Образец бланка описи документов в личном деле работника – Опись документов в личном деле работника — образец

Личное дело работника представляет собой папку, в которой собрана информация, касающаяся работника и его трудовой деятельности. В личном деле можно храниться множество различных документов, для того чтобы в них не потеряться оформляют внутреннюю опись документов.

Грубо говоря, опись представляет собой перечень всех документов личного дела работника. Каждый лист каждого документа в деле имеет свой номер, зная этот номер, можно легко найти нужный документ в папке. В опись документов личного дела как раз включают перечень всех документов с указанием номеров листов, где они расположены в папке.

В данной статье приведен в качестве примера образец оформления внутренней описи личного дела работника. Бланк для скачивания расположен внизу в формате word.

Личное дело заводится на работника при приеме его на работу. Организация сама решает, на каких именно сотрудников необходимо заводить личные дела. Если вопрос касается госучреждения, то личные дела заводятся абсолютно на каждого сотрудника.

Документы в личное дело включаются по мере их оформления, то есть в хронологическом порядке.

Как правильно оформить?

При формировании личного дела он получает свой индивидуальный номер, который проставляется на его обложке. В описи к этому делу следует указать этот номер для того чтобы четко знать, к чему именно относится данный перечень документов. Данная нумерация разрабатывается организацией самостоятельно, обычно нумерация формируется таким образом, чтобы было понятно, для этого могут использоваться как цифры, так и буквы.

Внутренняя опись может содержать таблицу, в которую и вносятся сведения о каждом документе личного дела работника. Для каждого документа следует указать его основные идентификационные данные — наименование, номер, дата оформления, номера листов в личном деле.

Если оформляется несколько листов описи (по причине большого состава личного дела), то в конце описи нужно указать количество оформленных листов, это не позволит ни одному листу потеряться.

Образец оформления внутренней описи документов личного дела работника можно скачать ниже.

Скачать образец описи

Внутренняя опись личного дела работника образец — скачать.

1000form.ru

Внутренняя опись документов личного дела (Образец заполнения) — образец РБ 2019. Белформа

Файл текстовой версии: 4,8 кб

Открыть документ в галерее:

Текст документа:

               Внутренняя опись документов личного дела N  5
                                                         ---
                       Петрова Анна Александровна
                      ----------------------------
                        (фамилия, имя, отчество)
---------------------------------------------------------------------------
¦ N ¦   Название и   ¦   Дата   ¦  Индекс ¦Номера ¦   Дата    ¦Примечание ¦
¦п/п¦    заголовок   ¦документа ¦документа¦листов ¦ включения ¦           ¦
¦   ¦    документа   ¦          ¦         ¦ дела  ¦ документа ¦           ¦
¦   ¦                ¦          ¦         ¦       ¦ в личное  ¦           ¦
¦   ¦                ¦          ¦         ¦       ¦   дело    ¦           ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦ 1 ¦        2       ¦    3     ¦    4    ¦   5   ¦     6     ¦     7     ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦ 1 ¦Дополнение к    ¦          ¦         ¦ 1, 2  ¦01.02.2007 ¦           ¦
¦   ¦личному листку  ¦          ¦         ¦       ¦           ¦           ¦
¦   ¦по учету кадров ¦          ¦         ¦       ¦           ¦           ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦ 2 ¦Личный листок по¦01.02.2007¦         ¦  3-6  ¦01.02.2007 ¦           ¦
¦   ¦учету кадров    ¦          ¦         ¦       ¦           ¦           ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦ 3 ¦Автобиография   ¦01.02.2007¦         ¦   7   ¦01.02.2007 ¦           ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦ 4 ¦Копия диплома о ¦29.06.1999¦         ¦   8   ¦01.02.2007 ¦           ¦
¦   ¦высшем          ¦          ¦         ¦       ¦           ¦           ¦
¦   ¦образовании     ¦          ¦         ¦       ¦           ¦           ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦ 5 ¦Заявление о     ¦01.02.2007¦    65   ¦   9   ¦01.02.2007 ¦           ¦
¦   ¦приеме на работу¦          ¦         ¦       ¦           ¦           ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦ 6 ¦Копия приказа о ¦01.02.2007¦   75-к  ¦  10   ¦01.02.2007 ¦Оригинал в ¦
¦   ¦приеме на работу¦          ¦         ¦       ¦           ¦деле ОК-10 ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦ 7 ¦Аттестационная  ¦25.08.2008¦         ¦  11   ¦13.08.2008 ¦           ¦
¦   ¦характеристика  ¦          ¦         ¦       ¦           ¦           ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦ 8 ¦Аттестационный  ¦28.08.2008¦    5    ¦  12   ¦13.08.2008 ¦           ¦
¦   ¦лист            ¦          ¦         ¦       ¦           ¦           ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦ 9 ¦Копия приказа о ¦29.08.2008¦   15-к  ¦  13   ¦29.08.2008 ¦Оригинал в ¦
¦   ¦присвоении I    ¦          ¦         ¦       ¦           ¦деле ОК-10 ¦
¦   ¦квалификационной¦          ¦         ¦       ¦           ¦           ¦
¦   ¦категории       ¦          ¦         ¦       ¦           ¦           ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦10 ¦Копия приказа об¦01.09.2009¦   58-к  ¦  14   ¦01.09.2009 ¦           ¦
¦   ¦изменении       ¦          ¦         ¦       ¦           ¦           ¦
¦   ¦фамилии         ¦          ¦         ¦       ¦           ¦           ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦11 ¦                ¦          ¦         ¦       ¦           ¦           ¦
----+----------------+----------+---------+-------+-----------+------------
Итого _______________________________________________ документов <*>
                (цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи <*> _____________________________
                                       (цифрами и прописью)
    --------------------------------
    <*>Оформляется при подготовке личного дела к передаче в архив.

Приложения к документу:

Какие документы есть еще:

Что еще скачать по теме «Опись»:

• Каким должен быть правильно составленный трудовой договор
  Трудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.
• Как грамотно составить договор займа
  Взятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.
• Правила составления и заключения договора аренды
  Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.
• Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставки
  В процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.

belforma.net

Личное дело работника — образец документа, порядок учета, формирования и описи

Сотрудники предприятия являются основным его ресурсом, управление которым и применение его потенциала доступно только при наличии полной и достоверной информации.

Что такое личное дело работника

Это пакет документации, содержащей подробную информацию и являющейся основной базой для работы кадровиков. Использовать, формировать и хранить подобные документы работников доступно исключительно в рамках законодательства и установленных правил делопроизводства.

Данный пакет выступает в роли главного инструмента для менеджмента по работе с персоналом.

Несмотря на важность данной информации, которая при умелом использовании является отличным управленческим инструментом, личное дело на коммерческом предприятии не обязательно к формированию, но на каждого госслужащего сотрудника оно заводится в обязательном порядке. Таким же образом и к составлению личного дела не существует особых требований.

Как правильно оформить личное дело работника вы можете посмотреть в этом видео:

Кто ведет документацию и что в нее входит

При отсутствии строгих правил к составу пакета, практикой сформировано включение в него таких документов:

При этом доступны некоторые взаимозаменяемые варианты, к примеру:

• Автобиография заменяется резюме;
• Анкета – листом по учету кадров;
• Рекомендацию – характеристикой. Как написать характеристику на работника – читайте тут.

Что представляет собой личный листок по учету кадров и как его правильно вести на предприятии вы узнаете в этой статье.

Если служба государственная, то перечень бумаг более расширенный:

• Подтверждение прохождения конкурса на должность;
• Копия трудовой книжки, военного билета, гражданского состояния;
• Допсоглашения;
• Данные о прохождении военной службы;
• Экзаменационные листы;
• Документы о награждениях, повышениях по службе;
• Допуск;
• Декларация о доходах;
• Медицинское соглашение;
• Копии справок о страховом, медицинском и налоговом учете.

Важно: все копии должны удостоверяться подписью. Личные дела госслужащих изучаются ежегодно. Ведет и собирает всю эту документацию работник отдела кадров.

Порядок учета и ведения

Еще при принятии на работу сотрудника согласно приказу руководства, формируется папка, в которую попадают первичные документы, по мере ее пополнения документы нумеруются и описываются, а само дело фиксируется в специальном журнале под присвоенным порядковым номером, с указанием даты формирования, ФИО работника.

Важно: данная документация собирается и хранится на протяжении всего сотрудничества организации с данным человеком, при увольнении подобное дело закрывается и сдается на хранение в архив.

В документах недопустимо совершать ошибки и опечатки, указывать следует только достоверную информацию. Допустимо при большом объеме документации формировать разделы.

Работник обязан участвовать в сборе необходимых бумаг и при появлении новой информации указывать на нее и подтверждать документально.

Оформление и хранение

Каждое отдельное дело имеет опись и обложку, которая содержит основные данные:

• Номер согласно фиксированию в журнале регистрации;
• Дата начала формирования документа и окончания, которая проставляется согласно приказу увольнения или перевода.

Все документы внутри папки нумеруются и шнуруются. Если предстоит перевод на другую службу, то документ не сдается в архив после его закрытия, а при увольнении оно закрывается, хранится внутри организации 10 лет, а далее сдается в архив.

Важно: в архиве все дела хранятся 75 лет, отсчет которых начинается с даты увольнения, если работник занимал руководящий пост хранение бессрочное.

При хранении на предприятии необходимо соблюдать все рекомендации по данному делу – хранение доступно только в специальных закрытых шкафах, предварительно поместив их согласно алфавиту.

Доступ к делам имеет уполномоченный сотрудник, руководитель предприятия и сам работник. Передача бумаг выполняется согласно приказу.

Опись и формирование

Порядок заполнения и учета личных дел должен подробно описываться в приказе организации по формированию личных дел.

Согласно такому распоряжению директора необходимо все сведения о делах вносить в регистрационный журнал согласно порядковому номеру, который присваивается документу в момент его открытия.

Кроме номера в журнале делается краткое описание дела – ФИО работника, дата формирования, закрытия или сдачи в архив.

Изменения в документы доступно вносить только ответственному работнику, прочие сотрудники исключительно по приказу руководителя.

Изменения необходимо выполнять аналогично изменениям в трудовой книге – горизонтально вычеркивать устаревшие данные, а сверху писать новые.

Порядок заполнения папки личного дела

Вся папка, в том числе и обложка должны заполняться надлежащим образом, указанным законодательством и прописанным внутренними правилами организации для отдела кадров.

Титульный лист

Титульный лист заполняется согласно ГОСТовским требованиям:

• Вверху документа необходимо оставить место для штампа, чтобы была возможность сделать запись архивным работникам;
• Немного ниже следует указать полное наименование и реквизиты организации;
• Под этой записью, также по центру необходимо указать сведения об отделе, данная запись должна иметь несколько пустых строк, для возможности корректировки записи на случай перевода сотрудника;
• Далее указывается номер дела с обозначением индекса, к примеру, «Дело No07 – 369»;
• Далее идет наименование папки – ФИО работника;
• В правом нижнем углу необходимо указывать даты открытия и закрытия дела, а также период хранения, после описи необходимо указать количество листов в документе.

Оформление документов

Всеми делами, касающимися ведения личного дела должен заниматься уполномоченный сотрудник отдела кадров. Важно: он несет ответственность за сохранность конфиденциальной информации.

Относительно оформление документов он обязан:

• Принять;
• Пронумеровать;
• Описать;
• Подшить;
• При необходимости внести изменения;
• Закрыть дело;
• Сдать в архив.

Также он обязан под роспись ознакомить сотрудника с личным делом, выполнять подобную процедуру необходимо не менее одного раза в год, это необходимо для поддержания актуальности информации.

Для этого необходимо завести ведомость, в которой работник буде ежегодно расписываться о прочтении документации.

Важно: личные дела по требованию выдаются на руки правоохранительным и контролирующим органам.

Внутренняя опись

Внутренняя опись документов составляется согласно унифицированной формы Приложение 10.

В нее входит:

• Регистрационный номер документа;
• Присвоенный индекс;
• Дата фиксирования документа;
• Заголовок;
• Номера листов согласно нумерации дела;
• Примечание.

В папке такой лист указывается на обороте титула или подшивается последним к общей документации. Регистр подписывает его составитель с расшифровкой подписи и указанием даты. Если он состоит из нескольких листов необходима их нумерация.

Заключение

Коммерческие предприятия имеют право выбора вести личные дела сотрудников или нет, однако при положительном решении необходимо все детально продумать, издать указ и инструкцию по правилам ведения документации, назначить ответственное лицо, которое имеет представление, с чем имеет дело и при этом неусыпно контролировать руководителем весь процесс.

Что представляет собой личное дело работника и в чем его особенности – смотрите в этом видео:

fbm.ru