Как оформить прогул: Оформление прогула работника | Современный предприниматель

Как оформить прогул — как оформить прогул сотрудника

Не каждый работник, к сожалению, придерживается трудовой дисциплины и допускает прогулы. Они могут быть как умышленными, так и не по своей воле. Кадровый персонал вынужден их правильно оформлять. По трудовому законодательству эта процедура должна быть проделана на протяжении не более одного месяца с момента написания виновником объяснительной записки.

Этим же сроком ограничивается вынесение работнику наказания, которое может быть в виде:

• выговора
• денежного взыскания
• увольнения.

При оставлении работодателем этой процедуры на потом повлечет некоторые проблемы, даже такие, что прогульщик не только может избежать наказания, но и подать на работодателя в суд за незаконные действия.

Все факты прогулов должны фиксироваться документально в письменном виде. Если такого документа в администрации не будет, то жалоба сотрудника в суде будет иметь приоритет перед доводами работодателя. Может получиться так, что сотрудника наказали просто ни за что.

Что по закону считается прогулом

Статья 81 ТК Российской Федерации гласит, что прогулом следует считать отсутствие на работе сотрудника без уважительной причины более четырех часов подряд. Если такой факт будет зафиксирован администрацией документально, то работодатель вправе в одностороннем порядке расторгнуть с работником трудовые отношения. Проблема только в том, что в законодательстве нет пояснений сущности уважительной причины, что именно таковой считается.

Бывает так, что сотрудник заранее осведомляет начальство о своем возможном отсутствии на рабочем месте в определенное время или день, а на работе не появляется значительно дольше. Если тому есть свидетели, а уважительной причины нет, то работодатель оказывается в затруднительном положении, так как не оформил своевременно прогул документально. После увольнения и судебных разбирательств такой недобросовестный сотрудник законно восстанавливается на работе. Из-за подобных случаев для работодателей становится актуальным вопрос: как правильно оформить прогул?

Что считается уважительным отсутствием

Важное значение в беспричинности отсутствия на работе сотрудника имеет невозможность установления факта, из-за которого произошло нарушение трудовой дисциплины. Уважительной причиной прогулов принято считать:

• болезнь работника (с предоставлением больничного листа)
• болезнь кого-либо из родственников
• смерть близкого человека сотрудника
• получение увечий на производстве или вне его, которые повлекли нетрудоспособность.
• убедительные форс-мажорные ситуации, связанные со стихийными или техногенными бедствиями.

В любом из перечисленных случаев должен быть документ, подтверждающий действительность проблемы. Документом можно пренебречь в случае очевидности факта. Если это стихийное бедствие или техногенная катастрофа, то естественно, что никакого документа быть не может, но, чтобы руководство не ведало о крупномасштабном катаклизме, такого быть не может. В таких случаях на работу может не выйти не только работник, но и сам руководитель. Поэтому мы не будем рассматривать форс-мажоры, а перейдем к спорным ситуациям.

К примеру, как поступить начальнику, когда причиной прогула стала задержка рейса? Вряд ли здесь документальным подтверждением может быть билет. В таком случае работнику целесообразно вынести предупреждение, благо, задержки рейсов не происходят регулярно. Потому при повторном прогуле с такой причиной наказание будет более строгим.

Особенности

Может быть так, что у работодателя нет возможности оформить прогул, если таковой имеет место фактически. Так происходит потому, что он не закрепил документально за работником рабочее место. Человек присутствует на предприятии, все сотрудники его видят, только он не по служебным обязанностям, а по личным делам отлучился в другой отдел или цех.

Чтобы избежать таких ситуаций, начальнику нужно обязательно закреплять в трудовых договорах за работками их определенные рабочие места, номера кабинетов и тому подобное в зависимости от специфики трудовой деятельности. В рабочие часы работник уже по закону будет обязан находиться на закрепленном за ним рабочем месте. Если за сотрудником не было закреплено место работы, и оно не указано в трудовом договоре, а этот человек находится на предприятии, то прогулом не будет считаться его неучастие в рабочем процессе.

Может ли работодатель оформить прогулы сотруднику, если он несогласованно ушел в отпуск? Если за этим последует увольнение, то суд будет на стороне работника, так как он будет утверждать, что не был ознакомлен с графиком отпусков. Чаще всего такие спорные ситуации случаются с временными сотрудниками. Чтобы недоразумений не происходило, начальство должно на рабочих местах вывешивать графики на стендах. Если их наличие подтверждают другие сотрудники, то доводы нарушителя трудовой дисциплины в его мнимой правоте рассматриваться судом не будут.

Часто сотрудники практикуют самовольные приписки к отпускам отгулов. Во избежание таких казусов, начальник должен фиксировать внеурочное время документально. К примеру, это может быть сдача крови, за которую законом предусмотрены обязательные отгулы независимо от того, согласованы они с начальником или нет. Но в этом случае необходима заверенная справка с медицинского учреждения. Если работник отгулял положенные дни, то они должны быть отмечены в журнале.

Ответственность за прогулы

Работодатель вправе лично решать, какое взыскание выносить подчиненному за неявку на работу. Другое дело — степень строгости наказания. Любой человек оспорит увольнение, если он опоздал на несколько часов и еще в первый раз. Но здесь также законом не установлена зависимость степеней наказаний от продолжительности или серьезности отсутствия работника на месте. Непонятно, в каких ситуациях ограничиваться замечанием, а когда увольнять.

Проблема с прогулами хорошо решается, если предприятие пользуется услугой аутсорсинговой компании. Все убытки из-за нарушения рабочего процесса берет на себя именно она. В ее штате работают только профессионалы, а сама работа строится только на результате, за что организатор аутсорса и получает деньги.

Как работодателю оформить прогул, чтобы обезопасить себя от претензий ГИТ

Претензии ГИТ связаны с выплатами отпускных. А уход работника в отпуск, как уже упоминалось, может быть не согласован с начальством, и отсутствие человека на работе может быть расценено как прогул. Из-за таких недоразумений ГИТ в свою очередь не может определить выплаты и предъявляет предприятию претензии относительно несоответствия данных в документах. Начальник цеха или отдела обязан работника уведомлять письменно о выходе в отпуск за 2 недели, подписать приказ.

Чтобы избежать претензий, начальство предприятия должно вести учет рабочих дней, фиксировать документально выходы и невыходы на работу, а также закреплять за работниками рабочие места, чтобы оформления прогулов были правомерными.

Как оформить прогул сотрудника без увольнения

Увольнение за прогул, это крайняя мера наказания, и по большей части такие нарушения ограничиваются взысканиями в виде замечаний и выговоров. Законом не запрещено прощать прогульщиков. Прогул без увольнения оформляется на основании пояснительной записки сотрудника. Это акт, в котором указывается время отсутствия работника на рабочем месте, причина, по которой он не вышел на работу и мера наказания. Документ заверяется руководителем и подшивается к документации работника.

Как отметить прогул в табеле

В рабочем табеле сотрудника начальник отмечает рабочие дни, полноту рабочих часов, отгулы, отработки, замещения, а также прогулы. Но все отмеченные в табеле невыходы на работу должны соответствовать документам, составленным в должном порядке по фактам, предусмотренным законодательством с указаниями причин. Обычные прогулы принято записывать в виде «ПР», невыходы на работу по уважительной причине — «НН», отсутствие по болезни — «Б», по невыясненным обстоятельствам — «НО». Эти значения как правило понятны всем кадровым сотрудникам, в бухгалтерии, ИТР. Если соблюдать все описанные рекомендации, тогда можно избежать недоразумений и прочих неурядиц, связанных с нарушениями трудовой дисциплины.

Аутсорсинговая компания Fillin в Нижнем Новгороде — фирма по предоставлению персонала

FILLIN Russia — аутсорсинговая компания в Нижнем Новгороде, оказывающая услуги для компаний, работающих на всей территории России. Мы направляем сотрудников для исполнения разовых задач, реализации проектов или на длительный срок в таких областях:

• торговля;
• производство;
• строительство;
• перевозки, логистика и др.

Преимущества сотрудничества

Аренда работников на условиях аутсорсинга дает возможность организации сосредоточиться на основной деятельности. Повышается производительность, увеличивается прибыль. Если привлекать к работе специалистов из аутсорсинговой компании, можно оценить такие положительные факторы:

• расходы на содержание работников оптимизированы;
• все функции кадровой службы, бухгалтерии в отношении работников исполняет аутсорсинговая компания;
• всегда есть исполнители с нужным образованием, квалификацией, стажем;
• при невыходе сотрудника по болезни или иным причинам оперативно предоставляется замена;
• материальную, юридическую ответственность за действия работников несёт агентство, за соблюдением техники безопасности, охраной труда следит оно же.

ФИЛЛИН — фирма по предоставлению услуг персонала на условиях аутсорсинга компаниям, которые нуждаются во временных сотрудниках, но не имеют возможности заниматься их поиском или наймом самостоятельно.

Разновидности услуг

Мы предоставляем такие услуги по обеспечению организации персоналом:

• аутсорсинг персонала — направляем линейных работников для выполнения работ на самых разных предприятиях;
• кадровые услуги и подбор персонала — подбираем, обучаем, аттестовываем работников по заявке работодателя; ищем рядовых, квалифицированных или редких работников.

Мы обеспечим вашу компанию кадрами. У нас большая база исполнителей с разными специальностями. Все готовы приступить к работе сразу же. Если необходимо обучение или повышение квалификации для работы на вашем предприятии, мы организуем его.

Этапы сотрудничества

Если вы заинтересованы в аутсорсинге, обратитесь в FILLIN. Связаться с менеджерами и оставить заявку можно по телефону или в форме на сайте. Также всегда можно посетить наш офис. Работа происходит в таком порядке:

1. Заявка от клиента с обозначением потребности в персонале;
2. Подготовка коммерческого предложения.
3. Заключение соглашения с обязательным указанием нюансов предоставления кадров, их занятости.
4. Для каждого клиента выделяем персонального менеджера. Он занимается подбором, оформлением работников, следит за их деятельностью. Также он отвечает на все вопросы, возникающие у заказчика.
5. Оплата услуг производится по достижении результата, прописанного в соглашении, и по расценкам, согласованным в контракте. У нас нет скрытых комиссий, наценок.

Мы работаем с высоким уровнем ответственности и с уважением к клиенту.

Узнать больше

Прогул: как правильно зафиксировать и оформить увольнение

Отсутствие работника в случае прогула должно быть зафиксировано при ведении ежедневного (ежесменного) учета использования рабочего времени.

Также отсутствие можно зафиксировать, например автоматизированной пропускной системой. При этом следует помнить, что «отсутствием работника на работе» считается пребывание работника вне территории предприятия или объекта, где он в соответствии с трудовыми обязанностей должен выполнять порученную ему работу. Поэтому отсутствие работника на рабочем месте, но не на предприятии, не считается прогулом и его нельзя будет уволить.

Работодатель должен принять меры для выяснения причин отсутствия работника на работе. Прежде всего необходимо позвонить работнику по номерам телефонов, указанных в его личной карточке.

Если причины отсутствия работника не установлено или установлено, но возникают сомнения в правдивости объяснений работника следует принять дополнительные меры по документальному оформлению доказательств отсутствия.

Прежде всего, непосредственный руководитель отсутствующего работника должен написать докладную записку на имя руководителя предприятия с изложением всех обстоятельств.

Руководитель предприятия после рассмотрения докладной записки должен принять решение о дальнейшем расследование причин отсутствия работника на работе и определить исполнителей расследование.

Лицо, которому поручено дальнейшее расследование, должен составить акт об отсутствии работника на работе. К составлению акта привлекаются работники, которые имеют возможность подтвердить отсутствие или присутствие «прогульщика» на рабочем месте в течение всего рабочего дня или его части. Необходимо собрать дополнительные документальные подтверждения отсутствия работника: табеля учета использования рабочего времени, ведутся на основании сданных пропусков или других документов; сведения автоматизированной системы учета прихода/ухода сотрудников; копии журналов, в которых работники ставят свою подпись при приходе на работу и тому подобное.

В случае если работник не появляется на работе несколько дней подряд и с ним, или его родственниками не удается установить связь, тогда необходимо посетить работника дома. К посещению целесообразно привлечь нескольких человек, в т.ч. представителя трудового коллектива. Результат посещения оформляется актом.

Увольнение за прогул является одним из видов дисциплинарного взыскания, следовательно перед тем как накладывать такое взыскания работодатель должен затребовать от нарушителя трудовой дисциплины письменные объяснения (ч. 1 ст. 149 КЗоТ). В случае отказа работника от предоставления письменных объяснений о причинах прогула, необходимо составить соответствующий акт.

Все документы относительно прогула работником работы предоставляются на рассмотрение органа, который в соответствии с ст. 147 КЗоТ имеет право налагать дисциплинарные взыскания, а именно — коллегиальному органу или должностному лицу, которым предоставлено право принимать решение о приеме работника на работу.

В соответствии со ст. 43 КЗоТ расторжение трудового договора по п. 4 ст. 40 КЗоТ должно происходить только с предварительного согласия профсоюзной организации членом которой является работник.

Для получения такого согласия работодатель должен подать на имя председателя выборного профсоюзного органа обоснованное представление о расторжении трудового договора с работником. Выборный орган профсоюзной организации в свою очередь в пятнадцатидневный срок рассматривает представление работодателя о расторжении трудового договора с работником.

Представление работодателя должно рассматриваться в присутствии работника. Рассмотрение представления при отсутствии работника допускается только с его письменного согласия. По желанию работника от его имени может выступать другое лицо, в т.ч. адвокат.

Согласно ч.ч. 5, 7 ст. 43 КЗоТ выборный профсоюзный орган должен сообщить работодателю о принятом решении в письменной форме в трехдневный срок после его принятия.

Поскольку увольнение за нарушение трудовой дисциплины, в т.ч. за прогул, есть дисциплинарное взыскание, то решение работодателя об избрании освобождения качестве меры дисциплинарного взыскания должно быть оформлено в виде приказа о наложении дисциплинарного взыскания.

После подписания работодателем приказа о наложении дисциплинарного взыскания, он должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приказов о наложении дисциплинарных взысканий. В соответствии с ч. 4 ст. 149 КЗоТ работника необходимо ознакомить с приказом о наложении на него дисциплинарного взыскания под личную подпись.

Увольнение работника оформляется приказом. Проекты приказов об увольнении за прогул готовятся на основании приказа о наложении дисциплинарного взыскания и протокола выборного профсоюзного органа. После подписания работодателем приказ должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приказов по личному составу.

ГУ Гоструда в Днепропетровской области.

необходимые документы, доказательства, действия работника

На производстве встречаются разные ситуации, в том числе когда работники совершают прогулы. Как правильно оформить прогул работника, будет рассказано в этой статье.

О прогуле

Что считается прогулом работника

Если сотрудник без уважительной на то причины не пришел на работу либо отсутствовал в течение 4 и более часов, то такое обстоятельство считается прогулом. При нарушении работником условий трудового обязательства не нужно стремиться наказывать человека, необходимо разобраться, какова причина.

При рассмотрении действий работника, следует учесть, что если накануне он позвонил начальнику и объяснил, почему не может выйти на работу, то это не будет являться прогулом. Но опять же и этот вопрос может быть спорным, так как нужны доказательства:

• запись телефонных переговоров;
• наличие свидетельских показаний.

Должностные обязанности у всех разные и может произойти и такое, что сотрудник не пришел на работу, и этого никто не заметил, что он отсутствует, а также, напротив, такое действие может отразиться на прибыли всей организации.

К примеру, если сотрудник работает на должности кладовщика и не пришел на рабочее место, не выдал соответствующий инструмент, то нарушился технологический процесс, а если уборщик не вышел на работу, то ничего серьезного не произойдет.

Об уважительных причинах

Об уважительности причин в трудовом законодательстве и иных нормативных документах не оговаривается ничего. Но возникает вопрос, как сделать правильную оценку? Здесь главная роль отводится руководителю объекта, только он сумеет принять правильное решение о том, как дальше поступить.

Прогулы встречаются:

• краткосрочные;
• продолжительные.

Если возникает второе обстоятельство, сотрудника невозможно найти в течение нескольких дней, он не выходит на связь и даже на телефон не отвечает, у руководителя не остается выбора и он увольняет нерадивого работника за совершенный им прогул, так как люди с таким отношением к работе организации не нужны.

Если прогул был краткосрочным, то здесь можно выделить следующие аспекты:

1. Сотрудником совершен невыход на работу без явной на то причины.
2. Если сотрудник без оснований на то решил устроить себе выходной.
3. Использование без согласования с руководством отпуска без предупреждения руководителя.
4. Если сотрудник находился в вытрезвителе.
5. Если рабочее место было покинуто ранее в целях успеть на иную работу.

Если работника на рабочем месте нет, то руководитель или его представитель должен учесть это время и не оплачивать. Как наложить штраф или лишить иных льготных выплат, работодатель решает самостоятельно. Даже если по счастливой случайности подчиненный продолжит трудиться в этой организации, то доверие к нему уже будет утрачено.Неявка на работу

Уважительные причины невыхода на работу

жэх

.1Если работник не вышел на рабочее место, то у него на это может быть ряд уважительных причин, а именно:

• по случаю заболевания;
• если проходило медицинское освидетельствование;
• при необходимости принять участие в судебном расследовании;
• если произошла аварийная ситуация по коммунальной части;
• если задерживается выплата заработной платы;
• иные обстоятельства, сложившиеся в процессе жизни;
• отсутствие на работе по внешним непредвиденным обстоятельствам.

По случаю заболевания. Люди болеют довольно часто, такова жизнь, не исключена простуда, травмирование или повышенное давление. Человек, как правило, направляется в поликлинику, но ему, быть может, и не выдадут больничный, но справку, что он именно там находился, врач имеет право оформить при любых обстоятельствах.

Это будет являться документом, подтверждающим факт, что он находился у специалиста на приеме. Если работник травмирован, то оформляется больничный лист, где указывается продолжительность нетрудоспособности. А также могут возникнуть и такие обстоятельства, когда заболел его близкий родственник или малыш, но и в этом случае справка должна быть оформлена в установленном порядке.

Если проходило медицинское освидетельствование. Законодательством предусмотрено, что работник должен обязательно проходить медосмотры, периодичность которых устанавливается приказом Минздрава. При отсутствии сотрудника на своем рабочем месте по причине прохождения таких осмотров прогулами это считать не стоит, однако, работодатель должен сам назначить время для профосмотров и знать, когда работник будет отсутствовать.

При необходимости принять участие в судебном расследовании. Если на практике встречаются обстоятельства, когда гражданина вызывают в качестве свидетеля либо потерпевшего, то отсутствие на работе по такой причине считается неявкой, но по уважительному критерию.

Если произошла аварийная ситуация по коммунальной части. В жизни встречаются и такие непредвиденные события: возгорание, прорыв труб или затопление соседей либо собственной квартиры. Становится необходимостью остаться дома до устранения причин данного события.

Если задерживается выплата заработной платы. Если не выплачивается заработная плата на протяжении 15 дней, то правом далее не продолжать выполнение работы обладает каждый гражданин. Это может длиться до тех пор, пока не выплатят заработанные средства.

Иные обстоятельства, сложившиеся в процессе жизни. В жизни случается и такое, когда человеку необходимо время на посещение врача, свадьбу или празднование дня рождения. В этом случае стоит предварительно написать заявление и подписать у руководителя, а время отсутствия на рабочем сете прогулом считаться не будет.

Главное, что был присвоен входящий номер на заявлении, чтобы доказывать ничего не приходилось. Бывает, что возможности написать заявление, нет, тогда можно просто позвонить по телефону, но при этом сделать запись таких переговоров.

Отсутствие на работе по внешним непредвиденным обстоятельствам. К таковым относиться: дорожное происшествие, поломка лифта, гололедица, снег или ураган, неисправность транспортного средства.

Необходимо знать, что женщину в период ожидания малыша руководитель не имеет прав уволить, так как на ее стороне находится закон.

Каковы условия признания прогула. Доказательства

Руководитель должен знать правила оформления документов, если по некоторым причинам работник отсутствует на рабочем месте. Суть этого вопроса еще заключается в том, что если этого не сделать, а оставить на более позднее время, то не исключено, что последует наказание руководителя за то, что не был своевременно оформлен такой случай.

На основании решений судебной практики, если человек был отстранен от основной работы, но прогул был оформлен неправильно, сотрудник получал компенсацию за моральный ущерб. Из этого следует, что руководитель все должен делать грамотно и непременно своевременно.

Перечень обстоятельств, когда начальником признается прогул сотрудника:

1. Если на рабочем месте человека не было 4 часа и более. Опять же и этот вопрос может оказаться спорным, так как одни сотрудник должен находиться именно на данном месте, а у другого нет специального места, и он может находиться где угодно для решения производственных вопросов. Тогда может рассматриваться и вариант о нахождении работника на территории организации, и если его там нет, то это расценивается, как прогул.
2. Если опоздание сотрудника на работу составило 4 и более часа. Но здесь необходимо учитывать, если работник все же появился на работе через 4 часа, то это не считается прогулом.
3. Сотрудник вообще не вышел на работу и никаких документов не предъявил руководству. При таких обстоятельствах становиться все понятно и никакого прощения от руководителя не последует.

Бывает, что сотруднику сложно пояснить, почему он не вышел на работу. Не во всех случаях предоставляется возможность просто позвонить начальнику и объяснить, почему это произошло. К примеру, работник добирался до места работы на собственном авто и попал в аварийную ситуацию, после чего был травмирован и его увезли в больницу, то есть сообщить никак не удастся.

На этом основании руководитель должен принимать серьезные решения после прояснения причин сложившегося, иначе может получиться неблагоприятная ситуация. Если такое произошло, то в табельной карте проставляется НН, то есть расшифровка означает «неизвестная причина».

Если работник приносит справку из поликлиники, то необходимо произвести замену НН на Б, что и означает, что отсутствие на работе было по причине временной нетрудоспособности человека. Если от работника нет объяснений, по какой причине он отсутствовал на работе, то в табеле необходимо выставить «П» — прогул.

Итак, после того как нерадивый работник появился на работе, руководителю необходимо попросить написать объяснительную записку. Хотя некоторые начальники буквально сразу пишут приказ на увольнение, но это крайне неверно.

Если допущены нарушения при увольнении сотрудника, то гражданин имеет право обратиться в суд. Кроме всего прочего, если увольнение работника противоречит законодательству, то руководитель будет обязан восстановить его на рабочем месте и выплатить компенсацию. На практике вряд ли человек останется на прежней работе, так как уже возникла конфликтная ситуация.

Так как некоторые работники наотрез отказываются писать объяснительную, то необходимо официально запросить этот документ и под подпись о получении выдать сотруднику. А также можно направить этот документ с письменным уведомлением.

Как оформить документы

Порядок документального оформления прогула

Если работник позволил себе прогулять и это факт был доказан, то нужно оформить распорядительный документ. Приказ может иметь специально предусмотренную форму, а также можно составить его произвольно.

Рекомендации по оформлению приказа о наказании за прогул:

1. В левом верхнем углу проставляется эмблема организации, ее наименование, а также дата и номер распорядительного документа.
2. Далее идет содержательная часть, где указывается фамилия нарушителя, время, когда был зафиксирован прогул, содержание из объяснительной, допущенное сотрудником нарушение.
3. В приказной части документа указывается, какое наказание сопутствует данному нарушению. Может быть указана информация, на какой процент снижена премия сотрудника, а также какой вид наказания работодатель накладывает на нарушителя, то есть оно может быть дисциплинарным в виде выговора, предупреждения либо увольнения с предприятия.
4. Подписывается документ работодателем.
5. Обязательно ознакомление сотрудника с распорядительным документом.
6. Немаловажно знать, что в данном документе необходимо указать, сколько времени работник отсутствовал на рабочем месте, а также дату невыхода.

Приказ об увольнении за неоднократный прогул.

Увольнение с предприятия — это серьезная мера наказания, которой побаиваются многие сотрудники. В случае если решение принято, что осталось дело за малым — оформить необходимую документацию.

Подготовить нужно одновременно два распорядительных документа, то есть для первого случая совершения прогула можно выпустить приказ о дисциплинарном наказании работника, а в следующий раз можно начинать процедуру прекращения трудовых отношений.

Такой распорядительный документ необходимо довести до сотрудника под подпись, а после подписания необходимо обеспечить хранение приказа и поместить его совместно с личными делами.

При приеме на работу руководитель обязан пояснить сотруднику, при каких обстоятельствах прекращается действие трудового договора.

Советы руководителю

Действия руководителя в случае прогула сотрудника

Не нужно постоянно потворствовать сотрудникам и прощать их отсутствия на работе, даже при идеальных отношениях.

Перечень рекомендаций:

1. Даже если руководитель берет на себя ответственность отметить пребывание сотрудника на работе в течение рабочей смены в полном объеме, хотя на самом деле последний отсутствовал четыре часа или несколько дней, то все-таки стоит попросить работника написать заявление. Это необходимо для самого работодателя, если в период отдыха с сотрудником произошли неприятности, то хотя бы заявление у него будет.
2. Если работник не пришел на рабочее место и уже прошло более четырех часов, то необходимо «бить тревогу» и фиксировать данный фактор до выяснения обстоятельств. Бывает и такое, что с сотрудником произошел несчастный случай и по этой причине он не пришел на рабочее место, поэтому нельзя ни в коем случае покрывать отсутствие работника на работе.
3. Необходимо разъяснить схему действий табельщику и сотруднику кадровой службы.
4. Работодатель должен грамотно подходить к решению данного вопроса, чтобы не возникало спорных ситуаций.

Что делать, если работник не приходит и на звонки не отвечает, смотрите в следующем сюжете:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

уважительные причины, поводы для увольнения

Как оформить прогул работника. Фото: vivat-consult.ru

Журналист и инженер

Редко кто может сказать о себе, что он является образцом трудовой дисциплины, а наиболее часто встречающимися фактами нарушения являются опоздания, а также прогулы, в связи с чем вопрос о том, как оформить прогул, возникает достаточно часто.

Содержание статьи [развернуть]

В то время как на незначительные опоздания, совершаемые в разумных пределах, руководство может просто закрыть глаза, то прогул, являющийся достаточно грубым нарушением, может даже привести к увольнению.

Именно поэтому необходимо правильно зафиксировать прогул, а оформление провести согласно законодательству, причем даже в том случае, если увольнение сотрудника не входит в планы руководства.

Что является прогулом по закону

Для начала стоит уточнить, что прогулом принято считать факт отсутствия на протяжении рабочего дня более четырех часов, причем подряд, и если сотрудник не смог указать уважительную причину данного факта. Подобное обстоятельство предоставляет работодателю осуществить процедуру расторжения трудового договора, причем сделать это в одностороннем порядке. Стоит отметить, что закон не поясняет, какую причину следует считать уважительной.

Уважительные причины для прогула сотрудника

Принято считать, что к таковым относится смерть близкого человека или серьезная болезнь родственника, а также ДТП и внезапные проблемы, связанные с ЖКХ, причем все происшествия должны иметь документальное подтверждение. Немаловажным является тот факт, что если сотрудник предупредил руководство о своем отсутствии, причем в присутствии свидетелей, то в данном случае прогул оформить не удастся. Стоит отметить, что именно данным нюансом, а также часто имеющим место неправильны оформлением прогула, отсутствия на рабочем месте, пользуются недобросовестные сотрудники, которые сразу после увольнения восстанавливаются по решению суда.

Для того, чтобы снизить до минимума вероятность возникновения претензий со стороны ГИТ, позаботиться об оформлении прогула следует еще задолго до его фиксации. Многие работодатели, как правило, пренебрегают фактом закрепления за сотрудником конкретного рабочего места, в связи с чем, в том случае, если сотрудник не находится на непосредственном рабочем месте, но, причем не по служебной надобности, присутствует в другом отделе, оформление прогула станет достаточно проблематичным. Таким образом, чтобы избежать возникновения подобных ситуаций, в момент составления трудового договора стоит прописать номер кабинета, в котором сотрудник обязан находиться на протяжении рабочего дня.

Часто прогул, приводящий к последующему увольнению, может быть связан с уходом сотрудника в отпуск, который не был согласован с руководством, в связи с чем стоит подстраховаться, заранее составив график отпусков и ознакомив с ним всех сотрудников, причем под роспись.

Стоит отметить, что отсутствие подобного документа является нарушением ТК РФ, а также, в случае возникновения у уволенного сотрудника желания восстановиться на рабочем месте, не даст работодателю никакой возможности отстоять собственные интересы. Оформление прогула часто производится в том случае, если сотрудник увольняется по собственному желанию, а обязательный двухнедельный срок, прописанный в законодательстве, им не отрабатывается (см. нужно ли отрабатывать 2 недели). В данном случае работодатель имеет полное право на внесение в трудовую книжку соответствующей записи, указывающей на то, что увольнение было произведено за прогул.

Как правильно оформить прогул работника

Если подробнее остановиться на самой процедуре оформления прогула, то принято выделять несколько основных пунктов. Непосредственный руководитель пишет вышестоящему руководству докладную записку, таким образом подавая сигнал о том, что соответствующий сотрудник отсутствует на рабочем месте. В том случае, если указанный сотрудник не появился после истечения четырех часов, составляется акт об отсутствии, в котором фиксируется точное время, а также ФИО составителя и свидетелей.

Как оформить акт о прогуле — образец

 

Как оформить прогул работника — образец. Фото: gosuchetnik.ru

В табеле учета рабочего времени проставляется отметка «НН», что означает невыясненную причине неявки. Сразу после того, как сотрудник вновь появится на работе, в первую очередь нужно, чтобы он предоставил письменную объяснительную. В том случае, если причина отсутствия сотрудника будет носить уважительный характер, отметка «НН» изменяется на соответствующую причину, а если причина прогула была неуважительной, то отметка меняется на «ПР», что обозначает прогул.

После того, как факт прогула будет зафиксирован работодателем, возможно несколько вариантов, причем, как правило, издается приказ, в котором указывается вид дисциплинарного взыскания, либо прогул, особенно если данный факт является первым, остается без последствий.

В том случае, если руководство приняло решение о применении соответствующих санкций, то оформление соответствующего приказа вовсе необязательно проводить сразу, но стоит помнить, что на применение дисциплинарного взыскания отводится не более месяца со дня установления факта прогула, а также не более полугода с момента фактического совершения.

Увольнение из-за прогула

Немаловажным является тот факт, что несмотря на то обстоятельство, что факт прогула, оформленный надлежащим образом, может служить поводом для увольнения сотрудника, имея возможность применения более мягких мер взыскания, в виде вынесения выговора, работодатель не обязан разрывать трудовые отношения. Если работодатель примет решение, согласно которому, на провинившегося сотрудника не будут налагаться никакие виды взысканий, данный факт также не будет являться нарушением ТК РФ. В том случае, если руководство не намерено осуществлять процедуру увольнения, процесс оформления прогула является аналогичным, с той лишь разницей, что приказ об увольнении, либо наложении иного вида взыскания, не издается.

Стоит отметить, что при обращении в суд, а также в случае подачи соответствующей жалобы в Трудовую инспекцию, в большинстве случаев инстанции часто принимают сторону сотрудника, в связи с чем, к оформлению любого прогула стоит подходить достаточно серьезно, даже в том случае, если в данный момент наложение какого-либо взыскания на сотрудника не планируется.

Увольнение работника за прогул: порядок, помощь адвоката

   Как уволить работника за прогул?

   Наш адвокат по трудовым делам Вам все разъяснит: профессионально и в срок. Звоните уже сейчас!

ПОЛЕЗНО: читайте также, как оспорить увольнение за прогул по ссылке в блоге адвоката

Порядок увольнения сотрудника за прогул

   Вообще согласно трудовому кодексу работодатель может расстаться с сотрудником за то, что в труженическое время он прибывал неизвестно где. Мало того расставание с работой это может быть еще не так страшно, как негативная запись в трудовую книжку. Прежде чем озадачиваться вопросом, как уволить работника за прогул, для начала необходимо расследовать повод отлучки, поскольку не каждая ситуация может являть собой следствием к увольнению. Должностным нарушением считается наличность сразу нескольких факторов:

1. Сотрудник отсутствовал на работе больше чем 4 часа
2. Во время отлучки работник находился за очертаниями организации
3. Свою отлучку человек не может обосновать предъявлением оправдывающих документов
4. Причина отлучки неуважительная

   Во всех остальных случаях, если служащий опоздал или раньше ушел, или в отлучке по пока еще неизвестной причине, не является правильным, чтобы его уволить. И если будет принято такое несправедливое решение, служащий может подать в суд на обжалование увольнения за прогул.

   Существует несколько советов, как избежать увольнения за прогул, если заранее не удалось предупредить начальство. Необходимо заручиться уважительной причиной и представить любой документ ее подтверждающий, написать объяснительную записку и приложить свидетельства и доказательства.

ПОЛЕЗНО: смотрите ВИДЕО по теме восстановление на работе – это головная боль для работодателя и работника, пишите вопрос трудовому адвокату в комментариях ролика

Как правильно уволить работника за прогул?

   Если все же отлучка с работы подходит под все параметры дезорганизации, необходимо принять у сотрудника объяснительное заявление, составить акт отлучки и издать приказ о расторжении делового сотрудничества. Далее необходимо, чтобы сотрудник познакомился с приказом, после чего в трудовую книжку заносится отметка, по какой статье уволить работника за прогулы. И вместе с трудовой книжкой вручить зарплату, за количество отработанных дней до даты увольнения.

   Для разрешение трудовых споров в пользу работодателя по факту прогула немаловажно четко определить, где работник должен был находится. Именно отсутствие на рабочем месте является прогулом. Отсутствие сотрудника в офисе отнюдь не является прогулом. Рабочим является место, где сотрудник должен исполнять свои обязанности. Как парило, это юридический адрес предприятия.

  Однако, трудовой договор либо внутренние документы компании могут определять иное место выполнения трудовых функций. Именно отсутствие на закрепленном в таких документах месте будет основанием для увольнения.

   Сложнее обстоят дела с разъездным характером работы. В этой ситуации работодателю необходимо представить достаточное доказательства в подтверждение направления работника именно в конкретное место. Как правило, это путевые листы для водителей и тому подобное.

   Существуют установленные сроки увольнения за прогулы, они не должны превышать полугода с момента произошедшего события. Также многих интересует сколько раз нужно прогулять, чтобы расстаться с рабочим местом. Вопрос о том, за сколько прогулов можно уволить человека имеет однозначный ответ, даже за однократное нарушение такого плана,руководитель вправе попрощаться со своим работником.

ПОЛЕЗНО: смотрите также по ссылке установление судом факта трудовых отношений судом.

Как оформить прогул работника?

1. Акт о прогуле сотрудника. Для оформления прогула работника первоначально следует установить факт прогула путем составления акта об отсутствии сотрудника на рабочем месте. Данный акт должен включать в себя дату, время и место составления документа, а также фамилию и имя сотрудника, составившего акт, и фамилии, имена свидетелей с их подписями.
2. Оформление табеля при прогуле работника. Далее в табели учета рабочего времени необходимо проставить отметку о неявке сотрудника на работу по невыясненным причинам.
3. Объяснительная работника. С появлением сотрудника на рабочем месте следует взять с него письменное объяснение причин его неявки на работу в установленное время.
4. Уведомление о необходимости объяснений. Если работник не предоставляет оправдательных документов, отказывается от написания объяснительной, то ему следует вручить уведомление о необходимости предоставить объяснительную с указанием причин неявки на работу.
5. Акт об отказе получить уведомление. В случае отказа работника принять уведомление, также следует составить акт в присутствии свидетелей, по аналогии с актом неявки сотрудника на работу.
6. Приказ руководителя. После фиксации прогула работодатель вправе применить к работнику меру ответственности выговора, лишения премии, увольнения. Дисциплинарные взыскания оформляются соответствующим приказом руководителя организации, а увольнение-приказом о расторжении договора с указанием оснований.

   Для оформления прогула важным моментом является указание причин неявки сотрудника на работу. Отсутствие человека на рабочем месте без уважительной причины может послужить поводом для применения мер различного характера. В случае выявления уважительности причин неявки сотрудника меры ответственности не могут быть применены.

   Несоблюдение работодателем процедуры оформления прогула может привести к оспариванию законности дисциплинарного взыскания или увольнения работника за прогул.

   Прогул признается серьезным проступком, который может повлечь последствия вплоть до увольнения. Но следует иметь в виду, что при возникновении спора суд будет оценивать все обстоятельства происшествия, в том числе причини неявки, совершение проступка впервые, личную характеристику работника, другие моменты.

   Особое внимание будет уделено именно факту совершения деяния. Поэтому правильная фиксация и отражение прогула в документах являются неотъемлемой частью оформления прогула, без которой доказать законность своих действий работодателю будет довольно сложно.

Как правильно посчитать время прогула?

   Закон определил два варианта, подпадающие по понятие прогул:

1. Непрерывно четыре часа за один рабочий день
2. Полный рабочий день

   При этом, 4 часа не суммируются. Увольнение за отсутствие 2 часа в начале смены и 2 в конце сразу даст повод работнику заняться вопросом, как написать претензию бывшему работодателю и подать в суд.

   Также следует отметить, что в определенные четыре часа не входит время отдыха. По своей сути обед приостанавливает течение срока для прогула. Отсутствие час до обеда и три после может трактоваться в суде как прогул.

Что является уважительной причиной отсутствия на работе?

   Уважительность отсутствия сотрудника является достаточным основанием для оспаривания прогула. В этой связи при работника необходимо запрашивать объяснения не только, защита прав и законных интересов работников, но и для страховки самого работодателя.

   Поскольку оспаривание прогула в суде влечет дополнительную финансовую ответственность для компании, нужно четко понимать, в каких случаях нельзя установить прогул. Среди таких можно отметить:

• болезнь работника
• время отпуска
• смерть близкого родственника
• ДТП
• жилищные (коммунальные) аварии
• т.п

   Важно: наличие иного дисциплинарного взыскания за этот же факт прогула (замечание или выговор) также не позволяет уволить за прогул.

   В случае оспаривания работником увольнения в период нахождения на больничном сопровождается соответствующей жалобой на работодателя о невыплате больничного в суд либо в государственные органы (Трудовая инспекция, прокуратура).

ВНИМАНИЕ: смотрите видео по теме защита трудовых прав работника, а также подписывайтесь на наш канал YouTube, чтобы иметь возможность бесплатной онлайн консультации юриста через комментарии к ролику.

Адвокат по вопросам прогула сотрудника в Екатеринбурге

   Если человека нет на рабочем месте во время труженического дня, по какому либо мотиву или без него, можно ли этот факт приравнивать к крупному нарушению самоорганизации? Чем это событие чревато для служащего и можно ли уволить за прогул?

   Такие вопросы не раз разрешал наш адвокат по трудовому праву в ходе консультирования доверителей. Поможем вам советом, составлением процессуальных документом, представительством в суде и компетентных органах: профессионально, выгодно и в срок.

Автор статьи: © адвокат, управляющий партнер АБ «Кацайлиди и партнеры» А.В. Кацайлиди

Как оформить невыходы и прогулы в 1С 8.3 ЗУП

Во время работы у сотрудника организации может возникнуть уважительная причина для отсутствия на работе, а работодатель в свою очередь может сохранить тому средний заработок.

К уважительным причинам могут относится:

• форс мажорные обстоятельства ( коммунальные аварии, война, эпидемия и д.р.),
• проблема с транспортом (отмена, задержка транспортного средства),
• медосмотр работника,
• и т.д.

Но бывают случаи, когда сотрудник не явился на работу без уважительной на то причины, тогда оформляется прогул. В данном случае за работником организации не будет сохранятся средняя заработная плата. Также прогулом считается неявка сотрудника, которая превышает по длительности промежуток в 4 часа.

Рассмотрим, как оформить прогул сотрудника в программе 1С Зарплата и управление персоналом 3.1

Для начала необходимо произвести нужные настройки программы, для корректной работы.

Сначала нужно перейти в пункт меню “Настройки”, выбрать там “Расчет зарплаты” и нажать на гиперссылку “Настройка состава начислений и удержаний”.

Окно настройки состоит из нескольких вкладом. Если на предприятии ведется часовая оплата, то на вкладке “Почасовая оплата” необходимо установить флаг “Применяется почасовая оплата”.

Перейдя на вкладку “Учет отсутствий”, можно установить флаги для оформления:

• “Командировки” и “внутренние командировки” — данная настройка позволяет регистрировать и оплачивать командировки,
• “Длительные командировки оплачивать помесячно” — позволит в программе оплачивать командировки в конце месяца,
• “Простои” и ”В том числе внутренние” — оформляются простои на предприятии по вине работодателя, а также по вине сотрудника и по причинам, которые не зависят ни от работодателя, ни от сотрудника,
• “Прогулы и неявки” и “ В том числе внутренние” — можно оформить в программе неявку сотрудника по невыясненным причинам,
• “Отгулы” и “В том числе внутренние” — можно зарегистрировать дополнительно время, которое не будет оплачиваться, например работа в праздничный день или выходной,

После необходимых настроек нажимаем на кнопку “Применить и закрыть”

После сохранения изменений в программе пользователю будут доступны специальные документы. В нашем случае — документ “Прогул, неявка, отгул”.

Переходим к регистрации прогула у сотрудника. В программе существует два варианта документа:

• “Отсутствие с сохранением заработной платы”
• “Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)”.

Данные документы будут доступны с пункта меню “Кадры”.

Документ “Отсутствие с сохранением оплаты”

К примеру, у сотрудника организации произошло форс-мажорное обстоятельство, тогда в программе создается документ “Отсутствие с сохранением оплаты”.

Для создания данного документа необходимо перейти в пункт меню “Кадры” и выбрать “Все отсутствия сотрудника”. Там пользователю необходимо выбрать нужный документ.

Указываем дату начала, дату окончания и дату сохранения заработной платы.

На вкладке “Оплата” указываем вид начисления. В данном случае это будет “Оплата вынужденного простоя”. После чего проводим документ.

Затем проверим табель рабочего времени данного сотрудника. Для этого переходим в пункт меню “Зарплата” и выбираем “Табели”.

Создаем новый документ и заполняем его (если необходимо заполнить по одному сотруднику, можно воспользоваться кнопкой “Подбор” и выбрать необходимого работника).

Документ “отсутствие (болезни, прогулы, неявки)”.

С помощью данного документа можно отразить следующие причины:

• болезнь ( больничный еще не закрыт)
• прогул
• отсутствие по невыясненным причинам.

Создадим новый документ, укажем сотрудника. Далее рассмотрим оформление документа.

Если выбранный сотрудник отсутствовал часть рабочей смены, то необходимо установить флаг “Отсутствие в течение части смены”.

Указать дату отсутствия.

Затем указываем причину и выбираем расчет начисления удержания.

Проводим документ.

В табеле также можно просмотреть отражение прогула данного сотрудника.

Также можно сформировать общий отчет по отсутствиям сотрудникам.

Для этого необходимо перейти в пункт меню “Кадры” и выбрать “Кадровые отчеты”. Из общего списка кадровых отчетов выбрать “Отсутствие сотрудников”, указав период и нажав “Сформировать”.

В отчете будет отражаться информация о сотрудниках, виды отсутствия и количество дней.

Как бороться с чрезмерным отсутствием сотрудников на работе: 12 проверенных методов

Рабочие — тоже люди, и, как профессионалы в области управления персоналом, важно понимать, что сотрудники живут за пределами бизнеса. Гибкий график и свободное время — отличные варианты для любого члена команды, которому нужно проводить больше времени со своими близкими, но когда отсутствие сотрудников становится чрезмерным, это может серьезно подорвать производительность компании и моральный дух команды.

Простое наказание сотрудников, которые регулярно пропускают работу, могло быть подходом, который работал в прошлом, но 21 век требует более творческого и понимающего подхода к решению этой проблемы.Чтобы помочь, 12 членов Совета по кадрам Forbes делятся своим мнением о том, как HR-команда может бороться с проблемой прогулов сотрудников и почему эти методы могут сработать.

Члены предлагают советы специалистам по персоналу, которые хотят бороться с чрезмерным отсутствием сотрудников.

Фотографии любезно предоставлены отдельными участниками

1. Разработайте политику управления отсутствием

Компании должны разработать политику, определяющую, что чрезмерное отсутствие означает для их деятельности.Следует указать количество разрешенных отсутствий, а также количество недопустимых отсутствий. Политика также должна содержать четкие дисциплинарные меры или наказания для сотрудников, нарушающих эту политику. Это должно применяться последовательно и объективно для предотвращения будущих событий. — Очуко Дасимака, Career Heights Consulting, Inc.

2. Внедрение гибкой рабочей политики

Гибкая рабочая политика не только положительно влияет на такие вещи, как благополучие сотрудников, удержание и привлечение талантов, но также может положительно повлиять на посещаемость сотрудников.Благодаря гибкому графику работы, если сотрудник опаздывает или назначен на утреннюю встречу, он может прибыть с уверенностью, что время его прибытия не окажет негативного влияния на его рабочий день. — Анжела Персо, G / O Media

3. Создайте сплоченную командную культуру

Когда у людей командный менталитет, у них не бывает чрезмерных пропусков, потому что они знают, как это негативно повлияет на команду. Кроме того, когда существует командная культура, и кому-то действительно нужно чрезмерное отсутствие по уважительной причине, команда с большей готовностью восполняет это слабое место, и это не прерывает бизнес-операции.- Лотус Бакнер, NCH

4. Дайте сотрудникам вдохновляющую цель

Он начинается с основ информирования об ожиданиях и документирования правил отсутствия. Люди работают за зарплату, но никто не живет за деньги. Если мы хотим повысить посещаемость, нам нужно вдохновить их четкой организационной целью. Установив и сообщив об этой цели, члены команды будут более вдохновлены на то, чтобы регулярно появляться и выполнять невероятную работу. — Стив Ловис, Qualigence International / Lowisz Consulting

5.Ориентация на вовлечение сотрудников

По статистике занятые сотрудники меньше пропускают работу. Хотя некоторые используют ограниченный оплачиваемый отпуск по болезни или предлагают стимулы для безупречной посещаемости, они также могут отрицательно повлиять на приход больных на работу, подвергая опасности других. Повышение вовлеченности сотрудников углубляет эмоциональную связь сотрудников со своей работой и коллегами, усиливая их внутреннюю мотивацию к содержательному присутствию на работе. — Кортни Пейс, доктор философии, доцент по кредитованию сотрудников FedEx.

6.Институт политики работы на дому

Создайте политику щедрой работы на дому — часто работодатели берут больничные по причинам, не связанным с болезнью. Иногда они ухаживают за любимым человеком, водят членов семьи к врачу или по другим личным причинам, например, по работе ребенка, ждут кабельного и т. Д. Если ваши сотрудники знают, что они могут работать из дома, а не звонить по болезни, вы станете счастливее и продуктивнее! — Иоланда Лау, FlexTeam

7.Обеспечьте достаточный ВОМ

Хорошие работодатели понимают, что у сотрудников есть жизнь вне работы. Хотя работа важна, также важны семья, свободное время, хобби и т. Д., И для большинства одна-две недели оплачиваемого отпуска в год не позволяют достаточно времени для выполнения жизненных обязанностей, но при этом дают много — нужно свободное время. Работодатели, которые предоставляют достаточный объем PTO, увидят, что это отражается в повышении вовлеченности сотрудников и сокращении отсутствия на работе. — Джон Фельдманн, Insperity

8.Используйте подход, ориентированный на человека

Обычно существует более глубокая проблема, способствующая избыточному отпуску. Используйте подход, ориентированный на человека, чтобы относиться к этим сотрудникам как к индивидуумам. Проявляйте осторожность и заботу о смягчающих обстоятельствах, которые могут повлиять на посещаемость. При необходимости предоставьте ресурсы, спонсируемые компанией (например, программу EAP). Такое отношение к сотрудникам укрепляет отношения компании со своими сотрудниками. — Джессика Делоренцо, Kimball Electronics Inc

9.Создание программ голосовой связи

Намеренное внедрение стратегии голоса сотрудников — один из лучших способов взаимодействовать с вашими сотрудниками и дать им возможность быть услышанными. Еженедельные сеансы «Do Drop In», ERG и другие рычаги голоса помогут вам понять, что в действительности представляет собой опыт сотрудников вашей организации, и помогут вашим сотрудникам почувствовать, что их голос имеет значение. — Кэт Грэм, Cheer Partners

10. Сосредоточьтесь на результатах, а не на времени

Воспользуйтесь полным аутсорсингом для управления отсутствием.Классифицируйте отсутствия и определите, какие из них являются «неприемлемыми». Помните, что мы работаем с людьми. Ищите информацию о том, что должно и не должно быть «разрешенным отсутствием». Предложите больше гибкого времени, если вы хотите постоянно присутствовать на определенных встречах. Нанимайте людей, которые не любят, когда им говорят, что им делать, и которые в прошлом были первоклассными игроками. — Заин Хасан, Risk Strategies Company

11. Регулярно проверяйтесь с членами команды

Чрезмерное отсутствие на работе, не связанное со здоровьем, может указывать на низкую удовлетворенность работой или дисбаланс в домашней и рабочей жизни сотрудника.В любом случае владельцы бизнеса могут избежать чрезмерного отсутствия, установив регулярные проверки для измерения удовлетворенности сотрудников и уровень стресса, а также предоставив гибкую политику работы на дому для решения семейных проблем, когда это необходимо. — Лаура Спаун, Virtual Vocations, Inc.

12. Соблюдать договоренности

Культура зависит от того, как дела обстоят (например, наем людей, управление производительностью, вознаграждение людей и т. Д.). Успех в команде — это приверженность правильным дисциплинам.Поймите, что мешает им прийти на работу вовремя. Напомните им о договоренностях, изложенных в их письме-предложении, и придерживайтесь тех договоренностей, которые они заключили. Что изменилось? Задавать вопросы. Сочувствуйте и сосредоточьтесь на договоренностях. — Николь Смарт Серрес, Star Staffing

Как бороться с прогулами

Некоторый уровень прогулов на рабочем месте неизбежен. Сотрудники получают травмы или заболевают, и им иногда требуется отпуск, чтобы позаботиться о членах семьи и личных делах.Но сколько это перебор? Когда незапланированные отсутствия на работе становятся нормой, это может негативно сказаться на моральном духе сотрудников и чистой прибыли работодателя. Ведущие организации ищут новые стратегии для лучшего отслеживания, контроля и минимизации чрезмерных отсутствий. Откройте для себя восемь способов эффективно справляться с невыходами на работу и развивать продуктивную и заинтересованную рабочую силу.

Что такое прогулы

Прогулы относятся к частым пропускам на работу без уважительной причины и сверх допустимого количества свободного времени.Высокий уровень прогулов может быть вызван хроническими заболеваниями, стрессом, домогательствами на рабочем месте и низким моральным духом. Согласно недавнему опросу, 40% сотрудников признались, что звонили по болезни, когда они этого не делали, а 28%, у которых была оплачиваемая программа отпусков, «придумали» предлог для того, чтобы взять выходной. Какой бы ни была причина, прогулы на рабочем месте часто являются симптомом более серьезной проблемы. Поскольку потери производительности, связанные с прогулами, обходятся работодателям в США более чем в 225 миллиардов долларов в год, многие организации предпринимают шаги по отслеживанию отсутствий на работе, пониманию их причин и определению наличия каких-либо серьезных основополагающих причин, которые можно устранить.

Восемь способов минимизировать количество прогулов

Наиболее успешные фирмы внедряют новые стратегии, чтобы создать лучшую рабочую среду для сотрудников и свести к минимуму отсутствие на работе. Вот восемь передовых методов, которые вы можете использовать для эффективного решения проблемы прогулов на рабочем месте:

1. Составьте и распространите официальную политику посещаемости.

Объясните определение опозданий в вашей компании и различия между плановыми и внеплановыми отсутствиями. Изложите свои ожидания в письменной форме, чтобы сотрудники знали, чего от них ждут в плане ежедневного прихода на работу, звонков или электронных писем для уведомления о внеплановых отсутствия и любых правил, касающихся отсутствия в целом.Четко объясните, что требует дисциплинарных мер и как ваша компания будет вести себя в каждом случае. Помните о федеральных законах и законах штата, потому что сотрудник может иметь право на отпуск сверх того, что позволяет ваша политика.

2. Отслеживание отсутствия сотрудников.

Чтобы сотрудники соблюдали политику посещаемости, ваша организация должна отслеживать время и посещаемость. Попробуйте использовать автоматизированную систему, которая включает в себя приложение для измерения времени, распознавание лиц или другую биометрическую аутентификацию, чтобы предотвратить нанесение ударов руками партнера и кражу времени.Ведите записи о каждом отсутствии, чтобы вы могли решать проблемы и выявлять тенденции чрезмерного отсутствия.

3. Проведите собеседование при возвращении на работу.

Согласно исследованиям, проведенным в Великобритании, организации, проводящие собеседования по возвращению на работу, отмечают значительное сокращение незапланированных отсутствий. Собеседование по возвращению к работе — это возможность как для менеджера, так и для сотрудника подтвердить запись об отсутствии, убедиться в правильности причины и обсудить любые проблемы. Слушайте, проявляйте объективность и поддержку, а также будьте готовы к гибкости работы или корректировке графика, чтобы помочь в ситуации.

4. Последовательное применение политик и немедленное устранение проблем.

Чтобы избежать конфликтов и обеспечить справедливость, ваша организация должна постоянно обеспечивать соблюдение политик посещаемости. Последовательно относитесь к каждому сотруднику. Немедленно и напрямую обращайтесь к каждой ситуации с помощью постепенных дисциплинарных мер, которые ваша организация включила в свою политику посещаемости.

5. Примите оздоровительную программу.

Продолжительный стресс может привести к нездоровым привычкам и долгосрочным проблемам, таким как болезни сердца и ожирение.Инициативы по оздоровлению могут помочь свести к минимуму прогулы по состоянию здоровья и снизить уровень стресса. Обязательно поощряйте лучший баланс работы и личной жизни с отпуском для сотрудников для подзарядки. Исследования показывают, что сотрудники, которые берут отпуск, возвращаются, чувствуя себя более вовлеченными в работу.

6. Создавайте и поддерживайте лучшую рабочую среду.

Продолжительная работа в плохих офисных условиях может вызвать как физический, так и психологический стресс. Сделайте все возможное, чтобы предоставить сотрудникам эргономичные сиденья, чистый воздух и естественное освещение.Покажите сотрудникам, что вы цените уважение и командную работу для улучшения социального и психического здоровья.

7. Предлагайте гибкость.

Иногда для улучшения посещаемости достаточно просто изменить график. Обсудите варианты удаленной работы, разделения работы или расписания, которые могут помочь сотрудникам пережить трудный период или лучше справиться с проблемами ухода за детьми или престарелыми.

8. Поощряйте хорошее поведение.

Попробуйте предложить вознаграждения, такие как деньги, подарки или торжества, чтобы стимулировать хорошую посещаемость сотрудников.

Верните время и производительность обратно

Чтобы свести к минимуму невыход на работу, необходимо понять и устранить причины. Определите ожидания сотрудников относительно отсутствия на рабочем месте с помощью четкой политики посещаемости. Примите меры сейчас, чтобы создать здоровую рабочую среду, поддерживающую сотрудников. Отдел кадров как услуги Asure Software отслеживает все ваши потребности в управлении персоналом, включая время и посещаемость, чтобы вы могли сосредоточиться на максимальном раскрытии талантов и достижении основных бизнес-целей.

Как организовать защиту от отсутствия для персонала

Как ведущее лондонское агентство по подбору персонала, мы не новичок в отчаянных мольбах компаний, которым нужна наша помощь с покрытием отсутствия.Отсутствие персонала может быть как краткосрочным, так и долгосрочным. Они могут быть относительно запланированными (например, декретный отпуск или творческий отпуск). И они могут быть наложены на работодателя практически без предупреждения (например, отсутствия по болезни). Хорошая новость для работодателей заключается в том, что в Лондоне есть много квалифицированных специалистов, которые способны и готовы помочь.

Получение права управления отсутствием

Управление отсутствием — непростая задача. Выполнение требований законодательства при одновременном достижении бизнес-целей не для слабонервных.Даже имея самую лучшую волю в мире, есть события, которые вы не можете спланировать.

Ваша первая задача должна заключаться в наличии четких систем, политик и процедур для управления отсутствием. Многие PA возьмут на себя эту задачу для команды или даже для всего бизнеса, если он достаточно мал, чтобы не иметь собственного HR.

• Организация записей упрощает управление запланированным отсутствием (ежегодный отпуск и такие вещи, как декретный отпуск).
• Также стоит помнить, что если вы нанимаете родителей, у вас будет больше спроса на ежегодный отпуск во время школьных каникул.Подумайте, как вы можете справиться с этим с точки зрения укрытия и гибкости в работе.
• В правилах предоставления отпусков будьте честны со своими сотрудниками, если есть определенные периоды в году, когда вам нужно ограничить ежегодный отпуск. Например, бухгалтеры обычно ограничивают ежегодный отпуск в марте и начале апреля.

В момент отсутствия

В случае коротких периодов планового отпуска вашим первым пунктом захода, вероятно, будет существующий персонал. Они хорошо знают свое дело и могут быть знакомы со своей ролью.Обычно они могут следовать четким инструкциям человека, отправляющегося в отпуск. Поскольку эти отлучки короткие и плановые, они редко вызывают серьезные неудобства.

При предварительном уведомлении вы можете запланировать эти отсутствия, используя временные службы в Лондоне. Свяжитесь с таким авторитетным лондонским кадровым агентством, как Love Success, которое специализируется на предоставлении временной поддержки в офисе. Поскольку у вас есть время для планирования, вы можете позаботиться о том, чтобы нанять нужных людей для покрытия, даже проведя с ними собеседование и, если хотите, облегчить период передачи.

Крышка в кризис

Однако могут возникнуть проблемы при продлении запланированного отпуска (например, декретного отпуска или отпуска для отца). Нереально оставлять дополнительную нагрузку на существующий персонал на длительный период времени. Точно так же все усложняется, когда на вас навязываются пропуски неизвестной продолжительности, что может случиться в первые дни длительной болезни. Мы описываем их как «периоды кризиса». Неспособность спланировать свое отсутствие может привести к беспорядку и панике.

Однако у вас есть варианты. В ближайшее время мы можем организовать для людей явку на временную работу в Лондоне в день запроса . Правильно, у нас есть служба «Wait 4 Work», где люди, имеющие опыт офисной поддержки, могут прийти к нам в Ковент-Гарден с 8 утра. Это означает, что они будут готовы к отправке, как только они вам понадобятся.

В долгосрочной перспективе мы можем помочь вам гибко покрыть незапланированные и неизвестные отсутствия. У нас есть много квалифицированных и опытных людей, которые могут справиться с проблемами в Лондоне, и они могут предоставить вам гибкое покрытие, в котором вы нуждаетесь.Они также знакомы с тем, как работать в кризисных ситуациях, и они добавят ценности и помогут вам справиться с этим трудным периодом.

Позвоните по телефону 020 7870 7177, и мы поможем вам организовать страхование вашего отсутствия, чтобы оно не доставляло головной боли.

Love Success — ведущее агентство по подбору персонала и секретарей в Лондоне.
Наши специалисты по подбору персонала могут помочь вам найти работу секретарей, работу вспомогательного персонала в офисе и лучшие рабочие места PA в Лондоне.

Ознакомьтесь с нашими последними вакансиями здесь

PA Jobs l Вакансии помощника руководителя l Вакансии поддержки офиса l Лучшие PA должностей

Всеобъемлющее руководство по прогулам

Помимо поддержания производительности, управления конфликтами и соблюдения сроков, менеджерам по персоналу также приходится иметь дело с проблемой хронических прогулов.Этот «убийца чистой прибыли» в значительной степени повлиял на прибыльность компаний и наличие рабочей силы в Соединенных Штатах.

Что такое прогулы?

Проще говоря, отсутствие работы часто называют прогулами. Это выходит за рамки запланированных отпусков, случайных болезней и личного отпуска.

Прогулы не включают отпуска, санкционированные менеджером, и больше связаны с фиксированной схемой пропусков работы слишком часто без какого-либо предварительного уведомления.

Суть в том, что отсутствие на работе без уважительной причины называется прогулом. Итак, сколько это слишком много? К сожалению, не существует фиксированного процента или количества, которое может определить чрезмерное количество прогулов.

BLS (Бюро статистики труда) изучило средний уровень невыходов на работу в США. По статистике, показатель невыходов на работу в частном секторе составил 2,8%. Напротив, в государственном секторе он составлял 3,3%.

В Европе средний уровень невыходов на работу колеблется от 3% до 6%.

Как измерить прогулы?

Прогулы измеряются с помощью коэффициента невыходов на работу. Существует формула оценки невыходов на работу, которая может помочь менеджерам измерить невыход на работу в их организации.

Им необходимо разделить общее количество отсутствий в году на общее количество рабочих дней в данном году. Затем частное нужно умножить на 100. Полученная здесь ставка является важным показателем вовлеченности сотрудников.

Более высокий уровень невыходов на работу указывает на проблемы в организационной культуре и среди сотрудников.Кроме того, эта формула коэффициента невыходов на работу остается неизменной для всех отраслей.

Каковы причины прогулов сотрудников?

Хотя большинство менеджеров может думать, что невыход на работу напрямую связан с болезнью или недомоганием, Национальный институт здравоохранения утверждает иное. Согласно ему, депрессия или отсутствие мотивации являются основными причинами хронических прогулов.

В подтверждение этого утверждения Морно Шепелл также сообщил, что более 52% из прогулов сотрудников в США не имеют ничего общего с болезнью.Итак, давайте рассмотрим некоторые важные факторы, которые вызывают прогулы:

Запугивание

Компании, у которых есть проблемы, такие как преследование или запугивание, имеют более высокий уровень прогулов. По мнению экспертов в области психологии человека, такие случаи демотивируют сотрудника до такой степени, что он может начать пропускать работу, чтобы избежать агрессии. Отдел кадров не должен легкомысленно относиться к внезапному скачку количества прогулов сотрудников. Откладывание решения таких вопросов в долгосрочной перспективе может стоить организации значительных затрат.

Разъединение

Сотрудники, которым работа не нравится, часто не приходят в офис. Это называется увольнением сотрудников. Это может быть из-за несправедливого обращения или непризнания со стороны менеджера. По мнению экспертов, большинство проблем с разъединением возникает, когда работники не получают желаемых ролей.

Низкий боевой дух на рабочем месте

Ни одному сотруднику не понравится работать в организации, где разгул конфликт. Отсутствие уважения, мотивации и гибкости может привести к неудовлетворенности сотрудников.

Проблемы ухода за семьей

Сотрудникам, которым сложно заботиться о своих близких, особенно о детях и пожилых людях, бывает сложно приходить на работу каждый день. Кроме того, они также не предупреждают заблаговременно о частом сборе листьев. Все эти факторы увеличивают количество хронических прогулов в организации.

Стресс

Стресс любого рода может повлиять на производительность труда сотрудника и привести к необъяснимым его пропускам. Сотрудники, которые работают в условиях экстремального профессионального или личного давления, часто сталкиваются с проблемами со здоровьем.Кроме того, у них низкий моральный дух, и они, как правило, бросают курить без предупреждения. HR может решить эту проблему, внедрив эффективные решения по управлению отсутствием в организации.

Выгорание сотрудника

Сверхурочная работа или сверхурочная работа может привести к таким проблемам, как выгорание и эмоциональный срыв. Менеджеры по персоналу должны попытаться выявить и смягчить их, пока не стало слишком поздно.

Кража времени

Считаете ли вы, что невыход на работу означает полный выходной день на работе? Если да, возможно, вы ошибаетесь.Опоздание в офис, ранний выход из офиса или необъяснимые длительные перерывы между рабочими часами также считаются прогулами. Любой менеджер, который сталкивается с проблемой кражи времени в своей команде, не должен относиться к этому легкомысленно. Им следует немедленно связаться с руководством для решения этой проблемы.

Отсутствие гибкости

Сотрудник, который привык работать на своих условиях, прибегнет к прогулам, если его лишат свободы. По мнению экспертов, такие сотрудники, как правило, уходят в отпуск без предварительного уведомления.Эта ситуация также создает чувство цинизма в коллективе и организации в целом.

Депрессия

Депрессия стала одной из основных причин прогулов в США. Согласно исследованию, проведенному Йельским университетом, любая депрессия может заставить сотрудника часто пропускать работу.

Каковы последствия прогулов?

Руководство и персонал должны понимать последствия хронических прогулов в организации.Даже один день пропуска работы может повлиять на организацию несколькими способами. Как? Давайте узнаем в этом разделе:

Денежные затраты

Согласно недавней статье Forbes, чрезмерный невыход на работу в США обходится примерно в 3600 долларов в год на каждого почасового сотрудника. С другой стороны, ежегодные расходы на невыход на работу для наемных сотрудников составляют около 2650 долларов. Помимо этого, работодатели также должны нести административные расходы, связанные с незапланированным отсутствием на работе. Эта стоимость со временем может значительно возрасти.

Низкая производительность

Когда сотрудники возмущены и перестают уложиться в сроки, общая производительность организации падает. Кроме того, если оставить эту проблему без внимания, это также может привести к снижению прибыли. Поэтому работодатели должны понимать факторы, способствующие прогулам, и принимать соответствующие меры.

Вопросы безопасности

Иногда руководство нанимает временных сотрудников для выполнения обязанностей отсутствующих сотрудников.Отсутствие обучения и профессионального опыта может стать причиной несчастных случаев на рабочем месте. Это может навредить репутации организации.

Напряженные сотрудники

Когда некоторые сотрудники пропускают свою работу, другие члены команды вынуждены выполнять эту работу вместо них. Это может привести к недовольству и стрессу сотрудников. Более того, эта дополнительная ответственность также может привести к ошибкам и снижению качества работы.

Низкий моральный дух сотрудников

Частые отсутствия на работе могут разрушить целые компании.Остальные сотрудники могут страдать от низкого морального духа, когда видят, что они не могут хорошо работать из-за чрезмерного увольнения других сотрудников.

Низкая производительность

Проблема частого отсутствия на работе также может отрицательно сказаться на качестве продукции организации. Это также может привести к ухудшению качества услуг, продуктов и обслуживания клиентов. Обычно это происходит из-за нехватки персонала или усталости сотрудников.

Суть в том, что хронические прогулы могут иметь пагубные последствия для организации, если их не остановить.Это может нанести вред персоналу и организации множеством способов.

Каковы стратегии сокращения прогулов сотрудников?

Правильные стратегии, реализованные в нужное время, могут помочь менеджерам по персоналу контролировать хронические прогулы. Вот несколько проверенных и проверенных методов сокращения пропусков занятий на рабочем месте.

Гибкие графики

Интересно, что более одной трети работодателей в США отметили значительное сокращение прогулов сотрудников после внедрения политики гибкого рабочего времени.Точно так же более 80% сотрудников предпочитают гибкий график работы более фиксированному. Менеджеры по персоналу должны руководствоваться этими данными и подумать о том, чтобы составить более эффективный график работы, чтобы сократить количество прогулов на рабочем месте.

Поощрение

Эксперты считают, что поощрение сотрудников за явку на работу — отличный способ контролировать прогулы. Поощрения могут быть в различных формах, например подарочные карты, дополнительная оплата труда и т. Д.

Дайте добро на удаленную работу

Знаете ли вы, что только 7% американских рабочих предпочитают работать из офиса? Работодатели, которые хотят исключить прогулы сотрудников, должны ввести для своих сотрудников политику удаленной работы.Это может быть беспроигрышная ситуация как для сотрудников, так и для организации.

Имейте политику невыходов на работу

Каждая организация должна иметь полноценную политику невыходов на работу для своих сотрудников. Четкая политика отпусков может удержать сотрудников от незапланированных отпусков.

Предложение оплачиваемого свободного времени

Предоставление достаточного количества отпусков по болезни — отличный способ сократить количество прогулов на рабочем месте. Это также защитит других сотрудников от инфекций, которые могут распространить больные сотрудники.После пандемии мы должны более осторожно относиться к распространению болезней среди рабочей силы ради производительности и общественного здоровья.

Тренинг HR

Наряду с сотрудниками очень важно обучить HR справляться с прогулами на рабочем месте. Чтобы способствовать этому, менеджеров по персоналу следует поощрять к участию в плане улучшения посещаемости сотрудников. И последнее, но не менее важное: менеджеры могут воспользоваться помощью программного обеспечения для управления посещаемостью, чтобы получить значимые данные. У них также должна быть обновленная таблица посещаемости с необъяснимыми пропусками, чтобы вовремя принять меры.

Перенос обязанностей

Один из лучших способов контролировать прогулы на рабочем месте — попросить сотрудников делегировать свои обязанности. Другими словами, попросите сотрудника составить запасной план в его отсутствие. Этот процесс ошеломляющий и обременительный, вынуждая сотрудника отчитываться о работе самостоятельно, если ситуация не является действительно ужасной.

Программы оздоровления на рабочем месте

Руководству следует оказать помощь работникам в поддержании их здоровья и физической формы.Регулярные медицинские осмотры и программы оздоровления — это эффективные способы помочь сотрудникам сохранить свое физическое и психическое здоровье.

Собеседование по возвращению на работу

Сесть с сотрудником, который пришел после периода длительного отсутствия, — мощный инструмент для сокращения количества прогулов сотрудников. Это отличный способ поприветствовать сотрудника и понять его опасения. Менеджеры должны гарантировать, что этот процесс не будет восприниматься как карательная или дисциплинарная мера.

Отслеживание посещаемости

Работодатели могут решить проблему прогулов сотрудников, используя эффективную систему отслеживания посещаемости. Работодатели могут использовать его данные для выявления и отслеживания сотрудников, которые часто отсутствуют.

Обзор организационной культуры

Эксперты считают, что прогулы на рабочем месте часто указывают на проблему в организации. HR должен проанализировать организационную культуру и методы управления, чтобы определить триггерные точки.Они также должны предложить руководству стратегии исправления, чтобы контролировать проблему.

Компании ежегодно несут убытки в миллиарды долларов из-за прогулов сотрудников. Снижение производительности, потеря времени и низкая производительность труда — это еще одни последствия этой распространенной проблемы.

Прилежным сотрудникам часто приходится выполнять дополнительные задачи. Это приводит к конфликтам на рабочем месте, отсутствию доверия и снижению морального духа среди сотрудников.

Периодические отсутствия на работе неизбежны.Но хронический невыход на работу в конечном итоге может стоить как сотрудникам, так и организации. Таким образом, компаниям выгодно создавать эффективные стратегии управления отсутствием, чтобы отслеживать, контролировать и реагировать на это.

Как бороться с прогулами сотрудников

В 2019 году уровень отсутствия сотрудников в США составлял в среднем 2,8% в любой день. Хотя у многих из этих работников будут веские причины для отказа от работы — например, болезнь или чрезвычайная ситуация, — большая часть этой цифры будет состоять из прогулов сотрудников.

Итак, что такое прогулы сотрудников и чем они отличаются от других форм оплачиваемого отпуска?

Проще говоря, прогулы — это практика отсутствия на работе без уважительной причины. Показатель отсутствия сотрудников в США может показаться небольшим процентом, но такой уровень отсутствия сотрудников серьезно сказывается на производительности бизнеса.

Подумайте об этом.

Если в вашей команде 300 человек, то показатель отсутствия в 2,8% означает, что вы можете ожидать, что в любой день будут отсутствовать примерно восемь человек, причем большая часть этих отсутствий будет незапланированным и в последнюю минуту.

Таким образом, вы не только потеряете продуктивность этих восьми человек, но и производительность их коллег также пострадает, когда они будут пытаться решить, что им нужно покрыть.

Вот почему для каждого предприятия жизненно важно иметь план по сокращению прогулов сотрудников. Не все прогулы можно предотвратить — люди могут заболеть, и возникнут чрезвычайные ситуации в семье, — но, решив проблему прогулов, вы можете снизить общее количество прогулов.

Вот как бороться с прогулами сотрудников.

Закон о правилах посещаемости сотрудников

Трудно обвинить сотрудников в прогулах, если вы не изложили свои ожидания.

Размер вашего бизнеса здесь не имеет значения — независимо от того, нанимаете ли вы пять человек или 5000, политика посещаемости четко показывает сотрудникам, что они могут и не могут делать, пока они работают.

Тем не менее, правила, содержащиеся в этой политике, будут отличаться от бизнеса к бизнесу.

Например, некоторые работодатели не возражают против того, чтобы их сотрудники приходили на час позже утра, если они компенсируют это время, опаздывая на час.В этом случае опоздание менее чем на один час не будет считаться отсутствием.

Однако для других — особенно в отраслях, где используется посменная работа — выход на работу на час позже будет огромной проблемой, которую следует рассматривать как отсутствие.

Чтобы быть эффективной, ваша политика посещаемости сотрудников должна быть частью каждого нового найма, каждый менеджер должен быть обучен ей, и она должна постоянно выполняться.

Запись отсутствия и анализ данных

Важной частью успешной политики посещаемости сотрудников является учет отсутствий на работе и изучение тенденций.

Например, если сотрудник регулярно звонит больным утром в пятницу, это может быть связано с тем, что он посещает выпивку «в четверг из-за жажды» и часто просыпается по пятницам с похмелья. Выявив такие тенденции, вы можете предпринять соответствующие действия в случае обнаружения чего-то подозрительного.

Создание надежного процесса оформления отпуска по болезни

Если сотрудники считают, что им могут сойти выходные дни, притворившись больными, многие из них это сделают. Так устроен мир.Вот почему так важно иметь четкий и тщательный процесс регистрации отпусков по болезни, которого должны придерживаться все сотрудники.

Такие процессы, как правило, включают формы болезни, которые сотрудник должен заполнить, с объяснением отсутствия, а также беседу о возвращении на работу со своим руководителем. В случае длительного отсутствия также требуется справка от врача.

В случае, если их объяснение отсутствия удовлетворительно, это может вызвать дисциплинарный процесс или изменить их план работы.

Если сотрудники знают, что им придется пройти через тщательно контролируемый процесс в результате своего выходного дня, они с меньшей вероятностью сделают это вообще — если у них действительно нет веской причины для их отсутствия.

Этот процесс должен быть четко прописан в политике посещаемости сотрудников, и каждый менеджер должен обеспечить его строгое соблюдение.

Вознаграждайте и укрепляйте хорошее поведение

Хотя компании не хотят поощрять презентизм — когда сотрудники приходят на работу, несмотря на то, что они больны, — хорошая практика поощрять хорошее поведение.

Варианты вознаграждения включают:

• Один дополнительный день отпуска для 100% посещаемости в конце года
• Награды, такие как подарочные карты на рождественской вечеринке за хорошую посещаемость
• Бонусы для сотрудников со 100% посещаемостью или процент от этого бонуса для сотрудников с высокой посещаемостью

Также важно, чтобы менеджеры регулярно выражали свою признательность за постоянную посещаемость — благодарность имеет большое значение.

Создайте план покрытия для каждого сотрудника

Сколько бы вы ни работали над показателем пропусков на работу, сотрудники по-прежнему будут отсутствовать на работе — как по законным, так и по менее законным причинам.

Итак, когда дело касается прогулов, страхование должно быть важной частью плана.

Подготовка к этим отсутствиям означает, что, когда они действительно случаются, руководитель и коллеги сотрудника будут точно знать, как действовать, и бизнес в целом потеряет меньше производительности.

Попросите каждого сотрудника создать шпаргалку, которая точно объясняет, каковы их ежедневные или еженедельные задачи и обязанности, и обновлять ее по мере развития их роли. Кроме того, убедитесь, что у их руководителя есть доступ к их рабочим почтовым ящикам и файлам, если им понадобится доступ к ним, когда сотрудник не на работе.

Эта шпаргалка должна быть предоставлена ​​их менеджерам и их командам. У каждого менеджера также должен быть короткий список сотрудников, которые могли бы охватить каждого члена команды в рамках своего четкого плана действий прикрытия.

Были ли у вас проблемы с прогулами сотрудников в прошлом? Как вы справились с этим? Поделитесь с нами своим опытом в комментариях.

Как поговорить с сотрудниками об их посещаемости

Работодателям может быть сложно решить проблему отсутствия сотрудников на работе по разным причинам. Некоторые отсутствия на работе работодатели могут идентифицировать как мошенничество. Например, сотрудник, который всегда вызывает болезнь за день до или после праздника, вероятно, злоупотребляет своим отпуском по болезни.Еще одно возможное злоупотребление отпуском может быть связано с тем, что сотрудник, у которого всегда возникает чрезвычайная ситуация в семье прямо перед основным сроком. Хотя некоторые из этих пропусков могут быть законными, работодатели, заметившие закономерности посещаемости, должны это исправить.

Как обсудить проблему

Работодатели должны бороться с прогулами, когда они впервые замечают это. Однако есть хорошие и плохие методы ведения беседы с сотрудником. Ниже приведены несколько советов для работодателей, которые помогут обеспечить продуктивность разговора.

• Помните, что встреча носит следственный характер, а не дисциплинарный. Настройте свой тон на тревожный, а не на угрожающий. Сотрудник является членом вашей команды, и акцент должен быть сделан на решении проблемы, а не на вынесении выговора.
• Убедитесь, что встреча является закрытой. Общественные помещения, такие как кубическая форма сотрудника, неуместны и не способствуют продуктивному результату.
• Подготовьте факты перед встречей. Знайте даты всех отсутствий, причины отсутствия и т. Д.Неподготовленность может привести к противоположному ожидаемому результату встречи. Сотрудник может не отнестись к вашему беспокойству серьезно, если вы не выполнили надлежащую работу.
• Спросите сотрудника о подробностях отсутствия. Может быть реальная проблема, способствующая продолжающейся проблеме посещаемости, например, больной член семьи или отсутствие надлежащего ухода за ребенком. Если проблема не устранена, попробуйте предложить решения, такие как гибкий график или смена рабочих дней, чтобы позволить сотруднику заботиться как о своей личной, так и о профессиональной жизни.
• Объясните сотруднику, что его отсутствие влияет на работу. Многие сотрудники не верят, что их роль достаточно значительна, чтобы снизить производительность, если они время от времени пропускают день. Предоставление конкретных данных, показывающих, как их незапланированный отпуск влияет на продажи, может выявить стоимость их отсутствия.

Дальнейшие действия
После встречи с сотрудником продолжайте следить за его посещаемостью. Работодатели должны устранять любые продолжающиеся отсутствия или улучшения.Если вы заметите заметное улучшение посещаемости сотрудников, не забудьте сообщить им, что вы цените их усилия.
Некоторые отсутствия неизбежны. Однако работодателям необходимо решить проблемы посещаемости, прежде чем они станут привычными. Правильный подход к управлению пропусками может дать гораздо лучшие результаты, чем наступление. Чтобы узнать больше об управлении отсутствием, свяжитесь со специалистами Actec.

46 советов по управлению отсутствием

Управлять отсутствием сотрудников может быть сложно, если вы не внедрили четкую стратегию управления отсутствием на своем рабочем месте.

Итак, как вы собираетесь сократить количество прогулов?

Мы просили вашего совета о том, как ответить на этот вопрос, и, похоже, мы задели немного нервов! Вот 50 советов, которые вы дали.

1. Четкая политика посещаемости

Ключевым моментом является наличие четкой политики посещаемости, которая доводится до сведения всего персонала; сотрудники должны понимать, чего от них ждут и что считается приемлемым.

Наличие процедур отсутствия на работе должно гарантировать, что все сотрудники точно знают, когда им следует позвонить и кому сообщить о своем отсутствии.Должен быть высокий уровень последовательности в том, как бизнес справляется с недопустимым отсутствием.

2. Попробуйте использовать эту систему из семи пунктов

я. Просмотрите существующие политики , проверьте их актуальность и, самое главное, убедитесь, что у всех одинаковое понимание.

ii. Проведите сеансы калибровки с разными менеджерами по персоналу, чтобы понять, как применяется политика, и узнать о сложных и различных ситуациях, которыми необходимо управлять.

iii. Обеспечьте четкую структуру поддержки для ваших менеджеров по персоналу, чтобы они знали, к кому обратиться, если они не уверены в ситуации.

iv. Ввести четкую отчетность , чтобы бизнес понимал уровни отсутствия, а также различные типы отсутствия, например краткосрочный и долгосрочный отпуск по болезни, экстренный отпуск, отпуск по беременности и родам, отцовство, неоплачиваемый отпуск и т. д.

v. Сообщите числа в виде количества людей, эквивалента полной занятости и процентов.

vi. Просмотрите свои собеседования по поводу возвращения к работе и снова поддержите тех, кто проводит эти встречи.

vii. Наконец, обеспечивает подотчетность и ответственность на всех уровнях.

Семибалльная система прогулов

• Проверьте существующие политики
• Удержание сеансов калибровки
• Обеспечьте четкую опорную структуру
• Введение четкой отчетности об отсутствии
• Сообщите номера
• Повторите свое собеседование при приеме на работу
• Обеспечение подотчетности и ответственности на всех уровнях

Фил Андерсон на форуме

3.Будьте в курсе событий, которые могут вызвать всплеск прогулов

Убедитесь, что команда контакт-центра знает, что вы в курсе того, что происходит вне работы, в том числе о спортивных мероприятиях, фестивалях и других особых случаях подобного рода.

На предыдущей должности я попросил директора по персоналу разослать электронное письмо в пятницу перед большим музыкальным фестивалем.

В электронном письме сказано:

Я знаю, что многие из вас собираются на фестиваль, и я надеюсь, что вы хорошо проведете время и благополучно доберетесь домой.Праздничные дни понедельника заполнены.
Я просто хочу сообщить вам, что любой, кто позвонит по болезни в понедельник, вернется на работу со мной, когда вернется.

Элисон Конаган на форуме

4. Управляйте ежегодным отпуском по часам, а не дням

Своевременное управление отсутствием — отличный способ лучше контролировать право сотрудников на ежегодный отпуск и убедиться, что они соответствуют потребностям бизнеса.

Примером может быть агент, которому нужно пойти домой пораньше, чтобы посмотреть на игру своего ребенка, или кому-то, кому нужен час для посещения врача.

Запросы на полные дни, которые обычно отклоняются, затем могут быть частично утверждены. Кроме того, в тихие дни вы можете попытаться смягчиться, подойдя к агентам и предложив им использовать час или два ежегодного отпуска.

Таким образом агент уходит домой раньше, уровень обслуживания не снижается, и теперь у вас меньше ежегодных отпусков, которыми вы можете управлять позже (когда это может отрицательно сказаться на уровне обслуживания). Все победители!

5. Покажите агентам, как их отсутствие влияет на бизнес

Я верю в заметность.Предоставление агентам видимости того, сколько случаев отсутствия / болезни у них было за определенный период времени, — отличный способ напомнить им, что им нужно помнить о количестве случаев, когда они отсутствовали.

Если агенты действительно могут видеть дни, потерянные для бизнеса в результате, не говоря уже о том факте, что другой случай может вызвать дисциплинарное взыскание определенного типа, агент с меньшей вероятностью заболеет в следующем случае.

Это можно сделать вручную или с помощью разрешений на отчеты в определенных решениях для управления персоналом.

Скотт Баддинг из Business Systems

6. Разделите контакт-центр на небольшие группы

Разделение контакт-центра на группы может обеспечить чувство командного духа, что может снизить количество прогулов, поскольку каждый агент с большей вероятностью будет испытывать чувство долга перед своими коллегами и «товарищами по команде».

Разделение ваших сотрудников на более мелкие команды может усилить их чувство долга.

Чтобы распространить это чувство еще больше, добавьте командные стимулы к индивидуальным наградам, чтобы усилить атмосферу сообщества и сплоченность каждой группы, одновременно разжигая дружеское соревнование, которое может принести пользу контакт-центру.

Контактный центр

AO в Болтоне разделен на несколько секций, каждая из которых посвящена определенной теме. Узнайте, как они это делают, прочитав нашу статью: 17 вещей, которые вы можете узнать из контактного центра AO

7. Отображение значимых спортивных событий из контакт-центра

Прогулы часто достигают пика во время и после значительных спортивных мероприятий, таких как Олимпийские игры, чемпионат мира и Суперкубок.

Итак, было бы неплохо провести прямую трансляцию мероприятия в контакт-центре, отображая живое действие на настенных панелях или рабочих столах операторов, чтобы уменьшить влияние нехватки персонала.

Это можно сделать еще дальше, если принять участие в подобных мероприятиях и сыграть в контакт-центры, посвященные чемпионату мира по футболу и Олимпийским играм, чтобы это празднование стало неотъемлемой частью рабочей среды.

8. Борьба с источниками офисного стресса

Стресс часто является серьезным источником прогулов на любом рабочем месте, поэтому важно выяснить, какие части работы создают наибольшую нагрузку на агентов, и это поможет вам выяснить, на что вы можете ориентироваться, чтобы улучшить посещаемость.

Лучший способ сделать это — спросить агентов в еженедельном / ежемесячном / ежегодном опросе: «Что вы считаете самым большим источником стресса в вашей текущей должности?»

Часто в контакт-центрах стресс возникает из-за несложной и повторяющейся работы, отсутствия контроля над принятием решений, связанных с работой, и отсутствия возможностей для продвижения по служебной лестнице.

Чтобы уменьшить влияние этих источников стресса, вы можете внедрить мотивационные игры, запустить программу в стиле «вы сказали, мы сделали» и уведомлять агентов по электронной почте о вакансиях в компании, для которых они могут быть подходящими.

Для получения дополнительных советов по этой теме прочтите: 25 советов, которые помогут вашему персоналу избежать стресса

9. Предложите ваучеры по уходу за детьми

Поскольку средний возраст сотрудников контакт-центра остается довольно молодым, уход за детьми, вероятно, будет основной причиной прогулов.Это связано с тем, что, если ребенок агента заболеет или их обычные меры по уходу за ребенком не сработают, родителям, возможно, придется взять больничный, чтобы позаботиться о них.

Итак, чтобы уменьшить эту проблему, контактные центры могут предлагать ваучеры по уходу за детьми, возможно, как часть стимула, или включать алименты в свои программы помощи сотрудникам.

10. Увеличьте присутствие руководства на этаже контакт-центра

Согласно недавнему исследованию Gallup, «более 80% британских рабочих не имеют реальной приверженности своей работе, а четверть из них« активно увольняются ».”

Это «размежевание», несомненно, является фактором, способствующим прогулам. Итак, чтобы привлечь больше сотрудников, возможно, пришло время начать вести впереди.

Прочтите эту статью о важности культуры call-центра и о том, как ее улучшить, чтобы получить информацию о том, как приблизить ваше руководство к непосредственному персоналу.

Один из способов сделать это — назначить тренера работать вместе с руководителем группы. Это может быть особенно эффективным, если вы продвигаете высококвалифицированного агента, которого боитесь потерять, на роль коуча.

Хотя это не будет продвижением по службе с гораздо большей оплатой, это предоставит этому агенту более ясный путь профессии и окажет дополнительную поддержку агентам.

Кроме того, это снимает часть ответственности с руководителя группы, который вместо этого может сосредоточиться на привлечении агентов, улучшении коммуникации в компании и мониторинге прогулов.

11. Помогите агентам развить передаваемые навыки

Из-за высокого уровня выбытия во многих контакт-центрах, агенты могут проработать всего один или два года и вскоре понимают, что группа людей, с которыми он / она обучался, все переехала.Это может быть неприятным ощущением для агента, особенно если он чувствует, что не продвинулся в своей роли.

Помогая агентам увидеть, как их роль может соотноситься с их будущими устремлениями, и предоставляя им возможности для расширения своего набора навыков, они могут еще больше мотивировать агентов, а также сократить потери.

Это становится еще более важным, если учесть молодой возраст профессионалов. Это связано с тем, что если команда контакт-центра чувствует, что вы подготовили их к успеху, вы повысите моральный дух, а не обиду, что, скорее всего, приведет к отсутствию.

Контакт-центр

PhotoBox в Лондоне предлагает операторам курсы BTECH в определенных областях, чтобы помочь им развить свои навыки. Узнайте о преимуществах этого, прочитав нашу статью: 18 вещей, которые можно узнать из контактного центра PhotoBox

Чарли Митчелл в справочном центре колл-центра

12. Вернуться к работе Интервью

Проведение собеседований по возвращению к работе может быть особенно полезным для выяснения причин отсутствия и оценки их подлинности.

Для компании также важно постоянно искать способы удерживать сотрудников. В целом, если существуют строгие процедуры, которые соблюдаются, они могут помочь сократить количество прогулов по всему бизнесу.

Джефф Симс

13. Гибкое планирование

Гибкое расписание может снизить количество прогулов при правильном обращении. Некоторые сотрудники вынуждены пропускать работу по независящим от них причинам.

Предоставьте сотрудникам возможность выбирать индивидуальные расписания, которые лучше соответствуют их личным потребностям и помогают им поддерживать предсказуемый график работы.

Вот: 10 способов сделать процессы планирования более эффективными

14. Хорошая документация

Для сотрудников с хроническими или привычными опозданиями или прогулами очень важна хорошая программа действий. Документация является ключевым моментом, и правила должны применяться равномерно ко всей совокупности агентов контакт-центра.

15. Поощрительные программы должны быть связаны с посещаемостью

Допустим, у вас есть два сотрудника с почти одинаковыми продажами за месяц.Оба находятся в очереди на получение денежных бонусов. Уместно ли, чтобы один сотрудник с ужасающей посещаемостью получал такую ​​же премию, как и сотрудник, имеющий блестящую посещаемость?

Нет. Оба сотрудника присутствовали в течение основных торговых часов, но только один был достаточно добросовестным, чтобы прибыть на работу вовремя и помочь своей команде.

Перейдите по ссылке, чтобы получить 14 идей для программ мотивации вашей команды

16. Привяжите повышение к посещаемости

В том же духе привяжите повышение к посещаемости.Ничто не опустошает команду быстрее, чем когда коллега продвигается на руководящую позицию, где от него требуется обеспечить соблюдение правил посещаемости, которых они сами не могли придерживаться до повышения.

17. Ваша политика посещаемости слишком строгая?

Вам нужно немного места для маневра, чтобы учесть некоторые непредвиденные отсутствия (например, создать исключение для снежных бурь, дорожно-транспортных происшествий, связывающих основные магистрали, или задержек пригородных поездов). Главное здесь — убедиться, что эти события поддаются проверке и влияют на широкий круг агентов.

18. Переключение передач

Разрешение смены свопов (т. Е. Торговых смен) также может сократить количество прогулов. Некоторые центры поддерживают доску смены, где агенты указывают дни, в которых они нуждаются, и свой график, а другие агенты могут добровольно менять выходные дни или менять время начала и т. Д. Более крупные контакт-центры могут автоматизировать этот процесс с помощью своего программного обеспечения для составления расписания.

Прочтите эту статью для получения дополнительной информации о смене смены в колл-центре.

19. Свяжите количество прогулов с результатами опроса о вовлеченности агентов

Есть агенты, которые являются обычными преступниками, и агенты, которые обязательно будут появляться каждый день.Но существует большая часть ваших сотрудников, которые находятся где-то между этими двумя группами, и для них их рабочая среда может стать переломным моментом в вашей борьбе за повышение посещаемости.

Опросите своих агентов и спросите их, что могло бы сделать их рабочее место более счастливым и способствовать их посещаемости. Вы можете увидеть ответы, указывающие на то, что вам нужно сделать их зоны отдыха более привлекательными, или они могут захотеть персонализировать свои кабинки.

В крайнем случае, вы можете встретиться с агентами, которым нужны новые условия парковки, или, возможно, вы можете организовать скидки в местных детских садах для работающих родителей.

20. Повышенное количество прогулов по понедельникам, пятницам и выходным

Большинство контакт-центров, отслеживающих данные о посещаемости, сообщают об увеличении пропусков занятий по понедельникам, пятницам и выходным. Если посещаемость связана с финансовыми результатами вашего центра, подумайте о предложении плана мотивации, который включает идеальную посещаемость в качестве одной из ключевых целей.

Посмотрите на ежегодную премию признания для тех, кто показывает отличную посещаемость на протяжении всех четырех кварталов.
Крис Маккалистер

Вы также можете посмотреть на ежегодную премию признания для тех, кто имеет отличную посещаемость на протяжении всех четырех кварталов.

Крис Маккалистер

21. Служащий отвечает за свою судьбу

Я бы посоветовал прочитать книгу, Дисциплина без наказания, . Это отличает партнеров по подотчетности. По сути, за свою судьбу отвечает сотрудник.

Например, у сотрудника A всего 48 часов нетрудоспособности или 6 случаев болезни. Сотрудник А израсходовал все 48 часов и находится уже седьмой раз. Сначала сотрудник А ведет недокументированную беседу со своим руководителем, просто констатируя факты и давая понять, что, если он снова позвонит, будет проведено обсуждение «плана действий».

Если один и тот же сотрудник звонит в 8-й раз, то по его возвращении у менеджера проводится документированное обсуждение, в котором сотрудник должен создать план действий, чтобы решить свою проблему с увольнением с работы.

Ответственность перекладывается на сотрудника. Вместе сотрудник и менеджер разрабатывают план, чтобы вернуть сотрудника в нужное русло. Сотрудник подписывает документ, и он помещается в его дело. Если сотрудник нарушает план действий, он проводит еще одно задокументированное обсуждение и ставит ультиматум о том, следует ли ему работать в компании.

Сотруднику дается 24 часа на принятие решения. Если сотрудник решает остаться в компании, он должен вернуться к плану действий. Затем менеджер объясняет, что дальнейшие нарушения приведут к расторжению договора. Хотя это длительный процесс, он приводит к гораздо меньшей текучести кадров.

Сьюзан Лейтон

22. Галстук посещаемости через оплату работы

Этим вы поможете обуздать отсутствие и зададите тон приведенным выше предложениям.

Это хорошо сработало для меня в пяти странах. Предварительная установка этого ожидания не только отфильтрует тех, кто получает почасовую оплату, но и ограничит звонки в понедельник / пятницу / выходные / праздничные дни.

Дана Масел

23. Идеальная посещаемость = свободный выходной

Я руководил неблагополучной командой, которой нравилось сжигать больничный. Я создал программу поощрения, дающую им один день бесплатного отпуска каждые шесть месяцев, если они не позвонят по болезни.Конечно, посещение врача им не засчитывается.

Сработало! Я выделил больше отпускных дней для безупречной посещаемости, чем любой другой менеджер. Я даже разрешил запланированный отпуск, не повлияв на их оценку, если им действительно нужен перерыв.

Для получения дополнительной информации о предоставлении сотрудникам свободного выходного дня прочтите эту статью «Как Duvet Days может сократить отсутствие персонала», в которой обсуждается, как центры обработки вызовов использовали эту схему на практике.

Арнольд Тэлботт в AT&T

24.Наем не тех агентов

Наем не того агента центра обработки вызовов является основной причиной многих проблем с производительностью центра обработки вызовов, в том числе прогулов. Это существенное истощение вашего бюджета и чистой прибыли, рейтингов удовлетворенности клиентов и результатов продаж.

Программное обеспечение для проверки агентов колл-центра перед приемом на работу может отсеивать кандидатов на работу, которые быстро выгорят, потому что они не подходят для работы, и выявляет людей с личностью / подходящими для работы, мягкими навыками, мотивацией и трудовой этикой. быть лучшими агентами колл-центра.

Дэвид Филвуд из TeleSoft Systems
Подробнее по этой теме читайте в нашей статье: Как написать успешную стратегию набора и как нанять правильного агента центра обработки вызовов.

25. Давление со стороны сверстников способствует индивидуальной ответственности

Я нашел интересный принцип, который действительно изменил ситуацию, я поднял планку.

Работа в небольших командах, обеспечение индивидуальной подотчетности и требование, чтобы агенты соответствовали более высоким стандартам в отношении внешнего вида, личной целостности, личных действий, при групповой решающей приверженности — все это имеет значение.Это положительно использует давление со стороны коллег, стимулирует индивидуальную подотчетность и оттачивает командную атмосферу, которая так важна в работе колл-центра.

Индивидуальные улучшения, растянутые во времени, едва заметны, и многие даже не осознают изменений, пока они уже не осуществлены.
Дэйв Солсбери

Надлежащие стимулы, такие как вечеринки с пиццей, мороженое с мороженым, командные переодевания и т. Д., — все это дает стимул для стремления к большему.Улучшения, которые растянулись на шесть месяцев или около того, едва заметны на индивидуальном уровне, и многие даже не осознают, что они меняются, пока изменения уже не завершены.

Для получения дополнительной информации о том, как создать подотчетность в контакт-центре, прочтите эту статью: «Сила одного».

Дэйв Солсбери

26. Не показываться, правила звонка

Я внедрил политику «не показываться, звонить» в колл-центрах, в которых я работал. Процесс немного затянут, но снижение текучести кадров, повышение удержания и моральный дух помогают центру в целом.

Ключ — последовательность. Если процесс несправедлив по всем параметрам и нет реального последующего аудита, он не будет работать.

Наличие хорошей рабочей среды, позволяющей сотрудникам колл-центра брать на себя ответственность в рамках своих ролей и использование показателей, которые включают посещаемость, для анализа индивидуальной производительности, конечно же, являются ключевыми. Сотрудники, которые понимают свои стимулы, бонусы, повышения и продвижения по службе, также будут привязаны к этим показателям.

Карлос Лопес

27.Приоритет номер один — взаимодействие

Мы разработали и реализовали видение нашей организации, и нашим приоритетом № 1 является взаимодействие. Мы четко заявили, что невыход на работу был признаком плохой вовлеченности или что у нас были очень больные люди (обе проблемы). Я также сообщаю им, что я каждый день проверяю наши прогулы, чтобы убедиться, что у нас нет вышеупомянутых проблем.

Я также поручаю руководителям управлять этой метрикой, и это часть их переменной компенсации. Мы увидели, что показатели вовлеченности сотрудников увеличились на 80% за последние четыре квартала и снизилось количество прогулов на 30% в годовом исчислении.

Дэвид Брэдшоу, ING DIRECT

Вот наши главные советы по вовлечению сотрудников

28. Переосмыслить свои старые идеи

Прогулы, наряду с оттоком агентов, являются постоянной темой в каждом call-центре. Я думаю, что как лидеры мы должны избавиться от наших старых представлений о том, что сработало для нас, и посмотреть, что будет двигать или мотивировать нынешнее поколение агентов приходить на работу.

Сегодняшнее поколение агентов очень лояльно, так что используйте это.Получите эту личную приверженность к себе как к личности, а не к своему менеджеру.

Сегодняшние агенты безумно лояльны, поэтому отдайте это личное обязательство вам как отдельному человеку, а не своему менеджеру.

Когда вам 24 года, и вы живете дома, деньги не всегда являются большим стимулом, но свободное время — это.
Социальные отношения очень важны для этого поколения, поэтому отсутствие гибкости в расписании часто приводит к отсутствию; так что добавьте гибкости.

29. Позвольте агентам составлять собственное расписание

Позвольте агентам составлять свои собственные графики, которые соответствуют потребностям центра.Если это сработает, какая разница, усложняет ли это команду ресурсов или их руководителя, разве они не для поддержки агента, и не наоборот?

Посмотрим правде в глаза, это тяжелая работа, которую большинство из нас не стали бы делать снова, даже при нашей зарплате менеджеров. Итак, поставьте себя на их место, что вам потребуется, чтобы снова выполнить эту работу?

Взгляните на эту статью, чтобы ознакомиться с главными советами по шаблонам гибкого переключения передач.

Майкл Ллойд из Rogers Communications Inc.

30. Связь прогулов с отсутствием вознаграждений или поощрений

Любой, кто превышает согласованное количество опозданий или пропусков, не имеет права на рост в компании. Свяжите пропущенные удары с накоплением события (например, один пропущенный удар = 1/3 вхождения или как вы хотите, чтобы руководящие принципы были), чтобы прекратить манипуляции с отказом от времени, чтобы предотвратить опоздание.

31. Отстранить сотрудника без оплаты до увольнения

После того, как сотрудник опаздывает определенное количество раз и прошел через пошаговый процесс рецензирования до грани самоуничтожения, отстраните сотрудника без оплаты до увольнения.

Чтобы рассчитать прогулы, прочтите эту статью.

Если вы хотите быстро привлечь их внимание, если обсуждения не работают, заберите их зарплату на несколько дней в качестве альтернативы увольнению. Если этого не происходит, значит, вы имеете дело с кем-то, кому все равно.

Когда сотрудник вернется для ознакомления с новым 90-дневным испытательным сроком, установите следующие правила:

i. Любое опоздание в течение 90 дней = прекращение действия

ii. Завершение 90-дневного испытательного срока будет считаться успешным до тех пор, пока сотрудник не покажет тенденцию снова опаздывать в течение 30 дней после окончания испытательного срока. Еще одно опоздание в течение этого льготного периода показывает, что сотрудник привык и снова начинает 90-дневный испытательный срок.

Это явное сообщение о том, что манипуляции недопустимы. И, давайте посмотрим правде в глаза, не многие проблемные сотрудники выдержат от 90 до 120 дней «без толерантности».

Если они это сделают, то тренируйте их, если позже вы увидите, что они немного расслабляются, и обсудите, что вы оба знаете, что они могут это сделать.

Ларри Кук, Siemens

32. Сосредоточьтесь на благополучии персонала после установления реальных причин отсутствия

британских работодателя тратят около 750 миллионов фунтов стерлингов в год на общепринятые меры по улучшению самочувствия, чтобы попытаться помочь решить проблему отсутствия. Это необходимо до того, как вы включите какие-либо расходы на обучение, планирование работы или производственную реструктуризацию. Экономическое обоснование большей части этих расходов и окупаемости инвестиций является весьма спорным.

Не тратьте время и деньги на инициативы по отсутствию до тех пор, пока вы не оцените и не оцените благополучие сотрудников должным образом. Только тогда вы сможете успешно управлять своим отсутствием.

Прочтите это Руководство по улучшению психического здоровья в контакт-центре, чтобы узнать, как улучшить самочувствие в контакт-центре.

Джон Пикен из Shandwell

33. Линейные руководители поездов

Если линейный руководитель сможет больше узнать об отсутствии и потребностях сотрудника, он сможет способствовать более быстрому возвращению к работе.

34. Общайтесь регулярно

Очень важно поддерживать контакт с сотрудниками, пока они отсутствуют на работе.

Хелен Робертс в KCOM

35. Включите посещаемость как часть ключевых показателей эффективности агента

Мы включили посещаемость в KPI для представителей. Мы используем ежемесячные KPI и полученные баллы, чтобы определить рейтинг каждого по сменным ставкам.

Каждый из КПЭ имеет разный вес, и посещаемость имеет один из самых высоких показателей (40%), потому что именно он находится под большим контролем сотрудника.

36. Сдвигайте торги

Мы меняем ставки каждый квартал, чтобы наши представители знали, что у них есть возможность перейти к более желательной смене просто за счет хорошей работы.

Это очень хорошо сработало для нас.

Когда я возглавил контакт-центр три года назад, мы боролись с почти 200% -ным оттоком сотрудников и хроническими прогулами.

В 2008 году мы сократили наш отток до чудесных 2%, и в 2009 году оттока не было. Мы также снизили посещаемость до очень незначительной суммы.За весь 2009 год незапланированных пропусков не было, а за весь год всего 15 опозданий.

Шерон Д. Коупленд

37. Привлечь чувство ответственности

Когда я занял свою последнюю должность, я запросил файлы команды только для того, чтобы узнать, что у компании есть члены команды с более чем 40 мероприятиями посещаемости и без каких-либо действий. Команда была в основном хорошей командой, но у нее не было чувства ответственности.

Чтобы решить эту проблему, я начал переписывать должностные инструкции и добавлять работу с командой, чтобы повысить ответственность и подотчетность.В процессе мы добавили посещаемость к ключевым показателям эффективности и включили еженедельное общение по эффективности работы команды. Простое электронное письмо с общим количеством звонков, показателем отказов и уровнем обслуживания за неделю, включая события посещаемости.

В простом электронном письме о еженедельной работе команды подведены итоги звонков, процент отказов и уровень обслуживания за неделю, включая события посещаемости.

Итак, команда не понаслышке знала, что когда посещаемость снижалась, уровень обслуживания был ниже и так далее.Кроме того, мы включили отчеты о проделанной работе и, да, мы поместили некоторых агентов на испытательный срок, а некоторых из-за того, что они не выполнили свои обязательства по отдельным карточкам прогресса.

38. Включить командные игры

В качестве дополнения мы включили командные игры, в которых KPI служили ориентиром для хоум-рана или игры в бинго, в которой любой с менее чем идеальной посещаемостью выбыл из конкурса на период расчета заработной платы.

После нескольких месяцев и двух увольнений поведение начало меняться до такой степени, что во время ежегодной оценки 85% команды показали отсутствие на работе ниже максимума, разрешенного в справочнике для сотрудников.

Густаво Ариас

Найдите пример, прочитав нашу статью: Мотивационные игры для сотрудников

39. Найдите корень проблемы

Являются ли звонки, которые они принимают, «честными»? Иногда агенты помещают в токсичную среду. Это может быть вызвано плохим менеджментом и отсутствием сопротивления команде, которая требует невозможного. Это деликатно, но высшее руководство быстро реагирует на вопросы, связанные со стоимостью обучения и качеством, поэтому сосредоточьтесь на них, а не на отдельных лицах.

Затем есть проблемный сотрудник, который сопротивляется, и единственный способ справиться с этим — твердо придерживаться дресс-кода, тренироваться против любого рода домогательств и возвращать положительные награды.

Я знаю, что это полярные противоположности, и между ними есть большая разница. Вы также можете попробовать передать часть работы на аутсорсинг и сравнить статистику на доске для всеобщего обозрения. Аутсорсинг поможет вам увидеть множество аспектов своей команды, которые вы могли не заметить, потому что вы слишком близки к ним.

40. Ценность долгосрочного обслуживания

Мы ценим долгую службу с церемонией награждения за десять и двадцать лет работы в компании.

Мы ценим долгую службу: церемония награждения проводится по достижении сотрудником 10 лет работы в компании (бриллиантовые серьги или прекрасные часы) и вторая церемония награждения за 20 лет службы с наградой в виде кругосветного путешествия на двоих.

Стивен Шустер

41. Свяжите зарплату с посещаемостью

В первую очередь нанять нужных людей, мотивировать и направлять их и заботиться о них, привязывать зарплату к посещаемости, создавать среду с гибким графиком работы, а затем управлять ими, если все возможные попытки не сработают (например, « планы действий » ‘, так далее.) создаст правильную среду для повышения посещаемости сотрудников.

Поощряйте хорошую посещаемость, мотивируйте сотрудников, чтобы они приходили на работу, и, в крайнем случае, увольняйте тех, кто не решает свои проблемы, — вот ключ.

Shobhit Bhutani

Поощряйте хорошую посещаемость, мотивируйте сотрудников так, чтобы они приходили на работу, и, в крайнем случае, увольняйте тех, кто не решает свои проблемы, — вот ключ.
Shobhit Bhutani

42.Используйте жетоны для посещения «Пять дней подряд»

Практический результат, который мы обнаружили для немедленного улучшения посещаемости наших клиентов, — это выдача жетонов за ежедневную посещаемость и дополнительных жетонов за посещаемость «пять дней подряд». Обратите внимание на разницу между дополнительными токенами M-F и «пять дней подряд». Очень важно выдавать жетоны за все желаемые действия, как только они будут завершены. Количество токенов зависит от бюджета.

Жетоны используются для коротких игр, в которых набирается случайное (но контролируемое) количество очков.Затем баллы используются для «покупки» призов, таких как выходной, деньги на дебетовую карту или что-либо (материальное или нематериальное), которое пожелает клиент.

Здесь есть несколько ключевых факторов. Первый — «постоянное положительное подкрепление» — отличный способ изменить поведение в сочетании с получением жетонов и возможностью немедленно обменять баллы на призы. Другой фактор — это «случайное периодическое подкрепление», который также является мощным мотиватором. Наконец, «выбор награды» является ключевым, потому что нежелательный приз не имеет ценности.

Как показывает практика, если потратить около двух часов рабочего времени в месяц на поощрения и управление программами, KPI почти сразу улучшатся как минимум на 20%.

«Постоянное положительное подкрепление» — отличный способ изменить поведение с возможностью мгновенно обменивать баллы на призы. «Случайное прерывистое подкрепление» — не менее мощный мотиватор. «Выбор награды» также является ключевым, потому что нежелательный приз не имеет ценности.

Эти методы — не что иное, как то, что мы все наблюдали в контакт-центрах, которые проводят конкурсы с призами, когда билеты кладут в чашу и разыгрывают призы.Проблема в том, что многие компании смотрят на программы поощрений и вознаграждений как на краткосрочные решения, а не как на текущие, и не контролируют регулярно рентабельность инвестиций. В результате KPI возвращаются к предыдущим уровням после завершения программы.

Роберт Коуэн

43. Весовая посещаемость в оценочной ведомости

В одном из моих предыдущих центров мы не только связали отсутствие на работе с производительностью и сделали его ключевым показателем эффективности, но и взвесили его соответствующим образом, чтобы показать, насколько важна для нас хорошая посещаемость.

У нас была полная сбалансированная система показателей, которая включала показатели производительности, качества / точности и профессионализма, а главным показателем профессионализма была посещаемость. Это включало своевременный вход / выход из системы в течение смены, своевременное возвращение из перерыва и обеда, а также полное отсутствие.

Все было включено для каждого экземпляра, и каждый экземпляр получил оценку в баллах, при этом 8-часовое или более длительное отсутствие в день давало наибольшее количество баллов (2,0), а небольшое количество баллов присваивалось опоздавшему. экземпляр 10 минут или меньше (.25 баллов).

агентам был разрешен скользящий 90-дневный «баланс» в размере трех пунктов. Любое большее, чем это, было призывом к действию для их руководителя, начиная с задокументированного обсуждения во время их ежемесячной оценочной карты.

Как денежные, так и неденежные вознаграждения были сопряжены с посещаемостью. Для идеальной посещаемости, посещаемости, «соответствующей» цели, и «максимальной» посещаемости в каждой команде супервайзеров.

Если баланс продолжал расти или не уменьшался в течение следующих 30 дней, был разработан план улучшения производительности (PIP).Если в течение 90-дневного срока действия PIP агент отсутствовал или опоздал в связи с чем-либо, кроме законного экземпляра FMLA, агент может быть удален.

На

руководителей также была возложена ответственность за своевременное проведение этих обсуждений и PIP посредством измерения (% выполнения) в их ежемесячных оценочных листах. Я разработал для этого отчет и отслеживал его от внедрения до конца.

Мы добились 20-процентного снижения общего числа прогулов за шесть месяцев без увеличения нашего выбытия.

Этот план сочетался с денежными и неденежными вознаграждениями за безупречную посещаемость, посещаемость, которая «соответствовала» целевому показателю, и «максимальную посещаемость» в каждой команде супервайзеров.

Прочтите эту статью, чтобы получить совет по созданию оценочной карты контакт-центра.

44. Повышение гибкости системы управления персоналом

Я согласен, однако, с тем, что в колл-центре необходима некоторая гибкость расписания.

В центрах, где я работал WFM (Управление персоналом), агенты должны были быть доступны для работы в течение минимум 10 часов ежедневно, 6 дней в неделю в круглосуточном центре или 5 дней в неделю в регулярный пн-пт центр.

В рамках бизнес-потребностей агенты могли выбрать 10-часовой период времени, в течение которого они были доступны, и они могли запрашивать изменение этого периода не чаще, чем каждые шесть месяцев.

Мы меняли расписание каждые две недели, и примерно за десять дней у агентов было предупреждение о предстоящем расписании.

Обмен сменами или «раздача подарков» были разрешены между любыми двумя членами команды со схожими навыками, при условии, что агент, принимающий смену, не понес сверхурочные.Свопы могут быть выполнены с уведомлением минимум за два рабочих дня. В экстренных случаях разрешался один рабочий день. Это очень помогает!

Марла Гольдман

Перейдите по ссылке: Руководство для начинающих по управлению персоналом

45. Поделиться статистикой

Чтобы помочь уменьшить множество проблем в одном конкретном центре обработки вызовов, мы разместили всю статистику операторов, которые превысили пороговые уровни, рядом с дверью выхода из центра обработки вызовов и в любых зонах комнат отдыха.

Таким образом, агенты могут просматривать статистику друг друга и видеть, в каком месте они находятся.Будьте осторожны с тем, какую статистику вы используете, выберите надежные индикаторы — время ожидания, время разговора, выходные, пропущенные дни из-за болезни и т. Д., Поскольку агенты начнут оценивать себя и начнут некоторые улучшения. Что касается всех проблем с соблюдением режима лечения, команда менеджеров должна сплотиться.

Джеймс Холл

46. Одеяла Дни

Так называемый «пуховый день» — это новаторский способ решения проблемы отсутствия персонала.

Пуховые одеяла — это выходной день, который можно взять в кратчайшие сроки без объяснения причин.

Они являются отличным преимуществом любой работы — особенно для молодых сотрудников, которые могут быть склонны к выпивке в середине недели! Они также могут помочь компенсировать приближающийся кашель или простуду после дневного отдыха.

Эти дни не учитываются в дополнение к отпускным по контракту, а вместо этого вычитаются из годовой квоты. Единственная разница — это количество уведомлений, которые должен подать сотрудник.

Рабочие в Великобритании получают 180 миллионов дней по болезни каждый год. Согласно последнему исследованию CBI / Pfizer Absence and Workplace Health Survey, около 27 миллионов из них считаются необоснованными и фиктивными.Незапланированное отсутствие остается огромной проблемой в call-центрах.

Контактные центры, в которых работает большое количество молодых людей или родителей, могут обнаружить, что пуховые одеяла улучшают моральный дух, поскольку персоналу больше не нужно беспокоиться о нечестном звонке больным, чтобы справиться с кризисом, связанным с уходом за детьми или похмельем. Дни пухового одеяла также приносят пользу сотрудникам с особыми потребностями в области здравоохранения.

Исследование Департамента труда и пенсий, опубликованное в 2008 году, показало, что пуховые одеяла могут помочь людям с психическими расстройствами остаться на работе.Другие работодатели адаптировали лучшие части идеи в гибкие схемы стимулирования работы или посещаемости. При этом контакт-центры достигают баланса между планированием ресурсов и удовлетворенностью персонала. Персонал также может достичь этого важного баланса между работой и личной жизнью — и выбрать, когда именно они хотят оставаться под одеялом весь день.

Меган Джонс

Перейдите по ссылке, чтобы узнать больше о: Как Duvet Days может уменьшить отсутствие персонала

Есть ли у вас другие советы, как справиться с отсутствием?

Если да, оставьте их, а также любые другие мысли, по электронной почте в Call Center Helper.

Первоначально опубликовано в январе 2010 г. Недавно обновлено.

.