Еженедельное планирование

Содержание

Ежедневное и еженедельное планирование для сотрудников

Менеджмент 88126 генеральный директор

Планы на год составляй весной, планы на день — утром

Китайская пословица

кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям

Когда у вас нет плана, то ваши действия носят характер хаотичных

Запас эффективности вашей компании, или «Секрет Полишинеля»

Каждый из нас, руководителей, задумывается: насколько можно увеличить производительность труда? Данные, полученные опытным путем в моей компании, показали, что после внедрения ежедневного планирования и отчётности эффективность труда коллектива увеличилась ~ на 40%.

Не секрет, что в среднестатистической российской компании сотрудники тратят на работу в лучшем случае 3-4 часа в день из 8-ми. Однако все делают вид, что так и должно быть. Руководитель довольствуется постановками в виде бурной активности, как только он заглядывает в чей-то кабинет.

А подчинённые… А что подчинённые? Их такое положение дел более чем устраивает: в рабочее время можно решить кучу личных задач, оформить заказы в интернет-магазинах, пообщаться по телефону и в социальных сетях с друзьями и родными. Недаром говорят, что 80% людей работают настолько эффективно, насколько грамотно ими руководят.

Вывод банален и одновременно ужасен своей простотой: для того чтобы увеличить эффективность работы компании на 40%, достаточно сделать так, чтобы сотрудники работали хотя бы 6,5 — 7 часов в день (да, восемь — это уже высший пилотаж!).

Оглавление статьи

Ежедневный план и отчёт — непрерывный тест на профессиональную пригодность для сотрудников

Но как понять: кто из сотрудников чатится в соцсетях, а кто непрерывно выдаёт результат? Постоянно стоять за спиной? Невозможно! Здесь на помощь приходят обязательные для каждого сотрудника ежедневные планы и отчёты о проделанной работе.
Если совсем кратко смысл ежедневных планов и отчётов заключается в следующем: сотрудник составляет план работ на каждый день исходя из 8-ми часового дня и отчитывается в конце рабочего дня по каждой выполненной задаче (затраченное время, результат и т.д.).
Любая хорошая технология имеет преимущества для обоих сторон. Поговорим об этом.
Чтобы сотрудники зарабатывали больше и были более эффективны, им нужна как мотивация, так и принуждение
Преимущества ежедневного плана для компании

Задачи решаются сотрудниками согласно принятым приоритетам (с учётом бизнес-требований компании), а не по принципу “хочется”, “проще” и “интереснее”.

Вероятность “простоя” сотрудника стремится к нулю. Всегда имеются задачи в запасе. Если “простой” и возникнет, то он виден заранее.

Посмотрев в планы, можно сразу убрать “высосанные из пальца” задачи и заменить их полезными, злободневными и актуальными.

Когда человек планирует дела исходя из 8 рабочих часов и знает, что за это время будет спрос, заметно уменьшается вероятность “пустой растраты времени”.

Преимущества ежедневного плана для сотрудника

Серьёзный личный и профессиональный апгрейд: навык планирования крайне важен во всех сферах, и жизнь за пределами работы здесь не исключение.

Руководитель будет вами доволен, т.к. все наиболее приоритетные задачи по технологии попадают в ваш ежедневный план. А “быть на хорошем счету” открывает дополнительные возможности в вертикальной карьере.

Отмена “рабства”, когда человек сидит на работе до “ночи” (теперь на выполнение задач выделяется 8 часов, следовательно, и планировать их на двенадцать часов руководитель уже не будет).

Повестка дня
В дальнейшем речь пойдёт только о принципах ежедневного и еженедельного планирования и требованиях к планам. Отдельные статьи посвящены:
Личная эффективность руководителя
Я также использую в своей работе технологию ежедневного планирования и отчётов. Отчитываюсь перед самим собой — берите на вооружение, если вам отчитываться не перед кем. Благодаря этому моя личная эффективность выросла в 2 раза (шутка ли!). В том числе и за счёт выполнения более приоритетных задач, ибо раньше я брался за те, что первыми приходили в голову.
И очень полезный инсайт. Когда начинаешь планировать, гораздо легче ещё на этапе плана подумать: твоя ли это задача, не лучше ли её делегировать? Когда к задаче уже приступил, и на середине ее реализации понял: хорошо бы делегировать, — “отпустить” её от себя уже гораздо сложнее.

Технология реализации и внедрения ежедневных планов
Обращаю ваше внимание, что необходимо контролировать выполнение плана, сроки реализованных задач и качество результатов.
Немало руководителей “обломали свои зубы” при попытке внедрить ежедневные планы и отчёты, и вот почему:
Внедрение встретит яростное сопротивление офисных сотрудников. Смиритесь, это естественно, но к этому нужно готовиться. Возможно, вам будет полезна статья “Как внедрить регулярный менеджмент в своей компании (часть 1): Подготовка, цели, риск “массовый отток персонала”.

Внедрение ежедневных планов и отчётов, а также дальнейшая работа по поддержанию технологии в работе требует инвестиций времени, денег, управленческих усилий и воли руководителя. И главное, — молниеносной реакции на любое нарушение со стороны сотрудников.

Внедрение дополнительно принесет тотальную прозрачность планов и отчётов. Руководитель любого вышестоящего уровня должен иметь возможность посмотреть отчёт любого нижестоящего руководителя и его подчинённых. За планы своих подчинённых отвечает непосредственный руководитель. Почему это не понравится сотрудникам? Далеко не каждый руководитель среднего звена заинтересован в наличии “всевидящего ока” у топ-менеджмента.

Рекомендации по организации ежедневного планирования: готовый регламент для внедрения
Систематизация позволяет перейти от хаотических действий к организованной и масштабируемой технологии
Организация процесса обработки входящего потока задач со стороны сотрудника
Как только появляется задача, она заносится в план работ на текущий или последующие дни (вне зависимости от того, в какой форме она была поставлена) с ориентировочной датой планируемого выполнения.

Если задача относится к категории дел “несрочные и неважные”, она заносится в так называемый STACK (хранилище) задач. Сотрудник обращается к STACK’у при очередном планировании на неделю, или когда у него возникает простой в работе.

Поставленная задача, занимающая более 3 часов (кроме участия в мероприятиях и встречах), разбивается на более мелкие, которым в качестве базовой присваивается первоначальная.

Для каждой задачи из стандартного перечня выбирается и выставляется приоритет

Бонус: пример таблицы с приоритетами для сотрудников
Чтобы получить пример таблицы приоритетов, благодаря которой сотрудники справляются с самостоятельным планированием, выполните 2 простых действия:
1) Напишите развёрнутый комментарий к статье (форма для комментариев расположена в самом низу статьи, см. скриншот https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV). Поделитесь своим опытом внедрения планирования для подчинённых (не обязательно успешным).

2) Отправьте запрос на получение примера таблицы приоритетов через мои личные аккаунты в социальных сетях:
Требования к формату занесению задач в план
Каждый сотрудник добавляет в план ориентировочный список своих задач (краткое описание задачи + планируемое время на выполнение). В план включаются следующие задачи:

Планируемые в рамках проектов;

Полученные ранее в виде индивидуальных заданий (устно, по почте, скайп и т.д.). Если задача стоит во внешней системе постановки задач, то необходимо добавить ссылку url на эту задачу; при получении задачи (устно, по почте, скайп), ее необходимо занести в свой план работ самостоятельно. При этом действуют все требования по формату занесения задач.

Планируемые сотрудником к реализации по собственной инициативе.

У каждой задачи необходимо указать:

Название задачи. Должно отражать, какие действия и с каким объектом необходимо выполнить. Желательно для этого использовать для существительных именительный падеж и повелительное наклонение глагола. Это очень сильно облегчает последующий поиск среди всех задач. Пример: Разработать регламент: планирование (“разработать” — повелительное наклонение; “регламент: планирование” — именительный падеж).

Планируемое время на выполнение. Пример: Сделать коммерческое предложение: 2 часа 30 минут

Дедлайн (крайний срок, к которому задача должна быть выполнена). Если вы не можете определить дедлайн задачи, — обратитесь к своему непосредственному руководителю.

Краткий план по выполнению данной задачи. Добавить ссылки на алгоритмы, по которым вы планируете действовать и/или краткий план действий. Отсутствие краткого плана в теле задачи порождает кучу вопросов при обсуждении плана работ и риск, что задача будет сделана неэффективным/неоптимальным способом или сделана не на 100% и/или потребует переделки.

Приоритет. Исполнитель определяет его самостоятельно по отдельно формализованным правилам. Если определить не может, — необходимо обратиться к непосредственному руководителю.

Если сотрудник видит “недостаточность” своего ресурса для поставленной задачи, он обязан незамедлительно об этом сообщить постановщику задачи и своему непосредственному руководителю.

Ежедневный план работ
План необходимо создавать на основе еженедельного плана и поступающих оперативных задач (до внедрения еженедельного планирования: на основе известных на этот день задач).

План на следующий день составляется до конца текущего рабочего дня.

Плановое время на ежедневные задачи рассчитывается:

для офисных сотрудников исходя из 8 часов минус обычное время для решения оперативных и форс-мажорных задач (для руководителей проекта: 7 часов — плановые; 1 час — на решение поступающих задач). Планируемое на задачи время может варьироваться в зависимости от дня недели и других условий.

для внештатных специалистов — ежедневный лимит времени, оговоренный при обсуждении условий сотрудничества.

План на новый день размещается сверху над планом за предыдущий день (если для планов используются текстовые документы).

Если в день уходит более 4 часов на внеплановые (по отношению к планам проектов) задачи, или становится видно, что при текущей загрузке НЕ могут быть выполнены планы проектов, об этом сразу ставится в известность руководство (не позднее следующего дня).

Пример ежедневного плана (скриншот из Битрикс24)
В примере показан план, который сотрудник создаёт в системе Битрикс24. На скриншоте представлены только первые шесть задач, остальные — не поместились на экран. Выделенные столбцы: 1 — название задачи; 2 — крайний срок выполнения; 3 — планируемое время выполнения.
В идеале использовать одну систему для планирования, сквозного учёта времени по задачам и формирования отчётности
Переход к еженедельному планированию
После освоения ежедневных планов сотрудники переводятся на еженедельное планирование. При этом ежедневное планирование сохраняется, но значительно упрощается, т.к. в еженедельном плане задачи разделены по дням. Если вы не занимаетесь ежедневным планированием с подчинёнными, возможно, они планируют свою неделю как на картинке ниже.
Горе и убытки грозят компании, если сотрудники планируют свою неделю, как на этой картинке
Основные преимущества еженедельного планирования:
больший горизонт планирования по сравнению с одним днём

экономия времени сотрудника и значительная экономия времени руководителя

Еженедельный план работ
Как составлять план?

Пройтись по всем ежемесячным планам проектов, взять из них список задач с дедлайном до конца недели + 5 дней.

Открыть свой ежемесячный план работ и выписать часть работ оттуда.

Занести в еженедльный план оперативные задачи (заранее известные или поставленные руководителем).

План на новую неделю необходимо составить в последний рабочий день предыдущей недели (как правило, пятница).

Задачи необходимо запланировать на всю рабочую неделю с учётом запаса времени для вводных (определяется для каждой должности индивидуально).

Составленный план на неделю необходимо уточнить (на основе информации, полученной за выходные и с утра в первый рабочий день) в первый рабочий день недели, до 12:00 (как правило, понедельник)

Для специалистов, имеющих небольшой уровень “непредвиденной” работы (работы по обслуживанию сайтов, руководство проектом продвижения) неделя должна быть распланирована без учёта непредвиденных работ.

ведь на то задачи и “непредвиденные” — могут быть, а могут и НЕ быть.

если план не выполнен в связи с тем, что выполнялись поступившие “вновь” задачи, то часть задач из плана может быть перенесена на следующую неделю.

Автоматизация ежедневных и еженедельных планов
Самый популярный вопрос: “В каком виде подчинённые должны делать планы?” В идеале делать планы нужно в виде задач в системе, где в дальнейшем по ним будет вестись учёт времени выполнения и формироваться отчёты. На мой взгляд, на сегодняшний день для этого больше всего подходит система «Битрикс24».
Что делать, если в вашей компании другая система для постановки задач? Подумайте как организоваться планирование с её помощью на основе сформулированных мной требований к планам. И даже если системы постановки и учёта задач у вас нет вовсе, не беда. В моей компании длительное время планы на день и на неделю делались в отдельных текстовых файлах в формате GoogleDocs (очень удобно редактировать и обсуждать). И только спустя некоторое время мы перешли полностью на работу в Битрикс24.
Ответы на часто задаваемые вопросы по ежедневным планам
Как ставить задачи, если сотрудник-исполнитель не является непосредственным подчинённым руководителя?
Либо получить полномочия ставить такие задачи в рамках проектного подчинения, либо согласовать добавление задачи с непосредственным руководителем исполнителя.
Важно помнить: время не резиновое. Когда поступает новая задача, она “выталкивает” из плана другую задачу. Приоритеты в расстановке задач — это вопрос компетенции непосредственного руководителя.
Получается, что эта система вводит “тотальный контроль” за работой подчиненного? Это должен делать его руководитель. А этого руководителя должен контролировать его руководитель?
Руководитель контролирует составление планов своих непосредственных подчинённых (пример: руководитель отдела разбирает планы сотрудников отдела), но не обязательно каждый день. Для лояльных сотрудников (через 1 год после старта внедрения регулярного менеджмента других в вашей компании не останется) частота проверки может быть 1 раз в 3 дня, 1 раз в неделю.
Если для кого-то из сотрудников нужен постоянный “тотальный контроль”, задайте себе вопрос: “А нужен ли вам такой сотрудник?”
Очень многое зависит от должности и опыта конкретного сотрудника. А также от типа планирования, который используется в дополнение к ежедневным и еженедельным планам: планирование на месяц по проектам, стратегические планы по проектам. Если для кого-то из сотрудников нужен постоянный “тотальный контроль”, задайте себе вопрос: “А нужен ли вам такой сотрудник?”
Некоторые руководители сами не хотят ежедневно контролировать т.к. это отнимает время и внимание
Планирование работы для своих подчинённых и контроль её выполнения — прямые обязанности руководителя. Для того чтобы освоить эту функцию, рекомендую заниматься “прокачиванием” своих управленческих компетенций. В помощь статья “Ключевые компетенции руководителя для эффективного управления подчинёнными — «страшный» чек-лист для самопроверки и оценки”.
Важно оценить, есть ли в вашей компании “перекос” для руководителей в работе на “производство результата”. В первую очередь, руководитель должен выделять время на управление подчинёнными, производство же результатов — во вторую очередь и по остаточному принципу времени. Если вы выделяете достаточное время руководителю на управление, и при этом он всё равно стремится производить результаты своими руками, в то время как его подчинённые прохлаждаются, — это хороший специалист, но плохой руководитель.
Рекомендуемые услуги «Открытой Студии»
openstud.ru
Польза еженедельного планирования | Блог 4brain
Человек очень любит давать себе и другим много обещаний на Новый год, ставить большие и амбициозные цели. Все идет прекрасно первые недели, однако к концу января у многих людей просто исчезает эйфория и мотивация, что приводит к тому, что жизнь возвращается в привычное русло. Каким образом можно сохранять новизну в ощущениях на протяжении всего года с тем, чтобы достигать поставленных задач?
Года пролетают
Когда мы оглядываемся назад на цели, которые мы поставили и о которых забыли, то испытываем разочарование. И с каждым годом разочарование становится все сильнее. А однажды мы окончательно понимаем: жизнь проходит, а мы все еще ничего не сделали.
Однако необходимо понимать, что апатия возникает только когда мы меряем жизнь в годах. В годах вся жизнь кажется очень маленькой.
Недостаточно просто пересматривать свои цели
Мы часто пересматриваем свои цели на протяжении года. Традиционная литература по постановке целей говорит не только о важности ставить цели, но и пересматривать их. Это правильная позиция, но можно ли ее улучшить?
Когда мы пересматриваем свою цель на протяжении года, ее бывает сложно завершить до его окончания. А на следующий год новые ожидания и разочарования. Поэтому когда мы мыслим масштабами лет, очень легко обмануться и пойти не в том направлении.
Планирование целого года может быть существенно важным для тех, кто имеет дело с урожаем или сезонными работами, однако в контексте того, что сейчас многие работают в интернете, все очень сильно изменилось. Трудно понять, достигаем ли мы целей, если ставим себе задачу на целый год. Гораздо эффективнее сократить этот промежуток, чтобы держать руку на пульсе.
Например, писатель Питер Рассел измеряет свою жизнь не в годах, а в днях: «Подводить итог целому году чрезвычайно трудно в виду того, что на его протяжении случаются невероятно разные события. Поэтому подбивать итог целому году лично для меня — невозможная задача. Мне легче осознавать что я прожил 20000 дней, чем 50 лет. И приятнее осознавать, что остались еще тысячи дней, а не 20-30 лет. Тысячи дней на то, чтобы открывать нечто новое и удивительное».
Еженедельное планирование
Планировать неделю легче всего, поскольку именно таким образом живет и работает большинство людей, таково требование нашего столетия. У многих из нас возникает ощущение выходных в четверг-пятницу, а также ощущение свежего старта в понедельник (для тех, кто любит свою работу). Недели достаточно для того, чтобы ощущать наши цели свежими и активными.
Для того, чтобы настроиться на недельный цикл, нужно предпринять следующие шаги:
Измеряйте свою жизнь в неделях. Подсчет своей жизни меньшими промежутками помогает держать руку на пульсе событий, а также имеет сильный психологический эффект. Это прекрасное ощущение, когда в начале недели у вас свежее чувство в достижении своих целей.
Используйте календарь, ориентированный на недели. Поищите такой в интернете: для компьютера или телефона.
Используйте ISO week dates. Такие календари меняют дату 01/Январь/2016 на 2016 – Н01 — 2 (означающую 2016 год, первую неделю и вторник). По отзывам некоторых людей это позволяет усилить ощущение времени.
Ставьте цель на неделю, пересматривайте ее раз в день. В течении недели вы должны не просто выполнять задания, но и мониторить достоинства и недостатки вашего подхода и самой цели. В конце недели вы можете изменить и то и другое.
Будьте в курсе новых возможностей. «Недельное мышление» позволит вам размышлять над тем, как встроить свою жизнь в реальность. Вы можете планировать развлечения на выходные и не огорчаться по поводу того, что не можете развлекаться и в будни. Ведь мы знаете, что награда вас ждет, если вы отлично поработаете.
Постоянное осознание своих ценностей. Так как вы выбрали недельное планирование, теперь вы будете раз в неделю наблюдать общую картину. При планировании на год вы в лучшем случае могли вспоминать о своих ценностях раз в месяц, да и то с ощущением горечи.
Полная интеграция философии кайдзен. Кайдзен — постепенное улучшение своих навыков, пришедшее к нам из Японии. Постепенно улучшаться всегда проще при недельном планировании, потому что есть возможность наблюдать за собой и выяснять, какие способности за неделю улучшились и что улучшать на следующей.
Конечно, не стоит отказываться от планирования на год, потому что у каждого из нас есть или могут быть долгосрочные проекты. Просто в недельном планировании ощущается большая свежесть и полное перерождение с понедельника.
Человек часто впадает в крайности — либо работает как проклятый целый год, либо бездельничает — а недельное планирование имеет выгодные отличия и предлагает золотую середину. Есть время для серьезной работы и есть для отдыха. В воскресенье вы просматриваете свои цели, улучшаете их, оптимизируете приемы, которыми вы хотите их достичь и с понедельника воплощаете в жизнь. Разница между обычной рабочей неделей и недельным планированием именно в воскресенье, когда вы анализируете всю прошедшую неделю и решаете, куда двигаться дальше. Вы становитесь более гибким и эффективным.
Счастливой новой недели!
4brain.ru
Недельное планирование. Тайм-менеджмент. Время руководителя: 24+2
Недельное планирование
Следующий уровень – недельный, или ТАКТИЧЕСКИЙ, масштаб. На этом уровне для планирования можно воспользоваться хорошо зарекомендовавшими себя инструментами:
– Неделька
– Карта мыслей
Карта мыслей
Схема рисования такая же, как и в планировании дня. В центр ставим название недели, с какого по какое число. Только вот на орбиту запускаем уже ЗАДАЧИ. То есть пункты, в которых зафиксировано, что хотим достичь к концу этой недели. Удобно разместить такую карту на стене, над рабочим столом. По мере выполнения планов помечать выполненные круги. Ежедневно у вас есть карта фокуса над недельными задачами.
Неделька
На одной плоскости представлена сетка всех семи дней недели. Важно именно семь календарных дней, а не пять рабочих. По горизонтали расположены дни недели, по вертикали – время работы: с утра до вечера. На рисунке представлен один из вариантов недельки. Неделька – когда все дни календарной недели расположены на одной плоскости. Схема работы с неделькой такова. Изначально проставить месяц и числа около пометок пн, вт и т. д. Далее нанесите на сетку еженедельные дела. То есть что у вас происходит каждую неделю в один и тот же день и время. К примеру, каждую неделю в понедельник с 10 до 11 вы проводите совещание. Получается, это время у вас занято. Укажите это на бланке. И так пройдитесь по каждому из дней, чтобы вынести на бумагу все еженедельные дела, в которых вы принимаете участие. В итоге вы графически увидите, сколько времени вы заняты, а сколько остается свободного времени, для выполнения проектной работы. В некоторых крупных компаниях когда руководители обрисовали свои регулярные задачи, то в сумме за неделю они заняли 40 % рабочего времени! Через минуту им стало понятно, почему не хватает времени на работу. Большую часть графика занимали совещания, планерки, селекторы. Так вот, время, которое не занято регулярными задачами, – это ваше свободное рабочее время для достижения задуманных результатов. Исходя из полученной картины, определите, что хотите достичь к концу недели, и занесите результаты внизу таблицы.
Теперь «неделька» готова к употреблению. Всегда держите ее рядом, чтобы можно было вносить изменения. Каждый вечер переносите из недельки в план дня нужные задачи. Когда появляются входящие задачи не на сегодня, открывайте недельку и фиксируйте их. Имея такой мониторинг задач на бумаге, вы можете оперативно реагировать на изменения ситуации, принимая качественные решения по распределению времени выполнения.
Шаблон «Недельки»

Подведем итоги, стыкуя дневной и недельный масштаб. Вечером вы составляете план на следующий день. В течение дня при появлении новых задач вы ставите им один вопрос: задачу следует выполнить сегодня? Ответ «да» – тогда фиксируете в план дня. Ответ «нет» – записываете в недельку. У вас под рукой всегда должны быть как минимум два бланка. План на день и неделька. Это позволит вам быстро фиксировать новые задачи и вносить оперативные изменения в свой график. С момента начала пользования планом дня и неделькой на второй-третий месяц у вас выработается привычка. С этого момента планирование будет для вас незаметным и приятным. А результаты работы вырастут на порядок.
Поделитесь на страничке
Следующая глава >
marketing.wikireading.ru
Недельное планирование — основа тайм-менеджмента
Доброго времени суток, уважаемый читатель! Сегодня речь пойдёт о недельном планировании как основе тайм-менеджмента. Почему именно недельное планирование? И что такое тайм-менеджмент? Тайм-менеджмент – это наука об управлении вашим временем. Методы тайм-менеджмента позволяют наиболее рациональным образом организовать ваш самый важный ресурс, которым вы только можете обладать — время. Временем, если уж говорить совсем точно, управлять нельзя, однако его можно распланировать таким образом, чтобы успеть сделать все, что вам нужно. И основа такого плана – это недельное планирование.
Почему именно недельное планирование?
Всем людям сегодня не хватает времени на свои дела. Школьники и студенты исключениями не являются. Все мы стремимся «выкроить» необходимое количество времени для того чтобы успеть сделать то, что нужно сделать. Однако большинство молодых людей никогда даже не задумывалось о том, чтобы хоть каким-то образом упорядочить своё время, свести его трату в определённую систему.
«Какая ещё система? Я же простой человек, а не какой-нибудь там фанатик чёткого планирования» — возможно, возразите вы.
Однако, как показывает студенческая практика, многие из тех, кто привык относиться к своему самому ценному ресурсу (времени) пренебрежительно, со временем рано или поздно начинает искать какие-то способы упорядочивания своих дел, т.е., по сути, человек начинает распределять своё время относительно объёму предстоящих работ.
Советуем почитать: Как всё успеть сделать? Тайм-менеджмент вам в помощь
Поверьте, если вы хотите успешно учиться в университете, то это предполагает не только наличие знаний. Вы волей-неволей будете задействованы в общественной жизни университета. Всегда помните одно незыблемое правило студенчества: если вы хотите выгодно отличаться от общей массы студентов, то вас постоянно будут просить принять участие в различных мероприятиях интеллектуального и иных толков, проводимых как в стенах университета, так и вне их.
Советуем почитать: Как победить в конкурсе?
Поэтому будьте готовы к тому, что на вас будет возлагаться дополнительная ответственность, ведь к этим мероприятиям необходимо готовиться. А, значит, это потребует дополнительных временных затрат.
В совокупности с затратами времени на основную учёбу, ваши временные резервы будут весьма ограничены. Поэтому постарайтесь ещё на ранних порах приучить себя планировать свой день, а после того, как вы более-менее приспособитесь к жизни по плану, планируйте на неделю вперёд.
У вас может возникнуть вопрос – почему именно недельное планирование является основой успешного управления своим временем? Почему не ежедневное, к примеру? Или месячное? Постараемся вам ответить на этот вопрос максимально доходчиво.
Для начала возьмём ежедневное планирование. Естественно, для того, чтобы уметь правильно и, главное, разумно, давать себе список заданий для выполнения за неделю, вас для начала необходимо научиться планировать на ежедневном уровне. В любом деле начинайте с малого, постепенно увеличивая период или объём.
Что нужно для того, чтобы спланировать день? Во-первых, знать – как ваш день протекает обычно. Для этого начинайте с хронометража времени. Засекайте и отмечайте все ваши дела, которые вы совершаете за целый день. Поначалу это будет делать трудно, однако затем у вас войдёт в привычку регистрировать на бумаге или на электронном носителе всё затраченное вами время. Ведите хронометраж минимум на протяжении 2-х недель. Затем проанализируйте полученные результаты.
Сразу же предупредим – если вы никогда до этого не занимались планированием своего времени, то данные вашего исследования могут вас поначалу повергнуть в шоковое состояние. Вы осознаете, сколько времени вы тратите на несущественные вещи! Но это нормально, это типичная ситуация человека, который только встаёт на путь самосовершенствования в плане управления своим временем.
После проведённого хронометража вы сможете более-менее точно распланировать свой день. Скорее всего (так случается у большинства новичков), вы запланируете на день слишком много мероприятий, которые вам будет чисто физически не совершить за один день. Ничего страшного!
Тренируйтесь, оттачивайте своё мастерство на ежедневном планировании. Пройдёт неделька-другая, и вы уже сможете достаточно точно планировать свой день, и при этом вы будете выполнять все намеченные мероприятия.
Однако, как вам вскоре покажется весьма очевидным, ежедневное планирование сковывает ваше поле действий. Планируя каждый день, вы с трудом можете представить предстоящий объём работы в ближайшее время. Ведь, наверняка, ваши проекты требуют нескольких дней (а то и недель) для полного осуществления. Надеемся, вы уже понимаете, что недельное планирование явно выигрывает по сравнению с ежедневным.
Теперь сравним недельное планирование с ежемесячным. Планируя дела на целый месяц, вы, в меньшей степени, можете быть уверены в том, что всё, что вы запланировали, вы сможете осуществить в течение месяца. Один месяц – слишком большой срок. За это время в вашей жизни 100% произойдут какие-нибудь отклонения или событий (неожиданная болезнь, неожиданное приглашение на свадьбу друга и т.п.), которые вызовут крупные сбои в вашей системе планирования.
Ежемесячным планированием может пользоваться только тот человек, который ведёт очень размеренную жизнь. Однако, как вы понимаете, таких людей сегодня очень мало. На целый месяц нужно намечать только общие моменты вашего движения к цели (мы надеемся, что все ваши действия направлены на достижение цели, не так ли?)
Например, вы можете сказать себе, что за этот месяц я должен: а) прочитать такую-то книгу; б) вылечить все зубы; в) закончить писать курсовую работу.
Советуем почитать: Объект и предмет курсовой работы
Советуем почитать: Чем отличается реферат от курсовой работы?
Советуем почитать: Типичные ошибки при написании курсовой работы
Советуем почитать: Пишем речь защиты курсовой работы с умом
Советуем почитать: Как начать писать курсовую работу?
Советуем почитать: Пишем введение в курсовой работе без проблем
При этом не обязательно расписывать каждый день на протяжении целого месяца. Здесь лучше всего задействовать именно недельное планирование. Именно оно позволит вам наиболее эффективным образом организовывать своё время для осуществления намеченных заданий.
Недельное планирование – основа тайм-менеджмента
Мы уже знаем, что ежедневное планирование – это слишком «близоруко», а месячное – это «дальноруко». Поэтому пришло время уделить пристальное внимание недельному планированию. Если вы до того, как начать заниматься недельным планированием имели хоть какую-то тренировку при ежедневном планировании, то вам будет проще понять тот объём, который вы сможете реально выполнить за неделю.
Поэтому, как мы уже сказали, сначала начните свой путь в тайм-менеджменте с оттачивания ежедневного планирования, и лишь затем переходите к еженедельному. На самом деле планировать мероприятия на неделю вперёд – дело не очень трудное.
Если вы работающий человек, то при недельном планировании вам следует отталкиваться от рабочих заданий (командировки, посещение планёрок, написание отчёта). При еженедельном планировании опирайтесь именно на рабочие мероприятия, ведь они занимают в вашей жизни довольно большое количество времени.
Однако вы ведь не только работаете, не так ли? Существует время и для отдыха. Поэтому не старайтесь загружать свой недельный план полностью рабочими заданиями. Вторую (или первую, смотря от вашего графика работы) половину дня уделяйте себе и своей семье. Это критически важно, т.к. только гармоничное сочетание общественной и частной жизни позволяет современному человеку не сойти попросту с ума от перегрузок и стрессов.
Если же вы студент, который учится на очной форме обучения, то ваши ориентиры, в первую очередь, это учебные задания. Запомните правило: всегда ориентируйтесь на основной вид деятельности при еженедельном планировании.
Такой «взгляд в корень» позволит вам не сбиться с намеченного пути, т.е. выполнять основные задания вовремя и качественно. Всё остальное – вторично. Однако, как и в случае с рабочим человеком, не забывайте, что вы не только учитесь, вы также имеете право на частную жизнь.
Более подробно недельное планирование показано в нашей статье «Как планировать день студенту?» Не удивляйтесь, что название этой статьи связано с ежедневным планированием. Просто в той статье подробно рассказано о том, как планировать каждый день, чтобы, в конечном счёте, у вас получилось недельный план, который следует выполнить. Ко всему прочему, прочитав ту статью, вы лишний раз закрепите для себя навык ежедневного планирования своих дел, что немаловажно, как вы уже, надеемся, поняли для планирования еженедельного.
Вывод: В рамках данной статьи мы узнали, что недельное планирование является мощным инструментом, который позволяет управлять своим временем с максимальной эффективностью для конечного результата.
Теперь вы знаете, почему недельное планирование – это основа тайм-менеджмента.
С уважением, команда сайта советстуденту.рф
xn--b1aecb4bbudibdie.xn--p1ai
Используем Agile Results. Недельное планирование
Одной из составляющих методики Agile Results является еженедельное планирование – Monday vision.
В данной статье я опишу принципы составления недельного плана в соответствии с Agile Results, а также свой способ ведения данных планов.

Недельное планирование или Monday vision в Agile results:
Польза от составления недельного плана огромна. Он позволяет сфокусироваться на желаемых результатах недели в самом ее начале и уйти от частых пятничных вопросов из серии «Неделя-то закончилась, а что же я сделал….?»
Недельный план позволяет справиться с собой в следующих ситуациях:
Вы перегружены. У вас множество дел, которые могут отнять у вас больше времени, чем есть в неделе
Ваша деятельность вас не вдохновляет. У вас куча дел, которые вы должны или можете сделать, но у вас на это недостаточно энергии
Вы сбились с пути. Вы тратите свое время на множество вещей, но в конце недели вы понимаете, что потратили время не на то, что действительно необходимо.
Все, что нужно сделать, это в воскресенье или в понедельник записать три самых важных результата, которые вы хотели бы достичь в течение недели. Это и будет ваш недельный план.
J.D.Meier, автор Agile Results, рекомендует для планируемых результатов в недельном плане формулировать их в виде «Интересных историй». Например, вместо «Завершить подготовку презентации» можно записать «Закончить презентацию, которая будет лучшей из того, что я когда-либо делал». Пишите о том, что заводит и вдохновляет именно вас.

Личный опыт:
Я долгое время использовал только коллектор задач MylifeOrganized и ни о каком дополнительном планировании на неделю не задумывался. При этом я часто оказывался в ситуации, описанной выше: оглядываясь назад на прошедшую неделю я понимал, что опять не хватило времени для важных вещей и все было потрачено на что-то другое.
Сейчас краткие недельные планы занимают важное место в моей иерархии планов. При планировании ключевых результатов недели я сверяюсь с картой целей текущей стодневки и это позволяет сохранять нацеленность на долгосрочные результаты.
Заметки с планами на неделю в Evernote
Для недельного планирования по Agile results я использую отдельный блокнот в Evernote, который у меня называется Weekly outcomes. Все заметки в этом блокноте имеют названия вида:
YYYY-MM-DD. Week XX

Заметки создаются по определенному шаблону, который содержит:
Секцию «План» с тремя ключевыми результатами недели (и иногда с несколькими дополнительными),
Секцию «Факт», с описанием того, что удалось сделать на неделе
Место для подведения итогов: что получилось хорошо, а что можно улучшить.
selfmngmt.ru
Планирование недели | Блог 4brain
У многих великих людей привычка планировать была выработана еще до того, как они достигли успеха. Они знают цену времени и понимают, что трата нескольких минут на составление плана способна сэкономить несколько часов в будущем. Многие из них, несмотря на свою невероятную занятость, находят время на путешествия, отдых с семьей, чтение, образование.
Как им это удается?
У них есть стратегия. У большинства людей ее нет
Есть только одна глобальная причина, почему успешные люди делают так много и при этом у них остается время на отдых, общение с семьей и развлечения. И дело не в том, что у них уникальный набор генов или что они спят три часа в сутки. У них просто есть стратегия, которой они придерживаются.
Большинство же людей не имеют ни малейшего понятия, что их ждет на этой неделе, чем они будут заниматься. Даже если они создают план, то обычно он приобретает форму беспорядочного списка задач. Поэтому не странно, что успешных людей так мало.
Эффективно работать чертовски сложно, поэтому условная продуктивность, к которой многие стремятся, на вкус зачастую оказывается горькой. Нужно всегда делать то, что имеет значение и отказываться от того, что не приносит пользы. Второе — приятные развлечения и мелочи. Готовы ли вы к этому? Успешные люди готовы.
Давайте посмотрим на пример планирования недели.
Планирование недели: 8 целей
1
Установите ритуал
Обычные люди начинают свою рабочую неделю, туманно представляя конкретные задачи в рамках профессиональных обязанностей. Зарезервируйте минимум час на каждой неделе для процесса планирования. Даже если ваш план на первых порах будет не слишком продуманным, это все равно более эффективно, чем его отсутствие. Вы станете более спокойны, уверены в себе.
Выясните, в какой день и какое время будете заниматься планированием. Для кого-то это вечер воскресенья, кто-то предпочитает утро понедельника. Убедитесь в том, что на это время ничего не назначено. И не поддавайтесь прокрастинации.
2
Свяжите и визуализируйте общую картину
Сделайте несколько глубоких вдохов. Затем подумайте о своих целях и мечтах. Вы хотите, чтобы вас запомнили? За что? Кем вы видите себя и как будете жить через 5-10 лет? Мыслить в масштабе нескольких лет — отличный способ стать стратегом.
Посмотрите на свою жизнь со стороны. Чего вы добились? Чего хотите добиться? Какие навыки помогут добиться того, чего вы хотите? Каковы ваши ценности?
Многие люди не уделяют внимание общей картине, они погрязают в болоте рутины повседневных задач. Именно поэтому у них ничего не получается. Они много работают, но и не делают ничего важного.
Займитесь визуализацией. Представьте себя человеком, которым станете через несколько лет. Поверьте в это всей душой. Это не глупости.
3
Отпразднуйте результаты прошлой недели
Это невероятно важный пункт, его ни в коем случае нельзя пропускать. Праздновать успехи прошлой недели — это своего рода повышение навыка благодарности. Запишите все, чем гордитесь.
Вспомните все положительные моменты с прошлой недели: большое количество продаж, приятные разговоры с людьми, которые вам нравятся, новые знания, избавление от плохой привычки. Вам нужно дать понять своему мозгу, что вы настроены каждую неделю делать что-то хорошее и полезное для себя.
Мы редко находим время на то, чтобы ценить то, чего достигли. Именно поэтому в наше время так много людей, впавших в депрессию. Сытые богатые люди на приеме у психотерапевта — разве это не странно?
Недовольство жизнью — признак современного общества. Поэтому не игнорируйте этот пункт: запишите хотя бы 10 положительных вещей, которые с вами случились на прошлой неделе.
4
Запишите самые главные уроки
Каждый день мы узнаем что-нибудь новое. Но обучение не стоит ни копейки, если вы не делаете знания частью своей жизни. Запишите все ключевые уроки, которые вы вынесли за прошедшую неделю.
Уроки могут быть из разных сфер жизни:
Спорт
Здоровая пища
Отношения
Психология
Философия
Успех
В дальнейшем вы можете вести дневник и записывать в него все, о чем узнали в течение дня.
5
Проанализируйте, чего не случилось
Что-то всегда идет не в соответствии с планом. Вспомните, чего не удалось достичь. Будьте честны с собой.
Перечислите все важное по пунктам. На мелочи не обращайте внимания. Была ли у вас уважительная причина? Или вы просто принялись транжирить свое время на ненужные вещи? Что вы можете сделать в будущем, чтобы избежать этого? От каких привычек стоило бы отказаться?
6
Уточните и зафиксируйте ожидаемые результаты
Прошлая неделя тщательно отрефлексирована, теперь возьмемся за будущее и то, что должно случиться. Ставьте минимум 3 глобальные цели, но это индивидуально, главное — не нагромождайте. Цели должны быть из разных сфер, помните о «колесе жизни».
7
Распланируйте все
Все, чем вы занимаетесь, отнимает определенное количество времени. Часто мы недооцениваем количество времени, которое понадобится на выполнение задачи. Поэтому на первых порах вы можете испытывать трудности и ошибаться с оценкой времени. Помните, что все приходит с опытом. Возможно, первая распланированная неделя будет не совсем удачной, но спустя 1-2 месяца вы посмотрите на планы и увидите прогресс.
8
Заполните пробелы
Часто мы беремся за дела и не доводим их до конца. Они висят дамокловым мечом. Постепенно эти пробелы нужно заполнять, иначе их количество будет только увеличиваться. Возможно, о каких-то задачах стоит забыть навсегда?
Желаем вам удачи!
4brain.ru
Как разбирать, оценивать и анализировать планы сотрудников
Менеджмент 13465 генеральный директор

Чтобы выполнить большой и важный труд, необходимы две вещи: ясный план и ограниченное время

Элберт Хаббард

кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям
Разбор плана с сотрудником — крайне эффективный инструмент управленческого воздействия
“Для галочки” или “управленческая информация”?
Многие нововведения в компании с течением времени склонны превращаться в бесполезные операции. Сотрудники выполняют некие действия лишь исходя из принципа “у нас так заведено”. Кому нужны эти действия, кто и как использует данную информацию — в компании уже никто не помнит.
В предыдущей статье “Ежедневный план: Как организовать, чтобы сотрудники сами планировали свой рабочий день (версия 2.0)” я подробно рассказывал о технологии составления ежедневных и еженедельных планов. Теперь самое время поделиться алгоритмом преобразования “обычного плана” сотрудника в “управленческую информацию” для руководителя.
Планы имеют свою ценность и без использования их в качестве управленческой информации. Когда сотрудник составляет план работ на день и на неделю, это значительно влияет на рост его продуктивности. А если мы попробуем еще и получить из этого процесса управленческую информацию, то сможем одновременно “убить двух зайцев”.
Оглавление статьи
Анализ планов: Преимущества для руководителя
Значительно дешевле влиять на результаты труда работника на уровне планов, чем потом вкладывать силы и деньги, пытаясь изменить сами результаты.

Когда мы разбираем с сотрудником его планы — фактически обучаем его подробному планированию. Чем лучше и реальнее планы у сотрудника — тем выше вероятность выполнения задачи в установленный срок и с заданными параметрами качества.

Анализ планов: Преимущества для сотрудника
Навык планирования нынче ценен на рынке труда, да и в жизни будет нелишним. Благодаря разбору и анализу планов руководителем, навык сотрудника тоже будет серьёзно “прокачиваться”.

Совместная работа над планами дает работнику отличную возможность задавать уточняющие вопросы по поставленным задачам. Это позволит выполнить их качественно и в соответствии с ожиданиями руководителя. Можно напомнить сотруднику, что совместная работа над планами выгодна и ему — став продуктивнее, он может стать и более высокооплачиваемым.

Инструкция для руководителей по изучению и анализу планов сотрудников
Детальное описание поможет определить технологию, которую планирует использовать сотрудник при решении задачи.
При анализе задачи из плана важно иметь возможность перейти непосредственно к детальному описанию задания (подбирайте именно такую систему постановки и планирования задач). Здесь уже должны действовать требования к содержимому добавленных в план пунктов. В описании задачи должна быть и причина её возникновения, и ссылка на связанные с ней дополнительные материалы: техническое задание, по которому выполняется работа; первичный запрос от клиента; какую проблему задача решает и почему возникла эта проблема и т.д.
Алгоритм разбора ежедневного плана и задач из него
В первый рабочий день после составления плана сотрудником, в течении первого часа рабочего дня, изучить его план на день. Планы исполнительных или лояльных, хорошо обученных сотрудников можно проверять выборочно. Хотя на стадии внедрения планирования, первые 3 месяца, планы необходимо проверять каждый день. Стоит ежедневно проверять и планы работников — новичков.

Проанализировать каждую задачу из плана и обратить особое внимание на следующие параметры:

Стандарты. Необходимо требовать соблюдения стандартов по занесению задач в план (стандарты подробно описаны в предыдущей статье).

Приоритетность задач. Иногда сотрудник может искренне заблуждаться в приоритетах, либо расставлять их, исходя из вредного для компании принципа “что легче делать, то и включаю в план”.

План действий по задаче. План по конкретной задаче должен быть подробным настолько, чтобы начальник мог понять, каким образом будет решаться данная задача, какими инструкциями сотрудник будет руководствоваться при выполнении работ. Если схема работы остается неясна, об этом должен быть комментарий от руководителя.

Планируемое время на выполнение задачи и “адекватность” его оценки. Время, отведенное работником на решение каждого этапа задачи, может сверяться с заранее определёнными нормами и допустимыми отклонениями от них, а также на основе “картины мира” руководителя. Также имеет смысл оценивать тенденцию: нет ли постоянного завышения/занижения планируемого времени. Фишка: бывает, что у руководителя недостаточно квалификации, чтобы оценить планируемое время на ту или иную задачу. В этом случае рекомендуется делать так: попросить сотрудника разбить задачу на исчерпывающий список маленьких составных этапов, попросить оценить каждый из них и передать эту схему внешним экспертам для оценки. Прибегать к услугам экспертов имеет смысл “редко, но метко”. Сотрудник должен знать о том, что у руководителя есть такая возможность. Это будет мотивировать его расставлять время не “от балды”, а осознанно.

Вопросы, замечания, корректировки, предложения и другие комментарии руководитель должен оставлять: 1) к конкретной задаче, для которой пишет комментарий, прямо в системе постановки задач; 2) в общем списке комментариев (о нём пойдёт речь ниже).

Фиксирование плана работ: как делать и для чего это нужно?
Чтобы правильно оценивать время на решение задач, сравнивайте его в плане и по факту.
После изучения плана и внесения в него корректировок, необходимо зафиксировать план. Это можно сделать либо в системе постановки задач, либо добавить в регламент сотрудника информацию о том, в какой файл он должен заносить свой “слепок” со своего плана.
Для чего это нужно? Это позволяет в дальнейшем сравнивать планируемый список задач и оценочное время с фактически выполненными задачами и затраченным временем. Процедура сравнения позволяет руководителю сделать управленческие выводы:
Какова доля непредвиденных задач (всегда уместен вопрос: действительно ли они были непредвиденными?) у данного сотрудника и на данной должности в среднем (правильным будет сравнивать со средними показателями сотрудника)

Насколько время на непредвиденные задачи корректно учитывается при планировании

На каком уровне навыки сотрудника по планированию, есть ли динамика изменения навыков (об этом в следующем разделе).

Формирование общего списка комментариев к разобранному плану
Если ваша система постановки задач позволяет генерировать общий список проставленных комментариев к задачам автоматически — замечательно. В противном случае руководителю придётся (увы!) выполнить двойную работу. Один и тот же комментарий добавить к задаче и отдельно в список.
Список комментариев к плану необходим для того, чтобы сотрудник мог посмотреть сразу все комментарии и оперативно на них отреагировать: ответить, внести требуемые исправления и корректировки в план и задачи.
Возможность “прозрачной” оценки вклада подчинённых в общее дело выгодна и руководителю, и трудолюбивым сотрудникам.
Список комментариев к плану, как и сам план работ должен быть зафиксирован. Комментарии фиксируются в отдельном файле для каждого сотрудника. Фиксация выполняется для того, чтобы у руководителя была возможность оценить тенденцию качества планирования для конкретного подчинённого: как часто возникают одни и те же вопросы? Есть ли тенденция улучшения качества планирования? Устраняются ли указанные недостатки? Повторяются ли ошибки?
Формат фиксации вопросов и комментариев от руководителя
Порядковый номер в рамках локального списка вопросов к конкретному плану.

Название задачи (скопировать из задачи в плане)

Ссылка на задачу в системе постановки задач (скопировать при просмотре задачи). Рекомендуем в качестве такой системы использовать Битрикс24.

Комментарий/ вопрос/ замечание к этой задаче со стороны руководителя.

Метод вопросов “Если”… “то”
Задавая подчинённому вопрос, который предполагает 2-3 варианта ответа (например: “Да” или “Нет”), стоит заранее продумать: какие действия ему необходимо предпринять в зависимости от варианта ответа. Это позволит сэкономить время на дополнительной коммуникации, а сотруднику даст возможность незамедлительно принять нужные меры, не дожидаясь от вас дополнительных указаний на его ответ. Метод прост. К вопросу необходимо добавить конструкцию “Если”… “то”.
Пример: “Вы получили акты от Клиента?” “Если “Да”, то когда и по какому каналу и почему они не занесены в CRM? “Если “Нет”, то по какой причине и кто за это несёт ответственность?”
Примеры формулирования вопросов и комментариев к планам сотрудника
Пример комментария №1
Задача: “Внутренние: Ответить Лидам из онлайн-консультанта”
<ссылка на задачу в системе постановки задач>
Комментарий от руководителя:
“Конкретно этим Лидам отвечать не надо, почта их собирается из формы подписок на рассылку. Задачу необходимо удалить”.
Пример комментария №2
Задача: “Внутренние: написать инструкцию по использованию сервиса”
<ссылка на задачу в системе постановки задач>
Комментарий от руководителя:
“Неясно, как будет выполняться задача. Добавьте план инструкции”.
Пример комментария №3
Задача: “Внутренние: проверка планов Петра и Ивана на неделю и на (ПН)”
<ссылка на задачу в системе постановки задач>
Комментарий от руководителя:
“Для каждого сотрудника завести отдельный лог (историю комментариев к планам). Пример оглавления см. на сриншоте ниже.
Сриншот оглавления документа с историей обсуждения и комментариев по планам сотрудника
Добавить эту информацию в свой алгоритм (в соотв. раздел “При выходе на работу сотрудника в офис”).
Прислать предложение по вопросу “Неверно указываются сделки к задачам”
Создать для себя общую задачу по этим пунктам, поставить меня в наблюдатели и добавить в план на неделю”.
Пример комментария №4
Задача: “Внутренние: установить и настроить lastpass для всех сотрудников и себя”
<ссылка на задачу в системе постановки задач>
Комментарий от руководителя:
“Где результаты алгоритмизации? Есть данные в списке аккаунтов сотрудников?
Если задача “Завершена”, то почему этих данных нет?
Если задача “В процессе” — требуется более подробный план, куда планируете что добавлять”.
Оценка качества планирования руководителем
По итогам просмотра и разбора плана руководителем, обязательно должна быть выставлена оценка и подведены итоги. В рамках итогов полезно отметить: соблюдаются ли стандарты планирования, есть ли тенденции в навыках сотрудника и другие моменты.
Периодичность измерения качества зависит прежде всего от квалификации сотрудника.
Когда сотрудник только начинает планировать, к его ежедневным планам может быть много комментариев руководителя. Однако со временем , как правило, их становится все меньше. Появляется опыт планирование и понимание рабочих процессов. Вы сами заметите, что у более опытных сотрудников в итогах разбора ежедневных планов обычно стоит: “Вопросов нет”. (Как я уже говорил, их планы могут разбираться выборочно).
Примеры подведения итогов
Пример подведения итогов №1
ОБЩИЙ ВЫВОД:
1) Отсутствие краткого плана в теле задачи порождает не только вопросы, но и риск, что задача будет сделана неэффективным / неоптимальным способом,окажется выполненной не на 100% и/или потребует переделки.
Как этого избежать? В плановые задачи необходимо добавлять ссылку на алгоритм, по которому предполагается действовать и/или краткий план действий.
2) Время на выполнение задач запланировано с чрезмерным резервом.
Пример подведения итогов №2 (для еженедельного плана)
ОБЩИЙ ВЫВОД:
1) У некоторых задач есть план работ, у многих задач он отсутствует: — недостаточно проработаны задачи на этапе планирования.
2) Не уделяется должного внимания “систематизации работы” (регулярность проверок по разным тематикам) и “регламентации повторяемых действий” (добавить вопросы в документ). Из плюсов: поднята очень важная проблема: оценки компетенции руководителей проектов.
Пример подведения итогов №3
ОБЩИЙ ВЫВОД:
1. План составлен на “хорошо” (с учётом планов действий по задачам).
2. Есть резерв времени для решения дополнительных стратегических задач: 2-3 часа.
3. Осталось отработать мелочи и план будет на “отлично”.
Переход к еженедельному планированию. Дополнения к алгоритму с учётом еженедельных планов
Общие принципы сохраняются из раздела “Алгоритм разбора ежедневного плана и задач из него” (см. выше).

Так как еженедельный план изначально составляется совместно с начальником, для него НЕ требуется повторный просмотр руководителем в первый рабочий день.

При изучении еженедельного плана необходимо дополнительно обратить внимание на: рациональность распределения времени между проектами, наличие в плане низкоприоритетных задач, резервы времени на непредвиденные работы.

Еженедельное планирование требует большей квалификации, поэтому имеет смысл сначала “отработать” технологию и навыки на ежедневных планах.

Проверять у опытных и одновременно лояльных сотрудников еженедельные планы можно выборочно, 1-2 раза в месяц. Прогноз времени достижения необходимого опыта: 6-8 месяцев.

Что дальше, или Как планировать за горизонт одной недели?
Нередко я сталкиваюсь со следующей ситуацией: в компании существует стратегическое планирование, планирование по проектам, а ежедневного планирования нет. Мне говорят: “А зачем нам нужно ежедневное планирование, если у нас есть такие масштабные инструменты?”
На мой взгляд, к планированию имеет смысл идти методом от “простого” к “сложному”
Управление по проектам — это хорошо и правильно. Важно управлять и задачами, и проектами, вместо того, чтобы противопоставлять их друг другу. На мой взгляд, в планировании имеет смысл идти от “простого” к “сложному”, но никак не наоборот. Т.е. начинать нужно всё-таки с того, чтобы задачи выполнялись с требуемыми параметрами и качеством.
На основе эффективного управления задачами строится эффективное управление проектами (проекты состоят из задач). Управление по проектам без «отточенного» навыка управления по задачам похоже на попытки управлять самолётом со сломанным автопилотом, не имея представления о бортовых системах и приборах.
Управление по проектам без «отточенного» управления по задачам — попытка взлететь на самолёте без понимания того, как работают его приборы.
Наглядный пример: предположу, что в вашей компании вероятность выполнения одной задачи с заданными параметрами: 0,9 (90%, далеко не самая низкая!).
Какова вероятность выполнения проекта с заданными параметрами, состоящего из 12-ти последовательных задач? Ответ: 0,9 в 12-ой степени, т.е. всего лишь 0,28 (28%). Чем больше у вас “люфт” по задачам, тем выше отклонения в проекте по срокам, ресурсам, рискам и т.д.
С другой стороны, “застрявшие” на управлении по задачам руководители зачастую не способны стратегически мыслить и действовать, рисковать и видеть перспективы. Рассказ о том, как управлять проектами и научиться стратегическому планированию, дело отдельной публикации.
Можно ли совместить руководство проектами и отдельными задачами? Безусловно! И начинать нужно именно с «подтягивания» задач. А если вы начали с проектов, скорее всего, на данный момент вы не довольны результатами. Отсутствие работы с ежедневными и еженедельными планами чаще всего приводит к печальному финалу: шумихи много, а результаты описываются небезызвестной фразой: “гора родила мышь”. Узнали свою компанию? Подтягивайте “уровень задач”!
Следующая статья будет про требования к формату ежедневных отчётов о работе сотрудников.
Рекомендуемые услуги «Открытой Студии»
openstud.ru