Как правильно оформить письмо электронное письмо: Электронное письмо – как правильно написать

Содержание

Электронное письмо – как правильно написать

Каждый день я получаю и отвечаю на десятки писем по электронной почте. Поэтому могу сделать вывод – несколько нехитрых правил будут весьма полезны для многих и помогут понять, как правильно написать электронное письмо.

Сделайте разные почтовые ящики для личной и деловой переписки. Иначе рано или поздно вы отправите контрагенту или коллеге по работе свою личную информацию, которой вовсе не намеревались делиться.

Проверяйте деловую почту не реже 2-х раз в день. Иногда напишешь электронное письмо, требующее оперативного ответа, а в ответ «тишина». Если есть время, отвечайте сразу. Может от вас ждут важную информацию и вам будет хорошо – не соберется огромная «куча» непрочитанных писем.

Отвечает на письмо адресат, проставленный в поле «Кому». Если адресат указан в поле «Копия», то обычно не отвечают, письмо отправлено для информации.

Всегда заполняйте поле «Тема». Это ну очень важно. Люди делают первоначальную оценку по теме– стоит читать или сразу удалить электронное письмо. Если адрес неизвестен получателю, то тема должна вызвать интерес ознакомиться с письмом. Отсюда правило – тема должна состоять приблизительно из 3-4 слов, быть привлекательной и отражать содержание письма. Плохие примеры тем: «вопрос», «письмо», «срочно».

Как написать текст электронного письма

Начните письмо с приветствия. Для деловой переписки «Здравствуйте, уважаемый господин Залихватский» или «Добрый день, уважаемая Алена Игоревна» то, что нужно. Заканчивать послание возможно традиционным «С уважением, …».

Если вы не знакомы адресату, тогда укажите цель своего обращения («…видел Ваше рекламное объявление там-то, Вы заинтересованы получить то-то, могу предложить …»).

Экономьте время свое и чужое – пишите кратко, но отвечайте на все поставленные вопросы в электронном письме с использованием разумного цитирования. Сокращайте длинные цитаты, оставляя главную мысль, ваш ответ не должен быть намного короче цитаты. При полном цитировании ваш текст должен быть вначале письма.

Текст не должен представлять собой длинную «простыню». Каждую тему своего послания отделяйте пустой строкой (играют роль абзацев) для лучшего восприятия информации.

Не вставляйте в письмо мелкие подробности – для этого служат вложенные файлы или ссылки на полезные материалы с комментариями в тексте. Если же необходимо послать вложенный архивированный файл rar или zip, предупредите об этом в тексте послания (чтобы не подумали, что это вирус).

Подпись в электронном письме ставить обязательно – максимум 4-6 строк. Она непременно должна включать ваше имя (отчество, если хотите, чтобы к вам так обращались) и фамилию, а также можно указать должность, название и сайт компании, контактный телефон, адрес электронной почты и другие способы связи с вами.

Образец подписи в электронном письме:

С уважением,
Евгения Полоса
kontakt @delo-ved.ru

http://delo-ved.ru

Окончательная проверка электронного письма

Чем важнее послание, тем больше времени уделяем проверке – отсутствие орфографических и пунктуационных ошибок, точность и понятность фраз, логичность построения текста.

Контролируем – начало предложений и имена собственные идут с прописной буквы, между словами обязательны пробелы. Дурное впечатление накладывается от злоупотребления заглавными буквами и знаками препинания для придания выразительности (например, СРОЧНО!!!!). Многие недооценивают степень негативного отпечатка наличием указанных недостатков.

И, наконец, оцените, что выгоднее и сэкономит вам время: лишний раз позвонить по телефону и какие-то вопросы решатся быстрее, или долго набирать текст электронного письма для необходимости  документального подтверждения взаимодействия.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 8 комментариев

Правила оформления электронных писем

Эти правила регламентируют служебную переписку по электронной почте.

Правила не применимы для списков рассылки, форумов, групп обсуждений, так как в такого рода сообществах (взаимодействиях) целесообразно использовать другие принципы работы с электронными письмами.

Время реакции на входящие письма

Доставка электронного письма от отправителя до получателя занимает от нескольких секунд до нескольких минут. Поэтому электронные письма, в силу своей оперативной природы, требуют оперативной реакции.

Недопустимо не отвечать на письма дольше 1 рабочего дня.

На каждое поступившее письмо необходимо давать оперативный ответ (на ответы о получении вашего письма давать ответ о получении ответа не нужно).

Если для обработки письма требуется более 2-х часов, то обязательно ответьте автору, что его письмо получено и укажите примерный срок, в течение которого вы дадите ответ.

Оформление темы письма

Каждое письмо должно содержать тему (Subject), сформулированную в нескольких словах. По содержимому темы получатель должен определить содержание письма или найти письмо в длинном списке других сообщений.

Если это письмо-ответ, то обычно перед темой указывается «RE:«.

Если письмо нужно переслать, то перед темой указывается «FWD:«.

Вставку «RE:» и «FWD:» почтовые клиенты обычно делают автоматически.

Изменять тему письма в процессе переписки (ответы на последующие письма данной темы) не рекомендуется, так как многие почтовые системы ведут группировку писем по темам. Да и незачем обескураживать получателя новой темой к старой переписке.

Письма с пустой темой неудобны при просмотре списков писем и некоторыми системами спам-защиты помечаются как «возможный спам».

Использование бэкграундов и оформительских скинов

Никакие бэкграунды и скины оформления в служебных письмах не допускаются.

Желательно, чтобы письмо было простым текстом. В этом случае оно быстрее обрабатывается, быстрее передается, меньше занимает места при хранении и лучше понимается различными почтовыми клиентами.

Употребление имен собственных в поле «От кого» («From»)

Имена должны быть написаны латиницей, в транслите.

Например:

Sergius Sizykh [[email protected]ляляля.ru]

Русские имена не допускаются, так как у сотрудников зарубежных компаний и их представительств в России почтовые серверы могут блокировать или искажать почту с заголовками в национальных кодировках.

Приветствие

В начале письма обязательно должно быть приветствие. Например:

Добрый день, Иван Иванович!

Письмо без приветствия иногда оценивается получателем как неуважительное.

Подпись

Подпись отделяется от основного текста письма пустой строкой и строкой с двумя дефисами.

Подпись должна быть:

  • компактной;

  • содержать ФИО или псевдоним автора;

  • содержать какое-нибудь пожелание для получателя (пусть ему будет приятно)

В письмах, направляемых за пределы компании, в подписи должны присутствовать контактная информация и название компании.

Пример правильной подписи:

[ пустая строка ]

С наилучшими пожеланиями,

Сергей Сизых, [email protected]ляляля.ru

664025, Россия, Иркутск, бульвар Гагарина 38 А, оф. 309

Телефон: (3952) 21-11-01, 20-20-86

Цитирование исходного письма

При переписке желательно сохранять предыдущие тексты.

Новый текст располагается в начале письма. Предыдущие исходные тексты пусть остаются в конце. Это противоречит правилам многих форумов. Однако, почта это не форумы. В форумах вся переписка сохраняется изначально. А в письмах почему-то исходные тексты часто удаляют. И сами письма зачастую не архивируются – почта всё-таки не безразмерная. Со временем становится непонятно кто и о чём говорил в процессе переписки.

Если письмо становится слишком длинным или тема обсуждения становится слишком «развесистой» или «уходит в сторону», то можно письмо, в крайнем случае, обрезать. Не забыв при этом переписку сохранить в корпоративной CRM-системе.

Если нужно в ответном письме дать ответ (ответы) на какую-то фразу (несколько фраз), то эти фразы обычно снабжают инициалами автора и угловой скобкой. Ответ пишется через пустую строку.

Например:

ИИ> Сколько стоит разработка сайта?

Разработка сайта стоит 3 рубля.

ИИ> Срок?

2 часа

Ошибки в тексте

Некоторые почтовые клиенты (в частности Microsoft Outlook) умеют проверять наличие грамматических ошибок в текстах в момент ввода. Некоторые не умеют.

Если почтовый клиент не проверяет орфографию, а вы чувствуете, что с грамматикой не всё в порядке, то не поленитесь перед отправкой письма проверить текст в Word. Все ошибки не исправятся, но наиболее грубые ошибки и опечатки будут устранены.

Сергей Сизых,
ООО «Виртуальные технологии»

Оформление email писем: Правила и лучшие практики

Email является одной из популярнейших форм общения между представителями организаций, фирм, компаний, частными лицами по самым разным вопросам. Каждый день отправляется множество писем, но не все задумываются, как составить письмо для рассылки по правилам, соответствует ли содержание и оформление email-рассылки ожиданиям получателя? А ведь это влияет на восприятие сообщения и его эффективность. Чтобы у вас не возникало трудностей с тем, как правильно составить емейл, читайте наши рекомендации.

12 правил эффективного составления писем

Перед тем как написать емейл, определитесь с целевой аудиторией, которой хотите что-то сообщить или предложить. Если есть сомнения хотя бы по одному из кандидатов, не включайте его в рассылку. Задумайтесь о своей репутации, напрасно потраченном бюджете и времени.

Что нужно сделать перед составлением письма для рассылки:

  • Четко сформулируйте цель отправки.
  • Определитесь с вашей целевой аудиторией: рассылка будет по всей базе или определенному сегменту?
  • Каким будет письмо для рассылки: рекламным или информационным?
  • Выделите основную мысль, которую хотите донести в тексте.
  • Не бойтесь показаться смешным. Лучше быть творческим и интересным, чем стандартным и скучным.

Чем больше деталей вы продумаете вначале, тем проще для вас будет оформление письма.

Теперь предлагаем подробнее ознакомиться с 12 правилами того, как правильно делать email-рассылку.

1. Отправитель должен быть узнаваем

Определитесь с полем «От кого», не обезличивайте его. Намного приятнее получать письмо от человека, нежели от какой-то организации, а еще хуже – просто от неизвестного адреса. Выбрав адрес отправителя однажды, не меняйте его часто. Ваш адрес и имя – визитка компании! Они должны соответствовать бренду, легко узнаваться и запоминаться.

2. В поле «Тема» четко отображайте основную идею письма

Читатель не должен быть обманут. Именно поле «Тема» влияет на решение получателя: читать письмо полностью или удалить, даже не просматривая. Постарайтесь заинтересовать читателя, но не раскрывать всю идею сообщения сразу. Одного короткого предложения вполне достаточно: откажитесь от длинных фраз, рекламных текстов и штампов. Также не стоит указывать в теме письма имя отправителя.

Оформление email-рассылок не должно быть однообразным, тем более постоянно повторяющимся. Если вы ранее делали рассылки, проследите, какие из тем получали больше всего откликов. Придерживайтесь подобного стиля, но избегайте повторений. Тема должна быть такой, чтобы из десятка полученных писем, подписчика заинтересовало именно ваше. Для этого вынесите в тему сообщения его пользу для получателя. Если уместно, то используйте эмодзи, с которыми оформление рассылки выглядит более неформально.

Например, тема письма о конференции выделяется на фоне остальных:

Хотите бесплатный шаблон письма?

Получить!

3. Не игнорируйте прехедер

Добавьте прехедер, который поможет подробнее раскрыть суть сообщения. Особенно важно использовать его, если тема письма короткая. Тогда в предзаголовок можно добавить уточняющую информацию. Если не прописать этот элемент, то почтовик может отобразить за темой текст из письма, в т. ч. и служебный.

4. Начните письмо с приветствия

Пишите адресату, как другу: тепло, искренне и уважительно, избегая при этом фамильярности. Обращаться нужно персонально к каждому подписчику, предоставляя нужную ему информацию, и только так, как он сам того пожелал: по имени, по имени-отчеству, по прозвищу☺. Внимательно просмотрите базу контактов перед тем, как написать письмо для рассылки и использовать ее в подстановке имен. Наверняка вы встретите досадные опечатки, которые лучше исправить ДО отправки. В системе eSputnik есть функция автоматической проверки имен адресатов, которая сэкономит вам время.

Имена, прошедшие проверку, будут добавлены в емейлы при рассылке, а с ошибками – нет.

Избегайте обращений вроде: «Доброго времени суток, Дорогой (-ая), Уважаемый (-ая)».

Лучше использовать подстановку персонализации, которая доступна в редакторе любого сервиса рассылок.

5. Убедите читателя, что письмо адресовано ему

Составьте письмо так, чтобы получалось доверительное общение с клиентом. Используйте в нем знания, полученные о человеке ранее. Подавая информацию, постарайтесь учитывать все, что вы знаете о клиенте, опыт предыдущих рассылок и его поведение на сайте или в приложении. В приветственной рассылке предложите подписчику самостоятельно выбрать, какие темы/товары его интересуют, чтобы присылать ему соответствующие подборки. Для этого можно, например, создать опрос в Гугл форме.  

Например, с помощью товарных рекомендаций в письме можно выводить товары, услуги, статьи, которые могут понравиться конкретному человеку. Они автоматически подбираются, исходя из предыдущих действий клиента на сайте или в мобильном приложении: просмотров, покупок, добавления в избранное и т. д.

6. Минимум воды

Не загружайте текст ненужными деталями, описаниями. В то же время сделайте его емким и интересным. Лучше создать красивый призыв к действию, чтобы заинтересовать подписчика перейти на сайт и прочитать там полную информацию.

Если вы отправляете сообщение с подборкой товаров, то уместно использование нескольких видов кнопок: для карточек и остальных задач. Кроме того, несколько призывов будут хорошо смотреться в длинном письме, разбитом на тематические блоки. Это визуально облегчит восприятие текста, и пользователю не придется искать СТА по всей простыне сообщения. Разным типам кнопок нужен свой дизайн, чтобы их можно было отличить.

7. Следите за целостностью письма

Это одна из важнейших рекомендаций о том, как правильно составить письмо для рассылки. Придерживайтесь одной темы, не теряйте основную мысль. Если вы и хотите что-то добавить, пусть этот текст существенно не отличается от основного, а еще лучше будет отправить отдельное сообщение. Излагайте мысли последовательно:

8. Избавьтесь от терминов

Не используйте понятные только вам слова и сокращения. Текст должен легко читаться и восприниматься.

Например, сравните два текста:

  • Обувь с металлическими подносками защитит пальцы от ударов с энергией до 200 Дж. Проколозащитная прокладка должна уберечь от проколов и порезов, согласно ГОСТ 28507. Подошва из полиуретана обладает износостойкими свойствами — ГОСТ 12.4.137.
  • Полиуретановая подошва прослужит долго, а также защитит обувь от проколов и порезов.

Согласитесь, хоть информация и важная для читателя, но второй текст будет читаться куда проще.

9. Не текстом единым

Картинки были и остаются must have для привлекательной структуры письма. Они разнообразят макет, делают его более наглядным и помогают вашим письмам запоминаться. Но и баланс нужно соблюдать: не делать сообщение сплошной картинкой и придерживаться соотношения 60%/40% в пользу текста, чтобы не иметь проблем с почтовиками. Читайте подробнее, как грамотно работать с изображениями для емейлов, в этой статье.
Кроме того, в трендах держатся анимация и видео, AMP-элементы. С ними рассылки не будут приедаться подписчикам и получат больший отклик, чем стандартные. Все это есть редакторе eSputnik:

10. Обязательно «прощайтесь» в футере

Можно не использовать стандартные фразы, а просто указать:

  • от кого адресовано письмо,
  • контактные данные,
  • ссылки на социальные сети,
  • адреса магазинов и т.д.

Клиент должен знать, что у него есть возможность в любой момент связаться с вами или заглянуть к вам в гости, даже если сейчас нет такой необходимости.

Оформление email-рассылок требует добавления в футер ссылки на отписку – это обязательное условие почтовых служб. Ссылка должна быть хорошо видна пользователям. Некоторые компании дополнительно объясняют клиенту, почему его адрес оказался в рассылке. Другие – просто ограничиваются лаконичным словом “Отписаться” в конце емейла. А можно проявить фантазию и оформить это предложение в короткую фразу с ноткой юмора.

11. Проверяйте письмо перед отправкой

Оформление email-писем не терпит халатности. Просматривайте дизайн и общую композицию рассылки, вносите правки, делайте его таким, чтобы вы сами хотели его получить. Проверьте все ссылки, просмотрите изображения, есть ли альтернативный текст. Alt-текст появляется на месте картинки, если в почте не отображается фото. Это напомнит пользователю включить в почтовике отображение картинок, если они отключены, и даст общее понимание, что на них.

Отправьте себе тест и откройте письмо в разных браузерах, на десктопе и на мобильных устройствах, отследите, сохранилась ли структура письма. С ростом популярности темного режима в почтовых сервисах в чек-листе каждого емейл-маркетолога должен появиться дополнительный пункт – проверить, корректно ли отображается письмо при активированном Dark Mode. Перед запуском, обратите внимание на то, хорошо ли читается текст и видны картинки в темном режиме.

Текст не должен содержать технических и грамматических ошибок. На привлекательное, грамотное, интересное сообщение читатели откликнутся более охотно.

12. Экспериментируйте

Не забывайте, что даже незначительная мелочь сможет повлиять на результат. Изменяйте содержимое писем, проследите, какие факторы склоняют подписчиков читать их и реагировать.

Проверьте эффективность вашего емейла на мелочах. Например, сменив цвет кнопки «Купить» с синего на красный (или наоборот), вы можете повлиять на продажи. Также можете попробовать изменить ее расположение в письме, шрифт, размер. Но чтобы тест был точным, меняйте только один параметр за раз. Разделите базу клиентов на равные сегменты и разошлите им сообщения с разным вариантами использования кнопки. После этого сравните результаты и выберите оптимальный вариант.

Удобный редактор писем

Попробовать

Смело пишите письма, дополняйте емейл-кампанию Viber-рассылкой, пуш-уведомлениями или СМС в омниканальных сценариях. Так ваши электронные кампании будут ещё эффективнее.

Как написать письмо на электронную почту образец

В этом уроке я покажу, как правильно отправлять письма по электронной почте. Это базовый урок, в котором НЕ будут рассмотрены все функции и возможности почтовых сайтов. Мы просто напишем и отправим обычное письмо, на которое сразу же получим ответ.

Этот урок необходим для дальнейшего углубленного изучения почты. И даже если с отправкой писем у Вас проблем нет, все-таки рекомендую проверить себя, всё ли Вы делаете правильно.

Как написать письмо

Рассмотрим классическую ситуацию. У нас есть адрес электронной почты, на который нужно написать письмо. Он состоит исключительно из английских букв и/или цифр, знака @ посередине и названия почтового сайта (mail.ru, например).

Подробнее об адресах ящиков в интернете я рассказывал в уроке «Адрес электронной почты».

Первое, что нужно сделать, чтобы написать письмо, это открыть свой электронный ящик. То есть зайти на почтовый сайт, на котором находится Ваш адрес, и открыть его.

А вот об этом я рассказывал в другом уроке – «Почта в интернете».

Откроется личный кабинет, через который мы получаем письма.

Вот как он выглядит в почте Яндекса:

На других сайтах личный кабинет выглядит примерно также: посередине список писем, слева отделы с письмами, сверху кнопки для работы.

Нам нужна кнопка под названием «Написать». Еще она может называться «Написать письмо». Как правило, находится такая кнопка на самом видном месте: либо сверху, над письмами, либо слева, над разделами.

Вот как она выглядит в Яндексе:

Вот так в Gmail:

Откроется форма для отправки. На всех почтовых сайтах она выглядит примерно одинаково. Здесь нас интересуют только три поля: Кому, Тема и большая часть для ввода текста.

Вот эти поля в почте Яндекса:

А вот они в Mail.ru:

Так нужные нам части выглядят в Gmail:

Куда печатать адрес

Часть, в которую нужно печатать адрес электронной почты, называется «Кому».

Допустим, у нас есть адрес, на который нужно отправить письмо. Вот он:

Щелкаем левой кнопкой мышки внутри поля «Кому» и печатаем его туда. Чтобы набрать значок @ на клавиатуре, нужно нажать на кнопку Shift и, не отпуская ее, нажать один раз на клавишу клавиатуры с цифрой 2 (вверху, над буквами).

Важно: адрес нужно печатать только английскими буквами, без пробелов и без точки в конце.

Что печатать в тему письма

После того, как адрес напечатан, щелкаем левой кнопкой внутри поля «Тема». Здесь нужно напечатать от кого письмо или о чем оно.

Многие недооценивают значимость этого поля и ничего в него не печатают. Другие же наоборот печатают туда то, о чем хотят написать в письме, то есть используют его для печати текста. Ошибаются и первые и вторые. Попробуем разобраться, в чем тут дело.

Допустим, мы в поле «Тема» ничего не напечатали и отправили письмо. Человек его получит примерно в таком виде:

Первое, что он увидит: от кого пришло письмо. В моем случае, это адрес электронной почты. Сразу после него идет тема и небольшая часть текста из самого письма.

Как видите, по этим данным совершенно не понятно ни от кого оно, ни что в нем находится.

Проблема в том, что многие люди автоматически сочтут такое письмо рекламой и даже не откроют. А другие пользователи испугаются, что это вирус и сразу удалят его.

Получается, мы рискуем столкнуться с тем, что отправленное письмо не будет прочитано. Причем, мы об этом даже не узнаем. Для нас это будет выглядеть так, как будто письмо было проигнорировано. А получатель будет уверен, что ему ничего не приходило.

Другая чуть менее распространенная ситуация, когда в поле «Тема» печатают сам текст письма. Вот пример того, как его увидит получатель:

Мало того, что это выглядит нелепо, так еще и не весь текст поместился – часть обрезалась. Если сравнить данную ситуацию с обычной бумажной почтой, то, получается, мы отправили пустой конверт, на котором написали текст письма.

Так что же должно быть в поле «Тема» ? В идеале в нем нужно написать что-то такое, что подтолкнет человека открыть письмо. Прочитав тему, он должен понять, что это нужное сообщение, которого он ждет.

  • Запись на консультацию
  • Отчет о работе
  • Результаты теста

И лучше, конечно, уточнить, что это за консультация, отчет о какой именно работе и что за тест. То есть нужно сделать так, чтобы по теме человек понял, о чем или от кого письмо.

Пример правильной «Темы»:

  • Запись на консультацию к терапевту
  • Отчет о работе по проекту №325
  • Результат теста по физике Иванова А.А.

Пример неправильной «Темы»:

Куда печатать текст

Текст письма, то есть его содержание, нужно печатать в самое большое поле из всех. В любой почтовой системе оно предназначено именно для этого.

Щелкаем по нему левой кнопкой мышки и печатаем, то, что хотим написать в письме. Если это поле Вам кажется недостаточно большим, не переживайте, оно автоматически расширится, когда текста будет много.

Как отправить письмо

Для отправки письма нужно нажать на специальную кнопку. Обычно она так и называется – «Отправить» – и находится либо вверху, над полями, либо внизу, под ними. А во многих почтовых сайтах она есть и там и там.

На кнопку «Отправить» нужно нажимать только один раз! Чем больше раз Вы нажмете на нее, тем больше одинаковых писем придет получателю.

Принцип следующий: написали письмо, навели мышку на «Отправить», щелкнули один раз левой кнопкой и ждете. Как правило, через несколько секунд почтовый сайт напишет, что письмо отправлено.

Задание

Напишите письмо на адрес электронной почты

Представьте, что Вы пишете знакомому, которого не видели несколько месяцев. Кратко расскажите, как у Вас дела и что нового (можно одно-два предложения). Не забудьте про тему!

В течение минуты после отправки на Вашу почту придет автоматический ответ, так сказать, подтверждение того, что письмо получено.

Внимание : это тренировочный адрес, на котором настроены автоматические ответы. Не ожидайте писем от реального человека.

Для того, чтобы приступить к этому уроку нам необходимо иметь уже зарегистрированный электронный почтовый ящик (E-Mail). Если же у Вас его нет, то либо просто прочтите эту статью, множество картинок Вам поможет с легкостью разобраться в этой инструкции, либо зарегистрируйте свой электронный почтовый ящик. Как? читайте здесь «Как зарегистрировать электронный почтовый ящик» – также подробная инструкция с множеством поясняющих картинок.

www.mail.ru – один из крупнейший интернет-сервисов позволяющий зарегистрировать и пользоваться электронной почтой. На нем как раз будет показан пример отправки письма.

Первым делом заходим в свой почтовый ящик вводя свой логин и пароль (а не тот который указан на картинке:) на сайте и жмем кнопку с надписью «Войти»

После этого мы попадаем на страницу, где отображены все входящие электронные письма и откуда, собственно говоря мы начинаем любую работу с электронной почтой.

Если посмотрим в левую часть (выделенная область с цифрой 1) страницы мы обнаружим навигационное меню состоящее из нескольких пунктов

По смыслу думаю понятно, что пункт входящие – это письма, которые прислали Вам (цифра 12 на против обозначает количество непрочитанных писем), а пункт отправленные – это письма, которые отсылали Вы.

Нам чтобы написать письмо необходимо нажать на кнопку написать (в выделенной области с цифрой 2) После этого откроется новая страница с формой заполнения письма где мы укажем тему и адрес получателя письма. (см. картинку ниже)

По этой части инструкции, думаю, вопросов возникнуть не должно. Имеется 3 поля Кому – адрес получателя письма (к примеру мой такой [email protected]), Тема – буквально 3-7 слов о содержимом письма и Основное поле, в котором мы пишем сам текст письма.

После того как вы напишете письмо, напишете адрес получателя (его мы узнаем от того, кому высылаем письмо) и сам текст письма – в самом низу жмем кнопку Отправить.

Если мы нажмем кнопку Сохранить – письмо попадет в Черновики – это третий пункт в выделенной области с цифрой 1. Открыв в любое время можно продолжить написание письма.

Кнопка Отмена – под текстом письма просто удалит все.

Жми Добавляйся в группу в ВК и Одноклассниках!

За последние десятки лет деловая переписка посредством электронной почты приобрела огромную популярность и стала одним из основных способов делового общения. Сегодня трудно найти такого человека, который бы в практике межличностных коммуникаций не использовал бы электронную почту. Несмотря на это, многие сегодня задаются вопросом: как отправить письмо по электронной почте так, чтобы были соблюдены все правила? Как с помощью грамотного письма сформировать у адресата хорошее впечатление об отправителе?

Данная статья описывает регламент деловой переписки по электронной почте, а практические советы, представленные в статье, помогут научиться правильному деловому общению при составлении электронных писем.

Многие начинают свой рабочий день именно с проверки почтового ящика на наличие новых сообщений. Но, к огромному сожалению, несмотря на распространенность этого метода обмена информацией, многие не умеют правильно использовать язык деловой переписки, принимая электронные письма за неформальный способ общения.

Благодаря скорости доставки писем электронная почта упрощает обмен важными официальными документами, бланками, заявлениями, но и здесь люди делают ошибки при отправлении писем. Очень часто случается, что при составлении электронного письма при обмене какими-либо файлами адресанты по каким-либо причинам не составляют сопроводительных очерков и не вписывают темы, что может усложнять работу получателей. Цель данной статьи дать ответ на вопрос: как отправить письмо по электронной почте и соблюсти все правила делового письменного общения по средствам электронной почты?

При составлении электронных писем должны быть заполнены все представленные поля

Правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя письма заполнять все поля, предусмотренные в электронной почте, такие как адрес и имя получателя и отправителя письма. Обязательно должна быть описана тема, которая кратко описывает суть отправляемого письма. Очень часто от правильно описанной темы зависит судьба отправленного письма и скорость разрешения проблемы изложенной в нем. Деловое электронное письмо должно начинаться с приветствия – это несложное проявление уважения к получателю очень важно при переписке. После приветствия должно следовать текст, который называют «телом письма», а в конце оставляется подпись, к примеру, «С уважением, Брисов Петр Иванович».

Приветствие в деловой переписке

На этом моменте стоит дополнительно заострить свое внимание, так как жест уважения очень важен при любом аспекте деловых коммуникаций. Оптимальным приветственным словосочетанием является «Добрый день» или же «Здравствуйте». Ведение деловой переписки по электронной почте ограничивает отправителя в использовании словосочетаний «Добрый вечер» или «Доброе утро», так как получатель может прочесть письмо намного позже его получения. Также не корректно использовать в приветствии просторечные выражения, употребляемые в неформальном общении.

После слова или словосочетания приветствия следует обратиться к получателю по имени и отчеству, а в случае, если имя неизвестно отправителю, этот момент можно пропустить. После приветственного слова можно переходить к изложению цели письма.

Прикрепленные файлы в деловой переписке по электронной почте

Если главной целью письма выступает не только письменное повествование и изложение сути вопроса , но и отправление файла, то лучше прикрепить пересылаемый объект в первую очередь. Часто случается, что многие отправители, из-за невнимательности, изложив суть вопроса в тексте письма, забывают прикрепить необходимое вложение. Такая халатность может негативно сказаться на деловой репутации отправителя делового письма.

Электронный адрес должен быть узнаваемым и лаконичным

Правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя иметь узнаваемое электронное имя, которое должно нести в себе правдивые сведения об имени отправителя. Очень не лаконично и глупо выглядят официальные письма и обращения, когда в электронном адресе указаны неформальные выражения или слова, к примеру, электронный адрес «limon_petya». Это выглядит очень несолидно для взрослого человека. Для ведения деловой переписки лучше создать отдельный email и соблюдать этикет деловой переписки по электронной почте.

Использование быстрой функции Reply (Response) на ответ полученных ранее писем

Функция Reply или Response (в сокращенном варианте она выглядит как Re:) помогает пользователю быстрым способом отвечать на ранее присланные сообщения отправителя. Эта функция обладает также и универсальной возможностью прочесть предыдущую переписку с собеседником по заданной теме. Но правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя переименовывать тему делового письма, если во время переписки суть обсуждения изменена.

Перед отправкой делового письма следует производить вычитку на предмет орфографических ошибок и пунктуации

Электронная почта упрощает обмен информацией, но при деловой переписке не стоит пренебрегать правилами русского языка, так как небрежно допущенная ошибка может повлиять на авторитет отправителя. Перед тем как отправить письмо, следует несколько раз просмотреть текст и тщательно проверить его на наличие офографических и пунктуационных ошибок. Многие электронные почтовые клиенты имеют функцию проверки орфографии, поэтому следует обращать внимание на слова, подчёркнутые красной линией. Если возникают сомнения в правильности написания, то следует обратиться за помощью в интернет или проверить написание с помощью орфографического словаря.

Поле адресата должно заполняться в последнюю очередь

Во избежание отправки неоконченных или неотредактированных писем адрес получателя делового письма следует вписывать в самый последний момент перед отправкой. Это правило также входит в основы деловой переписки по электронной почте. Случается, что при заполнении поля адресата электронная почта может предложить список ранее использованных получателей, здесь также следует заострить свое внимание, для того чтобы по ошибке не отправить составленное деловое письмо стороннему адресату.

Структурирование делового письма

Правила структурирования текста распространяется не только для бумажные носители, но также и на правила деловой переписки по электронной почте. Не всегда получателю удобно вычитывать большие объемы текста писем на экране монитора. Для упрощения этого момента следует разбивать текст на логично сформированные небольшие абзацы и не допускать в написании текста деловых писем усложненных предложений. Оптимальная длина одного предложения в деловом письме должна составлять не более пятнадцати слов.

Суть делового письма должна излагаться по существу

Помимо указанной темы делового письма, получателя должно заинтересовать и четко сформулированное первое и второе предложение основного текста. Задачей отправителя является изложить в начале письма суть проблемы или вопроса, по которому он обращается к получателю. В первом предложении должна быть обозначена цель, по которой направляется деловое письмо. Образец: «Сообщаем Вам, что сроки обязательства по договору №45 от 02.01.2017 года «О поставе сыпучих материалов» подходят к концу. Для продления договора Вам следует подать повторный пакет документов». Благодаря обозначенной цели получатель имеет возможность вникнуть в главную мысль делового письма. Если текст письма слишком большой, то лучше воспользоваться функцией прикрепления объекта вложением в виде текстового документа, но при этом с поле для текста следует оставить сопроводительный очерк, который освещает деловое письмо. Образец: «Направляем Вам для ознакомления электронную копию письма компании ООО «Мак-строй». Просим Вас сообщить Ваше решение по вопросу продления договора №45 от 02.01.2017 года «О поставе сыпучих материалов» до указанного в письме срока».

На каждое деловое электронное письмо должен быть дан ответ

Существуют отрицательные примеры деловой переписки, когда получатель игнорирует деловое письмо по каким-либо соображениям. Иногда действительно могут быть случаи, когда ответ нельзя дать из-за определенных ситуаций, к примеру, срок решения проблемы может занять несколько дней или получатель находится в размышлении и не может сразу ответить на поставленный вопрос. В таком случае должен быть дан краткий комментарий по этому поводу, к примеру, «Здравствуйте, Петр Иванович. Я получил Ваше письмо, но на сегодняшний день затрудняюсь с ответом, так как должен проконсультироваться с вышестоящим руководством. Я доложу о Вашей проблеме генеральному директору нашей компании и дам официальный ответ к концу недели. С уважением, менеджер отдела продаж Белов Иван Геннадьевич».

Стоит помнить, что в случае, если ответ не был дан в течение трех рабочих дней, то факт молчания получателя делового письма можно оценить как игнорирование и отказ от общения с отправителем.

При составлении ответных писем следует отвечать на все поставленные вопросы

Если направленное получателю письмо несет вопросительный характер, то при составлении письма следует давать ответы на вопросы в той очерёдности, которая присутствует в полученном тексте делового письма. Если вопросы были заданы, отправитель надеется получить на них конкретные ответы. При составлении письма ответы не стоит нумеровать, нужно просто излагать мысль по порядку. Для того чтобы ответить на все поставленные вопросы, для начала нужно несколько раз перечитать полученное деловое письмо и в том случае, если вопросов слишком много, лучше выписать их отдельно, чтобы не допустить пропуска. Если невозможно дать ответ на некоторые из поставленных вопросов, стоит указать, что на данный момент по каким-либо причинам ответ не может быть дан.

Не стоит злоупотреблять аббревиатурами, эмоциональным оформлением и прописными буквами

Существуют отрицательные примеры деловой переписки, когда отправители разбавляют её, используя неформальные знаки в виде смайлов. Их применение популярно при общении в социальных сетях, однако правила деловой переписки не приветствуют такие проявления эмоций, так как получатель может не знать их истинного значения и принять их за непонятный ему набор пунктуационных ошибок.

Также стоит отказаться от написания текста прописными буквами. В интернете набор слов написанных прописными буквами называют «кричащими фразами» и чаще такие фразы несут в себе негативный окрас. Получатель при прочтении электронного делового письма может расценивать такой шрифт отрицательно, что пагубно скажется на восприятии смысла. В случае если в деловом письме нужно подчеркнуть важность какого-либо момента, лучше использовать вводные словосочетания, к примеру, «Обращаем Ваше внимание, что Вам необходимо предоставить пакет документов для продления договора не позднее 10.02.2017 года» или «Обратите внимание, что документы на продление договора следует подать до 10.02.2017 года».

Не стоит передавать секретную информацию посредством электронной почты

Для передачи личной или конфиденциальной информации лучше отказаться от электронных почтовых ящиков, так как существует угроза перехвата сведений злоумышленниками для использования в своих корыстных целях. К такой информации могут быть отнесены: номера телефонов, пароли от банковских карт, лицевые банковские счета и т. п. Важно помнить, что информация сохраняется на сервере почтового агента и в случае взлома может быть похищена.

В конце письма обязательно должна стоять подпись отправителя

Как уже говорилось ранее, каждое отправленное письмо должно содержать конкретизированную подпись. Часто разработчики почтовых ящиков вводят функцию блока подписи, в который можно внести свои данные о должности, имени и контактный номер телефона. Впоследствии данный блок будет автоматически отображаться в конце каждого письма, что позволит упростить набор текста. Важно правильно составить подпись, чтобы получатель имел возможность при ответе на письмо корректно обратиться к отправителю. Пример подписи может выглядеть так: «С уважением, начальник отдела продаж Петров Николай Александрович, +79810000000».

Делая выводы, можно отметить, что для того, чтобы понять, как вести деловую переписку по электронной почте, не нужно осваивать дополнительные и сложные азы. Стоит всего лишь придерживаться элементарных правил этикета и соблюдать нормы русского языка.

Правила написания электронного письма или этикет электронной почты

За последнее десятилетие электронная почта стала, пожалуй, одним из самых популярных средств делового общения. Сегодня довольно сложно найти человека, который в своей практике межличностных и межкультурных коммуникаций не использует электронную почту. Бегло сканируя взглядом адреса и темы пришедших сообщений, решаем, какие письма прочитать, а какие удалить не раскрывая. В зависимости от отношений между корреспондентами переписка может быть деловой или частной. Если письмо частное, то к нему не предъявляется жестких требований с точки зрения этики — стиль письма и манера изложения зависят главным образом от степени знакомства с адресатом.

Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала бы электронную почту. Следует отметить, что в обычной деловой переписке посредством e-mail существуют общепринятые правила, которые необходимо знать и которыми следует руководствоваться. Остановимся подробно на наиболее значимых.

Правило 1. При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля. В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

  1. Адрес и имя отправителя.

  2. Адрес получателя (или адреса получателей, когда существует необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям).

  3. Важность письма (это при необходимости).

  4. Тема письма.

  5. Приложение.

  6. Письмо, состоящее из приветствия; основного текста письма; заключения; и подписи.

Правило 2. Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми. Поэтому когда заводите почтовый ящик, в графе имя отправителя всегда вписывайте свои имя и фамилию. Наибольшее доверие вызывает адрес, содержащий Ваше настоящее имя, а также имя Вашей организации в названии домена, например: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра..

Правило 3. Обязательно заполняйте графу «Тема письма». Тема письма — это особый реквизит письма, наличие которого значительно облегчает работу с электронной корреспонденцией. Судьба письма очень часто зависит от его Темы, особенно если имя и адрес отправителя Вам ничего не говорят. Тема письма должна быть краткой – не более 50 знаков – и по существу. Чем проще и понятней будет Тема письма, тем больше вероятности, что письмо будет прочитано и будет иметь отклик. Особо тщательно необходимо подумать над Темой, когда в первый раз пишете кому-либо.

Правило 4. Используйте пиктограмму («Re:»)   только для ответа. Используя пиктограмму , размещенную в поле адреса письма, на которое отвечаете, открываем форму для составления ответа. Данная форма уже содержит адрес вашего собеседника, текст его письма и Тему. Пиктограмма (Re)  является аббревиатурой английского слова «Reply:» или «Response:» и означает «Мой ответ на:». Поэтому если тема письма меняется, изменения темы необходимо вносить, используя стрелочку вниз, размещенную справа от пиктограммы Rе. В открывшемся ниспадающем списке выбираем команду «изменить тему».

Если отвечая на чье-либо электронное письмо, вы меняете основную мысль диалога, изменяйте соответственно и Тему, а лучше начинать обсуждение нового вопроса созданием нового письма.

Правило 5. Во избежание преждевременной отправки адрес получателя вставляйте только тогда, когда письмо дописано, проверено и готово к отправке. Будьте внимательней с кнопкой «Отправить»: убедитесь, что посылаете письмо тому, кому хотели.

Правило 6. Обязательно пишите приветствие, состоящее из приветственного слова и имени получателя, перед основным текстом письма. Некоторые пользователи считают, что приветствие в электронном письме не нужно писать, поскольку это якобы бессмысленный пережиток бумажной почты, что оно не несёт в себе никакой значимой информации и содержит лишь дежурные слова.

Приветствие несёт в себе информацию о воспитанности того, кто составляет письмо. В качестве приветствия используйте следующую форму обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата!» или «Уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата, здравствуйте!» и только после этого переходите к цели Вашего сообщения.

В Европе принято всегда обращаться «Dear Sir/Madam» или менее формально, особенно, если Вы знакомы с адресатом, «Dear + имя». В США, где темп жизни и переписки более интенсивный, электронное письмо начинается с обращения, состоящего из имени и короткого «Hi + имя». В русском языке восклицательный знак ставится после обращения в письменной форме в любом жанре переписки: деловой, частной, официальной и т. д., в то время как в английском языке во всех этих жанрах ставится запятая.

Правило 7. Правильно структурируйте свое письмо. Поскольку чтение c экрана монитора гораздо сложнее, чем чтение бумажного носителя. Разбивайте текст письма на логические абзацы. Старайтесь, чтобы предложения содержали не более 15-20 слов. Отделяйте абзацы друг от друга отступом или пустой строкой.

Правило 8. Будьте краткими и выражайте мысли по существу. Основной текст письма с первого абзаца должен притягивать внимание читателя не меньше, чем его Тема. Помните об ограниченном времени потенциального читателя. Начните с цели письма, она должна быть четко сформулирована в первом предложении. Если первые предложения сформулированы правильно, то существует очень большая вероятность, что получатель письма прочтёт его до конца. Электронное письмо предназначено для быстрой передачи информации. Если необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.

Правило 9. Прежде чем приступить к написанию письма, присоедините вложение. Сколько раз приходилось получать письмо, целью которого была пересылка вложения, без этого самого вложения?! Такая беспечность может не лучшим образом отразиться на Вашей деловой репутации.

Правило 10. Когда Вы пишите кому-либо в первый раз, не прикрепляйте никаких вложений. Если Вы всё же посылаете какое-то вложение без согласования с получателем, то обязательно напишите в тексте письма, что это за файл. Не присоединяйте вложения размером более 5Мбайт, так как возможна такая неприятная ситуация: Вы перешлёте свой файл на почтовый сервер за секунду, а Ваш адресат будет скачивать его целый час.

Правило 11. Составляя ответное письмо, отвечайте на ВСЕ заданные Вам вопросы. Если Вы затрудняетесь ответить, то так прямо и напишите.

Правило 12. Прежде чем отправить письмо, проверьте орфографию, грамматику и пунктуацию. Тот факт, что электронная почта — быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Стройте свои фразы возможно более грамотно с точки зрения орфографии и грамматики. Это важно не только потому, что неграмотно написанное письмо может испортить впечатление о Вас, и потому, что очень трудно читать текст без запятых и точек.

Правило 13. На электронные письма обязательно нужно отвечать. Электронная почта — это связь с другими людьми, и немного вежливости никогда не повредит. По правилам этикета на электронные письма обязательно нужно отвечать, а время ответа не должно превышать трех суток. Если не отвечаете на электронное письмо в течение этого срока, – это явный отказ от общения. Если Вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. При получении письма, содержащего вложение, обязательно подтвердите, что вложение дошло и нормально открылось. При получении писем от неизвестных людей можно на них не отвечать. Их можно удалять, не читая. При получении незатребованного письма с присоединенным файлом следует удалить файл, не распаковывая: скорее всего — это источник компьютерного вируса.

Правило 14. Не запрашивайте уведомление о прочтении. Можно после текста основного письма и перед Вашей подписью написать следующую фразу: «Прошу подтвердить получение письма ответным письмом или по указанным ниже телефонам».

Правило 15. В тексте сообщения никогда не надо использовать прописные буквы. ТЕКСТ, ВЫДЕЛЕННЫЙ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, рассматривается как крик. В лучшем случае его относят к неграмотности в вопросах сетевого этикета. Это может вызвать раздражение или другую нежелательную реакцию у Вашего читателя.

Правило 16. Никогда не сообщайте конфиденциальную информацию посредством электронной почты. Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих банковских карт или другой конфиденциальной информации в тексте электронного письма. Электронная почта при пересылке может быть перехвачена и использована в корыстных целях. Кроме того, посланное Вами электронное письмо навсегда остается в памяти компьютера. 

Правило 17. Не злоупотребляйте аббревиатурами и эмоциональным оформлением. В деловой электронной почте старайтесь не использовать такие аббревиатуры как BTW (by the way) или LOL (laugh out loud), также так называемые смайлики («улыбающиеся лица»). Они неуместны в деловой переписке, тем более что получатель письма может не знать их значение.

Правило 18. В конце письма обязательно ставьте свою подпись. Подпись — это небольшой блок текста, добавляемого в конец Ваших сообщений, который идентифицирует Вас и содержит Вашу контактную информацию. Делайте подпись краткой: не более четырех-семи строк. Длинная подпись занимает много места и может вызвать раздражение. Включайте в нее несколько возможных способов связи с Вами (обычно это номера телефонов и факса), а также ссылку на сайт Вашей компании.

По материалам статей:

1. 32 most important email etiquette tips.Emailetiquette. [Электронный ресурс] http://www.emailreplies.com/ Проверено 19.09.2015.

2. Top 26 Most Important Rules of Email Etiquette. [Электронный ресурс] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Проверено 20.09.2015.

Материал подготовлен Шутилиной Л.А., методистом ГМЦ ДОгМ

Как написать email на английском языке + 4 сайта для поиска друзей по переписке

Электронная почта, пожалуй, самое популярное средство общения после телефона. Мы пишем письма и отвечаем на них почти каждый день, и иногда приходится составлять их не только на русском. В этой статье мы объясним вам, как правильно писать электронное письмо на английском языке, приведем примеры формального и неформального email, а также расскажем, где бесплатно найти друга по переписке.

Мы рассмотрим как формальные email, так и неформальные. Конечно, в них нужно использовать совершенно разную лексику, поэтому для начала мы разберемся, какие письма относятся к формальным, а какие — к неформальным.

Формальные:

  • письмо клиенту, коллеге или деловому партнеру;
  • письмо-отклик на вакансию;
  • письмо с запросом информации или письмо-жалоба в техподдержку, онлайн-магазин и т. д.

Неформальные:

  • письмо другу, знакомому, коллеге;
  • письмо родственникам.

А теперь давайте узнаем, из каких частей должен состоять email на английском языке и какие фразы можно использовать при его написании. Обратите внимание: в нашей статье мы рассказываем, как писать обычные email. Если вас интересует письмо другу для экзамена, вы найдете подробную инструкцию по этой теме в статье о ЕГЭ по английскому языку.

Структура электронного письма на английском языке и полезные фразы для каждой части

1. Тема письма (subject)

Театр начинается с вешалки, а email — с темы письма, которая размещается в специальной строке сверху. Наличие заполненной темы письма — элементарное правило хорошего тона, особенно важно не забывать о нем в формальной переписке. Многие игнорируют тему и переходят сразу к тексту письма, а зря, ведь четко обозначенная тема сразу даст понять адресату, о чем пойдет речь в письме, важное оно или нет и т. д. Более того, если вы пишете деловое предложение партнерам, у письма с темой больше шансов быть прочтенным, а не заброшенным в корзину.

Что писать: Постарайтесь уложиться в 5-7 слов и в то же время обязательно укажите самую важную деталь в теме письма. Например, в формальном письме с информацией о совещании в следующем месяце можно написать: Meeting on the 26th March at 11 a.m. (совещание 26 марта в 11 утра). В неформальном письме знакомому можно написать: Thanks for your present (спасибо за твой подарок). А, например, если вы пишете письмо в интернет-магазин, обязательно укажите в теме письма номер заказа, по которому хотите задать вопрос.

2. Обращение (начальная фраза)

Начинать письмо надо с обращения к адресату. Оно пишется на первой строке и отделяется запятой, а текст после него пишется уже с новой строки.

Что писать: Если вы пишете конкретному человеку в формальном стиле, используйте такие обращения:

ОбращениеКомментарий
Dear Mr. Jenkins,Обращение к конкретному мужчине.
Dear Ms. Jenkins,Универсальное обращение как к замужней, так и к незамужней даме.
Dear Sir or Madam,Употребляется, когда вы не знаете, кто будет отвечать на ваше письмо.
To whom it may concern,Обычно используется в деловой переписке, когда вы пишете на корпоративную почту и не знаете, кто из сотрудников будет отвечать на ваше письмо.

Неформальное письмо можно начинать следующими способами:

ОбращениеКомментарий
Hello / Hi / Hi there / Hello again Tom,Неформальное дружеское приветствие.
Greetings / Good morning / Good afternoon Tom,Приветствия, которые звучат чуть формальнее Hello или Hi.
Dear Tom,В этом приветствии присутствует оттенок формальности, поэтому оно используется при написании письма на ЕГЭ.

3. Текст письма

В первом абзаце вам нужно сообщить адресату, для чего вы пишете ему письмо. Если вы хотите выразить несколько мыслей в своем email, то каждую из них начинайте писать с нового абзаца.

Правильное оформление письма — залог того, что его прочтут внимательно и ваши мысли будут правильно поняты. Используйте форматирование, чтобы сделать письмо более читабельным и легким для восприятия. Особенно важно учитывать этот момент, когда вы пишете длинные формальные письма. Сплошное полотно текста рискует быть отправленным в корзину сразу же после открытия.

Что писать: Начальное предложение в формальном письме может звучать так:

ФразаПеревод
I am writing to inform you / to ask you / to thank you…Я пишу, чтобы сообщить Вам / спросить Вас / поблагодарить Вас…
I regret to inform you…Мне жаль сообщать Вам…
I would like to thank you…Я бы хотел поблагодарить Вас…

Если же вы пишете письмо другу, можно начать его так:

ФразаПеревод
Many thanks for your recent letter.Большое спасибо за твое недавнее письмо.
It was nice to hear from you recently.Было приятно услышать о тебе недавно.
How are things?Как жизнь?

4. Вложения

Довольно часто мы не просто отправляем письмо, а пересылаем документ или фотографию по электронной почте. В таком случае обязательно сообщите адресату, что вы прикладываете к письму дополнительный файл.

Что писать: И в формальном, и в неформальном письме можно использовать следующие фразы:

ФразаПеревод
Please find attached… (my CV and cover letter).Пожалуйста, посмотри(-те)… (мое CV и сопроводительное письмо).
I am attaching… (the document you requested).Я прилагаю… (документ, который ты/Вы просил(-и)).
I am sending you… (the photo from our vacation).Я высылаю тебе/Вам… (фото из нашего отпуска).
Please see… (the file attached).Пожалуйста, посмотри(-те)… (приложенный файл).

5. Заключительная фраза

Если в письме есть начальная фраза, то будет и заключительная. Она пишется с новой строчки в конце письма, и после нее всегда стоит запятая.

Как писать: В конце формального письма можно использовать такие фразы:

ФразаПеревод
Yours sincerely/faithfully/truly,С уважением,
Regards,С уважением,
Sincerely yours,Искренне Ваш,
With best wishes,С наилучшими пожеланиями, (чуть менее формальное)
With many thanks and best wishes,С благодарностью и наилучшими пожеланиями, (чуть менее формальное)
Kind/Best regards,С наилучшими пожеланиями, / Сердечный привет,

После заключительной фразы в формальном электронном письме на английском надо написать свои имя и фамилию. Если вы пишете от лица компании своему контрагенту, укажите свою должность и название предприятия. Если же вы пишете письмо коллеге, можно не указывать эти данные и оставить в подписи только имя и фамилию.

Неформальное письмо можно завершить следующими фразами.

ФразаПеревод
Kind/Best regards,С наилучшими пожеланиями, (чуть более формальное)
With best wishes,С наилучшими пожеланиями, (чуть более формальное)
With many thanks and best wishes,С благодарностью и наилучшими пожеланиями, (чуть более формальное)
Best wishes,С наилучшими пожеланиями,
All the best,Всего доброго, / С наилучшими пожеланиями,
Cheers,Будь здоров,
Bye for now,Ладно, пока,
See you soon,До скорой встречи, / Скоро увидимся,
Rgds,Неформальная манера написания Regards
Love / Lots of love,С любовью,

После заключительной фразы в неформальном письме нужно просто поставить свое имя.

После указания своего имени вы можете написать постскриптум: на новой строке напишите P.S. и предложение, которое забыли поставить в основной текст письма. Казалось бы, в электронном письме на английском языке можно просто вставить забытое предложение в текст, зачем же нам постскриптум? Наша психика устроена так, что лучше всего мы запоминаем первый и последний кусок информации, так что вы можете намеренно «забыть» указать что-то важное в теле письма и вынести это в постскриптум.

А теперь давайте рассмотрим примеры формального и неформального электронных писем.

Пример формального письма на английском языке:

Пример электронного письма другу на английском языке:

Примеры написания формального электронного письма на английском вы найдете на сайтах blairenglish.com и learnenglishteens.britishcouncil.org. Также советуем вам зайти на сайт pbskids.org. На открывшейся страничке вы найдете пример неформального email на английском языке. Наведите курсор мыши на любую строку письма и увидите поясняющий текст, который расскажет, как писать каждую часть письма.

7 ценных советов по написанию email на английском языке

  1. Обращайте внимание на цитирование

    Если вы ведете формальную переписку, обязательно сохраняйте цитирование (текст письма, на которое вы отвечаете). При этом свой собственный текст размещайте над блоком с цитированием в письме, а не под ним, иначе адресат не найдет ваш ответ.

  2. Пишите тему кратко

    Не нужно вмещать в тему все письмо, даже если оно совсем короткое. Напишите всего несколько важных слов, которые сразу дадут понять адресату, о чем пойдет речь.

  3. Используйте форматирование

    Обязательно применяйте форматирование в своем письме (выделение жирным, курсивом, цветом и т. д.), это улучшит читабельность текста. В то же время не переусердствуйте: в формальной переписке лучше ограничиться выделением жирным и создание списков, чем разукрашивать шрифт во все цвета радуги.

  4. Очищайте форматирование

    Если вы вставляете в письмо отрывок из другого документа, очищайте форматирование, иначе вставленный текст может неуместно выделяться на фоне остального. Во всех почтовых клиентах есть кнопка «Очистить форматирование», пользуйтесь ей при необходимости.

  5. Не пользуйтесь верхним регистром

    Хотите подчеркнуть важность какой-то информации? НЕ НУЖНО ИСПОЛЬЗОВАТЬ ВЕРХНИЙ РЕГИСТР (Caps Lock), иначе у получателя письма может возникнуть ощущение, что на него кричат. Выделите жирным важные моменты, и они уж точно не останутся незамеченными.

  6. Используйте нумерованные и маркированные списки

    Списки значительно облегчают восприятие информации и упорядочивают ее. Но при их составлении важно соблюдать 2 правила:

    • В деловом письме, если у вас имеется большое количество вопросов к адресату (например, уточнения по техзаданию и т. д.), то их лучше оформлять нумерованным (а не маркированным) списком, чтобы потом проще было ссылаться на отдельные вопросы в дальнейшей переписке.
    • В списке никогда не следует объединять два или более вопросов в один пункт, даже если они тесно связаны друг с другом или один следует из другого. Опыт показывает, что в большинстве случаев вам ответят только на первый вопрос, а следующие проигнорируют. Так что задавайте все вопросы отдельными пунктами.
  7. Составьте белый список

    Чтобы ответное письмо вашего адресата не попало в спам, добавьте адрес его электронной почты в «белый список контактов», «избранные» или тому подобный список, письма из которого не отправляются в папку спама.

Где найти друга по переписке: 4 лучших сайта

Итак, вы уже поняли, как легко написать email на английском языке, и с нетерпением ждете момента, когда можно будет применить знания на практике. Предлагаем вам найти друга по переписке, ведь это отличный способ улучшить английскую письменную речь да и просто расширить свой круг общения, познакомиться с зарубежной культурой. Для поиска друга советуем посетить такие сайты:

  1. interpals.net — на сайте можно бесплатно зарегистрироваться и найти друга по переписке, предварительно просмотрев его профиль и решив, найдете ли вы интересные темы для общения. Ресурс довольно активный, постоянно находятся онлайн как минимум 3000-4000 человек.
  2. mylanguageexchange.com — бесплатный сайт для поиска друзей за границей. На сегодняшний день общее количество членов сайта — более 550 000.
  3. studentsoftheworld.info — тоже полностью бесплатный сервис для поиска друга по переписке. Ориентирован как раз на студентов, изучающих английский язык.
  4. penpalworld.com — на сайте зарегистрировано более 2 000 000 пользователей. Бесплатно можно писать только 3 пользователям в день (в принципе, этого может быть вполне достаточно для общения). Чтобы писать бо́льшему числу участников, нужен платный аккаунт.

Думаем, теперь у вас не возникнет вопросов о том, как написать электронное письмо на английском языке и где найти друга по переписке. Если же у вас есть сложности с письменной английской речью, наши преподаватели английского языка помогут вам улучшить знания.

© 2021 englex.ru, копирование материалов возможно только при указании прямой активной ссылки на первоисточник.

Как отправить письмо по электронной почте

В этом уроке я покажу, как правильно отправлять письма по электронной почте. Это базовый урок, в котором не будут рассмотрены все функции и возможности почтовых сайтов. Мы просто напишем и отправим сообщение, на которое сразу же получим ответ.

 

Как написать письмо

Рассмотрим классическую ситуацию. У нас есть адрес электронной почты, на который нужно написать письмо. Он состоит исключительно из английских букв и/или цифр, знака @ посередине и названия почтового сайта (mail.ru, например).

Подробнее об адресах ящиков в интернете я рассказывал в уроке «Адрес электронной почты».

Первое, что нужно сделать, чтобы отправить письмо, это открыть свой электронный ящик. То есть зайти на почтовый сайт, на котором находится Ваш адрес, ввести от него логин и пароль. Откроется личный кабинет.

Вот как он выглядит в почте Яндекса:

Так в Mail.ru:

Так в Gmail:

На других сайтах личный кабинет выглядит примерно также: посередине список сообщений, слева разделы, сверху кнопки для работы.

 

Нам нужна кнопка под названием «Написать». Еще она может называться «Написать письмо». Как правило, находится такая кнопка на самом видном месте: либо сверху, либо слева.

Вот как она выглядит в Яндексе:

Так в Mail.ru:

Вот так в Gmail:

Откроется форма для отправки. На всех почтовых сайтах она выглядит примерно одинаково. Здесь нас интересуют только три поля: Кому, Тема и большая часть для ввода текста.

Вот эти поля в почте Яндекса:

А вот они в Mail.ru:

Так нужные нам части выглядят в Gmail:

Куда печатать адрес

Часть, в которую нужно печатать адрес электронной почты, называется «Кому».

Допустим, у нас есть адрес, на который нужно отправить сообщение. Вот он:

Щелкаем левой кнопкой мышки внутри поля «Кому» и печатаем его туда. Чтобы набрать значок @ на клавиатуре, нужно нажать на кнопку Shift и, не отпуская ее, нажать один раз на клавишу клавиатуры с цифрой 2 (вверху, над буквами).

Важно: адрес нужно печатать только английскими буквами, без пробелов и без точки в конце.

Что печатать в тему письма

После того, как адрес напечатан, щелкаем левой кнопкой внутри поля «Тема». Здесь нужно напечатать от кого сообщение или о чем оно.

Многие недооценивают значимость этого поля и ничего в него не печатают. Другие же наоборот печатают туда то, о чем хотят написать в письме, то есть используют его для печати текста. Ошибаются и первые и вторые. Попробуем разобраться, в чем тут дело.

Допустим, мы в поле «Тема» ничего не напечатали и отправили письмо. Человек его получит примерно в таком виде:

Первое, что он увидит: от кого пришло сообщение. В моем случае, это адрес электронной почты. Сразу после него идет тема и небольшая часть текста из самого письма.

Как видите, по этим данным совершенно не понятно ни от кого оно, ни что в нем находится.

Проблема в том, что многие люди автоматически сочтут такое сообщение рекламой и даже не откроют. А другие пользователи испугаются, что это вирус и сразу удалят его.

Получается, мы рискуем столкнуться с тем, что отправленное письмо не будет прочитано. Причем, мы об этом даже не узнаем. Для нас это будет выглядеть так, как будто сообщение было проигнорировано. А получатель будет уверен, что ему ничего не приходило.

Другая чуть менее распространенная ситуация, когда в поле «Тема» печатают сам текст сообщения. Вот пример того, как его увидит получатель:

Мало того, что это выглядит нелепо, так еще и не весь текст поместился – часть обрезалась. Если сравнить данную ситуацию с обычной бумажной почтой, то, получается, мы отправили пустой конверт, на котором написали текст письма.

Так что же должно быть в поле «Тема»? В идеале в нем нужно написать что-то такое, что подтолкнет человека открыть письмо. Прочитав тему, он должен понять, что это нужное сообщение, которого он ждет.

Пример:

  • Запись на консультацию
  • Отчет о работе
  • Результаты теста

И лучше, конечно, уточнить, что это за консультация, отчет о какой именно работе и что за тест. То есть нужно сделать так, чтобы по теме человек понял, о чем или от кого сообщение.

Пример правильной «Темы»:

  • Запись на консультацию к терапевту
  • Отчет о работе по проекту №325
  • Результат теста по физике Иванова А.А.

Пример неправильной «Темы»:

  • От меня
  • Срочно
  • Открой

Куда печатать текст

Текст письма, то есть его содержание, нужно печатать в самое большое поле из всех. В любой почтовой системе оно предназначено именно для этого.

Щелкаем по нему левой кнопкой мышки и печатаем, то, что хотим написать. Если это поле Вам кажется недостаточно большим, не переживайте, оно автоматически расширится, когда текста будет много.

Как отправить письмо

Для отправки письма нужно нажать на специальную кнопку. Обычно она так и называется — «Отправить» — и находится либо вверху, над полями, либо внизу, под ними. А во многих почтовых сайтах она есть и там и там.

На кнопку «Отправить» нужно нажимать только один раз! Чем больше раз Вы нажмете на нее, тем больше одинаковых сообщений придет получателю.

Принцип следующий: написали письмо, навели мышку на «Отправить», щелкнули один раз левой кнопкой и ждете. Как правило, через несколько секунд почтовый сайт напишет, что сообщение отправлено.

Задание

Напишите письмо на адрес электронной почты

Представьте, что Вы пишете знакомому, которого не видели несколько месяцев. Кратко расскажите, как у Вас дела и что нового (можно одно-два предложения). Не забудьте про тему!

В течение минуты после отправки на Вашу почту придет автоматический ответ, так сказать, подтверждение того, что письмо получено.

Внимание: это тренировочный адрес, на котором настроены автоматические ответы. Не ожидайте писем от реального человека.

Автор: Илья Кривошеев

Как отформатировать профессиональное сообщение электронной почты

Когда вы отправляете запрос о работе или подаете заявление о приеме на работу, или пишете другую профессиональную переписку, важно отформатировать электронную почту так же профессионально, как и любое другое деловое письмо.

В конце концов, все, включая рекрутеров и менеджеров по найму, получают много писем. Убедитесь, что ваши электронные письма выделяются из-за содержания, а не из-за небрежных ошибок, плохого форматирования или излишне небрежной лексики.

Используйте в письмах читаемый шрифт размером 10 или 12 пунктов.Отправляйте электронные письма, связанные с поиском работы, с профессионального адреса электронной почты. В идеале ваш адрес электронной почты должен включать некоторую комбинацию вашего имени и фамилии или имени и фамилии.

Вот что следует включать при отправке деловой корреспонденции и формат сообщения электронной почты, который следует использовать для отправки профессиональных сообщений электронной почты.

Как отформатировать сообщение электронной почты

Ваше электронное сообщение должно быть отформатировано как типичное деловое письмо, с пробелами между абзацами и без опечаток или грамматических ошибок.

  • Не путайте длину с качеством — пишите кратко и по существу.
  • Избегайте слишком сложных или длинных предложений.
  • Сделайте так, чтобы получатели электронной почты могли быстро сканировать вашу электронную почту и знать, почему вы пишете.
  • Вычитайте его, как и любую другую корреспонденцию.
  • Если вас действительно беспокоят опечатки, распечатайте черновик электронного письма. Часто опечатки и грамматические ошибки легче обнаружить на бумажном носителе, чем при просмотре на экране.

Просмотрите шаблон сообщения электронной почты и образец сообщения электронной почты ниже, чтобы увидеть, как должно выглядеть ваше сообщение.

Тема сообщения

Не забудьте указать тему письма.

Если вы забудете включить один из них, ваше сообщение, вероятно, даже не откроется. В теме письма укажите, почему вы пишете. Некоторые примеры сильных строк темы:

  • Заявление на получение статуса сотрудника по маркетингу — Джейн Смит
  • Запрос на информационное интервью
  • Спасибо — Интервью с партнером по маркетингу
  • Направлено [Имя] для [Информационного интервью, Обсуждения XYZ и т. Д.]

Приветствие / Приветствие

Если у вас есть контактное лицо, отправьте свой адрес электронной почты Уважаемому господину / госпоже. Фамилия. Если возможно, узнайте имя менеджера по найму. Эта информация иногда включается в список вакансий. Если это не так, используйте такие сайты, как LinkedIn, чтобы определить контактное лицо, или посетите веб-сайт компании для получения информации.

Если есть контактный номер, вы также можете позвонить на стойку регистрации компании и узнать, может ли администратор предоставить информацию.Также проверьте свою собственную сеть: знаете ли вы кого-нибудь, кто работает в компании и мог бы поделиться дополнительной информацией?

Если у вас нет имени контактного лица, просто отправьте свою электронную почту Уважаемому менеджеру по найму. Другой вариант — не включать приветствие и просто начать с первого абзаца вашего сообщения.

Тело сообщения

Когда вы пишете свое сообщение, включите несколько коротких абзацев:

  • Введение (кто вы) (первый абзац)
  • Причина, по которой вы пишете (второй и необязательный третий абзацы)
  • Спасибо за внимание

Если вы подаете заявление о приеме на работу, скопируйте и вставьте сопроводительное письмо в сообщение электронной почты или напишите сопроводительное письмо в теле сообщения электронной почты.Если в объявлении о вакансии вас просят отправить свое резюме в виде вложения, отправьте свое резюме в формате PDF или Word.

Когда вы спрашиваете о доступных вакансиях или нетворкинге, четко объясните, почему вы пишете, и о цели вашего электронного сообщения.

Закрытие

Включите формальное завершение, например, искренне или с уважением, когда вы заканчиваете свое сообщение. Вот список закрывающих примеров на выбор.

Включите подпись электронной почты

Важно создать подпись электронной почты и включать ее в каждое отправляемое сообщение.

Включите свое полное имя, адрес электронной почты и номер телефона в подпись электронной почты, чтобы менеджер по найму мог сразу увидеть, как с вами связаться. Вы также можете включить ссылку на свою страницу профиля или веб-сайт LinkedIn, чтобы рекрутеры и менеджеры по найму могли легко найти дополнительную информацию о вас.

Не забывайте о вложениях

Отправка электронного письма с поиском работы часто включает в себя прикрепление файлов, резюме, портфолио или других образцов работы. Перед тем, как нажать кнопку «Отправить», убедитесь, что вы прикрепили все файлы, упомянутые в письме.

Шаблон сообщения электронной почты

В следующем шаблоне сообщения электронной почты перечислены сведения, которые необходимо включать в сообщения электронной почты, которые вы отправляете при поиске работы. Используйте шаблон в качестве руководства для создания настраиваемых сообщений электронной почты для отправки работодателям и знакомым.

Шаблон для профессионального электронного письма

Тема сообщения электронной почты: Должность менеджера магазина — ваше имя

Обращение:

Уважаемый г-н./РС. Фамилия или Уважаемый менеджер по найму:

Первый абзац:

Первый абзац вашего письма должен включать информацию о том, почему вы пишете. Будьте ясны и прямолинейны — если вы подаете заявление о приеме на работу, укажите название должности. Если вы хотите информационное интервью, укажите это во вступительных предложениях.

Средний абзац:

В следующем разделе вашего электронного сообщения следует описать, что вы можете предложить работодателю или, если вы пишете с просьбой о помощи, о том, какую помощь вы ищете.

Последний абзац:

Завершите свое сопроводительное письмо, поблагодарив работодателя за то, что он рассмотрел вас в отношении должности или ваших связей за помощь в поиске работы.

Закрытие:

С уважением,

Ваше имя

Электронная почта Подпись:

Имя Фамилия
Адрес электронной почты
Телефон
URL профиля LinkedIn (необязательно)

Расширять

Пример профессионального сообщения электронной почты

Образец сообщения электронной почты

Тема: Поиск должности адъюнкт-преподавателя — Брианна Кламбер

Уважаемый доктор.Реджинальд,

Я пишу сегодня, чтобы узнать о возможности подачи заявления на должность ассистента преподавателя в вашем университете. Этим летом я перееду в ваш район. Ваше имя мне дал доктор Нельсон, который был одним из моих профессоров в Университете северных королевств.

У меня есть степень магистра в области изучения коренных народов Университета северных земель, и я помогала с несколькими классами, пока я заканчивала свою степень.

Кроме того, мне интересно узнать больше о вашей докторской степени.Программа D. по истории Северной Америки. Возможно, мы сможем назначить встречу, чтобы я мог больше узнать о программе.

Я приложил свое резюме для вашего ознакомления. Спасибо за ваше время, и я надеюсь скоро услышать от вас.

С уважением,

Брианна Кламбер

_________________

Брианна Кламбер
[email protected]
555-123-4567
linkedin.com/in/briannaclumber

Расширять

5 способов правильно форматировать профессиональные электронные письма

Средний профессиональный пользователь электронной почты получает более девяноста электронных писем в день.Это означает, что у вашего сообщения есть серьезная конкуренция за внимание получателя. Четкое и эффективное общение начинается с использования правильного формата деловой электронной почты.

Что в этом такого сложного? вы думаете. Я печатаю то, что хочу сказать, нажимаю Отправить , и готово!

Притормози, чемпион! То, как вы форматируете корпоративную электронную почту, имеет значение. Хорошее форматирование электронной почты не только облегчает ее чтение, но и делает вас профессиональным профессионалом.

Как отформатировать деловую электронную почту

1 Обратите внимание на тему письма.

Многие люди бросают тему письма в электронное письмо на опоздании. Но если вы хотите, чтобы ваша профессиональная электронная почта привлекала к себе должное внимание, запоздалое размышление не поможет.

ПОДРОБНЕЕ: 20 строк темы электронной почты, которые будут открываться каждый раз

Поверьте, люди, которые зарабатывают на жизнь рассылкой маркетинговых писем, очень важны. Тридцать три процента получателей электронной почты решают, открывать письмо или нет, основываясь только на строке темы.Хотя деловые электронные письма между людьми, которые знают и работают друг с другом, с гораздо большей вероятностью будут открыты, чем коммерческие предложения, ваша тема по-прежнему служит определенной цели.

  • Он сообщает получателю, чего ожидать в электронном письме. Часто лучшая тема письма сообщает получателю, что именно находится внутри. Когда получатель видит «Приложены маркетинговые отчеты за третий квартал», нет никакой двусмысленности в том, почему вы пишете.
  • Это вызывает интерес к содержанию электронного письма. Тема сообщения может заинтересовать получателя. Это особенно важно для холодных писем контактам, которых вы плохо знаете.
  • Это может помочь получателю расставить приоритеты в загруженном почтовом ящике. Тема письма может вызвать срочность и помочь получателю определить, какие электронные письма требуют внимания в первую очередь.

Вот подсказка: Поскольку они часто используются маркетологами и спамерами, такие слова и фразы, как «срочно» и «требуется ответ», утратили свою эффективность в качестве строк темы электронной почты.Попытайтесь быть более конкретным: «Ответьте до EOD в пятницу».

Советы по теме сообщения электронной почты

  • Будьте короче.
  • Избегайте слов-заполнителей и фраз.
  • Не используйте заглавные буквы и чрезмерное количество знаков препинания.
  • Знайте, как избежать спам-фильтров.

Вот совет: Хотите, чтобы ваши электронные письма всегда выглядели великолепно? Grammarly может спасти вас от орфографических ошибок, грамматических и пунктуационных ошибок, нечеткого языка и других проблем с письмом.

2 Получите правильное приветствие.

Деловые приветствия по электронной почте могут быть непростыми, если вы не знаете, что можно и чего нельзя делать. Играйте слишком прямо, и вы будете звучать скучно. Слишком неформально — покажется непрофессиональным. Как найти баланс?

Даже если вы хорошо знаете получателя, нелепые приветствия не подходят для деловой электронной почты. Если ваш профессиональный адрес электронной почты будет переадресован или станет частью цепочки Reply All , его увидят люди, кроме вашего предполагаемого получателя.Будьте профессиональны. Мартин может быть вашим приятелем, но оставьте шутливые шутки на случай, когда у вас нет времени.

Можно использовать дружелюбный тон с кем-то, кого вы знаете или с кем тесно работаете, особенно если этот человек находится на том же уровне компании, что и вы, или, по крайней мере, не намного выше в пищевой цепочке. Hi является подходящим приветствием практически для любого рабочего общения.

Вот совет: Используйте более формальный стиль, если этого требует ваша компания или когда человек, которому вы пишете по электронной почте, находится выше вашего авторитета.В противном случае копируйте то, что делают ваши коллеги. Если электронные письма между людьми из маркетинговой команды обычно начинаются с Привет, , не стесняйтесь следовать их примеру.

Когда вы пишете официальные электронные письма (например, сопроводительные письма или электронные письма вышестоящему руководителю), используйте Уважаемый, , за которым следует почетное обращение, фамилия и двоеточие получателя.

Вот совет: Избегайте вежливых выражений, подразумевающих семейное положение, таких как «миссис». Используйте «Ms.» вместо.

ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ: Как начать рассылку писем: 6 безупречных представлений и 6, которых следует избегать

3 Правильно отформатируйте текст корпоративного электронного письма.

Убрав тему и приветствие, пора составить текст письма. Чтобы сделать это правильно, нужно больше, чем просто отложить поток мыслей и нажать Отправить .

  • Держите это кратко. Написание коротких сообщений электронной почты может занять некоторое время. Найдите время, чтобы организовать свои мысли. (Использование схемы может помочь вам отформатировать электронную почту, если ваше сообщение сложное.)
  • Не переусердствуйте. Не поддавайтесь желанию завалить получателя слишком большим объемом информации.Перейдите к сути и расскажите об основах. При необходимости прикрепите документ с более подробной информацией или предложите отправить его по запросу получателя.
  • Пропустите необычное форматирование. Графика и необычные шрифты могут сделать маркетинговые электронные письма сияющими, но для деловой электронной почты эти атрибуты не нужны. Не все почтовые клиенты будут правильно отображать ваше форматирование, поэтому используйте шрифт по умолчанию из 11 или 12 пунктов и черный текст. Экономно используйте жирный текст и курсив.

Отформатируйте электронную почту, как деловое письмо, с двойными пробелами между абзацами и без отступов.(Можно делать отступ в цитируемом тексте.)

Подсказка: Нужно скопировать и вставить? Вы можете вставлять текст без форматирования. Используйте Ctrl + Shift + V на ПК или Cmd + Shift + V на Mac. Это удалит все форматирование из вставленного текста, поэтому не забудьте добавить такие вещи, как гиперссылки, которые могли быть удалены.

4 Закройте это стильно.

Не забудьте подписать электронную почту. Вам потребуется дружеское профессиональное подтверждение, например Всего наилучшего или Спасибо, за большинство писем и С уважением, за официальную переписку.

ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ: Как завершить электронное письмо: 9 надежных подписей и 9 способов избежать

Не забудьте поставить профессиональную подпись. (Большинство почтовых клиентов позволяют создавать такие, которые будут автоматически добавляться к каждому сообщению.) Включите свое полное имя, должность, компанию, в которой вы работаете, и свой номер телефона. Вы также можете добавить ссылку на свой профиль LinkedIn и любые профессиональные аккаунты в социальных сетях, к которым вы хотите, чтобы коллеги по бизнесу имели доступ.

Вот совет: После того, как вы создали новую подпись, отправьте себе небольшой образец электронного письма, чтобы посмотреть, как выглядит форматирование.Однако имейте в виду, что разные почтовые клиенты могут не отображать вашу подпись одинаково.

5 Вычитайте!

Ваше электронное письмо не будет полным, пока вы его не исправите. Используйте Grammarly, чтобы выявлять ошибки по ходу дела, но помните, что приложение является улучшением корректуры, а не заменой. Найдите время, чтобы выправить себя и проверить плавный синтаксис и исключить многословность. Следите за опечатками, в которых вы могли использовать похожее, но совершенно непредусмотренное слово. (Вы можете попросить перерыв, чтобы посетить концерт вашего сына на кларнете, но пропущенный i в концерте сделает электронное письмо незабываемым.. . и не в хорошем смысле.)

СВЯЗАННЫЕ С: 7 полезных советов о том, как написать идеальное профессиональное электронное письмо на английском языке

6 Воспользуйтесь возможностями Grammarly для профессионалов

Grammarly всегда на вашей стороне, выявляя орфографические и грамматические ошибки и помогая сделать так, чтобы ваше письмо выглядело безупречно. Но знаете ли вы, что у помощника по написанию Grammarly есть множество функций, специально предназначенных для профессионалов? Наши предложения по написанию будут отмечать излишне многословные отрывки и преобразовывать целые предложения, чтобы сделать их более ясными, помогать гарантировать, что ваш тон передан так, как вы планировали, жирным шрифтом ключевая информация в вашем тексте и переформатировать абзацы, перечисляя многие элементы в виде маркированных списков, чтобы гарантировать, что важная информация может быть легко сканироваться.

Как написать правильное электронное письмо: произвести правильное впечатление

Независимо от того, являетесь ли вы перспективным молодым специалистом или опытным менеджером, написание электронной почты является жизненно важным аспектом делового общения. А благодаря тому, что часто называют загадками английской грамматики и тонкостями письменного слова, это может стать ежедневной проблемой. Это особенно верно, если вам нужно мотивировать занятых людей ответить или обратиться к потенциально щекотливой теме. Чтобы написать отличное электронное письмо, вам нужно знать две вещи: типичных ошибок, которых следует избегать, и стратегии следующего уровня, чтобы продвигаться вперед.

Но обо всем по порядку — вы должны знать, как выглядит хорошее электронное письмо, если вы собираетесь его написать.

Вот совет: Если вы пишете электронное письмо, создаете презентацию или просто отправляете быстрый твит, Grammarly может вам помочь! Попробуйте приложение Grammarly, чтобы писать чище и впечатляюще.

Анатомия хорошей электронной почты

Каждое электронное письмо, которое вы пишете, имеет одинаковую базовую структуру: тема, приветствие, тело письма и закрытие.Но, как и в любой письменной форме профессионального общения, есть правильный способ и стандарты, которым следует следовать. Вот как написать правильное электронное письмо:

1 Строка темы

Тема может быть самой важной частью электронного письма, хотя ее часто упускают из виду в пользу тела письма. Но если вы пишете кому-то холодное электронное письмо или просто устанавливаете профессиональные отношения, ваша тема может побудить людей открыть сообщение, а также сформировать ожидания относительно того, что в нем заключено.С другой стороны, плохо составленная или общая тема (например, «Привет» или «Вы не хотите пропустить это») может отпугнуть читателя и привести к тому, что ваше письмо попадет в папку для спама.

«Потратьте вдвое больше времени на создание правильной строки темы, чем на [тело], потому что, если они не откроют письмо, это не имеет значения», — говорит Коул Шафер, основатель и руководитель отдела копирования Honey Copy.

2 Открывашки

В большинстве случаев написания электронных писем вы захотите включить быстрое приветствие, чтобы поблагодарить читателя, прежде чем погрузиться в основное сообщение или запрос.

Исключение: когда вы находитесь в цепочке электронных писем с близкими коллегами, часто становится более естественным отбросить открывающую (а также закрытие). Хотя поначалу это может показаться ошибкой, это свидетельствует о лучшем профессиональном взаимопонимании.

3 Кузов

Тело электронного письма — это суть вашего сообщения, и оно должно иметь четкую и конкретную цель, например, получение отзыва о презентации или организация встречи с новым клиентом. Он также должен быть лаконичным. Таким образом, люди будут более склонны читать его, а не бегло просматривать и рисковать пропустить важную информацию.Если можете, сведите все к нескольким предложениям на выбор.

А для электронных писем, требующих большей длины и детализации, постарайтесь сделать их максимально сфокусированными. «Никто не хочет получать роман. Вы хотите, чтобы это было между тремя, четырьмя или пятью строками текста », — говорит Шафер.

4 Закрытия

Так же, как вы хотите начать дело с правильной ноги с вашего приветствия, вы также хотите хорошо расстаться. Это означает написание дружеского одобрения. И есть из чего выбирать.

Например, вот 12 распространенных и профессиональных закрытий, которые пользователи Grammarly выбрали в определенный день:

Вам нужно выбрать подход, который соответствует вашей личности, и адаптировать его к вашим отношениям, чтобы обеспечить соответствующий уровень профессионализма.С другой стороны, в профессиональных электронных письмах лучше не использовать распространенные закрывающие строки, такие как «любовь», «отправлено с iphone» или «спасибо».

Вы можете добавить любое слово в свой личный словарь.

Какие слова вы добавите? # чистка https://t.co/itTRLCarol

— Grammarly (@Grammarly) 18 сентября 2018 г.

Распространенные ошибки при написании электронных писем (и что делать вместо этого)

Подобно тому, как каждое электронное письмо — это возможность для профессионального роста, существует вероятность того, что вы попадете в обычные вредные привычки при написании электронных писем.Вот восемь ошибок, которых следует избегать:

1 Пропуск необходимых оксфордских запятых

Оксфордская запятая может быть несколько поляризующей, когда вы думаете о том, как написать правильное электронное письмо, в зависимости от того, какое руководство по стилю используется для профессионального общения в вашей отрасли — обычно его либо избегают, либо приветствуют как инструмент для разъяснения. В любом случае, многие люди имеют твердое мнение по этому поводу. Но если их не учитывать, это может привести к путанице, в зависимости от предложения.

Как и здоровый брак, стиль AP требует четкого общения.Мы также верим в ценность компромисса. Напоминаем, что Книга стилей не запрещает использование всех оксфордских запятых. Если пропуск запятой может привести к путанице или неправильному толкованию, используйте запятую. https://t.co/vGsuRrwpQW

— AP Stylebook (@APStylebook) 15 августа 2018 г.

Что делать вместо этого: Хотя оксфордская запятая может не подходить в определенных контекстах, обычно рекомендуется использовать ее в электронных письмах. Это потому, что это поможет вам сэкономить время и избежать недопонимания, путаницы и даже юридических проблем.

2 Хеджирование

Пользователи Grammarly знают, что когда дело доходит до хеджирования, лучше его опустить, чем оставить, особенно в электронных письмах. И если вы беспокоитесь о том, чтобы показаться невежливым, не беспокойтесь: вопреки распространенному мнению, хеджирование заставляет вас казаться менее уверенным, что в конечном итоге может подорвать ваше письмо.

Что делать вместо этого: Выскажите свою идею или мнение, а затем объясните «почему», лежащее в основе ваших рассуждений. Так вас лучше поймут, и вы проявите свой талант.

3 Чрезвычайно длинная и / или непонятная копия

Вы бы прочитали письмо длиной в 1000 слов? Вероятно, нет — большинство людей просматривают длинные электронные письма. А если вы добавите в черновик сложные для понимания предложения или смешанные сообщения, у вас еще меньше шансов получить удовлетворительный ответ. (Или любой ответ.)

«Я получаю тонну [электронных писем], которые представляют собой просто огромные блоки текста. И я понимаю, почему они это делают — так что у вас достаточно подробностей. Но это действительно трудно читать, и я не собираюсь читать всю книгу », — говорит Кэт Бугард, писатель-фрилансер из Висконсина.

Что делать вместо этого: Будьте лаконичны и сосредоточьтесь на текущем вопросе. Затем закончите призывом к действию, запрошенной датой ответа и дайте понять, что вы открыты для вопросов и последующих действий (если это так).

4 Быть слишком небрежным (или формальным)

В зависимости от ваших обстоятельств, чрезмерное отклонение от повседневной или формальной стороны письма может быть ошибкой. Чрезмерная небрежность часто рассматривается как ошибка новичка, но жесткие формальные выражения также могут повредить вашему сообщению.

Что делать вместо этого: Чтобы добиться идеального баланса между формальным и повседневным, нужно думать об отношениях между вами и получателем и принимать социальные сигналы по мере развития вашего общения.

«Вы как бы хотите видеть, что кто-то делает и участвовать, подыгрывать, как бы осознавать, как развивается общение и как складываются ожидания в отношениях», — говорит Дэн Пост Сеннинг, эксперт по этикету в Институте Эмили Пост.

5 Трафареты

Не все штампы в электронной почте являются смертным грехом. Некоторые аспекты ваших писем обязательно будут немного шаблонными. В конце концов, большинство электронных писем имеют одинаковую базовую структуру, и есть фразы, которые вы можете использовать, чтобы обеспечить ясность или охватить свои основы. Но если вы собираетесь повторять фразы, убедитесь, что они имеют четкую цель.

Как сказала Кира Райт-Руис, менеджер по работе с социальными сетями в Google Local Guides: «Хотя я всегда повторяю:« пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы », я действительно хочу знать, есть ли у них вопросы.”

Однако в большинстве случаев вы захотите по возможности удалить клише, поскольку они могут заставить людей отключиться. Вот семь лучших, которых следует избегать:

Метод

. Мы провели поиск терминов, используемых пользователями Grammarly, на основе наших самых популярных статей в блогах.

Что делать вместо этого: Попробуйте прочитать черновик на предмет клише, тона и голоса, чтобы более эффективно передать свое сообщение, не отвлекая читателя. Спросите себя: если бы ваш начальник (или мама) прочитал это письмо, вы были бы довольны им? Если да, значит, вы на правильном пути.

6 Повторение

Люди часто повторяют слова в одном абзаце, дважды в двух предложениях или просто слишком близко друг к другу, чтобы остаться незамеченными. Хотя это не самое страшное нарушение, это еще одна вещь, от которой читатель может отключиться.

Вот наиболее часто повторяющиеся слова, которых следует избегать:

Что делать вместо этого: Попробуйте прочитать черновик вслух, используя функцию преобразования текста в речь на телефоне или запустите его коллегой перед отправкой.Грамматика также может помочь вам уловить эти повторяющиеся или чрезмерно используемые слова.

7 Язык роботов

Электронная почта

может быть потомком обычной почты, но это не значит, что ваши сообщения должны звучать как старая версия вас самих. Фактически, электронные письма должны звучать как человек, который их пишет. Поэтому использование фраз, которые звучат как что-то из викторианского романа, — не лучший прием, если вы хотите установить связь с читателем.

«Посмотрим правде в глаза: никто не хочет читать учебники для вузов.Вы хотите прочитать блог, статью или настоящий разговор. Они люди, а не роботы. Так что используйте язык, который звучит так, как если бы вы просто сидели в кафе, — говорит шеф по копированию Шафер.

Что делать вместо этого: Вы можете добиться более естественного эффекта, притворившись, что пишете другу или разговариваете с дружелюбным знакомым. Например, вы, вероятно, не сказали бы что-то вроде «Приветствую» или «Надеюсь, у вас хорошая погода», если бы вы встречались с кем-то за чашкой кофе.Вы бы сказали что-то вроде «Привет» или «Еще раз спасибо за уделенное время».

8 Чрезмерное использование восклицательных знаков!

Энтузиазм большой. Но в определенных контекстах чрезмерное использование восклицательных знаков может принести больше вреда, чем пользы. Это особенно верно, если вы налаживаете новые отношения или связываетесь с кем-то за пределами вашей компании. В конце концов, вы являетесь представителем своей работы, когда используете корпоративный адрес электронной почты. Но людям нравятся восклицательные знаки, и многие люди по-прежнему полагаются на них, чтобы передать позитивный тон.

Например, вот наиболее распространенные предложения и слова, которые люди используют с восклицательными знаками в электронных письмах:

Что делать вместо этого: После того, как вы написали черновик, выполните быстрый поиск по восклицательным знакам и решите, какие (если они есть) оставить, исходя из ваших отношений с получателем. Как правило, старайтесь ограничиваться одним или двумя сообщениями в электронном письме с коллегами.

Сегодня мы чувствуем благодарность.

Благодарен за то, что такая суперзвезда контента, как @MarketingProfs, использует Grammarly.#fridayfeeling #ourherohttps: //t.co/rrLpgheikv

— Grammarly (@Grammarly) 28 сентября 2018 г.

Написание электронного письма следующего уровня

Когда у вас есть правильный формат электронной почты и вы знаете, каких ошибок следует избегать, самое время сосредоточиться на выделении ваших черновиков среди бесчисленных писем, которые большинство людей получает каждый день. Вот четыре стратегии, которые помогут вам перейти на следующий уровень:

Мыслить позитивно

Отправка отрицательного или даже нейтрального электронного письма может поставить вас в затруднительное положение.И, как и в случае с любым письменным сообщением, здесь может быть место для неправильного толкования.

«В отсутствие другой информации наша интерпретация часто по умолчанию отрицательная», — объясняет эксперт по коммуникационному этикету Пост Сеннинг. «Когда вы говорите о негативном общении, вы [упускаете] информацию, которая является тоном голоса, мерцанием в глазах, хорошим юмором, с которым вы что-то намереваетесь, или даже искренней заботой или беспокойством, с которыми вы предлагая критику. Так что будьте очень осторожны.Когда что-то кажется вам негативным, это, вероятно, покажется кому-то еще более негативным ».

Выберите правильный тон

Вы бы не хотели получать электронное письмо с надписью «Уважаемый [клиент]» или со ссылкой на вашу работу в сфере связей с общественностью, когда вы на самом деле занимаетесь продажами, потому что это сразу покажет, что отправитель либо массово рассылает вам электронные письма, либо или они не провели надлежащего исследования и не нашли нужный контакт. Точно так же вы должны убедиться, что каждое электронное письмо, которое вы отправляете, имеет тон, созданный специально для получателя, и что вы отправляете его нужному человеку.

Таким образом, даже несмотря на то, что использование шаблонов может показаться заманчивым, важно персонализировать их и учитывать стиль общения получателя, прежде чем отправлять. Для этого быстрый поиск в Google или просмотр ленты LinkedIn или Twitter получателя могут творить чудеса.

Перед отправкой попробуйте поставить себя на место получателя, чтобы проверить тон и содержание. А если вам трудно прочитать свой собственный тон в электронном письме, детектор тона Grammarly может помочь вам определить, как вы звучите для получателя.

Последующие действия — своевременно

Если вы отправляете электронное письмо, скорее всего, вы ждете своевременного ответа. Но из-за большого количества писем, которые большинство людей обрабатывают каждый день, все может потеряться. Как правило, последующее сообщение никогда не должно приходить раньше, чем через двадцать четыре часа после отправки первоначального электронного письма.

Другими словами: не отправляйте повторный запрос через два часа после отправки. В крайних случаях такое поведение может даже заблокировать вас.«Когда вы уделяете больше времени и действительно заботитесь о человеке по другую сторону письма, вы сразу же увидите гораздо более высокий процент откликов. Мне пришлось усвоить это на собственном горьком опыте », — говорит руководитель отдела копирования Шафер.

Легко для глаз

Большинство отправляемых вами сообщений, скорее всего, будут более короткими, что отлично подходит для быстрого ответа и выполнения задач. Но для более длинных писем сканирование — это главное. Вот тогда и пригодятся такие вещи, как полужирный шрифт, маркеры, подчеркнутые предложения и раздел TL; DR (слишком длинный, не читал).

При составлении электронного письма следует учитывать множество факторов, и возможна большая погрешность. Но в конце концов, дело не в совершенстве. Речь идет об эффективном общении.

«Я думаю, что люди чувствуют давление, которое заставляет вас быть идеальным коммуникатором с таким огромным словарным запасом и идеально структурированными предложениями. И я не знаю, что это всегда так, потому что вы всего два человека, которые общаются, — говорит писатель-фрилансер Бугард.

Еще из Grammarly:

Как написать профессиональную электронную почту

Электронная почта — одна из наиболее широко используемых форм общения как на рабочем месте, так и за его пределами. Из-за ее скорости и эффективности вы, вероятно, будете использовать электронную почту в той или иной мере, независимо от вашей должности или отрасли. Вы можете писать профессиональные электронные письма по разным причинам. Например, вам может потребоваться подвести итоги важной встречи, обменяться информацией, передать важную информацию или отправить рекомендательное письмо.

Хорошо составленное электронное письмо предоставляет получателю дружеское, ясное, краткое и действенное сообщение. Чтобы научиться писать электронное письмо, отвечающее всем этим критериям, нужно потренироваться.

Воспользуйтесь следующими советами и передовыми методами, которые помогут вам писать эффективные профессиональные электронные письма: определите свою цель, рассмотрите свою аудиторию, сделайте ее краткой, вычитайте свою электронную почту, соблюдайте правила этикета и не забывайте следить за ней.

Описание изображения

Профессиональный формат электронной почты

  1. Строка темы
  2. Приветствие
  3. Тело
  4. Закрытие
  5. Подпись

Рекомендации: Определите свою цель, рассмотрите свою аудиторию, сделайте ее краткой, вычитайте свое письмо, используйте правильное этикет и не забывайте следить за ним.

Связано: Как завершить электронное письмо

Шесть шагов для написания профессиональных писем

Если вы не знаете, как начать электронное письмо, эти пять шагов могут помочь вам составить профессиональное сообщение:

1 Определите свою цель

Прежде чем писать электронное письмо, спросите себя, что вы хотите, чтобы получатель сделал после того, как он его прочитает. После того, как вы определили цель своего электронного письма, вы можете убедиться, что все, что вы включаете в свое сообщение, поддерживает это действие.Например, если вы хотите, чтобы получатель просмотрел прикрепленный вами отчет, сообщите им, что это за отчет, почему он вам нужен, какой вид обратной связи вам нужен и когда вам нужно выполнить задачу.

2. Учитывайте свою аудиторию

Когда вы составляете сообщение электронной почты, убедитесь, что ваш тон соответствует вашей аудитории. Например, если вы пишете электронное письмо руководителю компании, с которым никогда не встречались, старайтесь, чтобы его письмо было безупречным и не содержало шуток или неформальных разговоров. С другой стороны, если вы пишете электронное письмо коллеге, с которым у вас хорошие отношения, вы можете использовать менее формальный и более дружелюбный подход.

3. Будьте краткими

У вашей аудитории может быть мало времени, чтобы прочитать ваше письмо, поэтому сделайте его как можно более кратким, не упуская ключевой информации. Старайтесь не затрагивать слишком много тем одновременно, так как это может сделать ваше сообщение длинным, сложным для чтения и сложным для принятия мер. При редактировании электронной почты удалите всю информацию, не имеющую отношения к теме, которую вы рассматриваете. Используйте короткие простые предложения, удаляя слова-вставки и лишнюю информацию.Это сделает вашу заметку короче и удобнее для чтения.

4. Корректируйте электронную почту

Безошибочное электронное письмо демонстрирует усердие и профессионализм. Прежде чем отправить электронное письмо, найдите время, чтобы проверить орфографические, грамматические или синтаксические ошибки. Кроме того, еще раз проверьте, вложили ли вы все вложения, на которые вы могли ссылаться в своем сообщении. Если это важное электронное письмо для критически важных заинтересованных сторон, вы можете попросить своего непосредственного руководителя или доверенного коллегу прочитать его перед отправкой.

Связано: 27 советов по корректуре, которые улучшат ваше резюме

5. Соблюдайте этикет

Включите вежливое приветствие и завершение, чтобы оно звучало дружелюбно и вежливо. Кроме того, будьте внимательны к получателю и его времени. Например, если это не чрезвычайная ситуация, не пишите контактному лицу по электронной почте с просьбой о чем-то в нерабочее время или во время отпуска.

6. Не забывайте следить

Большинство людей получают несколько писем в день, поэтому они могут пропустить или забыть ответить на ваше сообщение.Если получатель не ответил в течение двух рабочих дней, подумайте о том, чтобы написать ответное письмо по электронной почте.

Связано: 20 способов создания электронного письма

Формат и структура официального электронного письма

При форматировании электронного письма следует учитывать пять элементов. Вот разбивка каждого из них:

1. Строка темы

Это короткая фраза, которая резюмирует причину вашего сообщения или цель вашего общения.При отправке профессионального электронного письма важно включать тему письма, чтобы ваша аудитория точно знала, чего ожидать, и могла легко найти сообщение, если это необходимо. Например:

«Продолжение: презентация продукта»

2. Приветствие

Это первая строка вашего электронного письма, которая обычно служит приветствием. Например:

«Привет, мистер Самсон»,

3. Тело

Здесь, как и в теле письма, вы можете поделиться своим сообщением полностью.Например:

«Спасибо, что посетили презентацию нового продукта сегодня днем. Я прикрепил видеофайл с полной записью, чтобы вы могли поделиться им со своей командой. Пожалуйста, дай мне знать, если возникнут какие-либо вопросы.»

4. Закрытие

Это последняя строка вашего электронного письма перед вашей подписью, она должна завершать ваше сообщение. Здесь вы также можете повторить любые запросы, сделанные вами в теле сообщения. Например:

«Я с нетерпением жду встречи с вами в среду.Спасибо еще раз!»

5. Подпись

Подпись — это место, где вы идентифицируете себя по имени, должности и любой другой информации, имеющей отношение к вашему общению. Большинство почтовых программ позволяют вам установить фиксированную подпись, которая автоматически добавляется в конец каждого отправляемого вами электронного письма.

«С уважением,
Джиллиан Джонс
Старший инженер-программист
ABC Company, Inc.»

Связано: Руководство по написанию делового электронного письма

Примеры профессиональных писем

Вот три примера профессиональных писем:

1.Электронное письмо новому контактному лицу

Тема: UX Research Contract Opportunity

Здравствуйте, Амаль,

Надеюсь, это сообщение вас хорошо заинтересует. Я обращаюсь к вам сегодня, потому что я управляю проектом по редизайну приложения здесь, в компании ABC, и ищу квалифицированного подрядчика по исследованию UX, который поможет проанализировать несколько наборов данных тестирования удобства использования.

Это трехмесячный проект, начинающийся 1 февраля, и, по нашим оценкам, он займет примерно 15 часов в неделю.Все работы могут быть выполнены удаленно, но вы можете воспользоваться нашим рабочим пространством.

Пожалуйста, дайте мне знать, если вы заинтересованы в этом проекте, и мы можем выделить время для дальнейшего обсуждения деталей. С нетерпением жду Вашего ответа.

С уважением,
Алан Гото
Директор по пользовательскому опыту
ABC Company, Inc.

Связано: 11 основных правил этикета электронной почты, которым необходимо следовать для профессионального общения

2.Электронное письмо группе

Тема: Маркетинговая встреча отменена

Привет, команда,

Встреча по маркетинговой стратегии, запланированная на сегодня днем, была отменена.

Прошу прощения за позднее уведомление, но я знаю, что каждый будет рад вернуться в свое время в дополнительное время. Мы снова соберемся в запланированное время в следующую среду.

Спасибо,

Гретхен Ван Бюрен
Старший менеджер по маркетингу

Связано: Руководство: Электронные сообщения об отсутствии на работе (с примерами)

3.Дополнительное электронное письмо

Тема: Re: Доступность для вводной встречи

Привет, Элизабет,

Я просто хотел проверить дату вашей встречи с г-ном Аль-Джамилем. Просто дайте мне знать, что лучше для вашего графика — 5 или 6 июня.

Спасибо!

Адам Мур
Исполнительный помощник
123 Компания

Независимо от того, впервые ли вы попадаете на работу или просто хотите улучшить свои навыки электронного общения, научиться писать профессиональное электронное письмо — это очень важно. критический навык.Используя приведенные выше советы и примеры, которые помогут вам в работе с электронной почтой, вы сможете быстро составлять эффективные сообщения.

Связано: Как писать профессиональные электронные письма (с шаблонами)

Как написать идеальное профессиональное электронное письмо на английском языке

Следуйте этим пяти простым шагам, чтобы убедиться, что ваши английские электронные письма являются совершенно профессиональными. Начните с приветствия. Поблагодарите получателя. Назовите вашу цель. Добавьте заключительное слово. Завершите заключительным словом.Хотя электронные письма обычно не такие формальные, как письма, они все же должны быть профессиональными, чтобы создать хороший имидж вас и вашей компании.

Как написать официальное электронное письмо

Следуйте этим пяти простым шагам, чтобы убедиться, что ваши электронные письма на английском написаны на высоком профессиональном уровне.

  1. Начните с приветствия
  2. Поблагодарите получателя
  3. Укажите свою цель
  4. Добавьте заключительное слово
  5. Закончите закрытием
  1. Начните с приветствия

    Всегда открывайте электронную почту с приветствия, например «Дорогая Лилиан» .Если ваши отношения с читателем официальные, используйте его фамилию (например, «Уважаемая миссис Прайс» ). Если отношения более случайные, вы можете просто сказать: «Привет, Келли» . Если вы не знаете имя человека, которому пишете, используйте: «Для кого это может касаться» или «Уважаемый господин / госпожа» .

  2. Поблагодарите получателя

    Если вы отвечаете на запрос клиента, вам следует начать с строки благодарности. Например, если у кого-то есть вопрос о вашей компании, вы можете сказать «Спасибо, что обратились в компанию ABC». Если кто-то ответил на одно из ваших писем, обязательно скажите «Спасибо за быстрый ответ», или «Спасибо, что ответили мне». Поблагодарив читателя, вы успокоитесь, а вы будете казаться более вежливыми.

  3. Укажите свою цель

    Если вы начинаете общение по электронной почте, возможно, будет невозможно включить строку благодарности. Вместо этого начните с определения своей цели. Например, «Я пишу, чтобы узнать о…» или «Я пишу в отношении…» .

    Четко изложите свою цель в начале письма, а затем переходите к основному тексту письма. Помните, что люди хотят читать электронные письма быстро, поэтому ваши предложения должны быть короткими и ясными. Вам также необходимо уделить особое внимание грамматике, орфографии и пунктуации, чтобы создать профессиональный имидж себя и своей компании.

  4. Добавьте заключительное слово

    Перед тем, как закончить электронное письмо, вежливо поблагодарить читателя еще раз и добавить несколько вежливых заключительных замечаний.Вы можете начать с «Спасибо за терпение и сотрудничество» или «Спасибо за внимание» , а затем продолжить с «Если у вас есть какие-либо вопросы или проблемы, не стесняйтесь, дайте мне знать» и «Я с нетерпением жду вашего ответа» .

  5. Конец с закрытием

    Последний шаг — добавить соответствующее закрытие с вашим именем. «С уважением» , «С уважением» и «Спасибо» — все профессионалы.Избегайте закрытий, таких как «С наилучшими пожеланиями» или «Приветствую» , если вы не являетесь хорошими друзьями с читателем. Наконец, прежде чем вы нажмете кнопку отправки, просмотрите и проверьте свою электронную почту еще раз, чтобы убедиться, что она действительно идеальна!

Вы еще не студент EF English Live? Ознакомьтесь с курсом общего и делового английского в действии, запросив пробную версию на один месяц всего за один доллар *. Дополнительные сведения об основных советах по профессиональному английскому можно найти здесь.

EF English Live поддерживается командой академических и технических экспертов мирового уровня.Наша миссия — использовать технологии для создания принципиально лучшего способа изучения английского языка. Посмотрите, как мы это делаем!

Wil

Wil — писатель, преподаватель, технолог и увлеченно изучает язык. Он преподавал английский язык в классах и в Интернете почти 10 лет, обучал учителей использованию классных и веб-технологий, а также писал материалы электронного обучения для нескольких крупных веб-сайтов. Он говорит на четырех языках и сейчас ищет еще один, чтобы начать учить.

Как написать и отформатировать деловую электронную почту в 2021 году

Электронная почта является основным продуктом делового общения и не исчезнет в ближайшее время.Фактически, Radicati Group прогнозирует дальнейшее распространение электронной почты в будущем: ежедневное количество отправленных и полученных электронных писем во всем мире вырастет с 293,6 миллиарда в 2019 году до 347,3 миллиарда в 2023 году.

Это очень много писем.

Что касается отдельных пользователей, согласно дополнительной статистике электронной почты, собранной Campaign Monitor, средний бизнес-пользователь отправляет и получает примерно 121 электронное письмо в день. Это серьезная конкуренция за внимание получателя, которая делает ваши электронные письма еще более важными.

Но как именно это сделать?

Начните с использования профессионального формата электронной почты.


Как правильно отформатировать деловую электронную почту

Деловая электронная почта во многих отношениях отличается от неформальной электронной почты. Помимо того, что тон и язык более профессиональные, чем электронные письма, которые вы и ваши друзья из колледжа иногда отправляете друг другу, деловые электронные письма следуют определенному формату. Хороший формат электронного письма обеспечивает структуру и заставляет вас выглядеть безупречным, заслуживающим доверия профессионалом.

Для начала, ниже приведены некоторые советы о том, как соблюдать правильный формат электронной почты.


Шаг 1. Строка темы

Хороший формат электронного письма начинается со строки темы: это предварительный просмотр того, о чем идет речь. Используя всего несколько слов, вы хотите передать ценность вашего сообщения. Итак, сделайте тему своей темы достаточно привлекательной, чтобы вызвать щелчок. Согласно статистике, собранной OptinMonster:

  • Каждый третий получатель открывает электронные письма, потому что тема письма цепляет.
  • Почти 70% людей считают электронные письма спамом только на основании темы.

Если вы относитесь к строкам темы электронной почты как к чему-то, что вы добавляете к своим электронным письмам только потому, что; подумай еще раз. Они являются важной частью правильного формата деловой электронной почты. Вы не хотите, чтобы вся ваша тяжелая работа была сведена на нет из-за того, что ваша тема не соответствует действительности.

  • Будьте краткими и по делу: Согласно лучшим практикам, ваша тема должна быть менее 50 символов.Более того, есть большая вероятность, что люди, просматривающие свои электронные письма, особенно в мобильных почтовых клиентах, не увидят вашу тему целиком.
  • Сделайте это броским: Вызовите интерес читателя, включив в него слова, описывающие срочность, загадочность, своевременность, актуальность и т. Д. Примеры: «действовать сейчас», «бесплатно», любая ссылка на актуальную тему или что-то, что обслуживает уникальные предпочтения получателя.
  • A / B-тест, чтобы найти лучшую тему письма: Вам не всегда удастся выбрать тему с первого раза.Если вы специалист по электронной почте и ведете список рассылки, вы знаете, насколько важны показатели открытия рассылки для успеха ваших кампаний. Хорошо то, что вы можете использовать A / B-тестирование, чтобы найти выигрышные темы, обеспечивающие наилучшие показатели конверсии. Более того, лучшие системы программного обеспечения для электронного маркетинга имеют встроенные инструменты A / B-тестирования.

Шаг 2: Приветствие

Представьте, что вы впервые получили письмо от кого-то, в котором ваше имя написано неправильно. Не самое лучшее чувство, правда?

Ваше приветствие — одно из первых, что люди видят, читая вашу электронную почту, поэтому очень важно правильно его понять.Он задает тон письма, и вы не хотите, чтобы рекрутеры, потенциальные клиенты или коллеги по бизнесу считали вас некомпетентным, слишком знакомым или даже неуважительным.

  • Используйте соответствующее приветствие: Приветствие, которое вы используете при отправке электронного письма, обычно зависит от уровня знакомства между вами и получателем. Чем лучше вы знаете человека, тем менее формальным будет его приветствие.
  • Приветствуйте кратко и по делу: Если у вас мало информации о получателе, лучше всего делать приветствия короткими.Например, используйте «Здравствуйте» вместо «Уважаемый директор по подбору персонала».

Примеры приветствий по электронной почте и когда их использовать:

  • Привет [имя]: Подходит для электронных писем людям, с которыми у вас уже есть профессиональные отношения.
  • Всем привет: Для обращения к группе людей, хотя всегда рекомендуется персонализировать электронную почту и использовать имена получателей.
  • Здравствуйте, [имя]: Обычно используется вместо «привет.”
  • Hello: Часто используется, когда отправитель не знает имени получателя.
  • Уважаемый [Имя]: Если вы хотите показаться вежливым. Подходит для официальных электронных писем, когда вы пишете кому-то впервые, а также для обращения к людям, обладающим властью. Например, «Уважаемый мистер Смит».

Приветствия, которые нужно использовать экономно (или не использовать вообще) в формате деловой электронной почты:

  • Уважаемый сэр или мадам: Традиционно используется при письме кому-то, кого вы не знаете, например, при приеме на работу и вы не знаете, к кому обратиться.Хотя это приветствие все еще используется сегодня, учитывая то, что многие исследовательские инструменты сейчас находятся в свободном доступе, некоторые люди могут счесть это приветствие неприемлемым.
  • Для кого это может касаться: Звучит слишком формально и старомодно, и его следует использовать только после того, как вы провели исследование и еще не смогли узнать личность получателя. Это сигнализирует о том, что у вас нет отношений с получателем, и может даже подразумевать, что вы ленивы и вам не нужно копаться.

Шаг 3. Тело

Хотя дружелюбный и доступный тон лучше, чем холодный и отстраненный, деловая электронная почта — не место для разговоров о погоде или ваших любимых хобби.Вместо этого передавайте свое сообщение ясно и прямо, сохраняя при этом профессионализм в формате электронной почты.

  • Представьтесь : сделайте это, если есть вероятность, что получатель не знает или не помнит вас. Укажите свое имя, должность, как вы познакомились, кто вас представил и другие важные детали, когда рассказываете другому человеку о себе. Пропустите эту часть, если вы пишете людям, которые вас знают. Возможно, вам также придется представиться при использовании нового адреса электронной почты, который ваши коллеги могут не узнать.
  • Краткость имеет свои преимущества : более длинные сообщения требуют больше времени для обработки, в то время как более короткие сообщения могут обрабатываться быстрее, что сокращает время отклика.
  • Четко сформулируйте цель электронного письма : четко и прямо укажите цель вашего электронного письма. Используйте разрывы абзацев для удобства чтения и маркеры для перечисления ключевой информации. Структурное форматирование электронного письма способствует его эффективности.
  • Не поддавайтесь желанию предоставить слишком много информации: Это может быть соблазнительно, особенно когда так много нужно сказать, но избегайте подавляющего количества получателей излишним подробным описанием.Вместо этого предоставьте основную информацию и приложите дополнительный документ, если необходимо, или отправьте документ им в дополнительном электронном письме, если они попросят об этом.
  • Будьте профессиональны: Не обращайте внимания на восклицательные знаки. В правильном формате электронной почты заглавные буквы используются только при необходимости. Зарезервируйте смайлики и смайлики для электронных писем получателям, с которыми вы уже установили взаимопонимание.

Шаг 4: Закрытие

Завершение электронного письма так же важно, как и его начало.Вы не хотите, чтобы у получателя было неправильное впечатление. Например, неразумно использовать фразу «С любовью, [ВАШЕ ИМЯ]», когда вы даже не знаете этого человека хорошо. «Любовь» не подходит для закрытия делового письма.

Кроме того, в зависимости от вашей цели выводы по электронной почте — это возможность заставить получателя положительно отреагировать на ваше сообщение посредством соответствующего призыва к действию.

  • Побуждайте читателя к действию: Ваш призыв к действию напрямую связан с намерением вашего электронного письма.Например, если вы хотите, чтобы ваш читатель ответил, указав предпочитаемую дату и время для демонстрации бесплатного программного обеспечения, ваш вывод может включать что-то вроде: «Дайте мне знать, когда вы будете доступны для быстрого звонка».
  • Используйте соответствующую подпись по электронной почте: Как и в случае с приветствием, подписка по электронной почте будет зависеть от того, насколько вы знакомы с получателем. Обычная подписка — это нормально, если вы и получатель уже обменялись несколькими электронными письмами.

Примеры использования подписи по электронной почте:

  • С уважением
  • С уважением
  • С уважением
  • С уважением
  • С наилучшими пожеланиями
  • С уважением
  • С наилучшими пожеланиями
  • Заранее спасибо
  • Спасибо

Примеры подписей, которых следует избегать в правильном формате деловой электронной почты:

  • Love, Hugs или xoxo: Зарезервируйте их для семьи и близких друзей.
  • Жду вашего ответа: Часто встречается в профессиональном формате электронной почты, но может быть неверно истолкован как пассивно-агрессивный способ сказать: «Ответьте или иначе …»
  • Rgrds или Thx: Часто могут появляться сокращения как ленивый или непреднамеренный.
  • С уважением: Слишком формально, обычно используется в правительстве или банках.
  • Отправлено с моего iPhone: Выглядит непрофессионально и часто используется для оправдания опечаток.

Шаг 5. Подпись

Подпись электронной почты — это возможность уточнить, кто вы, как люди могут связаться с вами и как люди могут узнать больше о вас, вашем бизнесе или проектах, над которыми вы в настоящее время работаете. Хорошо отформатированный рабочий адрес электронной почты имеет подпись, которая включает следующие элементы:

  • Ваше имя и должность
  • Контактные данные: адрес электронной почты, веб-сайт, номер телефона и т. Д.
  • Ссылки на ваши профили в социальных сетях
  • Ссылка на календарь, если применимо, чтобы люди могли записывать вас с помощью вашей электронной подписи
  • Профессиональный портрет

Вот пример формата электронной подписи:

Samuel Smith
Marketing Manager
XYZ Company, Inc.
Пасадена, Калифорния
(121) 345-6789
[email protected]
www.xyzcompany.com
  • Сохраняйте простоту : Нет необходимости в модных шрифтах или сложном дизайне. Убедитесь, что ваша подпись выглядит профессионально и читается даже на мобильных устройствах.
  • При необходимости обновите контактную информацию : Это позволяет людям или организациям легко связаться с вами.

Закончив форматирование электронного письма, вычитайте его перед отправкой.Было бы обидно потратить столько времени и усилий на копию электронного письма, чтобы позже понять, что вы допустили досадную опечатку.


Пример успешного формата деловой электронной почты

Теперь, когда вы знаете, как отформатировать профессиональную электронную почту, давайте рассмотрим пример.

Формат электронной почты для приглашения кандидата на собеседование

Тема сообщения: Интервью для должности менеджера по коммуникациям

Уважаемый Дэвид,

В связи с вашим заявлением в ABC Innovations на должность менеджера по коммуникациям мы хотели бы пригласить Вас на собеседование в нашем офисе на 123 Main St., Bangor, ME для дальнейшего обсуждения позиции с вами.

Вы встретитесь с Дайан Ли, директором по стратегии ABC. Встреча продлится около 30 минут, и у вас будет возможность поближе познакомиться с компанией. Пожалуйста, возьмите с собой на собеседование действительное удостоверение личности, распечатку вашего резюме и список рекомендаций.

Пожалуйста, дайте мне знать по телефону (512-345-3789) или по электронной почте ([email protected]), если вы будете доступны в любой из следующих случаев, и я пришлю отдельное письмо с подтверждением:

25 февраля, 9а.м. ET
, 26 февраля, 9:00. ET
, 26 февраля, 15:00 ET

Если ни один из этих слотов у вас не работает, пожалуйста, дайте мне знать сразу, чтобы мы могли назначить другую встречу.

С уважением,

Джейн Смит
Менеджер по подбору персонала
ABC Innovations, Inc.
www.abcinnovationsinc.com | [email protected]

Что правильно написано в электронном письме:

  • Строка темы: Длина менее 50 символов.
  • Приветствие: Дружелюбно, но все же профессионально.
  • Body: Сообщение четкое и по существу. Кроме того, он правильно отформатирован, ключевые моменты выделены маркерами.
  • Закрытие: Дружелюбно, но профессионально.
  • Подпись: Содержит все необходимые элементы.

Пишите деловые электронные письма, которые приносят результаты

Ежедневно во всем мире обмениваются миллиардами электронных писем, поэтому очень важно, чтобы вы понимали, как использовать профессиональный формат электронной почты, составлять свое электронное сообщение коротким и прямым, а также четко общаться ваше намерение вашим целевым получателям.

Есть много аспектов, которые следует учитывать, если вы хотите быть эффективными в мире, который отправляет миллиарды электронных писем каждый день, но одним из важных шагов в правильном направлении является правильное определение формата деловой электронной почты.

Пошаговое руководство, которое поможет вам отформатировать электронную почту

Добро пожаловать в последний пост в нашем пошаговых руководствах для бизнес-писателей . Writers Write создает ресурсы для деловых писателей. В этот пост мы включаем пошаговое руководство , которое поможет вам отформатировать электронную почту .

Мы написали много сообщений о написании эффективных электронных писем и о том, как обеспечить хороший почтовый этикет. Это важный навык для любого, кто ведет бизнес.

В сегодняшнем посте я хочу помочь вам отформатировать электронную почту.

ГЛАВНЫЙ СОВЕТ : Если вы хотите писать отличные электронные письма, купите The Complete Email Workbook .

Пошаговое руководство, которое поможет вам отформатировать электронную почту

Как настроить и отформатировать электронную почту
1. Ваш адрес

Ваша компания предоставит вам адрес электронной почты.Если у вас нет адреса компании, убедитесь, что вы создали профессиональный, легкий для доступа адрес. Gmail — хороший выбор. Использование [email protected] — хорошая идея. Yahoo и Hotmail устарели и не производят хорошего впечатления.

Совет: Не добавляйте странный фон в тело письма. Это затрудняет чтение, отвлекает адресата и велика вероятность того, что ваше письмо будет помечено как спам.

Помните, что, отправляя электронное письмо с адреса электронной почты вашей компании, вы делаете это как представитель этой компании.Вы несете ответственность за то, что пишете.

2. Дата

Программа электронной почты генерирует дату. Имейте в виду, что электронные письма принимаются в суде и считаются «бумажным следом».

3. Имя и адрес получателя

Проверьте имя и адрес получателя. Ваша почтовая программа хранит память о предыдущих получателях, с которыми вы общались. По мере ввода он будет «предлагать» имена получателей.Будьте осторожны, чтобы случайно не добавить неправильные имена. Если вы сделаете это неправильно, это может быть неудобно для вас и плохо для вашего бизнеса.

4. Шрифт
  1. Используйте шрифт без засечек, например Helvetica, Calibri, Verdana, Lucida Sans или Arial.
  2. Размер должен быть 11 или 12 пунктов.
  3. Он должен быть черным.
5. Приветствие

Всегда будьте доброжелательны, но профессиональны. Не используйте «Привет» в деловых письмах. Привет, это междометие.Это не приветствие. «Уважаемый» — хороший выбор для официальных электронных писем. «Hello» подходит для менее формальных писем.

Вы делаете , а не , используйте запятую после приветствия на простом английском языке.

6. Субъект

Тема сообщения очень важна. Они рассказывают читателям, почему они получают электронное письмо. Делайте их краткими и содержательными. Включите краткое описание содержания электронного письма.

7. Текст вашего электронного письма

Основная часть вашего электронного письма должна иметь одинарный интервал между строками и пустую строку (не отступ) перед каждым новым абзацем.

Каждый новый абзац должен начинаться с левой стороны. Используйте перевернутую пирамиду, чтобы структурировать электронную почту.

8. Заключение, ваше имя, ваша подпись
  1. Оставьте пробел в одну строку.
  2. Закончите подходящей заключительной фразой, например «С уважением» или «С уважением».
  3. Вы делаете , а не , используйте запятую после фразы на простом английском языке.
  4. Ваша подпись должна быть настроена в соответствии с правилами компании.
  5. Если у вас есть собственный бизнес, убедитесь, что ваша подпись электронной почты настроена правильно.
  6. Будьте профессиональны. Не включайте стихи, цитаты, смайлы или блестящие феи.
  7. Ваше закрытие, ваше имя и подпись должны быть слева.
  8. Если вы отправляете электронную почту со своего телефона, поставьте там свою подпись.
Взгляните на пример ниже, чтобы ознакомиться с основными советами по настройке и форматированию:

Как структурировать тело электронного письма
1.Укажите причину написания

Я пишу на:

  1. узнать о
  2. извиняюсь за
  3. подтвердить
  4. комментарий к записи
  5. подать заявку на
  6. сообщить
2. Цель

После того, как вы указали причину написания вашего электронного письма, переходите к конкретной цели вашего электронного письма. Вот несколько возможностей:

Запрос

Не могли бы вы…?
Буду признателен, если сможете…

Согласие на запросы

Я был бы рад…

Сообщать плохие новости

К сожалению…
Боюсь, что…

3.Прикрепление документов

Я прикрепил ( Не пишите «Пожалуйста, найдите прикрепленным». Ваш адрес электронной почты не является ключом к разгадке при поиске сокровищ.)

4. Заключительные замечания
  1. Спасибо за вашу помощь.
  2. Пожалуйста, свяжитесь с нами еще раз, если мы сможем вам чем-то помочь.
5. Ссылка на будущий контакт

Жду:

  1. скоро услышим от вас
  2. до встречи в следующий вторник
  3. до встречи в следующий четверг
6.Отделка
  1. С уважением (Для официальных писем — если вы не знаете человека)
  2. С уважением (Для официальных писем — если вы знаете человека)
  3. С наилучшими пожеланиями (Если ваш бизнес неформальный)
  4. С уважением (Если бизнес неформальный или человек является близким деловым контактом или другом)
Последнее слово

Мы надеемся, что это поможет вам настроить и отформатировать электронную почту. Помните, что нам нужно представлять профессионала, когда мы ведем бизнес.

  1. Если вы хотите улучшить свое деловое письмо, купите The Complete Grammar Workbook.
  2. Купите The Report Writing Workbook, если вам нужна помощь в написании отчетов и предложений.
  3. Если вы хотите писать отличные электронные письма, купите The Complete Email Workbook.

, Аманда Паттерсон

Если вам понравился этот пост, прочтите:

  1. 7 основных характеристик эффективного делового письма
  2. 8 основных вопросов, которые нужно задать бизнес-писателям
  3. 24 слова или фразы, которых следует избегать в своем деловом письме
  4. Почему лифт всегда эффективен в деловой письменной форме
  5. Зачем нужна перевернутая пирамида при написании

Главный совет : Если вы хотите улучшить свое деловое письмо, изучите наши Рабочие тетради по деловому письму

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *