Счета на оплату оформление: Как создать счет на оплату

Как создать счет на оплату

Как правильно оформить счет на оплату, чтобы у плательщика не возникло вопросов? Нужно ли использовать унифицированный бланк или можно разработать свою форму? Ответы на эти вопросы мы приведем в данной статье.

Для чего нужно оформление счета

Ни в одном законодательном акте нет указания на то, что составление счета на оплату является обязательным мероприятием при проведении расчетов с контрагентами. Но вместе с тем выставление счета служит подтверждением того, что поставщик ждет оплаты услуг или товаров, а также он потребуется, когда договором не определена сумма к оплате.

На практике в учетных политиках компаний счет на оплату можно увидеть в перечне первичных документов. Это не совсем верно: счет на оплату является дополнением к другому документу (счету-фактуре, товарной накладной, акту выполненных работ и т.д.), а не «первичкой». Он фактически не отражает хозяйственных операций компании, а только лишь является письменно выраженным желанием поставщика получить оплату оказанных услуг или внесение авансового платежа.

Обратите внимание! Счет на оплату может иметь срок действия, например, три дня с момента выставления. Это означает, что плательщик должен оплатить его именно в этот срок, либо условия могут измениться (стоимость товара, сроки поставки и т.д.). После того, как указанный срок пройдет, счет становится недействительным.

Как составить счет на оплату

Унифицированной формы для того, чтобы сделать счет на оплату также не предусмотрено. Хозяйствующий субъект вправе разработать свой бланк или использовать тот, который предлагает автоматизированная система учета.

Вместе с тем в бланке счета нужно указать все реквизиты, которые четко обозначат следующие цели:

• Кто и кому выставляет счет.
• За что требуется оплата.
• Детализированная стоимость услуг (товара): стоимость каждого наименования отдельно и итоговая сумма.
• Куда произвести перечисление денежных средств (банковские реквизиты для оплаты).
• Реквизиты, позволяющие идентифицировать документ (номер, дата).

Если предприятие разрабатывает свою форму счета на оплату, то ее нужно утвердить в учетной политике предприятия, либо в другом локально-нормативном акте. Там же обычно прописывается порядок, как оформить счет на оплату (внесение обязательных реквизитов, нумерация, право подписи и т.д.).

Оформление счета на оплату: обязательные реквизиты

В счет на оплату вносят следующие реквизиты:

• Наименование документа «Счет на оплату».
• Данные поставщика. Они включают в себя полное его наименование и банковские реквизиты для перечисления денежных средств. К внесению этих данных нужно отнестись очень внимательно – если в них есть ошибка, то платеж покупателя не пропустит банк.
• Наименование покупателя (Ф.И.О. для ИП и физлиц). Для полной идентификации покупателя сюда нужно добавить его юридический адрес и ИНН/КПП, можно внести банковские реквизиты.
• Дата выставления счета и его порядковый номер.
• Предмет оплаты и его стоимость. Как правило, данная информация оформляется в виде таблицы, в которой указываются: наименование товара (услуги), единица измерения, стоимость единицы, НДС (при необходимости), или «Без НДС», конечная стоимость товаров (услуг). Итоговая сумма пишется цифрами и прописью.
• Подписи должностных лиц, удостоверяющие информацию, содержащуюся в счете. Обычно в этом качестве указывают главного бухгалтера и руководителя, но на практике они могут делегировать данные полномочия другому ответственному работнику, согласно соответствующему приказу руководителя.
• Печать ставится только при ее наличии. На этот документ не обязательно ставится гербовая печать, поэтому допустимо поставить оттиск печатей для внутреннего пользования (например, «Для финансовых документов», «Бухгалтерия» и т.д.).

Создать счет на оплату можно и с помощью специализированных программ на основании внесенных первичных документов (договоров, товарных накладных и т.д.). Один экземпляр счета передается покупателю, а второй остается у продавца (поставщика).

Заполненный образец счета на оплату можно посмотреть здесь.

Оформление счетов на оплату не является прямой обязанностью поставщика. Счет не относится к первичным документам, а служит указанием на то, что поставщик ждет оплаты. Форма этого документа определяется на усмотрение предприятия, которое выставляет счет, но она должна содержать все реквизиты, которые позволяют конкретизировать, кому и за что нужно произвести оплату.

Оформление счета на оплату в 2021 году

Автор Ольга Петрова На чтение 3 мин.

Как оформить счет на оплату? Предлагаем скачать примерный вариант оформления счета на оплату бесплатно в формате word.

Счет на оплату – это документ, с помощью которого можно согласовать условия поставки товара или услуг, цены на них. Кроме того, на основании выставленного продавцом счета, покупатель может произвести оплату. В данном статье разберемся, как правильно оформить данный документ. Кроме того, предлагаем скачать бланк счета на оплату, а также образец его заполнения.

Унифицированная форма счета не разработана, поэтому организация может самостоятельно сформировать удобный для себя бланк, не забыв включить в него набор необходимых реквизитов.

Счет на оплату – скачать бланк.

Несмотря на то, что счет не является обязательным первичным документом, он используется очень часто для согласования цен и условий поставки товара или оказания услуг. Данный документ заметно облегчает расчеты между продавцом и покупателем, поставщиком и заказчиком. Перечисляя деньги, покупатель обычно указывает в качестве назначения платежа фразу «на основании счета на оплату №… от …».

Если счет предварительно не отправлялся покупателю, то он может быть приложен к прочим отгрузочным документам (товарной накладной, счету-фактуре) для того, чтобы покупатель мог произвести оплату за полученные ценности, услуги. Скачать образец товарной накладной ТОРГ-12 можно здесь. Скачать образец товарно-транспортной накладной 1-Т можно здесь.

То есть счет – это документ достаточно важный и нужный, поэтому нужно знать, как его правильно оформить.

Образец оформления счета на оплату

Примерный бланк оформления данного документа вы можете увидеть на фото ниже.

Какие реквизиты нужно обязательно включить в бланк?

Прежде всего, это номер и дата. Номер должен быть уникальным, а дата совпадать с днем оформления документа (день выписки).

Также обязательно отмечаются реквизиты поставщика, грузополучателя и плательщика, прежде всего, указывается наименования и контактные данные.

Реквизиты поставщика должны, помимо названия и адреса, включать также платежные реквизиты, на которые плательщик при желании сможет перечислить оплату.

Также в бланк счета, как правило, включают информацию о наименовании товаров или услуг, их количестве, цене за единицу и общей стоимости.

Если поставщик является плательщиком НДС, то в счете сумма этого налога выделяется отдельной строкой с указанием налоговой ставки НДС.

Если же НДС поставщик не платит, например, он находится на упрощенной системе налогообложения, то обязательно под таблицей пишется фраза «без НДС».

Помимо того, что общая сумма к оплате по счету прописывается цифрами, она также повторяется прописью, во избежание возможных ошибок и разночтений.

Подписывает счет на оплату обычно руководитель предприятия, главный бухгалтер или лицо, уполномоченное на то доверенностью на право подписи.

Также желательно поставить печать организации.

Помимо этой стандартной информации, в бланк можно включить любую другую информацию, которая будет полезна покупателю, например, сроки оплаты, условия поставки, сведения о скидках и пр.

Скачать бланк и образец

Скачать бланк счета на оплату можно по ссылке.

Скачать образец заполнения счета – ссылка.

Выставление счета на оплату. Оформление заказа покупателя

Для чего нужен документ «Счёт на оплату»
Установка статусов
Информация о состоянии заказа

Описание полей документа по вкладкам:
Реквизиты документа
Табличная часть (товары и услуги)
Печатная форма: Счет на оплату
Печатная форма: Заказ
Связанные документы
Файлы

Для чего нужен документ Заказ покупателя (Счёт на оплату)

Документ «Заказ покупателя (Счет на оплату)» формируется для обозначения предварительной договоренности о поставке товаров, выполнении работ, оказании услуг. Данный документ объединяет в себе заказ и счет на оплату, то есть имеет две различные печатные формы, выбираемые при нажатии на кнопку «Печать». Заказ также служит связующим звеном между всеми отгрузками и оплатами по заказу, что позволяет в любой момент времени контролировать его выполнение.
Сам по себе заказ не оказывает влияния на изменение количественных показателей в учете, например, не меняет остатки товаров на складе или денежные средства на расчетном счете, однако может служить основанием для резервирования товара под конкретного покупателя.
Подробнее об установке резервов читайте здесь.

Заказ можно распечатать и/или отправить по электронной почте.
На основании документа «Заказ покупателя (Счет на оплату)» можно создать следующие документы:

• реализация товаров;
• акт на работы/услуги;
• поступление в кассу;
• поступление на счет;
• счет-фактура;
• поступление товара;
• заказ поставщику;
• перемещение;
• заказ покупателя.

Для того чтобы резерв на товары по созданному заказу появился в системе, необходимо поставить отметку (флажок) в поле «Учет».

Описание полей документа

  Установка статусов

Каждому заказу можно присвоить статус, который устанавливается из предзаданного списка, например “оплачен” или “доставляется”. Статус документа изменяется вручную. Нажатие на значок “лупа” откроет справочник статусов, в котором содержатся все доступные варианты. Подробнее о работе со справочником статусов читайте в этой статье.

  Состояние заказа

Следить за ходом выполнения заказа поможет кнопка “Статус заказа”, нажатие на которую вызывает форму мини-отчета. Для того, чтобы этот отчет показывал корректные результаты, необходимо создавать все документы по заказу на основании заказа или документов, созданных на основании заказа. Также документы можно связать с заказом вручную через поле “Заказ поставщику” на вкладке “Связанные документы”. Из данного мини-отчета можно перейти в более подробные отчеты о движении денег или товаров по заказу.

  Реквизиты документа

Заказ покупателя (Счет на оплату) №, от — номер и дата документа. Присваиваются автоматически, но могут быть изменены вручную. Номер счета может содержать как цифры, так и символы.
Фирма — организация, от имени которой выставляется счет.
Склад — склад, по которому производится резервирование товаров в случае, если включен флажок “Резерв”. Необязательное для заполнения поле.
Покупатель — партнер, на имя которого оформляется заказ и/или выставляется счет.
Тип цен — указывается тип цены, по которой реализуется товар/работа/услуга. Цена для всех позиций в документе будет указана в соответствии с выбранным типом.
Установить резерв — флажок в этом поле ставится в том случае, если необходимо зарезервировать указанные в заказе товары под определенного покупателя. Резерв может быть поставлен по конкретную дату (поле «Дата снятия резерва»), либо без указания даты.
Договор — указывается номер договора, в рамках которого производится поставка товаров/выполнение работ/оказание услуг. В случае, если договора с покупателем нет, поле может быть оставлено пустым.
НДС — необходимо выбрать один из 3-х вариантов:

• «не учитывать» — счет будет выставлен без НДС;
• «в сумме» — в этом случае в табличной части следует указать цену за единицу с включенным в нее НДС;
• «сверху» — в табличной части следует указать цену за единицу без НДС.

Комментарий — поле для заметок, не влияет на печатную форму документа.

  Табличная часть

Данные в табличную часть добавляются из справочника «Товары и услуги» отдельно в каждую строчку, группой из нескольких значений (кнопка «Подбор»), либо с помощью сканера штрих-кодов. Подробнее о каждом способе добавления и об изменении наименования товара для печати читайте здесь.

Номенклатура — наименование реализуемого товара/работы/услуги.
Количество — кол-во товаров/работ/услуг.
Ед. — единица измерения.
Коэф. — соотношение текущей единицы измерения и базовой для данного товара.
Цена — цена за единицу.
Сумма — общая стоимость товаров/работ/услуг, рассчитывается автоматически.
В случае, если в поле НДС выбраны варианты «в сумме» или «сверху», в табличную часть автоматически добавляются столбцы:

• Ставка НДС — выбирается из выпадающего списка или подставляются значения из справочника.
• Сумма НДС — общая сумма НДС по каждой позиции, рассчитывается автоматически.
• Итого — итоговая сумма по каждой позиции с учетом НДС, рассчитывается автоматически.

Цены в документе могут быть изменены с помощью формы “Изменить строки” на панели действий табличной части.

 

 Контакты

Контактное лицо — выбирается из списка контактных лиц по партнеру.
Телефон, эл. почта — заполняются автоматически при выборе контактного лица, но могут быть указаны вручную.
Доставка — включается, если далее необходимо указать информацию о доставке.
Адрес доставки — заполняется фактическим адресом из карточки партнера, но может быть указан вручную.
Комментарии по доставке — любая доп. информация по доставке.

  Печатная форма: Счет на оплату

Данные на этой вкладке влияют только на печатную форму документа “Счет на оплату”.
Расч. счет поставщика — счет организации, на который покупатель должен произвести оплату.
Логотип и факсимиле — включают показ подписей руководителя и главного бухгалтера, печати фирмы, а также логотипа. О том, как загрузить факсимиле подписей, печати и логотип, написано здесь.
Доп. условия — информация, которую можно дополнительно указать в счете, например, срок действия счета и т.п.
Печатать артикул — выводит на печать столбец с артикулом товара.
Показать скидки — выводит на печать скидку в отдельном столбце.
Подписанты — выбираются из справочника “Сотрудники”.

  Печатная форма: Заказ

Печатать контакты, печатать информацию о доставке — выводит на печать информацию о контактном лице и доставке со вкладки “Контакты”
Включить логотип — выводит на печать логотип.
Печатать артикул — выводит на печать столбец с артикулом товара.
Показать скидки — выводит на печать скидку в отдельном столбце.
Заказ принял — ФИО подписанта, выбирается из справочника “Сотрудники”.

Связанные документы

Отражает последовательность создания одних документов на основании других и связи между ними.

Файлы

К счету можно прикрепить файлы любого формата.

Документ Счет покупателю

Для того чтобы проконтролировать исполнение обязательств покупателей, организация может выставить счет на оплату. В 1С для этих целей используется документ

Счет покупателю, назначение и особенности оформления которого мы рассмотрим в этой статье.

Вы узнаете:

• о вариантах создания документа;
• о подробном описании каждого поля;
• о дополнительных возможностях документа;
• как осуществляется настройка оформления печатного бланка Счета на оплату.

Подробнее смотрите в онлайн-курсе: «Бухгалтерский и налоговый учет в 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3 от А до Я»

Назначение документа

Документ Счет покупателю не является первичным и не формирует проводок. Несмотря на это данный документ предназначен не только для подготовки и формирования печатной формы счета на оплату: в дальнейшем он позволяет значительно упростить документооборот в 1С, а также проанализировать выполнение обязательств каждой стороной сделки.

Формирование Счета покупателю в 1С поможет:

Получите понятные самоучители 2021 по 1С бесплатно:

• отследить оплату и отгрузку товаров;
• быстро и автоматически оформить документы оплаты и отгрузки:
  • Оказание производственных услуг;
  • Оплата по платежной карте;
  • Поступление на расчетный счет;
  • Поступление наличных;
  • Реализация (акт, накладная);
  • Чек.
• корректно заполнить авансовый счет-фактуру: в графе 1 «Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественного права» будут отражаться конкретные позиции товаров, указанные в Счете покупателя.

Способы создания документа

Документ Счет покупателю можно создать:

• вручную из журнала документов Счета покупателям;
• по ссылке Периодические счета в журнале документов Счета покупателям;
• на основании других документов.

Способ № 1. Создание из списка документов

Документ Счет покупателю создается через раздел Продажи – Продажи – Счета покупателям.

По кнопке Создать документ Счет покупателю заполняется вручную пользователем.

Способ № 2. Оформление периодических счетов

Периодические счета можно создать из формы Периодические счета покупателям  в разделе Продажи — Продажи – Счета покупателям— ссылка Периодические счета.

В табличной части формы Периодические счета покупателям отображаются напоминания о создании счета и его параметры.

Для того чтобы по ссылке Периодические счета покупателям отражалось напоминание о создании счета, необходимо задать периодичность выставления счета по ссылке Повторять в документе Счет покупателю. PDF

Все данные табличной части формы Периодические счета покупателям отображаются справочно, без возможности редактирования.

• Контрагент — покупатель, которому выставляется счет;
• Сумма — общая сумма счета;
• Контактное лицо — контактное лицо контрагента: отображается контактное лицо, у которого установлен признак Использовать как основное; PDF
• Номер телефона — номер телефона Контрагента; PDF
• Периодичность — заданная периодичность по выставлению счетов;
• Дата следующего — планируемая дата выставления следующего счета. Просроченный срок выставления счета подсвечивается красным цветом.
• Организация — организация, от имени которой выставляется счет.

Редактирование данных осуществляется непосредственно в уже созданном счете.

Для работы с периодическими счетами предусмотрены следующие кнопки:

• Подготовить счет — автоматически создается заполненный счет на текущую дату, на котором установлен курсор.

Счет покупателю так же можно создать двойным нажатием по строке периодического счета в форме Периодические счета покупателям.

• Изменить дату следующего — позволяет поменять дату выставления периодического счета. Отчет Даты следующего будет уже от новой даты.
• Пропустить — пропускает следующее выставление счета: Дата следующего «перескакивает» через один период.

Больше не повторять — исключает счет из периодических счетов, т. е. удаляет напоминание о создании следующих счетов из формы Периодические счета покупателям. Для отображения счета снова в периодических счетах, необходимо заново задавать периодичность выставления счета по ссылке Повторять в документе Счет покупателю.

Способ №3. Создание на основании другого документа

Документ Счет покупателю можно ввести на основании документов:

• Оказание производственных услуг;
• Реализация (акт, накладная);
• Отчет комитенту о продажах;
• Передача ОС в аренду.

Для этого необходимо:

• открыть список документов, например, Реализация (акт, накладная) в разделе Продажи – Продажи – Реализация (акты, накладные);
• выделить нужный документ или зайти в документ, нажать кнопку Создать на основании и выбрать Счет покупателю.

Шапка документа

Рассмотрим порядок заполнения шапки документа Счет покупателю.

Номер

В поле Номер выводится порядковый номер документа, который присваивается автоматически программой.

От

В поле От вводится дата формирования счета на оплату. Автоматически подставляется текущая дата, но ее можно изменить вручную.

Ссылка Повторять

Если договор заключен не на один период и требуется периодическое выставление счетов, то автоматическое напоминание о необходимости их создания можно задать по ссылке Повторять?.

В новой форме для периодических платежей необходимо:

• установить флажок Следующий и указать дату формирования следующего счета;
• в поле и далее указать периодичность напоминаний о выставлении счета. Можно указать:
  • каждый месяц;
  • каждый квартал;
  • каждый год.

Необходимость выставления счета покупателю будет отображаться не в задачах бухгалтера в разделе Главное, а в журнале документов Счета покупателям в разделе Продажи – Продажи – Счета покупателям.

Подробнее о выставлении периодических счетов

Контрагент

В поле Контрагент указывается наименование покупателя, которому выставляется счет. Наименование покупателя выбирается из справочника Контрагенты.

Договор

В поле Договор указывается основание для расчетов с покупателем, которым может быть договор, счет либо иной документ. Основание выбирается из справочника Договоры.

В форме выбора договора отображаются только те договоры, которые имеют вид договора:

• С покупателем.

Кнопка Новый

Если с покупателем не заключается договор, а основанием для оплаты будет выписанный счет, то быстро создать Договор для ведения взаиморасчетов в 1С можно по кнопке Новый. В этом случае автоматически будет создан Договор с наименованием «Счет + Номер + от + от», например, Счет 5 от 02.07.2018. PDF

См. также Заполнение и печать договора из документа Счет покупателю

Скидка

В поле Скидка указывается предоставляется ли скидка покупателю.

Возможны следующие варианты:

• не предоставлена — указана полная стоимость в счете;
• на отдельные позиции — скидка учитывается только по отдельным позициям счета;
• по документу в целом — по всем позициям счета учтена скидка.

Если установлено значение на отдельные позиции, то в табличной части отражаются следующие поля:

• % скидки;
• Скидка.

Скидка устанавливается непосредственно в табличной части по каждой позиции в процентном (% скидки) или фиксированном (Скидка) размере, в графе Всего уже отражается сумма со скидкой.

Если установлено значение по документу в целом PDF, то в поле на сумму указывается общая сумма скидки. При этом в табличной части Товары и услуги в графе Всего сумма отражается без учета скидки. Общая сумма с учетом скидки отражается в Строке итогов.

на сумму

В поле на сумму PDF указывается общая сумма скидки по документу.

Отражается на форме только, если в поле Скидка установлено По документу в целом.

При создании отгрузочных документов сумма скидки по позициям рассчитывается автоматически пропорционально общей сумме по документу.

Оплата до

В поле Оплата до указывается срок оплаты счета. По умолчанию автоматически устанавливается срок, указанный в Срок оплаты выставленных счетов в Настройках параметров учета в разделе Администрирование – Настройки программы – Параметры учета – ссылка Сроки оплаты покупателями PDF. При необходимости срок оплаты можно изменить вручную.

Срок оплаты, указанный в договоре PDF теперь влияет на определение срока оплаты счета. И имеет приоритет перед сроком, указанным в настройках Параметров учета.

Нажав на вопрос, можно узнать актуальный срок оплаты или изменить его, перейдя по ссылке Сроки оплаты покупателями.

Срок оплаты отображается в печатной форме, только если он установлен в документе.

См. также отображение в печатной форме условий об оплате

Статус оплаты

В поле Статус оплаты отображается текущее состояние оплаты счета. Заполнение данного поля помогает контролировать оплату по счету.

Имеет следующие значения:

• Не оплачен — устанавливается автоматически, при создании документа;
• Оплачен частично;
• Оплачен;
• Отменен.

Статус оплаты изменяется как вручную пользователем, так и автоматически.

Если при проведении документа поступления оплаты от покупателя будет заполнен Счет на оплату, то Статус оплаты в документе Счет покупателю изменится автоматически на Оплачен или Оплачен частично.

Если Счет на оплату не заполнен, то Статус оплаты необходимо поменять вручную.

Неоплаченные счета можно контролировать в разделе Руководителю – Расчеты с покупателями – Счета, не оплаченные покупателями.

Организация

В этом поле указывается наименование нашей Организации. Поле отображается, если в справочнике Организации зарегистрировано несколько организаций. Автоматически в документ подставляется название той из них, которой в справочнике Организации присвоен признак Использовать как основную. PDF

Банковский счет

В поле Банковский счет указывается банковские реквизиты нашей организации, на которые необходимо перечислить оплату, выбирается из справочника Банковские счета.

По умолчанию указывается Банковский счет организации, которому присвоен признак Использовать как основной. PDF

Заполнение Банковского счета в документе обязательно, даже если оплата планируется наличным способом, иначе документ нельзя будет сохранить.

Ссылка НДС

Рассмотрим особенности заполнения ссылки НДС.

При нажатии на ссылку НДС открывается форма Цены в документе. Порядок ее заполнения следующий:

Если Тип цен выбран, то графа Цена будет заполняться автоматически в соответствии с ценой, установленной с помощью документа Установка цен номенклатуры.

Если Тип цен не выбран, то графа Цена будет проставляться согласно настройке Заполнения цен продажи PDF, установленной в Параметрах учета:

• из предыдущего документа реализации или счета. Для ТМЦ и услуг, реализуемых впервые, цена реализации не заполнится. Ее нужно установить вручную;
• из установленной Цена продажи в справочнике Номенклатура. PDF

Поле Тип цен будет заполняться автоматически, если в разделе Расчеты договора с контрагентом заполнен Тип цен, используемый при расчетах по данному договору. PDF

• НДС — выбирается один из вариантов либо НДС в сумме, либо НДС сверху, либо Документ без НДС (для УСН). Выбранный вариант используется для удобства указания НДС в табличной части.

Поле Валюта становится видимым, если расчеты по договору производятся:

• в валюте; PDF
• в у.е. PDF

В поле Валюта указывается валюта, в которой заключен договор. В поле Реализовать по курсу по умолчанию подставляется курс для выбранной валюты, соответствующий дате документа из регистра сведений Курсы валют.

Табличная часть документа

Табличная часть документа состоит из нескольких вкладок:

• Товары и услуги;
• Возвратная тара.

На вкладке Товары и услуги отражается перечень товаров, работ (услуг), на оплату которых выставляется счет.

Вкладка Возвратная тара заполняется, если ТМЦ будут отгружаться в возвратной таре. Тара, которая не возвращается, учитывается как ТМЦ и указывается на вкладке Товары и услуги.

Ввод позиций в табличную часть можно осуществить с помощью кнопки Добавить или кнопки Подбор.

Добавить в табличную часть строку с полностью заполненными данными можно и с помощью копирования строки в другой табличной части с таким же функционалом.

Узнать более подробно о Заполнении документа с помощью копирования строк

По кнопке Изменить можно поменять цену в документе.

Узнать подробнее об изменении цены в документе

Вкладка Товары и услуги

Рассмотрим заполнение вкладки Товары и услуги табличной части документа Счет покупателю.

Табличная часть вкладки Товары и услуги содержит следующие графы.

Номенклатура

В графе Номенклатура выбирается наименование товарно-материальных ценностей (ТМЦ) или работ (услуг) из справочника Номенклатура. Если выбрана номенклатура с Видом номенклатуры Услуга PDF, то в графе Номенклатура появляется дополнительная графа Содержание.

В графе Содержание указывается наименование оказываемой услуги. Если значение заполнено, то именно оно будет отражаться в печатных формах.

По умолчанию в графе Содержание автоматически отражается полное наименование услуги, указанное в справочнике Номенклатура. PDF

Если для услуги в справочнике Номенклатура задана Периодичность услуги PDF, то в графе Содержание автоматически будет добавляться период оказания услуг в зависимости от даты документа. PDF

Количество

В графу Количество вводится количество ТМЦ к оплате.

Если выбрана номенклатура с Видом номенклатуры Услуга, то графу Количество можно не заполнять.

Цена

В графе Цена вводится цена за ТМЦ, работы (услуги). Графа может заполняться:

• автоматически по цене, соответствующей Типу цен по ссылке НДС; PDF
• автоматически согласно настройке Заполнения цен продажи; PDF
• вручную.

Сумма

Графа Сумма рассчитывается как произведение граф Количество и Цена.

% скидки

В графе % скидки указывается процент скидки по выбранной позиции Номенклатуры.

Графа % скидки отображается, если в поле Скидка шапки документа указано на отдельные позиции.

Скидка

В графе Скидка автоматически выводится сумма скидки, рассчитанная в процентном исчислении от стоимости ТМЦ (работ, услуг). Данную сумму скидки можно так же установить вручную.

%НДС

В графе %НДС выводится Ставка НДС из карточки номенклатуры. Эту графу можно изменить вручную, тогда ТМЦ будут предоставлены к оплате по указанной ставке НДС.

Данная графа не отображается, если по ссылке НДС — поле НДС выбрано Документ без НДС.

НДС

В графе НДС выводится сумма НДС, которая рассчитывается по правилам, определенным по ссылке НДС — поле НДС:

• НДС в сумме;
• НДС сверху.

Данная графа не отображается, если по ссылке НДС — поле НДС выбрано Документ без НДС.

Всего

В графе Всего выводится общая стоимость ТМЦ, услуг, работ с учетом НДС.

Если Скидка предоставляется на отдельные позиции, то сумма в графе Всего указывается с учетом общей суммы скидки.

Дополнительные графы табличной части

В табличную часть документа могут быть добавлены дополнительные графы по кнопке Еще – Изменить форму:

Код

Графу Код удобно использовать в том случае, когда в справочнике Номенклатура содержится большое число похожих наименований. В эту графу выводится значение поля Код элемента справочника Номенклатура.

Графа Код может быть выведена в печатные формы документов рядом с графой Наименование.

Для этого необходимо установить переключатель колонка Код в разделе Администрирование – Настройки программы – Параметры учета – Печать артикулов. PDF

Узнать подробнее Печать артикулов

При выполненных настройках графа Код будет выведена в печатные формы:

• Счет на оплату;
• Приложение к договору.

Артикул

Графу Артикул удобно использовать, когда в справочнике Номенклатура содержится большое число похожих наименований. В эту графу выводится значение поля Артикул элемента справочника Номенклатура.

Графа Артикул может быть выведена в печатные формы документов рядом с графой Наименование.

Для этого необходимо установить переключатель колонка Артикул в разделе Администрирование – Настройки программы – Параметры учета – Печать артикулов. PDF

При выполненных настройках графа Артикул будет выведена в печатную форму:

• Счет на оплату;
• Приложение к договору.

Вкладка Возвратная тара

Для возможности учета возвратной тары необходимо включить настройку функциональности Возвратная тара. PDF

Табличная часть вкладки Возвратная тара содержит следующие графы.

Номенклатура

В графе Номенклатура выбирается наименование возвратной тары из справочника Номенклатура. При этом Вид номенклатуры не должен иметь значение Услуга: тогда такой элемент нельзя будет подобрать в табличную часть вкладки Возвратная тара документа Счет покупателя. PDF

Номенклатура, указанная на вкладке Возвратная тара, не отражается в печатной форме Счет на оплату. Указание возвратной тары в документе Счет покупателю необходимо только для автоматического заполнения вкладки Возвратная тара документа Реализация (акт, накладная).

Количество

В графу Количество вводится количество тары, которую покупателю необходимо будет вернуть.

Цена

В графе Цена вводится цена залога за тару. Графа может заполняться:

• автоматически по типу цен, указанному в поле Тип цен по ссылке НДС; PDF
• автоматически согласно настройке Заполнения цен продажи; PDF
• вручную.

Сумма

Графа Сумма рассчитывается как произведение граф Количество и Цена.

Дополнительные графы табличной части

В табличную часть вкладки Возвратная тара документа могут быть добавлены дополнительные графы по кнопке Еще – Изменить форму:

Код

Графу Код удобно использовать в том случае, когда в справочнике Номенклатура содержится большое число похожих наименований. В эту графу выводится значение поля Код элемента справочника Номенклатура.

Артикул

Графу Артикул удобно использовать в том случае, когда в справочнике Номенклатура содержится большое число похожих наименований. В эту графу выводится значение поля Артикул элемента справочника Номенклатура.

Подвал документа

Ссылка Реквизиты продавца и покупателя

По ссылке Реквизиты продавца и покупателя указываются дополнительные данные, которые могут использоваться для печатной формы и заполнения аналогичных данных в документах отгрузки.

• Склад — склад отгрузки товаров, в печатной форме счета не отображается. Заполнение поля Склад необходимо для автоматического заполнения аналогичного поля в документах отгрузки.
• Дополнительные условия — дополнительные условия, прописываемые в бланке Счет на оплату. Автоматически заполняются Дополнительные условия для подстановки в счет, указанные в справочнике Организация. PDF
• Руководитель — ответственное лицо за подпись Руководителя, выбирается из справочника Физические лица. Если в регистре сведений Уполномоченные лица не указано доверенное лицо за подпись, то автоматически выводится Руководитель из карточки организации. PDF
• Главный бухгалтер — ответственное лицо за подпись Главного бухгалтера, выбирается из справочника Физические лица. Если в регистре сведений Уполномоченные лица не указано доверенное лицо за подпись, то автоматически выводится Главный бухгалтер из карточки Организации. PDF
• На основании — основание на право подписи документов, может быть, как приказ, доверенность и т.д. Выбирается из справочника Основание на право подписи документов. Необходимо заполнить, если ответственное лицо не является руководителем (главным бухгалтером).

Изучить подробнее об автоматическом заполнении ответственных лиц в документах

• Адрес доставки — указывается адрес доставки товаров в печатной форме счета не отображается. Если Адрес доставки заполнен, то он автоматически заполнится в аналогичном поле в документе отгрузки.
• Ссылка Показать на карте — позволяет посмотреть на карте (Google, Яндекс картах) введенный адрес. Для лучшего определения местоположения на карте рекомендуется указывается адрес как в классификаторе. Если адрес указан некорректно, то отразится примерное местоположение.

Строка итогов

В графе Всего отображается общая сумма документа с учетом НДС и валюта документа. Отображается только если Скидка не предоставлена.

Если есть Скидка (как на отдельные позиции, так и по документу в целом), то поле Всего будет отображаться как Всего со скидкой, где показывается общая сумма документа с учетом скидок.

Если использовалась Скидка по отдельным позициям, то сумма скидки выводится в отдельной графе Скидка строки итогов.

В графе НДС (в т.ч.) проставляется общая сумма НДС по документу.

Комментарий

В графе Комментарий можно разместить любые необходимые комментарии.

Ответственный

В графе Ответственный автоматически подставляется из Списка пользователей пользователь, который зашел в программу и зарегистрировал данный документ.

Графа Ответственный отображается в документе, если стоит флажок Отображать автора документа в Настройках пользователей и прав PDF в разделе Администрирование – Настройки программы – Настройки пользователей и прав.

Печатные формы документа

Из документа Счет покупателя можно сформировать следующие печатные формы:

Настройка печатного бланка

В 1С есть возможность гибкой настройки печатной формы Счет на оплату — можно по желанию указать:

• условия об оплате;
• дополнительные условия поставки и оплаты;
• логотип;
• печать и подписи ответственных лиц.

Давайте посмотрим, что можно изменить в печатной форме без редактирования макета.

Условия об оплате

В счете на оплату можно указать условия об оплате, которые задаются в поле Оплата до.

Если поле Оплата до заполнено, то в печатной форме отражается Оплатить не позднее…

Дополнительные условия в бланке Счет на оплату

Если в счет на оплату необходимо внести дополнительную информацию, например, об условиях отгрузки или доставке товара, то пользователь может ее указать в текстовом виде в справочнике Дополнительные условия и выбрать в поле Дополнительные условия по ссылке Реквизиты продавца и покупателя.

В дополнительных условиях можно задать только текст, без возможности автоматического заполнения каких-либо параметров — таких, как отображение эл. почты из справочника Организации или Склада,  Адреса доставки установленного в документе Счет покупателю. Все эти данные необходимо указывать вручную в Тексте условий.

Можно зарегистрировать несколько вариантов Дополнительных условий и для конкретного счета выбирать конкретные условия сделки.

Логотип

Для отображения на печатной форме Счет на оплату логотипа необходимо установить рисунок логотипа в справочнике Организация – раздел Логотип и печать – загрузить Логотип.

Изучить подробнее Сведения об организации

Печать и подписи

Для отображения на бланке Счет на оплату печати и подписи ответственных лиц необходимо установить флажок Подпись и печать PDF и осуществить следующие настройки в справочнике Организации:

В разделе Логотип и печать установить соответствующие рисунки:

• Печать;
• Подпись руководителя;
• Подпись главного бухгалтера.

С загрузкой рисунков более подробно можно ознакомиться по ссылке Инструкция «Как создать факсимильную подпись и печать» в справочнике Организация.

Дополнительные возможности

Заполнение и печать договора

В Счете покупателю можно сформировать и распечатать договор по кнопке Печать – Договор. Для этого предусмотрены типовые шаблоны договоров, заданные в 1С:

• Договор возмездного оказания услуг;
• Договор подряда;
• Договор поставки.

В выбранном шаблоне необходимо заполнить желтые поля и можно распечатывать договор по кнопке Печать.

Организация может добавить свои шаблоны договоров в базу в справочнике Шаблоны договоров.

Анализ оплаты

Благодаря информации, содержащейся в документе Счет покупателю, бухгалтер автоматически сможет сформировать для руководителя отчет, находящийся в разделе Руководителю – Расчеты с покупателями — Счета, не оплаченные покупателями:

• отчет Счета, не оплаченные покупателями.

Неоплаченные счета также можно контролировать в журнале документов Счета покупателям по графам Срок оплаты и Оплата.

Просроченный Срок оплаты подсвечивается красным. Кроме того, красным выделяется статус оплаты в графе Оплата, если счет покупателя отгружен и не оплачен или оплачен частично.

Если счет фактически оплачен покупателем, но он «не подцеплен» в документ оплаты, то Статус оплаты автоматически не поменяется. Его необходимо изменить вручную в журнале Счета покупателям по кнопке Изменить статус или непосредственно в самом документе в поле Статус оплаты.

БухЭксперт8 советует заполнять Счет на оплату в документах оплаты, чтобы Статус оплаты документа Счет покупателю изменялся автоматически.

Также в зависимости от оплаты можно настроить условное форматирование списка

Анализ отгрузки

В журнале документов Счета покупателям по графе Отгрузка можно контролировать отгрузку по счету.

Статус отгрузки можно посмотреть только в журнале Счета покупателям, Статус отгрузки в форме документа Счет покупателю не отображается.

Графа Отгрузка выделяется красным, если оплата по счету прошла, а ТМЦ (работы, услуги) отгружены не были или отгружены частично.

Если по счету фактически прошла отгрузка (реализация), но он «не подцеплен» в документ отгрузки, то Статус отгрузки автоматически не поменяется. Его необходимо изменить вручную в журнале Счета покупателям по кнопке Изменить статус.

БухЭксперт8 советует заполнять Счет на оплату в документах отгрузки, чтобы Статус отгрузки документа Счет покупателю изменялся автоматически.

Также в зависимости от отгрузки можно настроить условное форматирование списка

Проверьте себя! Пройдите тест на эту тему по ссылке >>

См. также:

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Как сформировать счет на оплату заказа

Для того, чтобы сформировать счет на оплату для юридических лиц, необходимо на этапе оформления заказа на шаге «Выберите способ оплаты» отметить пункт «Безналичный предоплата» или «Безналичный с отсрочкой платежа».

Сформировать счет на оплату можно 3-мя способами:

Ссылка на странице
подтверждения заказа Ссылка в письме-уведомлении
на электронной почте Из истории заказов
в личном кабинете

Ссылка на счет будет доступна на странице с номером заказа, которая отображается после нажатия кнопки «Заказ подтверждаю».

Обратите внимание, что на этапе подтверждения заказа ссылка будет доступна для юридических лиц, которые уже ранее совершали заказы в нашем интернет-гипермаркете. Если юридическое лицо осуществляет заказ впервые, ссылка будет недоступна до подтверждения заказа менеджером.

Ссылка на счет есть в письме-уведомлении, которое приходит на указанный email после завершения оформления заказа. Для перехода на счет из письма нужно нажать на «Распечатать счет для оплаты».

Если вы не авторизованы (не находитесь в личном кабинете на момент прохождения по ссылке из письма), то сначала вы попадете на страницу входа в личный кабинет.

Сразу после авторизации (ввести e-mail и пароль и нажать «войти») будет сформирован счет на оплату. Если вы уже авторизованы (не выходили из личного кабинета), то по клику на ссылку из письма вы переходите сразу на счет в личном кабинете.

Перейдите в историю заказов, выберите нужный заказ, зайдите в него.

Под списком заказанных товаров вы увидите кнопку «распечатать счет», по клику на которую сформируется счет на оплату заказа.

Обратите внимание!

Возможности самостоятельно сформировать счет на оплату не будет в случаях:

• Если в составе заказа есть товары со статусом «под заказ».
• Если Компания была подключена без использования клиентского кода или спецпароля.

Внимание! При покупке товаров ТК Подарочные сертификаты (подарочные карты, подарочные сертификаты) будет выставлен отдельный счет.

Если счет не сформировался, оператор пришлет его на ваш email после обработки заказа.

При этом в письме-уведомлении по заказу вместо ссылки на счет будет отображаться соответствующее информационное сообщение: «Счет для оплаты будет выслан Вам оператором после дополнительного согласования».

Согласование входящих счетов на оплату

Решение «Согласования входящих счетов на оплату» обеспечивает согласование и утверждение счетов, поиск связанных документов для проверки обоснованности счета, проведение и контроль оплаты счета бухгалтером.

Занесение входящего счета в систему

Схема работы

Решение позволяет заносить в систему входящие счета на оплату не зависимо от того, в каком виде документы поступили в организацию. Электронные документы сразу заносятся в систему из файла, а бумажные экземпляры сканируются.

Для учета входящих счетов на оплату предусмотрен специальный тип карточки. Это позволяет указать в карточке полную информацию о счете и в дальнейшем быстро найти его. Например, найти счет по номеру или все счета, полученные от определенного контрагента:

Входящий счет на оплату

Проверка и первичная обработка счетов

Счета поступают на проверку назначенному сотруднику либо ответственному за договор, по которому они оформлены. Сотрудник проверяет оформление счетов, расходы и соответствие платежным обязательствам. Для удобства из карточки счета открывает договор для сверки данных. Если счет выставлен без договора, то прямо из DIRECTUM открывает статьи бюджета в финансово-учетной системе.

После проверки в один клик можно:

• отправить счет на согласование;
• отказать, если счет составлен некорректно или признан необоснованным;
• отправить на повторное сканирование, если текст счета не видно;
• прекратить работы, если в дальнейшей обработке счета нет необходимости.

Решение позволяет объединять несколько счетов в реестр. Например, сгруппировать счета с одинаковым сроком, по одному договору или контрагенту.

Реестр счетов

Утверждение и оплата входящего счета

Руководитель принимает решение оплатить счет, отказать или отложить оплату. Если счет принят к оплате, то подписывает документ утверждающей подписью. Это гарантирует неизменность и достоверность счета.

Информация по каждому утвержденному счету автоматически заносится в финансово-учетную систему. Заполнять все данные вручную уже не придется. При этом в финансово-учетной системе формируется платежное поручение, которое связывается со счетом в DIRECTUM. Таким образом при проведении оплаты бухгалтер может обратиться ко всей необходимой информации о счете.

Выставление счетов на оплату — Самоучитель 1С от компании SCLOUD

Счет на оплату представляет собой документ, который продавец выставляет покупателю для оплаты купленного товара или для зачисления аванса в счет будущих поставок. То есть, как правило, счет на оплату выставляется для оплаты некоторого заказа или отгрузки.

В Управлении торговлей 11 счет на оплату, как правило, выступает в качестве печатной формы, которая выводится из документов продажи, а затем распечатывается или отправляется на почту контрагентам. Печать счета на оплату возможна из документа «Заказ клиента», а если они не используются, то из «Реализации товаров и услуг».

В отдельных случаях при печати счета на оплату может возникнуть следующая ошибка.

Как правило такая ошибка связана с тем, что в документе стоит не верный способ расчета или печатная форма выводится не из того документа. Способ расчета, также, как и этапы оплаты, указываются для каждого документа во вкладке «Основное».

Как видно на примере, в данном заказе используется оплата по накладным. Это значит, что контроль оплаты происходит по документам «Реализация товаров и услуг», соответственно и счета на оплату печатаются из этого документа. Поменять способ учета оплаты можно, кликнув на гиперссылку с надписью: «По накладным» и сменив способ расчета на «По заказам». Также потребуется заполнить этапы оплаты, указав их вручную или воспользовавшись кнопкой «Заполнить по умолчанию». После чего изменения переносятся в документ.

Данная настройка актуальна также для документов «Реализация товаров и услуг».

Кроме печатной формы в базе также предусмотрено хранение счетов на оплату как самостоятельных документов. По умолчанию данная опция отключена в программе. Подключить ее можно в разделе «Администрирование -> Настойка НСИ и разделов -> Продажи».

После выполнения данной настройки список счетов на оплату можно будет найти в разделе «Продажи».

Счета на оплату не являются независимыми документами в УТ 11. Несмотря на то, что хранятся они как самостоятельные документы, создаются они только на основании документов «Заказ клиента» и «Реализация товаров и услуг» или на основании договора с контрагентом в зависимости от выбранного способа расчетов. В самом документе «Счет на оплату» можно детализировать этапы оплаты и указать признак полной или частичной оплаты. Список номенклатуры в документе не задается, однако он будет выведен в печатную форму, если счет на оплату был создан на основании документов «Заказ клиента» или «Реализация товаров и услуг». 

Что такое счет-фактура? | Полное руководство по выставлению счетов

Что такое счет и что в него следует включать?

Что такое счет-фактура?

Счет-фактура — это платежное требование, выставляемое продавцом покупателю товаров или услуг после продажи. В нем подробно указано, какие товары были предоставлены, какие работы были выполнены и сколько необходимо заплатить взамен.

Для чего используется счет-фактура?

Счета-фактуры можно использовать для выставления счетов за разовые проекты или за повторяющуюся работу, но они наиболее широко используются для запроса оплаты после завершения работы и там, где есть постоянные отношения с заказчиком.

Традиционно счета приходили в бумажной форме, либо рукописные, либо напечатанные, а затем отправлялись по почте.

В последние годы многие компании использовали электронную почту для ускорения доставки. Но наиболее технически подкованные фирмы теперь используют специализированное программное обеспечение для немедленного создания цифровых счетов-фактур, при этом информация автоматически передается между продавцом и покупателем.

Что включается в счет-фактуру?

• Слово «Счет-фактура» четко обозначено вверху документа

• Уникальный ссылочный номер или код

• Имя, адрес и контактные данные лица или компании, выписывающей счет

• Имя и адрес счета-фактуры физического или юридического лица, которому выставлен счет-фактура

• Описание товаров или услуг, включенных в счет-фактура

• Дата поставки товаров или услуг

• Дата выставления счета-фактуры

• Сумма причитающейся суммы с подробным описанием применимых налогов и любых заранее согласованных скидок, плюс общая сумма к оплате

• Срок оплаты счета (крайний срок для оплаты)

Что такое адрес счета ?

Адрес для выставления счета — это юридический адрес покупателя или адрес, по которому он получает корреспонденцию.

Он отличается от адреса доставки (или адреса доставки), который является адресом, по которому должны быть доставлены товары или услуги.

В некоторых случаях эти адреса могут быть разными, а в некоторых случаях они могут совпадать.

Какой срок оплаты счета?

Срок оплаты счета — это дата, на которую должна быть произведена полная оплата всей суммы счета. Если эта дата проходит и вся сумма не оплачена, счет считается просроченным.

Как работают счета?

1. Ваш клиент соглашается покупать у вас товары или услуги.

2. Детали продажи и вовлеченные стороны (то есть вы и бизнес вашего клиента) указываются в счете-фактуре — документе, который является официальным запросом на оплату.

3. Вы создаете счет (который может быть вручную или с помощью специального программного обеспечения, может быть бумажным или электронным) и выставляете его своему клиенту.

4. После получения счета у вашего клиента есть период времени, в течение которого он юридически согласился заплатить вам (обычно 30 дней, но существует множество вариантов).

5. Ваш клиент производит платеж в полном объеме, и вы сверяете счет после получения этого платежа, чтобы завершить транзакцию.

Условия выставления счетов и оплаты

Если вы не согласовали альтернативные условия оплаты с клиентом, обычно срок выплаты вам составляет 30 дней с даты выставления счета. Правила и инструкции могут отличаться в зависимости от штата.

В некоторых отраслях компании могут традиционно заключать сделки на условиях оплаты 60, 90 или даже 120 дней.Для более крупных предприятий также характерно настоятельно рекомендовать более мелким поставщикам длительные условия оплаты, которые им непропорционально подходят, в ущерб более мелким предприятиям.

Некоторые компании предлагают клиентам скидки при досрочном погашении или предоплате. Все чаще малые и средние предприятия (СМБ) прилагают все больше усилий для защиты от просроченной оплаты и требуют, чтобы счета были оплачены в течение всего семи дней.

Когда дело доходит до ведения бизнеса на международном уровне, вы, как правило, видите 30-дневные условия оплаты, обычно в Великобритании и Европе, но они могут быть разными:

• Скандинавские компании обычно используют крайний срок оплаты в 14 дней

• Испанские фирмы установить условия оплаты в среднем 45 дней

• Компании в Греции и Италии требуют оплаты в течение 50 дней и более

Как быстро оплачиваются счета, часто частично зависит от того, как оформлен документ.Ручные, бумажные счета-фактуры как доставляются, так и обрабатываются медленнее на другом конце. Но современные автоматизированные электронные методы могут гарантировать, что платежи будут производиться быстро и эффективно, даже немедленно.

Счета-фактуры и счета-фактуры

Термин «счет» часто используется как синоним «счет-фактура», однако не всегда следует предполагать, что они используются одинаково. Различные стороны могут выбрать различие счетов-фактур несколькими способами. Общие различия включают:

• Счет — предпочтительный термин в зависимости от отрасли — бухгалтеры и юристы обычно используют термин «оплачиваемые часы» для обозначения времени, потраченного на работу для клиента, за которое они могут платить.Из-за этого они могут использовать термин «выставление счета клиенту» вместо «выставление счета клиенту». Однако в этих обстоятельствах они означают одно и то же.

• Счета — это подмножество счетов-фактур. В некоторых случаях «счет» считается списком приобретаемых товаров и услуг и общей суммой, подлежащей оплате. Счета-фактуры отличаются от этого тем, что они содержат конкретную дополнительную информацию (как описано выше).

• Счета — это то, что получатель называет счетом — в других случаях «счет» и «счет-фактура» относятся к одному и тому же документу, однако эмитент будет называть его «счет-фактурой», а получатель будет ссылаться на него. как «счет».

• Счета — это совокупность подлежащих оплате сумм счетов-фактур. Другой случай — когда бизнес выставляет клиенту несколько счетов-фактур за период. Они могут дополнить «счет», в котором будет указана общая сумма непогашенной задолженности по всем счетам-фактурам.

Счета-фактуры и заказы на покупку

Счета-фактуры отправляются от продавца покупателю для запроса оплаты, тогда как заказы на покупку (обычно ЗП или ЗП) отправляются от покупателя продавцу для официального подтверждения заказа.

В заказе на продажу заказы на покупку сначала отправляются как запись того, что запрашивает покупатель, при этом счета-фактуры обычно отправляются после доставки товаров или услуг с запросом оплаты за предоставленные.

Тип информации, включенной в ЗП, очень похож на информацию, включенную в счет-фактуру (см. Ниже).

Что входит в заказ на поставку?

• Слова «Заказ на поставку» четко обозначены вверху документа

• Уникальный номер или ссылка

• Дата выдачи ЗП

• Имя, адрес и контактные данные физическое или юридическое лицо, выдающее заказ на покупку

• Имя и адрес поставщика, которому отправляется заказ на покупку

• Адрес доставки предоставляемых товаров / услуг (+ имя и контактные данные лица, принимающего доставку или контролирующего работы)

• Дата поставки товаров / услуг

• Описание товаров / услуг, которые покрывает заказ на поставку

• Стоимость каждой позиции, заказанное количество и общая стоимость заказа

• Условия оплаты (период, в течение которого должен быть произведен платеж)

GoCardless используется более чем 60 000 предприятий по всему миру.Узнайте больше о том, как вы можете улучшить обработку платежей в своем бизнесе уже сегодня.

Узнать большеЗарегистрироваться

Бесплатный пустой счет-фактура PDF | 100 шаблонов для печати и электронной почты

Используя пустую форму счета-фактуры в Invoice Home, вы можете создавать, загружать и отправлять профессиональные счета за секунды. Пустая форма счета-фактуры в формате PDF не только сэкономит ваше время, поскольку вам не придется создавать счет с нуля (время, которое можно вернуть в ваш бизнес), но также будет способствовать развитию вашего бизнеса, поскольку вы можете настроить дизайн счета-фактуры так, чтобы соответствовать вашей профессии и даже добавить собственный логотип.Вы даже можете отправлять свои счета по электронной почте с включенными ссылками для ваших клиентов для оплаты онлайн, что означает, что ваши счета никогда больше не останутся неоплаченными. Ознакомьтесь с подробностями о наших функциях ниже и узнайте, почему Invoice Home является наиболее часто используемым программным обеспечением для выставления счетов:

Оставайтесь на бренде

Все наши пустые формы шаблонов счетов-фактур позволяют персонализировать счет-фактуру для вашего бизнеса. Во-первых, выберите дизайн своего бесплатного пустого счета-фактуры, выбрав идеальный стиль из более чем 100 дизайнов, созданных профессиональными графическими дизайнерами.Большинство пустых форм счетов-фактур имеют только один общий стиль, но вы можете выбрать пустую форму счета-фактуры в широком спектре цветов с классическим или современным дизайном, чтобы соответствовать ощущениям вашего бизнеса. Определившись с выбором дизайна, вы можете загрузить свой собственный логотип или выбрать из 500 дизайнов для обычных предприятий и рабочих мест. Еще лучше, чтобы логотип Invoice Home никогда не добавлялся на законченные бесплатные пустые счета-фактуры, поэтому ваш бизнес будет единственным, продвигаемым в вашем счете.

Способ оплаты на ваш выбор

После того, как вы заполнили пустой счет-фактуру и он был готов к отправке, вы можете выбрать один из нескольких надежных способов оплаты. Если вы считаете, что лучше всего платить наличными или чеком, вы можете просто указать, когда вам нужна оплата, в поле «Условия использования» на пустом шаблоне счета. Благодаря партнерству с PayPal и Stripe вам будет проще, чем когда-либо, получать оплату онлайн. Всякий раз, когда вы отправляете готовый бесплатный пустой счет по электронной почте из своей учетной записи, вы можете включить платежные ссылки, чтобы ваши клиенты могли платить через свою учетную запись PayPal или с помощью своих кредитных и дебетовых карт.С каждым вариантом оплаты ваши счета будут оплачиваться быстрее и надежнее.

Пустой счет-фактура экономит ваше время

Разные клиенты заказывают разные товары или услуги, но, к счастью, с пустым счетом вам не придется начинать с нуля каждый раз, когда вам нужно выставить счет. Пустая форма счета автоматически заполняет важную информацию, такую ​​как адрес вашей компании и адреса клиентов, из ранее выставленных счетов, экономя ваше время.В типичном пустом PDF-файле счета-фактуры, который вы загружаете из Интернета, нет возможности сохранять элементы для последующего импорта, но с помощью Invoice Home, когда вы сохраните все пустые элементы счета-фактуры, вы можете скопировать их из своей библиотеки вместо того, чтобы повторно вводить те же товары или услуги. и их цены снова и снова — идеально подходят для ваших постоянных клиентов и бестселлеров!

Укрепите свою безопасность

Когда вы создадите поддержку Invoice Home, вы получите доступ к неограниченному облачному хранилищу, чтобы ваши счета были в безопасности в одном месте.Таким образом, у вас не только есть место для неограниченного количества счетов бесплатно, но и вы можете получить к ним доступ с любого устройства (ноутбука или телефона через наше мобильное приложение). Наличие облачной системы хранения намного безопаснее, чем хранение ваших счетов на USB-накопителе или на жестком диске, поскольку они могут быть повреждены, украдены или утеряны, а ваши данные исчезнут вместе с ними. Все наши серверы зашифрованы, что означает, что информация о ваших клиентах, бизнес-данные и готовые пустые счета-фактуры защищены от хакеров и всех, кто пытается украсть вашу информацию.

100 бесплатных счетов-фактур | Отправить PDF-файлы по электронной почте и получать оплату в Интернете

Зачем ждать? В Invoice Home все готово для вас. У нас есть 100 бесплатных шаблонов счетов на выбор и широкий выбор красочных дизайнов. Пользовательская навигация проста и удобна. Все ваши счета-фактуры могут быть сохранены в вашей бесплатной учетной записи для создания счетов-фактур или вы даже можете загрузить их для своих личных архивов. Кроме того, мы предлагаем быстрые онлайн-платежи, чтобы избежать хлопот ожидания.Прежде чем создавать свой первый бесплатный счет, прочтите все о наших функциях ниже:

Шаблон счета в формате PDF

Будьте в курсе событий с помощью счетов-фактур в формате PDF, которые вы можете отправлять своим клиентам напрямую по электронной почте. Не нужно ждать получения бумажного чека по почте, так как вы можете получить оплату онлайн.

Генератор счетов

Получите все свои счета в кратчайшие сроки с помощью быстрого онлайн-генератора счетов.Скопируйте свои документы, сохраните их в своей учетной записи Invoice Home и отправьте сразу несколько счетов по электронной почте.

Создание нескольких счетов за секунды

Invoice Home упрощает выставление счетов за счет простой в использовании навигации. В бесплатном генераторе счетов есть поля, которые могут автоматически изменяться при просмотре галереи бесплатных шаблонов счетов. Таким образом, нет необходимости повторно вводить имена, адреса, налоги и цены, чтобы увидеть, как это будет выглядеть в бесплатном счете.Что еще более важно, у вас есть немедленный доступ к расширенной форме при редактировании бесплатного онлайн-счета. Если ваш бизнес более сложный, здесь вы можете добавить адрес доставки, номер заказа на покупку и даже количество для ваших клиентов. С помощью Invoice Home все, что вам нужно сделать, это ввести все данные один раз, после чего вы, наконец, настроены.

Мир всегда под рукой

Поскольку мы помогаем малым предприятиям, фрилансерам и подрядчикам по всему миру, наш бесплатный счетчик-фактура подготовлен со всеми валютами (более 150), которые могут автоматически меняться с любым бесплатным шаблоном счета-фактуры.Если вы из Сиднея, Австралия, отправляете счет своим европейским подрядчикам, или американец, отправляющий товар в Индию, вы можете бесплатно отправить онлайн-счет любому из своих клиентов по всему миру по электронной почте. Вы всегда можете рассчитывать на то, что мы предоставим правильные символы и актуальные курсы валют, чтобы вы никогда не отправили неверный счет.

Раскройте свой потенциал

С вашей бесплатной учетной записью генератора счетов у вас есть бесконечное пространство для отслеживания ваших счетов, что означает, что вы можете вести как можно больше бизнеса.Если ваш компьютер выйдет из строя или ваш телефон был украден, вы можете положиться на Invoice Home, чтобы сохранить ваш бесплатный онлайн-счет в целости и сохранности — больше никаких потерь бизнеса из-за этих проблем! Однако, если вы когда-нибудь захотите сохранить цифровые копии для своего собственного архива, вы можете загружать счета столько раз, сколько захотите. Кроме того, все бесплатные шаблоны счетов уже настроены в форме PDF, чтобы упростить совместное использование на разных компьютерах. Если вам когда-либо понадобится вести физический учет, вы можете распечатать свой бесплатный счет-фактуру без переформатирования и легко добавить эти счета в свои бизнес-записи.С Invoice Home вы всегда будете иметь свои счета под рукой, что позволит вам вести больше бизнеса.

Несколько вариантов онлайн-платежей

Наш бесплатный счет-фактура всегда удобен, предоставляя надежные варианты платежных шлюзов, такие как Stripe, PayPal и Authorize.net, на случай, если вам нужно сразу получить оплату. Зачем идти в почтовое отделение, чтобы отправить счет-фактуру по почте, если вы можете отправить бесплатный онлайн-счет по электронной почте со ссылкой для оплаты в своей учетной записи Invoice Home? После отправки ссылки с помощью нашего бесплатного генератора счетов все, что нужно сделать вашему клиенту, — это щелкнуть ссылку, и ваш платеж будет немедленно отправлен.Когда дело доходит до создания и оформления бесплатного счета, Invoice Home всегда рядом с вами. Начните выставлять счет сегодня!

Определение счета

Что такое счет-фактура?

Счет-фактура — это коммерческий документ с отметкой времени, в котором перечисляются и регистрируются транзакции между покупателем и продавцом. Если товары или услуги были приобретены в кредит, в счете-фактуре обычно указываются условия сделки и приводятся сведения о доступных способах оплаты.

Типы счетов-фактур могут включать бумажную квитанцию, счет продажи, дебетовую накладную, счет-фактуру продажи или электронную запись в Интернете.

Ключевые выводы

• Счет-фактура — это документ, который поддерживает запись транзакции между покупателем и продавцом, например бумажную квитанцию ​​из магазина или онлайн-запись из электронного магазина.
• Счета-фактуры являются важным элементом системы внутреннего контроля и аудита бухгалтерского учета.
• Расходы, указанные в счете-фактуре, должны быть одобрены ответственным руководящим персоналом.
• Счета-фактуры обычно описывают условия оплаты, удельные затраты, доставку, обработку и любые другие условия, указанные во время транзакции.

Основы счета-фактуры

В счете-фактуре должно быть указано, что это счет-фактура на лицевой стороне счета. Обычно он имеет уникальный идентификатор, называемый номером счета, который используется для внутренней и внешней ссылки. Счет-фактура обычно содержит контактную информацию продавца или поставщика услуг на случай ошибки, связанной с выставлением счетов.

Условия оплаты могут быть указаны в счете-фактуре, а также информация, касающаяся любых скидок, деталей досрочного платежа или финансовых сборов, начисленных за просрочку платежа. В нем также представлена ​​стоимость единицы товара, общее количество приобретенных единиц, фрахт, обработка, доставка и связанные с этим налоговые сборы, а также указана общая сумма задолженности.

Компании могут просто отправить отчет на конец месяца в качестве счета-фактуры по всем невыполненным транзакциям. В этом случае в заявлении должно быть указано, что никакие последующие счета отправляться не будут.Исторически счета-фактуры регистрировались на бумаге, часто с созданием нескольких копий, так что покупатель и продавец имели запись транзакции для своих собственных записей. В настоящее время довольно распространены компьютерные счета-фактуры. Их можно распечатать на бумаге по запросу или отправить по электронной почте сторонам сделки. Электронные записи также позволяют упростить поиск и сортировку определенных транзакций или определенных дат.

Счет-проформа — это предварительный счет-фактура, отправляемый покупателям до отгрузки или доставки товаров.В счете-фактуре обычно описываются приобретенные товары и другая важная информация, такая как вес доставки и транспортные расходы. Счета-проформы часто используются при международных операциях, особенно в таможенных целях при импорте.

Счет-проформа является обязательным соглашением, хотя условия продажи могут быть изменены.

Важность даты выставления счета

Дата выставления счета представляет собой время и дату с указанием времени, когда на товары был выставлен счет и транзакция была официально зарегистрирована.Таким образом, дата счета-фактуры содержит важную информацию об оплате, так как она определяет продолжительность кредита и дату оплаты счета. Это особенно важно для организаций, предлагающих кредит, например, 30 нетто. Фактический срок оплаты счета обычно составляет 30 дней после даты выставления счета. Точно так же компании предлагают покупателям возможность вернуть товары, как правило, с крайним сроком, основанным на определенном количестве дней с момента подтверждения покупки, как указано в счете-фактуре.

Электронное выставление счетов

С наступлением компьютерной эры людям и предприятиям стало проще полагаться на электронные счета-фактуры как на альтернативу бумажным документам.Электронное выставление счетов, или электронное выставление счетов, представляет собой форму электронного выставления счетов для создания, хранения и отслеживания документов, связанных с транзакциями, между сторонами и обеспечения выполнения условий их соглашений.

Эти электронные документы могут включать в себя счета-фактуры и квитанции, заказы на покупку, дебетовые и кредитовые ноты, условия и инструкции по оплате, а также квитанции о переводе. Цифровые счета обычно отправляются по электронной почте, через веб-страницу или через приложение. К преимуществам можно отнести следующее:

• Постоянство и устойчивость к физическим повреждениям
• Простота поиска и сортировки по конкретным именам, терминам или датам
• Повышенная проверяемость
• Возможность печати или воспроизведения по запросу
• Возможность сбора данных и бизнес-аналитики
• Сокращение использования бумаги

Электронное выставление счетов включает в себя несколько технологий и вариантов входа и используется как общий термин для описания любого метода, с помощью которого счет в электронном виде представляется покупателю для оплаты.Несколько стандартов электронного выставления счетов, таких как EDIFACT и UBL, были разработаны во всем мире для облегчения внедрения и повышения эффективности.

Счета и счета к оплате

Счета-фактуры отслеживают продажу продукта для управления запасами, бухгалтерского учета и налогообложения, что помогает отслеживать кредиторскую задолженность и аналогичные причитающиеся обязательства. Многие компании отправляют продукт и ожидают оплаты в более поздний срок, поэтому общая сумма к оплате становится кредиторской задолженностью покупателя и дебиторской задолженностью продавца.

Современные счета передаются в электронном виде, а не на бумажных носителях. Если счет-фактура утерян, покупатель может запросить копию у продавца. Использование счета-фактуры означает наличие кредита, поскольку продавец отправил товар или предоставил услугу, не получив аванс наличными.

Счета-фактуры отличаются от заказов на покупку, которые создаются до того, как клиент заказывает товар или услугу.

Счета и внутренний контроль

Счета-фактуры являются важным элементом внутреннего контроля бухгалтерского учета.Расходы по счету должны быть одобрены ответственным руководящим персоналом. В качестве альтернативы счет-фактура сопоставляется с заказом на покупку, и после согласования информации производится оплата утвержденных транзакций. Аудиторская фирма обеспечивает внесение счетов в соответствующий отчетный период при тестировании на сокращение расходов.

Онлайн-фактурирование и платежи: управление неоплаченными счетами

** Возможности Мгновенный депозит: Мгновенный депозит — это дополнительная услуга, предлагаемая QuickBooks Payments при соблюдении критериев приемлемости, включая отсроченное право на участие для новых пользователей и доступность только для некоторых транзакций.За услугу взимается дополнительная комиссия в размере 1% в дополнение к стандартным ставкам для транзакций ACH, считывания, выставления счетов и транзакций с ключами. Депозиты отправляются на банковский счет, связанный с вашей дебетовой картой QuickBooks или другой подходящей дебетовой картой в течение 30 минут. Сроки депозита могут отличаться из-за задержек третьих лиц. Мгновенный бесплатный депозит: Доступно только для транзакций QuickBooks Payments с использованием мгновенного депозита, которые вносятся на счет QuickBooks Cash. Включает использование мгновенного депозита без дополнительных затрат.Стандартные ставки обработки платежей применяются для транзакций, соответствующих критериям мгновенного депозита. Депозит на следующий день : Функции депозита на следующий день зависят от критериев приемлемости. Может потребоваться подписка на QuickBooks Online. Мы ожидаем, что подавляющее большинство клиентов, использующих банковские переводы (ACH) с QuickBooks Payments, получат депозиты банковским переводом (ACH) на следующий день после создания истории транзакций. Новые клиенты платежей будут уведомлены, когда на следующий день будет установлено право на получение банковских переводов (ACH).Для депозитов на следующий день платежи, обработанные до 15:00 по тихоокеанскому времени, поступают в ваш банк на следующий рабочий день (кроме выходных и праздничных дней). Сроки депозита могут отличаться в зависимости от других способов оплаты, задержек со стороны третьих лиц или проверок рисков. QuickBooks Card Reader : Доступ к данным зависит от доступности сети сотового / интернет-провайдера и периодических простоев из-за технического обслуживания системы и сервера. Требуется регистрация продукта и учетная запись QuickBooks Payments. Учетная запись зависит от критериев приемлемости, кредита и утверждения заявки.Положения, условия, функции и услуги могут быть изменены. Использование регулируется важными условиями обслуживания и информацией о лицензиях: quickbooks.intuit.com/payments/legal/ ** Информация о продукте Учетная запись QuickBooks Payments : учетная запись QuickBooks Payments зависит от критериев соответствия, кредита и утверждения заявки. Может потребоваться подписка на QuickBooks Online. Счета QuickBooks Payments и QuickBooks Cash : Пользователи должны подать заявку на оба счета QuickBooks Payments и QuickBooks Cash, если они объединены.Применяются Торговое соглашение QuickBooks Payments и Соглашение о депозитном счете QuickBooks Cash. Денежный счет QuickBooks : Банковские услуги, предоставляемые дебетовой картой QuickBooks Visa®, выпускаются банком Green Dot Bank, членом FDIC, в соответствии с лицензией Visa USA Inc. Банк Green Dot Bank также работает под следующими зарегистрированными торговыми наименованиями: GoBank, GO2bank и Bonneville Bank. Зарегистрированные торговые наименования используются и относятся к единственному банку, застрахованному FDIC, Green Dot Bank. Депозиты под любым из этих торговых наименований являются депозитами в Green Dot Bank и объединяются для обеспечения страхового покрытия вкладов до допустимых лимитов.Green Dot — зарегистрированная торговая марка Green Dot Corporation. © 2021 Green Dot Corporation. Все права защищены. Продукты и услуги QuickBooks, включая мгновенный депозит, платежи QuickBooks, планирование / прогнозирование денежных потоков, не предоставляются Green Dot Bank. #Claims «Получайте оплату в два раза быстрее». Заявление об отказе от ответственности: «В два раза быстрее» на основании данных о клиентах из США, использующих функции отслеживания счетов и оплаты QuickBooks Online, по сравнению с клиентами, не использующими эти функции с августа 2019 года по июль 2020 года.
Положения, условия, цены, специальные функции, а также варианты обслуживания и поддержки могут быть изменены без предварительного уведомления. Программное обеспечение для выставления счетов

— лучшее бесплатное выставление счетов для малого бизнеса

Что такое программное обеспечение для выставления счетов и выставления счетов?

Программное обеспечение для выставления счетов и выставления счетов — это онлайн-инструмент, который автоматически создает счет за любые проданные продукты или оказанные услуги. Использование программного обеспечения для выставления счетов и выставления счетов дает вам возможность легко отправлять профессиональные счета вашим клиентам.

Различное программное обеспечение для выставления счетов и выставления счетов предложит вам различные варианты выставления счетов вашим клиентам. Определенное программное обеспечение будет иметь готовые шаблоны под рукой, чтобы вы могли заполнить любую необходимую информацию для отправки своим клиентам. Другое программное обеспечение может предлагать вам возможность полностью настраивать ваши счета с вашим логотипом, сообщениями и любым другим брендом, имеющим отношение к вашему бизнесу.

Программное обеспечение для выставления счетов для малого бизнеса обычно используется малыми предприятиями, у которых нет финансового отдела.Это позволяет предприятиям автоматизировать процесс выставления счетов и платежей и сохранять свои финансы в высшей степени организованными. Программное обеспечение разработано, чтобы свести к минимуму утомительный процесс получения оплаты за ваш тяжелый труд.

Преимущества программного обеспечения для выставления счетов и выставления счетов

Программное обеспечение для выставления счетов и выставления счетов предлагает ряд преимуществ для любого бизнеса. Одним из преимуществ этого биллингового программного обеспечения является экономия времени.Программное обеспечение для выставления счетов — это простой в использовании инструмент, который предлагает вам возможность мгновенно дополнить ваш счет любой необходимой информацией, а не использовать электронные таблицы или составлять счета от руки, как это делалось в прошлом.

Вторым преимуществом этого программного обеспечения для выставления счетов является профессионализм, который вы демонстрируете своим клиентам. Настройка собственного выставления счетов и выставления счетов с использованием вашего бренда или готового шаблона, безусловно, произведет впечатление на ваших клиентов, а не на получение непрофессионального счета, выставленного через электронные таблицы.

Программа для выставления счетов и выставления счетов

также поможет вам быстрее получать оплату. Многие программы для выставления счетов и выставления счетов предлагают возможность обрабатывать платежи напрямую через них, что означает, что вы можете отправить свой счет и получить оплату всего за несколько простых шагов на одной платформе. Ваши клиенты будут готовы платить вам гораздо быстрее, поскольку им будет проще платить.

Типичные особенности программного обеспечения для выставления счетов и выставления счетов

Периодическое выставление счетов — это функция, которую можно найти в программном обеспечении для выставления счетов и выставления счетов.Если у вас есть постоянные клиенты, система регулярного выставления счетов автоматически отправляет им счет через регулярные промежутки времени. Это сэкономит вам время на создание счета каждый раз для клиента, который пользуется вашими услугами на регулярной основе.

Программное обеспечение для выставления счетов, которое вы используете, может иметь встроенную систему обработки платежей, которая позволяет вашим клиентам оплачивать вам напрямую через программное обеспечение. Программное обеспечение для выставления счетов с возможностью оплаты часто приводит к тому, что продавец получает платеж быстрее, чем если бы покупатель должен был платить через вторую систему.

Многие программы для выставления счетов и выставления счетов предлагают профессиональные готовые шаблоны, которые позволят вам ввести свою информацию и отправить счет за считанные минуты. Другое программное обеспечение предложит подробные варианты настройки ваших счетов, включая возможность изменять цвета, логотипы и любую настраиваемую информацию о вашем бизнесе.

Определенное программное обеспечение для выставления счетов имеет встроенные возможности бухгалтерского учета и бухгалтерского учета, которые позволяют пользователям отправлять счета и автоматически синхронизировать их друг с другом, экономя ваше время и усилия, когда приходит время привести ваши книги в порядок.

Лучшие программные решения для выставления счетов также будут включать функции выставления счетов, такие как напоминания об оплате, повторяющиеся счета, интеграция банковских счетов, безопасные платежные шлюзы и т. Д.

Стоимость биллинга и программного обеспечения для выставления счетов

Выбирая программное обеспечение для выставления счетов и выставления счетов для своего бизнеса, вы заметите, что многие из них имеют разные модели ценообразования. Некоторое программное обеспечение может взимать плату за каждый отдельный счет, который вы отправляете своим клиентам.

Еще одна распространенная модель ценообразования для этого программного обеспечения — ежемесячная плата, при которой вам придется платить установленную ставку для отправки счетов. Эти ежемесячные платежи часто бывают разными, в зависимости от того, сколько счетов вы можете отправить, сколько функций у вас будет доступ, и будут иметь ограничения на параметры настройки.

Определенное программное обеспечение для выставления счетов предлагает неограниченное выставление счетов совершенно бесплатно. Этот тип программного обеспечения для выставления счетов может предлагать вам полную настройку ваших счетов, регулярное выставление счетов и любые другие функции, которые вы обычно видите при подписке на платное выставление счетов.Как правило, бесплатное программное обеспечение для выставления счетов взимает небольшую плату за любые платежи, обрабатываемые через его программное обеспечение, если вы решите разрешить платежи, однако эта плата также видна с платным программным обеспечением для выставления счетов.

Рекомендации при покупке программного обеспечения для выставления счетов и выставления счетов

Что касается любого решения для вашего бизнеса, важно изучить, какое программное обеспечение для выставления счетов лучше всего соответствует вашим потребностям.

Если у вас есть бизнес с большим количеством клиентов, который требует от вас рассылки нескольких счетов в день, вам, вероятно, понадобится лучшее программное обеспечение для выставления счетов, которое предлагает неограниченное выставление счетов по справедливой цене.

Если у вашей компании есть постоянные клиенты, с которых, как вы уверены, вы будете взимать плату на общих основаниях, вам будет лучше найти программное обеспечение для выставления счетов, которое предлагает регулярное выставление счетов, чтобы вам не приходилось тратить слишком много времени на создание счета каждый раз. .

Многие компании часто испытывают трудности с получением своевременной оплаты от клиентов. Доказано, что поиск программного обеспечения для выставления счетов для малых предприятий со встроенной обработкой платежей позволяет продавцу получать платежи быстрее, так как это значительно упрощает отправку платежа покупателем.

Ценообразование

является важным фактором при принятии этого решения, поэтому важно изучить модель ценообразования, которую ваш бизнес может себе позволить, а также убедиться, что выбранное вами программное обеспечение имеет все необходимые функции.

Что такое обработка счетов? Определение, шаги, блок-схема и программное обеспечение

Определение обработки счета

Обработка счетов-фактур по определению — это бизнес-функция, выполняемая отделом кредиторской задолженности, которая состоит из ряда шагов для управления счетами-фактурами поставщиков или поставщиков от поступления до платежа и регистрируется в главной книге.Обработка счетов часто выполняется с помощью программного обеспечения и обычно называется автоматизированной обработкой счетов или для краткости автоматизацией счетов. Блок-схема обработки счетов-фактур представляет собой структурированное руководство, в котором подробно описываются этапы обработки счетов-фактур поставщиками в кредиторской задолженности.

Вот шаги для обработки счета:

1. Захват, код главной книги (GL) и сопоставление подтверждающих документов , таких как заказ на покупку и / или квитанция о доставке
2. Отправка счетов уполномоченным утверждающим лицам для утверждения или отклонения счетов
3. Авторизация и отправка счетов на оплату в финансовой системе
4. Обработка счетов-фактур на оплату с помощью обычных способов оплаты, таких как чек, ACH или банковский перевод
5. Архивировать счета-фактуры и информацию о платежах в Главной книге и для целей аудита

Преимущества автоматизированной обработки счетов

Программное обеспечение для автоматической обработки счетов используется отделом кредиторской задолженности для оптимизации процессов выставления счетов, добавления большего контроля над функциями внутренней обработки с функцией отслеживания и повышения скорости обработки счетов поставщиков.Программное обеспечение для автоматизированной обработки счетов сродни AP Automation. Эти автоматизированные системы обработки счетов помогают командам по работе с кредиторской задолженностью автоматизировать сбор, кодирование и отправку счета на утверждение в дополнение к автоматическому назначению утверждающих и отправке счетов в финансовые системы для оплаты.

Руководство по программному обеспечению для обработки счетов

В этом руководстве мы обсуждаем, как инструменты автоматизации обработки счетов позволяют отделам расчетов с поставщиками (AP) сохранять свои текущие рабочие процессы и как технология AP оптимизирует существующие процессы выставления счетов.Если вы хотите оптимизировать работу отдела счетов к оплате и сэкономить время и деньги как для своей организации, так и для команды AP, вот подробное руководство по обработке счетов:

1. Безбумажная обработка счетов

Откровенно говоря, если вы не хотите отказываться от бумажных документов для обработки счетов, ваши возможности по оптимизации функции AP будут ограничены. Переход на безбумажный режим начинается со счетов, которые вы получаете от своих поставщиков, но если они не хотят отправлять электронные счета (электронные счета), у вас есть два варианта.Первый — убедить ваших поставщиков выставлять счета в электронном виде, указав на все преимущества. Второй — сканировать счета-фактуры поставщиков в вашу систему автоматизации AP.

2. Централизуйте свои данные и процессы

Прелесть безбумажной функции AP (помимо сохранения деревьев) заключается в том, что, когда все становится цифровым, счета-фактуры превращаются в данные для действий для автоматизации рабочих процессов, возможностей интеграции и унифицированного обмена данными поверх счета.

Например, предположим, что у вас есть счет в вашей системе, который требует проверки.Если заказ на покупку (ЗП) можно получить из вашей интегрированной системы бухгалтерского учета, ваше программное обеспечение для автоматизации счетов поможет сопоставить данные вашего счета-фактуры с ЗП, чтобы убедиться, что он действителен. Таким образом, вы предоставите вашим утверждающим достаточную документацию, чтобы быстрее принять решение по самому счету.

Но если ваши данные, документы и инструменты находятся в разных системах и не могут быть интегрированы, вам придется дублировать усилия и вручную вводить данные, чтобы обеспечить учет и обработку ваших счетов.Как только все будет под одной крышей, вы сможете осуществить магию AP.

3. Установите (и отслеживайте!) КПЭ

Если вы собираетесь предпринять шаги для улучшения процессов выставления счетов с намерением упростить работу вашего AP-отдела, вам лучше чертовски хорошо измерить свои усилия! Хорошая новость заключается в том, что если вы следуете двум передовым методам, перечисленным выше, устанавливать KPI становится легко.

Безбумажные системы отслеживают все и создают отметки времени, когда произошли действия.Это оставляет контрольный след, который легко доступен для поиска с помощью расширенного поиска и создания отчетов.

Журнал аудита

обеспечивает большую подотчетность и контроль за счет регистрации всех действий в средней ленте , так что все пользователи находятся на одной странице, а действия могут быть проверены при необходимости для справки в более позднее время.

Еще один способ отслеживать ключевые показатели эффективности — использовать функцию отчетности, доступную на панели управления счетами-фактурами, которая обеспечивает обзор всех операций и задержек, связанных с счетами-фактурами с высоты птичьего полета.

Если вы обнаружите повторяющееся узкое место или утверждающий, который занимает слишком много времени в процессе утверждения, вы можете более внимательно изучить его и выяснить, почему это происходит. После того, как вы внесете соответствующие изменения (например, увеличите частоту уведомлений для этого утверждающего), вы сможете отслеживать эффективность ваших оптимизаций.

При определении ключевых показателей эффективности рассмотрите следующие вопросы:

• Сколько времени в среднем уходит на оплату счета?
• Сколько времени нужно, чтобы проверить и утвердить счет?
• Сколько стоит обработка счета?
• Как часто вы задерживаете платежи?
• Как часто вы пользуетесь скидкой за досрочную оплату?
• Как часто вы отправляете дублирующие платежи?

Вы уловили идею.Начните думать о своих самых больших препятствиях на пути к утопии AP, присвойте каждому препятствию метрику, а затем приступайте к работе, перемещая стрелку.

4. Упростите обмен счетами

Было ли у вас когда-нибудь такое ужасное чувство, что вы уже получили одобрение на счет, но не можете найти доказательства? Или, что еще хуже, вы получили информацию о счете, которая заставляет вас усомниться в его законности, но, опять же, не можете найти документацию.

Копаться в электронной почте, текстовых и голосовых сообщениях — это не только трудоемкий и утомительный процесс, но и совершенно ненадежный.

Если вы собираетесь обсудить счет-фактуру в своей организации, вы действительно хотите, чтобы все эти коммуникации происходили в удобном и централизованном месте, на которое можно будет ссылаться позже. Это также доступно в упомянутой выше средней ленте , где все коммуникации по счетам централизованы — от комментариев и вопросов до ответов. Это не только упрощает передачу счетов-фактур, поскольку каждый счет снабжен контекстом, но также помогает с подотчетностью.

Экономьте время и деньги за счет автоматизации обработки счетов

Одна огромная ошибка, которую делают некоторые люди при рассмотрении вопроса об автоматизации AP, — это рассматривать систему в дихотомии — 100% автоматизация или 0% автоматизация.

На самом деле обработка счетов состоит из нескольких более мелких процессов, некоторые из которых потребуют участия человека, например, утверждение стоимости или проверка точности. В то время как другие созрели для автоматизации, например, для рабочих процессов сбора данных и утверждения.

С учетом сказанного, давайте выделим некоторые из процессов AP, которые идеально подходят для автоматизации, и расскажем, как и почему.Блок-схема обработки счетов также может помочь вам выявить и устранить неэффективность.

Получение счетов

Если вы еще не внедрили автоматизацию AP для обработки счетов-фактур, есть большая вероятность, что у вас есть счета-фактуры, приходящие отовсюду из разных отделов и средств массовой информации — обычной почтой, факсом, вложениями изображений электронной почты и в электронном виде.

Скорее всего, нам не придется сообщать вам, сколько времени ваши сотрудники тратят на сбор, систематизацию и сканирование счетов и насколько утомителен этот процесс, поэтому мы скажем вместо этого:

Если вы можете получать счета-фактуры в электронном виде, вы можете отправлять все счета-фактуры поставщиков в вашу систему автоматизации AP, чтобы сэкономить время на получении счетов.

И знаете что? На самом деле у ваших поставщиков есть множество преимуществ при отправке счетов в электронном виде.

Сбор и извлечение данных

Если у вас есть счета-фактуры, приходящие в электронном виде — отлично! Программное обеспечение для автоматизации AP идеально подходит для сбора и извлечения этих данных без вмешательства человека. Верно; Вашим сотрудникам больше не нужно вручную вводить данные.

Ручной ввод данных не только утомителен для вашей команды, но также требует много времени и подвержен опечаткам и человеческим ошибкам.С другой стороны, программное обеспечение, предназначенное для чтения и анализа данных в счете-фактуре, является очень точным и почти мгновенным после изучения ваших процессов.

С помощью Stampli вы также можете собирать и извлекать данные счетов-фактур под заголовком, включая отдельные или настраиваемые позиции. И если по какой-то причине ваши поставщики еще не отправляют электронные счета-фактуры, вы все равно можете сканировать свои документы, и Stampli извлечет данные с помощью OCR с невероятной точностью.

Кодировка главной книги

Поскольку вы уже используете программное обеспечение для извлечения данных из счетов-фактур, почему бы ему также не закодировать его? Благодаря интеграции API ваша платформа автоматизации AP будет синхронизирована с вашей финансовой системой, чтобы классифицировать ваши счета и автоматически кодировать их с вашими счетами главной книги.

Трехстороннее согласование

Проверка счетов — это огромная ответственность для отдела AP — именно так мы избегаем дублирующих и мошеннических платежей. Однако при утверждении счетов-фактур вручную проверки становятся трудоемкими, и трехстороннее сопоставление может быть практически невозможно для счетов-фактур, в которых отсутствует такая информация, как номер заказа на поставку.

Благодаря автоматизации AP, программное обеспечение может автоматически считывать данные по счетам и искать в своей центральной базе данных соответствующие данные в заказах на покупку или других сопроводительных документах.Более того, если ваш поставщик забыл указать номер заказа на поставку, вы можете искать открытые заказы на покупку в своих интегрированных системах учета с помощью решений AP, таких как Stampli.

Программа для обработки счетов-фактур для маршрутизации и согласования

Если счет-фактура теперь находится в вашей системе, он правильно закодирован, почему бы просто не отправить его автоматически человеку, которому необходимо его утвердить? Подумайте об альтернативе:

После кодирования один из членов вашей группы AP должен напечатать электронное письмо коллеге в другом отделе, приложить счет, а затем отправить электронное письмо… своими руками? Это практически варварство.

С платформой автоматизации AP система согласовывается с вашими рабочими процессами утверждения обработки счетов, и все, что должна сделать AP, — это просмотреть любые предложения и проверить. Более того, в случае, если кто-то ушел из компании или находится в отпуске по семейным обстоятельствам, очень легко добавить / удалить утверждающих. После направления AP на утверждение счет-фактура отправляется соответствующему утверждающему (-ым) лицу (-ам) в правильном порядке. Использование автоматизации для утверждения маршрутов, включая последующие уведомления, может значительно сократить время, необходимое для утверждения счета.

С программным обеспечением Stampli обработка счетов централизована, где все утверждения и коммуникации происходят «поверх» фактического счета, поэтому, если есть проблема, которую необходимо решить, обработчик или утверждающий может писать заметки в контексте фактического счета — больше не нужно копаться в отдельных электронных письмах, чтобы выяснить, почему что-то еще не было одобрено.

Программное обеспечение для обработки счетов — просмотр утверждающего

Отправка на оплату

Вся причина, по которой мы делаем то, что мы делаем в AP, заключается в том, чтобы гарантировать, что счета действительны и поставщики получают оплату.Это требует немалых усилий, учитывая количество этапов, средства защиты от мошенничества с кредиторской задолженностью и количество людей, задействованных на протяжении всего жизненного цикла обработки счетов.

Итак, к тому времени, когда вы закончите длинный список задач и все будет идеально с вашими процессами выставления счетов, почему бы просто не настроить автоматические переводы вашей платежной системы?

После успешного завершения этапов проверки и утверждения, наряду с внутренними средствами контроля кредиторской задолженности, установленными в вашей организации, ваше решение для автоматизации AP должно автоматически отправлять утвержденный счет на оплату непосредственно в вашу систему бухгалтерского учета.Затем, когда платеж будет обработан, обновите его обратно в вашей системе автоматизации AP.

Опять же, выбор в пользу автоматизации многих из этих задач не вызывает затруднений — компьютеры просто более точны и более старательны, когда дело доходит до извлечения данных и т. Д., Не говоря уже о том, что ваша команда в любом случае обычно ненавидит такую ​​рутинную работу!

В поисках повышения эффективности обработки счетов AP

В сегодняшней деловой среде не только отдел продаж, маркетинга или операций ищут лучший вариант, когда дело касается их технологического стека.Финансовые отделы также входят в число бизнес-отделов, которые ищут лучшее программное обеспечение для автоматизированной обработки счетов, чтобы обеспечить больший контроль над своими внутренними процессами в удаленной реальности. Помимо оптимизации сбора и кодирования счетов, финансовые руководители рассматривают такие функции, как интеллектуальная маршрутизация утверждений с учетом контекста, при этом сохраняя свои текущие процессы, даже если их персонал распределен.

Поскольку кредиторская задолженность не является центром прибыли, отделы ищут другие способы создания ценности, а ключом к добавлению стоимости является повышение эффективности, что означает экономию времени и сокращение операционных расходов.

Автоматизация точки доступа

— отличный способ сэкономить время и деньги. Но для AP-групп эффективность означает нечто иное — сокращение количества невыплаченных счетов-фактур для отслеживания движения денежных средств в реальном времени, уменьшение количества ошибок и устранение повторяющихся ручных задач с помощью технологий.

---

Автоматизация AP — ключ к оптимизации рабочих процессов выставления счетов при одновременном повышении точности вашей работы. Посмотрите, как программное обеспечение Stampli для автоматизации кредиторской задолженности позволяет вам контролировать счета и их обработку.

Часто задаваемые вопросы по обработке счетов

Для чего используется обработка счетов?

Обработка счета-фактуры — это функция кредиторской задолженности, которая обрабатывает жизненный цикл счета-фактуры, состоящий из поступления счета-фактуры, утверждения или отклонения счета-фактуры, оплаты счета-фактуры и процессов архивирования счетов-фактур.

Каковы этапы обработки счета-фактуры?

Вот шаги обработки счета:

Захват. Счета-фактуры поставщиков принимаются по факсу, почте, электронной почте или регистрируются системой расчетов с поставщиками.
Регистр. Счета-фактуры готовятся к утверждению путем кодирования и обновления данных счета-фактуры.
Отправка. Уполномоченным утверждающим отправляются счета для принятия решения об оплате.
Утверждение / отклонение. Утверждающие утвердят или отклонят отправленный счет на оплату.
Платеж. Затем утвержденные счета обрабатываются для оплаты.
Архив. Оплаченные счета хранятся либо в картотеке, либо в онлайн-системе с историей обработки счетов для последующего использования или аудита.

Что такое программа для обработки счетов?

Программное обеспечение для обработки счетов по сравнению с ручным бумажным документооборотом — это цифровая технология, которая используется в счетах к оплате для электронной обработки счетов поставщиков от поступления до архива.

Что такое автоматическая обработка счетов?

Автоматическая обработка счетов-фактур или автоматизация обработки счетов-фактур использует программное обеспечение для автоматического выполнения шагов в жизненном цикле счета-фактуры, таких как сбор данных и отправка на утверждение.Обратите внимание, что программное обеспечение для обработки счетов-фактур может быть автоматизировано или выполнено вручную по счетам к оплате на компьютере.

---

Блоги обработки счетов

Средний бизнес постоянно стремится своевременно оплачивать счета, преодолевая множество препятствий в том, что должно быть, казалось бы, простым… читать дальше Кива оценил Стампли, Билл.com и MineralTree. Компания выбрала Stampli главным образом потому, что это было единственное решение, которое обеспечивало гибкость и адаптируемость, чтобы вписаться в… читать дальше Ключевым моментом является понимание того, что безбумажная обработка счетов — это ступенька к цифровой трансформации кредиторской задолженности, которая может открыть невероятные… читать дальше .