Ответ на коммерческое предложение: Buhuchet Primary Obrazets Otveta Na Kommercheskoe Predlozhenie %23P 6

Содержание

Коммерческое предложение: как кратко ответить на все вопросы читающего?

Вопросы, на которые должно ответить ваше коммерческое предложение (опросник)

Как составить ваше КП так, чтобы оно с первых строк привлекало внимание читающего и не отпускало его до последнего слова? Как повысить общую эффективность коммерческого предложения? Как добиться входящих звонков от клиентов сразу после прочтения ими вашего КП?
Ответы на эти и многие другие вопросы будут раскрыты в этой статье.

Почему предложение остаётся без ответа?

Почему мои коммерческие предложения не работают? Этот вопрос встаёт перед каждым менеджером по продажам, отправляющим письма потенциальным клиентам. Зачастую ответ кроется не в особенностях продаваемого продукта – большинство клиентов даже не дочитывают до момента, в котором описывается суть того, что вы предлагаете. Вспомните себя – насколько внимательно вы изучаете текстовые материалы от различных компаний, попадающие на ваш стол или приходящие на электронную почту? Прочитываете по диагонали? Вскользь?

Пробегаетесь глазами по заголовкам? Ваши клиенты в этом смысле действуют так же.


Поэтому первое, что должно делать коммерческое предложение – в самом начале давать читающему понять, что информация, представленная в письме, имеет для него ценность.

 Как объяснить ЛПР, что коммерческое предложение содержит важную для него информацию?

Как эксперт, вы наверняка осведомлены об основных проблемах ваших клиентов, которые могут быть решены с помощью вашего продукта. Первое, что привлекает внимание лица, принимающего решение – это намёк на устранение этих проблем с вашей помощью. Вашему потенциальному клиенту безразличны достижения вашей компании и период её работы на рынке. Ему необходимо знать это только в разрезе той полезности, которая может быть им получена от ваших рыночных преимуществ.

«Компания «XXX» – 10 лет на рынке металлопроката» – в корне неверная формулировка.

Правильно будет говорить так: «Ваш комфорт и уверенность в своевременной доставке обеспечены 10 годами опыта профессионалов, работающих в нашей компании». Помните: клиента интересует только то, чем вы можете быть ему полезны, а не то, как вы к себе относитесь.

Дайте с первых строк вашего коммерческого письма понять, что вы знакомы с возможными трудностями своих клиентов, и точно знаете, как их можно решить.
«Упали продажи в кризис? Узнайте, как дёшево привлечь новых клиентов из Интернета всего за 2 недели!» – начиная с выражения готовности помочь и владения экспертным мнением, вы уже не выглядите назойливым приставалой, единственная цель которого – вытащить деньги из кармана клиента, не дав ему ничего взамен.

Почему клиент должен купить именно у вас?

Всякий раз, принимая решение о целесообразности той или иной покупки, мы оказываемся перед выбором: у кого именно купить интересующий нас продукт?
Читая коммерческое предложение, ваш потенциальный клиент в той или иной степени заинтересован в продаваемом вами продукте (испытывает трудности, которые вы способны решить). Но что именно должно побудить его довериться именно вам?

Попробуйте посмотреть на своё письмо его глазами: убедят ли вас те аргументы, которые там изложены? Владея информацией о своём рынке, вы осознаёте, по каким критериям или принципам клиент подходит к выбору поставщика. Если единственным фактором вы считаете цену – вам стоит поменять профессию.

Разве даже в период экономии бюджета вы покупаете самые дешёвые товары? Пользуетесь самыми дешёвыми услугами? Безусловно, вы настроены выбрать лучшее предложение из имеющихся, но главное, что вам нужно – это решить проблему на нужном уровне качества. Также мыслят и ваши клиенты. Убедив их в том, что именно ваша компания позволит приобрести нужный им пакет услуг или перечень продукции, решающий их проблемы на нужном уровне качества, вы гарантированно осуществите сделку.

Лаконично, без заигрываний со словами и панибратства, перечислите реальные преимущества сотрудничества с вами, действительно ценные для вашего клиента – и это гарантированно выделит вас среди десятков аналогичных компаний.

Почему клиент должен сделать покупку именно сейчас?

Не забывайте о том, что интерес и доверие – только половина успешной сделки. Ваш клиент должен ощутить потребность сделать покупку именно в данный момент, а не через месяц и не через год. Решив сделать покупку позже, он, условно говоря, поручает менеджеру по продажам обязанность иногда ему позванивать, тратя своё время на не вполне ясные перспективы.

Завершающий вопрос, на который должно отвечать ваше КП – какие выгоды получит клиент, делаю покупку именно сейчас?
Завершите своё письмо призывом к активному действию: звонку в компанию в течение недели после получения коммерческого предложения, оставлению онлайн-заявки. Пообещайте приятный бонус, действительно важный для вашего потенциального клиента – существенный подарок, скидку, бесплатную доставку, бесплатную консультацию.

При соблюдении всех компонентов ваше предложение не оставит равнодушным ни одного клиента. Не стесняйтесь показывать готовое письмо коллегам, друзьям, доверенным клиентам. Узнавайте их мнение: любой ценный совет может со временем конвертироваться в успешную сделку.
Повышайте эффективность своих коммерческих предложений и оставляйте конкурентов позади!

Как написать вежливый отказ — ответ на коммерческое предложение ответ на коммерческое предложение?

вежливый отказ — фото

Иногда в жизни поступают такие предложения, от которых лучше отказаться. Но сделать это нужно так, чтобы в дальнейшем не иметь никаких проблем с фирмой или человеком.

Отказ от фирмы

Когда фирма делает человеку какое-нибудь выгодное коммерческое предложение — он имеет полное право от него отказаться. За это его не осудят и не лишат ничего, просто если есть перспективы работы на будущее — то нужно составить отказ как можно мягче. Ведь портить отношения с людьми не хочется никому. Итак, каковы правила нормального мягкого отказа?

  1. Грамотность написания, соблюдение правил орфографии и пунктуации.
  2. Твердость отказа в вежливом тоне.
  3. Краткие, но информативные предложения
  4. Сожаление о утраченном договоре
  5. Принесение извинений

Соблюдение этих маленьких правил принесет хорошие отношения с компанией и чистую совесть. Такой вежливый отказ приятно читать, приятно просто получить.

Отказ от клиента

Бывает и иная ситуация, когда фирма отказывается от предложения человека. Здесь все намного сложнее, чем в предыдущем случае. Обязательно нужно объяснить причину отказа. Достаточно банальные и тривиальные фразы в этом случае не подходят, в плане отказа тоже нужно подходить индивидуально. Причину отказа нужно указывать точно, без выдуманных причин.

Считается, что коммерческое предложение — это первая стадия переговоров, поэтому гораздо чаще встречается, что человек отказывается от него, а не фирма.

В отказе очень важно показать и дать собеседнику понять, что  вы уважаете его мнение и его позицию, но просто не согласный с ней, что  послужило причиной отказа. Отказ всегда пишут на уже подготовленном бланке от компании, бывает в бумажном, а бывает в электронном формате.

Если данного бланка нет, то можно написать отказ, скачав пример из интернета и оформив должным образом. Само письмо не должно дышать негативом, все фразы должны быть нейтральны. Не допускается фамильярное обращение к собеседнику, только имя и фамилия. В качестве вежливого обращения можно добавлять «Уважаемая» или «Господин».

Люди зачастую рассылают довольно много коммерческих предложений, поэтому отказ должен обязательно включить в себя ссылку на само предложение. Человек должен понимать, от чего именно отказываются. В правилах вежливости и уважения к собеседнику включить в конце письма несколько предложений и фраз, которые выразят степень сожаление и надежду на будущее сотрудничество.

Если отказ составить неправильно, то можно потерять достаточно много перспективных знакомств, вызвать неуважение и даже недовольство людей. Написание такого текстового документа не занимает больше получаса, но все они должны быть составлены индивидуально. Каждый должен понять, что его предложение прочитали, осмыслили и лишь потом отказали.
Наверное каждый сталкивался  с грубой формой отказа и точно не хочет повторения. Именно поэтому нужно заботиться не только о своих чувствах, но и чувствах других, что в будущем принесет выгоду, хорошие знакомства и многое другое. Вежливый отказ — должен быть действительно вежлив. И составлен по всем правилам русского языка.

Образец письма-ответа | Делопроизводство

Письмо-ответ, как это собственно следует из названия, составляется в ответ на инициативное письмо – запрос, просьбу, приглашение, предложение. В случае положительной реакции готовится письмо-согласие, отрицательной – письмо-отказ. Далее в статье будут образцы письма-ответа.

Как любое деловое письмо его следует оформлять на фирменном бланке и соблюдать требования норм делопроизводства. Сейчас повторяться не буду, на данном сайте уже есть хорошие статьи по оформлению деловых писем.

Обязательно включайте в письмо-ответ ссылку на номер и дату письма-запроса. Это значительно упрощает обработку почты получателю. Иначе в больших организациях ваш ответ может попасть другому специалисту на исполнение или даже в другой отдел. Причем по нормам делопроизводства не принято в текст письма-ответа включать фразу вида «На ваш запрос от 00.00.2014 № …». Хотя на практике такие примеры встречаются весьма часто.

Исполнитель во время подготовки письма-ответа указывает информацию о номере и дате письма-запроса в строго определенном месте. Месторасположение этой ссылки непосредственно под номером и датой регистрации своего письма. Как выглядит эта отметка и где она должна располагаться, смотрите на образце.

В письме-согласии можно уже в первом предложении сообщить основную мысль. Ведь оно несет позитивный настрой. К тому же так вы экономите свое и чужое время. Письмо-ответ часто начинают словами «Сообщаем Вам…», «Извещаем…» и т.д. Если требуется, то далее может последовать разъяснение деталей.

Теперь очередь примера письма-ответа с положительным решением. Посмотрите письмо-согласие – образец письма-ответа на запрос (файл формата doc).
 

Письмо-отказ строится по-другому образцу. Его начинают с объяснений причин или добавляют что-нибудь нейтрально-вежливое (но не излишне позитивное, ведь далее – отказ). Прямота в этом случае неуместна, ведь не принято сразу огорошивать плохими новостями. Здесь подойдет начало по образцу – «Благодарим Вас за предложение, однако …» или последовательно приведите аргументы отказа – «В связи …». Как говорится, понять – значит простить.

Письмо-отказ – образец также можно скачать в формате doc.

На основании приведенных примеров теперь легко составить письмо-ответ, подходящее к сложившейся ситуации.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 334 комментария

Письмо-отказ. Образцы и примеры написания отказа

Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. Содержание и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде.

По каким поводам происходит деловая переписка

В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-отказа .docСкачать образец письма-отказа от сотрудничества .docСкачать образец письма-отказа от участия в мероприятии .docСкачать образец письма-отказа от предложения о работе .doc

Как оформить отказ

Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.

Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.

Общие сведения о деловом письме

Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).

Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.

Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.

В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.

При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.

На имя кого писать

Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).

Оформление письма-отказа

Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.

При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.

Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.

Кто должен подписать

В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.

Как отправить письмо

Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).

Письмо-отказ от сотрудничества

Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.

  1. В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
  2. Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
  3. При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
  4. В заключение подпишите письмо и датируйте.

Письмо-отказ от участия в мероприятии

При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.

Письмо-отказ от предложения о работе

Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.

Как написать вежливый отказ на коммерческое предложение

Как правило, коммерческое предложение — это первая стадия переговоров: клиент еще не решил, с кем именно он будет работать, поставщики или подрядчики ждут его решения и стараются привлечь внимание к себе. Коммерческие предложения рассылаются десятками — это возможность показать себя в лучшем свете, описать все свои возможности и создать у потенциального партнера хорошее впечатление. Как только решение принято, все поступившие предложения отправляются в папку с перспективными контактами на случай, если придется менять исполнителя — и в этой ситуации важно правильно составить письмо-отказ, сохранив для себя возможность повторного обращения.

В письме с отказом важно показать уважение к собеседнику — его предложение было достойным, он потратил время на обсуждение деталей, пусть и не увенчавшееся заключением договора, и ожидает от вас решения, пусть даже отрицательного.

Отказ оформляется на фирменном бланке компании в электронном или бумажном виде, в зависимости от ситуации. Стандарты делового общения требуют, чтобы обозначенная тема письма была нейтральной, без негатива — подойдут фразы «Ответ на ваше предложение», «О сотрудничестве», «О проведении работ». Выбирайте ту тему, которую адресат использовал в своем письме. Использовать для электронных писем автоматические темы ответа, например, «RE: Коммерческое предложение», нежелательно, чтобы не возникало ощущения невнимания к адресату.

Ничего нового в обращении к собеседнику для такого рода писем нет — желательно использовать имя отчество, если они вам известны, с добавлением слова «Уважаемый». В конце обращения ставится восклицательный знак или запятая, в зависимости от принятых в вашей компании стандартов оформления писем. Еще один важный элемент письменного отказа — ссылка на предложение, которое поступило к вам и на которое, собственно, вы и отвечаете отказом. Ссылку лучше вставлять в начало письма, сразу после обращения — «В ответ на ваш запрос от 6.08.12…», «На коммерческое предложение от 9 мая…».

Обязательно нужно выразить сожаление по поводу отказа. Если к письму с коммерческим предложением были приложены документы или информационные материалы, укажите, что вы их получили и ознакомились с ними — например, «Благодарим вас за подробную презентацию, наши специалисты ознакомились с предоставленной информацией, но, к сожалению, мы вынуждены отказаться от ваших услуг». Не забудьте указать причину отказа, если вы уполномочены это сделать — например, если коммерческое предложение не соответствует условиям тендера. Выбор более выгодного предложения в качестве причины отказа традиционно не озвучивается.

Образец запроса коммерческих предложений по 44 ФЗ 2021

Что такое запрос коммерческих предложений в закупках

Коммерческое предложение в закупках — это ответ поставщика на просьбу заказчика предоставить ценовую информацию.

Запросы же бывают двух типов: общедоступные и персональные. В первом случае заказчик на своем сайте или в ЕИС размещает сообщение о том, что он заинтересован в будущей покупке и предлагает всем желающим присылать данные по стоимости. Во втором — обращение направляется непосредственно конкретным поставщикам, их должно быть не менее пяти, согласно методическим рекомендациям Минэкономразвития России (утв. Приказом от 02.10.2013 № 567).

Закон не устанавливает требования к содержанию запроса. Но желательно оформить его на официальном бланке организации. В содержании следует максимально точно описать товар, работу или услугу, которые планируете закупать. Как правило, такое письмо содержит:

  1. Описание объекта закупки.
  2. Основные технических характеристики.
  3. Существенные условия исполнения контракта.
  4. Срок представления ценовой информации.

Информация о стоимости необходима заказчику, чтобы сформировать начальную максимальную цену контракта (НМЦК). Коммерческое предложение при этом должно полностью учитывать все условия закупки, для которой его запрашивают. Также оно должно иметь срок действия, в нем не просто должна быть отражена реальная стоимость товаров, работ, услуг без умышленного завышения или занижения, но и подробно указано, из чего она складывается (за единицу, с НДС или без, есть ли доставка и т.д.).

Образец запроса коммерческих предложений по 44 ФЗ

Скачать

Более простой вариант — оформить письмо, образец запроса на коммерческое предложение в такой форме представлен ниже.

Скачать

Ответ на обращение

Если поставщик заинтересован в дальнейшем участии в торгах, ему следует незамедлительно направить ответ на запрос коммерческого предложения, пример которого можно скачать ниже.

Скачать

Запрос коммерческих предложений по 223-ФЗ

Для определения НМЦК по 223-ФЗ можно воспользоваться одним или несколькими способами.

1. Поискать данные о стоимости на продукцию в реестре закупок, которые проводились в соответствии с 223-ФЗ и 44-ФЗ. Все нужные данные размещается в ЕИС, при этом для целей определения НМЦК можно использовать информацию о ценах того участника, с которым заключается договор.

2. Поискать данные о рыночных ценах в едином реестре договоров по 223-ФЗ и в едином реестре государственных и муниципальных контрактов, по 44-ФЗ.

3. Собрать и проанализировать общедоступную информацию о рыночных ценах. К ней относится в том числе:

  • сведения о стоимости продукции из каталогов, рекламы, описаний товаров;
  • сведения о котировках на российских и иностранных биржах;
  • сведения о стоимости на продукцию на ЭТП;
  • данные государственной статистической отчетности о ценах продукции.

4. Осуществить поиск в официальных источниках уполномоченных государственных и муниципальных органов.

5. Если применимо, можно поискать данные о рыночной стоимости объектов оценки, определенной в соответствии с законодательством, которое регулирует оценочную деятельность в РФ.

6. При возможности можно использовать данные информационно-ценовых агентств.

7. Наконец, можно запросить информацию о рыночных ценах на продукцию минимум у трех поставщиков, которые специализируются на поставке нужной продукции. Их контакты всегда есть в открытом доступе. Чтобы их получить, можно воспользоваться любой поисковой системой.

Запрос коммерческого предложения, образец по 223 ФЗ

Скачать

ответ на письмо о сотрудничестве

 

Как правильно написать ответ на официальное письмо, что следует писать в ответе на служебное письмо? Такие вопросы могут возникнуть как у новичков, так и у людей со стажем, когда ответ выходит за рамки привычного.

Я уверена, что написать ответ может каждый, и в большинстве случаев это не вызовет сложностей у исполнителя. Однако мой опыт работы, особенно с официальными письмами и ответами на них, показывает, что выдержанная структура ответа не гарантирует его содержательности для адресата.

Скорость ответа на письмо – это дань деловому этикету. Считается, что прилично давать ответ на электронное письмо в течение дня с момента получения, а оптимальное время – 2 часа.

Если по каким-то причинам вы не можете дать полноценный своевременный ответ, то отправьте сообщение в течение 2 часов с момента получения письма такого содержания:

«Благодарим Вас за письмо. Мы его получили и ознакомились с ним. Как только разберемся с вашей ситуацией – сразу отправим ответ. Скорее всего это произойдет в течение 48 часов».

Кстати, почтовые программы позволяют настроить отправку такого письма автоматически через определенное время. Так Вы отдадите дань вежливости и выиграете время на ответ.

Обязательного развернутого ответа требуют:

  • письма-запросы
  • претензии и жалобы
  • приглашения и сопроводительные письма.

Письма о сотрудничестве и коммерческие предложения требуют ответа, но холодные предложения, если они не заинтересовали адресата могут так и остаться без ответа. Если же предложение интересно, то следует написать ответ на него

Как написать хороший ответ на письмо?

Возьмем для примера официальное письмо о сотрудничестве.

Алгоритм ответа на любое письмо на примере ответа на официальное письмо о сотрудничестве.

  1. Обращение

Обратитесь к адресату, используя информацию пришедшего письма.

Здравствуйте, Сергей Сергеевич!

  1. Покажите, что читали письмо, на которое отвечаете

Благодарю Вас за [за интересное предложение о сотрудничестве]. Мы ознакомились с Вашим предложением, но хотели бы уточнить некоторые детали.

  1. Уточните вопрос, на который Вы отвечаете

Если я правильно понимаю, Вы хотите, чтобы каждый вторник сотрудники нашего фонда приезжали в разные учебные заведения района Бибирево г. Москвы с воспитательными беседами для школьниками.

  1. Укажите источник, на который ссылаетесь, отвечая на письмо

Согласно плану мероприятий на 2015 год в Московской области наши сотрудники смогут осуществлять беседы только по средам. Однако волонтеры нашего фонда могут делать это в любой день.

Если в письме есть вопрос, то дайте на него ответ

  1. Напишите свое пожелание или просьбу к адресату, касаемо данного вопроса.

Свяжитесь, пожалуйста, с нашим менеджером по телефону 30 марта по телефону ХХХХХХХ до 12.00, чтобы уточнить детали сотрудничества.

  1. Поставьте подпись

С уважением, Иван Иванович.

  1. Оставьте свои контактные данные

Контакты:

e- mail: [email protected]mail.ru

телефон +7*****98

Конечно же, каждое письмо индивидуально, и говорить об универсальном алгоритме ответа не стоило бы. Но отвечая на письмо важно помнить, что Ваш ответ должен быть написан так, чтобы у адресата не возникало сомнений, что письмо адресовано ему, а не кому-то другому.

Воздерживайтесь от шаблонных ответов, а если пользуетесь ими, то хотя бы убедитесь в том что шаблон отвечает на вопрос.

Помните, что письмо должно быть исчерпывающим и побуждать к определенным действиям.

Если у Вас возникают сложности при написании ответов, Вы можете задать вопрос консультанту или заказать письмо. Опытный специалист поможет Вам подготовить ответ на любое сложное письмо.

Задать вопрос                                                                             Заказать

КОРЕННАЯ Валентина Игоревна,

филолог, автор тренинга «Навыки делового письма»

на сайте www.mental-skills.ru

Москва, Россия

 

Как ответить на письмо об отклонении предложения

Иногда потенциальные клиенты предпочитают передать предложение, которое может повлиять на их продвижение в процессе продаж. Если вы можете ответить на письмо с отказом правильным тоном и предоставить соответствующие опровержения, вы можете узнать, как улучшить свой продукт или даже убедить своего клиента принять ваше предложение. В этой статье мы обсудим, почему вы можете ответить на отклонение предложения и как создать письмо с ответом об отклонении предложения с шаблонами и примерами.

Почему вы должны отвечать на письмо с отказом от коммерческого предложения?

Сопровождение клиента после отказа позволяет поддерживать связь с клиентом. У вас могут возникнуть вопросы о том, как, например, улучшить вашу презентацию, или вы можете снова обратиться к этому клиенту. Написание ответного письма показывает, что вы инвестируете в своего клиента, заботитесь о предоставлении ему лучших услуг и у вас есть законное предложение. Ответное письмо может укрепить доверие между вами и вашим клиентом, чтобы вы могли начать с ним разговор о будущих возможностях.

По теме: Что такое письмо об отказе? (С примерами)

Как создать ответ на отклонение бизнес-предложения

Отклонение может быть возможностью узнать больше о потребностях вашего потенциального клиента. Чтобы лучше подготовиться к будущим переговорам или сделкам, вы можете попробовать некоторые из следующих методов:

Спросите клиента, почему он сдал

Спросите, есть ли у него вопросы или опасения по поводу вашего предложения, которые заставили их передать ваше предложение .Они могли пройти из-за сроков или по финансовым причинам, и в этом случае вы все равно можете договориться. Вы также можете принять во внимание их отзывы, чтобы повысить эффективность своей работы при повторном продвижении к тому же или новому потенциальному клиенту.

Например, потенциальный потенциальный клиент может предпочесть презентации, включающие отзывы других клиентов. Вы можете выслушать эту обратную связь и предоставить потенциальному лидеру отзывы, чтобы доказать свою легитимность, а также включить отзывы в будущие презентации.

Подробнее: Примеры писем с деловыми предложениями

Пересмотрите свое предложение

Используя отзывы вашего потенциального клиента, вы можете попытаться изменить то, как ваш клиент видит ваше предложение. Вы можете выделить аспекты предложения, которые они, возможно, упустили, чтобы помочь им увидеть преимущества по-новому. Сосредоточив внимание на точке зрения клиента, вы можете определить более конкретную подачу, которая понравится им в отличие от вашего первоначального контакта.

Если вы обнаружите недоразумение, вы можете подтвердить, что вы заинтересованы в том, что лучше для их бизнеса, уточнив при этом любые важные детали из вашего предложения. Убедитесь, что вы задаете вопросы и отвечаете со спокойной манерой поведения, ориентированной на поиск решений.

Например, потенциальный клиент может подумать, что ваш продукт дороже, чем ваши конкуренты. В своем ответе вы можете переосмыслить свой продукт, чтобы со временем сэкономить больше денег из-за его лучшего качества.

Связано: Руководство по продвижению бизнеса

Найдите решения своих проблем

У клиента могут быть законные причины колебаться по вашему предложению, и эти причины могут быть возможностью улучшить ваш план с помощью нового или альтернативного решения.

Также может быть хорошей идеей спросить их напрямую, есть ли изменение, которое они хотят внести в ваше предложение, которое заставит их сказать «да». Возможно, вы готовы пойти на компромисс, и если это так, вы открыли для них новую возможность сказать «да» вашему предложению.

Например, если это проблема с оплатой, вы можете разработать план оплаты или предложить услугу, которую вы предоставляете, с меньшими преимуществами и меньшими затратами.

Связано: Как добиться успеха в продажах

Поддерживать дружеский интерес

Клиент может сначала передать предложение из-за препятствий, которые вы можете преодолеть, продолжая информировать. Это может помочь сохранить потенциальное лидерство, понимая любые финансовые или временные ограничения, которые мешают им принять вашу презентацию.Если вы сможете зарекомендовать себя как человек, готовый работать в рамках их ограничений, они могут быть более открыты для будущих предложений от вас. Если вы проявляете интерес к своим клиентам, вы можете узнать больше об их потребностях, чтобы лучше обслуживать их будущими предложениями.

Поощряйте ответ

Если спросить потенциального клиента, чтобы он оставил отзыв или назначил время для обсуждения своего решения, это побуждает их поддерживать связь. Подумайте о том, чтобы закончить свое электронное письмо вопросом или порекомендуйте связаться с ним, чтобы вы оставались в хороших отношениях со своим потенциальным клиентом и могли продолжать развивать отношения, чтобы потенциально совершить продажу в будущем.

Дополнительные советы по написанию ответа на отклонение бизнес-предложения

Вот несколько дополнительных советов, которым вы можете следовать при написании ответа:

  • Подтвердите, что вы отправляете свое предложение нужному человеку.
  • Включите дату первоначального предложения и отклонения, чтобы вести учет общения.
  • Относитесь к руководителю с уважением и старайтесь общаться коротко.
  • Старайтесь оставаться дружелюбным и уверенным.

Подробнее: Как поступать с критикой и принимать критику

Шаблон для письма с ответом об отклонении предложения

Вот два шаблона для ответов с отказом:

Когда клиент объясняет причину отказ

Вы можете использовать этот шаблон для решения проблем вашего клиента:

Здравствуйте, [имя клиента],

Спасибо за проявленный интерес к [вашей компании].Мне понравилось больше узнавать о [бизнесе клиента], так что я могу лучше понять ваши потребности.

Я понимаю, что вы не решаетесь продвигать наше предложение из-за [причины, указанной клиентом]. Я восхищаюсь вашей осторожностью в этом решении. Однако я хотел бы заверить вас, что [исправить заблуждение / переосмыслить]. Учитывая это, а также [первое преимущество вашего продукта] и [второе преимущество вашего продукта], я знаю, что [ваша компания] может помочь вам достичь [бизнес-цели клиента].

Я хотел бы назначить время, чтобы подробнее рассказать о вашем отзыве о нашем предложении, чтобы я свяжусь с вами в офис по поводу записи телефонного звонка. С нетерпением жду Вашего ответа!

[Ваша подпись]

Когда клиент не указывает причину отказа

Вы можете использовать этот шаблон, чтобы узнать больше о том, чего хочет ваш клиент, чтобы продвинуться вперед с предложением:

Здравствуйте, [имя клиента],

Спасибо за проявленный интерес к [вашей компании].Мне понравилось больше узнавать о [бизнесе клиента], так что я могу лучше понять ваши потребности.

Я хотел бы обсудить, почему вы решили не продвигать наше предложение, чтобы мы могли продолжать улучшать наши услуги. Я считаю, что [ваша компания] может помочь предприятиям, подобным вашей, достичь [бизнес-цели клиента] с помощью [первой выгоды вашего предложения] и [второй выгоды вашего предложения]. Мы ценим любые отзывы, которые могут помочь нам лучше обслуживать наших клиентов.

Я хотел бы назначить время, чтобы подробнее рассказать о вашем отзыве о нашем предложении, чтобы я свяжусь с вами в офис по поводу записи телефонного звонка. С нетерпением жду Вашего ответа!

[Ваша подпись]

Пример письма с ответом об отклонении предложения

Вот два примера писем с ответом об отклонении предложения:

Когда клиент указывает причину отказа

Вот пример ответ, направленный на решение проблем клиента:

Здравствуйте, Сандра,
Спасибо за ваш интерес к Pear Technologies.Мне понравилось узнать больше о вашем магазине Food Market, чтобы я мог лучше понять ваши потребности.

Я понимаю, что вы не решаетесь продвигать наше предложение из-за стоимости нашего программного обеспечения. Я восхищаюсь вашей осторожностью в этом решении. Тем не менее, я хотел бы заверить вас, что наш план подписки гарантирует, что стоимость с течением времени действительно экономит деньги наших клиентов, в отличие от наших конкурентов. Учитывая это, а также наш простой пакет для самостоятельной установки и интуитивно понятный пользовательский интерфейс, я знаю, что Pear Technologies может помочь вам быстрее и точнее вести бухгалтерский учет для Food Market.

Я хотел бы назначить время, чтобы подробнее рассказать о вашем мнении о нашем предложении, чтобы я свяжусь с вами в офис по поводу записи телефонного звонка. С нетерпением жду Вашего ответа!

Sam Coulson
Pear Technologies

Когда клиент не объясняет причину отказа

Вот пример ответа, который направлен на то, чтобы узнать больше о том, что хочет ваш клиент в заказе для продвижения предложения:

Здравствуйте, Сандра,
Спасибо за ваш интерес к Pear Technologies.Мне понравилось узнать больше о вашем магазине Food Market, чтобы я мог лучше понять ваши потребности.

Я хотел бы обсудить, почему вы решили не продвигать наше предложение, чтобы мы могли продолжать улучшать наши услуги. Я считаю, что Pear Technologies может помочь предприятиям, подобным вашей, вести бухгалтерский учет быстрее и точнее с помощью нашего простого пакета самостоятельной установки и интуитивно понятного пользовательского интерфейса. Мы ценим любые отзывы, которые могут помочь нам лучше обслуживать наших клиентов.

Я хотел бы назначить время, чтобы подробнее рассказать о вашем мнении о нашем предложении, чтобы я свяжусь с вами в офис по поводу записи телефонного звонка. С нетерпением жду Вашего ответа!

Sam Coulson
Pear Technologies

Образцы ответов по электронной почте для различных ситуаций

Вы когда-нибудь задумывались, как ответить на электронное письмо? Написание эффективных ответов на деловые электронные письма — один из самых важных навыков, который вам следует приобрести как хорошему владельцу бизнеса, продавцу или маркетологу.В этой статье мы приводим несколько примеров деловых писем, чтобы вам больше не пришлось задумываться, как ответить на электронное письмо снова!

Примеры деловых писем для разных ситуаций (несколько образцов)

Как вы надеетесь удовлетворить своих клиентов как владелец бизнеса без необходимости писать краткие и ясные ответы на их электронные письма? Или как продавец или персонал по маркетингу будут правильно разъяснять ценность своего продукта или услуги, если они не могут эффективно отвечать на электронные запросы потенциальных клиентов?

Я рассмотрел основы ответов на электронные письма в статье «Примеры профессионального ответа на электронные письма»; где я привел несколько примеров деловых писем.

В этом посте я приведу больше примеров бизнес-писем о том, как профессионально отвечать на электронные письма, и подробно остановлюсь на некоторых других советах для бизнес-формата электронной почты и примерах профессиональных ответов по электронной почте. Итак, вам стоит обратить внимание на следующие советы:

1. Будьте ясны и прямо в своих электронных письмах и избегайте двусмысленности.

Это означает, что вы должны знать, что хотите сказать; и как ответить на электронное письмо с наименьшим количеством слов.

Вот образец четкого, прямого и недвусмысленного делового письма с подтверждением:

Деловые электронные письма Примеры I: Утверждение заявки

Уважаемый г-н.Шива,

Добро пожаловать! Ваша заявка в Woculus была одобрена. Мы рады видеть вас в числе наших редакторов.

Siva, как я уже сказал ранее, наше видение Woculus — быть универсальным сайтом, где владельцы бизнеса, маркетологи и торговый персонал могут научиться использовать технологии с прибылью для своего бизнеса. Наши посты научно-исследовательские, практичные и насыщенные. Будучи новым блогом, мы постоянно стремимся предоставлять нашим читателям сообщения самого высокого качества. Если в Интернете есть более интересная статья о какой-либо из областей наших интересов, значит, мы плохо выполняем свою работу.

Найдите данные для входа в систему ниже:

  • Имя пользователя: Дон Шива
  • Пароль: siVA2013

Вся команда Woculus надеется на очень профессиональные рабочие отношения с вами; и мы готовы поддержать вас любым возможным способом, чтобы лучше обслуживать нашу аудиторию.

С уважением,

2. Ответьте один на один.

Это означает, что вы должны взять на себя ответственность за свои электронные письма и поговорить непосредственно с читателем.

Например, вместо записи

Будем признательны, если вы сможете отправить предложение до выходных.

Напишите,

Буду очень признателен, если вы отправите мне предложение до выходных.

Из каждого электронного письма вы сможете извлечь несколько полезных советов при выборе наилучшего способа сформулировать свой ответ. Например, вы должны знать:

  • Что побудит читателя вашего электронного письма положительно ответить
  • Что его интересует
  • Каково его или ее мнение по рассматриваемому вопросу

Вот два примера деловых писем, написанных индивидуально:

Примеры деловых писем II: Отклонение заявки без нарушения

г.Виджай,

Спасибо за ваше недавнее заявление о том, чтобы стать писателем на Woculus. Мы очень благодарны за то, что вы хотели написать для Woculus.

Детали вашей заявки будут сохранены в наших файлах. В настоящее время у нас нет свободных разделов; и наши писатели на вершине своей работы. Однако мы свяжемся с вами, как только у нас появится вакансия.

Буду признателен, если вы хотите отменить заявку по любой причине.

С уважением,

Примеры деловых писем III: Утверждение заявки на другую должность

Уважаемый г-н.Фрэнк,

Спасибо, что подали заявку на открытие в нашей компании и прислали образцы дизайна. Я рассмотрел ваш стиль и подумал о проблемах, которые вы подняли во время нашего последнего обсуждения, особенно о вашем нежелании создавать новые образцы дизайна для нашей оценки. С тех пор я получил новые образцы дизайна от более чем десяти кандидатов, что подтвердило их работы.

В конце концов, я пришел к выводу, что ваших образцов недостаточно, чтобы помочь мне сделать вывод о вас.Итак, в нашей компании появился новый Главный конструктор. Однако я был бы рад работать с вами на контрактной основе, если вы согласитесь на это.

Еще раз спасибо, Фрэнк, за проявленный интерес к нашей компании.

Сердечно,

3. Будьте краткими, простыми и милыми (KISSS).

Будьте осторожны с длиной ваших ответов по электронной почте; они определяют, будут они прочитаны или нет. Это старый принцип письма, который до сих пор сохраняется при написании ответов по электронной почте.

Примеры деловых писем IV: Отклонение приглашения

Дорогая мисс Шерил,

Прошу прощения за задержку с ответом на ваше последнее письмо.Я был в процессе создания собственной социальной сети; поэтому мне пришлось уйти из Facebook Inc.

Я очень ценю ваше приглашение помочь оценить приложение Facebook, которое вы разрабатываете на этот раз, но это может быть не в лучших интересах руководства Facebook. Вы можете связаться с некоторыми другими редакторами на форуме Facebook.

Спасибо за понимание.

С уважением,

Примеры деловых писем V: Отклонение встречи

Уважаемый г-н.Мохаммед,

Я был польщен вашей просьбой сделать меня служителем в вашем церковном приходе на Багамах. К сожалению, я не смогу принять эту позицию.

Желаю вам успехов на Багамах

С уважением,

Еще примеры деловых писем

Вы найдете больше примеров ответов по электронной почте ниже. Советы по написанию деловых писем и ответам на них можно найти в моем сообщении «9 советов, которые необходимо профессионально писать и отвечать на электронные письма».

Примеры деловых писем VI: Ответ на запрос информации о вашем продукте или услуге

Уважаемая госпожаТэтчер,

Благодарим вас за вопрос о магазинах Apple. К настоящему письму прилагается литература о наших продуктах, в том числе о продуктах на стадии альфа-разработки. Я также добавил образец имени пользователя и пароля, чтобы вы могли опробовать продукты, которые вам понравятся.

Пожалуйста, звоните мне, если у Вас возникнут дополнительные вопросы. Буду рад видеть вас в качестве покупателя.

С уважением,

Примеры деловых писем VII: Ответ на запрос образцов

Уважаемый г-н.Ахсан,

К этому письму я приложил пять образцов своих оригинальных дизайнов. Шестое приложение — это список дизайнов, в которых я сотрудничал с другими дизайнерами, включая расположение (URL) дизайнов в Интернете.

Спасибо, что разрешили мне прислать вам образцы. Буду рад принять участие в предстоящем конкурсе, а также познакомить вашу команду со своими услугами.

Пожалуйста, сообщите мне, если вам понадобится дополнительная информация.

С уважением,

С помощью приведенных выше примеров деловых писем вы сможете эффективно отвечать, положительно или отрицательно, на приходящие к вам электронные письма.

Напомним, что вы всегда должны следить за тем, чтобы ваши электронные письма были следующими:

  1. Ясный, прямой и недвусмысленный
  2. Один на один (между вами и читателем)
  3. Коротко, просто и мило

Другие бизнес-статьи от Business 2 Community:

Формула ответа на запрос предложения, обеспечивающая коэффициент закрытия 80%

Возможность отправить предложение может быть захватывающей. Может быть, вы изучаете больше работы с существующим клиентом.Или, может быть, вы отвечаете на запрос предложений (RFP).

Если ваше предложение было запрошено текущим или потенциальным клиентом, содержание вашего ответа на запрос предложения является серьезным делом. Вы соревнуетесь за внимание клиента, который одновременно получает предложения от многих других поставщиков.

Несмотря на то, насколько отнимает время и может быть разочарование создание предложения, ваши надежды на получение работы от клиента слишком часто терпят разочарование. Итак, чем будет выделяться ваше предложение? Что даст вашей команде творческий выход и повлияет на ваши собственные цели роста?

Джейсон Свенк, предприниматель и бывший владелец агентства, недавно обсудил свою формулу создания предложений с коэффициентом выполнения 80% и побудил его работать с такими брендами, как AT&T, Legal Zoom и Hitachi, на Дне партнера HubSpot.Вот его шаги по созданию убийственного предложения.

Содержание

  1. Как ответить на запрос предложения
  2. Шаблон ответа на бесплатный запрос предложения
  3. Советы для получения большего количества предложений

Как ответить на запрос предложений

  1. Не забегайте вперед
  2. Задавайте правильные вопросы
  3. Подчеркните точность, факты и правильные ожидания
  4. Используйте шаблон ответа на запрос предложения [схема ниже]

1.Не забегайте вперед

Часто во время неформальной беседы с потенциальным клиентом владелец агентства слышит слова: «Просто пришлите мне предложение». Владелец думает, что это признак того, что клиент хочет совершить сделку. Фактически, многие клиенты воспринимают это как первое свидание или даже как «конечно, просто позвоните мне как-нибудь».

Итак, сотрудники агентства часами создают подробную презентацию, а владелец отправляет ее по электронной почте в течение 48 часов.

Я уверен, вы можете догадаться, что будет дальше: тишина.

Вполне понятно, когда потенциальный клиент проявляет интерес к вашим услугам, и, хотя немедленное создание предложения показывает самоотдачу и скорость, важно не забегать вперед.

Убедитесь, что вы отправляете безупречный и подробный ответ на запрос предложения — это может потребовать больше времени и усилий, чем вы ожидали.

2. Задавайте правильные вопросы

Прежде чем вы даже приступите к созданию предложения, вам сначала нужно определить, не тратит ли клиент ваше время зря.Если клиент не подходит для ваших услуг, зачем вам вообще вкладывать средства в создание этого документа?

Вы можете быстро избежать ситуаций, когда вы просто отправляете предложение за предложением, выясняя BANT клиента.

  • Бюджет: Сколько клиент готов заплатить за потребность?
  • Авторитет: Имеет ли право голоса лицо, читающее ваше предложение, при принятии решения?
  • Потребность: Что ищет клиент?
  • Время: Сколько времени нужно будет решать клиенту?

«Когда вы начинаете принимать клиентов только из-за денег, у вас в дальнейшем будут проблемы», — сказал Свенк.

3. Подчеркивайте точность, факты и правильные ожидания

Переключив свою стратегию реагирования с того, чтобы быть первой компанией, отправившей ответ, на роль лучшего агентства , отправившего ответ, вы получаете больше шансов на заключение сделки, и предоставляют четкие, осуществимые, и соответствующие ожидания для потенциального клиента.

Это означает отход от общих ответов, таких как « наше агентство обязуется завершить проект в срок и в рамках бюджета каждые е», к гиперконцентрированным ответам, таким как « наше агентство выполнит [поставит задачи] к [желаемой дате] ] с бюджетом [долларов], в частности, выполнив [элемент действия № 1], [элемент действия № 2] и [элемент действия № 3].

4. Используйте шаблон ответа на запрос предложения [схема ниже]

Убедитесь, что вы не оставили без внимания ни одну тему, по которой вашему контакту может понадобиться информация. Информация о вашей компании, команде, с которой будет работать ваш клиент, а также ожиданиях в отношении бюджета, сроков и результатов должны быть предельно ясными.

Эта специфика еще более необходима для контактов, с которыми вы еще не общались. Использование ответа на запрос предложения для объяснения вашей компании, вашего процесса и того, как вы можете повысить рентабельность инвестиций

С учетом всего сказанного, взгляните на шесть компонентов, которые, по словам Свенка, составляют шаблон предложения, на который клиенты с большей вероятностью откликнутся.

Ваш шаблон ответа на запрос предложения из 6 частей для заключения дополнительных сделок

«Это должно быть в определенном порядке, например, номер телефона», — сказал Свенк. «У вас должен быть правильный приказ, чтобы достучаться до нужного человека».

Взгляните на шесть элементов, необходимых для создания идеального ответа на запрос предложения, а также на несколько сокращенных примеров языка, который вы могли бы использовать при составлении каждого элемента вашего предложения.

1. Сопроводительное письмо к ответу на запрос предложения

Не сразу погружайтесь в стратегию и тактику.Заранее сформулируйте ожидания и побудите клиента прочитать больше.

Думайте о вскрытии вашего предложения или ответа на запрос предложения как о сопроводительном письме к заявлению о приеме на работу. В конце концов, это действительно так; вы хотите, чтобы эта компания наняла вашу команду, но им нужно более понятное изложение того, что вы им предлагаете, и почему, по вашему мнению, им будет выгодно работать с вами.

Это сопроводительное письмо дает им правильную информацию о том, кем вы являетесь, прежде чем читать об услугах, которые вы собираетесь им предложить.Это также дает вам возможность напомнить им, что они запросили предложение, которое собираются прочитать от вас.

Пример сопроводительного письма

Уважаемый [автор запроса предложений]:

Что касается вашего запроса предложений (RFP), [ваша компания] очень рада возможности предоставить вам [тип запрашиваемой услуги]. Работая с [кратким списком прошлых клиентов], мы считаем, что партнерство с [компанией, в которую вы пишете] окажет огромное влияние на удовлетворенность ваших клиентов и прибыль.

… Не останавливайтесь на достигнутом. Следуйте приведенному выше введению с описанием того, кто вы есть, что дает вам право работать с отправителем запроса предложения и какие выгоды может ожидать ваш потенциальный клиент в результате.

2. Краткое содержание

Исполнительное резюме не должно просто резюмировать то, что говорится в предложении. Вместо этого в нем следует указать, чего хочет потенциальный клиент, куда они хотят пойти и что им нужно для этого. Вы также захотите рассказать о проведенном вами исследовании, с кем вы брали интервью и о шагах, которые вы предприняли, чтобы сформулировать свои рекомендации.Этот документ показывает, почему клиент должен выбрать вашу фирму.

Один важный совет от Свенка по поводу резюме: укажите два очевидных факта о запросе или потребностях запрашивающего. Клиент должен знать, что это правда. Сделав это в первую очередь, читатель будет более восприимчив к оставшимся пунктам. Дело не в том, чтобы кого-то обмануть. Речь идет о представлении информации таким образом, чтобы не дать клиенту занять оборонительную позицию при чтении ваших рекомендаций.

Пример резюме

Как один из ведущих поставщиков [основных услуг клиента] в [клиентской отрасли], вы знаете, насколько критичным может быть это время года для ваших клиентов. В среднем стоимость доставки составляет [xxxx.xx] долларов, а [имя клиента] привержено «[заявлению о миссии клиента]».

По мере того, как эти проблемы становятся все более распространенными, становится все более важным предоставлять клиентам решение, основанное на последних знаниях и опыте [вашей отрасли].Имея это в виду, [ваша компания] намерена помочь [имя клиента]:

  • [Преимущество для клиента №1]
  • [Клиентское преимущество №2]
  • [Преимущество клиента № 3]

3. Результаты и стратегия

Это сердце вашего предложения.

Распределите предложение по различным разделам, таким как креатив, технология и т. Д. Это поможет потенциальному клиенту понять различные части предложения и различные рекомендуемые действия.В каждом разделе вы должны перечислить конкретные результаты, а также указать, что включает , а не . Эта последняя часть помогает предотвратить сползание объема с самого начала, а также служит источником вдохновения для клиентов, которые могут хотеть большего.

Наконец, не включайте цены в этот раздел. Это помешает людям усвоить информацию и не даст читателю прийти в восторг от работы, которую вы можете выполнять вместе. Вместо этого они просто будут думать о знаках доллара и своем сокращающемся бюджете.Кроме того, указание цены сразу же побуждает человека начать сравнение ваших цен с ценами другой фирмы, независимо от того, какое решение на самом деле включает в себя рекомендуемое вами решение.

Пример результатов и стратегии

Как указано в резюме, [ваша компания] намерена помочь [имя клиента] [краткое упоминание преимуществ для клиентов, указанных в резюме]. Для этого наша команда определила предлагаемый набор результатов, порядок операций, разделение труда и ожидаемые даты завершения, чтобы обеспечить успешное партнерство между [вашей компанией] и [имя клиента].

Срок поставки Члены команды Дата начала Дата завершения
х х xx, xx и xx хх / хх / хххх хх / хх / хххх
х х xx, xx, xx и xx хх / хх / хххх хх / хх / хххх
х х xx и xx хх / хх / хххх хх / хх / хххх

В ходе этих операций мы ожидаем, что ваша команда увидит повышение эффективности всей вашей организации и постепенное повышение удовлетворенности клиентов на протяжении нашего проекта [продолжительность проекта или предлагаемый контракт].Однако важно отметить, что результаты, указанные ниже, не включают:

  • [Товар / услуга не включены]
  • [Товар / услуга не включена]
  • [Товар / услуга не включена]

4. Краткое описание проекта

После документа «Результаты и стратегия» вы можете добавить подробный список всех результатов и цену для каждого.

Это не для того, чтобы дать вашему клиенту возможность выбирать то, то и то, а то, а не то.Клиент хочет рекомендации. Вы не можете переложить бремя принятия решения на ее плечи, попросив ее выбрать между этим пакетом и тем пакетом . Дайте ей четкий план того, что нужно сделать и чего ей это будет стоить. Затем адаптируйте решение во время разговора.

Пример сводки проекта

[Ваша компания] не может дождаться возможности работать с вами, чтобы помочь [имя клиента] в решении [проблем клиента, описанных в Кратком резюме].Подводя итог, пожалуйста, просмотрите ниже краткий обзор услуг, включенных в это партнерство:

Сервис Включенные поставки Общая стоимость услуг
х х xx и xx $ xxx.xx
х х xx, xx и xx $ ххх.хх
х х х х $ xxx.xx

5. О нас

Сохраните эту деталь до конца. Клиент не будет заботиться о вас, пока он не узнает, что вы можете сделать для нее и ее компании.

Раздел «О нас» в вашем ответе на запрос предложения может быть идентичен описанию компании, которое вы, вероятно, создали при открытии своего предприятия. Как правило, всегда открывайте раздел «О нас» с названием своей компании.В случае запроса предложения имейте в виду, что ваш потенциальный клиент получает сразу много ответов, и может быть трудно вспомнить все компании, которые им предлагали.

6. Соглашение

Наконец, включите в предложение соглашение или контракт, чтобы клиент мог подписать его как можно скорее. Не заставляйте их спрашивать: где мне расписаться?

Часто клиенты переходят непосредственно к разделу соглашения или контракта вашего предложения, поэтому убедитесь, что он четко обозначен и строки подписи видны внизу.В конце концов, подпись вашего клиента — это какие-то ценные чернила, которые нужно иметь … вы хотите, чтобы их способность предоставлять ее была не менее ясна, чем услуги, которые вы им предлагаете.

2 основных совета для получения большего количества предложений

Наконец, есть две важные вещи, которые вы можете сделать, чтобы повысить коэффициент закрытия.

Рассмотрите предложение с потенциальным клиентом. Не просто пересылайте его и надейтесь на ответ. И заявите, что это обязательное требование.Когда клиент запрашивает предложение, назначьте встречу для ознакомления с информацией. Если она не может взять на себя это обязательство, вам не следует тратить время на создание этого подробного документа.

«Можете уйти, — сказал Свенк. — Они просто делают покупки и зря потратят ваше время».

Создайте свой шаблон предложения. Когда у вас будет идеальная структура, создайте шаблон, который можно использовать с любой перспективой. Нет необходимости каждый раз начинать с начала.Это сэкономит ваше время и приведет к более высоким конверсиям, так как у потенциального клиента не будет достаточно времени, чтобы угрызения совести покупателя успокоились.

Предложение должно быть результатом многочисленных обсуждений с потенциальным клиентом. Не должно быть сюрпризов — ни в цене, ни в стратегии, которую вы предлагаете, — и это следует рассматривать как письменный обзор ваших процессов и разговоров с вашим клиентом.

Как отвечать на электронные письма профессионально (с примерами)

PEM 101 (Часть 5): Примеры профессионального ответа на электронные письма

Электронная почта является основным средством профессионального делового общения.Если написано плохо, вы можете потерять большую перспективу. Если вы написали отлично, вы легко превратите потенциальных клиентов в клиентов. Лично я заметил, что качество моих ответов обычно определяет, будет ли клиент пользоваться моими услугами или нет, и сколько клиент готов потратить.

По сути, ваши ответы на профессиональные электронные письма должны быть хорошо продуманными и тщательно продуманными. Во многих случаях не рекомендуется сразу отвечать на электронные письма.

Прочитав профессиональное электронное письмо, дайте себе время полностью переварить его и придумать хорошие ответы.

Отвечая на деловые письма, обращайте особое внимание на их тон. Обычно это отражается в словах, которые вы используете, чтобы выразить себя.

Например, вместо

Отправьте все товаросопроводительные документы на следующую партию лекарств.

… более любезно сказать,

Пожалуйста, отправьте товаросопроводительные документы на следующую партию лекарств

Кроме того, всегда следите за тем, чтобы ваши электронные письма были прямыми и ясными. С самого начала электронного письма укажите самую важную информацию.Письменная информация имеет тенденцию создавать больше смысла, чем устные слова. Так что избегайте ненужных громких слов. Вместо этого сосредоточьтесь на информации, которую вы хотите передать в своих ответах, и убедитесь, что информация полная.

Различные способы профессионального ответа на электронные письма

Существуют разные способы профессионального ответа на электронные письма, в зависимости от вашего намерения в письме. Электронная почта для подтверждения получения электронного письма обычно прямая и прямая, но большинство других ответов требуют тщательно продуманных ответов.

Обычно ответы по электронной почте соответствуют обычному шаблону профессиональных писем. Возможно, вам придется начать с подтверждения последнего электронного письма, прежде чем отвечать на вопросы в электронном письме. На каждый вопрос нужно ответить в отдельном абзаце. Это поможет вам ответить на все вопросы, а также поможет получателю легко понять ваши ответы. Очень важно, научитесь всегда подтверждать получение электронных писем, если вы не можете ответить в течение 24 часов после их получения. Если вы пользуетесь Gmail, вы можете хранить шаблоны для профессиональных писем в виде «шаблонов ответов».

Написание профессиональных ответов по электронной почте — Примеры
Простое письмо с благодарностью может быть следующим:

Уважаемый г-н Уильямс:

Спасибо за вопрос о нашем новом корпоративном приложении электронного маркетинга. Завтра с вами свяжется член команды и подробно расскажет о продукте, который соответствует потребностям вашего бизнеса.

Еще раз спасибо за ваш запрос.

С уважением,

Джеймс Бертон

Вот более подробное письмо с благодарностью:

Уважаемый господинВыход:

Спасибо за заказ 25 DVD. Мы отправим их в течение ближайших 3 дней.

Однако, прежде чем мы их отправим, нам нужно знать, какой тип пакета вы предпочитаете. Пожалуйста, посетите страницу своего заказа и выберите свои предпочтения. Если у вас есть вопросы, позвоните нам по телефону +23480352

. К вам в кратчайшие сроки позаботится служба поддержки клиентов.

Еще раз спасибо за ваш заказ. Мы с нетерпением ждем ваших окончательных инструкций.

С уважением,

Джеймс Ноа

Вот профессиональный ответ на запросы информации по электронной почте

Уважаемая госпожаAbike:

Спасибо за вопрос о программном обеспечении электронной почты, рекламируемом в моем блоге. Каждое из перечисленных программ уникально работает на разных платформах. Прежде чем порекомендовать какой-то конкретный, я хотел бы узнать немного больше о вас и ваших потребностях:

1. Каким бизнесом вы занимаетесь? Вы самозанятый, менеджер или владелец бизнеса?

2. Будете ли вы использовать программное обеспечение на мобильном устройстве или компьютере? Ваш компьютер Mac или ПК?

3. Какие электронные письма вы отправляете чаще всего? Отвечают ли они на вопросы клиентов, деловую информацию или просто электронные письма для членов команды?

Еще раз благодарим вас за интерес к покупке программного обеспечения электронной почты, рекламируемого на моем сайте.Надеюсь, вы найдете их подходящими для нужд вашего бизнеса.

Cordially,

Ayo

Вот профессиональный ответ по электронной почте на запрос материалов

Уважаемый г-н Кинкар:

Найдите в приложении курс электронного маркетинга, который вы запрашивали. Как я сказал на своем веб-сайте, я буду время от времени присылать обновленные версии курса. Убедитесь, что вы внимательно изучили первую главу курса. Это обеспечит прочную основу для привязки любой другой информации в курсе.

Надеюсь, ваши рассылки по электронной почте уже приносят хорошие результаты. Дайте мне знать, могу ли я чем-то помочь.

С уважением,

Джеймс Блант

Заключение

Всегда поддерживайте теплый тон в своих электронных письмах, если вы хотите положительных ответов. Как я сказал ранее, подождите некоторое время, прежде чем отвечать на профессиональное письмо; это лучший способ минимизировать ошибки.


6 Образцы электронной почты с запросом предложения для кражи [Шаблоны электронной почты для запроса предложений]

Каждое сообщение в процессе ответа на запрос предложения имеет значение.То, что не привлекает столько внимания… электронные письма, которые мы пишем. Поскольку электронное письмо с ответом на запрос предложения будет отправлено одному из ваших потенциальных клиентов, с ним обязательно нужно обращаться с осторожностью.

Независимо от того, какова ваша роль в процессе запроса предложений, в какой-то момент вы, вероятно, будете участвовать в общении по электронной почте с ключевыми контактами и лицами, принимающими решения за пределами вашей организации. Вы отправляете повторяющиеся электронные письма для разных сценариев — и в половине случаев вы не знаете, правильно ли вы говорите, когда заключаете сделку или проигрываете.

Обычно мы поддерживаем здесь, в RFPIO, подход с меньшим количеством электронной почты, потому что мы большие поклонники интеграции коммуникаций, которые есть на нашей платформе. Реальность такова, что написание электронных писем является основной частью процесса запроса предложений — будь то ответ после получения запроса предложения или отправка электронного письма для подачи предложения — независимо от того, сколько у вас интеграций. Так же, как ответы на запросы предложений, над созданием которых мы так усердно работаем, отправляемые нами электронные письма должны быть такими же краткими и увлекательными.

Чтобы помочь вам улучшить взаимодействие в других частях процесса запроса предложений, мы показываем вам 6 образцов электронных писем с запросами предложений, которые вы можете украсть и отправить.Начните экономить время с потенциальными клиентами, копируя и вставляя — и, конечно же, делая эти электронные письма своими собственными.

«Воспользуйтесь каждой возможностью попрактиковаться в своих коммуникативных навыках, чтобы при возникновении важных событий у вас был дар, стиль, острота, ясность и эмоции, чтобы влиять на других людей». — Джим Рон

Образец электронного письма с запросом предложений: отправьте после получения RFP

Привет [имя] —

Для меня большая честь, что [RFPIO] был выбран для ответа от бизнеса [Компании] через RFP.Мы с нетерпением ждем возможности показать [Компании] и всей группе оценки, почему [RFPIO] может стать стратегическим решением для решения текущих и будущих проблем, с которыми [Компания] сталкивается в процессе RFP.

Основываясь на текущем статусе запроса, я покажу, как [RFPIO] поможет: создать более согласованный процесс во всех международных регионах, сэкономить время людей, чтобы сосредоточиться на других инициативах, и предоставить понимание всей аналитики RFP в вашей организации.

Я свяжусь с вами в течение следующей недели, если у нас возникнут какие-либо вопросы о RFP.

Еще раз спасибо за возможность!
Коннор

ProTip: Укажите три конкретные болевые точки, которые вы решите, чтобы показать, что вы правильный партнер.


Образец электронного письма с запросом предложений: Отправить для уточнения запроса предложений по проекту

Привет [имя] —

Очевидно, что [имя (имена)] потратил много времени на составление этого запроса. Спасибо, что прислали нам такой организованный план RFP … они не всегда доставляются таким образом!

В настоящее время мы все еще проводим обзор, и требования хорошо согласуются с предложениями [RFPIO].Мы изложили несколько комментариев и вопросов. Мы хотели бы запланировать часовую сессию обзора с вашей командой, чтобы охватить все.

Придет ли ваша группа в [11:30 по тихоокеанскому стандартному времени] в [пятницу] для этого сеанса проверки? Подтвердите, и я пришлю вам приглашение в календаре.

Спасибо и скоро поговорим!
Коннор

ProTip: Положительный тон всегда является ключевым при запросах на разъяснение.


Образец электронного письма с запросом предложений: Используйте для подачи предложения

Привет [имя] —

Надеюсь, у вас все хорошо и вы заняты, поскольку получаете и просматриваете несколько ответов на запросы предложений.В приложении вы найдете следующие файлы и папки, которые будут сопровождать ответ на запрос предложения от [RFPIO]:

  • [соответствующий файл / папка]
  • [соответствующий файл / папка]
  • [соответствующий файл / папка]
  • [соответствующий файл / папка]

Для нашей команды будет честью заслужить доверие и бизнес [Компании] в результате подачи этого запроса предложений. Связь, которая у нас есть с [личным рассказом, историей, бизнес-фактом, общими покупателями, релевантным контентом, определенным в процессе продаж], делает наш совместный бизнес гораздо более захватывающим.

Мы с нетерпением ждем следующих шагов по мере продолжения этого процесса вместе. Я буду готов ответить на любые дополнительные вопросы из вашего обзора.

Спасибо!
Коннор

ProTip: Сделайте индивидуальный подход, чтобы избежать вялой подачи запроса предложения.

Сравнительный отчет на 2021 год: управление предложениями

Узнайте о состоянии управления предложениями и узнайте, что нужно делать командам, чтобы добиться успеха в 2021 году

Прочитать отчет


Образец электронного письма с запросом предложений: Отправить для проверки после подачи предложения

Follow-Up # 1 — Когда вы ничего не слышали от потенциального клиента, и срок еще не истек.

Привет [имя] —

Я верю, что вы чувствуете себя хорошо и переживаете муки рассмотрения запроса предложения. Поскольку мы приближаемся к сроку вашей проверки [1 августа], я хотел заранее проверить материалы, представленные [RFPIO].

Есть ли дополнительные вопросы или пояснения от [RFPIO]? Я был бы рад быстро позвонить или поделиться образцом нашей работы, чтобы уточнить любые другие функциональные требования, которые могут у вас возникнуть.

Поговорим с вами скорее,
Коннор

Follow-Up # 2 — Когда вы все еще ничего не слышали от потенциального клиента, и срок истек.

Привет [имя] —

Я хочу узнать, могу ли я получить последнюю информацию о недавнем запросе предложения [RFPIO]. Мы истекли крайний срок [1 августа], и я пока не получил известий ни от кого в [Компания].

Возможно, проект завис из-за конкурирующих приоритетов, проект принимает другое направление или был выбран другой поставщик? Как бы то ни было, мы будем очень благодарны за любые обновления.

Поговорим с вами скорее,
Коннор

ProTip: Первое сообщение должно быть кратким и вежливым.При втором повторении осторожно отступите, чтобы посмотреть, привлекает ли это их внимание.


Образец электронного письма с запросом предложений: Отправить после выигравшего предложения

Привет [имя] —

Я был взволнован, узнав, что [RFPIO] продвинулся вперед в процессе отбора. Я говорю от лица всей команды, когда говорю, что мы ценим возможность заработать на своем бизнесе.

Согласно схеме процесса запроса предложений, следующим шагом будет презентация на месте в последнюю неделю [августа]. Я доступен [пн-ср] [после обеда]… работает ли какое-либо из этих периодов для вашей команды?

Очень рад, спасибо!
Коннор

ProTip: Проявите свой энтузиазм и сохраните импульс, чтобы продвинуть проект вперед.


Образец электронного письма с запросом предложений: Отправить после проигрыша предложения

Привет [имя] —

Спасибо за обновление. Я удивлен этим результатом, так как я особенно хорошо помню, насколько хорошо демонстрация прошла с вашей командой, и отличное соответствие между [Company] и [RFPIO].

Я абсолютно уважаю ваше решение и прошу лишь дать вам дополнительную обратную связь, чтобы понять, как [RFPIO] может продолжать улучшаться. Давайте выделим несколько минут для разговора, чтобы я мог лучше понять особенности, которые вы искали.Любая обратная связь, которую я могу почерпнуть в этом сценарии, очень ценна.

Большое спасибо,
Коннор

ProTip: Проигрывайте изящно, но до конца демонстрируйте полную уверенность в своем решении. Мало ли … они могут вернуться!

Мы знаем, что вы заняты, и теперь у вас есть несколько примеров писем с запросами на предложения, чтобы облегчить вашу работу. В зависимости от ситуации, то, что вы скажете в этом электронном письме, может стать последним шагом в заключении сделки.

Не упускайте из виду важность вашего ответа на электронное письмо с запросом предложения и не торопитесь, прежде чем нажать кнопку «Отправить».


Хотите ответить на 80% запроса предложения за несколько секунд?

Программное обеспечение

RFPIO с поддержкой искусственного интеллекта позволяет группам предложений легко объединять знания, сотрудничать с членами команды и создавать свои лучшие предложения. Запланируйте демонстрацию, чтобы увидеть, как это работает.

Образец дополнительного электронного письма клиенту после отправки предложения — Блог Marketcircle

Отправка предложения — важный шаг в процессе продаж. Как только ваше предложение будет одобрено вашим потенциальным клиентом, пора приступать к работе! Но если вы отправили свое предложение и не получили ответа по электронной почте, значит, вы остановились.

Вы чувствуете разочарование и поражение. Ваш потенциальный клиент был достаточно заинтересован, чтобы перейти к этому этапу вашего конвейера, но когда вы отправили дополнительное электронное письмо после отправки предложения, теперь это просто радиомолчание. Это так обидно!

Вы, когда они не отвечают на ваше предложение

Как сделать так, чтобы сделка снова продвигалась? Как узнать, как часто проверять их, и что, если вы начнете следить за ними слишком часто? Вы хотите продвигать сделку, но также не хотите, чтобы настойчивость раздражала вас — мы покажем вам пример дополнительного электронного письма, которое нужно отправить клиенту после отправки предложения, чтобы вы действительно получили ответ!

Ознакомьтесь с нашими советами по рассылке последующих писем потенциальному клиенту после отправки предложения и прокрутите вниз, чтобы увидеть образец электронного письма с последовательностью и графиком последующих писем, чтобы сделать это еще проще!

Дополнительные советы по электронной почте

Четкие строки темы

Люди заняты и получают много писем в день.Если тема вашего электронного письма не доходит до сути и четко указывает, о чем идет речь, она, вероятно, будет упущена. Используйте краткую, актуальную тему, которая сразу же объяснит цель вашего последующего электронного письма после отправки вашего предложения.

Будьте краткими

Избегайте написания романов — быстро переходите к своей мысли в несколько строк! Если ваш потенциальный клиент откроет ваше электронное письмо, ему потребуется всего несколько секунд, чтобы понять, о чем идет речь, и понять, какие дальнейшие шаги необходимо предпринять.Не беспокойтесь о добавлении любой релевантной информации, которая сделает электронное письмо длиннее — вы можете отформатировать свое электронное письмо так, чтобы оно было понятным, и направить их к дополнительным сведениям, приведенным ниже.

Освежить память

В строке темы и в первой строке вашего дополнительного электронного письма вашему клиенту после отправки предложения напомните вашему читателю, почему вы следите за ним. Не заставляйте их копаться в почтовом ящике в поисках вашего предыдущего письма или предложения. Если вы ранее отправляли им вложение, прикрепите его снова.Не просите их прокрутить вниз и прочитать вашу предыдущую цепочку писем — повторно добавьте любую релевантную информацию, которую им нужно знать, в новом письме или отправьте дополнительное письмо в ответ на исходное письмо с предложением.

Повторите значение

Опять люди заняты! Напомните им о своем ценностном предложении и о том, почему им выгодно продвигать ваше предложение. Поговорите о конкретных болевых точках, с которыми, как вы знаете, они борются, и о том, как ваш продукт или услуга будут полезны.Вы также можете перечислить преимущества работы с вами над поиском решения, например, какие конкретные результаты они принесут. Это сделает ваше повторное электронное письмо после отправки предложения более привлекательным для их ответа.

Спросите, почему

Просто спросите, почему они не смогли ответить, может помочь вам двигаться вперед. Они просто были заняты? Они ждут кого-то еще? Что-то в вашем предложении заставило их задуматься? Когда вы действительно знаете, почему они не ответили вам, вы можете предпринять необходимые шаги, чтобы преодолеть возражение.

Включите призыв к действию

Любое электронное письмо, которое вы отправляете, должно содержать призыв к действию. Что вы хотите, чтобы они сделали после того, как они получат ваше письмо? Это может быть ответ, звонок, рассмотрение предложения — что бы это ни было, будьте ясны и конкретны, чтобы они знали, что вы от них хотите. Чтобы узнать больше о написании последующих писем, ознакомьтесь с 8 образцами вежливых повторных писем и ошибками, которых следует избегать.

Пример последовательности последующих писем клиенту после отправки предложения

Чтобы не беспокоиться о том, что последующие действия будут слишком частыми или недостаточными, используйте эту последовательность электронных писем после отправки вашего предложения клиенту и не получения ответа.Чтобы получить дополнительную помощь в написании теплых последующих электронных писем для потенциальных клиентов и клиентов, прочитайте наш блог Как написать теплое последующее электронное письмо [Примеры включены].

Первое письмо

Тип: Дополнительная

Когда: Через 3 дня после первой отправки предложения

Строка темы: [Название проекта] Предложение

Привет, [Имя] ,

Я проверяю предложение, которое я отправил вам по номеру [дата] .Я приложил копию ниже.

Я хотел бы выделить время, чтобы обсудить любые вопросы, которые могут у вас возникнуть о том, как [название проекта] может помочь вам [решить проблему] и дать вам [преимущества] .

Вот моя доступность: [включить несколько вариантов]

Я могу обойти вашу доступность, если что-то из этого не сработает! Если вам все еще интересно, дайте мне знать, что вам больше подходит.

Спасибо!

[Ваше имя]

Второе письмо

Тип: Дополнительная

Когда: Через 3 дня после отправки вашего первого контрольного осмотра

Тема: [Название проекта] Предложение — все еще интересует наш [продукт / услуга] ?

Привет [Имя] ,

Надеюсь, у вас все хорошо.

У вас была возможность просмотреть цитату, которую я отправил вам на [дата] на [название проектного предложения] ? Хотелось бы начать работу над [проект или услуга, которую вы предоставляете] , чтобы вы могли [получить пользу, которую они хотят] .

Ответьте на это письмо, если у вас есть какие-либо вопросы по поводу предложения!

Спасибо,
[ Ваше имя ]

Третье электронное письмо

Тип: Окончательное продолжение

Когда: Через неделю после отправки второго письма

Тема: [Название проекта] Предложение: Могу ли я закрыть ваш файл?

Привет [Имя] ,

Надеюсь, у вас все хорошо.Я не получил от вас ответа по поводу [название предложения по проекту] .

Вы были слишком заняты, чтобы вернуться?

Нашли ли вы еще [профессиональные услуги / продукт] ?

Не сейчас ли время?

Сообщите мне, если вы предпочитаете, чтобы я вернулся в другое время, или если вы нашли еще один [профессиональные услуги] и больше не нуждаетесь в моих услугах.

Спасибо,
[ Ваше имя ]

Последний адрес электронной почты

Тип: Заключительное письмо

Когда: Через 1 неделю после отправки вашего последнего отчета

Тема: Спасибо от [название компании]

Привет, [Имя] ,

Как ваши дела?

Поскольку в последнее время я ничего от вас не слышал, я предполагаю, что [ваш продукт / услуга] сейчас не является приоритетом.Я знаю, как быстро все может измениться, поэтому я полностью понимаю!

Я свяжусь с вами примерно через 6 месяцев, чтобы узнать, готовы ли вы снова работать над [болевая точка] !

Еще раз спасибо,
[Ваше имя]

Больно терять потенциальную продажу, но, используя последующие электронные письма после отправки предложения, вы можете проявить должную осмотрительность, высвободив время для заключения сделок, которые вы можете закрыть.Время, которое вы уже вложили, тоже не обязательно будет потрачено зря! Вы можете проверить потерянную сделку через 3-6 месяцев, чтобы снова зарегистрироваться — возможно, они воспользовались другой услугой и остались недовольны. Может быть, их время высвободилось, и они готовы приступить к работе. Возможно, их бюджет увеличился. «Нет» не означает «нет навсегда» — есть бесконечные возможности!

Как написать успешный ответ на запрос предложения: передовой опыт

Нет ничего более разочаровывающего, чем потратить часы на написание, редактирование и сотрудничество с малыми и средними предприятиями только для того, чтобы обнаружить, что вы потеряли еще одну возможность запроса предложения.Ваш бизнес вкладывает часы в каждое предложение. Итак, если ваша тяжелая работа не приносит результатов так часто, как следовало бы, возможно, сейчас самое время выяснить, что входит в выигрышный ответ на запрос предложения.

За каждым победившим ответом на RFP стоит команда предложения. И, как они могут вам сказать, создание убедительных и привлекательных предложений — это приобретенный навык. Это требует не только времени и практики, но и проб и ошибок.

В этом блоге я разложу ответ на запрос предложения по разделам, чтобы определить цели каждого и изучить, как их достичь.Затем я предложу лучшие практики ответов на запросы предложений, а также примеры успешных. В заключение я рассмотрю общие проблемы, возникающие в процессе ответа на запрос предложений, и способы их решения.

Раздел за разделом, как создать лучший ответ на запрос предложения

Прежде чем мы перейдем к мельчайшим деталям каждого раздела, давайте начнем с золотого правила запроса ответов на предложения: Все дело в клиенте. В каждом разделе и в каждом ответе помните о клиенте.Помните, у этих невероятно занятых людей есть проблема, которую нужно решить. Следовательно, если они чувствуют, что вы зря теряете их время, вы их уже потеряли. Итак, когда мы прорабатываем каждый раздел ответа на запрос предложения, помните следующие рекомендации:

  • Сосредоточьтесь на проблеме клиента и решении, которое вы предоставляете
  • Делайте это кратко и беспроблемно ⁠ — для клиента запрос предложения не является приглашением для вас, чтобы представить коммерческую идею, это миссия по установлению фактов.
  • Придерживайтесь масштабов проекта и удалите любую информацию, которая не имеет непосредственного отношения к делу, сохраните допродажу для дальнейшего использования.

Разделы ответов на запрос предложения: Цели и как- в руководство

Сопроводительное письмо к запросу предложений

Цель: Произвести хорошее первое впечатление, наладить человеческую связь и дать клиенту понять, что вы действительно понимаете его проблему.

Как это сделать: Поделитесь своим энтузиазмом по поводу перспективы стать частью их будущего успеха. Затем повторите их известные цели. Наконец, нарисуйте картину того, как ваше решение решает их проблему и облегчает их работу. Сделайте все о них.

Если вы готовы написать убийственное сопроводительное письмо, загрузите этот шаблон сопроводительного письма RFP.

Краткое содержание

Цель: Дайте общий обзор, резюмируйте наиболее важные части вашего предложения и докажите, что вы способны удовлетворить их потребности.

Как это сделать: Research. Сделайте домашнюю работу, чтобы ваше резюме отвечало самым серьезным опасениям клиента. Узнайте, , почему они подают запрос предложения. Их последний провайдер не смог доставить? Их бизнес растет? Чем больше вы сможете напрямую говорить об их потребностях, тем больше у вас шансов на победу в проекте. Помните, что ваше резюме должно содержать достаточно информации, чтобы стоять отдельно, если это единственная часть предложения, которую видит руководитель. Однако он также должен быть достаточно коротким, чтобы его можно было прочитать за пару минут.

Хотите увидеть, как выглядит выдающееся резюме? Ознакомьтесь с этим примером шаблона резюме для руководства.

План и график реализации проекта

Цель: Помогите покупателю представить себя вашим покупателем и подготовить его к следующим этапам процесса покупки.

Как это сделать: Будьте конкретны. План и график реализации вашего проекта определяют ожидания. Например, установите вехи и устраните любые опасения, высказанные заказчиком.Кроме того, предоставьте полный план проекта от покупки до даты ввода в эксплуатацию. Используйте график запроса предложений, предоставленный покупателем, и установите контрольные точки, предполагая дату начала почти сразу после объявления окончательного выбора запроса предложений.

Также полезно поделиться ключевыми контактами и персоналом, с которым будет работать заказчик, от профильных экспертов до менеджеров проектов. Наконец, укажите, что вам нужно от их бизнеса, чтобы обеспечить успешное взаимодействие. Например, текущая документация по процессу, сроки обучения, роли пользователей, данные администратора и так далее.

Управление контрактами

Цель : Обеспечить быстрый процесс заключения контрактов, выгодный как для вас, так и для клиента.

Как это сделать: В этом разделе вашего запроса на ответ на предложение поставьте своих уток в ряд, чтобы процесс заключения контракта прошел гладко. Например, поделитесь тем, что вам нужно для выполнения контракта, и укажите, кто будет участвовать. Затем опишите процесс утверждения и необходимую документацию. Рассмотрите возможность предварительного предоставления вашей стандартной оценки SIG или анкеты безопасности, а также условий.

Кроме того, предложите обзор того, как вы будете продолжать поддерживать клиента после выполнения контракта. Включите информацию об их менеджере по работе с клиентами, любых доступных инструментах самообслуживания и о том, кто будет контролировать выполнение условий контракта.

Если возможно, предоставьте очень конкретную информацию — как часто кто-то будет регистрироваться, что будет охвачено и как будет рассматриваться обратная связь? Помните, все дело в них. Заставьте их почувствовать уверенность в том, что вы в нем надолго и готовы стать для них настоящим партнером.

Отзывы клиентов и тематические исследования

Цель: Предоставить конкретные доказательства ожидаемых результатов.

Как это сделать : Поделитесь положительной рентабельностью инвестиций с клиентами, похожими на ваши потенциальные клиенты. Конечно, не заставляйте их просто поверить вам на слово. Также включите показатели и убедительные цитаты, предоставленные довольными клиентами. Если возможно, предложите связать их с текущим клиентом для справочного звонка.Конечно, нет ничего убедительнее, чем откровенный отзыв коллеги.

Изучите все, что вам нужно знать о рентабельности инвестиций, в этой электронной книге: Измерение стоимости программного обеспечения RFP.

Лучшие практики содержания предложения с примерами ответов на выигравшие запросы предложений

Помимо достижения целей по каждому разделу запросов предложений, описанных выше, выигравшие запросы предложений содержат отличное содержание. Я просмотрел содержание бесчисленных примеров ответов на запросы предложений, и все они имеют несколько общих черт.Я собрал эти темы и составил список лучших практик и примеров ответов на запросы предложений ниже.

Укажите клиента в своих ответах

Помните, это никогда не касается вас. Вашей аудитории все равно, насколько вы хороши. Их волнует только то, как вы можете облегчить их жизнь и повысить их прибыльность. Все ваши ответы должны поддерживать ваш аргумент в пользу того, что вы сделаете их более эффективными, действенными и уполномоченными.

Кроме того, объясняйте не только то, что вы делаете, но и почему это важно.Этот фокус поможет вам написать о нас и справочную информацию, которая привлечет внимание потенциальных клиентов.

Оригинальный ответ на запрос предложений:
Наша компания повышает эффективность и снижает затраты.

Пример ответа на запрос предложения:
Решение XYZ дает возможность компании ABC оптимизировать эффективность и максимизировать экономию.

Делайте это простым и доступным для просмотра

Вашим оценщикам не хватает времени. Пишите четко и кратко.Используйте заголовки, подзаголовки, выноски и маркированные списки, чтобы упростить просмотр вашего предложения. И помните, что все должно быть просто, чтобы ваши ответы мог прочитать и понять любой.

Исходный ответ на запрос предложений:
Благодаря решению XYZ , которое оптимизирует внутреннее и внешнее сотрудничество и процессы взаимодействия, автоматизирует управление запросами предложений, улучшает рабочий процесс и расширяет возможности отчетности, наши нынешние клиенты, такие как ABC Company , могут не только отвечать на запросы сложные запросы предложений, а также выпускать запросы, анкеты безопасности и анкеты комплексной проверки для полного цикла закупок и предложений.

Пример ответа на выигравший запрос предложений:
Такие клиенты, как ABC Company , используют решение XYZ для:

    • Улучшение внутреннего и внешнего сотрудничества
    • Автоматизация сложных запросов предложений
    • Просмотр рабочих процессов и отчетов по запросам предложений
    • и анкеты
    • Централизовать функции закупок и предложений
Включать визуализации

Диаграммы и графики быстро передают более мощное сообщение, чем электронная таблица, полная данных.Используйте визуализации, чтобы помочь клиентам понять ваше влияние.

Исходный ответ на запрос предложений:
Заказчик решения XYZ представил 83 предложения в 2018 году. Это более чем в два раза превышает количество предложений, выполненных их конкурентами.

Пример ответа на запрос предложения:
Заказчик решения XYZ представил 83 предложения в 2018 году. Более чем в два раза больше, чем их конкуренты.

Просмотрите, исправьте, а затем еще раз повторите

Опечатки, несоответствия стиля и резкие изменения грамматического времени или тона могут невероятно отвлекать вашего читателя.Следовательно, важно проанализировать свои ответы и убедиться, что все они работают вместе и звучат последовательно.

На самом деле, попробуйте прочитать свои ответы вслух. Это поможет вам выявить массу ошибок или неудобств, которых не поможет проверка орфографии. Недавний блог от Proposal Reflections предлагает пять вещей, на которые следует обратить внимание (и удалить) из ваших предложений, в том числе: длинные предложения, пассивный залог, пустые слова, номинализация и неправильные слова. Следуйте этим рекомендациям, чтобы сделать ваш контент более ярким, лаконичным и убедительным.В сообщении также предлагается следующий пример:

Исходный ответ на запрос предложения:
Наше решение COTS экономит время и деньги правительства.

Пример ответа на выигравший запрос предложения:
Наше решение COTS обеспечивает правительству экономию в течение жизненного цикла в размере 250 000 долларов США на затратах на разработку программного обеспечения.

Распространенные препятствия при ответе на запросы предложений и способы их преодоления

Клиент задает неправильные вопросы.

Задача:
Клиент пропустил что-то важное в своем запросе предложений.Об этом стоит упомянуть, мешает ли пробел в информации вам выиграть или может также привести к тому, что заказчик выберет неполное решение. Но как сделать так, чтобы у клиента была вся необходимая информация?

Устранение препятствий:
Специалисты по закупкам умеют находить лучшего поставщика для проекта. Однако они могут не быть экспертами в нюансах вашей конкретной отрасли, товара или услуги. Таким образом, они, вероятно, использовали требования и отзывы заинтересованных сторон для настройки существующего шаблона запроса предложений.К сожалению, этот процесс часто оставляет пробелы в знаниях и приводит к неполному запросу предложения. Это также ставит вас в затруднительное положение, когда вы пытаетесь объяснить дополнительную ценность, которую вы предоставляете, о которой покупатель не понимает и о которой даже не спрашивал.

Обычно в начале графика запроса предложения есть период, в течение которого поставщик может задавать вопросы. Сейчас хорошее время, чтобы выразить озабоченность. Просто включите это в свои вопросы. Например, вы можете спросить: «Вы учли безадресный фактор , является ли это областью потребности компании ABC ? В качестве альтернативы вы можете сказать: «Многие из наших клиентов спрашивают о безадресном факторе , не хотели бы вы, чтобы мы включили информацию о том, как решение XYZ решает эту проблему?

Трудоемкий обмен мнениями с профильными экспертами (МСП)

Задача:
Одна из самых сложных частей создания запроса на ответ на предложение — это согласование с вашими профильными экспертами.Обычно это очень занятые люди. И хотя они являются экспертами в своей области, у всех, вероятно, разный стиль письма. Итак, как сделать так, чтобы ответы на запросы предложений из дюжины разных источников выглядели последовательными и согласованными?

Устранение препятствий:
Большинство малых и средних предприятий так же рады успеху в новом бизнесе, как и вы, но они не могут читать ваши мысли. К сожалению, они не могут интуитивно понять, что освещать, просто прочитав вопрос RFP. Итак, четко сформулируйте, что вам нужно.МСП обычно рады предоставить ответы, которые касаются горячих кнопок клиентов, написанные в предпочтительном для компании формате предложения ⁠ — им просто нужно знать, что это такое. Обычно это так же просто, как предоставить вашему МСП руководство по стилю компании для более быстрого редактирования.

Кроме того, убедитесь, что вы просматриваете свою библиотеку знаний, прежде чем просить SME взвесить вопрос RFP. Нет ничего более разочаровывающего и отталкивающего, чем отвечать на один и тот же вопрос снова и снова. Если вы найдете подходящую запись о знаниях, отправьте ответ SME для проверки.В конце концов, обновить или настроить ответ намного быстрее, чем писать с нуля. Конечно, это ситуация, когда программное обеспечение RFP, которое централизует внутреннее сотрудничество, является преимуществом.

МСП — ключевая часть вашей команды предложения. Итак, приведите их в группу и проясните важность их роли. Включайте МСП в встречи, посвященные стартовым предложениям, регулярные обновления содержания и ежегодные обзоры процессов. Даже если они не могут проводить каждую встречу, приложив усилия, чтобы вовлечь их, они почувствуют себя заинтересованными.

В RFP явно предпочтение отдается конкретному поставщику

Задача:
Вы узнаете язык своего конкурента в RFP. Похоже, они являются действующим продавцом или пользуются большим спросом. Вы подозреваете, что их команда по захвату помогла составить RFP. Чтобы иметь шанс на победу, вам нужно преодолеть несправедливые предпочтения с помощью образования и осведомленности.

Работайте в режиме Roadblock:
Некоторые запросы предложений несправедливы. Это досадная правда.Все мы знаем своих конкурентов и по большей части используем одну и ту же тактику, чтобы попытаться завоевать новый бизнес. Например, все мы знаем, насколько проще написать успешный ответ на запрос предложений, если ваша команда помогла составить сам запрос.

Если вы заметили, что в RFP отдается предпочтение определенному подходу или если формулировка слишком конкретна, это хороший показатель влияния конкурента. Используйте свой конкурентный интеллект, чтобы противодействовать их предвзятым представлениям. Не называя конкурента, объясните, почему ваш продукт или подход лучше отвечает их потребностям.

Или просто спросите. Обратитесь к контактному лицу по запросу предложений и поищите дополнительную справочную информацию. Есть ли действующий поставщик? Если да, то почему проект вернулся в RFP? Что может повлиять на лицо, принимающее решение, или чего не хватает конкуренту, чтобы облегчить принятие решения? В конечном счете, прямое устранение недостатка прозрачности поможет вам принять обоснованное решение о том, подавать или не участвовать в торгах.

Ответ на запрос предложений быстро обрабатывается

Задача:
В мире запросов предложений время обычно является вашим самым большим противником.Сроки вашего предложения могут быть только сжатыми, а ручные процессы затрудняют отправку ответов вовремя.

Устранение препятствий:
Один из лучших способов ускорить процесс подачи предложения — это инвестировать в программное обеспечение для ответа на запросы предложений. Он не только автоматизирует ваши ответы, предлагая ответы на ранее заданные вопросы, но и предоставит вам следующие возможности:

  • Искать и находить предыдущее содержание предложения
  • Узнать, кто написал содержание и когда оно было написано
  • Просмотрите версию история
  • Проверить, когда контент был последний раз просмотрен и обновлен
  • Проверить, как часто он использовался

Слишком много команд тратят все свое время на написание ответов, но никогда не систематизируют их.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *