Как оформить изменения в штатном расписании образец: Приказ о штатном расписании 2020 и 2021

Правила написания приказа о внесении изменений в штатное расписание

Если речь идет о частичном дополнении, то основная часть действующей формы не затрагивается. Утверждается она на текущий год, поэтому в таких случаях целесообразно использовать дополнительные унифицированные документы.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Оформление изменений в штатном расписании, составляемые на втором дополнительном бланке, начинается с указания обстоятельств, которыми вызваны подобные решения ответственного лица. После этого прежние нормы указываются как недействующее, а в дополнительном бланке дается ссылка на новые положения. Если уполномоченное лицо не имеет право проставления подписи, то уже готовые документы оно передает на подпись условному руководителю организации.

Кто может вносить изменения в штатное расписание?

Сделать это может как руководитель организации, так и любое уполномоченное лицо, являющееся сотрудником данного учреждения. Но в любом случае издавать должный приказ о внесении поправок должен только работодатель. Заполнение же самой формы может быть возложено на работника.

В какой срок вносятся изменения в штатное расписание?

Императивных сроков для обязательного внесения дополнений — нет. Но после их конечного отражения приказ должен быть вынесен не позднее 3-х суток (ст. 57). В зависимости от оснований данный срок может быть увеличен, но не более чем на оду неделю.

Издание приказа является конечным действием для ввода поправок в силу. После этого руководитель должен представлять сотрудникам образец уведомления об изменении штатного расписания.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание — образец

Форма должна соответствовать методическим рекомендациям на этот счет, но бланк в каждом случае можно использовать отдельный для каждой организации. Вносить поправки допускается и по локальным правилам.

Скачать образец

Основания и варианты изменения штатного расписания

Такими основаниями могут являться:

• ввод новой должности;
• мероприятия по сокращению/увеличению текущего штата;
• переименование должности;
• увеличение/уменьшение окладной части;
• ликвидация штатной единицы;
• поправки в положения по региональному МРОТ.

Каждое из этих оснований обязательно прописывается в локальном приказе.

Изменение штатного расписания в связи с введением новой должности

Для этого достаточно в общий реестр должностей добавить еще одну штатную единицу, если ее деятельность никак не влияет на рабочие обязанности остальных сотрудников. Если влияние предусматривается, то на это в документе проставляется соответствующая ссылка с указанием уже недействующего положения. Первый вариант применяется на практике намного чаще.

В связи с сокращением штата

В этом случае из реестра должностей исключаются все сокращенные должности, которые будут здесь формально фигурировать до начала следующего года. Об их недействительности в документе проставляется соответствующая ссылка (печать). Одновременно они исключаются и из ведомственного табеля. На следующий год данные локальные формы составляются уже с их исключением (ст. 57).

В связи с переименованием должности

В служебном реестре напротив с искомой должностью проставляется печать о переименовании с указанием нового наименования. Бланк будет действовать до конца текущего года именно в этом виде. На следующий год в процессе утверждения расписания штатная единица указывается уже в новом наименовании без каких-либо ссылок.

В связи с изменением оклада

Если оклад увеличивается/уменьшается в отношении одного сотрудника, то здесь нужно действовать по аналогии с процедурой переименования — используется действующий бланк с проставлением ссылки о новой величине оклада. Если поправки касаются всего штата, то вносить их можно только после того, как будет издан соответствующий приказ об изменении штатного расписания в связи с увеличением МРОТ.

В связи с ликвидацией должности

Действие уполномоченного лица в этом случае будут аналогичны случаю сокращения сотрудника. Основная часть реестра не затрагивается, потому что на текущий год достаточно указания обстоятельств, свидетельствующих о ликвидации. С нового года реестр составляется уже без исключенной ранее должности.

Сколько раз в год можно вносить изменения в штатное расписание?

В диспозиции статьи 57-ой ТК РФ не обозначено каких-либо ограничений на этот счет. Соответственно, вносить поправки можно несколько раз за текущий год, предварительно издав приказ об их внесении. На следующий год реестр не должен содержать никаких дополнений по мере их внесения в соответствии с уже новыми потребностями организации.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Изменения штатного расписания, приказ о внесении изменений

Tема: Штатное расписание (Штатний розпис).

Практикуют два cпособа внесения изменений в штатное расписание:

1) Издaть приказ о внесении изменений в штатное расписание, перечислив изменения в тексте этого приказа.

2) Утвeрдить приказом новое штатное расписание.

Для незначительных изменений вполне подходит первый способ. Второй способ логичнее использовать, если планируются существенные изменения.

Приказ о внесении изменений cоставляют в произвольной форме. В нeм указывают основания изменений и кoнкретную дату, с кoторой изменения вступают в силу.

Оcнования внесения изменений в штатное расписание, сoдержащиеся в этoм приказе могут быть разными, например:

01) оптимизация организационной структуры предприятия;

02) реорганизация предприятия;

03) изменение объемов деятельности;

03) проведение мероприятий, направленных нa улучшение деятельности предприятия или его подразделений.

Увольнение работника, кроме сокращения штата, например, в связи с изменением объемов деятельности, не является основанием для удaления из штатного расписания должности, кoторую занимал этот работник (дополнительно:  Проверки по труду). Если сокращение объемов деятельности все же произошло и эту должность убрали из штата, а через некоторое время опять ее ввели, то не забываем о такой обязанности, как Индексация зарплаты.

Для будущих индексаций зарплаты месяцем повышения дохода станет месяц, в котором последний раз (еще перед удалением из штатного расписания) повышали зарплату по данной должности. Избежать этого можно, если при повторном внесении этoй должности в штатное расписание пoвысить оклад по ней.

Количество и пeриодичность изменений штатного расписания в тeчение текущего года не ограничено.

Если это связано c изменениями существенных условий труда, тo каждый работник, которого этo касается, должен быть пoставлен в известность не пoзже чем за два месяца (cт. 32 и 103 КЗоТ).

Пример приказа приведен ниже.

Общество с ограниченной ответственностью «Трудоголики-Интертнешнл»

ПРИКАЗ

№ 104-К от 28.07.2020 г.

г. Одесса                                                     

О внесении изменений в штатное расписание

B cвязи с увеличением объемов продаж и трудоемкости работ по ведению бухгалтерского учета

ПРИКАЗЫВАЮ:

Внести с 1 августа 2020 гoда в штатное расписание oт 01.02.2020 г. № 1 следующие изменения:

1. Bвести в отделе cбыта должность «экспедитор» с окладом 9600 грн. Количество штат­ных единиц пo должности — 2.

2. Ввести в буxгалтерии должность «бухгалтер» с окладом 8000 грн. Количество штатных единиц пo должности — 1.

Начальнику отдела кадров Закадренко Ю. К. внeсти изменения в штатное расписание дo 1 августа 2020 года.

Директор    ________________________                                       Суровый К. Н.

С приказом ознакомлен     ______________________  Закадренко Ю. К.  28.07.2020 г

Еще один пример приказа —  об изменении профессий в штатном расписании > > >.

Другие страницы по теме «Внесение изменений в штатное расписание»:

01) Правила внутреннего трудового распорядка,

02) Изменение режима работы,

03) Калькулятор расчета отпускных онлайн,

04) Калькулятор расчета больничного,

05) Калькулятор расчета декретных.

Изменения в штатное расписание и в организационную структуру, если меняется наименование должности и вводится новое структурное подразделение

В соответствии с абз. 3 ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ обязательным для включения в трудовой договор является условие о трудовой функции (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы).

Поэтому изменение наименования должности влечет за собой внесение изменений в штатное расписание и в трудовой договор.

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (далее — Указания), утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление), штатное расписание (унифицированная форма N Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Согласно Указаниям штатное расписание утверждается приказом, подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Изменения в штатное расписание вносятся также в соответствии с приказом руководителя организации или уполномоченного им на это лица. С изменениями в штатном расписании необходимо ознакомить тех работников, которых это касается.

Что касается порядка внесения изменений, то возможно несколько вариантов действий. Если изменения носят единичный характер, целесообразнее издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. В этом случае вносимые изменения можно зафиксировать в самом приказе, а в штатном расписании напротив исправленной позиции (в примечании) указать номер и дату приказа об изменении.

Если изменения коснулись не только наименования должности, но и структурных подразделений, целесообразнее издать новое штатное расписание.

Следует понимать отличие переименования от перевода на другую должность. При переводе на другую работу внутри одной организации происходит постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения. Переименование должности влечет за собой только изменение названия должности, но функция, закрепленная в трудовом договоре, не меняется.

Пунктом 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, предусмотрено, что изменения и дополнения, внесенные в штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа вносятся соответствующие изменения и дополнения.

Таким образом, при внесении изменений в штатное расписание необходимо внести соответствующие изменения и дополнения в трудовой договор, в трудовую книжку и личную карточку работника на основании приказа руководителя.

Вывод. Для того чтобы внести изменение в штатное расписание, нужно издать приказ о внесении изменений либо утвердить новое штатное расписание. Если должность, название которой меняется, не вакантна, то при изменении штатного расписания необходимо внести соответствующие изменения в трудовой договор, заключив дополнительное соглашение, в трудовую книжку, личную карточку работника на основании приказа руководителя.

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс

Вопрос: Каким образом вносятся изменения в штатное расписание и в организационную структуру, если меняется наименование должности («менеджер по работе с клиентами» на «специалист договорного отдела») и вводится новое структурное подразделение? (Консультация эксперта, 2010) {КонсультантПлюс}

Исключение должности из штатного расписания: образец

Как происходит исключение должности из штатного расписания? Все знают, что «штатка» – это документ, в котором содержится информация о трудовых ресурсах фирмы. В том числе, сведения о численности работников, названиях их должностей, наименованиях структурных подразделений. По мере необходимости в штатное расписание можно вводить новые должности. А как осуществляется исключение должности из штатного расписания? Приказ, подготовленный нашим специалистами, поможет кадровикам не тратить время на составление собственного документа.

Свобода выбора

Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей коммерческого сектора экономики оформлять штатное расписание. Значит, составлять или не составлять штатное расписание остается на усмотрение компании. То есть руководство само решает, нужно ли фирме штатное расписание, или можно обойтись без него.

Однако, несмотря на необязательность, «штатку» лучше составить. Ведь штатное расписание содержит полную информацию о людских ресурсах организации и о месячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Если все же составлять «штатку», то как производится исключение должности из штатного расписания и введение другой?

Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).

Этот вопрос интересует кадровиков, ведь в компании могут происходить изменения, отражающиеся на штатном составе. Как оформить исключение должности из штатного расписания? Пошаговая инструкция помогла бы не ошибиться при проведении данной процедуры.

• разные права и обязанности;
• различный уровень ответственности.

Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить

Отметим, что изменения в штатное расписание вносятся не только при включении в «штатку» новых должностей, но и при исключении должности из штатного расписания после увольнения сотрудника. На дворе кризис, и компании сокращают штат, пытаясь хоть как-то сократить расходы на персонал.

Кадровики часто спрашивают, нужно ли утверждать штатное расписание каждый год, если нет изменений. Конечно, не нужно. «Штатка» – это не тот документ, который следует ежегодно переутверждать. Однако если изменения все же есть, то намного удобнее работать с обновленным документом.

Готовим приказ

Понятно, что исключение должности из штатного расписания в 2018г оформляется приказом руководителя организации, вносящим изменения в штатное расписание компании. Так следует поступить и при уменьшении размеров штата путем аннулирования одной должности, и при ликвидации целого структурного подразделения компании, и при исключении должности из штатного расписания и предложения новой.

• использовать унифицированную форму штатного расписания № Т-3, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1;
• применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, конечно, что в ней содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Отметим, что исключение должности из штатного расписания при сокращении нужно производить только на следующий день после увольнения работника. Дело в том, что нельзя убирать из штатного расписания занятые должности. Напомним, что день увольнения является последним рабочим днем. Значит, вводить в действие новую редакцию штатного расписания можно только на следующий день после освобождения должности работником. Таким образом, исключение должности из штатного расписания при сокращении штата возможно только на следующий день после увольнения.

Подробнее об этом см. «Сокращение должностей: формируем новое штатное расписание».

Единой унифицированной формы дополнения к штатному расписанию нет, поэтому приказ может быть составлен в произвольной форме.

Специально для читателей наши специалисты разработали приказ об исключении должности из «штатки». Образец можно бесплатно по прямой ссылке.

[DOC] Скачайте Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Ситуация при которой применим Приказ о внесении изменений в штатное расписание:

Штатное расписание — это внутренний организационно-правовой документ компании, в котором зафиксирован численный состав сотрудников с указанием должностей и должностных окладов.

При любом изменении или дополнении сведений, указанных в штатном расписании необходимо вносить изменения в действующее штатное расписание. Изменения в штатное расписание вносятся тем же документом, которым оно утверждается (Приказом, Решением, Протоколом). Фактически штатное расписание утверждается в новой редакции.

Законодательством не установлено, когда и сколько раз в год можно изменять штатное расписание. Поэтому изменение штатного расписания может происходить в любое время и неограниченное количество раз, когда появится такая необходимость в компании.

Однако следует помнить, что внесение изменений в штатное расписание, как правило, влечет изменение условий труда для работников (изменение размера заработной платы, изменение должности), либо увольнение работников в связи с сокращением штата. Поэтому, при изменении штатного расписания, необходимо выполнить процедуры по уведомлению Работников или по получению согласия Работников, установленные статьями 46, 53 ТК РК.

Требования к Приказу о внесении изменений в штатное расписание:

Представленный Приказ содержит все необходимые реквизиты, установленные законом, при этом по нижеследующим реквизитам необходимо соблюдать указанные требования закона:

• регистрационный номер приказа — Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, по личному составу, к которому относится Приказ регистрируются отдельно в соответствующих журналах (базах данных). К порядковому номеру Приказа через дефис добавляются литеры «л/с» или «к»;

• оттиск печати организации — для субъектов частного предпринимательства и индивидуального предпринимателя (при наличии).

Приказ о внесении изменений в штатное расписание регулируется: 

• Трудовой кодекс Республики Казахстан;

• иные нормативные правовые акты, регламентирующие, а также, связанные с данным правоотношением.

3 соображения при создании кадровой модели | Оценка кадровых потребностей системных специалистов в авиации

[M] моделей, например, для укомплектования персоналом [ATSS], могут быть либо моделями распределения, либо моделями достаточности, либо и тем, и другим. Модель распределения направлена ​​на справедливое и эффективное распределение имеющихся ресурсов независимо от их коллективной адекватности, тогда как модель достаточности предназначена для прогнозирования ресурсов, необходимых для поддержания производительности системы на том уровне, который считается приемлемым.Модель достаточности разработать сложнее. Он требует, чтобы организация принимала решения и устанавливала стандарты для приемлемой производительности, а также разрабатывала показатели эффективности, чтобы результаты можно было оценивать по этим стандартам (т. Е. Они могли быть подтверждены эмпирически).

[B] При оценке ресурсов, необходимых для достижения целей политики и безопасности, модель достаточности может быть наиболее точным способом определения кадровых потребностей и поддержки бюджетных запросов на должности [ATSS].

[D] Несмотря на различие между ролями достаточности и распределения, мы считаем, что кадровая модель [ATSS] должна выполнять обе функции. То есть он должен уметь оценивать совокупный спрос на персонал, давать прогнозы относительно последствий альтернативных уровней укомплектования персоналом и помогать направлять распределение ресурсов по функциям, регионам и офисам. (Национальный исследовательский совет, 2006: 32, 39, 40)

Рассмотрим основные особенности моделируемой ситуации

«Чем точнее модель отражает основные черты своего реального аналога, тем лучше она может выполнять свои функции» (Национальный исследовательский совет, 2006: 30).Ярким примером, который используется в других органах правительства, в ВВС США, является модель, используемая для понимания, прогнозирования, составления бюджета и распределения персонала для обслуживания самолетов. Математические представления процессов технического обслуживания самолетов, ремонтных сетей и частоты отказов компонентов позволяют аналитикам изучать огромные объемы данных и применять эти данные для прогнозирования с разумной точностью, например, количества обслуживающего персонала ВВС, необходимого для обслуживания и поддержки крыла самолета. истребитель, чтобы обеспечить заданную желаемую скорость генерации вылетов.Эта способность прогнозирования, конечно, ограничена доступом к необходимым данным и изменениями в системе, которые требуют обновления в модели. Модели обычно представляют взаимосвязь переменных с помощью алгоритмов и уравнений, которые могут различаться по сложности и формализации. ¹⁶ Оценка потребностей в персонале ATSS потребует вычислительной мощности и методов, которые могут уловить сложность требований к работе и произвести общесистемные оценки.

Определите, должна ли модель быть описательной или прогнозирующей

Отчет о штатах инспекторов по безопасности полетов за 2006 год содержит хорошее объяснение того, должна ли модель быть описательной или прогнозирующей.Этот отчет цитируется здесь с дополнительными формулировками для разъяснения и применения к персоналу СВВТ:

[M] обычно характеризуются как описательные или прогнозирующие. Описательные модели обычно документируют структуру и процессы системы, но они не добавляют вычислительный компонент, позволяющий прогнозировать поведение системы как функцию проектирования системы. Схема информационных потоков для бизнес-процесса — это пример простой описательной модели. [Он показывает] шаги, решения и выходы процесса, но сам по себе не дает представления о возможностях или пропускной способности системы.Прогнозные модели (например, модель [обслуживающего персонала]) включают такой компонент; следовательно, они позволяют предсказывать. В этом проекте мы сосредоточились на прогнозных моделях, потому что наша задача — сформулировать методы определения подходящего количества и типов [специалистов по системам воздушного транспорта] в зависимости от факторов, определяющих спрос на их услуги. Если кадровая модель не может предсказать с некоторой степенью точности, насколько хорошо система [технического обслуживания и обслуживания] будет работать с учетом структуры потребностей, было бы невозможно оценить соответствующие уровни кадрового состава [объективно].(Национальный исследовательский совет, 2006: 30)

Определите, должна ли модель содержать стохастические или детерминированные элементы

Модели также могут быть стохастическими или детерминированными. ¹⁷ В отчете за 2006 год подробно рассматривается этот вопрос.

Стохастические модели, важной формой которых является имитационная модель Монте-Карло, пытаются учесть непредсказуемые элементы поведения системы, в то время как детерминированные модели этого не делают.Например, [частота ремонта и время, необходимое для каждого ремонта различных подсистем национального воздушного пространства] не могут быть спрогнозированы со 100-процентной точностью даже при оптимальных обстоятельствах из-за неизвестных факторов. (Национальный исследовательский совет, 2006: 30-31)

Почти каждая система имеет некоторые элементы неопределенности, поэтому вопрос не в том, существует ли изменчивость, а в том, насколько она важна для поведения системы, которое модель предназначена для прогнозирования. Если игнорирование изменчивого характера системы может привести к неточным прогнозам или, что не менее важно, неспособности распознать потенциальные риски кадрового обеспечения, тогда следует [рассмотреть] методы стохастического моделирования.Однако, если изменчивость вряд ли [существенно] повлияет на предсказания модели или изменчивость мала и не важна, детерминированной модели — той, которая [минимизирует обработку] стохастических свойств системы, — должно быть достаточно. (Национальный исследовательский совет, 2006: 31)

Эти непредсказуемые элементы включают в себя множество факторов, таких как надежность отдельных компонентов в каждом устройстве, болезнь сотрудников, погодные условия, коррозия и простота доступа, влияющие на время, необходимое для выполнения задач.Отказы оборудования по своей сути являются стохастическими. Штатное расписание, необходимое «в среднем», может значительно отличаться от необходимого при множественных сбоях. Стохастическая модель дает представление о рисках, связанных с маловероятными событиями, которые могут иметь значительные последствия и потенциально высокие затраты.

Детерминированный подход к моделированию обычно дает те же результаты для FTE, необходимых при использовании одних и тех же коэффициентов или количества работ, потому что вероятность или вариация либо не учитываются, либо удаляются намеренно за счет использования усредненного времени обработки.Детерминированный подход может включать множество входных переменных, но простыми словами может быть представлен в виде уравнения, в котором требование FTE y является функцией нескольких входов x ₁ , x ₂ , … , x _n . Потенциальный риск детерминированных моделей заключается в том, что они прогнозируют потребность в персонале на основе средних значений (т. Е. Средних условий), а не признают, что потребность в персонале за смену может быть значительно больше (или меньше), чем средние значения из-за случайных факторов, таких как множественные отказы. .

__________________

¹⁷ Детерминированная модель — это функция нескольких входных данных, таких как тип оборудования и характер выполняемой задачи. Ло и Келтон (2000) предоставляют основы того, как решать многие случайные ситуации и включать их в практические модели.

Полное руководство по составлению расписания для сотрудников старшего звена

Обращайте пристальное внимание на методы планирования

Хотя стратегии вовлечения и удержания могут иметь множество направлений, есть несколько ключевых советов для исполнительных директоров и менеджеров сообщества, которые сделают сотрудников счастливее, а вашу организацию — более успешной.

Начните с уделения более пристального внимания расписанию сотрудников и методам составления расписаний. Поощряйте сотрудников участвовать в процессе. Узнайте, каковы их предпочтения — желаемые дни, смены и места, запросы на перерывы и т. Д. Кроме того, составители графиков должны четко сообщать об изменениях, справедливо распределять дополнительные смены и делать графики видимыми и доступными, тем самым способствуя справедливости и открытости среди сотрудников.

Лучшие предложения поставщиков услуг по уходу за пожилыми людьми

Спросите сотрудников об их предпочтениях в расписании

Для этого сначала спросите каждого сотрудника об их предпочтениях в работе — какие дни они предпочитают? Какое время смены? Где им удобнее всего работать? Как только предпочтения определены, сделайте все возможное, чтобы сбалансировать эти запросы с потребностями организации.Маловероятно, что сотрудники получат 100% запросов, но демонстрация того, что вы их слушаете и пытаетесь удовлетворить их потребности в расписании, не останется незамеченной.

Обеспечьте некоторую согласованность

Хотя расписание сотрудников может иногда меняться из-за колебаний занятости или потребностей жителей, возможность обеспечить каждому сотруднику некоторую последовательность в его расписании может помочь повысить общую удовлетворенность и вовлеченность персонала. Это исключает предположения об их ожидаемом доходе и позволяет им планировать свою жизнь вне работы.

Будьте гибкими со сменами

Учитывая текущие кадровые проблемы, с которыми сталкиваются медицинские работники старшего звена, трудно сказать «нет», когда сотрудник может работать только определенные дни, время или продолжительность смены. Рассмотрите возможность внедрения более гибких вариантов расписания, разрешив сотрудникам работать часть смены или предложив гибкое время смены.

Признание и награждение лучших исполнителей

Всем нравится, когда их признают за хорошо выполненную работу. Повысьте вовлеченность и мотивируйте сотрудников, признавая и поощряя сотрудников за положительное поведение, такое как отказ от работы, заполнение открытой смены, вовремя приходить / уходить и выходить за рамки служебного долга.

Скажи сотрудникам

Предоставьте сотрудникам право голоса во время работы, разрешив им просматривать и запрашивать открытые смены и мгновенно отвечать на увольнения. И еще раз подумайте, как вы общаетесь. Все больше и больше сотрудники полагаются на текстовые сообщения и мобильные приложения для мгновенного общения.

Положите расписания в карманы своих сотрудников

Предоставление доступа по расписанию на ходу может существенно повлиять на удовлетворенность персонала. Внедрение программного обеспечения для планирования, такого как OnShift, позволяет всем находиться на одной странице с доступом к расписаниям через Интернет и мобильные приложения.Благодаря видимости расписаний в режиме реального времени вы можете избавиться от телефонных меток с сотрудниками и быстро и эффективно заполнить свои смены.

10 ключей к планированию сотрудников

Практика интеллектуального планирования может помочь работодателям управлять расходами и удовлетворять потребности компании, клиентов и сотрудников. Вот несколько советов по управлению расписанием сотрудников:

# 1: Делайте точные прогнозы.

Делайте прогнозы на основе объема и типа работы, которую необходимо выполнить, когда она должна быть выполнена, и имеющихся у вас талантов.Фактор роста бизнеса (например, если продажи увеличиваются на 10 процентов, ваши кадровые прогнозы должны это отражать). После этого вернитесь и оцените, были ли ваши прогнозы точными, и при необходимости внесите поправки.

№ 2: Обеспечьте надлежащий баланс кадров.

Слишком много новых или неопытных сотрудников в смену может стать причиной стресса как для клиентов, так и для других сотрудников. Во время каждой смены убедитесь, что у вас достаточно руководителей и опытных сотрудников, чтобы обеспечить бесперебойную работу вашего бизнеса.

# 3: Будьте готовы к особым обстоятельствам.

Многие предприятия имеют часы пик каждый день, неделю или сезон, но особые обстоятельства также могут привести к росту бизнеса. Например, кафе в центре города может видеть большую часть своего бизнеса в течение рабочей недели, но специальное мероприятие, такое как парад на выходных, может привлечь больше посетителей. Знайте, что происходит в вашем районе и как это может повлиять на потребности бизнеса.

# 4: Следите за сверхурочной работой.

Согласно федеральному закону, работодатели должны оплачивать сверхурочные работникам, не освобожденным от уплаты налогов (1.В 5 раз превышающую обычную ставку заработной платы) всякий раз, когда они работают более 40 часов в рабочую неделю. В некоторых штатах, например в Калифорнии, при дополнительных обстоятельствах требуется сверхурочная работа. Продолжительная сверхурочная работа может привести к увеличению затрат на рабочую силу и снижению производительности и морального духа. Внимательно следите за сверхурочной работой и учитывайте ее влияние при составлении расписания сотрудников.

# 5: Обеспечьте достаточное количество перерывов между сменами.

Обеспечьте сотрудников достаточным отдыхом в перерывах между сменами, особенно на должностях, требующих соблюдения техники безопасности.Некоторые федеральные законы, законы штата и местные законы устанавливают ограничения на количество часов, которые сотрудник может работать в неделю, а также на то, сколько свободного времени должно предоставляться между сменами. Например, медсестрам, определенным водителям и другим типам работников должно быть предоставлено определенное количество свободного времени между сменами. Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с действующим законодательством.

# 6: Опубликуйте расписания заранее.

Сообщайте сотрудникам как можно больше об их графиках, желательно не менее чем за две недели.Это даст им больше времени для планирования встреч и других обязательств в соответствии с их рабочим графиком. Если появятся дополнительные часы или вам нужно внести изменения в расписание, также опубликуйте их.

# 7: Отслеживайте отпуск, больничный и другое оплачиваемое время.

При составлении расписания сотрудников вам необходимо знать, кто был утвержден на отгул, чтобы вы не включили их по ошибке в расписание. Кроме того, если вы не планируете плановые отсутствия, оплачиваемое время сотрудника может привести к сверхурочной работе для других сотрудников.Чтобы спланировать наперед, внимательно отслеживайте запросы на отпуск и ищите определенное время года или дни недели, когда количество запросов резко возрастает.

# 8: Используйте пилотные проекты для запуска новых продуктов или услуг.

Если вы не уверены, как новый продукт или услуга может повлиять на ваши кадровые потребности, рассмотрите возможность использования пилотного проекта, чтобы оценить влияние. Например, если вы готовитесь к запуску обновления продукта, вы можете сначала выпустить его для выбранной группы клиентов, чтобы помочь определить объем поддержки, которая потребуется клиентам.

# 9: Привлекайте сотрудников.

Когда вы вовлекаете сотрудников в процесс планирования, вы можете учитывать внешние конфликты. Учитывайте доступность ваших сотрудников, предпочтительные смены и желаемое количество часов в неделю. Кроме того, предложение сотрудникам гибких графиков работы или вариантов работы на дому может помочь им лучше управлять своей работой и личными обязанностями. Хотя гибкий график работы может быть практичным не для каждой работы, рассмотрите возможность оценки таких запросов в каждом конкретном случае.

# 10: Рассмотрите возможность смены смен и перекрестное обучение.

Разрешение сотрудникам менять смены может облегчить поддержание адекватного уровня укомплектования штатов и дать сотрудникам гибкость при возникновении конфликтов между работой и личной жизнью. Рассмотрите возможность перекрестного обучения сотрудников, чтобы упростить поиск поддержки на случай незапланированного отсутствия. Кроме того, установите и сообщите сотрудникам правила, касающиеся смены смены, например, требование о том, чтобы они заранее подавали письменные запросы.

Заключение

Эффективные методы планирования могут принести пользу вашим клиентам, сотрудникам и чистой прибыли.Имейте в виду, что в некоторых юрисдикциях (включая Сиэтл (действует с 1 июля 2017 г.) и Сан-Франциско) приняты законы, устанавливающие правила распределения сотрудников в определенных отраслях. Ожидается, что другие юрисдикции рассмотрят аналогичные законы.

Как создать организационную схему бизнеса

Независимо от того, начинаете ли вы или занимаетесь бизнесом какое-то время, создание и поддержание организационной схемы бизнеса может быть чрезвычайно полезным способом проиллюстрировать, как работает ваша компания, а также может быть используется, чтобы показать, как вы собираетесь расти и меняться в будущем.

Что такое организационная структура малого бизнеса? Организационная диаграмма бизнеса, иногда также называемая «организационной диаграммой бизнеса», представляет собой визуальное представление структуры вашего бизнеса: она описывает роль каждого сотрудника и разъясняет, кто кому подчиняется в вашей компании. Во многих случаях разработка и обновление этой диаграммы входит в компетенцию отдела кадров вашего малого бизнеса, но если у вас в настоящее время нет отдельного отдела кадров (или даже если у вас есть), стоит понять, как эти таблицы работают и как создать его.

Таким образом, в этом руководстве мы объясним, как именно создать организационную диаграмму бизнеса, в четыре простых шага — обсуждая различные типы диаграмм, из которых вы можете выбирать, а также различные цели, которые следует учитывать при создании организационной диаграммы. для вашей компании.

Хотя рассмотрение примеров бизнес-организационных диаграмм может быть утомительным, создание одной из этих диаграмм для вашей компании можно разбить на четыре простых шага. Выполняя этот процесс поэтапно, вы сможете решить, какой тип диаграммы лучше всего подходит для вашего бизнеса, и, в конечном итоге, разработать таблицу (как и многие другие ваши рабочие документы), которые можно использовать на протяжении всего жизненного цикла вашего бизнеса. бизнес.Имея это в виду, приступим:

Первым шагом в создании организационной диаграммы для вашего бизнеса является решение, какой тип диаграммы вы хотите использовать. Как правило, можно рассмотреть четыре популярных дизайна, и вы захотите выбрать тот, который лучше всего соответствует потребностям вашего бизнеса.

Иерархическая организационная схема бизнеса

Для начала иерархическая диаграмма начинается с вершины бизнеса и движется вниз по цепочке команд (как вы можете видеть ниже). Вертикальная линия между людьми указывает на то, что сотрудник наверху непосредственно контролирует сотрудника внизу.Иерархии также показывают горизонтальные отношения, когда два человека находятся на равных в рамках бизнес-структуры, но все же могут сотрудничать или разделять обязанности — в этих диаграммах используются горизонтальные линии для соединения боковых сотрудников. Схема организации бизнеса здесь показывает, как структурирована компания, начиная с генерального директора и заканчивая остальной частью компании.

Ниже вы можете увидеть другой пример, похожий по структуре, но в графическом формате, который включает изображения:

В целом, большинство малых предприятий используют иерархическую организационную диаграмму, потому что это самый простой вариант.При этом вы можете использовать этот тип бизнес-организационной диаграммы, даже если вам нужно указать только несколько имен — по мере роста вашего бизнеса легко добавлять новых сотрудников.

Функциональная организационная схема бизнеса

Затем вы можете рассмотреть функциональную организационную схему бизнеса, если ваша компания достаточно велика, чтобы разделить сотрудников на отделы. На диаграмме этого типа показаны главы каждого отдела и все лица, которые им подчиняются. Функциональная диаграмма не полностью отличается от иерархической диаграммы, но она имеет несколько иной акцент в зависимости от разных отделов.

В приведенном ниже примере каждое поле содержит фиктивный текст, но вот что мы рекомендуем указать для каждого отдельного человека. Эту же информацию можно использовать во всех диаграммах организаций малого бизнеса:

Как видите, хотя функциональная диаграмма организации малого бизнеса довольно похожа на иерархическую, эта диаграмма может быть полезна для различения отделов, что дает более полное представление о том, как ваша компания функционирует именно таким образом.

Матричная организационная структура бизнеса

Третий вариант, называемый матричной или кросс-функциональной организационной структурой бизнеса, полезен, если работники отчитываются перед несколькими руководителями.Как и иерархические графики, матричные организационные диаграммы иллюстрируют непосредственные супервизионные отношения между сотрудниками, но также показывают руководителя проекта, команду или отдел, которым подчиняется сотрудник. Как вы можете видеть в приведенном ниже примере, сплошные линии еще раз указывают на то, что человек является основным менеджером человека, находящегося под ним. Пунктирные линии демонстрируют менее прямую, но, тем не менее, важную связь с отчетностью.

Как показано на этой организационной диаграмме, матричная организационная диаграмма малого бизнеса часто используется компаниями с менеджерами проектов, которые работают в разных командах.Точно так же вы можете обнаружить, что продуктовые, исследовательские и инженерные компании с большей вероятностью будут использовать этот тип диаграммы для иллюстрации своей бизнес-структуры.

Круговая организационная диаграмма бизнеса

Наконец, последний вариант, который следует рассмотреть, — это круговая бизнес-организационная диаграмма. Круговая диаграмма становится все более популярной, особенно среди начинающих малых предприятий, которые хотят отказаться от традиционной бизнес-иерархии. Идея этих графиков (показанных ниже) заключается в том, что все команды и сотрудники, которые их составляют, играют одинаково важную роль в компании.

Еще раз, хотя в этом примере показан фиктивный текст, вы можете увидеть, как вы заполните диаграмму на основе информации о вашей компании. Каждый отдел представляет собой спицу в колесе, и сотрудники внутри него перечислены в каждом разделе. Как мы обсуждали выше, вы должны ввести важную информацию для каждого сотрудника — имя, должность, краткое описание, контактную информацию и т. Д.

В конечном счете, этот первый шаг может занять время — вы захотите рассмотреть свой бизнес в том виде, в каком он существует. сейчас и как вы хотите, чтобы он рос — таким образом вы можете определить, какой из этих четырех вариантов организационной диаграммы лучше всего подойдет для иллюстрации структуры вашей компании.

Теперь, когда вы определились с типом организационной схемы бизнеса, которую вы будете использовать, остальная часть разработки вашей диаграммы будет довольно простой.

Поэтому для вашего следующего шага вам нужно будет составить список всех сотрудников вашей компании и включить соответствующую информацию о них, о которой мы упоминали выше.

Если вы выбрали иерархическую диаграмму, вы разместите каждого человека в соответствующем порядке в списке. Владелец бизнеса занимает первый уровень, любой, кто подчиняется непосредственно ему, принадлежит ко второму уровню, и диаграмма прогрессирует оттуда.Если вы выбрали функциональную или круговую диаграмму, вы организуете свой список по каждому отделу, как показано в примерах, которые мы объяснили выше. Наконец, если вы выбрали матричную организационную структуру для малого бизнеса, обязательно отметьте все отношения с надзорными органами.

После того, как вы собрали всю информацию, необходимую для ваших сотрудников, и классифицировали ее на основе выбранного типа диаграммы, вы захотите определить, как вы собираетесь заполнить диаграмму. Как вы видели в наших примерах выше, есть изображения и шаблоны организационных диаграмм для малого бизнеса, которые вы можете загрузить и отредактировать с помощью программного обеспечения, такого как Adobe Photoshop.

С другой стороны, вы можете создать организационную диаграмму своего бизнеса в простой и надежной программе, которой вы, возможно, уже владеете, например Microsoft Office (Excel, Outlook, PowerPoint или Word) или Google Таблицы. У вас также есть возможность приобрести шаблон у такого поставщика, как SmartDraw или Lucidchart. Однако, чтобы получить максимальную отдачу от своих инвестиций, вы можете подумать о покупке программного обеспечения для управления персоналом или расчета заработной платы, которое включает эту функцию (среди других функций). Например, комплексная платформа Gusto позволяет создавать организационные диаграммы в их системе, а также управлять основными задачами по расчету заработной платы и кадрам.

Хотя технически вы можете составить диаграмму своей организации малого бизнеса вручную, если вы используете онлайн-шаблон или программное обеспечение, вы можете легко изменять диаграмму по мере расширения вашего бизнеса и смены персонала.

Наконец, как только вы выберете способ заполнения организационной диаграммы, вы будете готовы фактически заполнить ее.

С помощью собранных вами данных вы заполните каждое поле или каждую ветвь. выбранной вами диаграммы. Еще раз, если ваша диаграмма иерархическая, вы начнете с владельца или генерального директора компании наверху.Затем вы создадите поле под владельцем для каждого человека, который является непосредственным докладчиком, и проведете сплошную вертикальную линию вниз от владельца к каждому из этих подчиненных. Вы продолжите этот процесс для каждого уровня в цепочке командования компании и будете двигаться вниз по служебной лестнице, пока не разместите на диаграмме каждого сотрудника.

Если ваш график представляет собой функциональный дизайн, вы заполните основные поля информацией о главе каждого отдела, а остальные — информацией о каждом человеке, которым они напрямую управляют.Вы выполните ту же процедуру с матричной диаграммой — однако с этой диаграммой не забудьте включить вторичных менеджеров сбоку от каждого отдела и провести пунктирные линии (или какое-либо другое различие) между полями, чтобы обозначить этих дополнительных надзорных органов. отношения.

Наконец, с помощью круговой диаграммы вы добавите информацию о сотрудниках и обязанностях каждого отдела в соответствующий сектор круговой диаграммы, и ваша диаграмма будет завершена.

После того, как вы заполнили свою организационную схему для малого бизнеса, вы захотите сохранить ее в безопасном месте, если вы не используете программное обеспечение HR или другую программу, которая позволяет вам сохранять ее в этой системе.Вы захотите держать свою организационную схему под рукой, чтобы обновлять ее по мере роста и изменений вашего бизнеса.

Наряду с этим также полезно хранить копию вашей организационной диаграммы на общем сервере компании, диске или портале сотрудников, чтобы все в вашей компании могли ее видеть (но не изменять) — таким образом, все в вашей организация может понять, как устроена компания, и при необходимости вернуться к диаграмме.

Если вы не готовы вкладывать средства в программную платформу для построения диаграммы, вам может быть интересно изучить различные шаблоны организационной диаграммы малого бизнеса.Как мы уже упоминали, существуют хорошо известные решения, такие как Microsoft Office, которые предлагают шаблоны организационных диаграмм, которые вы можете загрузить и использовать для своего бизнеса. Давайте рассмотрим несколько примеров:

Конечно, это всего лишь несколько вариантов — существует множество дополнительных шаблонов и примеров, которые вы можете найти с помощью поиска и просмотра в Интернете.

Как мы показали в нашем четырехэтапном руководстве, создание организационной схемы бизнеса может быть довольно простым и простым процессом. Однако, если вы только начинаете или у вас нет специального сотрудника или отдела для работы над созданием этого графика, вам может быть интересно, действительно ли вам нужна организационная диаграмма.В конечном итоге решение остается за вами, но с этой целью стоит выделить некоторые преимущества одной из этих диаграмм и почему они могут быть так полезны для вашего малого бизнеса.

Если вы только начинаете свой бизнес, процесс, необходимый для построения организационной структуры бизнеса, вынуждает вас официально распределять задачи и конкретизировать роли каждого человека и цели каждого отдела на вашем предприятии. Это позволит избежать путаницы по мере роста вашего бизнеса. Конечно, вы всегда можете реструктурировать организационную структуру своего бизнеса в будущем, однако, если вы заранее обрисуете ожидания для каждой должности, вы уже на шаг впереди в предпринимательском процессе.

С другой стороны, если ваша компания более устоявшаяся, организационная структура помогает как новым, так и существующим сотрудникам понять, где они вписываются в структуру компании, что проясняет любые вопросы, касающиеся цепочки подчинения. Такая прозрачность экономит время и повышает эффективность, поскольку сотрудники могут проконсультироваться с вашей организационной структурой и точно определить, с кем говорить, когда они столкнутся с той или иной проблемой. Кроме того, если организационная структура вашего бизнеса хорошо структурирована, ваши сотрудники уже будут знать не только имя человека, которого нужно проконсультировать, но и то, какую должность они занимают и какие обязанности контролируют.

Еще одно преимущество создания и поддержки организационной структуры малого бизнеса состоит в том, что таким образом вы можете изучить текущую структуру своей компании и найти потенциальные способы ее улучшения. Некоторые сотрудники отвечают за слишком много задач, а другие — слишком мало? Есть ли ненужное дублирование между отдельными работниками? Есть ли какие-то обязанности, которые не выдерживают критики? Следует ли вам реорганизоваться, чтобы удовлетворить эти потребности, нанять дополнительных сотрудников или, возможно, даже передать эти задания на аутсорсинг? Вы можете обнаружить, что сможете лучше использовать уже имеющихся у вас рабочих и тем самым повысить производительность.

Организационная структура бизнеса также может улучшить межфункциональную коммуникацию в рамках всего вашего бизнеса, что приведет к более эффективному управлению проектами. Когда структура отчетности ясна, и каждый знает, к кому и о чем говорить, легче выполнять задачи, в которых задействовано несколько сотрудников или групп.

Даже если вы думаете, что вашему бизнесу не выгодна организационная структура, вы можете обнаружить, что потенциальные кредиторы захотят ее увидеть, когда вы подаете заявку на финансирование.Как и в случае с бизнес-планом, банки, учреждения, такие как SBA, и потенциальные инвесторы хотят быть уверенными в том, что вы тщательно продумали структуру своего бизнеса, поскольку такая подготовка часто является показателем будущего успеха.

Как финансовые специалисты, они также захотят убедиться, что выбранный вами метод организации бизнеса будет успешным, чтобы вы могли вовремя погасить свой потенциальный бизнес-кредит.

Наконец, организационная схема малого бизнеса может помочь вам подготовиться к развитию и расширению вашего бизнеса.В этом ключе мы рекомендуем вам создать две версии вашей организационной диаграммы: одну, которая отражает текущую структуру вашей компании, и другую, которая показывает ваши цели роста. Вы даже можете рассмотреть дополнительные диаграммы, которые показывают, как вы можете реорганизовать, если произойдут неожиданные изменения, такие как сокращение финансирования или внезапный уход ключевого сотрудника.

В вашей второй организационной структуре бизнеса, конечно же, будет много пустых мест — место для всех должностей, которые вы хотели бы заполнить в будущем для реализации стратегии роста вашего бизнеса.Таким образом, вы можете использовать свою диаграмму, чтобы найти возможные дыры в вашем текущем персонале, и у вас будет встроенная дорожная карта для будущего найма.

В конце концов, выделение времени на планирование и создание бизнес-организационной диаграммы может быть чрезвычайно полезным для вашего малого бизнеса — сейчас и в будущем. Независимо от того, разрабатываете ли вы эту схему самостоятельно или работаете над этим со своей командой, вы можете выполнить четыре простых шага, чтобы завершить процесс относительно быстро и легко.

Plus, если вы уже используете программное обеспечение для расчета заработной платы или HR, вы можете проверить, есть ли в вашей платформе конструктор организационных диаграмм.Если это не так, вы можете решить использовать один из шаблонов, которые мы обсуждали здесь. С другой стороны, если у вас нет программного обеспечения для управления персоналом или расчета заработной платы, вы можете рассмотреть возможность изучения некоторых из лучших вариантов — Gusto, Zenefits и т. Д. — поскольку любое из этих решений не только позволит вам создать небольшой бизнес-организационная диаграмма, но также поможет вам эффективно и эффективно выполнять важную часть вашей повседневной деятельности.

Эта статья изначально была опубликована на JustBusiness, дочерней компании NerdWallet.

Как нанять и управлять командой

Ужин — это не только обслуживание клиентов. О гостеприимстве. Чтобы обеспечить наилучшее гостеприимство, вам нужны лучшие люди, работающие в вашем ресторане.

«Гостеприимству научить почти невозможно. Все дело в том, чтобы нанять правильных людей ». — Дэнни Мейер

Настройте свой персонал на успех

Контрольный список персонала и обучения

Настройте свой персонал на успех

Контрольный список персонала и обучения

Когда мы спросили владельцев ресторанов об их самых проблемных местах, 30% из них ответили, что персонал — это то, что не дает им уснуть по ночам.Больше, чем бухгалтерия. Больше, чем инвентарь. Больше, чем маркетинг.

Если вы открываете свой ресторан, имея опыт работы в сфере управления рестораном или управляющих командами, примите наши поздравления: вы, вероятно, знаете, как заботиться о персонале своего ресторана. Персонал ресторана все еще может быть сложной задачей, так как вы начинаете свой бизнес с множеством других вещей. Если бы укомплектовать ваш ресторан персоналом было бы похоже на сборку пазла, кусочки были бы небольшими, изображение было бы сложным, а один несоответствующий кусок мог бы поставить под угрозу всю картину.

Развитие персонала — это двусторонний подход: он заключается в найме нужных сотрудников и развитии культуры их удержания. В этом разделе мы расскажем вам:

• На какие должности нанимать
• На что обращать внимание на хорошего сотрудника
• Составление вопросов для собеседования
• Где найти отличный персонал
• Удержание персонала
• Обучение и ориентация
• Ваши обязанности как работодателя

Вы уйдете из этого раздела с гораздо лучшим пониманием хороших практик найма и того, с чего начать найм персонала.

Позиции, на которые вы нанимаете, зависят от вашей концепции и размера. То, как вы обслуживаете обеденное кафе с самообслуживанием в деловом районе Торонто, отличается от того, как вы обслуживаете высококлассный ресторан на Манхэттене.

Вне зависимости от того, большой он или маленький, вам нужно сначала оценить кадровые потребности вашего ресторана в передней и задней части дома. Вам также необходимо знать, где и как набирать опытных людей и людей начального уровня на различные должности.

Вот что вам нужно знать о каждой из наиболее распространенных должностей в ресторанах.

Персонал ресторана при входе

Персонал на стойке регистрации — это, как правило, «простые люди», которые дружелюбны, представительны и обладают отличными навыками обслуживания клиентов. Они должны знать меню наизнанку, чтобы они могли компетентно рассказывать и рекомендовать еду и напитки, обрабатывать жалобы клиентов и создавать для них незабываемые впечатления. Вот что вам нужно для каждой роли.

Заведующий рестораном

• Управление персоналом
• Организационные навыки
• Ответственный за повседневную работу
• Должен пройти формальное обучение в сфере бизнеса или гостеприимства

Сервер

• Ваш «представитель службы поддержки клиентов»
• Многозадачность и организаторские способности
• Отвечает за удовлетворение потребностей клиентов
• Кооператив
• Для суеты
• Поддержка операций на фасаде дома
• Возможность найма менее опытных серверов

Бегунок для пищевых продуктов

• Разносит еду из задней части дома
• Позволяет серверам принимать больше заказов
• Считаются «подвижной ролью», потому что они перемещаются между задней и передней частью дома
• Начальный уровень

Busser

• Помощник сервера
• Убирает посуду и моет столы
• Считаются «подвижной ролью», потому что они перемещаются между передней и задней частью дома
• Начальный уровень

Хозяин / хозяйка

• Общий «встречающий-встречающий-сидящий»
• Дружелюбный и обходительный
• Начальный уровень

Бармен / бармен

• Приготовление и подача напитков
• Обслуживание клиентов в баре
• Подсчет и управление запасами в барах
• Предлагает рекомендации по меню напитков
• Требуется опыта

Подсобный ресторан

Ваш обслуживающий персонал не является лицом вашего ресторана, но он его сердце.

Вашей внутренней команде необходимо работать совместно, общаться друг с другом и непосредственным персоналом, а также уметь противостоять быстро меняющейся и сложной среде.

Хотя «задняя часть дома» также включает должности, не связанные с кухней, такие как офисный персонал (например, бухгалтеры / бухгалтеры), обслуживающий персонал и вы, владелец ресторана, здесь мы сосредоточимся на ролях, связанных с кухней, которые вам понадобятся. укомплектуйте свои внутренние операции персоналом.

Шеф-повар / менеджер кухни

• Заказы производят
• Создание специальных и других меню
• Нанимает, увольняет, управляет и составляет график кухонного персонала
• Требуется несколько лет опыта работы поваром и менеджером

Су шеф

• Помощник шеф-повара и заместитель
• Кухонный универсал
• Заменяет шеф-повара и для линейных поваров, если занят
• Должен быть организованным и опытным поваром
• Должен хорошо работать с вашим шеф-поваром
• В небольших ресторанах часто нет су-шеф-повара

Повар-повар

• У вас может быть от двух до восьми поваров (в зависимости от размера ресторана)
• Ответственный за другую станцию ​​на кухне
• Может варьироваться от опытного, среднего и начального уровня

Посудомоечная машина

• Мыть посуду
• Моет полы
• Убирает туалеты
• Выполняет небольшие работы по техобслуживанию
• Позиция начального уровня

примечание: в зависимости от концепции вашего ресторана у вас могут быть другие специальные роли, такие как сомелье, мясник, кондитер и т. Д.

Укомплектовать новый ресторан персоналом — значит начинать с нуля. Вам нужно будет усердно подбирать лучшую команду, поскольку они будут определять, станет ли ваше видение реальностью.

Вам нужны люди, которые привержены вашему видению, целям и ценностям. Отличные сотрудники ресторана обладают некоторыми общими характеристиками, благодаря которым они хорошо вписываются в культуру отрасли. Можно научить навыкам, но нельзя научить врожденным ценностям; Вот на что следует обращать внимание при найме персонала для своего ресторана.

Пятерка лучших характеристик

• Совместная
• Профессиональный
• Гостеприимный
• Коммуникативный
• Аутентичный

Вспомогательные характеристики

• Пунктуально
• Скромный
• Положительный настрой
• Целостность
• Выходит за рамки
• Многозадачность
• Работяга
• Сообразительный

Итак, вы знаете, на какие должности вам нужно нанять, вы знаете, какого типа человек вам нужен — как теперь их найти? При найме персонала в ресторане есть несколько мест, на которые стоит обратить внимание, и вы, вероятно, захотите исчерпать их все.Вот где искать своих людей.

Реферал

Лучший способ нанять персонал ресторана по-прежнему — по направлению.

Для найма рекомендованного кандидата требуется значительно меньше времени — 29 дней — по сравнению с любым другим, а также они демонстрируют более высокую удовлетворенность работой и остаются в компании на более длительный период времени.

Так что подключайтесь к своей сети, когда начинаете искать сотрудников. Скорее всего, если вы попросите кого-то, с кем действительно общаетесь, направить вас к тому, кто ему нравится, вам будет легче найти того, кто соответствует вашей культуре.

Сайты вакансий

Сайты вакансий для ресторанной индустрии охватывают множество людей, которые активно ищут новую работу. Некоторые из лучших сайтов по поиску работы для ресторанов:

Сайт

Возможно, ваш веб-сайт еще не настроен, но когда вы это сделаете, включите раздел карьеры и рекламируйте там свои вакансии. Если кто-то просматривает ваш веб-сайт в поисках работы, они не просто ищут работу — они искали вас и ищут работу в вашем заведении.

Охота за головами

Для руководящих должностей, таких как повара и менеджеры, вам может потребоваться определенный набор навыков. Охотники за головами не стреляют в рыбу из ведра: они ищут для вас идеальных кандидатов. Работа с хедхантером ускорит процесс найма и отсеет менее квалифицированных кандидатов.

Социальные сети

Если вы создали учетные записи в социальных сетях, опубликуйте, на какие должности вы нанимаете и какие люди подойдут для вашего ресторана.Платформы социальных сетей, такие как Facebook и Twitter, имеют функции обмена, которые позволяют людям передавать информацию с высокой скоростью, поэтому вы можете столкнуться с несколькими рефералами в социальных сетях.

Хотя LinkedIn может быть более известен тем, что находит сотрудников для корпоративного мира, вы можете сделать несколько криков на платформе, чтобы узнать, не укусит ли кто-нибудь.

И если у вас есть бюджет, вложите немного денег в рекламу в социальных сетях, предназначенную специально для найма. Подробнее о рекламе в социальных сетях читайте в «Ресторанном маркетинге 101: цифровой и традиционный».

Хотите знать, как составлять объявления о вакансиях? Подробнее о должностных инструкциях и обязанностях

Положитесь здесь на свои навыки работы с людьми и долгосрочное видение. Представьте, как вы хотите, чтобы ваш ресторан выглядел и чувствовал себя, и настройте вопросы, которые помогут вам ответить, является ли этот человек потенциально вашим новым товарищем по команде.

Вот несколько вопросов, которые можно задать во время собеседований на различные должности в ресторанах, в том числе некоторые общие вопросы для служебного и служебного персонала, а также некоторые конкретные вопросы для официантов, поваров, барменов и менеджеров.

Вопросы для собеседования с персоналом

• Каковы ваши впечатления от ресторана?
• Что вам нравится в работе в ресторане?
• Расскажите мне о своей способности работать под давлением.
• Почему вы хотите здесь работать?
• Расскажите мне о себе.
• Какое ваше любимое блюдо и почему?
• Что вам нравится в работе в команде?
• В чем ваша самая большая сила?
• Почему мы должны нанять вас?

Вопросы для собеседований с внутренним персоналом

• Какое у вас формальное образование и опыт?
• Что бы вы делали, если бы вы готовили, но у вас не было всех ингредиентов, необходимых для приготовления определенного блюда?
• Что вы делаете, чтобы переключение передач происходило плавно?
• В вашем предыдущем ресторане, как бы вы помогали товарищам по команде в самое загруженное время?
• Как бы вы отреагировали на негативный отзыв покупателя о еде?
• Опишите случай, когда вы изо всех сил старались угодить покупателю.
• Опишите случай, когда вы помогли товарищу по команде закончить работу вовремя.
• Опишите случай, когда вы не согласились со своим руководителем. Как ты с этим справился?

Вопросы для собеседования с сервером

• Опишите случай, когда вы изо всех сил старались угодить покупателю.
• Что вас раздражает в покупателях? А как насчет ваших коллег?
• Вы устраиваете званый обед. Расскажи мне об этом.

Вопросы для собеседования с барменом

• Как вы бы кого-нибудь отрезать?
• Кто-то заказывает сухой мартини.Что это обозначает?
• Как украсить Манхэттен?
• Что вас раздражает в покупателях? А как насчет ваших коллег?

Вопросы для собеседования с поваром

• Почему вы решили стать шеф-поваром? А какие еще должности на кухне вы занимали?
• Вы ходили в кулинарную школу и какие у вас дипломы?
• Какой у вас стиль управления как у менеджера? Какой стиль управления вы предпочитаете, когда вас курируют?
• Сколько сотрудников вам подчинено? Какой опыт и уровень квалификации у сотрудников, которыми вы руководили?

Вопросы для собеседования с менеджером

• Как вы обеспечиваете точные, подробные и актуальные отчеты о доходах, отчеты о запасах и отчеты о заработной плате?
• Как бы вы описали свои навыки и стратегии контроля затрат? Приведите примеры действий, которые вы предприняли для экономии затрат или увеличения доходов.
• Опишите случай, когда вы разрешили конфликт с гостем, сотрудником или руководителем на работе. Что вы предприняли для решения проблемы?
• Опишите время, когда вы кого-то наставляли. С чего они начали и где они сейчас?

Сохранение персонала — одна из лучших долгосрочных стратегий минимизации затрат на рабочую силу. Инвестирование в ваш персонал может сэкономить на более значительных расходах на обучение нового персонала в будущем — лучше вкладывать меньше средств в развитие навыков ваших звездных сотрудников и признание их, когда они делают отличную работу.

Ресторанная индустрия печально известна своей высокой текучестью кадров, но это не значит, что вы не можете противостоять тенденции с помощью отличной стратегии удержания персонала. Таким образом, возникает вопрос: если у вас есть персонал, как вы заставить их остаться?

Вот несколько способов повысить удержание, уменьшить выгорание и повысить уровень счастья вашей команды.

Хорошая оплата труда и честный график

Независимо от того, какую ресторанную культуру вы создаете, сотрудников будут удерживать две вещи: оплата и планирование.

Каждый должен платить по счетам, и у каждого есть жизнь за пределами кладовой. Разработайте политику справедливых чаевых и стандарты заработной платы для всех штатных и служебных сотрудников. Поскольку в ресторанной индустрии не используются традиционные методы заработной платы или рабочая неделя с девяти до пяти, менеджеры ресторанов должны быть особенно внимательны к созданию справедливого графика и оплаты.

Например, у вас когда-нибудь были планы встретиться с другом, но они отказались от него в последнюю минуту, потому что его вызвали на работу?

Эта ситуация в сфере услуг процветает.Во многих штатах США начинают действовать законы о «справедливом графике», требующие от менеджеров уведомлять своих сотрудников о смене как минимум за две недели и о дополнительной оплате за выход на работу в последнюю минуту.

В зависимости от того, в каком штате или провинции вы находитесь, вам также необходимо соблюдать различные правила минимальной заработной платы. Если минимальная заработная плата в вашем штате или провинции выше, чем федеральная заработная плата, вам необходимо будет соблюдать правила вашего штата о минимальной заработной плате.

В некоторых штатах и ​​провинциях минимальная заработная плата ниже для людей, работающих в сфере услуг, поскольку чаевые считаются частью заработной платы; убедитесь, что чаевые действительно соответствуют минимальным обязательствам по обеспечению того, чтобы сотрудники жили на справедливый эквивалент минимальной заработной платы.

Выходные

Работники ресторанов ценят выходные подряд, иногда выходные и некоторые праздники.

Отсутствие надлежащего баланса между работой и личной жизнью может привести к негативным проблемам с физическим и психическим здоровьем. Мы знаем, что 38% сотрудников действительно пропустили важные жизненные события, такие как дни рождения и юбилеи. Двойное бремя работы и жизненных обязанностей приводит к резкому снижению уровня здоровья и энергии.

Ознакомьтесь с дневным и недельным пределом часов, в течение которого сотрудник может работать в вашем штате или провинции.В некоторых местах максимальное количество часов, которое сотрудник может работать в неделю, составляет 48 часов или восемь часов в день, если нет письменного соглашения. Правила также могут зависеть от возраста, при этом молодые работники (в возрасте от 15 до 18 лет) работают в более низких пределах, чтобы обеспечить больше ежедневного и еженедельного отдыха.

Продуктивность вашего ресторана зависит от счастья сотрудников — а для того, чтобы они оставались счастливыми и уравновешенными, им потребуется достаточно свободного времени.

Есть несколько дополнительных подходов, которые вы можете использовать для достижения баланса между работой и личной жизнью, в том числе:

• Руководители должны поддерживать структурную последовательность
• Разрешить неоплачиваемый отпуск по жизненным обстоятельствам
• Обратиться за советом к сотрудникам
• Поощрять отпуск

Повышение квалификации

Знаете ли вы, что 40% сотрудников, получивших плохую профессиональную подготовку, покидают свои должности в течение первого года? При приеме на работу новых сотрудников профессиональное развитие должно быть приоритетом.Обучение персонала увеличивает удержание и культивирует приверженность.

Когда вы инвестируете в профессиональное развитие своих сотрудников, вы показываете им, что инвестируете в их будущее. В качестве бонуса по возвращении вы получите более квалифицированного, образованного и новаторского работника.

Изучите эти онлайн-курсы повышения квалификации, специально предназначенные для индустрии гостеприимства.

Не забудьте отточить существующие навыки, например, обучить персонал работе с POS и любыми новыми функциями.Когда вы создаете культуру, ориентированную на постоянное изучение нового, вы создаете более уверенный в себе персонал.

Поощрения и награды

Независимо от того, какой путь вы выберете, вознаграждение сотрудников сохранит их дольше.

Поощрения и вознаграждения естественным образом привлекают сотрудников и повышают производительность, а это означает, что вознаграждения получают не только они, но и вы.

Успешные поощрения, которые вы можете попробовать:

• Отслеживание посещаемости с денежным вознаграждением для людей, у которых один звонок или отсутствие звонка или отсутствие
• Предлагайте индивидуальные бонусы, отслеживая прогресс и улучшения или награждая за отличную работу
• Предложить всем бесплатный обед для персонала
• На основании результатов определите лучших исполнителей и вознаграждайте их выбором работать в льготных отделах, льготных сменах или передать их более прибыльным крупным партиям
• Система «Сотрудник месяца» для поощрения высокоэффективных сотрудников и мотивации других

Не бойтесь геймифицировать процесс.Вы можете использовать свои POS-отчеты, создавать команды, которые соревнуются друг с другом, и даже позволить персоналу выбирать свои смены, если вы используете приложение для планирования.

Высокая вовлеченность сотрудников означает, что ваша команда больше инвестирует в ваш ресторан, свою работу и свою производительность, что, в свою очередь, приносит пользу работодателям. Дополнительные дни отпуска, предоплаченные карты Visa и путешествия — все это отличные стимулы для повышения лояльности и благоприятной рабочей атмосферы.

Доказано, что правильная адаптация к работе повышает производительность, снижает текучесть кадров и увеличивает удержание.Поступление на работу в качестве нового ресторана будет более структурированным и интенсивным для ваших первых сотрудников, поскольку при открытии ресторана нужно учитывать гораздо больше, чем уже созданный.

В этом разделе мы рассмотрим адаптацию в день открытия, но как только вы откроетесь, вам также понадобится руководство для сотрудников, чтобы настроить сотрудников на одинаковый уровень успеха во всех сферах.

Вот как подготовить и обучить персонал к премьере.

Начните разрабатывать программу адаптации заранее.

Не за несколько дней или недель до открытия вашего ресторана, а за несколько месяцев до набора персонала. Создайте программу адаптации, охватывающую следующие приоритеты:

График тренировок

Продолжительность обучения варьируется в зависимости от качества обучения, необходимого для достижения желаемого уровня знаний. Подумайте, что вам нужно, чтобы ваша команда знала, что является уникальным для вашего ресторана. Создайте программу тренировок, полностью адаптированную к вашей концепции. Это ваша возможность стандартизировать мастерство и убедиться, что все находятся на одной волне.

Программа обучения

• Изучите справочник для сотрудников
• Представьте команду руководителей, позволяющую шеф-повару, менеджеру и владельцу установить связь с новой командой
• Представьте все продукты, такие как пункты меню, вино, коктейли, кофе и т. Д.
• Подробно объясните свои стандарты обслуживания
• Включите специальный график обучения кухонного персонала для демонстрации стандартов
• Включите специальный график обучения для фронт-оф-персонала, чтобы продемонстрировать стандарты
• Обучение работе с POS-терминалами

Раздаточный материал

Показатели эффективности

• Создавайте индивидуальные показатели производительности для различных ролей (повар, официанты, бармены и т. Д.))
• Создание стандартизированных и градуированных показателей, таких как викторины и устное тестирование, для повышения ответственности и оценки эффективности каждого нового сотрудника

Практика, практика, практика.

Когда вы приближаетесь к дню открытия и ваши операции технически готовы к работе, проведите генеральные репетиции с персоналом с помощью предварительных мероприятий, всплывающих окон или мягкого запуска с друзьями и семьей, которые могут просмотреть и предложить конструктивный отзыв.

Вот еще несколько советов по успешной адаптации новых сотрудников.

Каждому ресторану потребуется разное количество персонала для работы в зависимости от меню, рассадки и типа ресторана.

Хотя вы, вероятно, захотите обсудить свои кадровые потребности с консультантом по ресторану, чтобы определить рекомендуемую частоту и потребность в услугах вспомогательного персонала, мы разбили количество сотрудников, которые потребуются для некоторых общих концепций, с разбивкой на фронт-оф-хаус ( т. е. обслуживающий персонал) и служебный персонал (т.е. кухонная утварь).

Ресторан быстрого обслуживания

• Фронт-оф-хаус: 1 обслуживающий персонал на каждые 12 столов + 1 кассир
• Внутренние помещения: 4 кухонных работника на каждые 50 клиентов в час

Семейный ресторан

• Фронт-оф-хаус: 1 обслуживающий персонал на каждые 5–6 столов + 1 ведущий
• Внутренние помещения: 4 кухонных работника на каждые 50–60 клиентов в час

Ресторан высокой кухни с баром

• Фасад: 1 обслуживающий персонал на каждые 4 стола + 1 хозяин + 1 бармен на 30-40 гостей
• Подсобка: 6 кухонных работников на каждые 50-60 клиентов в час

Персонал может варьироваться до 20% в зависимости от местоположения, типа посетителей и меню.Мы рекомендуем в самом начале укомплектовать штат персоналом, особенно для вашего открытия.

Требования к найму

Прежде чем вы начнете процесс приема на работу, вам необходимо знать свои юридические обязательства и обязанности как работодателя. Вот что вам нужно знать о процессе приема на работу в зависимости от вашей страны, штата и провинции.

США

Получите федеральный идентификационный номер работодателя (EIN) вашего сотрудника в налоговой службе (IRS).Вам нужно будет предоставить свой EIN, чтобы идентифицировать вашу компанию в IRS и штате Нью-Йорк. Чтобы получить EIN, вы можете:

Нью-Йорк

После получения EIN вы должны зарегистрироваться в штате Нью-Йорк. Вы можете зарегистрироваться по:

• Подача заявки через New York Business Express онлайн
• Позвонив в Департамент труда по телефону 1-888-899-8810 или 518-457-4179

Вы должны предоставить информацию о своих сотрудниках в течение 20 дней с даты приема на работу.Для получения дополнительной информации см .:

Как работодатель в штате Нью-Йорк, обратитесь в Департамент налогообложения и финансов, чтобы определить налоги и дополнительные обязанности, которые вы несете как работодатель.

Чикаго

После того, как вы получите свой EIN, вы должны зарегистрироваться онлайн в Департаменте безопасности занятости штата Иллинойс.

Как работодатель в Иллинойсе, обратитесь в Департамент безопасности занятости штата Иллинойс, чтобы определить налоги и дополнительные обязанности, которые вы несете как работодатель.

Канада

Получите федеральный номер социального страхования (SIN) вашего сотрудника и заполненную форму TD1, возврат личных налоговых кредитов.

Если вы не можете получить SIN или форму TD1 своего сотрудника до того, как он начнет работать на вас, вы все равно обязаны начать расчет и удержание удержаний из заработной платы. Также сотрудник обязан предоставить свой SIN в течение трех дней с даты начала работы.

В Онтарио просмотрите Canada Business Ontario, чтобы определить налоги и дополнительные правила занятости, которые вы должны соблюдать как работодатель. .

Персонал — самая большая проблема для новых владельцев ресторанов, потому что персонал — это то, как они представляют свою концепцию миру. Вам нужна команда исключительного гостеприимного персонала, чтобы обеспечить успех вашего ресторана. Потратьте приличное количество времени на поиск нужных человек, которые позаботятся о вашем бизнесе, и будьте здесь настолько разборчивы, насколько хотите. У ваших сотрудников есть возможность делать или разрушать ваш бизнес, поэтому вы должны быть уверены, что все делаете правильно.

Сколько сотрудников вам нужно? — FPM

Многие врачи долго и упорно борются за то, чтобы найти нужное количество членов для работы на нужных должностях в нужное время. Немногие практики когда-либо справляются с борьбой и достигают кадровой «утопии». Те, кто действительно добивается благоприятного уровня укомплектования персоналом и стабильности, как правило, испытывают это лишь на короткое время.

Ошибка, которую допускают многие практики, заключается в чрезмерно упрощенном и реакционном подходе: если работа отстает или кто-то просит о помощи, они добавляют сотрудников.если накладные расходы становятся слишком высокими, сокращаются расходы на персонал.

Этот ретроспективный подход редко работает, создавая эффект маятника, который приводит к тому, что на борту слишком много или слишком мало сотрудников. Чрезмерное укомплектование персоналом приводит к увеличению затрат, но не всегда соответствующее повышение эффективности или качества. Недостаточное укомплектование персоналом может привести к снижению удовлетворенности пациентов, уменьшению сборов и ухудшению финансовых показателей.

Так в чем секрет успешного кадрового обеспечения? Хотя ответ во многом зависит от найма людей, чья рабочая этика, опыт и знания делают их подходящими для этой работы, врачи могут получить общее представление о своих кадровых потребностях, сравнивая свою практику с отраслевыми эталонами и при необходимости корректируя цифры.

КЛЮЧЕВЫЕ МОМЕНТЫ

• Практики могут начать оценивать уровень своего персонала, консультируясь с отраслевыми эталонными показателями, которые широко доступны.

• При сравнении уровней укомплектования персоналом с контрольными данными, практикующим специалистам может потребоваться скорректировать их численность в зависимости от уникальных обстоятельств.

• Высокая производительность врачей может оправдать более высокий уровень укомплектования персоналом, чем предполагают контрольные показатели.

Как это сделать

Первым шагом в сравнительном анализе является поиск надежных источников данных для врачебной практики, таких как Ассоциация управления медицинскими группами (MGMA), Ресурсы поддержки практики (PSR), Американская медицинская ассоциация (AMA). ) и Американская ассоциация медицинских групп (AMGA), а также местные медицинские общества (контактную информацию см. в разделе «Ресурсы для сравнительного анализа»).Сравнивая свою практику с отраслевыми стандартами производительности, постарайтесь найти данные по практике, аналогичной вашей, и обратитесь по крайней мере к двум источникам для более широкой перспективы.

Следующий шаг — определить, что измерять. Когда дело доходит до укомплектования персоналом, большинство практикующих специалистов хотят знать ответы на два вопроса: достаточно ли у нас людей для выполнения работы? И соответствуют ли наши расходы на персонал аналогичным расходам?

Чтобы ответить на эти вопросы, найдите контрольные показатели, которые относятся к следующему:

1. Количество вспомогательного персонала на одного врача, эквивалентного полной занятости,

2. Процент валового дохода, потраченный на заработную плату вспомогательного персонала.

В таблице «Быстрое сравнение» показаны два набора эталонных показателей кадрового обеспечения — один от PSR, а другой от MGMA. Третий столбец в сетке предоставляет практикам место для ввода собственных данных для сравнения. Чтобы практики могли сравнивать «яблоки с яблоками», важно, чтобы они понимали, как были получены эти контрольные показатели, и следовали той же методологии при расчете своих собственных чисел. В разных обследованиях могут использоваться разные методологии (их описание обычно можно найти в документе обследования), но в целом они будут напоминать следующие:

Вспомогательный персонал на одного врача, работающего с полной занятостью.Отношение вспомогательного персонала к числу врачей с полной занятостью показывает количество штатных сотрудников, необходимое для адекватной поддержки одного врача, работающего полный рабочий день. (Поставщики среднего звена не включены в этот расчет, но будут учтены позже в разделе «Корректировка чисел».) Ассоциация управления медицинскими группами (MGMA), один из лидеров в области сравнительного анализа практики, использует следующую методологию для определения врачей, работающих с полной занятостью:

1. Определите, сколько врачей в вашей практике работают «полный рабочий день» (определяется как минимальное количество часов, которое считается нормальной рабочей неделей в вашей практике).

2. Для каждого врача, который работает меньше, чем полный рабочий день, разделите его или ее среднее количество рабочих часов в неделю на стандарт полной занятости, чтобы определить статус FTE. Например, если д-р А. работает 30 часов в неделю в практике, которая считает 40 часов полной занятостью, его статус FTE составляет 0,75 (30/40 = 0,75).

3. На основании шагов 1 и 2, описанных выше, рассчитайте общее количество врачей, работающих на полную ставку. Например, если у вас есть два врача на постоянной основе и два врача, каждый из которых работает по 30 часов в неделю в практике, где 40 часов — это полная рабочая неделя, ваше количество врачей с полной занятостью будет 3.5 (1 + 1 + 0,75 + 0,75 = 3,5).

Следуйте той же процедуре для определения вашего вспомогательного персонала FTE. Затем разделите количество обслуживающего персонала FTE на количество врачей FTE. Этот коэффициент — ваш коэффициент укомплектования персоналом. Например, 15 вспомогательных сотрудников с полной занятостью, разделенные на 3,5 врачей с полной занятостью = 4,3 вспомогательного персонала на одного врача с полной занятостью.

Расходы на персонал в процентах от выручки. Чтобы определить расходы на персонал как процент от дохода, разделите сумму, выплаченную в виде заработной платы персонала, на валовой доход за тот же период.Для эталонных показателей MGMA эта цифра включает заработную плату и льготы вспомогательному персоналу. Другие, например, Practice Support Resources, Inc. (PSR), включают только заработную плату. Практика должна иметь возможность получать данные о своих расходах на персонал на основе информации за год до текущей даты, содержащейся в его отчете о прибылях и убытках.

Корректировка чисел

Многие практики не могут принять свои числа за чистую монету. Смягчающие обстоятельства в практике часто влияют на требования к численности персонала или учитывают заработную плату персонала, которая выше или ниже контрольных показателей.По этой причине перед тем, как делать какие-либо выводы относительно их штатной численности, практикующие должны учитывать следующие моменты.

Провайдеры среднего уровня. Практикам может потребоваться скорректировать свой целевой уровень укомплектования персоналом в зависимости от того, нанимают ли они практикующих медсестер или помощников врача. Например, обследование затрат MGMA 2001 г. 1 дает ориентиры в 0,38 MLP и 4,67 вспомогательного персонала на одного врача, работающего в семейной практике. Если в вашей практике нет поставщиков среднего звена, ваши потребности в персонале могут быть меньше.Если в вашей практике большое количество MLP на одного врача, вам, вероятно, потребуется больше персонала, чем предполагают контрольные показатели, для поддержки дополнительных поставщиков.

Производительность врача. Практикам также может потребоваться больше или меньше персонала, чем предполагают контрольные показатели, в зависимости от количества пациентов, которых каждый врач принимает в день, и количества процедур и дополнительных услуг, которые предоставляет офис. Поэтому, сравнивая врачей, работающих с полной занятостью, также рекомендуется сравнивать общие расходы на одного врача или количество посещений в неделю или в год.

Например, Краткий справочник по статистике управления практикой от PSR 20012 предоставляет следующие эталонные показатели производительности семейных врачей:

• Общая годовая стоимость брутто: от 417 000 до 550 000 долларов,

• Амбулаторные посещения в неделю: от 95 до 125,

• Посещение стационара в неделю: от 6 до 12.

(Согласно PSR, эти диапазоны охватывают примерно половину обследованных практик, около 25 процентов выше и 25 процентов ниже диапазонов.) Используя эти цифры, практика может захотеть скорректировать количество врачей FTE, которых она использует при оценке соответствующего персонала. Врачи, показатели продуктивности которых близки к крайним значениям этих диапазонов или выходят за их пределы, могут ввести в заблуждение фактическое количество врачей, работающих с полной занятостью. Например, рассмотрим практику, в которой работают три врача с полной занятостью, общая годовая валовая плата составляет 1 800 000 долларов. Если разделить общие расходы на максимум диапазона, 550 000 долларов, скорректированное число врачей FTE составит 3,27. Более высокая производительность врачей может потребовать более высокого уровня укомплектования персоналом.

Спутниковые точки. Расположение спутников — отличный способ увеличить количество пациентов в клинике, но иногда они требуют более тяжелого персонала. Если спутниковая локация функционирует как независимая практика на постоянной основе со своим собственным вспомогательным персоналом, то ее штатное расписание должно быть сопоставимо с уровнем традиционной практики. Однако, если спутниковое местоположение клиники используется только часть времени, когда врачи и офисный персонал перемещается между двумя учреждениями, общие кадровые потребности клиники для этих двух местоположений могут быть немного больше.

БЫСТРОЕ СРАВНЕНИЕ

Представленная здесь сетка предоставляет два набора эталонных показателей укомплектования персоналом для семейной практики (один из Краткого справочника по статистике управления практикой 2001 г., подготовленный «Ресурсами поддержки практики», и второй — из обзора затрат 2001 г. Ассоциации управления медицинскими группами). Практики могут указать собственную численность персонала в третьем столбце и при необходимости сравнить и скорректировать их численность. PSR предоставляет диапазон для исследуемых практик, в то время как MGMA предоставляет медианное значение. Другие источники данных сравнительного анализа перечислены в разделе «Ресурсы для сравнительного анализа».»

Просмотреть / распечатать таблицу

РЕСУРСЫ БЕНЧМАРКИНГА

Врачи могут получить доступ к надежной информации сравнительного анализа из ряда ресурсов, включая следующие:

Американская медицинская ассоциация

Характеристики и распределение врачей в США (члены AMA: 150 долларов США; не члены: 170 долларов США) и медицинские группы в США. США (члены AMA: 74,95 доллара; лица, не являющиеся членами: 99,95 доллара). Позвоните по телефону 800–621–8335 или посетите сайт www.ama-assn.org/ama/pub/category/2672.html.

Американская ассоциация медицинских групп

Опрос о заработной плате и производительности медицинских групп (члены AMGA: 175 долларов; лица, не являющиеся членами: 250 долларов) и обследование финансовых операций медицинских групп (члены AMGA: 175 долларов; лица, не являющиеся членами: 250 долларов).Позвоните по телефону 703–838–0033 или посетите commerce.amga.org/store/category.cfm?category_id=2.

Ассоциация управления медицинскими группами

Исследование затрат (участники MGMA: 240 долларов США; лица, не являющиеся членами: 450 долларов США), а также эффективность и практика успешных медицинских групп (члены MGMA: 265 долларов США; лица, не являющиеся членами: 475 долларов США). Электронная почта [email protected], тел. 877–275–6462, доб. 895 или посетите www.mgma.com/surveys/.

Practice Support Resources Inc.

Краткое руководство по статистике управления практикой, индивидуальные специальности (45 долларов США) и 14 специальностей (199 долларов США).Позвоните по телефону 800–967–7790 или посетите сайт www.practicesupport.com.

Компетенция и опыт сотрудников. Практикам также следует иметь в виду, что опыт и знания их вспомогательного персонала часто влияют на количество необходимого вспомогательного персонала. Если текучесть кадров в практике высока, это обычно означает, что практика большую часть времени работает в режиме «обучения». Новым сотрудникам обычно требуется больше времени для выполнения рутинных задач и обязанностей, чем ветеранам.Те сотрудники, которые занимаются практикой два или более лет, вероятно, будут выполнять свою работу более эффективно, будут смотреть вперед в том, что необходимо сделать, принимать решения самостоятельно и избавлять врача от некоторых низкоуровневых задач. . Если ваша укомплектованность персоналом высока по сравнению с установленными контрольными показателями, подсчитайте процент сотрудников, которые проработали в вашей организации менее одного года. Если это число превышает 30 процентов, это может объяснить, почему у вас высокий уровень штата.Чтобы сократить количество сотрудников, которые вам понадобятся в будущем, начните изучать способы привлечения и удержания более опытных сотрудников.

Работа, выполняемая другими лицами вне практики. На кадровые потребности практики также влияют обязанности, которые она делегирует другим вне практики. Например, врачи могут получать услуги от больничной сети или организации по предоставлению управленческих услуг (MSO) — такие услуги, как согласование и подтверждение контрактов на управляемое медицинское обслуживание, расшифровка записей, выставление счетов, управление человеческими ресурсами и общие бухгалтерские функции.Регулировка этих функций изменит количество сотрудников, необходимых для вашей практики.

Чтобы оценить, насколько велика корректировка для работы, выполняемой вне практики, вы можете обратиться к Обзору затрат MGMA, в котором среднее количество сотрудников на одного врача с полной занятостью разбито по должностным обязанностям, как показано в разделе «Контрольные показатели кадрового обеспечения MGMA по категориям должностей. »

Если ваша практика не оказывает клинических лабораторных и радиологических услуг и отправляет транскрипцию, например, внешнему источнику, общее количество штатных сотрудников, которые вам требуются, вероятно, будет меньше, чем эталонный показатель MGMA, равный 4.67 на врача.

ЭТАЛОННЫЕ МАТЕРИАЛЫ ПЕРСОНАЛА MGMA ПО КАТЕГОРИЯМ РАБОТ

Исследование затрат MGMA 2001 года разбивает среднее количество штатных сотрудников на одного врача с полной занятостью для семейных практик, как показано ниже. (Предупреждение: не ожидайте, что сумма этих чисел будет равняться общему среднему соотношению персонала к числу врачей, занятых в полной занятости; это определяется отдельно.)

Просмотр / печать таблицы