Тайм менеджмент основные принципы правила методы: Методы и принципы тайм-менеджмента

Время чтения 11 минут

Мы устаем и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организовано работаем, бестолково работаем. © Физиолог Н.Е. Введенский

Тайм-менеджмент — техника управления временем, которая включает в себя правила и принципы, которые помогают человеку правильно организовать свое время и достичь максимальной эффективности в любом деле. С помощью тайм — менеджмента человек может сам осознанно контролировать время, которое он тратит на разные виды деятельности, увеличивая при этом эффективность и продуктивность своей работы или отдыха. Планирование, распределение, расстановка приоритетов, постановка целей помогает человеку справиться с сумасшедшим ритмом современной жизни. Тайм-менеджмент помогает человеку успевать делать все без стрессов и избежать хронической усталости.

Первоначально методики тайм-менеджмента использовались лишь при ведении бизнеса, организации трудовой деятельности. Но сейчас методы управления временем также применяются и в личной жизни человека, чтобы успевать справляться с бытовыми вопросами, правильно организовывать свой досуг, отдых.

<<Оглавление>>

История возникновения тайм-менеджмента

Еще в 20-е годы Научная организация труда говорила о том, что эффективность использования времени зависит от личной эффективности самого человека. Появилась Лига «Время», которая публиковала статьи в газетах под названием «Борьба за время». В 70-е годы обрел популярность метод хронометража, который разработала биолог Любищев. Этот метод является инструментов выработки эффективного мышления человека, что способствует рациональному управлению личным временем и повышением личной эффективности.

В 2007 в Москве при финансово-промышленном институте открылась первая кафедра тайм-менеджмента. Сегодня это направление стало очень востребованным и популярным. Есть масса тренингов, семинаров по планированию и рациональному распределению времени.

Кто такой тайм-менеджер?

Тайм-менеджер это человек, который учитывает психологические особенности людей, условия труда и предлагает более эффективные графики работы. Он способен раскрыть в человеке все его скрытые резервы и подсказать, каким путем повысить свою эффективность.

Процесс общения тайм-менеджера с клиентом похож на психологическую консультацию, в которой он выслушивает человека, дает подсказки и советы, как распределить время, сколько времени уделять отдыху, как расставить приоритеты. Как спланировать день так, чтобы все успевать без стрессов.

Тайм-менеджеры проводят не только индивидуальные консультации. Часто их приглашают компании в качестве экспертов, чтобы они помогли наладить процесс труда. В первую очередь научить руководителя правильно распределять свое рабочее время и грамотно распределять обязанности в коллективе. Они изучают деятельность компании, необходимое количество времени на решение определенных задач. После сбора информации и анализа, тайм-менеджер вносит коррективы в распорядок дня фирмы.

Основные задачи тайм-менеджмента

1. Анализ затрат времени на выполнение определенных задач.
2. Постановка, формулирование и определение цели.
3. Составление плана для достижения цели, а также расстановка приоритетов.
4. Реализация цели. Подсказка, какие шаги нужно сделать в соответствии с планом.
5. Составление списков дел, которые необходимо сделать.
6. Фиксация времени с помощью хронометража.

Преимущества человека, планирующего своё время

Время, затраченное впустую, есть существование; время, употребленное с пользой, есть жизнь. © Э.Юнг

1. Достигает поставленных целей.
2. Достигает своих целей намного быстрее, чем остальные.
3. Способен достичь успеха в любой сфере деятельности.
4. Имеет больше времени на отдых, общение с близкими и друзьями.
5. Может выполнять намного больше дел за определенный промежуток времени.
6. Может увеличить свои доходы и отойти от дел, правильно распределив обязанности между сотрудниками.
7. Может избавиться от хронической усталости, не подвержен стрессам.
8. Всегда имеет четкий план действий.
9. Обладает чувством внутренней свободы и самостоятельно контролирует свою жизнь.

Виды тайм-менеджмента

Сейчас существует много разнообразных подходов к проблеме управления временем. Специалисты выделяют три основных типа:

• Персональный (личный) тайм-менеджмент. Он связан с личностным саморазвитием человека, умением правильно и плодотворно организовать свой день.
• Профессиональный тайм-менеджмент помогает человеку эффективно выполнять свою работу, правильно организовывать свое рабочее время или разумно распределять обязанности в коллективе.
• Социальный тайм-менеджмент регулирует межличностные взаимоотношения или управление временем нескольких людей. Например, корпоративный.

Основные понятия тайм — менеджмента

Концепция управления временем — это способ понимания и восприятия времени. Концепция тайм-менеджмента помогает определить причину и цель, почему человеку необходимо научиться управлять своим временем. Осознать ценность этого процесса, а также понять основные принципы управления временем.

Методы управления временем — определенная последовательность действий, которая поможет решить конкретную задачу.

Система управления временем — комплекс концепций и методов, которые позволят вас максимально быстро и эффективно достичь своей цели.

Тайм-менеджмент в управлении

Неправильная организация работы или неграмотная организация деятельности руководством приводит к тому, что сотрудники компаний чувствуют постоянный дефицит времени. Это сказывается на эффективности работы и успешности предприятия в целом.

Недостаток времени наблюдается в тех случаях, если:

• нет расписания работы на день
• помощник руководителя не в курсе его распорядка дня
• телефонные звонки и посетители часто отвлекают от основной деятельности
• управляющий не умеет распределять обязанности
• работа выполняется в постоянной спешке, что приводит к быстрой утомляемости
• работники не соответствуют своим должностям
• сотрудники неадекватно оценивают свои возможности, скорость работы
• нет мотивации у сотрудников (например, слишком низкая зарплата)

Чтобы улучшить эффективность работы предприятия, необходимо научить сотрудников составлять план работы на день. При составлении плана, нужно 60% времени отвести основным задачам, 20% непредвиденным и 20% спонтанным делам. Главное, приучить коллектив составлять планы на день систематически и регулярно.

Эффективность тайм-менеджмента в управлении зависит от того, насколько сотрудники будут обучены планированию, расставлению приоритетов, контролю времени на выполнение заданий, а также правильной очередности выполнения заданий.

Для решения этих задач можно пригласить эксперта по тайм-менеджменту или обучить менеджера вашего предприятия, который будет сам выдавать сотрудникам задания и контролировать эффективность их работы. Менеджер должен выдавать как основные, так и несколько запасных заданий. В конце дня сотрудник представляет отчет о проделанной работе.

Управление личным временем в тайм-менеджменте

Что касается управления личным временем, то есть основные правила тайм-менеджмента, применяемые в личной жизни:

1. Никогда не брать работу на дом.
2. Организовать быт так, чтобы он занимал минимум времени.
3. Планировать свободное время заранее. Сюда должно входить эмоциональное наслаждение (поход в кино, театр, концерт, музей). А также физическое (занятия спортом, танцами и т.п.).
4. Для отдыха использовать не только выходные, а хотя бы один день среди недели. К примеру, покататься на велосипеде после работы или пойти с друзьями в сауну.
5. Во время отпуска ограничить звонки, почту, интернет, чтобы отдохнуть по-настоящему.

3 основных правила тайм-менеджемента

1. Правильная постановка цели

Если вы научитесь четко определять свои цели, а также определять, какие задачи являются второстепенными, то вы сэкономите массу времени.

Если вы тратите свое время на что-то, значит, в этот момент вы считаете, что оно очень важное. Но так ли это? Задайте себе вопрос, результат этого действия поможет вам приблизиться к вашей цели? Что такое цель? Цель — стремление человека к чему-то, когда весь процесс направлен на конечный результат.

При постановке цели необходимо для начала определиться с главными ценностями.

Осознать свои возможности, мотивацию. Проанализировать проблемы, потребности и сложности, которые могут возникнуть на пути к цели. Представить четко свою цель в мельчайших деталях, ее конечный результат. Распланировать свои действия, заняться поиском ресурсов и приступить к реализации.

Есть разные методы постановки целей. Но все методы имеют общий алгоритм постановки целей:

1. Цель должна быть максимально конкретной с понятным конечным результатом.
2. Необходимость достижения цели должна быть обоснованной. Зачем это нужно и что я из этого получу?
3. Цель должна быть реальной и понятен механизм ее достижения.
4. Необходимо четко определить границы времени, за которые цель должна быть достигнута.

2. Приоритизация

Уметь расставлять приоритеты — это очень важно. Есть дела, которые имеют меньшую значимость в достижении цели, а есть те, которые играют главную роль.

3. Планирование

После постановки цели следующим этапом будет планирование. Планирование – неотъемлемая часть тайм-менеджмента. Оно состоит из таких основных этапов:

1. Составление плана тайм-менеджмента.
2. Этап составления проекта, при котором можно маневрировать, продумать разные варианты достижения цели.
3. Этап выявления необходимых ресурсов.
4. Этап определения лиц, которые вам смогут помочь на пути к цели.
5. Этап фиксации результатов планирования в виде бизнес-проекта, карты.

Когда человек начинает заниматься планированием, активизируется мышление, включается творческий потенциал. При составлении плана, ваша цель становится более конкретной, вы начинаете понимать, чего вы хотите на самом деле и как этого достичь. Это своего рода практическое руководство к действию.

До тех пор, пока человек не составит план реализации того, чего хочет, он находится в постоянном раздумывании на эту тему. Но не мысли, а действия приближают вас к цели. Когда составлен подробный план, в котором учтены разные способы достижения цели, это дает возможность маневрировать. Не получается одними средствами и способами, можно попробовать другие. Планирование развивает в человеке гибкость и готовность к любым ситуациям.

Составление плана дает вам высокий шанс успеха. Наличие плана придает уверенности в себе, своих возможностях. Все успешные люди и предприниматели занимаются планированием.

Основные методики планирования. Краткое описание

1. АВС планирование базируется на том, что необходимо сначала нужно выполнять наиболее значимые дела (под буквой А), а затем В и С. Дела категории А — самые важные. Они составляют 15% всех дел и приносят 65 % результатов. В — важные дела, которые составляют 20% всех дел и приносят 20% результатов. Категория С — это дела наименьшей важности, они составляют 65% и дают результат — 15%.
2. Правило Парето или принцип «80 на 20». Этот принцип применим к любой ежедневной деятельности. 80% дел, которые вы делаете за день, дают вам 20%нужного результата. А 20% планируемых важных дел приближают вас к результату на 80%. Например: 20% людей владеют 80% капитала, 80% людей владеют 20% капитала. 20% клиентов дают прибыль в 80%, а 80% клиентов дают прибыль в 20%.
3. Хронометраж — этот метод заключается в том, что вам нужно поминутно записывать все свои действия и сколько времени вы на них потратили. Это поможет вам понять, куда и на что уходит ваше время и как скорректировать ваш график.
4. Составления списка задач — это самый простой метод планирования, который позволяет планировать и время, и дела.

Как составить правильно список дел и следовать ему

1. Для начала понаблюдайте за собой. Сколько вам нужно времени на выполнение разных заданий.
2. Напишите список дел с вечера.
3. Записывайте конкретные пункты. Например: зайти в магазин. К этому пункту приложите список покупок.
4. Планируйте весь свой день, не только работу.
5. Начинайте свой день с выполнения нетрудных задач. Чтобы сразу поставить галочки и взбодриться на весь день мыслью о том, что следовать списку дел не так уж и сложно… Например, сделать зарядку и приготовить завтрак.
6. Список дел должен быть всегда на виду.
7. Не пишите в список больше 7 приоритетных дел, чтобы потом не нервничать, что вы что-то не успели.

Принципы тайм-менеджмента

1. Испробуйте все методики планирования и подберите наиболее подходящий.
2. Ведите записи.
3. Не пытайтесь успеть все. Сначала сделайте наиболее важные и приоритетные дела.
4. Планируйте каждый свой день. А также составляйте дополнительно план на неделю.
5. Всегда носите с собой ручку и блокнот.
6. Заведите Дневник успеха, он будет вас мотивировать и напоминать, что вы на верном пути.
7. Научитесь говорить «Нет». Это поможет избежать общения с ненужными людьми, занятий ненужными делами.
8. Прежде чем что-либо делать, обдумайте, насколько это срочно, важно и как это действие приблизит вас к цели.
9. Проанализируйте свои привычки, действия, которые отбирают попусту ваше время. По хронометражу легко отследить те действия, от которых вам нужно избавиться.
10. Не выполняйте чужие дела. Не будьте инструментом для достижения чужих целей. Сконцентрируйтесь на своей цели.
11. Выделяйте время на самосовершенствование.
12. Не останавливайтесь на достигнутом. Добившись одной цели, ставьте следующую.

Принципы тайм менеджмента. Советы от ведущих специалистов в этой области

1. Стивен Кови в книге «7 навыков высокоэффективных людей» рассматривает тайм – менеджмент, как элемент самосовершенствования. Вот его советы:

• Делайте то, что должны сделать сначала. Не откладывайте важные дела на потом.
• Ваша цель должна быть приоритетной и важной. Двигайтесь к ней.
• Все действия выполняйте на основе приоритетов.
• Не тратьте много сил на достижение незначительной цели. Затрачиваемые ресурсы и конечный результат должны быть соизмеримы.
• Ищите все способы, чтобы сделать жизнь проще.

2. Дэвид Аллен советует правильно организовать рабочее место, обзавестить всеми необходимыми канцтоварами. Также завести картотеку, на каждое дело завести соответствующую папку. Также Аллен советует писать 4 списка дел:

• Составить список дел, которые необходимо выполнить в ближайшей перспективе;
• В отдельный список внести проекты, которые требуют комплексного подхода;
• Отдельно составить список проектов, которые по той или иной причине пока не могут быть выполнены;
• Список «когда-нибудь».

3. Джулия Моргенстерн советует сначала оценить, сколько времени вы затрачиваете на выполнение ваших задач. Какие факторы вас отвлекают. Возможно, вас отвлекают соцсети, дополнительные обязанности, нереальные сроки или психологические препятствия.

• Для каждого действия необходимо устанавливать временные рамки.
• Если вы не можете выполнить какое-то действие, то проанализируйте, возможно, его можно отложить на время, перепоручить другим сотрудникам или вовсе от него отказаться.
• Сортируйте вещи и дела, очистите пространство от всего, без чего можно обойтись. Назначьте каждой вещи свое место, а каждому делу — время.

Неординарные приемы и рекомендации тайм-менеджмента

«Съедайте лягушку на завтрак»

Чтобы весь день ваши мысли не возвращались к делу, которое вы не хотите выполнять или оно вам неприятно, начните день с него. Так вы освободитесь от эмоционального напряжения и груза, который бы пришлось нести весь день.

«Бифштекс из слона»

Если перед вами стоит глобальная задача, для решения которой необходимо проделать множество действий, тогда разделите эту работу на части. Не делайте из дела слона, порежьте его на кусочки. Так будет проще начать реализовать поставленную задачу. А также такой подход способствует лучшему пониманию этой задачи.

Научитесь говорить «нет»

Управление временем учит не тому, чтобы успевать делать как можно больше, а успевать правильно делать то, что нужно. Говорите «нет» ненужным делам, людям. Не становитесь ни для кого инструментом для достижения его целей. Сконцентрируйтесь на своих целях.

Стремитесь к автоматизации и упрощению своей деятельности

Выполняйте похожие дела подряд, так как мозг привыкает к определенной сфере деятельности. И с каждым разом справляется с ними быстрее.

Прислушайтесь к своим биологическим ритмам. Делайте работу в то время, когда чувствуете особый прилив сил и активности. В период наименьшей активности дайте себе отдохнуть. Прислушивайтесь к потребностям своего организма. Иногда 15-минутного перерыва достаточно, чтобы открылось «второе дыхание».

Лучшие книги по тайм-менеджменту

• «Результативный тайм-менеджмент». Б. Трейси
• «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать». Г. Архангельский
• «Жёсткий тайм-менеджмент: возьмите свою жизнь под контроль». Д. Кеннеди
• «Работай меньше, успевай больше». К. Глисон
• «К чёрту всё! Берись и делай». Р. Брэнсон
• «Экстремальный тайм-менеджмент». Н. Мрочковский, А. Толкачёв
• «Практический курс по тайм-менеджменту». И. Абрамовский
• «Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть». Т. Феррис
• «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса». Д. Аллен

Эффективность тайм-менеджмента зависит от выполнения вами основных его правил, а также четкого понимания того, зачем он вам нужен, как управлять своим временем и какие преимущества вы будете иметь.

менеджмент — секреты и способы управления временем

Допустим, у вас не один интернет-магазин, а два. Или три. Или пять. Или есть работающая офлайн-точка и вы задумываетесь перенести часть продаж в интернет. Как не запутаться в ассортименте и одинаково эффективно работать с каждым проектом? Читайте в нашей следующей статье.

Кому будет полезна эта статья?

Всем тем, кому приходится решать несколько задач одновременно.

Итак, если вы:

• предприниматель, который открыл несколько интернет-магазинов;
• владелец офлайн-бизнеса, который хочет открыть интернет-магазин в дополнение;
• владелец нескольких офлайн-бизнесов — в одной сфере и в разных;
• контент-менеджер или маркетолог, который ведет несколько интернет-проектов одновременно.

Что такое тайм-менеджмент?

Очевидно, что “управление временем” — любой ребенок знает. Предполагается, что освоивший эту науку сам является хозяином своего времени, сам планирует рабочий день, неделю, месяц, сам определяет, какие задачи приоритетны, а какие могут и подождать. И самое главное — он знает, как успевать больше за ту же единицу времени. То есть работать меньше, а успевать больше — мечта же просто!

Еще русский физиолог Николай Введенский отметил: “Мы устаем и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организованно работаем, бестолково работаем”. Наверное, вы не раз замечали: когда день не распланирован, когда не поставлено четких задач — мы болтаемся как некая субстанция в проруби, перескакиваем с одного на другое, отвлекаемся. В результате вечером, подводя итоги, с горечью резюмируем: ничего полезного за день не сделано, какая-то суета и тлен.

Рассмотрим на примерах. У нас есть гипотетический школьник, который приходит домой и делает уроки. Один может растянуть процесс выполнения домашки на 5 часов, постоянно отвлекаясь на игрушки, другой соберется и выполнит все за час — а дальше долгожданная свобода. Кто из них лучший управленец своим временем?

Пойдем дальше. Мальчишки выросли, стали бизнесменами. У обоих несколько бизнесов, десятки сотрудников, постоянные задачи, которые надо решать в режиме рабочего времени. Один по привычке прокрастинирует, мешает рабочее с личным или пытается решить все сразу — в итоге ничего не успевает и зашивается от текущих задач. А в долгосрочной перспективе его ждет профессиональное выгорание, ибо нельзя все время работать на пределе возможностей. Второй поставил все на поток и теперь может работать по нескольку часов в день — и качество бизнеса от этого не пострадает.

Для чего нужно знать основы тайм-менеджмента?

• чтобы жить полноценной жизнью, находить время не только для работы, но и для отдыха;
• чтобы эффективно распределять время на личное и рабочее, полезное и для отдыха, решение важных задач и не очень;
• чтобы научиться отделять зерна от плевел — важные задачи от несущественных;
• чтобы осмысливать свои цели и вообще жизненные поступки. Учет времени — хорошая практика и в повседневной жизни. Научившись планировать время, вы по привычке будете переносить эти умения и на жизнь в целом. А значит, она будет более осмысленной и наполненной;
• чтобы мотивировать самого себя более эффективно работать и жить.

Основные принципы тайм-менеджмента

1. Составляйте списки дел. Все, что запланировали, обязательно фиксируйте — как вам удобнее. Хоть на бумаге, хоть в мобильном приложении, хоть в ежедневнике. Еще оптимальнее — указывайте время, в течение которого задача будет выполнена. Например, 9.00 — планерка с сотрудниками. 10.00 — встреча с поставщиком. 11.00 — совещание с маркетологом, разработка рекламной кампании. И так далее. Это даст вам четкий план и инструкцию, как и когда все успеть. И потом, когда вы записываете, мозг лучше запоминает информацию. Так вы точно ничего не забудете!

2. Разделяйте большие задачи на малые. Так проще даже в психологическом плане — крупные задачи висят над нами, как Дамоклов меч, к ним страшно приступить и так тянет отложить на потом! Когда большая задача разделена на несколько малых, уже не так страшно. Планомерно выполняйте каждую — и увидите, как быстро вы достигнете результата.

3. Расставляйте приоритеты. Каждый день определяйте самое важное дело и бросайте на него все ресурсы и возможности. Выполняйте его первым или возвращайтесь к нему в течение дня — главное, чтобы задача была выполнена. Между делом выполняйте задачи менее важные — о них тоже не следует забывать.

Как правило, самые важные дела — обычно и самые сложные. Или неприятные. Например, надо договариваться об отсрочке платы за аренду или заводить тяжелый разговор с проштрафившимся сотрудником. Вот тут-то поднимает голову прокрастинация — мы оттягиваем момент, убивая время мелкими делами или вовсе тратя его на ерунду. Возьмите за правило выполнять главное дело первым — увидите, как быстро упадет камень с вашей души. Дальше все пойдет просто как по маслу!

4. Не отвлекайтесь. Заведите себе определенные часы для продуктивной работы, во время которых вас запрещено отвлекать. Приучите сотрудников: что бы ни случилось, решайте проблемы сами, а начальник должен работать. Сами не отвлекайтесь на звонки, письма, общение в мессенджерах — именно они съедают несколько часов вашего личного времени. Лучше выделить по полчаса утром, в обед и вечером, чтобы проверить все сообщения и пообщаться, и не выходить за рамки этого лимита.

5. Четко формулируйте цели. Не “повысить объем продаж”, а “увеличить средний чек на 20%”. Не “увеличить конверсию сайта”, а “добиться повышения трафика засчет контекстной рекламы”. В этом вам помогут основные показатели эффективности бизнеса — мы писали о них в этой статье.

6. Ставьте цели правильно. Это нужно для того, чтобы не было мучительно больно за бездарно потраченное время. Любая цель должна быть конкретной, актуальной, достижимой за реальный период времени (а не когда-то там потом), измеримой. Например, “хочу стать лучшим в своей нише” — неправильная, слишком размытая цель. “Хочу за 2020 год обогнать главного конкурента” — уже лучше. “Хочу за 2020 год обогнать конкурента, использовав современные тренды маркетинга” — еще лучше. “В 2020 году увеличу объем продаж на 30%, обгоню конкурента, используя рекламу у блогеров и задействуя дополнительные рекламные каналы” — вот это правильная цель!

7. Ставьте высокую планку. Намечайте чуть больше задач, чем сможете выполнить. Ставьте чуть более ранние сроки, чем планировали — например, запустить продажи новой коллекции через месяц, а не через полтора. Теперь хочешь не хочешь — а придется выполнять! Если не получится — всегда сможете отыграть назад, но с большей вероятностью вы азартно будете стараться успеть все в срок.

8. Или наоборот — оставляйте запасное время. Да, планы и четкие графики нужны, но в любом бизнесе могут случиться форс-мажоры. То поставщик подведет, то сотрудник накосячит — всякое бывает. Не планируйте выполнить задачи, особенно крупные, за минимальный срок — дайте себе фору. За это оставленное про запас время вы сможете исправить ситуацию, если что-то пойдет не так.

9. Делайте текучку, не забывайте о главном. Даже если в данный момент вы работаете над повседневными задачами — выбираете новый ассортимент, принимаете на работу нового сотрудника — всегда помните, во имя чего вы это делаете. Вспомните о миссии компании — отвечает ли конкретная текущая задача главной цели? Если да — прекрасно, вы на верном пути. Если нет — цель надо скорректировать.

10. Делегируйте полномочия. Даже если вам кажется, что вы лучше всех все знаете, не бросайтесь выполнять обязанности других сотрудников. Ваша задача как руководителя — не отвечать на звонки, не фотографировать новые товары для карточек и не развозить заказы вместо курьера. Всю текучку можно смело отдавать подчиненным — а самому заниматься планированием, разработкой долгосрочных стратегий, масштабированием бизнеса и другими приятными вещами. Для того вы и нанимали сотрудников и заместителей, чтобы загружать их рабочими обязанностями и разгружать себя любимого для решения глобальных задач. Подробнее о делегировании полномочий читайте в этой статье.

11. Учитесь говорить “нет”. Герой Джима керри в фильме “всегда говори “да!” страдал избытком свободного времени — поэтому с радостью заполнил свою жизнь интересными событиями. Но у вас-то этого времени нет — так не отнимайте его у себя еще больше! Дела, к которым не лежит душа, нецелесообразные, нерентабельные вещи — настоящие убийцы времени руководителя и прибыли любого бизнеса. А всего-то надо научиться говорить “нет” и отказываться от невыгодных предложений!

12. Позволяйте себе отдыхать. Выжатый как лимон начальник — гроза для подчиненных и замедленная бомба для самого себя. Думать о работе ночью и днем, срываться в офис в законный выходной, пренебрегать личной жизнью — все это звучит героически, но к добру не приведет. Все успеть сделать все равно невозможно — хотя бы несколько раз в неделю позволяйте себе расслабиться и отдохнуть, заняться любимым делом. Так вы перезагрузите мозги, восстановитесь и будете работать в разы эффективнее. Разве это не то, чего вы хотите?

13. Живите по своим биоритмам. Все детство и юность из нас искусственно делали жаворонков — вспомните подъемы в школу и институт к восьми утра! Теперь вы — владелец собственного бизнеса и можете разрешить себе жить в гармонии со своим телом. Какой смысл, если вы сова, поднимать себя в 7.00 и ходить до обеда как вареная муха — в таком состоянии вы все равно будете непродуктивны. Гораздо полезнее как следует выспаться и начать работу в 12 дня — а потом жить по собственному графику. Если вам комфортно работать в час ночи — работайте в час ночи.

Это были основные правила тайм-менеджмента. Теперь усложним задачу — поговорим о том, как управлять несколькими проектами одновременно.

Варианты ведения тайм-менеджмента

Вариант первый. Офлайн- и онлайн-бизнес

Итак, у вас есть магазин или торговая точка. Бизнес идет неплохо, продажи растут, и вы все чаще задумываетесь о том, чтобы охватить еще один сегмент целевой аудитории: тех, кто предпочитает делать покупки в интернете. Таких становится все больше — отказываясь от онлайн-магазина, вы теряете часть клиентов. И не худшую их часть: молодых, современных, платежеспособных.

Что вам нужно сделать?

1. Главная ваша задача — сохранить плюсы офлайн-магазина (привычность, территориальная доступность, возможность потрогать и померить товар) и привлечь покупателей преимуществами онлайн-торговли. В обычном магазине оставляйте все по-прежнему, а вот с правилами открытия и продвижения интернет-магазина придется разобраться:

• цены в интернет-магазине должны быть ниже, чем в офлайн-точке: это самое главное его преимущество;
• вы можете доставлять товары не только в пределах вашего города, но и по всей стране;
• вы можете разработать собственную бонусную или партнерскую программу;
• вы можете сотрудничать с другими сайтами и ресурсами в сети. Их больше, чем кажется!

2. Автоматизируйте бизнес-процессы. Вы же не будете вручную переводить весь каталог товаров в онлайн! Проще и надежнее воспользоваться готовыми системами, например ЕКАМ.

3. Расширять каналы продвижения. Если раньше вы ограничивались стандартной рекламой: публиковали статьи в СМИ, раздавали листовки, развешивали по улицам города рекламные щиты и баннеры, с e-commerce все иначе. Вам придется одновременно рекламировать свой магазин среди вашей новой ЦА:

• в соцсетях — именно там обитает большинство молодежи;
• с помощью SEO-продвижения;
• с помощью контекстной и таргетированной рекламы;
• с помощью видео, инфографики и других современных методов продвижения.

4. Создать удобный современный сайт, в котором удобно будет не только продавать, но и покупать. Советуем обратиться в рекламное агентство или воспользоваться готовыми шаблонами InSales специально для интернет-магазинов.

5. Рекламировать офлайн-точку на сайте, а в самом магазине разместить информацию об открытии онлайн-ресурса. Люди должны знать, что вы расширяетесь и покоряете интернет.

Совет: найдите хорошего специалиста, который возьмет на себя создание и продвижение сайта и наполнение его товарами. Наблюдайте за его работой: возможно, потом вы и сами втянетесь, а пока занимайтесь лучше тем, что у вас получается на отлично: развитием офлайн-точки.

Вариант второй. Несколько интернет-проектов

Если это ваш случай — сто процентов, в интернете вы плаваете как рыба в воде и сами все знаете об открытии и продвижении интернет-магазинов. Один у вас точно есть — возможно, ассортимент слишком расширился, и вы решили разбить его на два или несколько ресурсов? Ну например, начали продавать товары для дома, и со временем в каталоге появились сотни моделей садовых товаров или инструментов — пора открывать отдельный магазин!

Можно, конечно, оставить все как есть, но в этом случае магазин превратится в скопище самых разных категорий. Покупателям будет сложно разобраться в многообразии товаров — вы будете терять клиентов и прибыль. Парадокс, но он работает!

Плюсы создания нескольких интернет-магазинов:

1. Вы сможете детально прорабатывать каждую тематику, каждую категорию. Теперь у вас есть возможность вносить в ассортимент не только стандартные товары, но и редкие, необычные модели на любителя — поверьте, и на них обязательно будет спрос. Словом, вы сможете дать покупателю самый полный выбор в вашей нише.
2. У людей будет больше доверия к каждому магазину. Такова психология: если вы будете подчеркивать, что являетесь специалистами в каждой выбранной области, наймете несколько подкованных продавцов-консультантов, клиенты будут думать, что в этом магазине действительно работают профессионалы своего дела, которые дадут грамотный совет.
3. Вы сможете делать отдельный лендинг и свое УТП на каждый интернет-магазин. С каждого лендинга придет свой трафик — а значит, вы будете обеспечены клиентами, которые попадут в воронку продаж.

Минусы нескольких проектов:

Это затратно. Даже если вы воспользуетесь бесплатными шаблонами InSales, придется вложиться в наполнение сайта, продвижение в интернете, оптимизацию для поисковых систем, контекстную рекламу.

Что вам нужно сделать?

1. Чтобы не запутаться, сделайте магазины максимально похожими по структуре, движку, разделам. Поставьте одинаковые виджеты обратной связи, похожие фильтры: по цене, категориям, другим параметрам. Сделайте это хотя бы в начале, в период обкатки. Потом можно провести А/В тестирование и понять, какие инструменты работают лучше.
2. Выберите одинаковую CMS, или платформу интернет-магазина. Это нужно вам опять же для удобства, а также с прицелом на будущее: в случае проблем вам достаточно будет связаться с одним специалистом техподдержки. Мы, конечно, будем советовать в первую очередь платформу InSales: почитайте кейсы магазинов, которые успешно работают на этом движке. Но есть и другие варианты — главное, чтобы сайт был удобным, полезным и имел весь необходимый современный функционал.
3. Используйте одну онлайн-кассу для всех продаж. Это вполне возможно и законно, особенно если у вас один офис, из которого идет управление несколькими интернет-магазинами. Достаточно выбрать модель, которая может работать одновременно с несколькими сайтами. На чеке обязательно нужно указывать сайт магазина, в котором сделана покупка, — это регулируется настройками кассы.

Вариант третий. Несколько офлайн-проектов

Здесь надо различать — в одной сфере находятся ваши бизнесы или все же в разных. Если в одной или смежных — понятно, так проще. Все бизнес-процессы обкатаны, конкуренты изучены, поставщики найдены, схема работы с ними упорядочена — даже покупатели могут быть одними и теми же!

Когда бизнесы в разных сферах — тут намного сложнее. Поэтому мы бы все же советовали найти точки соприкосновения. Ну не монтируется магазин спортивных товаров и уютная девочковая кофейня! Слишком все разное: целевая аудитория, ассортимент, поставщики — как тут не запутаться! Нужно быть Железным Арни или биороботом, чтобы держать все в голове.

Что вам нужно сделать?

1. Перекрестную целевую аудиторию. Клиенты одной торговой точки вполне могут стать постоянными покупателями другой. Для этого облегчите жизнь клиентам: пусть один магазин рекламирует другой. Разложите на кассе промо-материалы, накажите продавцам расхваливать другие бизнесы, предлагайте скидки, устраивайте акции и распродажи.
2. Привлекать партнеров из смежного бизнеса. Или переманивать у конкурентов, или самостоятельно искать человека в теме, который поможет вам на первых порах. Так вы разграничите зоны ответственности: сами будете делать упор на один бизнес, партнер — на другой. Иначе вряд ли получится: объять необъятное еще никому не удавалось.
3. Постоянно развиваться: учиться новому, читать книги, посещать курсы по управлению. Два и несколько бизнесов — огромная ответственность, которую тянут не все.  

Основные правила тайм-менеджмента для нескольких проектов

Какой бы вариант вы ни выбрали, придется научиться распределять время между несколькими важными задачами. Приведем основные правила тайм-менеджмента, которые нужно знать каждому управленцу:

1. Составляйте графики. Допустим, у вас есть офлайн-точка и два интернет-магазина или три онлайн-точки. Возьмите ежедневник, откройте “Гугл-таблицу” и начинайте составлять расписание. В понедельник вы занимаетесь вплотную одним объектом, во вторник — другим, и так далее. Это ваши главные задачи, но есть и второстепенные: в понедельник нужно съездить на встречу к поставщикам, посмотреть макеты новой вывески, провести собеседование с продавцом. Вспомните все задачи на вторник и среду и тоже занесите их в график. Когда задачи будут выполнены — смело вычеркивайте их из списка. Это очень мотивирует.

2. Формируйте единую базу клиентов по всем проектам. Допустим, клиент оформил заказ в одном интернет-магазине — расскажите ему о другом, предложите скидку или бонус. Приручайте его, привлекайте выгодными условиями и отличным сервисом. Сделайте так, чтобы он сам никуда не ушел, а заодно и рассказал друзьям о ваших проектах.

3. Делайте перекрестную рекламу. На каждом интернет-ресурсе рассказывайте о других своих проектах. Создайте единую группу в соцсетях, где публикуйте информацию о каждом вашем проекте. Постоянно подчеркивайте, что в ваших силах вести несколько направлений сразу, что вы молоды и полны сил, а ваши сотрудники горят желанием работать не покладая рук!

4. Автоматизируйте. Везде, где можно, привлекайте искусственный интеллект — так у вас и ваших сотрудников будет больше времени. Искусственный интеллект — это не что-то из мира отдаленного будущего, алгоритмы на основе нейросетей давно работают в интернете. Это алгоритмы поисковых систем — “Палех”, соцсетей — “Прометей” и “Немезида”, голосовой помощник Алиса, чат-боты, которые общаются вместо менеджера с клиентами в “Вайбере” или “Телеграме”. Каждый из этих алгоритмов постоянно обучается и совершенствуется. Каждый направлен на облегчение жизни рядовых сотрудников и простых пользователей.

5. Играйте командой. Идеально, если к работе над несколькими проектами будут привлечены уже знакомые люди, ранее состоявшие в вашей команде. Во-первых, вы их уже знаете и можете на них положиться. Во-вторых, они уже проявили свои сильные и слабые стороны. Если вам пришлось набрать в команду новых членов — придется поработать над сплочением команды для более эффективной работы.

И напоследок пять ложек дегтя

Не стоит думать, что знание тайм-менеджмента сделает из вас сверхчеловека. Совсем нет — давайте развенчаем основные мифы, чтобы жизнь медом не казалась. Лучше правда, чем сладкая ложь!

1. Управлять временем нельзя. Оно бессердечно: идет и идет вперед, и ничего вы с этим не сделаете. Вы можете управлять лишь собой, убивая попытки прокрастинации, планируя день и составляя четкие планы.
2. Работать больше вы не будете, расслабьтесь. Скорее меньше — за те же единицы времени. В этом, на наш взгляд, и заключается главная фишка тайм-менеджмента. Вы повысите личную эффективность и продуктивность.
3. Тайм-менеджмент — панацея от всех бед. Ну уж нет. Если вы будете ставить изначально неправильные цели, принимать спонтанные бестолковые решения — никакое управление временем не спасет.
4. Тайм-менеджмент подходит всем. Так-то оно так, но каждый человек индивидуален, нужно выбирать стратегию под себя. Выше мы написали 13 общих принципов тайм-менеджмента и 5 правил для тех, кто ведет несколько проектов одновременно. Есть из чего выбрать!
5. Все сразу пойдет как по маслу. Стоит начать воплощать в жизнь правила тайм-менеджмента — и словно волшебную таблетку выпил. Совсем наоборот: сначала будет тяжко, ведь по сути, вы будете ломать привычный уклад жизни, вырабатывать новые навыки. Главное — не сломаться в первую же неделю. Дальше будет легче, проверено!

Многозадачность — задачка не из легких, простите за каламбур. Многим людям тяжело работать в таком режиме — в этом случае лучше сконцентрироваться на одном проекте, а остальные перепоручить надежному человеку. В противном случае вы рискуете не довести до конца ни один проект. Это не страшно: каждый живет в своем темпе. Главное — вовремя понять это и найти надежного партнера и заместителя. Удачи в управлении!

основные принципы эффективного управления временем

Тайм-менеджмент — это совокупность техник, которые помогают правильно распределять силы и время для большей эффективности в работе. Термин дословно переводится как «управление временем».

Речь идет о времени как о ресурсе. Ограниченное количество секунд жизни каждый человек вправе использовать на свое усмотрение. Кто-то тратит их на развлечения или лежание на диване, а кто-то «оплачивает» учёбу, карьерный рост или путешествия. Распределяя ресурс своей жизни, мы используем время как инвестицию в проекты, саморазвитие, заботу о здоровье.

Существует много разных техник управления временем. Я расскажу о двух ключевых аспектах тайм-менеджмента: об избавлении от алгоритмов, снижающих продуктивность, а также о методиках грамотного целеполагания и структурирования графика.

Пожиратели продуктивности

Перед прокачкой рабочей скорости нужно в первую очередь избавиться от того, что вас замедляет. Этих факторов немного, но они железобетонно вросли в наш распорядок дня и не желают сдаваться без боя.

Вредные привычки

Вы даже не представляете, сколько времени убивают перекуры, соцсети и бессмысленная болтовня по телефону.

Все эти факторы не только отбирают драгоценные минуты, но и снижают эффективность, ведь на скорость работы влияют также состояние здоровья и настроение.

Алкоголь, курение, вредная еда, недостаток сна ухудшают способности мозга активно обрабатывать информацию, принимать решения, создавать идеи.

Еще труднее сосредоточиться после прочтения панических постов в стиле «мы все умрём», которыми пестрит лента. Для работы больше подходит спокойное ресурсное состояние и позитивный настрой. Не зря сейчас постоянно говорят об информационной гигиене. Безудержное поглощение бесполезной информации тоже приравнивается к вредным привычкам.

Если хотите понимать, что происходит в мире и стране, выберите 1-2 ресурса с хорошей репутацией, нейтральным стилем изложения, объективностью в подаче информации.

Все перечисленные привычки — враги тайм-менеджмента. Они отбирают время, здоровье, внимание, эмоциональный ресурс. Расчистите это пространство, сразу станет легче дышать.

Если у вас есть привычка надолго «залипать» в соцсетях, то существует ряд приложений, фиксирующих, сколько времени вы проводите в смартфоне. Они могут просто собирать статистику, но умеют также ограничивать доступ к приложениям. Таких сервисов много на Play Market по запросам «ограничение по времени» и «блокировка приложений на время». По количеству положительных отзывов лидирует приложение StayFree — попробуйте.

Сервисы, контролирующие поведение пользователя, есть и для компьютеров. Например, расширение для Google Chrome Productivity Owl. Продуктивная сова разрешает посмотреть на сайт несколько секунд, а затем блокирует его. Посещать без ограничений можно только сайты из «белого списка», который настраивает для себя пользователь.

Но если вам нужно много работать с информацией и тотальная блокировка не подходит, есть возможность действовать от обратного — ограничить доступ к ресурсам, отнимающим время. К примеру, так работает StayFocusd, который позволяет проводить на запрещенных сайтах ограниченное количество минут.

Прокрастинация

Сложное слово, которое знакомо каждому.

Прокрастинация — это подсознательное желание отложить начало выполнения задачи. Вместо того чтобы приступить к важной работе, мы придумываем себе отговорки: сериал посмотреть, кошку погладить, почту почитать. Вот кофе попью — и точно начну.

В процессе исследований выяснилось, что прокрастинация не болезнь, а симптом. Прокрастинация указывает на проблемы, которые мы не хотим признавать:

• задача слишком сложная;
• непонятно, с чего начинать;
• мы перегрузили себя, не можем работать;
• мы не видим смысла в выполнении этой работы или она противоречит нашему складу характера.

К примеру, творческие люди испытывают отвращение к рутине, которая не меняется изо дня в день.

Бороться нужно не с прокрастинацией, а с причиной её возникновения: делегировать другим специалистам сложную и непонятную работу, стараться избавляться от бессмысленных занятий, разделять большие проекты на мелкие задачи, вовремя отдыхать.

Не путайте прокрастинацию с ленью. Нужно внимательно прислушиваться к себе, понимать разницу между сигналами уставшего сознания и нежеланием организма шевелиться.

Есть действенный способ приступить к работе. Договоритесь с собой сделать одну небольшую задачку или поработать только 10 минут. Например, если нужно написать статью, примите решение, что прочитаете техническое задание и набросаете план. Обычно после десяти минут вы включаетесь, входите в раж и уже не хотите откладывать задачу на потом.

Неумение отказывать

Наверняка вы слышали об этой беде. Обычно она иллюстрируется толпами назойливых родственников и друзей, требующих помощи, да ещё наглым начальником, заставляющим делать работу, за которую не платят.

Все это правильно, но в самую опасную ловушку нас загоняет неумение отказывать самим себе. Ведь нужно заняться спортом, да подтянуть английский, да взять ещё пару проектов, а то денег не хватает…

У многих людей самые злые начальники — они сами. Одна из основ правильного тайм-менеджмента — способность правильно оценивать свои силы и временной ресурс, ставить посильные задачи, уметь восстанавливаться и отдыхать.

Человек достигает успеха, когда выполняет ограниченное количество действий внимательно, старательно, последовательно.

Многие возможности, существующие вокруг, противоречат друг другу. Мы не можем охватить всё сразу: строить бизнес, быть успешными в творчестве, растить троих детей, учиться… Людей засасывает водоворот возможностей и доводит до выгорания. Инициативность в паре с трудолюбием могут сыграть злую шутку, если не научиться говорить «нет» собственным амбициям.

Поберегите себя, оставьте пару приоритетных направлений, а все остальные постарайтесь сократить, даже если они очень интересны.

Техники тайм-менеджмента

Победа над пожирателями продуктивности — лишь начало пути. Теперь будем учиться правильно планировать работу, ясно формулировать задачи и сохранять сосредоточенность, чтобы успевать больше.

Ежедневное планирование

Тайм-менеджмент начинается с планирования. Это мощный инструмент, который позволяет не только структурировать задачи, но и мотивировать (или демотивировать) самого себя.

Одно из главных правил — не писать слишком много пунктов на один день и не пытаться строить поминутный график. Не выполнив поставленные задачи, вы расстроитесь, почувствуете себя неудачником. А при поминутном расписании что-то обязательно пойдёт не так, и план полетит кувырком.

Сделайте составление плана приятным ритуалом. Выделите время для распития вечернего какао или утреннего кофе и с хорошим настроем приступайте к планированию.

Планируйте в ежедневнике или пользуйтесь приложениями и сервисами. Например, многие выбирают Google Calendar. Туда записывают время, информацию о событии, его длительность. На экране задачи отображаются в виде разноцветных блоков. Чем шире блок, тем больше времени запланировано на задачу. Таким образом, вы сразу видите свою загрузку на день и можете эффективно управлять временем.

Тут же удобно отмечать важные встречи и события, запланированные заранее. Открыв календарь, вы сразу увидите, сколько времени осталось свободным для работы в тот или иной день.

Google Calendar с запланированным графиком

Обязательные условия: ставьте не более четырех важных задач на день и пишите их в порядке срочности. В вечерние часы планируйте отдых. Если считаете, что останется время, допишите несколько небольших подзадач, которые не страшно отложить на завтра. Ни в коем случае не продолжайте работу со словами: «Вот, все запланированное сделал, на часах всего десять вечера, можно ещё несколько завтрашних пунктов выполнить». Учитесь отдыхать! Это повышает продуктивность.

SMART

Это система постановки целей, которая превращает размытые мечты в конкретные планы, готовые к реализации. А абстрактные идеи в понятные задачи.

SMART — это аббревиатура, в которой каждая буква обозначает критерий измерения. Задачи должны быть Specific (Конкретные), Measurable (Измеримые), Attainable (Достижимые), Realistic (Реалистичные) и Timeable (Определенные во времени).

Например, есть цель: расширить клиентскую базу. В такой формулировке непонятно, с какой стороны за нее браться. По системе SMART задача будет звучать иначе: в течение рабочего дня прозвонить не менее 50 холодных клиентов и получить 5 заказов.

Мы знаем, что конкретно нужно делать — зайти в базу собранных номеров, начать звонить. Измеряем в цифрах — не менее 50 прозвонов и 5 заказов. Достижимость заключается в том, что обзвонить 50 человек в течение дня, уговорив 5 из них на покупку, — посильная работа. Реалистичность означает, что мы планируем процесс, на который способны влиять. Определенность во времени — рабочий день.

Видите, как все стало на свои места. Конкретность в планировании — это уже половина дела для тех, кто хочет освоить тайм-менеджмент.

Закон Парето

Его также называют принципом 80/20 — золотое соотношение вложенного ресурса и полученного результата. Закон Парето вывел экономист Вильфредо Парето, заметив, что 20% усилий дают 80% результата и наоборот. Этот закон применим во многих областях: 20% команды делает 80% работы, 20% покупателей приносит 80% прибыли.

Чтобы использовать этот закон в тайм-менеджменте, определите 20% самых эффективных действий и сделайте упор на них.

В работе часто встречаются процессы, которые можно автоматизировать или не выполнять вовсе, если они устарели и используются по привычке.

В первую очередь проведите аудит, который покажет, какой результат дают те или иные действия. После тщательного анализа вы можете понять, что утренние рассылки по понедельникам дают намного больше результата, чем ежедневный двухчасовой обзвон или запуск дорогостоящей рекламы на популярном канале в YouTube. Это не значит, что нужно сделать рассылки еще по вторникам и пятницам. Но такой анализ поможет отказаться от методов, которые не приносят эффективного результата, высвободив при этом время для другой важной работы и новых идей.

Матрица Эйзенхауэра

Жил-был солдат по имени Дуайт Эйзенхауэр. Он был таким эффективным, что сначала стал генералом, а потом — президентом США. Именно ему принадлежит авторство матрицы распределения задач по приоритетности, которую часто используют в тайм-менеджменте.

Возьмите листок и ручку, расчертите бумагу так, чтобы получилось четыре квадрата. Рассматривая каждую задачу, ответьте на два вопроса:

1. Важная ли она?
2. Срочная ли она?

Пример матрицы Эйзенхауэра

В блок А поместите важные и срочные задачи. К ним относится работа, невыполнение которой прямо сейчас приведет к провалу всего проекта, ухудшению жизни, серьезным проблемам. Сюда же относятся вопросы здоровья. Если что-то болит — бегом к врачу.

В идеале этот блок должен пустовать. При грамотном планировании важные задачи не превращаются в горящие, а делаются не спеша и внимательно. Старайтесь, чтобы дела не переползали в красный квадрат.

В блоке В находится важная, но не срочная работа, над которой можно трудиться спокойно, без паники. Именно этому блоку уделяйте максимум внимания, вовремя выполняйте всё запланированное.

В блок С попадают срочные, но не важные задачи. Их можно (и нужно) делегировать подчиненным, коллегам, друзьям.

Блок D — самый приятный, но бесполезный. Здесь «живут» неважные и несрочные дела. Это обитель нашего внутреннего прокрастинатора с его скарбом: бесконечными переписками в мессенджерах, постоянным заглядыванием в почту, чтением новостей в соцсетях. От таких занятий желательно отказаться или свести к минимуму.

Съешьте жабу на завтрак

Не нужно никого есть — это лишь метафора. Означает, что самое неприятное дело нужно сделать сразу. Это как оторвать пластырь — р-раз, и все.

Когда нависает какая-то неприятная, но очень важная работа, перспектива возиться с ней портит настроение и раздражает. Чем дольше ее откладываешь, тем больше накапливается негатива.

Разделавшись с жабой в начале рабочего дня, вы, довольные собой, мотивируетесь на дальнейшую эффективную деятельность.

К «жабам» можно также отнести сложные задачи: если не сделать их с утра, то к вечеру просто не останется сил.

Разделяй и властвуй

Разделяй задачу на подзадачи и властвуй над ними — вот что имеется в виду. Особенно это актуально для трудоемких проектов, которые растягиваются на несколько дней или месяцев. Тайм-менеджмент советует разбивать их на короткие этапы. В конце выполнения каждого этапа подводите итоги, хвалите себя, радуйтесь, отдыхайте, затем переходите к следующему шагу. Так можно одолеть даже самую сложную на первый взгляд задачу.

К примеру, вам нужно найти хорошую работу. Выделим список задач в этом непростом проекте:

• Определить все важные критерии будущей должности: специальность, вид занятости, обязанности, уровень оплаты, возможность профессионального роста.
• Узнать, как правильно писать резюме по вашей специальности, написать грамотное резюме по всем требованиям.
• Разослать 50 резюме по объявлениям на специальных сайтах.
• Найти сайты компаний, в которых вы могли бы работать и которые вам нравятся. Написать и выслать им письма, даже если нет вакансий.
• Найти страницы в соцсетях, каналы в мессенджерах, где публикуются вакансии, ознакомиться, разослать резюме.
• Отвечать на письма и звонки.
• Делать тестовые задания.
• Ездить на собеседования.

А теперь спрячьте с глаз долой все эти пункты и оставьте только один: определить критерии работы, которую вы хотите найти. Это же легкотня!

Один мой знакомый решил написать первую книгу. Поскольку это довольно трудоемкая задача, он подошел к ней с выдумкой: создал для себя челлендж. Каждую неделю публиковал на своей странице в соцсети главу. Знакомые ее читали, лайкали, комментировали. Для автора это было хорошим поощрением, а написать одну главу за неделю оказалось не так уж сложно. К концу года получилась большая интересная книга из 52 глав (по количеству недель), которую он напечатал в издательстве.

Эту технику тайм-менеджмента называют также «методом салями». Съесть палку колбасы целиком сложно, а вот если порезать её на кусочки и растянуть на несколько дней — даже не заметишь, куда делась вкусняшка.

Принцип помидора (Pomodoro)

Эта методика была придумана Франческо Чирилло в 1980-х годах. Главная идея: измерять эффективность работы в помидорах. Но не в тех, которыми украшают пиццу, — речь идет о кухонном таймере, оформленном в виде помидора. Возможно, у вас такой тоже есть.

Таймер-помидор, в честь которого назвали методику

Наш изобретатель был студентом и постоянно прокрастинировал, вместо того чтобы готовиться к экзаменам. Тогда он решил заставлять себя учиться небольшими отрезками: 25 минут интенсивно и сконцентрировано работать, потом 5 минут отдыхать. Все вместе — один получасовой помидор. После четырех рабочих помидоров — один для отдыха.

Если техника приживется, можно фиксировать, сколько помидоров занимает та или иная работа, и продумывать помидорные сеты наперед. Но не планируйте слишком много помидоров на день. Так можно лопнуть, а точнее — выгореть. Попробуйте начать с 4-6 помидоров в день для самых важных задач.

Метод помидора подходит тем, кто хочет максимально сконцентрироваться на поставленной задаче, а не сидеть над открытым проектом и мечтать о несбыточном.

Утреннее ускорение

То, с какой скоростью вы начинаете день, определяет его продуктивность. Есть такая техника: утром все делать как можно быстрее. Быстро собираться, принимать душ, идти на автобус. Такой темп сохранится в течение всего дня. Если же утром полчаса рассусоливать над чашкой кофе, день сложится медленным и ленивым.

Ни в коем случае не ходите в социальные сети, не воспринимайте негатив, не объедайтесь в первые полчаса после пробуждения. Лучшее утро — активное, быстрое, яркое, с хорошей музыкой, свежим воздухом из окна, настроем на бодрую и продуктивную деятельность.

Дедлайны для любых задач

Снежный ком нерешенных дел может накапливаться потому, что несрочные задачи мы откладываем на потом. Чтобы этого не происходило, ставьте дедлайны для любых дел, даже если несете ответственность за выполнение только перед собой. Иногда на решение вопроса требуется пара дней, но висеть и ждать своей очереди он будет полгода.

Недоделанные задачи высасывают энергию, поэтому проведите ревизию. Выясните, какие из них актуальны и требуют завершения, а какие пора отбросить. Рассортируйте устаревшие задачи и для действительно важных установите срок исполнения.

10-3-2-1-0

Это не просто набор случайных цифр, а формула, которая поможет правильно соотнести график работы и отдыха.

За 10 часов до сна не стоит пить кофе и другие бодрящие напитки. За три часа прекратите принимать пищу и алкоголь. За два часа до сна отложите всю работу, уделите время отдыху, подготовьтесь ко сну. За час отключите все гаджеты: доказано, что использование электронных носителей перед сном негативно влияет на засыпание. Ноль — это количество раз, которое утром можно отложить будильник на пять сладких минут. Если график построен правильно, это не понадобится. Вы будете вставать с первого раза, бодрые и готовые действовать.

Практики тайм-менеджмента разнообразны и направлены на гармонизацию всех жизненных процессов: планирование работы, отдых, грамотную постановку задач. Попробуйте каждую методику, чтобы понять, подходит ли она именно вам. Обычно в арсенале успешных людей есть несколько техник для использования в разных ситуациях. Вооружайтесь, действуйте и учитесь управлять своим временем!

Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем

Если постоянно заваливает работой и домашними делами, возможно, стоит пересмотреть подход к планированию. Управление временем — целая наука. Рассказываем, как работает тайм-менеджмент и как управлять своим временем

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях и не отклоняться от курса.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

1. Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
2. Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
3. Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

План задач на завтра можно составлять в блокноте на бумаге или в приложении

2. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.

3. Дедлайны

Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

7. Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.

Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.

Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Чаще всего таймер Pomodoro выглядит так (Фото: bakunin.com)

Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

• Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
• Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
• Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

Матрица Эйзенхауэра

• Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
• Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
• Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит делегировать, чтобы освободить время для важных и срочных.
• Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

• «Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
• «Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
• «Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
• «Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

• Focus To-Do — таймер Pomodoro и таск-менеджер одновременно.
• Trello — канбан-доска для личных нужд и работы в команде.
• Forest — таймер для телефона: пока вы не трогаете свой смартфон, на его экране растет дерево. Стоит вам разблокировать его в неположенное время, дерево погибает.
• Notion — база данных для хранения и систематизации практически любой входящей информации.
• Todoist — планировщик, который можно настроить под разные методы планирования, в том числе матрицу Эйзенхауэра.
• SingularityApp — таск-менеджер, который умеет переделывать письма из электронной почты в задачи.

Книги по тайм-менеджменту

Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.

Читайте также на РБК Трендах:

Техники тайм-менеджмента

GTD — английская аббревиатура от Getting Things Done. Задача этой системы — помочь доводить дела до конца, до завершения. Система не сводится только к тайм-менеджменту, много внимания в ней уделяется ещё и работе с информацией.

Кто придумал: бизнес-тренер Дэвид Аллен.

В чём заключается: вот тут в двух словах не объяснишь, но основные принципы таковы:

1. Вся информация о ваших делах, планах, идеях собирается и записывается в каком-то одном месте (это может быть файл на компьютере или бумажный блокнот, как вам удобнее). Это папка Inbox, то есть входящая информация.

2. Информация в Inbox периодически сортируется и распределяется по различным категориям в зависимости от содержания, например: «Работа», «Учёба», «Дом», «Закупки», «Творчество» и так далее.

3. Каждому пункту (заметке, идее, делу и так далее) из Inbox присваивается статус.

• Если с этой информацией нельзя ничего сделать, то она либо удаляется (так как бесполезна), либо переносится в базу знаний (там у вас хранятся потенциально полезные знания), либо отправляется в раздел «когда-нибудь» (например, если это какая-то идея, неосуществимая сейчас).
• Вторая часть Inbox — это информация и дела, требующие ваших действий. Если дело занимает менее двух минут, то его надо выполнить сразу.
• Остальные дела либо планируются на определённое время, либо откладываются (но тоже на строго определённый срок, в идеале — с пометкой в календаре) или же передаются кому-нибудь, кто сделает это лучше вас.

4. Когда вы закончили распределять дела, начинайте их выполнять — по намеченному плану.

Система строится на таких правилах:

1. Никакой мультизадачности. В один отрезок времени — только одна задача.
2. Всю информацию нужно записывать, не надо держать её постоянно в голове.
3. Вместо абстрактного списка дел составлять конкретный план действий.
4. Хранить информацию надо так, как это проще и удобнее именно вам.
5. Воспринимать любое дело или событие не как проблему, а как задачу, требующую решения, и стараться это решение найти.

Кому подходит: автор GTD утверждает, что его метод универсален и работает «даже в космосе». Возможно, если следовать всем предписаниям, это и так, однако сам по себе GTD требует немалой дисциплины, что не всем подходит. Кроме того, систематизация входящей информации и записывание всего того, что предписывает GTD, само по себе требует времени. Однако, несмотря на сложность, GTD всё равно довольно популярен.

Статья: Разбираемся с методологией GTD: что это и как работает.

техники, методы и приложения 2021 года

Тайм-менеджмент — важная составляющая успешной работы. Управление временем позволяет сократить усилия и время на выполнение задач, но при этом увеличить продуктивность. Достичь максимального результата можно с помощью использования различных техник, о которых мы расскажем в нашей статье. 

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент представляет из себя совокупность правил, методов и систем, которые могут помочь человеку рационально использовать свое время. Другими словами, тайм-менеджмент — это способ работать (или выполнять  задачи) более продуктивно и комфортно.

Может быть как личный, который используется по инициативе человека для повышения собственной эффективности, так и корпоративный, который используется руководством для повышения эффективности отдела или всей компании. В нашем случае речь идет скорее о личном управлении временем. 

Для работы с персоналом советуем использовать программу для постановки и контроля задач сотрудников. Например, сервис Класс365 имеет возможность распределения задач по степени важности и обозначения ответственных, комментирования и обсуждения каждого поручения и включает отчет “Журнал активности” для отслеживания всех действий. Узнать более подробно обо всех возможностях программы Класс365 прямо сейчас >>

Основы тайм менеджмента

Для более правильного применения тайм-менеджмента, стоит рассматривать его как систему, а не список правил. То есть, управление временем состоит из трех понятий, таких как: 

• Принципы (отвечающие на вопрос «Что делать?») — правила и законы. 
• Приемы и техники (отвечающие на вопрос «Как делать?») — более конкретные и применимые на практике способы. 
• Инструменты (отвечающие на вопрос «С помощью чего?») — те приспособления, которые помогут применить какие-либо из техник. 

Задачи тайм-менеджмента

• расставление задач по степени приоритетности;
• распределение задач между членами группы;
• составление наиболее эффективного графика работы;
• повышение производительности труда, а также результатов;
• выявление скрытых временных ресурсов для повышения эффективности работы. 

Цель тайм менеджмента

Целью управления временем является повышение эффективности и достижение максимального результата. 

Тайм менеджмент пример планирования дня 

7 главных

Как же правильно управлять временем и с чего начать? Стоит запомнить основные принципы тайм-менеджмента и стараться внедрять их в свою жизнь. 

Принцип 1. Планируйте свои действия

Составление плана дел на ближайшее время (день или неделю) применяется очень часто, ведь понимание, какие именно задачи стоят перед человеком и наглядное их представление очень важно в любой работе.

Для правильного составления плана следует помнить, что делать его необходимо в письменном виде, а не в мыслях. Кроме того, стоит помнить о принципе «слона едят по частям» — то есть крупную задачу следует делить на более мелкие, а также продумать их очередность.

Приучите себя составлять с вечера план действий на следующий день. Это поможет вам быстро приступить к работе с утра.

Следить за эффективностью работы сотрудников можно в программе Класс365. В ней можно ставить задачи, распределять их по степени важности, а также менять ответственных. Узнайте о всех возможностях программы Класс365 можно прямо сейчас >>

Принцип 2. Формулируйте желаемый результат в конкретные цели и задачи 

Целеполагание идет в паре с планированием. Другими словами, важно формулировать цели и делить ее на задачи, также это носит название «декомпозиция целей». Один из основных способов это сделать — принцип SMART.

Это слово является аббревиатурой из первых букв описания качеств правильно поставленной цели. 

1. Specific — цель должна быть конкретной. 
2. Measurable — измеримой. 
3. Attainable — реально достижимой за установленный период. 
4. Relevant — актуальной, то есть стоит оценить, поможет ли эта задача достичь цели. 
5. Time-bound — ограниченной в сроках. 

То есть цель должна быть максимально конкретной. 

Пример: цель продвижения аккаунта в Instagram.

Неправильно поставленная цель: увеличить количество подписчиков в аккаунте онлайн-магазина. Вряд ли это истинная цель. Как правило, целью является рост продаж.

Правильно поставленная цель: увеличить количество ежемесячных продаж на 30% за ближайшие 3 месяца. 

Данную цель можно разбить на подзадачи: провести анализ целевой аудитории, заказать макет рекламы, настроить таргет-рекламу на целевую аудиторию, создать сценарий общения с клиентами для совершения продажи в Директ. 

Принцип 3. Фиксируйте ваш план действий

Фиксировать действия можно с помощью диаграммы Ганта. 

Пример: если целью является строительство коттеджа, то подзадачи могут быть следующими: подготовка площадки для строительства, фундамент, строительство стен, установка крыши, внутренняя и внешняя отделка, коммуникации, благоустройство участка. 

В диаграмме Ганта при этом прописываются не только эти задачи, но и их сроки выполнения и очередность относительно друг друга. При этом становится понятно, какие из задач пересекаются во времени, что даст в этом случае возможность организовать совместную работу нескольких бригад рабочих, чтобы уложиться в максимально сжатые сроки. 

Принцип 4. Расставляйте приоритеты

Необходимо понимать и выделять основную цель, а также двигаться к ней посредством выполнения различных задач. 

Принцип АБВГД (ABCDE)

Для соблюдения данного принципа можно использовать способ АБВГД, где А — это самое важное дело дня, а Д — наименее важное. 

Дело «А» при этом выполняется в первую очередь. В связи с тем, что эта задача может быть самой сложной, как правило, желания это делать у людей нет. Однако, начать следует именно с него (чуть позже мы поговорим про «лягушек»). 

Пример: при оформлении документов для совершения продажи квартиры необходимо связаться с представителями МФЦ для уточнения деталей договора. Как правило, общение с данной инстанцией доставляет данному сотруднику дискомфорт, однако, только выяснение данной информации позволит эффективно построить дальнейший день и избежать ошибок в документах, а также их исправление. 

Матрица Эйзенхауэра

Дуайт Эйзенхауэр предложил деление задач на четыре категории. 

1. Срочные и важные, иначе он это называл «Сектор пожара». То есть это те дела, которые нельзя откладывать на потом ни в коем случае. 
2. Важные дела, которые можно сделать чуть позже. Этот сектор является наиболее эффективным, однако не стоит допускать перехода дел в первый сектор. 
3. Срочные и не важные дела, такие задачи отлично подходят для делегирования. 
4. Несрочные и неважные дела можно смело удалить из списка после выявления. 

Нематериальная мотивация сотрудников: виды и примеры, которые работают >>

Принцип 5. Фокусируйтесь на главном

Время — это тот ресурс, который не восполняется, именно поэтому необходимо максимально грамотно подходить к его планированию. Высвободить время можно с помощью делегирования, то есть поручения части задач другим людям.

Например, если основная задача на сегодня — проведение успешных переговоров, то поиском билетов для командировки вполне может заняться секретарь, это освободит вам время на подготовку необходимых документов для клиента.

Также не стоит забывать о том, что не нужно соглашаться на выполнение всех задач, которые не относятся напрямую к главной вашей цели. 

Принцип 6. Анализируйте свой опыт и создавайте свои правила тайм-менеджмента

Оглянитесь назад и проанализируйте свой прошлый опыт использования времени. Выявите ошибки и учтите их при составлении нового плана. Вспомните о ситуациях, когда время было потрачено максимально неэффективно. 

Вспомните, в какой момент вы были максимально продуктивны и проанализируйте, что вы сделали для этого в тот момент. 

Например: на прошлой неделе вы заключили минимальное количество сделок. По какой причине? Проведя анализ, вы выяснили, что из-за возвращения напарника из отпуска вы много времени потратили на обсуждение прошедшей поездки, вместо того, чтобы потратить его на обзвон потенциальных клиентов. Соответственно, следует это учесть при составлении плана дня и выделить для общения обеденное время, исключив нерабочие беседы в течение дня. 

Принцип 7. Планируйте отдых

Не стоит забывать об отдыхе, чтобы не «выгореть». Отдых также лучше планировать, это приведет вас к успеху, ведь при полноценном отдыхе вы будете в работе полны сил и энергии, что поможет совершить больше дел. 

Пример: Радислав Гандапас, популярный бизнес-тренер, вносит посещения гольф-клуба в свое расписание. При этом он выделяет их как наиболее важные. Объясняет он это тем, что если этого не сделать, то отдых будет максимально переноситься на более поздний срок, так как создается видимость низкой важности этого мероприятия. 

План у предпринимателя должен быть всегда, это полезная привычка. Поможет в этом, например, сервис Класс365 — программа для постановки и контроля задач сотрудникам. Вы сможете комментировать и обсуждать задачи, следить за активностью, составлять распорядок дня для каждого сотрудника и еще другие преимущества. Ознакомиться со всеми функциями можно здесь >>

Методы тайм-менеджмента

Различные авторы, изучающие вопрос управления временем, как правило, в своих книгах представляют свои личные методы тайм-менеджмента. Ознакомимся с основными из них.

Метод помидора в тайм менеджменте

Франческо Чирилло, автор системы Pomodoro, изобрел ее при подготовке к экзаменам. С помощью этого метода можно сосредоточиться, если внимание быстро переключается на другие задачи. Также это поможет держать под контролем затраченное время на различные задачи. 

Для применения системы понадобится таймер, который следует установить на 25 минут, в течение которых требуется сосредоточиться на выполнении работы. После того, как таймер оповестит об истечении времени, следует отдохнуть 5 минут, после чего повторить процесс заново. После прохождения четырех циклов, то есть суммарно часа работы, следует прерваться на полчаса для отдыха. 

Метод «90 на 30»

Данный метод достаточно популярен, его используют блогеры, предприниматели и литературные критики. Основывается он на исследованиях, говорящих о том, что 90 минут — это наиболее подходящий промежуток времени для погружения в работу. При этом для полноценного отдыха между задачами вполне достаточно 30 минут. 

Суть метода следует из этих данных — выделяется 1.5 часа для продуктивной работы, после которых следует полчаса отдыха. Цикл повторяется, но наиболее важную работу следует планировать именно на первый цикл. 

Метод GTD

Данная аббревиатура расшифровывается как «Getting Things Done», и была придумала Дэвидом Алленом, известным тренеров в бизнес-направлении. Какие принципы легли в основу данной системы? 

1. Необходимо записывать все задачи и идеи в Inbox или «Входящих», чтобы они все содержались в одном месте. 
2. Раз в определенный промежуток времени необходимо сортировать задачи по папкам, таким как «Дом», «Рабочие дела», «Список покупок» и прочим. Задачам также присваивается степень важности и дату, когда ее необходимо выполнить. 
3. Периодически требуется чистить папку от уже выполненных задач, неактуальных дел и т.д.
4. После того, как во «Входящих» остались только актуальные задачи и составлен план действий, можно приступить к действиям. Выполняйте быстрые задачи без отлагательств, а сложные, которые можно поручить кому-то другому — делегируйте. 

Метод ZTD

Еще одна аббревиатура, обозначающая Zen to Done, предлагает нам дзен-систему, созданную автором блога о продуктивности. Она несколько отличается от предыдущего метода в сторону простоты. Какие привычки необходимо себе привить, чтобы следовать ZTD?

1. Записывать все задачи и идеи в Inbox.
2. Не откладывать все на потом, стараться обрабатывать информацию во «Входящих» как можно быстрее. 
3. Крупные задачи планировать на неделю, а основные — ежедневно. 
4. Выбирать одно основное дело, которое необходимо выполнить в данный момент времени, придерживаться правила концентрации внимания. 
5. Формировать перечни задач, список должен быть максимально коротким и простым. 
6. Также как в методе GTD, распределять задачи по категориям. 
7. Своевременно подчищайте содержимое Inbox, чтобы избавляться от уже завершенных или неактуальных дел. 
8. Старайтесь ставить максимально простые и краткие цели. 
9. Следуйте распорядку дня, чтобы сконцентрироваться на работе в рабочие часы. 
10. Найдите то, что вам интересно и занимайтесь именно этим. 

Метод 52/17

Данный метод очень напоминает метод 90/30, меняется лишь распределение времени на работу и отдых, то есть 52 минуты посвящается работе, после чего следует 17-минутный отдых. 

Сервис The Muse проводил соответствующее исследование, показавшее, что данное соотношение времени помогает оставаться максимально продуктивным, а также не переутомляться. 

Метод айсберга

Метод, изобретенный Рамитом Сети, американским финансовым консультантом, основывается на способе сохранения информации для дальнейшего использования. Для этого следует сохранять все данные, такие как идеи, статьи, письма и списки в едином сервисе, например, можно использовать Evernote.

Далее вся информация помечается тегами или распределяется по папкам. Пересматривать накопившиеся данные следует приблизительно раз в 1-1.5 месяца, а также при просмотре обдумайте, можете ли вы использовать данную информацию на практике. Если нет — удалите ее или перенесите в архив. Тем самым будет создаваться ваша база полезной информации.

Метод Тима Феррисса

В этом методе сочетаются сразу два правила. Одно из которых — 80/20, достаточно известный принцип Парето, который предлагает 80% задач решать за 20% времени. Оставшиеся 20% задач можно решать в течение оставшихся 80% времени. Второе правило, входящее в метод Тимоти Феррисса — это закон Паркинсона, гласящий о том, что работа занимает все то время, которое было на нее выделено. 

Объединив эти два принципа, получается следующее заключение — для того, чтобы успеть выполнить все дела, требуется не увеличить количество сил и времени, а улучшить концентрацию на работе. 

Метод “Канбан”

Этот метод пришел к нам из Японии. С помощью этой системы можно визуализировать процесс работы, что позволит оценить, какие задачи уже были выполнены, какие выполняются сейчас и какие запланированы. 

Осуществляется это с помощью стикеров или онлайн с использованием приложений наподобие Trello. На реальной или виртуальной доске расчертите таблицу со столбцами «Необходимо сделать», «Делается», «Уже сделано». Далее дела записываются на стикеры и расклеиваются в соответствующие столбцы. 

Метод 10 минут

Как быть, если необходимо выполнить задачу, которую делать очень не хочется? В этом случае можно поставить себе следующее условие: «Я потрачу на это неприятное дело только 10 минут, после чего смогу заняться тем, чем хочется, например, отдохнуть».

В большинстве случаев, по прошествии 10 минут вы продолжите выполнять поставленную задачу, так как втянетесь в работу. 

Метод 4D

Эдвард Рэй, занимающийся вопросами мотивации, создал этот способ для облегчения участи людей, которых пугают списки дел и которые впадают в панику при осознании наличия множества важных дел. 

Писатель уверяет, что ключ успеха в четырех словах на букву D:

1. Do — сделать. Это означает, что если существует какое-либо дело, то не следует откладывать его выполнение, а лучше всего просто сделать его и успокоиться. 
2. Delegate — делегировать. В том случае, когда у вас нет возможности или ресурса, в том числе временного, для выполнения какой-либо задачи, наиболее предпочтительный способ — это передать выполнение дела кому-либо другому, например, вашему помощнику. 
3. Delete — удалить. Существуют задачи, которые не настолько важны, чтобы держать их в списке дел.
4. Delay — откладывать. Бывают случаи, когда задача очень велика по объему, но при этом не является срочной. В этом случае допускается перенос ее выполнения в конец списка, но следует прописать даты, до которых необходимо ее выполнить. 

Для работы по этому методу каждая из задач рассматривается с позиции 4D, а затем происходит переход к обработке следующего дела. 

О ключевых показателях эффективности бизнеса читайте тут >>

Правила тайм менеджмента

Каким правилам стоит следовать, чтобы работать эффективно? Существует несколько вариантов. 

Правило 1‑3‑5

Для того, чтобы использовать время для работы более рационально, можно использовать правило 1-3-5. Применяется оно следующим образом — на один рабочий день необходимо планировать выполнение одного крупного дела, трех дел среднего размера, а мелких дел должно быть пять. Итого в сумме получается 9 дел. Данное правило способствует избавлению от накопившихся задач, при этом избежать переутомления и задержек в сроках выполнения. 

Правило трёх

Данное правило было изобретено Крисом Бейли, который написал книгу «Мой продуктивный год». Оно может подойти тем людям, кто не в состоянии по каким-либо причинам делать 9 дел в ежедневно. 

Автор книги предлагает выбрать три задачи, которые имеют наибольшее значение в этот день, и уделить им наибольшее внимание. При этом не понадобится делать очень много различных дел, что позволит сосредоточиться на главном.

Кроме того, это же условие можно применять и при выборе целей на месяц, год и любые другие сроки. 

Правило двух минут

Данное правило тесно связано с GTD, но может использоваться и отдельно. Суть ее в том, что если перед вами поставлена задача, которая может быть выполнена за две минуты, то необходимо сделать это дело без откладываний прямо сейчас. Это позволит максимально освободить память от раздумий об этом деле. 

Оценивать эффективность сотрудников и рассчитывать заработную плату можно в программе Класс365. Она позволяет полностью контролировать отдел продаж и работу каждого менеджера, управлять взаимоотношениями с клиентами, вести продуктивную работу с лидами, а также повышать эффективность работы сотрудников. Попробуйте все возможности программы Класс365 прямо сейчас >>

Техники тайм менеджмента

Существует несколько техник, применяя которые, можно добиться значительного успеха. 

Съесть лягушку тайм менеджмент

Такое интересное название метода было изобретено Брайаном Трейси, который проводит лекции по мотивации, а также является автором книг. Под «лягушками» он подразумевает какие-то задачи, которые делать совсем не хочется в связи с дискомфортом, которые они доставляют. То есть, это те дела, которые сделать необходимо, несмотря на нежелание.

Согласно его предложению, утро нужно начать именно с «поедания лягушки на завтрак», то есть сделать все неприятные дела в начале дня, чтобы остаток времени быть в хорошем настроении без ощущения камня на душе. 

Временные блоки

Составление списков дел — это прекрасно. Но у них есть недостаток — отсутствие наглядного представления, сколько времени необходимо затратить на выполнение каждой из задач. На равнозначных строках может содержаться как «Купить молоко», так и «Сделать генеральную уборку во всем доме». Согласитесь, эти два дела совершенно разные как по сложности, так и по времени, которое нужно потратить для его выполнения. 

Для большей наглядности и контроля можно использовать календарь, где выделяется соответствующий временной блок для каждого дела. Это позволит планировать день максимально эффективно. 

Zero Inbox

Данный метод может быть применен одновременно с методом GTD. Изначально его создатель разработал данный способ для работы с электронной почтой, но его можно использовать и для других способов ведения информации, например, обрабатывать документы, заметки и прочее. Основной принцип — папка «Входящие», в которую вносятся дела, должна быть пустой. 

Если следовать системе GTD, то в Inbox постоянно вносятся различные дела. Затем они разбираются, чистятся от лишних и т.д. Если задач поступает очень много, то начинается путаница и можно пропустить действительно срочное и важное дело.

По методу Zero Inbox обработка предполагается сразу по мере поступления. То есть при открытии папки с задачами, необходимо делегировать, удалить или сделать все эти дела, добившись в итоге пустой папки, то есть сразу все обработать. 

При помощь автоматизации процесса можно ускорить этот процесс до максимума. 

Fresh or Fried

Как правило, утром человек способен воспринимать и обрабатывать информацию гораздо быстрее, чем под конец рабочего дня. То есть, если определить, в какой момент вы наиболее продуктивны, то можно запланировать и выполнить максимальное количество или наиболее важные из дел. 

1. Вечером под конец рабочего дня составьте список дел, запланированных на следующий день. 
2. Выделите наиболее важные дела и запланируйте их на утро или на то время, когда вы максимально полны сил. «Лягушки» должны попасть в этот же раздел. Данное состояние мозга называется Fresh. 
3. Остальные, не самые сложные, не самые срочные и достаточно приятные задачи планируются на период Fried, то есть менее продуктивное время, как правило, это вторая половина дня. 
4. Следуйте расписанию дел на следующий день, по прошествии дня составьте новый список. 

Автофокус

Марк Фостер, мастер в области производительности, создал данный метод для творческих людей, которым сложно дается планирование. 

В этом способе можно вести записи задач в случайном порядке, не придерживаясь каких-то правил. Когда список сформирован, просмотрите его и выделите наиболее срочные дела, а затем просто выполните эти задачи.

После выполнения срочных дел можете выбирать на свое усмотрение, а если не доделаете их до конца — впишите эту задачу внизу списка, чтобы в дальнейшем вернуться к ее выполнению. 

Матрица Эйзенхауэра

Дуайт Эйзенхауэр, один из президентов США, использовал разделение задач на четыре типа. 

1. Важные и срочные дела. 
2. Важные, но не срочные.
3. Неважные, но срочные. 
4. Неважные и несрочные дела. 

При этом, после того, как все задачи будут распределены в какие-то из этих категорий, будет наглядно ясно, какие дела требуют безотлагательных действий, а какие можно делегировать или вовсе убрать из списка задач. 

Хронометраж

Чаще всего среди людей, которые стремятся к продуктивной работе, встречается отслеживание времени на работу. При этом время прокрастинации и серфинга в интернете во время рабочего дня не учитывается. Глеб Архангельский, эксперт в тайм-менеджменте, предлагает использовать метод «Хронометраж». Это помогает оценить распределение вашего времени. 

Для работы в данной технике записывайте все действия, а не только работу над задачей, а также время, потраченное на это дело. Ведите записи в течение пары недель, после чего проведите анализ. Вероятно, вы найдете те дыры, куда утекает ваше полезное время. 

Лучшие книги по тайм-менеджменту

Самыми известными и популярными книгами в данной сфере являются произведения Глеба Архангельского и Брайана Трейси. Первый автор является российским представителем сегмента, внедривший систему управления временем в работу крупных предприятий, таких как «Вимм-Биль-Данн» и другие. Книги данного автора — «Тайм-драйв» и «Организация времени». 

Труд второго автора, который мы рекомендуем к ознакомлению — это «Мастер времени». 

Также можно обратить внимание на книги «Жесткий тайм-менеджмент» и «Максимальная концентрация». 

Приложения для тайм-менеджмента

С развитием техники, особенно смартфонов, а также облачного хранения данных, на помощь стали приходить также приложения. 

Trello

Заменяет доску со стикерами электронным вариантом. Было выпущено десять лет назад в 2011 году. Интерфейс интуитивно понятен, заметки предстают в визуально понятном виде, что помогает сориентироваться в делах и понять, какие из них выполнены, какие в режиме выполнения, а какие запланированы на ближайшее или отдаленное будущее. 

Todoist

Позволяет разделять дела по проектам, присваивать теги, писать комментарии, прикладывать файлы. Также можно вести проекты совместно с другими пользователями. Также присутствует трекинг продуктивности, что может дополнительно мотивировать пользователя. Существует также платная расширенная версия. 

Sectograph

Приложение позволяет проанализировать время, затраченное на ту или иную деятельность. Данные представляются в виде круговой диаграммы, где отображаются потраченные минуты или часы на задачу. Есть функции обратного таймера и напоминаний. 

Советы и

Даже следуя идеально подобранному методу можно допустить множество ошибок и не достичь желаемого. Рекомендуется следовать следующим правилам, чтобы добиться максимального результата. 

Фокусируйтесь на главном

Направьте свои силы в моменте только на одну из задач. 

Делегируйте

Не стоит бояться, что кто-то другой выполнит задачу хуже, чем мы. Предоставляя помощникам возможность выполнить неважные, но срочные задачи, вы позволите им получить опыт и работать эффективнее в дальнейшем, а также освободите себе время для других дел. 

Научитесь говорить «нет»

Для того, чтобы позволить себе сфокусироваться на важных задачах, необходимо уметь отказываться от выполнения не важных и не срочных дел. 

Блокируйте раздражители

Отключите на время выполнения дела мессенджеры и другие отвлекающие факторы.

Исключите «пожирателей времени»

Проведите анализ времени, потраченного на выполнение не рабочих задач, например, общение в социальных сетях, ответ на звонок родственника, перекур, просмотр видео на YouTube. Такой анализ позволит вам найти дыры, которые поглощают слишком много времени, которое могло было быть потрачено на решение задач. 

Не делайте несколько дел одновременно

Нам может казаться, что мы многозадачны и выполняем сразу несколько дел, но на самом деле это приводит к постоянному переключению внимания между задачами. При этом эффективность не растет, а снижается, а также приводит к переутомлению. 

Отдыхайте

Все вышеуказанные правила говорят не о том, что необходимо работать как можно больше, а о том, что работать необходимо эффективнее, а планирование позволит вам делать это с комфортом и без переутомлений. Выделите себе время для отдыха, запланировав строгое окончание рабочего дня в определенное время. 

Наведите порядок в электронной почте

Беспорядок в электронных письмах приводит к тому, что мы в поисках нужной информации вынуждены перечитывать каждое письмо по несколько раз. Упорядочите папки и письма, а также настройте фильтры. Поможет создание папок с названиями «Срочные дела», «Идеи для размышлений» и прочие. 

Фильтруйте входящую информацию

Оставляйте только важную и полезную информацию. 

Учитывайте свои биоритмы

Подумайте, в какое время вы наиболее активны и способны на продуктивную работу. Запланируйте максимально важные дела именно на это время. 

Создайте комфортное рабочее место

Подготовьте свое рабочее место так, чтобы не присутствовали отвлекающие детали, такие как скрипящий стул или беспорядок на столе в документах. 

Ограничьте свой перфекционизм

Стремление выполнить все задачи на 100% обречено на провал. Помните, что увлекшись доведением до идеала одного дела можно испортить результат, а также не успеть выполнить никаких из других поставленных задач. 

Контролируйте время

Отслеживайте время работы и отдыха. 

Ставьте дедлайны

Устанавливайте временные рамки для каждой из задач, это позволит рационально использовать ресурсы, а также учиться вовремя останавливаться и переходить к следующему делу. 

Оставляйте запас времени

Закладывайте процент времени на форс-мажорные обстоятельства. 

Заканчивайте задачу раньше срока

Стремление успеть к определенную сроку часто заканчивается опозданием. Старайтесь внутренне поставить себе срок раньше реального, тогда у вас будет шанс закончить до установленной даты или времени или хотя бы вовремя. 

Планируйте время ожидания

Не используйте время впустую. Возможно, пока вы ожидаете автобус или звонок партнера, вы можете выполнить какое-то быстрое дело, например, из категории “важных, но не срочных”. 

9 основных принципов тайм-менеджмента, которые должен знать каждый | Джейкоб Даль

«Невозможно наверстать упущенное. Вы можете добиться большего в будущем ». — Эшли Ормон, автор

Вы изо всех сил пытаетесь найти время, чтобы отвлечься от повседневной суеты и суеты вашей жизни? Отнимает ли ваша работа с 9 до 5 все ваше время, или вы переносите все свои дела на выходные, а затем на следующую неделю?

Если «Да» — это ответ на все вышеперечисленные вопросы, вам, вероятно, нужно управлять своим «ВРЕМЯ.”

Управление временем — очень важный навык, который большинство людей хотели бы улучшить. Однако они постоянно ищут способы управлять временем. Хотя существует множество стратегий управления временем, они подходят для любой ситуации.

Без лишних слов, вот главные и основные принципы управления временем, которые помогут вам вести продуктивную и сбалансированную жизнь.

1. Планирование

Планирование всегда важно, чем бы вы ни занимались.Выделите несколько минут утром, чтобы спланировать свою деятельность на день. Если у вас напряженный график, постарайтесь как можно меньше отвлекаться.

Вы также можете использовать различные инструменты личного планирования для планирования и организации своего расписания. Эти инструменты включают календари, настенные диаграммы, записные книжки, электронные планировщики, карманные дневники и каталожные карточки. Составьте список всех ваших задач и графиков, чтобы вы могли сосредоточиться на своих приоритетах в инструменте планирования.

При использовании инструмента планирования учитывайте следующие важные моменты:

• Запишите всю информацию только о своем инструменте.
• Проверяйте свой инструмент планирования каждый день.
• Всегда носите с собой инструмент для планирования.
• Составьте список ваших приоритетов по инструменту и придерживайтесь его.
• Если вы используете электронный планировщик, синхронизируйте его с компьютером и регулярно заряжайте батареи планировщика.
• Убедитесь, что у вас есть резервная система для вашего инструмента планирования.

В конце каждого рабочего дня уделите несколько минут тому, чтобы быстро составить в уме список дел, которые нужно сделать на следующий день.На следующий день он мысленно избавит вас от самых важных обязанностей и выкинет из головы менее важные.

2. Организуйте и расставьте приоритеты

Представьте, что ваш начальник сделал вам презентацию к предстоящему заседанию совета директоров, и у вас есть всего 3–4 дня на ее подготовку. Рабочая нагрузка высока, и у вас уже есть несколько важных задач. Это будет крайне стрессовая ситуация для любого.

К счастью, есть Принцип Эйзенхауэра! В своем выступлении бывший У.С. Президент Дуайт Д. Эйзенхауэр сказал, что у него есть два вида проблем: важные и срочные, и оба они разные. На основе этого принципа было разработано приложение под названием «Матрица приоритетов», которое позволяет различать «Выполнить сейчас» и «Критические задачи».

Самая фундаментальная предпосылка эффективного управления временем — различать, что важно, а что срочно. Обратите внимание, что самые важные задачи — это не самые срочные задачи, и наоборот.

Проблема в том, что большинство из нас позволяет срочным задачам доминировать в своей жизни.Но эксперты предполагают, что, хотя и неотложные, и важные задачи могут быть выполнены вместе, нужно сначала сосредоточиться на важных, независимо от их срочности. Сосредоточение внимания на том, чего вы хотите достичь, даст вам полный контроль над своим временем.

Самый простой способ расставить приоритеты для ваших задач — это составить список дел на ежедневной, еженедельной или ежемесячной основе в зависимости от вашего образа жизни. Расположите элементы в вашем списке на основе приоритета: высокий, средний и низкий. Выполните и отметьте в первую очередь самые высокие приоритеты.

Если вы выполняете проекты на работе, вы также можете использовать инструменты управления проектами, такие как Trello или TimeOn. У этих инструментов есть полезные функции, которые помогут вам организовать работу и расставить приоритеты по степени важности. Например, TimeOn имеет различные функции, которые помогают вам визуально отслеживать, как продвигаются проекты, над какими проектами нужно работать, а какие проекты вы можете оставить на данный момент.

3. Правило 80/20

Также известное как принцип Парето, правило 80/20 в применении к работе означает, что прибл.20 процентов вашего тяжелого труда дает 80 процентов результатов. Итак, вы должны сосредоточить эти 20 процентов на том, чтобы максимально эффективно использовать свое время.

Определите свои самые важные задачи и выполните следующие пять шагов:

• Подумайте о ожидаемом результате.
• Разбейте его на действия, необходимые для выполнения работы.
• Выполняйте действия с полной отдачей и в максимально точном порядке.
• Определите и выполните следующее важное действие.
• Повторяйте до завершения.

Применяйте правило 80/20 ко всем задачам в вашем списке дел, чтобы повысить свою эффективность.

4. Делайте одно дело за раз

Мы все пытаемся сделать слишком много сразу и в итоге почти ничего не добиваемся. Люди, которые пытаются достичь нескольких целей одновременно, были менее преданы делу и имели меньше шансов на успех, чем те, кто сосредоточивался на одной цели одновременно. Успешные люди по возможности сосредотачиваются только на чем-то одном.

Когда мы пытаемся выполнять несколько задач одновременно, выполнение текущих задач отнимает больше времени, и мы становимся менее продуктивными.Когда мы чувствуем давление, мы начинаем думать о других неважных вещах, таких как, что купить для вечеринки, споры с коллегами и т. Д. Это, в конечном итоге, превращается в стресс и мешает нам выполнить наши задачи вовремя и эффективно.

Как говорит Роб Брандсма, психолог и тренер по осознанности: «Когда говоришь, говори. Когда слушаешь, слушай ». Присутствуйте в данный момент, чтобы полностью сосредоточиться на текущей задаче. Практикуйтесь, делая одно дело за раз, и со временем это станет вашей обычной рутиной.

5. Избегайте отвлекающих факторов

Вы сидите за столом с твердой решимостью выполнить задачу, несмотря ни на что. Включив ноутбук, вы замечаете сообщение друга в Facebook или текст на телефоне и забываете об этой важной задаче.

Что ж, отвлекающие факторы случаются, и их трудно избежать. Действительно сложно сосредоточиться на задаче часами. Но практика может помочь вам добиться того же!

Во-первых, определите внутренние или внешние отвлекающие факторы и определите их причину.Усталость? Отсутствие навыков? Найдите причину и устраните ее.

Общие советы, чтобы не отвлекаться

• Положите телефон: Постоянные незапланированные телефонные звонки и сообщения обычно отвлекают. Итак, выключите свой мобильный телефон и перенаправьте свой рабочий телефон на голосовую почту. Убедитесь, что вы проверяете свои звонки каждые 2–3 часа — как и свой почтовый ящик.
• Закройте веб-браузер: Признайтесь, что вы пользуетесь социальными сетями, поскольку они серьезно отвлекают. Соберите силу воли, выйдите из своих профилей в социальных сетях и закройте экран.
• Носите наушники: Если вы работаете в кабинке, надевайте гарнитуры с шумоподавлением, чтобы мир стал тихим и спокойным.
• Сделайте перерыв: Сделайте короткий перерыв, если вы чувствуете, что вас что-то отвлекает или чувствуете усталость после долгой работы. Короткие перерывы помогут расслабиться и прояснят мысли.

6. Делегирование

Делегирование означает определение того, могут ли некоторые из ваших задач выполняться другими, и назначение этих задач кому-то другому.Это освободит часть вашего времени, которое вы сможете посвятить другим основным занятиям. Выберите подходящих людей, которые могут помочь вам, наилучшим образом разделив ваши обязанности. Они должны обладать соответствующими навыками, интересом, опытом и авторитетом, необходимыми для выполнения задачи.

Будьте конкретны и ясны при определении ваших задач и ожиданий. Кроме того, дайте человеку некоторую свободу персонализировать поставленные задачи. Обязательно время от времени проверяйте, прогрессирует ли человек в правильном направлении или ему нужна ваша помощь.В рабочих настройках мы обнаружили, что программное обеспечение для управления проектами, такое как TimeOn, может быть очень полезным для управления командами и обеспечения того, чтобы все работали хорошо и двигались в правильном направлении. Наконец, наградите человека за хорошо выполненную работу или попросите внести улучшения, если это необходимо.

Кроме того, вы можете попросить других помочь вам с другими неотложными задачами, чтобы у вас было время сосредоточиться на важных задачах. Например, заплатите кому-нибудь за стрижку лужайки или уборку дома; Присоединитесь к автобазу, чтобы отвезти детей в школу, чтобы у вас было время, которое вы могли бы посвятить другим занятиям.

7. Сохраняйте здоровье и избегайте стрессов

Уход, который вы уделяете своему телу, поможет вам омолодиться умственно и физически. Только люди со здоровым духом и телом могут выполнять свои задачи быстро, легко и эффективно. Потренируйтесь управлять своим временем в соответствии с вашими биологическими часами, планируя приоритетные задачи в пиковое время дня, когда ваш уровень энергии находится на максимальном уровне.

Если вы плохо распоряжаетесь своим временем, вы в конечном итоге столкнетесь с капризностью, усталостью, стрессом и частыми заболеваниями.Чтобы избежать стресса, осознайте, что вы выполнили задачу и готовы перейти к следующей.

Одна вещь, которую мы определенно можем порекомендовать, — это делать упражнения в течение недели. Каждый раз, когда вы делаете тренировку, вы будете чувствовать себя намного здоровее и полны новой энергии — вы будете готовы взяться за все свои задачи в течение дня.

8. Научитесь говорить «НЕТ»

Если к вам не приходит что-то действительно важное, потренируйтесь говорить «нет» задачам, которые вам мешают. Вместо этого сохраните свою энергию и концентрацию на занятиях, которые важны для вас и которые вам нравятся.

Если вы ответите «да», это может привести к тому, что вы слишком много будете заняты своей работой и будете перегружены работой. Это никому не идет. Вы испытаете стресс, и ваш руководитель, скорее всего, будет жаловаться на невыполнение работы вовремя или надлежащим образом. Знайте, что совершенно нормально говорить «нет» задачам, которые вас перегружают.

9. Составьте реалистичное расписание

Спланируйте свое расписание до начала недели. Не стремитесь к совершенству, ведь никто в мире не совершенен.Вместо этого сосредоточьтесь на совершенстве и не беспокойтесь о вещах, которые вы не можете контролировать или с которыми не можете справиться.

Сохраняйте позитивный настрой, а когда вы чувствуете стресс, сделайте 10-минутный перерыв, чтобы заняться делами, которые вам нравятся. Заботьтесь о своем здоровье, ешьте и пейте здоровую пищу, ежедневно занимайтесь спортом, хорошо спите и смейтесь как можно больше!

Независимо от того, начали ли вы управлять своим временем или просто пытаетесь преуспеть в управлении временем, приведенные выше принципы обязательно помогут вам преуспеть в достижении вашей цели.

Начните с правильного планирования. Затем переходите к организации и расстановке приоритетов в соответствии с ситуациями. Здесь вы можете использовать правило 80/20, чтобы сосредоточиться на самом важном. Наряду с этим составляйте реалистичные графики и учитесь говорить «нет» задачам, которые не являются важными. Кроме того, делайте одно дело за раз, избегайте отвлекающих факторов и сохраняйте здоровье и избегайте стрессов.

Последний важный момент — убедиться, что вы видите разницу между приверженностью и интересом.Занятия тем, что вам интересно, сделают времяпровождение гораздо более приятным.

Основные принципы тайм-менеджмента, которые вам нужно знать

Если меня попросят сказать о принципах тайм-менеджмента в одном предложении, я отвечу — поставьте цель и спланируйте время для работы над ней с полным вниманием .

Прежде чем мы углубимся в принципы управления временем , давайте получим общее представление о термине «принцип» с точки зрения управления временем.

Согласно Оксфордскому словарю, значение принципа — «фундаментальная истина или утверждение, которое служит основой для системы убеждений или поведения или для цепочки рассуждений». или «правило или убеждение, регулирующее личное поведение». ¹

Существуют некоторые основные правила для эффективного управления временем. Понимая правила, вы сможете эффективно составлять свой график, работать более продуктивно и вести сбалансированный образ жизни.Из этой статьи вы узнаете 6 основных принципов тайм-менеджмента, которые помогут вам достичь большего при меньшем стрессе.

Чтобы добиться успеха в жизни, вы должны осознавать задачи и время, которое у вас есть. Планируйте задачи для достижения своей цели и используйте время для выполнения целевых задач. Четко поставленная цель будет мотивировать вас упорно трудиться, чтобы достичь ее.

Если вы хотите жить счастливой жизнью, привяжите ее к цели, а не к людям или вещам.- Альберт Эйнштейн

Когда у вас есть цель в жизни, вам будет легче оставаться сосредоточенным и работать для нее, пока цель не будет достигнута. Не имея какой-либо цели, люди, как правило, работают медленно и достигают меньших успехов за день или в своей жизни.

Успешные люди абсолютно целеустремленны и постоянно работают над достижением цели. Поэтому важно быть целеустремленным. Узнайте, как установить SMART-цель, которая будет отражать вашу успешную жизнь.

Чтобы добиться успеха, разбейте большие задачи на маленькие и управляемые.Планируйте задачи как второстепенные цели на день и устанавливайте временные рамки для выполнения задач.

Отсутствие плана ведет к провалу. — Алан Лэйкейн

Планирование — один из важнейших принципов тайм-менеджмента. Если у вас нет плана на день о том, куда идти, что делать и как выполнять задание, скорее всего, вы потеряете много времени, размышляя, над чем вам следует работать. И вы потеряете и свою эффективность.

Имея план, вы сможете легко приступить к выполнению задачи, завершить ее и быстро перейти к следующей задаче.

У каждого свой стиль работы и метод планирования. Основной процесс планирования включает в себя — ежемесячный, недельный и дневной план. В Интернете доступны различные приложения для планирования, среди которых есть Google Calendar, Trello, Todoist.

Инструменты, которые вы можете использовать в автономном режиме — записные книжки, карманные дневники, каталожные карточки и т. Д. Какой бы инструмент планирования вы ни использовали, сохраняйте его простоту.

Вот несколько вещей, которым вы можете следовать при использовании инструмента планирования —

1. Всегда носите инструмент планирования с собой и записывайте все задачи с помощью инструментов.
2. Классифицируйте и систематизируйте задачи по важности и актуальности. Расставьте по приоритетам важные задачи и планируйте выполнить 2 из них за день.
3. Установите ежемесячную цель и разбейте ее на управляемые задачи для еженедельных и ежедневных планов.
4. В конце дня отслеживайте прогресс в достижении своей цели и планируйте задачи на следующий день.
5. При планировании помните о возможных препятствиях при выполнении задачи и помните об альтернативном плане.

Заблаговременное планирование поможет вам повысить личную эффективность в отношении эффективного использования времени.

Организованность — один из ключевых факторов достижения максимальной эффективности в управлении временем. Вам нужно будет делать это в разных сферах вашей жизни.

1. Ваше рабочее место — держите под рукой файлы, ручку, карандаш, заметки и другие материалы, чтобы вы могли выполнить задачу с меньшими затратами времени и энергии, не отвлекаясь.
2. Ваши рабочие устройства — Держите свой компьютер в чистоте, помещая все файлы в нужные папки. То же самое и с вашим мобильным телефоном. Регулярно убирайте ненужные сообщения, фотографии и другие вещи. Это сэкономит ваше время от ненужных поисков.
3. Ваш почтовый ящик — откажитесь от подписки на несущественный список рассылки и упорядочивайте электронные письма по ярлыкам. Также организуйте закладки и пароли.
4. Ваш график — Планируйте свою деятельность, ориентируясь на вашу цель.Используйте навыки приоритезации и делегирования и попытайтесь составить график для важных задач. Благодаря организованному графику между двумя занятиями будет мало времени, потраченного зря.
5. Ваши финансы — Следите за расходами и доходами с помощью приложения или электронной таблицы и управляйте своими финансовыми файлами в одном месте. Эти шаги избавят вас от стресса по поводу вашей финансовой жизни.

Организация работы вначале требует времени, но это разовый процесс. Позже вы сможете сэкономить много времени в повседневной работе.Кроме того, вы можете избежать откладывания на потом.

Однозадачность — это очень эффективный способ сократить время, которое мы тратим на выполнение задачи. С другой стороны, многозадачность создает иллюзию тяжелой работы, но снижает нашу продуктивность.

Когда мы пытаемся выполнить несколько задач одновременно, мы фактически переключаем внимание с одной задачи на другую.

Из-за психических сдвигов наш когнитивный процесс замедляется, что приводит к эффективной работе и потере времени.

Когда мы думаем, что выполняем одновременно несколько задач, мы на самом деле переключаемся между ними. Это то, что мозг очень хорошо умеет делать — быстро переключать внимание с одного места на другое. Мы думаем, что работаем продуктивно. Мы действительно очень заняты. Но на самом деле мы просто даем себе дополнительную работу. — Майкл Харрис

Вот 2 вещи, которые нужно сделать, чтобы развить привычку выполнять одно задание —

1. Установите таймер, прежде чем начинать какую-либо работу. Затем продолжайте работать над ним, пока не зазвонит звонок таймера.Вы можете воспользоваться помощью таймера Pomodoro.
2. Держите мобильный телефон в беззвучном режиме и держите его подальше от себя, пока вы работаете. Отключите на компьютере уведомления по электронной почте и в социальных сетях (если вы работаете на компьютере).

Когда вы несколько дней занимаетесь одним делом за раз, со временем это станет вашей привычкой.

Наш мозг функционирует лучше, когда мы концентрируемся на чем-то одном. Практикуя одно задание, вы сможете выполнять работу быстро, правильно и эффективно.

Хорошие привычки — один из ключевых принципов тайм-менеджмента. Имея хорошие привычки, вы можете легко и успешно управлять своим временем.

С другой стороны, плохие привычки затруднят достижение вашей цели. Даже вам нужно потратить больше усилий и времени на борьбу с этими вредными привычками. Некоторые вредные привычки — откладывание дела, плохая концентрация внимания, неорганизованность. Даже некоторые вредные рабочие привычки заставляют вас быть занятыми, но снижают продуктивность.

Следовательно, важно развить хорошие привычки для эффективного управления временем.

1. Будьте здоровы — ешьте здоровую пищу, регулярно занимайтесь спортом и правильно спите, чтобы вы могли хорошо выполнять свое рабочее время.
2. Будьте организованы — следуйте надлежащей системе хранения документов и держите под рукой стационарные устройства, это поможет вам выполнить задачу, тратя меньше времени и энергии.
3. Будьте платой за стресс — избегайте переутомления и работы в течение нескольких часов.Часто делайте перерывы, желательно не менее 5 минут каждый час, чтобы избежать выгорания.
4. Будьте рассудительны — перестаньте тратить время на просмотр телевизора, чтение ненужных новостей, прокрутку ленты социальных сетей вниз. Тратьте время с умом и тратьте его на важные дела.
5. Будьте дисциплинированными — планируйте свой день заранее. Отвечать на электронные письма, проверять уведомления в социальных сетях, встречи и поручения — все должно быть по расписанию. Дисциплина в расписании не позволит вам откладывать дела на потом и предпринимать импульсивные действия в течение дня.

В этом технологически зависящем мире сосредоточенность является для нас большой проблемой. Следовательно, важным принципом управления временем является умение отвлекаться. После битвы с откладыванием на потом, чтобы начать работу, нам нужно бороться с отвлекающими факторами, чтобы продолжить работу и закончить ее в нужное время. Как выиграть битву с окружающими вас помехами?

Вот несколько советов, которые помогут вам справиться с отвлекающими факторами —

1. Управляйте своим телефоном: Не позволяйте телефонным звонкам и массажам отвлекать вас от выполнения текущей задачи.Держите его в безмолвии и уберите в рабочее время. Откажитесь от привычки проверять телефон каждые 10 минут без всякой причины.
2. Управляйте привычками просмотра: Импульсивный просмотр и поиск в Google всего, что приходит на ум, являются признаками плохих привычек просмотра. Когда вы работаете за компьютером, избегайте проверки ленты социальных сетей, уведомлений, ответов на сообщения и посещения каждого электронного письма по мере его поступления.
3. Управляйте внешними отвлекающими факторами: Найдите тихое место для работы — пустую комнату в офисе или запертая комната дома.Если вы работаете в кабине, наденьте гарнитуру с шумоподавлением.

Сосредоточенная работа над достижением цели позволит вам максимально использовать свое время, и вы сможете сделать больше в конце дня.

Принципы управления временем для студентов не совпадают с принципами управления временем в бизнесе или в обычной жизни. Студентам необходимо сбалансировать свою деятельность вокруг уроков, учебы, заданий, общения и изучения возможностей.

Следовательно, для них жизненно важно знать, как создать распорядок дня и спланировать график с акцентом на их цель, чтобы они могли эффективно использовать свое время, энергию и ресурсы. Помимо 6 основных принципов тайм-менеджмента, им нужно действовать еще на 3 основных принципах в своей жизни.

Примите во внимание «биологическое прайм-тайм», чтобы установить время исследования в обычном режиме. Это время, когда вы более внимательны, энергичны и лучше всего работаете с полной сосредоточенностью.На это время спланируйте критическое и требующее внимания учебу. Используйте время простоя для стирки, набора текста, выполнения поручений и других задач, требующих меньшей концентрации.

Пока вы ждете следующего урока или на автобусной остановке, используйте это время для своего личностного роста. Обратите внимание на такие периоды ожидания и проведите время за чтением мотивационной книги, прослушиванием подкастов, пересмотром своего плана и отдыхом. Вместо того, чтобы тратить время на сплетни или игры со смартфоном, используйте это время продуктивно.

Важно быть дисциплинированным и иметь график, но он не должен быть достаточно плотным, чтобы ограничить вашу свободу. Установите реалистичный график, в котором хорошо сочетаются учебное время, отдых, развлечения и общение. Даже будьте готовы потратить время на посещение особых событий и необычных событий.

Самой сложной частью медсестры является быстрое изменение списка дел.Ваши приоритеты могут быстро измениться, когда пациенту срочно требуется ваше внимание. Поэтому становится трудно прогнозировать, планировать и расставлять приоритеты. Однако тайм-менеджмент работает везде; вам просто нужно быть стратегическим, чтобы разумно распоряжаться временем.

Есть два дополнительных принципа управления временем в сестринском деле, о которых следует помнить наряду с другими принципами: планирование, расстановка приоритетов, организованность и целенаправленность.

Внезапное ухудшение состояния, смерть и новые госпитализации требуют незамедлительных действий и становятся первоочередной задачей, независимо от того, какая задача у вас есть в списке дел.Из-за непредсказуемости работы медсестры эта профессия требует приспособляемости и гибкости. Сосредоточьтесь на самых приоритетных задачах дня и выполняйте их, когда у вас есть время. При необходимости обновите свои приоритеты.

Одним из ключевых навыков управления временем является делегирование. В медсестре вам разрешено делегировать некоторые из ваших задач в определенных рамках. В медсестре есть 5 прав делегирования — правильная задача, правильные обстоятельства, правильный человек, правильное направление и правильная оценка.

Таким образом, научитесь назначать правильную задачу правильному человеку при правильных обстоятельствах, поддерживая правильное общение и оценку. Правильный способ делегирования поможет вам выполнить больше задач в течение смены.

Существуют сотни советов, приемов, методов и навыков, позволяющих лучше управлять временем. Но все опирается на эти основные принципы. Если эти принципы соблюдаются должным образом, усилия по управлению временем будут успешными.

Сноска: ^1. https://www.lexico.com/en/definition/principle

Основные принципы управления временем — планирование, проверка, организация!

Пора продолжить нашу предыдущую статью и представить еще три очень важных принципа тайм-менеджмента. Изучение и усвоение этих правил превратит нас в человека с активным подходом ко времени. Это означает, что вы легко сможете сосредоточиться на своей работе, держать задачи под контролем и заранее все спланировать.

Итак, без дальнейших представлений, давайте обсудим оставшиеся три из шести основных принципов управления временем .

Планирование

У тех, кто смотрит в будущее, нет проблем с планированием. Если все спланировать заранее, это значительно увеличивает наши шансы на успех. Мы знаем, куда идти, что делать и как это делать. Однако следует помнить, что существует огромный разрыв между разработкой плана и его осуществлением.

Хотя планы не являются гарантией успеха или даже больше, они имеют тенденцию к провалу довольно часто, деятельность по их подготовке очень важна.Это готовит вас к действию. Даже если ситуация складывается не так, как вы хотели, вы все равно готовы и точно знаете, какова ваша цель. Без планирования у вас есть средний шанс успешно выполнить задание, даже если все пойдет наилучшим образом, и очень маленький шанс завершить его, если обстоятельства не в вашу пользу. И, к сожалению, обычно это не так.

Постарайтесь принять во внимание возможные препятствия, и когда вы планируете, всегда оставляйте себе несколько вариантов на выбор.Как и в большинстве боевиков — если план А не работает, переключитесь на план Б или В, даже D, если вам действительно не повезло. Постарайтесь быть максимально гибкими, и никакие внезапные проблемы не застают вас врасплох.

Проверка

Если вы застряли на какой-то действительно сложной задаче или столкнулись с проблемой, которую не можете решить, вы должны пройти процесс проверки и принять окончательное решение. Продолжить или нет? Не слушайте людей, когда они говорят: «Просто продолжайте работать над этим, и вы найдете решение.«Это не работает — вы можете потратить много времени без уважительной причины.

Что вы можете сделать, так это делать перерывы и использовать их для определения своего прогресса, а также других важных элементов, таких как:

• Приоритеты — Проверьте, не упустили ли вы свою главную цель из поля зрения.
• Успехов — Выполненные задания, ставшие нашими маленькими победами.
• Failures — Анализируйте ошибки и учитесь на них.
• Процесс — На верном ли пути ваша мысль? Вы все делаете по плану? Есть ли какие-либо ненужные действия, которые следует немедленно удалить из исходного видения?

Проверка всего не займет много времени, а выгода от прохождения процесса проверки может быть огромной.

Организация

Организованность может стать ключевым фактором вашего успеха. Это сэкономит вам не только много времени, но и много физического и психического здоровья. Прежде всего, ваша рабочая среда — важно, чтобы вы точно знали, как передвигаться в офисе или где бы вы ни работали. Не тратьте свое драгоценное время на ручку, лист бумаги, заметки или что-то еще, что вам нужно для работы. То же самое и с вашим рабочим устройством.Держите свой компьютер в чистоте — хранение всего содержимого в нужных папках занимает секунды, экономя, возможно, часы ненужных поисков. Сделайте свой офис уютным и наполненным вещами, вызывающими положительные эмоции, такими как семейные фотографии и т. Д.

А почему здоровье? Когда вы организованы, вам не нужно беспокоиться о том, что вы опоздаете или будете перегружены задачами, потому что вы всегда в курсе всего, что делаете. Кроме того, если у вас чисто и чисто, вам будет намного комфортнее проводить там время.Тема организации и содержания рабочего места в порядке — довольно большая, и совсем скоро вы можете ожидать целого поста, посвященного этому!

Приложение для учета рабочего времени упрощает управление временем.

Попробуйте TimeCamp сегодня!

Подведение итогов

Мы рассмотрели остальные принципы тайм-менеджмента. Мы надеемся, что вы найдете их полезными и полезными. Попробуйте следить за ними, делайте заметки, следите за прогрессом и не забывайте делиться результатами в комментариях! Также ознакомьтесь с нашими публикациями по теме тайм-менеджмента!

3 основных правила, которым нужно следовать для лучшего управления временем

Я уверен, что вам постоянно говорят лучше управлять своим временем, потому что это повышает вашу эффективность, экономит время и снижает стресс.Всем известны преимущества лучшего тайм-менеджмента, но многие ли из нас действительно могут это сделать?

Большинству из нас нравится откладывать дела на потом и понимать, что у нас мало времени, тогда мысль о том, что у нас много незавершенных задач, утомляет вас. Если вы обнаружите, что работаете в последнюю минуту или отправляете задание с опозданием, вам понадобится помощь в управлении временем.

Прежде чем я расскажу вам, как лучше управлять своим временем, вам нужно знать, что значит хорошо управлять своим временем.

Хорошее управление временем не фокусируется главным образом на количестве.

Для большинства людей хорошее управление своим временем означает делать больше за меньшее время.

Допустим, у вас есть 20 дел в течение 10 часов, и вы успешно выполняете все задачи в срок. Чем больше вещей вы сможете выполнить за ограниченный период времени, тем лучше вы будете управлять своим временем.

Без сомнения, вы закончите все в своем списке дел вовремя, но является ли это наиболее эффективным способом управлять своим временем?

Эффективнее сосредоточиться на качестве.

Управление временем — это в основном организация и планирование времени, которое вы тратите на выполнение текущих задач. Лучшее управление временем требует времени и навыков. Более эффективное управление временем фокусируется на выполнении нескольких важных дел, что означает, что качество важнее количества.

Сосредоточьтесь на результатах, а не на деятельности. Хорошо следить за тем, сколько вы уже сделали, но важнее решить, что вам следует делать и какую ценность вы можете добавить.

Когда вы не чувствуете стресса или перегрузки при переходе от одной задачи к другой, вы знаете, что лучше распоряжаетесь своим временем. Вот 3 способа улучшить свои навыки управления временем:

1. Расставьте приоритеты для ваших задач в соответствии с их важностью и срочностью

Прежде чем приступить к работе над задачами из вашего списка дел, вы должны знать, какие из них являются срочными и важными. Это принцип Эйзенхауэра .

• Важные задачи приводят вас к достижению ваших личных целей; а
• Срочные действия являются немедленными, с мгновенными последствиями, эти задачи обычно связаны с достижением чужой цели.

Принцип Эйзенхауэра предполагает разделение приоритетов задач на четыре уровня:

1. Важное и срочное: Эти задачи нужно решать ПЕРВЫМ. Это либо неожиданные проблемы, либо те, над которыми вы ждали до последней минуты. Вы можете спланировать заранее, чтобы избежать последнего, но для незапланированных сюрпризов оставьте в своем расписании некоторый тайм-аут, чтобы оставить место для буферизации.
2. Важно, но не срочно: Эти действия важны для достижения ваших целей, поэтому убедитесь, что у вас есть достаточно времени для работы.
3. Не важно, но срочно: Это препятствия, мешающие вам выполнять свои собственные задачи, и они обычно исходят от других. Не бойтесь сказать «нет» или делегировать задачи кому-то другому. Но оставьте некоторые места открытыми на тот случай, если людям действительно понадобится ваша помощь.
4. Не важно и не срочно: Всегда избегайте этих задач. Они просто отвлекают.

Главный ключ к тому, чтобы лучше расставить приоритеты для ваших задач, — это оставлять промежутки времени, чтобы убедиться, что у вас достаточно времени, если что-то пойдет не так.

2. Разумно используйте кредитное плечо, чтобы получить больше

Есть много подходов к одной задаче, и все они эффективны, но чтобы действительно использовать наименьшие усилия для наибольшей отдачи, примените концепцию кредитного плеча для завершения вашей задачи .

Один из способов максимально использовать все возможности — это найти общие шаблоны в задачах и настроить рабочий процесс, чтобы вы могли плавно завершить все необходимые задачи, не тратя лишнее время и силы.

Допустим, вам нужно написать 3 статьи за 10 часов.При написании статьи вы анализируете такие процессы, как исследование, написание и корректура. Затем вы разрабатываете рабочий процесс, чтобы избежать написания во время исследования, а затем вернуться к редактированию статьи.

Другой способ — использовать чужое время . Я упомянул, что есть «не важные, но срочные», и это задачи, которые вы можете делегировать, чтобы облегчить свое бремя.

Вот еще несколько советов по использованию вашего времени.

3. Делайте сеансы и короткие перерывы на время.

Иногда слишком много времени на одно задание может иметь неприятные последствия.Закон убывающей доходности предполагает, что есть точка, в которой уровень прибыли может не быть пропорционален уровню инвестиций.

Чтобы лучше управлять своим временем, вы должны помнить о том, что не следует чрезмерно тратить свое время на определенные задачи. Вы можете использовать Pomodoro Technique , чтобы не работать сверхурочно.

Техника Помидора разработана в 1980-х годах. Итальянское слово «pomodoro» означает «помидор». Техника проста — разделите и структурируйте свою работу на 25-минутные занятия (или помодори) с 5-минутным перерывом между ними.

Предположим, вы работаете с презентацией, по вашим оценкам, вам потребуется около 125 минут для выполнения задачи. Вы делите задачу на пять 25-минутных занятий с небольшим перерывом между ними. Убедитесь, что занятия не противоречат вашим планам или обязательствам. Установите таймер на 25 минут и приступайте к работе. Отдыхайте после каждого сеанса, а затем повторяйте его, пока занятия не закончатся. После этого сделайте перерыв на 20-30 минут.

Используйте технологии, чтобы улучшить свое время.

Возможно, будет сложно объединить принцип Эйзенхауэра, концепцию кредитного плеча и технику Помидора в одно целое для лучшего управления временем. Вот три приложения для управления временем, которые помогут вам на этом пути:

MyLifeOrganized (MLO)

Первый шаг к лучшему управлению временем — это организация. MLO предлагает вам помощь в нацеливании на то, чего вы хотите достичь, для достижения ваших целей. Он генерирует для вас списки дел, расставляет приоритеты для ваших задач и отслеживает ваши действия.

Toggl

Всегда хорошо иметь журнал, чтобы рассчитывать время самостоятельно. Toggl помогает вам лучше управлять своим временем, отслеживая, сколько времени вы потратили на каждую задачу.

Focus Booster

Вы когда-нибудь уходили куда-нибудь, работая над чем-то важным? Focus Booster использует технику Pomodoro и позволяет вам устанавливать сеансы по времени для лучшего сосредоточения и качества работы.

Шесть принципов тайм-менеджмента, которые повысят продуктивность вашей команды

Есть много людей, готовых научить вас, как быть «хакером времени».Как только вы прорезаете шум, они, по сути, говорят то же самое.

От специалистов отрасли до ближайшего соседа — все хотят рассказать вам, как улучшить ваше дерьмо. Эксперты по производительности не исключение. Однако все их учения являются вариациями одних и тех же ключевых принципов. И угадай что? Они работают. Успешные компании тратят много времени и денег, чтобы помочь своим командам изучить и внедрить эти системы. Существует множество различных школ, касающихся продуктивности и управления временем.Вот темы высокого уровня, которые распространяются почти на все из них.

• Расставьте приоритеты и установите крайние сроки
• Разбейте проекты на управляемые шаги
• Делегируйте задачи, когда это необходимо
• Заблокируйте время для выполнения работы
• Сосредоточьтесь на текущей задаче и не поддавайтесь желанию выполнять несколько задач одновременно
• Определите процессы, которые необходимо улучшить продуктивность

TLDR: Гендерное равенство? Да.Равенство задач? №

Вы когда-нибудь были заняты весь день, но почти не двигали иглу? Обидно, не правда ли? Ответ: будь безжалостным. Вы должны определить, что ЯВЛЯЕТСЯ важным, а что НЕ ВАЖНО. Не ходи вокруг да около. Многие системы тайм-менеджмента будут использовать старое правило 80/20 — 80% воздействия будет приходиться на 20% ваших действий. Здесь важно создать рейтинг приоритета. Вы должны принимать решения, чтобы определить, важна ли задача. Если да — насколько важно?

TL; DR: Как съесть слона? По одному кусочку за раз. Вы можете быстро забить себе голову, если попытаетесь рассматривать проект как одну большую вещь. Как только вы начнете подходить к своим проектам как к серии последовательных и зависимых задач, работать над проектом станет намного проще. Когда проекты разбиты на управляемые отрезки времени, легко разделить рабочую нагрузку между членами команды. Даже если вы являетесь пилотом-одиночкой в ​​проекте, такой подход поможет вам уложиться в сроки, не забывая о мелочах.

TL; DR: если у вас есть команда, научитесь ее использовать. Не идите 1 на 5. Передайте мяч.

Команда, существительное : группа людей с полным набором дополнительных навыков, необходимых для выполнения задачи, работы или проекта. Если у вас есть команда — используйте их. Для эффективного делегирования вы должны понимать возможности человека, которому вы делегируете полномочия. Есть ли у них время сделать то, о чем мы их просим? Могут ли они сделать это в рамках нашего графика? Дайте четкое описание задачи, в рамках которой требуется работа.Предоставьте им инструменты, необходимые для выполнения задач (например, файлы, документы, ссылки и т. Д.), Чтобы уменьшить двусмысленность. Затем четко определите свои ожидания с точки зрения усилий и времени. Задача под названием «Конкурс исследований» может быть многонедельным проектом или может быть двухчасовой быстрой исследовательской задачей. Последняя часть говорит им, когда вы этого ожидаете. Никто не любит возвращаться и спрашивать, сделано ли что-то — четкая дата выполнения делает всех счастливыми :).

TL; DR: Распределяйте время для работы так же, как распределяете время для собраний.

Многие из нас живут во власти наших календарей. Умные люди вокруг нас выводят календарь на новый уровень и блокируют время выполнения задач. Но как мы сюда попали? Все началось с групповых календарей. Поскольку календарь довольно двоичный, у вас либо встреча, либо ее нет. А для многих это означает: занят / не занят. Какая великолепная чушь * это! Когда работа будет сделана? Как вы можете бороться с явлением расписания «нет работы / все встречи»? Выделите в календаре время для работы.Это позволяет вашей работе быть на равных с утомительными командными встречами.

TL; DR: откажитесь от ложной бравады многозадачности. Не работает.

Все считают, что у них есть способность жонглировать вещами. И часто можно на короткие рывки. Но как долгосрочная стратегия она вас подведет. Согласно недавнему исследованию Калифорнийского университета , каждое отвлечение занимает в среднем 23 минуты 15 секунд, чтобы вернуться к задаче. Избавьтесь от отвлекающих факторов и сосредоточьтесь на текущей задаче. Мы живем в мире постоянной бомбардировки — текстовых сообщений, электронной почты, обмена сообщениями, снэпчата — и это продолжается. Сфокусируйтесь и отключите тех, кто ищет внешнего внимания. Возьмите это от CPO: чтобы оставаться сосредоточенным, вы должны размыть неважное, чтобы выполнить свою работу. Так что игнорируйте это письмо, отключите уведомления и уберите свой новый iPhone X. Поверьте мне. Когда вы закончите, все будет здесь и ждать вас.

TL; DR: умные компании имеют рабочие процессы и постоянно их улучшают.

Лучшие компании в каждой категории придумали, как работать лучше, чем конкуренты. Как? Они сосредоточены на улучшении своих внутренних рабочих процедур. Так почему ты должен быть другим? Найдите время, чтобы определить свои процессы, определив шаги, которые вам и вашей команде необходимо предпринять для достижения успеха. После создания следуйте этому подходу для нескольких проектов и отслеживайте свои результаты.Затем найдите время, чтобы просмотреть результаты и доработать процесс. Это постоянное стремление к совершенствованию поможет вам превзойти своих конкурентов как с точки зрения успеваемости, так и с точки зрения прибыли.

TL; DR. Нелегко эффективно управлять своим временем, найдите инструмент, который работает для вас.

Это использовал , чтобы потратить много времени на суперорганизацию. Это использовал , чтобы взять много инструментов для суперорганизации.Теперь вы можете отслеживать все в своей жизни и своей работе с одного устройства. Но с таким количеством приложений, какое из них позволяет эффективно расставлять приоритеты в работе, управлять проектами, делегировать, фокусировать и совершенствовать ваши процессы? Именно этот вопрос привел к созданию TimeHero .

TimeHero — это решение для управления задачами, которое обеспечивает возможность автоматического планирования, отслеживания и определения приоритетов работы в соответствии с календарем вашей команды. Он работает примерно так же, как и помощник.Он планирует ваши дни с самыми важными делами, которые вы должны выполнить, и меняет ваше расписание по мере появления новых событий. Наша система прогнозирования предупреждает вас, когда задачи планируются слишком близко к срокам. Итак, вы можете знать сегодня, , что проект в следующем месяце задерживается.

Начни бесплатно! Пришло время вам и вашей команде перейти от расточителей времени к TimeHeroes!

Основные принципы тайм-менеджмента

Пытаетесь найти время в повседневной жизни? Рассмотрим следующие проверенные принципы и методы тайм-менеджмента.

Правило 80/20

Принцип 80/20 также известен как принцип Парето. Он основан на идеях итальянского экономиста Вильфредо Парето. Парето был французско-итальянским экономистом и философом, который жил между 1848 и 1923 годами. Первоначально его наблюдения были в основном основаны на распределении богатства. Другими словами, он видел, что 20 процентов людей владеют 80 процентами богатства. Остальные 80 процентов контролируют только 20 процентов богатства. Со временем стало ясно, что тот же принцип можно применить ко многим областям.В тайм-менеджменте это можно применять по-разному. Один из них — сказать, что 20 процентов того, что вы делаете, составляет 80 процентов ваших результатов (Koch, 1997).

Прайм-тайм

Идея «прайм-тайма» соответствует правилу 80/20. Выяснилось, что не только 20 процентов ваших усилий составляют 80 процентов ваших результатов, но также и то, что ваши максимальные усилия предпринимаются в течение 20 процентов дня. Другими словами, большинство людей оказываются неэффективными в течение 80 процентов своего времени.Если выясняется, что у кого-то есть время дня, более продуктивное, чем в другое время, это то время, когда он должен выполнять свою приоритетную работу, и это время дня, когда он должен защищать себя от отвлекающих факторов и отвлекающих факторов.

Не пытайтесь сразу все изменить

Также, следуя принципу 80/20, лучше всего помочь клиенту сосредоточиться на определенных областях своей жизни и поставить задачи, которые постепенно помогают ему переходить от одного успеха к другому.Например, если клиент просто плохо спит и его обычный рабочий день является катастрофой из-за истощения, тогда мы знаем, что, работая над этой единственной проблемой, можно получить очень большой результат. Точно так же, если мы пойдем на рабочее место клиента и увидим, что он тратит 5 минут из 15 в поисках чего-либо, то мы знаем, что помощь им в реорганизации своего рабочего места сразу же даст им значительный результат. С каждым успехом мы можем переходить к следующей области, вместо того, чтобы увеличивать их перегрузку, пытаясь сделать слишком много сразу.

Для формирования новых привычек нужно время

На освоение новой привычки может уйти 21 день (Tracy, 2007). Поэтому клиентам может потребоваться наставничество, им может потребоваться выполнение домашних заданий и, возможно, придется повторять основы много раз, прежде чем они действительно поймут, что им нужно делать.

Задачи занимают доступное время

Когда клиенты пытаются выполнить задачи, они должны помнить старую истину о времени; что задача будет иметь тенденцию заполнять отведенное для нее время.Мы все это испытали. Если мы думаем, что не спим всю ночь, если нужно что-то сделать, часто так и бывает. Если мы думаем, что какое-то дело будет сделано в выходные, мы часто спешим закончить его в воскресенье вечером. Это важно при постановке целей и сроков. Если люди ограничивают время, которое они готовы выделить на задачи, они могут быстро стать более эффективными. Что мы собираемся прекратить делать? Время — ограниченный товар. Управление временем отчасти смотрит на то, что можно сделать лучше или эффективнее, но, конечно же, оно также будет заключаться в поиске вещей, которые не следует делать или которые больше не нужно делать.

Эффективность работы и время для семьи

Трейси (2007) подчеркивает, что от своего бизнеса и рабочего времени люди требуют эффективности, тогда как семейная и личная жизнь, как правило, сводится к количеству времени.

Широкий взгляд на проблему

Если клиент хочет более эффективно распоряжаться своим временем, мы (как консультанты) должны иметь возможность взглянуть на его жизнь широко и увидеть, что может происходить на самом деле. Как консультанты мы можем обнаружить некоторую неудовлетворенность жизнью; скрытые стандарты того, чем люди считают свою жизнь, или лежащие в основе подавляемых эмоций, которые заставляют их хотеть выжать из каждого момента больше.Люди сложны, поэтому мы должны ожидать чего угодно. По этой причине в этом курсе основное внимание уделяется различным подходам к тайм-менеджменту.

Принципы эффективного управления временем для баланса, благополучия и успеха

Приведенные ниже принципы основаны на исследованиях в области управления временем, теории мотивации и большого опыта работы со студентами университетов. Думайте о методах тайм-менеджмента как о инструментах, которые помогут вам делать то, что вы больше всего цените. Превратите эти инструменты в выражение ваших ценностей — того, что для вас наиболее важно, а не просто в расписание, чтобы сделать больше.Постарайтесь помнить об этих принципах при планировании своего времени и при принятии сиюминутных решений, которые имеют решающее значение для эффективного управления временем для баланса и благополучия.

1. Обязательство — если вы не можете посвятить время задаче, не включайте это в свое расписание. Запланируйте только те задачи, которые БУДЕТ выполнять. При составлении расписания будьте предельно реалистичны, а не идеалистичны. Создание расписания, которое вы на самом деле не можете придерживаться, — это настраивает себя на разочарование.Если вы на самом деле не придерживаетесь своего расписания, оно скоро станет бесполезным. Это могло случиться с вами в прошлом.
2. Развлекайтесь с удвоенной силой — Найдите время для приятных, восстанавливающих силы и приносящих удовлетворение занятий, таких как организации, спорт и развлечения. Организуйте свои академические и другие обязанности ВО ВСЕМ этих увлечениях.
3. Время и фокус задачи — Думайте о своем дне с точки зрения времени, а не о задачах, которые вам нужно выполнить. Посвящайте время важным делам каждый день.Трудно предсказать, сколько времени займет выполнение задачи, поэтому трудно спланировать с большой точностью. Но вы можете надежно запланировать регулярные промежутки времени и войти в распорядок дня. Назначьте себе встречу на определенный период времени и, играя или работая, поставьте перед собой цель: «Я получу от этого времени максимум удовольствия».
4. Одно за другим — Текущие исследования показывают нам, что многозадачность — это миф. На самом деле мы переключаемся между задачами. С каждым переключением мы платим когнитивные затраты и затраты времени: требуется время, чтобы мысленно вернуться к задаче, что снижает нашу эффективность.При переключении мы теряем глубину нашей вовлеченности, поглощенности. Такая глубина необходима в Принстоне, где от вас ожидают овладения концептуальными знаниями, а не просто поверхностным пониманием.
5. Блокировать время — регулярно выделять отрезки времени определенному классу. Сделайте это частью своего расписания, своего распорядка. Оцените, сколько часов в неделю вы хотите посвятить уроку. Выделите столько часов для рабочих задач в курсе. Разделите задачу на части и выделите определенные отрезки времени для определенных частей большого проекта.
6. В первую очередь в первую очередь — если вы можете это сделать, запланируйте самые важные для вас дела в первую очередь в день или в первый доступный временной интервал. Все, что запланировано на более позднее время дня, с большей вероятностью будет прервано, отложено и никогда не будет выполнено. Вы не будете думать или беспокоиться о своей работе в свободное время, если сначала выполните академические задания.
7. Распорядок — На формирование привычки уходит 30 дней, но хорошие привычки облегчают вашу жизнь.При наличии хороших привычек вам не нужно принимать столько трудных решений, поэтому вы с меньшей вероятностью примете непродуктивные, например, отговорите себя от выполнения того, что вы запланировали.
8. Гибкость — Как включить гибкость в свой график? Не планируйте каждый час дня, оставляйте пустые промежутки времени и планируйте время для отдыха. Создайте двухчасовой или трехчасовой блок в пятницу, чтобы уловить все время макияжа. Когда что-то происходит, и вы решаете, отклоняться ли от вашего установленного графика, исследуйте будущие часы и дни, чтобы увидеть, где вы можете наверстать потерянное время.Переключайте блоки времени, чтобы в вашем расписании отражались ваши новые обязательства.
9. Отвечайте или реагируйте — В момент принятия решения, когда вы столкнулись с решением или побуждением отклониться от вашего графика, не просто реагируйте, ОТВЕТИТЕ. Пауза, подумай. Помните, что для вас наиболее важно, и делайте то, что поможет вам это получить. Например, если упражнения являются для вас главным приоритетом, не позволяйте внезапному страху перед оценкой помешать вам заниматься спортом. Будьте готовы сократить время, но не жертвуйте своим здоровьем.Не позволяйте «интеллектуальным играм», в которых вы придумываете оправдания, мешать или сбивать вас с пути.
10. Организуйте свое окружение — как физическое, так и социальное — для успеха, для поддержки — проявите творческий подход.

а. Тщательно выбирайте, где вы будете учиться и выполнять другие задачи: свести к минимуму отвлекающие факторы; максимизировать фокус.

г. Используйте физические напоминания. Если вы хотите больше тренироваться, но увязли в электронной почте или Facebook, наденьте кроссовки на ноутбук. Сделайте так, чтобы было труднее сбиться с пути и легче придерживаться своего плана, изменив свое окружение.

г. Вместо того, чтобы «отвлекать» друзей, заручитесь их поддержкой:

и. Напарник / группа — вместе работайте над наборами задач, чтениями и т.