alexxlab Авг/ 21/ 2017 | 0

Содержание

25. Виды полномочий, их суть. Передача полномочий

Полномочия представляют
собой ограниченное право и ответственность
использовать ресурсы организации,
самостоятельно принимать решения,
отдавать распоряжения и
осуществлять управленческие
решения.

Полномочия
представляются должности, а не лицу, её
занимающему.

Полномочия
проявляются в виде двух общих типов:

  • Линейные
    (Передаются непосредственно от начальника
    к подчиненному и далее по цепочке к
    другим подчиненным. Руководитель,
    обладающий линейными полномочиями,
    имеет также право принимать решения и
    действовать в определенных вопросах
    без согласования с другими руководителями,
    например, в тех пределах, которые
    установлены законом или уставом
    организации.

Последовательная
цепочка возникающих линейных полномочий
создаёт иерархию уровней управления.
Наиболее наглядный пример цепи команд
— иерархия военной организации. При
большой длине цепи команд наблюдается
существенное замедление скорости обмена
информацией.

Существует
два понятия, которые должны всегда
учитываться: принцип единоначалия и
необходимость ограничения нормы
управляемости.

Согласно принципу
единоначалия работник
должен получать полномочия только от
одного начальника и отвечать перед ним.

Норма
управляемости —
это количество работников, которые
непосредственно подчиняются данному
руководителю.)

  • аппаратные
    (штабные).Основные виды штабных полномочий
    делятся на рекомендательные,
    координационные, контрольно-отчетные.

  • Рекомендательные полномочия
    заключаются в том, что их обладатель
    при необходимости может давать советы
    нуждающимся в них руководителям или
    исполнителям, каким образом лучше всего
    решить тот или иной узко-профессиональный
    вопрос.

  • Координационные полномочия
    связаны с выработкой и принятием
    совместных решений.

  • Контрольно-отчетные полномочия
    предоставляют возможность их носителям
    осуществлять в официально установленных
    рамках проверку деятельности руководителей
    и исполнителей, требовать от них
    предоставления обязательной информации,
    осуществлять ее анализ и направлять
    полученные результаты вместе с
    полученными выводами в соответствующие
    органы.

Передача
полномочий:

Делегирование
полномочий
 —
это процесс передачи части
функций руководителя[уточнить] другим
управляющим или сотрудникам для
достижения конкретных целей организации.
Используется для улучшения и оптимизации
рабочей силы руководителя. Суть этого
понятия заключается в том, что работающие
над конкретной проблемой лица как
исполнители готовы предоставить
консолидированную информацию
непосредственному руководителю.
Существуют две противоположные концепции
процесса, посредством которого передаются
полномочия: классическая концепция и
концепция принятия полномочий.

В
теории менеджментаделегирование
полномочий преследует следующие основные
цели:

  1. освобождение
    времени делегирующего для решения
    задач, в которых его сложнее или
    невозможно заменить;

  2. повышение мотивациитех,
    кому полномочия делегированы;

  3. повышение доверияв
    рабочем коллективе;

  4. проверка
    сотрудников на исполнительность

  1. Классификации
    организационных структур

В
зависимости от характера связи между
подразделениями различают структуры
управления бюрократические и адаптивные

Виды
организационных
структур

Основные
структуры управления

Бюрократические

Линейная

Функциональная

Линейно-функциональная

Линейно-штабная

Дивизиональная

И
др.

Адаптивные

Проектная

Матричная

И
др.

К
бюрократическим относятся структуры
управления, в которых формальная,
регламентированная сторона управленческой
деятельности преобладает над содержательной
творческой.

Адаптивные
структуры управления
 –
более гибкие, чем бюрократические, лучше
приспособлены к быстрой смене внешних
условий (т.е. их можно быстро модифицировать
в соответствии с изменениями окружающей
среды и потребностями самой организации).
В них творческая, содержательная сторона
деятельности преобладает над формальной.

  1. Баланс
    централизация – децентрализация в
    проектировании организационных структур
    управления (определения, досто-инства
    централизованных и децентрализованных
    структур).

Централиза́ция —
в иерархической системе
такая реорганизация протекающих внутри
системы процессов, при которой часть
процессов переводится на более высокий
(ближе к корню) уровень иерархии;
соответственно, при децентрализации —
на более низкий (дальше от корня) уровень.

Например,
в менеджменте централизация
может означать передачи доли полномочий
и обязанностей в части вынесения решений
от подчинённых к руководителю.

+
цетрализованных структур:

Обычно
под централизацией принято понимать
концент­рацию (сосредоточение) властных
функций принятия управ­ленческих
решений на верхнем иерархическом уровне
руко­водства организацией. Централизация
позволяет более эффективно осуществлять
координацию и контроль деятельности
структурных подразделений по реализации
стратегиче­ской политики организации
в целом.

Кроме
того, централизация управления позволяет
эффек­тивно использовать
технико-технологические, материальные
и кадровые ресурсы, необходимые для
решения целей орга­низации.

+Децентрализованных
структур:

Целевое
назначение децентрализации управления
заклю­чается в том, что руководитель
снижает степень своей рабочей нагрузки
путем передачи ее части своим работникам
и тем развивает творческую инициативу
на нижнем уровне управ­ления. Одним
словом, децентрализация способствует
обеспе­чению оперативности и гибкости
принятия управленческих решений и
моральной удовлетворенности подчиненных.
Кроме того, децентрализация обеспечивает
высокую адаптивность организации к
новым условиям, уменьшает объем
управленческих задач и упрощает их
решение.

51.
Контроль:
определение, цели, задачи, виды.

Контроль
— процесс определения, оценки и информации
об отклонениях действительных значений
от заданных или их совпадении и результатах
анализа. Контролировать можно цели,
(цель/цель), ход выполнения плана
(цель/будет), прогнозы (будет/будет),
развитие процесса (будет/есть).

 

     

Цели
контроля

Под
контролем понимается система наблюдения
и проверки процесса функционирования
и фактического состояния управляемого объекта,
реализуемая со следующими целями:

  1. Оценка
    обоснованности и эффективности принятых
    управленческих решений.

  2. Оценка результатов реализации
    этих решений.

  3. Выявление
    отклонений в функционировании объекта:

  • от
    принятых решений,

  • от
    установленных правил и норм.

  • Разработка
    мер по преодолению выявленных отклонений.

  • Разработка
    мер по корректировке управленческих
    процессов с целью профилактики деструктивных
    отклонений.

  • Устранение
    препятствий для оптимального
    функционирования объекта.

    Таким
    образом, контроль является процессом,
    обеспечивающим достижение системой поставленных
    целей путём сравнения фактического
    состояния системы с желаемым.

    Задачи

    1.
    Сбор информации об объекте

    2.
    Выявление расхождений

    3.
    Принятие мер для нормального
    функционирования подконтрольного
    объекта

  • studfiles.net

    Делегирование полномочий — Википедия

    Материал из Википедии — свободной энциклопедии

    Текущая версия страницы пока не проверялась опытными участниками и может значительно отличаться от версии, проверенной 20 июля 2013;
    проверки требуют 8 правок.
    Текущая версия страницы пока не проверялась опытными участниками и может значительно отличаться от версии, проверенной 20 июля 2013;
    проверки требуют 8 правок.

    Делегирование полномочий — это процесс передачи части функций руководителя[уточнить] другим управляющим или сотрудникам для достижения конкретных целей организации. Используется для улучшения и оптимизации рабочей силы руководителя. Суть этого понятия заключается в том, что работающие над конкретной проблемой лица как исполнители готовы предоставить консолидированную информацию непосредственному руководителю.
    Существуют две противоположные концепции процесса, посредством которого передаются полномочия: классическая концепция и концепция принятия полномочий[1]. Согласно классической концепции, полномочия передаются от высших к низшим уровням организации. Однако, как заметил представитель «административной» школы управления Честер Барнард, подчинённый имеет право отклонить требования начальника. На основе этого Барнард сформулировал концепцию принятия полномочий. Он определил полномочия как «информацию (приказание), на основе которой участник организации направляет свои действия и определяет, что он обязан или не должен делать в рамках задач организации». Таким образом, по мнению Барнарда, если подчинённый не принимает полномочий от руководителя, то передачи полномочий не происходит. Концепция принятия полномочий признаёт существование такой власти, которая часто уменьшает возможности руководителей применять свои полномочия. В любом случае, какая бы из этих концепций не была справедливой, ясно, что полномочия всегда ограничены.

    В теории менеджмента[2] делегирование полномочий преследует следующие основные цели:

    1. освобождение времени делегирующего для решения задач, в которых его сложнее или невозможно заменить;
    2. повышение мотивации тех, кому полномочия делегированы;
    3. повы

    ru.wikipedia.org

    особенности, принципы и требования :: BusinessMan.ru

    Руководителям организаций важно так организовать работу сотрудников, чтобы она приносила наибольшую отдачу и полностью раскрывала их потенциал. Для этого необходимо знать, как практически осуществлять делегирование полномочий, применяемое для улучшения результативности работы компании без нанесения вреда текущему положению дел.

    Определение

    Делегирование проявляется как равномерное разделение прав и обязательств между субъектами системы. Его принципы были сформулированы в начале ХХ века П. М. Керженцевым.

    Делегирование — это предоставление полномочий на выполнение заданий подотчетному лицу с одновременным возложением на него ответственности за полученный результат. Делегирование позволяет правильно рассредоточить задания между сотрудниками и используется при достижении конечных целей организации.

    Ответственность заключается в обязательстве работника качественно сделать порученную работу и привести ее к удовлетворительному завершению. Сотрудники несут ответственность в сфере своей деятельности перед вышестоящим начальством.

    Полномочия (правомочия) выступают как ограниченные права применения ресурсов, привлекаемых для выполнения определенных заданий. Каждая должность в организации сопровождается конкретными полномочиями. Смена поста приводит и к замене правомочий работника.

    Применение

    Делегирование — это передача определенных правомочий и ответственности работникам компании и равномерное распределение различных функций между ними. Совершается акт, который и определяет должностное лицо, делегирующее задания, как руководителя, способного оперативно решать все текущие вопросы и умело использовать сотрудников, лучше всех справляющихся с каждым конкретным типом задач.

    Цели

    Делегирование полномочий применяется для достижения организацией определенных целей, таких как:

    • подключение «человеческого фактора» — повышение активности и заинтересованности сотрудников низшего звена;
    • увеличение КПД (коэффициента полезного действия) работников вследствие повышения их квалификации и приобретения новых умений и навыков;
    • разгрузка вышестоящего руководства с высвобождением времени для решения стратегических, оперативных и управленческих вопросов.

    Делегирование задач

    Для делегирования пригодны следующие виды заданий:

    • рутина;
    • маловажные вопросы;
    • подготовительный труд;
    • специализированная работа.

    Но не все задачи можно передавать рядовым сотрудникам. Долг каждого руководителя заключается в урегулировании тех задач, которые способны повлиять на дальнейшую деятельность организации.

    Это и вопросы доверительного характера, и нестандартные стратегические проблемы, и неожиданные ситуации, требующие оперативного разрешения.

    Таким образом, не делегируются:

    • определение целей;
    • руководство подчиненными;
    • рискованные задания;
    • необычная работа;
    • принятие стратегических и управленческих решений;
    • выполнение конфиденциальных задач;
    • разработка организационной политики.

    Требования к субъектам делегирования

    В процессе передачи поручений и начальники, и сотрудники могут столкнуться с рядом затруднений. Результативное управление делегированием полномочий возможно лишь при анализе всех существующих и вероятных помех, влияющих на администрирование и контроль текущей деятельности.

    Проблемы, возникающие иногда у директора или начальника отдела и мешающие делегированию:

    • страх потери имеющейся должности и сопутствующей власти;
    • сомнение в подготовленности других работников, низкая оценочная характеристика их деятельности;
    • завышенная самооценка, излишняя амбициозность;
    • неуверенность в собственных силах, боязнь, что его поступки будут неправильно поняты.

    Проблемы, выявляемые иногда у сотрудников при выполнении поручаемых задач:

    • сомнение в правильности используемых решений;
    • отсутствие опыта;
    • принципиальные разногласия с начальником;
    • нежелание руководить другими исполнителями, особенно в части наложения взысканий.

    Компетентный руководитель при возникновении затруднений сначала должен разобраться с личными помехами, препятствующими эффективному регулированию работы, а затем уже внимательно изучить проблемы подчиненного. Анализ ситуации укажет на возможные ошибки управления и позволит принять взвешенные и обоснованные решения, например, в части замены исполнителя или снятия с него лишней нагрузки, или в части проработки трудностей психологического характера, как своих, так и исполнителя.

    Процесс делегирования полномочий

    Каждый руководитель должен стремиться к тому, чтобы при организации рабочего процесса равномерно распланировать трудовые обязанности по всему коллективу, применяя при этом власть и не отказываясь от ответственности за процесс выполнения заданий.

    Делегирование в организации подразделяется на несколько этапов:

    I этап – передача поручения исполнителю;

    II этап – предоставление исполнителю правомочий и ресурсов;

    III этап – формулировка обязательств работника с указанием на необходимый результат выполнения.

    Во время контроля за деятельностью подчиненных важна золотая середина. Чрезмерная опека может привести к застою в работе и безынициативности сотрудника. Если же не контролировать процесс, результат будет критично далек от желаемого из-за нескоординированного вовремя течения работы. Необходимо заранее наладить обратную связь и добиться уважения и высокого авторитета среди работников.

    Зачастую администраторы грешат перекладыванием нежеланной и неинтересной работы на своих подчиненных, особенно если сами только поверхностно ознакомлены с данной темой. Но это не всегда правильно, так как начальник все равно несет ответственность за протекание работы. Если же сам руководитель не имеет понятия, каких результатов следует ожидать на выходе, как он сможет контролировать деятельность подчиненного? Ответ очевиден.

    Опытное начальство предпочитает поручать сотрудникам задачи чуть более сложные, чем выполняемые ими раньше. Такие задания помогают наиболее полно раскрывать потенциал подчиненных. Однако в таком случае лучше оформлять распоряжения на бумаге для повышения мотивации работника.

    При распределении правомочий в организационной системе крайне важно учитывать следующие аспекты:

    • полномочия должны полностью соответствовать поставленному плану выполнения задачи, именно цель определяет объем правомочий, а не наоборот;
    • полномочия всех сотрудников должны грамотно увязываться в единый комплекс без возникновения противоречий и обеспечивать сбалансированность всей структуры;
    • все полномочия должны иметь четкое и конкретное значение, чтобы сотрудники всегда могли уяснить, что от них требуется, и какие ресурсы предоставляются в их распоряжение.

    Правильное оперирование полномочиями повышает эффективность работы всей организации. Сотрудники приобретают четкое осознание вменяемой в обязанности работы и поставленных перед ними целей и благодаря этому достигают наилучших результатов.

    Преимущества

    В целом процесс делегирования характеризуется наличием двух положительных моментов:

    1. Высвобождается время руководителя на решение проблем, нуждающихся в личном участии. Появляется возможность сконцентрироваться на планировании перспектив роста компании и стратегии администрирования.
    2. Делегирование – это один из лучших способов мотивирования творчески развитых и активных сотрудников, желающих развиваться и обучаться. Может использоваться для подготовки кадров перед получением более высокой должности. Помогает выработать в сотрудниках новые знания, навыки и умения, применяемые для более успешной деятельности.

    Принципы делегирования

    Для структурированного подхода при передаче полномочий желательно придерживаться приведенных ниже принципов. В противном итоге их невыполнение может привести к трудностям в управлении и, соответственно, к неудовлетворительной работе системы в целом.

    Принцип функциональной дефиниции

    Базируется на полном и четком осознании каждым руководителем структурной целостности организации: какими правами и обязанностями наделен каждый субъект системы, какие между ними проведены информационные и служебные связи, направление и итоги их рабочей деятельности. Иными словами, опытный администратор всегда знает, чего ожидать и от кого именно.

    Скалярный принцип

    Зиждется на четком разделении должностных обязанностей. Каждый исполнитель должен знать, перед кем непосредственно ему следует отчитываться за результаты своей работы, а чью деятельность он должен самостоятельно регулировать. Этот принцип указывает на цепочку служебных взаимоотношений подчиненных и руководителей всей организационной системы. Чем выразительнее эта линия, тем результативнее управление и коммуникации между работниками. Для любого подчиненного необходимо точное понимание, кто ему делегирует полномочия и кому передавать вопросы, не входящие в границы его компетентности.

    Принцип уровня полномочий

    Объединяет в себе два вышеперечисленных принципа. Каждый работник должен четко осознавать делегируемый ему объем полномочий и собственными силами решать проблемы, соответствующие его уровню власти, а не передавать эти вопросы на рассмотрение вышестоящего руководства.

    Иначе может возникнуть патовая ситуация, когда руководители будут вынуждены вновь сталкиваться с вопросами, которые уже были делегированы подчиненным. При использовании этого правила должна происходить не только передача правомочий, но и делегирование ответственности.

    Принцип на основе ожидаемых результатов

    Показывает, что вся деятельность организации нуждается в тщательном планировании. Все задания должны иметь четко обозначенные цели и конкретные ожидаемые итоги на выходе. Иначе руководитель просто не сможет грамотно распределить задачи между сотрудниками, не имея полного представления о том, хватает ли у подчиненных полномочий для делегированной им работы.

    Принцип единоначалия

    Основывается на тесноте взаимоотношений исполнителя и руководителя. Чем выше уровень сотрудничества, тем сильнее чувство личной ответственности подчиненного и меньше вероятность получения противоречивых распоряжений. Важно, чтобы задача сотруднику делегировалась только одним начальником во избежание путаницы и ситуации, когда «левая рука не ведает, что творит правая».

    Принцип безусловной ответственности

    Хотя при делегировании поручения подчиненному одновременно передаются правомочия и ответственность за итоги проделанной работы, это не повод снимать с руководителя наложенные на него обязательства. Именно начальник решает делегировать задачу, поэтому он по-прежнему ответственен за трудовую деятельность подчиненных и выполнение задания. Исполнители отвечают за проделанную работу, а руководители – за действия подчиненных. Данный принцип имеет особое значение, когда осуществляется делегирование государственных полномочий и прочих с высоким уровнем власти.

    Принцип соотнесения полномочий и ответственности

    Указывает на то, что передаваемые полномочия должны соответствовать возлагаемым на подчиненного обязательствам. Если объем полномочий меньше ответственности, то исполнитель не сможет в полной мере выполнить переданную ему работу, если же он выше, то может возникнуть ситуация бесполезности налагаемых правомочий или злоупотребления служебным положением.

    Каждый администратор должен грамотно организовать делегирование полномочий и ответственности. Принципы, рассмотренные выше, помогут ему в этом.

    Виды полномочий

    В системе организации в соответствии с текущими целями и предъявляемыми требованиями могут выделяться различные виды полномочий. Они обуславливаются деятельностью отделов и их общей функциональностью.

    Линейные

    Эти полномочия прямо пересылаются от руководителя к исполнителю и далее по схеме. Начальник, имеющий линейные полномочия, способен принимать решения в границах своей компетентности без предварительного согласования с другими начальниками. Последовательная схема этих полномочий образует иерархию уровней администрирования.

    При этом делегирование полномочий и ответственности происходит только при учете принципа единоначалия и, одновременно, нормы управляемости. Что касается принципа единоначалия, то он был рассмотрен выше.

    Этот принцип показывает, что над каждым сотрудником главенствует только один руководитель, и отчитывается сотрудник только перед своим непосредственным начальником. А норма управляемости – это численность сотрудников, подчиняющихся конкретному руководителю.

    Однако при значительном увеличении количества цепей в схеме руководства наблюдается сильное замедление оперативного обмена информацией. Из-за этого и возникает потребность во введении в организационную структуру других полномочий.

    Штабные

    Чтобы определить, какие существуют категории штабных полномочий, нужно сначала разобрать виды штабных аппаратов, из которых выделяются следующие:

    1. Консультативный аппарат используется для решения специализированных задач. Может работать как временно, так и постоянно.
    2. Обслуживающий — используется для выполнения специфицированных услуг (в качестве примера можно привести отдел кадров).
    3. Личный — подкатегория обслуживающего аппарата. Формируется при найме начальником помощника или секретаря. Все члены здесь обладают высокой формальной властью.

    Соответственно разделяются полномочия, которые могут передаваться любому из аппаратов:

    1. Рекомендательные – применяются консультативным штабом, права которого ограничиваются профрекомендациями.
    2. Обязательные согласования – расширяются до рассмотрения руководителями своих решений совместно с аппаратом.
    3. Параллельные – применяются в тех случаях, когда аппарат может отменять решения руководства, используются для предотвращения грубых нарушений. Например, использование параллельных полномочий оправдано при совершении покупок на крупные суммы, когда требуется две подписи.
    4. Функциональные – стоят на самом высоком уровне, могут как разрешить определенные действия, так и отменить. Их использование получило широкое распространение, особенно в таких сферах, как контроль занятости и методы бухучета.

    Использование дополнительных аппаратов помогает значительно упростить структуру управления в компаниях с высокой численностью сотрудников. Благодаря тесному и правильно структурированному взаимодействию всех субъектов компании повышается результативность деятельности организации в целом. Для результативного руководства необходимо учитывать и другие стороны: принципы делегирования полномочий, требования, особенности, виды и т. д.

    Использование делегирования важно для любого руководителя. Оно помогает грамотно организовать рабочий процесс, четко разделяя права и обязанности всех сотрудников. Исполнителям намного проще работать, когда они знают, что от них требуется и каких результатов они должны достичь. Кроме того, делегирование – это немаловажный фактор, который применяется для повышения КПД каждого работника и высвобождения дополнительного времени для решения руководителем стратегически важных задач, что, соответственно, ведет к увеличению отдачи и производительности всей системы.

    businessman.ru

    Делегирование полномочий в организации

    Содержание страницы

    Делегирование – это передача определенных задач от сотрудника сотруднику. Это неотъемлемая часть деятельности любой компании. Метод делегирования используется в любом коллективе, даже если сам этот термин не используется. Однако эффективность передачи полномочий зависит от правильности проведения этого мероприятия.

    Понятие делегирования

    Делегирование – это мероприятие по передачи функций от управляющего лица другим работникам. Руководитель ставит перед сотрудником определенные задачи, наделяет его полномочиями для их решения. Самый распространенный пример делегирования – работа по должностной инструкции. Принцип передачи полномочий позволяет руководителю избавиться от самой рутинной работы и заняться только решением приоритетных задач. Если в малой компании управленец еще может справляться со всеми своими функциями самостоятельно, то на большом предприятии это – невыполнимая задача.

    Цели делегирования

    Такой инструмент, как делегирование, используется для следующих целей:

    • Снижение нагрузки на руководящий состав.
    • Увеличение эффективности работы каждого звена.
    • Повышение заинтересованности сотрудников в труде.

    Это основные цели. Каждая из них влечет за собой выполнение побочных целей. К примеру, руководитель с уменьшенной нагрузкой может решать больше творческих задач, которые позволяют не просто сохранять, но и повышать статус предприятия. Второстепенные задачи могут снизить эффективность деятельности руководителя. Делегирование увеличивает качественную занятость нижних звеньев. То есть сотрудники, не являющиеся руководителями, получают доступ к более сложным и творческим задачам. Это увеличивает заинтересованность в работе, повышает производительность.

    Принципы эффективного делегирования

    Делегирование осуществляется в соответствии с рядом принципов. Если передача полномочий выполняется правильно, это увеличивает эффективность работы компании на 30-40%. Рассмотрим базовые принципы делегирования:

    1. Единоначалие. Делегировать задачи может только непосредственный руководитель сотрудника. Над каждым работником может стоить только один менеджер. Руководитель высшего звена не может делегировать задачи менеджерам низшего звена. Задачи в данном случае передаются руководителям среднего звена.
    2. Ограничение. При использовании инструмента принципиальна правильная организация вертикали управления. За каждым управленцем закрепляется фиксированное число подчиненных. Руководитель не может передавать свои функции не своим подчиненным.
    3. Соблюдение прав и обязанностей. Сотрудникам запрещается передавать функции, которые не соответствуют их должностной инструкции.
    4. Закрепление ответственности. Если руководитель передает определенную задачу своему подчиненному, это не снимает с него ответственности за ее невыполнение.
    5. Передача ответственности. Если управленец передает сотруднику определенную задачу, он должен быть уверен, что она будет выполнена.
    6. Отчетность. Все нюансы выполнения задач, в том числе нарушение графика и прочее, должны фиксироваться в отчетах.

    Соблюдение перечисленных принципов позволяет избежать замедление работы на предприятии.

    Разновидности полномочий

    При использовании инструмента нужно понять особенности полномочий, которые передаются. Под полномочиями понимаются ресурсы для исполнения поставленной задачи. Рассмотрим основные формы полномочий:

    • Линейные. В этом случае действует вертикальная система власти. То есть полномочия передаются от руководителей высшего звена руководителям среднего звена, от управленцев среднего звена управленцам низшего звена.
    • Штабные. Полномочия передаются вне вертикальной системы.

    Существует две формы управления: централизованная и децентрализованная. В первом случае большая часть решений принимается высшим руководством. Во втором случае решение важных задач может быть доверено сотрудникам, не относящимся к высшему звену. В последнем варианте сотрудники получают доступ к решению более творческих задач.

    Базовые правила передачи полномочий

    Делегирование осуществляется в соответствии с правилами, которые были сформированы опытным путем:

    1. Делегирование и жесткая централизация противоречат друг другу. Имеет смысл передавать важные полномочия руководителям среднего и низшего звена.
    2. Основная цель делегирования – обеспечение развития предприятия.
    3. При передаче полномочий нужно принимать во внимание занятость сотрудника. Если работник сильно занят, не стоит поручать ему дополнительные обязанности.
    4. При делегировании нужно всегда предусматривать риск того, что сотрудник не справится с задачей. Учет риска позволит его предотвратить. К примеру, можно задавать предварительные сроки, чтобы оставалось время до основного срока.
    5. Руководитель должен брать на себя ответственность за ошибки, допущенные сотрудником, которому передана задача.

    К СВЕДЕНИЮ! Большинство руководителей опасаются делегирования из-за страха того, что сотрудник не справится с задачей. Поэтому именно управленец должен «думать» за работника, предотвращать риск провала проекта. Наиболее простой инструмент – контроль выполнения задачи на каждом этапе ее исполнения.

    Что не стоит доверять своим подчиненным?

    При делегировании наблюдается две ошибки: страх передачи полномочий сотрудникам или неограниченное делегирование. Не все задачи можно и нужно передавать. Неправильное исполнение ключевых задач может привести к снижению эффективности предприятия. Ошибки в части работы могут быть действительно фатальными. Рассмотрим задачи, которые нежелательно делегировать:

    • Разработка целей деятельности предприятия.
    • Принятие решений, которые меняют политику компании.
    • Контроль над результатами деятельности.
    • Задачи высокой важности, которые сопряжены с большим риском.
    • Срочные задачи, для контроля над результатами которых нет времени.
    • Передача полномочий.

    Сотрудникам передаются задачи с поставленными сроками и инструкциями к выполнению. Работникам передается только то, что возможно проконтролировать. Это поможет снизить риски, сопряженные с делегированием. В обратном случае могут возникнуть проблемы.

    К примеру, руководитель доверил подчиненному задачу со сжатыми сроками выполнения. Сотрудник плохо справился с заданием, а времени для проверки и для исправления работы не осталось. Работник, которому передаются полномочия, должен обладать соответствующими знаниями. Сотрудник должен понимать, как решать поставленную задачу.

    Не рекомендуется передавать те задания, которые должен выполнять непосредственно сам руководитель. Существует работа, которая предполагает высочайший уровень знаний и опыта. К примеру, это следующие задачи:

    • Передача полномочий руководителя.
    • Создание правильной рабочей атмосферы.
    • Контроль деятельности сотрудников.
    • Анализ поступающей информации.
    • Решения, касающиеся развития предприятия.

    Если руководитель будет брать на себя полную ответственность за делегированные задачи, никаких проблем не возникнет. Сотрудникам поручается задание с поставленными сроками. Предлагаются рекомендации по выполнению. Сотруднику устанавливается промежуточный срок выполнения. После руководитель проверяет результаты работы, исправляет ошибки работника.

    assistentus.ru

    Что это значит делегировать полномочия?

    Перед каждой организацией стоят определенные задачи, диктуемые бизнесом. Каждая задача, в зависимости от сложности и значимости, выполняется определенным звеном подразделения. Наиболее дорогим и ценным является ресурс руководителя. Чтобы он использовался максимально эффективно, ряд полномочий делегируются подчиненным.

    Что это значит делегировать полномочия?

    Делегирование – это процесс передачи ряда функций от руководителя к подчиненному. Делегирование важно в задачах, требующих глубокого понимания процесса. Как правило, руководитель видит процесс в общем, а для некоторых задач нужны глубокие детальные знания.

    Нужно разграничивать понятия власть и полномочия. Власть делегировать нельзя. Власть появляется вместе с должностью, в то время как полномочия, как возможность распоряжаться ресурсами или действовать в заданных рамках, может быть передана от вышестоящего руководителя. Для обладания полномочиями наличие определенной должности не обязательно. Здесь более важно наличие требуемых для конкретной ситуации навыков.

    Делегирование полномочий виды:

    1. Линейные. Подразумевают под собой передачу задач от руководителя к непосредственному подчиненному.

    2. Штабные. Их можно сравнить с подчинением не по должности, а по выполняемым функциям. Т.е. одни подразделения могут обладать полномочиями относительно других.

    Что можно и нужно делегировать

    Чем выше должность, тем больше так называемой «зеленой зоны» (не запланированные часы) должно быть в рабочем времени. Для этого нужно понимать, что делегировать подчиненным, а не выполнять руководителю самому.

    Делегированию подлежат:

    1. Рутинные обязанности. Все действия, которые не требуют специальных знаний и умений. Для сортировки почты, например, есть секретарь.

    2. Специализированные задачи. Все, что требует владения специальными узкопрофильными знаниями передается подчиненным. Например, отчет о финансовых результатах работы лучше подготовит бухгалтер, а микроклимат в коллективе лучше наладит психолог.

    3. Мелкие частные вопросы. Все, что можно решить без привлечения руководителя, вопросы не являющиеся стратегически важными, решаются без его участия. Например, необходимо организовать проведение очередной конференции. С руководителем согласовывается дата, место проведения и список участников, но какого цвета папки и ручки закупить, как организовать трансфер приглашенных и т.п., решает организатор.

    4. Промежуточные (подготовительные) вопросы. Если для принятия какого-либо решения требуется предварительный материал или данные, это выполняют подчиненные без участия руководителя. Например, при выборе поставщика руководителю предоставляется перечень с подробным анализом претендентов. Руководитель на основе этих данных примет решение, но сам он анализ не готовит.

    Делегирование полномочий виды, которые нельзя делегировать

    Главная задача руководителя – обеспечение нормального функционирования его подразделения. Поэтому есть ряд вопросов, которые решать может только руководитель:

    1. Целеполагание. Все что касается перспектив и дальнейшего развития бизнеса относится к компетенции руководителя. Для правильного определения целей организации необходимо знать перспективы развития, долгосрочные планы бизнеса, тонкости политических вопросов. А этой информацией в полной мере владеет только руководитель.

    2. Задачи повышенного риска, срочные и важные дела. Все, что у руководителя вынесено в графу дел «срочно-важно», ему необходимо решать самому. В идеале, авральных дел у руководителя быть не должно. Но если так сложилось, что у важной по значимости задачи подходят сроки исполнения, то делегировать такую задачу не стоит. И если необходимо выполнить задачу последствия которой будут иметь значительный вес в дальнейшем для бизнеса, это также берет на себя руководитель.

    Плюсы делегирования

    Пожалуй, еще одним ответом на вопрос «Что это значит делегировать?», будет ответ, что делегирование полномочий является составной частью нормального функционирования организации и дать оно может очень многое:

    1. Дает руководителю свободное время. Руководитель должен быть всегда открыт для встреч с сотрудниками и готов обсудить вопросы, беспокоящие персонал. Только зная и понимая их проблемы, можно эффективно выстраивать рабочие процессы. Также руководителю нужно время для саморазвития, для посещения тренингов, прохождения специальных курсов и для чтения спец литературы. Если руководитель не развивается, то не развивается и его организация.

    2. Повышает мотивацию сотрудников к работе. Известный факт, что больше всего качественно выполнять свои обязанности и отдаваться работе способствует доверие со стороны вышестоящего руководства. А для сотрудников доверие проявляется в поручении им ответственных заданий, что представляет собой делегирование полномочий.

    3. Повышает доверие в команде. Чем в большее количество задач погружены сотрудники, чем более для них прозрачны происходящие процессы и причины тех или иных принимаемых решений, тем более они склонны доверять правильности решений бизнеса и друг другу.

    4. Подготовка кадрового резерва. Многие руководители не делегируют полномочия из-за боязни что их «подсидят». Это, скорее, играет против руководителя, так как без наличия адекватной замены на текущей должности, не будет возможности вырасти дальше, не говоря уже о том, что невозможно полноценно сходить в отпуск или заболеть.

    Сложности в делегировании

    Нередко руководители сталкиваются с нежеланием сотрудников выполнять делегированные задачи. Причин может быть несколько:

    1. Отсутствие мотивации. Отказ сотрудника от выполнения порученной задачи – вопрос проработки мотивационной составляющей. Влиять могут факторы от «это не входит в мои обязанности», до постановки невыполнимой для сотрудника задачи. Если сотруднику поручить задание, которое он никогда раньше не выполнял и не имеет представления как это делать, то это не приведет к его развитию, а лишь негативно настроит по отношению к руководителю и организации в целом. Если вы хотите научить сотрудника выполнять эту работу, то тогда выделите ему наставника. Через время уже можно будет привлекать его к этой работе.

    2. Задача не интересная. Каждый сотрудник хорош для определенной задачи. Если у него что-то не получилось в одной сфере, значит, просто эта работа ему не подходит. Руководителю при делегировании важно видеть, кто из персонала для выполнения какой задачи подходит больше всего.

    3. Сотрудник не видит для себя плюсов от выполнения задачи. Любые усилия должны быть оценены по достоинству. Речь сейчас не только о денежном поощрении. Для кого-то важно публичное поощрение от руководства, для кого-то перспективы продвижения по службе, а кому-то важно иметь фотографию на доске почета.

    4. Нет времени на выполнение дополнительной работы. Иногда даже самые замотивированные на работу сотрудники не могут в силу занятости выполнить еще какую-либо задачу. Такая ситуация может возникнуть из-за того, что все задачи спускаются на одних и тех же, т.е постоянно нет времени на объяснения и легче отдать задачу опытному исполнителю, а новички не привлекаются к таким задачам. Здесь важно с самого начала прихода новичка в коллектив назначить ему куратора и выстроить процессы так, чтобы через время он был готов выполнить работу основного сотрудника, в установленные сроки (Дедлайн). Если же проблема заключается в том, что в принципе не хватает рабочего ресурса, тогда необходимо пересматривать штатное расписание в сторону увеличения единиц персонала.

    Руководителю, выстраивая свою работу, главное помнить, что его власть должна быть не только легитимной в административном плане, но и признаваемой. И для эффективного делегирования работает тот же принцип, ведь делегирование базируется на доверии. Что бы руководитель ни передал для исполнения подчиненным, ответственность будет полностью лежать на нем. До тех пор, пока руководитель несет бремя ответственности за конечный результат, команда ему доверяет и идет за ним.

    Делегирование в бизнесе

    Стивен Кови назвал делегирование высшим видом человеческой деятельности. Суть делегирования в бизнесе сводится к тому что вы возлагаете часть своих задач на других. На первом этапе, чтобы успешно делегировать нужно найти того кому нравиться делать то что не нравится делать вам, это позволит оптимизировать бизнес процесс и высвободить много времени для решения тех вопросов в которых вы наиболее компетентны.

    Приведу один пример делегирования, на одной из конференций должен был выступать один маркетолог, к месту проведения конференции он приехал на лимузине, что вызвало некоторое недовольство участников, они посчитали это каким то позерством. Когда маркетолог вышел чтобы выступить у него об этом спросили. Он ответил, одновременно рассказав основополагающий принцип делегирования:

    Шофер и лимузин стоят 30$ в час, а час моей работы стоит намного дороже, поэтому выгодно нанять лимузин и делегировать шоферу процесс доставки к месту проведения конференции, а тем временем я занимался более эффективной деятельностью.”

    В это и есть один из основных принципов делегирования, вы делегируете наименее эффективную деятельность, а сами занимаетесь более эффективной.

    dramtezi.ru

    Полномочия по передаче полномочий или делегирование полномочий парламентом

    Делегирование полномочий парламентом означают передачу части своих прав другому органу. В абсолютном большинстве случаев парламент уступает часть своих прав (полномочий) исполнительной власти – правительству. Объясняется это явление по–разному. Иногда об этом говорят так, что, поскольку, парламентская процедура и практика всегда является достаточно протяженной во времени, а часто требуется принятие быстрых решений, поэтому законодательство ряда стран предусматривает возможность передачи парламентом своих полномочий другим органам, которые эти вопросы могут решать более оперативно, а парламент будет затем только контролировать, как эти решения выполняются.

    Делегированное законодательство – достаточно распространенное явление для современной западной государственной практики. Вопрос о делегированном законодательстве в некоторых учебниках излагается в разделе «Правительство», потому что делегированное законодательство, в основном, принимается правительством. Однако все–таки слово «законодательство» подразумевает законодательный орган, а законодательный орган передает свои полномочия, поэтому данный вопрос логичнее рассматривать в разделе «Парламент».

    Делегированное законодательство – тема достаточно сложная. В разных источниках его формы и виды излагаются по–разному. Если обобщить несколько подходов к этому явлению, то виды делегированного законодательства можно классифицировать следующим образом.

    1. Фиксированная компетенция. Это означает, что полномочия парламента строго закреплены в законе или конституции. Иными словами, есть конкретный перечень вопросов, по которым парламент принимает законы. Этот перечень и называется фиксированной компетенцией. В этом случае подразумевается, что те вопросы, которые не попали в перечень полномочий парламента, могут решаться исполнительной властью – правительством. «Все остальное» может быть весьма существенным. Акты правительства, формально, не будучи законами, могут фиксировать очень важные вопросы, такие вопросы, которые, скажем, в других странах регулируются и законами. Это сфера тех важных проблем, которые обычно относятся к регулированию при помощи законов. Такой порядок, как об этом пишут исследователи, существует во Франции.

    2. Уступка полномочий или прямая делегация. В чем суть этого варианта? Дело в том, что парламент принимает специальный закон, посредством которого делегирует часть своих полномочий правительству. В этом же законе говорится, что нормы правительством должны приниматься под контролем парламента. Правительство, на основе этого специального акта принимает законы. Такой специальный акт может действовать на протяжении определенного срока. К примеру, в данном акте записано, что эти полномочия передаются на 1 год или на 2 года. Иногда – на весь срок действия парламента, т.е. на срок его полномочий. Такой способ передачи полномочия можно охарактеризовать как прямая передача. И это прямо выражается в тексте закона.

    3. Принятие такого закона, где полномочия на издание нормативных актов правительством подразумевается. Этот вариант наступает тогда, когда закон сформулирован неопределенно, т.е. парламент принимает неконкретный закон, который требует развития при помощи правительственных актов. Такая практика достаточно распространена. Во Франции такие законы называются «законы–рамки» или «рамочные законы», в англосаксонских странах это называется «скелетным» законодательством. Правительство получает право на издание нормативных актов, поскольку подразумевается, что данный закон, принятый парламентом, определил лишь основные параметры общественных отношений, урегулировал эти параметры, а правительство будет их конкретизировать. В данном случае передача полномочий происходит косвенно. Передача полномочий подразумевается.

    В научных источниках называют и четвертую разновидность делегированного законодательства, когда правительство принимает нормативные акты, регулирующие весьма важные нормативные отношения без какого–то полномочия со стороны законодательной власти. Парламент либо молчаливо соглашается с тем, что правительство присвоило себе эти полномочия, либо, если он с этим не согласен, эти акты оспаривает или отменяет. Оспаривание и отмена встречаются редко. Как правило, такой вариант означает узурпацию полномочий, присвоение полномочий исполнительной властью без разрешения парламента.

    Наиболее характерен такой процесс не в сфере принятия актов, а в сфере заключения международных договоров. Если президент подписывает какой–либо международный договор или соглашение, и парламент не вмешивается в этот процесс, то исполнительная власть присваивает часть власти законодательной.

    Существуют формы контроля за делегированным законодательством. Эти формы иногда закреплены в законе, иногда они существуют в виде обычая. Иногда они реальны, а иногда это чистая формальность.

    Первый, самый простой способ контроля за делегированием власти – это обязательная передача актов, принятых правительством, в парламент. Парламент должен рассмотреть их, оценить и вынести решение о соответствии этих актов законам и главное – тем условиям, на основе которых им поручалось принимать эти акты, т.е. проверить, соответствуют ли эти акты правилам делегированного законодательства. Обычно такое соответствие должны проверять специальные парламентские комиссии или комитеты. Если комиссии и комитеты обнаружат несоответствие, то они могут поставить вопрос на решения парламента, и парламент может такой акт отменить. Нужно сказать, что основная практика идет по такому пути. Отметим, что актов делегированного законодательства принимаются сотни и тысячи, но лишь редкие единицы из них отменяются парламентами.

    Второй вариант контроля за делегированным законодательством – это заслушивание отчетов министров. Министры должны включать в свои отчеты перечни актов, которые они приняли в порядке делегированного законодательства. В этих отчетах они должны обосновать необходимость принятия данных актов, рассказать о механизме их действия, согласованности с другими законами и т.д. Если парламентарии увидят какие–то отклонения от нормы, они могут либо отменить акты этих министров, либо потребовать от министра, чтобы он сам исправил отклонения от законов.

    Одним из способов влияния на делегированное законодательство являются специальные запросы, обращенные к правительству по поводу принятых актов.

    Наибольшее число актов, принятых в порядке делегирования, по отношению к обычному законодательству, очевидно, принимаются в Великобритании. Там пропорция между «нормальными» законами и делегированными, примерно 1:10.

    Вторая форма контроля – акт предоставляется палате после его издания. Такой акт, по правилам английского законодательства, может быть аннулирован в течение 40 дней, если будет принята, так называемая, «отрицательная резолюция». Это значит, что парламент обращается к правительству отменить акт делегированного законодательства путем принятия особого приказа в королевском Тайном Совете. Эта форма практически не применяется.

    Третий вариант сформулирован следующим образом: «Акт делегированного законодательства, представленный Палате Общин, вступает в силу, если он не был отменен Палатой Общин, в течение 40 дней». Эта форма также неэффективна, т.к. любое требование оппозиционного депутата будет мгновенно отвергнуто путем голосования парламентским большинством.

    Четвертый вариант – акт делегированного законодательства теряет силу, если он в течение сорока дней не был утвержден. Однако акты такого рода автоматически утверждаются, поскольку вся эта ситуация строится на том, что правительственное большинство в парламенте одобряет акты правительства не задумываясь. Как указывают английские источники, обсуждение каждого акта делегированного законодательства длится, в среднем, не более 8 минут.

    Пятый вариант – правительство может внести проект акта делегированного законодательства на обсуждение. В данном случае, очевидно, речь идет о каких–то более важных законах, здесь требуется отнестись с большим вниманием к мнению парламентариев. Но правительство само решает, вносить проект на обсуждение или нет. Оно же контролирует прохождение его на стадии проекта. В случае неблагополучного обсуждения этого акта правительство может внести новый, аналогичный, в другом варианте и таким образом все равно добьется своей цели.

    Формы контроля за делегированным законодательством предусматриваются, как правило, не специальными законами и, тем более, не конституциями, а регламентами. Так, в ФРГ регламент Бундестага предусматривает, что нормативные акты федерального правительства, которые требуют одобрения нижней палаты или могут быть отменены Бундестагом, передаются Президентом Бундестага, по согласованию с Советом Старейшин, непосредственно в конкретные комитеты для предоставления доклада по этим актам. Если комитет во время не предоставит доклад, то вопрос включается в повестку дня заседания Бундестага для принятия решения. То есть мы видим, что, согласно немецким правилам (в отличие от английских), в любом случае будет обязательное обсуждение. Обсуждение не означает отмену принятых правительством Германии актов. Бундестаг может оставить в силе правительственное решение, либо отменить его.

    Регламент Генеральных Кортесов Испании также предусматривает определенные формы контроля за королевскими декретами–законами. На самом деле, это акты правительства, которые оформляются в виде королевского декрета–закона. Испанский регламент предусматривает, что этот акт обсуждается на пленарном заседании парламента и по его поводу проводится голосование. Здесь, опять же в отличие от английских правил, контроль вполне реальный, потому что при помощи голосования такой акт может быть не принят и не вступить в силу.

    Записи по теме

    naparah.com

    что это такое и как правильно это делать

    Приветствую! Все наверняка слышали о делегировании полномочий. Все знают, что грамотное делегирование позволяет в разы повысить эффективность работы компании. Правильно делегировать учат десятки книг и сотни обучающих семинаров.

    Но почему-то до сих пор «делегирование полномочий» в России считается экзотикой и чем-то «заумным» и необязательным.

    Сегодня мы в очередной раз поговорим о том, что такое делегирование полномочий с его плюсами и минусами, зачем оно необходимо, и какие ошибки чаще других допускают руководители.

    Что такое делегирование полномочий?

    Даже самый эффективный руководитель, бизнесмен или глава семьи не может лично заниматься всеми делами. У каждого из нас в сутках всего 24 часа. Рабочее время можно потратить на «текучку» и рутину, а можно – на важные и значимые задачи.

    Отсюда логичный вывод: большую часть полномочий можно и нужно (!) передавать на исполнение другим. Грамотное распределение задач между сотрудниками и называется делегированием. Другое определение делегирования: это передача подчиненному задания, которое должен был выполнить руководитель.

    Доказано: тот, кто умеет правильно делегировать – тот чаше и быстрее других достигает успеха в управленческой деятельности.

    Обратите внимание! Речь идет не о прямых обязанностях сотрудников! Делегирование – это дополнительные задачи и полномочия (чаще всего – разовые).

    Зачем делегировать полномочия?

    Грамотное делегирование прав и полномочий решает сразу несколько проблем.

    • Позволяет руководителю не размениваться на мелочи, а сосредоточиться на важных проектах

    Руководитель не должен «совать нос» во все детали своего бизнеса. И уж тем более ему не стоит вникать в мельчайшие детали работы каждого сотрудника. Его задача – это стратегическое развитие компании и общий контроль. Поэтому всю «текучку» (даже сложную и нетипичную) можно и нужно делегировать кому-то другому.

    • Повышает общую продуктивность работы

    Кроме непосредственных обязанностей, у каждого сотрудника есть «конек» — то, что он может делать лучше других. «Коньком» может быть что угодно: организация корпоративов, решение конфликтных ситуаций или электронная переписка с клиентами.

    Если каждые сотрудник будет выполнять только «свои» задачи – коллектив будет работать максимально эффективно.

    • Создает здоровый психологический климат

    Специалисты в управлении персоналом считают делегирование полномочий одним из инструментов нематериальной мотивации персонала. Доверяя важные и интересные задачи подчиненным, руководитель дает им почувствовать свою значимость и внести вклад в общее дело.

    • Тестирует подчиненных на «профпригодность»

    Результаты эффективного делегирования позволяют выявить перспективных сотрудников. Их продвижение и карьерный рост повысит эффективность компании в будущем.

    Чем делегирование отличается от постановки задачи?

    Постановка задачи – понятие более узкое. Что это такое? Руководитель ставит задачу подчиненным (как правило, в рамках их должностных обязанностей) и на этом… все. Как сотрудники будут ее решать – их проблемы.

    Цель же делегирования – снять с себя часть задач и переложить их на других. При этом суть делегирования состоит в том, чтобы передать задачу «целиком»: от постановки задачи и инструктажа до отчета о результатах.

    Преимущества и недостатки делегирования

    Конечно, у делегирования есть свои плюсы и минусы. Но справедливости ради замечу, что минусы проявляются только при неправильном делегировании.

    Плюсы делегирования

    • Обучает и развивает сотрудников
    • Способствует развитию предприятия в целом
    • Формирует команду и выделяет перспективных сотрудников
    • Экономит рабочее время руководителя, которое он может потратить на решение более важных задач
    • Оттачивает управленческие навыки руководителя
    • Позволяет максимально применить «экспертность» сотрудников во всех сферах
    • Мотивирует персонал нематериальными методами. Делегируя полномочия, можно удерживать ценных сотрудников, не повышая их в должности
    • Повышает лояльность персонала к руководству и компании в целом
    • Дает возможность оценить способности и квалификацию работников в «полевых» условиях
    • Повышает уровень самостоятельности сотрудников

    Минусы делегирования

    • Нельзя быть на 100% уверенным, что процесс делегирования полномочий приведет к желаемому результату. Если Вы относитесь к управляющему формата «хочешь сделать что-то хорошо, сделай это сам», Вам будет сложно с кем-то «делиться»

    • Обратная ситуация: Вы боитесь, что подчиненный справится с заданием гораздо лучше Вас. Сотрудники это чувствуют и включают режим «обратного делегирования», когда задача под предлогом «без Вас никак» возвращается обратно руководителю. Таким способом подчиненные избавляются от «лишней» работы. А руководитель получает подтверждение своей незаменимости
    • Придется доверять подчиненным. Ведь вместе с ответственностью им будут переданы и полномочия (например, доступ к конфиденциальной информации и право подписывать документы)

    Цели делегирования

    Делегирование преследует три цели:

    • Повысить эффективность работы в организации
    • Уменьшить нагрузку на руководство
    • Увеличить заинтересованность персонала

    Важность делегирования полномочий

    Почему делегирование так важно?

    Во-первых, объем работы, которую за день может «переварить» руководитель, всегда превышает его возможности. Ежедневно он должен сделать больше, чем может. Делегирование полномочий позволяет «разгрузить» день от текучки и сосредоточиться на приоритетных задачах.

    Во-вторых, любой опытный исполнитель способен выполнить какую-то работу лучше, чем руководитель. Это нормально, и это нужно обязательно поощрять.

    Брайн Трейси утверждает: «Если сотрудник может выполнить 70% задачи, ему можно поручить ее целиком».

    Виды полномочий и централизация управления

    Что такое полномочия? Это право использовать ресурсы компании для достижения поставленных целей.

    Полномочия бывают двух видов:

    • Линейные. Полномочия передаются по «цепочке» от начальника к заму, от зама – к руководителю отдела и ниже до конечного исполнителя.
    • Штабные. Внесистемный аппарат, который позволяет контролировать, советовать и влиять на работу линейной структуры.

    В зависимости от типа полномочий выделяют и два типа управления.

    Централизованная система управления

    В централизованной системе высшее руководство принимает большую часть решений (даже самых мелких и рутинных). В таких структурах «шаг влево, шаг вправо карается расстрелом».

    Пример: жесткий речевой модуль для операторов колл-центров в некоторых компаниях. Записи разговоров с клиентами подлежат обязательному прослушиванию. При малейшем отступлении от шаблона разговора – сотруднику начисляют штраф.

    Децентрализованная система управления

    В децентрализованной системе функции менеджера зафиксированы не так жестко. У них есть главная цель и рекомендуемые способы ее достижения. Все остальное — на усмотрение исполнителя.

    Если взять тот же пример с колл-центром, то в децентрализованной системе сотрудникам разрешают общаться с клиентом, как угодно. Но дружелюбным тоном, вежливо и без просторечных выражений. Включается принцип соответствия. Главная задача сотрудников – качественный сервис и довольные клиенты. В такой модели «львиная» доля решений принимается на месте исполнителем.

    Как правильно делегировать полномочия?

    Вот основные правила делегирования полномочий:

    • У поставленной задачи должен быть конкретный результат

    Делегируя задачу подчиненному, сразу четко обозначьте конечный результат. Только после его достижения задание может считаться выполненным. Например: «Подготовить отчет о результатах отдела продаж в целом и по каждому сотруднику за 2017 год (продажи в рублях, число сделок и новых клиентов, средняя цена сделки, процент выполнения плана).

    • Определяем ответственность, сроки и уровень делегирования

    Всего уровней делегирования существует пять: от «четкого следования инструкции» до «полной свободы действий».

    • Обсуждаем с подчиненным

    Три правила делегирования полномочий при обсуждении. Нужно убедиться, что работник:

    1. Правильно понял поставленную перед ним задачу
    2. Готов ее выполнить в заданные сроки до результата
    3. Согласен с предложенным вариантом решения задачи либо может предложить альтернативу
    • Правильно «отмерить» степень полномочий

    В делегировании очень важно дать подчиненному столько полномочий, сколько тому необходимо для решения конкретной задачи. Ни больше, ни меньше.

    Если «пересолить» — работник может злоупотребить служебным положением. Если «недосолить» — он не сможет эффективно решить задачу. Это особенно актуально, когда подчиненному требуется доступ к конфиденциальной информации.

    • Сотрудники низшего звена лучше знают детали

    Непосредственные исполнители всегда лучше знают тонкости и детали конкретного процесса. Поэтому «узкие» задачи лучше поручать им.

    Пример делегирования. Вы владелец небольшой кофейни. Решили расширить ассортимент продукции и повысить конкурентоспособность точки. Самую точную и актуальную информацию по запросам клиентов Вам предоставит… бариста на точке. Ведь он каждый день выслушивает их жалобы и пожелания.
    К слову, этот принцип делегирования нарушается сплошь и рядом. Начальник дает задание заму, тот «футболит» его своему помощнику и так до бесконечности. Типичный пример – армия или любая госслужба, где любое задание «спускается» по цепочке сверху вниз.

    • Публичность делегирования

    О том, что Вы попросили кого-то собрать статистику по результатам отдела продаж, должны знать все. Открытость избавит от недоразумений и повысит эффективность делегирования.

    • Делегировать не только «мусор»

    Нельзя постоянно делегировать другим неприятную или «грязную» работу. Доказано, что такой подход здорово снижает эффективность работы коллектива в целом. Время от времени стоит поручать подчиненным и «хорошие» задачи: творческие, интересные и значимые.

    • «Правильная» мотивация

    Сотрудников мало постоянно «загружать» все новыми и новыми задачами. Их нужно обязательно мотивировать! «Правильная» мотивация повышает и их лояльность, и их работоспособность.

    Уровни и виды делегирования полномочий

    «Глубина» и этапы делегирования напрямую зависят от степени зрелости сотрудника.

    • Низкий уровень зрелости. Сюда относим неопытных сотрудников и неуверенных в себе людей. Делегировать им полномочия нужно с четкими инструкциями и регулярным контролем.
    • Средний уровень зрелости. Сотрудник не может, но хочет хорошо работать (ему просто не хватает нужных умений и навыков). Здесь тоже важно давать конкретные инструкции. И обязательно обеспечивать обратную связь и поддерживать энтузиазм.
    • Умеренно высокий уровень. Сотрудник вполне способен выполнить задачу. Но по каким-то причинам эффективно работать не хочет. На таком уровне важно понять причину.

    Для решения подобной проблемы почти всегда помогает один из следующих способов:

    • Предоставить свободу в выборе инструментов для решения задачи
    • Делегировать интересные и значимые полномочия
    • Вовлекать сотрудника в принятие решения

    • Высокий уровень зрелости. Сотрудник умеет и хочет работать. Здесь все понятно. Ему можно спокойно делегировать те полномочия, с которыми он может справиться.

    Основные ошибки при передаче полномочий

    Золотое правило делегирования: «Делегировать задачу нужно не тому, кто хочет, а тому, кто способен ее решить».

    Типичные ошибки руководителя:

    1. Рассчитывать на то, что подчиненные умеют читать Ваши мысли. Этого, к сожалению, не дано никому. Поэтому, поручая кому-то задание, сформулируйте его максимально понятно и конкретно.
    2. Преуменьшать время, которое потребуется исполнителю на решение. Многие коучи рекомендуют всегда оставлять несколько дней «про запас» (на форс-мажор, корректировки и доработку). Скажем, если отчет нужен к 20 марта, озвучьте исполнителю 15 марта.
    3. Контролировать каждый шаг. Именно эту ошибку чаще других совершают руководители. Почему нельзя постоянно «стоять над душой» сотрудника? Во-первых, это нецелесообразно. Ведь в этом случае Вы потратите на контроль столько же времени, сколько и на выполнение задания. Во-вторых, жесткий контроль начисто отбивает у подчиненных желание эффективно работать.
    4. Не озвучить исполнителю «глубину» его ответственности. Такая ошибка уничтожает весь эффект делегирования, если задание дается группе. Сотрудники охотно перекладывают ответственность друг на друга.
    5. Делегировать подчиненному его же должностные обязанности. Как ни странно, но многие сотрудники (как и их руководители) плохо представляют, что в них вообще входит!

    Что можно делегировать?

    Как показывают исследования, делегировать можно до 80% задач руководителя. Кратко:

    • Рутинную работу
    • Специализированную деятельность (в которой подчиненный считается экспертом)
    • Подготовительную работу (например, предварительный анализ конкурентов, подготовка проекта)
    • Частные вопросы (разовые)

    Что нельзя делегировать?

    Из любого правила есть исключения. Что не следует делегировать подчиненным, а всегда делать самому?

    • Набор и увольнение сотрудников

    В маленькой компании все кадровые вопросы должен решать исключительно руководитель. В крупной – соответствующий отдел и никто другой.

    • Стратегическое планирование

    Безусловно, руководитель должен интересоваться мнением своих сотрудников и использовать на благо компании самые удачные мысли/идеи/замечания. Тем не менее, стратегические направления развития компании может задавать только владелец бизнеса.

    • Серьезные задачи с высоким уровнем риска

    Время от времени приходится решать задачи, которые могут оказать серьезное влияние на результаты или перспективы компании. Их тоже лучше выполнять самостоятельно.

    • Благодарность от лица компании

    Если какой-то сотрудник (или отдел) заслужили благодарность от лица компании, ее нужно выносить лично и «при свидетелях».

    Секреты делегирования

    1. Старайтесь делегировать задание целиком, а не частями. У каждого сотрудника (на любой должности) должен быть хотя бы один «фронт работ», за который он отвечает полностью.
    2. Поощряйте обсуждение. Если подчиненный может напрямую общаться с руководством и предлагать свои идеи – это в разы повышает отдачу от его работы.
    3. Не дергайте сотрудника понапрасну. Если Вы делегировали ему задачу – дождитесь назначенного срока исполнения. Постоянные корректировки, изменения и проверки снижают эффективность работы.

    Книги по делегированию полномочий

    • Сергей Потапов «Как делегировать полномочия. 50 уроков на стикерах»
    • Мария Урбан «Успех чужими руками. Эффективное делегирование полномочий»
    • Брайан Трейси «Делегирование и управление»
    • Джули-Энн Амос «Делегирование полномочий»

    P.S. Интересный факт. В компании «Евросеть» раньше действовало такое правило. Как только руководитель подразделения начинал регулярно задерживаться на работе – его просили пересмотреть нагрузку в отделе и перераспределить ее среди подчиненных. Если это не помогало – к нему «прикрепляли» помощника. Волей-неволей руководителю приходилось делегировать свои полномочия.

    Подписывайтесь на обновления и делитесь ссылками на свежие посты с друзьями в социальных сетях!

    capitalgains.ru

    Отправить ответ

    avatar
      Подписаться  
    Уведомление о