Как разработать шаблон исходящего письма организации и защитить его от изменений
Повинуясь правилу, я не выбираю.
Правилу я следую слепо.
Людвиг Витгенштейн
Как вы уже знаете, с 1 июля 2017 года вводится в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016). Эксперты обсуждают недочеты и противоречия нового стандарта. Однако в любом случае нам предстоит по нему работать… Расскажем о том, как разработать шаблон исходящего письма организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 и как защитить документ от изменений.
УЧИТЫВАЕМ ТРЕБОВАНИЯ НОВОГО ГОСТА
Одна из статей предыдущего номера журнала была посвящена новациям ГОСТ 7.0.97-2016[1].
Вспомним те из них, которые важно учитывать при разработке шаблона документа.
Разметка шаблона письма. Начнем со схемы расположения реквизитов, которая была приведена в прошлом номере журнала (рис. 1).
На ней наглядно показаны границы зон, в которых должны располагаться реквизиты документа на бланке формата А4 в соответствии с требованиями нового стандарта. Эту разметку и возьмем за основу при разработке шаблона письма.
Чтобы настроить параметры полей, отступов, интервалов шаблона, заходим во вкладку Разметка страницы (рис. 2).
Нововведения стандарта. При разработке шаблона письма необходимо учесть те изменения, в оформлении документов, которые вводит новый ГОСТ Р 7.0.97-2016:
■ Стандарт зафиксировал предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов: Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Calibri № 14. Допускается использовать приближенные по начертанию шрифты, а также шрифты меньшего размера.
■ Номер страницы проставляется посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
■ Рекомендуемый абзацный отступ – 1,25 мм.
■ Коды организации ОКПО, ОГРН и ИНН/КПП теперь включены в состав реквизита «Справочные данные об организации».
■ ГОСТ выделяет реквизиты «Эмблема» и «Товарный знак» (раньше был один реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»). Они помещаются либо посередине верхнего поля шаблона над реквизитом «Наименование организации – автора документа» (на расстоянии 10 мм от верхнего края листа), либо слева на уровне реквизита «Наименование организации – автора документа».
■ Реквизит «Отметка об исполнителе» может быть размещен в нижнем колонтитуле шаблона, причем набран шрифтом меньшего размера.
СОЗДАЕМ ШАБЛОН ПИСЬМА
Попробуем создать шаблон для продольного бланка исходящего письма организацции. Приведем пошаговый алгоритм.
■ Шаг 1. Задаем размеры полей:
– левое поле – 20 мм;
– правое поле – 10 мм;
– верхнее поле – 20 мм;
– нижнее поле – 20 мм.
■
В реквизите указываем полное и краткое наименование организации (в соответствии с уставом), почтовый адрес организации (дополнительно можно указать местонахождение юридического лица, если оно не совпадает с почтовым адресом), номера телефона и факса, адрес электронной почты, адрес сайта организации, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.
Над реквизитом «Справочные данные об организации» размещаем реквизит «Эмблема» (реквизит 02) (в нашем примере – изображение солнца).
Итак, мы заполнили реквизит «Справочные данные об организации» и вставили изображение эмблемы организации. В нашем примере это выглядит так, как показано на рис. 3.
■ Шаг 3. Защищаем реквизит «Справочные данные об организации» от редактирования. Самый простой способ запретить пользователям вносить любые изменения – вставить его в шаблон письма как рисунок.
Для этого с помощью штатного средства MS Word «Ножницы» вырежем нужную нам картинку.
Найти этот инструмент просто: кликаем по значку Windows в левом нижнем углу экрана или нажимаем клавишу Windows на клавиатуре – откроется окно, где в строке поиска пишем «ножницы» (рис. 4).
Открываем эту программу щелчком мыши и в появившемся окне нажимаем кнопку
Далее мышкой выделяем тот объект, который мы хотим сохранить как рисунок, – появится окно с изображением вырезанного фрагмента (рис. 6).
Теперь картинку нужно сохранить. Для этого нажимаем вкладку Файл, затем – Сохранить как, после чего присваиваем файлу имя и выбираем место хранения. Рисунок будет сохранен в формате PNG.
Теперь вставляем рисунок в будущий шаблон согласно расположению реквизитов, указанных на схеме (рис. 1).
■ Шаг 4. Вставляем поля для заполнения реквизитов «Дата документа» (10), «Регистрационный номер документа» (11), «Ссылка на регистрационный номер документа (12)
Эти реквизиты располагаются ниже слева под реквизитом «Справочные данные об организации» и выглядят так, как показано на рис. 7.
Начнем с поля для реквизита «Дата документа». Сначала нужно активировать вкладку Разработчик. В MS Word 2013 для этого нужно совершить следующие действия: нажимаем Файл, далее – Параметры. В открывшемся окне выбираем опцию Настроить ленту. Настраиваем ленту Основные вкладки, а точнее, ставим галочку рядом с вкладкой Разработчик и нажимаем ОК (рис. 8).
Теперь переносим курсор на строку, где должен проставляться реквизит «Дата документа». Далее во вкладке Разработчик открываем меню Элементы управления и в блоке Инструменты из предыдущих версий нажимаем кнопку Поле (элементы управления формами) (рис. 9).
Добавленное поле будет выглядеть так:
Аналогичным образом добавляем поля для других реквизитов шаблона: «Регистрационный номер документа», «Ссылка на регистрационный номер документа», «Адресат», «Заголовок к тексту», «Текст», «Отметка об исполнителе» и т.д.
■ Шаг 5. Задаем параметры текстовых полей.
Для большей части полей в нашем шаблоне смело указываем тип данных «Обычный текст» (рис. 10). Можно заполнить строку «Текст по умолчанию» – размещенный здесь текст будет автоматически подставляться в поле при подготовке письма в этом шаблоне. Также при желании задаем формат текста (прописные буквы, строчные буквы и т.д.). Также мы можем ограничить длину размещаемого в поле текста.
Параметры текстового поля для реквизита «Дата документа». Для этого реквизита необходимо указать тип данных «Дата» (рис. 11).
Задаем другие параметры для поля реквизита «Дата»: если нужно, заполняем строку «Дата по умолчанию» – указанная дата будет автоматически подставляться в поле. Также выбираем формат даты (традиционный – dd.MM.уууу).
■ Шаг 6. Подписываем текстовые поля шаблона. В шаблоне все текстовые поля будут иметь вид серых прямоугольников. Однако нам важно, чтобы пользователь, открывший шаблон письма, без раздумий понимал, где и какая информация должна быть отражена. Иными словами, необходимо эти поля подписать. Это также несложно сделать. Перемещаем курсор в одно из полей, вводим в поле текст-подсказку и переходим к следующему полю (не нажимая клавишу
В конечном итоге шаблон нашего письма получится таким, как показано на рис. 12.
■ Шаг 7. Добавляем всплывающие подсказки. Для удобства работы с шаблоном письма можно сделать всплывающие подсказки к полям. Чтобы создать подсказку, выделяем поле, к которому хотим ее привязать, и открываем вкладку Вставка. Далее в разделе Ссылки выбираем Закладка (рис. 13).
В открывшемся диалоговом окне в поле Имя закладки вводим название закладки (без пробелов) и нажимаем Добавить (рис. 14).
Закладка добавлена. Теперь нам нужно «связать» ее с подсказкой. Для этого нажимаем сочетание клавиш
Откроется диалоговое окно Подсказка для гиперссылки. Вводим текст подсказки. В нашем случае это фраза «Введите дату документа». Нажимаем ОК (рис. 16).
После этого внешний вид поля немного изменится. Теперь при наведении на него курсора будет всплывать подсказка (рис. 17).
Таким же образом добавляем подсказки к остальным полям.
ОГРАНИЧИВАЕМ РЕДАКТИРОВАНИЕ ШАБЛОНА
Что касается мер защиты, то здесь они также необходимы, но есть, как всегда, нюансы.
Нас интересует, как ввести ограничения на редактирование шаблона – разрешить пользователям только вводить данные в поля форм.
Чтобы ограничить редактирование, во вкладке Рецензирование выбираем команду Ограничить редактирование. Справа откроется одноименная панель (рис. 18).
Здесь мы устанавливаем ограничения для пользователей, которые будут работать с шаблоном.
Ставим галочку в поле Ограничения на редактирование и разрешаем только ввод данных в поля форм (рис. 19).
Добавим, что такое ограничение на редактирование позволяет также зафиксировать расположение реквизитов в бланке письма.
[1]См.: Янковая В.Ф. Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 // Секретарь-референт. 2017. № 3. С. 25–35.
Н.В. Артонкина, менеджер проектов ООО «ИТСК» PMEA, PME, PRIME
www.profiz.ru
Деловое письмо — образец 2019
На странице представлен образец документа «Деловое письмо» с возможностью скачать его в формате doc.
Тип документа: ПисьмоДля того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.
Деловое письмо относится к деловой корреспонденции и служит возможностью общения одних организаций с другими. Их существует много разновидностей, каждая из которых выполняет различные задачи. Различают деловые письма:
- требования;
- просьбы;
- рекламации;
- подтверждения;
- запросы;
- поздравления;
- напоминания;
- должникам;
- благодарственные;
- информационные;
- сопроводительные;
- в разные инстанции;
- рекомендательные;
- и др.
Как правильно написать деловое письмо?
Деловые письма, независимо от своего назначения имеют одинаковую структуру, в которой отражена следующая информация:
- данные адресата – название компании или предприятия, фамилия, имя и отчество ее руководителя, реквизиты;
- данные отправителя письма – название компании или организации, фамилия, имя и отчество руководителя, должность, реквизиты;
- номер письма и дата его составления;
- название письма – отражает его назначение, например, письмо-требование о допоставке всей номенклатуры товара;
- текст письма, как правило, пишется в свободной манере изложения, но при этом деловым языком. Все формулировки должны быть четкими, требования или просьбы ясными и понятными. В зависимости от назначения, деловые письма могут иметь приложения с документами. Тогда обязательно составляется их опись;
- подписывает деловое письмо руководитель предприятия или уполномоченное лицо.
Если деловое письмо пишется от физического лица, то обязательно указываются его адресные данные. Все деловые письма некоммерческого характера могут быть оформлены на специальных открытках, например, благодарственные письма, поздравительные и др.
Скачать образец документа
Скачать в .docСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.
Обратите внимание! Приведено лишь начало документа. Полную версию вы можете скачать по соответствующей ссылке.
Скачать в .docСохраните этот документ сейчас. Пригодится.
Вы нашли то что искали?
* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!
Смежные документы
Документы, которые также Вас могут заинтересовать:
dogovor-obrazets.ru
Деловое письмо. Образцы деловых писем
Деловое письмо – один из основных способов коммуникации между представителями бизнеса. От обычной личной переписки оно отличается сдержанным стилем, использованием устоявшихся штампов и клише. Существуют различные виды этого документа, например письма-просьбы, претензии, обращения и другие. Каждый из них преследует собственные цели и имеет свои правила оформления. Грамотно написанные письма помогут укрепить Ваш имидж и подчеркнут профессионализм. Воспользуйтесь нашими рекомендациями, и Вам будет проще наладить отношения с деловыми партнерами. Прочитав эту статью, Вы узнаете правила ведения переписки и сможете ознакомиться с образцом письма.
Виды деловых писем
Официальное письмо позволяет обмениваться сведениями, направлять предложения, обращения, делиться мнением, высказывать претензии. Существует несколько видов деловых писем.
Коммерческие. Они нужны для ведения переговоров перед заключением сделки. Также с помощью этого типа официального письма можно улаживать текущие организационные вопросы. Такие документы могут выступать в качестве доказательной базы при разбирательстве экономического спора, поэтому их составление требует особой тщательности.
Некоммерческие. К этой категории относятся официальные письма, содержащие приглашение, поздравление, просьбу, благодарность, соболезнования, информацию, рекомендации, подтверждение получения заказа, гарантийные обязательства. Они всегда имеют конкретного адресата, но преследуют некоммерческую цель.
Не требующие ответа. К этой категории относят деловое письмо, в котором находится извещение, информация, гарантии, подтверждение, отказ, предупреждение, заявление, напоминание, распоряжение и т. д.
Требующие ответа. Это письма-просьбы, официальные запросы, обращения, требования или предложения. Строгого образца того, как составить письмо-обращение, не существует, но в тексте присутствует четкая структура: изложение фактов, объяснение причины и т. д. Также приводится ссылка на документ, на основании которого просьба будет выполнена.
Регламентированные и нерегламентированные. Для написания регламентированного документа Вам потребуется образец письма. Он составляется по установленному неизменному шаблону. Нерегламентированные варианты допускают простое изложение фактов согласно деловому этикету.
По типу адресата можно выделить циркулярные и обычные варианты. Их отличие в количестве получателей. Циркулярные деловые документы отсылают группе лиц, а обычные – одному.
Чаще всего приходится писать письма-просьбы, образцы и примеры которых Вы найдете ниже. Их используют частные лица, чиновники, директора компаний и простые служащие. Именно этот тип обычно вызывает затруднения. Ниже мы подробно расскажем о составлении письма-просьбы, рассмотрим особенности структуры и приведем образец письма.
Структура
Разбивайте текст на абзацы, используйте подзаголовки и списки, так читателю будет проще понять суть написанного. В зависимости от целей выделяют несколько частей документа.
Заголовок. Каждый образец официального письма начинается с темы. Она должна сразу раскрывать цель, чтобы с первого взгляда было понятно содержание делового документа. Например, просьба, запрос, приглашение и т. д.
Приветствие. Чаще используют обращение «Уважаемый(-ая)», имя и отчество. В конце нужно поставить точку или восклицательный знак. Правильным будет и деловое обращение через должность (директор, руководитель, коллеги). Главное – привлечь внимание и побудить дочитать текст до конца. Обращение по имени носит более личный характер и помогает наладить контакт с читателем. Не используйте сокращений «г-н», «г-жа», они могут быть расценены как неуважение.
Основная часть. Изложите суть и цель обращения, четко объясните, чего хотите от читателя. Это может быть просьба о предоставлении скидки, сотрудничестве, встрече. Выбирайте формулировку, соответствующую теме. Например, в письме-просьбе должна содержаться фраза «Прошу Вас о предоставлении…». Не забывайте, что ходатайство должно быть написано с уважением к адресату. Если текст содержит несколько просьб, перечислите их под разными абзацами. Избегайте жестких требований. В конце своего обращения можно добавить призыв к действию, например о предоставлении чего-либо.
Ваши предложения. Вы можете привести способ решения проблемы или удовлетворения просьбы. Если письмо носит характер жалобы, завершите его возможными вариантами разрешения ситуации. Если это возможно, укажите, почему адресату выгодно прислушаться к Вам.
Итог. Завершить письмо-просьбу или обращение можно кратким выводом. Также здесь может содержаться напоминание, предупреждение. В конце документа поставьте подпись с расшифровкой. Традиционно письма, содержащие просьбы, обращения и другую деловую переписку, завершают фразой «С уважением…», «С наилучшими пожеланиями…» и другими. Выбирайте подходящую в зависимости от контекста.
Советы и рекомендации
Максимальный размер письма-просьбы или обращения не должен превышать 1–2 страниц. В деловом письме Вы должны изъясняться максимально четко и не допускать вариантов толкования. Официальный повод предполагает строгую субординацию. Тон писем – нейтральный, без личностных оценок. Если Вы обращаетесь к получателю с просьбой, допустимо сделать ненавязчивый комплимент. Например, используйте фразу «Вы, как эксперт в этой области…». Так у Вас появится больше шансов достичь цели.
Примеры
Перед Вами образец официального письма, составленный по всем правилам. Вы можете ориентироваться на него при составлении аналогичных деловых документов.
Письмо-обращение приведено ниже.
Каждый человек может столкнуться с необходимостью написания данного документа. Соблюдение наших рекомендаций позволит освоить тонкости переписки с начальством, коллегами и партнерами по бизнесу. Используйте этот инструмент с умом, и он поможет Вам добиться успеха.
www.papagroup.ru
Деловые письма на английском | Деловой английский / www.delo-angl.ru
Примеры / образцы с переводом
Для тех, кому некогда читать учебники: краткая памятка по составлению деловых писем на английском языке
Большой сборник стандартных фраз для деловых писем на разные темы
Стандартные фразы для начала, продолжения и завершения делового письма на английском
Обороты с предлогами для составления делового письма
Благодарность
- Благодарность деловому партнеру за хорошую работу (1)
- Благодарность деловому партнеру за хорошую работу (2)
- Благодарность деловому партнеру за хорошую работу (3)
- Благодарность деловому партнеру за хорошую работу (4)
- Благодарность постоянному клиенту (1)
- Благодарность постоянному клиенту (2)
- Благодарность постоянному клиенту (3)
- Благодарность клиенту за предложения и советы
- Благодарность потенциальному клиенту после встречи (1)
- Благодарность потенциальному клиенту после встречи (2)
- Благодарность после встречи (3)
- Благодарность СМИ за благоприятную статью
- Благодарность СМИ за помощь в привлечении спонсоров
- Благодарность за предоставление информации (1)
- Благодарность за предоставление информации (2)
- Благодарность за рекомендательное письмо (1)
- Благодарность за рекомендательное письмо (2)
- Благодарность за рекомендательное письмо (3)
- Благодарность сотруднику за ценное предложение
- Благодарность соискателю работы за обращение в компанию
Запрос
- Фразы и пример запроса информации
- Фразы для составления запросов
- Запрос цен (1)
- Запрос цен (2)
- Запрос цен и скидок
- Запрос цены и скидки (2)
- Запрос каталога и цен
- Запрос сведений, цен и условий
- Запрос каталога, проспектов и условий
- Запрос стоимости страхования
- Запрос сведений (рекомендаций) о заказчике
- Запрос сведений (рекомендаций) о подрядчике
- Запрос списка производителей
- Запрос новому клиенту об ответственных (контактных) лицах
- Запрос об условиях обучения
Заказ
- Фразы для составления писем-заказов
- Заказ
- Заказ и просьба о скидке
- Заказ и условия сделки
- Заказ на размещение рекламы
- Изменение заказа
- Ошибка в заказе
Извинение
- Фразы для составления писем с извинениями
- Извинение за задержку возмещения
- Извинение за задержку оплаты
- Извинение за задержку поставки
- Извинение за задержку предоставления услуги
- Извинение за излишнюю отгрузку (1)
- Извинение за излишнюю отгрузку (2)
- Извинение за неучет платежа (1)
- Извинение за неучет платежа (2)
- Извинение за низкий уровень обслуживания
- Извинение за ошибку в учете платежа (1)
- Извинение за ошибку в учете платежа (2)
- Извинение за ошибку с заказом
- Извинение и замена поврежденного товара
- Извинение и просьба о продлении времени доставки
- Извинение и уведомление об отгрузке замены
- Извинение после отмены заказа клиентом
Маркетинг и реклама
- Объявление о конкурсе
- Объявление о промо-акции
- Сопроводительное письмо к подарочному сертификату
- Сопроводительное письмо к подарочному чеку
- Сопроводительное письмо к анкете для опроса клиентов
- Письмо новому владельцу VIP-карты
- Письмо о распродаже сантехники
- Приглашение на открытие нового магазина
- Приглашение на открытие СПА-комплекса и санатория
- Приглашение на демонстрацию нового продукта
- Предложение провести демонстрацию продукта
- Предложение протестировать новый продукт
- Предложение разместить рекламу в журнале
- Представление нового журнала
- Представление компании и предложение сотрудничества
- Представление компании и предложение сотрудничества (2)
- Предложение услуг турфирмы
- Предложение услуг медицинского страхования
- Предложение услуг оператора телефонной связи
- Предложение услуг оператора телефонной связи (2)
- Предложение телекоммуникационной компании
- Предложение от создателей сайтов
- Предложение товара
- Предложение продукции мебельной фабрики
- Благодарность клиенту за хороший отзыв
- Обращение к клиенту за отзывом и предложениями
- Обращение к клиенту за положительной рекомендацией (1)
- Обращение к клиенту за положительной рекомендацией (2)
- Примеры рекламных объявлений
- Смотрите также подразделы: Предложение, Представление, Приглашение
Напоминание
- Напоминание об оплате (1)
- Напоминание об оплате (2)
- Напоминание об оплате (3)
- Напоминание об оплате (4)
Объявление
- Объявление для сотрудников о собрании
- Объявление для сотрудников о месте для курения
- Объявление для сотрудников о проведении учебы
- Объявление для сотрудников с разъяснением
- Объявление о вакансии
- Объявление о вакансии (2)
- Краткое объявление кадрового агентства
Организация деловой поездки, бронирование отеля, билетов
- Шаблон письма в отель о бронировании. Полезные фразы и лексика
- Бронирование отеля (1)
- Бронирование отеля (2)
- Запрос в отель
- Ответ отеля на просьбу о бронировании
- Просьба подтвердить регистрацию участника конференции
- Просьба встретить в аэропорту
- Просьба обеспечить транспортом
- Просьба встретить в аэропорту и разместить в отеле
- Уведомление о задержке прибытия на конференцию
- Подтверждение прибытия на съезд
- Подтверждение регистрации участника конференции
- Подтверждение бронирования отеля
- Подтверждение бронирования авиабилета
- Подтверждение бронирования отеля и предоставления транспорта
- Подтверждение бронирования авиабилетов, отеля и предоставления транспортного обслуживания
- Подтверждение готовности к приему делегации
- Отчет о ходе подготовки к съезду
Ответ
- Фразы и пример ответа на запрос информации
- Фразы для ответов на запросы и предложения
- Ответ на заказ (1)
- Ответ на заказ (2)
- Ответ на заказ (3)
- Ответ на запрос информации о товаре и условиях продажи
- Ответ на запрос каталога и цен
- Ответ на запрос цен и условий
- Ответ на запрос прайс-листа, каталога и условий
- Ответ на запрос о продукции
- Ответ (отказ) на просьбу о снижении цены
- Ответ (отказ) на просьбу о кредите и требование оплаты
- Ответ (отказ) на просьбу о скидке и защита цены контакта (1)
- Ответ (отказ) на просьбу о скидке и защита цены контакта (2)
- Ответ на просьбу об изменении условий страхования
- Ответ на просьбу о направлении специалистов
- Ответ на замечания и защита условий контракта
- Ответ на замечания и защита условий контракта (2)
- Ответ на запрос об условиях оплаты по контракту
- Ответ на запрос маркетинговой информации
- Ответ на запрос о предоставлении информации
- Ответ на запрос сведений (рекомендаций) о фирме (1)
- Ответ на запрос сведений (рекомендаций) о фирме (2)
- Ответ на запрос сведений (рекомендаций) о фирме (3)
- Ответ на напоминание об оплате
- Ответ на предложение купить товар
- Ответ на предложение стать судовым агентом в порту
- Ответ на предложение агентских услуг (1)
- Ответ на предложение агентских услуг (2)
- Ответ на предложение агентских услуг с замечаниями по проекту агентского соглашения
- Ответ на предложение рекламных услуг и запрос дополнительной информации
- Ответ на претензию и отмену заказа
- Ответ на претензию в связи с задержкой поставки
- Ответ на претензию в связи с задержкой передачи технической документации
- Ответ на претензию в связи с задержкой пуска объекта в эксплуатацию
- Ответ на претензию в связи с неисполнением гарантийных обязательств
- Ответ на претензию по качеству товара (1)
- Ответ на претензию по качеству товара (2)
- Ответ на претензию по качеству товара (3)
- Ответ на сообщение о повреждении поставленного товара
Подтверждение
- Фразы для подтверждения заказов
- Подтверждение заказа (1)
- Подтверждение заказа (2)
- Подтверждение получения письма
- Подтверждение готовности оказать услугу
- Подтверждение готовности предоставления агентских услуг и выставление условий
- Подтверждение принятия предложения
- Подтверждение назначения представителем фирмы
- Подтверждение предложения от иностранного университета
Поздравление
- Рекомендации и примеры для поздравлений с праздником
- Фразы для поздравлений с праздником
- Поздравление в связи с расширением бизнеса
- Поздравление в связи с учреждением новой компании
- Поздравление с началом нового бизнеса
- Поздравление новому бизнесу и предложение услуг
- Поздравление новым владельцам и предложение услуг
- Поздравление с выдающимся достижением
- Поздравление с выдвижением на престижную премию
- Поздравление с назначением на должность и предложение услуг
- Поздравление с повышением в должности
- Поздравление с окончанием учебного заведения
- Поздравление с увеличением продаж
- Поздравление сотрудника в связи с годовщиной работы
- Поздравление делового партнера с Рождеством и Новым годом
- Поздравление делового партнера с новогодними праздниками
- Поздравление делового партнера или клиента с Рождеством и Новым годом
- Поздравление делового партнера или клиента с Рождеством и Новым годом (2)
- Поздравление делового партнера или клиента с новогодними праздниками
- Поздравление ценного клиента с Рождеством
- Поздравление ценного клиента с Рождеством и Новым годом
- Поздравление ценного клиента с Днем благодарения
- Поздравление ценного клиента с Днем благодарения (2)
Предложение
- Предложение купить товар (1)
- Предложение купить товар (2)
- Предложение своей продукции (1)
- Предложение своей продукции (2)
- Предложение своей продукции (3)
- Фразы для повторных предложений клиенту
- Повторное предложение своей продукции
- Повторное предложение своей продукции (2)
- Предложение Заказчику выкупить оборудование и материалы, оставшиеся после завершения строительства
- Предложение сотрудничества (1)
- Предложение сотрудничества (2)
- Предложение вступить в бизнес (1)
- Предложение вступить в бизнес (2)
- Предложение о совместном участии в тендере
- Предложение проекта для инвестиций
- Предложение стать судовым агентом в порту
- Предложение агентских услуг (1)
- Предложение агентских услуг (2)
- Предложение информационно-посреднических услуг
- Предложение услуг после ознакомительной встречи
- Предложение прочесть лекцию
Представление
- Письмо в СМИ с представлением компании
- Представление нового торгового представителя
- Самопредставление нового торгового представителя
- Письмо компании о назначении дистрибьютора
- Представление новой компании потенциальному клиенту
- Представление компании потенциальному клиенту
- Представление компании потенциальному клиенту (2)
Претензия, рекламация, жалоба, требование
- Рекомендации по составлению претензий на английском языке
- Фразы и речевые обороты для составления исков, рекламаций, претензий
- Оговорки капитана в грузовых документах, и о повреждении груза или упаковки
- Претензия в связи с повреждением поставленного товара (1)
- Претензия в связи с повреждением поставленного товара (2)
- Претензия в связи с повреждением поставленного товара (3)
- Требование оплаты долга
- Рекламация
- Претензия к качеству товара
- Претензия по составу партии товара
- Претензия по полученному счету
- Претензия по полученному счету (2)
- Претензия в связи с нарушением условий контракта (1)
- Претензия в связи с нарушением условий контракта (2)
- Претензия в связи с нарушением условий контракта (3)
- Претензия в связи с нарушением условий контракта (4)
- Претензия в связи с нарушением условий контракта (5)
- Претензия в связи с неисполнением гарантийных обязательств
- Отмена заказа в связи с нарушением срока поставки (1)
- Отмена заказа в связи с нарушением срока поставки (2)
- Отмена заказа в связи с нарушением срока поставки (3)
Приглашение
- Приглашение на “День открытых дверей”
- Приглашение представителя СМИ на конференцию
- Приглашение представителя СМИ на презентацию
- Приглашение привилегированного клиента на распродажу
- Приглашение студентов в Англию
- Приглашение на благотворительное мероприятие
Просьба
- Краткая просьба о встрече
- Просьба о встрече (1)
- Просьба о встрече (2)
- Просьба о повторной отправке документа по факсу
- Просьба о предоставлении товара
- Просьба об оказании услуги
- Просьба об отсрочке платежа
- Просьба об ускорении платежа
- Просьба о направлении специалистов и оказании помощи в подготовке кадров
Просьба о благотворительной помощи
- Сбор средств для бездомных
- Сбор средств для беспризорных детей
- Сбор средств для молодежного хора
- Сбор средств для учебного заведения (1)
- Сбор средств для учебного заведения (2)
- Сбор средств для учебного заведения (3)
- Сбор средств для скорой помощи
- Сбор средств на спасение природы
Сообщение
- Сообщение клиенту о слиянии двух компаний
- Сообщение о задержке поставки
- Сообщение о невозможности доставки
- Сообщение о создании нового бизнеса
- Сообщение об исполнении заказа
- Сообщение об оплате заказа
- Сообщение торгового представителя клиенту об уходе с должности
- Сообщение о проблемах с таможней
- Сообщение о проблемах с таможней (2)
- Сообщение о наступлении форс-мажорных обстоятельств
- Сообщение об объявлении тендера
- Сообщение об объявлении тендера (2)
- Сообщение об аудиторской проверке
Разные письма
- Выражение заинтересованности в проекте
- Знакомство с новым контактным лицом в компании-клиенте
- Фразы для писем с попыткой вернуть ушедшего клиента
- Попытка вернуть потерянного клиента (1)
- Попытка вернуть потерянного клиента (2)
- Приветствие новому клиенту
- Сопроводительное письмо к информационным материалам
- Сопроводительное письмо к каталогу
- Сопроводительное письмо к отправляемым документам
- Сопроводительное письмо к тендерному предложению
Обращения о приеме на работу, учебу, стажировку, а также рекомендательные письма смотрите на странице “Резюме“
Перейти в раздел Стандартные фразы на английском для делового общения
www.delo-angl.ru
Правила оформления и шаблон официального письма на английском языке
Безусловно, email – это самый быстрый и удобный способ обмена рутинными деловыми сообщениями с англоязычными партнерами, но классическое «бумажное» деловое письмо по-прежнему является предпочтительным и солидным способом донести важную информацию.
Тщательно продуманное письмо, напечатанное на стильном бланке, может быть мощным инструментом бизнес-коммуникации. Пожалуй, не стоит пояснять, что впечатление от письма даже с самым заманчивым коммерческим предложением может быть испорчено, если его внешний вид не соответствует общепринятому.
Чтобы убедиться, что каждое письмо под логотипом Вашей компании отвечает требованиям к формату, который считается стандартом деловой переписки в англоязычной среде, следуйте следующим правилам составления делового письма на английском языке:
Правило №1: Разбейте текст письма на блоки.
Получая очередное письмо от зарубежного коллеги, Вы обращали когда-нибудь внимание на то, что оно очень легко «считывается»? Секрет его понятности и последовательности прост: сегодня во всей англоязычной деловой документации используется блочная структура. Считается, что такой принцип структурирования информации в наибольшей степени соответствует потребностям и запросам современного сверхзанятого человека и помогает справляться с непрерывным потоком деловой переписки. Во-первых, можно сэкономить время на этапе составления письма, собрав его, как конструктор, из отдельных смысловых блоков – «Адрес отправителя», «Дата», «Адрес получателя», «Приветствие», «Заголовок», «Концовка» и т.д. Во-вторых, открыв такое «блочное» письмо, получатель может быстро сориентироваться в его содержании.
Блочная структура предусматривает следующие особенности оформления:
- весь текст письма разделяется на абзацы с одинарным отступом между ними;
- красная строка не используется;
- пунктуация открытая, т.е. отсутствуют нефункциональные точки и запятые;
- выравнивание делается по левому краю.
Правило №2: Пишите простым и понятным языком.
Само понятие «деловое письмо» уже вызывает у многих дискомфорт. Многие изучающие английский живут с уверенностью, что их письменный язык недостаточно сложен для бизнес-переписки. Спешим их успокоить: максимально эффективное деловое письмо должно быть написано короткими и простыми предложениями, а используемая лексика не должна быть слишком «заумной». Перегруженный по сложности текст плохо воспринимается, но Вы ведь хотите, чтобы Ваши идеи и предложения были понятны, не правда ли? В бизнес-общении ценится не богатейший словарный запас, а четкость и последовательность изложения и безукоризненная логичность. И здесь Вам не помощь придут так называемые “transitions” и “linking words” – слова-связки, которые позволяют выстроить идеи так, чтобы мысли плавно перетекали из одной в другую.
Правило №3: Правильно расположите имя и адрес отправителя.
Первым блоком письма, расположенным в левом верхнем углу страницы, является информация об отправителе в следующей последовательности:
- название компании
- номер дома, улица
- город, почтовый индекс
- страна
Пример:
Online-school of foreign languages «LINGVISTER»
121 Suvorov St
Kaluga 248000
Russia
Почему рекомендуется включать в письмо адрес отправителя? Даже если Ваш адрес уже есть в адресной книге получателя, избавьте своего адресата от необходимости его искать. Когда информация поступает в готовом виде, шанс получить наиболее быстрый ответ на свое письмо увеличивается на 30%.
Правило №4: Обратите внимание на формат даты.
Согласно стандарту, дата указывается на три строки ниже информации об отправителе.
Дата в письме приводится полностью, но последовательность следования элементов уникальна для каждой страны. Так, в Великобритании указываются день/месяц/год, которые не разделяются запятыми.
Пример:
16 December 2014
В США и Канаде последовательность другая — месяц/день/год, причем перед указанием года иногда ставится запятая.
Пример:
December 16, 2014
Правило №5: Верно укажите имя и адрес получателя.
Сразу после даты написания письма должен следовать адрес получателя. Уделите особое внимание имени адресата: имя должно в точности повторять то, как Ваш адресат указывает свое имя в подписи письма. Так, если получатель подписывается Christopher Nolan, именно так и нужно писать его имя, добавляя перед ним Mr. Полное имя и адрес получателя располагаются на разных строках в следующей последовательности:
- полное имя
- должность
- название компании
- номер дома, улица
- город, почтовый индекс
- страна
Пример:
Mr Christopher Nolan
Executive Producer
Syncopy Films Inc.
4000 Warner Blvd., Building 81, Suite 203
Burbank, CA 91522
USA
Правило №6: Выберите приветствие и обращение.
Как мы уже говорили, в англоязычной деловой переписке приняты особенные нормы пунктуации. Так, после обращения в письмах обычно ставится запятая, а основной текст письма начинается с новой строки после одинарного отступа.
В подчеркнуто официальной бизнес-переписке и при обращении к лицу, занимающему высокий пост, принято ставить двоеточие после официального обращения:
Dear Mr Vice President:
Если в адресе получателя Вы указали полное имя адресата, а не просто название компании, письмо рекомендуется начать с личного обращения:
Dear Mr Nolan,
Dear Christopher,
В случае, если письмо направляется на имя организации, а не предназначено конкретному сотруднику, следует использовать более формальное приветствие:
Dear Sirs,
Если имя адресата Вам неизвестно, используйте нейтральную форму обращения:
Dear Sir or Madam,
Правило №7: Укажите тему письма в заголовке.
Заголовок, кратко сообщающий о содержании письма, располагается через одну строку после обращения. Для того, чтобы отделить тему письма от основного текста и привлечь к ней внимание адресата, используются символы верхнего регистра или нижнее подчеркивание.
Пример:
Dear Mr Nolan,
SAN DIEGO COMIC CON 2014
Правило №8: Не забудьте о завершающей фразе с «призывом к действию».
В заключительный абзац письма включаются запросы информации, напоминания и призывы к скорейшему ответу. Мы предлагаем Вам варианты уместных и энергичных заключительных фраз:
- I would again apologize for the delay in replying and I trust that this has clarified the points you have raised, however, if you wish to discuss any points I have not clarified, or need any further information, you may wish to telephone or contact me accordingly.
- I look forward to hearing from you, and in the meantime, should you have any queries, please do not hesitate to contact me.
- I regret that I cannot be of more assistance in this matter, and should you have any further queries, please do not hesitate to contact me.
- I would appreciate your immediate attention to this matter.
- I appreciate any feedback you may have.
Правило №9: Используйте уместную концовку и оставьте подпись.
Концовка письма напрямую зависит от того, какое обращение Вы использовали в начале письма. Нейтральными вариантами концовки письма знакомому или коллеге являются:
Kind regards,
Best regards,
Если имя адресата Вам известно, и Вы использовали личное обращение в начале письма, уместной будет только одна концовка:
Dear Mr Nolan…Yours sincerely,
В сочетании с приветствиями Dear Sirs/Dear Sir or Madam используется только одна концовка:
Dear Sir or Madam…Yours faithfully,
Не забудьте поставить запятую между прощанием и Вашей подписью!
Оставьте место для собственной подписи, отступив от концовки 4-5 строк.
Имя отправителя может быть написано целиком с помощью букв верхнего регистра, или же прописными могут быть только первые буквы. Должность отправителя указывается непосредственно на следующей строке под именем. Проявите внимание к мелочам: сокращение Mr не используется, если автор письма — мужчина, но если автор — женщина, обычно в скобках добавляют (Mrs).
Пример:
Yours sincerely,
GREGORY PECK
CEO
Yours sincerely,
SUSAN HAYWARD (Mrs)
Project Manager
Правило №10: Упомяните вложения в письме.
Указанием на то, что в письме есть вложения, является надпись Enc или Encs (“Enclosures”) внизу письма, через одну строку после должности отправителя.
Пример:
Yours sincerely,
SUSAN HAYWARD (Mrs)
Project Manager
Enc
Следуя этим простым правилам, Вы всегда с успехом сможете составлять деловые письма своим партнерам.
lingvister.ru
Общие замечания
В общем случае шаблоны предназначены для подготовки документов, имеющих типовые формы. Шаблон представляет собой пустой бланк, в котором пользователь в соответствии со своим задачами заполняет нужные графы собственной информацией. Шаблон может предварительно включать некоторые заполненные графы, которые являются общим для всех документов данного типа.
В Word имеются шаблоны для большинства общепринятых типов документов, включающих служебные записки, отчеты, или деловые письма.
Мастера базируются на шаблонах, но в отличие от последних они позволяют еще более упростить процесс занесения данных в документ.
Пользователь имеет возможность создавать свои собственные шаблоны. Шаблон может быть создан на основе обычного документа, или на основе другого шаблона. Для того, чтобы создать шаблон достаточно при сохранении файла присвоить ему тип Шаблон документа и сохранить его в стандартной папке Шаблоны.
Для доступа ко всем шаблонам, хранящимся в этой папке необходимо выполнить команду Файл/Создать.
Создадим письмо следующего вида (рис 10.).
Выполните команду Файл/Создать.
В диалоговом окне Создание документа:
— откройте вкладку Письма и факсы,
— выделите Стандартное письмо,
— установите переключателю Новый документ значение Документ,
— щелкните кнопку Ok.
Переключитесь в обычный режим просмотра документа.
Сделайте в документе необходимые исправления.
Переключитесь в режим разметки страницы и посмотрите как отформатировано письмо.
Сохраните документ на диске C: в папке Учебные документы в файле с именем Письмо.
Задание 2. Создание нового шаблона делового письма
Создадим шаблон для всех писем исходящих из ООО «Домашний компьютер».
Выполните команду Файл/Создать.
В диалоговом окне Создание документа:
— откройте вкладку Письма и факсы,
— выделите Стандартное письмо,
— установите переключателю Новый документ значение Шаблон,
— щелкните кнопку Ok.
Переключитесь в обычный режим просмотра документа.
Сделайте в документе необходимые исправления. Необходимо указать название организации и обратный адрес.
Переключитесь в режим разметки страницы и посмотрите как отформатировано письмо.
Рис. 10. Образец делового письма
Сохраните шаблон на диске C: в папке Письма и факсы (из папки Шаблоны) под именем Письмо ООО Домашний компьютер. Тип файла — Шаблон документа.
Убедитесь в том, что вы все сделали правильно. Для этого:
— выполните команду Файл/Создать,
— откройте шаблон Письмо ООО Домашний компьютер,
— закройте шаблон.
Литература:
Основная литература
Фуфаев Э. В. Пакеты прикладных программ: учебное пособие. – М.: ИЦ Академия, 2008.
Дополнительная литература
Безручко В.Т. Практическая работа в Word 2000: учебное пособие. – М.: Финансы и статистика, 2004.
Лабораторный практикум по информатике: Учебное пособие. – М.: Высшая школа, 2003.
Могилев А.В. Практикум по информатике: Учебное пособие. – М.: Изд. Центр «Академия», 2002.
Пакеты программ офисного назначения: Учебное пособие /Под ред Назарова С.В. – М.: Финансы и статистика, 1997.
Практикум по общей информатике. — Ростов н/Д: Феникс, 2003.
studfiles.net