Письмо как правильно подписывать: Написание адреса и наклеивание марок

Написание адреса и наклеивание марок

Адрес необходимо писать разборчиво.

Адрес получателя нужно писать в правом нижнем углу отправления. Адрес отправителя — в левом верхнем.

В адресе указывают:

• Полное имя получателя (в формате «Фамилия Имя Отчество») или название организации (краткое или полное)
• Название улицы, номер дома, номер квартиры
• Название населенного пункта
• Название района, области, края или республики
• Название страны
• Номер а/я, если есть (в формате «а/я 15»)
• Почтовый индекс по образцу:

Для писем до востребования на конверте указывают город (область, район, село), индекс почтового отделения, полное имя получателя и пишут «До востребования».

При отправке в национальные республики и за границу

Для национальных республик РФ: данные отправителя и получателя можно писать на государственном языке соответствующей республики при условии их повторения на русском языке.

Для отправлений за границу: данные получателя нужно писать латинскими буквами и арабскими цифрами. Можно написать адрес получателя на языке страны назначения. Наименование страны назначения в любом случае нужно указать и на русском языке тоже.

Как наклеивать марки

Марками можно оплачивать открытки, письма и бандероли по России и за границу.

Общий номинал марок, наклеенных на отправление, должен покрывать его стоимость. Ознакомьтесь с тарифами на услуги общедоступной почтовой связи. Стоимость отправлений можно также рассчитать с помощью калькулятора стоимости отправки писем, посылок.

Марки нужно наклеивать в правый верхний угол адресной стороны конверта, открытки, упаковки. Если этот угол занят, наклейте марки чуть ниже.

Иногда марка может быть напечатана прямо на конверте или открытке.

Нанесенная на конверт литера A позволяет отправить простое письмо по России весом до 20 г без наклеивания дополнительных марок.

Нанесенная на конверт литера D позволяет отправить заказное письмо по России весом до 20 г без наклеивания дополнительных марок.

Нанесенная на открытку литера B позволяет отправить эту открытку по России без наклеивания дополнительных марок.

Доклеив марки на нужную сумму, можно отправить открытки и конверты с литерами A, В и D и за границу.

Как правильно подписывать электронные деловые письма компаниям?

Большая и умная книга по Insta-постам

То, что нужно компаниям, личным брендам и копирайтерам

Подпись  в письме — один из ключевых моментов формирования имиджа компании. Это, по сути, ваша электронная визитка, поэтому оформлять ее следует правильно, учитывая все нюансы деловой переписки и маркетинговых требований. Умение красиво завершить деловое письмо, мастерство не менее ценное, чем его виртуозно начать.

Как правильно подписывать письма в электронной почте

Правильно подписанное письмо — это максимум информации о каналах взаимодействия с компанией. Важно вызвать доверие и избавить человека от необходимости искать недостающие данные о фирме в других источниках.

 В идеале подпись в E-mail должна включать:

• Инициалы отправителя, его фотография, должность.
• Полное название компании; ее логотип.
• Контакты (email, сайт, телефон и т.д.).
• Ссылки на соцсети компании и мессенджеры.

Всё нужно указывать с новой строчки. Если пишете номер телефона, то делайте это в формате +N (ххх) ххх-хх-хх. Адрес начинайте с почтового индекса. 

Возможно, человеку нужно будет отправить вам какие-нибудь бумаги. Не забывайте указывать адрес вашей почты в подписи. Да, его можно посмотреть в шапке письма, но при пересылке такая возможность пропадает. 

Пример правильной подписи к письму:

–—

Сергеева Елена Викторовна,

Менеджер отдела продаж,

ООО «Тандем».

Тел. (847)77-77-77

E-mail: [email protected]

(ВК, ОК, ТВИТТЕР)

Несмотря на то, что письмо может быть личным или деловым, все равно важно его структурировать и не допускать ошибок правописания. Цените время читающего, тщательно подбирайте слова. Предложения должны быть короткими и простыми для “сканирования”, чтобы получатель мог сразу ухватить суть текста.

Маркетологи обращают внимание, что реклама в подписи часто отталкивает, поэтому акцент (если вы его делаете) должен быть ненавязчивым. 

Как подписывать письма “с уважением”

В рабочей среде часто нужно писать деловые письма, но как сделать это грамотно, проявив достаточно уважения к человеку?

Во-первых, быть вежливым — это не значит извиняться за беспокойство. Тот, кто получает вашу корреспонденцию, априори настроен на изучение информации. 

Не добавляйте в конце письма фразу: «Простите за потраченное на меня время». Низкая самооценка не красит даже спамера, а в деловой переписке тем более не уместна.

Во-вторых, подчеркивать важность человека, для которого подготовлено письмо, нужно аккуратно. Разработайте стандартно-тёплое, но не очень личное пожелание без элементов заискивания.

Правильно: «Хорошего Вам дня! С уважением, Елена Георгиевна»

Неправильно: «Будем сильно рады, если вы обратите внимание на наше предложение, ждем звонка, честь поработать с Вами, Елена Георгина»

Кстати, о том, когда нужно писать “Вы”, а когда “вы” – можно прочитать здесь. 

Старайтесь минимизировать эмоджи-графику и не допускайте панибратства. Подпись должна быть несколько ниже, чем основной текст. Многие почтовые программы позволяют это легко настроить. А значит, ваш «автограф» будет появляться автоматически и сэкономит время.

Как оформлять деловые письма. Общие советы

Самое главное – заполняйте абсолютно все поля. Напишите название и тему, чтобы человек мог сразу узнать, о чём письмо. Хорошим тоном является содержание в электронном адресе настоящих имен и фамилий или названия организации.

Не забывайте начать с приветствия. Самая простая конструкция для этого:  

«Здравствуйте, +Имя». 

Само же письмо разбивайте на абзацы каждые 4-5 предложений (в них, кстати, не больше 15 слов). Перед отправкой просмотрите на предмет орфографических, синтаксических и пунктуационных ошибок.

Как правильно подписывать письма от организации

Очевидно, что писать нужно «мы», а не «я». Обязательно оставлять данные организации, а в отдельных случаях контакты и имя менеджера. 

Если требуется написать письмо от организации, то желательно в подпись включить логотип, контактные данные, телефон, сайт, адрес организации. Выигрышным маркетинговым ходом будет приглашение оценить в социальных сетях новинки каталога и подписаться на группу.

Подпись в письме не только его логическое завершение. Она может помочь заинтересовать клиента, покажет статус компании и ненавязчиво познакомит с новостями компании в социальных группах, если клиент пока еще мало знает о вас.

На этом короткий обзор правил подписи к письмам и общих норм деловой переписки закончен. Если у вас есть дополнения, возражения или вопросы, давайте пообщаемся в комментариях. 

Добра вам! 

 
 

Информационно-образовательный центр проекта “Панда-копирайтинг”

* ГОТОВЫЕ ТЕМЫ. РАЗНЫЕ ПРОФЕССИИ

* РУЧНОЙ ПОДБОР. РАЗНЫЕ НИШИ

«С уважением» и еще 29 способов подписать письмо

Надоело “С уважением” и хотите что-то новенького? Команда MediaDigger, платформы автоматизирующей хранение базы контактов и дающей возможность отправлять по ней массовые персонализированные письма, сделала подборку альтернативных подписей, которыми можно завершить свое электронное письмо. Ведь несмотря ни на что, email по прежнему остаются главным способом делового общения:

1. С уважением – Для любителей классики. Самый безопасный вариант.

2. Искренне Ваш – В этом что-то есть, но не каждый может позволить себе такую подпись. Нужно быть и выглядеть определённым образом.

3. С наилучшими пожеланиями – Немного менее формальное и применимо в деловом письме.

4. Просто указать имя – Вполне подходит, особенно в тех случаях, когда идет активный обмен письмами.

5. Ваше инициалы – Тоже допустимо, но возникает вопрос почему нельзя было просто целиком написать свое имя, и остается неприятный осадок.

6. Удачного дня – Для завершающего письма, когда больше ничего не ожидаете услышать от собеседника в течение дня, вполне подойдет.

7. Удачной недели – Тоже самое, что и “удачного дня”, только если в течение недели больше не будете общаться.

8. Best regards – Англоязычный вариант “с уважением”. Самый безопасный для делового общения. Некоторые русскоговорящие использует только эту подпись. В принципе, это допустимо, но если вы много общаетесь с иностранцами и это всем известно. Иначе это выглядит немного странно.

9. Kind regards – Тоже самое, что и best regards, но чуть менее формально.

10. С дружеским приветом – Никогда такое не видели, но слышали про это. Так и хочется сказать, что звонили из 70ых и просили вернуть им подпись.

11. До встречи

– В случае, если вы договорились о встрече в ближайшее время и подчеркиваете, что помните про нее.

12. Удачи в вашем нелёгком деле! – Такая подпись может использоваться тогда, когда вы попытались помочь кому-то (или не смогли это сделать), и стараетесь как-то приободрить собеседника.

13. Отправлено с Iphone – Можно, чтобы как-то объяснить почему в письме могут быть опечатки, но может показаться, что вы хвастаетесь своей моделью телефона.

14. Отправлено со смартфона – Безопаснее, чем “отправлено с Iphone”: собеседник понимает, что вы писали с телефона и автокорректор мог допустить опечатки, при этом вы не хвастаетесь своим телефоном.

15. Спасибо за внимание

– Эту фразу лучше оставить для тех, кто пытается вам что-то продать.

16. Спасибо – Если вы действительно благодарны, то можно. Но не стоит подписывать так каждое письмо, когда даете кому-то указание. Это будет отдавать приказным тоном.

Как подписывать письмо: советы и примеры

Мы привыкли ставить свою подпись и не задумываться. Делать это «на автопилоте». Стоп! Давайте подумаем, как подписывать письмо, чтобы это было эффективно. Сервис email-рассылок Dashamail убежден, что корректно подписать письмо – настоящее маркетинговое искусство. Она может помогать не только в коммуникации, но и в продажах.

---

Интересное замечание: последняя фраза всегда запоминается лучше всего. Можно назвать это даже не теоремой, а аксиомой, которая не требует доказательств.

---

Сегодня мы предлагаем научиться не входить в разговор (это отдельная тема для разговора), а как выходить из него, чтобы решать нужные задачи и оставлять приятное «послевкусие», как после хорошего вина!

Письмо: как правильно прощаться?

Что такое почтовый ящик в XXI веке? Это личное пространство, и, если вас «пустили» к себе, значит, есть потенциал для общения. Ваша задача – быть такими же открытыми и искренними в ответ. Это значит, что подпись может быть какой угодно, но всегда должна «стоять на 3 китах»:

1. Информативность.

2. Доброжелательность.

3. Краткость.

Может показаться, что это сложно, но понимание приходит, когда выделяются основные цели любой (!) подписи:

• Персонализация продаж и отстройка от конкурентов.

• Логическое и естественное завершение письма, чтобы оно не выглядело «обрубленным»!

• Предоставление контактных данных и другой прикладной информации.

• Это немного психологический аспект, чтобы расположить получателя к продолжению общения.

Ставьте правильно цели и проверяйте, насколько им соответствует ваша подпись, которую в нашем сервисе можно прописать для всех отправлений или каких-то отдельных групп получателей. Помните о том, что она:

1. Поможет вам запомниться и выделиться из миллиона других отправителей.

2. Общение перестанет быть чисто формальным. В нем появится больше доверия.

3. При корректном подходе будет нативная стимуляция к действию.

В этой публикации вас ждут только прикладные и проверенные на практике советы. Читайте и внедряйте и обязательно делитесь с нами своими достижениями.

«Хит-парад» советов по созданию правильной подписи для email-рассылок

Сразу скажем: нет универсального секрета и единственно верного варианта. О том, какой должна быть подпись, спорят разные специалисты:

• Копирайтеры

• Редакторы

• Мастера UX

• Дизайнеры

Все персонально и индивидуально, поэтому мы выделим несколько правил в настольную «памятку»:

1. Ничего не изменилось. Краткость по-прежнему осталась сестрой таланта, поэтому оставляйте в подписи только самое главное. ФИО, данные о компании и контакт для связи. Никто не захочет читать «Войну и Мир»!

2. Если вы используете фотографию, то пусть она будет качественной, чтобы вас узнавали в лицо, и это были приятные ассоциации.

3. Если что-то можно убрать, сделайте это. Без сожалений избавляйтесь от смыслового и визуального шума.

4. Только человечность. Никаких шаблонов. Если делаете пожелания, то искренне, прощайтесь вежливо и заинтересованно в собеседнике.

5. Минимизируйте информацию. Проверьте, какие ссылки, цитаты можно убрать, так как они «захламляют» контент, убивают свободное пространство в письме. Все равно пользователи не воспринимают эти данные. Идеальная подпись обязана (да, именно обязана) быть простой и удобной в навигации.

6. Буйство цвета оставьте художникам. Здесь также важно не «переборщить». Оставьте только 2-3 фирменных цвета, чтобы не получить «солянку», которая выглядит дешево и неаккуратно.

7. Шрифтов много не бывает! Этот принцип – пережиток прошлого, когда в письмо старались поместить «все лучшее сразу»! Во-первых, это очень затрудняет чтение. Вы хотите выделить важные сведения, но получаете обратный эффект. Если очень нужно расставить акценты, вы можете добавить немного цвета к элементам шрифта, поменять начертание (курсив), «поиграть» со строчными и заглавными буквами, но строго в рамках 1 шрифта. Максимум, что можно сделать – использовать дополнительный шрифт для заголовков.

8. Работайте над построением иерархии, так как все-таки подпись email призвана передавать информацию. Можно выделить имя отправителя жирным шрифтом, чтобы показать, что в этой переписке важны ее участники.

9. Иконкам соцсетей – быть. Мы живем в ту эпоху, когда люди проводят в социальных сетях много времени, поэтому вы можете получить качественный дополнительный трафик от тех, кто не любит читать письма в почтовых сервисах, но с удовольствием присоединится к вам, например, ВКонтакте или другом проекте. Обращаем внимание на то, что нужно использовать именно иконки, отказавшись от гиперссылок, так как они выглядят стильно и аккуратно, а также занимают существенно меньше места.

10. Проводите адаптацию под мобильные устройства, так как статистика неутешительна. Почти 50% людей открывают ваши послания со смартфонов или планшетных компьютеров, поэтому задача подписи – «выжить» и остаться читабельной даже на маленьком экране.

Эти 10 рекомендаций разделят вашу жизнь на «до» и «после», так как вы сможете делать свои подписи не интуитивно, а четко понимая, как и зачем их писать, чтобы они еще и продавали!

Секреты персонализации продаж посредством подписи

Представим, что у вас сложный и дорогой продукт. В этом случае вам нужно действовать от обратного и сделать коммуникацию настолько простой, насколько это вообще возможно. Давайте рассмотрим простой и наглядный пример, чтобы понять, как это работает:

Ситуация: вы ищете мебель для офиса. Вы нашли интернет-магазин фабрики, оформили заказ. Вы приобрели стол, кресло и диван в холл. Вас все устроило. Вам понравилась работа менеджера, его помощь в подборе и качество самой продукции. Прошло время, и вы хотите приобрести ресепшн, но все время откладываете решение данного вопроса «в долгий ящик»!

Как работает email-маркетинг: вдруг в рассылке вы получаете очень своевременную информацию о том, что в этом магазине сейчас скидки. Вам пишет тот самый менеджер, с которым вы уже продуктивно поработали ранее. Он рассказывает, что в наличии как раз есть стойки ресепшн по очень приятной цене. Он называет вас по имени, помнит о вас, приводит факты из прошлой встречи. Он уже знает ваши вкусы, поэтому сделал очень точную и релевантную вашим запросам подборку. Это подкупает!

Это очень удобно, и такая схема по-настоящему рабочая. Будьте искренними, заботьтесь о своем клиенте даже в письме, и вы убедитесь в этом лично.  

Как реализовать правильную подпись в сервисе DashaMail?

Чтобы рассылки приносили реальную пользу, ловите инструкцию, как настроить подпись в нашем сервисе:

• Создайте файл Эксель, выгрузив туда все данные ваших клиентов. Обязательно проставьте в дополнительных полях контакты персональных менеджеров, которые их ведут (имя, телефон).

• Загрузите базу данных в таблице в «Адресные базы»! Наши возможности позволяют сделать это в пару кликов. Если вдруг данные этих клиентов ранее уже были внесены в базу, то просто произойдет обновление, и напротив их имен появятся имена тех менеджеров, что их вели. Не будет шанса что-то забыть или упустить из виду.

• Теперь при отправке вы сможете использовать все возможности подстановки нужных переменных и персонализации, а ваши клиенты будут видеть, что вы общаетесь лично с ними, а не отправляете всем одинаковые письма.

Подводя итоги: когда подпись важна! 

Персонализированная уникальная подпись очень важна, если вы активно работаете с массовыми рассылками и хотите увеличить их эффективность. Мы стараемся предложить своим пользователям максимум инструментария, чтобы решать их бизнес-задачи:

1. Вы можете сегментировать базу на основании большого количества данных, решая задачи оформления и наполнения контентом письма для каждого сегмента так, как требует конкретная ситуация.

2. В вашем распоряжении современный блочный редактор или традиционный, не теряющий актуальности, редактор HTML!

3. Мы разработали много стильных шаблонов, которые не выглядят избитыми и не являются «клонами», так как их можно совершенствовать и менять.

4. Есть все, что требуется: возможность менять шрифты (но будьте аккуратны), проставлять ссылки, вставлять кнопки, разделители и многое другое.

5. Поддерживается работа тегов персонализации для создания максимально релевантного контента.

Конечно, можно сделать подписи и в стандартных почтовых программах для их подстановки в ваши обычные письма. В ней вы также можете приглашать получателя письма в соц.сети или в рассылку. Настроить автоматическое формирование такой подписи несложно:

• В сервисе Gmail достаточно нажать на символ «шестеренки» (настройки) в верхнем углу справа, чтобы перейти в раздел с настройками. Там в общих настройках будет целый блок для редактирования подписи и написания туда текста, добавления фотографии и контактов.

• Яндекс.Почта позволяет добавить подпись примерно таким же путем. Зайдите в личные данные, и в новом окне вы сможете сформировать такую подпись, которая вас устраивает на 100%.

• Сервис Mail.ru – здесь также есть раздел с настройками (в нижнем левом углу). Просто поменяйте имя отправителя и подпись, введя нужный текст. Не забудьте о сохранении изменений.

• Если вы пользуетесь Outlook, то в нем есть специальный раздел с редактированием подписи, где также можно вставить тот контент, что вы составили с учетом рекомендаций из этой публикации.

Помните о том, что подпись была и остается важнейшим элементом письма. Он не уступает по исключительности приветствию и первому предложению, поэтому сделайте все возможное, чтобы подпись была аккуратной, информативной и уникальной. Тогда письма будут приносить реальную пользу и повышать конверсию.

Подпись в электронной почте

Каждый Дон Кихот воюет с ветряными мельницами, а каждый дизайнер воюет с неправильными подписями в письмах

О чем речь

https://bureau.ru/bb/soviet/20110330/
Бо́льшая часть примеров подписей из этого совета

Многие из вас видели что-то такое:

или такое:

иногда даже такое:

иногда встречается и такое:

Эти подписи на шкале хорошо-плохо где-то между «плохо» и «полная катастрофа». Мой пост о том, как делать правильно.

Почему это важно

Подпись — такая же неотъемлемая часть письма, как тема, письмо и вложения. Все вместе они влияют на восприятие письма, создают определенную тональность и что-то сообщают об адресанте. Неудачная подпись может испортить впечатление от очень внимательно написанного письма, поэтому на неё нужно обращать не меньшее внимание, чем на само письмо.

Хорошая и плохая подпись

Я уверен, что для подписи в личных письмах достаточно имени и фамилии, а иногда и просто имени. Все нижеперечисленное относится к рабочей переписке, где не всегда можно обойтись только именем и фамилией.

Я бы ориентировался вот на такие моменты:

1. Подпись должна быть на языке ваших адресатов
   Если пишете на английском — подпись на английском, пишете на русском — подпись на русском. Никаких Best regards и Senior Java Developer в русскоязычной переписке.
2. Сначала имя, потом фамилия
   Писать наоборот, — сначала фамилию, а потом имя — очень формальный стиль. К нему хочется сразу дописать и отчество. Само имя пишите так, как вас следует называть. Внимательные люди будут называть именно так как написано: Света, Даниил, Ася, Маргарет, Митя, Наталия. (см. Не ошибаться в именах)
3. В подписи не должно быть очевидного
   Не надо подписывать, что [email protected] — это эл. почта, знак @ однозначно говорит: «Это — адрес электронной почты». Да и вообще сам адрес эл. почты вообще не нужно писать, он же вот, перед глазами у адресата.
   Если сайт расположен на том же домене, что и электронная почта, то его тоже можно не указывать. Ваши читатели не глупые и поймут, что у компании с почтой [email protected] сайт ptsecurity.com. В некоторых компаниях принято перечислять все сайты в подписи сотрудников, не надо так.
   Если без сайта никак нельзя обойтись, тогда из ссылки нужно хотя бы убрать http:// и www.
4. Телефон — только личный
   Если указываете телефон, то только мобильный или городской с добавочным, общий телефон компании лучше не указывать.
   Факс тоже лучше не указывать.
5. Без «С уважением»
   Ваши адресаты чувствуют, что вставка в подпись каждого письма «С уважением» не имеет ничего общего с уважением. Вместо этого штампа лучше проявить настоящее уважение и написать удобное для читателя письмо: сформулировать говорящую тему, написать короткое структурированное письмо, ввести в курс дела, приложить все ссылки и файлы, а также явно указать, что вы от человека хотите.
6. Указывать понятную должность
   Очень часто в подпись вставляют должность адресанта, само по себе это не проблема. Однако иногда должность человека неговорящая: специалист, инженер, оператор. В этом случае лучше дополнить формальную должности реальной ролью: Старший специалист → Старший инженер поддержки, Менеджер продукта → Менеджер Яндекс-карт».
7. Не указывать и должность, и отдел
   Нужно стараться не увеличивать подпись без необходимости и указывать что-то одно: или должность, или отдел. Часто можно совместить отдел и должность: вместо длинной комбинации «Отдел технологий разработки + инженер» написать «devops-инженер».
8. Не нужно писать всю оргструктуру
   Если вам нужно указать отдел, то не нужно указывать всю организационную структуру до своего отдела включительно:
   Группа разработки систем машинного обучения
   Отдел перспективных технологий
   Департамент исследований и разработки
9. Не нужно рекламы почтовых программ и устройств
   Подпись — это часть вашего письма, не оставляйте в ней «Отправлено с моего айфона» или «Отправлено из AquaMail для Андроида
   http://www.aqua-mail.com».
   На самом деле продакт-менеджеры мобильных почтовых клиентов повышают свои метрики и зарабатывают свою премию за счет ваших писем и ваших читателей. Для читателей такая подпись выглядит то ли как хвастовство «Смотри, у меня новый айфон», то ли как неуважение «Мне лень потратить одну минуту на настройку подписи».

Открыть покрупнее

10. Никакого форматирования
    Форматирование привлекает слишком много внимания к подписи и отвлекает от письма. Лучше не использоваться в подписи курсив, полужирное начертание, подчеркивание, выделение цветом, в том числе бледно-серым. Кажется, что бледно-серый приглушенный и его не будет видно, на самом же деле любое изменение цвета видно само по себе. См. иллюстрацию на полях.
    Хуже всего выглядит яркий красный текст.
11. Никаких картинок или логотипов
    Не нужно вставлять логотипы компании, продуктов, конференций и митапов, красивые кнопки подписки, логотипы социальных сетей. Как и форматирование картинки привлекают слишком много внимания к письму, а кроме этого могут ещё и сломаться, будет совсем некрасиво (см. Переверстка: письмо из Пикпоинта).
12. Подпись отделяется от письма двумя пустыми строками
    Подпись достаточно отделить пустым место, без всяких линий и черточек. В технологических компаниях существуют люди, которые знают про RFC на эл. почту, где написано, что подпись отделяется двумя дефисами и пробелом. Я бы с ними не спорил.

Но вообще, даже в корпоративной подписи обычно достаточно имени с фамилией и изредка должности.

Примеры хорошей подписи

Вот несколько примеров, которые я считаю допустимыми.

Для совсем небольшой команды:

Михаил Озорнин

Для большой компании с множеством проектов:

Михаил Озорнин
Дизайнер в проекте Apple Don’t Watch

Подпись для тех, кто часто пишет наружу:

Михаил Озорнин
Руководитель пресс-службы Apple Russia
моб: +7 999 999-99-99

Ссылки в тему

В вопросе подписей писем очень много мифов и плохих традиций. Я собрал ещё немного авторитетных мнений про подписи:

Как правильно подписать письмо образец

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий: Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.
В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

• дата написания,
• реквизиты отправителя и получателя,
• вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,

просьбы и объяснения

заключение.

К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте. Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма). Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

На что обращать внимание при составлении письма

При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании. Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты. Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

Чего нельзя допускать в деловом письме

В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов. В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения. Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

Как отправить письмо

Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление. Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.

Уже не одну сотню лет конверты остаются излюбленным способом доставки писем и документации. Однако в эпоху современных цифровых технологий и интерактивного общения многие из нас уже порядком подзабыли, как правильно заполнить конверт . В первую очередь, информация на почтовом конверте должна быть заполнена аккуратно с соблюдением определенных правил. В любом почтовом отделении присутствует образец заполнения конверта, на который можно опираться при отправке писем.

1. Язык. При отправке корреспонденции в пределах РФ, конверт должен быть заполнен на русском языке. Если вам необходимо отправить письмо в другую страну, напишите адрес на английском языке. При этом ориентируйтесь на образец заполнения конверта для писем за рубеж. Если необходимо, вы можете продублировать данные на языке страны-получателя (немецком, французском и т.д.), при этом наличие информации на английском обязательно. 2. Адрес. Правильное написание адреса на конверте может сократить срок пересылки письма. Если вы обратите внимание на образец заполнения конверта, то сможете заметить, что адрес отправителя располагается в левом верхнем углу, а получателя – в правой нижней части конверта. Адрес заполняется в следующем порядке: ФИО, почтовый адрес (улица, дом, район, область/край, населенный пункт), индекс. Для получателей и отправителей порядок написания адреса идентичен.

3. Аккуратность. Адрес должен быть написан разборчивым почерком, лучше печатными буквами. Не допускаются зачеркивания, исправления, орфографические ошибки в написании адреса. Для грамотного заполнения данных обращайте внимание на образец заполнения конверта. Написание адресов на конвертах является ответственным и трудоемким этапом при отправке писем. А как быть в той ситуации, если вы отправляете не одно письмо, а проводите многотысячную рассылку? В этом случае целесообразно воспользоваться специализированным софтом для печати конвертов. Например, редактор «Почтовые Конверты» от AMS Software – это удобная и качественная программа для печати конвертов и организации рассылок. Пользователю лишь нужно внести информацию об отправителях и получателях, выбрать шаблон нужного формата и распечатать готовый конверт. Программа включает встроенный образец заполнения конверта, и все поля вводятся автоматически из базы. Продукт оснащен дружественным русскоязычным интерфейсом и подробными справочными материалами, что обеспечивает легкую и комфортную работу в программе.

Если внимательно посмотреть на образец заполнения конверта, в его левой нижней части располагается так называемый кодовый штамп. Он содержит почтовый индекс получателя, записанный стилизованными цифрами. Эти цифры можно записать чернилами любого цвета, за исключением желтого, зеленого и красного. В противном случае письмо не будет допущено к сортировке. Образец заполнения кодового штампа вы можете видеть на картинке.

• Как подписывать конверт
• Как подписывать конверт на английском
• Как подписать письмо

• – конверт;
• – мари;
• – шариковая ручка;
• – данные адресата.

Начинайте заполнять данные отправителя. Заполните графу от кого. Пишите там свою фамилию, имя и отчество.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

В графе адрес сначала напишите название улицы, номер дома, область / край, город.

Остались вопросы? Бесплатная консультация по телефону:

8 800 350-81-94
Круглосуточно

Как правильно писать электронные письма

Сегодня практически у любого пользователя компьютера есть электронный почтовый адрес. А с развитием мобильных устройств программы для чтения и отправки электронной почты обосновались и на мобильных телефонах, и на планшетах, и даже на телевизорах!

К сожалению, вместе с популяризацией электронной переписки снижается и само качество этой переписки. Зачастую пользователи просто не умеют правильно писать письма. Больше всего это касается, конечно, деловой переписки.

Попробуем разобрать наиболее распространённые ошибки, которые допускают при использовании электронной почты.

Имя и фамилия

У каждого письма есть отправитель. Помимо почтового адреса у отправителя должны быть имя и фамилия. Все эти данные можно указать в почтовом профиле (или в настройках учётной записи, если вы используете электронную почту через браузер, а не программу).

Если вам приходится общаться не только с русскоязычными собеседниками, то лучше иметь 2 профиля: один с именем и фамилией на кириллице и второй — на латинице. Второй момент: в России традиционно указывают сначала фамилию человека, и уже после неё — имя. В английском же языке (и в почтовых клиентах) принято делать наоборот. Но ведь вы не хотите, чтобы на ваше письмо ответили «Здравствуйте, Петров!». Поэтому правильнее указывать сначала имя.

Подпись

У письма должна быть подпись. Увы, но не многие об этом задумываются. Свою подпись обязательно нужно настроить в профиле. Не нужно бояться сообщить собеседнику, что вы его уважаете, и повторить свои имя и фамилию — в этом нет ничего страшного. Простая подпись в конце каждого письма сильно повышает удобство длинной переписки, тем более, если в ней будет участвовать более 2 сторон. Ну и элементарные правила хорошего тона также будут соблюдены.

«С уважением, Фамилия Имя» — минимум того, что должно быть в подписи к письму. Не забудьте указать должность и название организации, если переписка носит деловой характер. В подпись также можно добавить контактный телефон (с кодом города, если номер городской), сайт и т.д. С другой стороны, перегружать подпись информацией тоже не стоит — письмо, на 80% состоящее из подписи, выглядит комично.

Ответ на письмо

Пожалуй, это одна из самых распространённых ошибок — когда вместо ответа просто пишут новое письмо, да ещё и меняют тему письма (Subject) или вовсе её не указывают. Что в таком случае чувствует получатель такого «ответа»? Вероятно, он подумает, что его считают полным бездельником, у которого нет других дел, кроме как искать в архиве письма и пытаться угадать, какая из переписок продолжается. Если вы не хотите быть хамом в представлении вашего собеседника, обязательно отвечайте на письмо, а не пишите в ответ новое.

Важно также отвечать всем участникам переписки (если в строке доставки несколько адресов или кто-то указан в «копии»), не удаляя адресатов без необходимости. Ведь они же там появились не сами по себе?

Цитирование

Когда-то давно, когда интернет был ещё роскошью, цена трафика (объёма полученных и переданных данных) была очень высока. Видимо, именно с тех времён у пользователей появилась привычка удалять всё цитирование при ответе на письмо. Причём эти знания, похоже, передаются и молодому поколению. К счастью, современные скорости доступа в интернет позволяют переслать лишние 2-3 килобайта (примерный «вес» текста в письме) без каких-либо последствий для кошелька.

Не нужно удалять цитирование при ответе на письмо, этим вы лишь осложните процесс переписки, — ваш собеседник может и не помнить, чем закончилось последнее письмо. Вы же не думаете, что он общается только с вами?

Тема письма

Письмо без темы может запросто не дойти до адресата, попав в «Спам». Без темы письмо намного сложнее будет найти, если в будущем потребуется поднять какие-то письма из архива. Наконец, ответ на письмо с конкретным заголовком, который отражает основную тему письма вы, скорее всего, получите быстрее.

Сложно ориентироваться в списке писем, где собеседники не указывают тему.

Грамотность

Здесь всё и так понятно. Даже если вам всегда плохо давались правила русского языка, во всех современных браузерах и почтовых клиентах существует встроенная проверка орфографии. Не забывайте её включать.

Вложения

Иногда бывает нужно переслать какой-то документ. И электронная почта вполне подходит для этого. Однако не стоит приводить всю переписку к безмолвно вложенным документам в пустых письмах. Стоит сопровождать такие документы хотя бы минимальным описанием. А порой текст из документа можно без потерь для смысла просто перенести в само письмо.

Не стоит пытаться переслать большие вложения (больше 5 мегабайт), особенно, нескольким адресатам, если вы не уверены, что все смогут принять такое письмо. Корпоративные сервера часто просто блокируют письма с вложениями больше определённого размера, и это стоит учитывать. В крайнем случае, можно выложить файл на популярный сервис вроде Яндекс.Народ или files.mail.ru, а ссылку написать в письме.

Архивы

Для пересылки большого количества файлов лучше всего подходят архивы. Тоже самое можно сказать и про документы большого размера, ведь при архивации файл сжимается и его объём уменьшается в несколько раз. Самый распространённый формат архивов на данный момент — ZIP, и именно его стоит использовать, если вы хотите, чтобы собеседник без проблем смог извлечь файлы из вашего архива. RAR — тоже достаточно распространённый формат, но только на территории России.

Рабочий адрес для деловой почты

Используя почтовый ящик с именем типа krasotka777, _super_macho и подобные, вы рискуете подорвать доверие к себе со стороны ваших партнёров. Поэтому, если вы используете личный почтовый ящик, зарегистрированный на сайте mail.ru, rambler.ru или подобном, старайтесь избегать фривольных названий адреса вашей почты.

Не говоря уже о том, что можно воспользоваться сервисом для создания корпоративной почты с красивым именем вида адрес_почты@название_компании.ru. Такую услугу предоставляют, например, Яндекс («Почта для домена») и Google («Почта для организаций»).

 

Сегодня мы постарались разобрать самые распространённые ошибки, возникающие в переписке по электронной почте. К сожалению, ошибок гораздо больше, и в данной статье собраны лишь основные из них, те, что создают больше всего проблем.

Смысл данной публикации не в том, чтобы обвинить пользователей в некомпетентности, цель — показать взгляд на их действия со стороны, указать, где и какие могут быть ошибки, поднять общий уровень культуры общения в интернете.

Как закончить деловое письмо: 10 лучших завершений письма

Вы почти у цели.

Вы почти закончили составление официального письма. Это не то, чем вы занимаетесь каждый день — может быть, вы редко произносите сотни слов без эмодзи, — так что это достижение скоро станет причиной облегчения или даже радости.

Но сначала нужно вычеркнуть это надоедливое письмо. В любом случае, как вы находите способы закончить письмо?

Вот совет: Хотите, чтобы ваш текст всегда выглядел великолепно? Grammarly может уберечь вас от орфографических ошибок, грамматических и пунктуационных ошибок и других проблем с написанием на всех ваших любимых веб-сайтах.

Такая переписка обычно начинается с множества формальностей: вашего адреса, даты и адреса получателя. Конец начала требует приветствия, вызывающего чуть более царственный кончик шляпы, чем просто «Привет».

Точно так же вам нужно знать, как заканчивать письмо так, чтобы оно показывало серьезность, но не произнося буквально: «Это письмо было написано и отправлено функциональным членом общества, который знает, как добиться чего-то, в том числе причудливого завершения письма.«Краткость — лучшая часть доблести, — сказал мудрый редактор.

Лучшие окончания букв имеют соответствующий тон всему, что предшествует этому. Если ваше письмо связано с работой, вы, вероятно, пытаетесь найти баланс: деловой, но не слишком резкий, представительный, но не подозрительно дружелюбный. Вот как научиться многим способам закончить письмо как профессионал.

Завершите письмо одним осмысленным предложением

Планируете ли вы встречу, отправляете резюме или запрашиваете потенциальный ресурс, вы хотите, чтобы ваше письмо закончилось так, чтобы было ясно, где вы находитесь.Некоторые примеры:

• Жду встречи с вами на семинаре во вторник, 11 июля.
• Спасибо за внимание; пожалуйста, дай мне знать, если возникнут какие-либо вопросы.
• Мой крайний срок — пятница, так что я надеюсь вскоре узнать ваше мнение по этому поводу.
• Ваше руководство было бесценным, и я надеюсь снова поработать с вами в ближайшее время.

Возможно, вы захотите, чтобы человек, с которым вы связываетесь, немедленно сделал что-то, например, отметил в своем календаре, начал составлять срочный ответ или добавил вас в список людей, на которых они могут рассчитывать в будущем.Иногда вы можете просто захотеть, чтобы они почувствовали, что вас ценят. Каким бы ни было это действие, проясните это в своем последнем предложении.

Как

не подписать официальное письмо

Так же, как в шестом классе было очень важно не называть своего учителя английского языка «мама», очень важно не подписывать деловое письмо словами «с любовью». Или «нежно».

Сделайте паузу и представьте, что получатель вашей официальной корреспонденции сидит за столом из красного дерева, мастерски открывает ваш конверт старым ножом для писем (у кого они вообще есть?) И читает с увлеченным вниманием, пока не закончите, где вы подписались. : «Страстно.«Какой восхитительный кошмар!

В этом ключе, вы не хотите быть слишком небрежным, закрывая письмо. Если вы пишете другу, вам может сойти с рук неформальное «-xo» или «ciao», но с новыми рабочими контактами вы захотите уменьшить свое излияние до «теплых приветствий», «приветствий» или «С пятницей».

10 лучших окончаний письма для завершения официального делового письма

Как писатель, вы можете получать удовольствие от поиска новых способов донести свою точку зрения, избегая формулировок.Но окончание письма — не идеальное место для того, чтобы возиться с языком или иным образом изобретать колесо. Подобно тому, как такая переписка часто начинается с проверенного приветствия «Имя дорогого человека», вы должны чувствовать себя комфортно, используя множество заключительных приветствий. Взгляните на некоторые из лучших концовок деловых писем, с которыми вы столкнетесь.

1 С уважением

Как темно-синий пиджак или бежевый прибор, «ваш покорный слуга» ничем не выделяется, и это хорошо.Здесь говорится: «Думаю, мы можем смело договориться о том, как я подписываю подписку, а не в той части этого письма, которая имеет значение».

2 С уважением

Еще один надежный вариант: буквально «Я серьезно». Опять же, цель этих подтверждений — ненавязчиво уйти с дороги и «искренне» выполнить свою работу.

3 Еще раз спасибо

Если вы уже однажды сказали «спасибо», почему бы не сказать это еще раз? Только будьте осторожны, чтобы не наступить на ваше заключительное предложение, если оно также относится к благодарности: вы не хотите испортить финал громоздким «еще раз спасибо».”

4 С благодарностью

Это поможет вам избежать чрезмерного употребления слова «спасибо». К тому же это звучит менее неуклюже, чем «с благодарностью».

5 С уважением

Этот с оттенком почтения, поэтому убедитесь, что он соответствует случаю. Например, если вы пишете своему домовладельцу, чтобы перечислить серию вопиющих неудач и злоупотреблений, и ваше заключительное предложение звучит так: «К сожалению, если эти недостатки не будут исправлены в ближайшее время, моим следующим шагом может быть судебный иск», а затем заканчивается словами «уважительно» неудобно.

6 Верно

Если «с уважением» немного почтительно, то это на голову выше. Опять же, убедитесь, что это соответствует случаю. Если вы представите, как кто-то читает это и съеживается, у вас есть другие варианты.

6 С уважением

Подобно «искренне» и «лучший», этот надежный и сдержанный, но он поставляется с множеством дополнительных аксессуаров. Попробуйте обмануть это мягким прилагательным, например:

7 С уважением

Если вас беспокоит, что одно только «приветствие» может показаться слишком жестким или подчеркнуто нейтральным, добавьте слово «лучший» — это все равно, что добавить вежливую улыбку.

8 С уважением

«С наилучшими пожеланиями» — это одно из немногих знаков, с которыми вы можете поэкспериментировать, привлекая тепло. Хотя такое слово, как «тепло», предполагает слишком большую интимность для первоначальной переписки, этот путь может оказаться полезным, когда вы познакомитесь поближе: теплые пожелания.

9 С уважением

Последняя вариация на тему «С уважением», этот стильный номер устанавливает баланс между формальностью и близостью. Если вы не хотите быть слишком дружелюбным, но беспокоитесь о том, чтобы показаться скучным или сдержанным, «с наилучшими пожеланиями» — верное решение.

10 Лучшее

Некоторые считают «лучшее» легкомысленным и поспешным. Что лучше? С наилучшими пожеланиями? Тем не менее, другие утверждают, что это лучший вариант по умолчанию. Судите сами.

Когда вы приобретете привычку отправлять и получать важные электронные письма и научитесь заканчивать деловое письмо, у вас разовьется чутье, когда такие подписи на письмах имеют смысл, а когда они бестактны.

С уважением,

Грамматика

Как закончить письмо: 12 полезных прощальных фраз

Написано Scribendi

---

Не знаю, чем закончить свое письмо?

Кажется, что окончание буквы должно быть самой легкой частью.В конце концов, контент уже спланирован и написан; нужно добавить лишь несколько слов.

Вы, наверное, знаете, что вам не следует заканчивать письмо маме так же, как вы заканчиваете письмо своему боссу. Однако все еще может быть неясно, какое слово лучше всего подходит для каждой ситуации. Какая разница, например, между искренне и искренне вашим ? Есть ли разница?

Каждая фраза имеет тонкий оттенок, который может формировать реакцию вашего получателя.Чтобы понять, как закончить письмо, посмотрите следующие 12 прощальных фраз и ситуации, в которых их следует использовать.

Кроме того, если вы когда-либо сомневаетесь в содержании своего письма или просто хотите, чтобы кто-то нейтральный взглянул на него, вы всегда можете подумать о том, чтобы отправить свое письмо профессиональному редактору для редактирования или корректуры. Они могут помочь вам избежать досадных ошибок.

1. С уважением,

С уважением, (или , искренне ваш ) часто является подходящим вариантом для официальных писем, и на это есть веские причины.Это окончание подтверждает искренность намерений вашего письма; это безопасный выбор, если вы не слишком хорошо знакомы с получателем письма, так как в такой ситуации предпочтительнее использовать обычное и формальное подписание.

2. Лучшее

Завершение письма наилучшими , наилучшими пожеланиями , наилучшими пожеланиями или наилучшими пожеланиями означает, что вы надеетесь, что получатель получит только хорошее в будущем. Хотя это не так формально, как искренне , оно все же приемлемо как вежливое, формальное / полуофициальное окончание письма, подходящее как для деловых контактов, так и для друзей.

3. С уважением

Как и предыдущая подпись, с наилучшими пожеланиями означает, что вы думаете о получателе с самыми лучшими чувствами и намерениями. Несмотря на сходство с best , эта подпись немного более формальна и предназначена для деловых писем и незнакомых контактов. Полуформальный вариант — это с уважением к , а еще более формальный вариант — просто с по отношению к .

4. Поговорим с вами в ближайшее время

Варианты этой прощальной фразы включают до скорой встречи , поговорим с вами позже и с нетерпением жду встречи с вами в ближайшее время .Эти подписи означают, что вы ожидаете продолжения разговора со своим контактом. Это может быть эффективным завершением письма или электронного письма при подтверждении или планировании конкретной даты личной встречи.

Хотя эти окончания могут использоваться как в формальной, так и в повседневной обстановке, они обычно имеют более формальный оттенок. Исключением является , поговорим с вами позже , что является более случайной ошибкой.

5. Спасибо

Это эффектное окончание письма, когда вы искренне выражаете благодарность.Однако, если вы используете его в качестве стандартного буквенного окончания, он может упасть; читатель будет сбит с толку, если у вас нет причин благодарить их. Попробуйте использовать спасибо (или варианты, такие как большое спасибо , спасибо или спасибо! ) и его варианты только тогда, когда вы думаете, что недостаточно выразили свою благодарность; в противном случае он может показаться чрезмерным.

Кроме того, когда вы отправляете заказ, спасибо может быть не лучшим подтверждением, потому что может показаться самонадеянным выражать благодарность еще до того, как задача будет принята или начата.

6. [Без подписи]

Отсутствие подписи для вашего письма — это немного необычно, но в некоторых случаях это приемлемо. Отказ от подписки лучше всего использовать в тех случаях, когда вы отвечаете на цепочку писем. Однако в первом электронном письме, не содержащем ни подписи, ни вашего имени, ваше письмо будет казаться внезапным. Этого следует избегать в таких ситуациях или когда вы не очень хорошо знакомы с приемником.

7. С уважением

Здесь начинает стираться грань между формальным и неформальным. Искренне ваш подразумевает целостность сообщения, которое предшествует вашему имени, но также подразумевает, что вы каким-то образом преданы получателю (например, ваш друг или, как более устаревший пример, ваш слуга ).

Это окончание можно использовать в различных ситуациях, при написании писем как знакомым, так и незнакомым вам людям; тем не менее, ваш покорный слуга имеет более непринужденный и знакомый тон, что делает его наиболее подходящим для ваших друзей и семьи.Лучше всего использовать его, когда вы хотите подчеркнуть, что имеете в виду содержание вашего письма.

8. Береги себя

Береги себя — это еще и полуформальный способ закончить письмо. Подобно подписи всего наилучшего , этот финал желает, чтобы читателю не причинили вреда; однако, как и в конце вашего письма цифрой ваш истинный , выбор слова менее формален и подразумевает, что автор, по крайней мере, немного знаком с читателем.

9. Ваш друг

Хотя это может показаться очевидным, окончание письма таким образом является неформальным и, как указано в самом подписи, должно использоваться только при письме другу.

10. Ура

Cheers — это веселый финал, в котором выражаются ваши наилучшие пожелания читателю. Из-за того, что он ассоциируется с употреблением алкоголя, лучше сохранить этот знак для случаев, когда вы знакомы с читателем и когда тон оптимистичен и небрежен. Также обратите внимание, что поскольку приветствий ассоциируется с британским английским языком, это может показаться странным читателям, которые говорят на других стилях английского языка и не очень знакомы с этим термином.

11.С любовью

Этот финал (или еще более простой вариант, love ) сигнализирует о знакомых и близких отношениях с читателем. Другими словами, это подтверждение следует использовать только в письмах и электронных письмах людям, с которыми вы хорошо знакомы.

12. xoxo

Поскольку этот знак означает «объятия и поцелуи», вероятно, лучше всего оставить его для писем, адресованных самым близким вам людям. Это определенно не предназначено для нижней части вашего сопроводительного письма!

Как закончить письмо: подписи и подписи

Конечно, для понимания того, как закончить письмо, нужно больше, чем просто подписи.Вам может быть интересно, как сделать акцент на подписи, что включить в подпись или какой постскриптум. означает в конце письма или электронного письма.

Прощальные фразы с пунктуацией

При подписании важно не забывать использовать правильные заглавные буквы и знаки препинания.

Только первое слово должно быть написано с заглавной буквы (например, С уважением, ), а после знака должна стоять запятая (или восклицательный знак в некоторых неофициальных настройках), а не точка.Вот несколько примеров:

• С уважением,
• Спасибо!
• С уважением,

Электронные подписи

Для электронных писем у вас есть возможность создать стандартную подпись. Ваша подпись будет отображаться внизу каждого вашего электронного письма. В идеале, в нем будет четко указано, кто вы и какова ваша контактная информация. Например, вы можете указать название вашей должности или степень (и) после запятой в той же строке, что и ваше имя:

С уважением,

Лесли Ноуп, заместитель директора Департамента парков и отдыха

Помимо номера телефона и адреса электронной почты, подумайте о добавлении почтового адреса вашего офиса.Подумайте о ценности ссылок на ваши профили в социальных сетях (при условии, что они поддерживаются с учетом вашей профессиональной жизни).

Если вы планируете добавить подпись к своей личной электронной почте, которая может использоваться как для деловых, так и для личных сообщений, решить, что нужно добавить, немного сложнее. Еще раз укажите свою необходимую контактную информацию, но только ту информацию, которая, по вашему мнению, понадобится вашему получателю. В конце концов, вы же не хотите заваливать читателя информацией.

Постскриптум

А P.S. (или постскриптум ) идет после вашей подписи и имени. Он предназначен для включения материалов, которые являются дополнительными, второстепенными или не важными для вашего письма. Лучше избегать приписок в официальном письме, так как информация может остаться незамеченной или проигнорированной; в таких случаях постарайтесь включить всю информацию в основной текст письма.

В обычной и личной переписке обычно допускается приписка. Однако постарайтесь ограничить его включением только юмористического или ненужного материала.

Итак, с объяснением этих техник окончания букв и расширенным словарным запасом, завершение следующего письма или электронного письма не должно быть проблемой!

---

Источник изображения: Фредди Кастро / Unsplash.com

---

Написать важное письмо? Убедитесь, что это идеально.

Об авторе

Штатные редакторы Scribendi работают с писателями со всего мира, чтобы улучшить свои тексты. Они знают, что ни одно произведение не обходится без профессионального редактирования, и им нравится, когда хороший текст после процесса редактирования превращается в отличный.Штатные редакторы Scribendi не имеют себе равных как по опыту, так и по образованию, коллективно отредактировав миллионы слов и получив вместе около 20 ученых степеней. Они любят пить напитки с кофеином, читать книги разных жанров и отдыхать в тихих, тускло освещенных помещениях.

Как закончить письмо (с заключительными примерами)

Важно, как вы закончите письмо. Это ваш последний шанс произвести хорошее первое впечатление на читателя. Выберите неправильное завершение, и вы можете навредить доброй воле, накопленной вами в остальной части вашего общения.

Как лучше всего завершить письмо или сообщение электронной почты? Ваше заключение должно оставить у читателя положительные эмоции о вас и о написанном вами письме.

В завершение письма важно использовать уважительное и профессиональное слово или фразу.

Большинство формальных вариантов закрытия письма зарезервированы, но обратите внимание, что среди вариантов есть степень теплоты и привычности. От ваших отношений с человеком, которому вы пишете, зависит, какое завершение вы выберете:

• Если вы не знаете человека, которому пишете, придерживайтесь профессионального официального заключения.
• Если вы пишете коллеге, деловому партнеру или кому-то еще, кого вы хорошо знаете, можно закрыть письмо менее формально.

Прежде всего, ваше завершение должно быть уместным. Выберите правильное завершение письма, и ваш читатель, скорее всего, не вспомнит, как вы закончили свое письмо. В идеале, ваше сообщение будет резонировать, а не выбранное вами слово.

Лучшие варианты завершения письма

Просмотрите, как лучше всего закончить письмо, и просмотрите закрытие официальных, деловых или личных писем, образцы подписей, примеры писем и советы по написанию.

Баланс

Примеры закрытия письма

Ниже приведены окончания писем, которые подходят для деловых писем и писем, связанных с работой.

С уважением, Искренне Ваш, С уважением, Искренне Ваш и Искренне Ваш

Это самые простые и наиболее полезные закрывающие письма для использования в официальной деловой обстановке. Они подходят почти во всех случаях и являются отличным способом закрыть сопроводительное письмо или запрос. «Искренне» — это классический способ завершить письмо или электронное письмо, и если вы не уверены в возможностях, выберите его.

С уважением, Сердечно и С уважением

Эти закрытия писем восполняют потребность в чем-то более личном. Они подходят, если вы немного знаете человека, которому пишете. Возможно, вы несколько раз переписывались по электронной почте, проходили личное собеседование или собеседование по телефону или встречались на мероприятии, связанном с сетями.

С уважением, наилучшими пожеланиями и признательностью

Такое завершение письма также уместно, если у вас есть какие-то знания или связь с человеком, которому вы пишете.Поскольку они могут относиться к содержанию письма, они могут завершить суть письма. Используйте их только в том случае, если они соответствуют содержанию вашего письма.

Другие примеры закрытия письма

Когда вы заканчиваете письмо, обязательно выберите завершающее письмо, которое соответствует теме вашего письма, вашей личной ситуации и отношениям с человеком, которому вы пишете. Вот еще примеры на выбор:

• Лучшее,
• Удачи,
• С наилучшими пожеланиями,
• С уважением,
• С уважением,
• В знак признательности,
• Сочувствую,
• С уважением,
• Доброе спасибо,
• Добрые пожелания,
• Большое спасибо,
• С уважением,
• С уважением,
• С уважением,
• С уважением,
• С уважением,
• Оставайся здоровым,
• Оставайся в безопасности,
• Спасибо,
• Еще раз спасибо,
• Спасибо,
• Спасибо за помощь в этом вопросе,
• Спасибо за внимание,
• Спасибо за рекомендацию,
• Спасибо за уделенное время,
• С уважением,
• Теплые пожелания,
• Тепло,
• С признательностью,
• С глубочайшим сочувствием,
• С благодарностью,
• С искренней благодарностью,
• С сочувствием,
• Ваша помощь очень ценится,
• С уважением,
• С уважением, С уважением,
• С уважением,

Закрытие письма, которого следует избегать

Есть определенные закрытия, которых следует избегать в любом деловом письме или электронном письме.Большинство из них просто слишком неформальны. Casual не работает с профессиональной перепиской. Некоторые примеры закрытий, которых следует избегать, перечислены ниже:

• Всегда,
• Ура,
• Объятия,
• Позже,
• Любовь,
• Увидимся,
• Говорим скорее,
• Береги себя,
• XOXO,
  

Некоторые закрытия (например, «Любовь» и «XOXO») подразумевают уровень близости, который не подходит для делового письма.

Если вы используете закрытие в записке для близкого друга, вероятно, это не подходит для деловой переписки.

Как капитализировать закрытие

Сделайте первое слово в заключительном слове с заглавной буквы. Если ваше завершение состоит из более чем одного слова, используйте первое слово с заглавной буквы и используйте строчные буквы для остальных слов. Например:

• С уважением,
• С уважением
• С уважением
• С уважением

Как отформатировать окончание письма

После того, как вы выбрали слово или фразу для отправки, поставьте после них запятую, немного пробела, а затем поставьте свою подпись.

Печатное письмо : Если вы отправляете бумажное письмо, оставьте четыре строки между закрытием и вашим напечатанным именем. Используйте это место, чтобы подписать свое имя чернилами.

Сообщение электронной почты : Если вы отправляете электронное письмо, оставьте один пробел между бесплатным закрытием и вашей напечатанной подписью. Включите вашу контактную информацию прямо под вашей подписью.

Что включать в подпись

Под закрытием письма поставьте свою подпись.Если это физическое письмо, сначала подпишите свое имя чернилами, а затем укажите свою напечатанную подпись ниже. Если это электронное письмо, просто добавьте свою напечатанную подпись под отправкой.

Обязательно укажите в письме свою контактную информацию.

Если это физическое письмо, ваша контактная информация будет в верхней части письма. Однако, если это электронное письмо, укажите эту информацию под своей подписью. Это позволит получателю легко ответить вам.

Примеры подписей

Бумажная копия письма с подписью

С уважением,

Рукописная подпись (для печатного письма)

Машинная подпись

Расширять

Пример подписи электронного сообщения

С уважением,

Напечатанная подпись
Адрес электронной почты
Телефон
URL-адрес LinkedIn (если у вас есть профиль)

Расширять

Нужна помощь в настройке вашей подписи?

Вот как настроить подпись электронной почты со списком того, что в нее следует включить, и примерами.

Примеры писем с отзывами

В этих образцах писем и электронных писем используется множество профессиональных закрытий. Используйте их как отправную точку для своей деловой и профессиональной переписки.

Письма о трудоустройстве

Просмотрите различные образцы писем для соискателей, в том числе сопроводительные письма, благодарственные письма на собеседовании, дополнительные письма, письма о принятии и отказе от работы, письма об увольнении, письма с благодарностью и другие образцы писем о приеме на работу.

Деловые письма

Новичок в написании деловых писем (или вам нужно освежить память)? Эти инструкции и примеры помогут вам во всей вашей профессиональной переписке. Узнайте, как писать деловые письма, просмотрите общий формат и шаблоны деловых писем и посмотрите примеры деловых писем, связанных с трудоустройством.

Сообщения электронной почты

Сейчас большая часть деловой переписки ведется по электронной почте. Но то, что общаться с коллегами и потенциальными работодателями стало проще, чем когда-либо, не означает, что вы можете позволить себе показаться случайным или непрофессиональным.

Используйте эти примеры сообщений электронной почты, чтобы отформатировать свои профессиональные сообщения электронной почты и произвести хорошее впечатление.

Официальное закрытие письма и примеры подписи

Когда вы напишете последний абзац официального письма, вы можете почувствовать, что закончили, и можете перейти к корректуре. Но так же, как существуют правила о том, как обращаться к кому-либо в официальном письме, существуют также инструкции о том, как подписаться.

Заканчивая официальное письмо, важно выразить должное уважение к человеку, получающему письмо.Например, для неизвестного получателя вы могли бы использовать другой, более консервативный комплимент, чем для хорошо знакомого вам делового партнера. Ваше закрытие и подпись должны быть такими же профессиональными, как и остальная часть вашего письма или электронного сообщения.

Использование бесплатного закрытия

Бесплатное закрытие, также известное как бесплатное закрытие, — это термин, вставленный перед вашей подписью в сообщении электронной почты или официальном письме.

Эта фраза для подтверждения показывает ваше уважение и признательность человеку, который рассматривает запрос в вашем письме или электронном письме.

Хотя это может показаться несколько старомодным, использование дополнительного закрытия по-прежнему считается важным при написании официальной деловой переписки. При написании или отправке по электронной почте сопроводительного письма о вакансии или любого типа делового письма уместно использовать бесплатное закрытие. Однако не забудьте выбрать один, который будет скорее профессиональным, чем случайным.

Примеры закрытия официальных писем

Следующие варианты — хорошие способы закрыть официальное письмо:

• Все самое лучшее
• С уважением
• С наилучшими пожеланиями
• Лучшее
• Мой лучший
• С уважением
• С уважением
• С уважением
• С уважением
• С уважением
• Спасибо
• С уважением
• С уважением
• С уважением
• Сердечно
• С уважением
• С благодарностью
• С благодарностью
• С уважением
• С искренней признательностью
• С искренней благодарностью

Как выбрать лучшее бесплатное закрытие

Все перечисленные выше варианты подходят для использования в деловой переписке.

Выберите, какой из них использовать, исходя из того, насколько хорошо вы знаете получателя и обстоятельства написания вашего письма.

Например, ограничьте варианты выражения благодарности (например, «С признательностью» и «С благодарностью») случаями, когда вы просите об одолжении или выражаете признательность.

Вы можете думать о «С наилучшими пожеланиями», «С уважением», «Сердечно» и вариациях на этих доводчиках как о маленьком черном платье с подарками.Вы не ошибетесь, выбрав один из этих вариантов — они всегда уместны.

Имейте в виду, что если вы пишете кому-то в вооруженных силах, в вооруженных силах принято использовать приветственное закрытие «Очень уважительно» или его аббревиатуру «V / R».

Избегайте излишней случайности

Вы не отправляете электронное письмо другу или не отправляете благодарственное письмо родственнику. Не используйте случайные знаки, такие как «С любовью», «Ура», «Позже», «Чао» или «Всегда». Эти варианты не соответствуют формальности вашего письма.Сохраняйте постоянный профессиональный тон вашей переписки, от приветствия и содержания до подписи.

Как отформатировать закрытие и поставить свою подпись

Всегда не забывайте ставить закрытие через запятую, как в примерах ниже. Ваше напечатанное имя появится после бесплатного закрытия. Если вы отправляете письмо на бумажном носителе, оставьте четыре строки между закрытием и вашим напечатанным именем. Когда вы распечатываете письмо, у вас будет достаточно места, чтобы поставить свою подпись синими или черными чернилами между приветственным закрытием и напечатанным именем.Взаимодействие с другими людьми

Если вы отправляете электронное письмо, оставьте один пробел между приветственным закрытием и вашей подписью.

Вы можете написать свой заголовок под своим именем, а также свой телефон и адрес электронной почты. В сообщениях электронной почты вы можете включать раздел подписи электронной почты с контактной информацией.

Примеры подписей для писем и электронных писем

Пример подписи электронного сообщения

С уважением,

Таниша Джонсон
Менеджер по продажам, ABC Industries
tjohnson @ abcindustries.ком
555-123-1234

Расширять

Пример подписи печатного письма

С уважением,

(письменная подпись)

Имя Фамилия

Расширять

Дополнительные инструкции по написанию официального письма

Если вы все еще не уверены, что следует (или не включать) в официальное деловое письмо, помните следующие основные советы:

• Отформатируйте деловое письмо, чтобы сделать его более читабельным: Оставьте поля в 1 дюйм и двойной интервал между абзацами.Выберите стандартный шрифт, например Times New Roman или Arial, и размер шрифта 12.
• Будьте лаконичны: Избегайте больших блоков текста и пишите короткие, простые предложения и абзацы.
• Просмотрите образцы деловых писем: Ознакомьтесь с несколькими примерами деловых писем, прежде чем составлять свое письмо, а затем обязательно настройте свое сообщение.
• Корректируйте свое письмо перед отправкой: После того, как вы закончите писать письмо, конечно, всегда проверяйте его на предмет орфографических, грамматических и пунктуационных ошибок.Чтобы произвести хорошее впечатление, ваше письмо должно быть составлено безупречно.

Ключевые выводы

Будьте уважительны: «С уважением» или «Искренне», как правило, безопасный выбор.

Сохраняйте постоянный тон: Не ведите официальную деловую переписку слишком привычно или небрежно.

Завершите закрытие с помощью запятой: Затем введите после запятой свое напечатанное или подписанное имя.

Вычитайте перед отправкой письма или электронной почты: Перед отправкой важно убедиться, что ваше общение безупречно.

Как завершить электронное письмо (с закрывающими примерами)

Когда вы отправляете электронные письма, связанные с работой или бизнесом, важно закончить письмо профессионально.

Это означает, что вы должны включить соответствующее закрытие и подпись электронной почты с вашей контактной информацией, чтобы получатель мог легко связаться с вами.

Поскольку большая часть деловой корреспонденции обрабатывается по электронной почте, важно писать и форматировать сообщения так же тщательно, как печатное письмо.

Советы по завершению электронного письма

Вот несколько примеров закрытия сообщений электронной почты, а также несколько советов о том, какое закрытие выбрать, как отформатировать закрытие и как лучше всего завершить электронное письмо.

При выборе закрытия письма следует учитывать несколько моментов.

Эшли ДеЛеон / Баланс

Включить закрытие

Некоторые люди думают, что могут просто оставить закрытие электронного письма. Однако это крайне непрофессионально; всегда включать закрытие.Это правда, даже если у вас есть подпись электронной почты.

Обдумайте ваши отношения с получателем

Вы должны придерживаться профессионального закрытия электронной почты, когда говорите с кем-либо, кто связан с вашим поиском работы. Однако, если вы близкие друзья с этим человеком, вы можете подумать о полупрофессиональном заключении, например «Ура» или «Искренне ваш». Если вы сомневаетесь, всегда склоняйтесь к более профессиональному завершению сделки.

Избегайте непрофессионального закрытия

Даже если вы друзья, избегайте любых непрофессиональных закрытий в деловых письмах, включая «Увидимся позже», «XOXO» или любые другие неформальные подписи.

Используйте свое полное имя

Избегайте использования только своего имени или псевдонима, если вы не переписываетесь с близким другом или коллегой. Включите свое полное имя, чтобы не было путаницы в том, кто вы.

Примеры закрытия профессиональных писем

Ниже приведены некоторые из наиболее распространенных закрытий профессиональных писем.

• Всего наилучшего,
• Best,
• С уважением,
• С наилучшими пожеланиями,
• С уважением,
• С уважением,
• Жду вашего ответа,
• С уважением,
• С уважением,
• С уважением,
• Спасибо,
• Еще раз спасибо,
• С признательностью,
• С благодарностью,
• С уважением,

Дополнительные примеры: Примеры закрытия деловой корреспонденции

Закрытие полупрофессиональных писем

Это закрытие электронной почты, которое было бы уместно, если бы вы отправляли электронное письмо, связанное с работой, близкому другу или коллеге.

Если вы не уверены, находитесь ли вы достаточно близко к получателю, чтобы отправить полупрофессиональное закрытие электронной почты, придерживайтесь профессионального закрытия электронной почты.

• Ура,
• Верно,
• Большое спасибо,
• Тепло,
• С уважением,

Как не заканчивать письмо

При отправке деловых писем следует избегать некоторых закрытий.

• Любовь,
• Говорим скорее,
• Увидимся,
• Увидимся позже,
• Увидимся,
• XOXO
• Thx
• Объятия
• Смайликов

Что включать в электронное письмо при закрытии

Закрытие электронного письма состоит из нескольких частей:

Заключительное замечание: Как обсуждалось выше, используйте профессиональное закрытие электронной почты, если только вы не отправляете электронное письмо близкому другу или коллеге.В этом случае подумайте об использовании полупрофессионального заключительного замечания. См. Ниже примеры обоих.

Полное имя: Обязательно укажите свое полное имя (имя и фамилию), а не используйте только свое имя или псевдоним, если вы не отправляете электронное письмо очень близкому другу. Даже в этом случае вы можете использовать свое полное имя, чтобы избежать путаницы.

Должность и компания: Укажите свою текущую должность и компанию, особенно если вы ведете переписку с кем-то за пределами компании.Если вы подаете заявление о приеме на работу, конечно, не указывайте в подписи информацию о вашем трудоустройстве.

Контактная информация: Всегда полезно включать контактную информацию в конце электронного письма. Вы можете указать свой номер телефона, URL-адрес своего профиля в LinkedIn, если он у вас есть, и даже свой почтовый адрес. Вы также можете подумать о том, чтобы указать свой адрес электронной почты, даже если получатель уже знает его.

Как отформатировать электронное письмо, закрытие

Важно не только иметь все части для закрытия письма, но и правильно их отформатировать.Во-первых, не забудьте поставить запятую после заключительного слова. После этого добавьте пробел.

После пробела укажите свое напечатанное (полное) имя. Под ним добавьте свою должность, компанию и любую контактную информацию, которую вы хотите предоставить:

Формат закрытия электронной почты

Закрытие,

Полное имя
Должность
Компания
Номер телефона
Адрес электронной почты
URL-адрес LinkedIn

Расширять

Пример закрытия сообщения электронной почты

Просмотрите пример профессиональных подписей для электронных писем и писем.

Пример закрытия # 1

Бест,

Уильям Уильямсон
Помощник директора
XYZ Marketing
555-555-5555
[email protected]

Расширять

Пример закрытия # 2

С уважением,

Мария Гальвез
Консультант
Консультационная компания ABC
555-555-5555/[email protected]
linkedin.com/in/mariabgalvez

Расширять

Пример закрытия # 3

С уважением,

Джанет Джеймисон
Ведущий преподаватель
Чартерная школа ABC
555-555-5555
jjamison @ email.com

Расширять

Является ли остальная часть вашей электронной почты профессионалом?

Завершение — это лишь часть профессионального электронного письма. Здесь вы найдете дополнительную информацию о подходящих приветствиях («Привет» никогда не бывает подходящим приветствием в электронных письмах, ориентированных на работу), инструкциях о том, как писать профессиональные электронные письма, и большом количестве примеров писем, ориентированных на поиск работы, которые нужно просмотреть, прежде чем писать свои собственные.

Ключевые выводы

ДОЛЖНЫ БЫТЬ ВКЛЮЧЕНЫ ЗАКРЫТИЕ Некоторые люди думают, что могут просто оставить закрытие электронного письма.Однако это непрофессионально. Всегда включайте закрытие. Это верно, даже если у вас есть подпись по электронной почте. Добавление заключительного слова «С уважением» или «С уважением» перед своим именем — это вежливый способ завершить сообщение.

РАССМАТРИВАЙТЕ ВАШИ ОТНОШЕНИЯ С ПОЛУЧАТЕЛЕМ Вы должны придерживаться профессионального закрытия электронной почты при переписке с кем-либо, кто связан с вашим поиском работы. Однако, если вы близкие друзья с этим человеком, вы можете подумать о полупрофессиональном заключении, например, «Ура» или «Искренне ваш».«Если есть сомнения, всегда склоняйтесь к более профессиональному завершению дела.

ИЗБЕГАЙТЕ НЕПРОФЕССИОНАЛЬНЫХ ЗАКРЫТИЙ Даже если вы друзья, избегайте любых непрофессиональных закрытий в деловых письмах, включая «Увидимся позже», «XOXO» или любые другие неформальные проводы.

Как закончить письмо, чтобы произвести неизгладимое впечатление (с примерами)

Эта статья была одобрена карьерным тренером Indeed

---

Независимо от того, пишете ли вы благодарственное письмо, деловое письмо или рекомендательное письмо, важно закончить профессиональным закрытием.Хорошее завершение письма может оставить у читателя положительное впечатление и предоставить важную информацию о дальнейших действиях. В этой статье мы объясним, как успешно закончить письмо с советами и примерами.

Почему важны окончания букв

Четкое и профессиональное окончание письма важно, поскольку это последнее, что прочитает ваша аудитория. Он задает тон для будущей переписки, учитывает следующие шаги или инструкции и помогает установить взаимопонимание с вашим читателем.

В зависимости от того, как вы решите закончить свое письмо, оно может также предоставить важную информацию, которая нужна аудитории, например, ваше имя и фамилия, должность, номер телефона, компания и многое другое. Элементы окончания письма включают заключительный абзац, подпись и вашу подпись.

Связано: Как завершить электронное письмо

Советы по окончанию письма

Хорошее окончание письма должно быть профессиональным, уважительным и ясным. Обдумывая, как закончить письмо, вы должны принять во внимание следующее:

1.Что вы хотите, чтобы читатель сделал дальше

Обычно заканчивается письмо следующими шагами, инструкциями или дополнительной информацией. Рассмотрите свой идеальный результат с точки зрения того, какие действия вы бы хотели, чтобы читатель совершил после прочтения вашего письма. Включите их в конце вашего письма. Даже если вы подробно объяснили что-то в тексте письма, может быть полезно в конце быстро резюмировать основные идеи.

Пример: «Напомним, пожалуйста, свяжитесь с финансовым отделом, когда вам будет удобно, чтобы изучить наш новый бюджет и начать планирование на следующий квартал.”

2. Как вы хотите, чтобы чувствовал читатель

Выделив время на то, чтобы подумать о том, как вы хотите, чтобы аудитория чувствовала себя после прочтения вашего письма, вы можете составить заключительное письмо. Например, если вы хотите, чтобы у читателя возникло чувство срочности, вы можете включить в окончание письма такие слова, как « немедленно » или « как можно скорее ». Если вы хотите, чтобы они чувствовали себя спокойными и поддерживаемыми, вы можете закончить свое письмо примерно так:

Пример: «Спасибо, что нашли время прочитать мою записку — я знаю, что это много информации, поэтому, пожалуйста, не Не стесняйтесь обращаться, если у вас возникнут какие-либо вопросы о новом процессе.”

3. Какая информация нужна читателю

Вы должны обязательно указать всю контактную информацию, дату, время и другие инструкции, необходимые читателю в конце письма. Вы можете включить часть этого в свой заключительный абзац или свою подпись, если им понадобится ваш адрес электронной почты, номер телефона или должность.

Пример:

Всего наилучшего,

Хуан Кортес
[email protected]
Менеджер по маркетингу продуктов, Cloud Clearwater

4. Соответствующие способы выхода из системы

Вам следует выбрать заключительную фразу, подходящую для вашей аудитории. Например, если вы пишете клиенту или коллеге, вам следует выбрать профессиональную заключительную фразу, например « С уважением, » или « Спасибо». ”

20 примеров закрывающих фраз письма

Вот несколько примеров того, как вы можете закрыть свое следующее письмо.Обдумайте свою аудиторию и выберите подходящее завершение в зависимости от их отношений с вами:

Самые популярные способы закрытия письма

Заключительные фразы, перечисленные ниже, являются наиболее популярными и рекомендуемыми. Их можно использовать в любой ситуации, как в официальной, так и в повседневной.

1. С уважением

Это профессиональное подтверждение всегда уместно, особенно в официальном деловом письме или электронной почте. Он передает искренность, с которой вы надеетесь, что сообщение получено.

2. С уважением

Это выступление немного более представительно, но при этом остается профессиональным. Это заставляет читателя думать, что вы желаете им всего наилучшего. Эта заключительная фраза рекомендуется для отметок, обновлений или последующих писем или писем.

3. Спасибо за ваше время

Это еще одно популярное и поощряемое закрытие, поскольку оно выражает благодарность за то, что нашли время прочитать ваше сообщение. Это подтверждение рекомендуется для электронных писем или писем, в которых вы просите об одолжении или надеетесь, что вас рассмотрит в отношении чего-то, например, в письме о заинтересованности или сопроводительном письме.

4. Надеюсь скоро поговорить

Эта заключительная фраза подходит для всех ситуаций и требует дальнейшего общения. Это отличная заключительная фраза, когда вы надеетесь на отклик читателя.

5. С признательностью

Эта подпись может использоваться, чтобы выразить благодарность за то, что вы нашли время просмотреть свою переписку. Рекомендуется использовать для сопроводительных писем и писем интереса.

Профессиональные закрытия

Эти закрытия подходят для новых контактов, менеджеров или других важных заинтересованных лиц, с которыми вы не часто общаетесь:

• Спасибо,
• С уважением ,
• С уважением,
• С уважением,
• С благодарностью,
• С уважением,

• С уважением,

Случайные закрытия

Эти заключительные фразы подходят для друзей, близких коллег или заинтересованных лиц. регулярно общаться с.

• Лучшее,
• Всего наилучшего,
• Спасибо,
• Говорим скорее,
• С наилучшими пожеланиями,
• Тепло,
• Удачного дня / вечера / выходные,

• Большое спасибо

Закрытий, которых следует избегать в профессиональных письмах

Ниже приведены примеры закрытий, которых следует избегать в профессиональной среде.Хотя вы можете использовать их в личных письмах, вам следует подумать о чем-то более профессиональном при написании делового письма.

• С уважением,
• Ура,
• XOXO
• С любовью,
• С уважением,
• С любовью,

• Всегда,

Как отформатировать закрывающее письмо

После выбора заключительной фразы поставьте запятую, 2–4 строки пробела и подпись на письме.Ваша подпись должна включать ваше имя и фамилию с некоторыми частями информации в зависимости от того, что нужно вашему читателю. Примеры информации, которую вы можете включить в свою подпись, — это ваш адрес электронной почты, должность, название компании, номер телефона, рабочий адрес, логотип компании или короткое предложение, которое представляет вас или вашу работу. Многие компании имеют заранее подготовленные подписи, содержащие утвержденную информацию. Если да, используйте это и при необходимости измените его.

Вот несколько примеров подписей:

Рукописное письмо

С уважением,
(собственноручная подпись)
Машинная подпись
Адрес электронной почты
Номер телефона

или по электронной почте

Спасибо,
Набранная подпись
Адрес электронной почты
Веб-сайт компании
Логотип компании

22 Примеры закрытия деловых писем

Письма — важный способ общения в деловом мире .Независимо от того, отправляете ли вы письмо по почте или по электронной почте, хорошо написанная и хорошо отформатированная заметка может помочь вам установить и поддерживать позитивные деловые отношения. То, как вы заканчиваете деловое письмо, дает вам возможность оставить хорошее впечатление у получателя. В этой статье мы рассмотрим, как профессионально закончить письмо правильными заключительными предложениями и заключениями.

Описание изображения

Деловое письмо Формат
1. Дата
2. Имя и адрес
3. Приветствие
4. Открывающий параграф
5.Заключительный абзац
6. Бесплатное закрытие и подпись

Связанный: Формат делового письма и пример

Что такое закрытие делового письма?

Закрытие письма — это слово или фраза, используемые перед подписью для обозначения прощания. Эта фраза свидетельствует об уважении и признательности к получателю.

Когда вы будете готовы закончить свое письмо, вы должны выбрать подходящее, уважительное и профессиональное завершение, чтобы привлечь внимание читателя к содержанию вашего письма.Вы также можете использовать закрытие, чтобы связать окончание с содержанием письма.

Связано: 7 эффективных способов начать сопроводительное письмо (с примерами)

Как закончить деловое письмо

При выборе способа завершения делового письма следует учитывать несколько моментов. Последние слова письма могут произвести сильное впечатление на получателя, поэтому вам следует выбрать окончание, которое усиливает цель письма и подчеркивает ваши профессиональные отношения.Используйте эти пять шагов, чтобы придумать финал, который оставит у читателя положительное впечатление:

1. Используйте целенаправленное последнее предложение.
2. Учитывайте контекст.
3. Рассмотрите свои отношения.
4. Закончите своей подписью.

1. Используйте целенаправленное последнее предложение

После основного текста письма, но перед закрытием, вы можете включить короткий заключительный абзац, состоящий всего из одного или двух предложений. Вы можете использовать это последнее предложение для различных целей, в том числе для следующего:

• Уточнить или переформулировать цель письма.
• Обобщите ключевой момент.
• Запросить действие.
• Предлагаю приглашение.
• Выразите благодарность.
• Подтвердите соединение.

Рассмотрим эти примеры последних предложений, которые помогут вам закончить деловое письмо:

• Я с нетерпением жду вашего ответа.
• Я ценю ваш вклад по этому вопросу.
• Спасибо за понимание, на следующей неделе я свяжусь с вами для уточнения деталей.
• Если у вас возникнут дополнительные вопросы, не стесняйтесь обращаться ко мне.
• С интересом жду вашего ответа.
• Было приятно иметь с вами дело.
• Спасибо за рекомендацию, и я буду держать вас в курсе моего статуса.
• Спасибо за ваше время и внимание.
• Пожалуйста, дайте мне знать, могу ли я чем-нибудь помочь.

2.Учитывайте контекст.

Окончание вашего делового письма должно соответствовать цели письма. Если вы пишете с просьбой об одолжении или выражаете свою благодарность, вы можете закончить письмо фразой вроде « С признательностью, ». Если ваше письмо направлено на установление деловых контактов, вы должны соблюдать формальность и уважение, заканчиваться такими словами, как « С уважением, » или « С уважением». ”При выборе закрытия учитывайте контекст вашего письма.

Связано: Письмо о заинтересованности: определение, советы и примеры

3.Рассмотрите ваши отношения

Ваше заключение должно соответствовать вашим отношениям с получателем письма. Если письмо адресовано руководителю, кому-то, кого вы никогда не встречали, или кому-то, кого вы не очень хорошо знаете, выберите официальное и профессиональное окончание, например « С уважением, », « С уважением, » или « С уважением, ». Если письмо адресовано кому-то, с кем вы часто общались или хорошо знаете, то вы можете использовать более неформальное завершение, сохраняя при этом профессиональный тон, например « Best, », « Cordially » или « Спасибо». ”

Связано: Письмо о намерениях: определение, примеры и советы по написанию

4. В конце поставьте свою подпись

После заключительной фразы поставьте свою подпись. После подписи укажите свою контактную информацию, если она еще не указана в заголовке в верхней части официального письма. Вы можете указать свою должность, а также свой адрес электронной почты и номер телефона. Если вы отправляете письмо по электронной почте, вы также можете включить ссылку на свой профессиональный профиль в Интернете или рабочее портфолио.

Связанный: Как написать профессиональный адрес электронной почты

Советы по форматированию закрывающих деловых писем

Используйте эти советы, чтобы профессионально отформатировать конец вашего делового письма:

• Начните приветственное закрытие с нового строка после последнего абзаца тела сообщения. Если письмо находится в формате блока (все строки на одном уровне с левым полем), закрывающая строка также должна начинаться слева. Если вы используете полублочный стиль (с отступом в первых строках каждого абзаца), начинайте заключительную фразу справа от центра, чтобы она совпадала с датой в заголовке.
• Начните закрытие с заглавной буквы. Если закрытие состоит из более чем одного слова, используйте строчные буквы для любых следующих слов.
• Используйте запятую после приветственного закрытия перед своей подписью.
• Оставьте четыре пробела перед напечатанным именем, чтобы вы могли поставить свою собственноручную подпись над ним, если вы отправляете письмо на бумаге. Если вы отправляете письмо по электронной почте, поставьте один пробел между закрытием и вашим именем.

Связано: Как оформить сопроводительное письмо (с советами и примерами)

Примеры закрытия делового письма

Если вы хотите быть очень формальным при закрытии делового письма, подумайте об использовании одной из этих фраз :

1. С уважением
2. С уважением
3. С уважением
4. С уважением

В зависимости от ситуации вы можете использовать формальные способы заключения делового письма:

1. С уважением
2. С уважением
3. С уважением
4. Благодарю вы
5. С признательностью
6. С благодарностью
7. С искренней благодарностью
8. С уважением

Если у вас есть близкие отношения с человеком, с которым вы переписываетесь, подумайте о неформальной подписи для завершения делового письма:

1. С наилучшими пожеланиями
2. Всего наилучшего
3. С наилучшими пожеланиями
4. С уважением
9 0023 С уважением
5. Добрые пожелания
6. Большое спасибо
7. С уважением
8. Еще раз спасибо
9. С уважением

Примеры окончаний деловых писем

Ниже приведены примеры способов завершения письма, которые можно использовать в качестве руководства, когда написать свой:

Пример 1: Завершение официального письма

Еще раз спасибо за внимание к этому вопросу.