Обязательно ли выставлять счет на оплату: Как выставить счёт на оплату онлайн — сделать счет на оплату товаров и услуг 2021

Содержание

является ли счет обязательным документом

В нашей стране, так сложилось правилами делового оборота, что счет на оплату — это документ, на основании которого компания оплачивает поставщикам за материалы, товары, работы или услуги.

Часто руководители не разрешают проводить оплату без счета. В некоторых бухгалтериях, наличие оригинального счета с живыми подписями и печатью к каждому платежу — это вопрос чести. Счета подшивают в хронологическом порядке в отдельные папки или прикрепляют к исполненному платежному поручению и банковской выписке.

Пример счета на оплату

Неоплаченные счета хранятся в отдельной папке, те из них, которые завизировал руководитель с пометкой «оплатить», бухгалтер оплачивает. Примерно так, обычно происходит в организациях обращение со счетами на оплату, а нужны ли они вообще и что говорится в законодательстве?

Счет на оплату — нужен или нет

Ни один законодательный документ не обязывает поставщика выписывать счет на оплату. Не существует его унифицированной формы, нигде не регламентируется порядок его выставления. Счет не является первичным документом, но существуют моменты, когда счет обязателен для составления, это:

  • если договор отсутствует, счет после его оплаты является документом, подтверждающим заключение сделки между двумя сторонами;
  • если выставление счета прописано в договоре;
  • если это вытекает из-за особенности заключенной сделки, например, услуги связи, оплата за электричество и прочее.

Счет на оплату — это удобное напоминание клиенту, что пора заплатить. Бухгалтер, оплачивая счет, берет платежные реквизиты именно из него, а не из договора.

Форма счета

Итак, унифицированной формы счета нет, значит организация самостоятельно разрабатывает ее и закрепляет в учетной политике. Чаще всего, и это самый удобный вариант, форма счета определяется бухгалтерской программой, которой пользуется организация или предприниматель.

Счет на оплату содержит следующие реквизиты:

  • Дата составления,
  • Порядковый номер,
  • Платежные реквизиты получателя денежных средств,
  • Данные плательщика и покупателя,
  • Указывается номер и дата договора, на основании которого выставляется счет.
  • Должности и подписи уполномоченных лиц.
  • Наименование товаров, работ услуг,
  • Количество, единица измерения, цена и сумма.
  • Итоговая сумма к оплате.
  • Отдельно указывается сумма НДС или, если товар, работы, услуги не облагаются налогом, должно быть написано «Без НДС» или «НДС не облагается».

Счет на оплату можно дополнять любой необходимой информацией.

Онлайн-оплата через мессенджеры и соцсети

При работе с Robokassa не обязательно иметь собственный полноценный сайт – продавать можно там, где удобно. Все, что нужно – это понимать, как выставить счет покупателю. Рассмотрим несколько вариантов.

«Выставление счетов»

В Личном кабинете есть раздел «Выставление счетов». Это удобно, когда все товары только под заказ, нужно уточнять стоимость доставки или выставить счет на онлайн-оплату «на месте» — в оффлайн-магазине или при оплате курьеру.

Воспользоваться этой опцией проще простого. Зайдите в Личный кабинет (раздел «Выставление счетов»), введите название, стоимость, количество товаров или услуг, прочие данные по заказу – и нажмите кнопку «Выставить счет».

После этого появится ссылка на оплату счета и поле для отправки его на нужный e-mail. Ссылка разовая — ее можно скопировать и переслать покупателю, куда удобно.


Чат-боты и мессенджеры

Этот вариант для тех, кто привык к коммуникации в социальных сетях – и планирует продавать там же. У нас есть две удобных опции. Первая – уведомления. Зайдите в раздел «Мой доступ» — «Уведомления» и укажите, где вас лучше информировать — в «Телеграм», «Вконтакте» или в браузере. Останется сделать простые настройки и сохранить выбранные подписки. После этого вы будете получать уведомления об оплате заказов с данными клиента и деталями платежа там, где вам удобно.

Вторая опция для мессенджеров – выставление счетов. В данном случае можно обойтись без посещения Личного кабинета — достаточно найти чат с ботом в мессенджере, нажать в нем кнопку «Выставление счета», указать, за что берется оплата — и сделать настройки для чеков. Все, ссылка на оплату готова!


«Кнопка»

Есть и еще одна удобная функция, связанная с оплатой товара или услуги. Она пригодится, если у вас их немного, зато есть социальные сети, где можно продавать – или же простой сайт, который не поддерживает интеграцию с Robokassa.

Зайдите в раздел «Мои магазины» — «Настройки» — «Кнопка/ссылка на сайт». Вам будет предложено несколько способов для перехода к оплате: кнопка, которую можно разместить на сайте, форма для ввода суммы или просто ссылка.

Выберите подходящий вариант и скопируйте простой html код (или просто ссылку) туда, куда необходимо вам или вашему покупателю. Особенность такой ссылки в том, что они многоразовая – а еще ее можно использовать для приема оплаты сразу за несколько товаров.

Вот и все — можно продавать. А если необходима помощь –мы всегда на связи


Выставить счет на оплату онлайн бесплатно

Счёт на оплату услуг и товаров – один из самых популярных документов в бизнесе. Если вам часто приходится оформлять счета, советуем воспользоваться нашим онлайн-сервисом. Из этой мини-инструкции вы узнаете, как выписать счёт на оплату онлайн, и сделать это бесплатно и быстро.

Шаг 1. Ввод реквизитов документа

На первом шаге вам надо ввести основные реквизиты документа: внутренний номер счёта, дату создания, наименование товара или услуги и сумму по каждой позиции. Здесь же можно выбрать статус стороны сделки (один из вариантов):

  • поставщик, продавец, исполнитель;
  • клиент, покупатель, заказчик.

Наименование стороны сделки будет выводиться в виде подсказки из сведений госреестров, просто начните вводить первые буквы и выбирайте из предложенных вариантов.

При указании цены можно выбрать вариант с НДС или без него, а также нужную налоговую ставку: 20%, 10%, 0%. Если заполнение счёта происходит на основании договора, укажите его реквизиты. При желании это поле можно скрыть, для этого проставьте галочку в поле «Не выводить основание».

Шаг 2. Ввод реквизитов получателя платежа

На этом шаге надо заполнить реквизиты получателя платежа:

  • ИНН и наименование;
  • контактные данные;
  • банковские реквизиты;
  • имя должностного лица, который будет подписывать счёт (по умолчанию это сам ИП или руководитель ООО, при желании можно добавить поле для ФИО бухгалтера).

Шаг 3. Ввод реквизитов плательщика

Чтобы завершить счёт на оплату онлайн, остаётся ввести реквизиты плательщика, т.е. контрагента, который оплачивает ваши товары или услуги. Здесь достаточно указать наименование и ИНН плательщика, а также его контактные данные.

Шаг 4. Формирование счёта на оплату

На последнем шаге вы увидите, как выглядит ваш счёт. Внимательно проверьте введённые данные, если обнаружите ошибку, нажмите кнопку «Назад» и отредактируйте текст. Если всё в порядке, то выберите «Сформировать счёт».

Документ можно скачать в формате doc и отредактировать на своём компьютере. Кроме того, счёт доступен в формате pdf. Остаётся только выставить счет онлайн, т.е. направить его на email вашего контрагента. Добавим также, что сервис позволяет формировать неограниченное количество счетов в любое удобное для вас время.

Читайте также:

Согласование, хранение и учет счетов на оплату

Решение обеспечивает полный цикл работы с входящими счетами от занесения в систему до согласования и формирования архива счетов.

Занесение входящих счетов в систему

В Directum RX счет можно занести как в электронном, так и в бумажном виде. В карточке указывается полная информация о входящем счете. Благодаря этому найти счет в системе не составит труда.


Карточка входящего счета

Согласование и проведение оплаты

Занесенный счет отправляется на согласование в соответствии с порядком, принятым в организации, по заранее настроенным правилам. Сотрудникам не надо запоминать, кому и в какой последовательности отправлять счет: система все сделает сама.


Согласование счета на оплату

Согласующие получают задания, в которых можно:

  • проверить обоснованность выставления счета;
  • проверить содержание счета на соответствие поставленным целям и нормативным документам;
  • убедиться, что у организации есть средства для оплаты;
  • согласовать оплату счета или отправить задание на доработку.

После согласования оплаты счет автоматически конвертируется в формат PDF, а на подписанных счетах появляется штамп с информацией об электронной подписи.

После согласования счета ответственный сотрудник получает задание на проведение оплаты. Когда задание будет выполнено, система уведомит участников процесса об оплате. Состояние счета автоматически меняется на «Оплачен», если администратор системы задал соответствующие настройки.

Реестр входящих счетов

Все выставленные компании счета доступны в реестре. С помощью гибкой фильтрации можно просматривать счета на оплату в различных разрезах: по текущему состоянию, подразделению, контрагенту, периоду выставления счета. Это позволяет всегда быть в курсе расчетов с контрагентами.


Входящие счета

Оптимизируйте работу с входящими счетами

Directum RX повышает эффективность работы с входящими счетами на оплату:

  • сокращает трудоемкость и длительность согласования счетов;
  • снижает риск неисполнения договорных обязательств;
  • упрощает хранение счетов и их поиск в системе.

Выписка счета на оплату в программе Класс365

Создание счета на оплату

1. Выберите в главном меню вкладку «Продажи».

2. В открывшемся подменю выберите пункт «Счета на оплату».

3. Нажмите кнопку «Добавить

».

Заполнение счета на оплату

Номер счета – выставляется автоматически по порядку. При необходимости его можно изменить вручную.

Дата счета – устанавливается дата на момент создания счета. При необходимости дату счета можно изменить вручную.

Контрагент – указывается покупатель, которому выставляется счет. Это можно сделать двумя способами.

1.Нажмите на ссылку «Расширенный поиск» и в открывшейся форме при помощи функции поиск выберите контрагента.

2.Введите наименование контрагента в пустое поле и из появившегося списка выберите контрагента.

Если вам надо выставить счет покупателю, которого нет в справочнике контрагентов, нажмите «Создать нового контрагента

» в выпадающем списке.

Договор – указывается заключенный договор с покупателем. Договоры с контрагентом могут быть созданы тогда, когда есть необходимость отслеживать операции по контрагенту в разрезе договоров. Например, в том случае если контрагент поставляет вашей организации товар и оказывает транспортные услуги, и вам нужно видеть обороты и задолженность независимо по двум договорам (отдельно по товарам и услугам). Если такой необходимости нет, договор можно не создавать.

Заказ покупателя – выбирается заказ покупателя. Если перед тем как выставить счет вы оформляете Заказ покупателя, нажав на ссылку «Расширенный поиск», выберите его из списка и подставьте в это поле. На основании этого заказа автоматически заполнится состав счета.

Планируемая дата оплаты – указывается дата оплаты счета покупателем.

Учет НДС – если товар продается с НДС и цена товара или услуги включает НДС, нажмите на кнопку «НДС в сумме». Если товар продается с НДС и  цена не включает НДС, но его надо рассчитать и отразить в документах, нажмите кнопку «НДС сверху». Если товар или услуга продается без НДС, нажмите кнопку «Без НДС».

Примечание. Если ваша организация работает без НДС, то в карточке товара в поле «НДС» поставьте без НДС.

Товары/услуги

– для того чтобы добавить в счет товар или услугу нажмите кнопку «добавить».

Добавление товара или услуги в счет на оплату

Товар/услуга – выберите товар или услугу. Это можно сделать двумя способами.

1.Нажмите на ссылку «Расширенный поиск» и в справочнике товара или услуг выберите нужный товар.

2.Введите наименование товара в пустое поле и из появившегося списка выберите нужный товар. Вы также можете из этой формы добавить новый товар или услугу, которых нет в справочнике.

Количество – укажите количество товара или услуг.

Цена– указать цену на товар или услугу. Это можно сделать двумя способами.

1.Поставить цену вручную.

2.Подставить сохраненную цену. Сохраненная цена – это цена, которая была назначена ранее. Как назначить цены на товар и услуги смотрите здесь. Если вы хотите назначить новую цену, нажмите на ссылку «Назначить новую цену». В открывшейся форме укажите новую цену и запишите ее название. Нажмите кнопку «Сохранить», выберите новую цену и цена подставится автоматически.

Скидка  – укажите скидку на товар или услугу в процентах или рублях. Скидка указывается на общую сумму этого товара.

Нажмите «сохранить» и этот товар добавится в состав счета на оплату.

Удалить – чтобы удалить ненужную позицию из счета, установите отметку вначале строки, нажмите «удалить». Удалять можно сразу несколько позиций.

Поиск – используется для поиска в составе счета различных значений. Вводить можно как целые слова, так и части слов или цифры.

Проведен —  при установленной отметке это счет участвует в создании других документов.

Без статуса – подставляется статус, который соответствует состоянию счета. При желании вы можете добавить свой статус, нажав в выпадающем списке на «Создать новый статус».

Печать – для того, чтобы распечатать счет нажмите на кнопку «Печать». В открывшейся форме выберите формат, в котором хотите распечатать документ и нажмите кнопку «Загрузить».

Комментарии – для того чтобы записать комментарии к счету нажмите на «Комментарии» и в появившемся внизу поле напишите текст. Нажмите на кнопку «Отправить комментарий» и он сохранится. Нажав на «скрепку», можно прикрепить файл к комментарию.

Автор– указывается сотрудник, который создал счет.

Организация – указывается организация, от которой выставляется счет покупателю. При клике на наименование организации ее можно поменять, выбрав из появившегося списка. Каждый сотрудник имеет доступ к определенным организациям. Поэтому в появившемся списке имеются только те организации, к которым имеет доступ сотрудник, выписывающий счет.

Дополнительные возможности

  • Отправка SMS из счета на оплату

В верхней части счета перейдите по ссылке «Отправить SMS» и заполните форму отправки.

 

  • Отправка счета по email из системы

В верхней части счета перейдите по ссылке «Отправить Email» и заполните форму отправки.

 

  • Оформление  приходного кассового ордера на основании счета на оплату

Если покупатель оплатил счет наличными, перейдите по ссылке «Принять оплату наличными» и заполните приходный кассовый ордер.

 

  • Создание входящего платежного поручения на основании счета на оплату

Если покупатель оплатил счет в безналичной форме, перейдите по ссылке «Принять оплату безналичными» и заполните входящее платежное поручение.

 

  • Резервирование товара для покупателя  на основании счета на оплату

Чтобы отложить выписанный товар покупателю до ожидания оплаты за него можно оформить документ «Резервирование товара». Для этого перейдите по ссылке «Оформить резерв» и заполните документ резервирования. При этом вам не придется заполнять снова перечень товара, т.к. состав счета автоматически перенесется в состав документа «Резервирование».

 

  • Реализация (продажа) товара покупателю на основании счета на оплату

Для этого перейдите по ссылке «Оформить реализацию». Состав документа заполнится автоматически на основании данных из счета.

 

  • Оформление акта выполненных работ  на основании счета на оплату

Для этого перейдите по ссылке «Оформить акт выполненных работ». В этот документ перенесутся автоматически данные из счета. На закладке «Связанные документы» вы можете посмотреть какие документы оформлялись на основании этого счета, а также зайти в эти документы.

 

  • История изменений счета на оплату

Для этого зайдите снова в счет, в нижней части документа перейдите по ссылке, указывающей дату около слова «Изменен». В открывшейся форме представлена история изменений документа: дата изменения, пользователь вносивший изменение и действие. По этим полям можно сделать сортировку.

 

  • Загрузка собственного шаблона счета

Для этого нажмите на кнопку «Печать». В открывшейся форме перейдите по ссылке «Скачать шаблон». Внесите изменения в скаченный шаблон и сохраните его. В форме выбора шаблона документа перейдите по ссылке «Загрузить пользовательский шаблон» и вставьте ваш измененный шаблон. Введите наименование шаблона и нажмите кнопку «Сохранить». Чтобы распечатать счет по вашему шаблону, установите отметку и выберите формат документа. Нажмите кнопку «Загрузить».

 

 

 << перейти в раздел справки «Продажи»

 << перейти на Главную страницу справки

Что должно быть в счёте на оплату, чего быть не должно и что дико бесит

Мы уже разбирали “Одностраничный устав ООО с двумя директорами электронно и открытие счёта в банке дистанционно” и “Хороший договор — короткий договор”, теперь поговорим про счёт.

Счёт на оплату очень простой основной документ, но он же и доставляет много боли и лишних трудозатрат, если составлен криво или по нему криво платят. 

Попробуем выкинуть всё лишнее и сделать понятно и красиво. Здесь в основном речь пойдёт о России, но и заграничные счета бывают запутанными. Немного скажу и про Европейский Союз.

Счета, которые взрывают мозг

Не заставляйте клиента думать и суетиться!

  1. Счёт в формате картинки или сканированный в pdf. Убейтесь, сволочи, об стену, кто так делает. Всегда требуем прислать в формате, где можно легко копипастить реквизиты.

  2. В счёте два банковских счёта. АААА… на какой платить?! 

  3. Нет назначения платежа. Бухгалтер начинает думать и пишет дичь, из которой потом невозможно понять за что платили.

  4. НДС указан мелким шрифтом не на самом видном месте. Ой… опять оплатили сумму без НДС.

  5. Не сказано, что НДС не облагается. Ой… а в платёжку автоматом подставилось: “включая НДС”.

  6. Полно лишней информации.

  7. Нет телефона и email кому задавать вопросы.

  8. Реквизиты не совпадают с теми, что подставляются по ИНН и БИК.

Факты о счёте

  1. Счёт — необязательный документ. Платить можно без счёта, по договору, по акту, на основании счёта-фактуры, УПД, товарной накладной и т. п.

  2. Счёт — это просто приглашение к платежу. Сам по себе он не порождает обязательств оплаты.

  3. Никто не обязан выставлять счёт, если только это не прописано в договоре.

  4. Счёт не является первичным учётным документом согласно ст. 9 402-ФЗ, т.к. не отражает факта хозяйственной деятельности в общем случае. Следовательно, нет требований закона что там должно быть.

  5. Счёт может быть совмещён с договором или актом. А может быть всё в одном: договор-счёт-акт.

  6. Счета не нужны для постпоплаты. Постоплату правильнее производить по акту выполненных работ или счёту-фактуре, или УПД, тем самым, сразу понятно, что это постоплата.

  7. В отличии от счёта-фактуры, УПД, акта, у счёта нет утверждённого правительством XML-формата. Но есть XML-форматы у отдельных программ, например, у 1С. Но реально никто ими не пользуется, во всяком случае, среди наших контрагентов.

  8. Оплата счёта может означать акцепт договора, согласие со стоимостью, принятие услуг, если это написано в счёте или следует из назначения платежа.

  9. В ЕС, например, в Словении, счёт соответствует нашему счёт-фактуре, а нашему счёту соответствует предварительный счёт. Однако, нередко бывает присылают на предоплату именно счёт-фактуру.

Минимальный набор что должно быть в счёте

Для оплаты по безналу плательщику нужно:

  1. ИНН получателя.

  2. Расчётный счёт получателя в банке и БИК этого банка.

  3. Назначение платежа.

  4. Сумма с указанием без НДС или с НДС и суммой НДС.

Этих данных достаточно для заполнения платёжного поручения. Жаль, минимализм не все любят. А то было бы прикольно выставлять такие счета в одну строку:

7730588444 40702810201500019616 044525999 За услуги дата-центра 1000р. без НДС.

Такой формат счёта можно обернуть в XML-тэги и делать де-юре или де-факто стандартом обмена для ЭДО.

Если оплата картой, то счёт может содержать только URL страницы оплаты. Хорошо, если ещё и QR-код рядом будет.

Если оплата наличными, то можете, хоть на салфетке написать сумму.

В Словении для перевода внутри страны достаточно IBAN, по нему подставляются все реквизиты в банке автоматически. Конечно, сумма и назначение перевода ещё потребуются. Есть ещё пара опциональных параметров.

При переводе денег в Revolut или из него нужно указать наименование получателя, IBAN и BIC (SWIFT) и адрес. ИНН не указывается. Платежи доходят и с ошибкой в наименовании. То есть ключевыми являются только IBAN и BIC (SWIFT), а остальные просто как описание.

Назначение платежа

Назначение платежа часто в счёте нет вообще. Бывает предмет счёта или наименование товаров, услуг или просто какие-то слова. И плательщик при оплате начинает думать и изобретать велосипед, пишет всякую чушь в назначении платежа. А ему следует копировать назначение платежа как есть. При необходимости добавлять свои коды, тэги, пояснения. В назначение платежа получатель может сразу указать что он хочет, чтобы там был: номер счёта или номер договора, чтобы его программа могла автоматически распознать платёж, зачислить на лицевой счёт клиента или договора, автоматически запустить отгрузку или выполнить какие-то действия.  

Ещё назначение платежа может содержать слова: “за выполненные работы, оказанные услуги, полученный товар”, тем самым фиксируется факт отгрузки.

Самая большая боль — непонятное назначение платежа. Просматривая банковские выписки за квартал или за год, приходится натыкаться на какие-то левые платежи с непонятным назначением. И нужно время, чтобы установить, за что же платили. К тому же, платежи с непонятным назначением добавят вам вопросов со стороны банка. А могут и к блокировке счёта привести.

В счёте не помешает указать

Счётом пользуется бухгалтер плательщика, когда отправляет деньги, сотрудники плательщика, которые получают товар или услугу. У бухгалтера потом возникают вопросы, и он начинает создавать нагрузку на своих сотрудников, а они — на сотрудников получателя денег. Поэтому следует сократить трудозатраты. Стоит указать в счёте:

  1. Номер и дату счёта. Они нужны, чтобы ссылаться и искать счёт в базе.

  2. Фактический адрес, если к вам приезжают.

  3. Наименование плательщика без его реквизитов.

  4. Логотип для красоты и солидности.

  5. Адрес ЛК получателя, где доступны все копии документов в электронном виде, включая акт сверки, который так любят запрашивать, отвлекая нашего бухгалтера от работы.

  6. Телефон и email, чтобы они всегда были под рукой.

  7. Почтовый адрес, куда не перешедшие на ЭДО динозавры должны отправлять свою макулатуру, губя природу.

  8. QR-код для загрузки реквизитов в мобильное приложение банка, чтобы не копипастить реквизиты. Пока такая фишка есть только в мобильных приложениях банков физлиц, но, надеюсь, когда-нибудь появится и у юрлиц.

  9. Прочую реально полезную информацию.

Делать ли детальную расшифровку суммы в счёте по позициям?

Если счёт одновременно и договор, то да. Счёт является одновременно сметой или детализацией заказа. Закон этого не обязывает, но это общепринято, что нужно объяснить из чего получилась сумма. 

Если есть договор со сметой или каким-то иным документом, где уже есть детализация, то смысла дублировать информацию нет.

Чего в счёте быть точно не должно

Поскольку бухгалтеры, юристы и прочие бюрократы любят из простого делать сложное и плодить сущности без необходимости, то захламляют счёт ненужной информацией:

  1. Реквизиты плательщика помимо его наименования.

  2. Реквизиты получателя из ЕГРЮЛ помимо ИНН. КПП указывать нужно только, если есть филиалы с разными КПП.

  3. Корреспондентский счёт банка получателя и наименование банка, так как по БИК это автоматически подставляется.

  4. Подписи руководителя предприятия и главбуха — куда ж без них, они же ещё бывает и настоящие подписи и печати шлёпают на бумажный счёт, не создавая при этом никакой добавочной стоимости. Если уж так хочется печать и подпись иметь для красоты, то руководителя организации там достаточно, но лучше и его убрать. Сканированные подпись и печать ничего не дают. Если уж так нужна подпись, то нужно подписывать файл счёта усиленной квалифицированной ЭЦП.

Итог, пример нашего счёта


Дата-центр ITSOFT — размещение и аренда серверов и стоек в двух дата-центрах в Москве. За последние годы UPTIME 100%. Размещение GPU-ферм и ASIC-майнеров, аренда GPU-серверов, лицензии связи, SSL-сертификаты, администрирование серверов и поддержка сайтов.

Выставление счета — Возможности PayKeeper

С помощью платежной платформы PayKeeper организация может выставлять своим клиентам счета на оплату картами Visa, MasterCard и МИР  по электронной почте. Эта возможность особенно полезна для интернет магазинов, отелей, поставщиков услуг, которым в своей деятельности приходится регулярно отправлять по электронной почте счета на оплату.

Процедура  легко вписывается в бизнес процессы любого предприятия, т.к.  является интуитивно понятной для любого сотрудника.

Главное преимущество выставления счёта заключается в том, что не нужно производить какую-либо интеграцию с сайтом. Эта возможность будет доступна сразу после заключения договора.

Выставить электронный счёт очень просто — это делается из личного кабинета PayKeeper.  Демонстрация выставления счёта в нашей видеоинструкции:

 

Попробовать самостоятельно выставить счёт вы можете в демоверсии PayKeeper.

PayKeeper сохраняет историю выставленных счетов. В любой момент Вы можете посмотреть статус счёта, выставить его снова, или продублировать на другой электронный адрес. Счета могут быть в трех статусах:

  • Отправлен — счёт отправлен плательщику и ожидает оплаты
  • Оплачен — счёт оплачен, можно отправлять товар или оказывать услугу
  • Просрочен — плательщик не успел оплатить в указанный срок либо оплата по счёту невозможна.

Страница счета личного кабинета PayKeeper

По умолчанию в PayKeeper используется счёт в который входят следующие поля:

  Параметр Назначение Обязательный
1 sum Сумма к оплате. Да
2 clientid Фамилия Имя Отчество. Нет
3 orderid Номер заказа. Нет
4 service_name Наименование услуги. Нет
5 client_email Адрес электронной почты Да
6 client_phone Телефон. Нет

При необходимости стандартные поля могут быть изменены, это делается в личном кабинете PayKeeper:

Настройка полей счёта

Обязательными являются только адрес электронной почты и сумма оплаты. Также рекомендуются указывать срок действия счёта, чтобы избегать оплаты по старым счетам или ограничивать возможность оплаты по акциям и спецпредложениям.

После успешной оплаты счёта плательщику приходит сообщение о том, что счёт успешно оплачен с указанием параметров платежа. В организацию также направляется сообщение об успешно проведенной оплате. Кроме параметров заданных при инициализации счёта также указываются маскированный номер карты, код авторизации и номер транзакции.

При необходимости можно сделать свой собственный шаблон счёта в том числе добавить туда собственный логотип или использовать фирменную стилистику.

 

Вы отправляете счет до или после оплаты? Разъяснение сроков выставления счетов

5 мин. Читать

  1. Концентратор
  2. Платежи
  3. Вы отправляете счет до или после оплаты? Разъяснение сроков выставления счетов

Сначала отправляется счет, чтобы уведомить клиента о необходимости оплаты. Оплата производится при получении счета-фактуры.

Вот что мы расскажем:

Когда следует выставлять счет?

Зачем нужен счет?

Как долго вам нужно оплачивать счет?

Что должно быть включено в счет-фактуру?

Когда следует выставлять счет-фактуру?

Счет-фактура должна быть выставлена, когда продавец (или поставщик) выполнил заказ клиента.Заказ может быть на товары, услуги или и то, и другое.

Для компании, поставляющей продукт, обычно счет выставляется вскоре после доставки.

В бизнесе, ориентированном на обслуживание, счет создается после того, как эта услуга была предоставлена. Тем не менее, передовой практикой будет для бизнеса сначала связаться с клиентом, чтобы убедиться, что он доволен. Приведем пример.

Компания

Larry’s Lighting получила контракт не только на поставку новой системы освещения для ресторана Richard’s, но и на ее установку.Техник завершает заказ, затем связывается с Ричардом. Ричард в восторге от этой работы. Техник возвращается в свой домашний офис, консультируется со своим начальником, который затем сообщает бухгалтерии, что их работа сделана, и они должны отправить в ресторан Ричардс счет-фактуру. Это сделано для того, чтобы Larry’s Lighting могла получить деньги.

Но, допустим, техник не связался с Ричардом для получения обратной связи. Ричард действительно недоволен работой и, получив счет, жалуется.Некоторое время здесь было потеряно, так как руководство должно теперь вмешаться. Возможно, будет предложена скидка, но это означает, что теперь необходимо изменить и повторно выписать счет. Это задерживает выплату Larry’s Lighting на месяц.

Зачем нужен счет?

Счет-фактура важна для клиента или покупателя, получающего его, потому что он уведомляет их о том, что платеж подлежит оплате и какова сумма. Счет-фактура также называется «счет».

Счета-фактуры важны для бизнеса, создающего их, потому что они требуют процесса оплаты.Кроме того, счета-фактуры также являются ценным финансовым инструментом для налоговых целей, поскольку они могут показать правительству, что предприятие правильно отчитывается о своих доходах.

Как долго вам нужно оплачивать счет?

Условия оплаты определяет продавец товара или услуги. Обычно они составляют «30 дней нетто», «60», «90» или «подлежат оплате при получении».

Это вызывает беспокойство у большинства малых предприятий, поскольку часто у клиентов есть свои собственные условия оплаты поставщикам, и они могут не совпадать.

Приведем пример.

Джимми Джонс управляет небольшим бизнесом, поставляющим некоторые очень специфические электронные компоненты, которые можно использовать только в самолетах. Обычно он обслуживает небольшие компании по производству реактивных самолетов, но эту технологию можно использовать на самолетах любого типа. Национальная авиакомпания, с которой он не вел дела, до этого заключает с ним контракт на поставку 500 таких компонентов. Как только Джимми это сделает, он отправит счет. Его условия оплаты всегда чистые 30 дней, но авиакомпания не будет платить в течение 90 дней.Джимми находится в затруднительном положении, потому что как малый бизнес он должен платить своим поставщикам и не может ждать так долго.

Лучший способ избежать подобной ситуации для малого бизнеса — уточнить условия оплаты при отправке запроса на продукт. Джимми мог сделать это разными способами. Он мог бы потребовать частичную оплату немедленно, полную оплату при доставке или предпринять шаги для обеспечения того, чтобы бухгалтерия авиакомпании выполнила его 30-дневные платежные требования, указав это в заказе на поставку авиакомпании.

Что должно быть включено в счет-фактуру?

Правильный счет-фактура должен включать:

Дата

Это дата создания счета.

Номер счета

Это уникальный номер, который создается для каждого счета. Клиент будет ссылаться на этот номер при совершении платежа. Это также позволит бухгалтерии продавца узнать, за что произведен платеж.

Многие компании не принимают счет без номера счета, поскольку он также помогает им отслеживать платежи.

Контактная информация поставщика

Это контактное лицо в компании, выписывающей счет. Эта информация также должна включать название компании, адрес, номер телефона и адрес электронной почты.

Контактная информация клиента

Это должно включать имя человека, который заказал продукт или услугу, название компании, адрес, номер телефона и адрес электронной почты.

Номер заказа на поставку

Это уникальный номер, сгенерированный клиентом для авторизации данной транзакции.Включение его здесь показывает, что покупка продукта или услуги была предварительно одобрена. Для получения дополнительной информации о заказах на покупку ознакомьтесь с разделом «Как работают заказы на покупку».

Описание товаров / услуг + количество

Это описание продуктов или услуг, которые были доставлены или предоставлены, с указанием сумм.

Итого

Это общая сумма затрат при суммировании продуктов и услуг, а также их количества.

Налоги

Необходимо применить применимые налоги.

Всего

Всего.

Условия оплаты

Это уведомление о том, когда компания ожидает получения оплаты, например, «30 дней нетто» означает, что платеж должен быть произведен поставщику в течение 30 дней.

Платы за просрочку

Если компания взимает штрафы за просрочку платежа с клиента, не соблюдающего условия оплаты, эту информацию следует указать здесь. Плата за просрочку платежа представляет собой фиксированную ставку или процент от суммы задолженности.

Варианты оплаты

Некоторые компании предоставят подробную информацию о том, как они могут получить оплату — PayPal, кредитная карта, чек или другое.Затем клиент может выбрать тот, который ему удобен.


СТАТЬИ ПО ТЕМЕ

Является ли счет-фактура юридическим документом? Как заключать юридически обязывающие контракты

5 мин. Читать

  1. Концентратор
  2. Выставление счетов
  3. Является ли счет-фактура юридическим документом? Как заключать юридически обязывающие контракты

Счет-фактура сама по себе не является юридическим документом. Хотя выставление счетов-фактур является важной бухгалтерской практикой для предприятий, счета-фактуры не служат юридически обязательным соглашением между предприятием и его клиентом.Это потому, что счет-фактура оставляет слишком много места для манипуляций, чтобы служить юридическим документом. В самом счете нет доказательства того, что обе стороны согласны с его условиями. Чтобы обеспечить полную и своевременную оплату клиентов, малые предприятия должны заключать профессиональные контракты, которые, в отличие от счетов-фактур, могут служить юридически обязательными соглашениями.

Вот несколько полезных тем, связанных со счетами и юридическими контрактами:

Как создать юридически обязывающий контракт

Что включать в контракт внештатного сотрудника

Каковы ключевые элементы юридического договора?

Может ли текстовое сообщение быть юридически обязательным контрактом?

Являются ли рукописные контракты юридически обязательными?

Как создать юридически обязывающий контракт

Счета не могут служить юридически обязывающими документами сами по себе, но малые предприятия и фрилансеры могут заключать юридически обязывающие контракты для привлечения своих клиентов к ответственности в соответствии с условиями оплаты, предусмотренными контрактом.

Согласно Управлению малого бизнеса, для того чтобы контракт считался юридически действительным, он должен включать только два важных элемента. Вот два требования, которые должны быть выполнены, чтобы контракт действовал как юридический документ:

  1. Все вовлеченные стороны должны согласиться с предложением, сделанным одной стороной и принятым другой.
  2. Что-то ценное необходимо обменять на что-то другое, что может включать товары, услуги и наличные деньги.

Так, например, если вы внештатный копирайтер, ваш юридически обязывающий контракт требует, чтобы вы достигли соглашения, принятого вашим клиентом, о том, что вы будете предоставлять услуги копирайтинга своему клиенту, и взамен они заплатят вам согласованную при наличии наличной суммы.

Что включать в контракт внештатного сотрудника

Юридически обязательные контракты, которые охватывают услуги, предлагаемые малым бизнесом или фрилансером, должны включать следующие условия и положения:

1. Тарифы и цены

Крайне важно, чтобы любой юридически обязывающий договор между компанией и ее клиентом содержал четко заявленные расценки на услуги, которые вы согласились предоставить. Обсуждение ставок должно происходить при первоначальном обсуждении контракта, но эти ставки и цены всегда должны быть подробно описаны в письменной форме в окончательном контракте.Если вы устанавливаете почасовую оплату, в вашем контракте должно быть указано минимальное и максимальное количество часов, которые необходимо отработать. В вашем контракте также должно быть указано, когда вам будут платить, будь то во время подписания контракта, после завершения работы или периодически в определенные этапы на протяжении всего срока действия контракта.

2. Условия оплаты и выставления счетов

В ваших контрактах всегда должны быть указаны ваши условия оплаты, в том числе, когда платеж подлежит оплате от клиента, и методы, которые они могут использовать для завершения платежа, такие как наличные, чеки и платежи по кредитной карте.Если ваш бизнес работает с клиентами, которым вы предоставляете работу каждый месяц на постоянной основе, вы можете рассмотреть вопрос о заключении договора о предоплате, который позволяет вам ежемесячно взимать с них плату за свои услуги без необходимости каждый раз заключать новый контракт.

3. Условия внесения изменений

Запросы на пересмотр распространены среди сервисных компаний, таких как веб-разработчики, графические дизайнеры и писатели. В рамках вашего контракта вы хотите защитить себя от бесконечных повторений.В вашем контракте укажите максимальное количество раундов пересмотра, которое вы предоставите клиенту, прежде чем взимать почасовую оплату за все дальнейшие изменения. Обычно компании включают максимум два или три раунда пересмотра в каждый проект.

4. Детали комиссии за убийство

Клиенты нередко разрывают контракт после того, как работа над проектом уже началась. Чтобы защитить себя в таких ситуациях, вам следует подумать о том, чтобы включить в свои контракты пункт о «гонораре за убийство».Таким образом, вы будете защищены от потери денег из-за времени, потраченного на частично завершенный проект. Некоторые контракты включают плату за уничтожение, которая основана на объеме работы, выполненной для проекта на момент его отмены, в то время как другие включают общую процентную сумму в качестве платы за уничтожение, например 25%.

5. Условия владения авторскими правами

Все контракты, которые вы заключаете с клиентами, должны включать подробную информацию о том, кому принадлежат авторские права на произведение и когда они переходят.Обычно при заключении контрактов с внештатными сотрудниками клиент становится владельцем авторских прав на всю вашу работу после того, как он внесет окончательный платеж за проект.

Каковы ключевые элементы юридического договора?

Пять ключевых элементов, которые должны присутствовать для того, чтобы контракт считался юридически обязательным:

  • Оферта
  • Акцепт
  • Рассмотрение
  • Взаимное обязательство
  • Компетентность и дееспособность

Если вышеуказанные элементы включены в договор, он может считаться юридически обязательным.

Может ли текстовое сообщение быть юридически обязательным контрактом?

Даже соглашения, которые могут показаться случайными, например, изложенные в текстовых сообщениях и электронных письмах, могут действовать как юридически обязательные контракты. Вопреки распространенному мнению, владельцу бизнеса или клиенту не нужно официально подписывать документ, чтобы соглашение было юридически исполнимым. Соглашение, заключенное с помощью текстового сообщения, даже если язык неформальный, все равно может служить контрактом между двумя сторонами в глазах закона.

Являются ли рукописные контракты юридически обязательными?

Рукописный договор может иметь обязательную юридическую силу, если в документе подробно описаны конкретные положения договора и обе стороны подписывают свое согласие с условиями договора. Хотя рукописные контракты могут иметь обязательную юридическую силу, формальные типизированные контракты являются нормой для деловых соглашений, и ваш бизнес должен заключать официальные контракты как часть своей общей практики.


СТАТЬИ ПО ТЕМЕ

Являются ли счета-фактуры юридическим требованием для фрилансеров?

В BusinessTown у вас есть доступ к более чем 50 загружаемым инструментам, таким как рабочие таблицы, образцы и шаблоны, которые помогут вам начать и вести бизнес.

Наши самые популярные инструменты:

Полный контрольный список для запуска, 18 страниц

Электронная книга «300 лучших идей для малого бизнеса», 105 страниц

Полный шаблон бизнес-плана, 29 страниц

Полный образец бизнес-плана, 35 страниц

Пример маркетингового плана до 2 тыс. Долларов, 12 страниц

Шаблон одностраничного маркетингового плана

Пример маркетингового плана на одной странице

50 Рабочий лист тактики партизанского маркетинга, 8 страниц

Рабочий лист оценки бизнес-идей

8 основных шагов по созданию шаблона продажи

Торговые презентации, которые понравятся вашим клиентам Шаблон

Диалоговое окно с образцом презентации продаж

Лист 50 способов создания бесконечных потенциальных клиентов

Шаблон сценария холодного вызова и образец

Электронные письма с шаблоном и образцом продаж

Голосовые сообщения с шаблоном и образцом обратных вызовов

Шаблоны и образцы отчета о прибылях и убытках

Шаблоны и образцы баланса

Шаблоны и образцы денежных потоков

Шаблон расчета амортизации

Ключевые финансовые показатели Образец

Как я начал успешный бизнес без денег и опыта, пример из практики

Ключевые вопросы для выбора лучшей бизнес-идеи Рабочий лист

Лист проверки бизнес-идеи

Использование шестиэтапного подхода к выбору бизнес-идеи Пример использования

21 Руководство по бизнес-идеям, которые легко начать с неполного рабочего дня

Руководство для 42 домашних предприятий: начать работу

Почему я неоднократно менял юридическое лицо моего бизнеса, пример из практики

Рабочий лист оценки клиентских сегментов и конкурентов

Обозначьте свой бизнес среди конкурентов Рабочий лист

Как я выделил свой первый бизнес на переполненном рынке, пример из практики

Создание шаблона и образца пресс-релиза

Marketing Bob’s Rent-A-Bike, Пример использования

Планирование, проектирование и создание вашего веб-сайта Рабочий лист

Рабочий лист поисковой оптимизации

50 идей для публикаций в блоге

Лист 50 творческих идей интернет-маркетинга

Лист оценки потенциальных имен для вашего бизнеса

Как я финансировал бизнес-пример

Сопроводительное письмо для поиска финансирования Образец

Образцы инкассовых писем

Четырехквадрантная теория управления временем График

Выставление счетов: правила и обязательные упоминания

Каждая компания должна строго соблюдать правила, предписанные компетентными органами в отношении управления счетами .Это касается, в частности, обязательных упоминаний, которые должны использоваться, процедур консервации и предстоящего обязательства по электронному выставлению счетов . Для компании это позволяет вести надежный и однозначный внутренний учет , избегая при этом возможных штрафных, фискальных или денежных санкций. Повышена прозрачность операций между компанией и ее партнерами.

Что такое выставление счетов?

Выставление счетов — это непрерывный процесс, который позволяет точно и подробно отслеживать товары или услуги, предоставляемые компанией.Для этого составляются счета-фактуры, которые являются документами, имеющими коммерческую, юридическую и бухгалтерскую ценность. Они устанавливают характер, количество и условия коммерческого действия (покупка / продажа продуктов, товаров или услуг). Выставление счетов требуется для всех компаний , независимо от их юридического статуса (EI, EIRL, SA, SARL, SAS, SNC, EURL, SASU, SCA, SCS, Micro-enterprise…) и размера (SME, ETI, GE).

Правила обязательного выставления счетов

Общий налоговый кодекс и Торговый кодекс определяют обязанность выставлять счета для каждой компании.Таким образом, правила для гарантируют законность выставления счетов вечным способом.

Выставление счетов между профессионалами

Когда продажа товаров или оказание услуг осуществляется между профессионалами, сделка обязательно должна приводить к созданию и передаче счета-фактуры поставщика его клиенту. Торговцы или ремесленники выставляют счета, а представители свободных профессий взимают плату. Страна происхождения, а также плательщик НДС не имеют значения.Только с финансовой точки зрения, некоторые виды деятельности, освобожденные от НДС, могут избежать выставления счетов-фактур в соответствии со статьями с 261 по 261 E Общего налогового кодекса .

Выставление счетов между профессионалом и физическим лицом

Каждое предприятие должно взимать плату за предоставление товара или услуги, когда этого требует его индивидуальный покупатель, независимо от суммы сделки. Согласно налоговому законодательству, в случае физического лица выставление счета покупателю является обязательным для:

  • Операции дистанционной продажи
  • Поставки на открытых аукционах антиквариата, подержанных товаров, произведений искусства, предметов коллекционирования

В соответствии с торговым законодательством, примечание (документ с меньшим количеством обязательных упоминаний, чем счет-фактура) должен доставляться физическому лицу за определенные услуги.Это включает в себя выполнение работ с недвижимостью или любую услугу, цена которой, включая все налоги, превышает 25 евро.

Дата выставления счета

Счет за услугу должен быть выставлен в день ее завершения. Для продажи продукта или товаров счет-фактура может быть выставлен при доставке товара . Однако это может произойти в день, когда компания принимает заказ.

Дата выставления счета

Выставление счетов обычно осуществляется в день доставки, когда товар или услуга окончательно меняют право собственности.Эта дата не должна быть позже, чем через 1 месяц после доставки.

Правила нумерации накладных

Поскольку числа являются частью обязательной информации в счете-фактуре, каждый документ имеет уникальный номер, основанный на непрерывной хронологической последовательности. Другими словами, номера присваиваются без пропусков и следуют друг за другом по мере выписки счетов. Выдача задним числом апостериорных документов запрещена. Каждая компания выбирает подходящую систему нумерации: префикс времени, за которым следует последовательность цифр, конкретный префикс, за которым следует последовательность цифр, или простая последовательная последовательность .

Обязательная информация для выставления счета

В качестве обязательных упоминаний у нас есть:

  • Информация о поставщике услуг (регистрационный номер в торговом реестре и реестре компаний, номер СИРЕНЫ, номер плательщика НДС внутри сообщества, организационно-правовая форма компании, уставный капитал, имя продавца, его адрес ( его зарегистрированный офис), номер RCS для торговцев, номер RM для мастеров, профессиональная страховка для мастеров и самозанятых рабочих…
  • Имя и контактная информация покупателя
  • Дата выставления счета
  • Номер счета-фактуры
  • Количество поставленных товаров / оказания услуг, цена за единицу без налога и точное название каждого заказа
  • Возможные доплаты (транспортные расходы, страхование и т. Д.)), скидки, скидки
  • Любые условия скидок
  • Фиксированная компенсация затрат на взыскание в случае просрочки платежа (транзакция между профессионалами)
  • Номер заказа на поставку, ранее установленный поставщиком
  • Дата поставки, если она отличается от выставленного счета дата
  • Платежный адрес сторон, если адрес доставки отличается от адреса покупателя
  • Условия оплаты штрафов за просрочку платежа

Обязательная информация по НДС:

  • Применимая ставка НДС, сумма НДС, подлежащая уплате, и сумма, включая все налоги
  • Идентификационный номер НДС поставщика услуг и клиента для счетов-фактур на сумму более 150 евро
  • Упоминание положения CGI, подразумевающего освобождение от НДС для рассматриваемой операции (базовое освобождение, экспорт, поставка товаров / услуг внутри Сообщества…) CGI

Правила передачи счетов

Во Франции счет выставляется в двух экземплярах и обычно выписывается на французском языке.Базовая валюта — евро. Счет-фактура должна быть отправлена ​​сразу после завершения продажи или обслуживания . Однако по взаимной договоренности компания может отложить передачу документа своему клиенту. Счета могут быть отправлены в бумажной форме по почте или доставлены вручную. Если заказчик согласен, компания может отправить счет в электронном виде.

Обязательства по хранению счетов клиентов

Чтобы в надлежащее время служить налоговым, бухгалтерским или юридическим доказательством, счета-фактуры клиентов должны храниться в течение нескольких лет .Счета хранятся в бумажном или электронном формате . Бумажный счет-фактура может храниться в электронном виде в соответствии с положениями статей A102 B-1 и B-2 Журнала налоговых процедур.

Налоговое законодательство предусматривает срок хранения в течение 6 лет с даты учреждения или даты последней транзакции, указанной в отчетности компании. Торговый кодекс предусматривает, что счета-фактуры клиентов должны храниться в течение не менее 10 лет с даты закрытия финансового года.

Изменить, отменить или удалить счет

Невозможно просто удалить счет . Однако изменение или отмена из-за ошибки или упущения возможны. Новый счет может быть выставлен взамен предыдущего . Тем не менее, в новом документе должно быть четко указано об отмене замененного документа. Кредит-нота также может быть выдана со ссылкой на рассматриваемый счет.

Просроченные штрафы по неоплаченным счетам

Это штрафы, которые применяются автоматически, когда покупатель не оплачивает причитающуюся сумму в сроки, указанные в счете-фактуре или в общих условиях продажи компании (GSC).Они не облагаются НДС. Штрафы начисляются от суммы с учетом НДС. В целом, используемая ставка представляет собой полугодовую ставку рефинансирования Европейского центрального банка. Чтобы усилить сдерживающий характер штрафа, некоторые компании предпочитают умножать ставку ЕЦБ на 3 или 4.

Виды счетов-фактур в бухгалтерском учете

В зависимости от конкретных условий бизнес-операции существует несколько типов счетов-фактур.

Реальный счет

Это документ, который выдается окончательно после продажи товаров или оказания услуг.

Счет-фактура сусла

Подтверждает наличие у покупателя задолженности перед продавцом после совершения сделки.

Заключительный счет

Завершает договор между компанией и ее клиентом. Другими словами, он прерывает период потребления вашего партнера, указывая сумму, которая еще не выплачена.

Счет-проформа

Он носит временный характер и не имеет бухгалтерской или юридической силы. Он представлен как счет-фактура, но на самом деле это официальное предложение, в котором указаны условия и взимаемые цены.

Промежуточное выставление счетов

Он работает как счет-фактура на предоплату, отправляемый клиенту несколько раз в год. Таким образом, последним распределяется выплата крупной суммы денег.

Счет-фактура корректировки

Этот счет регулирует оплату в соответствии с фактически предоставленными услугами.

Счет на предоплату

Используется, когда покупатель оплачивает часть окончательной суммы до оказания услуги или доставки товара.

Счет-фактура кредит-ноты

По-прежнему называется кредит-нотой , он имеет значение долгового обязательства, отправленного клиенту для исправления ошибки выставления счета. Это облегчает корректировку сумм , зарегистрированных в бухгалтерском учете компании .

Электронное выставление счетов обязательно с 2023 г.

Обеспечение безопасности коммерческих обменов, сокращение затрат на выставление счетов, ограничение споров, связанных со сроками оплаты, улучшение бухгалтерского учета, эффективное предотвращение / борьба с мошенничеством с НДС, лучшее знание деятельности компании в режиме реального времени … Есть много причин, по которым правительство хочет, чтобы сделал электронное выставление счетов обязательным в 2023 г. г. и не позднее 2025 г.Раздел 153 Закона о финансах 2020 определяет условия этой реформы для обменов между предприятиями.

Электронный счет-фактура — это счет-фактура, для которого все без исключения этапы создания и передачи выполняются с помощью цифрового инструмента. Чтобы придать ему юридическую и бухгалтерскую ценность, он должен быть идеально читаемым (для компьютерных программ и людей), подлинным и неизменным .

Различные форматы электронного выставления счетов

Электронные счета бывают трех типов:

  • Счет-фактура в формате PDF : в настоящее время он широко используется малым бизнесом (этот формат должен полностью исчезнуть к 2023 году с учетом рекомендаций финансового закона 2020 года)
  • Структурированные электронные счета-фактуры в формате XML или EDI : информация неразборчива для людей, но адаптирована для оптимального использования программным обеспечением (этот формат используется большими структурами с дематериализованными порталами или API)
  • Смешанный формат, объединяющий PDF и XML (Factur-X) : он должен стать стандартом в 2023 году, потому что он содержит структурированные данные для машин, но читается людьми

Кого беспокоит закон о борьбе с мошенничеством с НДС?

В основном затронуты

компаний, зарегистрированных в качестве плательщиков НДС, которые предлагают услуги или доставляют товары частным клиентам без выставления счетов.Однако компания, облагаемая НДС, не учитывается законом о борьбе с мошенничеством в следующих случаях:

  • Предоставляемые услуги предназначены только для профессионалов
  • Деятельность полностью освобождена от НДС в соответствии с положениями CGI
  • Ваша деятельность пользуется освобождением на основе НДС
  • Компания помещена на возмещение по единой ставке для сельского хозяйства система

Более того, закон о борьбе с мошенничеством исключает всех автопредпринимателей.

Санкции при несоблюдении

В случае налоговой проверки компания должна предоставить в соответствующие органы сертификат соответствия программного обеспечения электронного выставления счетов требованиям закона о борьбе с мошенничеством. Он предоставляется издателем программного обеспечения. Если это не так, рискует наложить штраф в размере 7500 евро . На соблюдение норм дается 60 дней. По истечении этого периода выполняется еще одна проверка соответствия программного обеспечения.Дополнительный штраф в размере 7500 евро может быть применен, если компания все еще не соответствует стандартам.

Преимущества электронного выставления счетов

Принимая во внимание ваш бюджет, интуитивность решения и строгое соблюдение стандартов противодействия мошенничеству с НДС (безопасность, неизменность, хранение и архивирование данных), вы можете выбрать хорошее программное обеспечение для выставления электронных счетов, такое как наш оркестратор счетов MoneyRoad. Он доступен без подписки и позволяет вам совершать электронные платежи в режиме реального времени с помощью службы Request To Pay, а также согласовывать условия оплаты.Преимущества множественные: централизация данных о клиентах, оптимизация управления счетами для бухгалтерии (значительная экономия времени), хорошие отношения с налоговыми органами, максимальное ограничение нумерации или ошибок / упущений в расчетах.

Когда следует выставлять счет? Пошаговое руководство

Бизнес-совет

Неважно, продаете ли вы товар или предоставляете услугу, скорее всего, вам понадобится выставить счет где-нибудь в процессе.Счета помогают получать деньги, поэтому они очень важны.

Как и многое в жизни, время решает все. Важно подумать о том, когда выставлять счет клиенту, потому что это решение будет основываться на типе продукта или услуги, которые вы предоставили, и от того, как часто вы их предоставляете. Во-первых, давайте разберемся, что такое счет-фактура и почему он является отличным способом получения оплаты.

Из этой статьи вы узнаете:

Что такое счета?

Счет-фактура — это юридически обязательный документ, в котором перечислены продукты или услуги, которые были предоставлены клиенту, с подробной разбивкой затрат.Обычно они используются для транзакций B2B (бизнес-бизнес). Закон гласит, что если вы и другая сторона зарегистрированы в качестве плательщика НДС, вы должны предоставить счет.

Могут быть случаи, когда частное лицо запрашивает счет, но в большинстве случаев счета B2C (бизнес-потребитель) не являются обязательными.

Следите за тем, чтобы счета-фактуры не путали с квитанциями, которые служат доказательством оплаты.

Зачем нужны счета-фактуры?

Они напоминают людям, что нужно платить.

Мы все забываем, счета — удобный способ убедиться, что ваши клиенты не упускают из виду просроченный платеж.Это также отличный способ проверить, что они купили, и узнать, сколько стоит каждая вещь.

Они помогают вам отслеживать

Счета-фактуры содержат подробный отчет о ваших транзакциях. HMRC требует от компаний вести учет в течение 6 лет или 5 лет, если вы работаете не по найму.

Защита

Счета являются юридически обязательными, включая ваши условия оплаты, поэтому они могут быть полезны, если вы пытаетесь получить просроченный или пропущенный платеж.

Когда выставлять счет

Авансовое выставление счета

Могут быть случаи, когда клиент хочет получить предварительный счет.Это может быть встреча, которая является частью более крупного мероприятия, на которое они пытаются выделить бюджет, например, когда им делают прическу в день свадьбы. Они захотят рассмотреть ваше предложение и посмотреть, как оно вписывается в их более широкий план.

Если услуги, которые вы предоставляете, являются довольно дорогостоящими, вы можете рассмотреть вопрос о запросе предоплаты или депозита, особенно если неожиданная отмена ваших услуг повлияет на вас в финансовом отношении.

Выставление счетов сразу же

Если вы продали что-то клиенту лично или выполнили разовую работу, вы можете выставить счет ему на месте.Если вы находитесь в магазине, ваш покупатель, скорее всего, захочет заплатить наличными или картой, но если вы находитесь за пределами офиса и покупатель находится там в это время, вы можете предоставить ему счет напрямую.

Предоставление клиенту счета в такой короткий срок может показаться сложной задачей, учитывая, что их подготовка раньше занимала довольно много времени. К счастью, существует множество новых способов выставить счет, не создавая его в Excel и не отправляя по почте или не распечатывая заранее.

Вы можете отправлять онлайн-счета прямо со своего телефона, будь то по электронной почте, через онлайн-службу или программное обеспечение, что значительно упрощает выставление счетов.Используя SumUp Invoices, вы можете создавать профессиональные, соответствующие налоговым требованиям счета менее чем за минуту.

Выставление счетов после того, как вы закончили работу

Когда дело доходит до завершения услуги, будь то большой проект или небольшая внештатная работа, лучше всего заранее уточнить у клиента, довольны ли они конечным продуктом. выставление счета. Вы можете проявить инициативу и отправить своему клиенту электронное письмо с двойной проверкой, если необходимо внести какие-либо изменения.

Как только вы подтвердите, что все в порядке, вы можете выставить счет-фактуру.

Периодические счета-фактуры

Если ваша компания предоставляет повторные услуги, например клининговая компания, вы можете настроить повторный счет-фактуру. Если вы каждый раз предоставляете одну и ту же услугу, вполне вероятно, что затраты всегда останутся прежними. Вы можете создать счет, который будет выставляться через определенные промежутки времени, например, еженедельно или ежемесячно.

Если вы работаете раз в две недели или раз в неделю, возможно, вы не захотите выставлять счета каждый раз, когда работа завершена, поэтому ежемесячные счета могут включать все ваши услуги за этот календарный месяц.

Выставление счетов по согласованным этапам

Если вы работаете над долгосрочным проектом, лучше согласовать определенные этапы со своим клиентом. Вы должны согласовать условия и стоимость, которые будут включены в счета-фактуры по каждому разделу проекта.

Разработка плана платежей особенно важна, так как он гарантирует денежный поток, а это означает, что вы можете продолжать покрывать расходы и избегать создания огромных счетов для оплаты вашим клиентам в конце проекта.

Когда вам заплатят?

Если вы не договорились о другой дате платежа, у вашего клиента есть 30 дней для оплаты счета с даты его выставления или получения товаров или услуг. Если вы хотите, чтобы ваш клиент заплатил раньше, это должно быть согласовано, а срок платежа должен быть включен в ваш счет.

Одним из многих больших преимуществ онлайн-выставления счетов является то, что вы, скорее всего, получите оплату на 14 дней быстрее, чем при использовании почтового счета, поэтому не бойтесь предлагать двухнедельный крайний срок оплаты.

Если у вас возникли проблемы с получением оплаты, важно знать свои права в отношении просроченной оплаты. Согласно правительству Великобритании, вы имеете право начать взимать проценты, если клиент не заплатит вовремя. При этом решение о начислении процентов полностью зависит от вас. Если вы это сделаете, вам придется выписать обновленный счет с указанием дополнительных расходов.

32,905 Платежная документация и процесс.

(а) Общие .Оплата будет производиться при получении надлежащего счета и удовлетворительного исполнения контракта.

(б) Содержание счетов-фактур.

(1) Правильный счет-фактура должен включать следующие позиции (за исключением промежуточных платежей по контрактам на возмещение затрат на услуги):

(i) Название и адрес подрядчика.

(ii) Дата и номер счета.(Подрядчики должны датировать счета как можно ближе к дате отправки или передачи.)

(iii) Номер контракта или другое разрешение на поставленные поставки или выполненные услуги (включая номер заказа и номер позиции).

(iv) Описание, количество, единица измерения, цена за единицу и расширенная цена поставленных материалов или оказанных услуг.

(v) Условия доставки и оплаты ( например, номер отгрузки и дата отгрузки, скидка при условиях своевременной оплаты). Номер коносамента и вес отправления будут указаны для отправлений в государственных коносаментах.

(vi) Имя и адрес должностного лица подрядчика, которому должен быть отправлен платеж (должны быть такими же, как в контракте или в надлежащем уведомлении об уступке).

(vii) Имя (где это практически возможно), должность, номер телефона и почтовый адрес лица, которого необходимо уведомить в случае дефектного счета.

(viii) Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН). Подрядчик должен указывать свой ИНН в счете-фактуре только в том случае, если этого требуют процедуры агентства. (См. 4.9 Требования к ИНН.)

(ix) Банковская информация для электронных денежных переводов (EFT).

(A) Подрядчик должен включить банковскую информацию о системе EFT в счет-фактуру только в том случае, если это требуется процедурами агентства.

(B) Если банковская информация EFT не требуется, чтобы быть в счете-фактуре, для того, чтобы счет был надлежащим счетом-фактурой, подрядчик должен предоставить правильную банковскую информацию EFT в соответствии с применимым положением о запросе ( e.g., 52.232-38, Подача информации об электронном переводе средств с предложением), пункт контракта (, например, 52.232-33, Платеж с помощью системы электронного перевода средств для управления вознаграждением, или 52.232-34, Оплата электронным переводом средств -Other than System for Award Management) или применимые процедуры агентства.

(C) Банковская информация EFT не требуется, если правительство отказалось от требования оплаты посредством EFT.

(x) Любая другая информация или документация, требуемая контрактом ( например, свидетельство отгрузки).

(2) Промежуточный платежный запрос по контракту о возмещении затрат на услуги представляет собой надлежащий счет для целей данного подраздела, если он включает всю информацию, требуемую контрактом.

(3) Если счет-фактура не соответствует этим требованиям, назначенный биллинговый офис должен вернуть его в течение 7 дней после получения (3 дня по контрактам на мясо, мясные пищевые продукты или рыбу; 5 дней по контрактам на скоропортящиеся сельскохозяйственные товары, молочные продукты, пищевые жиры или масла, а также пищевые продукты, приготовленные из пищевых жиров или масел) с указанием причин, по которым этот счет не является надлежащим.Если такое уведомление не является своевременным, то назначенный биллинговый офис должен скорректировать дату платежа с целью определения штрафа по процентам, если таковой имеется.

(c) Разрешение на оплату . Все платежи по счетам, за исключением промежуточных платежей по контрактам на возмещение затрат на услуги, должны подтверждаться отчетом о получении или другой государственной документацией, разрешающей оплату (например, , ваучер, сертифицированный правительством ). Принимающее должностное лицо агентства должно направить отчет о получении или другую правительственную документацию в назначенный платежный офис к 5-му рабочему дню после принятия или утверждения правительством, если не были приняты другие меры.Этот период времени не продлевает сроки, указанные в этом разделе. Приемка должна быть завершена как можно быстрее. Отчет о получении или другая правительственная документация, разрешающая оплату, должна, как минимум, включать следующее:

(1) Номер контракта или другое разрешение на поставленные поставки или выполненные услуги.

(2) Описание поставленных материалов или оказанных услуг.

(3) Количество полученных и принятых материалов или выполненных услуг, если применимо.

(4) Дата поставки или оказания услуг.

(5) Дата, когда назначенное государственное должностное лицо —

(i) Принял поставки или услуги; или

(ii) Утвердил запрос промежуточного платежа, если запрос выполняется в соответствии с пунктом 52.232-5, Платежи по контрактам на строительство с фиксированной ценой, или пункт 52.232-10, Платежи по контрактам архитектора и инженера с фиксированной ценой.

(6) Подпись, напечатанное имя, должность, почтовый адрес и номер телефона назначенного государственного должностного лица, ответственного за принятие или согласование функций.

(d) Биллинг . Назначенный расчетный офис должен немедленно пометить каждый счет фактической датой его получения.

(e) Расчетная касса . Назначенный платежный офис будет аннотировать каждый счет и отчет о получении с указанием фактической даты его получения.

Правила выставления счетов-фактур

ЕС и национальные правила

Налогооблагаемые лица, ведущие бизнес в ЕС, подчиняются:

  • единому набору базовых правил выставления счетов для ЕС (статьи , статьи 217-240 Директивы по НДС ) и
  • в определенных областях, национальные правила, установленные отдельной страной ЕС.

Основные принципы правил ЕС

Правила ЕС можно найти в Директиве по НДС:

  • Электронные счета-фактуры эквивалентны бумажным — национальные налоговые органы не могут требовать от предприятий предоставления каких-либо уведомлений или получения разрешения.
  • Компании вправе выставлять электронные счета-фактуры при условии их принятия получателем. Однако электронное выставление счетов станет обязательным при государственных закупках.
  • Компании могут передать операции по выставлению счетов третьей стороне или заказчику (т.е. Самостоятельное выставление счетов), в некоторых случаях.
  • Компании, как правило, могут свободно хранить счета где и как им удобно (бумажные / электронные, в другой стране ЕС по сравнению с тем, где они находятся, и т. Д.)

Подробное объяснение правил выставления счетов для ЕС представлено в Пояснительных примечаниях. .

Национальные правила

Правила ЕС предоставляют странам ЕС возможность гибкого выбора на национальном уровне. Комиссия ЕС публикует подробную информацию о конкретных положениях, утвержденных каждой страной ЕС, на своем веб-сайте.

Когда выставление счета является обязательным?

Счет-фактура требуется для целей НДС в соответствии с правилами ЕС в:

  • большинство поставок между предприятиями (B2B)
  • определенных транзакций между предприятиями (B2C)

Также могут быть особые национальные правила по сделкам, требующим выставления счета.

Поставки B2B

В большинстве случаев счета должны выставляться бизнесом всякий раз, когда товары или услуги поставляются:

  • другому предприятию; или
  • юридическое лицо, не облагаемое налогом (органы местного самоуправления, ассоциации и т. д.без НДС).

Исключения
i. Освобожденные финансовые и страховые услуги ( Статья 135 (1) (a) — (g) Директива об НДС )
Счет не требуется, если услуга предоставляется в другой стране ЕС.
Однако страны ЕС могут потребовать счет-фактуру, если:

  • эти услуги предоставляются на их собственной территории или за пределами ЕС и
  • поставщик находится на их территории или предоставляет услуги из стационарных помещений на своей территории.

ii. Другие освобожденные от налога операции ( Статья 135 (1) (h) — (l) Директива по НДС, включая операции, связанные с землей )
Страны ЕС могут не требовать счета-фактуры, если эти операции предоставляются на их территории.

B2C-транзакции

Компания должна выставить счет-фактуру, когда она поставляет определенные товары лицу, не облагаемому налогом (обычно частному лицу), в следующих случаях:

  • дистанционная продажа при налогообложении в другой стране ЕС ( Статья 33 Директивы по НДС )
  • новые транспортные средства, поставленные в другую страну ЕС ( Статья 138 (2) (a) Директива по НДС ).

Особые национальные правила

В некоторых странах ЕС в определенных случаях обязательства по выставлению счетов могут быть более или менее обширными.

  • Счет может потребоваться для поставок частным лицам, кроме тех, которые указаны в разделе B2C транзакции выше. В таких случаях счета-фактуры не обязательно должны содержать всю информацию, необходимую для полных счетов-фактур.
  • Счет не требуется, например:
    • определенные освобожденные транзакции (подпадающие под действие Раздела IX, главы 2 и 3 Директивы по НДС ), включая те, которые упомянуты в B2B, поставляет раздел выше
    • некоторые освобожденные транзакции с правом вычета (поставки с «нулевой ставкой»).

Какую информацию должен содержать счет?

Полные счета-фактуры НДС

Информация, необходимая во всех случаях

  • Дата выставления
  • Уникальный порядковый номер, идентифицирующий счет-фактуру
  • Идентификационный номер НДС клиента (если покупатель несет ответственность за уплату налога по операции)
  • Номер поставщика полное имя и адрес
  • ФИО и адрес клиента
  • Описание количества и типа поставленных товаров или типа и объема оказанных услуг
  • Дата операции или платежа (если отличается от даты счета-фактуры)
  • Примененная ставка НДС
  • НДС сумма к уплате
  • Разбивка суммы НДС к уплате по ставке НДС или освобождению от налога
  • Цена за единицу товаров или услуг — без налога, скидок или уступок (если не включена в единицу pri

В некоторых случаях требуется дополнительная информация

  • Освобожденные транзакции — ссылка на соответствующее (ЕС или национальное) законодательство, освобождающее он или любая другая ссылка, указывающая на то, что оно не подлежит обложению налогом (по выбору поставщика).
  • Клиент несет ответственность за уплату налога (т.е. в соответствии с процедурой обратного начисления) — слова « Обратное начисление ».
  • Поставка новых транспортных средств внутри ЕС — подробности, указанные в Статье 2 (2) (b) Директивы по НДС (, например, для автомобиля, его возраста и пробега ).
  • Применяется схема наценки — ссылка на конкретную задействованную схему (, например, «Схема наценки — турагенты» ).
  • Самостоятельное выставление счетов (счет выставляется клиентом вместо поставщика) — слова « Самостоятельный выставление счетов ».
  • Лицом, подлежащим уплате налогов, является налоговый представитель — его идентификационный номер плательщика НДС, полное имя и адрес.
  • Поставщик использует систему кассового учета — слова « Кассовый учет »).

Упрощенный счет-фактура

  • Дата выставления
  • Идентификационный номер НДС поставщика
  • Тип поставленных товаров или услуг
  • Сумма НДС к оплате — или информация, необходимая для ее расчета
  • Конкретная, недвусмысленная ссылка на первоначальный счет и сведения, в которые вносятся изменения (в кредит-ноте, дебетовом документе или другом документе, рассматриваемом как счет-фактура).

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *