Внутренняя опись личного дела образец: Образец описи личного дела работника 2021

Личное дело работника представляет собой папку, в которой собрана информация, касающаяся работника и его трудовой деятельности. В личном деле можно храниться множество различных документов, для того чтобы в них не потеряться оформляют внутреннюю опись документов.

Грубо говоря, опись представляет собой перечень всех документов личного дела работника. Каждый лист каждого документа в деле имеет свой номер, зная этот номер, можно легко найти нужный документ в папке. В опись документов личного дела как раз включают перечень всех документов с указанием номеров листов, где они расположены в папке.

В данной статье приведен в качестве примера образец оформления внутренней описи личного дела работника. Бланк для скачивания расположен внизу в формате word.

Личное дело заводится на работника при приеме его на работу. Организация сама решает, на каких именно сотрудников необходимо заводить личные дела. Если вопрос касается госучреждения, то личные дела заводятся абсолютно на каждого сотрудника.

Документы в личное дело включаются по мере их оформления, то есть в хронологическом порядке.

Как правильно оформить?

При формировании личного дела он получает свой индивидуальный номер, который проставляется на его обложке. В описи к этому делу следует указать этот номер для того чтобы четко знать, к чему именно относится данный перечень документов. Данная нумерация разрабатывается организацией самостоятельно, обычно нумерация формируется таким образом, чтобы было понятно, для этого могут использоваться как цифры, так и буквы.

Внутренняя опись может содержать таблицу, в которую и вносятся сведения о каждом документе личного дела работника. Для каждого документа следует указать его основные идентификационные данные — наименование, номер, дата оформления, номера листов в личном деле.

Если оформляется несколько листов описи (по причине большого состава личного дела), то в конце описи нужно указать количество оформленных листов, это не позволит ни одному листу потеряться.

Образец оформления внутренней описи документов личного дела работника можно скачать ниже.

Скачать образец описи

Внутренняя опись личного дела работника образец — скачать.

Для чего нужна внутренняя опись личного дела, образец заполнения заявления

Как правило, образец заполнения внутренней описи личного дела необходим в тех случаях, когда планируется архивация. Однако все документы группируются по определенному признаку (ведомственные описи, личный состав дел). Описи до недавнего времени было принято составлять на каждом предприятии, независимо от того, государственное или частное предприятие.

Для чего нужна опись

Опись помогает при оформлении сотрудника на должность зафиксировать все документы, предоставленные сотрудником. При поступлении новых бумаг информация корректируется в архиве. Любое действие фиксируется: возврат или изъятие документов.

В случае утери предоставленных документов ответственным лицом является кадровик, поэтому каждый сотрудник тщательно старается подходить к ведению архива, чтобы избежать штрафных санкций. Специалисты утверждают, что на практике существовали случаи судебного разбирательства в связи с утерей важных документов.

К каким личным делам составляется опись

Действующим законодательством не предполагается обязательное составление описи на предприятиях. Однако существует ряд условий, при которых данное правило становится обязательным для выполнения, что отображено в ряде нормативных актов:

1. Документация, передающаяся в архив организации для хранения на постоянной основе более 10 лет.
2. Если есть формулировка «личное дело». Нет четкого представления о том, какой пакет бумаг подлежит хранению.

Вышеперечисленные условия действительны для любого типа предприятия: государственного или муниципального учреждения. Невыполнение несет административную ответственность.

Кто отвечает за составление

Данная функция выполняется кадровиком, работающим на предприятии. В качестве альтернативы данные обязанности могут возлагаться на секретариат, либо руководство предприятия. Заниматься составлением описи может каждый сотрудник, главное, чтобы у него был достаточный опыт для заполнения формы без ошибок и последующих нареканий.

Особой актуальностью пользуется правило в связи с последними поправками в законодательной базе. Теперь каждый сотрудник для составления описи должен опираться на собственный опыт ведения дел.

Как составить документ

После изменений на государственном уровне не существует определенной, стандартной формы с использованием типового образца. Существует несколько вариантов ведения:

1. Составление в произвольном порядке описи при каждом изменении (что часто вызывает путаницу на предприятии).
2. Создание единого шаблона в организации для дальнейшего ведения дел (регистрируется на предприятии).

В листе должна быть зафиксирована следующая информация:

• полное наименование
• информационные данные о работнике, которые берутся для хранения
• перечень документов, подлежащих архивации
• все бумаги, находящиеся на хранении (указание о наличии копий)

В состав описи включаются документы, свидетельствующие о квалификации сотрудника, полученном образовании, почетные награды, копии приказов и распоряжений, фиксация ученой степени при наличии.

Для удобства рекомендуется отображать все данные в табличном виде. Если список документов пополняется, либо некоторые листы изымаются, любое передвижение должно отображаться в листе для описи. Отражается информация, кто использовал документы и для каких целей.

Оформление описи

Допускается составление в ручном формате. Разрешается рисовать таблицы посредством карандаша и обыкновенной ручки, либо использовать ПК. Не играет роли, на каком листе составляется документ: формате А4 или фирменном бланке организации. На практике достаточно одной копии, однако если сотрудник изъявит желание получить копию, руководство организации обязано ее предоставить.

В зависимости от длины перечня, документ может быть оформлен на нескольких страницах или одной. В первом случае каждая страница нумеруется. Важно принять во внимание, что в документе не допускается наличие ошибок, исправлений или неточностей. При указании ложной информации, на предприятие налагается дисциплинарное взыскание в виде административного штрафа.

Документация хранится в отдельной папке или приклеивается к титульной стороне личного дела. Ответственный сотрудник имеет право самостоятельно выбирать вариант хранения.

Образец описи

В первой части документа указывается полное название организации и ФИО работника, чьи документы подлежат хранению. Для удобства вся информация фиксируется в табличном виде и содержит следующую информацию:

1. Порядковый номер.
2. Внутренний номер в документообороте или индекс.
3. Когда составлена опись и где.
4. Указание типа документа (оригинал или копия), название.
5. Количество листов.
6. Приложение, где указывается информация об изъятии или возврате документов, каковы причины и кем было осуществлено.

После таблицы в прописном варианте фиксируется сколько документов находится на хранении. Лист описи визируется ответственным сотрудником за его учет с указанием ФИО и расшифровкой подписи.

Ознакомиться с образцом заполнения документа можно ниже.

Если работник прекращает свою деятельность на предприятии, автоматически дальнейшее фиксирование данных останавливается. Поскольку бывший сотрудник не получает личное дело при увольнении, оно отправляется на хранение в архив предприятия.

Когда остаются незаполненные строки, кадровик обязан их перечеркнуть, чтобы избежать внесения незаконных дополнительных записей. Далее его включают в личное дело и отдают целым пакетом для сохранения.

Оформление листа с перечнем документов является обязательной процедурой не в каждом случае. Нормативная база предусматривает определенные условия (как правило для государственных служащих). Важно принять во внимание, что нет четко установленной формы ведения документа. Главное, чтобы он отображал необходимую информацию и только достоверные данные. В противном случае организация обязана оплатить штрафные санкции, которые также налагаются на ответственное должностное лицо.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Личное дело работника образец оформления, ведение и формирование личного дела работника

Личное дело – группа документов, которые содержат сведения о сотруднике и его трудовой деятельности. Оно создается работником кадровой службы после принятия сотрудника на работу (основание – приказ о приеме на работу).

Как таковых нормативных актов, которые обязывают работодателя вести личные дела, нет (за исключением государственных служащих). Таким образом, документы, входящие в состав личного дела, не регламентированы. По сложившейся традиции организации ведут дела, исходя из государственной системы делопроизводства советского времени.

Документы, входящие в состав личного дела, подразделяют на:

1. Оформляемые при поступлении на работу.
2. Добавляемы в течение трудовой деятельности.
3. Документы о прекращении трудового договора.

К первой группе относятся:

• Резюме, автобиография, анкета,
• Заявление о приеме на работу,
• Характеристика,
• Копии диплома и других документов об образовании,
• Медицинская справка,
• Трудовой договор,
• Выписка из приказа о приеме на работу, выписка из протокола об избрании на должность и итогах конкурса на вакантную должность,
• Личная карточка.

Вторая группа включает в себя:

• Копии выписок из приказов о поощрении, штрафах, снятии дисциплинарных взысканий, переводах и т.п.
• Копии документов, на основании которых поменялись анкетные данные (свидетельство о заключении брака или его расторжении, рождении ребенка и т.п.).
• Аттестационные листы.
• Копии документов о повышении квалификации.
• Объяснительные записки, уведомления, акты и т.д.

Документы, находящиеся в личном деле подшиваются в папку «Дело» в хронологическом порядке в течение его трудовой деятельности. Копии должны быть заверены сотрудником отдела кадров.

При оформлении дела должны соблюдаться требования ГОСТ 17914-72. Обязательно оформляется внутренняя опись документов.

Ознакомление работника с его личным делом должно производиться примерно раз в год.

Опись личного дела: образец 2021

Для чего нужна опись

Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.

Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.

Правила составления описей дел по личному составу

Документы по личному составу должны быть непосредственно связаны с оформлением и регламентацией трудовых отношений сотрудника и нанимателя. Не относятся к данной категории документации (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ):

• распоряжения руководителя, поступившие в службу персонала для выполнения, или иные документы организационно-распорядительного характера;
• переписка, связанная с регулированием трудовых отношений;
• организационно-правовая документация (инструкции, положения).

Все журналы для регистрации и учета включают в состав документации по личному составу. Они должны быть поименованы в описи.

Лучше составлять одну опись дел по личному составу за каждый год. Однако, если компания небольшая и имеет незначительный объем документооборота, возможно делать один подобный реестр за несколько лет.

Законодательно не регламентировано, составлять ли одну опись на все виды документов или делать отдельную под каждую категорию документации. Организации нужно самой принимать такое решение.

Для коммерческих компаний, не являющихся источником формирования госархивов, необходимо оформлять опись не менее чем в 3-х экземплярах (п. 5.5 Правил).

Регистрировать опись в каком-либо журнале при оформлении не нужно: ее зарегистрируют и присвоят номер при помещении в архив.

К каким личным делам должна составляться опись

Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся

• те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
• а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).

Итоги

Внутренняя опись — в большинстве случаев, необходимый элемент внутрикорпоративного документооборота, поскольку при работе с кадровой документацией недопустимы ошибки и неточности. Структура внутренней описи документов в достаточной мере проста и в то же время эффективна.

Ознакомиться со спецификой прочих видов описей вы можете в статьях:

• «Порядок заполнения инвентаризационной описи (бланк)»;
• «Унифицированная форма № ИНВ-1—- бланк и образец»;
• «Составляем опись документов в налоговую – образец»;
• «Новая опись: инспекции начали принимать все электронные документы только сейчас».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Кто должен составлять документ

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.

Нормативная база, закрепляющая обязательность вести опись дел

Основным документом, предписывающим компаниям обязательно регистрировать документацию по личному составу, выступают Правила, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. В них организациям предписано:

1. Проводить ежегодную экспертизу ценности документов (п. 4.11 Правил).
2. На основе проведенной оценки формировать описи дел по личному составу и обеспечивать их сохранность (п. 4.12 Правил).

Описи должны составлять все компании, независимо от того, являются ли они источниками формирования госархивов.

Как составлять внутреннюю опись документов личного дела

На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:

1. каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
2. использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).

Документ должен содержать в себе ряд сведений:

• наименование предприятия,
• должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
• список описываемых документов,
• полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).

К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.

Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.

Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).

Внутренняя опись личного дела работника: общая информация

Каждый служащий организации осуществляет деятельность на основании трудового договора. Кроме того, назначение на должность производится приказом. Эти два документа формируются в первый же трудовой день работника. Далее, в процессе деятельности трудящегося, оформляется огромное количество иных документов, и все их необходимо как-то структурировать. В связи с этим, заводятся личные дела на каждого служащего, которые включат всю документацию, которая их касается.

Личные дела могут содержать огромное количество бумаг. В их число могут входить:

• трудовой договор;
• автобиография;
• приказ о приеме на работу;
• копии документов, в частности: паспорта, дипломов, ИНН, свидетельства о браке, и т.д.;
• приказы о повышении квалификации;
• характеристики;
• документы, связанные с аттестацией;
• иные.

Чтобы структурировать информацию в личном деле, необходимо описать каждый документ, содержащийся в нем, создать своего рода содержание. Оно называется «внутренняя опись документов личного дела». Опись позволяет ориентироваться в кипе бумаг, быстро находить необходимые сведения, а также определить ответственного за их сохранность.

Личные дела хранятся систематизировано, располагаются в алфавитном порядке, что позволяет создать простую и удобную систему кадрового делопроизводства.

Как оформить опись документов личного дела

Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.

Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.

При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.

Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).

Особенности составления описи личных дел сотрудников

Если компания накапливает документацию по каждому сотруднику в отдельных папках, ей необходимо обеспечить учет личных дел работников и их сохранность. Опись составляют по тем же правилам. Единственное отличие в том, что в качестве заголовков таких дел указывают Ф.И.О. сотрудника.

Ниже приведен образец описи дел по личному составу на конкретных работников.

Подобные бланки могут быть организованы в течение года в виде журнала, состоящего из сшитых листов описи. В этом случае все листы описи нумеруют. Сшитый журнал заверяют подписью и печатью ответственного лица.

Образец составления описи документов личного дела

В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются. Здесь же содержится название компании-работодателя.

Далее оформляют в таблицу список документов описи:

• номер документа по порядку,
• затем его индекс (или номер по внутреннему документообороту предприятия),
• дата составления и подписания,
• заголовок, т.е. название документа (здесь же пишется подлинник это или копия),
• номера листов,
• примечания, в которых обычно указывается состояние документа, даты и причины его изымания и возврата и т.п. информация.

Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле.

В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа).

Форма описи и порядок ее заполнения

В качестве бланка описи дел по личному составу рекомендуем использовать форму из Приложения № 15 к Приказу № 526.

Законченная опись подписывается ответственным за ее заполнение работником и сотрудником архива. Ниже представлен образец заполнения описи дел по личному составу компании.

Какие документы можно хранить в личном деле с согласия сотрудника

Отвечая на вопрос, что должно храниться в личном деле сотрудника в 2021 году, стоит упомянуть и медицинские книжки работников, которые некоторые работодатели хранят в ЛД.

РЕКОМЕНДОВАННАЯ ВАМ СТАТЬЯ:

Трудовой договор по совместительству: образец 2021 года

Действительно, если должность сотрудника предполагает его контакт с пищевыми продуктами, детьми или же, например, медикаментами – наниматель, согласно действующему законодательству, имеет право потребовать этот документ. Однако, его хранение становится возможным исключительно после получения от работника согласия на обработку его персональных данных.

Это же правило касается и следующих документов:

• аттестационных листов;
• дипломов, справок и других бумаг об образовании;
• справок об отсутствии судимости или её наличии;
• документов о повышении квалификации;
• характеристик с образовательных заведений, а также прошлых мест работы.

Напомним также, что трудовые книжки работников необходимо хранить отдельно от остальной кадровой документации. В большинстве фирм для этого используются надёжные сейфы, доступ к которым имеют только кадровики.

Как правильно вести личное дело каждого сотрудника

В любом случае, каждый наниматель должен понимать, что ведение личного дела сотрудника – не разовое, но регулярное занятие. Ведь со временем информация и документы в ЛД должны будут обновляться. Делать это можно лишь заручившись письменным заявлением о согласии от самого работника и вносить какие-либо бумаги, впрочем, как и удалять их из дела – кадровик не имеет права!

При этом, выдача рассматриваемого личного дела может быть осуществлена только по приказу руководителя фирмы. Это же правило распространяется и на самого сотрудника, на которого ЛД заведено. Вместе с этим, каждый сотрудник имеет законное право ознакомиться со своим ЛД в любое удобное для него время, но выносить его из кабинета кадровика – только с разрешения нанимателя.

В том случае, если доступ к папке запрашивает сторонняя организация – её сотрудники должны подать на это официальный запрос, а передача документов станет возможной лишь после получения резолюции работодателя и составления акта в 2 экземплярах.

Согласование и утверждение описи в компании

В большинстве компаний, поскольку они не участвуют в формировании госархива, описи дел по личному составу согласовывают только специально созданной для этого экспертной комиссией. Она оценивает описи после проведения экспертизы ценности документов. В совсем маленьких организациях описи по итогам года можно сразу подавать на подпись директору.

В результате 3 экземпляра утвержденной руководителем описи личных дел распределяют так:

• один – в ответственный за составление отдел;
• один – помещают непосредственно в первое дело;
• последний – остается у работника архива для текущей работы.

Читать также

20.08.2020

Как составить внутреннюю опись документов личного дела?

Внутренняя опись документов личного дела — образец можно разработать самостоятельно, воспользовавшись советами, изложенными в статье. Вы узнаете, в каких целях применяется опись документации личного дела, и получите подробную инструкцию по ее составлению. 

Для чего используется внутренняя опись документов личного дела?

Внутренняя опись документации представляет собой список (реестр) документов, наполняющих личное дело сотрудника. Этот реестр призван выполнять следующие функции:

• учета и сохранности закрепленной за конкретным делом документации;
• предоставления информации о находящихся в деле документальных сведениях;
• поиска нужной документальной единицы.

Формуляр описи обычно заводится одновременно с оформлением индивидуального дела, подклеивается к нему и заполняется по мере наполнения документацией. Страницы реестра пронумеровываются отдельно от листов личного дела.

Отслеживает заполнение описи сотрудник, отвечающий за ведение личных дел в компании. 

Образец заполнения внутренней описи документов личного дела

Локальный реестр документации представляет собой информационную таблицу с графами следующего содержания:

1. Нумерация подпунктов.
2. Индивидуальный индекс документальной единицы.
3. Дата приобщения документа к делу сотрудника.
4. Наименование документа и общее содержание.
5. Страничный объем документа.
6. Нумерация листов дела.
7. Примечание.

Кроме того, на тех предприятиях, где практикуется выдача на руки документации из личного дела, в бланк описи могут быть добавлены графы:

• дата выдачи документации;
• кому выдан документ;
• дата возврата документации;
• подпись сотрудника, получившего документ;
• подпись кадрового работника.

Заполняется бланк внутренней описи документов личного дела следующим образом:

• в первом столбце указывается порядковый номер документа;
• далее фиксируется индекс, который присвоен документу в соответствии с правилами внутреннего документооборота, а в следующей колонке — дата приобщения документальной единицы к личному делу;
• название документа должно быть написано разборчиво, при необходимости можно в нескольких фразах раскрыть содержание;
• в следующей графе отражается информация о страничном объеме документа, а далее — нумерация листов, которая присвоена документу в соответствии со сквозной нумерацией дела;
• графа «Примечание» предназначена для различных отметок, не предусмотренных прочими разделами таблицы описи, в том числе эта графа может быть использована для фиксации факта выдачи документальной единицы на руки. 

Скачать бланк локального реестра документов можно, воспользовавшись любой правовой системой, при ее наличии. Если такой возможности нет, можно составить таблицу и заполнить графы самостоятельно разработанного бланка в соответствии с инструкцией, которая дана выше.

Актуальный и удобный в использовании бланк локальной описи документов можно скачать на нашем сайте.

Вопросы внутреннего контроля и процедуры инвентаризации

Внутренний контроль за запасами особенно важен, поэтому мы защищаем его от краж и растраты.

Эффективная структура внутреннего контроля для инвентаризации включает организационный план компании и все процедуры и действия, необходимые для:

• Защитите свои активы от краж и растраты.
• Обеспечить соблюдение политик компании и федерального законодательства.
• Оцените производительность всего персонала, чтобы обеспечить эффективную работу.
• Обеспечьте точные и надежные операционные данные и бухгалтерские отчеты.

Защитить активы

Компании защищают свои активы с помощью (1) разделения обязанностей сотрудников, (2) распределения конкретных обязанностей для каждого сотрудника, (3) смены должностных обязанностей сотрудников и (4) использования механических устройств.

Разделение обязанностей сотрудников Разделение обязанностей требует, чтобы кто-то, кроме сотрудника, ответственного за охрану актива, вел бухгалтерские записи для этого актива.Кроме того, сотрудники разделяют ответственность за связанные транзакции, так что работа одного сотрудника служит проверкой работы других сотрудников.

Когда компания разделяет обязанности сотрудников, это сводит к минимуму вероятность того, что сотрудник сможет украсть активы и скрыть кражу. Например, сотрудник не может украсть товарно-материальные запасы компании и оставить кражу незамеченной, если только кто-то другой не внесет изменения в инвентарные записи, чтобы покрыть недостачу. Чтобы изменить записи, сотрудник, крадущий инвентарь, должен также вести инвентарные записи или находиться в сговоре с сотрудником, который ведет инвентарные записи.

Назначение конкретных обязанностей каждому сотруднику Когда ответственность за определенную рабочую функцию возлагается на одного сотрудника, этот сотрудник отвечает за выполнение определенных задач. В случае возникновения проблемы компания может быстро определить ответственного сотрудника.

Когда компания дает каждому сотруднику определенные обязанности, она может отследить потерянные документы или определить, как была записана конкретная транзакция. Кроме того, сотрудник, ответственный за данную задачу, может предоставить информацию об этой задаче.Ответственность за конкретные обязанности дает людям чувство гордости и важности, что обычно заставляет их стремиться к тому, чтобы делать все, что в их силах.

Ротация рабочих заданий сотрудников Некоторые компании меняют служебные задания, чтобы удержать сотрудников от участия в долгосрочных схемах воровства. Сотрудники понимают, что если они украдут у компании, следующие сотрудники, назначенные на их должности, могут обнаружить кражу.

Часто компании придерживаются политики, согласно которой все сотрудники должны брать ежегодный отпуск.Эта политика также препятствует воровству, потому что многие нечестные схемы рушатся, когда сотрудник не проявляет к этой схеме на ежедневной основе.

Использование механических устройств Компании используют несколько механических устройств для защиты своих активов. Сканеры штрих-кодов затрудняют для сотрудников кражу инвентаря и изменение документов и записей компании.

Точная и надежная инвентаризационная документация

Компании должны вести полный и точный бухгалтерский учет.Лучший способ обеспечить такую ​​бухгалтерскую отчетность — это нанять и обучить компетентных и честных людей. Периодически руководители оценивают работу сотрудника, чтобы убедиться, что он следует политике компании. Неточные или неадекватные бухгалтерские записи служат приглашением к воровству со стороны нечестных сотрудников, потому что кражу легче скрыть.

Один или несколько бизнес-документов поддерживают большинство бухгалтерских операций. Эти исходные документы являются неотъемлемой частью структуры внутреннего контроля.Для оптимального контроля исходные документы должны быть пронумерованы по порядку.

Поскольку первичные документы служат документацией деловых операций, время от времени фирмы проверяют действительность этих документов. Например, чтобы просмотреть транзакцию покупки, они проверяют документы, используемые для записи транзакции, на соответствие надлежащим учетным записям. Когда бухгалтерия регистрирует транзакцию покупки, она должна получить копии следующих четырех документов:

• Заявка — это письменный запрос сотрудника компании в отдел закупок на закупку определенных товаров.

• Заказ на поставку — это документ, отправляемый отделом закупок поставщику с просьбой отгрузить товары или другие товары покупателю.

• Счет-фактура — это выписка, отправляемая поставщиком покупателю с просьбой об оплате отгруженных товаров.

• Отчет о получении — это документ, подготовленный получающим отделом, в котором показаны описания и количества всех товаров, полученных от поставщика в конкретной отгрузке.Копия заказа на поставку может служить в качестве отчета о получении, если заказанное количество не указано. Затем, поскольку сотрудники отдела приема не знают, какое количество ожидать, они будут более точно подсчитывать полученное количество.

Эти четыре документа вместе служат разрешением на оплату товаров и должны сверяться с бухгалтерскими записями. Без этих документов компания может не оплатить законный счет, оплатить фиктивные счета или оплатить счет более одного раза.Компании могут осуществлять надлежащий внутренний контроль только путем периодической проверки исходных документов деловых операций с бухгалтерскими записями этих операций.

К сожалению, несмотря на то, что компания реализует все эти функции в своей структуре внутреннего контроля, кражи все же могут происходить. Если сотрудники нечестны, они обычно могут найти способ украсть у компании, таким образом обойдя даже самую эффективную структуру внутреннего контроля. Следовательно, компании должны иметь адекватное страхование активов от несчастных случаев.Эта страховка возмещает компании потерю неденежного актива, такого как специализированное оборудование.

Системы управления запасами

Система управления запасами — это серия процедур, часто выполняемых с помощью компьютерного программного обеспечения, которые отслеживают продвижение активов через инвентаризацию. Например, предположим, что определенное количество сырья приобретено компанией. Когда компания получает этот материал, сумма должна быть отмечена в системе управления запасами. Поскольку материал перерабатывается в товары для перепродажи, количество используемого сырья должно вычитаться из «запасов сырья», а количество товаров, полученных в результате процесса, должно добавляться к «запасам готовой продукции».По мере продажи каждого готового изделия «запас готовой продукции» должен уменьшаться на эту сумму.

Преимущество правильно используемой и поддерживаемой системы управления запасами заключается в том, что она позволяет руководству знать, сколько запасов у него имеется в любой момент времени.

Физическая инвентаризация

Инвентаризационный учет — это способ убедиться, что система управления запасами компании является точной, и как проверка, чтобы убедиться, что товары не потеряны или украдены.Подробный физический подсчет всех запасов компании обычно проводится до выпуска балансовой ведомости компании, чтобы гарантировать, что компания точно сообщает об уровнях запасов.

Счетчик циклов

Компании обычно проводят циклический подсчет периодически в течение отчетного периода, чтобы убедиться, что информация в их системе управления запасами верна. Чтобы провести циклический подсчет, аудитор выберет небольшую подмножество инвентаря в определенном месте и посчитает его в определенный день.Затем аудитор сравнит подсчет с соответствующей информацией в системе управления запасами. Если счетчики совпадают, дальнейшие действия не предпринимаются. Если числа различаются, аудитор предпримет дополнительные шаги, чтобы определить, почему числа не совпадают.

Подсчет циклов отличается от традиционной инвентаризации в том смысле, что полная инвентаризация может прекратить работу на объекте, в то время как все предметы подсчитываются одновременно. Подсчет циклов менее мешает повседневным операциям, обеспечивает постоянную оценку точности инвентаризации и выполнения процедур и может быть настроен так, чтобы сосредоточиться на элементах с более высокой стоимостью, с большим объемом движения или которые имеют решающее значение для бизнес-процессов.Подсчет циклов должен выполняться только на объектах с высокой степенью точности инвентаризации.

Какие средства внутреннего контроля могли помешать бывшему сотруднику Smucker украсть 4,1 миллиона долларов в течение 16 лет?

В октябре 2014 года бывшему сотруднику Smucker Марку Керши было предъявлено обвинение в хищении у компании J.M. Smucker Company более 4,1 миллиона долларов в течение 16 лет.

Керши был главным авиамехаником в ангаре компании в аэропорту Акрон-Кантон в Огайо с 1990 года до его увольнения Смакером в 2013 году.С 1997 года и до тех пор, пока он не покинул Smucker, Керши выставил Smucker счет на сумму более 4,1 миллиона долларов, используя созданную им вымышленную сущность. Он выставил счет Смакеру за несуществующие детали и / или работу, которую он сам фактически выполнял в рамках своих обязанностей наемного работника. Большинство этих счетов были на сумму менее 10 000 долларов, которые Керши был уполномочен утверждать. Наблюдатель Керши утвердил несколько счетов на сумму более 10 000 долларов, основываясь на своем доверии к Керши.

Чтобы реализовать свою схему ложного выставления счетов, Керши открыл почтовый ящик в Лейк-Тауншип, штат Огайо, используя вымышленное имя организации Aircraft Parts Services Co (APS).Затем он (как APS) выставлял Smucker счет-фактуру, используя непоследовательные номера счетов, поэтому казалось, что APS выставляет счета и другим компаниям.

Керши использовал вырученные средства для покупки и обслуживания двух самолетов, нескольких автомобилей и оплаты своего дома.

Керши в конце концов поймали в конце 2012 года, когда три чека, выписанные Смакером в адрес APS, на общую сумму 44 000 долларов не были обналичены. Когда сотрудник Smucker спросил Керши о неоплаченных чеках APS, Керши указал, что APS был продан другому продавцу Smucker.Фальшивая схема выставления счетов начала разваливаться, и Керши был уволен Смакером. Специальный помощник прокурора США обвинил Керши в мошенничестве с использованием почты после расследования Федерального бюро расследований, Кантон, Огайо. Обвинения были предъявлены в октябре 2014 года, и дело еще не завершено.

Вопросы

1. Какие средства внутреннего контроля могли быть использованы, чтобы помешать Керши выполнить ложную схему выставления счетов?

2. Какие факторы могли способствовать слабой среде внутреннего контроля, которая позволила этой схеме существовать в течение 16 лет?

Контрольный список: Аудит кадрового дела

Имя сотрудника: Должность:

Записи о трудоустройстве / ориентации

☐ Заявление и / или резюме.

☐ Предложение о приеме на работу.

☐ Должностная инструкция.

☐ Конфиденциальность, неконкурентное или иное трудовое соглашение (я).

☐ Контрольный список для нового найма.

☐ Справочник (дата последней редакции _____________).

☐ Форма подтверждения и согласия на проведение проверки на наркотики.

☐ Форма согласия на проверку биографических данных.

☐ (Другое) ______________________

Отчет о производительности

☐ Оценка производительности.

☐ Самооценка.

☐ Дисциплинарные предупреждения и планы повышения эффективности.

☐ Примечания к файлу относительно устного консультирования / дисциплинарного взыскания.

☐ Награды или признание за образцовую работу.

☐ (Другое) ____________________________

Протоколы обучения

☐ _________________ Требуемое обучение / сертификация.

☐ _________________ Требуемое обучение / сертификация.

☐ Контрольный список для ознакомления с новым сотрудником.

☐ Контрольный список для обучения технике безопасности при приеме на работу.

☐ Контрольный список обучения технике безопасности для конкретной работы.

☐ Подтверждение тренинга по преследованию.

Записи о прекращении службы

☐ Заявление об увольнении.

☐ Примечания о причине разлучения.

☐ Выездное интервью.

☐ Контрольный список для разделения.

☐ Документы по безработице.

☐ Соглашение о раздельном проживании.

☐ Переписка после расторжения.

☐ Справочная форма выпуска и справочные ведомости

☐ (Другое) ____________________________

Удалите следующие типы документов из личных дел сотрудников и храните отдельно:

☐ Формы I-9 и копии удостоверений личности.

☐ Записки и отчеты о расследовании.

☐ Результаты проверки на наркотики и биографии.

☐ Заработная плата, содержащая номера социального страхования или другую защищенную информацию, включая W-4 и приказы о внесении исправлений.

☐ Медицинские документы, включая медицинские осмотры, формы заявлений о пособиях по инвалидности, заметки врачей, записи об отпусках по Закону о семейных и медицинских отпусках (FMLA), запросы на размещение в ADA, заявления о компенсации работникам и сопутствующие документы, направления EAP, результаты тестов на наркотики / алкоголь , запросы на возмещение медицинских расходов, информацию о здоровье членов семьи сотрудника и любую документацию о прошлом или настоящем состоянии здоровья, состоянии здоровья или инвалидности.

☐ Конфиденциальные записи, включая все, что содержит защищенную или конфиденциальную информацию, такую ​​как дата рождения, семейное положение, религиозные убеждения и т. Д.

☐ Кредитная информация потребителей, кредитные отчеты, а также личные или финансовые данные.

Примечания:

Аудит завершен к _________________________ Дата ______________

Реестр записей — элементы данных

Введение

Записи агентства лучше всего инвентаризировать по сериям.Тот, кто проводит инвентаризацию, должен решить, какие элементы инвентаризации необходимы, а затем использовать форму или формы для сбора одинаковой информации по каждой серии.

Формы инвентаризации серии (примеры)

Текстовая, электронная, серия инвентаризационных форм на микроформах | Инструкция

| Инструкция

A / V | Инструкция

Элементы инвентаризации серии

Чтобы быть полезным, реестр должен включать определенные элементы информации для каждой серии.Эти важные элементы описаны в следующих разделах. Хотя некоторые элементы полезны только для целей агентства (например, дата подготовки и идентификация лица, проводящего инвентаризацию), большинство из них необходимы для предоставления информации в Национальную администрацию архивов и документации (NARA) для планирования записей посредством подачи запроса на удаление документации. Полномочия (также называемые расписанием записей или просто расписанием). Как указано, NARA требует более полной информации о записях, предлагаемых для постоянного хранения, чем о тех, которые предлагаются для удаления.Если агентство предлагает записи об утилизации, которые позже NARA определит как потенциально постоянные, оно должно затем изменить предлагаемое размещение на постоянное и предоставить NARA необходимую дополнительную информацию.

Элементы инвентаризации серии с соответствующими инструкциями следующие:

1. Дата подготовки

Укажите дату составления описи.

2. Офис делопроизводства

Перечислите название и символ офиса, ведущего записи.Если этот офис получил эту серию из другого офиса, также укажите название и символ этого офиса и обозначьте его как «создающий офис».

3. Лицо, проводящее инвентаризацию

Укажите имя, офис и номер телефона этого человека.

4. Расположение серии

Укажите точное местоположение серии; например, комната 233, здание B, приложение 1. Если серия находится в более чем одном офисе, необходимо провести инвентаризацию только один раз, а затем указать несколько местоположений.

5. Название серии

Дайте каждой серии краткое название. Такое название может быть получено из одного из нескольких источников:

• Агентство, которое может использовать общепринятое название в своих обычных повседневных процедурах. Примеры: файл с указанием сотрудников, отчет о ходе выполнения проекта.
• Лицо, которое проводит инвентаризацию и может предоставить описательное название. Примеры: записи управления недвижимостью, файл стенограммы собраний, файл анализа ссуды.
• Название отдельной формы или типа документа, если оно применяется ко всей серии. Примеры: коносаменты, уведомления о действиях персонала, повествовательные квартальные отчеты.

6. Даты включения

Укажите самые ранние и самые поздние даты записей в каждой серии. Эта информация дополняет описание или является его частью и необходима для планирования записей, предлагаемых для постоянного хранения. Также необходимо определить, когда отрезать или разбить записи и передать их в центры документации или хранилища агентства.Наконец, это может дать ключ к разгадке темпов роста серии. Для файлов дела или файлов корреспонденции укажите самую раннюю дату только в виде года. Для серий, создаваемых во время инвентаризации, укажите самую последнюю дату с помощью обозначения «на сегодняшний день» или «до настоящего времени».

NARA требует, чтобы агентства предоставляли инклюзивные даты для записей, предлагаемых для постоянного хранения, а также для разовых временных записей.

7. Описание серии

Четкое описание серии является основой успеха инвентаризации и графика.Это необходимо для более поздней оценки записей NARA. Также может понадобиться уточнить название серии. Примеры такого языка:

• «Досье внутренних аудитов программ, операций и процедур агентства, а также внешних аудитов подрядчиков и получателей грантов. Состоит из аудиторских отчетов, корреспонденции и подтверждающих рабочих документов».
• «Записи, относящиеся к внутренней административной или хозяйственной деятельности офиса, а не к функциям, для которых офис существует.Включите записи об организации офиса, укомплектовании персоналом, процедурах и коммуникациях; расходование средств, включая файлы бюджета; повседневное управление офисным персоналом, включая обучение и командировки; запросы и квитанции о расходных материалах, офисных услугах и оборудовании; и использование служебных помещений и коммунальных услуг. Может также включать копии отчетов о внутренней деятельности и рабочей нагрузке офиса, такие как отчеты о ходе работы, статистические и описательные отчеты, отправленные на более высокие уровни ».
• «Фотографии обычных церемоний награждения, светских мероприятий и других внепрограммных мероприятий.«
• «Запросы от общественности на формы и публикации».
• «Запишите набор официальных директив, распространяемых в виде приказов, проспектов или руководств, объявляющих об основных изменениях в политике и процедурах агентства и относящихся к программным функциям».
• «Переписка по вопросам Отделения, подготовленная на подпись Директора, и сопутствующие документы».
• «Дело о грантах отдельным институтам на финансирование исследований, связанных с добычей полезных ископаемых.Включите предварительные предложения, предложения или заявки, патентную информацию, отчеты о проектах, исследования, сертификаты, соглашения, меморандумы, письма и другие записи, касающиеся получения, рассмотрения, присуждения, оценки, статуса и мониторинга грантов, а также распределения грантов. фонды и бюджеты проектов «
• «Рекордный набор публикаций информационных и аналитических служб, таких как» Текущие новости «,» Дополнительные ролики «,» Текущие новости о равных возможностях «,» Диалог в защиту радио и телевидения «,» Избранные заявления «,» Текущие новости в зарубежных СМИ «и» Пятничный обзор оборонной литературы «.«
• «Информация, показывающая занятость в государственных учреждениях, частную занятость и финансовые интересы гражданских служащих и военнослужащих, необходимые для подачи таких отчетов в соответствии с AR 600-50. Сюда входят отчеты о занятости и финансовых интересах, дополнительные отчеты, отчеты об изменениях, комментарии к обзору и связанная информация.»

В предметах инвентаризации не должны выделяться номера форм, особенно при описании файлов дела или файлов транзакций. Такие файлы, состоящие из многочисленных форм и связанной с ними корреспонденции, составляют основную часть всех федеральных архивов.Примеры включают файлы контрактов, файлы требований, файлы ссуд, клинические файлы и файлы персонала.

Каждая копия заполненной формы может стать частью отдельного дела, служа уникальной цели. В описи каждая копия теряет свою индивидуальность и включается в предмет, описывающий материалы дела, частью которого она является. Лицо, проводящее инвентаризацию, должно:

• Выберите заголовок, описывающий функцию, обслуживаемую серией.
• Пример содержимого нескольких папок в серии, чтобы определить общий вид документации в ней и диапазон тематического содержания.
• Определите, документирует ли дело от начала до конца типичное дело. Например, в файле контракта папка может охватывать или не охватывать процесс закупок от выигравшей заявки до окончательного платежа. В противном случае необходимо найти дополнительную документацию и ее связь с серией, указанной в таблице.

Описание каждой серии должно содержать достаточно информации, чтобы показать цель, использование и тематическое содержание записей. Избегайте таких терминов, как «разное» или «разное», которые ничего не добавляют к описанию.Уделите особое внимание описанию потенциально постоянных записей, потому что NARA требует более подробной информации о них. Включите в описание аудиовизуальных записей формат (например, 4 на 5 дюймов, 16 мм, полдюйма), поколение и темы.

Наконец, важно описать различные компоненты аудиовизуальных, микроформ, картографических и связанных с ними записей. Например, в центральной лаборатории часто хранятся фотонегативы, в то время как различные подразделения агентства поддерживают специализированные серии или коллекции отпечатков.И негативы, и отпечатки являются компонентами записи, и их необходимо инвентаризировать и планировать вместе с соответствующими вспомогательными средствами поиска.

8. Среднее

Укажите, является ли носитель записи бумажным, микроформой, электронным, аудиовизуальным или их комбинацией.

9. Расположение

Укажите используемую организацию или систему регистрации. Примеры включают системы и схемы предметной классификации, расположенные в алфавитном порядке по предмету, в алфавитном порядке по названию заявителя, по географическому признаку по штатам, числовые по номеру контракта и в хронологическом порядке по дате отчета.Если в серии нет явного упорядочивания, отметьте его «неупорядоченным». Если в серии есть второстепенные образцы аранжировки, перечислите их также. NARA требует, чтобы агентства указали порядок записей, предлагаемых для постоянного хранения.

10. Объем

Для неэлектронных записей объем записей выражается в кубических футах, а не в погонных футах или в любой другой среде измерения. Поскольку кубический фут представляет высоту, ширину и глубину, он дает реалистичное представление о фактически занятом пространстве.Также включите объем старых записей, которые могут быть завернуты в пачки или пакеты, или из негабаритных материалов, которые слишком велики для хранения в обычном файловом оборудовании. (Чтобы рассчитать содержимое контейнеров для файлов в кубических футах, используйте таблицу преобразования, приведенную в инструкциях по форме инвентаризации.)

Хотя информация об объеме важна, число для каждой серии не нужно измерять с особой точностью. При вычислении объема ряда не включайте дроби, например полдюйма, а просто округляйте все числа до ближайшего кубического фута.Если серия составляет менее половины кубического фута, укажите объем как «незначительный» или «менее единицы».

Точная точность не требуется при измерении объема любой явно большой серии. Просто возьмите образец файловых ящиков, чтобы убедиться, что они относительно заполнены, а затем умножьте количество заполненных файловых ящиков на соответствующий коэффициент преобразования. Для тех записей, которые не хранятся в файловом оборудовании, оцените количество ящиков для файлов, которые будут занимать записи, а затем примените соответствующий коэффициент преобразования.

При инвентаризации аудиовизуальных, микроформ, картографических и других связанных записей укажите не только общий объем отснятого материала, но и максимально точное количество элементов (например, 1200 отпечатков, 3500 негативов). Опять же, отбор проб может потребоваться для больших серий или коллекций. Если да, умножьте среднее количество предметов в кубическом футе (или другой мере) на общее количество кубических футов (или другой меры) в коллекции.

Для электронных записей укажите размер файла (т.е., количество байтов.)

Запрашивая полномочия по удалению, NARA просит агентства предоставить оценку объема записей, накапливаемых за год (если записи текущие и продолжающиеся), и общий объем на сегодняшний день для записей, предлагаемых для постоянного хранения, а также для разовых записей, предлагаемых для немедленного уничтожения. .

11. Годовое накопление

На основе информации, полученной от хранителя файлов, оцените годовой темп накопления для каждой серии, если записи являются текущими и продолжающимися.NARA просит агентства предоставить информацию о скорости накопления таких записей, предлагаемых для постоянного хранения, но не тех, которые предлагаются для удаления. Если записи больше не накапливаются, укажите «нет».

12. Отсечка

Укажите, как часто записи обрезаются и когда произошло последнее отключение. Если они не обрезаны, объясните, как неактивные записи отделяются от активных. Обрезать записи — значит разбивать или прекращать их через регулярные промежутки времени, чтобы разрешить их удаление или передачу полными блоками, а для файлов корреспонденции — разрешить создание новых файлов.Инструкции по отключению требуются CFR для временных записей; NARA также настоятельно рекомендует использовать пороговые значения для постоянных записей.

13. Справочная деятельность

Оцените эталонную активность серии бумажных записей после обычного отсечения, поместив ее в одну из трех категорий:

• Текущий или активный (используется более одного раза в месяц для каждой файловой панели).
• Полутоковый или полуактивный (используется реже одного раза в месяц на каждый ящик для файлов).
• Неактивный или неактивный (не используется для текущих операций).

Информация о справочной деятельности или частоте использования особенно важна для бумажных документов, поскольку она влияет на время и тип обращения, особенно в отношении хранения вне офиса. Например, если объемные записи все еще актуальны или активны, храните их в офисе, а не передавайте в центр документации. Передача полутоковых или полуактивных записей в архивный центр, если выполняются другие условия, чтобы дождаться окончательного удаления, предписанного утвержденным NARA графиком записей.

Справочная информация также может повлиять на изменения в практике подачи документов, если активна только одна часть серии. Это может даже выявить ненужные поиски.

Поскольку большинство серий бумажных отчетов имеют относительно небольшой объем, накапливая менее 5-6 кубических футов в год, их справочные данные будут менее точными. Для объемных серий бумажных записей попросите хранителя файлов изучить справочную деятельность. Опрос должен содержать информацию о количестве запросов за фиксированный период, не более 3 месяцев; организационный источник запросов, включая источники вне агентства; цель запросов; и возраст запрашиваемых записей.Если в такой точной информации обследования нет необходимости, используйте кодовые слова для обозначения эталонной активности: текущая, полупериодическая и не текущая.

Для аудиовизуальных записей укажите количество запросов копий в месяц, источник (и) запросов и причину запросов.

14. Состояние записи актов гражданского состояния

Если записи квалифицируются как записи жизнедеятельности, укажите, являются ли они записями о чрезвычайных ситуациях, записями о юридических и финансовых правах или обоими сразу.Также укажите, являются ли они оригиналами или дубликатами. (См. 36 CFR 1223 относительно требований к ведению записей актов гражданского состояния.)

15. Дублирование

Укажите дублирование по форме или содержанию. Может существовать следующими способами:

• Копии или другие копии могут находиться в том же организационном подразделении или в другом месте в агентстве. Копии могут содержать существенные отличия или обозначения.
• Подобные данные или информация могут быть доступны где-нибудь в агентстве, либо в физическом копировании, либо в обобщенной форме.

Если дублирование частичное, укажите его степень. Если информация записана как на электронном, так и на бумажном носителе, инвентаризация и планирование должны проводиться отдельно. Чтобы изучить дублирование в содержании, изучите документы и информационные потоки агентства. Подробные отчеты подчиненных или полевых офисов обычно резюмируются на более высоких уровнях. Понимание системы отчетности является основным для распознавания характера и степени дублирования.

16. Средства поиска

Отметьте наличие каких-либо вспомогательных средств для ряда, особенно если записи должны быть предложены для постоянного хранения.Средства поиска идентифицируют содержание определенной серии, чтобы пользователи могли найти отдельные документы, файловые единицы или другие части серии. Они могут включать указатели, списки документов, списки заголовков файлов или контейнеров, а также руководства по классификации или регистрации. Если они охватывают более одной серии, обратите внимание на этот факт. Если средства поиска находятся не в том же офисе или районе, что и соответствующая серия, укажите их местонахождение.

17. Ограничения доступа и использования

Обратите внимание на любые ограничения на доступ и использование конкретной серии.Такие ограничения могут быть следствием законодательных актов, распоряжений или распоряжений агентств. Два наиболее распространенных типа ограничений:

• Личная конфиденциальность. Эти файлы ограничены, потому что они содержат информацию о лицах, чья конфиденциальность была бы нарушена, если бы эта информация стала известна другим. Примерами являются налоговые декларации, медицинские записи и некоторые следственные файлы персонала.
• Национальная безопасность. Эти файлы имеют классификационные отметки, такие как «совершенно секретно», «секретно» или «конфиденциально».»Они делают это потому, что их разглашение или передача информации в них неуполномоченным лицам может нанести ущерб национальной безопасности.

Распоряжения регулируют политику и процедуры классификации национальной безопасности. Спецслужбы относят многие свои файлы к специальным законодательным и исполнительным органам. При решении вопросов, связанных с доступом и ограничениями, также соблюдайте Закон о свободе информации (5 USC 552) и Закон о конфиденциальности (5 USC 552a) с поправками. При необходимости проконсультируйтесь с должностными лицами агентства, ответственными за такие вопросы.

NARA просит агентства указать любые ограничения Закона о конфиденциальности для записей, предлагаемых для окончательного уничтожения, и любые ограничения Закона о свободе информации в отношении записей, предлагаемых для немедленной передачи в Национальный архив.

18. Состояние постоянного учета

Во время инвентаризации обратите внимание на физическое состояние записей, которые являются фактическими или потенциально постоянными, особенно тех, которые хранятся вне офиса. Выявить угрозы их сохранности и безопасности и предпринять соответствующие корректирующие действия.Угрозы включают в себя водопроводные трубы, электрическое оборудование, чрезмерное нагревание и / или влажность, паразитов и недостаточную безопасность.

19. Распоряжение

Если серия имеет утвержденные полномочия по удалению, укажите график и номер позиции, а затем срок хранения. Если у серии нет таких прав доступа, укажите файлы как «незапланированные», убедитесь, что они сохранены, и попросите офис программы порекомендовать подходящий срок хранения.

Вернуться на главную

Вернуться к предыдущему разделу

Перейти к следующему разделу

Структурирование электронных файлов | Служба управления записями

Вашингтонский университет, будучи государственным учреждением, несет юридическую ответственность за демонстрацию надлежащего ухода за своими записями и управления ими.Помимо соблюдения утвержденного графика хранения, это также означает организацию ваших записей таким образом, чтобы их можно было легко найти, просмотреть и утилизировать. Хотя акцент сместился с бумажных на электронные записи, организационные концепции во всех форматах остались прежними.

В этом руководстве представлены рекомендации и передовые методы разработки системы организации электронных записей вашего офиса.

Крайне важно, что, несмотря на то, что это может быть сложно количественно оценить, хорошая файловая система экономит время и силы, затрачиваемые на управление записями постфактум.Правильная система регистрации дает важные ощутимые результаты и исключает расходы, связанные с некачественными процедурами.

Досье и записи персонала

Практика внутреннего контроля

Фон

Калифорнийский университет в Сан-Диего оплачивает счета примерно на 2 миллиона долларов каждый день.Используя надлежащий внутренний контроль, вы можете гарантировать получение товаров и услуг и надлежащую обработку платежей.

Разделение обязанностей

• Лучше всего иметь разных людей:
  • Подтвердить закупку
  • Прием заказанных материалов
  • Утверждение счетов на оплату
  • Просмотр и сверка финансовой отчетности

• Возможные последствия, если обязанности не разделены:
  • Утверждены к оплате ошибочные или поддельные счета-фактуры
  • Несанкционированные платежи несуществующим поставщикам

Подотчетность, авторизация и одобрение

Accountability гарантирует, что вы авторизуете, просматриваете и утверждаете счета-фактуры для оплаты на основе подписанных соглашений, условий контрактов и заказов на поставку.

• Лучшие практики:
  • Периодически проверяйте и обновляйте авторизацию подписи.
  • Получить предварительное одобрение контрактов с консультантами от отдела закупок.
  • Подтвердить получение товаров и услуг по контракту / заказу на поставку и счету-фактуре.
  • Сверка бухгалтерских книг на предмет точности зарегистрированных транзакций.
  • Следите за своевременной оплатой счетов.

• Возможные последствия отсутствия отчетности:
  • Несанкционированные, ненужные или мошеннические платежи или покупки
  • Несанкционированные работы, выполненные продавцами
  • Потеря скидок поставщика из-за просрочки платежа
  • Неправильное начисление с неправильного счета / средств
  • Конфликт интересов при оплате работнику UCSD за несанкционированную работу вне дома

Безопасность активов

После получения купленных товаров положите их в безопасное место.Для учета ресурсов периодически подсчитывайте свои запасы и сравнивайте результаты с суммами, указанными в контрольных записях.

• Лучшие практики:
  
  • Обеспечьте безопасность товаров, полученных в зоне ограниченного доступа.
  • Ограничить доступ к инвентарю для соответствующего персонала.
  • Заприте товары и материалы и дайте ключ или комбинацию как можно меньшему количеству людей.
  • Вести инвентаризационные записи и периодически рассчитывать начальную и конечную суммы запасов.

• Возможные последствия, если ваши активы не были обеспечены:
  • Кража товаров
  • Нехватка запасов
  • Дополнительные затраты на замену товара

Проверка и сверка

Ваши действия по сверке подтверждают, что вы оплачиваете утвержденные покупки и счета выставляются правильно.Выполняйте ежемесячную выверку бухгалтерской книги, чтобы выявить неправомерные платежи и подтвердить транзакции.

• Лучшие практики:
  • Проверьте точность счетов-фактур поставщика, сравнив расходы с заказами на покупку.
  • Убедитесь, что приобретенные товары и услуги были получены.
  • Выполняйте ежемесячную выверку операционных регистров, чтобы гарантировать точность и своевременность расходов.

• Возможные последствия невыполнения проверки и сверки:
  • Неправомерное отчисление из бюджета вашего отдела
  • Отказ в результате расходов, начисленных на неправильные счета / фонды
  • Платежи за непоставленные товары или услуги

Фон

UCSD ежедневно проводит внебиржевые операции на тысячи долларов. Чтобы обеспечить защиту, точную обработку и надлежащую отчетность об активах Университета, соблюдайте правила внутреннего контроля, предусматривающие разделение обязанностей, получение соответствующих разрешений и согласований, обеспечение безопасности активов и сверку денежных средств.

Определение: Университет определяет наличные деньги как валюту, монеты, чеки, денежные переводы и транзакции электронной коммерции, такие как транзакции по кредитным картам.

Разделение обязанностей

Один из наиболее важных шагов, которые ваше подразделение может предпринять для защиты наличных денег — и вас — — разделить обязанности по обработке наличных между разными людьми. При правильном разделении обязанностей ни один человек не может контролировать весь процесс обработки наличных.

• Возможные последствия, если обязанности не разделены:
  • Скрытые ошибки или неисправности, которые не проверяются
  • Квитанция об утере или краже
  • Неточное зачисление кассовых чеков на счета отдела

Подотчетность, авторизация и одобрение

Кассовая отчетность гарантирует, что денежные средства будут учтены, должным образом задокументированы и обеспечены, а также прослеживаются до конкретных обработчиков наличных денег.

• Когда существует надлежащая денежная отчетность, вы можете ответить на четыре W во время процесса:
  • У кого есть доступ к наличным деньгам
  • Почему у них есть доступ к наличным деньгам
  • Где всегда есть наличные
  • Что произошло с начала до конца сделки

• Лучшие практики:
  • Записывать кассовые чеки при получении.
  • Держите средства в безопасности.
  • Переводы документов.
  • Выдайте чеки каждому покупателю.
  • Не сообщайте пароли.
  • Выдайте каждому кассиру отдельный денежный ящик.
  • Надзорные органы проверяют денежные вклады.
  • Надзорные органы одобряют все аннулированные операции с возвратом средств.

• Возможные последствия отсутствия отчетности:
  • Квитанция об утере или краже
  • Неточное зачисление кассовых расписок на ведомственные счета
  • Неправильное использование имущества университета

Безопасность активов

Убедитесь, что все ваши ресурсы физически защищены, включая кассовых аппаратов.Следуйте этим правилам, чтобы создать безопасную рабочую среду при работе с наличными деньгами.

• Лучшие практики:
  • Проведите надлежащую проверку биографических данных потенциальных кассиров.
  • Соблюдайте стандарты физической компоновки, предписанные политикой.
  • Ограничьте доступ к наличным деньгам как можно меньшему количеству людей.
  • Заблокируйте наличные деньги в безопасном месте, например, в сейфе или запертом хранилище.
  • Предоставляйте комбинации и пароли только уполномоченному персоналу.
  • Меняйте комбинации, пароли ежегодно или когда кто-то уходит.
  • Минимизируйте количество средств, удерживаемых на ночь.
  • Используйте систему друзей при переводе средств из одного места в другое.
  • Считайте наличные в закрытых местах, которые не видны другим людям.

• Возможные последствия без обеспечения наличными:
  • Небезопасная рабочая среда
  • Квитанция об утере или краже
  • Потеря страхового покрытия ответственности университетских страховых компаний

Проверка и сверка

Ваши действия по сверке подтверждают, что вы правильно записали транзакции.Выполняйте ежемесячную выверку денежных поступлений и выписок по банковскому счету, чтобы обеспечить надежные проверки и сальдо.

• Лучшие практики:
  • Сравните квитанции с депозитными записями.
  • Записывать кассовые чеки при получении.
  • Ежедневно считайте и балансируйте кассовые поступления.
  • Периодически проводить неожиданный подсчет наличных денег.

• Возможные последствия невыполнения проверок и сверки:
  • Ошибок, несоответствий или нарушений не обнаружено
  • Квитанция об утере или краже
  • Неточное зачисление кассовых чеков на счета отдела

Фон

Entertainment обычно подразумевает отношения гостя и хозяина, при которых ведущий UCSD приглашает официального гостя на мероприятие. У вас могут быть встречи, которые не попадают в эту категорию, но все же несут допустимые расходы на развлечения.

Разделение обязанностей

Ключевой шаг, который ваш отдел может предпринять при управлении расходами на развлечения, — это вовлечение в процесс разных людей.Расходы на развлечения должны служить служебным целям, без личной выгоды для принимающей стороны или другого сотрудника Университета.

• Лучше всего иметь разных людей:
  • Провести мероприятие
  • Подготовить возмещение затрат
  • Утвердить возмещаемые затраты
  • Просмотр и сверка финансовой отчетности

• Возможные последствия, если обязанности не разделены:
  • К оплате утверждены ошибочные или мошеннические платежи
  • Обработано несанкционированных или мошеннических возмещений
  • Несанкционированные или чрезмерные расходы
  • Возмещаются личные или не связанные с бизнесом расходы

Подотчетность, авторизация и одобрение

Вы несете ответственность, когда вы надлежащим образом санкционируете, проверяете и утверждаете расходы, которые позволяют наилучшим образом использовать государственные средства и соответствуют политике университета в области развлечений.

• Лучшие практики:
  • Убедитесь, что имеются соответствующие полномочия по утверждению.
  • Заполните и отправьте формы разрешения на одобрение в UCSD Travel.
  • Получить предварительное разрешение на развлекательное мероприятие.
  • Оцените расходы, чтобы убедиться, что ожидаемые выгоды перевешивают затраты.
  • Убедитесь, что расходы соответствуют начисленному источнику средств.
  • Убедитесь, что утверждающий не утверждает их собственные затраты или затраты тех, кого он курирует.
  • Обоснуйте, почему были понесены и необходимы исключительные расходы.
  • Получить одобрение вице-канцлера на все исключительные расходы.

• Возможные последствия отсутствия отчетности:
  • Публичный имидж поврежден, если затраты неуместны
  • Несанкционированные, ненужные или мошеннические платежи
  • Отсутствие финансирования
  • Неправомерное начисление с неправильного счета / средств, приводящее к незаконному присвоению средств
  • Произведенные сверхнормативные затраты

Безопасность активов

После того, как вы приобрели и получили товары для использования в одобренном мероприятии, храните их в месте, доступном ограниченному количеству людей.

• Лучшие практики:
  • Обеспечьте безопасность товаров в зоне ограниченного доступа.
  • Ограничьте доступ к соответствующему персоналу.
  • Вести инвентарный учет товаров, чтобы гарантировать соблюдение ожидаемых уровней потребления.

• Возможные последствия, если ваши активы не были обеспечены:
  • Украденные или утерянные товары
  • Недостаточное количество товаров и материалов для проведения мероприятия
  • Использование имущества университета в личных целях
  • Увеличение затрат в связи с заменой товаров

Проверка и сверка

Ваши действия по сверке гарантируют, что ваши расходы на развлечения являются точными и уместными.Выполняйте ежемесячные проверки бухгалтерской книги, чтобы подтвердить, что вы оплачиваете утвержденные платежи.

• Лучшие практики:
  • Проверьте затраты, чтобы убедиться, что они правильно классифицированы и зарегистрированы.
  • Пересмотрите ограничения фонда, чтобы убедиться, что расходы допустимы и уместны.
  • Периодически просматривайте и обновляйте авторизацию подписи.

• Возможные последствия невыполнения проверки и сверки:
  • Неправомерное отчисление из бюджета вашего отдела
  • Отказ в результате расходов, начисленных на неправильные счета / фонды
  • Платежи за непоставленные товары или услуги
  • Искаженная финансовая отчетность

Фон

На финансирование кампуса влияют отчеты о расходах на оборудование, которые отправляются в федеральные, государственные и частные финансовые агентства.Обеспечьте безопасность своих ресурсов и надежность отчетов, сосредоточив внимание на следующих ключевых методах внутреннего контроля.

Определение: Стоимость приобретения инвентарного оборудования составляет 5000 долларов и более, и его необходимо отслеживать как собственность через CAMS (Campus Asset Management System) и через финансовую систему Калифорнийского университета в Сан-Диего. Все предметы оборудования либо принадлежат Калифорнийскому университету в Сан-Диего, либо находятся на его попечении, и должны быть нерасходуемыми (не могут быть использованы), автономными, иметь нормальный срок полезного использования более одного года и квалифицироваться как материальные личные имущество.

Разделение обязанностей

Одна из самых важных вещей, которые вы можете сделать для защиты своего оборудования, — это разделить обязанности по управлению оборудованием, чтобы никто не мог контролировать весь процесс управления оборудованием.

• Лучше всего иметь разных людей:
  • Закупка
  • Утверждение счетов на оплату
  • Классифицировать оборудование и регистрировать изменения
  • Проводить периодическую / ежегодную инвентаризацию
  • Хранение и распоряжение имуществом
  • Сверка закупок оборудования с финансовыми записями

• Возможные последствия, если обязанности не разделены:
  • Неточное местонахождение оборудования
  • Утерянное, украденное или уничтоженное имущество
  • Искаженная финансовая отчетность
  • Неправильные требования к страхованию и начисления ответственности
  • Зарегистрирована неточная стоимость активов

Подотчетность, авторизация и одобрение

Вы ведете подотчетность, когда нужное лицо разрешает закупки оборудования, классифицирует имущество на основе критериев классификации оборудования UCSD и правильно регистрирует новые покупки и изменения местоположения активов.

• Лучшие практики:
  • Утвердить счет-фактуру на основе информации о заказе на поставку.
  • Осмотрите оборудование, чтобы определить его состояние и стоимость.
  • Периодически корректируйте инвентарные записи для регистрации изменений в состоянии оборудования.
  • Equipment Management предварительно одобряет физический вывоз, продажу и передачу активов.
  • Сообщите о краже оборудования в полицию UCSD.

• Возможные последствия отсутствия отчетности:
  • Приобретены неподходящие или неразрешенные товары
  • Неправомерный перевод имущества в неавторизованное место
  • Активы, приобретенные в личное пользование
  • Неверная оценка оборудования, отраженная в финансовой документации и учете оборудования
  • Утерянное или украденное имущество
  • Неправильная финансовая отчетность и информация, отправленная в отчитывающиеся органы

Безопасность активов

Обеспечьте физическую защиту всего вашего оборудования.Это также относится к использованию университетского оборудования за пределами кампуса. Ввести подробный учет оборудования для ведения бухгалтерского учета и физической отчетности активов.

• Лучшие практики:
  • Начальник отдела утверждает использование оборудования в коммерческих целях.
  • Управление оборудованием утверждает все перемещения оборудования за пределы площадки.
  • Периодически пересматривайте и обновляйте требования к страхованию или при изменении статуса оборудования.
  • Предоставляйте ключи и комбинации защищенных мест только уполномоченному персоналу.
  • Разрешить доступ к оборудованию для тех, у кого есть коммерческая потребность в использовании собственности.
  • Следуйте рекомендованным стандартам физической компоновки.

• Возможные последствия отсутствия безопасности активов:
  • Утерянное или украденное имущество
  • Неточные данные об оборудовании и финансовые отчеты
  • Ответственность за несчастные случаи на производстве

Проверка и сверка

Действия по выверке обеспечивают надлежащую классификацию, регистрацию и документирование оборудования.Выполняйте периодические проверки, чтобы гарантировать точность записей оборудования и остатков активов.

• Лучшие практики:
  • Выполняйте периодические проверки оборудования для определения стоимости и правильного использования и / или утилизации.
  • Подсчитывать инвентаризацию не реже одного раза в год.
  • Сравните записи собственности с состоянием инвентаризации.
  • Правильно классифицируйте оборудование как не инвентарное или инвентарное.
  • Идентифицировать и учитывать инвентарное оборудование с меткой свойства UCSD.
  • Периодически пересматривайте и обновляйте требования к страхованию или при изменении статуса оборудования.
  • Документируйте и сообщайте об изменениях в инвентарных записях в центральной базе данных кампуса.

• Возможные последствия невыполнения проверок и сверки:
  • Утерянные, украденные или временно переадресованные активы
  • Неверная стоимость активов
  • Неточные данные об оборудовании и финансовые отчеты
  • Неспособность предоставить финансирующим агентствам точные данные

Выплата гонораров сотрудникам UC

Гонорары для сотрудников UC должны обрабатываться через UCPath для целей налоговой отчетности в соответствии с правилами назначения в нескольких местах.

Инструкции по обработке гонораров сотрудникам UC см. В разделе «Транзакции PayPath» и в справочнике UCPath «Как управлять назначениями в нескольких местах».

Людям, приглашенным UCSD для чтения лекций, семинаров или концертов, может выплачиваться гонорар вместо возмещения дорожных расходов или других сборов. Убедитесь, что эти гости получают оплату через систему выплат и кредиторскую задолженность.

Разделение обязанностей

Распределять обязанности по выплате гонораров между разными людьми. Ключевой шаг, который ваше подразделение может предпринять для обеспечения надлежащего процесса оплаты, — это вовлечение в процесс разных людей.

• Лучше всего иметь разных людей:
  • Подготовить гонорары.
  • Утвердить гонорары.
  • Просмотр и согласование финансовых отчетов.

• Возможные последствия, если обязанности не разделены:
  • Произведены чрезмерные затраты
  • Произведены несанкционированные или ненужные платежи
  • К счету / денежным средствам применены неправомерные платежи
  • Утрата будущего финансирования

Подотчетность, авторизация и одобрение

Помните, что гонорары выплачиваются только сотрудникам, не являющимся членами университета.Оплата труда сотрудников университета, оказывающих специальные услуги, осуществляется через платежную систему. Свяжитесь с отделом Disbursements для получения информации о квалификационных требованиях для получателей, лучших способах оплаты и налоговых обязательствах.

• Лучшие практики:
  • Определите статус получателя.
  • Укажите точную информацию о получателе.
  • Проконсультируйтесь с отделом выплат о требованиях к визе и документации.
  • Получите предварительные разрешения.
  • Периодически проверяйте авторизацию подписи и обновляйте ее по мере необходимости.

• Возможные последствия отсутствия отчетности:
  • Несанкционированные, ненужные или мошеннические платежи
  • Проведение несанкционированных специальных мероприятий
  • Неправильное начисление с неправильных счетов / средств
  • Использован неверный способ оплаты

Безопасность активов

Обязательно храните платежи в надежном месте и защищайте личную или личную информацию вашего гостя. Защищайте информацию в безопасном месте и ограничивайте доступ только определенным сотрудникам, которым информация нужна для выполнения своих служебных функций.

• Лучшие практики:
  
  • Последующие выплаты в отношении статуса чека.
  • Убедитесь, что платеж отправлен.
  • Защитите личную информацию в закрытом или защищенном паролем месте.
  • Ограничьте людей, у которых есть доступ к личной информации.

• Возможные последствия, если ваши активы не были обеспечены:
  • Утерянные или украденные чеки
  • Кража личных данных

Проверка и сверка

Ваши действия по сверке подтверждают, что гонорары утверждены и выставлены правильно.Выполняйте ежемесячную выверку бухгалтерской книги, чтобы выявить неправомерные платежи и подтвердить транзакции.

• Лучшие практики:
  • Проверьте операционную книгу, чтобы убедиться, что гонорары классифицируются и учитываются надлежащим образом.
  • Пересмотреть условия контракта и гранта, а также другие ограничения фонда, чтобы убедиться, что расходы допустимы.
  • Выполняйте ежемесячную выверку операционных регистров, чтобы гарантировать точность и своевременность расходов.
  • Убедитесь, что суточные лимиты гонораров применяются правильно.
  • Убедитесь, что платежи соответствуют политике UCSD.

• Возможные последствия невыполнения проверки и сверки:
  • Неправомерное отчисление из бюджета вашего отдела
  • Отказ в результате расходов, начисленных на неправильные счета / фонды
  • Платежи за непоставленные товары или услуги
  • Неточная финансовая отчетность

Фон

Калифорнийского университета в Сан-Диего содержат множество форм личной и частной информации. Предоставляя соответствующий доступ к системе и записывая транзакции точным и своевременным образом, вы можете управлять электронной информацией и обеспечивать целостность данных. Следуйте этим методам внутреннего контроля, чтобы правильно обращаться с электронной информацией и технологиями.

Подотчетность, авторизация и одобрение

Когда существует надлежащая подотчетность, вы знаете, кто имеет доступ к электронной и личной информации, для каких деловых целей у них есть доступ, какие информационные системы и данные разрешены для использования и где находится конфиденциальная частная информация.

• Лучшие практики:
  • Ограничьте доступ к бизнес-системе и данным соответствующим пользователям.
  • Соблюдайте политики безопасности и конфиденциальности в отношении электронной почты, просмотра веб-страниц и электронного общения.
  • Определите иерархию утверждения и назначьте администратора безопасности отдела (DSA).
  • Внедрить меры безопасности для защиты доступа к электронным ресурсам и частной информации в соответствии с IS-3 (PDF) и PPM 135-3 (PDF).
  • Обменивайтесь информацией и координируйте доступ и безопасность с ИТ-службами.
  • Обучите сотрудников доступу к компьютеру, безопасности, программному обеспечению и правильному использованию информации об университете.
  • Адрес, о котором сообщается или подозревается нарушение доступа и безопасности в соответствии с процессом CIRT.

• Возможные последствия отсутствия отчетности:
  • Неправильное использование информации
  • Кража личных данных
  • Неправильное использование имущества университета
  • Ущерб публичному имиджу
  • Судебные иски

Безопасность активов

UCSD является ценным активом. Меры безопасности предотвращают и снижают риск причинения вреда в результате ошибки, несчастного случая, стихийных бедствий или злонамеренных действий.Избегайте дублирования информации, если она доступна где-то еще. Храните информацию в безопасном месте.

• Лучшие практики:
  • Использование и обмен данными только в коммерческих целях.
  • Разработка, документирование и тестирование внутренних процессов для обеспечения безопасности и целостности данных.
  • Защитите личную информацию в закрытом или защищенном паролем месте.
  • Регулируйте авторизованный доступ к ресурсам с помощью таких мер безопасности, как идентификаторы пользователей и пароли.
  • Внедрить проверяемые процессы авторизации, соответствующие политике университета.
  • Обучите всех пользователей правилам безопасности.
  • Сообщите своему DSA и хранителям системы / данных о правилах доступа и нарушениях безопасности.
  • Ограничьте доступ к информации и системам для людей, которым нужен доступ для выполнения своей работы.
  • Периодически просматривайте информацию, хранящуюся в электронном или бумажном формате.
  • Надлежащим образом защищайте или уничтожайте личную и личную информацию.

• Возможные последствия, если электронная информация не защищена:
  • Кража личных данных
  • Ущерб публичному имиджу
  • Неправильное использование ресурсов и информации университета

Проверка и сверка

Ваши действия по сверке подтверждают, что транзакции записываются правильно, могут быть легко извлечены и защищены от ненадлежащего изменения.

• Лучшие практики:
  • Обеспечьте целостность данных, проверяя данные с помощью хранилища данных или инструментов и моделей отчетности FinancialLink.
  • Соблюдайте графики хранения и требования к хранению данных.
  • Периодически просматривайте информацию, хранящуюся в электронном или бумажном формате.

• Возможные последствия невыполнения проверок и сверки:
  • Необнаруженные ошибки, неточности или несоответствия
  • Неточные, неполные официальные отчеты
  • Неправильный доступ к бизнес-системам и данным

Фон

покупателей отдела UCSD тратят около 350 миллионов долларов в год на товары и услуги. Следуйте этим методам внутреннего контроля и узнайте о важности разделения обязанностей, получения соответствующих разрешений и согласований, защиты активов и проверки платежей.

Разделение обязанностей

Чтобы обеспечить надлежащее разделение обязанностей, назначьте связанные закупочные функции разным людям.При надлежащей сегрегации ни один человек не имеет полного контроля над всей покупательной деятельностью.

• Лучше всего иметь разных людей:
  • Подтвердить закупку
  • Прием заказанных материалов
  • Утверждение счетов на оплату
  • Просмотр и сверка финансовой отчетности
  • Провести инвентаризацию

• Возможные последствия, если обязанности не разделены:
  • Совершены несанкционированные или ненужные покупки
  • Неправомерные начисления в бюджеты отделов
  • Произведенные сверхнормативные затраты
  • Товары приобретены для личного пользования

Подотчетность, авторизация и одобрение

Вы поддерживаете подотчетность, когда авторизуете, просматриваете и утверждаете покупки на основе подписанных соглашений, условий контрактов и заказов на покупку.

• Лучшие практики:
  • Соблюдайте этические нормы и правила при покупке.
  • Периодически проверяйте и обновляйте авторизацию подписи.
  • Получите предварительное одобрение договоров с консультантами от отдела закупок.
  • Подтвердите получение товаров и услуг по контракту / заказу на поставку и счету-фактуре.
  • Сверка бухгалтерских книг на предмет точности зарегистрированных транзакций.
  • Следите за своевременной оплатой счетов.

• Возможные последствия отсутствия отчетности:
  • Несанкционированные, ненужные или мошеннические покупки
  • Самовольные работы, выполненные поставщиками
  • Скидки у потерянного поставщика из-за просрочки платежа
  • Неправомерное начисление с неправильного счета / средств, приводящее к незаконному присвоению средств
  • Конфликт интересов при оплате работнику UCSD за несанкционированную работу вне дома

Безопасность активов

После получения купленных товаров положите их в безопасное место.Чтобы убедиться, что ваши ресурсы учтены, периодически подсчитывайте свои запасы и сравнивайте результаты с суммами, указанными в контрольных записях.

• Лучшие практики:
  
  • Обеспечьте безопасность товаров, полученных в зоне ограниченного доступа.
  • Ограничить доступ к инвентарю для соответствующего персонала.
  • Заблокируйте товары и материалы и дайте ключ или комбинацию как можно меньшему количеству людей.
  • Вести инвентаризационные записи и периодически рассчитывать начальную и конечную суммы запасов.

• Возможные последствия, если ваши активы не были обеспечены:
  • Кража товаров
  • Нехватка запасов
  • Дополнительные затраты на замену товара

Проверка и сверка

Практикуйтесь в своевременной проверке счетов-фактур, упаковочных листов и заказов поставщика. Проверьте точность информации о предоплате, правильности заказанного количества и установленной цены. Ежемесячная сверка бухгалтерской книги позволяет выявлять неправильные платежи и проверять соответствующие финансовые транзакции.

• Лучшие практики:
  • Проверьте точность счетов-фактур поставщика, сравнив расходы с заказами на покупку.
  • Убедитесь, что приобретенные товары и услуги были получены.
  • Выполняйте ежемесячную выверку операционных регистров для обеспечения точности и своевременности расходов.

• Возможные последствия невыполнения проверки и сверки:
  • Неправомерное отчисление из бюджета вашего отдела
  • Отказ в результате расходов, начисленных на неправильные счета / фонды
  • Платежи за непоставленные товары или услуги

Соблюдайте требования политики в отношении поездок Калифорнийского университета в Сан-Диего

Калифорнийского университета в Сан-Диего, опубликованная в Blink, имеет решающее значение. Он адаптирован для организации Калифорнийского университета в Сан-Диего, делегирования полномочий, терминологии, плана счетов и обработки приложений. Путевые расходы должны служить служебным целям, а не личной выгоды для путешественника.

Разделение обязанностей

В вашем отделе должны быть разные люди, которые будут заниматься дорожными расходами.

• Есть разные люди:
  • Инициировать предварительное разрешение на поездку и подготовить претензию о расходах
  • Утвердить предварительное разрешение на поездку и претензию о расходах
  • Просмотр и сверка финансовой отчетности

Примечание. Путешественники не могут утверждать претензии о своих расходах или претензии прямого или косвенного надзорного органа.

• Возможные последствия, если обязанности не разделены:
  • К оплате утверждены ошибочные или мошеннические платежи
  • Обработано несанкционированных или мошеннических возмещений
  • Несанкционированные или чрезмерные расходы
  • Возмещаются личные или не связанные с бизнесом расходы

Подотчетность, авторизация и одобрение

Вы поддерживаете подотчетность, когда вы надлежащим образом санкционируете, проверяете и утверждаете расходы, которые позволяют наилучшим образом использовать государственные средства и соответствуют политике командировок университета.

• Требования:
  • Убедитесь, что имеются соответствующие полномочия по утверждению.
  • Заполните и отправьте формы утверждения утверждения (см. Инструкции).
  • Предварительно разрешите поездку (см. Инструкции).
  • Оцените расходы, чтобы убедиться, что они являются наиболее экономичными для ситуации во время поездки.
  • Убедитесь, что расходы соответствуют начисленному источнику средств.
  • Убедитесь, что утверждающие не утверждают свои собственные затраты или затраты тех, кого они контролируют.
  • Для любого запроса об утверждении исключения из политики в отношении поездок включите подробное объяснение того, почему это необходимо.

• Возможные последствия отсутствия отчетности:
  • Публичный имидж поврежден, если затраты неуместны
  • Несанкционированные, ненужные или мошеннические платежи
  • Отсутствие финансирования
  • Ненадлежащее начисление средств из указанного источника средств, повлекшее за собой несанкционированное использование средств
  • Произведенные сверхнормативные затраты

Безопасность

Следование передовым практикам оптимизирует безопасность путешественников и конфиденциальную информацию.

• Лучшие практики:
  • Храните свою карту UCSD Travel Card и неиспользованные билеты в надежном месте.
  • Ограничьте доступ к конфиденциальной информации о путешественниках соответствующим сотрудникам.
  • Используйте Concur для бронирования путешествий (авиаперелеты, отели и аренда автомобилей). Прокат автомобиля, забронированный через Connexxus, включает покрытие (CDW и страхование ответственности).
  • Примечание. К программе UCSD Travel Event Planner System (EPS) применяются дополнительные методы. За подробностями обращайтесь в UCSD Travel.

• Возможные последствия, если ваши активы не были обеспечены:
  • Несанкционированное использование туристической карты UCSD (личная ответственность) или программы EPS (ответственность отдела)
  • Несанкционированное использование конфиденциальной информации о путешественниках

Проверка и сверка

Своевременная сверка обеспечивает точность и целесообразность командировочных расходов.Выполняйте ежемесячные проверки бухгалтерской книги, чтобы подтвердить оплату утвержденных сборов.

• Лучшие практики:
  • Проверьте затраты, чтобы убедиться, что они правильно классифицированы и зарегистрированы.
  • Пересмотрите ограничения фонда, чтобы убедиться, что расходы допустимы и уместны.
  • Периодически просматривайте и обновляйте авторизацию подписи.

• Возможные последствия невыполнения проверки и сверки:
  • Неправомерное отчисление из бюджета вашего отдела
  • Отказ в результате расходов, начисленных на неправильные счета / фонды
  • Платежи за непоставленные товары или услуги
  • Искаженная финансовая отчетность

Что такое внутренний контроль? — Внутренний аудит

Что такое внутренний контроль?

Внутренний контроль в соответствии с определением Комитета спонсорских организаций Комиссии Тредуэя (COSO) — это процесс, на который влияет совет директоров (попечителей), руководство и другой персонал организации, и призванный обеспечить разумную уверенность в достижении целей в следующие категории:

• Эффективность и оперативность
• Надежность финансовой отчетности
• Соответствие применимым законам и постановлениям

Они включают в себя широкий спектр действий, которые выполняются в организации руководящим и непосредственным персоналом.Обычно руководство несет ответственность за разработку соответствующей системы внутреннего контроля, но каждый сотрудник несет ответственность за соблюдение и применение этой практики.

Примеры внутреннего контроля

Когда рабочие обязанности разделены или распределены между разными людьми, чтобы снизить риск ошибки или несоответствующих действий.

Когда оборудование, запасы, ценные бумаги, денежные средства и другие активы защищены физически.Это может происходить из-за использования замков, сейфов или других средств контроля окружающей среды. Доступ предоставляется только тем, у кого есть полномочия их обрабатывать.

Сравниваются аналогичные записи, которые ведутся разными людьми, для проверки точности деталей транзакции и правильности записи всех транзакций. Конкретные примеры могут включать: Выполнение сверки банковских выписок для проверки реестра / записей.Уравновешивание / выверка кассовой наличности с продажами или операциями по итоговым показателям кассового аппарата.

Установленные политики, процедуры и документация, обеспечивающие руководство и обучение для обеспечения стабильной работы на требуемом уровне качества. Они должны быть доступны на всех уровнях организации. На уровне факультета и университета / всей организации.

Управленческий анализ транзакций, операционных и сводных отчетов помогает отслеживать производительность в сравнении с целями и задачами, выявлять проблемы, выявлять тенденции и т. Д.Конкретные примеры включают: Ежемесячный обзор бюджетных отчетов по фактическим расходам. Просмотр отчетов об активности телефонных звонков для личных или не связанных с бизнесом телефонных звонков. Проверка табелей учета рабочего времени и сверхурочных часов сотрудниками.

Когда данные обрабатываются, выполняется множество внутренних контролей для проверки точности, полноты и авторизации транзакций.Введенные данные подлежат проверке редактирования или сопоставлению с утвержденными контрольными файлами или итогами. Учитываются числовые последовательности операций, а итоговые значения файлов контролируются и сверяются с предыдущими остатками и контрольными счетами. Контролируются разработка новых систем и изменения существующих, а также доступ к данным, файлам и программам.