Ознакомление работника с личным делом образец – Лист ознакомления с личным делом (образец)

Содержание

Лист ознакомления с личным делом (образец)

Как правило, почти все работодатели ведут у себя личные дела трудящихся, которые содержат их личные документы. Обязательно ли проводить процедуру ознакомления работников с личным делом под роспись?

Личное дело работника

Личное дело состоит из различных документов, касающихся непосредственно конкретного человека. Формирование этого комплекта документов в обязательном порядке нужно только для государственных юридических лиц, остальные работодатели ведут их на свое усмотрение, а соответственно и сами определяют перечень документов, которые будут в них включены.

Личное дело: порядок ознакомления

Нужно ли знакомить человека с данными, которые содержатся в его личном деле? В законодательных актах нет прямого указания на это, но, согласно статье 89 ТК РФ, работодатель не может отказать работающему у него человеку в праве ознакомиться с его персональными данными.

Если работник изъявил такое желание, то целесообразно факт ознакомления зафиксировать письменно. Сделать это можно, сформировав лист ознакомления с личным делом.

Также многие компании практикуют периодическое ознакомление трудящихся у них лиц с их личными делами, например, 1 раз в 12 месяцев. Делается это для того, чтобы своевременно отслеживать изменения личных данных трудящихся и факт их предоставления в отдел кадров. Такие мероприятия и их периодичность можно прописать в локально-нормативных актах, например, в инструкции по документообороту.

Хранится лист ознакомления непосредственно в личном деле, – отдельно либо подшивается вместе со всеми документами.

Лист ознакомления с личным делом: образец

Законодательство не устанавливает, как должен выглядеть лист ознакомления с личным делом, образец этого документа каждая организация разрабатывает самостоятельно.

В него можно внести следующие реквизиты:

  • Наименование организации, которая его составляет.
  • ФИО работника, которому принадлежит личное дело.
  • Реквизиты личного дела, к которому он прилагается.
  • Место для подписи ознакомленного лица и даты.
  • Место для примечаний. Например, в нем может указываться причина ознакомления.

Ознакомление работника с документацией, содержащейся в личном деле, происходит в присутствии кадровика или другого работника, ответственного за их ведение.

Лист ознакомления с личным делом – это документ, где работник расписывается в том, что его ознакомили со всеми документами, содержащими его персональные данные. Данный документ не обязателен и работодатель ведет его на свое усмотрение. Составляется он в свободной форме, утвержденного бланка нет.

spmag.ru

Документы в личном деле работника (сотрудника) в 2018 году. Список, перечень

Обязательными личные дела являются исключительно для государственных компаний, ведомств и учреждений. Здесь существует жесткий регламент ведения личных дел, прописанный в президентском указе от 01.06.1998 № 640

Законодательные требования

Согласно документу, дело сотрудника — это подборка исчерпывающих сведений о работнике и этапах его карьеры. Дело необходимо заводить сразу после назначения соискателя на государственную должность.

Знакомиться с содержанием личных дел сотрудников, кроме работников кадровой службы, могут правоохранительные органы. Однако доступ к документам даже они получают только по предварительному запросу. После ознакомления дела должны вернуться обратно.

Для частных предприятий ведение личных дел штатных работников обязанностью не является. Поэтому заводятся такие документы по личной инициативе руководителя. В то же время решение это обязывает работодателя позаботиться о сохранности информации.

Какие меры необходимо принять

  1. Составить внутренний регламент ведения личных дел.
  2. Назначить ответственного за оформление, ведение и хранение документов.
  3. Опираться при формировании внутреннего регламента на президентский указ, актуальный для госслужащих.

Формирование документации

Вне зависимости от того, в государственной или частной компании оформляется дело сотрудника, необходимо правильно оформить этот важный документ. На обложке указываются сведения, позволяющие облегчить и ускорить поиск в архиве.

Помимо названия предприятия, информации о переводах и номера дела, на форзаце указываются фамилия, имя и отчество работника, число, месяц и год оформления на работу и официального увольнения, количество листов в папке и срок ее хранения в архиве.

В личном деле сотрудника хранятся:

  • заявление о приеме на вакантную должность;
  • резюме;
  • ксерокопии индивидуального номера налогоплательщика, паспорта, пенсионного;
  • ксерокопии дипломов о высшем или среднеспециальном образовании;
  • рекомендации предыдущих работодателей;
  • все внутренние документы компании, относящиеся к данному сотруднику;
  • трудовой договор и приложения к нему;
  • данные аттестации;
  • должностные инструкции.

Не стоит вкладывать в папку бумаги с небольшим сроком хранения. Так как личные дела могут храниться в архивах до 75 лет, многие документы просто устареют.

Каждый листок в деле должен быть в хронологическом порядке прошит, а также пронумерован и описан. Сама опись размещается на обложке или на последней странице и содержит:

  • перечень документов в личное дело сотрудника;
  • данные конкретного сотрудника;
  • нумерацию папок;
  • номенклатурные индексы;
  • время составления;
  • полный перечень бумаг;
  • подпись кадрового работника;
  • печать.

Образец внутренней описи документов

Скачать образец этой описи

Порядок ведения

Любые данные в документы вносит только официально уполномоченный кадровик. В его распоряжении должна быть специальная книга по учету документов. Без отдельно оформленного приказа руководства никто не имеет права заменять кадрового работника и знакомиться с содержанием дел. Все дополнения и изменения подкрепляются соответствующими бумагами.

Журнал учета личных дел, образец

Скачать образец Журнала учета

Чтобы обезопасить содержимое личных дел от утечки конфиденциальной информации, папки с документами хранятся в специальных металлических сейфах с надежной системой безопасности.

Как только сотрудника увольняют, его личное дело отправляется в архив. Срок хранения данных бывших работников зависит от статуса предприятия и составляет от года до 10 лет.

Выдача папок с личными данными

Важно знать, что в отличие от трудовой книжки, личное дело никогда не выдается на руки. Примерно раз-два в год сотрудник может ознакомиться с содержимым своего дела в присутствии кадровика, но не больше. После ознакомления работник подписывает лист ознакомления, который затем также подшивается в папку.

Лист ознакомления с материалами личного дела, бланк

Образец листа ознакомления

Похожие записи

dedadi.ru

Как работнику ознакомиться с личным делом

  • личный листок по учету кадров;
  • анкета;
  • дополнение к личному листку по учету кадров;
  • автобиография;
  • заявление о приеме на работу;
  • копия документа, удостоверяющего личность;
  • копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • копия ИНН;
  • должностная инструкция;
  • копии документов об образовании;
  • характеристики и рекомендательные письма;
  • личные заявления работника;
  • трудовой договор;
  • копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
  • аттестационные листы;
  • отзывы должностных лиц о работнике;
  • справки о состоянии здоровья;
  • фотографии;
  • лист-заверитель дела (составляют при сдаче личного дела в архив).

Внимание: информация, вносимая в личные дела сотрудников, содержит их персональные данные.

Организация работы с личными делами работников

Внимание

Поэтому при ведении личных дел работодателю необходимо соблюдать требования по защите персональных данных сотрудников. Подробнее об этом см. Как организовать обработку персональных данных сотрудников. Хранение личных дел В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников.

Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов.

Такой порядок следует из пункта 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела (п.

Лист ознакомления с личным делом работников учреждения

Не лишнее личное Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел. К сведению. Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.
При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю. Важно помнить, что независимо от того, как называются заведенные папки («личные данные», «досье» или как-то иначе), в них содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все требования, предусмотренные гл.

Личное дело сотрудника

Инфо

ТК РФ или в соответствии с требованиями иных нормативно-правовых актов.В личном деле могут храниться также различные информационно-справочные документы, например анкеты, опросные листы.Работник имеет право на ознакомление со своим личным делом. Ведение личных дел сотрудников Порядок учёта и хранения документов в организации Для регистрации личных дел в кадровом отделе заводят журнал или книгу учёта, куда по порядку вносят номера каждого досье. Журнал учёта личных дел — образец Книгу учёта личных дел заполняют согласно типовой форме.

Ключевые графы:
  • порядковый номер;
  • номер дела;
  • Ф.И. О. сотрудника и должность;
  • дата формирования дела;
  • дата передачи дела в архив.

Образец заполнения журнала Ответственный работник после записи информации о новом деле ставит свою подпись. Бланк журнала учёта здесь.

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

Вопрос Помогите разобраться. 1. Обязан ли работодатель ежегодно знакомить работников с персональными данными (личным делом) 2. Должен ли работодатель при увольнении работника, возвращать копии документов (паспорта, диплома и т. Д.) работнику. Если да, то какими нормами это предусмотрено.

Важно

Ответ Ответ на вопрос: Рассмотрим ваши вопросы: 1. Обязан ли работодатель ежегодно знакомить работников с персональными данными (личным делом) Нет, не обязан. Персональные данные сотрудников – любая информация, необходимая администрации в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного сотрудника (п. 1 ст. 3 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ). Следовательно, обладателем персональных данных является работник, а работодатель, в свою очередь, может у него в случае необходимости запрашивать их.

Также отметим, что в соответствии со ст.

Как формируется и ведется личное дело работника

Если дело готовят к сдаче в архив, все листы внутренней описи также нумеруют, только по отдельности от листов дела. Журнал регистрации: как вести Он необходим, чтобы учитывать личные дела, заведенные на сотрудников. Его стандартная форма не утверждена, а значит можно взять его образец из интернета либо приобрести в магазине.
Содержание каждой графы можно менять в зависимости от организации. В журнал вносят: номера дел, дату их начала, фамилию и инициалы сотрудников и другую информацию. Когда личное дело закрывается, в журнале делают отметку об этом: ставят дату и вносят причину, по которой дело было закрыто.
Внесение дополнительной информации производится обычно в графе «Другое» или «Примечания». Электронное личное дело Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию кадрового делопроизводства. Это сложно назвать следованием моде, скорее необходимостью.

Обязан ли работодатель ежегодно знакомить работников с персональными данными?

При формировании личного дела работника осуществляется также первичное оформление, что означает присваивание делу учетного номера, внесение соответствующих данных в строки на лицевой стороне, составление внутренней описи. О любых изменениях персональных данных, включенных в состав личного дела, работники обязаны своевременно сообщать в отдел кадров организации. Как правило, это делается в письменной форме с приложением документов, подтверждающих изменения.

После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В случае необходимости с этих документов предварительно снимаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу. В любом случае внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании подлинников документов (или надлежаще заверенных копий документов).

Порядок ведения личных дел в 2017 году

После того как сотрудник отдела кадров вносит в дело соответствующую запись, подлинный документ возвращают работнику. При необходимости нужно снять копию с документа и вложить ее в дело. Все записи вносятся только основываясь на подлинниках документации либо на копиях, удостоверенных нотариусом.

Записи вносятся от руки черными, синими или фиолетовыми чернилами, аккуратно, не допуская помарок и исправлений. Если нужно, записи заверяют, используя печать организации и подпись работника отдела кадров. Не рекомендуется использовать для внесения записей гелевые ручки, так как чернила подобного типа подвержены быстрому выцветанию. Все листы, которые подшиты в деле, нумеруют. А нумерацию отражают во внутренней описи. Такую опись составляют, чтобы учитывать документы, которые хранятся более чем 10 лет.

Право работника ознакомиться с личным делом

  • Сколько и как хранить дела.
  • Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников. Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно. Как это делать правильно, обсудим сегодня.
  • Личное дело: что это такое и зачем вести
  • На кого оформлять
  • Кто обладает допуском к делам
  • Предоставление дел правоохранительным органам
  • Оформление личного дела
  • Что должно быть в личном деле сотрудника
  • Образцы и бланки документов для личного дела
  • Порядок ведения дел
  • Журнал регистрации: как вести
  • Электронное личное дело
  • Как поступать с делами уволенных сотрудников
  • Заключение

Личное дело: что это такое и зачем вести Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте.

Как работнику ознакомиться с личным делом

Порядок ведения личных дел государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 1 июня 1998 г.№ 640 « О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы»[1]. Обязанность ведения личных дел может быть также возложена на работодателя — государственную организацию (предприятие) отраслевым нормативным актом. Например: приказ Роспотребнадзора от 16 марта 2005 г. № 300, которым утвержден Регламент Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (в соответствии с п.
Исходя их практических соображений, целесообразным представляется ограничить формирование и ведение личных дел в отношении трех категорий: руководящий состав; специалисты; лица, с которыми оформлены договора о материальной ответственности. В том случае, когда порядок оформления личных дел действителен только в отношении некоторых категорий работников, в папку должен быть подшит документ, подтверждающий принадлежность сотрудника к такой категории. Например, когда речь идет о руководителе предприятия, это может быть выписка из протокола общего собрания или решения совета директоров. Таким документом также может быть приказ о назначении на должность или договор о материальной ответственности.

Личные дела сотрудников все чаще ведут и хранят в базах данных компьютера. Документы в бумажном виде используют, но по большей части в качестве перестраховки. Вести и хранить личное дело в электронном виде прежде всего удобно.

Сотруднику кадровой службы не нужно глотать пыль, перекладывая дела, для того, чтобы найти нужное. Поэтому одно из безусловных преимуществ электронных дел – это возможность найти все быстро, без лишних затрат времени и сил. Стоит отметить, что не всю документацию можно вести в электронной форме, трудовые книжки, к примеру, нельзя.

Если в документе должна содержаться личная подпись сотрудника, он должен быть еще и в бумажном виде. Как поступать с делами уволенных сотрудников Когда человек увольняется, его дело закрывают, извлекают из папки и прошивают. При этом обязательно оформляют лист-заверитель.

kodeks-alania.ru

Документы в личном деле сотрудника в 2018 году

Обязательными личные дела являются исключительно для государственных компаний, ведомств и учреждений. Здесь существует жесткий регламент ведения личных дел, прописанный в президентском указе от 01.06.1998 № 640

Законодательные требования

Согласно документу, дело сотрудника — это подборка исчерпывающих сведений о работнике и этапах его карьеры. Дело необходимо заводить сразу после назначения соискателя на государственную должность.

Знакомиться с содержанием личных дел сотрудников, кроме работников кадровой службы, могут правоохранительные органы. Однако доступ к документам даже они получают только по предварительному запросу. После ознакомления дела должны вернуться обратно.

Для частных предприятий ведение личных дел штатных работников обязанностью не является. Поэтому заводятся такие документы по личной инициативе руководителя. В то же время решение это обязывает работодателя позаботиться о сохранности информации.

Какие меры необходимо принять

  1. Составить внутренний регламент ведения личных дел.
  2. Назначить ответственного за оформление, ведение и хранение документов.
  3. Опираться при формировании внутреннего регламента на президентский указ, актуальный для госслужащих.

Формирование документации

Вне зависимости от того, в государственной или частной компании оформляется дело сотрудника, необходимо правильно оформить этот важный документ. На обложке указываются сведения, позволяющие облегчить и ускорить поиск в архиве.

Помимо названия предприятия, информации о переводах и номера дела, на форзаце указываются фамилия, имя и отчество работника, число, месяц и год оформления на работу и официального увольнения, количество листов в папке и срок ее хранения в архиве.

В личном деле сотрудника хранятся:

  • заявление о приеме на вакантную должность;
  • резюме;
  • ксерокопии индивидуального номера налогоплательщика, паспорта, пенсионного;
  • ксерокопии дипломов о высшем или среднеспециальном образовании;
  • рекомендации предыдущих работодателей;
  • все внутренние документы компании, относящиеся к данному сотруднику;
  • трудовой договор и приложения к нему;
  • данные аттестации;
  • должностные инструкции.

Не стоит вкладывать в папку бумаги с небольшим сроком хранения. Так как личные дела могут храниться в архивах до 75 лет, многие документы просто устареют.

Каждый листок в деле должен быть в хронологическом порядке прошит, а также пронумерован и описан. Сама опись размещается на обложке или на последней странице и содержит:

  • перечень документов в личное дело сотрудника;
  • данные конкретного сотрудника;
  • нумерацию папок;
  • номенклатурные индексы;
  • время составления;
  • полный перечень бумаг;
  • подпись кадрового работника;
  • печать.

Образец внутренней описи документов

Скачать

Порядок ведения

Любые данные в документы вносит только официально уполномоченный кадровик. В его распоряжении должна быть специальная книга по учету документов. Без отдельно оформленного приказа руководства никто не имеет права заменять кадрового работника и знакомиться с содержанием дел. Все дополнения и изменения подкрепляются соответствующими бумагами.

Журнал учета личных дел, образец

Скачать

Чтобы обезопасить содержимое личных дел от утечки конфиденциальной информации, папки с документами хранятся в специальных металлических сейфах с надежной системой безопасности.

Как только сотрудника увольняют, его личное дело отправляется в архив. Срок хранения данных бывших работников зависит от статуса предприятия и составляет от года до 10 лет.

Выдача папок с личными данными

Важно знать, что в отличие от трудовой книжки, личное дело никогда не выдается на руки. Примерно раз-два в год сотрудник может ознакомиться с содержимым своего дела в присутствии кадровика, но не больше. После ознакомления работник подписывает лист ознакомления, который затем также подшивается в папку.

Лист ознакомления с материалами личного дела, бланк

Скачать

clubtk.ru

Лист ознакомления работника с личным делом образец


Ознакомление сотрудников с ЛНА на отдельном листке ознакомления

Можно ли ознакомить сотрудников с ЛНА след. образом: для каждого сотрудника составить лист ознакомления — в нем перечистить все ЛНА с датами утверждения, датой ознакомления, и после подписания сотрудником подшить в ЛД?

Рассмотрев ваш вопрос можно сказать следующее, листы с документами организации (приказ, должностная инструкция, график отпусков и т.п.) являются необходимыми для доказательства факта ознакомления работников с различными кадровыми документами.

Обычно лист ознакомления оформляется в виде таблицы с графами «Ф.И.О сотрудника», «Должность», «Дата ознакомления», «Подпись». Работники собственноручно заполняют как минимум графы «Дата», «Подпись».

При заполнении даты необходимо помнить, что работник приступает к работе после ознакомления с ЛНА, поэтому дата ознакомления не должна быть позже даты начала работы в соответствии с трудовым договором.

Сроков хранения для листов ознакомления законодательством не установлено.

Рекомендуется хранить лист как минимум все время действия ЛНА.

Подробности в материалах Системы:

Правовая база:Трудовой кодекс РФ

Статья 68.

Оформление приема на работу

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

эксперт кадровой справочной системы «Система Кадры»

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Лист ознакомления с локальными нормативными актами: как правильно составить, скачать бланк

Действующие правила устанавливают обязанность руководства компании на законодательном уровне производить своих сотрудников с положениями локальных документов.

Это прежде всего связано с тем, что локальные акты фирмы регулируют взаимоотношения сторон трудовых отношений, устанавливают правила и процедуры, которые работники и сама администрация должны соблюдать.

Если в организации действуют локальные акты, то каждый работник должен быть ознакомлен с ними под роспись.

Это можно сделать одним из следующих способов:

Скачать образец листа ознакомления с локальными нормативными актами в формате Word (вариант 1).

Скачать образец листа ознакомления сотрудников с ЛНА в формате Word (вариант 2).

Рассмотрим как можно создать лист с локальными нормативными актами. Для этого документа нет определенной формы и организация, разрабатывая свой вариант листа, может добавлять в него необходимые графы.

Закон допускает как создать отдельный лист для каждого нормативного акта, либо использовать единый для всех.

В верхней части листа посередине записывается его название: «Лист ознакомления сотрудников», после чего указывается название организации — можно как полностью, так и в сокращенном варианте.

Далее создается таблица со следующими графами:

Что должно быть в личном деле работника: образец

Кроме того, ответственный сотрудник знакомит работника, не реже, чем один раз в год, с его личным делом.

Опись должна содержать следующие данные:

  1. постраничное содержание;
  2. номер личного дела;
  3. печать и дата.
  4. именные данные работника;
  5. дата составления;
  6. название документа;
  7. подпись ответственного;
  8. индекс по номенклатуре;

Даже если в кадровой службе имеются ещё сотрудники, без специального приказа они не могут заниматься внесением данных.

Лист ознакомления работника с личным делом образец

Для сдачи дела в архив в обязательном порядке заполняется лист заверитель. Он содержит итоговую информацию о его составе и физическом состоянии каждого личного дела.

Указанный лист подшивается последним.

Лист ознакомления может выглядеть следующим образом: Лист ознакомления работников ГБУЗ «Клиническая больница N 2» с правилами внутреннего трудового распорядка N п/п Ф.И.О.

dolgoletie126.ru

Уведомление об ознакомлении с личным делом

ТК РФ, работник вправе по письменному заявлению, получать у работодателя копии документов, связанных с работой: копии приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, справки о среднем заработке и др. Таким образом, можно сделать вывод, что законодательство не содержит обязанности для работодателя знакомить работника ежегодно с его личным делом. При этом, если работник попросит работодателя ознакомиться с личным делом или попросит оформить выписку из него, вы обязаны будете это сделать. В соответствии со ст. 89 ТК РФ работник в любое время должен иметь бесплатный доступ к своим персональным данным. 2. Должен ли работодатель при увольнении работника, возвращать копии документов (паспорта, диплома и т.д.) работнику. Если да, то какими нормами это предусмотрено. Законодательство не содержит такого требования для работодателей.

Лист ознакомления с личным делом работников учреждения

Ходатайство вступающего в дело адвоката (об ознакомлении) и (или) вне рамок настоящего уголовного дела, и находящихся в настоящее время в (при) материалах уголовного дела; ― информацию любого вида, включая содержащуюся на электронных носителях, аудиозаписи, видеозаписи и пр. которая должны были предъявляться (либо предъявлялась) лицу, чьи интересы мною защищаются, в силу прямого действия ст. 24 Конституции РФ или (и) иных нормативных актов, помимо УПК РФ. Обвиняемому, содержащемуся под стражей, и его защитнику материалы уголовного дела должны быть предъявлены не позднее чем за 30 суток до окончания предельного срока содержания под стражей. В первую очередь с материалами уголовного дела вправе знакомиться потерпевший, гражданский истец, гражданский ответчик или их представители, о чем они должны заявить ходатайство (ч.
1 ст.

Обязан ли работодатель ежегодно знакомить работников с персональными данными?

В случае невозможности избранного обвиняемым защитника явиться для ознакомления с материалами уголовного дела следователь по истечении 5 суток вправе предложить обвиняемому избрать другого защитника или при наличии ходатайства обвиняемого принимает меры для явки другого защитника. Конституционный Суд РФ подчеркивает, что обеспечение участникам уголовно­го судопроизводства, в том числе потерпевшим, возможности представить суду дока­зательства в обоснование своей позиции, а также высказать свое мнение по поводу материалов, представленных другими участниками процесса, является непременной составляющей конституционных прав граждан на судебную защиту и на доступ к правосудию.

Лист ознакомления с локальными нормативными актами — образец

Важно

С этой целью личные дела следует хранить в сейфах (шкафах), располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу. На внутренней стороне дверцы сейфа (шкафа) могут помещаться сводные описи хранящихся в них личных дел. Инструкция по оформлению и учёту личных дел работников в 2017 году Документы ЛД и листы внутренней описи должны быть пронумерованы отдельно.

Внутреннюю опись составляет работник, ведущий персональные данные сотрудника. Документы в личном деле человека добавляются и учитываются в хронологическом порядке, по мере поступления новых данных. Важно К таким данным относятся свидетельства, приказы по личному составу и выписки из них, справки – любые, подтвержденные документально сведения, имеющие отношения к работе сотрудника.

Устное заявление служащего не является достаточным основанием для внесения изменений и дополнений в ЛД.

Please enable javascript

В случае неявки защитника в течение этого срока следователь принимает меры к явке другого защитника. Статья 257. Ознакомление обвиняемого, его законного представителя и защитника с уголовным делом 1. После выполнения требований статьи 255 настоящего Кодекса следователь предъявляет обвиняемому, его законному представителю и защитнику уголовное дело в подшитом и пронумерованном виде, за исключением материалов, перечисленных в части 8 статьи 193 настоящего Кодекса, и разъясняет им порядок, условия и сроки ознакомления с делом, установленные настоящей статьей, о чем составляет протокол с соблюдением требований статей 193 и 194 настоящего Кодекса.

Если дело состоит из нескольких томов, следователь вправе предъявлять его для ознакомления обвиняемому, его законному представителю и защитнику частями.

При этом, дела уволившихся сотрудников необходимо передать на хранение в архив. Подробности в материалах Системы Кадры: Персональные данные сотрудников В организации персональные данные сотрудников содержатся в их личных карточках и личных делах (если они ведутся). Все персональные данные сотрудника можно получить только от него самого.

Если персональные сведения возможно получить только от третьих лиц, то сначала уведомите об этом сотрудника и получите от него письменное согласие. При этом сообщите сотруднику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных. Кроме того, известите его о характере подлежащих получению персональных данных и о последствиях отказа сотрудника дать согласие на их получение.
Такой порядок предусмотрен в пункте 3 части 1 статьи 86 Трудового кодекса РФ.

Уведомление об ознакомлении с личным делом

Организация не вправе собирать персональные данные, которые не относятся напрямую к трудовой деятельности сотрудника (например, сведения о вероисповедании, политических пристрастиях, жилищных условиях и т. п.). Эти сведения составляют личную или семейную тайну гражданина, которую он вправе никому не разглашать. Об этом сказано в пункте 4 части 1 статьи 86 Трудового кодекса РФ и статье 10 Закона от 27 июля 2006 г.


№ 152-ФЗ. Получив персональные данные, работодатель обязуется их не распространять и не раскрывать третьим лицам без согласия на то сотрудника (ст. 7 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ). Ситуация:Какие персональные данные считаются общедоступными Общедоступная информация – это общеизвестные сведения и иная информация, доступ к которой не ограничен.

  • личный листок по учету кадров;
  • анкета;
  • дополнение к личному листку по учету кадров;
  • автобиография;
  • заявление о приеме на работу;
  • копия документа, удостоверяющего личность;
  • копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • копия ИНН;
  • должностная инструкция;
  • копии документов об образовании;
  • характеристики и рекомендательные письма;
  • личные заявления работника;
  • трудовой договор;
  • копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
  • аттестационные листы;
  • отзывы должностных лиц о работнике;
  • справки о состоянии здоровья;
  • фотографии;
  • лист-заверитель дела (составляют при сдаче личного дела в архив).

Внимание: информация, вносимая в личные дела сотрудников, содержит их персональные данные.
ЛНА (правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, документы по охране труда положения о персональных данных, оплате труда), так и тех актов, которые дополнительно приняты организацией и непосредственно касаются деятельности этого работника (положения о филиале, структурном подразделении, документообороте, коммерческой тайне и др.).

  • С новыми или измененными ЛНА работников необходимо знакомить в том порядке, который установлен приказом о введении этих документов в действие.
  • Как оформить ознакомление с локальными нормативными актами На практике предприятия используют:
  • проставление подписей работника об ознакомлении в трудовом договоре;
  • журнал ознакомления с ЛНА;
  • лист-вкладыш в личное дело сотрудника и др.

В качестве одной из возможностей предлагается применение листа ознакомления с ЛНА.

Внимание

В такой ситуации организация вправе продолжить обработку персональных данных без согласия сотрудника с учетом ограничений, указанных в пунктах 2–11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ, например, для осуществления правосудия или защиты жизни (здоровья) самого сотрудника. Об этом говорится в части 2 статьи 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ. Следует отметить, что при возникновении спора обязанность представить доказательства того, что согласие сотрудника на обработку его персональных данных получено, возлагается на работодателя (ч.


3 ст. 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ). С согласия сотрудника организация вправе также поручить обработку персональных данных другому лицу (ч. 3 ст. 6 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

yurburo61.ru

Состав личного дела работника-2017 | Современный предприниматель

Кадровые документы подлежат длительному сроку хранения согласно закону № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». После увольнения сотрудника в течение 50 лет в архиве предприятия или в специализированном госучреждении лежит его персональная документация. Правила о том, что должно быть в личном деле работника, и как подшивать документы, утверждаются в компании одновременно с назначением ответственного за организацию кадрового учета. Наличие регламента систематизирует информацию и упростит работу при последующем создании архива.

Формировать сведения о персонале необходимо с учетом параграфов закона № 152-ФЗ в редакции от 29.07.2017. То есть, состав личного дела работника 2017 год ограничил конкретными целями – выполнением обязанностей по трудовому контракту. Пример: водительские права шофера служебной машины обязательно присутствуют в папке, а сведения о партийной принадлежности хранить нельзя.

Местонахождение документов должно быть организовано так, чтобы доступ посторонних лиц к нему был ограничен. Запрещается рассказывать не только конкретную информацию, но и то, что входит в личное дело работника предприятия. За нарушение конфиденциальности, кроме увольнения за проступок (ст. 81 ТК), применят административное, материальное, уголовное наказание. Наличие приказа о защите персональных данных, подписанных обязательств о не разглашении, правильности хранения сведений о том, какие документы входят в личное дело сотрудника (в электронном, бумажном виде), проверяет государственная инспекция по труду. Плановый контроль проводится раз в три года.

Что должно быть в личном деле сотрудника

Виды персональных документов, хранимых коммерческими предприятиями, законодательно не регулируются. Руководство каждого предприятия самостоятельно определяет список необходимой информации, исходя из специфики деятельности.

Пример

Справка о состоянии здоровья замерщика пластиковых окон не требуется, а перечень документов в личном деле работника гальванического цеха содержит периодические медицинские заключения (вредное производство, контроль профессиональных заболеваний).

Какие документы подшиваются в личное дело работника обязательно при приеме и увольнении:

  • Заявление сотрудника о приеме;
  • Копия приказа о назначении;
  • Заявления о предоставлении вычетов по налогу на доходы физических лиц;
  • Личная карточка (форма Т-2) или листок;
  • Копии дипломов, аттестатов, свидетельств об образовании, квалификации;
  • Трудовой договор;
  • Соглашения о материальной ответственности, о неразглашении коммерческой информации;
  • Справка о сумме заработной платы с предыдущих мест работы для исчисления пособий по нетрудоспособности;

Дополнять список документов в личном деле работника могут копии:

  • ИНН, СНИЛС, паспорта, военного билета;
  • Приказов о перемещении, повышении, поощрении, взыскании;
  • Свидетельств о рождении детей;
  • Заявлений и приказов на отпуска всех видов;
  • Трудовой книжки;
  • Свидетельств, справок из органов ЗАГС об изменении персональных данных.

Копии заверяются сотрудником, ответственным за кадровое делопроизводство, надписью: «Копия верна» и указанием должности, фамилии и инициалов.

Из оригиналов в состав документов личного дела работника входят:

  • Характеристики с предыдущих мест работы;
  • Анкета, заполненная при соискании должности;
  • Должностная инструкция;
  • Справки о прохождении медицинского осмотра для специальностей, по которым законодательно утверждена обязательность их наличия;
  • Дополнительные соглашения к трудовому контракту;
  • Докладные записки, объяснительные.

Порядок расположения документов в личном деле работника

При подшивании бумаг, поступающих во время трудовой деятельности персонала, руководствоваться следует п. 3.5.5 Основных Правил работы архивов организаций. Параграф устанавливает, что документы в личных делах располагаются по датам поступления – в хронологическом порядке.

При этом во внимание не принимается принцип связанности того, из чего состоит личное работника и что в него помещается.

Пример

Трудовой контракт заключен 01.02.2017 г. Дополнительное соглашение к нему о повышении заработной платы оформлено 01.08.2017 г. Подшиваться оно будет не к договору, а по очередности после каких-либо приказов, заявлений, справок.

Так как документы в личных делах располагаются по мере появления, то для удобства поиска заводится опись.

Образец

Внутренняя опись личного дела № 4

кассира ООО «Нарва»

Иванушкиной Елены Алексеевны

№ п/п

Дата документа

Номер документа

Наименование документа

Номера листов дела

Примечание

1

21.01.2017

4

Трудовой договор

1-4

Оригинал

2

21.01.2017

4-К

Приказ о приеме на работу

5

Копия

3

21.01.2017

3-М

Соглашение о материальной ответственности

6-7

Оригинал

4

15.05.2017

4-КД

Допсоглашение о переводе на место работы по другому адресу

8

Оригинал

5

25.08.2017

7вх

Заявление о предоставлении очередного отпуска

9

Оригинал

 

По реестру видно, какие документы хранятся в личном деле работника, в каком виде и в какой последовательности. Форма описи не имеет унифицированного шаблона, разрабатывается и утверждается на предприятии локальным актом. После таблицы на каждом листе указываются сведения о заполнителе.

Что должно лежать в личном деле сотрудника, кроме персональных сведений

Количество документов, касающихся трудовой деятельности персонала, неограниченно и может составлять несколько десятков листов. Для быстрого получения сведений в состав личного дела работника в 2017 г. можно включить личную карточку (Т-2 для коммерческих предприятий) или личный листок по учету кадров.

Форма Т-2 установлена Госкомстатом, но предприятиям предоставлено право самостоятельной разработки документа. По унифицированному формату карточка содержит все сведения, необходимые для полного ознакомления с квалификацией, трудовой деятельностью персонала. Основанием для заполнения граф служит личное дело сотрудника и документы в нем. Со слов записывается только состав семьи.

При приеме на работу указываются паспортные данные, номера ИНН и СНИЛС, сведения о квалификации и образовании, дополнительная информация. Правильность содержимого заверяется подписью работника. В процессе трудового периода карточку формируют на основании того, что входит в личное дело сотрудника – приказы, копии аттестационных свидетельств, справки.

Для контроля за поступлением, выдачей и возвратом личных дел заводится журнал учета. Перемещения сопровождаются обязательной проверкой по описи того, из чего состоит личное дело сотрудника.

spmag.ru

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *