Какие приказы должны быть в ооо – Документы в ООО которые обязаны быть

Обязательные документы организации

Деятельность любого предприятия (организации) начинается с подбора и оформления приема на работу сотрудников.

Составление, оформление документов, работа с ними и их хранение регламентированы законодательными и нормативно-правовыми актами, выполнение которых обязательно для кадровой службы любой организационной формы. Ниже перечислены основные из них:

Трудовой кодекс Российской Федерации

ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ

ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ

ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г.№ 125-ФЗ

Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей» от 16.04.2003 г. № 225

Постановление Министерства труда и социального развития РФ «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10.10.2003 г. № 69

«Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» Утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 г. №37

Постановление Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 г. № 1

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст

Перечень обязательных документов организации*:

Наименование документа	Комментарии	Срок хранения
Трудовые книжки	На всех работников, за исключением совместителей	До увольнения работника, а невостребованные — постоянно
Трудовые договоры	Заключаются со всеми работниками организации	75 лет
Штатные расписания	Утверждается приказом по основной деятельности	Постоянно
Приказы по основной деятельности	Для управленческой деятельности	Постоянно
Приказы по личному составу	Прием, перевод, увольнение, долгосрочные российские и зарубежные командировки, приказы на отпуска (кроме тех, которые имеют срок хранения 5 лет) и др.	75 лет
Приказы на ежегодный отпуск	Должны быть оформлены не позднее 3 дней до начала отпуска для соблюдения требований ст.136 ТК РФ об оплате отпускных	5 лет
Приказы о дисциплинарных взысканиях, учебных отпусках, российских краткосрочных командировках, дежурствах и т.д.		5 лет
Заявления работников	«Инициативы, просьбы, согласия работника»	75 лет
Правила внутреннего трудового распорядка		1 год после замены новым
Документы, регламентирующие порядок работы с персональными данными работников	Например: Положение о персональных данных	5 лет после замены новым
График отпусков	Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года	1 год по истечении календарного года, на который он составлялся
Личные карточки Т-2	Заполняются на всех работников организации	75 лет
Табель учета рабочего времени		1 год
Положение об оплате труда	(о премировании, надбавках, вознаграждении за год)	5 лет после замены новым
Инструкции по охране труда		Постоянно

 

Перечень журналов, обязательных для ведения*:

Наименование документа	Комментарии
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним	Должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя и печатью организации. Срок хранения — согласно тому виду документов, на который они заведены или постоянно.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
Журнал регистрации трудовых договоров
Журнал регистрации приказов по личному составу
Журнал регистрации приказов по основной деятельности
Журналы проведения инструктажей по охране труда (на каждый вид инструктажа)
Журнал учета проверок

 

* Приведенный перечень обязательных документов и журналов составлен без учета специфики работы организации.

regata72.ru

Приказы по основной деятельности

Приказы по основной деятельности

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.

Поскольку задачи и функции по своему характеру могут быть и основными, и оперативными, то приказы по основной деятельности классифицируются как:

• приказы по основной деятельности — издаются в рамках выполнения главных стратегических, организационных задач
• приказы по административно-организационной деятельности — касаются оперативных административных и хозяйственных вопросов

РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ

Все виды приказов по основной деятельности должны регистрироваться. Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами.

Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

Приказы по основной деятельности и по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам подлежат раздельной регистрации, формированию в отдельные дела и раздельному хранению, т.к. приказы по основной деятельности хранятся

постоянно, а по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет. То есть в деловой практике необходимо учитывать еще одно основание для классификации приказов – их ценность, выражающуюся в сроке хранения.

Компания «Кадры в порядке» разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации.  В зависимости от объема документооборота могут применяться различные виды журналов.

Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги — дату окончания. Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.

ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Полномочия и ответственность

Организационная структура и штатное расписание

Утверждение и введение в действие локальных нормативных актов

Регламенты и процедуры

Режим работы компании

Охрана труда и техника безопасности

www.hr-ok.ru

Обязательные приказы в организации на начало года | Статьи

Начало нового года для многих кадровых отделов характеризуется переоформлением некоторых документов. Что такое номенклатура дел, какие документы необходимо издавать раз в год и обязательно до нового года. Как оформить обязательные приказы в организации на начало года, и каковы особенности, которые нужно учесть.

Из этой статьи вы узнаете:

• особенности номенклатуры дел;
• документы обязательные к оформлению к началу нового года;
• приказы, которые обязательно нужно издать до нового года.

Читайте по теме в электронном журнале

Какие приказы необходимо издать в организации к началу рабочего года

Конец года считается очень жарким периодом в работе и не только из-за предстоящих продолжительных праздников, но и из-за обилия документов, которые нужно либо закрыть, либо переиздать для того, чтобы они действовали в новом году и не было никаких проблем как с сотрудниками, так и с производством в целом. К сожалению, не все кадровые службы и бухгалтерии успевают сделать все вовремя, несмотря на угрозу штрафов и проверок инспекции. Для того чтобы успеть и не только не нарушить сроки, но и сделать все без лишней спешки, необходимо знать какие документы нужно переиздать и в какие сроки.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

Скачать все приказы

Номенклатура дел: особенности

Для того, чтобы все моменты делопроизводства были учтены и назначены ответственные за это, некоторые организации создают документ под названием «Номенклатура дел». Этот документ считается одним из базовых, благодаря которому можно вести все остальное делопроизводство и архивы документации. В нем указываются зоны ответственности подразделений по тем или иным документациям, по их хранению и созданию.

Из книги вы узнаете все о правилах внутреннего трудового распорядка, найдете инструкцию по кадровому делопроизводству, которая облегчит работу. Также узнаете, на какие ошибки в ПВТР инспектор обратит внимание в первую очередь и как составить положение об оплате труда. Рассмотрим сложные вопросы штатного расписания и штатной расстановки: как вместо двух документов вести один удобный файл, и как принять локальный нормативный акт.

Скачать книгу

Исходя из этого, можно сформулировать основные цели разработки номенклатуры дел:

• организация системы учета дел, созданных в течение года;
• установление срока архивного хранения дел;
• обеспечение порядка при подшивке документов в дела и система их регистраций для последующего поиска;
• содействие передаче документов для архивного хранения разной периодичности в организации для этого предназначенные.

Каким образом составить номенклатуру дел и как правильно ее оформить зависит исключительно от того, какие установки по этому поводу указаны в нормативных документах организации. Как правило, сроки создания относятся к последнему кварталу текущего года, а утверждение происходит уже непосредственно в конце декабря.

В свою очередь, приказ о введении в действие данной номенклатуры может быть издан в начале января. Ответственность за составление данного документа полностью лежит на делопроизводителях.

---

О расчете больничного листа в 2017 году читайте далее

---

Читайте по теме в электронном журнале

Какие документы оформляются к началу нового рабочего года

Как известно, есть документы, которые необходимо переоформлять ежегодно в связи с их сроком действия.

К таким документам относятся:

• Правила внутреннего распорядка отражают информацию по системе поощрений и штрафов внутри организации, графики работы и т.д;
• График отпусков. Законодательно установлено, что до конца текущего года необходимо составить и утвердить график отпусков на следующий год с учетом пожеланий сотрудников и их права на приоритет. Нарушение сроков подобных документов грозит большими штрафами для организации.
• Табель учета рабочего времени. Это специальная документация по учету фактически отработанных часов каждым сотрудником, включая сверхурочные, работу в ночные часы, в праздничные и выходные дни;
• Некоторые журналы регистрации документации. Как известно, вся документация подшивается и регистрируется в соответствующие журналы учета для того, чтобы иметь возможность быстро ее найти и ничего не потерять. Журналы, имеющие информацию за отчетный год, должны быть закрыты и оформлены новые на новый год.
• Утверждение штатного расписания. Штатное расписание содержит информацию о структурных подразделениях организации, наименование должностей, профессий, квалификации сотрудников и сведения о количестве людей в каждом подразделении.

Приказ об утверждении форм организационных и распорядительных документов в организации (бланк).doc
Скачать в .doc

Обязательные приказы в организации на начало года: важные нюансы

Как известно, ни один документ не сможет быть создан без соответствующего на то приказа со стороны руководителя. Для начала, хочется отметить, что согласно законодательству, нет четких требований к переоформлению приказов на начало года, так как есть документы, которые имеют длительный срок действия. И окончание, как правило, связано с завершением трудовой деятельности на предприятии того или иного сотрудника. А это уже другая очередность и порядок оформления документации.

Получается, что список приказов необходимых на начало года полностью соответствует списку необходимых для ежегодного оформления документов на предприятии. Таким образом, необходимо оформить до наступления нового года приказы на создание: правил внутреннего распорядка, график отпусков, табель учета рабочего времени, журналы регистрации документации, утверждение штатного расписания и по необходимости приказ о приеме нового сотрудника на работу.

Пожалуй, единственный момент, который можно учесть, так это то, что в некоторых случаях потребуется оформление двух приказов по одному виду документов: приказ на закрытие документа и приказ на открытие нового. В остальном, главное условие — сделать это до нового года, заранее, чтобы было время для реализации приказа в действие и, как результат, создание документов. 

Рекомендуем материалы по теме:

1. С чего начать составлять бюджет на обучение сотрудников;
2. Как уведомить контролирующее ведомство о начале обработки персональных данных сотрудников;
3. Нужно ли с нового календарного года начинать нумерацию кадровых документов заново;
4. Профстандарты для кадровиков: обязательны ли они?
5. Экзамены для иностранцев. Уточняем, для каких категорий они обязательны;
6. Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных.

www.kdelo.ru

С каких приказов по осн.деятельности нужно начать? / Сообщества Superjob

Разве только их???
» Нужно правильно составить приказы по основной деятельности и по кадрам.» — говорит от том, что автор имеет слабое(общее) представление о КДП и расписать всё в 2 словах крайне сложно. Поэтому автору и было предложено открыть профессиональные сайты по КДП, где в большинстве случаев расписано всё простым языком.
«Подскажите, пожалуйста, с каких приказов нужно начать правильное делопроизводство?» — но всё таки не удержался и раскрыл основное, что требуется при открытии организации.
«Какие обязательные приказы по основной деятельности при открытии новой компании?» — при наличии рекомендации обратиться к профессиональным сайтам и обязательных документов, остальное излишне, поэтому не стал разделять.
Вообще конечно изначально всегда стоит изучение учредительной документации, это изначально всегда, т.к. в ней возможны очень существенные нюансы.
Приказы по основной деятельности, срок хранения пост.

О совершенствовании структуры организации
О создании, слиянии, реорганизации подразделений организации
Об изменении режима работы организации
Об утверждении и введении в действие организационно-правовых документов
(в т.ч. должностных инструкций)
О внесении изменений в организационно-распорядительные документы
О создании экспертных комиссий, рабочих групп, совещательных органах
О проведении мероприятий (семинаров, конференций и т.п.)

О делегировании полномочий
О правах подписи документов
О распределении обязанностей

Об утверждении учетной политики организации
По подотчетным лицам
О проведении инвентаризации и создании инвентаризационной комиссии
О приеме, перемещении, списании основных средств

Об утверждении штатного расписания организации
О внесении изменений в штатное расписание
О сокращении штатов организации
О проведении аттестации работников организации (в т.ч. о создании аттестац.комиссий)
О совершенствовании системы повышения квалификации работников организации.

Можно изначально запарить человека, номенклатурами, сроками хранения и т.д. На мой взгляд всё нужно постепенно, а то переизбыток информации приведёт к каше в голове. Нельзя изначально не специалисту объять необъятное.
Если желаете, то продолжайте, прошу Вас.

hr.superjob.ru

какие должны быть документы для регистрации и коммерческой деятельности ООО

Все действия, связанные с внесением в государственные реестры вновь образованных организаций, регламентируются законом 129-ФЗ от 08.08.2001 г. В нем содержится исчерпывающий перечень документов, необходимых в процессе регистрации.

Документы, необходимые при регистрации ООО: решение об образовании

Появлению в ЕГРЮЛ нового общества с ограниченной ответственностью предшествует решение, принимаемое его создателями. В зависимости от того, сколько человек выступают в качестве учредителей, документально оно выглядит по-разному. Один владелец оформляет решение о создании юридического лица. Формы этого документа в официальных классификаторах нет, поэтому составляется он произвольно и включает следующие сведения:

• Число, месяц и год формирования решения
• Место – населенный пункт
• Название вновь образованного ООО в полной и сокращенной форме, при написании используется только кириллица
  

  Документы ООО

• Юридический адрес новой организации по месту нахождения учредителя либо в помещении, на которое оформлен договор аренды
• Сумма, в которую оценивается уставной капитал создаваемого юридического лица
• Доля учредителей в уставном капитале, для единственного владельца она составляет 100%
• Сроки внесения уставного капитала (не позднее, чем через 4 месяца с момента регистрации)
• Отметка об утверждении Устава ООО
• Наименование должности руководителя, его ФИО, паспортные данные, адрес регистрации, сведения о заключении трудового договора

При формировании документа нужно соблюдать требования ст.66.2 ГК РФ, закона 14-ФЗ от 08.02.1998г.

Если учредителей у ООО несколько, составляется протокол общего собрания в произвольной форме. Обязательно перечисляются все участники, избираются председатель и секретарь заседания. Протокол должен содержать те же пункты, что и решение, но по каждому проводится голосование присутствующих и фиксируются результаты. По желанию собравшихся документ может быть заверен нотариально, утвержден подписями всех участников.

Устав ООО

Основным и единственным учредительным документом ООО на сегодняшний день является Устав. Его содержание определяется ст.12 14-ФЗ.

Этот документ в обязательном порядке включает в себя следующие данные:

• Полное название организации
• Допустимая сокращенная форма названия
• Все виды деятельности ООО
• Юридический и фактический адреса
• Цели образования и предмет коммерческой деятельности
• Перечень прав и обязанностей всех участников общества
• Правила выхода участников из ООО
  

  Изучение Устава

• Наименование, компетенция и функции руководящих органов
• Порядок осуществления контроля деятельности ООО
• Информация об уставном капитале: общий размер, доля каждого участника в процентном отношении и номинальной стоимости
• Регламент перехода доли в уставном капитале к другому участнику общества
• Данные о филиалах или обособленных подразделениях
• Перечень вопросов, входящих в компетенцию общего собрания
• Внесение вклада в имущество и распределение прибыли
• Перечень, размер и порядок формирования резервных фондов
• Порядок предоставления информации о коммерческой деятельности общества участникам и другим лицам
• Регламент хранения уставной и корпоративной документации

В документ можно включать и другие важные для деятельности ООО сведения. Нужно следить, чтоб они не противоречили 14-ФЗ. Устав оформляется в двух прошитых и скрепленных печатью экземплярах, каждый из которых является оригиналом. Один остается в ИФНС, а другой с отметкой о регистрации возвращается учредителю.

В законах 129-ФЗ и 14-ФЗ и ГК РФ говорится о возможности использования типовых уставов при регистрации и в текущей деятельности ООО. Это очень прогрессивное решение, позволяющее снизить затраты времени и денег на подготовку процедуры внесения в реестр. Суть заключается в том, что Минэкономразвития разработало типовые уставы для различных категорий ООО. Например, для общества, имеющего одного учредителя, или для ООО с количеством участников до 15 человек и отсутствием права выхода.

Предполагается, что при регистрации учредители имеют право указать в решении или протоколе о создании, что ООО будет действовать на основании, например, типового Устава №1. Разрабатывать собственный и утверждать его нет необходимости. Достаточно ссылки. Однако, на сегодняшний день подобные документы не утверждены ИФНС и пока не применяются.

Подтверждение юридического адреса организации

Законодательство не требует подтверждения указанного в учредительных документах адреса. ИФНС разъясняет, что в решении и протоколе должны обязательно указываться номера офиса, помещения, этажа, отдельного входа, подъезда. Это требуется для правильной идентификации местоположения юридического лица. Отсутствие конкретных элементов адреса часто является причиной временной приостановки процедуры регистрации. ИФНС может дать поручение территориальной инспекции о проведении проверки подлинности и полноты адресных данных.

Юридический адрес

Если ООО регистрируется по месту жительства учредителя, достаточно предъявить копию паспорта с отметкой о регистрации и нотариально заверенную копию свидетельства о праве собственности. Для подтверждения аренды офиса потребуется:

• Договор аренды или субаренды нежилого помещения
• Гарантийное письмо собственника
• Акт приемки нежилого помещения
• Заверенная копия документа, подтверждающая права собственника на это помещение

Именно на юридический адрес, указанный в учредительных документах, будет направляться вся корреспонденция от инспекции и других государственных органов.

Договор о создании

В перечне документов, необходимых для регистрации ООО, с 2009 г. учредительного договора нет. Однако, его следует заключить на основании требований закона 14-ФЗ. Подписывается договор при наличии свыше одного учредителя и повторяет те данные, которые уже указаны в протоколе или Уставе:

• Наименование
• Порядок осуществления совместной деятельности
• Уставной капитал
• Права, обязанности, ответственность
• Цель создания общества

Договор имеет значение при выделении одним из участников своей доли для подтверждения права собственности.

Информация для контрагентов

В соответствии с 14-ФЗ, единственным учредительным документом ООО является Устав. Однако, любая организация взаимодействует с различными контрагентами: банками, поставщиками, подрядчиками, покупателями и прочими. При открытии расчетных счетов, заключении контрактов и соглашений, участии в тендерах предъявляется требование о предоставлении учредительных документов.

Предоставление документов

В этом случае к Уставу следует приложить справки и свидетельства, выданные государственными органами при регистрации:

• Свидетельство о регистрации юрлица
• Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе
• Выписка из ЕГРЮЛ
• Договор об оформлении расчетного счета и банковском обслуживании
• Письмо от органов Госстатистики о кодах классификации
• Уведомления Пенсионного фонда и ФСС с отметками о получении

Подлинники всех документов хранятся в соответствии с порядком, предусмотренным в Уставе.

Корпоративные документы ООО

Законодательного определения корпоративных документов не существует. Этим термином определяют набор положений, приказов, локальных актов, разработанных в соответствии с потребностями организации для выстраивания системы внутреннего управления. В этих документах распределяются полномочия, права и обязанности, отнесенные законами к сфере компетенции субъектов экономики. Набор и содержание их во многом зависят от размера организации, сферы ее деятельности, структуры управления.

Положение о собрании участников ООО

В ООО, имеющем более одного участника, принятие главных управленческих решений входит в компетенцию общего собрания. В положении о нем подлежат урегулированию следующие вопросы:

• Форма и порядок оповещения участников ООО о месте, дате и времени сбора
• Периодичность очередных собраний
• Состав инициативной группы по созыву внеочередного
  

  Собрание учредителей

• Распределение голосов учредителей в зависимости от процентного соотношения их частей в уставном капитале
• Согласование кворума
• Возможность выдачи доверенности на представление своих интересов в ходе собрания законным представителем
• Компетенция собрания участников
• Внесение предложений по составлению повестки
• Условия назначения председателя и секретаря общего собрания
• Регламент составления протокола, подсчета и оформления результатов голосования
• Возмещение расходов на мероприятие

Общее собрание вправе решать важнейшие вопросы в отношении ООО: утверждение и прекращение полномочий управляющих органов, распределение чистой прибыли, принятие решений о реорганизации или ликвидации. Правильно составленное положение поможет избежать сомнений в правомерности принятых резолюций.

Положение о генеральном директоре и совете директоров

Отношения, возникающие в процессе трудовой деятельности руководителя ООО, регулируются гл. 43 ТК РФ. С ним заключается еще и гражданско-правовой контракт на основании ст.40 14-ФЗ. Функции, зона ответственности и полномочия единоличного исполнительного органа ООО подробно оговорены в Уставе, ГК РФ и 14-ФЗ. Положение о генеральном директоре создается в некоторых организациях с тем, чтобы в открытом документе прописать регламент избрания, должностные обязанности и ответственность руководителя, и не является обязательным.

Нужно только помнить, что в нем не должно быть никаких дополнительных условий или требований, не оговоренных в Уставе.

Генеральный директор

Иногда в ООО предусматривается создание совета директоров, также называемого наблюдательным. Его задача – контролировать исполнительного руководителя, а также решать другие вопросы коммерческой деятельности. В этом случае общее собрание утверждает Положение об этом коллегиальном органе с включением следующих разделов:

• Принципы формирования
• Полномочия
• Регламент вынесения решений и организация деятельности
• Ответственность

Законодательством обязательное создание совета директоров не предусмотрено. При желании учредители должны включить в Устав пункт о возможном формировании этого органа. Его права и обязанности также можно прописать в Уставе, а положение не разрабатывать.

Обязательные и рекомендуемые кадровые документы

Трудоустраивая наемных работников, ООО берет на себя ответственность по соблюдению ТК РФ. В процессе управления персоналом организация обязана разрабатывать собственные локальные нормативные акты, оформлять документы, подтверждающие трудовую деятельность работников, издавать приказы по личному составу. Вся обширная кадровая документация делится на три условных блока:

1. Обязательная. Формируется во всех организациях независимо от формы собственности на основании требований ТК РФ.
2. Рекомендованная. Формируется в целях оптимизации кадрового учета, способствует прозрачности, достоверности и систематизации работы с персоналом.
3. Обязательная для организаций с определенными видами деятельности. Например, в ООО, оказывающем медуслуги, должно быть положение о регулярном направлении медицинских работников на специализацию.

В любом ООО непременно утверждаются руководителем локальные акты:

Документы кадрового отдела

• Положение о внутреннем распорядке в организации (ст. 56 ТК)
• Штатное расписание (ст.57 ТК)
• Ежегодный график основных и дополнительных отпусков работников (ст.123 ТК)
• Комплект документов по охране труда: инструкции по каждой профессии, входящей в штатное расписание, правила и периодичность проведения инструктажей, порядок расследования нарушений (ст.212 ТК)
• График сменности, если производственный процесс предполагает посменную работу (ст.103 ТК)
• Инструкция о допуске к работе с персональными данными, обеспечении их защиты (ст.86 ТК)

В ООО создается, заполняется, утверждается и хранится документация по личному составу. Это прежде всего трудовые договоры с работниками с дополнительными соглашениями и трудовые книжки. Издаются приказы:

• О трудоустройстве, перемещении или увольнении
• О предоставлении очередного, дополнительного, учебного отпуска
• О служебных командировках
• О поощрениях и взысканиях

К этой группе документов относятся личные карточки формы Т-2, заявления, объяснительные работников.

Для систематизации ведутся журналы или книги:

• Учета перемещения трудовых книжек и вкладышей к ним
• Получения и выдачи бланков трудовых книжек и вкладышей
• Регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений
• Регистрации приказов по личному составу
• Регистрации служебных заданий и командировочных удостоверений
• Учета выданных справок работникам

Личные дела

Личные дела на каждого работника ООО вести не обязаны. Это законодательно предусмотрено только для государственных учреждений. Также рекомендательный характер носит заключение коллективного договора. Он необязателен, особенно, если коллектив небольшой, и все вопросы урегулированы другими документами. К рекомендуемым формам относятся и должностные инструкции для каждого работника.

Табеля учета рабочего времени, листки нетрудоспособности, другие документы для оплаты поступают в кадровую службу для регистрации, проверки и утверждения. Далее они передаются в бухгалтерию, там же организуется их хранение. Кадровики ведут реестры поступивших и переданных документов с отметкой получателей.

Последний перечень форм первичных документов, утвержденный Постановлением Госкомстата 05.01.2004г. перестал быть обязательным к исполнению с 01.01.2013г. На основании закона 402-ФЗ такие формы теперь разрабатываются и утверждаются руководителем экономического субъекта. В этом же нормативном акте указаны обязательные реквизиты, которые должны содержаться в первичных документах.

Приказы по основной деятельности

Принятые руководителем ООО управленческие решения закрепляются в приказах по основной деятельности. Обычно к номеру добавляется индекс «од», чтобы не путать с документами по личному составу с индексом «лс». Регистрация и нумерация приказов по основной деятельности ведется отдельно. В зависимости от содержания они бывают:

Подпись документов

• Структурные – о формировании обособленных подразделений, служб, отделов
• Нормативные – утверждение всех локальных актов, в том числе по кадровым и финансовым вопросам
• Контрольно-надзорные – о проведении инвентаризации, снятии остатков на складе, аттестации сотрудников
• Отчетные – утверждение форм внутренней отчетности, порядка заполнения и ответственных лиц
• Организационные – регламентирование работы в праздничные, выходные дни, утверждение графиков документооборота и пр.

Оформляются приказы в произвольной форме. Состоят из заглавной, содержательной и завершающей части. Должны содержать все необходимые реквизиты: дата, номер, населенный пункт, наименование организации, подпись руководителя с расшифровкой.

При необходимости дополняются листами согласования и ознакомления.

Положение об организации и оплате труда

Трудовой кодекс не требует наличия отдельного нормативного акта по оплате труда. Все эти вопросы оговариваются в договорах, заключенных с каждым работником. Однако, наличие единого документа, в котором перечислены все применяемые системы оплаты труда, компенсационные и стимулирующие выплаты, порядок начисления районных коэффициентов и надбавок, полезен для руководства, бухгалтерии, кадровой службы. В нем устанавливаются сроки и способы выплаты заработной платы, порядок информирования работников о начислениях. Если ООО выплачивает месячные, квартальные или годовые премии, по каждой нужно разработать премиальное положение и включить в общий документ.

В процессе своей деятельности ООО в обязательном порядке ведет документацию по бухгалтерскому и налоговому учету, составляет статистическую отчетность. В настоящее время повсеместно внедряются системы электронного документооборота. Банки почти полностью перешли на онлайн обслуживание клиентов. Это повышает эффективность работы организации, решает вопросы хранения документов и быстрого поиска нужной информации.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

pravodeneg.net

Приказы при открытии общества с ограниченной ответственностью (ООО)

Первым делом, для того, чтобы открыть общество с ограниченной ответственностью, необходимо принять решение о создании. Порядок принятия и форма такого решения будут зависеть от того, кем является учредитель (юридическим или физическим лицом), а так же их количество. Так, если ООО открывается одним учредителем, то он единолично принимает решение о создании, в котором указывается намерение об открытии ООО, а так же первые из приказов: приказ о назначении руководителя фирмы и приказ об изготовлении печати ООО.

После того, как руководитель общества с ограниченной ответственностью назначен, он принимает ряд приказов. Например, если руководитель хочет вести бухгалтерию самостоятельно, то он нанимает на работу главного бухгалтера и издает соответствующий приказ, либо издает приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на руководителя фирмы.

Все приказы, связанные с деятельностью общества с ограниченной ответственностью можно разделить на несколько видов:

• Приказы, связанные с основной деятельностью общества;
• Приказы о приеме на работу;
• Приказы о премировании работников;
• Приказы о командировках;
• Приказы о предоставлении отпусков;
• Приказы о взысканиях и др.

Ведение кадрового документооборота — процедура очень ответственная и требующая ответственного подхода к ее осуществлению. Для любого юридического лица очень важно правильно организовать документооборот. Успех бизнеса – планы на долгие годы вперед, а планы – это, прежде всего, порядок в документации. В РФ предусмотрены требования к документообороту по кадровому чету. Юристы отмечают, что грамотно оформленная кадровая документация – залог эффективной деятельности сотрудников во благо предприятия.

Многие руководители относятся к приказам достаточно формально. Но юристы отмечают, что это несколько неправильный подход, так как при первой же проверке ООО государственными органами, может быть обнаружено множество нарушений, и как следствие привлечение юридического лица к ответственности вплоть до приостановления деятельности ООО.

Юристы компании «Ордин и К» помогут Вам оформить все приказы, которые должны быть в организации на момент открытия ООО. Специалисты фирмы предлагают Вам:

• Юридические консультации;
• Оформление документов;
• Ведение кадрового делопроизводства;
• Представительство в органах государственной власти и судах;
• Разрешение споров любой сложности;

За получением помощи в оформлении кадровой и иной документации Вы можете обратиться в офисы ООО «Ордин и К» в Вологде и Великом Устюге.

consult35.ru