Как заполнить накладную на товар образец: Товарная накладная торг-12 — образец заполнения 2021

бланк, образец заполнения ТОРГ-12, ТОРГ-2, ТОРГ-3

Если вам нужно вернуть отдельный товар или целую партию товаров, вам потребуется заполнить специальную накладную. Именно данный документ позволяет урегулировать отношения между предпринимателями и юридическими лицами.

Важно понимать, что в розничной торговле данная возвратная накладная не используется. То есть возвратная накладная не нужна, если вы хотите, например, вернуть платье, купленное в бутике. Она составляется исключительно ИП или юрлицами в случае возникновения весомых причин, всегда в двух экземплярах.

Поговорим о заполнении, формах возвратной накладной подробней. Поможем вам получить образцы возвратных накладных.

По каким причинам можно вернуть товар по накладной

Давайте сначала разберемся, в каких ситуациях вам потребуется заполнить накладную, чтобы вернуть товар поставщику:

• Поставленный товар вовсе не отвечает вашей заявке. Проще говоря, вы заказали партию лосося и мидий, а вам пришли горбуша и креветки. Вам этот товар не нужен, поставщик явно не выполнил заказ.
• Реальный артикул товаров не отвечает накладной.
• Товар поступил в поврежденном виде, его во время транспортировки явно не берегли.
• Брак. Качество изделий не отвечает вашим ожиданиям, такой товар явно никто не купит по заявленной цене.
• Пересортица.
• Были нарушены условия оплаты за ранее поставленный товар.
• Нет сертификатов качества или они просрочены.
• Срок годности поставленных товаров уже истек.

Возвратная накладная необходима, чтобы весь процесс возвращения товара был правильно оформлен бухгалтерией.

Какие формы возвратной накладной существуют

Для того чтобы правильно провести весь товар, уже принятый на учет, но подлежащий возврату по перечисленным нами причинам, используются такие формы возвратной накладной:

• ТОРГ-12. Самый популярный вариант, заполняется именно на товары, которые уже успели принять на учет, то есть провести по бухгалтерии.
• ТОРГ-2. Заполняется исключительно на отечественную, российскую продукцию еще до ее приемки на учет.
• ТОРГ-3. Здесь, напротив, речь идет об импортном товаре.

Важно

Правильно выбирайте форму возвратной накладной! Это ускорит процесс возвращения товара, его приемки поставщиком, поможет быстро вернуть потраченные на закупку деньги.

В какие сроки можно подать возвратную накладную ТОРГ-12

Возьмем самый распространенный вариант — накладную ТОРГ-12.

По ней можно вернуть товар поставщику практически в любое время, главное, чтобы сроки отвечали следующим требованиям:

• сроку годности, который указывается непосредственно на упаковке или же в документации, приложенной к документам на поставку;
• гарантийному сроку, который поставщик обязан указать в документах;
• два года с того момента, когда был куплен товар. Эта норма действует, если поставщик не указал гарантийный срок.

Если речь идет о розничных торговых точках, то они исчисляют сроки законного возврата товаров с момента начала их продаж. Эта норма действует, если качество товара не отвечало заявленному.

Какие сопроводительные документы нужны к возвратной накладной

Одной единственной накладной ТОРГ-12 вам будет недостаточно, чтобы успешно вернуть забракованный товар поставщику и получить обратно оплаченные средства.

Потребуются дополнительные, сопроводительные документы:

• Претензия. Ее можно составить в произвольной форме, нет строгого бланка. Главное — четко расписать, по каким причинам вы не хотите принимать данный товар, какие претензии к нему возникли.
• Акт приема товара. В этом документе должна быть полная информация о товаре именно на момент получения. Важно указать дату приемки и заверить документ своей подписью.
• Счет-фактура. Данный документ необходим, если вы уже приняли товар на бухгалтерский учет.

Обратите внимание

Проследите за тем, чтобы суммы приема товара на учет и возврата были идентичными! Исключение составляют только те случаи, когда вы возвращаете часть товара, а не всю партию.

Особенности заполнения бланка возвратной накладной: образец

Если вы хотите правильно, по всем требованиям заполнить возвратную накладную, вам следует четко и в полном объеме заполнить следующие реквизиты:

• Дата документа и номер. Должны отвечать реальной дате заполнения и нумерации, которую ведет бухгалтерия компании.
• Поставщик. Нужны все его реквизиты, в том числе банк и счет в нем.
• Отправитель груза. Если грузоотправителем был сам поставщик, продублируйте данные из строки о нем. В любом случае нельзя оставлять данный раздел документа пустым, с прочерками.
• Плательщик. Сюда нужно четко и в полном объеме внести данные контрагента, который будет платить по данной накладной.
• Получатель груза. Тут уже можно написать, что получателем груза будет поставщик, реквизиты которого мы уже переписали. Просто напишите «он же» в таком случае. Напомним, что в графе «грузоотправитель» данный метод использовать нельзя!
• Таблица с идентификацией возвращаемого товара. Включает наименование, количество, единицы измерения, стоимость, суммы, итого.
• Основание возврата. Вписываются дата и номер документа, на основании которого товар можно законно вернуть поставщику. Это может быть претензия, договор поставки, дополнительные соглашения.
• Печати и подписи, причем обоих сторон. Другая, принимающая сторона должна также указать дату, когда получила накладную.

Важно

Отсутствие одного из данных реквизитов может позволить поставщику не принять вашу накладную на возврат товаров и, соответственно, сам товар.

Напомним, что сумма в возвратной накладной может отличаться от суммы принятого товара, если поставщику отправляется не вся партия целиком, а только брак.

Заключение

Причин вернуть товар поставщику может быть много. Такие ситуации достаточно часто встречаются в практике работы самых разных предприятий. Главное в этом случае правильно оформить документы, в первую очередь возвратную накладную, чтобы поставщик точно принял неподходящий собственный товар обратно и вернул деньги, ранее выплаченные за него. Уверены, что наша простая, понятная, но, в то же время, подробная инструкция поможет вам в этом.

Шаг 3. Подготовьте сопроводительные документы

Если вы поставщик и работаете по договору реализации или закупки, читайте, как поставить товары на склад, в разделе Инструкции для поставщиков.

Заполните и распечатайте транспортную накладную

Заполните транспортную накладную, распечатайте ее в трех экземплярах и подпишите. Не нужно загружать накладную в системе ЭДО.

Скачать пустой шаблон

Заполните поля:

Поле или блок	Что указывать
Заказ (заявка)	Дату и номер заявки на поставку, как в личном кабинете.
Грузоотправитель	Название, адрес и банковские реквизиты вашей компании.
Грузополучатель	Юридическое лицо, адрес и банковские реквизиты склада, на который поставляете товар. Реквизиты складов Ozon
Отгрузочное наименование груза	Названия товаров, например, «Книги».
Количество грузовых мест	Количество палет или коробок, например, «2 палеты» или «5 коробок».
Массу и габариты	Суммарные вес и габариты всех товаров, например, «Масса брутто: 51 кг, 1,5 м3».
Сопроводительные документы	Номер УПД-2, например, «УПД-2 123456».
Объявленная стоимость (ценность)	Суммарную объявленную ценность всех товаров, она должна совпадать с суммарной стоимостью товаров в УПД-2.
Прием груза и Сдача груза	Адреса мест погрузки и разгрузки, массу товаров и количество грузовых мест (палет или коробок).
Условия перевозки	Укажите «Условия по договору».
Перевозчик	Если доставляет транспортная компания, укажите ее данные, иначе — данные вашей компании. Данные водителя укажите, как в заявке на поставку.

Передайте документы водителю

Передайте водителю транспортные накладные. Если товары доставляет транспортная компания, сложите все документы в файл или прозрачный непромокаемый пакет, напишите на нем «Документы» и приклейте к одной из коробок с внешней стороны.

Не забудьте передать водителю документы и распечатанный пропуск.

Правила заполнения товарно-транспортной накладной

Из статьи вы узнаете, когда и в скольких экземплярах необходимо заполнять товарно-транспортную накладную. Автор приводит примеры заполнения ТТН и оформления товарной накладной по форме ТОРГ–12. В статье объясняется, в каких случаях достаточно оформления ТОРГ–12 без составления товарно-транспортной накладной. Анализируются позиции налоговых органов и арбитражных судов.

Любой аудитор после проверки скажет, что отсутствие товарно-транспортной накладной (ТТН) влечет для организации неприятные налоговые последствия. И он окажется прав, ведь, в соответствии с пунктом 1 статьи 9 закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 129-ФЗ), все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Они служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Рассмотрим более подробно этот вопрос.

Когда надо составлять ТТН

ТТН (образец заполнения см. в Примере 1) является сопроводительным документом при перевозке грузов автомобильным транспортом (п. 2.1.2 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли (утв. письмом ­Роскомторга от 10.07.1996 г. №  1–794/32–5).

При перевозке грузов автотранспортом приемка поступающих материалов осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя (п. 49 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина РФ от 28.12.2001 г. № 119н).

Необходимость составления ТТН грузоотправителем подтверждается также пунктом 47 «Устава автомобильного транспорта РСФСР», утвержденного постановлением Совмина РСФСР от 08.01.1969 г. № 12 (далее — Устав). В соответствии с этим документом грузоотправитель должен представить автотранспортному предприятию или организации на предъявляемый к перевозке груз товарно-транспортную накладную, которая является основным перевозочным документом и по которой производится списание этого груза грузоотправителем и оприходование его грузополучателем.

Перевозка грузов автомобильным транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях осуществляется только при наличии оформленной ТТН (п. 2 инструкции Минфина СССР № 156, Госбанка СССР № 30, ЦСУ СССР № 354/7, Минавтотранса РСФСР № 10/998 от 30.11.1983 г. «О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом» (далее — Инструкция № 156)).

Мнение эксперта

ТТН или ТОРГ–12?

На вопрос отвечает Ларина С.Н., юрист, налоговый консультант

Из вопроса не ясно, кто осуществляет доставку товара: поставщик самостоятельно или с участием перевозчика. Рассмотрим оба варианта.

1. Доставку товара организация осуществляет, привлекая перевозчика.

   Товарная накладная (форма № ТОРГ–12) (образец заполнения смотри в Примере № 2), в соответствии с альбомом унифицированных форм по учету торговых операций, утвержденному постановлением Госкомстата от 25.12.1998 г. № 132, применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации.  Таким образом, ТОРГ–12 является первичным документом, ­удостоверяющим переход права собственности на товар от продавца к покупателю.

   Что же касается ТТН, то, в соответствии с пунктом 2 статьи 785 Гражданского кодекса, заключение договора перевозки груза подтверждается составлением и выдачей отправителю груза товарной накладной. К тому же, как было отмечено выше, ТТН является перевозочным документом и на ее основании производится списание груза грузоотправителем и оприходование грузополучателем.

   Таким образом, и ТОРГ–12, и ТТН подтверждают совершение одной и той же хозяйственной операции — передачу товара продавцом покупателю. Однако факт перевозки грузов следует оформлять именно товарно-транспорт­ной накладной, а ТОРГ–12 выступает как приложение к ТТН. Дело в том, что, в соответствии с пунктом 6 статьи 9 Закона № 129-ФЗ, для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных документов составляются сводные учтенные документы. Поэтому один из документов будет первичным, а второй — сводным.

   На наш взгляд, первичной в рассматриваемой ситуации будет именно транспортная накладная, так как она подтверждает факт отгрузки и доставки товара покупателю. Так, на первой странице ТОРГ–12 есть раздел «Транспортная накладная», в который заносится информация о ТТН.

   Но имейте в виду, что без ТОРГ–12 в указанной ситуации также не обойтись. Отметим, что, в отличие от торговой накладной, в ТТН отсутствует колонка, в которую необходимо заносить информацию об НДС отдельной строкой. А ведь в соответствии с пунктом 4 статьи 168 Налогового кодекса в расчетных документах, первичных учетных документах и в счетах-фактурах суммы НДС должны выделяться отдельной строкой. Именно по этому формальному основанию налоговые работники могут отказать в вычете НДС.

   Что касается рисков по отсутствию ТТН, то они могут возникнуть у покупателя либо у грузоотправителя. В первом случае из-за не подтверждения факта транспортировки товара, во втором — в связи с отсутствием товаросопроводительных документов.  В любом случае, даже при наличии должным образом оформленной товарной накладной и несмотря на положительную судебную практику, во избежание споров с налоговой рекомендуем оформить и ТТН.

2. Поставщик самостоятельно осуществляет доставку товара.

   В этом случае первичным учетным документом будет являться товарная накладная. Первый экземпляр ТОРГ–12 остается у продавца, который сдает материальные ценности и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается покупателю, и на его основании он приходует товары. Второй экземпляр в момент передачи груза передает экспедитор продавца, сопровождающий транспортировку товара. Таким образом, формально в рассматриваемой ситуации достаточно составления ТОРГ–12.

   Однако не стоит забывать о требовании пункта 2.1.1 Правил дорожного движения, согласно которым водитель обязан при себе иметь и по требованию сотрудников милиции передавать им для проверки в том числе товарно-транспортные документы. А ведь при их отсутствии груз могут арестовать.

   ТОРГ–12, как первичный документ бухгалтерского учета, имеет строго определенное назначение — оформление продажи товарно-материальных ценностей сторонней организации и не является сопроводительным транспортным документом. А вот ТТН выступает не только первичным документом, на основании которого продавец списывает товарно-материальные ценности, а получатель приходует, но и сопроводительным перевозочным документом.

   Поэтому и в этой ситуации, аналогично предыдущей, рекомендуем ­оформлять и ТТН, и ТОРГ–12.

   Последствия отсутствия ТТН или неправильно составленных ТТН

   В соответствии с пунктом 2 статьи 9 закона № 129-ФЗ первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты. Форма товарно-транспортной накладной (форма № 1-Т) утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 г. № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее — Постановление № 78).

   Налоговые органы нередко отказывают в вычете НДС при отсутствии ТТН. Суды нередко становятся на сторону налогоплательщика и указывают, что для вычета НДС вполне достаточно иметь надлежаще оформленную товарную накладную и счет-фактуру. Рассмотрим противоположные ситуации, когда отсутствие или неправильное заполнение ТТН приводит к негативным последствиям для организации.

Судебно-арбитражная практика

Ларина С.Н., юрист, налоговый консультант Еще одним аргументом в пользу составления ТТН можно считать пункт 2.1.1 Правил дорожного движения, утвержденных постановлением Правительства РФ от 23.10.1993 г. № 1090. Согласно указанной норме водитель обязан иметь при себе и по требованию сотрудников милиции передавать им для проверки в том числе товарно-транспортные документы. Отсутствие указанных в пункте 2.1.1 Правил дорожного движения сопроводительных документов является достаточным ­основанием для ареста перевозимых товарно-материальных ценностей. ТТН является единственным документом, служащим для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета (п. 6 Инструкции № 156). ТТН на перевозку грузов автомобильным транспортом необходимо составить грузоотправителю на каждую поездку автомобиля для каждого грузополучателя в отдельности с обязательным заполнением всех реквизитов (п. 10 Инструкции № 156). ТТН должны быть в обязательном порядке приложены к путевым листам (п. 17 Инструкции № 156). Однако здесь есть исключения (п. 5 Инструкции № 156). ТТН не понадобится: для перевозки грузов, по которым не ведется складской учет; для использования автомобилей при обслуживании линий связи и электропередач, нефтегазопроводов, киносъемок; для перевозки почты и периодической печати; при научно-изыскательских, геологических работах; при сборе вторичного сырья. Поскольку путевые листы составляются всеми организациями, имеющими собственный или арендованный автотранспорт, при выпуске автомобиля на линию (п. 15 Инструкции № 156) ТТН следует составлять, если доставка груза осуществляется силами грузоотправителя. Таким образом, ТТН составляется грузоотправителем в двух случаях: если доставка груза осуществляется силами автотранспортной организации; если доставка груза осуществляется грузоотправителем на собственном или арендованном автотранспорте. В том случае, если покупатель (грузополучатель) вывозит груз самостоятельно, оформления ТТН не требуется.

Например, ФАС Восточно-Сибирского округа в постановлении от 17.08.2004 г. по делу № А19–5570/04–24-Ф02–3221/04-С1 принял сторону налогового органа, аргументировав свою позицию тем, что наличие товаросопроводительных документов для обоснованности принятия к вычету НДС является обязательным. При подаче налоговой декларации на возмещение налога на добавленную стоимость предприятие не представило товарно-транспортные накладные, которые, по мнению суда, являются первичными документами, ­подтверждающими принятие товара на учет.

Судебно-арбитражная практика

По делу от 23.05.2006 г. № А56–44240/2005 ФАС Северо-западного округа также принял решение об отказе в вычете НДС в связи с тем, что представленные ТТН были неправильно оформлены. Они не могли быть приняты судом в качестве надлежащих доказательств перевозки (транспортировки) и оприходования товара.

Судебно-арбитражная практика

По делу от 02.02.2006 г. № А13–1712/2005–28 ФАС Северо-западного округа суд также не принял неправильно оформленные ТТН в качестве ­доказательств приобретения товара и произведенных затрат.

Судебно-арбитражная практика

В постановлении ФАС СЗО от 20.03.2006 г. по делу № А56–37882/2005 отсутствие у организации товарно-транспортных накладных, по мнению суда, явилось одним из доказательств его недобросовестности, на основании которых организации было отказано в налоговых вычетах по НДС.

Судебно-арбитражная практика

В постановлении ФАС СЗО от 17.11.2004 г. № А05–6133/04–11 отсутствие ТТН суд расценил как отсутствие первичных документов. На этом основании представители Фемиды приняли решение о привлечении организации к ответственности по пункту 3 статьи 120 Налогового кодекса за отсутствие первичных документов и доначислении налога на прибыль и НДС.

Порядок заполнения ТТН

В соответствии с Постановлением № 78 ТТН выписывается в четырех экземплярах. Первый — остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей. Второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю.

Второй — сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза.

Третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями грузополучателя, сдаются организации — владельцу автотранспорта.

Третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, транспортная организация прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику — заказчику автотранспорта, а четвертый прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

Более подробная инструкция о заполнении этой формы в нормативных документах отсутствует. В разделе 2 Инструкции № 156 были приведены разъяснения, но они относятся к форме № 1-Т, которая являлась ­приложением № 1 к данной Инструкции и была отменена Постановлением № 78.

Пример 1 Пример 2

Как выставить счет, плюс пример счета

Для успеха любого вида бизнеса вам нужно получать деньги.

Независимо от того, работаете ли вы один раз в месяц или ведете писательский бизнес на полную ставку, вам необходимо выяснить, сколько ваши клиенты должны вам, и отправить им счет. Многие компании даже не думают платить фрилансеру, пока не получат счет.

Это означает, что вам нужно уметь составлять счет.

Но с чего начать? Как создать профессиональный счет? Как и когда вы отправляете его своему клиенту?

В этом посте мы расскажем обо всех основах выставления счета.Мы начнем с демонстрации вам примера счета-фактуры, чтобы вы могли наглядно представить, как сочетаются все элементы. Затем мы рассмотрим эти компоненты и объясним, что включать в счет. Наконец, мы обсудим, как и когда отправлять счет.

Если вы планируете регулярно выставлять счета клиентам, разумно приобрести генератор счетов, поэтому мы рассмотрим ваши варианты и для них.

Давайте начнем с нашего примера счета.

Пример счета

Вот образец счета-фактуры, который включает все элементы, которые мы подробно рассмотрим в этой публикации.

Чтобы загрузить PDF-файл в качестве примера, просто щелкните изображение.

Мы специально упростили этот образец счета. Вам не нужен модный счет-фактура, вам просто нужно указать всю нужную информацию!

Как выставить счет: вот что в нем должно быть

Послушайте, мы знаем, что отправить первый счет может быть непросто, особенно если вы хотите выглядеть профессионально.

Но вы уже сделали всю работу для своего клиента, и это самая сложная часть! Если вы находитесь на этапе создания счета-фактуры, вы уже выяснили, как стать писателем-фрилансером.

Кроме того, как мы видели выше в образце счета-фактуры, ваш счет-фактура не обязательно должен быть необычным. Он просто должен быть профессиональным и выполнять свою работу.

Вот что нужно включить, когда вы учитесь составлять счет.

1. Жатка профессиональная

Первым элементом вашего счета-фактуры должно быть название вашей компании или ваше полное имя профессиональным и легко читаемым шрифтом.

Если у вас есть логотип для вашего бизнеса, включите его в заголовок.Но не волнуйтесь, вам не нужен логотип ; вы также можете просто написать свое имя в тексте. Независимо от того, используете ли вы логотип или текст, размер шрифта вашего имени или компании должен быть немного больше, чем остальной текст в счете, и выделен жирным шрифтом для выделения.

2. Ваша контактная информация

Далее вам нужно будет указать свою контактную информацию.

По крайней мере, это включает ваш почтовый адрес, номер телефона, адрес электронной почты и веб-сайт, прямо под названием вашей компании.Чтобы облегчить чтение, попробуйте ввести информацию в несколько строк, например:

Жизнь записи
P.O. Box 12345
Anywhere, US 12345
[email protected]
123-456-7890
thewritelife.com

Вы можете указать свою контактную информацию в верхнем левом или правом углу счета. Мы видели, как это делается в обоих направлениях.

3. Контактная информация клиента

Далее при создании счета вам нужно указать получателя или для кого счет.Включите имя получателя, адрес, номер телефона, адрес электронной почты, веб-сайт и любую другую информацию. Вы можете вернуться к этому разделу позже, если вам потребуется отследить авансовый платеж, чтобы вы могли включить туда всю контактную информацию клиента.

Некоторые фрилансеры помещают свою контактную информацию на противоположной стороне от контактной информации клиента, а некоторые фрилансеры выравнивают все это по левому краю. Делайте то, что считаете нужным!

4. Номер счета

Затем слева от счета под всей контактной информацией добавьте номер счета.

Что такое номер счета? Это просто идентификатор, который помогает вам отслеживать свои счета. Неважно, какую систему нумерации вы используете, просто убедитесь, что она в последовательном порядке, чтобы не запутаться.

Например, если это ваш первый счет-фактура, вы можете начать с # 1001. Тогда ваш следующий счет будет № 1002, даже если он выставлен другому клиенту. Каждому счету присваивается номер, поэтому вы можете легко отслеживать, кто оплатил, а кто не оплатил.

Это размещение позволяет легко отслеживать важную информацию — как для вас, так и для получателя.

5. Дата подготовки

Добавьте дату, которая показывает, когда вы отправили счет клиенту.

Строка «Дата подготовки» важна, потому что на нее нужно будет ссылаться, если клиент долго платит вам. Мы поговорим об этом в ближайшее время, в соответствии с условиями оплаты.

6. Срок оплаты

Укажите, когда именно должна быть осуществлена ​​оплата. Срок выполнения полностью зависит от вас, но большинство фрилансеров (и систем выставления счетов) используют 30-дневный, 45-дневный или 60-дневный график.Вы также можете сделать счет «К оплате при получении», чтобы получатель должен был оплатить счет как можно скорее.

Это не должно быть первым случаем, когда ваш клиент слышит о сроке платежа. Когда вы согласились выполнить работу — и, надеюсь, подписали контракт или, по крайней мере, согласились с условиями по электронной почте — вы должны были согласовать с клиентом свои ожидания относительно условий оплаты.

Если клиент не заплатит вовремя, вы можете вернуться к этой дате, а также к заранее подготовленной дате, если это необходимо.

7.Варианты оплаты

Обычно для клиента полезно указать варианты оплаты: предпочитаете ли вы, чтобы оплата производилась наличными, чеком, кредитной картой или такой услугой, как PayPal.

(Если PayPal является вашим предпочтительным способом оплаты, разумно добавить свой адрес электронной почты PayPal в счет, чтобы они отправили платеж в нужное место.)

Некоторые компании предлагают прямой депозит, если вы работаете на них на регулярной основе, но, скорее всего, вам придется отправлять счет для запроса оплаты каждый раз, когда вы завершаете проект.

8. Условия оплаты

Наряду с требуемым сроком оплаты вы можете указать, взимаете ли вы плату за просрочку для счетов, которые оплачиваются после истечения срока их оплаты. Некоторые фрилансеры используют эту стратегию, чтобы обеспечить своевременную оплату. Типичная плата за просрочку платежа составляет 20 процентов от стоимости счета.

Если вы решите использовать штраф за просрочку платежа, мы рекомендуем напомнить клиенту хотя бы один или два раза, что счет просрочен, и дать ему возможность оплатить его без комиссии.

Хотя очевидно, что вам платят, вы также хотите поддерживать отношения с клиентом, чтобы вас снова пригласили работать с клиентом в будущем.

9. Состав услуг

Наконец, добавьте разбивку оказанных услуг, чтобы клиент точно знал, за что он платит.

Если клиент нанял вас для выполнения нескольких услуг, добавьте каждую в новую строку, чтобы ее было легче усвоить.

10.Сумма к оплате

Конечно, не забудьте добавить, сколько вам должен клиент!

Если ваша разбивка услуг включает несколько позиций, покажите, сколько стоит каждая из этих позиций. Это может быть стоимость услуги или количество часов, которые вы отработали по согласованной ставке.

Наконец, просуммируйте все эти позиции, чтобы показать полную сумму к оплате. Эта сумма выделена полужирным шрифтом для акцента, чтобы в счете было легко увидеть, когда клиенту нужно выяснить, сколько нужно заплатить.

11. Спасибо

Почему бы не добавить индивидуальности, чтобы поддержать отношения с клиентами?

Под общей суммой добавьте благодарственное письмо. Или, если вам нужно добавить какую-либо дополнительную информацию или напоминания, это хорошее место, чтобы добавить и это.

Как отправить счет

Если вы пишете счет от руки, экспортируйте его в формате PDF, чтобы получатель не мог его изменить. Затем отправьте PDF-файл счета вашему клиенту в виде вложения по электронной почте.

Один совет, если вы выставляете счет по электронной почте, — укажите номер счета и сумму в строке темы электронного письма.Таким образом, вам и вашему клиенту будет легко найти, что увеличивает шансы на то, что вам заплатят вовремя.

Когда отправлять счет

Когда вы согласовываете с клиентом условия вашей работы и подписываете контракт, вы должны указать, как часто вы планируете выставлять счета и когда вам следует получать деньги. Например, для повторяющейся работы вы можете согласиться выставлять счет первого числа каждого месяца или раз в две недели, чтобы вам платили каждую вторую пятницу.

Для разовых заданий наиболее распространенной практикой является выставление счета после завершения работы.Однако, если вы не уверены, вы можете просто спросить своего клиента: «Завершена ли наша работа? Могу я отправить вам счет-фактуру? »

Для крупных внештатных работ, таких как задания, когда вы и ваш клиент согласовали гонорар в размере 1000 долларов или более, вы можете выставлять счет несколько раз на протяжении всего проекта. Например, вы можете выставить счет на половину суммы в начале, а затем на половину, когда проект будет завершен. Или вы и ваш клиент можете согласовать этапы, которые требуют оплаты, например, завершение набросков для длинного проекта или завершение черновика работы.

Когда выставлять счет, действительно зависит от вас; просто убедитесь, что вы и ваш клиент согласны с этим, прежде чем приступить к работе.

В любом случае, регулярно выставляйте счета своим клиентам. У вас больше шансов получить оплату вовремя, если ваш клиент получает счета регулярно , а не время от времени.

Используйте систему выставления счетов для упрощения этого процесса

Хотя вы можете создать счет самостоятельно или использовать бесплатный шаблон счета в Документах Google, зачастую проще использовать генератор счетов.Эти системы обычно включают в себя и другие функции, полезные для фрилансеров, например учет рабочего времени.

Программа для выставления счетов создает счет за вас. Вы добавляете информацию, и она оформляется профессионально.

Он также хранит эту информацию, поэтому, если вы отправляете другой счет тому же клиенту, вам не нужно вводить его снова. Хранение всех ваших счетов в одном месте также может быть полезным, и большинство программ для выставления счетов покажут вам, какие из них уже оплачены, а какие ожидают оплаты или просрочены.

Есть много инструментов на выбор, и мы описали некоторые из наших любимых, в том числе Harvest, Freshbooks и ZoHo, в этом посте, посвященном параметрам генератора счетов. Многие из них предлагают бесплатный вариант или, по крайней мере, бесплатную пробную версию.

Первоначальная версия этой истории была написана Кэрри Смит. Мы обновили сообщение, чтобы оно было более полезным для наших читателей.

Фото через Andrey_Popov / Shutterstock

Как мне заполнить счет-фактуру?

Вот пошаговое руководство о том, как вы можете заполнить счет-фактуру для своего клиента в Avaza.См. Объяснение доступных полей ниже.

Рисунок: Руководство по заполнению счета Avaza

• Счет-фактура №: По умолчанию Avaza генерирует порядковые номера для ваших Счетов-фактур на основе последнего наибольшего числа. Вы можете удалить / обновить префикс счета-фактуры по умолчанию через «Настройки»> «Настройки счета-фактуры». Чтобы сбросить номер счета-фактуры обратно на 1, вы можете просто назначить новый префикс счета-фактуры. Следующий номер счета-фактуры будет автоматически установлен на 1, а затем будет последовательно увеличиваться оттуда.
• Дата выдачи: По умолчанию это дата создания счета-фактуры.
• Срок оплаты: При желании вы можете выбрать срок оплаты для счета-фактуры. Если вы установили условия торговли в настройках счета-фактуры, вы уже увидите предварительно заполненную дату, основанную на этой настройке, или вы можете выбрать произвольную дату.
• Валюта: Основывается на валюте клиента, для которого создается счет-фактура. Это можно изменить, перейдя в «Контакты»> «Внешние контакты»> «Щелкнув по названию компании клиента», но только в том случае, если для этого клиента не было создано никаких транзакций.
• Заказ на поставку №: При необходимости вы можете ввести № заказа на поставку.
• Контактное лицо клиента: Вы можете назначить контактное лицо в компании-клиенте, которому будет адресован счет. Вы можете включить эту функцию, отредактировав соответствующий шаблон счета-фактуры и включив параметр «Показать контакт с клиентом» на вкладке «Макет». Узнайте больше здесь.
• Шаблон счета-фактуры: По умолчанию это шаблон, выбранный на уровне внешней компании. Шаблоны позволяют создавать другой макет и искать счета-фактуры в соответствии с вашими требованиями (например, отображать / скрывать столбцы, изменять язык или требования для отображения налогов или скидок определенным образом).Это можно изменить, перейдя в «Настройки»> «Настройки счета-фактуры»> «Добавить шаблон», или вы можете нажать «Изменить» при просмотре счета-фактуры после нажатия кнопки «Сохранить», чтобы вносить изменения на лету.
• Суммы: Если начисляемая вами цена за единицу не включает налог, выберите «Без учета налога». Если он включает налог, выберите «С учетом налогов».
• Скидка: Это скидка по умолчанию, которую вы можете применить к счету-фактуре, который автоматически заполнит поле скидки по строке.Его необходимо ввести перед добавлением каких-либо позиций, чтобы применить к ним по умолчанию.
• Тема: Используется в качестве темы электронного письма и заголовка проекта (если вы конвертируете счет-фактуру в проект).

Добавьте отдельные позиции в разделе «Детали позиции». Вы можете использовать кнопки «Добавить время», «Добавить расходы» и «Добавить фиксированную сумму», чтобы импортировать массовые записи или ввести отдельные позиции произвольной формы. Вы можете удалить позиции, нажав «x» в конце каждой строки.

• Тип: Это ваш список предметов инвентаря.Товарно-материальные ценности — это то, за что вы выставляете счета своим клиентам. Эти элементы позволяют быстро выставлять счета своим клиентам, предварительно заполнив большинство полей. Подробнее о предметах инвентаря читайте здесь.
• Описание: Введите описание, объясняющее вашему клиенту, к чему относится данная позиция.
• Кол-во: При необходимости выберите количество. По умолчанию это 1.
• Цена за единицу: Введите цену за единицу.
• Скидка: Если вы не применили ставку скидки по умолчанию вверху, вы можете сделать это для каждой позиции.
• Ставка налога: Выберите ставку налога из раскрывающегося списка. Узнайте больше о настройке налогов.
• Сумма: Рассчитывается на основе введенной информации о цене единицы, количестве, скидке и ставке налога.

Вы также можете включить ссылку проект / счет, чтобы иметь возможность связывать каждую позицию строки с конкретным проектом. Для этого перейдите в «Настройки»> «Настройки счета-фактуры»> «Включить ссылку на счет-фактуру проекта».

Рисунок: Включение ссылки Проект / Счет

Внизу счета отображается общая скидка, за которой следуют промежуточная сумма, сумма налога и общая сумма.Вы можете добавлять примечания по мере необходимости. Нажмите «Сохранить», чтобы сохранить счет как черновик, или «Отмена», если хотите начать заново.

У вас также есть возможность настроить шаблоны счетов-фактур и предложений в соответствии с вашими требованиями, а также переопределить метки заголовков, скрыть / отобразить столбцы, группировать категории элементов отдельно и многое другое. Вы можете прочитать об этом здесь.

Вам нужна дополнительная помощь? Не стесняйтесь писать на [email protected] или связаться с нашей службой поддержки через чат.

Генератор счетов HubSpot

1. Стандартный счет-фактура
2. Счет-фактура отгрузки
3. Счет за услуги
4. Счет-проформа
5. Коммерческий счет-фактура
6. Повторяющийся счет-фактура

Стандартный счет-фактура — это наиболее распространенный вид счета-фактуры.Стандартный счет-фактура включает в себя всю основную информацию, необходимую для заполнения счета-фактуры, включая контактную информацию для покупателя и продавца, номер счета-фактуры, дату счета-фактуры, детализированные покупки и четко определенный промежуточный итог.

Счет-фактура отгрузки служит официальным соглашением об оплате товаров, проданных между продавцом и покупателем. Для счетов-фактур на доставку информация обычно включает стоимость и количество каждой позиции, промежуточную сумму после сборов за доставку и налогов, контактную информацию обеих сторон, а также дату и номер счета-фактуры.

Счет за обслуживание часто используется обслуживающими предприятиями, которые выставляют счет клиентам по почасовой ставке за такие услуги, как консультанты, графические дизайнеры, разработчики веб-сайтов, юристы, техники по ремонту автомобилей и т. Д. В счетах-фактурах за услуги промежуточный итог является отражением оплачиваемых потраченных часов.

Счет-проформу лучше всего сравнить с предложением или оценкой. Тип счета-проформы часто используется в качестве первого шага в переговорах по соглашению об оплате и не считается действительным счетом-фактурой, поскольку он не требует оплаты.

Коммерческий счет-фактура используется для таможни в случаях, когда товары экспортируются через международные границы. Коммерческий счет-фактура содержит многие элементы стандартного счета-фактуры, помимо страны-производителя товаров, назначения товаров, кодов Гармонизированной системы (если они известны), количества упаковок и их общего веса, а также причина экспорта.

Периодический счет-фактура обычно содержит фиксированную цену и отправляется ежемесячно за арендуемые товары или услуги, такие как квартира, программное обеспечение для бизнеса, счета за сотовые телефоны и т. Д.Повторяющиеся счета будут отправляться до истечения срока действия контракта или подписки клиента.

100 бесплатных шаблонов счетов-фактур | Распечатать и отправить счета по электронной почте

Отделите себя от конкурентов, используя один из 100 красиво оформленных шаблонов Invoice Home. Воспользуйтесь преимуществами шаблонов счетов-фактур, персонализируя свои счета своим логотипом, отправляя счета напрямую по электронной почте и получая оплату через Интернет с помощью PayPal или кредитной карты.Ознакомьтесь с различными вариантами выставления счетов и функциями ниже и никогда больше не отправляйте скучные счета.

Базовый шаблон счета-фактуры

Быстро создавайте счет с важной информацией, такой как адреса, позиции, итоги, налоги и условия.

Бесплатный шаблон счета-фактуры

Экономьте время и деньги, используя один из 100 бесплатных дизайнов счетов.Создавайте и отправляйте счета легко и бесплатно.

Расширенный шаблон счета-фактуры

Используйте эту форму, чтобы добавить номера заказов на покупку, цены за единицу, количества и срок оплаты, чтобы упорядочить выставление счетов.

Шаблоны счетов в формате PDF

Легко загружайте, распечатывайте и отправляйте счета по электронной почте в формате PDF.Сохраняйте и храните документы с удобством.

Защитите свои данные и повысьте безопасность

Хранение всех ваших данных на жестком диске подвергает вас риску потерять важную информацию о клиентах. К счастью, с помощью Invoice Home вы можете безопасно сохранить все данные своих клиентов, информацию о продуктах и ​​отчеты в одном месте. Наше программное обеспечение сохраняет и защищает данные ваших клиентов и информацию о продуктах на облачной платформе, к которой вы можете получить доступ в любом месте с помощью Wi-Fi.Это означает, что если ваш компьютер выйдет из строя или вы потеряете устройство хранения данных, у вас останутся все данные, необходимые вашему бизнесу для продолжения работы. В вашей учетной записи даже хранятся все ваши данные, которые вы можете экспортировать в виде файла PDF или Excel. Теперь вам не нужно просматривать каждый счет один за другим, чтобы узнать, сколько вы сделали, сколько у вас бестселлеров или какие клиенты заказывают больше всего, когда вы пользовались другими услугами по выставлению счетов или писали счета от руки.

Продвигайте свой бренд с помощью бесплатного шаблона счета

Invoice Home знает, как важно выставлять вашим клиентам профессионально оформленный счет.С более чем 100 формами, разработанными профессиональными графическими дизайнерами, у вас есть множество вариантов для создания счета-фактуры, подходящего для вашего бизнеса. Работаете ли вы в строительстве или модном дизайне, любите красный цвет или хотите показать свой патриотизм, для вас найдется бесплатный шаблон счета-фактуры. Кроме того, уникально разработанные шаблоны позволяют загружать собственный логотип компании (или выбирать из галереи заранее разработанных логотипов, которые повысят узнаваемость и легитимность вашего бренда в глазах ваших клиентов.Мы никогда не добавляем логотип «Invoice Home» к вашим счетам, поэтому ваши клиенты даже подумают, что вы оплатили свои счета (даже если мы предлагаем бесплатный план).

Выберите то, что лучше всего подходит для вашего бизнеса

Может быть, вы делаете все по расписанию и предпочитаете бумажные копии счетов? Мы поможем вам, так как наши шаблоны счетов можно легко сохранить в формате PDF, распечатать и разослать довольным клиентам. Предпочитаете жить в цифровом формате? Легко отправьте сохраненный шаблон счета своему клиенту по электронной почте.После сохранения PDF-файла вы также можете загрузить его в облачное хранилище, чтобы хранить все свои записи в одном месте. Поскольку наша система подключена к сети, вы можете сохранять свои счета в своей учетной записи, чтобы их можно было снова и снова распечатывать или отправлять по электронной почте.

Зарабатывайте с помощью разных способов оплаты

В наши дни большинство клиентов предпочитают платить картой или онлайн из-за удобства, однако некоторым покупателям нравится возможность оплаты наличными или чеком. Независимо от того, что выберет ваш клиент, Invoice Home всегда за вами.Первым шагом, конечно же, является создание вашего бесплатного счета на нашем сайте и отправка его вашему клиенту по электронной или обычной почте. Для клиентов, которые предпочитают платить наличными или чеком, просто укажите в шаблоне счета условия, когда вам нужна физическая оплата до. Для клиентов, которые выбирают оплату картой или через Интернет, мы предлагаем множество способов оплаты. Наша система поддерживает PayPal и Stripe, что упрощает для ваших клиентов оплату с помощью кредитной / дебетовой карты или через свой банк. Более того, наша онлайн-система хранит платежные записи.Если клиент говорит, что он заплатил через Интернет, но об этом нет записи, значит, у вас есть доказательства того, что счет все еще необходимо заполнить. Если вы не помните, что покупатель платил, но есть запись об оплате, значит, счет был оплачен. Это беспроигрышный вариант для всех.

Держите счета под рукой, куда бы вы ни отправились

Независимо от того, находитесь ли вы в отпуске, с клиентом или на работе, вы можете получить доступ к своим счетам через наше удобное мобильное приложение.В отличие от программ Excel шаблонов счетов и даже шаблонов счетов Google docs, вам не нужно носить с собой громоздкий ноутбук или сидеть за настольным компьютером, чтобы заботиться о счетах. Если вы со своим клиентом, и он добавляет услугу, вы можете достать свой телефон и сразу же внести необходимые изменения в счет. Счета, которые вы создаете на своем мобильном телефоне, автоматически синхронизируются с вашей учетной записью Invoice Home, сохраняя все ваши документы в одном безопасном месте. Никогда больше не теряйте бизнес из-за проблем с компьютером, плохого Wi-Fi или медленного отклика.

Как выставить счет | Счет-фактура Руководство по выживанию

Как выставить счет, к которому отнесутся серьезно

Вы сделали свою работу; теперь пришло время оплаты. Здесь ваш счет-фактура играет ключевую роль. Давайте рассмотрим процесс выставления счета.

Этикет выставления счета

Перед составлением счета убедитесь, что ваш клиент его ожидает. Если ваш счет появляется из ниоткуда, они могут медленно его оплачивать или даже раздражаться.Объясните, когда вы будете выставлять счета, прежде чем начинать вести дела с клиентом. Если у вас нет соглашения, по крайней мере, сообщите им, когда будет выставлен счет.

Какая информация указывается в счете-фактуре

Необходимо показать продавца, покупателя и то, что было обменено. От вас также могут потребовать показать, взимали ли вы налог с продажи.

Некоторые детали, такие как название вашей компании, будут оставаться неизменными от одного счета к другому.Зафиксируйте эти данные в шаблоне счета-фактуры, чтобы вам не приходилось каждый раз переписывать их.

Как создать номер счета

У вас должен быть уникальный номер счета на каждом счете, который вы отправляете. Это поможет вам, клиенту или потенциальным аудиторам отследить конкретные счета-фактуры.

Номер счета-фактуры может быть любой последовательностью цифр и букв. Вы можете использовать разные подходы для создания номера счета-фактуры, например:

• с последовательной нумерацией счетов, например INV00001, INV00002

• , начиная с уникального кода клиента, например XER00001

• , включая дату в начале номера счета, например 2019-01-001

• объединение кода клиента и даты, например XER-2019-01-001

Ваша система нумерации может помочь вам быстро упорядочить и найти прошлые счета.

Детали счета — сколько вам нужно внести?

Всегда предоставляйте описание поставляемых товаров или услуг, чтобы покупатель знал, за что он платит. Если вы указали ценовое предложение, используйте тот же язык в счете, чтобы клиент мог видеть, что вы выполняете свое обещание.

Вы хотите, чтобы ваши счета были краткими, но содержали достаточно подробностей, чтобы вашему клиенту не приходилось возвращаться с вопросами. Если возможно, ограничьте счет-фактуру одной страницей.

Если вам нужно предоставить подробный отчет о проделанной работе или разбивку элементов, использованных в работе, вы можете предоставить сводку по счету и добавить детали во вложение.

Используйте шаблон счета

Секрет отличного счета — это отличный шаблон для начала. Шаблон — или шаблоны — которые вы используете каждый раз, избавляет от множества операций копирования, вставки и сложного форматирования.

Рукописные счета-фактуры практически ушли в прошлое, поэтому вы можете выбрать:

• создать Microsoft Word или Google doc

• использовать электронную таблицу с простыми формулами для расчета итогов и налогов

• используйте шаблон, который поставляется с вашим программным обеспечением для выставления счетов или бухгалтерского учета

• или воспользуйтесь нашим бесплатным шаблоном

Если вы создаете счета в документе Word или электронной таблице, сохраните их в формате PDF перед отправкой.Этот простой шаг может дать вам некоторую защиту от мошенников.

Нерушимое правило выставления счета

Безусловно, самое важное при выставлении счетов — это то, что вы не забываете это делать. Это может показаться смешным, но люди все время забывают.

Найдите подходящее время для выставления счетов. Это может быть конец дня или конец недели. Отложите это время и просто продолжайте.

Если выставить счет быстро и просто, у вас не возникнет соблазна отложить его.Рассмотрите возможность использования мобильного приложения, чтобы вы могли выставлять счета на ходу со своего телефона.

Чем может помочь программное обеспечение для выставления счетов?

Программное обеспечение

может ускорить многие процессы, связанные с выставлением счетов.

• У них есть десятки шаблонов на выбор

• Вы можете перетащить свой логотип, чтобы обозначить его

• Они позволяют создавать котировки

• Вы можете быстро преобразовать предложение в счет-фактуру

• Счета можно создавать и отправлять по телефону

• Вы можете предложить вариант «оплатить сейчас» для клиентов с кредитной или дебетовой картой

Узнайте, как просто выставить счет с помощью программного обеспечения.

Как написать электронное письмо со счетом — Шаблон электронного письма со счетом

Payday — одна из лучших составляющих завершения проекта. Если вы недавно выполнили некоторую работу с клиентами и завершили проект, вам, вероятно, потребуется выставить счет своему клиенту, чтобы получить оплату.

Тем не менее, многие фрилансеры и малые предприятия опасаются, что они не получат оплату за свою работу и останутся без оплаты. Даже просроченные платежи могут стать серьезной проблемой при управлении вашим денежным потоком.

Лучший способ избежать этого — выполнить несколько простых, но важных шагов при общении с клиентом по вопросам, связанным со счетами. Поэтому было бы разумно иметь простой и понятный шаблон электронной почты для ваших счетов. Легко понять.

В этой статье мы делимся с вами советами и советами, которые вы можете использовать при отправке счета по электронной почте. Мы также поделимся готовым к использованию шаблоном электронной почты для счета-фактуры, который упростит вам получение оплаты!

В этой статье.. .

• Зачем использовать шаблон электронного письма со счетом?
• Как создать шаблон электронного письма со счетом-фактурой?
• Что вы пишете в электронных письмах со счетами?
• Пример шаблона электронного письма со счетом
• Как написать сопроводительное письмо к счету
• Как мне отправить счет по электронной почте?
• Как мне написать официальный счет?
• Автоматизация рассылки счетов-фактур с помощью программного обеспечения для выставления счетов

Зачем использовать шаблон электронной почты для счета-фактуры?

Быстрый ответ заключается в том, что шаблоны электронной почты экономят ваше время: с шаблоном вам не нужно вводить сообщение каждый раз, когда вам нужно написать электронное письмо со счетом для клиента.

Это особенно полезно для компаний с различными продуктами или услугами, чтобы они знали, какая информация необходима в сообщении и как ее следует форматировать.

Шаблон также является полезным инструментом, если вы отправляете счет нескольким клиентам, поскольку он обеспечивает согласованность сообщений.

Еще одно преимущество использования шаблонов для ваших счетов-фактур заключается в том, что их можно персонализировать для каждого клиента, предварительно вставив его имя и другую соответствующую информацию в заполнители.

Как создать шаблон электронной почты для счета-фактуры?

Одна из самых важных вещей, которые следует учитывать при создании шаблона электронной почты, — это то, что он актуален и персонализирован для вашего бизнеса или работы. Он должен отражать не только тип вашей работы, но и тип отношений, которые у вас со своими клиентами.

Тем не менее, ваш шаблон электронной почты также должен быть достаточно общим, чтобы его можно было применить к большинству или всем вашим клиентам, позволяя вам просто вносить быстрые изменения, когда это необходимо, перед его отправкой.

Когда вы будете готовы составить черновик своего электронного письма, вы можете выполнить следующие шаги, чтобы создать идеальный шаблон для отправки своим клиентам. Создание счетов с нуля может быть затруднительным, поэтому наличие общего примера может упростить процесс намного быстрее.

Держите свой счет по электронной почте профессионально и просто

Владельцы бизнеса часто имеют проблемы с написанием электронных писем со счетами. Они беспокоятся о том, насколько формальными они должны быть, и о том, что должно быть написано в письме.

Цель электронного письма со счетом — получить оплату, но вы хотите, чтобы ваш клиент был более готов, чем просто получать свои деньги.Вы также хотите, чтобы их уважали за деловую сделку, которую они совершили с вами.

Если вы хотите убедиться, что ваше электронное сообщение не игнорируется, важно, чтобы оно было профессиональным. Используйте простой, но точный язык: избегайте использования слишком большого количества сокращений, сложных слов или жаргона только для сотрудников компании. бы понял.

Целью электронного письма со счетом является просто отправка счета вашему клиенту: в нем не обязательно должно содержаться много другой информации.Ради вашего собственного времени и вашего клиента, все, что вам нужно, это короткое сообщение с благодарностью их для их бизнеса, и указав, что вы приложили счет за свою работу. Если вы хотите получать деньги вовремя, используйте короткое и по существу электронное письмо.

Имейте описательную строку темы

Мы рекомендуем включать наиболее важную информацию в тему письма. Строка темы должна быть однозначной: клиент должен знать, что вы выставляете ему счет, когда он увидит строку темы вашего сообщения в список писем в их почтовом ящике.В противном случае они могут даже не догадаться, что вы отправили счет, и тем самым непреднамеренно задержали ваш платеж.

Мы рекомендуем вам указать номер счета и дату оплаты в строке темы при написании электронного письма. Например:

Счет-фактура [номер] для [продукта / услуги], срок оплаты [Дата]

Таким образом вы можете быть уверены, что ваш клиент точно знает, почему вы обращаетесь к нему, и что ему пора заплатить вам за ваши услуги.

Что вы пишете в электронных письмах со счетами-фактурами?

Ваше сообщение должно включать краткое описание работы, которую вы выполнили для клиента.Вы должны указать, взимается ли ваша плата за проект или за отработанное время.

Кроме того, вы должны указать свою ставку, чтобы клиент знал, сколько вы взимаете. Также целесообразно добавить любые другие расходы, которые могут не покрываться платежом клиента (например, доставка), чтобы не было сюрпризы.

Как обычно, ваше письмо со счетом или электронное письмо должно начинаться с приветствия. Если вы какое-то время не общались с получателем, обычно включается краткое сообщение.

Затем вы должны сообщить своему клиенту, что вы связываетесь с ним, чтобы выставить ему счет за выполненную работу, и что вы приложили счет к этому электронному письму.

Прикрепите счет-фактуру

Мы рекомендуем вам прикрепить счет-фактуру в виде файла / документа вместо того, чтобы включать его в тело электронного письма. PDF, как правило, лучше всего, так как он работает на всех типах устройств и операционных систем, и вы можете избежать совместимости вопросы. Если вы отправите счет как вложение, ваш клиент также может легко распечатать его и сохранить для своих записей.

Использовать этот шаблон электронной почты для счета

Если вам интересно, как написать электронное письмо со счетом, вы можете попробовать использовать следующий пример сообщения со счетом:

Тема: Счет-фактура [Номер] Срок оплаты [Дата]

Уважаемый [Клиент],

Надеюсь, с вами все в порядке.

См. Приложенный счет-фактуру [номер] на [завершенный проект]. Счет должен быть оплачен до [дата].

Не стесняйтесь обращаться к нам, если у вас есть вопросы или вам нужны пояснения.

С уважением,
[Ваше имя и электронная подпись]

Обратите внимание, что этот пример сообщения электронной почты со счетом краток и понятен. Нет необходимости включать ненужные детали или разговоры, если у вас нет очень близких отношений с клиентом и вы не чувствуете, что это будет уместно. Это из Конечно, на ваше усмотрение.

Как персонализировать свой счет-фактуру Электронная почта

Рекомендуется настроить электронную почту так, чтобы клиент не чувствовал, что получил общий счет-фактуру.

Когда вы отправляете свои счета по электронной почте, вы должны включать персонализированное приветствие, чтобы ваш клиент знал, что вы потратили некоторое время и усилия на то, чтобы связаться с ним. Если вы считаете, что это уместно, вы также можете добавить персонализированное сообщение в теле письма.

Это поможет выделить ваш бизнес среди других, использующих тот же шаблон, и заставит вашего клиента почувствовать, что он более увлечен вами.

Как написать сопроводительное письмо к счету

Если вы работали над более крупным или сложным проектом для клиента, вам может быть целесообразно включить сопроводительное письмо в свои счета.Этот счет-фактура — это возможность для вас обозначить ваши ставки и работу, которую вы выполняете. выполнено, а также разбивает вашу ставку и объясняет, почему вы списали сумму, которую вы списали.

Ваше сопроводительное письмо должно включать некоторые основные сведения о том, кто вы и что вы предоставляете. Обязательно укажите название вашей компании или компании в письме-фактуре. Вы также должны указать временные рамки проекта, который у вас есть. работали, включая даты начала и окончания.

Затем вам следует разбить каждую задачу, которую вы выполнили в рамках проекта, и то, сколько вы за нее взимаете. Если вы взимаете плату за час или день, включите это также в разбивку.

Как написать просроченный счет по электронной почте

Если ваш клиент не пропустил срок оплаты счета-фактуры, вам может потребоваться снова связаться с ним, чтобы проверить платеж. Может показаться неловким постоянно связываться с клиентом по одной и той же проблеме, но вам нужно получить деньги за работу, которую вы для него выполнили.

Будьте вежливы, но твердо напишите в счете-фактуре

К сожалению, погоня за выплатами — частое недовольство при работе фрилансером. У вашего клиента может быть объяснение того, почему они не смогли заплатить вам раньше установленного срока.

Тем не менее, вы не должны позволять им уклоняться от оплаты вашей работы. Убедитесь, что ваше электронное письмо вежливое, но твердое. Если это первый случай, когда вы обращаетесь к своему клиенту, чтобы связаться с ним, не нужно чрезмерно личное.

Вы можете использовать следующий пример электронного письма, чтобы следить за просрочкой платежа:

Тема: Re: Счет-фактура [Номер] Срок оплаты [Дата]

Привет [имя],

Я надеюсь, что у вас все хорошо. Я просто хотел узнать у вас счет, который мы отправили на прошлой неделе за [продукт или услугу].

Сообщите мне, если я могу еще чем-нибудь помочь получить оплату как можно скорее.

Спасибо!
Best,
[ваше имя]

Как видно выше, при отслеживании просроченного платежа важно указать номер счета и дату, до которой он должен быть произведен.

Как отправить счет по электронной почте?

Если вы собираетесь отправить счет по электронной почте, лучше приложить его как вложение. Вы также можете использовать программное обеспечение для выставления счетов-фактур для создания счетов-фактур, так как это упрощает процесс (подсказка: мы делаем отличный).

Кроме того, вы можете использовать электронную почту для отправки ссылки на счет, который вы создали с помощью таких сервисов, как PayPal. Многие такие платежные шлюзы поддерживают создание базовых счетов.

Когда вы отправляете электронное письмо с прикрепленным счетом, обязательно включите в документ соответствующую информацию, например название вашей компании, сумму, которую вы взимаете, и номер счета.

Рекомендуется включить название вашей компании и адрес в заголовок электронного письма или блок подписи, чтобы убедиться, что вы отправляете счет-фактуру, а не другие типы писем.

Как мне написать официальный счет?

Как мы объяснили в нашей подробной статье о том, как написать счет, важно, чтобы ваш счет включал все информация, необходимая вашему клиенту для обработки платежа. Таким образом, хорошие шаблоны счетов-фактур содержат следующую информацию.

Ключевые элементы шаблона счета

1. Информация о вашей компании (название, логотип, контактная информация)
2. Номер счета
3. ФИО и контактные данные заказчика
4. Дата выставления счета
5. Срок погашения
6. Сумма к оплате
7. Детализированный перечень услуг / товаров с указанием тарифов и цен
8. Дополнительные сведения, такие как условия и способы оплаты

Хороший шаблон счета-фактуры должен позволять вам разбить каждый продукт или услугу на элемент, а затем указать, сколько вы взимаете за каждый элемент.Это самый ясный способ для вашего клиента узнать, сколько вы взимаете и почему.

Когда пришло время платить вам, составление списков ваших услуг также помогает клиенту узнать, сколько он должен. Если вы этого не сделаете, вы можете обнаружить, что некоторые клиенты пытаются оспорить сумму, которую вы заплатили, и это вызывает ненужные задержки.

К сожалению, задержки платежей часто являются частью работы фрилансеров, но если вы разберете информацию настолько четко, насколько сможете, вы ограничите вероятность того, что это произойдет, насколько это возможно.

Автоматизация рассылки счетов-фактур с помощью Hiveage

Инструменты

, такие как Hiveage, помогают автоматизировать процесс создания счетов и отправки их клиентам по электронной почте. Это делает процесс очень простым и значительно сокращает ваши хлопоты.

Используя программное обеспечение для автоматизации выставления счетов, вы можете ограничить количество энергии, которое вам нужно тратить на административную работу и создание документов, и вместо этого сосредоточиться на реальной работе.

Автоматизируя процесс электронной рассылки счетов-фактур, вы также можете убедиться, что все они соответствуют одному стандарту и всегда включают соответствующую информацию.Вам не нужно беспокоиться о том, что вы случайно не упустите важные детали, такие как уникальный номер. для счета-фактуры или инструкций по оплате.

С Hiveage у вас также есть возможность прикрепить копию вашего счета в формате PDF к сообщению электронной почты. Настроенный таким образом надежный процесс выставления счетов с использованием правильных инструментов гарантирует, что финансы вашего малого бизнеса останутся здоровыми.

Напомним, что основные преимущества автоматизации выставления счетов заключаются в том, что вы можете:

• Экономия времени
• Уменьшите количество ошибок и опечаток в ваших счетах
• Добавьте новые функции в электронные письма со счетами, такие как дополнительные способы оплаты или даже автоматическую систему повторного заказа.

В зависимости от того, какая у вас бизнес-модель, важно выбрать программное обеспечение, которое соответствует вашим конкретным требованиям. В случае с Hiveage нашими основными клиентами являются фрилансеры и малые предприятия, а услуга — оптимизированы для облегчения их жизни.

Заключение: элементы электронного письма с хорошим счетом

Электронное письмо со счетом — один из важнейших компонентов вашего бизнеса. Если все сделано неправильно, это может сбить с толку и расстроить клиентов, которым может быть сложно понять, о чем вы просите, или как им следует отвечать. к запросу на оплату.Хорошее электронное письмо со счетом включает в себя ряд элементов, в том числе:

• Номер накладной
• Срок погашения
• Сумма к оплате
• Четкие и простые платежные инструкции
• Краткий обзор результатов или проданных продуктов
• Уведомление о просроченных платежах с предложением о том, как вы будете обрабатывать просроченные остатки.

Хорошо написанное электронное письмо — это первый шаг к установлению хороших отношений с вашим клиентом и своевременной оплате.Используйте наши шаблоны электронных писем для счетов или, что еще лучше, используйте наше простое и мощное программное обеспечение для онлайн-выставления счетов, чтобы убедиться, что Вы не потеряете платежи!

Присоединяйтесь к тысячам опытных предпринимателей в нашем списке рассылки.

тщательно подобранных писем, которые помогут вам лучше управлять своими финансами.

5 основных элементов, которые необходимо включить в счет-фактуру

Вот удобный контрольный список, который следует учитывать при настройке шаблона счета-фактуры.

1. Брендирование

Счет-фактура — это документ, который вы отправляете из своей компании, поэтому убедитесь, что он отражает ваш бренд — подумайте о логотипе, цветах, шрифтах и ​​формулировках описаний товаров и условий оплаты. Например, если сообщение о бренде, которое вы хотите передать, является «забавным и необычным», убедитесь, что условия оплаты не написаны на английском языке юристов.

2. Юридическая информация

Есть некоторая информация, которую вы должны по закону включать в свои счета.

Вы должны четко указать в документе слово «счет-фактура». Вы также должны указать:

• уникальный идентификационный номер
• название вашей компании, адрес и контактную информацию
• название компании и адрес клиента, которому вы выставляете счет
• четкое описание того, за что вы взимаете плату
• дата, когда вы предоставили товары или услуги (которая также известна как дата поставки)
• дата счета-фактуры
• сумма (суммы), которую вы взимаете
• сумма НДС, если применимо
• общая сумма задолженности

Счета-фактуры индивидуального предпринимателя

Если вы являетесь индивидуальным предпринимателем, счет-фактура также должен включать:

• ваше имя и любое используемое вами название компании
• адрес, по которому вам могут быть доставлены любые юридические документы, если вы используете бизнес имя

Счета-фактуры компании с ограниченной ответственностью

Если ваш бизнес является компанией с ограниченной ответственностью или ТОО, в ваших счетах должно быть указано полное название компании, как оно указано в сертификате e регистрации и ее регистрационный номер и адрес в Регистрационной палате.Если вы указываете имя одного директора / члена в своем счете, вы должны включить имена всех директоров / членов.

Если вы зарегистрированы в качестве плательщика НДС, вы должны указать свой номер плательщика НДС в своих счетах и ​​соблюдать правила HMRC в отношении счетов-фактур. Эти правила включают в себя то, что в счете-фактуре должно быть указано:

• номер счета-фактуры, который является уникальным и следует за номером предыдущего счета-фактуры (если вы испортили или отменили счет-фактуру с серийным номером, вы должны сохранить его, чтобы показать сотруднику НДС по адресу ваша следующая проверка НДС)
• название компании и адрес продавца
• регистрационный номер НДС продавца
• дата счета-фактуры
• время поставки (также известное как налоговая точка), если оно отличается от даты счета-фактуры
• имя покупателя (или торговое наименование) и адрес
• описание, достаточное для идентификации товаров или услуг, предоставленных покупателю
• ставка любой скидки при оплате наличными
• общая сумма к оплате без НДС
• общая сумма начисленного НДС, выражено в фунтах стерлингов

Для каждого отдельного типа товара, указанного в счете-фактуре, вы должны указать:

• цену или ставку за единицу без НДС.
• количество товаров или объем услуг
• ставка НДС, которая применяется к тому, что продается
• ставка любой скидки на этот товар

И если вы выставляете счет-фактуру НДС, который включает в себя нулевую ставку или освобожденные от налогообложения товары или услуги, вы должны:

• четко показать, что НДС на эти товары или услуги выплачивается 0% или нет. При продаже товаров или услуг на сумму не более 250 фунтов стерлингов (включая НДС) вы можете оформить упрощенный счет-фактуру.Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с руководством HMRC.

  3. Цена

  Важно убедиться, что «Цена правильная!», Потому что в противном случае вы можете оказаться в очень затруднительном положении, когда вам придется либо просить у своих клиентов больше денег, либо возвращать им немного.

  Когда вы включаете цитату в счет, убедитесь, что вы используете самые последние цены — и не забывайте о скидках или специальных предложениях, которые вы могли обещать всем своим клиентам или только этому конкретному покупателю.

  Помните, что если ваш бизнес зарегистрирован в качестве плательщика НДС, HMRC сообщает, что вы должны указать цену за единицу в своих счетах.

  4. Описание

  Избегайте запросов клиентов, сделав описание в счете-фактуре того, что вы им продаете, как можно более четким. Если клиенту нужно позвонить, чтобы запросить счет, он может расценить это как плохое обслуживание с вашей стороны, а также может означать, что им потребуется больше времени для оплаты.

  5. Платежная информация

  Сделайте так, чтобы клиентам было как можно проще платить вам.Включите реквизиты своего банковского счета в свои счета, если вы принимаете платежи через онлайн-банкинг или через BACS. Если вы отправляете счета по электронной почте и используете такую ​​службу, как PayPal или GoCardless, для сбора платежей от клиентов, включите ссылку при отправке счета по электронной почте, чтобы клиенты могли оплатить одним щелчком мыши.

  Помните, что вам решать, как быстро вы хотите получать деньги.