Важные срочные важные несрочные: Больше чем тайм-менеджмент. Матрица приоритетов Эйзенхауэра

Квадрант 4 Действия не являются срочными и не важными.Это то, что я люблю называть «болтовней». Действия четвертого квартала не являются насущными и не помогают вам в достижении долгосрочных целей или выполнении вашей мужской миссии. В первую очередь они отвлекают.

Конкретные примеры несрочных и неважных задач включают:

• Просмотр телевизора
• Бездумный серфинг в Интернете
• Видеоигры
• Прокрутка через Facebook, Twitter, Instagram
• Азартные игры
• Шоппинг

Я думаю, что если бы большинство из нас проводили проверку времени на самих себе, мы бы обнаружили, что тратим чрезмерное количество времени на действия в четвертом квартале.Я уверен, что у большинства из нас бывают моменты «я зря трачу свою жизнь» после того, как мы часами сидим в Интернете и понимаем, что могли бы использовать это время для достижения наших более возвышенных жизненных целей. Нет? Это всего лишь я? Черт возьми.

Как прагматик, я не думаю, что вам нужно полностью исключать занятия из четвертого квартала из своей жизни. После особенно беспокойного и напряженного дня беспорядочный просмотр Интернета или просмотр любимого телешоу в течение получаса — это именно то, что нужно моему мозгу, чтобы расслабиться.

Вместо того, чтобы стремиться полностью избавиться от Несрочных и Неважных задач, постарайтесь тратить на них очень ограниченное количество времени.5% или меньше часов вашего бодрствования — хорошая цель.

В нашем нынешнем шоковом мире умение отфильтровывать сигнал от шума или различать то, что срочно, а что действительно важно, является важным навыком.

Моя задача на этой неделе — применить матрицу решений Эйзенхауэра к как можно большему количеству аспектов вашей жизни. Столкнувшись с решением, остановитесь и спросите себя: «Я делаю это потому, что это важно, или я делаю это потому, что это просто срочно?»

Я обещаю, что, проводя большую часть своего времени за не срочными, а над важными задачами, вы почувствуете новое чувство спокойствия, контроля и самообладания в своей жизни.Вы почувствуете, что добиваетесь реального прогресса. Вкладывая свое время в планирование / организацию второго квартала, вы можете предотвратить и устранить многие кризисы и проблемы первого квартала, сбалансировать запросы третьего квартала с вашими собственными потребностями и по-настоящему насладиться овощами четвертого квартала, зная, что вы остальное заработал. Сделав задачи Q2 своим главным приоритетом, независимо от чрезвычайной ситуации, раздражения или крайнего срока, вы получите умственные, эмоциональные и физические средства, необходимые для положительного ответа, а не для защиты.

Чтобы помочь вам применить Матрицу решений Эйзенхауэра, мы предлагаем проверить следующие инструменты.

Eisenhower App. Это приложение для iPhone, которое позволяет легко организовать задачу в соответствии с Матрицей решений Эйзенхауэра. У меня была возможность немного поиграть с этим, и мне понравилось то, что я увидел. Ничего подобного для Android найти не удалось.

Загрузите рабочий лист матрицы решений Эйзенхауэра. Я создал шикарный небольшой PDF-файл с Матрицей решений Эйзенхауэра, доступный для бесплатной загрузки. Распечатайте один сегодня вечером и выделите 30 минут для личного размышления. Составьте список задач, над которыми вы тратите большую часть своего времени, и отнесите их к соответствующему квадранту матрицы. Это даст вам приблизительное представление о том, тратите ли вы время на действительно важные дела.

После этого подумайте, как можно сократить время, которое вы тратите на задачи Q1, Q3 и Q4, и увеличить количество времени, которое вы тратите на действия Q2.

Избегайте «ловушки срочности» с матрицей Эйзенхауэра

«Кто может определить для нас с точностью разницу между долгосрочным и краткосрочным планами! Особенно когда кажется, что наши дела находятся в кризисе, мы почти вынуждены уделять первое внимание неотложному настоящему, а не важному будущему ».

— Дуайт Д. Эйзенхауэр, обращение 1961 г. к Century Association

Дуайт Д. Эйзенхауэр — пятизвездный генерал во время Второй мировой войны и 34-й президент США — был продуктивным парнем.

В течение двух сроков своего пребывания на посту президента США он руководил строительством системы межгосударственных автомагистралей, создал НАСА, подписал первый крупный законодательный акт о гражданских правах с момента окончания Гражданской войны, положил конец Корейской войне, приветствовал Аляску и Гавайи в союз и сумел сохранить холодную войну с Россией.

И все это он делал с размахом — Эйзенхауэр был самым уважаемым человеком года Гэллапа не менее двенадцати раз.

Как Эйзенхауэр смог добиться такого количества достижений, которые оказали такое долгосрочное влияние на его страну и мир? Он понимал принципиальную разницу между Срочным и Важным.В своей речи в 1954 году Эйзенхауэр процитировал неназванного президента университета, который сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ».

Спустя более трех десятилетий в своей бестселлере «7 навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови переработал идеи Эйзенхауэра в простой инструмент для определения приоритетов задач, теперь известный как Матрица Эйзенхауэра (также известная как Матрица управления временем, Эйзенхауэр). Box, Метод Эйзенхауэра и Матрица срочности и важности).Эта схема расстановки приоритетов помогает вам бороться с эффектом «простой срочности» (подробнее об этом позже), устранять в вашей жизни траты времени и создавать больше мысленного пространства для достижения ваших целей.

Попробуйте Матрицу Эйзенхауэра, если вы …

• Вы весь день бегаете по тушению пожаров (образно говоря)

• Заняты, но не чувствуете, что ваша работа имеет большое значение

• У вас есть долгосрочные цели, но у вас нет времени или энергии для их достижения.

В этой статье вы узнаете, почему так важно различать «Срочное» и «Важное», как матрица Эйзенхауэра помогает вам в этом и как применять матрицу как к общим проектам, так и к повседневным задачам с помощью Todoist.

Эффект простой срочности или почему мы не умеем расставлять приоритеты

Как мы решаем, на какую задачу обратить внимание в любой момент? Оказывается, не очень хорошо.

Недавнее исследование, опубликованное в Journal of Consumer Research, направлено на изучение того, как люди решают, над чем работать, когда они сталкиваются с задачами смешанной срочности и важности. В пяти отдельных экспериментах исследователи наблюдали любопытную закономерность: наше внимание привлекается к задачам, зависящим от времени, а не к менее срочным , даже когда менее срочное задание предлагает большее вознаграждение .Эта психологическая причуда, получившая название «Эффект простой срочности», объясняет, почему мы так плохо умеем управлять задачами и временем. Мы с большей вероятностью будем отдавать приоритет задачам с крайним сроком по сравнению с задачами без такового, независимо от их долгосрочной отдачи.

Эффект еще более заметен у людей, которые называют себя «занятыми». Те же исследователи обнаружили, что занятые люди, описывающие себя, с большей вероятностью выбирают срочные задачи с более низкими выплатами, потому что они уже были сосредоточены на продолжительности задачи. Если вы уже чувствуете нехватку времени, вы, вероятно, продолжите расставлять приоритеты в задачах, которые позволяют вам сосредоточиться на часах.

Но есть и хорошие новости — эффект простой срочности можно обратить вспять. Когда участникам было предложено рассмотреть последствия своего выбора во время отбора, они с гораздо большей вероятностью выберут важную задачу, а не срочную. Результаты показывают, что если вы будете помнить о долгосрочной важности несрочных задач, вы сможете преодолеть тягу к срочным отвлекающим факторам и сосредоточиться на том, что действительно важно.

Вот где появляется матрица Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра — срочно и важно

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент для рассмотрения долгосрочных результатов ваших повседневных задач и сосредоточения внимания на том, что сделает вас наиболее эффективным, а не только наиболее продуктивным. Это помогает вам визуализировать все ваши задачи в матрице срочное / важное. Все ваши повседневные задачи и более крупные проекты попадут в один из этих четырех квадрантов:

• Срочные и важные задачи / проекты, подлежащие немедленному завершению

• Несрочные и важные задачи / проекты, которые необходимо запланировать ваш календарь

• Срочные и неважные задачи / проекты, подлежащие передаче кому-то другому

• Несрочные и несущественные задачи / проекты, подлежащие удалению

В реальном мире различие между срочными и несрочными, «важно / не важно» гораздо мрачнее, чем в экспериментальных условиях.Вот как Стивен Кови разбирает это:

Срочные дела — это те, которые требуют немедленных действий. Это видимые проблемы, которые появляются и требуют вашего внимания СЕЙЧАС. Часто неотложные дела имеют очевидные последствия из-за невыполнения этих задач. Срочные задачи неизбежны, но слишком много времени на тушение пожара может вызвать сильный стресс и привести к выгоранию.

С другой стороны, важные вопросы — это те, которые способствуют достижению долгосрочных целей и жизненных ценностей.Эти пункты требуют планирования и продуманных действий. Когда вы сосредотачиваетесь на важных делах, вы управляете своим временем, энергией и вниманием, а не бездумно тратите эти ресурсы. Важное субъективно и зависит от ваших собственных ценностей и личных целей. Никто другой не может определить, что для вас важно.

Ниже приводится подробный анализ каждого из четырех квадрантов матрицы Эйзенхауэра, который поможет вам определить, какие задачи входят в каждый из них и как с ними справиться.

Квадрант 1: Срочно и важно

Срочные и важные задачи требуют от вас быстрого реагирования.У этих пунктов обычно есть видимые сроки и последствия для задержки принятия мер. Чаще всего это либо то, что вам навязали из внешнего источника, либо то, что вы откладываете, пока не столкнетесь с приближающимся крайним сроком. В любом случае они требуют реакции в кризисном режиме.

Например:

• Покрытие проекта для больного коллеги

• Стоянки на шоссе

• Раковины протекают и заливают вашу кухню на два фута воды

• Клиенты приходят к вам с неотложной проблемой

• Последний срок назначен вам

Задачи квадранта 1 неизбежны.Даже если вы никогда не откладывали на потом (что невозможно просить), всегда будет что-то вне вашего контроля. Однако проблема возникает, когда вы сосредотачиваетесь на этих неожиданных задачах или задачах с установленными сроками, исключая долгосрочные цели, которые важны для вас.

Кови предупреждает, что слишком много времени на задачи из квадранта 1 может привести к усилению стресса, выгоранию и ощущению, что ваши дни вышли из-под вашего контроля. Тушение пожаров в течение всего дня быстро лишит вас энергии и страсти к работе и может облегчить бессмысленное бегство от реальности, обнаруженное в Квадранте 4.

Квадрант 2: Не срочно и важно

Несрочные, но важные задачи — это действия, которые помогут вам достичь долгосрочных целей. У них может не быть крайнего срока (или даже даты окончания), поэтому их легко отложить в пользу более срочных задач. Однако эти задачи имеют гораздо большее влияние на вашу долгосрочную эффективность в достижении ваших целей.

Примеры:

• Планирование долгосрочных и краткосрочных проектов

• Регулярные работы или проекты технического обслуживания

• Профессиональные сети и построение личных отношений

• Изучение нового навыка, идущее в ногу с текущими исследованиями в ваше поле, посещение образовательных мероприятий

• Физические упражнения и повседневное здравоохранение

Кови говорит, что Квадрант 2 — это лучшее место для управления личным временем.Это то место, где вы сосредоточены не на проблемах (как в первом квартале), а на возможностях и росте. Жизнь в этом квадранте матрицы означает, что вы проявляете инициативу и расставляете приоритеты в деятельности, которая развивает ваши навыки и энергию и способствует достижению значимых целей. В квадранте 2 происходит «глубокая работа», потому что вы в значительной степени избавляетесь от отвлекающих факторов.

Последовательно занимаясь вторым кварталом, вы уменьшаете количество насущных проблем, которые возникают в первом квартале. Жизнь во втором квартале означает, что вы можете составить план, чтобы завершить проекты и избежать возможных проблем.Например, если вы продолжаете откладывать выполнение планового технического обслуживания автомобиля, вы можете заплатить за него позже, когда ваша машина остановится.

Вы управляете другими людьми?

Квадрант 3: Срочно и неважно

Срочные, но не важные задачи лучше всего описывать как напряженную работу. Эти задачи часто основаны на ожиданиях, установленных другими, и не приближают вас к вашим долгосрочным целям.

Примеры:

• Ненужные перерывы со стороны коллег

• Проверка телефона или электронной почты всякий раз, когда он отключается

• Ответ на определенные текстовые сообщения, электронные письма или сообщения в социальных сетях

• Действия по купонам или ограниченное время предлагает

• Некоторые встречи

Квадрант 3 — это место, где живет простой эффект срочности.Стремление выполнять задачи из-за реальных или предполагаемых сроков означает, что вы беретесь за задачи, которые на самом деле не имеют для вас значения. Учитывая, что задачи Q3 являются срочными, но обычно связаны с чьими-то приоритетами, слишком много времени на этом квадрате может показаться, что вы делаете то, что должны делать, а не то, что хотите. Сосредоточение внимания на задачах третьего квартала может заставить вас почувствовать, что вы не достигли своих больших жизненных целей или не контролируете свою повседневную жизнь.

Кови предлагает делегировать как можно больше задач в третьем квартале.Можете ли вы попросить кого-нибудь сделать записи о встрече? Можете ли вы доставить продукты вместо того, чтобы идти в магазин? Можете ли вы дать возможность своим детям мыть посуду? Можете ли вы нанять цифрового помощника для планирования визитов к семейному врачу? Есть ли что-нибудь в своей жизни, что можно автоматизировать?

Если вы не можете делегировать эти задачи, постарайтесь, чтобы они не занимали ваш день:

• Отключите уведомления на телефоне и компьютере во время работы

• Объясните другим, сколько времени вы можете потратить по заданной задаче

• Сохраните задачи Q3 на периоды, когда у вас очень мало энергии, вместо того, чтобы ставить их первым делом с утра

• Согласуйте свою рабочую нагрузку со своим начальником

• Практикуйтесь, говоря нет

Квадрант 4: Несрочные и не важные

Несрочные и не важные задачи — это занятие, отнимающее много времени, которое следует безжалостно вырезать.Эти действия не способствуют прогрессу в достижении ваших целей, но могут занять много времени.

Примеры:

• Часовой просмотр телевизора

• Бездумное обновление социальных сетей и прокрутка

• Действия по предотвращению, такие как сортировка и систематизация электронной почты, а не ответы на нее

• Чрезмерные покупки или просмотр онлайн

Квадрант 4 — это квадрант излишеств и немедленного удовлетворения, которое в конечном итоге оставляет чувство неудовлетворенности.

Не поймите меня неправильно, нам всем нужно немного свободного времени. Сам Эйзенхауэр был хорошо известным игроком в бридж — даже играл каждую ночь до Дня высадки — и подвергался критике за его многочисленные поездки в гольф, когда он находился в офисе. Ключ в том, что эти действия были балансом многих стрессовых аспектов политического лидера. Однако, если вы не намерены делать это намеренно, то, как вы проводите свободное время, на самом деле может истощить вашу энергию, страсть и творческий потенциал.

Недавнее исследование, опубликованное в Журнале прикладной психологии, показало, что то, как сотрудники проводят свободное от работы время, является надежным предиктором того, сколько энергии и позитива они проявят в следующий рабочий день.Сотрудники, которые занимались самообладанием, например, физическими упражнениями или волонтерством, на следующий день были более мотивированы. Сотрудники, которые расслаблялись с помощью йоги, медитации или прослушивания музыки, более спокойно подходили к рабочему дню.

Сотрудники, которые отвлекали внимание, чтобы избежать или игнорировать проблемы, например, чрезмерно смотрели телевизор, на следующий рабочий день снова проявили позитивный настрой. Однако по мере продолжения использования отвлекающих факторов их настроение и мотивация ухудшались по мере того, как неделя продолжалась. Другими словами, умеренное отвлечение было нормально, но привычное отвлечение приводило к снижению удовлетворенности работой в целом.

Копай глубже

Не знаете, чем заняться в свободное время, когда телевидение и социальные сети не используются? Попробуйте эти идеи

Как перебалансировать свои квадранты

Согласно Стивену Кови, квадрант 2 — это «квадрант качества», где время, потраченное на выполнение этих задач, увеличивает вашу общую эффективность. Здесь личный и профессиональный рост встречается с планированием, профилактикой и действиями.

Чтобы оценить, где вы в данный момент находитесь в матрице, начните отслеживать свое время и задачи.Если вы используете Todoist для управления задачами, вы можете легко получить список всех задач, которые вы выполнили, и когда вы их выполнили. Когда у вас есть данные за несколько дней, сядьте и распределите свои задачи по квадрантам, задав следующие вопросы:

1. Это было срочно для меня?

2. Было ли это важно для меня?

Помните, что вы выбираете эти критерии только исходя из ваших желаемых результатов, а не чьих-то еще.

После того, как ваши задачи распределены по соответствующим квадрантам, проверьте, на что вы тратите время.Довольны ли вы своим квадрантным балансом?

Если вы проводите много времени в первом квартале, потратьте время на планирование, чтобы предвидеть и предотвращать проблемы:

• Следующий шаг: Составьте еженедельный или даже ежемесячный план в соответствии с вашими текущими целями и сроками. В конце каждой недели делайте еженедельный обзор. Подумайте, насколько хорошо ваш план сработал, и внесите поправки на следующую неделю. Если большинство ваших задач в первом квартале поступает из внешних источников, подумайте, как лучше их спланировать и предвидеть.Возможно, вам потребуется разработать более активный рабочий процесс с коллегой или клиентом или поговорить со своим начальником о балансировке чрезмерной рабочей нагрузки. Если есть конкретный клиент, который создает много задач Q1, работа может не стоить стресса.

Если вы проводите свое время в третьем квартале, делегируйте, исключите или ограничьте количество времени, которое вы тратите на следующие задачи:

• Следующий шаг: Разработайте стратегию и запишите конкретные шаги того, как вы будете ограничить эти задачи.Можете ли вы их делегировать? Ты можешь просто сказать нет? Можете ли вы объединить эти типы задач вместе за один день в течение недели? Можете ли вы открыто обсудить со своим начальником, сколько времени вы тратите на «занятую работу»? Выделите время в своей неделе, чтобы сделать эти шаги.

Если вы проводите свое время в четвертом квартале, вы можете застрять в колее, испытывать стресс или избегать проблем:

• Следующий шаг: Используйте свой учет рабочего времени, чтобы определить, кто тратит больше всего времени, и выработать стратегию о том, как их избежать или ограничить.Разработайте план по преодолению прокрастинации, прежде чем у вас появится соблазн откладывать на потом. Помните, что иногда можно просто расслабиться, но действия в этом квадранте имеют убывающую отдачу при чрезмерном использовании.

По мере того, как вы смещаете свои приоритеты в сторону квадранта 2, продолжайте использовать матрицу Эйзенхауэра, чтобы знать, над чем вы должны работать изо дня в день.

Как реализовать матрицу Эйзенхауэра в Todoist

Вы можете использовать Todoist, чтобы распределить свои задачи по четырем срочным / важным квадрантам двумя разными методами: метками или уровнями приоритета.Оба метода описаны ниже.

Использование ярлыков

В Todoist ярлыки и фильтры работают вместе, чтобы помочь вам организовать и отсортировать список задач. Для этой настройки сначала создайте эти две метки:

После того, как у вас есть две метки, просмотрите свои задачи и назначьте соответствующие метки для каждой:

• Добавьте @ срочно и @important к задачам, которые необходимо выполняются немедленно и лично

• Добавьте @important к задачам, для которых установлен срок выполнения и которые выполняются лично

• Добавьте @ срочно к задачам, которые можно делегировать или отнести к

• Не добавить любую метку к задачам, которые можно отбросить

Вы можете быстро назначить метку любой задаче, введя «@» в поле задачи.Это вызовет список ваших текущих ярлыков для выбора. Продолжайте вводить название ярлыка, чтобы сузить список.

После того, как все ваши срочные и / или важные задачи отмечены, создайте четыре новых фильтра для соответствия каждому квадранту:

• Срочно и важно с запросом фильтра: @urgent & @important

• Важно и Не срочно с запросом фильтра: @important &! @Urgent

• Срочно и неважно с запросом фильтра: @urgent &! @Important

• Неважно и несрочно с запросом фильтра:! @Important & ! @urgent

• И / или объедините их все в один фильтр Эйзенхауэра с запросом: @urgent & @important, @important &! @urgent, @urgent &! @important,! @important &! @urgent

Теперь вы сможете проверить каждое представление фильтров, чтобы узнать, какие срочные и важные задачи требуют вашего внимания в первую очередь; какие важные, но не срочные задачи нужно запланировать; какие срочные и неважные задачи вам следует либо делегировать, либо выполнять в часы с низким энергопотреблением; и какие задачи нужно просто удалить.

Совет Todoist

Чтобы ваши важные задачи всегда были в центре внимания, добавьте фильтры «Срочно» и «Важно», «Важно и не срочно» в избранное. Они будут отображаться в верхней части вашего навигационного меню для быстрого доступа.

Использование уровней приоритета

Вместо использования ярлыков для сортировки задач вы можете использовать четыре уровня приоритета Todoist. Каждый уровень приоритета будет отображаться в соответствующем квадранте матрицы Эйзенхауэра:

• Срочно и важно = Приоритет 1 (красный)

• Не срочно и важно = Приоритет 2 (оранжевый)

• Срочно и неважно = Приоритет 3 (синий)

• Не срочно и неважно = Приоритет 4 (без цвета)

Назначьте уровень приоритета любой задаче, щелкнув или коснувшись значка флажка, а затем выбрав желаемый уровень приоритета.Измените уровень приоритета в любое время, выбрав значок флажка при редактировании задачи, или просто введите p1, p2 или p3 прямо в поле задачи, и Todoist распознает и назначит правильный уровень приоритета при создании задачи. Все, что не имеет цветного флажка, по умолчанию является P4.

Затем настройте фильтр для просмотра задач по приоритету для всех ваших проектов. Перейдите к фильтрам, затем нажмите «Добавить фильтр» и назовите его «Матрица Эйзенхауэра». Под запросом введите «p1, p2, p3, p4».

Задачи с наивысшим приоритетом будут отображаться в верхней части каждого ежедневного списка дел в представлениях «Сегодня» и «Предстоящие» (задачи с указанием даты и времени будут отображаться первыми независимо от уровня приоритета).

Совет Todoist

При использовании этого метода помните, что все, что не имеет цветного флажка (p1, p2, p3), автоматически сортируется как P4. Если вы используете Todoist для хранения справочных материалов, вы можете изменить свой фильтр, чтобы исключить элементы P4 из определенных справочных проектов. В этом случае ваш запрос фильтра будет выглядеть так: «p1, p2, p3, p4 &! #Reference». (Вы можете прочитать последнюю часть этого фильтра как «покажите мне все задачи p4, которых нет в моем эталонном проекте».)

Работа с каждым квадрантом

После того, как вы настроили Todoist для работы с методом Эйзенхауэра, вы можете приступить к оценке своих задач.Щелкните свои новые фильтры Матрицы Эйзенхауэра, чтобы просмотреть свои задачи по квадрантам.

Для Q1: Важно и срочно, p1:

Для Q2: Важно и не срочно, p2:

Для Q3: Неважно и срочно, p3:

• Делегируйте столько задач, сколько вы возможно. Чтобы делегировать их в Todoist, вы можете делиться проектами с кем угодно, назначать задачи, устанавливать крайние сроки, загружать файлы и обсуждать детали задач с соавторами в комментариях.

Q4: Неважно и не срочно, p4:

Когда вы сталкиваетесь с набором задач, как вы решаете, что решать в первую очередь? Вы выбираете задачу, которая приблизит вас к вашим долгосрочным целям? Или вы уделяете внимание самому важному пункту в вашем списке?

Используйте матрицу Эйзенхауэра, чтобы избежать ловушки простой срочности и делать больше того, что для вас важно.

Матрица Эйзенхауэра — мужчины нового уровня

Матрица Эйзенхауэра — отличный метод принятия решений, позволяющий понять, что срочно, а что нет.важный. Это поможет вам стать более продуктивным и эффективным.

Приблизительное время прочтения: 9 минут

Мы получаем комиссию за покупки, сделанные по ссылкам на этой странице. Для получения дополнительной информации прочтите «Раскрытие информации для аффилированных лиц».

Что такое матрица Эйзенхауэра?

«У меня два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ». -Дуайт Д. Эйзенхауэр, 34-й президент США

Матрица Эйзенхауэра также называется Матрицей срочно-важных.

Это эффективный инструмент, который помогает вам выбирать между задачами и расставлять приоритеты, заслуживающие вашего полного внимания.

Этот метод также помогает справляться с неожиданными событиями, что приводит к лучшим результатам и реакции.

Помогая вам отличить срочное от важного, вы повышаете свою продуктивность.

Инструмент для принятия решений был назван в честь 34-го президента США, а до этого пятизвездочного генерала армии во время Второй мировой войны Дуайта Д.Эйзенхауэр.

Если вы постоянно чувствуете себя занятым и неэффективным, Матрица Эйзенхауэра поможет вам понять, как добиться большего.

Это также поможет вам достичь ваших долгосрочных целей, научиться делегировать свою работу и выстраивать границы, говоря «нет».

Срочно или важно

. Важно понимать разницу между срочным и важным.

Срочно относится к тому, что требует немедленного внимания и часто происходит незапланированно.Срочность заставляет вас реагировать, спешить и защищаться.

С другой стороны, что-то важное согласуется с долгосрочными целями. Бывают случаи, когда важные дела срочны, но это не так уж часто.

Сосредоточившись на важных задачах, вы сможете сохранять спокойствие и уравновешенность в сложных ситуациях.

Квадрант 1: Срочно и важно

Срочные и важные задачи нужно выполнять моментально. В противном случае будут негативные последствия.

Ниже приведены примеры срочных и важных:

• Неожиданные проблемы в машине или доме.
• Последний срок или порученный вам проект.
• Насущные проблемы или жалобы клиентов.
• Кризис любого типа.

Задача, которая считается срочной и важной, часто исходит из внешнего источника или является результатом вашего промедления.

Вещи в этом квадранте неизбежны, потому что они могут включать что-то, что находится вне вашего контроля.

Научитесь планировать и выделять время каждый день для неожиданных событий.

Если вы проводите слишком много времени за срочными и важными делами, вы почувствуете себя подавленным, напряженным, и это может привести к чувству сгорания.

Квадрант 2: Не срочно и важно

Задача, которая не срочна, но важна, поможет вам достичь долгосрочных целей. У этих задач может не быть крайнего срока или, по крайней мере, не срочного.

Ниже приведены примеры важных, но несрочных задач:

• Изучение новых навыков.
• Личная гигиена и здоровье.
• Долгосрочное и краткосрочное планирование.
• Построение и поддержание отношений.
• Образование и обучение.
• Анализ и планирование ваших финансов.
• Создание новых стратегий.

Если что-то важно и не срочно, это нужно запланировать. Планирование задачи гарантирует, что у вас будет время и место для ее выполнения.

Большую часть времени следует тратить на выполнение важных и несрочных задач.

Он гарантирует, что вы достигнете своих целей и задач, не отвлекая вас, и проактивно решая срочные и важные задачи.

Квадрант 3: Срочно и неважно

Срочные и не важные задачи требуют вашего немедленного внимания. Они также не продвигают вас к вашим долгосрочным целям.

Проблема с этим квадрантом состоит в том, что вы думаете, что это важно, но это не так.

Ниже приведены примеры срочных и не важных задач:

• Большинство электронных писем, сообщений и телефонных звонков.
• Купоны и маркетинговая тактика.
• Ненужные перерывы со стороны друзей, семьи или коллег.
• Проверять телефон каждый раз, когда вы получаете уведомление.
• Несколько встреч.

Если что-то срочно и не так важно, делегируйте это. Если вы беретесь за каждую неотложную задачу, и она не приближает вас к вашим целям, вы зря теряете время.

Срочные и неважные задачи будут саботировать ваш прогресс, успех и пропускную способность.

Это вызовет стресс и сделает вас несчастным.Вы выполните множество срочных задач, которые ни к чему не приведут.

Делегируйте как можно больше срочных, но неважных задач. Если вы не можете делегировать задачу, убедитесь, что вы не тратите на нее большую часть своего времени.

Квадрант 4: Не срочно и не важно

Задачи, которые не являются срочными или важными, не следует выполнять.

Они не требуют вашего немедленного внимания и не подталкивают вас к достижению ваших целей. Эти вещи расточают время.

Вещи, которые для вас являются пустой тратой времени, могут понадобиться кому-то другому.Тем не менее, ниже приведены примеры вещей, которые обычно считаются расточителями времени:

• Действия, которые вы делаете, когда чего-то избегаете.
• Смотрю телевизор часами от скуки.
• Бездумная прокрутка социальных сетей.
• Собираюсь куда-нибудь, чтобы порадовать других.
• Интернет-магазин часов.
• Неважное и непродуктивное общение.

Сокращение или устранение времени, которое вы тратите на отвлекающие факторы, повысит вашу продуктивность.Важно научиться устанавливать границы и твердо придерживаться их.

Когда вы делаете вещи, которые не являются важными или срочными, вы зря тратите время, и они отвлекают вас от того, что действительно важно.

Если вы назначите время, чтобы расслабиться и расслабиться, это можно сделать намеренно.

Самое главное, чтобы эти задачи не отвлекали вас, когда вы должны заниматься целенаправленной работой.

Самооценка

Чтобы понять, где вы проводите время, вам нужно оценить себя.Определите, что срочно, а что важно, отслеживайте свое время, задачи и время их выполнения.

После того, как вы отследите несколько дней, вы сможете увидеть закономерность и получить честную оценку того, где вы находитесь.

Если вы недовольны своими результатами, сосредоточьтесь на том, чтобы сбалансировать свое время и задачи. Запишите, что от вас требуется, и обсудите все возможные ситуации.

Если вы потратите время на прогнозирование и предотвращение проблем, вы будете лучше подготовлены к срочным и неважным задачам.

Чтобы стать более продуктивным, уделяйте время важным, но не срочным задачам и ограничивайте время отвлекающими факторами.

Советы по расстановке приоритетов

Матрица Эйзенхауэра отлично подходит для принятия решений и определения того, где вы проводите свое время. В дополнение к этому методу избавьтесь от ненужных отвлекающих факторов.

Научитесь подвергать сомнению свои задачи и действия. Спросите себя, действительно ли вам нужно что-то делать.

Помните, лучше быть эффективным и продуктивным, чем заниматься делами, которые не продвигают вас вперед.

Следующие советы помогут вам с продуктивностью и управлением временем:

1. Запишите. Когда вы что-то записываете, это освобождает ваш разум от мыслей или задач. Будь то задача на будущее или небольшая мысль, спросите, нужно ли вам это делать, а затем запишите.
2. Совмещайте профессиональные и личные задачи. Вести один список проще, чем управлять несколькими. Это также гарантирует, что вы делаете что-то для продвижения своей карьеры и личной жизни. Вы станете уравновешенным, и в жизни не будет беспокойства.
3. Планируйте наперед. Это может быть нелегко, но это необходимо. Найдите время, чтобы спланировать свои задачи и выяснить, как расширить свои возможности. Наличие плана и расписания задач сделает вас более сосредоточенным. Если вы найдете способ сделать что-то лучше, не бойтесь менять свои планы.
4. Делегирование и аутсорсинг. Когда вы узнаете, где проводите время, подумайте, как делегировать или передать свои задачи сторонним сотрудникам. Это не только сэкономит ваше время, но и уменьшит стресс. Например, возможно, стоит заплатить кому-нибудь за уборку в вашем доме. Особенно, если вы можете потратить это время на эффективную работу, которая стоит больше, чем то, что вы потратите на услугу.
5. Скажи нет. Установление границ и твердое отношение к ним позволит вам тратить время на то, что подтолкнет вас к вашим долгосрочным целям и задачам.Научитесь говорить «нет» и при этом сохранять отношения. Иногда это скорее не сейчас.

Полезные книги

Следующие книги помогут повысить вашу продуктивность, установить границы и вдохновить на достижение большего в жизни:

Часто задаваемые вопросы

Да, матрица Эйзенхауэра работает, потому что помогает решить, какие задачи делать, а что делегировать. Это отличный способ помочь с расстановкой приоритетов и повысить продуктивность.

Четыре принципа управления временем: удалить, делегировать, отложить и сделать.

Распространенная ошибка в управлении временем — недооценка времени и энергии, которые потребуются для выполнения задачи. Это распространено среди амбициозных людей.

Заключение

Когда вы сталкиваетесь с неожиданными задачами или планируете свою неделю, матрица Эйзенхауэра является мощным инструментом повышения производительности, который поможет вам выбрать между срочными и срочными задачами.важный. Используйте его, чтобы не отвлекаться и достичь своих долгосрочных целей.

Дополнительные ресурсы:

Показанное фото Дэвида Эма / Next Level Gents.

Инструменты коучинга 101: Матрица срочно-важных — что это такое и как ее использовать! | Launchpad

Матрица срочно-важного — это мощный инструмент для повышения производительности и управления временем, который помогает людям более эффективно управлять своим временем. Это отлично подходит для самых разных коучей, от карьерного, исполнительного и бизнес-коучинга до жизни и даже духовного коучинга.

Это также отличная модель, которой можно поделиться с молодежью и всеми, кто неорганизован, чтобы помочь им быть более сосредоточенными, и это убедительный экспериментальный инструмент для использования на семинаре или семинаре. Разве не было бы неплохо прокатиться на волне, а не наоборот?

Что ж, бывший президент США Эйзенхауэр использовал этот так называемый «принцип Эйзенхауэра» для организации своих задач. Его цитируют: «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным.«Именно доктор Стивен Кови (из серии« Семь навыков высокоэффективных людей ») принял эти концепции в широкое распространение, назвав их« Матрица срочности и важности »в своей знаменитой книге.

Квадрант 1 — Кризисные или «важные и срочные» задачи

What: Задачи, попадающие в этот квадрант, включают сроки, срочные встречи, неотложные проблемы, кризисные ситуации и тушение пожаров. Это может быть что угодно: от просроченного проекта или отчета до жалоб клиентов, серьезного узкого места или сбоя бизнес-процесса до прорыва трубы или проблемы со здоровьем, такой как зубная боль, которую не удалось устранить!

Как мы себя чувствуем: Когда мы проводим много времени в этом квадранте, мы испытываем стресс и выгораем.

Действие: Свести к минимуму время, проведенное в этом квадранте, путем определения приоритетов, планирования и делегирования, т.е. проводить больше времени в Квадранте 2. Вашим клиентам может потребоваться помощь в определении и прояснении приоритетов, а также в поиске способов планирования отрезков времени для этих важных задач. Вы также можете найти полезное упражнение «Большие камни», в котором они сначала определяют и сосредотачиваются на завершении своих «больших камней», прежде чем работать с галькой и песком, которые в противном случае заполняют их жизнь.

Коучинговый совет: Если ваш клиент находится в должности линейного руководства или службы, он будет проводить больше времени в этом квадранте, чем менеджер проекта. Но всегда есть улучшения, проводя больше времени в Квадранте 2 — возможно, выделяя время на построение отношений, внедрение систем и процессов и делегирование полномочий.

Квадрант 2 — Цели и планирование или «Важные и несрочные» задачи

Magic Quadrant — это все равно что кататься по волне, оставаться в курсе важных дел, добиваться прогресса и не позволять вещам становиться неотложными из-за недостатка внимания!

What: Это ваш квадрант МАГИИ! Также называется квадрантом большой картины.Эти действия продвигают нас к нашим большим целям и проектам и могут включать в себя планирование, взаимоотношения и создание команды, предотвращение проблем и оценку рисков, а также оздоровительные и развлекательные мероприятия, которые помогают нам поддерживать баланс в нашей жизни, например, посещение стоматолога или заказ сантехника.

Как мы себя чувствуем: Когда мы проводим много времени в этом квадранте, мы чувствуем себя спокойнее и под контролем, мы решаем большинство проблем до того, как они возникнут, и, вероятно, получим твердую поддержку от других.Все это означает меньшее количество кризисов, которыми нужно будет управлять позже, что хорошо для наших клиентов, их карьеры И организаций, в которых они работают.

Действие: Помогите своим клиентам максимизировать времени, проведенного в этом квадранте. Выделите определенное время для планирования, построения отношений, подготовки к проблемам и заботы о своем здоровье. Задайте им конкретные вопросы, чтобы помочь им понять, как планирование и подготовка сэкономят им время и усилия в долгосрочной перспективе.

Коучинговый совет: Многие люди не тратят время на планирование и подготовку, предпочитая вместо этого «делать».Для этих клиентов вы также можете поделиться инструментом «Матрица приоритетов действий», который помогает людям определить , какие действия и задачи дают им максимальные результаты с наименьшими усилиями .

Квадрант 3 — Прерывания или «срочные и неважные» задачи

What: Задачи или действия в этом квадранте отвлекают нас от наших важных задач или отвлекают от них. Это может быть что угодно: от коллег, которые заходят поболтать, без надобности проверяют вашу электронную почту, отвечают на телефонные звонки, и заканчивая перебоями других людей и неважными встречами.

Как мы себя чувствуем: Когда мы проводим много времени в этом квадранте, нам кажется, что мы не достигли многого или ничего не добились. Часто в результате мы неприятно реагируем на других и чувствуем себя застрявшими, разочарованными и напряженными.

Действие: Сведите к минимуму количество времени в этом квадранте, просмотрев и расставив приоритеты в списке задач и сосредоточив внимание в первую очередь на задачах высокой важности. Клиентам также может потребоваться помощь, чтобы сказать «нет», задать вопросы или делегировать прерывания другим людям.

Коучинговый совет: Если это область, в которой ваш клиент проводит много времени, вы также можете найти полезным ведение журнала прерываний. Это помогает клиентам выявить закономерности, понять источник их перебоев и составить план действий.

Квадрант 4 — отвлекающие факторы или «несрочные и неважные» задачи

Что: Время, проведенное в этом квадранте, отвлекает от текущих задач. Они могут варьироваться от чрезмерных или нерелевантных электронных писем или телефонных звонков от друзей, использования социальных сетей до любой активности, которую мы используем, которая тратит время и позволяет избежать необходимой работы.Эти отвлекающие факторы приводят к тому, что мы опаздываем, не завершаем проекты или задачи вовремя, и можем утомлять, нервничать и быть неспособными работать эффективно. В нашу личную жизнь такие вещи, как чрезмерное количество просмотров или интернет-серфинг дома, также могут подпадать под эту категорию. В крайнем случае, слишком много времени, проведенного в этом квадранте, может привести к негативному разговору с самим собой, депрессии и увольнению людей!

Некоторые из этих отвлекающих факторов могут вызывать у нас чувство бодрости в отмеренных дозах, поэтому мы не говорим, что люди должны быть сосредоточены все время, просто чтобы максимально использовать время, нам нужно знать, когда, где и как часто мы отвлекаться.

Действие: Избавьтесь от времени, которое вы бессознательно отвлекаете. Используйте время, полученное в этом квадранте, для усиления других областей.

Коучинговый совет: Если ваш клиент проводит много времени в этом квадранте, попросите его написать список всех своих отвлекающих факторов и того, сколько времени они тратят на каждое из них, записывая это в течение недели. Когда они складывают общее потраченное время, они могут испытать шок … Также я рекомендую сосредоточить их на некоторых целях, которые их вдохновляют и волнуют — на чем-то достаточно большом, чтобы иметь приоритет над «отвлечением».Вы также можете помочь им составить «Список того, что нельзя делать», инструмент для коучинга, который просит клиентов написать список того, что НЕ делать, и помогает им просмотреть и придумать поддерживающий план действий.

Срочно важный шаблон матрицы и рабочий лист

Вы можете создать свой собственный раздаточный материал или просто нарисовать сетку на листе бумаги для своих клиентов. Или вы можете использовать наш готовый шаблон и рабочий лист срочно-важной матрицы. Этот коучинговый инструмент выполняет отличное домашнее задание — у него есть место для ваших клиентов, чтобы они могли записать свои собственные уникальные задачи и траты времени в каждом квадранте на странице 1, а также вторую страницу с готовыми вопросами, чтобы помочь вашему клиенту оценить их тайм-менеджмент, анализируют и обобщают, то, что они узнали, И устанавливают 3 действия для реализации своих знаний, и улучшения того, как они используют свое время в будущем.Это также отличное упражнение в мастерской.

Подведение итогов матрицы срочно-важных

Суть простой, но действенной матрицы срочной важности:

1. К сознательно отдавать приоритет нашим наиболее важным задачам , а также планировать и делегировать, чтобы мы имели дело с проблемами ДО того, как они станут неотложными кризисами и
С
2. по узнайте о наших прерываниях и отвлечениях, чтобы мы могли уменьшить или устранить их .Это дает людям возможность управлять своими ограниченными временными ресурсами, чтобы выполнять свои приоритетные задачи более увлекательно и менее напряженно.

Заключительное слово: Сколько времени ваш клиент проводит в каждом квадранте, будет зависеть от многих вещей, включая их личность, то, насколько они взволнованы своей работой и жизнью, а также тип работы (и даже начальника), который у них есть. Каждому нужно найти уникальный способ работы, который подходит им, и наша работа как тренеров — помочь им в этом.

Если вам понравилась статья 101 инструментария коучинга о матрице срочно важного, вам также может понравиться:

Как узнать, что важно, а что срочно в вашей работе на дому

Часто ли вы составляете свой список «дел», хорошо спланированный на следующий день только для того, чтобы прибыть на работу в PA и обнаружить, что ваш менеджер отправил вам по электронной почте множество новых задач, которые требуют действий сегодня? Помешает ли это вашему дню и окажетесь ли вы в конце с еще более длинным списком «дел»?

Не волнуйтесь — у нас есть ответ! Узнайте, как определять задачи с точки зрения того, что важно, а что срочно, и соответственно планировать свой день, чтобы быть уверенным, что вы по-прежнему на правильном пути к достижению своих профессиональных целей.

Источник: Hubspot Blog

Что срочно важнее, так и важнее

Если вы чувствуете, что каждый день тратитесь на тушение нового списка дел, классифицируйте свои задачи в соответствии с матрицей срочно-важных, которую Эйзенхауэр использовал, чтобы определить, на какие задачи он потратит время.

«То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно». — Дуайт Эйзенхауэр

Задайте себе 2 вопроса перед новой задачей:

1. Это важно?
2. Это срочно?

Мы бы вкладывали деньги в большую часть загруженного рабочего дня, проводимого в квадранте 3 на срочные, но неважные задачи.Давайте объясним все 4, чтобы вы могли начать определять свой собственный список задач с точки зрения важных v срочно.

Квадрант 1 — Срочно и важно

Этот квадрант предназначен для высокоприоритетных задач, которые необходимо выполнить сейчас, и вы должны стремиться к их устранению, где это возможно. Если вы проводите здесь слишком много времени, вы просто находитесь в реактивном режиме и переходите от одной задачи к другой.

Квадрант 2 — не срочно / важно

Это задачи, которые наиболее важны для достижения долгосрочных целей, но, как правило, ими пренебрегают в пользу задач из квадрантов 1 и 3.Задачи квадранта 2, как правило, требуют большего обдумывания и анализа; поэтому время следует планировать в начале дня, чтобы работать над ними без перерыва. Старайтесь работать в этом квадранте хотя бы час или больше каждый день, так как это занятие поможет вам успешно достичь ваших целей.

Квадрант 3 — Срочно / Не важно

Обратите внимание, что это сектор обмана — вот почему: вы можете быть очень заняты в этом разделе, но заняты срочными задачами других людей и, возможно, работой, которой вам вообще не следует заниматься.Постарайтесь свести к минимуму задачи в этом квадранте, поскольку они не способствуют достижению ваших целей.

Квадрант 4 — Не срочно / не важно

Все мы знаем, что это часто вовсе не задачи, а просто отвлекающие факторы, которым мы поддаемся на работе, например, в СОЦИАЛЬНЫХ СЕТЯХ или просмотре веб-страниц. Как часто что-то всплывает на наших мобильных телефонах, отвлекая нас от настольной работы, и, прежде чем вы это заметите, 20 минут потрачены впустую?

Как выделить больше времени для важных, но несрочных задач

1. Начните с исключения всех действий в квадранте 4 — будьте безжалостны!
2. Следующая работа Квадрант 3: делегируйте полномочия везде, где это возможно, и учитесь говорить «нет» — не занимайтесь чужой работой!
3. Квадрант 1 — это тот квадрант, с которым действительно трудно справиться в загруженной работе PA.Чаще всего вы зависите от задач своего начальника из квадранта 1, и их срочный, но неважный список становится вашим списком дел. Вы можете свести к минимуму это за счет более точного прогнозирования сроков и принятия решения о завершении задач на более поздний срок, чтобы управлять ожиданиями таким образом, чтобы вы могли сосредоточиться на том, что важно.
4. Наконец, убедитесь, что вы каждый день выделяете время для важных задач в Квадранте 2. Отложить важные задачи действительно легко, поэтому возьмите на себя ответственность, применяя методы, используемые успешными руководителями.

Как убедиться, что вы работаете над Важными вещами:

• Согласитесь со своим начальником, что является важным или срочным делом.
• Разбейте важную задачу на управляемые действия и установите сроки для каждого.
• Опубликуйте эти сроки, чтобы вы поняли ответственность!
• Вызвать добровольное вознаграждение или наказание за соблюдение / несоблюдение срока.
• Всегда работайте над важными задачами в первой половине дня, чтобы они не упали.

Чтобы научиться определять свои задачи в соответствии с матрицей, нужна практика, но это один из самых важных инструментов управления временем, которым вы можете овладеть. При правильном выполнении это приведет к большему удовлетворению вашей работы и уменьшению стресса на рабочем месте.