Организация рабочего дня: Правила эффективной организации рабочего дня

Содержание

Правила эффективной организации рабочего дня

Автор: Bлaдимиp Иннокентьевич Haбoкoв, доктор экономических наук, профессор, декан торгово-экономического факультета Уральского государственного экономического университета (УрГЭУ).

Для результативности профессиональной деятельности важное значение имеет рациональная (с точки зрения расхода времени) организация трудового дня менеджера. Организационные принципы эффективного распорядка дня можно разделить на три группы: правила начала дня, основной его части и правила завершения рабочего дня. В каждой из них можно выделить ключевые рекомендации.

Начинайте день с позитивным настроением. Каждый день задавайте себе вопрос: как этот день может приблизить меня к моим целям? Подумайте: с кем сегодня необходимо встретиться? какие трудности и проблемы может «уготовить» этот день; как их преодолеть?
Начинайте работу по возможности в одно и то же время.
Пересмотрите свой план дня, составленный накануне вечером, оценивая степень важности и срочность задач, и внесите коррективы.

Начинайте работу с выполнения важнейших задач дня, до чтения газет и корреспонденции и по возможности до начала рабочего дня коллег и подчиненных, поскольку в течение дня вы будете настолько заняты текущими делами и разными отвлечениями, что вряд ли сможете уделить достаточно времени важнейшим вопросам.
Согласовывайте план дня, сроки и приоритеты с секретарем или коллегами, сделайте их своими партнером в создании оптимальных условий для работы.

Не отвлекайтесь на решение внезапно возникших неотложных проблем. В каждой организации возникают непредвиденные ситуации, однако отвлечение на них приводит к тому, что на некоторое время откладываются запланированные важные задачи и как следствие — дополнительные затраты времени и средств.

Избегайте незапланированных импульсивных действий. Если вы во время работы вдруг захотели сделать что-то другое, например позвонить кому-либо, подумайте, не помешает ли это вашей текущей работе. Если же при выполнении задачи у вас появилась интересная идея или важная информация, то сделайте краткую запись и обработайте ее позднее.
Делайте регулярно (после часа работы) короткие паузы (не более 10 мин). Рассматривайте паузы как подзарядку энергией во время отдыха.
Объединяйте небольшие однородные задачи в рабочие блоки. Благодаря непрерывности процесса экономится время.

Старайтесь начатое дело доводить до конца. На отвлечение от основного дела тратится немало времени, поскольку при возвращении к нему приходится вновь повторять уже проделанное однажды.
Используйте незапланированные промежутки времени, а также последние минуты перед обеденным перерывом или перед концом рабочего дня для подготовительной, плановой или рутинной деятельности.
Работайте антициклично. Выполняйте самые важные запланированные задачи в течение более спокойного дообеденного периода, т. е. до того, как наступит пик активности у других сотрудников и напряжение в работе достигнет апогея.
Зарезервируйте для выполнения важных дел один спокойный, или закрытый час, в течение которого вам никто не может помешать.

Установите время для себя (примерно час), занесите его в свой план дня и используйте для важных, но несрочных дел, носящих долговременный характер, например для повышения квалификации. Отгородите себя на это время от внешнего мира.
Контролируйте время и планы, а также многократно перепроверяйте свои планы дня с точки зрения их выполнения, установления новых приоритетов и т. п.

Контролируйте результаты работы, т. е. сравнивайте намеченное в плане дня с реально выполненным с учетом поставленных целей и отклонений от них.
Составляйте план на следующий день накануне вечером, пользуясь дневником времени.

Отправляйтесь домой с хорошим настроением. Для формирования позитивного образа жизни важно осознавать, какое качество и какую ценность имеет каждый день.

Работоспособность каждого менеджера находится в зависимости от целого ряда факторов. В них можно выделить следующие закономерности:

к фазам высшей активности примыкают двухчасовые паузы, во время которых организм человека работает в «щадящем» режиме;
пик работоспособности приходится на первую половину дня;
после обеда, когда наступает известный спад продуктивности, нужно использовать этот период для социальных контактов и рутинной деятельности.

Рекомендуется также в соответствии с колебаниями работоспособности чередовать напряженную, ответственную деятельность с менее важной и ненапряженной.

Кроме того, следует учитывать естественные фазы биоритмов организма. Учение о биоритмах основано на том, что физические, психические и интеллектуальные состояния каждого человека подвержены циклическим колебаниям, т. е. существуют регулярные фазы активности и расслабления. В течение суток биоритмы каждые два часа (10-12 раз в день) замедляются: организм периодически отдыхает. Период бездействия (отдыха) — это смена рабочего режима, которая способствует нормальному функционированию организма. Если этого не учитывать, то перегрузки неизбежны.

Важным фактором успеха являются методы работы, которые определяются в первую очередь

свойствами характера человека, его склонностями и привычками. Для того чтобы улучшить свои методы работы, надо, во-первых, уяснить сильные и слабые стороны своих методов работы, во-вторых, иметь стимул к упрочению сильных сторон и, в-третьих, стремиться преодолеть собственные недостатки.

Одной из важнейших предпосылок успешной работы является сосредоточение внимания на самом важном и существенном. Работу можно значительно улучшить, если все свои задачи сначала ставить под вопросы, которые помогут избежать ненужных дел в течение рабочего дня.

Для этого, прежде всего, следует задать себе следующие вопросы:

Зачем вообще это делать? Это поможет уяснить, что некоторые дела в действительности не нужны или могут быть выполнены лишь в «общих чертах».

Почему именно я? Этот вопрос должен удержать от исполнения дел, которые не выдерживают критического рассмотрения с точки зрения того, нужно ли их делать самому. Доверяйте своим сотрудникам и в большей степени используйте возможности делегирования. Вновь обдумайте сложившееся к настоящему времени разграничение целей, обязанностей и компетенции между вами и сотрудниками.
Почему именно теперь? Этот вопрос убережет вас от того, чтобы из-за неверно выбранного срока исполнения дела не потерять слишком много времени. Устанавливая сроки, старайтесь точно фиксировать их и конкретизировать. Не устанавливайте сроков типа «завтра, после обеда, в течение дня» и т. п. Далеко не все дела нужно обязательно делать, решать или обсуждать «теперь» или «немедленно».

Почему в этой форме? Всегда подвергайте сомнению свои привычные отшлифованные методы работы и находите новые, творческие и рациональные способы исполнения своих дел.

Другой функцией самоменеджмента является контроль за результатами, или самоконтроль, благодаря которому определяется, были ли выполнены запланированные дела, и вносятся в планы необходимые коррективы. Контроль выполняет три задачи:

осмысление физического состояния. Что достигнуто к моменту осуществления контроля?

сравнение запланированного с достигнутым. В какой степени достигнута поставленная цель?
корректировку установленных отклонений.

Время, продолжительность и регулярность контроля зависят от исполняемых задач и поставленной цели. Он подразделяется на контроль процесса и осуществляемой деятельности и контроль результатов (целевой контроль).

Для осуществления контроля рекомендуется регулярно проверять свои планы и организацию труда, постоянно задавать себе следующие вопросы:

Действительно ли я решаю необходимые задачи?
Подхожу ли я к предстоящей деятельности в соответствии с ее приоритетностью?
Справляюсь ли я с запланированными задачами в установленное время?

Перепоручаю ли я в достаточном объеме дела?
Объединяю ли я в единый блок небольшие дела?
Веду ли я борьбу с помехами и «поглотителями времени»?

Необходим также анализ деятельности и времени, который предполагает сравнение фактического использования времени в течение дня и недели с запланированным. Для этого выделяется определенный период (день или неделя), фиксируются вся выполняемая в течение этого периода работа и затраченное время. Далее каждый вид деятельности анализируется с точки зрения возможностей оптимизации трудового процесса в целях экономии времени:

Что произойдет, если отказаться от данной деятельности?
Что произойдет, если эту деятельность полностью или частично делегировать?

Что произойдет, если эту деятельность осуществлять в течение более короткого промежутка времени?

Если ничего не произойдет или последствия будут незначительными, то эту деятельность можно исключить, делегировать или осуществлять в более короткие сроки.

Затем нужно попытаться определить фактическую временную нагрузку, а также сколько времени может быть сэкономлено, какие меры по экономии времени необходимо предпринять, как можно использовать сэкономленное время.

Контроль результатов труда с точки зрения достижения цели должен производиться после выполнения задачи (конечный контроль), а при реализации крупных проектов — на промежуточных стадиях (промежуточный контроль). Необходимо осуществлять регулярный контроль своих годовых, месячных, недельных и дневных планов, отвечая на вопросы:

Какие результаты были достигнуты?
Что осталось не сделанным и почему?
Где было потеряно время?
Какие можно сделать выводы для планирования следующего периода?

Таким образом, рационализация личной работы позволяет повысить эффективность вашей деятельности и создаст предпосылки для успешного руководства.

Только практические современные знания и навыки. Учитесь чему хотите по абонементу, со скидкой.

Правила рациональной организации рабочего времени

Неоднократное проведение исследований по вопросам организации рабочего времени подтверждает, что преобладающее большинство людей не умеют планировать и распределять часы для выполнения профессиональных обязанностей. И даже в случае, если они будут трудиться в поте лица, полный объем работы так и не будет выполнен. В этих ситуациях поможет рациональная организация рабочего времени — инструмент, позволяющий не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его.

Внедряя в свой трудовой процесс рекомендации успешных людей, проверенные методы и технологии, вскоре вы научитесь эффективнее выполнять поставленные задачи, а отслеживать свое время и доходы вам и вашей компании поможет простой тайм-трекер Checkiant.

Содержание:

Самые распространенные ошибки
Правила и рекомендации для продуктивной работы в зависимости от времени дня
Рекомендации для начала рабочего дня
Правила середины рабочего дня
Правила завершения рабочего дня
Лучшие техники организации своего рабочего дня
Личная ответственность и командная игра

Самые распространенные ошибки

Время нельзя изменить. Оно не будет тормозить или ускорять что-либо. Но его можно грамотно распределить. Тот, кто умеет это делать, более успешен в профессиональной сфере и чаще добивается поставленных целей, чем тот, кто так и не научился рационально рассчитывать время. Чтобы этого не допустить, стоит ознакомиться с самыми распространенными ошибками при планировании рабочих часов:

Правила и рекомендации для продуктивной работы в зависимости от времени дня

Организм человека в 8 часов утра и 8 часов вечера настроен на абсолютно разные цели. Мозг способен на подвиги в утренние время и хочет отдыхать ночью. Зато после подзарядки в период ночного сна, он снова готов рваться в бой. Биоритмы человека напрямую влияют на его личную и профессиональную жизнь. Вот почему организация времени рабочего дня должна контролироваться этими естественными законами природы.

Итак, активность организма и мозговой деятельности подчиняется биоритмам и биологическим часам, исходя из чего мы можем распределять задачи на весь день по следующей схеме:

3.00-6.00 — активизируются мозговые процессы. Вставая в 4-5 часов утра, при условии, что вы не поздно легли спать, вы будете чувствовать себя бодрым и полным сил. Вы будете иметь больше времени в утренние часы, которые помогут настроиться на продуктивный день и его спланировать. Приведено много примеров, когда самые лучшие решения сложных рабочих и жизненных вопросов приходили людям именно в это время, когда их ум находился в тишине и спокойствии. Вставая рано, вы будете больше успевать за день и соответственно раньше начинать рабочую деятельность со свежей головой.
6.00-9.00 — мозг готов принимать и воспринимать новую информацию. На пике своей активности находятся логическое мышление и долговременная память. Это самый продуктивный для работы временной отрезок за весь день;

9.00-12.00 — наивысшие показатели активности мозга. Внимание заостряется и в работу вступает кратковременная память. Время для решения самых сложных профессиональных задач;
12.00-14.00 — активность падает, мозг и организм нуждаются в отдыхе. Перерыв на обед;
14.00-18.00 — это удачный отрезок дня для выполнения несложной деятельности и для физических упражнений;
18.00-21.00 — время для творческой работы. Усталость в конце дня активизирует правое полушарие, которое отвечает за творчество;
21.00-24.00 — включается режим отдыха. Не стоит работать, так как это принесет лишь вред психическому и физическому здоровью. Отходя ко сну именно в это время, ваш мозг за ночь максимально восстанавливается. Исследования доказали, что нервная система отдыхает с 22.00 до 24.00. И если вы в это время вы не спите, значит ваша нервная система не восстанавливается, а только со временем накапливает усталость, что негативно скажется на общем состоянии здоровья. Кроме того, каждый час сна с 22.00 до 24.00 дает в два раза больше пользы, чем час сна после 24.00.
00.00-03.00 — отдых и восстановления большинства систем организма, подготовки к предстоящему новому дню.

Надеемся, что этот почасовой план для оптимальной организации рабочего времени и времени отдыха поможет вам лучшим образом спланировать ваш режим дня.

А теперь давайте рассмотрим правила и рекомендации для начала, середины и конца рабочего дня:

1. Рекомендации для начала рабочего дня:

начинать день в одно и то же время с хорошим настроением и положительным настроем — от негативных мыслей о работе, нежелании трудиться и выполнять свои обязанности, снижается продуктивность;
задаваться вопросом с самого утра о том, сможет ли день грядущий приблизить вас к своей цели — это хорошая мотивация;
не растрачивайте время — после подъема сразу же принимайтесь за приготовление завтрака, заваривание кофе, кормите домашних питомцев и собирайте детей в школу и т.д., чтобы у вас еще осталась свободная «минутка» на себя;
пересматривать план предстоящих действий — по пути на работу можно обдумать, какие дела самые важные, а что можно отложить на потом;
выполнять самые важные и сложные задачи в первую очередь — оказавшись на рабочем месте, в голове уже будет создан план действий, и можно будет начинать работу с ключевого дела.

2. Правила середины рабочего дня:

не отвлекаться на второстепенные задачи, решая главную. Даже, если на голову внезапно свалится какое-то «неотложное» дело, нужно продолжать выполнять то, что уже было определено приоритетным, а уже после — решать новоприбывшую задачу;
избегать импульсивных действий, которые не были запланированы на этот день — в голове не раз возникнет желание сделать что-то из списка дел на завтра или на следующую неделю, но всему свое время;
делать 5-10-минутные перерывы после каждого часа проделанной работы для восстановление сил и энергетических ресурсов — это важно, чтобы не “сдаться” раньше времени;
можно комплектовать схожие по смыслу задачи в отдельные группы — например, собрать все предстоящие звонки в одну группу и обзвонить людей за один присест, после чего взяться за другой вид работы;
контролировать выполнение и соответствие плану — порядок должен быть и в голове, и на столе, и в рабочем плане;
доводить дело до его логического финала — для этого нужно следовать по графику, делать все по часам и тогда не придется задачу, запланированную на 3 часа дня выполнять в 6 вечера.

3. Правила завершения рабочего дня:

контролировать результаты своей работы, то есть нужно проверить, все ли намеченное было выполнено или что-то осталось незавершенным — если вы только учитесь планировать свой день, мелкие отклонения от графика будут нормальным явлением, со временем их станет меньше, пока они и вовсе не сведутся к нулю.
составить план на следующий день — делать это нужно под вечер по завершении дня;
отправиться домой с хорошим настроением — с какими бы сложностями на работе не пришлось столкнуться, важно оставлять их в офисе, а домой забирать с собой только хорошее настроение и положительные эмоции.

Рациональное использование рабочего времени с учетом этих правил помогает ответить на важные вопросы, такие как:

зачем я это делаю?
почему это делаю именно я?
действительно ли я выполняю важную работу?
объединяю ли я отдельные задачи в смысловые блоки?
совпадает ли очередность выполнения работы с ее приоритетностью?
справляюсь ли я с помехами и делами, которые только воруют мое время?

Суммируя все это, можно будет сделать вывод о проделанной работе, ее объемах, потраченном на это времени и достигнутых результатах.

Лучшие техники организации своего рабочего дня

Рационализация труда — это возможность повысить эффективность рабочего процесса. Как все правильно сделать? Нужно прибегнуть к правилам организации рабочего времени, которые реализованы в техникам тайм-менеджмента. Среди самых известных стоит отметить:

АВС планирование

Одним из самых эффективных методов для организации учета рабочего времени является АВС планирование. Он заключается в том, чтобы расставить предстоящие для решения задачи по их показателю приоритетности. Подходит эта методика для всех сфер деятельности. Нужно разбить все свои дела на три блока:

«А» — самые важные задачи. Они составляют 15% от общего количества работы, но значимость их результатов будет равняться 65%.
«В» — задачи средней приоритетности. Они составляют 20% от общей суммы дел и дают 20% результатов.
«С» — наименее важные процессы, которые предстоит провести на рабочем месте. Их — целых 65%, тогда как после их выполнения можно будет получить только 15% результатов.

Методика строится на том, чтобы в первую очередь решать дела из группы «А», когда запасы энергии еще на высоте, а мозговая деятельность находится на своем пике. После этого, по мере угасания энтузиазма, следует переходить к делам категории «В». И только в самом конце рабочего дня можно взяться за работу блока «С», где собраны задачи, особо не влияющие на трудовой процесс.

Метод Айви Ли

Все элементарное — просто. И методика специалиста в области продуктивности труда Айви Ли, который был очень успешным в своей сфере деятельности в начале XX-го века, тому доказательство. Он же является основателем ниши, которую мы привыкли именовать сегодня, как связи с общественностью.

Специалист разработал систему, состоящую всего из 5 пунктов и позволяющую повысить эффективность труда, а также правильно организовать рабочее время сотрудников. Эта очень простая, но действенная схема помогает достичь максимальной продуктивности в коллективе. Для этого нужно предпринимать следующие шаги:

По завершении каждого трудового дня следует написать список самых важных задач, которые необходимо решить завтра. В нем должно быть не более 6 пунктов.
Распределять их важно по мере значимости, то есть важно грамотно расставить приоритеты.
С утра на рабочем месте сначала важно взяться только за первый пункт и не приступать к следующему, не завершив его.
Далее нужно следовать по такой же схеме — к третьей задаче не приступать, пока не будет выполнена вторая и так далее, до последней.
Все вышеперечисленные пункты повторять каждый рабочий день.

Несмотря на элементарность этого плана, он действительно работает. Сегодня предприниматели объясняют такой феномен важностью последовательности в любом деле, что в свою очередь вынуждает человека принять твердое решение и фокусироваться на конкретной цели.

GTD — Getting Things Done

Рассматривая самые эффективные методы организации рабочего времени нельзя пройти мимо методики повышения личностной эффективности Getting Things Done, создателем которой является Дэвид Аллен. С английского ее название переводится, как «делать дела до конца».

Идея методики заключается в том, чтобы становиться лучше, расти над собой, развивать способности, используя для этого исключительно свой интеллект. Это важно по двум причинам. Во-первых, выполнить сложную работу нельзя, если не понять, в чем заключается ее суть. При этом мысли, что вы сделали, а что не выполнили, только мешают общему процессу. Во-вторых, второстепенные вопросы, требующие решения, отвлекают. Они остаются в голове, постоянно напоминают о себе, нарушая душевное равновесие и ощущение гармонии.

Суть метода заключается в том, чтобы записывать, а не держать в памяти, разбивать на блоки по важности и срочности выполнения и выделять простое в сложном.

Техника Pomodoro

Техника Pomodoro — это такой вид планирования трудового периода, при котором время разбивается на 25-45 минутные отрезки. Один такой временной сегмент именуется «помидором» и этот период посвящается активной детальности. По его завершении делается отдых в течение пяти минут. После 4-х «помидор» рекомендуется сделать перерыв на 1 час.

Как спланировать работу по «томатной» системе на день-неделю-месяц:

Пишем список задач на весь день.
Берем таймер и ставим его на отрезки времени 25минут-5минут-25 минут и так далее. Можно делать это постепенно, но эффективнее сразу задать время на длинный период, чтобы не отвлекаться во время работы и не нарушать пятиминутный отдых второстепенными делами.
Проводите отдых с пользой. За эти пять минут сделайте гимнастику для глаз, растяжку для спины или послушайте расслабляющую музыку. Главное — полный релакс.
Ведите статистику. Важно отмечать свои успехи, иметь возможность оценить их визуально. Для этого под каждым пройденным отрезком ставьте галочку.
Если какой-то промежуток был упущен, тоже отмечаем, чтобы провести анализ своей работоспособности, продуктивности и усидчивости.
В конце рабочего дня проведите полный анализ и сделайте выводы на будущее.

Метод «Помидора» не ограничивается 25-5-минутными отрезками. Когда вы привыкнете к такому однодневному режиму, можно будет переходить на планировку рабочей недели. Для этого нужно:

Создать план предстоящей недели в виде графика с колонками «Сроки», «План», «Дата» и «Задачи», а в конце оставить место для галочек за выполненную миссию.
Если вы знаете, что вам предстоит делать на протяжении недели, тогда определяем задачи по приоритетности и вносим в наш список.
На каждую задачу можно отводить, сколько угодно времени, главное, чтобы вам было комфортно. К примеру, 40 минут на работу и 15 минут — для отдыха.
Один день делаем «премиальным», позволяя себе отдыхать больше обычного — например, работать также по 40 минут, но отдыхать уже по 25 минут. Лучше сделать его в конце недели, чтобы была хорошая мотивация.
Всю неделю разбить на основную часть — 5 рабочих дней и итоговый — 6-й рабочий день, если это шестидневный график.

Планирование по методу Pomodoro таким же образом можно продлить на целый месяц, но это уже для самых опытных. В этом случае нужно ориентироваться на следующие «помидорные» правила:

Выбирать приоритетные задачи, расставляя их на первых позициях.
Концентрироваться на одном деле. Если один отрезок был упущен, нужно следующий «помидор» начать с него же, продлив рабочее время.
Не нужно стараться успеть все-все-все! Главное — делать по мере своих сил и не отвлекаться, если уже приступили к выполнению какой-то задачи. Оставшиеся невыполненные дела можно будет перенести на более легкий день. Ничего страшного, ведь впереди еще есть время.
Последний день — итоговый. Обязательно наградите себя за успехи хорошим отдыхом.

Личная ответственность и командная игра

Ответственность — инструмент для достижения целей. Он важен и необходим в процессе выполнения любых рабочих задач и обязанностей. Это касается и подчиненных, и руководителя. Личностная ответственность — составляющая характеристики надежного работника. Такой человек сделает все возможное, чтобы доказать свою причастность и пользу для компании, начальника, коллектива. Именно наличие ответственности является ключевым определяющим параметром успеха. Дисциплина, умение завершить начатое до конца, самоконтроль — такие собственные качества следует максимально мотивировать в подчиненных.

Несмотря на то, что каждый должен отвечать за свои действия лично, важно также уметь работать в команде. Иногда достичь целей бывает куда проще и быстрее общими усилиями. Командная игра — это эффективная организация рабочего времени, позволяющая значительно его сократить и облегчить жизнь каждого работника в отдельности.

Ярким примером командной работы служил Стив Джобс и компания «Pixar». Изначально офис бизнесмена был разбит на три отдела, в которых работали отдельно группы компьютерщиков, аниматоров и руководителей. Но Джобс решил разместить их всех в одном помещении, что сыграло ему лишь на руку. Специалисты начали общаться между собой, обсуждать дела и совместно решать задачи, а это значительно увеличило продуктивность производства.

Желаем вам ценить свое время, отдыхать с удовольствием и радоваться плодам своих трудов!

Организация рабочего дня: рекомендации психологов

Наши будни часто определяются не приоритетами или желаниями, а сиюминутными заботами и суетой. Мы и рады бы проводить день более продуктивно, но эти письма, встречи, переговоры незаметно съедают все наше время. Конечно, есть множество приемов повышения производительности — от банального ведения списка дел до более сложных методик тайм-менеджмента. И это вроде бы работает. По крайней мере, какое-то время, пока рутина снова не возьмет свое.

Но что, если обратиться к научным данным о том, как функционирует наш мозг в течение дня, и использовать эту информацию для увеличения своей производительности?

Берегите ваши первые три часа

По мнению психолога Рона Фридмана (Ron Friedman), первые три часа рабочего дня являются наиболее ценными и продуктивными.

В это время вместо того, чтобы проверять электронную почту, сообщения в соцсетях или отвечать на запросы других людей, лучше сосредоточиться на самой важной работе.

«Как правило, у нас ежедневно есть окно протяженностью около трех часов, в течение которых мы реально сосредоточены, сфокусированы. Это время, идеальное для планирования, обдумывания, написания речей, — пишет Фридман в статье для Harvard Business Review. — Если мы тратим эти лучшие часы на второстепенные задачи, мы оказываемся гораздо менее эффективными, чем могли бы быть».

Исследования показали, что в течение дня мы испытываем постепенное снижение когнитивных функций (памяти, внимания, умственной работоспособности), и именно поэтому важные и сложные задачи не стоит откладывать на вечер.

Кроме того, в первой половине дня нужно страться быть проактивным, а не реактивным, то есть в приоритете должна быть самостоятельная работа и активные действия, а не реагирование на запросы коллег, клиентов, партнеров.

Думайте, как шеф-повар

Как лучше всего начинать свой день? Оказывается, здесь есть чему поучиться в кулинарном мире. У французских шеф-поваров даже есть термин mise en place , то есть «все на своих местах».

«Посмотрите, как работают повара, — сравнивает Фридман. — Они не спешат с самого утра к плите и не принимаются за готовку блюд. Вместо этого они тратят некоторое время на то, чтобы обеспечить себе идеальные условия: достают и раскладывают необходимые инструменты, подготавливают ингредиенты в нужном количестве и пропорциях — в общем, все, что понадобится в работе. Сначала они решают стратегические вопросы, а уже затем берутся за решение текущих задач».

Используя первые несколько минут вашего дня для планирования и наведения порядка на рабочем месте, вы сможете обеспечить себе максимально продуктивный остаток дня.

Знайте, когда ваши мозг и тело нуждаются в отдыхе

Основатель The Energy Project Тони Шварц (Tony Schwartz), утверждает, что не только мозг постепенно устает в течение дня. С точки зрения физиологии в течение дня мы следуем так называемым ультрадианным ритмам — циклам активности продолжительностью от 90 до 120 минут, после которых нам требуется небольшая передышка. Если не предусмотреть отдыха между этими циклами, то, согласно теории Шварца, ваша продуктивность в течение дня начнет резко падать.

Вместо занятий тайм-менеджментом можно попытаться управлять своей энергией и продуктивностью.

Твитнуть цитату

Среди прочего, это означает, что если организм подает явные сигналы — чувство усталости, голода, зевота, потягивания — стоит сделать небольшой перерыв, встать из-за стола, выйти прогуляться. Игнорируя эти сигналы, мы в итоге быстро тратим силы, которых должно было хватить до конца дня.

15:00 — переломный момент рабочего дня

Вы наверняка замечали, что послеобеденные часы — самый утомительный период рабочего дня. Это тоже обусловлено биологическими ритмами, но на этот раз циркадными — связанными со сменой дня и ночи. Приблизительно после трех часов пополудни организм начинает выработку гормона мелатонина, регулятора суточных ритмов. Он вызывает чувство усталости и сонливости.

Идеальный способ проскочить этот переломный момент — небольшой послеобеденный сон, буквально 20-30 минут. Однако для большинства из нас он недоступен. Но есть и другие варианты.

Фридман советует иметь в виду эти суточные колебания энергии, и планировать на вторую половину дня менее сложные задачи, не требующие силы воли, точности, концентрации, максимальных интеллектуальных усилий. После 3 часов дня лучше как раз заняться разбором электронной почты, звонками, творческими задачами.

Ключевое слово здесь снова «планирование». Распределяйте заранее не только свои силы, но и свое время.

Установите точное время конца рабочего дня

И главное — придерживайтесь его. Интернет и мобильные гаджеты, помимо всего прочего, способствуют тому, что работа легко проникает в остальную часть нашей жизни. Мы проверяем электронную почту за завтраком, во время обеда, перед сном. «Мобильными устройства способны мгновенно передавать наши сообщения, и это создает ложное ощущение постоянной срочности, неотложности и вызывает своего рода привыкание», — считает Фридман.

Если вы научитесь вечером полностью отключаться от работы, то будете чувствовать себя свежими и отдохнувшими на следующий день, и как следствие, ваша продуктивность возрастет. Но как этого добиться, если мобильные устройства не отпускают нас, то и дело сигнализируя об очередном полученном сообщении?

Чтобы свести к минимуму соблазн проверять рабочую почту в нерабочее время, Фридман предлагает разделить гаджеты на устройства для работы и отдыха: «На моем айпаде, например, нет электронной почты. Я использую его только для развлечений, в то время как мобильный телефон — это мой рабочий инструмент».

Отведите время для игр

Да-да. Например, для компьютерных игр. По словам Фридмана, это хороший способ улучшить когнитивные функции мозга. «Видеоигры так устроены, что чем дольше вы в них играете — тем больше возрастает их сложность. Каждый уровень сложнее предыдущего. В работе же, чаще всего, наоборот, мы не сталкиваемся с прогрессирующей сложностью задач». Поэтому видеоигры — это своего рода тренажер для мозга.

Физические упражнения — тоже отличный вариант. Как утверждают исследователи из нидерландского института изучения человеческого поведения (Behavioral Science Institute) физическая активность помогает справиться с усталостью, которая накапливается во время сидячей работы. Особенно это касается офисных работников, которые несмотря на то, что занятия спортом были бы им наиболее полезны, наоборот, обычно наименее физически активны.

Страрайтесь по-настоящему отдыхать в свое свободное время. Получайте удовольствие от того, как вы проводите ваш досуг. Ищите стимулы за пределами рабочего места, новые увлечения, интересные задачи. В жизни обязательно должно быть место чему-то, помимо работы — только так вы сможете поднять вашу производительность.

Высоких вам конверсий!

По материалам helpscout.net, image source b80399

04-12-2015

Организация рабочего дня

Продукт > Персонал > Мысли дня от «Простого бизнеса» > Организация рабочего дня

«Работа растягивается на все отведенное для нее время», — Сирил Норкот Паркинсон (британский писатель, историк, политолог)

Постоянный дефицит времени на выполнение служебных обязанностей характерен для большинства руководителей. Ежедневно каждый менеджер в своей работе сталкивается с огромным объемом различных задач, и времени на их выполнение катастрофически не хватает. Поэтому для тех, чья работа связана с управлением организацией и персоналом, становится актуальным вопрос эффективной организации рабочего дня и правильного распределения рабочего времени.

Если руководитель видит, что он и его подчиненные могут делать гораздо больше, но ограничены временным ресурсом, значит причина в низкой личной эффективности. Недостаточная мотивация персонала и отсутствие интереса к своей работе — основная причина низкой производительности работников.

Для эффективного управления организацией нужен эффективный менеджер, который все успевает и не откладывает работу на завтра. Личная эффективность менеджера зависит от его умения управлять временем и организовывать коллективную работу сотрудников. Правильно распределив свои задачи между подчиненными, разработав систему мотивации персонала на эффективную коллективную работу, наделив их необходимыми полномочиями и указав реалистичные сроки, менеджеру останется только функция контроля. В противном случае из-за рутинной работы менеджеру просто не хватит времени на выполнение важных задач по управлению организацией и ее ресурсами.

Использование в управлении организацией методов и приемов тайм-менеджмента позволит менеджеру и его сотрудникам значительно повысить личную эффективность и больше успевать. Продолжительность рабочего дня у всех работников одинакова, только одни используют время более эффективно, а другие менее. Отчасти решает данную проблему тайм-менеджмент. Однако данная технология требует серьезной работы над собой. Эффективное управление временем — это то же, что и эффективное управление персоналом. Планируя коллективную работу сотрудников, делегируя им свои полномочия, координируя и контролируя каждого, менеджер сможет повысить общую мотивацию персонала и личную эффективность каждого работника.

Система управления проектами «Простой бизнес» — это комплексное программное решение для управления проектной деятельностью в организации. С помощью системы «Простой бизнес» менеджер проектов сможет планировать ведение проектов и вести учет рабочего времени, своевременно получать информацию о состоянии бюджета по каждому проекту, о задачах проекта, их исполнителях, а также о времени, которое они затрачивают на выполнение задач проекта. Научившись организовывать свой рабочий день и управлять временем, работники организации смогут избавиться от пустой траты времени и эффективно работать над проектом. Таким образом, система управления проектами повысит личную эффективность менеджера, а также его подчиненных.

Только, научившись управлять временем, можно максимально плодотворно использовать рабочее время.

Правила эффективной организации рабочего дня | by lezvie

Начинайте день с позитивным настроением. Каждый день задавайте себе вопрос: как этот день может приблизить меня к моим целям? Подумайте: с кем сегодня необходимо встретиться? какие трудности и проблемы может «уготовить» этот день; как их преодолеть?
Начинайте работу по возможности в одно и то же время.
Пересмотрите свой план дня, составленный накануне вечером, оценивая степень важности и срочность задач, и внесите коррективы.
Начинайте работу с выполнения важнейших задач дня, до чтения газет и корреспонденции и по возможности до начала рабочего дня коллег и подчиненных, поскольку в течение дня вы будете настолько заняты текущими делами и разными отвлечениями, что вряд ли сможете уделить достаточно времени важнейшим вопросам.
Согласовывайте план дня, сроки и приоритеты с секретарем или коллегами, сделайте их своими партнером в создании оптимальных условий для работы.

Не отвлекайтесь на решение внезапно возникших неотложных проблем. В каждой организации возникают непредвиденные ситуации, однако отвлечение на них приводит к тому, что на некоторое время откладываются запланированные важные задачи и как следствие — дополнительные затраты времени и средств.
Избегайте незапланированных импульсивных действий. Если вы во время работы вдруг захотели сделать что-то другое, например позвонить кому-либо, подумайте, не помешает ли это вашей текущей работе. Если же при выполнении задачи у вас появилась интересная идея или важная информация, то сделайте краткую запись и обработайте ее позднее.
Делайте регулярно (после часа работы) короткие паузы (не более 10 мин). Рассматривайте паузы как подзарядку энергией во время отдыха.
Объединяйте небольшие однородные задачи в рабочие блоки. Благодаря непрерывности процесса экономится время.
Старайтесь начатое дело доводить до конца. На отвлечение от основного дела тратится немало времени, поскольку при возвращении к нему приходится вновь повторять уже проделанное однажды.
Используйте незапланированные промежутки времени, а также последние минуты перед обеденным перерывом или перед концом рабочего дня для подготовительной, плановой или рутинной деятельности.
Работайте антициклично. Выполняйте самые важные запланированные задачи в течение более спокойного дообеденного периода, т. е. до того, как наступит пик активности у других сотрудников и напряжение в работе достигнет апогея.
Зарезервируйте для выполнения важных дел один спокойный, или закрытый час, в течение которого вам никто не может помешать.
Установите время для себя (примерно час), занесите его в свой план дня и используйте для важных, но несрочных дел, носящих долговременный характер, например для повышения квалификации. Отгородите себя на это время от внешнего мира.
Контролируйте время и планы, а также многократно перепроверяйте свои планы дня с точки зрения их выполнения, установления новых приоритетов и т. п.

Контролируйте результаты работы, т. е. сравнивайте намеченное в плане дня с реально выполненным с учетом поставленных целей и отклонений от них.
Составляйте план на следующий день накануне вечером, пользуясь дневником времени.
Отправляйтесь домой с хорошим настроением. Для формирования позитивного образа жизни важно осознавать, какое качество и какую ценность имеет каждый день.

к фазам высшей активности примыкают двухчасовые паузы, во время которых организм человека работает в «щадящем» режиме;
пик работоспособности приходится на первую половину дня;
после обеда, когда наступает известный спад продуктивности, нужно использовать этот период для социальных контактов и рутинной деятельности.

Кроме того, следует учитывать естественные фазы биоритмов организма. Учение о биоритмах основано на том, что физические, психические и интеллектуальные состояния каждого человека подвержены циклическим колебаниям, т. е. существуют регулярные фазы активности и расслабления. В течение суток биоритмы каждые два часа (10–12 раз в день) замедляются: организм периодически отдыхает. Период бездействия (отдыха) — это смена рабочего режима, которая способствует нормальному функционированию организма. Если этого не учитывать, то перегрузки неизбежны.

Важным фактором успеха являются методы работы, которые определяются в первую очередь свойствами характера человека, его склонностями и привычками. Для того чтобы улучшить свои методы работы, надо, во-первых, уяснить сильные и слабые стороны своих методов работы, во-вторых, иметь стимул к упрочению сильных сторон и, в-третьих, стремиться преодолеть собственные недостатки.

Для этого, прежде всего, следует задать себе следующие вопросы:

Зачем вообще это делать? Это поможет уяснить, что некоторые дела в действительности не нужны или могут быть выполнены лишь в «общих чертах».
Почему именно я? Этот вопрос должен удержать от исполнения дел, которые не выдерживают критического рассмотрения с точки зрения того, нужно ли их делать самому. Доверяйте своим сотрудникам и в большей степени используйте возможности делегирования. Вновь обдумайте сложившееся к настоящему времени разграничение целей, обязанностей и компетенции между вами и сотрудниками.
Почему именно теперь? Этот вопрос убережет вас от того, чтобы из-за неверно выбранного срока исполнения дела не потерять слишком много времени. Устанавливая сроки, старайтесь точно фиксировать их и конкретизировать. Не устанавливайте сроков типа «завтра, после обеда, в течение дня» и т. п. Далеко не все дела нужно обязательно делать, решать или обсуждать «теперь» или «немедленно».
Почему в этой форме? Всегда подвергайте сомнению свои привычные отшлифованные методы работы и находите новые, творческие и рациональные способы исполнения своих дел.

осмысление физического состояния. Что достигнуто к моменту осуществления контроля?
сравнение запланированного с достигнутым. В какой степени достигнута поставленная цель?
корректировку установленных отклонений.

Действительно ли я решаю необходимые задачи?
Подхожу ли я к предстоящей деятельности в соответствии с ее приоритетностью?
Справляюсь ли я с запланированными задачами в установленное время?
Перепоручаю ли я в достаточном объеме дела?
Объединяю ли я в единый блок небольшие дела?
Веду ли я борьбу с помехами и «поглотителями времени»?

Что произойдет, если отказаться от данной деятельности?
Что произойдет, если эту деятельность полностью или частично делегировать?
Что произойдет, если эту деятельность осуществлять в течение более короткого промежутка времени?

Какие результаты были достигнуты?
Что осталось не сделанным и почему?
Где было потеряно время?
Какие можно сделать выводы для планирования следующего периода?

Автор: Bлaдимиp Иннокентьевич Haбoкoв, доктор экономических наук, профессор, декан торгово-экономического факультета Уральского государственного экономического университета (УрГЭУ).

Организация рабочего дня руководителя

Скачать

Руководители — сильные личности, в руках которых находится компания. Они несут ответственность за результаты, за работу персонала и за процессы предприятия отвечают головой. Они занимают сильную роль в организации и на их плечи ложится не только планирование собственных задач, но и задач всей компании.

Чтобы осилить весь объем должностных обязанностей руководителя, нужна целая система, которая оптимизирует работу с задачами и будет держать под контролем все планы, цели и события. Такие системы заложены в профессиональных программах и они не просто помогают справиться с задачами, но и ставят все на свои места, убирая беспорядочность в мыслях и организуя порядок в компании.

Планировщик LeaderTask с универсальным подходом к задачам, спланирует день для руководителя. Итак, что необходимо руководителю при планировании своего дня? – Расписание. Рабочий день руководителя имеет свой период времени и важно определить каждую задачу. ЛидерТаск представляет собой программу для планирования, в которой имеются как дела на текущий день, так и ежедневник с расписанием, что очень удобно для планирования своих задач.

Расписание ежедневника зависит от рабочего дня, которое устанавливается в настройках. С 9:00 до 18:00, или любое другое время. Задачи в таком расписании могут поменяться местами, все задачи в списке можно перемещать в любом порядке. (Также задачи переносятся на конкретную дату или в проекты).

Для планирования дел руководителя таких инструментов недостаточно, и мы будем использовать команды для подробностей задач. Когда мы сами себе ставим задачи, то чаще всего вносим в нее комментарии (точные данные при решении дел очень важный момент) и для этого в ЛидерТаск разработаны инструменты, которые находятся в свойствах задачи.

В свойствах задачи, мы имеем:

Метки цветные и прозрачные
Заливка задач цветом
Поручения
Файлы, заметки, чек-листы
Доступ к задаче
Дата и фактический план выполнения

Планирование рабочего времени персонала в ЛидерТаск со стороны руководителя воплощается посредством поручений. Или таких же персональных команд: ежедневника с расписанием, установки напоминаний и других инструментов. Чтобы поручить задачу, необходимо ее создать или выбрать из уже созданных.

Когда создается поручение, все обозначения для задачи может изменить только руководитель. После создания поручений в главном окне навигатора появится вкладка с названием «Поручено мной», где ведется наблюдение за процессом выполнения задач. Когда задачи будут выполнены, руководитель получит уведомление зеленого цвета — о том, что задачи готовы к проверке.

Планирование рабочего времени в организации руководитель начнет с добавления сотрудников в программу. После данного действия он создает для них задачи и поручает их. В ЛидерТаск имеется большой набор команд для управления персоналом: создание отделов, контроль поручений, внутренний корпоративный чат. Новые задачи от руководителя, внесенные изменения в задачу, процессы выполнения заданий — приходят в качестве всплывающих уведомлений или других визуальных обозначений в планировщике.

Планирование рабочего времени сотрудника в ЛидерТаск осуществляется с помощью команд: поручения, статусы выполнения задач и контроль времени. Полный набор статусов включает в себя: «Не началось», «В работе», «Отложено», «Отменено», «Завершено», «Отклонено», «Готово к сдаче». Контроль времени отслеживается с начала установки статуса «В работе» с помощью хронометража и дает информацию о затраченном времени на конкретное задание.

Задачи в ЛидерТаск создаются как в онлайн режиме, так и при отсутствии интернета. Для приложения выпускается регулярное обновление и программа работает на всех платформах, что позволяет управлять делами в реальном времени.

Начните старт своего будущего прогресса в ЛидерТаск, не упускайте такую возможность!

Скачать LeaderTask

Планирование времени рабочего дня: правила, методы и ошибки

Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о планировании рабочего дня.

Сегодня вы узнаете:

Зачем планировать свой рабочий день;
Кому это необходимо;
Как правильно планировать рабочий день.

Планирование рабочего дня

В 21 веке ритм жизни заметно ускорился и продолжает набирать обороты. Если раньше для того, чтобы быть успешным, требовалось выполнять один объем работы, то сейчас для достижения успеха нужно выполнять намного больше. И люди начинают сталкиваться с нехваткой времени. Если гнаться за выполнением всех повседневных задач, которые каждый день подкидывает нам жизнь, времени совсем не остается.

Планирование рабочего дня — инструмент, который помогает не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его. Это не банальный список дел, который нужно выполнить в строгой очередности. Планирование — способность выбирать, что нужно сделать, почему и когда.

Именно поэтому грамотное планирование не только структурирует все, что вы делаете за день, но и освобождает ваше время. В первую очередь нужно выполнять самые главные дела — это главное правило тайм-менеджмента. Каждому человеку, у которого на работе есть свободное время и нет четкого расписания, полезно распределять свое время правильно.

Что включает в себя планирование

Планирование рабочего времени включает в себя:

Расстановку приоритетов.
Выбор важных задач.
Поиск лучших путей их решения.
Поиск занятости в свободное время.

Расстановка приоритетов помогает вам понять, что требует внимания, что может разрешиться само, а какой вопрос нужно просто проигнорировать. Время и информация стали намного ценнее, чем раньше, и распаляться на то, что не дает результат — бессмысленное дело.

Выбор важных задач — почти то же самое, что и расстановка приоритетов, только уже в рамках одного рабочего дня. Вы выбираете, что принесет важный результат, что нужно сделать срочно, а что можно отложить.

Поиск лучших путей решения задач — очень важный пункт. При планировании вы должны учитывать не только то, что сделаете, но и то, как это лучше всего сделать. При этом важно не просто экономить время, а делать все максимально быстро и качественно.

Работа со свободным временем также должна входить в план работы. У вас освободилось 2 часа в день, которые вы можете потратить на что-то? Можно сказать об этом боссу, и он нагрузит вас работой, можно заняться самообразованием, а можно приложить усилия к развитию собственного проекта.

Почему важно планировать рабочий день

Каждый, кто хоть раз сталкивался с фрилансом, бизнесом или «работой по желанию» (вроде такси), прекрасно понимает важность расстановки дел в течение дня. Но, к примеру, большинство офисных работников не считают нужным планировать свой рабочий день.

На самом деле, главная причина планирования рабочего дня — повышение собственной эффективности. Если вы прислушаетесь к собственному организму, то сможете понять, что какие-то дела вам даются лучше в одно время, а какие-то — в другое. К примеру, звонки в другие компании вам удобнее совершать после обеда, так как вы уже проснулись, но еще не успели устать, а монотонная работа быстрее выполняется вечером, поэтому вбивание информации в БД лучше отложить до 5 — 6 часов.

Планирование рабочего дня учитывает не только базовые элементы решения задач, но и личные предпочтения каждого человека. Тайм-менеджмент был сделан не для того, чтобы навязать всем один и тот же шаблон высокоэффективной работы. Вы должны подстраивать свои задачи под особенности своего организма.

Организация и планирование своего рабочего дня позволяют вам делать большее за меньшее количество времени, оставляя время на то, что вам нравится.

Кто должен планировать свой рабочий день

Планировать свой рабочий день должен уметь каждый человек. Так вы сможете экономить время и будете более эффективно работать. Но есть 3 категории людей, которые просто обязаны заниматься личным планированием.

Фрилансеры. Самый недисциплинированный работник — фрилансер. У него нет четкого графика, а о том, что пора садиться что-то делать, напоминает только дедлайн. Именно поэтому, фрилансерам, которые работают с несколькими клиентами, очень важно планировать свой рабочий день. Часто оказывается, что новые заказы появляются с разницей в один — два дня, и если тянуть до последнего, можно не успеть поработать по двум проектам.

Бизнесмены. Здесь все практически так же, как и во фрилансе. Особенно если это бизнес в сети. С одной стороны — вы можете спокойно отдыхать дома, когда ваши сотрудники работают, но с другой — такой подход неизбежно окажется провальным. На Западе среди бизнесменов процветает культ трудоголизма. Там считают, что если ты не работаешь 60 часов в неделю, значит, ты ленив и тебе нечего делать в бизнесе.

Руководители. Руководитель не всегда будет бизнесменом. Владелец компании может не принимать активного участия в делах своей фирмы, но её директор берет на себя ответственность за работу целого механизма. Именно поэтому лидеры средних и крупных компаний должны эффективно использовать свое время, ведь от их решений зависит будущее компании в долгосрочной перспективе. Планирование рабочего дня руководителя — способ наиболее эффективно распределить своё время между стратегически важными задачами.

Методы планирования рабочего дня

Методов правильного планирования рабочего дня может быть много. Но один из самых эффективных — Матрица Эйзенхауэра. Суть её в следующем.

Есть 4 квадрата:

Квадрат А — Срочные и важные дела.
Квадрат В — несрочные и важные дела.
Квадрат С — срочные и неважные дела.
Квадрат D — несрочные и неважные дела.

Квадрат А почти всегда должен оставаться пустым. При грамотном планировании все важные дела должны оседать в квадрате В и выполняться по мере их приближения к А.

Квадрат В — это важные дела, которые помогут вам достичь вашей цели. Сюда включают все дела, которые нужно выполнить в течение 1 рабочего дня.

Квадрат С означает срочные и неважные дела, которые нужно передать на выполнение другим лицам. Яркий пример срочных, но неважных дел — позвонить потенциальному клиенту. Это может сделать сотрудник, вам лучше сосредоточиться на других делах.

Квадрат D, означает, что есть несрочные и неважные дела, которые не приближают вас к цели, не дают позитивных эмоций и в принципе не нужны. В этот квадрат стоит записывать все бесполезные идеи.

Такое разделение дел по их важности и срочности позволяет вам понимать, чему нужно уделить внимание в течение рабочего дня, а о чем можно благополучно забыть. Матрица помогает не только в рабочих процессах, но и в повседневной жизни. Если вы хотите учить английский, он вам интересен и поможет в карьере — это квадрат В. Но если вы хотите учить испанский просто ради того, чтобы знать его — это D, и о нем можно благополучно забыть.

Правила планирования времени рабочего дня

Существует несколько правил того, как нужно эффективно вести свой рабочий день. Для удобства, разобьем день на 3 части:

Начало рабочего дня.
Основной рабочий процесс.
Завершение.

Утро — самый важный этап. В зависимости от того, насколько вы выспались, как встали и что делали, будет зависеть ваше настроение, психологический настрой и работоспособность.

К принципам «правильного» утра относятся следующие:

Позитивный настрой. Если просыпаться каждый день с мыслью о том, что ненавидишь свою работу, продуктивность будет снижаться. Постарайтесь начинать утро с приятных мыслей.
Старайтесь не «раскачиваться». Вы замечали за собой, что после того, как вы поднимаетесь утром, вам нужно еще 30 — 40 минут на то, чтобы окончательно прийти в себя? Это время, которое не стоит терять. Сразу после пробуждения примите душ, заварите кофе и вместо получаса «в никуда», вы можете спокойно позавтракать.
Неспешный завтрак и путь на работу. Начинать день без спешки очень важно. Когда вы спешите, организм тратит лишние силы и нервы, которые могли бы пойти на более продуктивную работу. Если не можете позволить себе плотный завтрак и неспешную поездку — ложитесь позже и вставайте раньше.
Ключевые задачи. Большинство успешных бизнесменов склонны утверждать, что самые важные задачи необходимо решать утром. Как говорится «Хочешь все успевать — ешь лягушку на завтрак». В роли лягушки выступает дело, за которое вы совсем не хотите браться. Сделайте его утром, и позитивный настрой от того, что «лягушка съедена», сохранится на весь день.

Основной рабочий процесс состоит из следующих задач:

Решайте неотложные задачи. Важно понимать, что если в течение рабочего дня на вас свалилось какое-то неотложное дело, не нужно переключать все внимание исключительно на него. Сначала надо понять, важное оно или нет. Если важное, то нужно немедленно приступить к нему. Если нет — передайте ответственность за его выполнение другому человеку.
Соблюдайте сроки. Каждый день вы должны устанавливать себе примерные сроки, за которые должны справиться со всем объемом задач. Важно, чтобы это было не «Сделать всё до 18 часов», а «В 14:00 — начать делать план, в 15:00 — проанализировать показатели, в 16:00 — составить отчет» и т. д.
Порядок на рабочем месте. Это неявный, но очень важный пункт. Если на вашем столе бардак, ваш взгляд будет постоянно теряться среди него. И если на рабочем месте окажется какой-то посторонний документ, вы можете начать изучать его и просто потеряете 20 — 30 минут.
Не следуйте импульсам. Это самое важное. Есть некоторые триггеры, которые заставляют вас переключать внимание с работы на что-то менее важное. Позвонить другу, когда вы анализируете план продаж? Лучше этого не делать, тогда вы потеряете концентрацию и сможете легко упустить рабочий настрой.
Группируйте рутину. Это очень важно. Если вам нужно сделать 60 телефонных звонков в течение дня, то лучше разбить их на несколько мелких групп, по 10 — 15 штук за раз. После того, как позвонили, можете выполнять другое задание. Постоянно переключаясь с рутины на активную деятельность, вы сможете сделать гораздо больше.

Завершение рабочего дня основано на следующих принципах:

Доделывайте необходимое. Есть группа дел, которые входят в квадрат «важное, но несрочное». Их лучше всего доделывать в течение рабочего дня, а квадрат «важное и срочное» держать всегда пустым.
Сверяйте результаты с планом. Все что вы сделали за день, нужно сравнить с задуманным. Если вы только начали планировать свой рабочий день, то небольшие отклонения от плана будут в порядке вещей. Старайтесь, чтобы их было как можно меньше.
Составляйте план на следующий день. Лучше всего это делать по завершении предыдущего рабочего дня. Так вы сохраните рабочий настрой и, но при этом важно составить реальную программу дел.

Если вы руководитель, то в течение рабочего дня должны плотно работать со своим секретарем.

Помните, что все это общие советы. Они не учитывают ваши индивидуальные особенности. Если вам удобнее делать срочную работу днем, а не утром — это ваше право. Если вы предпочитаете делать большое и сложное дело последним, и это никак не влияет на ваш настрой в течение одного дня — сделайте его последним.

Планирование рабочего дня должно быть индивидуальным.

Основные ошибки при планировании рабочего дня

Несмотря на то, что практика тайм-менеджмента прочно оседает в нашей жизни, большинство людей совершают типичные ошибки, когда планируют свой рабочий день. Вот несколько из них.

Ошибка 1. Неправильная расстановка приоритетов.

Матрица Эйзенхауэра говорит нам о том, что мы должны выполнять важные дела. Но многие люди могут легко перепутать, что для них важно. Квадрат А, который должен оставаться пустым, и отвечающий за срочные и важные дела, они часто путают с С, где скопились неважные дела, требующие немедленного вмешательства.

Важно помнить, что вы должны расходовать силы исключительно на то, что вам важно в данный момент времени. Работать на перспективу следует, когда дела можно отложить и грамотно их распланировать.

Ошибка 2. Слишком много времени уделяется мелочам.

Для того, чтобы объяснить, почему в первую очередь надо делать «базу», а только потом мелочи, воспользуемся Законом Парето. Он гласит, что 20% усилий дают 80% результата. То есть, когда вы работаете над чем-то важным, вы затрачиваете 20% усилий и достигаете 80% результата. Когда вы работаете над мелочами, вы получаете результат в 4 раза меньше, а тратите сил в 4 раза больше.

Рассмотрим небольшой пример. Вам нужно запустить рекламную кампанию. Если вы создадите 10 креативов, подберете к ним ключевые слова и фразы, и запустите на подготовленных площадках, то это будет 20% работы, которые дадут 80% результата. Но если вы будете уделять время на правку шрифтов и изображений, подборку и шлифовку фраз, поиск дополнительных платформ для рекламы, то потратите значительно больше сил. Все это нужно будет сделать, но уже после начала рекламной кампании, когда вы достигните первого результата.

Ошибка 3. Отсутствие времени на личные дела.

У каждого человека должна быть личная жизнь и свобода выбора занятия. Если у вас много дел, и вы не находите один — два часа для того, чтобы заняться своим хобби, то это плохое планирование собственного дня. Планировать рабочее время важно не только потому, что оно позволяет делать больше. Оно дает возможность заниматься без спешки тем делом, которое вам по душе.

Как организовать свой рабочий день двумя способами

Вы часто торопитесь, пытаясь успеть куда-нибудь или уложиться в срок? Если вы чувствуете, что постоянно опаздываете, не в состоянии выполнять свои обязательства, то вам следует подумать о том, чтобы тщательно изучить способ планирования своей работы и повысить уровень своих организационных навыков.

Без надлежащей организации вы не сможете наслаждаться полноценным и сбалансированным днем (и, возможно, даже образом жизни). Вы также можете страдать от отсутствия мотивации и смены настроения.И это звучит совсем не очень привлекательно.

Но вопрос в том, как улучшить ежедневное планирование? В Интернете так много советов и уловок, что сложно решить, какие из них будут эффективными. И, несмотря на весь стресс в течение дня, вам может быть трудно выбрать хорошее время для начала.

Не волнуйтесь, мы вас прикрыли. Эта статья содержит два отличных метода планирования своего времени, а также советы по его организации и советы о том, как организовать свой день, чтобы быть более продуктивным.Это поможет вам начать работу и поможет вам на каждом этапе пути!

Как организовать свой день: самые эффективные методы

Существуют разные подходы к организации дня. Мы использовали два известных подхода, один из которых тоже очень популярен. Используя и то, и другое, вы можете управлять своим рабочим временем, принимая во внимание весь свой день.

Метод № 1: Приступаем к работе (GTD)

У вас:

Вы перегружены количеством задач, которые вам нужно выполнить?
Боитесь забыть мелкие детали?
Носите много шляп на работе и в жизни?
Начинаете много проектов, но не можете их завершить?

Тогда вам нужно взять несколько советов от Дэвида Аллена, создателя GTD, и узнать, как правильно организовать свои рабочие задачи (и все другие задачи)!

Система управления задачами GTD основана на простой истине: чем больше задач в вашем списке, тем сложнее вам решить, что требует внимания.Это также бросает шумиху вокруг списков дел прямо из окна, поскольку они могут заставить вас тратить больше времени на размышления о своих задачах, чем на их выполнение. В результате вы можете оказаться в состоянии стресса и подавленности.

Аллен заметил, что человеческий мозг намного лучше обрабатывает информацию, чем хранит ее, и он вложил эту важную деталь в методологию GTD, с помощью которой она должна помочь вам избавиться от всего умственного беспорядка и выполнять задачи вовремя. Он включает в себя настройку рабочего процесса, и как только вы это сделаете, вы сможете определить задачи, над которыми нужно работать в любой момент, не беспокоясь о том, что что-то забудете.

Метод GTD состоит из пяти простых практик, которые помогут вам систематизировать беспорядок в вашем мозгу и организовать свой день:

Захватить все. В духе «Мне нужно сделать это» или «Это должно произойти в то время, что бы вам ни пришло в голову, что является действием или требованием, зафиксируйте это. Если он ускользнет из вашей записной книжки, он ускользнет от вашего внимания.

Уточнить. Проработайте все, что вы снимаете (только пока не пытайтесь завершить это!), И спланируйте следующие шаги.Решите, к какой категории этот элемент подходит лучше всего: ссылка, проект или следующее действие?

Организовать. Положите все на свое место. Добавляйте важные даты в свой календарь, назначайте задачи другим людям и разбирайте свои собственные.

Обзор. Следите за своими списками и не забывайте пересматривать и обновлять их.

Вступить. Начни работать над самыми важными задачами!

GTD требует предварительного обучения планированию и организации.Но в конечном итоге это обязательно окупится. Благодаря этому методу вам никогда не придется беспокоиться о том, что вы пропустите встречу или забудете о сроках. Вместо этого вы разберетесь со всеми задачами и сможете правильно расставить приоритеты для своего времени.

А теперь давайте подробно рассмотрим каждую практику!

Шаг 1: захват

Первый и самый важный шаг к GTD — перестать хранить всю информацию и ваши повседневные задачи в своем мозгу. Вместо этого собирайте и храните все свои дела, идеи и задачи в «почтовом ящике» — физической записной книжке или цифровом приложении, таком как планировщик, календарь или приложение для управления задачами.

Улавливая свои мысли, вы, наконец, сможете уменьшить умственный беспорядок. Пока не беспокойтесь об организации этих задач и предметов! Мы придем к этому на одном из следующих шагов.

Совет: Когда вы только начинаете работу с GTD, рекомендуется записать все, о чем вам, возможно, придется позаботиться в будущем, и сохранить это в своем почтовом ящике.

Шаг 2: Уточнение

Теперь мы подошли к той части, где вы научитесь организовывать свой рабочий день и разбираться со всем в своем почтовом ящике.Просмотрите каждый элемент в своем почтовом ящике и примените к нему один из следующих методов:

Если задача занимает менее 2 минут, немедленно выполните ее.
Если задачу можно делегировать, поручите ее кому-нибудь другому.
Запишите дату выполнения, если элемент необходимо выполнить в определенный день или время.
Если задача сложная, укажите следующие действия и шаги, которые необходимо предпринять, чтобы продвинуться вперед.

Всегда добавляйте как можно больше информации к своим задачам и делайте их действенными.

Шаг 3. Организуйте

Записав все свои задачи и добавив как можно больше информации, пора разобраться в них. Существует множество способов организовать ваши задачи с помощью метода GTD, но наиболее распространенным является использование комбинации проектов и меток, как в Todoist или Asana.

Вам нужно разделить элементы на разовые задачи и проекты. Согласно философии GTD, проект — это любая задача, для выполнения которой требуется больше шагов. Обязательно запишите свои следующие шаги для каждой задачи и добавьте срок выполнения (если он есть).Например, в Asana этот шаг будет отражен в создании карточки задачи и подзадач внутри нее.

Шаг 4: Просмотрите

Этот шаг не требует пояснений. Выделяйте время каждую неделю, чтобы просмотреть все свои задачи, вычеркнуть все, что вы выполнили, добавить и организовать новые задачи и определить следующие действия. Аллен называет этот шаг «решающим фактором успеха». Постоянный анализ и обновление ваших задач гарантирует, что вы не просто выполняете свои задачи. Вы делаете то, что нужно.

Шаг 5: задействовать

Это та часть, когда все время, которое вы выделяете на планирование своей работы, окупается. К этому шагу вы должны были разработать систему, полную практических задач, организованных в логические категории.

Итак, когда вы приступите к работе, вы не будете задаваться вопросом: «Что мне делать дальше?». Вы избавились от этого мышления, записав все свои задачи на бумажном или цифровом носителе, и выстроили их в виде плана действий. В довершение всего, вы избавились от всего психического беспорядка, который вызывал у вас стресс.

GTD Инструменты

Вот еще несколько советов и инструментов GTD, которые помогут вам быстрее освоить этот метод.

Списки GTD

Чтобы начать работу с GTD, вам необходимо четко и эффективно организовать свои задачи. Лучший способ сделать это — составить списки на бумаге или с помощью программного обеспечения для управления задачами на телефоне или ноутбуке. Вы можете составить несколько типов списков:

«Входящий» список. Это первый, основной, беспорядочный список, который вы составляете.Используйте его, чтобы фиксировать мысли и задачи по мере их возникновения. Не стесняйтесь записывать все в блокноте или на своем смартфоне. У вас даже может быть несколько списков «входящего»; например один в планировщике и один на телефоне. После того, как вы записали все свои задачи, начните их упорядочивать по приоритетам.
Список «следующих действий». Список «следующих действий» должен содержать элементы, которые вы должны выполнить как можно скорее. Вы можете упорядочить элементы в этом списке в зависимости от их приоритета, срока выполнения или, возможно, того, как скоро вы сможете их выполнить.Помните, вы всегда должны выполнять короткие задания (те, которые занимают менее двух минут) немедленно.
Список «ожидающих». Этот список следует использовать для всех задач, которые вы делегировали другим, или задач, которые еще не могут быть выполнены, потому что кому-то сначала нужно сделать что-то еще. Вот один полезный совет для этого списка. Всегда записывайте текущую дату, когда записываете задачу. Таким образом, вы можете написать своим коллегам по электронной почте и сказать что-то вроде: «Я все еще жду отчета, который, по вашему мнению, скоро закончится.Это было 18 дней назад! »
Список «когда-нибудь / может быть». Это список всех проектов, которые вы хотите когда-нибудь реализовать, но они не имеют большого значения. Вы можете записать в этот список такие вещи, как «заменить уродливую картину в гостиной» или «начать свой блог». Несмотря на то, что задачи в этом списке не имеют особого значения, вам все равно следует просматривать этот список еженедельно, не забывать об этих задачах и начинать работать над ними, когда у вас будет время!

Календарь

Календарь отлично подходит для всех тех задач, которые чувствительны ко времени и дате.Так вы сможете лучше расставить приоритеты для своих задач. Задачи, которые не нужно выполнять в ближайшее время, останутся в вашем списке «следующих действий», так что вы сможете справиться с ними позже. Если вам не нравится держать календарь на стене или столе, попробуйте использовать Календарь Google, чтобы оставаться организованным.

Папка чтения / просмотра

Вполне вероятно, что в одном из ваших списков будет несколько задач «прочитать [что-нибудь]». В таких случаях пригодится папка для чтения / просмотра. Это может быть физическая или цифровая папка, которая будет содержать все документы, статьи или книги, которые вам нужно прочитать.Идея этой папки состоит в том, чтобы всегда иметь этот материал под рукой, когда у вас есть несколько минут, чтобы убить, ожидая еды или в кабинете врача.

GTD — это методология повышения продуктивности, которая может превратить вашу жизнь из хаоса в сбалансированный и полноценный образ жизни. GTD поможет вам организовать ваши рабочие задачи, а также остаток дня, поскольку это также влияет на то, насколько хорошо вы выполняете свою работу.

Метод № 2: Расписание да Винчи

Расписание да Винчи — второй метод, который поможет вам научиться планировать и организовывать более эффективно.Этот метод, разработанный Адрианом Илиопулусом, позволит вам создавать графики, которые сделают вашу жизнь более целеустремленной, веселой и творческой.

Основная идея «Графика Да Винчи» — научиться:

Будьте изобретательны и каждый день входите в поток.
Не позволяйте прерываниям нарушить ваш поток.
Прекратите откладывать дела на потом и сделайте дело.
Убедитесь, что у вас нет эмоционального выгорания.
Правильно сбалансируйте работу и отдых.

Знаете ли вы? После прерывания требуется 23 минуты 15 секунд, чтобы вернуться в нужное русло.

Расписание да Винчи может помочь вам не перегружать вас работой, так как оно распределяет ваши повседневные дела таким образом, чтобы у вас было особое время для более сложных и легких задач, а также достаточно времени для расслабляющих занятий каждый день.

Как организовать свой день с расписанием да Винчи

Многие предлагают начинать планировать свою неделю с понедельника, но лучше ли это? Создатель расписания да Винчи рекомендует начинать планирование в воскресенье вечером.Как он указал, понедельник эквивалентен раннему утру, но в течение недели. Утром мы всегда отдохнули и можем повысить продуктивность. «Ранние часы» недели — понедельник, вторник и среда. Итак, чтобы воспользоваться этими днями, вы должны планировать свои задачи на воскресенье.

Как отмечает Адриан, самая сложная часть планирования — это расстановка приоритетов. Он рекомендует быть честным с самим собой и тщательно классифицировать задачи в соответствии с их важностью и объемом работы, который вам необходимо выполнить для их выполнения.

Вот как выглядит распорядок дня и недели Адриана.

Предоставлено: да Винчи Адриана Илиопулуса График

Как видите, каждый день состоит из одних и тех же элементов:

Утренний распорядок
Хардкор Глубокая Работа
Мягкая глубокая работа
Работа администратора
Тренировка
Социальные
Играть

Теперь давайте разберем каждую из них более подробно.

Утренний распорядок

Важно начинать каждый день правильно.Вместо того, чтобы спать и спешить на работу, придумайте распорядок дня, который поможет вам проснуться и сделать все, что вам нравится — позавтракать, выпить кофе или даже отправиться на пробежку. Именно мелочи могут существенно повлиять на ваш день. Вы также можете придумать ночной распорядок, который поможет вам расслабиться перед сном. У всех успешных людей есть ночной распорядок, и у вас тоже!

Глубокая работа

Глубокая работа делится на две категории — тяжелая работа и мягкая работа.Тяжелая работа относится ко всем задачам, которые вам кажутся сложными, тогда как мягкая работа — это все те задачи, которые легче выполнить. Обязательно выполняйте глубокую тяжелую работу с понедельника по среду и легкую работу в четверг и пятницу.

Работа администратора

включает в себя такие задачи, как ответы на электронные письма, планирование и посещение встреч, организация документов, заказ расходных материалов и т. Д. Важно рассчитать, сколько времени уходит на выполнение этих задач, чтобы вы могли выделить для них время каждый день.

Физические упражнения, общение и игры

Чтобы предотвратить выгорание, вам нужно выделять время каждый день, чтобы вы могли расслабиться, провести время с друзьями и семьей и поиграть. Игра означает выполнение всех видов деятельности, которые вам нравятся, от буквально игры до просмотра фильмов или чтения книги.

График да Винчи немного отличается от метода GTD, так как он охватывает весь день и позволяет создавать распорядок дня. Однако этот метод не позволяет детально организовать задачи в течение рабочего дня, в отличие от GTD.Таким образом, объединив эти два метода, вы сможете создать систему более сбалансированной организации всего дня, в которой вы будете делать дела в то время, которое отведено для работы, и расслабляйтесь в утренней рутине и играх, чтобы убедиться, что вы ничего не делаете. т выгореть.

5 простых советов по организации рабочего дня

Если вам не нравятся эти два метода, вот несколько советов о том, как организовать рабочие задачи.

1. Записать

Найдите 5-10 минут в конце рабочего дня, чтобы написать в дневнике и оценить день.В наших головах происходит столько всего, что практически невозможно обрабатывать и собирать мысли без какой-либо формы выхода. В конце рабочего дня большинство людей хотят бежать в горы — и тем самым приносить домой свою работу и связанные с ней стрессы. Исследование, проведенное психологами Калифорнийского университета в Лос-Анджелесе, показало, что вербализация своих чувств — говорите ли вы с кем-то или записываете их — поможет снизить интенсивность любых связанных с ними негативных эмоций. Поэтому вместо того, чтобы приносить с собой гнев или стресс, оставьте их в своем блокноте.

Вдобавок к этому, записав конкретные проблемы, с которыми вы сталкиваетесь, ваше подсознание будет работать над придумыванием корректирующих решений, пока вы спите ночью, чтобы вы могли проснуться свежим и мотивированным, чтобы заняться днем.

2. Планируйте заранее

Теперь, когда вы освободились от гнева и разочарования, вы можете спланировать день вперед, чтобы повысить вероятность того, что он пройдет гладко. Возьмите еще один блокнот и запишите свои задачи на завтра в порядке важности и покиньте офис, зная, что ваше подсознание позаботится обо всем остальном и обеспечит, чтобы вы были впереди себя, когда завтра придете на работу.

Если вы полагаетесь на свой компьютер, чтобы оставаться организованным, то вы можете начать этап планирования, используя бесплатный шаблон ежедневника. Просто настройте его в соответствии со своими потребностями и сэкономьте несколько часов, чтобы потратить их на другие задачи.

Проблемы и отвлекающие факторы будут возникать всегда, поэтому реалистично подходите к своим целям, а если вы их не достигли, не ругайте себя. Просто не забудьте поставить его на первое место в завтрашнем списке.

3. Уберите беспорядок на рабочем месте

Загроможденное рабочее место = загроможденный разум.Если на вашем столе беспорядок, как вы можете рассчитывать, что ваш рабочий день будет протекать без нежелательных отвлекающих факторов? Организуйте свой рабочий стол так же, как вы хотели бы организовать свой разум: свободный от беспорядка и отвлекающих факторов.

То же самое и для вашего рабочего стола. Не перегружайте свой рабочий стол, чтобы вам было проще выполнять свои задачи, включая электронную почту.

4. Не выполняйте одновременно несколько задач

Согласно исследованию Калифорнийского университета в Ирвине, чтобы вернуться к задаче, требуется в среднем 23 минуты 15 секунд, если вы отвлеклись от нее.Итак, когда вы приступаете к выполнению задания, убедитесь, что вы не отвлекаетесь. Это означает отсутствие социальных сетей, электронной почты, Интернета и т. Д. До тех пор, пока задача не будет завершена или пока не пройдет отведенное для нее время. Используйте таймер и начните с одного часа непрерывной работы. Если окружающий шум слишком сильный, включите музыку, чтобы отвлечься и сосредоточиться. Расскажите своим коллегам, что вы делаете, и попросите их не беспокоить вас, если это не подождет.

5. Доверяйте правилу 80-20

Большая часть того, что мы делаем, не так уж и важно, но поскольку это проще и может дать нам мгновенный выброс дофамина, мы склонны тратить слишком много времени на простые задачи, откладывая выполнение более сложных и важных.Это создает ненужную борьбу. Если сначала заняться более важными делами, то когда дело доходит до выполнения других, менее значимых задач, вы сможете делать это с большим чувством выполненного долга и удовлетворенности.

6. Управляйте электронной почтой

Электронная почта — грязный бизнес, и, как и многие другие задачи, редко бывает срочным. Найдите время, чтобы организовать свое, чтобы, когда вы действительно туда войдете, все работало эффективно и организовано с точки зрения важности. Клиенты электронной почты для настольных компьютеров, такие как Mailbird (Windows) или Airmail (Mac), являются отличными инструментами для этого и пригодятся, особенно для людей, которым приходится управлять несколькими учетными записями электронной почты.

Заключение

Применяя эти простые советы, чтобы лучше организовать свой рабочий день, вы получите ряд преимуществ, которые помогут вам оставить работу на работе, выйти вовремя и спать по ночам. Если задачи не имеют первостепенной важности, не берите с собой работу домой. Время расслабиться, повеселиться и заняться любимым делом так же важно, как и время, необходимое для оплаты счетов. Скорее всего, вы столкнетесь с сопротивлением с самого начала, но если вы будете придерживаться этого правила, со временем вы увидите, что ваша продуктивность и качество работы вырастут, а также качество вашей жизни.Беспроигрышный вариант для всех.

Вам понравился этот пост? Ознакомьтесь со второй частью «7 советов, как уменьшить стресс» и, пожалуйста, поделитесь ею со своими (находящимися в стрессовом состоянии) друзьями.

Об авторе:

Ники Каллен — писатель и тренер по тревоге. Страдая от беспокойства, панических атак и депрессии в течение десяти лет: он использует свой опыт, чтобы научить своих клиентов решениям, которым он хотел бы, чтобы кто-то научил его 15 лет назад. Вы можете узнать больше, нажав здесь.

Как лучше всего организовать свой день?

Лучший способ организовать свой день — это записать все свои задачи, составить план действий для каждой задачи и постоянно обновлять свой планировщик.Обязательно отсортируйте задачи по приоритету и укажите сроки выполнения, чтобы не пропустить срок или важную встречу.

Как я могу организовать свой день дома?

Лучший способ организовать свой день дома — это заранее спланировать работу, составить список дел и отсортировать задачи по приоритету. Составьте план действий по каждому пункту вашего списка. Кроме того, не забудьте включить в свой ежедневный план время для отдыха, чтобы предотвратить выгорание.

Как вы организовываете свой распорядок дня?

Чтобы ваш распорядок дня был организован, вам необходимо сделать следующее:

1.Планируйте свои дни и повседневные задачи заранее.
2. Распределите задачи по приоритету и сложности.
3. Немедленно выполняйте задачи, которые требуют менее 2 минут.
4. Используйте планировщик или приложение, чтобы быть в курсе своего расписания.
5. С умом используйте свое время и с утра первым делом беритесь за большие дела.
6. Немедленно записывайте планы и встречи.
7. Попробуйте GTD и расписание да Винчи, чтобы повысить свои организаторские способности.

Как мне запланировать свой день?

Вот как эффективно распланировать свой день и извлечь из него максимальную пользу:

— Начните свой день с утреннего ритуала вместо того, чтобы спать.
— Планируйте свой день и задачи на будущее.
— Запишите все свои задачи и отсортируйте их по приоритету.
— Используйте планировщик или приложение, чтобы быть в курсе своего расписания.
— Попробуйте применить правило 52-17, чтобы повысить свою продуктивность.
— Используйте свое время с умом и с утра первым делом решайте большие задачи.
— Выделите время для отдыха в конце дня.

12 способов продуктивно структурировать свой рабочий день

Если вы устали от повседневной рутины и хотите немного встряхнуть ситуацию, у меня для вас хорошие новости: существует множество различных способов настроить себя на успех каждый день .Независимо от того, занимаетесь ли вы списком дел на бумаге или ручкой, или занимаетесь поэтапным планированием, у вас есть множество вариантов, чтобы переключить его и посмотреть, что еще работает для вас.

Вот 12 различных способов структурировать свой рабочий день и сделать его интересным.

Наиболее распространенные стратегии успеха включают структурирование дня по времени. То есть выяснить, какое время для работы наиболее продуктивно — утро, день или вечер, и придерживаться его. (TeamGantt)
Вы также можете смоделировать свой день, посмотрев на то, что делают успешные люди, и увидев, что вам лучше всего подходит для подражания. (Forbes)
Если вам нужна более подробная структура для выполнения задачи, ознакомьтесь с этим почасовым планом для идеального рабочего дня. (кварцевый)
Хотите более продуктивное утро? Откажитесь от электронных писем и сначала займитесь чем-нибудь интересным для себя. (AllBusiness)
Еще один способ мотивировать себя на выполнение работы — это визуализировать свои задачи вместо того, чтобы писать (или печатать) их. (Zapier)
Идеальный распорядок дня не прекращается только в часы работы в офисе — он связан с питанием, упражнениями и достаточным количеством отдыха. (The Huffington Post)
Вы также можете взглянуть на то, как живут богатые, хотя Рамзи в Blog Tyrant объясняет, почему это не лучшая цель, к которой нужно стремиться. (Blog Tyrant)
Вы тот, кому нужна творческая энергия для выполнения работы? Вот как составить график задач для достижения максимальной творческой эффективности. (Fast Company)
Если выполнение вашей должности, наряду с продуктивностью, — это то, что вам нужно, попробуйте уловки, такие как ежедневная единственная цель, чтобы стимулировать вашу мотивацию. (Выберите мозг)
И не пытайтесь переключить все сразу — вам лучше внести простые изменения. (Союз фрилансеров)
Вы фрилансер, который сам устанавливает свое время? Ознакомьтесь с расписаниями других фрилансеров, чтобы понять, как вы можете проводить свое время. (Site Point)
Не готовы полностью отказаться от своей обычной рутины? Без проблем. Вместо этого вы можете начать с малого, организовав свой список дел по-другому, чтобы увидеть, что лучше всего подходит для вас. (The Daily Muse)

Как организовать свой день, чтобы подготовиться к успеху

Если вы постоянно измотаны на работе, в конце рабочего дня проводите сверхдолгие часы и мало что показываете. день, велики шансы, что вы неправильно распоряжаетесь своим временем.Но хорошая новость заключается в том, что легко (достаточно) реорганизовать свой график и вернуться на успешный путь, статистика!

«К нам приходит много всего: почта и [все виды] бумаги в целом — электронные письма, текстовые сообщения, телефонные звонки, звонки начальников за помощью, сроки, проекты — это не прекращается», — отмечает Феличе Коэн. Организатор и автор 90 уроков для большой жизни на 90 квадратных футов (или более) . Неудивительно, что многие из нас так отстают и испытывают такое раздражение. Но так не должно оставаться.

Ответ — не делать большего. «Не все могут выполнять несколько задач одновременно, и большинству из нас, вероятно, не следует», — говорит Коэн. Скорее, ответ — делать то, что вы делаете, умнее. А вот как.

Связано: 5 привычек, способствующих развитию творческих способностей для людей, которые не переносят рутины

1. Держите на столе только четыре предмета

Уберите беспорядок — безделушки, лишние бумаги, стикеры и степлеры, а также скотч и кружку с 50 ручками — и оставьте место только для вашего компьютера, почтового ящика — старого школьного лотка для бумаг, если это вам нравится — телефона и списка дел.«Это ваше рабочее место, и для работы вам нужно место», — говорит Коэн.

2. Ведите цифровой список дел

Говоря об этом списке дел: подумайте о том, чтобы пропустить бумажную версию и вместо этого сохранить цифровой список. Почему? «Цифровой список позволяет выполнять поиск, что является мощным преимуществом перед бумажным», — объясняет Фрэнк Бак, автор книги Get Organized! Тайм-менеджмент для руководителей школ . Например, Бак говорит: «Допустим, Джим неожиданно входит в дверь. Вы можете выполнить поиск по запросу «Джим» в своем списке и посмотреть, как в нем выделены только те вещи, о которых вам нужно поговорить с ним.Или, когда у вас будет свободное время, вы можете выполнить поиск по запросу «позвонить», и вы увидите список телефонных звонков, которые вы могли бы сделать в это время, так что вы не теряете время зря ».

3. Отводите 15 минут в конце каждого дня

Нет, эти последние 15 минут не предназначены для глубоких вдохов перед уходом. Они должны настроить себя на успех завтра. «За пятнадцать минут до того, как вы уйдете на день, сложите вещи: подайте документы, верните предметы в другие офисы, принесите вторсырье или мусор туда, где они должны быть, перепишите свой список дел», — говорит Коэн.«На следующее утро вы придете на работу с аккуратным рабочим местом и указанием направления на день».

Связано: 7 моментов потраченного впустую времени в вашем дне и как их заполнить

4. График «упорядочивания» или «подачи документов»

Но не ждите до конца дня, чтобы получить все — ваша организация, — предупреждает Коэн. (Если вы это сделаете, вам может потребоваться более 15 минут, чтобы встать на путь завтрашнего дня.) В течение дня «даже 10 минут могут иметь значение», — говорит Коэн.«Когда вы планируете обед и встречи, вы идете, верно? Так что добавьте к своему дню [время организации]. Вы даже можете отвечать на телефонные звонки, пока делаете это — просто включите громкую связь ».

5. Распределите повторяющиеся задачи на автопилоте

«У каждой работы есть проекты, которые повторяются каждый год в одно и то же время», — отмечает Бак. «И на каждой работе есть небольшие задачи, которые нужно выполнять еженедельно и ежемесячно. Не изобретайте велосипед каждый раз, когда беретесь за один из повторяющихся проектов ».

Здесь инструменты автоматизации могут стать вашим лучшим другом: заранее написанные письма с благодарностью клиентам, которые вы можете скопировать и вставить — или добавить на них короткую клавишу, — сэкономят вам драгоценное время набора текста.Если ваша работа удерживает вас в социальных сетях, вы можете использовать инструменты, которые помогут вам публиковать сообщения. Просто найдите инструменты, которые помогут вам больше всего, и используйте их как можно скорее.

Эта статья изначально была опубликована на Glassdoor и перепечатывается с разрешения.

Как вывести рабочий день из хаоса в организованный

Когда я впервые стал заниматься индивидуальной трудовой деятельностью, мои дни были напряженными. Первые несколько месяцев я работал 7 дней в неделю и был благодарен, потому что думал, что мой бизнес растет.Оказывается, я просто крутил колеса.

Работать каждый день недели и не чувствовать себя достаточно уверенно, чтобы брать отпуск, не является приемлемым. Я полагал, что у меня будет вдвое больше времени для работы над своим бизнесом, как только я уйду с работы с 9 до 5, но это было не так, и все сводилось к управлению расписанием.

Если ваши рабочие дни хаотичны и вы чувствуете, что никогда не делаете достаточно в конце дня, вы не одиноки. Вот несколько шагов, которые вы можете попробовать превратить свой рабочий день из хаоса в организованный и упорядоченный.

Шаг 1: Установите конкретное рабочее время

Самозанятость означает, что вы можете работать буквально, когда захотите, но, исходя из опыта, я считаю, что лучше устанавливать определенные часы работы. Если вы этого не сделаете, вы рискуете откладывать дела на потом, пропустить сроки или легко отвлечься и отстать.

Важно установить свое рабочее время, потому что вы также хотите знать, сколько вы реально можете сделать за рабочий день. Я использую блочное расписание и список дел, чтобы организовать свои задачи на день.Это помогает мне полностью понять, как будет выглядеть мой день и над чем я буду работать.

Когда я подхожу к концу установленного рабочего времени, я понимаю, что пора расслабиться и начать заканчивать. Это помогает мне перейти в другие области моей жизни, не чувствуя стресса или «вины» за то, что я отказался от своего бизнеса.

Шаг 2: Начни ночь до

Успешные люди начинают планировать свои дни накануне вечером. Принятие твердого ночного распорядка поможет вам чувствовать себя более организованным и менее перегруженным на следующий день.

Решите, когда вы хотите начать свой ночной распорядок и что он будет включать. Может быть, вы захотите заполнить или обновить свой календарь на следующий день, упаковать обед, подобрать одежду или привести в порядок свое рабочее место.

Вы можете даже попытаться лечь спать пораньше, чтобы на следующий день почувствовать себя более энергичным и иметь больше времени для продуктивной работы.

Шаг 3. Используйте все инструменты календаря

Ведение календаря в хорошем состоянии станет ключом к организации ваших напряженных рабочих дней.Некоторые люди тратят кучу времени и энергии, пытаясь понять, что происходит, и оценить свою доступность, когда они смогут просто использовать свои инструменты календаря в полной мере.

Вы можете подключить инструмент календаря к своему телефону, если хотите оставаться в курсе, но вы также можете упростить планирование для себя, автоматизируя повторяющиеся задачи, предоставляя общий доступ к календарю своей команде, быстро добавляя записи, пока задача свежая в вашей ум, установка напоминаний о регистрации и даже планирование перерывов.

Не забудьте освежить себя всеми инструментами и преимуществами, которые предлагает ваш календарь, чтобы вы могли эффективно их использовать. Например, ваша программа-календарь может позволить вам интегрировать ее с системой управления проектами, которую вы используете.

Используя лучшие функции вашего календаря, вы можете начать рационализировать свой день и направить свое время и энергию на другие важные задачи.

Вы также сможете быстрее определить основные проблемы в своем расписании.Например, взглянув на свой полный календарь, вы можете понять, что несколько раз занимали больше места. Двойные бронирования, встречи подряд и длинные нескончаемые списки дел могут привести к хаотичному рабочему дню, когда кажется, что вы просто не можете перевести дух.

Когда у вас такой беспорядочный рабочий день, легко забыть о чем-то, что может привести к еще большим проблемам.

Шаг 4. Избавьтесь от беспорядка

Выполнив шаги 1–3, убедитесь, что убрали физический и цифровой беспорядок, чтобы лучше организовать свой рабочий день.

Если у вас беспорядок на рабочем месте, где ежедневно скапливается бумага, ситуация не улучшится, пока вы не примете меры и не примете меры, чтобы это не повторилось.

Вы также можете перестать откладывать важные дела, которые вам нужно сделать. Одна вещь, которую я люблю делать, — это брать огромный список дел, которые помогут продвинуть мой бизнес вперед, и расставлять приоритеты. Я перемещаю самый важный / срочный пункт в начало своего списка и стараюсь выбивать хотя бы 1-2 дела в день.Это в дополнение к другим обычным рабочим задачам, которые я выполняю.

С помощью этого метода вы начнете набирать обороты и не будете чувствовать, что просто крутите колеса, не двигаясь вперед.

Когда дело доходит до цифрового беспорядка, убедитесь, что цифровые файлы надежно упорядочены и хранятся, и старайтесь изо всех сил каждый день добираться до нулевого почтового ящика. Выделите время в своем ежедневном расписании, чтобы быть в курсе сообщений электронной почты и эффективно их сортировать.

Шаг 5: График простоя

Может возникнуть соблазн заполнить ваш календарь до краев, но это не самый разумный поступок.Ни для кого не секрет, что жизнь неожиданна и что-то всплывает часто. Я едва ли проживаю рабочий день без незапланированных задач или ответственности.

Можно с уверенностью сказать, что вы можете ожидать, что это произойдет, так что приготовьтесь к этому. Это не означает, что вам нужно блокировать все 2-часовое окно. Однако вы можете запланировать несколько дополнительных минут каждый день на время простоя или даже несколько 30-минутных периодов времени.

Выполнив шаг 1 и установив конкретные часы работы, вы узнаете, сколько времени простоя вы можете запланировать в определенный день.

Если вы обнаружите, что вам не нужно было простоя для дозаправки или работы над дополнительной задачей, вы всегда можете заполнить этот промежуток чем-то продуктивным, будь то чтение отраслевой статьи, просмотр короткого эпизода подкаста, сортировка электронной почты, запуск быстрое поручение или установление нового профессионального контакта.

Ваши рабочие дни, вероятно, никогда не будут неизменно безупречными. Но помните, что вы не стремитесь к совершенству. Конечная цель — избежать тенденции к постоянному чувству подавленности, стресса и неорганизованности.Эти 5 шагов могут помочь вам в этом и вернуться на правильный путь.

Вы когда-нибудь чувствовали, что ваши дни утомительны и хаотичны? Что вы сделали для реорганизации?

14 вещей, которые вы должны делать в начале каждого рабочего дня

Галерея: 14 вещей, которые вы должны делать в начале каждого рабочего дня

15 изображений

Первые несколько часов рабочего дня могут существенно повлиять на ваш уровень продуктивности в течение следующих восьми часов, поэтому важно, чтобы у вас был утренний распорядок, который настраивает вас на успех.

«Хорошее начало дня, когда у вас есть больший контроль, критически важно для достижения лучших результатов и, в конечном итоге, большего карьерного успеха», — говорит Линн Тейлор, национальный эксперт по рабочим местам и автор книги Tame Your Terrible Office Tyrant. «То, как вы начинаете свое утро, часто задает тон и ваше настроение на весь день. Это также может сбить с толку или направить ваше внимание. Если вы по-прежнему придерживаетесь добрых привычек на работе, вы не станете жертвой, когда будете чувствовать себя непродуктивным и отвлеченным в конце дня или недели.”

Фотографии: 14 вещей, которые нужно делать в начале каждого рабочего дня

С помощью профессиональных экспертов Тейлора, Дэвида Шиндлера, Майкла Керра, Аниты Аттридж, Александры Левит и Майкла «Dr. Вуди »Вудворд, я составил список из 14 вещей, которые все работники должны делать каждое утро, приходя на работу.

Придите вовремя. Это может быть очевидно для большинства людей, но некоторые не понимают, что опоздание может не только оставить плохое впечатление, но и испортить весь день.«Приходить вовремя или немного раньше», — говорит Тейлор.

Сделайте глубокий вдох. «Буквально», — говорит Майкл Керр, спикер по международному бизнесу, автор и президент книги «Юмор на работе». «И сделай что-нибудь, чтобы сосредоточиться на настоящем». Многие люди приходят на работу в изнеможении, потому что они не оставляют дома достаточно времени, чтобы заниматься «домашними делами», — говорит он, — «а затем они с трудом переживают еще одну ужасно напряженную поездку на работу, а затем погружаются в безумие.«Замедление, пауза и создание рутины вокруг себя могут творить чудеса», — добавляет он.

Возьмите пять. После глубокого вдоха дайте себе пять минут, чтобы освоиться, — говорит Майкл. Вуди »Вудворд, доктор философии, организационный психолог и автор книги The YOU Plan. «Это хороший способ задать тон дня. Не позволяйте безумным коллегам, потерявшимся в собственном замешательстве, торопиться с вами ». — Нет ничего необычного в том, чтобы просыпаться от большого количества писем, просто кричащих о вашем внимании, — добавляет он.«Задача состоит в том, чтобы уделить себе минутку, прежде чем с головой окунуться в свой день».

S пирог каждый день с чистого листа . Возможно, вам придется присутствовать на проектах или обсуждениях, перенесенных со вчерашнего дня, но старайтесь относиться к каждому дню как к свежему, — говорит Дэвид Шиндлер, специалист по трудоустройству и автор книги Learning to Leap . «Забудьте о вчерашнем дерьме, узнайте, что происходит в начале дня, будьте организованы и готовы или сразу же приступайте к делу, если это необходимо», — говорит он.

Не будь капризным. Вам нужно обращать внимание на свое настроение и осознавать его влияние на других. «Первым и последним делом дня является момент, когда эмоциональный интеллект может иметь наибольшее влияние», — говорит Шиндлер. Так что, если вы не «жаворонок», постарайтесь расслабиться и проявить позитивный настрой, когда придете в офис. Если нужно, выпейте вторую или третью чашку кофе.

Керр соглашается. «Ваш первый час на работе может установить ваш« барометр отношения »на весь оставшийся день, поэтому с чисто эмоциональной точки зрения я считаю, что это важная часть дня», — говорит он.«Одна утренняя сварливость может заразить всю команду и поставить всех не на ту ногу».

Организуйте свой день. Первый час рабочего дня — лучшее время, чтобы оценить приоритеты и сосредоточиться на том, что вам абсолютно необходимо выполнить, — говорит Керр. «Слишком много людей отвлекаются утром первым делом на неважные занятия, такие как ныряние прямо в болото электронной почты, когда может возникнуть целый ряд более важных вопросов, которые необходимо решить». Составьте список дел или обновите тот, который вы сделали накануне, и постарайтесь его придерживаться.Однако, если у вашего босса острая необходимость, можно изменить свои приоритеты в разумных пределах, добавляет Тейлор.

Анита Аттридж, карьерный и исполнительный коуч в Five O’Clock Club, организации, занимающейся карьерным коучем, говорит, что когда вы составляете свой утренний список дел, определяйте, что нужно сделать сегодня, а что можно сделать завтра, и соответственно расставляйте приоритеты. «Также определите свое пиковое рабочее время и соответствующим образом спланируйте свой график», — говорит она. «Используйте свое пиковое время каждое утро для выполнения самых важных дел.”

Присутствовать. Даже если вы не жаворонок, вам нужно бодрствовать, когда вы придете в офис. Особенно, если вы занимаетесь руководящей позицией, очень важно присутствовать, мысленно и физически, и общаться. «Одна из самых больших неприятностей в офисе, которую я слышу от сотрудников, — это то, как их непосредственный руководитель просто дует на них утром без единой улыбки», — говорит Керр. «Очень важно уделять время на общение с членами вашей команды, и выполнение, казалось бы, мелких вещей — зрительный контакт, улыбка, вопрос о том, как прошел их вечер, и проверка того, в чем им может понадобиться помощь, — поможет вам как руководителю. следить за пульсом команды и помогает задать тон всем сотрудникам.”

Посоветуйтесь со своими коллегами. «Быстрое общение в команде от 5 до 10 минут также может быть эффективным способом для многих людей начать свой день», — говорит Керр. «Сделайте это короткое совещание без стульев, пусть каждый поделится своей главной целью на день и поделится любой важной информацией, которая абсолютно необходима остальной части команды», — говорит он. «Общение помогает людям сосредоточиться и, что более важно, объединяет всех с командой. А если публично рассказать о своих целях на день, шансы на их достижение существенно возрастут.”

Убедитесь, что ваше рабочее пространство организовано . «Убрать со стола и создать аккуратное рабочее место, задаст тон на весь день», — говорит Александра Левит, автор книги «Слепые пятна: 10 бизнес-мифов, в которые вы не можете поверить на своем новом пути к успеху» .

Это также может помочь избежать путаницы. «Хотя в большинстве случаев общение осуществляется посредством электронной почты и текстовых сообщений, если ваш начальник или коллега остановился, разыскивая вас, и оставил записку о встрече в последнюю минуту, которая состоится через десять минут, и она будет лежать на куче писем или бумаг. , вы уже за восьмеркой », — говорит Тейлор.«Кроме того, многим трудно ясно мыслить, легко забыть важные напоминания и просто испытывать стресс, если вы чувствуете, что сражаетесь в битве, а торнадо почты или бумаги побеждает». В идеале вы должны очистить все, что можно, накануне вечером, чтобы вы могли начать все сначала, прежде чем даже включите свой компьютер утром. Но если нет, убедитесь, что уборка на столе важнее таких вещей, как проверка электронной почты и общение с коллегами по утрам.

Не отвлекайтесь на почту. Это сложно для большинства людей, но эксперты сходятся во мнении, что не стоит проверять электронную почту первым делом с утра. В этом случае читайте и отвечайте только на срочные сообщения. «Приоритетно просканируйте свой почтовый ящик, — говорит Тейлор. — Не все электронные письма были созданы одинаково. Оттачивайте свою способность быстро отсеивать зерна от плевел и решать вопросы, на которые нужно ответить в срочном порядке».

Аттридж соглашается. «Немедленно отвечайте только на срочные сообщения, чтобы контролировать свои утренние дела.«В течение дня будет время ответить на менее срочные электронные письма.

Почему вы должны отложить проверку электронной почты? «Для очень многих людей электронная почта и Интернет могут стать огромной тратой времени и отвлекать внимание, особенно по утрам», — говорит Керр. «Как только вы начинаете проверять электронную почту, от просмотра забавного видео, которое кто-то вам переслал, остается всего один клик, который затем втягивает вас в пропасть: проверка результатов спортивных состязаний в Интернете, заголовков новостей, акций и т. Д., И до вас. знайте, вы наблюдаете, как кошка играет на барабанах в течение двадцати минут, и, как плохо спланированная церемония вручения Оскара, весь ваш график уже сброшен еще до того, как вы даже начали свой день.”

Слушайте свою голосовую почту. Большинство людей прыгают за компьютером и игнорируют свой телефон. «Хотя офисная голосовая почта действительно устаревает, поскольку люди все больше полагаются на личные сотовые телефоны, Blackberry и электронную почту, некоторые люди оставляют голосовые сообщения, и если вы их проигнорируете, вы можете пропустить что-то важное», — говорит Левит.

Делайте важные звонки и отправляйте срочные электронные письма. Если вы знаете, что вам нужно связаться с кем-то в этот день, позвоните или отправьте электронное письмо с утра.Если вы подождете до полудня, есть больше шансов, что вы не услышите ответ, прежде чем выйдете из офиса. «Нет ничего более разочаровывающего, чем пытаться что-то завершить и не иметь доступа или ответов от людей, которые вам нужны, потому что ваши дневные часы были потеряны на другие вопросы», — говорит Тейлор. «Если у вас есть вопросы и отправлены электронные письма в ранние часы пик, к концу дня у вас будет то, что вам нужно».

Воспользуйтесь своей ясной головой. «Многие люди чувствуют, что их мозг лучше всего работает по утрам, и именно в это утро они наиболее креативны и продуктивны», — говорит Керр.«Подумайте, насколько эффективно вы используете свои умственные способности, и планируйте« высокоинтенсивные »занятия по утрам».

Запланируйте перерыв в середине утра. «Это время, чтобы оценить, где вы, и найти время, чтобы восстановить силы, чтобы вы могли сохранить свой импульс», — говорит Аттридж.

Если вы застряли в рутине, которая не включает в себя эти обязательные действия, возможно, стоит пересмотреть свои привычки и внести некоторые изменения для улучшения карьерного роста, — говорит Тейлор.

«Привычки создаются из регулярных сигналов, которые побуждают к распорядку, а затем в конечном итоге становятся нашими привычками», — добавляет Керр.Утро — идеальное время для выработки важных привычек, которые со временем станут рутиной и помогут вам быть более сосредоточенными и продуктивными.

«Я знаю, что мои утренние распорядки критически важны. Они помогают мне сосредоточиться и набрать обороты », — говорит он. «Я очень верю в то, что ты думаешь о начале дня накануне вечером».

Посетите мой блог на следующей неделе, чтобы получить список того, что все работники должны делать в конце каждого рабочего дня.

Фотографии: 14 вещей, которые нужно делать в начале каждого рабочего дня

См. Также:

14 вещей, которые вы должны делать в конце каждого рабочего дня

–

Следуйте за мной в Forbes, Twitter и Google+.

Как организовать свой рабочий день для оптимальной работы | Ники Каллен | Mission.org

В век цифровых технологий стресс, подавленность и беспорядок в сознании достигли невероятных высот: 70% сотрудников в США — и 96% руководителей высшего звена — заявили, что чувствуют себя выжатыми. Как это ни парадоксально, давление, которое большинство оказывает на себя, заставляя постоянно работать на высоких уровнях, создает еще больший хаос в и без того хаотичном мире, который проникает в повседневную жизнь, если с ними не справиться должным образом.

Реализуя несколько проверенных стратегий, чтобы лучше организовать свой рабочий день — вы увидите, что ваша продуктивность, креативность и эффективность резко возрастут, — избавьтесь от любого связанного с этим стресса из-за чрезмерно возбужденного разума, улучшив ясность ума и чувство удовлетворения.

Найдите 5–10 минут в конце рабочего дня, чтобы написать в дневнике и оценить день. В наших головах происходит столько всего, что практически невозможно обрабатывать и собирать мысли без какой-либо формы выхода.В конце рабочего дня большинство людей хотят бежать в горы — и тем самым приносить домой свою работу и связанные с ней стрессы. Исследование, проведенное психологами Калифорнийского университета в Лос-Анджелесе, показало, что вербализация своих чувств — независимо от того, разговариваете ли вы с кем-то или записываете их — поможет снизить интенсивность любых связанных с ними негативных эмоций. Поэтому вместо того, чтобы приносить с собой гнев или стресс, оставьте их в своем блокноте.

Вдобавок к этому, записывая конкретные проблемы, с которыми вы сталкиваетесь, ваше подсознание будет работать над придумыванием корректирующих решений, пока вы спите ночью, чтобы вы могли проснуться свежим и мотивированным, чтобы заняться днем.

Теперь, когда вы избавились от гнева и разочарования, вы можете планировать день вперед, чтобы повысить вероятность благополучного исхода. Возьмите еще один блокнот и запишите свои задачи на завтра в порядке важности и покиньте офис, зная, что ваше подсознание позаботится обо всем остальном и обеспечит, чтобы вы были впереди себя, когда завтра придете на работу. Всегда будут возникать проблемы и отвлекающие факторы, поэтому будьте реалистичны в своих целях — и если вы не справитесь — не ругайте себя.Просто не забудьте поставить его на первое место в завтрашнем списке.

Загроможденное рабочее место = загроможденный разум. Если на вашем столе беспорядок, как вы можете рассчитывать, что ваш рабочий день будет протекать без нежелательных отвлекающих факторов? Организуйте свой рабочий стол так же, как вы хотели бы организовать свой разум: свободный от беспорядка и отвлекающих факторов.

То же самое и для вашего рабочего стола. Избегайте беспорядка на рабочем столе, чтобы вам было проще выполнять свои задачи, включая электронную почту.

Применяя эти простые советы, чтобы лучше организовать свой рабочий день, вы получите ряд преимуществ, которые помогут вам оставить работу на работе и выйти вовремя. Если задачи не имеют первостепенной важности, не берите с собой работу домой. Время расслабиться, повеселиться и заняться любимым делом так же важно, как и время, необходимое для оплаты счетов.Скорее всего, вы столкнетесь с сопротивлением с самого начала, но если вы будете придерживаться этого правила, со временем вы увидите, что ваша продуктивность и качество работы вырастут, а также качество вашей жизни. Беспроигрышный вариант для всех.

10 простых советов по продуктивности для организации вашей рабочей жизни

Если вы чувствуете, что у вас недостаточно времени, чтобы делать все, что вы хотите, возможно, пришло время проверить свои навыки управления временем.

Никто не рожден для того, чтобы хорошо управлять своим временем, так что ничего страшного, если вы думаете, что у вас это плохо получается.Но каждый может научиться повышать свою продуктивность и добиваться большего!

Вот 50 способов повысить продуктивность и увеличить продолжительность рабочего дня.

1. Установите таймер

Оцените время, необходимое вам для решения различных задач, и установите таймер для каждой из ваших задач. Как вы это сделаете, зависит от вас, так как есть много разных способов. Есть техника Помидора, когда вы сосредотачиваетесь на задаче в течение 25 минут, а затем делаете пятиминутный перерыв.

Если у вас есть задача, которая займет гораздо больше времени, вы можете рассмотреть одно из многих приложений на основе таймера.На ум приходит Clockify. Его используют как фрилансеры, так и предприниматели, однако это хороший способ установить себе таймер. Он предоставляет отчеты, и вы также можете служить своего рода менеджером проекта. Лучше всего то, что это бесплатно.

2. Устранение всех отвлекающих факторов

Отвлекающие факторы включают телефон, уведомления по электронной почте и открытие нескольких веб-браузеров на рабочем столе. Так же, как важно быть организованным в автономном режиме, важно также организовать работу в Интернете. Это бесплатное руководство «Прекратите отвлекающие факторы и найдите свое внимание» — хороший инструмент, который может вам помочь.Из этого руководства вы узнаете, как избавиться от отвлекающих факторов и повысить продуктивность. Возьмите бесплатный путеводитель здесь.

Вы также можете узнать больше о том, как избавиться от всех отвлекающих факторов в этом руководстве: Как сосредоточить внимание и максимизировать свою продуктивность (Полное руководство)

3. Слушайте музыку, которая повышает производительность

Следует избегать отвлекающих факторов, но иногда немного музыки в фоновом режиме поможет вам сосредоточиться.

Конечно, это не обязательно должна быть тяжелая рок-музыка, но немного Бетховена может вам помочь.

Вот полное руководство, которое поможет вам выбрать правильную музыку для повышения производительности: Как максимизировать вашу продуктивность с помощью музыки: полное руководство

4. Найдите смысл в том, что вы делаете (и любите то, что вы делаете)

Наслаждайтесь тем, что вы делаете do — лучший способ повысить вашу продуктивность.

Если вы еще не уверены, что вам нравится делать, не волнуйтесь. У Лео Бабауты есть несколько уникальных способов помочь вам: Как найти свою страсть

5. Заблаговременно расставьте приоритеты для своих задач.

Перечислив задачи в порядке важности, вы можете быть уверены, что завершите все свои самые важные задачи в течение дня.

Изучите уникальную технику, позволяющую расставить приоритеты за 10 минут и работать в 10 раз быстрее.

6. Объедините похожие задачи в один пакет.

Такие задачи, как написание блога, телефонные звонки, электронная почта и поручения, можно сгруппировать в один пакет. Вы сэкономите время, выполняя похожие задачи за одно занятие. Один из способов помочь вам в организации всего этого — приложение Todoist.Это простой и легкий способ распланировать свой день, установить напоминания и сгруппировать все самые важные задачи в удобном месте.

7. Выполняйте самые страшные задачи в первую очередь с утра.

Какое бы занятие вы ни боялись больше всего, вам, вероятно, нужно выполнить в первую очередь утром.

Многие люди склонны проверять электронную почту по утрам, потому что после проверки списка писем они чувствуют себя удовлетворенными. Но это всего лишь иллюзия того, что мы достигли большего.

Выполнение простых задач, таких как проверка электронной почты в первую очередь утром, вредно для вас. Вместо этого выполняйте сложные задачи, потому что утром у вас будет больше энергии для их выполнения!

8. Вознаграждайте себя за выполнение большого задания

Чтобы сохранять мотивацию в том, что вы делаете, время от времени вознаграждайте себя.

Следите за своими маленькими победами и вехами и празднуйте их. Так что всякий раз, когда вы боретесь за свой прогресс, вы видите, как далеко вы продвинулись!

Узнайте больше об этом двухэтапном подходе к самомотивации: отслеживайте небольшие победы и вознаграждайте себя.

9. Не используйте многозадачность

Исследования показали, что многозадачность непродуктивна. Если вы думаете, что можете выполнять несколько задач одновременно, подумайте еще раз.

Для оптимальной производительности сосредотачивайтесь на чем-то одном.

10. Отойдите от компьютера

Интернет стал одним из отвлекающих факторов номер один. Чтобы повысить свою продуктивность, старайтесь как можно больше работать в автономном режиме.

Я часто это делаю, когда пытаюсь придумывать новые идеи и считаю очень полезным просто отключиться от сети.

11. Используйте Focus Tools

Используйте приложения и технологии, которые помогут вам избавиться от отвлекающих факторов.

Вот 18 лучших приложений и инструментов для управления временем, которые помогут вам сосредоточиться. Таким образом, вы не будете отвлекаться на Интернет, электронную почту или мгновенные сообщения.

12. Просто начните

Часто запуск — самая сложная часть. Люди склонны ждать идеального момента, чтобы начать работу в идеальном состоянии. Но идеального состояния не бывает.

Как только вы начнете, вы быстро войдете в ритм, который может длиться часами.

13. Определите свое продуктивное время

У каждого есть определенное время дня, в которое он более продуктивен, чем другие. Для меня это утро.

Узнайте, когда у вас самое лучшее время для продуктивности, и соответствующим образом оптимизируйте свой рабочий график.

14. Всегда держите под рукой блокнот и ручку

Таким образом, вы можете записывать свои мысли, задачи и идеи в любое время. Главное — выбросить все из головы на бумагу. Ваше подсознание не будет напоминать вам об этом каждую секунду.Еще одно соображение — приобрести приложение Evernote. Это не только экономит ваши чернила и бумагу, Evernote — это удобное место, где вы можете записывать заметки и мысли, а затем делиться ими с командой. В определенных обстоятельствах это может оказаться полезным, если вы относитесь к тому типу людей, у которых есть много идей, которыми вы хотите поделиться.

15. Напишите блог, чтобы вести хронику своего личного развития и достижений.

Блог держит вас подотчетным и постоянно работает над самосовершенствованием и личностным ростом.

Когда вы записываете все свои небольшие достижения, у вас появляется больше мотивации двигаться вперед.

И знаете что, именно так я и начал Лайфхак! В запуске Lifehack мне также помог WordPress, который позволяет людям создавать веб-сайты бесплатно. WordPress упростил процесс создания сайта до такой степени, что практически любой может создать сайт сейчас.

16. Записывайте список дел на каждый день

Мне нравится планировать свой день накануне вечером.Таким образом, я могу приступить к своим самым важным делам, как только проснусь. Full Life Planner — отличный инструмент, который поможет вам организовать свои дни и выполнить важные дела. Ознакомьтесь с планировщиком здесь и начните легко планировать свой день вперед!

Убедитесь, что вы не совершаете ни одной из этих распространенных ошибок при составлении списка дел!

17. Записывайте самые важные задачи и дела в календаре.

Ключ к правильному управлению временем — это знать, где быть и чем заниматься в любой момент времени.Эффективное управление календарем идет рука об руку с хорошим управлением списком задач.

Узнайте здесь Как использовать календарь для создания времени и пространства .

18. Постоянно размышляйте о своей продуктивности

В течение дня постоянно спрашивайте себя:

«Я использую свое время наилучшим образом в настоящее время?»

Этот простой вопрос может значительно повысить вашу продуктивность.

19. Вставайте раньше всех пораньше

Я знаю, что некоторым может быть трудно проснуться рано утром, но ничто не сравнится с тихим домом!

Вот как начать свой день в 5:00 утра и несколько простых вещей, которые делают рано встающие, чтобы облегчить раннее пробуждение.

20. Высыпайтесь много

Когда вы работаете в сети, сон может стать давно утерянным воспоминанием. Однако важно много спать, чтобы ваше рабочее время было максимально продуктивным.

Попробуйте этот ночной распорядок, который я настоятельно рекомендую для продуктивности: The Ultimate Night Routine Guide: Sleep Better and Wake Up Productive

21. Exercise

Исследования показали, что полуденные упражнения повышают продуктивность и моральный дух на рабочем месте.

Совершите короткую прогулку во время обеда или сделайте простую растяжку во время перерыва, чтобы максимизировать свою продуктивность.

Вот несколько рекомендаций по упражнениям:

22. Аутсорсинг как можно больше

Если вы хотите достичь большего за меньшее время, научитесь делегировать или передавать работу на аутсорсинг. Вот лишь несколько компаний, которые помогут вам передать ваши повседневные задачи на аутсорсинг:

Кроме того, прочтите это руководство, чтобы узнать, как эффективно делегировать полномочия: Как делегировать работу (Полное руководство для успешных лидеров)

23.Ставьте несколько захватывающих целей

Без достойных целей у вас никогда не будет мотивации добиваться результатов.

Ставьте перед собой сложные и достижимые цели. Лучшая структура для постановки целей — это УМНАЯ цель. Тем не менее, есть и другие инструменты, которые также могут вам помочь. Например, Руководство для мечтателей по достижению цели — отличное руководство, которое поможет вам эффективно ставить цели и достигать их. Возьмите бесплатное руководство и узнайте, как достичь своих целей в этом году!

24. Расскажите другим о своих целях

Когда вы расскажете другим о своих целях, вы сразу же понесете ответственность.

25. Слушайте подкасты

Слушайте образовательные подкасты или аудиокниги, пока вы едете на работу, убираетесь в доме, занимаетесь спортом или готовите ужин.

Аудиообучение может добавить часы к вашему дню. Не говоря уже о том, что ваш череп обязательно поблагодарит вас за это.

Несколько рекомендаций для вас: 11 подкастов, которые вдохновят вас

26. Прочтите бестселлер Дэвида Аллена

Getting Things Done
Это одна из самых важных книг по продуктивности, которые вы когда-либо читали.Прочтите его, применяйте советы в своей повседневной жизни и добивайтесь большего.
Вот и другие замечательные книги о производительности: 35 книг о производительности и организационных навыках для эффективной жизни
27. Научитесь ускорять чтение
Когда вы научитесь читать быстрее, вы будете читать и узнавать больше! Ознакомьтесь с этими 10 способами увеличить скорость чтения.
Вы также можете использовать приложение OutRead, чтобы ускорить чтение!
28. Учитесь пропускать при чтении
Когда вы читаете книгу, просто прочтите те части, которые вам нужны, и пропустите остальные.Но читать нужно с определенной целью.
Узнайте, как заставить его работать здесь: Как читать в 10 раз быстрее и удерживать больше
29. Сосредоточьтесь на деятельности, ориентированной на результат
Закон Парето (также известный как правило 80 20) гласит, что 80% результатов являются результатом 20% входов. Это означает, что 20% наших действий приводят к 80% результатов.
Мы должны найти те 20%, которые создают 80% наших желаемых результатов, и сосредоточиться исключительно на этих действиях.
30. Сделайте перерыв
Вы не всегда можете работать с оптимальной производительностью.Вместо этого вам следует стремиться к работе короткими очередями в наиболее продуктивное время.
31. Начните график полифазного сна
Что такое полифазный сон?
Полифазный сон — это спецификация режима сна, предназначенная для сокращения времени сна до 2-5 часов в день. Это достигается за счет того, что сон состоит из коротких (около 20-45 минут) дремоты в течение дня. Это позволяет проводить больше часов бодрствования при относительно высокой бдительности.
Хотя вы можете узнать об этом подробнее здесь, вам также рекомендуется немного вздремнуть в течение дня, чтобы зарядиться энергией.
32. Научитесь говорить «нет».
Мы не можем делать все, и поэтому мы должны научиться говорить «нет», чтобы сохранить рассудок.
Изучите тонкое искусство говорить «нет» у Лео Бабауты.
33. Сядьте на информационную диету
Большая часть мира живет за счет информационной перегрузки. Мы должны избавиться от бездумного серфинга в Интернете.
Прекратите читать три разные газеты в день и проверять свои RSS-каналы по несколько раз в день. Иначе ничего не добьешься.
Главное — ограничиться только информацией, в отношении которой вы можете немедленно принять меры. Вот несколько простых советов, которые вы можете попробовать: 10 простых приемов повышения производительности для управления перегруженной информацией
34. Организуйте свой офис
Груды бумаги вокруг вашего стола могут стать огромным препятствием для вашей продуктивности. Оптимизируйте свое время, организуя свой офис, настраивая систему и избавляясь от хлама.
Ознакомьтесь с этими 21 советом по организации вашего офиса и более эффективной работой и 20 простыми идеями по организации домашнего офиса для повышения вашей производительности.
35. Найдите наставника
Моделируя тех, кто уже добился успеха, вы сэкономите много времени и энергии.
Трудно найти хорошего наставника, поэтому вот руководство, которое поможет вам: что искать в наставнике
36. Изучите сочетания клавиш
С помощью технологий вы можете удвоить эффективность своей работы. Более того, вы изучите все сочетания клавиш при использовании технологий, например сочетания клавиш.
Используя сочетание клавиш, вы получаете 64 часа каждый год!
Не знаете, какие ярлыки для обучения? Ознакомьтесь с этими 22 хитростями, которые могут превратить любого в клавишного ниндзя.
Помимо изучения сочетаний клавиш, вы также можете создавать сочетания клавиш с помощью AutoHotKey.
37. Повысьте скорость набора текста, чтобы сэкономить время
Знаете ли вы, что можно сэкономить 21 день в году, просто печатая быстро?
Вам не обязательно проходить серьезные курсы, чтобы печатать быстрее, попробуйте эти онлайн-игры с набором текста:
38. Работайте из дома и избегайте ежедневных поездок на работу
Если ваша работа гибкая, подумайте о работе из дома. Это сэкономит вам время на дорогу, и вы почувствуете себя более энергичным в течение дня, сэкономив время на долгую поездку.
Ознакомьтесь с этими советами, которые помогут вам оставаться продуктивными, работая дома:
Как работать из дома и оставаться сверхпродуктивным
39. Избавьтесь от траты времени
Распространенные траты времени включают Instant Messenger, видеоигры , Flickr, проверка вашей статистики 10 раз в день, телевидение и посторонний интернет-серфинг.
Не полагайтесь на свою силу воли, воспользуйтесь некоторыми из этих полезных инструментов, которые помогут вам сосредоточиться: 10 онлайн-приложений для лучшей концентрации
40.Планируйте питание заранее
Распланируйте все приемы пищи на неделю вперед и соответственно составьте список покупок. Это позволяет сосредоточиться на самом необходимом — экономя время и деньги. Вы также можете сэкономить еще больше времени с помощью множества приложений. Одно приложение, которое я считаю полезным, — это Mealime. Это приложение, которое предоставляет вам широкий выбор рецептов, а также удобное место для вашего списка покупок.
Учитывая тот факт, что это приложение установлено более 4 миллионов пользователей, это говорит о том, что существует хороший выбор планов питания, которым вы можете следовать, и что приложение удобно в использовании.
41. Готовьте еду навалом
Когда вы готовите еду навалом, у вас будет много остатков. Так вам не придется готовить каждый день.
Узнайте больше о том, как приготовить массовые блюда: Готовка раз в месяц: взлом производительности или переоценка времени — отстой?
42. Защитите себя от ненужного телефонного разговора с помощью идентификатора вызывающего абонента
Минуты, которые вы тратите на ответ на ненужные телефонные звонки, тратятся впустую. Вы можете предотвратить это.
Ознакомьтесь с этим подробным руководством, как справиться с ненужными телефонными звонками: «Как избавиться от ненужных вещей, отягощающих ваш день» — звонки по мобильному телефону
43.Возьмите более короткий душ
Это может показаться глупым, но на самом деле это то, с чем я борюсь. Я провожу в душе до 30 минут. Подумайте о времени, которое я мог бы сэкономить, просто немного ускорившись.
44. Сохраните поездки в банк, взяв прямой депозит
Многие работодатели теперь предлагают прямой депозит. Если у вас есть, то обязательно воспользуйтесь им и избавьте себя от множества походов в банк.
45. Автоматическая оплата счетов
Сколько раз вы беспокоились о том, пропустили ли вы срок оплаты счетов?
Автоматическая оплата счетов сэкономит ваше время, избавит от штрафов за просрочку платежа и повышения процентных ставок.
46. Интернет-магазин
По возможности избегайте походов в магазин. Делая покупки в Интернете, вы можете больше сосредоточиться на том, что покупаете.
47. Ускорьте свой Интернет с помощью широкополосного подключения
Многие люди знают о медленной скорости Интернета, но ничего не делают с этим. Фактически, это средство экономии времени в Интернете номер один!
Если вам необходимо использовать коммутируемое соединение, вы можете использовать ускорители, такие как Propel и SlipStream, чтобы удвоить или даже утроить вашу скорость.
48. Поддерживайте скорость вашего компьютера
Если вы пользователь Windows, используйте функцию гибернации Windows, чтобы избежать замедления при выходе и перезапуске Windows.
Или, может быть, подумайте о переходе на Mac, поскольку у перехода на Mac с ПК есть множество преимуществ, о которых вы, вероятно, не знали.
49. Выключите телевизор
Средний американец смотрит телевизор более 4 часов в день. За 65 лет жизни это 9 лет, приклеенных к трубке.
Для улучшения здоровья и продуктивности выключите телевизор.Вот еще 11 причин, чтобы посоветовать вам перестать так часто смотреть телевизор.
Выключите телевизор, и вы обязательно получите от жизни больше.
50. Используйте Tivo или DVR.
Это может помочь вам сократить часовой телешоу до 40 минут. Вы можете сэкономить время, не упуская при этом веселья.
Итак, вот окончательный список приемов, которые вам следует изучить для повышения производительности. Выберите техники, которые вам подходят, и сделайте их своей повседневной привычкой. Со временем вы станете намного продуктивнее.
Дополнительные советы по тайм-менеджменту
Изображение предоставлено Pexels через pexels.