Важные срочные важные несрочные: Больше чем тайм-менеджмент. Матрица приоритетов Эйзенхауэра

Содержание

Больше чем тайм-менеджмент. Матрица приоритетов Эйзенхауэра

В первой части статьи я написал о том, почему гораздо важнее понимать, что ты хочешь, чем пытаться уместить максимум дел в свой день.

Здесь я хочу рассказать о том, как успевать – но не все, но то, что действительно важно.

Теперь самое время вернуться к методам тайм-менеджмента. И начнем мы с самого простого – списка дел. Зная свои желания, цели и задачи, вы сможете адекватно применять этот инструмент. Но сначала нужно его настроить. И сделаем мы это при помощи так называемой матрицы дел Эйзенхауэра.

Разделите свои дела на четыре списка.

  • Важные и срочные
  • Важные и несрочные
  • Неважные и срочные
  • Неважные и несрочные

Как понять, какие дела куда распределить?

Важные срочные дела – это те, которые продвигают вас к вашим ближайшим целям. У Пети это поиск денег на машину, звонок клиенту, работа с портфолио. Не менее важная задача – выбор машины. Это кажется не таким серьезным, но без этого дело никуда не сдвинется.

Важные несрочные – продвигают вас к целям, неприоритетным, но важным. Дизайнер Петя хочет встретиться с хорошей девушкой, завести с ней отношения и впоследствии жениться, но сейчас для него важнее – стабильный доход. Поэтому чтение книги по отношениям (предположим, что Петя у нас осознанный молодой человек и читает книги по отношениям) – это для него важное, но не срочное дело.

Неважные срочные дела – не продвигают вас к целям, но необходимы, чтобы поддержать уровень жизни или достижений, на котором вы находитесь. Это, например, уборка дома, мытье посуды, прогулка с собакой, покупка продуктов. На работе это заказ воды, сортировка писем, почтовые рассылки, Такие дела примерно одинаковы у всех.

Неважные несрочные дела – такие, которые не продвигают нас к целям и не нужны для поддержания уровня жизни. Это либо дела, которые вам навязали, которые вы придумали себе под влиянием социума, либо развлечения. Примеры для Пети? Помощь маме на даче, в то время как Петя ненавидит возиться на огороде. Пробный урок йоги, потому что в его окружении все занимаются восточными практиками (Пете скучно на йоге и он предпочел бы бокс, но стесняется отказаться, чтобы не показаться бездуховным). Просмотр сериала.

Что дает такая система?

Распределив дела по матрице приоритетов Эйзенхауэра, мы можем четко понять, зачем они нам, в каком порядке их делать и делать ли вообще.

Важные срочные дела – с них нужно начинать день. Думаю, теперь понятно, почему. Именно они приближают нас к получению того, чего мы больше всего хотим. Кроме того, сделав их, мы получим заряд уверенности в себе и позитива на весь день – ведь мы понимаем, что сделали что-то полезное.

Возвращаемся к дизайнеру Пете. Ему стоит начать свой день с решения одной из бизнес-задач – звонок клиенту, работа с портфолио. Даже если он сделает только что-то одно, это уже очень хорошо.

Важные несрочные дела – ими стоит продолжить свой день. Ведь они служат целям, которых вы тоже хотите добиться – пусть и не прямо сейчас. Для Пети это может быть та же психологическая книга, чтобы лучше понимать свою будущую девушку, посещение семинара по здоровому питанию (если помните, правильно питаться было одной из его целей, но он не считает ее первоочередной).

Неважные срочные дела – в идеале нужно делегировать. Не зря в компаниях существует должность секретаря или офис-менеджера – он выполняет то, на что у руководителя нет времени, но что необходимо, иначе работа встанет или вы будете работать в бардаке.

Как быть с домашними делами? Не у всех есть возможность поручить уборку, готовку или прогулку с собакой кому-то другому. Если приходится делать такие дела самому – выбирайте время, когда вы хуже всего соображаете или не очень работоспособны. Тот же Петя может прибраться и помыть посуду после работы. И даже если получится, что он отложит это на завтра, ничего страшного не случится. Главное, что он уже сделал самые важные дела.

Неважные несрочные дела стоит просто отменять. Если не получается – тратить на них минимум времени и те моменты, когда вы наименее работоспособны и хуже всего соображаете, например, устали после работы или не выспались.

Важные дополнения

  • Очередность важных несрочных и срочных неважных дел можно менять. Иногда стоит перемежать их небольшими порциями. То же мытье посуды невозможно откладывать бесконечно, а собака дизайнера Пети не даст ему пренебречь прогулкой. Но главное – начать день с важного и срочного.
  • Бывают дни, когда вообще ничего не хочется делать. В такие дни важно сделать над собой усилие и сделать одно важное и срочное дело, а потом расслабляться. Если вы произвели расстановку приоритетов по матрице Эйзенхауэра, вам несложно будет найти такое дело. Это будет значить, что, несмотря на саботаж, вы все равно продвинулись к своим целям.
  • Задачи, которые продвигают нас к нашим целям, часто могут нам не нравиться. Они направлены на изменения, а мозг всегда хочет сохранить то, что есть и сопротивляется переменам. На этом нюансе основан известный метод тайм-менеджмента начать утро с «поедания лягушки», то есть с дела, которое не хочется, но нужно сделать. То есть фокус не в том, чтобы непременно начать утро с чего-то неприятного, а в том, что нужное и неприятное – часто совпадает.
  • Поэтому же приятнее всего заниматься срочными неважными делами и неважными несрочными. Они либо вообще ничего не значат для нас, либо направлены на поддержание текущего уровня жизни. В них мы действуем по шаблонам. Благодаря этому у мозга нет поводов для сопротивления. Но если заниматься только такими делами, изменений в жизни, роста не предвидится.

Итак, в двух частях статьи «Больше, чем тайм-менеджмент» мы пришли от вопроса «как все успевать?» к вопросам «зачем это успевать?» и «что именно нужно делать?». На них отвечать сложнее, но именно такие вопросы приближают нас к нашим целям и помогают достичь желаемого.

А вот несколько материалов, которые помогут вам находить и достигать своих целей:

Желаю вам успехов!

Вадим Куркин

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов — СКБ Контур

Почему так сложно делать выбор между приоритетными и второстепенными задачами? Исследования невролога Антонио Дамасио показывают, что принятие решений неразрывно связано с эмоциями. Потому неудивительно, что беспокойство и депрессия часто характеризуются как состояния загнанности в тупик и неспособности принимать решения. Использование простых инструментов наподобие матрицы Эйзенхауэра помогает не просто разобраться в делах, но и снизить эмоциональную нагрузку. Со временем, усвоив принципы этой концепции, можно научиться легко и быстро определять разницу между важным, срочным, второстепенным и бесполезным.   

Считается, что матрица Эйзенхауэра имеет непосредственное отношение к словам Дуайта Д. Эйзенхауэра: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной». 

Дуайт Д. Эйзенхауэр известен, прежде всего, как 34-й президент США (с 1953 по 1961 годы). До того, как стать президентом, он был генералом и командовал союзными войсками во время Второй мировой войны. В 1950 году Эйзенхауэр стал первым верховным главнокомандующим объединенными вооруженными силами НАТО в Европе.

Специфическая профессиональная деятельность постоянно вынуждала Эйзенхауэра принимать жесткие решения и ежедневно фокусироваться на различных задачах. Чтобы оптимизировать процесс, он создал свой метод, который стал широко известен как матрица Эйзенхауэра. Сегодня ею могут пользоваться не только генералы, но и обычные люди вплоть до домохозяек — он помогает расставлять приоритеты в текущих задачах и наводить порядок в делах.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

Этот инструмент подходит тем, кто готов и способен оценивать важность своих задач и четко их классифицировать. Метод подразумевает разделение задач и действий на четыре группы:  

  1. срочные и важные;
  2. важные, но не срочные;
  3. срочные, но не важные;
  4. не срочные и не важные.

Конечная цель метода Эйзенхауэра — помочь отфильтровать второстепенные дела от важных решений и сосредоточиться на том, что действительно имеет значение.

Если представить матрицу Эйзенхауэра в виде картинки, то она будет выглядеть так:  

Значение квадрантов в матрице

Задачи распределяются по конкретным квадрантам, которые в свою очередь определяют, когда и как долго вы можете выполнять задачу. 

  • Квадрант I — «Сделайте это немедленно» (срочные и важные)

Сюда попадают приоритетные задачи, требующие немедленного внимания. Они имеют жесткие сроки и должны выполняться прежде всего остального и лично.   

  • Квадрант II — «Решите, когда вы это сделаете» (важные, но не срочные)

Этот квадрант — стратегическая часть матрицы, идеально подходящая для долгосрочного развития. Элементы, которые он включает, важны, но не требуют немедленного вмешательства. При этом задачи имеют определенный дедлайн и тоже выполняются лично.

  • Квадрант III — «Делегируйте кому-нибудь» (срочные, но не важные)

В этот квадрант попадают телефонные звонки, электронные письма и планирование встреч и мероприятий. Эти типы задач обычно не требуют личного внимания, потому что не подразумевают измеримый результат. Квадрант III помогает минимизировать то, что отвлекает от важной работы. Благодаря делегированию вы можете сосредоточить внимание на более серьезных вещах.

  • Квадрант IV — «Сделайте это позже» (не важные, не срочные)

Действия, попадающие в квадрант IV, — это сопутствующие дела, которые не приносят никакой ценности. Проще говоря, это то, что всегда можно отложить, не боясь каких-либо последствий. Эти дела отнимают время и мешают выполнять более важные задачи, которые вы вносите в первые два квадранта. 

Выбор цвета для матрицы

Назначьте каждому из квадрантов матрицы цвет и свяжите его с уровнем приоритета.

Например:

Красный = срочно.

Желтый = важно, но не очень срочно.

Зеленый = срочно, но не важно.

Серый = не срочно, не важно.

В процессе использования матрицы для профессиональных целей вы увидите, что большинство задач попадают в квадранты I и III. Самый значимый результат приносят действия из квадранта II, потому что это бизнес-цели, которые влияют на долгосрочный успех бизнеса, при этом они редко классифицируются как срочные.

Сложнее всего понять то, что отвлекает вас от запланированного курса. Но если вы справитесь с этой фундаментальной проблемой управления временем, то избавитесь от мыслей о зря потерянных часах. Задайте себе два вопроса, чтобы определиться с долгосрочными стратегиями в принятии решений:

  • Когда вы будете заниматься важными, но не срочными задачами?
  • Когда вы сможете потратить время на решение важных задач, прежде чем они внезапно станут срочными?

Стоит помнить о том, что иногда задачи из одного квадранта неожиданно попадают в другой. Если возникнет чрезвычайная ситуация, ваши приоритеты изменятся. Например, вы владеете небольшим бизнесом, звонит недовольный клиент и просит связать его с менеджером из-за задержки с доставкой. Эта проблема сразу же станет выше других элементов в матрице.

Распределение задач по квадрантам имеет некоторые особенности, и их нужно учитывать:

  1. Списки дел облегчают жизнь. Убедитесь в том, что при распределении задач вы задаете правильные вопросы, которые помогают определить, что нужно выполнить в первую очередь. Ключевой признак — приоритет.
  2. В каждый квадрант можно добавлять много действий и задач, однако лучше, чтобы максимальное количество не превышало более восьми элементов. Иначе вы будете отдаляться от главной цели — завершения задачи.
  3. Создавайте отдельные матрицы для профессиональной и личной жизни.
  4. Только вы можете определить уровень приоритета элементов в своем списке. Каждое утро начинайте со списка дел из матрицы, и уже к концу недели вы увидите результат.

Шаблон матрицы Эйзенхауэра

Чтобы упростить процесс распределения задач, используйте шаблон, разработанный сервисом Evernote:

Матрицу Эйзенхауэра можно перевести в программу для управления проектами Trello. Составьте список дел для каждой из четырех досок (= квадрант) и сделайте отдельную доску «Входящие», куда будут поступать все задачи до распределения по квадрантам. Это позволит вам визуально оценивать свою нагрузку.

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент, помогающий избежать состояния аналитического паралича, которое возникает каждый раз, когда вы даже не знаете, с чего начать. 

Как сортировать задачи и проекты

Дуайт Д. Эйзенхауэр вошел в историю не только как 34-й президент США, но и как создатель удобной системы тайм-менеджмента «матрица Эйзенхауэра».

В нашей статье — о том, как составлять матрицы и использовать их в работе и личной жизни.

Критерии матрицы: срочно и важно

В основе матрицы Эйзенхауэра — оценка задач по срочности и важности. Сам Эйзенхауэр говорил: «У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные не бывают срочными».

В книге «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови так определяет критерии важности и срочности:

Срочное — то, что требует немедленных действий, а бездействие приводит к ощутимым последствиям. Срочных задач нельзя избежать, но если тратить слишком много времени на тушение пожаров, можно быстро выгореть.

Важное — то, что ценно в долгосрочной перспективе. Такие дела требуют планирования и продуманных действий. Важность субъективна и зависит от целей и ценностей.

Четыре квадранта

Чтобы построить матрицу, разделите лист на 4 квадрата и добавьте оси Важность (по вертикали) и Срочность (по горизонтали).

В результате вы получите 4 квадранта:

  • Квадрант А: важное и срочное.
  • Квадрант B: важное, но не срочное.
  • Квадрант C: неважное, но срочное.
  • Квадрант D: несрочное и неважное.

Квадрант A: важные и срочные дела

Сюда попадают критичные задачи, которые нужно решать немедленно.

Старайтесь оставлять этот квадрант пустым. Он будет заполняться незапланированными срочными делами.

Примеры важных и срочных дел

  • Остановка рекламы, если на сайте возникли проблемы и он стал недоступным.
  • Доработка задач с просроченным дедлайном.
  • Срочный визит к врачу.

Квадрант B: важные, но не срочные дела

Здесь находятся задачи с долгосрочным эффектом, которые вы можете планировать заранее.

Сейчас они не горят, потому мы избегаем их и откладываем на потом. В итоге дела из квадранта B попадают в квадрант А. Поэтому важно определить время, когда вы будете заниматься важными, но не срочными делами.

В идеале основная часть задач должна быть сосредоточена в квадранте B. Это самый важный сектор матрицы. Именно здесь вы можете принимать взвешенные решения, проявлять творчество, действовать обдуманно и без спешки. Дела в этом секторе помогают развиваться.

Примеры важных, но не срочных дел

  • Разработка маркетинговой стратегии.
  • Анализ финансовых показателей.
  • Спорт.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

В эту категорию можно отнести не очень важные задачи, которые нельзя отложить. Эту область называют зоной делегирования — многие задачи можно поручить другим. Например, руководителю не обязательно присутствовать на всех встречах команды.

Часто задачи из этой категории очень соблазнительны: они создают иллюзию занятости, но не требуют высокого уровня внимания и ответственности. Например, можно несколько часов разбирать почту и отвечать на телефонные звонки вместо того, чтобы писать важную, но не срочную статью.

Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!

Если вы не можете делегировать задачи из этого квадранта, займитесь ими в наименее продуктивные часы (например, сразу после обеда или в конце рабочего дня). Определите максимальное время, которое вы готовы потратить на их решение. И главное — не начинайте утро со срочных, но не важных дел. Так вы рискуете погрязнуть в текучке на весь день.

Примеры срочных, но не важных дел

  • Проверка почты и мессенджеров.
  • Помощь коллегам там, где это может сделать кто-то другой.
  • Уборка, если есть возможность пригласить клинера.

Квадрант D: несрочные и неважные дела

Такие дела — пожиратели времени. Бесконечное прокручивание ленты в соцсетях и бессмысленные споры в комментариях не несут ни срочности, ни важности.

Для многих это способ передохнуть, и здесь нет ничего плохого, если не страдает продуктивность и не падает уровень энергии. Но, возможно, стоит пересмотреть формат досуга.

Исследование, опубликованное в журнале Journal of Applied Psychology, показало: то, чем мы занимаемся в свободное время, серьезно влияет на мотивацию и удовлетворенность. Например, те, кто занимался спортом, на следующий день были более мотивированными, а те, кто практиковал йогу — более уравновешенными.

С просмотром телевидения все менее однозначно. Если человек провел перед телевизором один вечер, на следующий день он чувствовал себя энергично. Но если это повторялось каждый день, к концу недели он ощущал себя истощенным.

Примеры несрочных и неважных дел

  • Скроллинг ленты в соцсетях.
  • Компьютерные игры.
  • Бесцельный шоппинг.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра в проджект-менеджменте

#1. Выбор проектов. Вместо того, чтобы браться за все и сразу, определитесь, какие проекты наиболее полезны для бизнеса.

Например, внедрение новой CRM-системы будет важным и срочным, если произошли изменения на рынке, и количество клиентов неожиданно резко выросло. Автоматизация снизит нагрузку на менеджеров на простых сделках, и у них освободится время на работу с лидами, которые могут принести более высокую прибыль.

Если же рост клиентов вы только прогнозируете (например, бизнес планирует открыть новое направление через полгода), проект по автоматизации будет важным, но не срочным.

#2. Расстановка приоритетов по проектным задачам. Составьте список всех задач по проекту, а затем оцените их по критериям срочности и важности.

Желательно, чтобы на этапе планирования проекта квадрант А (срочное и важное) был пустым, ведь в процессе работы он будет заполняться горящими задачами. Сюда будут попадать внезапные проблемы: падение сервера, срочные платежи, поиск нового фотографа за день до мероприятия. Всё это — критичные для бизнеса задачи с высокими рисками.

Квадрант B (важное, но не срочное) — ваши планы по проекту. Сюда должен попасть основной список задач, которые создают долговременную ценность: разработка стратегии, обучение команды, аналитика.

Квадрант C (неважное, но срочное). Это задачи, которые нельзя отложить, но у них нет долгосрочной ценности. Например, временные решения, которые позволят работать какой-то функции прямо сейчас, но их придется переделывать.

Квадрант D (неважное и несрочное) — бессмысленные переписки и совещания, на которых ничего не решается. Старайтесь избегать этих раздражителей, они отнимают время и силы, но не имеют ценности.

Общие советы для работы с матрицей

  • Не перегружайте матрицу. В каждом квадранте должно быть не более 5-8 элементов.
  • Не смешивайте задачи. Создавайте отдельные матрицы для работы и личной жизни. Если вы работаете над несколькими проектами, составляйте для них отдельные матрицы.
  • Используйте цветовые коды. Например, красный — для срочных и важных дел, зеленый — для важных, но не срочных, желтый — для срочных, но не важных, и голубой — для несрочных и неважных.

Бонус. Используйте матрицу Эйзенхауэра не только для планирования, но и для анализа того, на что вы тратите время. Запишите, что и как долго вы делали в течение недели, и распределите эти занятия по квадрантам. Так вы найдете «черные дыры», которые поглощают ваше время и энергию, и сможете постепенно оптимизировать расписание.

Подписывайтесь на нашу рассылку

Спасибо за подписку!

Последние материалы

Матрица Эйзенхауэра — Психологос

Матрица Эйзенхауэра — один из методов тайм-менеджмента для определения приоритетов дел дня. Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей «Важно — Неважно» по горизонтали и «Срочно — не Срочно» по вертикали.

Как использовать эту матрицу? Просто распределите туда свои дела (например, дела дня) в соответствии с их важностью и срочностью. Со временем это станет совсем просто, а пока дадим немного пояснений.

Важные и срочные дела — те, которые очень важны и не терпят отлагательств. Без них все порушится, и сделать их завтра — будет уже поздно. Эти дела нужно делать сегодня, в первую очередь — и обязательно. Примеры важных и срочных дел: выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит; внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту; срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту. В теории квадрат важных и срочных дел должен быть пустым, но на практике иногда у каждого человека бывают важные и срочные дела, часть из них порождается ленью, часть — недостатком профессионализма, а часть — форс-мажорами.

Важные, но не срочные дела — это то важное, что срочным станет в скором времени. Если вы не планируете этого дожидаться и устраивать себе ненужную гонку, то обратите на эти дела самое пристальное внимание. Примеры таких дел: текущая (плановая) работа по вашим проектам; планирование новых проектов; оценка полученных результатов по проектам; посещение спортивного зала для поддержания физической формы.

Дела не важные, но срочные. Как правило, в этот квадрат попадают дела никак не приближающие вас к цели, какой бы она ни была, это дела, которые надо делать, но исключительно для того, чтобы их делать. Поздравить с днем рождения (оказывается, Вася родился именно сегодня), неожиданный приход гостей и другие не запланированные, навязанные встречи, от которых нельзя отказаться. Если из этого можете что-то делегировать, кому-то поручить — сделайте это обязательно.

Не важные и не срочные дела — это самая противная категория дел. Они не важны, они не срочны, но именно их хочется делать. Это ваши пожиратели времени — чтение глянцевых журналов, компьютерные игры, просмотр телепрограмм и лазить в интернете (смотри Пустота​​​​​​​​​​​​​​). Ваш выбор?

Важно: многие начинают заниматься фигней, когда просто устают. Когда хочется-хочется. Так вот, это ошибочное решение. Правильно — запланировать качественный отдых (это категория Важно, но не срочно) и отдохнуть качественно, а не заниматься фигней. Да? — Тогда смотри статью Правила отдыха

Итого — как инструмент, матрица Эйзенхауэра работает и, более того, хорошо организует, если ей следовать. Можете собой гордиться, если квадрат «Важно и Срочно» будет у вас чаще пустым: а это вполне реально, если вы чаще будете заниматься делами квадрата «Важно, но не Срочно». Так работают профессионалы!


Дела важные и не срочные

Давайте рассмотрим квадрант «Матрицы Эйзенхауэра», где расположились дела важные и не срочные.

Характеристика дел, которые попали в это квадрант, звучит так: важность высока, но выполнять их в ближайшем рассматриваемом периоде времени нет необходимости и – или нет целесообразности.

Важность высока потому, что есть как минимум один из сформулированных нами ранее признаков. Но срочности нет. Что это за дела?

Часть дел «В» могут быть не срочными, потому что выполнять их следует – чисто логически – только после того, как будет завершено что-то из квадранта «А».

Другие могут быть естественным образом привязаны к каким-то вообще не зависящим от нас событиям, например: предлагать контрагенту серьёзный совместный проект стоит только во втором полугодии, так как в феврале он занят завершением других проектов и ресурсов на рассмотрение нашего сказочного предложения у него просто нет.

Как поступать с такими делами? Нам понадобится целый алгоритм, в одно действие – в отличие от квадранта «А» — тут не обойдёшься.

ШАГ 1 «Определение срока выполнения»: нужно понять, когда нужно завершить работы, в какой момент результат будет как раз к месту. Срок желательно ставить не предельный, а с разумным по ситуации зазором.

Например: если результат нужен к началу месяца, то срок завершения я бы определил как «третья неделя предыдущего месяца». На всякий случай и во избежание. Вы наверное знаете, что именно в последний момент и срываются идеальные, казалось бы, планы. Но план реальный всегда включает в себя резерв «на всякий случай». Разумный резерв мы, конечно, не будем путать с «раздутой сметой».

ШАГ 2 «Определение сроков оценки ресурсов»: мы, опираясь на срок окончания работы, должны понять, когда необходимо оценить ресурсы, необходимые для её выполнения. Логика тут простая: чем ближе срок окончания, тем быстрее нужно планировать оценку ресурсов.

Иначе – гарантирован нам эффект «Внезапно разбухшего слона». И, к слову, если для оценки ресурсов с нужной точностью и нужна декомпозиция, то мы её планируем, по обстоятельствам – полную либо оценочную.

ШАГ 3 «Определение точного срока начала работ»: мы теперь, зная сроки окончания дела и с нужной точностью оценив ресурсы для его выполнения, можем назначить оптимальный срок начала работы.

При этом учтём критерии решения: чтобы не вытеснить из графика другие дела, с одной стороны, и, не слишком размазывая выполнение этого дела по графику с другой стороны.

Также возможно, что будет полезно учесть интенсивность загрузки структуры в те или иные периоды. Решение, как часто бывает в планировании вообще и при расстановке приоритетов в частности, может быть интегрированным и многофакторным.

Составляем перечень важных, но не срочных дел

В первых числах декабря мы не спеша готовимся к тому, чтобы встретить Новый год. Подвести итоги, подготовить подарки, выставить цели на следующий год – все это важно, но пока еще не срочно. А вот, если затянуть с выполнением этих дел до последних дней месяца, то они превратятся в авральные.

Чтобы такого не возникало, надо делать важные дела заранее. А для этого стоит иметь список этих дел. Попробуем его составить.

Почти каждый читатель Лайфхакера знает о матрице Эйзенхауэра, но все же напомню о ней. Выглядит она вот так:

Стандартные рекомендации к каждому из блоков таковы:

  • Срочные и важные – не допускать
  • Срочные и неважные – делегировать
  • Несрочные и важные – делать
  • Несрочные и неважные – не делать

Но хватит теории, давайте перейдем к составлению списока дел важных и не срочных, дел, которыми действительно стоит заниматься.
Организовать информацию. Подумайте, сколько обычно у вас уходит времени на поиск нужной информации. Ведь мы потребляем ее в таких количествах, что запомнить, где именно ты на нее натолкнулся затруднительно. Это было в социальной сети, в RSS-ленте, в поисковике? Если к этому еще добавить то, что мы сидим то за ноутом, то за компьютером, то за планшетом, то становиться грустно.

Поэтому я запланировал себе следующее: Вести одну базу данных для хранения информации. Для меня это Evernote, который в следующем году должен объединить заметки с Kindle, данные из OneNote, отмеченные записи из Reader, ссылки на видео с рецензией.

Завести нужные связи. Скажите, а вы знакомы с вашим почтальоном? А участковым врачом, налоговым инспектором? Вы знаете, кому звонить, если у вас прорвет трубу? Перечень людей, знакомство с которыми является важным, можно продолжить, но у каждого он уникален. Поэтому составьте свой список.

Разобрать вещи. Многие вещи для нас важны. Некоторые являются ключом к воспоминаниям или эмоциональным переживаниям. Например, фотографии или кубки, грамоты за достижения. Такие возможно стоит хранить. Но вот ненадеванная три года кофточка, которая лишь занимает место.

Подготовить нужные документы. Важен порядок не только в информации, вещах, но и в документах. Например, получить загранпаспорт. Почему-то столь многие получают его ускоренно, перед поездкой на отдых. А ведь срок его действия десять лет. Еще стоит помнить про интернет-документы: данные по домену, персональный аттестат вебмани, верификация яндекс.денег.

Я специально не включаю в этот список процессы или привычки, которыми важно заниматься постоянно. Это общение с родными и близкими, самосовершенствование, забота о здоровье, чтение и прочее. А что бы вы добавили в этот список?

5 советов, которые помогут организовать рабочий день

Эту статью также можно послушать. Если вам так удобнее, включайте подкаст:

1. Расставляйте приоритеты

Существует очень простой, но эффективный способ распределить свои дела по срочности и важности. Это схема, называемая матрицей Эйзенхауэра. Её изобрёл Дуайт Эйзенхауэр, американский президент, генерал армии США и просто очень продуктивный человек.

У меня есть два вида дел: срочные и важные. Важные редко бывают срочными, а срочные редко бывают важными.

Дуайт Д. Эйзенхауэр

В матрице Эйзенхауэра четыре раздела. Горизонтальная ось показывает срочность дела, а вертикальная — важность. Матрица позволяет легко разместить все ваши задачи по категориям: «Несрочные и неважные», «Срочные, но неважные», «Важные и несрочные» или же «Срочные и важные».

Попробуйте распределить приоритеты по матрице Эйзенхауэра, и вы поразитесь, как много времени тратите на срочные, но не очень важные дела. Например, на бесконечные сообщения от коллег или телефонные звонки, которые только отвлекают вас от неотложных задач.

Уделяйте своё время правильным вещам. Если есть что-то важное и срочное — сделайте это немедленно. Важные, но не срочные задачи запланируйте, оцените приблизительное время на их исполнение и решите, когда вы этим займётесь. Неважные, но срочные дела можно делегировать кому-нибудь другому. Несрочные и неважные задачи отложите на потом или откажитесь от них вовсе.

2. Отводите время для Deep Work

Венчурный капиталист Сэм Альтман как-то сказал: «Цифровое отвлечение (Digital Distraction) — одна из главных психологических проблем нашего времени». Подумайте только: мы в среднем проверяем наши смартфоны 50 раз в день. И, как считает учёный и писатель Кэл Ньюпорт, это значительно ухудшает наши способности к ясному мышлению и творческой деятельности.

В своей книге «В работу с головой. Паттерны успеха от IT-специалиста» он вводит понятие «глубокая работа» (Deep Work). Этот вид работы подразумевает полную сосредоточенность и погружение в определённую задачу. Никаких отвлечений — максимум усилий и концентрации. Только так вы сможете выполнять действительно сложные задачи с должным уровнем качества.

Ньюпорт приводит в пример тактику, которую использует его коллега, профессор Пенсильванского университета Адам Грант. Он посвящает осенний семестр преподавательской деятельности, а весну и лето — исследованиям и никогда не смешивает две эти задачи. Во время напряжённых исследований профессор подвергает себя полной изоляции, чтобы студенты ему не мешали.

Вполне вероятно, что у вас нет возможности пойти тем же путём и на несколько месяцев скрыться от источников раздражения. Не отчаивайтесь: не обязательно погружаться в «глубокую работу» на целый семестр. Ньюпорт предлагает составить собственный график, ориентируясь на ваши личные предпочтения.

Решите, в какое время вы чувствуете наибольший прилив сил и внимательности, и выполняйте самую сложную работу именно тогда, отключив при этом смартфон и отказавшись от проверок электронной почты. Например, сам Ньюпорт начинает трудиться рано утром, но никогда не делает этого после 17:30.

3. Оценивайте время для встреч

Пол Грэм, соучредитель стартап-инкубатора Y Combinator, говорит, что существует два вида рабочих графиков: график «менеджера» и график «творца».

Первый вариант — для организаторов и начальников. По их мнению, рабочим временем управлять просто. Нужно разделить день на часовые интервалы. И когда появляется новая задача, вы просто отводите на неё пару часов, помечая это в органайзере. Таким образом, если «менеджеру» нужно назначить время для деловой встречи или мозгового штурма, он смотрит в свой календарь, находит незанятый час и собирает своих коллег.

Но для «творцов» такие встречи, даже запланированные заранее, — катастрофа. Ведь творческие люди, программисты, писатели или художники, не делят своё расписание как «менеджеры». Для выполнения задач им обычно приходится использовать полдня как минимум, а за один час они в лучшем случае только разогреваются. И когда в самый разгар трудовой деятельности «творцам» приходится отрываться и идти на встречу с коллегами, они выпадают из своего ритма и вернуться потом к выполнению задачи им очень тяжело.

Расписание «менеджера» и расписание «творца» сами по себе прекрасно работают. Но вот когда они пересекаются, начинаются проблемы.

Пол Грэм

Поэтому, если вы управленец, узнайте заблаговременно у своих подчинённых, когда лучше организовывать совместные встречи, чтобы не отрывать людей от работы в самые неподходящие моменты.

4. Контролируйте расход вашей энергии

Тони Шварц и Джим Лоэр в своей книге «Жизнь на полной мощности!» утверждают, что главный ресурс для продуктивного работника не время, а энергия. Можно потратить целый день на выполнение сложной задачи, но если вам не хватает физических и умственных сил, вы будете топтаться на месте и ничего полезного так и не сделаете. А вот когда у вас достаточно внутренней энергии, вы сможете разобраться с трудным делом за пару часов, а остаток дня посвятить чему-нибудь попроще.

Шварц и Лоэр выделяют четыре вида энергии: физическую, эмоциональную, умственную и духовную. И если какой-то из них вам будет не хватать, продуктивность упадёт.

  • Физическая энергия напрямую влияет на вашу способность реагировать на окружающее пространство и принимать правильные решения. Нехватка этого ресурса связана с плохим питанием, недосыпом и усталостью.
  • Эмоциональная энергия влияет на способность должным образом управлять своими эмоциями в стрессовых ситуациях.
  • Умственная энергия позволяет вам фокусироваться на одной задаче и не отвлекаться. Человек с большим её запасом может сконцентрироваться даже в стрессовой ситуации, когда все окружающие так и норовят его отвлечь.
  • Духовная энергия позволяет увидеть цель в своей деятельности, чтобы поддерживать мотивацию. Она служит топливом для энтузиазма, упорства и обязательности.

Чтобы поддерживать все четыре показателя на должном уровне, правильно питайтесь, высыпайтесь и занимайтесь спортом (физические упражнения стимулируют мозговую деятельность). И пользуйтесь простыми приёмами для восполнения энергии.

Жизнь — это не марафон. Жизнь — это серия спринтов.

Тони Шварц

Хороший метод чередовать работу с полным погружением и короткий отдых — техника Pomodoro, которая идеально ложится на концепцию Deep Work Кэла Ньюпорта. Принцип прост: замеряем 25 минут таймером и занимаемся одной важной задачей всё это время без отвлечений. Затем — перерыв на 5 минут. За это время мы восполняем энергию. После чего повторяем цикл ещё четыре раза и делаем большой перерыв на 20 минут.

5. Ешьте лягушек на завтрак

У всех когда-либо бывало так: вам попадается какая-нибудь задача, которую выполнить нужно, но делать это страшно не хочется. Вы начинаете её откладывать, и по мере приближения дедлайна она всё сильнее нависает над вами, отвлекая от других дел и заставляя вас лишний раз переживать.

Популярный писатель Брайан Трейси называет такие задачи «лягушками». И он рекомендует не откладывать их на потом, а выполнять как можно раньше.

Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади.

Марк Твен

Избавившись от сложной задачи, вы почувствуете удовлетворение, получите заряд положительной энергии на весь остаток дня и сможете со спокойной совестью перейти к следующим пунктам в вашем списке.

Лайфхакер может получать комиссию от покупки товаров, представленных в публикации.

Читайте также 🧐

Срочный / важный принцип Эйзенхауэра — Навыки тайм-менеджмента

Эффективное использование времени, а не просто эффективное

© iStockphoto
blackred

Сосредоточьтесь на самой важной работе.

Представьте, что ваш начальник попросил вас подготовить важную презентацию к следующему заседанию совета директоров.

У вас всего несколько дней, чтобы собрать все, ваша рабочая нагрузка уже высока, и у вас есть много других неотложных задач в вашем списке дел.Из-за этого вы беспокоитесь, не можете сосредоточиться, и вам кажется, что все отвлекает.

Факторы, вызывающие временной стресс, являются одними из наиболее распространенных источников давления на рабочем месте, и они возникают в результате того, что им нужно сделать слишком много работы в слишком короткий срок. Итак, как вы можете побороть этот стресс и выполнить то, что необходимо для хорошей работы?

Принцип срочности / важности Эйзенхауэра помогает вам подумать о ваших приоритетах и ​​определить, какие из ваших занятий важны, а какие, по сути, отвлекают.

Что такое «срочные» и «важные» мероприятия?

В своем выступлении на Второй Ассамблее Всемирного совета церквей в 1954 году бывший президент США Дуайт Д. Эйзенхауэр, цитируя доктора Дж. Роско Миллера, президента Северо-Западного университета, сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные. и важное. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным «. Говорят, что этот «принцип Эйзенхауэра» определяет то, как он организовал свою рабочую нагрузку и приоритеты.

Он понимал, что хорошее управление временем означает не только эффективность, но и эффективность.Другими словами, мы должны тратить свое время на важные дела, а не только на срочные. Чтобы сделать это и свести к минимуму стресс от слишком большого количества сжатых сроков, нам нужно понимать это различие:

  • Важные виды деятельности приводят к достижению наших целей, будь то профессиональные или личные.
  • Срочные действия требуют немедленного внимания и обычно связаны с достижением чьих-то целей.Мы часто сосредотачиваемся на них, и они требуют внимания, потому что последствия того, что мы с ними не общаемся, проявляются немедленно.

Когда мы знаем, какие действия важны, а какие срочны, мы можем преодолеть естественную тенденцию сосредотачиваться на несущественных срочных делах, чтобы освободить достаточно времени, чтобы заняться тем, что важно для нашего успеха. Таким образом мы переходим от «пожаротушения» к ситуации, когда мы можем развивать наш бизнес и нашу карьеру.

Как использовать принцип Эйзенхауэра

Чтобы использовать этот принцип, перечислите все виды деятельности и проекты, которые, по вашему мнению, вам необходимо выполнить.Постарайтесь включить все, что отнимает ваше время на работе, даже если это неважно. (Если вы управляете своим временем с помощью списка дел или Программа действий, вы это уже сделали.)

Затем подумайте о каждом действии и разделите его на одну из четырех категорий, как показано на рисунке 1 ниже:

Рисунок 1 — Срочность / важный принцип Эйзенхауэра

Затем используйте описанные ниже стратегии, чтобы составить расписание своих занятий.

1.Важное и срочное

Есть два различных типа срочных и важных дел: те, которые вы не могли предвидеть, и другие, которые вы оставили до последней минуты.

Вы можете исключить действия в последнюю минуту, заранее планируя и избегая откладывания на потом. .

Однако не всегда можно предсказать или избежать некоторых проблем и кризисов. Здесь лучший подход — выделить в своем расписании некоторое время для решения неожиданных проблем и незапланированных важных дел.(Если возникнет серьезный кризис, вам придется перенести другие задачи.)

Если у вас много срочных и важных дел, определите, какие из них вы могли предвидеть, и подумайте, как вы могли бы запланировать подобные действия заранее, чтобы они не стали срочными.

2. Важно, но не срочно

Это действия, которые помогут вам достичь ваших личных и профессиональных целей и выполнить важную работу.

Убедитесь, что у вас есть достаточно времени, чтобы заняться этими делами должным образом, чтобы они не стали срочными.Кроме того, не забудьте выделить в своем расписании достаточно времени для решения непредвиденных проблем. Это увеличит ваши шансы не сбиться с пути и поможет избежать того, чтобы стресс от работы стал более срочным, чем это необходимо.

3. Не важно, но срочно

Срочные, но не важные задачи — это вещи, которые мешают вам достичь ваших целей. Спросите себя, можете ли вы перенести или делегировать их.

Обычным источником такой деятельности являются другие люди. Иногда уместно вежливо сказать людям «нет» или побудить их решить проблему самостоятельно.(Наша статья «Да человеку, нет задаче» здесь поможет.)

Получите бесплатную рассылку новостей

Изучайте новые карьерные навыки каждую неделю, плюс получите бонус Рабочая тетрадь по управлению временем , бесплатно !

Прочтите нашу Политику конфиденциальности

Как вариант, попробуйте выделить время, когда вы доступны, чтобы люди знали, что они могут поговорить с вами тогда.Хороший способ сделать это — устраивать регулярные встречи с теми, кто часто вас перебивает, чтобы вы могли решить все их проблемы сразу. После этого вы сможете дольше концентрироваться на важных делах.

4. Не важно и не срочно

Эти занятия просто отвлекают — по возможности избегайте их.

Многие из них можно просто игнорировать или отменить. Однако некоторые из них могут быть действиями, которые другие люди хотят, чтобы вы выполняли, даже если они не способствуют достижению ваших желаемых результатов.Опять же, вежливо скажите «нет», если можете, и объясните, почему вы не можете этого сделать.

Если люди видят, что вы четко понимаете свои цели и границы , они часто будут избегать просить вас заняться «неважными» делами в будущем.

Ключевые моменты

Принцип срочности / важности Эйзенхауэра помогает вам быстро определить действия, на которых вам следует сосредоточиться, а также те, которые вы должны игнорировать.

Когда вы используете этот инструмент для определения приоритетов своего времени, вы можете решать действительно неотложные проблемы, одновременно работая над достижением важных долгосрочных целей.

Чтобы использовать инструмент, перечислите все свои задачи и действия и поместите их в одну из следующих категорий:

  • Важно и срочно.
  • Важно, но не срочно.
  • Не важно, но срочно.
  • Не важно и не срочно.

Затем запланируйте задачи и действия в зависимости от их важности и срочности.

Инфографика

Щелкните изображение ниже, чтобы увидеть нашу инфографику о срочном / важном принципе Эйзенхауэра:

Введение и 3-минутное видеоурок

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра, также называемая матрицей срочно-важных, помогает вам принимать решения и расставлять приоритеты по задачам по срочности и важности, сортируя менее срочные и важные задачи, которые вы должны либо делегировать, либо не выполнять вовсе.

Наш бесплатный видеоурок на YouTube продолжительностью менее 3 минут «Понимание матрицы Эйзенхауэра»

Откуда взялось название?

Дуайт Д. Эйзенхауэр был 34-м президентом Соединенных Штатов с 1953 по 1961 год. Прежде чем стать президентом, он служил генералом в армии Соединенных Штатов и в качестве Верховного главнокомандующего союзными войсками во время Второй мировой войны. Позже он также стал первым верховным главнокомандующим НАТО.
Дуайт должен был постоянно принимать трудные решения о том, на каких из многих задач он должен сосредоточиться каждый день.Это, наконец, привело его к изобретению всемирно известного принципа Эйзенхауэра, который сегодня помогает нам расставлять приоритеты по срочности и важности.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра?

Приоритезация задач по срочности и важности приводит к 4 квадрантам с разными стратегиями работы:

➀ Сделай первый

Сначала сосредоточьте
на важных задачах
, которые нужно выполнить в тот же день.

➁ График

Важное, но
не очень важное дело
надо запланировать.

➂ Делегат

Что срочно,
, но менее важно,
передать другим.

➃ Не делай

Ни срочности, ни важности
,
вообще не делайте.

Мы называем первый квадрант Сделайте первый квадрант , поскольку его задачи важны для вашей жизни и карьеры и должны быть выполнены, самое позднее, сегодня или завтра. Вы можете использовать таймер, чтобы помочь вам сконцентрироваться, пытаясь сделать как можно больше.
Примером такого типа задач может быть просмотр важного для вашего руководителя документа.
Второй квадрант мы называем График . Его задачи важны, но менее актуальны. Здесь вы должны перечислить задачи, которые нужно добавить в свой календарь.
Примером этого может быть давно запланированный перезапуск занятий в спортзале.
Профессиональные тайм-менеджеры оставляют меньше вещей незапланированными и поэтому стараются управлять большей частью своей работы во втором квадранте, снижая стресс, прерывая срочные и важные дела до разумного срока в ближайшем будущем, когда появляется новая задача.
Третий квадрант предназначен для тех задач, которые вы могли бы делегировать , поскольку они менее важны для вас, чем другие, но все же довольно срочны. Вам следует отслеживать делегированные задачи по электронной почте, телефону или во время встречи, чтобы позже проверять их прогресс.
Примером делегированной задачи может быть кто-то, кто звонит вам, чтобы попросить срочную услугу или попросить вас выйти на собрание. Вы можете делегировать эту ответственность, предложив более подходящего человека для работы или предоставив звонящему необходимую информацию, чтобы он сам разобрался с этим вопросом.
Четвертый и последний квадрант называется Не делайте , потому что он помогает вам разобраться в вещах, которые вам совсем не следует делать.
Выявляйте и исключайте вредные привычки, такие как беспричинный серфинг в Интернете или слишком долгие игры. Это дает вам оправдание, когда вы не можете справиться с важными задачами в 1-м и 2-м квадрантах.

5 советов по управлению временем при работе с матрицей Эйзенхауэра

Рекомендуется
к прочтению

7 навыков
высокоэффективных людей
Стивен Кови
  1. Внесение дел в список освобождает ваш разум.Но всегда задавайтесь вопросом, что стоит сделать в первую очередь.
  2. Попробуйте ограничиться не более чем восемью задачами на квадрант. Прежде чем добавлять еще один, завершите сначала самое важное. Помните: речь идет не о сборе, а о завершении заданий.
  3. Вы всегда должны вести только один список как для деловых, так и для личных задач. Таким образом, вы никогда не сможете жаловаться на то, что ничего не сделали для своей семьи или для себя в конце дня.
  4. Не позволяйте никому отвлекать вас.Не позволяйте другим определять ваш приоритет. Планируйте утро, а затем работайте над своим делом. И, в конце концов, наслаждайтесь ощущением завершения.
  5. Наконец, постарайтесь не откладывать на потом. Даже не переусердствуя со своими делами.

Дополнительные советы см. В нашем всеобъемлющем введении в управление временем.

Чего вы ждете?

Присоединяйтесь ко многим другим и попробуйте наши приложения или бесплатный холст «Матрица Эйзенхауэра»!

Матрица решений Эйзенхауэра: как различать срочные и важные задачи

Вам иногда кажется, что вы тратите все свое время на управление кризисами? Что ваша жизнь в основном потрачена на тушение одного пресловутого пожара за другим?

Чувствуете ли вы, что в конце дня полностью истощены и истощены энергией, и все же не можете указать на что-либо, что вы сделали по-настоящему значимым?

Да?

Тогда вы, мой друг, наверное, путаете срочное с важным.

Мы уже говорили о многих уроках лидерства, которые можно извлечь из жизни Дуайта Д. Эйзенхауэра. Сегодня мы поговорим о другом — принципе, которым он руководствовался на протяжении всей его чрезвычайно успешной карьеры генерала и президента:

«То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно».

Ниже мы рассмотрим различие, проведенное Айком между этими двумя очень разными вещами, и исследуем, как понимание «Принципа принятия решений Эйзенхауэра» может помочь вам стать тем человеком, которым вы хотите быть.

Разница между срочным и важным

Срочно означает, что задача требует немедленного внимания. Это те дела, которые кричат ​​»Сейчас!» Срочные задачи помещают нас в режим реактивного , который отмечен защитным, негативным, поспешным и узконаправленным мышлением.

Важные задачи — это то, что способствует нашей долгосрочной миссии, ценностям и целям. Иногда важные задачи также являются срочными, но обычно это не так.Когда мы сосредотачиваемся на важных делах, мы работаем в режиме , отзывчивом, , который помогает нам оставаться спокойными, рациональными и открытыми для новых возможностей.

Это довольно интуитивное различие, но большинство из нас часто попадают в ловушку, полагая, что все срочные действия также важны. Эта склонность, вероятно, имеет корни в нашей эволюционной истории; наши предки больше концентрировались на краткосрочных проблемах, чем на долгосрочной стратегии, поскольку стремление к немедленным раздражителям (например, бросающийся саблезубый кот) могло означать разницу между жизнью и смертью.

Современные технологии (круглосуточные новости, Twitter, Facebook, текстовые сообщения), которые постоянно бомбардируют нас информацией, только усилили это глубоко укоренившееся мышление. Наша технология создания стимулов рассматривает всю информацию как одинаково срочную и неотложную. Тверк-гейт Майли Сайрус придают такой же вес важным обсуждениям политики в округе Колумбия.

Мы, как утверждает автор Дуглас Рушкофф, переживаем «настоящий шок» — состояние, в котором «мы живем в непрерывном, постоянно активном« сейчас »» и теряем чувство долгосрочного повествования и направления.В таком состоянии легко упустить из виду различие между действительно важным и просто неотложным.

Последствия этой слепоты приоритетов носят как личный, так и общественный характер. В своей жизни мы страдаем от выгорания и застоя, а в более широком плане наша культура неспособна решить действительно важные проблемы нашего времени.

Матрица решений Эйзенхауэра

Бизнес-мыслитель Стивен Кови популяризировал принцип принятия решений Эйзенхауэра в своей книге 7 навыков высокоэффективных людей. В этой книге Кови создал матрицу решений, чтобы помочь людям различать то, что важно, а что не важно, и то, что срочно и не срочно. Матрица состоит из квадрата, разделенного на четыре блока или квадранта, обозначенных следующим образом: 1) Срочно / Важно, 2) Не Срочно / Важно, 3) Срочно / Не важно и 4) Не Срочно / Не важно:

Ниже мы подробно рассмотрим каждый квадрант и объясним, в каком из них нам следует проводить большую часть времени, если мы хотим быть лучшими и максимально использовать свою жизнь.

Квадрант 1: Срочные и важные задачи

Квадрант 1: задачи срочные и важные. Это задачи, которые требуют нашего немедленного внимания, а также направлены на выполнение наших долгосрочных целей и задач в жизни.

Задачи квадранта 1 обычно состоят из кризисов, проблем или сроков.

Вот несколько конкретных примеров срочных и важных задач:

  • Определенные электронные письма (это может быть предложение о работе, электронное письмо о новой деловой возможности, требующей немедленных действий и т. Д.)
  • Срок сдачи курсовой
  • Срок уплаты налогов
  • Жена в приемном покое
  • Двигатель автомобиля гаснет
  • По дому
  • У вас инфаркт, и вы попали в больницу
  • Директор школы вашего ребенка звонит вам и говорит, что вам нужно прийти на встречу по поводу его поведения

При небольшом планировании и организации многие задачи первого квартала можно сделать более эффективными или даже полностью исключить их. Например, вместо того, чтобы дожидаться последней минуты для работы над курсовой (что превращает ее в срочную задачу), вы можете запланировать свое время так, чтобы закончить работу на неделю вперед.Или вместо того, чтобы ждать, пока что-то в вашем доме развалится и потребует ремонта, вы можете следовать графику регулярного технического обслуживания.

Хотя мы никогда не сможем полностью исключить срочные и важные задачи, мы можем значительно сократить их, проявив некоторую проактивность и проведя больше времени в квадранте 2.

Что, конечно же, приводит нас к…

Квадрант 2: Не срочные, но важные задачи Задачи

Quadrant 2 — это действия, для которых нет срочных сроков, но которые, тем не менее, помогают вам достичь ваших важных личных, школьных и рабочих целей, а также помогают выполнить вашу общую мужскую миссию.

Задачи второго квартала обычно сосредоточены на укреплении отношений, планировании будущего и самосовершенствовании.

Вот несколько конкретных примеров не срочных, но важных задач:

По словам Кови, , мы должны стремиться тратить большую часть своего времени на занятия во втором квартале, поскольку именно они приносят нам счастье, удовлетворение и успех. К сожалению, есть несколько ключевых проблем, которые не позволяют нам вкладывать достаточно времени и энергии в задачи второго квартала:

  • Вы не знаете, что для вас действительно важно. Если вы не представляете, какие ценности и цели наиболее важны для вас, вы, очевидно, не будете знать, на что вам следует тратить время, чтобы достичь этих целей! Вместо этого вы будете цепляться за самые срочные стимулы и дела. Если вы чувствуете, что у вас отсутствует жизненная миссия или вы не уверены в своих основных ценностях, я настоятельно рекомендую прочитать наши статьи о разработке жизненного плана, а также об определении ваших основных ценностей.
  • Присутствие смещения. Как только что обсуждалось, мы все склонны сосредотачиваться на том, что наиболее актуально в данный момент.Это наш режим по умолчанию. Трудно получить мотивацию что-либо делать, когда над нашей головой не нависает крайний срок. Чтобы отказаться от этой резервной позиции, нужны сила воли и самодисциплина — качества, которые не возникают естественным образом, и их необходимо активно развивать и выражать.

Поскольку действия во втором квартале не требуют нашего внимания, мы обычно постоянно держим их на заднем плане нашей жизни и говорим себе: «Я займусь этими делами« когда-нибудь »после того, как разберусь с этими неотложными делами.«Мы даже откладываем выяснение того, что является самым важным в жизни, что, конечно, только увековечивает цикл, когда все, о чем мы когда-либо заботимся, — это самые срочные дела в нашем списке.

Но «когда-нибудь» никогда не наступит; Если вы ждете важных дел, пока ваш график немного прояснится, поверьте мне, когда я скажу, что этого не произойдет. Вы всегда будете чувствовать себя таким же занятым, как сейчас, и, во всяком случае, жизнь становится все более загруженной по мере того, как вы становитесь старше (по крайней мере, до тех пор, пока вы не выйдете на пенсию).

Чтобы преодолеть присущее нам предвзятое отношение к настоящему, которое мешает нам сосредоточиться на деятельности в квадранте 2, мы должны прожить свою жизнь намеренно и проактивно .Вы не можете вести свою жизнь в режиме по умолчанию. Вы должны сознательно решить: «Я найду время для этих вещей, будь то ад или паводок».

Квадрант 3: Срочные и неважные задачи

Квадрант 3 задачи — это действия, которые требуют нашего внимания сейчас (срочно), но не помогают нам в достижении наших целей или выполнении нашей миссии (не важно). Большинство задач Q3 — это отвлекающие факторы от других людей, которые часто связаны с оказанием им помощи в достижении их собственных целей и выполнении собственных приоритетов.

Вот некоторые конкретные примеры действий в квадранте 3:

  • Телефонные звонки
  • Текстовые сообщения
  • Большинство писем (некоторые письма могут быть срочными и важными)
  • Сотрудник, который подходит к вашему столу в лучшее рабочее время, чтобы попросить об услуге
  • Просьба бывшего сотрудника написать рекомендательное письмо от его имени (это, вероятно, важно для него, но давайте посмотрим правде в глаза, это, вероятно, не так важно для вас)
  • Мама приходит без предупреждения и просит вашей помощи по хозяйству

По словам Кови, многие люди тратят большую часть своего времени на задачи третьего квартала, при этом думая, что они работают в первом квартале.Поскольку задачи Q3 действительно помогают другим, определенно считают их важными. Кроме того, это обычно осязаемые задачи, выполнение которых дает вам чувство удовлетворения, возникающее при отметке чего-то из своего списка.

Но хотя задачи Q3 могут быть важны для других, они не важны для вы . Они не обязательно плохие, но их нужно согласовывать с вашими занятиями во втором квартале. В противном случае вы закончите тем, что почувствуете , как будто вы много делаете изо дня в день, и в конечном итоге поймете, что на самом деле вы не добиваетесь никакого прогресса в своих собственных долгосрочных целях.Это рецепт личного разочарования и негодования по отношению к другим людям.

Мужчины, которые проводят большую часть своего времени, работая над срочными, но не важными задачами, часто страдают «синдромом приятного парня» и хотят постоянно радовать других за счет собственного счастья.

Если это вы, решение простое: станьте более напористыми и начните твердо (но вежливо) отказываться от большинства запросов.

Квадрант 4: Несрочные и неважные задачи

Квадрант 4 Действия не являются срочными и не важными.Это то, что я люблю называть «болтовней». Действия четвертого квартала не являются насущными и не помогают вам в достижении долгосрочных целей или выполнении вашей мужской миссии. В первую очередь они отвлекают.

Конкретные примеры несрочных и неважных задач включают:

  • Просмотр телевизора
  • Бездумный серфинг в Интернете
  • Видеоигры
  • Прокрутка через Facebook, Twitter, Instagram
  • Азартные игры
  • Шоппинг

Я думаю, что если бы большинство из нас проводили проверку времени на самих себе, мы бы обнаружили, что тратим чрезмерное количество времени на действия в четвертом квартале.Я уверен, что у большинства из нас бывают моменты «я зря трачу свою жизнь» после того, как мы часами сидим в Интернете и понимаем, что могли бы использовать это время для достижения наших более возвышенных жизненных целей. Нет? Это всего лишь я? Черт возьми.

Как прагматик, я не думаю, что вам нужно полностью исключать занятия из четвертого квартала из своей жизни. После особенно беспокойного и напряженного дня беспорядочный просмотр Интернета или просмотр любимого телешоу в течение получаса — это именно то, что нужно моему мозгу, чтобы расслабиться.

Вместо того, чтобы стремиться полностью избавиться от Несрочных и Неважных задач, постарайтесь тратить на них очень ограниченное количество времени.5% или меньше часов вашего бодрствования — хорошая цель.

Будь как Айк; Уделяйте больше времени важным задачам

В нашем нынешнем шоковом мире умение отфильтровывать сигнал от шума или различать то, что срочно, а что действительно важно, является важным навыком.

Моя задача на этой неделе — применить матрицу решений Эйзенхауэра к как можно большему количеству аспектов вашей жизни. Столкнувшись с решением, остановитесь и спросите себя: «Я делаю это потому, что это важно, или я делаю это потому, что это просто срочно?»

Я обещаю, что, проводя большую часть своего времени за не срочными, а над важными задачами, вы почувствуете новое чувство спокойствия, контроля и самообладания в своей жизни.Вы почувствуете, что добиваетесь реального прогресса. Вкладывая свое время в планирование / организацию второго квартала, вы можете предотвратить и устранить многие кризисы и проблемы первого квартала, сбалансировать запросы третьего квартала с вашими собственными потребностями и по-настоящему насладиться овощами четвертого квартала, зная, что вы остальное заработал. Сделав задачи Q2 своим главным приоритетом, независимо от чрезвычайной ситуации, раздражения или крайнего срока, вы получите умственные, эмоциональные и физические средства, необходимые для положительного ответа, а не для защиты.

Инструменты, которые помогут вам

Чтобы помочь вам применить Матрицу решений Эйзенхауэра, мы предлагаем проверить следующие инструменты.

Eisenhower App. Это приложение для iPhone, которое позволяет легко организовать задачу в соответствии с Матрицей решений Эйзенхауэра. У меня была возможность немного поиграть с этим, и мне понравилось то, что я увидел. Ничего подобного для Android найти не удалось.

Загрузите рабочий лист матрицы решений Эйзенхауэра. Я создал шикарный небольшой PDF-файл с Матрицей решений Эйзенхауэра, доступный для бесплатной загрузки. Распечатайте один сегодня вечером и выделите 30 минут для личного размышления. Составьте список задач, над которыми вы тратите большую часть своего времени, и отнесите их к соответствующему квадранту матрицы. Это даст вам приблизительное представление о том, тратите ли вы время на действительно важные дела.

После этого подумайте, как можно сократить время, которое вы тратите на задачи Q1, Q3 и Q4, и увеличить количество времени, которое вы тратите на действия Q2.

Избегайте «ловушки срочности» с матрицей Эйзенхауэра

«Кто может определить для нас с точностью разницу между долгосрочным и краткосрочным планами! Особенно когда кажется, что наши дела находятся в кризисе, мы почти вынуждены уделять первое внимание неотложному настоящему, а не важному будущему ».

— Дуайт Д. Эйзенхауэр, обращение 1961 г. к Century Association

Дуайт Д. Эйзенхауэр — пятизвездный генерал во время Второй мировой войны и 34-й президент США — был продуктивным парнем.

В течение двух сроков своего пребывания на посту президента США он руководил строительством системы межгосударственных автомагистралей, создал НАСА, подписал первый крупный законодательный акт о гражданских правах с момента окончания Гражданской войны, положил конец Корейской войне, приветствовал Аляску и Гавайи в союз и сумел сохранить холодную войну с Россией.

И все это он делал с размахом — Эйзенхауэр был самым уважаемым человеком года Гэллапа не менее двенадцати раз.

Как Эйзенхауэр смог добиться такого количества достижений, которые оказали такое долгосрочное влияние на его страну и мир? Он понимал принципиальную разницу между Срочным и Важным.В своей речи в 1954 году Эйзенхауэр процитировал неназванного президента университета, который сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ».

Спустя более трех десятилетий в своей бестселлере «7 навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови переработал идеи Эйзенхауэра в простой инструмент для определения приоритетов задач, теперь известный как Матрица Эйзенхауэра (также известная как Матрица управления временем, Эйзенхауэр). Box, Метод Эйзенхауэра и Матрица срочности и важности).Эта схема расстановки приоритетов помогает вам бороться с эффектом «простой срочности» (подробнее об этом позже), устранять в вашей жизни траты времени и создавать больше мысленного пространства для достижения ваших целей.

Попробуйте Матрицу Эйзенхауэра, если вы …

  • Вы весь день бегаете по тушению пожаров (образно говоря)

  • Заняты, но не чувствуете, что ваша работа имеет большое значение

  • У вас есть долгосрочные цели, но у вас нет времени или энергии для их достижения.

В этой статье вы узнаете, почему так важно различать «Срочное» и «Важное», как матрица Эйзенхауэра помогает вам в этом и как применять матрицу как к общим проектам, так и к повседневным задачам с помощью Todoist.

Эффект простой срочности или почему мы не умеем расставлять приоритеты

Как мы решаем, на какую задачу обратить внимание в любой момент? Оказывается, не очень хорошо.

Недавнее исследование, опубликованное в Journal of Consumer Research, направлено на изучение того, как люди решают, над чем работать, когда они сталкиваются с задачами смешанной срочности и важности. В пяти отдельных экспериментах исследователи наблюдали любопытную закономерность: наше внимание привлекается к задачам, зависящим от времени, а не к менее срочным , даже когда менее срочное задание предлагает большее вознаграждение .Эта психологическая причуда, получившая название «Эффект простой срочности», объясняет, почему мы так плохо умеем управлять задачами и временем. Мы с большей вероятностью будем отдавать приоритет задачам с крайним сроком по сравнению с задачами без такового, независимо от их долгосрочной отдачи.

Эффект еще более заметен у людей, которые называют себя «занятыми». Те же исследователи обнаружили, что занятые люди, описывающие себя, с большей вероятностью выбирают срочные задачи с более низкими выплатами, потому что они уже были сосредоточены на продолжительности задачи. Если вы уже чувствуете нехватку времени, вы, вероятно, продолжите расставлять приоритеты в задачах, которые позволяют вам сосредоточиться на часах.

Но есть и хорошие новости — эффект простой срочности можно обратить вспять. Когда участникам было предложено рассмотреть последствия своего выбора во время отбора, они с гораздо большей вероятностью выберут важную задачу, а не срочную. Результаты показывают, что если вы будете помнить о долгосрочной важности несрочных задач, вы сможете преодолеть тягу к срочным отвлекающим факторам и сосредоточиться на том, что действительно важно.

Вот где появляется матрица Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра — срочно и важно

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент для рассмотрения долгосрочных результатов ваших повседневных задач и сосредоточения внимания на том, что сделает вас наиболее эффективным, а не только наиболее продуктивным. Это помогает вам визуализировать все ваши задачи в матрице срочное / важное. Все ваши повседневные задачи и более крупные проекты попадут в один из этих четырех квадрантов:

  • Срочные и важные задачи / проекты, подлежащие немедленному завершению

  • Несрочные и важные задачи / проекты, которые необходимо запланировать ваш календарь

  • Срочные и неважные задачи / проекты, подлежащие передаче кому-то другому

  • Несрочные и несущественные задачи / проекты, подлежащие удалению

В реальном мире различие между срочными и несрочными, «важно / не важно» гораздо мрачнее, чем в экспериментальных условиях.Вот как Стивен Кови разбирает это:

Срочные дела — это те, которые требуют немедленных действий. Это видимые проблемы, которые появляются и требуют вашего внимания СЕЙЧАС. Часто неотложные дела имеют очевидные последствия из-за невыполнения этих задач. Срочные задачи неизбежны, но слишком много времени на тушение пожара может вызвать сильный стресс и привести к выгоранию.

С другой стороны, важные вопросы — это те, которые способствуют достижению долгосрочных целей и жизненных ценностей.Эти пункты требуют планирования и продуманных действий. Когда вы сосредотачиваетесь на важных делах, вы управляете своим временем, энергией и вниманием, а не бездумно тратите эти ресурсы. Важное субъективно и зависит от ваших собственных ценностей и личных целей. Никто другой не может определить, что для вас важно.

Ниже приводится подробный анализ каждого из четырех квадрантов матрицы Эйзенхауэра, который поможет вам определить, какие задачи входят в каждый из них и как с ними справиться.

Квадрант 1: Срочно и важно

Срочные и важные задачи требуют от вас быстрого реагирования.У этих пунктов обычно есть видимые сроки и последствия для задержки принятия мер. Чаще всего это либо то, что вам навязали из внешнего источника, либо то, что вы откладываете, пока не столкнетесь с приближающимся крайним сроком. В любом случае они требуют реакции в кризисном режиме.

Например:

  • Покрытие проекта для больного коллеги

  • Стоянки на шоссе

  • Раковины протекают и заливают вашу кухню на два фута воды

  • Клиенты приходят к вам с неотложной проблемой

  • Последний срок назначен вам

Задачи квадранта 1 неизбежны.Даже если вы никогда не откладывали на потом (что невозможно просить), всегда будет что-то вне вашего контроля. Однако проблема возникает, когда вы сосредотачиваетесь на этих неожиданных задачах или задачах с установленными сроками, исключая долгосрочные цели, которые важны для вас.

Кови предупреждает, что слишком много времени на задачи из квадранта 1 может привести к усилению стресса, выгоранию и ощущению, что ваши дни вышли из-под вашего контроля. Тушение пожаров в течение всего дня быстро лишит вас энергии и страсти к работе и может облегчить бессмысленное бегство от реальности, обнаруженное в Квадранте 4.

Квадрант 2: Не срочно и важно

Несрочные, но важные задачи — это действия, которые помогут вам достичь долгосрочных целей. У них может не быть крайнего срока (или даже даты окончания), поэтому их легко отложить в пользу более срочных задач. Однако эти задачи имеют гораздо большее влияние на вашу долгосрочную эффективность в достижении ваших целей.

Примеры:

  • Планирование долгосрочных и краткосрочных проектов

  • Регулярные работы или проекты технического обслуживания

  • Профессиональные сети и построение личных отношений

  • Изучение нового навыка, идущее в ногу с текущими исследованиями в ваше поле, посещение образовательных мероприятий

  • Физические упражнения и повседневное здравоохранение

Кови говорит, что Квадрант 2 — это лучшее место для управления личным временем.Это то место, где вы сосредоточены не на проблемах (как в первом квартале), а на возможностях и росте. Жизнь в этом квадранте матрицы означает, что вы проявляете инициативу и расставляете приоритеты в деятельности, которая развивает ваши навыки и энергию и способствует достижению значимых целей. В квадранте 2 происходит «глубокая работа», потому что вы в значительной степени избавляетесь от отвлекающих факторов.

Последовательно занимаясь вторым кварталом, вы уменьшаете количество насущных проблем, которые возникают в первом квартале. Жизнь во втором квартале означает, что вы можете составить план, чтобы завершить проекты и избежать возможных проблем.Например, если вы продолжаете откладывать выполнение планового технического обслуживания автомобиля, вы можете заплатить за него позже, когда ваша машина остановится.

Вы управляете другими людьми?

Квадрант 3: Срочно и неважно

Срочные, но не важные задачи лучше всего описывать как напряженную работу. Эти задачи часто основаны на ожиданиях, установленных другими, и не приближают вас к вашим долгосрочным целям.

Примеры:

  • Ненужные перерывы со стороны коллег

  • Проверка телефона или электронной почты всякий раз, когда он отключается

  • Ответ на определенные текстовые сообщения, электронные письма или сообщения в социальных сетях

  • Действия по купонам или ограниченное время предлагает

  • Некоторые встречи

Квадрант 3 — это место, где живет простой эффект срочности.Стремление выполнять задачи из-за реальных или предполагаемых сроков означает, что вы беретесь за задачи, которые на самом деле не имеют для вас значения. Учитывая, что задачи Q3 являются срочными, но обычно связаны с чьими-то приоритетами, слишком много времени на этом квадрате может показаться, что вы делаете то, что должны делать, а не то, что хотите. Сосредоточение внимания на задачах третьего квартала может заставить вас почувствовать, что вы не достигли своих больших жизненных целей или не контролируете свою повседневную жизнь.

Кови предлагает делегировать как можно больше задач в третьем квартале.Можете ли вы попросить кого-нибудь сделать записи о встрече? Можете ли вы доставить продукты вместо того, чтобы идти в магазин? Можете ли вы дать возможность своим детям мыть посуду? Можете ли вы нанять цифрового помощника для планирования визитов к семейному врачу? Есть ли что-нибудь в своей жизни, что можно автоматизировать?

Если вы не можете делегировать эти задачи, постарайтесь, чтобы они не занимали ваш день:

  • Отключите уведомления на телефоне и компьютере во время работы

  • Объясните другим, сколько времени вы можете потратить по заданной задаче

  • Сохраните задачи Q3 на периоды, когда у вас очень мало энергии, вместо того, чтобы ставить их первым делом с утра

  • Согласуйте свою рабочую нагрузку со своим начальником

  • Практикуйтесь, говоря нет

Квадрант 4: Несрочные и не важные

Несрочные и не важные задачи — это занятие, отнимающее много времени, которое следует безжалостно вырезать.Эти действия не способствуют прогрессу в достижении ваших целей, но могут занять много времени.

Примеры:

  • Часовой просмотр телевизора

  • Бездумное обновление социальных сетей и прокрутка

  • Действия по предотвращению, такие как сортировка и систематизация электронной почты, а не ответы на нее

  • Чрезмерные покупки или просмотр онлайн

Квадрант 4 — это квадрант излишеств и немедленного удовлетворения, которое в конечном итоге оставляет чувство неудовлетворенности.

Не поймите меня неправильно, нам всем нужно немного свободного времени. Сам Эйзенхауэр был хорошо известным игроком в бридж — даже играл каждую ночь до Дня высадки — и подвергался критике за его многочисленные поездки в гольф, когда он находился в офисе. Ключ в том, что эти действия были балансом многих стрессовых аспектов политического лидера. Однако, если вы не намерены делать это намеренно, то, как вы проводите свободное время, на самом деле может истощить вашу энергию, страсть и творческий потенциал.

Недавнее исследование, опубликованное в Журнале прикладной психологии, показало, что то, как сотрудники проводят свободное от работы время, является надежным предиктором того, сколько энергии и позитива они проявят в следующий рабочий день.Сотрудники, которые занимались самообладанием, например, физическими упражнениями или волонтерством, на следующий день были более мотивированы. Сотрудники, которые расслаблялись с помощью йоги, медитации или прослушивания музыки, более спокойно подходили к рабочему дню.

Сотрудники, которые отвлекали внимание, чтобы избежать или игнорировать проблемы, например, чрезмерно смотрели телевизор, на следующий рабочий день снова проявили позитивный настрой. Однако по мере продолжения использования отвлекающих факторов их настроение и мотивация ухудшались по мере того, как неделя продолжалась. Другими словами, умеренное отвлечение было нормально, но привычное отвлечение приводило к снижению удовлетворенности работой в целом.

Копай глубже

Не знаете, чем заняться в свободное время, когда телевидение и социальные сети не используются? Попробуйте эти идеи

Как перебалансировать свои квадранты

Согласно Стивену Кови, квадрант 2 — это «квадрант качества», где время, потраченное на выполнение этих задач, увеличивает вашу общую эффективность. Здесь личный и профессиональный рост встречается с планированием, профилактикой и действиями.

Чтобы оценить, где вы в данный момент находитесь в матрице, начните отслеживать свое время и задачи.Если вы используете Todoist для управления задачами, вы можете легко получить список всех задач, которые вы выполнили, и когда вы их выполнили. Когда у вас есть данные за несколько дней, сядьте и распределите свои задачи по квадрантам, задав следующие вопросы:

  1. Это было срочно для меня?

  2. Было ли это важно для меня?

Помните, что вы выбираете эти критерии только исходя из ваших желаемых результатов, а не чьих-то еще.

После того, как ваши задачи распределены по соответствующим квадрантам, проверьте, на что вы тратите время.Довольны ли вы своим квадрантным балансом?

Если вы проводите много времени в первом квартале, потратьте время на планирование, чтобы предвидеть и предотвращать проблемы:

  • Следующий шаг: Составьте еженедельный или даже ежемесячный план в соответствии с вашими текущими целями и сроками. В конце каждой недели делайте еженедельный обзор. Подумайте, насколько хорошо ваш план сработал, и внесите поправки на следующую неделю. Если большинство ваших задач в первом квартале поступает из внешних источников, подумайте, как лучше их спланировать и предвидеть.Возможно, вам потребуется разработать более активный рабочий процесс с коллегой или клиентом или поговорить со своим начальником о балансировке чрезмерной рабочей нагрузки. Если есть конкретный клиент, который создает много задач Q1, работа может не стоить стресса.

Если вы проводите свое время в третьем квартале, делегируйте, исключите или ограничьте количество времени, которое вы тратите на следующие задачи:

  • Следующий шаг: Разработайте стратегию и запишите конкретные шаги того, как вы будете ограничить эти задачи.Можете ли вы их делегировать? Ты можешь просто сказать нет? Можете ли вы объединить эти типы задач вместе за один день в течение недели? Можете ли вы открыто обсудить со своим начальником, сколько времени вы тратите на «занятую работу»? Выделите время в своей неделе, чтобы сделать эти шаги.

Если вы проводите свое время в четвертом квартале, вы можете застрять в колее, испытывать стресс или избегать проблем:

  • Следующий шаг: Используйте свой учет рабочего времени, чтобы определить, кто тратит больше всего времени, и выработать стратегию о том, как их избежать или ограничить.Разработайте план по преодолению прокрастинации, прежде чем у вас появится соблазн откладывать на потом. Помните, что иногда можно просто расслабиться, но действия в этом квадранте имеют убывающую отдачу при чрезмерном использовании.

По мере того, как вы смещаете свои приоритеты в сторону квадранта 2, продолжайте использовать матрицу Эйзенхауэра, чтобы знать, над чем вы должны работать изо дня в день.

Как реализовать матрицу Эйзенхауэра в Todoist

Вы можете использовать Todoist, чтобы распределить свои задачи по четырем срочным / важным квадрантам двумя разными методами: метками или уровнями приоритета.Оба метода описаны ниже.

Использование ярлыков

В Todoist ярлыки и фильтры работают вместе, чтобы помочь вам организовать и отсортировать список задач. Для этой настройки сначала создайте эти две метки:

После того, как у вас есть две метки, просмотрите свои задачи и назначьте соответствующие метки для каждой:

  • Добавьте @ срочно и @important к задачам, которые необходимо выполняются немедленно и лично

  • Добавьте @important к задачам, для которых установлен срок выполнения и которые выполняются лично

  • Добавьте @ срочно к задачам, которые можно делегировать или отнести к

  • Не добавить любую метку к задачам, которые можно отбросить

Вы можете быстро назначить метку любой задаче, введя «@» в поле задачи.Это вызовет список ваших текущих ярлыков для выбора. Продолжайте вводить название ярлыка, чтобы сузить список.

После того, как все ваши срочные и / или важные задачи отмечены, создайте четыре новых фильтра для соответствия каждому квадранту:

  • Срочно и важно с запросом фильтра: @urgent & @important

  • Важно и Не срочно с запросом фильтра: @important &! @Urgent

  • Срочно и неважно с запросом фильтра: @urgent &! @Important

  • Неважно и несрочно с запросом фильтра:! @Important & ! @urgent

  • И / или объедините их все в один фильтр Эйзенхауэра с запросом: @urgent & @important, @important &! @urgent, @urgent &! @important,! @important &! @urgent

Теперь вы сможете проверить каждое представление фильтров, чтобы узнать, какие срочные и важные задачи требуют вашего внимания в первую очередь; какие важные, но не срочные задачи нужно запланировать; какие срочные и неважные задачи вам следует либо делегировать, либо выполнять в часы с низким энергопотреблением; и какие задачи нужно просто удалить.

Совет Todoist

Чтобы ваши важные задачи всегда были в центре внимания, добавьте фильтры «Срочно» и «Важно», «Важно и не срочно» в избранное. Они будут отображаться в верхней части вашего навигационного меню для быстрого доступа.

Использование уровней приоритета

Вместо использования ярлыков для сортировки задач вы можете использовать четыре уровня приоритета Todoist. Каждый уровень приоритета будет отображаться в соответствующем квадранте матрицы Эйзенхауэра:

  • Срочно и важно = Приоритет 1 (красный)

  • Не срочно и важно = Приоритет 2 (оранжевый)

  • Срочно и неважно = Приоритет 3 (синий)

  • Не срочно и неважно = Приоритет 4 (без цвета)

Назначьте уровень приоритета любой задаче, щелкнув или коснувшись значка флажка, а затем выбрав желаемый уровень приоритета.Измените уровень приоритета в любое время, выбрав значок флажка при редактировании задачи, или просто введите p1, p2 или p3 прямо в поле задачи, и Todoist распознает и назначит правильный уровень приоритета при создании задачи. Все, что не имеет цветного флажка, по умолчанию является P4.

Затем настройте фильтр для просмотра задач по приоритету для всех ваших проектов. Перейдите к фильтрам, затем нажмите «Добавить фильтр» и назовите его «Матрица Эйзенхауэра». Под запросом введите «p1, p2, p3, p4».

Задачи с наивысшим приоритетом будут отображаться в верхней части каждого ежедневного списка дел в представлениях «Сегодня» и «Предстоящие» (задачи с указанием даты и времени будут отображаться первыми независимо от уровня приоритета).

Совет Todoist

При использовании этого метода помните, что все, что не имеет цветного флажка (p1, p2, p3), автоматически сортируется как P4. Если вы используете Todoist для хранения справочных материалов, вы можете изменить свой фильтр, чтобы исключить элементы P4 из определенных справочных проектов. В этом случае ваш запрос фильтра будет выглядеть так: «p1, p2, p3, p4 &! #Reference». (Вы можете прочитать последнюю часть этого фильтра как «покажите мне все задачи p4, которых нет в моем эталонном проекте».)

Работа с каждым квадрантом

После того, как вы настроили Todoist для работы с методом Эйзенхауэра, вы можете приступить к оценке своих задач.Щелкните свои новые фильтры Матрицы Эйзенхауэра, чтобы просмотреть свои задачи по квадрантам.

Для Q1: Важно и срочно, p1:

Для Q2: Важно и не срочно, p2:

Для Q3: Неважно и срочно, p3:

  • Делегируйте столько задач, сколько вы возможно. Чтобы делегировать их в Todoist, вы можете делиться проектами с кем угодно, назначать задачи, устанавливать крайние сроки, загружать файлы и обсуждать детали задач с соавторами в комментариях.

Q4: Неважно и не срочно, p4:


Когда вы сталкиваетесь с набором задач, как вы решаете, что решать в первую очередь? Вы выбираете задачу, которая приблизит вас к вашим долгосрочным целям? Или вы уделяете внимание самому важному пункту в вашем списке?

Используйте матрицу Эйзенхауэра, чтобы избежать ловушки простой срочности и делать больше того, что для вас важно.

Матрица Эйзенхауэра — мужчины нового уровня

Матрица Эйзенхауэра — отличный метод принятия решений, позволяющий понять, что срочно, а что нет.важный. Это поможет вам стать более продуктивным и эффективным.

Приблизительное время прочтения: 9 минут

Мы получаем комиссию за покупки, сделанные по ссылкам на этой странице. Для получения дополнительной информации прочтите «Раскрытие информации для аффилированных лиц».

Что такое матрица Эйзенхауэра?

«У меня два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ». -Дуайт Д. Эйзенхауэр, 34-й президент США

Матрица Эйзенхауэра также называется Матрицей срочно-важных.

Это эффективный инструмент, который помогает вам выбирать между задачами и расставлять приоритеты, заслуживающие вашего полного внимания.

Этот метод также помогает справляться с неожиданными событиями, что приводит к лучшим результатам и реакции.

Помогая вам отличить срочное от важного, вы повышаете свою продуктивность.

Инструмент для принятия решений был назван в честь 34-го президента США, а до этого пятизвездочного генерала армии во время Второй мировой войны Дуайта Д.Эйзенхауэр.

Если вы постоянно чувствуете себя занятым и неэффективным, Матрица Эйзенхауэра поможет вам понять, как добиться большего.

Это также поможет вам достичь ваших долгосрочных целей, научиться делегировать свою работу и выстраивать границы, говоря «нет».

Срочно или важно

Фото любезно предоставлено Unsplash

. Важно понимать разницу между срочным и важным.

Срочно относится к тому, что требует немедленного внимания и часто происходит незапланированно.Срочность заставляет вас реагировать, спешить и защищаться.

С другой стороны, что-то важное согласуется с долгосрочными целями. Бывают случаи, когда важные дела срочны, но это не так уж часто.

Сосредоточившись на важных задачах, вы сможете сохранять спокойствие и уравновешенность в сложных ситуациях.

Квадрант 1: Срочно и важно

Срочные и важные задачи нужно выполнять моментально. В противном случае будут негативные последствия.

Ниже приведены примеры срочных и важных:

  • Неожиданные проблемы в машине или доме.
  • Последний срок или порученный вам проект.
  • Насущные проблемы или жалобы клиентов.
  • Кризис любого типа.

Задача, которая считается срочной и важной, часто исходит из внешнего источника или является результатом вашего промедления.

Вещи в этом квадранте неизбежны, потому что они могут включать что-то, что находится вне вашего контроля.

Научитесь планировать и выделять время каждый день для неожиданных событий.

Если вы проводите слишком много времени за срочными и важными делами, вы почувствуете себя подавленным, напряженным, и это может привести к чувству сгорания.

Квадрант 2: Не срочно и важно

Задача, которая не срочна, но важна, поможет вам достичь долгосрочных целей. У этих задач может не быть крайнего срока или, по крайней мере, не срочного.

Ниже приведены примеры важных, но несрочных задач:

  • Изучение новых навыков.
  • Личная гигиена и здоровье.
  • Долгосрочное и краткосрочное планирование.
  • Построение и поддержание отношений.
  • Образование и обучение.
  • Анализ и планирование ваших финансов.
  • Создание новых стратегий.

Если что-то важно и не срочно, это нужно запланировать. Планирование задачи гарантирует, что у вас будет время и место для ее выполнения.

Большую часть времени следует тратить на выполнение важных и несрочных задач.

Он гарантирует, что вы достигнете своих целей и задач, не отвлекая вас, и проактивно решая срочные и важные задачи.

Квадрант 3: Срочно и неважно

Срочные и не важные задачи требуют вашего немедленного внимания. Они также не продвигают вас к вашим долгосрочным целям.

Проблема с этим квадрантом состоит в том, что вы думаете, что это важно, но это не так.

Ниже приведены примеры срочных и не важных задач:

  • Большинство электронных писем, сообщений и телефонных звонков.
  • Купоны и маркетинговая тактика.
  • Ненужные перерывы со стороны друзей, семьи или коллег.
  • Проверять телефон каждый раз, когда вы получаете уведомление.
  • Несколько встреч.

Если что-то срочно и не так важно, делегируйте это. Если вы беретесь за каждую неотложную задачу, и она не приближает вас к вашим целям, вы зря теряете время.

Срочные и неважные задачи будут саботировать ваш прогресс, успех и пропускную способность.

Это вызовет стресс и сделает вас несчастным.Вы выполните множество срочных задач, которые ни к чему не приведут.

Делегируйте как можно больше срочных, но неважных задач. Если вы не можете делегировать задачу, убедитесь, что вы не тратите на нее большую часть своего времени.

Квадрант 4: Не срочно и не важно

Задачи, которые не являются срочными или важными, не следует выполнять.

Они не требуют вашего немедленного внимания и не подталкивают вас к достижению ваших целей. Эти вещи расточают время.

Вещи, которые для вас являются пустой тратой времени, могут понадобиться кому-то другому.Тем не менее, ниже приведены примеры вещей, которые обычно считаются расточителями времени:

  • Действия, которые вы делаете, когда чего-то избегаете.
  • Смотрю телевизор часами от скуки.
  • Бездумная прокрутка социальных сетей.
  • Собираюсь куда-нибудь, чтобы порадовать других.
  • Интернет-магазин часов.
  • Неважное и непродуктивное общение.

Сокращение или устранение времени, которое вы тратите на отвлекающие факторы, повысит вашу продуктивность.Важно научиться устанавливать границы и твердо придерживаться их.

Когда вы делаете вещи, которые не являются важными или срочными, вы зря тратите время, и они отвлекают вас от того, что действительно важно.

Если вы назначите время, чтобы расслабиться и расслабиться, это можно сделать намеренно.

Самое главное, чтобы эти задачи не отвлекали вас, когда вы должны заниматься целенаправленной работой.

Самооценка

Фото любезно предоставлено Unsplash

Чтобы понять, где вы проводите время, вам нужно оценить себя.Определите, что срочно, а что важно, отслеживайте свое время, задачи и время их выполнения.

После того, как вы отследите несколько дней, вы сможете увидеть закономерность и получить честную оценку того, где вы находитесь.

Если вы недовольны своими результатами, сосредоточьтесь на том, чтобы сбалансировать свое время и задачи. Запишите, что от вас требуется, и обсудите все возможные ситуации.

Если вы потратите время на прогнозирование и предотвращение проблем, вы будете лучше подготовлены к срочным и неважным задачам.

Чтобы стать более продуктивным, уделяйте время важным, но не срочным задачам и ограничивайте время отвлекающими факторами.

Советы по расстановке приоритетов

Фото любезно предоставлено Unsplash

Матрица Эйзенхауэра отлично подходит для принятия решений и определения того, где вы проводите свое время. В дополнение к этому методу избавьтесь от ненужных отвлекающих факторов.

Научитесь подвергать сомнению свои задачи и действия. Спросите себя, действительно ли вам нужно что-то делать.

Помните, лучше быть эффективным и продуктивным, чем заниматься делами, которые не продвигают вас вперед.

Следующие советы помогут вам с продуктивностью и управлением временем:

  1. Запишите. Когда вы что-то записываете, это освобождает ваш разум от мыслей или задач. Будь то задача на будущее или небольшая мысль, спросите, нужно ли вам это делать, а затем запишите.
  2. Совмещайте профессиональные и личные задачи. Вести один список проще, чем управлять несколькими. Это также гарантирует, что вы делаете что-то для продвижения своей карьеры и личной жизни. Вы станете уравновешенным, и в жизни не будет беспокойства.
  3. Планируйте наперед. Это может быть нелегко, но это необходимо. Найдите время, чтобы спланировать свои задачи и выяснить, как расширить свои возможности. Наличие плана и расписания задач сделает вас более сосредоточенным. Если вы найдете способ сделать что-то лучше, не бойтесь менять свои планы.
  4. Делегирование и аутсорсинг. Когда вы узнаете, где проводите время, подумайте, как делегировать или передать свои задачи сторонним сотрудникам. Это не только сэкономит ваше время, но и уменьшит стресс. Например, возможно, стоит заплатить кому-нибудь за уборку в вашем доме. Особенно, если вы можете потратить это время на эффективную работу, которая стоит больше, чем то, что вы потратите на услугу.
  5. Скажи нет. Установление границ и твердое отношение к ним позволит вам тратить время на то, что подтолкнет вас к вашим долгосрочным целям и задачам.Научитесь говорить «нет» и при этом сохранять отношения. Иногда это скорее не сейчас.

Полезные книги

Фото любезно предоставлено Unsplash

Следующие книги помогут повысить вашу продуктивность, установить границы и вдохновить на достижение большего в жизни:

Часто задаваемые вопросы

Матрица Эйзенхауэра работает?

Да, матрица Эйзенхауэра работает, потому что помогает решить, какие задачи делать, а что делегировать. Это отличный способ помочь с расстановкой приоритетов и повысить продуктивность.

Каковы четыре аспекта тайм-менеджмента?

Четыре принципа управления временем: удалить, делегировать, отложить и сделать.

Какая распространенная ошибка в тайм-менеджменте?

Распространенная ошибка в управлении временем — недооценка времени и энергии, которые потребуются для выполнения задачи. Это распространено среди амбициозных людей.

Заключение

Когда вы сталкиваетесь с неожиданными задачами или планируете свою неделю, матрица Эйзенхауэра является мощным инструментом повышения производительности, который поможет вам выбрать между срочными и срочными задачами.важный. Используйте его, чтобы не отвлекаться и достичь своих долгосрочных целей.

Дополнительные ресурсы:

Показанное фото Дэвида Эма / Next Level Gents.

Инструменты коучинга 101: Матрица срочно-важных — что это такое и как ее использовать! | Launchpad

Матрица срочно-важного — это мощный инструмент для повышения производительности и управления временем, который помогает людям более эффективно управлять своим временем. Это отлично подходит для самых разных коучей, от карьерного, исполнительного и бизнес-коучинга до жизни и даже духовного коучинга.

Это также отличная модель, которой можно поделиться с молодежью и всеми, кто неорганизован, чтобы помочь им быть более сосредоточенными, и это убедительный экспериментальный инструмент для использования на семинаре или семинаре. Разве не было бы неплохо прокатиться на волне, а не наоборот?

Что ж, бывший президент США Эйзенхауэр использовал этот так называемый «принцип Эйзенхауэра» для организации своих задач. Его цитируют: «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным.«Именно доктор Стивен Кови (из серии« Семь навыков высокоэффективных людей ») принял эти концепции в широкое распространение, назвав их« Матрица срочности и важности »в своей знаменитой книге.

Квадрант 1 — Кризисные или «важные и срочные» задачи

What: Задачи, попадающие в этот квадрант, включают сроки, срочные встречи, неотложные проблемы, кризисные ситуации и тушение пожаров. Это может быть что угодно: от просроченного проекта или отчета до жалоб клиентов, серьезного узкого места или сбоя бизнес-процесса до прорыва трубы или проблемы со здоровьем, такой как зубная боль, которую не удалось устранить!

Как мы себя чувствуем: Когда мы проводим много времени в этом квадранте, мы испытываем стресс и выгораем.

Действие: Свести к минимуму время, проведенное в этом квадранте, путем определения приоритетов, планирования и делегирования, т.е. проводить больше времени в Квадранте 2. Вашим клиентам может потребоваться помощь в определении и прояснении приоритетов, а также в поиске способов планирования отрезков времени для этих важных задач. Вы также можете найти полезное упражнение «Большие камни», в котором они сначала определяют и сосредотачиваются на завершении своих «больших камней», прежде чем работать с галькой и песком, которые в противном случае заполняют их жизнь.

Коучинговый совет: Если ваш клиент находится в должности линейного руководства или службы, он будет проводить больше времени в этом квадранте, чем менеджер проекта. Но всегда есть улучшения, проводя больше времени в Квадранте 2 — возможно, выделяя время на построение отношений, внедрение систем и процессов и делегирование полномочий.

Квадрант 2 — Цели и планирование или «Важные и несрочные» задачи

Magic Quadrant — это все равно что кататься по волне, оставаться в курсе важных дел, добиваться прогресса и не позволять вещам становиться неотложными из-за недостатка внимания!

What: Это ваш квадрант МАГИИ! Также называется квадрантом большой картины.Эти действия продвигают нас к нашим большим целям и проектам и могут включать в себя планирование, взаимоотношения и создание команды, предотвращение проблем и оценку рисков, а также оздоровительные и развлекательные мероприятия, которые помогают нам поддерживать баланс в нашей жизни, например, посещение стоматолога или заказ сантехника.

Как мы себя чувствуем: Когда мы проводим много времени в этом квадранте, мы чувствуем себя спокойнее и под контролем, мы решаем большинство проблем до того, как они возникнут, и, вероятно, получим твердую поддержку от других.Все это означает меньшее количество кризисов, которыми нужно будет управлять позже, что хорошо для наших клиентов, их карьеры И организаций, в которых они работают.

Действие: Помогите своим клиентам максимизировать времени, проведенного в этом квадранте. Выделите определенное время для планирования, построения отношений, подготовки к проблемам и заботы о своем здоровье. Задайте им конкретные вопросы, чтобы помочь им понять, как планирование и подготовка сэкономят им время и усилия в долгосрочной перспективе.

Коучинговый совет: Многие люди не тратят время на планирование и подготовку, предпочитая вместо этого «делать».Для этих клиентов вы также можете поделиться инструментом «Матрица приоритетов действий», который помогает людям определить , какие действия и задачи дают им максимальные результаты с наименьшими усилиями .

Квадрант 3 — Прерывания или «срочные и неважные» задачи

What: Задачи или действия в этом квадранте отвлекают нас от наших важных задач или отвлекают от них. Это может быть что угодно: от коллег, которые заходят поболтать, без надобности проверяют вашу электронную почту, отвечают на телефонные звонки, и заканчивая перебоями других людей и неважными встречами.

Как мы себя чувствуем: Когда мы проводим много времени в этом квадранте, нам кажется, что мы не достигли многого или ничего не добились. Часто в результате мы неприятно реагируем на других и чувствуем себя застрявшими, разочарованными и напряженными.

Действие: Сведите к минимуму количество времени в этом квадранте, просмотрев и расставив приоритеты в списке задач и сосредоточив внимание в первую очередь на задачах высокой важности. Клиентам также может потребоваться помощь, чтобы сказать «нет», задать вопросы или делегировать прерывания другим людям.

Коучинговый совет: Если это область, в которой ваш клиент проводит много времени, вы также можете найти полезным ведение журнала прерываний. Это помогает клиентам выявить закономерности, понять источник их перебоев и составить план действий.

Квадрант 4 — отвлекающие факторы или «несрочные и неважные» задачи

Что: Время, проведенное в этом квадранте, отвлекает от текущих задач. Они могут варьироваться от чрезмерных или нерелевантных электронных писем или телефонных звонков от друзей, использования социальных сетей до любой активности, которую мы используем, которая тратит время и позволяет избежать необходимой работы.Эти отвлекающие факторы приводят к тому, что мы опаздываем, не завершаем проекты или задачи вовремя, и можем утомлять, нервничать и быть неспособными работать эффективно. В нашу личную жизнь такие вещи, как чрезмерное количество просмотров или интернет-серфинг дома, также могут подпадать под эту категорию. В крайнем случае, слишком много времени, проведенного в этом квадранте, может привести к негативному разговору с самим собой, депрессии и увольнению людей!

Некоторые из этих отвлекающих факторов могут вызывать у нас чувство бодрости в отмеренных дозах, поэтому мы не говорим, что люди должны быть сосредоточены все время, просто чтобы максимально использовать время, нам нужно знать, когда, где и как часто мы отвлекаться.

Действие: Избавьтесь от времени, которое вы бессознательно отвлекаете. Используйте время, полученное в этом квадранте, для усиления других областей.

Коучинговый совет: Если ваш клиент проводит много времени в этом квадранте, попросите его написать список всех своих отвлекающих факторов и того, сколько времени они тратят на каждое из них, записывая это в течение недели. Когда они складывают общее потраченное время, они могут испытать шок … Также я рекомендую сосредоточить их на некоторых целях, которые их вдохновляют и волнуют — на чем-то достаточно большом, чтобы иметь приоритет над «отвлечением».Вы также можете помочь им составить «Список того, что нельзя делать», инструмент для коучинга, который просит клиентов написать список того, что НЕ делать, и помогает им просмотреть и придумать поддерживающий план действий.

Срочно важный шаблон матрицы и рабочий лист

Вы можете создать свой собственный раздаточный материал или просто нарисовать сетку на листе бумаги для своих клиентов. Или вы можете использовать наш готовый шаблон и рабочий лист срочно-важной матрицы. Этот коучинговый инструмент выполняет отличное домашнее задание — у него есть место для ваших клиентов, чтобы они могли записать свои собственные уникальные задачи и траты времени в каждом квадранте на странице 1, а также вторую страницу с готовыми вопросами, чтобы помочь вашему клиенту оценить их тайм-менеджмент, анализируют и обобщают, то, что они узнали, И устанавливают 3 действия для реализации своих знаний, и улучшения того, как они используют свое время в будущем.Это также отличное упражнение в мастерской.

Подведение итогов матрицы срочно-важных

Суть простой, но действенной матрицы срочной важности:

  1. К сознательно отдавать приоритет нашим наиболее важным задачам , а также планировать и делегировать, чтобы мы имели дело с проблемами ДО того, как они станут неотложными кризисами и
  2. С
  3. по узнайте о наших прерываниях и отвлечениях, чтобы мы могли уменьшить или устранить их .Это дает людям возможность управлять своими ограниченными временными ресурсами, чтобы выполнять свои приоритетные задачи более увлекательно и менее напряженно.

Заключительное слово: Сколько времени ваш клиент проводит в каждом квадранте, будет зависеть от многих вещей, включая их личность, то, насколько они взволнованы своей работой и жизнью, а также тип работы (и даже начальника), который у них есть. Каждому нужно найти уникальный способ работы, который подходит им, и наша работа как тренеров — помочь им в этом.

Если вам понравилась статья 101 инструментария коучинга о матрице срочно важного, вам также может понравиться:

Как узнать, что важно, а что срочно в вашей работе на дому

Часто ли вы составляете свой список «дел», хорошо спланированный на следующий день только для того, чтобы прибыть на работу в PA и обнаружить, что ваш менеджер отправил вам по электронной почте множество новых задач, которые требуют действий сегодня? Помешает ли это вашему дню и окажетесь ли вы в конце с еще более длинным списком «дел»?

Не волнуйтесь — у нас есть ответ! Узнайте, как определять задачи с точки зрения того, что важно, а что срочно, и соответственно планировать свой день, чтобы быть уверенным, что вы по-прежнему на правильном пути к достижению своих профессиональных целей.

Источник: Hubspot Blog

Что срочно важнее, так и важнее

Если вы чувствуете, что каждый день тратитесь на тушение нового списка дел, классифицируйте свои задачи в соответствии с матрицей срочно-важных, которую Эйзенхауэр использовал, чтобы определить, на какие задачи он потратит время.

«То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно». — Дуайт Эйзенхауэр

Задайте себе 2 вопроса перед новой задачей:

  1. Это важно?
  2. Это срочно?

Мы бы вкладывали деньги в большую часть загруженного рабочего дня, проводимого в квадранте 3 на срочные, но неважные задачи.Давайте объясним все 4, чтобы вы могли начать определять свой собственный список задач с точки зрения важных v срочно.

Квадрант 1 — Срочно и важно

Этот квадрант предназначен для высокоприоритетных задач, которые необходимо выполнить сейчас, и вы должны стремиться к их устранению, где это возможно. Если вы проводите здесь слишком много времени, вы просто находитесь в реактивном режиме и переходите от одной задачи к другой.

Квадрант 2 — не срочно / важно

Это задачи, которые наиболее важны для достижения долгосрочных целей, но, как правило, ими пренебрегают в пользу задач из квадрантов 1 и 3.Задачи квадранта 2, как правило, требуют большего обдумывания и анализа; поэтому время следует планировать в начале дня, чтобы работать над ними без перерыва. Старайтесь работать в этом квадранте хотя бы час или больше каждый день, так как это занятие поможет вам успешно достичь ваших целей.

Квадрант 3 — Срочно / Не важно

Обратите внимание, что это сектор обмана — вот почему: вы можете быть очень заняты в этом разделе, но заняты срочными задачами других людей и, возможно, работой, которой вам вообще не следует заниматься.Постарайтесь свести к минимуму задачи в этом квадранте, поскольку они не способствуют достижению ваших целей.

Квадрант 4 — Не срочно / не важно

Все мы знаем, что это часто вовсе не задачи, а просто отвлекающие факторы, которым мы поддаемся на работе, например, в СОЦИАЛЬНЫХ СЕТЯХ или просмотре веб-страниц. Как часто что-то всплывает на наших мобильных телефонах, отвлекая нас от настольной работы, и, прежде чем вы это заметите, 20 минут потрачены впустую?

Как выделить больше времени для важных, но несрочных задач

  1. Начните с исключения всех действий в квадранте 4 — будьте безжалостны!
  2. Следующая работа Квадрант 3: делегируйте полномочия везде, где это возможно, и учитесь говорить «нет» — не занимайтесь чужой работой!
  3. Квадрант 1 — это тот квадрант, с которым действительно трудно справиться в загруженной работе PA.Чаще всего вы зависите от задач своего начальника из квадранта 1, и их срочный, но неважный список становится вашим списком дел. Вы можете свести к минимуму это за счет более точного прогнозирования сроков и принятия решения о завершении задач на более поздний срок, чтобы управлять ожиданиями таким образом, чтобы вы могли сосредоточиться на том, что важно.
  4. Наконец, убедитесь, что вы каждый день выделяете время для важных задач в Квадранте 2. Отложить важные задачи действительно легко, поэтому возьмите на себя ответственность, применяя методы, используемые успешными руководителями.

Как убедиться, что вы работаете над Важными вещами:

  • Согласитесь со своим начальником, что является важным или срочным делом.
  • Разбейте важную задачу на управляемые действия и установите сроки для каждого.
  • Опубликуйте эти сроки, чтобы вы поняли ответственность!
  • Вызвать добровольное вознаграждение или наказание за соблюдение / несоблюдение срока.
  • Всегда работайте над важными задачами в первой половине дня, чтобы они не упали.

Чтобы научиться определять свои задачи в соответствии с матрицей, нужна практика, но это один из самых важных инструментов управления временем, которым вы можете овладеть. При правильном выполнении это приведет к большему удовлетворению вашей работы и уменьшению стресса на рабочем месте.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *