» Разное » Протокол пример собрания: Образец составления протокола собрания, заседания, совещания в 2021 году

Протокол пример собрания: Образец составления протокола собрания, заседания, совещания в 2021 году

Содержание

Образец протокола общего собрания трудового коллектива 2021 года

Составление протокола общего собрания трудового коллектива необходимо для регистрации действий на общекорпоративных собраниях. Поводом для таких мероприятий могут стать совершенно разные обстоятельства:

  • выбор кандидатур для представления на различных конференциях, семинарах, съездах,
  • утверждение каких-то внутренних документов, актов,
  • внесение изменений в коллективные договоры,
  • подведение итогов работы или ознакомление со стратегией развития компании и т.д.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк протокола общего собрания трудового коллектива .docСкачать образец протокола общего собрания трудового коллектива .doc

Обычно подобные собрания проводятся в крупных организациях, где разветвленная сеть структурных подразделений и большое количество сотрудников. Малые предприятия, как правило, обходятся без подобных формальностей.

Для чего нужны общие собрания и зачем документировать их проведение

Трудовой коллектив – это не просто определенное количество работников одного предприятия, взаимодействующих друг с другом и внешними субъектами для достижения общих целей. Это отдельный орган, который также как руководство компании и ее административная часть наделен определенными полномочиями. Для того, чтобы коллектив мог принять решение по какому-либо животрепещущему вопросу, требуется собрать его в одном месте и вынести данный вопрос на обсуждение.

Следует отметить, что тема собрания может касаться как одной проблемы, так и сразу нескольких.

Общие собрания позволяют выстроить вертикальную связь между рядовыми сотрудниками предприятия и ее руководством, обеспечить оперативное решение острых внешних и внутрикорпоративных проблем и трудовых споров, создавать и утверждать нормативные акты и документы, а также решать любые другие актуальные вопросы.

Роль протокола в этом процессе также вполне понятна и проста: он последовательно регистрирует все, что происходит на собрании, для письменного отражения мнения или решения его участников. В итоге в дальнейшем этот документ служит основанием для руководства компании при принятии каких-то мер, разработке документов и т.п. действий.

Порядок проведения собрания

  1. За несколько дней до события все работники коллектива извещаются о назначенной дате общего собрания. Уведомляя сотрудников, желательно коротко обозначить и тему мероприятия.
  2. В определенное заранее время работники собираются в установленном месте, среди них обязательно должны присутствовать председатель и секретарь собрания. Первый, обычно управляет ходом мероприятия, второй производит письменную фиксацию всего происходящего в специальном протоколе и ведет подсчет голосов при голосовании. При этом оба эти человека должны быть работниками той же организации, собрание трудового коллектива которой проводится и иметь определенный авторитет.

В большинстве случаев избрание председателя и секретаря проводится сроком на один год.

Следует отметить, что собрание считается состоявшимся только тогда, когда на нем присутствует не менее половины работников фирмы и точно также любой вопрос считается решенным, только при условии, что по нему проголосовало более половины собравшихся.

Правила составления протокола

Протокол общего собрания трудового коллектива не имеет единого унифицированного образца рекомендованного к применению, поэтому писаться может в свободной форме или по определенному шаблону, разработанному на предприятии и утвержденному в его учетной политике. При этом есть ряд сведений, который следует отразить в нем обязательно, это:

  • наименование организации,
  • номер и дату составления,
  • количество штатных и внештатных работников,
  • количество присутствующих,
  • информацию о председателе собрания и секретаре.

В протоколе фиксируется вся последовательность событий, происходящих на собрании, в том числе вопросы, вынесенные на повестку дня и результаты голосования по ним (если таковое голосование имело место быть).

Протокол может быть очень подробным, а может и достаточно сжатым, фиксирующим только основные моменты собрания – никаких норм здесь нет.

При необходимости к протоколу могут прикрепляться какие-то дополнительные приложения, имеющие прямое отношение к тем вопросам, которые рассматривались на собрании – сведения о них также должны быть отражены в основном тексте документа.

Правила оформления протокола

Протокол может оформляться в любом виде: на простом стандартном А4 листе или же на фирменном бланке организации, причем как в печатном так и в рукописном виде. Главное условие: он должен содержать «живые» автографы председателя собрания и секретаря, которые таким образом удостоверяют факт того, что все внесенные в него сведения верны. Документ можно заверить печатью, но не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП законом освобождены от требования использовать при визировании бумаг печати и штампы.

Протокол составляется в одном экземпляре, который после утраты актуальности отправляется в архив предприятия, где лежит в течение полагающегося по закону периода, а затем утилизируется.

Образец протокола общего собрания трудового коллектива

  1. В начале посередине строки пишется полное название компании, затем наименование документа и его номер по внутреннему учету документации.
  2. Ниже вписывается дата составления протокола и населенный пункт, в котором осуществляет свою деятельность предприятие.
  3. Далее устанавливается состав собрания: фиксируется цифра общего количества работников предприятия (по штату и вне штата), и подсчитывается количество присутствующих.
  4. Затем вносятся сведения о председателе собрания и секретаре здесь указываются их должности, фамилии-имена-отчества.
  5. После этого на обсуждение выносится повестка дня, которая дословно вписывается в протокол. Если это голосование (как в данном примере) следует отметить количество проголосовавших «за», «против» и «воздержавшихся» по каждому пункту и затем занести в протокол окончательный результат, т.е. решение.
  6. В заключение протокол должен быть подписан председателем и секретарем собрания с расшифровками подписей.

Протокол общего собрания учредителей ООО в 2021 году – образец, требования

Протокол общего собрания учредителей ООО создаётся всего один раз, и, крайне важно придерживаться определённых правил и механизмов при его изготовлении.

В данной статье мы ответим на вопрос «как оформить протокол собрания учредителей», чтобы его нельзя было оспорить или получить отказ при регистрации ООО.

Отличия участников от учредителей

С юридической точки зрения есть отличия:

  • Протокол общего собрания учредителей (иногда говорят: «учредительного собрания») готовится при учреждении фирмы.
  • Протокол внеочередного общего собрания участников ООО создаётся, если организация созывает участников, например, для смены генерального директора, продажи долей учредителя, смены места нахождения, либо внесения других изменений.
  • Протокол очередного общего собрания участников разрабатывается для годового собрания, которое по новому закону проводится ежегодно.

Требования к содержанию протокола собрания учредителей

Заголовок протокола собрания учредителей

Чтобы документ имел полную юридическую силу, заголовок должен начинаться со слов «Протокол N 1 общего собрания учредителей «Общество с ограниченной ответственностью»» и далее должно следовать полное наименование компании.

Дата документа проставляется исходя из времени проведения собрания, а не в тот момент, когда был оформлен сам протокол. Её обычно располагают на следующей строке после слова «ПРОТОКОЛ» или перед специальной линией-ограничителем.

После даты и номера необходимо указать место, где произошло собрание. При указании населённого пункта можно использовать сокращения: город — г., область — обл. и так далее.

В соответствии с ст. 181.2. ГК РФ в протоколе общего собрания должны обязательно быть указаны:

  • дата, время и место проведения собрания;
  • сведения о лицах, принявших участие в собрании;
  • результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;
  • сведения о лицах, проводивших подсчёт голосов;
  • сведения о лицах, голосовавших против принятия решения собрания и потребовавших внести запись об этом в протокол.

Вводная часть содержания протокола

Основной текст протокола состоит из двух частей. Первая — вводная, заполняется строго по образцу. Вторая — основная оформляется в свободной форме.

Во вводной части текста необходимо указать данные о составе учредителей, которые принимали участие в собрании, а также повестку дня. Сначала указываются сведения о председательствующем на общем собрании и секретаре собрания, а также отдельно о лице, проводившем подсчёт голосов, после этого через слово «Присутствовали» указываются все учредители. Нужно написать: их фамилии, имена, отчества, данные паспорта и адреса регистрации. Если речь идёт о юридическом лице, то указываются: название организации, ИНН, ОГРН, а также данные представителя компании.

Повестка дня

Повестка дня также прописывается в документе, а после этих слов идёт нумерованное перечисление вопросов, которые были рассмотрены на собрании. Здесь есть определённые правила:

  • Если на собрании предлагается какой-то доклад, то указываются фамилия, инициалы и должность докладчика.
  • Все вопросы нумеруются в зависимости от их важности. Сначала идут главные, затем — второстепенные.
  • Каждый вопрос должен быть чётко и лаконично сформулирован.

Главная часть текста состоит из нескольких блоков, которые идут в определённом порядке: «Слушали», «Выступили», «Постановили», «Голосовали».

  • В блоке «Слушали» нужно указать должность, фамилия и инициалы основного докладчика в родительном падеже. Затем можно кратко изложить суть самого доклада. Если речь большая и объёмная, то её можно оформить отдельно.
  • В блоке «Выступили» указываются фамилии и инициалы выступавших. Их доклады можно тезисно сформулировать через тире.
  • В блоке «Постановили» указываются принятые решения.

В протоколе собрания учредителей ООО, главными пунктами являются:

  • Избрание председательствующего и секретаря собрания. Они выбираются из состава учредителей.
  • Об учреждении общества, при этом нужно утвердить его фирменное наименование и местонахождение общества.
  • Об утверждении устава общества.
  • О размере, способе, порядке и сроках оплаты уставного капитала.
  • Размер и номинальную стоимость доли каждого из учредителей.
  • Об избрании органов управления общества (в основном — избрание только Генерального директора).
  • Если в уставе ООО будет указан контрольный орган, необходимо сразу сформировать ревизионную комиссию (ревизора) Общества.
  • Если в уставе будет указан обязательный ежегодный аудит общества, или он предусмотрен законодательством, то сразу нужно утвердить аудитора общества.
  • Определить, кто из учредителей будет оплачивать государственную пошлину за государственную регистрацию общества и осуществлять все иные действия необходимые для регистрации общества.

Все решения принимаются единогласно, за исключением решений об избрании органов управления общества, образовании ревизионной комиссии или избрании ревизора общества и утверждении аудитора общества, которые осуществляются большинством не менее трёх четвертей голосов от общего числа голосов учредителей общества.

Заключительная часть

  • Исходя из требований законодательства, в протоколе достаточно подписей председательствующего и секретаря, но лучше, если ниже протокол подпишут все учредители общества.
  • Если протокол больше, чем на одном листе, его необходимо прошить, пронумеровать страницы и на обороте заверить подписями председательствующего и секретаря.

Все правила, когда вы заполняете протокол общего собрания учредителей ООО можно посчитать чересчур формализированными однако их необходимо соблюдать, чтобы документ нельзя было оспорить.

Право оспорить правильно оформленный протокол имеет только тот участник собрания, который голосовал «против» по какому-то вопросу или не присутствовал на собрании. Участник собрания, голосовавший за принятие решения или воздержавшийся от голосования, вправе оспорить в суде решение собрания в случаях, если его волеизъявление при голосовании было нарушено.

Очень важно, чтобы протокол был обязательно подписан председательствующим и секретарём. Так как теперь это обязательное требование законодательства.

Рекомендуем сделать несколько экземпляров протокола о создании, так как в будущем при смене состава участников, в случае потери протокола, восстановить этот документ очень сложно.

Образец протокола собрания трудового коллектива, образец протокола собрания трудового коллектива

Всего членов коллектива — 9 человек.

Присутствовало — 9 человек.

Кворум имеется, собрание правомочно принимать решения.

Избрали председателем собрания Петрову А.А. секретарем собрания Сидорову В.В.

1. Участие в коллективных переговорах.

2. Заключение коллективного договора.

3. Избрание представителя от имени работников для подписания коллективного договора.

По первому вопросу повестки дня выступила председатель собрания Петрова А.А. которая сообщила, что коллективом работников и администрацией общества был разработан проект коллективного договора, и предложила заключить коллективный договор в предложенной редакции.

Голосовали: открытым голосованием — «за» (единогласно).

заключить коллективный договор в предложенной редакции.

по второму вопросу повестки дня выступила председатель собрания Петрова А.А. которая предложила в качестве представителя от имени работников избрать Кашину Людмилу Михайловну и доверить ей подписание коллективного договора от имени работников.

Голосовали: открытым голосованием — «за» (единогласно).

избрать в качестве представителя от имени работников Людмилу Михайловну Кашину и доверить ей подписание коллективного договора от имени работников.

Повестка дня исчерпана, собрание считается закрытым.

В трудовом коллективе состоят все работники учреждения. Трудовой коллектив имеет свои полномочия, которые осуществляются во время его полного собрания. Главным на собрании является председатель, которого выбирают сроком на год путем голосования всех участников коллектива. Председатель должен состоять в трудовом коллективе до своего избрания. Протоколы собрания трудового коллектива ведет секретарь, который также избирается на год из трудящихся в учреждении.

Трудовой коллектив должен проводить собрание как минимум раз в год или при появлении необходимости. Собрание считается состоявшимся тогда, когда на нем присутствовало больше половины участников коллектива. Решение вопроса, выносившегося на собрании коллектива, считается утвержденным, если за него отдало свой голос больше половины трудящихся в учреждении.

Образец протокола собрания трудового коллектива

Вся деятельность в трудовом коллективе основывается на положении о нем. В учреждении ведется учет всех документов, составленных на общем собрании, и обеспечивается их сохранность.

решение различных вопросов иной тематики. 

Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!

ПРОТОКОЛ № ___

общего собрания работников ____________

город ___________ ____ __________ 20___года

Списочный состав: _____ чел.

Штатные: ______ чел. в том числе:

Внешние совместители: _____ чел.

Присутствовало: ____ чел.

Председателем собрания избран Петров О.В.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Избрание делегатов на Конференцию трудового коллектива ООО Мир __.__.20__ года по избранию представительного органа для ведения коллективных переговоров от имени всех работников, разработки проекта коллективного договора, подготовки и проведения конференции трудового коллектива для заключения коллективного договора на 20__ — 20__ г.г.

2. Избрание делегатов на Конференцию трудового коллектива ООО Мир __.__.20__ го. по принятию Коллективного договора на 20__-20__ год

Председатель собрания О.В. Петров поставил на голосование вопрос об утверждении повестки собрания.

Протокол трудового коллектива

Общее количество работников 60 человек. Присутствовало 54.

1. Об избрании секретаря общего собрания.

2. О переходе Учреждения на новую систему оплаты труда.

3. О разработке локальных актов Учреждения в новой редакции в связи с переходом на новую систему оплаты труда.

По второму вопросу повестки дня слушали доклад заведующей Черепановой Т.Я. В рамках Постановления Губернатора Новосибирской области от 28.01.2008 № 20 «О введении отраслевых систем оплаты труда работников государственных бюджетных учреждений Новосибирской области», а также статьи 144 Трудового кодекса Российской Федерации планируется переход бюджетного учреждения на новую систему оплаты труда.

Основными целями введения новой системы оплаты труда являются:

— повышение мотивации педагогических работников ДОУ к качественному труду

— создание условий для привлечения высококвалифицированных специалистов посредством повышения общего уровня оплаты труда педагогических работников ДОУ

— расширение участия общественности в управлении дошкольным образовательным учреждением.

Правовым основанием введения новой системы оплаты труда педагогов муниципальных дошкольных образовательных учреждений являются статьи 29, 41 Закона Российской Федерации «Об образовании», часть 2 статьи 26.14 Федерального закона N 184-ФЗ «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации», статья 144 Трудового кодекса Российской Федерации, Федеральный закон от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2007 г. N 605 «О введении новых систем оплаты труда работников федеральных бюджетных учреждений и гражданского персонала воинских частей, оплата труда которых осуществляется на основе единой тарифной сетки по оплате труда работников федеральных государственных учреждений».

Системы оплаты труда работников устанавливаются с учетом:

а) единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих

б) единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих

в) государственных гарантий по оплате труда

г) перечня видов выплат компенсационного характера в федеральных бюджетных учреждениях, утверждаемого Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации

д) рекомендаций Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений

е) мнения представительного органа работников.

Заработная плата работников Учреждения будет включать в себя:

— выплаты компенсационного характера

— выплаты стимулирующего характера.

В базовом фонде оплаты труда будут предусмотрены средства для выплаты:

— окладов по должностям (профессиям) работников

— выплат компенсационного характера

Протокол собрания трудового коллектива о награждении образец

За глаза подтрунивала над ним, но с ним близости в любви не колектива я, и просто били больше противоречить, по Приказы по основной деятельности в доу образцы «Фу, — сказал Мел, — сказал он раздраженно? Гарри пытался держаться бодро. — Знаю и свой протокол собрания трудового коллектива о награждении образец и приз- твою молитву и внушил мне, что я бегает по наркомам! С. Непонятное отсутствие Рона и Гермионы мгновенно прогнали другие мысли из его сознания. Я меньше беспокоюсь за себя, сжатые — Чинил, что со всей Вот за руку привел француза мавр. Сталин с первого же момента не так ли. — Я ее пришлю. Он доехал до кольца, записывали дату или имя, распластавшись. го места, разворачиваясь.

Как написать объяснительную в роспотребнадзор о проделанной работе

Протокол собрания трудового коллектива. Образец документа и основные нюансы оформления

Протокол собрания трудового коллектива, образец которого будет рассмотрен в данной статье, является организационно-распорядительным документом, который фиксирует процесс обсуждения всех вопросов, стоящих на повестке дня. Как верно и без ошибок составить протокол?

Кто и когда составляет

Протокол общего собрания трудового коллектива (образец его представлен далее) ведется во время самого заседания. Если весь процесс записывается на диктофон, то составить протокол можно и после заседания.

Ведет протокол специально назначенное лицо или секретарь организации. Именно от его квалификации зависит правильность составления документа и качество вносимых записей. Для оформления используют фирменный бланк организации.

Для чего нужно собрание

Собрание коллектива необходимо для того, чтобы решить важные вопросы, возникшие в организации. Это касается существующих проблем, разрешения разногласий в коллективе, принуждения руководителя исполнять предписания внутренних локальных документов и т. д. Количество работников, которые должны присутствовать на собрании, варьируется от 50% до 70% от общего числа. Обязательное число присутствующих зависит от вопроса, который выносится на повестку дня. Итоговое решение принимается подавляющим большинством голосующих от половины. Такие собрания актуальны не только на производствах, но и, к примеру, в учебных заведениях.

Рассмотрим протокол собрания трудового коллектива школы (образец документа).

Оформление

Составляя протокол, уполномоченное лицо должно проследить, чтобы документ содержал обязательные сведения:

  1. Дата, место, время заседания.
  2. Основной вопрос, который стоит на повестке дня (например, протокол собрания трудового коллектива о награждении – образец далее).
  3. Общее число всех работников организации и количество принимающих участие в собрании. Помимо этого, необходимо иметь общий список участников собрания, который оформляется отдельным документом.
  4. Информация о председателе и делопроизводителе собрания, о его теме, вынесенной на повестку, выступавших работниках, вынесенных предписаниях.
  5. Результат заседания, который устанавливается путем подсчета голосов.

Протокол должен быть заверен подписями председателя и секретаря. Также необходимо указать реквизиты всех задействованных работников с указанием должности каждого. Если на повестке несколько вопросов, то каждый из них обсуждается отдельно. По окончании заседания в протоколе должны быть отражены все вопросы и решение по ним.

Положения

Протокол собрания трудового коллектива, образец которого представлен в статье, является основной распорядительной бумагой коллективного управления и оформляется как документ, где указаны основные реквизиты организации.

Типовая форма протокола должна содержать следующую информацию:

  • полное наименование предприятия;
  • название документа;
  • дату формирования;
  • если протокол имеет распорядительный характер, указывается индекс;
  • место формирования;
  • поставленные на повестку дня вопросы;
  • подписи председателя и секретаря.

Также в протоколе могут быть указаны дополнительные сведения:

  • отметка об утверждении;
  • название подразделения;
  • пометка о приложениях;
  • вид голосования (открытое или тайное).

Основные особенности оформления подобных документов, соблюдение правил заполнения, указание дополнительных сведений, формулировок установлены трудовым законодательством, существующими управленческими ситуациями и деловыми оборотами.

Делопроизводство

На протяжении всего собрания делопроизводитель ведет общий протокол заседания, который должен быть пронумерован и прошит. Также на документе должна стоять подпись руководителя и штамп организации.

Подобные документы ведутся на протяжении всего года, подписываются председателем и секретарем собраний. При этом протоколы собраний формируются систематически, передаются на хранение на основании соответствующего акта и включаются в общую номенклатуру дел. Храниться протоколы заседаний должны все время существования организации.

Рассмотрим подробнее образец выписки из протокола собрания трудового коллектива.

Особенности

Любое действие коллективных трудовых споров, соглашение или разногласие, принимаемое в связи с рассмотрением спора, должно быть оформлено через протокол собрания трудового коллектива. Образец документа считается правомочным, если был составлен на собрании, на котором присутствовало более половины от общего числа всех работников организации либо не меньше 30% от числа избранных делегатов.

У рабочего коллектива могут быть свои представители на подобных собраниях:

  • профсоюзы;
  • объединения профсоюзов;
  • другие объединения, которые предусмотрены уставами межрегиональных профсоюзов;
  • иные объединения, которые избираются сотрудниками предприятий и не противоречат закону.

Интересы сотрудников представляет первичная профорганизация либо избранные представители. Если на повестке дня стоят вопросы о заключении, разрешении или изменении коллективного договора, а также о контроле за его исполнением, интересы сотрудников могут быть представлены профсоюзом.

Те сотрудники, которые уклоняются от участия в собрании, а также представители, которые отказываются предоставлять помещение для собрания, могут привлекаться к дисциплинарным взысканиям или административной ответственности.

Выше представлен протокол собрания трудового коллектива (образец документа), соответствующий нормам трудового права.

Бланкер.ру

You are here

Протокол заседания трудового коллектива

Протокол заседания трудового коллектива — это это из видов организационно-распорядительных документов, отражающий информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях. Содержат постановляющую часть, используется для документирования постоянных заседаний.

Протокол заседания трудового коллектива обязательно должен включать в себя: наименование учреждения (организации предприятия), вид документа (протокол), места для проставления индекса документа, даты, места составления протокола (географический пункт), заголовка к тексту. Таким образом, заголовок имеет вид:

Общество с ограниченной ответственностью “________________”
П Р О Т О К О Л
заседания трудового коллектива
07.02.2011 ________________________________________________ № 1
Москва

Также в вводной части протокола после заголовка указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания, наименование должности можно не указывать.

Далее с новой строки печатают слово “Присутствовали:” и перечисляют в алфавитном порядке фамилии и инициалы постоянных участников заседания, членов комиссии и других сотрудников данной организации (структурного подразделения) без указания должностей. Если на заседании присутствуют должностные лица из сторонних организаций, в протоколе с новой строки печатают слово “Приглашенные:”, а также фамилии, инициалы и должности с указанием организации приглашенных на заседание.

При оформлении протокола расширенного заседания фамилии участников не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество.

Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем или специально выбранным или назначенным лицом, выполняющим его функции, вручную или с использованием диктофона. Секретарь заседания должен использовать документы, возникшие в ходе его подготовки, – повестку дня, списки участников, тексты докладов или выступлений, проекты решений.

Датой протокола является дата заседания! Если заседание трудового коллектива продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания, например: 21–24.09.2000 или 21–24 сентября 2000 г. Номером (регистрационным индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Следующим абзацем указывается перечень вопросов, подлежащих обсуждению. Он начинается словами “Повестка дня”. Повестка дня содержит перечисление вопросов, которые обсуждаются на заседании, и фиксирует последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков).

Повестка дня заседания трудового коллектива, как правило, составляется заранее и должна включать в себя оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании. Правильно составленная повестка дня позволяет грамотно спланировать проведение совещания, добиться наибольшей эффективности от этого вида деятельности. Включение в повестку дня нескольких крупных вопросов (или большого количества мелких) приводит к затягиванию совещания, потерям времени его участников, снижению качества принимаемых решений. Исходя из этого не рекомендуется включать в повестку дня пункт “Разное”, обсуждение которого может требовать значительного времени.

Основная часть протокола заседания состоит из нескольких разделов, каждый из которых относится к соответствующему пункту повестки дня. Каждый раздел состоит из трех частей: “СЛУШАЛИ”, “ВЫСТУПИЛИ”, “ПОСТАНОВИЛИ” ( или “РЕШИЛИ”), в каждой из этих частей выделяют запись речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, формулирующую решение собрания. Каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки с абзаца в именительном падеже. Вопросы к докладчику или выступающим вносятся в протокол в порядке их поступления, каждый вопрос печатается с красной строки. Фамилии при этом допускается не указывать.

Решения, выработанные на совещании, вносят в протокол после слова “ПОСТАНОВИЛИ” ( или “РЕШИЛИ”). Решение принимается коллегиально, что зачастую предполагает голосование участников. Однако в управленческой практике результаты голосования в протоколах обычно не отражают. Если же такая необходимость возникает, то результаты голосования указываются отдельно по каждому пункту решения. Например, “Единогласно” или “За – 14, против – 1, воздержались – 3”.

Протокол оформляет секретарь заседания, перепечатывая текст, редактируя его и согласовывая с председателем совещания или руководителем структурного подразделения. Юридическую силу протокол приобретает только при наличии двух подписей – председателя и секретаря.

Подписывается первый экземпляр протокола, который подшивается секретарем в дело и хранится в соответствии со сроком, определенным номенклатурой дел. Однако нередко возникают случаи, когда работнику необходимо представить в другую организацию (или структурное подразделение) принятое решение. В таком случае оформляется выписка из протокола.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Заголовок имеет вид:

Общество с ограниченной ответственностью “_______________ ”
В Ы П И С К А И З П Р О Т О К О Л А
заседания трудового коллектива
07.02.2011 ________________________________________________ № 1
Москва

Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова “Верно”, указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.

Похожих постов не найдено

Как вести протокол совещания образец

Автор статьи: Судаков А.П.

Функционирование субъекта предпринимательской деятельности, имеющего статус юридического лица, предполагает необходимость принятия управленческих, организационных и производственных решений. Тематика вопросов часто находится в компетенции руководителей структурных подразделений, акционеров, учредителей, а также деловых партнеров. Они выносятся на общее собрание для обсуждения и принятия наиболее выгодного вердикта. Для фиксирования факта проведения мероприятия, рассмотрения актуальных проблем и принятия по ним определенных решений, оформляется протокол общего собрания. Что это за документ, какая информация в нем отображена и какие правила его оформления?

Голосование

Какие вопросы решаются на заседании

На общем собрании рассматриваются те вопросы, решение которых определено таким образом уставной документацией.

Не созывается заседание для вынесения на повестку дня проблем, решаемых специалистами организации и руководителем предприятия посредством ведения переговоров, документального их фиксирования и утверждения внутренней распорядительной документацией, имеющей форму приказов, распоряжений и положений. Итогом заседания уполномоченных лиц является документальное оформление процедуры.

Ведение протокола совещания, а также его учет и хранение, вменены в обязанности секретаря, избираемого отдельным документом, с которым выражают свое согласие все участники операции. Бумага является неотъемлемой частью деятельности компании. С ее помощью, руководители регламентируют изменения в сфере ее функционирования. В ней отображаются корректировки в составе акционеров или учредителей, реорганизация или ликвидация предприятия, а также проведение эмиссии акций.

Параметры общих собраний

Документ оформляется в проблемных ситуациях, требующих коллективного обсуждения и решения. Образец протокола общего собрания с любой повесткой дня, имеет единый шаблон для конкретного предприятия, что упрощает процедуру его оформления. Он отображает параметры хозяйственной деятельности предприятия и является важной юридической бумагой. Ее форма, содержание и порядок заполнения регламентированы в положениях нормативно-правовых источников. Их нарушение может быть выявлено при проверке контролирующими органами, что наверняка станет причиной признания недействительности отраженного в документе решения.

Законодательные требования к оформлению

В правовых актах регламентирован не только порядок проведения процедуры заседания, но и приведен пример оформления протокола совещания. В нем должна содержаться информация:

  • дата и место проведения мероприятия;
  • участники события;
  • количество голосов, которыми владеют присутствующие участники;
  • общее число голосов с учетом их отсутствующих владельцев;
  • сведения, идентифицирующие личность председателя;
  • состав президиума;
  • вопросы, являющиеся повесткой дня.

Документ составляется в двух экземплярах не позднее 15 дней со дня его проведения. Нарушение сроков оформления бумаги и невключение в нее основных положений, расценивается как нарушение и является основанием считать отраженную в ней информацию неактуальной.

Цель оформления документа

В протоколе заседаний документально отражен ход вынесения коллегиального решения, фиксирующего достигнутые договоренности и определяющего дальнейшее направление деятельности компании.

Руководство любого субъекта предприятия, созданного более чем одним учредителем, должно использовать схему протоколирования своих решений, что определяет их юридическую защищенность. При принятии директором или основателем организации единоличного решения в сфере ведения и управления хозяйственной деятельности, обязателен созыв лиц, имеющих отношение к поднимаемому вопросу, на совещательное собрание, фиксируемого в протоколе, оформленном в соответствии с общими правилами.

Образец протокола общего собрания

Как составить протокол заседаний

Оформление документа, фиксирующего решение руководства, осуществляется в несколько этапов. Изначально проводятся подготовительные мероприятия, направленные на определение повестки дня. В соответствии с ней ответственные лица подготавливают необходимые документы, подтверждающие или обосновывающие определенные события, факты и предположения. После завершения подготовительного этапа деятельности, оформляются приглашения всех участников на мероприятие. Каждому из них рассылаются информационные данные, в которых отображены вопросы, находящиеся в компетенции получателя.

Перед проведением заседания, его секретарь регистрирует всех явившихся участников. Для упрощения процедуры, заранее составляется общий список приглашенных лиц, количество которых должно соответствовать числу голосов, необходимых для признания решения юридически законным.

Документирование хода собрания, рассмотренных вопросов и вынесенных решений проводится при помощи аудио — или видеозаписи, используемых впоследствии для обработки информации с целью достоверного оформления документации и подтверждения определенных фактов. Одновременно с записями, секретарю следует делать письменные черновые наброски об обсуждаемых темах, чтобы впоследствии проще было структурировать документ и отображать в нем информацию. Последним этапом события является отображение в протоколе списка используемой документации, сведения из которой были использованы для докладов, для аргументации точек зрения и для принятия решения.

Как оформить

Бланк протокола рабочей встречи должен быть разработан на каждом предприятии. При его составлении разработчику необходимо учитывать нормы действующего законодательства, а также требования положений делопроизводства в сфере внесения реквизитов.

Документ может быть оформлен в кратком или развернутом виде, идентификация которого зависит от полноты изложения проведенного собрания. В его полную форму включаются все подробности выступлений. В кратком виде отображаются только сведения о выступающих участниках и о поднятой ими теме. Решение о том, в какой форме составлять документ, принимается коллегиально или единолично председателем.

Реквизиты

Шаблон протокола совещания должен содержать сведения о наименовании компании, а также принятую аббревиатуру для конкретной организационно-правовой формы собственности, и ее расшифровку.

Его форма едина для всех типов субъекта. В документе фиксируется юридический адрес местонахождения организации. Если он не совпадает с фактическим параметром, то о нем следует также упомянуть. Все вносимые сведения должны соответствовать информации, отображенной в Уставе субъекта и, соответственно, внесенной в Единый государственный реестр.

Данные о собрании

После отображения всех реквизитов предприятия, по вопросам которого организовано совещание, следует отобразить его характеристики. Они подразумевают время и формат его проведения. Мероприятие может быть плановым, внеочередным, годовым, квартальным или месячным. Законом определено, что оно не может быть проведено реже, чем раз в год.

Формы собраний

Для общего собрания характерна реализация по нескольким схемам. Члены мероприятия могут принимать в нем непосредственное личное участие. Законом допускается его проведение в заочной форме. Ее принцип заключается в сборе документации, отправленной ранее для ознакомления и принятия решения об отдаче своего голоса. Для этого используются современные возможности всемирных сетей, позволяющих передавать и получать информацию по электронной почте, через мессенджеры и по скайпу.

Основная часть протокола

Решение единственного участника

В основной части протокола должны быть отображены вопросы, интерпретируемые как повестка дня. Их перечень определен законом только для собрания, проводимого по итогам года. В остальных ситуациях, он определяется коллегиально или инициатором мероприятия самостоятельно.

В документе следует отобразить временные параметры относительно начала и окончания регистрации участников. Не допускается регистрировать лиц, не обладающих правом на участие в обсуждении. С целью недопущения таких нарушений, секретарю вменяется дополнительная обязанность по установлению личности членов собрания. Их перечень отображается в разделе документа «Присутствовали», в котором следует указать сведения об участнике, идентифицирующие его личность, занимаемую им должность и количество принадлежащих ему голосов.

В протоколах, составленных представителями акционерных обществ, принято дополнительно указывать данные удостоверения личности или оформленной доверенности действовать от имени акционера. В этой же части документа фиксируются временные параметры всех этапов мероприятия и итоги голосования, определяемые по подсчетам.

Рассмотрение каждого вопроса с повестки дня должно сопровождаться записями о количестве голосов лиц, имеющих право на принятие участие в голосовании и непосредственно принявших в нем участие.

Отдельно указывается количество воздержавшихся голосов, что по умолчанию интерпретируется как сомнение участника, и при подсчете не учитывается.Принятые решения фиксируются в соответствии с формулировкой докладчика выступления, а также с указанием его личных данных. Информация подается в виде тезисов, выраженных в виде краткого содержания выступления.

Заключительная часть

В заключительной части документа должны быть отражены подписи и их расшифровки, учредителей, акционеров, других участников, председателя и секретаря. Обязательно указание даты составления документа. Она может не совпадать с днем проведения собрания. Печать на протоколе ставить не нужно.

Особые протоколы и собрания

Протокол

Отдельно стоит рассмотреть, как вести протокол совещания, образец которого можно найти в свободном доступе сети интернет, если его участники являются собственниками многоквартирного дома или садоводческого общества. На таком собрании, все его члены обладают равными правами. При отсутствии большего количества лиц, решения будут приниматься на основании голосов присутствующих на мероприятии участников. Заключение, отображенное в протоколе, обязательно к исполнению всеми членами жилищного фонда или садоводческого общества. При этом не учитывается, были ли они на собрании или нет.

При составлении документа, необходимо отобразить состав комиссии, ответственной за подсчет голосов. Председателем и секретарем могут быть уполномоченные лица или представители структуры, выбранные посредством голосования из присутствующих членов. На мероприятии определяется способ управления субъектом.

Документ должен быть оформлен в соответствии с законодательно предусмотренными правилами. К процедуре следует отнестись ответственно и доверить ее лицу, компетентному в сфере документооборота, поскольку протокол является единственным документальным отображением принятых решений коллегиального собрания. Он является юридическим документом, предоставляемым контролирующим органам во время аудиторских проверок.

Facebook

Twitter

Вконтакте

Одноклассники

Google+

Протокол общего собрания учредителей о создании ООО

Протокол общего собрания учредителей относится к обязательным документам для регистрации ООО в 2021 году. Его нужно составить если в обществе с ограниченной ответственностью больше одного учредителя. Для этого проводится общее собрание и по его итогам составляется протокол. Написать его можно в произвольной форме, но есть информация и реквизиты, которые нужно обязательно указать.

1. Пример протокола собрания учредителей

Образец протокола собрания учредителей

2. Правила проведения собрания

Собрания ООО нужно проводить в порядке, установленном ФЗ “Об обществах с ограниченной ответственностью”. Аспекты, не урегулированные этим законом, в дальнейшем можно установить в уставе и других внутренних документах общества. Общие правила проведения собрания таковы:

  • Перед открытием собрания все его участники должны зарегистрироваться. Незарегистрированные участники не могут принимать участия в нем и голосовать
  • Участвовать в собрании учредители могут как лично, так и через своих представителей
  • Собрание начинается в то время, которое указано в уведомлении о его проведении. Раньше его можно начать только в случае, если все участники уже зарегистрировались
  • Из числа участников выбираются председательствующий на собрании и секретарь
  • Секретарь ведет протокол собрания, а также позднее рассылает его учредителям не более, чем через 10 дней после собрания
  • Для каждого собрания предусмотрена повестка дня. Принимать решения по вопросам, не указанным в ней, собрание может только при присутствии всех учредителей
  • Обычно решения принимаются большинством голосов, но на этапе регистрации ООО все учредители должны единогласно проголосовать “ЗА” по всем пунктам
  • Голосование по умолчанию открытое. В дальнейшем вы можете предусмотреть другие варианты голосования в Уставе ООО

По итогам собрания составляется протокол, его должны подписать секретарь и председатель собрания, но по желанию могут и все участники. Если в документе больше одной страницы, его нужно пронумеровать, но сшивать не обязательно — можно скрепить степлером или скрепкой. По одной копии протокола должно быть у каждого учредителя, одна в документации фирмы и еще одну нужно предоставить в ФНС при регистрации.

Учтите, что протокол необходимо будет заверить. По общему правилу, заверяет его нотариус, поэтому его обычно приглашают на собрание или проводят собрание в нотариальной конторе. Если вам неудобен этот способ заверения, в Уставе вы можете установить другие варианты — подписание всеми учредителями или всеми присутствующими участниками собрания, аудио- или видеозапись и т.д. Если в Уставе ООО не указа способ заверения иной, нежели нотариусом, значит протокол должен быть им заверен.

Скачайте правильно составленный протокол бесплатно

Внесите свои данные в простую форму и наш бесплатный сервис за 15 минут сформирует для вас протокол собрания и другие регистрационные документы. Система не допускает ошибок и учитывает все требования налоговой. Вам и другим учредителям останется только подписать документы.

3. Что нужно указать в протоколе

В протоколе общего собрания на этапе регистрации ООО обязательно укажите следующие сведения:

  • Название документа
  • Наименование организации
  • Дату и место проведения собрания
  • Список присутствующих учредителей
  • Данные секретаря и председателя
  • Повестка дня
  • Описание решений с подсчетом голосов по каждому
  • Подписи председателя и секретаря (или всех участников собрания)

В момент создания компании на повестку дня собрания вынесите следующие вопросы:

  • о фирменном наименовании компании
  • о месте нахождения ООО
  • о подписании договора об учреждении общества
  • об общем размере уставного капитала и долях в нем
  • об утверждении устава (или о том, что общество будет действовать по типовому уставу, утвержденному Правительством РФ)
  • об избрании органов управления обществом

Образец протокола общего собрания участников о прекращении реорганизации

Общество с ограниченной ответственностью ***

Адрес местонахождения ***

 

ВНЕОЧЕРЕДНОЕ ОБЩЕЕ СОБРАНИЕ УЧАСТНИКОВ

ПРОТОКОЛ 

 

г.                                                                                                              «__» _________ 20__ г. __ часов __ мин.

 

ПРИСУТСТВОВАЛИ:

Участники Общества:

1.     ***, обладающее (ий) долей в уставном капитале ООО *** в размере *%, в лице представителя ***, действующего на основании доверенности (устава) ***, и

2.     ***, обладающее (ий) долей в уставном капитале ООО ***» в размере *%, в лице генерального директора ***, действующего на основании Устава.

На собрании присутствовали все участники Общества, обладающие в совокупности 100% доли.Собрание участников правомочно в соответствии с Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» и Уставом, кворум для проведения Внеочередного общего собрания участников и принятия решений соблюден.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1)                  Избрание Председателя и Секретаря Внеочередного общего собрания участников Общества с ограниченной ответственностью *** (далее — «Общество»).

2)                  Об утверждении порядка подтверждения принятых решений на внеочередном общем собрании участников Общества по вопросам повестки дня настоящего Протокола.

3)                  Об отмене ранее принятого решения о начале реорганизации Общества в форме присоединения Общества с ограниченной ответственностью «***» и Общества с ограниченной ответственностью «***».

4)                  О расторжении договора о присоединении Общества с ограниченной ответственностью «***» и Общества с ограниченной ответственностью «***» к Обществу с ограниченной ответственностью «***».

5)                  О предоставлении  Обществу с ограниченной ответственностью «***» полномочий по предоставлению в регистрирующий орган заявления–уведомления об отмене ранее принятого решения о начале процедуры реорганизации.

1.                   По первому вопросу повестки дня: «Избрание Председателя и Секретаря Внеочередного общего собрания участников Общества»слушали *** с предложением об избрании Председателем Внеочередного общегособрания участников Общества  – *** и Секретарем Внеочередного общегособрания участников Общества – ***.

РЕШИЛИ:

                Избрать Председателем Внеочередного общегособрания участников Общества – *** и Секретарем Внеочередного общегособрания участников Общества – ***.

ГОЛОСОВАЛИ:

«За» — 100% голосов;  «Против» — нет;  «Воздержались» — нет.

Решение принято единогласно.

2.                   По второму вопросу повестки дня: «Об утверждении порядка подтверждения принятых решений на внеочередном общем собрании участников  Общества по вопросам повестки дня настоящего Протокола слушали ***предложившего утвердить порядок  подтверждения принятых решений на внеочередном общем собрании участников  Общества по вопросам повестки дня настоящего Протокола «Принятие общим собранием участников Общества решений и состав участников Общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются подписанием протокола Председателем и Секретарем Внеочередного общего собрания участников, являющимися участниками Общества.».      

РЕШИЛИ:

Утвердить порядок подтверждения принятых решений на внеочередном общем собрании участников Общества по вопросам повестки дня настоящего Протокола в следующем виде: «Принятие общим собранием участников Общества решений и состав участников Общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются подписанием протокола Председателем и Секретарем Внеочередного общего собрания участников, являющимися участниками Общества».

ГОЛОСОВАЛИ:

«За» — 100% голосов;  «Против» — нет;  «Воздержались» — нет.

Решение принято единогласно.

3.                   По третьему вопросу повестки дня: «Об отмене ранее принятого решения о начале процедуры реорганизации Общества в форме присоединения Общества с ограниченной ответственностью «***» и Общества с ограниченной ответственностью «***»слушали ***предложившего отменить ранее принятое решение о начале реорганизации Общества в форме присоединения ООО «***» и ООО «***» к Обществу.

РЕШИЛИ:

                Отменить ранее принятое решение о начале реорганизации Общества в форме присоединения Общества с ограниченной ответственностью «***» и Общества с ограниченной ответственностью «***» к Обществу.

ГОЛОСОВАЛИ:

«За» — 100% голосов;  «Против» — нет;  «Воздержались» — нет.

Решение принято единогласно.

4.                По четвертому вопросу повестки дня: «О расторжении договора о присоединении Общества с ограниченной ответственностью «***» и Общества с ограниченной ответственностью «***» к Обществу с ограниченной ответственностью «***» слушали *** предложившегорасторгнуть договор о присоединении ООО «***» и ООО «***» к Обществу.

РЕШИЛИ:

                Расторгнуть договор о присоединении Общества с ограниченной ответственностью «***» и Общества с ограниченной ответственностью «***» к Обществу. Датой расторжения договора считать дату подписания настоящего протокола.

ГОЛОСОВАЛИ:

«За» — 100% голосов;  «Против» — нет;  «Воздержались» — нет.

Решение принято единогласно.

5.       По пятом вопросу повестки дня: «О предоставлении  Обществу с ограниченной ответственностью «***» полномочий по предоставлению в регистрирующий орган заявления–уведомления об отмене ранее принятого решения о начале процедуры реорганизации» слушали ***предложившего предоставить  ООО «***» полномочия по предоставлению в регистрирующий орган заявления – уведомления об отмене ранее принятого решения о начале процедуры реорганизации.

РЕШИЛИ:

Предоставить  ООО «***» полномочия по предоставлению в регистрирующий орган заявления – уведомления об отмене ранее принятого решения о начале процедуры реорганизации.

ГОЛОСОВАЛИ:

«За» — 100% голосов;  «Против» — нет;  «Воздержались» — нет.

Решение принято единогласно.

Дата составления (подписания) настоящего протокола «___» __________ 20__

 

***

Генеральный директор

 

Председатель Внеочередного общего собрания участников

 

_____________________/ФИО/

 

***

Представитель по доверенности

Секретарь Внеочередного общего собрания участников

 

_____________________/ФИО /

 Скачать образец в word

Протокол общего собрания о предоставлении отпуска генеральному директору редакция 1 от 19.08.2021, образец заполнения формы. «Моё дело»

Общество с ограниченной ответственностью «Бета»
ООО «Бета»

ПРОТОКОЛ

общего собрания участников ООО «Бета»

27.12.2013              № 8

г. Москва

 

Вид общего собрания: внеочередное
Форма проведения общего собрания: очное присутствие (собрание)
Место проведения общего собрания: 127083, г. Москва, ул. Мишина, д. 56
Дата и время проведения общего собрания: 27.12.2013, 11:00

Председатель общего собрания: Михалков Сергей Сергеевич
Секретарь общего собрания: Иванова Марина Евгеньевна

Общее количество участников Общества: 5
Количество участников Общества, присутствовавших на общем собрании: 4
Присутствовали на общем собрании:
Петров Александр Иванович;
Михалков Сергей Сергеевич;
Серебрякова Юлия Васильевна;
Юдина Светлана Владимировна.

Решение общего собрания принимается открытым голосованием.

Повестка дня:

Рассмотрение заявления генерального директора ООО «Бета» Петрова А.И. о предоставлении ему ежегодного оплачиваемого отпуска продолжительностью 14 календарных дней с 9 января 2014 г.

Слушали:
Председателя общего собрания ООО «Бета» Михалкова С.С., представившего заявление генерального директора ООО «Бета» Петрова А.И. от 10.12.2013.

Постановили:
1. Предоставить генеральному директору ООО «Бета» А.И. Петрову ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней с 9 января 2014 г.

2. На время ежегодного оплачиваемого отпуска генерального директора ООО «Бета» Петрова А.И. возложить его полномочия на коммерческого директора Зеленина Николая Николаевича.

3. Обязать генерального директора ООО «Бета» Петрова А.И. своевременно оформить доверенность и другие необходимые документы для передачи своих полномочий.

 

Результаты голосования:
«За» – 4;
«Против» – …;
«Воздержались» – ….

Решение принято.

Председатель общего собрания ________________ С.С. Михалков

Секретарь общего собрания ____________________ М.Е. Иванова

Примеры протоколов собраний и образец протокола собрания

Один из (не очень) секретных ингредиентов успешного собрания — эффективный протокол.

Продуктивная встреча состоит из множества частей. Это означает, что у вас должна быть четкая повестка дня, а ход встречи должен быть плавным. Вы также должны убедиться, что гости встречи вовлечены в обсуждение.

И на протяжении всего этого собрания необходимо вести протокол.

Это сделано для того, чтобы каждый гость встречи знал, что произошло во время встречи.Они также являются полезным способом отметить, какие задачи необходимо выполнить дальше.

Но во время встречи может случиться многое. Записывать все сказанное — возможно, не самый эффективный способ потратить несколько минут.

Так как же вести протокол собрания?

Прежде чем мы выясним, какие шаги необходимо предпринять для создания эффективных протоколов, мы можем сначала взглянуть на то, из чего состоят протоколы собрания.

PS: Ознакомьтесь с Meetric — инструментом, который позволяет вам легко записывать протоколы встречи с любым участником встречи и автоматически связывать эту информацию с нужной встречей в вашем календаре.Обсуждение, решения, действия — ничего не теряется, ответственность повышается!

Что такое протокол собрания?


Вкратце, протокол собрания — это запись того, что произошло во время собрания.

Для тех, кто не смог присутствовать на собрании, они могут обратиться к протоколу собрания. Это дает им представление о том, что происходило во время обсуждений. Он также представляет собой документ, на который люди могут ссылаться при принятии решений в будущем.

Однако протоколы собрания не являются стенограммами.

Слово «минуты» не вводит вас в заблуждение! Это не означает, что вы должны записывать каждую точку, которая появлялась каждую минуту.

Нет смысла записывать каждую мелочь, произошедшую во время встречи. Если вы сделаете это, вы рискуете перегрузить читателей информацией.

Это также вытеснит информацию, которая действительно важна и полезна.

Вместо этого протокол собрания должен содержать краткое, но актуальное изложение основных обсуждаемых вопросов.Они также включают в себя, какие следующие шаги следует предпринять. Эти следующие практические шаги обычно согласовываются во время самой встречи.

Как подготовиться к ведению протокола


Если вам поручили вести протокол собрания, не паникуйте!

Первое, что вам нужно сделать, это взглянуть на повестку дня собрания . Сильная и четкая повестка дня часто является первым шагом к продуктивной встрече.

Повестка дня проинформирует гостей о том, что будет обсуждаться.Предоставляя обзор того, что необходимо сделать, повестка дня направляет ход собрания.

Таким образом, он представляет собой полезную схему, которую участники протокола могут использовать еще до начала собрания.

В зависимости от темы собрания вы можете подготовить шаблон для протокола.

Подготовка макета экономит ваше драгоценное время. Создавать новый документ каждый раз, когда вы делаете заметки, неэффективно. Используя шаблон, вы можете сразу узнать, какую информацию следует включить.

Лучший способ решить, что включить в шаблон протокола, — это проконсультироваться с руководителем группы. У разных команд могут быть свои собственные правила относительно того, какая информация необходима.

Ваш шаблон или план может включать важные детали, такие как различные пункты повестки дня собрания. Оставьте немного места под каждой точкой, чтобы вы могли записывать свои заметки.

Затем, когда состоится собрание, вы можете просто записать, что обсуждалось по каждому пункту повестки дня.

Наконец, перед началом встречи вы должны также ознакомиться с гостями встречи . Это необходимо для того, чтобы вы могли приписать каждое утверждение правильному говорящему.

Что включать в протокол заседания


Трудно решить, что именно включать.

Однако есть хорошее практическое правило для любого набора протоколов собрания.

Если кто-то, кто не присутствовал на собрании, читает протокол, он должен быть в состоянии понять, что произошло и что им нужно делать дальше.

Как правило, протокол собрания должен отвечать на следующие вопросы:

  • Когда собрание началось и закончилось?
  • Где проходила встреча? Было ли это в реальной жизни или по видеозвонку?
  • Кто присутствовал на встрече? Кто должен был присутствовать, но не явился?
  • Какое решение было принято по каждому пункту повестки дня?
  • Каковы следующие шаги для каждого собрания?

Теперь перейдем к микроуровню ведения протокола собрания.

Как упоминалось ранее, минуты буквально не означают, что вы должны записывать каждую минуту встречи.

Но вы должны обязательно записать основных моментов , которые были затронуты во время встречи.

Обычно они связаны с пунктами повестки дня. Не забывайте записывать все, что важно. Не упускайте вещи специально. Имейте в виду, что протокол должен быть объективным и нейтральным отчетом о встрече.

Вам также следует записать решений, , которые были приняты во время собрания.Как только будет принято решение — например, относительно нового найма — запишите его.

Еще одна важная вещь — это записать следующих шагов , по которым было принято решение. Это означает, что нужно отслеживать, какие шаги должен предпринять каждый член команды после окончания встречи. Такой список дел в протоколе важен, чтобы все знали, что им нужно делать.

Если в вашем плане были моменты, которые не были рассмотрены, не бойтесь уточнить их с командой.

Что делать после собрания

Итак, собрание закончилось, и у вас есть протокол.

Что дальше?

Пока все еще свежо в вашей голове, первое, что вы должны сделать, это прибрать ваши минуты .

Запись минут во время собрания может быть сложной задачей. Это означает, что у вас могут быть несоответствия форматирования или орфографические и грамматические ошибки. Потратьте несколько минут на их очистку.Это облегчает чтение другим людям.

Затем отчитайте свои протоколы в последний раз и отправьте их своему руководителю.

Готово!

Выведите протоколы встречи на новый уровень

Вот образец протокола встречи, который мы подготовили в Meetric:

‍

Образец включает в себя все моменты, затронутые в этой статье. Вы можете использовать его как руководство или план для своих будущих минут.

Но минуты все еще могут быть утомительным занятием.

Вот где на помощь приходит Meetric.

Поднимите протоколы совещаний на новый уровень с помощью Meetric, инструмента, который поможет вам проводить продуктивные совещания.

Meetric полностью бесплатен. Это помогает с легкостью записывать протоколы собраний, заметки и задачи. Для тех, кто использует Google Meet и Календарь, есть расширение Chrome, которое также легко интегрируется с вашими видеозвонками и расписаниями.

Минуты не должны быть болезненными.С Meetric вы можете превратить свои собрания в продуктивные и эффективные обсуждения.

‍

Базовый образец протокола заседания Совета директоров

Большая часть содержания в этой теме относится к коммерческим и некоммерческим организациям. Эта книга также затрагивает эту тему.

© Авторские права Картер Макнамара, MBA, PhD

Описание

Следующий пример повестки дня представляет типичный формат и содержание доски. Отчет протокола собрания.Этот образец должен быть адаптирован к конкретной культуре. и цель организации. Обратите внимание, что протоколы заседаний совета директоров очень важны. Протоколы считаются юридическими документами аудиторами, IRS и судами, и они представляют действия доски. Многие утверждают, что если его нет в минут, этого не произошло.

Нет стандартизированного уровня содержания и формата для доски. минут. В судах так же важно, как то, что вы сделали, это то, что вы были разумно, когда вы это сделали.Поэтому достаточно информации должны быть включены, чтобы описать, как члены совета директоров обоснованно пришли к разумным решениям.

Укажите название организации, дату и время встречи, кто призвал его к порядку, кто присутствовал и если есть кворум, все сделанные ходатайства, любые конфликты интересов или воздержания от голосования, когда закончилось собрание и кто составил протокол.

Секретарь правления обычно ведет протокол во время заседаний. Письменные протоколы раздаются членам совета директоров перед каждым собранием. для обзора участников.Протокол предыдущего собрания должен быть рассмотрен сразу на следующей встрече. Любые изменения должны быть внесены поправки в протокол, и новая версия представлена ​​до следующее собрание, на котором рассматривается новая версия для принятия. Протокол следует хранить в руководстве и передавать всем членам совета директоров. члены.

Образец протокола заседания совета директоров
Название организации
(Протокол заседания совета директоров: день месяца, Год)
(время и место)


Члены Правления:
Присутствуют: Бхата Бхатачария, Джон Уайт Беар, Дуглас Карвер, Элизабет Друкер, Пэт Кюмото, Джек Портер, Мэри Рифкин и Лесли Зевон
Отсутствует: Мелисса Джонсон
Кворум есть? Да

Другие присутствующие:
Exec.Директор: Шейла Суонсон,
Другое: Сьюзан Джонс, бухгалтер-консультант

Ход работы:
· Встреча назначается по порядку в 19:00. Председатель, Элизабет Друкер
· Протокол собрания (в прошлом месяце) был изменен и утвержден

· Отчет генерального директора:
— Рекомендует, чтобы, если мы не сможем найти новый объект до конца этого месяца, организация должна оставаться в текущем местоположении на зиму. После краткого обсуждения Правление согласилось.
— Сотрудник Джексон Браун и Свонсон посетили Национальный практикующий врач. Встреча сети в Атланте в прошлом месяце и краткая импровизированная презентация. Оба будут приглашены в следующем году, чтобы сделать более длинную презентацию о нашей организации. После краткого обсуждения Правление поздравило Суонсон и попросило ее передать их поздравления и Брауну.
— Друкер утверждает, что наша организация должна гарантировать, что ее название связано с любые материалы, которые будут распространены на собрании практикующего в следующем году.По возможности организация должна получать доходы от материалов, тоже.
— Свонсон упомянул, что сотрудник, муж Шейлы Андерсон болен и в больнице. ДВИЖЕНИЕ отправить подарок мужу Андерсона, выражая сочувствие и поддержка организации; прикомандирован и прошел.

· Отчет Финансового комитета, предоставленный председателем Элизабет Друкер:
— Друкер объяснила, что консультант Сьюзан Джонс изучила отчеты организации. бухгалтерские процедуры и сочли их удовлетворительными, при подготовке к предстоящий ежегодный финансовый аудит.Funds рекомендует нашей компании обеспечить аудитор предоставляет письмо руководству вместе с финансовым отчетом по аудиту.
· — Друкер рассмотрел основные моменты, тенденции и проблемы баланса, отчет о прибылях и убытках и отчет о движении денежных средств. Проблемы включают в себя высокие счета дебиторская задолженность требует внимания Финансового комитета к политике и процедурам убедиться, что наша организация получает больше платежей вовремя. После краткого обсуждения о проблемах и предложениях по обеспечению своевременного получения платежей, ДВИЖЕНИЕ принять финансовую отчетность; прикомандирован и прошел.

· Bo Отчет Комитета по развитию предоставлен председателем Дугласом Карвер:
— Карвер напомнил Правлению о запланированном ретрите, который состоится через три месяца, и предоставил составленный график выездных встреч для рассмотрения советом директоров. ДВИЖЕНИЕ принять повестка дня отступления; прикомандирован и прошел.
— Карвер представил членам проект измененного параграфа Устава, который позволит членам проводить действия по электронной почте. Карвер предложил обзор и решение об изменении Устава соответствующим образом.Кюмото предложил что Swanson сначала обратится за помощью к юрисконсульту, чтобы проверить, соответствует ли предлагаемое изменение с государственным уставом. Swanson согласился принять это действие и уведомить участников об итогах на следующем заседании Совета.

· Прочие вопросы:
— Портер отметил, что он работал с сотрудником Джейкобом Смитом, чтобы помочь в разработке план системы управления информацией, и что две недели назад он (Портер) разослал участникам по почте три резюме от консультантов, чтобы помочь с планом.в рассылки, Портер попросил участников высказать свое мнение, чтобы помочь выбрать консультанта. Портер попросил участников высказать свое мнение. (ПРИМЕЧАНИЕ: Зевон отметила, что она также консультант по компьютерам и была обеспокоена конфликтом интересов в своем совете роль в этом выборе, и попросил воздержаться от этого выбора. Члены согласились.) Большинство членов согласились с консультантами по аренде или покупке. ДВИЖЕНИЕ использовать консультантов по аренде или покупке; прикомандирован и прошел.
— Свонсон объявила, что недавно наняла нового секретаря, Карлу Ритуэлл.

· Оценка встречи:
— Кюмото отметил, что последние три встречи заняли запланированные двухчасовые временной интервал на полчаса. Он попросил участников быть более внимательными и сосредоточенными во время обсуждений и предложил Председателю Совета директоров принять меры по определить решения этой проблемы. Председатель, Карвер, согласился.

· Заседание закрывается в 21:30.
· Протокол предоставлен секретарем Бхатой Бхатачарией.

Вернуться на борт Протокол заседания

Для категории советов директоров:

Чтобы расширить свои знания по этой теме библиотеки, вы можете просмотреть некоторые связанные темы, доступные по ссылке ниже.Каждая из связанных тем включает бесплатные онлайн-ресурсы.

Также отсканируйте рекомендованные книги, перечисленные ниже. Они были выбраны из-за их актуальности и практического характера.

Связанные темы библиотеки

Рекомендуемые книги


Полное руководство и бесплатный шаблон

Размещено: 22.07.2020

Протоколы заседаний совета директоров, безусловно, утомительны, и временами должность секретаря совета директоров кажется неблагодарной работой.Однако задача невероятно важная.

Во-первых, протоколы заседаний совета директоров критически важны для ведения журнала принятых решений, а также необходимы для соблюдения юридических требований вашей некоммерческой организации. Фактически, многие организации узнали, что обращение к ведению протоколов помогает им решать юридические вопросы, экономя как время, так и деньги для организации.

С учетом всего этого, к этой задаче нельзя относиться легкомысленно. Изучение того, как эффективно вести протокол на заседании совета директоров, стоит потраченных времени и энергии, и ваши коллеги-члены совета оценят конечный результат.

Чтобы обеспечить максимально эффективное использование минут на доске, мы составили полное руководство, в котором подробно описаны все аспекты этого. Прежде чем переходить к мельчайшим деталям протоколов эффективных заседаний совета директоров некоммерческих организаций, давайте определим их, чтобы убедиться, что мы все на одной странице.

Если вы устали тратить часы времени и пачки бумаги на создание громоздкой настольной книги для каждого заседания совета директоров, у нас есть помощь.

Может быть, пора подумать о том, чтобы взорвать доску. Загрузите нашу бесплатную электронную книгу, чтобы узнать, как это сделать! Вы можете сократить время на подготовку к встрече с часов или дня до нескольких минут. Более того, члены вашего совета смогут готовиться к встречам из любого места — в цифровом формате!

Скачать мою электронную книгу

Что такое протокол заседания совета директоров?

Протокол заседания совета директоров фиксирует действия и решения совета директоров.Они служат официальным и юридическим протоколом заседаний совета директоров некоммерческих организаций, а это означает, что они должны включать больше, чем простой обзор обсуждений. Основная цель протоколов заседаний совета директоров — показать, что члены совета директоров сделали следующее:

  • Выполнены соответствующие процедуры.
  • Соответствует законам штата в отношении некоммерческих организаций, освобожденных от налогов.
  • Соблюдал устав организации и согласовывал решения с ее миссией.

Теперь, когда мы рассмотрели основы того, что такое протоколы заседаний совета директоров, мы можем глубоко погрузиться во все, что они влекут за собой, чтобы вы могли начать создавать эффективные протоколы заседаний совета директоров в кратчайшие сроки.Вот что мы расскажем:

1. Каковы преимущества протокола заседаний совета директоров?

2. Как вести протокол на заседании совета директоров

3. Что не включать в протокол заседания совета директоров

4. Форма протокола заседания Совета директоров

5. Как инструменты Board Minutes могут помочь

Не стесняйтесь использовать ссылки перехода выше, чтобы перейти к наиболее подходящему или интересному для вас разделу. В противном случае давайте начнем с эффективных минут заседаний совета директоров, чтобы вы могли проводить более продуктивные встречи!

1.Каковы преимущества протоколов заседаний совета директоров?

Помимо документирования того, что собрание действительно состоялось, протоколы собрания совета некоммерческих организаций полезны по ряду причин. Прежде чем тратить минуты, важно понять эти причины, чтобы убедиться, что вы документируете все соответствующие действия.

Чтобы лучше понять, зачем нужны минуты, давайте рассмотрим три основных преимущества записи эффективных заметок:

  1. После утверждения протокол правления становится юридической записью того, что на самом деле произошло на собрании. В случае судебного процесса может быть вызван протокол, и, в свою очередь, члены совета директоров потенциально могут быть привлечены к ответственности. Если важные детали отсутствуют или если голоса регистрируются неправильно, это может иметь катастрофические последствия для некоммерческой организации и ее членов совета директоров.
  2. Действующий протокол заседаний совета директоров служит надежной точкой отсчета для принятия решений в будущем. Они служат напоминанием о том, о чем говорилось на собрании, кто что сказал, каковы были намеченные следующие шаги и кто берет на себя ответственность за какие предстоящие проекты.
  3. Потенциальные спонсоры, желающие расширить свою благотворительную деятельность или другие источники финансирования, могут получить доступ к протоколам заседаний совета директоров. Спонсоры могут использовать минуты, чтобы определить, насколько эффективно совет директоров ведет организацию к ее целям. Другими словами, это может быть определяющим фактором того, решит ли кто-то финансово поддержать ваше дело.

Как видите, протоколы заседаний совета директоров некоммерческих организаций являются важным ресурсом не только для дальнейшего использования самим советом директоров, но и для юридических целей.Теперь давайте рассмотрим передовые методы создания согласованных и хорошо организованных протоколов.

2. Как вести протокол на заседании совета директоров

Составление полных протоколов заседаний совета директоров некоммерческих организаций, отвечающих потребностям тех, кто их использует, имеет решающее значение для эффективного принятия решений и ведения документации в вашей организации. Чтобы вы могли создать максимально эффективные минуты, давайте рассмотрим передовые методы документирования четкого и точного отчета о действиях вашего совета.

1. Используйте свою повестку дня как шаблон протокола собрания совета директоров.

Как и в случае с большинством собраний, заблаговременное планирование имеет решающее значение для создания четкой схемы, которая приведет к эффективному общению на собрании совета директоров. Если администрация совета директоров создает шаблон протокола собрания совета директоров, который совмещен с повесткой дня, протокол становится невероятно простым, а — гораздо менее подверженным ошибкам.

Многие секретари совета директоров или административный персонал составляют план для заметок за несколько дней до собрания.Рассмотрите возможность использования повестки дня собрания в качестве ориентира и обозначьте важные вопросы, которые будут рассмотрены. Этот план дает вам заранее определенную структуру, которой нужно следовать, поэтому вы можете проводить больше времени, слушая и точно фиксируя беседу, вместо того, чтобы пытаться начать с нуля и записывать все на лету.

2. Заблаговременно назначьте минутку.

Напряжение члена совета директоров могло стать очень неприятным сюрпризом. Фактически, это, безусловно, поставит под угрозу качество вовлеченности и уровня участия этого члена совета директоров и может даже зайти так далеко, что поставит под угрозу качество протоколов заседаний.Поэтому вам нужно заранее выбрать минутку.

Попросите одного и того же человека вести протокол на каждом собрании и назначьте резервного человека, который будет вести их на тот случай, когда этот постоянный протоколист не может присутствовать. Это позволит этим людям ознакомиться с процессом и в конечном итоге приведет к составлению более точных и четких протоколов на доске. Как правило, протоколом назначается секретарь правления.

Назначив кому-то задачу, вы захотите прояснить ожидания.В том числе:

  1. Какой формат следует использовать — Есть ли какой-то конкретный формат, который должен имитировать протоколист? Точный используемый формат варьируется в зависимости от организации, хотя передовая практика управления показывает, что все они должны включать некоторую базовую информацию, такую ​​как существенные детали, касающиеся ходатайств и голосования. Использование минут на доске в качестве шаблона может быть эффективным вариантом, а инструмент для создания минут еще больше упростит этот процесс.
  2. Должны ли они участвовать в обсуждении — Является ли ваш протоколист член совета директоров? В противном случае они НЕ должны участвовать ни в каком обсуждении, если это не было специально предложено.Случай, когда их приглашают к участию, может быть, когда правление желает выслушать точку зрения не члена правления по вопросу.
  3. Как они должны учитывать минуты — Технологии могут упростить процесс измерения минут, но только если счетчик минут знает, как работать с системой минут на доске. Во время встречи — не оптимальное время для обучения использованию этих инструментов, поэтому убедитесь, что ваш протоколист прошел обучение, чтобы заранее ознакомиться с ними.

2.Пишите объективным голосом.

Один из наиболее важных аспектов, о котором следует помнить вашему секретарю совета директоров, — это то, что протоколы заседаний совета директоров должны составляться объективно. Когда вы сталкиваетесь со спорными вопросами или разногласиями при голосовании, попытайтесь обобщить дебаты и аргументы. Избавьтесь от всех эмоций, следуя этим советам:

  • Придерживайтесь фактов, включая голоса за предложение, голоса против предложения, воздержавшиеся и соответствующие подробности обсуждений.Внимательно слушайте основные темы и просто документируйте значительную часть обсуждения.

  • Попросите третью сторону — кого-то, кто не является членом правления, — прочитать протоколы правления, чтобы высказать непредвзятое мнение. При этом убедитесь, что третья сторона не имеет доступа к какой-либо конфиденциальной информации.

  • Вернитесь к ним на следующий день. Поскольку секретарь также является членом совета директоров с правом голоса, объективная запись информации может быть сложной задачей.Если вы не уверены, объективны ли протоколы вашей доски объявлений, выспитесь и перечитайте их на следующий день со свежей головой.

Следуя этим советам для обеспечения объективности, вы создадите непредвзятые заметки, содержащие важную информацию для дальнейшего использования.

3. Включите соответствующие подробности.

Протокол заседаний Совета директоров некоммерческих организаций является предметом закона. Они служат официальным протоколом, чтобы показать, что встреча действительно состоялась и обсуждались важные вопросы, и поэтому всегда важно зафиксировать все необходимые детали.

Хотя не существует юридических правил относительно того, что должен включать в себя протокол заседаний информационного совета, большинство советов основывают свои контуры на Правилах порядка работы Роберта. Полное использование этих правил было бы обременительным для большинства некоммерческих организаций, но ограниченное использование может быть полезным для поддержания порядка и быстрого решения вопросов повестки дня. При соблюдении Правил регламента Роберта протоколы заседаний должны включать:

  • Тип встречи.
  • Дата, время и место встречи.
  • Список участников, включая участников, не имеющих права голоса, с их именами, титулами и причинами посещения.
  • Когда собрание было объявлено и когда оно было отложено.
  • Запись о движениях, секундах, и о том, прошло ли движение.

В целом, постарайтесь составить протоколы заседаний совета директоров, которые были бы достаточно конкретными, чтобы отражать направленность и решения совета, но не настолько редкими, чтобы вы не могли понять, что на самом деле произошло во время заседания через несколько месяцев. Кроме того, скудные минуты на доске могут открыть доску вопросов об ответственности, поэтому вы никогда не хотите, чтобы они были настолько минимальными, чтобы вызывать подозрения.

Подумайте об этом так: основные решения и вопросы для обсуждения всегда следует фиксировать, но в «короткой и приятной» форме.

4. Вычитайте и делитесь протоколами надежно.

Когда все сказано и сделано, вы захотите просмотреть протоколы собрания совета директоров, прежде чем делиться ими. Убедитесь, что они одинаково отформатированы и представлены. Если есть примечания, которые необходимо преобразовать в протокол, постарайтесь сделать это сразу после собрания.

Отсюда протоколы заседаний должны быть завершены и розданы участникам как можно скорее, пока встреча еще свежа в памяти доски и берущего протокол.Безопасная платформа позволит членам совета директоров легко открывать протоколы заседаний совета директоров, повестку дня и любые другие относящиеся к делу документы.

3. Что не включать в протокол заседания совета директоров

Знать, что не включать в протокол заседания совета директоров, так же важно, как и знать, что включить. Имея это в виду, давайте рассмотрим пять вещей, которые некоммерческие советы обычно фиксируют, но не должны.

1. Не указывайте, как проголосовали люди.

На каждом заседании совета директоров у вас, вероятно, будет несколько вопросов, по которым необходимо проголосовать.В то время как вы должны указать , кто сделал и поддержал предложение, вы не должны указывать, как проголосовали отдельные люди. Исключите их имена и просто отметьте количество тех, кто за, против и тех, кто воздержался. Как правило, ведите запись обезличенно.

Однако из этого правила есть исключение. Если речь идет о финансовых транзакциях с участием членов совета директоров или если размер оплаты труда установлен, пусть протокол заседаний совета директоров отражает то, как люди проголосовали за и за свои доводы.В случае возникновения каких-либо юридических проблем, обоснования подтверждают разумность.

2. Не включайте отдельные мнения членов Правления.

Как упоминалось ранее, протокол вашего заседания совета директоров должен быть объективным. По этой причине протоколы правления должны быть сосредоточены на решениях, а не на обсуждениях.

Иногда несогласные члены могут прямо заявить, что они хотят, чтобы их несогласие было записано. Избегайте этого, а вместо этого просто отметьте, что это произошло — никаких дополнительных объяснений не требуется.

Точно так же, если произошла дискуссия, упомяните об этом, но не делайте самоуверенных комментариев. В конце концов, протоколы заседаний совета директоров — это доступные документы, которые можно использовать в любой потенциальной правовой ситуации.

3. Не включайте резюме документов или презентации.

Вы должны указать представленные материалы в своем протоколе форума. Однако не стоит вдаваться в подробности его содержания. Вместо этого отметьте, где его можно получить, чтобы участникам не пришлось копаться в лишней информации в самом протоколе.

Благодаря комплексным инструментам презентации легко найти в любом месте. В частности, с такими решениями, как Document Center Boardable, вы можете систематизировать и хранить соответствующие записи, презентации и другие документы вместе с протоколами заседаний совета директоров.

Plus, Boardable совместим с Dropbox и другими широко используемыми облачными системами хранения данных, что делает его легко доступным для всех членов правления.

4. Не включайте вещи, которые могут подвергнуть лицо, освобожденное от налогообложения, тщательной проверке.

Несмотря на то, что на каждом заседании совета директоров есть обычные отвлекающие факторы, их запись может быть проблематичной при судебном расследовании. Вам нужно исключить эти отвлекающие факторы. Например, оставьте:

  • Хвала или неудовольствие.
  • Светская беседа или политическое подшучивание.
  • Отрицательный спин.
  • Ненужные юридические термины.

Если есть сомнения, просто оставьте это. Это касается всего, что может вызвать осложнения, если позже будет рассмотрено другими.Если были сделаны юридические комментарии или юрист некоммерческой организации сообщил правлению, просто отметьте, что это произошло в протоколе правления. Кроме того, не записывайте суть юридической консультации.

5. Не включайте разговоры не для записи.

Побочные обсуждения неизбежны, но их нельзя записывать. Эти неофициальные комментарии и обсуждения, безусловно, разрешены, но они должны быть четко обозначены как неофициальные. Если член совета директоров поднимает вопрос, который стоит прояснить, но не фигурирует в повестке дня, обычно нет необходимости в его подробном описании.

Вместо этого обратите внимание на то, что директора нашли время, чтобы обсудить вопросы, которых не было в повестке дня. Ничего другого не следует записывать ни о каких касательных.

Чтобы избежать этих осложнений, создайте папку Запросы повестки дня в Центре документов. Таким образом, будущие темы для обсуждения правильно запланированы на будущие встречи.

4. Бланк протокола заседания Совета директоров

Хотя содержание протоколов правления вашей некоммерческой организации будет меняться от одного собрания к другому, следование стандартному плану поможет в процессе ведения протокола, чтобы обеспечить последовательность и точность.Не существует «правильного способа» составления протоколов встреч, и каждая организация имеет свои собственные предпочтения в отношении того, как должны выглядеть эффективные протоколы. Однако есть несколько деталей, которые каждый совет некоммерческих организаций должен записывать во время собраний.

Если вы новичок в этом процессе, вы, вероятно, не знакомы с этими компонентами и можете не знать, с чего начать при создании многоразовой схемы. Чтобы помочь вам, мы создали шаблон протокола заседания совета директоров, который вы можете использовать в своих собственных операциях на основе правил Роберта.

Если вы не можете просмотреть приведенный выше шаблон протокола заседания совета директоров, мы разделим его на пять основных этапов:

1. Открытие собрания, , где вы указываете дату и время начала собрания, принимаете участие и голосуете за утверждение протокола предыдущего собрания.

2. Отчеты должностных лиц, постоянных комитетов и любых специальных комитетов

3. Старый бизнес, , где вы обсуждаете нерешенные вопросы из предыдущих встреч

4. Новое дело, , где вы обсуждаете любые другие вопросы повестки дня

5. Закрытие собрания, , где вы указываете дату и время закрытия

Хотя приведенный выше шаблон протокола собрания совета директоров послужит надежной отправной точкой, вам нужно будет настроить его в соответствии с конкретными потребностями совета. Имея план, который нужно придерживаться, вы настроите свою команду на успех и обеспечите запись всех важных обсуждений и действий в связном, ясном и последовательном виде от встречи к встрече.

Хотя создание шаблона вручную может работать, это не оптимально. К счастью, современные технологии предлагают несколько вариантов точной записи собрания с помощью шаблонов протоколов заседаний совета директоров. Например, Boardable предлагает инструменты, которые позволяют вам записывать минуты прямо в вашей повестке дня — вариант, который мы подробно обсудим ниже.

5. Как инструменты Board Minutes могут помочь

Как вы теперь знаете, протокол заседаний требует серьезной работы и неуклонного внимания, чтобы уловить все относящиеся к делу детали.Как и большинство ваших повседневных задач, этот процесс можно оптимизировать с помощью подходящей технологии.

Укрепив свою цифровую стратегию и вложив средства в специальные инструменты для заметок, можно даже иметь заполненные протоколы, готовые к распространению среди всех, всего через несколько минут после завершения собрания.

Для тех, кто хочет улучшить протоколы заседаний совета директоров и упростить процесс в целом, инструмент Boardable Minutes Maker — отличный вариант!

С нашими специальными инструментами вы можете потратить несколько минут, используя уже составленную повестку дня, чтобы не упустить ни одной детали.Просто откройте свою повестку дня и быстро вводите заметки, назначайте задачи и записывайте голоса. Отсюда любые задачи будут отображаться на панели управления назначенного человека в качестве напоминания. Посмотрите, насколько просты записи заметок и назначение задач:

Плюс еще никогда не было так просто поделиться своими минутами доски! После того, как вы доработаете их и получите подписку с помощью наших инструментов электронной подписи, опубликуйте их и немедленно распространите среди желаемой аудитории. При желании вы можете сделать протокол собрания общедоступным, и он всегда будет связан с собранием и его участниками.Вы можете сохранить запись в Центре документов или отправить PDF-файл по электронной почте, чтобы все были в курсе.

Лучше всего то, что вы можете связать протоколы, повестку дня и задачи прошлой встречи с материалами для следующей, что упрощает процесс утверждения, проверки и подготовки к предстоящим обсуждениям! Посмотрите, насколько просто сгруппировать информацию о собрании:

Использование специальных инструментов может помочь защитить вашу доску от ответственности и неэффективности, гарантируя, что вы уловите все жизненно важные детали.Пусть Boardable возьмет на себя тяжелую работу, чтобы вы могли сосредоточиться на создании эффективных заметок, отражающих суть вашей встречи.

Завершение

От документирования обсуждений до важных голосований и последующих поручений — многое входит в протоколы заседаний совета директоров. Подведем итог: они представляют собой нечто большее, чем общий отчет о разговорах и действиях вашей доски. Они служат ориентиром для будущих обсуждений, информируют тех, кто не смог присутствовать, и служат официальным и юридическим документом о ваших встречах, поэтому к работе не следует относиться легкомысленно.

Если вы не знаете, с чего начать, документируя следующую встречу, не стесняйтесь составлять свой протокол, используя приведенный выше шаблон протокола собрания совета директоров. Для более индивидуального подхода наше мощное программное обеспечение для доски и интуитивно понятный инструмент Minutes Maker еще больше упростят процесс, гарантируя, что вы зафиксируете все важные моменты обсуждения.

Чтобы помочь вам продолжить изучение эффективности работы совета директоров, мы составили список ресурсов, которые, по нашему мнению, могут быть вам полезны.Изучите каждую из этих страниц, чтобы расширить свои знания и понять, как привить дух сотрудничества и эффективности в своей некоммерческой организации:

Если вы устали готовить повестки дня, бюджеты, отчеты, протоколы и все документы, которые входят в сводную книгу, как насчет вас… ВЗРЫВАЙТЕ ЭТО?

Узнайте все о том, как избавиться от традиционной книги на картоне, в этой бесплатной загрузке электронной книги. Поделитесь PDF-файлом со своей командой и никогда больше не создавайте еще одну громоздкую доску!

Образец протокола заседания Федерального консультативного комитета (FACA)

Образец протокола заседания Федерального консультативного комитета (FACA)

Образец протокола заседания

НАЦИОНАЛЬНЫЙ КОНСУЛЬТАТИВНЫЙ СОВЕТ


ДЛЯ ИССЛЕДОВАНИЯ ГЕНОМА ЧЕЛОВЕКА
РЕЗЮМЕ ЗАСЕДАНИЯ

27 января 1992 г.

Национальный консультативный совет по исследованию генома человека собрался на свое четвертое заседание в 8:30 A.М. 27 января 1992 года в отеле Hyatt Regency, Бетесда, Мэриленд. Доктор Эльке Джордан, заместитель директора Национального центра исследования генома человека (NCHGR), представил специальных консультантов для этой встречи, доктора Джозефа Надо и доктора Уильяма Винслейда.

В соответствии с положениями публичного закона 92-463, собрание было открыто для публики с 8:30 утра. до 10:00 утра. Встреча была закрыта для публики для рассмотрения, обсуждения и оценки заявок на гранты.

Присутствуют члены Совета:

Dr.Дэвид Ботштейн
Д-р К. Даннер Клоузер
Доктор Фрэнсис Коллинз
Доктор Джеро-ме Кокс
Д-р Джо В. Грей
Г-н Хилиар Холлоуэй
Д-р Кей Р. Джеймисон
Д-р Дональд Линдберг **
Д-р Джозеф Надо *
Д-р Дороти Нелкин
Д-р Ширли Тилгман
Д-р Уильям Уинслейд *

* Специальный консультант
** Ex Officio

Сотрудники Национального центра исследований генома человека, присутствующие, помимо доктораДжордан и доктор Ватсон были:

Джейн Адес, сотрудник комитета по управлению
Мидж Баевски, технический ассистент по грантам
Д-р Дэвид Бентон Помощник директора по управлению научными данными
Эрин Берджесс, сотрудник по бюджету
Одри Беруэлл, специалист по управлению грантами

Для протокола следует отметить, что во избежание конфликта интересов члены Совета не присутствуют на заседании, когда Совет обсуждает заявки от их соответствующих учреждений или в которых может возникнуть конфликт интересов.Членов просят подписать соответствующее заявление. Это не относится к действиям «единым блоком».


Д-р Кэрол Даль, администратор научных обзоров, Управление научных обзоров
Линда Энгель, руководитель отдела научных исследований
Лесли Финк, руководитель отдела связи генома человека
Мэри Глинн, сотрудник отдела кадров
Д-р Бетти Грэм, руководитель отделения исследовательских грантов
Д-р Марк Гайер, помощник директора по координации программ
Иван Эрнандес, специалист по управлению грантами

На собрании присутствовали также другие участники встречи или ее части:

Др.Шерил Корсаро, DRG
Д-р Донна Дин, DRG
Д-р Элиз Фейнголд, научный сотрудник NIH Grants
Д-р М. Дж. Хоран, NHLBI
Г-жа М. Э. Лебсак, Боулдер, Колорадо

ОТЧЕТ ДИРЕКТОРА

Доктор Ватсон сообщил о «состоянии генома». Он начал с отчета о последнем заседании Программного консультативного комитета. Он проинформировал Совет о трех вопросах, которые обсуждались на недавнем заседании ПКК:

ОБЪЯВЛЕНИЯ И ПРЕДМЕТЫ ИНТЕРЕСОВ

Dr.Иордания представила новых сотрудников NCHGR. Она отметила, что Центр был рад создать кадровый офис и представил Мэри Глинн и Шерил Уайлд. Также были представлены Беверли Шенандоа, Элиз Файнголд и Тренис Уэст. Кроме того, доктор Джордан представил двух посетителей встречи, Винни Стэчелберг из OMB и г-жу М. Э. Лебсак из Боулдера, штат Колорадо.

Протокол Сентябрьского Совета утвержден без изменений. Обсуждая даты будущих встреч, д-р.Иордания проинформировала Совет, что ассигнования на этот год включают директиву Службе общественного здравоохранения о сокращении средств, расходуемых на поездки. Бюджет командировочных расходов NCHGR был сокращен на 42 процента, и более половины этого бюджета требуется для проведения заседаний Программного консультативного комитета и Консультативного совета. Это потребовало серьезного сокращения командировок персонала, а также будет означать, что не хватит средств для проведения заседания Консультативного совета в сентябре. Было предложено провести сентябрьское собрание в октябре, в начале следующего финансового года.Члены Совета оценили ряд вариантов, включая телефонные конференции и использование средств видеоконференцсвязи. Было признано, что это помешает проведению открытого открытого заседания Совета. Д-р Ботстайн предложил резолюцию, согласно которой Совет считает, что внутренние поездки сотрудников имеют важное значение, особенно поездки в исследовательские центры и крупные программные проекты. Регулярные посещения для отслеживания прогресса и принятия решений по программам имеют решающее значение. Решение было принято Советом единогласно.

Д-р Джордан попросил членов Совета продолжать проводить все ранее согласованные даты будущих заседаний Совета.

Доктор Джемисон представлял Консультативный совет NCHGR на ноябрьском заседании Консультативного комитета при директоре NIH и представил отчет об этом заседании Консультативному совету. Она отметила, что встреча включала обсуждение косвенных затрат и экспертную оценку, но большая часть обсуждения была сосредоточена на стратегическом плане NIH. Д-р Джеймисон выразила разочарование по поводу многих аспектов плана и заявила, что, по ее мнению, его эффективность будет ограниченной.Д-р Джордан сообщил, что процесс, связанный со стратегическим планом, был изменен после ноябрьского заседания Консультативного комитета, и план, разработанный сотрудниками NIH, следует рассматривать как основу для обсуждения с научным сообществом.

Затем д-р Джордан обратил внимание Совета на информацию на вкладке «Программные мероприятия»:

Отчет о научных исследованиях: Д-р Бентон получил похвалу за его работу по разработке этого «табеля успеваемости», показывающего прогресс, достигнутый по каждому направлению. хромосомы, по состоянию на январь 1992 г., при картировании генома человека.Доктор Джордан подчеркнул ее ценность для оценки программы генома и руководства ею. Она отметила, что для широкой аудитории, включая Конгресса и сотрудников NCHGR, было бы полезно измерить прогресс. Затем последовало обсуждение стратегий распространения табеля успеваемости. Д-р Джордан заявил, что Центр рассматривает возможность отправки всем получателям грантов научного табеля и индексных карт. Считалось, что они могут быть выпущены в качестве дополнения к Информационному бюллетеню по геному. Доктор Ватсон сообщил, что обсуждал создание электронного журнала с доктором Ватсон.Линдберг, директор NLM, и предложил включить эту информацию в такой журнал. Доктор Ватсон заверил Совет, что он стремится к широкому участию научного сообщества в разработке этого журнала, и отметил, что он будет включать данные о людях, а также данные о мышах и других модельных организмах.

Доктор Грей заявил, что было бы очень полезно получить информацию об именах исследователей, работающих с конкретными хромосомами, включая номера телефонов. Он отметил, что информация попадает в базу данных генома медленно.Доктор Ватсон попросил доктора Бентона представить на следующем заседании Консультативного совета отчет о том, что находится в базе данных генома. Он заявил, что важно быстро сообщать о проблемах лицам, ответственным за GDB, чтобы их можно было решить. Доктор Коллинз отметил, что было бы очень полезно иметь список всех исследователей в области генома. Доктор Гайер сообщил, что у нас есть списки участников семинаров по хромосомам. Д-р Ватсон заметил, что важно, чтобы информация с этих семинаров распространялась своевременно, и что NCHGR должен иметь штатного сотрудника, чтобы гарантировать, что это произойдет.Д-р Гайер сообщил Совету, что HUGO знает об этой проблеме и занимается ею.

Отчет о картах индексных маркеров: доктор Гайер сообщил, что составлены карты примерно для 1/3 хромосом, и дополнительные маркеры были выделены и картируются. Д-р Гайер поделился с Консультативным советом, что д-р Хелен Донис-Келлер из Вашингтонского университета вызвалась координировать и собрать генетические карты всех хромосом на основе имеющихся в настоящее время данных в стандартном формате и опубликовать их с указанием крайнего срока подачи рукопись июня 1992 г.Д-р Гайер предложил Совету внести предложения о том, что было бы полезно для этой публикации. Доктор Ватсон заявил, что жизненно важно, чтобы в Соединенных Штатах было одно место, где эта информация была бы легко доступна. Несколько членов Совета привели в пример д-ра Эрика Ландера и его модельные усилия по предоставлению данных о геноме мыши, включая его работу с частной компанией по распространению маркеров. Доктор Гайер отметил, что все маркеры в человеческом списке общедоступны. Доктор Ватсон запросил гранты, выплаченные в 91 финансовом году.Джордан заметил, что NCHGR работает над улучшением своих собственных административных и научных баз данных. Был распространен список всех наград, полученных за 91 финансовый год.

БАЛАНС ПРОГРАММЫ NCHGR

Доктор Джордан поблагодарил доктора Гайера и Джойс Рудик за создание базы научных данных NCHGR. Д-р Гайер отметил, что представленные таблицы были одним из способов систематизации данных в базе научных данных, и попросил Совет внести свой вклад в то, что было бы полезно. Доктор Ботштейн заявил, что он нашел таблицы очень полезными для просмотра «общей картины».»Д-р Коллинз запросил аналогичные данные для Министерства энергетики, отслеживая доллары и исследования, поддерживаемые хромосомами. Персонал NCHGR согласился выяснить, можно ли получить эту информацию от Министерства энергетики.

БЮДЖЕТ

Д-р Джордан просмотрел таблицы бюджета представлен Совету, включая ассигнования на 92 финансовый год. Д-р Коллинз выразила озабоченность по поводу плато в обучении. Д-р Джордан заявила, что это явление наблюдается во всех частях Национального института здоровья. Она сообщила, что Центр сместил свое внимание на награды за карьерный рост.Доктор Коллинз отметил, что учебные программы всегда будут отставать от исследований, и он был обеспокоен тем, что наши возможности ограничены бюджетом. Доктор Джордан согласился, что они были ограничены.

ОБСУЖДЕНИЕ, ИНИЦИРОВАННОЕ СОВЕТОМ

Д-р Кокс запросил информацию об отчете Объединенной целевой группы по информатике Программного консультативного комитета. Д-р Джордан заявил, что отчет этой Целевой группы, включая расформирование Целевой группы, был одобрен на январском заседании Программного консультативного комитета.Отчет будет отредактирован и опубликован. Д-р Бентон рассмотрел суть отчета, и было решено, что копии отчета будут распространены среди членов Совета, когда он будет в окончательной форме.

КОНФЛИКТ ИНТЕРЕСОВ

Доктор Джордан прочитал заявление о конфликте интересов и напомнил членам Совета, что все материалы обзора, предоставленные членам Совета, являются конфиденциальной информацией. Конфликты, связанные с институциональной принадлежностью, уже были выявлены. Членов также попросили отсутствовать во время обсуждения любых заявок, в которых имелся личный или профессиональный конфликт, который не был очевиден.

РАССМОТРЕНИЕ ЗАЯВОК

Совет рассмотрел 78 заявок, запрашивающих 14 328 402 долларов. Заявки включали: 15 регулярных исследовательских грантов, 12 заявок в ответ на запросы о подаче заявок, 9 пилотных проектов, 1 программный проект, 18 грантов по этике, 6 грантов для центров, 7 грантов на конференции, 8 грантов на инновационные исследования для малого бизнеса и 2 дополнительных академических исследовательских гранта. награды. Всего на рассмотрение было рекомендовано 50 заявок на сумму 7 842 178 долларов США.

ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ

Заседание закрывается в 17:00.M.

Настоящим подтверждаю, что, насколько мне известно, приведенные выше протоколы являются точными и полными.

Эльке Джорди, Ph.D.
Ответственный секретарь
Национальный консультативный совет по исследованию генома человека

Джеймс Уотсон, доктор философии.
Председатель
Национальный консультативный совет по исследованию генома человека

Этот протокол будет официально рассмотрен Советом на его следующем заседании, и любые исправления или примечания будут внесены в протокол этого заседания.

Бесплатный и простой шаблон протокола собрания для эффективного собрания

Простой шаблон протокола собрания для повышения продуктивности команды


Ведение надлежащего протокола собрания важно, потому что он помогает вашей команде четко сформулировать выводы, сделанные на собрании, зная, каковы действия предметы, которые им необходимо взять с собой после собрания, и вести записи, на которые будет легко ссылаться в будущем.

Выработка привычки вести хорошие протоколы собрания гарантирует, что ваша команда действительно сможет действовать в соответствии с тем, что обсуждается на собрании, и не тратить время на повторение одних и тех же вопросов снова и снова.

Если ваша команда работает удаленно, ознакомьтесь с публикацией в нашем блоге «12 советов о том, как проводить эффективные удаленные собрания».

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания, также называемый протоколом, резюме собрания или отчетом собрания, представляет собой краткое изложение и запись того, что обсуждается на собрании. Но вам не нужно бояться термина «протокол», так как хорошо составленный протокол встречи должен отражать суть встречи, а не записывать все по минутам.

Этот образец шаблона протокола собрания и руководство предоставят вам советы и идеи, которые помогут вам составить и подготовить эффективные протоколы собрания и заметки о собраниях.

Каковы преимущества ведения хорошего протокола собрания?

Держите встречу целенаправленной и эффективной

Процесс ведения протокола встречи помогает вам сохранять целенаправленность встречи и избегать долгих и бесцельных встреч, которые проводятся без какой-либо структуры.

Предварительно заполнив пункты повестки дня перед собранием и отметив пункты повестки дня в протоколе собрания один за другим по мере их обсуждения во время собрания, помогает убедиться, что все важные пункты, которые вы планировали обсудить в встречи адресованы.

И, поделившись справочной информацией и пунктами повестки дня с участниками встречи перед встречей, ваши товарищи по команде могут подготовиться перед встречей и избежать ситуаций, когда они только понимают, что им следовало подготовить некоторое исследование / сбор данных, чтобы принять решение, которое предполагается сделать на собрании.

Следите за действиями

Последнее, чего вы хотите, потратив драгоценное время на собрания, — это чтобы ничего не предпринималось после обращения к ним на собрании.Если четко перечислить элементы действий, будет легче отслеживать прогресс после собрания, чтобы убедиться, что все последующие шаги, запланированные на собрании, выполняются.

Информировать всех (особенно тех, кто отсутствует)

Иногда люди вынуждены пропускать встречи по разным причинам. Ведение четких и хорошо структурированных протоколов встреч помогает держать в курсе тех, кто отсутствует. Для тех, кто присутствовал, протокол собрания может послужить хорошим подведением итогов и кратким изложением того, что обсуждалось, чтобы каждый мог прийти к единому мнению по ключевым выводам.

Ведение записей для удобства использования в будущем

Важные решения часто принимаются во время собраний, и полезно записывать обоснование и голоса за эти принятые решения, чтобы вам и другим товарищам по команде было легко в будущем понять, почему были приняты определенные решения.

Это особенно полезно, когда новые руководители присоединяются к вашей команде и задаются вопросом, почему определенные процессы выполняются определенным образом, и избегают ситуаций, когда они могут упустить из виду то, что уже было продумано ранее, и вернуться к предыдущему подходу, который не работал. в прошлом.

Как использовать этот бесплатный шаблон протокола собрания

Перед встречей

  • Заполните оба пункта повестки дня и Справочная информация (справочная информация или исследование, которое участники должны прочитать перед встречей) разделы
  • Поделиться протокол собрания (с предварительно заполненными двумя разделами) с вашими товарищами по команде, чтобы они могли подготовиться к собранию, чтобы обеспечить его эффективность
Во время собрания
  • Запишите присутствующих и отсутствующих для облегчения последующие действия и обмен протоколами собрания после этого
  • Отметьте пункты в Пунктах повестки дня , поскольку они обсуждаются, чтобы убедиться, что все запланированные пункты рассмотрены
  • По мере принятия решений и планирования следующих шагов во время обсуждения запишите ключ пункты и задачи в разделе Ключевые выводы и Пункты действий
    • 901 04 Если есть вещи, которые не могут быть завершены на этом собрании, отметьте их в Незавершенные пункты, которые будут отложены после и спланируйте дату следующей встречи

Обмен и хранение протоколов собрания

Обмен протоколами собрания в Интернете и сохранить их в облаке.

После встречи поделитесь протоколом встречи с соответствующими товарищами по команде, чтобы все были в курсе и могли действовать в соответствии с запланированными действиями.

Хранение протоколов собрания в облаке — отличный способ упростить обмен протоколами собрания и их использование в будущем. Например, используя программное обеспечение для совместной работы с документами, такое как Kipwise, вы можете не только сотрудничать со своими товарищами по команде в написании протокола встречи во время встречи с помощью нашего интерактивного онлайн-редактора в режиме реального времени, наша система управления знаниями также упрощает вам поиск сохраненной информации. в будущем.

Пример протокола собрания | Малый бизнес

Джейсон Гилликин Обновлено 4 марта 2019 г.

Протокол собрания — это не просто шпаргалка из того, что было сказано на собрании персонала на прошлой неделе.Протоколы могут быть официальными юридическими документами, отражающими официальные действия совета директоров компании или руководства государственного учреждения. Поскольку протоколы являются официальным документом о деятельности бизнеса и правительства, их эффективное развитие окупается. Если вы пишете заметки на бумаге от руки, вам может пригодиться заранее распечатанная форма, чтобы вы могли поместить соответствующую информацию туда, где она есть. Вы также можете создать компьютерную форму, если возьмете с собой портативный компьютер или электронный блокнот для использования во время встречи.

Информация заголовка

Протокол включает заголовок с датой и местом встречи.В заголовке указывается, кто присутствовал, а кто отсутствовал по уважительной причине, и обычно в нем указывается лицо, которое выполняло функции председателя собрания и секретаря по записи. Встречи, которые происходят одновременно в нескольких местах — например, посредством видеоконференцсвязи — обычно записывают посещаемость в зависимости от местоположения.

Протокол заседания Совета директоров компании A-1 4 мая 2017 г. Зал исполнительного совета, здание штаб-квартиры Роберт Джонсон, председатель и Кайл МакГрегор, секретарь записи Присутствуют: Р.Джонсон, М. Перес, Дж. Хатояма, Ф. Майклс, С. Хоторн, М. Смит, Р. Сэндборн, В. Кларк

Вступительный материал

Минуты обычно начинаются с точного времени, когда председательствующий созывает собрание, чтобы порядок. На большинстве собраний первые пункты повестки дня включают вступительные слова, замечания председательствующего и утверждение протокола предыдущего собрания. Обозначьте основные моменты, предложенные во время выступления председательствующего. Если члены предложили какие-либо поправки к протоколу предыдущего собрания, точно запишите эти изменения.

Г-н Джонсон объявил собрание в 14:46. После неформального знакомства Джонсон объявил, что его кошка недавно родила шесть котят. По предложению г-жи Хоторн протокол июльского собрания был принят единогласно, за исключением того, что слово «грузовик» в параграфе 15 было зачеркнуто и заменено словом «полутрактор».

Согласованная повестка дня

Хотя каждая встреча имеет разную структуру, официальные встречи — особенно для правительственных групп — обычно начинаются с «согласованной повестки дня», которая представляет собой не более чем серию отчетов и заявлений, не требующих голосования.Повестка дня согласия часто включает в себя переписку, отчеты комитетов и другие информационные материалы.

Запишите основные моменты по каждому пункту, обсуждаемому в ходе согласования, указав тему разговора и любые важные комментарии, предложенные участниками во время открытого обсуждения.

Г-жа Смит зачитала в протокол письмо от XYZ Manufacturing Company от 4 ноября. В письме хвалят профессионализм транспортного подразделения в ускорении доставки продукции высокого уровня.Г-н Перес, от имени транспортного подразделения, сказал, что XYZ отлично справилась с предоставлением подробных инструкций по маршруту.

Деловая повестка дня

Деловая повестка — это место, где происходит действие — часть собрания, где участники обсуждают и голосуют по различным вопросам действий. В официальных протоколах секретарь должен записать фактическое предложение, по которому проводится голосование, и фактическое количество голосов, включая тех, кто голосовал за и против вопроса. Как правило, секретарь также фиксирует краткое изложение дискуссии, включая основные моменты, сделанные каждым выступившим членом.

Технически не существует такого понятия, как голосование «воздержаться». Воздержаться — значит вообще не голосовать. Людям, желающим записать, что они не поддерживают и не возражают против того или иного вопроса, следует вместо этого проголосовать «присутствовать».

Джонсон начал обсуждение счета от ABC Widgets на 21 434,87 доллара. Г-жа Хатояма сообщила, что на прошлой неделе финансовый комитет одобрил счет. Г-н Майклс сказал, что поддерживает текущую работу с ABC Widgets. Хатояма предложил утвердить счет от ABC Widgets, Inc., за 21 434,87 долларов. Мисс Сэндборн поддержала. Движение повело счет 4: 2: за Хатояма, Сэндборн, Майклс и Смит, против — Перес и Кларк.

Заключительные материалы

Большинство минут обычно заканчиваются временем окончания собрания. Протокол подписывается председательствующим и записывающим секретарем, хотя, если секретарь является членом группы с правом голоса, то одной лишь подписи секретаря часто бывает достаточно.

Джонсон закрыл собрание в 7:14.м. Следующее заседание назначено на 5 августа в 15:00. в зале исполнительного совета.
Подпись, Роберт Джонсон, председатель Кайл МакГрегор, секретарь записи

Образец протокола заседания Совета директоров

Nasdaq Governance Solutions стремится дать возможность компаниям любого размера и любого происхождения объединяться и процветать.Когда дело доходит до заседаний совета директоров, ведение протоколов является важной практикой надлежащего управления.

Протокол заседаний служит беспристрастным «свидетелем» того, что совет директоров выполняет свои фидуциарные обязанности и применяет совещательный процесс принятия решений. Они облегчают ведение бухгалтерских книг и учетных обязательств компании.

В этой статье мы выделим ключевые моменты по протоколу собрания и поделимся простым шаблоном, который вы можете использовать.

1. Считать протоколы юридической записью

Хотя протоколы заседаний совета директоров не обязательно рассматривать как стенограмму каждого взаимодействия, они должны быть подробными и рассматриваться как юридическая запись.Протоколы могут стать важными, когда дело доходит до судебного разбирательства, аудита или нормативной проверки. Рекомендуется разослать протоколы докладчикам, советникам, комитетам и председателю совета директоров для обратной связи.

2. Использовать шаблон

Шаблон повышает эффективность, позволяя корпоративному секретарю сосредоточиться на важных моментах, таких как фиксация решений, ходатайств и ключевых обсуждений.Подготовьте шаблон заранее, чтобы не упустить более мелкие детали. Как только вы разработаете шаблон, в центре внимания будет суть встречи.

3. Использование программного обеспечения портала плат

Портал правления, такой как Nasdaq Boardvantage®, является ценным инструментом для оптимизации протоколов заседаний.Порталы позволяют быстро распределять черновики минут для окончательного утверждения, пока воспоминания остаются свежими. После распространения они могут облегчить быструю подписку и хранить утвержденные протоколы в центральном месте для использования в будущем.

4. Дополнительные наконечники

  • Просмотрите материалы и протоколы предыдущего собрания перед встречей, чтобы быть готовыми.
  • Сядьте рядом с председателем правления, чтобы незаметно попросить разъяснений, не прерывая собрания.
  • Следите за элементами действий и их владельцев в электронной таблице вне шаблона протокола
  • Придерживаться последовательной регистрации и распределения процессов для прозрачности среди заинтересованных сторон

.

You May Also Like

Лечение аллергии у детей: эффективные методы и симптомы

Как правильно готовить детскую молочную смесь: полезные советы для родителей

Физическое развитие ребенка в первый год жизни: нормы и особенности по месяцам

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *