Ко 3 журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов: Журналрегистрации приходных и расходных кассовых документов(форма N КО-3) 

Содержание

КО-3. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех документов для торговли и склада.

  • Счета на оплату
  • Счета-фактуры
  • Накладные
  • Путевые листы
  • Доверенности
  • Акты выполненных работ
  • Акты приемки, инвентаризации
  • Коммерческие предложения
  • Кассовые ордеры

Класс365 – быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации.
Унифицированная форма № КО-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88.

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

«Класс365» — онлайн программа для всех:

  • 50 актуальных бланков документов
  • Торговый и Складской учёт
  • CRM-система для работы с клиентами
  • Банк и Касса
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Встроенная почта и отправка SMS

Бесплатно для одного пользователя

Как правильно заполнить журнал регистрации КО-3

Журнал должен быть заполнен либо кассиром, либо другим работником бухгалтерии. Титульный лист КО-3 должен содержать:

— присвоенный организации код ОКПО,

— наименование организации,

— наименование структурного подразделения организации с указанием присвоенного ему кода (если код не присваивается, то ставится прочерк),

— период, на который заводится журнал регистрации,
— должность и ФИО сотрудника, ответственного за ведение данного журнала.

Заполнение рабочих листов журнала.
Рабочий лист состоит из двух частей: приходные и расходные документы. В графах 1-2 и 5-6 указывается дата и номер документа. В графах 3 и 7 указывается сумма наличных денежных средств, поступивших или выданных из кассы. В графах 4 и 8 указывается краткое примечание, описывающее операцию по приёму или выдаче денежных средств (например, з/плата за июль 2012, возврат аванса и т.п.).

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

  • Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
  • Печатать документы с изображением подписи и печати
  • Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
  • Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
  • Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
  • Рассылать документы по email прямо из системы

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов: как правильно вести?

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров или документов (сокращённо ПКО и РКО) необходим организациям и индивидуальным предпринимателям, которые, согласно закону, обязаны пользоваться кассовыми аппаратами для получения и выдачи денег наличным путём. Этот журнал используют для заполнения таких необходимых данных, как дата и номер приходного или расходного ордера, точная цифра получения в кассу денег либо выдачи из неё наличных средств. Проще говоря, книга регистрации кассовых операций призван упростить ведение и учёт бухгалтерского документооборота. Вычислить конечное сальдо на нужный период юридическому лицу или ИП становится куда проще.

Кто занимается заполнением журнала регистрации

Как правило, заполняет журнал кассир либо назначенный сотрудник бухгалтерии, знающий правила заполнения, назначенные руководителем организации. Данное лицо является материально ответственным, о чем с ним заранее составляется договор. Неграмотное ведение, ошибки в журнале регистрации ПКО и РКО, которые выявляются аудитором влекут за собой привлечение к административной ответственности (ст.15 п.1 КоАП РФ).

Правила ведения журнала подразумевают внесение точных записей в поля, заполнение которых обязательно.

Положение ФЗ «О Центральном Банке РФ» №86, ст. 34 от 10.07.2002 г. поручает Банку России упорядочивание кассовых операций, проводимых юридическими лицами и предпринимателями. Тем самым, данный ФЗ устанавливает унифицированные правила, обязательные для исполнения перечисленными лицами.

Существует понятие кассового лимита для любого предприятия. Размер его определяет Центробанк — он также согласуется в индивидуальном порядке с начальством организации. Денежная сумма, превышающая установленный лимит, подлежит хранению в банке.

Стоит рассмотреть немного подробнее, что же такое приходные и расходные ордеры, которые подлежат регистрации.

Приходный и расходный кассовый ордер: понятие и функции документа

Посредством оформления приходного кассового ордера фиксируется информация о поступивших в кассу деньгах. Каждый новый ордер сначала заносится в журнал кассовых документов (форма № КО-3), а потом передается кассиру. После того как документ составили и зарегистрировали, должна быть проставлена подпись главного бухгалтера либо уполномоченного лица с обязательным указанием его фамилии и инициалов.

Далее ПКО получает кассир, который просматривает верность составления документа, наличие необходимых приложений, а также подлинность подписи уполномоченного лица. В случае выявления ошибки или неточности кассир должен отправить на доработку полученный документ.

Если же соблюдены все правила оформления, последний принимает наличную сумму, а также проставляет свою подпись и инициалы с фамилией. Делать это положено как на самом ордере, так и на прилагающейся к нему квитанции. Кассир обязан проставить на квитанции дату внесения в кассу наличных средств и заверительную печать своей подписи, крайняя часть которой должна «заходить за края» приходного ордера.

Далее по факту поступления денежных средств в кассу кассир должен оторвать заполненную квитанцию и передать лицу, внёсшему в эту кассу наличные. А приходный ордер удерживается в кассе.

Расходный кассовый ордер представляет собой кассовый документ, на основании которого происходит выдача наличных. Этим занимается также отдел бухгалтерии. Оформляется РКО на унифицированном бланке, форма № КО-2. Данный бланк заполняется бухгалтером либо другим уполномоченным лицом.

Составленный по всем правилам РКО также регистрируют в журнале по форме № КО-3. Подписывает данный кассовый документ бухгалтер / уполномоченное лицо, а также руководитель организации. Если на документах, которые прилагаются к расходному ордеру, проставлена резолюция руководителя, дающая разрешение на проведение денежной операции, тогда подпись последнего не требуется.

Далее расходный ордер переходит к кассиру, который проводит анализ правильности составления РКО. После проверки соответствующие графы заполняет лицо, получающее наличные средства и сам кассир.

РКО никогда не подлежит передаче. Он находится в кассе.

Порядок заполнения книги РКО и ПКО

Журнал допускается вести в любом удобном виде: электронном, печатном, написанном от руки. На каждом листе проставляется его порядковый номер, а также печать организации. Субъект ведения кассового журнала сам определяет, на какой период будет заводиться журнал (месяц, полгода, год).

Журнал ведётся определенный период, указанный в уставе компании. Каждая страница должна быть прошита, пронумерована, а также содержать печать.

Сам журнал состоит из двух частей: титульный лист и собственно сама учетная книга, её листы. Если заполнение происходит от руки, то исключительно ручкой синего цвета.

Заглавный (титульный) лист содержит следующую информацию:

  1. Конкретное название документа.
  2. Название организации.
  3. Код по общему классификатору (ОКПО).
  4. Период начала и окончания заполнения.
  5. Данные работника, который несет ответственность за журнал: его ФИО, должность.

Сами учетные страницы представляют собой таблицу из двух столбцов. Слева фиксируются сведения о приходах, справа — о расходах.

Необходимо помнить, что «расходник» на выдачу зарплаты регистрируется только по факту её получения работниками. Данное правило исходит из того, что для получения работником зарплаты может не хватить наличных в кассе. А в связи с тем, что РКО действует только в день его оформления, может произойти грубое нарушение правил ведения журнала, если ордер буден внесен на другой день.

Еще одно важное правило — соблюдение точного нумерованного порядка кассовых документов. Если некий приходный или расходный ордер становится ничтожным, от него следует избавиться. Остальные по порядку ордера необходимо перенумеровать.

Штрафы, предусмотренные административным законодательством за неграмотное ведение регистрации кассовых ордеров, помарки и ошибки, довольно серьёзные. Следует с большей ответственностью подходить к такому важному моменту, как заполнение журнала регистрации.

Журнал — регистрация — приходный расходный кассовый документ

Журнал — регистрация — приходный расходный кассовый документ

Cтраница 1

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов и кассовая книга, как правило, заводятся на определенный период. В зависимости от совершаемых с денежными средствами операций таким периодом может быть месяц, квартал, год или любой другой установленный организацией период.  [1]

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов в отдельных организациях бухгалтера не ведут. Данные регистрационных журналов используются при возникновении недоразумений при проверках последовательности совершения кассовых операций.  [2]

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов ( форма № КО-3) применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных ( расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации.  [3]

Чем является Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

, исходя из характера регистрации учетных регистров.  [4]

Порядка ведения кассовых операций в РФ в бухгалтерии предприятия не ведется Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов.  [5]

Также на обложке указывается должность, фамилия, имя и отчество работника, ответственного за ведение журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов.  [6]

До передачи в кассу приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.  [7]

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в

журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных ( расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.  [8]

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных ( расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей регистрируются после их выдачи.  [9]

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных ( расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей регистрируются после их выдачи.  [10]

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных ( расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.  [11]

Прюгодные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных ( расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ним платежей, регистрируются после их выдачи.  [12]

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных ( расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей регистрируются после их выдачи.  [13]

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.  [14]

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных ( расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и другие приравненные к ней платежи, регистрируются после их выдачи.  [15]

Страницы:      1    2

Заполнение журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (КО-3)

У всех кассиров есть в распоряжении журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов. Составляется он по форме КО-3. Какие особенности имеет этот документ? Как правильно его заполнять?

Что представляет собой форма КО-3

Не все кассиры знают, для чего предназначен журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов и как его правильно вести. Разобраться в этом вопросе поможет изучение нормативных документов, регламентирующих особенности учёта кассовых операций в РФ.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов составляется по форме КО-3. Она утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 за №88.

Форма КО-3 — это особая книга, которая необходима для учёта и записи всех касовых документов, сплошным порядком (то есть без пропусков). К ним относятся кассовые ордеры различных типов, ведомости, заявления и прочие.

Образец журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов

Как вести журнал регистрации ПКО и РКО

Заполнять форму КО-3 имеет право заведующий кассой, старший кассир или работник бухгалтерского отдела, уполномоченный совершать эти действия в соответствии с приказом.

В журнале регистрируют все кассовые операции, связанным с кассовым аппаратом. В частности, кассовые ордера различных типов, ведомости, заявления и прочие.

Не все знают, что журнал регистрации ПКО и РКО можно вести как в бумажном, так и в электронном виде

Порядок, правила и образец заполнения

Чтобы правильно заполнить титульный лист этого документа, необходимо обратить внимание на следующие графы.

«Организация» — здесь, собственно, необходимо вписать название вашей фирмы или Ф. И. О. предпринимателя.

«Код по ОКПО» — вписываем код ОКПО.

Не забываем в центре листа указать дату начала ведения журнала и Ф. И. О. того человека, который является ответственным за его ведение.

Далее переходим к оформлению вкладного листа. Важно понимать, что первые 4 строки необходимы для записи приходных кассовых ордеров, а последующие 4 — для записи расходных ордеров.

Следует помнить о том, что бумажный журнал должен быть прошит и скреплён печатью, а все листы в нём — пронумерованы.

Видео: составление книги регистрации приходных и расходных ордеров

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров — это особый регистр, который необходим для учёта и записи всех документов, связанных с кассовым аппаратом. Его имеет право заполнять старший кассир или уполномоченный на то бухгалтерский сотрудник.

Здравствуйте! Меня зовут Вероника. Я специалист в спортивной области и в области бизнеса. Оцените статью: Поделитесь с друзьями!

Печать отчета «Журнал регистрации кассовых документов КО-3» в России — Business Central

  • Чтение занимает 2 мин

В этой статье

Отчет Журнал регистрации кассовых документов КО-3 печатает унифицированную стандартную форму (обычно ежемесячно).

Этот отчет печатает реестр учтенных приходных и расходных кассовых ордеров за указанный отчетный период.

Печать отчета «Журнал регистрации кассовых документов КО-3»

  1. Выберите значок введите Журнал регистрации кассовых документов КО-3, а затем выберите связанную ссылку.

  2. В окне Журнал регистрации кассовых документов КО-3 заполните поля.

    Поле Описание
    Код кассы Выберите номер счета кассы, для которого должен быть напечатан журнал.
    Дата начала Введите дату начала для кассовых ордеров, включаемых в регистр.
    Дата окончания Введите дату окончания для кассовых ордеров, включаемых в регистр. Эта дата автоматически устанавливаться равной последнему дню месяца.
    Код сотрудника Выберите сотрудника, ответственного за отчет. Имя, отчество и фамилия будут напечатаны на титульном листе отчета.
  3. Нажмите кнопку Печать, чтобы распечатать отчет, или кнопку Просмотр, чтобы отобразить его на экране. Нажмите кнопку Отмена для сохранения информации без печати отчета.

См. также

Функциональность локальной версии для России

Журнал регистрации кассовых документов

Журнал регистрации кассовых документов позволяет упорядочить первичные документы, оформляемые в связи с движением наличных денежных средств в кассе предприятия. Все вновь созданные кассовые документы подлежат регистрации в специальном журнале. И только после этого они передаются кассиру для соответствующего оформления.

К числу таких документов относят:

  • приходные кассовые ордера;

  • расходные кассовые ордера;

  • заявления на выдачу денежных средств;

  • расчетно-платежные ведомости на выплату заработной платы;

  • счета на оплатуи прочее.

Образец заполнения журнала регистрации кассовых документов

Расходные кассовые ордера, составленные на расчетно-платежной ведомости на выплату заработной платы и прочих аналогичных платежей, подлежат регистрации в журнале уже после их выдачи.

Существует унифицированная форма журнала регистрации кассовых документов. Ее номер КО-3, а код по справочнику ОКУД 0310003. Допускается ведение журнала в электронном виде с использованием вычислительной техники.

Форма N КО-3 включает в себя обложку, на которой указываются наименование организации, сроки ведения журнала, а также должность и ФИО лица, ответственного за его составление. Помимо обложки в форму КО-3 входит вкладной лист, являющийся образцом для оформления всех остальных страниц журнала. Вкладной лист делится на две части. В левой части (графы 1-4) производится регистрация приходных кассовых документов, в правой (графы 5-8) — расходных.

В графах 1 и 5 указывается дата составления кассового документа. В графах 2 и 6 присвоенный этому документу порядковый номер. Графы 3 и 7 отображают сведения о сумме документа в рублях и копейках. Графы 4 и 8 носят название «Примечание», в них, как правило, указываются сведения о целевом назначении денежных средств и сведения о получателе, либо плательщике.

Кассовая книга

Кассовая книга необходима для ежедневного учета всех кассовых операций предприятия. Для ее ведения предусмотрена унифицированная форма № КО-4.

Образец заполнения

Организация вправе самостоятельно выбрать один из способов ведения кассовой книги – в электронном или рукописном виде. В любом случае книга составляется в единственном экземпляре.

Контроль за правильным составлением является обязанностью главного бухгалтера.

Методика работы с кассовой книгой устанавливается отдельным приказом руководителя организации, либо прописывается в учетной политике.

Данная методика должна регламентировать следующие моменты:

  • порядок нумерации всех кассовых документов;

  • способ ведения кассовой книги;

  • коды всех имеющихся подразделений организации;

  • перечень документов, передаваемых обособленными подразделениями в головную организацию, а также периодичность их сдачи (при наличии обособленных подразделений).

Основным условием заполнения кассовой книги в электронном виде является обеспечение сохранности кассовых документов ответственным лицом (кассиром) организации. Автоматизированный способ предполагает составление двух машинограмм по итогам каждого рабочего дня, имеющих одинаковое содержание. Одна из них носит название «Вкладной лист», другая – «Отчет кассира». Данные вкладыши нумеруются с начала года. При этом последний лист каждого месяца должен содержать информацию об общем количестве листов за истекший месяц. В последнем листе календарного года указывается общее количество листов кассовой книги за отчетный год.

Ежедневно кассир проверяет правильность заполнения машинограмм и подписывает их. К отчету кассира прилагаются соответствующие приходные и расходные кассовые ордера и передаются в бухгалтерию. Вкладные листы кассовой книги хранятся у кассира в течение всего календарного года.

По окончании календарного года, либо по мере необходимости, вкладные листы брошюруются и опечатываются. Информация об общем количестве листов кассовой книги заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя компании.

Ручной метод ведения

Кассовая книга, составляемая ручным способом, заводится на определенный период. В некоторых случаях данный период определяется количеством кассовых операций. С начала периода все листы кассовой книги нумеруются. В конце подводится итог, а информация об общем количестве листов располагается на последней странице книги и заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя.

С целью защиты кассовой книги от изъятия листов все страницы прошиваются и опечатываются мастичной или сургучной печатью.

Правила заполнения

Существует два варианта заполнения книги:

При вертикальном расположении страниц данные о кассовых операциях за один день располагаются на одной странице. Отчетом кассира служит следующая страница кассовой книги, либо вкладной чистый лист. В первом случае информация дублируется с помощью копировальной бумаги, располагаемой между двумя листами. Оба листа (первый и второй) имеют одинаковые номера. Во втором случае книга имеет сплошную нумерацию, записи производятся через копирку.

Кассовая книга, составленная путем горизонтального расположения страниц, состоит из двух частей. Первая часть (вкладной лист кассовой книги) имеет горизонтальную разлиновку и представляет собой первый экземпляр. Вторая часть (отчет кассира) не содержит разлиновки и заполняется с помощью копировальной бумаги путем сгиба страницы по линии отреза и прокладки копировальной бумаги между получившимися листами. Первая и вторая части книги имеет одинаковую нумерацию. Вторая часть является отрывной и служит отчетом кассира. Не допускается обрыв отчета до окончания кассовой смены.

Согласно общеустановленным правилам на листе кассовой книги сначала указываются все приходные документы за день, а затем все расходные.

В конце каждого дня кассир подсчитывает итоги движения денежных средств в кассе за истекший день, вычисляет остаток наличных средств и сдает в бухгалтерию второй экземпляр или отрывной лист («Отчет кассира») с приложением всех кассовых ордеров.

В случае, когда в составе остатка денежных средств находятся деньги, предназначенные для выплаты заработной платы, данные суммы указываются в книге отдельной строкой.

Учет кассовых операций и работа с кассовыми ордерами

Проведение инкассации

Оприходывание розничной выручки

Запуск процесса инкассации происходит с помощью кнопки Инкассировать на вкладке Сервис в меню Ввод платежа.

При нажатии кнопки Инкассировать откроется окно Приходный кассовый ордер. В окне Приходный кассовый ордер можно изменить изымаемую из ККМ сумму наличных денежных средств. По умолчанию она равна всей сумме наличных денежных средств в кассе. При необходимости можно забрать только часть денег. Для этого надо нажать на кнопку Редактировать.

Для выплаты денежных средств из кассы нажмите кнопку Выплата из ККМ. ККМ распечатает чек выплаты.

Когда выплата из ККМ будет произведена станет доступной кнопка Оприходовать.

Далее появится диалог подтверждения оприходования.

При положительном ответе на диалог произойдет операция оприходования. После завершения операции в правом нижнем углу экрана появится предупреждение о завершении операции.

Кассовый ордер перейдет в состояние Закрытый.

Создание ордера для инкассации с помощью услуг инкассаторской службы банков

Перейдите в меню Платежи раздел Кассовые ордера.

В разделе Кассовые ордера нажмите кнопку Добавить .

Далее откроется окно создания кассового ордера. Кликните в поле Вид операции. Выберите пункт Инкассация.

Заполните поле Подразделение в которое были оприходованы денежные средства из кассы.

Заполните поле Номер сумки. Остальные поля заполняются автоматически.

После заполнения всех полей, нажмите кнопку Внести. Затем закройте окно кассовго ордера.

Откройте сохраненный ордер, для того чтобы напечатать сопроводительные документы к сумке. Нажмите кнопку расположенную справа от кнопки Редактировать.

Откроется окно заполнения накладной к сумке. Общая сумма вычисляется автоматически. Для того, чтобы отредактировать опись передаваемых купюр нажмите кнопку Редактировать , далее кликните в поле ввода Количество, напротив нужного номинала и введите количество купюр, затем нажмите кнопку Сохранить . В правой половине окна осуществляется формирование полного комплекта документов на инкассацию

После осуществления подготовки документов, нажмите кнопку Сохранить.

Далее необходимо нажать кнопку Инкассировать. После этого денежные средства будут списаны из подразделения.

Электронная инкассация

Электронная инкассация — это альтернативный способ зачисления выручки на банковский счет организации без участия инкассаторов. Сдача наличных денежных средств производится через автоматические устройства самообслуживания. Такой способ инкассации не требует заполнения сопроводительных документов и ожидания инкассаторов. Электронная инкассация может производится в любое удобное для организации время и неограниченное количество раз в течение дня. Инкассированные денежные средства зачисляются на банковский счет организации в режиме online. По окончании операции устройство автоматической инкассации предоставляет распечатку о проведении операции. Перейдите в меню Платежи раздел Кассовые ордера.

В разделе Кассовые ордера нажмите кнопку Добавить .

Далее откроется окно создания кассового ордера. Кликните в поле Вид операции. Выберите пункт Электронная инкассация.

Заполните поля Подразделение, Квитанция и Сумма.

Нажмите кнопку Внести.

После внесения нажимаем Инкассировать.

Внесение наличности в кассу

Для внесения размена в кассу нужно создать ордер Разменная монета (выдача).

Заполняем следующие поля:

  • Сумма — указывается сумма наличности, которая вносится в кассу
  • Подразделение — указывается подразделение для внесения
  • Рабочее место — рабочее место кассира
  • Выдать — сотрудник, получающий наличность

После заполнения полей нажимаем кнопку Внести.

Далее вносим деньги в ККМ, для этого нужно нажать кнопку Внесение в ККМ.

После этого ордер перейдет в состояние Закрытый, денежные средства будут внесены в ККМ.

Поиск и фильтрация поиска кассовых ордеров

При переходе в меню Платежи раздел Кассовые ордера по умолчанию отображаются кассовые оредера за текущий день. Чтобы отобрать ордера по дате и другим параметром нужно нажать кнопку Фильтр . Справа откроется меню фильтрации.

Доступны следующие способы фильтрации и поиска ордеров:

  • Поиск по дате — указывается диапазон дат, в котором производить поиск.
  • Рабочему месту — все документы, относящиеся к рабочему месту.
  • Подразделению — все документы, относящиеся к подразделению.
  • Вид ордера — фильтрация по типам ордеров доступны варианты: Все документы, Приход, Расход.
  • Ответственный — фильтрация по ответственному сотруднику.
  • Состояние — доступны варианты поиска закрытых или открытых ордеров.

Для того чтобы совершить отбор, нужно заполнить один или несколько критериев отбора и нажать на кнопку Отобрать . Для того, чтобы сбросить отбор — нужно нажать кнопку Фильтр . В меню фильтрации нажать кнопку Сбросить .

Состояния кассовых ордеров

Кассовые ордера в таблице отображаются окрашенными в три цвета, которые соответствуют состоянию ордеров.

  • синий — приходные кассовые ордера, которые еще не оприходованы в головном подразделении;
  • зеленый — закрытые приходные и расходные кассовые ордера;
  • черный — расходные кассовые ордера, которые подготовлены, но еще не проведены в программе.

При наведении курсора мыши на значок подсказки отображается расшифровка цветовой схемы ордеров.

После совершения операций оприходывания, внесения в ККМ, инкассации ордера переходят в состояние Закрытый.

Кассовая книга

Кассовая книга (форма № КО-4) – это документ, предназначенный для ежедневного учета всех кассовых операций предприятия (организации). Форма кассовой книги унифицирована, утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 №88 с кодом по ОКУД 0310004. Кассовая книга ведется в рукописном или электронном виде в одном экземпляре. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Для формирования Кассовой книги перейдите в меню Платежи раздел Кассовые ордера. Нажмите на кнопку Печать вверху в правой части окна.

В открывшемся меню выберите пункт Кассовая книга.

В открывшемся диалоге заполните подразделение и даты формирования кассовой книги. После указания подразделения, по которому строится кассовая книга есть возможность сохранить нумерацию с указанного листа по умолчанию указан номер последнего сохраненного листа, либо если нумерация была сохранена — продолжить нумерацию с последнего сохраненного листа. Если вы не хотите выводить в кассовой книге основания ордеров, кликните на переключатель Выводить основания ордеров. По умолчанию кассовая книга строится с основаниями ордеров. После заполнения формы создания кассовой книги нажмите кнопку Построить.

После нажатия на кнопку Построить запустится процесс формирования книги. В правом нижнем углу окна появится предупреждение . После окончания формирования появится предупреждение . Кликните на Реестр состояний . В открывшемся меню кликните на пункт Печать отчета по кассовым ордерам. Откроется окно с построенной Кассовой книгой.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Для контроля кассовых операций приходные и расходные документы перед передачей их в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3) и передаются кассиру для исполнения (ч.1 ст. 19 Закона от 06 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). С помощью журнала по форме № КО-3 осуществляется регистрация документов первичного бухгалтерского учета, являющихся подтверждением движения наличных денежных средств в кассе организации. Каждому новому приходно-расходному документу в журнале присваивается порядковый номер, после чего передается кассиру для последующего осуществления операций по нему.

Для формирования Журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов перейдите в меню Платежи раздел Кассовые ордера. Нажмите на кнопку Печать вверху в правой части окна.

В открывшемся меню выберите пункт Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов.

В открывшемся диалоге выберите подразделение, по которому бужет формироваться журнал, также можно выбрать год, за который будет формироваться журнал, по умолчанию установлен текущий год. После заполнения формы создания журнала нажмите кнопку Построить.

После нажатия на кнопку Построить запустится процесс формирования журнала. В правом нижнем углу окна появится предупреждение . После окончания формирования появится предупреждение . Кликните на Реестр состояний . В открывшемся меню кликните на пункт Печать отчета по кассовым ордерам. Откроется окно с построенным Журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Регистр входящих и исходящих кассовых ордеров. Приходящий и исходящий кассовый ордер

Любой индивидуальный предприниматель при открытии собственного дела должен четко понимать порядок проведения всех финансовых операций … Независимо от вида производства или оказания услуг населению, заполнение отчетных документов, которые кассир не отменял, никто не отменял. выписывает при приеме или выдаче денег … Все денежные операции отражаются в журнале.

Вся хозяйственная документация по этому поводу регулируется инструктивным документом ЦБ РФ «Порядок ведения кассовых операций в РФ». Основным документом для оформления операционных действий с деньгами становится кассовый ордер. Деньги переводятся в кассу организации с банковского счета управляющего и выдаются кассиру. У клиентов есть возможность вносить наличные деньги непосредственно в организацию, оплачивая произведенные услуги или товары.
Полученные деньги менеджер вправе использовать на выплату заработка сотрудникам, командировочные расходы, на текущий ремонт техники, покупку канцелярских товаров. Все действия подлежат оформлению кредитного или дебетового поручения.

Бланк заказа

Порядок приходов и расходов различается по форме.

Первая разделена на две половины, где:

  • указывается сумма поступления и источник поступления средств;
  • вторая половина — это квитанция, которая остается после поступления денежных средств физическим лицом или организацией, подтверждающая взнос.

Оформление приходного кассового ордера (КО-1)

Необходимо правильно заполнить документ, отражающий поступление наличных денег, и, помимо приложенной к нему квитанции, сам заказ. Все графы должны быть заполнены четко и без ошибок. Допускается оставлять бланк счета-фактуры только в связи с отменой обязательного поведения индивидуальным предпринимателем.

Порядок регистрации проходит по схеме:

  • в строке «Основа» прописывается содержательная часть финансового действия, ведения профессиональной деятельности;
  • в строке «Включая» указывается сумма НДС в числовом значении и прописью при необходимости пишется «без НДС»;
  • в строке «Приложение» необходимо перечислить все деловые бумаги с указанием их нумерации, даты выдачи наличных в кассу;
  • в строке «Кредит, код структурного подразделения» регистрируется соответствующая запись.

Образец правильной конструкции КО-1


Недопустимо получение денег, а также не заполнена сама квитанция, учет такой операции невозможен. Все наличные, принятые по данной форме, необходимо получить в кассе организации в тот же день, иначе операция будет недействительной. Документ подписывается главным бухгалтером или менеджером.

Распоряжение о получении признается недействительным при наличии на нем помарок, несоответствий с записью кассового аппарата.

Несмотря на изменения, произошедшие в предыдущие годы, наполнение воздухозаборника осталось прежним.

Расчетный кассовый ордер

Второй приказ (КО-2) оформляется в установленном порядке с обязательным указанием суммы платежа цифрами и письмом, а также цели движения денежных средств. Заполнение происходит в соответствии с денежным обеспечением и отражается в соответствующем журнале по дате и нумерации КО-2.

Оба документа заполнены данными:

  • Название организации;
  • номер;
  • дата;
  • виз ответственного лица;
  • корреспондентских счетов.

Образец правильной конструкции КО-2


Оба документа подписаны бухгалтером или менеджером.

Порядковая нумерация имеет существенное значение … Она не должна быть хаотичной.Напротив, непрерывная нумерация на протяжении всего финансового года поможет предпринимателю увидеть динамику прибыли. КО-2 не проштампован, но расходные материалы учитываются согласно журналу, подписанному начальником.

кассовый аппарат

Финансовая операция, подтвержденная письменным поручением, обязательно отражается в кассовом аппарате (КО-3). Сюда также вводятся другие платежные ведомости, такие как выдача заработной платы сотрудникам и т. Д.Этот журнал ведется с произведенной нумерацией всех страниц, оформленных по специальной форме КО-3.


Все операции, выполняемые кассиром, регистрируются при выдаче или приеме денежных средств и выполняются в установленном порядке. Каждому зарегистрированному заказу присваивается индивидуальный номер, по которому он заносится в документ согласно нумерации.

Данные бухгалтерские документы не допускают неточностей или исправлений.К концу рабочего дня все документы подлежат строгому учету, нумерации в порядке хронологического поступления. Они сшиваются в отдельную папку и хранятся срок, соответствующий нормативному акту.

В отчетной документации о деятельности предпринимателя должна вестись книга всех приходных и расходных материалов предприятия. Книга должна быть зарегистрирована в налоговом органе.
К ведению бухгалтерского учета предъявляются следующие требования:

  • соблюдение хронологической последовательности в записи;
  • обновление книги от 01.01. каждый год;
  • предоставление и наличие кассовых ордеров для подтверждения деятельности;
  • правильное отображение цифровой записи внесенной суммы, рублей и копеек, через запятую.


Кассовая дисциплина индивидуального предпринимателя заключается в правильном документировании его финансово-хозяйственной деятельности.

Остались вопросы?

Уважаемые читатели! В наших статьях рассказывается о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит индивидуальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить вашу конкретную проблему — свяжитесь с формой ниже ↓ или воспользуйтесь онлайн-консультантом внизу справа! →

По которому организациям больше не нужно будет сдавать годовую бухгалтерскую (финансовую) отчетность как в налоговую инспекцию, так и в «статистику». Правда, при этом исчезнет возможность сдавать бухгалтерские записи на бумаге.

Это основные кассовые документы. п. 4.1 Инструкции № 3210-У … Они должны быть составлены вне зависимости от того, кто вносит деньги в кассу или получает от нее — постороннее лицо, сотрудник вашей организации, ее директор или учредитель.

Только индивидуальные предприниматели освобождены от составления PQS и RCOs и от ведения кассовой книги nn. 4.1, 4.6 Инструкция № 3210-У … Все организации, даже малые предприятия, обязаны оформлять кассовые документы и вести кассовую книгу.

Кассовые ордера — подтверждение перевода денег. Они настолько важны, что в их создании задействовано сразу несколько сотрудников. Кассир подписывает PKO и расчетно-кассовую службу и проставляет текущую дату на поручении в момент выдачи и получения денег соответственно.Также главный бухгалтер (бухгалтер) подписывает приказы: ПКО — после получения денег, а РКО — еще до их выдачи. А если в организации нет главного бухгалтера, его делает директор. И только если в организации нет ни бухгалтера, ни кассира, приказ подписывает один директор п р. 4.3. Инструкция № 3210-У.

В правилах ведения кассы под руководителем (директором) понимается не только он сам, но и тот, кому он будет выдавать доверенность на те или иные «кассовые» действия п.4 Инструкция № 3210-У — принимать решения о расходовании денежных средств, подписывать кассовые документы, проводить кассовые операции, подписывать заявления о выдаче денег под отчет и т. Д.

Как видите, если на кассе стоит подпись главного бухгалтера (бухгалтера), то подпись директора отпадает. Но для выдачи денег из кассы обычно все же требуется письменное разрешение директора — как человека, принимающего решения о расходовании денег в организации.А директору проще подписать РПЦ, чем оформить отдельный письменный документ.

Перед тем, как расписаться в кассе, кассир должен:

  • проверить паспорт получателя — его данные должны совпадать с данными, указанными в кассовом аппарате;
  • возьмите у него доверенность на получение определенной суммы в вашей организации по определенному соглашению — если получателем является представитель организации, индивидуальный предприниматель, другое физическое лицо, имеющее право на выплату.Сама доверенность должна оставаться у вас в кассе. В RSC сделайте запись «По доверенности» и в строке «Приложение» укажите его реквизиты. Если доверенность оформлена на получение от вас нескольких платежей, заберите ее при первой выдаче денег. Затем приложите его копию к кассовому аппарату для каждого платежа, а оригинал приложите к расходному материалу для последнего платежа. п. 6.1 Инструкция № 3210-У.

Что делать, если доверенность оформлена на прием нескольких платежей в разных организациях и из-за этого получатель денег не хочет оставлять оригинал у вас? Для соблюдения кассового регламента достаточно иметь копию, заверенную в порядке, определяемом руководителем вашей организации и п.6.1 Инструкция № 3210-У … Но соглашаться с этим опасно, если речь идет о существенных для вашей организации суммах. Лучше заранее договориться с контрагентом о том, что у вас будет отдельная доверенность на получение денежных средств, которая останется у вас.

Печать (штамп) организации на кассовом аппарате не нужна. Но на ПКО, точнее на отрывной части, это обязательно. Причем он должен быть полностью на квитанции. Неправильно ставить печать так, чтобы она приходилась на обе части заказа — и на корешке, и на чеке.Позвоночник остается в вашей организации, и он годится для нее без собственной печати. Но квитанция является подтверждением перевода денег вам, поэтому отпечаток должен быть на ней целиком. 5.1 Инструкция № 3210-У.

Часто правила заполнения кассовых ордеров не соблюдаются при передаче денег сотрудникам собственной организации и приеме от них наличных. Это неправильно и иногда опасно. Любая передача наличных денег из рук в руки внутри организации должна регистрироваться в соответствии со всеми правилами.

Итак, если сотрудник сдает деньги кассиру, то вы все равно обязаны полностью заполнить PKO, подписать обе его части, проштамповать и отдать квитанцию ​​сотруднику. Он будет храниться у него в качестве доказательства того, что он передал всю сумму, указанную в ОПМ.

Если сотрудник наоборот получает деньги из кассы, например, для того, чтобы отнести их в банк для зачисления на расчетный счет, то в кассе нужно указать ф.и. О. и паспортные данные сотрудника и получить его подпись. В противном случае непонятно, кто ответит — кассир или этот сотрудник, если деньги по каким-то причинам не дойдут до места назначения.

На каждый кассовый чек нужно оформить отдельный ПКО

Одним из важных документов первичной бухгалтерской документации среди кассовых операций является кассовый ордер, или, как его еще называют, форма КО-1. С его помощью осуществляется прием денежных средств, поступающих в кассу предприятия.При этом основной задачей бухгалтера становится правильное заполнение кассового чека.

Особенности поступления кассового ордера

Прежде всего отметим, что документ может быть подписан как главным бухгалтером, так и уполномоченным лицом. Заполнить заказ может только штатный или главный бухгалтер. Если в организации нет бухгалтера, то заказ должен будет оформить менеджер. Документ выглядит так:

Рассмотрим основные особенности этого документа:

  1. Поступление состоит из двух элементов.Первая часть — это сам заказ, а вторая — отрывной чек.
  2. Кассовая книга не может вестись индивидуальными предпринимателями. Для ООО ведение этого документа обязательно.
  3. Распоряжение о поступлении может быть создано вручную или в распечатанном виде, в принципе не имеет значения.
  4. Для его удостоверения необходимо использовать специальную печать или штамп, содержащий сведения о реквизитах предприятия.
  5. Для проверки подписей, указанных в документе, кассир должен иметь свободный доступ к образцам подписей всех лиц, подписавших документ.
  6. При заполнении кредитной карты не допускаются помарки или исправления. Если это разрешено, придется переписывать весь документ.
  7. После правильного и аккуратного оформления заказа факт его оформления заносится в реестр входящих и исходящих кассовых документов, соответствующий Форме N КО-3.

Как правило, бланк приходного кассового ордера составляется в единственном экземпляре бухгалтером организации. Организация хранит оформленный и зарегистрированный заказ и выдает квитанцию, которая прилагается к платежу, лицу, сдавшему деньги.

Последовательность заполнения приходного кассового ордера

Для точного заполнения приходного кассового ордера необходимо заполнять его последовательно, начиная с верхних строк и заканчивая нижними полями. Сначала заполняется сам кассовый ордер, после чего вся необходимая информация заносится в кассовый чек. Образец заполнения приходного кассового ордера:

Рассмотрим подробнее последовательность заполнения заказа:

  1. Начинка начинается с вводной строки.Здесь необходимо указать полное название организации, а также наименование ее структурного подразделения. Если структурного подразделения нет, то в графе ничего указывать не нужно. Также необходимо написать код ОКПО.
  2. Графа «Коды» заполняется по данным Госкомстата. Графа «Номер документа» заполняется в соответствии со следующей цифрой в журнале регистрации. Обращаем ваше внимание, что все зарегистрированные кассовые документы нумеруются по порядку с начала года.
  3. Дата подготовки. Здесь важна последовательность: сначала пишем день, потом месяц и год. Все данные заполняются арабскими цифрами. Если нужно ввести одну цифру, то она пишется вместе с нулем, например, 01.03.2016. Указанная дата должна соответствовать отправке денег.
  4. Дебет. Здесь вам нужно будет указать номер счета, на который поступают средства.
  5. Кредит. Столбцы с информацией о займах заполняются только ООО в соответствии с их бухгалтерским учетом.ИП эти графы заполнять нельзя, т.к. они не ведут бухгалтерский учет.
  6. Код цели заполняется только в том случае, если организация использует такую ​​систему кодирования.
  7. Далее переходим к квитанции. Здесь сначала заполняется столбец «Получено от». В нем указывается либо полное имя лица, внесшего деньги, либо полное название организации, если деньги поступили от нее.
  8. База. Базовый столбец заполняется с указанием источника поступления средств, отражая содержание финансовой операции.
  9. Сум. Здесь необходимо записать принятую сумму цифрами и прописью. Как правило, указываются и рубли, и копейки.
  10. Строка «включая» заполняется данными по НДС. Если НДС включен, то нужно указать сумму, если нет — пропишите, что НДС нет.

Последняя информация в заказе — «Приложение». Здесь вам нужно будет перечислить по порядку все документы, приложенные к заказу, в том числе квитанцию.

Видео: Для чего нужен кассовый чек?

Можно ли успешно вести документооборот кассы предприятия без кассового чека? Для чего нужна PKO? Попробуем разобраться в этих вопросах со специалистом по финансам:

Итак, ИП может не хранить документ, но ООО обязаны это делать. При этом стоит помнить, что перед сдачей в кассу заказ повторно проверяется на правильность заполнения всех граф.

% PDF-1.3 % 401 0 объект > эндобдж xref 401 77 0000000016 00000 н. 0000001891 00000 н. 0000004467 00000 н. 0000004685 00000 н. 0000005223 00000 п. 0000005287 00000 н. 0000005536 00000 н. 0000005717 00000 н. 0000006485 00000 н. 0000006549 00000 н. 0000006609 00000 п. 0000006632 00000 н. 0000007910 00000 п. 0000008703 00000 п. 0000008762 00000 н. 0000009104 00000 п. 0000009451 00000 п. 0000010294 00000 п. 0000010361 00000 п. 0000010384 00000 п. 0000011623 00000 п. 0000012418 00000 п. 0000012920 00000 п. 0000013775 00000 п. 0000014128 00000 п. 0000014151 00000 п. 0000015639 00000 п. 0000015662 00000 п. 0000016849 00000 п. 0000017161 00000 п. 0000017956 00000 п. 0000017979 00000 п. 0000019237 00000 п. 0000019571 00000 п. 0000020371 00000 п. 0000020394 00000 п. 0000021553 00000 п. 0000021956 00000 п. 0000022253 00000 п. 0000023052 00000 п. 0000023844 00000 п. 0000024644 00000 п. 0000025034 00000 п. 0000025057 00000 н. 0000026337 00000 п. 0000026549 00000 п. 0000026758 00000 н. 0000026995 00000 п. 0000027207 00000 н. 0000027468 00000 н. 0000027706 00000 п. 0000027917 00000 н. 0000028179 00000 п. 0000028202 00000 п. 0000029519 00000 п. 0000034720 00000 п. 0000040810 00000 п. 0000044262 00000 п. 0000045520 00000 п. 0000049539 00000 п. 0000051667 00000 п. 0000052103 00000 п. 0000056156 00000 п. 0000056234 00000 п. 0000056903 00000 п. 0000056982 00000 п. 0000063961 00000 п. 0000064747 00000 п. 0000065416 00000 п. 0000068144 00000 п. 0000068957 00000 п. 0000069790 00000 п. 0000074965 00000 п. 0000084713 00000 п. 0000087300 00000 п. 0000001967 00000 н. 0000004444 00000 н. трейлер ] >> startxref 0 %% EOF 402 0 объект > эндобдж 476 0 объект > ручей HiXSg ߛ% HX [jABY

Административный кодекс штата Аризона, статья 2, раздел R20-4-214 — Сохранение документации | Административный кодекс Аризоны

§ R20-4-214.Сохранение записей

A. Каждый банк должен хранить свои корпоративные и коммерческие записи в виде оригиналов или копий оригиналов, сделанных с помощью методов воспроизведения, обеспечивающих точное и постоянное хранение записей. Копии, соответствующие требованиям этого подраздела, при удовлетворительной идентификации имеют тот же доказательный статус, что и оригинал. Банк может использовать систему электронного учета. Департамент не требует от банка хранить письменную копию своих записей, если банк может своевременно генерировать всю информацию и копии, требуемые настоящим Разделом, для проверки или других целей.

B. Банк должен хранить свои корпоративные и хозяйственные записи в течение периода, предусмотренного настоящим Разделом. Эти периоды отсчитываются от даты последней записи или даты окончательного действия. Банк должен иметь и соблюдать свой собственный график хранения записей, соответствующий настоящему Разделу. Банк может соблюдать положения настоящего Раздела, выполняя упреждающее федеральное постановление, даже если федеральное постановление требует более короткого срока хранения, чем указано в этом разделе. Настоящий Раздел не запрещает хранение записей в течение более длительных периодов, чем эти минимальные требования штата, по любой причине, включая период хранения, установленный федеральным законом или нормативным актом.Аналогичным образом, данный Раздел не запрещает банку вести записи любого типа, которые не требуются в подразделе (D).

C. Начиная с даты вступления в силу настоящего Раздела, корпоративные и коммерческие записи банка, работающего в штате Аризона, классифицируются, и сроки их хранения устанавливаются в соответствии с графиком в подразделе (D). Сроки хранения перечислены в подразделе (D) с использованием обозначений, акронимов и сокращений, перечисленных в этом разделе.

1. Цифровое обозначение относится к периоду в годах, если в таблице не указан более короткий период времени.

2. «AC» означает после закрытия.

3. «ACH» означает автоматизированную клиринговую палату.

4. «AE» означает по истечении срока.

5. «ALC» означает после последнего контакта.

6. «AP» означает после оплаты.

7. «ATD» означает после даты расторжения.

8. «CTR» означает отчет о денежных операциях, требуемый Федеральным законом о банковской тайне.

9. «FDIC» означает Федеральную корпорацию по страхованию вкладов.

10. «FHA» означает Федеральное жилищное управление.

11. «FHLMC» означает Федеральную корпорацию жилищного ипотечного кредитования.

12. «FNMA» означает Федеральную национальную ипотечную ассоциацию.

13. «GNMA» означает Государственную национальную ипотечную ассоциацию.

14. «IRS» означает Службу внутренних доходов Министерства финансов США.

15. «М» означает месяцы.

16. «P» означает, что банк должен вести учет постоянно.

17. «PMI» означает частное ипотечное страхование.

18. «SAR» означает сообщение о подозрительной деятельности, требуемое Федеральным законом о банковской тайне.

19. «TTL» означает казначейский, налоговый и ссудный счет, обслуживаемый банком.

20. «UCC» означает Единый торговый кодекс, действующий в Аризоне.

D. График хранения

1. Бухгалтерский учет и аудит

a. Начисление и амортизация облигаций 3

б. Аудиторский отчет 6

c. Рабочие документы аудита 3

d.Вызов банка, отчет о доходах и дивидендах 5

e. Счет, выписка или счет — оплачен 7

f. Бюджетные рабочие документы 2

г. Билет на вход и выход из залогового хранилища 1

ч. Расчет суточного резерва 1

i. Отчет о прибылях и убытках 7

j. Расходный чек или счет-фактура

k. Финансовая отчетность 7

л. Межведомственная сверка 1

м. Операция между офисами 1

n. Периодическая выписка по счету в банке 2

o.Выверка вкладов — в банк 2

р. Счет в банке 2

кв. Возвратно-кассовый аппарат 1

р. Сервисный договор 2

с. Счет по налогам и сборам 2

t. Учет невостребованного имущества 7

2. Администрация

a. Учредительный договор или ассоциация, устав или другие записи организации P

b. Банковский бланк-отчет по облигациям, подтверждающий соблюдение требований 5 AE

c.Отчет аудитора банка 7

d. Запись о выпуске и переводе векселей P

e. Учет износа офисного оборудования 3

ф. Дивидендный чек и регистр 7

г. Неоплаченный чек на дивиденды P

h. Просроченный полис страхования банка 3 AE

i. База оценки FDIC, запись 5

j. Сертификат FDIC P

k. Номер страхового полиса, запись уплаченной премии и взысканной суммы 3 AE

l. Судопроизводство по завершении 5

м.Протокол журнала:

i. Заседания совета директоров P

ii. Заседания комитетов совета директоров П

iii. Собрания акционеров П

н. Журнал учета почтовых услуг (с даты окончательной записи) 1

o. Документация по недвижимости 5 АТД

стр. Отчет директорам 3

кв. Эмиссионно-передаточная запись П

р. Требуемый отчет в надзорный орган 3

с. Налоговое разногласие или судебное разбирательство по завершении 7

t.Налоговая запись не существенна для разногласий 7

ед. Список для голосования и доверенности 3

3. Сборы

a. Платежная книжка по инкассо 1

б. Квитанция инкассо-карбон 1

c. Инкассовый регистр 1

d. Купонное кассовое письмо-исходящее 1

e. Купонный конверт 1

ф. Копия дела покупателя 1

г. Входящее инкассовое письмо 1

ч. Входящее письмо о контракте или примечании 1

4.Служба поддержки клиентов

а. Идентификационный номер владельца брокерского счета 5

b. Подтверждение брокера 3

c. Счет брокера 3

d. Выписка брокера 3

e. Заявление на получение электронных облигаций 2

ф. E-Bond продано или выкуплено — запись 2

г. Сопроводительное письмо E-Bond 2

h. Ежедневные поступления от сейфа 1

i. Договор ночного депозита 1 AC

j. Ночной депозитарный ежедневный учет 1

к.Учет хранения и квитанция 5

л. Заявка на покупку и продажу ценных бумаг 3

5. Обработка данных (информационные системы управления)

a. Резервные данные (для реконструкции) ежедневно, на конец месяца, квартала или года 1

b. Программа аварийного восстановления P

c. Ксерокопия каждой формы финансовой отчетности IRS 6

d. Изменение программы P

e. Руководство по системе, программе и процедурам P

6. Депозиты

a.Отчет об открытии и закрытии счета 1

b. Свидетельство о депозите, запись о покупке 7

c. Чек на оплату, квитанцию ​​о снятии средств и другие дебеты на счет 7

d. Контрольный регистр клубного счета 1

e. Купон на клубный счет 1

ф. SAR — для подозрительной операции на сумму менее 10 000 5

г. CTR — для транзакции, превышающей & доллар; 10, 000 5

ч. Карточка авторизации, разрешения и подписи клиента 6 AC

i.Запись по депозитному счету, необходимая для восстановления 7

j. Депозит и прочие кредиты 7

к. Неактивный счет — после закрытия или выкупа 7 ALC

л. Форма 1096 и 1099 сообщает IRS 7

м. Запись по индивидуальному пенсионному счету 7

n. Чек по процентам или другая запись о выплате процентов и отчеты 7

o. Отчеты внутреннего управления:

i. Большой остаток 1

ii. Овердрафт 1

iii. Государственные фонды 1

iv.Плата за услуги 1

v. Прекращение выплаты 1

vi. Незанятые средства 1

vii. Неопубликованный предмет 1

viii. Нулевой остаток 1

р. Гроссбух 5 AC

q. Доверенность, документ 7 АТД

р. Квитанция по выписке по запросу клиента 1

с. Запись, подтверждающая соответствие следующим федеральным постановлениям. Указанный срок хранения применяется до тех пор, пока он не будет прерван федеральным законом:

i.Положение CC, Закон об ускоренном доступе средств 2

ii. Постановление DD, Закон о сбережениях 2

iii. Положение E, Закон о переводе электронных средств 2

t. Возвращенная выписка и аннулированные чеки 6

шт. Заявление 6

v. Остановить платежное поручение 6 AE

w. Документ, используемый для запроса и получения идентификационного налогового номера 6

x. Журнал операций 6

г. Оборотный баланс 6

7. Средства в банках

a.Извещение банка-корреспондента 1

б. Выписка из банка 1

c. Эскиз-оригинал 7

д. Проект реестра или копия 1 AP

e. Дубликаты чековой информации и документации по выдаче 7

ф. Регистр сверки 1

8. Средства банков

a. Отчет об открытии и закрытии счета 1

b. Консультация-копия 1

c. Входящее кассовое письмо для кредита 1

d. Входящее кассовое письмо для перевода 1

e.Регистр сверки (TTL) 2

ф. Сверочная проверка 1

г. Разрешение 2 AC

ч. Карточка для подписи 6 AC

i. Оборотный баланс (фиша) 7

j. Невыполненная выписка, возможна реконструкция из банковских записей 1

k. Отчет не сдан, реконструкция невозможна 7

9. Общие

a. Порядок смены адреса 1

б. Аффидевит от клиента, включая аффидевит об утере, подделке или неиспользовании кассового чека 1

c.Заявление о наложении ареста или наложения ареста 5

d. Приложение, выпуск 5

e. Квитанция на броневик 1

ф. Заказ чековой книги 1

г. Чековая книга-квитанция 1

h. Запись судебного приказа 5

i. Уведомление о протесте 1

j. Заявка на дорожный чек 2

к. Рекордно-открытие и закрытие хранилища 1

л. Дебетовая и кредитовая проводка банковским переводом 7

10. Главная книга

a.Ежедневная выписка по условию 3

b. Общий журнал — если побочный продукт проводки в Главной книге 3

c. Общий журнал — если используется как книга оригинальных записей с описанием 3

d. Главная книга 5

e. Билет-дебет и кредит главной книги 2

11. Международный отдел

a. Идентификационный номер владельца брокерского счета 5

b. Копия телеграммы 7

c. Заказ кабеля 7

г. Взыскание уплачено 1

у.е.Переписка 2

ф. Осадка 7

г. Регистр инкассо 6

h. Зарубежная тратта заявки 6

i. Иностранная тяга-уголь 2 АТД

ж. Лист или книга переводов в иностранной валюте 6

k. Отчет о внешнем финансовом счете 7

л. Заявление на перевод иностранной почты 6

мес. Пересылка иностранной почты-уголь 2 ATD

n. Непогашенная иностранная наличность 2

o. Внешний платеж-входящий 2

р.Заявка на аккредитив 2

кв. Аккредитив лист 7

р. Перевод за пределы США на сумму свыше 10 000 долларов — рекордная 5

12. Инвестиции

a. Облигации

i. Амортизационная запись 6

ii. Подтверждение 3

iii. Квитанция хранения 2

б. Ценные бумаги брокера

i. Счет брокера 3

ii. Выписка брокера 3

iii. Отчет об утерянных или украденных ценных бумагах 3

iv.Уведомление о хранении 2

v. Идентификационный номер налогоплательщика 5

c. Коммерческая бумага

i. Консультации брокера 2

ii. Заказ на поставку 2

iii. Уведомление о переводе 2

d. Ценные бумаги с ипотечным покрытием

i. Договор купли-продажи 3

ii. Письмо-обязательство 7

iii. Кредитное дело FHLMC и FNMA 7

iv. Сертификат GNMA 7

v. Запись о начислении процентов 7

vi.Ежемесячный отчет о денежных переводах 7

13. Кредиты. Банк должен хранить записи о каждой ссуде в течение периода, предусмотренного настоящим подразделом. Эти периоды отсчитываются от даты последней активности. Банк должен иметь и соблюдать свой собственный график хранения записей, соответствующий данному подразделу. Банк может соблюдать этот подраздел, выполняя упреждающее федеральное постановление, даже если федеральное постановление требует более короткого срока хранения, чем указано в этом подразделе.Этот подраздел не запрещает хранение записей в течение более длительных периодов, чем эти минимальные требования штата, по любой причине, включая период хранения, установленный федеральным законом или нормативным актом. Аналогичным образом, данный раздел не запрещает банку вести какие-либо записи, не требуемые данным подразделом.

а. Все ссуды — общие

i. Заявка на получение кредита одобрена 6

ii. Оценка 6

iii. Финансовая отчетность заемщика 6

iv.Запись о списании 10

v. Записка о списании 10

vi. Дополнительный файл 6

vii. Переписка 6

viii. Кредитная папка — вся документация 6

ix. Кредитный отчет 6

х. Ежедневная проверка и запись 6

xi. Протокол кредитного комитета P

xii. Разные отчеты по кредитам, включая журнал новых кредитов, журнал оплаченных кредитов, отчет о просроченных платежах и журнал транзакций в виде исходной записи 6

xiii. Иная документация на реконструкцию ссуды 2

б.Коммерческие ссуды

i. В заявке на получение кредита отказано 12 M

ii. Купчая 6

iii. Решение о заимствовании 3

iv. Годовой отчет о деятельности (финансовый или на конец года) — после даты отчета 3

v. Отчет об анализе движения денежных средств — после даты отчета 3

vi. Налоговая декларация предприятий — после даты подачи 6

vii. Письмо-обязательство 6

viii. Копия закладной или доверительного акта 6

ix.Свидетельство о страховании 6

х. Гарантия 6

xi. Аккредитив 6

xii. Соглашение об участии 6

xiii. Вексель 6

xiv. Договор купли-продажи 6

xv. Договор об обеспечении 6

xvi. Правоустанавливающая документация 6

xvii. Подача заявки UCC 6

c. Потребительские кредиты

i. Заявка на получение кредита отклонена, включая уведомление о неблагоприятных действиях 25 M

ii. Залоговая запись 6

iii.Страховая книжка от опасностей 6

iv. Счет-фактура 6

v. Запись по страхованию жизни и инвалидности 6

vi. Договор овердрафта 6

vii. Вексель и договор о внесении изменений — копия 6

viii. Правоустанавливающая документация 6

ix. Подача UCC — копия 6

d. Кредиты на недвижимость

i. Передача условного депонирования 6

ii. Предположение 6

iii. Письмо-обязательство 6

iv. Копия доверительного договора или закладной, поскольку она могла быть изменена 6

v.Анализ условного депонирования и запись 6

vi. Требуется подтверждение наличия страховки FHA или PMI 6

vii. Страхование жизни ссуды от рисков

viii. Свидетельство о страховании, исключающем опасность 6

ix. Договор купли-продажи 6

х. Расчетный лист 6

xi. Обзор 6

xii. Правоустанавливающая документация 6

e. Строительные кредиты. В дополнение к документам, указанным в подразделе (d), банк должен вести учет строительного кредита, как указано в этом подразделе:

i.Свидетельство о заселении 6

ii. Отчет о ходе строительства 6

iii. Распределение затрат подрядчика 6

iv. Документация по выплатам 6

v. Отчет об инспекции 6

vi. Спецификации жилищного строительства и перечень материалов 6

14. Официальные чеки и проекты

a. Аффидевит, залог, соглашение о возмещении убытков, другая документация, подтверждающая выдачу дубликата чека или тратты 7

b. Банковский тратта 3

c.Кассовый чек аннулирован 7

d. Кассовый чек-копия 7

e. Расходный чек-аннулированный 7

ф. Расходный чек регистр-копия 7

г. Расходный чек или счет-фактура 7

h. Денежный перевод — банковский или личный 7

i. Ксерокопия денежного перевода 7

j. Официальный чек не оформлен P

15. Кадровая документация

a. Запись о посещаемости и табель учета рабочего времени 3

b. Разрешение на удержание из заработной платы 2

c.Отчет отдела труда 5

d. Запись об инвалидности 5

e. Досье сотрудников и личная папка 5

ф. Заявление о приеме на работу 3 АТ

г. Страховая книжка 2

ч. Чек по заработной плате 2

i. Запись пенсионного фонда 10

к. Рекорд фонда распределения прибыли 10

к. Отклонено заявление работника 2

л. Журнал заработной платы или распечатка электронной обработки данных 4

м. Квитанция о заработной плате 2

н.W-3 сверка удержанного налога на прибыль с заработной платы 3

o. Свидетельство об освобождении от удержания W-4 3

стр. Запись о заработной плате и налоговой декларации (W-2) 7

кв. Документация по разнице в заработной плате (Закон о справедливых трудовых стандартах) 3

16. Заказное письмо

a. Книга морского страхования 3

б. Учет входящей и исходящей заказной почты 1

c. Карта квитанции о доставке 3

17. Сейф

a. Билет или карта доступа 6

b.Судебный приказ и переписка 6

c. Сдача завещания, акт о захоронении, страховой полис-квитанция 6

d. Запись по принудительному вводу 6

e. Счет по аренде или закрытому договору 2 AC

f. Бухгалтерская книга счета 1

г. Открыл коробку содержимое-запись и отчет 7

ч. Квитанция об аренде-копия 1

i. Продажа для удовлетворения залога 7

j. Карточка для подписи, разрешение и разрешение 6 AC

18. Счетные кассы

a.Конверт почтового кассира 3 M

b. Сводка кассовых сборов или сводная книга 1

c. Кассовый билет-оригинал и копии 1

d. Кассовая касса 1

e. Обменный билет кассира 1

ф. Лента кассира 1

19. Транзит, проверка и клиринг

a. Запись ACH 6

б. Извещение о внесении исправлений в депозит 2

c. Расчетный лист клиринговой палаты — сводка чеков, доставленных в клиринговую палату или в федеральный резерв 2

d.Учет обработанных товаров 6

e. Пробная машинная лента или другая запись 2

f. Квитанция на транзитное письмо 1

г. Письмо о возврате товара 5

20. Администрация доверительного управления

a. Оценка недвижимого или движимого имущества, находящегося в доверительном управлении 3 AC

b. Переписка 3 AC

c. Постановление или получение и выпуск 3 AC

d. Учет пошлин и подтверждающие данные 3 AC

e. Промежуточный и окончательный счет 3 AC

f.Юридическая документация, включая решение, постановление суда и юридическое заключение 3 AC

g. Оплаченный счет 3 AP

h. Полис страхования недвижимого имущества 1 AE

i. Документ о недвижимости и ипотеке 3 AC

j. Квитанция за полученный или поставленный актив 3 АС

к. Учет налоговой стоимости активов 3 АС

л. Сводная карточка, оригинал документа, соглашение и поправки, а также письма о назначении 3 AC

m. Сводный лист 3 AC

21.Корпоративный траст

a. Журнал регистрации облигаций 3 AC

b. Погашенные облигации 7

c. Гарантия возмещения P

d. Сертификация 2

e. Купонный конверт 6 М

ф. Купон аннулирован 6 М

г. Квитанция покупателя 7

ч. Дивидендная и купонная запись 3 AC

i. Чек и список выплаты дивидендов и процентов 3 AC

j. Билет в главную книгу 2

k. Бумага Legal P

л.Копия аннулированного сертификата акций, оригинал возвращен покупателю 1

м. Журнал регистрации акций 3 AC

n. Документ о перемещении запаса 1

o. Квитанция о перемещении запаса 1

стр. Налоговая декларация 3 AC

q. Документы подтверждающие перевод 3 АС

р. Журнал передачи 3 AC

с. Отказ от уплаты налога на перевод 3 AC

t. Трастовый регистр — корпоративный 7

22. Личный траст

a. Запись ранее выписанного доверительного управления

i.Бухгалтерский учет 3 AC

ii. Постановление 3 AC

iii. Прием и выпуск 3 АС

б. Бухгалтерский учет — учёт 3 АС

c. Извещение о платеже — отдел ценных бумаг о взыскании облигаций и купонов 3 AC

d. Оценка

и. Недвижимость 3 AC

ii. Личное имущество 3 АС

e. Квитанция о передаче имущества 3 AC

ф. Авторизация

i. Со-доверительным управляющим P

ii. Консультант П

г.Утверждение

i. Со-доверительным управляющим P

ii. Консультант P

h. Выписка брокера 7

i. Заявка на покупку и продажу 7

j. Кассовая документация

i. Отчет о денежных средствах и активах клиентов 7

ii. Журнал кассовой наличности и ценных бумаг 7

iii. Кассовый пробный баланс 1

к. Годовой отчет общего доверительного фонда 10

л. Переписка

и. Письмо о переводе 3 AC

ii. Претензионное письмо 3 АС

м.Запись о взыскании купонов 7

n. Судебный учет и ходатайство 7

o. Ежедневный журнал транзакций 6 мес.

стр. Дебиты и кредиты — ежедневно 1

кв. Документация, необходимая для подтверждения решения о счете 3 AC

r. Налоговая документация

i. Федеральная налоговая декларация 10

ii. Государственная налоговая декларация 10

iii. Налоговые рабочие документы 10

iv. Федеральная налоговая декларация о дарении 10

с. Расчеты комиссионных и подтверждающие данные 1

т.Налоговая декларация о доходах

i. Федеральный 3 AC

ii. Государство 3 АС

ед. Опись 3 AC

v. Обзор инвестиций и сопутствующие материалы 3 AC

w. Протокол

i. Инвестиционный комитет P

ii. Трастовый комитет P

23. Прочие личные трастовые записи

a. Юридическое заключение 3 AC

b. Переписка с юридическим заключением 3 AC

c. Оплаченный счет 7

d. Обзор и рекомендация 3 AC

e.Учет и квитанция о хранении 3 АС

ф. Журнал безопасности листовой Р

г. Доверительный чек 10

ч. Трастовая запись-оригинал 3 АС

i. Доверительный или агентский договор — оригинал 3 AC

j. Билет на снятие и депозит в хранилище 7

k. Заверенная копия П

л. Рабочие документы, подтверждающие налоговую декларацию 7

24. Trust Investments

a. Годовой отчет

i. Общий целевой фонд 10

ii.Объединенный фонд 10

б. Оценка

i. Общий целевой фонд 10

ii. Объединенный фонд 10

c. Протокол

i. Инвестиционный комитет P

ii. Административный комитет P

d. Инвестиционная заявка и подтверждение брокера 3 AC

e. обзор инвестиций и сопутствующие материалы 3 AC

f. Переписка 3 АС

г. Сводная информация о годовой бухгалтерской деятельности 3 AC

25. Электронный перевод

a.Журнал входящей проводки 1

б. Журнал исходящей проводки 1

c. Запись передачи 7

d. Запрос на банковский перевод 7

(бывшее Правило 14. R20-4-214, перекодифицированное из R4-4-214 (Дополнение 95-1). Изменено окончательным нормотворчеством 7 AAR 4142, вступает в силу 12 сентября 2001 г. (Дополнение 01-3) ).)

Свод правил Южной Каролины, статья 1, 15-14 — Хранение банковских записей. | Свод правил Южной Каролины

15–14. Хранение банковских записей.

(Законодательный орган: §§ 34-1-60 Кодекса 1976 г., 34-3-510 — 34-3-550)

Раздел I — Некомпьютеризированные банковские записи

Минимальный срок хранения

Законодательные требования:

Протоколы собраний акционеров и директоров………….. Постоянный регистр основного капитала

…………………………. ………………. Постоянные

Ежедневные отчеты о состоянии …………………… ……………… Постоянная

Главная книга ……………………… ……………………… Постоянные

Копии отчетов о проверке банков …………… ……………….. Постоянная

Инвестиционная книга ……………………. …………………….. Постоянный

Аудит и бухгалтерский учет:

Учет начисления и амортизации облигаций…………………………… 4 года

Аудиторская копия дебетов и кредитов в счет займов и скидок …. ………….. 6 месяцев

Рабочие документы аудита ……………………….. ………………….. 1 год

Банковские отчеты о звонках ……………….. ………………………….. 5 лет

Бюджетные рабочие ведомости ……….. …………………………………. 1 год

Расчет суточного резерва … …………………………………… 2 года

Несоответствие записей………………………………………….. 2 лет

Отчеты о прибылях и убытках ………………………………….. 5 лет

Внутренние отчеты исполнительному комитету или директорам ………………… 5 лет

Входящие и исходящие билеты хранилища ценных бумаг …… ……………………….. 1 год

Налоговая отчетность …………… ……………………………………. 20 лет

Все пробные балансы ……………………………………………… 1 год

Учет всех списанных активов ………………….. ……………… 20 лет

Капитал:

Дивидендные чеки (выплаченные и аннулированные) …………… ……………….. 7 лет

Реестр чеков по дивидендам ………………….. …………………… 7 лет

Прокси ………………… ………………………………….. 2 года

Инвестиции:

Подтверждение брокеров………………………………………… 2 года

Счета брокеров ………………………………………. ……. 10 лет

Отчетность брокеров ……………………………… …………… 10 лет

Ссуды и скидки:

Аудиторская копия дебетований и кредитов в L&D …………. ……………… 6 месяцев

Залоговые поступления …………………….. …………………….. 20 лет

Залог или карточки……………………………………… 20 лет

Дебетовая и кредитные билеты, кроме билетов Главной книги …………….. 1 год

Журнал ссуд и скидок:

(A) Если Журнал является побочным продуктом публикации в Главная книга ………… 1 год

(B) Если журнал используется как книга исходных записей с описаниями …….. 10 лет

Главная книга ответственности …. ………………………………………….. 15 лет

Заявки на получение кредита…………………………………………… . Срок действия кредита

Маржинальные карты …………………………………… ………….. 5 лет

Регистр займов и скидок ………………………. …………… 15 лет

Расписки по купонам, снятым с обеспечения ……………………. … 10 лет

Тиклер ссуды и дисконта ………………………………… …… 2 года

Разрешение на получение займа …………………………………………. 10 лет

Финансовая отчетность и кредитные файлы …………………… ………… Срок ссуды

Персонал:

(Отдел заработной платы и рабочего времени — Департамент труда США)

Таблицы учета рабочего времени ……….. ……………………………………….. 2 года

Журнал заработной платы ……………………………………….. ……… 3 года

Подтверждение и расчет:

Расчетные листы клиринговой палаты ………………………………… 6 месяцев

Копии советов по исправлениям …. ……………………………… 6 месяцев

Контрольные листы отдела ……. ………………………………… 6 месяцев

Депозитные пробные листы или мастер-ленты Машина для проверки ……………….. 6 месяцев

Листы для проверки загородных выездов ……………… ……………….. 6 месяцев

Кассир:

Учет денежных средств …………………………………………….. 2 года

Квитанции о возврате шт ………………………………………. 6 месяцев

Журнал учета возвратов ……………………………………… 6 месяцев

Кассовая книга кассиров ……………………………………. ……… 3 года

Кассовые билеты, оригиналы и копии ……………………… 3 месяца

Перепрос кассиров …………………………………………. 6 месяцев

Кассовый блоттер, журнал или корректура ………………………. ………… 3 года

Денежные средства и средства в банках:

Входящие денежные письма-напоминания о переводе ……………… ……….. 3 месяца

Входящие кассовые письма ………………………… ………. 3 месяца

Исходящие кассовые письма-авизо для кредита или перевода ………………… 6 месяцев

Кредитные авизо или дебетовать ………………………………………. 6 месяцев

Контрольные листы ….. ………………………………………….. … 6 месяцев

Выписки с банковского счета ………………………………….. …………. 6 месяцев

Журнал сверки или регистр ……………………….. ………. 2 года

Причитается банкам:

Входящие кассовые письма авизо для кредита …………………. ……….. 6 месяцев

Входящие кассовые письма для перевода……………………………… 6 месяцев

Кредитные или дебетовые авизо …… ………………………………… 6 месяцев

Контрольные листы ….. ………………………………………….. … 6 месяцев

Главная книга банка …………………………………. ………. 10 лет

Ledger Journal ……………………………. ………………… 6 месяцев

Копии советов …………………. …………………………. 6 месяцев

Сверки…………………………………….. 6 месяцев

Постановления .. ………………………………………….. …… 2 года

Карты подписей (после закрытия счета) …………………………… . 10 лет

Коммерческие депозиты (до востребования):

Ежедневный бухгалтерский учет чеков, списанных на общую сумму ……………………. 1 год

Депозитные билеты и другие кредиты …………………………………. 3 года

Отдельные листы бухгалтерской книги (после последней записи)………………………….. 10 лет

Журнал индивидуальной бухгалтерской книги ………… …………………………… 6 месяцев

Постановления ………… ………………………………………. 20 лет

Карточки с подписью (после закрытия счета) ……………………………. 20 лет

Выписки не доставлены … …………………………………….. 10 лет

Прекратить выплату заказы …………………………………………. 1 год

Сберегательный вклад:

Депозитный билет…………………………………………… …. 7 лет

Журнал ………………………………….. ………………… 6 месяцев

Бухгалтерские карты или листы (после последней записи) ……………. …………….. 10 лет

Ленты журнала управления станком (без билета) ……………….. ……. 5 лет

Журнальные ленты машинного управления (с билетами) ………………………… 1 год

Постановления …………………………………………………. 20 лет

Подписные карточки (после закрытия счета) …………… ……………… 10 лет

Сберегательные чеки …………………….. ……………………….. 10 лет

Депозитные сертификаты:

Сертификаты (после даты оплаты) … …………………………………. 10 лет

Реестр или главная книга … …………………………………………. 10 лет

Копии, если используются в качестве регистра………………………………… 10 лет

Рождественские сбережения или похожие клубы:

Чеки (после даты оплаты) …………………………………… ….. 1 год

Контрольный регистр ………………………………… ……………. 1 год

Копии чеков …………………….. ………………… 1 год

Купоны (используются как депозитные билеты) ……………… ……………….. 1 год

Бухгалтерские книги или карточки………………………………………… 1 год

Квитанции о выводе средств ……………………………………….. …. 1 год

Подписные карточки …………………………………. …………… 1 год

Официальные чеки и чеки:

Кассовые чеки и банковские денежные переводы (после оплаты) ………… ……… 7 лет

Заверенные чеки или квитанции на то же самое (после оплаты) ……………………. 7 лет

Черновики (после оплаты)…………………………………………… 7 лет

Расходные чеки (после оплаты) ………………………………… ….. 7 лет

Официальные чеки и тратты чеков …………………………… 7 лет

Копии, если они используются в качестве регистра (после оплаты) ………………………. 7 лет

Аффидевиты, компенсации и т. Д. , в отношении утерянных черновиков и чеков ………… Постоянно

Страховые записи:

Полисы ответственности за несчастный случай (с истекшим сроком действия)………………………………. 1 год

Банкиры закрывают облигации, воровство, подделку, сейф и другие формы страхования, выпущенные для той же цели (если существующая облигация не покрывает все обязательства по предыдущим облигациям) ………………………… ………………….. Постоянный

Сборы:

Квитанции о поступлении, угли …………. ………………………. 2 года

Регистр инкассо ……………. ……………………………… 2 года

Купон — исходящие денежные письма (после расчета) …………………… 6 месяцев

Ведомственная промокашка, журнал или корректура … …………………………. 3 года

Входящие инкассовые письма ………… …………………………… 6 месяцев

Договор на рассрочку или записи векселя (после закрытия) …. ……………….. 3 года

Служба поддержки клиентов:

Подтверждение брокера ……………. ………………………….. 3 года

Счета брокеров …………………….. ……………………… 3 года

Отчетность брокеров ……………. …………………………….. 3 года

Документы и квитанции о хранении (после закрытия) … ……………………. 3 года

Ценные бумаги — «Заявки на покупку и продажу» ……….. ……………………… 7 лет

Сейф:

Входные билеты ……… ………………………………………… 10 лет

Аннулированные карточки с подписью ………… …………………………… 10 лет

Переписка, относящаяся к авторизации (после закрытия) ….. ……….. 10 лет

Аренда или контракты — закрытые счета (после закрытия) ……………………. 10 лет

Бухгалтерская книга …………………………………… …. 1 год

Ночные депозитарные договоры (после закрытия) ………………………… 1 год

Ночные депозитарные расписки (после закрытия) …………………………… 1 год

Доверительный отдел:

Кассовая книга …………………………………. …………….. Постоянные

Проверки ……………………….. …………………………… Постоянные файлы документов

………… …………………………………… Постоянный контроль собственности

… …………………………………………. Постоянные

бухгалтерских книг …………………………….. ……………… Постоянные файлы переписки

……………………… …………………. 7 лет

Размещение билетов …………………. …………………………… 7 лет

Журналы ………… …………………………………………. 7 лет

Пробные балансы ……………………………………… ……….. 7 лет

Ежедневные промокашки…………………………………………… ….. 7 лет

Сверка банковских счетов ……………………………….. … 7 лет

Раздел II — Компьютеризированные банковские записи

КВАЛИФИКАЦИЯ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ АВТОМАТИЧЕСКИХ СИСТЕМ

Следующие утверждения чрезвычайно важны при применении рекомендаций, изложенных в этом графике, в вашем банке.

В этом графике перечисляются терминология и описательные фразы для определения типов записей, а не конкретных заголовков, которые могут иметь значение только для нескольких банков.Если банк не ведет записи, перечисленные здесь, но ведет аналогичную запись с эквивалентной информацией, записи банка должны храниться в течение периода времени, указанного в настоящем документе для эквивалентной записи. Если запись не включена в это расписание, будут применяться соответствующие федеральные правила или постановления штата. Описанные сроки хранения являются минимальными и могут быть увеличены по усмотрению отдельного банка.

Фотографические копии или репродукции записей считаются эквивалентом оригинальной записи.(См. Свод законов 1976 г., раздел 34-3-540.)

ОТДЕЛ ОБРАБОТКИ ДАННЫХ

Примечание. Если отчет, созданный оборудованием для электронной обработки данных, является исходным документом (например, главной бухгалтерской книгой, контрольными журналами и т. Д.), Сроки хранения записей описаны в соответствующем заголовке записи. Как правило, копии отчетов не хранятся в отделе обработки данных, но ответственность за них несет отдел, получивший отчет. (Значение сокращений см. В конце этого правила.)

Минимальный период хранения

ДОКУМЕНТЫ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ ………………… 3 Месяца после аудита

Входные журналы

Выходные журналы

Рабочие книги

Журналы работы компьютера

Отчеты об исключениях

(повторные запуски, остановки ошибок и т. Д.)

Et Cetera

ДОКУМЕНТАЦИЯ ПРОГРАММЫ

Изменения программы ……………….. ………….. выдержать не менее трех циклов

Инструкции для оператора ……………………………. Сохранять не менее трех циклов

Список программ ………… ………………………. Текущий цикл

Вспомогательная программная документация …………… …… Срок действия программы плюс один год

Данные и результаты тестирования программы …………………….. Срок службы программы плюс один год

Журнал изменений программы …………………………….. Срок действия программы плюс один год

ОПЕРАЦИЯ RECORDS

Перфокарты и перфолента…………….. После обработки, если карта или лента не являются исходным документом. Если карта или лента являются оригинальным документом, сохраните с момента последней записи, необходимой для реконструкции.

Диск ……………………………………….. …. Три цикла

Магнитная лента …………………………………. . Три цикла

Магнитный барабан …………………………………. Три цикла

Магнитные карты …………………………………. Три цикла

Магнитные элементы………………………………….. Три цикла

ФАЙЛОВ КОМПЬЮТЕРА ИЗ:

Он-лайн Терминал ………………………………… С момента последней записи, необходимой для реконструкции

Он-лайн ЭЛТ ……………………………………. То же, что и выше

БАНК ИЛИ ОТДЕЛ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

Преобразование и редактирование списков ……………………………. 1 YA

Отчеты об исключениях управления ………………………… 1 YA

Окончательный журнал транзакций или первый пробный баланс……….. Тот же период хранения, что указан в Разделе I

ВХОДНЫЕ НОСИТЕЛИ — (ЗА ИСКЛЮЧЕНИЕМ ОТДЕЛЕНИЯ ОБРАБОТКИ ДАННЫХ) БУДЕТ СОХРАНИТЬ НА ТО ЖЕ ПЕРИОД, КАК ДРУГИЕ ОТЧЕТЫ, ЗАПЛАНИРОВАННЫЕ ЗДЕСЬ, ЕСЛИ НЕ УКАЗАНО ИНОЕ.

ОБЩИЙ УЧЕТ

Записи начислений

Ежедневные, еженедельные отчеты о начислении, закрытие месяца ……… 4 YA

Подтверждение налоговых деклараций …………… …………….. 7 YC

Банковские выписки (собственный счет) ………………….. .. 3 YA

Основной капитал ……………………………………. P

Ежедневный отчет о резерве …………………………….. 2 YA

Ежедневный отчет о состоянии .. …………………….. P

Записи об амортизации ………………. ……………. 5 YC

Записи несоответствий ………………………. …….. 2 YC

Отчеты о прибылях и убытках …………………….. 5 YC

Escheat Records .. ……………………………….. P

Личное имущество

Недвижимость

Главная книга …………….. ………………….. P

Внутренние отчеты исполнительному комитету или директорам …… 5 YA

Учет оплаченных счетов …. …………………………….. 7 YC

Нормативные отчеты ……… ………………………. 5 YA

Отчеты о звонках

Отчет FDIC

Публичное право 91-508 Отчеты Государственные отчеты

Налоговая отчетность……………………………………. 20 YC

Пробные балансы (все ), если не указано иное ………. 1 YA

CAPITAL

Проверочные записи по дивидендам ……………………. ……. 7 YA

Записи прокси ………………………………. …. 2 года

ПЕРСОНАЛ

Записи о посещаемости (табели учета рабочего времени и т. Д.) ……………….. 2 года

Записи о заработной плате …. ………………………………. 3 YA

Записи об инвалидности……………………………….. 5 Да После увольнения сотрудника

Пенсионный отчет и участие в прибыли …………………… P

Кадровое дело ………………… ……………….. 5 Да После увольнения сотрудника Примечание: только важные записи, такие как исторические записи, должны храниться в течение 5 лет.

НАЛОГОВЫЕ ФОРМЫ

Свидетельство об освобождении сотрудника от удержания налогов W — 4 ……… 4 Да После увольнения сотрудника

Квартальный отчет о налоговых платежах Формы 940, 941…….. 7 YC

Формы подоходного налога W — 2, W — 3 ………………….. 4 Y После срока оплаты налог или дату уплаты налога, в зависимости от того, что наступит позже.

ИНВЕСТИЦИИ

Инвестиционная книга ………………………………. P

Подтверждение брокеров ……………………………. 2 YA

Счета брокеров ……… ………………………… 10 YC

Отчетность брокеров …………. …………………… 10 YA

Заявки на покупку и продажу……………………………… 5 YA

Дивидендные отчеты ……… ……………………….. 5 YC

Инвестиции и ценные бумаги ………….. …………….. 7 YC

Файлы

Назначения

Переписка

Судебные приказы

Квитанции

Et Cetera

Журналы, содержащие подробные данные, подтверждающие бухгалтерские книги и налоги

Возврат ……………………………………… 7 YC

Другое ………………………………………… 3 MA

Безопасность клиентов. …………………………… 4 YA

Квитанции

Выписки

Соглашения или контракты

Бухгалтерские книги

ПРОВЕРКА СЧЕТОВ

Изменение основного файла ………………………………. 5 YA

Неопубликовано Пункты …………………………………. 9 MA

Овердрафты …. ………………………………….. 6 MA

Запрос на остановку платежа……………………………. 1 YA

Плата за обслуживание ……….. ……………………….. 3 MA

Заявление клиента …………… ………………… 10 YA

Журнал транзакций ………………….. …………. 6 млн 5 лет при необходимости реконструкции счета

Пробный баланс …………………… ……………… 6 млн. 5 лет при необходимости реконструкции счета

Подтверждение перечня машин или входного пробега …………… …… 6 млн. То же, что и выше.

Микрофильм «На нас» (чеки и депозиты)……………… 10 YA

Transit Microfilm ……………………… ………… 10 YA

Приказы на исправления (добавления и удаления) ………….. 2 YA

New Account Source Documents ….. ……………….. 6 MA

Отчеты о подозрениях на учетную запись ………………….. ……… необязательно

Отчет о бездействующем счете ………………………….. 6 MA

Уведомления или отчет NSF ……………………………. 6 MA

Карты для подписи…………………………………. 20 YB

Разрешения …… ……………………………….. 20 YB

Отчеты об исключениях …… ………………………….. 3 YA

СБЕРЕЖЕНИЯ

Ежедневный журнал транзакций ……. ………………….. 6 млн. 5 лет, если необходимо, чтобы показать активность по счету

Оборотный баланс …………. ……………………….. 6 M то же, что и выше

Отчет об исключениях ………… …………………….. 1 год

Открытые счета ………………………………….. 1 год

Закрытые счета …………………………………. 10 YA

Неактивные счета. ……………………………….. 1 YA (Постоянно, если отчет не включает предыдущие аккаунты)

Счета, принятые в доход ……………………….. 1 Y То же, что и выше

Редактировать отчет …… ……………………………….. 3 MA

Процентный отчет …… …………………………….. 2 YA

1099 Объявления …………………. ………………… необязательно

Изменение основного файла ………………….. ………….. 5 YA

Квитанции о пополнении и снятии средств ………………………. 10 YA

Отчет о проверках сбережений ……………………………. 10 YA

Отчеты о сбережениях … ……………………………. 10 YA

Исходные документы нового счета …….. …………….. 2 Я.

Сберегательные книжки………………………………………. Отмена путем перфорации и возврата заказчику или взять книгу и уничтожить через 1 месяц.

Карты для подписи …………………………………. 10 YB

СЕРТИФИКАТЫ СЕРТИФИКАТЫ ДЕПОЗИТА ИЛИ СБЕРЕЖЕНИЙ

Сертификаты

(после даты оплаты) ……………………….. 10 YB

Пробный баланс (исключение для Отдел бухгалтерского учета) ………… 10 YA

Журнал платежей ……………………….. ………. 10 YA

Редактировать отчет…………………………………….. 3 MA

Учет начисления процентов …………………………… 2 YA

Отчет об исключениях ……….. ……………………… 2 YA

Выплаченные списки ……………. …………………….. 10 YA

График погашения ……………… ………………. 1 YB

Отчет о выплате процентов …………………… ………… 1 YA

New Account Исходные документы ……………………. 2 YA

Master Изменение файла………………………………. 5 YA

1099 Объявление …….. …………………………….. необязательно

Отчет о проверке процентов ……… ……………………. 10 YA

Карты для подписи ………………. ………………… 10 YB

КОММЕРЧЕСКИЕ ЗАЙМЫ

Журналы транзакций ………………. …………….. 2 YA

Записи о замещении залога …………………….. . 20 YB

Залоговые расписки ……………………………….. 20 YB

Реестр обеспечения …………… ………………….. 20 YB

Записи о марже ………………… ………………. 5 YB

Дебетовые и кредитовые записи (Главная книга) ……………. P

Дебетовые и кредитовые записи, кроме Главной книги ……. 3 YA

Регистр обязательств ……………………….. ……….. 15 YA

Отчет о новом кредите ………………………….. …… 2 YA

Отчет о выплаченных займах……………………………….. 2 YA

Разрешения …….. ……………………………… 10 YB

Кредитные файлы, содержащие заявки, разрешения, оценки, кредит Отчеты и т.д ………………………. 5 YB

Отчеты о процентах …………. ……………………… 10 YC

Платежные записи …………….. …………………. 2 YA

Заявки на получение ссуды …………………. ……………. 5 YB

Финансовая отчетность……………………………… 5 YB

Пробные балансы (при необходимости показать полную историю заемщика ) ………………………………………. 5 Я.

Просроченный отчет …………………………………. необязательный

Отчет об исключении ссуды …………………………… 1 YA

Отчет об отклонении денежных средств ………. ………………….. 1 YA

Записи пакетной балансировки ……………….. ………… 1 YA

Исходные документы……………………………….. 2 YA

Редактировать отчеты ……. ……………………………… 3 MA

Изменение основного файла ……. ………………………… 5 YA

Отчеты, подтверждающие налоговые декларации ………… …………. 10 YC

Отчеты о состоянии займа ………………………… …… необязательно

Оплаченные ноты, не доставленные …………………………… 5 Да После примечания оплачено

Списано без учета ………………………………. 20 лет назад

Рекорды скидки ……………………………… ….. 2 Д После оплаты векселя

Записи начисления …………………………….. ….. 10 YC

РОЖДЕСТВЕНСКАЯ ЭКОНОМИЯ ИЛИ ПОДОБНЫЙ КЛУБ

Чеки (аннулированы — после оплаты) ……………………… 1 YB

Контрольный регистр ………………………………….. 1 YB

Купоны (депозитные билеты) ………………………….. 1 год

Пробный баланс …… ……………………………… 1 YA

Журнал транзакций ……………. ……………….. 1 YA

Квитанции о снятии средств …………………… ………… 1 год назад

Сберегательные книжки / купонные книжки ………………………… .. Отменить перфорацией и вернуть покупателю или забрать книгу и уничтожить через 1 месяц.

Новые исходные документы учетной записи ……………………. 1 YA

Изменение основного файла ………… ……………………. 1 YA

Редактировать отчет…………………………………….. 1 YA

Карты для подписи. ………………………………… 1 YB

РАССРОЧКА

Журнал платежей. ……………………………….. 3 YA

Пробные балансы (при необходимости показать полные история заемщика) ………………………………………. 5 YA

Отчет о новом ссуде ……………………………….. 3 YA

Ссуды Платный отчет ……………………………….. 2 YA

Просроченный отчет …………………………………. необязательно

Отчет об исключении ссуды …………………………… 1 YA

Отчет об отклонении денежных средств ….. ………………………. 1 YA

Записи пакетной балансировки …………… …………….. 1 YA

Отчеты об условном депонировании (резервные документы дилера) ………….. 10 YA

Отчет о списании средств. ………………………………. 20 YA

Отчеты плана этажа ………………………………. 2 Да По истечении срока действия соглашения

Исходные документы …….. ………………………… 6 MA

Редактировать отчет ………….. ………………………… 3 MA

Изменение основного файла …………. …………………… 5 YA

Отчеты о залоге ……………….. ……………… 20 Д После предоставления обеспечения

Дебетовые и кредитовые записи ……………….. ………… P

Дебетовые и кредитовые записи, кроме главной книги……. 3 YA

Интересные записи ……………………………….. .. 10 YC

Отчеты, подтверждающие налоговые декларации ……………………. 10 YC

Отчеты о состоянии ссуд …….. ………………………. необязательно

Кредитные файлы, содержащие приложения, разрешения, оценки, кредитные отчеты и т. д. …… …………………. 5 YA

Недоставленные выплаченные ноты ………………… ………… 5 Д После оплаты ноты

Rebate Records ………………………………….. 2 ДА После оплаты векселя

ПЛАН ПРОВЕРКИ ПЕРЕПРОЕКТА — ЛИНИИ OF CREDIT

Журнал платежей) (См. Применимые

Пробные балансы) (Текущий счет или

Отчет о просроченных платежах) ……………… (Кредит в рассрочку

Мастер Изменения файла) (запись отдела

Отчеты, подтверждающие налоговые декларации) (раздел хранения.

Кредитные файлы)

ССУДЫ НА НЕДВИЖИМОСТЬ

То же, что и ссуды в рассрочку. Примечание: они могут быть или не быть побочными продуктами автоматизированной системы; однако этот график хранения включен в соответствии с Законом о банковской тайне и публичным законом 91-508.

Чеки кассира ………………………………… 7 Д После оплаты

Чеки кассира Регистры чеков ………………………….. 7 YA

Сертифицированные чеки и квитанции …….. ……………….. 7 Да После оплаты

Сертифицированные чековые регистры ………………… ……….. 7 Я

Черновики (отменены) …………………………. …….. 7 YA

Проект регистров ……………………………… ….. 7 YA

Расходные чеки (аннулированы)………………………… 7 Да После оплаты

Контрольные реестры расходов ………… ……………….. 7 YA

Ваучеры или счета на оплату расходов …………………. ….. 7 YA

Денежные переводы, банковские или личные ……………………. 7 YA

Регистры денежных переводов … ………………………… 7 YA

Аффидевиты, компенсации и т. Д. ……….. ……………….. P

Другие официальные проверки и регистры …………………. 7 Да После оплаченных записей о входящих и исходящих советах, запросах или инструкциях, касающихся перевода средств в размере 10 или более месяцев, в соответствии с Законом о банковской тайне (см. Раздел «Бухгалтерский учет»)………. 5 Я.

ОТДЕЛЕНИЕ КРЕДИТНЫХ КАРТОЧЕК

Регистр деятельности учетных записей

Детальная запись ………………….. …………….. 3 YA

Документы, подтверждающие налоговые декларации ………………….. 7 YC

Операции по кредитной карте ………………………….. 3 YA

Корректировки

Объявления

Платежи

Черновики продаж

Заявления ……………………………………… 5 YA

Charge Off Records………………………………. 7 YC

Записи о выплатах по купонам ……. …………………… 3 YA

Отчеты о деятельности продавца ………………. ……….. 3 YA

Формы депозитных документов …………………………. 3

г. Новые учетные записи …………………………………… 2

г.

Закрытые счета …………………………………. 2 YA

Редактировать отчеты. …………………………………… 3 MA

Подробный регистр платежей…………………………… 7 YC

Пробные балансы ………… ………………………… 1 YA

Отчет о прибылях и убытках ………….. …………………….. 5 YC

Master File Changes …………….. ………………. 5 YA

Исходные документы ……………………. …………. 6 MA

МЕЖДУНАРОДНЫЙ ОТДЕЛ

Коллекционные записи или регистры ……………………. 6 Д После оплаты

Аккредитивы………………………….. 7 Д После аннулирования

Записи о прибылях и убытках по обмену валюты ……. …….. 7 YC

Записи, подтверждающие налоговые декларации ……………………. 10 YC

Редактировать отчеты … …………………………………. 6 MA

Пробные балансы …. ……………………………….. 1 YA

Master File Changes ….. …………………………. 5 YA

Исходные документы …………. ……………………. 6 MA

Копии и заявки на кабели……………………… 6 YA

Черновики и копии заявок ……………. ………… 6 YA

Записи в иностранной валюте ………………………… 6 YA

Travelers Check Records ………………………….. 2 YA

КОЛЛЕКЦИИ

Копии инкассовых квитанций .. ………………………… 2 YA

Регистр или отчеты инкассо ………… …………… 2 YA

Отчет о бухгалтерских записях ………………………. 3 YA

Редактировать отчеты …………………………….. …….. 1 YA

Пробные остатки ……………………………… …… 1 YA

Исходные документы ……………………………….. 6 MA

ТРАСТОВЫЙ ОТДЕЛ

Платежные извещения ………………………………. 1 YA

Сборы облигаций и купонов Департамента ценных бумаг

График погашения …………………………… Уничтожить при выбытии ценных бумаг из.

Ордера на покупку и продажу ……………………………… 1 YA

Аннулированные и аннулированные облигации Купоны …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Пробные кассовые остатки ………………………………. P

Корпоративный трастовый регистр .. …………………………. 7 Я.

Переписка ………….. …………………….. P

Корпоративный траст (выпуски облигаций)

Дивиденды

Общие

Нерегулярные переводы

Карты затрат, Ценные бумаги…………………………….. 5 YA

Рекорд по получению купонов ……… …………………. 18 MA

Купонные конверты …………………. …………… необязательно

Ежедневный отчет доверительного управления ………………… 3 YA

Проверка дивидендов Ленты (счетная машина) ……………… опционально

Карты записи дивидендов ………………… ………… 8 YB

Книга дивидендов и купонов ……………………… до закрытия

Чеки на выплату дивидендов и процентов…………… P

Список выплат по дивидендам и процентам ……………… P

Файлы документов ….. …………………………….. P

Платежные карты ………. …………………………….. до закрытия

Журнальные ведомости, отдел бухгалтерского учета и перемещение запасов … 7 YA

Учетная книга: бухгалтерская книга активов, кассовая книга, инвестиционная книга, книга передачи акций и фонд взаимного дохода …………………….. ………………… P

Листинг по форме 1099…………………………….. 1 YC

Протоколы заседаний, Комитет по доверительному управлению и Комитет по доверительным инвестициям … ………………………………… 50 YA

Оригинальные трастовые записи (ежедневные дебетовые и кредиты и множественные формы) ……………………………………… 7 YA

Оплаченные счета; Торговец, специалист (включая юриста) и прочие ……………………………… 3 YA

Примечание : В счетах завещания хранятся три года после истечения срока подачи апелляции со счета закрытия ордера.

Свидетельство о наследстве ………………………………… Уничтожить оригинал, когда аккаунт закрыт. Уничтожьте дубликат после распространения.

Отчет о зарегистрированной почте ……………………………. 3 YA

Регистрационные журналы ….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………… 5 YA

Отчеты о выходе на пенсию и распределении прибыли ………….. ….. P

Файлы подписей………………………………….. до закрытия

Перемещение запаса Адресный орган …………… 1 YB

Записки о передаче запасов …………………….. …….. 1 YB

Квитанции о перемещении запаса …………………………… 3 YB

Список акционеров ………………………………… необязательно

Сопроводительные документы к передаче …………………….. 10 YA

Примечание: За исключением зарегистрированных инструментов и соглашения от банков — возврат плательщику.

Поручительство …………………………………… 10 YA

Налоговые декларации

Налоговые декларации Ad Valorem ………………………… 2 YC

Налоговые декларации по наследству ….. ………………………… 15 YC

Федеральные и государственные налоговые декларации ………. ……. 5 YC

Нематериальные налоговые декларации …………………………. 2 YC

Социальные Возврат ценных бумаг ………………………….. 5 YC

Ежедневный регистр кассиров…………………………… 7 YA

Инструкции по передаче ………… ………………… 5 YA

Ленты журнала передачи …………………. ……… 2 YA

Отказ от налога на перевод …………………………… до закрыто

Trust Checks ………………………………….. до закрытия

Реестр доверительного управления …………………………………. до закрытия

Ваучеры, Доверительный фонд ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 7 YA

Редактировать отчеты ….. ……………………………… 1 YA

Примечание: сроки хранения для функции Trust Department были основаны на публикации BAI «Закон о банковской тайне и хранении банковских записей».

ПРИЛОЖЕНИЕ ИЗ БАНКОВ

Сверочная книга или реестр ………………. ….. 2 YA

Выписка из банка ………………………………… 1 YA

Советы корреспондентов………………………. 1 Я.

Черновики ……………… …………………………. 7 Да После оплаты

Проект регистров ……….. ………………………… 7 Да После выплаты

Примечание: аффидевиты, гарантийные обязательства и вся соответствующая информация, относящаяся к выпуску дубликаты чеков P

ДЛЯ БАНКОВ

Консультации ………………………………… ……… 1 Да

Регистр согласования или регистры ………………….. 2 Да

Регистр национальных банков…………………………….. 5 YA

Входящее денежное письмо-авизо / или кредит ….. …………… 6 MA

Входящие денежные письма для перевода ……………….. 6 MA

Пробные прогоны …………………………………….. 2 YA

Проверка согласования ………………………… 1 YA

Отчет об открытых счетах …………. ………………. 1 YA

Отчет о закрытых счетах …………………… ……… 10 YA

Разрешения…………………………………….. 5 YB

Карты для подписи. ………………………………… 5 YB

Пробные балансы ….. ………………………………. 2 YA

Недоставленные выписки и отмененные чеки …. ……… 5 YA

Изменение основного файла ……………………………. … 3 YA

Редактировать отчет ………………………………….. … 6 MA

TELLERS

Учет денежных единиц ……………………………….. 2 YA

Учет возвращенных товаров …………………….. ……… 1 YA

Протоколы счетчиков …………………………… .. 3 YA

Записи транзакций (деталь) ……………………….. 3 YA

Записи машинного журнала … ……………………….. 3 YA

Журнал транзакций …………… ……………………. 3 YA

Отчет об общей денежной сумме ……………… ……………….. 3 YA

ДОКАЗАТЕЛЬСТВО И КЛИРИНГ

Расчетные отчеты Клиринговой палаты………………….. 6 MA

Рекомендации по исправлению ………………… …………. 1 Я

Микрофильм ………………………….. ………….. 2 YA

В отчете о подтверждении расчистки ………………………. … 2 YA

Отчеты с подтверждением выездных расчетов ……………………….. 2 YA

Отчеты по исходящим кассовым письмам .. ……………………. 2 YA

Мастер-ленты пробной машины ……………. ………. 2 YA

Машинное кодирование лент………………………….. 3 MA

GENERAL LEDGER

Дебиты и кредиты …….. ………………………… P

Регистры активов, пассивов и операций с капиталом ………. … P

Ежедневный отчет о состоянии ………………………. P

Журналы транзакций ……. ……………………….. 2 YA

Отчеты Главной книги …………. ………. P

Отчет о прибылях и убытках ……………………………….. 7 YC

Отчет о расходах ………………………………. 7 YC

Отчеты о резервной позиции ……………………… 1 YA

Пробные балансы ………… ………………………… 2 YA

Отчеты по федеральным фондам …………. ………………… 1 YA

Редактировать отчеты ………………….. ……………….. 3 MA

Отчеты с управленческой информацией ………………….. • необязательные отчеты об обновлении главного файла

………………………… 5 YA

P — Постоянный A — После даты записи

Y — Год B — После Счет закрыт

M — Месяц C — После подачи налогов

Роли и обязанности по работе с денежными средствами

Уровень отдела

Отдел обработки наличности Ro le Администратор

Политика: Требуемая роль
Это лицо может быть администратором отдела (DA) или любым другим лицом, которое коммерческий директор сочтет подходящим.Мы рекомендуем, чтобы этим человеком был кто-то другой, чем кто-либо из лиц, исполняющих другие роли. Однако, если другой вариант недоступен, мы настоятельно рекомендуем ограничить дублирование ролей только местным диспетчером управления обработкой денежных средств или руководителем пункта сбора денежных средств. При необходимости будет разрешено перекрытие с другими ролями при условии, что назначения соответствуют ограничениям на перекрытие ролей, описанным ниже.

Описание роли

  • Поддерживайте своевременную, точную и эффективную связь со всеми местными менеджерами по контролю за обработкой наличных в отделе.
  • Своевременное и точное обновление ролей по обработке наличности для всех пунктов приема платежей на уровне подотделов.

Аудиторский контроль: Нет. Если необходимо совпадение ролей, мы настоятельно рекомендуем ограничиться только местным диспетчером управления наличными деньгами и диспетчером пунктов сбора наличных .

Подотдел

уровня

I. Местный менеджер по управлению наличностью

Политика: Требуемая роль
Мы рекомендуем, чтобы этот человек отличался от любого из лиц, исполняющих роли.Однако, если другой вариант недоступен, это может быть то же лицо, что и инспектор пункта выдачи наличных .

Описание роли

  • Поддерживайте строгий внутренний контроль за поступлением платежей на уровне местоположения платежных квитанций и защитой от потерь.
  • Ежегодно пересматривайте местные процедуры обработки наличных и обновляйте их по мере необходимости. Как минимум, каждые 3 года повторно представляет процедуры в AFR для утверждения.
  • Уведомить администратора ролей по работе с денежными средствами в отделе об изменении ролей персонала, чтобы можно было обновить институциональные роли и работу с денежными средствами.

Контрольно-ревизионный контроль: Роли не совпадают, за исключением роли администратора отдела обработки наличных отдела и руководителя пункта инкассации .

II. Биллер

Политика: Необязательная роль
Мы рекомендуем, чтобы этот человек отличался от других ролей. Однако, если другой вариант недоступен, это может быть тот же человек, что и выверщик .

Описание роли

  • Создание и отправка счетов-фактур.
  • Рекордные продажи по мере необходимости.
  • Обновите систему дебиторской задолженности.

Контроль аудита: Роли не совпадают, за исключением Reconciler.

III. Касса пункта выдачи наличных

Политика: Требуемая роль
Мы рекомендуем, чтобы этот человек отличался от других ролей. Однако, если другой вариант недоступен, это может быть то же лицо, что и составитель депозитов .

Описание роли

  • Проведение кассовых операций с клиентами
  • Предоставьте клиенту квитанцию ​​об оплате лично.
  • Подтвердите все чеки сразу после получения с ограничительным одобрением Университета Айовы.
  • Ввод операций в систему дебиторской задолженности, кассовый аппарат или журнал / журнал кассовых чеков.
  • Подсчитайте наличные и отправьте кассовую и подтверждающую документацию инспектору пункта выдачи наличных в конце их смены.

Контроль аудита: Роли не совпадают, за исключением Составителя депозитов.

IV. Инспектор пункта выдачи наличных

Политика: Необязательная роль
Мы рекомендуем, чтобы этот человек отличался от других ролей. Однако, если другой вариант недоступен, это может быть тот же человек, что и Local Cash Handling Control Manager.

Описание роли

  • Монитор функций кассового поступления.
  • Разрешать различные транзакции, такие как возврат средств, аннулирование и выверка денежных ящиков.

Контроль аудита: Роли не совпадают, за исключением роли администратора по работе с денежными средствами в отделении и местного менеджера по контролю за обработкой денежных средств.

V. Депозитарий

Политика: Требуемая роль
Мы рекомендуем, чтобы этот человек отличался от любой из 5 других ролей.Однако, если другой вариант недоступен, это может быть то же лицо, что и кассир пункта выдачи наличных .

Описание роли

  • Получение и подсчет денежных поступлений за рабочий день.
  • Подготовьте депозит.
  • Храните наличные в надежном месте до их внесения.
  • Доставить депозит в банк или в указанное место приема депозита.
  • Предоставить бухгалтерскую информацию через систему eDeposit в течение 3 рабочих дней с момента внесения банковского депозита.
  • Доставьте каждую подтвержденную депозитную квитанцию ​​/ форму электронного депозита посреднику.

Контроль аудита: Роли не совпадают, за исключением Касса пункта выдачи наличных.

VI. Свидетель

Политика: обязательная роль
Мы рекомендуем, чтобы этот человек отличался от других ролей. Однако, если другой вариант недоступен, это может быть то же лицо, что и Биллер .

Описание роли

  • Убедитесь, что Составитель депозита депонировал все полученные денежные средства.
  • Сопоставьте формы электронного депозита с сопроводительной документацией и с подробным отчетом о транзакциях (TDR).
  • Не может получить доступ к наличным деньгам в любой точке, например, к денежному ящику или ящику, сейфу.

Контроль аудита: Роли не совпадают, за исключением Биллер.

Как записывать платежи в бухгалтерию

Как записывать платежи в бухгалтерию?

Учет платежей в бухгалтерском учете иначе можно назвать «кредиторской задолженностью», что означает общую сумму, которую данная компания должна компаниям или поставщикам за продукты или услуги.Кроме того, остаток кредиторской задолженности отражается в балансе. Баланс. Бухгалтерский баланс является одним из трех основных финансовых отчетов. Финансовая отчетность является ключевой как для финансового моделирования, так и для бухгалтерского учета, особенно в разделе текущих обязательств, и включает все счета, подлежащие оплате.

Например, компания, которая только что приобрела канцелярские товары у компании B и получила счет в размере 500 долларов США, должна записать сумму в свою вспомогательную бухгалтерскую книгу кредиторской задолженности и оплатить ее в установленный срок или раньше, чтобы улучшить свой денежный поток и избежать задержек. пени.

Счета к оплате и дебиторская задолженность

Счета к оплате и дебиторская задолженность — это концепции бухгалтерского учета, используемые в учете по методу начисления для записи операций, когда денежные средства не обмениваются. Счета к оплате Счета к оплате Счета к оплате — это обязательство, возникающее, когда организация получает товары или услуги от своих поставщиков в кредит. Кредиторская задолженность регистрируется компанией при покупке товаров и услуг в кредит и будет производить платежи в будущем.Кредиторская задолженность считается текущими обязательствами компании.

Дебиторская задолженность Дебиторская задолженность Дебиторская задолженность (Дебиторская задолженность) представляет собой продажи бизнеса в кредит, которые еще не были получены от клиентов. Компании допускают обратное, поскольку именно в этом случае компания регистрирует продажу своих товаров или услуг другой стороне, но еще не собрала никаких средств. Дебиторская задолженность считается оборотными активами записывающей компании.

Пример регистрации платежа в бухгалтерском учете

Допустим, компания под названием Bags Unlimited продала 100 нейлоновых мешков компании B, и обе компании согласовали определенный срок платежа.Bag Unlimited отправляет свой счет-фактуру Исходные документы Бумажный след финансовых операций компании упоминается в бухгалтерском учете как исходные документы. Выписываются ли чеки с датой погашения 15 декабря по согласованию обеих сторон. Он регистрирует транзакцию как дебиторскую задолженность, в то время как Компания B записывает ее как кредиторскую задолженность.

Счета к оплате: дебет или кредит?

Приведенный выше вопрос действительно смущает некоторых из-за терминологии, используемой в бухгалтерском учете.Например, кредиторская задолженность считается долгом компании, поскольку связана с покупкой товаров в кредит. Однако в бухгалтерском учете с двойной записью увеличение кредиторской задолженности всегда записывается как кредит.

Кредитовый остаток в кредиторской задолженности представляет собой общую сумму, которую компания должна своим поставщикам. После получения счета-фактуры сумма задолженности записывается, что, следовательно, увеличивает кредитовое сальдо.

При оплате счета сумма записывается как дебет счета кредиторской задолженности; тем самым снижая кредитный баланс.Чем выше кредиторская задолженность, тем выше ее кредитовое сальдо, а чем меньше кредиторская задолженность, тем ниже ее кредитовое сальдо.

Процесс расчетов с поставщиками

Процесс расчетов с поставщиками выглядит как простая задача, но требует очень тщательной проверки счетов, поскольку малейшие ошибки могут обернуться огромными потерями для компании. Фактически, всем компаниям, особенно крупным и давно существующим, необходимо внедрить автоматизированную систему кредиторской задолженности, чтобы обеспечить точное выполнение следующего процесса.

1. Получение счета-фактуры

Первым шагом является получение счета-фактуры, которое может быть выполнено различными способами, такими как электронная почта, факс или курьером.

2. Пересылка нужному лицу

Поскольку письмо может быть доставлено просто по почте или по электронной почте компании, оно должно быть отправлено соответствующему лицу, которое может быть бухгалтером Бухгалтер Бухгалтер играет очень важную роль в организации. независимо от того, транснациональная это компания или небольшая отечественная.Менеджер, бухгалтер Бухгалтер отвечает за регистрацию и ведение финансовых операций бизнеса, таких как покупки, расходы, выручка от продаж, счета-фактуры и платежи, или специалист по кредиторской задолженности, если такая должность есть.

3. Ввод деталей

Как только счет попадает в руки нужного человека, детали счета вводятся в файл, такой как электронная таблица или система бухгалтерского учета, который сохраняется.

4. Утверждение счетов-фактур

Утверждение счетов-фактур очень важно. В идеале, до того, как будут произведены платежи, каждый счет должен пройти строгую проверку, чтобы убедиться, что все счета действительны и авторизованы. Фактически, существуют различные моменты, которые необходимо специально проверить, в том числе:

  • Предварительное утверждение расходов или заказа на поставку, выданного компанией
  • Прибытие товаров, приобретенных до оплаты, должно быть произведено
  • Уникальность счета-фактуры
  • Договоры и соглашения с поставщиками

5.Выписка чеков

После того, как все этапы завершены и счет подтвержден, бухгалтер создает чеки и указывает сумму, подлежащую оплате по каждому чеку. Они запечатываются в конверты, помечаются соответствующими адресами и отправляются предполагаемым получателям.

Вышеупомянутые шаги относятся к системе ручного управления кредиторской задолженностью. Поскольку это очень утомительно и требует много времени, с высокой вероятностью ошибок, настоятельно рекомендуется использовать автоматизированную систему.

Характеристики хорошо отлаженной системы расчетов с поставщиками

Точный процесс расчета кредиторской задолженности приводит к составлению точных финансовых отчетов, которые в конечном итоге приводят к успеху компании.Отлаженная система кредиторской задолженности обладает следующими характеристиками.

  • Законные счета обрабатываются не только точно, но и своевременно.
  • Счета-фактуры записываются в правильные счета.
  • Необработанные расходы скорректированы.

Ссылки по теме

CFI является официальным поставщиком услуг глобального аналитика финансового моделирования и оценки (FMVA) ® Стать сертифицированным аналитиком финансового моделирования и оценки (FMVA) ® Сертификация CFI по анализу финансового моделирования и оценки (FMVA) ® будет поможет вам обрести уверенность в своей финансовой карьере.Запишитесь сегодня! программа сертификации, призванная помочь любому стать финансовым аналитиком мирового уровня. Для продолжения карьерного роста вам будут полезны следующие дополнительные ресурсы CFI:

  • Теория финансового учета Теория финансового учета Теория финансового учета объясняет, почему стоит учет — причины, по которым транзакции сообщаются определенным образом. Это руководство будет
  • Руководство по записям в журнале капитал, основные средства, заемный капитал и чистая прибыль.В этом руководстве подробно рассказывается, как рассчитать
  • T Accounts GuideT Accounts Guide Если вы хотите сделать карьеру в области бухгалтерского учета, T Accounts может стать вашим новым лучшим другом. Учетная запись T представляет собой визуальное представление индивидуальных счетов

КАССА / КОНФИГУРАЦИЯ КАССОВОГО ЖУРНАЛА: Подробное обсуждение:

Привет, народ,

Что касается SAP Utilities, настройка кассы является одной из основных задач. Итак, давайте подробно обсудим конфигурацию кассы и посмотрим, что можно сделать с помощью простой настройки, не обращаясь к техническому консультанту … Без особого введения давайте перейдем непосредственно к узлам SPRO.

Желаю вам приятного чтения!

Чтобы иметь возможность использовать кассовую книгу, необходимо активировать кассовую книгу. Если касса не активирована, доступ к кассе можно получить по tcode: FPCD.

Если Кассовая книга активирована, то tcode — FPCJ.

Первым шагом в настройке кассы / кассовой книги является переход к узлу IMG, как показано ниже:

Введите область приложения (Область приложения: R, обозначает служебную программу)

Нажмите Enter.

После нажатия Enter появится следующий экран:

Я собираюсь обсудить каждую часть экрана отдельно, чтобы лучше понять функциональность каждой из областей экрана.

Экран part1:

Здесь мы видим область приложения как «Коммунальная компания», как указано на начальном экране.

Ниже находится флажок для активации кассовой книги. Если кассовый журнал активирован, мы можем получить доступ к кассе с помощью tcode FPCJ, а если нет, то мы можем получить доступ к нему с помощью tcode FPCD.

Если кассовая книга активирована, FPCD не будет работать и отобразит следующее сообщение:

С другой стороны, если кассовая книга неактивна, тогда tcode FPCJ покажет сообщение

Разницу между FPCD и FPCJ можно продемонстрировать на экране, который открывается при вводе tcodes:

Экран FPCD:

Экран FPCJ:

На этом экране, кроме Кассы, доступны некоторые более сложные опции, это кнопки:

Эта функция становится доступной при установке флажка «Активировать кассовую книгу».Более подробное объяснение всех опций заставит блог отклониться от основного содержания. Итак, перейдем к этапам настройки кассы. Я постараюсь объяснить функциональность всех кнопок в каком-нибудь другом блоге.

Экран Part2:

В этой части экрана представлены общие атрибуты, общие как для кассовой книги, так и для кассы. Список доступных опций и их функциональности:

  1. Флажок: Возможна переплата онлайн: Если этот флажок установлен, это означает, что платеж на сумму, превышающую сумму к получению, с контрактного счета или делового партнера может быть получен из кассы.Если вы хотите ограничить снятие чрезмерной оплаты с кассы, снимите этот флажок.
  2. Флажок
  3. : отображать поле ввода для штрих-кода: если счет-фактура, отправленный деловому партнеру, содержит штрих-код, напечатанный поверх него, и содержит информацию об открытых позициях, подлежащих очистке, тогда для приема платежей в кассе можно использовать сканер штрих-кода.

Эта опция ввода штрих-кода становится видимой при установке этого флажка:

  1. Флажок: Показать акт клиринга кассы: пока платеж принимается в кассе, проводка журнала проводится созданным платежным документом:

Если этот флажок установлен, клиринговый счет кассы отображается на экране кассы.

На следующем экране показан платежный документ, проведенный платежом, полученным через кассу

.
  1. Поле ввода: Количество дней для платежа по карте: количество дней, добавленных к дате платежа, чтобы определить дату валютирования для платежей по карте. Это значение не будет учитываться, если дата валютирования не введена в систему вручную.
  2. Поле ввода: Количество дней для оплаты чеком: то же, что указано выше для оплаты чеком.

Экран Part3:

Если выбрана «Автоматическая печать», то квитанция будет автоматически распечатана, как только будет проведен платеж.

Если выбрано «Подтвердить печать», появится следующее всплывающее окно для печати квитанции об оплате.

Функция печати чеков будет недоступна, если выбран переключатель «Без печати».

Экран Part4:

Эта часть экрана обеспечивает конфигурацию только для кассовой книги, когда кассовая книга активирована.

  1. Флажок: Роли пользователей: Эта функция предоставляется с реализацией кассовой книги.Иллюстрация: Коммунальное предприятие может быть разделено на отдельные офисы. В каждом офисе может быть несколько инкассаторов, несколько менеджеров по финансам и один менеджер подразделения. Таким образом, если этот флажок установлен, в системе могут быть установлены три разные роли, и этим ролям могут быть назначены сборщики денежных средств, менеджеры по финансам и сотрудники отделов, чтобы пользователи имели разный уровень полномочий. Это будет подробно объяснено в другом узле конфигурации кассы.
  2. Флажок: активировать закрытие кассы: если этот флажок установлен, функция закрытия кассы становится активной в кассовой книге.Записи размещаются в таблице DFKKCJC, если этот флажок установлен.
  3. Флажок: Нет частичного снятия. Возможен: После сбора платежей в кассе, сумма должна быть снята из хранилища кассы и переведена в банк. Это действие по извлечению денег из кассы называется «снятием». Если этот флажок установлен, пользователь обязан снять всю сумму, находящуюся в хранилище кассы.
  4. Флажок: Снятие отрицательной суммы: если этот флажок установлен, отрицательная сумма может быть снята из кассы.

Экран, часть 5:

  1. Флажок: Показать накопленные: установка флажка приводит к тому, что система отображает денежный остаток денежных средств в накопленной кассовой книге. Денежные суммы в отображении накапливаются в зависимости от валюты, а не для типа процесса. Таким образом, если этот флажок не установлен, можно найти следующее отображение по категориям.
  • 02 Входящий / исходящий платеж
  • 11 Денежные разницы
  • 12 Снятие из кассы
  • 13 Депозиты в кассе
  • 14 Сторнирование отзыва
  1. Флажок: нет проверки исходящих платежей: система не проверяет, доступна ли сумма, выплаченная в качестве исходящего платежа, в кассе.

Экран, часть 6:

Эта часть имеет те же функции, что и часть экрана 3, но предназначена для специальных проводок в кассе. Специальные проводки в кассе включают проводку снятия средств, разницы проводок и т. Д. Для таких специальных проводок печатается документ, и подтверждение печати требуется или нет извлекается из этого узла конфигурации.

Экран, часть 7:

  1. Флажок: Включить проводку разницы для всех категорий платежей: если этот индикатор установлен, то разница может быть проведена для всех категорий платежей, таких как оплата наличными, оплата чеком, оплата картой и т. Д.Но если этот индикатор не установлен, то разница может проводиться только для платежей наличными.
  2. Флажок: активировать снятие платежей по кредитной карте: если этот флажок установлен, платежи по кредитным картам, принятые в кассе, могут быть сняты.

На этом настройка первого узла завершена.


Второй узел настройки кассы:

При щелчке по узлу открывается следующий экран:

Нажмите на новые записи:

Если вы настраиваете новую систему, то не будет никаких записей, как на снимках экрана выше.

При нажатии на новые записи появляется следующий экран.

Введите балансовую единицу (доступна помощь F4), затем категорию платежа, вы можете указать отдельные клиринговые счета кассы для разных категорий платежей. Введите клиринговый счет кассы для другой категории платежа.

После ввода вышеуказанных 3 записей нажмите Enter, и короткий текст будет заполнен автоматически. Убедитесь, что упомянутый здесь счет создан в FS00 в плане счетов компании.Затем сохраните запись. Аналогичным образом вы можете вести клиринговые счета кассы для различных комбинаций.

Примечание. Выбор клирингового счета кассы зависит только от балансовой единицы и типа платежа. Для проводки платежей, поступивших на счет контракта, упомянутый здесь клиринговый счет кассы также должен поддерживаться в следующем узле: «Определить банковский клиринговый счет для пакетов платежей»

Здесь ведутся банковские клиринговые счета для пакетов платежей, и поскольку платежи, полученные в кассе, также проводятся как стандартный лот, их необходимо вести в этом узле: В каждой строке присутствуют следующие флажки:

Действительно для оплаты наличными партиями

Действительно для возврата

Действителен для чековой оплаты лот

Действительно для оплаты картой лот

Действительно для платежного поручения лот

Действительно для онлайн-проверки

Если вы ведете отдельные клиринговые счета кассы для отдельных категорий платежей, установите соответствующие флажки.

Если вы ведете разные основные счета для разных типов платежей, таких как наличные, чек, кредитная карта и т. Д., То общее правило ведения расчетного банковского счета для пакета платежей выглядит следующим образом:

Тип платежа

Платежный лот

чек

карт лот

Онлайн-проверка

CS

Х

CP

Х

CH

Х

PO

Х

CO

Х

Третий узел для настройки кассы:

Щелкните узел

Появится следующая страница, и в ней не будет записей, если вы настраиваете новую систему.

В этом узле вид документа присваивается документам, проводимым в систему после кассового платежа.

Щелкните Новые записи.

Появляется следующий экран

Справка F4 категории платежей выглядит следующим образом:

Виды документов зависят от балансовой единицы и типа платежа.

В этом узле можно назначить другой вид документа для кассы и кассовой книги для одного и того же типа платежа и комбинации балансовой единицы.Если тип документа касса используется и для кассы, и для журнала.

Сохраните запись.

Четвертый узел для кассы Конфигурация:

Щелкните узел.

Здесь не будет записи, если вы настраиваете новую систему.

Щелкните новые записи: Введите следующее:

  1. Введите короткую контировку: это своего рода индикатор, который определяет документ, который должен быть проведен, на какой счет главной книги.Этот короткий AA будет виден при отправке переводов.
  2. Краткое описание: например, Штраф за повреждение активов компании
  3. Код предприятия
  4. Счет GL, на который необходимо провести платеж
  5. Дополнительные записи: бизнес-сфера, сегмент, контировка контроллинга

Если вы установите флажок Позиция, тогда в документе переноса главной книги будет создана другая отдельная позиция для этой позиции

  1. Проверка окна рабочего процесса Вызывает запуск события, которое может использоваться вместе с параметрами, переданными из других систем, для запуска дальнейшего рабочего процесса обработки.
  2. Период: это количество дней, по истечении которого вы можете автоматически переносить необъясненные позиции.
  3. Налоговый кодекс: в соответствии с бизнесом
  4. Группа полномочий: если вы хотите ограничить функциональность проводки переноса для любого объекта полномочий, это можно сделать здесь.

Сохраните запись.

На следующих снимках экрана показано влияние вышеуказанной конфигурации на кассовую книгу:

Если записи проводки переноса необходимо отправить по почте определенному получателю, вы можете ввести адрес в этом узле и указать, какой адрес указан.

Выберите позицию, а затем дважды щелкните Почтовый адрес для передачи сообщения.

Нажмите на новые записи:

Введите краткую контировку, адрес и тип получателя. Перечень типов приемников следующий:

Сохраните записи.

Пятый узел для кассы Конфигурация:

Щелкните узел.

В этом узле конфигурируются данные наименования кассы и номера кассы в SAP.

Иллюстрация: Предположим, у вашего совета по электричеству есть четыре пункта приема платежей в вашем городе, и в каждом пункте сбора есть три кассы для внесения счета. Затем вы определите 4 «Филиала» и для каждого филиала определите 3 «Кассы».

При щелчке по узлу появляется следующий экран.

Если вы настраиваете новую систему, записей не будет.

Щелкните «Новые записи».

Введите данные и сохраните.

Если вы хотите логически удалить любую кассу любого филиала, вы можете проверить «Индикатор удаления» в последнем столбце этого узла.


Конфигурация шестого узла для кассы:

Щелкните узел и введите План счетов и нажмите ввод:

Иллюстрация. Допустим, у вашей компании есть касса, в которой в определенный день снимается 1521 доллар США. Таким образом, в кассе должно быть 1521 доллар США.Но из-за какой-то человеческой ошибки при указании денег разница в 5 центов (на 5 центов меньше, до 1521USD). Так что в этом случае в систему следует ввести разницу. Могут быть случаи, когда физическая наличность, найденная в хранилище, превышает сумму наличных денег, собранных в кассе. Счета расходов и доходов ведутся в этом узле, чтобы сделать возможным такие записи.

Появится следующая страница:

Щелкните «Новые записи».

Введите «Балансовую единицу», «Филиал» и «Закон о клиринге кассы».

Счета расходов и доходов могут быть одинаковыми, если этого требует бизнес.

Сохраните запись.


Конфигурация седьмого узла для кассы:

Щелкните узел:

Иллюстрация:

После сбора платежей в кассе деньги накапливаются в физическом хранилище кассы. В SAP транзакции с деньгами и материалами отслеживаются с помощью документов проводки. Теперь, после накопления за целый день, наличные из хранилища изымаются, а те же деньги отправляются в банк.Это действие по снятию денег из кассы вводится в систему SAP с помощью «Пост-снятия». Аналогичным образом наличные деньги могут быть внесены в кассу кассы.

Но для движения наличных денег необходимо поразить две главные книги. Главные книги для снятия и депозита поддерживаются в этом узле конфигурации.

Откроется следующий экран, и в нем не будет записей, если вы настраиваете новую систему.

Нажмите на новые записи:

Здесь также снятие и депозитные счета могут быть одинаковыми в соответствии с бизнес-сценарием.


Восьмой узел для конфигурации кассы:

Щелкните узел:

Введите область применения «R» для полезности:

Восьмой узел для конфигурации кассы:

Щелкните узел:

Введите область применения «R» для полезности:

Нажмите Enter

Нажмите «Новые записи», и следующий экран будет объяснен в частях ниже:

Экран Часть 1:

Введите роль: выберите одну из раскрывающегося списка.Пользователям могут быть назначены три уровня ролей.

Следующие снимки экрана иллюстрируют роль кассира, но они определенно будут проецировать проект в соответствии с потребностями бизнеса.

Часть экрана 2

Каждый из обсуждаемых здесь пунктов будет сопровождаться снимком экрана с функциональной кнопкой кассы (Tcode: FPCJ) для лучшего понимания. Если вы отметите соответствующую роль, то для пользователей, которым назначена роль, будут активны определенные параметры.Если флажок не установлен, он будет неактивен.

  1. Флажок: изменить кассу: кассир не сможет поменять свою кассу, поэтому это не проверяется для роли кассира.
  2. Флажок: определение содержимого кассы: владелец роли может определить содержимое кассы, используя шаблон счетчика для согласования кассы.
  3. Флажок: Открыть кассу: кассир должен иметь возможность открывать кассу
  4. Флажок: закрыть кассу: кассир должен иметь возможность открыть закрытую стойку
  5. Check Box: Пост-депозит: Обычно кассир не несет ответственности за внесение депозита в кассу.Это должен делать кассир с особыми задачами или руководитель филиала.
  6. Флажок: Пост выдачи: Кассир должен иметь возможность проводить снятие наличных в кассе, чтобы наличные можно было депонировать в банке
  7. Флажок: Закрыть лот: кассир обычно не может закрывать партии платежей.

Функции могут быть доступны пользователю из «Кассы» в строке меню:

Часть экрана 3

  1. Флажок: Проводка разницы: Разница разносится, если обнаруживается несоответствие между фактической наличностью в хранилище и суммой инкассации в SAP, поэтому кассиру обычно не дается разрешение на использование этой функции.

2. Флажок: Проводки переноса: Обычно кассиры могут выполнять проводки переноса в GL.

3. Флажок: Сторнирование специальных документов: С помощью этой функции можно сторнировать специальные документы, такие как проводка разницы и проводка.

4. Флажок: вызвать кассу: открыть кассу из кассы для приема платежей.

5. Флажок: Обратный платежный документ: сторнирование платежного документа в случае ошибочных платежей.

Экранная часть 4

  1. Флажок: Показать остаток денежных средств: можно проверить текущий остаток денежных средств в кассе.

2. Флажок: Показать исторические данные: Исторические данные кассы. Платежи, поступившие в кассу, сторнированные платежи и т. Д. 3. Флажок: Отображать лот: идентификаторы лотов, созданные пользователем при получении платежа, можно увидеть, указав критерии фильтрации по дате.

Часть экрана 5

  1. Флажок: Открыть все кассы: Управляющий филиалом имеет право открывать все кассы своего филиала.
  2. Флажок: закрыть все кассы: управляющий филиалом имеет право закрыть все кассы своего филиала.
  3. Флажок: Выполнить закрытие кассы: Выполнить закрытие кассы, и кассиры обычно имеют право закрывать кассу.

4. Флажок: Показать закрытие кассы: отобразить предыдущую операцию закрытия кассы в критериях фильтра «от даты до даты».

Девятый узел конфигурации кассы:

Щелкните узел.

Если вы настраиваете новую систему, записей не будет.

Нажмите «Новые записи»

Введите значения, как указано на предыдущем снимке экрана.

Использование: Если вы хотите использовать ведомость денежных единиц для ввода фактических остатков для закрытия кассы в кассовой книге, вам необходимо определить денежные единицы для ведомости денежных единиц. Для этого в этом упражнении поддерживайте стоимость монет и банкнот, находящихся в настоящее время в обращении, для каждой валюты.

Использование таблицы денежных единиц упрощает ввод фактических остатков; вам нужно только ввести количество монет, банкнот и других денежных единиц в кассе. Затем система автоматически рассчитывает итоги.

Функциональные возможности можно увидеть на следующих снимках экрана:

Нажмите на закрытие кассы:

Выберите строку «Оплата наличными» и нажмите «Ввести фактический остаток».

Следующие значения будут извлечены из обсуждаемой конфигурации.

Это весь процесс настройки кассы.

Примечание. Основные счета, используемые в конфигурации, должны быть сначала созданы в системе, иначе система выйдет из строя.

Пожалуйста, дайте мне знать, понравилась ли вам дискуссия, и конструктивная критика приветствуется. Сообщите мне, если я что-то пропустил или любой из моих вопросов для обсуждения может привести к ошибкам.

Я постараюсь подготовить такое подробное обсуждение нескольких других бизнес-процессов модуля SAP ISU в будущем, если, конечно, вы, ребята, сочтете такие обсуждения интересными.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *