Камеральная проверка сроки проведения: Камеральные проверки | ФНС России

К началу страницы

Порядок проведения камеральной проверки установлен статьей 88 НК РФ.

Камеральная проверка начинается после того, как налогоплательщик представил в налоговый орган налоговую декларацию или расчет. Для начала проверки не требуется какого-либо специального решения руководителя налогового органа или разрешения налогоплательщика.

Уведомление о начале камеральной проверки налогоплательщику не направляется.

Камеральная проверка проводится в течение 3-х месяцев со дня представления декларации в налоговый орган.

Если в ходе камеральной проверки выявлены ошибки, расхождения или несоответствие сведений, налоговый орган сообщает об этом налогоплательщику с требованием представить пояснения и/или внести исправления в налоговую декларацию.

В каких случаях направляется требование о представлении пояснений или внесении изменений в декларацию?

Если в ходе камеральной проверки налоговый инспектор выявил ошибки, расхождения или несоответствие сведений, он направляет налогоплательщику требование представить пояснения и/или внести изменения в налоговую декларацию (п.

3 ст. 88 НК РФ).

Порядок представления пояснений

Пояснения к налоговой декларации можно представить в письменном виде лично, почтовым отправлением либо по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи. Пояснения необходимо представить в течение 5 рабочих дней со дня получения требования о представлении пояснений (п. 3 ст. 88 НК РФ).

Порядок внесения изменений в декларацию

В ходе камеральной проверки налоговый орган вправе запросить у налогоплательщика дополнительные сведения или документы в следующих случаях:

• заявлена сумма НДС к возмещению;
• заявлены льготы;
• отчетность представлена по налогам, связанным с использованием природных ресурсов;
• декларация по налогу на прибыль или налогу на доходы физических лиц представлена участником договора инвестиционного; товарищества.

Возможные действия налогового органа при проведении камеральной проверки

^К началу страницы

Оформление результатов камеральной проверки

^К началу страницы

Нарушения не выявлены:

• камеральная проверка автоматически завершается. Сообщение налоговым органом налогоплательщику об отсутствии нарушений и окончании камеральной проверки законодательством не предусмотрено.

Выявлены нарушения:

• в течение 10 рабочих дней с момента завершения камеральной проверки составляется акт камеральной проверки в соответствии со ст.100 НК РФ;
• акт не позднее 5 рабочих дней с даты составления вручается налогоплательщику;
• налогоплательщик в течение 1 месяца вправе подать возражения на акт камеральной проверки;
• в течение 10 рабочих дней после окончания срока представления возражений руководитель налогового органа обязан рассмотреть материалы проверки, возражения налогоплательщика, и вынести решение о привлечении либо об отказе в привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения.

Налоговый орган обязан уведомить налогоплательщика о времени и месте рассмотрения материалов проверки.

В отдельных случаях руководитель может принять решение о продлении срока рассмотрения материалов проверки (не более одного месяца) и проведении дополнительных мероприятий налогового контроля.

Камеральные проверки в 2020 году: что изменила самоизоляция| astral.ru

Как проходят камеральные проверки

Камеральная налоговая проверка контролирует соблюдение законодательства о налогах и сборах. Налоговые инспекторы проверяют первичную или уточненную декларацию налогоплательщика и выясняют, верно ли рассчитана сумма налога. Это происходит на территории налогового органа без уведомления налогоплательщика о проверке.

Камеральные проверки проводят три месяца со дня представления декларации в налоговый орган по правилам, установленным в ст. 88 НК РФ. Если инспекторы найдут ошибки в декларации, они сообщат налогоплательщику.

В ответ на требование налоговой налогоплательщик направляет пояснения в письменном виде, либо подает уточненную декларацию. Пояснения нужно представить в течение 5 рабочих дней со дня получения требования.

Как изменились камеральные проверки в 2020 году

Постановление Правительства № 409 от 02.04.2020 года внесло изменения в процесс камеральных проверок. Сроки представления документов по требованию налоговой продлеваются.

На 10 рабочих дней сдвигается крайний срок представления документов и пояснений по требованиям, которые направлены в рамках камеральных проверок по НСД. Это актуально для требований, которые бизнес получает с 1 марта по 31 мая 2020 года включительно.

На 20 рабочих дней продлен срок представление документов и пояснений по другим требованиям, которые получены в период с 1 марта по 31 мая 2020 года включительно.

Эти 10 или 20 дней прибавляются к стандартным срокам, которые Налоговый кодекс устанавливает в описанных ситуациях. Нерабочие дни, которые объявил Президент, не входят в расчет срока предоставления пояснений. Отсчет пойдет с первого рабочего дня.

Важно: для компаний, которые работают в период карантина, отсрочка действует со дня получения требования. Нерабочие дни роли не играют.

В том же Постановлении № 409 в пункте 7 установлен запрет на применение санкций за правонарушения по ст. 126 НК РФ. Если компания оставила без ответа требования налоговой относительно правонарушений, совершенных в период с 1 марта до 31 мая 2020 года, ответственность не наступит.

Как отвечать на требования

В период самоизоляций может быть несколько вариантов реакции на требование инспекторов в рамках камеральной проверки.

Компании, которые приостановили работу из-за мер по борьбе с распространением вируса, пользуются отсрочкой: 10 дней при проверке по НДС и 20 дней в других случаях. Течение срока начинается с первым рабочим днем.

Компании, которые перевели сотрудников на удаленный режим и продолжили работу, тоже получают отсрочку по требованиям. К стандартному сроку ответа прибавляется отсрочка в 10 или 20 дней.

Например, на требование в связи с камеральной проверкой по НДС, нужно ответить в 20 дней: стандартные 10 дней плюс 10 дней отсрочки. В этот период нужно сообщить в налоговую, что в компании установлен удаленный режим работы и сотрудники бухгалтерии не имеют доступа к документам. Если в течение 20 дней режим работы не изменится, компания уведомляет налоговую, что предоставить документы в срок невозможно. Тогда налоговая не сможет применить санкции к компании.

Важно: если компания перевела сотрудников на удаленный режим, директор издает соответствующий приказ. Он является основанием, на котором бухгалтерия может не выполнить требование налоговой.

Как реагировать на требования в рамках выездных проверок

Согласно постановлению Правительства № 409, назначение выездных налоговых проверок и проведение назначенных проверок приостанавливается до 31 мая 2020 года включительно. Также замораживаются все сроки, которые Налоговый кодекс устанавливает по данным проверкам.

Отсрочка распространяется в том числе на компании, которые продолжили работать. Любые требования в этот период незаконны.

Сроки камеральной налоговой проверки в 2021 году

Камеральная налоговая проверка — это когда инспекция проверяет поданные налогоплательщиком налоговые декларации. Об этом мы рассказывали в статье “Что такое камеральная налоговая проверка”. Из этой статьи вы узнаете, в какие сроки инспекция проводит камеральную проверку в 2021 году и как эти сроки могут быть увеличены.

Сроки камеральной налоговой проверки налоговой декларации — 3 месяца с возможностью увеличения срока до 4-х месяцев

Для того чтобы разобраться в этом вопросе, обратимся к Налоговому кодексу.

Налоговый кодекс РФ Статья 88, пункт 1.2:

Камеральная налоговая проверка проводится в течение трех месяцев со дня, следующего за днем истечения установленного срока уплаты налога по соответствующим доходам.

Проще говоря, налогоплательщик сдает свою налоговую декларацию. Специальная программа в ИФНС регистрирует ее в этот же день. А на следующий день уже начинается сама камеральная налоговая проверка, которая, как говорит нам Налоговый кодекс, длится три месяца.

Есть случаи, когда налоговая откамераливается раньше. Такое бывает, когда налоговая успевает выполнить все мероприятия, необходимые для проверки, досрочно. Это и проверка налоговой декларации на арифметические ошибки, и сравнение показателей отчетного периода с показателями предыдущего, об этом мы рассказывали в предыдущей статье.

В то же время налоговики могут продлить камеральную налоговую проверку еще на один месяц. Такое случится, если они обнаружат ошибки и расхождения в предоставленной отчетности. Этот месяц ИФНС потратит на углубленную проверку декларации. Инспекторы запросят у налогоплательщика дополнительную информацию и будут её изучать. 

Сроки проведения камеральной налоговой проверки по НДС — 2 месяца с возможностью увеличения срока до 5 месяцев

Тут ситуация обстоит иначе. Налогоплательщик подает в инспекцию декларацию по налогу на добавленную стоимость, и в этот же день начинается ее проверка. А срок ее рассмотрения уже зависит от местонахождения компании, есть два варианта:

• в течении двух месяцев для российских компаний;
• в течении шести месяцев для иностранных организаций, состоящей на учете в налоговом органе РФ.

При этом ИФНС может продлить срок камеральной налоговой проверки по НДС еще на три месяца. Произойдет это в том случае, если в декларации будут обнаружены ошибки и расхождения. Но это касается только отечественных компаний.

Выводы

ИФНС проводит камеральную проверку от трех до четырех месяцев: три месяца — это срок «по умолчанию». Он может быть продлён ещё на месяц, то есть до 4-х месяцев.

Проверка налоговой декларации по НДС для российских компаний — два месяца. Может быть продлён до 5 месяцев.

Роман Черненко

— Адвокат адвокатской палаты г. Москвы, Реестровый номер 77/9869; Руководитель адвокатской коллегии «Налоговые адвокаты»;

Сокращение сроков проведения камеральной проверки по НДС: основные условия и ограничения

Способы взаимодействия между бизнесом и Федеральной налоговой службы Российской Федерации непрерывно совершенствуются и требуют нововведений, которые позволили бы сделать взаимодействие более эффективным и удобным. В частности, этому способствует и сокращение сроков камеральных проверок поданных налогоплательщиками деклараций по налогу на добавленную стоимость. Так, в октябре прошлого года ФНС РФ заявила о новом ускоренном механизме возмещения НДС из бюджета, который является частью общей политики по сокращению сроков возмещения налога добросовестными налогоплательщиками.

В письме ФНС РФ от 06.10.2020 № ЕД-20-15/129@ «О проведении камеральных проверок налоговых деклараций по НДС» раскрыт новый подход к проверкам деклараций по НДС, в которых налогоплательщиками заявлено право на возмещение сумм налога из бюджета. В отношении таких деклараций срок камеральной налоговой проверки при определенных условиях может быть сокращен до одного месяца со дня представления декларации, то есть с 25-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом.

Основные условия для сокращения сроков камеральной проверки по НДС

Возмещение НДС будет осуществляться при условии соответствующей оценки налогоплательщика со стороны налоговой службы. Оценивать налогоплательщиков будут по двум группам условий.

Первая группа условий проведения сокращенной камеральной проверки по НДС

• налогоплательщик заплатил за три года до налогового периода, за который подал декларацию, налогов больше, чем заявил к возмещению в такой декларации;

• налогоплательщик относится к низкому, среднему, либо неопределенному (для ИП) уровню риска;

• налогоплательщик не просит возместить НДС в заявительном порядке;

• более восьмидесяти процентов вычетов в поданной декларации приходится на контрагентов низкого, среднего либо неопределенного (для ИП) уровней риска;

• не менее пятидесяти процентов вычетов приходится на контрагентов из декларации за предыдущий период;

• налогоплательщик заявлял возмещение НДС в предыдущем периоде, и ему возместили более семидесяти процентов от заявленной суммы.

Вторая группа условий проведения сокращенной камеральной проверки по НДС

• в декларации нет расхождений по операциям между декларацией налогоплательщика и декларацией контрагента или эти расхождения не говорят о том, что налог занизили или возмещение завысили;

• нет признаков нарушений налогового законодательства, которые показывали бы, что возмещение завысили или занизили налог к уплате;

• в декларации нет ошибок и противоречий, сведения, указанные в декларации, согласуются с информацией налоговиков.

При условии одновременного выполнения налогоплательщиком всех вышеуказанных требований, камеральная проверка будет проведена и закончится через месяц со дня подачи декларации.

Тут же хотелось бы обратить внимание на то, что указанное нововведение касается подаваемых налогоплательщиками деклараций начиная со 2 октября 2020 года.

Риски и ограничения сокращения сроков проверки НДС

В то же время налогоплательщикам, желающим получить возмещение по НДС в сокращенный период, не стоит забывать о риске попадания в план выездных налоговых проверок. Такое может произойти в случае, если налоговая выявит любое из следующих нарушений: 

• усматриваются признаки того, что налогоплательщик уменьшил налоговую базу или налог к уплате, исказив сведения о фактах своей хозяйственной деятельности;

• выявлены объекты налогообложения, подлежащие отражению, но не отраженные в налоговом учете, бухучете или в налоговой отчетности;

• основной целью сделок являлась неуплата налога или его зачет;

• сделку исполнил не контрагент по договору или не тот, кому это поручили сделать;

• любые другие нарушения налогового законодательства, направленные на завышение НДС к возмещению, не ограничиваясь вышеперечисленным.

В целях избежания ошибок и, как следствие, дальнейшей «постановки на карандаш» в ФНС рекомендуем компаниям учитывать вышеизложенные условия и риски, а также быть предельно внимательными в части вопросов, связанных с исчислением и уплатой НДС. В частности, такие вопросы как корректное определение налоговой базы, применение льгот и вычетов по НДС, организация раздельного учета, правомерное возмещение налога, налогообложение при экспорте/импорте, подготовка учетной политики для целей налогообложения, обложение НДС отдельных операций и многое другое.

Хотелось бы также отметить, что вышеуказанный проект является результатом совместной работы ФНС с представителями бизнеса, составленный с учетом требований современных рыночных реалий. Федеральная налоговая служба России полагает, что нововведение будет способствовать предоставлению комфортных условий налогового контроля добросовестным налогоплательщикам и служить повышению лояльности со стороны налогоплательщиков.

Источник: Пресс-центр Группы «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ», информационный портал Klerk.ru

Камеральная проверка: сроки проведения в 2020 году

После сдачи налоговой отчетности в ФНС стартует этап проверки, в течение которой инспекция определяет достоверность информации, правильность подсчетов. Этот процесс носит название – камеральная проверка. Сроки проведения 2020 года отличаются от прошлогодних.

Что такое камеральная проверка

Процедура проводится непосредственно в налоговом органе.

Предметом проверки считаются декларации, и другие налоговые бумаги.

Субъектом, подающим декларацию возможны, как организация, так и физ. лицо.

Отчетный период – год, за который оформлена декларация.

Дата начала мероприятия – следующие рабочие сутки после сдачи пакета документов в ФНС.

Как проходит проверка

Требования к проведению камеральной проверки в налоговых организациях определяет ст. 88 НК РФ

И проходит она в несколько этапов:

• налогоплательщик определяет пакет документов в налоговый орган;
• инспектор заносит цифры из декларации в электронную базу ФНС;
• программа обрабатывает данные, сверяет цифры, выверяет расчеты, подводит итоги;
• если нет замечаний – то камеральная проверка считается успешно завершенной
• если система выявила расхождения или недостаток информации, то инспекторы уполномочены запросить дополнительную информацию — уточненную налоговую декларацию. Если обновленные цифры неудовлетворительны, то налоговики инициируют углубленную камеральную проверку.

Изменения в законодательстве касаемо налогов

С 2020 года введены два главных новшества:

• повышение НДС с 18 до 20%, льготные ставки по налогу остались неизменными;
• сокращение срока камеральной проверки документов в налоговых органах.

Время сверки по законодательству

На основании поправок в Налоговом кодексе от 03.08.2018 № 302-ФЗ, срок проведения камеральной проверки в 2020 году снижен теперь с трех, до двух месяцев.

Начало срока мероприятия начинает отсчет с завтрашнего дня, после регистрации документов в ФНС (п. 2 ст. 88, п. 2 ст. 6.1 НК РФ). Декларацию в налоговый орган возможно выслать через почту РФ. Срок проверки в этом случае исчисляется с завтрашнего дня, после прибытия декларации в инспекцию.

Если срок истекает в выходной/праздничный день, то по факту сверка заканчивается в первый будний день после (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

(Например, декларация подана.1.03, два месяца проверки истекают 1.05, но это праздничный день, значит, о результате будет обвялено не позднее 2 или 3.05. В зависимости от количества выходных дней, установленных Правительством на майские праздники соответствующего года).

Когда же срок оканчивается в день месяца, которого нет в календаре то решение по результатам выносится в последний день текущего месяца.

(например, декларация подана 31.03, то окончание проверки состоится не позднее 30.06.).

 Если обнаружены ошибки или расхождения в цифрах, то процедура может быть продлена до 3-х месяцев, без уведомления налогоплательщика.

При необходимости подачи уточненной декларации, срок проверки предыдущей обнуляется, проверка запускается снова. (п. 9.1 ст. 88 НК РФ).

Как обстоят дела с проверкой на самом деле

Сколько длится камеральная налоговая проверка в 2020 году на практике?

По возможности продления срока или преждевременного окончания в законе оговорок не предусмотрено.

Но в судебном порядке задержки сроков выше установленного не определены, как нарушения.

Результаты могут быть озвучены и раньше срока. На продолжительность косвенно влияют:

• объемы проверки, например, когда проверяются декларации сразу за три года;
• отсутствие ошибок в заполнении;
• а также программа лояльности к добросовестным налогоплательщикам.

Как отследить процесс камеральной проверки

В настоящее время объем проверяемой документации вырос, в частности от физ. лиц, которым положено возмещение подоходного налога, в рамках предусмотренных законодательством.

Для облегчения получения информации о ходе проверки, разработана электронная система ФНС. Любой желающий теперь имеет возможность зарегистрироваться в электронной базе налоговиков. При обращении в налоговую, на основании паспорта и ИНН инспектор зарегистрирует в системе и выдаст временный пароль к личному кабинету налогоплательщика, который в дальнейшем, самостоятельно необходимо поменять на постоянный.

Чтобы проверить статус декларации, нужно в личном кабинете открыть вкладку «Статус проверки 3НДФЛ» там можно найти данные о номере декларации, дате ее подачи и ходе проверки. По окончании будет соответствующая запись.

Сроки камеральной налоговой проверки декларации 3-НДФЛ

08 января 2021

55Сроки камеральной проверки 3-НДФЛ

Вера Клочко

Налоговый консультант

5 минут чтения

10708

В этой статье мы поговорим о том, что такое камеральная проверка, каковы сроки камеральной проверки, как узнать статус проверки декларации и что делать, если ваша декларация такую проверку не прошла.

Статьи

Бесплатно задайте вопросы

Бесплатный звонок для всей России
Мы работаем с 8:00 до 21:00 по Москве

Поможем получить налоговый вычет

Рассчитаем налоговые вычеты,
на которые вы можете претендовать

Что такое камеральная налоговая проверка?

Камеральная налоговая проверка – это когда налоговый инспектор проверяет вашу декларацию и документы, которые вы предоставили, на соблюдение законодательства о налогах и сборах, на правильность расчета и заполнения данных.

Ревизия декларации идет как по вашим документам, так и по документам, которые есть в распоряжении инспекции. 

Налоговый инспектор имеет доступ к различным базам данных и может проверить по ним корректность заполнения и точность указанной информации. Порядок камеральной проверки и ее длительность прописаны в Налоговом кодексе РФ (ст. 88).

Напомним, что отправить декларацию в инспекцию можно несколькими способами:

• в бумажном виде по почте с описью вложения;
• лично по адресу нахождения инспекции;
• в электронном виде через портал Госуслуг или через сайт ФНС России;
• через специализированные онлайн-сервисы, такие как Налогия.

Что такое контрольные мероприятия разобрались, теперь выясним срок камеральной проверки декларации.

Сколько времени длится камеральная проверка?

Максимальный срок камеральной проверки — 3 месяца со дня ее представления. 

Проверить вашу декларацию могут и быстрее, чем за 3 месяца, но как показывает практика лучше рассчитывать именно на этот срок.

Иногда срок проверки может быть продлен. Например, если инспектору потребуется дополнительная информация, выявлены расхождения в данных, поданных вами и полученными из других источников. Но продление контроля “открывается” только в исключительных случаях и на срок не более месяца.

Если вы подаете налоговую декларацию, чтобы получить налоговый вычет, то после контрольных мероприятий у инспектора есть:

• еще 10 дней на вынесение итогового решения по контрольным мероприятиям и подтверждение налогового вычета
• и дополнительно 30 дней для выплаты денег

Как узнать результаты камеральной проверки?

Статус камеральной проверки вы можете посмотреть в личном кабинете на сайте госуслуг или ФНС России.

Если в ходе контрольных мероприятий инспектор выявит ошибки, неточности или расхождения, он должен сообщить вам об этом. По закону инспектор высылает требование, в котором написано, что нужно сделать:

• представить пояснения
• внести исправления

Если вы такое требование не получали — значит, камеральная проверка вашей декларации завершилась без ошибок. Об успешном контроле инспектор вам сообщать не должен.

В ходе камеральной проверки 3-НДФЛ специалист налогового органа может запросить у вас дополнительные документы или сведения, если он не будет уверен в расчетах их придется уточнить.

• Если вам пришло требование о предоставлении пояснений, то вы можете их подать либо лично, либо направить по почте или же через личный кабинет (собственно также как вы отправляли сам отчет). Но есть определенный срок, когда вы должны пояснить какие-либо моменты — не более 5 рабочих дней со дня получения требования о предоставлении пояснений.

• Если вам пришло требование о внесении исправлений, вы должны исправить данные в документе и направить его уточненный вариант. То есть отправить декларацию заново, но только на титульном листе указать что это корректирующая (уточненная) декларация.

ВАЖНО

Если вы подаете уточненную налоговую декларацию (по требованию от инспектора), то срок камеральной проверки 3-НДФЛ по прошлой декларации прекращается и отсчет 3 месяцев начинается заново.

То есть с каждой уточненкой срок контрольных мероприятий фактически “продлевается”. Инспектор будет столько раз проверять вашу декларацию, сколько уточненных отчетов вы подадите.

О сроках рассмотрения деклараций 3-НДФЛ мы рассказали, теперь о том, что происходит, если в декларации выявлены нарушения.

Как мы уже сказали, если ошибок нет, то вам никто об этом не сообщит. Результат контроля вы можете отслеживать самостоятельно.

Если в декларации обнаружены нарушения, то:

• инспектор составить акт камеральной проверки в срок не позднее 10 рабочих дней с момента окончания ревизии
• вам, как физлицу, этот акт вручат в срок не позднее 5 дней после составления
• вы можете подать возражения на акт (у вас есть месяц для этого)
• еще через 10 дней (максимальный срок) руководитель инспекции вынесет решение о привлечении вас к ответственности за нарушение налогового законодательства или о не привлечении к ответственности.

Теперь вы точно знаете, как долго длится камеральная проверка налоговой декларации, что будет после того, как она завершится и как отследить статус проверки.

Как ПФР проводит камеральные проверки — Контур.Эксперт — СКБ Контур

Как проходит проверка

Чтобы проверить, правильно ли рассчитаны взносы на пенсионное и обязательное медицинское страхование, ПФР проводит камеральные проверки расчетов РСВ-1 (ч. 1 ст. 3, ст. 33, 34 Федерального закона от 24.07.2009 №212-ФЗ). Период проверки соответствует периоду представленного расчета.

Камеральные проверки проводятся по месту нахождения территориального органа Пенсионного фонда (ст. 33, 34 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Максимальный срок камеральной проверки — три месяца, причем этот срок начинается со дня подачи расчета в ПФР (ч. 2 ст. 34 Федерального закона от 24.07.2009 №212-ФЗ). При проверке сотрудники ПФР руководствуются Методическими рекомендациями, утв. распоряжением Правления ПФР от 31.07.2014 № 323р.

Узнайте о предстоящих проверках ПФР и других контролирующих органов с помощью Контур.Эксперт

Отправить заявку

Как сотрудники ПФР проверяют данные

Сотрудники ПФР проверяют сам расчет и другие документы, которые есть в их распоряжении. Если в расчете есть ошибки, то ОПФР может запросить устные или письменные пояснения и дополнительные документы и потребовать исправить расчет.

Внести исправления плательщик должен в течение пяти рабочих дней (ч. 3, 4 ст. 34 Федерального закона от 24.07.2009 №212-ФЗ). В случае необходимости территориальный орган ПФР может даже вызвать плательщика для дачи устных пояснений (п. 3 ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 24.07.2009 №212-ФЗ).

Если в ходе камеральной проверки сотрудники ОПФР найдут ошибки, они составят акт камеральной проверки по форме, установленной приказом Минтруда России от 27.11.2013 №698н. Сделают они это в течение 10 рабочих дней.

Если организация не согласна с фактами, изложенными в акте, или с выводами проверяющих, то в течение 15 дней может представить в ОПФР письменные возражения (ч. 5 ст. 38 Федерального закона от 24.07.2009 №212-ФЗ). К ним можно приложить документы (копии), которые подтверждают обоснованность возражений компании (ч. 5 ст. 38 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

На основании полученных документов руководитель (замруководителя) инициирует рассмотрение материалов проверки. Причем ОПФР должен сообщить компании время и место данного мероприятия: организация имеет право в нем участвовать (ч. 3 ст. 39 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Процесс сертификации

SQF — Eurofins USA

Как аккредитованный орган по сертификации, Eurofins упрощает процесс и предоставляет экспертные знания своим опытным аудиторам. Ниже описаны этапы сертификации:

1. Выберите требуемый уровень SQF и категорию пищевого сектора
2. Определите, кто будет специалистом по SQF на вашем сайте.
   Примечание. Специалист SQF должен быть сотрудником компании, понимать требования кодекса SQF и обучаться HACCP
.
3. При первой сертификации Eurofins может предоставить дополнительную предварительную оценку вашего предприятия перед сертификационным аудитом.Запрос дальше.
4. Подайте заявку в Eurofins через онлайн-заявку. Это приложение создает вашу учетную запись и предоставляет необходимую информацию об объекте на время аудита.
5. Зарегистрируйте свой сайт на сайте SQF Reliance.
   
6. Получите коммерческое предложение от Eurofins и согласитесь с условиями
7. Запланируйте аудит с аудитором и получите повестку дня аудита.
8. Подготовиться к аудиту и обеспечить наличие всех необходимых документов для аудита
9. Первоначальный сертификационный аудит проводится в две части в соответствии с кодом SQF: кабинетный аудит и производственный аудит.Камерный аудит рекомендуется запланировать за 30-45 дней до аудита Производственного объекта, чтобы обеспечить достаточно времени для закрытия любых выводов.
10. После сертификационного аудита закрыть все выводы в течение 14 дней для крупных компаний и 30 дней для несовершеннолетних.
11. Eurofins рассматривает отчет и выводы для решения о сертификации
12. Сертификат отправлен по электронной и обычной почте

Eurofins предлагает своим клиентам пятизвездочный опыт и демонстрирует отличное обслуживание клиентов, которое поддерживает вас и вашу компанию!

По запросу доступны процедуры Eurofins Scientific, Inc Food Safety Systems для предоставления, поддержания, расширения или сокращения объема, приостановления, отзыва или отказа в сертификации.

Давайте найдем ваше решение.

Шаг 5: Проведите кабинетный аудит

Из вашего обзора описания должности (PD) вы, вероятно, определили области, которые неясны. Для правильного распределения должности наиболее эффективный способ получить дополнительную информацию — это кабинетный аудит.

Что такое камеральный аудит?

Это собеседование с действующим президентом для получения информации о его / ее обязанностях и ответственности. Следует провести отдельное собеседование с сотрудником и руководителем.

Преимущества камерального аудита:

• Проверить и уточнить информацию в ПД и другой документации.
• Получить примеры выполненных работ.
• Обеспечьте индивидуальный способ общения с сотрудниками и продемонстрируйте понимание работы сотрудника.

Подготовка к аудиту

Объем ваших вопросов будет зависеть от того, насколько хорошо составлен ПД и задействованных классификаций. Следующие вопросы и соображения помогут вам подготовиться к аудиту:

• Подписано ли ПД руководителем, уполномоченным органом и сотрудником? Есть ли согласие с указанными обязанностями?
• Каковы соответствующие классы и основные различия? Обдумайте вопросы, которые касаются различий между классами в связи с обязанностями сотрудника.
• Отвечает ли PD вырезать и вставлять из спецификации класса?
• Какие обязанности сомнительны и почему? Вероятно, вам нужно будет уточнить конкретные задачи, которые выполняет сотрудник, и то, как выполняется работа.
• Обязанности УПД «двойной счет»? Могут быть многочисленные и не связанные между собой обязанности, перечисленные под большим процентом времени. Получите разъяснения, чтобы лучше понять основные обязанности и потраченное время.
• Есть ли в ПД непонятный жаргон, терминология или сокращения?
• В дополнение к вышеперечисленному, см. Примеры вопросов:

Провести аудит

Проведите аудит таким образом, чтобы помочь вам получить наилучшую информацию для принятия решения о распределении.Дополнительные указатели:

• Если сотрудник просит кого-то присутствовать (руководителя, представителя профсоюза, другого сотрудника и т. Д.), Вы можете разрешить это. Однако вы проводите аудит сотрудника; другие могут наблюдать, но сотрудник — это тот, кто знает свои обязанности.
• Спросите примеры; словесные объяснения и физические примеры могут быть полезны.
• Задавайте простые, ясные вопросы. В большинстве случаев вы захотите задать больше, чем вопрос типа «да / нет».
• Сохраняйте непредвзятость.
• Изучите важные моменты, пока не получите четкое представление о работе.
• Делайте хорошие заметки, так как может пройти несколько дней, прежде чем вы напишете свое решение.
• По окончании аудита разрешите сотруднику добавить информацию или задать вопросы.
• Сообщите сотруднику, что вы свяжетесь с вами, если у вас возникнут другие вопросы или вам потребуется уточнить какие-либо вопросы в ходе обсуждения.

Чего следует избегать

• Избегайте таких заявлений, как «Это все, что вы делаете?» Хотя вам может казаться, что вы разъясняете, сотрудник может рассматривать это как оценку своей важности.
• Не сомневайтесь в словах сотрудника.
• Не извиняйтесь за пояснения.
• Больше не говорю.
• Не позволяйте сотруднику сбивать с толку аудит с несвязанной информацией.

Дополнительные советы и рекомендации

• За указаниями обращайтесь к любой внутренней политике и / или процедурам.
• Для представленных сотрудников следует обращаться к классификационной статье в соответствующем CBA.
• Не делать никаких заявлений относительно распределения во время аудита. Если вас спросят, заявите, что вы не будете принимать решение, пока у вас не будет возможности просмотреть всю информацию.

Шаги руководства по распределению позиций

1. Обеспечить актуальное и точное описание положения
2. Определить соответствующие характеристики класса
3. Понимание критериев распределения
4. Разобраться в обязанностях в описании должности
5. [Текущая страница] Провести камеральный аудит
6. Определить соответствующее распределение
7. [Текущая страница] Напишите свое решение

% PDF-1.4 % 9947 0 объект > эндобдж xref 9947 96 0000000016 00000 н. 0000004894 00000 н. 0000005232 00000 н. 0000005422 00000 н. 0000005722 00000 н. 0000006084 00000 н. 0000006242 00000 н. 0000006401 00000 п. 0000006559 00000 н. 0000006717 00000 н. 0000006876 00000 н. 0000007034 00000 п. 0000007192 00000 н. 0000007351 00000 п. 0000007510 00000 н. 0000007669 00000 н. 0000007828 00000 н. 0000007988 00000 н. 0000008147 00000 н. 0000008307 00000 н. 0000008467 00000 н. 0000008627 00000 н. 0000008787 00000 н. 0000008946 00000 н. 0000009105 00000 н. 0000009265 00000 н. 0000009424 00000 н. 0000009583 00000 н. 0000009743 00000 н. 0000009902 00000 н. 0000010062 00000 п. 0000010222 00000 п. 0000010381 00000 п. 0000010541 00000 п. 0000010700 00000 п. 0000010859 00000 п. 0000011019 00000 п. 0000011177 00000 п. 0000011336 00000 п. 0000011496 00000 п. 0000011655 00000 п. 0000011815 00000 п. 0000011975 00000 п. 0000012134 00000 п. 0000012686 00000 п. 0000013299 00000 п. 0000013864 00000 п. 0000014291 00000 п. 0000014331 00000 п. 0000014603 00000 п. 0000014854 00000 п. 0000014933 00000 п. 0000015196 00000 п. 0000015454 00000 п. 0000017563 00000 п. 0000059444 00000 п. 0000062140 00000 п. 0000062196 00000 п. 0000062252 00000 п. 0000062308 00000 п. 0000062364 00000 п. 0000062420 00000 п. 0000062476 00000 п. 0000062532 00000 п. 0000062588 00000 п. 0000062644 00000 п. 0000062700 00000 н. 0000062756 00000 п. 0000062812 00000 п. 0000062868 00000 п. 0000062924 00000 п. 0000062980 00000 п. 0000063036 00000 п. 0000063092 00000 п. 0000063148 00000 п. 0000063204 00000 п. 0000063260 00000 п. 0000063316 00000 п. 0000063372 00000 п. 0000063428 00000 п. 0000063484 00000 п. 0000063540 00000 п. 0000063596 00000 п. 0000063652 00000 п. 0000063708 00000 п. 0000063764 00000 п. 0000063819 00000 п. 0000063875 00000 п. 0000063930 00000 п. 0000063986 00000 п. 0000064041 00000 п. 0000064097 00000 п. 0000064154 00000 п. 0000064210 00000 п. 0000004545 00000 н. 0000002265 00000 н. трейлер ] >> startxref 0 %% EOF 10042 0 объект > поток xW {PSW? yG D) @) B0aY5Hxtj) BtwF «4`» P) 5 м + ؁ P: uY @ 0: syԙ = ܛ s = ~ N

Уголок соответствия Как выжить при кабинетном аудите FDA во время кризиса COVID-19

В прошлом месяце Управление по санитарному надзору за качеством пищевых продуктов и медикаментов США нажало кнопку паузы в проверках систем качества на местах в связи с надвигающейся пандемией COVID-19.Однако один из инструментов, имеющихся в арсенале агентства по соблюдению требований, — это так называемые «кабинетные аудиты», которые оно может проводить вместо личной проверки.

Ниже Рики Чейз — директор практики соблюдения нормативных требований Lachman Consultant Services и бывший директор отдела расследований FDA — объясняет, как будет развиваться кабинетный аудит.

Чейз стала консультантом в 2016 году, проработав 16 лет в FDA, где она также была исследователем, специалистом по медицинскому оборудованию и надзорным следователем.Ее разговор с Medtech Insight был слегка отредактирован для ясности.

Qu: Medtech Insight: FDA, как вы знаете, приостановило проверки систем качества внутри страны и за рубежом. Но агентство по-прежнему может проводить кабинетные проверки на бумажной основе. Что вы посоветуете фирмам, которым, возможно, придется пройти такой аудит?

Рики Чейз: Прежде чем давать советы, я думаю, важно отметить, что единственные компании, которые будут подвергаться подобному опыту, будут иметь меньший риск.Я не могу представить себе мир, в котором, если вы готовы пройти проверку PMA на устройстве класса III, FDA проведет вас кабинетный аудит. Я также не могу себе представить, что у фирмы будет кабинетный аудит, если он ранее был нарушен и / или пытается очистить письмо с предупреждением или что-то в этом роде.

Сказав это, цель кабинетного аудита состоит в том, чтобы увидеть, есть ли у вас основные элементы системы качества. Поэтому я бы сказал, что если вы подвергаетесь кабинетному аудиту, прежде всего убедитесь, что вы четко понимаете, о чем вас просят.И если FDA не ясно, о чем просят, попросите их уточнить вопрос, потому что вопрос может быть очень широким: «Отправьте мне список всех ваших жалоб за последние два года или отправьте мне список все твои жалобы. » Убедитесь, что FDA сужает объем, чтобы вы не преувеличивали информацию.

«Это редкий, редкий, редкий случай, когда FDA когда-либо проводит кабинетный аудит».

Во-вторых, будьте осторожны, потому что может быть запаздывание. Это не делается на собраниях Zoom.Таким образом, фирмам нужно быть очень осторожными, чтобы не вносить изменения в свои документы, прежде чем передать их FDA. Будет произведено очень и очень плохое впечатление, если фирмы внесут изменения в документы или у них внезапно появится совершенно новая редакция СОП [стандартная рабочая процедура] через день после того, как FDA объявит, что они нуждаются в них для отправки документации. Поэтому им нужно быть очень осторожными, чтобы противостоять желанию исправить или изменить записи перед их отправкой.

В-третьих, компаниям необходимо убедиться, что они запрашивают у агентства обратную связь в режиме реального времени, и они должны убедиться, что они разговаривают с FDA заранее, чтобы сказать: «Если вы видите что-то, учитывая, что вы» Буду рассматривать их, не находясь в фирме, будет ли у нас возможность обсудить какие-либо наблюдения, которые могут быть у вас, прежде чем вы выпустите FDA-483 [форма инспекционного наблюдения]? » В обычном режиме у вас есть возможность личного общения, чтобы объяснить и обсудить.Но когда это кабинетный аудит, вы этого не делаете.

Таким образом, фирмам необходимо с самого начала определить, какими будут правила взаимодействия. Например, встретятся ли они только в конце обзора? Встречаются ли они в середине обзора? Какая будет ситуация? И им также следует спросить, будет ли камеральный аудит считаться их формальной проверкой. Будут ли они получать уведомление о проверке по электронной почте или другим средствам массовой информации, чтобы сделать его официальным в том же объеме и по тем же правилам, что и уведомление обычно?

В-четвертых, производители должны хорошо понимать, как FDA хочет, чтобы они общались.Я постоянно видел, как компании общаются по электронной почте с FDA. И это настоящая скользкая дорожка, потому что это не официальное сообщение. Так как же FDA действительно хочет, чтобы они общались? Агентство хочет, чтобы фирмы сопоставляли документы и отправляли их на ночь в FDA для проверки? FDA хочет, чтобы они были загружены на защищенный сервер или загружены на флэш-накопитель? Как агентство хочет получать эту информацию? Потому что обычно фирмы не выпускают оригинальную документацию — они выпускают копии, фотокопии.И компаниям следует убедиться, что при передаче документов в электронном виде их данные находятся в безопасности.

Qu: Какие документы должны иметь под рукой производители? Те же документы, которые у них были бы, если бы следователь действительно приезжал на место? И скажет ли им FDA заранее, какие документы им нужны?

Чейз: Если они собираются провести кабинетный аудит, то FDA отправит фирме список того, что они хотят, чтобы они предоставили.Но есть ключевые вещи, которые они должны быть готовы к кабинетному аудиту, в том числе убедиться, что у них есть актуальное руководство по качеству и что они готовы предоставить руководство по качеству, потому что оно дает высший уровень обзора организация. Они также должны убедиться, что их показатели актуальны и готовы предоставить — это тенденции ваших жалоб, тенденции ваших несоответствий, сколько CAPA [корректирующих и предупреждающих действий] у вас открыто и как выглядят ваши CAPA.

«Если вас проводят кабинетную проверку, вы не хотите просить о продлении.Вы не хотите откладывать. Это производит ужасное впечатление ».

Кроме того, сообщали ли вы о каких-либо МЛУ [отчеты о медицинских устройствах]? Были ли у вас какие-либо полевые мероприятия? Вносили ли вы какие-либо изменения — или какие самые последние изменения в свое устройство — особенно если оно класса II или класса III? Это очень распространенные вещи, и обычно именно с этого начинается FDA. А затем, когда они смотрят на эти вещи как на хорошие индикаторы того, где вы находитесь, они обычно просят уточнить детали.

Еще я очень рекомендую производителям взглянуть на то, что есть в их новейшей истории.Так, например, если они подали несколько MDR в этом году, если у них был отзыв в этом году, и если они получили новый 510 (k) за последние два года, это области, в которых FDA будет обычно смотрят и задают вопросы. Таким образом, фирмы должны убедиться, что у них есть ответы на такие вопросы, и они заранее подготовлены с объяснением того, что произошло, почему эти вещи происходят и что они сделали, чтобы их исправить.

Qu: Сколько времени обычно занимает кабинетный аудит? Примерно столько же времени, сколько и посещение объекта?

Чейз: Ну, во-первых, это редкий, редкий, редкий случай, когда FDA когда-либо проводит кабинетный аудит.То есть —

Можете вспомнить последний раз?

Чейз: Не могу. Я даже не могу вспомнить последний раз. Я буквально не могу вспомнить время, наверное, за 16 лет, когда бы я знал, что они делали это как рутинный бизнес. Конечно, мы не сталкивались с такой пандемией, как эта, в качестве обычного ведения бизнеса за последние 16 лет. Поэтому я не могу сказать, что это не актуально, и это не новаторское мышление.

Если бы я все еще был в агентстве, если бы я все еще был там директором, вот что я бы сделал: я бы попытался провести как можно больше кабинетных аудитов для компаний с низким уровнем риска, которые будут учитываться при выполнении моих обязательств по рабочему плану, чтобы когда мы все-таки вернемся к работе, мне нужно сосредоточить свои ресурсы только на тех проверках с наивысшим приоритетом и повышенным риском, которые еще не были проведены.Я, очевидно, не собираюсь проводить кабинетный аудит для своих фирм с самым высоким уровнем риска, потому что это опасно.

Итак, я предполагаю, что это то, что собирается сделать FDA, что они пойдут на самый низкий риск, самый большой кусок из своего рабочего плана и выполнят их как можно быстрее. Я мог себе представить, что если у фирмы есть устоявшаяся система качества и она предоставляет документацию, то FDA могло бы провести ее проверку в течение двух или трех дней.

Qu: Какие подводные камни для производителей, которые проходят камеральный аудит?

Чейз: Отсутствие текущих данных и, следовательно, невозможность передать документы в сроки, установленные FDA.В частности, если вас проводят кабинетный аудит, вы не хотите просить о продлении. Вы не хотите откладывать. Впечатление ужасное. Кроме того, не нервничайте, потому что это новый процесс, и когда люди нервничают, они, как правило, любят поговорить. Не нервничай и не забрасывай следователя электронными письмами и телефонными звонками. Просто позвольте им сделать свой процесс. И когда они будут готовы поговорить с вами, они поговорят с вами. Не забрасывайте их общением.Пусть делают свое дело.

И не защищайтесь, потому что вы должны помнить, что они делают обзор в вакууме. У них нет возможности разговаривать с вами, пока они это делают. Если они возвращаются к вам с беспокойством или замечанием, постарайтесь спокойно обсудить это, особенно если вы чувствуете, что у них нет всей картины, потому что это кабинетный аудит. И постарайтесь поговорить с ними спокойно, собранно и не позволяйте ситуации и новизне ситуации поставить вас в тупик.Это тоже не будет хорошо воспринято.

Qu: Как бы FDA выдало 483, если бы это было необходимо?

Чейз: Ну, FDA уже отправляло 483 сообщения по почте, так что я надеюсь, что если бы было наблюдение 483, они, по крайней мере, провели бы конференц-звонок, обсудили наблюдение 483 и дали компании возможность ответьте на эти наблюдения, как и в любом другом случае. А затем агентство, если необходимо, отправит 483 в фирму на подпись, а затем отправит обратно.

Программа аудита конфиденциальности, безопасности и уведомлений о нарушениях HIPAA

Отчет об аудите соответствия отрасли здравоохранения правилам HIPAA

OCR выпустило отраслевой отчет по аудиту HIPAA за 2016–2017 гг., В котором проверены отдельные медицинские учреждения и бизнес-партнеры на предмет соответствия определенным положениям Правил HIPAA конфиденциальности, безопасности и уведомления о нарушениях.
Закон о медицинских информационных технологиях для экономического и клинического здоровья (HITECH) требует, чтобы HHS периодически проводил аудит организаций и деловых партнеров на предмет их соответствия правилам HIPAA.OCR провело аудит 166 задействованных организаций и 41 делового партнера и уведомило эти организации о выводах OCR. OCR публикует этот отраслевой отчет, чтобы поделиться общими выводами о соблюдении проверенных положений правил HIPAA в рамках выборки регулируемой отрасли.

В рамках наших постоянных усилий по оценке соблюдения Правил конфиденциальности, безопасности и уведомления о нарушениях HIPAA в рамках программы аудита HIPAA фазы 2 OCR 2016 года были рассмотрены политики и процедуры, принятые и применяемые охваченными страховкой юридическими лицами и их деловыми партнерами, на предмет соответствия выбранным стандартам и реализации. спецификации Правил конфиденциальности, безопасности и уведомления о нарушениях.

Справочная информация об этапе 1 программы аудита конфиденциальности, безопасности и уведомлений OCR о нарушениях:

HIPAA установил важные национальные стандарты конфиденциальности и безопасности защищенной медицинской информации, а Закон о медицинских информационных технологиях для экономического и клинического здоровья (HITECH) установил требования к уведомлению о нарушениях, чтобы обеспечить большую прозрачность для лиц, информация которых может подвергаться риску. HITECH требует, чтобы Управление по гражданским правам (OCR) HHS проводило периодические проверки соответствия действующих лиц и деловых партнеров правилам HIPAA в отношении конфиденциальности, безопасности и уведомления о нарушениях.В 2011 и 2012 годах OCR реализовало пилотную программу аудита для оценки средств контроля и процессов, применяемых 115 организациями, на которые распространяется действие страховки, на соответствие требованиям HIPAA. OCR также провело обширную оценку эффективности пилотной программы. Опираясь на этот опыт и результаты оценки, OCR реализует вторую фазу программы, в ходе которой будут проверяться как охваченные субъекты, так и деловые партнеры. В рамках этой программы OCR разрабатывает расширенные протоколы (наборы инструкций), которые будут использоваться в следующем раунде аудитов, и реализует новую стратегию проверки эффективности кабинетных аудитов при оценке усилий по соблюдению нормативных требований в отрасли, регулируемой HIPAA.Отзыв о протоколе можно отправить в OCR по адресу [email protected].

Узнайте больше о Фазе 1 программы аудита HIPAA.

Этап аудита 2

Предупреждение: фишинговое письмо, замаскированное под официальное сообщение аудита OCR — 28 ноября 2016 г.

Мы обратили внимание на то, что фишинговое письмо распространяется на фиктивном бланке департамента HHS за подписью директора OCR Джоселин Сэмюэлс. Это электронное письмо является официальным правительственным сообщением и предназначено для сотрудников организаций, на которые распространяется действие HIPAA, и их деловых партнеров.В электронном письме получателям предлагается щелкнуть ссылку, касающуюся возможного включения в программу аудита конфиденциальности, безопасности и нарушений правил HIPAA. Ссылка направляет людей на негосударственный веб-сайт, на котором продаются услуги компании по кибербезопасности. Эта фирма никоим образом не связана с Министерством здравоохранения и социальных служб США или Управлением по гражданским правам. Мы очень серьезно относимся к несанкционированному использованию этого материала этой фирмой.

OCR сообщает, что это фишинговое письмо отправлено с адреса электронной почты OSOCRAudit @ hhs-gov.нам и направляет людей по URL-адресу http://www.hhs-gov.us. Это тонкое отличие от официального адреса электронной почты нашей программы аудита HIPAA, [email protected], но такая тонкость типична для фишинговых атак.

Охватываемые организации и деловые партнеры должны предупредить своих сотрудников об этой проблеме и принять к сведению, что официальные сообщения о программе аудита HIPAA отправляются выбранным объектам аудита с адреса электронной почты [email protected]. Если у вас или вашей организации возникнет вопрос о том, получили ли они официальное сообщение от нашего агентства относительно аудита HIPAA, свяжитесь с нами по электронной почте OSOCRAudit @ hhs.gov

Новое руководство по кабинетным аудитам на 2016 год

Цели программы:

Программа аудита является важной частью общей деятельности OCR по обеспечению конфиденциальности и безопасности медицинской информации и уведомлений о нарушениях. OCR использует программу аудита для оценки усилий по соблюдению требований HIPAA ряда организаций, подпадающих под действие правил HIPAA. Аудиты предоставляют возможность изучить механизмы соответствия, выявить передовой опыт, выявить риски и уязвимости, которые, возможно, не обнаружились в ходе текущих расследований жалоб и проверок соответствия OCR, и позволяют нам решать проблемы до того, как они приведут к нарушениям. .OCR в целом определит передовой опыт, полученный в процессе аудита, и предоставит рекомендации, направленные на выявленные проблемы соответствия.

Когда начнется следующий раунд аудиторских проверок?

Кто будет подвергаться аудиту?

На каком основании будут отбираться проверяемые?

Как будет проходить процесс отбора?

Как будет работать программа аудита?

Что делать, если организация не отвечает на запросы OCR о предоставлении информации?

Каковы общие сроки проведения аудита?

Что происходит после аудита?

Как это повлияет на потребителей?

Будет ли аудит отличаться в зависимости от размера и типа участников?

Будут ли аудиторы рассматривать правила конфиденциальности и безопасности для конкретного штата в дополнение к правилам HIPAA в отношении конфиденциальности, безопасности и уведомления о нарушениях?

Кто несет ответственность за оплату услуг аудиторов на месте?

---

Когда начнется следующий раунд аудиторских проверок?

В настоящее время выполняется второй этап программы аудита HIPAA OCR. Выбранные охваченные организации получили письма с уведомлением в понедельник, 11 июля 2016 г. Аудиты деловых партнеров начнутся осенью. OCR приступило к получению и проверке контактной информации для определения охваченных организаций и деловых партнеров различных типов и определения того, какие из них могут быть включены в пулы потенциальных проверяемых. Сообщения от OCR будут отправляться по электронной почте и могут быть ошибочно классифицированы как спам. Если у вашей организации автоматически включена фильтрация спама и защита от вирусов, мы ожидаем, что вы проверите папку нежелательной почты или спама на наличие писем от OCR; OSOCRAudit @ hhs.губ. Щелкните здесь, чтобы просмотреть образец электронного письма.

Кто будет подвергаться аудиту?

Каждая охваченная организация и деловой партнер имеют право на аудит. К ним относятся покрываемые индивидуальные и организационные поставщики медицинских услуг; планы медицинского страхования всех размеров и функций; информационные центры здравоохранения; и ряд деловых партнеров этих организаций. Мы ожидаем, что застрахованные организации и деловые партнеры окажут аудиторам полное содействие и поддержку.

На каком основании будут отбираться проверяемые?

На этом этапе программы аудита OCR определяет пулы покрываемых организаций и деловых партнеров, которые представляют широкий спектр поставщиков медицинских услуг, планов медицинского страхования, информационных центров здравоохранения и деловых партнеров. Рассматривая широкий спектр кандидатов на аудит, OCR может лучше оценить соответствие HIPAA в отрасли с учетом размера, типов и операций потенциальных проверяемых. Критерии выборки для выбора проверяемой организации будут включать размер юридического лица, принадлежность к другим организациям здравоохранения, тип юридического лица и его отношения с физическими лицами, независимо от того, является ли организация государственной или частной, географические факторы и текущие правоприменительные действия с OCR.OCR не будет проверять организации, в отношении которых проводится открытое расследование жалоб или которые в настоящее время проходят проверку соответствия.

Как будет работать процесс отбора?

После получения контактной информации организации, охватываемым организациям и деловым партнерам будет разослан вопросник, предназначенный для сбора данных о размере, типе и деятельности потенциальных проверяемых. Эти данные будут использоваться с другой информацией для создания пулов потенциальных объектов аудита с целью выбора субъектов аудита.Щелкните здесь, чтобы просмотреть анкету для предварительной проверки.

OCR будет запрашивать у лиц, на которых распространяется аудит, идентифицировать своих деловых партнеров. Мы рекомендуем организациям, на которых распространяется действие страховки, подготовить список каждого делового партнера с контактной информацией, чтобы они могли ответить на этот запрос.

OCR будет выбирать объекты аудита путем случайной выборки из пула аудита. Затем выбранные проверяемые будут уведомлены об их участии. Щелкните здесь, чтобы просмотреть образец шаблона, который организации могут использовать для составления списка деловых партнеров.Использование этого шаблона не является обязательным.

Если охваченная организация или деловой партнер не отвечает на информационные запросы, OCR будет использовать общедоступную информацию об организации для создания своего пула аудита. Организация, которая не отвечает на OCR, может быть выбрана для аудита или проверки соответствия.

Как будет работать программа аудита?

OCR планирует проводить кабинетные и выездные аудиты как для охваченных организаций, так и для их деловых партнеров.Первый этап аудиторских проверок будет включать в себя кабинетные аудиты охватываемых организаций, за которыми последует второй этап камеральных аудитов деловых партнеров. Эти аудиты будут проверять соответствие конкретным требованиям Правил конфиденциальности, безопасности или уведомления о нарушениях, и проверяемые будут уведомлены о предмете (ах) их аудита в письме с запросом документа. Все камеральные аудиты на этом этапе будут завершены к концу декабря 2016 года.

Третий набор аудитов будет проводиться на месте и изучит более широкий спектр требований Правил HIPAA, чем кабинетные аудиты.Некоторые аудируемые лица могут подлежать последующему аудиту на месте.

В процессе аудита будут использоваться общие методы аудита. Субъектам, выбранным для аудита, будет отправлено уведомление по электронной почте об их выборе, и им будет предложено предоставить документы и другие данные в ответ на письмо с запросом документов. Проверяемые организации будут подавать документы в режиме онлайн через новый защищенный портал аудита на веб-сайте OCR. Во время этих аудитов Фазы 2 будет меньше личных посещений, чем на Фазе 1, но проверяемые должны быть готовы к посещению объекта, когда OCR сочтет это целесообразным.Аудиторы изучат документацию, а затем разработают проект результатов и поделятся с организацией проектом. Проверяемые будут иметь возможность ответить на эти предварительные выводы; их письменные ответы будут включены в окончательный аудиторский отчет. Отчеты об аудите обычно описывают, как проводился аудит, обсуждают любые выводы и содержат ответы организаций на предварительные выводы.

Что делать, если организация не отвечает на запросы OCR о предоставлении информации?

Если организация не отвечает на запросы информации от OCR, включая проверку адреса, анкету аудита для предварительной проверки и запрос документов этих выбранных организаций, OCR будет использовать общедоступную информацию об организации для создания своего пула аудита.Организация, которая не отвечает на OCR, может быть выбрана для аудита или проверки соответствия.

Каковы общие сроки проведения аудита?

В ближайшие месяцы OCR письменно уведомит выбранные охваченные организации по электронной почте об их выборе для кабинетного аудита. В письме с уведомлением OCR представлена ​​команда аудиторов, объясняется процесс аудита и более подробно обсуждаются ожидания OCR. Кроме того, в письме будут содержаться первоначальные запросы на документацию.OCR ожидает, что охваченные организации, которые являются предметом аудита, предоставят запрошенную информацию через безопасный портал OCR в течение 10 рабочих дней с даты запроса информации. Все документы должны быть в цифровой форме и представлены в электронном виде через безопасный онлайн-портал.

После того, как эти документы будут получены, аудитор рассмотрит представленную информацию и предоставит проверяемой организации предварительные заключения. У проверяемых будет 10 рабочих дней на то, чтобы просмотреть и отправить аудитору письменные комментарии, если таковые имеются.Аудитор заполнит окончательный аудиторский отчет для каждой организации в течение 30 рабочих дней после ответа проверяемой организации. OCR предоставит копию окончательного отчета проверяемой организации.

При проведении камеральных аудитов охватываемых организаций OCR будет копировать процесс уведомления и запроса документов для инициирования камеральных аудитов выбранных деловых партнеров. OCR предоставит копию окончательного отчета проверяемому деловому партнеру.

Аналогичным образом, организации будут уведомлены по электронной почте о своем выборе для аудита на месте.Аудиторы назначат вступительную конференцию и предоставят дополнительную информацию о процессе аудита на месте и ожиданиях от аудита. Каждый аудит на месте будет проводиться на месте в течение трех-пяти дней, в зависимости от размера компании. Аудит на месте будет более комплексным, чем кабинетный аудит, и будет охватывать более широкий спектр требований Правил HIPAA. Как и при камеральном аудите, у организаций будет 10 рабочих дней на рассмотрение проекта результатов и предоставление письменных комментариев аудитору. Аудитор заполнит окончательный аудиторский отчет для каждой организации в течение 30 рабочих дней после ответа проверяемой организации.OCR предоставит копию окончательного отчета проверяемой организации.

Что происходит после аудита?

Аудиты — это, прежде всего, деятельность по улучшению соблюдения нормативных требований. OCR рассмотрит и проанализирует информацию из окончательных отчетов. Обобщенные результаты аудитов позволят OCR лучше понять усилия по соблюдению конкретных аспектов правил HIPAA. Как правило, OCR использует отчеты аудита, чтобы определить, какие виды технической помощи следует разработать и какие виды корректирующих действий будут наиболее полезными.На основе информации, полученной в результате аудитов, OCR разработает инструменты и руководства, которые помогут отрасли в самооценке соответствия и предотвращении нарушений.

Если аудиторский отчет указывает на серьезную проблему соответствия, OCR может инициировать проверку соответствия для дальнейшего расследования. OCR не будет публиковать список проверенных организаций или результаты отдельного аудита, которые четко идентифицируют проверяемую организацию. Однако в соответствии с Законом о свободе информации (FOIA) от OCR может потребоваться выпуск писем с уведомлением об аудите и другой информации об этих аудитах по запросу общественности.Если OCR получит такой запрос, мы будем соблюдать правила FOIA.

Как это повлияет на потребителей?

Программа аудита — важный инструмент, помогающий обеспечить соблюдение мер защиты HIPAA в интересах отдельных лиц. Например, программа аудита может выявить многообещающие методы или причины утечки информации о здоровье и поможет OCR создать инструменты для покрываемых организаций и деловых партнеров, чтобы лучше защитить индивидуально идентифицируемую информацию о здоровье.Опасения по поводу соответствия, выявленные и устраненные в ходе аудита, будут способствовать повышению конфиденциальности и безопасности медицинских записей. Техническая помощь и многообещающие методы, которые генерирует OCR, также помогут юридическим лицам и деловым партнерам, на которые распространяется действие страховки, в улучшении их усилий по обеспечению безопасности и сохранности медицинских записей. В процессе аудита OCR будет продолжать принимать жалобы от частных лиц и запускать проверки соответствия, если это необходимо; Обязательства по соблюдению договорных обязательств юридических лиц и деловых партнеров остаются в силе.

Будет ли аудит отличаться в зависимости от размера и типа участников?

Протоколы аудита предназначены для работы с широким кругом охваченных организаций и деловых партнеров, но их применение может варьироваться в зависимости от размера и сложности проверяемой организации.

Будут ли аудиторы рассматривать правила конфиденциальности и безопасности для конкретного штата в дополнение к правилам HIPAA в отношении конфиденциальности, безопасности и уведомления о нарушениях?

Нет, программа аудита не выходит за рамки Правил конфиденциальности, безопасности и уведомления о нарушениях.

Кто несет ответственность за оплату услуг аудиторов на месте?

Департамент здравоохранения и социальных служб отвечает за аудиторов на местах. Ни застрахованные организации, ни их деловые партнеры не несут ответственности за расходы по программе аудита.

Об аудитах и ​​обзорах

Процесс аудита

Как правило, типичный аудит включает следующие последовательные шаги:

• Планирование вводной конференции для обсуждения целей аудита, сроки, а также формат и распространение отчета.
• Оценка устойчивости внутреннего контроля или бизнеса системы и операции.
• Тестирование внутреннего контроля для обеспечения правильной работы.
• Обсуждение с руководством всех предварительных наблюдений.
• Обсуждение с руководством проекта аудиторского отчета и их ответы, если таковые имеются, до выпуска финального аудиторский отчет.
• Рассмотрение критических вопросов, поднятых в аудиторских отчетах чтобы определить, были ли они успешно решены.

Аудит

Типы проверок и проверок:

1. Финансовый аудит или обзоры
2. Операционный аудит
3. Обзоры отдела
4. Аудиты информационных систем
5. Комплексный аудит
6. Следственные аудиты или обзоры
7. Последующие проверки

Финансовый аудит

Исторически ориентированная независимая оценка, выполняемая с целью подтверждения справедливости, точности и надежности финансовых данных.Внешние аудиторы CSULB, KPMG, проводят такую ​​проверку. Директор CSULB по финансовой отчетности координирует работу этих аудиторов в нашем кампусе.

Операционный аудит

Ориентированная на будущее, систематическая и независимая оценка организационной деятельности. Финансовые данные могут быть использованы, но основными источниками доказательств являются операционная политика и достижения, связанные с целями организации. Внутренний контроль и эффективность могут быть оценены во время этот вид обзора.

Проверка отдела

Анализ административных функций за текущий период, чтобы оценивать адекватность контроля, сохранность активов, эффективное использование ресурсов, соблюдение соответствующих законов, правила и политика университета и целостность финансовой Информация.

Аудит информационных систем (ИС)

Существует три основных вида аудитов ИБ, которые могут выполняться:

1. Обзор общего контроля

   Обзор средств контроля, которые регулируют разработка, эксплуатация, обслуживание и безопасность прикладные системы в частности окружающая обстановка.Этот тип аудита может включать проверку дата-центр, операционная система, программный инструмент безопасности, или процессы и процедуры (например, процедура контроля изменения производственной программы) и др.

2. Обзор средств управления приложениями

   Обзор средств управления для специфическая прикладная система. Это потребует экспертизы контроля над ввод, обработка и вывод системных данных.Передача данных проблемы, безопасность программ и данных, контроль системных изменений, также рассматриваются вопросы качества данных.

3. Обзор разработки системы

   Обзор разработки новая система приложений. Это предполагает оценку процесс разработки как а также продукт. Также учитываются общие контроль над новым приложением, особенно если новое действующее будет использоваться среда или техническая платформа.

Комплексный аудит

Это комбинация операционного аудита, отдел обзор, а также обзор средств контроля приложений аудита ИБ. Этот тип обзора позволяет очень всесторонне изучить функциональная работа в университете.

Следственный аудит

Это аудит, который проводится в результате сообщения о необычной или подозрительной деятельности со стороны лица или отдела.Обычно он сосредоточен на конкретных аспектах работы отдела или отдельного лица. Всем членам сообщества кампуса предлагается на конфиденциальной основе сообщать о подозрениях в ненадлежащей деятельности в отдел публичных записей и аудита:

Джин Вольгезоген, MPA, CISM
Public Records and Audit Liaison
(562) 985-4862
[email protected]

Последующий аудит

Это аудит, проводимый примерно через шесть месяцев после выпуска аудиторского отчета.Они предназначены для оценки корректирующих действий, предпринятых в отношении ранее выявленных проблем или отчетов аудита. Когда последующие аудиты проводятся по отчетам внешних аудиторов, их результаты могут быть сообщены этим внешним аудиторам.

процесс аудита DOR | Mass.gov

Существует 2 основных типа аудитов. Многие проверки, известные как кабинетные, просты и могут быть выполнены быстро посредством писем между Департаментом и налогоплательщиком.

В других случаях DOR может потребоваться проверить бухгалтерские книги, записи и т. Д. Налогоплательщика., чтобы проверить свои налоговые обязательства. Эти проверки известны как выездные проверки.

Кабинетные проверки

Уведомление о намерении произвести оценку (NIA) с подробным описанием причин любого предлагаемого изменения налога будет выдано налогоплательщику, если будет установлено, что полная сумма налога не была начислена на основании проверки налоговой декларации или обзора DOR. записи.

Уведомление об отказе в подаче документов (NFF) обычно выдается налогоплательщикам, если:

• Налогоплательщик не подал необходимую налоговую декларацию
• Несоответствия или сомнительные вопросы возникают во время предварительного просмотра истории подачи документов.

После уведомления налогоплательщик несет ответственность за предоставление запрошенной информации и / или соблюдение инструкций NIA или NFF.

Такая проверка обычно быстро завершается посредством информационных писем между Департаментом и налогоплательщиком. Обычно аудитор отправляет налогоплательщику уведомление с запросом дополнительной информации о предмете или предметах, подлежащих возврату, или уведомляет налогоплательщика об ошибке, которую необходимо исправить. В уведомлении аудитора:

• Укажите характер проблемы и объясните возможные изменения в налоговой ситуации налогоплательщика;
• Попросить налогоплательщика предоставить дополнительную информацию или объяснение, почему налогоплательщик не согласен с предлагаемыми изменениями;
• Сообщите налогоплательщику дату, до которой должен быть предоставлен ответ; и
• Сообщите налогоплательщику имя и номер телефона сотрудника DOR, который проводит проверку.

Важно отвечать на все уведомления, отправляемые вам Департаментом, поскольку невыполнение этого требования может повлечь за собой ответственность за уплату любых дополнительных налогов, процентов и штрафов, подлежащих уплате.

Fi

полевые аудиты

Перед выездным аудитом с вами свяжется аудитор, чтобы договориться о удобном времени для встречи в офисе DOR. Если вы проводите аудит бизнеса, встреча будет местом проведения встречи.

Аудиты также могут быть организованы по взаимному согласию в офисе вашего бухгалтера или другого представителя.

Полевые проверки обычно проводятся в обычное рабочее время. Мы будем работать с вами, чтобы минимизировать влияние аудита на ваш график или бизнес-операции.

Аудитор:

• Опишите типы записей, которые вам нужно будет отображать, и
• Объяснить планируемый метод и процедуры аудита.

Аудитор также:

• Предоставить вам копию Билля о правах налогоплательщиков штата Массачусетс
• Ответьте на любые вопросы, которые могут у вас возникнуть относительно ваших прав
• Определите, как будут рассматриваться ваши записи
• Обсудите компанию и спросите, как ведутся ваши записи, если вы являетесь бизнесом
• Попросить вас определить другие проблемы, которые могут повлиять на аудит
• Определить методику проведения аудита
• Проведите детальный аудит, который включает просмотр всех ваших записей.