Передача дел главного бухгалтера при увольнении образец акта – образец, составление бумаги при уходе руководителя организации, главбуха и других материально ответственных лиц

Акт передачи дел главного бухгалтера при увольнении и приказа: образцы документов

Заполненный образец акта передачи дел, составляющийся при увольнении главного бухгалтера, поможет составить аналогичный документ и подтвердить передачу отчетности увольняющегося сотрудника его преемнику. Прежде, чем начинать процедуру освобождения главбуха от служебных обязанностей, стоит ознакомиться с ее особенностями и тонкостями.

СОДЕРЖАНИЕ СТАТЬИ

Порядок передачи дел

Форма-образец для составления акта.

Руководству стоит продумать передачу дел еще до того момента, как ее потребуется реализовать, поскольку бухгалтерская работа не может быть остановлена. Законодательно процесс не регламентируется, поэтому его регулирует приказ по предприятию о передаче дел, который издают в произвольной форме. Распоряжение должно разделять ответственность увольняющегося и нового сотрудника. В теле документа указывают:

• основание для расчета главбуха;
• сроки, в которые необходимо проверить и передать дела;
• состав комиссии, участвующей в проверке;
• данные нового специалиста;
• подписи ответственных, печать компании.

Передаваемые бумаги обязан принять новый главный бухгалтер. Крупные предприятия добавляют в штатное расписание должность заместителя главбуха. Это удобно, поскольку сотрудник может временно заменить увольняемого или выполнять его обязанности с последующим повышением.

Перед тем, как главбух будет уволен, руководитель должен провести аудит бухгалтерской деятельности в компании:

• проверить правильность оформления финансовой отчетности;
• осуществить инвентаризацию средств;
• провести опись материальных ценностей.

Ревизия может быть реализована собственными силами или проведена при помощи сторонних аудиторов.

Важно! Если в процессе проверки выявлены серьезные нарушения в работе, специалисту может грозить административная или уголовная ответственность, а также необходимость материального возмещения в соответствии с законодательством.

Обдумывая, что должен передавать главный бухгалтер, подав заявление об увольнении, стоит обратить внимание на нижеперечисленные документы:

• кассовый, балансовый отчет;
• документы, касающиеся структурных подразделений, износа служебных автомобилей;
• банковские выписки;
• архивные справки, периодом давности до 5 лет;
• печать компании, ключи от сейфа.

По окончании ревизии, составляется акт, отражающий реальное состояние документации.

Составление приказа

Приказ об освобождении от должности.

Форму приказа, равно как акта приема, устанавливает предприятие. В приказе должны содержаться нижеперечисленные пункты:

1. Регламентные, относящиеся к любым документам предприятия – название организации, наименование приказа, дата, номер, виза руководства.
2. Индивидуальные – перечень имен, фамилий должностных лиц, участвующих в процессе передачи дел.
3. Дополнительные – перечень этапов, сопутствующих передаче.

Бумага составляется таким образом, чтобы регламентировать все ключевые детали процесса.

Составление акта

Пример документа.

При увольнении главного бухгалтера передача дел документально подтверждается  актом приема. Бланк не утвержден законодательно, поэтому бумаги составляются в свободной форме. Зачастую образец документа утверждается распоряжением по предприятию. Документ составляется с учетом основных требований, позволяющих подытожить результаты деятельности передающего, с учетом таких особенностей:

1. Акт приема формируется после окончания учетного периода, ревизии состояния бухгалтерских отчетов, документооборота в компании.
2. Процедура предполагает проведение инвентаризации.
3. День передачи дел при увольнении главного бухгалтера, особенности оформления бумаг, перечень участников процедуры регламентируется распоряжением руководства, другими локальными актами предприятия.

Образцами для вышеуказанного акта могут служить документы, оформленные при смене предыдущего главбуха, бумаги, подписанные в других подразделениях предприятия.

В документе стоит отразить нижеперечисленные параметры:

1. Общеорганизационные показатели – общее представление бухучета предприятия, координация ведения учета.
2. Технические особенности учета – программные средства, используемые для ведения учета, организация сохранности информационных баз на предприятии, первичной информации.
3. Специфичные нормативы, обязательные для организации.
4. Особенности передачи доступов к учетной системе – электронные подписи, пароли, прочее.
5. Наличие или отсутствие расхождений в учете, отчетах, с указанием причин появления, другие детали ведения учета.

Завершается оформление акта реквизитами, присущими подобным документам – подписями ответственных, датой, печатью компании.

Важно! Помимо основного документа, к акту могут быть прикреплены приложения, включающие в себя результаты ревизии, описи имущества, документов.

Если расхождения в учете обусловлены объективными уважительными причинами, к документу прикрепляются пояснительные записки ответственных лиц.

skolkozarabatyvaet.ru

Передача дел при увольнении главного бухгалтера — Трудовая помощь

Главный бухгалтер является важным сотрудником любой организации, отвечающим за документальное оформление финансовых операций. Кроме ТК РФ, трудовые отношения регламентированы ФЗ 129 «О бухгалтерском учёте». Вне зависимости от причин увольнения главного бухгалтера, передача дел, оформленная актом, осуществляется обязательно.

Особенности трудового договора

Главбух является рядовым сотрудником организации, но имеет свои особенности. Он подчиняется генеральному директору и должен быть назначен или уволен по его приказу. Законодательно утверждён испытательный срок для таких сотрудников, который может составлять до полугода. О желании уволиться в период этого срока работник обязан уведомить руководителя за 3 дня.

Некоторые организации принимают сотрудников по срочному трудовому договору. При окончании принимается решение о его продлении или расторжении. О нежелании продолжения сотрудничества руководитель уведомляет работника за 3 дня. Увольнение сопровождается инвентаризацией и передачей дел.

Увольнение главного бухгалтера

Пошаговой инструкции действий при увольнении ответственного за финансовую деятельность сотрудника не существует. На практике не все работодатели серьёзно к ней относятся. Любые упущения в работе при последующих проверках сложно будет списать на уволившегося.

По собственному желанию

По ТК РФ об увольнении по собственному желанию сотрудник предупреждает руководителя за 14 дней. Руководители нередко отказывают в согласовании заявления, и работник вынужден зарегистрировать его у секретаря или отправить по почте заказным письмом с уведомлением.

Такое поведение руководства оправдывают болезненным течением процедуры передачи дел. Для крупной организации она может обернуться немалыми затратами, а поиск нового достойного сотрудника может занять длительное время. В случае отсутствия преемника дела должен принять руководитель организации, поскольку ответственность за ведение бухгалтерского учёта возложена на него.

Увольнение одним днём на законных основаниях происходит в ситуациях, когда:

• сотрудник поступил на очную форму обучения;
• супруга или супругу сотрудника переводят в другой регион в связи со спецификой работы;
• сотрудник достиг пенсионного возраста и не желает продолжать трудовую деятельность;
• имеются прочие уважительные причины.

По инициативе работодателя

Увольнение главбуха в связи с сокращением штата сотрудников происходит редко. Обычно это свойственно малым предприятиям, где бухгалтерскую отчётность руководитель ведёт своими силами или с привлечением специалиста со стороны. Процедура выполняется по положениям ТК РФ о сроках ознакомления с приказом и выплате пособий.

По инициативе руководителя сотрудник может быть уволен за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей и нарушение правил внутреннего распорядка:

• Фальсификация документов, предоставленных при трудоустройстве.
• Наличие нескольких выговоров и взысканий, оформленных документально.
• Отсутствие на рабочем месте без уважительной причины.
• Употребление алкогольных напитков и психотропных веществ на рабочем месте.
• Неудовлетворительные результаты аттестации.

При окончании срока действия срочного трудового договора работодатель обязан известить работника за 3 дня о намерении не продлевать его. При несоблюдении данного требования договор становится бессрочным, и для увольнения потребуются веские причины.

Главбух может быть уволен по инициативе работодателя при обнаружении фактов:

• Хищения или растраты, доказанных в судебном порядке.
• Ущерба организации в результате его действий.
• Утраты доверия после разглашения коммерческой тайны.

При растрате или другом материальном ущербе сумма удерживается из заработной платы сотрудника. Сумма возмещения должна превышать сумму среднемесячного заработка.

При передаче прав собственности другому лицу оно вправе уволить весь персонал.

Документальное сопровождение

На предприятии руководитель выпускает распоряжение или приказ о передаче дел главным бухгалтером при увольнении. Образца этот документ не имеет, форма разрабатывается организацией с учётом требований законодательной и нормативной базы.

Приказ содержит:

• точные сроки передачи дел;
• данные о лице, назначаемом на должность увольняющегося сотрудника;
• состав комиссии;
• наименование и реквизиты фирмы-аудитора.

В случаях, когда увольняющемуся не выбрана замена, то дела принимает руководитель. Как правило, руководство знакомо с бухгалтерским учётом поверхностно, поэтому привлекает для проверки аудиторов. Эти организации осуществляют проверки с составлением отчётности, что важно для получения картины реального положения дел.

Из экономии средств организация может принять решение не привлекать сторонние фирмы. В таких случаях преемник самостоятельно проводит проверку с привлечением выбывающего сотрудника. Тогда встаёт вопрос о проведении инвентаризации.

По закону проведение инвентаризации с составлением ведомости является обязательным. На практике полную материальную ответственность несёт только генеральный директор. Если в трудовом договоре, дополнительном соглашении или должностной инструкции содержится фраза о перекладывании её на плечи бухгалтера, то инвентаризацию проводят.

Прежде всего назначаемый на должность должен убедиться в присутствии всех документов. В основном, срок хранения в архиве составляет пять лет, а при проверках, например, ФНС изучаются документы сроком до 3 лет. Поэтому придётся изучить всю документацию за последние три календарных года.

При проведении аудита организации за последние 36 месяцев преемник изучает её результаты. Особое внимание стоит уделить несоответствиям и способам их устранения. После этого можно проверять документы, оформленные после проведения проверки.

Составление акта

Акт приёма-передачи по своей форме напоминает опись. На практике в него включают все остатки по счетам, выявленные при инвентаризации. Это является мерой безопасности для нового сотрудника от ответственности за ошибки предыдущего. Спорным является указание данных по основным средствам и запасам.

Образец акта при увольнении главного бухгалтера должен отражать данные:

1. Общих правил ведения бухгалтерского учёта на предприятии. Здесь отражают способы учёта денежных средств и ответственных лиц (хранение наличных, их остаток, ведение кассовой книги), реальную задолженность перед работниками по заработной плате и организациями-партнёрами по совершенным сделкам. Важно указать, какие средства не перечислены в бюджет по налогам и сборам, а также в фонды страхования. Преемник указывает своевременность оформления и передачи всех видов отчётов. Стоит отразить порядок в документации: подшитые и пронумерованных дела, состояние карточек, описей и книг, соблюдение правил хранения и ответственные за него должностных лиц.
2. Основная часть с указанием проверенных остатков на счетах, перечень первичной бухгалтерской документации.
3. Подписи сторон (прежнего и нового сотрудника).

В случае отказа прежнего сотрудника подписать составленный акт, необходимо при свидетелях оформить этот факт документально. После этого акт приёма-передачи согласовывается генеральным директором и членами комиссии.

Организация должна заранее предусмотреть алгоритм действий, когда увольняется главный бухгалтер. Передача дел и образец акта могут быть включены в должностную инструкцию в любой момент. Составление данного пункта инструкции и формы документа сделает процедуру увольнения прозрачной.

Увольнение сотрудника не является тайной. Во избежание трудностей у вновь назначенного, данные о нём передаются в налоговую и представительства организаций-партнёров после подписания акта передачи главным бухгалтером. При увольнении в образце акта указывается дата составления, сроки проведения проверки. Специалисты рекомендуют указывать только те счета, которые были проверены.

trud.help

прохождение процедуры, советы по инвентаризации, а также образец акта

Многие читатели будут удивлены, узнав о том, что в российском законодательстве не закреплен четкий порядок передачи дел от одного главного бухгалтера к другому.

При этом практически каждый главбух проходил данную процедуру хотя бы раз в жизни. Какие документы и каким образом должны быть переданы документы, мы подробно рассмотрим далее в статье.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 653-64-25. Это быстро и бесплатно!

Обязательна ли эта процедура?

Стоит отметить, что данная процедура при увольнении затрагивает в большинстве случаев только главбуха. Специалисты, занимающие должность бухгалтера 1 или 2 категории, могут увольняться, не проходя через нее.

Несмотря на то, что данный процесс должен осуществляться по определенному порядку, законодательно он нигде не закреплен, если не брать во внимание инструкцию о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами от 28 мая 1979 г. № 25-12/38. Сегодня эти специалисты имеют право самостоятельно разрабатывать методику процедуры.

Обратите внимание! Для того чтобы передача дел прошла быстрее, руководитель организации может привлечь к ней аудиторов. Специалисты оформят аудиторское заключение, на основе которого составляется акт сдачи-приемки. Но стоят их услуги недешево.

Как передать документацию?

Процесс должен выглядеть примерно следующим образом:

1. В организации издается приказ о проведении передачи дел главным бухгалтером. В данном документе четко прописывают сроки передачи дел, конкретные действия увольняющегося специалиста и лицо, к которому применяется данная процедура.

   Часто в приказе пишут о необходимости проверки деятельности увольняющегося сотрудника специальной комиссией (можно создать ее из работников организации) и о проведении инвентаризации. Сроки проведения обеих процедур утверждаются в вышеуказанном приказе руководителем организации.

2. Далее проводится инвентаризация и проверка деятельности главбуха. Если обе процедуры проходят успешно, то можно приступать непосредственно к передаче дел. Если же будут выявлены какие-либо нарушения, то главному бухгалтеру придется их устранить.
3. Затем главбух должен лично описать преемнику свою деятельность, передать документацию и разъяснить имеющиеся в работе нюансы и особенности. К документам, которые должен передать увольняющийся сотрудник новому работнику, как правило, относятся учетная политика, фондовые отчисления, бухгалтерская отчетность, акты выполненных работ и услуг, налоговая отчетность, первичные отчетные бумаги, акты сверок взаиморасчетов с поставщиками и подрядчиками и т.п.
4. На заключительном этапе составляется акт передачи, в котором указывается перечень передаваемых дел. Данный документ не имеет утвержденной унифицированной формы и составляется произвольно.

   Стоит отметить, что такая бумага должна содержать всю важную информацию. Вверху документа, по его центру, пишут название компании, ИНН и почтовый адрес. Ниже слева размещают подпись руководителя организации, полное наименование его должности, в скобках ФИО, под подписью дату утверждения. По центру указывается название документа, ниже слева адрес компании, а справа дата составления.

Справка! Чтобы акт передачи дел выглядел более наглядным, его часто оформляют в форме таблицы, в которой указывают четыре столбца с пометками: порядковый номер, наименование папки, количество папок, примечания.

Посмотрев видео, вы сможете ознакомиться с тем, каким образом происходит процедура передачи дел при увольнении главного бухгалтера:

Акт передачи дел позволит прежнему главбуху спокойно уволиться и избежать постоянных вопросов и телефонных звонков от нового сотрудника. Фирме данная процедура позволит продолжать деятельность в прежнем режиме, но с другим главным бухгалтером. Ответы на вопросы, возникающие в процессе работы, с легкостью можно будет найти в данном документе.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 653-64-25 (Москва)
+7 (812) 313-25-95 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно!

urexpert.online

Акт приема-передачи дел при увольнении: образец заполнения

Акт приема передачи дел при увольнении составляется по образцу и позволяет снять ответственность с вступающего в должность сотрудника за действия предшественника. Поскольку порядок передачи и форма акта законодательством не регулируется, руководитель самостоятельно организовывает этот процесс.

СОДЕРЖАНИЕ СТАТЬИ

В каких случаях при увольнении составляется акт приема передачи дел?

Увольнение по какой-либо причине секретаря, специалиста отдела кадров, главного бухгалтера способно нарушить рабочий процесс компании или ее филиала. Для смягчения возможных последствий наниматель организовывает документально оформленную передачу дел.

Когда замена увольняющемуся сотруднику не найдена, все дела принимает другой работник либо директор предприятия, возлагая при этом на себя дополнительные полномочия.

Если на освободившееся место найден новый специалист, он принимает все обязанности. Если функции уволенного временно исполнял другой специалист, то передача дел происходит в день вступления в должность нового сотрудника.

Наниматель организовывает процедуру передачи для того, чтобы:

• обеспечить беспрерывный рабочий процесс;
• оценить объем работы для нового специалиста, принимающего дела;
• разделить зоны ответственности;
• стимулировать качественное исполнение должностных обязанностей работниками.

Если увольняется главный бухгалтер, он по закону обязан отчитаться о своей деятельности перед нанимателем, а иногда и вышестоящими органами. Состояние бухгалтерской отчетности проверяет комиссия с участием директора, которая по итогам инвентаризации и сверки данных составляет акт приема передачи документов при увольнении. Его копия направляется в контролирующие органы.

Увольнение кассира, завсклада и иных материально ответственных работников осуществляется по согласованию с главным бухгалтером. Прежде чем уйти, они обязаны передать в сохранном виде вверенные товарно-материальные ценности или возместить ущерб, причиненный работодателю.

Процесс передачи дел

Организовывать проверку и создавать условия для ее проведения обязан руководитель компании. Передача дел производится после издания приказа директором либо начальником подразделения. В приказе необходимо указать:

• причину и сроки выполнения приема-передачи;
• лицо, ответственное за процедуру;
• состав рабочей комиссии и утвержденного председателя;
• срок, в течение которого акт вступит в силу.

Комиссия обычно состоит из представителей администрации, работников бухгалтерии, инженеров, экономистов и других специалистов. Проверку директор может провести своими силами или пригласить стороннего аудитора.

Отсутствие одного из членов утвержденной комиссии является основанием, чтобы признать акт передачи дел при увольнении недействительным.

Проверка должна производиться до момента ухода работника с должности.

Факт! Если человек отказался передать по акту документы, имеющие отношение к его должностным обязанностям и созданные на протяжении работы в данной организации, наниматель вправе его привлечь к материальной либо дисциплинарной ответственности.

Факт отказа не является причиной, достаточной для задержки выдачи трудовой книжки и окончательного расчета. Востребовать служебные документы руководитель может после увольнения через суд.

Процесс передачи дел состоит из следующих этапов:

1. Составление приказа.
2. Осуществление инвентаризации подотчетных документов.
3. Проверка документов на соответствие нормативным требованиям законодательства.
4. Передача.
5. Составление акта приема-передачи.

Процесс передачи дел подразумевает не только отчет о состоянии работы, но и устные рекомендации приемнику о способах, условиях, методах и последовательности выполнения должностных обязанностей. Данная информация и личный пример существенно влияют на успешность работы специалиста на данном участке.

Дополнительные документы, необходимые для составления акта

Поскольку процедура передачи дел законом не оговорена, директор организации сам утверждает список сопроводительной отчетности. Документы составляются при выполнении следующих процедур:

• регистрации приказа, изданного для передачи дел;
• полной инвентаризации обязательств, активов и форм строгой отчетности;
• проверки ведения учета;
• выполнения непосредствено передачи дел;
• составления и подписания акта.

Если процедура передачи дел не отражена в документах организации, то по каждому отдельному случаю издается приказ.

Что указывается в акте передачи?

Пример документа.

Акт составляется в произвольной форме на листе А4. Он должен содержать полный перечень передаваемых бумаг, которые обычно заносятся в таблицу. Поскольку стандартный бланк акта приема-передачи дел при увольнении не установлен, он чаще всего имеет вид бухгалтерской описи документов.

Образец заполненного акта приема-передачи дел при увольнении приведен на картинке.

Акт.

В акте обязательно указывается:

• наименование компании;
• вид и название документа;
• дата и место составления;
• регистрационный номер;
• перечень приложенных документов.

Составленный акт подписывают все члены комиссии, работник, который уволился, и принятый на его место сотрудник. Если дела принимает руководитель, он отдельно проверяет и подписывает все бумаги.

Нюанс! Будущий работник, еще не оформленный на освобождаемую должность, участвовать в процессе и принимать дела не обязан.

Рекомендуется заранее заключить с ним трудовой договор и в должностных обязанностях зафиксировать необходимость участвовать в этой процедуре.

Обычно акт отражает правильность оформления следующей документации:

• системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля компании;
• учета движения денежных потоков;
• учета приема, регистрации и сохранности финансовых средств;
• учета и инвентаризации товарно-материальных ценностей;
• договоров, актов сверки взаиморасчетов и иных финансовых документов;
• отчетов, переданных в налоговую службу;
• расчета с работниками, трудовых соглашений, штатного расписания;
• состояния амортизации имущества и др.

Если у вступающего в должность сотрудника вызвали сомнения какие-либо документы, он имеет право составить их опись. Это в будущем убережет его от возможных проблем, и позволит разграничить свои бумаги и оформленные предыдущим работником.

skolkozarabatyvaet.ru

Передача дел главным бухгалтером при увольнении

На любом предприятии должность главного бухгалтера довольно значимая величина, но это такие же, как и другие сотрудники, обыкновенные люди, которые несут больше ответственности.

В частности, за ведение финансовой документации и отчетности.

Главный бухгалтер так же, как любой работник организации, учреждения, имеет право уволиться по собственному желанию и быть уволенным руководителем предприятия за нарушение законодательства о труде, нарушение трудовой дисциплины, устава предприятия, а также при смене собственника предприятия, на котором работает.

В связи с этим довольно часто возникает  резонный вопрос – обязан ли главный бухгалтер передавать дела при увольнении.

Действующее трудовое законодательство не акцентирует внимание на передаче дел при увольнении главного бухгалтера вновь принятому сотруднику.

Таким образом, бухгалтер, разрывая трудовые отношения с организацией, по закону вообще не обязан что-то кому-то передавать.

И в случае отказа от передачи дел не может быть задержек в плане выдачи трудовой книжки, прочих документов, положенных при увольнении, получении полного расчета, по окончании предусмотренных согласно закону срокам.

При увольнении по собственному желанию, согласно третьей части 77 статьи ТК РФ, расчет должен быть произведен через две недели после подачи заявления (ст. 80 ТК).

В случае увольнения главного бухгалтера по инициативе нового собственника предприятия, согласно четвертому пункту 81 статьи ТК РФ, этот срок увеличивается до трех месяцев (ст. 75 ТК).

Уважающий себя человек, занимающий высокую должность на предприятии, даже уходя с него, оставляет порядок после себя в делах, за которые он нес ответственность.

Поэтому, исходя из профессионализма лица, занимавшего должность главного бухгалтера и этической стороны, в передаче всех дел и документов заинтересованы обычно как расторгающий трудовые отношения с организацией специалист, так и поступающий на его место новый сотрудник.

Для самого предприятия процедура необходима, чтобы иметь представление о реальном положении ведения бухгалтерского учета на предприятии и наличия всех первичных документов, соответствие которых требуемым законом нормам может существенно повлиять на деятельность всего предприятия в дальнейшем.

Исходя из вышесказанного, узнав, что главный специалист собирается уходить из организации, или в случае, когда работодатель сам намерен сменить специалиста, он должен позаботиться о том, как передать дела при увольнении главного бухгалтера.

Для этого, прежде всего, найти лицо, которому можно передать всю документацию по акту.

Если главный бухгалтер был еще и материально ответственным лицом с оформленным договором о материальной ответственности,  то нужно обязательно провести инвентаризацию и передачу материальных ценностей.

Принять документацию может:

• представитель независимой аудиторской организации, при заключении договора;
• специалист, выполняющий функции заместителя главного бухгалтера;
• работник бухгалтерии, назначенный по приказу руководителя;
• вновь принимаемый сотрудник на должность главного бухгалтера;
• лично руководитель организации.

Передавая документацию вновь принятому сотруднику, важно учитывать, что пока не уволился бывший сотрудник, на место главного бухгалтера принять не могут никого.

Не может быть два главного бухгалтера одновременно на одном предприятии.

Поэтому, нового человека, которого в перспективе руководитель планирует видеть на этой должности, до увольнения главного бухгалтера можно принять на работу заместителем главного бухгалтера или просто бухгалтером.

Кто и за что в ответе?

Покидающий организацию главный бухгалтер никак не должен организовывать передачу всех своих дел другому лицу, это задача, – руководителя.

Но, уважающий себя главный специалист позаботится о том, чтобы все начатые дела, по возможности были завершены, и документы хранились в надлежащем виде.

Передача документов при увольнении главного бухгалтера – довольно трудоемкая работа, занимающая, как правило, не один день.

При увольнении специалиста по собственному желанию этот срок может затянуться до двух недель, при увольнении по инициативе нового руководства, – до трех месяцев.

Все это время старый сотрудник и принимающий документацию будут работать вместе, поэтому руководителю организации следует четко в приказе разграничить обязанности этих двух сотрудников, и определить ответственность за определенные сферы деятельности.

Чтобы в случае выявления каких-либо недочетов было ясно, кто из двух специалистов может быть привлечен к ответственности, и с кого что можно спрашивать.

Понятное дело, что невозможно привлечь нового сотрудника, принятого на место уволившегося (уволенного) главного бухгалтера за те правонарушения, которые были сделаны до того, как человек имел отношение к этой сфере деятельности.

Но и уволившийся главный бухгалтер может не привлекаться к ответственности за нарушения во время его работы, в том случае, если истек срок давности на момент их обнаружения.

Рассмотрим поэтапно передачу дел увольняющимся главным бухгалтером.

Шаг 1 Приказ

Для того чтобы что-то передать, принять, тем более, документы финансовой деятельности, прежде всего, создается комиссия.

Чтобы действия этой комиссии были обоснованными и правомерными, руководителем организации должен быть в первую очередь издан приказ при увольнении главного бухгалтера о создании комиссии по приему – передаче всех бухгалтерских документов, за которые нес непосредственную ответственность главный специалист.

Необходимо определиться за какой период должна быть передана документация, согласно срокам статистической отчетности и правилам ведения государственных архивных дел: не менее, чем 5 лет, согласно 17 статье Федерального закона « О бухгалтерском учете», принятого 21.11. 96 года за № 129 – ФЗ и действующего до настоящего времени.

В приказе также указывается срок окончания процесса передачи документации, причем нужно принимать во внимание, что он должен быть до даты увольнения главного бухгалтера.

Приказ о создании комиссии с указанием ее членов и председателя комиссии может быть издан отдельно от приказа о проведении передачи дел в связи с увольнением главного бухгалтера.

Также это может быть оговорено в разных пунктах одного приказа, но первым пунктом должен быть именно пункт о создании комиссии и только потом распоряжения по поводу ее действий.

Образец приказа на передачу дел при увольнении главного бухгалтера можно посмотреть на сайтах, затрагивающих вопросы, связанные с бухгалтерией.

Шаг 2 Завершение учетных процессов

Для полной передачи дел и документов, действующий до момента издания приказа об увольнении главный бухгалтер должен завершить ведение всех бухгалтерских учетов, за которые несет ответственность на основании второго пункта седьмой статьи Закона о бухгалтерском учете.

То есть, главный бухгалтер организации непосредственно отвечает:

• за документы, предоставляемые в налоговую инспекцию;
• за отчетность по бухгалтерии и по налогам;
• за первичные учетные бухгалтерские регистры;
• за кодировку;
• за учетную политику организации;
• за составление рабочего плана проведения учета счетов и тому подобное.

Перед увольнением главный специалист должен:

• собрать все первичные документы;
• проверить наличие всех необходимых бухгалтерских записей;
• завершить на момент передачи дел отчеты по бухгалтерии и уплаченным налогам, уплате страховых взносов;
• сделать статистические отчеты.

Документация должна быть вся пронумерована, сшита, закреплена печатью.

Шаг 3 Инвентаризация

В том случае, если с главным бухгалтером был заключен договор о материальной ответственности, в соответствии со вторым пунктом двенадцатой статьи Закона о бухгалтерском учете в обязательном порядке должна быть проведена инвентаризация.

Если такого договора нет, и формально главный специалист не был материально ответственным лицом, инвентаризация проводится по усмотрению руководителя.

О проведении инвентаризации также издается приказ (распоряжение) по предприятию, в котором обосновывается необходимость ее проведения, и устанавливаются сроки, либо дополняется пункт передачи документов в приказе о создании комиссии и проведении приема.

Проводят инвентаризацию бланков, находящихся у бухгалтера, а также проверяют кассу и наличие различных взносов.

По результату инвентаризации делается опись.

Если организация небольшая по своей структуре, то желательно провести инвентаризацию всего имущества при смене главного бухгалтера, чтобы новый сотрудник, принятый на эту должность имел полное представление о состоянии дел и имущества.

Ели компания крупная, инвентаризацию можно провести выборочно, к примеру, проверить статьи доходов и расходов, затраченные денежные средства и приобретенные товары, а также их наличие в действительности, а не только по документам.

По итогам проведенной инвентаризации составляется акт в 2-х экземплярах, один из которых остается на предприятии, другой – у увольняющегося сотрудника.

В том случае, если предприятие является филиалом или дочерней организацией, то делается третий экземпляр, который передается в главное управление.

Акты инвентаризации прикрепляются к актам приема-передачи дел.

Шаг 4 Проверка

Принимая документацию, желательно проверить все финансовые операции в текущем году.

Желательно для этого привлечь независимого аудитора, но при невозможности заключить договор, вполне возможно это сделать своими силами.

Тем более, что в конце года вновь принятому сотруднику на должность главного бухгалтера придется сдавать все отчеты.

Шаг 5 Акт приема-передачи

Для того, чтобы новый сотрудник имел представление о реальном положении дел в бухгалтерии предприятия, главный бухгалтер, работавший до него,  передает ему все документы, находящиеся у него по принятой номенклатуре дел.

Составляется акт приема-передачи при смене главного бухгалтера.

В дальнейшем этот акт может помочь также прекратившему трудовые отношения с организацией специалисту избежать каких-либо претензий со стороны руководства и принявшего дела бухгалтера о недостаче документации.

Если по каким – либо причинам передающий дела главный бухгалтер не соглашается подписывать акт приема – передачи, составляется за подписью минимум двух свидетелей соответствующий акт об отказе.

Утвержденной формы, как составлять акт приема – передачи не существует. Поэтому, он составляется в произвольной форме. Необходимо чтобы была полная опись документов, которые передаются.

Если документов много, опись можно сделать отдельно, указав об этом в самом акте.

Подписанный сторонами акт утверждается руководителем предприятия.

Примерный перечень вопросов акта приема-передачи дел

1. В акте приема – передачи должна быть обязательно указана дата, когда передавались документы.
2. При перечислении принимаемых документов также необходимо указывать полное наименование каждого из них и дату, когда документ был составлен, желательно указывать также, сколько листов занимает данный документ.
3. В случае отсутствия, каких – либо документов, которые должны быть согласно правилам ведения бухгалтерского учета, в акте делается пометка или отдельным списком указывается недостающая документация.
4. Выявленные при проверке ошибки расчетов, недочеты и прочие недостатки при оформлении как первичной, так и налоговой документации указываются в акте.
5. Акт подписывается передающей стороной (увольняющимся главным бухгалтером) и принимающей документы стороной (новым сотрудником или назначенным руководством бухгалтером по приказу для приема – передачи документов).
6. Утверждается документ подписью руководителя предприятия и печатью.

Как оформить акт передачи дел при увольнении главного бухгалтера (образец) можно найти в интернете.

vse-o-trude.ru

Передача дел главного бухгалтера при увольнении: образец акта

Нередко в бюджетных и коммерческих компаниях складывается ситуация, когда главбух уходит на пенсию, в декрет или просто увольняется по собственному желанию или путем перевода. При этом ему необходимо передать дела своему заместителю или человеку, который планирует занять его место. Процедура передачи оговорена законодательством, при этом производится передача соответствующих дел и составляется акт приема-передачи бухгалтерских документов при смене бухгалтера. В нашей статье мы разберем, как проводится эта процедура и что необходимо заполнять при смене бухгалтера.

Введение

Сотрудники компании, решившие уволиться, сообщают об этом руководителя заранее, согласовывая имеющиеся вопросы и решая их. В случае если увольнение проводится срочно и без согласования, то работодатель имеет право потребовать отработать 2 недели. Также если сотрудница уходит в декрет, то все это согласовывается и ей подбирают временную замену, то есть по сути у руководителя есть время на то, чтобы найти замену и оформить необходимые распоряжения.

Главный бухгалтер должен заранее предупредить начальство об уходе

В случае если уходят ключевые фигуры, такие как главный бухгалтер или финансовый директор, то готовиться необходимо тщательнее, чем при увольнении рядового сотрудника. Нужно не просто найти нового сотрудника, но и передать ему все дела для того, чтобы работа компании не остановилась и перестановка не принесла серьезных потрясений. Как правило, в подобных ситуациях оформляется акт приема-передачи документов или дел. Отметим, что законодательно подобная процедура не описывается и в трудовом кодексе нет упоминания о ней, но во многих предприятиях подобная практика существует. Более того, перед подписанием акта обычно проводят аудиторскую проверку (для этого необходимо распоряжение руководства).  

Итак, схема передачи следующая:

1. Проводится аудит или инвентаризацию при необходимости.
2. Если кандидат на должность имеется, то составляется акт приема-передачи на него (он должен быть официально оформлен как сотрудник).
3. Если кандидата нет или он пока не оформлен, то дела передаются главе компании, поскольку бухгалтерский учет согласно ТК относится к компетенции главы организации.
4. Когда соискатель на должность главбуха будет отобран и утвержден, составляется второй акт, по которому дела переходят от главы фирмы конечному исполнителю.

Внимание: профессиональные юристы и бухгалтеры рекомендуют проводить процесс инвентаризации в обязательном порядке, чтобы избежать неприятных последствий и ситуаций в будущем.

Как проходит инвентаризация

Инвентаризацию по закону проводят при любой смене материально ответственного лица, а уж тем более главбуха. Чтобы провести ее, глава компании составляет приказ, назначая инвентаризационную комиссию. Далее действия протекают по следующему алгоритму:

1. Комиссия изучает документы и обрабатывает их, а также выполняет другие положенные ей действия.
2. Проводится подсчет остатков (их рассчитывают на дату проведения инвентаризации).
3. Необходимая информация вносится в реестры, движение активов фиксируется в документах.
4. Проводится аудит, подтверждающий наличие активов, их состояния и целостности.
5. Комиссия делает выводы о состоянии и целостности активов и составляет соответствующий протокол, который подписывается всеми членами комиссии.

Инвентаризация позволит навести порядок в делах компании

Рассмотрим, как правильно составить приказ. Он выглядит следующим образом:

В связи с выходом в декретный отпуск главного бухгалтера ООО “Ромашка” Никитиной Светланы Борисовны с 20.05.2018, а также с целью получения достоверных данных по финансовым отчетностям и бухгалтерскому учету на предприятии

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. В срок до 17.05.2018 провести внеочередную инвентаризацию активов, товарно-материальных ценностей и нематериальных активов, денежных средств, бланков строгой отчетности.
2. В состав комиссии включить следующих сотрудников:

Глава комиссии: финансовый директор ООО “Ромашка” Синицын Игорь Павлович /подпись/

Члены комиссии:

Бухгалтер Семенова Ю.А. /подпись/

Экономист Юрчишин А.Я. /подпись/

Юрист Марченко Ю.К.      /подпись/

Инвентаризация проводится при личном присутствии материально ответственного лица.

Контроль за выполнением данного приказа оставляю за собой.

Руководитель ООО “Ромашка”

Приходько А.Ю.

Подготовительный этап

Итак, после того как глава компании издал и подписал приказ о проведении аудита и положения дел, а также назначил членов комиссии, проводится процедура передачи дел главного бухгалтера при увольнении (образец акта мы приведем немного ниже). Ответственным лицам необходимо будет подготовить бумаги для передачи кандидату на должность или руководителю компании. Уходящий главбух должен привести отчетность в порядок, внести всю необходимую информацию, пронумеровать регистры и пр. Это необходимо сделать в обязательном порядке, несмотря на то, что объем работы весьма велик, иначе уволившегося (или вышедшего в декрет) сотрудника будут всячески беспокоить и отвлекать.

Приказ о назначении комиссии

Если в первом пункте руководитель составлял приказ о назначении комиссии для проведения инвентаризации, то после подготовительного этапа составляеся приказ о создании комиссии, контролирующей процесс передачи дел. В нем необходимо указать сроки, до которых их необходимо передать новому сотруднику или руководителю. В состав комиссии должно входить три сотрудника:

1. Тот, кто передает.
2. Тот, кто принимает.
3. Глава компании или ответственное лицо.

Внимание: в комиссию могут попасть и другие работники. К примеру, в нее часто включают юриста, экономиста, аудиторов и пр.

При инвентаризации создается комиссия из материально ответственных лиц

Цель данной комиссии — проверить бумаги, которые передаются от старого главбуха к новому, достоверность указанных в них данных, наличие необходимых бумаг по налоговому и бухгалтерскому учету и пр. По сути, приказ о назначении данной комиссии идентичен с вышеприведенным приказом, единственное что в нем меняются формулировки и цели. Оформляется он руководителем, имеет соответствующий номер и вписывается в книгу учета приказов.

Завершающий этап

После того как все документы проверены, наступает последний, четвертый этап — составление акта приема-передачи документов. В него вносят все документы, которые передаются одной стороной второй (обычно для этого составляется опись). В документ вносят:

1. Выявленные бумаги, не имеющие подписей.
2. Бумаги с неточностями или ошибками.
3. Недостающие бумаги.

Акт составляется в произвольной форме, поскольку трудовое законодательство никак не регламентирует этот процесс. Его составляют в двух экземплярах — один остается у уходящего сотрудника, второй передается в канцелярию предприятия. Бумага подписывается всеми участниками процесса (старым главбухом, новым главбухом, руководителем, членами комиссии). Если кто-то из перечисленных лиц имеет претензии, то он имеет право вписать их в акт, чтобы обезопасить себя в будущем.

Вот вся необходимая информация о том, как правильно составляется документ, что в него включается, кто его подписывает и кто инициирует. При необходимости вы можете скачать образец акта приема-передачи дел при смене главного бухгалтера, подкорректировав его под реалии вашего предприятия и внеся соответствующие правки.

UTF-8

business-jour.ru