Как писать сообщение правильно: Как написать слово «сообщение» — ТекстЭксперт

Как написать слово «сообщение» — ТекстЭксперт

Правильно пишется: сообщение

Значение слова «сообщение»

В век информационных технологий сообщения играют большую роль. Что же обозначает слово «сообщение»? Рассмотрим это слово с точки зрения толкования. Во-первых, сообщение – это какая-то информация, известие, новость. Сообщением может быть как буквенное обозначение, так и числовое, а также изображение, текст, графики, таблицы и т.д. Сообщение может быть получено и передано как устно, так и письменно, рукописно или с помощью различных технических средств – телефона, компьютера, факса. Сообщение имеет идею, смысл, необходимый для общения. Например:

Срочное сообщение о сильном ураганном ветре было распространено МЧС всем жителям города.

За сообщение ложных показаний Иван был привлечен к ответственности.

Сообщение также обозначает возможность общаться, то есть саму связь. Например, телеграфное сообщение, телефонное сообщение, факсовое сообщение, электронное сообщение, почтовое сообщение.

Синонимы слова «сообщение»

К слову «сообщение» можно подобрать следующие синонимы – уведомление, извещение, информация, известие, доклад, письмо, коммуникация, новость, весть, оперативка, объявление, оповещение, пост, корреспонденция, отчет, доклад, репортаж, рассказ, заметка, заявление.

Морфологический разбор слова «сообщение»

С точки зрения морфологии «сообщение» – это существительное, средний род, единственное число, во множественном числе – сообщения, нарицательное, неодушевленное, 2 склонение (окончание -е-), общеупотребительное. Сообщение обозначает действие по глаголу -сообщать-. Именительный падеж – сообщение, родительный падеж – сообщения, дательный падеж – сообщению, винительный падеж – сообщение, творительный падеж – сообщением, предложный падеж – о сообщении.

В предложении чаще всего является подлежащим или дополнением, но в зависимости от контекста может быть и другим членом предложения.

Сегодня утром я принял важное сообщение от партнеров фирмы (сообщение – дополнение).

Почтовое сообщение – это основной источник связи в небольшой деревушке (сообщение – подлежащее).

Сообщения и доклады на форуме молодых предпринимателей были яркими, интересными и наглядными (сообщения – подлежащее).

Как правильно писать sms-сообщения — СтудИзба

Направление SMS-сообщений представляет из себя набор текста на клавиатуре мобильного телефона и мгновенную отправку послания адресату. Ежеминутно пользователи мобильной связью посылают друг другу миллионы SMS-сообщений. Число таких людей постоянно увеличивается, учитывая оперативность передачи информации, мгновенную доставку послания адресату и сравнительно низкую стоимость.

Такие сообщения носят более непринуждённый характер, чем направляемые по электронной почте. Обычно таким способом передают очень короткую и неофициальную информацию. Если нужно уведомить другого человека о важном и серьезном деле (сообщить что-либо по работе, известить о срочном совещании или случившимся несчастье с кем-то из близких), можно отправить SMS-сообщение только в качестве предварительного шага. Затем непременно следует позвонить по телефону. Для уточнения номера телефона, рекомендуем посмотреть телефоны компаний Ростова и других городов и округов Российской Федерации, чтобы не отправлять сообщения куда попало.

Итак, важные моменты, которые следует иметь в виду при направлении коротких сообщений.

• •В кратких сообщениях необходимо следовать основным правилам вежливости – начинать необходимо с учтивого приветствия, а заканчивать любезным прощанием.
• •Необходимо помнить, что у получателя сообщения распорядок дня может отличаться от вашего. Не всегда адресат способен тут же ответить на полученную информацию.
• •Краткость – сестра таланта. Формулировать информацию нужно как можно короче. Задавать только те вопросы, на которые можно дать краткий ответ.
• •Быть внимательным с адресацией сообщения из телефонного справочника. Одно неловкое движение на кнопку, и сообщение, предназначенное только для глаз близкого человека, может попасть к совершенно постороннему лицу.
• •Если на мобильный телефон поступило сообщение, адресованное иному абоненту, не нужно обращать на него внимание, если есть уверенность, что произошла ошибка. Вы не обязаны разыскивать адресата попавшего к вам послания.
• •Если вы посылаете SMS-сообщение незнакомому человеку, у которого в телефонной книжке нет вашего номера телефона, сначала вежливо поздоровайтесь и представьтесь.
• •По возможности подтверждайте получение текстового сообщения ответным посланием.
• •Не вынуждайте окружающих выслушивать звуковое сопровождение текстового набора, когда находитесь в общественном месте.

Соблюдая эти нехитрые правила написания текстовых SMS-сообщений, вы не попадете в неприятную ситуацию и будете извлекать из предоставленной сотовым оператором возможности отправки SMS максимум пользы.

16 неписаных правил SMS-общения — Лайфхакер

1. Всегда отвечайте

Никогда не оставляйте сообщения без ответа. Если это, разумеется, не тот человек, общение с которым вы хотите навсегда прервать, или откровенный спам.

2. Держите график других людей в голове

Нет ничего хуже, чем проснуться на рассвете или глубокой ночью только из-за того, что кто-то решил вам отправить сообщение. Старайтесь уважать привычки и распорядок дня других людей и не беспокоить их в то время, когда они могут быть заняты или отдыхать.

3. Не сочиняйте романов

Службы обмена короткими сообщениями предназначены ровно для этого и ни для чего другого. Если набор сообщения занимает у вас больше чем 30 секунд, то, может, тогда есть смысл написать нормальное письмо или позвонить по телефону?

4. Не звоните в ответ на сообщение, если вас об этом не просят

Вполне очевидно, что если в полученном вами сообщении не содержится прямой призыв перезвонить, то ответить на него надо тоже в письменном виде. Если бы человек хотел с вами поговорить, то он сам бы набрал ваш номер.

5. Вам не ответили прямо сейчас? Это нормально, успокойтесь

Если вы отправили важное послание и не получили на него моментального ответа, то не стоит нервничать. Тем более не стоит забрасывать своего собеседника всё новыми и новыми SMS с повторяющимся содержанием. Раз вам не отвечают, значит, человек занят. Или вообще не хочет с вами общаться. И в первом, и во втором случае повторные сообщения ситуацию не исправят, а только вызовут раздражение.

6. Не используйте сарказм, иронию и прочие эмоции

Правильно передать все нюансы своей мысли иногда не удаётся даже опытным сочинителям. Тем более в сжатом формате короткого текстового сообщения. Не стоит пытаться вложить в своё послание второй и третий смысл, если хотите быть правильно понятым.

7. Если вы опаздываете, отправьте человеку сообщение

Это просто хорошие манеры. Отправьте человеку, который вас ждёт, сообщение и уточните, через какое время вы появитесь.

8. Дважды проверьте автокоррекцию

Клавиатуры мобильных гаджетов с функцией автокоррекции иногда выделывают такие коленца, что ваш текст отправляется получателю в совершенно другом виде. Внимательно проверьте перед отправкой, что же вы набрали на самом деле.

9. Дважды, нет, трижды проверьте, кому отправляется сообщение

Нет более верного способа попасть в неприятную ситуацию, чем отправить по ошибке своему начальнику сообщение «Скучаю по тебе, цыплёнок» или перепутать имена в адресной книге. Острые ощущения гарантированы.

10. Отвечайте пропорционально

Старайтесь подстраиваться под манеру общения вашего собеседника. Если он предпочитает обмениваться односложными посланиями в стиле «да — нет — ОК», то вряд ли стоит утруждать себя длинными сообщениями в его адрес. Тем более что есть пункт под номером четыре этого списка.

11. Не пишите ничего, что не могли бы сказать в лицо

Нет ничего хуже, чем перекладывать на плечи службы обмена сообщениями те задачи, которые вы боитесь или не хотите выполнить напрямую. Не стоит расставаться, выяснять отношения, сплетничать или говорить грубости. В общем, не пишите ничего такого, что потом не могли бы повторить при личной встрече.

12. Не используйте хэштеги в сообщениях

Некоторым кажется, что это очень продвинуто и круто. На самом деле #глупо #смешно #нелепо.

13. Не используйте сокращения и сленг

Вернее, даже не так. Никогда не используйте все эти «лол, лю, ща, ДР, пасибки, плз…» в том случае, если совершенно точно не уверены, что получатель адекватно это воспримет. А лучше вообще забудьте этот подростковый сленг, ведь каждый раз при этом где-то икает ваш учитель русского языка и литературы.

14. Не пишите заглавными буквами. НИКОГДА!!!

Вам нравится, когда на вас кричат? Думаю, что нет. Поэтому никогда не злоупотребляйте капсом, восклицательными, вопросительными и другими знаками, которые являются верным признаком истерики и неадекватности человека.

15. Не переписывайтесь, когда вы общаетесь с другим человеком

Нет хуже ситуации, когда кто-либо во время оживлённого разговора получает сообщение и тут же принимается на него отвечать. Ваши собеседники чувствуют себя при этом как дураки, и их раздражение по этому поводу вполне оправдано. Поэтому отложите написание ответа до окончания встречи, если, конечно, не хотите обидеть свою компанию.

16. Не переписывайтесь на ходу или во время вождения

При передвижении по городским улицам — неважно, пешком или на машине — потеря внимания и контроля над окружающей обстановкой может привести к очень плохим последствиям. И если при передвижении пешком всё может ограничиться шишкой на лбу, то попытка набрать эсэмэску за рулём может стать последней не только для вас, но и для других людей, которым не посчастливилось оказаться у вас на пути.

Зачем и как писать SMS? | Техника и Интернет

Short Message Service — служба коротких сообщений — на самом деле очень мощный инструмент с различными сервисными функциями.

Экономия, по сравнению со звонком, до 90%. А сэкономленные деньги — заработанные деньги: так гласит пословица, а также высказывание миллионера из мультсериала «Утиные истории» Скруджа Мак-Дака.

Аналогично: время — деньги, значит, экономия времени — тоже весьма выгодная вещь. Человек может не ответить на звонок по уважительным причинам, но прочитать сообщение его обяжет элементарное любопытство, когда подвернется свободная минутка.

Чуть-чуть знаний — и намного ближе окажутся страны и государства.
Научиться писать SMS очень просто:

В меню Сообщения — Создать новое. Набираем сообщение, нажимая на соответствующую клавишу до тех пор, пока не появится нужная буква.

Если на вашей телефонной клавиатуре нет русских букв — не огорчайтесь, там есть английские. Через пару-тройку SMS вы убедитесь, что русские буквы стоят почти на тех же местах, где расположены соответствующие им английские. Если же телефон не русифицирован — вам легче!

После точки с пробелом автоматически набирается прописная буква. Для того чтобы поставить ее в начале, обычно есть кнопка либо со стрелочкой вверх, либо со значком вида «аА», после нажатия которой следующая буква наберется прописной.

Если самые простые функции чтения и отправки SMS вами освоены, привожу следующую информацию. В книге рекордов Гиннесса зафиксирован результат набора SMS: 160 знаков за 41 секунду.

Краткие комментарии: набор сообщения английскими буквами позволяет пересылать текст «намного длиннее» — уложив два SMS в одну, а в случае отсутствия у вашего адресата кириллицы в нем не будет нечитаемых символов.

Внимание: старые телефоны не поддерживают и склейку сообщений, кроме того, стоимость такой SMS будет равна двум SMS сообщениям.

В отличие от звонка в SMS совсем не обязательно спрашивать «Ты где?», но в каждом телефоне есть шаблоны, в которые можно добавить свои для быстрой отправки стандартных фраз.

Теперь о главном: достаточно правильно сформулировать предложение в SMS — и человек сам позвонит вам в ответ на ваше сообщение. Для этого оно должно быть правильно составлено.

Первое, что рекомендуется сделать — это настроить «подтверждение доставки» SMS. В итоге будет приходить отчет о дате и времени получения вашего сообщения. Его отсутствие укажет вам на технические проблемы адресата SMS или отправке сообщения, например, на городской номер.

Структура папок сообщений мобильного телефона похожа на электронную почту: входящие, исходящие, отправленные. Есть в телефоне и адресная книга.

Заполните адресную книгу краткими именами и желательно фамилиями ваших адресатов. Если вы пишете SMS на английском языке или транслитерацией, то для горячих клавиш поиска нужного номера удобнее английские знаки. При написании SMS на кириллице русские имена в адресной книге вполне допустимы. Если адресная книга не заполнена, то при получении SMS в заголовке отображается абстрактный номер, а не имя отправителя.

Составьте свое сообщение, как обычное электронное письмо, краткое, но понятное. Начните с приветствия и обращения по имени, в основной части кратко изложите суть проблемы, вопроса, сообщения. Завершите сообщение своим именем, чтобы у получателя была уверенность в том, что к нему обратились именно вы.

• Если вы хотите, чтобы вам перезвонили на тот телефон, с которого вы посылаете SMS, включите в сообщение просьбу об этом, а сам номер мобильного телефона приходит в начале сообщения. Другой, служебный или домашний телефон приводите с кодом города по образцу междугороднего номера: 80656234320.
• Если ожидаете международный вызов, добавляем код страны и «плюс» для выхода в сеть: +380501953134. В этом случае при просмотре сообщения телефон собеседника сам найдет ваш номер в сообщении и выделит его. Абоненту останется лишь нажать кнопку «вызов».

Эта технология делает легким использование SMS в том числе и для звонков по мобильному телефону получателем и отправителем несколькими нажатиями на клавиши.

Очень полезно знать, поддерживает ли оператор правила набора бесплатной SMS «перезвони мне». Она существует не у всех операторов, но у некоторых поддерживает до нескольких языков прихода данного сообщения, с их помощью можно «зашифровать» разные вопросы-ответы или жизненные ситуации, «причем совершенно бесплатно».

Если абонент МТС наберет *104*номер_телефона*03#, адресат получит: Call me please.

Позвоните вашему оператору и поинтересуйтесь, есть ли у него такая услуга.

В Интернете всегда есть возможность бесплатной отправки SMS из формы на официальном сайте вашего оператора. Если вам не известен оператор, используйте возможность отправки SMS c универсального сайта, например www.diwaxx.ru — Россия, Украина, Беларусь, Казахстан и многие другие.

Стоит узнать и формат строки перевода денежных средств с телефона на телефон. Эти услуги доступны только внутри сети. В том числе и по этой причине не стоит соглашаться на просьбы постороннего не только позвонить, но и отправить SMS с вашего мобильного телефона. Так же можно отправить запрос о том, чтобы вам перечислили деньги на счет.

Обязательно поинтересуйтесь доступностью e-mail адреса для телефона: номер@sms.оператор.страна. Этот адрес, возможно, потребует активации у оператора, т. е. ваше согласие принимать почтовые сообщения на мобильный телефон.

Напоследок несколько приколов из мира сленга SMS-сообщений, которые для экономии места пишутся обычно без пробелов. Сотни слов имеют SMS эквивалент, например: 2DAY = today (сегодня), Y? = why (почему?).

Фраза из школьного сочинения «Как я провел лето?» была написана следующим образом: «We usd 2 go 2 NY 2C my sis & her BF». Что переводится на английский литературный: «We used to go to New York to see my sister and her boyfriend»… И на русский: «Мы ездили с сестрой в Нью-Йорк повидать мою сестру и ее парня».

Смайлики, кстати, выражают не только эмоции: значок *) означает «я пьян», значок ~) — «У меня насморк».

И, наконец, самый последний совет. Не «доставайте» своих друзей, коллег и клиентов «очередями» SMS-сообщений — это может привести к непониманию или даже разрыву отношений. Услышать живую речь намного приятнее в наше непростое время.

7 правил делового общения в мессенджерах — Секрет фирмы

Аудитория четырёх главных мессенджеров (WhatsApp, Facebook Messenger, WeChat, Viber) превысила аудиторию социальных сетей и достигла почти 3 млрд пользователей. В мессенджерах уже давно ведутся не только личные переписки — в них решаются и деловые вопросы. У бизнес-общения в мессенджерах появился свой этикет. «Секрет» сформулировал правила деловых переписок и узнал у предпринимателей, как они переписываются в Facebook или Telegram.

Говорите о деле сразу

Нет ничего хуже, чем написать «Здравствуйте!» и ждать ответа человека, прежде чем изложить свою просьбу. Первое сообщение должно быть ёмким и понятным. Если вы два раза нажали Enter, чтобы отделить абзацы друг от друга, воспользуйтесь лучше почтой. В мессенджере длинное сообщение смотрится странно. «Это новое средство общения, не обращайтесь с ним как с почтой», — говорит CTO Instant Technologies Карл Тайлер.

Но в погоне за краткостью не стоит использовать много аббревиатур. Во-первых, не все привыкли пользоваться ими, особенно если это узкое понятие. Во-вторых, слова вроде «ИМХО» и «ЛОЛ» сделают переписку неформальной — не все к этому готовы, особенно в первом сообщении. Наконец, постоянные сокращения затруднят чтение сообщения.

Следите за тоном

Отправляя текстовое сообщение, написанное второпях, легко забыть, что собеседник не видит вас, не слышит вашего голоса и может интерпретировать фразу совсем не так, как вы планировали. В эксперименте учёных из Нью-Йоркского университета участники верно определили заложенную в сообщении эмоцию только в 56% случаев. Это касается не только сообщений в мессенджерах, но и всей переписки, однако в мессенджерах проще забыться.

The Wall Street Journal приводил пример подобного диалога: в ответ на изложение бизнес-стратегии босс ответил своей сотруднице спустя четыре дня одним словом: «Понял». После получасовых размышлений ей пришлось позвонить боссу, чтобы узнать, почему он расстроен. Но на самом деле он, напротив, обрадовался тому, что можно быстро убрать задачу из списка дел.

В мессенджерах уместно использовать смайлы и эмодзи, чтобы передать интонацию, но злоупотреблять ими не стоит, особенно если ваш собеседник не ведёт себя так же. И не рассыпайтесь в благодарностях — пишите «спасибо» максимум два раза в течение беседы.

Не критикуйте через мессенджер

Негатив вообще стоит вынести за рамки мессенджера. «Вы не разрываете с девушкой отношения через текстовое сообщение — вы реально не должны этого делать, и то же самое правило действует в бизнесе», — пишет предприниматель и эксперт по бизнес-этикету Жаклин Уитмор. По её словам, любая критика должна происходить в живом разговоре — мимика и интонации помогут сделать её не такой обидной. Автор книги «Основы бизнес-этикета» Барбара Патчер придерживается того же мнения: она утверждает, что через мессенджеры стоит передавать только хорошие или нейтральные новости.

Подражайте собеседнику

Если вы написали первым, пары сообщений хватит на то, чтобы понять стиль собеседника и подстроиться под него. «Вы всегда должны регулировать свой стиль общения под других людей, будь то коллега, босс или клиент», — говорит Барбара Патчер. Это приведёт ко взаимопониманию и упростит беседу. Например, если ваш собеседник предпочитает разговорный стиль и отправляет свои мысли сразу, как только они придут ему в голову, то вы можете реагировать так же. Но если вы будете отправлять каждое предложение отдельным сообщением человеку, который излагает всё в одном, то быстро начнёте раздражать его.

Не принимайте серьёзные решения в мессенджере

Переписка длится часами или днями, вы приходите к соглашению, но договорённости погибают в диалоге. Как не дать мессенджеру повредить эффективности переговоров? «Лично я в мессенджерах стараюсь обсуждать только поточные вопросы. Для принятия серьёзных решений существуют личные встречи, переговоры или звонок по Skype. Но если обсуждение проекта ведётся через мессенджеры, результаты надо продублировать по почте. Так под рукой всегда будет результат беседы и не придётся по частям вытягивать данные из лога», — советует руководитель агентства интернет-технологий GoodSellUs Кирилл Брагин. По его словам, дублирование на почту помогает ещё раз убедиться, что вы с собеседником поняли друг друга правильно. «Переписка в мессенджерах не является формальным доказательством достигнутых соглашений даже на понятийном уровне и, по сути, напоминает устные договорённости, которые необходимо закрепить как минимум через отправку письма», — соглашается гендиректор Digital Society Laboratory Светлана Ермаченкова.

Также не стоит полагаться на мессенджеры, если речь идёт об отмене встречи или других срочных делах: человек не всегда успевает отреагировать на все пуш-уведомления. Такую информацию лучше передать звонком, особенно если времени мало. Но в остальных случаях переходить на этот канал связи не стоит. «Сейчас звонки от незнакомых лиц на мобильный телефон — высшая степень нарушения этикета и частного пространства. При звонке человек полностью прерывается, чем бы он ни занимался, а при сообщении в чат ему приходит только уведомление. Поэтому правила хорошего тона говорят, что сначала людям нужно писать в мессенджеры», — говорит управляющий директор фонда Futur Capital Алексей Поспехов.

Не старайтесь реагировать мгновенно и не ждите этого от других

Возможность написать или ответить в любое время — главное преимущество общения в мессенджерах. Но даже в мессенджере никто не обязан реагировать мгновенно. И пока вы видите, что ваше сообщение не прочитано, не стоит дёргать человека. Зато если вы совпадёте во времени, то получасовой чат поможет решить проблемы быстрее, чем переписка по электронной почте длиной в несколько дней. «Обмен сообщениями асинхронный по умолчанию и синхронный при необходимости», — описывает особенность мессенджеров создатель Rep.ai Бен Эйдельсон.

Также лучше не писать в нерабочее время. «Подчинённые зачастую находятся в такой ситуации, когда они не могут не ответить на сообщение руководства в мессенджере. Мы стараемся не решать никаких вопросов, кроме экстренных, в нерабочее время», — говорит исполнительный директор кадрового агентства Selecty Денис Чурилов.

Экономьте время

Если вам приходит неинтересное предложение от незнакомого человека, допустимо прочитать его и не отреагировать. Отметка «прочитал» — уже важный знак, после которого вас не должны, как в электронной почте, заваливать письмами с вопросами, получили ли вы сообщение. «Когда сообщений становится слишком много, просто необходимо включать избирательные фильтры, иначе есть риск всё рабочее время проводить в бесплодных переписках. Приходится себя сознательно ограничивать и оставлять без внимания не особенно важные сообщения», — считает соучредитель и управляющий партнёр Preply Кирилл Бигай. Но если вы уже ведёте переписку с человеком, лучше заканчивать диалоги хотя бы коротким «спасибо» или «до связи», чтобы не выглядеть грубым.

Предприниматели о неписаных правилах общения

«Как подготовить сообщение на заданную тему?»

Автор Lenivec На чтение 3 мин. Просмотров 5.8k. Опубликовано 17.08.2018 Обновлено 17.08.2018

«Как подготовить сообщение на заданную тему?». 

Сообщение представляет собой краткий и лаконичный текст. Он четкий, ясный и информативный. Сочинение не несет художественной ценности. Здесь не используют метафор, красочных оборотов, эпитетов. Предоставляется тема, в рамках которой и передаются данные.

Текстовые особенности

Главное требование – лаконичность. Никогда произведение такого формата не бывает больших размеров. Предложения короткие и точные. Не допускается использование долгих и насыщенных описаний.

Правила написания

Существуют определенные нормы составления сообщения. Основные правила касаются структуры и лексики.

Рекомендации по написанию:

1. Нужно информативно передать предмет рассказа. Поэтому разрешается использовать рисунки, схемы и прочий графический материал.
2. Во всем тексе прослеживается определенная идея. Главную мысль выделяют.
3. Сложные термины и слова применять не рекомендуется. Каждый должен понимать суть написанного.

Автор обязан отлично ориентироваться в содержании. Важно предварительно подготовиться, обратиться к надежным источникам, книгам, интернет ресурсам. Для полноценности и полноты нужно опираться на несколько материалов.

Последовательность работы

Чтобы быстро и качество создать произведение, рекомендуется придерживаться определенного порядка. Это поможет включить всю необходимую информацию.

Последовательность работы:

1. Ознакомление с темой. На этом этапе нужно изучить литературу, подобрать методичный материал.
2. Изучение информативных источников, важных ресурсов.
3. Из большого объема материала следует выделить наиболее важные аспекты. Именно они и будут задействованы в работе.
4. Сообщение имеет план. Его разрабатывают заранее.
5. Написание. К выполнению задания подходят ответственно, включая только избранные тезисы.

Если возникают трудности с материалами, обращаются к знающим людям. Ими выступают преподаватели, учителя, родители. Когда предусматривается публичное выступление, то подготавливаются более тщательно. Осмысленно вникают в текст, чтобы потом не читать с листка. Суть пересказывают основными фразами. Важные данные указывают на доске. Их пишут заранее, а во время выступления подчеркивают их, обращаясь к статистической информации.

Структура

Краткое повествование имеет и соответствующий план. Сочинение начинается со вступительной части. Идея звучит сразу, чтобы было понятно, о чем пойдет речь дальше. Здесь читателя знакомят с темой. Его плавно подводят к основе. Она может состоять из рассуждений, статистических данных, схем, рисунков, полезной информации. Ссылаются на официальные ресурсы. В заключительной части делают короткие и понятные выводы. Итог является достойным завершением.

Когда работа готова, то дополнительно перечитывают словестное полотно. Из сочинения убирают любые намеки на красочность. Вычеркивают любые сложные и художественные части речи. Красивые эпитеты, метафоры, гиперболы лучше припасти для литературных тексов. В сообщении придерживают научного стиля.

Если вам понравилась статья на тему «Как подготовить сообщение на заданную тему?», то так же вам могут понравиться и следующие сочинения

«Нужно ли анализировать свои ошибки?» – сочинение

Аргументы к сочинению ЕГЭ

«Язык – ко всем знаниям ключ»

Написание личных сообщений в Твиттере

Основные сведения

• Начать личную переписку или создать групповую переписку можно с любым своим читателем.
• Любой пользователь, который вас не читает, может отправить вам личное сообщение, если:
  • вы выбрали настройку, разрешающую получение личных сообщений от всех пользователей;
  • вы ранее отправляли этому пользователю личное сообщение.
• Любой участник переписки может отправлять личные сообщения группе. Каждый участник группы видит все сообщения, даже если не все участники группы читают друг друга.
• Любой участник групповой переписки может добавлять других участников. Добавленные участники не увидят предыдущие сообщения переписки.
• Некоторые владельцы учетных записей в Твиттере, главным образом компании, выбирают настройку, разрешающую получение личных сообщений от всех пользователей. Таким пользователям можно отправить личное сообщение, даже если они вас не читают.
• Нельзя вести личную или групповую переписку с пользователем, которого вы внесли в черный список.
   

Отправка личных сообщений из приложения «Твиттер для iOS»

1. Нажмите значок конверта. Откроется раздел сообщений.
2. Нажмите значок сообщения , чтобы создать новое сообщение.
3. В поле адреса введите полные имена или имена пользователей тех, кому адресовано сообщение. Максимальное число адресатов при обмене сообщениями с группой пользователей — 50 человек.
4. Введите текст сообщения.
5. Кроме текста в личных сообщениях можно отправлять фотографии, видео и GIF-файлы. Для этого воспользуйтесь панелью составления сообщения или нажмите значок плюс .
   
   • Нажмите значок фотографии , чтобы сделать снимок, записать видео или прикрепить файл из галереи устройства. Перед отправкой сообщения фотографию можно отредактировать. Нажмите на фотографию, чтобы открыть экран редактирования, где можно улучшить изображение, обрезать его и добавить фильтры. Завершив редактирование, нажмите Сохранить. Узнайте подробнее о расширенных возможностях публикации фотографий.
   • Чтобы прикрепить к сообщению анимированное GIF-изображение, нажмите значок GIF , затем выполните поиск и выберите файл из медиабиблиотеки.
6. Чтобы отправить сообщение, нажмите значок бумажного самолета .

Удаление личных сообщений или переписки
 

• Для удаления личного сообщения нажмите и удерживайте сообщение и выберите Удалить сообщение в открывшемся меню.
• Для удаления всей переписки из папки входящих проведите по ней влево и нажмите значок корзины . Всю переписку также можно удалить, нажав значок информации  и выбрав Удалить переписку на странице Информация о переписке.
• При удалении переписок и личных сообщений (отправленных или полученных) они удаляются только из вашей учетной записи. Другие участники переписки по-прежнему будут видеть личные сообщения и переписки, которые вы удалили.
   

Управление групповой перепиской
 

• Чтобы быстро просмотреть список участников переписки, нажмите фотографию профиля групповой переписки в папке входящих.
• Внутри групповой переписки нажмите значок информации , чтобы открыть страницу настроек.
• Сведения о настройках
  • Нажмите Изменить, чтобы изменить фотографию профиля и имя групповой переписки. Чтобы изменить фотографию, нажмите значок камеры на фото, а затем — Выбрать из библиотеки или Сделать новую фотографию. Нажмите Сохранить для сохранения изменений.
    Примечание. После изменения фотографии можно Удалить текущую фотографию, Посмотреть текущую фотографию, Выбрать из библиотеки или Сделать новую фотографию.
  • Нажмите Добавить участников, чтобы добавить пользователей в переписку.
  • Переместите ползунок рядом с пунктом Игнорировать переписку, чтобы игнорировать уведомления 1 час, 8 часов, 1 неделю или Всегда. 
  • Переместите ползунок рядом с пунктом Игнорировать упоминания, чтобы изменить настройки получения уведомлений при упоминании в групповой переписке. Обратите внимание: если эта функция не включена, вы будете получать уведомления о непосредственных упоминаниях в переписке, даже если включена функция Игнорировать переписку. Кроме того, необходимо быть участником групповой переписки, чтобы получать уведомления об упоминаниях в этой переписке.
    
  • Чтобы пожаловаться на групповую переписку, нажмите Пожаловаться на переписку.
  • Чтобы удалить свою учетную запись из групповой переписки, нажмите Покинуть переписку.
     

Отправка личных сообщений из приложения «Твиттер для Android»

 

1. Нажмите значок конверта. Откроется раздел сообщений.
2. Нажмите значок сообщения , чтобы создать новое сообщение.
3. В поле адреса введите полные имена или имена пользователей тех, кому адресовано сообщение. Максимальное число адресатов при обмене сообщениями с группой пользователей — 50 человек.
4. Введите текст сообщения.
5. Кроме текста в личных сообщениях можно отправлять фотографии, видео и GIF-файлы.
   • Нажмите значок фотографии , чтобы сделать снимок, записать видео или прикрепить файл из галереи устройства. Перед отправкой сообщения фотографию можно отредактировать в приложении «Твиттер для Android». Нажмите на фотографию, чтобы открыть экран редактирования, где можно улучшить изображение, обрезать его и добавить фильтры. Завершив редактирование, нажмите Сохранить. Узнайте подробнее о расширенных возможностях публикации фотографий.
     
   • Чтобы прикрепить к сообщению анимированное GIF-изображение, нажмите значок GIF , затем выполните поиск и выберите файл из медиабиблиотеки.
6. Нажмите значок Отправить.
    

Удаление личных сообщений или переписки
 

• Для удаления личного сообщения нажмите и удерживайте сообщение и выберите Удалить сообщение в открывшемся меню.
• Для удаления всей переписки из папки входящих нажмите и удерживайте переписку и выберите Удалить переписку. Всю переписку также можно удалить, нажав значок информации  и выбрав Удалить переписку на странице Информация о переписке.
• При удалении переписок и личных сообщений (отправленных или полученных) они удаляются только из вашей учетной записи. Другие участники переписки по-прежнему будут видеть личные сообщения и переписки, которые вы удалили.
   

Управление групповой перепиской
 

• Чтобы быстро просмотреть список участников переписки, нажмите фотографию профиля групповой переписки в папке входящих.
• Внутри групповой переписки нажмите значок информации , чтобы открыть страницу настроек.
• Сведения о настройках
  • Нажмите Изменить, чтобы изменить фотографию профиля и имя групповой переписки. Нажмите значок камеры для доступа к следующим параметрам: Просмотреть фотографию, Камера, Фотогалерея и Удалить фотографию. Нажмите Сохранить для сохранения изменений.
  • Нажмите Добавить участников, чтобы добавить пользователей в переписку. По умолчанию администратором является создатель группы. Если создатель группы больше в ней не состоит, администратором становится первый пользователь, который к ней присоединился. Администратор группы может удалять участников из группы.
  • Нажмите Игнорировать переписку, чтобы игнорировать уведомления 1 час, 8 часов, 1 неделю или Всегда.
  • Установите флажок рядом с пунктом Игнорировать упоминания, чтобы изменить настройки получения уведомлений при упоминании в групповой переписке. Обратите внимание: если эта функция не включена, вы будете получать уведомления о непосредственных упоминаниях в переписке, даже если включена функция Игнорировать переписку. Кроме того, необходимо быть участником групповой переписки, чтобы получать уведомления об упоминаниях в этой переписке.
    
  • Чтобы пожаловаться на групповую переписку, нажмите Пожаловаться на переписку.
  • Чтобы удалить свою учетную запись из групповой переписки, нажмите Покинуть переписку.
     

Отправка личных сообщений через сайт

 

1. Нажмите Сообщения на панели навигации слева.
2. Откроется раздел истории личных сообщений. Нажмите вверху значок Новое сообщение.
3. В поле адреса введите полные имена или имена пользователей тех, кому адресовано сообщение. Максимальное число адресатов при обмене сообщениями с группой пользователей — 50 человек.
4. Нажмите Далее.
5. В личном сообщении можно отправлять фотографии, видео, GIF-файлы или эмодзи.

• Нажмите значок фотографии, чтобы добавить изображение или видео.
• Чтобы прикрепить к сообщению анимированное GIF-изображение, нажмите значок GIF, затем выполните поиск и выберите файл из медиабиблиотеки.
• Чтобы отправить сообщение, нажмите кнопку Отправить или клавишу ВВОД.
   

Примечание. Чтобы перейти на новую строку в сообщении, одновременно нажмите клавиши SHIFT и ВВОД. При нажатии только клавиши ВВОД происходит отправка сообщения.
 

Удаление личных сообщений или переписки
 

• Чтобы удалить личное сообщение, нажмите на него и выберите Удалить.
• Если вы хотите покинуть переписку, сначала нажмите на нее. Затем нажмите значок информации  и выберите Покинуть переписку.
• При прекращении переписок и удалении личных сообщений (отправленных или полученных) они удаляются только из вашей учетной записи. Другие участники переписки по-прежнему будут видеть личные сообщения и переписки, которые вы удалили.
   

Управление групповой перепиской
 

• В групповой переписке нажмите значок информации для доступа к настройкам переписки.
  • На странице Информация о группе нажмите значок Еще , чтобы отобразить раскрывающееся меню. С его помощью можно Изменить название группы, Загрузить новую фотографию, Просмотреть фотографию или Удалить фотографию.
    Примечание. Просмотреть или удалить фотографию можно, только если фотография групповой переписки загружена.
• В разделе Уведомления можно:
  • нажать Игнорировать уведомления, чтобы игнорировать уведомления 1 час, 8 часов, 1 неделю или Всегда;
  • нажать Игнорировать упоминания, чтобы изменить настройки получения уведомлений при упоминании в групповой переписке. Обратите внимание: если эта функция не включена, вы будете получать уведомления о непосредственных упоминаниях в переписке, даже если включена функция Игнорировать переписку. Кроме того, необходимо быть участником групповой переписки, чтобы получать уведомления об упоминаниях в этой переписке.
    
• Чтобы пожаловаться на групповую переписку, нажмите Пожаловаться на переписку.
• Чтобы удалить свою учетную запись из групповой переписки, нажмите Покинуть переписку.
   

Игнорирование уведомлений о личных сообщениях

Уведомления о личных сообщениях можно отключить на 1 час, 8 часов, 1 неделю или Навсегда. При добавлении переписки в личных сообщениях в список игнорируемых вы по-прежнему будете получать новые сообщения, но не будете получать уведомления о них. Примечание. Если настройка Игнорировать упоминания не включена, вы по-прежнему будете получать уведомления о непосредственных упоминаниях в групповой переписке, участником которой вы являетесь.

Настройка игнорирования уведомлений о переписке в личных сообщениях на twitter.com и в приложениях «Твиттер для iOS» и «Твиттер для Android»
 

1. Перейдите к личному сообщению, которое вы хотите добавить в список игнорируемых.
2. Перейдите в раздел настроек сообщений.
3. Нажмите значок информации  и выберите Игнорировать уведомления. 
4. Во всплывающем меню выберите период игнорирования: 1 час, 8 часов, 1 неделя или Навсегда.
5. Чтобы удалить переписку из списка игнорируемых, нажмите значок информации, а затем установите ползунок рядом с пунктом Включить уведомления.
    

Добавление переписки в личных сообщениях в список игнорируемых в приложении «Твиттер для iOS»
 

1. Перейдите в папку входящих личных сообщений.
2. Найдите переписку, которую вы хотите игнорировать.
3. Проведите пальцем влево по сообщению и нажмите значок уведомлений .
   Примечание. Также, проведя пальцем влево, вы можете пожаловаться  на переписку или удалить  ее.
4. Во всплывающем меню выберите период игнорирования: 1 час, 8 часов, 1 неделя или Навсегда.
5. Чтобы удалить переписку из списка игнорируемых, проведите пальцем влево и нажмите значок игнорируемых уведомлений .
    

Добавление переписки в личных сообщениях в список игнорируемых в приложении «Твиттер для Android»
 

1. Перейдите в папку входящих личных сообщений.
2. Найдите переписку, которую вы хотите игнорировать.
3. Выполните длительное нажатие на сообщение и выберите Игнорировать уведомления.
4. Во всплывающем меню выберите период игнорирования: 1 час, 8 часов, 1 неделя или Навсегда.
5. Чтобы удалить переписку из списка игнорируемых, выполните длительное нажатие на сообщение и нажмите Включить уведомления.
    

Добавление переписки в список игнорируемых из push-уведомления о личном сообщении
 

1. На экране блокировки мобильного устройства выберите push-уведомление о личном сообщении, которое нужно добавить в список игнорируемых.
   1. Приложение «Твиттер для iOS»: проведите пальцем влево по push-уведомлению на экране блокировки, нажмите Просмотреть, а затем — Игнорировать на 1 час.
   2. Приложение «Твиттер для Android»: проведите пальцем вниз по push-уведомлению на экране блокировки, а затем нажмите Игнорировать.
2. Уведомления о переписке будут игнорироваться в течение часа. 
    

Жалоба на личное сообщение или переписку

 

Можно отправлять жалобы на отдельные сообщения или на всю переписку. Узнайте, как сообщить о нарушениях в твитах или личных сообщениях.
 

Отправка твита в личном сообщении

 

Поделиться твитом в личном сообщении — отличный способ завязать переписку с группой друзей.
 

Получение личных сообщений от любого пользователя

 

Чтобы получать сообщения от любых пользователей, установите флажок Разрешить запросы на сообщения от любого пользователя на странице настроек Конфиденциальность и безопасность на сайте twitter.com. Эту настройку также можно изменить в приложениях «Твиттер для iOS» и «Твиттер для Android». Если включить эту настройку, любой пользователь сможет отправить вам сообщение и добавить вас в групповую переписку.
 

Изменение настроек в приложении «Твиттер для iOS»
 

1. Нажмите меню навигации.
2. Выберите Настройки и конфиденциальность.
3. Нажмите Конфиденциальность и безопасность.
4. В разделе Личные сообщения перетащите ползунок Разрешить запросы на сообщения от любых пользователей, чтобы любой пользователь мог отправлять вам личные сообщения.
    

Изменение настроек в приложении «Твиттер для Android»
 

1. Наверху страницы отображается значок навигационного меню  или значок профиля. Нажмите тот значок, который вы видите.
2. Выберите Настройки и конфиденциальность.
3. Нажмите Конфиденциальность и безопасность.
4. В разделе Личные сообщения установите флажок Получать сообщения от любых пользователей, чтобы любой пользователь мог отправлять вам личные сообщения.
    

Изменение настроек на сайте twitter.com
 

1. Нажмите значок Еще  на панели навигации.
   
2. Выберите Настройки и конфиденциальность.
3. Нажмите Конфиденциальность и безопасность.
4. В разделе Личные сообщения установите флажок Получать сообщения от любых пользователей, чтобы любой пользователь мог отправлять вам личные сообщения.
    

Примечание. Даже после отключения настройки Получать сообщения от любых пользователей вы по-прежнему будете получать личные сообщения от пользователей, которых не читаете, если уже вступили с ними в переписку. Чтобы перестать получать личные сообщения от таких пользователей, необходимо пожаловаться на переписку или внести отправителя в черный список.

Проверка запросов на переписку

 

Если включен параметр Получать сообщения от любых пользователей, входящие сообщения от пользователей, которых вы не читаете, будут отображаться как Запросы на вкладке Сообщения. Новые групповые переписки, в которые вас добавили люди, которых вы не читаете, также будут отображаться как Запросы. Если вы присоединитесь к переписке, вам будет предложено Удалить или Принять сообщение. Если вы примете сообщение, то сможете общаться с его отправителем и сообщение поступит в ваш почтовый ящик. Обратите внимание, что пользователь не будет знать, видели ли вы его сообщение, пока вы не примете запрос.

Удаление сообщения приводит к его удалению из почтового ящика. Примечание. Удаление сообщения не мешает его автору отправлять вам сообщения в будущем. Можно в любой момент внести учетную запись в черный список или пожаловаться на переписку. Внесенные в черный список пользователи не смогут отправлять вам сообщения, пока вы не уберете их из черного списка.

Примите сообщение, если хотите вступить в переписку с его автором. Пока вы не примете сообщение, все медиафайлы в нем будут скрыты. Если вы хотите посмотреть скрытые медиафайлы, нажмите Показать медиафайлы.

Примечание. Принять или Удалить сообщения от пользователей, которых вы не читаете, а также Показать медиафайлы можно только в приложениях «Твиттер для iOS» и «Твиттер для Android» и на сайте twitter.com.

Кроме того, по умолчанию мы отфильтровываем некачественные запросы из раздела Запросы вашей папки входящих в приложениях «Твиттер для iOS» и «Твиттер для Android». Если фильтр качества запросов личных сообщений включен, то запросы на переписку, которые нам кажутся недостаточно качественными, скрываются. Вы не будете получать уведомления об отфильтрованных запросах, однако сообщения все равно можно будет просмотреть под фильтром некачественных сообщений в нижней части раздела Запросы папки входящих.

Отключение или включение фильтра качества запросов личных сообщений

• Нажмите Изменить настройки в верхней части вкладки Запросы.
• В разделе Конфиденциальность настроек Сообщений перетащите ползунок рядом с надписью Фильтр качества.

Фильтрация графических медиафайлов в личных сообщениях

Фильтр включается по умолчанию и работает, как описано далее.

• Поверх графических медиафайлов, полученных от лиц, которых вы читаете, и от неизвестных отправителей, будет отображаться предупреждение. Кроме того, если сообщение отправлено человеком, которого вы не читаете, мы будем рассматривать его как спам и переместим в нижнюю часть папки входящих Запросы.
• Если эта функция отключена и вы получите графическое сообщение от человека, которого читаете, мы покажем присланный графический медиафайл точно так же, как и любое другое изображение, видео или GIF. Если сообщение отправлено человеком, которого вы не читаете, мы по-прежнему покажем предупреждение, поскольку делаем это для всех медиафайлов, однако оно не будет явно идентифицировать медиафайл как потенциально носящий деликатный/откровенный характер.

Примечание. Если у вас включен параметр Разрешать запросы сообщений от любых пользователей в разделе Личные сообщения настроек Конфиденциальности и безопасности, то в настройках конфиденциальности можно отключать и включать фильтр качества. В настоящее время эта функция доступна только на устройствах с iOS и Android.

Отключение уведомлений о прочтении личных сообщений

 

Функция уведомлений о прочтении личных сообщений позволяет узнать, прочитал ли адресат ваше сообщение. Если вы включили настройку Отображать уведомления о прочтении, любой участник переписки может узнать, прочитали ли вы то или иное личное сообщение. По умолчанию эта функция включена, но при желании ее в любое время можно отключить и включить снова в настройках. Если функция Отображать уведомления о прочтении отключена, вы не можете получать уведомления о прочтении от других пользователей.

Уведомления о прочтении доступны только в приложениях «Твиттер для iOS» и «Твиттер для Android» и на сайте twitter.com. Обратите внимание, что при просмотре личных сообщений на мобильной версии сайта уведомления о прочтении также отправляются.
 

Включение и отключение функции в приложении «Твиттер для iOS»
 

1. В верхнем меню нажмите значок профиля.
2. Выберите Настройки и конфиденциальность.
3. Нажмите Конфиденциальность и безопасность.
4. В разделе Личные сообщения перетащите ползунок Отображать уведомления о прочтении, чтобы отключить или заново включить эту функцию.
    

Включение и отключение функции в приложении «Твиттер для Android»
 

1. Наверху страницы отображается значок навигационного меню  или значок профиля. Нажмите тот значок, который вы видите.
2. Выберите Настройки и конфиденциальность.
3. Нажмите Конфиденциальность и безопасность.
4. В разделе Личные сообщения снимите или установите флажок Отображать уведомления о прочтении, чтобы отключить или заново включить эту функцию.
    

Включение и отключение функции на сайте twitter.com
 

1. Нажмите значок Еще  и выберите Конфиденциальность и безопасность.
2. В разделе Конфиденциальность и безопасность снимите или установите флажок для пункта Отображать уведомления о прочтении, чтобы отключить или заново включить эту функцию.

Примечание. Если переписка находится в разделе Запросы, отправитель не увидит, прочли ли вы его личные сообщения, пока вы не примете запрос на переписку.

Отправка и получение личных сообщений с помощью телефона через SMS

 

Подключив к своей учетной записи в Твиттере номер мобильного телефона, вы сможете отправлять и получать личные сообщения через SMS.

Примечание. О сбоях при доставке личных сообщений: следите за тем, чтобы длина личных сообщений, отправляемых через SMS, не превышала 160 символов, включая команду «Л» и имя пользователя. SMS-сообщения длиной более 160 символов могут разбиваться оператором мобильной связи на несколько SMS. В этом случае с текстовой команды (Л имя_пользователя), которая помечает SMS как личное сообщение, начинается только первое SMS-сообщение, а второе и все последующие SMS-сообщения публикуются как обычные твиты.

Некоторые важные сведения о личных сообщениях

 

• При удалении переписок и личных сообщений (отправленных или полученных) они удаляются только из вашей учетной записи. Другие участники переписки по-прежнему будут видеть личные сообщения и переписки, которые вы удалили. При удалении групповой переписки вы выходите из этой группы и больше не можете принимать участие в переписке.
• При отправке ссылок с помощью личных сообщений они автоматически сокращаются до ссылок типа «t.co». Подробнее о сокращении ссылок. Обратите внимание: любой пользователь, у которого есть доступ к короткой ссылке t.co, может перейти по целевому URL-адресу.
• При отправке медиафайла в личном сообщении он будет доступен для просмотра всем участникам переписки. Обратите внимание: получатели могут загружать медиафайлы и отправлять другим пользователям ссылки на медиафайлы, которыми вы делитесь с помощью личных сообщений. Просмотреть содержимое отправленной с помощью личного сообщения ссылки на медиафайл может любой получивший ее пользователь.
   

Хотите узнать больше?

 

Ознакомьтесь с ответами на наиболее часто задаваемые вопросы о личных сообщениях.

Написание правильного сообщения | Навыки делового общения для менеджеров

Что вы научитесь: составлять деловое сообщение с учетом конкретной аудитории и цели

В бизнесе, когда вас просят написать какое-то деловое сообщение, может казаться «еще одним рабочим заданием». Заманчиво быстро записать и отправить это электронное письмо или письмо. Однако, поступая так, сотрудники могут упустить возможность помочь своей компании делать больше — и упустить возможность для продвижения по службе.Правильное создание сообщений — это, пожалуй, лучший способ улучшить имидж вашей компании и свой собственный.

Сосредоточение коммуникационных усилий на получателе сообщения приводит к быстрому достижению бизнес-целей и повышению авторитета писателя. Результаты неуловимы, но влияние велико.

Этот раздел начинается с двух ключей к успеху в деловом общении: аудитория и цель .

Смотри

В следующем видео представлен другой курс делового общения, но его содержание является общим для всех курсов.

Результаты обучения

• Объясните важность аудитории для делового общения
• Обсудите важность написания четкого и целенаправленного сообщения в бизнесе
• Различать типы написания положительных, отрицательных и убедительных сообщений

Аудитория

Цель сообщения состоит в том, чтобы идея отправителя в голове доходила до головы получателя с таким же пониманием.

Тем не менее, общение не так просто и прозрачно, как показано на изображении ниже.Коммуникация окружена потенциальными ловушками и множеством возможностей, из-за которых основная мысль может быть потеряна или изменена. Давайте взглянем на рисунок 1, чтобы увидеть схему системы связи.

Рис. 1. Схема Шеннона общей системы связи.

Возможно, вы удивитесь, узнав, что у сообщения может быть более одной аудитории. Есть основная аудитория или получатель коммуникации: это прямая аудитория, на которой мы сосредоточимся в этом модуле. В Модуле 6: Отчеты мы также обсудим косвенную или удаленную аудиторию; К этим другим относятся те, кто может видеть сообщение, даже если они не предназначены для этого сообщения.В этом модуле основное внимание уделяется непосредственной аудитории. Хороший коммуникатор помнит о других потенциальных аудиториях, когда они начинают писать, поскольку это может помочь продвинуть компанию и продвинуть карьеру.

Непосредственная аудитория — это получатель делового общения. Этот человек или группа людей могут быть внутренними или внешними по отношению к организации отправителя. Отношения с организацией могут повлиять на формальность формулировок и откровенность сообщения. Если вы новичок в деловой переписке, обязательно уточните тон у соответствующего персонала.

Тон зависит от отношения мощности отправителя к получателю. Аудитория может находиться в одном из трех положений мощности относительно отправителя, обозначенных метками вверх , вниз или горизонтально связь.

Связь снизу и вверх

Нисходящая коммуникация проходит от управленческого и исполнительного уровней к персоналу по формальным каналам, таким как руководства по политике, правила и положения, а также организационные схемы.Связь снизу вверх инициируется персоналом и направлена ​​на руководителей; это часто принимает форму жалобы или запроса. Горизонтальное общение происходит, когда коллеги встречаются для обсуждения вопросов, представляющих общий интерес, решения проблем и обмена информацией.

Рис. 2. Связь вверх и вниз

Горизонтальная связь

Когда поток информации идет от коллег на организационном уровне к одному или нескольким сотрудникам аналогичного ранга, это называется горизонтальной коммуникацией.

Рисунок 3. Горизонтальная связь

Эта форма общения помогает сотрудникам выражать информацию и идеи, а также координировать работу организации.

Разговор на разных уровнях

Направление и цель	Вы должны сказать. . .	Не говори. . .	Почему?
Связь снизу вверх: сотрудник отправляет письмо начальнику с просьбой о выходном	«Мистер Санчес, можно мне выходной в пятницу?»	«Мистер Санчес, я собираюсь взять выходной в пятницу.Хорошо? «	Почтение (формальное название) и запрос, а не заявление или требование
Связь по нисходящей линии: менеджер отправляет электронное письмо своей рабочей группе, чтобы сообщить им, что в пятницу его выходной.	«Команда, меня не будет в офисе в пятницу. Пожалуйста, отложите любые вопросы до понедельника ».	«Команда, не возражаете, если я возьму выходной в пятницу?»	Тон власти не разрешающий.
Горизонтальная коммуникация: сотрудник, сообщающий коллегам о приближающемся дне отпуска.	«Привет всем. Я уйду в пятницу. Сможете ли вы обработать все, что приходит, или принять сообщение на понедельник? »	«Завтра меня не будет».	Тональный сигнал одноранговый по сравнению с другими сэмплами. Не забудьте указать любую информацию о потенциальном страховании, которое может потребоваться вашим коллегам, пока вас не будет.

Обратите внимание на то, что в каждом из трех примеров сообщений даже несколько слов, зная вертикальное, нижнее или горизонтальное положение получателя, влияют на тон и формулировку сообщения.

Правильное сообщение

Многие слышали фразу «все, кроме кухонной раковины», которая описывает ситуацию, в которой почти ничего не упускается. Эту фразу можно легко использовать, если предполагаемое сообщение включало слишком много информации. Мы живем в быстро меняющемся мире, поэтому переход к делу позволяет сэкономить время. Попросите кого-нибудь объяснить, как построить часы, чтобы ответить на вопрос: «Который час?» ясно демонстрирует говорящего, который потерял из виду основную цель общения.

Вот слишком распространенный пример раздражения и времени, которое теряется в деловом общении, когда цель не установлена.

Дата: 02.07.17

Кому: Джули Джонсон

От кого: Сури Танака

Re: Реконструкция проекта

Менеджмент очень доволен прогрессом, достигнутым в модернизации. Было проведено четыре встречи фокус-группы сотрудников и две встречи с архитекторами.Буквально на прошлой неделе архитекторы вернули макеты бэк-офисов и комнаты отдыха сотрудников.

Этот новый рисунок включал диваны, кухню и множество розеток для подзарядки электроники. Не могли бы вы поделиться своим мнением об этом дизайне? С некоторыми вариантами эргономичной мебели проект начал выглядеть так, как будто он превысит бюджет на 10 процентов.

Руководству необходимы отзывы сотрудников о тех областях, в которых некоторые улучшения могут быть отложены.

Лучшее,

Сури

Судя по первому предложению сообщения, это электронное письмо представляет собой отчет о состоянии реконструкции.Это сообщение легко отложить в сторону, если сегодня напряженный день (или неделя!). При более внимательном рассмотрении становится очевидно, что это не сообщение о состоянии, а запрос на ввод. Создавая деловое сообщение, автор должен сузить круг общения и организовать его так, чтобы выделить основную цель. Сообщите получателю в начале сообщения, что от него ожидается.

Вы можете спросить: «Что означает цель делового общения?» Ответ заключается в том, что основная цель любого делового общения — четкое и эффективное предоставление информации.Четкое общение гарантирует, что получатель понимает предполагаемое сообщение. Эффективное общение гарантирует, что сообщение будет передано быстро, без лишних болтовни. Например, представьте, что кто-то рассылает сообщение о встрече команды на следующей неделе во вторник в главном конференц-зале, но забывает время встречи. Затем поток сообщений летает туда и обратно, заполняя все почтовые ящики.

Менее очевидным образом этот пинг-понг коммуникаций возникает, когда начальное сообщение предлагает ответ, но не показывает внимания к пользователю, потому что оно пропускает необходимый фон.«Руководство решило провести пикник компании во вторник 13 мая в парке Саутсайд. Пожалуйста, принесите….» Это сообщение генерирует поток электронных писем на тему: «Кто будет резервным лицом, оставаясь в офисе?» и «Что будет в случае дождя?» Скорее всего, у отправителя есть ответы на все эти вопросы, но он не задумывался о том, как получателю (получателям) это может быть необходимо знать.

Чтобы избежать пинг-понга в общении, вы должны убедиться в следующих двух вещах:

• Идея отправителя четко воспринята аудиторией
• Связь обеспечивает именно то, что нужно знать получателю: не слишком много и не слишком мало

Положительные, отрицательные и убедительные сообщения

Все деловые сообщения попадают в две широкие категории с перекрывающейся третьей категорией.Есть сообщения, при которых ожидается, что получатель будет иметь положительную или нейтральную реакцию, а есть сообщения, в которых получатели могут иметь более отрицательную реакцию. Изображение континуума ниже сфокусировано на реакции аудитории на сообщение.

Мы обсудим, как именно писать эти сообщения, позже в этом модуле, когда мы обсудим трехэтапный процесс написания. А пока мы сосредоточимся на том, как определить, какой тип сообщения подходит вашей аудитории.

Положительные сообщения

Положительные сообщения включают сообщения, на которые ожидается, что аудитория отреагирует от нейтральной к положительной.Позитивные сообщения, как правило, состоят из обычных или хороших новостей. Эти сообщения могут быть такими, как поздравления, подтверждения, направления, простые запросы на кредит или утверждения кредита. В эту категорию также могут входить отказы, которые являются в некоторой степени обычными или ожидаемыми. Это может быть что-то вроде закрытия автостоянки, что неудобно для сотрудников, но в незначительной степени. Как ни странно это звучит, сообщения сочувствия тоже попадают в эту категорию. Сообщения о сочувствии являются обычным делом, поскольку они не станут сюрпризом для получателя.

Считайте сообщение положительной структурой сообщения, когда:

• Получателю понравились или ожидаются эти новости (товар отправлен вовремя)
• Для того, чтобы понять новости, принимающему требуется небольшое образование или подготовка (организация поездки на конференцию)
• Получатель считает сообщение обычным, даже если оно не полностью положительное (парковка закрыта на три дня для новой разметки)

Отрицательные сообщения

Отрицательные сообщения включают сообщения, на которые ожидается негативная реакция аудитории.Отрицательные сообщения состоят из плохих новостей. В этих сообщениях цель отправителя — передать плохие новости таким образом, чтобы сохранить деловые отношения. В то время как отправитель должен доставить плохие новости, отправитель хочет избежать увольнения сотрудника или того, чтобы покупатель не нашел другого поставщика. Эти сообщения могут быть такими, как отказ в возмещении, отмена мероприятия, невозможность поддержать мероприятие и многое другое.

Считайте сообщение отрицательным, когда:

• Ресивер может быть недоволен (стоимость ремонта — это ресивер, а не коммунальная компания)
• Получателя нужно немного убедить (новая процедура входа в систему занимает больше времени, но более безопасна)
• Приемник может быть несколько неудобным (новая система бейджей в стадии разработки, потому что сотрудники делились бейджами)

Убедительные сообщения

Третья, перекрывающаяся категория — убедительные сообщения.Ожидается, что в этой категории аудитория будет нуждаться в поощрении, чтобы действовать так, как желает отправитель. В некоторых случаях получатель больше похож на позитивную аудиторию; например, когда вы просите рекомендательное письмо или приглашаете кого-то на работу в нерабочее время. В других случаях получатель больше похож на отрицательную аудиторию; например, когда вы запрашиваете дополнительный платеж в результате общей ошибки или когда вы продлеваете приближающийся срок платежа.

Считайте сообщение убедительным сообщением, когда:

• Получатель может неохотно (пожалуйста, поговорите с новой группой сотрудников)
• Получателя просят об услуге (напишите рекомендательное письмо)
• Получатель может быть приглашен на что-нибудь, выходящее за рамки обычных обязанностей (пожалуйста, руководите новым книжным клубом, который будет встречаться на территории кампуса после работы)

Как лучше писать текстовые сообщения

Текстовые сообщения в настоящее время являются наиболее распространенной формой общения между людьми во многих странах.

Другими словами, если вы хотите научиться лучше общаться и иметь лучшие отношения, вам действительно нужно научиться писать хорошие текстовые сообщения и хорошо общаться с помощью текстовых сообщений.

Вот 8 способов улучшить текстовые сообщения:

1. Пишите четко

Вы должны писать в тексте четко, потому что очень легко неверно истолковать написанные слова, особенно если ваш текст содержит опечатки, грамматические ошибки или неправильно используемые слова.

Хотя текстовые каламбуры и мемы-гифки могут быть отличным способом сблизиться с кем-то, на самом деле вы не общаетесь ничего, кроме «Я смешной, давай поиграем вместе в веселую игру.”

Но текстовые каламбуры и мемы не дадут вам большего. Когда дело доходит до построения значимых человеческих отношений, вам нужно нечто большее, чем забавная гифка. Вам нужно сообщить о каком-то действии или намерении.

Для этого вы должны писать конкретным языком и четко выражать свои намерения.

Пример неверного текста:

Хотите когда-нибудь встретиться?

Хороший пример текста:

Хотите присоединиться ко мне на бранч в ресторане XYZ в это воскресенье около 10?

2.Просто будь собой

Есть отличная цитата, которую я узнал в отделе продаж:

«Нельзя сказать правильное не тому человеку или неправильное — правильному».

Это особенно верно, когда речь идет об отправке текстовых сообщений. Если вы сделаете ошибку или напишете что-то смешное или даже немного оскорбительное, люди, которым вы нравитесь и заботитесь о вас, дадут вам преимущество.

Если вы думаете, что вам нужно «написать идеальное текстовое сообщение», чтобы построить отношения с кем-то, вы ошибаетесь.И если кто-то не хочет быть вашим другом или встречаться с вами, потому что ваши текстовые сообщения были несовершенными, он явно не из тех людей, которые в любом случае были бы для вас хорошим другом или партнером.

Так что просто будь собой. Пишите от всего сердца и не беспокойтесь о том, как другой человек отреагирует на вас настоящего. Просто будьте настоящим собой, и вы сможете найти своих настоящих друзей и построить значимые отношения быстрее, чем если бы вы притворялись.

Пример неверного текста:

Я тоже люблю бадминтон!

(когда вам это совсем не нравится)

Хороший пример текста:

О, это круто.Я никогда особо не увлекался бадминтоном, но очень люблю играть в ракетбол!

3. Будьте прямым

Напишите то, что вы действительно хотите написать. Не пытайтесь «разогреть кого-то» или дойти до этого после того, как переписывались взад и вперед.

Сегодня у людей меньше внимания, чем когда-либо прежде, из-за чрезмерной стимуляции со стороны социальных сетей, текстовых сообщений, электронной почты и многого другого, поэтому вам нужно сразу переходить к сути.

Если вы хотите пригласить кого-нибудь на свидание, сделайте это прямо сейчас.

Если вы хотите запланировать поездку за границу, начните рассказывать о своих планах.

Не пытайтесь болтать с помощью текстовых сообщений, если вы действительно хотите спланировать совместную деятельность в реальном мире.

Пример неверного текста:

Так как дела?

Что у вас нового?

Как прошел тот концерт?

(Когда вы действительно хотите составить план встречи с этим человеком)

Хороший пример текста:

Я действительно хочу пойти на концерт Тейлор Свифт 13 августа. Вы не можете найти билеты для нас?

4.Двойная проверка

Дважды проверяйте каждое текстовое сообщение перед его отправкой.

Многие люди в конечном итоге совершают типичные ошибки при отправке текстовых сообщений просто потому, что не смогли дважды проверить свою работу:

• Отправка текста не тому человеку
• Отправка текста с опечатками или ошибками
• Отправка текста с ошибками автозамены
• Отправка совершенно неприемлемого текста из-за того, что вы были слишком эмоциональны, когда написали его, и у вас не было времени подумать об этом сначала

Всегда делайте паузу и перечитывайте текст перед его отправкой.

5. Последующие действия, если вы не слышите

После отправки кому-то сообщения обязательно свяжись с вами, если вы не получите ответа в течение 1-7 дней в зависимости от ситуации.

Есть множество причин, по которым вы можете не получить своевременный ответ: они слишком заняты, они забыли, они не уверены, что ответить, или они не видели ваше сообщение (да, иногда такое бывает).

Не расстраивайтесь, когда не получаете ответа. Просто напишите, если вам что-то нужно или вы хотите поговорить.

6. Будьте осторожны с преобразованием текста в текст

Speech to Text позволяет легко и быстро писать текстовые сообщения, но они могут содержать ошибки, поэтому не забудьте дважды проверить сообщение перед его отправкой.

7. Ошибки автоисправления

Автозамена может спасти вас, когда дело доходит до более быстрой записи, но она также может приводить к некоторым действительно нелепым ошибкам. Опять же, не забудьте дважды проверить свой текст на наличие ошибок автокоррекции перед его отправкой.

8. Пишите слова, а не смайлы

Будьте осторожны с смайликами.Если вы пишете кому-то, с кем много раз переписывались раньше, делайте то, что помогает в ваших отношениях, но будьте осторожны, отправляя тексты, полные смайликов, кому-то, кого вы не очень хорошо знаете. Не все хотят получать текст, полный смайликов. Многие люди до сих пор ценят хорошо написанные тексты.

9. Немедленно ответить

Не пытайтесь «рассчитать время» для ответа на текст. Просто напишите ответ, когда получите его или в удобное для вас время.

Если кого-то отложить на несколько дней или часов, это не заставит их больше разговаривать с вами, а только вызовет у вас кучу ненужного беспокойства.Если вы беспокоитесь о подходящем времени для отправки текстового сообщения, вы можете научиться избавляться от этой дурной привычки и просто общаться, когда время подходит вам.

Если вам понравился этот пост, вот еще несколько статей, которые могут вам понравиться:

Том Корсон-Ноулз — основатель TCK Publishing и автор бестселлеров 27 книг, включая «Секреты автора шести цифр». Он также является ведущим подкаста Publishing Profits Podcast, где мы беседуем с успешными авторами и экспертами издательской индустрии, чтобы поделиться своими советами по созданию успешной писательской карьеры.

Сообщение отправлено! 5 шагов к эффективным навыкам делового письма

Возможно, вы слышали выражение «время — деньги».

Возможно, это не всегда так, но это подчеркивает, насколько ценно ваше время в бизнесе.

Общение — действительно важная часть ведения бизнеса, в том числе деловая переписка на английском языке.

Итак, вам нужно эффективно использовать свое время, когда вы пишете для бизнеса.

Эффективное общение частично зависит от выбора правильного канала (способа общения).

Например, лучше ли назначить встречу и поговорить с кем-нибудь напрямую? Или отправить им электронное письмо? Или, может быть, текстовое сообщение подойдет?

Чтобы эффективно использовать свое время, вам нужно подумать о многих вещах, прежде чем писать, во время письма и после письма.

Ваше время — это время ваших клиентов и партнеров по бизнесу.

Ниже приведены пять шагов, которые помогут вам лучше всего использовать свое время при письме.

Следуя этим шагам, вы повысите и продолжите развивать эффективность своих письменных навыков.

Загрузить: Эта запись в блоге доступна в виде удобного портативного PDF-файла. можно взять куда угодно. Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Скачать)

Перед тем, как начать писать, вы должны познакомиться с деловой лексикой, которую вам необходимо использовать. Для этого лучше всего использовать FluentU .

FluentU научит вас деловой лексике в естественной и увлекательной форме. Попробуйте бесплатно, и ваши деловые письма никогда не будут выглядеть так же, как раньше!

А теперь давайте узнаем, как получить навыки эффективного делового письма.

1. Решите, как быстро вам нужно отправить сообщение

Если вы примете это решение раньше, оно приведет вас к лучшему каналу связи.

Например, если вам нужно срочно передать кому-то сообщение и вы также хотите получить быстрый ответ, вам следует пойти на личную беседу или поговорить в Skype.

Если вы хотите, чтобы человек получил сообщение быстро, но вы можете дождаться его ответа, вы можете написать электронное письмо, текстовое сообщение или заметку. В этом случае тип сообщения, который вы выберете, может зависеть от того, насколько длинное и сложное сообщение.

Если вам нужно отправить официальную информацию от имени вашей компании, вам, вероятно, следует написать официальное письмо.

Если начальник попросил вас предоставить объективную информацию о ситуации, вы можете написать отчет.

Что бы вы ни выбрали для написания, вам нужно сохранять непредвзятость и видеть общую картину. Какой эффект будет иметь ваше сообщение? Возможно, вы чувствуете желание написать электронное письмо, чтобы пожаловаться на ситуацию. Или, может быть, вы пишете, чтобы справиться со стрессовой ситуацией, и чувствуете давление, чтобы прямо сейчас нажать «Отправить» , просто чтобы с этим покончить.Иногда лучше остановиться и подумать о том, что и как вы пишете, чем отправлять сообщение слишком рано и сожалеть об этом. Несколько лишних минут размышлений могут в конечном итоге сэкономить вам больше времени.

У вас проблемы с английским во время деловых встреч?

Что, если бы вы могли свободно говорить по-английски во время звонков и комфортно общаться со своими клиентами, коллегами и руководителями?

Представьте себе … вы можете с нетерпением ждать этих звонков, а не беспокоиться о них.

Что эта вновь обретенная уверенность может сделать для вашей карьеры?

Знаете ли вы, что есть курс, который может вам в этом помочь?

Это называется Creativa.

Creativa предлагает увлекательные высококачественные видеокурсы, которые помогут вам показать себя с лучшей стороны на английском языке.

Creativa имеет профессиональных актеров и глубоко разбирается в языке тела и интонации.

Creativa показывает вам, как это сделать с реалистичными реконструкциями.

Изучив курс Business Video Calls от Creativa, вы научитесь превосходно управлять встречами.

Не упустите возможность улучшить свой английский и карьеру — начните с Creativa сегодня.

2. Планируйте свой подход

После того, как вы выбрали то, что собираетесь написать, сосредоточьтесь на его планировании. Не начинай писать. Сначала выделите несколько минут, чтобы спланировать свое письмо. Может показаться, что планирование занимает много времени, но на самом деле это сэкономит вам много времени. Как? Что ж, когда вы закончите писать, вы можете легко изменить мелочи и исправить мелкие ошибки, но вы не можете легко изменить всю структуру своего сообщения. Так что отсутствие плана на самом деле будет «стоить» вам больше времени.

Как вы подходите к планированию?

• Опишите ситуацию или проблему себе , даже если вы думаете, что уже очень хорошо это знаете. Вы можете быть удивлены тем, насколько это поможет вам более четко увидеть ситуацию.

• Запишите вопрос или идею, которые вы хотите написать другому человеку. Например, вы хотите написать электронное письмо с просьбой ко всем в вашей команде не опаздывать утром. Вам нужно будет объяснить ситуацию и ее влияние на бизнес, прежде чем просить людей приходить на работу вовремя.

• Решите, когда вам нужна обратная связь и как она вам поможет. Знание этого поможет вам более эффективно общаться. Это также поможет вам быстрее получить ответ.

Возможно, вам придется адаптировать описанные выше шаги к вашей конкретной ситуации, но они должны помочь вам начать планирование.

3. Выберите тон и зарегистрируйте

Потратьте некоторое время на размышления о тоне вашего письма или о том, как вы хотите, чтобы сообщение звучало для другого человека.Попробуйте угадать реакцию собеседника. Подумайте, как бы вы себя чувствовали и что бы вы сделали, если бы получили электронное письмо, письмо или текстовое сообщение.

Если вам нравится ощущение, которое вы испытываете, вы, вероятно, имеете правильное представление о том, какой тон использовать.

Например, злобный и властный голос, вероятно, не заставит другого человека помочь вам. Поэтому постарайтесь дать им понять, что вам нужна их помощь и вы цените их усилия. Люди, которые чувствуют, что их работа ценится, будут гораздо более полезными, чем люди, которым кажется, что вы чего-то от них требуете.

Вежливость всегда важна, поскольку она делает людей более восприимчивыми к вашему сообщению.

Как только вы поймете общую идею и тон вашего сообщения, вам нужно подумать о лучшем регистре.

Регистр — это уровень формальности в сообщении. Вы можете использовать очень вежливый формальный регистр , когда пишете людям, которых вы не очень хорошо знаете, или людям, которые являются вашим начальником. Тем не менее, вы должны принять более повседневный, неформальный регистр с близкими друзьями и коллегами.Если ситуация требует, чтобы вы не вели себя ни слишком формально, ни слишком неформально, вы всегда можете выбрать более нейтральный регистр .

Запись в правильный регистр очень важна, потому что, если вы ошибетесь в этой части, люди могут почувствовать себя действительно неудобно. Например, люди, которые заслуживают официальной регистрации, могут обидеться, если вы ведете с ними слишком неформальную беседу. С другой стороны, коллеги, которые говорят с вами по имени, будут чувствовать себя неловко, если вы вдруг отправите электронное письмо, начинающееся со слов «Уважаемый сэр или мадам.”

4. Думайте о структуре

Хорошее письмо помогает читателю следовать идеям структурированным и логичным образом. Если вы пишете письмо, электронное письмо или какое-либо более длинное сообщение, вам нужно подумать на этом этапе о том, как структурировать свое письмо. В каждом абзаце должна быть одна основная идея. Поэтому всякий раз, когда у вас появляется новая основная идея, у вас должен быть новый абзац. Эта основная идея должна быть четко выражена в тематическом предложении , которое обычно является первым предложением в абзаце.

Например, если ваш первый абзац представляет причину написания и ситуацию, о которой вы пишете, ваше тематическое предложение может быть таким:

«Я пишу, чтобы попросить разъяснений по поводу предложения, которое мы получили от вашей компании».

После тематического предложения вы должны продолжить поддерживающих идей или примеров . Например, предположим, что ваш абзац посвящен преимуществам использования окна предложений в вашей компании, а ваше тематическое предложение:

«Давайте посмотрим на преимущества использования окна предложений.»

Затем вы можете продолжить, указав вспомогательную информацию, например:

« Во-первых, люди будут чувствовать себя более уверенно, представляя свои идеи, потому что они могут оставаться анонимными. Во-вторых, нам будет проще централизовать предложения, поскольку все они находятся в одном месте ».

Чтобы помочь читателю следовать вашим идеям, используйте соединители внутри и между абзацами. Вот несколько примеров разъемов для различных ситуаций:

• Последовательность (порядок) : во-первых / во-вторых / в-третьих, кроме того, более того, подвести итог, в заключение

• Причина и следствие : следовательно, как следствие, следовательно, как результат

• Сравнение : аналогично, аналогично, по сравнению с

• Контраст : с другой стороны

Все вышеперечисленное — важные элементы хорошо написанного английского текста.Чтобы научиться хорошо писать по-английски, вы можете рассмотреть возможность прохождения курса или чтения книги по этой теме.

Inklyo — отличный ресурс для студентов, изучающих английский язык, предлагающий как курсы, так и книги, которые научат вас лучше писать на английском языке. Это может стать отличным вложением в вашу карьеру, если вам нужно будет часто писать по-английски.

5. Проверяйте снова и снова

Корректура определяет разницу между средним и хорошим написанием.Ошибки производят плохое впечатление, потому что читатель подумает, что вы не удосужились уделить ему достаточно времени, чтобы написать им.

Трудно сосредоточить свое внимание на всех типах ошибок, которые вы можете сделать — грамматики, словарного запаса, орфографии и знаков пунктуации . Поэтому вам следует вычитать несколько раз, каждый раз имея в виду только одну из них, чтобы выявить (найти) все ошибки.

При корректуре вы можете понять, что что-то не так со всей структурой вашего письма.Если у вас есть необходимое время, вам следует вернуться к шагу 2 (спланировать свой подход) и переосмыслить общую картину.

Во время корректуры вы можете найти следующие полезные сведения:

• Grammarly — это средство проверки орфографии, которое вы можете установить в веб-браузер Google Chrome, где он будет проверять все ваши онлайн-сообщения, или прямо на рабочий стол Windows или Microsoft. Офисная программа, где будет проверять все, что вы пишете.

• Найм профессионала. Это стоит денег, но это единственный способ быть на 100% уверенным, что ваш текст отредактирован идеально.

Обратите внимание, что, хотя Google Translate иногда может помочь с отдельными словами, он может ввести в заблуждение с более длинными фразами или предложениями. Поэтому, если вы не уверены в некоторых частях своего письма, обратитесь за помощью к носителю языка.

Тем не менее, не все носители английского языка могут хорошо выполнять монтажную работу. Если вы хотите, чтобы ваш текст был отредактирован идеально, вам нужно нанять профессионального редактора.

Если вам нужен профессиональный редактор, мы рекомендуем вам обратиться в Proofreading Services , онлайн-команду профессиональных редакторов с огромными знаниями и опытом — они предлагают комбинированную корректуру и редактирование для более чем 5000 клиентов в 93 странах.Они предлагают эксклюзивную скидку для читателей FluentU, и все, что вам нужно, это наш секретный пароль: FLUENTU15 . Этот код дает вам 15% скидку на ProofreadingServices.com!

Может показаться, что хорошее письмо требует много времени, но поверьте нам, плохое письмо может нанести вашему бизнесу много вреда.

Хорошо потратьте время и ресурсы на написание статей, и вы сразу же получите выгоду!

Загрузить: Эта запись в блоге доступна в виде удобного портативного PDF-файла, который вы можете можно взять куда угодно.Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Скачать)

Если вам понравился этот пост, что-то мне подсказывает, что вы полюбите FluentU, лучший способ выучить английский с помощью реальных видео.

Испытайте погружение в английский онлайн!

7 советов по написанию хорошего текста — Teachlr Blog

Когда мы читаем текст, мы ожидаем получить определенную информацию … но иногда мы просто не понимаем сообщение. Мы как читатели недовольны, а автор остается непонятым.Коммуникация не достигается, передача идей неэффективна, а знания ограничены.

Как писатель, вы хотите, чтобы этого не происходило. Мы даем вам

семь основных советов по написанию хорошего текста:

1. Сначала подумайте: Прежде чем писать первое слово, подумайте, о чем вы хотите сообщить; какова основная идея, ваша точка зрения, сообщение, которое вы хотите передать, ваше намерение. Если вы не можете понять это, спросите себя: что вы хотите, чтобы ваш читатель запомнил?
2. Напишите план : Вам необходимо знать основную структуру, прежде чем начать писать.Думайте, что ваш текст — это маршрут, и вы должны вести своих читателей до конца пути. В соответствии с вашим намерением эта структура может быть хронологической или неорганизованной, но всегда помните, что каждый элемент, который вы включаете, ведет к цели.
3. Больше — не всегда больше : Хорхе Луис Борхес сказал, что написать на 500 страницах идею, которая может быть полностью раскрыта за несколько минут, — это утомительный и убогий бред. Экономьте. Не пиши без толку.
4. Остерегайтесь орфографических ошибок : у вас могут быть лучшие идеи, но если они написаны неправильно, ваш читатель, вероятно, закроет страницу.
5. Будьте искренними: Вы разговаривали с кем-то, но не поверите ни единому его слову? Возможно, это потому, что этот человек не честен. То же самое и с текстами. Не используйте яркие слова, например, чтобы они казались знающими. Будьте собой — всегда.
6. Не кради : на нас влияют разговоры, которые мы ведем, то, что мы читаем, и весь наш опыт.Мы можем быть новаторами, но сложно убедиться, что мы на 100% оригинальны. Поэтому убедитесь, что каждый раз, когда вы заимствуете идею, цитируйте ее правильно. Вы же не хотели бы видеть, как кто-то присваивает ваши идеи или вашу работу, не отдавая вам должное, верно?
7. Дайте ему посидеть и дважды проверьте: Когда вы закончите, отдохните и отойдите от текста. Эта отстраненность позволит вам оценить (без эмоций) качество вашего текста, чтобы вы могли внести соответствующие исправления.Не забывайте дважды проверять наличие мелких ошибок.

Когда журналист Федерико Гарсиа Лорка спросил , почему он пишет, в его ответе осталась мощная фраза: «Я пишу, чтобы меня любили».

Вы пишете так, чтобы идеи, возникающие в вашей голове, находили свое место в понятном тексте, который другие могут прочитать и принять. Вы хотите передать концепции и аргументы.

Хороший текст передает точку. Вы пишете для своих читателей. Всегда помните: это может быть лучшим советом написать хороший текст.

---

Обучайте своих сотрудников, клиентов и союзников с помощью Teachlr Organizations , самой мощной и универсальной платформы LMS на рынке.
Запросите управляемую демонстрацию у наших экспертов!

(Посещали 29 586 раз, 22 посещений сегодня)

Как писать и отправлять профессиональные электронные сообщения

Ищете ли вы работу, устанавливаете новые сетевые связи или просто пытаетесь преуспеть в своей текущей работе, важно знать, как писать и отправлять профессиональные электронные сообщения.

Это может быть сложнее, чем кажется. Многие профессионалы привыкли к очень небрежному подходу к электронной почте в своей личной жизни. Хотя сленг, смайлы и текстовые сообщения обычно подходят для электронных писем близким друзьям, они не используются в рабочей переписке. Важно знать, как очистить свое общение, когда это необходимо.

Когда вам может понадобиться отправить профессиональное электронное письмо? Есть несколько возможностей. Возможно, вам потребуется отправить сопроводительное письмо потенциальному работодателю, благодарственное письмо коллеге, который согласился выступить в качестве рекомендации, письмо об увольнении вашему нынешнему боссу или запрос рекомендательного письма.

У вас могут быть другие причины для отправки электронных писем неличного характера, и, на самом деле, неплохо было бы убедиться, что вся ваша электронная почта организована и профессиональна.

Каждый раз, когда вы отправляете профессиональные сообщения электронной почты, очень важно убедиться, что сообщение идеальное. Вы не хотите упускать возможность, совершая какие-либо ошибки — ни в том, как вы отправляете электронные письма, ни в том, как вы их отслеживаете.

Узнайте, что включать в сообщения, а что не включать, а также как закрывать, подписывать и отправлять сообщения электронной почты.

Правила создания профессиональных сообщений электронной почты

Просмотрите эти шаги, чтобы написать качественное профессиональное электронное письмо, и вы всегда произведете хорошее впечатление на получателя.

Иллюстрация Мелиссы Линг. © Баланс

Что включить в электронное сообщение

• Строка темы: Строка темы должна кратко передавать цель письма. Тема может быть такой простой, как «Спасибо» или «Запрос на рекомендацию».
• Приветствие: Даже если вы пишете очень короткое электронное письмо, включите приветствие.Если вы знаете имя человека, укажите его. Если вы не называете человека по имени, называйте его по титулу.
• Длина: Держите электронную почту как можно лаконичнее. Люди, как правило, просматривают длинные электронные письма, поэтому включают только важную информацию.
• Закрытие: В конце коротко «Спасибо», «Всего наилучшего» или другое простое приветствие, а затем укажите свое имя. Большинство учетных записей электронной почты позволяют вставлять подпись с вашим именем, титулом и контактной информацией в каждое электронное письмо.Это отличный способ сделать каждую переписку более профессиональной.

Чего не следует включать в электронное сообщение

• Стиль шрифта: Избегайте декоративных, игривых или цветных шрифтов; они просто отвлекают получателя от вашего фактического сообщения. Также избегайте чрезмерного использования жирного шрифта и курсива, которые сделают электронное письмо загроможденным. Также не пишите заглавными буквами; в электронном письме это выглядит как сердитый или перевозбужденный.
• Смайликов: Не включать смайлики в профессиональное электронное письмо; сохраните их для личной переписки.

Советы по обеспечению безупречных профессиональных сообщений электронной почты

Написав электронное письмо, выполните все следующие действия, прежде чем нажать кнопку «Отправить»:

• Убедитесь, что ваше сообщение завершено: Еще раз проверьте, заполнена ли строка темы вашего электронного письма, вы поставили подпись, вы отправляете сообщение нужному контактному лицу и заполнили поле Bcc , чтобы отправить копию самому себе, чтобы у вас была запись сообщения электронной почты.
• Подтвердите свое электронное сообщение: Перед тем, как нажать «Отправить», убедитесь, что вы проверили орфографию, а также свою грамматику и использование заглавных букв. Они так же важны в электронной переписке, как и в бумажном письме.
• Отправить тестовое сообщение электронной почты: Прежде чем отправлять электронное письмо, сначала отправьте сообщение самому себе, чтобы убедиться, что форматирование работает и все выглядит неуместно. Если все в порядке, отправьте электронное письмо компании или физическому лицу, с которыми вы связываетесь.
• Отправьте копию сообщения электронной почты себе: Используйте поле Bcc , чтобы отправить копию сообщения электронной почты себе, чтобы у вас была запись о том, когда вы отправили сообщение и кому вы его отправили. Вы также можете найти эту информацию в папке отправленных.
• Сохраните ваши копии: Во многих программах электронной почты вы можете создавать папки, чтобы упростить поиск любых важных прошлых писем. Создавайте папки для всех писем о поиске работы и других профессиональных писем и сохраняйте копии после отправки сообщений.

Ознакомьтесь с примерами профессиональных сообщений электронной почты

Образец электронного письма №1: Заявление об увольнении

Тема: Отставка — Боб Смит

Уважаемая г-жа Джонс,

Я пишу, чтобы подать заявление об увольнении с должности координатора отделения городской больницы с 10 июня.

Я более благодарен, чем могу сказать, за вашу поддержку и помощь за последние пять лет. Работа здесь была первоклассным образованием в области командной работы, управления здравоохранением и выполнения работы.Мне будет не хватать работы со всеми вами, и надеюсь, вы останетесь на связи.

Пожалуйста, дайте мне знать, могу ли я чем-нибудь помочь во время перехода.

С уважением,

Боб Смит
[email protected]
555-123-4567

Расширять

Пример сообщения электронной почты № 2: запрос на направление

Тема: Синтия Дейли — запрос на направление

Дорогая Барбара Чо,

Недавно в LinkedIn я заметил объявление о вакансии ассистента по маркетингу в XYZ Corp.Насколько я знаю, вы работаете там уже несколько лет, и я подумал, не могли бы вы дать мне направление на работу.

Я был особенно взволнован, увидев, что эта работа предполагает интенсивную работу с вашей командой над маркетингом по электронной почте и кампаниями в социальных сетях. С тех пор, как мы в последний раз работали вместе в ABC LLC, я приобрел обширный опыт работы с HubSpot, Google Analytics и SurveyMonkey. Я хотел бы применить эти навыки в XYZ.

Я прикрепил копию своего резюме и ссылку на свое портфолио, чтобы вы могли увидеть мой недавний опыт.Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы или если вы хотите увидеть другие образцы моих работ.

Лучшее,

Синтия Дейли

[email protected]
portfoliosite.com/cdailey
555-091-7865

Расширять

• Орфография и грамматика: Тот факт, что вы пишете электронное письмо, не означает, что вам следует небрежно относиться к орфографии и грамматике. Перед отправкой внимательно отредактируйте электронную почту. Сообщение без ошибок говорит получателю, что к вашему письму следует отнестись серьезно.

Ключевые выводы

Keep It Professional: Деловая переписка должна быть безупречной, даже если вы отправляете ее по электронной почте.

Будьте лаконичны: Дойдите до вашей точки зрения и как можно более четко сформулируйте, что вам нужно или что вы можете предложить.

Редактировать, корректировать, тестировать: Убедитесь, что ваше сообщение не содержит ошибок и опечаток. Отправьте себе тестовое сообщение, прежде чем нажать «Отправить».

Ведите запись: Bcc о важной корреспонденции и сохраняйте каждое сообщение в соответствующей папке электронной почты для дальнейшего использования.

Ключевые выводы

Keep It Professional: Деловая переписка должна быть безупречной, даже если вы отправляете ее по электронной почте.

Будьте лаконичны: Дойдите до вашей точки зрения и как можно более четко сформулируйте, что вам нужно или что вы можете предложить.

Редактировать, корректировать, тестировать: Убедитесь, что ваше сообщение не содержит ошибок и опечаток. Отправьте себе тестовое сообщение, прежде чем нажать «Отправить».

Ведите запись: Bcc о важной корреспонденции и сохраняйте каждое сообщение в соответствующей папке электронной почты для дальнейшего использования.

Эффективное общение по электронной почте — Центр письма • Университет Северной Каролины в Чапел-Хилл

О чем этот раздаточный материал

Этот раздаточный материал предназначен для того, чтобы помочь студентам, преподавателям и профессионалам университета научиться более эффективно пользоваться электронной почтой. Это может помочь вам определить, является ли электронная почта лучшим способом общения в конкретной ситуации, и написать сообщения, которые успешно передают ваш смысл предполагаемой аудитории.

Фон

Хотя электронная почта является ценным инструментом, она создает некоторые проблемы для писателей.Непонимание может легко возникнуть, когда люди по-разному относятся к сообщениям, которые они отправляют и получают. Электронная почта используется для множества различных целей, в том числе для связи с друзьями, общения с профессорами и руководителями, запроса информации и подачи заявок на работу, стажировку и стипендии. В зависимости от ваших целей отправляемые вами сообщения будут различаться по своей формальности, целевой аудитории и желаемым результатам.

Итак, как вы узнаете, что отправка электронного письма является наиболее эффективным способом достижения ваших коммуникационных целей? Когда короткое сообщение подходит, а когда лучше отправить более длинное и профессионально звучащее электронное письмо? Как решить, какой стиль письма подходит для каждой задачи? Продолжайте читать, чтобы получить ответы на эти вопросы!

Когда электронная почта является подходящей формой общения?

Электронная почта — хороший способ донести ваше сообщение, когда:

• Вам необходимо связаться с человеком, с которым трудно связаться по телефону, который не ходит в кампус регулярно или находится в другой части страны или мира (например, с человеком, который живет в другое время). зона).
• Информация, которой вы хотите поделиться, не зависит от времени. Отправка электронного письма происходит мгновенно, но это не означает, что писатель может ожидать мгновенного ответа. Для многих людей ведение электронной переписки является частью их работы, и они делают это только в обычные рабочие часы. Если ваш читатель не пообещал иное, предположим, что ему может потребоваться несколько дней, чтобы ответить на ваше сообщение.
• Вам нужно отправить кому-нибудь электронный файл, например, документ для курса, электронную таблицу, полную данных, или черновик вашей статьи.
• Вам необходимо быстро распространить информацию среди большого количества людей (например, записку, которую нужно разослать всему персоналу офиса).
• Вам необходима письменная запись разговора. Сохранение важных писем может быть полезно, если вам нужно вернуться к тому, что кто-то сказал в предыдущем сообщении, предоставить какое-либо доказательство (например, доказательство того, что вы заплатили за услугу или продукт) или просмотреть содержание важной встречи. или памятка.

Когда электронная почта НЕ является подходящей формой общения?

Электронная почта не является эффективным средством связи, если:

• Ваше сообщение длинное и сложное или требует дополнительного обсуждения, которое лучше всего провести при личной встрече.Например, если вы хотите получить отзывы от своего научного руководителя о вашей работе или если вы задаете преподавателю вопрос, требующий большего, чем ответ «да / нет» или простого объяснения, вам следует вместо этого назначить встречу.
• Информация строго конфиденциальна. Электронная почта НИКОГДА не является приватной! Имейте в виду, что ваше сообщение может быть отправлено другим людям без вашего ведома. Резервная копия вашей электронной почты всегда хранится на сервере, откуда ее могут легко получить заинтересованные стороны, даже если вы удалили сообщение и думаете, что оно исчезло навсегда.
• Ваше сообщение эмоционально заряжено, иначе тон сообщения может быть легко неверно истолкован. Если вы не решаетесь сказать что-то кому-то в лицо, не пишите это по электронной почте.

Кто ваша аудитория?

Люди по-разному думают, как должна выглядеть электронная почта, поэтому всегда полезно знать ожидания своей аудитории. Например, некоторые люди считают электронную почту быстрой и неформальной формой общения — способом поздороваться или задать быстрый вопрос.Однако другие считают электронную почту просто более удобным способом передачи официального письма. Такие люди могут посчитать неформальное электронное письмо грубым или непрофессиональным.

Такое сообщение можно отправить другу, но не профессору:

Хотя для вас может быть очевидно, что вы не стали бы отправлять такое электронное письмо своему профессору, давайте внимательно рассмотрим, какие предположения это сообщение делает о читателях и их ожиданиях. Тон этого сообщения очень небрежный; предполагается, что читатель знает, кто отправитель, и имеет с ним тесные личные отношения.Поскольку оно содержит двусмысленную ссылку на «задание», это сообщение также предполагает, что читатель знаком с рассматриваемым предметом (например, предполагается, что читатель будет знать, какой курс и какое конкретное задание имеет в виду отправитель). Писатель также делает неявное предположение о том, что читатель комфортно владеет языком, который часто используется при отправке мгновенного сообщения или текстового сообщения. Некоторые читатели могут принять букву «U» как знак того, что писатель слишком ленив, чтобы напечатать слово «ты».”

Делать предположения об ожиданиях вашей аудитории увеличивает риск того, что ваше сообщение или его тон будут неверно истолкованы.
Чтобы убедиться, что ваше сообщение имеет предполагаемый эффект, используйте следующие вопросы, которые помогут вам подумать о своей аудитории и ее потребностях:

• Кто ваша аудитория? Как часто ваша аудитория использует электронную почту для общения?
• Как ваша аудитория относится к вам — например, читатель — ваш учитель? Ваш босс? Друг? Странник? Насколько хорошо вы их знаете? Как бы вы поговорили с ними в социальной ситуации?
• Что вы хотите, чтобы ваша аудитория думала или предполагала о вас? Какое впечатление вы хотите произвести?

Важные составляющие эффективного электронного письма:

Строки темы

Строки темы электронного письма похожи на заголовки газет.Они должны передавать суть вашего сообщения или идею, которую вы хотите, чтобы читатель унес. Поэтому будьте как можно более конкретными. Однословные темы, такие как «Привет», «Вопрос» или «К вашему сведению», неинформативны и не дают читателю представления о важности вашего сообщения. Если ваше сообщение чувствительно ко времени, вы можете указать дату в строке темы, например «Встреча в четверг, 2 декабря». Подумайте о строках темы в сообщениях электронной почты, которые вы получаете. Какие из них, по вашему мнению, наиболее эффективны? Почему?

Приветствия и знаки отличия

Используйте какое-нибудь приветствие и какую-нибудь подписку.Не начинайте с текста и не останавливайтесь в конце без вежливой подписи. Если вы плохо знаете этого человека, вы можете не знать, как к нему обращаться («Как мне называть моего преподавателя / профессора?») Или как подписаться (С уважением? С уважением?). Тем не менее, всегда лучше приложить какие-то усилия. В случае сомнений обращайтесь к кому-нибудь более формально, чтобы не обидеть его. Вот несколько распространенных способов обращения к читателю:

• Уважаемый профессор Смит,
• Здравствуйте, госпожаМакМахон,
• Привет, Мэри Джейн,

Если вы не знаете имя человека, к которому обращаетесь, или если электронная почта адресована разнородной группе, попробуйте что-нибудь общее, но вежливое:

• Кому это может быть интересно,
• Уважаемые члены приемной комиссии,
• Всем привет,

Ваше закрытие чрезвычайно важно, потому что оно позволяет читателю узнать, кто с ним связывается. Всегда подписывайтесь своим именем в конце сообщения.Если вы плохо знаете читателя, вы можете также подумать о том, чтобы указать свою должность и организацию, к которой вы принадлежите; например:

Мэри Уоткинс
Старший научный сотрудник
Bain and Company

Джозеф Смит
UNC-CH, Class of 2009

В заключение для большей части переписки подойдет что-нибудь краткое, но дружелюбное или, возможно, просто ваше имя:

• Спасибо,
• С наилучшими пожеланиями,
• Увидимся завтра,
• С уважением,

Для очень формального сообщения, такого как заявление о приеме на работу, используйте вид закрытия, который вы можете увидеть в деловом письме:

• С уважением,
• С уважением,

Копия: и Скрытая копия: («точная копия» и «слепая копия»)

Копирование отдельных лиц в электронном письме — хороший способ отправить ваше сообщение основному получателю и одновременно отправить кому-нибудь копию.Это может быть полезно, если вы хотите передать одно и то же сообщение более чем одному человеку. В профессиональных условиях копирование чьего-либо электронного письма может помочь в работе, особенно если человек, получающий копию, выполняет надзорную роль. Например, копирование вашего босса в электронном письме не отвечающему коллеге может побудить сотрудника ответить. Однако имейте в виду, что когда вы отправляете сообщение более чем на один адрес с использованием поля «Копия:», как исходный получатель, так и все получатели копий могут видеть все адреса в полях «Кому:» и «Копия:».Каждый человек, получивший сообщение, сможет увидеть адреса всех, кто его получил.

Слепое копирование электронных писем группе людей может быть полезно, когда вы не хотите, чтобы у всех в списке были адреса друг друга. Единственный адрес получателя, который будет виден всем получателям, — это адрес, указанный в поле Кому :. Если вы не хотите, чтобы кто-либо из получателей видел адреса электронной почты в списке, вы можете указать свой адрес в поле Кому: и использовать скрытую копию: исключительно для отправки вашего сообщения другим пользователям.Однако не думайте, что слепое копирование всегда будет мешать получателям узнать, кто еще был скопирован — кто-то, кто слепо скопировал, может нажать «ответить всем» и отправить ответ всем, показывая, что они были включены в исходное сообщение.

Дополнительные советы по написанию более эффективных писем

Подумайте о своем сообщении, прежде чем писать его. Не отправляйте электронные письма в спешке. Во-первых, определитесь с целью вашего сообщения и того, какого результата вы ожидаете от общения. Затем подумайте об аудитории вашего сообщения и о том, что им может понадобиться, чтобы ваше сообщение принесло желаемый результат.Вы также улучшите ясность своего сообщения, если систематизируете свои мысли до того, как начнете писать. Запишите несколько заметок о том, какую информацию вам нужно передать, какие вопросы у вас есть и т. Д., А затем организуйте свои мысли в логической последовательности. Вы можете попробовать такие методы мозгового штурма, как составление карт, составление списков или набросков, чтобы упорядочить свои мысли.

Обдумайте тон вашего сообщения. Когда вы общаетесь по электронной почте, ваши слова не поддерживаются жестами, интонациями голоса или другими сигналами, поэтому кому-то может быть легче неправильно понять ваш тон.Например, сарказм и шутки часто неправильно истолковываются и могут оскорбить вашу аудиторию. Точно так же будьте осторожны с тем, как вы обращаетесь к своему читателю. Например, начав электронное письмо своему профессору или ТА со слов «Привет!» может восприниматься как грубый или самонадеянный (например, «Эй, ты!»). Если вы не уверены, как ваше сообщение может быть получено, вы можете попробовать прочитать его вслух другу, чтобы проверить его тон.

Стремитесь к ясности и краткости в написании. Вы когда-нибудь отправляли электронное письмо, которое вызывало замешательство и требовало еще хотя бы одного сообщения, чтобы исправить? Непонимание может возникнуть, если сообщение нечеткое, дезорганизованное или слишком длинное и сложное, чтобы читатели могли легко его понять. Вот несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы ваше сообщение было понято:

1. Кратко изложите цель написания в самом начале сообщения.
2. Обязательно предоставьте читателю некоторый контекст. Если вы задаете вопрос, вырежьте и вставьте в электронное письмо любой соответствующий текст (например, сообщения об ошибках компьютера, запросы о назначении, которые вы не понимаете, часть предыдущего сообщения и т. Д.), Чтобы у читателя был какой-то фрейм ссылка на ваш вопрос.При ответе на чужое письмо часто бывает полезно включить или переформулировать сообщение отправителя.
3. Используйте абзацы для разделения мыслей (или рассмотрите возможность написания отдельных писем, если у вас есть много не связанных между собой моментов или вопросов).
4. Наконец, укажите желаемый результат в конце сообщения. Если вы запрашиваете ответ, сообщите читателю, какой тип ответа вам требуется (например, ответ по электронной почте, возможное время встречи, рекомендательное письмо и т. Д.)) Если вы запрашиваете что-то, у кого есть срок, обязательно выделите этот срок на видном месте в своем сообщении. Завершение электронного письма следующим шагом может быть действительно полезным, особенно в рабочих условиях (например, вы можете написать «Я позвоню вам в следующий день или около того» или «Давайте обсудим это дальше. на собрании в среду »).

Отформатируйте сообщение так, чтобы его было легко читать. Используйте пробелы, чтобы визуально разделить абзацы на отдельные блоки текста.Выделите важные детали, чтобы их было легко различить. Используйте жирный шрифт или заглавные буквы, чтобы выделить важную информацию, например сроки выполнения. (Но не набирайте все свое сообщение заглавными буквами или жирным шрифтом — ваш читатель может воспринять это как «крик» и не сможет определить, какие части сообщения особенно важны.)

Корректура. Перечитайте сообщения перед их отправкой. Проверьте грамматику, орфографию, заглавные буквы и пунктуацию. Если ваша почтовая программа поддерживает это, используйте инструменты проверки орфографии и грамматики.Попробуйте прочитать свое сообщение вслух, чтобы вы могли уловить ошибки или неуклюжие фразы, которые вы могли бы пропустить.

Вопросы, которые следует задать себе перед отправкой сообщения электронной почты

• Подходит ли это сообщение для электронной почты, или я могу лучше передать информацию письмом, телефонным звонком или личной встречей?
• С какой целью я отправил это письмо? Будет ли сообщение показаться получателю важным или будет восприниматься как раздражение и пустая трата времени?
• Сколько писем обычно получает читатель и что заставляет его прочитать это сообщение (или удалить его)?
• Соответствуют ли формальность и стиль моего письма ожиданиям моей аудитории?
• Как будет выглядеть мое сообщение, когда оно дойдет до получателя? Легко ли читать? Правильно ли я использовал грамматику и пунктуацию? Разделил ли я свои мысли на отдельные абзацы? Выделены ли в тексте важные элементы, такие как сроки выполнения?
• Обеспечил ли я достаточно контекста, чтобы моя аудитория могла легко понять или проследить за ходом сообщения?
• Я представился и помог читателю ответить соответствующим образом?
• Сможет ли получатель открывать и читать какие-либо вложения?

Примеры писем

Используйте то, что вы только что узнали, чтобы объяснить, почему электронное письмо Студента 2 профессору Джонсу более эффективно, чем электронное письмо, написанное Студентом 1.Чем отличается тон сообщений? Что делает электронную почту Студента 2 более уместной? Какие элементы придают ему ясность? Если бы вы были профессором Джонсом и получили оба сообщения, как бы вы ответили на каждое из них?

Электронное письмо от студента 1:

эй,
мне нужна помощь с моей бумагой, могу я прийти к вам в офис завтра

thx

Электронное письмо от студента 2:

Привет, доктор Джонс!

Я нахожусь в вашем классе ENGL 101 по четвергам, и у меня есть вопрос по поводу работы, которую нужно сдать в следующий вторник.Я не уверен, что понимаю, что означает следующее предложение в подсказке:

«Напишите 10-страничный документ, аргументирующий за или против требования ENGL 101 для всех первокурсников UNC и обеспечивающий адекватную поддержку вашей точки зрения».

Я не уверен, что можно считать «адекватной» поддержкой. Можно ли использовать 3 источника?

Могу я прийти к вам в офис завтра в 14:00, чтобы обсудить с вами свой вопрос? Пожалуйста, дайте мне знать, подходит ли это вашему расписанию. В противном случае я мог бы прийти в пятницу после 1:00.

Спасибо,

Тим Смит

Вот две версии электронного письма от руководителя Джейн Доу группе ее сотрудников. Какая версия, по вашему мнению, наиболее эффективна? Почему?

Версия 1 электронного письма Джейн Доу:

Тема: завтра
Как вы знаете, завтра днем ​​мы встретимся, чтобы обсудить статус всех наших текущих проектов. Пончики будут предоставлены. Обязательно приходите вовремя и возьмите с собой материалы, над которыми вы работали на этой неделе — принесите достаточно копий для всех.Некоторые из этих материалов могут включать ваши календари, отчеты и любые важные электронные письма, которые вы отправили. Кроме того, я хотел бы напомнить вам, что запросы на разрешение на парковку должны быть поданы позже на этой неделе; вам следует передать их мисс Джонс, и если ее нет за своим столом, когда вы зайдете, вы можете отправить их ей по электронной почте.

Версия 2 электронного письма Джейн Доу:

Тема: материалы по ср. Встреча сотрудников

Привет всем —

На завтра в 15:00. собрание персонала в конференц-зале, принесите 15 копий следующих материалов:

• Календарь вашего проекта
• Одностраничный отчет с описанием вашего прогресса
• Список целей на ближайший месяц
• Копии любых сообщений с отчетами о проделанной работе, которые вы отправили клиентам за последний месяц

Увидимся завтра —

Джейн

Консультации с работами

Мы ознакомились с этими работами при написании данного раздаточного материала.Это не полный список ресурсов по теме раздаточного материала, и мы рекомендуем вам провести собственное исследование, чтобы найти дополнительные публикации. Пожалуйста, не используйте этот список в качестве модели для формата вашего собственного списка литературы, так как он может не соответствовать используемому вами стилю цитирования. Инструкции по форматированию цитат см. В руководстве по цитированию библиотек UNC. Мы периодически пересматриваем эти советы и приветствуем отзывы.

Lamb, Sandra E. 2006. Как это написать: полное руководство ко всему, что вы когда-либо напишете , 2-е изд.Беркли: десятискоростной пресс.

Терминелло, Верна и Марсия Дж. Рид. 2002. Электронная почта: эффективное общение . Нью-Джерси: Прентис-Холл.

---

Эта работа находится под лицензией Creative Commons Attribution-NonCommercial-NoDerivs 4.0 License.
Вы можете воспроизвести его для некоммерческого использования, если вы используете весь раздаточный материал и указали источник: The Writing Center, University of North Carolina at Chapel Hill

Сделать подарок

советов по электронной почте: 10 лучших стратегий для написания эффективных электронных писем

Jerz> Написание> Электронный текст> Советы по электронной почте

Следуйте этим советам по этикету электронной почты, чтобы писать более эффективные электронные письма.

Импровизированная схема движения вперед и назад, с которой мы привыкли общаться в социальных сетях, сильно отличается от заранее спланированных, более замкнутых сообщений, которые большинство профессионалов ожидают на рабочем месте.

Если вы планируете прогулку с друзьями, вы ожидаете множества быстрых обменов мнениями с просьбой дать разъяснения и оперативно внести исправления. Поскольку вы обычно пишете кому-то, кого уже хорошо знаете, об общих интересах, вам не нужно подробно рассказывать о контексте.

Но большинство профессионалов не хотят заниматься неторопливыми движениями вперед и назад, чтобы выполнить свою работу.Они хотят удалить этот элемент из своего почтового ящика, возможно, передав его помощнику или отправив его вверх по потоку, без необходимости спрашивать отправителя: «Я не знаю, что вы думаете?» или «Что вы имели в виду под этим смайликом?»

Первоначально написано Джессикой Бауэр в 2000 году; Расширен и поддерживается Деннисом Дж. Джерцем

1. Напишите содержательную строку темы.
2. Держите сообщение сфокусированным.
3. Избегайте вложений.
4. Четко представьтесь.
5. Будьте добры. Не пламя.
6. Корректура.
7. Не предполагайте конфиденциальность.
8. Различайте формальные и неформальные ситуации.
9. Отвечайте незамедлительно.
10. Проявите уважение и сдержанность .

1. Напишите содержательную тему.

Перед тем, как нажать «отправить», напишите тему, которая точно описывает содержание, давая вашему читателю конкретную причину открыть ваше сообщение.Расплывчатая или пустая строка темы — это упущенная возможность проинформировать или убедить вашего читателя.

Помните — ваше сообщение не единственное в почтовом ящике получателя. Четкая тема письма поможет занятому профессионалу решить, что ваше письмо того стоит.

2. Держите сообщение сфокусированным.

Почему ты пишешь? Вы отвечаете на запрос? Приносите извинения за ошибку с вашей стороны? Просите получателя предпринять какие-то действия за вас?

• Цель: Любой учебник по деловому и профессиональному письму будет включать примеры писем с жалобами и корректировками, писем с предложениями, отчетов о проделанной работе, писем-заявлений и т. Д.
• Прямолинейность : Вам, вероятно, не нужно начинать с «Дорогая мисс Джонс», вести личную болтовню и заканчивать с «С уважением». (Если вы действительно хотите быть таким формальным, вместо этого отправьте письмо на бумаге.)
• Организация : Читатели часто получают часть сложного сообщения, нажимают «ответить», как только у них есть что сказать, и забывают прочтите остальное. Это человеческая природа.
  • Пронумеруйте ваши точки в более сложном сообщении.(Начните с четкого определения того, сколько частей состоит из вашего сообщения.)
  • Разделите несвязанные пункты на отдельных целенаправленных писем.
    • Если вы отправите всем своим сотрудникам сообщение, которое касается только некоторых из них, многие люди будут тратить время на чтение всего этого, чтобы определить, применима ли к ним какая-либо часть.
    • Другие люди сдадутся, как только обнаружат какие-либо детали, которые к ним не относятся. (Опять же, это человеческая природа.)
• Вежливость : Пожалуйста, и спасибо все еще важны, но многословие тратит время вашего читателя (что грубо).
  

Чтобы помочь читателю сосредоточиться на вашем сообщении: сделайте ваш текст читабельным .

• Корректура, особенно , когда ваше сообщение просит получателя сделать за вас работу. Полностью заглавные буквы выглядят как крик, а отсутствие заглавных букв делает вас похожим на ленивого подростка. Независимо от вашего намерения, люди ответят соответствующим образом.
  • Если вы учитесь в средней школе, то резкое заявление «thx 4 ur help 2day ur gr8!» Может вызвать занятую профессиональную улыбку — или вздрогнуть.
  • Часто нежности жеста бывает недостаточно. Ты хочешь, чтобы твой босс был твоим, 2 ты думаешь, что не можешь спл? LOL 😉
• Напишите коротких абзацев , разделенных пустыми строками. Большинство людей находят сплошные блоки текста скучными или даже пугающими. Найдите время, чтобы отформатировать свое сообщение для удобства читателя.
• Избегайте причудливых шрифтов. Не полагайтесь на жирный шрифт или крупный размер, чтобы добавить нюансов. Читатель электронной почты вашего получателя может не иметь всех функций, которые есть у вас.В крайнем случае используйте звездочки, чтобы выделить * акцент *.

3. Избегайте вложений.

Вместо того, чтобы заставлять читателя загружать вложение и открывать его в отдельной программе, вы, вероятно, получите более быстрые результаты, если просто скопируете и вставите наиболее важную часть документа в тело сообщения.

	Кому: всем 1000 сотрудникам От: нетерпеливому Эдгару Тема: Полезная книга, которую должен прочитать каждый ——– Привет всем.Я прикрепил PDF-файл, который, я думаю, вам всем очень пригодится. Это уже третий раз, когда я отправляю ему файл — в версии, которую я отправил вчера, была опечатка на странице 207, поэтому я отправил все снова. Поскольку некоторые из вас отметили, что большой размер файла делает его немного неудобным, я также приложил каждую главу как отдельный документ. Сообщите мне, что вы думаете! Вложения: Big Honking File.pdf (356MB) BHF Cover.pdf (25MB) BHF Chapter 1.pdf (35MB) […]
Хорошо , поднимите руки … многие ли из нас немедленно удалили бы вышеуказанное сообщение, не просматривая * какие-либо * из этих вложений?
	Кому: Bessie Professional От: Morris Ponsybil Тема: Подсказки по электронной почте — тема для офисного семинара? —- Бесси, я наткнулся на несколько советов по оптимизации профессиональных коммуникаций.Кто-нибудь вызвался выступить на семинаре в офисе в следующем месяце? Дайте мне знать, если вы хотите, чтобы я провел небольшой семинар (20 минут?) По эффективному использованию электронной почты. Ниже я вставлю оглавление. Если хотите, я пришлю вам все это в виде PDF-файла. Содержание Напишите содержательную строку темы. Держите сообщение целенаправленным и читаемым. Избегайте вложений. […]

Помните, что вложения

• потребляют пропускную способность (хотите ли вы, чтобы получатель игнорировал ваш запрос, чтобы не платить за загрузку мобильного телефона?)
• может переносить вирусы
• не t всегда правильно переводить для людей, которые читают электронную почту на портативных устройствах.
• может потребовать, чтобы у получателя было установлено определенное программное обеспечение (например, Microsoft Publisher или Apple’s Pages).

4. Четко назовите себя.

Если бы вы позвонили кому-то за пределами вашего ближайшего окружения, кому-то, кто, вероятно, не узнает ваш голос, вы, вероятно, скажете что-то вроде «Здравствуйте, мисс Вордсворт, это Салли Гриффин». Формальное приветствие «Уважаемая мисс Вордсворт» не обязательно для повседневного общения на рабочем месте.

Когда мы отправляем текстовые сообщения нашим друзьям, мы ожидаем, что они будут получать много сообщений.Но профессионалы, использующие электронную почту, не любят получать загадочные сообщения с незнакомых им адресов.

Хотя обычное электронное письмо не требует формального приветствия, такого как «Уважаемая мисс Вордсворт», спросите себя, знает ли вас человек, которому вы пишете, достаточно хорошо, чтобы узнать ваш адрес электронной почты.

	Кому: Профессору Блиндерсону От: [email protected] Тема: [Пусто] Йоу, пропустите 2 урока, что за домашнее задание
Профессор Блиндерсон, вероятно, ответит: «Пожалуйста, дайте мне знать ваш имя и класс, в котором вы находитесь, чтобы я мог дать осмысленный ответ.Я не узнаю адрес [email protected] ».
	Кому: профессору Блиндерсону От кого: [email protected] Тема: EL227 Отсутствие, 10 октября Привет, профессор Блиндерсон. Это Моррис Понсибил из секции 2 EL227. Этим утром я только что узнал, что команда по керлингу вышла в плей-офф, поэтому 10-го числа я уезжаю из города. пропустит бумажный семинар и обсуждение Главы 10.Могу я отправить вам свои вопросы для обсуждения по главе 10 по электронной почте, прежде чем я уеду из города? Могу я прийти к вам в офис в 14:00 12-го числа, чтобы обсудить газету? Я попросила Шерил Джонс делать для меня заметки. Большое спасибо. Увидимся завтра в классе.
Если вы просите другого человека оказать вам услугу, предоставление правильной информации даст ему или ей вескую причину для принятия решения в вашу пользу. В этом случае Моррис Понсибил показывает своему профессору, что он достаточно заботится о классе, чтобы предложить решение проблемы, которую вызовет его отсутствие.

При обращении к холодному человеку будьте вежливы и кратки. Если вы просите незнакомца сделать что-то для вас бесплатно, будьте готовы ничего не услышать в ответ.

Даже если у вас уже есть связь с человеком, с которым вы общаетесь, небольшой контекст будет полезен. Каждую осень я получаю электронные письма от «[email protected]» или «[email protected]», которые задают вопрос о «классе» и не подписывают свои настоящие имена.

Если вы следите за личным контактом, вы можете показаться слишком робким, если предположите, что получатель вас не помнит; но вы можете сделать случайные намеки, чтобы пробудить их в памяти: «Мне понравилось разговаривать с вами о тестировании удобства использования в лифте на днях.”

Хотя формальные фразы, такие как« Уважаемый профессор Снидлвуд »и« Искренне Ваш », не нужны в электронной почте, при обращении к кому-либо за пределами вашей организации вы должны написать строку для подписи, которая включает ваше полное имя и, по крайней мере, ссылку на страница блога или онлайн-профиля (то, что не требует от получателя предварительной авторизации).

5. Будьте добры. Не пламя.

Подумайте, прежде чем нажимать «Отправить».

Если вы заметили, что пишете в гневе, сохраните черновик, сойдите на чашку кофе и представьте, что завтра утром кто-то записал вашу электронную почту на пленку у вашей двери.Будут ли ваши коллеги и друзья шокированы вашим языком или отношением?

Или они будут впечатлены тем, как вы сохранили хладнокровие, как вы проигнорировали приманку, когда ваш корреспондент опустился до личных нападок, и как вы тщательно объяснили свою позицию (или признали свою ошибку, или попросили пересмотра и т. Д.)>

Придется ли вам работать с этим человеком несколько месяцев? Вы хотите, чтобы копия вашей горькой стяжки появилась на поверхности через годы, когда вам понадобится рекомендательное письмо?

	@! $% & * @ !! & (*!
Вперед … напишите, исправьте, оживите традиционными ливанскими проклятиями, распечатайте, бросьте в него дротики и начертите на нем мелком.Делайте все, что вам нужно, чтобы избавиться от этого из вашей системы. Просто , не нажимайте «Отправить», пока злитесь .
	От: Клер Хаддад Кому: Энн О. Ин Тема: Re: Текущие проблемы с Project Я не знаю, как ответить, поскольку на прошлой неделе вы сказали Сью, что вам не нужно дополнительное обучение, поэтому я отменил семинар в среду. Если хотите, я могу принять участие в этой беседе с СиСи Сью, поскольку именно она должна будет утвердить бюджет, если мы его перенесем.А пока я могу одолжить вам свои экземпляры руководства, или мы можем рассмотреть возможность передачи работы кому-то другому. Дайте мне знать, что вы хотите, чтобы я сделал дальше. — Исходное сообщение — От: Ann O. Ying Я все утро пыталась связаться с вами. Не могли бы вы найти несколько минут между встречами, чтобы проверить свои сообщения? У меня тяжелые времена с этим проектом, и мне жаль, если это в последний момент, но я никогда не делал этого раньше, и я думаю, что самое меньшее, что вы могли бы сделать, — это потратить некоторое время, чтобы объяснить это еще раз.
Если получатель только что раскритиковал вас гневным сообщением, а не ответил с опровержением по пунктам, вы всегда можете ответить такой короткой запиской, в которой небрежно упоминает имя кого-то, кто рассердился. корреспондент, скорее всего, будет уважать (чтобы рассеять любой личный антагонизм, который в противном случае мог бы развиться), и переориентирует разговор на решения (в этом разговоре Энн уже зарылась в яму, и Клер ничего не выиграет, присоединившись к ней там)

6.Корректура.

Если вы просите кого-то сделать для вас работу, найдите время, чтобы придать вашему сообщению профессиональный вид .

Хотя ваша проверка правописания не улавливает каждую ошибку, по крайней мере, она улавливает несколько опечаток. Если вы отправляете сообщение, которое будет прочитано кем-то из вышестоящих команд (например, начальником или профессором), или если вы собираетесь разослать массовую рассылку десяткам или тысячам людей, уделите дополнительную минуту или два, прежде чем нажать «отправить». Покажите черновик близкому человеку, чтобы увидеть, действительно ли он имеет смысл.

7. Не допускайте конфиденциальности.

Хороший девиз: хвалить публично, критиковать наедине . Не отправляйте по электронной почте ничего, что вы не хотели бы публиковать с указанием своего имени в комнате для отдыха.

Электронная почта небезопасна . Подобно тому, как случайные прохожие могут проникнуть в физический почтовый ящик и перехватить конверты, любопытный хакер, злонамеренный преступник и ваш ИТ-отдел, вероятно, могут прочитать все сообщения электронной почты в вашей рабочей учетной записи.

Если вы растягиваете правду в электронном письме (преуменьшаете значение проблемы, упускаете важную деталь и т. Д.)), вы создаете письменную запись, которую ваш получатель может (и будет) использовать, чтобы определить,

• вы не информированы о правде
• вы информированы, но намеренно искажаете правду
• ваши запутанные и противоречивые электронные письма означают, что вы не Не является надежным источником для определения истины

8. Различайте формальные и неформальные ситуации.

Когда вы пишете другу или близкому коллеге, можно использовать «смайлы» :-), сокращения (IIRC для «если я правильно помню», LOL для «смеяться вслух» и т. Д.) и нестандартной пунктуации и орфографии (например, в чатах или мгновенных сообщениях).

Эти языковые ярлыки обычно являются признаком дружеской близости, например, делиться холодной пиццей с другом семьи. Если вы попытаетесь разделить ту же самую холодную пиццу с первым свиданием или с высокопоставленным лицом, вы создадите впечатление, что на самом деле вам наплевать на встречу. Точно так же не используйте неформальный язык, когда ваш читатель ожидает более формального подхода.

Всегда знайте ситуацию и пишите соответственно.

9. Отвечайте незамедлительно.

Если вы хотите выглядеть профессионально и вежливо, сделайте себя доступным для своих онлайн-корреспондентов. Даже если вы ответите: «Извините, я слишком занят, чтобы вам помочь», по крайней мере, ваш корреспондент не будет напрасно ждать вашего ответа.

10. Проявляйте уважение и сдержанность

Многие пламенные войны начинаются тем, кто нажимает «ответить всем» вместо «ответить».

Хотя большинство людей знают, что электронная почта не является частной, лучше спросить отправителя перед пересылкой личного сообщения.Если кто-то отправляет вам запрос по электронной почте, вполне допустимо переслать его человеку, который может помочь, но пересылка сообщения, чтобы высмеять отправителя, является безвкусной.

Используйте BCC вместо CC при отправке конфиденциальной информации большим группам. (Например, профессор отправляет массовое сообщение студентам, которые находятся в опасности проиграть, или работодатель сообщает неуспешным кандидатам, что вакансия больше не открыта.) Имя всех в списке CC исчезает вместе с сообщением, но имена людей из списка BCC («слепая копия») скрыты.Введите свое имя в поле «Кому», если вашему почтовому редактору не нравится пустое пространство.

Будьте терпимы к ошибкам чужого этикета. Если вы считаете, что вас оскорбили, процитируйте эту строку своему отправителю и добавьте нейтральный комментарий, например: «Я не знаю, как это интерпретировать… не могли бы вы уточнить?»

Иногда электронная почта работает слишком быстро!

Однажды коллега попросила меня о помощи, а затем почти сразу же отправила мне повторное письмо, в котором сообщила, что она решила проблему самостоятельно.

Но прежде чем прочитать ее второе сообщение, я подробно ответил на первое. Как только я узнал, что в ответе нет необходимости, я забеспокоился, что мой ответ покажется напыщенным, поэтому быстро извинился:

«Надо было уделить больше внимания своему электронному письму».

Я хотел сказать: «[мне] следовало более внимательно изучить мой [список входящих] электронных писем [перед тем, как ответить]», но я мог сказать из краткого ответа моей коллеги, что она интерпретировала его так, как будто я критиковал ее .

Если бы я не ответил так быстро на первое сообщение, я бы сэкономил время, потраченное на написание длинного ответа на устаревший вопрос. Если бы я не ответил так быстро на второе сообщение, я, возможно, не оттолкнул бы человека, которому так стремился помочь. –DGJ

---

Ссылки и дополнительная литература

• Олсоп, Стюарт. «Мои правила вежливого цифрового общения». Фортуна . 142.2 (10 июля 2000 г.): стр. 76. Online. Академическая поисковая элита.9 октября 2000 г.
• Кронин, Дженнифер. «Сетевой этикет, шметикет». Des Moines Business Record 16,24 (12 июня 2000 г.): стр. 11. Онлайн. MasterFILE Premier. 9 октября 2000 г.
• «Электронный этикет». Буду следить за услугами. 1997. . 9 октября 2000 г.
• Nucifora, Alf. «Соблюдайте этикет при обмене сообщениями по электронной почте». Memphis Business Journal 21.51 (14 апреля 2000 г.): p23. Онлайн. MasterFILE Premier. 9 октября 2000 г.
• Тортон, Сэм. «Правила и положения: этикет электронной почты». 29 апреля 1998 г. . 9 октября
  2000.

См. Также

Выживание групповых проектов в колледже: полезные советы.
Что вы можете сделать, чтобы повысить свои шансы на успешный групповой проект?

---

12 декабря 2000 г. — впервые представил Бауэр
23 января 2001 г. — опубликовал Джерц
16 февраля 2001 г. — обновил Джерц
25 октября 2001 г. — незначительные обновления — Джерц
16 апреля 2003 г. — дальнейшие обновления и изменения — Джерц
10 июня 2004 г. — усилены рекомендации против вложений
28 августа 2004 г. — устранено несколько незначительных дубликатов
19 мая 2008 г. — обновлены элементы 1–3
20 мая 2008 г. — обновлены элементы 2–4
23 июня 2008 г. — исправлены опечатки, выявленные Бобом Фоллином
4 марта 2010 — добавление рекомендаций для пользователей мобильной электронной почты
8 марта 2011 г. — изменения форматирования
20 декабря 2011 г. — изменено «электронная почта» на «электронная почта» на протяжении всего периода
3 мая 2012 г.