Тема для письма коммерческого предложения: Тема письма для коммерческого предложения (с примерами)

Как составить тему для письма с коммерческим предложением

Слабое коммерческое предложение — заготовка на все случаи жизни. Сильное предложение составляется под конкретный сценарий продаж.

Вот два частых сценария продаж.

Сценарий 1.

Вы позвонили клиенту, договорились с ним об отправке коммерческого предложения, затем перезвонили, чтобы узнать решение. Если решение положительное, перевели продажу на следующий этап и закрыли сделку.

Сценарий 2.

Вы отправили коммерческое предложение «втёмную». Точечно или массово по базе. Дальше звоните, чтобы узнать, дошло ли ваше предложение, прочитали ли и что думают. Закрываете сделку серией звонков или на встречах.

Разные сценарии — разные КП — разные темы

В сценарии номер один первая задача темы — показать связь с предшествующим звонком. Вторая задача — дать повод открыть письмо. В сценарии номер два тема работает только на открываемость, потому что предварительного контакта с адресатом не было. Если всегда писать одну и ту же тему, много ненапродаёте.

Поэтому думайте о последовательности этапов взаимодействия с клиентом и готовьте конкретное предложение с нужной темой письма. Рассмотрим нюансы написания тем для каждого сценария.

В тему: Как коммерческое предложение помогает продавать

Сценарий 1. Сначала звонок — потом КП

Особенность этого сценария в том, что клиент согласился получить коммерческое предложение и ждёт его. Во время разговора вы представились и уже рассказали, чем будете полезны. Вероятность, что он откроет письмо, высока, поэтому не нужно сильно бороться за открываемость.

Тонкость.

Часть клиентов, сказала: «Высылайте КП», — только чтобы отделаться от вас. Но это не значит, что вы потеряли заказ. Если написать интересную тему, можно их зацепить. Они откроют письмо и изучат коммерческое предложение.

Перед составлением темы, на которую клиент обратит внимание, ответьте на несколько вопросов:

1. Кто клиент. Кто на самом деле ваш покупатель, и чего он хочет.
2. Какую конкретно пользу он хочет получить. Это вы должны были выяснить во время телефонного разговора.
3. Что предлагают конкуренты. Чем отличается ваше предложение. Клиент не уйдёт от своего поставщика, если у вас такие же условия. Свои отличие вы должны были сформировать при создании коммерческого предложения. Если отличий несколько, используйте в теме самое сильное, которое пробьёт именно этого клиента.
4. Что клиент уже знает из телефонного разговора. Не повторяйтесь. У клиента не будет резона открывать письмо и читать коммерческое предложение.

Например, вы звонили генеральным директорам оптовых компаний и предлагали внедрить бесплатную операционную систему Линукс вместо Виндоуса. Рассказали, какая от этого выйдет польза. Директора сказали: «Скиньте КП с этапами внедрения, сроками и результатом». Значит, в теме пишем, что в этом письме они найдут ответы на свои вопросы и повторяемся о пользе внедрения, чтобы дополнительно сманипулировать на открытие. Лишнего не надо.

Три формулы темы письма для первого сценария

Обращение + краткое содержание + польза

• Александр, ответ на запрос о сроках и ценах создания стабильной it-инфраструктуры
• Сергей Сергеевич, персональное предложение о льготных поставках из Латвии
• Ирина, расчёт цен, как вы просили, и подарок к 8 марта

Обращение + новость + польза

• Игорь, три свежих способа снизить НДС
• Евгения, новый тренд продвижения продуктов в сетевой ритейл
• Уважаемый Пётр, презентуем новый метод увеличения продаж в стоматологии

Часто нет необходимости обращаться по имени прямо в теме, можно это сделать в письме. Сила темы не пропадёт, а выглядеть будет аккуратнее, количество символов сократится. Формула трансформируется:

Обращение + новость + польза → Новость + польза.

Обращение + краткое содержание + польза → Краткое содержание + польза.

Продукт + польза

• Мясные продукты, которые продаются без остатка
• Самый доступный японский экскаватор, который служит 15 лет
• Фибробетон, который в 10 раз долговечнее искусственного камня

Сценарий 2. Сначала КП — потом звонок

В этом случае вы вторгаетесь в мир клиента со своим КП без предупреждения. Вы — таджик, который на парковке торгового центра предлагает человеку с пакетами купить шуруповёрт. Обременённый пакетами человек и ваш клиент ничего не хотят покупать. У них всё окей.

Задача темы в этом сценарии — выбить клиента из привычной колеи и заставить обратить внимание на письмо. Как это можно сделать:

• пообещать невероятную пользу,
• угадать боль,
• открыть возможность.

3 формулы темы письма для второго сценария

Невероятная польза

• Экскаватор Кат 324 по цене Хюндая Соляриса
• Ремонт силами строительного холдинга по цене частной бригады
• Бижутерия из Китая, которая продаётся как Тиффани с наценкой 500%

Боль + обещание

• Сайт рухнул в выдаче и нет продаж — исправим с оплатой за результат
• Грядёт налоговая проверка? Поможем выбросить скелеты из шкафов
• Должник не платит? Решим без судов и претензий

Возможность

• Как увеличить продажи ритуалки без откатов и связей
• Новый способ увеличить продажи в рыболовном магазине на 30% за месяц
• Вернуть позиции сайта и продажи прямо сейчас

Обращение к целевой аудитории усиливает тему письма, создавая ощущение личного обращения. Увеличение продаж не в магазине, а в рыболовном магазине. Не просто проблемы с налогами, а проблемы с налогами у ИП. Не просто экскаватор, а экскаватор для стройки.

P.S.

Искусство требует в конце статьи написать заключение. Не получается — всё уже выложил в основной части. Лучше пропиарю своё агентство, в котором мы с коллегами cильно, но без фантастических обещаний

разрабатываем коммерческие предложения.

сочиняем эффективный subject line в рассылку Практичный email маркетинг

В прошлый раз говорили о том, как делать сегменты в Мэйл Чимп. Сегодня будем пробовать писать темы для писем регулярной email рассылки.

Напомню, что тема письма — это первое, что видит подписчик в своей почтовой программе.

В “воронке продаж”для email она находится в самом-самом верху. И, соответственно, чем шире начало этой воронки (чем больше подписчиков откроют письмо, привлечённые яркой темой), тем выше могут быть окончательные результаты кампании — количество переходов на сайт, продаж и т.д.

В статье Пишем письма уже озвучивал несколько основных приёмов создания тем. Остаётся рассказать о них подробнее и дополнить подходящими примерами.

• Персонализируйте сообщение

Для темы письма персонализировать — в первую очередь означает использовать имя подписчика.

Как бы ни был избит такой приём, он всё ещё работает (если знать меру, конечно). Судите сами:

Тема письма	Количество отправленных писем	Кпр
Используйте универсальный инструмент трейдера	428	0,13
Алексей, используйте универсальный инструмент трейдера	503	0,17

 

— Прежде чем обратиться к подписчику по имени, убедитесь, что делаете это правильно.

Приведите в порядок свою базу. Все имена должны быть написаны корректно, с заглавной буквы.

Например:

сергей — подписчик поленился ввести своё имя с большой буквы. Но это не значит, что обращение в письме

“Здравствуйте, сергей!” будет выглядеть здорово.

Сергуня — спорно, но я предпочитаю вычищать такие имена. Хотя подписчик сам предпочел, чтобы к нему так обращались, маркетинговый эффект писем, начинающихся со слов “Здравствуйте, Сергуня!”, на мой взгляд, будет меньше. Иногда я исправляю такие имена, хотя это и рискованно: не всегда можно угадать полное имя подписчика (Лелик — это кто? мальчик/девочка, Елена или, может быть, Алексей?!). Но если в поле “имя подписчика” проставлено Серега, то почему бы не внести небольшую поправку?

Sergey — написание латинскими буквами тоже стараюсь исправлять. В русскоязычном письме это снижает эффект персонализации.

— Не забудьте посмотреть, как выглядит тема письма для тех подписчиков, которые предпочли  не указывать имени.

Например, тема “<Имя>, у нас к Вам деловое предложение!” для безымянного подписчика будет выглядеть так:

, у нас к Вам деловое предложение!

Что не очень хорошо: лучше стараться избегать любых ошибок в теме письма, иначе это изрядно подпортит впечатление. Выходом из ситуации здесь будет написать тему так:

“<Имя> У нас к Вам деловое предложение!”

Тогда подписчик, указавший имя, увидит в почтовой программе следующее:

Алексей У нас к Вам деловое предложение!

— что не так уж и плохо.

А безымянный подписчик получит письмо с темой:

У нас к Вам деловое предложение!

Можно использовать обращение по умолчанию к безымянным подписчикам:

Например, Дорогой друг
(если это подходит для формата вашей рассылки).

В таком случае подписчики, у которых поле Имя в базе не заполнено, получат письмо с темой:

Дорогой друг, у нас к Вам деловое предложение! — это всё же лучше, чем ничего.

Наконец, если сервис рассылок позволяет (а Мэйл Чимп это точно НЕ позволяет), можно использовать специальные теги:

{%if first_name %}{{first_name}},
у{% else %}У{% endif %} нас к Вам деловое предложение!

Тогда, если у подписчика есть имя, он увидит:

Алексей, у нас к Вам деловое предложение!

А если нет, то:

У нас к Вам деловое предложение.

Хороший фокус:-)

• Призывайте к действию

Это то, что мы довольно часто забываем сделать. Между тем, чёткий и понятный призыв к действию — отличный способ увеличить открываемость писем:

Получите доступ к курсу базового обучения
Пожалуйста, заполните небольшую анкету
Приходите к нам на День открытых дверей!

Как и персонализация, приём работает при осторожном использовании. Если зазывать куда-то постоянно, подписчики скоро утомятся и будут вас игнорировать.

• Задавайте вопросы

Тоже сильный приём, один из самых сильных.

Как-то тестировал две темы перед большой рассылкой: с призывом к действию и с вопросом. Вот, что получилось:

Тема письма	Количество отправленных писем	Кпр
Алексей, получите бонус и выиграйте джип!	379	0,14
Алексей, хотите выиграть автомобиль?	500	0,16

 

При этом, когда я разослал наиболее удачную тему по всей остальной базе (порядка 10 тыс. писем), то окончательный Кпр составил те же 0,16. Тестирование работает здорово))

Перечисленные выше приёмы, конечно, легко использовать вместе. Например, обратиться по имени и призвать к действию:

Алексей, получите бесплатный расчёт освещения

Или сначала задать вопрос и завершить призывом:

Снизить затраты на электричество в 15 раз? Узнайте как!..

И так далее.

 

Дополнительно

Вот ещё интересные, хотя и не бесспорные, приёмы,  которые я подсмотрел на выступлении у Дмитрия Кота:

— Добавьте интригу

Приём, которым успешно пользуются газетчики, чтобы привлечь внимание к статье:

Женщина умерла на тренинге
Он Был В Слезах Когда Подписался…

— Используйте контекст

Что сейчас актуально? у всех на слуху и точно увеличит открываемость писем? Яркая новость, событие, время года, погода за окном, пробки в городе и так далее и тому подобное.

Например, в июне актуально было «привязаться» в чемпионату по футболу EURO 2012:

Сборная России по футболу — козлы!

Хотя здесь есть и доля следующего приёма:)

— Провоцируйте (ругательства, секс, насилие)

Конечно, способы сомнительные и подойдут далеко не всем. Но если ваша база остаётся глухой к прочим вашим призывам и вы настроены решительно, то почему бы не попробовать?

Помогите, у меня дерьмовый бизнес
Массируй Свой Орган
Самое восхитительное в жизни отшлепывание по ягодицам

— Магия слова бесплатно

Так же как и с обращением по имени, обещание чего-то бесплатного  хоть и считается заезженным приёмом, однако по-прежнему цепляет подписчиков. Любопытно ведь посмотреть, что можно получить на халяву?

Скачайте бесплатно лучшую книгу по маркетингу

Резюме: чем больше рекламы в ваших письмах, тем сильнее должны быть их темы  — чтобы пробиться через защиту подписчиков.

Как связать тему с содержанием письма?

1. “Заточить” всё письмо под тему

Т.е. тема должна проходить через весь текст “красной нитью”, начиная с первых строчек и заканчивая последней ссылкой. Это довольно сложно сделать. Особенно, когда время на создание письма ограничено (а оно почти всегда ограничено).

Так что этот способ порекомендовал бы для действительно серьёзных кампаний, для которых не жалко посидеть с текстом письма день-два.

2. Связать тему письма с основным текстом вводным
абзацем/предложением

Это удобный, “партизанский” вариант. В теме письма может быть что угодно:

Сборная России по футболу — козлы!

В начале письма объясняем:

Сборная России по футболу — козлы. Снова проиграли. В расстроенных чувствах пишу Вам это письмо.

Дальше переходим к основному содержанию:

Но дело поправимое. Улучшить настроение мне помогает хорошая музыка группы <…>. Сейчас слушаю их новый альбом. Быть может, и Вам он придётся по душе?..

Описание альбома, фото, ссылка.

Да, можно делать и так. Но лучше всё-таки не слишком увлекаться.

Последние штрихи

— не поленитесь, сделайте сперва рассылку по тестовому списку.

Посмотрите, как выглядить тема письма в различных почтовых программах, с именем подписчика/без имени. Не слишком ли она длинная? не содержит ли грамматических ошибок? откровенной рекламы?

— если размер базы позволяет — почаще используйте А/B тестирование.

Это замечательный способ увеличить просмотры ваших кампаний за счёт простого сравнения эффективности двух вариантов темы.

Такое тестирование поможет вам разобраться, что лучше работает по вашей базе и навскидку писать пробивные темы.

И напоследок, не стоит забывать, что хорошая тема — это только половина дела. Остальное решает всё-таки содержание вашего письма. Если вы раз за разом будете обманывать ожидания подписчиков, предлагая многообещающие темы, но слабые тексты, то любые приемы перестанут работать. В то время как качественное содержание писем и правильная работа с базой помогут вам достичь высокой открываемости писем и самыми неброскими темами.

P.S. В следующий раз вернусь к кампаниям в Мэйл Чимп — посмотрим с вами 2-й шаг их создания.

 

P.P.S. Если вы ещё не подписались на мою рассылку — самое время это сделать. Я не только анонсирую свежие статьи блога, но и делюсь с подписчиками бонусной информацией, а также показываю отдельные приёмы email маркетинга на практике. До встречи в вашем почтовом ящике! 🙂

 

 

Как писать коммерческое предложение — Скорозвон

Коммерческое предложение или КП — очень распространенный инструмент продаж. Как и в любой другой области есть сторонники КП и противники, которые совершенно уверенны в недейственности данного способа привлечения клиентов. 

Первые же на своем опыте доказывают эффективность писем. Поэтому, справедливо будет сказать, что коммерческие предложения работают в том случае, если правильно составлены, точно попадают в аудиторию и способны заставить руководителя их открыть.

На тему того, как правильно создать КП написано множество постов и книг, которые предлагают готовые алгоритмы создания «эффективных» продающих писем. Именно поэтому, все эти алгоритмы, став достоянием каждого второго неопытного менеджера по продажам, на сегодняшний день не работают. Слепое следование правилам снизило качество создаваемых и рассылаемых писем. Ухудшение качества и рост количества писем привело к спаму и снижению лояльности руководителей, которые этот спам получали.

Как итог теперь мы имеем следующие проблемы при отправке КП:

• Руководители или секретари удаляют письма по заголовкам, даже не открыв;
• Если клиент письмо открыл и увидел стандартные фразы, он не будет его читать и сразу удалит;
• Если клиент все-таки открыл и прочитал письмо — это ничего не значит. Он может закрыть КП и сразу забыть о нем.

Как заставить клиента открыть, прочитать и ответить на письмо

Тема письма

Есть несколько подходов к созданию темы писем.

Самый простой — сказать правду, то есть обозначить тему письма как «Коммерческое предложение». С одной стороны, честность ценится, но с другой — ежедневно на почту компаний поступает не одно и не два КП, они прилетают постоянно. Поэтому просматривать и прочитывать все коммерческие предложения, чтобы понять в чем суть, времени нет.

Сторонники инфобизнеса придерживаются позиции, что заголовок должен быть ярким, броским, кричащим, например:

«Не открывайте это письмо…»

«Ваши последние 10 сантиметров»

«Как тебе не стыдно?»

«Над вами тоже смеются?»

«Б****, это печально (+18)»

По теории, такие заголовки должны интриговать читателя и он обязательно откроет письмо. Но как правило, руководители бизнеса достаточно умные люди, поэтому подобные низкосортные фразы их не цепляют.

Самым удобным для клиента будет увидеть письмо с понятной темой, по которой он сможет определить полезность письма. Скажите, о чем ваше предложение и какую выгоду клиент может получить. То есть заголовок должен быть очень кратким резюме всего коммерческого предложения.

«Установим выставочный стенд»

«Распродажа канцтоваров»

Текст письма

Начнем с того, что делать не нужно.

Не нужно вставлять в первый абзац большое описание истории вашей компании — лучше ограничиться названием (если оно громкое и известное) и ссылкой на сайт. Если о существовании вашей компании никто не знает, а на рынке вы первый год, то акцентировать внимание на ней не стоит, достаточно будет логотипа в подписи или просто адреса сайта в контактах.
Не нужно в каждом абзаце вставлять Имя Отчество клиента, с целью показать ему свое уважение и почтение. Достаточно поздороваться по имени и, возможно, вставить Имя второй раз в конце текста письма, где вы побуждаете читателя к действию:

«Екатерина, здравствуйте!
….. ….
Екатерина, если вам интересно наше предложение, пройдите на сайт и оставьте заявку на подключение…»
Не нужно писать длинные и подробные письма. Коммерческое предложение в письме должно быть лаконичным. Расширенную информацию всегда можно вложить в виде презентации. В то же время 2-х предложений в тексте письма тоже будет мало,чтобы заинтересовать читателя.

Ограничивайте себя 1500-2000 знаков. Важные моменты, преимущества и, главное, выгоды выделяйте шрифтом и маркером, помещайте в списки. Читать списки удобно и чаще всего при беглом просмотре читаются только они.

Чему стоит уделить внимание

Уникальность. Если вы хотите, чтобы письмо получило шанс на отклик, пишите предложение конкретно под клиента: узнайте как он работает и как вы реально можете быть ему полезны. В письме скажите, что вы посмотрели сайт, пообщались с менеджерами или клиентами их компании, опишите какие проблемы заметили и как можно их решить с помощью вашего предложения. Только если вы озвучите реальную боль — клиент заинтересуется.
Грамотность. Если вы пишите коммерческое предложение с грамматическими и пунктуационными ошибками — это провал. Не считайте клиента дураком и выставляйте себя в подобном свете. Письмо должно быть написано красивым деловым языком, без ошибок.
Понятность. Не засыпайте клиента профессиональными терминами и умными фразами. Используйте простые предложения, избегайте сложноподчиненных конструкций и длинных перечислений.
Действие. После прочтения письма клиент должен понять, что ему делать дальше. Давайте четкую установку: позвоните нам по телефону, оставьте заявку, нажмите на кнопку, пройдите по ссылке.
Дизайн. Не обязательно письмо должно быть на круто задизайненной странице — оно может быть простым. Выделите важные части шрифтом, поделите текст на небольшие абзацы, отрегулируйте отступы. Не стоит раскрашивать красным и желтым заголовки, а едко зеленым свои контакты — такой «дизайн» вызывает ассоциацию с дешевой рекламой, поэтому письмо будет с брезгливостью закрыто.

Вы ознакомились с нашими рекомендациями, основанными на личном опыте написания и получения коммерческих писем. Надеемся, они будут полезны в работе.

Отметим, что в сервисе «Скорозвон» коммерческие письма Вы можете отправлять прямо из карточки клиента во время звонка.

Тема письма для коммерческого предложения | WEB-технологии

Найти и обезвредить: 7 ошибок коммерческих предложений для email

Нет темы письма

Тема – ключевой момент электронного коммерческого предложения. Почему? Потому что напрямую влияет на то, откроют ваше письмо, чтобы прочитать КП или нет. Нет темы – нет открытия, нет шанса на продажу.

Письмо без темы никак не выделяется среди других в почтовом ящике и не содержит веской причины, по которой его стоит открыть.

#8220 Коммерческое предложение#8221 в теме

По-моему, это частный вариант первой проблемы. Хотите, чтобы ваше коммерческое предложение, как минимум открыли, не пишите эти два слова в теме. Почему? Потому что предложения, которые не содержат выгоды, никому не интересны.

Нет сопроводительного письма

Большая ошибка отправить КП приложенным файлом и не написать никакого текста. Почему это неправильно? Если тема письма – это преодоление первого барьера защиты – рефлекторного удаления или отправку в СПАМ, то сопроводительное письмо заставляет клиента сделать чуть больше – скачать аттач.

Как это сделать? Нужно рассказать проблеме или предложить выгоду. Кратко, не раскрывая всех карт. Подробности клиент узнает из прикрепленного коммерческого предложения. Задача сопроводительного письма «зацепить».

Ключевой момент сопроводительного письма – это действие конверсии. Мы хотим, заставить людей загрузить наш файл. Это значит, что в письме должен быть четкий и однозначный призыв совершить это действие. А лучше все-таки размещать текст КП в теле письма.

Заголовок

Это второй  ударный момент электронного компреда. Его работа начинается после того как ваше письмо открыли. Главная задача заголовка – заинтересовать и заставить прочитать первый абзац. Что не является заголовком:

• Коммерческое предложение
• Название вашей компании
• Уважаемые господа
• Предлагаем вашему вниманию наши услуги
• Спасибо, что открыли наше письмо
• Мы, молодая динамично развивающаяся компания

Плохой первый абзац

Роль его похожа на роль сопроводительного письма, когда коммерческое предложение отправляется приложенным файлом. Первый абзац должен интриговать, рассказывать о проблеме, предлагать выгоды – любым способом затягивать в чтение.

Как делать не надо? Не нужно начинать текст с рассказа о своей компании. Это как минимум слишком самовлюбленно. Ваших адресатов не волнует ни ваша фирма, ни ваши услуги сами по себе. Они им интересны только в качестве инструмента для решения проблем.

Проблемный призыв к действию

В чем его проблема? В трудной выполнимости. Звонок – это гораздо более трудное действие, чем переход по ссылке. На него нужно настроиться, решиться, обдумать, набрать номер… На этапе обдумывания как раз и будет теряться львиная доля клиентов.  Зачем заставлять человека звонить, если он может перейти по ссылке и буквально за пару кликов решить свою проблему?

Визуальное оформление

Об этом забывают и просто не обращают внимание. Читать текст на электронных носителях достаточно трудно, поэтому его нужно правильно оформлять. Перекосов обычно два:

1. Текст никак не оформлен, плохо сверстан, трудно читаем, неряшливо выглядит
2. Текст переоформлен: перебор с цветами, начертаниями шрифтов и пр.

Как правильно составить коммерческое предложение

Оглавление:

От того, как составлено коммерческое предложение, напрямую зависит успех компании. Ведь оно способно привлечь клиентов, а от наличия последних зависит прибыль. Если вы хотите сделать свой бизнес успешным, вам обязательно нужно знать, как правильно составить коммерческое предложение.

Коммерческое предложение не следует путать с обычным прайс-листом или же с описанием товара или услуги. Цель коммерческого предложения — не только предоставить информацию о предлагаемых товарах или услугах, но и убедить потенциального клиента купить товар именно у вас, или воспользоваться именно вашей услугой.

Тема письма

Чаще всего коммерческие предложения рассылают посредством электронной почты. Если потенциальный клиент еще не контактировал с вашей фирмой, то очень велика вероятность, что ваше письмо будет удалено на этапе поступления его в электронный почтовый ящик. Виной всему — неправильно подобранная тема письма. Если вы подберете удачную тему письма, то вероятность прочтения вашего предложения увеличится в разы.

Есть много приемов создания правильных заголовков, осветим некоторые из них.

1. Заголовок-вопрос. Вопрос может быть любым: и абстрактным, и конкретным. Такой заголовок намекает, что ответ кроется в письме. И чтобы узнать ответ, письмо следует прочитать. Например: Почему не растет приток клиентов? .
2. Использование цифр. Цифры — количественный показатель, по которому потенциальный клиент сразу же прикинет, какая выгода его ждет. И если цифры его привлекут, то он непременно прочитает письмо с вашим коммерческим предложением. Например: Увеличение прибыли на 50% за два месяца .
3. Устрашение . Страх, как известно, движущая сила. Разумеется, речь не идет об угрозах потенциальному клиенту. Имеется в виду, например: Без этих знаний вы теряете около 5000 долларов в год .

Суть предложения

Основой любого коммерческого предложения является так называемый оффер , или суть предложения. Запомните раз и навсегда — суть предложения направлена на демонстрацию выгод, которые получит клиент при сотрудничестве с вашей фирмой. И она никогда не должна быть направлена непосредственно на товары и услуги. Грубейшей ошибкой является написание чего-то вроде: Мы рады предложить Вам посетить тренинг по увеличению продаж. . В таком предложении нет выгод, которые получит клиент. Возможно, фирме приходят сотни подобных предложений о посещении тренингов. Все вокруг предлагают — почему клиент должен пойти именно к вам?

Таким образом, нужно всегда обращать внимание на получаемую выгоду, пользу от ваших товаров или услуг. Например так: Мы предлагаем Вам увеличить приток клиентов минимум на 30% благодаря нашему тренингу .

Суть предложения указывать лучше в самом начале предложения.

Убедите в своей неповторимости

После оффера нужно продолжить показывать клиенту, насколько выгодно сотрудничество с вами. Это может быть, например, указание на то, что вашими услугами уже воспользовались крупные клиенты. При этом нужно конкретизировать, какие именно, и почему.

Можно предложить кое-какие бонусы, вроде бесплатной замены техники в случае поломки в течение гарантийного срока, бесплатного техобслуживания. Или, например, предложение подарка.

В этой части можно кратко рассказать о компании. Только без излишнего фанатизма вроде: Мы на рынке уже 50 лет, мы обслужили тысячи клиентов, мы, мы, мы.

Риск не успеть

Один из приемов привлечения клиентов является введение какого-либо ограничения на ваше предложение. Только лишь стоит указать, что предложение действительно только до 30 декабря , как эффективность предложения возрастет. Без этого ограничения ваше предложение с большой вероятностью отложат на потом . А потом и вовсе забудут о нем, даже если оно будет очень выгодное. Ну, разумеется, указанные ограничения должны быть правдой.

Тут же, после такого ограничения, эффективно разместить призыв к действию: Позвоните по телефону. или Оставьте заявку на нашем сайте. . Думается, логичность этого не стоит объяснять.

Типичные ошибки

1. Отсутствие темы письма. Тут даже объяснять ошибку не приходится — итак понятно, что шансы письма быть прочитанным в таком случае стремятся к нулю.
2. Предложение слишком заумное . Имеется в виду использование слишком сложных, длинных, нераспространенных слов. И составление из них длинных, занудных предложений. Это с большой вероятностью вызовет отвращение у читателя.
3. Слишком длинное предложение. Мало кому захочется читать 5 страниц голого текста. Поэтому делайте предложение лаконичным по мере возможности. Одна-две страницы — хорошо.
4. Никакой изюминки. Не надо делать как у всех — это скучно. В коммерческом предложении допустим некий креатив , игра слов, и даже немного шуток. Это же реклама.
5. Голословные утверждения. Имеются в виду лозунги вроде мы лучшие на рынке! . Расскажите, почему вы — хорошая компания. Как уже указывалось выше, можно написать об успешном сотрудничестве с крупными компаниями.
6. Рассылка всем подряд. Особенно неприятно получать предложение, когда в графе кому указаны десятки адресов. Нужен более индивидуальный подход к потенциальным клиентам.
7. Приветствие в начале письма. Использовать его не следует. Во-первых, письмо может прочитать вовсе не Иван Иванович, к которому вы обратились в письме. Во-вторых, это похоже на подхалимство. Может быть, Иван Иванович вообще разозлится, что кто-то незнакомый смеет называть его по имени. Если ваша цель — донести предложение до конкретного лица, то воспользуйтесь конвертом и бумагой, а не электронной почтой. Можете даже написать на конверте: Лично в руки Ивану Ивановичу .
8. Не указаны контактные данные. Всегда помните о них, ведь мало кому захочется рыться в справочнике, чтобы найти телефон вашей фирмы.

Как правильно написать коммерческое письмо

Чем отличается письмо с коммерческим предложением от письма, например, давнему другу? В сущности, только тем, что письмо другу не должно ему ничего продавать. А все остальное: персональное обращение, текст, интересный для адресата, учет потребностей адресата — все это есть, что в коммерческом письме, что в письме к другу. Итак, Ваше письмо должно продавать. Надеемся, что ниже следующие рекомендации помогут Вам понять, как составить и написать работающее письмо с коммерческим предложением.

1. Обращайтесь по имени

Первая строка любого письма — обращение: Здравствуйте, уважаемый Владимир Петрович! .

Только не считайте, что это персонализация. Это персональное обращение. Другое дело, когда Вы строите свое предложение, исходя из потребностей клиента. Например, Вы можете написать: Уважаемый Иван Иванович! У нас в продаже появились дамские бордовые туфли, которые отлично подойдут к бордовому Мерседесу Вашей жены, тому самому, что Вы ей подарили в прошлом месяце . Вот это уже настоящая персонализация.

2. Пишите просто

Когда Вы пишите письмо своему потенциальному потребителю, поставьте себя на его место. Что было бы интересно прочесть Вам? Не пишите абстракций, следите за тем, чтобы порядок Ваших мыслей не был хаотичным.

Чем проще и короче будут Ваши предложения и абзацы, тем они будут понятнее. Читатель Вашего письма не должен продираться сквозь текст. Эффект значительно усилится, если письмо будет простым и доступным для понимания.

3. Пишите, заранее зная ответ Вашего адресата

Травка зеленеет, солнышко блестит, ласточка с весною в сени к нам летит, приходите в гости, попробовать вина, нового, хорошего, отменного вина.

Мы знаем, что Вы сейчас подумали: бред какой-то, к чему это? Когда мы это писали, мы точно знали, что Вы так отреагируете. Таким образом, прежде чем писать текст, необходимо понять, какую реакцию он вызовет у читателя. Как текст будет воспринят адресатом.

4. Короткие предложения — не краткий смысл

И это так.

Идеальный вариант: уместить свое сообщение на один лист. Именно то, что Вы предлагаете, а всю остальную информацию переместить в приложение.

5. Заголовок

‘Вы когда-нибудь видели лысую овцу?’, ‘Пришлите нам доллар и мы излечим Вас от геморроя, или оставайтесь со своим долларом и геморроем’ — наверное, самые знаменитые заголовки, благодаря Огилви. Эти заголовки привлекают, заставляют читателя обратить внимание и непосредственно на текст, а это – самое главное.

Заголовок необходим коммерческому письму так же, как и флагманская мысль.

6. Флагманская мысль,

которую можно рассматривать как заголовок и именно поэтому она должна стоять в самом начале письма, и повторяться несколько раз по тексту. Она должна органично вписываться в весь текст, но и выделяться из него, запоминаться читателю своей ‘рельефностью’. Если у обращения нет флагманской мысли — главной идеи, вокруг которой и строится письмо — то оно будет безрезультатным.

7. Аргументируйте

Почему потребитель должен обратиться именно в Вашу компанию? Чем Ваше предложение отличается от всех остальных? Какие преимущества получит потребитель, воспользовавшись Вашим предложением? Необходимо аргументировать, раскрывать все преимущества Вашего предложения, подтверждая их фактами.

8. Одно предложение — одно письмо

Не надо пытаться сэкономить и втиснуть в одно письмо весь прайс-лист. Это лишь распыляет внимание читателя, тем самым так и не поняв, что же все-таки предлагается, адресат выкинет письмо. А компания выкинет деньги. Как правильно было замечено: ‘Вы никогда не вспомните, сколько Вы сэкономили, если провалится весь проект’.

9. Обратная связь

Предоставьте адресату возможность немедленно обратиться к Вам. Прямо укажите, что ответ на электронное (если оно таковое) письмо попадет в нужные руки, укажите электронные адреса, номера ICQ и телефоны. Разные клиенты могут предпочесть разные способы общения.

Если же Вы отправляете бумажное письмо, то это может быть отсылаемая возвратная форма. В этом случае не забудьте еще и вложить конверт с обратным адресом (и наклеенными марками).

Обратная связь поможет оценить результативность и эффективность коммерческого письма, получить больше информации о потребителе.

10. Предоставьте адресату план

После того как потребитель прочтет Ваше письмо, он должен четко представлять, что дальше делать с этой информацией. К кому обратиться за консультацией? Где приобрести? Как участвовать? Вы должны наметить и обозначить визуально в тексте план, для того чтобы потребитель смог четко действовать, воплощая Ваш план в реальность, то есть принося прибыль компании.

11. Главные слова: бесплатный и только

И у Вас будет Volvo бесплатно, Но только один день, а потом всю жизнь почти бесплатно. Разве Вы не обратите внимания на такую фразу в письме? И потребитель обратит. В письме должны быть слова, которые притягивают к себе, побуждают к действию и ничего материального взамен не требуют.

12. Покажите, в чем состоит выгода

Продавая яйца, важно помнить, что, прежде всего, продается яичница. Продавая яичницу, важно помнить, что, прежде всего, продается сытость. Продавая сытость, важно помнить, что, прежде всего, продается удовлетворение. В удовлетворении и состоит выгода от яиц. А если еще предлагается к каждому десятку купленных яиц одно бесплатно, то выгода еще более заметна.

13. Наглядная форма

Представьте все преимущества, которые получает потребитель, приобретая Ваш товар, в форме таблицы. Подкрепите свой рассказ о продукте его фотографией. Если для того, чтобы воспользоваться Вашим предложением, потребителю потребуется куда-то ехать, не забудьте приложить понятную схему проезда. Это увеличивает Ваши шансы в поиске новых клиентов.

14. Подпись

Если Ваше письмо является бумажным, то, даже если планируется разослать тысячи писем, каждое из них должно быть подписано живой подписью. Естественно, необязательно тратить часы на это занятие, или самому ставить факсимиле, это же можно перепоручить.

В качестве стопперов (объектов, привлекающих внимание) могут использоваться иллюстрации, выделения текста с помощью увеличения шрифта, изменения цвета и вида шрифта и другие способы. Главное – не увлекаться: не используйте больше трёх видов шрифтов, а ещё лучше – не более двух, не используйте очень большие иллюстрации, оттесняющие текст, не применяйте очень тёмные цвета и чётко соблюдайте их сочетание. Если Вам очень хочется написать текст в готическом стиле или староанглийским шрифтом, то напишите, а потом попробуйте прочитать его без запинки — также сложно будет это сделать и Вашему адресату.

Источники: http://kpblog.ru/?p=4489, http://finansovyesovety.ru/kak-pravilno-sostavit-kommercheskoe-predlozhenie/, http://upr.org.ru/ArticlesCommLetter2.htm

Комментариев пока нет!

Вас может заинтересовать

Как составить коммерческое предложение? Образец.

Опубликованный три дня назад пост о коммерческом предложении, присланном мне по email от одной группы копирайтеров, получил такой отклик гостей блога, что действительно, эти дни праздником можно считать. Комментарии размером с пост — разве часто такое бывает? Целый мастер-класс получился. Обязательно почитайте.

Именно поэтому, прежде чем приступить к «сканированию» того письма и попытке сформировать свое видение письма с КП (коммерческим предложением), я хочу поблагодарить всех, кто оставил комментарий к тому посту. Спасибо Вам всем большое!

Отдельно хочу поблагодарить Дмитрия Болховитина и Александра Стадника за их развернутые комментарии (хотя их комментариями сложно назвать, уж такие они большие), а также Николая Clewesi (фамилию не знаю :), а здесь известен, как Depporter) за его идеи.

Наверное будет справедливо, если я скажу спасибо самому автору письма. Вопреки всем законам писательского мастерства (или может просто моей утренней, спросонья, тормознутости) это письмо было дочитано мной до конца, а затем опубликовано в блоге и, в конце концов, принесло столько пользы.

Ну все, все, хватит с благодарностями, давайте уже перейдем к письму.
И еще разок:

Тема: Коммерческое предложение

Тело письма:

Я вас нашел в каталоге сайтов. Хочу завербоваться к вам копирайтером.

Предлагаю более альтернативный вариант – себя, и хочу доказать, что будете только в плюсе.

Пожалуйста, просто обратите внимание на мои цены, портфолио и мою команду вот здесь: **********

Работаем дешевле многих копирайтеров, так же стараемся отличаться высокого качества работ, простым и точным профессионализмом.

Если вы уже имеете сотрудников, не проигнорируйте мое письмо, любой ценой, мы постараемся быть лучше!

Извините за навящивание, но у меня три маленькие дочки растут, денег тут никогда не хватает, я ради них на любые жертвы готов пойти. Будем честны друг перед другом? Вам нужны отличные и выгодные копирайтеры-профессионалы? – Тогда мы сделаем все возможное, чтобы доказать, что лучше нас найти действительно очень сложно, а по цене/качеству, наверное, даже не реально.

1. Тема: Коммерческое предложение. Не самый лучший вариант для темы письма. Уж слишком много различного спама приходит на email с подобными темами, что несомненно влияет на человеческое восприятие к письму, которое возможно из-за такой темы и прочитано то не будет.

Тема письма, это первое звено цепи, тот самый крючок, на который должен попасться владелец email ящика и с учетом того, что письма мы шлем ЦА (целевой аудитории), то темы придуманные героями прошлого поста выглядят более эффективно. В разы, я бы сказал.

Дмитрий предложил тему «30% Экономии на текстах», Александр — «Контент – выгодно и качественно!», Николай — «Создаем контент — быстро, качественно и бюджетно». Перефразировав лозунг одного моего хорошего знакомого, грамотный копирайтер, я получил свой вариант темы: «Живые тексты для Вашего сайта«.

2. Заголовок: Я вас нашел в каталоге сайтов. Хочу завербоваться к вам копирайтером. Сразу к делу. Это конечно хорошо, но совершенно не интересно, да к тому же еще и немного обидно :). Кого «вас»? В каком каталоге?

И это не заголовок даже. Это я так условно письмо разделил. А заголовок попросту отсутствует.

Отсутствие заголовка в теле письма — большая ошибка. С первого же предложения понятно, что письмо было разослано большому количеству пользователей, т.е. спам.

О том, как он получил мой email, можно вообще сообщить в конце письма. Это не самая важная часть.

Куда важнее убедить меня в том, что это письмо адресовано конкретно мне. Это можно сделать тремя способами:

— обратиться ко мне по имени;
— указать в обращении адрес моего блога;
— или, обращаясь ко мне, заведомо решить задачи, которые стоят передо мной.

В силу каких-то обстоятельств, рассылающий это письмо не мог указать моего имени и адреса сайта. Значит ему необходим заголовок, который так или иначе укажет на решение моих проблем в какой-то области.

Они — команда копирайтеров, я — вебмастер, у которого несколько сайтов. Я нуждаюсь в текстах для этих сайтов? Да! Значит надо решить эту, ежедневно стоящую передо мной, задачу.

[ads1]

После некоторых раздумий, исходя из темы и всего вышеописанного, я пришел к такому заголовку: Живой контент, достойный Вашего сайта, по доступным ценам!

3. Все остальное. Мне уже в принципе и разбирать нечего. Все уже сделали за меня Вы, друзья, в комментариях. Но я таки пробегусь по тексту.

«Предлагаю более альтернативный вариант – себя, и хочу доказать, что будете только в плюсе.«. Альтернативный вариант? Альтернатива должна быть предложена чему-то. К тому же, «более альтернативных» вариантов в принципе не бывает. Возможно «более выгодный вариант»? Предложение не согласовано.

Предлагать себя не очень мудро. Предлагать необходимо то, в чем потенциальный клиент нуждается. В данном случае тексты.

После слов «хочу доказать» я ожидал каких-то предложений. Ведь как-то он доказывать собирается. Но на протяжении всего письма никаких предложений в этом плане не поступило.

«Пожалуйста, просто обратите внимание на мои цены, портфолио и мою команду вот здесь: **********«. О, черт! Я думал он предлагает себя, а там их целая команда. Портфолио, кстати сказать, на сайте обнаружено не было :(. А смотреть на команду мне просто не захотелось, таких фото в сети валом.

Я так думаю из всего этого предложения можно выделить фразу, которая будет более эффективна — «Просто обратите внимание на цены». Остальное лишнее.

«Работаем дешевле многих копирайтеров, так же стараемся отличаться высокого качества работ, простым и точным профессионализмом.«. Мне качество нужно. Дешевле — не значит лучше.

Стараемся — какое-то сомнительное слово, явно лишнее. Оно говорит лишь о том, что они стараются, но всегда ли получается? Предложение также не согласовано.

«Если вы уже имеете сотрудников, не проигнорируйте мое письмо, любой ценой, мы постараемся быть лучше!«. И снова, они постараются быть лучше.

Я понимаю, что возможно у автора тяжелое положение, явным это становится в последнем абзаце, но «любой ценой»… Мастера текста никогда не продадут свои работы за копейки. Их работы стоят не дешево и не любую цену.

«Извините за навящивание, но у меня три маленькие дочки растут, денег тут никогда не хватает, я ради них на любые жертвы готов пойти. Будем честны друг перед другом? Вам нужны отличные и выгодные копирайтеры-профессионалы? – Тогда мы сделаем все возможное, чтобы доказать, что лучше нас найти действительно очень сложно, а по цене/качеству, наверное, даже не реально.«. Да, будем честны. Это последний абзац письма. Душещипательный. Но конец письма, должен быть совсем другой. Яркий финал — вот что нужно, а не, простите, сопли.

Последние пару дней текстовый редактор в моем ноутбуке не закрывался совсем. В эти дни я пытался набросать свой вариант письма, учитывая условия, под которые это письмо писалось. Было достаточно тяжело, да и в правильности, в работоспособности этого письма я совсем не уверен. Ну не копирайтер я ;). В общей сложности, на набор этого письма я потратил около 7 часов.

[ads2]

Образец коммерческого предложения на услуги копирайтера

Тема: Живые тексты для Вашего сайта

Тело:

Живой контент, достойный Вашего сайта, по доступным ценам!

Уважаемый, вебмастер!

Вы, как владелец успешного проекта, ежедневно сталкиваетесь с необходимостью публикации свежего, интересного и полезного контента. Мы изучали статьи Вашего сайта и можем констатировать, что с этой задачей Вы успешно справляетесь. Но!

Мы в свою очередь можем предложить Вам абсолютно новый подход к написанию текстов для вашего сайта. Публикуемые статьи будут такими же свежими, такими же интересными и, конечно, полезными + ко всему прочему — они будут живыми!

Почему наши статьи живые?

Это не красивый лозунг. Это констатация фактов. С нашими статьями сайты клиентов оживают. Каждая опубликованная статья на средне посещаемом сайте получает от 20 комментариев пользователей. Взгляните на статистику и отзывы вебмастеров (ссылка на сайт). Вы хотите получать такой отклик посетителей?

Кто мы такие?

Мы — команда молодых, но опытных специалистов в области оптимизированного контента. За нашими плечами сотни тысяч успешно набранных символов, которые приводят на сайты вебмастеров тысячи посетителей.

Почему я должен доверять Вам?

На рынке уникального контента мы работаем более 2-х лет. Понимаю, что одних слов недостаточно, чтобы заработать Ваше доверие. Потому предлагаю ознакомиться со списком постоянных клиентов, размещенном на нашем сайте (сайт). Вы наверняка узнаете большую их часть, ведь это достаточно известные люди рунета!

Вы будете доверять нам!

Чтобы окончательно развеять все сомнения относительно наших текстов, я предлагаю Вам воспользоваться уникальным предложением. В течение этой недели, с 14 по 21 марта наши специалисты напишут для Вас статью на 5000 символов БЕСПЛАТНО!

Вас это ни к чему не обязывает. Просто попробуйте на вкус наши статьи и Вы вернетесь к нам. Вы будете доверять нам!

С Уважением, Хххххх Хххххх.
www.xxxxxxxx.com
E-mail: [email protected]

p.s. Ваш электронный адрес был получен из открытого источника. Второго такого письма Вы не получите.

Вот такое коммерческое предложение получилось у меня. Что скажете? Очень интересно Ваше мнение.

Кстати, как мой вариант, так и варианты Дмитрия Болховитина и Александра Стадника можно использовать в качестве образцов для Ваших будущих коммерческих предложений. Жалко нет 😉

Удачи Вам, друзья, грамотно составленных писем!

Еще по теме email:

Читаем дальше:

Как правильно составить коммерческое предложение — Финансовые советы

От того, как составлено коммерческое предложение, напрямую зависит успех компании. Ведь оно способно привлечь клиентов, а от наличия последних зависит прибыль. Если вы хотите сделать свой бизнес успешным, вам обязательно нужно знать, как правильно составить коммерческое предложение.

Коммерческое предложение не следует путать с обычным прайс-листом или же с описанием товара или услуги. Цель коммерческого предложения — не только предоставить информацию о предлагаемых товарах или услугах, но и убедить потенциального клиента купить товар именно у вас, или воспользоваться именно вашей услугой.

Тема письма

Чаще всего коммерческие предложения рассылают посредством электронной почты. Если потенциальный клиент еще не контактировал с вашей фирмой, то очень велика вероятность, что ваше письмо будет удалено на этапе поступления его в электронный почтовый ящик. Виной всему — неправильно подобранная тема письма. Если вы подберете удачную тему письма, то вероятность прочтения вашего предложения увеличится в разы.

Есть много приемов создания правильных заголовков, осветим некоторые из них.

1. Заголовок-вопрос. Вопрос может быть любым: и абстрактным, и конкретным. Такой заголовок намекает, что ответ кроется в письме. И чтобы узнать ответ, письмо следует прочитать. Например: «Почему не растет приток клиентов?».
2. Использование цифр. Цифры — количественный показатель, по которому потенциальный клиент сразу же прикинет, какая выгода его ждет. И если цифры его привлекут, то он непременно прочитает письмо с вашим коммерческим предложением. Например: «Увеличение прибыли на 50% за два месяца».
3. «Устрашение». Страх, как известно, движущая сила. Разумеется, речь не идет об угрозах потенциальному клиенту. Имеется в виду, например: «Без этих знаний вы теряете около 5000 долларов в год».

Суть предложения

Основой любого коммерческого предложения является так называемый «оффер», или суть предложения. Запомните раз и навсегда — суть предложения направлена на демонстрацию выгод, которые получит клиент при сотрудничестве с вашей фирмой. И она никогда не должна быть направлена непосредственно на товары и услуги. Грубейшей ошибкой является написание чего-то вроде: «Мы рады предложить Вам посетить тренинг по увеличению продаж…». В таком предложении нет выгод, которые получит клиент. Возможно, фирме приходят сотни подобных предложений о посещении тренингов. Все вокруг предлагают — почему клиент должен пойти именно к вам?

Таким образом, нужно всегда обращать внимание на получаемую выгоду, пользу от ваших товаров или услуг. Например так: «Мы предлагаем Вам увеличить приток клиентов минимум на 30% благодаря нашему тренингу».

Суть предложения указывать лучше в самом начале предложения.

Убедите в своей неповторимости

После оффера нужно продолжить показывать клиенту, насколько выгодно сотрудничество с вами. Это может быть, например, указание на то, что вашими услугами уже воспользовались крупные клиенты. При этом нужно конкретизировать, какие именно, и почему.

Можно предложить кое-какие бонусы, вроде бесплатной замены техники в случае поломки в течение гарантийного срока, бесплатного техобслуживания. Или, например, предложение подарка.

В этой части можно кратко рассказать о компании. Только без излишнего фанатизма вроде: «Мы на рынке уже 50 лет, мы обслужили тысячи клиентов, мы, мы, мы…»

Риск не успеть

Один из приемов привлечения клиентов является введение какого-либо ограничения на ваше предложение. Только лишь стоит указать, что «предложение действительно только до 30 декабря», как эффективность предложения возрастет. Без этого ограничения ваше предложение с большой вероятностью отложат «на потом». А потом и вовсе забудут о нем, даже если оно будет очень выгодное. Ну, разумеется, указанные ограничения должны быть правдой.

Тут же, после такого ограничения, эффективно разместить призыв к действию: «Позвоните по телефону…» или «Оставьте заявку на нашем сайте….». Думается, логичность этого не стоит объяснять.

Типичные ошибки

Мы расскажем вам о том, как не нужно писать коммерческое предложение.

1. Отсутствие темы письма. Тут даже объяснять ошибку не приходится — итак понятно, что шансы письма быть прочитанным в таком случае стремятся к нулю.
2. Предложение слишком «заумное». Имеется в виду использование слишком сложных, длинных, нераспространенных слов. И составление из них длинных, занудных предложений. Это с большой вероятностью вызовет отвращение у читателя.
3. Слишком длинное предложение. Мало кому захочется читать 5 страниц голого текста. Поэтому делайте предложение лаконичным по мере возможности. Одна-две страницы — хорошо.
4. Никакой изюминки. Не надо делать «как у всех» — это скучно. В коммерческом предложении допустим некий «креатив», игра слов, и даже немного шуток. Это же реклама.
5. Голословные утверждения. Имеются в виду лозунги вроде «мы лучшие на рынке!». Расскажите, почему вы — хорошая компания. Как уже указывалось выше, можно написать об успешном сотрудничестве с крупными компаниями.
6. Рассылка всем подряд. Особенно неприятно получать предложение, когда в графе «кому» указаны десятки адресов. Нужен более индивидуальный подход к потенциальным клиентам.
7. Приветствие в начале письма. Использовать его не следует. Во-первых, письмо может прочитать вовсе не Иван Иванович, к которому вы обратились в письме. Во-вторых, это похоже на подхалимство. Может быть, Иван Иванович вообще разозлится, что кто-то незнакомый смеет называть его по имени. Если ваша цель — донести предложение до конкретного лица, то воспользуйтесь конвертом и бумагой, а не электронной почтой. Можете даже написать на конверте: «Лично в руки Ивану Ивановичу».
8. Не указаны контактные данные. Всегда помните о них, ведь мало кому захочется рыться в справочнике, чтобы найти телефон вашей фирмы.

Видео

Видеоматериалы содержат полезную информацию по теме статьи.

Как написать эффективное коммерческое предложение

В этой статье речь пойдет о «холодных» коммерческих предложениях, т.е. о тех, которые рассылают неподготовленным потенциальным клиентам. Получатель не ждет письма и может посчитать его спамом. Возможно, он ничего не знает о компании, отправившей предложение, либо пока не заинтересован в ее услугах или товарах. Наша задача – сделать так, чтобы получатель не отправил письмо в папку «Спам», а открыл его, прочитал и дал ответ, в идеале положительный. И я не буду говорить, что добиться этого легко. Потому что это не так.

Тем не менее, повысить шансы на успех можно. Для этого нам нужен цепляющий, но не напоминающий спам заголовок, хороший оффер (конкретное предложение, услуга или товар), востребованный среди целевой аудитории, а также текст, который получатель не только прочтет, но и правильно поймет. Итак, как написать коммерческое предложение?

Подбираем заголовок и тему письма

Сначала разберемся с темой. По сути, от нее напрямую зависит, откроют письмо или нет. Если тема будет плохо подобрана, неважно, насколько крутым окажется само коммерческое предложение – его не прочитают.

Чего нужно избегать при подборе темы письма:

• Признаков спама. Все фразы типа «ШОК!!!», «Срочно, только сегодня!», «Это лучшее предложение для вас» – мимо. Хотите еще примеров? Загляните в папку «Спам» и выберите темы тех писем, которые вы бы удалили, не читая.
• Непонятных, общих, безликих фраз. «Вы будете удивлены», «Интересный факт», «Коммерческое предложение», «Предлагаем сотрудничество» – плохой выбор.
• Обмана. Если в теме написано одно, а в письме другое, получатель будет разочарован или даже рассержен.

Как повысить шанс на то, что потенциальный клиент откроет письмо:

• Указать ограничение «по географическому признаку». Например: «Уборка офисов в Химках по цене от 2000 р.».
• Установить ограничение по времени. «Распродажа итальянской офисной мебели, только до 30 февраля».
• Добавить название компании получателя. «Индивидуальное предложение по уборке офисов для Koshkin Dom».

В заголовке коммерческого предложения можно четко и коротко обозначить выгоду сотрудничества с компанией – это сработает лучше, чем стандартное «Предлагаем сотрудничество». Пример: «Увеличим вашу прибыль вдвое». Если заголовок заинтересует потенциального клиента, выше шанс, что он прочтет текст предложения.

Пишем вступление

Часто первый абзац текста – самый важный. Его цель – увлечь человека, убедить его прочитать коммерческое предложение до конца.

О чем стоит сказать во вступлении? О проблеме клиента и о том, как компания может ее решить. Обычно «холодные» коммерческие предложения рассылаются массово, поэтому во вступлении можно рассказать об общей проблеме потенциальных клиентов или сразу предложить решение. Идеально, если коммерческие предложения готовятся отдельно для каждого адресата. В этом случае есть возможность изучить компанию получателя перед отправкой письма, выяснить, с какими трудностями сталкивается потенциальный клиент, а затем предложить индивидуальное решение именно его проблемы.

Если у компании, которая рассылает коммерческие предложения, есть успешный опыт работы с клиентами, об этом тоже можно упомянуть во вступлении. Но не «Мы работали с фирмой X и Y», а «Нашими услугами уже воспользовались более 50 компаний. Х мы помогли увеличить прибыль на 53%. В результате нашего сотрудничества возврат товаров в интернет-магазин Y снизился на 10%». И дальше говорим, что мы можем добиться тех же результатов для получателя предложения.

Рассказываем о товаре или услуге

Не нужно писать, что ваше предложение уникально – так пишут все. Лучше показать и объяснить, почему оно уникально и чем оно лучше других.

При этом не стоит акцентировать внимание на свойствах товара или на особенностях услуги. Вместо этого стоит рассказать о выгоде покупателя. Зачастую клиенты заказывают не товар или услугу, а решение своей проблемы. Технические тонкости их могут вообще не интересовать – они хотят знать, что именно получат при заказе.

Хуже всего, когда половина коммерческого предложения звучит для потенциального клиента как «бла-бла-бла». Поясню на примере: представьте, что вы – владелец интернет-магазина модной одежды и обуви. Вы отлично разбираетесь в трендах и коммерции, у вас хороший вкус. Но есть проблема: несмотря на таблицы размеров, опубликованные на вашем сайте, клиенты часто заказывают слишком большую или слишком маленькую одежду и обувь, а после получения заказа возвращают покупку в магазин. И вот в один чудесный день вы получаете письмо, в котором вам предлагают решить эту проблему с помощью какой-то хитрой программы, благодаря которой покупатели будут ошибаться намного реже (да-да, и в мобильной версии сайта она тоже будет работать). Но при этом письмо наполовину состоит из терминологии и чудовищно сложных объяснений, по какому принципу работает программа, как она сделана и пр. Вы читаете все это и не можете понять, о чем речь и как именно (вот просто, на пальцах) программа поможет вашим покупателям. Даже если предложение вас заинтересовало поначалу, минут через 10 вы вспомните, что у вас масса дел и просто нет времени разбираться в этой писанине. Вы выкидываете письмо в корзину и оставляете все как есть. Занавес.

Еще раз повторю: акцент должен быть на выгодах покупателя, а не на преимуществах товара или услуги. Хороший прием: представьте себе человека, для которого вы пишете коммерческое предложение. Вспомните о его проблемах и желаниях. А потом вслух расскажите о том, что вы предлагаете и зачем это нужно. И переносите в текстовый редактор. Можете даже записать свою вдохновенную речь на диктофон, чтобы легче было писать.

Если у компании есть специальные предложения, которые могут понравиться потенциальному клиенту, об этом непременно стоит рассказать. Например: «Заключите с нами договор на 6 месяцев, и мы организуем первую поставку за свой счет».

Общие правила

Первое. Больше конкретики. Не «Выполним ваш заказ в короткие сроки», а «Изготовим комплекты мебели для 10 рабочих мест за 3 дня». Можно приложить варианты расчетов стоимости, добавить пару примеров работ.

Второе. Меньше объема. Идеально, если коммерческое предложение уместится на 1-2 страницах плюс приложения (фотографии с примерами работ, графики и пр.) Если получатель увидеть огромный текст, вряд ли он станет его изучать.

Третье. Говорите о клиенте. Часто люди, которые заказывают текст у авторов, просят рассказать о том, какая у них чудесная компания. Не лучший подход. Потенциальному клиенту неинтересно читать о другой компании, он хочет читать о себе. Используйте вы-подход: не «Мы организуем быструю доставку», а «Вы получите заказ через два дня после оформления заявки». Если и рассказывать о компании, то только в контексте «что мы можем сделать для вас».

Четвертое. Никаких штампов и пафоса. «Наша компания с глубочайшим уважением и радостью желает презентовать свой новый продукт такому уважаемому клиенту как вы» – такие фразы засоряют текст, не несут никакой полезной информации и нередко откровенно бесят. Не тратьте время читателя попусту, пишите коротко, ясно и по делу.

Пятое. Больше тактичности. Особенно когда речь заходит о проблемах потенциального клиента. Самонадеянные фразы «Мы знаем, что ваша прибыль не так высока, как могла бы быть, и вы не в состоянии это исправить» или «Наше предложение лучшее на рынке и для вас будет хорошим решением выбрать его» скорее отталкивают, чем настраивают на сотрудничество. Не нужно навязывать получателю коммерческого предложения свое мнение.

Тестируем

Сначала на себе. Хороший вариант – отдохнуть от текста несколько часов и постараться взглянуть на него с точки зрения читателя. Нет ли пустых предложений, раздражающих фраз, неясных моментов? Если бы вы были получателем, могло бы коммерческое предложение заинтересовать вас?

Потом, в идеале, можно протестировать на 1-2 сторонних людях. Все ли понятно в коммерческом предложении? Привлекает ли тема и заголовок, вызывают ли они желание прочитать текст? Ясны ли преимущества предложения?

В последнюю очередь проводится тест на потенциальных клиентах. В частности, если большинство получателей даже не открыли письмо, стоит изменить тему. Хорошо, если удается получить обратную связь от клиентов, которые отказались от предложения – они могут объяснить, что именно их не устроило. Иногда при тестировании приходится вносить правки 2-3 раза, а то и больше, но зато в итоге можно получить действительно эффективное коммерческое предложение.

Чек-лист

• Заголовок и тема «цепляют».
• Вступление вызывает желание читать текст дальше.
• Читателю ясно, что именно вы предлагаете.
• В тексте нет сложных терминов и фраз, которые представитель целевой аудитории может не понять, либо к ним добавлено пояснение.
• Акцент на выгоде клиента, а не на достоинствах компании.
• В тексте нет общих фраз, только конкретика.
• Нет навязывания своего мнения, грубых попыток манипулировать.
• Текст достаточно короткий, чтобы его можно было изучить за 5-7 минут.

Как написать письмо с предложением (с шаблоном и примером)

Эта статья была одобрена карьерным тренером Indeed.

---

То, как вы общаетесь в бизнес-среде, напрямую влияет на восприятие вас и ваших идей. Письмо с предложением — это письменная форма общения, которая может существенно повлиять на вашу карьеру. При составлении письма-предложения ваши идеи должны быть ясными, информативными и убедительными.

Из этой статьи вы узнаете, как написать убедительное письмо с предложением и правильно его структурировать.

Связано: 5 шагов для отличного делового письма

Что такое письмо-предложение?

Письмо с предложением — это профессиональный документ, который знакомит с вашими бизнес-идеями важного получателя, ответственного за принятие решений. Письмо с предложением может предложить идею, чтобы попытаться убедить получателя прочитать полный документ с подтверждающей информацией, или это может быть само предложение.

Когда вы используете письма с предложениями?

Письма с предложениями можно использовать для различных целей, включая проекты малого бизнеса, такие как запрос ссуды или предложение нового маркетингового плана вашему руководителю.Письма с предложениями также могут быть отправлены в качестве краткого предшественника более крупного и подробного бизнес-предложения, такого как правительственный грант на исследовательский проект.

Почему так важны письма с предложениями?

Письма с предложениями важны, потому что они обычно являются первым впечатлением, которое получатель производит о вас и вашем бизнесе. Четкое и влиятельное письмо увеличит вероятность того, что ваша аудитория поддержит ваше предложение и продвинется вперед.

Как написать письмо с предложением

То, что вы включите в письмо с предложением, будет зависеть от проекта.Вот некоторые общие детали, которые вы должны учитывать при составлении письма с предложением:

1. Представьтесь и предоставьте справочную информацию.
2. Укажите цель предложения.
3. Определите свои цели и задачи.
4. Выделите то, что вас отличает.
5. Кратко обсудите бюджет и способы использования средств.
6. Завершите призывом к действию и запросите ответ.
7. Закройте письмо и укажите контактные данные.

1. Представьтесь и предоставьте справочную информацию

Цель представления вашего предложения — заинтересовать читателя. Этот абзац должен включать основную информацию о вашей компании и обзор темы, чтобы было понятно, что получатель будет читать. Если вы продолжаете встречу, кратко упомяните встречу во вступительных словах для контекста. Если у вашей компании уже есть отношения с получателем вашего письма, также укажите это.

2. Укажите цель предложения

Ваша цель предложения — это то, что вы намереваетесь выполнить, или какая проблема существует, которую вы собираетесь исправить. Предложение о деловом соглашении будет содержать четкие детали и основные условия договоренности, в то время как предложение по изменению дизайна веб-сайта компании будет обсуждать ваше понимание их текущих проблем с веб-сайтом.

3. Определите свои цели и задачи

Опишите долгосрочные результаты, которых вы планируете достичь, и цели, которые вы поставите для их достижения.Будьте предельно ясны и, если возможно, укажите конкретные цифры. Например, вместо «Мы значительно повысим нашу продуктивность с помощью этого кредита» вы можете написать: «Мы увеличим нашу продуктивность на 40% в течение следующего года с помощью запрашиваемой суммы кредита. Мы повысим нашу продуктивность с помощью добавление двух новых машин и четырех дополнительных сотрудников «.

4. Выделите то, что вас отличает

Если ваше предложение является ответом на проблему компании, демонстрация ваших ценных активов может помочь вам выделиться.Укажите некоторые из ваших особых навыков, связанных с проектом, и причины, по которым вы лучше всего подходите для этой работы. Это может включать в себя опыт решения аналогичной проблемы или описание уникального процесса, который дает отличные результаты. Если ваше предложение касается коммерческого предприятия, выделите несколько факторов, которые отличают ваши идеи от других. Выделяя свои ключевые отличия, вы можете использовать маркеры, чтобы перечислить свои функции, чтобы их было легче читать.

5. Кратко обсудите бюджет и способы использования средств

Стоимость является основным фактором для лиц, принимающих решения.В зависимости от причины, по которой вы написали письмо с предложением, вам может потребоваться указать подробную информацию о том, как вы будете использовать заем или во сколько ваш проект будет стоить инвесторам. Возможно, вам не нужно будет включать полный отчет о расходах, но предоставление общего представления о бюджете позволит инвесторам лучше взглянуть на проект.

6. Закончите с призывом к действию и запросите продолжение.

Призыв к действию — это просьба к получателю предпринять дополнительные шаги, которая побуждает его двигаться вперед.Это может увеличить шансы, что они ответят. Это может быть просто ответ на ваше предложение, если они захотят выступить дальше.

Кроме того, в том числе ваше намерение следить за ними, дает понять, что вы серьезно относитесь к своему предложению. Сообщите им, в какой день вы снова с ними свяжетесь, чтобы они могли ожидать вашего звонка или электронного письма.

Связано: Написание дополнительного электронного письма

7. Закройте письмо и укажите контактную информацию

Поблагодарите получателя за рассмотрение вашего предложения и просите его связаться с вами, если у него возникнут какие-либо вопросы.Завершите письмо профессиональным заключением, например «С уважением» или «С уважением», за которым следует запятая. Введите свое имя несколькими строками ниже, затем подпишите свое имя над введенным именем.

Шаблон письма с предложением

Вот шаблон, который вы можете использовать в качестве общего ориентира, чтобы убедиться, что вы включите всю важную информацию в свое следующее письмо с предложением:

[Ваше имя]
[Компания, если применимо]
[ Ваш адрес]

[Дата]

[Имя получателя]
[Компания получателя]
[Почтовый адрес получателя]

[Приветствие]

[Это первое предложение должно включать ваше имя и вашу компанию.Упомяните любые предыдущие встречи по данной теме или любую предыдущую историю компании. Кратко опишите суть вашего предложения.]

[Во втором абзаце укажите цель вашего предложения. Включите конкретную информацию, чтобы прояснить это.]

[В третьем абзаце укажите конкретные цели, которые вы намереваетесь достичь, и задачи, которые вы поставили для достижения этих целей.]

[В четвертом абзаце дайте обзор что делает вашу миссию уникальной.В следующих предложениях подкрепите свои утверждения конкретными примерами из предыдущего опыта и успехов. По возможности используйте числа для количественной оценки вашего успеха.]

[В пятом абзаце кратко обсудите, как вы распределите свой заем или грант, или дайте обзор стоимости проекта инвесторам.]

[В шестом абзаце, призовите получателя к действию, чтобы убедить его действовать в соответствии с вашим предложением. Укажите, когда и как вы последуете за ними.]

[В первом предложении вашего заключительного абзаца выразите благодарность и поблагодарите получателя за время, потраченное на рассмотрение вашего предложения.Включите свою контактную информацию и дайте им знать, что вы готовы ответить на любые вопросы.]

[Подпись]

[Подпись]

Связано: 8 Рекомендации по этикету деловой электронной почты

Пример письма с предложением

Вот пример письма-предложения для бизнес-плана:

Сара Джонсон
Pro Design LLC
555 Silver Lane
Raleigh, NC 27513

5 декабря 2019 г. Garrett Williams
Marketing Masters
1443 East Drive
Raleigh, NC 27514

Уважаемый господинWilliams,

Наша команда в Pro Design с удовольствием обсудила с вами возможность поработать с вами над разработкой нового веб-сайта для вашей компании. Мы начали работу над этим проектом на прошлой неделе после получения первого письма по электронной почте и отправляем на ваше рассмотрение предлагаемый план действий.

12 декабря мы обсудили ваши растущие опасения по поводу дизайна вашего веб-сайта. Сложная навигация и отсутствие мобильной совместимости постепенно влияли на привлечение клиентов.Сделав интерфейс более привлекательным, удобным для пользователя и совместимым как с Android, так и с IOS, мы можем увеличить количество времени, которое потенциальные клиенты проводят на вашем веб-сайте, что приведет к увеличению количества потенциальных клиентов и клиентуры.

Согласно цели, которую вы озвучили на встрече, наша цель будет заключаться в увеличении вашей клиентуры на 30% и увеличении количества потенциальных клиентов на 40% в течение следующего года. Эта цель будет достигнута посредством следующих шагов:

1. Изучение вашей идеальной клиентуры для определения бренда вашей компании

2.Работа с вашей командой по маркетингу для разработки согласованного обмена сообщениями для вашего идеального клиента

3. Восстановление веб-сайта с нуля с использованием наиболее удобных для пользователя функций

4. Создание безупречного мобильного дизайна, привлекающего мобильных потребителей в

5. Полная интеграция вашего бренда и обмена сообщениями с новым интерфейсом

Наша компания завершила аналогичный проект для отеля в Атланте восемь месяцев назад.Наш дизайн продержал пользователей на их веб-сайтах на 150% дольше и привел к увеличению продаж на 40% в течение шести месяцев.

Для проекта такого калибра мы оцениваем бюджет примерно от 12 000 до 15 000 долларов. Мы можем обсудить план более подробно, если вы решите продолжить, и можем скорректировать бюджет в соответствии с вашими конкретными потребностями и нашими рекомендациями.

Если вы хотите продвинуться вперед с нашим предложением, пришлите мне электронное письмо, чтобы мы могли сразу же начать обсуждение и планирование следующих шагов.Я свяжусь с вами по электронной почте в следующий четверг, 12 декабря.

Спасибо за просмотр нашего предложения. Если у вас есть дополнительные вопросы, со мной можно связаться по электронной почте [email protected] или по телефону 919-222-3333.

С уважением,

Сара Джонсон

Как написать письмо с предложением (с примерами)

Написание письма с предложением может показаться простым. Вам нужно представиться, написать несколько деталей о проекте и указать цену на свои услуги, верно?

Если вы воспользуетесь подходом, аналогичным только что описанному, вы, вероятно, потеряете продажи и клиентов.Когда дело доходит до написания предложений, большинство продавцов допускают несколько ошибок, убивающих конверсию. И простая реальность такова, что большинство из них можно исправить быстро и легко.

В этой статье мы покажем вам, как написать привлекательное письмо с предложением. Мы дадим вам проверенную структуру, дадим несколько легко реализуемых советов по повышению ваших шансов на успех и покажем вам практический пример письма, которое можно использовать сегодня.

Что такое письмо-предложение?

Чаще всего «письмо с предложением» (термин, имеющий несколько совпадающих значений) — это документ, который действует как полное предложение для небольших проектов, где подробное предложение с оглавлением и подробными деталями проекта , не требуется.

В качестве альтернативы письмо с предложением отправляется либо в качестве предшественника всеобъемлющего и более подробного делового предложения, либо включается как часть фактического предложения, используемого в качестве сопроводительного письма для привлечения потенциальных клиентов.

Первому определению и будет посвящена данная статья. Письма с предложениями — это более короткие сокращенные формы полных предложений. Тем не менее, они имеют аналогичную, хотя и более лаконичную структуру.

Следует отметить еще один момент. Иногда термины «предложение» и «письмо с предложением» используются как синонимы.В таких случаях «письмо с предложением» должно быть полным предложением, и вам следует соответствующим образом структурировать и написать свой документ.

Как написать письмо-предложение?

Вы всегда должны следовать любым конкретным инструкциям получателя, особенно если вы отвечаете на RFP (запрос предложений). Вообще говоря, вы можете использовать следующую структуру при составлении письма с предложением:

Введение и предыстория

Задайте контекст для письма, предоставив небольшую справочную информацию в первом абзаце.Если вы уже общались с получателем, укажите это во вступительных словах. Возможно, вы обсудили проблему потенциального клиента и согласились с приблизительным набором целей. Сделайте ссылку на этот разговор и вкратце повторите (в нескольких предложениях или около того), почему вы подходите для решения проблемы.

Постановка проблемы

Вы можете включить это как часть раздела выше, или вы можете посвятить ему несколько абзацев, в зависимости от степени проблемы.

Цели и задачи

При описании целей и задач лучше всего быть как можно более конкретным. Цели должны быть изложены в виде списка, желательно с приложенными рисунками. Лучше сказать что-то вроде: «Мы повысим производительность на 30% за три месяца», чем «Мы значительно повысим производительность». Вы также можете предоставить подробную информацию о методах, которые вы будете использовать для достижения этих целей.

Оценка

Как клиенты узнают о прогрессе? Вы будете отправлять ежемесячный отчет? Будет ли у них доступ к панели инструментов аналитики в реальном времени? Кто будет основным контактным лицом? Какие показатели вы будете использовать для измерения успеха? Нарисуйте четкую картину того, как вы убедитесь, что получатели знают, что проект продвигается в правильном направлении.

Бюджет

Обычно не рекомендуется давать полную разбивку расходов в сопроводительном письме, но вы должны дать представление о бюджете. Стоимость проекта является важным фактором в процессе принятия решений, поэтому важно включить эту информацию.

Контактная информация

Указание полного набора контактных данных в конце письма, включая номер телефона и адрес электронной почты, может быть невероятно полезным, если клиенты хотят позвонить или написать вам напрямую.

Пример письма с предложением

Приведенный ниже шаблон предложения создан для того, чтобы показать вам, как может выглядеть типовое деловое письмо с предложением. В зависимости от вашего понимания потенциального клиента, вы можете сделать его длиннее или короче или добавить больше деталей в определенные разделы.

Письмо должно иметь традиционный формат и включать в себя имена и адреса как вас, так и вашего получателя на бланке.

Уважаемый господин / госпожа,

Было приятно поговорить с вами в пятницу о проблемах, с которыми вы сталкиваетесь в отношении набора и обучения персонала.Вы описали свое желание улучшить практику приема на работу и внедрить проверенные методы адаптации персонала, ориентированные на результат.

В Generic Recruitment Company мы обладаем более чем двадцатилетним опытом оказания услуг по подбору персонала таким предприятиям, как то, которое вы представляете. Наша команда имеет конкретный опыт в вашей конкретной области, работая с компаниями A и B.

В этом письме я хотел бы вкратце описать, как Generic Recruitment Company предоставит комплексное решение вашей проблемы, и цели мы бы достигли.

Цели

O Наша общая цель будет заключаться в сокращении общего объема ресурсов — рабочего времени персонала и общих расходов — затрачиваемых на набор персонала на XX% при сохранении текущих результатов. Мы повысим производительность нового персонала в течение первых XX месяцев работы на XX% за счет улучшения процессов обучения персонала.

Для достижения этой цели мы должны выполнить ряд промежуточных задач:

1. Обзор текущей практики найма и обучения.
2. Создание инфраструктуры тестирования и постановка жизнеспособных KPI.
3. Период тестирования и внедрения для выявления возможных положительных изменений.
4. Долгосрочный анализ и оптимизация новых процессов в течение нескольких месяцев.

Оценка и отчетность

Вы будете получать ежемесячный отчет, который будет охватывать все важные KPI. Вашим основным контактным лицом будет руководитель группы.Каждый квартал вас будут приглашать на презентацию, объясняющую результаты тестирования, положительные изменения и общий прогресс в достижении целей проекта.

Бюджет

Как обсуждалось ранее, приблизительная стоимость проекта составляет 10 000 долларов, выплачиваемых ежеквартально в течение 12 месяцев. Этот план выплат, конечно, гибкий и открытый для обсуждения.

Если вы хотите продолжить проект, не стесняйтесь обращаться ко мне.Я указал свои контактные данные ниже. Если вы готовы сразу приступить к работе, просто подпишите ниже.

С уважением,
X

Рассматривали ли вы предложение программного обеспечения?

Один из самых простых способов упростить рабочий процесс создания предложения, независимо от того, являетесь ли вы малым или крупным предприятием, — это использовать такое программное обеспечение, как PandaDoc.

Вы можете не только работать с шаблоном, основанным на описанной выше структуре, но также можете воспользоваться преимуществами инструментов совместной работы, функций автоматизации и элементов предложения с возможностью перетаскивания, таких как электронные подписи и варианты оплаты.

Если вы хотите провести тест-драйв PandaDoc и точно посмотреть, что он может сделать с вашими письмами с предложениями, вы можете подписаться на бесплатную 14-дневную пробную версию.

Связанные вопросы

Отказ от ответственности

Стороны, кроме PandaDoc, могут предоставлять продукты, услуги, рекомендации или мнения на сайте PandaDoc («Сторонние материалы»). PandaDoc не несет ответственности за изучение или оценку таких Сторонних материалов и не предоставляет никаких гарантий в отношении Сторонних материалов.Ссылки на такие Сторонние материалы предназначены для вашего удобства и не означают одобрения таких Сторонних материалов.

Как написать эффективное деловое предложение / письмо | Малый бизнес

Автор: Ван Томпсон Обновлено 8 марта 2019 г.

Хорошее общение в бизнесе может иметь огромное значение для вашего восприятия. Независимо от того, пишете ли вы официальное предложение в форме письма или просто деловое письмо, правильное форматирование и четкое и лаконичное объяснение ваших идей гарантирует, что ваша аудитория поймет ваши идеи и увеличит вероятность их положительного восприятия.

Форматирование письма

Правильное форматирование письма. Напишите на фирменном бланке свое имя, адрес и другую контактную информацию по центру вверху. Если у вас нет фирменного бланка, введите свое имя и адрес в правом верхнем углу письма. Имя и адрес получателя должны быть на две строки ниже вашего адреса и в левом углу. Разместите дату по центру под адресом получателя или справа в строке под адресом получателя.

Затем поместите строку «Re:» слева под датой.Эта строка должна содержать четкую, сжатую информацию о теме письма. Например, если вы обсуждаете предложение, напишите что-нибудь вроде: «Re: предложение о расширении партнерства».

Обратитесь к получателю

Начните свое письмо с официального приветствия, используя надлежащее название получателя. Подходящие титулы включают «мистер», «мисс» и «доктор». Не обращайтесь к женщине как «миссис» или «мисс», если она явно не сказала вам об этом. После приветствия следует поставить двоеточие, чтобы ваше приветствие выглядело так: «Уважаемый доктор.Смит: «

Предоставьте справочную информацию

Предоставьте любую справочную информацию в первом абзаце. Например, если вы следите за встречей, кратко обсудите тему встречи. Если вы отправляете предложение, дайте краткое изложение предложения в первом абзаце. Это может помочь вашей аудитории понять сложные предложения

Укажите вашу цель

Четко и лаконично укажите цель вашего письма и требуемые вами следующие действия.При написании предложения укажите четкие детали, не добавляющие посторонней информации. Например, предложение о деловом соглашении должно содержать основные условия предложения. Вы также должны включить в свое предложение любую соответствующую статистику или факты. Предложения сильнее и убедительнее, когда они основаны на исследованиях или реальном опыте.

Запросить дополнительную информацию у получателя

Если вы просите получателя о конкретных действиях, например о возмещении или продлении крайнего срока, укажите это в последнем абзаце.Если предложение приносит получателю какие-либо потенциальные выгоды, обязательно укажите это. Человек, запрашивающий возмещение от компании, может подчеркнуть, что это возмещение побудит ее покровительствовать компании в будущем.

Закройте письмо.

Закройте письмо, поблагодарив человека за внимание и посоветуя ему связаться с вами, если у него возникнут какие-либо вопросы. Письмо должно заканчиваться прощальным словом, например «С уважением» или «Искренне Ваш», за которым следует запятая. Введите свое имя в несколько строк под прощальным словом и подпишите свое имя над напечатанным именем.

Приложите документацию

Включите в свое письмо любую сопроводительную документацию. Обозначьте эти вложения, напечатав «вложения:» слева под своей подписью. Перечислите вложения после этого слова. Проверьте свое письмо на предмет опечаток, орфографических и грамматических ошибок.

Как написать привлекательное сопроводительное письмо к деловому предложению

В то время как большинство людей прикладывают много усилий для составления своего делового предложения, часто на сопроводительное письмо тратится всего несколько минут, что часто называют досадной формальностью.К сожалению, люди, которые упускают из виду важность сопроводительного письма делового предложения, по сути упускают прекрасную возможность установить немедленную связь с потенциальным клиентом, с которым они общаются.

Сопроводительное письмо — это крючок вашего делового предложения

Поскольку коммерческое предложение (запрошенное или незапрашиваемое) в основном предназначено для продажи услуги / продукта или, по крайней мере, для подготовки к продаже, ваше сопроводительное письмо должно быть составлено специально для того, чтобы заинтересовать покупателя решением. вы предлагаете им (свой продукт и / или услугу).

Это то, что должно дать ваше сопроводительное письмо:

1. Как минимум, вы хотите, чтобы это вызвало достаточно любопытства, чтобы читатель захотел прочитать ваше резюме и полное бизнес-предложение. Таким образом, у вашего бизнеса будет достаточно времени, чтобы донести до вашего потенциального клиента и убедить его, почему у вас есть лучшее решение для его работы / проблемы и что им следует вести дела с вашей компанией.

Следует отметить, что создание сопроводительного письма (и бизнес-предложения) в виде текстового документа быстро устаревает.Если вы действительно хотите произвести впечатление на потенциального клиента и выделить свою компанию, создайте цифровое мультимедийное бизнес-предложение с помощью программного обеспечения ClientPoint и сделайте сопроводительное письмо персонализированным видео от высшего руководителя вашей компании, предпочтительно от генерального директора или Президент.

2. Вы просто не можете сбрасывать со счетов тот факт, что зачастую только ваше сопроводительное письмо читается, прежде чем предложение будет отброшено. Таким образом, помимо прикола, ваше сопроводительное письмо также должно содержать краткое изложение информации, изложенной в вашем основном деловом предложении.

Однако помните, что при составлении сопроводительного письма вы должны проявлять бережливость в своих словах. Оно должно быть кратким, по существу и очень убедительным. Вы не хотите утомлять читателя.

Чтобы произвести впечатление на читателя, а не утомлять его, мы рекомендуем вам создать цифровое мультимедийное бизнес-предложение и использовать короткое 1-2-минутное персонализированное видео вместо сопроводительного письма. С программным обеспечением ClientPoint можно быстро и легко добавить персонализированное видео к вашему цифровому бизнес-предложению.

Деловое сопроводительное письмо Mindset

Прежде чем приступить к написанию сопроводительного письма для своего делового предложения (или созданию вводного видеоролика с сопроводительным письмом), настройтесь правильно. Спросите себя, что бы вы сказали читателю / получателю вашего делового предложения, если бы у вас было всего 1-2 минуты времени, чтобы поговорить с ним или с ней и выиграть их бизнес?

За этот короткий промежуток времени вам нужно обсудить наиболее важные моменты, касающиеся их требований, решения, которое вы можете предложить, и конечных результатов, которые ваше решение предоставит им.Запишите их, и вы готовы приступить к составлению сопроводительного письма.

Основные принципы сопроводительного письма к коммерческому предложению

• Ваше сопроводительное письмо должно быть написано на деловых бланках в электронном формате, а еще лучше — создать видео. Обратите внимание, что печатные сопроводительные письма и деловые предложения на бумаге ушли в прошлое, поэтому не используйте их. Вместо этого используйте коммерческое предложение в высококачественном цифровом формате, например, в формате ClientPoint Software .
• Если вы пишете сопроводительное письмо вместо создания видео, заголовок должен включать название вашей компании, ваш адрес и вашу контактную информацию.
• Начните с написания имени получателя (возможно, с его обозначением), затем укажите имя и контактную информацию компании получателя.
• Добавьте дату.
• Обращайтесь к получателю как «Уважаемый господин / госпожа». если в прошлом вы общались с этим человеком на официальных условиях и ваше деловое предложение не было запрошено.С другой стороны, если вы хорошо знаете этого человека, вы можете использовать его имя.
• Закройте письмо словами «С уважением» или «Искренне», в зависимости от вашей ассоциации с читателем.

Итак, на этом этапе ваше сопроводительное письмо должно выглядеть примерно так:

Название вашей компании

1234, Bentree Complex, Addison Pkwy

Addison, TX 97692

(123) 555-1234 | yourcompany.com | [email protected]

К,

г.Питер Коулман, генеральный директор

Receiver Industry,

Carmichael Street.

Даллас, Техас 75248

1 марта 2018 г.

Уважаемый мистер Коулман,

С уважением,

Сьюзан Дэвис

Теперь, когда форматирование закончилось (это был наш шаг 1), вы можете приступить к работе над основной частью сопроводительного письма. Это информация, которую вам необходимо включить в нее (обратите внимание, что если вы создаете персонализированное видео вместо сопроводительного письма, это все равно то, что вам следует обсудить):

Шаг 2: требование / проблема

Почему они обратились к вам за помощью / услугами или в чем их проблема, которую вы можете им помочь? Если покупатель попросил вас отправить ему коммерческое предложение, вы можете начать первый абзац, просто указав это.Итак, начните с: «В соответствии с нашим обсуждением такой-то даты …» или «Как мы обсуждали на нашей последней встрече …», а затем продолжайте формулировать проблему / требование в одном предложении.

Если вы разделяете хорошие отношения с получателем, вы также можете начать с чего-то вроде этого: «Мы в нашей компании очень рады возможности представить предложение, которое поможет вашей компании решить проблему XYZ».

Если вы отправляете незапрошенное коммерческое предложение, откажитесь от формальностей и сразу воспользуйтесь ловушкой.Вам нужно по-настоящему взрывное заявление, которое заставит вашего читателя сесть и обратить на него внимание. Нет ничего лучше, чем вопрос или денежные последствия проблемы, которую они должны вызвать, чтобы вызвать сильные эмоции. Например:

• Как бы вы хотели снизить энергозатраты на вашем производственном предприятии на 60% за 90 дней?
• Средняя компания ежедневно теряет 1000 долларов из-за потерь электроэнергии! Наше решение устраняет эту потерю энергии.
• Как бы вы хотели увеличить продажи на 40% в следующие 6 месяцев, снизив при этом свои маркетинговые расходы?
• Привлечение нового клиента обходится вашему бизнесу в 3 раза больше, чем удержание существующего.Наше решение поможет вам увеличить удержание ваших клиентов более чем на 80%.

Это должен быть первый абзац вашего сопроводительного письма. Вы также можете описать здесь свой продукт / услугу одним предложением и быстро добавить несколько слов о том, как вы помогли другим компаниям в их отрасли достичь выдающихся результатов. Вот пример того, к чему мы стремимся:

Первый абзац запрошенного предложения: Согласно нашему обсуждению 12 февраля, мы знаем, что вы заинтересованы в переходе к более энергоэффективной производственной среде.Наша компания имеет более чем 15-летний опыт установки энергоэффективных производственных систем в различных отраслях промышленности, и мы помогли многим нашим клиентам снизить затраты на электроэнергию на целых 35%.

ИЛИ

Мы в нашей компании рады представить предложение, которое поможет вашей компании снизить маркетинговые расходы и значительно повысить рентабельность инвестиций в маркетинг как минимум на 30%.

В сопроводительном предложении мы обрисовали в общих чертах, как мы можем помочь вам перейти от простых попыток привлечь новых клиентов к новому мощному двойному подходу, который поможет вам увеличить удержание ваших существующих клиентов более чем на 80% и сохранить их лояльность, пока в то же время помогая вам найти и привлечь новых клиентов по цене, которая на 30% меньше, чем ваши текущие затраты на привлечение новых клиентов.

Незапрашиваемое предложение: Как бы вы хотели снизить производственные затраты на энергию для производства до 35% в течение 60 дней? В течение последних 15 лет наша компания помогает производственным компаниям вашей отрасли значительно снизить потребление электроэнергии, сэкономив им миллионы долларов.

Шаг 3: Решение

Расскажите читателю, что вы можете здесь подать. Обсудите анализ, который вы проводите, чтобы оценить проблему, и предлагаемые вами решения.Лучшее форматирование — использовать маркированный список после одного или двух предложений с объяснением анализа их проблемы. Этот список должен объяснять цели, которых вы собираетесь достичь с помощью своего продукта / услуги. Так выглядит шаг 3:

Мы проанализируем / проанализировали (если применимо) весь процесс маркетинга и продаж вашей компании, и мы обнаружили, что с помощью нашей услуги ваша компания:

• Повышение узнаваемости бренда
• Повысить рентабельность инвестиций в маркетинг более чем на 40%
• Оптимизируйте предпродажный и послепродажный процесс
• Ориентируйтесь на новые сегменты клиентов, включая незадействованную местную клиентскую базу, и снизьте затраты на привлечение новых клиентов более чем на 20%

Шаг 4. Преимущества

Ответьте на важный вопрос, почему получатель должен тратить свое драгоценное время на чтение вашего предложения.Помните, что речь идет не о выделении особенностей вашего продукта / услуги. В этом разделе вы очень четко указываете, что получит бизнес-получатель, если он купит ваше решение. Используйте что-то вроде:

Используя этот новый подход к маркетингу и продажам, мы можем помочь вашей компании увеличить доход более чем на 40%, в то же время создав оптимальную среду для прямого маркетинга ваших будущих продуктов.

Пока у вас должно быть не более 2-3 абзацев и маркированный список.

Ваша квалификация (необязательно)

В четвертом абзаце кратко укажите, почему и как ваша компания наиболее квалифицирована для решения проблемы, с которой сталкивается компания-получатель. Например, вы можете сказать читателю, что ваша команда имеет более 50 лет совокупного опыта в маркетинге или что в вашей команде есть всемирно известные отраслевые эксперты, которые работали с ведущими маркетинговыми компаниями или компаниями из списка Fortune 500. Однако не стоит здесь делать высоких заявлений.Излагайте факты о том, что вы можете сделать, и не лгите.

Шаг 5. Призыв к действию

Наконец, завершите сопроводительное письмо (или видео) к вашему предложению, рассказав читателю, что вы хотите, чтобы он / она сделал дальше. Это может быть словесное побуждение продолжить чтение вашего предложения полностью или связаться с вами, чтобы ответить на любые их вопросы или запросить дополнительную информацию. Можно сказать примерно так:

• После того, как вы ознакомитесь с прилагаемым предложением, свяжитесь с нами по телефону (123) 555-1234, чтобы мы могли ответить на любые ваши вопросы.
• В нашем коммерческом предложении содержится подробная информация о том, что мы сделали, чтобы помочь нескольким другим нашим клиентам в вашей отрасли, и о результатах, которых мы для них достигли.
• Я позвоню вам в понедельник, чтобы обсудить любые вопросы, которые могут у вас возникнуть, и возможность совместной работы. Мы уверены, что разработаем индивидуальный план, который идеально соответствует требованиям вашей компании.

Еще несколько мыслей о том, как написать успешное сопроводительное письмо к бизнес-предложению

1.Как правило, в сопроводительном письме не следует указывать стоимость услуги / продукта. Из этого правила есть два исключения:

• Если ваша более низкая стоимость дает вам явное преимущество перед конкурентами.
• Если ваша благоприятная цена может повлиять на решение о покупке в вашу пользу.

Однако помните, что если вы используете стоимость в своей маркетинговой стратегии, она должна быть либо самой низкой стоимостью, либо предлагать абсолютную наилучшую ценность (самый высокий ROI). Последнее, что вы хотите сделать, — это сказать читателю, что вы — компания с самым дорогим решением / продуктом, поскольку это может немедленно исключить вашу компанию из процесса выбора.

2. Отредактируйте, а затем снова отредактируйте. Для этого шага просто нет ярлыка. Прочтите и перечитайте сопроводительное письмо. Орфографические, пунктуационные и грамматические ошибки в сопроводительном письме создадут плохой образ непрофессионализма, которого вы не хотите и который является поцелуем смерти.

3. Сопроводительное письмо должно быть не более одной страницы.

4. Ваше сопроводительное письмо не должно быть о вашей компании. Это должно быть о компании клиента и о том, как вы можете решить серьезную проблему, которая у него есть, или удовлетворить основную потребность, которая у него есть.Итак, пишите с точки зрения самой большой выгоды, которую вы им принесете.

5. Не делайте никаких заявлений, которые вы не можете подтвердить в своем деловом предложении.

Конечный результат

Вот как будет выглядеть сопроводительное письмо к вашему бизнес-предложению после выполнения вышеупомянутого пятиэтапного подхода.

Название вашей компании

1234, Bentree Complex, Addison Pkwy

Addison, TX, 97692

(123) 555-1234 | Ваша компания.com | [email protected]

К,

Г-н Питер Коулман, генеральный директор

Receiver Company,

Carmichael Street.

Даллас, Техас 75248

1 марта 2018 г.

Уважаемый мистер Коулман,

Мы в компании XYZ рады возможности представить предложение, которое поможет вашей компании значительно снизить затраты на маркетинг. В сопроводительном бизнес-предложении мы изложили, как мы можем помочь вашей компании перейти от простой попытки привлечь новых клиентов к новому мощному двойному подходу, который поможет вам увеличить удержание существующих клиентов более чем на 80% при одновременном нацеливании и привлечение новых клиентов при затратах на привлечение клиентов, которые на 30% ниже, чем вы тратите сейчас.

После тщательного анализа вашего непрерывного процесса маркетинга и продаж мы обнаружили, что, включив нашу запатентованную маркетинговую систему Dual Approach, мы можем помочь вашей компании:

• Повышение узнаваемости бренда
• Расширение и использование сарафанного радио
• Повысьте рентабельность инвестиций как минимум на 40%
• Оптимизируйте предпродажный и послепродажный процесс
• Ориентируйтесь на новые сегменты клиентов, включая незадействованную местную клиентскую базу, и снизьте затраты на привлечение новых клиентов более чем на 30%

Используя эту новую систему маркетинга и продаж, ваша компания может увеличить выручку почти на 40% и создать оптимальную среду для маркетинга ваших будущих продуктов.

Прилагаемое предложение включает подробную информацию о том, как мы помогли другим компаниям в вашей сфере достичь своих целей в области брендинга и маркетинга. Вы также найдете примеры работы, которую мы проделали в вашем секторе.

Позвоните нам по телефону (123) 555-1234, если у вас есть какие-либо вопросы или вам нужна дополнительная информация. Мы уверены, что сможем составить индивидуальный план, соответствующий требованиям вашей компании.

С уважением,

Сьюзан Дэвис

Как поддержать ваше сопроводительное письмо потрясающим бизнес-предложением

Теперь, когда у вас есть отличное сопроводительное письмо или вступительное видео, вам нужно подкрепить его впечатляющим цифровым мультимедийным бизнес-предложением, которое поможет вам победить своих конкурентов и завоевать клиентов.С программным обеспечением ClientPoint вы можете легко добавить в свое бизнес-предложение следующие элементы, чтобы привлечь больше клиентов:

1. Используйте персонализированное видео-введение вместо письменного сопроводительного письма. Персонализированное видео-введение намного более впечатляющее и эффективное для завоевания клиента, чем использование письменного сопроводительного письма. Когда вы используете персонализированное видео-введение в начале своего делового предложения вместо письменного сопроводительного письма, вы увидите, что привлечете гораздо больше клиентов.

2. Используйте видео с отзывами клиентов и видео с примерами клиентов вместо письменных отзывов и тематических исследований. Опять же, видео — гораздо более мощный и эффективный способ привлечь внимание потенциальных клиентов и убедить их нанять вас.

3. Программное обеспечение ClientPoint предоставляет вам расширенные инструменты аналитики и отслеживания бизнес-предложений, чтобы вы всегда знали, когда и сколько раз ваш клиент открывает ваше предложение, какие страницы они читают, какие видео смотрят, сколько времени они тратят на чтение каждой страницы или просмотр каждой из них. видео, а также кто и сколько раз делится вашим бизнес-предложением с другими людьми в своей организации.Сравните это с простой отправкой вашего предложения в формате PDF по электронной почте и незнанием, получил ли ваш клиент его или даже прочитал.

4. Программное обеспечение ClientPoint предоставляет вам уведомления и предупреждения в реальном времени для немедленного взаимодействия с вашими потенциальными клиентами, чтобы вы точно знали, когда с ними связаться, вместо того, чтобы гадать и не знать, когда вам следует с ними связаться.

5. Программное обеспечение ClientPoint предоставляет вам подпись, позволяющую вашим потенциальным клиентам быстро и легко подписать и одобрить ваше предложение, вместо того, чтобы распечатывать, подписывать, сканировать, отправлять по электронной почте или факсу ваше принятое предложение.

Щелкните здесь, чтобы запланировать БЕСПЛАТНУЮ демонстрацию программного обеспечения ClientPoint

Хотите больше?

Ознакомьтесь с этими образцами сопроводительных писем бизнес-предложений со всего Интернета. Некоторые из них идеально следуют плану из 5 шагов, в то время как другие пропустили шаг или два в соответствии со своими конкретными требованиями / ситуацией.

Как написать сопроводительное письмо к предложению [с примером]

Как и дьявольски соблазнительное угощение Хозяйки Дин Донг, сопроводительное письмо к предложению должно быть коротким, приятным и плотным.В отличие от вышеупомянутой очаровательной хоккейной шайбы, сопроводительные письма к предложению не могут выпускаться серийно. Чтобы написать сопроводительное письмо к предложению без лишних слов, вам сначала нужно понять его стратегическое значение в общем предложении.

Я потратил более 17 лет на предложения и написал сотни сопроводительных писем к предложениям. Когда я начинал, мы распечатывали предложения и создавали огромные папки, чтобы поделиться с рецензентами. Рецензенты открывали папки, чтобы увидеть сопроводительное письмо к предложению, затем краткое изложение, а затем копались в самом предложении.Связующие — часть ушедшей эпохи; с тех пор, как я начал, произошел большой цифровой сдвиг.

Запросы на безбумажную подачу документов и растущая популярность онлайн-порталов изменили стратегическое значение сопроводительного письма к предложению. Он превратился из обязательного элемента в обязательный. В основном я работаю в сфере здравоохранения и страхования. Как ни странно, возможно, только 30% запросов предложений (RFP) в здравоохранении и страховании запрашивают исполнительные резюме, в то время как большинство добровольцев заявляют, что сопроводительное письмо является необязательным.Если они предоставят вам возможность, воспользуйтесь ею.

Некоторые интернет-порталы даже не дают вам возможности включать дополнительные документы, например сопроводительные письма. В таких случаях вам теперь необходимо включить сопроводительное письмо как часть вашего предложения в формате PDF. В то же время запросы предложений сложнее, чем когда-либо, и требуют более подробной информации в представленных предложениях. Эмитенты ожидают, что ваш контент будет в порядке и в большом количестве.

Кстати об эмитентах и ​​о том, что они ищут в сопроводительных письмах к предложениям: им не нужна информация, которую они могут найти на вашем веб-сайте, которую они могут найти в Google, или которая звучит банально.Они хотят убедиться, что вы ознакомились с требованиями RFP, и совершенно необходимо сообщить им об этом заранее, в сопроводительном письме к вашему предложению. Особенно, если ваше решение соответствует всем требованиям эмитента. Подчеркните этот факт просто и прямо.

Что такое сопроводительное письмо к предложению?

Сопроводительное письмо к предложению призвано сформировать ваше предложение RFP. Это не перефразирование предложения или резюме. Это средство поблагодарить эмитента за возможность ответить, сказать: «Мы изучили требования вашего бизнеса и составили это предложение, потому что считаем, что мы лучший партнер для вас.Думайте об этом как о бантике на вашем пакете предложений RFP.

Будь то бумага, PDF-файл или каменный планшет, одна вещь, которая не изменилась в сопроводительном письме к предложению, — это то, что это ваша первая возможность заявить о ценностных предложениях, которые отличают ваше от конкурентных предложений. Эти ценностные реквизиты будут нитью, которая будет проходить через ваше предложение, от сопроводительного письма до резюме и ответов на вопросы.

Что касается длины, я стараюсь составлять полторы страницы, когда пишу сопроводительные письма к предложениям.Постарайтесь, чтобы его было меньше двух. Работайте дольше только в том случае, если эмитент предоставляет шаблон или конкретную структуру для сопроводительного письма, что иногда имеет место в государственных запросах предложений.

Почему важно хорошее сопроводительное письмо

Рецензенты

RFP будут искать отклонения в ответах. Отклонения среди респондентов, а также отклонения от их (эмитентов) требований.

Когда вы можете написать сопроводительное письмо и заявить: «После рассмотрения запроса предложения мы уверены, что наше решение отвечает всем требованиям, и подробно изложите этот факт в нашем предложении», вы приводите убедительный аргумент для рецензентов, чтобы они сконцентрировались на том, как ваше предложение иллюстрирует, как вы решаете проблемы.Они заметят сопроводительные письма, в которых не упоминается что-то прямое, и рассмотрят эти предложения, чтобы найти решения.

Когда следует писать сопроводительное письмо к предложению?

Это первая страница, так что ее нужно написать первой, верно? Не обязательно. Я сторонник написания сначала резюме, потом сопроводительного письма, а затем создания предложения. Обязательно сначала просмотрите запрос предложения, чтобы понять, о чем он просит. Но не спешите с ответом оттуда.Найдите время, чтобы установить ценностные ориентиры, которые сделают это предложение целостным.

Составление резюме поможет вам сформулировать аргументы и определить, какое содержание вам понадобится для предложения. Как только вы узнаете, что вам нужно для убеждения и как решить проблему эмитента, вы можете разработать три-пять ценностных свойств (я пытаюсь свести их к трем твердым уникальным ценностным свойствам), которые вы можете определить в сопроводительное письмо к предложению.

Кто подписывает сопроводительное письмо к предложению?

Обратите внимание, что я не озаглавил этот раздел «Кто пишет сопроводительное письмо к предложению?» Человек, который его пишет, и человек, который его подписывает, не могут быть одним и тем же.

Если вашей команде предложения повезло, что у нее есть специальный писатель, попросите их написать письмо на основе информации, полученной от непосредственного торгового представителя. Тот, кто пишет письмо, должен быть полностью проинформирован о стратегии ответа и хорошо разбираться в предложении и резюме. Стратегия, голос и стиль должны быть единообразными во всех документах (сопроводительное письмо, резюме и предложение).

Кто его подпишет, зависит от множества факторов. В большинстве случаев торговый представитель подписывает сопроводительное письмо к предложению.У них есть отношения, они владеют стратегией и, вероятно, совершили открытие, которое послужило основой для предложения. Однако нередки случаи, когда подписание подписывается исполнительным спонсором, например вице-президентом по продажам. Считается, что исполнительные рецензенты могут оценить предложение, одобренное другим руководителем.

Бывают и такие случаи, когда письмо подписывает руководитель исполнительной власти, генеральный директор. Есть два распространенных сценария этой пьесы. Во-первых, RFP может быть достаточно большим, чтобы составлять значительную часть годового дохода респондента.Во-вторых, отвечающая организация озабочена тем, чтобы выглядеть относительно маленькой, и, стремясь повысить свой статус, скрепляет предложение подписью генерального директора.

Здесь определенно есть игра. Даже в этом случае имя на письме никогда не затмит содержание предложения.

7 шагов, чтобы написать сопроводительное письмо к предложению

Компактный характер сопроводительного письма к предложению не позволяет уместить все на одной или двух страницах. В таких случаях хорошие писатели являются ценным активом.Каждое сопроводительное письмо предложения должно содержать следующие разделы:

1. Поблагодарите эмитента (и брокера, если применимо) за предоставленную возможность.
2. Изложите свое понимание возможности подтвердить, что вы ознакомились с требованиями RFP.
3. Перечислите свои способности для удовлетворения требований. Если вы можете встретить их всех, руководствуйтесь этим фактом.
4. Опишите ваши ценностные предложения. Вы пытаетесь изобразить: «Это то, что мы предлагаем, и поэтому мы лучший выбор.”
5. Предоставьте общее представление о том, как будет выглядеть бизнес после выбора вашего решения.
6. В заключение убедительно изложите свое понимание следующих шагов: «Мы с нетерпением ждем возможности продолжить обсуждение нашего предложения». Покажите, что вы можете и хотите продвигаться вперед в жизненном цикле продаж.
7. Подпишите его у ближайшего торгового представителя или исполнительного спонсора. Это не должно выглядеть как стандартное письмо от организации в целом.

3 распространенные ошибки, которых следует избегать

Помимо ошибок, связанных с отсутствием сопроводительного письма к предложению или написанием слишком длинного, перед отправкой проверьте свое следующее письмо на наличие следующих ошибок.

1. Избегайте повторения чего-либо из резюме или предложения. Эти документы должны существовать сами по себе, как и сопроводительное письмо к предложению.
2. Не теряйте место в резюме. Что-то вроде этого…
   
   Растущий список клиентов RFPIO из 600+, включая 40+ организаций из списка Fortune 500, продолжает пользоваться преимуществами нашей единственной в своем роде модели лицензирования неограниченного количества пользователей, расширяя их использование на платформе для масштабирования организационного успеха .Используя RFPIO в качестве системы поддержки своей команды, они каждый день разрушают разрозненность, облегчая сотрудничество и повышая эффективность процесса ответа на RFX. … .это шаблон, который может появляться в другом месте в предложении или не появляться вообще, учитывая, что он, вероятно, доступен эмитенту на вашем корпоративном сайте.
3. Если есть брокер, тоже поблагодарите его. Сопроводительное письмо к предложению также дает возможность напрямую обратиться к эмитенту. Это может быть особенно ценно, когда задействован брокер.Некоторые эмитенты полагаются на брокеров RFP, которые просеивают ответы, чтобы удостовериться, что только лучшие возможные решения получают серьезное внимание. Игнорировать этих брокеров на свой страх и риск. В то время как ответ и краткое изложение будут касаться эмитента и возникшей проблемы, в сопроводительном письме вы можете дать понять брокеру. Признание их участия в процессе и их благодарность за возможность, по крайней мере, предупредит всех рецензентов о том, что вы уделяли пристальное внимание требованиям RFP.
4. Не угадайте. Убедитесь, что вы или кто-то из вашей команды делает легкую работу и делает открытия, чтобы сформировать вашу стратегию реагирования. Чем больше вам придется угадывать, тем больше времени потребуется на написание письма.

Пример сопроводительного письма к предложению

Не стесняйтесь использовать приведенный ниже пример сопроводительного письма к предложению в качестве шаблона для своего следующего письма. Одним из многих преимуществ программного обеспечения для создания предложений, такого как RFPIO, является автоматизация процесса сопроводительного письма. Не поймите меня неправильно, вам все равно придется это написать, но RFPIO помогает:

• Доступ и запись в шаблоне на платформе (нет необходимости переключаться между текстовым процессором и любым приложением, которое вы используете для создания своего предложения)
• Включите элементы бренда, идентичные предложению и резюме.
• Добавьте сопроводительное письмо к началу предложения и / или резюме, когда вы выводите его для подачи

Когда вы воспользуетесь следующим примером, вам нужно будет заменить элементы, ориентированные на RFPIO, на информацию о вашей компании и решении, а также на настраиваемые параметры ценности для этого конкретного предложения.В этом примере выделены три преимущества: интеграция с Salesforce, безопасность данных и поддержка клиентов. В вашем письме они будут относиться к вашему решению и проблеме, указанной в RFP.

Здравствуйте [имя (имена) эмитента],

Благодарим вас за то, что вы рассматривали RFPIO как потенциального поставщика программного обеспечения для автоматизации RFP. Мы осознаем, какие усилия требуются, чтобы сделать такой выбор, поэтому мы очень ценим возможность. Прежде всего, RFPIO соответствует всем требованиям, изложенным в вашем RFP.Это более подробно проиллюстрировано в этом предложении. Между тем, следующие возможности дают нам уверенность в том, что RFPIO является наиболее подходящей компанией и решением для [название компании-эмитента] [название RFP].

• Помощь предприятиям в улучшении и масштабировании процесса ответа на запросы предложений для повышения эффективности. Экономия времени и ресурсов, о которой нам сообщили наши клиенты, позволила им участвовать в большем количестве предложений и предоставлять высококачественные ответы, которые создают дополнительные возможности для получения дохода.
• Автоматизация функций импорта и экспорта, централизация контента для запросов предложений и облегчение сотрудничества между ключевыми заинтересованными сторонами.
• Управление знаниями и контентом с помощью нашей библиотеки ответов с искусственным интеллектом.
• Обеспечение четкой видимости всего процесса запроса предложений с помощью отчетов и информационных панелей, включая статус и ход выполнения проекта, а также аналитику для получения практических сведений.

Мы знаем, что для [название компании-эмитента] важно найти решение с тесной интеграцией с Salesforce.В этом предложении подробно рассказывается об интеграции RFPIO с Salesforce и о том, как она будет работать для вас. В дополнение к этому, открытый API RFPIO позволяет осуществлять интеграцию со многими другими технологиями для облачного хранения, совместной работы и других желаемых платформ.

Мы также очень серьезно относимся к вашим соображениям безопасности данных, обозначенным в RFP. Вы можете быть уверены, что ваши данные будут в безопасности и доступны. Мы работаем с множеством корпоративных клиентов и понимаем необходимый уровень безопасности.С самого начала мы сделали своей приоритетной задачей обеспечение безопасности прямо в технологии RFPIO, которую мы продолжаем поддерживать. Мы сертифицированы по стандартам SOC 2 и ISO27001, продолжая при этом добиваться других лучших в своем классе сертификатов для обеспечения безопасности.

Относительно ваших требований в постоянной поддержке после внедрения: Когда дело доходит до поддержки клиентов, наши технические менеджеры и менеджеры по работе с клиентами работают очень эффективно. У нас есть группа экспертов из 110 проворных программистов и разработчиков, которые всегда готовы предоставить быстрые технические исправления (которые вы можете запросить прямо в решении).Наша надежная и внимательная команда по работе с клиентами готова полностью поддержать [название компании], если мы будем продвигаться вперед в качестве вашего поставщика.

После развертывания RFPIO легко привыкнуть к интуитивно понятному пользовательскому интерфейсу. Вы также получите бесплатный доступ к RFPIO University для всех ваших потребностей в обучении, сейчас и в будущем. Начать работу так же просто, как загрузить первый проект. Вся команда будет сотрудничать оттуда. По мере роста вашей библиотеки ответов машинное обучение будет предоставлять все больше и больше возможностей для автоматизации.Вскоре вы увидите резкий скачок качества и количества поданных предложений.

Если вы хотите сравнить наше решение с другими аналогичными инструментами, мы рекомендуем вам посетить топ-сетку решений RFP на платформе G2 Crowd для проверки программного обеспечения. Эта информация основана на удовлетворенности пользователей и ставит RFPIO на первое место во всех категориях.

Мы с нетерпением ждем возможности обсудить наше предложение дальше. Благодарим вас за внимание и желаем удачи в выборе.

Спасибо,
[Имя подписанного лица]
[Заголовок подписанного лица]

У вас должно быть «прикрытие» — отсюда

Если вы провели исследование и выявили клиентов и знаете, какие ценности относятся к уже рассмотренному RFP, то написание писем пройдет быстро. Чем лучше вы знаете клиента и вовлеченных людей, тем легче вам будет составить сопроводительное письмо к предложению, краткое изложение и, что наиболее важно, предложение RFP.

Чтобы узнать больше о том, как RFPIO может помочь вам лучше написать сопроводительные письма к предложениям, запланируйте демонстрацию сегодня!

6 советов по написанию убийственного сопроводительного письма на RFP: шаблон, примеры, советы

После нескольких недель работы вы наконец-то завершили свой ответ на запрос предложений (RFP). Предложение — это продукт часов, которые вы потратили на настройку прошлого контента, сотрудничество с профильными экспертами и улучшение вашего обмена сообщениями. Благодаря вашим усилиям предложение является шедевром ⁠ — творческим, всеобъемлющим и убедительным.Следовательно, вы чувствуете себя уверенно. В конце концов, ваша компания должна выиграть этот бизнес — вы это заслужили. Теперь осталось только одно: наклеить сверху сопроводительное письмо предложения, отправить его и перейти к следующему запросу предложений.

Но подождите. Не так быстро. Когда вы в последний раз читали шаблонное сопроводительное письмо к запросу предложения? Мол, на самом деле прочитал. Если вы похожи на многих, это было давно. К сожалению, это означает, что вы, возможно, не будете стараться изо всех сил.

Итак, прежде чем вы отправите ответ на запрос предложения, давайте внимательно рассмотрим сопроводительное письмо к вашему предложению и убедитесь, что оно точно отражает ваше предложение.С парой простых советов и быстрым обзором ваше сопроводительное письмо отправит именно то, что вам нужно.

В этом посте мы узнаем, что такое сопроводительное письмо к предложению и почему оно важно. Затем я объясню, что включает в себя сопроводительное письмо, советы по написанию письма-победителя и несколько образцов сопроводительных писем запроса предложений. Наконец, я поделюсь шаблоном сопроводительного письма к предложению, который вы можете скачать и настроить, чтобы начать работу.

Альтернативные названия для сопроводительного письма предложения включают сопроводительное письмо ответа на запрос предложения, сопроводительное письмо предложения предложения, титульную страницу запроса предложения и другие аналогичные варианты.Независимо от того, как оно называется, сопроводительное письмо — это ваш шанс представить свой бизнес и предложить потенциальному новому клиенту. Таким образом, вам нужно заставить его рассчитывать.

Почему важно составить хорошо составленное сопроводительное письмо

Вы тратите часы, работая над процессом предложения, так зачем вам тратить еще больше времени на составление сопроводительного письма для ответа на запрос предложения? Сопроводительное письмо к предложению — это часто упускаемый из виду инструмент продаж. В самом деле, это недорогой способ донести ваше сообщение до людей, которые решают, выиграет ли ваше предложение.Кроме того, составление сопроводительного письма RFP занимает очень мало времени (особенно, если вы используете наш шаблон ниже) и предлагает вам еще один способ выделиться среди ваших конкурентов.

Если вы похожи на большинство компаний, ваше сопроводительное письмо, вероятно, можно резюмировать следующим образом: «Уважаемый господин или госпожа компания — Большое вам спасибо за эту возможность. В этом предложении вы найдете наши ответы, соответствующие запрошенным спецификациям. Спасибо за внимание ».

Хотя это обычное дело, это не очень убедительный способ представиться новому клиенту, который может помочь вам в развитии вашего бизнеса.Сопроводительное письмо RFP производит первое впечатление на оценщиков предложения и лиц, принимающих решения, которые рассматривают ваше предложение.

Подумайте об этом так: если бы вы собирались представить свое предложение лично, как бы вы поприветствовали покупателя? Вы, вероятно, наденете свой лучший костюм, будете уверенно ходить, тепло улыбнетесь и уверенно пожмете руку, чтобы сделать незабываемое представление. Это должно быть то же самое с сопроводительным письмом к вашему предложению. К сожалению, если ваше письмо похоже на приведенный выше пример, это все равно, что появиться в спортивных штанах и предложить без энтузиазма невнятное приветствие.

Сопроводительное письмо RFP также можно использовать для:

• Создание или углубление связи между вами и вашим покупателем
• Укрепление вашего бренда, ценностей и опыта
• Продвигайте ваши ключевые отличия
• Установление основных точек контакта

Независимо от того, как вы используете сопроводительное письмо RFP и что вы в него вкладываете, помните, что человек, получающий его, — это всего лишь ⁠ — человек. Качество сопроводительного письма к предложению о торгах определяет, читают ли они его внимательно, быстро просматривают или полностью игнорируют.Как правило, сопроводительные письма к предложениям запоминаются либо потому, что они досадно плохи, либо чрезвычайно хороши. Сделайте свое сопроводительное письмо незабываемым по правильным причинам.

Основы, которые необходимо знать, прежде чем начинать сопроводительное письмо к предложению

Сопроводительное письмо RFP должно быть включено как обычная часть каждого предложения, но это всего лишь один компонент. Действительно, большинство предложений также включают ряд других элементов, которые обычно появляются в определенном порядке.

Части предложения

1. Сопроводительное письмо
2. Сводное резюме
3. Предложение
4. Приложения
5. Положения и условия
6. Сопроводительная документация (примеры из практики, ссылки и дополнительные данные)

Компоненты сопроводительного письма

As Первый элемент вашего предложения, сопроводительное письмо, обязательно увидят многие люди.Поэтому важно убедиться, что это наилучшее представление вашей компании. Но как вы решаете, что сказать? Одна из самых больших проблем при написании ответного письма на запрос предложения состоит в том, как сделать его коротким и в то же время оказать влияние ⁠ — помните, ваше сопроводительное письмо должно умещаться на одной странице. Чтобы помочь вам сформулировать свое сообщение, сосредоточьтесь на этих пяти элементах.

1. Адресаты
2. Приветствие и представление
3. Краткое изложение потребностей в запросе предложений
4. Ваша широкая квалификация и отличительные особенности
5. Благодарю и закрытие

Сопроводительное письмо вашего запроса предложений должно:

• Быть первой страницей вашего ответа на запрос предложения, за которым следует ваше резюме и предложение
• Представьте свою компанию ключевым лицам, принимающим решения, и любым другим лицам, рассматривающим или оценивающим ваше предложение
• Будьте разговорчивыми, искренними и уверенными ⁠ — но это не должно быть явным коммерческим предложением
• Предложите обзор ваше понимание потребностей компании
• Четко укажите, почему ваш бизнес обладает уникальной квалификацией для получения возможности запроса предложения
• Если возможно, выскажите свое видение будущего партнерства и то, как вы можете помочь бизнесу в достижении его целей
• Следуйте инструкциям клиента, если они просят вас включить конкретную информацию в сопроводительное письмо

Wh В чем разница между сопроводительным письмом и резюме?

Этот вопрос часто возникает при составлении официальных ответов на запросы предложений.В чем разница между сопроводительным письмом и резюме? Путаница понятна, поскольку эти два документа имеют много общего. Оба они представляют собой короткие вводные документы, предшествующие вашему предложению.

Основное различие заключается в том, что сопроводительное письмо к предложению представляет собой введение в вашу компанию, а краткое изложение — это обзор вашего предложения по конкретному проекту. Кроме того, сопроводительное письмо почти всегда должно умещаться на одной странице, а краткое изложение может занимать две или три страницы, если это необходимо.По общему признанию, разница невелика. Хотя содержание может казаться естественным перекрытием, постарайтесь избегать повторений и убедитесь, что каждый документ содержит уникальную информацию.

Загрузите наш шаблон резюме, чтобы увидеть пример.

Помимо основ: шесть советов по написанию лучшего сопроводительного письма к RFP

1. Обратитесь к нужным людям

Кто будет рассматривать ваше предложение? Если вы еще не знаете, узнайте. Свяжитесь с контактным лицом по запросу предложений и попросите имена основных контактов, которые будут влиять на решение.Это может быть комитет людей или сочетание специалистов по закупкам, заинтересованных сторон и руководителей.

Если вы начинаете свое ответное письмо на запрос предложения со стандартного приветствия «Для кого это может касаться», вы смешиваетесь с ним и отправляете сообщение. К сожалению, такой подход говорит о том, что вам не нужно беспокоиться об обновлении шаблона сопроводительного письма, вы не сделали уроки и не особо заботитесь о выигрыше в бизнесе. Это определенно не отражает количество часов времени, которое вы, вероятно, потратили на создание следующего предложения.

Специально направляя сопроводительное письмо к предложению ключевым контактам, вы быстро устанавливаете связь и мгновенно повышаете вероятность того, что они действительно прочтут сопроводительное письмо к предложению и ваше последующее предложение. Это внимание к деталям подкрепляет идею о том, что вы не только хорошо подходите с учетом вашей квалификации, но и вкладываете средства в развитие более глубоких отношений. Вы должны быть стратегическим партнером, а не просто еще одним поставщиком.

2. Сохраняйте свежесть и будьте человечны

Поставьте себя на место получателя ⁠— Вы только что получили десятки предложений от поставщиков, которые более или менее предоставляют такие же услуги.Вы начинаете просеивать ответы на запросы предложений, которые, по общему признанию, вероятно, довольно сухие. Первоначальная проверка соответствия предложения занимает много времени, требует большого количества повторений и быстро устаревает.

Итак, если сопроводительное письмо начинается с чего-то вроде «Спасибо за возможность заработать на своем бизнесе», это только добавляет скуки. Это классическая и поношенная линия открытия. Хотя быть скромным и благодарным — это хорошо, гораздо лучше быть уникальным и запоминающимся. Недавняя публикация APMP «Победа в бизнесе»,

«… никогда не начинайте сопроводительное письмо со слов« спасибо.«Это скучно, и почти все так делают. Эта, казалось бы, уважительная благодарность не помогает вашей организации выделиться и не вдохновляет читателя продолжать чтение ».

Далее в статье рекомендуется начать с чего-то конкретного и комплиментарного о бизнесе. Этот открыватель выполняет две задачи; это быстро показывает, что это не обычное сопроводительное письмо к предложению, которое можно скопировать и вставить, и в то же время подтверждает, что вы сделали свою домашнюю работу и осознали цели бизнеса.

Во все более автоматизированном и эффективном мире легко забыть о людях, стоящих за процессом.Даже если вы используете программное обеспечение RFP для быстрого заполнения самого RFP, сопроводительное письмо RFP предлагает редкую возможность быть человечным и искренним.

3. Используйте форматирование, чтобы привлечь их внимание

Сопроводительное письмо поможет вам выиграть бизнес только в том случае, если его действительно прочитают нужные люди. Как и при использовании идеального формата предложения, правильный формат сопроводительного письма приглашает читателя к участию. Итак, убедитесь, что ваше сопроводительное письмо чистое, визуально привлекательное, доступное и не слишком плотное. Помните, что вы пытаетесь произвести впечатление, а не вникать в каждую деталь своего предложения.

Поскольку в сопроводительном письме используется только одна страница, вы должны уметь использовать это пространство. Есть три основных места, где у вас есть лучший шанс зацепить читателя: первое предложение, центр страницы и закрытие.

Открытие
Ничто так не бросается в глаза, как ваше собственное имя. Итак, как было предложено выше, направьте письмо непосредственно оценщику (ам). Затем включите название компании покупателя в уникальное и эффектное вступительное предложение.

Центр
Максимально используйте центр своего ответного письма на запрос предложения, используя маркированные пункты. Обращайте внимание на свои самые большие отличия, не обращая внимания на конкурентов. Включите то, в чем вы преуспеваете, например, поддержку клиентов, своевременную доставку, передовые функции, добавленную стоимость, масштабируемость, рост клиентов и т. Д.

Закрытие
Используйте последнюю строку для продвижения сделки. Предложите потенциальному клиенту четкий и прямой призыв к действию (см. Совет шесть для получения дополнительной информации и примера).Например, предоставьте подробную информацию о том, как они могут двигаться вместе с вами, запросите информацию, необходимую для ускорения заключения контракта, или поделитесь тем, что будет дальше в процессе.

Если вы можете привлечь читателя в любую из этих областей, они с гораздо большей вероятностью найдут время, чтобы прочитать все ваше сопроводительное письмо. В идеале это достаточно интригует, чтобы они продолжили проверять ваше резюме и предложение.

4. Расскажите историю и выразите свое понимание

У вас есть история успеха с похожим клиентом, которая могла бы повысить ваш авторитет? Расскажите, но будьте краткими.Расскажите, как партнерство было взаимовыгодным, как вы добились отличного обслуживания клиентов или как вы смогли проактивно решать проблемы. Это укрепит ваше понимание их бизнеса и целей.

Помимо рассказа истории, вы можете использовать сопроводительное письмо к предложению, чтобы выразить свое понимание их боли. Каждый запрос предложения начинается с потребности, и вы получили запрос предложения, потому что компания считает, что вы можете удовлетворить эту потребность. Итак, подумайте о том, чтобы опираться на этот фундамент.

Отношения между покупателями и продавцами развиваются.Все больше и больше компаний ищут долгосрочного партнера, который будет активно находить возможности для достижения выгод для обеих сторон. Издатели RFP хотят получить прибыль, но им также нужен поставщик, который инвестирует в их успех.

5. Оставайтесь верными своему бренду

Ваша компания была включена в процесс торгов по определенной причине, поэтому оставайтесь верными личности, культуре, ценностям и тону вашего бренда. Тот факт, что процесс запроса предложения является формальным, не означает, что ваше сопроводительное письмо к запросу предложения обязательно. Если ваша компания гордится своей практичностью, используйте этот стиль во всех своих коммуникациях.

Недавно я разговаривал с нашим постоянным экспертом по RFP и соучредителем RFP360 Дейвом Халсеном о важности сопроводительных писем RFP. За время работы в сфере закупок он получил сотни сопроводительных писем, поэтому я спросил, есть ли какие-нибудь памятные тенденции, которые вызывают тревогу. Несколько раз он обнаруживал, что читает сопроводительные письма, которые сбивали его с толку. Он рассказал о своей реакции на эти высказывания:

«Я бы выписал поставщикам запросы предложений на основе увлекательных бесед, в которых, как мне казалось, поставщик понимал, что мне нужно.Затем я читал роботизированные, скучные сопроводительные письма с предложениями и дважды в уме. Что случилось с приветливым, чутким продавцом, который разбирался в моем бизнесе? »

Убедитесь, что тон сопроводительного письма точно соответствует вашему бренду и основывается на отношениях, которые вы установили. Не сбивайте с толку своих потенциальных клиентов, подходя к ним так, как будто они были незнакомцами, или в неузнаваемом стиле.

6. Завершите с призывом к действию, контактной информацией и реальной подписью

При этом сопроводительное письмо должно быть дружелюбным, понятным и подлинным; это тоже часть продажи.Как и при любом хорошем коммерческом общении, укажите, что вы хотите, чтобы они сделали дальше и с кем они могут связаться, чтобы продолжить.

Завершите сопроводительное письмо запроса предложения призывом к действию, например:

• Обращайтесь с любыми вопросами, которые могут у вас возникнуть
• Мы хотим показать вам больше ⁠ — когда мы сможем запланировать демонстрацию с вашей командой?
• Сообщите мне, смогу ли я связать вас с другим клиентом для получения справки.
• Чтобы ускорить процесс заключения контракта, отправьте свои стандартные положения и условия

И последний элемент в сопроводительном письме выигравшего запроса предложения — настоящая подпись (рукописный или цифровой).Это может показаться не таким уж большим делом, но это приятный штрих и последний способ продемонстрировать свои инвестиции в получение возможности запроса предложений.

Начните работу с этим примером и шаблоном сопроводительного письма RFP.

Образец сопроводительного письма RFP

Даже для опытных профессионалов в области предложений сложно создать новое сопроводительное письмо к предложению ставок с нуля, поэтому ниже вы найдете пример. Надеюсь, это даст вам фору для вашего следующего отличного ответа на запрос предложения. Этот шаблон сопроводительного письма Microsoft Word легко настраивается в соответствии с вашими потребностями.

Шаблон сопроводительного письма к запросу предложений

Готовы начать создавать собственное сопроводительное письмо к запросу предложений? Ознакомьтесь с этим шаблоном, который предоставляет руководство по использованию приведенного выше примера для создания собственного убийственного сопроводительного письма RFP.

Загрузите шаблон сопроводительного письма запроса предложения.

Дополнительные примеры сопроводительного письма RFP

Образец сопроводительного письма RFP — FedEx в штат Юта

Если вы посмотрите только на один другой образец сопроводительного письма RFP, сделайте его этот.Этот образец сопроводительного письма и сопроводительное предложение от FedEx — одни из наших любимых. Действительно, в этом сопроводительном письме к запросу предложений используются все лучшие практики. Он включает:

• Конкретный адресат
• Привлекательная начальная строка
• Отличное форматирование и маркировка
• Изложение опыта
• Простой, но узнаваемый брендинг
• Настоящая подпись

Образец сопроводительного письма к предложению — Insight Public Sector to Education Service Center (ESCO)

Этот пример сопроводительного письма к предложению представляет ответ Insight Public Sector на запрос предложений ESCO на технологическое программное обеспечение, оборудование, услуги и решения.Письмо помещается на одной странице, подтверждает квалификацию компании и использует яркие маркированные точки, чтобы привлечь внимание к основным отличительным признакам компании.

Пример сопроводительного письма предложения — SunPower / GSRP для города Нантакет

Ответное письмо RFP фокусируется на опыте и финансовой стабильности двух поставщиков, объединившихся для достижения успеха в бизнесе. Кроме того, в письме подтверждается способность компаний соответствовать определенным требованиям, изложенным в RFP, для разработки солнечных панелей для производства энергии на месте.

Образец сопроводительного письма на запрос предложения — Дизайн ISITE для седьмого уровня здоровья

Хотя в этом сопроводительном письме используется стандартная начальная строка, его можно сканировать, кратко и использовать маркированные пункты, чтобы подчеркнуть квалификацию компании. Кроме того, письмо адресовано непосредственно оценщику предложения. Это теплое вступление к следующему предложению стратегии веб-сервисов.

Полезные ресурсы для ответа на запрос предложения

Ищете дополнительные инструменты и информацию, которые помогут вам написать идеальный ответ на запрос предложения? Ознакомьтесь с полезными ресурсами ниже.

Руководство по написанию резюме

Знаете ли вы разницу между резюме и сопроводительным письмом запроса предложения? Узнайте больше в этом блоге, в котором рассказывается, как написать заметное резюме. Он также предлагает пример и шаблон, которые вы можете скачать.

Как написать заметное резюме

Лучшие инструменты ответа на запросы предложений

Хороший инструмент запросов предложений может иметь решающее значение. К счастью, для профессионалов по предложениям доступно множество отличных инструментов и ресурсов.В этом блоге вы найдете рекомендации по любому вопросу, от управления запросом предложений до разработки предложения.

21 лучший инструмент для ответа на запрос предложений на 2021 год

Шаблоны и инструменты предложений по запросам предложений

Ищете вдохновение, чтобы обновить шаблон предложения? Мы собрали отличные примеры предложений, а также инструменты для их создания. Изучите все возможности и вдохните новую жизнь в свое следующее предложение.

Шаблоны, форматы и инструменты предложений: быстрее создавайте более качественные ответы на запросы предложений

Шаг в правильном направлении

Первоначально написано Шеннон Макбрайд

Шеннон Макбрайд занимается написанием грантов для некоммерческих организаций, школ, университетов и муниципалитетов более 20 лет.Ее компания Consulting Connections, Inc. также предоставляет обучение и консультации в сфере коммерческих предложений. Она является автором книги «Написание грантов для общего блага» и учит других, как улучшить свои навыки поиска грантов, посредством открытых семинаров и вебинаров.

Многие грантодатели теперь предпочитают, чтобы заявки на получение финансовой поддержки подавались в форме письма о намерениях или запроса, а не в виде полной заявки. Это помогает потенциальным спонсорам решить, достаточно ли они заинтересованы в проекте, чтобы запросить официальную заявку на грант.(Однако правительственные агентства не требуют такого письма, потому что у них более формальный процесс квалификации.) ваша организация, потребность, которую вы решаете, и описание плана вашего проекта. Фонды обычно назначают администратора грантов (GA) для проверки писем с запросами или намерения решить, заслуживает ли программа их обзора и возможного финансирования.

Администраторы грантов быстро «пролистают и просканируют» письма, и если они сочтут, что финансирование вашей программы может быть большой вероятностью, вас могут попросить дополнительную информацию или пригласить подать заявку на грант.

Это стоит потраченного времени.

Когда вы отправляете LOI, вы узнаете, будет ли рассмотрено ваше полное предложение по гранту — что предпочтительнее, чем тратить время и силы на написание полного предложения для спонсора, который вряд ли поддержит ваш проект.

Для разработки LOI может потребоваться почти столько же времени, сколько и для полного предложения. Использование меньшего количества слов для передачи вашего сообщения требует большего количества лаконичного текста.

Давайте начнем с «правильной» организации LOI.

Хотя не существует «шаблонного» письма-запроса, если вы организуете свой LOI в соответствии с основными темами, показанными ниже, у него будет больше шансов добраться до привратника — администрации грантов — и на рассмотрение совета.

1. Тема .Включите строку темы, чтобы читатели могли сразу определить содержание письма — даже до того, как внимательно изучат текст.
2. Введение. Объясните, почему вы отправили им письмо-запрос, чтобы узнать, могут ли вас пригласить подать полное предложение. Включите в этот раздел сумму запрашиваемого финансирования. Также предоставьте краткое резюме.
3. Обзор организации. Предоставьте краткий обзор вашей организации с четким акцентом на вашу способность удовлетворить заявленные потребности.Опишите персонал и его соответствующую квалификацию, связанную с проектом. (Сохраните заявление о миссии для своего полного предложения.)
4. Заявление о необходимости или проблеме. Четко опишите необходимость или проблему. Включите соответствующие демографические данные, несколько конкретных примеров проблемы и подтверждающие статистические данные.
5. Описание проекта. Покажите, что у вас есть жизнеспособное решение, соответствующее вашим потребностям. Кратко опишите проект и включите вспомогательные мероприятия, непосредственное участие персонала и названия, а также желаемые цели.
6. Прочие источники финансирования. Перечислите другие источники финансирования, включая государственные учреждения, частные и государственные фонды, включая те, к которым вы в настоящее время обращаетесь за финансовой поддержкой.
7. Соответствие целям спонсора. Четко сообщите, как ваш проект соотносится с их принципами финансирования и философией благотворительности.
8. Прозрачное закрытие. Завершите письмо контактной информацией. Заверьте своих читателей, что вы готовы ответить на любые дополнительные вопросы, которые могут не быть затронуты в письме.Выразите признательность за то, что они рассмотрели ваш запрос.
9. Вложения. Включайте только те приложения, которые четко оговорены в инструкциях потенциальных спонсоров. Приложите бюджет проекта, четко показывающий взаимосвязь между финансовой поддержкой и устойчивостью проекта.

Как написать основные части письма-запроса.

Используйте рекомендуемое ограничение на три страницы, чтобы четко описать свой проект, включая вашу благотворительную направленность.Предоставьте информацию о бюджете в виде отдельного приложения на 2–3 страницы.

Представьте письмо с кратким резюме.

Введение в LOI представляет собой краткое резюме. Включите название вашей организации, сумму запрашиваемого финансирования и название программы или проекта. Опишите квалификацию сотрудников вашего проекта и свой метод оценки успеха программы, а также составьте график реализации проекта.

Укажите сумму запрашиваемого финансирования заранее (а не в конце письма), чтобы читателям не пришлось искать ее. Вот пример первой строки вступительного письма-запроса.

Я пишу от имени Habitat for Humanity в Центральном Айдахо, чтобы спросить, можем ли мы подать официальное предложение на грант в размере 15 000 долларов от West Valley Farm Foundation. Грант будет использован для приобретения одного из двух участков под застройку по цене 75 000 долларов каждый.

Кратко опишите вашу организацию, включая ее историю и успешные программы.

Включите краткую историю вашей некоммерческой организации (когда она была создана и для каких целей) и краткое описание ваших программ. Если вы молодая организация, опишите программы, которые вы планируете предложить в результате ваших усилий по сбору средств.

1. Четко свяжите текущую деятельность вашей некоммерческой организации и то, что вы собираетесь достичь в будущем, с запрашиваемым финансированием.
2. Опишите два или три проекта, которые вы успешно выполнили. Если ваша организация новая, рассмотрите свои планы, связанные с целевым проектом.
3. Кратко опишите, как управляется некоммерческая организация. Включите такие дескрипторы, как «сильное руководство в совете директоров», «надежное руководство» или «постоянное улучшение».
4. Сосредоточьтесь на способности вашей некоммерческой организации удовлетворить заявленные потребности. В приведенном ниже примере в первом предложении вводного абзаца показан успех программ этой организации за последние шесть лет.

HHCI работает в округе Олимп с 2011 года, строя дома в партнерстве с теми, кто нуждается в достойном доступном жилье. Менее чем за семь лет наша организация построила десять домов для семей с низкими доходами, предоставив доступное жилье более чем 75 членам семьи.

Предоставьте убедительное заявление о необходимости, в том числе о влиянии на сообщество, которому вы служите.

Читатели должны понимать и принимать срочность необходимости и действительности вашего запроса на финансирование, поэтому вы должны иметь возможность:

• Объясните, как ваша программа устранит или, по крайней мере, уменьшит влияние проблемы.
• Четко опишите сообщество или отдельных лиц, наиболее пострадавших.
• Предоставьте соответствующие статистические данные, а также несколько конкретных примеров, подтверждающих данные

Прочитав приведенный ниже пример, считаете ли вы, что сообщество, на которое повлияла проблема, было адекватно описано? Какие результаты включены в заявление о необходимости?

Люди, которые прожили свою жизнь в бедности и живут на грани бездомности, не имеют ни ресурсов, ни навыков, необходимых для владения домом.

Домовладельцы Habitat обычно приходят в программу, полные страха и недоверия из-за многих лет разочарования, бедности и дискриминации. Благодаря участию в нашей программе они начинают понимать ранее пугающие термины, связанные с покупкой дома. Большинство людей, которым никогда не требовались такие навыки, учатся обслуживанию и ремонту дома.

Опишите проект и укажите основные цели и задачи.

Опишите вашу программу, проект или деятельность, поскольку они связаны с потребностью или проблемой, описанной в Заявлении о необходимости, как обсуждалось ранее. Включите желаемые цели, основные виды деятельности, а также имена и должности ключевых сотрудников проекта. Приберегите свое красноречие на потом. Если вас пригласили подать полное предложение, вы представите эту информацию более подробно.

Если бы вы оценивали этот грант на поддержку, как вы думаете, как быстро вы могли бы определить цели и задачи проекта в этом описании методов?

Чтобы поддержать нашу цель вывести семьи из бедности с помощью домовладения, наши цели являются неотъемлемой частью программы.

Две семьи выбраны для включения в наш годовой график строительства двух домов. Члены семьи посещают четырехмесячный курс обучения домовладельцев, на котором они учатся таким навыкам, как составление бюджета и выполнение домашнего ремонта и обслуживания, а также быть хорошими соседями. В этот период они начинают свои обязательства по справедливости пота. Взрослые должны потратить 250 часов на строительство собственного дома, а также на общественные работы.

Опишите текущее и будущее финансирование и все источники поддержки.

Включите список тех, кто поддерживает вашу текущую программу, как часть бюджета, который вы прилагаете к письму-запросу. Поддержка со стороны других подразумевает, что ваша некоммерческая организация пользуется доверием, а ваш проект жизнеспособен и достоин финансирования.

Укажите имена других спонсоров или государственных организаций, к которым вы обращались за финансированием. Спонсоры хотят быть уверены, что вы продолжаете искать другие варианты финансирования.

Этот пример включает указание на имя сторонников сообщества, а также повторяет одну из целей программы (доступное жилье).

Дома для среды обитания приобретаются семьями по ценам, доступным для жителей Айовы с низким доходом, благодаря пожертвованному труду наших волонтеров и финансовой поддержке таких организаций, как City Bank, Фонд семьи Симмонсов, банк Wells Fargo, Salisbury Homes и Home Ассоциация строителей Айовы. Список текущих и потенциальных доноров включен в прилагаемый программный бюджет.

Свяжите свои цели с акцентом спонсора: объясните преимущества своего решения.

Ваш LOI должен устанавливать связь между целями вашего проекта и благотворительными интересами спонсора. Вот несколько советов о том, как вплетать такие ссылки в ваш LOI:

• Объясните, как проект соответствует их приоритетам в отношении пожертвований. Помните о сообществе, которое они обслуживают, о типе поддержки и любимых программных направлениях (обо всем этом вы знаете из ознакомления с руководящими принципами).
• Объясните, почему, по вашему мнению, ваш проект хорошо соответствует их целям и приоритетам.
• Используйте четкие заявления о преимуществах, всегда сосредотачиваясь на их потребности в хорошей окупаемости инвестиций.

В начале этого примера предполагается, что соискатель гранта понимает цели спонсора и разделяет их.

Мы знаем, что West Farm Insurance Foundation гордится тем, что предоставляет гранты тем организациям, которые напрямую улучшают качество жизни тех сообществ, в которых работают и живут сотрудники West Farm. HHCI поддерживает аналогичные цели и фокус, помогая семьям с низкими доходами реализовать свои мечты о домовладении, тем самым улучшая окружающую среду в тех сообществах, где они живут и совершают покупки.Ниже приведены некоторые из способов, которыми этот проект уже приносит пользу сообществу…

Завершите это кратким заключительным заявлением.

Еще раз сформулируйте цель проекта. Затем предоставьте четкую контактную информацию для возможных последующих действий. Расскажите своим читателям, что будет дальше и как с вами связаться; укажите свой номер телефона, даже если он может быть указан на вашем фирменном бланке. Поблагодарите спонсора за рассмотрение вашего запроса.

Не знаете, когда отправлять письмо-запрос?

После того, как вы установили крайние сроки для подачи полных предложений, вы можете решить, когда лучше всего подавать LOI (после того, как уляжется пыль).Эмпирическое правило: отправьте свое письмо через тридцать дней после предыдущего крайнего срока подачи, чтобы у спонсора было достаточно времени, чтобы просмотреть его и решить, хотят ли они, чтобы вы подали полное предложение.

Например, крайние сроки подачи заявок на грант в фонд крупного банка в 2017 г. — 28 февраля (Искусство и культура, Экономические возможности) и 31 мая (Образование, Экономические возможности).

Воспользуйтесь нашими советами, чтобы разработать типовое письмо-запрос, чтобы упростить написание вашего предложения.

После внесения всего лишь нескольких незначительных изменений, основанных на требованиях потенциального спонсора, вы сможете использовать «шаблонное» письмо-запрос, чтобы продолжить заполнение очереди потенциального финансирования. Продолжайте отправлять письма с запросами, чтобы увеличить ваши шансы на получение приглашения подать полное предложение.

---

Вы можете связаться с Шеннон, отправив ей электронное письмо по адресу [email protected].

Хотите продолжить чтение?

[Гостевой пост] Должен ли я нанять консультанта по написанию грантов?

Цели и задачи: что они собой представляют и как их эффективно описать

.