Как писать письма – Как написать правильно письмо? Образец оформления

Как написать правильно письмо? Образец оформления

Как написать правильно письмо? Образец оформления

От DA

12.03.2019 21:31

Интересует вопрос, как написать правильно письмо? Изучение формата и тона подачи официального запроса — необходимый жизненный навык. К счастью, деловые письма обычно пишут по определенному шаблону. Как только вы изучите правильную технику, с написанием писем не будет проблем. В статье рассмотрены правила деловой переписки и примеры оформления.

Основы написания письма

Прежде всего, нужно относиться с заботой и уважением к собеседнику. Хорошее отношение к получателю письма в большинстве случаев поможет решить рабочие вопросы. Интересует, как написать правильно письмо? Большинство деловых писем соответствуют установленному, простому в освоении формату. Его вы можете адаптировать для любого типа текста. Такой документ всегда должен содержать дату, информацию об отправителе и получателе и еще несколько основных параграфов.

Структура делового письма

• Реквизиты отправителя должны быть в шапке письма (Ф.И.О. или название организации, фактический и почтовый адрес и контактные данные).
• Далее нужно указать то же о получателе, кроме контактов.
• Затем следует заголовок текста («Уважаемый Игорь Васильевич», «Письмо-просьба» и т.п.).
• После заголовка идет основная часть. Тело является центральной частью письма, и оно должно быть передано не более чем в трех абзацах. Если у вас больше, значит, вы не лаконичны. Прочитайте еще раз и уберите лишнее. Заявите о намерении написать письмо в первом абзаце. Во втором приведите конкретные примеры, которые подчеркнут ваше желание для составления документа. В последнем абзаце основной части приведите изложение о выгодах сотрудничества с вами. Это всего лишь один пример, в статье будет подробно рассмотрено, как написать правильно письмо, образцы документов.
• В конце указывается подпись отправителя. Если это юридическое лицо, то нужно поставить печать и подпись уполномоченного лица.

Какие бывают официальные письма

Официальные письма включают в себя письма-заявления, сопроводительные письма, рекомендательные письма, письма об отставке, письма-подтверждения, письма-запросы, корректирующие письма и письма-жалобы. Несмотря на разную целевую аудиторию, все эти документы имеют сходство, когда дело доходит до форматирования и стиля. Вы хотите попасть на собеседование или встречу, но не знаете, как написать правильно письмо? Далее вы найдете советы по оформлению формальных писем, чтобы сообщение передавалось правильным образом.

Письмо-просьба

Разберем, как правильно написать письмо-просьбу. Этот документ относится к некоммерческому типу. Чаще всего одна компания обращается с просьбой к другой об оказании какой-либо услуги. Целью могут служить: просьба описать продукцию, согласование каких-либо действий, встреча командированного и т.п.

Такое письмо является официальным и должно быть написано с соблюдением правил деловой корреспонденции:

• Нужно обращаться к собеседнику по имени и отчеству.
• В начале документа может содержаться причина, цель или ссылка (на телефонный разговор, показатели производства и т.д.).
• В главной части содержится сама просьба. Вежливо и ясно скажите, что вам нужно: «возможно ли…», «я был бы благодарен, если бы Вы согласились…», «прошу Вас…».
• Не включайте в текст ненужную лесть или извинения.
• Укажите всю необходимую информацию, например временные рамки.
• Если нужно получить ответ в конкретный срок, обязательно пометьте это.

Теперь вы знаете, как правильно написать письмо-просьбу, образец можно найти ниже.

Сопроводительное письмо

Этот одностраничный документ чаще всего отправляют вместе с резюме. Его цель состоит в том, чтобы убедить менеджера по персоналу рассмотреть ваше резюме.

Ситуация такова, что российские работодатели не придают большого значения таким документам. Они рассмотрят ваше резюме в любом случае. Это связано с низким качеством написания подобных документов. Чаще всего соискатели не могут грамотно составить сопроводительное письмо. Но есть и хорошая сторона. Из-за этого при правильном оформлении документа вы получите дополнительный шанс приема на работу.

Цель – привлечение внимания к резюме. Нужно сделать так, чтобы работодатель захотел ознакомиться с ним. Юмор уместен только для творческих должностей. Не нужно писать шутку, если вы не уверены в ней. Как правильно написать сопроводительное письмо?

• Лучше всего обращаться к конкретному адресату. Обычно в вакансиях указывают контактное лицо.
• Напишите, откуда вы узнали о вакансии. Например, на официальном сайте организации или от сотрудника.
• В основной части письма нужно четко и ясно изложить информацию о себе, почему вы заинтересовались данной вакансией и что отличает соискателя от остальных кандидатов.
• Не указывайте информацию о своих амбициях и карьерном росте. Это может отпугнуть.
• Избегайте акцентировать внимание на ваших слабых сторонах. Например, если вы не работали продолжительное время. Это можно рассказать на собеседовании.
• Нужно избегать банальностей и шаблонных фраз («Я стрессоустойчивый, коммуникабельный» и т.д.).
• В заключение письма укажите о готовности пройти собеседование и ваши контактные данные.

При хорошем оформлении письма менеджер по персоналу заинтересуется вашей кандидатурой.

Письмо в налоговую

Любому предпринимателю нужно знать, как правильно вести документальное обращение в налоговую инспекцию. Компании регулярно должны отчитываться о движении денежных средств. Для подачи документов также необходимо сопроводительное письмо.

Как правильно написать письмо в налоговую. Чтобы изложить информацию в документе, прежде всего нужно руководствоваться правилами деловой переписки:

• В шапке укажите реквизиты организации, отправляющей письмо. Также вы можете воспользоваться фирменным бланком компании.
• Далее укажите наименование налогового органа и Ф.И.О. лица, кому предназначается письмо.
• Напишите заголовок.
• Затем следует основная часть.

Для каждого отдельного случая письмо в налоговую пишется по-разному. Например, обсуждение сроков уплаты налогов, список отправляемых документов, уведомление о смене реквизитов компании и т.п. Такие письма могут использоваться в суде, необходимо изложить всю требуемую информацию.

Письмо президенту

Каждый гражданин России имеет право свободы слова и может обращаться в любые государственные органы с вопросами, которые относятся к их компетенции. Это значит, что президенту тоже можно отправить письмо.

Как правильно написать письмо президенту РФ? Для этого нужно зайти на его официальный сайт и найти нужный раздел. Он так и называется: «Отправить письмо». Вам предоставят перечень вариантов, выберите нужный. Также на сайте вы найдете все необходимые требования для написания письма. Составить подобный документ совсем не сложно:

• Нельзя оформлять документ, используя ненормативную лексику или оскорбления. Такие письма не будут рассматриваться.
• Можно отправлять вместе с письмом сканы справок, выписок и другие документы.
• Укажите ваш полный и точный адрес для ответа.
• В случае судебных разбирательств отправлять письма президенту не нужно. Это не входит в его компетенцию.
• Во всем остальном руководствуйтесь правилами деловой переписки.

Можно отправить письмо в электронном виде или почтой. Адрес для отправления почтовых писем вы найдете на официальном сайте. В соответствии с законами РФ обращение президенту должно быть рассмотрено в течение 30 дней с момента получения.

Письмо о сотрудничестве

Этот документ представляет собой предложение о совместной работе двух компаний на взаимовыгодных условиях. Главная задача письма заключается в том, чтобы потенциальный партнер проявил заинтересованность и предпринял дальнейшие действия. Такие документы могут быть началом перед заключением договора или сделки.

Разберем, как правильно написать письмо о сотрудничестве:

• Документ можно составить в свободной форме, стандартного шаблона не существует.
• Узнайте заранее Ф.И.О. и должность человека, который может принять решение о вашем предложении.
• Заголовок указывать необязательно, но, если он необходим, напишите. Неправильный заголовок может обернуться против отправителя.
• В основной части письма необходимо избегать размытых и непонятных формулировок. Изложите суть предложения четко и лаконично.
• Сделайте акцент на выгодах сотрудничества с компанией или физическим лицом. Перечислите плюсы вашей организации. Например, продолжительный срок существования компании, известные партнеры и т.д.
• Текст не должен быть навязчивым, но старайтесь подтолкнуть получателя к действию.
• Чем меньше объем письма, тем лучше. Многие компании получают ежедневно тонну писем с различными предложениями и тратят на просмотр каждого немного времени. Вы должны уложиться в одну страницу, чтобы адресат мог быстро оценить выгоду работы с вами.
• Можно приложить дополнительные документы к письму. Но не забудьте упомянуть о них.

Если письмо заинтересует, получатель свяжется с вами для запроса коммерческого предложения или для других задач.

Последний шаг

Большинство людей забывают перепроверить в готовом документе грамматические ошибки. Этот важный шаг не следует пропускать, поскольку в деловых письмах безграмотность непростительна.

www.navolne.life

виды, правила составления, образец и пример

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем о деловых письмах.

Сегодня вы узнаете:

1. Почему деловая переписка не потеряла своей актуальности;
2. Какие бывают деловые письма и как они оформляются;
3. Как правильно написать деловое письмо.

Сейчас за нашими окнами – время высоких технологий и интернета. Но деловая переписка не потеряла своей важности и актуальности, просто перешла на другие носители. Почему деловые письма важно уметь составлять и оформлять, поговорим сегодня.

Зачем нужна деловая переписка

Прежде всего, это возможность обмениваться мнениями, предложениями и мыслями с сотрудниками либо партнерами по бизнесу. С помощью переписки излагают претензии, просьбы, выясняют недопонимания между компаниями.

Деловая переписка является одной из разновидностей официальной.

Отличия деловых писем от других

Основные отличия состоят в следующем:

• Стилистика изложения;
• Лексика, не допускающая яркого выражения эмоций;
• Оформляется на официальном бланке компании;
• Шрифт не слишком мелкий, но и не крупный, при этом одинаковый по всему тексту;
• Редко занимают объем более 1 страницы;
• Наличие строгой служебной субординации.

Виды деловых писем

Все деловые письма можно условно разделить на несколько групп. Мы остановимся подробнее на каждой и дадим краткую характеристику.

Письма, отвечать на которые не нужно.

• Гарантийное письмо;
• Сопроводительное;
• Информационное;
• Письмо-уведомление;
• Письмо-предупреждение;
• Письмо-напоминание.

Письма, на которые нужен ответ.

• Обращение;
• Предложение;
• Запрос;
• Требование;
• Прошение.

Некоммерческие письма.

• Письмо-приглашение;
• Письма с выражением соболезнования;
• Письма с выражением благодарности;
• Письма с информированием о чем-либо;
• Письма, в которых содержатся рекомендации;
• Гарантийные письма;
• Письма, подтверждающие, что товар получен, услуга оказана и так далее;
• Письма с поздравлениями по разным поводам;
• Письмо-просьба;
• Письма с инструкциями;
• Сопроводительные письма.

Письма коммерческой направленности.

Обычно их используют перед тем, как заключить соглашение, а также во время действия договора.

К ним относятся:

• Письма с ответами на запросы;
• Непосредственно запрос;
• Оферта – письмо, в котором предлагается совершить сделку или заключить договор;
• Претензия;
• Напоминание;
• Письмо, в котором содержится предупреждение о прекращении договоренностей либо о необходимости выполнения обязательств и т. д.

Если говорить о классификации по структуре, то бывает 2 вида деловых писем:

• Содержащие текст автора и написанные в свободной форме;
• Составленные по строгому образцу.

По адресатам.

• Циркуляр – письмо, которое направляется нескольким адресатам;
• Обычное – отправляется одному адресату от имени одного человека;
• Коллективное – отправляется одному адресату, но от нескольких лиц.

Также письма разделяют по форме, в которой они были отправлены:

• Отправленные в виде факсового сообщения;
• Отосланные по электронной почте;
• Те, что отправлены в обычных конвертах.

Есть виды писем, которые из этических соображений должны быть написаны от руки, а не напечатаны. Это касается соболезнований и поздравлений.

Секреты правильного оформления

Текст письма делится на вводную, основную часть и заключительную. Они друг с другом связаны логически. В состав вводной части включают те обстоятельства, которые повлекли за собой создание письма, а основная часть представляет собой само содержание. В заключительной части подводятся итоги, которые выражают просьбу, отказ и прочее.

Вообще, деловую переписку со всей ответственностью можно назвать искусством, потому что вести ее правильно, с соблюдением всех требований, нужно учиться. Ведь чаще всего мы думаем только о том, чтобы информация была изложена четко, а про то, что письмо можно считать лицом компании, забываем.

Стилистика.

Каждое письмо выдерживается в строгом деловом стиле, используются средства речи, характерные для официальных документов.

Требования к изложению информации.

Вся информация, которая содержится в письме, излагается следующим образом:

• Адресно, предназначается конкретному лицу;
• На дату написания вся информация должна быть актуальна;
• Достоверно;
• Беспристрастно;
• Аргументировано;
• Максимально полно, для того чтобы основываясь на ней можно было принять решение.

Бланк.

Прежде всего письмо оформляют на бланке, который является для компании фирменным.

Далее, рассмотрим основные требования:

• Для написания делового письма используются листы формата А4;
• Левое поле бланка должно быть не менее, чем 3 см, так как через какое-то время они будут отправлены в подшивку;
• Указывается название компании, юридический и фактический ее адрес, адрес электронной почты;
• Лучше использовать стандартный шрифт Times New Roman, размера 12. Он является самым оптимальным и хорошо воспринимается при чтении;
• Разрешается оформление деловых писем без использования фирменного бланка, тогда нужно информацию из бланка все-таки привести.

Если в письме идет речь о крупных сделках, связанных с финансами либо конфиденциальная информация другого характера, отправлять такие письма по факсу или в электронном виде не рекомендуется. Лучше по старинке, в обычном бумажном конверте.

Нумерация.

Если письмо состоит из нескольких страниц, то нумеруют их, начиная со второй. Номера проставляются вверху посередине арабскими цифрами. Никаких точек рядом с номером не ставят.

Деление на части.

Под этим подразумевается разделение письма на абзацы. Текст не должен идти сплошным потоком, так он просто не будет восприниматься. Благодаря делению на абзацы видно, где заканчивается одна мысль и начинается другая.

Наличие исправлений.

Исправлений и опечаток, а также подчисток допускать нежелательно. Письмо должно быть составлено грамотно, а текст напечатан через интервал 1,5 — 2.

Используемые реквизиты.

Мы укажем только основные, так как уже кратко говорили о них чуть ранее:

• Если предприятие государственное – используется Герб РФ. Располагается он посередине официального бланка;
• Название компании полностью;
• Номера факса и телефона;
• Номер банковского счета;
• Адресат – причем название компании-адресата употребляют в именительном падеже, для указания должности и фамилии получателя используйте дательный падеж;
• Если у адресата имеется ученая степень либо звание, укажите его перед фамилией человека;
• Любой реквизит пишут с новой строки и с заглавной буквы.

Деловое письмо после проведенной встречи

Вы провели деловую встречу, наметилась некая перспектива для вашего бизнеса. Как отразить это в письме, обсудим дальше.

1. Прежде всего, в начале письма сошлитесь на число и время вашего общения с потенциальным партнером, даже если с момента встречи прошла пара дней.
2. Избегайте ошибок или слишком сложных фраз: составьте письмо коротко и четко, но так, чтобы у получателя было желание его прочесть.
3. Упомяните, о чем велся разговор. К примеру: «
   Мы обсуждали, сколько будет стоить ваза в венецианском стиле».
4. Сделайте так, чтобы получатель письма высказал свое отношение к теме встречи.
5. Укажите время, когда можете общаться по телефону или встретиться лично.
6. Донесите до получателя, что ждете сотрудничества с ним: «Надеюсь на дальнейшие деловые отношения с Вами«.
7. Завершите письмо следующей или подобной фразой: «С наилучшими пожеланиями к Вам...».

Электронные деловые письма

Нельзя оставить без внимания требования к их оформлению, так как сейчас все больше оформляются письма в электронном виде, нежели в бумажном. Все-таки 21 век на дворе.

Подготовить электронное деловое письмо большого труда не составляет, требования по оформлению идентичны традиционным письмам. Единственное, у такого письма всегда должен быть заголовок (или тема письма), чтобы оно просто не затерялось в потоке документации.

Кроме того, когда на такое письмо отвечают, тематику письма лучше не менять, так вы быстрее поймете, о чем идет речь, если электронных писем получаете много.

Также не стоит использовать при оформлении приложений к таким письмам суперсовременное ПО, далеко не факт, что такое же есть у вашего адресата. Если его нет, письмо просто не откроется.

Не используйте смайлики, когда пишете деловое письмо в электронном виде. Технологии – это отлично, но при написании соблюдайте деловой язык.

В какие сроки нужно ответить на письмо

Если письмо относится к категории требующих ответа, то когда отвечать зависит от той информации, которая содержится в письме:

• Если вы получили запрос, в ближайшие три дня с момента получения подтвердите, что он получен. А окончательный ответ можно дать в течение месяца;
• Если речь о соболезновании, его можно направить в десятидневный срок после того, как печальное событие случилось;
• Отправить поздравление допустимо в течение 8 дней с того момента, как вы узнали о торжественной дате;
• Если говорить об общих правилах хорошего тона, то отвечать на письма лучше в семидневный срок.

Как написать деловое письмо: простым языком о сложном

Отличайте деловое письмо и личную переписку. Мы уже не раз сегодня говорили о том, в чем состоят эти отличия, не нужно о них забывать. А сейчас рассмотрим составление письма поэтапно.

1 этап. Указываем адресата.

В правом верхнем углу бланка пишем фамилию, инициалы и должность того, кому адресуем письмо. Если адресатом является организация, указываем ее юридический адрес.

2 этап. Обращение.

Размещаем его посередине бланка. Оно осуществляется в уважительной форме, без сокращений и помарок.

Пример: Уважаемая (имя, отчество)! Также обращение к адресату может осуществлять с указанием его должности. Но когда вы обращаетесь к человеку по имени, это снижает психологическое напряжение, указывает на то, что деловые отношения стабильные и установившиеся.

3 этап. Изложение цели.

Объясните цель письма, его суть и главные мысли. Эта часть является основной. Пишите о том, что хотите сказать, какова причина обращения. Но не забывайте про официальную и нейтральную стилистику.

4 этап. Внесение предложений, рекомендаций.

Практически любое деловое письмо подразумевает, что адресат на него отреагирует. Этого не требуют в основном только письма информационного ха

kakzarabativat.ru

Как писать email письма грамотно

Наверное, все слышали выражение “Не волнуйся из-за мелочей”, и оно применимо ко многим аспектам жизни. Но когда речь идет об электронных письмах, каждая мелочь имеет значение.

Правила как писать email и почтового этикета указывают, что является уместным, а что нет, когда человек отправляет сообщение потенциальному клиенту, деловому партнеру, коллеге, менеджеру или знакомому. Они помогают избежать ошибок и недопонимания.

Зачем нужен почтовый этикет?

Исследования показывают, что ошибки серьезно влияют на восприятие человека другими людьми. Во время одного эксперимента участники, которые прочитали электронное письмо с грамматическими ошибками, подумали, что автор был менее добросовестным, умным, и заслуживающим доверия, чем те, кто прочитали то же самое письмо без ошибок.

В другом опыте люди подавали заявку на финансирование, и получали менее выгодные условия, когда в их запросах были орфографические ошибки.

Это и не удивительно. Когда человек читает письмо, полное ошибок и опечаток, он думает об одной из двух вещей:

• Отправитель не знает основных правил правописания и грамматики.
• Отправителя не настолько заботит это сообщение, чтобы проверить его перед отправкой.

Ничто из этого не станет хорошей основой для отношений. Чтобы избежать этих ошибок, на помощь приходят советы по почтовому этикету, которые должен знать каждый профессионал (особенно тот, кто общается с клиентами) и следовать им.

Пунктуация

Пунктуация незаметна, когда ее используют правильно, и очевидна, когда это делают неправильно. Не стоит портить впечатление о себе перед получателями — эти правила нужно запомнить и неукоснительно следовать им.

1. Конечная пунктуация

Каждая строка должна заканчиваться конечным знаком препинания, т.е. точкой, вопросительным или восклицательным знаком. Если пропустить этот знак, будет похоже на то, что мысль не закончена.

Неправильно: Я поговорил с финансовым отделом, и они одобрили соглашение

Правильно: Я поговорил с финансовым отделом, и они одобрили соглашение.

Вопросительные и восклицательные знаки следует использовать умеренно. Если в одном письме будет слишком много вопросительных знаков, может показаться, что это допрос получателя.

Каков Ваш статус? Вы уже поговорили со своей командой? Вы свободны для звонка завтра в полдень, чтобы мы могли обсудить какие-то потенциальные изменения?

И если переборщить с восклицательными знаками, можно показать себя как гиперактивного и перевозбужденного.

Еще раз спасибо за вчерашний продуктивный разговор! Хорошие новости: я поговорил с финансовым отделом, и они одобрили сделку! Не могу дождаться нашего сотрудничества!

2. Точка с запятой (;)

Точка с запятой может использоваться для соединения двух отдельных, но связанных между собой предложений. Это не то же, что и запятая.

Неправильно: Она может позвонить мне завтра, тогда она сможет дать мне ответ.

Правильно: Она может позвонить мне завтра; тогда она сможет дать мне ответ.

3. Запятая (,)

Одна из наиболее распространенных ошибок — ставить запятые там, где они не нужны. Самые важные правила:

Запятая ставится перед сочинительным союзом (и, но, а, или, зато), когда соединяет два равноправных простых предложения.

Я работал с подобным клиентом в прошлом году, и их процент открытия повысился на 20% за месяц.

Запятая используется для разделения пунктов в списке.

Я сосредоточился на длине писем, удобочитаемости и содержании.

4. Пунктуация приветствия

Есть несколько различных способов выделить приветствие (первая строка электронного письма, где к получателю обращаются по имени).

Если это формальное письмо, лучше использовать точку.

Уважаемая г-жа Фрост.

Если это относительно повседневное письмо, лучше использовать запятую.

Уважаемая Айя,

И если это дружеское письмо, можно использовать восклицательный знак.

Привет, Айя!

Грамматика

Люди, не посвятившие свою жизнь изучению грамматики (которая на самом деле намного менее прибыльна, чем продажи), так или иначе будут делать ошибки. Но никто не заметит этого, если также не знает об этом загадочном правиле. Просто нужно избегать основных ошибок, которые сильнее всего бросаются в глаза, и все будет в порядке.

Например, нужно знать разницу между:

• Чтобы/что бы
• Ввиду/в виду
• Насчет/на счет
• Тоже, также/то же, так же
• -тся/-ться
• Вообще/в общем (и помнить, что нет слов «вобщем» и «вообщем»)

В качестве редактора можно использовать инструменты вроде Grammarly, который находит все грамматические и орфографические ошибки в режиме реального времени, а также посылает еженедельный отчет об общих тенденциях.

Эмодзи в электронных письмах

Можно понять желание добавить улыбающееся лицо к достаточно жесткому предложению, чтобы смягчить его, или закончить шутку смеющимся смайлом.

Эмодзи для бизнеса и маркетинга: пособие для новичков

Однако этого стоит избегать, если только получатель уже не использовал эмодзи сам. Исследования показывают, что использование смайлов в рабочих электронных письмах плохо влияют на репутацию: из-за них отправитель кажется менее компетентным (и они не помогают казаться более дружелюбным).

Заголовки писем

Строка темы должна быть содержательной и относительно короткой. В идеале, она должна дать получателю понять, хочет ли он открыть это письмо.

15 слов, которые не стоит использовать в теме электронного письма

Неправильно: “Привет”

О чем говорится в письме? Абсолютно непонятно.

Правильно: “Краткое содержание звонка о заказе партии подушек от 02.12”

Этот заголовок не оставляет сомнений о содержании письма.

Приветствия

Выше упоминается пунктуация, которая используется при приветствии. Также нужно выбрать форму приветствия, которая может быть официальной или неофициальной, в зависимости от адресата и отношений с ним.

Лучше всего подойдет обычное повседневное приветствие, которое задаст дружественный, спокойный тон и выразит уверенность.

Примеры повседневных приветствий:

• Привет
• Доброе утро [день, вечер]
• [Имя]

Если это первый контакт с человеком, или он занимает вышестоящую должность, стоит выбрать более формальный вариант.

Примеры формальных приветствий:

• Уважаемый/ая [имя]
• Уважаемый г-н/г-жа [фамилия]

И примеры приветствий, которые нельзя использовать даже в качестве шутки:

• Эй!: Слишком неофициально и нетерпеливо
• [Имя]!: Слишком нерасполагающе
• Доброе время суток: люди так не разговаривают
• Всем заинтересованным лицам: Слишком безлично
• Уважаемый господин или госпожа: Слишком старомодно
• Привет, друг: Слишком пугающе
• Господа: Слишком старомодно
• Все: Слишком прохладно

Концовка

Правильная концовка дополняет тон и содержание письма. Так как эту строку получатель читает последней, она влияет на его окончательное впечатление.

Если письмо написано в легком тоне, его можно закончить неформальной теплой подписью.

Например:

• Спасибо
• Еще раз спасибо
• Всего наилучшего
• Хорошего [дня недели]
• Хороших выходных
• До скорого
• Увидимся [завтра, в среду, когда вы вернетесь]
• С нетерпением жду нашего сотрудничества
• С нетерпением жду нашего следующего разговора
• С радостью выслушаю ваше мнение

Если тон письма более сдержанный, подпись должна быть соответствующей.

Например:

• Спасибо
• Благодарю за уделенное время
• Хорошего вам дня [выходных]

А вот заключительные строки, которые не следует использовать:

• Искренне: Слишком старомодно
• Всего доброго: Слишком недружелюбно
• От всей души: Слишком интимно
• Сердечно: Слишком неестественно
• — [Имя отправителя]: Слишком грубо

Имя получателя

Нужно проверить трижды, написано ли оно правильно. Можно открыть профиль этого человека в социальных сетях и сравнить.

И не стоит сокращайте имя человека, если только он не подписывает свои электронные письма именно таким образом. Если он подписывается «Миша», можно использовать сокращенное имя; если же «Михаил», то нужно обращаться к нему соответственно.

Заглавные буквы

При отправке SMS, в социальных сетях или чатах многие люди не используют заглавные буквы. Но при написании делового электронного письма это необходимо. Другими словами, нужно использовать заглавную букву в первом слове в предложении и в именах собственных.

Например: Собакам рады в HubSpot.

Тон письма

Невероятно трудно задать и поддерживать нужный тон в электронном письме. Исследования показывают, что люди существенно переоценивают, как часто их получатели правильно определяют, был ли их тон саркастичным или серьезным.

В то время как в 80% случаев они полагали, что получатели поймут все правильно, в действительности цифра приближалась к 56%.

Это означает, что половина электронных писем будет неправильно истолкована? Нет. Но это значит, что нужно тщательно подбирать слова и думать о том, как получатель может их воспринять.

Во-первых, нужно избегать фраз и слов с негативным значением. Они могут заставить человека казаться более встревоженным, раздраженным или взволнованным, чем он есть на самом деле.

Например: Ошибки, проблемы, неудача, задержка, кризис, неприятность, невезение.

Во-вторых, не стоит использовать сарказм. Есть большая вероятность, что получатель не поймет шутку, и впечатление об отправителе будет испорчено.

Например: “Я попросил бы свою команду рассмотреть это завтра, но вы же знаете, никто на самом деле не делает работу, полученную в пятницу”.

В-третьих, нужно исключить прилагательные и наречия с оценочным значением. Они делают письмо чрезмерно эмоциональными, хотя цель — выглядеть спокойно и профессионально.

Примеры: Очень, действительно, чрезвычайно, высоко, серьезно, глубоко

В-четвертых, можно подражать стилю собеседника. Следование его примеру будет гарантией, что автор случайно не обидит его. Если тот пишет короткие и прямые сообщения, нужно отвечать тем же. Если он пытается укрепить контакт, переходя на личности (например, “Я видел, что вы были на Бермудах; надеюсь, вы прекрасно провели время»), стоит сделать то же самое.

В-пятых, если есть сомнения, лучше позвонить. Каждый раз, когда предстоит потенциально напряженный разговор, хорошей идеей будет позвонить по телефону или Skype, или встретиться с человеком лично.

Шрифты и форматирование

Хочется причинить боль глазам получателя? Причудливые шрифты, яркие цвета и оригинальное форматирование в помощь.

Да, это сделает письмо гораздо более запоминающимся, но вместе с тем покажет полное незнание коммуникационных норм.

Нужно всегда использовать стандартный шрифт. Никаких цветов, кроме черного. Только стандартный размер шрифта. Не выделять жирным шрифтом или курсивом более одного слова (или ряда слов) в одном письме.

При копировании и вставке текста нужно очистить форматирование. (Команда + \ на Mac, Ctrl + Shift + N на PC.), Если не сделать этого, отрывок будет отличаться от остальной части письма.

Гиперссылки

Вставка полного URL в письмо занимает ценное место и выглядит неаккуратно. Вместо этого можно создать гиперссылку или вставить сокращенный URL.

Неправильно: Взгляните на это: https://digistr.ru/

Правильно: Взгляните на Digistr.

Приложения

Нужно указать где-нибудь в письме, что там есть приложение, чтоюы получатель не пропустил его.

Простого “я прикрепил [документ, электронную таблицу] для X” будет достаточно.

И нужно удостовериться в повторном прикреплении файлов, когда кто-то добавляется к почтовой цепи, или он не сможет увидеть их.

Подпись письма

Плохая подпись может действительно плохо сказаться на репутации. Даже если написать самое красноречивое и убедительное письмо в мире, с неудачной подписью оно будет выглядеть любительским.

Подпись в электронном письме — 7 правильных примеров для маркетолога

Стоит помнить: чем меньше — тем лучше, подпись должна быть относительно маленькой, простой и ограниченной. Там не место для любимой вдохновляющей цитаты, портрета или полного списка контактов. В идеале подпись должна включать имя, должность, номера телефона и/или сайта компании.

Поля письма

Кому: Эта область проста: адрес электронной почты человека, с которым нужно связаться.

Копия: Если хочется подключить кого-то еще, нужно добавить его адрес сюда. По сути, это означает “Эй, прочитайте это, но отвечать не обязательно”.

Этот вариант необходим, когда в письме есть релевантная информация или нужно соединить другого человека с фактическим получателем.

Скрытая копия (BCC): Эта функция также копирует контакт на адрес электронной почты, но никто помимо адресата не будет видеть, что он получили это письмо. Другими словами, если послать письмо Майклу Скотту, а скрытую копию Джиму Хэлперт, то Майкл не будет знать, что Джим тоже получил его.

Зачем использовать BCC?

Чтобы скрыть адреса электронной почты. Эта функция может использоваться, чтобы оставить чью-то электронную почту в тайне от других. Например, если рассылать группе людей письма о предстоящем событии, можно выбрать BCC для всх электронные писем, чтобы не разглашать чужие адреса электронной почты без разрешения.

Для общего сведения: BCC позволяет человеку, не включенному в тред, увидеть сообщение.

Хороший тон: BCC позволяет вежливо удалять людей из цепочки писем. Например, если босс представляет человека кому-то, это будет хорошим тоном отправить боссу скрытую копию в ответ. Это показывает, что человек ответил, не затопляя инбокс потоком писем туда и обратно.

«Ответить» против «Ответить всем»

Ответить: Этот вариант позволяет непосредственно ответить тому человека, который писал по электронной почте в последний раз. Если отвечать непосредственно на первое сообщение, ответ пойдет к оригинальному отправителю электронного письма. Но если ответить на письмо кого-нибудь другого из цепочки, в итоге ответ отправится только тому человеку.

Ответить всем: При выборе этого варианта ответ отправляется всем, чьи адреса в полях «К» или «Копия». Это полезно для сообщения информации, которая касается всех.

Если есть сомнения, лучше выбрать «Ответить». Не стоит быть раздражающим человеком.

Пересылка писем

Для соблюдения почтового этикета нужно соблюдать несколько правил при пересылке:

Некоторые электронные письма не предназначены для пересылки. Если контакт сообщает личную или закрытую информацию, нужно пересылать такие письма с больщой осторожностью.

При пересылке долгого почтового треда, хорошим тоном будет резюмировать то, что обсуждается в письмах, чтобы получатель точно знал, чего от него хотят. Нет ничего хуже, чем получить цепочку из 50 писем с примечанием, в котором просто говорится “посмотрите ниже”.

Чтобы пересланное письмо начало новую почтовую цепь (вместо того, чтобы быть частью текущего треда), нужно просто включить собственный комментарий в строку темы.

Строка темы новой ветви дискуссии: Взгляните на это! Fw: примечания со вторника

Время ответа

У всех переполненные ящики входящих сообщений и плотные графики, поэтому не всегда возможно ответить на письмо сразу же. Надлежащее время ответа зависит от человека:

Непосредственные участники команды: Ответ в течение 12 часов. Команда должна работать быстро и эффективно; к тому же, большинство писем касается оперативных вопросов.

Общие коллеги: Для всех остальных сотрудников время ответа составляет 24 часа. Не получается ответить в этот период времени? Нужно сообщить им, что письмо прочитано, и ответ будет готов к времени Х.

Внешние контакты: Если письмо не отмечено как срочное или то, на которое нужно ответить как можно скорее, подходящим временем ответа будет конец той недели, на которой это письмо получено — например, если его получили во вторник, необходимо ответить до пятницы этой недели. Для контактов высокой ценности время ответа составляет 24 часа.

Ответы при отсутствии на работе

Если сотрудник будет недоступен длительное время, автоматизированный ответ «ООО» (Out-of-Office) даст знать, что он не в состоянии ответить на сообщение до даты возвращения в офис.

Хорошие и плохие варианты для ответов ООО:

• Хорошо: Сообщить, сколько времени сотрудник будет недоступен.
• Плохо: Создавать ответ ООО на один день.
• Хорошо: Предложить другого сотрудника, с которым можно связаться по срочным вопросам.
• Плохо: Не сообщить этому коллеге, что его включили в ответ ООО.
• Хорошо: Включить «ООО» в свой заголовок писем, чтобы люди могли легко определить автоматизированный ответ.
• Плохо: Включать больше деталей, чем необходимо: например, где именно сотрудник проводит отпуск.

Если сотрудник берет отпуск на продолжительный период времени, может быть полезно оставить канал для связи в действительно срочных и требующих внимания ситуациях.

Отправка с телефона

Не стоит добавлять “Пишу с телефона” или “Написано на телефоне — пожалуйста, извините за опечатки”. Многие люди используют это в качестве оправдания своей лени, чтобы лишний раз не перечитывать письмо, прежде чем нажать «Отправить».

Было полезно? Оцените, пожалуйста, и поделитесь с друзьями!

Как писать email письма грамотно — E-mail этикет

5 (100%) — 2 оценок

digistr.ru

Как писать письмо-просьбу и письмо-заявление на английском языке ‹ Инглекс

Одна из самых сложных задач не только в английском, но и в русском языке — ведение деловой переписки и в принципе написание писем в формальном стиле. В этой статье мы расскажем вам, как правильно написать письмо-просьбу (letter of request) и письмо-заявление (letter of application) на английском языке, дадим списки фраз, которые помогут быстро и грамотно составить такие письма, а также приложим примеры писем.

Письмо-просьба на английском языке. Letter of request

Письмо-просьба (letter of request, letter of request of permission) — один из видов деловой переписки, который используют в том случае, если возникает потребность обратиться за:

1. Разрешением на использование любых материалов, юридически принадлежащих другим лицам.
2. Разрешением на проведение собеседования или встречи.
3. Помощью в организации или проведении мероприятия.
4. Информацией (уточняющими документами, сведениями о стоимости определенного товара, его наличии в каталоге и т. д.).
5. Советом относительно каких-либо организационных действий или решений.
6. Советом к эксперту в какой-либо области.

В начале письма следует указать ваш адрес (название и адрес компании, которую вы представляете), а затем — название и адрес компании, в которую вы обращаетесь.

Каждый пункт письма-просьбы на английском должен быть представлен отдельным параграфом. В первом параграфе обозначьте цель вашего письма. Будьте вежливы, но прямолинейны. Важно писать по существу, сохраняя официально-деловой стиль.

Если это уместно, укажите предельный срок выполнения вашего запроса, а также предоставьте уточняющую информацию о себе и сложившейся ситуации. Добавьте ваш телефонный номер и адрес электронной почты и предложите связаться с вами в случае возникновения каких-либо вопросов.

Завершите письмо, поблагодарив получателя за помощь и внимание, уделенное данной просьбе.

В письме-просьбе на английском вы можете использовать следующие фразы:

Фраза	Перевод
Цель письма
I am writing to ask if you would be so kind/generous as to…	Я пишу, чтобы спросить, не будете ли Вы столь добры/щедры…
I am writing to request your assistance concerning the matter of…	Я пишу, чтобы попросить Вашей помощи касательно вопроса о…
I wonder if you could possibly help me… I wonder if it would be possible for you to help me…	Я интересуюсь, не могли бы Вы помочь мне…
I would (greatly) appreciate it if you could… I would be most grateful if you could…	Я буду (весьма) признателен, если Вы… Я был бы очень благодарен, если бы Вы…
I am writing to ask/enquire if/whether you could possibly tell/inform me…	Я пишу, чтобы узнать, не могли бы Вы рассказать мне / проинформировать меня о…
I am writing to request your permission for…	Я пишу, чтобы попросить Вашего разрешения на…
I wonder if I might ask you for / request your valuable advice on/concerning…	Мне интересно, могу ли я спросить/просить Вашего совета относительно…
Дополнительные вопросы
I would also like to know…	Я бы также хотел узнать…
Could you send me more details…	Не могли бы Вы отправить дополнительную информацию…
Could you tell me, whether…	Не могли бы Вы сказать…
Заключительные фразы
I hope that my request will not inconvenience you too much.	Надеюсь, моя просьба не доставит Вам большого неудобства.
I must apologize for troubling you with this matter.	Прошу прощения, что потревожил Вас по данному вопросу.
I hope that you will forgive me for taking up your valuable time.	Надеюсь, Вы извините меня за то, что отнял Ваше драгоценное время.
I look forward to hearing from you as soon as possible. I look forward to receiving your reply as soon as possible.	С нетерпением жду ответа от Вас. С нетерпением жду Вашего скорого ответа.
Thank(ing) you in anticipation of your kind cooperation. Thank(ing) you in advance for your kind cooperation.	Заранее благодарю Вас за Ваше любезное сотрудничество.

Пример письма-просьбы на английском языке о разрешении:

Пример письма-просьбы

Письмо-заявление на английском языке. Letter of application

Письмо-заявление (letter of application, letter of application for a course) чаще всего является приложением к резюме, но оно также пишется при поступлении в университет, колледж или на краткосрочные курсы. В таком письме следует указать детальную информацию о полученном вами образовании и опыте. Это повысит ваши шансы на получение желаемой должности или на зачисление в выбранное учебное заведение.

В начале письма следует указать название и адрес учебного заведения или фирмы, а при необходимости — имя и должность человека, к которому вы обращаетесь.

Как и в любом деловом письме, каждый пункт вашего заявления должен быть освещен в отдельном параграфе. В первом параграфе следует указать цель вашего письма. Затем необходимо подробно рассказать про имеющуюся у вас квалификацию и опыт. Вы также можете указать ваши жизненные цели и интересы. Упомяните обо всех образовательных учреждениях, которые вы посещали, поделитесь информацией о курсах и стажировках, которые вы проходили. Далее стоит обозначить причины, побудившие вас подать заявку в данное учебное заведение или отправить резюме именно в эту компанию.

Следует придерживаться официально-делового стиля речи, быть вежливым и честным, приводить только достоверные факты.

В конце письма укажите, какие сопроводительные документы вы прилагаете к письму. Выразите признательность за рассмотрение вашего заявления и надежду на быстрый положительный ответ. После подписи вы можете привести свои контактные данные.

В письме-заявлении на английском вы можете использовать следующие фразы:

Фраза	Перевод
Цель письма
I am writing to apply for admission to the course in…	Я пишу, чтобы подать заявку на поступление на учебный курс в…
I would like to be considered for a place on the course in…	Я прошу рассмотреть мое заявление о поступлении на учебный курс в…
I am writing with regard to…	Я пишу в связи с…
I am writing to apply for… which I saw advertised in…	Я пишу для того, чтобы подать заявку на…, объявление о которой я увидел в…
I would like to express my interest for…	Выражаю заинтересованность в…
Упоминание о квалификации (опыте)
I hold a certificate/degree in…	У меня есть сертификат/степень в…
I have taken/passed examination…	Я сдал экзамен на…
I have completed the following courses / degree course…	Я окончил следующие курсы / учебный курс на получение степени…
My degree is in English.	У меня научная степень в области английского языка.
Уведомление о приложении
I enclose / have enclosed a copy of my degree/diploma…	Прилагаю копию аттестата/диплома о присуждении научной степени…
I have attached all the other necessary documents like…	Прилагаю все необходимые документы, такие как…
Please find enclosed a copy of my degree/diploma…	Ниже прилагаются копии моего диплома/аттестата…
Заключительные фразы
I would be glad to attend an interview at any time convenient to you.	Я с удовольствием пройду собеседование в любое удобное для Вас время.
I hope that you will consider me for entry/admission to…	Надеюсь, что Вы рассмотрите мою кандидатуру на поступление/допуск в…
I hope that you will consider my application…	Надеюсь, Вы рассмотрите мое заявление…
I hope you take a favorable decision regarding my application for…	Надеюсь на положительное решение относительно моего заявления о…

Пример письма-заявления на английском языке о поступлении на учебный курс:

Пример письма-заявления

Как видите, нет ничего сложного в составлении письма-просьбы и письма-заявления на английском языке. Используя приведенные нами фразы и примеры, вы легко справитесь с поставленной задачей. А если вы испытываете трудности с письменной английской речью или хотите быстро научиться вести переписку, приглашаем вас на курсы английского по Скайпу. Наши преподаватели помогут вам улучшить знания.

Мы составили для вас документ, в котором собраны фразы для написания письма-просьбы и письма-заявления.

Список фраз по теме «Как писать письмо-просьбу и письмо-заявление на английском языке» (*.pdf, 231 Кб)

© 2019 englex.ru, копирование материалов возможно только при указании прямой активной ссылки на первоисточник.

englex.ru

КАК ПИСАТЬ И ЧИТАТЬ ПИСЬМА

Я считаю, что все мы немного разучились писать письма. А жаль! Во многих письмах вообще не чувствуется личность того, кто пишет. В письмах вы сообщаете друг другу лишь о том, что вы живы-здоровы, а поскольку такое извещение слишком кратко, вы разбавляете его банальностями. В былые времена…

Ты протестующе поднимаешь руку: пожалуйста, не надо классических примеров, начиная с Цицерона и кончая Феликсом Мендельсоном-Бартольди,— у людей того времени не было наших забот и жизнь их протекала не в таком темпе!

Это, конечно, так, но знание некоторых правил написания писем помогает быстро и хорошо написать письмо.

Если письмо написано не с какой-то определенной целью и не затрагивает только одну проблему, оно всегда должно передавать адресату настроение пишущего. «Пиши так, как ты говоришь, и это будет прекрасно» — такой совет давал Лессинг своей сестре. Если к тому же, чтоб ответить на письма, ты выкроишь побольше времени, сократив, например, прогулку по городу и осмотр витрин, ты вступишь в духовный контакт со многими людьми и на твоей совести не будет больше писем, оставшихся без ответа.

Содержание — это, конечно, в письме самое главное. Содержание характеризует автора письма. Однако кто станет оспаривать, что внешнее оформление письма и его стиль тем не менее дают представление, и довольно определенное, об отправителе письма. Но прежде чем детально разобрать оформление письма, рассмотрим десять заповедей общего характера.

Правила хорошего тона требуют ответа на каждое письмо. Не откладывай ответ в долгий ящик и не пиши его в спешке. Если сразу ответить нет времени, лучше не медля отправить открытку — своего рода промежуточную весточку.

Тот, кто хранит старые письма, должен относиться к этому внимательно. Как бывает неприятно, когда малышка Танечка неожиданно находит пачку маминых любовных писем десятилетней давности и начинает играть в «почтальона», разнося их по всему дому.

В конце написанного на машинке письма личного характера надо написать хотя бы несколько строк от руки. Подписывается письмо в любом случае собственноручно, следовательно, не годится ни факсимиле, ни напечатанная на машинке подпись. Приглашения, поздравления и соболезнования следует по возможности писать от руки.

Такие замечания, как «Прошу извинить за плохой почерк, но я очень спешу, потому что хочется отправить письмо с сегодняшней почтой», не могут служить извинением за неразборчивый почерк.

Тому, кто не в ладах с орфографией, лучше сначала заглянуть в словарь или орфографический справочник, если он чувствует себя неуверенно, нежели отправлять письмо с массой ошибок.

Письма личного характера нужно также строить логически. Иному может показаться, если пишешь подряд все, что приходит в голову, то это свидетельствует о доверительном отношении автора к адресату. Но такая манера писать письма свидетельствует лишь о том, что вам лень собраться с мыслями. Так письма писать невежливо. Важные письма пишут сначала на черновике. Даже если у вас совсем мало времени, письмо перед отправкой следует перечитать. В плохом настроении ответ лучше не писать. Если вы все же сделали это, излив в письме свою досаду, то плод сего настроения следует тут же разорвать, а ответить своему адресату утром.

Порядочному человеку не пристало писать анонимные письма.

По возможности в письмах надо избегать приписок. Но если это необходимо, то следует написать post scriptum, после чего дописать, что нужно, и поставить свои инициалы.

Адрес. Написание адреса на письме значительно упростилось с начала XVIII века, когда в обращение были введены листы почтовой бумаги определенного формата и конверты. Писать письма стало гораздо удобнее, если принять во внимание, каким длинным было в давние времена обращение, с которого начиналось письмо:

«Их Высокоблагородиям и Благородиям, почтенным, непоколебимым и высокообразованным, засим соответственно высокорожденным Высокоблагородиям и Благородиям, соответственно находящимся в услужении его Императорского и Королевского католического Величества действительным тайным советникам, засим высокочтимым императорским председателям и заседателям судебных палат достопочтенного Императорского суда в Ветцларе, а также нашим особо уважаемым и высокопочитаемым господам и выдающимся особам, засим всем досточтимым и почтеннейшим господам».

Ну каково?

Когда конвертов еще не было, письма просто складывали, перевязывали шелковой нитью, концы которой скреплялись восковой печатью. Когда формат письма значительно уменьшился, то печать стали ставить на сгибе письма. Позже, как переходная форма к конвертам, которые стали употреблять примерное 1715 года, использовался лист простой белой бумаги, в которую завертывали письмо.

Обращение в письме и окончание письма. В наши дни обращение к адресату определяется характером личных отношений. В письмах в учреждение или в ходатайствах и т. д. обращение, как правило, отпадает. Если же вы пишете какому-то определенному сотруднику учреждения, то в обращении ставят имя и отчество, например: «Глубокоуважаемый Михаил Константинович!» и т. д.

Концовка письма соответствует обращению.

Почтовая открытка. Видовая открытка. Следует иметь в виду, что открытки — не для интимных излияний. Их лучше доверить письму. Промежуточным звеном до отправления послания интимного характера, не предназначенного для чужих глаз, является открытка, отправляемая в конверте. Видовые открытки посылают, только чтобы передать привет. Если вы, находясь в отпуске, отправляете сразу несколько открыток разным адресатам, то шаблонные фразы лучше не употреблять. Отправителю будет неловко, если двое его знакомых, случайно сравнив полученные от него открытки, обнаружат в них одинаковый текст.

Тайна переписки. Неприлично подслушивать чужой разговор, и так же бестактно заглядывать в письма и открытки, адресованные другим. Переписка всегда касается только тех, кто ее ведет, но не посторонних.

Тайна переписки охраняется даже законом.

Положение о тайне переписки распространяется и на супругов, хотя, собственно, у них не должно быть тайн друг от друга. Вместе с тем бывает и так, что супруги настолько доверяют друг другу, что один поручает другому вскрывать его корреспонденцию. Но и супруги могут иметь иной раз небольшие секреты друг от друга.

Визитная карточка. С уходом в прошлое феодального строя- утратила свое значение и визитная карточка тех времен, выполнявшая роль так называемой «гостевой» карточки. Но как карточка, предназначенная для деловых отношений, она все больше и больше приобретает практическое значение, поскольку с ее помощью можно легко и быстро сообщить свой адрес и телефон. Кроме имени, отчества и фамилии, на карточке обычно указываются ученая степень, профессия или официальная должность. Помимо этого, проставляется название предприятия или учреждения и номер телефона (иногда пишется и домашний адрес). Если ваш бизнес предусматривает зарубежные контакты, то на обороте карточки, вся эта информация (за исключением отчества) должна быть изложена на языке той страны, с которой вы ведете дела, или на английском языке.

Вы в разделе: Этикет

vanilla.su

как написать грамотно 🚩 как написать деловое письмо 🚩 Советы по карьере

Деловое письмо можно охарактеризовать как визитную карточку компании. Поэтому очень важно, чтобы деловое письмо было составлено грамотно – от него зависит формирование положительного имиджа компании. Деловое письмо представляет официальный документ, содержащее служебное послание в виде запросов, предложений, просьб, претензий, поздравлений и т.д.

Деловое письмо должно быть составлено соответствующим образом, поскольку любое отступление от правил может повлечь за собой его юридическую неправомерность. Залог успеха вашего бизнеса – это деловое письмо, правильно оформленное на фирменном бланке, имеющее однозначное содержание. Как правило, для делового письма используется фирменный бланк компании с ее логотипом, официальным названием, юридическим адресом и банковскими реквизитами.

Обычно шапка письма содержит информацию о должности, ФИО адресата, которые располагаются в верхнем правом углу. Само обращение должно быть расположено по центру письма, а заканчиваться восклицательным знаком, например, «Уважаемый господин Селезнев!», «Уважаемая Татьяна Ивановна!». Обращение должно быть размещено посередине страницы. Не стоит сокращать слова, такие как «г-жа», «г-н» или инициалы — в деловом письме это неприемлемо. Шапку можно выделить жирным шрифтом.

Следующим шагом необходимо написать вступление, которое будет содержать информацию о цели делового письма и о причине его составления. Затем – основная часть, в которой излагается о сути письма и основной идее его написания. Следом – резюме, краткое подведение итогов, например,  «Прошу извинить за задержку с ответом», «Надеюсь (надеемся)», «Уверены (уверен)» и т.д.

В заключение делового письма должна быть прописана подпись: «С уважением, должность и ФИО». Также можно указать контактный телефонный номер, название и юридический адрес фирмы, электронный адрес. Приложения к письму необходимо оформить на отдельных листах. Информация о наличии приложений должна располагаться в теле делового письма перед подписью. Большинство писем направлено на то, чтобы заинтересовать получателя писем и заставить его действовать в нужном для отправителя направлении. Поэтому, чтобы написать деловое письмо, необходимо подготовить точный, ясный, однозначный и лаконичный текст.

 

www.kakprosto.ru

Как писать письма, чтобы на них отвечали? / Alconost corporate blog / Habr

Каждый из нас получает много писем. Да и отправляет не меньше. Когда мы составляем важное письмо, мы рассчитываем, что на него ответят или сделают то, о чем мы попросили.

Однако, если вы посчитаете количество входящих писем и умножите на время, которое нужно, чтобы прочитать и ответить на все — вы будете в шоке. Рабочего дня вам просто не хватит.

Существуют несложные приемы, которые увеличат ваши шансы получить ответ. Если вы последуете этим советам, вам будут благодарны.

Переведено в Alconost.

1. Пишите кратко и по существу

Люди часто пишут слишком много. Когда я составляю важное письмо, в основном я думаю не о том, чего бы еще дописать, а о том, что я могу выкинуть. Когда дело касается электронной почты, меньше — значит лучше. Если вы сомневаетесь, нужно ли что-то писать — не пишите.

2. Самую важную просьбу размещайте в начале

Многие отправляют письма без «призыва к действию». Постарайтесь писать так, чтобы читатель понял, чего вы пытаетесь добиться. Если вы не предполагаете никаких ответных действий, сообщите об этом сразу: «информация в письме — просто для вашего сведения, никаких действий не требуется».

Сложный вопрос не всегда получается описать лаконично. Если у вас вышло много текста — сообщите свою просьбу в самом начале.

Когда я пишу суперважное письмо с указанием обязательных сроков, я выделяю основную информацию красным цветом и жирным шрифтом. Пример: я пишу письмо с приглашением к участию в каком-либо событии. Я выделю красным цветом дату события, дату, до которой нужно подтвердить участие, и место проведения события. Вся эта информация будет в самом начале письма.

3. Разбивайте большие письма на параграфы

Когда письма становятся слишком длинными из-за обилия деталей, я разбиваю их на параграфы (как в этом посте). Хорошо структурированный текст помогает понять, о чем идет речь. Кроме того, читателю будет проще быстро просмотреть письмо и найти нужные данные. Если получатель откроет ваше письмо и увидит огромный блок текста, он, скорее всего, отмахнется и переключится на остальную почту (перечитайте пункт 2 — если вы напишете все самое важное в начале и выделите жирным шрифтом, получатель хотя бы запомнит, чего вы хотели).

4. Пишите кому-то одному

Это очень важно. Это — основная причина, почему я взялся за этот текст. Я часто вижу людей, которые пишут сразу всем. Например, CEO, который пишет всему правлению: «пожалуйста, помогите мне разобраться с Google» или «взгляните на список потенциальных инвесторов и скажите мне, что думаете».

Даже если люди хорошо мотивированы, они вряд ли ответят на обращение к группе. Это может подтвердить любой социолог.

В комментариях Мартин Пикок написал, что это, вообще, известный эффект:

Представьте, что вы получили письмо, в котором говорится: «Эй, Сара, я бы хотел попросить тебя о небольшой услуге…», — или даже: «Сара, 17 февраля я провожу мероприятие и хочу знать, сможешь ли ты прийти». Вы понимаете, что это письмо адресовано лично вам. Если вы не ответите, вы подведете своего собеседника.

Когда вы отправите письмо с текстом: «Я бы хотел, чтобы мне кто-нибудь помог…», — все решат, что поможет кто-то другой. Да, есть люди, которые отвечают на подобные письма. Но их намного меньше, чем тех, кто откликнется на персональное обращение.

Поверьте моему опыту — я пробовал оба варианта на протяжении многих лет.

Проще всего сделать так: напишите общую часть письма, которая будет одинаковой для всех. После этого создайте несколько вариантов текста. Добавьте имя того, к кому обращаетесь. Я часто приписываю что-то персональное в начале каждого письма и/или изменяю данные, относящиеся к вопросу.

Конечно, это труднее, чем написать одно письмо для всех. Поэтому, в случае, если вопрос не очень важный, я делаю массовую рассылку. Однако, если речь идет о чем-то серьезном, я пишу личные письма.

Я нашел приложение, которое должно облегчить мне задачу. Оно называется ToutApp. Я познакомился с его создателем и попробовал демо-версию. Мне понравилось, как оно сделано и что умеет.

5. Тема письма должна быть весомой

Заголовок письма значит не меньше, чем текст твита или название статьи. Мы — поколение беглых читателей. Мы просматриваем заголовки писем, чтобы понять, какие из них нужно открыть. Через несколько дней, если письмо не прочитано, оно, скорее всего, пропало без вести. Если о нем не напомнить, на него никогда не ответят.

Поэтому пишите заголовки так, чтобы ваши письма читали!

Я пишу что-то вроде:

• небольшая, но очень важная просьба
• важное вступление: компания a / компания b
• заканчиваются места на круглом столе «Будущее ТВ» — подтвердите участие на этой неделе
• небольшой вопрос — вы можете помочь?

Или как-то так. Еще раз, я не всегда пишу идеальные заголовки — я часто нажимаю «отправить», не думая. Однако, если это важное письмо — от его заголовка зависит судьба ответа.

6. Время дня имеет значение

Не отправляйте важные письма вечером пятницы (только если у вас очень срочное дело). Я обычно пишу текст письма в конце недели, а отправляю утром в понедельник. Я хочу, чтобы письмо было в начале списка, а не в самом низу. Многие начинают свой рабочий день с проверки почты (хотя специалисты по продуктивности советуют не делать этого!)

Мне сказали, что ToutApp умеет отправлять письма по заданному расписанию.

Кстати, если я пишу пост для блога в субботу, утром понедельника я напоминаю об этом в Twitter — по той же самой причине.

7. Намылить, смыть и повторить

Когда я был моложе, я страдал, если на мои письма не отвечали. Сам я тогда получал мало писем и мог ответить всем.

С годами я понял, что некоторые люди перегружены и не могут обработать все, что им приходит. Чем выше ваша должность, тем сложнее требования, больше работы, и так далее. Чем старше мы становимся, тем больше у нас ответственности за пределами работы, и тем меньше людей сидит до 2 часов ночи, чтобы ответить на каждое письмо.

Поэтому просто отправьте вашу просьбу еще раз. Я обычно жму «ответить всем», чтобы адресат увидел, что это второе письмо на ту же тему. Я никого не обвиняю. Это глупо. Если я говорю с важными людьми, то поставить их в неудобное положение — последнее, чего я добиваюсь.

Я просто пишу что-то вроде: «Я знаю, что вы очень заняты. Надеюсь, вы не возражаете против того, чтобы мое письмо снова попало в ваше поле зрения» и повторяю свою просьбу.

Выждав некоторое время (чтобы не выглядеть назойливым попрошайкой), я отправляю письмо в третий раз. И говорю: «Прошу прощения за повторное письмо, я не хотел быть навязчивым. Однако, я надеюсь, что у вас найдется две минуты для меня до следующей среды, чтобы…».

Комментарий переводчика: я бы хотел добавить еще один совет из личной практики. Если вам надо написать письмо на иностранном языке, которым вы не владеете свободно — не тратьте время и не мучайте себя выдавливанием формулировок и фраз, запомненных еще со времен школы. Сразу пишите письмо на родном языке, а затем переведите его у хорошего проверенного переводчика. В таком случае у вас получится «то, что хотел сказать», а не «то, как получилось сформулировать».

Если у вас нет под рукой надежного переводчика — вы можете попробовать наш сервис живых онлайн переводов Alconost Nitro. Уверен, экономия времени и эффект от хорошо написанного и переведенного письма стоят тех денег, которые вы отдадите за перевод.

Чтобы протестировать сервис бесплатно — зарегистрируйтесь в системе, пришлите нам на [email protected] ваш логин и пару строк о себе, и мы дадим вам купон на пополнение счета. Купон действует только для новых аккаунтов.

О переводчике

Перевод статьи выполнен в Alconost.

Alconost занимается локализацией приложений, игр и сайтов на 60 языков. Переводчики-носители языка, лингвистическое тестирование, облачная платформа с API, непрерывная локализация, менеджеры проектов 24/7, любые форматы строковых ресурсов.

Мы также делаем рекламные и обучающие видеоролики — для сайтов, продающие, имиджевые, рекламные, обучающие, тизеры, эксплейнеры, трейлеры для Google Play и App Store.

Подробнее: https://alconost.com

habr.com