праздничные месяцы лучше иметь запас товара на складе на случай повышенного спроса. Контроллеры запасов отслеживают эти уровни и запрашивают повторный заказ товаров, на которых заканчивается запас.

  • Использовать метод «первым пришел — первым ушел» (FIFO) — Это общее правило для всех складов, и оно исключительно важно для скоропортящихся продуктов. Это означает, что первый полученный товар будет первым товаром, выпавшим со склада в руки потребителей. Большинство сторонних логистических компаний реализуют эту стратегию за вас.

Рекомендуется применять этот метод для всех продуктов, включая нескоропортящиеся. Большинство компаний часто меняют свой брендинг или рекламу на упаковке.Если у них есть определенные акции, переделайте продукты к праздникам или просто измените общий вид продукта. Превращение FIFO в привычку гарантирует, что на полках всегда будут стоять самые свежие продукты.

  • Аудит инвентаризации — С новыми системами программного обеспечения легко отслеживать и контролировать инвентаризацию в цифровом виде. Однако складам настоятельно рекомендуется вести ведомость инвентаризации и соответствующим образом обновлять ее. Проверка запасов в складской системе и сравнение их с фактическим подсчетом запасов может определить, есть ли какие-либо проблемы с программным обеспечением или какие-либо сложности с подсчетом запасов.

Другая причина, по которой рекомендуется использовать физические листы, — это избежать потери данных в случае сбоя системы. Цифровые данные могут быть полностью скомпрометированы, и все складские номера будут стерты, если компьютер или программное обеспечение выйдет из строя. Для склада было бы практически невозможно неподготовленно пересчитать каждую единицу инвентаря, и ошибки были бы неизбежны.

При удалении истории данных менеджеры складов также потеряют возможность сравнивать любые предыдущие данные с новыми данными.Хотя программное обеспечение является преимуществом, всегда готовьте резервную копию.

  • Используйте систему управления складом — Системы управления складом значительно упрощают отслеживание запасов. Он обеспечивает цифровое отображение всех запасов на складе. Это программное обеспечение может отправлять вам оповещения, когда вам нужно переупорядочить продукты, сообщать, какие продукты были на первом месте, и предоставлять вам проверенный список всего инвентаря.

Однако это не всегда надежно, и это может нанести большой ущерб складу, потребителям и владельцам бизнеса.Программное обеспечение для управления запасами также может быть очень дорогим. При правильном использовании этот программный инструмент может принести пользу складу. Лучший способ управлять запасами — иметь программное обеспечение и физические примечания ко всем продуктам.

  • Инвестируйте в сканеры штрих-кода / приложения для управления запасами — Использование сканера штрих-кода сокращает время, которое сотрудники тратят на отслеживание данных вручную. Сканирование штрих-кода — один из самых эффективных инструментов для складов 3PL, потому что они работают с множеством товаров от начала до конца.

Сканирование продуктов при их первоначальном получении, сканирование на протяжении всего складского процесса, а затем повторное сканирование при отправке потребителям позволяет легко отслеживать материалы. Вся информация, собранная в процессе сканирования, становится доступной в приложениях для сотрудников складских помещений или владельца бизнеса.

Это может показать такие вещи, как количество сырья на складе, стоимость запасов, наличие задержанных товаров и многое другое. Наличие приложения желательно для 3PL, потому что они могут легко поделиться этой информацией с клиентами, чтобы избавиться от каких-либо проблем.

Использование инструментов управления запасами увеличивает функциональность складов и потенциально может увеличить маржу прибыли. Компании, которые доверяют вашим системам и могут самостоятельно контролировать эти системы с помощью цифровой панели управления, с большей вероятностью будут продолжать хранить свои продукты на вашем складе

Самые популярные инструменты управления запасами хранятся в системах управления складом. Эти программные системы упрощают отслеживание запасов в облаке, чтобы их можно было распределить по нескольким платформам.Системы управления складом также включают некоторые процессы цепочки поставок, что способствует более эффективному мониторингу всего распределительного центра.

Системы управления складом

Система управления складом (WMS) — это метод отслеживания всех функций на складе. Для сторонних логистических складов особенно важно следовать подробной системе управления, поскольку они обычно предлагают более сложные услуги, выходящие далеко за рамки традиционного складирования.Склады 3PL должны искать программное обеспечение, которое включает в себя такие функции, как:

  • Мониторинг уровней запасов, или как вести учет запасов
  • Обработка выполнения заказа
  • Отслеживание отправки и получения
  • Поддержка выставления счетов
  • Отчетность в реальном времени
  • Интеграция данных из нескольких мест

Обработка выполнения заказов

Большинство сторонних логистических компаний предоставляют услуги по выполнению заказов — процесс, при котором эти склады получают, упаковывают и отправляют автоматизированные заказы от имени другой компании.Ящики для подписки являются основным примером этой услуги. Программное обеспечение для выполнения заказов значительно упрощает процесс комплектования и упаковки заказов, поскольку оно автоматически печатает этикетки, когда заказы готовы к обработке.

Программное обеспечение также сортирует весь инвентарь, отмечая, какие продукты должны быть включены в заказ на выполнение. Он создает интерактивную платформу, которая помогает отслеживать пакет в режиме реального времени. Использование этой системы снижает вероятность человеческой ошибки и экономит время за счет автоматизации заказов.

Отслеживание доставки и получения

Программное обеспечение

Transportation также включено в большинство систем управления складом 3PL, что дает владельцам бизнеса возможность отслеживать свои отгрузки. Программное обеспечение может даже создавать автоматические отгрузочные этикетки после обработки отгрузки и отслеживать входящие квитанции на предмет прибытия новых продуктов. Обратная логистика часто создает хаос, и это программное обеспечение помогает контролировать этот процесс и значительно упрощает возврат для клиента и склада.

Сопровождение потребностей в выставлении счетов

Биллинг может быть чрезвычайно сложным для большинства складов 3PL, поскольку они работают с потребителями и владельцами бизнеса. У клиентов должна быть не только удобная для чтения платформа, позволяющая при необходимости вносить изменения непосредственно в счет, но и у этих распределительных центров должна быть возможность создавать уникальные счета для специальных заказов. Большинство складов ищут такие функции, как:

  • Возможность отслеживать все комиссии для каждого клиента
  • Управление отдельными счетами
  • Автоматизированный биллинг
  • Раздельные заряды
  • Начальные текущие затраты
  • Формирование отчетов из биллинга

3PL должны иметь возможность манипулировать для каждого клиента, потому что они участвуют в различных транзакциях от нескольких клиентов.

Отчетность данных в реальном времени

Данные в реальном времени являются обязательными для любой логистической компании, это основная функция, которую логистические компании ищут в программной системе. Это позволяет клиентам, использующим эти склады, видеть свои товары в режиме реального времени на любом устройстве.

С помощью этого программного обеспечения грузоотправители могут войти в систему и точно определить, где находятся их товары. Онлайн-платформа также сигнализирует, нужно ли грузоотправителю отправлять больше материалов.Новое программное обеспечение для управления складом в стандартной комплектации объединяет данные в реальном времени, поскольку оно упрощает процессы как для складов, так и для владельцев бизнеса.

Интеграция данных в нескольких местах

Интеграция данных важна для сторонних логистических складов, данные должны передаваться между многими платформами и местоположениями. Некоторые логистические компании начинают отслеживать товар с момента его отправки на склад, и данные необходимо продолжать регистрировать, пока он не достигнет конечного пункта назначения.

В любой момент времени эти данные должны быть доступны логистической компании, производителю и предполагаемым клиентам. Постоянная доступность этой информационной панели повысит качество обслуживания клиентов и поможет создавать отчеты для анализа на складе. Коммуникация — центральная часть логистического процесса, но клиенты предпочитают иметь что-то осязаемое для наблюдения за своей продукцией.

Независимо от того, каким складом вы управляете, организация и точный подсчет запасов являются ключом к бесперебойной работе процессов.Развитие технологий повлияло на функционирование систем управления складом. Для каждого распределительного центра существуют различные программные системы, однако системы следует выбирать для каждого склада в зависимости от количества запасов и количества предлагаемых услуг.

Ищете решение для беспрепятственного хранения и доставки ваших продуктов? Позвольте R + L Global Logistics быть вашим партнером по реализации и сбыту.

Как подсчитать запасы на складе?

Независимо от того, используется ли программное обеспечение для управления складом или нет, для компаний крайне важно иметь резервный счетчик всех запасов.Этот процесс занимает много времени, но его следует проводить не реже двух раз в год, чтобы предотвратить избыток или нехватку запасов, такие результаты могут привести к серьезным проблемам. Чем чаще проводится подсчет инвентаря, тем лучше результаты. Лучший способ подсчета запасов — следовать строгой процедуре:

  1. Бирки заказов — Наличие бирок помогает создать более эффективную систему до дня подсчета. Заполните информацию о количестве и описании для каждого товара.После подсчета товаров сотрудники заполнят пропуски и поставят свою подпись на бирке. Если есть какие-либо проблемы со счетом, его можно отследить до сотрудника, который написал его неправильно.

    Теги помогают связать сотрудника с подсчитанным инвентарем. Если есть какие-либо проблемы с определенной категорией предметов, менеджер может отследить инвентарь до сотрудника, который подсчитал его, чтобы подтвердить правильность цифр. Теги также обеспечивают бумажный след, к которому можно вернуться в случае необходимости.
  2. Сделайте обзор инвентаря — просмотр инвентаря позволяет менеджерам видеть, отсутствуют ли определенные продукты или не могут быть учтены, это возможность исправить эти ошибки. Складские процедуры следует остановить за день до завершения подсчета. Идеально закрыть запасы после прекращения процедур, чтобы гарантировать, что продукты не будут получены или отгружены. Если пломбы сломаны на следующий день, менеджеры могут предположить, что продукты были подделаны, что приведет к неточным расчетам.
  3. Обеспечьте обновление данных — обновите все данные на каждой платформе. Обеспечение обновления этих данных может предотвратить любые будущие проблемы с новым счетчиком после его отображения. Точные данные имеют решающее значение для построения графиков и диаграмм с информацией. Любой товар, который только что был отправлен, должен быть отмечен в этой части процесса.
  4. Временно приостановить складскую деятельность — Заморозить все исходящие заказы и изолировать вновь полученные товары, чтобы ваши подсчеты были правильными.Используйте всех сотрудников, которых вы можете привлечь, для подсчета материалов, находящихся в настоящее время на складе.
  5. Распределение счетных бригад и участков — Разделение вашей бригады на группы может сделать процесс подсчета более простым и точным. Один из вариантов — разделить вашу команду на три части, попросив двух человек дважды пересчитать один и тот же инвентарь, чтобы убедиться, что у них одинаковое количество, и попросить третьего человека записать информацию на тегах.

    Другой вариант — сделать так, чтобы две команды подсчитали один и тот же инвентарь, чтобы увидеть, достигнуто ли одинаковое количество.В любом случае, важно распределить счетные области команд. Таким образом, появляется четкое направление и не возникает путаницы в отношении того, что следует или не следует учитывать.
  6. Подсчитать инвентарь — Отправьте свою команду для подсчета всего инвентаря на всем складе. Следите за прогрессом и результатами по мере их получения и убедитесь, что у вас есть процедура для утерянных тегов.
  7. Просмотр информации о тегах — После того, как все теги вернутся, введите информацию в онлайн-базу данных и физическую таблицу данных для анализа результатов.Изучите пробелы в данных и убедитесь, что вы можете быстро получить обновленную информацию.

Хотя это длительный и сложный процесс, чрезвычайно важно сделать это быстро, желательно в течение дня, чтобы вернуть склад в нормальный режим работы. При необходимости вносите изменения в свои складские процедуры каждый раз, когда вы завершаете процесс.

Проблемы с управлением запасами

Мониторинг запасов критически важен для всех складов, но особенно для сторонних логистических центров.Нехватка запасов может привести к невыполнению заказов или, что еще хуже, к тому, что покупатель вообще не получит товар. Избыточные запасы могут привести к упущенной прибыли, поскольку вам, возможно, придется выбросить просроченные продукты или продукты со старыми этикетками. Есть несколько проблем, связанных с управлением запасами, в том числе:

  • Осведомленность о своем инвентаре — Сторонние логистические компании видят инвентарь со всех концов спектра, не потеряться в инвентаре может быть проблемой. Однако для каждого склада чрезвычайно важно знать, что отгружается, а что получено.Постоянная доступность цифровых и физических форм инвентаря может быть огромным преимуществом. Знание уровней запасов помогает компаниям понять, когда запасы иссякают или когда они слишком высоки. Для 3PL, это является ключевым для позволяя владельцам бизнеса знать, когда их продукты нужно пополнение.
  • Процессы отслеживания — создание процесса может быть полезно для мониторинга запасов, но каждый склад должен постоянно контролировать эти процедуры. Иногда люди теряются в избыточных методах, и начинаются ошибки.Отслеживание ошибок в процессах позволяет менеджерам складов вносить коррективы в процедуры, чтобы избежать ошибок в будущем.
  • Следование тенденциям спроса — отслеживание тенденций спроса важно для использования всего пространства на складе. Если определенный продукт когда-то был популярен, но сейчас не продается так много, его, вероятно, следует переместить в конец склада, в то время как товары, которые быстро продаются, перемещаются на передний план. Следуя этим тенденциям, вы также узнаете, нужно ли вам заказывать больше определенного продукта.
  • Видимость — Это относится к программному обеспечению для управления складом, а также к цифровым копиям запасов. Наличие панели мониторинга, доступной для просмотра не только запасов, но и запасов, доходов и затрат в одном месте, может значительно помочь управлению складом. Менеджер должен иметь возможность всегда получать обновленный список этого инвентаря. Однако поддерживать этот список в актуальном состоянии сложно, так как инвентаризация требует тщательного подсчета.
  • Использование пространства — Использование пространства чрезвычайно важно для поддержания надлежащего функционирования складов и мониторинга инвентарного контроля.Если на складе есть потраченное впустую место, это означает упущенную выгоду. Применение стратегического плана этажа может сэкономить время и деньги компании.

Как повысить точность инвентаризации

Преодоление проблем с инвентаризацией сложно, потому что не существует единого решения для каждой проблемы. Решение проблем для каждого склада разное, особенно для государственных складов и складов сторонних поставщиков. Вот некоторые общие предложения по решению проблем управления запасами:

  • Организация
  • Мониторинг цепочки поставок
  • Выбор эффективной программы
  • Резервное копирование инвентаря
  • Несколько складов

Организация важна для каждой части процесса цепочки поставок, но особенно важна при отслеживании запасов.Создание плана этажа с разделением на сектора, где должны быть размещены определенные товары, является первым шагом к организации склада.

Как только все будет размещено в нужном месте склада, убедитесь, что каждый предмет, стеллаж и полка промаркированы. Обеспечьте стеллажи и полки для оптимизации хранения и использования пространства. После проверки всех этих процедур запланируйте плановые проверки, чтобы гарантировать упорядоченность вашего склада.

Что касается организации, мониторинг всей цепочки поставок также важен для повышения точности инвентаризации.Если ваш склад организован, у вас должны быть отведены зоны для входящих и исходящих грузов. Однако эти продукты следует отслеживать с момента их выхода из рук грузоотправителя до конечного пункта назначения. Это помогает не только отслеживать ваш инвентарь, но и удовлетворяет покупателя.

Чтобы упростить отслеживание, все склады должны инвестировать в эффективное программное обеспечение. Доступен широкий спектр систем управления складом, но тестирование нескольких и определение того, что лучше всего подходит для вашего склада, оптимизирует вашу производительность.Использование программного обеспечения обеспечивает получение оптимальных данных со склада, делая графики и диаграммы доступными одним касанием пальца.

Загрузка данных в программную систему упрощает оценку чисел, однако чрезвычайно важно создавать резервные копии всех вводимых данных. Сохранение файлов с вашими данными на нескольких платформах может помочь в резервном копировании ваших данных, но также распечатка информации или просто запись ее на листе бумаги гарантирует, что ваши данные всегда будут вам доступны.

Наконец, наличие нескольких складов, доступных для хранения, может помочь вашей компании со складскими запасами.Местоположение в пределах штата может помочь доставить товары вашему потребителю намного быстрее и может помочь с хранением товаров, специфичных для определенного региона. Наличие складов в других странах помогает охватить еще большее количество потребителей и организовать больше ваших продуктов.

Опять же, эти процессы различны для каждого склада, но это одни из самых популярных советов по поддержанию бесперебойной работы складов. Отслеживать инвентарь может быть сложно, поиск того, что лучше всего подходит для вашего склада, — лучшее решение любой из ваших проблем.

Складирование в R + L Global Logistics

Отслеживание запасов на складе обязательно для успеха логистической компании. Незнание того, что у вас есть на складе, или неправильный подсчет запасов может нанести вред вашему бизнесу и отношениям с вашими клиентами. Отслеживание запасов — это душа склада, без него бизнес в конечном итоге потерпит крах.

Склады начинают быстро заполняться, и, прежде чем вы об этом узнаете, ваши продукты переполняются, и склад становится неуправляемым.Работа со сторонней логистической компанией может помочь вашему бизнесу работать лучше.

R + L Global Logistics позаботится о сложных процессах за вас. Мы можем обработать каждый шаг в цепочке поставок и предоставить вам номер для отслеживания, по которому вы будете следить за нами на протяжении всего процесса. По сути, это предоставит вашей компании еще один склад, но без дополнительных работ и затрат.

Мы внедряем передовые технологии в наши складские стратегии, чтобы ваш склад работал эффективно.Если вы ищете склад для конкретного региона, у нас есть отделения по всей стране. Некоторые из наших самых известных функций:

  • Круглосуточная охрана, включая удаленный доступ, камеры наблюдения
  • Гибкий график работы и укомплектование персоналом
  • Распределительные центры, управляемые и регулируемые TSA
  • Современные системы безопасности и противопожарной защиты
  • Выделенные штатные сотрудники
  • Стратегически расположен рядом с крупными аэропортами и океанскими портами
  • Возможность подключения к WMS и грузовым операционным системам для сквозной видимости

Мы также предлагаем фулфилмент заказов, электронную коммерцию, упаковку и переупаковку, а также обратную логистику.Вы получите панель управления в реальном времени, чтобы следить за своими продуктами на каждом этапе.

Как вести учет запасов — вопрос, на который лучше всего ответит консультант R + L Global Logistics, который организует для вас весь процесс. Свяжитесь с одним из наших специалистов по обслуживанию клиентов по телефону 866-989-3082, и они сделают ваши потребности приоритетными. Они помогут вам получить расценки на выполнение и распространение. Мы возьмем на себя ответственность за управление складом из ваших рук, чтобы у вас было больше времени, чтобы сосредоточиться на продуктивности бизнеса.

Ищете решение для беспрепятственного хранения и доставки ваших продуктов? Позвольте R + L Global Logistics быть вашим партнером по реализации и сбыту.

Inventory Tracking 101: Как начать отслеживание инвентаря

В онлайн-экономике, где доминируют крупные розничные торговцы, такие как Amazon, очень важно оправдать ожидания ваших клиентов. Во многом это то, как долго вы отправляете товары.

Важным требованием стала бесплатная двухдневная доставка, которую сегодня может предложить даже малый бизнес.Тем не менее, чтобы гарантировать быстрое выполнение работ, вам необходимо хорошо разбираться в своем инвентаре.

Представьте себе разочарование вашего покупателя, если его товар гарантированно прибудет в течение двух дней, но отсутствие запасов задерживает его на неделю или более. Одна поздняя доставка — это все, что может потребоваться клиенту, чтобы бросить ваш бизнес и начать покупать где-то еще.

Итак, как вам оправдать ожидания клиентов, понять производительность на уровне SKU и не тратить зря время, которое было бы лучше потратить на фактическое развитие вашего бизнеса? За счет правильного отслеживания запасов.

Что такое инвентаризация?

Отслеживание запасов отслеживает, какие артикулы у вас есть, места, в которых вы их храните, и количество, доступное в каждом месте. Возможность отслеживать уровни запасов в режиме реального времени является важной частью цепочки поставок и имеет решающее значение для брендов электронной коммерции, которые хотят действительно успешно масштабироваться.

Пример отслеживания запасов

Рассмотрим следующие примеры, чтобы увидеть, как на самом деле работает отслеживание запасов.

Торговец A знает, что у них сейчас на складе в Калифорнии 1021 черная бейсболка и 478 синих бейсболок, а на складе в Нью-Йорке — 719 черных и 323 синих бейсболки. Исходя из сроков производства, сроков поступления на склад, предстоящих рекламных акций и спроса клиентов, они знают точные уровни запасов для каждого продукта, который им нужен для оформления заказа на покупку, чтобы получить больше запасов в каждом месте, чтобы они не закончились. .

Торговец B считает, что у них все еще есть несколько тысяч бейсболок на каждом складе, и он закажет еще, когда их запасы кончатся и они смогут себе это позволить.

Как вы думаете, какой из них лучше справляется с отслеживанием запасов? Очевидно, что у продавца A есть гораздо более точный способ отслеживания запасов, чем у продавца B.

Что такое система инвентаризации?

Система отслеживания запасов — это любое программное обеспечение, программа или информационная панель для управления запасами, которая позволяет отслеживать в реальном времени уровни запасов каждой артикула для лучшего управления запасами в ваших магазинах.Таким образом, вы знаете, сколько товара готово к отправке, если клиент заказал товар сейчас, или если вам нужно отправить единицы в другое место, а также любые резервные заказы на товары, которых нет в наличии.

Использование программного обеспечения / системы инвентаризации — наиболее эффективный метод инвентаризации, поскольку он обеспечивает большую прозрачность и точность, чем другие методы.

«С ShipBob мы имеем доступ к управлению запасами в реальном времени, точно зная, сколько единиц у нас есть в их центрах исполнения в Техасе по сравнению сЧикаго против Нью-Йорка. Это помогает не только в нашем общем процессе управления и обеспечения сбалансированности наших запасов, но и для налоговых целей в конце года ».

Мэтт Драйфхаут, основатель и генеральный директор BAKblade

Кто использует отслеживание запасов?

Вы обнаружите, что большинство компаний, продающих физические товары, используют те или иные формы отслеживания запасов, включая розничных, оптовых и даже производителей. Это могут быть как бесплатные инструменты, так и очень дорогие системы (в 2018 году Amazon потратила более 220 миллиардов долларов на операционные расходы, включая отслеживание запасов).

Всем продавцам необходимо отслеживать товарные запасы, чтобы знать, где находятся их товары и когда они прибудут. Это также важно для управления товарооборотом запасов, который измеряет количество раз, когда запасы продаются, а затем заменяются в течение определенного периода времени.

Отслеживание запасов по всей цепочке поставок

Хотя отслеживание запасов может показаться таким же простым, как подсчет продуктов и регистрация того, где они перемещаются, оно включает в себя гораздо больше. Давайте посмотрим на три основные области в розничной цепочке поставок, которые вы должны отслеживать и отслеживать запасы.

Отслеживание запасов у вашего поставщика

Не вся ваша продукция будет на вашем складе (или у вас дома или в офисе). Хорошая сумма может храниться у вашего поставщика или даже в пути к вам, на ваш склад или в распределительный центр.

При таких больших инвестициях, требуемых для каждого заказа на поставку, и часто при длительном времени доставки после того, как он покидает поставщика, очень важно знать, сколько запасов находится у вашего поставщика и когда именно он поступит на ваш склад электронной торговли.

Неспособность провести различие между продуктами, хранящимися у вас, и продуктами, находящимися в руках поставщика, может привести к поздним поставкам, пропущенным продажам и плохому учету запасов.

Отслеживание возвратов от клиентов

Если товар покидает склад, нет гарантии, что он ушел навсегда. Возврат электронной торговли неизбежен в мире онлайн-покупок. Таким образом, крайне важно, чтобы вы отчитывались о любых возвращенных товарах, независимо от того, будут ли они немедленно возвращены на ваш склад или отправлены в другое место для проверки.

Отслеживание поврежденных товаров

Поврежденные товары — это еще одна категория, которую следует учитывать в методе отслеживания запасов. Любые продукты, которые повреждены и не могут быть проданы, должны быть отражены в данных об уровне запасов. Если вы не вычитаете поврежденные товары, вы можете подумать, что у вас есть все необходимое, хотя на самом деле эти товары не подходят для продажи.

3 задачи по отслеживанию запасов

Теперь, когда у вас есть базовое представление о том, что такое отслеживание запасов, вы также должны изучить подводные камни, связанные с этим.Вот три наиболее распространенных проблемы, с которыми люди сталкиваются при отслеживании инвентаря.

1. Чем больше у вас инвентаря, тем больше нужно отслеживать

Отслеживание запасов

может показаться не таким уж большим делом для стартапов, которые обрабатывают всего несколько заказов в месяц, но по мере того, как ваш малый бизнес начнет расти, вам не хватит места, и вам понадобится помощь в своевременном выполнении заказов.

Масштабирование складских помещений и отслеживание запасов может быть очень сложным и дорогостоящим.Как только вы начнете продавать тысячи заказов каждый месяц, вы быстро будете обменивать запасы и, вероятно, расширитесь в новые места и магазины.

Кроме того, когда у вас много SKU или вы продаете широкий спектр товаров, отслеживание запасов становится намного сложнее, а расходы на транспортировку более дорогостоящими. Простая причина в том, что вам нужно физически и виртуально отведенное место для каждого уникального продукта. Это касается каждого размера, цвета и стиля каждого предмета. Чтобы точно отслеживать товары, их нельзя смешивать с другими товарами.И чем больше у вас есть, тем лучше организация вам нужна.

2. Инвентарь не сидит на месте

Отслеживание запасов было бы намного проще, если бы все ваши продукты оставались на одном складе и никогда не перемещались. Но успешный бизнес в электронной коммерции работает не так.

Ваши запасы могут перемещаться от производителя на склад и даже на другой склад до того, как заказ будет отправлен покупателю. Затем его можно вернуть вам или отправить обратно вашему поставщику.

Если вы часто пополняете запасы, потому что быстро распродаете, он может оставаться на складе только в течение нескольких дней, прежде чем отправиться в следующий пункт назначения, который может быть почтовым отделением или сортировочным центром, прежде чем он достигнет покупателя. .

При таком большом количестве мест, не говоря уже о транспортировке и перемещении между ними или случайных разделенных партиях, становится все труднее узнать точное количество каждого продукта и где он все находится в настоящее время. Если вы не можете вести учет по каждому продукту, вы рискуете не получить заказы вовремя, потерять инвентарь и даже неточные финансовые данные.

3. Это занимает много времени

По мере роста вашего бизнеса отслеживание запасов, как и многие операции в области входящей и исходящей логистики, может начать занимать все больше и больше времени.А время, потраченное на мониторинг уровня запасов, — это большие альтернативные издержки для владельцев малого бизнеса, которым лучше потратить время на анализ покупательских тенденций, проведение маркетинговых кампаний или выполнение чего-либо еще, что напрямую способствует развитию вашего бизнеса.

Методы и решения для отслеживания запасов

Наилучший подход к отслеживанию запасов будет отличаться для продавцов на разных этапах роста. Сегодня существует несколько решений, которые помогут вам понять, где находится ваш продукт, точные уровни запасов в каждом месте и куда он будет двигаться дальше.

Карточная система

Карточные системы

— это один из старых методов отслеживания запасов, который заключался в ручном занесении каждой транзакции с точки продажи на так называемый кардекс. Конечно, этот процесс подвержен ошибкам, связанным с человеческим фактором, а также требует очень много времени. Карточные системы вышли из употребления в пользу более быстрых и точных методов, использующих современные технологии.

Таблицы

Таблицы

— самый простой вариант для отслеживания небольших объемов запасов, если вы имеете дело только с несколькими продуктами, которые находятся в одном месте.Вы можете добавить все артикулы, а затем создать столбцы для количества и других различных деталей, которые могут быть уникальными для вашего бизнеса, например, номера складского места или помещения. Однако многие продавцы быстро перерастают электронные таблицы и переходят к более точным и динамичным методам отслеживания запасов.

приложений

Еще один вариант для тех, кто не любит утомительные таблицы, — использовать приложения для инвентаризации. Некоторые из них будут интегрированы с выбранной вами платформой электронной коммерции, например Shopify. Могут быть некоторые ограничения, поскольку они представляют собой скорее шаблонный продукт, чем индивидуальное решение.

3ПЛ

Сторонние логистические компании (3PL) позволяют вам передать выполнение заказов на аутсорсинг, то есть они получают ваш инвентарь, хранят продукт на соответствующем поддоне, полке или контейнере, а затем упаковывают коробки и отправляют заказы клиентам, как только заказ размещен. .

«У нас есть магазин Shopify, но мы не используем Shopify для отслеживания запасов. Что касается отслеживания запасов, мы используем ShipBob для всего — чтобы иметь возможность отслеживать каждый флакон духов, что у нас осталось и что мы отправили, получая при этом гораздо больше информации по каждому заказу.”

Инес Гуйен, руководитель отдела логистики, досье

Как решения 3PL улучшают ваш инвентарь — помимо отслеживания

3PL-компании должны преуспевать в отслеживании запасов, но также должны делать гораздо больше, чем просто помогать предприятиям электронной коммерции отслеживать свои товары. Узнайте, как 3PL решают критически важные задачи, которые влияют на вашу логистическую стратегию и могут способствовать оптимизации цепочки поставок.

Автоматическое отслеживание

Когда вы сотрудничаете с 3PL, вы можете автоматизировать весь процесс выполнения электронной коммерции.3PL являются экспертами в регистрации любых входящих и исходящих продуктов. У них должны быть отчеты об инвентаризации в реальном времени, в которых подробно описаны точные уровни запасов на их складах.

«Мы используем API инвентаризации ShipBob, который позволяет нам программно получать в реальном времени данные о том, сколько единиц каждого продукта в настоящее время хранится на складах ShipBob. В настоящее время мы используем этот API для создания пользовательских отчетов, чтобы привязать эти данные инвентаризации к нашим учетным платформам ».

Группа освещения осциллограмм

Это также сводится к отправке заказов клиентам и обеспечению отслеживания заказов электронной торговли для отслеживания всех поставок и передачи информации о статусе заказа клиентам в любой момент времени.

Интегрированные решения для инвентаризации

Большинство компаний 3PL сегодня предоставляют сложное программное обеспечение, которое позволяет вам в цифровом виде просматривать весь свой инвентарь, не выходя из собственного дома. Интегрированное программное обеспечение подключается к вашему интернет-магазину (-ам) и позволяет синхронизировать артикулы и заказы для просмотра всех запасов, центров выполнения, каналов продаж и клиентов в одном месте.

«Мы размещаем новые продукты и дизайны на нашем веб-сайте 1-3 раза в месяц и отправляем новые товары в ShipBob каждую неделю.С помощью технологии ShipBob очень легко создавать новые артикулы и пополнять запасы уже существующих, что особенно важно при высокой оборачиваемости запасов ».

Карл Протч, соучредитель FLEO Shorts

Прогнозирование спроса в будущем

3PL должны помочь вам использовать исторические данные, чтобы понять, когда вам нужно отправить больше товаров, чтобы предотвратить их дефицит.

Вы также можете установить точки уведомления о повторном заказе для уровней запасов, при которых вы хотите получать автоматическое напоминание о пополнении запасов.Это связывает предшествующие операции заказов на поставку и отношения с поставщиками с последующими операциями прогнозирования спроса.

«ShipBob позволяет нам отслеживать изменения запасов и их скорость с течением времени. Возможность быстро отслеживать, какие стили продаются, помогает нам всегда держать в наличии наши бестселлеры.

Мы смогли пережить самые тяжелые сезоны, опережая при этом производство, используя инструменты прогнозирования запасов ShipBob, даже несмотря на то, что объем наших заказов увеличился более чем в четыре раза менее чем за год.”

Райан Касас, операционный директор iloveplum

3 способа, которыми ShipBob может улучшить отслеживание запасов

У любой компании электронной коммерции может быть лучшая маркетинговая кампания в истории, но она не понравится потребителям, если они не оправдают своих ожиданий по доставке. Чтобы оправдать ожидания клиентов в отношении поставок, ShipBob помогает продавцам установить надлежащие запасы и стратегию выполнения розничных заказов.

1. Более быстрые поставки для увеличения продаж

Помимо обеспечения соответствия ожиданиям клиентов, ShipBob помогает превратить логистику из центра затрат в источник дохода.Например, двухдневная программа экспресс-доставки ShipBob помогает вам конкурировать с крупнейшими игроками отрасли, предлагая одинаково быстрые доставки.

Это привело к увеличению годовых продаж на 267%, снижению количества отказов от корзины на 18% и дополнительным способам увеличения конверсии.

2. Экономичное управление запасами

Программное обеспечение

ShipBob, включая его функции управления запасами, позволяет отслеживать все ваши продукты, в конечном итоге помогая вам принимать более точные решения о закупках и производстве, чтобы сэкономить на запасах и логистических расходах.

Например, на панели управления ShipBob вы можете:

  • Визуализируйте скорость SKU и количество дней, оставшихся на складе.
  • Введите изменения в прогнозируемом объеме заказа или сценарии для расчета изменений оборачиваемости запасов.

Ниже представлена ​​страница «Сводная информация о запасах», на которой визуально показаны исторические уровни запасов и то, сколько запасов осталось в каждом распределительном центре:

Вы можете в любое время проверить уровни запасов в каждом центре выполнения и установить уровни автоматического повторного заказа, чтобы получать уведомления, когда запасы заканчиваются.Это помогает избавиться от догадок в процессе переупорядочивания инвентаря.

Лучше всего то, что вам не нужно вкладывать средства в склад, землю, инфраструктуру, оборудование, систему управления складом и персонал или изучать тонкости операционных протоколов и правил.

«С самого начала мне понравилось, что я могу управлять несколькими складами через одну страницу с помощью ShipBob. Со своим старым 3PL я никогда не мог просто открыть страницу и получить нужную информацию. Мне пришлось щелкнуть несколько раз, затем экспортировать и попытаться разобраться в этом.ShipBob позволяет вам управлять своими запасами, предоставляя важные данные в удобной для восприятия форме ».

Уэс Браун, начальник отдела операций в Black Claw LLC

3. Удобное расположение

ShipBob имеет центры исполнения в некоторых из крупнейших городов и регионов США и позволяет продавцам электронной коммерции хранить товары в нескольких местах.

Это помогает обеспечить более быструю доставку заказов клиентам за счет сокращения расстояния между центром выполнения и адресом доставки.

Это также снижает общую стоимость доставки с вашей стороны и может помочь снизить расходы для клиентов.

Каждый раз, когда заказ размещается в вашем интернет-магазине, программное обеспечение ShipBob автоматически выбирает ближайший к конечному покупателю центр выполнения, чтобы провести инвентаризацию и отправить заказ.

Заключение

Успешное отслеживание запасов сопряжено с трудностями, но наличие правильных инструментов может помочь вам масштабировать и сэкономить деньги. ShipBob — отличное решение для быстрорастущих онлайн-брендов, которым необходимо масштабировать доставку и логистику в электронной коммерции.

«Так много 3PL имеют либо плохое программное обеспечение, либо его нет, что делает невозможным отслеживание того, что уходит или попадает на склад.

Что касается цепочки поставок, я просто добавляю то, что мы разместили на заводе, в WRO на панели управления ShipBob, и я могу видеть, сколько единиц у нас в наличии, что поступает, что находится в доках и т.

15 Replies to “Как правильно вести учет товара в магазине: Как вести учет в розничном магазине. Учет товаров в Excel или программа для учета продаж в магазине?”

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *