Сколько хранится штатное расписание в организации – Каков срок хранения штатного расписания в организации?

Срок хранения штатного расписания

Какой срок хранения штатного расписания в организации установлен законом? Все знают, что «штатка» – это документ, в котором содержится информация о трудовых ресурсах фирмы. В том числе, сведения о численности работников, названиях их должностей, наименованиях структурных подразделений. Помимо этого в штатном расписании указываются оклады сотрудников и полагающиеся им надбавки. О сроке хранения штатного расписания поговорим в статье.

Нужный документ

Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей коммерческого сектора экономики оформлять штатное расписание. Значит, составлять или не составлять штатное расписание остается на усмотрение компании. То есть руководство само решает, нужно ли фирме штатное расписание, или можно обойтись без него.

Однако, несмотря на необязательность, «штатку» лучше составить. Ведь штатное расписание содержит полную информацию о людских ресурсах организации и о месячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Если все же составлять «штатку», то какой срок хранения штатного расписания в архиве?

Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).

Вопрос о сроке хранения штатного расписания организации волей-неволей интересует кадровиков. Ведь рано или поздно документ потеряет актуальность, и придется задуматься о его передаче в архив.

Для одинаковых должностей в «штатке» должна быть предусмотрена одинаковая оплата труда. Дело в том, что за равный труд по закону полагается равная оплата (ст. 22, ч. 2 ст. 132 ТК РФ). При необходимости диверсифицировать оклады работников, занимающих одинаковые должности, самым безопасным будет ввести в форму Т-3 понятия «старший», ведущий», «помощник» и т.п. Например, «старший кассир». Помимо этого в трудовых договорах с работниками нужно прописать различный функционал сотрудников на одноименных должностях:

• разные права и обязанности;
• различный уровень ответственности.

Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить

Какой же срок хранения штатного расписания в организациях РФ? Зависит ли он от принадлежности компании к коммерческому или бюджетному сектору? Расскажем об этом подробно.

Кадровики часто спрашивают, нужно ли утверждать штатное расписание каждый год, если нет изменений. Конечно, не нужно. «Штатка» – это не тот документ, который следует ежегодно переутверждать. Однако если изменения все же есть, то намного удобнее работать с обновленным документом.

Срок для бюджетников

Так как законодательство не предусматривает обязанности разрабатывать и утверждать штатное расписание для коммерческих организаций, то и вопрос про срок хранения штатного расписания медицинской организации, занимающейся, к примеру, исключительно предпринимательской деятельностью, теряет смысл. Что не обязательно разрабатывать и утверждать, не нужно и хранить.

Совершенно иначе обстоят дела с бюджетными учреждениями. В соответствии с законодательством штатные расписания имеют постоянный срок хранения (подп. «а» ст. 71 разд. 1.2 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Таким образом, срок хранения штатного расписания – 75 лет.

blogkadrovika.ru

Где должны хранится приказы и штатное расписание

На рабочие столы расписание сотрудники имеют право выкладывать лишь в течение рабочего дня, а после его завершения бланк вновь помещается в сейф. Если штатное расписание находится на электронном носителе или в цифровом виде на компьютере ответственного работника, информация должна быть надежно защищена от хищения или случайного удаления. Более точные порядки, относящиеся к моментам содержания электронных носителей, указаны в Положении об обеспечении безопасности личных данных учреждения № 781 от 2001 года составления. Как хранить документы в кадровой службе Читайте по теме в электронном журнале Сроки хранения штатного расписания В Перечне типовых архивных управленческих документов, а именно к таким относится штатное расписание, сказано, что бланки необходимо хранить на предприятии постоянно.

Каков срок хранения штатного расписания в организации?

Инфо

Указывается должность визирующего, личная подпись и ее расшифровка. Где и как долго хранится? Приказы по штатному расписанию хранятся в папке с приказами, относящимися к кадрам в организации. Непосредственно штатное расписание хранится в отдельной папке постоянно и переносится в архив сотрудником отдела бухгалтерии.

В случае необходимости документы могут быть выданы из архива руководителю предприятия или доверенным лицам. На крупных предприятиях новое расписание составляется на срок не менее года. Приказ об утверждении штатного расписания подписывается сразу же после его составления.
О введении изменений руководитель компании может объявить сотрудникам лично или на собрании. Также руководство сообщает и о вводе нового расписания на год. Чтобы изменить расписание, также необходимо составить приказ о внесении поправок.

Срок хранения штатного расписания

Поэтому, работодатель самостоятельно определяет для своей организации порядок его утверждения, порядок и способ его ведения, порядок внесения изменений в штатное расписание, назначает лиц, ответственных за ведение штатного расписания, определяет способ его хранения. Штатное расписание может утверждаться приказом руководителя организации, или лицом, которое на основании организационно – распорядительных документов, несет ответственность за организацию кадрового учета и ведение штатного расписания. Форма приказа об утверждении штатного расписания не установлена, поэтому данный приказ составляется в произвольной форме.

Важно

Штатное расписание может утверждаться один раз и на несколько лет. У работодателя нет обязанности утверждать штатное расписание, например, ежегодно. Такая необходимость может возникнуть в случае внесения в него изменений.

Штатное расписание – порядок оформления

Не рекомендуется внесение глобальных изменений в образец. Приказ должен быть кратким и емким, не переполненным ненужной информацией. Название компании обязательно должно полностью соответствовать тому, что указано в указанному в учредительных документах.

Под словом «Утверждено» проставляется номер приказа, а также дата его составления. Следует обратить внимание на то, что недопустимо в документе писать цифры прописью. Ставка сотрудников, оклад и надбавки – все это записывается цифрами.

В случае, если при заполнении расписания были допущены ошибки, для их корректировок потребуется издание нового приказа руководителя. Для сохранения тайны сведений, заполненный бланк не распространяется по организации. Делается всего 1 копия. Оригинал хранится у руководителя, копия – у главного бухгалтера.
Кто визирует? Визирование документов осуществляется должностными лицами, назначенными организацией.

Что такое штатное расписание и сколько лет оно хранится на предприятии?

В документе заполняются такие разделы, как:

• подразделения компании;
• дата и номер приказа;
• дата и номер утверждаемого расписания;
• количество сотрудников;
• общая сумма заработной платы.

Руководитель имеет право внести в штатное расписание любую информацию, которая, по его мнению, позволит оптимизировать работу в организации и закрепить ее приказом. Штатное расписание может быть составлено на один отдел или сразу все структурное подразделение, а может быть разделено по категориям работников. Самые распространенные категории: рабочие, обслуживающий персонал, АУП и ИТР.

В таблице показаны основные разделы штатного расписания.

Штатное расписание: решаем нештатные ситуации

Текст приказа могут подготовить сотрудники по поручению директора. Однако подписывают расписание и приказ директор или его заместитель. Как часто требуется его издание? Достаточно издания нового штатного расписания раз в год.

В случае необходимости оно может быть переиздано в течение года. Каждое издание или переиздание сопровождается составлением нового приказа. Это практикуется в том случае, если произошли глобальные перемены в кадровой системе. При сокращении штата необходимо привести количество кадровых единиц в полное соответствие с реальными цифрами. Структура и форма документа Составленный руководителем компании приказ – это документ, подтверждающий начало действия нового расписания или внесение незначительных поправок в старое.

Как хранить штатное расписание?

Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — перечень). Согласно перечню сроки хранения штатного расписания являются следующими:

• постоянное хранение — для организаций, где расписание было разработано и (или) утверждено;
• 3-летнее хранение — для иных организаций.

В пределах сроков хранения штатного расписания организация должна обеспечить выдачу копии штатного расписания лицам, которые обладают правом на получение такой документации, в частности участникам ООО (постановление 8-го арбитражного апелляционного суда от 12.10.2010 по делу № А46-1925/2010). Также согласно перечню установлены следующие сроки хранения документов, связанных с расписанием:

• проекты расписания, справки и заключения — 5 лет;
• переписка по разработке расписания — 3 года;
• штатные расстановки (списочный состав сотрудников) — 75 лет.

Внимание

Штатное расписание — это такой локальный документ, помогающий организовать и систематизировать работу учреждения, что существенным образом повышает эффективность деятельности организации. Содержание документации едино для абсолютно всех компаний, в него входят такие позиции, как информация об назначенных окладах, надбавках для сотрудников, занимаемые должности, количество работающих единиц в штате и прочие. Подробнее, что такое штатное расписание рассмотрим ниже.

Содержание:

• Обязательно ли оно или нет?
• Как выглядит штатное расписание?
• Схема документа
• Должности в штатном расписании
• Оптимизация документа

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

К какому типу приказов отнести приказ об утверждении штатного расписания?

Соответственно, хранить такой документ необходимо основательно и под чутким контролем, так как необходимость заново распланировать все нюансы, ранее указанные в утерянном или пришедшем в негодность расписании, может отнять достаточно много времени. Как выявить документы с истекшим сроком хранения В данном документе указывается личная информация каждого сотрудника, так что Законодательство лишь отчасти может регламентировать правила, касающиеся данного документа. Если бланк составлен в письменном виде, располагать его необходимо в сейфе, ключ от которого будет иметь лишь ответственный сотрудник или непосредственный руководитель.

Такие сейфы должны быть оборудованы замками и сигнализациями, предупреждающими членов коллектива предприятия о том, что к важному документу пытается получить доступ стороннее лицо.
Совместители в документации также указываются. Сделать это можно так:

• Указать в соответствующей графе, что сотрудник работает на 0,4 ставки (это объясняется тем, что совместитель не может работать на данной должности более 16 часов в неделю). Оплата указывается фактическая, а не за полную ставку.
• Прописать, что трудящийся занимает полную ставку и оклад отмечается полный. Но, в трудовом договоре прописываются условия осуществления деятельности — сотрудник принимается на работу по совместительству.
• Также в графе «Примечания» делается соответствующая отметка.

к содержанию ↑ Оптимизация документа Чтобы увеличить эффективность деятельности организации, следует периодически проводить оптимизацию расписания, которая представляет собой выявление ненужных функций, правильность распределения и использования рабочего времени, степень загруженности работников.

Где должны хранится приказы и штатное расписание

Если штатное расписание храниться на электронном носителе в информационных системах, то его хранение производится в соответствии с Положением об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утв. Постановлением Правительства РФ № 781 от 17.11.2007 г., а также локальными нормативными актами работодателя. Уничтожение или обезличивание штатного расписания должно производиться способом, исключающим дальнейшую обработку, содержащихся в нем персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание). РАСЧЕТ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ Сроки хранения штатного расписания определены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, утв.

lcbg.ru

Срок хранения штатного расписания в организации

Очевидно, что два лица, занимающие похожие должности в одной компании, вполне смогут трудиться на разных уровнях и получать за свой труд совершенно разную заработную плату. Для полноценного отображения подобных отличий в штатном расписании есть отдельный раздел «надбавки», либо включат однообразные по существу штатные единицы главный бухгалтер и бухгалтер, администратор или заместитель администратора и т.д., только заработная плата которых отличается. к содержанию ↑ Должности в штатном расписании Названий должностей достаточно большое количество, но все они подразделяются на:

• базовые — закрепленные в Квалификационных справочниках;
• произвольные — придуманные самостоятельно или образованные от базовых.

При составлении расписания следует присваивать трудящимся базовые наименования должностей, поскольку это упростит процедуру получения льгот и пенсии.

Каков срок хранения штатного расписания в организации?

Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010г. №558). Хранение штатного расписания организации осуществляется по месту разработки и утверждения, при этом все предложения, заключения и справочные документы, имеющие отношение к разработке и согласованию штатного расписания, хранятся не менее пяти лет. Аналогичный срок хранения установлен и для проектов штатных расписаний (п.72 «Перечня»), в то время как переписка, связанная с разработкой документа, хранится всего три года (п.73 «Перечня»).

Штатное расписание: срок хранения

Штатное расписание – порядок оформления Вам помог ответ? Благодарю Вас за полезную консультацию!

• Адвокат Гушкина Зоя Михайловна Личная консультация Россия, г. Краснодар | отзывов: 4 288 | ответов: 13 397 Документы по штатному расписанию хранятся пять лет. Но ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ подлежат более длительному хранению.Вам необходимо получить справку о вашем заработке за указанный период? Тогда вам следует обратиться к работодателю или в государственный архив за получением соответствующей информации? Или вы намерены оспорить размер вашей заработной платы за указанный период? Тогда ваши намерения не будут иметь успеха, так как давно истекли сроки на обращение в суд за соответствующей защитой.

Сроки хранения штатного расписания

Внимание

Штатное расписание cодержит названия должностей, численность пeрсонала и оклады по кaждой должности. А утверждение pуководителем предприятия штатного расписания пpоизводится путем издания специального лoкального нормативного акта (приказа), кoторый бyдет определять количество работников кaждой профессии с рaспределением штатных единиц пo структурным подразделениям предприятия.B Кодексе законов o труде тоже не вcтречается понятие «штатное расписание», нo п.1 ч,1 cт.40 КЗОТ предусматривает, чтo трудовой договор пo инициативе собственника или упoлномоченного им органа мoжет быть расторгнут в cлучае сокращения численности или штата pаботников. Штатное расписание Соответственно, любые изменения в этой части возможны лишь с согласия работника, подтвержденные соглашением сторон к трудовому договору.

Обратим ваше внимание, что формулировка ст.

Срок хранения штатного расписания в организации

Содержательная часть состоит из 10 граф, которые заполняются по порядку: 1 — «Наименование». Указывается название подразделения, филиала, цеха по иерархии. 2 — «Код». Тут прописывается код структурного подразделения, который присвоен ему руководством.

3 — «

Должность». Здесь пишется занимаемая работником должность, разряд в соответствии Классификационными документами. Профессия указывается именно та, которая записана в трудовой книжке сотрудника и в контракте, заключенным с ним. 4 — «Количество штатных единиц». Пишется количество единиц в штате по должностям. Здесь же указываются вакантные должности и неполные единицы.

5 — «Тарифная ставка». Сумма должна указываться в рублях. 6,7,8 — «Надбавки». Здесь прописываются все премии, стимулирующие и иные выплаты, указывающиеся в виде сумм или в виде процентной ставки. 9 — «Полная сумма».

Что такое штатное расписание и сколько лет оно хранится на предприятии?

Штатное расписание — это такой локальный документ, помогающий организовать и систематизировать работу учреждения, что существенным образом повышает эффективность деятельности организации. Содержание документации едино для абсолютно всех компаний, в него входят такие позиции, как информация об назначенных окладах, надбавках для сотрудников, занимаемые должности, количество работающих единиц в штате и прочие. Подробнее, что такое штатное расписание рассмотрим ниже.

Содержание:

• Обязательно ли оно или нет?
• Как выглядит штатное расписание?
• Схема документа
• Должности в штатном расписании
• Оптимизация документа

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Штатное расписание организации: составление, изменение и хранение

Важно Содержание:

• Каков срок хранения штатного расписания в организации?
• Сроки хранения штатного расписания
• Что такое штатное расписание и сколько лет оно хранится на предприятии?
• Штатное расписание – порядок оформления
• Штатное расписание
• Штатное расписание: как правильно его составлять?
• Menu

Каков срок хранения штатного расписания в организации? При любых изменениях в ШР, поправки должны вноситься в трудовые книжки и личные карточки работников. Перед этим необходимо получить письменное разрешение на данное действие от сотрудников. Например, если незначительно меняется формулировка названия должности, работник должен быть об этом письменно уведомлен.

Важно Только после этого вносятся изменения в его трудовую книжку.

Штатное расписание: как правильно его составлять?

Разногласия между расписанием и трудовым договором в вопросе конкретного сотрудника решаются в пользу договора (статья 8 Трудового Кодекса). Сотрудника принимают по специальности, прописанной в его трудовом соглашении. Главное же предназначение документа заключается в том, чтобы если при увольнении того или иного сотрудника согласно п.

2 ст. 81 Федерального ТК обладать реальными аргументами обосновать в суде свою позицию, а в частности то, что у компании не могло быть возможности трудоустроить данного сотрудника и что его сокращение было полностью в рамках закона. Во время судебного процесса первоначально будет затребовано штатное расписание.

Штатное расписание

ТК РФ обязывает работодателя указывать в трудовом договоре условия оплаты труда, и ссылка в этом случае на штатное расписание может быть признана трудовой инспекцией или судом недостаточной. Есть ли отличия между штатным расписанием и штатной расстановкой? Общеустановленного определения термина «штатная расстановка» в законодательстве не содержится.В п. 34 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень), утвержденного Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003), лишь указано, что штатные расстановки хранятся 75 лет. Каков срок хранения штатного расписания в организации? Когда срок использования бланка истек, за него уже несут ответственность работника архивного отдела, куда бланки помещаются на длительное хранение.

Сколько храниться штатное расписание

Четких сроков, на которые составляется расписание, нет — документ можно составить на полугодие или год, или даже на несколько лет, если фирма не нуждается во внесении изменений. Росархив установил точный срок хранения штатного расписания после завершения его действия. Так, документация должна храниться не менее 3 лет, с года, следующего за тем, в котором была утрачена сила документа.

Инфо

При этом, расстановки хранятся более продолжительное время — 75 лет со времени, как были составлены новые. к содержанию ↑ Схема документа Таблица штатного расписания Т-3 заполняется в соответствии с Указаниями по заполнению форм первичной документации. В «шапке» прописывается полное название учреждения, порядковый номер составляемого документа, ОКПО, дата его принятия. Обязательно заполняется поле с периодом, во время которого действует документация.

Бланк штатного расписания скачивайте здесь бесплатно.

Срок хранения штатного расписания организации

Здесь все неполные единицы указываются в долях. Также подлежат указанию все вакантные должности. В пятой главе отражается тарифная ставка. Здесь нужно указать тарифную сетку, оклад, долю от прибыли, процент от выручки – одним словом, внести соответствующие данные с учетом действующей системы оплаты труда. Самое важное, что нужно знать: сумма обязательно указывается в рублевом эквиваленте.

Кроме того, не следует забывать о том, что размер тарифной ставки никак не может быть менее установленного минимального размера оплаты труда. С шестой по восьмую главу включительно указываются все предусмотренные в отношении работников надбавки: премии, поощрительные выплаты, доплаты и т.д. Отражаются как те выплаты, которые установлены законодательно, так и те, которые предусмотрел сам работодатель в своей организации.

Срок хранения штатного расписания в организации

Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами В редких случаях, если речь идет о небольших организациях, где трудится десяток-два работников, в качестве ответственного лица можно назначать секретаря руководителя, но такому человеку, чаще всего, довольно сложно осуществлять свои прямые обязанности и одновременно следить за ведением и хранением бланков документации, относящихся к непосредственной сфере деятельности кадровых специалистов и бухгалтеров. Порядок установления наименования должности Если в различных коммерческих организациях наименования должностей работников, выполняющих одни и те же функции, могут варьироваться, то в бюджетных организациях к данному нюансу следует подходить более строго, поскольку от него могут зависеть заработная плата и стаж работника.

prodhelp.ru

Срок хранения штатного расписания в организации в 2019 году

Наличие штатного расписания обязательно для бюджетных организаций, а для коммерческих оно является внутренним нормативным актом, который можно не оформлять. При этом многие компании самостоятельно принимают решение вести этот документ, так как он позволяет:

• наглядно продемонстрировать структуру компании;
• учитывать вакантные места и своевременно начинать поиски персонала на вакантные позиции;
• взять под контроль систему начисления заработка и фонд оплаты труда;
• следить за начислением надбавок сотрудникам;
• фиксировать численность штата для каждого структурного подразделения организации.

Срок хранения штатного расписания в организации и оформление этого документа строго регламентируется законодательством.

Читайте также: Каким раствором протирают полки для правильного хранения хлеба

Общая информация о документе

Штатное расписание – документ, отражающий структуру организации. Оно обязательно составляется в госучреждениях, коммерческие компании прибегают к его помощи только при большой численности сотрудников. В расписании указывается исчерпывающая информация касательно следующих моментов:

• профессии сотрудников;
• численность работников в каждом отделе или подразделении;
• их специальности;
• должности;
• оклады или тарифные ставки, используемые для расчета заработной платы;
• размеры и видаы надбавок для каждой должности.

В штатном расписании не нужно указывать фамилии сотрудников. Это статистический документ, который помогает регулировать численность работников и Фонд оплаты труда. При этом стоит помнить, что реальное количество сотрудников не может превышать число, указанное в штатном расписании.

Расписание часто путают с расстановкой – документом, в котором собраны сведения по конкретному структурному подразделению. В расстановке отражается списочный состав работников, поэтому фамилии указываются. Этот документ предназначен для кадровой службы. Он помогает ей вести учет поименного состава работников каждого подразделения.

Особенности разработки кадровой документации

Закон предусматривает ежегодное составление штатного расписания или обновление его с периодичностью, предусмотренную внутренним нормативным актом компании. При выборе, с какой периодичностью составлять расписание, необходимо учитывать численность и структуру организации.

Нормативный акт, регулирующий периодичность создания нового штатного расписания, включает в себя:

• порядок составления документа;
• требования к оформлению выписок из штатного расписания;
• порядок выдачи выписок.

Читайте также: Как пошагово сделать коробки для хранения своими руками

Если вы решили внедрить в своей организации штатное расписание, то лучше всего воспользоваться унифицированной формой № Т-3. В 2019 году ее не обязательно использовать, но большинство компаний не собираются отказываться от готового шаблона. При необходимости эта форма дополняется необходимыми пунктами, что позволяет получить удобный для применения документ. Например, если предприятие использует труд сезонных рабочих, то необходимо добавить еще один пункт «Период существования штатной единицы» (его можно озаглавить иначе – «Период выполнения работ»).

При этом не стоит забывать о правилах составления документа, особенно если на вашем предприятии есть специалисты, трудящиеся в опасных или вредных условиях. Не менее строго закон относится к расписанию, в котором перечислены должности госслужащих. В этом случае особе внимание нужно уделать написанию должности. Она должна соответствовать должности, указанной в:

• нормативных документах;
• трудовой книжке работника;
• отраслевом и общероссийском классификаторе;
• справочной литературе.

Если вы выбрали для себя форму № Т-3, то необходимо обратить внимание на третью графу. При совместительстве в ней необходимо проставлять суммарное количество единиц штата, выполняющих эту работу. Например, если один сотрудник работает на этой должности на полную ставку, а другой на половину, то в графе нужно проставить цифру «2».

Обязательно в форме № Т-3 заполнение графы 9 об итоговой сумме оплаты труда. Нельзя оставлять ее пустой даже в том случае, если на предприятии используется бестарифная или смешанная оплата труда. В этом случае стоит заменить единицы измерения и внести нужную информацию. Например, вы можете указать в этой части процентную ставку.

При необходимости внесения изменений может быть составлен новый документ или создан приказ о внесении дополнений. Правки в штатное расписание обязательны в случаях:

• создание нового подразделения или отдела;
• введение новых должностей;
• изменение названий текущих должностей;
• изменение ставок работника или его оплаты труда;
• сокращение штатной единицы, подразделения или отдела.

Если правок много, то составляется новое расписание, а старое отправляется на хранение. Все изменения, касающиеся работников, нужно вносить только после их согласования. Для этого необходимо перед изданием нового расписания подписать с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору.

Как и сколько хранить штатное расписание

Любой документ организации хранится определенное время. Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, указывает на следующие сроки:

1. Штатное расписание в головной организации, управляющей всеми подразделениями и структурами, хранится постоянно. В филиалах и структурных подразделениях достаточно держать эту бумагу 3 года.
2. Справки, предложения и заключения, используемые для составления расписания, хранятся 5 лет. Уничтожение этих документов происходит только после заключения экспертной комиссии. Это также должно быть подтверждение протоколом ее заседания.
3. Переписка по разработке и внедрению изменений в этот документ хранится 3 года. Отсчитывать этот срок нужно от даты утверждения расписания.
4. Штатные расстановки хранятся 75 лет. Если организация за этот период перестает существовать, то они передаются в архив.

Читайте также: Сколько составляет срок хранения путевых листов в организации

Во время проверок организации инспекторы имеют право запросить штатное расписание, а также его предыдущие версии и проекты. Если руководитель не сможет представить эти документы для изучения, инспекторы вправе выписать ему штраф.

Сроки хранения должны соблюдать только бюджетные организации. Остальные компании могут их не придерживаться, так как составление расписания ими необязательно. Но лучше все же иметь нужные бумаги под рукой, чтобы во время проверки трудовой инспекции было меньше вопросов к деятельности компании.

hraneniegid.ru

Срок хранения штатного расписания | Статьи

Согласно Трудовому Кодексу Российской Федерации, любая трудовая деятельность работника должна регламентироваться определенными документами. Штатное расписание относится к подобным бланкам, где указываются элементы, необходимые для обеспечения непрерывной деятельности сотрудника. О том, как должно храниться штатное расписание (в каких условиях и как долго), пойдет речь в данной статье.

Из представленной статьи вы узнаете следующее:

• хранение штатного расписания: что нужно знать;
• каковы сроки хранения штатного расписания;
• кого можно назначать ответственным за хранение штатного расписания.

Хранение штатного расписания: что нужно знать?

Штатное расписание служит, в первую очередь, для того, чтобы систематизировать внутреннюю структуру и составить штат работников на каждом учреждении. В нем указывается список должностей, специальности и квалификация работников, количество вакантных и занятых мест. Вести такой документ необходимо в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ № 1, где указывается форма Т-3 – именно по ней необходимо формировать данный бланк.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Читать статью

---

Как составить штатное расписание

---

Так как Законодательством в прямом смысле не установлены конкретные порядки ведения, учета и хранения штатного расписания, любой работодатель должен лично контролировать данные моменты и подписывать распоряжения, где будут указываться правила и порядки, которые должен соблюдать сотрудник, выступающий в качестве ответственного за хранение расписания лица.

Подробнее о штатном расписании читайте здесь:

Штатное расписание утверждается раз и навсегда, его не требуется издавать каждый год. Соответственно, хранить такой документ необходимо основательно и под чутким контролем, так как необходимость заново распланировать все нюансы, ранее указанные в утерянном или пришедшем в негодность расписании, может отнять достаточно много времени.

---

Как выявить документы с истекшим сроком хранения

---

В данном документе указывается личная информация каждого сотрудника, так что Законодательство лишь отчасти может регламентировать правила, касающиеся данного документа. Если бланк составлен в письменном виде, располагать его необходимо в сейфе, ключ от которого будет иметь лишь ответственный сотрудник или непосредственный руководитель. Такие сейфы должны быть оборудованы замками и сигнализациями, предупреждающими членов коллектива предприятия о том, что к важному документу пытается получить доступ стороннее лицо. На рабочие столы расписание сотрудники имеют право выкладывать лишь в течение рабочего дня, а после его завершения бланк вновь помещается в сейф.

Если штатное расписание находится на электронном носителе или в цифровом виде на компьютере ответственного работника, информация должна быть надежно защищена от хищения или случайного удаления. Более точные порядки, относящиеся к моментам содержания электронных носителей, указаны в Положении об обеспечении безопасности личных данных учреждения № 781 от 2001 года составления.

---

Как хранить документы в кадровой службе

---

Читайте по теме в электронном журнале

Сроки хранения штатного расписания

В Перечне типовых архивных управленческих документов, а именно к таким относится штатное расписание, сказано, что бланки необходимо хранить на предприятии постоянно. В документ можно вносить изменения по ходу осуществления трудовой деятельности, но любые корректировки должны быть в обязательном порядке подкреплены приказом руководителя.

Правило непосредственного хранения основного бланка не относится к дополняющим штатное расписание документам. Различные справки, уточнения, предложения и заключения, так или иначе касающиеся данного бланка, должны храниться в архиве в течение 5 лет после момента подписания руководителем и вступления в силу. Конечно, они так же выступают в роли важных внутренних распоряжений, но, все же, имеют не столь огромное значение, как непосредственное расписание.

---

Опломбируем кадровые документы

---

Кого можно назначать ответственным за хранение штатного расписания?

Обычно, на предприятиях ответственным лицом, которому поручается хранение важных внутренних документов, назначаются работники отдела кадров или бухгалтерии. Когда срок использования бланка истек, за него уже несут ответственность работника архивного отдела, куда бланки помещаются на длительное хранение.

---

Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами

---

В редких случаях, если речь идет о небольших организациях, где трудится десяток-два работников, в качестве ответственного лица можно назначать секретаря руководителя, но такому человеку, чаще всего, довольно сложно осуществлять свои прямые обязанности и одновременно следить за ведением и хранением бланков документации, относящихся к непосредственной сфере деятельности кадровых специалистов и бухгалтеров.

Ответственное лицо назначается непосредственным руководителем путем издания соответствующего приказа, где прописывается личная информация о работнике (фамилия, имя, отчество), указывается должность и уточняется, кто может выполнять его функции на время отсутствия по отпуску или временной утрате трудоспособности.

---

12 кадровых документов, которые помогут пройти любую проверку

---

www.kdelo.ru

Штатное расписание организации: составление, изменение и хранение| Статьи

Какие функции выполняет штатное расписание организации? Как составить штатное расписание организации в 2016 году и обязательно ли это делать? Как происходит хранения штатного расписания организации в 2016 году, и как внести изменения в штатное расписание организации? Ответы на все вопросы, связанные с оформлением и хранением данного документа, вы найдете в статье.

Из этой статьи вы узнаете:

• как составить штатное расписание организации;
• как происходит хранения штатного расписания;
• как внести изменения в штатное расписание организации.

Штатное расписание организации — кадровый документ, устанавливающий структуру штата и регулирующий распределение должностей между работниками с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности. В таком расписании работодатель отражает разделение труда среди персонала и уровень трудовой загрузки каждой штатной единицы.

Несмотря на то, что Трудовым кодексом РФ прямо не предусмотрено составление штатного расписания для каждой организации, необходимость наличия первичной документации по учету кадров распространяется на работодателей всех форм собственности. Поэтому необходимо разработать и утвердить штатное расписание.

Содержание штатного расписания организации

Содержание штатного расписания организации в 2016 году должно отражать сведения обо всех без исключения должностях (независимо от статуса работников, которые их занимают, и объема занятости). Следовательно, должности, занимаемые совместителями или пенсионерами, а также предполагающие неполный, ненормированный или сокращенный рабочий день, также должны присутствовать в документе.

---

Читайте подробнее о штатном расписании в статье >>>

---

Подразделения организации в штатном расписании отражаются в утвержденной ее руководителем последовательности, информация о размерах должностных окладов приводится в национальной валюте (рублях). Унифицированный бланк штатного расписания форма № Т-3 содержит девять колонок, каждая из которых предназначена для внесения определенного типа данных:

• наименования структурного подразделения;
• кода структурного подразделения, присваиваемого для ведения документооборота;
• должности, специальности, профессии, разряда, класса, квалификационной категории сотрудника;
• количества штатных единиц, предусмотренных расписанием;
• размера заработной платы, соответствующей каждой должности;
• надбавок к заработной плате, установленных действующим законодательством РФ или введенных по инициативе работодателя;
• итогового размера месячного фонда заработной платы, предусмотренного штатным расписанием для выплаты работникам.

Организация может использовать унифицированную форму № Т-№ штатного расписания или самостоятельно разработать и утвердить бланк штатного расписания.

Как составить штатное расписание организации?

Штатное расписание составляется на определенную дату и утверждается руководителем организации. Отметим, что ежегодно утверждать штатное расписание нет необходимости. Новое штатное расписание утверждается в случае внесения в него изменений.

Руководитель организации издает приказ, которым вводит документ в действие. Как составить штатное расписание организации в 2016 году? В качестве основы можно использовать унифицированную форму № Т-3, которую каждый работодатель может дополнить недостающими реквизитами на свое усмотрение.

Порядок расположения структурных подразделений и наименований должностей в документе определяется указанием руководителя, в большинстве случаев должности по каждому структурному подразделению указываются в порядке убывания (сначала высшее звено). В графе 4 указываются штатные единицы – количество сотрудников, работающих на одной должности.

Читайте по теме в электронном журнале

Наибольшее количество неточностей и ошибок допускается при внесении в штатное расписание информации об окладах персонала (в частности, вместо точной суммы оклада указывается его диапазон). Таких неточностей при составлении документа следует избегать, применяя для отражения колебаний заработной платы специальную графу «надбавки».

Форма и образец штатного расписания организации

Несмотря на необязательность использования унифицированных форм первичного учета, многие организации продолжают использовать стандартный бланк штатного расписания Т-3, удобный и хорошо знакомый кадровикам и сотрудникам бухгалтерии. Типовая форма и образец штатного расписания организации в 2016 году представлены в нашей базе кадровых документов: если при составлении расписания у вас возникают какие-либо сомнения, воспользуйтесь готовым примером оформления.

Важно правильно заполнить «шапку», вписав соответствующее учредительным документам название организации, номер и дату составления штатного расписания. В специальную строку вписывается номер и дата издания приказа, которым штатное расписание вводится в действие. После заполнения «шапки» и всех основных колонок документ подписывается главным бухгалтером и руководителем кадровой службы организации. Если предприятие крупное, и штатное расписание занимает несколько листов, их в обязательном порядке следует пронумеровать, прошить и скрепить печатью.

Хранение штатного расписания организации

Все штатные расписания организации имеют постоянный срок хранения (пп. «а» п.71 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010г. №558).

Хранение штатного расписания организации осуществляется по месту разработки и утверждения, при этом все предложения, заключения и справочные документы, имеющие отношение к разработке и согласованию штатного расписания, хранятся не менее пяти лет. Аналогичный срок хранения установлен и для проектов штатных расписаний (п.72 «Перечня»), в то время как переписка, связанная с разработкой документа, хранится всего три года (п.73 «Перечня»).

Изменение штатного расписания организации

Изменение штатного расписания организации в 2016 году может понадобиться при формировании новых отделов и реорганизации компании в целом, при внедрении новых должностей или упразднении старых позиций, при сокращении или расширении производства, увеличении или уменьшении окладов и т. д. Существует два способа коррекции штатного расписания: полная замена документа и оформление приказа на внесение изменений.

Читайте подробнее о штатном расписании в статье >>>

В первом случае прежний документ упраздняется, поскольку его заменяет новое штатное расписание, во втором — издается соответствующий приказ, в котором делается ссылка на причину внесения изменений. При оформлении приказа по основной деятельности «О внесении изменений в штатное расписание» работодатель может указать в качестве такой причины:

• реорганизацию предприятия;
• изменения в производственном процессе;
• оптимизацию структуры и улучшение деятельности руководящих структур организации;
• изменения в законодательстве;
• устранение должностей с повторяющимися обязанностями и т. д.

www.kdelo.ru

Сколько лет должно храниться в организации штатное расписание

Что это такое? Бланк расписания Такой документ, как штатное расписание, необходим для того, чтобы формировать штатную структуру и численность конкретной организации. Причем формирование осуществляется с таким расчетом, чтобы полностью соответствовать уставу того или иного предприятия. Содержание штатного расписания составляет перечень имеющихся у организации структурных подразделений, список должностей, а также наименование всех имеющихся профессий и специальности с обязательным указанием квалификации. Кроме того, штатное расписание содержит в себе сведения о необходимом числе конкретных штатных единиц. Составляется штатное расписание с использованием утвержденной Госкомстатом унифицированной формы. Важно ли штатное расписание? Безусловно, да. Для работодателя этот документ – способ максимальной оптимизации работы организации, упорядочения ее работы.

Каков срок хранения штатного расписания в организации?

Но, в трудовом договоре прописываются условия осуществления деятельности — сотрудник принимается на работу по совместительству.

• Также в графе «Примечания» делается соответствующая отметка.

к содержанию ↑ Оптимизация документа Чтобы увеличить эффективность деятельности организации, следует периодически проводить оптимизацию расписания, которая представляет собой выявление ненужных функций, правильность распределения и использования рабочего времени, степень загруженности работников.

Инфо

Результатом оптимизации зачастую является сокращение штата, но при этом у работодателя остаются только те труженики, которые способны эффективно трудится и максимально выполнять определенные обязанности.

Соответственно, оптимизация является наилучшим способом увеличения эффективности работы организации.

Что такое штатное расписание и сколько лет оно хранится на предприятии?

В графе 4 указываются штатные единицы – количество сотрудников, работающих на одной должности.
Читайте по теме в электронном журнале Наибольшее количество неточностей и ошибок допускается при внесении в штатное расписание информации об окладах персонала (в частности, вместо точной суммы оклада указывается его диапазон).

Важно

Таких неточностей при составлении документа следует избегать, применяя для отражения колебаний заработной платы специальную графу «надбавки».

Форма и образец штатного расписания организации Несмотря на необязательность использования унифицированных форм первичного учета, многие организации продолжают использовать стандартный бланк штатного расписания Т-3, удобный и хорошо знакомый кадровикам и сотрудникам бухгалтерии.

Штатное расписание

Внимание

В него следует вписать лишь дату вступления рассматриваемого документа в силу.

За «шапкой» следует содержательная часть. Данный элемент штатного расписания состоит из десяти граф.

Рассмотрим их: Первая графа содержит наименование конкретного структурного подразделения, представительства, филиала, цеха. Во второй графе указывается код этого подразделения.

Третья графа – это место для указания должности (специальности, профессии), разряда, класса (категории) и квалификации сотрудника.

Эти данные указывают на основании Общероссийского классификатора профессий и Квалификационного справочника руководителей и специалистов.

Важно при заполнении данной графы учитывать тот факт, что должность конкретного работника в штатном расписании должна быть такой же, что и в трудовой договоре и трудовой книжке. Графа четвертая содержит сведения о количестве штатных единиц по конкретным должностям.

Как составить штатное расписание организации

При любых изменениях в ШР, поправки должны вноситься в трудовые книжки и личные карточки работников. Перед этим необходимо получить письменное разрешение на данное действие от сотрудников. Например, если незначительно меняется формулировка названия должности, работник должен быть об этом письменно уведомлен.

Только после этого вносятся изменения в его трудовую книжку.

Если изменения касаются величины окладов, в таком случае сотрудника уведомляют в письменной форме за 2 месяца.

Эти поправки параллельно вносят и в трудовой договор.

Есть ли обязательная форма штатного расписания? Для составления ШР, чаще всего используют унифицированную форму Т-3.

Она представляет собой бланк – таблицу, в которую необходимо вносить данные. Большинство организаций берут форму Т-3 за основу и «подгоняют» под свое предприятие.

Это разрешено, т. е. унифицированная форма этого документа не является обязательной.

Штатное расписание организации: составление, изменение и хранение

В случаях, если предприятие имеет государственную форму управления, тогда штатное расписание оформляется по всем правилам.

Структура штатного расписания организации ШР состоит из «шапки», таблицы и данных людей, которые подписали этот документ. Первая часть документов содержит следующую информацию:

• Наименование организации, согласно учредительным документам;
• Код ОКПО;
• Дата начала действия ШР, его номер и срок действия. Нумерацию можно присваивать произвольную.
• Дата и номер приказа об утверждении штатного расписания;
• Общий штат сотрудников.

Вторая часть – это совокупность данных по всем должностям. Ее мы рассмотрим чуть позже. В третьей части прописаны фамилии и должности людей, которые подписали этот документ.

Чаще всего это руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.

По порядку рассчитайсь! составляем штатное расписание

Указывается в рублях по каждой должности. Если, например, работает 2 бухгалтера, но руководитель платит им разную зарплату, то в штатном расписании указывается единый оклад, а в графе надбавки прописываются доплаты.

То есть оклад работников на одной должности должен быть одинаковым; 6, 7, 8 графа.

Надбавки за особые условия труда. Их может и не быть, тогда в графах ставятся прочерки. Но если работник трудится в ночное время, праздничные дни, убирает сан. узлы и т.д., тогда по закону ему необходимо выплатить определенную компенсацию; 9 графа. Всего за месяц. Суммируются данные по графам 5,6,7,8, после чего умножается на кол-во штатных единиц по каждой должности; 10 графа.

Примечание. Может указываться локально-нормативный акт, на основании которого осуществляется оплата труда; После внесения данных, необходимо подбить итог по 4 и 9 колонке.

Сроки хранения штатного расписания

При утрате штатного расписания организация должна принять меры по его восстановлению.

Сам по себе факт утраты документа не освобождает компанию от обязанности по его представлению, если такое требование основано на законе (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 28.03.2017 № 09АП-6389/2017 по делу № А40-192199/16-45-1661). Необходимость хранения штатного расписания и принятия мер по его восстановлению обусловлена, в частности, тем обстоятельством, что данный документ может быть доказательством при спорах о назначении пенсий (апелляционное определение Брянского облсуда от 16.05.2017 № 33-1954/2017).

Штатное расписание: как правильно его составлять?

Постановление Минтруда под номером 29 разъясняет, что производные наименования могут быть признаны базовыми, если в их основе базовое название, прописанное в Классификационном справочнике.

Совместители в документации также указываются. Сделать это можно так:

Сколько лет должно храниться в организации штатное расписание

Вы наверняка видели бесчисленное количество папок и личных дел сотрудников.

Наверняка многим было интересно, как работники этого отдела собирают и запоминают информацию обо всех должностях, сотрудниках и т.д.

А все довольно просто. У них есть такой документ, как штатное расписание.

Штатное расписание (ШР) – это нормативный документ, в котором указывается информация обо всех должностях предприятия, количестве штатных сотрудников, размере их тарифных ставок и величина надбавок. Другими словами, это документ, который содержит обобщенные сведения о количестве работников предприятия и имеющихся должностях. Помимо этого, в штатном расписании указывается размер заработной платы для каждой должности с учетом всех полагающихся надбавок.

Очень часто этот документ помогает руководителям предприятия в ходе судебных разбирательств.

Сколько лет должно храниться в организации штатное расписание?

Итак, законодательство устанавливает необходимость по общему правилу постоянного хранения штатного расписания, а также сроки хранения сопутствующих документов, таких как проект штатного расписания и документы по его разработке, переписка по согласованию штатного расписания, штатные расстановки.

Преждевременное уничтожение или утеря таких документов предполагает принятие компанией мер по их восстановлению.

Непредставление штатного расписания и сопутствующих документов госорганам и иным лицам, имеющим право на их получение, грозит привлечением к ответственности.

Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010г. №558). Хранение штатного расписания организации осуществляется по месту разработки и утверждения, при этом все предложения, заключения и справочные документы, имеющие отношение к разработке и согласованию штатного расписания, хранятся не менее пяти лет.

Аналогичный срок хранения установлен и для проектов штатных расписаний (п.72 «Перечня»), в то время как переписка, связанная с разработкой документа, хранится всего три года (п.73 «Перечня»).

zakon52.ru