Может ли работать организация без печати: Может ли ИП и ООО работать без печати

ДОКУМЕНТЫ «БЕЗ ПЕЧАТИ» или почему ООО и АО могут не ставить печать

 

 

 В связи с возникающими до настоящего времени вопросами относительно необходимости проставления печати на документах организации представляем соответствующие разъяснения.

 

1. В настоящее время хозяйственные общества вправе не иметь печати. Еще 7 апреля 2015 года вступил в силу закон, позволяющий ООО и АО отказаться от использования печати[1]. 

Принятый федеральный закон снял с них такую обязанность и сделал применение печатей правом общества. В законах об ООО и АО теперь используется следующая формулировка: «Общество вправе иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации. Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества»[2].До вступления указанного закона в силу

законодательство обязывало организации иметь круглые печати с указанием наименования и места нахождения.

Поправки внесены в законы о хозяйственных обществах и, соответственно, к индивидуальным предпринимателям отношения не имеют. Законодательство, как и прежде, не обязывает ИП иметь печать. Вопрос об изготовлении и использовании печати ИП решают самостоятельно.

Действующим законодательством предусмотрены случаи, когда применение печати является обязательным «при ее наличии» (См. Приложение 1).  

 

< >Если печать есть, то надо записать это в устав.Желательно, чтобы из устава хозяйственного общества можно понять, есть ли у общества печать. Так, если общество намерено использовать печать, в его уставе будет соответствующая формулировка. В этом случае на общество распространяется обязанность проставлять печать в определенных случаях, предусмотренных законом  (См. Приложение 1).

В остальных случаях общество проставляет печать по своему усмотрению.

 

Если же общество отказывается от печати, то для удобства заинтересованных лиц можно прямо прописать в уставе: «Общество не имеет печати».

 

< > Необязательность печати на первичных учетных документах.Требования, которым должны соответствовать первичные учетные документы, перечислены в п.2 ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Среди обязательных реквизитов не упоминается оттиск печати организации. Это означает, что налоговая инспекция не сможет предъявить претензии по причине отсутствия оттиска печати в первичных учетных документах.

 

Такой вывод подтверждается письмом Минфина РФ от 6 августа 2015 г. N 03-01-10/45390.

< >Необязательность печати на договорах.Печать компании, даже при её наличии, может не ставиться на договоре. Достаточно подписи лица, совершившего сделку (ст. 160 ГК РФ). Обязательна она будет только в случаях, когда это прямо предусмотрено законом. В таких случаях проставлять печать на документах обязаны только те общества, которые не отказались от применения печати.

 

Кроме того, стороны отдельного договора могут самостоятельно взять на себя обязательство проставлять оттиск печати на подписываемых документах. Таким образом, во избежание наступления негативных последствий следует проверить все действующие договоры и продолжать использовать печать там, где этого требует договор.

 

Выводы:

1) ООО и АО вправе, но не обязаны иметь печать.

2) Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества. Отсутствие таких сведений означает, что общество не имеет печати.

3) Первичные учетные документы можно оформлять без печати.

4) Даже если печать есть, ее можно не проставлять на договорах.

 

 

 

 

 

Приложение 1

случаи, когда применение печати является обязательным

при ее наличии

	Акт о несчастном случае на производстве	ст. 230 ТК РФ
	Двойное складское свидетельство	ст. 913 ГК РФ
	от имени организации в суд	ст. 61 АПК РФ
		ст. 53 ГПК РФ
	, выдаваемая от имени организации	ФЗ от 02.10.07 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» (ч. 2 ст. 54).
	Доверенности от имени организации (при обжаловании действий таможенного органа), копии аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности,  «бумажная» отчетность, выписка из системы учета товаров, представляемых должностным лицам таможенных органов.	ФЗ от 27.11.10 № 311-ФЗ «О таможенном регулировании в РФ» (ч. 6 ст. 39, п. 6 ч. 3 ст. 90, п. 2 ч. 5 ст. 177, п. 1ст. 184)
	Доверенность, прилагаемая к заявкам на участие в открытом конкурсе, закрытом аукционе,  доверенность, в целях получения аккредитации участников электронного аукциона,  заявка на участие в закрытом аукционе.	ФЗ от 05.04.13 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг…» (ст. ст. 51, 61, 88).
	Журнал учета проверок	ФЗ от 26.12.08 № 294-ФЗ «О защите прав юр. лиц и ИП при осуществлении государственного контроля (надзора)…» (ч. 10 ст. 16).
	Копии учредительных документов при представлении в регистрирующий орган	ФЗ от 21.07.97 № 122-ФЗ «О гос. регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним» (п. 4 ст. 16).
	Копии извещения об уплате авансового платежа	ФЗ от 22.11.95 № 171-ФЗ «О гос регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции…» (подп. 5 п. 1 ст. 10.2).
	Выписки по счету депо, закладные об исполнении обеспеченного ипотекой обязательства.	ФЗ от 16.07.98 № 102-ФЗ «Об ипотеке» (абз. 5 п. 3 ст. 16, абз. 5 п. 1 ст. 17, п. 2 ст. 25).
	Решения об эмиссии ценных бумаг, сертификаты эмиссионной ценной бумаги, решения о выпуске российских депозитарных расписок	ФЗ от 22.04.96 № 39-ФЗ «О рынке ценных бумаг» (п. 1 ст. 17, абз. 11 ч. 4 ст. 18, п. 10 ст. 27.5-3).
	Документы, содержащие сведения о доле РФ, субъекта РФ или муниципального образования в уставном капитале юридического лица,  документы, представляемые претендентами на покупку имущества.	ФЗ от 21.12.01 № 178-ФЗ «О приватизации гос. и мун.  имущества» (абз. 4 п. 1, абз. 1 п. 2 ст. 16).
	Трудовая книжка	Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек», п. 2.2, 2.3.

 

---

[1] Федеральный закон от 06.04.15 № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ».

[2] п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»

 

ООО без печати в 2021 году

Принятый в 2015 году Федеральный закон от 06.04.2015 №82-ФЗ отменил обязанность для обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ обязательное наличие печати. По мнению инициаторов законопроекта, это должно снизить срок регистрации общества на один день. Может, это и так, хотя изготовление печати день точно не занимало, а вот последствия внедрения этой инициативы получились не очень радужные.

Указанный 82-ФЗ внес ряд изменений сразу в несколько законов, исключив печать хозяйственного общества от участия в следующих правоотношениях:

• Оборот этилового спирта и изделий на его основе.
• Двойные складские свидетельства (ст. 913 ГК РФ).
• Регистрация эмиссии ценных бумаг.
• Регистрация недвижимости.
• Частично из трудового права (ст. 230 ТК РФ).
• Из АПК и ГПК РФ (на доверенности для представителя — не обязательно, однако вопрос в самом заявлении остался открытым).
• Из ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».
• Из ФЗ «О таможенном регулировании».
• Из госзакупок.

Однако практически сразу же возник конфликт с Рострудом, ведомством, которое решило уточнить обязательность проставления печати в трудовой книжке (Письмо от 15.05.2015 №1168-6-1). Правда, впоследствии смягчились, и указали что можно использовать печать «для документов».

Однако, существует ряд законов и подзаконных актов, откуда обязательность использования печати пока не вычистили. К примеру:

• Формы налоговой отчетности — декларации по УСН, по ЕНВД согласно письма Минфина России от 01.02.13.
• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. Минтруда № 69 от 10.10.2003. Печать обязательна на 1 странице трудовой книжки + при увольнении, в конце записи каждого работодателя (в последней редакции такую обязанность отменили).
• Типовые формы заявлений, например, на получение лицензии. В частности, утвержденные к административным регламентам и т.п. (например, образец заявления о предоставлении лицензии на осуществление деятельности в области оказания услуг связи, утв. приказом Минсвязи № 357 от 27.12.2011 г.).
• Статьи 94, 186.1 НК РФ.
• Унифицированные формы документов, такие как форма ТОРГ-12, 2-НДФЛ, в которой “МП” – это один из реквизитов формы.
• Сюда же не так давно принятый КАС (Кодекс об административном судопроизводстве, п. 6 ст. 57).
• Сюда же сдача отчетности в ФСС и ПФР (правда, если им показать устав, в котором четко прописано что компания печать не использует, принимают без печати).

Индивидуальным предпринимателям вообще в законодательстве не предписана обязанность пользоваться печатью, хотя некоторые используют. А вот некоммерческим организациям этой отмены вряд ли удастся дождаться в обозримом будущем

Это одна из сторон медали об необязательности печати — законодательство к ее отмене до сих пор в полной мере не готово. Особенно ряд подзаконных актов. Плюс, консерватизм многих госструктур и частных компаний.

По замыслу законодателя, печать нужно было чем-то заменить. Или специальными бланками, или гербовой бумагой, или специальными голограммами, или вообще перейти на электронный документооборот с использованием ЭП (электронной подписи). Вряд ли можно сказать, что большинство компаний, отказавшихся от печати, перейдут на указанные способы защиты. Скорее, ничем не заменят. Что неизбежно повлечет возможные конфликты с контрагентами или банками, которым как-то не с руки доверять компаниям, не защищающим свои документы. Либо отправят к нотариусу, как к проверенному способу удостоверять написанное на бумаге. Правда, нотариусы и так все больше и больше участвуют в жизни компании, взять хотя бы удостоверение решений собраний, а по вопросу увеличения уставного капитала — и решения единственного участника.

Поэтому, хотя Россия поднялась в 2015 году в рейтинге Всемирного банка за счет отмены обязательности печати, пользоваться этой отменой на практике не рекомендуется. Стоит она не дорого, усилий для постановки затрачивает немного — а помогает избежать некоторых проблем.

Может ли ООО работать без печати в 2021 году?

О том, может ли ООО работать без печати, стоит рассмотреть более подробно, ведь ФЗ №82 2015 года, оставит множество вопросов для представителей компаний. В частности, упомянутый закон снял обязательства с АО и ООО оформлять собственную печать. Инициаторы законопроекта в свое время уверили, что нововведение уменьшает срок регистрации компании и позволяет пройти бюрократические процедуры в течение одного дня. На самом деле, последствия такой инициативы многим организациям «вылезли боком». О чем идет речь, поговорим ниже.

Новые требования

Рассматривая законодательство 2018 года, и сравнивая его с прошлогодними законами, можно прийти к мнению об отсутствии больших различий. В основе лежит все тот же ФЗ №82, благодаря которому применение печати не является обязательным. Если ООО приняло соответствующее решение и не применяет оттиск в работе, это должно найти отражение в уставе организации.

Более точные ответы можно почерпнуть из серии приказов, которые выпущены в конце 2016-го Минтруда (номера 648, 588, а также 589). С их помощью удалось разъяснить ряд моментов, в том числе по отношению к документальной базе.

Рассмотрим ситуацию из реальной жизни. К примеру, ООО не применяет печать, но в определенный момент требуется оформление справки о доходах для начисления пособия работнику. В этом случае придется приложить бумаги, которые бы подтверждали права должностных лиц подписывать справку. Это может быть свидетельство о госрегистрации или паспорт физлица. Кроме того, при наличии запроса с ФСС может потребоваться предоставление этих же бумаг.

Благодаря приказам, удалось решить еще один важный нюансы — потребность в наличии печати на страницах трудовой книжки. Ранее Минтруда обязывало ставить оттиск даже в том случае, если компания не применяла такой инструмент в своей деятельности. С учетом имеющихся разъяснений печать должна предоставляться тем обществам, которые ее используют. В остальном правила и нормы для 2017 года остались без изменений.

Особенности печати

В законе об ООО и АО четко оговариваются данные, которые должны быть отражены на печати организации. Сюда входит полное название общества, местонахождение (населенный пункт), а также действующая организационно-правовая форма. Название должно прописываться на русском или другом языке. Больше в законе никакой информации на этот счет не дается. По собственному желанию фирма вправе добавить ряд дополнительных данных — ИНН, ОГРН, КПП и другие.

В законе указан ее только перечень реквизитов, которые должны отражаться на оттиске, но и другие параметры, к примеру, размер печати. Вот почему специальные мастерские в процессе деятельности опираются на требование ГОСТ, которые применяются к печатям. На дополнительных оттисках может быть информация, в отношении какой службы или бумаг она применяется. Что касается формы, она бывает  различной — круглой, прямоугольной, овальной и так далее.

Тонкости регистрации и применения

Ранее ООО должны были регистрировать печать в период создания компании, а также заниматься утверждением ее эскиза. Сегодня в этом нет необходимости, а подобные требования не описаны ни в каких законодательных актах. Это значит, что обществу не нужно получения уведомления или разрешения в государственных структурах о введении в действие печати.

Несмотря на определенные послабления, к применению оттиска нельзя относиться «спустя рукава», ведь это один из главных деловых элементов любой компании. Более того, государственные структуры рекомендуют создавать каждому ООО инструкцию о применении архивного дела и оборота документов с учетом ГОСТа.

В инструкции может быть отражена следующая информация:

• Список оттисков компании — главной и дополнительной, число экземпляров.
• Правила применения.
• Место для хранения.
• Перечень должностей, которые несут ответственность за сохранение печатей, а также имеют право их применения.
• Список бумаг, в которых обязательно наличие оттисков (главных и дополнительных).

Печати должны храниться и выдаваться другому лицу после внесения записи в журнал и под расписку. Если печать не применяется, ее необходимо запереть в специальный ящик.

Возможна ли работа ООО без печати?

Как отмечалось в начале статьи, с апреля 2015 года применение оттиска в работе компании перешло из категории обязательств в сектор права. С этого момента каждая организация может сама принимать решение о необходимости использования печати. Но в некоторых законах можно найти информацию, согласно которой применение оттиска является обязательным. Это касается РКО, БСО, а также ПКО.

В остальных бумагах, которые относятся к этой категории, в наличии оттиска нет необходимости. Главное, чтобы эта информация нашла отражение в уставе компании. Организация вправе ставить оттиск в наиболее важных бумагах — первичных документах, отчетности для ФНС, трудовых книжках персонала и прочих документах.

Отдельное внимание стоит уделять договорам. Если в соглашении, которое было оформлено ранее, было указано обязательное наличие печати, придется проставлять оттиск и в будущем или оформлять дополнительный договор, где этот пункт будет исключен.

Итоги

Если говорить в целом, отмена печати является больше плюсом, чем минусом для компании, ведь видна тенденция постепенного отхода от оформления документов. Современные технологии не стоят на месте, появляются новые варианты идентификации личности, а сам оборот бумаг постепенно переходит в электронный формат.

К примеру, при отправке отчетности в ФНС все чаще применяется цифровая подпись, а при рассмотрении дел в суде печать воспринимается с позиции дополнительного реквизита, а обязательств по установке оттиска нет. Кроме того, с 2013 года ООО получили право лично создавать бланки первичных документов, а единственным условием их применения стала фиксация в учетной политике.

Так что компании в начале деятельности стоит определиться, необходима печать или можно обойтись без ее применения. В последнем случае высок риск  столкнуться с рядом сложностей, которых в последние годы становится все меньше.

Может ли ООО работать без печати

Круглая печать организации многие годы была обязательным атрибутом при оформлении документов. Но позже возможность работать без печати закон № 82-ФЗ от 06.04.2015 предоставил коммерческим обществам – АО и ООО. Правда, на практике оказалось, что есть немало ситуаций, при которых использование штампов осталось в силе. Так может ли ООО работать без печати в 2021 или нет? Давайте вместе разберемся в этом, на самом деле, непростом вопросе.

Для чего организации нужна печать

Напомним, что общество с ограниченной ответственностью – это юридическое лицо, которое самостоятельно участвует в гражданском обороте. От имени ООО действует его руководитель, он же, как правило, проставляет штамп организации на документах.

Можно сказать, что печать – своего рода символ власти в компании. Если руководителя нет, а клише хранится у него, то многие деловые бумаги просто невозможно оформить. Соответственно, директору, который использует печать, проще контролировать документооборот своей организации.

Обязанность общества иметь круглый штамп была прямо прописана в федеральном законе «Об ООО». Однако в 2015 году законодатели решили, что печать – ненужный и устаревший инструмент, поэтому применять его можно по желанию. Но при этом продолжили действовать многие нормативно-правовые акты, которые не допускали оформлять документы без оттисков организации.

Постепенно штампы стали необязательными для налоговых деклараций и первичных документов, но на деле ООО без печати до сих пор не могут работать. Почему? Потому что почти все юридические лица оказываются в ситуациях, когда она нужна.

Когда печать обязательна

• В первую очередь, печать для ООО обязательна, если в компании есть работники. А по статистике ФНС только в каждом десятом коммерческом общества работников нет вообще. Как правило, по трудовому договору оформлен хотя бы сам руководитель.

Так вот, в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 указано, что при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку, должны быть заверены печатью работодателя. Поскольку любой трудовой договор рано или поздно прекращается, печать обязательно потребуется большинству компаний.

• Во-вторых, если организация работает с наличными деньгами и оформляет приходные кассовые ордера, то в 2021 году продолжает действовать условие проставлять на ПКО штамп.

Добавим сюда также споры с контрагентами, которые могут не подписывать договор, если он не скреплен штампом общества с ограниченной ответственностью. Действительно, независимо от вида договора, сторона сделки вправе настаивать на включение в текст конкретного условия, которое она считает существенным. То есть, если партнер требует проставить на документах штамп, это надо сделать, иначе сделка не состоится.

Но это еще не всё. В законе «Об ООО» теперь есть такая норма: «Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать». Соответственно, в любой момент может быть принят законодательный акт, который обяжет компанию использовать печать в определенной ситуации.

Как видим, на вопрос, нужна ли печать для общества с ограниченной ответственностью, можно ответить, что скорее да, чем нет. К сожалению, законодатели поспешили ввести отказ от штампов, не обеспечив реальные возможности сделать это.

Как регулируется применение печати

Несмотря на то, что клише организации – это важный деловой атрибут, законодательно его применение в 2021 году никак не регулируется. Государственного федерального реестра печатей коммерческих структур никогда не было.

Правда, в период с 1998 по 2005 годы под контролем регистрационной Палаты г. Москвы был создан городской реестр клише, но только для столичных организаций и индивидуальных предпринимателей. Этот порядок учета печатей действительно помогал бизнесу в ведении документального оборота и в судебных спорах.

Однако ФНС, которой поручено администрировать процедуры регистрации юридических лиц и ИП, признала ведение реестра самоуправством городской администрации и потребовала его аннулирования.

Сейчас упоминание о применении печати для ООО можно найти только в уставе. Предполагается, что если соответствующей записи в уставе нет, то общество не имеет клише. Однако никто не может гарантировать, что организация имеет печать, даже если в учредительном документе об этом ничего не говорится. Какой-либо ответственности за это не предусмотрено.

Учитывая, что официально установленного порядка нет, каждой организации стоит разработать свои внутренние документы об условиях использования, хранения и уничтожения клише.

Как выглядит печать ООО

Итак, как мы выяснили, без штампа организации трудно, а в некоторых случаях и невозможно, оформлять бумажные документы. И хотя документооборот в последние годы активно переходит в электронную форму, бумажные носители еще не скоро исчезнут из деловой практики.

Если вы только планируете заказать клише для созданной организации, то наверняка задаетесь вопросом: «Что должно быть на печати ООО?» Как мы уже обсудили, никаких официальных требований к оттискам нет. Теоретически на клише может быть изображено все, что угодно.

Тем не менее, надо учитывать традиции деловой практики, а также то, что печать должна отображать основные сведения об организации. Кроме того, вы наверняка обращали внимание, что клише разных юридических лиц имеют примерно одинаковые размеры.

Действительно, изготовители печатей во многом ориентируются на ГОСТ Р 51511–2001 (применяется только для изображений с государственным гербом), а также распоряжение мэра г. Москвы № 843-РМ, в соответствии с которым вели столичный реестр. В этих документах установлены требования к клише, которые к печатям коммерческих субъектов не применяются, но на практике часто соблюдаются.

Конечно, вы можете заказать штамп любого размера и формы, но если говорить о традиционных оттисках, то для них характерны такие особенности:

• указание полного фирменного наименования ООО на русском языке, кодов ИНН и ОГРН, местонахождения, т.е. населённого пункта;
• черный или синий цвет используемых чернил;
• круглая (диаметр 38-42 мм), равносторонняя треугольная (длина стороны 38-42 мм) или прямоугольная (стороны длиной 35-50 мм и 70-100 мм) форма.

Для защиты клише от подделки производители предлагают к простой резиновой основе дополнительные опции, которые могут сделать оттиск уникальным и запоминающимся.

Например, с помощью лазерной гравировки можно перенести на изображение полутоновые рисунки и фотографии. Или использовать специальные контрольные метки (след от пылинки, имитация кляксы или брызг, намеренный дефект отдельных букв и знаков, наплыв краски). Метки также могут быть химическими или ультрафиолетовыми, т.е. заметными только при особом освещении.

Есть специальные клише с тиснением, которые оставляют на бумаге рельефный след. Усложнит подделку особый шрифт, разработанный специально для заказчика, или уникальная гильоширная сетка с тончайшими линиями. Так что, если вы решите использовать печать для ООО, то заказывайте клише, которое станет отличительным знаком для ваших документов.

Может ли организация работать без печати?!

Обратите внимание, материал старше 2-х лет. Актуальность выводов уточняйте у автора

Печать за долгое время своего существования стала обязательным реквизитом, наличие которого вызывает доверие к содержащему ее документу. Даже имеющая место быть простота изготовления печати с определенного периода времени эту ситуацию не изменила. Задаваясь вопросом о возможности работать обществу без печати, общо можно ответить так: сегодня не каждый документ обязан быть заверен печатью, есть определенная свобода. В то же время есть ряд ситуаций, когда документы, заверенные лишь подписями сторон не будут иметь юридической силы, а в некоторых случаях могут быть признаны недействительными.

Еще совсем недавно обязанность юридических лиц иметь печать была предусмотрена законом. Однако с 07.04.2015 ФЗ от 06.04.2015 № 82-ФЗ такая обязанность была упразднена. Все желающие продолжить использовать печать в качестве обязательного атрибута должны указать об этом в уставе общества.

Буквальное толкование закона позволяет сделать вывод, что отсутствие информации о необходимости иметь печать в уставе юридического лица после 07.04.2015 должно свидетельствовать о том, что печать у общества отсутствует.

Необходимо отметить, что несмотря на то, что требования проставления печати еще присутствуют в ряде нормативно-правовых актов, законными могут быть признаны только те, которые содержаться в федеральных законах (ст. 2 ФЗ от 06.04.2015 № 82-ФЗ).  

Рассмотрим конкретные обстоятельства, когда печать необходима, а где без нее можно обойтись.

ДОГОВОР. Начнем, прежде всего, с того, что договор становится обязательным для сторон, его подписавших, при наличии на нем подписей уполномоченных представителей. Печать не была и сейчас не является его обязательным реквизитом.

Но согласно ст. 160 ГК РФ в случаях, определенных законом или соглашением сторон, определяющих обязательное наличие печати, она необходима.

Таким образом, заключая договор, любая из его сторон может потребовать скрепления его печатью и не работать с контрагентом, у которого ее нет. Более того, если в договор стороны, его заключающие, включат условие об обязательном наличии на нем печатей, то отсутствие данного реквизита в силу п.2 ст.162 ГК РФ будет означать его недействительность.

ДОВЕРЕННОСТЬ. С 01.09.2013 года печать не является обязательным реквизитом доверенностей, выдаваемых хозяйственными обществами, в порядке, предусмотренном Гражданским кодексом РФ. Ранее п. 5 ст. 185 ГК РФ требовал обязательного проставления печати на доверенности, выданной юридическим лицом. Теперь же согласно п. 4 ст. 185.1 ГК РФ для того, чтобы выдать доверенность от юридического лица достаточно одной подписи руководителя.

Процессуальные доверенности сейчас могут также оформляться без печати, если у организации ее нет. Но с 15.09.2015 вступил в силу КАС РФ, в котором п. 6 ст. 57 устанавливает обязанность скреплять выданную от имени организации доверенность печатью юр. лица ее выдавшего.

БУХУЧЕТ. НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ. НК РФ, ФЗ «О бухгалтерском учете» и иные федеральные законы в части бухгалтерского учета и налогообложения каких-либо случаев обязательного применения печати при оформлении бухгалтерских документов и документов налоговой отчетности не предусматривают, за исключением единственного случая обязательного использования печати юридическим лицом при подготовке информационного сообщения, подаваемого в соответствующий таможенный орган при уплате акциза по маркированным товарам Таможенного союза, ввозимым в РФ с территории члена ТС.

Что касается сдачи отчетности и ведения переписки с налоговыми органами, то Письмом ФНС России от 05.08.2015 № БС-4-17/13706@ территориальным органам ФНС РФ предписано до внесения соответствующих изменений в приказы ФНС России принимать документы, представляемые (направляемые) в налоговые органы, независимо от наличия или отсутствия печати в данных документах.

Исходя из анализа законодательства любой юрист, с определенными оговорками, констатирует, что юрлицо может обходиться без печати. Но в практику это нововведение еще не вошло. Как в коммерческом секторе, так и в административном, печати продолжают ставить абсолютно все.

Обществу все же решившему работать без печати необходимо учитывать:

— что у его контрагентов в договорных отношениях сохраняется право требовать «заветного» оттиска печати на подписываемом договоре.

— что как минимум в рамках судопроизводства в КАС РФ доверенность от общества должна быть скреплена оттиском печати.

— что ряд административных инстанций продолжают по поводу и без такового настаивать на проставлении печати общества.

Если ИП работает без печати, как он должен подписывать документы

Печать – это популярный атрибут делового документооборота. До сих пор, несмотря на активное распространение электронных подписей, обычные печати и штампы широко используются на практике. Но если в отношении печатей юридических лиц закон устанавливает хоть какие-то нормы, то про печати ИП речь вообще нигде не идет.

Например, закон № 82-ФЗ от 06.04.2015 перевел печать ООО из обязательных атрибутов в добровольные. Если общество по-прежнему использует печать, то сведения об этом должны быть указаны в уставе. Аналогичного закона про индивидуальных предпринимателей нет, поэтому и возникает вопрос: может ли ИП работать без печати?

Бесплатная консультация по регистрации

Функции печати

Не так давно печать была обязательным реквизитом многих документов: деклараций, отчетов, справок, первичной документации и т.д. Записи в трудовую книжку тоже вносились только с печатью работодателя. Без печати нельзя было оформить документы строгой отчетности, такие, как БСО и кассовые ордера.

Но после отмены печатей для обществ с ограниченной ответственностью требования к ее наличию на документах существенно изменились. Сначала обязанность проставлять штампы отменила Федеральная налоговая служба. Из деклараций и другой отчетности исчезло поле «Место печати».

Затем изменения были внесены в порядок ведения трудовых книжек, а сейчас они вообще переведены в электронный формат. Изменили свои требования и банки, поэтому при открытии расчетного счета оттиск на карточке клиента проставляется только при наличии печати.

В 2021 году фактически не осталось ситуаций, при которых нормативный акт обязывает ее использовать. Но печать все еще нужна при оформлении приходного кассового ордера, котировочной заявки на торгах, заключении договора двойного складского свидетельства.

Если же говорить о том, выполняет ли печать ИП свою идентификационную и защитную функцию, то ответ будет отрицательным. Причин тому несколько. Во-первых, штампы коммерческих субъектов нигде официально не регистрируют. Реестр ведется только для гербовых печатей. Во-вторых, требований к шаблону нет, поэтому на оттиске может отражаться любая информация. В-третьих, производители печатей не обязаны запрашивать документы, подтверждающие статус индивидуального предпринимателя.

Фактически, в руках мошенников поддельная печать ИП может, наоборот, скомпрометировать предпринимателя. Такие дела приходится разбирать в судах. Например, в Постановлении Восьмого арбитражного апелляционного суда от 29.10.15 N 08АП-5755/2015 указано, что «печать не является способом идентификации физического лица, ведущего предпринимательскую деятельность».

Тем не менее, многие партнеры по сделке и сейчас настаивают на том, чтобы подписи сторон были скреплены печатями. Конечно, с этим можно спорить, однако если контрагенты не договорятся по всем существенным вопросам, то есть риск, что договор так и не будет заключен.

Бесплатное бухгалтерское обслуживание от 1С

Как оформлять документы без печати

Итак, мы выяснили, что печать для деятельности индивидуального предпринимателя не является обязательной. Более того, она не выполняет функцию защиты или идентификации. Но если работает ИП без печати, как подписывать документы?

У предпринимателя нет директора, который выступает от имени ИП, поэтому все документы по бизнесу он заверяет просто своей личной подписью. Сверить образец подписи можно с другими документами, например, с паспортом предпринимателя.

Но если печать ИП все-таки используется, то ее оттиск проставляется на всех документах без исключения. Поэтому контрагенты и опасаются работать с предпринимателем без печати, ведь может оказаться, что на других документах она стоит. В таком случае легитимность бумаг, на которых нет оттиска, может оказаться под сомнением.

Сведения о наличии печати ООО, как мы уже говорили, должны быть занесены в устав. Поэтому партнеру компании достаточно запросить копию учредительного документа, чтобы выяснить этот вопрос. Предприниматель же может доказать отсутствие печати письмом или уведомлением в свободной форме.

Письмо адресуется на имя лица, запросившего эту информацию, и содержит одно-два предложения. Например, так: «Уведомляю, что я, ИП Иванов Иван Иванович, не использую печать в своей деятельности, так как соответствующая обязанность законом не установлена. Все документы, имеющие отношение к моей предпринимательской деятельности, заверяю личной подписью с момента регистрации.»

Может ли ООО работать без печати?

Регистрация ООО стала дешевле. Оплачивать услуги по изготовлению печати больше не обязательно.

Идея отмены обязательности печатей была заложена давно, а соответствующие поправки в закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» вступили в силу только 07 апреля 2015 года.

Раньше ООО должно было иметь круглую печать с полным фирменным наименованием общества на русском языке и указанием на место нахождения общества.

Теперь иметь печать ООО не обязательно, учредители выбирают сами: будет ли в обществе печать. Сведения о наличии печатли должны быть в Уставе.
Другими словами, важно понять следующее: иметь печать ООО — это право, а не обязанность.

Идея законодателя, без сомнения перспективная: электронный документооборот, ключи ЭЦП, голографическая печать и другие средства защиты документов — придут в оборот, но не в едином моменте.

Во всех уставах на Праводоксе печать предусмотрена. Почему?

• Во-первых, есть устоявшийся обычай делового оборота — скреплять документ оттиском печати. И сама налоговая, и другие органы власти, и банки до сих пор привычно «ищут» печать на документах.
• Во-вторых, есть специально оговоренные законами случаи, когда общество обязано использовать печать.
• В-третьих, ваш контрагент может вернуть документ с пометкой «не скреплено печатью», или запросить копию устава, подтверждающего отсутствие в нем сведений о печати, — все это, конечно, не так уж и страшно, но затянуть срок сделки и доставить неприятностей может.

 Именно поэтому в уставах на Праводоксе есть печать. 

Отдельно скажу, что не вижу смысла закреплять в уставе фразы в духе «Общество вправе иметь печать…» — с двойным умыслом: вправе иметь/а праве не иметь. На мой взгляд, это положение противоречит смыслу части 5 статьи 2 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью».

---

Основание: Федеральный закон РФ от 06 апреля 2015 года № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати для хозяйственных обществ»

Автор: Татьяна Решетилова

Добавили: 10.04.2015 Обновили: 05.04.2019

Является ли личная печать в офисе проблемой?

Мы все знаем, что такое бывает. Сотрудники распечатывают личные документы в офисе. Вероятно, немногие менеджеры имеют представление о том, как часто это происходит и является ли это проблемой. Недавнее исследование Keypoint Intelligence / InfoTrends изучило эту практику. На вопрос, печатают ли они личные документы в офисе, 78% американских рабочих ответили, что иногда делают.

А среди тех, кто печатает личные документы в офисе, они указали, что (в среднем) около 11% всей печати в офисе приходится на личные нужды.Основываясь на опыте Keypoint Intelligence / InfoTrends, который задает такие вопросы, мы подозреваем, что цифра 78% на самом деле является низкой. С другой стороны, мы также подозреваем, что цифра в 11% выше реальности.

Рисунок: Как часто вы распечатываете личные документы в офисе?

Источник: будущее офисной печати (Keypoint Intelligence / InfoTrends, 2016)

Должны менеджеры заняться персональной печатью или оставить ее в покое?

Исследования

показывают, что основные причины, по которым сотрудники печатают личные документы в офисе, заключаются в том, что у них нет дома принтера или им что-то нужно, и они забыли распечатать их дома.Дело не в том, что они пытаются злоупотребить системой или переложить личные расходы на компанию.

Непредвиденные последствия попытки ликвидировать личную печать в офисе

Ниже приведены некоторые возможные последствия запрета личной печати на рабочем месте. Количество сотрудников:

• Опоздать на работу или уйти раньше из-за печатных нужд
• Выбегать в копировальную мастерскую в рабочее время
• Попытка украдкой выполнить задание на печать, вызывая чувство вины и боязнь подозрений
• Беспокойство по поводу незаконной печати или отсутствия необходимого документа

Вероятно, ни одно из вышеперечисленных последствий не подходит для организации.Большинство организаций, вероятно, рассматривают скромное использование корпоративного оборудования для личного пользования как неписаное преимущество при работе. Это можно терпеть, потому что обратное было бы вреднее. Точно так же можно посмотреть на раздачу кофе в комнате отдыха. Эта услуга помогает людям работать лучше и не дает им сбегать в местную кофейню каждые несколько часов.

Если необходимо решение

Если есть признаки значительного или растущего злоупотребления личной печатью в офисе, есть несколько вариантов, доступных ИТ-менеджерам.Например, отслеживание должностей и распределение затрат между отделами и отдельными лицами может убедить нескольких нарушителей закона остановиться.

Другой вариант — разработать разумную политику, запрещающую чрезмерное использование оборудования компании. Большинство сотрудников, вероятно, достаточно честны. Те, кто нечестен, скорее всего, проявят эту характеристику в других ситуациях, что может привести к их увольнению.

Заключение

Keypoint Intelligence / InfoTrends подозревает, что в большинстве случаев отказ от персональной печати в офисе будет иметь больше недостатков, чем бездействие.Тем не менее, некоторые организации могут столкнуться с необходимостью установить ограничения или потребовать компенсацию, если количество личных отпечатков превышает допустимый предел.

«Вернуться в блог

Вы подвергаете свою компанию риску из-за незащищенного принтера для домашнего офиса?

Эта статья является частью большой серии статей об удаленной работе, в которой основное внимание уделяется решениям и передовым методам работы из дома. Просмотрите ссылку, чтобы увидеть больше полезного контента.

Поскольку предприятия во всем мире перешли на удаленную работу после вспышки коронавируса, это вызвало вопросы о производительности труда и информационной безопасности в децентрализованном рабочем пространстве.

Один из таких вопросов касается принтера, который был основным продуктом офиса на протяжении десятилетий и устройством, которое многие сотрудники сразу же пошли покупать, когда открывали свой новый домашний офис.

Но хотя самым простым вариантом могло быть посещение ближайшего продавца и покупка обычного потребительского принтера, выбор специализированного печатающего устройства дает значительные преимущества, особенно для удаленных сотрудников.

«Легко упустить из виду принтеры, но особенно в домашнем офисе они становятся критичными», — пояснил Билл Кристофору, старший менеджер по продукции Kyocera.«И наличие специализированного устройства намного превосходит все, что вы можете купить в розничной торговле, как с точки зрения стоимости, так и с точки зрения безопасности».

«Очень легко недооценить аспект безопасности принтеров. Но в то время как потребительское устройство подходит для домашней работы детей и других относительно безвредных документов дома, после того, как вы распечатываете рабочие документы, вам действительно необходимо иметь защищенное устройство », — сказал г-н Кристофору.

И дело не только в передовой практике. Г-н Кристофору добавил, что незащищенное устройство может повлиять на соблюдение компаниями законов о безопасности и конфиденциальности, если речь идет о конфиденциальной информации.

«Принтер определенно может быть слабым местом в сети. Вот почему так важно выбрать устройство, которое затруднит проникновение извне на принтер через сеть. Устройство, которое защитит хранящиеся на нем данные ».

Некоторые из уязвимостей, от которых следует защищать принтеры, включают:

• Несанкционированный доступ к данным печати
• Принтер как точка атаки для других приложений
• Раскрытие печатных данных
• Несанкционированные изменения конфигурации
• Манипуляции с заданиями на печать
• Облачная печать, выполняющая задание печати в общественной инфраструктуре

Выбор специализированного печатающего устройства с мощными функциями безопасности, такими как локальная и сетевая аутентификация, шифрование данных, перезапись-стирание и доступ по паролю, поможет снизить эти риски и защитить бизнес, при этом позволяя сотрудникам работать из дома.

Конечно, потребительский принтер изначально является дешевым вариантом, поскольку типичный розничный торговец продает устройства по цене от 50 до 200 долларов. Однако, несмотря на низкую первоначальную стоимость, специализированное устройство будет иметь лучшую окупаемость на протяжении всего срока службы, а также поддерживать производительность ваших сотрудников.

«Даже на верхнем уровне потребительских принтеров вы по-прежнему получаете около 500 отпечатков на картридж», — пояснил г-н Кристофору. «Это делает перерывы в работе более частыми, поскольку сотрудник должен выйти и купить больше чернил или тонера.”

«Используя сопоставимое специализированное устройство, вы получаете в 10 раз больше отпечатков на один картридж. Так что вы определенно обнаружите, что стоимость печати намного ниже и с меньшим количеством перерывов для рабочего ».

Он добавил, что специализированные принтеры также имеют больший срок службы, поскольку они созданы для интенсивного использования и способны печатать до сотен документов в неделю. Потребительское устройство, которое так интенсивно используется, скорее всего, быстро выйдет из строя.

«Еще до кризиса COVID-19 полиграфическая промышленность думала о том, как внедрять инновации и диверсифицировать свои услуги и предложения», — сказал г-н Кристофору.«Как и в случае удаленной работы, пандемия продвигает эти идеи».

Предоставление решений для безопасной домашней печати — одна из областей, в которой он ожидал увидеть значительное развитие и инновации в отрасли в будущем, особенно с учетом того, что удаленная работа становится все более распространенным и постоянным решением для многих предприятий.

Для получения дополнительной информации и инструментов, позволяющих задействовать удаленную рабочую силу, посетите наш специализированный центр удаленной работы.

Полное интервью вы можете посмотреть ниже.

Для получения дополнительной информации о передовых методах работы на дому посетите наш Центр удаленной работы.

KYOCERA Document Solutions поддерживает австралийские и новозеландские предприятия на пути к цифровой трансформации, предлагая инновационные продукты и программные решения.

Может ли ваша компания отслеживать то, что вы печатаете?

Мы все были там; у вас есть что-то личное, что нужно распечатать на работе, но вы не знаете, нужно ли вам это делать. Наведя курсор мыши на кнопку печати, легко подумать, что никто не узнает. В конце концов, никто не сидит у принтера и не следит за тем, что печатают сотрудники.Верно? Что ж, это может быть не так сложно, как вы думаете.

Может ли ваша компания отслеживать то, что вы печатаете ?: Да, у большинства компаний принтеры настроены через сервер печати, который отслеживает пользователей и документы, которые они печатают. Даже у небольших компаний есть способы исследовать работу вашего принтера без ИТ-отдела.

Каждый раз, когда вы входите в систему, можно отслеживать каждое ваше действие, особенно на рабочем компьютере. Даже если вы думаете, что вы подлый, как этот вор сэндвичей из Новой Зеландии, который использовал принтер компании, чтобы похвастаться своим воровством.Его поймали сотрудники отдела кадров, когда они проверили историю очереди печати. Независимо от того, большая ваша компания или мала, у них есть способы узнать, что вы печатаете.

Что такое сервер печати?

Сервер печати — это устройство, которое соединяет принтеры с группой компьютеров. Сервер обрабатывает все поступающие запросы и помещает их в очередь на соответствующий принтер. Это позволяет распечатать больше заданий, чем если бы всем приходилось ждать доступности принтера. Если у вас есть возможность печатать на работе по беспроводной сети, вероятно, у вас есть сервер печати.

Каждое задание печати связано с вашим IP-адресом и, как правило, с входом в систему вашего сотрудника, что оставляет довольно легкий след для ИТ или отдела кадров, по которому можно будет проследить, если что-то не так.

Никто не сидит в маленькой комнате, наблюдая за каждым напечатанным элементом, но многие компании принимают меры предосторожности, например, если сотрудник печатает более 100 страниц в неделю, его могут пометить для расследования. Или компания может настроить систему, которая будет отмечена, если в задании на печать появляются определенные ключевые слова.

Некоторые компании даже предоставляют ежемесячный отчет с подробностями о том, сколько страниц сотрудники распечатали на каждой печатной станции.

Небольшие компании, имеющие только один принтер или без сервера печати, по-прежнему могут отслеживать, какие задания на печать приходили с какого компьютера и когда. У каждого принтера есть сохраненная история, которая доступна для поиска и ее очень трудно удалить.

Могу ли я потерять работу, если распечатаю личные вещи на работе?

Распечатка страницы здесь и там для личного использования может показаться безобидной, но компании платят за бумагу, чернила и обслуживание этого устройства, а использование в личных целях может рассматриваться как кража.Когда дело доходит до этого, это все равно, что брать принтер домой на ночь, чтобы пользоваться им. Если вы на самом деле не стали бы раскатывать этот принтер в машине, вам, вероятно, не следует печатать на нем личные вещи.

Работодатели — это люди, и простой вопрос: «Могу ли я распечатать посадочный талон на свой рейс завтра?» вероятно не будет большой проблемой. Вежливость и разрешение — вот название игры.

Конечно, если вы распечатываете свое резюме, это огромный красный флаг для вашего работодателя.Использование рабочего времени и имущества компании для поиска работы определенно является основанием для увольнения.

Что еще может отслеживать ваш работодатель?

Благодаря современным технологиям работодатели могут отслеживать почти 100% всего, что вы делаете на рабочем компьютере. Каждый работодатель индивидуален и, очевидно, имеет разные уровни доступных технологий, но вот некоторые отслеживаемые вещи, о которых следует знать:

• Электронная почта
• Телефонные звонки
• Транспортное средство компании
• Использование вашего значка доступа
• Использование Интернета и приложений, включая историю веб-поиска
• Загрузки и файлы на вашем компьютере

По сути, все, что вы используете, может быть связано с компания поддается мониторингу.Это может показаться супер-шпионским, но компаниям нужно защищаться. Автомобиль вашей компании, оснащенный GPS, позволяет вашему работодателю знать, какие сотрудники работают эффективно, тратят впустую время компании или даже просто превышают скорость в автомобиле, рекламирующем компанию.

Большая часть цифровой информации, которую отслеживают работодатели, не будет использоваться, если они не заподозрят кого-то в совершении проступков. Если менеджер подозревает, что сотрудник проводит большую часть своего рабочего времени на Facebook, это трудно доказать, не стоя за его спиной весь день.С помощью интернет-мониторинга менеджер может точно узнать, работает ли сотрудник или зря тратит время компании. Эти данные затем могут быть использованы для увольнения сотрудника.

Некоторые более продвинутые компании даже записывают экраны компьютеров каждого сотрудника или отслеживают, сколько нажатий клавиш вводится в час. Компании могут узнать, как долго ваш экран не использовался или у вас загружено программное обеспечение, чтобы он выглядел так, как будто вы работаете.
Вы можете подумать, что ваша компания не следит за вами, но Делавэр и Коннектикут в настоящее время являются единственными штатами, где компаниям необходимо информировать своих сотрудников о том, как за ними ведется наблюдение.Исследование, проведенное Американской ассоциацией менеджмента в 2007 году, показало, что 66% компаний отслеживают использование электронной почты и Интернета своими сотрудниками.

Может ли мой работодатель отслеживать использование моего личного мобильного телефона?

Вы можете подумать, что ответ на этот вопрос — очевидное «нет», но вы ошибаетесь. Большинство людей понимают, что если вы используете общедоступное соединение Wi-Fi, вы можете подвергнуться риску того, что другие люди увидят, что вы делаете. То же самое касается использования корпоративного Wi-Fi, даже если он находится на вашем личном телефоне.

Некоторые компании предоставляют своим сотрудникам мобильные телефоны для работы, на этих телефонах обычно гораздо больше программного обеспечения для мониторинга, чем на вашем обычном телефоне. Предоставляя вам телефон, компании получают право проверять все, что вы используете на этом телефоне, включая текстовые сообщения и электронные письма.

Опять же, вам может показаться, что этот уровень наблюдения сродни антиутопическому роману, но многие люди пользуются преимуществами компаний, которые не следят за своими активами. Распечатка нескольких страниц здесь и там или использование Facebook на телефоне компании может не показаться серьезной проблемой, если делать это в умеренных количествах, но это усугубляет, если все в компании начинают это делать.

Где печатать, если у вас нет принтера

Итак, печать на работе — это не вариант для этого последнего задания на печать, куда вам идти, если у вас нет принтера?

Канцелярские товары

Магазины, такие как Staples или Office Depot, обычно имеют типографии в магазине, где вы можете печатать из Интернета или USB. Они часто предлагают более сложные варианты печати, такие как перфорированные страницы или переплетенные проекты.

Поставщики услуг доставки

Судоходные компании, такие как UPS или FedEx, будут иметь компьютеры в своих магазинах, чтобы клиенты могли распечатывать транспортные этикетки.Вы также можете распечатать другие проекты.

Копировальные и типографские магазины

Большинство типографий и копировальных магазинов принадлежат местным жителям, но могут быть доступны в вашем городе. Эти магазины обычно предлагают более низкие цены, чем более крупные компании.

Местная библиотека или университет

Лучше заранее позвонить в местную библиотеку или университет, чтобы убедиться, что они разрешают печать для всех. Однако большинство библиотек предлагают платные услуги печати.

Интернет-печать документов

Если вы никуда не торопитесь, всегда можно заказать печать через Интернет.Такие компании, как Uprinting.com и Printrunner.com, позволяют вам заранее заказать задание на печать, которое будет отправлено вам на дом. Они также предлагают более сложные варианты печати.

Дом друга или соседа

Если вы дружите с ближайшим соседом или у вас есть друг с принтером — просто спросите их, можно ли вам распечатать документ.

Работа без бумаги с GreenFolders Office

«Зеленые папки помогли нам перейти на безбумажный рабочий процесс, сохранив при этом наши текущие процессы.Переход был безболезненным и полезным ».

— Клинт Мактомик, партнер, юридическая фирма Watkins

«Это действительно потрясающе. Мы, честно говоря, не создавали бумажный файл за год, и мы видим ежемесячную экономию более 10 000 долларов только на бумаге и копировании.Процессы остались почти такими же; изменилась только среда «.

— Скотт Халверсон, партнер, Integrated Title Services

«Большинство программ требуют, чтобы вы изменили способ ведения бизнеса, чтобы соответствовать программе.Greenfolders — единственная программа, которую я обнаружил, которая на 100% настраивается в соответствии с моим подходом к ведению бизнеса. С тех пор как я внедрил Greenfolders, мне больше не нужно искать отсутствующий файл, я сократил расход бумаги на 90%, а фактическая стоимость файла снизилась на 30% ».

— Бретт Мацуура, главный брокер, Liberty One Real Estate

«Самым захватывающим преимуществом является то, что это сделало мою брокерскую деятельность по недвижимости более эффективной: то, что раньше требовало штатных сотрудников из пяти человек, теперь требует только трех.Спасибо, гринфолдеры! «

— Бретт Мацуура, главный брокер, Liberty One Real Estate

«Green Folders выполняет все, что было обещано:« Снижение затрат — повышение производительности »- дополнительный бонус в том, что это; Отлично; Весело!; Простота в использовании — нашим сотрудникам это нравится!»

— Сюзанна Джером, системный менеджер, Olympic Peninsula Title Company

«Greenfolders настолько повысили нашу продуктивность, что теперь в офисе появляется дополнительный сотрудник.Это правда с GreenFolders: «Делайте больше с меньшими затратами».

— Трой Эйрес, главный операционный директор, Investors Title Insurance Agency, Inc.

«Лучшее в GreenFolders — это то, что вся моя информация доступна в одном месте, а также возможность доступа и обмена информацией в рамках всего нашего бизнеса.С момента внедрения системы GreenFolders мы увидели значительное улучшение общей организации, доступности и доступности информации. Нам всем это нравится! «

— Бойд Андерсон, The Staker Company

«GreenFolders предоставил мне инструменты, необходимые для перехода нашей компании от старой парадигмы бумаги к эпохе электронного строительства.Чтобы наша компания процветала в ближайшие годы, мы должны привыкнуть к новым технологиям и их способности повышать нашу эффективность. GreenFolders очень помог мне в организации и обмене информацией более эффективно и результативно. Простота программного обеспечения позволяет легко обучать новых пользователей, а формы помогают держать всех в курсе текущих проектов «.

— Джон Уиллер, Gough Homes

«Благодаря GreenFolders мы стали более эффективными и менее зависимыми от бумажных документов, что сэкономило нам деньги.Я также ожидаю, что это сократит расходы на топливо и время, затрачиваемое на поездки в офис и обратно для поиска документов, информации и так далее ».

— Джон Уиллер, Gough Homes

«Мне очень понравилось работать с вашим продуктом.Это очень помогает мне в повседневной работе. С технической поддержкой также было приятно работать, и она всегда очень своевременно отвечает на любые мои вопросы «.

— Джон Уиллер, Gough Homes

«Это очень полезно, поскольку наличие GreenFolders облегчило мою работу.Мне больше всего нравится возможность объединять документы и публиковать их в GreenFolders. Все возможности, которые GreenFolders предлагает вам, чтобы помочь вам создавать ярлыки, великолепны «.

— Orchid Vizcarra, условное депонирование Mid Valley

«GreenFolder абсолютно необходим — я не знаю, что бы мой офис делал без него! Самое лучшее в GreenFolder — это то, что он работает в Streamline, поэтому он извлекает информацию одним нажатием кнопки.Вы также можете сканировать нестандартные документы в файл GreenFolder, и им очень легко пользоваться. Я очень рекомендую GreenFolders! »

— Лоретта ДиПума, Mid Valley Escrow Corp

«Одна из лучших вещей в GreenFolders — это их служба поддержки клиентов — это так здорово! Программа удобна в использовании, и с ней так легко обучить нового сотрудника программе, она значительно упрощает работу с нашими файлами! GreenFolders имеет идеально подошли для нашей занятой титульной компании и стали нашим партнером в успехе! »

— Роксана Даниэльсен, Титульная компания потребителей Южной Калифорнии

«GreenFolders сделал нашу жизнь намного проще! Больше не нужно отслеживать бумажные файлы или извлекать файлы из архивов.Мы намного эффективнее, экономя время и деньги. Мы любим GreenFolders! «

— Кристи Фратта, Мэриленд Title Works Unlimited, Inc.

«Advantage Title Company всегда гордилась тем, что делает упор на улучшение услуг с помощью передовых технологий.GreenFolders зарекомендовал себя как важный компонент в нашем ряде технологических достижений ».

— Стив Потлер, Advantage Title Company

«С внедрением GreenFolders мы перевели все операции Advantage Title Company в полностью настраиваемую и оптимизированную безбумажную систему.GreenFolders позволил нам извлечь выгоду из значительных достижений, таких как разработка более совершенного рабочего процесса, создание дополнительных сдержек и противовесов, а также обеспечение бесперебойной совместной работы нескольких офисов «.

— Стив Потлер, Advantage Title Company

«GreenFolders — это потрясающе! Все, от продаж и внедрения до обучения и поддержки, были очень приятными и хорошо осведомленными.На самом деле использование GreenFolders также было отличным — супер интуитивно понятным и легким для понимания. Когда я не мог понять пару вещей, Служба поддержки всегда была рядом, чтобы помочь мне в этом !; Мы любим GreenFolders! «

— Джонетт Крэбтри, First Capital Title Services, Inc

«Мне нравится, насколько эффективно работает эта система.Это превращает файл условного депонирования в зверя, которого можно приручить, повышая производительность, сокращая количество бумажных отходов и убирая ненужные шаги. В целом эта система дает вам свободу ведения бизнеса наиболее эффективным способом. Я уже упоминал, что это эффективно? «

— Алекс Хойо, Escrow Concepts, Inc.

«МЫ ЛЮБИМ GF !!! Мы начали использовать GreenFolders около шести месяцев назад.Мы небольшая компания, и мы работаем с 1940-х годов, поэтому мы немного нервничали, чтобы начать что-то настолько новое и отличное от того, к чему мы привыкли. Нам совсем не потребовалось много времени, чтобы к этому привыкнуть. Мы рекомендуем GreenFolders для любой компании, не только для Title и Escrow. Мы не можем себе представить, как вернуться к жестким файлам и папкам. Это сделало нашу работу намного быстрее и проще «.

— Лори Вест, охранный титул округа Дэвис, Inc.

«GreenFolders стал отличным инструментом для нашей компании, он устранил напрасную трату времени на поиск потерянных или неуместных файлов в офисе, потому что все всегда под рукой. GreenFolders помог нам повысить производительность, а также сэкономить на бумаге. и тонер «.

— Брайан Дрю, страховое агентство Benchmark Title

«GreenFolders — это лучшее вложение в программное обеспечение, которое мы сделали в отношении нашей практики! До инвестирования в GreenFolders наш офис безуспешно пытался отказаться от бумажного документооборота в течение последних пяти (5) лет.Фактически, отказавшись от бумажных документов, мы в конечном итоге создали больше работы для наших сотрудников, ища документы повсюду, сохраняя при этом нашу старую бумажную систему. Теперь GreenFolders не только сократил объем бумажной работы, но и увеличил объем производства. Он очень удобный и настраиваемый. Их клиентский персонал и служба технической поддержки ВЫДАЮТСЯ. Нам только жаль, что мы не узнали о GreenFolders раньше! «

— Джошуа Помпилус, OneBoston Title & Closing Services, P.С.

Ваш офисный принтер используется не для работы больше, чем вы думаете?

Сотрудники, слоняющиеся вокруг принтера с кофе и обсуждающие свою работу, — обычное дело во многих офисах по всему миру, но, согласно новому опросу, использование принтера может оказаться дорогостоящей привычкой для малого бизнеса. Компания Cartridge Save опросила 2500 офисных работников относительно их привычек к печати, и результаты показали, что расходы на печать, вероятно, обходятся работодателям в 85 фунтов стерлингов на человека в год, что в среднем для 50 сотрудников стремительно возрастает до 4292 фунтов стерлингов.

Почему принтеры так часто используются в офисе? Ну, в большинстве случаев это не имело никакого отношения к распечаткам для работы. 28% опрошенных указали, что они часто распечатывают резюме и документы при поиске новой работы, продолжая работать на своей нынешней. Как ни странно, 26% заявили, что их начальство в конечном итоге обнаружило злоупотребление этим принтером, но на самом деле это привело к повышению по службе или повышению заработной платы, чтобы сотрудник не покинул корабль. Путевые билеты и билеты на концерты были другими частыми причинами использования офисного принтера.

Хотя в последние несколько лет стали доступны более дешевые онлайн-методы покупки чернил для принтеров, не секрет, что каждый малый бизнес по-прежнему опасается необходимости покупать новый тонер или чернила, опасаясь того, сколько это будет им стоить. Если вы не делаете много покупок, чернила для принтера в долгосрочной перспективе могут стать очень дорогими.

Если учесть, что 54% ​​офисных работников используют принтеры своей компании, потому что у них на самом деле нет своего, легко увидеть, куда уходят все эти чернила и бумага.В большинстве случаев это происходит, когда начальники находятся на обеденном перерыве или на собрании, чтобы их не поймали, даже если это может привести к увольнению или выговору, заявили 35% респондентов.

«На многих предприятиях уже несколько лет существует неписаное правило, согласно которому сотрудники используют принтер. Большинство начальников склонны закрывать глаза, но стоит прибавить эти затраты к бизнесу. Это может быть приравнено к надбавкам сотрудников, повышению заработной платы или офисным социальным услугам. В равной степени легко понять, почему офисные работники пользуются офисным принтером.Это удобно и, очевидно, не дорого для них », — сказал Ян Коули, управляющий директор компании Cartridge Save.

Хотя давно признано, что покупка нового струйного принтера может помочь сэкономить деньги и окружающую среду, многие компании могут по-прежнему неохотно раскошелиться на его обновление. Однако если можно обуздать вредные привычки к печати, купить более дешевую бумагу и чернила, а также приобрести экономичный лазерный принтер, такой как Brother HL-L8260CDW, то предприятия могут сэкономить на расходах, используя экономичные продукты и используя принтер только при необходимости (i .е. не на билеты на поезд или резюме!).

Локальные и сетевые принтеры и преимущества вашего бизнеса

В эпоху, когда в бизнесе преобладают облачные вычисления, обмен файлами, смартфоны и планшеты, может показаться устаревшим необходимость распечатывать информацию на бумаге. Но, как вы знаете, многие отрасли промышленности по-прежнему сильно зависят от печати для эффективного общения с клиентами и коллегами.

Когда дело доходит до печати, существует множество вариантов. Одно из решений, над которым вам придется работать, — это то, будут ли локальные принтеры или сетевые принтеры лучше соответствовать потребностям вашей компании.Итак, в чем разница между локальными и сетевыми принтерами и что вам нужно знать при принятии решения? Начнем с определения ваших вариантов.

Что такое локальный принтер?

Локальный принтер — это принтер, который напрямую подключен к определенному компьютеру через USB-кабель. Это принтер, доступный только с этой конкретной рабочей станции, и поэтому он может обслуживать только один компьютер за раз. Местные принтеры обеспечивают надежный доступ к принтеру сотрудникам с большими потребностями в печати.Они также повышают эффективность рабочего процесса проекта. Когда локальный принтер используется для распечатки деталей для проекта, легко сразу увидеть, точны ли печатные материалы. Если есть проблема, ее можно исправить своевременно.

Хотя местные принтеры удобны, у них есть недостатки, особенно когда дело касается затрат. Покупка и обслуживание нескольких принтеров обходятся дорого сами по себе, но для каждого принтера также требуются чернила и бумага. Если местный принтер не входит в число ведущих торговых марок и выходит из строя, может быть трудно найти кого-то, кто сможет его отремонтировать.Кроме того, выход из строя локального принтера скажется на производительности сотрудников, поскольку он не может просто перенаправить его на другой принтер.

Что такое сетевой принтер?

Сетевой принтер — это часть рабочей группы или сети компьютеров, которые могут одновременно обращаться к одним и тем же принтерам. Сетевой принтер не обязательно должен иметь физическое подключение к сети. Вместо этого его можно подключить по беспроводной сети и назначить рабочей группе. Сетевые принтеры эффективно удовлетворяют потребности нескольких сотрудников с помощью одного принтера.

Преимущества подключения принтера к сети

Сетевые принтеры

обеспечивают гибкость и эффективность для всех сотрудников в офисе; они могут работать с несколькими платформами (Windows, Mac, Linux и т. д.) и с множеством различных типов принтеров (лазерный, струйный, термический и т. д.). Это означает, что пользователи в офисе могут получить доступ к сетевым принтерам независимо от платформы, используемой на их устройстве. Кроме того, решения сетевой печати предлагают сотрудникам различные варианты печати, когда к сети подключены различные типы принтеров.

Обратной стороной является то, что несколько пользователей могут иметь доступ к одним и тем же принтерам, проекты могут быть отложены, когда принтер уже используется. Кроме того, если сеть выходит из строя, принтеры становятся недоступными.

Хотя некоторые предприятия и рабочие среды лучше обслуживаются локальными принтерами, мы обнаружили, что большинство современных предприятий лучше обслуживаются сетевыми принтерами.

Как сетевой принтер определяется в сети?

Три переменные используются для идентификации сетевого принтера в сети: его IP-адрес, его имя и его оборудование.Любой из них будет эффективно сообщать, какое печатающее устройство находится в сети.

7 способов использования сетевых принтеров для организаций

Сетевой принтер имеет много преимуществ по сравнению с прямым подключением каждого компьютера к собственному принтеру. Сетевые принтеры относительно просты в настройке и очень просты в использовании после настройки. Преимущества сетевых принтеров делают их предпочтительными в современной офисной среде. Некоторые из основных преимуществ включают:

# 1 — Экономия затрат

С сетевыми принтерами вы можете сэкономить деньги разными способами.

1. Вам не нужен принтер на каждого сотрудника.
2. У вас будет меньше печатающих устройств, что избавит вас от необходимости хранить большое количество расходных материалов.
3. Сведение к минимуму количества и разнообразия моделей машин в вашем офисе может сэкономить деньги на поддержке и обслуживании.
4. Обучение всех сотрудников использованию одного и того же оборудования упростит внутренние процессы печати.

По отдельности эти возможности экономии предлагают дополнительные преимущества, но в совокупности они дают существенную экономию времени и денег для вашего бизнеса.

# 2 — БЕЗ ТЕХОБСЛУЖИВАНИЯ

Поскольку существует меньше устройств и больше моделей, ваша технология печати в целом потребует меньшего обслуживания. Ваши потребности в обслуживании станут более централизованными и управляемыми.

# 3 — МЕНЬШЕ ОБУЧЕНИЯ, БОЛЬШЕ ЕДИНСТВЕННОСТИ

Сотрудники будут одинаково хорошо осведомлены об использовании ваших центральных принтеров, что приведет к повышению эффективности рабочего места. Отдельные принтеры могут различаться в зависимости от марки, возраста, возможностей и требований к расходным материалам; эти варианты требуют специального обучения, понимания, контроля и обслуживания, что может отнимать время ваших сотрудников.

По мере того, как ваша технология печати стареет и требует замены, вашим сотрудникам необходимо будет постоянно узнавать о ее новых функциях и методах устранения неполадок, чтобы оставаться продуктивными. Упрощение среды печати с помощью хорошо управляемой программы сетевого принтера может свести к минимуму это.

# 4 — ДОСТУП К РАСШИРЕННЫМ ВОЗМОЖНОСТЯМ

Сетевые принтеры, предназначенные для выполнения более сложных и объемных задач, обычно имеют более высокое качество, чем персональные. Центральный сетевой принтер почти наверняка будет иметь лучшие возможности, чем персональные принтеры, с точки зрения производительности печати, скорости, обработки бумаги и расширенных возможностей окончательной обработки.Кроме того, эти типы устройств часто имеют увеличенный жизненный цикл.

# 5 — УДАЛЕННОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ

Сетевой принтер позволяет сотрудникам, работающим из удаленных мест, по-прежнему печатать. Подключившись к сети через Интернет, сотрудники могут отправлять документы на печать из любого места. Сетевые принтеры — отличный инструмент для людей, которым необходимо печатать из удаленных мест.

# 6 — ВОЗМОЖНОСТЬ ПОДКЛЮЧЕНИЯ НЕСКОЛЬКИХ ПРИНТЕРОВ

В некоторых офисах требуется более одного принтера — например, вам может потребоваться печатать высококачественную графику в одном отделе, а в другом — разместить большие объемы печати.С помощью сетевой среды печати вы можете подключить столько принтеров, сколько необходимо, и дать своим сотрудникам возможность отправлять свои проекты на соответствующий принтер в зависимости от их требований к печати.

# 7 — УПРОЩЕННОЕ ОТСЛЕЖИВАНИЕ

Отсутствие отслеживания использования почти наверняка приводит к неуправляемым и неконтролируемым расходам на печать. Гораздо проще отслеживать использование принтера и расходных материалов с помощью сетевых принтеров, особенно при использовании с программой Managed Print Services.

Что соответствует вашим потребностям?

Решение о том, нужны ли вашему бизнесу локальные или сетевые принтеры, зависит от основных бизнес-операций.Не существует единственного правильного ответа для каждого бизнеса или каждой ситуации. Консультации со специалистом по печати могут помочь вам определить потребности вашей компании и определить, какие локальные или сетевые принтеры лучше всего подходят для вашего офиса.

Печать релиза без сервера печати?

Автор: Джарретт Тейлор

Безопасная печать становится все более требовательной для многих компаний. Независимо от того, имеете ли вы дело с кадровыми, бухгалтерскими, медицинскими или другими конфиденциальными данными, задания на печать в вашей организации должны оставаться в безопасности до тех пор, пока кто-то физически не придет к принтеру и не заберет документ.Это помогает предотвратить попадание конфиденциальной информации на лоток принтера, чтобы ее могли прочитать все.

Знаете ли вы, что ежегодно сотни тысяч документов печатаются, а затем остаются невостребованными на принтерах предприятия? Подумайте об этом — мы все это сделали. У всех нас были моменты, когда мы нажимали на печать важного документа только для того, чтобы отвлечься на важную встречу или разговор с коллегой, оставляя распечатанный материал лежать на открытом месте на лотке принтера.

Более 10 процентов всех заданий на печать забываются на принтере, что составляет миллионы долларов отходов в год в виде потраченной впустую бумаги и тонера.Чем крупнее организация, тем больше становится финансовое воздействие этих потерь. Помимо финансовых потерь, необходимо также учитывать серьезные экологические последствия. Подсчитано, что каждый сотрудник тратит 1400 листов бумаги в год — это много деревьев.

Но есть еще одно важное соображение для корпоративных пользователей, когда дело касается невостребованных документов — безопасность. Когда эти невостребованные документы содержат секретную или конфиденциальную информацию, это создает огромную угрозу безопасности.Представьте, что один из ваших сотрудников отдела кадров распечатывает документ с личной информацией другого сотрудника, а затем случайно оставляет его на принтере, чтобы кто-нибудь мог его найти. И это лишь один из многих сценариев, достойных передергивания.

И именно поэтому для нас было так важно предоставить нашим клиентам Release Printing. Модуль печати Release Printing от PrinterLogic защищает среду печати, позволяя пользователям отправлять задания на печать, не выпуская их, пока они физически не окажутся у принтера для приема документов.

Доступные механизмы выпуска заданий на печать включают:

Версия консоли принтера:

• Приложение PrinterLogic может быть установлено непосредственно на принтере, что позволяет пользователям входить в систему и запускать свои задания на печать прямо с ЖК-дисплея устройства. Этот метод не требует дополнительного оборудования для поддерживаемых устройств. Для поддерживаемых устройств устройства чтения бейджей / карт могут аутентифицироваться непосредственно в приложении PrinterLogic.

Станция выдачи:

• Выделенный терминал (настольный ПК, планшет и т. Д.)) можно настроить на принтере, чтобы пользователи могли выпускать задания на печать. Пользователи смогут отправлять задания на печать только на близлежащие принтеры, обеспечивая физическую безопасность документов.

Версия для браузера:

• Любое устройство с браузером, включая ПК, Mac, Chromebook и любое мобильное устройство, может получить доступ к веб-приложению PrinterLogic и безопасно выпускать задания на печать.

Выпуск бейджа / картридера:

• Считыватель бейджей установлен на принтере или встроен в печатающее устройство.Считыватель бейджей интегрируется с существующей системой бейджей для передачи заданий печати на принтер, связанный с бейджем.

В результате модуль Release Printing Module от PrinterLogic обеспечивает возможности печати по запросу и защищенной печати для организаций, которые хотят защитить свою среду печати, исключив риск того, что важные или конфиденциальные документы будут распечатаны и оставлены невостребованными для обнаружения кем-то другим.

Печать методом вытягивания

Pull Printing (также известная как Follow Printing) позволяет пользователям создавать задания на печать через универсальный драйвер печати, что дает им возможность выпускать задание на печать на любом принтере по своему усмотрению.Принудительная печать работает во всех следующих средах: ПК / Mac, мобильный телефон и Chromebook.

Защищенная печать

Secure Printing позволяет пользователям создавать задания на печать через определенный драйвер принтера для одного принтера, в то же время позволяя пользователю выпускать задание на назначенном принтере, когда они физически находятся там, чтобы получить задание на печать. При использовании фактического драйвера принтера сохраняются все оригинальные функции принтера. Безопасная печать в настоящее время доступна в средах ПК / Mac.

Теперь я знаю, о чем вы думаете. Если вы читали наши предыдущие посты, то знаете, что мы, в PrinterLogic, занимаемся устранением серверов печати. Но большинство организаций по-прежнему считают, что им нужно использовать сервер печати, чтобы развернуть функциональность печати релизов.

Я рад сообщить, что это больше не так. С помощью PrinterLogic теперь вы можете включить печать по запросу и безопасную печать с серверами печати или без них.

Я знаю, что это звучит слишком хорошо, чтобы быть правдой, и не виню вас ни в каком скептицизме.Так позвольте нам доказать это вам. Подпишитесь на быструю демонстрацию, и мы покажем вам, как это работает в режиме реального времени. Мы также можем предоставить вам реальные примеры клиентов, которые уже используют PrinterLogic для устранения своих серверов печати и развертывания Release Printing.