Сколько хранятся в архиве бухгалтерские документы: Хранение бухгалтерских документов: правила и сроки

Содержание

Архивное хранение бухгалтерских документов — ОСГ Россия

Большой частью потока бумажной документации являются бухгалтерские документы. Они составляют примерно 80% от общей массы документов. Существуют определенные ограничения в сроках хранения бухгалтерской документации — документы постоянного и временного хранения.

Хранить бухгалтерскую документацию — первичная обязанность юридических лиц (ООО, ОАО, ИП). Ключевым моментом в этом случае является соблюдение законодательства Российской Федерации в обеспечении безопасных условий хранения документов бухгалтерского учета.

ОСГ создала современные архивные хранилища во многих городах России: Москва, Лобня, Барнаул, Владивосток, Волгоград, Воронеж, Домодедово, Екатеринбург, Иркутск, Казань, Калининград, Краснодар, Красноярск, Минеральные Воды, Нижний Новгород, Новосибирск, Омск, Пермь, Ростов-на-Дону, Самара, Санкт-Петербург, Саратов, Среднеуральск, Сургут, Томск, Тюмень, Уфа, Хабаровск, Челябинск.

Законодательные требования к хранению бухгалтерских документов

Архивное хранение бухгалтерских документов регламентируется Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»:

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона.

В Федеральном законе от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры. Бухгалтерская отчетность составляется, хранится и представляется пользователям бухгалтерской отчетности в установленной форме на бумажных носителях. При наличии технических возможностей и с согласия пользователей бухгалтерской отчетности, указанных в статье 15 настоящего Федерального закона, организация может представлять бухгалтерскую отчетность в электронном виде в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В статье №17 Федерального закона №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» прописаны обязанности организации по хранению бухгалтерской документации:

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Бухгалтерская отчетность составляется, хранится и представляется пользователям бухгалтерской отчетности в установленной форме на бумажных носителях. При наличии технических возможностей и с согласия пользователей бухгалтерской отчетности, указанных в статье 15 настоящего Федерального закона, организация может представлять бухгалтерскую отчетность в электронном виде в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Порядок хранения бухгалтерской документации учтен также в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 25.08.2010,Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105 и Налоговом кодексе РФ. В последнем указывается, что гражданин РФ обязан хранить бухгалтерские документы в течение 4 лет – это учет доходов, расходов, а также удержание налогов.

Для того, чтобы правильно организовать архивное хранение бухгалтерских документов вам нужны профессионалы для учёта, обработки и организации хранения документов. Найти таких профессионалов достаточно сложно, прогрессивное законодательство вынуждает вас постоянно дополнительно обучать сотрудников, оплачивая им курсы и выделяя отпуска на обучение. Конечно же, нанятые сотрудники рано или поздно покидают компанию и весь процесс нужно заново начать. Будьте спокойны — ОСГ освобождает вас от трудозатратного процесса поиска, найма, обучения и контролирования персонала. Передавая документы в ОСГ вы получаете заботу о своих документах от команды профессиональных архивистов. Сотрудники департамента ДОУ ОСГ известны на рынке как лучшие профессионалы архивного дела. Уже сейчас получите профессиональные услуги ОСГ по обработке и хранению своих документов. Для вас мы организуем как архивное хранение бухгалтерских документов, так и архивное хранение кадровых, финансовых, административных, проектных и любых других документов вашей организации.

Сделать запрос стоимости хранения бухгалтерских документов

Как осуществляется архивное хранение бухгалтерских документов

Как и сколько нужно хранить электронные документы, напомнил Минфин

В сентябре Минфин опубликовал на своем сайте Информацию № ПЗ-13/2015, в которой напомнил, что в соответствии с требованиями законодательства организации и предприниматели должны хранить архивные документы учета и отчетности. Обязанность распространяется как на электронные, так и на бумажные документы. Финансовое министерство также напомнило о сроках хранения различных видов документов.

Информация опубликована Минфином во исполнение п. 6 раздела IV Дорожной карты «Совершенствование налогового администрирования», утвержденной Распоряжением Правительства РФ от 10.02.2014 № 162-р. Согласно данному пункту в рамках совершенствования электронного документооборота должны быть даны разъяснения Минфина о применении установленных Минкультуры правил комплектования, учета и организации хранения электронных архивных документов в отношении первичных и отчетных документов налогоплательщиков.

Срок хранения документов

Минфин указал, что согласно Федеральному закону о бухгалтерском учете от 06.12.2011 № 402-ФЗ организация хранения документов бухгалтерского учета возложена на руководителя организации. Храниться первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней должны не меньше 5 лет после отчетного года.

Налоговый кодекс предъявляет свои требования к хранению бухгалтерских и налоговых документов. Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов,

в течение 4 лет. Это относится и к документам, подтверждающим получение доходов, осуществление расходов, уплату налогов. Минфин отмечает, что организовать хранение налоговых деклараций, счетов-фактур, регистров налогового учета и других документов также должен руководитель организации или физическое лицо-налогоплательщик.

Правила хранения: сейчас и в перспективе

В будущем планируется принятие отдельного федерального стандарта бухучета, устанавливающего требования к документообороту и организации хранения документов, в том числе подписанных электронной подписью. Но на данный момент такого стандарта нет, а хранить документы необходимо. До его утверждения Минфин рекомендует руководствоваться двумя документами: Положением о документах и документообороте в бухучете от 29.07.1983 № 105 и Правилами организации хранения архивных документов, утвержденными Приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526.

Последний документ вступил в силу 21 сентября 2015 года. В Правилах, в частности, отмечается важность поддержания в актуальном состоянии прогаммно-аппаратной среды в архиве организации для надежного хранения электронных документов. Предлагается не реже одного раза в 5 лет проводить технический контроль физического состояния носителей электронных документов и перезапись документов на более новые носители при необходимости. К обязательным требованиям относятся наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждого документа на разных носителях, а также наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения и копирования электронных документов.

Отметим, что по мнению наших партнеров из компании «ОВИОНТ ИНФОРМ» хранение электронных документов в виде файлов на диске обеспечивает наибольшую независимость такого архива от программного окружения.

«Баланс-2: ФАЭД» для работы с архивом электронных документов

Специализированный файловый менеджер «Баланс-2: Файловый архив электронных документов» (далее сокращенно – «Баланс-2: ФАЭД») предназначен для работы с файлами электронных юридически значимых документов. Он позволяет определять назначение документов, проверять целостность их комплекта и корректность электронных подписей, формировать печатные формы, проводить автоматизированную экспертизу электронной подписи, формировать опись документов в архиве.

«Баланс-2: ФАЭД» предоставляет возможность работать с архивом файлов электронных документов, а для формирования такого архива документы требуется выгрузить из программы оператора электронного документооборота. Групповой экспорт документов из программы «Астрал Отчет» можно выполнить так же, как и экспорт файлов одного документооборота. Для этого в программе «Астрал Отчет» в режиме «Реестр документов» нужно выбрать все экспортируемые документы (см. на рисунке ниже выделенные синим фоном), а затем в нижнем окне выбрать элемент меню Экспорт / Экспорт документа, подтверждения, квитанции, протокола.

В результате в указанной для сохранения папке на диске образуется столько подпапок, сколько документов было экспортировано.

Для каждого отчетного документа программа «Астрал Отчет» создаст несколько подпапок, в соответствии с каждым этапом документооборота с контролирующим органом. Для удобства дальнейшей работы с ними в программе «Баланс-2: ФАЭД» нужно выполнить объединение этих файлов в одну папку через элемент меню «Объединить папки».

В результате получим файлы документооборота в одной папке.

«Баланс-2: ФАЭД» умеет работать как с первичными документами, так и с документами отчетности в контролирующие органы, документами, подтверждающими прием отправленной отчетности контролируемым органом, а также с документами, полученными налогоплательщиком от налоговых органов для сверки расчетов с бюджетом путем запроса выписок через ИОН (система информационного обслуживания налогоплательщиков).

Программа полезна как при представлении электронных документов третьим лицам по требованию (в банк, на конкурс, партнерам), так и при получении электронных документов – например, банку для приема и проверки отчетности заемщиков.

Сроки хранения первичных документов — Контур.Диадок — СКБ Контур

Общая информация о сроках хранения первичных документов содержится в ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Данная часть законодательного акта гласит, что хранить первичку нужно минимум пять лет. Срок может быть и выше — а какой именно срок хранения у конкретного документа, подскажет Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. В этом документе есть таблица со сроками хранения первичных бухгалтерских документов, налоговых регистров, кадровых документов и другой документации. В таблице представлено 1 003 позиции со сроками по видам документов.

Срок хранения первичных документов в бухгалтерии в 2017 году не изменился.

Имейте ввиду, что срок хранения первичных документов в бухгалтерии отсчитывается не с даты составления документа, а с начала нового отчетного года (письмо Минфина РФ от 19.07.2017 № 03-07-11/45829).

Например, накладная составлена 24.08.2017. По правилам минимальный срок хранения равен пяти годам. Значит, такую накладную нельзя уничтожить ранее 01.01.2023.

Сроки хранения некоторых документов зависят от факта проведения проверки. Например, авансовые отчеты нужно хранить пять лет. Если за этот период налоговики их не проверяли, срок увеличивается (п. 362 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Максимальный срок хранения установлен для документов по кадрам (приказы, карточки на сотрудников), различных зарплатных документов. Хранить такие документы нужно минимум 75 лет.

Храните электронные документы в Диадоке — это безопаснее, чем на личном компьютере. Все документы хранятся в нескольких экземплярах на разных серверах, что делает невозможным потерю информации. Оцените возможности Диадока бесплатно по акции «Безлимит на 2 месяца».

Подробнее об акции

Сроки хранения электронных документов

Закон гласит, что первичку можно оформить в бумажном виде и в электронном (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Если электронный документ оформлен с соблюдением законодательства, на него распространяются те же сроки хранения, что и для бумажного варианта.

Не существует единой программы для хранения документов в электронном виде. Так, платежные поручения могут храниться в банковской системе клиент-банк. Первичные документы, такие как накладные, УПД, акты, могут храниться в бухгалтерской программе или сервисе, посредством которого происходит электронный документооборот. Также хранение электронных документов возможно в специальном электронном архиве или в облаке. Хранить электронные документы можно по-разному, задача главбуха — обеспечить их сохранность и читаемость даже спустя годы.

Итак, подведем итоги. На вопрос о том, какой минимальный срок хранения первичных учетных документов установлен законодательством, можно смело ответить — пять лет. Сроки хранения электронных документов можно вычислить по срокам хранения бумажных документов. Эти сроки совпадают. Выбранный способ хранения документов нужно отразить в учетной политике.

Особенности хранения электронных документов — Диадок

Законодательство обязует компании хранить документы разных типов на протяжении определенных сроков. Минимальный срок хранения документов бухгалтерского учета закреплен ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и составляет пять лет. Счета-фактуры тоже требуется хранить пять лет, это предусмотрено Налоговым кодексом РФ (п. 1 ст. 23). Сроки хранения не зависят от того, в каком виде составлен документ — бумажном или электронном.

Но если по срокам хранения все понятно, то на вопросы по организации хранения электронных документов законодательство не дает четких ответов. Сегодня действует ряд нормативных актов, которые содержат отрывочные и разрозненные рекомендации на этот счет. Среди них Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации». Он не учитывает современных реалий, так как был издан более 10 лет назад, когда электронные документы с электронными подписями еще не были широко распространены в России.

21 сентября 2015 года вступил в силу Приказ Министерства Культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 «Об утверждении Правил комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». В нем выделены отдельные требования для хранения электронных документов. Минфин России документом № ПЗ-13/2015 сообщил, что придерживаться этих правил при организации хранения электронных документов бухгалтерского учета (в том числе первичных учетных документов), подписанных электронной подписью, должны и представители бизнеса.

Для электронных документов в приказе обозначены следующие обязательные условия хранения:

в организации должно быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов, которые находятся на разных физических устройствах;
компания должна иметь технические и программные средства для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля их физического и технического состояния;
компании нужно обеспечить надежный режим хранения электронных документов, который исключает их утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение содержания (п.2.30 правил).

Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.

Подключиться

Пробелы в «Правилах»

Казалось бы, появление четких правил, закрепленных на законодательном уровне, должно было внести ясность в вопросы хранения электронных документов и помочь организациям навести порядок. Но, к сожалению, документ учитывает далеко не все важные моменты, связанные с электронными документами. Все перечисленные правила в основном касаются сохранности документов, но не затрагивают тему подтверждения их легитимности. А одно без другого практически бессмысленно.

Во-первых, не предусмотрена процедура проверки электронной подписи (ЭП). Чаще всего сертификат ЭП действует год, тогда как срок хранения документов значительно больше. При этом организация должна иметь возможность при необходимости подтвердить их юридическую значимость, то есть — подлинность электронной подписи на момент подписания документа.

Если документ был передан через систему ЭДО Диадок — это не проблема. Оператор ЭДО СКБ Контур проверяет действительность ЭП в момент подписи документа, а также может подтвердить ее валидность на этот момент спустя любой промежуток времени. Если же электронный документ был передан, например, по e-mail, то проверить подпись будет уже гораздо сложнее.

Во-вторых, в «Правилах» сказано: «Передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A» (п. 2.31). При этом не все электронные документы можно в полной мере преобразовать в этот формат. Например, если документ составлен в другом формате и подписан электронной подписью, то его преобразование повлечет потерю юридической силы.

В-третьих, согласно «Правилам», при хранении электронных документов в архиве не реже одного раза в пять лет производится технический контроль физического состояния носителей и воспроизводимости электронных документов. Если проверка показывает, что физическое состояние носителей изменено, то электронные документы перезаписывают на новые носители (п. 2.32 «Правил»). Но не стоит забывать, что физические носители стареют очень быстро и могут стать неработоспособными уже через пару лет. Оптические и полупроводниковые накопители со временем могут потерять контент, магнитные диски изнашиваются. Да и в целом за 5 лет может произойти смена технологий.

Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.

Подключиться

Как быть?

Получается, что на 100% выполнить требования законодательства по хранению электронных документов проблематично. Возникает закономерный вопрос — чем чревато несоблюдение требований?

Законодательство обязует хранить документы в том числе для того, чтобы их можно было представить по требованию налоговой службы, судов и других ведомств. При этом, в первую очередь, проверяется наличие документа, его соответствие формату, подлинность электронной подписи, а также соблюдение правил оформления и регламентов передачи. Если документ хранился неправильно, но был представлен по требованию, то вопросов у контролирующих органов, скорее всего, не возникнет.

А вот если документ не был представлен по требованию, компания понесет ответственность. При этом будет неважно, правильно или неправильно хранился документ и при каких условиях был утерян. Есть очень небольшая вероятность, что ответственности получится избежать, если все требования по хранению были соблюдены, но документ все равно был утрачен (например, оба носителя оказались сбойными). Но она крайне низкая.

Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.

Подключиться

Резюме

Несмотря на несовершенство законодательства в области хранения электронных документов, компании широко их используют. Поэтому уже накопилась определенная практика хранения ЭД. Компании прибегают к хранению документов в локальных архивах, в специализированных решениях, разработанных сторонними организациями (системах электронного документооборота), в облачных архивах и др.

Наиболее перспективный способ — хранение «в облаке». Если организация обменивается электронными документами с контрагентами через оператора СКБ Контур, то все переданные и принятые ею документы хранятся непосредственно в системе ЭДО Диадок. В ней они защищены троекратным копированием. Причем копии хранятся на разнесенных серверах, которые находятся в специализированном data-центре. Там обеспечивается отказоустойчивая система хранения данных, а также жесткий контроль доступа к серверам.

При этом пользователь может в любое время дня и ночи получить доступ к документам. В случае истребования документа он может легко найти его, используя удобный фильтр.

Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.

Подключиться

Бухгалтерский архив первичных документов — Документооборот бухгалтерии: Документор

Необходимая для работы и отчётности первичная бухгалтерская документация, увы, не может на постоянной основе храниться в бухгалтерии, даже если там есть достаточное количество свободного места. Есть единые требования относительно сроков хранения и последующей сдачи в архив любых документов, вне зависимости от их важности. Основными целями этого процесса становятся соблюдение правил информационной безопасности и освобождение места для более актуальных бумаг. При этом важно понимать, что сдать в архив ≠ просто положить на полку в шкафу. Расскажем в этом обзорном материале о том, как правильно организовать бухгалтерский архив и вести его в соответствии с требованиями законодательства.

Мы предлагаем воспользоваться нашим сервисом Документор: бухглатерский документооборот для автоматизации процессов регистрации, обработки и хранения первичных документов бухгалтерского учета.

Организация архивного хранения документов

Специалисты архива не имеют права принимать на архивное хранение документов бухгалтерского учета некорректно оформленную или не до конца подготовленную документацию. Различные виды документов имеют разные сроки архивного хранения — 5,10, а иногда 50 или 75 лет. Чтобы ничего не пропало за это время, важно максимально ответственно подойти к архивному хранению бухгалтерских документов в пределах вашей компании. Работники вашего архива должны быть максимально щепетильны в плане подхода к приёмке и обработке документов, так как только такой подход позволит организовать бухгалтерский архив с возможностью максимально оперативного поиска нужной документации и доступа к ней в случае необходимости.

Правильная очерёдность сохранения документов в архив:

документация по заработной плате и иным выплатам в адрес сотрудников;
документы, для которых официально истекли установленные сроки для их хранения;
иные документы, если их можно разместить в архиве до истечения сроков их хранения.

Порядок хранения документов

Порядок хранения документов организуется и проводится в несколько последовательных этапов:

Проведение в установленном порядке экспертизы ценности. Эта процедура позволит, во-первых, найти ненужные копии и сканы документов, а во-вторых определить реальные сроки хранения документации. После этого документы формируются по видам и срокам, за которые производится сбор с последующей архивацией. Все отобранные документы должны быть сброшюрованы и пронумерованы в твёрдой обложке. Все те бумажные документы, ценность которых не позволяет портить внешний вид, аккуратно укладываются в картонные коробки — как правило, это различные лицензии, сертификаты и иная документация, если её нельзя подшить или сгруппировать иным способом. После укладывания/брошюрования на коробке или твёрдой обложке пишутся опознавательные реквизиты для помещения в бухгалтерский архив — в случае необходимости по ним можно легко будет найти нужные документы.
В начале каждого сброшюрованного дела или на самый верх в коробку вкладывается опись сдаваемых документов. Для всей документации, которая сдаётся в архив, должна быть составлена подробная опись, помогающая корректно принять документы и найти их затем по запросу в архив бухгалтерских документов.

Бухгалтерский архив — основные правила создания и хранения документов

Актуальное российское законодательство в этой сфере содержит официальные требования о том, что в компании обязательно должен быть создан бухгалтерский архив для хранения различной документации. За невыполнение этих требований может наступить определённая ответственность, также установленная на законных основаниях.

Требования законов и нормативных актов

Конкретные для определённых видов документации сроки хранения устанавливаются различными актами нормативного характера, которые работают в области организации и ведения архивного делопроизводства. Первичная бухгалтерская документация, регистры, предназначенные для учёта первички, финансовые и бухгалтерские отчёты должны храниться у вас в компании в течение 5 календарных лет с момента проводки или с последнего использования в регулярной работе специалистами бухгалтерии. Также возможно на базе вашей компании организовать электронный архив документов организации.

Ответственность за неправильное архивное хранение первичных документов и за отсутствие их в отчётности определена в КоАП РФ, в п.11 ст.15.
Обязанность любого налогоплательщика относительно сохранения всей документации, которая может потребоваться для отчётности перед ФНС, установлена в п.1 ст.23 НК РФ
Отсутствие отчётной документации для начисления и оплаты необходимых налогов и сборов согласно ст.120 НК РФ может повлечь за собой ответственность со стороны допустившей этот факт организации, а выявление занижения суммы выручки с целью снижения объёма налогов также наказывается по требованиям НК РФ.

Варианты организации бухгалтерского архива

Есть 3 основных варианта, которые можно использовать в вашей компании для создания бухгалтерского архива:

Использование услуг сторонней компании, предоставляющей услуги такого рода. Передача документов к ним производится на основании договора о хранении данных (определено требованиями ст. 886 ГК РФ). Услуги таких компаний стоят достаточно дорого, но при этом гарантирована сохранность информации и хранение первичных документов согласно всех установленных требований.
Организация архивного хранения документов (в том числе и с использованием электронного архива документов организации) непосредственно у вас в компании. Минус — необходимость отдельного помещения или хранилища под бумажные документы.
Полный перевод хранения первички в электронный архив документов. Для небольших компаний это мероприятие может быть достаточно затратным.

Основные требования, предъявляемые к условиям для хранения архивной документации:

Обязательное наличие качественной сигнализации противопожарного типа.
Документы ни в коем случае не хранятся на полу (чтобы избежать порчи вследствие возможного затопления помещения). Высота нижней полки стеллажа для хранения документов обязательно должна быть выше порога двери, ведущей в помещение.
Наличие адекватной по уровню вентиляции — искусственной или естественной.
Отсутствие яркого света и хранение в закрытых коробках или стеллажах, чтобы не выцветали данные, указанные в бумагах.
Проведение раз в год или чаще капитальной уборки помещения, чтобы исключить скапливание пыли.
Запрещено в помещениях архива курение, употребление пищи, пребывание в мокрой или грязной одежде.

Вывод — хранение документов бухгалтерского учета в архиве является важнейшим делом, которое обязательно стоит организовать с соблюдением всех установленных законом и техническими регламентами условий. Набор программ Документор поможет автоматизивать учетные задачи ведения бухгалтерского архива.

Хранение бухгалтерских документов в архиве.

Предприятия России активно переходят на электронный документооборот. Несмотря на это, еще широко применяются накладные, счета-фактуры, доверенности, кассовые ордера и иные документы на бумажных носителях. Очень важно их правильно хранить, в течение сроков, определенных на законодательном уровне. Это связано с возможностью проверки деятельности юридического лица за предыдущие годы. Если первичные документы, регистры бухучета, отчетность правильно систематизировать и учитывать, можно предотвратить риск их утраты и повреждения.

Алгоритм хранения бухгалтерских документов

Бухгалтеры вынуждены вручную обрабатывать сотни и тысячи накладных, актов выполненных работ, авансовых отчетов, перенося из них данные в систему учета. Потом документы подшивают в папки по тематике, в хронологическом порядке. На корешке каждой папки должна быть пометка с указанием вида вложения и периода, к которому оно относится. Папки размещают на полках шкафов в бухгалтерии. По мере наполнения папок их содержимое сшивают и нумеруют, составляют описи с указанием сроков хранения. По окончании отчетного календарного года обычно документы передают во внутренний или внешний архив на хранение.

Порядок хранения бухгалтерских документов после ликвидации организации

При ликвидации организаций очень важно решить, что делать с теми документами, срок хранения которых еще не истек. Здесь возможны варианты:

если ликвидируется филиал или обособленное подразделение, все бумажные материалы и базы данных передаются в головную структуру, если она продолжает функционировать;
если закрывается юридическое лицо при условии, что правопреемник отсутствует, все кадровые и иные документы на договорной основе должны быть переданы в муниципальный или государственный архив;
в случае, если государственный архив отказывает в приемке на хранение бухгалтерских и иных бумаг по хозяйственной деятельности или стоимость их услуг велика, возможна передача документов с минимальными затратами в современные хранилища Первого архивного лоукостера «СФЕРА».

Ликвидатор компании должен организовать все необходимые действия по структурированию бумаг и их подготовке к передаче в архив.

Где хранить бухгалтерские документы, пока организация функционирует?

Пока не завершен отчетный период, документы находятся в ведении бухгалтерии. Сотрудники, работающие на конкретных участках, подшивают их в папки, составляют описи, проводят нумерацию. Обычно на титульной стороне папки делается запись о том, кто является ответственным, за какой период подшиты документы.

Заполненные папки надлежит передавать в архив бухгалтерских документов. Обычно архивное хранилище располагается в специальном закрытом помещении, защищенном от воздействия воды и риска возгорания. Обязательное условие – поддержание определенного микроклимата, чтобы бумажные носители не подвергались воздействию плесени и грибка.

Частные предприятия в соответствии с действующим законодательством могут самостоятельно создавать архивы, но это не обязательно. Для бухгалтерии важно, чтобы все документы были в сохранности и их можно было предъявить инспектору в ходе проверки. В противном случае можно получить отказ в вычете НДС, доначисление налогов и штрафы в значительных объемах.

Как долго хранить бухгалтерские документы организации?

В архивном законодательстве прямо сказано, что бухгалтерские документы надлежит хранить не менее пяти лет. Налоговый кодекс предписывает, что период хранения составляет четыре года, а также что срок хранения устанавливается архивными нормами. Получается, что основной срок жизни бухгалтерских бумаг – пять лет.

В отношении некоторых бумаг установлены другие сроки:

75 лет – именно столько надлежит хранить приказы, справки, личные дела при условии, что они созданы до 2003 года;
50 лет – такие сроки хранения определены для кадровых документов, сформированных в 2003 году и позднее;
10 лет – срок хранения накладных при условии, что они имеют отношение к продаже или передаче в залог имущества, принадлежащего организации; столько же хранятся акты, в которых отражены недостачи, растраты, кражи.

Особенности хранения первичных документов бухгалтерского учета

При определении сроков архивного хранения бухгалтерских документов первично, необходимо руководствоваться требованиями 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а также архивным перечнем. В нем сказано, что:

первичные учетные документы, регистры, бухотчетность, заключения, составленные по итогам аудиторских проверок, необходимо хранить не менее пяти лет;
бланки учетной политики, иные стандарты, принятые экономическим субъектом, важно хранить пять лет.

Отдельно необходимо коснуться сроков размещения документов, поступивших в организацию в электронном формате. Хозяйствующие субъекты обязаны хранить их пять лет, начиная с момента последнего применения для формирования бухбаланса.

Порядок уничтожения бухгалтерских документов

Если предписанные законом сроки хранения истекли, документы необходимо изъять из архива и уничтожить. Руководитель организации издает приказ о создании специальной комиссии. Ее члены проверяют документы, оценивают их важность и актуальность. По итогам работы составляется акт с указанием перечня бумаг, подлежащих уничтожению.

Нет необходимости переписывать все накладные, акты выполненных работ и т. д. В протоколе указываются только временные интервалы, количество папок и документов. Дополнительно проставляются дата составления акта и его номер, после чего он передается на утверждение руководителю организации.

Кто отвечает за архивное хранение бухгалтерских документов?

Действующее законодательство предусматривает, что организацией процессов хранения занимается руководитель организации. Если инспектор ФНС, ПФР или ФСС запросит определенный документ и не получит его для проверки, штрафы будут выписаны на бухгалтера, руководителя и организацию.

Если на определенном этапе выясняется, что документы утрачены, испорчены, директор или лицо, исполняющее его обязанности, обязано создать комиссию для выяснения обстоятельств происшествия. По итогам проверки составляется акт с указанием причин утраты документов. Его предъявляют проверяющим в случае необходимости.

Хранение архивных документов в коробках

С апреля 2004 года в России действует 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ». Он регламентирует вопросы создания и работы архивов, организации хранения. В частности, в законе есть положения, предписывающие, что документы должны быть защищены от неблагоприятных внешних воздействий (вода, тепловое воздействие, сырость).

Лучший способ предотвратить порчу – применение специальных коробок из трех- или пятислойного гофрокартона толщиной 1–3 мм. Они устойчивы к остаточному электричеству, пыли, влажности, деформациям. Промышленность предлагает модификации, рассчитанные на разное количество папок или листов.

Передача в архив бухгалтерских документов

Если ваша компания работает, производит и отгружает продукцию, ей неизбежно приходится обрабатывать значительные объемы первичной документации. Но что делать, если нет возможности организовать собственный архив?

Обратиться в Первый архивный лоукостер «Сфера». Мы оказываем услуги по систематизации, хранению и обслуживанию документов. Мы работаем с соблюдением требований закона «Об архивном деле в РФ». Все накладные, кадровые дела упаковываются в особые коробки, нумеруются, составляются описи.

Вы можете получить необходимые вам документы, если предстоит проверка, поступил запрос со стороны контролирующих инстанций или необходимо выдать справку сотруднику.

Порядок сдачи и подготовки в текущий архив бухгалтерских документов

В бухгалтерии организации скапливается большое количество документов. Согласно закрепленным в законодательстве нормативам, каждый из них имеет определенный срок и правила хранения. Чтобы избежать чрезмерного скопления бумаг, не позднее 3 лет после выхода их из текущего документооборота они сдаются в архив.

Подготовка документов к сдаче в архив включает несколько процедур:

первичная экспертиза ценности – определение сроков хранения, выделение бумаг к уничтожению, сортировка;
формирование дел;
оформление дел;
составление номенклатуры;
создание описи.

Сроки хранения документов

Бухгалтерские документы положено хранить не менее 5 лет с начала года, следующего за годом окончания их использования. Перечень документов со сроками хранения прописан в «Перечне типовых документов, образующихся в деятельности организации» (утвержден Росархивом от 06.10.2000 г.) и в постановлении ФКЦБ России от 16.07.2003 г. №03.33пс (для акционерных обществ).

Приведем некоторые документы и сроки их хранения:

квартальные отчеты, кассовые документы, журналы регистрации счетов и т.д. – 5 лет;
годовые отчеты, документы инвентаризации – 10 лет;
лицевые счета и расчетные ведомости по начислению заработной платы сотрудников – 75 лет. Формируются в отдельные дела и передаются в архив после увольнения сотрудника.

Формирование дел

В одну папку подшиваются документы по одному вопросу и с одним сроком хранения. Также разделяются годовые, квартальные и месячные отчеты. Хранению подлежат подлинники документов, при отсутствии такой возможности – заверенные копии (по одному экземпляру в деле).

Лицевые счета сотрудников формируются отдельно, документы в делах располагаются в хронологическом порядке. Месячные отчеты группируются по годам и располагаются в хронологическом порядке. Таким же образом формируются дела по переписке. Приложения подшиваются вместе с документом, к которому они относятся, даже если даты их составления отличаются.

Оформление дел

К каждому сформированному делу составляется опись содержащихся в нем документов с указанием общего количества (лист-заверитель). Все бумаги в деле обязательно нумеруются. На титульном листе папки указывается:

наименование организации;
индекс в соответствии с номенклатурой дел;
дата составления;
номер по описи;
срок хранения.

Опись дел, передаваемых на хранение, составляется при сдаче в архив. По делам, касающихся личного состава, составляется отдельная опись. Всего подготавливают 3 экземпляра: 2 из них остаются в архиве, один – в бухгалтерии.

Архивирование документов финансового учета (FI-GL, FI-AR, FI-AP)

При архивировании документов система записывает архивируемые документы, включая документы изменений, тексты SAPscript и данные связи ArchiveLink, в один или несколько архивные файлы.

Необходимо выполнить ряд условий, чтобы гарантировать, что архивируются только те документы, которые больше не нужны в онлайн-системе. Программа записи проверяет заголовок документа и отдельные позиции, чтобы определить, можно ли заархивировать документ.Для получения дополнительной информации см. Проверки (FI-GL, FI-AR, FI-AP).

Структура

Таблицы

Объект архивации FI_DOCUMNT используется для архивирования данных из разных таблиц. Для получения дополнительной информации о том, как отображать имена таблиц, см. Таблицы и объекты архивации.

Система копирует структуру таблиц отдельных позиций главной книги, например FAGLFlEXA, которые существовали до S / 4HANA, в архив, потому что они необходимы для отображения заархивированных записей журнала.Эта информация рассчитывается с использованием таблицы ACDOCA; никакая информация не будет удалена. Кроме того, таблица ACDOCA архивируется, но не удаляется, поскольку эта таблица также используется для расчета сальдо (показателей транзакций). Цифры основных операций архивируются с использованием объекта архивации FI_TF_GLF. Записи в таблице изменены, так что они больше не используются для отчетов по отдельным позициям и записям журнала. Записи таблицы удаляются при сжатии данных.

Для показателей транзакций AP / AR, которые в основном основаны на таблицах BKPF и BSEG, либо таблица LFCX_DIF, либо KNCX_DIF корректируется так, чтобы сохранялся баланс архивных записей журнала.Таким образом, показатели транзакций в AP / AR являются результатом суммы записей журнала в базе данных и этих таблицах. Для архивирования этих таблиц используются объекты архивации FI_TF_DEB и FI_TF_CRE.

Расширенное управление архивом

В дополнение к данным управления, созданным ADK, объект архивации FI_DOCUMNT записывает дополнительные данные управления в таблицы T001_ARCH и ADMI_FI_DOC .

Программы

Следующие программы поставляются для FI_DOCUMNT .

Удаление расширенного архива содержит стандартные варианты SAP & PROD (производственный режим) и SAP & TEST (тестовый режим).Во время сеансов записи и удаления регулярные сообщения о ходе выполнения появляются в журнале задания (фоновая обработка) и в строке состояния (диалоговое окно).

Интеграция

Примечание

Вы можете использовать объект архивации FI_DOCUMNT в управлении жизненным циклом информации. Для этого вы должны активировать соответствующие бизнес-функции. Затем система также отобразит групповое окно Действия ILM . Эти действия можно использовать для выполнения архивирования, например, когда можно оценить периоды хранения, хранящиеся в диспетчере хранения информации.Кроме того, вы можете создавать моментальные снимки (копии) данных или уничтожать данные, соответствующие требованиям. Для получения дополнительной информации см. Усовершенствования ILM для архивирования данных, Действия ILM в программе записи .

Конец заметки.

Вторичные индексы в финансовом учете

Ряд программ финансового учета не используют напрямую записи журнала / документы финансового учета (таблицы BKPF и BSEG). Вместо этого они используют вторичный индекс, который реализован как представление на BKPF и BSEG.BSIP, напротив, представляет собой таблицу базы данных. См. Также Просмотр заархивированных бухгалтерских документов (FI).

Поскольку многие программы используют эти данные, есть возможность хранить эти данные в системе в течение более длительного периода времени, даже если запись журнала уже заархивирована. Если вы установите время выполнения вторичного индекса больше, чем срок действия типа счета, при архивировании записей журнала система записывает резервную копию в базу данных (таблица BSIS_ BCK, BSAS_ BCK, BSAD_BCK, BSAS_BCK).Для получения дополнительной информации см. Срок действия вторичного индекса в финансовой бухгалтерии (FI).

Когда время выполнения вторичного индекса истечет, вы можете позже удалить эти записи из базы данных с помощью программы постобработки (FI).

Вы можете использовать программу построения вторичного индекса для восстановления вторичных индексов из данных заархивированного документа и при необходимости снова сохранить их в базе данных (за исключением записей BSIM).

Примечание

Если вы архивируете данные из соображений защиты данных и конфиденциальности, обратите внимание, что вторичные индексы могут содержать личные данные.По этой причине вторичные индексы не могут иметь большее время выполнения.
В S / 4HANA почти все учетные записи управляются на основе отдельных позиций. Таким образом, вторичные индексы могут иметь больший объем данных, чем в других продуктах SAP.
Если вы используете устаревание данных и хотите дольше хранить вторичные индексы в системе, сохраните объект разделения FI_INDEX, чтобы создать исторические разделы для BSIS_BCK, BSAS_BCK, BSAD_BCK и BSAK_BCK. Затем вторичные индексы, созданные во время архивирования, напрямую записываются в исторический раздел.Для получения дополнительной информации см. Устаревание данных для документов финансового учета

Конец примечания.

Архивирование данных фактурирования с двойной записью

Данные фактурирования с двойной записью (таблица BSIP) удаляются объектом архивации FI_DOCUMNT . Чтобы вы могли хранить эти данные в базе данных дольше, чем сам документ финансового учета, они удаляются из базы данных вместе с вторичными индексами поставщика (таблица BSAK) программой постобработки, а не программой удаления.

Проверка счета с двойной записью может происходить, пока вторичный индекс поставщика BSIP все еще существует в базе данных, даже если соответствующий документ уже был заархивирован.

В пользовательской настройке срока действия типа счета (для архивирования документов финансового учета) необходимо установить вторичные индексы для поставщиков, чтобы данные для проверки счетов с двойной записью оставались в системе в течение необходимого периода времени. Для получения дополнительной информации о сроках архивации типа счета см. Архивирование жизни типа счета в пользовательской настройке Финансы в разделе Глобальные параметры финансового учета Документ Архивирование бухгалтерских документов.

Процессы разноски между балансовыми единицами (таблица BVOR)

Архивные документы процесса разноски по балансовым единицам обрабатываются следующим образом:

Для каждого документа программа записи копирует не только данные запись процесса разноски по балансовой единице в архив, но все записи данных того же процесса разноски по балансовой единице (поле BVOR-BVORG), которому принадлежит архивируемый документ. Это гарантирует, что информация о процессе разноски между балансовыми единицами полностью доступна для прямого доступа к архиву.
Для каждого заархивированного документа программа удаления устанавливает индикатор BVOR-XARCH. Затем для каждого заархивированного документа процесса разноски по балансовым единицам он пытается удалить все записи данных полного соответствующего процесса разноски по балансовым единицам. Однако процесс разноски по балансовым единицам можно удалить из базы данных только тогда, когда все документы процесса разноски по балансовым единицам заархивированы (технически это означает, что в базе данных должен быть установлен индикатор BVOR-XARCH для всех BVOR. записи с тем же БВОР-БВОРГ).

5 факторов успешного хранения документов

IMGCAP (1)] Архивирование документов является частью системы управления документами (DMS). Это то, что происходит с отдельными документами и рабочими документами, когда работа над ними завершена. До последних 15-20 лет это был этап публикации статей. Мнения, рабочие документы и другие документы были опубликованы (распечатаны) на бумаге из формата собственного программного обеспечения и сохранены в виде бумаги в файловой комнате.

Современный эквивалент — это усовершенствованная в электронном виде версия старого этапа публикации в бумажной форме, который использует автоматизацию для создания стандартных, распознанных версий работы в архивном формате, которые архивируются в системе, предназначенной для облегчения поиска, хранения и библиотечного дела.

Есть пять ключевых факторов, которые играют решающую роль в том, насколько успешно ваша фирма выполняет архивирование документов. Каждый из этих пяти факторов имеет первостепенное значение для вашего долгосрочного успеха, эффективности и результативности.

1. Ответственность. Вы несете ответственность за то, чтобы архивные документы точно отражали выполненную вами работу. На эти документы можно ссылаться или они могут быть обнаружены в электронном виде в течение всего периода их хранения. Важно, чтобы они были статичными (неизменяемыми), безопасными, легко экспортируемыми и имели контрольный журнал.

2. Библиотечное дело. Создание отдельных архивных документов должно быть простым и включать автоматизацию при создании архивных наборов рабочих документов в конце работы. Доступ к любому заархивированному документу должен быть почти мгновенным, а заархивированные рабочие документы должны быть помечены закладками, чтобы они соответствовали тому, как ваши рабочие документы были организованы, когда вы выполняли работу. Они должны быть не только доступными для поиска, но и удобными для просмотра с помощью структуры, по которой можно перемещаться. Из любого документа вы сможете сразу же поделиться им по защищенной электронной почте или в веб-браузере.

3. Тип файла. Документы могут быть разных форматов, когда работа находится в процессе. Примеры включают налоговую декларацию в вашей налоговой системе, документ Word, электронную таблицу или любое количество других частных форматов. Когда работы завершены, фактическим отраслевым стандартом для архивных документов является PDF. Это важно, потому что архивный PDF-файл содержит в самом файле все, что необходимо для его просмотра таким, каким оно было при создании. Это не всегда верно для закрытых типов документов.Если все опубликованные вами мнения, окончательные документы и соответствующая поддержка существуют в архиве PDF, их можно просмотреть с помощью любого совместимого средства чтения PDF.

4. Удерживание и продувка. Удивительно, но многие фирмы признают, что их политика хранения документов не соблюдается. Независимые отраслевые лидеры рекомендуют иметь не только удовлетворительные политики хранения для вашей нормативной базы; они рекомендуют применять их одинаково для всех клиентов и удалять их в конце задокументированного периода хранения.Ваша система управления документами должна автоматизировать этот процесс за вас.

5. Безопасность. Гибкая, простая в применении система безопасности должна быть основополагающим компонентом вашей системы управления документами. Есть несколько уровней хорошей безопасности. Он начинается с клавиатуры с людьми и процессом, распространяется по сети в вашем офисе и выходит за пределы ваших стен, когда документы передаются или перемещаются через Интернет. Документы, целые комплекты рабочих документов, а иногда и целые клиенты должны быть защищены не только внутри вашей системы, но и иногда внутри сотрудников, в зависимости от типа работы.Судебно-медицинская экспертиза и поддержка судебных процессов — распространенные примеры работы с клиентами, в которой только люди, специально работающие над этой работой, должны иметь доступ к связанным файлам.

Чак Уилсон (Chuck Wilson) — старший специалист по клиентским решениям в Doc.It, предоставляющий клиентам услуги по консультированию и обучению.

Обзор архива

Ящики FileCabinet CS со временем заполняются старыми, неиспользованными документами.По мере роста количества папок поиск документов и доступ к ним становятся все труднее. Функция архивирования в FileCabinet CS предоставляет метод перемещения содержимого папок и ящиков в другое место.

Вы можете выбрать определенные папки для архивации или выбрать папки в зависимости от диапазона дат. Во время процесса архивирования документы удаляются из соответствующих ящиков и заменяются значком тома.

Приложение использует дату окончания периода для папки приложения (для документов, исходящих из других приложений CS Professional Suite) или папки с привязкой к дате, в которых они находятся, чтобы определить, попадает ли папка в диапазон дат.Для включения в архив имена папок с привязкой к дате должны начинаться с даты в формате ММ / ГГГГ или ГГГГ.

Архивировать документы в FileCabinet CS

(примерно 5,5 минут)

Папки можно переименовывать (используя правильный формат даты), чтобы их содержимое можно было архивировать. Папки, для которых не указана дата, можно заархивировать, выбрав их в диалоговом окне «Папки для архивации».

Примеры использования диапазона дат для архивирования

Для диапазона дат архива с 01.01.2018 по 31.12.2018 приложение будет архивировать документы в папке 2018 Letters.
Для диапазона дат архивации с 01.01.2018 по 31.12.2019 приложение будет архивировать документы в папках Письма 2018 и Письма 2019.
Для диапазона дат архивации с 01.03.2018 по 31.03.2018 приложение не будет архивировать никакие папки Letters. (Если бы существовала папка с названием 03/2018 Letters, приложение заархивировало бы ее.)

Банкноты

Вы можете выбрать параметр «Включить явно выбранные папки», чтобы заархивировать все выбранные папки, в том числе те, которые находятся за пределами выбранного диапазона дат.
Вы можете просматривать информацию об архиве, удалять информацию об архиве или восстанавливать заархивированные документы. Удаление заархивированной информации не удаляет заархивированные документы.
Архив может состоять из документов из любого количества ящиков. Вы можете хранить архивы на или на
Фиксированные носители включают локальные и сетевые диски.
.
Съемные носители включают компакт-диски с данными, DVD-диски, диски Iomega Zip и USB-накопители.
FileCabinet CS использует функцию автоматической блокировки для процесса архивирования.

Что такое объем?

Том — это собрание одного или нескольких архивов. Прежде чем определять, сколько архивов должен содержать том, подумайте, на каком носителе вы будете хранить архивы, и хотите ли вы организовать архивы по месяцам, по кварталам или по годам.

Вы можете создать новый том для каждого архива или создать новый том для каждого полного года архивов. Вы также можете выбрать отдельные типы носителей для разных томов.

Если вы храните архивы на, вы должны учитывать ограничения по объему.Чтобы определить подходящий тип носителя для хранения, примите во внимание количество ящиков, количество и размер документов, а также диапазон дат папок, которые вы заархивируете.

Съемные носители включают компакт-диски с данными, DVD-диски, диски Iomega Zip и USB-накопители.

Подумайте, как вы хотите организовать свои архивные тома перед хранением архивов, например, на сетевых дисках. Вы можете добавить все архивы в один том (при условии, что один сетевой диск достаточно велик), но мы рекомендуем включать архивы только за один год в один том.

Фиксированные носители включают локальные и сетевые диски.

Где следует размещать тома?

По умолчанию архивы размещаются в хранилище данных FileCabinet CS. Это позволяет вашей компании направлять ваши ленточные или другие резервные копии для аварийного восстановления исключительно в папки приложений FileCabinet CS.

Если вас беспокоит безопасность или использование дискового пространства, вы можете хранить тома на съемных носителях. Если вы накапливаете архивы перед их хранением на съемном носителе, мы рекомендуем вам использовать временное сетевое расположение вне папки \ WINCSI \ FCABDATA.Используйте эту папку только для хранения архивов FileCabinet CS.

Архивное хранилище документов для бухгалтеров | Безопасное хранилище документов для бухгалтерского учета

Covid-19: Как и многие другие предприятия, мы адаптировали методы своей работы, чтобы обеспечить безопасность сотрудников и клиентов в RADS. Если вы хотите узнать, что мы делаем для обеспечения вашей безопасности, ознакомьтесь с нашим обновлением Covid-19.

Хранилище бухгалтерских документов

Конфиденциальные данные лежат в основе сектора бухгалтерского учета, и важно, чтобы эти данные правильно обрабатывались, хранились и уничтожались, чтобы обеспечить безопасность всех участников.

Обеспечение того, чтобы личная информация не была потеряна, является важной проблемой для предприятий, поскольку данные могут быть украдены и использованы злонамеренными способами, такими как мошенничество или кража личных данных.

Каковы преимущества нашего документооборота для бухгалтеров?

Здесь, в RADS, мы обеспечиваем безопасное и надежное хранение бухгалтерских документов для вашего бизнеса, избавляя от забот, связанных с хранением конфиденциальной информации и данных клиентов.

Наше хранилище документов для бухгалтеров разработано для максимальной безопасности, чтобы хранить ваши конфиденциальные данные в безопасности. Все наши ящики для хранения негорючие, и каждый из них имеет уникальный штрих-код, позволяющий нам отслеживать каждую коробку и быстро и эффективно собирать необходимую информацию о ее содержимом.

Все ваши бухгалтерские документы хранятся в двойной системе безопасности с круглосуточным видеонаблюдением для обеспечения безопасности ваших документов.

С документами бережно обращаются и хранят в огнестойких коробках
Бесплатная услуга возврата и получения документов
Легкий доступ к документам для быстрого поиска при необходимости
10 бесплатно коробок при запросе

Если вам нужна дополнительная информация о нашей услуге хранения бухгалтерских документов, пожалуйста, свяжитесь с нашей командой сегодня .

Зачем использовать удаленный документооборот для бухгалтерских документов?

Работа в секторе бухгалтерского учета может быть очень опасной для обработчиков данных, поскольку это основная цель для похитителей данных, которые могут захотеть использовать конфиденциальную информацию злонамеренно.

Наше безопасное хранилище бухгалтерских документов избавляет от беспокойства о хранении большого количества конфиденциальных документов, а наше контролируемое двойное хранилище гарантирует, что ваши документы останутся в безопасности.

Не менее важно обеспечить, чтобы все ненужные данные были уничтожены в достаточной степени для обеспечения безопасности клиентов и соблюдения всех законов о защите данных. Поэтому наша служба измельчения документов для бухгалтеров гарантирует, что все ваши нежелательные документы будут уничтожены до неузнаваемости на контролируемом объекте для максимальной безопасности.

Кроме того, все наши измельченные документы полностью перерабатываются и превращаются в другие полезные объекты.

При постоянно растущем спросе оцифровка ваших бухгалтерских документов может быть очень полезной для повышения эффективности бизнеса и эффективной организации данных.Наше сканирование документов для бухгалтеров обеспечивает простой и эффективный доступ к документам.

Кроме того, оцифрованная система позволяет регулярно выполнять резервное копирование данных, что может иметь важное значение в бухгалтерской отрасли, где данные клиента могут постоянно изменяться.

Уничтожение бухгалтерских документов

Безопасное уничтожение просроченных и ненужных бухгалтерских документов. Наша услуга по уничтожению бухгалтерских документов выполняется профессионально, чтобы снизить риск несанкционированного доступа к личным и личным данным.

Уничтожение бухгалтерских документов

Сканирование бухгалтерских документов

Оцифровывайте важные бизнес-документы для облегчения доступа, а также для предотвращения риска кражи или несанкционированного просмотра без разрешения. Наша услуга сканирования деловых документов поможет сэкономить время, деньги и офисные площади.

Сканирование бухгалтерских документов

Для получения дополнительной информации о наших услугах по хранению деловых документов, пожалуйста, свяжитесь с нашей командой для получения более подробной информации.

Цитата

Лучшее программное обеспечение для управления документами

Что такое программное обеспечение для управления документами?

Программное обеспечение для управления документами (DM) включает в себя широкий спектр функций и функций, многие из которых имеют решающее значение для эффективного ведения бизнеса. Многие малые и средние предприятия (СМБ), такие как юридические фирмы, творческие фирмы, СМИ и издательские организации, стремятся отказаться от использования бумажных документов и ищут для этого подходящий инструмент. В любом случае предприятия генерируют много данных, поэтому выбор надежной и масштабируемой системы DM является ключом к оптимизации и автоматизации рабочих процессов.

Для предприятий малого и среднего бизнеса эффективная система DM может улучшить общую производительность по нескольким причинам. Самая основная причина — наличие места для хранения и систематизации документов. Управление версиями, рабочие процессы, разрешения на доступ, резервное копирование и защита данных также могут осуществляться с помощью решения DM. Это отправная точка для хранения, защиты и совместного использования различных деловых документов. Возможность классифицировать данные — это еще одна возможность DM, которая может полностью изменить способ, которым ваша организация отображает свои рабочие процессы.При всей этой мощи неудивительно, что проекты по мировому доходу для систем DM и управления корпоративным контентом (ECM) неуклонно растут, как показано на диаграмме ниже, предоставленной исследовательской фирмой Statista.

Мировая выручка ECM, 2017-2027 гг. (Млрд долл. США)

В дополнение к новой эффективности, DM-системы могут также выступать в качестве инструментов для совместной работы, которые сочетают в себе новые способы коммуникации с равным вниманием к законным нормативным потребностям. Во-первых, традиционное файловое хранилище затрудняет управление и поддержание безопасности.Хотя существуют определенные возможности для установки разрешений для файла или папки, эти разрешения могут быть быстро ухудшены или полностью отменены путем простого перемещения файлов из одной папки в другую. Отслеживание изменений документа, хранящегося в общей папке на корпоративном сервере, практически невозможно для пользователей, равно как и ведение и оценка контрольного журнала. Даже с точки зрения совместной работы можно добиться значительных улучшений, просто отказавшись от традиционного корпоративного файлового хранилища.

И давайте проясним: когда мы говорим о DM в этом обзоре, мы сосредотачиваемся на системах DM, которые могут предложить управление файлами на уровне предприятия, включая маршрутизацию, хранение и иногда даже поддержку обработки бумажных файлов, включая внешнее хранилище. и страхование. Если вы просто ищете онлайн-хранилище в духе Dropbox Business или Google Drive for Work, вы можете прочитать наши обзоры этих продуктов в нашем обзоре лучших облачных хранилищ и поставщиков файлов для обмена.

Хранение и совместная работа

Даже в самом простом виде система DM должна иметь возможность хранить документы в самых разных типах файлов, хотя вам следует тщательно проверить требования вашей организации в этом отношении и сопоставить их с любой потенциальной системой ранее. к покупке.Даже сегодня существуют некоторые проприетарные типы файлов, особенно в специализированных бизнес-приложениях (LOB), которые может поддерживать не каждая система DM.

Помимо этого, система DM должна также предоставлять инструменты для организации этих файлов и поиска тех, которые соответствуют определенным критериям пользователя, с минимальными усилиями или системными ресурсами. Чаще всего это происходит в форме функции «умного поиска»; это еще одна ключевая функция, которую вы должны протестировать на этапе оценки. Такие возможности, как теги и настраиваемые ключевые поля, важны для поиска файлов после того, как место их хранения выпало из корпоративной памяти.Некоторые решения, такие как Microsoft SharePoint Online, предоставляют функции, которые автоматически классифицируют или помечают документы на основе настроенных вами правил. Это не только повышает надежность данных, лежащих в основе ваших документов, но также повышает вероятность того, что пользователи смогут отследить нужные им документы.

Многие из рассмотренных нами систем DM включают некоторое количество облачных онлайн-хранилищ, например Adobe Document Cloud Standard, Ascensio System OnlyOffice и Microsoft SharePoint Online. Однако вы не должны рассматривать это как ключевой критерий покупки, потому что хранение — самая простая часть.Для большинства организаций это не самый важный фактор при оценке системы DM. Совместные усилия, такие как совместное использование документов, просмотр изменений (например, в организованной истории изменений) или одновременная работа над документом с другим пользователем (доступная как в Ascensio System OnlyOffice, так и в Microsoft SharePoint Online), — это те возможности, которые улучшат вашу работу. эффективность команд.

Другой распространенный сценарий — интеграция вашей системы DM с другими бизнес-приложениями.Поскольку они обрабатывают документы, которые часто являются центральными для многих бизнес-процессов, системы DM могут выступать в качестве опоры для других бизнес-процессов, передавая свои данные и функции другим приложениям. Веб-контент можно создавать, редактировать и обрабатывать в некоторых из этих систем, а затем отслеживать или даже публиковать с помощью системы автоматизации маркетинга.

Другой распространенный сценарий — интеграция внешнего решения DM с другим или настроенным сервером, решением для совместного использования и хранения бизнес-файлов; примеры включают Egnyte или Microsoft OneDrive для бизнеса.Это может быть сделано просто потому, что в этом репозитории находятся другие данные компании, или потому, что выделенная служба предлагает лучшие функции безопасности, особенно в отношении контроля доступа и шифрования файлов.

Если это может быть важно для вас, то на этапе оценки необходимо будет сосредоточить внимание на любых готовых интеграциях, которые предлагает потенциальный поставщик, а также на полезности его интерфейса прикладного программирования (API) — или на том, есть ли он у него вообще. Как всегда, если вы можете попробовать перед покупкой, то это лучший способ.Большинство этих поставщиков предлагают как минимум 14-дневную бесплатную пробную версию, в то время как многие предлагают полные 30 дней. Некоторые поставщики даже предлагают уровень бесплатного пользования, хотя обычно он предоставляется с небольшим количеством пользователей и ограниченными функциями, что может помешать оценке системы.

Утверждения, совместное использование и подписи

Существуют сценарии, в которых компания создает документ только для того, чтобы иметь его. Но в большинстве случаев документы предназначены для совместного использования и обычно часто используются. Таким образом, в центре внимания любой системы DM должны быть инструменты, которые она предоставляет для работы с такими файлами.Как минимум, эти возможности существуют, чтобы упростить эту коммуникацию и повысить отдачу либо с точки зрения эффективности, либо с точки зрения клиента. В некоторых случаях эти средства связи также поддерживают отслеживание сообщений и составление отчетов о них с течением времени; это функция, которая может быть особенно критичной для документов, имеющих юридические последствия.

С точки зрения рабочего процесса, возможность направлять определенные типы документов персоналу, который должен их заполнить или утвердить, является базовым уровнем функциональности.Еще одна хорошая функция — визуализация документа в редактируемом формате, который становится окончательным в нередактируемом типе файла, таком как PDF. Наконец, электронные подписи стали более распространенным требованием во многих бизнес-сценариях, не только для завершения взаимодействия с партнерами или клиентами, но и для проверки рабочего процесса между внутренним персоналом. Некоторые системы DM, такие как Adobe Document Cloud Standard, имеют встроенную функцию электронной подписи, в то время как другим необходимо интегрировать эту функцию из внешнего источника.Каким бы ни был метод, оценка системы DM часто требует от вас определения как реализации, так и функциональности, поэтому обязательно спросите об этом торгового представителя во время демонстрации продукта.

Функции совместной работы тоже важны. Наличие опции регистрации и возврата, которая блокирует доступ, когда пользователь загрузил файл, предотвращает дублирование редактирования и может оказаться полезным средством защиты. История версий — отличный способ отследить, кто и когда редактировал файлы, и иметь возможность вернуться к более ранней версии, если файл будет поврежден или возникнут ошибки.Некоторым программам требуется интеграция с Microsoft Office 365 или Google Drive for Work для редактирования документов в Интернете, в то время как другие предоставляют свои собственные наборы инструментов для обработки текста и публикации документов для той же цели.

Соблюдение нормативных требований и безопасность

Безопасность — это повод для беспокойства в любом бизнесе, и она часто является приоритетом при поиске и оценке новых бизнес-решений. Малые и средние предприятия и стартапы могут не видеть немедленной потребности в соблюдении нормативных требований или юридических проблем, но стоит подумать заранее.Системы, которые могут расти вместе с потребностями компании, с базовыми разрешениями, а также функциями контроля версий, будут иметь преимущество. Рассмотрите решение, которое может удовлетворить требования соответствия в будущем. Инвестиции в расширенные и избыточные функции безопасности и резервного копирования могут только помочь защитить ваш бизнес в будущем.

Компании, у которых есть вопросы по соблюдению нормативных требований или правовые вопросы, включая финансовые фирмы, государственные учреждения, медицинские практики и школы, действительно захотят сосредоточиться на безопасности как на главном критерии.Более продвинутые функции безопасности, такие как контрольные журналы, расширенные возможности разрешений или инструменты корпоративной аутентификации, такие как многофакторная аутентификация (MFA) или интеграция с системой управления устройствами, являются менее полезной функцией и должны даже в некоторых случаях считается обязательным.

Сохранение файлов — еще одна связанная с безопасностью область, которую поддерживает большинство рассмотренных нами систем DM, хотя инструменты и функции, связанные с хранением файлов, различаются на разных платформах.Многие компании должны по закону вести записи в течение заранее определенного периода времени. Ваша система DM должна предоставлять инструменты для предотвращения безвозвратного удаления файлов. В идеале он предлагал бы вам архивное решение для облегчения правильной идентификации устаревших файлов без ущерба для вас с юридической точки зрения.

Соображения о соответствии должны быть частью оценки каждого аспекта вашей системы DM. В случаях, когда обрабатываются документы, содержащие информацию о пациентах или других клиентах, или когда действуют другие факторы соответствия, следует очень осторожно управлять функциями совместной работы.Многие системы DM могут запретить пользователям обмениваться файлами с внешними пользователями (Ascensio System OnlyOffice и Microsoft SharePoint Online) или сохранять их на мобильное устройство. Microsoft SharePoint Online выходит на шаг впереди конкурентов, предлагая наборы правил, адаптированные к соблюдению конкретных законов и правил, основанных на географическом положении.

Microsoft также имеет то преимущество, что может предложить функции защиты данных на уровне операционной системы (ОС), такие как контроль доступа, устанавливаемый на индивидуальном и групповом уровнях, и особенно шифрование данных.Но, хотя Microsoft может предложить эти функции в основном благодаря своей ОС Windows, это не единственный способ, которым компания может предоставить эти преимущества; это не единственный способ, которым его конкуренты могут их доставить.

Между тем, такие решения, как Adobe Document Cloud Standard, обеспечивают соответствие таким нормативным актам, как Закон о переносимости и подотчетности в медицинском страховании (HIPAA) и Закон о правах семьи на образование и неприкосновенность частной жизни (FERPA), который защищает записи об образовании учащихся.

Обязательно спросите, как перспективная система DM может предоставлять расширенные функции безопасности, и вы обнаружите, что некоторые из них будут реализовывать их через любые поддерживаемые ими операционные системы, в то время как другие будут интегрироваться с другими серверными бизнес-платформами для тех же возможностей.После того, как вы определились с тем, как это сделать, обязательно оцените, насколько хорошо эти меры будут работать в вашей конкретной бизнес-среде.

Эффективность и интеграция

Никому не нравится инструмент, если его единственная цель — просто поддерживать соответствие и обеспечивать надзор за руководством. Следовательно, в идеале ваша система DM также сделает задачи, связанные с DM, проще и эффективнее. Инструменты автоматизации — это одна из областей, в которой система DM может облегчить вам жизнь. В некоторых случаях эти инструменты связаны с рабочим процессом, хотя каждая система реализует рабочий процесс по-своему.

Интеграция с другими бизнес-системами, будь то финансовая система, база данных или поставщик облачных хранилищ, может повысить эффективность и точность несколькими способами. Одна система DM, которую мы рассмотрели, может даже принимать отсканированные документы, автоматически разделять их на отдельные записи, выполнять оптическое распознавание символов (OCR) в документах, а затем создавать выходные файлы на основе содержимого документа. Затем их можно импортировать в другие системы, чтобы исключить двойную запись.

У большинства этих служб также есть мобильные приложения, которые предлагают ограниченную или почти полную функциональность.В идеале должны быть приложения как для Android, так и для iOS, чтобы ваши сотрудники могли иметь мобильный доступ независимо от их устройства. Ищите в приложении такие функции, как редактирование и создание документов, а также совместное использование файлов. Ascensio System OnlyOffice и Microsoft SharePoint Online предлагают не только приложения для iOS, но также версии для Android и Windows Mobile. Microsoft SharePoint Online также имеет мобильный пользовательский интерфейс (UI), который хорошо зарекомендовал себя в наших тестах, и даже включает возможность переключения между настольным и мобильным представлениями.Там вы можете открывать документы, загружать файлы и добавлять папки. В Adobe Document Cloud Standard есть мобильные приложения для планшетов и телефонов Android, iOS и Windows. Вы можете просматривать и подписывать документы и даже фотографировать формы, а затем заполнять их на своем устройстве. В Document Cloud Standard Adobe добавила возможность редактировать PDF-файлы с планшетов iOS и Android. Сенсорные функции упрощают эту функцию. В PDF-файлах пользователи могут изменять текст, форматировать и редактировать, а также вращать и изменять размер изображений.

Административный контроль также важен в системе DM. Хотя большинство служб обмена файлами позволяют вам устанавливать разрешения для определенных файлов или папок, администраторы могут также захотеть установить глобальные разрешения для пользователей. Например, администратор может захотеть запретить некоторым пользователям когда-либо удалять файлы. Другие административные элементы управления включают возможность запретить пользователю доступ к некоторым или всем файлам (например, когда сотрудник покидает компанию или перемещает отделы) и возможность менять владельца файла по той же причине.

Совместимость и обслуживание клиентов

Обслуживание клиентов и поддержка — очень важный элемент, даже если система DM проста в использовании. Лучшие системы предлагают помощь в режиме реального времени в виде телефонных звонков или веб-чата; электронная почта также является хорошим ресурсом для несрочных вопросов или вопросов. Вы даже можете запланировать телефонный звонок со службой поддержки, чтобы вам не приходилось ждать в режиме ожидания. Для небольших проблем или когда вы все еще учитесь использовать функции, необходим доступ к подробной онлайн-документации, а видео-демонстрации еще лучше.Другие важные функции включают расширенный поиск и систематизированные ответы на часто задаваемые вопросы.

Если вы инвестируете в систему DM для управления крупными частями своего бизнеса, то имеет смысл защитить эти вложения только путем оценки вариантов поддержки для этой системы. В большинстве случаев системы DM, которые в основном основаны на облаке, автоматически получают определенный уровень поддержки. Для систем, предназначенных для внедрения в корпоративном центре обработки данных, обычно требуется соглашение о поддержке, обычно с дополнительными ежегодными затратами.В любом случае вам следует учитывать расходы на поддержку при оценке ваших вариантов.

Наконец, важна совместимость. Здесь мы имеем дело с веб-приложениями, поэтому, если вы не объединяете их с настольным программным обеспечением, не о чем беспокоиться по сравнению с тем, когда вы используете другие типы программного обеспечения. Однако совместимость браузера, поддержка API и форматы файлов по-прежнему важны даже сегодня. Убедитесь, что программное обеспечение хорошо работает в предпочитаемом вами веб-браузере, особенно если для работы вашего бизнеса используются несколько веб-приложений.Кроме того, поддержка только одного браузера может помочь вашим ИТ-специалистам оставаться в здравом уме. Кроме того, проведите аудит документов, чтобы выяснить, какие форматы файлов используют ваши сотрудники изо дня в день, и уделите особое внимание файлам, создаваемым любым настраиваемым программным обеспечением, которое может использовать ваша организация.

Когда у вас есть список, посмотрите, можете ли вы отказаться от каких-либо эзотерических форматов и вместо этого объединить их в более стандартные форматы файлов, такие как Microsoft Office DOCX и Adobe PDF. Эти форматы являются стандартами де-факто, и вы можете избавить себя от головной боли, полагаясь на них.Если вы застряли в использовании проприетарного формата, не упускайте его из виду. Убедитесь, что любая будущая система может обрабатывать эти файлы не только с точки зрения хранения или маршрутизации, но и как часть расширенных функций, таких как электронные подписи и особенно безопасность.

GAP 200.240, Срок хранения бухгалтерских документов | Бухгалтерия

I. Заявление о политике

II. Общая ответственность

III. Общие правила

IV. График хранения документов — Отдел контролера

В.График хранения документов — Отделы финансовых услуг

VI. График хранения документов — другие отделы

I. Заявление о политике

Duke University разработал руководящие принципы для стандартизации хранения бухгалтерских документов, определяя конкретные периоды хранения, а также официальные методы и места хранения.

Минимальные требования к хранению бухгалтерских документов установлены как часть эффективной программы внутреннего контроля, чтобы гарантировать, что Университет может предоставить документы, запрошенные любыми федеральными, государственными и местными агентствами в рамках Положений о сроках давности.Другие преимущества включают обеспечение сохранности исторических бухгалтерских документов, оптимизацию использования пространства, минимизацию затрат на хранение документов и обеспечение надлежащего уничтожения устаревших и бесполезных документов.

Все бухгалтерские документы Университета должны храниться в порядке, указанном в данном GAP. Официальные бухгалтерские документы Университета должны быть уничтожены в соответствии с GAP 200.250 «Уничтожение бухгалтерских документов».

При обращении к графику хранения документов имейте в виду следующие факторы:

Сроки хранения классифицируются по широким категориям документов для департаментов Отдела Контролера (см. Раздел IV) и по департаментам для всех других соответствующих бухгалтерских документов, генерируемых Финансовыми службами (см. Раздел V).Если вы не уверены, к какой категории относится тот или иной бухгалтерский документ, напишите нам по адресу [email protected]
Сроки хранения для отделов, не относящихся к Отделу контролеров и финансовых служб, должны соответствовать общим правилам, изложенным в разделе VI. Если вы не уверены, к какой категории относится тот или иной бухгалтерский документ, напишите нам по адресу [email protected]
Если вам известно о проверке финансовой документации Duke, проводимой федеральным агентством или агентством штата, не уничтожайте никакие бухгалтерские документы, которые могут потребоваться для проверки, до ее завершения.
Если документы с одним периодом хранения нельзя отделить от документов с более длительным сроком хранения, оба документа должны храниться в течение более длительного периода.
Дубликаты документов (т. Е. Документы, не являющиеся оригиналом или официальной копией) не требуют специального разрешения для их уничтожения.
Документы в этой процедуре, срок хранения которых составляет менее одного года или которые должны храниться до момента замены, не требуют специального разрешения на их уничтожение.

II. Общая ответственность

Каждый отдел или подразделение, которое ведет бухгалтерскую документацию Университета, несет ответственность за внедрение методов управления хранением документов, которые соответствуют политикам, изложенным в GAP и GAP 200.250, Уничтожение бухгалтерских документов.

Административный менеджер каждого подразделения или его назначенное лицо должны:

внедрять методы управления документами подразделения и / или офиса;
гарантировать, что эти методы соответствуют данной политике;
обучить весь остальной персонал соблюдению этих правил;
гарантировать, что доступ к конфиденциальным файлам ограничен; перенос этих ограничений в архив университета должен быть согласован во время передачи;
уничтожить неактивные документы, срок хранения которых истек, если они не имеют архивной ценности.Если у вас есть неактивные документы, которые могут иметь историческую ценность, следует связаться с архивистом университета. Если вы сомневаетесь, имеет ли документ или класс документов архивную ценность для университета, обратитесь к архивисту университета.

Операции в режиме онлайн
Административные офисы, отвечающие за поддержку приложений в режиме онлайн, сохраняют транзакции в режиме онлайн. Пример: Управление административными услугами (ASM) осуществляет надзор за системой SAP.

Внутренние операции по выставлению счетов
Подразделения, выставляющие счета-фактуры, сохраняют исходные документы

Микрофиша
Отделы, отвечающие за микрофишу, сохраняют исходную микрофишу.

III. Общие правила

Спонсируемые проекты

Требуемая продолжительность и форма хранения финансовых документов, подтверждающих проекты, спонсируемые извне, зависят от характера соглашения о финансировании.

Срок действия
Для грантов, спонсируемых на федеральном и нефедеральном уровнях, документы должны храниться в течение как минимум трех лет с даты представления окончательного финансового счета / отчета.

Для контрактов, спонсируемых на федеральном и нефедеральном уровнях, документы должны храниться в течение как минимум семи лет с даты представления окончательного счета. Обратите внимание, что федеральные контракты подчиняются требованиям Федеральных правил закупок (FAR). Согласно FAR, оригинальные записи, относящиеся к контрактам, должны храниться в течение года после их преобразования в электронный формат.

Исключениями из этих общих правил являются:

Спонсор или конкретное вознаграждение определяет период удержания другой продолжительности — требования спонсора имеют преимущественную силу по сравнению со сроками по умолчанию, перечисленными выше.
Если судебный процесс еще не завершен — хранить документы до урегулирования.
Документы, подтверждающие недвижимое имущество и оборудование, приобретенные за счет федеральных средств, сохраняются в течение трех лет после выбытия.
Документы, переданные или хранящиеся в федеральном агентстве, присуждающем контракты, — без срока хранения.

Форма
В соответствии с требованиями Единого руководства финансовые документы могут храниться в электронном или бумажном формате. К допустимым формам электронного хранения относятся файлы PDF, сканирование и другие методы, обеспечивающие читабельность документов и разумную защиту от изменений.

Если исходный документ, например квитанция, является электронной записью, то нет необходимости создавать и хранить бумажные копии. Если исходный документ является бумажной версией, проект может преобразовать его в электронную запись при соблюдении вышеуказанных условий.

Независимо от метода хранения, проекты должны позволять поставщикам предоставлять бумажные копии записей. Кроме того, проект должен иметь возможность предоставлять бумажные копии аудиторам или должностным лицам по запросу.

Отделения

Оригинальные документы из внешних источников должны храниться не менее 7 лет, за некоторыми исключениями.Хранение ведомственных копий — на усмотрение ведомства. Должна быть установлена ведомственная процедура.

Административный отдел

Оригинальные документы, файлы, пленки и микрофиши должны храниться не менее 7 лет, за некоторыми исключениями.

Кабинет архивариуса университета

Архивист университета будет ресурсом для разработки руководящих принципов хранения документов, не подпадающих под эту процедуру.Архив университета является официальным хранилищем постоянных, но неактивных документов.

IV. График хранения документов — Отделение контролера

Программа	Функция
FI_DOCUMNT_WRI	Записать
FI_DOCUMNT_DEL 0_DOCUMNT_DEL 0_DOCUMNT_DEL 9005	Постобработка
SAPF048S	Коррекция: построение вторичных индексов
SAPF048X	Исправление7: Восстановление расширенного управления архивом

ФИНАНСОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ — ОТДЕЛЕНИЕ КОНТРОЛЛЕРА
	Тип документа	Ответственный отдел	Требуемый срок хранения
	Сверка счетов (активы и обязательства)	Соответствующий отдел	7 лет
	Бухгалтерская отчетность (ежемесячные ведомственные отчеты)	Соответствующий отдел	7 лет / 3 года
	Счета-фактуры, запросы на чеки и сопутствующие документы	Соответствующий отдел	7 лет
	Актуарные отчеты (планы FASB, WC, LTD, планы медицинского страхования)	Соответствующий отдел	Навсегда
	Годовая финансовая отчетность по GAAP	Финансовая отчетность	Навсегда
	Банковские документы — записи о внесении и снятии средств, аннулированные и аннулированные чеки и другие документы, связанные с банком	Соответствующий отдел	7 лет
	Переписка с правительственными и другими внешними регулирующими сторонами	Соответствующий отдел	Навсегда
	Политика, процедуры и другая сопутствующая документация отдела	Соответствующий отдел	3 года
	Основные данные главной книги	AcctgSysAdmin	1 год + CFY / Постоянно
	Информация / Доходы / Корпоративные налоговые декларации	Корпоративный налог	Навсегда
	Заработная плата — тайм-карты	Заработная плата	7 лет
	Заработная плата — Кадровые документы	Соответствующий отдел	7 лет
	Заработная плата — запись выплат и удержаний	Соответствующий отдел	7 лет
	Заработная плата и другие налоговые документы, поданные в федеральные органы и органы штата (W2, 941,1042s и т. Д.))	Соответствующий отдел	7 лет
	Досье сотрудников — копии отделов, включая документацию по оценке эффективности	Соответствующий отдел	3 года после разлуки
	Записи в журнале SAP и соответствующая резервная документация	Соответствующий отдел	7 лет
	Продажи / акцизы / прочие налоговые декларации и поддержка	Корпоративный налог	7 лет
	Сопроводительная документация для годовой финансовой отчетности по GAAP и промежуточной отчетности	Финансовая отчетность	7 лет
	Сопроводительная документация для информации / деклараций о доходах / корпоративных налоговых декларациях	Корпоративное налогообложение и финансовая отчетность	7 лет
	Регистрация невостребованного имущества и подтверждающая документация	Корпоративный налог	Навсегда

В.График хранения документов — финансовые услуги

Бюджет и анализ (университет)
Бюджетный отдел
Командировки сотрудников и возмещение расходов
Бухгалтерский учет целевого капитала / инвестиций
Заводской учет
Казначейские операции

VI. График хранения документов — другие отделы

Департаменты
Соглашение IRS и CN с Департаментом доходов

Стандарт аудита № 3

| PCAOB

Заменяет AU сек.339, Аудиторская документация; и AU сек. 9339, Аудиторские интерпретации Раздела 339

Дата вступления в силу: для аудитов финансовой отчетности, которые могут включать аудит внутреннего контроля финансовой отчетности, в отношении финансовых лет, заканчивающихся 15 ноября 2004 г. или позднее. Для других заданий, проводимых в соответствии с стандарты PCAOB, включая обзоры промежуточной финансовой информации, этот стандарт вступает в силу, начиная с первого квартала, заканчивающегося после первого аудита финансовой отчетности, охватываемого настоящим стандартом.

Окончательное правило: выпуск PCAOB № 2004-006

Краткое содержание

Введение

1. Этот стандарт устанавливает общие требования к документации, которую аудитор должен подготовить и сохранить в связи с заданиями, проводимыми в соответствии со стандартами общественности Совет по надзору за бухгалтерским учетом компании («PCAOB»). Такие задания включают аудит финансовой отчетности, аудит внутреннего контроля финансовой отчетности и обзор промежуточной финансовой информации.Этот стандарт не заменяет конкретные требования к документации других стандартов PCAOB.

Цели аудиторской документации

2. Аудиторская документация — это письменная запись основы для выводов аудитора, которая обеспечивает поддержку заявлений аудитора, независимо от того, содержатся ли эти заявления в аудиторское заключение или иное. Аудиторская документация также облегчает планирование, выполнение и надзор за выполнением задания и является основой для проверки качества работы, поскольку она предоставляет рецензенту письменную документацию. доказательств, подтверждающих существенные выводы аудитора.Среди прочего, аудиторская документация включает записи о планировании и выполнении работы, выполненных процедурах, полученных доказательствах и выводах, сделанных аудитор. Аудиторская документация также может называться рабочими документами или рабочими документами .

Примечание. Заявления аудитора перед советом директоров или комитетом по аудиту, акционерами, инвесторами или другими заинтересованными сторонами компании обычно включаются в аудиторское заключение, прилагаемое к финансовой отчетности компании.В аудитор также может делать устные заявления компании или другим лицам либо на добровольной основе, либо, если это необходимо для соблюдения профессиональных стандартов, в том числе в связи с заданием, по которому аудиторское заключение не публикуется. Для Например, хотя аудитор может не выпускать отчет в связи с заданием по проверке промежуточной финансовой информации, он или она обычно делает устные заявления о результатах проверки.

3.Аудиторская документация просматривается членами аудиторской группы, выполняющей работу, и может быть проверена другими. В число проверяющих могут входить, например:

Аудиторы, которые впервые участвуют в задании и просматривают документацию за предыдущий год, чтобы понять, что проделанная работа помогает при планировании и выполнении текущего задания.

[Следующий подпункт вступает в силу для аудита финансовых лет, начинающихся 15 декабря 2010 г. или после этой даты. См. Выпуск PCAOB №2010-004. Для аудита финансовых лет, начинающихся до 15 декабря 2010 г., щелкните здесь.]

Наблюдательный персонал, который проверяет документацию, подготовленную другими членами аудиторской группы.
Органы надзора и проверки качества выполнения задания, которые проверяют документацию, чтобы понять, как аудиторская группа пришла к значительным выводам и есть ли адекватные доказательства этих выводов.
Аудитор-преемник, проверяющий аудиторскую документацию предшествующего аудитора.
Группы внутренней и внешней инспекции, которые проверяют документацию для оценки качества аудита и соответствия аудиторским и связанным стандартам профессиональной практики; применимые законы, правила и постановления; и собственная политика аудитора по контролю качества.
Прочие, включая консультантов, привлеченных комитетом по аудиту, или представителей стороны по приобретению.

Требование к аудиторской документации

4. Аудитор должен подготовить аудиторскую документацию в связи с каждым заданием, проводимым в соответствии со стандартами PCAOB.Аудиторская документация должна быть подготовлена достаточно подробно. обеспечить четкое понимание его цели, источника и сделанных выводов. Кроме того, документация должна быть правильно организована, чтобы дать четкую ссылку на важные выводы или проблемы. ^1/ Примеры аудиторской документации включают меморандумы, подтверждения, корреспонденцию, графики, программы аудита и письма-представления. Аудиторская документация может быть в виде бумага, электронные файлы или другие носители.

5. Поскольку аудиторская документация является письменной записью, которая обеспечивает поддержку заявлений в аудиторском заключении, она должна:

Продемонстрировать, что задание соответствует стандартам PCAOB,
Поддерживать основу для выводов аудитора в отношении каждого соответствующего утверждения финансовой отчетности, и
Демонстрировать, что лежащие в основе бухгалтерские записи согласованы или согласованы с финансовой отчетностью.

6.Аудитор должен задокументировать выполненные процедуры, полученные доказательства и выводы, сделанные в отношении соответствующих утверждений финансовой отчетности. ^2/ Аудиторская документация должна четко демонстрировать, что работа действительно была выполнена. Это требование к документации распространяется на работу всех, кто участвует в задании, а также на работа специалистов, которых аудитор использует в качестве доказательства при оценке соответствующих утверждений финансовой отчетности. Аудиторская документация должна содержать достаточно информации, чтобы опытный аудитор, не имеющий ранее отношения к задание:

для понимания характера, сроков, объема и результатов выполненных процедур, полученных доказательств и сделанных выводов, а также
для определения того, кто выполнил работу и дату, когда такая работа была завершена, а также лицо кто рецензировал работу и дату такой рецензии.
Примечание. Опытный аудитор обладает достаточным пониманием аудиторской деятельности и изучил отрасль компании, а также вопросы бухгалтерского учета и аудита, относящиеся к отрасли.

7. При определении характера и объема документации для утверждения финансовой отчетности аудитор должен учитывать следующие факторы:

характер аудиторской процедуры;
Риск существенного искажения, связанный с утверждением;
Степень суждения, необходимого для выполнения работы и оценки результатов, например, бухгалтерские оценки требуют большего суждения и соразмерно более обширной документации;
Значение полученных доказательств для проверяемого утверждения; и
Обязанность задокументировать заключение, которое невозможно определить на основе документации о выполненных процедурах или полученных доказательствах.

Применение этих факторов определяет адекватность характера и объема аудиторской документации.

8. В дополнение к документации, необходимой для обоснования окончательных выводов аудитора, аудиторская документация должна включать информацию, идентифицированную аудитором в отношении существенных выводов или вопросы, которые не согласуются с окончательными выводами аудитора или противоречат им. Соответствующие записи, которые необходимо сохранить, включают, помимо прочего, процедуры, выполняемые в ответ на информацию, и записи, документирующие консультации. о различиях в профессиональном суждении членов аудиторской группы или между аудиторской командой и другими лицами, с которыми проводились консультации, или их решениях.

9. Если после даты завершения документации (определенной в пункте 15) аудитор узнает, в результате отсутствия документации или по иным причинам, что аудиторские процедуры, возможно, не были выполнены, доказательства могут не быть получены или соответствующие выводы могут не быть сделаны, аудитор должен определить и, если так, продемонстрировать, что были выполнены достаточные процедуры, получены достаточные доказательства и соответствующие выводы были достигнуты в отношении соответствующих утверждений финансовой отчетности.Для этого аудитор должен иметь другие убедительные доказательства. Само по себе устное объяснение не является другим убедительным доказательством, но его можно использовать. для уточнения других письменных доказательств.

Если аудитор определяет и демонстрирует, что были выполнены достаточные процедуры, получены достаточные доказательства и сделаны соответствующие выводы, но их документация недостаточна, то аудитор должен рассмотреть какая дополнительная документация нужна.При подготовке дополнительной документации аудитор должен обратиться к пункту 16.
Если аудитор не может определить или продемонстрировать, что были выполнены достаточные процедуры, получены достаточные доказательства или сделаны соответствующие выводы, аудитор должен соблюдать положения AU sec. 390, Рассмотрение пропущенных процедур после отчетной даты .

[Следующий параграф вступает в силу для аудита финансовых лет, начинающихся 15 декабря 2010 г. или после этой даты.См. Выпуск PCAOB № 2010-004.]

9A. Документация процедур оценки рисков и мер реагирования на риски искажения должна включать (1) краткое изложение выявленных рисков искажения и оценку аудитором рисков существенного искажения. на уровне финансовой отчетности и утверждений и (2) реакции аудитора на риски существенного искажения, включая связь ответов на эти риски.

Документация по конкретным вопросам

10.Документация процедур аудита, которые включают проверку документов или подтверждение, включая детальные тесты, тесты операционной эффективности средств контроля и пошаговые инструкции, должна включать идентификацию. проверенных предметов. Документация аудиторских процедур, связанных с проверкой значимых контрактов или соглашений, должна включать выдержки или копии документов.

Примечание: идентификация проверенных элементов может быть удовлетворена путем указания источника, из которого были выбраны элементы, и конкретных критериев выбора, например:

Если образец аудита выбран из совокупности документов, документация должна включать идентифицирующие характеристики (например, конкретные контрольные номера элементов, включенных в образец).
Если из совокупности документов выбраны все позиции, превышающие определенную сумму в долларах, документация должна описывать только объем и идентификацию совокупности (например, все чеки на сумму более 10 000 долл. США из октябрьских выплат журнал).
Если систематическая выборка выбрана из совокупности документов, документация должна содержать только идентификацию источника документов и указание начальной точки и интервала выборки (например, систематический образец счетов-фактур продаж был выбран из журнала продаж за период с 1 октября по 31 декабря, начиная с счета-фактуры № 452 и выбирая каждый счет-фактуру 40 ^-й).

11. Некоторые вопросы, такие как независимость аудитора, обучение и квалификация персонала, а также принятие и удержание клиентов, могут быть задокументированы в центральном хранилище государственной бухгалтерской фирмы («фирма») или в конкретный офис, участвующий в задании. Если такие вопросы задокументированы в центральном репозитории, аудиторская документация по соглашению должна включать ссылку на центральный репозиторий. Документация по конкретным вопросам к конкретному соглашению должны быть включены в аудиторскую документацию соответствующего задания.

[Следующий параграф вступает в силу для аудиторских проверок финансовых лет, начинающихся 15 декабря 2010 г. или позднее. См. Выпуск PCAOB № 2010-004. Для аудита финансовых лет, начинающихся до 15 декабря 2010 г., щелкните здесь.]

12. Аудитор должен задокументировать существенные выводы или проблемы, действия, предпринятые для их решения (включая полученные дополнительные доказательства), и основу для выводов, сделанных в связи с каждое сражение. Существенные выводы или проблемы — это вопросы существа, которые важны для выполненных процедур, полученных доказательств или сделанных выводов, и включают, помимо прочего, следующее:

а.	Существенные вопросы, связанные с выбором, применением и последовательностью принципов бухгалтерского учета, включая соответствующее раскрытие информации. ^{2А /}
б.	Результаты аудиторских процедур, указывающие на необходимость значительного изменения запланированных аудиторских процедур, наличие существенных искажений (включая упущения в финансовой отчетности), наличие значительных недостатки или существенные недостатки внутреннего контроля за финансовой отчетностью.
с.	Накопленные искажения и оценка неисправленных искажений, включая количественные и качественные факторы, которые аудитор считал значимыми для оценки. ^{2Б /}
г.	Разногласия между членами аудиторской группы или другими лицами, с которыми проводились консультации по заданию, относительно окончательных выводов, сделанных по существенным вопросам бухгалтерского учета или аудита, включая основу для окончательного разрешения этих разногласий.Если член аудиторской группы не согласен с окончательными выводами, он или она должны задокументировать это несогласие.
e.	Обстоятельства, вызывающие значительные трудности при применении аудиторских процедур.
ф.	Существенные изменения в оценках рисков аудитора, включая риски, которые не были идентифицированы ранее, и модификации аудиторских процедур или дополнительных аудиторских процедур, выполненных в ответ на эти изменения.^{2C /}
ф-1.	Риски существенного искажения, которые определены как значительные риски, и результаты аудиторских процедур, выполненных в ответ на эти риски.
г.	Любые вопросы, которые могут повлечь изменение аудиторского заключения.

[Следующее примечание вступает в силу для аудиторских проверок финансовых лет, заканчивающихся 1 июня 2014 г. или после этой даты. См. Выпуск PCAOB № 2013-007.]

Примечание. При выполнении задания в соответствии со Стандартом аттестации №1, Задания по проверке отчетов брокеров и дилеров о соответствии или Стандарт аттестации № 2, Задания по проверке отчетов об освобождении брокеров и дилеров , важные выводы или проблемы включают, когда это применимо: (a) оценку рисков и меры реагирования на них, требующие особого внимания аудитора; (b) важные вопросы, связанные с системами, процессами и средствами контроля для обеспечения уместность предмета изучения и связанных утверждений руководства; и (c) оценка выявленных случаев несоответствия критериям оценки (e.g., ошибки, случаи несоблюдения или недостатки контроля).

13. Аудитор должен идентифицировать все существенные выводы или проблемы в документе о завершении задания . Этот документ может включать в себя либо всю информацию, необходимую для понимания существенных выводов, либо вопросы или перекрестные ссылки, в зависимости от ситуации, на другую доступную подтверждающую аудиторскую документацию. Этот документ, наряду с любыми документами, на которые имеются перекрестные ссылки, должен быть настолько конкретным, насколько это необходимо в обстоятельствах для рецензента. чтобы получить полное представление о важных выводах или проблемах.

Примечание. Документ о завершении задания, подготовленный в связи с ежегодным аудитом, должен включать документацию о существенных выводах или проблемах, выявленных в ходе обзора промежуточной финансовой информации.

[Следующее примечание вступает в силу для аудитов финансовых лет, заканчивающихся 1 июня 2014 г. или после этой даты. См. Выпуск PCAOB № 2013-007.]

Примечание: при проведении задания по аттестации в соответствии со Стандартом аттестации № 1 , «Задания по проверке соответствия отчетов брокеров и дилеров» , или Стандарт аттестации №2, Обзор заданий в отношении отчетов брокеров и дилеров об освобождении от уплаты налогов , аудитор может включить документацию о существенных выводах или проблемах, связанных с аудиторским заданием, в документ о завершении задания, подготовленный в связи с аудитом финансовой отчетности.

Сохранение аудиторской документации и последующие изменения в ней

14. Аудитор должен хранить аудиторскую документацию в течение семи лет с даты, когда аудитор дает разрешение на использование аудиторского заключения в связи с выпуском финансовой отчетности компании ( , дата выпуска отчета ), если законом не требуется более длительный период времени.Если отчет не выпущен в связи с заданием, аудиторская документация должна храниться в течение семи лет с даты, когда полевые работы были существенно завершенный. Если аудитор не смог завершить задание, аудиторская документация должна храниться в течение семи лет с даты прекращения задания.

15. До даты выпуска отчета аудитор должен выполнить все необходимые аудиторские процедуры и получить достаточные доказательства в поддержку заявлений, содержащихся в аудиторском заключении.Полный и окончательный комплект аудиторской документации должен быть собран для хранения на дату, не превышающую 45 дней после даты выпуска отчета (, дата завершения документации ). Если отчет не выпускается в связи с соглашением, тогда дата завершения документации не должна превышать 45 дней с даты, когда полевые работы были в основном завершены. Если аудитор не смог завершить задание, дату завершения документации не следует более 45 дней с даты прекращения помолвки.

16. Обстоятельства могут потребовать дополнений к аудиторской документации после даты выпуска отчета. Аудиторская документация не должна быть удалена или выброшена после даты завершения документации, однако информация могут быть добавлены. Любая добавленная документация должна указывать дату добавления информации, имя человека, подготовившего дополнительную документацию, и причину ее добавления.

17. Другие стандарты требуют от аудитора выполнения процедур после даты выпуска отчета при определенных обстоятельствах.Например, в соответствии с AU sec. 711, Заявки в соответствии с Федеральным законом о ценных бумагах , аудиторы должны выполнять определенные процедуры до даты вступления в силу заявления о регистрации. ^3/ Аудитор должен идентифицировать и задокументировать любые дополнения для аудита документации в результате этих процедур в соответствии с предыдущим параграфом.

18. Офис фирмы, выпускающей аудиторское заключение, несет ответственность за обеспечение того, чтобы вся аудиторская документация, достаточная для удовлетворения требований пунктов 4-13 настоящего стандарта, была подготовлена и сохранена.Аудит документация, подтверждающая работу, выполняемую другими аудиторами (включая аудиторов, связанных с другими офисами фирмы, аффилированными или неаффилированными фирмами), должна храниться или быть доступной для офиса, выдающего аудиторское заключение. отчет. ^4/

19. Кроме того, офис, выпускающий аудиторское заключение, должен получить, проанализировать и сохранить до даты выпуска отчета следующую документацию, относящуюся к работе, выполненной другими аудиторами (включая аудиторов, связанных с другими офисами фирмы, аффилированными или неаффилированными фирмами):

Документ о завершении задания в соответствии с параграфами 12 и 13.

Примечание. Этот документ о завершении задания должен включать все перекрестные ссылки, подтверждающая аудиторская документация.

Список значительных рисков, ответы аудитора и результаты соответствующих аудиторских процедур.
Достаточная информация, касающаяся любых существенных выводов или вопросов, которые не соответствуют или противоречат окончательным выводам, как описано в пункте 8.
Любые выводы, влияющие на консолидацию или объединение счетов в консолидированной финансовой отчетности.
Информация, достаточная для того, чтобы офис, выпускающий аудиторское заключение, мог согласовать или согласовать суммы финансовой отчетности, проверенные другим аудитором, с информацией, лежащей в основе консолидированной финансовой отчетности.
Список накопленных искажений, включая описание характера и причин каждого накопленного искажения, а также оценку неисправленных искажений, включая количественные и качественные факторы, рассмотренные аудитором иметь отношение к оценке.
Все существенные недостатки и существенные недостатки внутреннего контроля над финансовой отчетностью, включая четкое различие между этими двумя категориями.
Заявления руководства.
Все вопросы должны быть доведены до сведения комитета по аудиту.

Однако, если аудитор решает сделать ссылку в своем отчете на аудит другого аудитора, аудитору, выпускающему отчет, не нужно выполнять процедуры, описанные в этом параграфе, и вместо этого следует сослаться на AU sec.

Архивное хранение бухгалтерских документов — ОСГ Россия

Законодательные требования к хранению бухгалтерских документов

Как осуществляется архивное хранение бухгалтерских документов

Как и сколько нужно хранить электронные документы, напомнил Минфин

Срок хранения документов

Правила хранения: сейчас и в перспективе

«Баланс-2: ФАЭД» для работы с архивом электронных документов

Сроки хранения первичных документов — Контур.Диадок — СКБ Контур

Сроки хранения электронных документов

Особенности хранения электронных документов — Диадок

Пробелы в «Правилах»

Как быть?

Резюме

Бухгалтерский архив первичных документов — Документооборот бухгалтерии: Документор

Организация архивного хранения документов

Порядок хранения документов

Бухгалтерский архив — основные правила создания и хранения документов

Требования законов и нормативных актов

Варианты организации бухгалтерского архива

Хранение бухгалтерских документов в архиве.

Алгоритм хранения бухгалтерских документов

Порядок хранения бухгалтерских документов после ликвидации организации

Где хранить бухгалтерские документы, пока организация функционирует?

Как долго хранить бухгалтерские документы организации?

Особенности хранения первичных документов бухгалтерского учета

Порядок уничтожения бухгалтерских документов

Кто отвечает за архивное хранение бухгалтерских документов?

Хранение архивных документов в коробках

Передача в архив бухгалтерских документов

Порядок сдачи и подготовки в текущий архив бухгалтерских документов

Сроки хранения документов

Формирование дел

Оформление дел

Архивирование документов финансового учета (FI-GL, FI-AR, FI-AP)

Структура

Таблицы

Расширенное управление архивом

Программы

0_DOCUMNT_DEL

0_DOCUMNT_DEL 9005

Интеграция

Вторичные индексы в финансовом учете

Архивирование данных фактурирования с двойной записью

Процессы разноски между балансовыми единицами (таблица BVOR)

5 факторов успешного хранения документов

Обзор архива

Архивировать документы в FileCabinet CS

Что такое объем?

Где следует размещать тома?

Архивное хранилище документов для бухгалтеров | Безопасное хранилище документов для бухгалтерского учета

Хранилище бухгалтерских документов

Каковы преимущества нашего документооборота для бухгалтеров?

Зачем использовать удаленный документооборот для бухгалтерских документов?

Уничтожение бухгалтерских документов

Сканирование бухгалтерских документов

Лучшее программное обеспечение для управления документами

Что такое программное обеспечение для управления документами?

Хранение и совместная работа

Утверждения, совместное использование и подписи

Соблюдение нормативных требований и безопасность

Эффективность и интеграция

Совместимость и обслуживание клиентов

GAP 200.240, Срок хранения бухгалтерских документов | Бухгалтерия

I. Заявление о политике

II. Общая ответственность

III. Общие правила

IV. График хранения документов — Отдел контролера

В.График хранения документов — Отделы финансовых услуг

VI. График хранения документов — другие отделы

I. Заявление о политике

II. Общая ответственность

III. Общие правила

IV. График хранения документов — Отделение контролера

В.График хранения документов — финансовые услуги

VI. График хранения документов — другие отделы

| PCAOB

Заменяет AU сек.339, Аудиторская документация; и AU сек. 9339, Аудиторские интерпретации Раздела 339

Окончательное правило: выпуск PCAOB № 2004-006

Краткое содержание

Введение