Шаблон делового письма организации: Письмо-просьба. Образец написания 2021 года

Содержание

Деловое письмо | Образец — бланк — форма

Деловое письмо это ваш официальный представитель. Помимо содержание очень важно правильно оформить деловое письмо, как известно «встречают по одежке». Рассмотрим порядок оформления делового письма.

Бланк

Деловое письмо (Business letter) должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация:

  • название организации;
  • физический адрес организации;
  • телефон и факс;
  • web-сайт и e-mail.

Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип.

Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.

Поля

Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Советуем Вам пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.

Регистрационный номер

Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для Вашего же удобства. Например, Вы решили отправить письмо в другую организацию и не присвоили ему дату и номер. А если эта компания получает несколько тысяч писем в день, как Вы будете отслеживать судьбу своего послания? Обычно ищут по дате и номеру. Особенно это актуально для государственных учреждений. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Естественно, что в любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться.

Пример:

Исх. №546 от 28.07.2008 на вх. №321 от 25.07.2008

Шапка письма

Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом.

Пример:

Генеральному директору
ООО «Рассвет»
Милославскому П.Н.

Уважаемый Павел Николаевич!

Шрифт

Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. При этом, он должен быть одинаковым на всём протяжении письма. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками. Но если Вам известно, что у адресата плохое зрение, проявите заботу – увеличьте шрифт письма.

К выбору шрифта писем личной деловой переписки (приглашения, поздравления, соболезнования и т.п.) можно подойти более творчески.

Нумерация листов

Нумерация листов особенно важна для писем, объем которых превышает 2 страницы, а особенно для тех, что содержат приложения. При проставлении нумерации листов в текстовом редакторе Microsoft Word мы рекомендуем Вам пользоваться функцией «Колонтитулы» — «Вставить автотекст» — «Стр. № из всего». Это позволит адресату правильно оценить общий объем письма и не перепутать последовательность его страниц.

Нумерация проставляется в нижнем правом углу листа.

Информация об исполнителе

Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают топ-менеджеры компании и руководители подразделений. Это позволит адресату быстро найти конкретного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе.

Информация об исполнителе должна содержать его ФИО (желательно полностью, иначе Вашему контрагенту будет сложно начинать телефонный разговор, который может потребоваться для выяснения дополнительной информации) и номер контактного телефона – рабочего или мобильного. Также желательно указать адрес электронной почты.

Информация об исполнителе пишется в самом конце письма после подписи. Кегль его шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма.

Приложения

Если письмо содержит приложения, то они оформляются на отдельных листах. При этом нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью.

Пример:

К данному письму прилагается 2 документа на 3-х листах:
1. акт сдачи-приемки выполненных работ в двух экземплярах;
2. счёт-фактуры.

С уважением, Главный бухгалтер мебельной фабрики «Большевичка» Васильева Н.К.

Образец письма клиенту » 15 шаблонов, как написать письмо клиенту

По данным британской Ассоциации прямого маркетинга, каждый фунт, вложенный в email-маркетинг, приносит 38 фунтов прибыли. Хотите добиться таких же результатов, но не знаете, как написать письмо клиенту? Тогда используйте образцы писем клиентам, которые мы собрали для вас в этом обзоре.

Содержание:

I. Как правильно написать письмо клиенту
II. Письма клиентам: примеры и готовые образцы
1. Письма «холодным»‎ клиентам
2. Письма-напоминания
3. Письма после встречи
4. Если клиент не выходит на связь

Как правильно написать письмо клиенту

Вы думаете о клиентах постоянно, но это не взаимно. Чтобы завладеть их вниманием и опередить конкурентов, нужно регулярно напоминать о себе. Электронные письма отлично справляются с этой задачей. По мнению авторов блога Pipedrive, есть несколько хитростей, которые могут принести вам пользу:

  • Терпение и еще раз терпение. Подводите потенциального покупателя к сделке постепенно, регулярно отправляя ему письма с ценной и интересной информацией.
  • Согласуйте стратегию в рассылке писем клиентам с отделом маркетинга, чтобы не быть слишком назойливыми и не засорять ящик клиента повторной информацией.
  • Используйте CRM-систему. Она упростит техническую сторону общения с клиентами ускорит работу с почтой.

CRM-система — это удобная программа, которая помогает вести учет клиентов и сделок, записывает все звонки, а также помогает удобно организовать переписку с клиентом. Например, программа S2 CRM интегрируется с почтовым сервисом (можно подключить неограниченное количество почтовых ящиков) и позволяет сохранять историю переписки прямо в карточке контрагента. Если вам написал новый клиент, то создать карточку сделки можно прямо из входящего письма.

Чтобы отправить клиенту письмо из CRM, вам даже не придется набирать текст. С помощью конструктора документов вы сможете создать набор писем на все случаи жизни и отправлять их клиентам в два клика. S2 CRM сама подставит в письмо имя и другие данные клиента.

Хотите прокачать отдел продаж?

Внедрите CRM-систему S2!

Менеджеры будут в 6 раз быстрее составлять документы, начнут экономить до 30% времени и продавать на 50% больше!

Письма клиентам: примеры и готовые образцы

Мы составили подборку деловых писем клиентам, которые вы можете взять за образец. Вам останется лишь дополнить их деталями.

Письма «холодным»‎ клиентам

Впервые пишете потенциальному клиенту? Не попасть в спам помогут персонализация и предложение выгоды.

1. Сошлитесь на общее знакомство. 

Тема письма: Пишу от [имя знакомого]

Здравствуйте, [Имя].
 
Мы успешно работаем с [общий знакомый] в [сфера деятельности] уже [столько-то времени] и вместе добились хороших результатов. Ознакомиться с подробной информацией вы можете здесь [ссылка на кейс/отзыв].
 
Будем рады, если и вы присоединитесь к нам. Составили варианты, как мы можем помочь вам в решении ваших задач:
 
1.
2.

 
[Подпись]

2. Сделайте отсылку к книгам, лекциям, презентациям клиента в письме.

Тема письма: 

Здравствуйте, [Имя].
 
Видел вашу презентацию на [мероприятие], очень понравилось, что вы говорили про [назвать аспект выступления]. Спасибо, что поделились своим опытом и рассказали про проблемные места вашего бизнеса. 
 
У нашей компании как раз есть несколько решений, которые могли бы улучшить [проблему X], здесь вы можете с ними ознакомиться [ссылка/список с вариантами решений].

 
Напишите, интересно ли вам такое предложение.
 
[Подпись]

3. Если на деловом мероприятии вы получили контакты потенциального клиента, отправьте письмо-предложение такого образца:

Тема письма: Материалы по итогам (мероприятия Х)

Здравствуйте, [Имя].
 
Я надеюсь, что вам тоже понравилось [мероприятие], и хотел бы поблагодарить вас за интерес к [название компании].
 
Прилагаю более детальную информацию о нашей компании. Буду рад обсудить по телефону все интересующие вас вопросы.
 
[Подпись]

Письма-напоминания

4. Через некоторое время после отправки письма клиенту с предложением услуг или дополнительной информации напомните о себе.

Тема письма: Вопросы по коммерческому предложению

Здравствуйте, [Имя].
 
Меня зовут [Имя]. Мы недавно с вами общались по [тема]. Надеюсь, вы успели подробнее ознакомиться с [дополнительной информацией], которую я вам присылал в прошлом письме. 
 
Есть ли у вас какие-то вопросы по моему предложению? Буду рад обсудить их по телефону или при личной встрече. Когда вам было бы удобно?
 
[Подпись]

5. Предложите клиентам пробный период или бесплатные образцы. Покупатели охотнее решаются на сделку, если предварительно протестируют продукт.

Тема письма: Подарок для вашей компании

Здравствуйте, [Имя].
 
Несколько дней назад я прислал вам информацию о [название продукта] и сейчас предлагаю попробовать его в действии.
 
Я создал/прикрепил несколько гостевых логинов/бесплатных образцов/ваучеров, которые можно использовать для доступа/получения [продукта или услуги]. Поделитесь ими с вашими коллегами. Было бы интересно услышать их мнение.

 
Буду рад обсудить все подробнее по телефону или при личной встрече. Что думаете о нашем предложении?
 
[Подпись]

Письма после встречи

6. Составьте такое письмо клиенту, если при встрече вы обещали ему прислать дополнительную информацию:

Тема письма: Информация по вашему запросу

Здравствуйте, [Имя].
 
Прежде всего, хочу поблагодарить вас за встречу и уделенное время. Я обещал вам прислать дополнительные данные о [вопрос] — они находятся в прикрепленном файле.
 
Готов ответить на любые вопросы.
 
[Подпись]

7. После встречи с клиентом напомните ему о следующих этапах переговоров.

Тема письма: План действий на ближайшее время

Здравствуйте, [Имя].
 
Спасибо, что нашли время — сегодняшняя встреча была очень продуктивной.

Коротко напомню, как мы поступим дальше:

 
[Дата]: Я вышлю вам [договор/полный комплект документов].
 
[Дата]: Вы передадите мне замечания и пожелания.
 
[Дата]: Мы внесем все окончательные изменения и подпишем соглашение.Если вам понадобится что-то обсудить до этой даты, дайте мне знать.
 
[Подпись]

Если клиент не выходит на связь

8. Если клиент не ответил на телефонный звонок, используйте следующий образец написания письма:

Тема письма: Не смог связаться с вами

Здравствуйте, [Имя].
 
Я хотел обсудить с вами [вопрос], но, вероятно, вы оказались заняты. Пожалуйста, перезвоните мне по [номеру] или дайте знать, когда вам будет удобно, чтобы позвонил я.
 
[Подпись]

9. Если хотите ненавязчиво напомнить о себе, поделитесь с клиентом информацией, которая будет ему полезна.

Тема письма: Полезная информация для вашего бизнеса

Здравствуйте, [Имя].
 

Мне попалась информация, которая, возможно, вам пригодится.
 
[вставьте ссылку на сайт или отдельную статью, прикрепите нужные документы или медиа-файлы]
 
Это может быть вам полезным [объяснить, почему].
 
[Подпись]

10. Если клиент тянет с оплатой, напомните ему об этом:

Тема письма: Задержка оплаты

Здравствуйте, [Имя].
 
[Дата] я отправил вам счет по электронной почте. Оплата еще не поступила, поэтому прошу узнать, получил ли ваш финансовый отдел наш счет. Если необходимо, я пришлю его повторно. Жду от вас оплаты в течение недели.
 
Спасибо за вашу помощь.
 
[Подпись]

Автор: Любовь Аброськина, Дарья Милакова

152 073

Как написать деловое письмо | HURMA

С написанием деловых писем приходится сталкиваться специалистам многих профессий. Для HR-менеджеров и рекрутеров умение писать деловые письма особенно важно, ведь это часть их основных обязанностей.

Деловые письма все разные и очень важно понимать, в какой ситуации следует использовать тот или иной шаблон. К тому же оформление делового письма на русском отличается от такого же на английском и нужно уметь правильно составлять его на обоих языках.

В этой статье мы расскажем, как правильно писать деловое письмо на русском и английском языках.

Что такое деловое письмо

Деловые письма используются организациями для коммерческих целей. Например, деловая сделка, жалоба, предупреждение, уведомление, приглашение, декларация, информация, извинения и другие корпоративные вопросы. В деловом письме используется официальный язык и определенный формат.

Не только профессиональные письма организации являются деловыми. Физическое лицо тоже может написать деловое письмо, например, сопроводительное письмо, заявление или другие официальные документы.

Вот несколько примеров пар отправителей и получателей:

  • бизнес – бизнес
  • бизнес – клиент
  • соискатель – компания
  • бизнес – государственная организация
  • работодатель – работник
  • сотрудник – сотрудник

Большинству специалистов в той или иной области приходится писать деловые письма. Кто-то делает это каждый день, а кто-то всего несколько раз за всю карьеру.

Главная цель делового письма – информация. В таких письмах не допускаются неформальные обороты и выражения с неоднозначным смыслом.

Особенности деловых писем:

  • Подчеркнутая официальность
  • Адресность – наличие отправителя и получателя
  • Стандартная деловая речь
  • Тематическая ограниченность
  • Нейтральный тон изложения
  • Точность, исключающая недопонимание фактов
  • Лаконичность

Научиться писать деловые письма не сложно, достаточно один раз запомнить структуру и основные правила. Однако, не стоит забывать о том, что с развитием технологий и переходом на email правила немного меняются. Поэтому важно знать, как писать деловые письма по электронной почте и на бумаге.

Различия между электронным и обычным письмом

В большинстве случаев для деловых писем сейчас используется электронная почта, но иногда приходится иметь дело и с бумажными письмами. Чтобы быть уверенным в том, как оформлять каждый из вариантов, рассмотрим подробнее, чем они отличаются.

В электронном письме редко используется классическая шапка, где указываются имена, должности и иногда даже контакты адресата и адресанта. Для email характерна меньшая официальность. Тип послания чаще всего указывается прямо в теме. Но это не значит, что деловое письмо, полученное не на бумаге, а в электронном варианте имеет меньшее значение. На официальных бумажных письмах желательна подпись автора, в электронных достаточно указание ФИО и должности в конце.

Как ни крути, электронные письма более функциональные и быстрые. Можно уже через несколько минут получить ответ и решить проблему. К тому же в них есть возможность отправить дополнительные файлы без лишних сложностей. Именно поэтому бумажные письма отошли на второй план и используются все реже. Разобраться, как в современном мире писать деловые письма поможет книга “Новые правила деловой переписки” Сарычевой и Ильяхова.

Классификация деловых писем

Не существует единой классификации деловых писем. Их очень много и для каждой сферы деятельности регулярно будут использоваться разные типы. Например, рекрутеры чаще всего пишут ответ на резюме, а сотрудник банка – запросы.

Абсолютно все типы деловых писем можно поделить на два функциональных типа:

  1. Требующие ответа – вопрос, просьба, обращение, предложение.
  2. Не требующие ответа – приглашение, напоминание, предупреждение.

Основные типы деловых писем:

  • Подтверждение. Этот тип писем иначе известен, как письмо-квитанция и значит не более, чем просто подтверждение. Такое письмо является юридическим документом и доказательством чего-либо, например, оплаты покупки.
  • Извинение. Письма с извинениями написаны для того, чтобы извиниться за то, что произошло в прошлом и какие меры принимаются для решения этой проблемы. По сути, эти письма о чем-то негативном, но с позитивным тоном. Автор принимает на себя ответственность и показывает важность проблемы, чтобы получатель не чувствовал себя проигнорированным. Такие письма обычно являются ответом на жалобу.
  • Благодарность. Эти письма отправляются с целью выразить признательность и сказать “спасибо”.
  • Жалоба. Эти письма отправляются, если кто-то остался недоволен чьими-то услугами или даже поведением. Правильно оформленная жалоба должна обязательно рассматриваться и приводить к решению проблемы.
  • Сопроводительное. Такие письма обычно являются откликом на вакансию. Автор выражает желание работать в компании и прикладывает к нему резюме.
  • Запрос. Этот тип письма предназначен для получения определенной информации от адресата.
  • Рекомендация. Такие письма содержат информацию о кандидате и его успехах на предыдущем месте работы. Обычно его отправляет отдел кадров с прошлого места работы, чтобы подтвердить компетентность кандидата для принятия на новую должность.
  • Увольнение. Официальное уведомление, которое сопровождает увольнение кого-либо из сотрудников.
  • Отказ на резюме. В таком письме работодатель сообщает потенциальному кандидату, что пока не готов принять его на работу.

Конечно, помимо этих типов, существуют еще десятки разновидностей деловых писем. Они предназначены для решения разных задач, но имеют похожую структуру и официальный тон.

Структура делового письма

Первое, с чего стоит начать, если вы хотите научиться писать письма в деловом стиле – изучение структуры. Поскольку она типична для большинства документов, это значительно облегчает дальнейшую работу над письмом.

Деловое письмо состоит из трех частей: вводной, констатирующей и заключающей.

Вводная часть

Начать писать деловое письмо следует с вводной части, которая включает в себя информацию об адресате и отправителе, тип письма, приветствие и лид-абзац. Из вводной части должно быть понятно к кому и зачем вы обращаетесь.

Основная часть

В основной части необходимо более подробно описать ситуацию, с которой вы обращаетесь или на которую отвечаете. Например, привести аргументы, сообщить о решении вопроса или о том, что вы делаете для его решения.

Помните, что каждое предложение должно быть логически связано с предыдущим. Если это простой запрос или заявление, не стоит слишком подробно расписывать ситуацию. Укажите только самое важное и ограничьтесь тремя – четырьмя предложениями.

Заключение

В конце делового письма вы подводите итог своего письма в виде выводов или предложений по решению проблем, прощаетесь, указываете свое имя и должность. Допускается использование постскриптума, но только если это обоснованно.

Образец делового письма на русском

Как написать деловое письмо на английском

Написание деловых писем на английском не самая легкая задача, особенно для тех, кто изучал английский, как иностранный. Мы на простых примерах разберемся, как правильно писать деловые письма на английском.

При написании делового письма на английском очень важно излагать информацию в нужном стиле. Необходимо всегда оставаться предельно вежливым и деликатным. Иногда лучше показаться немного консервативным, чем невежливым. Также важно формулировать предложения коротко и четко.

Каких формулировок стоит избегать:

  • Сокращений
  • Сленга, жаргона, даже использование идиом нежелательно
  • Эмоционально окрашенных слов

Структура делового письма в английском языке

Структура делового письма на английском такая же, как и в русском, отличаются в основном только формат адреса и речевые обороты.

Контактная информация

Имя Фамилия
Ваш номер телефона
Ваш адрес электронной почты
Дата
Anna Robins
+0000000
[email protected]
January 11, 2005
Вежливое приветствие
Если вы не знаете имя собеседникаDear Sir – для мужчины
Dear Madam – для женщины
Если знаете имяDear Mr John – для мужчины
Dear Ms Jane – для женщины
Если у адресата есть ученое звание используйте егоDear Dr. Snow
Dear Prof. Black
Завершение
Если вы не знаете имени адресата
Yours faithfully
Если знаете имяYours sincerely

Конструкции для разного типа писем

В зависимости от типа делового письма, следует использовать соответствующие фразы. Вот несколько примеров.

Письмо-жалоба
Я пишу, чтобы пожаловаться на…I am writing to complain about…
Я пишу, чтобы привлечь ваше внимание к…I am writing to draw your attention to…
Я недавно купил … в вашей компании.I recently purchased … from your company.
Я хотел бы получить полный возврат средств.I suggest that I get a full refund.
Я был бы признателен, если бы вы могли вернуть мне деньги.I would be grateful if you could give me a refund
Я с нетерпением жду ответа.
I look forward to receiving a prompt reply.
Письмо-запрос
Я пишу, чтобы узнать о…I am writing to inquire about…
Не могли бы вы предоставить мне некоторую информацию о…Would you be kind enough to provide me with some information about…
Буду признателен, если вы поможете мне узнать…I would appreciate if you could help me find out…
Не могли бы вы сказать мне, если…Could you tell me whether…
Мне также было бы интересно…I would also be interested in…
Сопроводительное письмо
Я пишу, чтобы подать заявку на должность…I am writing to apply for the position of…
Я пишу в ответ на вашу вакансию …I am writing in response to your advertisement…
Я особенно заинтересован в этой работе, потому что…I am particularly interested in this job because…
Как вы можете видеть из моего резюме…
As you can see from my resume, …
В настоящее время я работаю в…I am currently employed by…
Я стремлюсь делать карьеру в…, потому что…I am keen to pursue a career in…, because…
Мои сильные стороны…My main strengths are…
Если вам требуется дополнительная информация, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне.Should you require any further information, please do not hesitate to contact me.
Письмо-извинение
Пожалуйста, примите наши извинения за…Please accept our apologies for…
Мы искренне извиняемся за…We sincerely apologize for…
Ошибка, видимо, была связана с…The mistake was apparently due to…
В настоящее время мы работаем над…We are currently working on…
Чтобы этого не случилось снова …To prevent this from happening again, …
Мы понимаем, как вы были расстроены, когда … но, к сожалению …We understand how upset you must have been when…, but unfortunately…

Образец делового письма на английском

9 советов, которые помогут написать деловое письмо

Краткость

Деловые письма должны быть короткими и точными, если это возможно, стоит ограничиться одной страницей. Адресаты, особенно если это деловые люди, не любят читать длинные письма и часто откладывают их на потом. Поэтому если вы хотите, чтобы ваше письмо как можно скорее прочитали, стоит писать лаконично.

Внимательность к читателю

Всегда старайтесь сосредоточиться на потребностях читателя и постарайтесь взглянуть на вещи с его точки зрения. Поставьте себя на его место и представьте, как бы вы отреагировали на такое письмо. Каждый может сделать это, так как все мы все являемся клиентами какого-либо бизнеса.

Официальный тон

Стиль написания и содержание деловых писем должны быть официальными и оперировать фактами. Чувствам и эмоциям не место в деловых письмах. Поэтому избегайте фраз типа “мы чувствуем”, вместо них используйте “мы полагаем” или “мы думаем”. Сердечный, дружелюбный подход – это хорошо. Просто сделайте его более официальным, но избегайте и чрезмерно формальных терминов.

Логика и однозначность

Используйте простые слова и фразы, старайтесь придерживаться прямого порядка слов в предложении. Убедитесь, что письмо сформулировано логично: сначала определяется главная мысль, потом она раскрывается, а затем следует вытекающее из этих фактов заключение.

Своевременность и точность

Деловые письма всегда должны быть своевременными и точными. Учитывая то, что в большинстве случаев мы говорим о бизнесе, несвоевременность может иметь финансовые последствия. Несколько раз проверьте все факты, которые вы указываете в письме. Если вы ошибетесь в цифрах или датах – это может нанести ущерб и негативно отразится на репутации компании.

Вложения

Если вы отправляете документы, то ваше основное письмо будет использоваться как сопроводительное. Кратко и понятно дайте небольшие инструкции о вложенных файлах, чтобы адресат сразу понимал про что идет речь.

Не используйте сложные конструкции

Некоторые типичные для деловой переписки слова и фразы сильно усложняют текст и его восприятие. Постарайтесь не делать письмо слишком громоздким. Чем проще и понятнее оно будет, тем лучше.

Вывод: умение писать деловые письма необходимо каждому

Может показаться, что правильно составить деловое письмо все-таки сложно. Но на самом деле вам достаточно сделать несколько шаблонов, по одному для каждого типа письма, которые вы используете. Такие шаблоны сильно сэкономят время и позволяют не путаться в оформлении.

Деловые письма представляют вашу компанию. С их помощью вы общаетесь с клиентами, поставщиками, акционерами, сотрудниками. Формат официальных писем является частью бренда компании, поэтому стоит относиться к их оформлению и написанию со всей серьезностью. Отлично оформленное, лаконичное и понятное официальное письмо способно привлечь новых клиентов, убедить инвесторов и повысить лояльность сотрудников.

15 шаблонов деловых писем для Microsoft Word, чтобы сэкономить ваше время

У вас достаточно бизнес-задач, и создание писем с нуля не обязательно должно быть одним из них. Эти шаблоны деловых писем для Microsoft Word

может помочь вам показать, что написать и как профессионально доставить ваше сообщение.

Основные деловые письма

1. Письмо от компании

Вступительное письмо компании может быть первым сообщением, полученным от вашей организации вашим потенциальным клиентом, новым клиентом или деловым контактом. Имея это в виду, ваше первоначальное впечатление является ключом к успеху этих отношений.

Этот шаблон от Tidy Forms предоставляет вам профессиональное форматирование и объясняет, что должно быть включено в письмо. Оба из них могут помочь вам начать это общение в правильном направлении.

2. Письмо о намерениях

Вы можете использовать письмо о намерениях или письмо о заинтересованности в различных деловых ситуациях, включая переговоры, приобретения, контракты и покупки. Этот тип связи может помочь гарантировать, что стороны находятся на одной странице с четким представлением о намерениях вашей организации.

С Vertex42 этот шаблон позволяет вам легко вводить контактную информацию, а также предлагает вам включить необходимую информацию для письма.

3. Письмо с извинениями

Будь то клиент, ваш начальник или даже близкий друг, формулируя извинения

может быть трудной задачей. Возможно, вам придется извиниться перед клиентом за ошибку в заказе или перед вашим боссом за непрофессиональное поведение.

Tidy Forms предлагает потрясающий шаблон, который состоит из трех разных букв извинения в одном. Это сработает для клиента, начальника или друга, и вы, конечно, можете отредактировать письмо в соответствии с вашей ситуацией. Эта комбинация шаблонов полезна для того, чтобы вы могли отлично начать с вашего «Я извиняюсь».

Благодарственные письма

4. Новый клиент Спасибо

Отправка благодарственной записки новому клиенту или клиенту может иметь большое значение для укрепления отношений. Наряду с благодарностью за их бизнес, вы также можете напомнить им о текущих преимуществах. Это письмо может укрепить вашу связь.

На шаблонном веб-сайте Microsoft Office есть хороший шаблон для выражения вашей признательности. Просто добавьте контактную информацию вашей компании, вставьте эти замечательные преимущества и добавьте немного больше, если хотите.

5. Пожертвование Спасибо

Если вы занимаетесь сбором средств или просто организовали отдельное мероприятие, то вы знаете, что отправлять свою благодарность донорам не составит труда. Независимо от того, получили ли вы пожертвование в виде денег, предметов или времени, вам нужна краткая и искренняя благодарность.

Шаблон от Vertex42 является коротким и поставляется с бонусной квитанцией о пожертвовании в конце. Это идеально подходит для предоставления вашим донорам того, что им нужно для уплаты налогов, в то время как вы благодарите их одновременно.

6. Интервью Спасибо

Если вы были на охоте на работу, то вы знаете, как тяжело может быть соревнование. Поэтому, если вам посчастливилось попасть на собеседование, обязательно отправьте ему письмо с благодарностью.

Этот шаблон с веб-сайта шаблона Microsoft Office имеет готовую формулировку, и вы можете настроить и персонализировать ее по мере необходимости. Просто добавьте контактную информацию, измените, как вам нравится, и отправьте ее для лучшего шанса с вашим потенциальным работодателем.

Письма о работе

7. Письмо об отставке

Когда приходит время прощаться с нынешним работодателем, почти всегда уместно и часто требуется подать официальное заявление об отставке.

, В письме должно быть указано как минимум ваше рабочее место и последняя дата службы.

Tidy Forms имеет шаблон, который включает в себя формулировку, касающуюся подписания контракта с вашим новым работодателем, если это необходимо. Или вы можете просто удалить этот абзац и заполнить все остальное для профессиональной и официальной отставки.

8. Письмо (предложение) о принятии

Как только вы получаете предложение о работе, часто требуется письмо о принятии. Это обеспечивает официальное принятие позиции и повторяет ее детали для полного понимания между сторонами.

Vertex42 имеет шаблон, который объясняет, что именно вы должны включить, и вы можете выразить свое общение своими словами.

9. Письмо (предложение) отклонения

Если вы получили предложение о работе, которое вы не хотите принимать, вам потребуется письмо с отказом. Это не только формальный способ отклонить предложение, но также позволяет вам оставаться профессионалом для будущей связи с интервьюером и компанией.

Также из Vertex42 этот шаблон позволяет вам выразить своими словами, почему вы отклоняете предложение, но в то же время предоставляет руководство.

10. Письмо о расторжении

Если вы в настоящее время находитесь в положении, когда увольнение сотрудников является частью вашей работы, то разумным вариантом будет иметь шаблон письма об увольнении. Для большинства этот тип задач достаточно неприятен, поэтому шаблон облегчит работу.

Еще один полезный связанный с работой шаблон от Vertex42, письмо о прекращении работы проведет вас через необходимые элементы. Имея официальную и конкретную дату расторжения, причины, предварительные предупреждения и подробную информацию о товарах компании и компенсации, этот шаблон является идеальным.

11. рекомендательное письмо

Дополнительным шаблоном, который пригодится вам, если вы занимаетесь полномочиями, является рекомендательное письмо. Нравится вам это или нет, но компании все время теряют хороших сотрудников. И, если кто-то просит вас предоставить рекомендательное письмо, шаблон, безусловно, может помочь вам сказать правильные слова

,

Из Microsoft Office этот шаблон имеет немного больше шума, чем другие шаблоны писем, но не выходит за рамки. Язык профессиональный и актуальный.

Специфично для Word 2016

Если вы являетесь пользователем Microsoft Word 2016, то, возможно, вы уже изучили множество доступных шаблонов.

Просто зайдите в файл а затем выберите новый открыть раздел шаблона. Вы можете выбрать Бизнес под окном поиска, а затем Буквы справа. Или просто введите слова Деловые письма в поле поиска результатов поиска.

Вот лишь несколько шаблонов деловых писем, которые вы можете найти в Word.

12. Тендерное письмо

В большинстве случаев официальное принятие заявки требуется в письменном виде. Хранение шаблона письма для этой ситуации под рукой означает, что вы можете ускорить общение и начать действовать.

13. Письмо-разрешение

Когда пришло время начать работу, вы можете использовать официальное письмо для официального запуска. Это может повторить условия и особенности для работы под рукой. Хотя этот шаблон предлагает язык, относящийся к домашнему проекту, вы можете легко настроить его для профессиональных ситуаций.

14-15. Шаблоны с темами

Если вам не нужны рекомендации, но вы хотите, чтобы все сообщения были единообразными, в Word есть несколько шаблонов с привлекательными темами.

Первый шаблон имеет хорошее форматирование с чистым внешним видом. Небольшой всплеск цвета сверху и для приветствия делает этот базовый бизнес-шаблон стильным и в то же время заниженным.

Второй шаблон предоставляет немного больше с рамкой страницы и выделенным разделом с информацией о компании вверху. Если вы хотите выйти за рамки базовых, но не чрезмерно, это привлекательный вариант.

Используете ли вы шаблоны деловых писем?

Составляете ли вы деловые письма на регулярной основе или просто время от времени, наличие шаблона, безусловно, может сэкономить время

и указать вам в правильном направлении, что написать.

Мы пропустили шаблон делового письма, который вы хотели бы увидеть? Поделитесь своими мыслями в комментариях ниже!

Деловое письмо на английском языке

Блочная структура с открытой пунктуацией

В настоящее время для всей деловой документации характерно использование блочной структуры. Считается, что это в наибольшей степени соответствует современному деловому стилю. Такой стиль позволяет, во-первых, сэкономить время, а во-вторых, поддерживать единообразную форму для всей деловой документации.

Блочная структура означает, что письмо можно разбить на отдельные блоки — Дата, Адрес, Заголовок, Приветствие, Концовка и т.д. Четко определенная блочная структура позволяет легко составить письмо, а единообразная форма — быстро ориентироваться в потоке деловой корреспонденции.

Яркой характеристикой этого делового стиля является также открытая пунктуация, т.е. отсутствие ненужных точек и запятых. Это делает структуру письма более четкой и прозрачной.

Образец делового письма на английском языке

15 October 2008

Mr James Hilton
General Manager
JMK Co Ltd
34 Wood Lane
London
Great Britain WC2 5TР

Dear James

2009 BUSINESS CONFERENCE, 10/11 DECEMBER 2009

I have pleasure in inviting you to attend our special conference to be held at Sheraton Hotel, London on Thursday/Friday 10/11 December 2009.

This intensive, practical conference for businessmen aims to:

  • increase your business productivity
  • enable networking with business partners

The seminar is power-packed with a distinguished panel of professional speakers who will give expert advice on many useful topics.

If you would like to join us please complete the enclosed registration form and return it to me before 30 August with your fee of ₤50 per person.

I look forward to seeing you again at this exciting conference.

Yours sincerely

John Smith
Conference Secretary

Составные части делового письма

Дата

Дата должна быть приведена полностью. Для Великобритании характерен следующий формат даты: день/месяц/год. Запятые не используются.

Пример

12 June 2005

В некоторых других странах используется следующий формат даты: месяц/день/год, причем после дня часто ставится запятая.

Пример

June 12, 2005

Адрес

Имя и адрес получателя должны находиться на разных строках. Имя получателя нужно указывать в точности так, как он подписывает свои письма. Например, если получатель подписывается Douglas Parson, именно так и нужно писать его имя, добавляя перед ним Mr. Писать Mr D Parson не следует.

Пример

Mr Douglas Parson
General Manager
Parsons Co Ltd
14 Bracken Hill
Manchester
Great Britain M50 8FD

Специальные пометки

Если письмо имеет конфиденциальный характер, это обычно указывается в отдельной строке над адресом. Эту пометку можно делать с помощью символов верхнего регистра или подчеркивания.

Пример

CONFIDENTIAL

Mr Douglas Parson
General Manager
Parsons Co Ltd
14 Bracken Hill
Manchester
Great Britain M50 8FD

Приветствие

Если в адресе письма вы указали имя получателя (а не просто название компании), то необходимо начать письмо с личного приветствия.

Пример

Dear Mr Smith
Dear James
Dear Miss Hastings
Dear Margareth

Если письмо адресовано организации, а не конкретному человеку, то следует использовать более формальное приветствие Dear Sirs.

Пример

Dear Sirs

Если письмо адресовано руководителю отдела или организации, чье имя вам неизвестно, то следует использовать следующую форму приветствия.

Пример

Dear Sir or Madam

Заголовок

Заголовок кратко сообщает о содержании письма. Обычно он находится через одну строку после приветствия. Как правило, для заголовка используются символы верхнего регистра, но можно использовать также первые прописные буквы и подчеркивание всего заголовка.

Пример

Dear Mr Jackson

INTERNATIONAL CONFERENCE — 23 September 2006

Концовка

Обычно письмо заканчивают, используя вежливую концовку. Самые распространенные варианты концовок: Yours faithfully (используется только в сочетании с обращением Dear Sir/Sirs/Sir or Madam) и Yours sincerely (используется в сочетании с личными обращениями).

Примеры
Dear Sir
Dear Sirs
Dear Madam
Dear Sir or Madam
Yours faithfully
Dear Mr Jackson
Dear Mrs Tang
Dear Jane
Dear Tom
Yours sincerely

Имя отправителя и должность

После концовки нужно пропустить 4-5 строк, чтобы оставить место для подписи. Имя отправителя можно написать как угодно — целиком прописными буквами (т.е. с помощью верхнего регистра) или использовать верхний регистр только для первых букв. Должность отправителя (или название отдела) должна быть указана непосредственно в следующей строке под именем. Обратите внимание, что в приведенных ниже примерах Mr не используется, если автор письма — мужчина. Но если автор — женщина, что обычно в скобках добавляют (Mrs).

Пример
Yours faithfully

PATRICK CLARK
Director

Yours sincerely

CAROLINE JAFFERSON (Mrs)
General Manager

Если письмо за отправителя должен подписать кто-то другой, то обычно перед именем отправителя пишут for или pp. PP — это сокращенно per procurationem, что означает «от имени» кого-либо.

Пример

Yours faithfully

Martha Jason

for PATRICK CLARK
Chairman

Вложения

Самый распространенный способ указать на то, что в письме есть вложения, — это написать Enc или Encs внизу письма, пропустив одну строку после должности отправителя.

Пример

Yours sincerely

JINA TOMPSON (Mrs)
Sales Manager

for PATRICK CLARK
Chairman

Enc

Копии

Если нужно отправить копию письма третьему лицу (обычно из организации отправителя), на это можно указать с помощью аббревиатуры cc. Если нужно отправить копию письма третьему лицу (обычно из организации отправителя), на это можно указать с помощью аббревиатуры cc (copy circulated или courtesy copy) или слова Copy, за которым следует имя и должность получателя копии. Если копии нужно отправить двум или более получателям, то обычно их перечисляют в алфавитном порядке.

Пример

Copy Edgar Mason, Managing Director
Joanna Yung, secretary
Andrew Wilson, Accountant

Если автор письма не хочет, чтобы получатель письма знал, что данное письмо получит также третье лицо, то используйте аббревиатуру bcc (blind courtesy copy). Конечно, это не следует указывать на оригинале письма, а только на копиях.

Пример

bcc Mr Jeffrey Dowson, CEO

15 шаблонов деловых писем для Microsoft Word, чтобы сэкономить ваше время

У вас достаточно бизнес-задач, и создание писем с нуля не обязательно должно быть одним из них. Эти шаблоны деловых писем для Microsoft Word. может помочь показать вам, что написать и как профессионально донести ваше сообщение.

Основные деловые письма

1. Письмо от компании

Вступительное письмо компании может быть первым сообщением, полученным от вашей организации вашим потенциальным клиентом, новым клиентом или деловым контактом. Имея это в виду, ваше первоначальное впечатление является ключом к успеху этих отношений.

Этот шаблон от Tidy Forms предоставляет вам профессиональное форматирование и объясняет, что должно быть включено в письмо. И то, и другое может помочь вам начать общение в правильном направлении.

2. Письмо о намерениях

Вы можете использовать письмо о намерениях или письмо о заинтересованности в различных деловых ситуациях, включая переговоры, приобретения, контракты и покупки. Этот тип связи может помочь обеспечить присутствие сторон на одной странице с четким представлением о намерениях вашей организации.

От Vertex42 этот шаблон позволяет вам легко вводить контактную информацию, а также предлагает включить необходимую информацию для письма.

3. Письмо с извинениями

Будь то клиент, ваш начальник или даже близкий друг, формулирующие извинения может быть трудной задачей. Возможно, вам придется извиниться перед клиентом за ошибку в заказе или перед вашим боссом за непрофессиональное поведение.

Tidy Forms предлагает потрясающий шаблон, который состоит из трех разных букв извинения в одном. Это сработает для клиента, начальника или друга, и вы, конечно, можете отредактировать письмо в соответствии с вашей ситуацией. Эта комбинация шаблонов полезна для того, чтобы вы отлично начали с вашего « Извините» .

Благодарственные письма

4. Новый клиент Спасибо

Отправка благодарственной записки новому клиенту или клиенту может иметь большое значение для укрепления отношений. Наряду с благодарностью за их бизнес, вы также можете напомнить им о текущих преимуществах. Это письмо может укрепить вашу связь.

На шаблонном веб-сайте Microsoft Office есть хороший шаблон для выражения вашей признательности. Просто добавьте контактную информацию вашей компании, вставьте эти замечательные преимущества и добавьте немного больше, если хотите.

5. Пожертвование Спасибо

Если вы занимаетесь сбором средств или просто организовали отдельное мероприятие, то вы знаете, что отправлять свою благодарность донорам не составит труда. Независимо от того, получили ли вы пожертвование в виде денег, предметов или времени, вам нужна краткая и искренняя благодарность.

Шаблон от Vertex42 является коротким и поставляется с бонусной квитанцией о пожертвовании в конце. Это идеально подходит для предоставления вашим донорам того, что им нужно для уплаты налогов, в то время как вы благодарите их одновременно.

6. Интервью Спасибо

Если вы были на охоте на работу, то вы знаете, насколько тяжелой может быть конкуренция. Итак, если вам посчастливилось попасть на собеседование, обязательно отправьте ему письмо с благодарностью.

Этот шаблон с веб-сайта шаблона Microsoft Office имеет готовую формулировку, и вы можете настроить и персонализировать ее по мере необходимости. Просто добавьте контактную информацию, измените, как вам нравится, и отправьте ее для лучшего шанса с вашим потенциальным работодателем.

Письма о работе

7. Письмо об отставке

Когда приходит время прощаться с текущим работодателем, почти всегда уместно и часто требуется подать официальное заявление об увольнении. В письме должно быть указано как минимум ваше рабочее место и последняя дата службы.

Tidy Forms имеет шаблон, который включает в себя язык, касающийся подписания контракта с вашим новым работодателем, если это необходимо. Или вы можете просто удалить этот абзац и заполнить все остальное для профессиональной и официальной отставки.

8. Письмо (предложение) о принятии

Как только вы получаете предложение о работе, часто требуется письмо о принятии. Это обеспечивает официальное принятие позиции и повторяет ее детали для полного понимания между сторонами.

Vertex42 имеет шаблон, который объясняет, что именно вы должны включить, и вы можете выразить свое общение своими словами.

9. Письмо (предложение) отклонения

Если вы получили предложение о работе, которое вы не хотите принимать, вам потребуется письмо с отказом. Это не только формальный способ отклонить предложение, но также позволяет вам оставаться профессионалом для будущей связи с интервьюером и компанией.

Также из Vertex42 этот шаблон позволяет вам выразить своими словами, почему вы отклоняете предложение, но в то же время предоставляет руководство.

10. Письмо о расторжении

Если вы в настоящее время находитесь в положении, когда увольнение сотрудников является частью вашей работы, то разумным вариантом будет иметь шаблон письма об увольнении. Для большинства этот тип задач достаточно неприятен, поэтому шаблон облегчит работу.

Еще один полезный шаблон, связанный с работой от Vertex42 , — письмо о расторжении, которое проведет вас через необходимые пункты. С официальной и конкретной датой расторжения, причинами, предварительными предупреждениями и подробностями о товарах компании и компенсации, этот шаблон идеален.

11. Рекомендательное письмо

Дополнительным шаблоном, который пригодится вам, если вы обладаете полномочиями, является рекомендательное письмо. Нравится вам это или нет, но компании все время теряют хороших сотрудников. И, если кто-то попросит вас предоставить рекомендательное письмо, шаблон, безусловно, поможет вам сказать правильные слова. письмо

Из Microsoft Office этот шаблон имеет немного больше шума, чем другие шаблоны писем, но не выходит за рамки. Язык профессиональный и актуальный.

Специфично для Word 2016

Если вы являетесь пользователем Microsoft Word 2016, то, возможно, вы уже изучили множество доступных шаблонов.

Просто зайдите в File и затем выберите New, чтобы открыть раздел шаблона. Вы можете выбрать Бизнес под окном поиска, а затем Письма справа. Или просто введите слова Business Letters в поле поиска, чтобы отобразить результаты.

Вот лишь несколько шаблонов деловых писем, которые вы можете найти в Word.

12. Тендерное письмо

В большинстве случаев официальное принятие заявки требуется в письменном виде. Хранение шаблона письма для этой ситуации под рукой означает, что вы можете ускорить общение и начать действовать.

13. Письмо-разрешение

Когда придет время начинать работу, вы можете использовать официальное письмо для официального запуска. Это может повторить условия и особенности для работы под рукой. Хотя этот шаблон предлагает язык, относящийся к домашнему проекту, вы можете легко настроить его для профессиональных ситуаций.

14-15. Шаблоны с темами

Если вам не нужны рекомендации, но вы хотите, чтобы все сообщения были единообразными, в Word есть несколько шаблонов с привлекательными темами.

Первый шаблон имеет приятное форматирование с чистым внешним видом. Небольшой всплеск цвета сверху и для приветствия делает этот базовый бизнес-шаблон стильным, но при этом заниженным.

Второй шаблон предоставляет немного больше с рамкой страницы и выделенным разделом с информацией о компании вверху. Если вы хотите выйти за рамки базовых, но не чрезмерно, это привлекательный вариант.

Вы используете шаблоны деловых писем?

Составляете ли вы деловые письма на регулярной основе или просто время от времени, наличие шаблона, безусловно, может сэкономить время. и укажите, в каком направлении вы пишете.

Мы пропустили шаблон делового письма, который вы хотели бы увидеть? Поделитесь своими мыслями в комментариях ниже!

Деловое письмо: 21 распространенная ошибка

Стараетесь, пишете, подбираете необходимые слова — и все бесполезно! Потенциальный партнер или инвестор не открывает ваше деловое письмо или пролистывает, даже не удостаивая ответом. Знакомая ситуация? В нашей новой статье рассказываем, как вести деловую переписку правильно и что написать в письме, чтобы его дочитали до конца.

Для кого эта статья?

Сразу отметим: речь пойдет об электронных письмах. Если кто-то еще пользуется обычной почтой, уверяем вас, правила те же. В принципе, все эти правила действуют и для обычных рассылок, о которых мы уже писали. Сейчас речь идет именно о деловой переписке.

Если вы:

  • предприниматель, который общается с важными для дела людьми;
  • сотрудник, который пишет начальнику или будущему руководству;
  • человек, который интересуется основами интернет-этикета и людской психологией — тогда смело читайте, будет интересно.

Особенности деловой переписки:

  • ровное, спокойное изложение — не путать с сухим бюрократическим языком;
  • общение строго по делу — донести до адресата определенную информацию;
  • небольшой объем — листа А4 более чем достаточно;
  • соблюдение субординации, никакого панибратства. В особых случаях, когда с адресатом делового письма складываются неформальные, нерабочие отношения, — конечно, можно этим правилом пренебречь. Но это будет уже не совсем деловое письмо, а дружеское, согласитесь?
  • особой солидности придает письмо, написанное на фирменном бланке компании. В нем должны быть логотип и название, реквизиты и контактные данные, адрес сайта.

Текущая ситуация в стране и мире с каждым днем набирает все больше и больше оборотов.

Сегодня каждый предприниматель задается вопросом: “А что же сейчас будет с моим бизнесом?”

Если вы поддадитесь всеобщей панике и “заморозите” деятельность компании, то ни к чему хорошему это не приведет. Если вы видите, что кризис неизбежен и доход компании уже начинает сокращаться — не приостанавливайте свою деятельность. Ни в коем случае не сокращайте расходы на рекламу и не прекращайте продвижение (если вас, конечно, не закрыли из-за Постановления правительства).

Направляйте максимум усилий и внимания на продвижение своей компании и увеличение потока новых клиентов.

Для того, чтобы у вас было понимание, как следует себя вести во время кризиса — поделюсь с вами полезными инструментами, которые помогли нам не только преодолеть кризис, но и выйти из него победителями.

Ниже вы можете скачать чек-лист из простых и доступных для любой компании инструментов привлечения стабильного потока новых клиентов или возвращения существующих. А также в качестве бонуса получить бесплатное использование наших сервисов для увеличения заявок с сайта в течение 7 дней и 30% скидку на их подключение. Желаем вам удачи, новых клиентов и больших продаж!

Виды деловых писем

Рассмотрим какие виды деловых писем бывают:

  1. Информационные. Такие письма не предполагают ответа — вы пишете их, чтобы рассказать адресату о какой-либо информации. Например, вы владеете интернет-магазином и сообщаете, что завтра последний день скидок. Или что цены меняются. Видов информационных писем множество: в них можно заявить о намерениях, напомнить о важном событии, подтвердить доставку и получение товара и так далее.
  2. Письма с просьбами. Как часто предпринимателям, особенно начинающим, приходится их писать! Это обращения к инвесторам с просьбой проспонсировать ваш крутой проект, бесчисленные предложения о сотрудничестве, разного рода запросы, чтобы узнать, например, некие сведения.
  3. Пост-письма — то, что иногда необходимо написать уже после встречи с адресатом. В этом письме напомните основную тему вашей встречи, выразите свое отношение к ней, подчеркните, что хотите продолжения сотрудничества и предложите свой вариант времени и места следующей встречи.
  4. Гарантийные. Если вы уже договорились о сотрудничестве, возможно, скоро потребуется необходимость в этого рода письмах. В них вы даете гарантии, что выполните свои обязательства: сделаете работу в срок, заплатите за услугу, привезете товар в срок и так далее.
  5. Рабочие письма — те самые, которые рассылает и получает любая компания каждый день. Это переписка с партнерами и клиентами: заключения договоров, обсуждение и переговоры, знакомство с прайс-листом и каталогом продукции, напоминания о встречах — рутинные рабочие процессы.
  6. Письма-претензии — да, приходится и так. Обычно их пишут, когда одна сторона недовольна действиями другой. И не просто действиями, а обязанностями, закрепленными в договоре. Например, Вася заключил договор с поставщиками товаров, а они, редиски такие, постоянно задерживают сроки. Или купил он автомобиль, а тот сломался.
  7. Нерабочие письма — это послания, не относящиеся напрямую к вашей деятельности. Это поздравления, благодарности за работу и даже соболезнования — в жизни все бывает.
  8. Резюме и рекомендации — тут все просто. Либо вы пишете резюме и подкрепляете его сопроводительным письмом, либо составляете рекомендацию для вашего сотрудника или партнера.

Структура делового письма

  1. Заголовок. Составлять заголовки писем — это целая наука. Если коротко — заголовки деловых писем должны быть максимально полезными для адресата.

    Провокации и юмор тут вряд ли подойдут: мы же пишем серьезным людям, помните? Вот если узнаете человека поближе — тогда можно попробовать, а пока лучше не рисковать.

  2. Вступление. Как и обычное, деловое письмо начинается со вступления, или преамбулы. В нем вы здороваетесь и рассказываете самую суть, самое мясо. Берегите время адресата: сразу расскажите, что вам от него нужно. “Я, Вася Пупкин, придумал классный стартап в сфере интернет-маркетинга (строительства, красоты, промышленности, авто — смотря какая у вас сфера деятельности) и прошу вас ознакомиться с ним и поддержать материально. Основная ошибка на этом этапе: растекаться мыслью по древу, мямлить, не переходить к сути вопроса.
  3. Основная часть. Тут все просто: вы подробно рассказываете, что у вас за идея, излагаете факты и аргументы, которые способны заинтересовать адресата. Если вернуться к Васе и его стартапу — он объяснит, в чем его суть, польза и выгода для человечества в целом и для адресата письма в частности. Он приведет цифры и факты, мнение целевой аудитории, мнение экспертов. Мы верим в Васю, он сможет!
  4. Самое главное. Если вы просите — попросите еще раз. Если спрашивайте — задайте вопрос четко и конкретно. Если надеетесь на сотрудничество — еще раз четко сформулируйте свое предложение. И все это в нескольких строчках.
  5. Заключение. Поблагодарите за внимание и выразите надежду, что адресат ответит вам или совершит другое необходимое действие. Используйте призыв к действию, как в продающих текстах или видеороликах.
  6. Укажите свои данные: Ф.И.О., контакты, название организации и ее реквизиты.
  7. Прикрепленные файлы. Часто об этом забывают, а зря. Многим людям проще оценить наглядную информацию, чем просто буквы и строчки. Прикрепите к письму фотографии для наиболее полного представления о теме письма, приложите необходимые документы, чтобы уверить адресата в своей платежеспособности и серьезности намерений.

Самые распространенные ошибки деловых писем

Да, тысячи вежливых и воспитанных людей почему-то забывают здороваться, начиная письмо со слов “Уважаемый (-ая)…” Конечно, приятно быть уважаемым, но простого человеческого приветствия еще никто не отменял.

  • Как уже было сказано, растекаться мыслью, то есть мыслью, по древу.

Если вы перескакиваете с одного на другое, учитесь формулировать мысли, а если некогда, нанимайте копирайтеров и журналистов — они точно помогут.

  • Говорить безжизненным, сухим языком.

Все эти “принимая во внимание”, “при наличии возможности” оставьте чиновникам — вы же не изъясняетесь так в реальной жизни, так почему же ваш адресат должен? Пожалейте человека, пишите, как можно проще!

  • При этом не скатывайтесь в панибратство.

В деловой переписке есть два стиля: личный и формальный.

При личном вы общаетесь от первого лица — то есть “Я, Вася Пупкин, предлагаю вам…” В формальные личные местоимения, как правило, заменены на нейтрально-среднее “Компания “Рога и Копыта” предлагает вам…” Какой стиль вам ближе и насколько он коррелирует со сферой деятельности вашего адресата — решать вам.

Если ваш партнер молодой современный человек, смело пишите от первого лица. Если вам нужно общаться с госорганами, муниципальными организациями — лучше не испытывать судьбу и общаться нейтрально. Ответить-то вам ответят — обязаны! — но впечатление можете произвести негативное. Будьте уместными.

Можно сто раз сказать, какое у вас выгодное предложение и крутая идея, но какой в этом смысл без доказательств? Деловые люди привыкли оперировать фактами, они не верят красивым словам и картинкам. Цифры, факты, конкретика — вот ваше главное оружие.

Представьте, что вы сами получаете деловое письмо от Васи Пупкина. Открываете, начинаете читать, а там… сплошь восхваления Васи и его продукта. Я рад за Васю, подумаете вы, но мне-то что с того? А вот если Вася расскажет, как может помочь именно вам, какую он принесет выгоду и как скоро окупятся инвестиции — тут-то станет интересно.

  • Ошибки, описки, неряшливое оформление (разный шрифт, отсутствие пробелов) — без комментариев.
  • Чрезмерное использование сленга.

Даже если вы и ваш адресат работаете в одной сфере с особым профессиональным сленгом — используйте специфические выражения аккуратно. Лучше вставлять их в текст по минимуму, расшифровывать аббревиатуры, объяснять смысл некоторых слов. Вдруг вашему собеседнику — 60?

Мы все еще надеемся на Васю. Вася умный, он не будет рассылать предложения о своем стартапе в сфере автобизнеса владелицам бьюти-салонов. А сколько Петь и Коль допускают такую ошибку! О том, как создать базу адресов для рассылки коммерческих предложений, хорошо написано в статье нашего эксперта.

Как не надо и как надо. Реальный пример

И вот он — самый главный вопрос, на который сейчас ответит коллективный разум.

Редактор Павел Молянов провел недавно конкурс среди подписчиков своей группы во “ВКонтакте” “Кайф редактора”.

Топ 3 типа ошибок при написании деловых писем

Составление делового письма — серьезный процесс, требующий от его автора внимания, усидчивости и тщательности. Грамотно написанное письмо, произведет наилучшее впечатление на получателя письма, представляя его автора как серьезного и ответственного человека, что внушит к нему доверие. Ошибки же в деловом письме говорят о небрежности или неграмотности автора, что в конечном итоге производит худшее впечатление и вызывает недоверие к автору.

  1. Отсутствие делового этикета.
  2. Злоупотребление номенклатурной лексикой.
  3. Неэффективная подача информации.

1) Первая ошибка — отсутствие делового этикета. 

Независимо от того, что вы чувствуете по отношению к получателю письма (радость, боязнь, гнев или другие эмоции) вы должны быть сдержаны, вежливы и тактичны. Это общепринятый язык делового общения, граничащий балансированием между официальностью и проявлением этических норм поведения.

Многие считают, что такой язык «сухой». Нет, когда вам предстоит написать письмо с негативной окраской (письмо требование, претензию, исковое заявление и т.п.), в таком случае вам надо говорить на языке убедительных фактов и доказательств. Для того, чтобы получатель письма принял вашу точку зрения, почувствовав силу убеждения и неопровержимого доказательства вашей правоты.

  • Вот пример грамотного убедительного письма требования:
  • ___________________________________________________________________
  • «Уважаемый Виктор Сергеевич,

АО «Х» согласно Договору поставки от 12 декабря 2018 года №31-1 доставила Вам партию офисной мебели по накладной №123-1 от 17 декабря 2018 года. Срок оплаты по Договору составляет десять дней со дня получения Вами товара.

В связи с образовавшейся задолженностью Вашей компании перед АО «Х» за поставку офисной мебели, просим Вас оплатить долг в размере 2 000 000 (два миллиона) тенге в срок до 29 декабря 2018 года.

В случае неоплаты Вами долга в выше указанный срок Вам в соответствии с п. 7.1 Договора на сумму просроченной задолженности будет начислена пеня в размере 0.02 %  за каждый день просрочки.».

с уважением, …

______________________________________________________________________

2) Вторая распространенная ошибка — злоупотребление номенклатурной лексикой, профессиональными терминами, аббревиатурами.

Это означает, что все номенклатурные слова, аббревиатуры и термины могут быть в письме, но в разумных дозах и понятные обоим участникам — не только автору, но и адресату. Примеры номенклатурной лексики: стандарт ISO (Международная организация по стандартизации), АО (акционерное общество), ЗИЛ-130, электропривод СП-6М, бензин А-76 (марка) и так далее.

  1. Вот пример делового письма, в котором автор (в данном случае государственный орган АО «ГИТ») злоупотребляет использованием номенклатурных слов:
  2. ___________________________________________________________________
  3. » Уважаемый Виктор Сергеевич,
  4. АО «ГИТ» (государственные информационные технологии) приносит извинения за возникшие неудобства и по вашему запросу информирует о следующем.

В ходе ППМ (планово-профилактического мероприятия) в целях повышения ИБКП (информационной безопасности компонентов портала) проводились работы с программным кодом по услуге «ОГ» (обращения граждан).

В этой связи была недоступна одна из функций услуги — ВГ (выгрузка сообщений), с 06.50 часов 5 ноября до 12.45 часов 8 ноября текущего года. В настоящее время АО «ГИТ» наладил услугу «ОГ» и «ОГ» работает в штатном режиме.

Отметим, как известно, максимальный срок рассмотрения «ОГ» гос. органами, при отсутствии исключительных случаев, по закону не должен превышать 15 дней.

с уважением, …»

_______________________________________________________________________

3) Третья ошибка заключается в неэффективной подаче информации, когда информация не вызывает у адресата позитивного отклика и присутствует наличие слишком длинного текста (лишней информации или слишком короткого текста (недостатка информации)

Большой объем информации побуждает отложить документ и отправить его корзину; слишком маленький объем информации иногда не раскрывает сути проблемы. Поэтому для достижения цели письма необходимо следовать одному из принципов составления документов – минимум слов при максимуме информации.

  • Вот пример неэффективного письма с лишней информацией:
  • ________________________________________________________________________
  • «Уважаемая Ирина Николаевна!

АО «N», крупнейшая европейская компания — провайдер документарных услуг, предлагает Вам услуги по хранению и утилизации документов. Эти услуги позволят Вашему предприятию существенно сократить расходы на работу с документами.

Российское законодательство предписывает компаниям сохранять документы бухгалтерского и управленческого учета в течение пяти лет, предоставлять их по требованию, защищать от несанкционированного доступа, — а по истечении срока уничтожать с соблюдением строгих правил конфиденциальности. Работа с документами требует площадей, людей, ресурсов. Вы можете освободить эти площади, высвободить людей и ресурсы и ежегодно экономить сотни тысяч евро, поручив ведение архива Вашего предприятия нам.

АО «N», лидер в области документарной логистики в Европе, выводит на российский рынок комплекс услуг по архивному хранению и конфиденциальному уничтожению документов: •  складирование документов; •  архивный поиск; •  ограничение доступа к документам; •  уничтожение документов по истечении срока — в полном соответствии с российским законодательством.

АО «N» управляет архивами сотен тысяч компаний по всей Европе. Под нашим управлением находятся архивы крупнейших европейских банков АВС и XYZ. В среднем клиенты АО «N» экономят на хранении и утилизации документов 200–300 тысяч евро в год. Косвенная экономия за счет оптимизации процедур документооборота составляет дополнительно до 100 тысяч евро в год.

Уверены, что наши услуги будут полезны и Вашему предприятию. Наш специалист готов приехать к Вам в офис и предоставить всю необходимую информацию. Сообщите, пожалуйста¸ на какое время Вам было бы удобно назначить встречу.

  1. Мы будем рады рассмотреть все варианты и предложить Вашей компании оптимальное решение.
  2. с уважением, …»
  3. ______________________________________________________________________________
  4. Какие ошибки совершены автором этого письма?
  • Первая ошибка — длинный текст при наличии излишней информации.
  • Вторая ошибка — неэффективная подача, отсутствие позитивного отклика. Автор «тянет одеяло на себя», хваля самого себя. То есть у автора нет ориентированности на адресата, на его боли и потребности.
  • Вот пример измененного письма, которое станет наиболее эффективным и вызовет более позитивный отклик у адресата:
  • _______________________________________________________________________
  • «Уважаемая Ирина Николаевна!
  • АО «N» рада предложить Вам услуги по хранению и утилизации документов, которые позволят Вашему предприятию существенно сократить расходы на работу с документами.

Согласно Российскому законодательству компании обязаны хранить внутренние документы в течение пяти лет, а по истечении срока хранения уничтожать их с соблюдением строгих правил конфиденциальности. Возможно Вашей компании приходится затрачивать огромные ресурсы на содержание площадей и персонала по хранению документов.

Поручите ведение архива Вашего предприятия нам, так как мы управляем архивами сотен тысяч компаний по всей Европе и  под нашим управлением находятся архивы крупнейших европейских банков АВС и XYZ.

Мы гарантируем Вам надежное хранение архивных документов и их конфиденциальное уничтожение в соответствии с законодательством РФ.

Вы сможете освободить площади для хранения документов, высвободить людей и ресурсы и ежегодно экономить на этом сотни тысяч евро.

Надеемся,  что наши услуги будут полезны Вашему предприятию. Наш специалист готов приехать к Вам в офис и предоставить всю необходимую информацию в наиболее удобное для Вас время. Мы будем рады рассмотреть все варианты и предложить Вашей компании самое оптимальное решение.

с уважением, …»

12 правил делового письма деловой переписки

  • Ни в коем случае не забывайте о вежливости. Как уже подчеркивалось выше, она важна, если вас интересует деловая переписка
  • Фразы типа “рад сотрудничеству”, “спасибо за внимание”, “прошу прощения за беспокойство”, “будем рады видеть вас”, “не составите ли вы нам компанию” и другие. Последние две, кстати, относятся, скорее, к приглашениям на корпоративные празднования, чем к деловому письму
  • Всегда, в знак уважения, добавляйте к фразам “пожалуйста”, “спасибо”, “будьте любезны” и так далее там, где это уместно.

Не меньшую важность в процессе написания деловых писем имеет и грамотность человека. Точнее сказать, если вами будет допущена хоть одна элементарная ошибка в процессе создания письма, можно сказать, что собеседник сформирует о вас совершенно иное мнение, чем то, которое вы ожидаете

Поэтому старайтесь писать максимально грамотно и проверять все несколько раз. Если не знаете, как находить ошибки и исправлять их самостоятельно, воспользуйтесь услугами корректора или специализированными сервисами. Это очень просто, зато позволит вам быть уверенными в своем тексте.

Требования к письму

Итак, правила деловой переписки гласят, что все письма должны быть, во-первых, краткими. Это главное правило того, что оно будет прочтено. Согласитесь, все мы не любим, когда нас загружают большим объемом информации.

Если это письмо делового характера, оно не должно быть громадным — в таком случае его могут просто проигнорировать.

Если не получается сократить информацию сразу — сделайте это после того, как напишете первый черновик своего письма.

Во-вторых, ваш партнер (участник переписки) должен понимать, о чем идет речь. То есть, письмо следует сделать информативным и понятным. В нем нужно поместить те сведения, которые вы хотели бы донести таким образом, чтобы избежать дополнительных вопросов и не тратить время на уточнение деталей.

В-третьих, письмо следует сделать как можно более уважительным по отношению к вашему партнеру или сотруднику компании, который будет его читать. Это правда — чем больше уважения вы проявите к своему собеседнику, тем больше шансов, что он должным образом отреагирует на вашу просьбу и, в конце концов, вы достигнете желаемого эффекта.

Как разобраться в аббревиатурах

  • EOB (end of business day) → конец рабочего дня.
  • SOB (start of business day) → начало рабочего дня.
  • EOQ (end of quarter) → к концу квартала.
  • TBD (to be determined) или TBA (to be announced), используем, когда информация по срокам или дате еще не известна.
  • PTO (paid time off) → отпуск.

Самые частые ошибки в деловой переписке – Hussle

Многие менеджеры по обслуживанию клиентов жалуются на низкий уровень делового общения среди персонала компании. Чаще всего они указывают на ошибки в переписке по электронной почте, которые могут негативно повлиять на имидж организации. Эксперты выделяют несколько самых распространенных недочетов, которые допускают работники при составлении и отправке деловых писем.

Отправка письма не тому адресату

Отправка письма не по адресу — довольно распространенная ошибка, которая возникает из-за банальной невнимательности сотрудника.

Если ваш e-mail был доставлен коллеге или незнакомому человеку, то в следующем сообщении необходимо перед ним извиниться за свою оплошность.

Ситуация усугубляется в том случае, если письмо содержало ценную информацию и ушло, например, одному из ваших клиентов или партнеров. Таким образом адресат может получить доступ к конфиденциальным сведениям.

Чтобы этого не произошло и все корпоративные тайны остались внутри компании, перед отправкой сообщения проверьте адрес и имя получателя. Лучше всего проговорите их вслух, чтобы точно не ошибиться.

Отсутствие конкретики

Многие сотрудники не умеют доносить информацию в лаконичной и доступной форме. В результате их письма превращаются в нагромождение слов, за которыми трудно найти смысл.

Такие сообщения раздражают получателей, ведь им приходится тратить время на то, чтобы расшифровать послание.

По этой причине перед составлением текста сотруднику необходимо задать себе вопрос: «Что я хочу сказать в письме?» Ответ должен уместиться в несколько фраз — именно такого сообщения, короткого и ясного, ждут ваши коллеги.

Лучше всего в самом начале заявить основную тему: «Я пишу, чтобы обсудить сотрудничество между нашими компаниями до конца текущего года». В этом случае читатель сразу же обратит внимание на ваше послание и ему не придется самостоятельно расшифровывать смысл сообщения.

Использование жаргона или непонятных сокращений

Сотрудники часто используют жаргон или аббревиатуры, которые понятны только их коллегам. Но если их присутствие в личной переписке обосновано, то в деловом общении такие фразы недопустимы. Составленное на профессиональном или ином жаргоне письмо является признаком неуважения к собеседнику, которому придется приложить усилия, чтобы понять смысл послания.

Приведем примеры двух сообщений. Первое вполне приемлемо для личной переписки: «Предлагаю встретиться в ЦО, в 205-й, в 18:30. Возьмите задание и приготовьтесь сидеть до закрытия». Близкие коллеги смогут понять, о чем идет речь.

Но догадаются ли посторонние люди, которые не посвящены в тонкости вашей работы? По этой причине письмо необходимо составить примерно следующим образом: «Коллеги, предлагаю встретиться в центральном офисе, в 18:30, в комнате №205. Возьмите с собой все материалы по проекту.

Скорее всего, наша встреча продлится до 9-10 часов вечера».

Забывчивость

Переписка по электронной почте сродни диалогу. Представьте, что вы задаете собеседнику вопрос, на который он не отвечает и продолжает игнорировать долгое время.

Что вы почувствуете в этот момент? Своевременный ответ на письмо — это не только знак уважения, но и значимая часть бизнес-процесса.

Не подводите своих коллег, если от вашего сообщения зависит реализация того или иного проекта.

Большие абзацы в тексте

«Один абзац — одна мысль» — по такому принципу необходимо составлять деловое письмо. Этот подход особенно актуален в нашу эпоху коротких сообщений, которыми наполнены социальные сети.

Сегодня никто не любит длинные тексты, поэтому в лучшем случае ваше послание просмотрят, но не уделят ему достаточно внимания.

Если вы хотите добиться от адресата вдумчивого чтения, то разбейте текст на небольшие абзацы и не перегружайте каждый из них информацией.

Грамматические и орфографические ошибки

Современные офисные программы помогают сотрудникам составлять грамотные письма. Однако на них не стоит полностью полагаться, особенно если вы используете в тексте профессиональные термины.

Чтобы чувствовать себя более уверенным при написании сообщения, просматривайте онлайн-словари и справочники, а также находите информацию по грамматике и орфографии на специализированных сайтах. Если коллега или начальник укажет вам на ошибку — не расстраивайтесь.

Отнеситесь к этому как к ценной и своевременной информации, которую необходимо применить для избежания недочетов в будущем.

Стили общения сотрудников между собой

10 ошибок, которые вы допускаете в деловой переписке

Мы постоянно пишем письма, и на карантине многие стали писать их в разы больше – уже нельзя дойти до стола коллеги или собраться на обед с партнерами.

Какие ошибки часто возникают в деловых письмах, и как их избежать? «Цех» попросил Анастасию Ландер, автора курса «Пишем сами» в InLiberty, разобраться в тонкостях переписки.

По промокоду ПИШЕМЦЕХ вы можете записаться на курс со скидкой 10%.

Вика Шибаева / ЦЕХ

Вика Шибаева / ЦЕХ

Невнятная тема письма

Вы наверняка получали письма с темой “Документы”, “Счет” или “IMG_4703”. Удобно ли в них ориентироваться? Нет. Тема письма должна помогать адресату работать с почтой, а не сбивать с толку. Обязательно укажите в теме важную дату или время, если в самом письме вы говорите об этом. Если вы назначаете встречу, озаглавьте письмо так: “Встреча с Имяреком 10 сентября”.

Если присылаете мотивационное письмо работодателю или эйчару, укажите, на какую вакансию претендуете, например: “Вакансия графического дизайнера в “Я и сыновья” – резюме Семена Петрова”.

Если же вы отправляете те самые документы, счета или хайрезы картинок, то смело пишите: “Закрывающие документы к договору WY01 от 13 июня 2020 года”, “Счет LC015 от 7 августа” или “Иллюстрации для материала о медитации”. 

Потрудитесь писать слова целиком. Так ли много времени вы экономите на каждом пжлст? 

Фамильярное или слишком выспренное приветствие

Как вы обычно приветствуете адресата – и приветствуете ли? “Привет, Ирин,”? “Многоуважаемая Ирина Сергеевна, позвольте засвидетельствовать вам свое почтение”? Или используете ставшее знаменитым и лингвистически неправильное “Доброго времени суток?” 

Чтобы поздороваться, выбирайте “Здравствуйте” или “Добрый день”, если вы не слишком близко знакомы с адресатами. Постарайтесь выяснить, зовут вашу адресатку Наталья или Наталия – это разные имена.

Если Ирина Сергеевна любит обращение по имени и отчеству – отлично, вы все правильно пишете. Но витийства вроде “многоуважаемая” и прочая оставьте для дипломатической переписки.

В деловом письме будет достаточно просто “Уважаемый / уважаемая”.

Отсутствие контекста

Вы впервые пишете адресату и сразу переходите к делу: 

Здравствуйте, Николай,

мне нужна презентация вашего выступления на маркетинговой конференции три года назад. Пришлите, пож-ста.

С приветом,

Михаил”.

С таким подходом шансов получить от Николая заветную презу маловато. Подложите контекст!

“Здравствуйте, Николай,

позвольте напомнить о себе: меня зовут Михаил Марков, мы познакомились на конференции Red Apple три года назад и обедали вместе в перерыве. Я был впечатлен вашим выступлением, и мы обсуждали кейсы, которые вы упоминали в презентации.”

А дальше уже можно вежливо высказывать просьбу.

Шаблонный текст

Вы пишете так называемое “холодное письмо”, предлагая свои услуги потенциальному партнеру, и, чтобы сберечь свое время, вставляете в текст описание деятельности вашей компании, взятое с вебсайта. Получается нечто подобное:

“Мы имеем достаточный опыт работы как с крупными федеральными компаниями, так и с небольшими местными компаниями. Нашими Клиентами являются предприятия различных отраслей из разных уголков нашей страны, а также ближнего и дальнего зарубежья.”

Читателя тянет зевать. Чтобы ваше предложение все же изучили, придется потратить время и сформулировать прелести вашего предложения так, чтобы они были важны именно этому адресату.

Суть вопроса не раскрыта

Вы написали отличный текст о себе и своих услугах, но ответа нет. Посмотрите на свои письма критически – есть ли в них формулировки того, что вы хотите получить? Адресаты должны понимать, почему вы им пишете.

Если вы хотите предложить услугу, подать свою кандидатуру на вакансию, получить смету или уточнить детали встречи, обязательно сформулируйте это четким и емким предложением.

Дайте адресату понять, что ему нужно сделать по прочтении вашего письма. 

Много букв

Вы пишете отличные, но уж очень длинные письма. А как иначе? Ведь ваш стартап такой уникальный, ваши услуги дешевле рынка, а ваш послужной список затмевает всех звезд индустрии.

Что делать? Оставляйте в письме самое главное, а подробности распишите в презентации, которую приложите к письму.

Только не забудьте упомянуть, что вы приложили документ с подробной информацией о сути вашего вопроса. 

Сокращения, заискивание, канцелярит

У вас столько дел, что нет времени объяснять. Поэтому в ваших письмах нет заглавных букв, запятых, и полно сокращений наподобие “Спс”, “пжлст”, “кот” вместо “который”. Если письмо писать долго, лучше достаньте телефон. 

В противном случае потрудитесь писать слова целиком. Так ли много времени вы экономите на каждом пжлст? 

Вы очень боитесь доставить неудобство адресату или проявить недостаточное почтение, поэтому сдабриваете письма всякими “подскажите, пожалуйста, выдалась ли возможность ознакомиться с нашей презентацией”. Не надо так – вы ставите себя в слабую, заискивающую, неуверенную позицию. Нет ничего оскорбительного в вопросе: “Скажите, пожалуйста, видели ли вы мое предыдущее письмо и презентацию?”

Вы хотите, чтобы ваши письма звучали весомо и солидно, поэтому пишете только так: “Наши услуги являются уникальными на данном рынке, а я являюсь наилучшим специалистом, имеющим необходимый спектр квалификаций для наиболее оптимального решения данных проблем и вопросов”. Ваш диагноз – канцелярит. Его легко нагромоздить и сложно распутать. Используйте активный залог, дробите длинные предложения, добавляйте понятные подробности, чтобы сообщение приобрело ценность.

“Мы разработали шаблон делового письма, который легко адаптировать для мотивационных и холодных писем любого стиля. Я пишу деловые письма вот уже 20 лет и благодаря опыту работы в международных корпорациях нахожу правильные ответы на самые сложные запросы клиентов и агентств”. 

Неподходящая подпись

В ней только ваше имя и мобильный телефон без кода страны. Или только мейл. Или подписи нет совсем. Или она занимает восемь строк, включает почтовый адрес вашего офиса, ссылки на все аккаунты в соцсетях, вебсайт, логотип и миссию компании, а также пару цитат CEO.

У разных компаний могут быть разные стандарты подписи, и с некоторыми из них ничего нельзя поделать. Но если вы можете составить подпись самостоятельно, посмотрите на нее с точки зрения здравого смысла. В ней обязательно должны быть:

  • — ваши имя и фамилия;
  • — ваш мейл;
  • — должность – если она у вас есть;
  • — мобильный телефон – если вы готовы его давать;
  • — если вы инфлюэнсер – дайте ссылку на ключевую соцсеть;
  • — если ваш вебсайт – основная платформа бизнеса, укажите его.
  • Все остальное лучше опустить.

Неудобные ссылки, тяжелые приложения

Вы любите вставить длинную ссылку в тело письма так, что она занимает три строки? Прикладываете к письмам PDF весом больше 5 мегабайт? Любите вставить хайрезы фотографий прямо в тело письма? Не надо так делать, пожалуйста. Ссылки сокращайте специальными сервисами, большие файлы и фотографии заливайте в облако и давайте адресатам ссылку с нужными вам уровнями доступа.

Проблемы с ответом

Вы написали идеальное письмо, и – о, чудо! – вам ответили. И вы уже неделю не можете собраться с духом и продолжить переписку – нужно подготовить много данных, подумать о содержании письма, или вас затянула текучка. Что делать? Держите под рукой шаблон быстрого ответа на любое письмо. Он может быть, например, таким (выберите нужные элементы):

“Дорогой / дорогая Имярек,

благодарю вас за ответ. Я обязательно напишу вам подробное письмо / позвоню вам, чтобы обсудить детали завтра / через два рабочих дня / в течение недели.

С уважением,

Я и сыновья.”

Это даст вам поле для маневра. Непременно сдержите слово и ответьте или перезвоните собеседнику в обещанный срок. Иначе никакая переписка не спасет вашу репутацию. 

Толь­ко по­лез­ные по­сты и сто­рис — в на­шем In­sta­gram

«Цех» — медиа о непрерывном образовании взрослых людей. Мы целиком захвачены идеей постоянного развития личности — профессионального, интеллектуального, эмоционального и даже духовного. Мы исследуем, как, чему и где лучше всего учиться и, главное, зачем. Если вам понравился этот материал, подпишитесь, пожалуйста, на нашу почтовую рассылку.

типов профессиональных деловых писем

В профессиональном мире вам часто нужно будет написать деловое письмо или отправить профессиональное электронное письмо. От подачи заявки на новую работу, написания благодарственной записки, отправки записки с извинениями или отправки прощального электронного письма при отбытии — существует множество обстоятельств, при которых потребуется письмо или электронное письмо надлежащего формата.

Как написать деловое письмо

Деловое письмо — это официальный документ с установленной структурой.Как видно из примеров по ссылкам ниже, деловое письмо имеет очень определенный формат.

Деловое письмо включает контактную информацию, приветствие, текст письма, приветственное закрытие и подпись.

Что вы должны включить в профессиональное письмо, написанное для деловых целей? Деловое письмо — это официальный документ с установленной структурой. Как видно из примеров по ссылкам ниже, деловое письмо имеет очень определенный формат.Деловое письмо включает в себя контактную информацию, приветствие, текст письма, приветственное закрытие и подпись.

Есть правила для всего, от того, насколько широкими должны быть поля букв, до шрифта какого размера использовать.

  • В целом, разумно, чтобы основная часть вашего делового письма была прямой и краткой.
  • Объясните, почему вы пишете в первом абзаце,
  • В следующем абзаце укажите подробности, а
  • Используйте заключительный абзац, чтобы повторить причину написания
  • Поблагодарите получателя за чтение и, возможно, упомяните о дальнейших планах

Ниже вы найдете список примеров деловых писем для разнообразной переписки по работе и деловой переписке, а также советы о том, как написать подходящее и эффективное деловое письмо.Используйте эти образцы как отправную точку, когда вам нужно написать собственное письмо.

Шаблон делового письма

Это пример профессионального делового письма. Загрузите профессиональный шаблон делового письма (совместимый с Google Docs и Word Online) или посмотрите другие примеры ниже.

Образец делового письма (текстовая версия)

Дженнифер Фамилия
{Почтовый адрес}
{Город}, {Штат} {Почтовый индекс}
555-555-5555
email @ email.com

17 июня 2020

Мишель Фамилия
Менеджер
Название компании
{Почтовый адрес}
{Город}, {Штат} {Почтовый индекс}

Уважаемая госпожа Фамилия:

Большое спасибо за то, что нашли время встретиться со мной, чтобы обсудить продажу моих свитеров ручной работы в вашем замечательном магазине.

Как я уже упоминал в нашем разговоре, я был покупателем вашего магазина с тех пор, как на свое пособие за третий класс купил свою самую первую пару вязальных спиц. Для меня большая честь, что вы подумали о продаже одного из моих оригинальных творений в The Yarn Company вместе со своими собственными работами.

Мы обсудили пробную консигнационную схему, при которой часть продаж пойдет в магазин. Мне это более чем приятно.

Дайте мне знать, как вы хотите действовать. Я доступен почти во второй половине дня по телефону 555-555-5555, или вы можете написать мне по адресу [email protected], и я отвечу на ваше сообщение как можно скорее.

Спасибо и всего наилучшего,

Дженнифер Фамилия

Расширять

Другие шаблоны и форматы деловых писем

Шаблон делового письма
Этот шаблон включает всю информацию, которая должна быть включена в деловое письмо.Есть примеры каждого раздела письма и советы по выбору стиля для переписки.

Формат для написания делового письма
Этот формат письма включает информацию о выборе подходящего макета, шрифта, приветствия, интервала, закрытия и подписи для деловой переписки.

Примеры деловых писем, перечисленные по типу

Письма с извинениями
Когда и как извиняться на работе, а также примеры писем с извинениями для работодателей и коллег.Используйте эти письма, если вы допустили ошибку, плохо себя вели, пропустили собеседование или в других обстоятельствах, когда вы допустили ошибку и вам нужно извиниться.

Благодарственные письма
Очень часто отзывы на работе преобладают негативные. Если кто-то, с кем вы тесно сотрудничаете, отлично справляется со своей работой, не упускайте возможности похвалить его и дать положительный отзыв. Отправка письма — хороший способ показать сотрудникам, коллегам, коллегам, клиентам и другим людям, насколько вы их цените.

Деловые благодарственные письма
Если кто-то окажет вам услугу или поможет вам каким-либо образом, всегда не забудьте отправить благодарственное письмо. Перейдите по этой ссылке, чтобы найти образцы писем с благодарностью для бизнеса для различных сценариев, связанных с бизнесом и трудоустройством.

Письмо об отказе от кандидата
Когда вы отвечаете за прием на работу, вам нужно будет сообщить соискателям вакансии, когда они не получат эту должность. Вот пример письма с отказом от кандидата для отправки человеку, который не был выбран для работы.

Поздравительные письма
Все любят, когда их признают за свои достижения, даже если это всего лишь быстрое сообщение электронной почты или рукописная заметка. Ознакомьтесь с образцами поздравительных писем для новых рабочих мест, новых предприятий, рекламных акций и других дел, связанных с бизнесом.

Примеры сообщений электронной почты
Хотя часто удобно отправлять рукописные или распечатанные заметки по почте, в наши дни более распространено электронное письмо. Здесь вы найдете примеры электронных писем, связанных с бизнесом и работой.

Письма сотрудникам
Просмотрите образцы писем сотрудников и писем для кандидатов на работу, включая рекомендательные письма сотрудников, письма с предложениями о работе, благодарственные и поздравительные письма и другие примеры писем.

Письмо с подтверждением трудоустройства
Арендодатели часто запрашивают письма с подтверждением занятости, чтобы подтвердить, что человек работает в компании. См. Информацию о том, что должно быть включено в письмо, и образец письма с подтверждением занятости.

Прощальные письма
Примеры прощальных писем, чтобы коллеги, клиенты и ваши знакомые знали, что вы движетесь дальше. Отправка прощального письма — хороший способ сообщить людям новую контактную информацию, чтобы вы могли поддерживать связь в будущем.

Письма-запросы
Используйте письма-запросы, чтобы запрашивать встречи и узнавать о возможностях трудоустройства, которые не были объявлены. Эти письма — способ получить доступ к потенциальному работодателю, который не опубликовал список доступных вакансий.

Письма с предложениями о работе
Примеры писем с предложениями о работе, письма с отказом от работы, встречных писем и других писем, связанных с предложениями о работе.

Письмо о повышении по службе
В письме о повышении по службе содержится информация о повышении, включая новое звание сотрудника, зарплату и дату перехода сотрудника на новую роль.

Сетевые письма
Образцы писем о поиске работы и карьерных сетей, включая рекомендательные письма, рекомендательные письма и информационные письма для установления контактов.

Письмо новому сотруднику
Образец приветственного письма для отправки новому сотруднику, а также подробные сведения о том, какую информацию следует включить в этот тип письма.

Объявление о продвижении
Образец сообщения электронной почты, уведомляющего сотрудников компании о продвижении.

Рекомендательные письма
См. Примеры рекомендательных писем, рекомендательных писем, личных рекомендаций, профессиональных рекомендаций, ссылок на персонажей и академических ссылок.

Реферальные письма
Примеры реферальных писем, включая письма и сообщения электронной почты с просьбой о направлении, письма с указанием сотрудников, коллег или знакомых для работы, а также примеры реферальных сопроводительных писем и благодарственных писем.

Письма об увольнении
Если вы планируете уволиться с работы, ознакомьтесь с этим письмом об увольнении и примерами электронных писем. Их можно использовать в различных ситуациях, включая увольнение с уведомлением, увольнение по электронной почте и немедленное увольнение.

Письма о выходе на пенсию
См. Примеры писем для объявлений о выходе на пенсию, когда вы выходите на пенсию, а также поздравительных писем и электронных писем для знакомых, которые вышли на пенсию.

Письмо об увольнении
Образец увольнения сотрудника из организации.

Письма с приветствием
Примеры писем с приветствием для новых сотрудников и сотрудников, возвращающихся на работу после отпуска.

Шаблоны писем Microsoft Word
Когда вам нужно написать письмо о приеме на работу, может быть полезно начать с шаблона.Шаблоны Microsoft Word доступны для резюме, сопроводительных писем, писем об увольнении, рекомендательных писем и писем для интервью.

20 шаблонов и примеров деловых писем для различных целей

Когда вы пытаетесь отправить профессиональное деловое письмо, иногда эти скучные шаблоны Microsoft Word просто не помогут.

Word затрудняет создание фирменных бланков, у вас нет гибкости, чтобы оформить документ так, как вы хотите, и конечный результат почти всегда утомителен.

Вот почему у нас есть полный набор шаблонов фирменных бланков и деловых писем, которые вы можете настроить, чтобы они соответствовали любому виду делового письма, которое вам может понадобиться отправить.

Перейдите по нашим опциям ниже или прокрутите вниз, чтобы увидеть их все.

20 шаблонов деловых писем для различных целей

Шаблон № 1: Шаблон делового письма по экологической благотворительности

Шаблон № 2: Шаблон делового письма с графическим дизайном

Шаблон № 3: Шаблон банковского делового письма

Шаблон № 4: Деловое письмо о детском здравоохранении

Шаблон № 5: Шаблон делового письма по семейному праву

Шаблон № 6: Шаблон делового письма от университета

Шаблон № 7: Шаблон бизнес-письма для ресторана

Шаблон № 8: Шаблон делового письма о технологиях

Шаблон № 9: Шаблон бизнес-письма «Дизайн интерьера»

Шаблон № 10: Армейское деловое письмо

Шаблон № 11: Креативный шаблон делового письма

Шаблон № 12: Шаблон делового письма репетитору

Шаблон № 13: Шаблон делового письма по кардиологии

Шаблон # 14: Шаблон делового письма о ландшафтном дизайне

Шаблон # 15: Книжное благотворительное деловое письмо

Шаблон # 16: Шаблон делового письма Illustrator

Шаблон # 17: Шаблон праздничного делового письма

Шаблон № 18: Шаблон делового письма по продукту для ухода за кожей

Шаблон № 19: Шаблон делового письма от художника

Шаблон № 20: Шаблон делового письма юридической фирмы

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Шаблон № 1: Шаблон бизнес-письма по экологической благотворительности

Готовите официальное письмо для вашей некоммерческой организации? Фирменные бланки для деловых коммуникаций — лучший способ.

Этот шаблон бизнес-письма, посвященного экологической благотворительности, позволяет вам отправить официальное бизнес-письмо, соответствующее вашему бизнесу или организации.

Keep it green для благотворительной организации по защите окружающей среды. Выбирайте синий цвет для брендов, связанных с океаном. Подумайте о пастельных тонах для бизнеса, связанного с младенцами и маленькими детьми.

Чтобы он был профессиональным, он не должен быть скучным черно-белым форматом. Если он соответствует вашему бренду, имеет профессиональный бланк с контактной информацией и легко читается, вы — золотая медаль.

Шаблон № 2: Шаблон делового письма с графическим дизайном

Ищете что-то более уникальное для общения вашего малого бизнеса? Этот образец делового письма станет для вас идеальной отправной точкой.

Просто замените замещающий текст своим собственным сообщением и будьте готовы к отправке. Не стесняйтесь обновлять приветствие «Кого это может касаться» чем-нибудь более неформальным или прямым, если хотите.

Вы можете легко заменить имя и заголовок в подписи письма, а также сопоставить шрифт и цвета шаблона с вашим собственным брендом.Создание фирменного бланка в Visme поможет вам создать гораздо более красивый результат, чем скучное письмо в Google Docs или Microsoft Word.

Шаблон № 3: Банковское деловое письмо

Для более формального бизнеса этот базовый шаблон делового письма идеально подходит для общения. Вы можете использовать этот шаблон, чтобы отправить рекомендательное письмо, письмо с предложением работы, коммерческое письмо и многое другое.

Убедитесь, что в письме вы используете читаемый и профессиональный шрифт, например Arial или Times New Roman.Хотя в названиях компаний, приветствиях и подписях можно использовать более забавный или фирменный шрифт, вы хотите, чтобы ваше письмо было полностью разборчивым.

Шаблон № 4: Деловое письмо о детском здравоохранении

Правильное деловое письмо не обязательно означает нулевой цвет. Возьмите страницу из этого шаблона письма, созданного для благотворительной организации по охране здоровья детей. Если ваш бренд работает с маленькими детьми, использование цвета — это ваш бренд.

Просто убедитесь, что вы используете формат делового письма с вашим адресом и адресом получателя, полным именем, номером телефона и другой контактной информацией, чтобы обеспечить эффективное деловое письмо.

Шаблон № 5: Деловое письмо по семейному праву Шаблон

Использование цвета в шаблоне делового письма — отличный способ выделиться среди получателей. А простой, но профессиональный дизайн этого шаблона — идеальная отправная точка.

Все, что вам нужно сделать, это заменить имена и замещающий текст вашей собственной информацией, сопоставить профессиональный шаблон письма с вашим брендом и загрузить в формате PDF для печати.

Обязательно сделайте корректуру перед тем, как отправить письмо.Убедитесь, что нет опечаток или ошибок, которые могут повлиять на ваш профессионализм.

Шаблон № 6: Шаблон делового письма от университета

У местных колледжей и университетов есть много писем, которые они должны отправить — письма о зачислении, предложения о работе для профессоров и другие способы общения с будущими студентами.

Этот шаблон делового письма — идеальная отправная точка для любых образовательных коммуникаций. Просто обновите почтовый адрес и контактную информацию своими собственными, прежде чем делиться ими.

Шаблон № 7: Шаблон письма о ресторанном бизнесе

Рестораны тоже нуждаются в своих фирменных деловых письмах! Если вы обращаетесь к поставщикам, отвечаете на заявления о приеме на работу или составляете регистрационные документы, фирменные бланки идеально подходят для того, чтобы иметь под рукой.

Этот шаблон фирменного бланка ресторана включает в себя фирменные цвета ресторана, а также фотографию блюд, которые они подают, что создает уникальный внешний вид для их делового письма.

Шаблон № 8: Шаблон делового письма о технологиях

Еще один отличный способ создать шаблон делового письма — использовать стиль цветных блоков, как мы видим здесь в этом деловом письме о технологиях.

Имейте в виду, что современное общение не требует отступа перед каждым абзацем, но не забывайте запятую после приветствия и подписи.

Шаблон № 9: Шаблон делового письма «Дизайн интерьера»

Еще один отличный вариант использования ваших деловых писем — это отправка благодарственных писем клиентам, а также поиск писем для новых клиентов.

Этот шаблон фирменного бланка с дизайном интерьера идеально подходит для индивидуальных предпринимателей или владельцев малого бизнеса, которые хотят распространять информацию через местную обычную почту. Просто убедитесь, что внутренний адрес и контактная информация верны, чтобы люди знали, где с вами связаться, чтобы узнать больше!

Шаблон № 10: Армейское деловое письмо

Еще один замечательный шаблон делового письма, который стоит рассмотреть, — это армейский бланк. Этот дизайн идеально подходит для людей в вооруженных силах или связанных с ними предприятиях.

Простой в использовании блочный формат в наших шаблонах деловых писем дает пользователям легкий доступ к редактированию текста и графики-заполнителя с их собственным эффектом.

Шаблон № 11: Шаблон креативного делового письма

Наш креативный шаблон делового письма идеально подходит для более личного использования, особенно когда речь идет о написании сопроводительного письма или заявления об увольнении, которое вы хотите сделать индивидуальным и профессиональным.

Просто убедитесь, что удобочитаемость по-прежнему является ключевым моментом в дизайне ваших букв, и вы золотые.Обновите формы и шрифты в этом шаблоне фирменного бланка, чтобы он соответствовал вашему личному бренду, чтобы сделать его более индивидуальным.

Шаблон № 12: Шаблон делового письма репетитору

Ведете собственный бизнес? Фирменные бланки по-прежнему являются отличной практикой для профессионального общения с партнерами, клиентами, покупателями и т. Д.

Воспользуйтесь этим шаблоном бизнес-письма для учебных занятий и замените замещающий текст своим собственным бизнес-письмом.Затем вы можете легко загрузить как файл изображения с высоким разрешением или PDF-файл для печати и отправки.

Наши фирменные бланки также можно использовать для общения по электронной почте. Либо прикрепите свое письмо к электронному письму, либо включите дизайн в свое программное обеспечение для электронного маркетинга или CRM.

Шаблон № 13: Шаблон делового письма по кардиологии Шаблоны деловых писем

также отлично подходят для массового охвата, например, когда вам нужно разослать сообщения на сайты пресс-релизов, публикации в СМИ, журналистов и т. Д.

На вышеуказанном бланке вы можете указать контактную информацию нескольких человек в вашей команде, с которой люди могут связаться, чтобы получить дополнительную информацию. Это идеально подходит для некоммерческих организаций или медицинских офисов, которые делятся объявлениями и информацией сообщества.

Шаблон № 14: Шаблон бизнес-письма о ландшафтном дизайне

Оформление делового письма — отличный способ сделать так, чтобы ваше сообщение выделялось и читалось.

Этот шаблон фирменного бланка идеально подходит для предприятий, связанных с природой, но его можно настроить для любой ниши или отрасли.Просто найдите красивое фоновое изображение, используйте инструмент цвета Visme, чтобы подобрать цвета к изображению, и вуаля!

Затем вы можете легко загрузить в формате PDF для печати или прикрепить к электронному письму.

Шаблон № 15: Книжное благотворительное деловое письмо Шаблон

Иногда вам действительно хочется быть более откровенным в своем деловом общении! И это нормально — все дело в голосе и личности вашего бренда, а также в том, к кому вы обращаетесь.

Так что вам может потребоваться более минималистичный подход к шаблону делового письма, как у нас. Благодаря белому фону и базовому цвету границы у вас есть простой, но красивый шаблон фирменного бланка, который поможет вам начать работу.

Шаблон №16: Шаблон делового письма Illustrator

Используйте этот шаблон фирменного бланка для более творческого подхода. Благодаря веселым ярким цветам и формам у вас будет возможность продемонстрировать свои творческие способности в общении.

Это идеально подходит для владельцев бизнеса, у которых есть более творческий выход, например, иллюстратора, графического дизайнера или даже писателя. Просто сохраняйте профессиональное содержание письма, и вы можете получать удовольствие от дизайна.

Шаблон № 17: Шаблон праздничного делового письма

Хотите поменять его на праздники? Попробуйте шаблон делового письма этого сезона! Может быть забавно подобрать формат вашего фирменного бланка к празднику, а также может дать вам перерыв в том, чтобы все время смотреть на цвета вашего собственного бренда.

Шаблон № 18: Шаблон бизнес-письма по продукту для ухода за кожей

Этот шаблон делового письма идеально подходит для брендов, которым нужен шикарный, минималистичный вид в своем деловом общении. Использование только одного акцентного цвета — отличный способ добавить яркости вашему письму, при этом цвет не будет преобладать над дизайном.

Если у вас несколько фирменных цветов, выберите один, чтобы выделить вашу букву — или переключите его и каждый раз используйте другой фирменный цвет!

Шаблон № 19: Шаблон делового письма от художника

Еще один отличный способ обозначить свое деловое письмо — это разместить на фирменном бланке фотографию вашей реальной работы, как мы видим в этом шаблоне.

Независимо от того, являетесь ли вы художником, фотографом и т. Д., Загрузка фотографии своей работы для использования в деловом общении — идеальный способ продемонстрировать свой опыт и подготовить потенциальных клиентов к работе с вами.

Шаблон № 20: Шаблон делового письма юридической фирмы

И последнее, но не менее важное: у нас есть профессиональный шаблон делового письма для таких фирм, как юристы, бухгалтеры и т.п.

Когда ваш бизнес в целом немного более формальный, вам нужно придерживаться более традиционного формата деловых писем, чтобы не отталкивать текущих или потенциальных клиентов.

Этот шаблон фирменного бланка — отличная отправная точка — просто добавьте свой логотип, цвета бренда и информацию о содержании, вставьте копию письма, и готово!

Готовы создать свой собственный шаблон делового письма?

Готовы начать создавать свое собственное профессиональное деловое письмо? Начните работу с одним из наших шаблонов деловых писем и полностью настройте его в соответствии со своим бизнесом и его потребностями. Создайте бесплатную учетную запись Visme сегодня.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Хотите узнать больше о создании профессионального делового письма, которое приносит результаты? У нас есть ответы.

1 кв. Какой стандартный формат делового письма?

Формат вашего делового письма должен включать обратный адрес (название и адрес вашей компании), дату, внутренний адрес (имя и адрес получателя), приветствие, основной текст и закрытие.

2 кв. Как вы структурируете деловое письмо?

Структура делового письма довольно проста. Вы захотите включить контактную информацию в свой бланк. Но затем вы структурируете его так же, как и любую букву: начните с соответствующего приветствия, напишите содержание письма, а затем закройте его, поставив свою подпись.

3 кв. Какие бывают виды деловых писем?

Есть много разных типов деловых писем, которые вам может понадобиться отправить. Существуют коммерческие письма, письма-заказы, рекомендательные письма, письма-предложения, письма-благодарности, письма-предложения, письма для контактов, письма-благодарности и многое другое.

4 кв. Как начать деловое письмо?

Начало вашего делового письма всегда должно быть относительно формальным и профессиональным. Что-то вроде «Уважаемый господин./РС. [Имя] »,« Уважаемый господин / госпожа »или« Для кого это может касаться »- хорошие варианты, когда вы играете осторожно.

Если вы хорошо знакомы с человеком, которому пишете, вы, вероятно, уже знаете, как он предпочитает, чтобы к нему обращались.

Q5. Есть ли в Word шаблон делового письма? В

Microsoft Word есть базовые черно-белые шаблоны деловых писем. Шаблоны Visme намного привлекательнее, просты в использовании и могут быть помечены вашими бизнес-цветами и шрифтами.

Q6. Чем закончить деловое письмо?

Завершите свое деловое письмо подписями. В вашей подписи может быть написано «С уважением, [Ваше имя]», «С уважением, [Ваше имя]» или «Спасибо, [Ваше имя]», — в зависимости от того, что работает для вашего бизнеса.

Q7. Где указывается дата в деловом письме?

Дата указывается на вашем бланке. Он должен отображаться под вашим обратным адресом, но перед адресом получателя.

Q8. Какой лучший онлайн-редактор деловых писем?

Несмотря на то, что в Интернете есть множество инструментов, предназначенных для помощи в создании таких вещей, как деловые письма, Visme, безусловно, является лучшим из доступных для создания деловых писем.Это связано с большим разнообразием шаблонов, простым в использовании интерфейсом, фирменным комплектом для создания профессиональных документов и тем фактом, что с помощью нашего инструмента можно создать любой тип визуального контента, а не только деловые письма.

Шаблон делового письма для Word

Написание хорошего делового письма требует времени и усилий. Важно выбрать правильную формулировку и включить нужное количество деталей. Не менее важен формат вашего письма. Убедитесь, что вы используете профессиональный и правильный формат делового письма, например традиционный блочный формат .Ознакомьтесь с нашим бесплатным образцом шаблона делового письма , который поможет вам начать работу. Продолжайте читать после блока загрузки, чтобы получить дополнительные советы и ссылки на другие ресурсы.

Объявление

Шаблон делового письма

Описание

Используйте этот шаблон, чтобы помочь написать практически любое официальное деловое письмо, используя стандартный формат блока . Просто скачайте его, введите свое имя и адрес и напишите письмо.Чтобы узнать, что сказать в своем письме, просмотрите различные образцы писем и обратитесь к некоторым другим веб-сайтам, на которые мы ссылаемся.

«Без установки, без макросов — просто письмо» — Джон Уиттвер и Брент Вес

Советы по написанию эффективного делового письма

  • Будьте лаконичны и продолжайте тему
  • Будьте профессиональны — не будьте слишком знакомы или расслаблены
  • Будьте конкретны в своих заявлениях и запросах
  • Убедитесь, что вы указали достаточно деталей для эффективного общения
  • При использовании фирменного бланка повторять адрес отправителя не нужно — просто начните с даты
  • Укажите правильную контактную информацию
  • Используйте двоеточие «:» после приветствия.

Образец делового письма

Это простое деловое письмо с использованием формата блока .

[Ваше имя]
[Почтовый адрес]
[City, St Zip]

[Сегодняшняя дата]

[Имя получателя]
[Заголовок]
[Компания]
[Адрес]
[City, St Zip]

Уважаемый [Имя получателя]: (Если неизвестно, используйте Кому это может быть интересно 🙂

[Краткий вводный абзац с указанием цели]

[Дополнительная информация]

[Заключительная информация, резюме или благодарность, если необходимо]

С уважением,

(подпишите здесь для писем, отправленных по почте или факсу)

[Ваше имя]
[Заголовок — если применимо]

Корпуса:
CC:

Еще образцы шаблонов деловых писем

Ссылки и ресурсы

Шаблон письма о нашем деловом письме

Если вам нравятся наши бесплатные деловые письма, пожалуйста, дайте ссылку на эту страницу со своего веб-сайта или блога.Однако мы не разрешаем другим сайтам размещать наши файлы. Вы можете использовать следующий URL для своей ссылки:

https://www.vertex42.com/WordTemplates/business-letter.html

Заявление об отказе от ответственности: Содержимое этой страницы предназначено для использования в образовательных целях и не может быть истолковано как юридическая или профессиональная консультация.

Формат делового письма — Обзор, структура и пример

Каков правильный формат делового письма?

Деловое письмо всегда должно иметь определенный формат и структуру, чтобы гарантировать, что оно будет получено как профессиональное и отвечающее стандартам.Несмотря на то, что существует множество различных типов деловых писем, в этом руководстве будет подробно рассмотрен наиболее классический формат деловых писем.

Обзор делового письма

В бизнесе Корпорация Корпорация — это юридическое лицо, созданное физическими лицами, акционерами или акционерами с целью получения прибыли. Корпорациям разрешается заключать контракты, предъявлять иски и предъявлять иски, владеть активами, перечислять федеральные налоги и налоги штата, а также занимать деньги в финансовых учреждениях., письмо — это просто любая переписка, отправляемая между двумя сторонами. Он может быть на любую тему и отправлен с помощью многих способов доставки, таких как электронная почта, обычная почта или доставка вручную.

Тон вашего письма будет зависеть от аудитории и цели общения. Межличностные навыки. Межличностные навыки — это навыки, необходимые для эффективного общения, взаимодействия и работы с отдельными людьми и группами. Люди с хорошими навыками межличностного общения являются сильными вербальными и невербальными коммуникаторами и часто считаются «хорошими людьми».является. Иногда вам нужно быть более формальным, а иногда уместно более непринужденный голос.

Пример, приведенный ниже, представляет собой нейтральный голос и умеренный уровень формальности.

Структура делового письма

Ниже приведен пример того, как оформлено и структурировано деловое письмо. Не стесняйтесь копировать и вставлять текст в свое собственное электронное письмо, Word или документ Google и обязательно настройте и вычитайте его тщательно.

[Имя отправителя]

[Название компании отправителя]

[Уличный адрес отправителя]

[Город, штат / провинция отправителя и почтовый индекс]

[Номер телефона и / или адрес электронной почты отправителя]

[Дата]

[Имя получателя]

[Название компании получателя]

[Уличный адрес получателя]

[Город, штат / провинция получателя и почтовый индекс]

[Телефон получателя номер и / или адрес электронной почты]

[Тема]

[Уважаемое имя],

[Введение — здесь вы объясняете цель письма, например, почему вы пишете это, то, что вы надеетесь получить от этого, и любую другую важную информацию, которую вы хотите сообщить заранее.]

[Средняя часть — здесь вы уточняете и предоставляете более подробную информацию о том, что вы обрисовали в общих чертах в первом абзаце. Таких абзацев может быть еще несколько, в зависимости от того, какой длины должно быть письмо]

[Заключение — это место, где вы завершаете и резюмируете вещи. В этом абзаце может быть призыв к действию или следующие шаги.]

[С уважением],

[Подпись]

[Имя отправителя]

Пример полного делового письма

Теперь, что вы знакомы с форматом делового письма, давайте рассмотрим пример со встроенной реальной информацией.

Джон Браво

ABC Education Inc.

1234-123 Street

New York, NY 01218

21 мая 2018 г.

Сара Джини

XYZ Company Inc. Street

New York, NY 04851

Re: Обновленная частота выставления счетов

Уважаемая г-жа Джини,

Я пишу, чтобы сообщить вам о нашей новой модели ценообразования, вступающей в силу 1 февраля 2019 года.Первого февраля мы перейдем с годового платежного цикла на ежеквартальный, и это письмо содержит важную информацию, которая может повлиять на вашу организацию.

Проведя обширное исследование и получив отзывы от наших клиентов, мы определили, что большинство клиентов решительно предпочитают ежеквартальный цикл выставления счетов, а не годовой. Чтобы максимально удовлетворить ваши потребности, мы решили предложить это преимущество, которое вступит в силу 1 февраля 2019 года.

Это письмо просто уведомляет вас о предстоящих изменениях, и в настоящее время от вас не требуется никаких немедленных действий. Благодарим вас за продолжение работы.

С уважением,

Джон Браво

Загрузить шаблон формата делового письма

Введите свое имя и адрес электронной почты в форму ниже и загрузите бесплатный шаблон прямо сейчас!

Шаблон формата делового письма

Загрузите бесплатный шаблон Word Doc, чтобы создать свой индивидуальный документ!

Дополнительные соображения по форматированию

В дополнение к общему формату и структуре, изложенным выше, вы также можете рассмотреть следующую информацию в качестве стандартной деловой практики.

Общие стандарты форматирования включают:

  • Arial, Times New Roman или аналогичный стандартный шрифт
  • Размер 11 или 12 пунктов
  • Заглавные буквы в предложении
  • Белый фон
  • Бумага размером 5 x 11 дюймов
  • Книжная ориентация
  • Поля 1 дюйм
  • Одинарный, 1,5 или двойной интервал
  • Черный цвет шрифта
  • Использование фирменных бланков
  • Односторонняя или двусторонняя печать
  • Обычный белый фон

Дополнительные ресурсы

Спасибо за прочтите это руководство о том, как использовать правильный формат делового письма.CFI является глобальным поставщиком онлайн-образования и предлагает аналитику финансового моделирования и оценки (FMVA). TM Стать сертифицированным аналитиком финансового моделирования и оценки (FMVA) ® Сертификат CFI’s Financial Modeling and Valuation Analyst (FMVA) ® поможет вам обрести уверенность, в которой вы нуждаетесь. в вашей финансовой карьере. Запишитесь сегодня! сертификация для финансовых аналитиков.

Чтобы продолжить обучение и продвинуться по карьерной лестнице, вам будут полезны следующие дополнительные ресурсы:

  • Шаблон заявления об увольнении Письмо об увольнении Письмо об увольнении — это официальное письмо, отправленное сотрудником своему работодателю с уведомлением о том, что он больше не будет работать в компании
  • Шаблон резюмеУзнайте, как написать резюме для инвестиционного банка (аналитик или партнер) с помощью бесплатного руководства и шаблона резюме CFI. Резюме IB уникально. Важно адаптировать свое резюме к отраслевому стандарту, чтобы его не сразу удалили.
  • Шаблон сопроводительного письма Используйте этот шаблон сопроводительного письма, чтобы пройти собеседование! Сопроводительное письмо может сделать или испортить заявку на вакансию, поэтому очень важно правильно его составить. Независимо от того, читает ли ваше письмо HR или менеджер по найму напрямую, вы должны отметить несколько важных полей.Это руководство содержит бесплатный шаблон сопроводительного письма и объяснение того, что вам нужно знать.
  • Руководства по собеседованию Ознакомьтесь с руководствами CFI по собеседованию с наиболее распространенными вопросами и лучшими ответами на любую должность в сфере корпоративных финансов. Вопросы и ответы на собеседование по финансам, бухгалтерскому учету, инвестиционному банкингу, исследованиям капитала, коммерческому банковскому делу, FP&A и т. Д.! Бесплатные руководства и практика для успешного прохождения собеседования

Форматы деловых писем | Примеры форматов деловых писем [Шаблоны]

Форматирование деловых писем

В наши дни общение — это отправка электронной почты, набор текстовых сообщений или подключение через социальные сети.Составление фактического письменного делового письма и проверка правильности формата делового письма может показаться устаревшим, но все же это остается более важным, чем когда-либо, для владельцев малого бизнеса.

Если вам нужно написать сопроводительное письмо, чтобы убедить кого-то прочитать отчет, представиться потенциальному клиенту или выразить благодарность, хорошо составленное деловое письмо может отличиться. Письменные письма остаются важной — и, возможно, даже решающей — частью коммуникационной стратегии каждого владельца малого бизнеса.

Различные исследования показали, что бумажные коммуникации могут быть более запоминающимися и полезными, чем те, что показаны на экранах, таких как электронная почта. Поскольку американские офисные работники получают в среднем 121 электронное письмо в день, письмо также может выделяться, когда оно доставляется через ваш почтовый ящик, а не через ваш почтовый ящик. (Некоторые эксперты, в том числе эксперт по деловому этикету Жаклин Уитмор, также утверждают, что рукописные письма для деловых целей даже более эффективны, чем печатные.)

Настоящее деловое письмо демонстрирует приверженность, потому что автор достаточно заботился о рассматриваемом вопросе, чтобы сесть и положить чернила на бумагу.Письма демонстрируют уровень профессионализма и класс. Они также предоставляют письменный отчет о том, что выяснилось, что обе стороны могут хранить в архиве. Иногда события, которые отмечаются буквами, настолько важны для компании, что становятся ценными сувенирами.

Деловые письма по-прежнему имеют значение, но они могут навредить вашей профессиональной репутации, если содержат орфографические и грамматические ошибки. Неправильно оформленное деловое письмо также может указывать на то, что автор неопытен, непрофессионален или не разбирается в деталях — все это первое (или второе) впечатление, которое владельцы бизнеса не хотят производить.

Таким образом, для каждого владельца малого бизнеса важно знать, как правильно составить и отформатировать профессионально оформленное деловое письмо. Типы форматов деловых писем могут включать в себя сопроводительные письма, благодарственные письма, письма с жалобами, корректировочные письма и многое другое в зависимости от деловой ситуации.

Типы форматов деловых писем

Общие типы деловых писем включают:

  • Сопроводительные письма. Отправляемое вместе с посылкой, отчетом или другим предметом, цель сопроводительного письма состоит в том, чтобы описать то, что прилагается, и дать описание того, что получатель должен с этим делать.
  • Благодарственные письма. Они отлично подходят для создания сетей и построения отношений. Не стоит просто писать «Спасибо за» и оставлять все как есть. Расскажите подробнее о том, что они сделали и как это помогло вам, а затем завершите свое выступление вторым выражением благодарности.
  • Письма-жалобы. Ключ к этим типам писем — продемонстрировать, что вы недовольны, без чрезмерной злости. Подскажите, как получатель письма может исправить ситуацию.
  • Буквы регулировки. Это ответ на письмо-жалобу. Суть в том, чтобы отвечать скромно и предлагать возможные решения. Вы хотите избежать сжигания мостов и вместо этого использовать свой ответ как инструмент для построения отношений.
  • Письма с плохими новостями. Ключ к плохим новостям — смягчить удар. В деловой переписке ценится прямолинейность. Но при написании писем с плохими новостями лучше всего напомнить получателю о том, что на самом деле работает в ваших деловых отношениях, прежде чем сообщать ему плохие новости.
  • Благодарственные письма. Они предназначены для подтверждения того, что вы получили товар от кого-то или что вы знаете о факте или ошибке, на которые он указал. Сообщите получателю, когда вы получили посылку или информацию, а затем поблагодарите его за это.
  • Заметки Часто используемые для распространения важных новостей и директив внутри компании. Смысл заметок — быть быстрым и точным при общении.
  • Поздравительные письма. Смысл этих типов букв в том, чтобы оставаться в курсе и избегать чрезмерных или насмешливых звуков.Опишите, что побудило вас отправить поздравление и положительный отзыв, который вы уже слышали. Письмо должно быть кратким.
  • Ответные письма. Речь идет об объяснении или перечислении того, как был выполнен запрос.
  • Письмо-запрос. Ключевым моментом в работе с этими типами писем является просьба о помощи, не унижаясь и не проявляя чрезмерных эмоций. Внимательно посмотрите на прилагательные, которые вы используете в письме.
  • Рекламные письма. Эти письма требуют сильного призыва к действию или крючка в начале, чтобы получатель продолжал читать и обнаруживал преимущества того, что вы продаете.Обязательно предоставьте информацию, чтобы они могли легко ответить.
  • Заявления об увольнении. Это уведомление о том, что вы покидаете должность, указание последнего дня работы и объяснение причин вашего увольнения.

Вот основы, которые вам нужно знать, когда дело доходит до написания делового письма:

Примеры формата деловых писем

Допустим, Таня Смит, генеральный директор Acme Corp. в Миннеаполисе, хочет отправить письмо в NewTech из Сан-Хосе, Калифорния, с просьбой о бесплатной консультации по облачному программному обеспечению для управления продажами NewTech.Что Смит нужно указать в письме? Как оформить ее деловое письмо?

Части делового письма

Большинство экспертов сходятся во мнении, что деловое письмо должно состоять как минимум из следующих семи частей:

  1. Адрес отправителя. Вы не хотите, чтобы получателю приходилось искать ваш адрес, чтобы написать ответ. Также можно указать номер телефона и адрес электронной почты.
  2. Дата. Это должно быть сразу видно, когда письмо было написано.Таким образом, получателю будет легче напомнить о том, когда и почему было написано письмо, особенно если оно связано с конкретным событием или деловой ситуацией.
  3. Адрес получателя. Вы не хотите, чтобы вашему помощнику приходилось искать адрес для отправки письма (или вы не хотите, чтобы вам приходилось искать адрес снова).
  4. Приветствие. «Для кого это может касаться» — верный способ поместить ваше письмо в корзину для бумаг. Важно указать имя в адресе получателя и приветствовать, даже если вам нужно позвонить в компанию или выполнить поиск в LinkedIn, чтобы узнать, кому должно быть отправлено письмо.
  5. Кузов. Как правило, разумно оставаться профессионалом и переходить к делу. Как и в случае с любым другим сообщением, ясность и краткость обычно лучше всего отражаются на писателе.
  6. Закрытие / подпись. Подпись придает индивидуальный характер письму, точно показывает, от кого оно и что вы одобряете содержание письма.
  7. Корпуса. Важно иметь список любых дополнительных элементов, приложенных к деловому письму, на случай, если получатель потеряет их.

Интервалы и форматы шрифтов

Презентация также важна, когда дело касается выражения профессионализма в деловом письме. Эмпирическое правило здесь заключается в том, что полезность и удобочитаемость важнее индивидуальности. Вы не отправляете письмо старому другу по колледжу — вы занимаетесь бизнесом. Вот правила использования интервалов и шрифтов, которые обычно встречаются в деловом письме:

Выравнивание. Все правильные деловые письма должны быть выровнены по левому краю. На протяжении десятилетий распространено мнение, что такое выравнивание лучше всего для удобочитаемости.

Расстояние. Буквы должны быть разделены между предложениями через один интервал, чтобы освободить место на странице. Включите четыре разрыва строки между заключительным предложением или абзацем письма и вашим напечатанным именем, чтобы оставить место для вашей подписи.

Шрифт. Стандартный стиль шрифта — Times New Roman, размер 12, хотя допустимы и другие широко используемые шрифты, такие как Arial и Helvetica. Читаемость имеет решающее значение, когда дело доходит до шрифтов, поэтому избегайте творческих подходов и использования трудночитаемых готических или курсивных шрифтов.Если в теле письма не хватает места на одной странице, лучше сократить его, чем уменьшить размер шрифта.

Поля. Большинство экспертов сходятся во мнении, что лучше всего подходят поля в 1 дюйм, поскольку они увеличивают пространство, хотя вам, возможно, придется освободить место для фирменного бланка, если вы его используете. (Подробнее о фирменных бланках см. Ниже.)

Блочная форма и форматы с отступом

С отступом или без отступа? Вот в чем вопрос. Это действительно вопрос того, насколько формальным вы хотите, чтобы письмо выглядело.Например, если вы на что-то жалуетесь, вы можете захотеть, чтобы формат блока отображал формальность, а полублок может придать благодарственный вид приятному, «формальному» виду, особенно если это кто-то, кого вы уже знаете.

Обычно используются три стиля: блок, модифицированный блок и полублок. Вернемся к нашему примеру, когда Смит писал Уайльда. Вот как ее письмо будет выглядеть в каждом из трех форматов: форматирование блока, форматирование измененного блока и форматирование полублока.

Форматирование блока

Г-жа Таня Смит, генеральный директор
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368

1 июня 2018 г.

Г-н Оскар Уайльд, вице-президент по продажам
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Уважаемый мистер Уайлд:

Мне нужна бесплатная консультация по облачному программному обеспечению для управления продажами NewTech. Acme Corp. — быстрорастущий производитель (годовой рост выручки 20% за последние пять лет).Мы хотим продолжать расти, и программное обеспечение NewTech кажется продуктом, который может вывести нашу команду продаж на новый уровень. Я хочу вместе с вами выяснить, подходит ли программное обеспечение NewTech для компании Acme.

Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами при первой же возможности.

С уважением,

Таня Смит, генеральный директор

Корпуса: брошюра Acme Corp.

Обратите внимание, что это более формальный тип делового письма: без отступов, все находится слева.Если вы сомневаетесь, насколько формальным должно быть письмо, вероятно, лучше перестраховаться и использовать блочный формат.

Форматирование измененного блока

Г-жа Таня Смит, генеральный директор
Acme Corp.
12345 Acme Ave,
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
1 июня 2018 г.

Г-н Оскар Уайльд, вице-президент по продажам
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Уважаемый мистер Уайлд:

Мне нужна бесплатная консультация по облачному программному обеспечению для управления продажами NewTech.Acme Corp. — быстрорастущий производитель (годовой рост выручки 20% за последние пять лет). Мы хотим продолжать расти, и программное обеспечение NewTech кажется продуктом, который может вывести нашу команду продаж на новый уровень. Я хочу вместе с вами выяснить, подходит ли программное обеспечение NewTech для компании Acme.

Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами при первой же возможности.

С уважением,

Таня Смит, генеральный директор

Корпуса: брошюра Acme Corp.

Обратите внимание, что углублений по-прежнему нет, но не все выровнено по левому краю.Это немного менее формально. В этом случае Смит, возможно, будет разумнее придерживаться формата блока, но она может переключиться на модифицированный блок, когда у нее появятся рабочие отношения с Уайльдом.

Полублочное форматирование

Г-жа Таня Смит, генеральный директор
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
1 июня 2018 г.
Г-н Оскар Уайлд, вице-президент по продажам
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Уважаемый г-н.Уайльд:

Мне нужна бесплатная консультация по облачному программному обеспечению для управления продажами NewTech. Acme Corp. — быстрорастущий производитель (годовой рост выручки 20% за последние пять лет). Мы хотим продолжать расти, и программное обеспечение NewTech кажется продуктом, который может вывести нашу команду продаж на новый уровень. Я хочу вместе с вами выяснить, подходит ли программное обеспечение NewTech для компании Acme.

Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами при первой же возможности.

С уважением,

Таня Смит, генеральный директор

Корпуса: Acme Corp.брошюра

Обратите внимание, что это в значительной степени блочный формат, но абзацы имеют отступы. Если вы обсуждаете, использовать ли блочный или модифицированный блочный формат (или просто ненавидите смотреть абзацы без отступов), полублок — хороший компромисс.

Тон для форматирования деловых писем

Помимо формата, тон письма может иметь решающее значение, если оно предназначено для достижения ваших бизнес-целей или, по крайней мере, для того, чтобы к вам относились серьезно.Вот несколько важных советов по установке подходящего тона в письме:

  • Не производите впечатление высокомерного или хвастливого.
  • Сделайте свой тон разговорным, но профессиональным.
  • Как правило, лучше перейти к делу как можно быстрее. Как любил говорить Бенджамин Франклин: «Время — деньги».
  • При написании писем с жалобами используйте формальный тон, чтобы выразить недовольство, но тон не должен быть откровенно злым. «Сначала мы были рады подписаться на ваше программное обеспечение для управления продажами, но были разочарованы, обнаружив, что…» Кратко опишите проблему, а затем объясните, как вы в идеале хотели бы ее решить.
  • При написании писем, содержащих плохие новости, сохраняйте лаконичный и профессиональный тон делового письма, но также будьте внимательны к чувствам читателя. Вы же не хотите сжигать мосты. Это тот случай, когда вы не хотите быстро переходить к сути. Вы хотите смягчить удар: «Мы были рады узнать об интересе вашей компании к программному обеспечению для управления продажами». Важно проявить серьезность и попытаться убедить получателя увидеть вашу точку зрения: «Мы тоже быстрорастущая компания, поэтому у нас, к сожалению, пока нет ресурсов, чтобы предоставить бесплатную консультацию каждому потенциальному клиенту.”Закройтесь с доброй волей, а также потенциальным решением. «Мне очень жаль, что у нас нет бесплатных консультаций, но мы очень хотим начать с вами деловые отношения. Я прилагаю брошюры о том, как наше программное обеспечение может удовлетворить потребности вашей компании. Я рад обсудить больше по телефону, а также организовать бесплатную пробную версию нашего программного обеспечения ».
  • При написании заметки обязательно используйте предельно четкий, точный, деловой тон. Записки часто используются внутри компании, поэтому имеет смысл не тратить время сотрудников на мелочи.«Брошюры о наших новейших программных продуктах готовы к отправке в типографии. Пожалуйста, разместите заказы в течение следующих 10 дней в зависимости от ваших предполагаемых потребностей ».

Выбор слов и грамматика

Выбор слова может повысить или снизить эффективность делового письма. Старайтесь говорить откровенно, избегая таких слов, как «попробуй», «просто», «возможно» и «может быть». Держите свой язык простым, избегайте непонятных слов или жаргона, к которым люди иногда прибегают, когда они пытаются казаться более умными, чем они есть на самом деле.

Хотите знать, правильно ли слово передает то значение, которое вы имеете в виду? Попробуйте поискать в словарях и тезаурусах в Интернете. В случаях, когда письмо особенно важно, также полезно, чтобы кто-то другой отредактировал и прочитал письмо, чтобы оставить отзыв.

Любой ценой избегайте грамматических ошибок. Они предполагают, что вам не хватает внимания к деталям и профессионализма.

Также используйте глаголы с активным и пассивным голосом. Активный голос показывает, что вы несете ответственность за свои действия.(Пример: «Мы установим ваше программное обеспечение до 1 сентября». Не… «Ваше программное обеспечение будет установлено до 1 сентября»)

Форматы подписи

Когда дело доходит до подписи, важно избегать штампов и компьютерных подписей. Рукописная подпись — это знак того, что вы подтверждаете содержание письма. Под расшифрованной подписью вы должны ввести свое имя и титул, чтобы избежать путаницы с вашим почерком. Если вы представляете компанию, название компании должно быть написано заглавными буквами.Также не забудьте включить четыре пробела между дополнительным закрытием и набранным именем, чтобы оставить достаточно места для подписи.

Форматы деловых писем электронной почты

Письменное деловое письмо действительно может иметь значение, потому что оно говорит о серьезности того, кто его отправил. Легко быстро отправить кому-то электронное письмо и нажать «отправить», но письменное письмо требует времени. Вам нужно серьезно подумать о том, что вы пишете, дважды проверить, чтобы убедиться в отсутствии глупых ошибок, а затем сложить письмо в конверт и отправить по назначению.

Иногда, однако, время настолько важно, что вам просто нужно отправить электронное письмо. Однако даже в этом случае использование блочного формата может добавить к нему некоторую формальность.

Распространенные ошибки и ошибки

Избегайте рутинных ошибок в своем деловом письме, потому что они предполагают небрежность. Пропустите текст через Grammarly, чтобы дважды проверить грамматические ошибки, опечатки, повторяющиеся слова, ошибки пунктуации и другие проблемы. Не забудьте также проверить орфографию, пока вы это делаете.Любые имена собственные, которые вы используете в письме — выполните поиск в Google, чтобы дважды проверить правильность их написания.

Форматы бланков

Вы также можете использовать фирменные бланки для деловых писем вашей компании, потому что они имеют профессиональный вид и информативны. Наличие канцелярских товаров с фирменным бланком похоже на веб-сайт компании: это указывает на то, что ваш бизнес является законным.

На фирменном бланке должен быть указан почтовый адрес компании, номер телефона и любая другая контактная информация.При использовании фирменных бланков не забудьте соответствующим образом настроить поля и форматирование.

Написание деловых писем — фундаментальный навык для любого владельца бизнеса и вашей профессиональной жизни в целом. Хорошо написанное письмо показывает, что вы серьезно относитесь к делу, потому что вы уделили внимание и время, чтобы написать, отформатировать, распечатать и отправить его по почте. Если компания получит по почте письменную жалобу, велика вероятность, что автор не оставит этот вопрос в покое. Точно так же письменное благодарственное письмо намного эффективнее и действеннее, чем благодарность, отправленная по электронной почте.

Деловое письмо, однако, теряет свою силу, если его форматирование непрофессионально, если оно задает неправильный тон, если оно плохо написано или если оно содержит грамматические и орфографические ошибки. Поэтому важно научиться делать их правильно.

Как владелец малого бизнеса, вы тоже являетесь экспертом. Мы хотим узнать, как вы относитесь к деловым письмам. Сообщите нам — и вашим коллегам по бизнесу — об этом, поделившись комментарием ниже.

20+ шаблонов деловых писем — Venngage

Google «шаблоны деловых писем», и вы найдете либо сухие клоны Microsoft Word, либо текстовые шаблоны, которые вам нужно скопировать и вставить самостоятельно в формате , а затем .Venngage собрал профессионально разработанные шаблоны с формулировками, основанными на проверенных примерах. Все наши шаблоны можно настроить. Щелкните любой шаблон, чтобы начать.

Перейти к шаблону делового письма:

Образец рекомендательного письма

Бывший сотрудник обращается к вам. Это запрос на еще одно рекомендательное письмо. Как бы вы ни хотели помочь своему предыдущему отчету, это просто еще одна задача, которую нужно добавить к вашей тарелке.Начните с шаблона рекомендательного письма — он уже имеет правильное форматирование, а формулировку вы можете составить самостоятельно. У Университета Миссури в Колумбии есть краткое и приятное руководство о том, что включить в ваше рекомендательное письмо, в том числе:

  • Отношения между вами и кандидатом
  • Назначение письма
  • Сильные стороны кандидата (сильная сеть контактов и т. Д.)
  • Личностные характеристики кандидата (креативность, надежность и т. Д.))
  • Уникальные знания или опыт кандидата (конкретный проект, образование и т. Д.)
  • Явное одобрение того, что вы рекомендуете кандидата на рассматриваемую возможность

Попробуйте этот шаблон в Venngage

Шаблон рекомендательного письма

Рекомендательные письма также называются рекомендательными письмами. Рекомендательные письма касаются прошлой работы сотрудника, а также любого опыта или навыков, которые, по вашему мнению, позволят им занять новую должность.Рекомендательное письмо должно быть больше двух абзацев, но не более одной страницы. Спросите заявителя, что в письме должно быть до того, как вы начнете писать . В Muse перечислены примеры вопросов, которые вам следует задать, например:

  • Что я должен знать о компании или должности, на которую вы претендуете?
  • Должен ли я показать какие-либо личные сильные стороны или опыт работы в проектах?
  • Кому адресовать письмо? Мне нужно что-нибудь знать об этом человеке?
  • Почему вы попросили меня написать это письмо (по сравнению с другими бывшими начальниками)?

Попробуйте этот шаблон в Venngage

Шаблон письма с предложением сотрудника


Вы в восторге от нового сотрудника.Пора составить письмо с официальным приветствием в вашей компании. Но подождите — не бросайте письмо с предложением о работе. Убедитесь, что вы не используете формулировки, которые создают впечатление, что письмо с предложением является трудовым договором или соглашением. Вот как этого избежать, согласно SHRM:

  • Оплата труда сотрудников, указанная как почасовая, еженедельная или за период оплаты (не ежегодно).
  • Заявление о том, что работа осуществляется «по желанию», что означает, что любая из сторон может прекратить свои отношения в любое время, по или без причины.
  • Избегайте обсуждения гарантий занятости, контрактов или будущих перспектив трудоустройства.
  • Включите предложение о том, что письмо с предложением предназначено только для информации и не является обязательным контрактом.

Попробуйте этот шаблон в Venngage

Шаблон письма с предложением о работе

Письмо с предложением о работе может быть короче двух страниц, в зависимости от сложности оформления. Мы рекомендуем сохранить несколько базовых шаблонов предложений о работе, которые вы можете повторно использовать снова и снова, чтобы охватить полный, неполный рабочий день и другие ситуации.Вы сохраняете все наши шаблоны как ваш собственный шаблон . Затем вы можете делать копии, не изменяя исходный текст.

SHRM снова имеет серьезное руководство о том, что именно должно содержать письмо с предложением, с особыми требованиями для компаний США, такими как:

  • Классификация освобожденных от налогов
  • Перечислите любые непредвиденные обстоятельства, такие как справочная проверка или разрешение на проверку биографических данных
  • Приложите соглашение о конфиденциальности
  • Предупреждение о том, что перечисленные обязанности не являются полным списком и могут быть изменены.
  • Особые государственные требования, некоторые из которых Фоли перечисляет

Попробуйте этот шаблон в Venngage

Шаблон письма о расторжении

Менеджерам может быть невероятно сложно написать увольнительное письмо — будь то увольнения или плохая работа.Тем не менее, хорошо сформулированное письмо о расторжении договора позволит вам быть прямым, но справедливым. Это также поможет защитить вашу компанию от будущих судебных исков. Обратите внимание: письмо о увольнении должно идти рука об руку с частной встречей, с присутствием представителя отдела кадров, говорит Monster. Вот что указать в увольнительном письме:

  • Дата письма, дата прекращения действия
  • Имя увольняемого лица, компания, менеджер или представитель отдела кадров, занимающийся увольнением
  • Почему сотрудника увольняют, увольнение ли это или по какой-либо причине
  • Если это прекращение по причине, укажите причины, по которым
  • Перечислить имущество компании, которое необходимо вернуть, и когда его вернуть
  • Когда будет получена их последняя зарплата и начисленные отпуска
  • Информация о льготах, такая как права на медицинское обслуживание в соответствии с COBRA или как пролонгировать их 401 (k)

Попробуйте этот шаблон в Venngage

Письмо о расторжении договора в связи с COVID-19

К сожалению, многие предприятия вынуждены увольнять сотрудников из-за текущего экономического спада, вызванного пандемией COVID-19.Чтобы облегчить боль при увольнении, вот несколько моментов, которые следует включить в ваше письмо о расторжении из-за COVID-19:

  • Объясните финансовые трудности, с которыми столкнулась компания, и любые попытки избежать увольнений
  • Включите общее количество исключаемых позиций
  • Обозначьте любые льготы при увольнении, которые HR подробно расскажет лично, например, фирму по трудоустройству, которая поможет им в поиске работы.
  • Поблагодарить сотрудника за вклад в развитие компании

Попробуйте этот шаблон в Venngage

Письмо о расторжении хозяйственного договора

Непросто расторгнуть контракт, особенно с любимым поставщиком, сотрудником по контракту и т. Д.Но с экономическим спадом это становится все более необходимым. Просто имейте в виду, что отсутствия бизнеса из-за пандемии COVID-19 может быть недостаточно, чтобы вывести вас (юридически) из контракта, согласно Crowell & Moring LLP. Пересмотрите свой контракт, и когда / если он допускает расторжение, и получите юридическую консультацию.

Попробуйте этот шаблон в Venngage

Шаблон письма с подтверждением трудоустройства

Всегда сначала уточняйте причину письма с подтверждением занятости.Текущий сотрудник может нуждаться в нем, чтобы получить ипотеку, новую квартиру, ссуду на образование своего ребенка и т. Д. Бывший сотрудник или увольняющийся — это другая проблема, и могут быть правовые последствия, говорит Upcounsel, так что напишите письмо HR перед отправкой. В верификационном письме сотрудника должно быть указано:

  • Официальный бланк Вашей компании
  • Ваша контактная информация
  • Контактная информация получателя
  • Только запрашиваемая информация, не более не менее
  • Предложение, указывающее, что вы готовы ответить на дополнительные вопросы.
  • Рукописная подпись

Попробуйте этот шаблон в Venngage

Шаблон рекламного письма

Это вечный вопрос: как мне написать коммерческое письмо, которое будет эффективнее , но не будет выглядеть глупо или слишком «продажно».«Вот в чем секрет: ответьте на вопрос:« Что в этом для меня? », — говорит Предприниматель. Сосредоточив внимание на преимуществах, которые вы предоставите клиенту (а не на том, чем является ваш бизнес и чем он занимается), покупатель с большей вероятностью воспользуется вашим предложением. Вот еще несколько рекомендаций по коммерческим письмам:

  • Включите введение, тело и заключение
  • Во введении должно быть объяснено, почему вы отправляете письмо
  • Тело должно быть вашим коммерческим предложением, т. Е. Почему ваше предложение принесет пользу покупателю
  • Заключение должно резюмировать ваше предложение и включать призыв к действию
  • Призыв к действию означает, что вы говорите клиенту, что вы хотите, чтобы он сделал
  • Призывайте читателя к немедленным действиям (ограниченная по времени сделка и т. Д.)
  • Письмо должно быть легко читаемым. Это означает использование заголовков, коротких абзацев и коротких предложений.

Попробуйте этот шаблон в Venngage

Шаблон деловой памятки

Хотите написать заметку, которую действительно прочитают? Используйте заголовки и списки, чтобы сделать вашу деловую заметку максимально доступной, — советует Purdue OWL. Заголовки должны быть короткими, но информативными — подумайте «Совещание команды с ежемесячного на еженедельное», а не «Обновление собрания команды».«Все важные моменты должны быть в формате списка; либо маркированный список, либо нумерованный список. Вот что должно быть включено в служебную записку:

  • Заголовок : к, от, дата, тема
  • Открытие : короткий абзац о том, чем будет записка
  • Предпосылки : проблема, которую вы решаете, или общие обстоятельства
  • Задача : что вы делаете для решения проблемы или действие, которое вас просили выполнить
  • Подробная информация : любые подтверждающие подробности, факты или исследования
  • Закрытие : запрос действия от читателя

Попробуйте этот шаблон в Venngage

Шаблон официального делового письма

Хотя официальное деловое письмо может иметь множество применений, в том числе те, которые мы обсуждали выше, обычно формат тот же.Лаборатория Purdue Writing Lab рекомендует включать следующие разделы в указанном порядке:

  • Адрес отправителя, если он еще не указан в бланке
  • Дата написания письма в следующем формате: 1 января 2020 г.
  • Адрес получателя, включая его имя и титул (г-жа, г-жа, г-н или доктор)
  • Приветствие в этом формате: Дорогая Бронвин Кенапл:
  • Тело: по левому краю, без отступа в первой строке, один пробел между абзацами
  • Завершение, первое слово только с заглавной буквы с запятой после: Спасибо,
  • Корпуса.Напишите это слово, если к письму прилагаются документы.

Попробуйте этот шаблон в Venngage

Шаблон официальных писем

Однако официальное письмо требует большего, чем просто внимания к структуре. Вам нужно знать, как писать своей аудитории и просто и ясно донести свое сообщение. У этого правительственного агентства США есть отличные советы, как именно это сделать:

  • Поместите основное сообщение вверху.Не прячьте плохие новости, иначе вы запутаете читателя.
  • После основного сообщения вы можете начать предложение со слов «Это письмо будет… (например, объяснить, почему ваша заявка была отклонена)», чтобы объяснить содержание остальной части письма.
  • Как правило, используйте настоящее время
  • Используйте слово «должен» для выражения обязательства и избегайте использования слова «должен».
  • Ограничить каждый абзац одной темой

Попробуйте этот шаблон в Venngage

Шаблон сопроводительного письма к грантовому предложению

Сопроводительное письмо к заявке на грант — идеальное место для установления связи между вашей инициативой и миссией читателя.Не забудьте также указать население, которое вы будете обслуживать, и потребности, которые будет удовлетворять ваш проект. Вовлеките читателя в прошлые успехи и проиллюстрируйте глубину потребности, которую вы будете обслуживать. Согласно Candid, ваше сопроводительное письмо к заявке на грант должно включать:

  • Знакомство с вашим проектом
  • Запрошенная сумма в долларах
  • Подробная информация о том, как ваш проект будет выполнять задачи фонда
  • Любые предыдущие связи с финансирующей организацией
  • Список того, что содержится в предложении
  • Контактная информация для ответа на любые вопросы
  • Подпись исполнительного директора вашей некоммерческой организации

Попробуйте этот шаблон в Venngage

Шаблон бизнес-письма FAQ

Как начать создавать фирменные бланки в Venngage?

Сначала вам нужно создать бесплатную учетную запись.Затем вы можете получить доступ к бесплатным и платным шаблонам фирменных бланков. Настройте их в нашем простом онлайн-редакторе. Вам нужно будет перейти на наш план Premium или Business, чтобы загрузить письмо в формате PDF (а затем распечатать его, если хотите). Мы предлагаем ежемесячную, ежеквартальную или годовую подписку.

Как создать фирменный бланк в Venngage?

У вас есть два варианта:

  1. Воспользуйтесь одним из наших готовых шаблонов. Вы можете настроить все цвета, шрифты, логотипы и другие детали.
  2. Начните с чистого листа и создайте свой собственный дизайн с помощью нашего онлайн-редактора с перетаскиванием.

У меня уже есть бланк в Microsoft Word. Могу ли я использовать его в Venngage?

Да, можно. Преобразуйте файл Word вашего фирменного бланка (только верхний и / или нижний колонтитулы) в формат файла JPG или PNG. Затем вы можете импортировать этот файл на пустой холст Venngage, добавить текстовое поле и написать свое письмо.

Вот как вы загружаете изображение с жесткого диска в письмо Venngage или другой проект:

Тем не менее, вы можете рассмотреть возможность использования одного из наших шаблонов писем или воссоздания фирменного бланка Microsoft Word на пустом холсте в Venngage.Вы можете легко разместить свой логотип и добавить фирменные цвета и шрифты. Вы также можете скопировать и вставить текст с существующего фирменного бланка в Venngage.

Более подробная информация представлена ​​в разделе «Как создать из пустого?» статья поддержки.

Могу ли я загрузить свой фирменный бланк Venngage, а затем использовать его в Microsoft Word позже?

Вы можете загрузить заголовок в виде файла изображения PNG и добавить его в документы Word, Google Docs или другие программы для создания букв. Вы не можете редактировать файлы Venngage в других программах, например Word.

Вот наш совет: проще сохранить бланк в Venngage, сделать новую копию, отредактировать новый файл в Venngage и затем загрузить его, не возясь с другими программами.

Вот как вы загружаете в редакторе Venngage:

Обязательно прочтите нашу статью поддержки о типах учетных записей и вариантах загрузки. Только платные планы, такие как наш популярный бизнес-план, позволяют загружать файлы из Venngage на свой компьютер, а затем распечатывать их.

Мне нужен фирменный бланк для компании типа X.Где я могу найти его?

Вы можете найти все наши шаблоны фирменных бланков в нашей библиотеке шаблонов. У нас есть шаблоны для этих отраслей:

  • Юридические фирмы
  • Технологические компании
  • Образование
  • Розничная торговля
  • Консультанты
  • B2B компаний
  • Индустрия дизайна
  • Маркетинговые агентства
  • Коммуникационные фирмы
  • Недвижимость и застройщики
  • … и многое другое!

Можете ли вы разработать для меня фирменный бланк?

К сожалению, мы не можем предложить вам конкретные рекомендации по дизайну или изготовить для вас фирменный бланк.Тем не менее, вы можете получить доступ к технической поддержке в любое время через наш круглосуточный чат поддержки клиентов (см. Кнопку в правом нижнем углу этого экрана!). Вам также следует прочитать наше руководство по созданию фирменных бланков.

Наш бизнес-план предлагает индивидуальные консультации и обучающие семинары.

Используйте Venngage для создания лучших деловых писем


НАЧАТЬ (БЕСПЛАТНО)

Заявление об ограничении ответственности: Несмотря на то, что в наших шаблонах есть хорошие образцы сообщений, юрисконсульт всегда должен проверять любой документ, представленный сотрудникам.Ни одна из представленных здесь сведений не является юридической консультацией от имени Venngage.

Дополнительные ресурсы по бизнес-шаблонам:

Как написать деловое письмо

Когда дело доходит до профессионального общения, текстовые сообщения и обмен сообщениями удобны, но они не могут конкурировать с хорошо составленным деловым письмом.…

Когда дело доходит до профессионального общения, текстовые сообщения и обмен сообщениями удобны, но они не могут конкурировать с хорошо составленным деловым письмом.

«В эпоху цифровых технологий мы стали писать гораздо более непринужденно, — говорит Марсия Лейтон Тернер, основатель и исполнительный директор Association of Ghostwriters. Однако использование формального формата письма выглядит более профессиональным и с большей вероятностью получит положительный ответ.

Чтобы написать эффективное деловое письмо, которое произведет хорошее впечатление и принесет результаты, вам необходимо следовать некоторым основным рекомендациям. К ним относятся использование профессионального формата письма, отказ от общих приветствий, четкое указание цели написания и завершение призыва к действию.Вы также должны стремиться к странице или меньше текста и вычитывать перед отправкой.

Продолжайте читать, чтобы узнать больше о создании изысканного делового письма.

[ Прочтите: Как написать профессиональное письмо с благодарностью после интервью.]

Правильный формат письма для традиционной корреспонденции

Когда дело доходит до деловых писем, отправляемых по почте, форматирование имеет решающее значение. Чтобы документ выглядел профессионально, он должен быть хорошо организован и иметь стандартную структуру.

Деловое письмо должно включать следующие компоненты:

— Ваша контактная информация.

— Дата.

— Имя и адрес получателя.

— Приветствие.

— Кузов.

— Закрытие.

Ваша контактная информация

«Наверху действительно должен быть собственный бланк», — говорит специалист по карьере Венди Вайнер. Однако, если у вас нет фирменных бланков, вы можете импровизировать, указав свой адрес вверху страницы.Здесь нет необходимости указывать свое имя или титул. Достаточно указать почтовый адрес, город, штат и почтовый индекс.

Дата

Пропустите строку и напишите дату, включая полное название месяца. В зависимости от ваших предпочтений поместите дату по центру или используйте параметр выравнивания по левому краю.

Имя и адрес получателя

Пропустите следующую строку и напишите имя, должность и адрес получателя. Используйте вариант выравнивания по левому краю и напишите адрес так же, как на конверте.

Приветствие

Пропустите следующую строку и напишите «Уважаемый», а затем имя и фамилию получателя. «Вы действительно не хотите использовать« Для кого это может касаться »,« Уважаемый сэр »или« Уважаемая мадам », — говорит Вайнер. Вместо этого поищите в LinkedIn или позвоните в компанию напрямую, чтобы определить, кто будет наиболее подходящим получателем. В конце приветствия можно использовать запятую или двоеточие.

По словам Тернера,

«мистер» и «мисс» — стандартные титулы, которые следует использовать в приветствии.Если пол человека не очевиден, позвоните в компанию, чтобы узнать, какое название вам подойдет. Кроме того, вы можете использовать полное имя человека в приветствии без названия, хотя это не лучший способ адресовать письмо.

Кузов

Стиль тела письма может варьироваться, но обычно используется блочный формат. Этот формат требует одинарного интервала и выравнивания текста по левому краю. Пропускайте строку между абзацами и не делайте отступы.

Постарайтесь ограничить буквы не более чем четырьмя абзацами, — предлагает Тернер.Используйте следующую формулу для тела:

— Первый абзац: Объясните цель письма.

— Второй и третий абзацы: при необходимости укажите подробности, относящиеся к цели письма.

— Четвертый абзац: укажите конкретное действие, которое вы хотите предпринять получателем.

Закрытие

Самый распространенный способ завершить деловое письмо — сказать «С уважением», хотя некоторые люди предпочитают альтернативное слово, например «С уважением».«Однако использование« тепло »или« нежно »выглядит непрофессионально, — говорит Тернер. Пропустите пробел после последнего абзаца, добавьте закрытие, а затем пропустите еще один пробел, прежде чем вводить свое полное имя.

Если письмо будет напечатано и подписано, пропустите три или четыре пробела между закрытием и вашим именем, чтобы оставить достаточно места для подписи. Закрытие может быть выровнено по тексту с помощью выравнивания по левому краю или по центру даты. Если вы центрируете дату, убедитесь, что первая буква вашего имени совпадает с первой буквой закрытия.

Правильный формат письма для писем

Деловые письма обычно отправляются по почте, но вы также можете отправлять корреспонденцию по электронной почте. На самом деле, если вы пишете о своевременном вопросе, например о вакансии, предпочтительнее электронная почта.

В электронном письме не нужны контактная информация и дата вверху, но для него нужна четкая тема.

«Хуже всего, когда я получаю случайное электронное письмо, которое является двусмысленным или вводящим в заблуждение», — говорит Максвелл К.Поллок, президент Crothers Consulting, агентства, которое помогает цифровым брендам укреплять доверие. В своей профессиональной роли Поллок получает и отправляет значительное количество деловых писем и говорит, что люди вряд ли откроют сообщения, если тема неясна.

Если вы хотите, чтобы ваше письмо было просмотрено как можно быстрее, Weiner рекомендует размещать текст письма непосредственно в электронном письме, а не использовать вложение. Это не только упростит для получателя чтение вашего сообщения, но и устранит любые проблемы безопасности, которые могут возникнуть у людей при открытии вложения.

Как и в случае с традиционными деловыми письмами, электронная переписка должна быть краткой и по существу. Поллок предлагает от одного до трех абзацев идеально. Если вы продолжите, получатель может потерять интерес и перейти к другой переписке. «Люди на другом конце провода получают много писем», — отмечает Поллок.

[ ПРОЧИТАТЬ: Почему нужно так много времени, чтобы услышать ответ после интервью?]

Советы по написанию профессионального делового письма

Хотя использование официального формата письма важно, не менее пристального внимания заслуживает его содержание.

«Заранее подумайте, чего вы хотите достичь или какова ваша цель при написании письма», — говорит Кэтлин Э. Затем используйте ясный и лаконичный язык, чтобы передать это сообщение.

Начните с краткого представления о себе или о своей цели написания, а затем переходите к информации, которой вы хотите поделиться. «Перепроверьте все факты, которые вы включили в свое письмо, — предостерегает Мерфи. Неправильная информация может поставить под угрозу ваше доверие.

Закончите письмо призывом к действию для достижения желаемого результата. Например, попросите получателя ответить на приглашение на мероприятие, если письмо является приглашением, или порекомендуйте назначить встречу, если вы планируете деловое партнерство. Несмотря на то, что ваша контактная информация находится в верхней части письма, в заключительном абзаце укажите лучший способ связаться с вами. Сделайте так, чтобы получатель мог легко выполнить ваш запрос.

Что касается длины, Вайнер предлагает 250 слов или меньше.«Поскольку люди читают что-то на своих смартфонах. Лучше иметь что-нибудь короткое и по существу », — объясняет она.

Как сделать запрос ясным и кратким

Если вы знаете, когда и как сформулировать свой запрос, это поможет вам получить желаемый ответ.

Начните с немедленного указания цели письма в первом абзаце. Например, вы можете сказать, что следуете за встречей, подаете заявление о приеме на работу или подаете жалобу.Если вы пишете жалобу, говорите о фактах и ​​говорите нейтрально. «Лучше не использовать агрессивный тон с электронными письмами с жалобами», — говорит Поллок.

Используйте один или два абзаца для объяснения любой относящейся к делу информации, связанной с целью вашего письма, например, краткое объяснение ваших профессиональных навыков или событий, связанных с причиной вашей жалобы. Предоставляйте ровно столько информации, сколько необходимо, и избегайте длинных абзацев или страниц переписки.

«Когда люди эмоциональны, они склонны продолжать и продолжать», — говорит Тернер.Это еще одна причина при написании письма придерживаться фактов.

В последнем абзаце четко укажите, что вы хотели бы видеть дальше. В случае жалобы это может происходить, когда вы запрашиваете возмещение или предлагаете другое решение проблемы. Если вы просите работу или предлагаете деловое сотрудничество, вы можете попросить о встрече здесь.

Это ошибка — пытаться охватить несколько тем в одном письме. По словам Мерфи, если вы придерживаетесь одного пункта, это сделает ваше письмо более эффективным.

Ошибок, которых следует избегать при написании делового письма

Серьезные оплошности могут отвлекать от сообщения вашего письма, независимо от того, используете ли вы профессиональный формат делового письма.

Плохая грамматика и орфография могут стать препятствием для некоторых людей. К счастью, большинство текстовых редакторов проверяют орфографические и грамматические ошибки. Другой вариант — попросить доверенного лица вычитать письмо перед отправкой по почте.

Попытка произвести впечатление на получателя своим словарным запасом также является ошибкой.Это может затруднить понимание получателем того, что запрашивается. «Лучше использовать простой и понятный язык», — говорит Поллок.

Тщательно подумайте, кто должен получить письмо. По словам Тернера, отправка копий письма всем сотрудникам организации может иметь неприятные последствия. Более того, будьте осторожны с языком, который вы используете.

«Есть что-нибудь, что вас смущает?» она спрашивает. Если вы не хотите, чтобы содержание было обнародовано, подумайте о том, как вы оформляете свое письмо.Тернер говорит, что хорошо спросить себя: «Говорю ли я это как можно лучше и профессиональнее?»

Обзор шаблонов деловых писем

Вместо того, чтобы создавать деловое письмо с нуля, вы можете использовать шаблон. Многие текстовые редакторы, такие как Microsoft Word, предлагают бесплатные шаблоны. Ряд бесплатных опций также доступен на сайте Vertex42.

При выборе шаблона ищите тот, в котором используется стандартное форматирование и профессиональный шрифт.Шрифт Times New Roman размером 12 пунктов является обычным явлением, и следует избегать использования сильно стилизованного или цветного шрифта.

[ Читать: Советы для резюме по смене карьеры]

Больше из U.S. News

25 лучших вакансий 2021 года

25 лучших вакансий с доходом от 100 тыс. Долл. США

16 низко напряженных работ

Как написать деловое письмо Номер впервые был опубликован на сайте usnews.com

Обновление от 17.06.21: Эта история была опубликована ранее и дополнена новой информацией.

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *