Организация рабочего дня – Правила эффективной организации рабочего дня

Правила эффективной организации рабочего дня

Автор: Bлaдимиp Иннокентьевич Haбoкoв, доктор экономических наук, профессор, декан торгово-экономического факультета Уральского государственного экономического университета (УрГЭУ).

 

Для результативности профессиональной деятельности важное значение имеет рациональная (с точки зрения расхода времени) организация трудового дня менеджера. Организационные принципы эффективного распорядка дня можно разделить на три группы: правила начала дня, основной его части и правила завершения рабочего дня. В каждой из них можно выделить ключевые рекомендации.

 

1. Начинайте день с позитивным настроением. Каждый день задавайте себе вопрос: как этот день может приблизить меня к моим целям? Подумайте: с кем сегодня необходимо встретиться? какие трудности и проблемы может «уготовить» этот день; как их преодолеть?
2. Начинайте работу по возможности в одно и то же время.
3. Пересмотрите свой план дня, составленный накануне вечером, оценивая степень важности и срочность задач, и внесите коррективы.
4. Начинайте работу с выполнения важнейших задач дня, до чтения газет и корреспонденции и по возможности до начала рабочего дня коллег и подчиненных, поскольку в течение дня вы будете настолько заняты текущими делами и разными отвлечениями, что вряд ли сможете уделить достаточно времени важнейшим вопросам.
5. Согласовывайте план дня, сроки и приоритеты с секретарем или коллегами, сделайте их своими партнером в создании оптимальных условий для работы.

 

1. Не отвлекайтесь на решение внезапно возникших неотложных проблем. В каждой организации возникают непредвиденные ситуации, однако отвлечение на них приводит к тому, что на некоторое время откладываются запланированные важные задачи и как следствие — дополнительные затраты времени и средств.
2. Избегайте незапланированных импульсивных действий. Если вы во время работы вдруг захотели сделать что-то другое, например позвонить кому-либо, подумайте, не помешает ли это вашей текущей работе. Если же при выполнении задачи у вас появилась интересная идея или важная информация, то сделайте краткую запись и обработайте ее позднее.
3. Делайте регулярно (после часа работы) короткие паузы (не более 10 мин). Рассматривайте паузы как подзарядку энергией во время отдыха.
4. Объединяйте небольшие однородные задачи в рабочие блоки. Благодаря непрерывности процесса экономится время.
5. Старайтесь начатое дело доводить до конца. На отвлечение от основного дела тратится немало времени, поскольку при возвращении к нему приходится вновь повторять уже проделанное однажды.
6. Используйте незапланированные промежутки времени, а также последние минуты перед обеденным перерывом или перед концом рабочего дня для подготовительной, плановой или рутинной деятельности.
7. Работайте антициклично. Выполняйте самые важные запланированные задачи в течение более спокойного дообеденного периода, т. е. до того, как наступит пик активности у других сотрудников и напряжение в работе достигнет апогея.
8. Зарезервируйте для выполнения важных дел один спокойный, или закрытый час, в течение которого вам никто не может помешать.
9. Установите время для себя (примерно час), занесите его в свой план дня и используйте для важных, но несрочных дел, носящих долговременный характер, например для повышения квалификации. Отгородите себя на это время от внешнего мира.
10. Контролируйте время и планы, а также многократно перепроверяйте свои планы дня с точки зрения их выполнения, установления новых приоритетов и т. п.

 

1. Контролируйте результаты работы, т. е. сравнивайте намеченное в плане дня с реально выполненным с учетом поставленных целей и отклонений от них.
2. Составляйте план на следующий день накануне вечером, пользуясь дневником времени.
3. Отправляйтесь домой с хорошим настроением. Для формирования позитивного образа жизни важно осознавать, какое качество и какую ценность имеет каждый день.

Работоспособность каждого менеджера находится в зависимости от целого ряда факторов. В них можно выделить следующие закономерности:

• к фазам высшей активности примыкают двухчасовые паузы, во время которых организм человека работает в «щадящем» режиме;
• пик работоспособности приходится на первую половину дня;
• после обеда, когда наступает известный спад продуктивности, нужно использовать этот период для социальных контактов и рутинной деятельности.

Рекомендуется также в соответствии с колебаниями работоспособности чередовать напряженную, ответственную деятельность с менее важной и ненапряженной.

Кроме того, следует учитывать естественные фазы биоритмов организма. Учение о биоритмах основано на том, что физические, психические и интеллектуальные состояния каждого человека подвержены циклическим колебаниям, т. е. существуют регулярные фазы активности и расслабления. В течение суток биоритмы каждые два часа (10-12 раз в день) замедляются: организм периодически отдыхает. Период бездействия (отдыха) — это смена рабочего режима, которая способствует нормальному функционированию организма. Если этого не учитывать, то перегрузки неизбежны.

Важным фактором успеха являются методы работы, которые определяются в первую очередь свойствами характера человека, его склонностями и привычками. Для того чтобы улучшить свои методы работы, надо, во-первых, уяснить сильные и слабые стороны своих методов работы, во-вторых, иметь стимул к упрочению сильных сторон и, в-третьих, стремиться преодолеть собственные недостатки.

Одной из важнейших предпосылок успешной работы является сосредоточение внимания на самом важном и существенном. Работу можно значительно улучшить, если все свои задачи сначала ставить под вопросы, которые помогут избежать ненужных дел в течение рабочего дня.

Для этого, прежде всего, следует задать себе следующие вопросы:

• Зачем вообще это делать? Это поможет уяснить, что некоторые дела в действительности не нужны или могут быть выполнены лишь в «общих чертах».
• Почему именно я? Этот вопрос должен удержать от исполнения дел, которые не выдерживают критического рассмотрения с точки зрения того, нужно ли их делать самому. Доверяйте своим сотрудникам и в большей степени используйте возможности делегирования. Вновь обдумайте сложившееся к настоящему времени разграничение целей, обязанностей и компетенции между вами и сотрудниками.
• Почему именно теперь? Этот вопрос убережет вас от того, чтобы из-за неверно выбранного срока исполнения дела не потерять слишком много времени. Устанавливая сроки, старайтесь точно фиксировать их и конкретизировать. Не устанавливайте сроков типа «завтра, после обеда, в течение дня» и т. п. Далеко не все дела нужно обязательно делать, решать или обсуждать «теперь» или «немедленно».
• Почему в этой форме? Всегда подвергайте сомнению свои привычные отшлифованные методы работы и находите новые, творческие и рациональные способы исполнения своих дел.

 

Другой функцией самоменеджмента является контроль за результатами, или самоконтроль, благодаря которому определяется, были ли выполнены запланированные дела, и вносятся в планы необходимые коррективы. Контроль выполняет три задачи:

1. осмысление физического состояния. Что достигнуто к моменту осуществления контроля?
2. сравнение запланированного с достигнутым. В какой степени достигнута поставленная цель?
3. корректировку установленных отклонений.

 

Время, продолжительность и регулярность контроля зависят от исполняемых задач и поставленной цели. Он подразделяется на контроль процесса и осуществляемой деятельности и контроль результатов (целевой контроль).

Для осуществления контроля рекомендуется регулярно проверять свои планы и организацию труда, постоянно задавать себе следующие вопросы:

• Действительно ли я решаю необходимые задачи?
• Подхожу ли я к предстоящей деятельности в соответствии с ее приоритетностью?
• Справляюсь ли я с запланированными задачами в установленное время?
• Перепоручаю ли я в достаточном объеме дела?
• Объединяю ли я в единый блок небольшие дела?
• Веду ли я борьбу с помехами и «поглотителями времени»?

 

Необходим также анализ деятельности и времени, который предполагает сравнение фактического использования времени в течение дня и недели с запланированным. Для этого выделяется определенный период (день или неделя), фиксируются вся выполняемая в течение этого периода работа и затраченное время. Далее каждый вид деятельности анализируется с точки зрения возможностей оптимизации трудового процесса в целях экономии времени:

• Что произойдет, если отказаться от данной деятельности?
• Что произойдет, если эту деятельность полностью или частично делегировать?
• Что произойдет, если эту деятельность осуществлять в течение более короткого промежутка времени?

 

Если ничего не произойдет или последствия будут незначительными, то эту деятельность можно исключить, делегировать или осуществлять в более короткие сроки.

Затем нужно попытаться определить фактическую временную нагрузку, а также сколько времени может быть сэкономлено, какие меры по экономии времени необходимо предпринять, как можно использовать сэкономленное время.

Контроль результатов труда с точки зрения достижения цели должен производиться после выполнения задачи (конечный контроль), а при реализации крупных проектов — на промежуточных стадиях (промежуточный контроль). Необходимо осуществлять регулярный контроль своих годовых, месячных, недельных и дневных планов, отвечая на вопросы:

• Какие результаты были достигнуты?
• Что осталось не сделанным и почему?
• Где было потеряно время?
• Какие можно сделать выводы для планирования следующего периода?

 

Таким образом, рационализация личной работы позволяет повысить эффективность вашей деятельности и создаст предпосылки для успешного руководства.

 

Только практические современные знания и навыки. Учитесь чему хотите по абонементу, со скидкой.

www.elitarium.ru

Принципы организации рабочего дня | TimeStep.ru

Вы старательно работаете, искренне стараетесь выполнить «как можно больше», проводите на работе по 10-12 часов в сутки, но все равно не получаете желаемый результат. Дел становится все больше, а свободного времени — все меньше. Что вы делаете не так? Почему у кого-то работа спорится, а у вас все идет наперекосяк?

Правильная организация рабочего времени

Результаты работы напрямую зависят от того, насколько правильно она организована. А так как организацией занимается менеджер, то именно от его качеств и умений и будет зависеть успех рабочего процесса. Определить уровень организации довольно легко. 

Признаки плохой организации или в чем заключаются основные промахи менеджера:

• Плохой менеджер не соблюдает установленных сроков и не ценит чужое время. Он может опоздать на работу, забыть о срочных документах, по нескольку раз переносить время совещания и т. д.
• Он не обладает нужными знаниями и иногда даже не пытается понять суть вопроса.
• Плохой менеджер не планирует свой распорядок дня и в результате хватается то за одно, то за другое.
• Плохой менеджер не умеет расставлять приоритет.
• Он не умеет грамотно и лаконично излагать свое мнение и не умеет решать вопросы в телефонном режиме.
• Рабочее место плохого менеджера завалено бумагами, среди которых он очень редко находит ту, которая нужна.

Принципы организации рабочего дня

Как же наладить эффективную работу в компании? Есть 3 группы принципов, способных вам помочь:

1. Принципы начала дня.
2. Принципы основной части дня.
3. Принципы конца дня.

Ниже представлены детальные описания каждой группы.

Принципы начала дня

Вставайте «с правой ноги», то есть начинайте день с хорошим настроением. Поверьте, это очень важно для дальнейшей работы. Положительный настрой поможет легче воспринять возможные неудачи и быстрее достичь долгожданного успеха. 

Вот три вопроса, на которые следует отвечать каждое утро: 

1. Как сегодняшний день приблизит меня к достижению желаемого?
2. Что предпринять, чтобы сделать сегодняшний день еще более радостным и счастливым?
3. Чем я смогу сегодня компенсировать «сидячий» образ жизни (ведь офисная работа предполагает мало телодвижений)? — Провести сеанс релаксации, сходить в спортзал, посетить бассейн?

Также постарайтесь продумать ответы на такие вопросы:

1. Кого я смогу сегодня обрадовать или кому смогу поднять настроение?
2. С кем сегодня мне предстоит встретиться?
3. С какими препятствиями я могу сегодня столкнуться? Как разобраться с ними без негатива?

Ну и конечно же, начинать день стоит с хорошего завтрака и неспешных сборов на работу. Очень важно не носиться по квартире сломя голову, не «забрасывать» в себя еду на ходу и не бежать, спотыкаясь, на остановку. Подобные действия могут испортить даже самое хорошее настроение. И не вздумайте возражать, что на размеренные сборы у вас нет времени. Время всегда есть, конечно, если правильно расставить приоритеты.

Принципы основной части дня

• Не опаздывайте на работу и старайтесь всегда приходить в одно и то же время. Всем нам важна стабильность. И если вы привыкли приступать к работе в 9.00, старайтесь не нарушать эту традицию.
• Придя в офис, не старайтесь всех поприветствовать и успеть со всеми переговорить до начала рабочего дня. Это лишь собьет рабочий настрой. Перенесите общение с коллегами на более поздний период. Лучше всего это делать после решения самых важных задач.
• Первым делом просмотрите план, составленный на сегодняшний день. Внесите в него нужные коррективы, вычеркните все лишнее и добавьте новые пункты, если в этом есть необходимость. Старайтесь составлять план так, чтобы выполнить его было реально. Не стоит включать задачи, выполнение которых было бы желательно, но по каким-то причинам абсолютно невозможно на данном этапе.
• Начинайте рабочий день с решения наиболее трудоемких и наиболее приоритетных задач. Работайте по принципу «от сложного к простому». Таким образом, на конец дня (то есть на момент, когда вы устанете) у вас останутся самые легкие и приятные задачи.
• Приступать к прочтению входящей корреспонденции (писем, рассылок, рекламных листовок) стоит лишь после решения самых важных задач. Как правило, утренняя почта не содержит ничего срочного или серьезного.

Как правильно распланировать рабочий день? Вот несколько правил, которые помогут вам работать эффективней.

1. Экономьте рабочее время. Составляйте планы на каждый день и не забывайте своевременно вносить в них коррективы.
2. Старайтесь действовать в рамках установленного плана. Не занимайтесь делами, которые не были запланированы на конкретный день. Избегайте импульсивных решений — они лишь мешают в работе.
3. Устанавливайте реальные сроки для выполнения каждой задачи. Соблюдайте эти сроки, и ни в коем случае не откладывайте дело на более поздний период без уважительной причины.
4. Используйте каждую рабочую минуту. Например, во время поездки в транспорте составьте план на завтрашний день, а в последние минуты рабочего дня подпишите документы или просмотрите почту.
5. Отдыхайте после каждого рабочего часа примерно 10 минут. Считается, что ровно столько нужно для восстановления внимания. Не спешите, быстрый темп приведет только к ошибкам, а никак не к более скорому выполнению задачи. Учитесь работать размеренно.
6. Старайтесь завершать все начатое и не прерываться на середине. В крайнем случае, делайте паузу в наиболее подходящих местах. Перед тем как переключиться с незавершенного дела на новое, вкратце (например, тезисно) запишите все, что вы думаете по этому проекту. Запишите так, чтобы в дальнейшем вы продолжили выполнение задачи с наименьшими временными потерями.
7. Планируйте самые важные дела на первую половину дня. Примерно с обеда активность в офисе достигает «критической точки» и не исключено, что заняться своими делами вам уже будет некогда.
8. Отказывайтесь от выполнения срочных дел всегда, когда это возможно. Например, когда ваше участие в решении вопроса необязательно или когда задачу нельзя передать иному исполнителю;
   Тщательно проанализируйте, что вы потеряете, если возьметесь за форс-мажорное задание. Подумайте, выполнение каких проектов придется отложить, дабы успеть завершить дополнительную работу в указанный срок.
9. Выделяйте 1 час в день для решения наиболее важных вопросов. Отключите на это время телефон, либо запретите соединять вас с кем бы то ни было. Предупредите сотрудников о вашей «недоступности» в течение этого часа.
10. Объединяйте однородные задания в «серии», так они будут отнимать гораздо меньше времени. Например, вместо того, чтобы каждый час вызывать секретаря и диктовать ему по одному письму, вызовите его один раз и надиктуйте сразу 5 или 10 писем. Вместо того чтобы разбрасывать пятиминутные совещания на весь день, проведите несколько совещаний подряд. Выделите часы для подписания документов и запретите сотрудникам бегать «на подпись» в любое другое время.
11. Не стремитесь проводить на работе как можно больше времени: как показывает практика, это отнюдь не приводит к повышению продуктивности.
12. Перепроверяйте свои планы и контролируйте выполнение каждого пункта. Ищите причину, по которой вам не удалось выполнить ту или иную задачу.

Принципы завершения рабочего дня

• Постарайтесь все «небольшие» дела завершать в течение одного дня, а не переносить на следующий. Их невыполнение может привести к напрасным временным потерям. К «небольшим» делам можно отнести: чтение писем и составление ответов, телефонные звонки и распоряжения.
• Оцените объемы работы, выполненной за день. Все ли из запланированного вы успели? Если в течение дня вам пришлось отклониться от ранее составленного плана, проанализируйте, почему так произошло, и что сделать, чтобы подобные отклонения встречались как можно реже. Перенесите невыполненные задачи на следующий день.
• В конце рабочего дня займитесь составлением планов на завтра. Подумайте, решение какого из пунктов плана вы могли бы делегировать коллегам или подчиненным? Расставьте приоритеты, и определите дела, с которыми стоит разобраться в начале рабочего дня.
• Радуйтесь заслуженному отдыху. Отвлекитесь от работы и старайтесь не думать о ней до следующего рабочего дня. Ваш мозг нуждается в таком же отдыхе, как и тело. Сходите в спортзал, погуляйте на свежем воздухе, пообщайтесь с друзьями, проведите вечер в кругу семьи — наслаждайтесь свободным временем «по полной». Делайте все, чтобы окончание дня было не менее позитивным, нежели начало.

Соблюдение данных принципов сделает вашу жизнь менее напряженной, поможет легче воспринимать кризисные ситуации и радоваться каждому прожитому дню. А главное, оно сделает вашу работу более организованной, а значит и более эффективной.

timestep.ru

Организация рабочего дня: рекомендации психологов

Наши будни часто определяются не приоритетами или желаниями, а сиюминутными заботами и суетой. Мы и рады бы проводить день более продуктивно, но эти письма, встречи, переговоры незаметно съедают все наше время. Конечно, есть множество приемов повышения производительности — от банального ведения списка дел до более сложных методик тайм-менеджмента. И это вроде бы работает. По крайней мере, какое-то время, пока рутина снова не возьмет свое.

Но что, если обратиться к научным данным о том, как функционирует наш мозг в течение дня, и использовать эту информацию для увеличения своей производительности?

Берегите ваши первые три часа

По мнению психолога Рона Фридмана (Ron Friedman), первые три часа рабочего дня являются наиболее ценными и продуктивными.

В это время вместо того, чтобы проверять электронную почту, сообщения в соцсетях или отвечать на запросы других людей, лучше сосредоточиться на самой важной работе.

«Как правило, у нас ежедневно есть окно протяженностью около трех часов, в течение которых мы реально сосредоточены, сфокусированы. Это время, идеальное для планирования, обдумывания, написания речей, — пишет Фридман в статье для Harvard Business Review. — Если мы тратим эти лучшие часы на второстепенные задачи, мы оказываемся гораздо менее эффективными, чем могли бы быть».

Исследования показали, что в течение дня мы испытываем постепенное снижение когнитивных функций (памяти, внимания, умственной работоспособности), и именно поэтому важные и сложные задачи не стоит откладывать на вечер.

Кроме того, в первой половине дня нужно страться быть проактивным, а не реактивным, то есть в приоритете должна быть самостоятельная работа и активные действия, а не реагирование на запросы коллег, клиентов, партнеров.

Думайте, как шеф-повар

Как лучше всего начинать свой день? Оказывается, здесь есть чему поучиться в кулинарном мире. У французских шеф-поваров даже есть термин mise en place , то есть «все на своих местах».

«Посмотрите, как работают повара, — сравнивает Фридман. — Они не спешат с самого утра к плите и не принимаются за готовку блюд. Вместо этого они тратят некоторое время на то, чтобы обеспечить себе идеальные условия: достают и раскладывают необходимые инструменты, подготавливают ингредиенты в нужном количестве и пропорциях — в общем, все, что понадобится в работе. Сначала они решают стратегические вопросы, а уже затем берутся за решение текущих задач».

Используя первые несколько минут вашего дня для планирования и наведения порядка на рабочем месте, вы сможете обеспечить себе максимально продуктивный остаток дня.

Знайте, когда ваши мозг и тело нуждаются в отдыхе

Основатель The Energy Project Тони Шварц (Tony Schwartz), утверждает, что не только мозг постепенно устает в течение дня. С точки зрения физиологии в течение дня мы следуем так называемым ультрадианным ритмам — циклам активности продолжительностью от 90 до 120 минут, после которых нам требуется небольшая передышка. Если не предусмотреть отдыха между этими циклами, то, согласно теории Шварца, ваша продуктивность в течение дня начнет резко падать.

Вместо занятий тайм-менеджментом можно попытаться управлять своей энергией и продуктивностью.

 

Твитнуть цитату

Среди прочего, это означает, что если организм подает явные сигналы — чувство усталости, голода, зевота, потягивания — стоит сделать небольшой перерыв, встать из-за стола, выйти прогуляться. Игнорируя эти сигналы, мы в итоге быстро тратим силы, которых должно было хватить до конца дня.

15:00 — переломный момент рабочего дня

Вы наверняка замечали, что послеобеденные часы — самый утомительный период рабочего дня. Это тоже обусловлено биологическими ритмами, но на этот раз циркадными — связанными со сменой дня и ночи. Приблизительно после трех часов пополудни организм начинает выработку гормона мелатонина, регулятора суточных ритмов. Он вызывает чувство усталости и сонливости.

Идеальный способ проскочить этот переломный момент — небольшой послеобеденный сон, буквально 20-30 минут. Однако для большинства из нас он недоступен. Но есть и другие варианты.

Фридман советует иметь в виду эти суточные колебания энергии, и планировать на вторую половину дня менее сложные задачи, не требующие силы воли, точности, концентрации, максимальных интеллектуальных усилий. После 3 часов дня лучше как раз заняться разбором электронной почты, звонками, творческими задачами.

Ключевое слово здесь снова «планирование». Распределяйте заранее не только свои силы, но и свое время.

Установите точное время конца рабочего дня

И главное — придерживайтесь его. Интернет и мобильные гаджеты, помимо всего прочего, способствуют тому, что работа легко проникает в остальную часть нашей жизни. Мы проверяем электронную почту за завтраком, во время обеда, перед сном. «Мобильными устройства способны мгновенно передавать наши сообщения, и это создает ложное ощущение постоянной срочности, неотложности и вызывает своего рода привыкание», — считает Фридман.

Если вы научитесь вечером полностью отключаться от работы, то будете чувствовать себя свежими и отдохнувшими на следующий день, и как следствие, ваша продуктивность возрастет. Но как этого добиться, если мобильные устройства не отпускают нас, то и дело сигнализируя об очередном полученном сообщении?

Чтобы свести к минимуму соблазн проверять рабочую почту в нерабочее время, Фридман предлагает разделить гаджеты на устройства для работы и отдыха: «На моем айпаде, например, нет электронной почты. Я использую его только для развлечений, в то время как мобильный телефон — это мой рабочий инструмент».

Отведите время для игр

Да-да. Например, для компьютерных игр. По словам Фридмана, это хороший способ улучшить когнитивные функции мозга. «Видеоигры так устроены, что чем дольше вы в них играете — тем больше возрастает их сложность. Каждый уровень сложнее предыдущего. В работе же, чаще всего, наоборот, мы не сталкиваемся с прогрессирующей сложностью задач». Поэтому видеоигры — это своего рода тренажер для мозга.

Физические упражнения — тоже отличный вариант. Как утверждают исследователи из нидерландского института изучения человеческого поведения (Behavioral Science Institute) физическая активность помогает справиться с усталостью, которая накапливается во время сидячей работы. Особенно это касается офисных работников, которые несмотря на то, что занятия спортом были бы им наиболее полезны, наоборот, обычно наименее физически активны.

Страрайтесь по-настоящему отдыхать в свое свободное время. Получайте удовольствие от того, как вы проводите ваш досуг. Ищите стимулы за пределами рабочего места, новые увлечения, интересные задачи. В жизни обязательно должно быть место чему-то, помимо работы — только так вы сможете поднять вашу производительность.

Высоких вам конверсий!

По материалам helpscout.net, image source b80399 

04-12-2015

lpgenerator.ru

Организация рабочего времени

Зачастую именно от организации рабочего времени зависит продуктивность вашей работы. Если вы ничего не успеваете, возможно, проблема не в том, что вы медленно работаете, а в том, что вы неправильно расставляете приоритеты.

Принципы организации рабочего времени

Прежде всего, правильная организация времени заключается в умении отличить срочные дела от несрочных и важные от неважных. Именно исходя из этих четырех критериев и нужно строить рабочий день. Самый оптимальный вариант – такой:

1. В первую очередь нужно выполнить все срочные и важные дела, то, что не ждет по времени.
2. Во вторую очередь поставьте все дела, которые срочные, но не важные. Даже не смотря на то, что в иерархии важности они на низкой позиции, если вы отнесли их к категории срочных, значит, нужно расквитаться с ними как можно быстрее.
3. На третьем месте – важные, но несрочные дела. Их не стоит оставлять на самый конец рабочего дня, поскольку в это время, как правило, внимание уже ослаблено, и велика вероятность совершить ошибку.
4. На последнем, четвертом месте – неважные и несрочные дела. Обычно к ним относится разного рода прикладная работа: разобрать бумаги, разложить папки и т.д. Их можно делать в конце рабочего дня, когда энергии на работу не остается.

Кстати, организация личного времени вполне может строить по тем же принципам – так вы всегда будете успевать все срочное и не застревать на мелочах.

Организация пространства

Организация времени и пространства – важный фактор эффективной работы. Перед тем, как начать рабочий день, обеспечьте себе свободное пространство и доступность всех необходимых вам для работы документов и предметов канцелярии. Вы сэкономите на времени, если не будете тратить его на поиски нужных предметов в течение дня. Гораздо эффективнее уделить этим вопросам 5 минут в начале дня.

 

womanadvice.ru

Реализация и организация рабочего дня

Что такое реализация и организация рабочего дня? В первую очередь организация рабочего дня основывается на составлении и изучении распорядка дня, затем происходит организация трудового процесса, которая просто необходима для достижения поставленных целей и выполнения намеченных задач. При организации своего рабочего дня нужно четко уяснить, что Вы не должны подчиняться работе, а наоборот: работа должна подчиняться Вам. Выделен ряд правил, которых необходимо придерживаться, чтобы рабочий день прошел успешно. Правила разбиты на три этапа. Первый этап включает в себя правила начала дня, на втором этапе представлены правила основной части дня, а третий этап несет в себе правила конца дня.

Правила начала дня

Первым важным правилом начала дня является аксиома: день нужно начинать только с позитивным настроением. Второе правило гласит: работу по возможности необходимо начинать в одно и то же время. Третье правило: необходимо перепроверить план нынешнего дня, составленный Вами накануне. Исходя из этого плана, сначала необходимо сделать самые важные (ключевые) задачи. Приступать к этим задачам нужно сразу, без так называемой «раскачки». Согласовать Ваш план дня с коллегами, которые в нем задействованы, тогда работа будет делаться без задержек. Утром необходимо заниматься важными и более сложными делами, так как впоследствии будет много мелких текущих дел.

Правила основной части дня

1. Отличная подготовка работы.

2. Необходимо влиять на даты сроков в своих интересах.

3. Не принимать возникшие внезапно дополнительные проблемы.

4. Быть сдержанным и стараться не допускать импульсивных незапланированных действий.

5. Вести размеренный темп работы, не забывать делать паузы, но в меру.

6. Сериями выполнять небольшие похожие задачи. Подготовка к такой работе проводится всего лишь раз, что существенно экономит время. Нет отвлечения на другие дела, процесс работы происходит с максимальной концентрацией.

7. Необходимо завершать начатое рационально. Не должно быть отвлечения от дела, так как это ведет к потере времени. Дело нужно либо завершать до конца, либо прерываться на удобных этапах.

8. Внезапно появляющиеся промежутки свободного времени необходимо использовать на благо себе, то есть заняться рутинной или подготовительной деятельностью.

9. В начале дня заниматься необходимо более важными делами, а после – более спокойными, то есть работать необходимо нециклично.

10. Необходимо иметь час перерыва, организм должен отдыхать.

11. Следить за временем и планами, контролировать их.

Правила завершения рабочего дня

1. Доделать все начатые дела.

2. Должен присутствовать самоконтроль и контроль над результатами.

3. Разработка плана на следующий день.

4. Любой день должен иметь свою кульминацию.

Важно соблюдать эти правила, но необходимо помнить и о естественном дневном ритме. Каждый человек индивидуален, а значит и работоспособность у всех различна в различные периоды времени. Ничто не одинаково для людей, всё основано на относительных ритмичных колебаниях, это необходимо учитывать в реализации и организации рабочего дня.

www.prostoy.ru

30 советов, как эффективно трудиться дома и не сойти с ума. Организация рабочего дня.

Те из вас, кто знает прелести работы дома (на себя, фрилансером, удаленно на ставку), также знает, как велик соблазн затянуть сроки и поваляться на диване. Мне тоже нравится подремать пару часиков, однако сон должен быть в качестве перерыва, но никак не привычным рабочим режимом.

С другой стороны, работа дома приводит к размытию границ между работой и личной жизнью – если работать чересчур много, то не останется времени и сил на жизнь как таковую.

Так как же работать продуктивно и в то же время не довести себя до нервного истощения. Так как я недавно уволился с постоянной работы, я обратился к читателям за советом. Они, как всегда, откликнулись на мою просьбу, и я отобрал лучшие, на мой взгляд, рекомендации, чтобы люди могли использовать их как руководство (ну, я тоже собираюсь руководствоваться этими советами).

Несколько замечаний, прежде чем перейти к оглашению всего списка: еще раз, это советы от читателей, так что все благодарности – им. Во-вторых, я редактировал их, так что любые ошибки и неточности – это моя вина. И еще: так как советы были получены от разных людей, то они могут показаться противоречивыми, поэтому лучше всего отобрать те из них, которые, вероятно, будут работать именно для вас, и попробовать их использовать. Если идея не работает – вернитесь к списку и выберите что-то другое. Не пытайтесь следовать всем советам, тем более всем сразу и одновременно.

Спасибо вам, читатели!

1. Определитесь с рабочим пространством: отделите работу от дома. Работайте в отдельной комнате. Не работайте, где придется. Выделите определенное место, лучше целую комнату (необязательно большую), для рабочего места. Тогда, входя в это пространство, вы будете неосознанно настраиваться на работу. Мозг будет переключаться из режима “я дома” в режим “я на работе”.
2. Установите распорядок рабочего дня и придерживайтесь его.
3. Не начинайте работать сразу, только вскочив с постели. Позавтракайте, примите душ, оденьтесь. Составьте список дел на сегодня и начинайте работу.
4. Закрывайте дверь. Очень просто оставить открытой дверь в комнату, где вы работаете. Не делайте этого. Если дверь открыта, это знак для вас и вашей семьи. Для вас это означает, что если вам трудно или не хочется работать сегодня, то можно и не работать. Для вашей семьи открытая дверь показывает, что папочка дома, можно пойти и поболтать с ним.
5. Соблюдайте порядок на рабочем месте. Порядок на столе помогает поддерживать порядок в голове, что способствует более эффективной работе.
6. Выключайте телефон, если нужно сосредоточиться. Также выключайте системы типа ICQ и уведомления о новой почте. Вообще, если возможно, отключайтесь от Интернета.
7. Не прекращайте работу, даже в нелегкий день. Бывают дни, когда в голову не приходит никаких идей или просто понижается работоспособность. Приучите себя работать через силу в такие дни. От “я сделаю это немного позже” легко перейти к “сложновато, хватит на сегодня”. В итоге, работа не будет сделана никогда.
8. Составляйте три списка по три дела в каждом. Первый список – обязательные дела на сегодня. Второй – три вещи, которые желательно сделать, но не обязательно. В третьем списке – дела, которые надо сделать “когда-нибудь”. Таким образом, под конец дня вы не будете бездельничать и размышлять, что бы еще такого сделать.
9. Начинайте день размеренно – настройтесь на работу. Хорошенько позавтракайте, просто посидите в одиночестве. Расслабьтесь. Помолитесь. Просто убедитесь, что мозг не находится в режиме “я ненавижу работать”.
10. Купите хорошее кресло. Прочное и удобное, возможно кожаное. Оно стоит потраченных денег.
11. Держите под рукой блокнот и карандаш. Кратко записывайте идеи заметок для блога, проектов и т.д. Приобретите доску для заметок и прикалывайте на нее листки с записями. Просматривайте пару раз в неделю, чтобы освежить в памяти вещи, которые стоит когда-нибудь сделать. Иногда лучшие результаты получаются в результате внезапно нахлынувшего вдохновения.
12. Делайте перерывы. Не запирайтесь в комнате на целый день. На каждый час работы делайте 15-30 минутный перерыв. Дайте мозгу время упорядочить сделанное и возвращайтесь к работе. Качество увеличится во сто крат.
13. Не возвращайтесь к работе, когда рабочий день уже закончен. Внезапная идея для статьи? Замечательно, набросайте план и отложите его на завтра.
14. По возможности, планируйте рабочий день, учитывая свой природный график. Некоторые люди наиболее продуктивно работают утром, другие – вечером, третьи – вообще ночью.
15. Всегда держите питьевую воду на рабочем месте. Выработайте привычку выпивать пару литров жидкости (воды, напитка или сока) в день.
16. Обратите внимание на музыку, которую слушаете во время работы. Музыка, ТВ, погода… Практически все влияет на настроение. Что-то нельзя изменить, что-то можно. Убедитесь, что окружили себя вещами, которые создают наиболее комфортную обстановку для работы.
17. Не включайте компьютер, чтобы быстро проверить почту или сделать одну маленькую вещь, то тех пор, пока вы не “настроились на работу”, как говорилось выше. Эта одна маленькая вещь потянет за собой еще одну и так далее, и в итоге вы забудете поесть, все закончится головной болью и т.п.
18. Умейте остановиться. Не засиживайтесь допоздна. Определите часы работы, и по их завершению прекращайте. Нет необходимости придерживаться распорядка минута в минуту, но убедитесь, что работа не заменяет вам жизнь.
19. Не работайте по 8 часов в день. Один из читателей блога работает около пяти часов, четыре блока по часу с 20-минутными перерывами. Если работать больше, внимание может начать рассеиваться, появится тревога и беспокойство, и качество работы будет ниже обычного
20. Выделите определенные дни для определенной работы. Например, сохраняйте и систематизируйте созданные документы и файлы в пятницу вечером, самое позднее в субботу утром. Так вы сможете уйти на выходные без чувства незаконченной работы.
21. Очертите границы для своих близких. Планируйте свое рабочее время и объясните детям и супруге, что в это время вы не можете играть с детьми, выполнять работу по дому и т.д.
22. Беруши. Невероятно полезно, если в семье маленькие дети.
23. Регулярно подсчитывайте свои доходы. Вы будете менее расположены к просмотру телевизора (к любимым комьютерным играм), если будете знать, сколько стоит ваше безделье. Помните, “работа НЕ сделана = денег нет”.
24. Хорошо обедайте. Один из читателей блога рекомендует пищу с высоким содержанием углеводов (булочки, печенье, конфеты, сладкий чай и т.д.) для хорошего настроения во второй половине дня.
25. Следите за своим временем. Один из читателей рекомендует простую программу gtimelog (http://mg.pov.lt/gtimelog/). Вы указываете в программе, что сделано, когда завершили дело. Очень просто и не мешает работе. В конце дня, недели можно смотреть отчет. Также программа позволяет просто разделить время работы и время отдыха.
26. Установите время, когда вы онлайн. Нет необходимости быть всегда доступным. Этот пункт больше относится к удаленным работникам, чем к тем, кто работает на себя.
27. Не позволяйте работе поглощать вашу жизнь. Легче сказать, чем сделать, когда работаешь дома. Обязательно установите рамки рабочего времени.
28. Уделяйте внимание людям. Когда просят, помогайте. Отвечайте по возможности на каждое письмо. Необязательно отвечать быстро, в тот же день, но ответить нужно. Это очень важно.
29. Не скупитесь на благодарности. Определите, кто больше всего помогает вашему блогу (или вашему бизнесу). Если вы блоггер, то это читатели, а не упоминающие вас ведущие авторитетных блогов. Люди, которые отдали свое время и энергию, чтобы помочь вам достигнуть того, чего вы хотели. Теперь вы их должник на всю жизнь. Дайте им знать, что вы им благодарны.
30. Радуйтесь, что вы работаете дома, а не в офисной кабинке! Эта мысль будет мотивировать вас работать лучше, чтобы иметь возможность продолжать работать дома.

При написании были использованы материалы статьи: Top 30 Tips for Staying Productive and Sane While Working From Home

Рубрики: Школа фриланса

Статьи по теме

---

Фриланс — всему голова

---

www.freelance-fm.ru

Организация рабочего дня

Массажист должен являться на работу за 10— 15 минут до начала рабочего дня. За это время он переодевается, приво­дит в порядок рабочее место, проветривает кабинет, приво­дит в порядок журнал регистрации пациентов.

Незрячий массажист должен проверить расположение всех предметов в кабинете, так как при уборке они могут быть переставлены (при необходимости вернуть их на прежнее ме­сто), и только тогда приступить к приему пациентов.

Массажист должен построить рабочий день так:, чтобы около дверей массажного кабинета не собирать большую очередь. Для этого необходим почасовой график приема, где каждо­му пациенту отводится определенное время. Следует также предупредить пациентов, чтобы они не приходили на массаж задолго до указанного времени, но и не опаздывали.

В течение рабочего дня у массажиста большая физическая нагрузка, поэтому необходимо правильно построить свою работу: на первые часы назначать больных с небольшими областями для массажа, например, рука, нога, поясница, а затем с более обширными, например, спина и обе ноги,

общий массаж. К концу рабочего дня вновь назначаются па­циенты с небольшими областями для массажа.

Такое распределение нагрузки вызвано тем, что в начале рабочего дня необходимо преодолеть период врабатываемос-ти, после чего работоспособность массажиста возрастает до максимальной. К концу рабочего дня появляется усталость. Для активного отдыха массажист использует время между очередными сеансами: чем обширнее массаж, тем больше вре­мени требуется пациенту на одевание и раздевание, и, зна­чит, тем больше времени для отдыха получает массажист, чтобы вымыть руки, стряхнуть простыни, сделать необходи­мые записи в журнале регистрации.

Рекомендации по поддержанию работоспособности

Опытный массажист рационально расходует свои силы и сохраняет работоспособность в течение всего рабочего дня.

При любой физической работе неудобная поза работаю­щего вызывает переутомление, поэтому массажист должен уметь выбрать для себя наиболее выгодную рабочую позу. Обычно при массировании лежащего пациента вес туловища массажиста переносится то на одну, то на другую ногу. В этом случае ноги испытывают равномерную нагрузку, следова­тельно, пока одна нога работает, другая отдыхает.

Не рекомендуется низко наклоняться над пациентом, так как при низком наклоне корпуса сужаются межреберные про­межутки и уменьшается экскурсия грудной клетки, что вы­зывает нарушение легочного обмена и затрудняет работу сер­дца.

При массаже нижних конечностей ступня пациента долж­на не упираться в пах, а проходить между туловищем и ру­кой массажиста. При этом необходимо одинаково хорошо ра­ботать как справа, так и слева от массажного стола. Если массажист привыкнет работать только с одной стороны, то у него через некоторое время разовьется сколиоз.

Иногда массажисту приходится работать сидя, например, при массаже пальцев, кисти, предплечья, воротниковой зоны. Хотя при работе сидя экономится больше сил, долго рабо­тать в таком положении с наклоном туловища вперед нельзя, поскольку уменьшается жизненная емкость легких, сдавли­ваются органы и сосуды брюшной полости. Это приводит к застойным явлениям в венах таза и нижних конечностей, которые могут стать причиной образования геморроя или

варикозного расширения вен нижних конечностей. Застой­ные явления в брюшной полости вызывают атонические за­поры и ослабляют мышцы брюшного пресса, поэтому масса­жисту следует чаще менять рабочую позу.

Важным фактором, позволяющим экономно расходовать силы, является умение работать руками. Если внимательно посмотреть, как работает опытный массажист,’ нетрудно за­метить, что он равномерно распределяет нагрузку на руки, поочередно усиливая работу то одной, то другой руки. Такое умение необходимо вырабатывать уже в процессе обучения и закреплять на каждом практическом занятии.

Для усиления глубины воздействия при массаже можно использовать вес корпуса, перенося его на вытянутую руку, как бы опираясь о тело больного.

Соблюдение названных условий дает возможность масса­жисту избегать лишней траты энергии и предотвращает преж­девременное утомление.

studfiles.net