Правило тайм менеджмента: Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем

Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем

Если постоянно заваливает работой и домашними делами, возможно, стоит пересмотреть подход к планированию. Управление временем — целая наука. Рассказываем, как работает тайм-менеджмент и как управлять своим временем

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях и не отклоняться от курса.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

1. Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
2. Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
3. Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

План задач на завтра можно составлять в блокноте на бумаге или в приложении

2. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.

3. Дедлайны

Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

7. Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.

Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.

Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Чаще всего таймер Pomodoro выглядит так (Фото: bakunin.com)

Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

• Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
• Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
• Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

Матрица Эйзенхауэра

• Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
• Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
• Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит делегировать, чтобы освободить время для важных и срочных.
• Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

• «Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
• «Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
• «Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
• «Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

• Focus To-Do — таймер Pomodoro и таск-менеджер одновременно.
• Trello — канбан-доска для личных нужд и работы в команде.
• Forest — таймер для телефона: пока вы не трогаете свой смартфон, на его экране растет дерево. Стоит вам разблокировать его в неположенное время, дерево погибает.
• Notion — база данных для хранения и систематизации практически любой входящей информации.
• Todoist — планировщик, который можно настроить под разные методы планирования, в том числе матрицу Эйзенхауэра.
• SingularityApp — таск-менеджер, который умеет переделывать письма из электронной почты в задачи.

Книги по тайм-менеджменту

Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.

Читайте также на РБК Трендах:

Тайм менеджмент: управление временем — 10 секретов

Основным ресурсом для любого вида работы, в особенности для проектной деятельности, является время. Главная его специфика – невозобновляемость: вы можете получить дополнительное финансирование, требуемые материалы, работников и т.д. Но вернуть потраченное впустую время невозможно, наверстать его, не потеряв в качестве итогового продукта не получится. Научиться бережно и рационально обходиться с имеющимися запасами можно с помощью тайм-менеджмента. Это не научная дисциплина, не профессиональное умение – это искусство управления временем, практический навык, который после освоения сопровождает человека во всех сферах жизни. И самое важное то, что каждый может научиться рационально распоряжаться своим временем — и мы поможем вам разобраться, как это сделать и как начать применять столь полезное умение в повседневной жизни и профессиональной сфере!

Что такое Time-менеджмент?

Термин «Time менеджмент» можно дословно перевести с английского именно как «управление временем». Разумеется, здесь не имеются ввиду никакие сверхъестественные способности, под управлением здесь понимается умение наиболее эффективно распоряжаться имеющимися у вас запасами времени, грамотно вести их учет и планирование. С научной точки зрения управление временем определенный подход к организации собственного времени и повышение эффективности его использования.

Смотрите подробнее — система учета рабочего времени.

Попробуем разобраться в тайм-менеджменте, простыми словами. Это, прежде всего, возможность работать меньше, успевая при этом больше. То есть это навык решать все необходимые вопросы и выполнять требуемые задачи в минимальный временной промежуток. Для этого необходимо научиться так распределять имеющиеся временные рамки, чтобы успевать в срок выполнять все первостепенные дела и не отвлекаться на незначительные или посторонние аспекты.

При этом от вас не потребуется жить в режиме постоянного дедлайна и разрываться на работе между различными ее этапами. Другими словами, тайм-менеджмент позволяет делать больше не за счет повышения интенсивности вашей деятельности, а за счет оптимизации затрат времени на каждый вид деятельности, исключения его нецелевого использования. Ведь, если отследить характер своей активности за день, можно увидеть, что в совокупности достаточно долго человек занимается абсолютно неполезной деятельностью. И это не касается отдыха, приемов пищи и прочих необходимых дел. Более того, грамотно распоряжаясь своим временем, вы получаете больше жизненного пространства и возможностей заниматься любимыми делами.

История становления тайм-менеджмента

Задумываться о необходимости нормировать распорядок дня и организовывать свою активность люди стали еще на заре новой эры. Первые труды, посвященные вопросам разделения времени на хорошее, плохое и потраченное бесполезно, написал еще античный философ Сенека. Он же говорил о том, что каждый использованный период времени необходимо оценивать с позиции его заполненности. Эти идеи древнеримского ученого впоследствии стали фундаментом учения о личной эффективности.

Большой вклад в развитие науки тайм-менеджмента внес итальянский ученый Альберти. Он впервые сказал о взаимосвязи эффективного пользования временем и личной успешности. Также именно Альберти сформулировал 2 правила, которые можно отнести к принципам тайм-менеджмента:

• Составляйте план дел на день.
• Располагайте дела и задачи в порядке уменьшения их значимости.

Использование же этих советов на практике началось только с 80-х годов 20-го века. И умение управлять временем быстро было оценено по достоинству специалистами всех уровней: руководителями, менеджерами, специалистами различного профиля. Также этот навык необходим предпринимателям, авторам и исполнителям проектов. Кроме того, он будет полезен практически каждому занятому человеку в любой сфере жизни.

Основные правила управления временем

Если вы задаетесь вопросом, с чего начать освоение тайм-менеджмента, то наш ответ вас, вероятно удивит. Прежде всего, нужно разобраться, а нужно ли вам уметь управлять временными ресурсами. Дело в том, что для человека, у которого мало задач и занятий, это знание и умение будет бесполезным.

Если же вы действительно испытываете дефицит времени и регулярно что-то не успеваете, то вам необходимо освоить следующие принципы:

1. Планируйте деятельность на тот или иной период времени. Это поможет не пропустить ни одной задачи, а также распределить их по значимости. Кроме того разделяйте все дела на гибкие и жесткие. Первый тип не имеет строгой привязки к времени, однако у нее есть срок исполнения и определенная важность. Например, составить отчет до вторника – гибкая задача. Примеры жестких задач, привязанных к определенным датам и времени, — совещание, деловая встреча, форум и т.д.
2. Составляйте список дел в письменном виде. Написанный от руки или на компьютере порядок действий будет гораздо эффективнее и нагляднее того, который вы формируете в своей голове.
3. Разделяйте большие задачи на более мелкие. Это поможет более точно распределить имеющееся у вас время.
4. Используйте электронные системы управления – сервис Intasker поможет не только не забыть ни одну задачу, но контролировать прогресс ее выполнения, получать напоминания, привлекать к работе дополнительных исполнителей.
5. Учитывайте возможный форс-мажор. Имейте тот или иной резерв времени, чтобы преодолевать последствия таких обстоятельств.
6. Формулируйте четкие цели и задачи, через достижение которых будет выражаться требуемый вам результат. Целеполагание – это одно из основных условий эффективного планирования времени. Цели должны быть как общими, так и локальными.
7. Отслеживайте соблюдение установленного плана действий и временных рамок. Для этого может использоваться диаграмма Ганта. В системе Intasker вы можете строить наглядную диаграмму, отображающую объем и иерархию задач, а также оставшееся для их выполнения время, буквально в 1 клик. Все необходимые данные система возьмет из составленного ранее перечня заданий.
8. Распределяйте имеющиеся дела по значимости и сложности. В первую очередь должны выполняться наиболее тяжелые и важные задания. Это не только повысит продуктивность работы, но и снизит уровень стресса – вам не придется постоянно думать о трудном деле, отложенном напоследок.
9. Выявляйте и устраняйте «пожиратели времени». Это бесполезные с точки зрения конечной цели дела, на которые тратится много времени. К основным пожирателям относятся соцсети, электронная почта, телевизор, смартфон с множеством приложений, перекуры, слишком частые перерывы на чай и т.д. Разговоры с коллегами, знакомыми тоже можно назвать пожирателями времени.
10. Планируйте отдых. Это не только поможет более четко распределить имеющиеся запасы времени, но и защитит от переутомления.

Это основные правила тайм-менеджмента. Однако ими он не ограничивается. Вы можете выработать собственные принципы в соответствии с особенностью деятельности.

Преимущества применения тайм менеджмента

Еще раз конкретизируем, для чего нужно управлять временем. Внедрение в свою деятельность его правил и принципов обеспечивает следующие преимущества:

• возможность достигать большего количества целей и задач;
• повышение успешности деятельности;
• достижение запланированных задач в более короткие сроки;
• сохранение времени на хобби, занятия спортом, общение с близкими людьми; избавление от ощущения постоянного переутомления, стрессов, усталости;
• возможность точно спланировать время на тот или иной период;
• получение контроля над собственной жизнью.

Таким образом, освоение этого искусства поможет достичь как большей эффективности в профессиональной сфере, так и большего объема свободного времени.

менеджмент — 10 методик управления временем и эффективного планирования

Содержание:

Успешного человека отличает способность планировать часы активности, равномерно распределяя нагрузку и отдых. Он не спешит и не опаздывает, не завершает проекты в последний момент, не теряет драгоценные минуты впустую. Это и называется эффективный тайм-менеджмент, когда периода дневной активности хватает на всё – не только на работу, но и на насыщенную жизнь. В этой статье мы подробно рассмотрим базовые и продвинутые методы, а также программные решения, которые помогут достичь наилучших результатов.

Что такое тайм-менеджмент: ключевые определения

Определение тайм-менеджмента сводится к его переводу. С английского Time Management переводится как «управление временем». Чаще всего подразумевается продуктивность сотрудников, точнее – повышение продуктивности их труда. На деле речь идет о том, чтобы научиться самому и научить подчиненных соразмерно распоряжаться своим временем.

Очевидно, что буквально контролировать время невозможно. Тогда что это за принцип, о котором мы говорим? В действительности, это научный подход к учету, распределению и оперативному планированию временных ресурсов. Это означает своевременное решение задач. Если ресурс распределяется целесообразно, ни один бизнес-процесс на предприятии не остается без внимания и всегда реализуется в установленный срок.

Результат – нет простоев и переработок. Это колоссальное заблуждение, что  временя в рамках крупного предприятия нельзя управлять умно, чтобы каждый специалист решал свои задачи без задержек, ведущих к замедлению работы компании. Рядовой работник, менеджер, руководитель – научиться планированию времени может каждый.

Базовые принципы тайм-менеджмента

Планирование времени (или менеджмент времени) – это не один конкретный метод и не технология. Это умный подход к тому, как распоряжаться своим самым важным ресурсом. Несмотря на внешнюю сложность, управление временем на предприятии, а также эффективное управление личным временем реально свести к семи базовым принципам.

 Планируйте все дела

Понятно, что действия у вас распределяются по приоритетам. Но чтобы уметь распорядиться своим временем правильно, нужно запомнить – все дела, которые вы решаете за день, важные. Потому что все задачи отнимают часы активности. Исходя из этого, осуществляйте планирование всего дня. Фиксируйте каждое действие заранее на письме, включая чашку кофе с другом. Это основы, которые научат распоряжаться временем эффективно.

Формулируйте желаемый результат

Вы не постигнете основные принципы современного тайм-менеджмента, если не разовьете навык декомпозиции цели (личной или рабочей – не имеет значения). Итог вашего труда должен соответствовать следующим параметрам – быть конкретным, измеримым, достижимым и актуальным. То есть, например, вы не просто поднимаете продажи на 30%, а проводите акции, пересматриваете ценовую и кадровую политику, запускаете рекламу в СМИ. Дробите масштабные проекты на перечень небольших задач и соответствующих им решений.

Расставляйте приоритеты

Умение управлять временем на предприятии, равно как и организация своего личного времени, требует понимания того, что нужно сделать в первую очередь. Мы уже сказали, что все дела за день важные, но некоторые нужно сделать быстрее, тогда как другие потребуют больше ресурсов. В основе личной и рабочей эффективности решений лежит концепция распределения дел по приоритету. Для этого можно использовать, например, Матрицу Эйзенхауэра, распределяя дела на:

 

Фокус задач

Чтобы понять, как научиться распоряжаться своим временем, нужно сначала освоить умение фокусироваться. Планирование конкретной задачи и всех связанных действий имеет своей целью позволить вам делать в один момент одно дело. Тут каждый сам себе тайм-менеджер. С этой точки зрения процесс управления своим временем сводится к двум моментам:

 

Анализируйте и адаптируйтесь

Если вы уже применяете методы организации рабочего процесса, но всё равно не понимаете, как научиться управлять собственным временем, обратите внимание на индивидуальность подхода. Любая матрица, график, правило, принцип решения задач адаптивны. Это значит, что для конкретного дела вы подбираете свое эффективное решение. Иными словами, у каждого своя система, как лучше распоряжаться временными ресурсами. Начните прямо сейчас, пробуйте разные подходы, анализируйте результаты, подбирайте то, что лучше подходит вам.

Отдых тоже планируйте

Чтобы понять, как эффективно распоряжаться рабочим временем, нужно научиться распоряжаться личным. Отдых дает силы для решения ваших задач за рабочий день. Но отдых – это не только 7-8 часов сна в сутки. Это еще и хобби. Планируйте хобби, помечайте его как дела, которые нельзя отложить или перенести. Это базис личной эффективности, потому что отвлечение от рутины повышает производительность. Научите так же управлять временем своих сотрудников, раскрывая менеджмент в чистом виде.

Как уметь распорядиться своим временем: топ-10 конкретных действий

Вы прочли азы, но еще не знаете, как управлять своим временем. Потому что планирование – это не просто эффективный алгоритм шаблонных действий. Объективно эффективный (результативный) тайм-менеджмент – это способность применять конкретные шаги для решения задач, с которыми вы сталкиваетесь в процессе работы за день. Сейчас мы рассмотрим продвинутые методы, которые помогут «делать дела» быстрее и лучше.

Правило 1-3-5

Всё просто – вы можете сделать за день девять дел. Одно наиболее значимое, три чуть менее значимых, пять мелких (по масштабу и значению). Распланируйте на завтра и на неделю вперед все нужные действия, расставив их в соответствии с этим правилом. Скоро вы поймете, что девять дел – слишком много или слишком мало для вас. Тогда вы скорректируете правило под себя. Просто начните реализовывать дела в таком порядке, это поможет правильно распределять временные ресурсы, дав практический базис.

Правило Бейли

Его еще иногда называют правилом трех. Это правило может дополнять или полностью заменять предыдущее. Если хотите научиться грамотно распоряжаться своим временем, начните с данного подхода. Выберите три важные дела, которые нужно успеть реализовать за завтрашний день. Полностью сосредоточьтесь на них. Помните, что по статистике, 20% наших усилий приносят 80% результата. Но главное здесь – знать, для решения каких именно задач целесообразно прилагать максимум усилий.

Правило десяти минут

На удивление, это одно из самых эффективных правил в современной теории контроля временных ресурсов за рабочий день. Метод идеально прост – у вас есть дела, которые нужно реализовать, но вы не желаете их выполнять. Какие бы это ни были дела, примените метод управления и манипулирования своим сознанием. Скажите себе: «Десять минут – это совсем немного, это не проблема. Поэтому я потрачу на это дело лишь десять минут». Не сомневайтесь, вы потратите эти минуты эффективно, и вероятно – потратите больше. Вероятно, вы даже сделаете то, что не хотели. Просто начните.

Правило Чирилло

Иногда называется правилом Помодоро. Сам Франческо Чирилло не думал о том, как лучше распоряжаться временем. Он просто постоянно отвлекался, а потом вспомнил, что на телефоне есть таймер. Он начал ставить таймер на 25 минут. Когда таймер срабатывал – Чирилло 5 минут занимался чем-то кроме решения текущих задач. Потом снова ставил таймер на 25 минут. Теперь это один из самых эффективных методов тайм-менеджмента для организаций.

Правила цикличности 90/30 и 52/17

Умно распоряжаться ресурсами времени можно и по-другому. Правило 90/30 использует масса известных личностей, включая Лео Видрича (основатель Buffer). Идея в том, что вы с максимальной концентрацией решаете текущие задачи на протяжении 90 минут. Затем полчаса отдыхаете, после – опять полтора часа интенсивной работы. Вы удивитесь, как много можно успеть за день, используя этот простой принцип! Правило 52/17 аналогично, но циклы работы/отдыха за день укорочены. Второй вариант подойдет тем, кому сложно трудиться полтора часа без перерыва, сохраняя фокус на цели.

«Поедание лягушек»

Этот подход придуман легендарным Брайаном Трейси, лягушками он называл проблемы, которые совсем не хочется решать. Идея в том, чтобы в самом начале дня через силу «съесть лягушку». Управление временем в вашей организации можно реализовывать по этому правилу. Оно простое, но после «поедания лягушки» сотрудник буквально снимает камень с души, получая сразу два преимущества. Он качественно решил важную задачу (так как делал это со свежими силами) и будет продуктивен дальше, потому что у него отличное настроение (ведь лягушка уже съедена!).

Временные блоки

Управление временем и последовательное планирование как метод, воплощающий идею тайм-менеджмента, имеет одну сложность. Как распределять важные дела на день, если вы не знаете, сколько часов уходит на задачи, которые нужно выполнить завтра? Для тайм-менеджмента важно не только планирование, но и управление временными ресурсами. С данной целью мало расписать все текущие моменты на бумаге. Нужно сделать это на календаре с указанием промежутков времени, которые нужны для конкретных действий. Ведь, условно, кто-то сходит в магазин за хлебом за пять минут, а кто-то – за двадцать пять.

Подход «канбан»

Тайм-менеджмент – это целевой результат в минимальный срок. Понимая это, и изучив принципы современного тайм-менеджмента, специалисты компании «Тойота» вывели оптимальный вариант графического управления временем. Их подход – это доска с тремя столбцами: «Сделать», «Делаю», «Сделано». Каждый руководитель, менеджер и рядовой сотрудник имеет такую доску. В результате, каждый четко осуществляет планирование личной активности, выполняя важные дела в первую очередь и всегда в срок.

Принцип двух минут

Умение управлять временными ресурсами складывается из привычек. Управление временем на предприятии – не исключение. Решая текущие дела и задачи, заведите привычку – делать прямо сейчас всё, что займет до двух минут вашего времени. Попробовав пару дней, вы быстро поймете, зачем вам нужен тайм-менеджмент и как всё это работает.

Метод фокуса Тима Ферриса

Технология управления временем, включая управление временными ресурсами на предприятии, учит нас, что для повышения эффективности наших действий нужно в первую очередь учитывать два закона менеджмента времени. Это основы основ тайм-менеджмента, но они не для всех очевидны, поэтому американский писатель и инвестор Тим Феррис решил сформулировать оба закона в рамках своего метода фокуса:

1. Закон 1 – Принцип Парето. Мы его уже упомянули. Вне зависимости от используемой вами технологии управления временем (тайм-менеджмента) примерно 20% ваших усилий решают 80% ваших дел.
2. Закон 2 – Концепция Паркинсона. Вне зависимости от того, насколько четкое планирование и методы контроля, работа всегда занимает то время, которое нужно для ее выполнения.

Тим Феррис обозначает, что сначала не стоит думать о том, зачем и как управлять своим временем. Нет необходимости забивать себе голову понятием тайм-менеджмент, методами аналитики и планирования времени. В первую очередь учитесь фокусироваться на том, что нужно здесь и сейчас. Работу нужно сделать? Делайте!

Лучшие приложения для тайм-менеджмента

Если вы понимаете, что вам нужен тайм-менеджмент личного времени, вы просто применяете на практике вышеуказанные методики. Но планирование временного менеджмента на предприятии требует системного комплексного подхода. В этом случае контроль деятельности персонала помогает осуществлять специальный софт.

Todoist

Это веб-сервис и приложение, которое позволяет формировать в облаке блоки проектов и задач. Задачи можно делегировать, выстраивать иерархию исполнителей. Сервис отмечает, какие дела исполнитель выбрал, сколько времени потратил на их решение. Особенность – в зависимости от эффективности работы исполнителям присваивается уровень кармы, который показывает их суммарную работоспособность. Сервис подходит для базового тайм-менеджмента.

 

Microsoft To-Do

Еще один сервис тайм-менеджмента, представленный веб-версией, а также десктопной и мобильной. Позволяет планировать дела и задачи по календарю, помечая, сколько часов на них должно уйти и сколько ушло реально. Сервис дает возможность удобно осуществлять контроль за своим временными ресурсами, оставлять доп. пометки для дел, пересылать проекты полностью или частично другим пользователям. Microsoft To-Do реально помогает управлять личным временем, но совсем не ориентирован на корпоративный тайм-менеджмент.

 

Bitcop

Мощное многоцелевое решение, которое позволяет управлять персоналом во всех аспектах – от уровня тайм-трекера до интегрированной защиты от инсайдерских сливов. Приложение фиксирует все дела и задачи специалистов и отделов, ведет тотальный контроль времени, блокирует доступ к нежелательным сайтам и приложениям. Есть встроенная функция кейлоггера, можно включить автоматические скриншоты рабочего экрана и формирование удаленных отчетов в ответ на различные действия специалиста. Что немаловажно для управления временем сотрудников – активная программа не видна и не нагружает систему.

 

Trello

Приложение позволяет заниматься базовым планированием задач, представляя собой виртуальную доску с карточками, где отмечаются актуально выполняемые  дела и требующие внимания. Фиксируются общее время труда и затраты времени на конкретные задачи. Идеально подходит для базового тайм-менеджмента по принципу «канбан».

 

Google Календарь

В этом облачном сервисе нет полноценной функции тайм-менеджмента.  Его используют для управления временем и планирования событий, встреч, проектов. Сервис представлен веб-приложением и мобильным вариантом, основная работа ведется с виртуальным календарем, есть возможность настроить пуш-уведомления, которые будут предупреждать пользователя по электронной почте. Для личного планирования Google Календарь оптимален. Для корпоративного применения с целью повышения эффективности специалистов возможностей недостаточно.

Это общий обзор по основным возможностям. Подробный рейтинг систем учета позволит наглядно сравнить функционал и потенциал применения ряда топовых решений для тайм-менеджмента.

Обзор книг по управлению временем (корпоративный тайм-менеджмент) от ведущих мировых экспертов

Менеджмент времени – популярная сфера, потому что вермя – один из немногих невосполнимых ресурсов в нашей жизни. Поэтому закономерно, что выпущены без преувеличения десятки тысяч книг по этой теме. Увы, реально полезны из них единицы, о лучших из лучших рассказ ниже.

Если вам эта область действительно интересна, если вам нужны реальные практические сведения, продиктованные жизненным опытом людей с именем, то начните со следующих произведений – Дэн Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент», Люси Паладино «Максимальная концентрация», Штефан Нётенберг «Управление временем по помидору». Данные книги высоко оценены бизнесменами и независимыми экспертами, их стоит прочитать.

Как лидера направления выделим Брайана Трейси. Это американский бизнесмен, инвестор и писатель, книги которого переведены почти на все языки мира. «Точка фокуса», «Привычки на миллион», «Мастер времени», «Достижение максимума» – лишь некоторые из его бестселлеров. Трейси с 8 лет занимался тайм-менеджментом, хотя на тот момент такого понятия даже не существовало. Сейчас ему 77, а он как  и прежде, строг к своему времени. Книги Трейси приоткрывают методы высшего уровня, для рядовых специалистов и руководителей всех эшелонов.

Заключение

Понятие «тайм-менеджмент» включает в себя грамотное управление временными ресурсами.

Составляйте списки того, что нужно делать прямо сейчас. Отмечайте, сколько часов уходит на достижение тех или иных целей. Простые цели реализуйте здесь и сейчас, для сложных – собирайтесь с силами, фокусируйтесь  и «съедайте лягушку».

 

менеджмент — правила и эффективные методики управления временем

Стремительный темп жизни и ограниченные временные рамки часто мешают достигать поставленных целей. Чтобы не путаться в бесконечных потоках информации, нужно научиться планировать рабочий день, правильно расставлять приоритеты. Именно это умение отличает успешных бизнесменов от остальных и является одним из главных требований престижных работодателей.

Что такое тайм-менеджмент

Time-management – комплекс методик, направленных на выработку навыков по эффективной организации личного времени. Предусмотренные им инструменты помогают успевать справляться с множеством дел в короткие сроки, избавиться от хронической усталости, давления временных ограничений и вечных стрессов. При правильном применении рекомендуемых техник существенно улучшается результативность труда, находится время на отдых.

Различные системы тайм-менеджмента тренируют осознанный контроль над количеством времени, затрачиваемым на выполнение задач, позволяют оптимально распределить работу, способствуют профессиональному и личностному росту.

Практики включают обширный спектр действий:

• постановка целей;
• планирование рабочего дня;
• распределение личного времени;
• приоритизация задач;
• управление ресурсами;
• разработка действенных стратегий;
• формирование списков;
• делегирование (перепоручение) задач;
• определение, фиксирование, анализ временных затрат.

На тему тайм-менеджмента написано множество книг, статей и публикаций. Массу полезного можно почерпнуть в работах Дэна Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент», Керри Глиссона «Работай меньше, успевай больше», Ричарда Брэнсона «К черту все! Берись и делай!», Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок».

Закон тайм-менеджмента

Преимущества применения тайм-менеджмента

Сотрудник, владеющий методиками тайм-менеджмента:

• развивается в разных сферах деятельности;
• правильно распоряжается собственными временными ресурсами;
• продуктивно работает в любых ситуациях;
• четко выделяет цели в порядке приоритетности;
• избегает ненужных ошибок;
• не отвлекается на посторонние вопросы и проблемы;
• выполняет задачи на порядок быстрее коллег;
• справляется с делами в минимальные сроки;
• менее других подвержен стресс-факторам;
• поддерживает благоприятную атмосферу в коллективе;
• уделяет достаточно внимания семье, отдыху, хобби, самосовершенствованию.

Такой специалист бесценен для любой компании. Многие успешные фирмы стараются «воспитать» в персонале подобные качества, отточить навыки дисциплинированности, самоорганизации. Для этого руководство устраивает регулярные тренинги, семинары, курсы, охватывающие теоретическую базу и практическое освоение тайм-менеджмента.

Реальные «убийцы» времени

На уроках освещаются следующие темы:

1. Предпосылки, цели, основные этапы управления временем.
2. Целеполагание, определение приоритетных и второстепенных задач, структура временного ресурса.
3. Планирование дел: выделение перспектив, просчет шагов, составление эффективного плана действий.
4. Системы управления временным ресурсом.
5. Инструменты, хитрости и приемы, повышающие личную эффективность.

Компаниям, практикующим данные методики, удается сформировать работоспособный коллектив, ориентированный на главные цели. Это исключает пустую, бесполезную трату времени, способствует достижению максимальных результатов при минимальных усилиях и временных затратах.

Также планирование помогает преодолеть основные барьеры, затрудняющие своевременное выполнение задач:

• прокрастинация – желание отложить важные дела и мероприятия на «завтра», уклонение от текущих обязанностей;
• перфекционизм – постоянная неудовлетворенность результатами.

Согласно правилам тайм-менеджмента, производительность увеличивается не за счет скорости или большего объема работ. Результативность растет благодаря исключению сотен мелких, бессмысленных дел, разграничению личного и рабочего, устранению хронофагов – отвлекающих объектов, мешающих основной деятельности.

Высказывание Сенеки о планировании времени

Запуская какой-либо бизнес в сфере e-commerce, в первую очередь необходимо постараться создать эффективную команду, от которой во многом зависит дальнейшая прибыль, популярность, успешность, конкурентоспособность проекта. В некоторых фирмах есть отдельная должность тайм-менеджера. Этот специалист обучает сотрудников самоорганизации и планированию.

Главные принципы управления временем

Наука управления временем состоит из системы принципов. Данные положения служат фундаментом любого инструмента, применяемого в рамках time-management:

1. Планирование действий. Дела нужно планировать всегда: на ближайший день, неделю, месяц. Составляйте четкие краткосрочные и долгосрочные планы, способствующие эффективной, оперативной работе. Обозначайте цели на бумаге или в электронном ежедневнике. Разбивайте объемные дела на мелкие подзадачи, заранее продумывайте последовательность действий в масштабных проектах. Оставляйте резервный запас времени на форс-мажоры.
2. Формулировка конкретных целей. Важная составляющая тайм-менеджмента – целеполагание. Применяйте правило «декомпозиции целей»: ставьте глобальные задачи, делите их на более конкретизированные, локальные дела, переходя от общего к частному. Вместо расплывчатого образа рисуйте четкую картину. Разработайте систему ценностей, учитывайте возможные ошибки. Определяйте последствия достижения целей, мотивирующие к работе (рост узнаваемости бренда, лояльность клиентов, увеличение объемов продаж).
3. Фиксирование плана. Применяйте действенные инструменты для наглядного отображения планов. Задавайте нужный алгоритм действий компании, подразделению, отдельному сотруднику. Иллюстрируйте поэтапное выполнение работ, оперативно вносите правки: это поможет предотвратить нежелательные сбои, вовремя стабилизировать ситуацию. Специалисты рекомендуют использовать планнеры – программы для планирования дел. Отличные варианты для предпринимателей – Evernote, Trello, Basecamp.
4. Расстановка приоритетов. Ранжируйте дела по степени важности. Выполняйте действия последовательно: начинайте с неотложных задач, плавно переходя ко второстепенным. Сосредотачиваясь на текущих пунктах, не забывайте о главном направлении. Планируйте сложные дела на часы пиковой производительности.
5. Фокусирование на главном. Концентрируйте внимание на глобальных целях. Главный практический навык тайм-менеджмента – не отвлекаться на постороннее. Выполняйте менее важные дела в «не ресурсное» время. Умейте говорить «нет», избегая незапланированных перерывов: старайтесь отказываться от пустой болтовни с коллегами, интернет-серфинга по соцсетям, просмотра ТВ и чтения желтой прессы в рабочие часы.
6. Анализ опыта. Оставайтесь осознанными, наблюдайте за изменениями в собственной жизни со стороны. Анализируйте ситуации, которые привели к особым потерям личных ресурсов. Разбирайте ошибки, принимайте меры по предотвращению неудач в будущем. Делайте прагматичные выводы, создавайте индивидуальный свод правил по тайм-менеджменту, подстраивая их под особенности конкретной деятельности.
7. Планирование отдыха. Полноценный отдых – один из элементов эффективного управления временем. Желая улучшить личную результативность, планируйте не только бизнес-задачи, а и качественный досуг. Не экономьте на общении с близкими, высыпайтесь, берите выходные дни. Использовать психофизиологические возможности в полной мере можно лишь при условии полного и регулярного восстановления сил.

Правила тайм-менеджмента

Планирование – залог успеха. Большинство успешных людей планирует день поминутно.

Эффективные методы планирования

От теоретических основ перейдем к непосредственной практике и разберем эффективные инструменты тайм-менеджмента, которые применяются в различных бизнес-сферах.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – известная концепция тайм-менеджмента для выделения приоритетов. Основное предназначение методики – грамотная сортировка дел по категориям срочности и важности. Подход, рекомендованный президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, помогает не запутаться в бесконечном списке задач, легко выделяя главное.

Важность дела определяется его влиянием на бизнес, срочность – привязанностью к конкретной дате/времени. Каждое дело необходимо занести в матричную схему и распределить по отдельным колонкам, соответствующим характерному типу:

1. Важное, срочное («Сектор пожара»). Неотложные дела с «горящими» сроками, требующие немедленной реализации сегодня – разрешить кризисные ситуации, воплотить главные проекты, сдать налоговую отчетность, обновить лицензии.
2. Важное, не срочное. Задачи, ориентированные на будущее – планировать новые цели, налаживать взаимоотношения с партнерами, разрабатывать действенные маркетинговые стратегии, совершенствовать ассортимент, техническую часть сайта, изучать перспективные направления бизнеса.
3. Не важное, срочное. Ежедневная рутинная работа – совершить деловые телефонные звонки, проверить почту, разослать письма, провести совещания.
4. Не важное, не срочное. То, что лучше вовсе вычеркнуть из повседневного списка – хронофаги.

Прежде всего следует выполнять дела, отнесенные к первому типу, затем – ко второму. Задачам третьего типа можно посвятить оставшуюся часть дня или перепоручить их подчиненным. Такая последовательность предотвратит кризисные ситуации, несущие ущерб для бизнеса, даст проекту новые возможности развития. Старайтесь не допускать, чтобы важные дела перетекали в сектор срочных.

Матрица Эйзенхауэра

ABCDE

Данный метод также предполагает распределение дел по уровню важности. После тщательного анализа текущего списка задачи расставляются по соответствующим приоритетам от «A» до «E»:

1. «A». Важные, приоритетные дела. Не терпят отлагательств, имеют серьезные последствия для работы (при больших количествах нужно использовать дополнительную градацию A-1, A-2, A-3).
2. «B». Важные дела, не предусматривающие столь серьезных последствий.
3. «C». Желательные мероприятия без неприятных последствий в случае невыполнения.
4. «D». Задачи, которые можно делегировать коллегам, подчиненным.
5. «E». Занятия, от которых стоит отказаться.

К задачам из каждого последующего уровня необходимо приступать только после завершения предыдущих. Желательно ставить дедлайны, планируя окончание каждого процесса к определенному времени.

SMART

После формулировки основной цели следует конкретизировать подзадачи. Для этого отлично подходит метод SMART.

Локальная цель должна соответствовать ряду критериев:

1. Specific – конкретика.
2. Measurable – измеримость.
3. Attainable – достижимость.
4. Relevant – актуальность (истинность).
5. Time-based – временная ограниченность.

Задачи, сформулированные по методу SMART, проще выполнять: в их описании содержатся конкретные требования. Двигаясь к крупной миссии с помощью последовательных действий, можно существенно сократить время на выполнение работы.

Постановка целей по SMART

Практический пример. Маркетологу коммерческой фирмы необходимо до конца 2019 года поднять продажи на территории Украины до 30%. Разбиваем глобальную цель на SMART-задачи, проставляя сроки выполнения:

• провести пиар-акции до 31.07;
• пересмотреть вопрос ценообразования до 30.06;
• запустить масштабную рекламную кампанию в печатных СМИ, интернете до 31.08.

Получаем четкий план действий.

Принцип Парето

В основу метода Парето заложен принцип, сформулированный известным итальянским экономистом: «Примерно 80% результатов приносят 20% усилий». Это значит, что за большую долю результата отвечает меньшая часть вкладываемых средств и прилагаемых усилий. Например, во многих интернет-магазинах преимущественную часть прибыли в денежном выражении дает 20% ассортимента товаров, 80% прибыли поступает от 20% покупателей.

Практически 4/5 потраченных сил не оказывает влияния на ход дела. Чтобы оптимизировать деятельность, нужно найти 20% эффективных действий и сосредоточиться на них, отсеяв ненужное. Минимум ключевых шагов позволяет не растрачивать лишнюю энергию и время, быстрее достигать запланированных целей.

Диаграмма Ганта

Оптимальный способ наглядной фиксации планов – диаграмма Ганта. Метод предполагает визуальное отображение дел в виде календаря с указанием сроков, продолжительности и порядка выполнения. Используя такую диаграмму, можно составлять планы на текущий день, год, месяц или несколько лет вперед, контролировать этапы реализации. Однотипные действия группируются в один пункт, объемные – разбиваются на последовательные.

Пример диаграммы Ганта

Метод «Помидора»

Инструмент назван в честь кухонного таймера. Его суть – в максимальной концентрации внимания, которая необходима для выполнения работы в сжатые сроки. Например, написать отчет, разработать макет дизайна, составить письмо для e-mail рассылки клиентам.

Порядок действий в рамках техники «Помидор»:

1. Сформулируйте четкое задание.
2. Выставьте таймер на 25 минут.
3. Не прерывайтесь до звукового оповещения.
4. Устройте пятиминутный перерыв.
5. Приступайте к очередному раунду.
6. После каждого 4-го этапа отдыхайте 15-20 минут.

После завершения практики запишите список отвлекающих моментов, мешавших работе. Это «пожиратели времени», которых нужно стараться избегать.

Метод «Помидора»

Интеллект-карты

Mind maps – разработка известного писателя Тони Бьюзена. Такие карты помогают эффективно структурировать информацию, способствуют мышлению с полным задействованием интеллектуального и творческого потенциала. Они полезны для проведения мозговых штурмов, самоанализа, разработки сложных проектов, планирования времени.

Интеллект-карты активно применяют в офисах коммерческих компаний. На них рисуют знаки, символы и картинки, наглядно демонстрирующие план и детали рабочего дня. Основная идея разбивается на уровни и подуровни, отражая четкую стратегию действий.

Пирамида Франклина

Система планирования по Бенджамину Франклину – отличный помощник в качественном распоряжении временем. Ее используют в жизни и в бизнесе.

Согласно пирамиде, жизненные или рабочие цели распределяются по отдельным пунктам, имеющим определенную степень важности:

1. Фундамент – главная миссия, ценности и ориентиры, вектор направления движения.
2. Глобальная цель.
3. Генеральный план реализации идеи, промежуточные задачи.
4. Долгосрочный план на 1-5 лет с точными сроками исполнения.
5. Краткосрочный план на неделю/месяц.
6. Ежедневный план.

Четкое планирование каждого дня, неизменное следование плану, постоянный анализ и корректировки служат залогом максимально эффективной работы.

Пирамида Франклина

Подведем итоги, сделав выжимку из основополагающих правил тайм-менеджмента:

• концентрируйтесь на первостепенном;
• последовательно переключайтесь между заданиями, не хватаясь за все одновременно;
• отдыхайте, делайте перерывы;
• учитывайте биоритмы;
• фильтруйте входящую информацию;
• оборудуйте комфортное рабочее место;
• ограничивайте перфекционизм;
• мотивируйте себя;
• анализируйте опыт.

Выводы

Временной ресурс – ключевая ценность для человека, которую невозможно купить, накопить, восполнить. Не тратьте его впустую, смотрите на каждый новый день, как на возможность. Умение управлять временем не ограничивает свободу, а создает ее.

Планирование в равной степени необходимо бизнесменам, офисным сотрудникам, менеджерам, руководителям, творческим личностям, домохозяйкам. Ответственный, серьезный подход к режиму дня позволит высвободить колоссальные временные ресурсы, использовать их для насыщенной, полноценной жизни, развития личной продуктивности. Тайм-менеджмент – верный способ сократить путь от момента появления идеи до ее реализации.

Тайм-менеджмент что это: советы и инструменты как управлять временем

Когда людей интересует информация про тайм-менеджмент, они хотят научиться больше успевать или вовсе думают, что вообще ничего не успевают. У каждого в сутках 24 часа, но иногда кажется, что другие люди делают куда больше. Если у кого-то хоть раз возникал вопрос: «как этот Вася столько всего успевает?», то ответ прост. Вася использует тайм-менеджмент правильно — ставит приоритеты и отказывается от неважного, поэтому успевает делать важное.

Можно кинуть в нас тапком, но не обязательно вставать с восходом солнца, чтобы зарядиться «магией утра» и все успевать. Нет, если кому-то удобно вставать рано утром — это круто. Просто, кому-то это может не подойти или даже навредить. Дело в том, что система тайм-менеджмента способна как улучшить человека, так и морально и физически уничтожить. Также, желательно тщательно фильтровать информацию, так как большое количество техник, учения «гуру» в Instagram и советы друзей и коллег могут попросту не работать у определенной личности.

Прочтите эту статью и подойдите к решению исходя из собственных потребностей — пробуйте разные техники, выстраивайте собственную систему, следите за результатом, ошибайтесь, снова пробуйте и находите то решение, которое сможет подойти в конкретной ситуации именно вам. 

В конце статьи мы прикрепили шаблон планировщика в Notion, который вы можете забрать себе и адаптировать под свои задачи и особенности. Никаких указаний и 100% работающих механик — только личные предпочтения, только хардкор.

Принципы тайм-менеджмента

Несмотря на всю индивидуальность этого вопроса, существуют принципы на которые следует обратить внимание. Как минимум, они способны помочь выстроить собственную систему продуктивности.

Планируйте

Система планирования — это один главных столпов тайм-менеджмента. Можно завести привычку каждый вечер или утро записывать дела, которые необходимо выполнить в течение дня. Для этого существуют ежедневники, электронные приложения или блокнот. По сути, форма не имеет значения и следует использовать то, чем будет комфортно пользоваться.

Систему планирования придумали для того, чтобы не держать в голове всю информацию и уменьшить стресс. Если кто-то не планирует день, он может забыть сделать что-то важное: позвонить маме, выполнить зарядку или решить рабочую проблему. 

В какой-то момент к людям приходит понимание, что дела все же надо где-то фиксировать, но они не делают этого пока ситуация не дойдет до критической точки. Тогда в бой идут всевозможные методы. У человека начинают висеть стикеры на стенах, копятся заметки в телефоне и обязательно что-то записано в блокноте. Это нельзя назвать системой планирования и со времен желательно прийти к единому месту, а не писать заметки везде, где это возможно. 

Расставляйте приоритеты

После того как человек собрал пул задач на день или неделю, не надо приступать к ним сразу. Лучше сначала сгруппировать свои дела, особенно, если рабочие задачи между собой схожи. Необходимо поставить их одну за другой и не втыкать между ними что-то другое. 

Приоритеты у всех свои, но в любом случае они зависят от срочности и сложности. Чем срочнее и сложнее дело, тем быстрее его нужно выполнить и наоборот. А если задача не срочная и человек больше трех-четырех раз откладывает ее на потом — нужно задуматься, нужно ли ее вообще делать. Если такие задачи не выкидывать, то рано или поздно список дел превратится в хранилище, которое только придаст тяжести.

Реально оценивайте силы

У тех кто только начинает учится системе планирования, может возникнуть желание успевать делать все и сразу. Выписывать слишком большое количество дел, ставить не особо адекватные цели и тем самым вредить себе. Концентрироваться необходимо на одной задаче, выполнить ее и только потом переходить к следующей. Безусловно, можно успеть выполнять большое количество дел один день, второй, но к концу недели есть вероятность привести свой организм к истощению. А еще, кто-то может переоценить себя и не успеть сделать то, что запланировал. Результат — ненависть к тайм-менеджменту, самобичевание и отсутствие мотивации делать что-то дальше. 

Не каждый может сразу грамотно оценить вес задачи и это нормально. В таком случае просто разбейте повторяющиеся и похожие дела на категории, засекайте время на их решение в течение недели-двух и зафиксируйте результаты в табличку. После того, как соберете достаточное количество данных — сможете вывести среднее значение по каждой категории, которое в дальнейшем и будете брать при планировании похожих задач.

Планируйте свое расписание до начала недели. Не стремитесь к совершенству, так как никто в мире не совершенен. Вместо этого сосредоточьте усилия на том, что возможно выполнить и не беспокойтесь о вещах, которые нельзя контролировать или с которыми невозможно справиться прямо сейчас.

Не отвлекайтесь

Представим, что человек проснулся с твердой решимостью провести супер-продуктивный день.Он садится за стол и начинает упорно выполнять рабочие задачи. Проходит 10 минут и на телефон приходит уведомление от друга, хочется ответить. Потом появляется желание налить кофе и что-нибудь покушать. Вслед открывается вкладка ютуба и человек не замечает, как уже час залипает на разные видео.

К сожалению стопроцентного способа, который помог бы как по взмаху палочки научиться концентрироваться на работе не существует. Только нацеленность на результат, дисциплина и постоянная практика. 

Определите отвлекающие факторы и постарайтесь их устранить. Например, автор книги «Атомные привычки» рассказывает как упростить внедрение новых привычек и усложнить взаимодействие с нежелательными. Это не совсем в тему, но там есть стоящая мысль, которая способна помочь. 

Идея в том, что если у человека есть нехорошие привычки, которые только отвлекают — следует усложнить к ним доступ. Например, убрать телефон в другую комнату и очистить рабочий стол от лишних приложений. Если телефон нужен во время работы — можно избавиться конкретно от того приложения, которое больше всего мешает. Удалите Instagram и скачивайте его только тогда, когда действительно есть свободное время. Поставьте воду, чайник с кофе и какой-нибудь перекус рядом с рабочим местом, чтобы лишний раз не вставать. Конечно, такой подход не всем может подойти, но если на это есть возможность — однозначно следует попробовать.  

Делегируйте

Делегирование означает, что часть своих дел человек способен передать другим. Как правило, на работе есть специалисты, которые могут посвятить свое время более серьезным делам, а простые задачи передать менее опытным сотрудникам. 

Если же человек работает сам на себя, то все зависит от результата, который хочется получить. Если наваливается много крутых проектов, которые просто невозможно выполнить одному, то стоит подойти к вопросу открытия ИП, найма сотрудников и для начала — отгрузки им элементарных дел. Да, деньги больше не будут принадлежать только одному человеку, но он получит новый навык и горизонт развития — управление и собственный бизнес.

В повседневной жизни также можно делегировать свои дела. Например, заплатить кому-нибудь за уборку квартиры или нанять няню, которая проследит за ребенком, пока человек работает. 

Отдыхайте

Та забота, которую человек оказывает телу, поможет на регулярной основе поддерживать себя в тонусе. Только люди со здоровым умом и телом выполняют задачи быстро, легко и эффективно. Важно научиться слушать собственное тело, чтобы определить, когда организм продуктивно настроен, а когда не стоит мучить себя лишней работой. Если кому-то сложно дается утреннее время — не нужно ставить себе тяжелые задачи. Лучше налить себе кофе, спокойно позавтракать, посмотреть в окно и только через определенное время после пробуждения подойти к рабочему месту. Также, есть люди, которые любят работать вечером или даже ближе к ночи. В таком случае не надо насиловать себя и пытаться уснуть в десять часов вечера, так как это якобы очень полезно для организма. Безусловно, ранний подъем и отход ко сну важен, но не стоит впадать в крайности, если не получается вставать в семь утра и ложится в десять вечера. 

Также, если кто-то ведет сидячий образ жизни, желательно выполнять зарядку или хоть как-то двигаться. Например, меньше ездить на такси или автобусе и больше прогуливаться. Ну или ходить три раза в неделю в спорт-зал. Когда человек станет регулярно выполнять физические упражнения, он действительно будет становиться здоровее — а значит и работа пойдет куда лучше. 

Техники тайм-менеджмента

Ниже описаны только часть техник тайм-менеджмента — на самом деле их сильно больше. Если на первых порах не получается придумать собственную систему продуктивности, то стоит попробовать что-то из этого списка. Важно отметить, что кому-то эти техники могут не подойти. Строить жизнь нужно исходя исключительно из собственных ощущений.

10 минут

Необходимо засечь 10 минут каждый раз, когда человек понимает, что не может решить ту или иную задачу. Если в течение этого времени не удалось найти решение, то нужно просто остановиться — попить воды, сходить на прогулку или скушать что-нибудь вкусное.

Эту техника поможет тем кто думает, что если он не способен решить задачу, то не имеет права взять перерыв или приступить к другой работе. С одной стороны — это хорошая привычка, но все хорошо в меру. Бывают дела, которые мы пытается решить весь день и ничего не получается. 

Когда человек останавливается, у мозга есть шанс разобраться в сложной деле —  переварить информацию и подумать. Ирония в том, что если бросить задачу и постараться о ней не думать, существует вероятность достаточно быстро найти ответ.

Правило трех

Автор книги по тайм-менеджменту «Мой продуктивный год» Крис Бейли разработал правило трех. Оно означает, что для того, чтобы достичь желаемые цели, необходимо выполнить три самых важных дела за день. 

Вместо того, чтобы распылять силы и внимание на пару десятков пунктов в чек‑листе, выберите три задачи на день и сфокусируйтесь на них. На следующий день выберите еще три, и так далее. Таким образом человек будет сохранять сосредоточенность и двигаться вперед куда быстрее. Эту же технику тайм-менеджмента можно применять для постановки целей на неделю, месяц или год.

Правило 1-3-5

Суть этой техники заключается в том, что за день нужно выполнить только одну большую задачу, три средние и пять мелких. В итоге, человек получает девять дел на день и не больше. Это правило тайм-менеджмента способно упростить работу и поможет научиться разбираться в собственных задачах. Придется подумать, какая задача действительно будет сложной, а какая нет.

Метод 90/30

После того как человек настроился на рабочий день, нужно поставить таймер на 90 минут и начать работу. После этого стоит взять перерыв на 30 минут и повторять эту технику по-кругу. При этом, первую половину дня необходимо отвести под самую сложную работу, которую в любом случае необходимо сделать. После выполнения, следующие отрезки времени стоит занимать более простыми делами. 

Pomodoro

Еще одна интересная техника тайм-менеджмента основанная на цикличности. Суть заключается в том, чтобы распределить ежедневные задачи, а затем поставить таймер на 25 минут. После того, как прозвенит будильник, необходимо сделать перерыв на пять минут и так далее. Когда человек повторит это 4 раза, можно сделать большой, полноценный перерыв.

Если так посмотреть, то мы постоянно отвлекаемся на социальные сети, мобильные игры или YouTube. Почему бы не попробовать делать это в определенное время.

Закон Парето

20% усилий дают 80% результата, остальные 80% усилий — только 20% результата. 

Если следовать закону Парето, то следует делать важные задачи тогда, когда продуктивность наиболее высока. Например, не надо начинать рабочий день со сложной задачи. Как правило, это будет 80% усилий на 20% результата. Начните с простого: налейте кофе, пообщайтесь с коллегами, приведите рабочий стол в порядок. Как только человек придет в себя, выполнять необходимые задачи станет легче. Когда вы на пике работоспособности, 20% усилий приводят к 80% результата. 

Правило двух минут

Если задача займет не более двух минут — стоит выполнить её немедленно. Так человек разгрузит мозг, потому что не придётся больше помнить об этом деле. Например, не стоит систематически копить грязную посуду в раковине, иначе впоследствии это займет не две минуты, а двадцать. 

Матрица Эйзенхауэра

Схема создана американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром. В матрице четыре раздела для задач: «несрочные и неважные», «срочные, но неважные», «важные и несрочные» и «срочные и важные». Распределите дела по разделам и сможете узнать, на что больше всего тратите времени и каким задачам стоит уделить больше внимания.

Бонус: личный таск-трекер в приложении Notion

Наш главред подбила свой личный планировщик под шаблон электронного ежедневника в Notion. Его может использовать любой, кто хочет серьезно подойти к вопросу системы тайм-менеджмента. Варианта два — просто забрать и использовать или же прочитать как он создавался и какие задачи решает, а затем придумать собственное решение.

Сам планировщик выглядит вот так, но не пугайтесь раньше времени: 

Как это работает

За каждой областью жизни закреплен определенный цвет, чтобы была возможность видеть то, чему отдавать приоритет. В разрезе недели можно понять, чем человек занимается больше всего, а чего не делает вовсе. 

Создаем хранилище для заметок на случай, если человек сидит на созвоне или где-то еще и получает сразу большой объем информации, который позже нужно разбить на задачи.

Затем разбиваем месяц на недели, недели на дни, а внутри дней — чек-листы с задачами, которые удобно зачеркивать. Некоторые люди получают удовольствие от процесса закрытия чек-листов — это добавляет мотивации не переставать делать задачи.

Также внутри дней могут быть большие задачи с мелкими подзадачами — их следует вести вот так:

Так можно сгруппировать близкие по смыслу мелкие задачи, чтобы ничего не забыть, но при этом и не засорять пространство.

Если не удалось выполнить задачу — можно перенести на другой день и поставить стрелочку. Если стрелок накапливается 3 — стоит либо выкинуть задачу, потому что она на самом деле не нужна, либо тащить дальше, но по количеству стрелок понимать, в какой области идет сильное отставание. 

Лучше всего проводить анализ каждую неделю и более серьезный анализ в конце месяца. Это позволит идти целенаправленно и отслеживать ошибки в разрезе короткого промежутка времени. Затем остается постараться оптимизировать нагрузку так, чтобы выделить больше времени под ту сферу, которую забросили. 

По началу эти системы и техники выглядят сложно и кажется, что тайм-менеджмент противоречит сам себе. Здесь главное не перестараться и не пытаться сделать все сразу. Создавайте пути решения, пробуйте разные техники постепенно и опирайтесь на собственные ощущения. Если думаете, что какой-то принцип не подходит под ваши задачи — не тратьте на него время и пробуйте что-то другое. В конечном счете если человек действительно заинтересуется этим вопросом, он сможет придумать личную систему продуктивности, которая будет работать исключительно на него.

Ну и не забывайте о том, что не стоит работать сверх нормы, так как за всем не угнаться. Отдыхайте, гуляйте с друзьями, спите и разрешайте себе просто ничего не делать. Так с большей вероятность удастся продуктивно работать, не сойти с ума и прожить действительно насыщенную и здоровую жизнь.

Ссылка на шаблон планировщика в Notion: https://lobykina.notion.site/ffc5a9ef35694380ba9a1526517d7dc8

Управление временем (Тайм менеджмент)

Управление временем (тайм менеджмент, time management, организация времени) — это технология организации времени и повышения эффективности его использования.В некотором роде это не столько набор техник, сколько стиль жизни и философия ценности времени в быстром потоке информации и постоянно меняющемся мире.
В управлении временем (тайм менеджменте) можно выделить следующие процессы:
—Постановка цели. Определение и формулирование цели (целей).
—Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения.
—Реализация – конкретные шаги и действия в соответствие с намеченным планом и порядком достижения цели.
—Контроль достижения цели и выполнения планов. 

Матрица Эйзенхауэра, или Принцип Эйзенхауэра, или Метод Эйзенхауэра — техника тайм менеджмента для расстановки приоритетов. Ее использование позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными. Считается, что именно 34 президент США Дуайт Эйзенхауэр предложил ее и сделал стандартом своей работы. Эйзенхауэр выделил следующие 4 категории дел по критериям – важности и срочности.
— Задачи А. Важные и срочные. Например, критические ситуации, проекты с «горящим» сроком. Задачи такого типа необходимо выполнять без промедления.
— Задачи Б. Важные и несрочные. Например, стратегическое планирование в бизнесе, личностное развитие. Для задач данного типа необходимо устанавливать временные рамки.
— Задачи В. Неважные и срочные. Например, спонтанные просьбы или поручения «сделать что-то сейчас и быстро», не относящиеся к вашим непосредственным обязанностям и т.п. По возможности от таких просьб следует отказываться или перепоручать.
 — Задачи Г. Неважные и несрочные. Это мелочи, отнимающие время (перекуры, «пустая болтовня», «болтовня» по телефону, просмотр сериалов и др. поглотители времени). Необходимо стремиться устранить такие дела навсегда из своей жизни.

Принцип Парето, или Закон Парето, или принцип 20/80 — эмпирическое правило, введённое социологом Вильфредо Парето, в наиболее общем виде формулируется как «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». В приложении к тайм-менеджменту (управлению временем) это правило звучит так: 20% дел (и затраченного времени) дают 80% результатов; 80% дел (и затраченного времени) дают 20% результатов. В связи с этим следует вначале выделить те 20% дел, которые дают максимальный результат и начинать с них.

Диаграмма Ганта — это один из наиболее удобных и популярных способов графического представления времени выполнения задач. Эффективно используется в тайм менеджменте (управлении временем). Каждая линия в диаграмме представляет один процесс, наложенный на шкалу времени. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали, по горизонтали задается временная шкала. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. На некоторых диаграммах Ганта также показывается зависимость между задачами. 
Диаграмма Ганта дает возможность:
— Увидеть и визуально оценить последовательность задач и их относительную длительность;
— Сравнить планируемый и реальный ход выполнения задач;
— Детально проанализировать реальный ход выполнения задач.

Хронометраж — метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий. Относится к отечественной традиции в истории развития тайм менеджмента (управления временем). Хронометраж позволяет провести «аудит» и «инвентаризацию» времени, выявить «поглотителей времени». Для того чтобы провести хронометраж, рекомендуется записывать все свои дела с точностью до 5-10 минут в течение хотя бы 2х недель.

Список задач или to do list — еще одна техника тайм менеджмента (управления временем), представляет собой перечень запланированных действий. Списки задач удобны тем, что позволяют не держать необходимые к выполнению действия в голове. Задача представляет собой короткую фразу, отражающую, что требуется выполнить. После завершения действия рядом с задачей, как правило, ставится галочка, или строчка с ней вычеркивается. Наиболее популярное и разностороннее применение списки задач нашли в методе Getting Things Done.

Постановка целей по схеме SMART – известная и эффективная технология постановки и формулировки целей. Акроним SMART означает умная цель и объединяет заглавные буквы от английских слов, обозначающих, какой должна быть настоящая цель: Specific (конкретность) — Measurable (измеримость) — Attainable (достижимость) — Relevant (релевантность) — Time-bounded (определенность во времени).

Тайм-менеджмент для руководителя: 10 ключевых правил

Тайм-менеджмент критически важен для каждого руководителя, нацеленного на достижение корпоративных и личных целей. Прокрастинация, лень и апатия способны выбить из колеи даже самого ответственного человека. Чтобы такого не было, следует взять на вооружение ключевые правила тайм-менеджмента для руководителя.

Тайм-менеджмент – это технология правильной организации личного и рабочего времени с целью его эффективного использования. Грамотное управление временем приводит к более быстрому и продуктивному достижению целей, что важно для каждого руководителя. Тайм-менеджмент включает в себя массу процессов от планирования и распределения до делегирования и анализа. Узнаем об этом подробно.

3 распространенных мифа о тайм-менеджменте

Как и любая сфера, связанная с темой личностного развития и повышения личной эффективности, управление временем обросло массой мифов и заблуждений. Сама суть тайм-менеджмента была сформулирована Сенекой более 2000 лет назад в Древнем Риме. Неудивительно, что за это время за истину были приняты серьезные заблуждения, которые, вопреки первоначальной задаче, мешают человеку продуктивно достигать собственных и корпоративных целей.

Миф №1 – время неподвластно человеку

Это заблуждение одновременно и верно, и ошибочно. Человек не может физически повернуть время вспять или изменить скорость его протекания. Однако каждый способен управлять собственными действиями так, чтобы за меньшее время делать больше полезной работы. Именно это и подразумевается в понятии «управление временем». По сути, это контроль человека над собственной жизнью.

Люди, которые начинают осваивать тайм-менеджмент, нередко удивляются тому, сколько свободного времени у них появляется на выполнение рабочих и личных задач. Этим пользуются и успешные люди – ученые, актеры, спортсмены, творческие люди. Они планируют собственные дела так, чтобы выполнять аналогичное количество работы за меньшее время. Они не подчиняют время своим законам, но управляют им эффективно, а значит, это получится сделать и у вас.

Миф №2 – придется интенсивно работать

Культивация этого заблуждения происходит из-за того, что люди не понимают сути управления временем. Вовсе не значит, что придется работать больше, упорнее и без перерывов. Напротив, это прямой путь к переутомлению с последующей апатией и даже депрессией. В таком состоянии не получится достигать целей даже в прежнем темпе, не говоря уже о повышении продуктивности. Поэтому настраиваться на беспробудную работу не нужно.

Суть тайм-менеджмента заключается не в увеличении выполняемого объема работы, а в концентрации только на полезных задачах. Ненужные действия, которые отвлекают человека от достижения целей, при этом строго отсеиваются либо откладываются на конец рабочего дня. Существуют десятки так называемых «хронофагов», которые пожирают свободное время, а человек этого даже не замечает. Борьба с ними  и есть суть методики.

Миф №3 – тайм-менеджмент лишает свободы

Люди, которые придерживаются этого мнения, считают, что в рамках управления временем придется работать, подобно роботу. Они заблуждаются, полагая, что запланированные задачи выполняются строго по расписанию без свободы выбора. Примечательно, что роботами, по сути, являются те люди, которые идут на поводу своих привычек и сиюминутных желаний, отвлекающих от важных дел. Тайм-менеджмент, напротив, дарит свободу.

Грамотное временное планирование и правильное распределение ресурсов – ключ к выполнению большого количества рабочих и личных задач без перенапряжения. Руководитель, который берется за все сразу или прокрастинирует, испытывает психологическое давление из-за навалившихся дел. Разве можно его назвать свободным? Даже строгий график работы можно разбавлять отдыхом и творчеством.

10 правил тайм-менеджмента

Теперь, когда вы знаете, что управление временем не заблуждение, а вполне реальный навык, поддающийся развитию, пора перейти к практической части. Сразу стоит сказать, что перечисленные ниже правила тайм-менеджмента настоятельно рекомендуется использовать в комплексе. Поначалу это может быть сложно, но только в таком случае можно достичь продуктивных результатов и заметно повысить личную эффективность.

Правило №1 – планирование действий

Планирование используется во многих профессиональных отраслях, а не только в повседневной жизни. Однако в личной эффективности этот действенный метод почему-то использует далеко не каждый руководитель. Даже в том случае, если для выполнения рабочих задач предусмотрен строгий регламент, следует иметь собственный план более продуктивного и оперативного осуществления задач. В деле планирования помогут три методики:

• Записывайте планы и цели. Пока цель или план не будут подробно записаны на бумаге или в электронном документе, они больше походят на мечту или абстрактное желание. Для мозга такие «цели» не существуют. Следовательно, он не тратит ресурсы на их достижение.

• Заранее составляйте план на день. По возможности, это надо делать вечером накануне дня, для которого формируется план. Распишите действия, которые надо осуществить, расставьте их в порядке важности и срочности. В первую очередь, делайте сложные и крупные задачи. В этом поможет следующий метод.

• Разделяйте большие задачи на малые. Этот метод по-простому называется «Съесть слона по кусочкам». Суть проста – крупная задача делится на небольшие шаги, последовательное выполнение которых в итоге приводит к реализации цели. Этот метод решает проблему, когда человек откладывает начало работы.

Планирование надо делать каждый день – это должно стать полезной привычкой, работать без которой будет попросту некомфортно. Если в планах фигурируют сроки закрытия задач, обязательно оставляйте небольшой запас на случай возникновения непредвиденных обстоятельств (5-10% от основного времени на выполнение задачи). Попробуйте составлять план каждый раз перед началом рабочего дня. Убедитесь, что потраченные пару минут на план в итоге экономят часы рабочего времени.

Правило №2 – точная формулировка целей

Стратегическое и краткосрочное планирование идет неразрывно с грамотной постановкой цели. И правда, как можно планировать достижение цели, если неизвестно, к какому результату надо прийти? Чтобы таких ситуаций не было, следует вооружиться методом декомпозиции целей. Он предполагает разделение целей на комплекс отдельных этапов.

Другой метод, которым надо пользоваться на этапе постановки целей, – SMART. Согласно ему, цель должна быть конкретизированной, измеримой, достижимой, актуальной и ограниченной во времени. Проверьте текущие цели на предмет соответствия перечисленным пяти требованиям. Методика SMART неоднократно доказала эффективность на тысячах примеров.

Правило №3 – фиксирование плана действий

Просто записывать цели на лист бумаги или на другой носитель не идеальное решение. Оптимальной стратегией будет использование особых методов фиксации целей. Например, применение диаграммы Гранта. Согласно этой методике, в заранее подготовленной таблице описываются все этапы выполнения задачи. Для задач прописываются сроки выполнения, приоритетность и точная длительность.

В диаграмме Гранта разрешается группировать похожие или очень мелкие задачи в единый пункт. Большие и сложные задачи при этом, напротив, разбиваются на мелкие, каждая из которых подробно расписывается. Плюс такого метода в том, что план получается наглядным. Сразу видно, какой объем работы выполнен, сколько еще предстоит сделать и какое время на это нужно. Также становится понятно, сколько времени займет весь проект.

Правило №4 – устанавливайте приоритеты

Когда рабочих задач слишком много, возникает следующая проблема – руководитель не знает, с чего начать. Часто это становится причиной прокрастинации, из-за чего начало работы откладывается на неопределенный срок. Чтобы этого не происходило, надо пользоваться особыми методиками. Особой популярностью пользуется метод под названием «АБВГД». Согласно методике, приоритеты обозначаются буквами слева направо в порядке убывания:

• А – наиболее важные задачи.
• Б – задачи средней значимости.
• В – менее важные поручения.

Соответственно, под буквами «Г» и «Д» находятся наименее важные задачи, выполнение которых можно без последствий отложить на последний момент. Также надо помнить о законе Парето. Он гласит, что 20% усилий приносят 80% результата, тогда как оставшиеся 80% усилий приносят 20% результата. Это значит, что надо выявить те самые 20% усилий, которые приведут к оперативному выполнению задачи.

Еще один эффективный способ расстановки приоритетов – это матрица Эйзенхауэра. Оно названа по имени создателя – бывшего президента США. Это был продуктивный и успешный человек, в чем ему помогла его матрица. Согласно этой методике, дела, которые надо выполнить, подразделяются на следующие категории:

1. Срочные и важные.
2. Важные и не срочные.
3. Срочные и не важные.
4. Не важные и не срочные.

Наибольший акцент надо уделить первой категории дел. Они осуществляются в первую очередь в начале дня. Откладывание этих дел на потом обязательно повлечет за собой негативные последствия, поэтому делать этого не стоит. Удивительно, но самым эффективным «квадратом» рассматриваемой матрицы считается второй, где содержатся важные, но не срочные дела. Их выполнению нужно уделять много времени, стараясь не отвлекаться на другие срочные задачи.

Дела из третьей категории отнимают много времени, при этом не приносят особого результата. Эти задачи можно делегировать подчиненным, по возможности. Дела из четвертой категории для экономии времени и повышения концентрации вообще вычеркиваются из ежедневного плана – они лишние.

Правило №5 – концентрация на главном

Одним из главных навыков продуктивного руководителя считается способность работать, при этом не отвлекаясь на посторонние отвлекающие факторы. Второстепенные дела и сиюминутные желания сбивают концентрацию, из-за чего общее время на достижение целей заметно увеличивается. Чтобы этого не происходило, вам следует использовать особые техники.

• Делегирование. Поручение неважных и срочных, а также других дел подчиненным – это действенная техника высвобождения свободного времени у руководителя. Делегирование представляет собой один из классических частей тайм-менеджмента.
• Перенос несрочных дел. Задачи, выполнение которых не играет значимой роли и не требует срочного вмешательства, рекомендуется переносить на так называемые «нересурсные часы». Это период дня, в который падает личная продуктивность, а ресурсов не хватает на выполнение важных действий.
• Умение отказывать. Крайне простой в исполнении метод, который освобождает от многих обязанностей и переживаний. Однако это не значит, что нужно отказывать всем окружающим в ущерб развитию компании. Отказывать надо только людям и желаниям, которые напрасно тратят ваше время и не несут корпоративной пользы.

Еще один совет, уместный в этом разделе, – не переусердствуйте с организацией перерывов. Это весьма частая проблема, когда из-за низкой концентрации человек делает множество перерывов. В конечном счете, они накапливаются и приводят к просрочке важных задач. Проблема кроется в непонимании корня явления. Здесь нужно не увеличивать количество отдыха без явной необходимости, а работать над повышением концентрации на делах.

Правило №6 – анализируйте полученный опыт

В любом деле важен контроль, особенно в вопросе личной продуктивности руководителя. Обязательно выделяйте немного времени на то, чтобы вернуться назад и узнать, какие результаты принесло увлечение тайм-менеджментом. Отдельно внимание уделите рассмотрению ситуаций, в которых были потрачены большие энергетические и временные ресурсы без должной отдачи. Сделайте выводы и постарайтесь не повторять старые ошибки.

Сохраняйте осознанность, даже будучи увлеченным выполнением конкретной задачи. Поддержание контроля поможет и в ситуации, когда концентрация упала, и вместо работы начинается «серфинг» в социальных сетях и потакание другим «хронофагам». Если такое вдруг произошло, надо сделать непродолжительный перерыв для того, чтобы восстановить концентрацию. После этого можно снова сосредоточиться на выполнении задачи.

Правило №7 – не забывайте про отдых

Не рекомендуется гнаться за результатами, забывая при этом про отдых. В противном случае, в скором времени появится апатия и различные психические расстройства. Чередуйте выполнение рабочих задач с качественным отдыхом. Рекомендуется применять такой отдых, который значительно отличается от работы. То есть «отдыхать» за компьютером после работы за ним же не лучший вариант.

Не надо забывать и о правильном сне, общении с близкими, хобби и прочих радостях жизни. Работа и достижение корпоративных целей – это только часть жизнедеятельности руководителя, причем малая. Чтобы постоянно оставаться на пике психофизиологических способностей, надо уметь отдыхать и радоваться жизни, регулярно восстанавливаться. Еще один положительный аспект – это регулярные физические нагрузки (в меру возможностей и по силе личных желаний).

Правило №8 – ведение хронометража

Учет рабочего времени обязателен в том случае, если в конце рабочего дня вы регулярно выбиваетесь из сил, при этом не понимаете, на что вообще потратили время. Сформируйте привычку вести учет рабочего времени. Записывайте на бумаге или в электронном виде выполняемые действия и учитывайте время, которое ушло на их реализацию. В конце дня просмотрите статистику и оцените собственную продуктивность.

Наверняка после первого использования техники учета времени вы обнаружите, что большое количество временных ресурсов ушло на бесполезные дела. Это социальные сети, просмотр развлекательного контента, компьютерные игры и другие малозначимые занятия. В этом и заключается главное преимущество методики хронометража. Она дает отследить так называемых «убийц времени» и начать активную борьбу с ними.

Правило №9 – использование ожиданий

Под ожиданиями понимается «фоновое» времяпрепровождение в очереди или в транспорте, перед встречей или другим событием, начало которого затягивается. Обычно в этом время человек не занимается ничем полезным, прожигая свободное время. Но это можно исправить, если во время ожидания делать полезные дела. Например, в транспорте можно слушать ценные для саморазвития аудиокниги, совершать деловые телефонные звонки, размышлять на диктофон и т. д.

Правило №10 – принцип 15 минут и «Помодоро»

Принцип 15 минут отлично подходит для руководителей, которые постоянно откладывают начало дела на потом. Суть методики в следующим – заставить себя выполнять задачу в течение 15 минут. Люди, которые пользуются этим методом, замечают, что после 15 первых минут работать становится легче. Прерываться при этом нет желания, так как для мозга начатая, но не завершенная задача является помехой, которую он стремится устранить.

Техника «Помодоро» оптимальна и для руководителей, у которых плохо обстоят дела с концентрацией внимания. Суть – запустить таймер на 25 минут. Это рабочее время, в ходе которого выполняется текущая задача без отвлечения на сторонние факторы. По прошествии 25 минут идет перерыв – 5 минут. После этого идет следующая сессия длиной 25 минут. После 4 сессий – перерыв 15 минут.

Главный принцип продуктивного и грамотного тайм-менеджмента – комплексное выполнение правил. Обязательно уделяйте время планированию дня, расстановке приоритетов и формулированию целей. Не держите это в голове – записывайте в ежедневник или оформляйте в электронном формате. Даже если поначалу будет сложно, упрямо соблюдайте правила. Это войдет в полезную привычку, а дальше будет проще.

Многие известные личности добились успеха, славы и богатства благодаря правильному управлению жизнью. Тайм-менеджмент – один из способов такого управления. Обязательно попробуйте и убедитесь в этом лично.

9 правил успешного тайм-менеджмента

Мнения, высказанные предпринимателями. участников являются их собственными.

Когда я начал работать на себя, я знал, что мне придется ограничить количество времени, которое я буду посвящать своему бизнесу. Без «обычных часов» или без того, чтобы начальник говорил мне, что именно от меня требуется, я рисковал работать 24 часа в сутки, пытаясь достичь всех безграничных целей, которые мой разум ставил передо мной. Я знал, что это приведет к выгоранию.

Гэри Берчелл | Getty Images

Выгорание — результат однобокой жизни, сосредоточенной на одном за счет всего остального. Я хочу, чтобы моя жизнь была разносторонней. И я уверен, что ты тоже этого хочешь. Но независимо от того, занимаетесь ли вы бизнесом для себя, как я, или работаете на кого-то другого, вы, вероятно, временами чувствуете себя перегруженным и испытываете стресс.

Связано: 101 Советы по управлению временем для повышения производительности каждый день

Вы слишком много работаете?

Может быть, вы чувствуете, что вас ждет выгорание, когда вы теряете энтузиазм и творческий потенциал и чувствуете себя отрезанными от всего, что вам нравится делать.Испытывали ли вы какие-либо из следующих симптомов?

• Вы чувствуете себя подавленным всем, что вам нужно сделать, и у вас может даже возникнуть ощущение «пустоты», когда вы не можете составить план действий, какие шаги делать дальше.

• Вы становитесь все более раздражительными и легко выходите из себя.

• Вы чувствуете себя умственно и физически истощенным в конце дня, но в ту минуту, когда ваша голова касается подушки, ваши мысли бомбардируют вас, и вы не можете хорошо выспаться.

• Забота о повседневных вещах, например о еде, кажется неудобством.

• Вы чувствуете, что, несмотря на всю свою работу, вы не можете добиться того, что, по вашему мнению, должны.

• Вы чувствуете неуверенность в себе и очень мало позитивной мотивации. Вы просто продолжаете блуждать без вознаграждения.

• Вы отталкиваете людей и не хотите, чтобы что-либо мешало вашей работе, но вы не получаете удовольствия от работы.

Если этот список описывает вас, вы не можете делать свою работу наилучшим образом, наиболее творчески.Хуже того, вы не наслаждаетесь своей жизнью. И вы можете поддерживать это только до тех пор, пока не сломаетесь, не потрескаете или не хлопнете.

Решение — тайм-менеджмент.

Управление в реальном времени — это не просто хорошее выполнение вашей работы. Это о том, чтобы хорошо прожить свою жизнь. У вас должно быть время для всего, чем вы хотите заниматься, включая работу, развлечения и просто время от времени сидеть и смотреть, потому что именно тогда у вас появляются самые творческие идеи. Итак, вот мои девять правил успешного тайм-менеджмента:

1. Начинайте свой день правильно. Не торопитесь с днем. Выделите несколько минут, чтобы спокойно посидеть и собраться с мыслями. Помните, что для вас действительно важно, и внутренне приготовьтесь встретить все, что принесет день.
2. Составьте план того, чего вы хотите достичь. Имейте набор разумных целей относительно того, что вы сможете сделать в этот день.
3. Разбейте задачи на разумные части. Глядя на большую задачу, вы можете почувствовать себя подавленным и безнадежным. И если вы не будете осторожны, это может помешать вам заниматься другими делами, которые вам нужны.Так что разбейте его на жевательные кусочки, чтобы знать, что вы будете делать сегодня, и что вы будете делать каждый день в течение следующей недели.
4. Расставляйте задачи по приоритетам и откажитесь от несущественных задач. Решите, что лучше всего делать, что нужно делать, несмотря ни на что, а о чем можно забыть. Это может означать отказ от других людей, которые хотят, чтобы вы делали то, на что у вас нет времени.
5. Если возможно, делегируйте. Для себя я собрал отличную команду помощников.Я позволяю им делать то, что у них хорошо получается, чтобы я мог делать то, что у меня хорошо получается. Я не перегораю, делая то, что мне не нравится, и у меня больше творческой энергии для того, что у меня получается лучше от природы.
6. Планируйте время для приема пищи, занятий спортом и общения. Эта старая пуританская этика может заставить вас работать без перерыва — до тех пор, пока вы не сгорите и не решите остановиться навсегда! Прежде чем это произойдет, найдите время заняться делами, которые сделают вашу жизнь полноценной.
7. Расслабляйтесь после большого толчка. Иногда мне нужно много работать, чтобы уложиться в срок.Или, может быть, я чувствую вдохновение и работаю до поздней ночи. Замечательно. Но я знаю, что не смогу поддерживать такую ​​интенсивность вечно. Даже если вам нужно заставить себя взять отпуск, сделайте это. На местном ресторане есть хитрая вывеска с надписью: «Мы даем нашим поварам выходной. Ты?» Это вопрос, который вы должны задать себе.
8. Соблюдайте правило 10 минут. У всех нас есть задачи, которые мы боимся выполнять. Мы откладываем их запуск, и они вырисовываются перед нами, удерживая нас в состоянии беспокойства, которое истощает нашу энергию.Правило — просто поработайте над ним 10 минут. Скорее всего, как только вы начнете, вы продолжите работать над этим, но начните планировать всего за 10 минут. Сделайте это в течение нескольких дней, и задача будет выполнена — и вам не терпится.
9. Заканчивайте каждый день планом на завтра. Я люблю заканчивать свой день быстрым списком того, что мне нужно сделать на следующий день. В моей голове все свежо и ясно. На следующее утро мне не нужно вспоминать, что я делал, а что нужно дальше.Как будто у меня хороший старт в день, и я очень хочу поехать. Это противоположность выгоранию!

6 золотых правил для лучшего управления временем

Есть старая поговорка, что нельзя управлять временем, но можно управлять собой. Как это правда! Управление временем — это примерно привычки, изменения — крошечные модификации поведения, которые вы вносите, чтобы повысить свою продуктивность. Имейте в виду, что цель более высокой продуктивности заключается не в том, чтобы выполнять больше задач, а в том, чтобы выполнить правильных задач, которые приведут вас к более значимым результатам.Правильное выполнение поможет вам почувствовать себя более удовлетворенным, быстрее продвинуться по службе, заработать более высокую зарплату или, возможно, уволиться с работы чуть раньше.

Не думаете, что у вас есть время подумать об управлении временем? Каждый может внести небольшие изменения в свои привычки, которые приведут к лучшим результатам. Попробуйте реализовать идеи ниже, чтобы увидеть, как далеко вы можете зайти!

1. Будьте открыты для изменений. Это ключ. Если вы не готовы к переменам, вы не сможете изменить свои привычки, чтобы попробовать что-то новое.
2. Считайте время тем же, что и деньги. Мы осторожны со своими деньгами, но не так осторожны со своим временем, которое на самом деле более ценно. Вы всегда можете как-то заработать больше денег, но вы никогда не сможете заработать больше часов в день. Помните, что у вас есть только 1440 минут в день, поэтому тратьте время на действительно важные дела — как в профессиональном, так и в личном плане.
3. Расставьте приоритеты, как будто вы собираетесь в отпуск. Мы очень хорошо умеем расставлять приоритеты, когда собираемся в отпуск; у нас есть длинный список задач, который мы безжалостно сокращаем по мере приближения к нашему отпуску.Если бы мы были такими безжалостными на основе ежедневных , мы бы выполняли более важные дела и тратим меньше времени на неважную работу.
4. Подумайте о последствиях. Что бы произошло, если бы вы не выполнили эту задачу или проект? Иногда мы так быстро говорим: «Да!» что в то время мы не понимаем, что не сможем выполнить работу должным образом. Избавьте себя и другого человека от разочарований и разочарований, подумав о своей рабочей нагрузке и вежливо скажите «Нет», когда это необходимо.Вы заслужите уважение, и другие люди будут знать, что могут рассчитывать на вас, когда вы – скажете «Да».
5. Позаботьтесь о том, что вас беспокоит больше всего. Вам нужно разобраться с тем, что у вас на уме, иначе вы никогда не сможете сосредоточиться на других задачах. Мы теряем энергию, время и мотивацию, когда отпускаем дела изо дня в день. Будь то уплата налогов, ремонт тормозов на автомобиле или создание сложного отчета, вам нужно выполнить эти задачи и выбросить их из головы, чтобы вы могли сосредоточиться на других вещах.
6. Используйте T.A.R. Принцип. Думая о каждом письме или листе бумаги, относящемся к одной из трех категорий — T rash, A ction или R eference, вы сможете справиться с наводнением. Для каждого предмета сначала спросите себя: «Могу я его выбросить?» Если так, то немедленно избавьтесь от него! Если вы не можете его устранить, спросите: «Требуются ли действия?» Если никаких действий не требуется, то товар является справочным и его следует зарегистрировать. Если требуется действие , тогда спросите: «Какой следующий шаг мне нужно предпринять?» Напишите этот шаг в своем списке дел.Ключ состоит в том, чтобы разделить ваши электронные письма и документы по этим категориям, чтобы вам не приходилось постоянно перебирать мусор и файлы в поисках необходимых действий. К тому же вы поймете, что у вас не так много действий, как вы думали раньше!

Эти Золотые правила помогут вам делать больше правильных дел каждый день. Помните, что жизнь — это ваши ценности и большие цели, а не наполнение заданиями каждую секунду дня. Внеся небольшие изменения в мысли и действия, вы почувствуете себя лучше и добьетесь большего!

Правило управления временем 60-30-10

Практически каждый совет по управлению временем, который вы когда-либо читали, подчеркивал важность тратить больше времени на важные задачи и меньше или вообще не уделять времени всему, что отвлекает вас от ваших целей по продуктивности.

Но что, если бы вы могли сделать еще один шаг и распределить свое время на основе важных задач и малоценных действий.

Правило 60–30–10 может сделать это за вас и дать основу для распределения вашего времени на выполнение ваших задач.

Это правило устанавливает структуру, которая дает вам лучшее представление о том, какие задачи стоит выполнять в какое время суток.

60% — верхний уровень, 30% — средний уровень и 10% — нижний уровень.

Правило 60–30–10 означает, что 60% вашего рабочего дня следует уделять ценной деятельности; 30% на малоценные задачи, которые все же способствуют достижению ваших целей; и 10% — на другие занятия, которые помогут вам подготовиться к завтрашнему дню.

Если вы знакомы с инвестированием, подумайте об этой модели тайм-менеджмента как о распределении вашего временного портфеля между различными задачами.

60% высшего уровня для важных задач

Всегда будет больше дел, чем есть время. «Если вы не уделяете должного внимания тому, что привлекает ваше внимание, это отнимет у вас больше внимания, чем заслуживает», — говорит Дэвид Аллен в своей книге « Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity».

Легко увлечься задачами и пытаться брать на себя слишком много каждый день, но если вы это сделаете, вы будете тратить свою энергию повсюду, не выполняя самые важные дела за день.

Чтобы улучшить свои результаты и делать больше, отделите свою важную работу от всех других занятий. По крайней мере, 60 процентов вашего дня должно быть посвящено всем вашим важным задачам.

«Вы должны решить, каковы ваши высшие приоритеты, и набраться смелости с приятной улыбкой и без извинений — сказать« нет »другим вещам. И для этого нужно, чтобы внутри горело большее «да» », — утверждает Стивен Кови , , хорошо известный своей популярной книгой : 7 навыков высокоэффективных людей.

Ценные задачи способствуют реализации вашей долгосрочной миссии, ценностей и целей. Это такие вещи, как книга, которую вы хотите написать, презентация, которую вы хотите провести для продвижения по службе, звонки по продажам и компания, которую вы планируете создать.

Для каждой большой цели определите отдельные задачи и выберите, на чем вы хотите сосредоточиться в течение дня. Сделайте это в первую очередь утром, когда вы наиболее активны.

Для получения ценных результатов необходимо, чтобы мы отдавали приоритет задачам, которые в конечном итоге приводят к ценным и ценным результатам.

Чтобы выполнять более полезную работу, присмотритесь ко всему, что есть на вашей тарелке. Изучите свои микродействия или задачи / результаты. Соответствуют ли они общей картине того, чего вы пытаетесь достичь? Выберите то, что вы считаете наиболее важным, освободите место и просто работайте над своими наиболее важными измеримыми и достижимыми целями — это о том, чтобы сосредоточиться на задачах, которые повышают ценность.

30% от среднего уровня до малоценной деятельности

Посвящайте 30% своего времени срочным, но не обязательно важным задачам.

Такие вещи, как обработка электронной почты, систематизация файлов, ответ на телефонные звонки, отправка обновлений статуса команды, написание отчетов и некоторые собрания подпадают под эту категорию.

Каждый раз, когда вы открываете электронное письмо, вы должны принять решение, которое прерывает ваш поток. Проблема в том, что каждое отдельное электронное письмо может сделать или испортить мои следующие несколько минут, следующий час или даже целый день.

Задачи среднего уровня могут показаться срочными, но если они напрямую не способствуют достижению вашей конечной цели, решите их после выполнения важных задач.

Думайте об этой категории как о задачах обслуживания. Если вы полностью пренебрегаете ими, вы столкнетесь с проблемами, но вы не хотите сосредотачиваться на них за счет более важной работы.

Кто хочет посвящать большую часть своего рабочего времени ответам на электронную почту или оплате счетов? Некоторые малоценные задачи легко автоматизировать. Если вы обнаружите, что делаете одно и то же снова и снова каждый день, найдите способ автоматизировать это и использовать свободное время для чего-то другого.

Будь то планирование, подтверждение или выполнение стандартных действий, вероятно, есть приложения, которые вы могли бы использовать.

Нам нужно, чтобы такие задачи не отнимали нашу жизнь, чтобы у нас было время для решения действительно серьезных проблем, которые могут существенно повлиять на нашу работу.

Если вы можете позволить себе тратить меньше времени на эти виды деятельности, чтобы реинвестировать его в самое важное, сократите процент времени, который вы тратите на эту категорию, и выполняйте более важную работу.

10% нижнего уровня должны иметь значение завтра

Как вы закончите день, имеет решающее значение, поскольку во многом зависит от того, как вы начнете следующий день.Задачи в этой категории — это вещи, которые не добавляют реальной ценности вашей работе, видению или долгосрочной цели, но могут помочь вам начать лучше завтра.

Некоторые люди выделяют этому уровню менее 10% своего времени. Это зависит от вашего личного графика. тебе решать.

Помимо важной работы, у некоторых людей есть другие задачи, которые они должны решить, но не могут оправдать их в первые несколько часов дня.

Вы можете использовать этот уровень для создания нового списка дел или оценки старого — убедитесь, что вы находитесь там, где вам нужно быть в этих делах, и что вы выполнили все, что могли.Если нет, составьте лучший план на завтра.

Вы также можете пересмотреть свое расписание на следующий день. Или используйте время, чтобы привести в порядок. Прежде чем выйти за дверь, потратьте несколько минут, чтобы выбросить мусор, систематизировать документы и навести порядок на столе. Это даст вам ощущение нового начала, когда вы приедете на следующее утро.

Если у вас нет плана поездки домой, вы можете запланировать дела в дороге — что читать, подкасты, которые вы можете послушать, чтобы расслабиться после напряженного графика.

Конечно, эти категории могут быть изменены, чтобы отразить вашу уникальную ситуацию и график. — Вы можете изменить его на 50–30-20 или 70–20–10, в зависимости от ваших личных обстоятельств.

Расстановка приоритетов и оптимизация вашего времени может дать вам больше времени, чтобы сосредоточиться на том, что действительно важно — на достижении большего за меньшее количество времени. Идея состоит в том, чтобы настроить себя на оптимальный успех, распределив задачи по категориям в соответствии с наиболее эффективным использованием вашего времени.

Эта статья впервые появилась на Medium.

Три основных правила, которым необходимо следовать для лучшего управления временем

Я уверен, что вам постоянно говорят лучше управлять своим временем, потому что это повышает вашу эффективность, экономит время и снижает стресс. Всем известны преимущества лучшего управления временем, но многие ли из нас действительно могут это сделать?

Большинству из нас нравится откладывать дела на потом и понимать, что у нас мало времени, тогда мысль о том, что у нас много незавершенных дел, утомляет вас. Если вы обнаружите, что работаете в последнюю минуту или отправляете задание с опозданием, вам понадобится помощь в управлении временем.

Прежде чем я расскажу вам, как лучше управлять своим временем, вам нужно знать, что значит хорошо управлять своим временем.

Хорошее управление временем не фокусируется главным образом на количестве.

Для большинства людей хорошее управление своим временем означает делать больше за меньшее время.

Допустим, у вас есть 20 дел в течение 10 часов, и вы успешно завершили все задачи в срок. Чем больше вещей вы сможете выполнить за ограниченный период времени, тем лучше вы будете управлять своим временем.

Без сомнения, вы закончите все в своем списке дел вовремя, но является ли это наиболее эффективным способом управления своим временем?

Лучше сосредоточиться на качестве.

Управление временем — это в основном организация и планирование времени, которое вы тратите на выполнение текущих задач. Лучшее управление временем требует времени и навыков. Более эффективное управление временем фокусируется на выполнении нескольких важных дел, что означает, что качество важнее количества.

Сосредоточьтесь на результатах, а не на деятельности.Хорошо следить за тем, сколько вы уже сделали, но важнее решить, чем вы должны заниматься и какую ценность вы можете добавить.

Когда вы не чувствуете стресса или перегрузки при переходе от одной задачи к другой, вы знаете, что лучше распоряжаетесь своим временем. Вот 3 способа улучшить свои навыки управления временем:

1. Расставьте приоритеты для ваших задач в соответствии с их важностью и срочностью

Прежде чем вы начнете работать над задачами из вашего списка дел, вы должны знать, какие из них являются срочными и важными.Это принцип Эйзенхауэра .

• важных задач ведут к достижению личных целей; а
• Срочные действия немедленные, с мгновенными последствиями, эти задачи обычно связаны с достижением чужой цели.

Принцип Эйзенхауэра предполагает разделение приоритетов задач на четыре уровня:

1. Важное и срочное: Эти задачи нужно решать ПЕРВЫМ.Это либо неожиданные проблемы, либо те, над которыми вы ждали до последней минуты. Вы можете спланировать заранее, чтобы избежать последнего, но для незапланированных сюрпризов оставьте в своем расписании некоторый тайм-аут, чтобы оставить место для буферизации.
2. Важно, но не срочно: Эти действия важны для достижения ваших целей, поэтому убедитесь, что у вас есть достаточно времени для работы.
3. Не важно, но срочно: Это препятствия, мешающие вам выполнять свои собственные задачи, и они обычно исходят от других.Не бойтесь сказать «нет» или делегировать задачи кому-то другому. Но оставьте некоторые места открытыми на случай, если людям действительно понадобится ваша помощь.
4. Не важно и не срочно: Всегда избегайте этих задач. Они просто отвлекают.

Главный ключ к тому, чтобы лучше расставить приоритеты для ваших задач, — это оставлять промежутки времени, чтобы убедиться, что у вас достаточно времени, если что-то пойдет не так.

2. Разумно используйте кредитное плечо, чтобы получить больше

Есть много подходов к одной задаче, и все они эффективны, но чтобы действительно использовать наименьшие усилия для наибольшей отдачи, примените концепцию кредитного плеча для завершения вашей задачи .

Один из способов максимально использовать все возможности — это найти общие шаблоны в задачах и настроить рабочий процесс, чтобы вы могли плавно выполнять все необходимые задачи, не тратя лишнее время и силы.

Допустим, вам нужно написать 3 статьи за 10 часов. При написании статьи вы анализируете такие процессы, как исследование, написание и корректура. Затем вы разрабатываете рабочий процесс, чтобы избежать написания во время исследования, а затем вернуться к редактированию статьи.

Другой способ — использовать чужое время .Я упомянул, что есть «не важные, но срочные», и это задачи, которые вы можете делегировать, чтобы облегчить свое бремя.

Вот еще несколько советов по использованию вашего времени.

3. Делайте сеансы по расписанию и короткие перерывы

Иногда слишком много времени на одно задание может иметь неприятные последствия. Закон убывающей доходности предполагает, что есть точка, в которой уровень прибыли может не быть пропорционален уровню инвестиций.

Чтобы лучше управлять своим временем, вы должны помнить о том, чтобы не тратить слишком много времени на определенные задачи.Вы можете использовать Pomodoro Technique , чтобы не работать сверхурочно.

Техника Помидора разработана в 1980-х годах. Итальянское слово «pomodoro» означает «помидор». Техника проста — разделите и структурируйте свою работу на 25-минутные сеансы (или помодори) с 5-минутным перерывом между ними.

Предположим, вы работаете над презентацией, по вашим оценкам, вам потребуется около 125 минут для выполнения задачи. Вы делите задачу на пять 25-минутных занятий с небольшим перерывом между ними.Убедитесь, что занятия не противоречат вашим планам или обязательствам. Установите таймер на 25 минут и приступайте к работе. Отдыхайте после каждого сеанса, а затем повторяйте его, пока сеанс не закончится. После этого сделайте перерыв на 20-30 минут.

Используйте технологии, чтобы улучшить свое время.

Может оказаться трудным объединить принцип Эйзенхауэра, концепцию кредитного плеча и технику Помидора в одно целое для лучшего управления временем. Вот три приложения для управления временем, которые помогут вам на этом пути:

MyLifeOrganized (MLO)

Первый шаг к лучшему управлению временем — это организация.MLO предлагает вам помощь в достижении ваших целей. Он генерирует для вас списки дел, расставляет приоритеты для ваших задач и отслеживает ваши действия.

Toggl

Всегда хорошо иметь журнал, чтобы рассчитывать время самостоятельно. Toggl помогает вам лучше управлять своим временем, отслеживая, сколько времени вы потратили на каждую задачу.

Усилитель фокусировки

Вы когда-нибудь уходили куда-нибудь, работая над чем-то важным? Focus Booster использует технику Pomodoro и позволяет вам устанавливать сеансы по времени для лучшего сосредоточения и качества работы.

Эффективное управление временем: правило трех

Не секрет, что в ClickTime мы без ума от продуктивности и навыков эффективного управления временем. Мы твердо уверены, что отслеживание времени и важных задач, измерение эффективности и соответствующая корректировка — это инструменты, которые сделают ваш бизнес успешным. Мы думаем, что эта стратегия работает для отдельных лиц, команд и компаний.

В то же время мы знаем, что продуктивность — это не только время. Это также вопрос выбора. А именно: вы можете часами собирать крошки со своей кухонной стойки, но если вы не справитесь с этой грудой спагетти, капающей на пол, вы не сможете с чистой совестью называть комнату «чистой».

Другими словами: быть занятым — не то же самое, что быть продуктивным.

Вот почему мы сторонники правила «трех вещей», когда речь идет о продуктивности. На самом деле, мы не уверены, что существует правило лучше или проще. Что это? Это:

Каждое утро, прежде чем приступить к работе, записывайте три дела, которые вы хотите сделать сегодня. Тогда начните их делать.

Вот и все! Делайте это каждый божий день. Три вещи.

Почему это такое хорошее правило? Давайте рассмотрим.

1. Это заставляет вас расставлять приоритеты, заставляя вас сосредоточиться на том, что действительно важно, вместо того, чтобы крутить колеса и позже терять драгоценное время.
2. Это достаточно просто, чтобы вы действительно придерживались его. Множество хитростей продуктивности навязывают сложные системы. Не этот!
3. Это поможет вам сосредоточиться. Когда вы теряете из виду, над чем вам следует работать, это служит хорошим напоминанием.
4. Это дает вам законное чувство выполненного долга. Когда вы закончите «Три дела», вы будете знать, что проделали значительную работу.

Это не означает, что вы не можете заниматься другими делами в течение дня. Иногда вам нужно отдохнуть от своей большой тройки. В этом случае заполните пробелы всеми теми мелочами, которые вам нужно сделать: эти двухминутные электронные письма, этот ввод данных, все это планирование. Только не позволяйте этому встать на пути ваших Трех вещей.

Это также не означает, что вы не можете изменить эти вещи в течение дня. Иногда вам придется менять приоритеты. Но — и это большое но — не используйте «переориентацию» как оправдание, чтобы не выполнять свои Три дела.

Звук хороший? Подождите — это еще не все!

Если вы действительно хотите делать это так, как должны, есть еще два важных правила, которые следует принять:

• Каждый понедельник запишите три дела, которые вы хотите сделать на этой неделе.
• Раз в год записывайте три дела, которые вы хотите сделать в этом году.

Практика раз в год может быть особенно полезной, даже если, как и новогодние решения, ваши Три дела не всегда выполняются так, как вы себе представляете.В любом случае, это отличный способ помочь вам понять, что для вас действительно важно, и как организовать свой год. Считайте это частью своих долгосрочных целей. Это также простая и легкая лакмусовая бумажка для оценки важных решений: если ответ на вопрос «поможет ли этот выбор мне достичь трех целей на год?» не «Да», тогда выберите другой вариант.

Мы также, заметим, упускаем из виду еще один важный элемент этой стратегии: вы должны действительно делать то, что записываете.Правило «трех вещей» не избавляет вас от работы; это просто гарантирует, что количество времени, которое вы тратите на работу над любой текущей задачей, на самом деле достигнет тщательно поставленных целей, которые имеют значение.

Если эти советы по управлению временем кажутся слишком простыми, мы говорим: попробуйте. На неделю. Посмотрите, станут ли ваши дни легче, меньше стресса и станут ли они более продуктивными. (Видите? Три вещи прямо здесь!)

Упростите управление своим временем с помощью «правила четырех»

Саймон Синек рассказал о том, насколько ценно он изучал работу своего давнего профессионального соперника Адама Гранта.Синек утверждает, что наблюдение за тем, как другой человек выполняет очень похожую работу, но демонстрирует свои уникальные сильные стороны, одновременно расстраивало его и помогало ему расти. Для меня человек, который очень часто заставляет меня так себя чувствовать, — это Оливер Беркман.

Бывший обозреватель Guardian и автор нескольких книг, Беркман не только явно более образован, чем я, но и освещает аналогичные темы, касающиеся психологии, успеха и продуктивности. Это означает, что очень часто я читаю то, что он написал, и понимаю, что мы видели одни и те же исследования или ссылались на одного и того же автора.Просто Беркману часто удается воплотить эту мудрость в более убедительном и связном виде, чем мне.

Самым последним примером является последний выпуск его превосходного информационного бюллетеня «Несовершенство», который предлагает невероятно эффективный подход к управлению временем.

Четыре в день — это все, что вы получите

В ней Беркман пишет об одном из немногих открытых им незыблемых правил управления временем. «Вы почти наверняка не сможете постоянно выполнять ту работу, которая требует серьезного умственного сосредоточения, более трех-четырех часов в день», — заявляет он.«Это действительно пугает, как часто этот трех-четырехчасовой диапазон появляется в описании привычек известных творческих людей».

Далее он приводит выдающийся список мыслителей, от Чарльза Дарвина до Ингмара Бергмана, которые тратили столько часов работы в день. Это могло показаться шокирующе коротким рабочим днем, но меня это не удивило. Я также ранее рассматривал огромный спектр научных данных, биографий гениев и даже антропологии, которые в значительной степени доказывают, что в нашем мозгу есть только около четырех часов работы в день.

Конечно, вы можете работать бессмысленным администратором или ручным трудом на конвейере гораздо дольше, но когда дело доходит до концентрированных интеллектуальных усилий, люди сталкиваются с жестким биологическим пределом. «Белые воротнички» обычно добираются до этого до конца рабочего дня.

Protect your core four

До сих пор все это было знакомо (по крайней мере, для меня), но, как обычно, лучшая часть писаний Беркмана — это не информация, которую он раскрывает, а выводы, которые он из нее делает.

«Настоящий урок, — пишет Беркман, — это то, что стоит использовать любую свободу, которая у вас есть в своем расписании, не для того, чтобы« максимизировать свое время »или« оптимизировать свой день »каким-то расплывчатым образом, а конкретно для того, чтобы звонить … зарезервируйте три или четыре часа безмятежного сосредоточения (в идеале, когда у вас самый высокий уровень энергии) «.

Вы собираетесь выполнить большую часть своей важной работы за четыре наиболее продуктивных часа дня, чем бы вы ни занимались. Так устроен человеческий мозг. Даже Джефф Безос рассчитывает, что каждый день будет принимать только три высококачественных решения.

Так что строите свои решения по тайм-менеджменту, основываясь на этом «Правиле четырех». Не пытайтесь продлить свое основное рабочее время; ты не можешь. И не пытайтесь растянуть его на восемь (или больше) часов отвлечения; это тоже не сработает. Вместо этого выберите свои четыре золотых часа и защитите их, как медведица гризли.

Сосредоточение внимания на четырех основных часах работы должно помочь вам сделать больше с меньшим раздражением. Это также должно помочь вам перестать ругать себя, когда ваш мозг просто не может дать никаких значимых идей в 4 часа.м. даже несмотря на то, что в вашем списке дел еще несколько десятков. Прекращение интеллектуального труда и выполнение еще более бессмысленной работы, которой вы можете управлять, — это не неудача. Это мудрое признание основной потребности в отдыхе и восстановлении сил, заложенной в нашем мозгу. Работать с этими ограничениями не лень; это основа разумного тайм-менеджмента.

Мнения, выраженные здесь обозревателями Inc.com, являются их собственными, а не мнениями Inc.com.

Используйте правило управления временем 80/20 для определения приоритетов ваших задач

Как вы оптимизируете свое время? Если вы уже расставляете приоритеты, делегируете полномочия и все еще пытаетесь сделать все, вам следует попробовать правило 80/20, также известное как принцип Парето.

Как вы увеличиваете свое время? Вы пользуетесь приложениями для управления временем? Планируете ли вы заранее и успеваете по расписанию? Или вы расставляете приоритеты в своих задачах? Если вы пробовали эти вещи, но по-прежнему не можете эффективно использовать свое время, возможно, вам нужно что-то изменить.

Правило 80/20 — еще один вариант управления временем, и с небольшими изменениями оно может стать вашим идеальным решением.

Что такое Правило 80/20?

Правило 80/20 также известно как принцип Парето. Идея возникла у итальянского экономиста Вильфредо Парето. Он заметил, что 80 процентов земли в стране принадлежит всего 20 процентам населения. Это побудило Парето исследовать этот дисбаланс и его связь с другими областями.

Спустя годы консультант по имени Джозеф Джуран применил эту концепцию к бизнесу и назвал ее принципом Парето.Из журнала The Economist онлайн:

Джуран распространил этот принцип на контроль качества, заявив, например, что большинство дефектов в производстве являются результатом небольшого процента причин всех дефектов — того, что он описал как «небольшое количество жизненно важных и множество незначительных».

Согласно Investopedia, это означает, что:

• 80 процентов объема продаж приходится на 20 наименований продуктов в линейке продуктов.
• 80 процентов доходов компании поступает от 20 процентов ее клиентов.
• 80 процентов продукции компании производится 20 процентами ее сотрудников.

Тайм-менеджмент — это наиболее распространенное применение принципа Парето, поскольку большинство людей склонны распределять свое время тонко, вместо того, чтобы сосредоточиться на самых важных задачах.

Учитывая все это, связь принципа с управлением временем означает, что 80 процентов вашей продукции может быть получено всего лишь за 20 процентов вашего времени. Теперь вопрос в том, как этого добиться? Вот четыре вещи, которые вы можете сделать.

Часто оценивайте свои задачи

Если 80 процентов результатов приходят из 20 процентов усилий, то само собой разумеется, что 80 процентов результатов будут получены от 20 процентов ваших задач.Поэтому определите 20 процентов ваших задач, которые принесут 80 процентов желаемых вами результатов.

Кредит изображения: Астефан через Shutterstock

Рассматривая свои задачи, задайте себе следующие вопросы:

• Каждая задача в моем списке помечена как срочная?
• Находятся ли задачи из моего списка в моей компетенции или они принадлежат другому?
• Я трачу слишком много времени на определенные типы задач?
• Есть ли задачи, которые я должен делегировать?
• Действительно ли все эти задачи необходимы для общего результата?

Постоянно оценивайте свои цели

Ваши цели и задачи могут быть взаимосвязаны, но не всегда.Некоторые могут быть совершенно отдельными. Так что подумайте о своих целях и действиях, необходимых для их достижения. Помните, что 80 процентов этих целей будут достигнуты всего за 20 процентов необходимых действий.

Кредит изображения: Азрисуратмин через Shutterstock

Здесь снова проведите инвентаризацию и посмотрите, какие 20 процентов действий приближают вас к большинству ваших целей. Ознакомьтесь с этими несколькими примерами и посмотрите, сможете ли вы рассказать о них:

• Если сегодня я работаю допоздна (20% активности), я могу закончить работу над пунктом в моем списке задач, порадовать босса и завтра отказаться (80% целей).
• Если сегодня я приготовлю салат, чтобы съесть за столом на обед (20 процентов активности), я смогу поработать над этой задачей, побить дедлайн и приблизиться к своей цели по снижению веса (80 процентов).
• Если я планирую регулярные встречи (20 процентов активности), я могу улучшить командное взаимодействие, иметь более успешный проект и стать лучшим лидером (80 процентов целей).

Определите свое прайм-тайм

У каждого есть определенное время в течение дня, когда они наиболее продуктивны.Лучше всего работать можно с 9 до 11 утра. Или вы можете успеть сделать больше с 15 до 17 часов. Когда вы чувствуете себя наиболее энергичным, сосредоточенным и продуктивным?

Кредит изображения: Дин Дробот через Shutterstock

Определите, когда у вас самое лучшее время, и используйте его для решения 20 процентов задач и целей, которые вы определили. Это гарантирует, что вы будете тратить свое наиболее продуктивное время дня на задачи и действия, необходимые для достижения наилучших результатов.

Выявление и устранение отвлекающих факторов

Независимо от того, путешествуете ли вы в офис каждый день или работаете из дома, отвлекающие факторы повсюду. Эти неприятные небольшие перерывы могут привести к потере внимания, отложенным задачам и общему снижению вашей производительности.

Кредит изображения: Аргус через Shutterstock

Используя концепцию правила 80/20, FreshBooks предполагает:

80 процентов ваших отвлекающих факторов исходит из 20 процентов источников.

Чтобы отвлечься от этих отвлекающих факторов и устранить их, вы должны сначала их идентифицировать. Ваш список может выглядеть примерно так:

• Шквал писем
• Входящие телефонные звонки
• Незапланированные посетители
• Жажда или голод
• Уведомления в социальных сетях

Составив список отвлекающих факторов, просмотрите его и посмотрите, какие из них мешают вам больше всего.Вы, вероятно, обнаружите, что только два или три (20 процентов) составляют основную часть (80 процентов) проблемы. Затем включите способы устранения этих перебоев. Вот некоторые предложения:

• Заблокируйте определенное время для работы с электронной почтой.
• Разрешить несрочные вызовы переходить на голосовую почту.
• Закройте дверь своего офиса.
• Выпейте и перекусите под рукой.
• Держитесь подальше от социальных сетей во время работы.
• Используйте приложение-таймер, чтобы рассчитывать рабочие сессии и перерывы.

Вы пробовали правило 80/20?

Принцип Парето может принести успех в определенных отраслях и сферах применения, но может ли он работать на вас? Если вы успешно испробовали правило 80/20, продолжаете ли вы его использовать? И наоборот, если вы попробовали эту концепцию с отрицательными результатами, знаете ли вы, что пошло не так?

Все еще боретесь? Приобретите эти привычки для продуктивной работы в Интернете, чтобы оптимизировать свои дни, и ознакомьтесь с этими программами и вариантами приложений для учета рабочего времени.

Как заставить ваш телефон Android и iPad работать вместе

Приложив немного усилий, можно использовать телефон Android и iPad вместе.Вот что вам нужно сделать.

Читать далее

Об авторе Sandy Writtenhouse (Опубликовано 448 статей)

Имея степень бакалавра информационных технологий, Сэнди много лет проработала в ИТ-индустрии в качестве менеджера проекта, менеджера отдела и руководителя PMO.Затем она решила следовать своей мечте и теперь постоянно пишет о технологиях.

Более От Sandy Writtenhouse

Подпишитесь на нашу рассылку новостей

Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать технические советы, обзоры, бесплатные электронные книги и эксклюзивные предложения!

Нажмите здесь, чтобы подписаться

.