пошаговая инструкция 2021 года — ведение бухгалтерского учета ИП
Открывая собственное дело, индивидуальные предприниматели не всегда осознают важность грамотного ведения бухгалтерского учета. Более того, некоторые считают, что законодательство разрешает обойтись и без бухгалтерии. Но чаще ИП решают сэкономить и заняться всеми расчетами и документацией самостоятельно. Такой вариант тоже может быть эффективен. Благо, сейчас есть множество бесплатных обучающих видео. А в крайнем случае можно обратиться за консультацией к специалисту. Главное – отнестись к ведению бухгалтерии максимально серьезно. Причем, уделить внимание отдельным вопросам стоит еще до регистрации ИП.
Почему нужно продумать ведение бухучета заранее
- От выбранной системы налогообложения зависит итоговая сумма налогов. В отдельных случаях она может различаться в разы. Кроме того, разные системы предполагают различное количество отчетности. При самостоятельном ведении бухгалтерии предпринимателем это крайне важный вопрос. Ведь составление далеко не всех форм отчетности легко поддается пониманию. При этом за несвоевременную подачу документации можно получить лишние расходы в виде штрафов. Также правильно подобранная система налогообложения может дать право на получение определенных льгот или комфортный график внесения платежей. Поэтому при выборе системы налогообложения необходимо обратиться к специалистам.
- Непродуманная система ведения учета бухгалтерии предпринимателей может способствовать различным ошибкам. Это может быть нарушение сроков уплаты различных налогов и сборов, зарплаты сотрудникам и так далее. Среди последствий таких форс-мажоров споры с ФНС, контрагентами, персоналом, штрафы и судебные иски.
- После регистрации ИП дается всего 30 дней, чтобы выбрать подходящий налоговый режим. Те, кто не успел определиться с ним заранее и оформить вовремя, будут работать по общей системе налогообложения (ОСНО). Обычно это самый проблемный вариант со множеством форм отчетности.
Как выглядит ведение бухучета ИП
Законом № 402-ФЗ от 06.12.2011 вводит в заблуждение некоторых основателей бизнеса. В нем говорится, что ИП не обязательно вести бухгалтерский учет. Но это не освобождает предпринимателей от необходимости давать отчет надзорным органам. Ведь есть налоговый учет. Это накопление данных, при помощи которых рассчитываются платежи и налоговая база. Предприниматели обязаны вести налоговый учет. Для этого необходимо обладать специальными знаниями. Также ИП требуется работать с первичными и банковскими документами, вести отчетность по сотрудникам и т.д.
Обычно разницы между типами учета предприниматели не замечают, используя одно общее понятие «бухгалтерский учет». Поэтому нередко может возникнуть путаница в общении со специалистами и надзорными органами.
Кому доверить ведение бухгалтерского учета ИП
Сложность ведения бухучета индивидуального предпринимателя зависит в основном от системы налогообложения, количества сотрудников и оборотов. Поэтому при выборе бухгалтера есть четыре варианта:
- Самостоятельное ведение отчетности предпринимателем. Этот вариант, безусловно, помогает экономить средства, но требует временных затрат. Сегодня для самостоятельного ведения бухгалтерского учета ИП требуется минимум знаний. Ведь есть множество онлайн-сервисов, где есть все необходимое, включая актуальные образцы отчетности, Службы поддержки, налоговые календари для каждой системы налогообложения и т.д. И все-таки перед использованием таких сервисов стоит ознакомиться с основами бухучета, чтобы не путаться в понятиях и усвоить главные принципы.
- Бухгалтер в офисе. Прекрасный вариант для тех, у кого есть подходящие помещения. На должность бухгалтера специалиста необходимо подбирать особенно тщательно. Если вы нашли проведенного бухгалтера, его нужно обеспечить рабочим местом, что также влечет некоторые расходы. Нанимать специалиста в офис необходимо только если для него достаточно работы. Если бизнес маленький, и хозяйственных операций мало, часть бухгалтер будет сидеть на рабочем месте напрасно. При этом предпринимателю придется оплачивать эти часы простоя.
- Фрилансер. Этот вариант позволяет избежать затрат на рабочее место и оформление сотрудника в штат. Но здесь нужно вдвойне внимательно выбирать специалиста. Лучше всего нанимать его по рекомендации. Ведь, общаясь в режиме онлайн, далеко не всегда можно определить, насколько сотрудник квалифицирован.
- Аутсорсинговая компания. Это наиболее дорогостоящий вариант, чтобы вести бухгалтерию и книгу учета доходов/расходов. Зато отпадают сомнения в квалификации специалистов. А ущерб от любых возможных ошибок будет компенсирован. Это часто прописывается в договорах с аутсорсерами. Кроме того, можно передать компании все полномочия по ведению бухучета ИП и посвятить все время более важным задачам бизнеса. Стоимость таких услуг также можно регулировать, выбирая оптимальный тариф или перечень нужных работ.
Поскольку любой вариант имеет свои плюсы и минусы, в каждом случае решение придется принимать индивидуально.
Самостоятельное ведение бухгалтерии для ИП в 2021 году
Чтобы индивидуальному предпринимателю вести документооборот максимально эффективно, достаточно следовать некоторым простым советам. Это поможет избежать распространенных ошибок и лишних расходов. Если вы решились регистрировать ИП, предпримите следующие шаги:
- Определите заранее доходы и расходы своего бизнеса. Полученные цифры пригодятся при определении суммы налогов.
- Обязательно определитесь с режимом налогообложения. Здесь есть несколько вариантов. ОСНО и специальные режимы: УСН, ЕСХН, ПСН. Также есть ЕНВД. Напоминаем, что от выбранного варианта зависит налоговая нагрузка на бизнес. Чтобы сделать верный выбор в каждом конкретном случае, лучше всего обратиться к специалистам за консультацией.
- Изучите отчетность по налогам на своем режиме. Так будет проще заполнить документы в будущем. Актуальные образцы можно найти в сайте ФНС.
- Решите, нужны ли вам сотрудники. С появлением работников ИП становится налоговым агентом. С этого момента нужно будет вести кадровую документацию. Кроме того, придется рассчитывать заработную плату и удержания из нее. После необходимо еще делать отчисления в ПФР и ФСС. Для всего этого точно потребуется специалист.
- Посмотрите налоговый календарь своего режима. Если сроки сдачи отчетности не соблюдаются, это обернется штрафами и пени, которые придется выплачивать. Также может быть заблокирован расчетный счет.
- Выберите, кто будет вести бухгалтерию для ИП. Если режим простой, например, ПСН или УСН Доходы, бухучетом может заниматься и сам предприниматель. Для этого есть множество онлайн-сервисов. Но если есть сотрудники, или выбран режим вроде УСН Доходы минус расходы, ОСНО, лучше всего обратиться к профессионалам. Ведь кажущаяся экономия может привести к крупным непредвиденным расходам. То же самое, если у бизнеса большое количество хозяйственных операций. Без опыта и специальных знаний в них очень просто запутаться.
- Собирайте все документы в процессе деятельности. Это всевозможные чеки, банковские выписки, договоры, отчеты по кассе, кадровая и первичная документация. Все это и другие бумаги должны быть аккуратно сохранены. Ведь ФНС может проверить их в течение 3 лет со дня остановки деятельности ИП и его удаления из ЕГРИП.
Благодаря этим советам можно быстро войти в курс дела и понять суть документооборота уже на практике.
Календарь отчетности ИП на 2021 год
Налоговые декларации и отчеты по сотрудникам в 2021 году вне зависимости от режима нужно сдавать в следующем порядке:
- ИФНС. Форму 2-НДФЛ нужно сдать до 1 марта, 6-НДФЛ – в течение 30 дней после отчетного квартала и до 1 марта за прошедший год. РСВ необходимо сдать не позднее 30 дней после отчетного квартала.
- ФСС. Форму в бумажной форме 4-ФСС необходимо сдавать каждый квартал: до 20 числа апреля, июля, октября, января. В электронном виде она подается до 25 числа соответственно. Подтверждение основного вида работ нужно предоставить до 15 апреля.
- ПФР. Форму СЗВ-Стаж за год нужно сдать до 1 марта. СЗВ-М – до 15 числа каждого месяца.
Налоговая отчетность и уплата налогов ИП в 2021 году проводятся следующим образом:
- ОСНО. 1 квартал: декларация по НДС – до 24 апреля, налог – до 25 июня. 2 квартал: декларация НДС – до 25 июля, налог – до 25 сентября, авансовый платеж НДФЛ – до 15 июля. 3 квартал: декларация по НДС – до 25 октября, налог – до 25 декабря. Авансовый платеж по НДФЛ – до 15 октября. 4 квартал: Декларация по НДС – до 25 января, налог – до 25 марта. Декларация НДФЛ – до 25 апреля, налог за истекший год – до 15 июля 2022 года.
- УСН. Авансовые платежи – до 25 апреля, июля, октября. Уплата налогов и подача декларации за истекший год осуществляются до 30 апреля 2022 г.
- ЕСХН. Авансовый платеж нужно внести до 25 июля. Декларация и налог за истекший год подаются до 31 марта 2022 года. Если нет освобождения от НДС, то отчитываться по нему также нужно.
- ЕНВД. Отчетность подается каждый квартал, до 20 числа месяца, следующего за отчетным периодом. Налог нужно перечислять также каждый квартал, до 25 числа соответственно.
ИП на ПСН не нужно сдавать декларацию. Оплачивать стоимость патента нужно в соответствии со сроком его действия.
Ведение ИП бухгалтерии на ОСНО
Самый проблемный вариант из-за большого количества отчетности. Особенные сложности при ведении бухгалтерии для ИП на ОСНО составляет расчет НДС. Также нужно возмещать входящий налог и получать вычеты. Для всего этого удобнее всего завести расчетный счет в банке.
Бухучет на УСН
- Учет доходов – налог 6%. Эта ставка в течение всего периода остается неизменной. Достаточно вносить авансовый платеж до 25 месяца, следующего за отчетным.
- Учет доходов и расходов – налог 15%. Все расходы бизнеса должны быть учтены и оформлены правильно. Только так они будут учтены при уменьшении базы налога. Поэтому необходимо сохранять все банковские выписки, чеки, счета и прочее. Также обязательно вести КУДиР – книгу учета доходов и расходов.
Ведение учета на ЕНВД
Сложность расчета бухгалтерии для ИП на этом режиме зависит от количества видов деятельности, которые зарегистрировал предприниматель. Платить налоги придется за каждый из них. То же самое, если деятельность ведется в нескольких регионах. Налог нужно заплатить в каждом субъекте. Отчетность за сотрудников нужно направлять в ФСС, ФОМС, ПФР, ФНС каждый месяц. Если у предпринимателя есть патент, на все время его действия он освобождается от подачи отчетности.
Бухгалтерский учет на ЕСХН
Отчеты на системе единого сельскохозяйственного налогообложения необходимо сдавать дважды в год. Ситуация осложняется тем, что нужно каждый месяц сдавать отчеты за сотрудников, с которыми заключены трудовые контракты. ЕСХН – специальный режим, который создан для производителей сельскохозяйственных товаров, а также для компаний и ИП, которые оказывают услуги изготовителям с/х-продуктов. Его суть в том, чтобы предоставить данной категории предпринимателей льготные условия для ведения деятельности. Компании и ИП, которые не являются производителями сельскохозяйственной продукции, не могут применять ЕСХН.
Выводы
Чтобы не допускать распространенных ошибок при ведении бухгалтерии для ИП, лучше оценить собственные возможности до регистрации юридического лица. Если бухучет не вписывается в рабочий график или планы, лучше прибегнуть хотя бы к минимальной помощи специалистов. Иначе экономия от самостоятельного ведения бухгалтерии ИП может обернуться гораздо большими расходами.
Начало учета | С чего начать бухгалтерский учет?
Вы зарегистрировали ООО и составили список первоочередных дел. Какое место в нем занимает бухгалтерия? Если вы решили отложить организацию бухучета до прихода первого клиента или даже до первой отчетности — это большая ошибка!
Начало учета. Кто должен вести бухучёт?
Обязанность вести бухгалтерский учёт диктует федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Он гласит, что бухгалтерский учёт должны вести все юридические лица, коммерческие и некоммерческие организации, и ни форма собственности, ни система налогообложения не снимают эту обязанность.
Специально для небольших организаций есть послабления. Например, федеральный закон № 209-ФЗ разрешает субъектам малого бизнеса вести бухгалтерский учёт в упрощённой форме.
Отсутствие бухгалтерского учета или грубые нарушения правил ведения бухучёта караются штрафами. Единственное исключение — индивидуальные предприниматели: они пока еще вести бухучет не обязаны.
Какие документы регламентируют бухгалтерский учет в организации?
Как уже говорилось, основной документ, регламентирующий бухучет в масштабах страны, — федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Другие базовые документы — положения по бухгалтерскому учету (ПБУ), которые описывают, как вести бухучет на практике. Среди предлагаемых в ПБУ вариантов вам нужно выбрать те, которые будут наиболее выгодны для бизнеса в финансовом плане и снимут лишние вопросы представителей контролирующих органов и инвесторов.
И, наконец, еще один основополагающий документ — план счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденный приказом Минфина от 31.10.2000 г № 94н (последняя редакция утверждена Приказом Мнфина от 08.11.2010 № 142н). План счетов организации составляется и утверждается на основании этого плана счетов.
С чего начать бухгалтерский учет в организации?
Бухгалтерская отчётность сдается раз в год, однако вести бухгалтерский учет нужно регулярно и систематично, чтобы после окончания отчетного периода не пришлось искать по контрагентам первичные документы и в спешке разносить бухгалтерские проводки по счетам. Более того, бухгалтерский учет в организации начинается раньше, чем происходит первая сделка. Как только получены правоустанавливающие документы на фирму, можно оформлять локальные нормативные акты, регулирующие бухучет в организации.
В первую очередь бухгалтер должен:
Как написать учетную политику организации?
Учетная политика — это внутренний документ компании, который определяет принципы и варианты ведения бухучета. Учетную политику нужно оформить и утвердить в течение 90 дней со дня государственной регистрации юридического лица.
В небольших фирмах, в которых учет не богат особенностями, учетная политика часто принимается один раз на всю жизнь предприятия. Однако при необходимости в ученую политику вносятся изменения, например: из-за появления нового направления деятельности организации или изменений в законодательстве. Утверждать новую учетную политику на каждый год или издавать приказы о ее продлении не нужно.
Если к вам придет проверка, будьте готовы предъявить учетную политику: ее запросят прежде всего. Чтобы у проверяющих не было возможности толковать неясности законодательства не в вашу пользу, опишите в в учетной политике особенности учета в вашем бизнесе.
Что писать в учетной политике?
Учетная политика регламентирует ведение как бухгалтерского, так и налогового учета, поэтому её удобно разбить на две части.
В части бухгалтерского учета учетная политика должна содержать:
- Рабочий план счетов организации
- Форму пояснений к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках
- Классификацию доходов и расходов организации на доходы и расходы от обычных видов деятельности и прочие доходы и расходы (с учетом специфики деятельности организации)
- Уровень существенности ошибки для статей бухгалтерской отчетности
- Порядок переоценки основных средств или информацию о том, что основные средства не переоцениваются, способы определения срока полезного использования и начисления амортизации основных средств и НМА
- Порядок оценки материально-производственных запасов (по себестоимости каждой единицы, по средней себестоимости или методом ФИФО — по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов)
- график документооборота;
- правила проведения инвентаризации;
- Информацию о том, кто будет вести бухучет: руководитель, бухгалтер или обслуживающая бухгалтерия.
В своей учетной политике пишите только о тех способах учета, которые вы должны утвердить самостоятельно или выбрать из предложенных. Переписывать то, что и так обязательно для всех предприятий, не нужно. Также нет смысла писать и о тех аспектах учета, которые вы не будете применять. Например, если у вас нет нематериальных активов и они не планируются, можно не выбирать правила их амортизации. Если вдруг они появятся, учетную политику всегда можно будет дополнить.
В веб-сервисе Контур.Бухгалтерия удобно вести учет, начислять зарплату, сдавать отчетность.
Правила ведения налогового учета должны содержать
- Регистры налогового учета, разработанные компанией в соответствии с требованиями Налогового Кодекса
- Принцип разграничения расходов на прямые и косвенные в целях исчисления налога на прибыль
- Метод оценки незавершённого производства
- Порядок оценки материально-производственных запасов при отпуске в производство и другом выбытии, при реализации покупных товаров (по стоимости единицы запасов, по средней стоимости, по стоимости первых по времени приобретения — ФИФО)
- Порядок формирования себестоимости продукции и покупных товаров для целей налогообложения
- Порядок отнесения стоимости имущества на материальные расходы: единовременно при вводе в эксплуатацию или (с 01.01.2015 г.) в течение нескольких отчетных периодов
- Способы начисления амортизации имущества (линейный или нелинейный)
- Правила создания и использования резервов
- Нормы признания нормируемых расходов в составе расходов по налогу на прибыль: представительские расходы, расходы на добровольное медицинское страхование и т. п.
Организации, работающие в сфере информационных технологий, указывают: относят ли они вычислительную технику к амортизируемому имуществу или считают затраты на ее приобретение материальными расходами.
Перечень пунктов открытый, каждая организация составляет его самостоятельно с учетом своей специфики.
Первичные документы и план счетов
Факты хозяйственной жизни отражаются в бухгалтерском учете на основании первичных учетных документов. Организации могут разрабатывать формы некоторых первичных документов самостоятельно. Главное — внести в формы все обязательные реквизиты и утвердить их в учетной политике.
Однако если в хозяйственной жизни организации нет нестандартных операций, лучше не создавать индивидуальные формы документов. Чтобы не усложнять документооборот, лучше применять формы, рекомендованные Госкомстатом.
При необходимости перечень документов можно дополнять.
Помимо форм первичных документов, в учетной политике нужно утвердить план счетов организации и регистры бухгалтерского учета. Из плана счетов, утвержденного Минфином, выберите те, которые будете использовать. А для более точной классификации можно ввести субсчета.
Если фирма небольшая и ее хозяйственная жизнь не предполагает нестандартных операций, руководителю можно не погружаться во все эти тонкости. В онлайн-сервисе Контур.Бухгалтерия уже зашита учетная политика, подходящая для большинства фирм, осталось прочитать ее и вывести на печать подготовленный в сервисе приказ.
А дальше начинается непосредственно бухучет, но это уже другая тема.
С чего начать бухучет? — Смотри на видео
Попробуйте поработать в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для ведения бухучета и отправки отчетности через интернет.
Автор: Анна Садтарова, эксперт Контур.Бухгалтерии
Ведение бухгалтерского учета ИП
Автор статьи: Судаков А.П.
Прежде чем зарегистрироваться как индивидуальный предприниматель (ИП), нужно узнать тонкости ведение бухгалтерского учета ИП, чтобы избежать возможных будущих проблем. Многие что-то слышали, что ИП не ведут вообще бухгалтерский учёт, кто-то считает такой вопрос несущественным, а некоторые думают, что это совсем не сложно, и они справятся с этим без проблем.
Причины для ведения бухучёта
В реальности же, всё не совсем так, и ведению бухучёта даже в случае ИП, нужно уделить должное внимание. И этому есть целый ряд причин.
- Если вы нарушите сроки сдачи отчётности, порядок учёта или уплату налоговых и других платежей, вы понесёте большие траты, в виде штрафов, пеней и проблем с контрагентами.
- Правильно выбрав систему налогообложения для ИП, вы будете нести меньшую финансовую нагрузку при уплате налогов. Возможно также, что вы, не зная всех схем налогообложения, воспользуетесь незаконными схемами, которые помогают избегать уплаты налогов. Но, как известно, незнание закона не освободит вас от ответственности за его нарушение.
- Выбрав тот или иной режим отчётности, вы можете получить различные сроки сдачи отчётности, различные размеры налогов и, возможно, льготы по уплате налогов.
- Зарегистрировавшись как ИП, вы можете выбрать тот или иной режим налогообложения в течение короткого времени. Если вы этого не сделаете сразу после регистрации, то будете работать по так называемой общей системе налогообложения (ОСНО). А это самый сложный и затратный вариант, особенно для начинающего предпринимателя.
Так что вопрос о необходимости ведения бухучёта для ИП закрыт. Единственное, нужно понять, кто будет этим заниматься – сам предприниматель, сторонний бухгалтер или вы наймёте бухгалтера в штат.
Как ведётся бухучёт ИП
Давайте разбираться, как вести бухгалтерию ИП самостоятельно правильно. Несмотря на то что согласно Федеральному закону, ИП могут не вести бухучёт, это не совсем так. Ведь кроме бухгалтерского учёта существует ещё налоговый учёт, а его вести ИП – обязан. Поэтому и обойтись без бухучёта совсем не получится.
Нужно знать, что налоговый учёт – это обобщённый свод данных, по которым рассчитываются налоговые платежи. Такой учёт необходим для всех, без исключения, предпринимателей и бизнесменов, независимо от формы собственности.
Чтобы разбираться в налоговом учёте на достойном уровне, необходимо привлечь специалиста, либо сесть и разобраться самому. Кроме этого учёта, есть ещё отчётность по кассовым аппаратам, сотрудникам и различные банковские и первичные документы.
Зачастую ИП, которые не сильно разбираются в тонкостях финансового учёта, не понимают разницы между различными видами отчётности и называют их все одним словосочетание «бухгалтерский учёт». Для удобства и мы, в своей статье будем использовать это словосочетание.
Так как же вести бухгалтерский учет ИП? Тут может быть только один ответ – профессионально. А вот кто будет этим профессионалом – вы или бухгалтер, зависит только от вас. Если вы, как ИП, ведёте не слишком «бурную» хозяйственную деятельность, то вполне сможете справиться с учётом самостоятельно. А мы расскажем как.
Пошаговая инструкция по ведению учёта
Как уже стало понятно из вышеизложенного, вести определённый документооборот просто необходимо. Итак, поэтапная инструкция.
Этап первый. Вначале следует провести расчёт потенциальных расходов и доходов. Это вам очень поможет при расчёте налогов.
Второй этап. Исходя из сведений о системах налогообложения, необходимо выбрать налоговый режим, по которому вы будете работать, и отчитываться перед налоговой инспекцией. Суммы налоговых выплат, в различных налоговых режимах, могут отличаться на значительные суммы. А значит, выбор режима может значительно влиять на ваши финансовые показатели.
Третий этап. Внимательно изучите налоговую отчётность, которая должна сдаваться в соответствии с выбранным режимом налогообложения. Увидеть примеры форм для отчётов можно на сайте Федеральной налоговой службы (ФНС).
Четвёртый этап. На этом этапе вы должны решить, будут ли у вас наёмные работники или нет. Если у вас будут сотрудники, то ведение отчётности значительно усложняется, причём не важно, сколько у вас будет сотрудников.
Пятый этап. Подробно разберитесь с календарём своего налогового режима. Ведь просроченные отчёты и несвоевременные выплаты неизменно приведут к финансовым потерям в виде штрафов и пеней, а, возможно, и к блокированию расчётных счетов.
Шестой этап. Пришёл черёд определиться с формой сотрудничества с тем, кто будет составлять отчёты, если конечно вы не самостоятельно будете вести учёт. В случае применения простых режимов типа ЕНВД, УСН доходы или ПСН, справиться с ведение отчётности можно и самостоятельно. В таком случае вам очень помогут различные сервисы, которые можно найти в сети интернет. Но если ваши режимы УСН доходы-расходы, ОСНО или у вас обширная хозяйственная деятельность, лучше доверить бухучет ИП профессионалам.
Седьмой этап. Это основной этап, который не ограничен во времени. Вы должны сохранять и вести все документы, связанные с бизнесом. Это и банковские выписки, и договора, и расходные документы, и кассовую отчётность и тому подобное. Помните, что налоговая инспекция может проводить проверку за предыдущие три года, даже если вы ликвидировали ИП.
Учёт при ОСНО
Чтобы остановить свой выбор на ОСНО, вы должны тщательно изучить все выгоды, которые вы сможете получить, работая по такой системе. Бухгалтерские документы ИП, работающего по ОСНО, будут самыми сложными. Тут будут и налоговые декларации по итогам налогового года и ежеквартальная отчётность по НДС. А если ещё и ваш доход будет слишком отличным от предполагаемого, то придётся сдавать кроме 3-НДФЛ, ещё и 4-НДФЛ, что ещё сильнее осложнит положение дел.
Самым сложным в ведении такого налогового режима, будет работа с НДСом, связанная с налоговыми вычетами и возвратом входящего НДС.
Учёт при УСН
Ведение бухгалтерии ИП при УСН доходы намного проще предыдущего варианта, так как достаточно сдать одну-единственную декларацию в год.
Ведение бухгалтерской отчётности ИП, в случае УСН доходы, не представляет особенных сложностей и может вестись самостоятельно.
При таком подходе, учитываются только полученные за отчётный период доходы. Ежеквартально платятся авансовые платежи, размер которых определяется итогами предыдущего квартала. Затем, в конце года, проверяется соответствие этих авансовых платежей тем показателям, которые были достигнуты по итогам года.
В случае режима УСН доходы-расходы, в целом отчётность такая же, как и в случае с УСН доходы, сдаётся в те же сроки по тем же принципам. Различием будет то, что для того, чтобы налоговая инспекция учла расходы, они должны быть подтверждены документами и экономически обоснованными.
Сроки сдачи отчётов ИП
Независимо от режима налогообложения, любой предприниматель и работодатель сдаёт отчёт в различные фонды в соответствующие сроки:
- форма РСВ-1 сдаётся в пенсионный фонд, не позже 15 числа в мае, августе, ноябре и феврале;
- форма ФСС-1 сдаётся в фонд социального страхования, каждый квартал не позже 20 числа в апреле, июле, октябре и январе в бумажном виде инее позже 25 числа, в электронной форме.
Помимо этого, в налоговую инспекцию сдаётся за каждого сотрудника декларации 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.
Если применяется патентная система налогообложения (ПСН), налоговые декларации не сдаются, а сроки уплаты за патент зависят только от его стоимости.
Что может облегчить ведение бухучёта
Бухгалтерия для ИП для начинающих может стать проще и доступнее. Для помощи тех, кто занимается ведением своей бухгалтерии, существует специальная программа «1С Предприниматель». Такая программа помогает вести учёт в онлайн-режиме. С её помощью можно рассчитать и вести:
- налоговый платёж при любом режиме налоговой отчётности;
- взаимные платежи с контрагентами;
- кассовую и банковскую отчётность;
- заработную плату сотрудников;
- контроль оплаты счетов;
- анализ доходов и расходов и многое другое.
Ведение отчётности в онлайн-режиме позволяет получить доступ к отчётам с любого компьютера, который подключен к сети интернет.
Резюме
Несмотря на кажущуюся простоту, ведение бухгалтерской и налоговой отчётности, требует аккуратности и точности. Это под силу делать и самостоятельно, если предварительно проконсультироваться с профессионалом и разобраться во всех нюансах. Разбирайтесь и у вас всё получится!
Вконтакте
Одноклассники
Google+
как вести бухгалтерский учет предпринимателю самостоятельно?
Согласно п. 2. ст. 6 ФЗ-402 от 6.12.2011, ИП могут не вести бухгалтерский учет, если заполняют КУДИР. В этой книге фиксируются доходы и расходы предпринимателей. Но как быть бизнесменам на ЕНВД? Ведь при использовании данного режима КУДИР не ведется.
Особенности ведения бухучета ИП
Таким образом, ведение бухгалтерии для ИП сводится к хранению первичных документов и заполнению КУДИР в бумажном или электронном виде (кроме ЕНВД).
Самостоятельное ведение бухгалтерского учета ИП: пошаговая инструкция
Самостоятельное ведение бухучета экономит деньги, но занимает время. Напомним, что это не обязанность, а право предпринимателя. Бухгалтерский учет помогает повысить надежность и оперативность получения данных о финансово-хозяйственной деятельности, обеспечить контроль над материальными ресурсами.
Пошаговая инструкция поможет разобраться со всеми нюансами. Стоит выделить несколько важных этапов:
Рассмотрим каждый пункт подробнее.
Выбор системы налогообложения для ИП
Первый и важный шаг, от которого зависят сроки отчетности, суммы налога и другие показатели.
ОСНО. Режим по умолчанию присваивается новым ИП, если при регистрации они не заявят о выборе спецрежима. В большинстве случаев ОСНО индивидуальным предпринимателям не выгодна. Мало того, режим наиболее сложный в плане ведения бухгалтерии.
При работе с наличными требуется заполнение кассовой книги и приходно-расходного ордера. Установлен налог на имущество.
УСН. Отличительная особенность — простота ведения бухучета, особенно при отсутствии сотрудников. Как и при ОСНО, финансовые показатели вносятся в КУДИР. Правила ее заполнения при УСН «Доходы» и «Доходы минус расходы» немного различаются. Во втором варианте обязательно фиксирование всех затрат.
Полагается отчет перед налоговой службой ежегодно до 30 апреля. Авансовые платежи вносятся до 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом.
ЕНВД. Налог тяжелый для понимания расчета, поскольку за основу берется не фактически полученный, а вмененный доход. Каждому виду деятельности соответствует определенный показатель, учитываются другие физические характеристики (площадь помещения, численность рабочих и прочее), результат корректируется на коэффициенты К1 и К2.
ЕСХН. Предприниматели, чья деятельность связана с сельским хозяйством, используют отдельную систему налогообложения. Основой для расчета налога является чистый доход. В книге учета фиксируется полученная прибыль и обязательно вносятся суммы затрат.
Авансовые платежи вносятся до 25 числа после отчетного периода. Налоговая декларация подается до 31 марта года, следующего за налоговым периодом.
ПСН. Бизнесмены на патенте платят 6% от потенциального дохода, размер которого устанавливается на региональном уровне. При ПСН заполняется книга учета доходов и расходов. Налоговая декларация в ФНС не предоставляется. Уплата налога происходит во время покупки патента. Приобрести его можно на срок до 12 месяцев.
Наличие наемных сотрудников
Гораздо сложнее вести бухгалтерский учет при наличии наемных сотрудников. Когда предприниматель становится работодателем, он получает статус налогового агента. Теперь он платит налоги не только за себя, но и за работников, удерживаются страховые взносы. Соответственно, возрастает количество документов, где фиксируются финансовые показатели.
Дополнительные документы для ИП работниками представлены в таблице.
Если срок сдачи отчетности совпадает с выходным или праздником, дата переносится на рабочий день.
Выбор вида бухгалтерского обслуживания
Даже при небольшом обороте отчетности ведение бухгалтерского учета упростят специальные программы. К примеру, 1С или «Мое дело». Автоматизация расчетов сведет к минимуму ошибки, которые легко допустить вручную.
Интернет-бухгалтерия имеет неоспоримые преимущества перед стационарными программами:
- полная автоматизация расчетов;
- напоминания сервиса о сроках сдачи отчетности;
- удаленное заполнение налоговых деклараций;
- подача документов на регистрацию ИП и сдача отчетов онлайн;
- консультации специалистов через сервис.
Многие виды интернет-бухгалтерии обеспечивают удобную работу не только с компьютера, но и с мобильных устройств. Одно из преимуществ онлайн-сервисов — экономия времени. Достаточно указать реквизиты и другие данные при регистрации ИП, чтобы система использовала их в дальнейшем при формировании отчетов. Объем доступных возможностей зависит от заложенных функций и выбранного тарифа.
Составление календаря
При использовании онлайн-сервисов для ведения бухгалтерии система будет напоминать предпринимателю о приближающемся дне сдачи отчетности. Однако важно составить для себя календарь, чтобы всегда быть в курсе основных сроков.
Ведение и хранение бухгалтерских документов
Заполнение и хранение документов осуществляется в соответствии установленными правилами. Контролирующие органы вправе организовать проверки в любой момент. Предприниматель должен хранить документы, чтобы предоставить их проверяющему по первому требованию.
Рассмотрим в качестве примера список документов, которые должны храниться в бухгалтерии магазина:
Заполнение КУДИР также осуществляется по определенным правилам:
При совершении ошибки неверное значение зачеркивается одной сплошной чертой, а рядом указывается правильное, удостоверенное подписью бизнесмена, с пометкой даты корректировки.
Рекомендации по ведению бухгалтерии ИП
Генеральный директор консалтингового центра «Профдело» Татьяна Никанорова дает советы начинающим предпринимателям по ведению самостоятельного бухгалтерского учета:
- Используйте известные онлайн-сервисы. Они не привязаны к одному устройству, как стационарные программы, позволяют быстро и достоверно произвести необходимые расчеты и контролировать финансовый поток. Важно пользоваться именно популярными сервисами («Мое дело», 1С), что позволит снизить риск технических неполадок и недоработок, которые присущи малоизвестным продуктам.
- Все бумаги, используемые для бухучета, рекомендуется хранить в папках. Причем класть их туда стоит сразу после получения, чтобы избежать утери. Можно воспользоваться несколькими папками, распределив документы по категориям.
- Сверяйтесь с налоговиками. Как минимум 1 раз в год следует сверяться с налоговыми органами. Оптимальный период — примерно через 10 дней после сдачи годовых отчетов и уплаты налога. Свериться можно на официальном сайте ФНС, в применяемом онлайн-сервисе (если его возможности это позволяют), лично в офисе контролирующих органов.
- Следите за сроками сдачи отчетов. На сайте ФНС или в онлайн-сервисе для бухучета есть налоговый календарь. С его помощью ИП не допустит просрочек даже при условии постоянного внесения изменений в существующие законы.
- Не путайте сроки сдачи деклараций и уплаты налогов.
- При наличии сотрудников начинающим бизнесменам лучше сначала доверить расчеты профессионалу. Если нарушить установленные законы, можно получить штраф.
Как вести бухгалтерию ИП самостоятельно
Согласно ФЗ-402 индивидуальные предприниматели не обязаны вести бухгалтерский учет, но это не значит, что необходимость в профессиональном бухгалтере отсутствует на 100%. Не стоит забывать, что кроме бухучета существует другой – налоговый.
Ведение налогового учета индивидуальному предпринимателю необходимо для расчета налоговой базы и налоговых платежей, сдачи отчетности в ФНС.
3 способа вести бухгалтерию ИП
- Доверить учет бухгалтерской фирме. Этот способ требует наибольших финансовых затрат, но позволяет забыть о необходимости вникать в нюансы законодательства и сдачи отчетности. Грамотные специалисты возьмут на себя ваши задачи и предоставят гарантию качества исполнения услуг.
- Найти специалиста для ведения бухгалтерии ИП на аутсорсе. Этот способ обойдется вам дешевле, но найти по-настоящему профессионального эксперта на фрилансе достаточно сложно. И его действия нужно контролировать, а для этого вам придется, хоть и не глубоко, но погрузиться в сферу ведения учета.
- Вести бухгалтерию самостоятельно. Этот оптимальный в финансовом аспекте выбор позволит вам на 100% контролировать финансовое состояние вашей организации. Но для реализации этого плана вам понадобится время для прохождения специализированных курсов, а также изучения учетной системы.
Самостоятельное ведение бухгалтерии ИП: риски
Любой предприниматель, который берется за самостоятельное ведение учета, должен понимать всю ответственность этого процесса. И речь не о банкротстве или неправильно построенном бизнес-плане. Нарушение налогового законодательства преследуется по закону и может привести к большим штрафам или уголовному делу.
К нарушению налогового законодательства могут привести:
- не вовремя сданная декларация, о которой вы забыли из-за большой занятости.
- некорректно предоставленные данные по невнимательности или из-за ошибок человеческого фактора
- банальная нехватка знаний по работе в учетной программе, которую вы выбрали.
Мы понимаем, что на начальном этапе в бизнесе важна каждая копейка, поэтому затраты на услуги аутсорсинговой компании или бухгалтера могут быть не оправданы. В данном случае самостоятельный учет может спасти от дополнительных затрат. Но кто спасет предпринимателя от возможных ошибок?
Мы поможем разобраться в нюансах налогового законодательства и формах сдачи отчетности, объясним особенности работы в учетной программе «1С». Узнайте больше о курсах по ведению учета в «1С» на бесплатной консультации с менеджером учебного центра «ГЭНДАЛЬФ»!
Открыть ИП самостоятельно. Пошаговая инструкция.
1. Что нужно сделать перед регистрацией ИП
Определиться с направлением деятельности
Прежде всего нужно выбрать один или несколько видов деятельности. Но важно определить основное направление (основной вид деятельности), поскольку это влияет на необходимость получения лицензий, разрешений, а также порядок уплаты налогов. Вид деятельности должен соответствовать классификационному коду ОКВЭД.
Законодательством предусмотрены ограничения на занятие ИП определёнными видами деятельности:
•
Банковской и страховой деятельностью, также нельзя создавать инвестиционный фонд;
•
Авиаперевозками;
•
Реализацией военной или космической техники;
•
Производством и торговлей алкогольной продукцией;
•
Производством лекарств;
•
Охранной деятельностью;
•
Иными видами деятельности, требующими спецразрешения или лицензии, получить которые предприниматель не сможет ни при каких обстоятельствах.
Выбрать способ уплаты налогов
Далее стоит выбрать подходящую систему налогообложения. По умолчанию всегда применяется ОСНО — общая система налогообложения. Существуют и спецрежимы:
УСН или упрощённая система. Отчисления в налоговую делаются с доходов или с разницы между ними и расходами. Такой режим могут выбрать не все индивидуальные предприниматели.
ПСН — патентная система. Предусматривает покупку патента на определённый вид предпринимательской деятельности. Приобрести патент можно на год или несколько месяцев. Налог в этом случае не привязан к доходам. При таком режиме не нужно вести отчётность.
ЕСХН — специальный режим для предприятий, занимающихся сельским хозяйством. Заменяет НДС, имущественный и подоходный налог.
Налог на профессиональный доход. Подойдёт тем, кто сам оказывает услуги, продаёт товары собственного производства и не планирует нанимать на работников.
В сервисе Альфа-Банка вы можете выбрать ОСНО или УСН.
Индивидуальный предприниматель применяет и ЕНВД. Должен ли он вести бухгалтерский учет? //
Индивидуальный предприниматель применяет УСН (с объектом доходы) и ЕНВД.
Должен ли он вести бухгалтерский учет? Если да, то с какого года?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу: Нормы Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и нормы Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» освобождают индивидуальных предпринимателей, в том числе и в случае совмещения УСН с режимом налогообложения в виде ЕНВД, от обязанности ведения бухгалтерского учета.
В то же время указанные нормы не содержат запрета на ведение бухгалтерского учета индивидуальным предпринимателем. Поэтому если индивидуальный предприниматель решил вести бухгалтерский учет, то это его право. С 1 января 2013 года такая возможность прямо прописана в Законе N 402-ФЗ.
Обоснование вывода: Согласно ст. 23 ГК РФ гражданин вправе заниматься предпринимательской деятельностью без образования юридического лица с момента государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя. Пунктом 1 ст. 4 Федерального Закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) установлено, что действие этого закона распространяется на все организации, находящиеся на территории РФ, а также на филиалы и представительства иностранных организаций, если иное не предусмотрено международными договорами Российской Федерации. Индивидуальные предприниматели в этой норме не оговорены. На основании п. 2 ст. 4 Закона N 129-ФЗ граждане, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, ведут учет доходов и расходов в порядке, установленном налоговым законодательством Российской Федерации.
Таким образом, индивидуальные предприниматели, в том числе применяющие упрощенную систему налогообложения, согласно п. 2 ст. 4 Закона N 129-ФЗ, полностью освобождены от обязанности ведения бухгалтерского учета.
В обязанность налогоплательщиков вменяется ведение в установленном порядке учета своих доходов (расходов) и объектов налогообложения, если такая обязанность предусмотрена законодательством о налогах и сборах (пп. 3 п. 1 ст. 23 НК РФ). Статьей 346.24 НК РФ установлено, что налогоплательщики, применяющие УСН, обязаны вести учет доходов и расходов для целей исчисления налоговой базы по налогу в книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН, форма и порядок заполнения которой утверждены приказом Минфина России от 31.12.2008 N 154н. Данное положение
распространяется и на налогоплательщиков, применяющих, помимо УСН, систему налогообложения в виде ЕНВД.
Минфин России подтверждает, что индивидуальный предприниматель, переведенный на применение системы налогообложения в виде УСН, освобождается от ведения бухгалтерского учета (письма Минфина России от 25.01.2008 N 03-11-05/14, от 15.10.2009 N 03-11-09/349).
При применении системы налогообложения в виде единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности объектом налогообложения признается вмененный доход налогоплательщика (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Пунктом 2 ст. 346.29 НК РФ установлено, что налоговой базой для исчисления суммы ЕНВД признается величина вмененного дохода, рассчитываемая как произведение базовой доходности по определенному виду предпринимательской деятельности, исчисленной за налоговый период, и величины физического показателя, характеризующего данный вид деятельности.
Индивидуальный предприниматель, переведенный на применение системы налогообложения в виде ЕНВД для отдельных видов деятельности, также освобождается от ведения бухгалтерского учета и не обязан представлять в налоговый орган бухгалтерскую отчетность (письмо Минфина России от 17.02.2012 N 03-11-11/46). В письме Минфина России от 20.04.2007 N 03-11-05/75 сказано, что индивидуальный предприниматель, применяющий по разным видам предпринимательской деятельности два различных специальных налоговых режима, освобождается от ведения бухгалтерского учета и не обязан представлять в налоговый орган бухгалтерскую отчетность.
В ряде случаев, например, при совмещении специальных режимов налогообложения в виде ЕНВД и УСН, когда возникает обязанность ведения раздельного учета, ведение бухгалтерского учета может быть целесообразно для целей определения расходов, принимаемых для целей налогообложения или уменьшения сумм налогов (ЕНВД или налога, уплачиваемого в связи с применением УСН). Однако повторим, обязанности вести бухгалтерский учет для индивидуальных предпринимателей законодательством в области бухгалтерского учета не предусмотрено. Минфин России в письме от 30.11.2011 N 03-11-11/296 указывает, поскольку порядок ведения раздельного учета при применении налогоплательщиками одновременно системы налогообложения в виде ЕНВД и УСН Налоговым кодексом РФ не установлен, следовательно, индивидуальный предприниматель должен самостоятельно разрабатывать и утверждать порядок ведения раздельного учета. При его разработке необходимо руководствоваться Законом N 129-ФЗ. С 1 января 2013 года вступает в силу Федеральный Закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ).
Действие Закона N 402-ФЗ распространяется на экономические субъекты, к которым относятся в том числе индивидуальные предприниматели (пп. 4 п. 1 ст. 2 Закона N 402-ФЗ). На основании пп. 1 п. 2 ст. 6 Закона N 402-ФЗ бухгалтерский учет могут не
вести индивидуальные предприниматели в случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах они ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения в порядке, установленном указанным законодательством. Минфин России в письмах от 05.09.2012 N 03-11-11/267, от 23.10.2012 N 03-11-11/324, от 17.08.2012 N 03-11-11/249, от 08.08.2012 N 03-11-11/233 также указывает, что индивидуальные предприниматели освобождаются от обязанности ведения бухгалтерского учета в соответствии с Законом N 402-ФЗ. В письме от 08.08.2012 N 03-11-11/233 сказано, что индивидуальные предприниматели, применяющие ЕНВД и УСН, согласно нормам этого закона, вправе не вести бухгалтерский учет в отношении предпринимательской деятельности, облагаемой ЕНВД, и в рамках УСН и, соответственно, не обязаны представлять в налоговые органы бухгалтерскую отчетность. Иными словами, пп. 1 п. 2 ст. 6 Закона N 402-ФЗ не ставит право не вести бухгалтерский учет в зависимость от применения индивидуальным предпринимателем того или иного специального режима налогообложения (УСН, УСН и ЕНВД, либо ЕНВД), то есть при любом налоговом режиме индивидуальный предприниматель освобождается от ведения бухгалтерского учета и не обязан представлять в налоговый орган бухгалтерскую отчетность. Таким образом, как нормы Закона N 129-ФЗ, так и нормы Закона N 402-ФЗ освобождают индивидуального предпринимателя, совмещающего УСН с режимом налогообложения в виде ЕНВД, от обязанности ведения бухгалтерского учета. В то же время в п. 2 ст. 7 Закона N 402-ФЗ прямо оговорена возможность ведения предпринимателем бухгалтерского учета. В случае, если индивидуальный предприниматель, лицо, занимающееся частной практикой, ведут бухгалтерский учет в соответствии с нормами этого закона, они сами организуют ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета, а также несут иные обязанности, установленные Законом N 402-ФЗ для руководителя экономического субъекта.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Измайлова Екатерина Информационное правовое обеспечение ГАРАНТ http://www.garant.ru
Отчет- 2 минуты на чтение
В этой статье
Вы можете создать CSV-файл для каждого уникального файла, пользователя, разрешения и ссылки на данном сайте SharePoint или OneDrive. Это может помочь вам понять, как используется общий доступ и предоставляется ли доступ к каким-либо файлам или папкам гостям.Для создания отчета вы должны быть администратором сайта.
Когда вы запускаете отчет, CSV-файл сохраняется в выбранном вами месте на сайте.
В Microsoft SharePoint, если вы не хотите, чтобы участники сайта видели отчет, рассмотрите возможность создания папки с различными разрешениями, в которой только владельцы сайта могут получить доступ к отчету.
Для запуска отчета (SharePoint)
- Откройте сайт, на котором вы хотите запустить отчет
- В меню Настройки щелкните Использование сайта .
- В разделе Общий доступ для внешних пользователей щелкните Выполнить отчет .
- Выберите место для сохранения отчета, а затем нажмите Сохранить .
Для запуска отчета (OneDrive)
- В средстве запуска приложений Microsoft 365 выберите плитку OneDrive.
- В меню Параметры щелкните Параметры OneDrive .
- Щелкните Дополнительные настройки , а затем щелкните Запустить отчет о совместном использовании .
- Выберите место для сохранения отчета, а затем нажмите Сохранить .
Создание отчета может занять некоторое время в зависимости от размера сайта.
Когда отчет будет готов, вы получите электронное письмо со ссылкой на отчет.
Формат CSV
Для элементов, совместно используемых с прямым доступом, отчет содержит по одной строке для каждой комбинации пользователь / элемент. В отчете отображаются группы SharePoint, но не отдельные пользователи внутри них.
Для элементов, к которым предоставлен доступ по ссылке, отчет содержит строку для каждого вошедшего в систему пользователя, который использовал ссылку или получил ссылку через диалоговое окно совместного использования. Ссылки, отправленные по электронной почте, но не использованные, и ссылки Anyone не включены в отчет.
Отчет содержит следующие столбцы:
| Колонна | Описание |
|---|---|
| Путь к ресурсам | Относительный URL-адрес элемента |
| Тип изделия | Тип элемента (Интернет, папка, файл и т. Д.) |
| Разрешение | Уровень доступа пользователя к этому элементу |
| Имя пользователя | Понятное имя пользователя или группы, у которых есть доступ к этому элементу. Если это ссылка для совместного использования, имя пользователя — SharingLink | .
| Электронная почта пользователя | Адрес электронной почты пользователя, имеющего доступ к этому элементу. Это поле пусто для групп SharePoint. |
| Тип пользователя или группы | Тип пользователя или группы: участник (внутренний), гость (внешний), группа SharePoint, группа безопасности или группа Microsoft 365.(Обратите внимание, что Участник относится к участнику каталога, а не участнику сайта.) |
| Идентификатор ссылки | GUID ссылки для совместного использования, если имя пользователя — Ссылка для совместного использования |
| Тип связи | Тип ссылки (анонимная, компания, конкретные люди), если имя пользователя — Ссылка для совместного использования |
| Доступ через LinkID | Link ID , используемый для доступа к элементу, если разрешение пользователя на элемент осуществляется через ссылку. |
- 5 минут на чтение
В этой статье
С помощью веб-части отчетов Power BI для SharePoint Online вы можете легко встраивать интерактивные отчеты Power BI на страницы SharePoint Online.
При использовании опции «Встраивать в SharePoint Online » встроенные отчеты учитывают все разрешения элементов и безопасность данных посредством безопасности на уровне строк (RLS), поэтому вы можете легко создавать защищенные внутренние порталы.
Требования
Для работы Встроить в SharePoint Online отчеты необходимо следующее:
- Лицензия Power BI Pro или Premium на пользователя (PPU) или емкость Power BI Premium (EM или P SKU) с лицензией Power BI.
- Для веб-части Power BI для SharePoint Online требуются современные страницы.
- Чтобы использовать встроенный отчет, пользователи должны войти в службу Power BI, чтобы активировать свою лицензию Power BI.
Примечание
Для организаций в облаках Power BI National бесплатная лицензия отсутствует.В этой среде все пользователи, которым нужен доступ к встроенному отчету в Sharepoint, должны иметь лицензию Power BI Pro или Premium Per User (PPU).
Вставить отчет
Чтобы встроить отчет в SharePoint Online, необходимо получить URL-адрес отчета и использовать его с веб-частью Power BI в SharePoint Online.
Получить URL отчета
Откройте отчет в службе Power BI.
В меню Файл выберите Встроить отчет > SharePoint Online .
Скопируйте URL-адрес отчета из диалогового окна.
Откройте целевую страницу в SharePoint Online и выберите Изменить .
Или в Sharepoint Online выберите Pages > + New > Site Page , чтобы создать новую современную страницу сайта.
Выберите раскрывающийся список + , а затем выберите веб-часть Power BI .
Выбрать Добавить отчет .
Вставьте ранее скопированный URL-адрес отчета в поле ссылки на отчет Power BI . Отчет загружается автоматически.
Выберите Опубликовать , чтобы изменения были видны пользователям SharePoint Online.
Разрешить доступ к отчетам
Встраивание отчета в SharePoint Online не дает пользователям автоматически разрешения на просмотр отчета — вам необходимо установить разрешения на просмотр в Power BI.
Важно
Обязательно проверьте, кто может просматривать отчет в службе Power BI, и предоставьте доступ тем, кто не указан в списке.
Есть два способа предоставить доступ к отчетам в Power BI. Первый способ, если вы используете группу Microsoft 365 для создания своего сайта группы SharePoint Online, — это указать пользователя как участника рабочей области в службе Power BI и странице SharePoint . Для получения дополнительной информации см., Как управлять рабочим пространством.
Второй способ — встроить отчет в приложение и поделиться им напрямую с пользователями:
Автор, который должен быть пользователем Pro, создает отчет в рабочей области.Чтобы поделиться с бесплатными пользователями Power BI , необходимо установить рабочее пространство как Premium workspace .
Автор публикует приложение и устанавливает его. Автор должен установить приложение, чтобы у него был доступ к URL-адресу отчета, который используется для встраивания в SharePoint Online.
Теперь всем конечным пользователям также необходимо установить приложение. Вы также можете использовать функцию Установить приложение автоматически , которую можно включить на портале администрирования Power BI, чтобы приложение было предварительно установлено для конечных пользователей.
Автор открывает приложение и переходит к отчету.
Автор копирует URL-адрес встроенного отчета из отчета, установленного приложением. Не используйте исходный URL-адрес отчета из рабочей области.
Создайте новый сайт группы в SharePoint Online.
Добавьте ранее скопированный URL-адрес отчета в веб-часть Power BI.
Добавьте всех конечных пользователей и / или группы, которые будут использовать данные на странице SharePoint Online и в созданном вами приложении Power BI.
Примечание
Пользователям или группам необходим доступ как к странице SharePoint Online, так и к отчету в приложении Power BI, чтобы просмотреть отчет на странице SharePoint.
Теперь конечный пользователь может перейти на сайт группы в SharePoint Online и просмотреть отчеты на странице.
Многофакторная аутентификация
Если ваша среда Power BI требует, чтобы вы входили в систему с использованием многофакторной проверки подлинности, вам может быть предложено войти в систему с помощью устройства безопасности, чтобы подтвердить свою личность.Это происходит, если вы не входили в SharePoint Online с помощью многофакторной проверки подлинности, но для вашей среды Power BI требуется устройство безопасности для проверки учетной записи.
Примечание
Power BI еще не поддерживает многофакторную проверку подлинности в Azure Active Directory 2.0 — пользователи увидят сообщение об ошибке. Если пользователь снова войдет в SharePoint Online с помощью своего устройства безопасности, он сможет просмотреть отчет.
Настройки веб-части
Ниже приведены параметры, которые можно настроить для веб-части Power BI для SharePoint Online.
| Объект | Описание |
|---|---|
| Название страницы | Задает страницу веб-части по умолчанию. Выберите значение из раскрывающегося списка. Если страницы не отображаются, значит, в вашем отчете одна страница или вставленный URL-адрес содержит имя страницы. Удалите раздел отчета из URL-адреса, чтобы выбрать конкретную страницу. |
| Дисплей | Регулирует размещение отчета на странице SharePoint Online. |
| Показать панель навигации | Показывает или скрывает панель навигации по странице. |
| Показать панель фильтра | Показывает или скрывает панель фильтров. |
Отчеты, которые не загружаются
Если ваш отчет не загружается в веб-части Power BI, вы можете увидеть следующее сообщение:
Есть две основные причины появления этого сообщения.
- У вас нет доступа к отчетам.
- Отчет удален.
Обратитесь к владельцу страницы SharePoint Online, чтобы помочь решить проблему.
Лицензирование
Пользователям, просматривающим отчет в SharePoint, необходима лицензия Power BI Pro или Premium Per User (PPU) , либо контент должен находиться в рабочей области, которая находится в емкости Power BI Premium (EM или P SKU) .
Известные проблемы и ограничения
Ошибка: «Произошла ошибка, попробуйте выйти и снова войти, а затем еще раз посетить эту страницу.Идентификатор корреляции: не определен, статус ответа HTTP: 400, код ошибки сервера 10001, сообщение: отсутствует токен обновления «
»Если вы получили эту ошибку, попробуйте выполнить одно из следующих действий по устранению неполадок.
Выйдите из SharePoint и войдите снова. Перед повторным входом обязательно закройте все окна браузера.
Если для вашей учетной записи требуется многофакторная проверка подлинности (MFA), войдите в SharePoint с помощью устройства MFA (приложение для телефона, смарт-карта и т. Д.).
Учетные записи гостевых пользователей Azure B2B не поддерживаются.Пользователи видят логотип Power BI, который показывает, что часть загружается, но не отображает отчет.
Power BI не поддерживает те же языки локализации, что и SharePoint Online. В результате вы можете не увидеть правильную локализацию во встроенном отчете.
При использовании Internet Explorer 10 могут возникнуть проблемы.
Веб-часть Power BI недоступна для национальных облаков.
Классический SharePoint Server не поддерживается этой веб-частью.
URL-фильтры не поддерживаются веб-частью SPO.
Следующие шаги
Еще вопросы? Спросите у сообщества Power BI
Как специалист по обработке данных в Sharegate, я всегда ищу лучшие способы визуализации данных.
Несколько месяцев назад я начал использовать Power BI, удобный инструмент визуализации данных и отчетов, созданный Microsoft.Я считаю особенно полезным регулярно составлять отчеты о папках и списках SharePoint — это отличный способ убедиться, что конечные пользователи принимают инструмент и используют его должным образом. Теперь я на крючке!
Ссылки по теме: Узнайте, как использовать SharePoint Online, рекомендации и распространенные проблемы, чтобы избежать
Затем я настроил Microsoft Flow для автоматической отправки данных в Power BI для меня — и это был совершенно новый мир.
В конце концов, SharePoint — и весь набор инструментов для повышения производительности Office 365 — представляет собой платформу для совместной работы; он настолько полезен, насколько конечные пользователи используют его изо дня в день!
Хотите использовать современные инструменты для совместной работы, такие как Microsoft Teams? Посмотрите наш веб-семинар по запросу, Вы перешли на Office 365 — что теперь? , чтобы узнать, как можно использовать подписку на Office 365, чтобы идти в ногу с развивающимся рабочим местом.
Вебинар по запросу
Вы перешли на Office 365 — что теперь?
с Бенджамином Ниаулином
Microsoft MVP и региональный директор
Что такое Power BI?
Перво-наперво: что такое Power BI?
Power BI — это инструмент визуализации данных, который можно бесплатно получить через вашу учетную запись Microsoft. Power BI предоставляет облачные службы бизнес-аналитики (BI), а также интерфейс для настольных компьютеров, которые позволяют создавать собственные отчеты и панели мониторинга для настраиваемых визуализаций.
Если вы уже немного знакомы с инструментами создания отчетов, могу вам гарантировать, что это не что иное, как SQL Server Reporting Services (SSRS). У него великолепный пользовательский интерфейс, и им намного проще пользоваться.
Всего за несколько щелчков мышью вы можете опубликовать свои панели мониторинга и отчеты в Интернете и в любой группе Office 365.
Зачем пробовать Power BI?
- Это бесплатно. Да, есть версия Pro, которая позволяет пользователям представлять еще больше данных. Но для большинства отчетов вам вполне подойдет бесплатная версия.
- Существует около 65 различных источников данных, которые можно интегрировать в Power BI. Из базы данных SQL в сторонние инструменты, такие как Salesforce, Google Analytics и другие.
- Кодирование не требуется. Вы можете настроить данные с помощью простых операций или использовать операции Simili-Excel для еще большей гибкости. Это так называемые базовые операции DAX.
- Совместное использование информационных панелей никогда не было таким простым. В Office 365 совместное использование панелей мониторинга еще никогда не было таким простым.Вы можете предоставить общий доступ к информационным панелям только некоторым лицам — например, всем членам группы Office 365 — и все онлайн-версии доступны через вашу страницу служб Microsoft. Вы даже можете поделиться своими панелями мониторинга с гостями.
Многие организации предпочитают строить современную интрасеть на базе SharePoint в Office 365. Вот почему так полезно создавать отчеты о его использовании, а также хранить в них последующие отчеты Power BI.
В ShareGate каждый сотрудник проходит тщательное обучение использованию наших инструментов.Поэтому я создал панель управления Power BI для отслеживания уроков, которые создаются и обновляются на сайте группы ShareGate — таким образом я могу быть уверен, что сотрудники постоянно сотрудничают, чтобы поддерживать учебные материалы в актуальном состоянии.
Ниже я изложил пошаговые инструкции по созданию панели мониторинга Power BI с использованием данных из вашей среды SharePoint:
Как создать панель мониторинга Power BI
Скачать Power BI для рабочего стола
Хотя Power BI имеет две версии (онлайн и для настольных ПК), я предлагаю использовать настольную версию для создания панели мониторинга.Затем вы можете опубликовать его через Power BI Online, чтобы поделиться им со своими коллегами.
После открытия Power BI нажмите кнопку Получить данные на вкладке Home на ленте, чтобы получить доступ к доступным источникам данных.
Выберите правильный тип данных
Вы должны увидеть три типа доступных соединителей данных SharePoint:
- Папки
- Сетевые списки
- Обычные списки
Выберите тип объекта и добавьте URL-адрес SharePoint.
Загрузите данные
Слева выберите соответствующую папку или список. Предварительный просмотр данных, которые можно загрузить, должен появиться в окне Navigator .
Измените запрос, чтобы улучшить визуализацию
Перед загрузкой данных в Power BI Desktop вам может потребоваться скорректировать или придать форму данным.
Это особенно хорошая идея — отредактировать запрос перед загрузкой при работе с большим набором данных. Вы можете сделать это, выбрав Edit , а затем внося дальнейшие настройки в Query Editor .
Редактор запросов — это место, где вы формируете данные в соответствии со своими потребностями — например, для хранения данных, которые будут создавать впечатляющие визуальные эффекты и удалять любые данные, которые не имеют отношения к делу.
Вы можете сделать это по:
- Формирование и объединение данных
- Группировка строк
- Сводные столбцы
- Создание настраиваемых столбцов
Полный список задач и инструкций по запросу см. В официальной документации Microsoft.
Опубликуйте отчет в Power BI Online
Когда вы будете удовлетворены визуальными эффектами, опубликуйте отчет в Power BI Online, нажав кнопку Опубликовать .Если вы не активировали Power BI в Office 365, вам будет предложено активировать его.
У вас есть возможность опубликовать отчет в своей рабочей области или в любой из рабочих областей группы Office 365.
Совет: Я предлагаю создать новые назначенные рабочие области, если вы планируете поделиться своей информационной панелью с коллегами. Это дает вам больше контроля над тем, у кого есть доступ к вашей панели инструментов, а также позволяет вам сотрудничать с коллегами. О том, как создать новое рабочее пространство, читайте в официальной документации Microsoft.
Найдите опубликованный отчет в Power BI Online
Если вы перейдете на главный экран Power BI и войдете в систему, вы должны увидеть отчет в сером разделе в середине левого столбца.
В этом разделе видны следующие элементы:
- Рабочее пространство: Это либо ваше личное рабочее пространство, либо общее групповое рабочее пространство.
- Панель мониторинга: Панель мониторинга — это высокоуровневое представление только что созданного отчета.Вы можете преобразовать свой отчет, закрепив плитки отчета.
- Отчеты: Это то, что публикуется из Power BI Desktop. Чтобы преобразовать этот отчет в информационную панель, вам необходимо закрепить плитки на информационной панели.
- Наборы данных: Это ваши исходные данные. Чтобы сделать данные динамическими, вам нужно перейти в этот раздел и запланировать автоматические обновления.
Превратите свой отчет в информационную панель
Эта часть довольно проста.
Все, что вам нужно сделать, это открыть свой отчет и щелкнуть значок булавки.
Затем вы можете выбрать или создать информационную панель, на которой хотите разместить визуализацию.
Запланировать автоматическое обновление
Этот шаг очень важен. Если вы этого не сделаете, ваша панель никогда не обновится.
Зайдите в раздел Datasets , найдите свой набор данных и нажмите кнопку … . Затем выберите Обновление расписания . У вас будет возможность ввести свои учетные данные и выбрать частоту обновления.
Поделитесь своей информационной панелью
Теперь у вас есть полностью функциональная, автоматически обновляемая панель управления, которой можно легко поделиться!
Если вы создаете специальную рабочую область, вам нужно будет предоставить доступ пользователям. Затем вы можете попросить их подключиться к Power BI Online или просто отправить им URL-адрес — и вуаля!
Microsoft Flow и Power BI
Теперь, когда вы знаете, как настроить панель мониторинга Power BI с использованием данных из SharePoint, давайте сделаем еще один шаг: давайте добавим Microsoft Flow.Но сначала немного предыстории.
Что такое Microsoft Flow?
Microsoft Flow — это SaaS, автоматизирующий рабочие процессы для ряда приложений и служб. Эти автоматизированные рабочие процессы называются потоками и запускаются для автоматического выполнения различных действий при наступлении определенного события. С Flow вы можете автоматизировать задачи, чтобы получать уведомления, синхронизировать файлы, собирать данные и многое другое.
По сути, Microsoft Flow — отличный способ автоматизировать повторяющиеся задачи.
С Flow вы можете автоматизировать задачи, чтобы получить:
- Уведомления
- Синхронизация файлов
- Сбор данных
- И многое другое!
В этом случае мы собираемся использовать Flow для сбора данных SharePoint для нас, а затем отправить эти данные в Power BI — и все это без необходимости писать ни одной строчки кода!
Как создать Microsoft Flow
- Теперь перейдите на домашнюю страницу Microsoft Flow. Если вы впервые, создайте учетную запись — есть бесплатный план, который позволяет вам опробовать сервис.
- Выполните поиск, чтобы увидеть, может ли существующий шаблон потока выполнить то, что вы хотите. Вы не хотите создавать новый поток с нуля, если вам это не нужно. Давайте выполним поиск по запросу «SharePoint».
3. Хм… все не в порядке. Давайте попробуем выполнить поиск по запросу «визуализируй пауэр би».
В поиске появляется один рабочий процесс!4. Похоже, это может сработать для нас! Теперь введите URL-адрес соответствующего сайта SharePoint и имя списка, который вы хотите отслеживать, а также информацию о вашем месте назначения в Power BI — в данном случае это панель мониторинга, которую вы только что настроили.Затем нажмите Сохранить .
5. Другой поиск — на этот раз «обновить набор данных power bi» — обнаруживает другой шаблон, который может работать.
Этот шаблон может работать и в этом сценарии.6. Опять же, после подтверждения выбора, вы можете увидеть и настроить свой поток, затем нажмите Сохранить .
Настройте последовательность действий в выбранном вами шаблоне.Пошаговые инструкции по созданию потока с нуля см. В официальной документации Microsoft.
Что такое SharePoint? Microsoft MVP Бенджамин Ниаулин рассказывает о передовых методах работы с SharePoint Online, советах и приемах, а также рассматривает некоторые типичные ошибки SharePoint Online.
Согласно нашему новому эталонному отчету «Состояние Microsoft 365: миграция, модернизация и безопасность в 2021 году», все больше компаний используют облачные инструменты повышения производительности, необходимые для распределенной рабочей силы — выполняет меньше локальных миграций SharePoint, все больше переходя на облачный SharePoint Online / Microsoft 365 .
Эта тенденция нашла отражение в наших собственных данных о клиентах ShareGate Desktop, которые показали 33% -ный рост облачных операций в 2020 году по сравнению с 2019 годом. Это помогает укрепить чувство, которое мы испытывали в течение многих лет: облако больше не является возможной возможностью для предприятий — это решение по умолчанию.
Независимо от того, переходите ли вы в облако с SharePoint Server или впервые входите во вселенную Microsoft, эти передовые методы, советы и приемы от Бенджамина Ниаулина помогут вам эффективно использовать SharePoint Online в вашей организации.
Хотите отточить свои навыки управления командами? Наблюдайте за Microsoft MVP Джаспером Остервельдом и Бенджамином Ниаулином по запросу и получайте советы по передовой практике, которые помогут вам продвигать среду Teams, включая реальные примеры того, как компании любого размера освоили работу с командами.
ВЕБИНАР MVP-LED
Вы развернули команды, что теперь? Послушайте мнение экспертов: как создать успешную среду Teams
Когда я задаю людям этот вопрос, наиболее частый ответ я get is: Ну… я точно не знаю .
SharePoint на самом деле является платформой, и это очень, очень важный. SharePoint — это платформа, на которой вы можете создать собственное шоу.
Вы можете думать об этом как о деталях LEGO. SharePoint дает вам строительные блоки, чтобы строить свои собственные вещи. У вас есть все маленькие детали LEGO, и вы собираете их вместе, чтобы построить все, что захотите, будь то веб-сайт или совместный интранет.
Очень важно понимать, что SharePoint не инструмент , например Word или Excel.Это не то, что вы устанавливаете, и все получает то же самое. Все получают одинаковую платформу, но не все собираются построить свой SharePoint таким же образом.
Что именно мы можем делать с SharePoint?
- Интранет
- Экстранет
- Интернет-сайты
- Порталы для совместной работы
- Сайты процессов
- Приложения
SharePoint можно использовать для построения интрасети организации. Или его можно использовать для создания настраиваемой экстрасети, которую люди будут проверять.
Вы даже можете создавать сайты процессов, чтобы заменить бизнес процесс, который у вас может быть. Некоторые используют его для создания приложений.
Например: каждый раз, когда вы создаете группу Yammer, чтобы беседы с коллегами, также создается сайт SharePoint — команда сайт для совместной работы над общими документами. Это один из способов использования SharePoint вместо того, чтобы быть внутренней сетью.
В этом заключается идея SharePoint: создавать все, что вы хотите, на этой платформе.
Поскольку SharePoint — такая огромная платформа, я просто хотел быстро резюмировать базовую структуру, чтобы убедиться, что все находятся на одной странице.
Важно понимать разницу между:
Если вы хотите, чтобы все было просто, сайт SharePoint в основном коробка. А внутри этого поля — на вашем сайте SharePoint — все ваши списки и библиотеки документов.Это два типа объектов, которые вы обычно найти внутри коробки.
Вы хотите смотреть на сайт как на коробку, в которую вы кладете вещи, потому что эта визуализация помогает вам понять, что не всегда легко делиться тем, что находится внутри одной коробки, с тем, что находится внутри другой коробки.
Позже вы увидите другие небольшие объекты, такие как столбцы, боковые столбцы, типы содержимого и тому подобное. Но в идеале вы хотите смотреть на сайт как на коробку, в которую вы кладете вещи, потому что эта визуализация помогает вам понять, что не всегда легко делиться тем, что находится внутри одной коробки, с тем, что находится внутри другой коробки.
Если мы знаем, что сайт представляет собой коробку со списками и библиотеками внутри, тогда что такое список и что такое библиотека документов?
Это похоже на создание таблицы в Word или Excel: каждый создаваемый столбец означает, что в каждой строке содержится больше информации.
Список SharePoint — это, по сути, таблица в Интернете, которую легко создавать, проста в использовании и доступна из любого браузера.
Это похоже на создание таблицы в Word или Excel: каждый создаваемый столбец означает, что в каждой строке содержится больше информации.Единственное отличие состоит в том, что список имеет все функции SharePoint для управления версиями, утверждения контента и рабочих процессов.
Библиотеки документов по сути одно и то же. Это таблица, но вместо того, чтобы быть обычными таблицами для управления контентом или данными, таблица на самом деле предназначена для самих документов.
Вместо того, чтобы помещать документ прямо в папку с файлами в проводнике, вы помещаете их в библиотеку документов.Затем у вас есть столбцы, которые позволяют вам классифицировать, управлять и помечать ваш контент, что значительно упрощает поиск вашего документа.
Следующее, что вам нужно понять, это: что такое семейство сайтов?
Запомните этот ящик, сайт, на котором хранятся все ваши списки. и библиотеки? Что ж, теперь у вас есть несколько ящиков, которые связаны между собой структура, иерархия.
Вы можете рассматривать эти блоки вместе как семейство сайтов, потому что все они связаны через один и тот же превосходный сайт — то, что мы иногда вызовите корневой сайт.
Все элементы в семействе сайтов также будут иметь общий доступ к некоторым вещам, как список групп SharePoint. Когда вы создаете группы безопасности в SharePoint, они используются всем семейством сайтов — структура сайтов или коробки, которые связаны вместе.
Вы также можете выбрать для них общий доступ к другим вещам, например к базам данных или библиотеке стилей.
Когда вы создаете группы безопасности в SharePoint, они используются для всего семейства сайтов — это структура сайтов или блоков, связанных между собой.
Стоит отметить, что многие новые функции Microsoft, такие как группы Office 365, команды и современные групповые сайты SharePoint для групп, предназначены для работы с одним сайтом на верхнем уровне.
Двигаясь вперед, вы захотите подумать о сглаживании архитектуры SharePoint — о перемещении существующих дочерних сайтов в семейства сайтов верхнего уровня в SharePoint Online. Это подводит меня к следующему пункту …
Что такое узловые сайты?
Ключ к созданию физически плоской структуры сайта, но логически нисходящей? Сайты-концентраторы.
В то время как многие организации использовали подсайты в прошлом для создания соединительной ткани, подсайты плохо адаптируются к изменениям. Это потому, что подсайты на самом деле представляют собой физическую конструкцию, отраженную в URL-адресе содержания. Если вы реорганизуете свои деловые отношения, вы нарушите все отношения интрасети в своем контенте.
Узлы-концентраторы — это новая соединительная ткань для организации семей современных рабочих групп SharePoint и сайтов для общения. Они моделируют отношения как связи, а не как иерархию или собственность, поэтому гораздо легче адаптироваться к изменениям в организации.
Почему этот вебинар? 5 распространенных ошибок
Почему я организовал этот вебинар? Если честно, я видел много одних и тех же ошибок.
Ошибка № 1: Создание интрасети в рамках централизованного администрирования
Не так давно я увидел интранет полностью построен при центральной администрации.
Почему это плохо? В Центр администрирования — это основная консоль, на которой вы:
- Создайте свои веб-приложения
- Создайте семейства сайтов
- Определите, как будет работать поиск
Это определенно не то, что вам нужно.
Следующее, что я недавно увидел, это организация, устанавливающая новую ферму SharePoint каждый раз, когда новому отделу или группе требуется SharePoint. An Совершенно новая ферма каждый раз . Нет!
То, что вы могли бы получить с SharePoint, действительно централизованно — иметь одну ферму SharePoint, а затем создавать разные веб-сайты. приложений разных семейств сайтов для разных отделов и команды.Все они должны использовать одну и ту же установку и одну ферму.
Даже в тех случаях, когда ваша организация географически рассредоточены, вам не обязательно понадобится несколько ферм. Вы можете легко разместить разные серверы и веб-интерфейсы, а затем репликация базы данных или зеркалирование, чтобы убедиться, что производительность и отказоустойчивость по-прежнему присутствуют.
Вывод здесь? В большинстве случаев вам понадобится только одна установка SharePoint.
Ошибка № 3: Внесение универсальных изменений одно за другим для каждой библиотеки документов
Несколько лет назад мне позвонили и сказали, что они не очень довольны SharePoint, я думаю, что это было с SharePoint 2010 (сейчас больше не поддерживается).
Произошло то, что они изначально прошли через около 200 библиотек документов, и они добавили столбец выбора в каждый из. А через два года они поняли, что нужно обновить этот выбор.
Важно обратить внимание на различные варианты доступности, такие как столбцы сайта и столбцы многократного использования, или даже типы контента, и убедиться, что все централизовано в одном месте.
Итак, что они делают? Они просмотрели все 200 документов библиотеки, добавили настройки библиотеки, а затем отредактировали столбец выбора, чтобы добавить дополнительный выбор.
А как вы думаете, что произошло? Ну, время от времени они добавили бы лишние буквы, иначе они не смогли бы правильно скопировать / вставить — вводя человеческие ошибки. Так что вы определенно не хотите этого делать.
Здесь вступают в игру архитектура и планирование интрасети. Важно обратить внимание на различные варианты доступности, такие как столбцы сайта и столбцы многократного использования, или даже типы контента, и убедиться, что все централизовано в одном месте.
Ошибка № 4: Продолжение использования общих файловых папок для организации содержимого
Вы не получите никакой пользы от SharePoint, если возьмете файл общие ресурсы, выгружайте их в SharePoint, а затем продолжайте использовать папки для организации содержание.
Если дело обстоит так, я вам прямо сейчас скажу: не получайте SharePoint. Просто оставайтесь на своем файловом ресурсе. Нет никакой добавленной стоимости, и на самом деле так будет медленнее.
Что вы действительно хотите сделать, так это воспользоваться преимуществами тегов метатданных для реструктуризации, используя такие вещи, как поиск, чтобы найти ваш контент.
ОшибкаВо время установки SharePoint вы можете установить в ферме режим как большая реализация, или вы можете выполнить автономную установку, которая поставляется с бесплатным SQL Server Express, который не позволяет хранить более четырех гигабайты.
Вы можете представить их лица, когда они поняли, что не могут добавить содержимое. Они даже не могли настроить профили пользователей, которые были своего рода например MySite или OneDrive для бизнеса.
Несколько лет назад это была большая проблема. Сегодня об этом знают все, так что это не такая большая проблема. Думаю, опцию даже убрали из установки.
Прежде чем начать
Прежде чем вы начнете свой проект SharePoint — еще до того, как он начинается — вам нужно задать себе несколько очень важных вопросов:
- До у вас есть причина использовать SharePoint?
- Или, вы хотите использовать его только потому, что у вас есть бесплатные лицензии?
Нам нужно перестать думать о функциях, а не о функциях.Это определенно не о том, как работает SharePoint или что он может делать. Вам нужно подумать, является ли это лучшей платформой или приложением для нужд вашего бизнеса.
Чтобы спроектировать эффективную интрасеть, которую на самом деле будут использовать ваши сотрудники, вам нужно задавать вопросы о работе, а не о технологиях.
SharePoint — такая огромная платформа, что, если вы не пойдете туда, куда собираетесь, вы никуда не денетесь.
Не стоит недооценивать SharePoint.
Каждый раз, когда кто-нибудь говорит: Мы просто поставим это сейчас так, а потом настроим должным образом. , это не работает.
Никогда не видел, чтобы это работало, не делайте этого. Попробуйте, но не на своих серверах. Создайте 30-дневную пробную версию Office 365, чтобы почувствовать все. Но никого не приглашай, никому не говори. Крайне важно не относиться к этому легкомысленно. SharePoint — это настоящая платформа.
После установки SharePoint принятие может быть очень быстро — особенно если вы используете другие связанные с ним инструменты, например Exchange или Yammer.Если вы не планировали заранее, если вы не подготовились должным образом, вы можете терять контроль быстро.
Прекратите все, что вы делаете, и начните планировать!
Каждую реализацию, которую я делал, я всегда пытался назвать как-нибудь иначе. Потому что, если он потерпит неудачу, вы не хотите, чтобы сбой ассоциировался с названием платформы. SharePoint обновляется через версии — и между вами и мной SharePoint 2003 и SharePoint 2013 — это даже не одна и та же платформа.
Совет № 2: Найдите время, чтобы похвастаться
Я имею в виду, что у вас должен быть план коммуникации. Соберите отзывы о том, что пользователям понравилось и не понравилось в предыдущей интранете. Организуйте запуск мероприятий каждый раз, когда вы достигаете определенного рубежа. Наберитесь энтузиазма, чтобы пользователи с большей вероятностью приняли вашу новую платформу и поддержали ее.
Совет № 3: Проведите обучение
Обучение повышает удовлетворенность сотрудников. Они смогут выполнять больше задач, у них появится мотивация использовать SharePoint, и в результате их популярность возрастет.
Совет № 4. Взгляните на свои бизнес-процессы
SharePoint не всегда будет проблемой. Во многих случаях существуют сложные процессы утверждения, часто связанные с форматом бумажного следа. Удалите сложные рабочие процессы в пользу одного простого для утверждения.
Совет № 5: Сохраняйте простой план корпоративного управления
У вас обязательно должен быть план управления. Но, честно говоря, никто не будет читать, если он слишком большой. Подумайте о том, чтобы сделать это вики, к которой каждый может быстро получить доступ и перепрыгнуть, чтобы найти различные части.
Совет № 6: Обеспечьте выполнение указанного плана управления
Какие бы политики вы ни установили, вы должны убедиться, что ваша среда их уважает.
Совет № 7. Сделайте архитектуру интрасети логичной
Это связано с управлением, потому что вам нужно создать политику того, как вы собираетесь хранить вещи. Даже если вы прямо сейчас занимаетесь интранетом, вам нужно иметь представление о том, что и где будет происходить.
Установить и настроить
Я видел, как это делается слишком много раз: вы получаете SharePoint, используете интерфейс для установки — дальше, дальше, дальше — и мастер настройки предлагает настроить все за вас, поместив все в одно веб-приложение.
Вместо этого придерживайтесь следующих рекомендаций:
При установке SharePoint последнее, что вам нужно сделать, это использовать мастер или интерфейс.
Не используйте Click-Install.
Вместо
- Создайте свой собственный PowerShell
- Используйте AutoSPInstaller
Создайте свой собственный PowerShell
Я знаю, что одна из причин, по которой мы, как айтишники, выбираем использовать среду Microsoft, чтобы нам не приходилось иметь дело с Unix или Linux.Мы хотим нажать несколько кнопок, и что-то произойдет. Вот почему Windows такая популярны, поэтому серверы Windows так популярны, и вот почему все эти приложения так популярны.
Что ж, с SharePoint мы как бы идем против всего этого. В SharePoint правильный способ установки — и во многих случаях правильный способ настройки — это использование PowerShell. А PowerShell — это способ написания сценариев. Это способ использования командных строк для связи с вашим сервером Windows и взаимодействия со средой SharePoint.
Используйте AutoSPInstaller
Если вы не знакомы с PowerShell, я настоятельно рекомендую вам использовать приложение под названием AutoSPInstaller. Он позволяет создавать сценарии, вставлять все, что угодно, и быстро повторно развертывать среду в SharePoint 2010 и SharePoint 2013.
Итак, всякий раз, когда вы хотите создать новую среду тестирования для своих разработчиков — если вы хотите быстро установить новый сервер и убедиться, что каждая конфигурация выполнена правильно, — вы захотите использовать AutoSPInstaller.Потому что, когда вы используете интерфейс для установки SharePoint, он будет делать очень странные вещи, например добавлять GUIDS.
Для тех, кто не знаком: GUID (глобальный уникальный идентификатор) — это термин, используемый корпорацией Майкрософт для обозначения уникальной идентичности, сгенерированной при ее программировании.
Итак, когда вы создаете файл или базу данных, вместо того, чтобы просто называть их чем-то, что вы узнаете, вам может быть назначен GUID. Он собирается сложить кучу букв и цифр вместе, потому что именно так программа будет распознавать их, но ни один человек никогда не сможет точно определить или распознать это быстро.Это ужасно.
Настроить и оптимизировать SQL
На скорость вашего SharePoint напрямую влияет скорость вашего SQL Server.
Убедитесь, что вы настроили:
- ЦП, ОЗУ, диски
- Распределение NTFS (4 КБ против 65 КБ)
- Начальный размер БД
- Авторастание
- Мгновенная инициализация файла
- План обслуживания (журналы)
CPU, RAM, диски
Самая распространенная ошибка на самом деле очень проста: недостаточно диска — или, скорее, скорость вашего жесткого диска или жестких дисков недостаточно высока для операций чтения и записи, которые SQL Server должен выполнять для вашей среды SharePoint.
Вы должны убедиться, что у вас достаточно мощности процессора — достаточно оперативной памяти — для обработки всех запросов. И это действительно зависит от того, что вы собираетесь делать со своим SharePoint.
Распределение NTFS
Знаете ли вы, что при установке SharePoint или подключении новый диск, он форматирует жесткий диск в то, что мы называем NTFS?
Не волнуйтесь, если вы не знаете, что это такое. Что важно состоит в том, что по умолчанию размер секторов размещения составляет 4 КБ. Что, если вы этого хотите, размер, который он может написать — и я не буду вдаваться в подробности, я знаю, что не все заинтересован в этом, но SQL Server может писать 64 КБ.
Это можно сделать только после форматирования диска. Так что, если ваш SharePoint уже запущен — не повезло. Это необходимо сделать при настройке SQL Server. И что вы можете сделать, так это отформатировать свой диск, чтобы разрешить кластеры распределения большего размера.
Начальный размер БД
Следующее, что нужно сделать на вашем SQL Server, — это изменить начальный размер вашей базы данных.
Если вы хотите что-то изменить — вот что происходит. Вы создаете новое семейство сайтов или новое веб-приложение.Здесь SharePoint хранит вещи.
Если хочешь SharePoint для хранения вещей, это равно SQL Server. Это база данных сервер.
И если, когда вы создаете эту базу данных, она создает базу данных только на 100 мегабайт, но вы знаете, что ваша интрасеть будет иметь как минимум 100 гигабайт, тогда установите ваш начальный размер как минимум 75 или 100 гигабайт.
Авторастание
Нет смысла позволять базе данных выполнять автоматический рост — что, на мой взгляд, является еще одной очень плохой готовой конфигурацией, — потому что настройки автоматического роста вашей базы данных составляют один мегабайт.
Если в вашей библиотеке документов есть документ размером 10 мегабайт, размер библиотеки документов составляет 10 мегабайт. И размер вашей базы данных составляет один мегабайт.
Если вы добавите этот документ, в настройках автоматического увеличения будет указано: О, идет документ размером 10 мегабайт. Мы не собираемся брать лишних 10 мегабайт — мы возьмем один и посмотрим, достаточно ли этого. Нет? Хорошо, давай возьмем еще одну. Этого достаточно? Нет? Хорошо, возьмем еще один.
Итак, настройте автоматический рост так, чтобы он увеличивался намного больше, чем на один мегабайт за раз.Это позволит базе данных SQL Server для вашего SharePoint расти намного быстрее и зарезервировать место.
Мгновенная инициализация файла
Это подводит меня к другому параметру, мгновенной инициализации файла. Все когда-то слышали об этом, даже если это было в компьютерном классе в школе. Компьютеры хранят вещи в единицах и нулях, верно?
Подумайте об этом так: если база данных, в которой SharePoint хранит вещи, должна расти, каждый раз, когда ей нужно зарезервировать место, она говорит: Ну, мне понадобится 100 гигабайт.
Вместо того, чтобы создавать пространство и сразу брать его, он создает единицы и нули. Итак, каждые единицы и нули, он плюс один, а затем он ставит ноль, чтобы убедиться, что он может принять оба значения — 10101010, вплоть до 100 гигабайт. А потом, если хотите, это своего рода проверка.
Что говорит мгновенная инициализация файла: О, вы хотите 100 гигов? Ладно, взяли. Это сделано. Мы не будем проверять, работают ли единицы и нули.
Конечно, это может привести к коррупции.Пока я ничего не испытал. Это определенно отлично подходит для среды разработки, когда вам нужно, чтобы разработчики тестировали в максимально быстрой среде. Так что будьте осторожны с этим.
Есть план обслуживания
И, конечно же, последняя проблема заключается в том, что файлы журнала вашей базы данных могут расти, расти и расти до тех пор, пока на SQL Server не останется больше места. А затем все SharePoint закрывается, или вы больше не можете добавлять документы в свою библиотеку документов.
Вам необходимо убедиться, что у вас есть планы обслуживания, чтобы вы часто создавали резервные копии, иначе вам нужно усечь журнал.Когда вы смотрите на это, определенно есть на что обратить внимание.
Настроить поиск
Подумайте, следует ли активировать такие вещи, как непрерывное сканирование, которое потребует много энергии, но также имеет более свежий индекс.
Если вы все же активировали непрерывное сканирование, я не рекомендую активировать его везде.
Если вы действительно активируете непрерывное сканирование, я не рекомендую активировать его везде.
Определите свой источник контента
Как вы собираетесь разделить разные среды так, чтобы поиск начал сканировать их по отдельности, с разными расписаниями сканирования и с разными типами сканирования?
И будет ли это постепенное сканирование или непрерывное сканирование?
Настроить схему
Знаете ли вы, что когда вы создаете столбцы библиотеки и списка, по умолчанию поиск их не обрабатывает?
Вам необходимо создать так называемое управляемое свойство в схеме поиска.
Таймер вакансий
Задания таймера — это задачи, которые SharePoint выполняет по расписанию.
Например, у вас может быть создал что-то в SharePoint под названием Content Organizer. Когда вы бросаете документ в библиотеке документов Организатор контента автоматически — на основе правил, которые вы можно установить — перемещает в новую библиотеку документов на новом сайте.
Но это работает по расписанию. Существует около пяти страниц подобных заданий, которые вы можете настроить или отключить в определенном веб-приложении.Итак, приступайте к настройке!
Всегда проверяйте свои резервные копии
SharePoint — это намного больше, чем просто SharePoint. Это ваши рабочие процессы, которые хранятся в вашей базе данных. Это SQL Сервер. Это резервная копия IAS.
Необходимо убедиться, что все резервные копии созданы правильно. Но самое главное: обязательно протестируйте восстановление.
SharePoint — это намного больше, чем просто SharePoint. Это ваши рабочие процессы, которые хранятся в вашей базе данных. Это SQL Server. Это резервная копия IAS.
Если вы не знакомы с SharePoint Designer, это бесплатный инструмент, который вы устанавливаете на свой рабочий стол.
Это позволяет:
- Подключите свой сайт SharePoint или семейство сайтов
- Рабочие процессы сборки
- Создайте новые представления списков
- Создайте внешние типы контента
- И множество других вещей!
Это отличный инструмент для всех этих случаев. Но вам нужно быть осторожным с тем, кому вы его отдаете — убедитесь, что они хорошо обучены и понимают влияние.При неправильном использовании SharePoint Designer может быстро и навсегда полностью разрушить вашу среду.
Не настраивать все
Многое можно сделать прямо из коробки и без кода — поэтому старайтесь не создавать новую настраиваемую веб-часть для делать то, что уже можно сделать с помощью SharePoint.
Подумайте, что сможете перенести в будущее. Подумайте, будет ли ваше решение работать в Office 365.
Как убедиться, что вы правильно используете и строите SharePoint?
Следуйте этим рекомендациям:
Папки и метаданные.Думайте об этом как о папках, в которых хранятся все ваши файлы в разных органайзерах и ящиках. А метаданные — это то, как вы помечаете сами документы, чтобы вы могли их быстро найти.
Если вы решите использовать:
- Структура папки: Ваши документы могут физически храниться только в одном месте одновременно.
- Метатданные: К каждому документу можно добавить несколько разных тегов, что упрощает поиск содержимого с разными параметрами поиска.
Вам следует попытаться отойти от использование папок и использование метаданных для маркировки ваших документов.
Централизация и повторное использованиеМетаданные хранятся в столбцах. Однако проблема со столбцами заключается в том, что можно выбирать из разных типов столбцов. И имеет значение , какой столбец вы выберете для создания.
У вас есть выбор: создать а:
- Столбец : Создан в библиотеке документов или списке, не может быть повторно использован где-либо еще.Или:
- Столбец сайта : Конфигурации централизованы и могут повторно использоваться в семействе сайтов.
Поскольку столбцы сайта централизованы, все списки и библиотеки на сайте, а также любые дочерние сайты могут повторно использовать этот столбец и его конфигурации.
Рекомендую использовать колонки сайта всякий раз, когда это возможно, чтобы вы могли использовать их повторно.
Поскольку столбцы сайта централизованы, все списки и библиотеки на сайте, а также любые дочерние сайты могут повторно используйте этот столбец и его конфигурации.Он также позволяет создавать поиск столбец для родительского сайта.
Типы контентаЕсли у вас есть несколько столбцов сайта, которые вы часто используете вместе, вы можете создать так называемый тип контента.
Типы контента: Многоразовые наборы столбцов, используемых вместе, которые определяют тип контента в вашей организации.
Каждый раз, когда вы добавляете тип контента в библиотека документов, она автоматически включает все идентифицированные столбцы внутри этой группы.
Значение типа контента: что он позволяет вам иметь более одного типа контента в одном документе библиотека, при этом по-прежнему пользуясь фильтрацией столбцов.
Вы также хотите держаться подальше от бесконечные колонны. Пользователи не хотят начинать заполнять сложные формы, чтобы добавить загруженный документ — вместо этого они просто отправят его по электронной почте или вернут в файловый ресурс.
Разработайте архитектуру сайта, учитывающую пороговое значение 5000 представлений спискаЕще одна распространенная ошибка, которую я вижу: люди жалуются, что в SharePoint установлено ограничение в 5000 элементов.
Это неправда . Лимит документов в библиотеке документов, если я правильно помню, составляет около 50 миллионов документов. Это не предел. Это порог просмотра, потому что он снижает производительность.
Вам необходимо спланировать архитектуру вашего сайта так, чтобы вы не достигли порогового значения представления списка для библиотеки документов. Если у вас нет выбора, добавьте какие-нибудь столбцы для индексирования и фильтрации, которые вы используете.
Итак, как только вы получите больше, чем 5000 элементов, SharePoint перестает их вам показывать.Помните: все хранятся внутри SQL Server — в этом есть задействованные запросы.
Вам необходимо спланировать архитектуру вашего сайта чтобы вы не набирали этот номер для библиотеки документов. Или — если у вас нет выбор — добавьте какие-то столбцы для индексирования и фильтрации, которые вы используете.
Снова войдите в среду SharePoint, в настройки библиотеки. Вы когда-нибудь сомневались, что это такое? Это для SQL Server, а не для поисковой системы.
Это позволяет вам выберите, какой столбец будет проиндексирован, чтобы SQL Server мог построить index для этой информации, и вам не нужно запрашивать каждый раз.Это позволяет вам тянуть гораздо больше информации в вашем списке — гораздо больше, чем 5 000 пунктов. Однако вы необходимо установить , прежде чем вы достигнете порога в 5000.
Включите навигацию по метаданным, чтобы увидеть снова и реорганизуйте / индексируйте сортировку и фильтрацию столбцов
Если вы уже превысили порог в 5000 и вам нужно снова увидеть свои элементы, включите навигацию по метаданным. Таким образом, вы сможете фильтровать свою библиотеку документов, удаляя или перемещая файлы в папки.
Если вы уже превысили порог в 5000 и вам нужно снова увидеть свои элементы, включите навигацию по метаданным. Таким образом, вы сможете фильтровать свою библиотеку документов, удаляя или перемещая файлы в папки.
Честно говоря, я не использую это то, что часто больше. Но если вы все еще используете столбец подстановки, это очень, очень плохая идея сделать столбец поиска для списка, содержащего сотни и сотни и сотни строк.
Производительность поражает каждый раз вы загружаете поиск огромен.Поэтому, пожалуйста, будьте осторожны со своим столбцом подстановки.
Не пытайтесь сделать SharePoint своей реляционной базой данныхSharePoint не место для замените вашу реляционную базу данных.
Эти сложные базы данных — где это связано с тем, что связано с тем, что связано с этим, так что Я могу получить всю свою информацию для клиента — SharePoint не предназначен для этого и не поддержит это.
Вы можете попробовать это сделать, у вас ничего не получится, и вы просто потеряете время, деньги и, вероятно, как я несколько лет назад, немало волос.
На что нужно обратить внимание, так это на то, как для подключения внешних данных к вашему SharePoint. Или посмотрите на новую модель приложений, которая позволяет отображать такие сложные приложения внутри SharePoint с помощью I-frame или как хотите на это посмотреть.
Безопасность и разрешения: группы SP и группы ADКогда ты для управления безопасностью на сайте SharePoint у вас есть два типа групп:
- Группы SharePoint: Это группы, созданные для вашего семейства сайтов, в которых вы можете назначать разрешения.
- Группы Active Directory: Это группы, созданные вашими администраторами Active Directory, которые обычно уже существуют.
Первые дела первый. Никогда не давайте разрешение напрямую отдельному пользователю. Никогда не делай этого. Никогда не делай этого. Никогда не делай этого. Всегда предоставляйте разрешения группе.
Когда бы ты ни изменить членство в группе SharePoint в следующий раз, когда поиск пройдет при инкрементальном сканировании он будет запускать полное сканирование, чтобы пересчитать весь список контроля доступа — что займет часы и замедлит вашу среда.Вы не хотите, чтобы запускался полный обход.
Всякий раз, когда вы меняете членство в группе SharePoint, в следующий раз, когда поиск проходит с инкрементным сканированием, он запускает полный обход для пересчета всего списка управления доступом.
Вот что вам нужно сделать:
- Предоставьте разрешения группам SharePoint, чтобы ваша библиотека дает права группам SharePoint.
- Внутри групп SharePoint добавьте Active Directory группы.
- Затем добавьте пользователей в группу Active Directory.
Только отдать разрешения для групп SharePoint. И члены групп SharePoint должны быть группами Active Directory, а не отдельными пользователями. Это лучшая практика.
Но не ломайся наследование на уровне позиции / документа
Также попробуйте не нарушайте наследование разрешений на уровне элемента или документа.
По умолчанию все сайты, списки и библиотеки в семействе сайтов наследуют разрешения настройки с сайта непосредственно над ними в иерархии сайтов.Итак, сайты наследуют разрешения от корневого сайта, дочерние сайты наследуют разрешения от родительский сайт, а папки, списки и документы наследуют разрешения от сайт, который их содержит.
Вы можете прочитать подробнее о настройке разрешений для списка или библиотеки SharePoint в официальная документация службы поддержки Microsoft.
Лучшее, что можно сделать — насколько это возможно, насколько это возможно — это оставить наследование разрешений нетронутым. Если вам нужно его сломать, попробуйте сделать это на уровне сайта, если это возможно.
Прежде всего, постарайтесь этого не делать. Но если вы собираетесь прервать наследование разрешений, попробуйте сделайте это на уровне библиотеки документов или папки.
Даже это снизит производительность вашего SharePoint Server. SharePoint собирается начать становится все медленнее и медленнее, потому что ваша библиотека документов является запросом к SQL Сервер. И для каждой строки, если есть специальные разрешения, нужно будет проверить список разрешений для каждой отдельной строки, чтобы узнать, есть ли у вас доступ к Это.
Итак, лучшее, что можно сделать — насколько это возможно, насколько это возможно, — это оставить наследование разрешений нетронутым. Но если вам нужно его сломать, постарайтесь сделать это на высоком уровне, например, на уровне сайта, если это возможно.
1. Создание слишком большого количества дочерних сайтов — не лучшая идея
Не создавайте слишком много дочерних сайтов. Это плохая идея. Будет трудно справиться. Будет сложно уследить.Будет сложно увидеть, что где происходит, что где создано, особенно в отношении разрешений.
2. Не копируйте и не вставляйте из Word или обязательно очищайте HTMLКак можно больше пишите контент прямо в SharePoint. Если ваши пользователи копируют / вставляют из Word, по крайней мере, попробуйте очистить HTML, потому что Word добавляет много сумасшедших разметок HTML. SharePoint 2013 с этим намного лучше, чем его предшественники, но все же — старайтесь держаться от этого подальше.
3.Веб-часть редактора содержимого предназначалась для содержимого, а НЕ настраиваемого CSS, JS или HTMLВеб-часть редактора содержимого предназначена для содержимого. В 2013 году Microsoft даже добавила встроенный код, чтобы вы перестали размещать собственный CSS, собственный JavaScript или HTML. Да, это сработает для этой отдельной страницы. Но всякий раз, когда кто-то берет на себя эти семейства сайтов или приходит время выполнить миграцию, никто не узнает, что происходит на этих страницах или как это отлаживать. Держитесь подальше как можно дольше или инвентаризируйте каждую страницу, где вы это делаете.
4. Изображения загружены повсюдуПопробуйте заранее загрузить изображения. Затем перейдите в то место, куда вы хотите их добавить, и выберите изображение, которое уже есть в SharePoint. Если вы загружаете изображения через веб-сайт или веб-страницу, он добавит изображение в любую библиотеку документов по умолчанию, которую захочет. А затем будет создана структура папок, чего вам следует избегать.
5. Измените стили и цвета темы для авторов контента в соответствии с вашим брендомВы знаете те стили, которые позволяют создавать контент внутри ваших вики-страниц или страниц публикации? Вы можете изменить класс CSS или файл цвета SP, чтобы убедиться, что он соответствует вашему текущему брендингу.Таким образом, вы можете убедиться, что ваши пользователи придерживаются фирменных шрифтов и форматирования.
6. Одна функция, которую можно использовать во многих случаях, вместо множества функций с однойЕсли ваши разработчики собираются развертывать функции, постарайтесь, чтобы они сосредоточились на одной функции, которая развертывает множество вещей или скрытых функций, которые зависят от нее, вместо того, чтобы иметь много-много функций, которые вам нужно активировать.
7. Работайте с подходящими средами и определяйте их визуальноПопробуйте создать различную среду и опознать ее визуально.Если вы работаете в среде тестирования, вы хотите знать, что находитесь в среде тестирования, если вы попадаете туда косвенно.
8. Поместите все факты в InfoPath (вы все еще можете использовать его, но это должно иметь смысл)Если вы собираетесь использовать InfoPath, знайте все факты. Microsoft заявила, что прекращает поддержку InfoPath через 10 лет. Если он удовлетворяет сиюминутную потребность, которой не будет больше, чем через несколько месяцев или год и которую не нужно будет масштабировать, продолжайте и используйте ее.Но если вы собираетесь использовать формы, попробуйте вместо этого создать собственные .net или веб-приложения или формы.
9. Будьте осторожны с обработчиками событий (сложно понять, что и где происходит)Проблема с обработчиками событий в том, что они скрыты. Что произойдет в будущем, если вы не знаете, что происходит? Вы попадаете в свою библиотеку документов и не знаете, что произойдет, когда вы добавите документ в эту библиотеку. Так что будьте осторожны — старайтесь не использовать слишком много.
10. Перетащите файлы… без метаданных (используйте представление таблицы в Quick Edit)Если вы перетаскиваете файлы внутрь или используете представление проводника для добавления документов — что ж, никакие метаданные не будут записаны или добавлены. Он даже не задаст вам вопроса. Поэтому попробуйте использовать таблицы данных в Quick Edit, чтобы заполнить всю эту информацию.
11. Избегайте сложных рабочих процессов утвержденияМы уже говорили об этом ранее, когда я сказал, что вам нужно переосмыслить свои бизнес-процессы.Благодаря этой технологии вам не нужно автоматически выполнять тот же сложный рабочий процесс, который у вас был раньше с твердой бумагой.
12. Работайте с документами в библиотеке — не загружайте и не загружайте повторноЕсли вы собираетесь работать с документами в библиотеке документов, то работайте с документами в библиотеке документов. Не загружайте их на свой компьютер, чтобы поработать с ними, а затем загружайте их снова. Вы теряете все преимущества! Люди могли работать над ним, пока вас не было — вы теряете совместное редактирование, совместное редактирование, всю совместную работу в реальном времени.
13. Наличие соглашения об именах для файлов — никаких метаданных в имени файлаЯ также хочу, чтобы вы остановились на именах файлов, у которых есть теги или значения, которые будут изменены. Эти документы должны называться просто Contract ShareGate или просто ShareGate . А затем 1 и контракт и Q1 и V4 все должны быть метаданными, чтобы я мог найти свой документ. Так что сделайте сюрприз, что у вас есть соглашение об именах, как часть вашего планирования.
14. OneDrive против OneDrive для бизнеса против MySiteOneDrive похож на Dropbox. Это не имеет ничего общего с SharePoint — это место, где люди просто собираются хранить свои документы, чтобы получить к ним доступ позже. Доступ к OneDrive для бизнеса можно получить, щелкнув OneDrive, чтобы запутать всех в вашей среде SharePoint. Но OneDrive для бизнеса не имеет ничего общего с публичным предложением, в котором вы храните файлы в Интернете — это инструмент, который вы устанавливаете на каждый компьютер для синхронизации библиотек документов в автономном режиме.Маркетинг Microsoft связал инструмент OneDrive для бизнеса с тем, что мы раньше называли MySite. Поэтому многие люди будут называть ваш MySite OneDrive для бизнеса. Но это неправильно, даже если вы получаете к нему доступ именно так. Так что, пожалуйста, не путайте коллег: переименуйте гиперссылку на то, что вы изобретаете в своей компании. Что-то вроде ShareGate Drive .
15. Понять, как работает управление версиями и регистрация / отменаЭто очень, очень важно, потому что вы можете заставить пользователей создавать версии за версиями за версиями за версиями.Добавьте ограничения. Разберитесь, что происходит при регистрации заезда и отъезда.
Я знаю … это много информации. Но следуя этим рекомендациям, вы получите отличный SharePoint!
Вопросы и ответы из вебинара
Q: Если вы превысите 5000 элементов списка SharePoint Online, как вы заставите представление работать, если вы используете функцию фильтра или разрешаете метаданные единственным способом?A: посетите следующую страницу: http://support.microsoft.com/kb/2759051
Q: Что-нибудь посоветуете компании из 7 человек? Стоит ли нам переходить на Sharepoint?A: Это не имеет ничего общего с фактическим размером компании.SharePoint — это платформа, которая поможет вам создать с ее помощью то, что вам нужно. Очевидно, что может иметь больше смысла использовать Office 365 вместо SharePoint On-Premises, в котором такое небольшое количество пользователей, но все же необходимо планирование.
Q: Где было бы хорошее начало в изучении того, как создавать формы .net вместо использования форм InfoPath?A: Трудно сказать, вам нужно будет начать с самого начала и убедиться, что вы хорошо разбираетесь в HTML и CSS, а также в Javascript.Pluralsight — отличный учебный центр, чтобы начать онлайн-обучение.
В. Можно ли изменить текст ссылки OneDrive, если моя организация использует Office 365?A: Да, вы можете использовать PowerShell, чтобы изменить его как в локальной среде, так и в Office 365, а также использовать другую главную страницу или Javascript для переопределения поведения по умолчанию.
Q: У вас есть дополнительная информация о настройке стилей и цветов темы?A: Прочтите эту статью о создании составных образов для SharePoint 2013, она может быть полезна: http: // bniaulin.wordpress.com/2012/12/16/step-by-step-create-a-sharepoint-2013-composed-look/
В. Если у меня есть одно семейство сайтов для политик, могу ли я выполнять поиск только в этом семействе?A: Да, поиск можно и нужно настроить в соответствии с потребностями организации. Одним из возможных решений может быть создание источника контента или источника результатов для этого семейства сайтов.
В. Если InfoPath умирает … как лучше всего добавить формы для ввода новой информации в список?A: InfoPath все еще может быть полезен, но вам нужно знать факты и подходит ли он для вас и вашей организации.В противном случае вам следует подумать о создании настраиваемых веб-форм, для которых не требуется программа для просмотра или создания нового элемента формы.
Вопрос: Как узнать, когда создавать дочерний сайт или новое семейство сайтов?A: Трудно что-то понять, не имея опыта и знаний в отношении этих двух концепций. Я усвоил урок: «Если есть сомнения, создайте новое семейство сайтов». Восстановление после создания нового семейства сайтов легче, чем создание дочернего сайта в неправильном месте.
Вопрос: Как лучше всего побудить пользователей покупать у тех, кто испорчен предыдущим опытом? Цель состоит в том, чтобы держаться подальше от сетевых дисков / дисков отделов.A: Не называйте это снова SharePoint! Дайте проекту имя, и все дело в внутренней коммуникации и обучении. Ваши коллеги должны видеть ценность в изменении своего поведения. Если они видят ценность в использовании SharePoint вместо общих файловых ресурсов, то это легко продать.
Q: Вы рекомендуете типы контента, хранящиеся на верхнем сайте или на сайте, на котором они используются?A: В идеале я буду создавать их в корне Семейства сайтов или «Топ сайтов», но это может быть разным, так как вы можете быстро обнаружить слишком много типов контента.Преимущество состоит в том, что после создания они автоматически копируются на дочерние сайты.
В. Существует ли в SharePoint Online функция «блокировки»?A: Согласно этой странице MSDN, да. http://office.microsoft.com/en-ca/office365-sharepoint-online-enterprise-help/enable-or-disable-site-collection-features-HA102772720.aspx
В. Не могли бы вы порекомендовать отключить OneDrive и вместо этого рекомендовать пользователям размещать документы на своих соответствующих сайтах (разумеется, проверенных), чтобы не дать пользователям просто поделиться своими «локальными» документами и не размещать документы в «правильном» месте. ?A: Честно говоря, это отличный вопрос, и очень сложно «отключить» функции OneDrive для бизнеса в SharePoint.Лучшее — хорошее общение / постоянное обучение
Q: Что это за параметр безопасности, который не позволит людям искать в Google все содержимое сайта и просматривать мою информацию?A: просмотрите следующее: http://social.msdn.microsoft.com/Forums/sharepoint/en-US/a4514b89-59d0-4451-bf6c-c8dd0f68658f/how-to-hide-view-all-site-content -для пользователя без прав администратора
Q: Не могли бы вы подробнее рассказать о пороге просмотра в 5000 раз. После того, как библиотека i заблокирована из-за порогового значения на sharepoint в сети, все, что мне нужно сделать, это включить управляемые метаданные? каковы их другие шаги, или где мне прочитать, как разблокировать библиотеку?A: Посетите следующую страницу: http: // support.microsoft.com/kb/2759051
Q: Каков был URL-адрес управляющей публикации на ваших веб-сайтах?A: Вот ссылка: https://sharegate.com/blog?category=governance
Вопрос: Есть ли столбцы в семействе сайтов?A: Да и Нет. Они называются столбцами сайта и являются рекомендуемым способом добавления столбцов на ваш сайт SharePoint, но могут быть созданы в корне семейства сайтов и доступны для всех дочерних сайтов.
Вопрос: Как можно использовать ShareGate для репликации из одной среды, если новой фермой является Azure?A: Sharegate может мигрировать с локальной фермы на SharePoint Online
Вопрос: Не могли бы вы предоставить более подробную информацию о том, как лучше всего заблокировать SPDesigner в O365?A: Для доступа к SharePoint через SPDesigner требуются определенные разрешения.Вот страница MSDN на эту тему: http://blogs.msdn.com/b/kaevans/archive/2011/07/11/test-permissions-grid.aspx
В. Чтобы иметь одну и ту же главную страницу на каждом дочернем сайте, нужно ли копировать ее? Или каждый дочерний сайт может наследовать от родительского?A: Каждый дочерний сайт может быть унаследован от корневого сайта.
Q: Есть ли у вас известное сообщество с открытым исходным кодом, в которое мы могли бы загрузить наш собственный код / скрипты?A: Отъезд codeplex.com
Q: Есть ли у кого-нибудь в продаже эти обучающие видео. У меня нет времени, чтобы научиться делать упомянутые обучающие видео?A: Вы можете воспользоваться услугами сторонних разработчиков, таких как sharepointvideos.com и, конечно же, некоторых других.
Вопрос: Как вы обрабатываете видео в SharePoint? Какой-либо конкретный план управления?A: Небольшие видео можно отправлять прямо в SharePoint, но имейте в виду, что это не платформа для потоковой передачи.Не говоря уже о том, что Office 365 очень скоро выпустит шаблон сайта видеопортала для SharePoint. Также обратите внимание на использование IIS для потоковой передачи видео, там есть несколько блогов. Да, это должно быть в вашем плане управления.
В. Является ли веб-часть редактора контента из MOSS 2007 устаревшей в MOSS 2013 или все еще поддерживается OOTB?A: Да, он все еще там.
Вопрос: Microsoft уже исправила SharePoint 2013 с пакетом обновления 1 (SP1)? (больше нельзя обновлять после установки патча)A: Похоже, теперь это исправлено: http: // support.microsoft.com/kb/2880552
Вопрос: Какое резервное копирование происходит в Office 365 SharePointA: Резервное копирование выполняется каждые 12 часов и хранится 14 дней. В большинстве случаев восстановление из резервной копии можно выполнить только на уровне семейства сайтов.
Q: Я слышал, что пользователи ненавидят вводить ключевые слова метаданных — есть комментарии по этому поводу?A: Что ж, я могу понять разочарование некоторых пользователей. Простой совет: используйте значения по умолчанию для своих столбцов и старайтесь не наводнять пользователя более чем 20 столбцами, чтобы заполнить
Вопрос: Чем управление отличается от безопасности на основе ролей?A: Управление — это обширная тема.Все дело в правилах и рекомендациях по использованию фермы SharePoint. Речь идет не только о разрешениях.
Q: Должны ли мы унаследовать от OOTB тип содержимого, например Document. Похоже, что у людей в сообществе разные мнения по этому поводуA: Конечно, вы должны наследовать от типов содержимого OOTB! Фактически, у вас нет другого способа создавать типы контента без наследования для OOTB.
Microsoft SharePoint, платформа для совместной работы, стала основным инструментом для компаний по всему миру.Известен тем, что способствует развитию коммуникации и производительности при создании бесперебойно функционирующей цифровой экосистемы.
Однако этой большой машине не хватает важнейшего винтика — полной аналитической обратной связи, которая показала бы вам, выполняет ли ваша интрасеть свое предназначение.
Вы можете использовать встроенную версию SharePoint analytics , но она имеет ограниченные возможности измерения, которые касаются только поверхности. Но с помощью программного обеспечения, которое обеспечивает специальную интеграцию для сбора данных с платформы, такого как Piwik PRO, вы можете получить более полное и глубокое понимание ключевых действий, происходящих на вашем цифровом рабочем месте.
И независимо от того, используете ли вы SharePoint 2013, 2016, 2019 или даже последнюю версию Office 365 , Piwik PRO гарантирует полную совместимость.
С недавним выпуском продукта мы значительно расширили наши возможности аналитики, добавив более , 60 новых взаимодействий, . Все эти недавно собранные данные помогают выполнять контекстный анализ с большей точностью, точностью и простотой.
В сегодняшнем посте мы продемонстрируем множество возможностей, которые вы получаете от интеграции SharePoint с Piwik PRO, например, использование данных с детализацией на уровне событий, создание гибких панелей мониторинга и множество настраиваемых отчетов.
Содержание
Шаг 1. Получите подробные данные без ущерба для безопасности и конфиденциальности
Подключение вашей интрасети к внешней аналитике — это не только улучшение внедрения, использования или вовлечения сотрудников SharePoint. Есть еще кое-что, что нужно раскрыть, например безопасность данных, соблюдение конфиденциальности и установка.
С Piwik PRO весь сбор данных — даже на самом детальном уровне — согласовывается с правилами безопасности, которым должна следовать ваша организация.И вы сохраняете полный контроль и безопасность над своими данными благодаря стопроцентному владению, независимо от того, выберете ли вы локальную или облачную реализацию.
Если вы выберете локальное развертывание, все компоненты как Piwik PRO Analytics Suite , так и интеграции с SharePoint будут установлены в инфраструктуре вашей компании. А если вы выберете облачную версию Piwik PRO, вы будете хранить данные в сертифицированных центрах обработки данных Microsoft Azure, но сохраните возможность подключить их к локальному экземпляру SharePoint, установив интеграцию на локальном веб-сервере.
В качестве дополнительной меры безопасности вы можете включить интеграцию с существующим каталогом учетных записей пользователей, хранящимся в защищенной центральной системе вашей компании. Piwik PRO работает с обоими наиболее распространенными протоколами — SAML (язык разметки утверждения безопасности) и LDAP (облегченный протокол доступа к каталогам).
Более того, вы можете отслеживать каждое семейство сайтов SharePoint как отдельный объект и устанавливать параметры отслеживания индивидуально для каждого из них.Вы также можете определить настройки по умолчанию в глобальном шаблоне.
С другой стороны, вы можете отслеживать определенные семейства сайтов или активировать отслеживание для всех сайтов SharePoint сразу. А с Piwik PRO вы можете исключить из отслеживания целые коллекции с конфиденциальными данными или исключить определенных пользователей в определенных частях вашей сети.
Затем вы можете идентифицировать уникального пользователя во время нескольких сеансов по его логину в SharePoint, то есть по его адресу электронной почты. Однако для обеспечения конфиденциальности у вас есть функция анонимности, которая превращает эти адреса в хешированные значения.Они остаются уникальными, но не раскрывают информацию о личности человека.
Просто имейте в виду, что вам следует проверить эту настройку с точки зрения соответствия вашей внутренней политике, а также нормам конфиденциальности, применимым везде, где вы ведете бизнес.
И чтобы предоставлять более подробную информацию о пользователях платформы, мы ввели важное усовершенствование. Специальные параметры позволяют создавать профили посетителей на основе таких данных, как:
- Отображаемое имя
- Расположение офиса
- Отдел
- Должность
Сравните 4 ведущих поставщика аналитики SharePoint бесплатно
Узнайте о ключевых различиях между Piwik PRO, CardioLog, HarePoint и Webtrends
Загрузите вашу копию сейчас
И вы можете легко включить или отключить отслеживание этих измерений в определенных семействах сайтов.Более того, в последней версии вы можете добавить любые другие атрибуты профиля SharePoint, которые вы хотите определить для пользователей. Затем, когда вы перейдете к созданию отчетов, вы найдете их в списке вместе с другими параметрами:
Шаг 2. Воспользуйтесь новыми функциями аналитики
Последний выпуск Piwik PRO предлагает новые способы видеть и анализировать, как ваши сотрудники взаимодействуют с документами и страницами, которые они просматривают в виде списка библиотеки SharePoint.
Допустим, ваши сотрудники взаимодействуют с контентом в представлении библиотеки — это может означать документов или страниц сайта библиотеки.Они создают новые документы, редактируют существующие или, возможно, удаляют некоторые.
Вы можете отслеживать все эти действия как пользовательские события, а затем создавать для них единый отчет. Эти события будут записываться в контексте определенных элементов библиотеки, поэтому вы можете детально проанализировать взаимодействия внутри конкретного файла или страницы.
Присмотревшись ко всем этим образцам поведения, вы узнаете, вызывают ли эти материалы интерес среди ваших сотрудников.
Далее, применение фильтров и сегментов позволяет получать детализированные отчеты.Например, среди множества занятий можно выделить самые популярные.
Для получения дополнительных сведений об отслеживании событий посетите наш справочный центр.
1. Действие документа
Когда вы планируете публикацию документов, политик и других материалов, вы хотите быть уверены, что они получат поддержку. Один из способов измерить это — внимательно изучить взаимодействия людей, независимо от того, делятся ли они определенным фрагментом контента, сохраняют или удаляют его.
Затем вы можете использовать пользовательские отчеты в Piwik PRO для дальнейшего углубления анализа, изменяя структуру отчета в соответствии с вашими конкретными потребностями.Вы сможете изучить общий объем различных действий, увидеть, как именно люди взаимодействуют с конкретными документами, и узнать, кто больше всего способствует созданию и изменению контента.
И что еще лучше, вы можете отслеживать все эти действия, расположенные в разных строках меню или контекстных меню определенных документов.
Примеры действий, связанных с документами, которые вы можете отслеживать с помощью Piwik PRO в своей библиотеке SharePoint.Вот пример отчета, показывающего, какие новые элементы чаще всего создают сотрудники:
Пример Piwik PRO SharePoint Analytics, использующего настраиваемые события для отслеживания того, как пользователи взаимодействуют с определенными документами.2. Страницы социальной активности
Если вы хотите узнать, что нравится вашим сотрудникам, что они комментируют и насколько интересны публикации, отслеживание Piwik PRO идеально подойдет. Все эти действия будут видны в ваших отчетах.
Вы можете отслеживать:
- лайков (также удаление лайков, которые мы отслеживаем как « в отличие от »)
- « Сохранить на потом» (а также « Без сохранения » из списка)
- Размещение комментариев на странице и ответы на них
- «Нравится» и «Не нравится» на комментарии и ответы на комментарии
И вы можете разместить все эти действия на временной шкале, чтобы увидеть, находит ли ваш контент отклик у ваших сотрудников или как конкретная страница влияет на вовлеченность ваших сотрудников.
Такие детализированные данные идентифицируют страницы, которые вызывают наибольший интерес у сотрудников, что отражается в лайках или комментариях. Это похоже на стандартные показатели аналитики, например, время, проведенное на данной странице. Это также дает вам возможность определять наиболее популярный контент SharePoint в течение заданного периода времени, чтобы вы могли лучше настроить свою стратегию публикации.
3. Действия с содержимым страницы
Если вы хотите, чтобы ваша команда всегда была в курсе того, что происходит в вашей организации, вы, вероятно, полагаетесь на Pages для публикации объявлений, обновлений статуса и другой важной информации.Вот почему вам следует проанализировать, как сотрудники взаимодействуют с таким контентом. Лучший способ сделать это — отслеживать изменения, публикации и удаления.
Вот пример такого отчета:
Пример отчета о содержании страницы Piwik PROЧтобы получить максимальную отдачу от вашей цифровой среды, вам необходимо измерить ее использование, подробно проанализировать участие персонала и узнать, какие устройства люди используют для доступа к ней.Речь идет не только о загрузке или совместном использовании документов SharePoint.
Вот несколько удобных отчетов, которые вы можете создать и просмотреть, чтобы убедиться, что ваша платформа процветает и помогает вашим сотрудникам работать эффективно.
Отчеты о взаимодействии
Когда дело доходит до вовлеченности персонала, у вас есть несколько способов ее измерить. Вы можете анализировать сеансы и время, когда люди совершают действия на платформе.
Например, примените функцию для , отображающую выбранные строки данных на диаграмме (до 5 за один раз).Это показывает, сколько времени различные группы пользователей проводят в SharePoint.
Вы можете легко изменить отображаемые метрики, даже визуализировать различные цели, которые вы установили заранее и которые доступны в раскрывающемся списке.
Более того, с помощью функции сравнения вы можете анализировать текущую производительность нового контента в сравнении с предыдущим периодом, например, когда был опубликован высокопроизводительный контент.
Затем вы можете создать отчетов Times , применяя сегментацию, чтобы определить лучший момент для публикации документов, объявлений или напоминания пользователям о некоторых изменениях в вашей внутренней политике.
Отчеты о производительности страниц, устройствах и программном обеспечении
Как и в случае с обычными веб-сайтами, вам нужно, чтобы люди наслаждались плавным и полезным опытом при просмотре различных страниц интрасети. Вот почему вы должны быть в курсе проблем с производительностью и устранять потенциальные проблемы. Первый намек — высокий показатель отказов.
Вот здесь и пригодится отчет о производительности страницы. Если вы хотите, чтобы ваш SharePoint работал бесперебойно, вы должны иметь возможность отслеживать взаимодействие с пользователем, связанное с просмотром и просмотром, обнаруживать любые затруднения и мгновенно их устранять.Отслеживайте и просматривайте такие показатели, как:
- Загрузка страницы
- Время взаимодействовать
- Время до готовности DOM
- Время до первого укуса
- Задержка
С помощью этой тщательной проверки производительности вы сможете оптимизировать свою страницу и улучшить такие факторы, как скорость загрузки страницы.
Далее вы можете применять отчеты об устройствах и программном обеспечении. Они позволяют определить, мобильное или настольное приложение ухудшает UX. Вы увидите, какие именно устройства, марки и модели являются виновниками.Этот анализ также поможет вам оптимизировать ваши сайты для наиболее распространенных операционных систем, браузеров и даже для их разрешения.
Сравните 4 ведущих поставщика аналитики SharePoint бесплатно
Узнайте о ключевых различиях между Piwik PRO, CardioLog, HarePoint и Webtrends
Загрузите вашу копию сейчас
Скачать отчет
Это суть отчетности. Поскольку платформа интрасети содержит множество документов, файлов и других материалов, которыми можно поделиться, вы должны знать, достигают ли они своей целевой аудитории.С Piwik PRO вы можете отслеживать, где происходит наибольшее количество загрузок, и отслеживать каждый файл отдельно, чтобы получить более детальные данные.
Отчет о каналахЧтобы лучше понять, как ваши сотрудники используют пространство вашей интрасети и как вы должны связаться с ними, чтобы улучшить коммуникацию, вам необходимо определить, по какому каналу они заходят чаще всего.
Допустим, ваша организация использует электронную почту, чтобы побудить пользователей использовать материалы, которые вы публикуете в SharePoint. Затем вы должны включить UTM в тело письма, чтобы вы могли отслеживать, как сотрудники достигают контента, будь то прямой ввод, веб-сайт или кампания.Или, может быть, ваши сотрудники вообще не читают ваши публикации.
Отчет о внутреннем поиске
Поскольку вы стремитесь сделать свое цифровое рабочее место еще более эффективным, важно, чтобы все ключевые материалы и публикации было легко найти. Здесь отчет по ключевым словам поиска делает свое дело. Это позволяет вам находить наиболее популярные термины, которые вводят пользователи.
Затем перейдите к отчету по категориям поиска, в котором каждый поисковый запрос классифицируется по сегментам разных типов. Это обеспечивает более широкий взгляд на самые популярные запросы.Это может быть тип файла, автор или дата обновления.
Это позволяет вам точно определять категории документов или страниц, которые в настоящее время неэффективны, а также точечные документы, созданные некоторое время назад, для которых может потребоваться переделка.
Кроме того, с помощью специальных отчетов вы можете создать очень полезный отчет по ключевым словам, который не дал результатов. Это дает вам, как создателю контента, знания по оптимизации ваших документов или страниц, чтобы сделать их более доступными для поиска.
Ваша интранет-платформа предоставляет вам ряд возможностей для поиска документов и сайтов, а подходящее специальное программное обеспечение позволяет вам отслеживать их все.Piwik PRO Analytics позволяет собирать данные об информации, которую люди ищут через Центр поиска, интерфейс SharePoint, чтобы пользователи могли вводить свои запросы и углубляться в результаты.
В целом, вы сможете собирать результаты поиска из разных интерфейсов вместе с результатами, которые вы можете анализировать и преобразовывать, чтобы оптимизировать вашу интрасеть.
Узнав каждый тип отчета, вы сможете представить их вместе на одной странице благодаря гибким панелям мониторинга.Все ключевые данные будут собраны в одном месте и готовы ответить на ваши бизнес-вопросы.
После настройки вам не придется беспокоиться о каком-либо обслуживании. Вы можете легко изменить порядок и размер всех виджетов, чтобы настроить панель инструментов в соответствии с вашими конкретными потребностями.
На информационной панели ниже показано, кто ваши пользователи интрасети, используя такие данные, как:
- Отделение
- Должность
- Конкретный пользователь
- Расположение офиса
- Устройство
- Страна происхождения трафика
- Часы активности пользователя
Еще одна панель отчетов SharePoint показывает состояние вашего трафика.Все важные данные представлены в виде ряда виджетов.
Панель мониторинга состояния трафика в Piwik PROОна состоит из таких деталей, как:
- Посетители
- сеансов
- Просмотры страницы
- Показатель отказов
- достигнутых конверсий и коэффициент достигнутых конверсий
- Каналы и источники трафика
- Целевые страницы
Сравните 4 ведущих поставщика аналитики SharePoint бесплатно
Узнайте о ключевых различиях между Piwik PRO, CardioLog, HarePoint и Webtrends
Загрузите вашу копию сейчас
Обладая всей этой информацией, вы сможете лучше анализировать эффективность своего трафика.Это возможность узнать, активны ли ваши пользователи SharePoint и взаимодействуют ли они с платформой. Вы также сможете увидеть, насколько легко они находят то, что ищут.
Наконец, вы измерите показатель отказов и посмотрите, какие каналы привлекают больше всего людей на ваши сайты.
Заключительные мысли
Ваше цифровое рабочее место должно быть центром знаний, взаимодействия, сотрудничества и других действий, чтобы повысить продуктивность и вовлеченность ваших сотрудников. Вот почему вам нужно внимательно следить за тем, как это работает, и анализировать его с максимально возможных точек зрения.И даже если он работает без сбоев, всегда есть некоторые области, которые можно настроить и обновить.
Мы надеемся, что эта публикация дала вам более глубокое представление о влиянии аналитики SharePoint на вашу платформу. Если вы хотите узнать больше или у вас есть другие вопросы, просто напишите нам, и наша команда Piwik PRO будет рада помочь.
Как и все компании, использующие SharePoint, платформа становится хранилищем данных, содержащим многие типы ценной бизнес-информации.Итак, когда вся эта информация находится внутри SharePoint, что конечные пользователи могут использовать для создания отчетов, которые помогут им принимать более обоснованные бизнес-решения на основе собранных данных? Ответ — Power BI.
Что такое онлайн-служба Power BI?
Power BI — это онлайн-служба отчетов, предоставляемая Microsoft, которая дает подписчику возможность создавать отчеты и информационные панели для одного или нескольких источников данных. Примеры источников данных, к которым может подключаться Power BI, перечислены ниже:
Вы можете использовать онлайн-службу Power BI с вашим локальным репозиторием данных.Для этого вы должны установить программное обеспечение под названием Power BI On-premises data gateway, которое дает вам возможность реализовать гибридную отчетность из облака. Хотя в этом совете не рассматривается шлюз данных, вы можете узнать о нем больше.
В этом совете мы расскажем, как создавать отчеты из данных в списке SharePoint Office 365 («O365» или «SharePoint Online») и на листе Excel. Для начала убедитесь, что вы выполнили следующие требования:
Требования для работы этой конфигурации
Что такое классическое приложение Power BI?
Power BI Desktop — это инструмент для создания отчетов, который позволяет создавать отчеты из нескольких источников данных или онлайн-служб, которые можно публиковать в службе Power BI.
Создайте отчет из списка SharePoint Online с помощью классического приложения Power BI.
Запустите классическое приложение Power BI. Щелкните Получить данные на ленте и выберите Дополнительно в раскрывающемся меню.
В левой навигационной панели всплывающего окна выберите Online Services, выберите SharePoint Online List , а затем Connect .
В поле URL введите URL-адрес сайта SharePoint, на котором расположен список, а затем выберите Ok .Если будет предложено, введите свои учетные данные. После подключения в окне навигатора выберите список или списки, к которым вы хотите подключиться.
Нажмите кнопку «Изменить» , чтобы настроить импортированные данные, или «Загрузить», , чтобы импортировать выбранные данные. После импорта данных мы можем приступить к созданию отчета. Есть несколько готовых шаблонов визуализации, которые можно использовать, или вы можете импортировать свой собственный шаблон визуализации.
Для иллюстрации я создам два отчета визуализации.Первый отчет представляет собой гистограмму, а второй — круговую диаграмму. Я начну с создания отчета в виде гистограммы, который покажет прибыль категории продукта по регионам. В этом отчете есть возможность детализации до названия продукта, чтобы показать прибыль от этого продукта.
Отчет о регионе и категории продуктов:
Разверните до отчета по названию и категории продукта:
Конфигурация визуализации Bar Chat:
Второй отчет будет отображать ту же информацию, но будет отображаться в виде круговой диаграммы с возможностью перехода на один уровень данных.
Отчет о прибыли по регионам:
Развертка до прибыли по регионам и категориям продуктов:
Конфигурация визуализации круговой диаграммы:
Затем давайте создадим еще один набор данных под названием «Пользователи продаж» и добавьте его в набор данных о продажах в магазине. Сначала выберите на ленте отчет с гистограммой, а затем выберите Изменить запросы. T he Открывается окно редактора запросов. На ленте редактора запросов щелкните значок Объединить.
Затем выберите Добавить запросы и Ok . В окне «Добавить» выберите вариант Две таблицы , а затем «Пользователи продаж» в таблице , чтобы добавить диалоговое окно . Выберите ОК.
В окне редактора запросов выберите Close & Apply , чтобы добавить набор данных Sales Users в набор данных Store Sales.
Опубликуйте отчет в службе Power BI из настольного приложения Power BI
Теперь, когда я создал отчет о прибылях и убытках продукта, пора опубликовать его в Power BI.На ленте классического приложения Power BI щелкните значок публикации .
При появлении запроса введите свои учетные данные Power BI. После публикации вы можете поделиться отчетом с другими пользователями, у которых есть учетная запись Power BI.
Отчет о прибыли по категориям продуктов и регионам:
Создание пакетов содержимого и панелей мониторинга
Теперь, когда отчет загружен в Power BI, я могу создать так называемый пакет содержимого. Пакет содержимого сохраняет отчет, набор данных или панель мониторинга в качестве шаблона для моей организации или для конкретного пользователя.Параметр «Просмотреть пакет содержимого» показывает, какие пакеты содержимого были опубликованы. Параметр «Управление шлюзами» показывает подключения к локальному серверу шлюза.
Power BI позволяет создавать панели мониторинга. Давайте закрепим отчет о прибыли от продукта на недавно созданной панели инструментов с именем «Product Profit dash».
Чтобы создать информационную панель, я выберу отчет о прибыли от продукта и щелкну значок кнопки.
Откроется всплывающее окно Pin to Dashboard , и здесь я выберу New dashboard. Назовем панель управления «Product Profit dash» и выберем «Закрепить».
Использование естественного языка запросов для фильтрации данных
С сохранением отчета в виде информационной панели пользователи могут использовать естественный язык запросов для фильтрации данных. Например, я могу использовать отчет о прибыли от продукта на панели управления, чтобы отфильтровать по названию продукта с наименьшей прибылью.
Чтобы получить доступ к моему отчету на панели управления, я выбираю «Прибыль от продукта» и набираю «наименьшая прибыль от названий продуктов» в поле «Задайте вопрос о ваших данных».
Панель мониторинга категории продуктов и регионов:
Какие еще параметры доступны в Power BI?
Отображение отчета Power BI в SharePoint Online
Чтобы отобразить в SharePoint Online отчет, опубликованный в Power BI, необходимо выполнить следующие требования:
- Ваш экземпляр Office 365 должен: быть настроенным с первым вариантом выпуска.
- Первый вариант выпуска должен быть установлен для всех.
- SharePoint Online должен использовать современные страницы.
- Любому пользователю, который будет просматривать встроенный отчет, потребуется подписка на Power BI Pro.
Для получения дополнительных сведений об интеграции отчетов Power BI с SharePoint Online щелкните здесь.
Планирование обновления данных
Вы можете запланировать синхронизацию отчета с набором данных, чтобы данные оставались актуальными. Давайте настроим расписание для обновления данных для нашего отчета. На ленте службы Power BI щелкните значок шестеренки.
Выберите Настройки из раскрывающегося меню. В меню настроек выберите вкладку Datasets . В разделе учетных данных источника данных укажите информацию для входа в учетную запись, имеющую разрешение владельца на источник данных. В разделе «Обновление по расписанию» включите ползунок «Обновлять данные». Есть только два типа обновления — ежедневное или еженедельное. Для этого примера выберите Daily . Запланируйте обновление на 11:30 по восточному времени и выберите Применить .
Экспорт отчетов
Вы также можете экспортировать отчеты в PowerPoint, чтобы вставить свой отчет в презентацию.
Сводка
Это всего лишь пример того, что вы можете делать с помощью службы отчетов Power BI. С помощью Power BI отчеты может создавать и развертывать любой пользователь с подпиской, и для этого пользователю не обязательно быть разработчиком или составителем отчетов. Это мощный инструмент для создания содержательных, визуальных отчетов с использованием существующей информации, которая у вас уже есть в SharePoint, или внешних данных.
В качестве золотого партнера Microsoft мы предлагаем решения на базе Microsoft 365, которые помогают предприятиям собирать жизненно важные идеи с помощью бизнес-аналитики.
Свяжитесь с нами сегодня, если вы хотите узнать больше о том, как наши решения для бизнес-аналитики могут изменить ваш бизнес.
SharePoint — это сложная и действующая инфраструктура, содержащая различные типы контента. Как и в любой другой системе, вам необходимо отслеживать активность пользователей в среде SharePoint и контролировать вредоносное поведение.
Почему? Допустим, вам нужно соблюдать различные правила, такие как HIPAA или GDPR , поэтому вам нужно иметь возможность обнаруживать действия, связанные с конфиденциальным контентом. Или, возможно, вам нужно получить более полную картину того, как контент используется для оптимизации бизнес-процессов . Или вам просто нужно найти документ, который был удален или перемещен , что может быть непросто, если никто не знает, кто его удалил или куда он был перемещен.
Журналы аудита SharePoint могут дать вам эти ответы .Они предлагают исчерпывающее представление о том, что происходит с вашим контентом и разрешениями в SharePoint . Вы можете легко ответить на такие вопросы, как: «Кто редактировал этот документ?» или «Кто поделился этим документом с другими людьми?» Без этого инструмента вы скоро потеряетесь в своей среде, и в конечном итоге вся система развалится.
Журналы аудита фермы SharePoint настраиваются в соответствии с семейством сайтов с помощью кнопки Параметры сайта .В разделе Администрирование семейства веб-сайтов вы найдете параметр Параметры аудита семейства веб-сайтов .
SharePoint позволяет отслеживать следующие события:
- Открытые и загруженные документы, просмотренные элементы в списках и просмотренные свойства элементов (отслеживание этого последнего события недоступно для сайтов SharePoint Online)
- Отредактированные элементы
- Разрегистрированные и возвращенные элементы
- Элементы, которые были перемещены и скопированы в другие места в семействе сайтов
- Удаленные и восстановленные элементы
- Изменения типа контента и столбца
- Поисковые запросы
- Изменения в учетных записях пользователей и разрешения
- Изменены настройки аудита и удалены события журнала аудита
- События рабочего процесса
- Пользовательские события
К сожалению, нет возможности добавить в этот список, так что это лучшее, что вы можете сделать.Стоит отметить, что , в отличие от журналов использования SharePoint, которые входят в отдельную базу данных журналов, журналы аудита SharePoint хранятся в таблице AuditData внутри базы данных контента семейства сайтов. Вам нужно, , быть осторожным, какие события вы отслеживаете и как вы настраиваете обрезку журнала аудита , чтобы избежать использования чрезмерного дискового пространства для журналов аудита. Это особенно важно, если вы отслеживаете «открытые и загруженные документы», «просмотренные элементы в списках» или «просмотренные свойства элементов», все из которых могут снизить производительность вашего семейства сайтов.
Поскольку вам необходимо настраивать журналы аудита для каждого из ваших семейств сайтов независимо, использование браузера для этого может занять много времени и быть неэффективным. Используя PowerShell, вы можете настроить таргетинг на несколько семейств сайтов одновременно. и автоматизировать весь процесс. Вот пример кода, показывающий, как это можно сделать:
#enable «Редактирование журналов аудита пользователей и разрешений»
$ site = Get-SPSite http://contoso.com
$ site.Audit.AuditFlags = $ site. Audit.AuditFlags -bor [Microsoft.SharePoint.SPAuditMaskType] :: SecurityChange
$ site.Audit.Update ()
$ site.Dispose ()
После настройки журналов аудита их можно просмотреть в настройках сайта . В разделе Администрирование семейства веб-сайтов вы найдете опцию Отчеты журналов аудита . Это просто: вы выбираете события, которые хотите просмотреть, и генерируете отчет в Excel. Затем вы можете использовать такие функции Excel, как фильтрация и сортировка, чтобы найти конкретные изменения, которые вам нужны.
Обратной стороной этого подхода является то, что вам нужно делать это одно семейство сайтов за раз, что отнимает очень много времени. Вы можете сэкономить время , используя сценарии PowerShell для сбора данных из нескольких семейств сайтов, но этот формат данных очень трудно читать . Большая часть этих данных событий будет в формате xml, уникальном для каждого типа события. См. Пример ниже:
$ site = Get-SPSite http://contoso.com
$ auditQuery = New-Object Microsoft.SharePoint.SPAuditQuery ($ site)
$ auditLogs = $ site.Audit.GetEntries ($ auditQuery)
foreach ($ logEntry в $ auditLogs)
{
$ user = $ site.RootWeb.SiteUsers.GetByID ($ logEntry.UserId). .Name
Write-Host «Документ:« $ logEntry.DocLocation »Событие:« $ logEntry.Event »Пользователь:« $ user »Подробности:« $ logEntry.EventData
}
$ site.Dispose ()
Наш инструмент SPDocKit может помочь вам настроить и просмотреть журналы аудита SharePoint в одном централизованном месте .Вы можете создать правила для автоматической настройки журналов аудита для всей фермы всего за 30 секунд.
Отчеты журнала аудита SPDocKit позволяют легко обнаруживать изменения во всей ферме и проверять разрешения SharePoint .
Преимущество этого инструмента перед сценариями PowerShell заключается в том, что с помощью можно быстро перейти к определенным семействам сайтов, чтобы просмотреть журналы в удобном для чтения формате.