Планирование рабочего дня руководителя
Смысл грамотного планирования рабочего дня руководителя заключается в определении приоритетных направлений деятельности на несколько дней вперед, что позволит освободить время для решения творческих задач.
Из статьи вы узнаете:
Грамотное и эффективное руководство — это тот фактор, которые отличает успешные и процветающие предприятия от предприятий, находящих в упадке и стагнации.
Характерной особенностью хорошего руководителя является умение рационально использовать рабочее время. Такой подход позволяет освободить время не только для отдыха и досуга, но самое главное — для творческого подхода к исполнению управленческих обязанностей.
Современный успешный руководитель должен уметь управлять не только своим рабочим временем, но временем своей команды и всего предприятия в целом.
Дефицит рабочего времени
Дефицит рабочего времени, его постоянная нехватка на решение всех запланированных задач — проблема с которой сталкиваются многие руководители. Детально проанализировать причины возникновения такой ситуации поможет приведенная ниже таблица:
|
Причина дефицита |
Описание проблемы |
|---|---|
|
Неоправданная спешка |
Руководитель постоянно торопится сам и поторапливает подчиненных. В результате важные задачи выполняются поверхностно, «для виду» |
|
Усталость |
Постоянная работа в режиме аврала приводит к быстрому переутомлению |
|
Большое скопление неоконченных дел |
Отсутствие четкого плана и привычка браться за несколько дел сразу, приводит к нагромождению работы |
|
Суета |
Эта черта свойственна излишне эмоциональным и импульсивным руководителям, не склонным к рациональному планированию |
|
Демотивация |
Черта, свойственная назначенным директорам с низкой оплатой труда |
|
Отсутствие плана |
Неорганизованный и недисциплинированный человек становится руководителем, не представляющим перспектив развития компании |
|
Завершение работы дома |
Это симптом серьезной проблемы. Если руководитель берет работу на дом, значит назрела насущная потребность в оптимизации рабочего графика |
Читайте по теме в электронном журнале
Организация рабочего дня руководителя
Планирование и организация рабочего времени руководителя — процесс сложный, учитывающий сразу много параметров и факторов. Результатом правильно завершенного процесса станет не только экономия времени, но и появление в рабочем расписании — пустых клеток, т.е., периодов, которые ничем не заняты и которые можно посвятить решению задач, отложенных «на потом», а можно — обдумыванию предстоящих дел и планированию.
Первое, что нужно сделать руководителю, приступая к выполнению своих управленческих обязанностей — определить перечень задач и сопоставить ему ресурс имеющегося в наличии времени. Количество времени в сутках увеличить нельзя, поэтому задачи, на которые явно не будет хватать времени нужно делегировать подчиненным.
В целом, всю совокупность имеющегося в распоряжении руководителя времени можно сегментировать следующим образом:
В идеале, нужно вести хронометраж, т.е., фиксировать, сколько времени было потрачено на выполнение разных задач. По началу это потребует дисциплины, но результат превзойдет ваши ожидания. Вы увидите, что выполнение действительно важных дел занимает не так много времени, а больше всего времени «съедает» не сама задача, а переход от одного дела к другому: вы закончили одно дело, решили сделать перерыв — пройтись, попить кофе, поговорить с подчиненными и подготовиться к следующей работе. Этот перерыв может растянутся на час, в то время, как само дело потребовало полчаса.
Читайте также:
Диверсификация целей
Создание сбалансированной и гармоничной системы управления временем потребует от руководителя умения «отделять зерна от плевел», т.е. выделять приоритетные цели и отсекать второстепенные. Такое разделение целей поможет не только грамотно спланировать последовательность действий, но и послужит дополнительным мотивирующим фактором: все усилия будут посвящены действительно важным задачам.
Справка
Провесит диверсификацию целей поможет метод S.M.A.R.T. Согласно данной методике, любая цель должна быть:
- Конкретной;
- Измеримой;
- Достижимой;
- Реалистичной и
- Ограниченной во времени
Конечно, определение целей и расстановка их по приоритету — это только первый шаг в начале долгого пути. Вторым шагом станет трансформация списка целей в план действий.
Технология разработки плана работы
Основное правило разработки планов на день, неделю и месяц является четкое соблюдений единых принципов их составления.
Справка
Руководителю стоит обратить внимание на следующие моменты:
- Каждый рабочий день и каждую рабочую неделю нужно завершать составлением плана на день или неделю;
- Если остались дела, которые вы не выполнили за день, и они не утратили своей актуальности, перенесите их на следующий день;
- Для выполнения любой работы нужно устанавливать измеримые сроки;
- Порядок выполнения дел должен соответствовать их важности и приоритету;
- Выделяйте ключевые направления деятельности на день и неделю;
- Практикуйте эффективное использование рабочего времени.
Последовательность действий по планированию
Ежедневник, карта рабочего времени и стандартный распорядок дня — три вещи, которые необходимы руководителю для начала планирования своего времени.
Справка
Далее его действия должны иметь следующую последовательность:
- Разработка стандартного распорядка дня;
- Внесение в него всех задач, встреч, совещаний и т.д., которые намечены в планах на месяц, квартал, полугодие и год.
- Группировка всех задач по времени выполнения и расстановка в порядке очередности;
- Присваивание каждому делу приоритета важности;
- Контролирование за тем, чтобы время выполнения одной задачи не накладывалось на другое;
- Отдать распоряжение секретарю делать напоминание о предстоящих мероприятиях;
- Часть клеток в расписании оставлять пустыми — для резерва;
- Не забыть вписать в расписание время для отдыха и обеденных перерывов.
Примеры планирования рабочего дня
Сначала рассмотрим пример планирования рабочей недели руководителя:
|
День недели |
Список дел |
|---|---|
|
Понедельник |
Встреча с деловым партнером |
|
Вторник |
Командировка, проверка работы филиала |
|
Среда |
Работа над проектом А. Изучение плана проекта |
|
Четверг |
Работа на проектом В. Изучение отчета по проекту, подготовка к сдаче |
|
Пятница |
Доклады, обзоры, совещание с подчиненными. |
Теперь рассмотрим пример планирования рабочего дня руководителя:
- 9.00-9.30 – утренние совещание, утверждение плана работы;
- 9.30-10.00 – работа с почтой;
- 10.00-11.00 – работа с документами;
- 11.00-12.00 – разработка и постановка задач, общение с сотрудниками;
- 12.00-13.00 – персональное время;
- 13.00-14.00 – перерыв на обед;
- 14.00-15.00 – контроль исполнения поручений и поставленных задач;
- 15.00-18.00 – встречи с деловыми партнерами;
- 8.00-19.00 – работа с деловыми бумагами.
Справка
Практические советы
Для регулярного мониторинга эффективности расходования рабочего времени необходимо проводить комплекс аналитических процедур.
Такой анализ, проведенный своевременно, даст полезную информацию о потенциале руководителя и тех моментах, которую нуждаются в дальнейшем совершенствовании. Необходимо объективно сопоставить реальное положение дел и идеальный образ, к который существует в проекте. При этом нужно разумно учитывать имеющиеся материальные ресурсы, а также личные и временные ресурсы.
В заключение приведем рекомендации по максимально эффективному расходованию рабочего времени руководителем:
- Задачи, которые вы ставите перед собой, должны быть максимально конкретны;
- Тщательно изучайте перечень дел;
- Дата выполнения каждой задачи должна быть четко определена;
- Дела, имеющую конкретную дату исполнения, выполняются в первую очередь.
Читайте также:
www.sekretariat.ru
Планируем рабочее время руководителя
Шутки о взаимоотношениях начальства с рабочим временем можно вспоминать до вечера. Только когда ваш руководитель в очередной раз задерживается на полтора часа, а в переговорной уже сорок минут томятся важные гости и мобильный шефа недоступен, это совсем не кажется смешным.
Или когда начальник в очередной раз работает пятничным вечером до утра субботы и, конечно, никак не может при этом без вас обойтись, вам тоже сложно найти в этой ситуации повод для радости.
А еще бывает так, что вы совместными усилиями составили расписание на всю следующую неделю, буквально по минутам, а шефа утром в понедельник срочно вызвали на прием к губернатору, и ваше идеальное расписание посыпалось как карточный домик. И вам снова нужно переносить встречи, задерживаться на работе… и искать ответы на два самых популярных вопроса: «Кто виноват?» и «Что делать?»
Так кто же виноват? Нет, не коварный губернатор, который самым подлым образом вызвал вашего шефа на ковер в понедельник в восемь утра. Хотя… он тоже. И его секретарь. И те, кто над ним. И еще погода, которая вдруг перестала быть летной, заставив его на бегу менять планы.
В общем, виноваты все те, кто не умеет управлять своим временем, и те помощники, которые не выполняют свою главную функцию – помогать руководителю организовывать его время.
Конечно, мы не можем повлиять на губернатора, его помощника, погоду и курсы валют. Но мы можем организовать (или хотя бы постараться) рабочее время своего руководителя (и свое тоже) таким образом, чтобы внезапные изменения в графике не принимали масштаб катастрофы.
Для этого нам понадобятся:
- руководитель – 1 шт.;
- секретарь/помощник – 1 шт.;
- данная статья – 1 шт.;
- достижения высоких технологий – все возможные.
Методы планирования времени
Для начала давайте обратимся к основным методам планирования времени. Скорее всего, вы с ними уже знакомы, наша задача – систематизировать эти знания.
Метод «Альпы» включает в себя пять стадий планирования:
- Составление списка заданий.
- Оценка длительности выполнения заданий.
- Резервирование времени (в соотношении 60:40, т.е. 40 % времени должно оставаться свободным).
- Принятие решений по приоритетам и перепоручению некоторых дел.
- Контроль (учет несделанного).
Вторая методика – закон Парето, или принцип 20/80. В общем виде его можно сформулировать следующим образом: «20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий – лишь 20 % результата». В нашем случае можно сказать, что 80 % работы делаются за 20 % времени. Мы не будем пока анализировать, насколько был прав Парето и его последовали, а просто запомним соотношение.
Третий способ организации времени известен как матрица Эйзенхауэра.
Согласно данной матрице все дела можно разделить на четыре категории:
А – срочные и важные;
B – важные, но не срочные;
C – не важные, но срочные;
D – не важные и не срочные.
Распределив рабочие задачи согласно этой матрице, можно расписать очередность выполнения дел.
Ну и что делать со всеми этими методами? В идеале, конечно, их бы применять в работе вашему руководителю. Однако именно нам предстоит сейчас рассматривать их, комбинировать и делать выводы. Итак, начнем.
Один из пунктов метода «Альпы» гласит, что 40 % времени нужно оставлять свободными. Первый порыв любого из нас – усмехнуться и сказать, что это невозможно. Возможно, об этом нам ясно говорит принцип Парето: 80 % работы делается за 20 % рабочего времени. Что это значит? Что с оставшимися 80 % можно «поиграть», например, отрезав половину. Кто сказал, что они не нужны? Они просто необходимы – там еще работы 20 % осталось. Просто мы будем обращаться с ними более «вольно».
Зачем нужны 40 % резервного времени? Для чего угодно: непредвиденных вызовов к губернатору, форс-мажора на производстве, текущей работы, дорожных пробок, перекура, обязательных перерывов на отдых (об этом речь пойдет дальше), да и просто плохого самочувствия руководителя (надо же ему иметь хотя бы теоретическую возможность уйти с работы, если вместе с курсом валют поднимутся температура и давление).
Именно поэтому основной ошибкой при планировании времени является поминутный план: одно небольшое опоздание грозит тем, что придется перекраивать расписание всего дня, а за ним – целой недели.
Подобная ситуация часто возникает не только из-за большого количества задач, но и потому, что руководитель не хочет видеть полупустое расписание. Многим шефам кажется, что в этом случае они производят впечатление бездельников. Их помощники тоже нередко подвержены этой «болезни». Конечно, поначалу будет очень сложно планировать время с учетом резерва в 40 %, но вовсе не обязательно сразу стремиться к этой цифре. Во многом это зависит от того, насколько руководитель расположен к переменам и заинтересован в оптимизации собственного рабочего времени. Для начала попробуйте освободить хотя бы 10 % времени и поработать так неделю или две. Если эксперимент окажется успешным, можно двигаться в этом направлении дальше. Кроме того, может оказаться так, что именно для вашего руководителя идеальное соотношение не 60:40, а 70:30 или 50:50. Это зависит и от его типа характера, и от специфики отрасли, в которой работает ваша компания, и даже от часового пояса.
Итак, согласно методу «Альпы» при планировании рабочего времени мы составляем список задач, расписываем, сколько времени займет выполнение каждой из них, помня при этом, что в расписании нужно оставить и свободное время тоже. Этот метод также советует нам группировать однородные дела, придумывая им условное обозначение – это дополнительно сэкономит наше время.
Но в рамках данного метода ничего не говорится о расстановке приоритетов. В этом нам может помочь «матрица Эйзенхауэра».
С важными и срочными делами (А) все понятно. Когда руководитель просит вас соединить его с начальником цеха или когда ему звонит вышестоящее начальство – это срочно и важно. Если утром оказалось, что шефу нужно через три часа улететь в командировку – то же самое. А вот если, например, командировка через неделю, то задача переходит во вторую категорию – важных, но не срочных дел (B).
В идеале квадрат дел А должен быть пустым (вот зачем нам резерв времени по методу «Альпы»). На практике там часто оказываются задачи, срок сдачи которых пропущен или резко изменен.
Для дел второй категории (B) нужно установить сроки исполнения. Если ваш руководитель едет в командировку 15-го числа, значит, 14-е – крайний срок, когда должны быть готовы все его документы.
Две другие категории дел (D, C) выглядят довольно загадочно: что значит не важные, но срочные (С)? Как это? Часто, иллюстрируя эту матрицу, в квадрат С авторы статей вписывают слово «поручить». Для вашего руководителя это дела, которые он может делегировать заместителю, вам, специалистам. Например, если без предварительной договоренности на пороге приемной появляются партнеры (да, все встречи нужно назначать заранее, но это вечное «да мы вот тут в Питере, решили к вам заскочить тоже»), на встречу с ними можно отправить заместителя – не выгонять же людей, в самом деле. Руководитель в этом случае быстро принимает решение, дает поручение и забывает о происшествии, таким образом справившись со срочным, но не важным делом.
Категория D – не срочные и не важные дела – это те, которые при необходимости можно просто вычеркнуть из списка. Хотите разобрать бумаги в шкафу? Полгода этого не делали, и если сейчас у вас нет на это времени, то не нужно напрягаться и его выискивать – разберете, когда на работе наступит затишье. Никуда они не денутся, эти бумаги. Для вашего руководителя такими делами могут быть т.н. «пожиратели времени»: прочитать статью в журнале или новости на РБК, потому что все уже все прочитали, ознакомиться с биржевыми сводками (а брокеру зачем платить тогда?) и т.д. От выполнения любого из этих дел можно легко отказаться.
Проблема первая: шеф не посвящает вас в свои планы
И все было бы так просто, если бы нам не приходилось в своей работе иметь дело с другими людьми, и в первую очередь – со своим руководителем.
Самая большая проблема, с которой вы можете столкнуться при планировании рабочего времени своего руководителя, – его полное нежелание посвящать вас в свои планы. Казалось бы, это противоречит самой идее наличия у руководителя помощника. Увы, я в свое время три года работала с таким начальником и знаю не понаслышке, что такие руководители действительно бывают. Зато теперь я знаю, как с ними бороться.
Как мы уже не раз писали, главная обязанность секретаря или помощника – помогать своему руководителю выполнять его рабочие обязанности, в т.ч. организовывать его время. Но все эти методы и матрицы совершенно бесполезны, если он вам ничего не говорит: он приходит на работу каждый день в разное время, уходит – тоже. Или может пропасть на полдня, выскочив из приемной без верхней одежды. Может даже уехать в отпуск на две недели, никого, включая заместителей, не предупредив. Вы никогда не знаете, где он находится в данный момент: на тренировке в спортзале или на выездной встрече? Он не пришел на работу, потому что с утра уехал на переговоры или потому что проспал?
В приемной толпятся сотрудники со срочными документами на подпись, телефон разрывается, а вы ничем не можете помочь ни себе, ни всем этим страждущим, потому что не знаете ответа на вопросы, где руководитель и когда он появится. И вы уже запутались во вранье («Когда все это кончится?»), и вообще такое пренебрежение очень обидно и «невозможно так работать».
В это время вы не только не выполняете свои должностные обязанности, но и мешаете сотрудникам выполнять их работу, а значит, необходимо предпринимать меры. Какие?
Предпринимаем меры
1. Что делать, если он вам не говорит, куда и как надолго уходит? Спрашивать. Скорее всего, его будут раздражать такие вопросы. Объясните, что они продиктованы исключительно рабочей необходимостью, а не вашим праздным любопытством. Только ни в коем случае не упрекайте его в том, что он скрывает от вас информацию. Лучше обратитесь к нему с просьбой ставить вас в известность о своих планах.
2. Начинайте исподволь планировать его расписание. В конце дня набросайте примерный план на следующий рабочий день и принесите ему на согласование. Он может вычеркнуть из него все пункты, но зато вы будете иметь представление о его планах. На данном этапе на неделю и более долгий срок лучше ничего не планировать – это бесполезно.
3. Создайте в расписании реперные точки*. Для таких точек годятся еженедельные совещания, утренние планерки, время подписания документов. Так вы будете знать, в какое время шеф точно будет в офисе, и приучите его, себя и всех сотрудников к дисциплине.
4. Обсудите возможные способы связи в случае, если руководителя не окажется в офисе: можно ли звонить на мобильный, отправлять смс, пользоваться мессенджерами? Просматривает ли он с мобильного телефона рабочую почту?
Ваша задача – не просто получать от него информацию, но и наладить контакт в целом. Пока вы этого не сделаете, никакой информации он вам предоставлять не будет. Задача эта сложная и требует больших затрат, как временных, так и психологических.
Самое главное: вы должны быть уверены в том, что у вас на все это – задавать вопросы, быть в курсе планов руководителя, составлять его расписание – есть право.
Почему руководители так себя ведут? Причины могут быть самые разные. Возможно, вы его первый помощник и он просто не привык, что свой график нужно с кем-то согласовывать. Или он всегда так себя вел, а ваши предшественники слишком его боялись или не воспринимали такую ситуацию как проблемную, вот и не пытались ничего изменить.
Описанная проблема – самая сложная из тех, с которыми вы можете столкнуться при планировании рабочего дня руководителя. Конечно, есть и другие. Но при их решении у вас будет преимущество: вам не придется бороться с ними в одиночку – руководитель будет вашим союзником.
Проблема вторая: всё слишком изменчиво
Второй по сложности является ситуация, когда в ваш рабочий график постоянно вклиниваются изменения извне. Секретари руководителей крупных предприятий (скажем, градообразующих заводов) не понаслышке знают, что это такое. Старательно выстроенный рабочий график может в любой момент претерпеть изменения, если вашего начальника срочно вызовут в городскую, областную или еще какую-нибудь администрацию; если речь идет об опасном производстве, где в любой момент может случиться ЧП, которое потребует незамедлительного присутствия руководителя. Мы уже не говорим об инвесторах, членах совета директоров, вышестоящем руководстве, головном офисе в Москве или Лондоне, откуда однажды утром может прийти срочный вызов. Предугадать все эти срочные вызовы невозможно, поскольку никакой цикличности они не имеют.
С другой стороны, если, пользуясь советом, вы резервируете руководителю свободное время, то есть шанс свести неприятные последствия от сбоя в расписании к минимуму. Кроме того, вы можете:
- Быть в курсе происходящего в компании. Компания решила отбить IPO или купить новое перспективное месторождение? Значит, в ближайшее время вполне вероятны срочные командировки, переговоры, длящиеся несколько суток без перерыва, работа в выходные и по ночам. Нужно быть готовыми к тому, что этот период не будет легким. Вы можете обсудить ситуацию с шефом и делегировать кому-то из заместителей часть его рутинных функций (например, подписание документов или согласование документов в СЭД). Рутинная работа требует от руководителя внимательности, сосредоточенности и к тому же отнимает довольно много времени. Если временно ее делегировать, появится дополнительное количество свободного времени и, возможно, ему и вам не придется работать по ночам.
- Учитывать сезонность деятельности многих компании, если таковая имеется. Северный Ледовитый океан не в любое время года судоходный. Поэтому если пароход не выйдет из порта Владивосток в порт Певек в строго определенное время, он выйдет туда только в следующем году. Это означает, что зимой нагрузка на работников порта Певек значительно ниже, чем летом. То есть полгода нужно быть в полной боевой готовности ежеминутно, зато потом на несколько месяцев можно почти расслабиться. Если в вашей компании наблюдается подобная сезонность, вы должны знать, когда наступает и заканчивается самый сложный период и быть готовыми к этому морально. В самые напряженные моменты можно думать о тех, у кого нет никакой сезонности: (например, секретари главврачей в больницах).
- Постараться понять, кто представляет наибольшую угрозу для вашего расписания. Далеко не каждый человек может повлиять на планы вашего начальника. Таких людей немного (например, вышестоящее начальство, глава городской или областной администрации), и с их помощниками вы можете постараться наладить контакт, чтобы иметь возможность узнавать о ближайших планах их шефов. Помощник может не рассказать вам о том, что «заклание» вашего руководителя уже внесено в расписание на следующую неделю, т.к. это запрещено или, возможно, он сам не знает, но попробовать можно. Ведь если вы знаете, что директор головного офиса на две недели уехал на Мальдивы, можно смело планировать расписание, зная, что в Москву его в ближайшие две недели с большой долей вероятности не вызовут.
В помощь секретарю: приемы работы
- Синхронизируйте ваше расписание. Дубликат расписания руководителя должен быть у вас обязательно. Правда, выглядеть он будет несколько иначе. Под каждым событием дня составьте список задач, которые вы должны выполнить к этому событию. Например:
11:00 Встреча с поставщиками оборудования.
Напомнить участникам о предстоящей встрече, распечатать материалы, проверить оборудование в комнате переговоров.
- Не игнорируйте технический прогресс. Бывают, конечно, и в наше время руководители, предпочитающие вести расписание исключительно на бумаге. У бумажного варианта немало плюсов:
– читать с листа многим удобнее, чем с экрана;
– если человек печатает не быстро, то ему легче что-то написать рядом с записью, чем вносить изменения в электронное расписание;
– в случае отключения электричества бумажный планинг никуда не денется.
Тем не менее, если ваш начальник не слишком строгий консерватор, лучше вести еще и электронный календарь, тем более что многие программы (например, Microsoft Outlook) позволяют синхронизировать календари. Таким образом, если руководитель внесет в ваш план изменения, вы сразу их увидите. В случае если изменения внесете вы, он также об этом узнает. Кроме того, этот вариант удобен, если начальник не поручает вам составлять его календарь, а занимается этим сам. Однако то, что вы должны быть в курсе его передвижений, никто не отменял.
- Лучше всего составлять расписание в пятницу на следующую неделю, а потом корректировать его каждый вечер на следующий день. Но нелишним будет также сравнить графики еще раз утром, на свежую голову. Если в расписании есть встречи с другими людьми, накануне обзвоните их или их помощников, уточните еще раз, что встреча в силе.
- Если вы ведете электронный календарь, удобно будет разделить рабочее время руководителя на зоны. В красные зоны вносите все предстоящие дела, в зеленые – то самое резервное время, о котором мы говорили выше.
- Всегда будьте на связи с руководителем. Даже если он в командировке, на важном совещании, на приеме у врача – договоритесь, каким образом можно с ним связаться. Так, если возникнут неожиданные изменения, вы сможете тут же дать ему знать об этом.
- Будьте готовы договариваться. Чтобы составить максимально удобное расписание, нивелировать последствия от его сбоев, не подвергаться чрезмерным нагрузкам, вам придется научиться договариваться: с партнерами, желающими приехать на встречу с вашим руководителем; с коллегой, не желающей раскрывать вам планы своего начальника; с собственным шефом, объясняя ему, почему удобнее будет сделать так, как предлагаете вы, а не так, как хочет он. По сути, управление временем – задача из области не только организации, но и коммуникации. Так что развивайте соответствующие навыки.
Сказать: «Вот видите, ничего сложного в планировании рабочего времени нет» будет просто издевательством – это по-настоящему сложная работа, в которой хорошо только то, что со временем вы будете приобретать все больше практических знаний и навыков, лучше узнавать своего руководителя и других людей, с которыми приходится работать. А значит, будете справляться с этой обязанностью все лучше и лучше.
*Реперные точки – точки, на которых основывается шкала измерений.
М.А. Юдакова, секретарь управляющего директора ООО «ТД Полиметалл»
www.profiz.ru
Планирование графика руководителя | Статьи
От того, как организовано рабочее время руководителя зависит деятельность и успех всех компании. Напрасно многие считают, что руководители имеют массу свободного времени и вправе им распоряжаться как им захочется. Напротив, ежедневно руководители сталкиваются с большим количеством срочных дел, которые требуют безотлагательного решения. Планирование графика руководителя поможет решить большую часть задач без особых усилий.
В данной статье мы рассмотрим:
- цели планирования графика руководителя;
- принцип Парето в планировании графика руководителя;
- планирование встреч руководителя.
Руководитель организации – это именно тот человек, от которого в наибольшей степени зависит успех и прибыль компании. Вместе с ответственностью на его плечи возлагается и большое количество повседневных задач, требующих быстрого решения. Кроме того, каждый день требуется проводить встречи, будь то с партнерами или сотрудниками компании. Чтобы не запутаться во всем этом разнообразии дел, рекомендуется осуществлять планирование графика руководителя.
Для чего необходимо планирование графика руководителя?
Главная причина, по которой необходимо вести планирование графика руководителя – это производительность. Когда все дневные задачи систематизированы, то и решать их значительно легче, нежели кидаться от одного дела к другому. Также планирование требуется для того, чтобы случайно не забыть о важной встрече. Такая забывчивость может стоить организации денежных издержек и репутации, а секретарю – должности. Поэтому очень важно записывать все дела и встречи по мере их возникновения.
Ключевые моменты и навыки в работе помощника руководителя: практический опыт
Также планирование графика необходимо для того, чтобы секретарь всегда мог знать, где находится его руководитель. Это очень важно, ведь в любой момент в приемную может поступить важный звонок или произойти какой-нибудь форс-мажор. Наличие связи с руководителем или осведомленность о его местонахождении помогут оперативно решить возникшие дела.
Не стоит забывать, что секретарь руководителя имеет и личную заинтересованность в планировании графика. К примеру, если руководитель уехал на важную встречу, то можно отвлечься на некоторое время по личным делам. Однако не стоит злоупотреблять данной возможностью без видимых на то причин.
Читайте по теме в электронном журнале
Узнайте подробнее, о правилах внутреннего трудового распорядка
Принцип Парето в планировании графика руководителя
Принцип Парето является одним из самых эффективных и действенных способов планирования. Он заключается в том, что за первые 20% рабочего дня удается сделать 80% от итогового результата. В течение всего остального времени удается достичь лишь 20% от всего результата. Таким образом, эффективное планирование графика руководителя предусматривает решение самых важных задач именно в начале рабочего дня. Необходимо как можно более плотно «забить» график руководителя утренними важными вопросами. При этом встречи лучше перенести на вторую половину дня.
При составлении графика руководителя необходимо учитывать конкретные условия процесса управления и производства. В первую очередь необходимо учитывать те задачи, в которые не могут вноситься изменения руководителем в течение рабочего дня (прием в вышестоящих организации; сроки собраний и т. д). При необходимости график уточняют и сокращают временные интервалы для введения других видов задач. Графики утверждает лично руководитель.
Планирование встреч руководителя
Секретарь должен знать и беспрепятственно пропускать лиц, имеющих доступ к руководителю в любое время. Для приема остальных сотрудников организации для решения текущих вопросов желательно выделить специальные даты и время, что также позволит скоординировать работу всей организации.
Компетенции персонального ассистента. Работа в условиях эмоционального прессинга
Вопросы от подчиненных, требующие срочного решения, есть в любой организации. Однако если каждый сотрудник будет обращаться к руководителю по мере возникновения таких вопросов, то все рабочее время руководителя уйдет на их решение. Именно поэтому важно правильно организовать график приема руководителя. В каждой организации должно быть найдено свое решение, оптимальное именно для нее, но, если обобщить, поступить можно следующим образом: все вопросы группируются, и с каждой группой работа организуется определенным образом.
Самокоучинг для помощника руководителя: 8 полезных инструментов
Также следует учитывать ежемесячные заседания и оперативные совещания, проходящие в организации. Лучше всего записать их на весь текущий год вперед, чтобы случайно не назначить важную встречу на то же время. Для этого необходимо в начале календарного года составить график плановых мероприятий, проводимых в организации. Следует учитывать, что подобные мероприятия сбивают ритм коллектива, поэтому проводить их лучше во второй половине дня. Это также полезно для руководителя, так как в первой половине дня должны решаться более важные дела и задачи.
www.sekretariat.ru
Как планировать рабочий день руководителя? | Статьи
По материалам форума.
— Коллеги, добрый день! У меня возник такой вопрос, потаму, что в мои новые обязанности входит эта функция, а как это делать я ума не приложу.
Если у кого есть опыт в этом..Поделитесь пожалуйста
— Поддерживаю вопрос! Никогда этого делать не приходилось, но всегда было интересно, как это происходит. Да, вдруг еще придется столкнуться…
— Тоже очень интересный вопрос…В мои обязанности не входит планировать день… но очень интересно в каоке время директор будет на метсе…когда выезжает.. когда прибудет…
Когда приходят телефонограммы и т.д. инфа о совещаниях… сразу отмечаю у себя в ежедневнике и тем самым практически неделя заполняется..
— Рабочий день руководителя планирую из тех вопросов которые возникают течении предыдущего рабочего дня, или недели, я имею ввиду телефонограммы, планерки, конференции, селекторные совещания.Потом едежневный контакт с руководителем, а он сообщает что он планирует на сегодня, вот где и корректируется время с его желаниями (кого хоте к себе пригласить) и тех мероприятий, которые у меня уже назначены на каждый день. Ничего всех стараемся удовлетворить и головную компанию и администрацию и персонал, а также потребителей.
— Поддерживаю Ветер. В основном планирование происходит на основе полученной информации от шефа.
я уверена, что редко когда доверяют полностью распорядок дня помощнику.
Вот я например, поступаю так: в начале недели шеф просит внести в график определенные встречи и мероприятия, и дальше по мере возникновения новых встреч координирую рабочий график согласно уже имеющимся событиям.
В принципе ничего сложного нет. Главное быть внимательным. Если где то отменилась встреча и у вас окно, то по соглосованию с руководителем туда можно оперативно что-то вставить или перенести.
— Я бы очень хотела чтобы у нашего ген.дира был личный помошник, который планировал бы его день..неделю..месяц..помогал бы ему. это облегчило бы работу всем в нашей компании.
— Спасибо что откликнулись на мой вопрос.
У меня возникло ещё несколько:
В какой программе вести план?
Имеется ли одновремееный доступ у вас и руководителя к этому файлу?
Кто отмечает в графике состоялась ли встреча или нет? Вы или руководитель?
И вообще как лучше перевести руководителя на это планирование???
Просто до назначения меня на эту должность (раньше такой должности в компании не было) руководитель сам что-то там себе писал в ежедневнике…а теперь хочет поменять это.
Так вот тут возникает трудность, вообще в нашей компании к руководителю «свободный» доступ и перевести привычный режим работы в такой, чтобы все записывались в очередь пока не пердставляю возможным.
Поделитесь пожалуйста своим опытом,как организовать процесс более грамотно))))))
— В нашей компании руководитель сам сообщает незванным гостям, что лучше заранее созваниваться по телефону и договариваться о встрече. Иногда я выслушиваю неприятные вещи по поводу незванного посетителя, когда у директора другие планы. Мне тактично приходится посетителя предупреждать о необходимости заранее записываться по телефону. Частенько звонят по телефону, я записываю всю необходимую информацию, и уточняю у руководителя — будет ли он разговаривать по телефону, или направит к другому специалисту, или уточняю время и дату возможной встречи и все в зависимости от ситуации. Раньше не удовалось так делать. В последнее время, все чаще и чаще приходится координировать время руководителя. Также и обстоит дело с совещаниями и встречами вне офиса. Регулярно приходится просматривать списки дней рождения сотрудников и руководителей других организаций для поздравления.
Часто руководители сторонних организаций (с которыми он незнаком) стараются созвониться и договориться о встрече с директором. По телефону много не скажешь, поэтому приходится все записывать или просить направить факсом письменное коммерческое предложение со всеми вопросами. Только после ознакомления с документом руководитель может принять реешние будет об ощаться или нет. А дальше моя обязанность сообщить «да» или «нет». То есть заинтересовать руководителя можно не отнимая его время на общение. В нашей компании обычно используется внутренняя переписка, т.е. готовишь письменное предложение, излагаешь доступно для пониманич и убедительно. И время руководителя экономится и сотрудники довольны. Некоторые сотрудники, если хотят попасть к руководителю приучаются заранее сообщать мне о своих намерениях, после это при удобной возможности я уточняю у руководителя, когда он может принять сотрудников. Получается все осгласовано.
— У нас установлен Lotus Notes, в нем есть вкладка календарь, в ней мы и ведем планирование. Доступ, конечно же, есть как у директора, так и у меня. Он сам, порой, записывает себе планы, а когда мне звонит и я уже вношу все данные в календарь. Очень удобная штука, невозможно что-нибудь забыть, перепутать, либо упустить.
www.sekretariat.ru
График руководителя | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»
Одной из важнейших составляющих эффективной работы руководителя и всей организации является умение распределения задач по их значимости. Именно для этого и необходима помощь секретаря. О том, как правильно организовать график руководителя – читайте в статье.
В данном материале вы узнаете:
что включает в себя график руководителя;
как составить график руководителя;
как организовать график приема руководителя;
составляем график отпусков руководителя.
Планирование графика руководителя относится к прямым обязанностям секретаря, ведь именно секретарь лучше остальных сотрудников осведомлен о текущих делах и проблемах, требующих безотлагательного решения. Поэтому правильное составление графика руководителя является залогом успешной работы всей организации.
График работы руководителя
Каждый день руководителю организации приходится сталкиваться с необходимостью принимать решение об установлении приоритетов решаемых проблем и задач. В том случае, если руководитель занят текущими делами организации, установление приоритетов дел возлагается на секретаря.
В повседневной работе руководителю не рекомендуется первоначально браться за решение самых простых и легких задач, которые требуют минимальных затрат рабочего времени. Следует приступать к решению задач, сообразуясь с их значением и важностью.
Читайте по теме в электронном журнале
Такой порядок подтверждается известным принципом Парето или принципом 80:20. Данный принцип говорит о том, что внутри данной группы или множества отдельные малые части представляют собой намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в целой группе.
Ключевые моменты и навыки в работе помощника руководителя: практический опыт
Перенесение содержания данного принципа на рабочую ситуацию означает, что во работы за первые 20% расходуемого времени руководителем достигается 80% итогового результата. Остальные 80% затраченного времени принесут всего лишь 20% от общего итога работы. Следовательно, рекомендуется изначально решать немногочисленные первостепенные проблемы, а затем — все остальные.
Принцип Парето также лежит в основе анализа АБВ, согласно которому доли в процентах более важных и менее важных задач в их общем количестве остаются в целом неизменными. Это утверждение позволяет провести условное деление всего объема задач руководителя на три группы: А, Б и В — в соответствии с их значимостью.
- Группа задач А составляет около 15% от общего количества задач и дел, требующих принятия решений. Значимость задач данной группы в достижении поставленных целей равна 65%. Следовательно, в эту группу следует вносить только важнейшие задачи и мероприятия руководителя.
- Группа задач Б составляет 20% от общего количества и 20% составляет их итоговая значимость. В данную группу входят важные задачи.
- Группа задач В составляет 65% от общего числа задач, но они имеют всего 15% в общей значимости дел. Данную группу представляют наименее значимые задачи, которые не требуют оперативности либо длительного принятия решений.
Применение данного анализа на практике позволяет значительно повысить производительность руководителя при минимальных временных затратах. Также организация графика руководителя с помощью анализа АБВ позволяет значительно сэкономить силы, которые обычно растрачиваются на решения маловажных и второстепенных задач.
Узнайте подробнее, о правилах внутреннего трудового распорядка
Составление графика руководителя
При составлении графика руководителя необходимо учитывать конкретные условия процесса управления и производства. В первую очередь необходимо учитывать те задачи, в которые не могут вноситься изменения руководителем в течение рабочего дня (прием в вышестоящих организации; сроки собраний и т. д). При необходимости график уточняют и сокращают временные интервалы для введения других видов задач. Графики утверждает лично руководитель.
Личный помощник руководителя: требования работодателей и зарплатные предложения
Поскольку существуют задачи, выполнение которых в течение рабочей недели осуществляется один или два раза, то есть их нельзя учесть в ежедневном распорядке рабочего дня, а также для планомерной организации работы рекомендуем составлять распорядок на всю рабочую неделю. При этом первоначально устанавливают задачи, которые повторяются и в значительной мере предопределяются деятельностью вышестоящих органов и сложившимися на предприятии традициями.
В графике рабочей недели следует выделить время для анализа работы подразделений организации, что позволяет избежать стихийно возникающих дел и сделать деятельность организации более целенаправленной. Например, в определенный день недели и в определенное время руководитель организации проводит обстоятельные беседы с начальниками подразделений.
График приема руководителя
Так как секретарь помогает руководителю в составлении плана его рабочего дня, ему часто поручается составлять график приема руководителя и определять, с кем руководителю необходимо встретиться лично, а кто может быть направлен к другим должностным лицам.
Секретарь должен знать и беспрепятственно пропускать лиц, имеющих доступ к руководителю в любое время. Для приема остальных сотрудников организации для решения текущих вопросов желательно выделить специальные даты и время, что также позволит скоординировать работу всей организации.
Какой поддержки женщина-директор ожидает от своего помощника?
Вопросы от подчиненных, требующие срочного решения, есть в любой организации. Однако если каждый сотрудник будет обращаться к руководителю по мере возникновения таких вопросов, то все рабочее время руководителя уйдет на их решение. Именно поэтому важно правильно организовать график приема руководителя. В каждой организации должно быть найдено свое решение, оптимальное именно для нее, но, если обобщить, поступить можно следующим образом: все вопросы группируются, и с каждой группой работа организуется определенным образом. Лучше всего осуществлять группировку по вышеописанному принципу анализа АБВ.
График отпусков руководителя
Составляя график отпусков руководителя необходимо учитывать специфику работы организации. Так, нецелесообразно устраивать отпуск при сезонных пиках работы организации. Например, руководителю туристической компании ни в коем случае нельзя отправляться в длительный отпуск в сезон отпусков, ведь может возникнуть ряд срочных вопросов, требующих безотлагательного решения. Как правило, отпуск руководителя следует начинать планировать не позднее, чем за месяц до предполагаемой даты. Именно столько времени потребуется для улаживания текущих моментов в организации. Также необходимо заранее решить вопросы со всеми вышестоящими инстанциями, чтобы не прерывать отпуск. Помните, что хорошо отдохнувший руководитель – добрый руководитель, поэтому рекомендуем ответственно подойти к планированию графика его отпусков.
www.sekretariat.ru
| Всем добрый день! Подскажите пожалуйста, каким образом Вы планируете рабочий день руководителя, если этот пункт есть в Ваших обязанностях? Знаю, что есть календарь в аутлуке и гугл-календаре. Но только ли с помощью их происходит планирование? Какова вообще структура этого процесса? Надеюсь на Вашу подсказку, спасибо. Комментарии
|
www.superjob.ru
Календари для руководителей — обзор на LiveBusiness
03.07.18. Календарь в системе Flowlu синхронизировали с Google Calendar
Разработчики Flowlu расширили функционал календарей и добавили двустороннюю синхронизацию с Google Календарем. События, созданные во Flowlu по сделкам, проектам, клиентам вы сможете просматривать в Google Календаре. И через него же добавлять новые события во Flowlu. Синхронизация автоматическая. Все созданные мероприятия в календаре Flowlu тут же появляются в Google, и наоборот. Во Flowlu также появилась возможность создавать совместные события. Все участники могут мгновенно принять приглашение или отклонить, даже если они не в офисе. Любой пользователь системы может делиться своими календарями с коллегами, чтобы все были в курсе занятости друг друга и могли планировать совместные мероприятия.
2017. Google Calendar доступен на iPad
Многие бизнесмены и руководители пользуются Google Calendar и у многих из них есть iPad. Поэтому долгожданное появление приложения Google Calendar для iPad станет для многих хорошей новостью. Приложение позволит работать с календарем в отсутствии интернета, что важно для тех, кто часто ездит на деловые встречи. Кроме того, в новом приложении доступны умные функции, которые раньше работали только на Android. Во-первых, это Find Time — функция, предлагающая оптимальные варианты время-место при организации встречи нескольких сотрудников. Во-вторых, Goals — возможность поставить себе цели и получать напоминания для их достижения.
2015. В Google Calendar появился список to-do напоминаний
Многие деловые люди используют Google Calendar для получения напоминаний (например, о днях рожденья клиентов, о важных встречах и звонках). Однако, после того, как напоминание получено и просмотрено, вы можете через какое-то время о нем забыть. Чтобы этого не происходило, в Google Calendar к обычным событиям добавили ремайндеры (to-do напоминания). Таким образом, получилась комбинация календаря и to-do списка. Ремайндеры остаются в списке, пока вы их не удалите, таким образом, вы не забудете сделать важные дела. Ремайндеры можно добавлять не только из календаря, но и их почты Inbox, блокнота Keep или через голосовой ассистент Google Now. На данный момент новая функция доступна в мобильной версии Google Calendar (для iOS и Android). Скоро она появится и в веб-версии.
2015. Вышел Google Calendar для iPhone
До сих пор пользователи Google Calendar могли лишь синхронизировать свои календари со встроенным календарным приложением iPhone. Теперь Гугл выпустил собственное приложение Google Calendar для iPhone. Кроме обычных функций по просмотру и организации мероприятий и встреч, оно умеет автоматически распознавать и добавлять в календарь даты мероприятий из писем в Gmail, выдавать подсказки для авто-ввода текста при добавлении мероприятий и отображать календарь в формате расписания. Такие же фичи были добавлены в Google Calendar для Android пару месяцев назад.
2013. Agenda — онлайн планировщик бизнес-поездок
Мы всегда советуем бизнесменам и менеджерам меньше ездить и больше пользоваться онлайн сервисами и видеосвязью для общения и совместной работы с удаленными партнерами. Но, надо признать, иногда путешествия все равно необходимы. И в этом деле онлайн-сервисы тоже могут помочь. На западе одним из самых популярных онлайн-приложений для бизнеса уже долгое время является TripIt — сервис планирования путешествий. Теперь и у нас появился подобный сервис — Agenda. В нем вы можете полностью спланировать и оплатить путешествие: заказать билеты (выбрав оптимальный вид транспорта), забронировать отель, оформить страховку и аренду авто. Цены — примерно такие же, как любом другом сервисе бронирования, но зато все собрано в одном месте и в удобном интерфейсе аля Google Calendar. Единственный большой минус (по сравнению с TripIt) — это отсутствие мобильного приложения.
2007. Шпаргалка по онлайновым календарям
Вести электронный календарь — это удобно и особенно актуально в наш век, когда все просто не умещается в голове, а электронных помощников так много, что есть проблемы с синхронизацией вводимых дел. Предлагаем вам очередную подборку от Mashable! в нашей интерпретации с добавлением отечественного ОДНОГО стартапа (больше не нашли), который для «забугорья» просто не заметен. ***
2007. Scrybe — крутой календарь и планировщик
Несколько месяцев назад мне на глаза попалась довольно интересная статья, автор которой рассуждал о перспективах Web20-стартапов. Ссылку к сожалению дать не могу, но основной посыл заключался в том, что начинающим компаниям нужно с большой осторожностью выбирать нишу. Руководствоваться при этом стоит простым правилом — брать те куски рынка, которые вряд ли заинтересуют крупных игроков. В качестве аргумента приводилась судьба интересного онлайнового календаря Kiko, который был продан с молотка на eBuy, после того, как “раскрутился” Google Calendar. ***
2006. Scrybe – оригинальный web-органайзер
В предыдущем посте я сказал, что Гугль не оставляет конкурентам много шансов в в освоенных им сервисах. Но вот сегодня наткнулся на новый органайзер Scrybe , основой которого является календарь. Так вот, оказалось, лучше бывает. Инновационное web-приложение Scrybe, по мнению его разработчиков, по удобству и функциональности вполне способно конкурировать с самыми популярными электронными органайзерами и средствами календарного планирования. ***
2006. CalendarHub — еще один онлайн календарь
После выхода приложений Гугла обычно конкурирующие альтернативные сервисы уже не вызывают большого интереса. Видимо, сервис для ведения календарей CalendarHub — тоже не исключение. При схожей с Google Calendar функциональности, он явно проигрывает в дизайне и удобстве использования. Кроме того, пока он работает довольно медленно, что может быть самым слабым местом сервиса. Единственная фича, которой нет в Гугле — возможность публикации календаря на своем сайте.
www.livebusiness.ru