«Матрица Эйзенхауэра» — выбираем важное, но не срочное.
Случалось ли с вами такое: зная, что нужно что-то сделать очень важное, мы откладываем это до последнего момента. Когда поджимают сроки, концентрируемся и, напрягаясь изо всех сил, выполняем намеченное. Не правда ли, сразу вспоминается русская поговорка: «Мужик долго запрягает, но быстро едет». В результате – кони взмылены, сани от быстрой езды требуют ремонта. А если бы чуть раньше выехать?
Как же научиться выбрать из массы дел те, что, действительно, требуют пристального внимания и чтобы не делать их в последний момент. Вот, что нам поможет разобраться.
«Матрица Эйзенхауэра» — выбираем важное, но не срочное.
В своей книге «Главное внимание – главным вещам» Стивен Кови описал метод Эйзенхауэра, помогающий в потоке дел, выявить самые важные, на которые должны быть направлены наши силы. Сама идея этого метода принадлежит 34-му президенту США Д.Д.Эйзенхауэру. В результате опыта организации своего времени он сделал вывод, что срочные дела редко бывают важными и в то же время, важные дела редко бывают срочными
Матрица помогает быстро сориентироваться в потоке дел и определиться какие задачи важные и какие требуют срочности. Важными можно назвать те дела, от которых зависит успешная, здоровая, эмоционально насыщенная жизнь. Срочными — называют те дела, которые нельзя отложить.
Эйзенхауэр для наглядности разработал матрицу. Смысл её в том, что в начале, нужно каждое дело или задачу оценить по приоритетности в одну из четырех групп:
- A — Важное и срочное
- B — Важное и не срочное
- C — Срочное, но не важное
- D — Не срочное и не важное
Для наглядности обозначим их буквами: A, B, C, D.
А — Важное и срочное.
В идеале, если человек организован, то эта часть дел минимальна. Список её пополняется только незапланированными, форсмажорными, внезапно возникшими делами. Часто они появляются в результате кризиса или аврала. Эти дела очень важные и откладывать их не получится.
Примеры важных и срочных дел:
- Защита диплома – сроки поджимают, а проект не готов.
- Приступ аппендицита – вызов скорой помощи.
- Срочный звонок поставщику, задерживающему заказ.
- Болезнь из-за переутомления.
- Вызов сантехника – прорыв канализации.
Такое случается с каждым и очень часто этим делам мы отдаем много сил, а это приводит к стрессу. Постоянно авральная жизнь подобна выходу в море во время шторма.
Давайте посмотрим, можно было бы избежать возникновения этих дел и попадания их в список важных и срочных.
- Защита диплома – сроки поджимают, а проект не готов. – Правильное планирование и организация работы над проектом обеспечили бы своевременную подготовку проекта без аврала.
- Приступ аппендицита – вызов скорой помощи. — Никто не застрахован. Но, регулярное медицинское обследование и здоровый образ жизни, возможно, помогли бы избежать этой проблемы.
- Срочный звонок поставщику, задерживающему заказ. – Качественный подбор поставщиков залог стабильной работы производства.
- Болезнь из-за переутомления. – Организация отдыха и проведения свободного времени имеет большое значение в сохранении здоровья.
- Вызов сантехника – прорыв канализации. – Профилактика сантехнического оборудования свела бы к минимуму возникновение чрезвычайной ситуации.
В — Важное, но не срочное.
Дела и задачи, которые мы относим к этой категории и выполняем, чаще всего результативны. Мы можем проявить все свои качества организатора и исполнителя. Отсутствие спешки помогает спланировать дела: наметить сроки и способы выполнения задачи. По времени важные дела, не требующие срочного выполнения самые большие. Если человек достаточно времени сосредоточивает свое внимание на этих задачах, то он чаще всего добивается успеха. Но нужно помнить, если дела важные и не срочные постоянно откладывать, то они могут перейти в разряд важных, но срочных. И тогда стресс обеспечен.
Примеры важных и не срочных дел:
- Выполнение запланированных текущих дел – рутины.
- Планирование и подготовка перспективных проектов.
- Поддержание физического здоровья – медосмотры, физкультура, отдых.
- Налаживание отношений – семья, друзья, родные.
- Самосовершенствование – чтение литературы, посещение тренингов, общение с активными и успешными людьми.
Понятно, что именно эта группа дел приносит не только пользу, но и удовлетворение в нашей жизни. Поэтому ей нужно уделять самое пристальное внимание.
А теперь рассмотрим, нужно ли нам обращать внимание на не важные дела, хотя они могут быть как срочными, так и не срочными.
С — Не важное, но срочное.
Чаще всего это незапланированные второстепенные дела, никак не влияющие на нашу жизнь, но требующие срочного внимания. Многие причисляют их ошибочно к важным. Поэтому нужно научиться понимать действительно ли это для вас важное дело или нет. Иначе ваша жизнь будет подчинена случаю, а вы станете подобны марионетке. Потому что такие срочные дела начнут поглощать все больше вашего времени, отвлекая от, действительно, важных дел.
Примеры не важных и не срочных дел:
- Внезапный телефонный звонок.
- Навязанные встречи, от которых нельзя отказаться.
- Помощь в выполнении чужих дел.
D — Не важные и не срочные.
Такие дела можно назвать поглотителями времени. Они забирают много времени, но не приносят никакого результата. Часто советуют то, что от них просто нужно избавляться.
Примеры не важных и не срочных дел:
- Разговоры «ни о чем» по телефону или в соцсетях.
- Бесцельный просмотр телепередач.
- Компьютерные не развивающие игры.
Но так как они легки и интересны, то отказаться от них бывает сложно. И поэтому можно выделять на них время по остаточному принципу. Но в тоже время, если цель такого времяпрепровождения дать разрядку после напряженной работы, то их можно отнести к важным, но не срочным.
А теперь вспомним, мы для наглядности наши дела обозначали буквами: A, B, C, D.
- A — авральные дела.
- B — важные и нужные дела.
- C — сорные и вынужденные дела.
- D — другие ненужные дела.
В заключении хочу сказать, что такое распределение дел работает. Когда мы научимся выделять важные дела, отдавать им всю свою энергию, то наша жизнь будет наполненной. Умение планировать и предвидеть поможет избегать авральных дел. И не важные и несрочные дела не будут мешать нам жить.
—————————————————————-
Больше на эту тему можно узнать из статей сайта «Без Знаний нет УСПЕХА»:
aniramio.ru
Матрица Эйзенхауэра — Психологос
Матрица Эйзенхауэра — один из методов тайм-менеджмента для определения приоритетов дел дня. Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей «Важно — Неважно» по горизонтали и «Срочно — не Срочно» по вертикали.
Как использовать эту матрицу? Просто распределите туда свои дела (например, дела дня) в соответствии с их важностью и срочностью. Со временем это станет совсем просто, а пока дадим немного пояснений.
Важные и срочные дела — те, которые очень важны и не терпят отлагательств. Без них все порушится, и сделать их завтра — будет уже поздно. Эти дела нужно делать сегодня, в первую очередь — и обязательно. Примеры важных и срочных дел: выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит; внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту; срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту. В теории квадрат важных и срочных дел должен быть пустым, но на практике иногда у каждого человека бывают важные и срочные дела, часть из них порождается ленью, часть — недостатком профессионализма, а часть — форс-мажорами.
Важные, но не срочные дела — это то важное, что срочным станет в скором времени. Если вы не планируете этого дожидаться и устраивать себе ненужную гонку, то обратите на эти дела самое пристальное внимание. Примеры таких дел: текущая (плановая) работа по вашим проектам; планирование новых проектов; оценка полученных результатов по проектам; посещение спортивного зала для поддержания физической формы.
Дела не важные, но срочные. Как правило, в этот квадрат попадают дела никак не приближающие вас к цели, какой бы она ни была, это дела, которые надо делать, но исключительно для того, чтобы их делать. Поздравить с днем рождения (оказывается, Вася родился именно сегодня), неожиданный приход гостей и другие не запланированные, навязанные встречи, от которых нельзя отказаться. Если из этого можете что-то делегировать, кому-то поручить — сделайте это обязательно.
Не важные и не срочные дела — это самая противная категория дел. Они не важны, они не срочны, но именно их хочется делать. Это ваши пожиратели времени — чтение глянцевых журналов, компьютерные игры, просмотр телепрограмм и лазить в интернете (смотри Пустота). Ваш выбор?
Важно: многие начинают заниматься фигней, когда просто устают. Когда хочется-хочется. Так вот, это ошибочное решение. Правильно — запланировать качественный отдых (это категория Важно, но не срочно) и отдохнуть качественно, а не заниматься фигней. Да? — Тогда смотри статью Правила отдыха
Итого — как инструмент, матрица Эйзенхауэра работает и, более того, хорошо организует, если ей следовать. Можете собой гордиться, если квадрат «Важно и Срочно» будет у вас чаще пустым: а это вполне реально, если вы чаще будете заниматься делами квадрата «Важно, но не Срочно». Так работают профессионалы!
www.psychologos.ru
Составляем перечень важных, но не срочных дел
В первых числах декабря мы не спеша готовимся к тому, чтобы встретить Новый год. Подвести итоги, подготовить подарки, выставить цели на следующий год – все это важно, но пока еще не срочно. А вот, если затянуть с выполнением этих дел до последних дней месяца, то они превратятся в авральные.
Чтобы такого не возникало, надо делать важные дела заранее. А для этого стоит иметь список этих дел. Попробуем его составить.
Почти каждый читатель Лайфхакера знает о матрице Эйзенхауэра, но все же напомню о ней. Выглядит она вот так:
Стандартные рекомендации к каждому из блоков таковы:
- Срочные и важные – не допускать
- Срочные и неважные – делегировать
- Несрочные и важные – делать
- Несрочные и неважные – не делать
Но хватит теории, давайте перейдем к составлению списока дел важных и не срочных, дел, которыми действительно стоит заниматься.
Организовать информацию. Подумайте, сколько обычно у вас уходит времени на поиск нужной информации. Ведь мы потребляем ее в таких количествах, что запомнить, где именно ты на нее натолкнулся затруднительно. Это было в социальной сети, в RSS-ленте, в поисковике? Если к этому еще добавить то, что мы сидим то за ноутом, то за компьютером, то за планшетом, то становиться грустно.
Поэтому я запланировал себе следующее: Вести одну базу данных для хранения информации. Для меня это Evernote, который в следующем году должен объединить заметки с Kindle, данные из OneNote, отмеченные записи из Reader, ссылки на видео с рецензией.
Завести нужные связи. Скажите, а вы знакомы с вашим почтальоном? А участковым врачом, налоговым инспектором? Вы знаете, кому звонить, если у вас прорвет трубу? Перечень людей, знакомство с которыми является важным, можно продолжить, но у каждого он уникален. Поэтому составьте свой список.
Разобрать вещи. Многие вещи для нас важны. Некоторые являются ключом к воспоминаниям или эмоциональным переживаниям. Например, фотографии или кубки, грамоты за достижения. Такие возможно стоит хранить. Но вот ненадеванная три года кофточка, которая лишь занимает место.
Подготовить нужные документы. Важен порядок не только в информации, вещах, но и в документах. Например, получить загранпаспорт. Почему-то столь многие получают его ускоренно, перед поездкой на отдых. А ведь срок его действия десять лет. Еще стоит помнить про интернет-документы: данные по домену, персональный аттестат вебмани, верификация яндекс.денег.
Я специально не включаю в этот список процессы или привычки, которыми важно заниматься постоянно. Это общение с родными и близкими, самосовершенствование, забота о здоровье, чтение и прочее. А что бы вы добавили в этот список?
lifehacker.ru
как отличить срочное от важного
|
Вы часто говорите себе: можно было бы добиться большего и в бизнесе, и в учебе, и в своих увлечениях, будь у меня поменьше дел? Действительно, мы заняты всегда, почти круглосуточно. Бесконечная суета отнимает все силы и при этом регулярно возникает ощущение, что из внимания ускользает что-то реально значимое и серьезное. Либо на важное остается совсем мало времени и уже не получается сделать это по-настоящему качественно. |
|
Текст: Юлия Сонникова |
На самом деле, существуют инструменты, которые помогают расставить приоритеты и успеть сделать важное. Один из них — матрица Эйзенхауэра: метод, проверенный многими успешными в своей жизни людьми. Руководители компаний используют ее для планирования и мониторинга собственной активности и активности своих подчиненных. Но она так проста и эффективна, что ее можно рекомендовать даже домохозяйке, создающей дизайн своей квартиры.
Потренировавшись несколько раз, вы будете почти автоматически «раскидывать» задачи на важные и срочные, на те, что можно сделать позже, и те, которые Должны занимать гораздо меньше вашего внимания. Если позволить себе пафосный слог, то матрица позволяет в рутине нескончаемых срочных дел не забыть про собственную жизненную миссию.
Конечно, каждый по-своему понимает и использует этот инструмент.
Ниже — один из вариантов эффективного использования матрицы. Читайте, пробуйте и успевайте все, что для вас важно!
Как построить:
Разбейте поле на 4 квадранта:
Задачи А «Срочно — Важно» (эдакий квадрант «Проснулся!» или «Пожар!»).
Задачи Б «Не срочно — Важно» (ключевой, основной рабочий квадрант, в котором не только достигаешь качественного результата, но и развиваешься, делегируешь, празднуешь успех и т. д.).
Задачи В «Срочно — Не важно» (это вся суета, которая и не наша часто, а делаем-таки, осознанно или потому что «так повелось»?).
Задачи Г «Не срочно — Не важно» (это вообще пустое: решать эти задачи — то же, что отвечать на откровенный спам).
Что «Важно»?
Организация, в которой мы работаем, определила эти задачи до нас и за нас. Это, собственно, те задачи, ради исполнения которых нас и пригласили работать в компанию: наши должностные обязанности, задачи, которые ставит нам непосредственный (административный) руководитель или руководитель проекта, в котором мы участвуем. Это не ваше личное понимание: важно это во вселенском масштабе или нет?
Все более прозаично: важно то, ради чего вас позвали на эту позицию. И если каждый будет выполнять эти задачи, всем будет счастье.
А что «Срочно»?
То, что имеет вполне определенный срок. Чаще всего срочно — когда срок уже оооочень близко.
Как выглядит Матрица?
Что можно сделать прямо сейчас?
Выполните простое упражнение:
1. Перечислите все цели и задачи, которые вы планируете выполнить. Список должен быть пронумерован.
2. Проранжируйте каждое дело по шкале от −5 до 5 в категориях «Срочность», «Важность» в таблице 1. Большие цели («Слонов») делите на отдельные задачи («Бифштексы») и присваивайте ранг «Срочность» и «Важность» каждому отдельному «бифштексу».
3. В таблице 2 распределите все дела по полю, исходя из рангов Срочности и Важности.
4. Определяйте приоритетность задач, двигаясь по полю от правого верхнего угла («Срочно — Важно») к левому нижнему углу («Не срочно — Не важно»).
5. Выполняйте согласно приоритетам.
6. Наслаждайтесь порядком и успехом. Ведь Успех — это еще и успеть.
ponedelnikmag.com
Матрица Эйзенхауэра
Большинству из нас не хватает времени, и любые советы по его эффективному использованию всегда вызывают интерес.
Этот вопрос серьезно интересовал и тридцать четвертого президента США Дуайта Эйзенхауэра, который использовал для управления своим временем специальную матрицу приоритетов. Эта система до сих пор пользуется популярностью и ее подобия можно встретить в большинстве руководств по управлению временем.
Дела при таком подходе оцениваются по важности и срочности, поэтому матрица Эйзенхауэра состоит из четырёх квадрантов:
- Важные и срочные дела
- Важные, но несрочные дела
- Неважные, но срочные дела
- Неважные и несрочные дела
Важные и срочные дела
Основным критерием важности дел является то, что в случае их невыполнения:
- Вам могут грозить проблемы со здоровьем. Например, если у вас сильно болит зуб, то очевидно, что срочно нужно к дантисту, а при игнорировании этой необходимости, могут наступить большие неприятности.
- Вам могут грозить проблемы с деньгами. Например, если вы не сдадите важный проект, то вас лишат премии или уволят.
- У вас испортятся отношения с семьёй, близкими, друзьями и т.д.
- В ближайшее время могут наступить другие какие-либо серьёзные последствия.
В идеале, этот квадрант должен быть пуст. Но на практике по тем или иным причинам, некоторые важные дела нет-нет, да становятся срочными.
Важные, но несрочные дела
Это именно те дела, на которых стоит сосредотачиватьс
- Разработка планов
- Работа над своим здоровьем и физическим состоянием
- Выявление различных жизненных перспектив и т.п.
Неважные, но срочные дела
Это те дела, которые реально не приближают вас к основным целям, ничего толкового для души, тела и кошелька не дают, но при этом могут маскироваться под важные и необходимые. Часто они лишь отвлекают вас от того, что вам реально необходимо, съедая ваше время впустую.
Например, это может быть звонок вашего знакомого с разговором о не интересующих вас вещах, который надолго затягивается и вовлекает вас. Или неожиданное поручение начальника, не относящееся к вашим прямым задачам.
Чтобы промониторить дело на важность, спросите себя «Что страшного будет, если я этого не выполню?»
Неважные и несрочные дела
Это такие дела, которые вообще не имеют никакого отношения к вашим ключевым интересам, и являются хронофагами, то есть пожирателями времени. К ним как раз можно отнести бесполезную переписку на форумах и в соц. сетях, а также пустые телефонные разговоры. Также к ним относится различная излишняя развлекательная активность.
Как использовать эти приемы в работе? Вы можете помещать свои дела на день или на неделю в матрицу и затем уже выстраивать свою деятельность в соответствии с расставленными приоритетами, начиная, конечно, с важных и срочных дел.
Матрица приоритетов Эйзенхауэра позволяет добиться увеличения продуктивности в работе и более быстрого достижения поставленных целей.
newgoal.ru
Матрица Эйзенхауэра в тайм-менджменте: инструмент расстановки приоритетов, примеры
Планировать по матрице Эйзенхауэра
Первое, чему нужно научиться в работе с матрицей, – грамотно расставлять приоритеты в делах. Уметь отличать важное от срочного, не очень срочное от неважного.
Матрица времени делится на 4 квадранта, в которых имеются 2 оси важности и столько же осей срочности. В каждый из них вписываются дела и задачи, что помогает наглядно увидеть приоритетность каждого составляющего: что делать в первую очередь, что во вторую и т.д.
Шаблон матрицы выглядит следующим образом:
Рассмотрим каждый квадрант подробнее.
Важные и срочные
Идеальный тайм-менеджмент подразумевает, что этот квадрант будет пустовать. Это обусловлено тем, что при грамотной расстановке приоритетов и своевременном выполнении дел завала просто не будет. Это может быть нормально лишь время от времени, но постоянный хаос в делах – признак неорганизованности.
Чтобы избегать проблем с квадрантом «А», нужно организовать грамотное планирование в других областях и выполнять в точности все пункты. Однако, если необходимость его заполнения все же возникает, то сюда вписываются:
- Дела, невыполнение которых ставит под угрозу срыва достижение цели.
- Задачи, невыполнение которых способствует появлению жизненных трудностей и затруднений.
- Задачи, которые напрямую связаны со здоровьем.
Не забывайте о делегировании обязанностей. Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку. Если такое возможно – воспользуйтесь этим правом.
Не забывайте о делегировании обязанностей. Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку.
Важно, но не срочно
Самые приоритетные дела и задачи располагаются здесь, поэтому ему нужно уделять максимум внимания. Это повседневные занятия, срочность которых не так высока, но они все же важны. Специалистами было замечено, что люди, которые работают именно с квадрантом «В», достигают в жизни большего успеха и добиваются намеченных целей. Они зарабатывают больше денег и занимаются любимым делом, от чего и счастливы.
Так как срочность в делах отсутствует – нет паники, что делает подход к их выполнению взвешенным и разумным. Это в свою очередь способствует высокой эффективности и продуктивности. Однако не стоит забывать, что несвоевременное исполнение дел из квадранта «В» перемещает их в квадрант «А».
Итак, в эту зону вписываются все текущие занятия, которые связаны с ежедневными делами: основная деятельность, спортивные занятия, планы на день и т.п.
Срочно, но не важно
Занятия, которые «лежат» в основе этого квадранта, как правило, являются отвлекающим фактором. Их выполнение не несет в себе никакой полезности в плане достижения целей и не приводит ни к каким результатам. Зачастую они только мешают сосредотачиваться на по-настоящему важных делах и снижают общую эффективность. При работе с матрицей главное – не спутать дела из квадрантов «А» и «С», в противном случае создастся неразбериха в приоритетности дел.
В область «C» можно относить дела, связанные с переговорами и встречами, которые навязаны кем-то, с празднованием дней рождения людей не очень близкого круга, домашние хлопоты, которые возникают внезапно. Так как дела из этого квадранта только тормозят и «крадут» время, то им нужно уделять минимум времени.
Не срочно и не важно
От дел, которые помещаются в этот квадрант, нет абсолютно никакой пользы. Ими нужно заниматься в самую последнюю очередь. Даже если вы не будете ими заниматься вовсе, то от этого будет только лучше. Однако учитывать такие дела необходимо, как говорится, врага надо знать в лицо. Это самые что ни на есть «пожиратели» полезного времени, от которых стоит избавляться.
От дел, которые помещаются в квадрант «D», нет абсолютно никакой пользы.
Но самое интересное, что дела именно из этого квадранта очень привлекают людей. Здесь самое приятное и простое, над чем не нужно трудиться. Они расслабляют и приносят удовольствие. Приятное времяпрепровождение делает проблематичным отказ от них.
Сюда вписываются разговоры по телефону с друзьями и родственниками, просиживание в социальных сетях, интернет-серфинг, компьютерные игры, просмотр телепередач, тусовки в клубах.
Конечно, отдых для продуктивной работы важен, как и кислород для человека, но он тоже должен быть полезным. Вместо просиживания целыми выходными на диване устраивайте выходы и выезды на природу, разработайте план активного отдыха, это, кстати, поможет укрепить здоровье. Прочтите познавательную или просто интересную книгу, на которую раньше не было времени, это подстегнет ум.
Контролируя свою жизнь, помните, что отдых тоже должен быть запланирован. Недопустимо, чтобы он был спонтанным. Но и не пренебрегайте им. Это чревато затяжным бездельем, так как переутомление еще никому на пользу не шло. Здесь уместно правило: «Делу время – потехе час».
Пример расписания на каждый день может выглядеть так:
Можно расчертить листы самостоятельно либо скачать готовые бланки из интернета.
Распределение приоритетов
Вначале, с непривычки, будет проблематично определить срочность и важность каждого дела, но конечный итог того стоит. Попробуйте использовать следующее упражнение:
- Начертите таблицу с колонками: № п/п, дело, срочность, важность. Количество строк регулируйте самостоятельно, в зависимости от длины списка.
- Во второй столбец «дело» впишите все задачи и дела, которыми вы обычно занимаетесь.
- После этого переходите к их оценке: насколько каждое занятие важно или срочно.
Чтобы это было сделать проще, используйте следующие критерии важности, задавая вопросы к каждому делу:
- Выполнение этой задачи необходимо для достижения моей ключевой цели (Да – значит, важно; Нет – неважно).
- Невыполнение дела влечет за собой серьезные последствия для текущей деятельности (Да – важно; Нет – неважно).
Критерий срочности:
- Если задачу не выполнить сейчас, то она теряет свою актуальность (Да – срочная; Нет – несрочная).
Этот инструмент расстановки приоритетов значительно упростит весь процесс работы. Пройдя через такое исследование, вы обнаружите, сколько времени до этого момента тратили впустую и сколько, оказывается, полезного высвобождается.
zhazhda.biz
Матрица Эйзенхауэра
34 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр человеком был очень занятым. Чтобы успевать за день сделать больше, он создал собственный эффективный инструмент тайм-менеджмента, который сегодня называют Матрицей Эйзенхауэра или Матрицей приоритетов. В чем суть метода?
Что такое матрица Эйзенхауэра?
Идея матрицы Эйзенхауэра состоит в том, чтобы научиться быстро отличать важные дела от второстепенных и тех, которые вообще не требуют внимания. Все текущие и запланированные дела Эйзенхауэр предложил разбивать на 4 категории по принципу срочности и важности. Для наглядности он нарисовал квадрат и разделил его на 4 поля. Каждое из полей вмещало в себя список дел:
- 1 поле: Важные и безотлагательные дела;
- 2 поле: Важные, но не очень срочные дела;
- 3 поле: Не важные, но срочные дела;
- 4 поле: Не важные и не срочные дела.
Как работать с квадратом Эйзенхауэра?
Рассмотрим квадрат Эйзенхауэра более подробно:
- Важные и безотлагательные дела. Что бы вы отнесли в эту категорию? Какое количество срочных и важных дел могли бы записать в этот квадрат? Фокус состоит в том, что планирование по Эйзенхауэру только тогда можно назвать эффективным, когда самый первый квадрат оказывается всегда чистым, без единой записи. Если у вас есть список дел, которые вы можете отнести в данное поле матрицы, значит, что-то мешает вашей продуктивной работе: лень, отсутствие самодисциплины, неумение правильно расставить преоритеты и т. д. Все это приводит к появлению авралов, что плохо сказывается на психическом и физическом состоянии человека.
- Важные, но не очень срочные дела. Эйзенхауэр, создавая свою систему тайм менеджмента, был уверен, что именно данная категория является самой важной. Своевременно поместить сюда задачу и взяться за ее исполнение — означает возможность посвятить решению задачи столько времени, сколько необходимо. Так, например, своевременное обращение к врачу предупредит заболевание, а написание студенческой дипломной работы чуть раньше сроков оставит возможность для исправления ошибок.
- Не очень важные, но срочные дела. Это поле матрицы Эзенхауэра предназначено для размещения сюда дел, которые мешают эффективной работе и потому требуют немедленного устранения. Например, починка поломки компьютера, помощь теще в перевозке мебели на дачу и т. д.
- Не срочные и не важные дела. В матрице приоритетов есть место и для дел, которые мы выполняем ежедневно для того, чтобы отвлечься от работы. Это долгие разговоры по телефону, просмотр сериалов, френд-ленты, написание писем и т. д. То есть, все те дела, которые являются приятными, но не обязательными. Эйзенхауэр, говоря о приоритетах, называл подобные занятиями «пожирателями времени», которые негативно влияют на продуктивность работы.
Работать с квадратом Эйзенхауэра будет удобнее, если:
- Расставить в каждом поле задачи по степени важности, пронумеровав их латинскими буквами или цифрами. Браться стоит сначала за более срочные и важные дела;
- Сосредоточиться в основном на делах из квадрата 2. Если дела из списка не очень срочных, но важных попадут в квадрат важных и срочных дел — не страшно. Главное, чтобы подобное перемещение не стало тенденцией;
- Определить для себя долгосрочные цели и пошагово расписать задачи для их достижения. Задачи распределить по квадратам;
- Не отвлекаться от выполняемой в данный момент задачи на перекуры, просмотр почты и другие дела.
Таким образом, матрица, созданная президентом Эйзенхауэром — это действенный инструмент тайм-менеджмента, который успешно применяется на практике уже более полувека.
kak-bog.ru