Сроки хранения документов предприятия
Предприятия, которые зарегистрированы и ведут деятельность на территории России, должны серьезно относиться к хранению документации. Для этого стоит изучить закон «Об архивном деле в Российской Федерации», который определяет сроки сохранности документов, законодательные и подзаконные акты с регулярно пополняющимися поправками, а также перечнями типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием их сроков хранения. Нельзя забывать о том, что несоблюдение закона может повлечь за собой серьезные последствия – административную ответственность и штрафные санкции.
В общем, все документы по сроку хранения можно разделить на несколько групп:
- с ограниченным периодом хранения – их важно хранить 1, 3, 5, 75 лет;
- с постоянным хранением – разделительные, передаточные, ликвидационные балансы;
- с хранением до минования надобности – исполнительные листы сотрудников;
- с хранением до замены новыми бумагами – бланки форм отчетности;
- до востребования – документы кадровой документации.
Типы документов и длительность их хранения
Независимо от вида деятельности на любом предприятии должен быть создан архив, в котором нужно будет хранить дела различного назначения.
Документы налогового и бухгалтерского учета. Срок их хранения зависит от степени важности документа: предельный срок составляет 4 года и распространяется на дела, необходимые для подтверждения получения доходов и уплаты налогов. Сроком до 5 лет важно хранить данные отчетности и бухгалтерского учета, а до 6 лет – документы, которые подтверждают исчисление страховых взносов.
Кадровая документация. Актуальную информацию относительно сроков хранения документов можно найти в Перечне. Так, карточки работников и трудовые договоры должны храниться на предприятии до 75 лет.
Документы, относящиеся к созданию и управлению предприятия. Срок их хранения должен равняться длительности существования организации. В ее архиве, даже если она существует 100 лет, обязательно должна храниться регистрационная и учредительная документация.
На сегодняшний день деятельность компаний должна соответствовать огромному количеству требований, которые определяют длительность хранения документов. Каждая организация и ее отделы (финансовый, коммерческий, юридический и др.) должны быть в курсе отдельных аспектов работы с документами. Именно поэтому лучшим решением для правильного и грамотного хранения документов и их своевременной утилизации станет не только создание архива, но и его налаженная совместная работа со специалистами всех подразделений предприятия.
Процесс, виды и способы внеофисного хранения документов организации
- Сроки хранения документов.
- Основные виды хранения.
- Почему выгодно сотрудничать с компанией Rentabox.
Сегодня без документов не работает ни одна организация. Отчеты, квитанции, счета, договора – вот лишь небольшой перечень бумаг, которые есть в каждой организации. Очень многие сталкиваются с проблемой хранения документов: нужно ли их хранить, какое место для этого лучше всего определить и т.д. На эти и другие вопросы мы постараемся ответить в данной статье.
Сроки хранения документов
Все документы подразделяются на несколько типов, в зависимости от своего назначения и сроков хранения. Некоторые содержать вовсе не обязательно, так как они теряют свою ценность сразу же после завершения определенной задачи. В то же время, есть бумаги, которые остаются важными на протяжении нескольких лет. Существуют и такие бумаги, которые нельзя уничтожать.
Исходя из этого, выделяют такие сроки:
- Временный – до десяти лет.
- Временный – свыше десяти лет.
- Постоянный.
Чтобы определить, к какому сроку хранения относится конкретный документ, проводится специальная экспертиза – оценка ценности бумаг. Она включает:
- Постоянное : В эту группу включают документы, которые обладают особым политическим, научным, хозяйственным или культурным значением. Хранение документов этого типа осуществляется на постоянной основе в государственных архивах.
- Временное. В эту группу включают документы, которые не имеют культурного или научно-исторического значения, однако обладают практическим значением.
- Отбор бумаг, которые планируется уничтожить. Обычно это бумаги, не имеющие ни культурной, ни научно-практической ценности, ни практического значения.
- Определение и корректировка сроков хранения.
Основные виды хранения
- Архивное.
- Бухгалтерское.
- Государственное.
Архивное — включает государственные или бухгалтерские бумаги. Обычно все документы должны храниться не менее пяти лет (к ним могут относиться путевые листы, квартальные отчетности деятельности компании, различные бумаги первичного характера). Отдельные бухгалтерские бумаги — более десяти лет (к ним относятся годовые бухгалтерские отчетности и статистические отчеты). Государственные — от 50 до 75 лет (трудовые договора, книги выдачи трудовых книжек). Существуют также другие виды, которые не подлежат уничтожению – например с информацией о сотрудниках, работавших на предприятии или в конкретной организации.
Помните, что при ликвидации предприятия все документы должны быть сданы в муниципальный или государственный архив.
Требования к данному виду:
- соблюдение определенной температуры и влажности во избежание гниения и порчи;
- световой режим для лучшей сохранности бумаг;
- соблюдение санитарно-гигиенического режима – исключение появления грязи, грибка в помещении;
- обеспечение режима безопасности во избежание кражи или намеренного изменения/порчи.
Бухгалтерское — предполагает размещение в офисе или вне такового. Стоит сразу отметить, что внеофисное намного выгоднее офисного, так как позволяет значительно сэкономить на пространстве помещения (кипы бумаг не будут скапливаться в каждом шкафу и на каждой полке), а также поберечь время и силы и не тратить их на постоянную классификацию и отбор бумаг. Наша компания Rentabox предлагает вам качественные услуги по внеофисному хранению документов. Работая с нами, вы получаете постоянный доступ к бумагам в любое время (наши центры находятся в центре Москвы в удобной доступности, добраться до них можно как на общественном, так и на личном транспорте).
Государственное — содержание в государственных архивах. В государственные архивы бумаги направляются только после того, как их оформили должным образом: проводилась экспертиза по научной и практической ценности и значимости бумаг, составлялась опись дел и производился их переплет (брошюровка).
Почему выгодно сотрудничать с компанией Rentabox
Сегодня внеофисное хранение документов набирает все большую популярность – оно и понятно, ведь это удобно, эффективно, позволяет экономить время и не отвлекаться от первостепенных задач. Компания Rentabox обладает инновационным оборудованием, необходимыми условиями для содержания всевозможных бумаг. Кроме того, мы соблюдаем все законодательные нормы и требования.
Вот лишь несколько преимуществ данной услуги в компании Rentabox:
- Уменьшение внеплановой нагрузки на сотрудников (постоянный разбор бумаг).
- Полная защита и сохранность.
- Значительная экономия средств (оборудование собственного архива в офисе будет стоить в разы дороже).
- Освобождение офиса от большого количества неиспользуемых бумаг.
- Временное хранение документов вне офиса осуществляется в полном соответствии с законодательными нормами.
Если вы ищете удобный способ содержания важных бумаг, обращайтесь к услугам нашей компании – мы поможем вам арендовать боксы для хранения документов сэкономить ваше время и силы. Звоните уже сейчас и оформляйте заказ!
|
| ||||
| |||||
| |||||
| |||||
| |||||
|
| ||||
|
| ||||
|
| ||||
| |||||
|
| ||||
| |||||
|
|
Архивное хранение документов с ЭДО и без, или при чем тут автоматизация
Упорядочивая хаос: подводные камни архивного хранения документов
Избежать хаоса в крупном архиве можно, но сложно. Для хранения архивных документов требуются люди и, что самое печальное, время. Много людей — больше хаоса, ибо человеческий фактор непредсказуем. Мало людей — больше времени уйдет на организацию архивного хранения документов. И даже если регламенты соблюдены и формирование дел выполнено по правилам, какой-нибудь вопрос застает службу или человека, отвечающего за архив, врасплох. Вот несколько таких вопросов:
- А где лежат акты, закрытые в мае позапрошлого года? Срочно нужны все из них по контрагенту такому-то!
- Кто последний брал вот этот документ? Кого бить за износ бумаги?
- Сколько времени и сил нам нужно, чтобы предоставить налоговой все, что она просит? У нас вообще все это есть?
Бывают вопросы и позаковыристей, и почудесатей, что только не случается в мире бизнеса, Вам ли не знать. Система хранения архива, существующая исключительно на бумаге или, еще хуже, в головах избранных сотрудников, таких экзаменов может и не выдержать.
Практика показывает: какими бы ответственными ни были руководители и сотрудники, как бы бережно компания ни относилась к архиву, все равно хранение архивных документов без фиксированной системы управления ими рано или поздно привносит долю хаоса в производственный процесс.
Сложность вносит и непростая навигация. Ориентироваться в таком физическом архиве нужно мастерски. Получается, что для поиска нужен человек, знающий архив, как свои пять пальцев. А он не всегда доступен, у него может быть высокая загрузка, наконец, такого человека может не быть вообще. Поиск документов постепенно ассоциируется у сотрудников с нервами, паникой и стрессом.
А сколько денег потеряли компании даже за последние пару лет, положившись на канцелярские книги, записи и вечную память сотрудников! Не перечесть. А сколько еще могли бы сэкономить…
Наконец, бумажный архив крайне легко потерять. И даже если не вспоминать страшные истории про пожары в архивах, следует помнить о том, как недолговечна и тонка бумага, как непостоянны чернила и типографская краска. Бумага иногда может пропасть изумительно незаметно. Без системы управления узнать, кто ее видел последней, кто держал в руках, кто и для кого делал копии, бывает невозможно.
Нет, мы не говорим, что бумажный архив не нужен. Нужен! Часто — необходим и незаменим! Просто стоит подумать, как избежать или хотя бы минимизировать озвученные риски.
Требования к архивному хранению: долгожители среди документов
Пожалуй, все начинается с требований «свыше». Любое хранение документов в архиве организации подчиняется узаконенным и опубликованным перечням, регламентам и приказам. Вот основные из них:
- Закон «об архивном деле», действительный с 2004 года.
- Приказ №558 об архивных документах, одобренный в 2010 году.
- Приказ №105, одобренный Министерством финансов.
Есть и другие. Некоторые мы упомянем ниже.
Для иллюстрации специфики законодательства в архивном деле возьмем сроки хранения архивных документов в организации. Самое простое — хранить все документы по 10 лет, не прогадаете, только замучаетесь обеспечивать такой архив необходимыми ресурсами.
Для определения сроков хранения созданы специальные типовые и ведомственные перечни архивных документов для разных типов организаций. Разработаны специальные сервисы, благодаря которым можно быстро посмотреть требования законодательства относительно того или иного документа. Использовать их хорошо, но еще лучше, когда такая информация вшита в систему хранения архива в электронном виде.
Кстати, есть документы — главным образом бухгалтерские — которые должны храниться и 10 лет, и 50, и 75, и больше, и даже которые вообще нельзя уничтожать. Так что будьте внимательны! Сроки хранения и прочие требования к разным видам документов указаны также в специфических отраслевых законах — например, в Законе «О ведении бухгалтерского учета», «Об акционерных обществах» и «Об ООО». В каком порядке и сколько хранить документы указано и в Постановлении №-03-33пс.
Особые требования есть и к помещению, где располагается архив. Они направлены на минимизирование рисков утери архива из-за пожара, разрушений, плесени и т. п. Если архив большой, придется позаботится о наличии помещений и для временных документов, и для тех, что постоянно используются, и для хранилища, и для работы сотрудников архива.
Описаны требования к световому, температурно-влажностному, санитарно-гигиеническому и охранному режиму. Например, показатели влажности нужно контролировать два раза в неделю, раз в год убирать пыль на всех полках, а документы желательно располагать в северной части здания и изолировать от дневного света.
В общем, хранение документов в собственном архиве организации — дело хлопотное, но необходимое. Как же автоматизация может сократить количество хлопот?
Хранение документов: возможности организации электронной системы управления архивом
И здесь мы плавно переходим к операциям, которые нам предстоит проделывать с документами в процессе архивного хранения. Да, с помощью системы автоматизации мы не улучшим условия хранения. Но зато можем существенно упростить организацию!
Вот — простая наглядная таблица, показывающая, как выглядит одна и та же операция с автоматизацией и без, независимо от того, электронный у вас архив или классический, бумажный.
| Нет системы автоматизации документооборота | Есть система автоматизации документооборота | |
|---|---|---|
| Передача документов на архивное хранение | Система сама напоминает сотрудникам о наступлении срока передачи документа в архив. В пару кликов можно посмотреть, какие документы сейчас в архиве, какие на руках у сотрудников или контрагентов, когда будут сданы, какие просрочены, сколько будет возвращено или прибудет в следующем месяце и т. п. | |
| Оформление дел | Сотрудники формируют дела, соблюдая требования закона. Например, в дело помещаются только исполненные документы одного календарного года, за исключением переходящих. Документы постоянного хранения и временных сроков группируются отдельно, документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики в дело не помещаются. В процессе люди ошибаются, работу требуется проверять и согласовывать. Дело печатается, переплетается, создается обложка, внутренняя опись и лист-заверитель. Все это нужно вбивать вручную, и при большом объеме такая работа занимает значительное время. Ошибки, опять же, не исключены. | Уже при занесении документов в базу мы можем указать, в какое дело они будут помещены после исполнения. Можем поместить вручную. В два-три клика мы переносим документы из одного дела в другое. При попытке «подшить» в дело неподходящий документ система оповестит об этом. Программа самостоятельно предлагает подходящие для сохранения конкретного документа дела. А в «карточке» дела мы указываем, где физически в архиве оно находится: на каком стеллаже, в какой полке. Это чтобы потом за 2–3 секунды узнать, где искать нужную бумагу. Обложка и все листы дела, создающиеся в процессе формирования, в системе можно сделать и распечатать по шаблону за несколько секунд. |
| Подготовка к архивному хранению | Структурное подразделение и сотрудники архива проверяют правильность формирования дела, его оформления и соответствие количества бумаг, включенных в опись, номенклатуре дел. Проверка занимает время. | Многие данные подставляются автоматически и являются уже проверенной информацией. При нехватке документов и расхождении с номенклатурой система не даст провести дело и уведомит о нарушении. При передаче дел в программе электронного документооборота — например, в «1С:Документооборот» — можно составить опись и печатную форму, посмотреть, какие дела в данный момент открыты, какие считаются исполненными или уже переданы в архив. |
| Выдача документа из архива | За время курсирования документа по рукам отметки в журнале передачи часто пропускаются, бумаги теряются, при срочном требовании не всегда понятно, где они. Бывает трудно установить, отправлялась ли уже конкретная бумага в конкретную организацию, сколько копий бумаги было сделано и у кого они находятся. | Журнал передачи оформляется в электронном виде и используется для контроля возврата выданных дел. Мы сразу видим, какой документ кому передан, когда срок возврата или когда документ возвращен, сколько копий сделано. Журнал передачи можно распечатать. По шаблону, в несколько кликов, можно создать карту-заместитель дела. |
| Уничтожение дел | Экспертная комиссия вручную отбирает дела, которые по сроку подлежат уничтожению. На эти дела комиссия составляет акт, он отправляется на согласование к руководству. Процесс часто занимает много времени, а единичные ошибки даже при грамотном подходе все равно не исключены. | Процедура проходит в системе электронного документооборота, которая не позволит поставить на уничтожение дела с не истекшим сроком хранения. Возможность ошибки ничтожна. Процедура согласования регламентирована и контролируется программой. |
| Поиск документа | Обычно чтобы найти документ, нужно знать номер дела, его содержание, ответственных за него людей, либо просматривать все дела за нужный отрезок времени. Если дело потерялось, поиск его в большом архиве становится почти равнозначным поиску иголки в стоге сена. | Поиск документа возможен даже при знании минимума информации о нем. Например, в строке поиска можно ввести слова, которые встречаются в содержании дела. Можно делать выборку за конкретный отрезок времени, с дополнительными фильтрами по ответственным, статусам дел, наличии документов и т. п. Если даже в итоге поиска выводится не один, а несколько документов, отобрать из списка не так сложно. В электронной карточке каждого дела указано его местоположение в физическом архиве. |
«В карточке Вы можете указать временной отрезок документов и место хранения (стеллаж, полку)».
«Печатную форму внутренней описи документов дела можно распечатать и приложить к делу».
Становится ясно, что электронная система автоматизации полезна даже для архивного хранения документов в бумажном виде, поскольку помогает экономить трудозатраты. Как следствие — позволяет держать меньшее количество сотрудников, ответственных за архив, а также — минимизирует вероятность ошибок. Упомянем еще несколько преимуществ, которые Вы получите при наличии системы электронного документооборота:
- В системе есть возможность выполнять различные операции параллельно. Так время движения документа сокращается.
- Непрерывность движения документа позволяет видеть, кто в данный момент является ответственным за исполнение документа.
- Единая база информации исключает появление дублей.
- Оперативный доступ к документам упрощает ряд операций с ними и ускоряет многие рабочие процессы.
- Согласование документов, а вслед за ним и принятие решений существенно ускоряется.
- Наличие однозначного ответственного лица на каждом этапе движения документа способствует повышению исполнительской дисциплины.
- Шифрование данных и настройка прав доступа помогает охранить документы от несанкционированного использования информации.
- При электронной регистрации и оформлении документов формирование архива происходит автоматически, без необходимости предпринимать дополнительные шаги.
Следствие — и главное преимущество использования СЭД для ведения архива — это снижение финансовых затрат на документооборот и содержание архивных подразделений. По данным нашей собственной аналитики, расходы на архивное хранение документов сокращаются на 17–72% в зависимости от размера архива и масштаба организации.
Минусы электронной системы хранения: сколько стоят архивные документы
Отметим и минусы применения системы ЭДО для ведения архива. Основной — большие вложения, необходимые для покупки ПО и внедрения системы в производство. Плюс для функционирования должным образом часто приходится идти и на апгрейт «железа» — компьютеров на рабочих местах. Но такое масштабное вложение является единоразовым: регулярное сопровождение системы уже не будет столь дорогостоящим. А финансовая экономия благодаря системе окупит инвестиции. Стоимость сопровождения системы зависит от многих факторов: от состояния ИТ-структуры компании до добросовестности сотрудников, выполняющих работы по поддержке. Часто лучше отдать сопровождение системы на аутсорсинг. Чтобы сразу посмотреть, как это и сколько стоит, зайдите в наш раздел, посвященный сопровождению программ на платформе «1С» или, проще, позвоните и получите исчерпывающую консультацию.
Уже через 5–10 лет наличие электронного архива и, тем более, наличие электронной системы управления архивом станет мастхэв для крупных предприятий и государственных организаций. И вопрос для сомневающихся: как Вы думаете, сколько документов и людей скопится в архиве вашей компании к этому времени и насколько возрастут первоначальные вложения по сравнению с сегодняшней ситуацией?..
Решение затягивать с автоматизацией в сфере хранения документов, увы, неоднозначно. Гораздо эффективнее будет сосредоточиться на выборе хорошего интегратора и поставщика ПО — вот тут грамотный подход действительно позволит сэкономить и средства, и время.
Другой минус — это необходимость обучать сотрудников. Но если учитывать этот пункт с самого начала, риск саботажа сотрудниками новой схемы работы будет минимален. На помощь придут и современные методики геймификации обучения, и опытные преподаватели (тут вернемся к вопросу о выборе компании-интегратора), и включение специалистов в проектную команду, и другие инструменты.
Сложности внедрения кратковременны, а положительный эффект от ЭДО постоянный
Все инновации предполагают временное терпение неудобств. Но в итоге Вы получаете новый эффективный инструмент, улучшаете бизнес-процессы, связанные с архивоведением, и запускаете цепочку глобальных улучшений: компания становится более современной, ускоряется клиентский сервис, повышается лояльность сотрудников и контрагентов и т. д.
Ну а самый верный и надежный способ сократить бюджет и неудобства на этапе внедрения и начала эксплуатации системы — это прийти к ЭДО еще на стадии молодой компании, при минимальных затратах и сроках внедрения.
Обращайтесь к нам для бесплатной консультации — мы дадим рекомендации для вашей организации и укажем примерный бюджет внедрения системы. Посчитать точный бюджет возможно будет после предпроектного обследования — специальной процедуры, позволяющей однозначно описать состояние компании и бизнес-процессов к моменту внедрения. И эту услугу Вы тоже можете заказать у нас, без обязательства вести дальнейший проект с нами.
Остались вопросы? Звоните!
13.1. Предельные сроки хранения документов в ведомственном архиве «ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ» (утв. ПРИКАЗОМ Главархива СССР от 05.09.85 N 263)
действует Редакция от 05.09.1985 Подробная информация| Наименование документ | «ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ» (утв. ПРИКАЗОМ Главархива СССР от 05.09.85 N 263) |
| Вид документа | правила |
| Принявший орган | главархив ссср |
| Номер документа | 263 |
| Дата принятия | 01.01.1970 |
| Дата редакции | 05.09.1985 |
| Дата регистрации в Минюсте | 01.01.1970 |
| Статус | действует |
| Публикация |
|
| Навигатор | Примечания |
13.1. Предельные сроки хранения документов в ведомственном архиве
13.1.1. Документы ГАФ СССР, временно находящиеся на ведомственном хранении, передаются на постоянное государственное хранение по истечении предельных сроков их хранения в ведомственных архивах, установленных Положением о ГАФ СССР:
— для документов высших органов государственной власти и управления СССР, союзных и автономных республик, местных Советов народных депутатов, министерств, ведомств и других органов государственного управления, Верховного Суда СССР и верховных судов союзных и автономных республик, Государственного арбитража при Совете Министров СССР, государственных арбитражей при советах министров союзных и автономных республик, органов Прокуратуры СССР, отраслевых академий, союзных и республиканских органов общественных организаций, других учреждений, организаций и предприятий союзного и республиканского подчинения — 15 лет;
— для документов учреждений, организаций и предприятий краевого, областного, окружного подчинения — 10 лет, районного и городского подчинения и колхозов — 5 лет;
— для записей актов гражданского состояния, документов по личному составу, записей нотариальных действий и судебных дел — 75 лет;
— для научно — технической документации — по миновании практической надобности, но не свыше 25 лет;
— для кинофильмов, киножурналов и сюжетов кинолетописи, а также звукозаписей и видеозаписей — по окончании копирования, но не свыше 3 лет;
— для фотоснимков — 3 года;
— для магнитных лент и дисков, перфокарт, перфолент и других машиночитаемых документов — 5 лет.
Фотоснимки и звукозаписи, входящие в состав управленческой документации, хранятся в течение сроков, предусмотренных для хранения этой документации в соответствующих государственных и общественных организациях.
Кинодокументы, фотодокументы, звуко- и видеозаписи, машиночитаемые документы, входящие в состав научно — технической документации, хранятся в течение сроков, предусмотренных для хранения научно — технической документации.
Примечание. Срок хранения управленческой документации исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания документов делопроизводством.
13.1.2. В необходимых случаях сроки хранения документов в ведомственных архивах могут быть продлены Главархивом СССР.
13.1.3. В случае отсутствия необходимых условий для обеспечения сохранности документы ГАФ СССР могут быть переданы на государственное хранение до истечения предельных сроков их ведомственного хранения только по согласованию с соответствующим государственным архивом.
Досрочная передача документов ГАФ СССР в государственные архивы от ликвидированных организаций производится только в том случае, если ведомство ликвидировано полностью и имеется правительственный акт о передаче документов на постоянное государственное хранение.
изменились сроки хранения документов — Государственный архив Хабаровского края
Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 утвержден новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (зарегистрировано в Минюсте России 6 февраля 2020 г. № 57449). Исполнение требований Перечня 2019 г. в части состава документов и определения сроков их хранения обязательно для организаций всех форм собственности независимо от сферы их деятельности. Перечень включает документы, образующиеся в процессе деятельности органов и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, с указанием сроков хранения.
Отдельным приказом Росархива от 20.12.2019 № 237 также утверждена новая Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения. Инструкция вступила в действие 25.02.2020.
Перечень включает 657 статей, 154 из них определяют для документов постоянный срок хранения. Появились новые разделы: «Противодействие коррупции», «Обеспечение антитеррористической защищенности и пожарной безопасности, организация гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций» и другие. В новый перечень не вошли документы, отражающие деятельность первичных профсоюзных организаций и иных общественных организаций; по организации досуга.
Документ также предусматривает изменение сроков хранения бухгалтерских, налоговых, кадровых и иных документов. Срок хранения документов, отражающих трудовую деятельность, теперь будет зависеть от даты окончания делопроизводства по таким документам: завершенные до 1 января 2013 по-прежнему нужно хранить 75 лет, а вот документы, работа по которым завершена после указанной даты, хранятся 50 лет, т.е. сроки хранения документов по личному составу длительного хранения в новом Перечне приведены в соответствие с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В частности, это касается трудовых договоров, документов о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников, а также документов о получении зарплаты и других выплат – в случае отсутствия лицевых счетов.
Организациям необходимо опираться на приведенный в Перечне видовой состав документов и применять установленные Перечнем сроки их хранения не только при подготовке номенклатур дел, но и согласно Инструкции по применению Перечня, при составлении описей дел постоянного хранения и по личному составу.
Работниками Государственного архива Хабаровского края подготовлен учебно-методический материал, который позволит специалистам делопроизводственных служб более детально ознакомиться с Перечнем, правильно составить номенклатуру дел и определить сроки хранения документов.
Для получения материалов и методической литературы необходимо оформить заявку в произвольной форме и отправить ее по e-mall [email protected].
Телефон для уточнения информации: 21-00-42, Федоряка Жанетта Николаевна, заведующий сектором научно-методической и образовательной работы.
Изменились сроки хранения документов по охране труда в 2021 году
С 18 февраля 2020 года действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Среди прочего, он установил новые сроки хранения документов по охране труда. В этой статье приводим их все в таблице.
Какие изменения учесть
Новые обязательные сроки хранения различных документов, связанных с охраной труда, с 18.02.2020 определяет п. 7.3 раздела II упомянутого приказа Росархива. И вот основные нововведения:
- документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда теперь нужно хранить 5 лет, а не постоянно;
- для отдельных видов документов установили специальный срок хранения: так, журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) надо хранить 45 лет.
|
Журнал инструктажа по охране труда (п. 423) Обратите внимание, вводный и на рабочем месте |
45 лет |
|
Результаты СОУТ (п.407) |
45 лет (при вредных и опасных условиях труда – 50/75 лет) |
|
Сведения о причинах профзаболеваний сотрудников предприятия |
5 лет ЭПК |
|
Наряды-допуски на выполнение опасных работ |
после закрытия НД 1 год, если была получена травма, произошла авария или НС – 45 лет |
|
Списки работающих в условиях, опасных для жизни и здоровья |
75 лет, если закончены до 01.01.2003 и 50 лет во всех остальных случаях |
|
Документы о прохождении обучению по охране труда |
5 лет |
|
Переписка по вопросам охраны труда (служебные, докладные записки и так далее) |
от 3 до 5 лет |
|
Заключения к договорам |
5 лет |
Сроки хранения документов по охране труда, введенные в действие в 2020 году и указанные в приказе Росархива – это не рекомендации, а обязательные к исполнению требования. Основная угроза неисполнения заключается не в штрафе, а в аннулировании мероприятий, указанных в преждевременно списанном документе.
Каневской ЦЗН
Глоссарий терминов по управлению записями
Просмотрите термины:
A | B | C | D | E | F | G | H | Я | J | K | L | M | N | O | P | Q | R | S | Т | U | V | W | X | Y | Z
А
активная запись
Запись, необходимая для выполнения текущих операций или текущих деловых вопросов. К нему часто обращаются, и он должен быть легко доступен для немедленного обращения либо вручную, либо через компьютерную систему.
административные критерии удержания
Стандарты или правила, касающиеся доступности записей для долгосрочной административной согласованности и непрерывности, а также для повседневных операций отдельных программных подразделений.
приемлемость
Юридический термин, обозначающий условия, при которых доказательства, включая записи и информацию, могут быть представлены в ходе судебного разбирательства. Чтобы быть допустимой в качестве доказательства, запись должна удовлетворять двум основным требованиям: (1) ее содержание должно иметь отношение к рассматриваемому вопросу; и (2) его подлинность должна быть твердо установлена.
архивный орган
Агентство или программа, ответственная за выбор и сохранение архивов, предоставление к ним доступа и одобрение уничтожения других записей.
архивные данные
Информация обычно хранится на вторичных автономных носителях и не доступна напрямую пользователям компьютерной системы, но, тем не менее, требуется для хранения.
архивы
Документы, созданные или полученные и накопленные физическим или юридическим лицом в ходе ведения дел и сохраненные в связи с их непреходящей ценностью; здание или часть здания, в которых архивы хранятся и доступны для консультаций, и / или агентство или программа, отвечающие за выбор, приобретение, сохранение и предоставление архивов.
аудит
Независимый обзор и проверка записей и действий для проверки на соответствие установленным политикам или стандартам, часто с рекомендациями по изменениям в средствах контроля или процедурах.
подлинность (записи)
Попытки установить, является ли запись тем, чем она задумывается, и что она не была подделана или иным образом повреждена с момента ее создания; то есть его надежность может быть продемонстрирована на различных этапах его жизненного цикла.
К
сертификат об уничтожении
Форма, используемая для документирования уничтожения определенных серий записей на основе графика хранения записей. Обычно включает заголовок серии записей, даты, указанные в серии, организацию / агентство, владелец подразделения серии записей, том или количество уничтоженных ящиков, имя лица, разрешившего уничтожение, метод уничтожения и дату уничтожения.
конфиденциальная запись
Любая деловая запись, содержащая конфиденциальную информацию.Такие записи обычно регулируются особыми правилами и политиками в отношении их доступа, использования и раскрытия.
удобные копии
Дубликаты исходной записи, часто используемые для доступа или справки.
Д
архивирование данных
Процесс переноса электронных записей с сетевых запоминающих устройств, таких как жесткие диски, на съемные носители записи, такие как магнитная лента или оптические диски, для автономного хранения.В большинстве случаев заархивированные данные относительно неактивны и не должны быть доступны онлайн.
миграция данных
Процесс перемещения данных из одной информационной системы или носителя данных в другую; процесс преобразования электронных записей в новые форматы файлов или носители для сохранения их пригодности к использованию с течением времени.
хранилище данных
Большая структура базы данных для поддержки принятия решений.
база данных
Файл, содержащий записи, организованные в один или несколько элементов данных, называемых полями, в которых хранятся определенные категории информации.
уничтожение
Окончательное стирание записи без возможности восстановления. Методы могут включать измельчение или сжигание бумажных записей, или выполнение безопасного удаления данных, или очистку диска и памяти для электронных записей. См. Datamgmt.iu.edu для получения инструкций по уничтожению институциональных данных.
блокировка уничтожения
Задержка запланированного уничтожения записей в связи с предсказуемым или незавершенным судебным разбирательством, правительственным расследованием, аудитом или особыми организационными требованиями.Также называется юридическим удержанием, уведомлением о замораживании, приказом о сохранении, приказом о приостановке или уведомлением о приостановке.
изображения цифровых документов
Изображения являются точными копиями документов, из которых они были созданы. Истинная копия — это копия, которая точно воспроизводит исходный документ.
системы обработки цифровых документов
Системы представления изображений с растровым отображением, которые могут дополнять, дополнять или заменять бумажные файловые системы и микрофильмы.
справочник
Оглавление электронного носителя информации.
удаление
Окончательное административное действие, принятое в отношении записей, включая уничтожение, передачу другому лицу или постоянное хранение. Примеры могут включать уничтожение (см. Определение, указанное выше), передачу в архив университета или в централизованный офис.
управление документами
Методы, используемые для регулирования создания, использования и обслуживания документов в соответствии с установленными политиками и процедурами. См. Также: управление корпоративным контентом.
определение типа документа (DTD)
Набор правил, которые определяют структуру документа и теги, используемые для определения этой структуры, и которые могут использоваться для проверки правильности формирования документа.
E
электронная запись
Запись, которая содержит машиночитаемую, а не человеческую информацию.
электронная подпись
Любой электронный способ подписания записи, обрабатываемой компьютером.
управление корпоративным контентом
Технологии, инструменты и методы, используемые для создания, сбора, обработки, хранения, доставки и сохранения информационного содержимого, особенно неструктурированного, на предприятии. См. Также: управление документами
размещение на основе событий
Концепция, в которой после возникновения зарегистрированного события запускается расписание размещения. Связано: триггерное событие.
код события
Уникальный идентификатор конкретного события, с которого начинается период обращения; часто сокращение фразы или слова.Пример: код «конец календарного года» может быть CYE.
Факс
FERPA
Закон о правах семьи на образование и неприкосновенность частной жизни (20 U.S.C. § 1232g; 34 CFR Part 99). Федеральный закон, защищающий конфиденциальность записей об образовании учащихся. Закон распространяется на все школы, получающие средства в рамках действующей программы Министерства образования США.
поле
Элемент данных в записи базы данных.
план файла
Схема классификации, описывающая различные типы файлов, хранящихся в офисе, как они идентифицируются, где они должны храниться и как они должны индексироваться для поиска, а также ссылка на утвержденное расположение для каждого файла .
г
график общих записей
График записей, управляющий определенной серией записей, общей для нескольких или всех агентств или административных единиц корпорации, которые иногда называют функциональными графиками хранения.
Общепринятые принципы ведения документации (GARP)
Руководящее положение по управлению информацией, основанное на восьми принципах ведения документации, опубликованных ARMA International: подотчетность, целостность, защита, соответствие, доступность, хранение, удаление и прозрачность.
H
HIPAA
Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования 1996 года. Набор национальных стандартов для защиты определенной медицинской информации.
историческая запись
Материал в любом формате (бумажный, электронный, аудиовизуальный и т. Д.), Созданный или собранный подразделением или представителем Университета Индианы, который сохраняется из-за непреходящей административной, юридической, налоговой, доказательной или исторической ценности или в силу того, что свидетельство о функциях и обязанностях подразделения или отдельного лица.”
Я
неактивная запись
Запись больше не требуется для ведения текущей деятельности, но сохраняется до истечения срока хранения.
Жизненный цикл информации
Отдельные фазы существования информации, от создания до окончательного размещения.
инвентарь
См. Инвентарный учет.
К
ключевое поле
Поле, выбранное для индексации в записях, содержащихся в базе данных.
м
метаданные
Структурированная информация, которая описывает, объясняет, определяет местонахождение или иным образом упрощает получение, использование или управление информационным ресурсом.
миграция
Процесс перемещения данных из одной информационной системы или носителя данных в другую. Примечание. Миграция выполняется для обеспечения постоянного доступа к информации по мере того, как система или носитель заменяются, устаревают или ухудшаются со временем.
О
офис записи
Офис, назначенный для ведения записи или официальной копии конкретной записи в организации.
служебное хранение
Период времени, в течение которого серия записей должна храниться в активном хранилище для регулярного использования.
автономная информация
Информация, хранящаяся отдельно от устройства, на котором она будет извлечена или воспроизведена.
онлайн-информация
Информация немедленно и постоянно доступна для компьютера.
П
постоянная запись
Запись, которая была определена как имеющая достаточную историческую, административную, юридическую, финансовую или иную ценность, чтобы гарантировать постоянное сохранение.
инвентаризация
Процесс идентификации всех материальных записей организации.
сохранение
Процесс и операция, обеспечивающие техническое и интеллектуальное сохранение подлинных записей во времени.
привилегированная запись
Запись, содержащая информацию, доступную только тем, кто имеет право ее просматривать.
Р
резервное копирование в реальном времени
Метод аварийного восстановления, использующий одновременную или почти одновременную запись информации на нескольких компьютерах.
запись (и)
Информация в любой форме, созданная, полученная или поддерживаемая Университетом Индианы, его сотрудниками или агентами в соответствии с юридическими обязательствами или во исполнение миссии Университета.
копия записи
Копия записи, предназначенная для удовлетворения требований организации к хранению информации, которая существует в нескольких копиях; также известна как официальная копия.
серия записей
Группа логически связанных записей, которые поддерживают конкретную деловую или административную деятельность, e.ж., личное дело, состоящее из заявления, рекомендательных писем, бланков пособий и т. д.
код серии записей
Уникальный идентификатор серии записей; часто состоит из буквенно-цифровых цифр.
инвентаризационные записи
Подробный список, который может включать типы, местоположения, даты, объемы, оборудование, системы классификации и данные об использовании записей организации; анализ каждой записи для сбора всей соответствующей информации о записи, которая будет использоваться при ее оценке.
управление записями
Область управления, отвечающая за эффективный и систематический контроль создания, получения, обслуживания, использования и удаления записей, включая процессы сбора и хранения свидетельств и информации о деловой деятельности в форме записей.
график хранения записей
Список серий записей, поддерживаемых всей или частью организации, вместе с периодом времени, в течение которого должна храниться каждая серия.
Обследование записей
Общий обзор количества и типов записей в организации, который обычно выполняется до проведения подробной инвентаризации.
хранение
Аспект управления записями, который определяет, как долго записи должны храниться.
срок хранения
Продолжительность хранения записи в соответствии с административными, налоговыми, юридическими или историческими требованиями.
график хранения
Исчерпывающий список серий записей с указанием для каждого периода времени, в течение которого они должны храниться, и их размещения.
Ю
охранных копий
Дополнительные регистрационные копии, созданные в качестве защитной меры; также известны как резервные копии.
исходные документы
Бумажные документы, содержащие информацию, которая должна быть преобразована в электронные записи.
Студенческая запись
Записи, которые имеют прямое отношение к студенту и ведутся образовательным агентством или учреждением или частью, действующей на агентство или учреждение, при соблюдении определенных условий.
т
тегирование
Определенная часть метаданных — ключевое слово или фраза — которая назначается объекту содержимого для использования при просмотре или поиске. Процесс маркировки обычно относится к способности пользователей совместно добавлять свои собственные описательные теги к информации.
общее хранение
Время, в течение которого серия записей должна храниться в активном и неактивном хранилище.
триггерное событие
Что-то, что должно произойти до начала периода хранения.Связано: Распределение на основе событий .
U
График удержания для конкретного подразделения
График удержания для конкретного подразделения, подготовленный специально для подразделения в организации. В нем перечислены только те серии записей, которые поддерживает данная единица, с однозначным обозначением срока хранения для каждой.
В
записи актов гражданского состояния
Записи, которые имеют основополагающее значение для функционирования организации и необходимы для безотлагательного продолжения операций в ненормальных обстоятельствах.
Программа записи актов гражданского состояния
Набор политик и процедур для систематического, всестороннего и экономичного контроля потерь, связанных с записями актов гражданского состояния.
Определения были собраны из ряда источников, в том числе
ISO 15489-1: 2001
Франк, П. (2013). Записи и управление информацией. Чикаго: Нил-Шуман.
Саффади, В.(2009). Управление электронными записями. 4-е изд. Ленекса: ARMA International.
Монтанья, Дж. (2010). Как разработать график удержания. Оверленд-Парк: ARMA International.
Стивенс Д. (2010). Управление записями: переход от бумажных документов к электронным. Оверленд-Парк: ARMA International.
Саффади В. (2016). Записи и управление информацией: основы профессиональной практики.3-е изд. Оверленд-Парк: ARMA International
Руководство по архивированию документов в 2021 году
Вам когда-нибудь требовалась старая цитата или другая информация от поставщика, которую вы сохранили на компьютере, которой у вас больше нет? Или, может быть, вы искали финансовый отчет за несколько лет и рылись в гору ящиков на редко используемом складе?
Если у вас есть что-то связанное или если вы хотите, чтобы это не происходило, вам нужен план архивирования документов для ваших старых записей.Мы рассмотрим шесть шагов ниже, чтобы помочь вам начать использовать передовые методы управления документами.
Обзор: Что такое архивирование документов?
Архивирование документов — это процесс, при котором статические записи хранятся до тех пор, пока к ним не потребуется доступ в будущем. Ключевое слово здесь — «статический», потому что архивные документы фиксированы и неизменны.
Например, если вы заключаете контракт с поставщиком и отправляете несколько черновиков туда и обратно, вы имеете дело с динамическим документом.Однако после подписания контракта это постоянная статическая запись.
Различие между фиксированными и динамическими также является важным различием между архивными данными и хранилищем резервных копий, которые часто предполагают одно и то же.
В этом разница: архивные документы не меняются, резервная копия данных носит временный характер и предназначена для обеспечения фиксированной точки восстановления в случае повреждения или потери файлов. Данные резервного копирования будут периодически перезаписываться, обычно каждый день или неделю, в рамках управления вашей сетью или веб-сайтом.
Знание разницы между резервным копированием данных и архивным хранилищем является ключевым моментом в управлении бизнес-документами.
Вы получите много преимуществ от внедрения процесса архивирования документов в рамках общей политики управления контентом:
- Освобождает ресурсы — Доступ к большинству данных в сетях компаний не осуществлялся как минимум год , поэтому архивирование сокращает время обработки и обеспечивает больше места для локального хранения.
- Снижает расходы — Хранение архивных данных стоит меньше, чем основное хранилище, и большинство предприятий могут легко архивировать терабайты данных.А перемещение этой информации уменьшит размер повторяющихся резервных копий данных.
- Соответствует требованиям — Будь то IRS, другие правительственные учреждения, отраслевые органы, государственные и местные органы власти, вы сталкиваетесь с множеством стандартов хранения и безопасности документации, которым ваш бизнес должен соответствовать, чтобы избежать штрафов или других штрафных санкций.
Как внедрить систему управления документами для архивирования ваших документов
Архивирование документов — это не разовое мероприятие.Вы должны выделить ресурсы как для создания архива документов, так и для его обслуживания. Это будет отдельной строкой в вашем бизнес-бюджете, но описанные выше преимущества более чем оправдают и компенсируют затраты.
Шаг 1: Первоначальная оценка
Определите вашу текущую систему документооборота и процесс обработки. Является ли это формальным, специальным или комбинацией того и другого? Это будет включать в себя создание, получение, обработку, хранение и удаление каждой записи.
Вам также необходимо провести инвентаризацию существующих записей, чтобы определить количество.Вы должны классифицировать все документы по функциям, включая финансовые, кадровые, страховые, отгрузочные и приемные и т. Д.
Шаг 2. Определите цели и роли
Четко определите цели архивирования документов. Вы хотите снизить ежедневные эксплуатационные расходы? Обеспечить соблюдение требований к ведению учета и безопасности данных?
Разрешить повседневным офисным процессам работать более эффективно? У вас есть более легкий доступ к более старым записям через онлайн-хранилище документов? Улучшить бизнес-показатели?
Конечно, вам, вероятно, понравится все это, но вам нужно явно расставить приоритеты, чтобы ваши усилия по архивированию неуклонно выполнялись.
Также необходимо определить организационные роли. Кто будет контролировать начальный процесс архивирования и управлять им в будущем? Какие уровни разрешений вы будете использовать для ограничения доступа к архивным данным? Как вы будете способствовать соблюдению требований всеми сотрудниками?
Шаг 3. Внедрение графика хранения
После того, как вы узнаете свои цели архивирования и определите, кто будет внедрять и контролировать вашу политику архивирования, установите график хранения для ваших деловых документов.
Вы должны хранить постоянные копии записей, таких как годовые финансовые отчеты и документы, но почти любой другой документ имеет срок действия не более 10 лет.
Вы не найдете универсального графика хранения деловых документов. Вместо этого изучите местные, государственные, федеральные и отраслевые правила, которым вы должны следовать. Вы должны знать одно практическое правило: храните все налоговые и налоговые документы в течение как минимум семи лет.
Затем уничтожьте все документы, которые не нужно архивировать или которые никогда не будут храниться постоянно, например, спам, каталоги поставщиков и дубликаты.
Чтобы снизить потенциальную ответственность, наймите поставщика Национальной ассоциации уничтожения информации (NAID) для безопасной транспортировки, уничтожения и последующей утилизации материалов.
Шаг 4. Оцифровка бумажных файлов
Вы сократите расходы и необходимое пространство для хранения, улучшив организацию и упростив доступ, за счет оцифровки всех ваших бумажных файлов. Вы можете хранить записи в бумажном виде, но также оцифровать их для сохранности.
Именно здесь использование специализированного стороннего поставщика хотя бы для первоначальной настройки архива документов даст более стабильные результаты, чем использование неоплачиваемого стажёра в офисе.
Чтобы гарантировать доступ к этим записям, сохраните их в открытых форматах файлов: PDF и ODT для документов, SVG и PNG для изображений и ODS для электронных таблиц.
Если вы сохраняете файлы в частном формате, возможно, вы не сможете открыть их в будущем, потому что программное обеспечение больше не доступно или у вас больше нет лицензии на его использование.
Для каждого цифрового файла используйте его метаданные, дополнительную информацию о его содержимом.
Использование метаданных облегчит организацию файлов и последующий доступ, потому что вы можете включать такую информацию, как название документа, автора, краткое описание, ключевые слова и многое другое. Метаданные обычно доступны, щелкнув файл правой кнопкой мыши и выбрав «Свойства» или «Получить информацию», в зависимости от используемой вами операционной системы.
Метаданные PDF помогут вам организовать ваши документы и восстановить их позже.
Шаг 5. Выбор поставщика хранилища
Самый безопасный метод архивирования документов — это удаленная бумажная копия или электронное хранение данных через стороннего поставщика. Эти объекты будут защищены от многочисленных антропогенных и природных явлений, включая несанкционированный доступ, кражи, наводнения и землетрясения.
Надежный архив защищает ваши записи лучше, чем долгосрочное хранение в вашем офисе или другом учреждении.
Электронное хранилище данных предоставляет вам три основных варианта: диск, лента и облако. У каждого есть свои плюсы и минусы, которые связаны с долгосрочной целостностью, безопасностью и простотой доступа для программного обеспечения для управления записями. Рассмотрите возможность использования двух методов в тандеме для обеспечения избыточности данных.
Шаг 6. Оценка внутренних процессов и внешнего хранилища
Хранение и архивирование документов — это непрерывный процесс. В рамках общей политики пересматривайте свои процедуры каждый год, чтобы видеть, насколько хорошо они работают, и вносить необходимые корректировки.
Все сотрудники должны вносить свой вклад в обеспечение эффективного хранения и архивирования документов. Используйте коммуникационные стратегии, такие как обзор политики во время адаптации сотрудников и ежегодный курс повышения квалификации наряду с другим обязательным обучением.
Наконец, периодически проверяйте доступ к архивным материалам и их целостность. Меньше всего вам нужна информация для судебного дела, налоговой проверки или после стихийного бедствия только для того, чтобы обнаружить, что с вашим архивным хранилищем возникла проблема.
Глоссарий терминов по управлению записями | UW Управление архивами и записями
активных записей: записей, которые используются в офисе не реже одного раза в месяц.
Административное значение: Полезность записей для офиса происхождения для выполнения его повседневной деятельности.
Оценка: Оценка записей для определения их ценности и надлежащего размещения.
Архивы: Область, используемая для хранения неактивных записей, рукописей, документов и памятных вещей, которые хранятся постоянно по историческим, юридическим, исследовательским или социальным причинам.Кроме того, агентство, ответственное за выбор, сохранение и предоставление долгосрочных записей с долгосрочной стоимостью
.Распоряжение :. Конечное состояние в жизненном цикле записи, включая:
- разрушение
- перевод в неактивное хранилище с уничтожением в указанную более позднюю дату
- передача в архив университета на постоянное хранение
Документ: Записанная информация независимо от формы или носителя.
Доказательная ценность: Полезность записей в качестве основного или юридического доказательства полномочий, функций, операций, транзакций и основных решений и процедур организации.
Закон о правах семьи на образование и неприкосновенность частной жизни: Также известен как FERPA или Поправка Бакли. Закон предоставляет студентам право проверять и проверять свои учебные документы; гарантирует, что в большинстве случаев содержание документов об образовании не может быть разглашено без согласия учащегося; и позволяет студентам запрашивать изменение неточных или иным образом несоответствующих документов об образовании.
Хранение: Процесс сортировки и упорядочивания, классификации или категоризации и хранения записей, чтобы их можно было быстро извлечь при необходимости.
Система хранения: Запланированная организация записей, предназначенная для удовлетворения справочных потребностей людей, которые их используют. Схема классификации, которая структурирует записи таким образом, чтобы они были легкодоступными и полными
Финансовая стоимость: Полезность записей для информации о финансовых операциях и обязательствах организации.
Историческая ценность: Полезность записей для исторических исследований, касающихся функций и развития организации, или для получения информации о людях, местах или событиях.
Неактивные записи: записи, используемые в офисе менее одного раза в год.
Информационная ценность: Фактические данные о лицах, событиях, проблемах и условиях создателя записи, которые могут быть полезны для исторических или других исследований.
Интеллектуальный контроль: Ряд мер, таких как инвентаризация ящиков и папок, записи карточного каталога и указатели, которые позволяют пользователям записей находить нужную им информацию.
Юридическое значение: Полезность записей, содержащих доказательства юридически закрепленных прав или обязательств правительства или частных лиц.
Жизненный цикл: Теория о том, что документация в учреждении проходит различные фазы: записи создаются, используются для определенных целей, хранятся или хранятся для дальнейшего использования, оцениваются и в конечном итоге удаляются или передаются в архивы для постоянного хранения.
Не регистрируется: Запасы печатных или воспроизведенных документов, хранящиеся для целей снабжения, а копии файлов сохраняются для целей учета;
- книги, периодические издания, газеты или другие библиотечные материалы, сохраненные исключительно для справочных целей;
- предварительные наброски или расчеты, рабочие листы и неофициальные записи, которые не представляют собой значительных шагов в подготовке регистрационного документа;
- дубликатов документов сохранены только для удобства; материалы, не представленные в качестве доказательств деятельности ведомства или их информационная ценность;
- или личные материалы, которые являются собственностью хранителя и не имеют отношения к служебным обязанностям.
Офис происхождения: Офис, в котором данная запись или серия записей была первоначально создана или накоплена.
Официальная копия: Запись, которая не дублируется где-либо еще, или назначенная копия копии дублированных и рассредоточенных материалов.
Открытые записи: Записи всех государственных учреждений, включая Университет Висконсин-Мэдисон, подпадают под действие главы 335 Закона об открытых записях штата Висконсин. Презумпция закона заключается в том, что доступны все публичные записи, за исключением исключенных.
Public Records: Согласно Закону штата Висконсин 16.61, «означает все книги, бумаги, карты, фотографии, фильмы, записи или другие документальные материалы или любую их копию, независимо от физической формы или характеристик, сделанные или полученные любым государственное агентство или его должностные лица или служащие в связи со сделкой государственного бизнеса… »
Совет по государственным архивам (PRB): Орган, определяющий политику в области управления государственными архивами, который состоит из управляющего; директор Государственного исторического общества; Генеральный прокурор; государственный аудитор; газета и представитель малого бизнеса, назначаемый губернатором; и исполнительный секретарь Законодательного совета; или их назначенные представители.
Его задача состоит в том, чтобы сохранить для постоянного использования важные государственные записи, обеспечить упорядоченное размещение других государственных документов, а также рационализировать и сделать более рентабельным управление формами и записями государственными органами. Правление рассматривает и утверждает все графики хранения Университета Висконсин-Мэдисон, без которых никакие записи не могут быть уничтожены. Встречается ежеквартально
Опись записей: Идентификация и оценка записей, имеющихся в офисе, с целью создания графика хранения
Разрешение на хранение / удаление записей (RDA): RDA — это форма, используемая для обеспечения утверждения на удаление всех общедоступных записей.В нем указано, как долго должны храниться записи и как они будут размещаться по истечении срока хранения. По закону RDA должны быть представлены через год после получения или создания каждой серии записей. По прошествии 10 лет RDA заката, и новый должен быть повторно представлен на утверждение Правления Public Records and Forms Board.
Расписание записей: Расписание и описание жизненного цикла серии записей, включая инструкции по утилизации. В правительстве штата Висконсин график хранения принимает форму разрешения на хранение / удаление документации (RDA).
Серия записей: Группа связанных записей или документов, которые обычно используются и хранятся как единое целое, потому что они являются результатом одной и той же деятельности или функции или имеют некоторые отношения, возникающие в результате их создания, получения и т.д .; и это позволяет проводить оценку как единицу для целей планирования удержания.
Исследовательская ценность: Полезность записей для исследований, проводимых правительством, бизнесом, частными организациями, отдельными лицами и учеными
Хранение: Процесс хранения документов в пользование.
Срок хранения: Продолжительность времени, в течение которого офис должен хранить определенные записи. Обычно это выражается в годах, месяцах, днях и может зависеть от события или спецификации.
Извлечение. Процесс поиска и изъятия документов и их передачи в использование
Планирование: Процесс анализа и оценки стоимости данного набора записей, а затем подготовка графика хранения, показывающего размещение записей
Требование о прекращении действия: По закону, полномочия на хранение / удаление документации (RDA) истекают через 10 лет с даты их первоначального утверждения Советом по публичным записям и формам.Цель требования о прекращении действия — принудить к периодической переоценке записей и отразить изменившиеся административные потребности, улучшенную практику регистрации и измененные законы.
Передача: Движение записей от одного хранителя к другому. Обычно перемещение записей из активных или полуактивных офисных файлов во внешнее хранилище или в архив университета
Управление записями и архивами | Глоссарий
А | B | C | D | E | F | G | H | Я | J | K | L | M | N | O | P | Q | R | S | Т | U | V | W | X | Y | Z
A
Активная запись: Запись, на которую часто ссылаются при ведении текущей деятельности отдела.
Административная запись: Записи, документирующие повседневную работу и администрирование офиса (например, юридические, финансовые, бюджетные, кадровые и другие общие операции).
Архивная запись: Постоянная запись, которая неактивна и больше не нуждается в хранении в офисе, в котором она была создана. Эти записи имеют непреходящую ценность и документируют историю и развитие организации.
Архивы: Место, используемое для постоянного хранения ценных записей и документов для ученых и для будущих поколений.
B
Преобразование обратного файла: Процесс сканирования, индексации и сохранения большого объема накопившихся документов в системе обработки изображений.
С
Дело: Группы записей, относящиеся к определенному действию, событию, человеку, месту, вещи, организации, местоположению, программе или проекту. Включите файлы персонала, проекта и транзакций
Хронологические файлы: Файлы, упорядоченные по дате
Хронологическая архивация: Подача в порядке дат.
Классификация: Процесс присвоения документу серии (или класса) файла.
Закрытый файл: Папка с файлами, в которую не следует добавлять документы.
Создатель: Человек, административная единица или организация, которая создает, получает или собирает записи в ходе обычной деятельности.
Область текущих файлов: Область, в которой хранятся часто используемые записи.
Cut-Off: Время, в которое весь новый (активный) материал помещается в новый набор папок, а предыдущие папки (неактивные) удаляются из области текущих файлов и переносятся в область хранения, центр записей или архивы .Дата окончания зависит от типа записи и процедур департамента. (например: __ 1 июля, конец квартала, конец семестра и т. д.).
D
Дата уничтожения: Дата, которая знаменует собой конец установленного законом срока хранения непостоянных записей и время, когда записи должны быть уничтожены, если только записи не связаны или не имеют отношения к аудиту, судебным разбирательствам или продолжающимся административным действиям.
Удаление: Окончательное удаление записей, срок хранения которых истек, для уничтожения или передачи в другой центр хранения записей или в архивы.
Распоряжение: Действия, предпринятые в отношении записей, которые больше не нужны для поддержки текущей административной деятельности, в соответствии с Графиком хранения и удаления документации Университета. Указания могут включать уничтожение, передачу в Центр документации университета, передачу в архив университета, перевод в неактивное хранилище документов или постоянное хранение в единице.
Дубликат файла: Фотокопия официального документа, созданная для удобства пользования и находящаяся не в Офисе записи.
E
Электронные записи, электронные данные, информация и / или запись: Любая форма записанного в цифровом виде материала, созданного, переданного, полученного и / или сохраненного, который обозначен как запись владельцем данных или законом, в зависимости от содержания и / или предмета. Это включает, помимо прочего, электронный цифровой обмен, электронную почту, цифровые / текстовые голосовые сообщения, мгновенные сообщения и текстовые сообщения.
Для чтения невооруженным глазом: Запись, которую можно прочитать невооруженным глазом без помощи аппаратного или программного обеспечения.(например: __ бумага или микрофильм / микрофиша считаются удобочитаемыми, хотя для чтения их необходимо увеличить.)
Ф
Серия файлов: Набор документов, имеющих одинаковую тематику. Например, счета-фактуры, заказы на закупку, резюме, описания должностей и протоколы собраний — это разные серии (классы) документов. (Также может называться Класс)
FERPA: Закон о правах семьи на образование и неприкосновенность частной жизни 1974 года, обычно называемый Поправкой Бакли, защищает права учащихся, контролируя создание, ведение и доступ к учебным документам.Он гарантирует студентам доступ к своим академическим записям, запрещая при этом несанкционированный доступ со стороны других лиц.
Формат: Физическая форма, в которой появляется материал — книги, слайды, фотографии, пленка, записи и т. Д.
G
Закон штата Джорджия об открытых записях (O.C.G.A. 50-18-70) Это закон штата, требующий, чтобы публичные записи были открытыми и доступными для проверки любым представителем общественности. Любой представитель общественности может потребовать проверки любых публичных записей.Для получения доступа отправителю запроса необязательно проявлять особую потребность или интерес к вопросам, охватываемым записью. В большинстве учреждений правительства США есть назначенное лицо / офис, к которому направляется запрос. Учреждение правительства США должно предоставить доступ к существующим публичным архивам, находящимся у него на хранении или под его контролем, в течение трех рабочих дней, включая те, которые оно создало, и те, которые оно получило в ходе своей деятельности. Учреждения не обязаны создавать запись, которая не существует на момент запроса, и не обязаны компилировать запрошенную информацию в единый документ.[Исключения для открытых записей:
- медицинские и ветеринарные записи и другие материалы, касающиеся конфиденциальности личной информации;
- записей, относящихся к незавершенным расследованиям;
- записей, требуемых федеральным правительством, чтобы сохранять конфиденциальность, например, записи об образовании учащихся;
- коммерческая тайна и определенная информация служебного характера;
- определенные данные исследований, записи или информация, которые не были опубликованы, запатентованы или иным образом публично не распространены;
- персональная и финансовая информация доноров В государственный орган подано
- конфиденциальных оценок в связи с наймом государственного служащего.]
GLBA, Закон Грэмма-Лича-Блили: Закон Грэмма-Лича-Блили (GLBA), вступивший в силу 23 мая 2003 г., касается защиты и конфиденциальности информации о клиентах, находящейся в распоряжении финансовых учреждений, таких как банки и инвестиционные компании. компании. GLBA не содержит исключений для колледжей или университетов. В результате образовательные учреждения, которые занимаются финансовой деятельностью, такой как оформление студенческих ссуд, обязаны соблюдать. GLBA и другие новые законодательные акты могут привести к появлению стандартов заботы об информационной безопасности во всех областях практики управления данными, как электронных, так и физических (сотрудник, студент, родители, клиенты, выпускники, доноры и т. Д.).). В рамках этого закона под личной информацией понимается любая закрытая финансовая информация о физическом лице, которая обрабатывается или хранится университетом или его филиалами или от их имени. Определение личной информации очень широкое и может включать: номера социального страхования, номера кредитных карт, номера банковских счетов, кредитную историю или рейтинг, информацию о налоговой декларации, оценки учащихся (FERPA), медицинские записи (HIPPA).
GPIPA (Закон Джорджии о защите личной неприкосновенности от 2007 г. (О.C.G.A. С 10-1-910 по 10-1-912): Закон об уведомлении о нарушениях безопасности; В 2007 году в закон Грузии об уведомлении о нарушениях были внесены поправки, в которые были включены государственные университеты и другие государственные и местные агентства. Личная информация, защищаемая GPIPA, включает комбинацию полного имени или имени и фамилии человека с одним из следующих, если оно не зашифровано или отредактировано: Номер социального страхования; Номер водительского удостоверения или номер государственного удостоверения личности; Номер счета, кредитной или дебетовой карты; Пароли учетных записей, личные идентификационные номера или другие коды доступа.
H
HIPAA: Закон о материальной ответственности и ответственности за медицинское страхование 1996 года; Часть этого закона, имеющая особое значение для менеджеров документации, — это стандарты, касающиеся конфиденциальности медицинской информации, которые помогают предотвратить ненадлежащее использование медицинской карты. Защищенной медицинской информацией считаются любые данные, позволяющие идентифицировать пациента, включая, помимо прочего: номер социального страхования, имя, демографические данные (адрес, номер телефона, номер факса, пол, дату рождения и т. Д.).), диагноз, адрес электронной почты, номер медицинской карты, номер счета.
я
Неактивные записи: Записи больше не требуются их создающим или другим подразделениям для ведения текущей деятельности и, следовательно, готовы к окончательной утилизации в соответствии с Графиком хранения и утилизации документации университета.
Ввод: В электронных записях — данные, вводимые в компьютер для обработки.
Входные записи: Неэлектронные документы используются для создания, обновления или изменения записей на электронном носителе; или электронные записи, содержащие данные, используемые для обновления отдельного компьютерного файла.Иногда их называют исходными записями или исходными документами.
Дж
Журнал: В бухгалтерском учете (бухгалтерский) регистр ежедневных операций, проводимых в главную бухгалтерскую книгу (например: __ заработная плата, продажи)
L
Жизненный цикл записей: Три этапа управления записями: __ создание, поддержание и использование, а также удаление.
M
Машиносчитываемые: Записи, которые необходимо прочитать с помощью оборудования и / или программного обеспечения.
Носитель (носитель): Физический состав записанной информации. (например: __ бумага, пленка, диски и т. д.)
Микроформа: Расположение изображений с уменьшенным размером, как на микрофильме или микрофиши.
N
Долгосрочная запись: Запись больше не требуется для повседневного ведения активного бизнеса.
Без записи: Материалы, исключенные из юридического определения (публичной) записи. (например: __ копии документов, хранящиеся только для удобства пользования, дополнительные копии печатных отчетов или публикаций и материалов, предназначенных исключительно для справки или демонстрации.
O
Внешнее хранилище: Объект, отличный от обычного места ведения бизнеса, где хранятся записи для защиты.
Офис регистрации: Офис, в котором хранится «официальная» копия документа в поддержку государственного бизнеса, а не дубликат.
Официальная копия: Документ, имеющий статус публичной записи, созданный или полученный государственным служащим или государственным служащим во время ведения государственных дел и обслуживания правительства штата в официальном качестве.Это копия, которую необходимо хранить в течение всего срока хранения.
Out Card: Карта вставлена вместо файла, который был удален из места хранения / картотеки для доступа. На выходной карте должны быть указаны записи, дата съемки и лицо, которое их снимало.
Вывод: Информация, передаваемая от внутренних к внешним блокам компьютера или на внешний носитель.
Выходные записи: Информация, генерируемая компьютером и размещаемая на внешнем носителе, таком как бумага, микроформа или электронный носитель.
P
PCI DSS: Стандарт безопасности данных индустрии платежных карт; Хотя это и не закон, соответствие стандарту безопасности данных PCI требуется для приема основных кредитных карт для деловых операций в кампусе правительства США. PCI DSS определяет защищенную финансовую информацию клиентов и устанавливает передовые методы безопасности для защиты этой информации. Дорогие штрафы могут возникнуть в результате неправильного обращения с финансовыми данными, а также возможного отзыва услуг по обработке кредитных карт.
Файл на рассмотрении: Переписка, справочные и аналогичные материалы, хранящиеся в хронологическом порядке и обычно используемые для справки и удобства.
Постоянная запись: Запись, которая имеет постоянную или длительную административную, юридическую, финансовую, исследовательскую или историческую ценность и поэтому должна храниться и сохраняться на неопределенный срок.
Личные документы (Личные файлы или личные записи): Материалы, принадлежащие физическому лицу, которые не используются для ведения агентской деятельности или используются исключительно для удобства этого лица.Должны быть четко обозначены как таковые и храниться отдельно от документации агентства.
Public Record: Согласно Закону об открытых записях (OCGA 50-18-70), (общедоступными) записями являются «все документы, бумаги, письма, карты, книги, магнитные ленты, фотографии, компьютерная или созданная информация и т. материалы, подготовленные и сохраненные или полученные в ходе работы или в государственном учреждении или агентстве »
R
Копия записи: Единственная официальная копия документа, хранящаяся в архиве административной единицы Университета.Копию записи иногда называют копией файла. Копия записи обычно, но не всегда, является оригиналом. Копия записи может храниться в учреждении, создающем или в другом офисе записи.
Записи: «записанная информация в любой форме, включая данные в компьютерных системах, созданная или полученная и поддерживаемая организацией или лицом в ходе деловых операций и хранимая как свидетельство такой деятельности». Статут Джорджии определяет записи как «все документы, бумаги, письма, карты, книги (кроме книг в официально организованных библиотеках), микрофильмы, магнитные ленты или другие материалы, независимо от физической формы или характеристик, сделанные или полученные в соответствии с законом или постановлением или при выполнении функций любым агентством »(Аннотированный Официальный кодекс Грузии, § 50-18-91 [5]).
Центр записей: Место для хранения или объект для низкозатратного хранения и обслуживания полуактивных или неактивных записей до их запланированного окончательного удаления с высокой плотностью записи.
Реестр записей: Обзор записей для определения размера, объема и сложности записей отдела / агентства. Он должен включать серию записей, включая даты, типы записей, количество, порядок и описание.
Управление записями: Область управления, отвечающая за систематический контроль за созданием, поддержанием, использованием, воспроизведением и удалением записей.
Менеджер записей: Лицо, на которое возложена основная ответственность за программу управления записями.
Серия записей: Группа идентичных или связанных записей, которые используются, хранятся и удаляются аналогичным образом. (Записи о кадрах и студентах являются примерами серии записей, в то время как файлы студентов факультета колледжа и записи ветеранов — это типы записей, которые подпадают под серию записей студентов. Для каждого типа записей будет отдельный график хранения.)
График хранения записей: Инструкции о том, что делать с общедоступными записями (исходя из административных потребностей и требований законодательства) от их создания, посредством активного и неактивного использования до их уничтожения или изъятия из обращения. В расписании указывается минимальный период времени, в течение которого должен сохраняться определенный тип записи.
Срок хранения: Период времени, в течение которого записи должны храниться до того, как они будут уничтожены или сохранены в архивной области (т.е. записи на 30 июня 2007 г., имеющие трехлетний срок хранения, должны храниться до 30 июня 2010 г.).
Списание: Удаление записей из активного местоположения в хранилище или центр записей. Или из центра документации в архивную зону.
Получение: Деятельность по поиску и предоставлению доступа к записям или информации о записях.
S
Конфиденциальные данные: Любая информация, содержащаяся в информации, которая может причинить вред отдельному лицу или учреждению, включает академические (FERPA), медицинские (HIPAA) и идентификационные номера.
Сканер: Устройство, которое оптически сканирует удобочитаемое изображение и преобразует изображение в машиночитаемый код с помощью соответствующего программного обеспечения.
Запланированные записи: Записи, для которых существует официальный график хранения записей.
Тематические файлы: Записи, упорядоченные и систематизированные в соответствии с их общим информационным или тематическим содержанием. В основном письма и меморандумы, но также формы, отчеты и другие материалы, относящиеся к программным и административным функциям, а не к конкретным случаям.(Также известны как файлы общей корреспонденции)
Т
Передача: Процесс перемещения записей из одного места в другое. Например: __ Из офиса в хранилище, Центр документации или Архив.
Переходные записи: Обычная корреспонденция со значением краткосрочных записей, которая подлежит уничтожению после завершения действия, указанного в этой корреспонденции.
Transmittal Sheet: Используется агентствами при передаче записей в Центр записей или архивы, где перечисляется содержимое коробки вместе с другими статистическими данными.
U
До устаревания: Срок хранения, назначаемый записям, которые теряют свою ценность на нестандартной основе.
До замены: Срок хранения, назначенный для записей, которые регулярно обновляются или пересматриваются и для которых предыдущая версия не имеет постоянного значения.
В
Жизненно важные (важные) записи: Записи, содержащие важную информацию, необходимую для возобновления деятельности после стихийного бедствия, восстановления правового и финансового статуса организации, а также для выполнения обязательств перед организацией, ее студентами и сотрудниками, а также сторонним лицам.
Вт
Рабочие копии / файлы (копии только для справки): Документы, предназначенные для краткосрочного или временного использования и используемые только для справки. Может включать грубые заметки, расчеты или черновики, используемые для подготовки или анализа других документов. Рабочие копии — это документы, не имеющие административной, операционной, финансовой, юридической или исторической ценности.
↑ ВверхЧто такое архивирование данных? Определения и связанные с ними часто задаваемые вопросы
Разница между резервным копированием и архивированием данных заключается в том, как вы сканируете, характеризуете и затем сохраняете данные для использования; насколько легко получить доступ; как долго хранятся данные; и какова ваша конечная цель для этих данных.
Резервная копия — это копия активных текущих операционных данных организации. Сюда входят любые данные, которые используются, изменяются или к которым регулярно осуществляется доступ. Когда ваша система создает резервную копию ваших данных, это не влияет на исходные файлы, которые остаются в том же месте. Эти файлы резервных копий можно использовать при восстановлении для восстановления данных до некоторой предыдущей точки, если данные будут повреждены или потеряны.
Система резервного копирования должна хранить данные в течение гораздо более короткого времени, чем архивный файл.Операционная важность определяет, как часто система обновляет данные резервного копирования, и это может происходить часто — даже несколько раз в день. Поиск данных резервных копий ограничен одной файловой системой, сервером / виртуальной машиной или объектом в один момент времени (например, восстановить все файлы с / home1 на fileserver1 так, как они выглядели в прошлый четверг). Системы резервного копирования также обычно не выполняют поиск по содержимому файла — только по имени файла, сервера или базы данных.
Напротив, архивы служат хранилищами данных для информации, которая может не иметь критического значения, но которую необходимо хранить в течение длительных периодов времени.Например, организации часто архивируют данные о соответствии нормативным требованиям до тех пор, пока они должны их хранить.
Архивные файлы, как правило, больше не являются активными или текущими, не часто меняются или их нужно часто размещать. Их отсутствие в обычном хранилище не мешает нормальной работе и фактически экономит время и деньги.
По сравнению с файлами резервных копий, решения для хранения архивных данных пользователи выполняют поиск по множеству файлов, серверов / виртуальных машин и объектов в течение определенного периода времени (например,грамм. найти все файлы за последние три года, содержащие фразу apollo ). Системы хранения архивных данных чаще всего извлекают данные на основе их содержимого, а не имени или местоположения. По мере того, как в архив отправляется все больше и больше неактивных данных, возможность поиска становится все более важной, особенно по соображениям соответствия.
Кроме того, существует различие между резервными копиями и архивами, когда дело касается требований целостности данных. Целостность данных с течением времени более важна для решения по архивированию корпоративных данных, чем система резервного копирования, потому что архивирование больших объемов данных с течением времени увеличивает риск повреждения и других проблем.Должны быть внедрены системы, обеспечивающие защиту от -битной гнили , распространенного термина для повреждения данных с течением времени, а также от случайного или злонамеренного удаления или повреждения.
10 вещей, которые вы должны знать о долгосрочном архивировании данных
Архивирование данных — гораздо более сложная задача, чем выполнение обычных резервных копий. Вот некоторые факторы, которые следует учитывать, чтобы не накопить устаревший или безвозвратный мусор.
Сегодня почти каждая организация хранит в архиве хотя бы часть своих данных.Некоторые делают это в соответствии с федеральными постановлениями, в то время как другие используют архивирование для выполнения своих внутренних бизнес-требований. Независимо от цели организации архивировать данные, этот процесс может быть сложнее, чем может показаться на первый взгляд. В отличие от обычного резервного копирования, архивы должны выдерживать испытание временем. Учитывая быстрые темпы развития информационных технологий, долголетие может оказаться непростой задачей. Этот следующий список соображений поможет вам улучшить долгосрочную полезность ваших архивов.
Примечание. Эта статья также доступна для загрузки в формате PDF.
1: Носитель данных
Первое, что нужно принять во внимание, — это носитель, который вы используете для своих архивов. Поскольку они будут храниться в течение длительных периодов времени, вы должны выбрать тип носителя, который прослужит столько времени, сколько диктует ваша политика хранения.
Ленты со временем размагничиваются, что может привести к потере данных. В результате ленты оцениваются по их долговечности. Лента хорошего качества должна прослужить 10 и более лет. Напротив, оптические носители прослужат бесконечно.
2: Запоминающее устройство
Другой важный вопрос — будет ли устройство хранения, которое вы используете для своих архивов, доступно через несколько лет. Например, 15 лет назад я хранил свои архивы на Zip-дисках. В то время они были хорошим выбором, потому что они были относительно недорогими и на одном диске можно было разместить колоссальные 100 МБ данных.
Однако сегодня Zip-диски практически вымерли. У меня все еще есть мой старый Zip-накопитель, но он подключается к ПК через параллельный порт.Как и сами диски Zip, параллельные порты также исчезли, поэтому я не могу читать данные с дисков Zip.
К сожалению, невозможно предсказать, какие типы устройств хранения выдержат испытание временем. Тем не менее, важно попытаться выбрать тех, у кого больше шансов получить поддержку в долгосрочной перспективе.
3: Возвращение к старым архивам
Аналогичным образом, ваши политики архивирования, а также механизмы хранения, которые вы используете для архивирования данных, несомненно, изменятся со временем.Поэтому обязательно просматривайте свои архивы не реже одного раза в год, чтобы узнать, нужно ли что-нибудь перенести на другой носитель.
Например, около 10 лет назад я понял, что Zip-накопители вымирают, поэтому я перенес все свои архивы на компакт-диски. Сегодня я храню большую часть своих архивов на DVD, но поскольку современные DVD-приводы также могут читать компакт-диски, мне не нужно было переносить мои очень старые архивы с CD на DVD.
4: Удобство использования данных
Одна из основных проблем, с которыми я сталкивался в реальном мире, — это архивные данные в устаревшем формате.Например, несколько лет назад я помог кому-то восстановить некоторые файлы документов, которые были заархивированы в начале 1990-х годов. Хотя мне удалось относительно легко восстановить данные, документы были созданы приложением под названием PFS Write. Формат файла PFS Write широко поддерживался в конце 80-х — начале 90-х годов, но сегодня нет никаких приложений, которые могли бы читать файлы.
Чтобы избежать подобных ситуаций, может оказаться полезным архивировать не только данные, но и копии установочных носителей для приложений, создавших данные.Если вы используете этот подход, не забудьте также заархивировать копии всех необходимых лицензионных ключей.
5: Резервирование
Когда данные готовы к перемещению в архивы, многие организации просто записывают данные на ленту, а затем хранят ленту в безопасном месте. Проблема в том, что лента часто является единственной копией заархивированных данных.
Однажды я выполнял некоторую работу для организации, стандартной практикой которой было записывать свои архивы на магнитную ленту и хранить ленты в огнестойком хранилище.Хранилище было хорошего качества, и пленки действительно пережили наводнение, хотя хранилище было затоплено на несколько дней. Пару лет спустя организации потребовалось восстановить что-то с одной из архивных лент, но оказалось, что она неисправна. Я считаю, что даже самые сложные системы защиты лент не могут защитить от чего-то столь же простого, как дефектная лента. Единственная защита от подобных ситуаций — избыточность данных.
6: Выборочное архивирование
Считайте, что нужно заархивировать.Конечно, вы хотите заархивировать свои данные, но не все данные одинаково важны. Например, вы, вероятно, захотите архивировать свои финансовые отчеты на неопределенный срок, но действительно ли необходимо хранить журналы телефонных разговоров на всю вечность? Определите, какие типы данных присутствуют в вашей организации и какой срок полезного использования для каждого типа данных. Затем разработайте свою архивную политику вокруг этого.
7: Метод поиска
При проектировании архивной системы помните, что со временем архивы, вероятно, вырастут до монолитного размера.Поэтому вам нужен эффективный способ извлечения данных из архивов, если в этом возникнет необходимость.
Можно, например, просто выгрузить архивные данные на ленту, но насколько хорошо ваши ленты проиндексированы? Если вы не уверены, спросите себя, сколько работы потребуется для поиска и извлечения файла, который был заархивирован три года назад. Если вы даже не знаете, с чего начать, пора подумать о другом методе архивирования ваших данных. Многие коммерческие архивные продукты имеют веб-интерфейс, упрощающий поиск данных в архивах.
8: Экономия места
Поскольку ваши архивы могут стать огромными, вы должны спланировать долгосрочное хранение всех этих данных. Если вы архивируете свои данные на съемный носитель, планирование емкости может быть столь же простым, как убедиться, что в хранилище достаточно свободного места для хранения всех этих лент, и убедиться, что в вашем ИТ-бюджете есть место для продолжения покупки лент. Если вы архивируете данные на сетевой сервер, процесс планирования мощности, вероятно, будет намного важнее из-за ограниченного объема данных, которые могут храниться в сети.
9: Восстановление в изолированной среде
При разработке политики архивации следует указать, как следует восстанавливать данные. Мой совет — по возможности восстанавливать данные в изолированной среде. Однажды я видел, как компания из списка Fortune 500 случайно внедрила вирус на свои файловые серверы, потому что они восстановили некоторые зараженные архивные файлы.
10: онлайн-хранилище или автономное хранилище
И последнее, о чем следует подумать, — хранить ли ваши архивы онлайн (на выделенном сервере архивов) или офлайн (на съемных носителях).У каждого метода есть свои преимущества и недостатки.
Хранение данных в сети обеспечивает легкий доступ к данным. Но из-за огромного объема заархивированных данных их онлайн-хранение может оказаться непрактичным. Кроме того, данные, хранящиеся в сети, могут быть уязвимы для кражи, подделки, повреждения и т. Д.
Автономное хранилище позволяет хранить неограниченное количество данных. Однако доступ к данным затруднен, и восстановление данных может оказаться затруднительным, если в этом возникнет необходимость.
Что такое архивирование данных? — Определение от WhatIs.com
Архивирование данных — это процесс перемещения данных, которые больше не используются активно, на отдельное устройство хранения для долгосрочного хранения. Архивные данные состоят из более старых данных, которые остаются важными для организации или должны быть сохранены для использования в будущем или в целях соблюдения нормативных требований. Архивы данных индексируются и имеют возможности поиска, поэтому файлы могут быть найдены и извлечены.
Архивные данные хранятся на более дешевом уровне хранения, что позволяет снизить потребление основного хранилища и связанные с этим расходы.Важным аспектом бизнес-стратегии архивирования данных является инвентаризация данных и определение того, какие данные подходят для архивирования.
Некоторые архивные системы обрабатывают архивные данные как доступные только для чтения, чтобы защитить их от модификации, в то время как другие продукты для архивирования данных позволяют выполнять как запись, так и чтение. Например, технология WORM (запись один раз, чтение много) использует носители, которые нельзя перезаписывать.
Архивирование данных лучше всего подходит для данных, которые должны быть сохранены из-за операционных или нормативных требований, таких как файлы документов, сообщения электронной почты и, возможно, старые записи базы данных.
Преимущества архивирования данныхСамым большим преимуществом архивирования данных является снижение стоимости основного хранилища. Первичное хранилище обычно является дорогостоящим, поскольку массив хранения должен обеспечивать достаточный уровень операций ввода-вывода в секунду для удовлетворения эксплуатационных требований для операций чтения / записи пользователей. Напротив, архивное хранилище стоит меньше, потому что оно обычно основано на низкопроизводительном носителе большой емкости. Архивы данных могут храниться на недорогих жестких дисках (HDD), ленточных или оптических накопителях, которые обычно работают медленнее, чем производительные диски или флэш-накопители.
Архивное хранилище также уменьшает объем данных, для которых требуется резервное копирование. Удаление редко используемых данных из набора данных резервного копирования улучшает производительность резервного копирования и восстановления. Как правило, дедупликация данных выполняется для данных, перемещаемых на более низкий уровень хранения, что уменьшает общий объем хранилища и снижает затраты на вторичное хранилище.
Сравнение архивирования данных с резервным копированиемАрхивы данных не следует путать с резервными копиями данных, которые являются копиями данных.Хотя оба они считаются вторичным хранилищем и используют более низкую производительность и большую емкость, чем первичное хранилище, они служат разным целям. Архивы служат для хранения данных, а резервные копии используются для защиты данных и аварийного восстановления.
Архивы данных можно рассматривать как хранилище данных для редко используемых, но все же легкодоступных данных. С другой стороны, резервные копии являются частью механизма восстановления данных, который можно использовать для восстановления данных в случае их повреждения или уничтожения.Данные резервного копирования часто состоят из важной информации, которую необходимо быстро восстановить в случае потери или удаления.
Онлайн-хранилище и автономное хранилище данныхАрхивы данных имеют разные формы. Некоторые системы используют онлайн-хранилище данных, которое помещает архивные данные на дисковые системы, где они легко доступны. Архивы часто основаны на файлах, но популярность объектных хранилищ растет.
Ленточную библиотеку Quantum Scalar i3 можно использовать для архивирования данных.Другие архивные системы используют автономное хранилище данных, в котором архивные данные записываются на ленту или другой съемный носитель с использованием программного обеспечения для архивирования данных, а не хранятся в оперативном режиме. Поскольку ленточные архивы можно снимать, их архивы потребляют гораздо меньше энергии, чем дисковые системы. Это приводит к снижению затрат на хранение архивов.
Облачное хранилище — еще одна возможная цель архива. Amazon Glacier, например, предназначен для архивирования данных. Этот метод недорогой, но требует постоянных вложений.Кроме того, со временем затраты могут расти по мере добавления в облако хранения большего количества данных. Поставщики облачных услуг обычно хранят заархивированные данные на ленте или более медленных жестких дисках большой емкости.
Архивирование данных и управление жизненным циклом данныхПроцесс архивирования почти всегда автоматизирован с использованием архивного программного обеспечения. Возможности такого программного обеспечения варьируются от одного поставщика к другому, но большая часть программного обеспечения для архивирования автоматически перемещает устаревшие данные в архивы в соответствии с политикой архивирования данных, установленной администратором хранилища.Эта политика может также включать особые требования к хранению для каждого типа данных.
Некоторое программное обеспечение для архивирования автоматически удаляет данные из архивов по истечении срока службы, установленного политикой хранения данных организации. Многие программы для резервного копирования и управления данными добавили в свои продукты функции архивирования. В зависимости от ваших потребностей это может быть рентабельным и эффективным способом архивирования данных. Однако эти продукты могут не включать в себя все функции, имеющиеся в специальном архивном программном продукте.
СоответствиеНекоторым предприятиям требуется хранить данные в течение определенного периода времени из-за соблюдения нормативных требований. Независимо от того, предписано ли это отраслевыми нормативными актами или государственным законодательством, соблюдение нормативных требований является превалирующей задачей бизнеса. Наказания за нарушение нормативных требований могут включать выплаты за ущерб, штрафы и аннулированные контракты.
Архивирование данных помогает предприятиям соответствовать требованиям как за счет длительного хранения данных, так и за счет консолидации данных для облегчения доступа в случае аудита.Правила, определяющие длину, в течение которой данные должны храниться, где они могут храниться и кто имеет к ним доступ, зависят от отрасли и типа данных, создаваемых бизнесом в этой отрасли.
Некоторые примеры нормативных актов, которые могут потребоваться организациям, включают Закон Сарбейнса-Оксли (SOX), Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA) и Общие правила защиты данных (GDPR).
.